บทที่ 3 lkilogm l

หนงสอ ระบบสารสนเทศเพอการบรหาร (MIS)บทท 3 ระบบยอยของสารสนเทศเพอการจดการ

(MIS Subsystem)

http://www.sirikitdam.egat.com/WEB_MIS/119/Index.htm







สมาชก

ระบบยอยของสารสนเทศเพอการจดการ

1. ระบบยอยของระบบสารสนเทศเพอการจดการ เราสามารถกลาวไดวาหนาทหลกของ MIS คอ การเกบรวบรวมขอมลจากทงภายใน และภายนอกองคการมาไวอยางเปนระบบ เพอท าการประมวลผลและจดรปแบบขอมลใหไดสารสนเทศทเหมาะสม และจดพมพเปนรายงานสงตอใหผใช เพอชวยใหการตดสนใจและบรหารงานของเขาใหมประสทธภาพ ถาพจารณาในรายละเอยดหรอตามสภาพความเปนจรงขององคการ การทธรกจจะไดมาซงสารสนเทศส าหรบผบรหาร จะตองมขนตอนการปฏบตของแตละสวนยอย ๆ ในระบบแตกกระจายออกไป เพอรบผดชอบการท างานเฉพาะในแตละหนาท เพอใหไดสารสนเทศทเหมาะสมส าหรบผใช ซงเราสามารถกลาววา กลมของระบบสารสนเทศเพอการจดการ (MIS Subsystems) โดยทเราสามารถแบงระบบยอยของระบบสารสนเทศเพอการจดการออกตามหนาทงานในองคการไดเปน 4 ระบบ ตอไปน

ระบบยอยของ สารสนเทศเพอการจดการ

1.1 ระบบปฏบตการทางธรกจ (Transaction Processing System)หรอทเรยกวา TPS หมายถง ระบบสารสนเทศทถกออกแบบและพฒนาขนเพอใหท างานเกยวของกบการด าเนนงานภายในองคการ โดยใชเครองมอทางอเลกทรอนกส โดยเฉพาะคอมพวเตอรเขามาเปนอปกรณหลกของระบบ โดยท TPS จะชวยสนบสนนใหการด าเนนงานในแตละวนขององคการใหเปนไปอยางเรยบรอยและเปนระบบ โดยเฉพาะปจจบนทการด าเนนงานในแตละวนมกจะเกยวของกบขอมลเปนจ านวนมาก เพอใหการด าเนนธรกจเปนไปอยางสะดวก รอดเรว และสามารถปฏบตงานไดโดยอตโนมต นอกจากน TPS ยงชวยใหผใชสามารถเรยกสารสนเทศมาอางองอยางสะดวกและถกตองในอนาคต


1.2 ระบบจดท ารายงานส าหรบการจดการ (Management Reporting System) หรอทเรยกวา MRS หมายถง ระบบสารสนเทศทถกออกแบบและพฒนาขน เพอรวบรวม ประมวลผล จดระบบและจดท ารายงาน หรอเอกสารส าหรบชวยในการตดสนใจทเกยวของกบการบรหาร โดยท MRS จะจดท ารายงานหรอเอกสาร และสงตอไปยงฝายจดการตามระยะทก าหนด หรอตามความตองการของผบรหาร เนองจากรายงานทถกจดท าอยางเปนระบบจะชวยใหการบรหารงานมประสทธภาพ โดยทวไปแลวการท างานของระบบจดออกรายงานส าหนบการจดการจะถกใชส าหรบการวางแผน การตรวจสอบ และการควบคมการจดการ


1.3 ระบบสนบสนนการตดสนใจ (Decision Supporting System) หรอทเรยกวา DSS หมายถง ระบบสารสนเทศทจดหารหรอจดเตรยมขอมลส าคญส าหรบผบรหาร เพอจะชวยในการตดสนใจแกปญหาหรอเลอกโอกาสทเกดขน ปกตปญหาของผบรหารจะมลกษณะทเปนกงโครงสราง (Semi-structure) และไมมโครงสราง (Nonstructure) ซงยากตอการวางแนวทางรองรบ หรอแกปญหาทจะเกดขนในอนาคต ประการส าคญ DSS จะไมท าการตดสนใจใหกบผบรหาร แตจะจดหาและประมวลสารสนเทศ หรอสงตาง ๆ ทจ าเปนในการตดสนใจกบผบรหาร ปจจบน DSS ไดรบการพฒนาและน าไปใชในองคการ เนองจากเปนเรองทไดรบความสนใจจากบคคลจากหลายฝายและเกยวของโดยตรงกบผบรหาร ซงเราจะน าเสนอรายละเอยดในบทตอไป


1.4 ระบบสารสนเทศส านกงาน (Office Information System)หรอทเรยกวา OIS หมายถง ระบบสารสนเทศทถกออกแบบและพฒนาขน เพอชวยใหการท างานในส านกงานมประสทธภาพโดย OIS จะประกอบขนจากเทคโนโลยสารสนเทศและเทคโนโลยเครองใชส านกงานทถกออกแบบใหปฏบตงานรวมกน เพอใหการปฏบตงานในส านกงานเกดผลสงสด หรอเราสามารถกลาวอกนยหนง คอ ระบบสารสนเทศส านกงานมวตถประสงค เพอทจะอ านวยความสะดวกในการตดตอสอสารระหวางพนกงานภายในองคการเดยวกน และระหวางองคการ รวมทงการตดตอกบสงแวดลอมภายนอกองคการ


ความตองการใชงานสารสนเทศทหลากหลายในองคการ ท าใหระบบยอยของระบบสารสนเทศเพอการจดการแตะละประเภทจะมวตถประสงค สวนประกอบ และการใชงานทแตกตางกน นอกจากนแตละระบบยงทวความส าคญตอการด าเนนธรกจมากขนเรอย ๆ จงเปนความจ าเปนทผศกษาดานบรหารธรกจและการจดการระบบสารสนเทศจะตองท าความเขาใจในคณสมบตการท างาน และสวนประกอบของระบบยอย เพอใหสามารถน าความร และความเขาใจไปใชงานไดจรง ประการส าคญคอสามารถบรณาการระบบยอยภายในองคการใหสอดคลองกนและเกดประโยชนสงสดแกองคการ

ระบบปฏบตงานทางธรกจ

การด าเนนงานขององคการจะเกยวของกบการสงผาน การจดเกบ และการประมวลผลขอมลในปรมาณมาก ธรกจทมประสทธภาพตองสามารถใชและจดเกบขอมลทมใหเกดประโยชนสงสด โดยสามารถสนองความตองการของปญหาอยางรวดเรวและสอดคลองกบสถานการณองคการจงตองการระบบสารสนเทศทชวยสนบสนนใหการด าเนนงานในแตละวนราบรนและมประสทธภาพ เทคโนโลยคอมพวเตอรและการจดการขอมลชวยใหการพฒนาระบบปฏบตการทางธรกจหรอ TPS เปนรปธรรมและชวยการท างานประจ าวนของธรกจ โดยท TPS มหนาทหลกอย 3 ประการ ตอไปน

