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Este documento es propiedad de ZINGARA ® y no puede ser reproducido sin autorización por escrito del autor. Cualquier divulgación, reproducción, copia o transmisión de la información contenida en este documento por cualquier medio conocido o por conocerse, será perseguido conforme a las disposiciones del Código Penal para el Distrito Federal y los Estados de la República Mexicana, así como la Ley Federal de Derechos de Autor.
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ÍNDICEu QUÉ HACER EN CASO QUE... 3
El cliente pida una factura con RFC 3 No tener un producto en la tienda para vender a un cliente 5 Cambio de mercadería 7 Un cliente quiera pagar con más de un mismo medio de pago 9 Cuando vamos a hacer el cierre de caja y tenemos más dólares de los que
indica la caja y menos pesos o viceversa �� Cambio de turno �� Cierre del día �4 Una cliente que ya le empezamos a cobrar necesite
más tiempo para seguir comprando, y otras clientasesperando para pagar �4
Necesite transferir mercancía (a otra tienda, bodega o bodega de mermas) �6 Anulación de facturas (cancelación) �6 Modificación de precios �9 Ingreso de mercadería en franquicias �0 Devolución de mercadería a proveedor en franquicia ��
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u QUÉ HACER EN CASO QUE… 1. EL CLIENTE PIDA UNA FACTURA CON RFC
Se debe ir al cabezal de la factura, en el mismo lugar donde cambiamos el vendedor, en la solapa de clientes, cambiar a cliente � Contado con RFC y les permitirá poner el nombre de la empresa, dirección, el RFC.
De este modo en la factura saldrá desglosada sub total, IVA y total. Automáti-camente, al terminar, la próxima factura queda por defecto al cliente genérico consumidor final.
Qué hacer en caso Que
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2. NO TENER UN PRODUCTO EN LA TIENDA PARA VENDER A UN CLIENTE
NO APLICA EN LAS FRANQUICIAS
NO perder la venta. Consultar en la sucursal más cercana, hacer la factura al cliente, cobrar, y destildar el box de entregado. (Válido para sucursales de la misma S.A.)
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Se debe poner OBLIGATORIAMENTE la sucursal donde el cliente debe pasar a retirar. Por supuesto avisar a la sucursal en cuestión que separe la prenda porque ya está vendida, facturada y cobrada.
Al llegar el cliente en la sucursal a retirar la prenda debe PRESENTAR la boleta, y la vendedora debe ir a la opción Mercaderías EGRESOS, para ver si tiene esa factura pendiente de entrega. En caso afirmativo, jala la factura y hace el egreso (actualiza automáticamente el inventario en su tienda) entrega a la clienta y pone el sello de ENTREGADO en la boleta.
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3. CAMBIO DE MERCADERÍA
Cuando un cliente viene con una prenda ZINGARA en condiciones de hacer el cam-bio (sin uso, con las etiquetas, etc.) no importa en qué sucursal la compró, se puede realizar el cambio. Para eso, el instrumento a utilizar es la Nota de Crédito.
Se hace la Nota de Crédito ingresando el producto para el cambio. El medio de pago a utilizar es ticket NC.
Se hace la factura del producto que se está llevando. Si lo que se está llevando es del mismo valor el medio de pago es ticket NC y no se mueve la caja.
Si lo que se está llevando son más prendas o una prenda por valor mayor se hace un pago combinado, ticket NC por el monto de la devolución y el efectivo o tarjeta por el plus que se está llevando. En la caja entra ese plus. Esa comisión queda para la vendedora que atendió en el cambio.
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4. UN CLIENTE QUIERA PAGAR CON MÁS DE UN MISMO MEDIO DE PAGO (PAGO COMBINADO)
QPOS permite que la venta pueda pagarse con más de un medio de pago, por ejem-plo, una parte en pesos y otra en tarjeta, una parte en dólares y otra en pesos, una parte en una tarjeta y otra parte con otra tarjeta, etc.
