yn bresennol · 2012. 2. 10. · 1 agenda eitem rhif 2 pwyllgor llywodraethu corfforaethol...

1

Agenda Eitem Rhif 2

PWYLLGOR LLYWODRAETHU CORFFORAETHOL

Cofnodion cyfarfod o’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd yn Ystafell Gynadledda 1A, Neuadd y Sir, Rhuthun ar ddydd Mercher 20fed Hydref 2010 am 9.30a.m.

YN BRESENNOL

Cynghorwyr: J.B. Bellis (Cadeirydd), J Chamberlain Jones, W.L. Cowie, G.A. Jones, L.M. Morris a B.A. Smith Sylwedydd: Yr Aelod Arweiniol dros Gyllid ac Effeithlonrwydd

HEFYD YN BRESENNOL

Cyfarwyddwr Corfforaethol: Llywodraethu ac Effeithlonrwydd, Pennaeth Llywodraethu Corfforaethol, Pennaeth Archwilio Mewnol a Rheoli Risg, Rheolwr Rhaglen (SO), Uwch Reolwr Gwella Ysgolion – Uwchradd (JM) a Gweinyddwr Pwyllgor (EC). Cytunodd yr Aelodau yn y fan hon i ryddhau’r Cyfieithydd o’i dyletswyddau, gan eu bod yn teimlo ei bod yn annhebygol y byddai ei hangen trwy gydol hyd y cyfarfod. 1 MATERION BRYS RHAN II GWAHARDD Y WASG A’R CYHOEDD

PENDERFYNWYD dan Adran 100A Deddf Llywodraeth Leol 1972, bod y Wasg a’r Cyhoedd i’w gwahardd o’r cyfarfod ar gyfer yr eitem fusnes ganlynol am y rheswm y byddai’n debygol o olygu datgelu gwybodaeth eithriedig fel y’i diffinnir ym Mharagraff 14 Rhan 4 Atodlen 12A Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Cyfeiriodd y Cadeirydd at gŵyn ddiweddar yr oedd wedi’i gwneud ynglŷn â threfniadau

sefydlu ‘Panel Penodiadau Arbennig’. Roedd y dewis ar gyfer y panel wedi’i wneud, yn ôl y drefn, gan Arweinwyr y Grwpiau, sut bynnag, y mater a godwyd oedd bod y panel a ddewiswyd yn cynnwys tri Aelod o’r cabinet - yn groes i ddatganiad y cyfansoddiad na ddylai fod dim mwy na 2 aelod o’r cabinet yn eistedd ar unrhyw banel penodol.

Cyfeiriwyd y mater at Arweinydd y Cyngor a chafodd ei ddatrys drwy benodi’r Cynghorydd B. A. Smith yn lle trydydd Aelod y Cabinet. Er bod y Cynghorydd Smith yn falch o ymgymryd â’r swydd yn yr achos hwn, roedd hi’n siomedig nad oedd y trawsnewid wedi bod yn esmwythach a bod y penodiad eiliad olaf wedi’i rhoi hi dan anfantais. Teimlai fod hyn yn bwysig i’w gofio at achosion yn y dyfodol.

Arweiniodd hyn y pwyllgor i drafod y posibilrwydd o weithredu ‘panel Penodiadau Sefydlog’. Tra oedd yr aelodau’n trafod manteision ac anfanteision y posibilrwydd hwn, roeddynt yn ymwybodol o bwysigrwydd bod â’r cynrychiolwyr â’r sgiliau mwyaf addas ar unrhyw banel cyfweld penodol a pha un a fyddai angen i hyn gael ei newid yn ôl y penodiad dan sylw. Yn dilyn trafodaeth wedi hynny:

2

PENDERFYNWYD mynd at Bennaeth Adnoddau Dynol a gofyn iddo wneud argymhelliad ar yr arfer gorau i’w fabwysiadu wrth hyfforddi a chynnal y ‘Panel Penodiadau Arbennig’ er mwyn cael polisi clir i weithio ohono ble mae penodiadau yn y dyfodol dan sylw.

[IKH i drafod gyda LA] RHAN I 2 COFNODION

i. Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 8fed Medi 2010 (a gylchlythyrwyd yn flaenorol).

Materion yn Codi Tudalen 1 – Byddai IKH yn cylchlythyru gwybodaeth am ymwneud UNSAIN â’r rhaglen newid yn dilyn cyfarfod sydd i fod i’w gynnal ar 11eg Tachwedd Tudalen 3 – Cadarnhawyd bod hyfforddiant ar ‘Ddangosyddion darbodus’ i’w drefnu ar gyfer cyfarfod 1af Rhagfyr 2010 Tudalen 5 – Cadarnhaodd IB fod Cadeiryddion Llywodraethwyr yn cael eu gwahodd i gyfarfodydd agoriadol pob archwiliad ysgol. ii. Cyflwynwyd cofnodion Cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol

Arbennig a gynhaliwyd ar 27ain Medi 2010 (a gylchlythyrwyd yn flaenorol) Materion yn Codi Cadarnhaodd y Cadeirydd ei fod wedi arwyddo’r Datganiad o Gyfrifon fel y’u cymeradwywyd yn syth ar ôl y cyfarfod. Mynegodd yr Aelodau siom fod y wasg leol wedi cyfeirio’n gyhoeddus at y gwall a drafodwyd yn fanwl fel ‘camgymeriad’ er gwaethaf penderfyniad y Pwyllgor i dderbyn a deall y gwall a symud ymlaen. PENDERFYNWYD derbyn cofnodion y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 8fed Medi a rhai ei gyfarfod Arbennig a gynhaliwyd ar 27ain Medi 2010 a’u cymeradwyo fel rhai cywir.

3 DATGANIAD O FUDDIANNAU

Ni wnaed unrhyw ddatganiadau o fuddiannau.

4 ADRODDIAD DIWEDDARU RHAGLEN NEWID

Cyflwynodd Rheolwr y Rhaglen adroddiad (a gylchlythyrwyd yn flaenorol) yn nodi’r cynnydd hyd yn hyn gyda’r rhaglen newid. Y pwyntiau allweddol a amlinellwyd yn yr adroddiad oedd:

3

- Roedd Bwrdd y Rhaglen Newid wedi’i gau yn awr – gyda chyfanswm arbedion amcangyfrifedig o £1.2m i’w ddilysu wrth i’r achosion busnes sydd ar ôl gael eu cymeradwyo

- Roedd y rhan fwyaf o’r adolygiadau gwasanaeth adrannol ar y trywydd iawn, gyda’r newidiadau Adnoddau Dynol a TGCh Corfforaethol yn cael eu gweithredu eisoes ac eraill yn y cyfnod ymgynghori – rhai’n golygu sgyrsiau un i un gydag aelodau unigol o’r staff

- Roedd yr adolygiad o’r Gwasanaethau Cyfreithiol wedi’i ohirio oherwydd ymrwymiadau eraill ond roedd achos busnes i fod i’w gyflwyno ym mis Tachwedd 2010.

- Roedd yr adolygiad Caffael wedi oedi oherwydd gofynion i ymgymryd â’r prosiect caffael rhanbarthol. Byddai hwn yn cael ei gyfeirio’n awr gan y ‘Bwrdd Trawsnewid’ newydd gyda’r posibilrwydd o ‘Uned Gaffael’ i wasanaethu Gogledd Cymru gyfan.

- Roedd yn ôl y sôn nifer o brosesau ‘hynafol’ yn eu lle o hyd, y byddai angen eu llyfnhau – er enghraifft defnyddio anfonebu electronig o’i gyferbynnu â’r weithdrefn anfonebau papur llafurus a ddefnyddid yn hanesyddol.