ระบบปฏบตงานทางธรกจ1. การท าบญช (Bookeeping) ท าหนาทในการเกบบนทการปฏบตงานหรอเหตการณทางการบญชทเกดขนในแตละวนขององคการ โดยการปฏบตงานทเกดขนมกจะเกยวของกบบคคล 2 กลม คอ ลกคา (Customer) และผขายวตถดบ(Supplier) โดยทองคการตองมการลงบนทกรายการขายสนคาในแตละวนและบนทกรายการซอสนคามาเขาราน เปนตน 2. การออกเอกสาร (Document Issuance) ท าหนาทเกยวกบการออกเอกสารตาง ๆ ทเกยวของกบการปฏบตงานในแตละวนขององคการ เชน การออกใบรบสงสนคา (Invoice) การออกเชค ใบเสรจรบเงน หรอใบสงสนคาตาง ๆ เปนตน 3. การท ารายงานควบคม (Control Riporting) ท าหนาทเกยวกบการออกเอกสารตาง ๆ ทมผลมาจากการด าเนนงานขององคการ โดยมวตถประสงคเพอตรวจสอบและควบคมการด าเนนงานขององคการ เชน การออกเชคเงนเดอนพนกงานแตละคน ซงกจะสามารถท าการตรวจสอบความถกตองของจ านวนเงนทจายออกไป หรอการรายงานสงทเกดขนในแตละวน เปนตน

ระบบปฏบตงานทางธรกจ

เราจะเหนวาเทคโนโลยสารสนเทศไดกอใหเกดการเปลยนแปลงทส าคญตอการประกอบธรกจ ปจจบนระบบธรกจไดถกจดรปแบบใหเปนมาตรฐานมากขน เพอจะสามารถเชอมตอ และใชขอมลรวมกนระหวางหนวยงาน และผ เกยวของภายนอก เชน ระบบบญช และระบบภาษทธรกจตองเสยใหแกกรมสรรพากรและหนวยงานของรฐอน ๆ หรอระบบการสงซอสนคาผานเครอขายคอมพวเตอรทเชอมโยงระหวางธรกจกบผขายวตถดบ หรอธรกจกบลกคา เปนตน

ประโยชนของเทคโนโลยสารสนเทศตอการด าเนนงานทางธรกจ

ในอดตธรกจการคายงมขนาดเลกและเกยวของกบขอมลในปรมาณทไมมากนก การรวบรวม การจดเกบ และการประมวลผลขอมลตาง ๆ จงสามารถกระท าส าเรจไดดวยมอและอปกรณพนฐาน เชน แฟมเอกสาร ตเกบเอกสาร และเครองคดเลข ตอมาเมอธรกจขยายตวมากขน มการด าเนนงานทหลากหลาย มจ านวนขอมกมากขน มกจกรรมทางการคามากขน การประมวลผลโดยใชมอ จงไมสะดวกและอาจกอใหเกดความผดพลาดและลาชา หลายองคการเรมมการน าอปกรณอเลกทรอนกส โดยเฉพาะระบบคอมพวเตอรเขามาใช ซงจะชวยลดปญหาทเกดจากการใชแรงงานมนษยเพยงอยางเดยวไดดงน


1. ความผดพลาดทเกดจากความสะเพรา โดยทวไปการด าเนนงานโดยใชแรงงานมนษยอาจเกดการผดพลาดไดงาย ๆ เชน การดตวเลขผด การจดบนทกขอมลสลบทกน หรอการหลงลม เปนตน ความผดพลาดในลกษณะนจะพบไดบอยในการด าเนนงานทใชแรงงานมนษย โดยปราศจากการใชอปกรณอเลกทรอนกสชนดใด ๆ 2. ใชแรงงานมาก บนทกรายการของการด าเนนงานทเกดขนในแตละวนเปนงานททละเอยด นอกจากนบางรายการตองมการบนทกลงในระบบขอมลหลายประเภท ซงการบนทกจะเปนการท างานทซ า ๆ กนและใชแรงงานมาก การน าระบบสารสนเทศมาประยกตจะชวยใหไมตองท างานซ าซอนและเสยแรงงานคนเกนความจ าเปน 3. การสญหายของขอมล อาจเกดจากการเกบแฟมเอกสารผดพลาด ท าใหไมสามารถคนหาขอมลไดเมอผใชเกดความตองการเมอตองการ ซงกอใหเกดปญหาความลาชาในการเรยกใชขอมล ตลอดจากความสญหายของขอมลเพยงชวคราวหรออยางถาวร นอกจากนการจดเกบขอมลอยางไมเปนระบบระเบยบยงท าใหเสยเวลาในการคนหาและท าใหขอมลลดคณคาในการใชงาน 4. การตอบสนองทลาชา การท างานโดยอาศยแรงงานมนษยจะลาชากวาการใชเทคโนโลยสารสนเทศเขาชวยมาก การท างานโดยใชคอมพวเตอรเปนอปกรณสนบสนนท าใหการตอบสนองตอสถานการณรวดเรว ตลอดจนชวยใหการพฒนาผลตภณฑ หรอการใหบรการมประสทธภาพสงขน


ปจจบนเทคโนโลยสารสนเทศไดเขามามบทบาทส าคญตอการปฏบตประจ าวนของหลายธรกจตงแตการจดเตรยมขอมล การซอ-ขายสนคาแมกระทงการแลกเปลยนสารสนเทศระหวางองคการ ซงผบรหารสมยใหมสมควรตองตดตามและศกษาพฒนาการและประโยชนของเทคโนโลย เพอใหสามารถน าเทคโนโลยและเทคนคตาง ๆ มาใชงานในองคการอยางเตมท โดยเฉพาะการสรางมลคาเพมในสนคาและบรการของธรกจอยางตอเนอง

วงจรการท างานของระบบปฏบตงานทางธรกจ

TPS จะถกพฒนาขน เพอใหท างานเกยวของกบการปฏบตงานประจ าวนขององคการ ซงมลกษณะรวมทตองปฏบตตามรอบระยะเวลา หรอขนตอนการปฏบตทก าหนดไว โดยทผใชสามารถน าเทคโนโลยสารสนเทศมาประยกตใหการท างานสะดวกขน ปกตวงจรการท างานของระบบสารสนเทศส าหรบปฏบตการทางธรกจม ดงน 1. การปอนขอมล (Data Entry) เปนสวนแรกหรอจดเรมตนของวงจรการปฏบตงานทางธรกจ โดยการปอนขอมลจะเปนการเกบรวบรวมขอมลทเกดขน แลวท าการปอนลงไปในระบบคอมพวเตอร หรอสอส ารองส าหรบการเกบขอมลทเครองคอมพวเตอรสามารถอานได เพอรอการน าไปใชงาน โดยทขอมลสวนมากจะเปนขอมลทไดมาจากเอกสารทเกดจากการด าเนนงานของธรกจในแตละวน เชน ใบสงซอสนคา ใบสงสนคา และใบก ากบสนคา เปนตน 2. การประมวลผลหรอการปฏบตงานกบขอมล (Transaction Processing) หลงจากการปอนหรอเปลยนรปแบบขอมลใหเหมาะทเครองคอมพวเตอรจะสามารถอานไดแลว ขนตอไปจะเปนการน าเอาขอมลทจดเกบไปประมวลผล ซงผใชสามารถท าได 2 วธ ตอไปน