Para realizar esta operación, se ingresa el primer medio de pago elegido y el monto que va a pagar con ese medio de pago. Después se selecciona el otro medio de pago y el importe restante de la factura.
Observación: En caso que el cliente pague con dos tarjetas del mismo postnet o sea VISA y MASTER o VISA y VISA (dos visas con número distintos) se debe incrementar a mano el número de cupón. O sea, al pasar la primera tarjeta despliega automática-mente el número de cupón siguiente, al pasar la segunda tarjeta se debe incrementar en uno el número de cupón. Esto es porque sólo actualiza en numerador de cupón al grabar la factura.
5. CUANDO NOS EQUIVOCAMOS AL INGRESAR EN LA FACTURA EL MEDIO DE PAGO EN QUE SE EFECTUÓ LA VENTA
Supongamos que el cliente pagó con tarjeta y al cerrar la factura no se ingresó el medio de pago, generando el pago como efectivo. En ese caso se debe hacer un comprobante interno de caja, donde ingresa un valor con el medio de pago TRP o TRD (tarjeta pesos o tarjeta dólares) y egresa el efectivo. Ese procedimiento NO cambia el saldo de caja, simplemente cambia un medio de pago por otro.
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6. CUANDO VAMOS HACER EL CIERRE DE CAJA Y TENEMOS MÁS DÓLARES DE LOS QUE NOS INDICA LA CAJA Y MENOS PESOS O VICEVERSA, MÁS PESOS Y MENOS DÓLARES
Esto puede suceder porque al momento de dar el vuelto, el cliente haya pedido el vuelto en dólares o viceversa.
En este caso también debemos hacer un comprobante interno de caja. Recuerden: NO cambia el saldo de caja, simplemente cambia un medio de pago por otro. O sea, se realiza el comprobante interno de caja donde egresan (sale) dólares e ingresan (entra) pesos, o viceversa.
7. CAMBIO DE TURNO
En el cambio de turno procedemos a cerrar la caja, pero no cerramos el lote de ven-tas. Ese paso se realiza SOLAMENTE al cierre del día.
En el cambio de turno, al realizar el cierre de caja, lo que estamos haciendo es tras-pasar la caja a la cajera que está entrando los valores que se encuentran en la caja en ese momento. Entonces se debe digitar en la columna “dejar en caja” el monto que estamos dejando en la caja para que siga la otra cajera. Como la cajera que entra está presente, en ese momento CONFIRMA, ingresando su contraseña, que está recibiendo esos valores.
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8. CIERRE DEL DÍA
Para hacer el cierre del día se debe previamente emitir el informe de caja detallado por comprobante y el informe de ventas.
Primero se realiza el cierre de tarjetas. En el cierre de tarjetas se ingresa la cantidad de cupones y los montos totales por posnet. Visa y Master pesos Visa y Master dólares. AMEX pesos y AMEX dólares.
Al hacer el cierre de caja se tilda la opción de cierre del lote de ventas. En caso contrario quedarán juntos los totales de ventas de ese día con el día de mañana en el informe de ventas por productos.
Al traspasar el dinero para la cajera que va abrir el día siguiente, se ingresa el monto a dejar en caja el fondo fijo. Lo demás se asume como que fue depositado. Sólo queda en caja el fondo fijo.
Como la mayoría de las veces la cajera que abre el día siguiente NO está presente en el cierre del día anterior, no puede confirmar que está recibiendo el fondo fijo en ese momento. Al día siguiente, lo primero que le aparece al loguearse como cajera es que tiene una transferencia pendiente de confirmar. Si el importe coincide con lo que está en la caja, DEBE confirmar esa transferencia.
9. UNA CLIENTA A LA QUE YA LE EMPEZAMOS A COBRAR NECESITE MÁS TIEMPO PARA SEGUIR COMPRANDO, Y HAYA OTRAS CLIENTAS ESPERANDO PARA PAGAR
En este caso se puede suspender momentáneamente el cobro y retomarlo más tarde. Cuando en la caja se juntan varias clientas, y la que estamos atendiendo en ese momento aún necesita tiempo para decidir si agregar o no alguna otra prenda, se puede suspender la factura, facturar y cobrar la venta siguiente.
