ОФИСНЫЕ...

ОФИСНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

Ульяновск 2007

Федеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Ульяновский государственный технический университет

ОФИСНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

Методические указания к практическим занятиям

Издание четвертое, измененное и дополненное

Составитель В. Н. Арефьев

Ульяновск 2007

УДК 681.3 (076) ББК 32.97 я 7 O-91

Рецензент доцент, кандидат техн. наук Елягин С. В., УлГТУ. Одобрены секцией методических пособий научно-методического

совета университета

Офисные технологии : методические указания к практическим занятиям / сост. В. Н. Арефьев. – Изд. 4-е, изм. и доп. – Ульяновск : УлГТУ, 2007. – 38 с.

Указания к проведению практических занятий составлены в соответствии с программой дисциплины «Офисные технологии» / «Текстовые и табличные процессоры», включают пояснительный материал, задания и рекомендуемую литературу к семи практическим занятиям в форме лабораторных работ.

Предназначены для студентов 1-го курса специальностей 230100 «Информатика и вычислительная техника» и 031301 «Теоретическая и прикладная лингвистика». Могут быть использованы студентами других специальностей.

Подготовлены на кафедре «Вычислительная техника». УДК 681.3 (076) ББК 32.97 я 7 © Ульяновский государственный технический университет, 2000

© Оформление. УлГТУ, 2007, с изменениями © В. Н. Арефьев, составление, 2007

O-91

3

СОДЕРЖАНИЕ

В В Е Д Е Н И Е ..................................................................................................................................... 4

ТЕКСТОВЫЕ ПРОЦЕССОРЫ З А Н Я Т И Е № 1................................................................................................................................ 5

1.1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ТЕКСТОВЫХ ПРОЦЕССОРОВ (ТКП)..................................... 5 1.2. ТКП MS WORD. ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ.............................................................................. 6 1.3. РАБОТА С БЛОКАМИ В WORD..................................................................................................... 7

ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ № 1................................................................................. 8

З А Н Я Т И Е № 2................................................................................................................................ 9 2.1. ФОРМАТИРОВАНИЕ В WORD...................................................................................................... 9 2.2. СЛУЖЕБНЫЕ ОПЕРАЦИИ В ТКП WORD. .................................................................................10

ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ № 2................................................................................11

З А Н Я Т И Е № 3...............................................................................................................................12 3.1. СЕРВИСНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ТКП WORD...................................................................................12 3.2. СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЕ СРЕДСТВА ОБРАБОТКИ ТЕКСТОВ.....................................................13 3.3. СИСТЕМА АВТОМАТИЗИРОВАННОГО ПЕРЕВОДА PROMT.........................................................14 3.4. СИСТЕМЫ ОПТИЧЕСКОГО РАСПОЗНАВАНИЯ ...........................................................................15


ТАБЛИЧНЫЕ ПРОЦЕССОРЫ З А Н Я Т И Е № 4...............................................................................................................................18

4.1. НАЗНАЧЕНИЕ И ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ ТАБЛИЧНЫХ ПРОЦЕССОРОВ. ...................................18 4.2. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ ПО РАБОТЕ В ТБП EXCEL............................................................................20 4.3. ФОРМАТЫ ДАННЫХ, ФОРМУЛЫ В EXCEL.................................................................................21


З А Н Я Т И Е № 5...............................................................................................................................24 5.1. СЛУЖЕБНЫЕ ФУНКЦИИ EXСEL...........................................................................................................24 5.2. ГРАФИЧЕСКОЕ ОТОБРАЖЕНИЕ ТАБЛИЦ В EXСEL.....................................................................25 5.3. СОЗДАНИЕ И ОБРАБОТКА БД В EXСEL.......................................................................................25


З А Н Я Т И Е № 6...............................................................................................................................28 6.1. АНАЛИЗ И ОБРАБОТКА ДАННЫХ В EXCEL. ................................................................................28 6.2. НАПРАВЛЕНИЯ РАЗВИТИЯ ПС ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ. ......................................................29


З А Н Я Т И Е № 7...............................................................................................................................32 7.1. КВП. ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ......................................................................................................32 7.2. ОБМЕН ДАННЫМИ В OFFICE......................................................................................................34 7.3. ГИПЕРТЕКСТОВЫЕ СИСТЕМЫ ...................................................................................................35


БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ С П И С О К ..............................................................................................38

4

В В Е Д Е Н И Е

Создание ПЭВМ существенно расширило сферу применения вычисли-тельной техники (ВТ). Из области науки, техники и производства ВТ все шире распространяется на непромышленные виды деятельности. Трудно сегодня представить современную фирму, учреждение без персонального компьютера (ПК). Интерес к последним объясняется не только их компактностью, удобст-вом управления, дружественным интерфейсом с пользователем, но и большим набором программных средств (ПС), ориентированных на любые области чело-веческой деятельности.

Разработанные для ПК программные средства общего применения имеют удобный диалог, наглядность, располагают развитой помощью и самоучителя-ми, что позволяет их широко использовать работникам, не знакомым с про-граммированием. К числу ПС, которые с успехом и достаточной эффективно-стью могут быть использованы практически в любой сфере деятельности, от-носятся текстовые редакторы, табличные процессоры, интегрированные ПС, автопереводчики, системы оптического распознавания и т.п.

Указанные средства необходимы руководителям, инженерам, научным ра-ботникам, экономистам, бухгалтерам, служащим для подготовки и редактиро-вания технической документации и прочих текстовых документов, ведения де-лопроизводства, расчета смет и калькуляций, ведомостей форм бухгалтерской отчетности и т. п.

Основа офисной технологии – это создание и работа с различного рода де-ловыми документами, что является неотъемлемой частью деятельности любого учреждения (офиса). От эффективной организации этой работы зависит успеш-ность функционирования учреждения, что реализуется автоматизацией дело-производства на основе компьютерной техники.

Данный учебный курс включает знакомство с вышеперечисленными ПС, поддерживающими названную технологию.

Настоящее пособие содержит описания принципов работы и функцио-нальных возможностей наиболее известных текстовых редакторов, табличных процессоров, интегрированных программных средств и других офисных при-ложений, а также задания на 7 практических работ, выполнение которых позво-лит приобрести первичные навыки, необходимые для работы с офисными ПС и послужит достаточной основой для их реального использования в практической деятельности.

В данном издании устранены замеченные опечатки, дополнительно вклю-чены разделы: «Система автоматизированного перевода Promt», «Системы оп-тического распознавания», обновлены и дополнены задания на практические работы, изменен и расширен библиографический список.

5

ТЕКСТОВЫЕ ПРОЦЕССОРЫ

З А Н Я Т И Е № 1

1.1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ТЕКСТОВЫХ ПРОЦЕССОРОВ (ТКП)

Текстовые процессоры – это программные средства для подготовки на компьютере текстовых документов и разработки исходных текстов программ, которые по сравнению с выполняющими эти функции текстовыми редактора-ми, имеют более широкие возможности.

Подготовка текста на персональном компьютере (ПК) с помощью ТкП на несколько порядков более эффективна, чем это обеспечивают самые современ-ные пишущие машинки.

ТкП обеспечивают простоту набора и корректировки текста, удобство форматирования, возможность работы с фрагментами текста. На ТкП имеется возможность создания шаблонов типовых документов, возможность создания электронных архивов документов и т. п. Таким образом, ТкП реализует быст-роту, удобство и качество подготовки документов.

В практике используется несколько десятков ТкП, которые можно разли-чать:

а) по количественным параметрам (объём занимаемой памяти, количество одновременно обрабатываемых файлов, разрешённый объём файлов и т.п.);

б) по функциональным возможностям (уровень диалогового взаимодейст-вия, степень автоматизации функций редактирования, возможности операций с элементами текста и т.п.);

в) по набору дополнительных возможностей (орфографический контроль, использование шаблонов документов, возможности создания таблиц, выполне-ние математических операций и т.п.).

По функциональному назначению ТкП подразделяются на: 1. Текстовые редакторы (ТР) для небольших документов простой структу-

ры, которые позволяют работать с одним текстовым файлом и имеют ограни-ченные возможности. К ним можно отнести встроенные редакторы оболочек NC, Far, редакторы NotePad, WordPad, редакторы компиляторов и т.д.

2. ТкП для документов средней сложности, т.е. состоящих из абзацев, раз-делов, страниц и т.д. ТкП этого типа позволяют одновременно работать с не-сколькими файлами, используя нужные фрагменты для создания единого доку-мента. К ним относятся редакторы WD(«Слово и дело»), Лексикон, MultiEdit, WordPerfect и т.п.

3. Специализированные системы для обработки сложных документов, обеспечивающие набор, оформление, компоновку элементов и подготовку ма-териалов к типографскому изданию. Эти средства обладают широким набором шрифтов и вспомогательных средств. Наиболее известны из ТкП этого класса системы MS Word, Lotus Word Pro, AmiPro и т.п.

6

ТкП являются одной из компонент интегрированных систем.

1.2. ТКП MS WORD. ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ

Универсальный текстовый процессор MS Word является одним из самых современных редакторов и обладает значительным набором функций по редак-тированию и оформлению документов.

Версии MS Word, начиная с 6.0, работают под операционной системой Windows (WS) и имеют стандартный экран, характерный для WS-приложений. Он содержит заголовок окна, строку главного меню, инструментальные панели и строку состояния. Управление окном выполняется или системным меню или кнопками управления.

Работа в Word выполняется с помощью команд меню, кнопок инструмен-тальных панелей (ИП), служебных кнопок, функциональных клавиш и динами-ческого меню, вызываемого правой клавишей «мыши» (ПКМ). Выбор действий может выполняться клавишами управления курсором или с помощью манипу-лятора типа «мышь». Необходимая помощь пользователю предоставляется со-ответствующими сообщениями системы и вызовом справочной системы (кла-виша F1, пункт меню «?», кнопка ? и т.д.).

Головное меню Word содержит 9 команд, включающих вложенные меню: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат , Сервис, Таблица, Окно, «?». Пункты подменю с многоточием (…) дополнительно открывают диалоговые окна, не-которые из которых имеют вид картотеки с вкладками (например, Сер-вис/Параметры). Пункты со значком 4 имеют вложенные меню. С учетом вложенности меню Word предоставляет более ста процедур, назначение кото-рых легко определяется названием.