- Roedd y Prif Gyfrifydd Rheolaeth (PMcG) wedi clustnodi nifer o arbedion – yr oedd ganddo gynlluniau i’w cyflwyno ym mis Ionawr 2011 pan ddeuai’n bennaeth gweithredol Cyllid ac Asedau

Pwysleisiwyd natur gymhleth yr adolygiad o’r Gwasanaethau Cynnal. Tynnwyd sylw at y ffaith fod Bwrdd y Rhaglen Ranbarthol yn ymgymryd ag adolygiad o Ogledd Cymru gyfan yn awr a bod modelau’n dod i’r fei ar fframweithiau posibl ar gyfer darpariaeth ehangach o wasanaethau cynnal oherwydd y newidiadau yn yr economi dros y 2 flynedd ddiwethaf. Rhoddodd Rheolwr y Rhaglen wybod bod yr adolygiad o’r Gwasanaethau Cynnal yn cael ei fonitro’n awr gan y ‘Bwrdd Trawsnewid’ ac na fyddai rhaid i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol oruchwylio dim mwy. PENDERFYNWYD – Bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn nodi’r cynnydd hyd yn hyn gyda’r Rhaglen Newid, ac nad oedd angen cyflwyno unrhyw adroddiadau pellach ar ôl cwblhau’r ‘Broses Cau’r Rhaglen ac Argymhellion’

5 CRYNODEB PERFFORMIAD BLYNYDDOL 2009/2010 OMBWDSMAN GWASANAETHAU CYHOEDDUS CYMRU

Cyflwynodd Pennaeth Llywodraethu Corfforaethol adroddiad (a gylchlythyrwyd yn flaenorol) yn cyflenwi’r Aelodau â throsolwg o grynodeb blynyddol cyntaf yr Ombwdsman o gwynion a dderbyniwyd gan ei swyddfa mewn perthynas â Chyngor Sir Ddinbych. Tynnwyd sylw’r Aelodau at ‘Grynodeb Perfformiad’ yr Ombwdsman ar gyfer Cyngor Sir Ddinbych (CSDd) yn yr atodiad ynghlwm: Roedd CSDd wedi’i osod yn y ddau draean uchaf mewn perthynas ag ‘Amseroedd Ymateb’ ar gyfer cwynion, a chytunwyd bod hynny’n lefel foddhaol ond y dylid gwneud gwelliannau

4

Mewn perthynas â chwrdd â graddfeydd amser yn unol â’r dangosyddion perfformiad a osodwyd, dylai Aelodau gymryd i ystyriaeth fod yna oedi yn aml wrth gael yr wybodaeth angenrheidiol gan yr achwynydd, a oedd yn adlewyrchu’n fawr ar yr amser ymateb cyffredinol h.y. gallai gohebu’n ôl a blaen fel rhan o ddilyn y gweithdrefnau angenrheidiol arwain at benderfyniadau hirfaith Roedd Tabl F o fewn yr adroddiad yn dangos nad oedd nifer sylweddol o gwynion yn teilyngu ymchwilio iddynt a bod llawer yn cael eu tynnu’n ôl Pwysleisiwyd mai dim ond 8 o gyfanswm y cwynion o fewn CSDd yn ystod 2009/10 oedd wedi’u hymchwilio mewn gwirionedd, a oedd yn gyson â’r cyfartaledd cenedlaethol Roedd yr enghraifft o gŵyn (H) mewn perthynas â cheisiadau tai yn rhoi crynodeb o sut oedd cwynion yn cael eu trin - ac o ganlyniad roedd mwy o rwystrau a gwrthrwystrau yn y broses wedi’u cyflwyno Gwahoddwyd yr Aelodau i wneud awgrymiadau ynghylch y math o wybodaeth ac adborth yr oeddynt yn teimlo y byddai’n bwysig eu derbyn gan yr Ombwdsman yn mynd ymlaen: Teimlai’r Aelodau fod angen cadarnhau sut a phaham oedd anfodlonrwydd wrth ddarparu gwasanaethau wedi parhau drwy’r Ombwdsman Atgoffwyd yr Aelodau fod adroddiad Blynyddol mwy cyffredinol yr Ombwdsman yn cael ei drafod yn fanwl yn y Pwyllgor Safonau hefyd Ychydig werth oedd i’w ennill drwy i’r Pwyllgor edrych yn rhy bell i elfennau deddfwriaethol y cwynion Y cytundeb cyffredinol oedd y dylai’r Pwyllgor fod ag arolygiaeth o’r newidiadau a wnaed yn dilyn cwynion arwyddocaol – h.y. y rheini a ategir ac fel corff llywodraethu dylai sicrhau bod y newidiadau i gyflenwi gwasanaethau yn effeithiol PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor: yn derbyn ac yn nodi crynodeb blynyddol cyntaf yr Ombwdsman o gwynion mewn perthynas â Chyngor Sir Ddinbych, a yn cytuno i fonitro’r cynnydd a wnaed yn dilyn cwynion ‘a ategwyd’ i sicrhau bod gwelliannau i Gyflenwi Gwasanaethau yn cael eu gwneud

RHAN II GWAHARDD Y WASG A’R CYHOEDD

PENDERFYNWYD dan Adran 100A Deddf Llywodraeth Leol 1972, bod y Wasg a’r Cyhoedd i’w gwahardd o’r cyfarfod ar gyfer yr eitem fusnes ganlynol am y rheswm y byddai’n debygol o olygu datgelu gwybodaeth eithriedig fel y’i diffinnir ym Mharagraff 14 Rhan 4 Atodlen 12A Deddf Llywodraeth Leol 1972.

6 SEFYLLFA ARIANNOL YSGOL UWCHRADD GATHOLIG Y BENDIGAID EDWARD JONES

Traddododd y Rheolwr Gwella – Uwchradd adroddiad (a gylchlythyrwyd yn flaenorol) ar ran Rheolwr Cyllid Dysgu Gydol Oes. Roedd yr adroddiad cyfrinachol yn cyflenwi’r Aelodau â diweddariad ar sefyllfa adferiad ariannol presennol Ysgol Uwchradd

5

Gatholig y Bendigaid Edward Jones ar ôl ei gymeradwyo gan y Pwyllgor Archwilio Dysgu Gydol Oes. Hysbyswyd yr Aelodau fod y cynllun adfer ariannol ar y trywydd iawn – a chymryd nad oedd dim newidiadau di-oed i’w gwneud i’r gyllideb gyfredol yn ei lle ar gyfer yr ysgol. Aeth y Rheolwr Gwella yn ei flaen i bwysleisio’r risgiau posibl sydd a wnelo â pheidio â chynnal y sefyllfa a nodwyd yn y cynllun adfer, ac angen yr ysgol i ymgymryd ag adolygiad staffio llawn i sicrhau’r defnydd mwyaf effeithiol o adnoddau. Sicrhaodd yr Aelodau fod Swyddogion yn llwyr ymwybodol o’r penderfyniadau anodd y byddai angen eu gwneud petai’r sefyllfa’n mynd yn adfydus. Roedd trafodaethau yn y dyfodol ynglŷn â chynaladwyedd tymor hir yn golygu targedu enwadau ffydd ehangach ac nid dim ond derbyniad Catholig yn unig. Roedd y cyrff Esgobaethol a Llywodraethol yn gwneud pob ymdrech i sicrhau cyllid priodol ar gyfer dyfodol y Bendigaid Edward Jones. Er bod yr Aelodau’n fodlon ar sefyllfa adferiad ariannol yr Ysgol, roeddynt yn teimlo hefyd ei bod yn bwysig derbyn adolygiad o fantolenni’r Ysgol, yn cynnwys dadansoddiad o’r gyllideb a gariwyd ymlaen o’r flwyddyn flaenorol. [JM i weithredu] Yn ogystal â hyn, byddai Pennaeth Archwilio Mewnol a Rheoli Risg yn dod â manylion y canfyddiadau o Archwiliad a oedd ar fynd yn y Bendigaid Edward Jones yn ddiweddar i gyfarfod yn y dyfodol. [IB i weithredu] PENDERFYNODD y Pwyllgor fod (a) sefyllfa ariannol bresennol Bendigaid Edward Jones i’w dderbyn a’i nodi, a (b) ar ôl cwblhau’r archwiliad sydd ar fynd yn yr ysgol ar hyn o bryd, byddid yn

dod â chrynodeb o’r canfyddiadau i’r pwyllgor, a bod (c) adroddiad yn amlinellu’r manylion ariannol o ran cyllidebau a gariwyd drosodd

a mantolenni o’r flwyddyn flaenorol i’w cyflwyno i’r pwyllgor mewn cyfarfod yn y dyfodol agos