Luego se retoma la venta suspendida con las prendas ya escaneadas, sin tener la necesidad de cancelar y volver a escanear todo de nuevo.
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10. NECESITE TRANSFERIR MERCANCÍA (A OTRA TIENDA, BODEGA, O BODEGA DE MERMAS) NO APLICA EN LAS FRANQUICIAS
Cuando necesitamos enviar mercancía de una tienda a otra tienda o a bodega, se debe realizar un egreso de mercancía donde se indica el depósito y la sucursal a enviar, y el concepto TRA de transferencia.
En caso que la transferencia sea por merma, el depósito debe ser el correspondiente a merma y NO la bodega principal �.
En el casillero “nro. de comprobante” se debe poner el número correspondiente a cada sucursal. Si no se acuerdan hacer F3 en el campo “nro de comprobante” para ver los números de prefijo aceptables.
11. ANULACIÓN DE FACTURAS (CANCELACIÓN)
Las facturas sólo se pueden anular en el mismo día y si se tienen las dos vías de la factura.
Se realiza desde el administrador de QPOS ingresando el número de factura a anular.
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Excepciones:
Cuando la cotización del dólar en el sistema difiere de la cotización diaria que esta-mos tomando.
Si por alguna razón se ha cambiado la cotización, se debe ingresar la cotización correcta a través del módulo de Administrador de QPOS.
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Qué hacer en caso Que
Se digita el código correspondiente a la moneda dólares, y con el botón modificar permite editar el valor de la cotización. Una vez ingresado el mismo, se graba y a partir de ese momento queda vigente el nuevo valor cambiario.
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12. MODIFICACIÓN DE PRECIOS
Cuando se detecta un precio en el QPOS que no coincide con el de la etiqueta , se debe informar a través de un mail al administrador de Sistema en Cancún. El mismo los verificará y actualizará en el servidor central y en forma automática será actualizado en todas las tiendas. Como segundo paso, para poder utilizar en ese momento el ítem con su precio real, se puede hacer el cambio del mismo a través de módulo de Administrador de QPOS.
Se selecciona la lista � de Publico Iva incluido y se ingresa el código del ítem a ser modificado.. El sistema muestra el valor actual del precio y permite ingresar el nuevo valor. Luego con el botón agregar se confirma la modificación pasando la misma a la ventana inferior. Por último con el botón aceptar, se graba la modificación.
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13. INGRESO DE MERCADERÍA EN FRANQUICIAS
El ingreso de mercadería en las franquicias se hace a través del modulo de BASCS. Se registra como un ingreso de mercadería por compras.
Se toma el modelo de Ingreso por compras, se selecciona el depósito correspon-diente a la franquicia, se selecciona el proveedor correspondiente a ZINGARA en Cancún(ZME0503�) y se presiona el botón de Órdenes de compra. El mismo mostrará las órdenes de compras que están pendiente de ingresar prove-nientes del proveedor .
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Qué hacer en caso Que
Se deberá seleccionar la correspondiente a la mercadería llegada y se presentarán en pantalla todos los ítems a ingresar.
Se validará que la mercadería llegada corresponde con las cantidades presentadas en la orden de compra modificándose las mismas de ser necesario.
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Una vez controlada toda la mercadería , con la tecla F�0 se grabará el ingreso.
13. DEVOLUCIÓN DE MERCADERÍA A PROVEEDOR EN FRANQUICIA
La devolución de mercadería al proveedor Jeanade en las franquicias se hace a través del modulo de BASCS. Se registra como un egreso de mercadería por compras.
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Se toma el modelo de Devolución a proveedor, se selecciona el depósito correspon-diente a la franquicia, se selecciona el proveedor correspondiente a Zingara Mexico (ZME0503�) y se ingresan los ítems a devolver.
Por último se graba el egreso de mercadería con la tecla del F�0.
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