Процессор Word представляет возможности работы в следующих режимах: 1. Режимы представления документов: обычный, разметка страницы и т.п.,

которые включаются из пункта Вид или соответствующими кнопками. В режи-ме разметки удобно пользоваться границами текста (см. п. Сервис/Параметры/ Вид).

2. Режим «Вставки/Замены». Переключение клавишей Insert. 3. Режим клавиатуры «Русский/Английский». Переключение соответст-

вующей кнопкой (правый нижний угол экрана) или сочетанием клавиш Ctrl, Shift, Alt в соответствии с установкой.

4. Режим автосохранения, используемый для исключения потери текста при сбоях. Время сохранения указывается в минутах в пункте Сер-вис/Параметры/Сохранение. Здесь же можно установить режим создания ре-зервной копии.

Набор символов текста выполняется в место установки курсора. Перемещение текста по экрану выполняется клавишами управления кур-

сора или с помощью движков полос прокрутки, которые могут быть включе-ны/выключены из пункта Сервис/Параметры/Вид.

7

Открытие окон для создания новых документов выполняется командой Создать (пункт Файл или кнопка ИП).

Перед набором текста целесообразно: - установить необходимые режимы; - задать параметры страницы (Файл/Параметры страницы…), вклю-

чающие размеры страницы, величины полей и ориентацию страниц; - указать условия переноса слов (ширина зоны переноса, включение авто-

матического переноса) в окне Сервис/Язык/Расстановка переносов…; - выбрать необходимый шрифт; - задать параметры абзаца в окне Формат/Абзац. В большинстве текстовых редакторов операции с символами, словами,

строками аналогичны, поэтому и в Wordе небольшие корректировки выполня-ются следующим образом:

- удаление символа, пустой строки, соединение строк – клавиша Del; - разделение строки – клавиша Enter; - сдвиг строки влево/вправо, центрирование – кнопки «Выравнивание вле-

во» и т. п. Отмена неправильных процедур выполняется из меню Правка/Отменить

или кнопкой . (Откат до ста операций). Первоначальное сохранение подготовленных файлов производится коман-

дой Файл/Сохранить как… с указанием имени файла, типа формата, папки размещения. Для сохранения поименованного документа можно использовать кнопку Сохранить.

Для загрузки файлов ранее созданных документов используется пункт Файл/Открыть или соответствующая кнопка ИП.

1.3. РАБОТА С БЛОКАМИ В WORD

Операции с блоками (фрагментами текста) существенно упрощают подго-товку текста за счет копирования однотипных фраз, названий и т.п., а также ис-пользования фрагментов имеющихся документов.

Различают блоки строчные, поточные и прямоугольные. Последние выде-ляются при нажатой клавише Alt.

Операциям с блоками предшествует их выделение, при этом строки выде-ляются при движении указателя «мыши» за рамкой текста слева, остальные фрагменты простой «буксировкой мыши» (БМ).

Выделенный блок может быть: а) удален (кн. Del или п. Правка / Очистить); б) удален в буфер (кн. Вырезать); в) перемещен (кн. Вырезать-Вставить); г) скопирован (кн. Копировать-Вставить).

Операции а) - г) можно выполнить также из основного или динамического меню (ДМ), вызываемого правой клавишей «мыши» (ПКМ). Кроме того, пере-мещение в пределах экрана можно выполнить БМ, а копирование БМ+Ctrl.

8

Буфер обмена, используемый в названных процедурах, представляет собой область оперативной памяти компьютера, в которую на время помещается блок документа. Эта информация хранится до следующей операции с буфером в пределах одного сеанса работы. Содержимое буфера можно просмотреть, от-крыв панель Вид/Область задач и активизировав программу «Буфер обмена».

ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ № 1

Ознакомление с основными функциями MS Word

1. Открыть редактор MS Word. 2. Ознакомиться: с видом экрана, содержанием Главного меню, назначе-

нием кнопок инструментального меню, содержанием справки. 3. В окне Документ1 включить режимы: Автосохранение (установить ин-

тервал 2 мин), Автоматический перенос слов в зоне 0.25см (см.п.Сервис). Установить шрифт Times New Roman, размер шрифта 14 и поля страницы 2-2,25-3-2,25.

Подготовить библиографический список литературы по курсу и выходные данные (см. стр.38-39 данного методического указания). Сохранить файл под именем lab1-1.

4. Открыть окно Документ2. Установить поля страницы 2-2,5-3-2,5. Ос-тальные установки сделать, как в п.3. Подготовить текст со стр.2 с сохранени-ем имеющегося форматирования. Сохранить файл под именем lab1-2.

5.Открыть файл pr1-1 (одностраничный учебный текстовый файл в папке PROBA), преобразовав его из формата MS DOS в файл формата Word. Удалить последнюю часть текста, не помещающуюся на экран. Открыть окно Доку-мент3 и скопировать в него данный текст.

6. На тексте файла pr1-1 опробовать (по одной операции в строке): - разделение строки на две; - удаление пустой строки; - соединение двух строк; - центрирование строки; - сдвиг строки влево-вправо. Изменения выделить цветом. Сохранить файл под именем lab1-3. 7. В окне Документ3 выделить строчный, поточный и прямоугольный

фрагменты текста, опробовать функции работы с фрагментами текста (удале-ние, перенос, копирование, сдвиг). Выделить некоторые фрагменты разными шрифтами (Arial, Courier New, полужирный, курсив, высота шрифта 16). Изме-нения выделить цветом. Сохранить файл под именем lab1-4.

8. Предъявить преподавателю файлы lab1-1,2,3,4.

9


2.1. ФОРМАТИРОВАНИЕ В WORD

Операция форматирование - это определение необходимых параметров, что может относиться к символу, слову, группе слов, строке, абзацу, странице, разделу (глава, часть) и всему документу в целом.

Форматирование символов заключается в задании типа, начертания, раз-мера, характеристик шрифта, а также в определении интервала между симво-лами и т. п.

Форматирование слов и строк может заключаться в их выделении отли-чающимся шрифтом или цветом, а так же задании способа выравнивания.

Задание шрифта может действовать на отдельные абзацы, страницы, главы и весь документ в целом. Во всех случаях выбор шрифта производится из окна Формат / Шрифт . Здесь указываются тип, начертание, размер, интервал и другие параметры шрифта. Данные установки действуют в пределах выделен-ного блока текста. Как и во всех других случаях, эту процедуру можно выпол-нить с помощью соответствующих кнопок ИП или команд ДМ. Замена строч-ных букв на прописные выполняется в окне Формат /Регистр.

В деловых документах чаще всего используются шрифты типов Arial Cyr, Courier New Cyr, Times New Cyr размером 12,14.

Неполные строки (заголовки, обращения и т. п.) могут быть выровнены влево, вправо, по центру, по ширине соответствующими кнопками ИП.

Межстрочный интервал определяется в окне Формат / Абзац… Одинар-ный задаётся по умолчанию. Абзацы отделяются кн. Enter.

Форматирование абзацев выполняется заданием их параметров, в т. ч. раз-мера абзацного отступа, в окне Формат / Абзац и использованием команды Выровнять по ширине (Кнопка ИП). Для одиночного абзаца при этом курсор должен находится в его любом месте. Для нескольких абзацев эта операция выполняется с их выделением.

Форматирование страниц заключается в определении их размеров, границ текста, размещение сносок, создание списков – перечислений и формировании текста в несколько колонок.

О задании параметров страниц указано ранее. Команда Вставка / Сно-ска… позволяет вставлять сноски и управлять их размещением и нумерацией.

Списки – перечисления создаются после выделения абзацев использовани-ем команды Формат / Список.

Часть текста может быть оформлена в виде нескольких колонок. Для этого она помечается и используются команды окна Формат / Колонки.

Форматирование раздела может включать указание о месте его начала (Файл / Параметры страницы / Макет), набор раздела отличающемся шриф-том, задание колонтитула (повторяющегося названия раздела). Добавление ко-лонтитулов выполняется командой Вид / Колонтитулы.

10

Форматирование документа состоит в разделении его на страницы, их ну-мерации и составлении оглавления.

Текст документа в режиме разметки страниц делится после задания пара-метров страниц, как указывалось ранее. Нумерация страниц выполняется из окна Вставка / Номера страниц, где определяется место номера страницы и способ его выравнивания. При неудачном разделении на страницы можно вы-полнить местную корректировку командой Вставка / Разрыв, которая обеспе-чивает обозначение окончания страницы, раздела в месте установки курсора. При использовании этой команды с указанием Новый раздел /На текущей странице можно задать другую ориентацию страницы (например, Альбомную).

Для документа, разделённого на страницы, можно сформировать оглавле-ние. Существует несколько способов реализации этой операции. Один из спо-собов, на основе полей, заключается в пометке заголовков через окно, вызы-ваемое командой Sh+Alt+O, задании параметров оглавления в окне Вставка / Оглавление, где дополнительно необходимо включить кнопку Параметры / Поля элементов. Место вставки оглавления помечается курсором.

2.2. СЛУЖЕБНЫЕ ОПЕРАЦИИ В ТКП WORD

Некоторые служебные операции рассмотрены ранее. Дополнительно рас-

смотрим следующие: Работа с файлами. В данном редакторе можно обрабатывать не только

созданные в нём doc – файлы. Через диалоговое окно Преобразовать файл можно открыть файлы, созданные в MS-DOS ,Word Perfect и т. п. Для обеспе-чения включения данного окна необходимо активизировать функцию «Под-тверждать при открытии» в окне Сервис / Параметры / Общие.

Список открытых файлов, и с которыми выполнялась работа, показывается соответственно в п. п. меню Окно, Файл.

Объединение файлов без использования буфера можно выполнить коман-дой Вставка / Файл.

Поиск и замена. Эта функция удобна при исправлении типовых ошибок в тексте, при однотипных изменениях и т. п. Выполняется через окна Правка / Найти или Правка / Заменить, где указываются необходимые данные и па-раметры поиска / замены. При этом в качестве объектов могут быть слова, тек-стовые фрагменты, форматы и специальные символы.

Масштабирование изображения на экране. Данную операцию используют для получения наибольшего удобства при работе, уменьшая или увеличивая изображение на экране. Масштабы 50,75,100% и т. п. Можно установить кноп-кой ИП, произвольный через окно Вид / Масштаб.