RHAN I

7 GWEITHREDU’R CYNLLUN ARCHWILIO MEWNOL

Cyflwynodd Pennaeth Archwilio Mewnol a Rheoli Risg adroddiad (a gylchlythyrwyd yn flaenorol) a oedd yn diweddaru’r Pwyllgor ar weithredu camau a gytunwyd yn ystod Adolygiadau Archwilio Mewnol. Cyfeiriwyd yr Aelodau at dabl 1 ynghlwm wrth yr adroddiad yn rhoi trosolwg o’r gweithrediadau hyd yma o fewn pob adran. Y ffocws allweddol i’r pwyllgor oedd tabl 2 – yn manylu ar y materion risg uchel sydd heb eu penderfynu hyd yma.

6

Roedd yr Aelodau’n eithriadol siomedig o weld fod Rheolwyr yn dal heb fod yn ymgymryd â gwiriadau dogfennau priodol o wybodaeth trwyddedau gyrru gweithwyr. I gloi, cytunwyd y byddai’r Cyfarwyddwr Corfforaethol: Llywodraethu ac Effeithlonrwydd yn ymchwilio i’r posibilrwydd o addasu system Trent i ymgorffori polisi a chanllawiau caeth ar gyfer y Gweithiwr a’i reolwr/rheolwr i’w dilyn wrth sicrhau bod y gwiriadau’n cael eu gwneud. Aeth hi yn ei blaen i ddweud y byddid yn mynd at Adnoddau Dynol, Iechyd a Diogelwch a’r Gyflogres wrth geisio datblygu cynllun i symud ymlaen â’r mater a’i ymgorffori o bosibl mewn sesiynau cynefino staff. Byddai hyn yn cael ei glustnodi i’w gyflwyno i’r pwyllgor erbyn Chwefror / Mawrth 2011.

[BJ i weithredu] Cytunodd Pennaeth Llywodraethu Corfforaethol i ymchwilio i ddefnydd cymal indemniad gyda’r Rheolwr Yswiriant a Risg.

[IKH i weithredu / adael i’r Aelodau wybod beth sy’n digwydd] PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor : (a) yn nodi’r cynnydd hyd yn hyn wrth weithredu’r camau a gytunwyd i wella

gwasanaethau ac yn gofyn bod (b) datblygiadau pellach i’w gwneud wrth ymladd y broblem gyda gwirio

dogfennau teithio a chynhaliaeth gyda golwg ar dderbyn cynllun gan yr adrannau perthnasol dan sylw

8 CRYNODEB O ADRODDIADAU ARCHWILIO MEWNOL

Cyflwynodd Pennaeth Archwilio Mewnol a Rheoli Risg adroddiad a oedd yn crynhoi’r prif gasgliadau a wnaed ac yn amlygu unrhyw faterion yn dilyn prosiectau a gwblhawyd yn ddiweddar mewn perthynas â Pharu Data Systemau Ariannol – Cyflogres a Chredydwyr 2009/10 (cyhoeddwyd 6 Hydref 2010) Tra oeddid yn ystyried yr adroddiad a’r drafodaeth a ddilynodd, amlygwyd rhai pwyntiau allweddol: - Roedd y tîm Taliadau wedi dod o hyd i rhwng £50k-£60k cyn i Archwilio Mewnol

gynnal y prosiect hwn. Mae Archwilio Mewnol yn bwriadu gweithio gyda’r tîm Taliadau yn y dyfodol i ddarparu adroddiad ar y cyd.

- Er na fu llawer o golledion ariannol sylweddol drwy wallau / dyblygu taliadau (tua £8k) roedd dal yn bryder mawr ac roedd angen ei atal yn y dyfodol

- Megis gydag unrhyw weithdrefnau adrannol, roedd yn anochel elfen o wall dynol yr oedd yn rhaid rhoi cyfrif amdano.

- Roedd y Tîm Taliadau a’r timau Mân Ddyledwyr yn gweithio’n effeithiol iawn wrth adennill y taliadau a gollwyd

Prif bryder y Pwyllgor oedd y sylweddoliad y bu methiannau i ddefnyddio archebion prynu. Roedd hyn o bwys difrifol i’r Aelodau gan y byddai cymhlethdodau enfawr i bob golwg wrth olrhain taliadau a gallu eu gwirio heb ddefnyddio archebion prynu.

7

Cytunwyd, gan fod hyn yn ymddangos fel petai’n torri rheoliadau ariannol, y dylid cyfeirio’r mater at Bennaeth Cyllid ac Asedau. Byddai’r Cyfarwyddwr Corfforaethol yn codi pryderon y pwyllgor yng nghyfarfod nesaf y Tîm Gweithredol Corfforaethol hefyd. Byddai Pennaeth Llywodraethu Corfforaethol yn chwilio i mewn i fabwysiadu peirianwaith addas i’r Aelodau ymchwilio i’w hachosion penodol a godwyd a meysydd sy’n peri pryder.

[BJ, IKH, RP i weithredu] Cytunodd yr Aelodau y dylai’r mater gael ei fonitro hefyd trwy gyfrwng atgyfeirio, ynghyd â ffaeleddau arwyddocaol eraill i’r Tîm Arwain Uwch (S.L.T) PENDERFYNWYD bod:- (a) cynnwys yr adroddiad i’w nodi a bod y prif bryder yn ymwneud â ffaeleddau

Archebion Prynu i’w gyfeirio, drwy’r Cyfarwyddwr Corfforaethol: Llywodraethu ac Effeithlonrwydd, i’r Tîm Gweithredol Corfforaethol (C.E.T) a’r Tîm Arwain Uwch (S.L.T) a

(b) y byddai’r Pwyllgor yn cymryd y cyfle ddwywaith y flwyddyn i gyfeirio’r 10 prif

anufudd-dod / ffaeledd i’r S.L.T wrth sicrhau’n weithredol fod y materion yn cael sylw

9 CYNLLUNIO PARHAD BUSNES Cyflwynodd Pennaeth Archwilio Mewnol a Rheoli Risg adroddiad a oedd yn

hysbysu’r Aelodau o’r cynnydd a wnaed wrth ddatblygu’r Cynllun Parhad Busnes Corfforaethol.

Cyfeiriwyd at Dabl 2 o fewn yr adroddiad wrth amlygu’r sefyllfaoedd adrannol

presennol o ran eu Cynlluniau Parhad Busnes. Roedd hi’n amlwg fod y ddogfen hon yn weddol gyfredol a byddai ond angen ychydig o addasiadau ar sail ad-hoc. Unwaith yr oedd llwybr clir wedi’i ddiffinio ar gyfer pob maes gwasanaeth, byddai’r Cynllun Corfforaethol yn dechrau ymffurfio.