2.1 แบบครงตอครง (Batch) เปนการเกบรวบรวมขอมลไวระยะหนง เพอรอใหมปรมาณขอมลเพยงพอแลวจงท าการประมวลผล เพอใหไดสารสนเทศส าหรบการใชงาน การประมวลผลแบบครงตอครงจะเหมาะทจะใชงานกบระบบสารสนเทศทมไดเชอมโยงกบสภาพแวดลอมในการปฏบตงานโดยตรง หรอลกษณะงานทตองใชเวลาในการรวบรวมขอมล ตลอดจนไมมความเรงดวนในการใชงานสารสนเทศ 2.2 แบบตามเวลาทเกดขนจรง (Real Time) การประมวลผลขอมลจะเกดขนทนททขอมลถกปอนเขาเครองคอมพวเตอร ระบบประมวลผลจะใหสารสนเทศทเปนจรงตามสถานการณโดยไมตองท าการรวบรวมขอมลเขาเปนกลม การประมวลผลตามเวลาทเกดขนจรงจะเหมาะส าหรบธรกจทตองตอบสนองกบสงแวดลอมอยางรวดเรว ตอไปการแขงขนทรนแรงซบซอนในอนาคตจะท าใหธรกจตองการระบบประมวลผลขอมลแบบตามเวลาทเกดจรงมากขน เพอใหสามารถตดสนใจอยางถกตองภายใตขอจ ากดของระยะเวลา


3. การปรบปรงฐานขอมล (File / database Updating) ผลลพธทไดจากการประมวลผลจะถกน าไปปรบปรง และจดเกบอยางเปนระบบในฐานขอมลหอไฟลตาง ๆ ซงการปรบปรงขอมลอาจท าเปนระยะ ๆ เชน รายวน รายสปดาห หรอรายเดอน ขนอยกบความตองการใชงาน และความทนสมยของขอมลทอยในฐานขอมล 4. การผลตรายงานและเอกสาร (Document and Generation) เปนการผลตรายงานและเอกสารอางองภายในองคการ ซงแสดงถงการปฏบตงานทเกดขนของระบบ โดยเอกสารตาง ๆ ทผลตขนจากระบบปฏบตงานทางธรกจเรยกวา เอกสารการปฏบตงาน ซงสามารถแบงการผลตรายงานและเอกสารออกเปน 3 ประเภท ดงตอไปน


4.1 เอกสารทเกยวกบสารสนเทศ (Information Document) เปนเอกสารทแสดงใหเหนรายละเอยดของการท างานในแตละกระบวนการทเกดขนในแตละวน เชน ใบเสรจรบเงน ใบรายงานการสงซอสนคา เปนตน ตลอดจนการรายงานถงปญหาหรอขอผดพลาดทเกดขนในการท างาน 4.2 เอกสารการปฏบตการ (Action Document) เปนเอกสารทกอใหเกดการปฏบตงานของผ รบเอกสาร เชน ใบสงซอสนคา เมอเอกสารนถกสงไปถงผขายวตถดบกจะกอใหเกดการปฏบตงาน โดยทผขายตองจดสงสนคาตามทระบในใบสงซอสนคาใหแกผซอใหทนตามก าหนดหรอเชคเงนสด เมอผ รบน าเชคไปถงธนาคารกจะกอใหเกดการท างาน คอสามารถขนเงนได เปนตน 4.3 เอกสารหมนเวยน (Circulating Document) เปนเอกสารทถกสงออกไปแลวจะมการหมนเวยนไปยงผ เกยวของตาง ๆ ทงภายในและภายนอกองคการ เพอใหรบทราบหรอด าเนนงาน เมอถกสงไปถงลกคากจะมเอกสารบางสวน หรอส าเนาเอกสารถกแยกออกแลวสงมายงเจาหนพรอมกบจ านวนเงนทจาย เปนตน5. การใหบรการสอบถาม (Inquiring Processing) ปกตองคการธรกจจะจดเกบและรวบรวมขอมลตาง ๆ ทเกดขนจากการปฏบตงานไวเปนหลกฐาน ซงเกยวของทงกบลกคาและผขายวตถดบ นอกจากขอมลจะไดรบการประมวลผลและน าไปปรบปรงใหขอมลเดมในฐานขอมลใหมความทนสมยแลว เมอลกคาหรอผขายวตถดบมความตองการอยากทราบถงขอมลทเกยวของกบธรกจกจะท าการสอบถาม เชน ยอดบญชคางช าระ หรอยอดเงนฝากในบญชธนาคาร เปนตน โดยท TPS จะท าหนาทตอบสนองตามทผ เกยวของรองขอเขามา หรออกนยหนง TPS เปนการใชขอมลและสารสนเทศทมอยใหเกดประโยชนตอการด าเนนงานในแตละวนของทงองคการ และผใชงานสารสนเทศจากภายนอก หวขอทผานมาแสดงใหเราเหนวา เทคโนโลยสารสนเทศ โดยเฉพาะระบบรวบรวมและประมวลผลขอมลทางอเลกทรอนกส หรอทเรยกวา คอมพวเตอร ถกน ามาชวยใหการท างานของธรกจสะดวก ถกตอง และรวดเรวขน ตลอดจนชวยเพมคณคาหรอกอใหเกดรปแบบใหมในการด าเนนงาน ดงนนจงเปนหนาทของผบรหารและผ เชยวชาญดานสารสนเทศขององคการทตองประสานงานและก าหนดทางในการน าเทคโนโลยทเหมาะสมมาใชกบองคการ

5. ระบบยอยของระบบปฏบตการทางธรกจ

การขยายตวของธรกจในยคโลกาภวฒน ท าใหองคการตองเกยวของกบการบรหารขอมลทมปรมาณมากและมความซบซอนขน การปฏบตงานในองคการมความจ าเปนทจะตองใชคอมพวเตอรชวยในการจดเกบ ประมวลผลและจดการขอมล ท าใหเราสามารถกลาวไดวาระบบคอมพวเตอรจะชวยใหการด าเนนธรกจเปนไปอยางมประสทธภาพ โดยเฉพาะ TPS ทสามารถน าระบบคอมพวเตอรมาชวยใหการท างานสะดวกขน เนองจากลกษณะของงานจะมโครงสรางชดเจนตามความตองการของผใช ซงเราสามารถแบง TPS ออกเปนระบบยอยตามหนาท ตอไปน

1. ระบบจายเงนเดอน (Payroll Processing System) ถกพฒนาขนเพอท าหนาทควบคมการจายเงนเดอน รวมทงค านวณภาษหก ณ ทจายของพนกงานแตละคน ปจจบนระบบจายเงนเดอนจะมความส าคญมากกบธรกจขนาดใหญทมบคลากรมากและการด าเนนงานซบซอน เชน มการจดระดบเงนเดอนหลายระบบ และมการจายเงนเดอนในชวงเวลาทแตกตางกน เปนตน โดยระบบจายเงนเดอนชวยใหการด าเนนงานทางบญชและการเงนของธรกจสะดวก ปลอดภย และประหยด ไมตองใชก าลงคนมาก และมความรบผดพลาดนอยกวาการใชบคคลเปนผด าเนนงานเพยงอยางเดยว 2. ระบบบนทกค าสงซอ (Order Entry System) ถกพฒนาขนเพอท าหนาทปฏบตงานเกยวกบการบนทกการสงซอสนคาของลกคา ปกตการสงซออาจจะมไดหลายลกษณะ เชน โทรศพท จดหมาย หรอโทรสาร เปนตน ซงอาจกอใหเกดการสญหายหรอความซบซอนของขอมลท าใหการด าเนนงานผดพลาดหรอเกดความลาชา ดงนนธรกจจงตองมการจดระบบขอมลอยางมสถานการณปจจบนทลกคาเปนบคคลส าคญทมอทธพลตอความอยรอดและการเจรญเตบโตของธรกจ