Предварительный просмотр и печать документов. При работе с много-страничными документами перед выводом на печать целесообразно использо-вать команду Просмотр (п. Файл или ИП). Эта операция позволит заметить и устранить погрешности размещения текста.

11

Задание параметров печати документа и её реализация выполняется через окно Файл / Печать. При этом можно распечатать выделенный фрагмент, за-данные по номерам страницы, весь документ, сведения о документе, несколько копий документа.

Перед печатью целесообразно проверять указанные установки, а так же необходимые параметры в окне Сервис / Параметры / Печать.


Ознакомление с функциями форматирования в MS Word

1. Открыть редактор MS Word.

2. Открыть файл pr1-1 (папка PROBA), преобразовав его из формата MS DOS в файл формата Word.

Для документа установить:- шрифт 11, параметры страницы (1,5-2,5-1,5-1,5 см), Автоматический перенос слов в зоне 0.25см, переключиться в режим разметки страниц.

Убрать лишние знаки конца строки и лишние пробелы, исправить ошибки. Сцентрировать заголовок и отформатировать абзацы, помеченные (*) со

следующими параметрами абзаца: отступы слева, справа - 0, красная строка - 1см, выравнивание - по ширине, интервал после абзаца- 6пт).

В 3-м абзаце сделать список – перечисления с использованием маркеров. В 5-м абзаце сделать межстрочный интервал - полуторный, в 6-м - двой-

ной. Переименовать файл в lab2-1 и сохранить как Документ Word в папке

PROBA.

3. Открыть окно Документ2 (п.Создать) и скопировать в него файл lab2-1. Установить поля страницы аналогично п.2.

Отформатировать текст в 2 колонки одинаковой ширины - 8.0 см с интер-валом 1см.

Конец 2-го абзаца преобразовать в сноску. Переименовать файл в lab2-2 и сохранить как Документ Word.

4. Открыть файл lex.txt (учебный многостраничный файл в формате MS DOS) с преобразованием формата. В этом файле выполнить:

а) поиск и замену слова «редактор» на слово «процессор» - по всему тек-сту. Выполнить обратную замену поочередно каждое слово;

б) расстановку номеров страниц (шрифт 14), проверку в режиме Вид/Разметка;

в) представление 4-й и 5-й страниц в альбомном формате; г) формирование оглавления (пометить заголовки через окно, вызываемое

кл.Alt-Shift-O, задать формат- Формальный, включить кн. Поля элементов). Переименовать файл в lab2-3 и сохранить как Документ Word.

12

5. Предъявить преподавателю файлы lab2-1,2,3. З А Н Я Т И Е № 3 3.1. СЕРВИСНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ТКП WORD

ТкП WORD имеет многочисленные функции, значительно упрощающие создание документов, обеспечивающие встраивание в текст таблиц, рисунков и графических объектов, улучшающие вид документа и т.д.

Трудоёмкость подготовки документов существенно снижается при исполь-зовании стилей, шаблонов, автоформатирования, применении элементов авто-текста и слияния документов.

Стиль – это набор параметров форматирования, позволяющий сократить время установки форматов или изменения их параметров.

Множество стилей частей документа хранится в его шаблоне (записка, за-явление, письмо, отчёт и т.п.). Шаблон определяет также размещение частей документа. WORD представляет более 30 шаблонов.

Имеющиеся стили и шаблоны можно выбрать в области задач Создание документа/Создание с помощью шаблона, в окнах Формат/Стили и фор-матирование, Сервис/Шаблоны. Параметры форматирования текущего текста можно проверить с использованием команды Формат/Показать форматиро-вание. Файлы шаблонов при сохранении получают расширение .dot. (В окне Файл/Сохранение документа указывается тип файла – Шаблон документа).

Автоформатирование - это операция, позволяющая автоматически про-анализировать документ, а затем применить к нему различные стили текстовых шаблонов. Процедура выполняется командой Формат/Автоформат. Если по-лученные результаты не устраивают, используется команда отмены.

Трудоёмкость исправления часто повторяющихся ошибок, кроме способа поиска/замены, можно уменьшить использованием автокоррекции. Эта функ-ция обеспечивает автоматическое исправление стандартных ошибок, характер-ных для пользователя (двойные заглавные, смещение порядка букв, лишние пробелы и т.п.). Необходимые установки выполняются в окне Встав-ка/Автотекст /Автозамена. Автокоррекцию можно использовать и для дру-гих целей, например, для расшифровки сокращений, контроля терминов и т.п.

Автотекст – это сохраненные, часто используемые фрагменты текста (на-пример, заключительная часть делового письма). Окно Вставка/Автотекст позволяет вставлять текст имеющиеся элементы, добавлять новые и удалять ненужные. Применение элементов автотекста существенно сокращает время подготовки деловых бумаг.

Слияние документов – это процедура объединения основного документа, содержащего неизменяемую часть данных, и источника данных, включающего переменную информацию. Процедура основана на использовании в основном документе полей, т.е. специальных кодов, указывающих место вставки пере-менной информации. Для деловых писем источником данных могут быть на-

13

звания и адреса фирм, фамилии руководителей и т.п., которые целесообразно представлять в виде таблицы. Используя метод слияния, можно подготовить несколько писем одинакового содержания в разные адреса. Настройка этого процесса производится в окне Сервис/Письма и рассылки/Мастер слияния… и кнопки ИП Слияние.

Существенной сервисной возможностью является возможность исключе-ния ошибок в набираемом тексте, что также упрощает подготовку документов. Команда Сервис/Правописание позволяет проверять правильность написания слов сравнением их с соответствующим словарём. Проверка правописания (стиль и пунктуация) выполняется в соответствии с правилами, установленны-ми по умолчанию или уточненными в окне Сервис/Параметры/Правописание.

Проверка текста может выполняться автоматически в процессе набора, в выделенном фрагменте или по всему тексту. При выявлении ошибки её можно сразу исправить, игнорировать или добавить нераспознанное слово в словарь.

Для улучшения стилистики текста, исключения повторений слов WORD предоставляет возможность использования словарей синонимов. Подбор и за-мена слов-синонимов выполняется в окне Сервис/Язык/Тезаурус.

Использование в документе нетекстовых элементов обеспечивают сле-дующие сервисные возможности WORD:

• создание и работа с несложными таблицами с использованием команд меню Таблица;

• создание несложных рисунков и блок-схем средствами встроенного гра-фического редактора, включаемого кнопкой Рисование. Графические построе-ния здесь выполняются с использованием простейших геометрических элемен-тов. Созданные объекты могут быть сгруппированы, скопированы, повернуты и т.п.;

• импорт стилизованных рисунков библиотеки ClipArt и графических объ-ектов других систем через окна Вставка/Рисунок, Вставка/Объект.

• создание организационных диаграмм с использованием процедуры Вставка/Организационная диаграмма.

Для улучшения внешнего вида документов могут применяться: • обрамление и цветовое оформление элементов документа. Здесь исполь-

зуются команды Формат/Границы и заливка и соответствующие кнопки ИП; • миниприложение WordArt, с помощью которого можно создавать раз-

личные спецэффекты оформления текстов. Часто они используются для заго-ловков, обеспечивая растягивание, повороты, тени и т.п. Эти действия выпол-няются с использованием кнопки WordArt (панель Рисование). 3.2. СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЕ СРЕДСТВА ОБРАБОТКИ ТЕКСТОВ

При подготовке текстовых документов, кроме классических ТкП, исполь-зуются редакторы научных текстов, издательские системы и специализирован-ные сопутствующие средства.

14

Редакторы научных текстов предназначены для текстов, включающих большое число формул, математических и др. символов. К редакторам такого типа относятся ChiWriter, WordPerfect, TEX и т.д. Система TEX удобна для подготовки текстов сильно насыщенных формулами, но в ней сложно исправ-ление ошибок, т.к. используется принцип программирования формул.

Для подготовки научных текстов можно использовать и интегрированную систему математических и инженерно-технических расчетов MathCAD.

При несущественном включении формул для научных текстов можно ис-пользовать WORD, который для этих целей имеет следующие средства:

1. Функцию Вставка/Символ, позволяющую встраивать в текст некото-рые знаки.

2. Установку верхних и нижних индексов (Формат/Шрифт и кнопки х2 и х2).

3. Редактор формул (кнопка a ), позволяющий набирать формулы с ма-тематическими символами ∑, ∫ и т.п.

Для оформления рекламных проспектов, журнальной, книжной и т.п. про-дукции используются настольные издательские системы. Они позволяют под-готавливать и выводить на фотонаборные автоматы сложную типографскую продукцию, обеспечивают верстку документа, т.е. рациональное размещение текста, заголовков, рисунков и т.д. К этой категории ПС относятся: AmiPro, PageMaker, MS Publisher, QuarkXPress и др.

К специализированным средствам, сопутствующим ТкП, можно отнести: 1. Системы оптического распознавания, обеспечивающие ввод информа-

ции со сканера, средства корректировки фотоизображений и т.п.: ClaraOcr, FineReader, Adobe Photoshop и т.п.

2. Системы автоматического перевода: Stylus, Promt, Сократ и т.п. 3. Специализированные системы эффективного грамматического контроля

текста: Orfo, LingvoCorrector, Propis и т.п. Перечисленные средства позволяют реализовать сквозную комплексную

технологию сканирования, перевода, редактирования и контроля документов в системе Stylus Lingvo Office. 3.3. СИСТЕМА АВТОМАТИЗИРОВАННОГО ПЕРЕВОДА PROMT

Система обеспечивает перевод с основных европейских языков на русский и обратно.

Окно Promt имеет обычный для приложений Windows вид. Главное меню помимо известных пунктов включает команду Перевод.

Первоначальный перевод начинается с загрузки исходного текста или его непосредственного набора. В пункте Вид устанавливается горизонтальное или вертикальное представление исходного и переведенного текстов.

15

Перевод может выполняться по абзацам, по выделенным фрагментам, весь текст и т.д. Способ задается пунктом Перевод. Можно перевести отдельное слово или выделенную фразу при установке на них указателя мыши.

Повышение качества перевода достигается за счет: - резервирования слов, не требующих перевода (названия, специальные

термины, сокращения). Здесь иногда удобно также применять транслитирова-ние слов - запись буквами нужного языка (Иванов - Ivanov);

- подключения специализированных словарей по определенной тематике (например, по информатике) и пользовательских словарей, обеспечивающих настройку на конкретный текст;

- пополнения словарей. Для работы со словарями используются вкладки списков словарей, незна-

комых и зарезервированных слов, расположенных в нижней части экрана. Дан-ная информационная панель включается через пункт Вид. При этом БМ можно переносить слова в указанные списки из текста или из списка в список.