Teimlai’r Aelodau y byddai’n fuddiol gwahodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol:

Amgylchedd i gyfarfod yn y dyfodol agos am drafodaeth gan fod lefel y cynnydd a wnaed o fewn y maes hwn wedi achosi pryder i’r pwyllgor.

[IB i weithredu / EC i gyd-drefnu] PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor : (a) yn nodi’r cynnydd hyd yn hyn wrth Gynllunio Parhad Busnes a (b) yn gofyn bod y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Amgylchedd i’w wahodd i’r

cyfarfod ar 1af Rhagfyr i drafod y materion yn ymwneud â’r terfynau amser a osodwyd ar gyfer cyflwyno’r Cynllun Parhad Busnes

8

10 RHAGLEN WAITH Y PWYLLGOR 2010/11 Cyflwynwyd adroddiad (a gylchlythyrwyd yn flaenorol) gan Bennaeth Llywodraethu Corfforaethol yn amlinellu Rhaglen Waith y Pwyllgor ar gyfer 2010/11. Gofynnodd Pennaeth Llywodraethu Corfforaethol am adborth yr Aelodau ynghylch yr eitemau a drefnwyd dros dro ar gyfer y cyfarfod nesaf (1af Rhagfyr), cadarnhawyd yr eitemau canlynol, yn ychwanegol at y rheini y cytunwyd yn barod y byddid yn eu clywed: - Adrodd am Ddigwyddiadau Adfydus - Diweddariad ar Reolaeth y Trysorlys / Sesiwn Hyfforddi - Bod y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Amgylchedd i’w wahodd i roi diweddariad byr

ar y BCU ar gyfer Amgylchedd • Cytunodd yr Aelodau y dylai’r Cyfarfod ar 1af Rhagfyr ddechrau am 09.00am

oherwydd yr agenda drom. • Yn dilyn y Cyngor Anffurfiol ble codwyd materion ynglŷn â’r cyfeiriad i

Lywodraethu Corfforaethol a’i integreiddiad gyda Phwyllgorau Archwilio, cytunodd yr Aelodau â’r awgrym i gynnal sesiwn math gweithdy yn syth ar ôl y cyfarfod ar 1af Rhagfyr (2pm) ac yn para tua 2 awr. Byddai hyn yn galluogi’r Pwyllgor i drafod materion megis sut y byddai’r cynllun archwilio’n cael ei greu a meysydd iddo ganolbwyntio arno yn y dyfodol a’r ffordd orau yn drefniadol i symud ymlaen. Byddai Pennaeth Cynllunio Busnes a’r Aelod Arweiniol dros Lif Gwaith Archwilio yn cael eu gwahodd i fod yn bresennol hefyd.

[EC i drefnu/ BJ i arwain] • Cytunodd y Gweinyddwr Pwyllgor i ymchwilio i’r posibilrwydd o adleoli’r cyfarfod i

Ruthun ac i ddiweddaru’r Aelodau’n unol â hynny [EC i ymchwilio]

PENDERFYNWYD - a) yn amodol ar y newidiadau uchod, cymeradwyo’r Rhaglen Waith fel yr oedd

wed’i chynnwys o fewn yr adroddiad, a b) y dylai Cyfarfod y 1af Rhagfyr ddechrau’n gynharach am 9.00am i wneud lle i’r

drafodaeth ychwanegol a drefnwyd ar yr agenda a bod; c) sesiwn gweithdy i’w drefnu, os yn bosibl, yn syth ar ôl y cyfarfod ar 1af Rhagfyr

am tua 2.00pm ar gyfer trafodaeth ar ddull cyfeiriadol o weithredu Llywodraethu Corfforaethol a’i ymwneud diweddarach â Phwyllgorau Archwilio.

Daeth y cyfarfod i ben am 12.30 pm Allwedd i Gyfeiriadau Gweithredu BJ – Bethan Jones IB – Ivan Butler EC – Emily Corfield IKH – Ian Hearle SO – Sian Owen RP – Roger Parry PMcG – Paul McGrady JM – Julian Molloy

Agenda Eitem Rhif 6 ADRODDIAD I'R: PWYLLGOR LLYWODRAETHU CORFFORAETHOL ADRODDIAD GAN: Y PENNAETH ARCHWILIO MEWNOL A RHEOLI RISG DYDDIAD: 1 RHAGFYR 2010 PWNC: POLISIAU DIWYGIEDIG AR GYFER RHWYSTRO A

CHANFOD TWYLL A LLYGREDD A CHWYTHU'R CHWIBAN

DIBEN YR ADRODDIAD: YMGYNGHORI AR Y POLISIAU DIWYGIEDIG

UCHOD

1. CEFNDIR

1.1. Mae polisïau'r Cyngor ar lygredd a thwyll a chwythu'r chwiban bellach yn hen ac angen eu diwygio. Cyn cael cymeradwyaeth y Cabinet, rwy'n ymgynghori gyda'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol gan fod y pwnc hwn yn dod o fewn ei gylch gorchwyl. Rwyf eisoes wedi ymgynghori â'r Uwch Dîm Arwain a'r Aelod Arweiniol dros Gyllid ac Effeithiolrwydd.

2. ARGYMHELLIAD

2.1. Bod yr Aelodau'n gwneud sylwadau ar y polisïau ac yn eu hargymell i'r Cabinet er cymeradwyaeth.

POLICY FOR THE

PREVENTION AND DETECTION OF FRAUD AND

CORRUPTION (this policy supersedes the policy of the same name issued in June 2006)

Author/Custodian: Head of Internal Audit & Risk Management

Date agreed & implemented: To be decided

Agreed by: Cabinet

Review date: To be decided once implementation agreed

Review frequency: 4 years

Member involvement: Corporate Governance Committee consultation

Internal or public domain: Public domain

Version 1.2

Denbighshire County Council

Policy Document

POLICY FOR THE PREVENTION AND DETECTION OF FRAUD AND CORRUPTION

Policy Statement

Denbighshire County Council will not tolerate any forms of fraud or corruption from within the Council, from external organisations, partners or from individuals. The Council is committed to the prevention, deterrence, detection and investigation of all forms of fraud and corruption at all levels of its activity, and in the wider community. The Council will seek to prosecute or apply other sanctions to perpetrators of fraud and corruption, including seeking financial redress under the Proceeds of Crime Act 2002.

Contents

1. Introduction ...........................................................................................................................1 2. Definitions .............................................................................................................................1 3. Aims......................................................................................................................................1 4. Application/Scope of Policy...................................................................................................1 5. Engagement /Participation/Consultation ...............................................................................1 6. Legal & Other References ....................................................................................................2 7. Policy Details ........................................................................................................................2 8. Supporting Documents .........................................................................................................5 9. Version Control .....................................................................................................................5

____________________________________________________________________________ 1

1. Introduction

1.1. Denbighshire County Council employs approximately 5000 people and operates capital and revenue budgets, which combined are over £200m per annum. The size, complexity and general nature of the services we provide to our local community leave us open and vulnerable to potential losses as a result of fraud and corruption by members of the public and from within the Council itself.

1.2. The Council must demonstrate clearly that it is firmly committed to dealing with fraud and corruption and will deal equally with perpetrators from inside and outside the Council. An important element of this approach is to have in place an ‘Anti-Fraud & Corruption Policy’ to be used to advise and guide elected members and employees.

2. Definitions

Fraud – “the intentional distortion of financial statements or other records by persons internal or external to the Council which is carried out to conceal the misappropriation of assets or otherwise for gain.”