5. ระบบยอยของระบบปฏบตการทางธรกจ

3. ระบบสนคาคงคลง (Inventory System) ถกพฒนาขนเพอท าหนาทดแลใหสนคาแตละชนดมปรมาณและสภาพท

เหมาะสมตอการด าเนนงานของธรกจ โดยเฉพาะธรกจการผลตหรอคาขายทมสนคาคงคลงมาก จงมความจ าเปนทจะตองบรหารสนคาคงคลงใหมประสทธภาพ ไมกอใหเกดคาใชจายในการเกบรกษา หรอคาเสยโอกาสทางการคาทมากเกนไป 4. ระบบใบก ากบสนคา (Invoicing System) ถกพฒนาขนเพอท าหนาทออกใบหอของ (Packing Slip) และใบก ากบสนคาทจะสงไปยงลกคา เพอใหสะดวกตอการอางองและตรวจสอบในการจดสงและตรวจรบสนคา 5. ระบบสงสนคา (Shipping System) จะควบคมใหการจดสงสนคาทไดรบการบรรจหบหออยางดจากคลงสนคาใหถงมอผรบตามวธการทก าหนด เชน ทางอากาศ ทางเรอ หรอทางบก เปนตน ตลอดจนชวยใหผใชสามารถตรวจสอบสภาพสนคาในต าแหนงตาง ๆ เปรยบเทยบกนได 6. ระบบบญชลกหน (Accounts Receivable System) ท าหนาทดแลเกยวกบการสงซอสนคา การช าระเงน และยอดงบดลของลกคาแตละคน ซงจะท าใหธรกจทราบสถานะของลกคา เพอใชประกอบการตดสนใจขายสนคา หรอการใหสนเชออยางมประสทธภาพ 7. ระบบสงซอสนคา (Purchasing System) ถกพฒนาใหมหนาทจดซอสนคาตามความตองการในการด าเนนธรกจขององคการ ปจจบนธรกจสามารถตอเชอมระบสงซอสนคากบทงผบายวตถดบและลกคา เพอใหการซอขายและจดสงสนคามประสทธภาพ 8. ระบบรบสนคา (Receiving System) เปนระบบสารสนเทศทอยในแผนกตรวจรบสนคา โดยระบบรบสนคาถกพฒนาใหท าหนาทอ านวยความสะดวกแกผใชในการตรวจรบสนคาทสงมาจากผขายวตถดบ พรอมทงตรวจสอบคณภาพของสนคากอนทจะรบ หรอท าการปฏเสธทจะรบสนคา ถามสงผดปกตหรอสนคาไมตรงกบความตองการ

5. ระบบยอยของระบบปฏบตการทางธรกจ 9. ระบบบญชเจาหน (Account Payable) เปนระบบสารสนเทศทถกพฒนาขนใหมหนาทชวยผใชดแลการจายเงนใหแกผขายวตถดบตามใบก ากบสนคาทสงมาพรอมสนคา ซงจะรวมถงการออกเชคเพอจายเงน และการก าหนดเวลาการจายหนทเหมาะสม 10. ระบบบญชแยกประเภททวไป (General Ledger System) ถกพฒนาขนเพอรวบรวมขอมลทางการบญชจากระบบยอยอน ๆ โดยระบบบญชแยกประเภทจะถกใชส าหรบประมวลขอมลทางบญชการแผนงบประมาณของธรกจ ตลอดจนเปนแหลงขอมลในการจดท าสารสนเทศส าหรบการบรหาร

การบรณาการของระบบยอยของ TPS ชวยใหการปฏบตงานประจ าวนสะดวก รวดเรวและใชแรงงานนอย ท าใหหลายธรกจนยมน า TPS มาใชงาน ซงจะสงผลตอการประหยดและใชทรพยากรบคคลในงานทเหมาะสม โดยเฉพาะในอนาคตทคาใชจายเกยวกบทรพยากรบคคล โดยเฉพาะบคลากรทมความร (Knowledge Worker) จะเปนจาใชจายทมราคาสงส าหรบองคการ อยางไรกดการทธรกจจะสามารถใชงานระบบปฏบตการทมอยอยางเตมประสทธภาพ องคการจะตองมการฝกฝนและพฒนาทรพยากรบคคลใหมความพรอม และความช านาญในการใชงานอปกรณตาง ๆ ทเกยวของกบระบบอยเสมอและอยางตอเนอง

6. ระบบจดท ารายงานเพอการจดการผจดการเปนบคคลส าคญของแตละหนวยงาน เนองจากผจดการจะมหนาทในการวางแผนจดระบบงาน และ

ควบคมใหงานบรรลผลตามวตถประสงคทตองการ โดยผจดการตองตดสนใจในปญหา หรอทางเลอกในการด าเนนงานของหนวยงาน แตผจดการสวนใหญจะมเวลาจ ากดในการตดสนใจ ระบบจดท ารายงานเพอการจดการหรอ MRS เปนระบบสารสนเทศทถกพฒนาขน เพอรวบรวมและประมวลผลขอมล ส าหรบจดท าเปนรายงานเสนอตอผจดการ เพอชวยใหเขาสามารถตดสนใจในปญหาอยางมประสทธภาพ

MRS จะรวบรวมและประมวลผลขอมลแลวจดผลลพธในรปรายงานเสนอตอผจดการ โดยจดท ารายงานสรปผลการด าเนนงานในแตละชวงเวลา หรอจดท ารายงานตามความตองการของผใช ปจจบน MRS จะเปนประโยชนมากส าหรบผบรหารในการวางแผน การตรวจสอบ และการควบคมใหการด าเนนงานของหนวยงานเปนไปตามทผจดการก าหนด โดยปกต MRS สมควรตองมคณสมบตส าคญ ดงตอไปน

1. สามารถทจะสนบสนนการตดสนใจทงทเปนแบบโครงสรางและกงโครงสรางอยางมประสทธภาพ เนองจากปญหาขอผบรหารจะมความหลากหลายและไมมรปแบบทแนนอน ตลอดจนอาจขาดโครงสรางทชดเจน จงตองการสารสนเทศเฉพาะส าหรบแตละงาน ดงนน MRS จงตองมความยดหยนในการจดการสารสนเทศใหเหมาะสมกบความตองการของงานและผใช2. ผลตเอกสารหรอรายงานตามตารางทก าหนด และน าเสนอใหผจดการหรอผใช เพอท าการตรวจสอบ และเกบไวเปหลกฐานอางอง3. ถกผลตออกมาในรปแบบทคงทหรอถกก าหนดไว เพอใหผใชสามารถน าไปใชงานตามความตองการ ตลอดจนมความคงทในการจดเกบและใชงาน