Для качественности перевода его целесообразно выполнить дважды, при этом в первом варианте перевода выясняют:

1. Какие слова не переведены (выделяются другим цветом)? 2. Какие слова и словосочетания переведены неудачно? 3. Какие слова следует оставить без перевода? Такие слова включают в пользовательский словарь, резервируют или ис-

правляют средствами редактора Promt. После этого перевод повторяют. Постредактирование заключается в смысловом редактировании переве-

денного текста. Здесь используются возможности внутреннего редактора сис-темы с использованием команд пункта Правка. Для облегчения поиска абзацев между переводом и оригиналом существует постоянная связь.

Отредактированный текст может быть дополнительно проверен с помо-щью справочных словарей или систем проверки орфографии. Полученный пе-ревод записывается в файл (Файл/Сохранить/Перевод) или распечатывается непосредственно из Promt (можно сохранить и оригинал). 3.4. СИСТЕМЫ ОПТИЧЕСКОГО РАСПОЗНАВАНИЯ

Текстовые и табличные процессоры удобно использовать совместно с сис-темами оптического распознавания символов, использующими принцип скани-рования и автоматического ввода печатных документов в компьютер. Так, текст на иностранном языке можно сканировать, затем с помощью автоматического переводчика перевести, далее полученный файл отредактировать и отформати-ровать в Wordе.

Системы оптического распознавания целесообразно использовать для соз-дания больших баз данных (БД) в табличной форме с использованием сканиро-вания соответствующих бумажных первоисточников.

16

К числу таких приложений относятся системы ClaraOcr, FineReader(FR), которая предназначена для автоматизации ввода в ПК ти-пографских документов.

Они позволяет распознавать тексты, набранные практически любыми шрифтами.

Работа в FR выполняется в три этапа: сканирование, распознавание, редак-тирование.

Сканирование выполняется при физически и программно установленном сканере, регистрация которого в системе выполняется через пункт Сервис / Оп-ции / Сканирование/Открытие.

Для качественности распознавания в диалоговом окне Сервис / Настрой-ки сканера задаются необходимые параметры: тип изображения, формат, ори-ентация, разрешение и т.д.

Перед началом работы с FineReader необходимо установить язык распо-знавания, затем последовательно выполнить операции сканирования, распозна-вания, проверки и сохранения файла в необходимом формате. Эти операции легко реализуются с помощью инструментальных кнопок на панели Scan&Read.

Для открытия уже имеющихся сканированных файлов используется ко-манда Open&Read/Открыть и распознать.

Проверка и корректировка сканированных файлов выполняется в окне Текст с использованием окна Крупный план. Сомнительно распознанные символы обычно выделяются цветом. Наиболее часто при распознавании выяв-ляются дефекты, имеющиеся на оригинале, а также плохо распознаются трудно различимые символы. Например, «П»- «11», «Ш- «111» и т.п. После устранения ошибок распознавания файл сохраняется в требуемом для дальнейшей работе формате (кнопка Сохранить). В открытом в необходимом приложении файле целесообразно дополнительно провести грамматический контроль.


I. Оформление научных документов

1. Открыть окно MS Word ( Документ 1). 2. Ввести текст с формулами:

17

Образ

СРЕДСТВА РЕДАКТОРА WORD Редактор формул с использованием шаблонов математических символов

позволяет отображать зависимости вида:

;*1

**)( 22i

n

iiaa Ρ∑

=Δ=Δ (1.1)

(1.2)

3. Ввести текст с рисунком :

Вс троенный графический редак тор дает возможность выполнять

следующие схемы:

Объ ект АПК СОИ Глаз Мозг Память Рис .1.1.

4. С использованием процедур п.Таблица подготовить нижеука-

занную таблицу со сформированным с помощью WordArt заголов -ком и выравниванием по центру текста в ячейках таблицы :

БИОЛОГИЧЕСКОЕ ТЕХНИЧЕСКОЕ (ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЕ) ОРГАНИЗАЦИОННО Е

УПРАВЛЕНИЕ В ПРИРОДЕ

УПРАВЛЕНИЕ ВЕЩАМИ

УПРАВЛЕНИЕ ЛЮДЬМИ

5. Сохранить файл в папке с: \pro ba… под именем lab3-1.

II.Научный перевод и грамматический контроль

1. В окне системы автоматического перевода открыть файл readm1.txt (фрагмент текстового файла на английском языке).

18

2. Выполнить автоматический перевод текста readm1.txt на русский язык при вертикальном разбиении окна. Сохранить перевод в формате .rtf на c:\proba под именем lab3-2.

3. В окне MS Word открыть файл lab3-2.rtf. Выполнить автозамену назва-ния «MathCAD» на «МатКАД», грамматический контроль и корректировку этого файла, пометив текст как русский. Сохранить откорректированный файл под тем же именем в формате .doc.

III. Применение процедуры «Слияние документов»

1. Подготовить источник данных в виде нижеследующей таблицы с ис-пользованием п. Таблица Worda. Сохранить файл в папке с:…\pro ba… под именем Список.doc.

Фамилия Имя Мишину В.А. Валерий Алексеевич !

Волгину Л.И. Леонид Иванович ! Соснину П.И. Петр Иванович !

Абрамову Г.Н. Геннадий Николаевич !

Алексейчику В.В. Вячеслав Валентинович ! Васильеву К.К. Константин Константинович

!Ярушкиной Н.Г. Надежда Глебовна !

2. Создать комплексный документ для рассылки (письмо) . Для этого, используя Мастер слияния (п.Сервис) взять в качестве ос -новного документа файл pr3. doc, имеющийся в папке с:…\proba, выполнить в нем вставку полей «Фамилия» и «Имя» (курсивом) .

В качестве ис точника данных использовать файл Список.do c. 3. Проверить смену информации в указанных полях. Сохранить

файл в папке с:…\pro ba… под именем lab3-3. 4. Предъявить преподавателю файлы lab3-1, lab3-2, lab3-3.

ТАБЛИЧНЫЕ ПРОЦЕССОРЫ


4.1. НАЗНАЧЕНИЕ И ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ ТАБЛИЧНЫХ ПРОЦЕССО-РОВ

В офисной практике часто возникает необходимость создания документов в табличной форме. Для этих целей используются табличные процессоры (ТбП).

19

ТбП – это комплекс программных средств для формирования и обработки информации в «электронной таблице» (ЭТ).

ЭТ представляет собой поле, разделенное на клетки, которые образуют столбцы, обозначаемые буквами, и строки, которые нумеруются цифрами. Уп-рощенно ЭТ выглядит так:

A B C 1

2

3

Заголовки столбцов и строк определяют адрес клетки (ячейки). (Например, В2).

Ввод информации в ЭТ выполняется через «активную» клетку, выделяе-мую цветом или рамкой, перемещение которой аналогично текстовому курсо-ру.

Группа клеток, выделяемая для выполнения каких-либо действий, называ-ется интервалом или диапазоном (А1:С1, А1:А3, А1:С3).

В активную клетку можно помещать числа, текст, формулы, логические условия и т.п., формируя таким образом необходимую таблицу.

ТбП обычно предоставляют следующие возможности: 1. Редактирование, копирование, удаление содержимого клеток. 2. Данные в клетке могут быть рассчитаны по заданной формуле. 3. Пересчет итоговых значений таблицы при изменении значений в ячей-

ках может выполняться автоматически, что дает возможность проводить необ-ходимые анализы, меняя исходные значения.

4. ЭТ с внесенной в нее необходимой цифровой и текстовой информацией (заголовки, примечания, подписи и т.п.) является документом, который можно печатать, хранить, копировать, корректировать.

5. Внесенные в ЭТ данные могут рассматриваться как база данных, что по-зволяет выполнять сортировку, поиск, выборку необходимой информации.

6. Для более наглядного представления информации в ТбП обычно преду-сматриваются режимы деловой графики, позволяющие отображать табличную информацию в виде диаграмм и графиков.

Современные ТбП располагают большим набором средств обработки таб-лиц, различными вычислительными функциями, возможностями разнообразно-го оформления и взаимодействия таблиц и т.п.

Основные недостатки - в некоторой нерациональности использования ре-сурсов ЭВМ, сложности ветвления расчетов и контроля правильности вычисле-ний.

В настоящее время широко используются в практике ТбП: Lotus 1-2-3, SuperCalk, Ouattor Pro, Excel и др. Кроме того, ЭТ встроены в ряд интегриро-ванных систем : Мастер, Framework, Matrix, Works и др. Имеются элементы работы с ЭТ и в Wordе, но в сильно усеченном виде.

20

Одним из наиболее мощных и многофункциональных ТбП является Excel, работающий в оболочке Windows. На примере данного ТбП можно ознако-миться с возможностями этого вида программных средств.

4.2. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ ПО РАБОТЕ В ТБП EXCEL

Экран Excel содержит в основном элементы, имеющиеся в любом WS-приложении, но дополнительно включает:

• строку формул и поле адреса ячейки ниже ИП; • электронную таблицу с заголовками строк и колонок (1,2,3,…А,В,С,…); • ярлыки рабочих листов (Лист1, Лист2…). Движение активной клетки выполняется «мышью» или клавишами управ-

ления курсором. Переход на нужную клетку можно также выполнить указанием ее адреса в поле адреса.

При входе в ТбП открывается Книга1. Каждая книга – это файл, с которым выполняются операции открытия, сохранения и т.п. аналогично данным опера-циям в приложениях WS. Excel представляет возможность открытия и работы с несколькими книгами. Каждая книга состоит из 255 рабочих листов. Рабочие листы представляют собой ЭТ из 256 колонок и 65536 строк. Каждому рабоче-му листу может быть присвоено свое имя командой Фор-мат/Лист/Переименовать или двойным щелчком по ярлыку листа.

С рабочими листами можно производить необходимые операции: удале-ние, вставка, копирование, связывание и т.п.

В клетки ЭТ можно вносить видимую информацию (текст, числа) и скры-тую (формула, имя ячейки, примечание Вставка/Имя, Вставка/Примечание).