Corruption – “the offering, giving, soliciting or acceptance of an inducement or reward which may influence the action of any person.” In addition, this policy statement also covers “the failure to disclose an interest in order to gain financial or other pecuniary benefit.”

3. Aims

To demonstrate the Council’s clear commitment to deal with fraud and corruption. To develop a culture that supports opposition to fraud and corruption. To show the Council’s clear commitment to sound corporate governance and

protection of public funds. To outline key responsibilities in the prevention, detection and deterring of fraud and

corruption.

4. Application/Scope of Policy

4.1. The Council expects all elected members, employees, consultants, contractors, suppliers, partners and users of the services provided to be fair and honest in their dealings with the Council, and be willing to give the necessary support, assistance and information required to help deal with any suspected or actual instances of fraud and corruption arising.

4.2. The Council operates a separate prosecution policy and guidance for benefit fraud.

5. Engagement /Participation/Consultation

5.1. This Policy has been developed in consultation with the Senior Leadership Team, the Lead Member for Finance & Efficiency and the Corporate Governance Committee.

____________________________________________________________________________ 2

6. Legal & Other References

6.1. It is essential that the Council has in place a clear set of policies and procedures that set out the rules within which elected members, employees, partners, consultants and contractors can work effectively. The most critical documents are:

The Constitution, containing particularly:

• the Financial Regulations, which include Contract Procedure Rules

• the Code of Conduct for Members

• the Code of Conduct for Employees

• Schemes of Delegation

The Code of Corporate Governance. Employees’ Conditions of Service.

6.2. Upon implementation of any prosecution, the Head of Internal Audit & Risk Management and the Monitoring Officer will, throughout the investigative process, ensure that there is compliance with the relevant requirements of:

The Police and Criminal Evidence Act 1984 (PACE) The Data Protection Act 1998 The Human Rights Act 1998 The Regulation of Investigatory Powers Act 2000 All other relevant legislation and codes of practice.

7. Policy Details

Culture 7.1. Integrity is one of the Council’s core values. The Council’s elected members and

employees are positively encouraged to raise concerns regarding fraud and corruption, immaterial of seniority, rank or status, in the knowledge that such concerns will, wherever possible, be treated in confidence. The public also has a role to play in this process and should inform the Council if they feel that fraud or corruption may have occurred.

7.2. Concerns must be raised when elected members, employees or the public reasonably believe that one or more of the following has occurred, is in the process of occurring, or is likely to occur:

A criminal offence A failure to comply with a statutory or legal obligation Improper or unauthorised use of public or other official funds A miscarriage of justice Maladministration, misconduct or malpractice

7.3. The Council will ensure that any allegations received in any way, including by anonymous letters or telephone calls, are taken seriously and investigated in an appropriate manner.

____________________________________________________________________________ 3

7.4. The Council will deal firmly with those who defraud it or who are corrupt, or where there has been financial malpractice. In doing this, the Council will ensure that any investigation process is not misused and, therefore, any abuse (such as malicious allegations) may be dealt with as a disciplinary matter.

Key Responsibilities

7.5. It is the responsibility of Corporate Directors and Heads of Service to ensure that all employees have ready access to all of the Council’s agreed policies and procedures, and, where appropriate, they receive suitable training in their operation.

7.6. Corporate Directors and Heads of Service are fully responsible for ensuring that all operational systems, particularly financial procedures, incorporate an appropriate level of internal control. It is also essential that, where possible and practicable, a clear division of duties exists in the operation of a particular system, and that no individual is in a position whereby he or she can carry out a complete transaction without some form of check being built in to the process.

7.7. When fraud and corruption has occurred due to a breakdown in the Council’s systems or procedures, Corporate Directors and Heads of Service will ensure that appropriate improvements in systems of control are implemented in order to prevent a re-occurrence.

7.8. All elected members have a duty to the citizens and customers of the Council to protect the Council and public money from any acts of fraud and corruption. All elected members must sign to confirm that they have read and understood the Code of Conduct for Members when they take office. The Monitoring Officer advises elected members of new legislative or procedural requirements.

7.9. The Head of Paid Service is responsible for supporting and upholding high standards of conduct by officers, ensuring oversight of compliance with the member-officer protocol and with other policies adopted by the Council.

7.10. The Monitoring Officer encourages the promotion and maintenance of high standards of conduct within the Council, particularly through provision of support to the Standards Committee.

7.11. The Chief Financial Officer undertakes the statutory responsibility under Section 151 of the Local Government Act 1972 to ensure the proper arrangements for the administration of the Council’s financial affairs. This role is supported by the work undertaken by Internal Audit.

7.12. Managers at all levels are responsible for the communication and implementation of this Policy in their work area. They are also responsible for ensuring that their employees are aware of the Council’s personnel policies and procedures and Financial Regulations and that the requirements of each are being met in their everyday business activities. In addition, managers must make their employees aware of the requirements of the Code of Conduct for Local Government Employees through the induction process.

7.13. Each employee is governed in their work by the Council’s Financial Regulations and other policies on conduct, for example, health and safety, e-mail and internet usage, and IT security. Included in the Council’s policies are guidelines on gifts and hospitality, and codes of conduct associated with professional and personal conduct and conflict of interest. These are issued to all employees when they join the Council, or are available to all on the Intranet.

____________________________________________________________________________ 4

7.14. Employees should always be aware of the possibility that fraud, corruption and theft may exist in the workplace and be able to share their concerns with management. If for any reason they feel unable to speak to their manager, they must refer the matter to one of those named below:

Heads of Service, Corporate Directors, the Chief Executive or the Council’s Monitoring Officer, who will report such concerns to the Head of Internal Audit & Risk Management.

Directly to the Head of Internal Audit & Risk Management. The Council’s external auditor, who, depending upon the nature of the concern, will

liaise with the Head of Internal Audit & Risk Management. Trade Union representatives, who will report such concerns to the Head of Internal

Audit & Risk Management.

7.15. Employees must report any suspected cases of fraud and corruption to the appropriate manager, and the Head of Internal Audit & Risk Management must be informed by either the employee or manager. This process will apply to all the following areas:

Fraud or corruption by elected members Internal fraud or corruption Other fraud or corruption by Council employees Fraud by contractors’ employees Fraud by partners External fraud (the public)

7.16. The Council’s ‘Whistleblowing Policy’ encourages and enables employees to raise serious concerns. Employees reporting concerns in this manner are afforded certain rights under the Public Interest Disclosure Act, 1998.

7.17. The Head of Internal Audit & Risk Management will work with the Chief Executive, Corporate Directors and Heads of Service to decide on the type and course of the investigation, which will include referrals to the Police. The Council will seek prosecution of offenders and will carry out internal disciplinary procedures where appropriate. In so doing, every effort will be made to ensure that any internal proceedings do not jeopardise or prejudice the criminal case.

Disciplinary Action 7.18. Theft, fraud and corruption are serious offences against the Council, and employees will

face disciplinary action if there is evidence that they have been involved in these activities. The Council will take disciplinary action in addition to, or instead of, criminal proceedings depending on the circumstances of each individual case.

7.19. Elected members will face appropriate action under this Policy if they are found to have been involved in theft, fraud and corruption against the Council. The Council will take action in addition to, or instead of criminal proceedings, depending on the circumstances of each individual case. If the matter is a breach of the Members’ Code of Conduct, it will also be referred to the Ombudsman.

____________________________________________________________________________ 5

Publicity 7.20. The Council’s Corporate Communications Unit will optimise the publicity opportunities

associated with anti-fraud and corruption activity within the Council. The Corporate Communications Unit will also try to ensure that the results of any action taken, including prosecutions, are reported in the press.