6. ระบบจดท ารายงานเพอการจดการ

4. สารสนเทศทบรรจอยในรายงานหรอเอกสารมกจะเปนสารสนเทศทเกดขนในอดตมากกวาทจะสมพนธกบอนาคต โดย MRS จะรวบรวมและประมวลผลขอมลทเกดขนแลวเสนอตอผจดการ เพอท าการศกษา วเคราะห และตดสนใจ 5. บอยครงทรายงานหรอเอกสารจะถกผลตในรปของกระดาษ ซงสรปขอมลทผใชตองการร โดยเฉพาะผจดการทยงไมมความคนเคยกบการใชเทคโนโลยสารสนเทศในการท างาน เชน ระบบส านกงานทไมใชกระดาษ (Paperless Office) เปนตน นอกจากน MRS ยงตองจดท ารายงาน เพอใชอางองประกอบการบรหารงานในอนาคต เราจะเหนไดวาระบบยอยของ MIS ทง TPS และ MRS ตางกมการอออรายงานและเอกสาร ซงดเหมอนวาระบบสารสนเทศทงสองระบบจะท าหนาทซ าซอนกน แตเมอพจารณาอยางละเอยดเราจะพบวา เอกสารและรายงานทออกโดย TPS และ MRS จะมขอแตกตางกน คอ MRS จะออกรายงานทมวตถประสงคส าหรบสนบสนนการบรหารและการจดการของผบรหาร ขณะท TPS จะออกรายงานทมวตถประสงค เพอแสดงและควบคมการปฏบตงานทเกดขนในแตละวนตอองคการ

7. ประเภทของรายงานรายงาน (Report) เปนเอกสารทจดท าขนโดยรวบรวมขอมลส าคญในแตละเรอง เพอใชประกอบการปฏบตงานของผใชหรอการตดสนใจของผบรหาร ปกตผจดการตองการรายงานในเรองตาง ๆ เชน ยอดขาย สนคารบคน หรอตนทนการด าเนนงาน เปนตน เพอใชประกอบการบรหารงานใหมประสทธภาพ โดยทเราสามารถแบงรายงานทผลตโดย MRS ออกไดเปน 4 ประเภท ดงตอไปน 1. รายงานทออกตามตาราง (Schedule Report) เปนรายงานทจดท าขนตามระยะเวลาทก าหนดแนนอน เชน ประจ าวน ประจ าสปดาห หรอประจ าเดอน เปนตน โดยรายงานตามตารางเวลาจะสรปผลการด าเนนงานในแตละชวงเวลาทผานมา ปกตการจดท ารายงานตามรอบระยะเวลามวตถประสงค เพอใหขอมลแกผจดการในการวางแผน การตรวจสอบ และการควบคมใหเปนไปตามเปาหมายทตองการ 2. รายงานทออกในกรณพเศษ (Exception Report) เปนรายงานทจดท าขนเมอมสงผดปกตหรอปญหาเฉพาะหนาเกดขน โดยการน าเสนอรายงานพเศษมวตถประสงคตองการใหผบรหารรบทราบและท าการตดสนใจแกไข และควบคมผลประโยชนขององคการ เชน รายชอลกคาทคางช าระ เปนตน 3. รายงานทออกตามความตองการ (Demand Report) เปนรายงานทจดท าขนตามความตองการของผบรหาร ซงรายงานตามความตองการจะแสดงขอมลเฉพาะเรองทผบรหารตองการทราบ เพอใหผบรหารเกดความเขาใจในปญหาและสามารถตดสนใจอยางเหมาะสม 4. รายงานทออกเพอพยากรณ (Predictive Report) เปนรายงานทใหขอสารสนเทศทชวยในการตดสนในของผบรหาร การพยากรณจะอาศยเทคนคการวเคราะหทางสถต และคณตศาสตร หรอทเรยกวาการวจยขนด าเนนงาน (Operations Research) มาท าการประมวลผลขอมลในอดต เพอชวยใหผบรหารสามารถมแนวทางในการเลอกตดสนใจวา ถาสถานการณเปนอยางน อะไรจะเกดขนตอไป และสมควรด าเนนการอยางไร หรอทเรยกวา “ถา…แลว…(What…if)”

รายงานเปนรปแบบส าคญในการจดบนทก สงผาน และอางองขอมลภายในขององคการ ในอดตการจดท ารายงานจะใชระยะเวลาและแรงงานมาก แตปจจบนเทคโนโลยสารสนเทศชวยใหการจดท ารายงานมประสทธภาพ ชวยใหผบรหารสามารถใชเวลาและขอมลใหเกดประโยชน ในการท างานอยางเตมท

8. คณสมบตของสารสนเทศในระบบจดท ารายงาน

ผจดการสวนมากจะมงานทหลากหลาย แตมกจะมเวลาทจ ากดในการแกปญหา จงมความตองการสารสนเทศทชดเจน เขาใจงาย และสะดวกตอการใชงาน ดงนนรายงานทออกโดยระบบจดท ารายงานส าควรจะบรรจไปดวยสารสนเทศทมคณภาพ และเปนทตองการของผจดการหรอผใช ซงสารสนเทศทมคณภาพควรจะประกอบไปดวยคณสมบต ตอไปน 1. ตรงประเดน (Relevance) รายงานทออกควรทจะบรรจดวยสารสนเทศทเปนทตองการหรอเปนประโยชนตอเรองทผบรหารก าลงท าการตดสนใจอย 2. ความถกตอง (Accuracy) รายงานทออกควรบรรจดวนสารสนเทศทถกตองไมมขอผดพลาด และเปนทเชอถอไดของผบรหาร 3. ถกเวลา (Timeliness) รายงานทออกควรจะบรรจสารสนเทศทนสมยและทนเวลา เพอสนบสนนการตดสนใจทก าลงกระท าอยในขณะนน 4. สามารถพสจนได (Verifiability) รายงานทออกควรบรรจสารสนเทศทสามารถตรวจสอบแหลงทมาวาเปนขอมลจากแหลงใด และมความนาเชอถอเพยงใด ถาสารสนเทศในรายงานส าหรบผบรหารขาดคณสมบตอยางใดอยางหนง รายงานนนอาจเปนรายงานทไมมคณคาเลยกได เพราะผบรหารไมสามารถทจะเชอถอสารสนเทศในรายงาน เมอไมมความเชอถอกจะไมสามารถน าสารสนเทศไปชวยในการตดสนใจในดานการบรหารไดเลย ซงจะชใหเหนวาระบบจดท ารายงานขององคการนนเกดความลมเหลวและท างานผดพลาด โดยสาเหตอาจเกดจากตวระบบ หรอเปนผลมาจากระบบอนทเชอมโยงกน หรออาจเกดขนจากผปฏบตงาน ซงตองตรวจสอบและแกไขใหระบบสามารถตอบสนองความตองการของฝายบรหารไดอยางสมบรณ