Подгон размеров клетки под вносимую информацию можно выполнить командой Формат/Столбец, Формат/Строка или БМ за границу адреса столбца/строки.

С содержимым клеток можно выполнять действия: удаление, редактирова-ние, копирование и т.д.

Строками и колонками можно также манипулировать: вставлять, переме-щать, удалять, копировать, сортировать и т.д.

Выполнению операций с клетками, столбцами, строками и блоками клеток должно предшествовать их выделение. Перемещение, копирование, удаление выполняется аналогично другим WS-приложениям.

Некоторая особенность заключается в указании элемента, перед которым вставляется столбец, строка. Кроме того, выравнивание по центру таблицы вы-полняется кнопкой .

В Excel возможно простое и логическое копирование. При этом простое

обеспечивает копирование в заданные клетки один к одному, а логическое с адаптацией адресов клеток или под конкретное содержание. Логическое копи-рование дней недели или названий месяцев выполняется на основе списка (см. Сервис/Параметры/Списки). Данный вид копирования (заполнение) можно

а

21

выполнить из пункта Правка /Заполнить/Прогрессия/ Автозаполнение или с использованием БМ за опорную точку в правом нижнем углу клетки. 4.3. ФОРМАТЫ ДАННЫХ, ФОРМУЛЫ В EXCEL

Модель ячейки в Ехcel имеет 5 уровней: значения, формат, формула, имя и примечание. Первый уровень – это отображаемые в ячейке на экране текст или число. Остальные уровни скрыты, но с ними можно проводить необходимые манипуляции.

Числовые данные в зависимости от видов расчетов должны быть представ-лены в соответствующем формате, который выбирается из списка диалогового окна пункта Формат/Ячейка/Число, где предоставлены возможности выбора числового, денежного, бухгалтерского и др. категории форматов.

Клетки, в которых изменяется формат, предварительно выделяются. Шаблоны форматов можно также выбрать и установить по команде Фор-

мат/Автоформат . Существенной особенностью ЭТ является возможность помещать в клетку

расчетные или логические формулы, что позволяет производить различные вы-числения по клеткам, строкам и столбцам.

В Excel формула находится на третьем, скрытом уровне клетки, а в клетке виден только числовой результат. Сама же формула отображается в строке формул (для активной клетки).

Формулы в Excel вводят, начиная со знака = . Они обычно включают име-на клеток, с которыми выполняются соответствующие математические или ло-гические действия. Например, в клетку А5 можно поместить формулу:

=(А1-А2)/3 + А3*2 + А4^2. Во многих случаях вместо составных формул можно использовать функ-

ции (готовые формулы). Например, вместо =А1 + А2 + А3 + А4 можно запи-сать: =СУММ (А1:А4), где указан диапазон клеток, значения в которых скла-дываются, или сложение значений отдельных клеток =СУММ (А1;А2;А6).

Имеющиеся в Ехcel функции можно вводить с клавиатуры или с использо-ванием диалога, называемого Мастером функций (кнопка ƒх ).

Наиболее часто при обработке ЭТ встречается задача суммирования, для чего используется кнопка ∑ Автосуммирование. При этом указывается клетка, где помещается результат или выделяется необходимый диапазон, ко-торый указывается по диагонали, включая пустые клетки, где должны быть по-лучены результаты.

Редактирование формул можно выполнять несколькими способами, но наиболее удобно: выделить клетку, щелкнуть в строке формул и выполнить из-менения. По умолчанию пересчет при этом выполняется автоматически. Его установка выполняется через пункт Сервис/Параметры/Вычисления.

Повторяющиеся формулы, но привязанные к разным клеткам, могут быть логически скопированы с автоматическим изменением адресов клеток. При этом используются так называемые относительные ссылки. Когда этого не тре-

22

буется, применяются абсолютные ссылки. Для их обозначения используют знак $. Например, $А$2.

Для проверки отображения формул в клетках используется пункт Сер-вис/Параметры/Вид/Формулы.

Форматирование текста в клетках. Эта проблема возникает при необходи-мости включения в клетку большого текстового документа. Здесь для клетки заданной ширины используются установки в окне Фор-мат/Ячейка/Выравнивание: Переносить по словам, По обоим краям. В Exсel 97 и далее можно для этих целей использовать операции объединения клеток. В выше указанном окне можно также задать необходимую ориентацию текста.

Тип и стиль шрифта в клетках таблицы устанавливается после их выделе-ния с использованием п. Формат/Ячейки/Шрифт. Применение выбранного шрифта в других клетках может выполняться копированием.

Выделение полей таблицы цветом и узорами производится из пункта Формат/Ячейки/Вид или ПГ. Обрамление фрагментов и таблиц – пункт Фор-мат/Ячейки/Граница.


Табличный процессор Excel. Подготовка и обработка таблиц

1. Открыть табличный процессор MS Excel. 2. Ознакомиться: с видом экрана, содержанием Главного меню, назначе-

нием кнопок инструментального меню, содержанием справки. 3. Выполнить команду Файл/Сохранить как..., с сохранением файла под

именем lab4.

4. На Листе 1 подготовить нижеприведенную таблицу: Оплата труда на фирме за II-е полугодие 2006 года

Июль Август Сентябрь Октябрь Ноябрь Декабрь Отдел 10 4000 4500 4250 5000 5000 4500 Отдел 11 5000 5500 5250 6000 6000 5500 Отдел 12 6000 6500 6250 7000 7000 6500 Отдел 13 5000 5500 5250 6000 6000 5500 Всего: 20000 22000 21000 24000 24000 22000

Присвоить Листу 1 имя Оплата. Сохранить файл. 5. На Листе 2 подготовить нижеприведенную таблицу:

23

A B C D E F G H I 1 РАСХОДЫ ФИРМЫ 2 II-е полугодие 2006 года 3 Ст. расходов Июль Всего: % 4 Матзатраты 11100 12200 11900 12700 12900 12900 5 Оплата труда 6 Отчисления 7 Проч.расходы 14500 15300 15100 15100 14900 13700 8 Всего:

в следующей последовательности: - подготовить заголовки в строках 1,2; - заполнить статьи расходов в колонке А, подогнав ширину колонки под дли-

ну записи; - в кл.В3 внести «июль» и буксировкой мышью(БМ) за правый нижний угол

клетки скопировать месяцы до G3; - в диапазоне кл.В4:Н8 установить формат – Числовой; - внести числовые данные в строки 4, 7, используя копирование одинаковых

значений; - с использованием команды Специальная вставка связать итоговые данные

таблицы листа Оплата со строкой Оплата труда подготавливаемой таблицы; - в кл.В6 ввести формулу =B5*0,4 (используется латинский шрифт!). Раз-

множить её до кл. G6; - выделить диапазон кл.В4:Н8 и дать команду Автосуммирование, прове-

рить полученные результаты ( в кл.H8 должен получиться результат 348500); - в колонке I вычислить % по статьям расходов относительно общих расхо-

дов в кл.H8; - сцентрировать заголовки в строках 1 и 2; - изменить тип и размеры шрифта в строке 1 на Полужирный, 14; - изменить тип шрифта в строке 2 на Полужирный; - обрамить и раскрасить отдельные части таблицы (на усмотрение студента); - опробовать изменение форматов в диапазоне B4:H8. Присвоить Листу 2 имя Расходы. Сохранить файл. 6. Скопировать таблицу Расходы на Лист 3. Последовательно изменяя числа в строках 4,7 наблюдать изменение ито-

говых результатов и добиться получения итога 300 000. Изменения в строках 4,7 выделить зеленым цветом. Присвоить Листу 3 имя Анализ1 и сохранить файл. 7. Скопировать таблицу Расходы на Лист 4 и в ней произвести следующие

перемещения: - строку 4 разместить ниже строки 6; - поменять местами содержимое колонок B и G по строкам 4-7; - проведенные изменения выделить красным цветом.

24

Примечание. В результате указанных манипуляций итоговый резуль-тат(348500) не должен измениться.

Присвоить Листу 4 имя Анализ2 и сохранить файл. 8. На Листе 5 с использованием объединения ячеек, центрирования и соот-

ветствующей ориентации надписей подготовить нижеприведенную таблицу:

Численность населения города Районы города

Годы Ленинский Железно-

дорожный Засвияж-ский Заволжский

Всего

по

городу

1996 120000 110000 140000 200000 130000 120000 150000 210000 140000 130000 160000 220000 150000 140000 170000 230000 160000 150000 180000 240000

В данной таблице с использованием процедуры Прогрессия заполнить графу Годы по 2000 год, а в графе Всего по городу выполнить подсчет итого-вых сумм.

Присвоить Листу 5 имя Прогрессия и сохранить файл. 9.Сохранить файл lab4 и предъявить преподавателю.


5.1. СЛУЖЕБНЫЕ ФУНКЦИИ EXСEL

Exсеl предоставляет множество процедур, существенно облегчающих ра-боту с ЭТ и позволяющих рационально оформить документы. С частью мы уже познакомились. Здесь можно дополнительно назвать некоторые:

Поиск и замена. Для поиска информации в больших таблицах и БД целе-сообразно использовать окно Правка/Найти. Если при этом необходимо заме-нять данные, то применяется окно Правка/Заменить.

Создание окон для работы с фрагментами больших таблиц и фиксирования заголовков используется разбиение рабочих листов на окна. Эта операция вы-полняется п. Окно/Разделить (влево вверх от выделенной клетки). Дополни-тельные окна можно открыть из п. Окно/Новое окно. Открытые окна автомати-чески нумеруются. Соответствующими командами можно менять, упорядочи-вать, скрывать и закрывать.

Для больших таблиц заголовки (титулы) можно зафиксировать в окне ко-мандой Закрепить области, предварительно установив «активную» клетку в нужное место.

Формирование сводных таблиц, т.е. таблиц, объединяющих данные не-скольких таблиц, выполняется с помощью окна Данные/Консолидация.

25

5.2. ГРАФИЧЕСКОЕ ОТОБРАЖЕНИЕ ТАБЛИЦ В EXСEL

ЭТ представляют собой последовательности данных, которые можно ото-бразить плоскостными или объёмными диаграммами. В Ехcel имеется 15 видов диаграмм.

Диаграммы могут быть внедренными и диаграммами-страницами. Первые – это графики, размещаемые на одном листе с таблицей. Диаграммы-страницы располагаются на отдельных листах.