7.21. In all cases (both elected member and officer) where the Council has suffered a financial loss, the Council will seek to recover the loss and advertise this fact.

7.22. All anti-fraud and corruption activities, including the update of this Policy, will be publicised in order to make the employees and the public aware of the Council’s commitment to taking action on fraud and corruption, when it occurs.

Conclusion 7.23. The Council has always prided itself on setting and maintaining high standards and a

culture of openness, with core principles of unity, pride, respect and integrity. This strategy fully supports the Council’s desire to maintain an honest organisation, free from fraud and corruption.

7.24. The Council has in place a network of systems and procedures to assist it in dealing with fraud and corruption when it occurs. It is determined that these arrangements will keep pace with any future developments in both preventative and detective techniques regarding fraudulent or corrupt activity that may affect its operation.

7.25. The Council will maintain a continuous review of all these systems and procedures through its Internal Audit service.

7.26. This policy statement will be reviewed on a regular basis, with a maximum of four years between each review.

8. Supporting Documents

Investigation Framework (developed by HR and currently in draft form)

Whistleblowing Policy

9. Version Control

Ref Status Date Reason for Change Authorised V1.1 Draft October SLT Consultation draft n/a

V1.2 Draft November Amendments following consultation for consideration by Lead Member and Corporate Governance Committee

WHISTLEBLOWING

POLICY (this policy supersedes the policy of the same name issued in February 2006)

Author/Custodian: Head of Internal Audit & Risk Management

Date agreed & implemented: To be decided

Agreed by: Cabinet

Review date: To be decided once implementation agreed

Review frequency: 4 years

Member involvement: Corporate Governance Committee consultation

Internal or public domain: Public domain

Version 1.1

Denbighshire County Council

Policy Document

WHISTLEBLOWING POLICY Policy Statement

Denbighshire County Council is committed to being an open and accountable organisation. It is not just an expectation, but a requirement of all employees to bring to the Council’s attention any justifiable concerns that they have to ensure that the people of Denbighshire receive services that are in accord with the Council’s regulations, procedures and codes of practice.

Employees who do raise genuine concerns can be assured of the full support of the Council, which will take action to protect employees against harassment or victimisation to the maximum extent of the resources available. Employees who raise concerns about malpractice in good faith with their employers are protected against victimisation and dismissal by the Public Interest Disclosure Act 1998.

Contents

1. Introduction ...........................................................................................................................1 2. Aims......................................................................................................................................1 3. Application/Scope of Policy...................................................................................................1 4. Engagement /Participation/Consultation ...............................................................................1 5. Legal & Other References ....................................................................................................1 6. Policy Details ........................................................................................................................2 7. Supporting Documents .........................................................................................................4 8. Version Control .....................................................................................................................4

____________________________________________________________________________ 1

1. Introduction

1.1. Whistleblowing is defined as any action by an employee to disclose malpractice in the form of irregularity, wrong-doing or serious failures that relate to any policies, procedures, guidelines or regulations.

1.2. The Council is committed to the highest possible practices and standards and will be supportive to any employee who raises any justifiable concern in good faith. We require all employees to ensure that they act upon any concern that they have. Not to do so would be a neglect of their professional duty.

1.3. Justifiable concerns may relate to anything that:

is unlawful; is contrary to the Council’s Financial Regulations or policies; and/or where experience, or learning tells them that something is seriously amiss.

2. Aims

To ensure that all employees feel confident in raising justifiable concerns and in questioning and acting upon those concerns.

To ensure that all employees receive a response to their concerns and know how to pursue them if they are not satisfied.

To encourage good communication and an open and supportive work environment. To protect employees from harassment and victimisation if they have “whistleblown”

in good faith. To reassure the people of Denbighshire that the highest standards of service and

conduct are expected.

3. Application/Scope of Policy

3.1. This Policy applies to all employees (temporary, permanent, casual), contractors working for the Council on Council premises, and those providing services under contract for the Council.

3.2. This Policy is not for employees to make a grievance about their own situation or for people who use our services to make complaints. There are already existing procedures for these.

4. Engagement /Participation/Consultation

4.1. This Policy has been developed in consultation with the Senior Leadership Team, Lead Member for Finance & Efficiency and the Corporate Governance Committee.

5. Legal & Other References

5.1. Under the Public Interest Disclosure Act 1998, disclosures made for the purpose of obtaining legal advice are protected.

____________________________________________________________________________ 2

6. Policy Details

Key Contacts for Raising Concerns 6.1. There are several ways of raising concerns and these will depend on the seriousness of

the concern and who is involved. Employees can contact:

Senior managers within the department Heads of Service Corporate Directors The Chief Executive The Monitoring Officer The Head of Internal Audit & Risk Management Trade unions

Confidentiality 6.2. The Council will do its best to ensure that confidentiality is maintained; however, as

investigations progress there may be a requirement for the “whistleblower’s” identity to be revealed, or for them to give evidence in person.

6.3. If the “whistleblower’s” identity does need to be divulged, the Council will make provision for support.

Anonymous Allegations 6.4. This Policy encourages employees to give their names, as anonymous concerns are

much less powerful. In considering anonymous allegations, the Council will take account of:

the seriousness of the issues raised; the credibility of the concern; and the likelihood of confirming the concern from attributable sources.

6.5. If the Council decides not to pursue an anonymous allegation, it shall record the reasons for its decision in writing and notify any employee who may be subject of such an allegation that no further action will be taken.

Untrue Allegations 6.6. The Council encourages employees to raise justifiable concerns that they have in good

faith; however, there may be rare occasions when it becomes apparent that concerns are being raised maliciously or vexatiously, and, in such circumstances, disciplinary action may be taken.

Sources of Support 6.7. There are a number of sources of support, both for employees who wish to raise

concerns under this procedure and for employees who may be the subject of allegations made under the procedure. For example, trade unions will be able to offer procedural advice and represent employees in any interviews or hearings, and the Occupational Health team will be available to employees to offer support and counselling.

6.8. This Policy ensures that disclosures made to recognised trade union officials will also be protected.

____________________________________________________________________________ 3

The Council’s Responsibilities 6.9. The Council will respond to any concerns raised. Action taken will depend on the nature

of the concern. The action may include:

appointing an internal investigating officer to the directorate; appointing an independent person to oversee investigations in relation to children; appointing an investigating officer external to the directorate or Council; referral to the Police; or referral to the external auditor.

6.10. In making the decision on how to investigate, the Council will:

test out the validity of the concerns – this is not the same as rejecting them; establish whether other procedures are more appropriate e.g. Child Protection,

harassment procedures etc.; and establish whether an agreed action can be taken without investigation.

6.11. In responding to the person raising the concerns, the Council will:

acknowledge the concern within 10 working days; state how the matter will be dealt with; give an estimate of how long it will take to conclude matters – if this is delayed it will

keep in touch; inform of any initial enquiries made; inform of any further investigations planned to take place – if there none, then

reasons will be given; inform of the need to clarify issues with them; and supply information on employee support available.

6.12. If the concerns are referred on to any other proceedings e.g. disciplinary or the Police, the Council will advise and, where possible, support the employee through the procedures.

6.13. The Council will inform the person raising the concern of the outcome of the investigation and resultant action, subject to legal constraints.

Employees Right to Take the Matter Further 6.14. This policy is intended to provide for concerns to be addressed within Denbighshire

County Council. If, however, this is not achieved, the employee should ask:

whether the Chief Executive is aware of the concerns and investigation;

how else they can pursue their claims within the Council;

why their concerns have not been accepted; and

for confirmation in writing,

before taking their concerns outside of the Council.