9. ประเภทของงานส านกงานกอนทจะกลาวถงการใชงานของระบบสารสนเทศส านกงาน ผเรยนสมควรเรยนรถงประเภทของงานทเกยวของกบการบรหารและการจดการตาง ๆ ในส านกงาน เพอใหสามารถท าความเขาใจ และมองเหนภาพการท างานของระบบสารสนเทศส านกงานอยางชดเจน ปกตเราสามารถแบงประเภทของงานส านกงานออกเปน 5 ประเภท ตอไปน 1. การตดสนใจ (Decision Making) ปกตแลวงานหลกของผจดการจะเกยวของกบการแกไขปญหา หรอการด าเนนงานทตองอาศยการตดสนใจ ดงนนผชวยนกบรหาร (Executive Assistant) ทมความสามารถจะตองชวยรวบรวมและจดรปแบบสารสนเทศใหงายตอผบรหารในการศกษา วเคราะห และการตดสนใจ 2. การจดการเอกสาร (Document Handling) ปจจบนแตละองคการจะมระบบเอกสารทงทจดท าอยางเปนทางการและตามความตองการ เชน จดหมายเวยน บนทก หรอค าสง เปนตน ซงตองมการจดท า ตรวจสอบ และรบผดชอบในการเกบรกษาและจดระบบใหเรยบรอย 3. การเกบรกษา (Storage) เปนการจดระบบ รวบรวม และรกษาประวต บนทก หรอขอมลตาง ๆ ไวอยางถกตองและปลอดภย และพรอมทจะถกเรยกกลบมาใชงาน โดยการเกบรกษาจะเปนงานส าคญทตองจดการอยางมประสทธภาพ 4. การจดเตรยมขอมล (Data Manipulation) เปนการจดเตรยมขอมลส าหรบการใชงาน เชน การประชม การเจรจากบลกคา เจาหน หรอเจาหนาทของรฐ เปนตน การจดเตรยมขอมลทมประสทธภาพในการท างานตองอาศยบคคลทมความร ความเขาใจ และความช านาญในงาน และสามารถจดรปแบบของขอมลไดอยางสอดคลองกบความตองการของปญหา 5. การตดตอสอสาร (Communication) เวลาสวนใหญของการท างานเปนการสอสารและแลกเปลยนขอมล เนองจากบคลากรในส านกงานไมวาจะเปนผบรหาร ผจดการ หวหนางาน หรอพนกงานจะใชเวลาในการประชม หรอตดตอกบบคคลอน เชน โทรศพท โทรสาร หรอสงผานขอมลทางระบบเครอขายคอมพวเตอร เปนตน ซงบางครงอาจใชเวลามากกวาครงหนงของเวลาทงหมดทพวกเขาเหลานนท างานในส านกงาน

ปกตงานส านกงานจะมความหลากหลายและมความส าคญทแตกตางกน ท าใหพนกงานสวนมกจะใชเวลาหลายสวนของแตละวนในการจดการงานเหลาน ถาองคการมระบบงานทชวยใหการท างานส านกงานมประสทธภาพ พนกงานจะสารารถใชเวลาทมอยในการปฏบต หรอสรางสรรคงานทเปนประโยชนตอองคการ ระบบสารสนเทศส าหรบงานส านกงานจงถกพฒนาขนเพอชวยใหการท างานประจ าวนในแตละส านกงานงายขน และบคลากรมเวลาในการปฏบตงานตามหนาทของตน ตลอดจนสรางสรรคผลงานทเปนประโยชนตอธรกจ

10. ระบบสารสนเทศส าหรบส านกงาน

ระบบสารสนเทศส าหรบส านกงานหรอ OIS ถกพฒนาขนโดยมสวนประกอบของเทคโนโลยสารสนเทศ และเทคโนโลยการออกแบบเครองใชส านกงานตามหลกการยศาสตร (Ergonomics) เพอเพมผลผลตและประสทธภาพของการปฏบตงานในส านกงาน โดยทระบบสารสนเทศส านกงานมวตถประสงค เพอทจะอ านวยความสะดวกในการปฏบตงานและการตดตอสอสารระหวางพนกงานภายในหนวยงานหรอองคการเดยวกน ปจจบนเทคโนโลยสารสนเทศไดขยายขดความสามารถของระบบสารสนเทศส านกงานใหมขอบเขตการปฏบตงานรวมทงการตดตอกบสงแวดลอมภายนอกองคการดวย ระบบสารสนเทศส านกงานจะชวยใหพนกงานแตละคน หรอกลมของพนกงานสามารถทจะประมวลขาวสาร เกบรกษาขาวสาร และแลกเปลยนขาวสารซงกนและกนผานทางอปกรณการตดตอสอสารตาง ๆ โดยขาวสารทวานนอาจจะประกอบไปดวยขอมลดบ เอกสาร รปภาพ เสยง และสญญาณภาพวดโอ เปนตน โดยทเราสามารถแบงแยกระบบสารสนเทศส านกงานตามหนาทออกเปน 4 ประเภท ดงตอไปน


1. ระบบจดการเอกสาร (Document Management System) ถกพฒนาขนใหมหนาทดแลเกยวกบการจดท า กระจาย และเกบรกษาเอกสารตาง ๆ ภายในองคการ โดยระบบจดการเอกสารจะประกอบไปดวยเครองมอส าคญ ตอไป 1.1 การประมวลค า (Word Processing) ปจจบนหนวยงานตาง ๆ มกจะพมพเอกสารโดยใชเครองคอมพวเตอร และชดค าสงส าหรบการประมวลภาษา (Word Processor) โดยทชดค าสงส าหรบประมวลภาษาจะชวยเพมประสทธภาพและประสทธผลของการพมพงาน เนองจากชดค าสงคอมพวเตอรชวยผใชใหสามารถท างานไดมากกวาการใชงานเครองพมพดดธรรมดา เชน การจดรปแบบงานพมพ การท าตาราง การจดเรยงหนา การจดท าสารบญ และการตรวจสอบค าผด เปนตน ซงจะชวยใหการออกเอกสารมคณภาพ รวดเรว ถกตอง และเปนมออาชพขน 1.2 การผลตเอกสารหลายชด (Repropaphics) เปนการผลตเอกสารแบบเดยวกนหลาย ๆ ชด เพอทจะเผยแพรทงภายในและภายนอกส านกงาน ปจจบนมการใชระบบทเรยกวา “ระบบอดส าเนาอจฉรยะ (Intelligence Copier System)” คอ ระบบจดท าเอกสารทมเครองคอมพวเตอรตอเขากบเครองอดส าเนาอจฉรยะ (Intelligence Copier) เมอเอกสารถกจดท าและตรวจสอบบนเครองคอมพวเตอรเรยบรอยแลว ผใชกจะสงขอมลการพมพไปทเครองอดส าเนา เพอท าการออกเอกสารตามรปแบบและปรมาณทก าหนด 1.3 การออกแบบเอกสาร (Desktop Publishing) เปนชดค าสงทชวยใหผใชสามารถผลตเอกสารและสงพมพใหมคณภาพใกลเคยงกบการผลตโดยมออาชพ เพราะชดค าสงนจะชวยใหผใชสามารถออกแบบ และจดรปแบบของเอกสารไดตามใจของตน โดยสามารถใสตวหนงสอ รปภาพ หรอลวดลายตาง ๆ ลงบนหนากระดาษ ตลอดจนจดเรยงและทดสอบตวอยางจนกวาจะพอใจ 1.4 การประมวลรปภาพ (Image Processing) เปนการอนญาตใหผใชสามารถทจะน ารปภาพจากเอกสารตาง ๆ มาเกบไวในฐานขอมล และสามารถเรยกกลบมาท าการดดแปลงเพอใชงานได บางครงการประมวลรปภาพจะถกเรยกวา “ระบบการจดการรปภาพ (Image Management System)” เนองจากระบบนจะชวยใหการเกบบนทกสารสนเทศทมลกษณะเปนรปภาพตาง ๆ เปนไปดวยความสะดวก รวดเรว และเปนระบบรวมทงชวยใหการกระจายขาวสารออกไปจากแหลงผลตมประสทธภาพขนดวย 1.5 การเกบรกษา (Archival Storage) เปนการเกบรกษาขอมลในหนวยความจ าส ารอง เชน เทปแมเหลก ไมโครฟลม (Microfilm) แผนจานแมเหลก หรอแผน CD เปนตน โดยเฉพาะในสถานการณปจจบนทเกยวของกบขอมลปรมาณและรปแบบหลากหลายท องคการจงตองเกบรกษาขอมลอยางเปนระบบ มใหเกดการสญหาย ความลาชาในการใชงาน การท าลายขอมลโดยไมตงใจ หรอการโจรกรรม ซงจะสงผลตอการด าเนนงานของธรกจได