Графическому отображению, естественно, должна предшествовать подго-товка таблицы, после чего целесообразен следующий порядок действий:

1) Выделить интервал ячеек, из которых берутся данные, включая левый и верхний титулы.

2) Вызвать Мастер Диаграмм (МД) ПГ на Инструментальной панели или п. Вставка/Диаграмма.

3) В окне МД ″Шаг 1 из 4″ указать тип и вид диаграммы. 4) В окне МД ″Шаг 2 из 4 ″ проверить правильность выбранного интервала

и установить маркеры оси Х (строки или столбцы). 5) В окне МД ″Шаг 3 из 4 ″задать названия осей и заголовок всей диаграм-

мы. 6) В окне ″Шаг 4 из 4 ″для внедренной диаграммы указать -“Поместить на

имеющемся листе “. Для диаграммы-страницы указать- «На отдельном листе». Если представленная в окне диаграмма устраивает пользователя, то при

нажатии кнопки «Готово» формируется её изображение. При работе с Мастером диаграмм необходимо учитывать, что его диалого-

вое окно можно перемещать, отменять установки, возвращаться назад и т.п. Полученная диаграмма может быть изменена в размерах, перемещена БМ.

Кроме того, Ехcel дает возможность изменять шрифты, цвета и другие техниче-ские детали диаграмм после их выделения.

Необходимо помнить, что диаграммы привязаны к конкретным данным таблиц и при их изменении автоматически корректируются.

5.3. СОЗДАНИЕ И ОБРАБОТКА БД В EXСEL

ЭТ предоставляют возможность формирования и работы с простейшими базами данных, которые обладают определенными средствами управления дан-ными.

В качестве БД может быть использована любая таблица, имеющая заго-ловки столбцов. Например, список покупателей:

A B C D E 1 Фирма Город Изделие Цена Количество 2

Здесь совокупность заполненных клеток каждой строки в такой таблице является записью.

26

При небольшом числе записей формирование такой БД выполняется обычным заполнением клеток. Если все записи не помещаются на экран, то для работы с ними используется диалоговое окно п. Данные/Форма. Диалог в этом окне позволяет: вводить новую строку (п. Создать), удалять, восстанавливать строки и т.п. Команда Критерий здесь определяет условия поиска необходи-мой строки. При этом действия производятся только с одной записью.

Для создания больших БД можно использовать копирование соответст-вующих таблиц, а также применять системы сканирования, например, FineReader (см. раздел 3.4 данных методических указаний).

Упорядочение информации в БД обеспечивается процедурой сортировки. Эта процедура выполняется из п. Данные/Сортировка или соответствующими кн. ИП. Сортировку производят по возрастанию или убыванию, по одному или нескольким столбцам, предварительно выделив таблицу с заголовками. Про-стой поиск в БД можно выполнять с помощью процедуры Правка/Найти. Бо-лее сложный целесообразно проводить с использованием п.Форма/ Критерии.

Выборка необходимых записей из БД обеспечивается режимом фильтра-ции данных, при помощи которого из БД выбираются только записи, соответст-вующие заданным условиям (критериям).

Для установки фильтра отмечается область рабочего листа с данными, включая заголовки, и выполняется команда Данные/Фильтр/Автофильтр. При этом в заголовках колонок появляются полоски скроллинга, с помощью которых можно выбрать нужные записи. Если указать строку Условие (на-стройка), появляющуюся в таблице, то открывается окно Пользовательский автофильтр, в котором можно указать несколько критериев поиска (например, цена, количество и т.п.). ЩЛ по ОК выделит необходимые записи.

Для более сложных выборок используется процедура Расширенный фильтр. Здесь работа выполняется в следующем порядке:

1. Формируется область критериев копированием имен необходимых столбцов в свободную часть таблицы, где задаются величины критериев. На-пример, в столбце Цена можно указать <5000.

2. Далее из имен необходимых столбцов формируется зона результатов. 3. Используя диалоговое окно Данные/Фильтр/Расширенный фильтр,

выполняется поиск по заданным критериям.


Табличный процессор Excel. Графическое отображение таблиц, работа с данными

1. Открыть в MS Excel. файл lab4 (папкаPrоba или со своей дискеты). Скопировать таблицу с листа Расходы на Лист1 во вновь созданную книгу. Сохранить файл под именем lab5-1.

2. Сформировать диаграмму, соответствующую таблице Расходы в сле-дующей последовательности:

27

- в таблице Расходы выделить диапазон клеток A3:G7 и включить Мастер Диаграмм (МД);

- в окне шага 1 МД указать тип и вид диаграммы - Гистограмма; - в окне шага 2 МД проверить правильность задания диапазона и включить

кнопку «в строках»; - в окне шага 3 МД задать: название диаграммы - РАСХОДЫ ФИРМЫ; название оси X - II-е полугодие 2002 года; название оси Y - Тысячи рублей; - в окне шага 4 МД указать: поместить на отдельном листе; - рационально поместить диаграмму на экране, при необходимости, изме-

нив её размеры; - при необходимости увеличить шрифты надписей и откорректировать

их расположение; - ввести оцифровку данных по переменной «Оплата труда»; - провести изменения данных в таблице по оплате труда и наблюдать

соответствующие изменения на диаграмме. Вернуться к исходным данным. - присвоить Листу - Диаграмма1 имя- График, сохранить файл. 3.На листе Расходы файла lab5-1 выполнить: - встроенную разрезанную кольцевую диаграмму Оплата труда по строкам

- месяцы и оплата труда таблицы Расходы фирмы; - встроенную разрезанную круговую диаграмму Расходы фирмы по

столбцам статьи расходов и % той же таблицы. Включить оцифровку данных в названных таблицах. Сохранить файл. 4. Выполнить формирование базы данных и операции с ней в Excel в сле-

дующей последовательности: - создать новую книгу, присвоить файлу имя lab5-2; - для колонок A,B,C установить категорию формата «Текстовый», для D -

«Числовой» и обозначить Лист1 - База; - подготовить нижеследующую таблицу, при этом строки 1-7 заполнить

обычным способом, а 8-12 с использованием п.Данные/Форма: A B C D 1 Фирма Изделие Тип Цена 2 Система Принтер Струйный 300 3 Оргтех Сканер Ручной 250 4 Аякс ПЭВМ 386 600 5 Венс ПЭВМ 486 800 6 Март Арт Принтер Лазерный 400 7 Взлет ПЭВМ 486 900 8 Экон ПЭВМ 586 1200 9 Анкор ПЭВМ Pentium 1800 10 Апрель ПЭВМ 586 1100 11 Аргон ПЭВМ Pentium 1900 12 Симбирск-М Принтер Лазерный 500

28

- выполнить сортировку таблицы по колонке «Фирма - по возрастанию»; - опробовать выборку записи по названию фирмы (например, «Взлет») с

использованием функции «Найти»; - выполнить выборку записей из данной таблицы, представленной в «Фор-

ме» по критерию: ПЭВМ, <=800; - сохранить таблицу База.

5. Скопировать таблицу База на Лист2, а затем: - через п.Данные/Фильтр/Автофильтр выбрать из таблицы строки по усло-виям: Изделие - ПЭВМ; Цена < 1000. Лист2 обозначить именем Фильтр. Со-хранить файл.

6. Скопировать таблицу База на Лист3, задать критерии: Фирма - А*, Цена - <=1100, Изделие - ПЭВМ, сделать выборку данных с использованием Расши-ренного фильтра в зону результатов по реквизитам : Фирма, Изделие, Цена.

Лист3 обозначить именем Р-Фильтр. Сохранить файл. 7. Выполнить связывание таблиц способом «Консолидация» в следующем

порядке: - создать новую книгу, присвоить файлу имя lab5-3; - на Листе1 (ярлык-Январь) подготовить таблицу следующего вида:

№ отдела Зарплата 10 50 000 20 65 000 30 55 000 40 70 000 50 67 000

- скопировать данную таблицу на Листы 2,3 под ярлыками Февраль, Март.

- на Листе4 (ярлык-1кв.) скопировать содержимое яч. А1:А6, В1, выпол-нить связывание таблиц и получение итоговых результатов за 1кв. с использо-ванием окна Данные/ Консолидация, где применить функцию «Сумма», ука-зать диапазоны В2:В6 на соответствующих листах и включить флажок «Созда-вать связи с исходными данными».

8. Предъявить преподавателю файлы lab5-1,2,3.

З А Н Я Т И Е № 6 6.1. АНАЛИЗ И ОБРАБОТКА ДАННЫХ В EXCEL

ТбП Excel предоставляет широкие возможности для анализа статистиче-ских, научных, коммерческих и т.п. данных. В основе анализа лежат автомати-ческий пересчет и графическое отображение взаимосвязанных числовых после-довательностей.

29

В некоторых случаях необходимо выявить (спрогнозировать) влияние от-дельных параметров на конечный результат. Наиболее просто эта задача реша-ется методом проб. Например, меняя численные значения переменных в функ-ции F = f(x,y,z), представленной в таблице и диаграмме, можно получить ее не-обходимое графическое отображение.

Указанная и аналогичные задачи относятся к задачам типа «что - если», для решения которых в Excel предусмотрено 3 способа: подбор параметров, поиск решений, прогнозирование с помощью таблиц подстановки.

Подбор параметров. Прогноз с использованием этого способа реализуется получением нужного значения в заданной ячейке изменением численной вели-чины в другой ячейке, связанной с данной формулой. Функция выполняется через окно Сервис/Подбор параметра.

Поиск решения. Данный способ используется, когда необходимо найти решение изменением значений в нескольких ячейках и в условиях определен-ных ограничений. Выполняется операция через окно Сервис/Поиск решения.

Таблицы подстановки. Этот способ эквивалентен многократному приме-нению способа подбора параметров. При этом формируется таблица данных для подстановки, выделяется и через окно Данные/Таблица подстановки вы-полняется расчет результирующих значений, из которых для принятия решений выбираются подходящие.

При обработке научных данных, имеющих вероятностно-статистический характер, часто возникает необходимость определения степени зависимости определенных параметров (корреляции) и выявление характера этой зависимо-сти (регрессия).

Соответствующий анализ может быть выполнен с использованием списка окна Сервис/Анализ данных. Построение графика регрессии выполняется на основе точечного графика, построенного по статистическим данным, с исполь-зованием окна Диаграмма/Добавить линию тренда.