____________________________________________________________________________ 4

6.15. If the employee is still dissatisfied, they can pursue other avenues:

A Denbighshire County Councillor The Council’s external auditor Relevant professional bodies, regulatory organisations or Trade Union A solicitor The Police Local M.P. or A.M. Public Interest Disclosure Line (020-7404-6609) or e-mail [email protected]

6.16. If concerns are taken outside the Council, the employee will need to ensure that they do not disclose confidential information, or that disclosure is “privileged”.

The Responsible Officer 6.17. The Council’s Monitoring Officer has the overall responsibility for the maintenance and

operation of this Policy.

6.18. The Monitoring Officer will maintain a record of concerns raised and action taken. The Monitoring Officer will also ensure that outcomes of investigations are reported as necessary to Cabinet or designated Committee, ensuring confidentiality.

7. Supporting Documents

Policy for the Prevention and Detection of Fraud and Corruption

8. Version Control

Ref Status Date Reason for Change Authorised V1 Draft October 2010 Consultation draft – SLT, Lead

Member and Corporate Governance Committee

Eitem Agenda Rhif: 7 ADRODDIAD AT: Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ADRODDIAD GAN: Cara Williams, Pennaeth Gwasanaethau i Gwsmeriaid DYDDIAD: 1 Rhagfyr 2010 TESTUN: Eich Llais DIBEN YR ADRODDIAD: Rhoi diweddariad ystadegol Chwarterol ar

Bolisi Adborth Cwsmeriaid “Eich Llais”

1 Cyflwyniad

1.1 Cyflwyno data ystadegol ar adborth a dderbyniwyd trwy’r Polisi Adborth

Cwsmeriaid “Eich Llais” yn ystod Chwarter 2 (01.07.10. i 30.09.10). 2 Diben yr Adroddiad 2.1 Rhoi dadansoddiad o dueddiadau yn yr adborth a dderbyniwyd yn ystod y

chwarter a thynnu sylw’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol at unrhyw ganfyddiadau ac argymhellion.

3 Canfyddiadau Allweddol 3.1 Y canfyddiadau allweddol o’r dadansoddiad ystadegol o adborth Chwarter 2 yw:

3.1.1 Mae’r duedd ar gyfer cwynion yn parhau i fyny, er fe ddylid nodi nad yw’r cyfaint o reidrwydd yn mynegi perfformiad gwael.

3.1.2 Mae’r nifer y cwynion yr ymatebwyd iddynt y tu hwnt i raddfeydd amser

cyhoeddedig Eich Llais wedi gwella - i lawr o 21% yn Chwarter 1 i 16% yn ystod y Chwarter hwn.

3.1.3 Mae nifer y cwynion sydd naill ai wedi’u cynnal neu eu cynnal yn rhannol yn

parhau i gynyddu. Yn ystod Chwarter 2, cafodd 47% o gwynion eu cynnal neu eu cynnal yn rhannol o’u cymharu â 38% yn Chwarter 1, 26% yn Chwarter 4 a 16% yn Chwarter 3.

3.1.4 Mae’r cwynion yn ymwneud â chyflwyno gwasanaeth wedi gostwng yn ystod y

chwarter cyfredol - i lawr o 63% yn Chwarter 1 i 53% yn Chwarter 2.

Tudalen 2 o 27

4 Ystadegau Eich Llais a Dadansoddiad Tueddiadau 4.1 Er 1 Ebrill 2010, mae swyddogion sy’n gyfrifol am adborth wedi bod yn cofnodi

cwynion a chanmoliaethau ar y feddalwedd CRM a gyflwynwyd yn ddiweddar. Mae ystadegau Chwarter 1 a Chwarter 2 (10/11) wedi’u darparu ar sail y data hwn.

4.2 Ymhellach i argymhellion yng nghyfarfod Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol

Chwarter 4, mae fersiwn drafft o'r adroddiad wedi'i ddosbarthu i aelodau'r Uwch Dîm Arweinyddiaeth yn eu gwahodd i gynnig sylwadau ar y cynnwys a'r themâu a adnabuwyd yn yr adroddiad cyn ei gyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol. Os oes sylwadau wedi’u derbyn, maent wedi’u cynnwys yn Atodiad A i’r adroddiad ar dudalen 17.

4.3 Cyflwynir fersiwn drafft o’r adroddiad i’r Tîm Gweithredol Corfforaethol i’w drafod a

chynnig sylwadau arno cyn ei gyflwyno i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol. Os oes sylwadau yn cael eu derbyn, maent wedi’u cynnwys yn Atodiad B i’r adroddiad ar dudalen 18.

4.4 Mae Adran 5 yn cynnwys tabl sy’n rhoi crynodeb o’r mathau o adborth a dderbyniwyd

ar gyfer pob gwasanaeth yn y cyngor. Ar gyfer cwynion, mae’n dangos ym mha gyfnod ymchwilio y maen nhw, ynghyd â manylion y rheini sydd wedi'u cwblhau yn ystod y chwarter blaenorol, a'r rheini sy'n parhau ar y gweill.

4.5 Ar gyfer unrhyw gwynion a ddangosir sy’n agored y tu hwnt i’r graddfeydd amser

perthnasol, darperir manylion a sylwadau pellach lle fo’n briodol yn Adran 9.1.

4.6 Isod ceir gwybodaeth sy’n berthnasol i’r tabl yn adran 5 isod.

Allwedd: Ch1: 1-Ebrill-10 i 30-Meh-10 Ch2: 1-Gorff-10 i 30-Medi-10 Ch3: 1-Hydref-10 i 31-Rhag-10 Ch4: 1-Ion-11 i 31-Mawrth-11 G/amser – Graddfa amser ** Gweler Adran 9.1 ar gyfer manylion yn ymwneud â Chwynion sydd y tu hwnt i’r

graddfeydd amser.

Tudalen 3 o 27

5 Crynodeb o’r Adborth a Dderbyniwyd Mae’r cyfeintiau adborth isod wedi’u cofnodi trwy gydol y flwyddyn adrodd gyfredol gan bob Cyfarwyddiaeth hyd at Chwarter 2 (01.07.10. i 30.09.10):

Ch1 Ch2 Ch3 Ch4 Ch1 Ch2 Ch3 Ch4 Ch1 Ch2 Ch3 Ch4 1 2 3Cyfarwyddiaeth – Llywodraethu ac Effeithlonrwydd GwasanaethGofal Cwsmeriaid/TGCh 9 2 0 0 5 11 11 0 0 10 0 0 0 1 0Archwilio Mewnol 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Personél 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 1 0 0 0 0Polisi Strategol 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Refeniwiau a Budd-daliadau 0 0 0 0 5 3 3 0 0 1 1 0 0 0 1Cyfrifyddiaeth Rheoli 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Gwasanaethau Adeiladau 0 0 0 0 0 3 2 1 0 2 0 0 0 1 0CYFANSWM 9 2 0 0 0 0 0 0 10 18 0 0 17 1 0 13 2 0 0 2 1

Cyfarwyddiaeth – Yr AmgylcheddGwasanaethGwasanaethau Datblygu 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Gwasanaethau Amgylcheddol 34 56 3 1 52 45 44 1 0 29 11 0 0 4 1Cyllid a Pherfformiad 0 0 0 0 0 1 1 0 0 1 0 0 0 0 0Cynllunio a Diogelu'r Cyhoedd 13 3 0 0 13 16 13 3 0 16 0 0 0 0 0Adfywio a Thwristiaeth 0 4 0 0 2 8 8 0 0 5 1 0 0 2 0Trafnidiaeth a Seilwaith 7 8 0 5 21 21 20 1 0 15 2 1 0 3 1CYFANSWM 54 71 0 0 3 6 0 0 88 91 0 0 86 5 0 66 14 1 0 9 2