2. ระบบควบคมและสงผานขาวสาร (Message-handling System) เปนระบบสารสนเทศทถกพฒนาขน เพอควบคมการกระจายและการใชงานขาวสารในส านกงานโดยการจดการขอมลใหเปนระบบ ซงประกอบดวยรปแบบในการสงผานขาวสารทส าคญ ตอไปน 2.1 โทรสาร (Facsimile) หรอทเรยกวาเครองแฟกซ (FAX) เปนอปกรณอเลกทรอนกสทรจกกนดในส านกงานปจจบน เครองโทรสารชวยใหขาวสารขอมล ซงประกอบดวยขอความและรปภาพบนกระดาษหรอในระบบขอมลขององคการ ถกสงจากแหลงหนงไปสอกแหลงหนงอยางรวดเรวและมคณภาพ เทคโนโลยเครองโทรสารชวยใหการท างานในส านกงานคลองตว ธรกจไมตองรอเวลาใสการสงไปรษณย หรอใชพนกงานเดอนเอกสาร (Massager) ตลอดจนสามารถแนใจวาผรบขาวสารตามเวลาทก าหนด 2.2 ไปรษณยอเลกทรอนกส (Electronic Mail) หรอทเรยกวา E-mail เปนเทคโนโลยคอมพวเตอร และระบบสอสารทใชในการสงขาวสารจากทหนงไปสอกทหนง และถกเกบรกษาไวจนกระทงมการเรยกดจากผรบ นอกจากนผรบยงสามารถจดพมพขอมลนนเปนเอกสารตามทตองการไดเชนกน ปจจบน E-mail ไดรบความนยมในหลายองคการ เนองจากชวยใหการท างานในส านกงานสะดวก รวดเรว และไมสนเปลอง โดยเฉพาะการสงบนทกขอความ และจดหมายเวยนทไมตองใชกระดาษ และแรงงานมาก ตลอดจนสามารถแนใจวาผรบสวนใหญจะไดรบขาวสารตามทผสงตองการ 2.3 ไปรษณยเสยง (Voice Mail) เปนการสงผานขาวสารทเปนเสยงจากทหนงไปสอกทหนง โดยผานระบบโทรศพท ซงเปนอปกรณอเลกทรอนกสทแปลงสญญาณเสยงเปนสญญาณดจตอล และสงผานไปตามสายโทรศพทจนถงปลายทาง แลวจงถกจดเกบไวในหนวยความจ ากอนทจะแปลงกลบเปนสญญาณเสยง เมอผรบตองการฟง


3. ระบบประชมทางไกล (Teleconferencing) เปนระบบเชอมโยงบคคลตงแต 2 คน ซงอยกนคนละทใหสามารถประชมหรอโตตอบกนไดโดยไมจ าเปนตองเดนทางไปอยในสถานทเดยวกน ระบบประชมทางไกลแบงออกไดเปน 5 ประเภท ตอไปน 3.1 การประชมทางไกลทใชทงภาพและเสยง (Video Teleconferencing) เปนระบบทสนบสนนใหคสนทนาสามารถมองเหนและไดยนเสยงซงกนและกนได โดยรวมเอาเทคโนโลยทางดานเสยงและภาพโทรทศนเขาดวยกน ท าใหบคคลทอยหางกนไปสามารถสอสารและแสดงความคดเหนโตตอบกนอยางรวดเรว โดยตางมความรสกเสมอนพบปะกนจรง 3.2 การประชมทางไกลใชเฉพาะเสยง (Audio Teleconferencing) เปนระบบทสนบสนนใหคสนทนาสามารถไดยนเสยง และโตตอบกนอยางมประสทธภาพ แตอาจขาดความสมบรณเทากบระบบทงภาพและเสยง เนองจากมนษยเราชอบทจะสอสาร โดยใชประสาทสมผสแบบผสมผสาน 3.3 การประชมโดยใชคอมพวเตอร (Computer Conferencing) เปนระบบทใชสงขาวสาร หรอชวยใหคสนทนาสามารถโตตอบ และแลกเปลยนขอมลระหวางกน โดยผานระบบเครอขายคอมพวเตอร นอกจากการประชมผานระบบคอมพวเตอรจะชวยใหผรวมประชมสามารถแลกเปลยนความคดเหนระหวางกนอยางมประสทธภาพแลว ระบบคอมพวเตอรยงสามารถประมวลผลและแสดงผลขอมล เพอน าเสนอใหทประชม ตลอดจนชวยจ าลองสถานการณ เพอใหทประชมตดสนใจในทางเลอกอยางมประสทธภาพ 3.4 โทรทศนภายใน (In-house Television) การสรางหองสงและออกอากาศรายการโทรทศนภายในองคการ โดยอาจเปนการถายทอดสดหรอการบนทกเทปและน ามาออกอากาศหมนเวยนกน เพอใหสมาชกภายในองคการไดรบทราบ และแลกเปลยนขอมลระหวางกนตลอดจนไดผอนคลายความเครยดจากงานในชวงเวลาพก ปจจบนระบบนไดรบความนยมจากองคการขนาดใหญ และองคการทมหลายสาขาซงบางครงตองด าเนนการโดยอาศยเทคโนโลยการสอสารผานดาวเทยมเขาชวย 3.5 การปฏบตงานผานระบบสอสารทางไกล (Telecommuting) เปนระบบทใชประโยชนจากเทคโนโลยทางการสอสาร ชวยใหพนกงานสามารถทจะปฏบตงานทบานหรอในพนทหางไกล โดยตอเชอมคอมพวเตอรและอปกรณการท างานเขากบระบบเครอขายของส านกงาน ซงจะชวยใหบคคลสามารถท างานอยางเตมท โดยทไมเสยเวลาใหกบการเดนทาง ปจจบนมผประมาณการวาในอนาคตจะมบคลากรหลายประเภททสามารถปฏบตงานกบองคการ โดยไมจ าเปนตองเดนทางมาท างานทส านกงานทกวน แตจะใชระบบสอสารทางไกลชวย ดงนนองคการสมยใหมจงตองศกษา และพฒนาระบบตรวจสอบ และควบคมการท างานระยะไกล เพอใหสามารถประเมนผลงานและก าหนดผลตอบแทนทเหมาะสมกบผลงานของบคลากรแตละคน