По умолчанию не всегда в пункте Сервис имеются команды Поиск реше-ния, Подбор параметра, Анализ данных. Для их включения в меню необхо-димо использовать окно Сервис/Надстройки.

КОМПЛЕКСНЫЕ СРЕДСТВА ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ

6.2. НАПРАВЛЕНИЯ РАЗВИТИЯ ПС ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

В совершенствовании ПС обработки документов возможны следующие пути:

1. Расширение функциональных возможностей. 2. Улучшение интерфейса ПС с пользователем. 3. Добавление вспомогательных сервисных функций. Некоторое упрощение в работе системы может выполнить и сам пользова-

тель, используя имеющиеся макросредства.

30

Эффективность применения ТкП и ТбП увеличивается при совместном ис-пользовании с ними специализированных ПС, их дополняющих.

Дальнейшее развитие указанных ПС происходит в направлениях разработ-ки и применения комплексов взаимодействующих программ (КВП), интегриро-ванных программных средств (ИПС) и гиперсред.

В практике применения ПК для решения профессиональных задач обычно используются несколько ПС. Эффективность такого применения достигается наличием средств или методов, объединяющих различные виды приложений.

При объединении нескольких ПС в рамках одной системы имеем ИПС, в рамках операционной оболочки - КВП.

Остановимся вначале на ИПС. Достаточно полная ИПС обычно включает следующие пять компонентов :

1. Текстовый процессор; 2. Табличный процессор; 3. База данных; 4. Деловая графика; 5. Средства коммуникаций (связи). При этом компоненты ИПС рассчитаны на совместную работу в едином

программном комплексе, где используется общее меню, упрощенный обмен данными и т.п. Все это позволяет повысить скорость и качество работы пользо-вателя.

ИПС, правда, имеют и недостатки, к которым можно отнести: 1. Более высокие требования к ресурсам ЭВМ по памяти, быстродействию. 2. Ограничения на функциональные возможности отдельных компонент. 3. Большая сложность и громоздкость систем затрудняет освоение и ис-

пользование. В создании ИПС используется несколько подходов. Первое направление - это использование в качестве ядра ИПС современно-

го ТбП. Другое - применение развитого СУБД и текстового процессора. Третье направление - разработка ИПС без преобладания какой-либо компоненты.

Оценка ИПС довольно сложна. В основном здесь ориентируются на сим-патии пользователей и частоту покупок. Наиболее популярны ИПС Frame-Work и MS Works. Они представляют пользователям достаточные возможно-сти и удобство работы. Кроме того, их используют в качестве образцов для соз-дания прикладных систем и на их основе разрабатывают АРМы различного назначения, используя ИПС в качестве базового пакета.


Формирование информационных баз и обработка научных данных

1. Формирование БД в Excel: 1.1. Откройте книгу Excel. Задав необходимые форматы данных, на Лис-

те1 подготовьте таблицу следующего содержания:

31

Тип Uзаж, в I, ма Диаметр баллона,

мм

Длина лампы, мм

Тип цоколя

СН-1 150 20 55 90 Р-27 СН-2 65 30 55 90 Р-27 МН-3 48 1 15 35 1Ш-12 МН-4 80 1,5 15 35 1Ш-12 МН-5 50 0,2 9 33 Р-10 МН-6 60 0,8 6,8 28 Нет

1.2. Задайте название Листа1 «БД» и сохраните файл под именем lab6. 2. Формирование БД сканированием:

2.1. Откройте в окне системы оптического распознавания файл Tab.tif (учебный сканированный файл в виде таблицы - папка Proba).

2.2. В окне «Текст» исправьте ошибки, просматривая записи в окне «Крупный план». Замените интервальные значения во 2-м и 3-м столбцах, ос-тавив только первые цифры.

2.3. Отредактированную таблицу откройте в Worde, удалите 6 первых за-писей, выделите таблицу и поместите в буфер обмена.

2.4. На Лист2 в Excel вставьте таблицу из уфера обмена. Задайте название листа - «Сканер». Сохраните файл.

2.5. На листе «БД» объедините имеющуюся таблицу и таблицу с листа «Сканер». Отредактируйте, отформатируйте и отсортируйте таблицу по воз-растанию в колонке Uзаж. Сохраните файл. 3. Регрессионный анализ зависимости R=f(t) в Excel:

3.1. Откройте Лист 3 и для колонок А и В задайте числовой формат с не-обходимым числом десятичных знаков.

3.2. Сформируйте нижеприведенную таблицу:

А B 1 t R 2 20,0 86,70 3 24,8 88,03 4 30,2 90,32 5 35,0 91,15 6 40,1 93,26 7 44,9 94,90 8 50,0 96,33

3.3. Постройте встроенный точечный график функции R=f(t), где ось Y - Сопротивление, ось X - Температура, начало координат по оси Х = 20.

3.4. Выделите данные на графике и построите линейную регрессию (п.Диаграмма/Добавить линию тренда).

32

3.5. Выполните регрессионный анализ (п. Сервис/Анализ даных/ Регрес-сия), указав для входных данных по Y - B2:В8, по X - A2:A8 и выходных - А24.

3.6. В строки 10-13 скопируйте значения коэффициента корреляции и ко-эффициентов а,b зависимости R(t) = a*t + b (множественный R, коэффициенты: Y-пересечение, переменная X1).

3.7. Задайте наименование листа - «Регрессия». Сохраните файл. 4. Поиск решения.

4.1. На Лист4 скопируйте таблицу «Расходы» из файла lab4. 4.2. Используя процедуру «Поиск решения», получите в ячейке H8 значе-

ние 300000 за счет изменения чисел в кл.B4, C5, E7, F4, G7. Сохраните отчет по результатам.

4.3. Задайте наименование листа - «Поиск». Сохраните файл. 5. Таблица подстановки:

5.1. На Лист5 скопируйте таблицу «Расходы» из файла lab4. 5.2. В ячейках G10:H15 подготовьте нижеследующую таблицу (в ячейку

H10 поместите формулу: =348500 – 11100+b4) и выделите её: 348500

1110 -1110

-11100 -21100 -37400

5.3. В окне Данные/Таблица подстановки задайте «… по строкам в B4». Проверьте полученный результат.

5.4. Задайте наименование листа - «Табл. подст.». Сохраните файл. 6. Предъявите работу преподавателю.


7.1. КВП. ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ

Комплексы взаимодействующих приложений создаются в соответствую-щих операционных средах, как набор самостоятельно работающих систем. Наиболее известны КВП: Corel Office, Novell Perfect Office, SmartSuite, MS Office, Open Office и др.

Удобным инструментом для форматирования КВП является операционная среда Windows. Здесь наиболее эффективным комплексом автоматизации дело-производства является КВП MS Office. Обычно он включает:

• текстовый процессор Word; • табличный процессор Excel; • систему для создания презентаций PowerPoint;

33

• систему управления базами данных Access. Кроме того, в MS Office могут входить средства для работы с электронной

почтой, для планирования работы офиса и т.п. Каждое приложение в MS Office имеет конкретное назначение, однако

располагают стандартным интерфейсом, приспособленным к решению задач программы.

Программы MS Office имеют средства для взаимодействия, обеспечивают необходимый доступ к данным, создаваемым в различных приложениях. Все это дает возможность эффективного создания комплексных документов, в том числе и разными пользователями. Под комплексным документом здесь понима-ется документ, включающий текст, таблицы, графики, рисунки и т.п.

Для обеспечения быстрого доступа к любому приложению КВП использу-ется инструментальная панель системы, активизируемая командой Панель Mi-crosoft Office с панели задач. Команда Настройки позволяет установить нуж-ные кнопки, скорректировать ИП и удобно ее разместить. С помощью этой па-нели, а также строки задач можно переходить по открытым приложениям. Эту же операцию обеспечивают клавиши Alt+Tab.

При работе в интегрированной среде используются следующие понятия: 1. Документ - приемник (ДП) — это файл, содержащий данные, создан-

ные в других программах. Т.е. ДП — это составной документ. 2. Документ - источник (ДИ) — файл, из которого берется информация. 3. Объект - некоторый элемент документа (фрагмент текста, рисунок,

фрагмент или вся таблица, график диаграмма и т.п.) 4. Приложение - клиент — программа, с помощью которой создается

составной документ. 5. Приложение - сервер — программа, в которой создается объект.

Существенными понятиями рассматриваемой среды являются также поня-

тия о способах обмена данными между программами и документами. Обмен данными между программами может осуществляться следующими

способами: 1. Копирование и перемещение (вырезание) — это простой перенос объек-

та из одного документа в другой без установления каких-либо связей. 2. Связывание - способ, обеспечивающий связь объекта с документом-

источником, где его изменения программой-сервером автоматически отража-ются в составном документе. При этом необходимо сохранение документа-источника.

3. Внедрение - обеспечивает связь объекта с программой-сервером, но без отслеживания изменений. При данном виде связи предоставляется возможность редактировать объект в составном документе средствами программы-сервера. Сохранять документ-источник здесь нет необходимости, однако внедренные объекты увеличивают объем файла документа-приемника.

34

7.2. ОБМЕН ДАННЫМИ В OFFICE

Для реализации способов обмена данными в Office используются следую-щие средства:

• буфер обмена Windows; • динамический обмен данными - DDE; • технология связи и внедрения объектов - OLE; • технология связи в офисе (OfficeLinks); • замена формата файлов. Использование буфера обмена WS для копирования и перемещения фраг-

ментов документов между приложениями аналогично действию этих операций в пределах одного документа и отличается необходимостью перехода в соот-ветствующее открытое приложение. Здесь используются команды: Вырезать, Копировать, Вставить. Содержание буфера просматривается и ограниченно редактируется из программы WS - Буфер обмена. Необходимо помнить, что в нем находится только последний фрагмент информации, вырезанный или ско-пированный.

Связь типа DDE позволяет установить постоянную связь между двумя от-крытыми WS-приложениями через буфер обмена.

Порядок выполнения работ здесь следующий: запускаются обе программы, выделяются необходимые фрагменты документов, выполняется команда Копи-ровать, в документе-приемнике указывается место вставки и вызывается ко-манда Правка/Специальная вставка. В диалоговом окне данного режима вы-полняются необходимые процедуры.

Способ связывания при этом реализуется включением кнопки «Вставить связь», а способ внедрения - кнопкой «Вставить». Здесь следует учитывать, что невозможно установить связь с файлом, еще не записанным на диск.

