- 1 -

Простейшие операции по групповой корректировке записей с помощью инструмента «Глобальная корректировка»

Перед тем, как приступить к корректировке БД, настоятельно рекомендую проверять ВСЕ Задания на учебной (тестовой / рабочей БД)!!!! Вызов диалогового окна для создания Задания на корректировку: В Ирбис32 В Ирбис64

- 2 -

I Удаление группы записей

А) Определить группу записей, подлежащих удалению. Это можно сделать: - с помощью Поиска; - отметив нужные записи «галочками» в области Просмотра; - определив неразрывный диапазон MFN (все записи с номера в базе данных N по номер NN)

Удостоверившись, что на корректировку приняты именно те записи, которые нужно, и Количество документов соответствует вашим намерениям, можно приступать к созданию собственно Задания.

Б) Последовательно активируя ячейки в таблице, определяем параметры будущей корректировки.

Готовое Задание на удаление отобранных записей будет выглядеть так.

Жмем кнопку «Выполнить»

После проведения корректировки, обработанные записи получат статус «Запись логически удалена». Физически она будет сохраняться в БД до проведения реорганизации, но перестанет отображаться в поисковых словарях.

- 3 -

II. Удаление данных из заданного поля в группе записей

А) Определить подмножество записей, подлежащих корректировке (см. предыдущ.)

Б) Выбрать из ниспадающего списка в первом столбце Задания, Оператор «DEL – удалить поле/подполе».

В) Во втором столбце, из списка выбрать поле/подполе, которое должно быть удалено (очищено)

Г) Задаем номер повторения поля в столбце 4 Пример поля с 4 повторениями

Д) После этого жмем кнопку «Выполнить» и читаем Протокол после завершения операции!!!

- 4 -

III. Ввести данные в заданное поле во всех отобранных записях

А) Определить подмножество записей, подлежащих корректировке.

Б) Для наполнения поля новой информацией используется оператор «ADD – добавить поле/подполе»

В) В поле Формат 1, в одинарных кавычках вносим информацию, которая должна появиться в поле

Г) После этого жмем кнопку «Выполнить» и читаем Протокол после завершения операции!!!

- 5 -

IV. Замена одних данных, другими в одном поле группы записей

А) Определить подмножество записей, подлежащих корректировке.

Б) Для изменения данных используется оператор «СНА – изменить данные в поле/подполе»

В) Указать, в каком поле нужно произвести замену и в каких Повторениях поля

Г) В ячейку «Формат 1», в одинарных кавычках, ввести данные, которые нужно изменить (вплоть до пробелов и знаков препинания)

Д) В ячейку «Формат 2» , в одинарных кавычках, ввести данные, которые должны быть вместо устаревших.

Е) После этого жмем кнопу «Выполнить» и читаем Протокол после завершения операции!!!

- 6 -

V. Перенос данных из одного поля в другое.

А) Определить подмножество записей, подлежащих корректировке.

Смысл операции: Заполнить «правильное» поле информацией, извлеченной из «неправильного» поля. Вторым шагом, очистить «неправильное» поле после переноса данных.

Б) В первой строке Задания выбрать оператор ADD, и указать «поле назначения», т. е. КУДА нужно перенести данные

В приведенном на рисунке Задании – исправление неправильно введенного места издания: вместо подполя «Город 1», данные были внесены в подполе «Город на издании». Выполнение приведенного задания должно исправить эту ошибку.

В) Для описания второго шага корректировки, жмем кнопку «Вставить строку», и прописываем задачу: удалить (оператор DEL) «неправильное» поле

Г) После этого жмем кнопу «Выполнить» и читаем Протокол после завершения операции!!! Примечание: Ввиду того, что данные проще удалить, чем ввести, рекомендую эту операцию все-таки

делать в 2 «приема». Сначала перенести записи (строка 1) ⇒ затем, выйти из режима Глоб. корректировки, удостовериться, что данные появились в нужном поле ⇒ после этого, снова открыть окно Глоб. корректировки и удалить данные из 1-го поля.

- 7 -

В завершение, хочу обратить ваше внимание на возможность сохранения Заданий на корректировку, в виде файла. Это удобно и полезно, когда начинаются масштабные работы по корректировке, например, после заимствования или конвертации большого количества записей. А также, если вы замечаете, что приходится снова и снова воспроизводить аналогичные Задания, лишь меняя поле, или часть текстовых данных.

Алгоритм действий по сохранению Задания прост: А) Прописать параметры корректировки в области Задания Б) Удостовериться в отсутствии явных ошибок В) Нажать кнопку «Сохранить как», ввести понятное вам название будущего файла Задания, и нажать кнопку «Сохранить»

По умолчанию, после произведенных манипуляций, в папке C:\irbiswrk\... (для Ирбис64 - C:\IRBIS64\workdir\....) появится новый файл с расширением .gbl. Г) Чтобы воспользоваться ранее сохраненным Заданием, в начале очередной корректировки, нажать кнопку «Открыть», и в открывшемся диалоговом окне выбрать вариант «Файл задания».