ปจจบนสถาบนการศกษา หนวยราชการ และบรษทเอกชนไดน าเทคโนโลยการประชมทางไกลมาใชงาน เนองจากชวยใหผใชประหยดเวลาและคาใชจายในการด าเนนงาน ถงแมจะมตนทนในการตดตงระบบและการด าเนนงานคอนขางสง แตผใชทอยหางไกลกนจะไดประโยชนจากการใชงาน ภายใตระยะเวลาใชงานไมนานนก ดงจะเหนไดจากบรษทขามชาต (Multinational Corporation) หรอ MNC หลายแหงไดน าระบบประชมทางไกลมาใชกบการประชมของผบรหารในแตละสวนของโลก ซงชวยใหผบรหารไมตองเสยเวลาและประหยดคาใชจายในการเดนทาง


4. ระบบสนบสนนการด าเนนงานในส านกงาน (Office Support System) เปนระบบสารสนเทศทถกพฒนาขน เพอชวยใหพนกงานในส านกงานเดยวกนใชเทคโนโลยทมอยในส านกงานใหเกดประโยชนในการท างานรวมกนอยางเตมท ซงจะชวยประหยดคาใชจายในการลงทน และชวยใหการด าเนนงานเปนไปอยางรวดเรว และมประสทธภาพ โดยทเราสามารถแบงระบบสนบสนนการด าเนนงานในส านกงานออกไดเปนหลายระดบ ดงตอไปน 4.1 ชดค าสงส าหรบกลม (Group Ware) เปนระบบทถกพฒนาขน โดยประกอบดวยชดค าสงประยกตรวมกน เพอทจะสนบสนนใหพนกงานสามารถใชบรการของอปกรณหรอชดค าสงทชวยอ านวยความสะดวกในองคการรวมกน เชน E-mail, Word processing, Fax และ Voice Mail เปนตน 4.2 ระบบจดระเบยบงาน (Desktop Organizers) เปนระบบทประกอบดวยอปกรณอเลกทรอนกสทชวยใหผใชสามารถจดการกบตารางเวลา จดบนทก และรายชอ ตลอดจนเลขหมายโทรศพทของบคคลทเกยวของอยางมประสทธภาพ 4.3 คอมพวเตอรชวยในการออกแบบ (Computer Aided Design, CAD) เปนระบบสารสนเทศในการท างานทน าคอมพวเตอรมาชวยในการออกแบบ โดยผใชสามารถออกแบบดภาพเสมอน และทดสอบผลงานบนหนาจอ นอกจานผ ใชยงสามารถโตตอบ และเรยกใชขอมลเฉพาะทเกบในฐานขอมลไดดวย 4.4 การน าเสนอประกอบภาพ (Presentation Graphics) ชวยใหการจดเตรยมและการน าเสนองานมประสทธภาพ โดยผใชสามารถวางแผน จดขนตอนการน าเสนอขอมล และรปภาพอยางสอดคลองกน ปจจบนไดมการพฒนาชดค าสงส าหรบการน าเสนองานใหสะดวกตอการใชงาน ท าใหผใชสามารถจดท าและน าเสนอผลงานอยางมประสทธภาพ 4.5 กระดานขาวสารในส านกงาน (In-house Electronic Bulletin Board) เปนระบบการเผยแพรขาวสารทางอเลกทรอนกสภายในส านกงานผานระบบเครอขายคอมพวเตอร เพอกระจายและแลกเปลยนขอมลขาวสารภายในหนวยงานโดยไมเสยเวลา และทรพยากร


ปจจบนเทคโนโลยสารสนเทศถกน ามาประยกตใหเปนประโยชนตอการท างานขององคการอยางมหาศาล ในโลกธรกจการใชงานเทคโนโลยสารสนเทศมเพยงแตชวยเพมประสทธภาพตองานประจ าทเกดขนในส านกงาน หรองานบรหารทวไปเทานน แตเทคโนโลยสารสนเทศใหประโยชนครอบคลมการปฏบตงานขององคการในมมกวาง ตงแต ระดบนโยบาย ระดบแผนงาน จนถงระดบปฏบตการ โดยระบบสารสนเทศจะท าหนาทจดการขอมลส าคญของธรกจทงภายในและภายนอกองคการ ซงเราจะกลาวถงรายละเอยดของการประยกตเทคโนโลยสารสนเทศทเปนประโยชนตอธรกจในบทตอไป

สรป

ระบบปฏบตการทางธรกจ หรอทเรยกวา TPS หมายถง ระบบสารสนเทศทถกออกแบบและพฒนาขน โดยใชเครองมอทางอเลกทรอนกส โดยเฉพาะคอมพวเตอรเขามาเปนอปกรณหลกของระบบ เพอใหท างานเกยวของกบการด าเนนงานภายองคการมประสทธภาพและประสทธผล โดยท TPS จะชวยสนบสนนใหการด าเนนงานในแตละวนขององคการใหเปนไปอยางเรยบรอยและเปนระบบ นอกจากน TPS ยงชวยใหผใชสามารถเรยกสารสนเทศมาอางองอยางสะดวกและถกตองในอนาคต ระบบจดท ารายงานส าหรบการจดการ หรอทเรยกวา MRS หมายถง ระบบสารสนเทศทถกออกแบบและพฒนาขน เพอรวบรวม ประมวลผล จดระบบ และจดท ารายงานหรอเอกสารส าหรบชวยในการตดสนใจทเกยวของกบการบรหาร เนองจากรายงานทถกจดท าอยางเปนระบบจะชวยใหการบรหารงานมประสทธภาพ โดยท MRS จะจดท ารายงานหรอเอกสาร และสงตอไปยงฝายจดการตามระยะเวลาทก าหนด หรอตามความตองการของผบรหาร โดยทวไปแลวการท างานของ MRS จะถกใชส าหรบการวางแผน การตรวจสอบ และการควบคมการจดการ ขณะท TPS จะรวบรวมและแสดงกจกรรมนการด าเนนงานเทานน ระบบสนบสนนการตดสนใจ หรอทเรยกวา DSS หมายถง ระบบทจดหารหรอจดเตรยมสารสนเทศส าหรบผบรหาร เพอจะชวยในการตดสนใจแกปญหาหรอเลอกโอกาสทเกดขน ปกตปญหาของผบรหารจะมลกษณะทเปนกงโครงสรางและไมมโครงสราง ซงยากตอการวางแนวทางรองรบ หรอแกปญหาทจะเกดขนในอนาคต ประการส าคญ DSS จะไมท าการตดสนใจใหกบผบรหาร ปจจบน DSS เปนเรองทไดรบความสนใจจากบคคลหลายฝาย ซงเราจะน าเสนอรายละเอยดในบทตอไป ระบบสารสนเทศส านกงาน หรอทเรยกวา OIS หมายถง ระบบทถกออกแบบและพฒนาขนใหชวยการท างานในส านกงาน โดยท OIS จะประกอบขนจากเทคโนโลยสารสนเทศ และใชเทคโนโลยเครองใชส านกงาน เพอเพมผลตและประสทธภาพการปฏบตงานในส านกงาน โดยเราสามารถกลาวอกนยหนงคอ OIS มวตถประสงค เพอทจะอ านวยความสะดวกในการตดตอสอสารระหวางพนกงานภายในองคการเดยวกนและระหวางองคการ รวมทงการตดตอกบสงแวดลอมภายนอกองคการ

บทที่ 3 lkilogm l

Education