Вставляемый в документ-приемник фрагмент может быть изображен пол-ностью или в виде значка при установке соответствующего флажка в диалого-вом окне.

Технология OLE позволяет использовать вставку объекта непосредственно из документа-источника, что может быть удобно для установления связи с не-активным приложением.

Внедрение объекта этим способом выполняется в следующей последова-тельности: указывается место вставки объекта, активизируется пункт Встав-ка/Объект , в диалоговом окне которого используется вкладка Создать из файла с указанием необходимого файла. Способ связывание или внедрение реализуется флажком - Связать с файлом.

С помощью вкладки Создание пункта Вставка/Объект можно вставить в документ объект в виде фрагмента, в том числе из вспомогательных программ (например, из WordArt, ClipArt и т.п.).

Управление связями объектов DDE или OLE выполняется из диалогового окна Правка/Связи.

35

Изменения в перенесенном фрагменте выполняются средствами програм-мы-сервера, которая активизируется двойным щелчком левой кнопки мыши по данному объекту (выход - щелчок вне фрагмента).

Изменения можно выполнять и в документе-источнике, после сохранения которого (при наличии связи) они автоматически попадают в документ-приемник.

Внедрение объектов может быть выполнено из открытых рядом докумен-тов перемещением (выделение и буксирование мышью) или копированием (вы-деление и буксирование мышью с нажатием клавиши Ctrl).

Технология OfficeLinks основана на программных возможностях совмест-ного использования приложений в MS Office.

В частности это относится к: • Созданию таблицы средствами Excel непосредственно в Word. Здесь ис-

пользуется кнопка ИП - Вставка таблицы Excel; • Внедрению объектов с помощью пункта Вставка (Файл, Рисунок, Объ-

ект); Замена формата файлов для совместного использования данных может вы-

полняться как при использовании файлов приложений MS Office, так и файлов других программ.

При загрузке преобразование производится через пункт Файл/Открыть и диалоговое окно Преобразовать файл.

При сохранении используется пункт Файл/Сохранить как..., где в рамке «Тип файла», указывается формат документа-приемника.

Таким образом, комплексная работа приложений обеспечивает в рамках одной среды создание полноценных документов.

Все детали совместной работы в интегрированной среде в короткое время перечислить невозможно. Для успешного усвоения MS Office требуется кро-потливая работа с руководствами по эксплуатации, учебными программами и большая практическая работа за компьютером. 7.3. ГИПЕРТЕКСТОВЫЕ СИСТЕМЫ

Одним из перспективных направлений обработки документов является создание структурированных текстов (гипертекст).

В общем виде гипертекст – это информационная структура, состоящая из дискретных узлов данных и смысловых связей между ними.

Гипертекстовый документ можно представить в виде многоуровневой схе-мы (оглавление, разделы, главы, отдельные таблицы, абзацы текста, рисунки, формулы и т.д.), где названные элементы связаны между собою гиперссылка-ми.

Простейшие средства создания гиперссылок имеются в современных ТкП. Так, в редакторе Word формирование гиперссылок на внешний файл выполня-ется через окно Добавление гиперссылки, открываемого командой Встав-ка/Гиперссылка. Для создания гиперссылок внутри имеющегося документа не-

36

Таблица из Excel – Расходы (lab5-1)

Диаграмма из Excel - График (lab5-1)

Таблица – База (lab5-2)

обходимо предварительно в соответствующих местах сформировать «закладки» через окно Вставка/Закладка.

Структурированные документы позволяют формировать интегрированные системы (например, MS Works). В определенной мере для этих целей могут быть использованы система PowerPoint, различные средства создания Web-сайтов (например, FrontPage) и язык разметки гипертекста HTML.

Гипертекстовое представление документов широко используется в спра-вочных системах Windows-приложений, а также при создании информацион-ных и обучающих систем различного назначения.


Создание комплексных документов средствами Office. Выполнение гиперссылок

1. Проверить наличие или загрузить со своей дискеты в папку PROBA фай-лы: lab5-1, lab5-2.

2. Открыть MS Word. Установить параметры страницы, абзаца и размер шрифта 12.

3. В окне Документ1 подготовить текстовую часть отчета, оставив пустые участки для вставки других элементов (содержание отчета и порядок его фор-мирования см. ниже):

Отчет о работе фирмы «Юпитер» во II-м полугодии 2001 года

В отчетном периоде расходы фирмы имели динамику, представленную в

таблице:

Анализ показывает, что увеличение расходов в основном определяется

ростом материальных затрат (см. диаграмму): Последнее связано с увеличением цены ПЭВМ следующими поставщика-

ми (см. сводку): Сводка поставщиков ПЭВМ

Рисунок

37

Структура поставщиков

Экономист Сидоров 4.Порядок формирования отчета:

4.1. В Excel открыть файл lab5-1. 4.2. Выполнить вставку методом DDE (команда Правка/Специальная

вставка) таблицы Расходы и диаграммы График, используя способ Связы-вание (кн. Связать).

4.3. Справа от заголовка отчета вставить рисунок из коллекции Microsoft Office (Вставка/Рисунок).

4.4. Выполнить вставку таблицы – База (файл lab5-2) методом OLE (Вставка/Объект/Создание из файла).

4.5. Построить организационную схему «Структура поставщиков» (Вставка/Организационная диаграмма).

4.6. Скопировать подготовленный отчет в окно Документе2 с удалением связей. Сохранить файлом lab7-1.

4.7. Открыть таблицу Расходы в Excel. В графе Оплата труда за июль и сентябрь увеличить цифры до 25000. Наблюдать изменения в Документе1.

4.8. Перейти в Excel , открыть лист График и удалить заголовок диа-граммы.

4.9. Перейти в Word и проверить действие связи (удаление заголовка диа-граммы).

4.10. Двойным щелчком ЛКМ по таблице База открыть приложение-сервер данного объекта. В строке "Взлет" таблицы изменить цену с 900 на 700, а в строке "Аргон" с 1900 на 1500.

4.11. Измененный в Документе1 отчет записать файлом lab7-2. 5.Выполнение гиперссылок.

5.1. Открыть файл pr7 (папка PROBA). В нем выполнить гиперссылки от названий FAR (на C:\Program Files\Far\far.exe), WordPad (на C:\Program Files\WindowsNT\Accessories\wordpad.exe), Лексикон (на C:\......\Proba\Lex.doc). Сохранить файл под именем lab7-3.

5.2. В файле Lex.doc на первый лист вынести заголовки пунктов 3, 5, 8 и от них выполнить внутренние ссылки на соответствующие участки данного тек-ста.

Система

Оргтех Аякс Вэнс

Март Арт

Взлет

Экон Аргон Анкор

Симбирск - М

38

6. Предъявить работу преподавателю.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ С П И С О К

1. Арефьев В.Н. Текстовые и табличные процессоры: Сб. лабораторных работ. – Ульяновск, УлГТУ, 1995. – 24 с.

2. Берлинер Э.М. Office 2003. 5 книг в одной: Windows XP, Word, Excel, Outlook, PowerPoint: учеб. пособие. - М.: БИНОМ, 2005. - 480 с.

3. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере. – М.: «ПРИОР», 1996. – 224 с.

4. Компьютер для студентов, аспирантов и преподавателей: Самоучитель / Под ред. В.Б. Комягина. - М.: Триумф, 2002. - 656с.:

5. Золотарюк А.В. Технология работы с Microsoft Office: Учеб. пособие для вузов. - М.: Акад. проект, 2002. - 411с.

6. Компьютерные технологии в науке и образовании. Методические указа-ния к практическим занятиям /Сост. В.Н.Арефьев.- Ульяновск, УлГТУ, 2001. – 42 с.

7. Компьютер в офисе и дома / Д.С. Аглицкий и др. – М.: ИНФРА–М, 1997. – 320 с.

8. Кузьмин В.П. и др. Microsoft Office, Excel 2003 /Учебный курс. - СПб, 2004. - 492 с.

9. Матвеев М. Д. Вычисления и расчеты в Microsoft Excel 2003/Серия «Компьютерная шпаргалка».- СПб. : Наука и техника, 2006. - 79 с.

10. Омельченко Л.Н., Федоров А.Ф. Самоучитель Microsoft Windows XP. – СПб.: БХВ-Петербург, 2002. – 560 с.

11. Основы современных компьютерных технологий: Учебное пособие/ Под ред. проф. Хомоненко А.Д. – СПб.: КОРОНА принт, 2002. – 448 с.

12. Офисные системы Word и Excel: Учеб. пособие/ Л.А.Сошественская, С.П. Шевырев . –2 изд., доп. - Саратов: Изд-во Сарат. ун-та, 2002. – 96 с.

13. Офисные технологии: Методические указания к практическим заняти-ям / В.Н.Арефьев. – Ульяновск: УлГТУ, 2003. – 38 с.

14. Пакеты программ офисного назначения. Учеб.пособие./ С.В. Назаров и др. – М.: Финансы и статистика, 1997. – 319 с.

15. Практикум по курсу «Информатика». Работа в Windows, Word, Excel: Учеб.пособие/ В.Т.Безручко. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 272 с.

16. Работаем в Microsoft Excel: Учеб. пособие/ Л.И.Ефремова, С.Л.Крылова. – Саранск: Изд-во Морд. ун-та, 2002. – 117 с.

17. Работа с документами в Microsoft Word: Учеб. пособие/ С.К.Гребенников. – Самара: Сам. ун-т, 2002. – 37 с.

18. Стоцкий Ю.И. Самоучитель Office XP. - СПб.: Питер, 2002. - 576с. 19. Юдин М.В. Microsoft Excel 2003: работаем с таблицами/Серия «Ком-

пьютерная шпаргалка». - СПб.: Наука и техника, 2006. - 79 с.

39

Учебное издание ОФИСНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

Методические указания к практическим занятиям Составитель АРЕФЬЕВ Владимир Николаевич

Подписано в печать . Формат 60х84/16. Бумага писчая. Печать трафаретная. Усл.печ.л._____. Уч.-изд.л.____. Тираж 150 экз. Заказ ____ Ульяновский государственный технический университет, 432027, Ульяновск, ул.Сев. Венец, 32. Типография УлГТУ, 432027, Ульяновск, ул.Сев. Венец, 32.

Для заметок

ОФИСНЫЕ...

Documents