Cyfarwyddiaeth – Gwasanaethau Cymdeithasol a Thai GwasanaethGwasanaethau Cymdeithasol 68 83 0 0 34 21 20 1 0 12 5 2 5 2 2Tai 12 9 0 0 21 21 19 0 2 19 1 0 0 1 0CYFANSWM 80 92 0 0 0 0 0 0 55 42 0 0 39 1 2 31 6 2 5 3 2

Cyfarwyddiaeth – Dysgu Gydol Oes GwasanaethAddysg, yn cynnwys Partneriaethau a Chynhwysiant, Polisi a Pherfformiad a Gwella Ysgolion 0 0 0 0 2 1 1 0 0 0 0 0 0 1 0Gwasanaeth Ieuenctid 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Gwasanaethau Hamdden 0 0 0 0 2 3 1 1 1 2 0 0 0 1 0Llyfrgelloedd 1 4 0 0 3 6 6 0 0 5 0 0 0 1 0Diwylliant / Cefn Gwlad 5 1 0 2 2 4 3 1 0 1 1 0 0 2 0CYFANSWM 6 5 0 0 0 2 0 0 9 14 0 0 11 2 1 8 1 0 0 5 0

Y tu hwnt i g/amser **


O fewn g/amser


O fewn g/amser

Cwynion a dderbyniwyd yn flaenorol ond a gwblhawyd y chwarter hwn Cwynion sydd dal ar agorCwynion sydd wedi'u cwblhau

Adborth

Canmoliaethau Awgrymiadau Cwynion Cyfnod O fewn g/amser

Tudalen 4 o 27

6 Crynodeb o’r mathau o Adborth a Dderbyniwyd

6.2 Fel y gwelir o’r graff uchod, cafwyd cynnydd cyson yng nghyfaint y cwynion a

dderbyniwyd yn ystod y flwyddyn 09/10, gyda sbigynnau achlysurol. Mae’r ‘sbigynnau’ ar y graff yn dueddol o godi pan brofwyd ysbeidiau o dywydd gwael ar draws Sir Ddinbych h.y. Ionawr a Mawrth.

6.3 Mae pedwar mis ble y gellir gwneud cymhariaeth wirioneddol rhwng 2009 a 2010.

Mae’r graffiau yn dangos yn glir y cynnydd yn y cwynion a gofnodir ym mhob un o’r pedwar mis. Nid yw’n amlwg hyd yma a oes unrhyw gydberthynas cyfatebol rhwng y ddwy flynedd.

6.5 Mae pedwar mis ble y gellir gwneud cymhariaeth wirioneddol rhwng 2009 a 2010. Ac eithrio mis Medi, mae nifer y cwynion a gofnodir yn uwch yn 2010 nac yn 2009.

6.6 Bydd adroddiadau yn y dyfodol yn caniatáu i gymariaethau a thueddiadau gwell cael

6.1 Cwynion a dderbyniwyd fesul mis

25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75

Cwyn 09/10

Cwyn 10/11

Cwyn 09/10 55 31 33 35 37 38 42 59 34 60 Cwyn 10/11 67 36 59 72 52 41

Ebr Mai Meh Gorff Awst Medi Hyd TaCh Rhag Ion Chwe Maw

6.4 Canmoliaethau a dderbyniwyd fesul mis

25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80

Canmoliaeth 09/10Canmoliaeth 10/11

Canmoliaeth 09/10 57 56 57 63 41 47 65 71 45 43 Canmoliaeth 10/11 39 36 74 67 60 43

Ebr Mai Meh Gorff Awst Medi Hyd TaCh Rhag Ion Chwe Maw

Tudalen 5 o 27

eu hadnabod rhwng cyfnodau/chwarteri tebyg. Bydd hyn yn caniatáu i unrhyw ffactorau tymhorol gael eu dangos a hwyrach mesur effaith mentrau'r cyngor yn y dyfodol. Ch1 Ch2 Ch3 Ch4 CYFANSWMCanmoliaeth 09/10 57* 176 153 159 545 Canmoliaeth 10/11 149 170 319 Cwynion 09/10 55* 99 117 153 424 Cwynion 10/11 162 165 327 Cyfanswm yr Adborth 09/10 112* 275 270 312 969 Cyfanswm yr Adborth 10/11 311 335 646 * Cyflwynwyd “EiCh Llais” yn swyddogol o 1 Mehefin 2009 ymlaen. Dyma’r tro cyntaf y mae data ystadegol ar gael.

6.7 Mae’r tabl uchod yn rhoi crynodeb o’r cyfeintiau o adborth a dderbyniwyd yn Chwarterol er 2009.

6.8 Yn ystod Chwarter 1 10/11, mae nifer y cwynion wedi rhagori ar nifer y canmoliaethau

am y tro cyntaf. Cildrowyd hyn yn Chwarter 2. 6.9 Mae cynnydd o 67% wedi bod yn nifer y cwynion a gofnodwyd yn Chwarter 2 2010/11

o’u cymharu â 2009/10. Gallai hyn fod oherwydd dulliau cofnodi gwell yn hytrach nag arwydd o berfformiad yn gwaethygu, yn sgil cyflwyno Modiwl Cwynion ar y CRM ym mis Ebrill 2010.

Tudalen 6 o 27

7 Mathau o Gwynion - Cyffredinol

7.1 Mae’r diagram uchod yn dangos y categorïau cwynion a dderbyniwyd gan y cyngor

yn gyffredinol.

7.2 Fel y gellir gweld, mae’r gyfran uchaf yn perthyn i ‘gwasanaeth’ (53%). Mae hyn yn is na chwarteri blaenorol, ble’r oedd gwasanaeth i gyfrif am 63% a 62% o gwynion a dderbyniwyd yn Chwarteri 1 a 4 yn y drefn honno.

7.3 Mae cwynion am staff yn parhau ar lefel debyg i’r hynny yn y Chwarter blaenorol: 20 (13%) yn ystod Chwarter 1.

7.4 Mae canran y cwynion a dderbyniwyd mewn perthynas â Chyfathrebu wedi parhau i gynyddu o 2% yn Chwarter 4, 12% yn Chwarter 1, i 18% yn ystod y Chwarter hwn.

Nifer y Cwynion - Ch2 (2010)

Cyfathrebu29

18%

Staff 22

13%

Gwybodaeth18

11%

Cwrteisi a Pharch

64%

Cyfrinachedd2

1%Gwasanaeth

8853%

Cyfanswm y Cwynion = 165

Tudalen 7 o 27

8 Mathau o gwynion a dderbyniwyd yn ôl Gwasanaeth

Mae’r diagram uchod yn rhoi manylion y mathau o gwynion a dderbyniwyd fesul pob gwasanaeth. Fel y gwelir o’r graff, mae’r mathau o gwynion a dderbyniwyd yn gwahaniaethu yn unol â’r math o wasanaethau a ddarparwyd.

Categori y gŵyn fesul gwasanaeth - Ch2

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

Gwasanaeth 25 13 8 6 8 7 2 6 6 2 2 2 1

Cyfathrebu 4 4 9 4 1 1 2 1 3

Staff 5 3 2 5 3 3 1

Gwybodaeth 7 2 1 3 2 2 1

Cwrteisi a Pharch 4 1 1

Cyfrinachedd 1 0 1

GwasanaethauAmgylCheddol Tai

Trafnidiaeth & Seilwaith

e

Cynllunio a Diogelu’r

Cyhoedd

Gwasanaethaui Oedolion

Gofal i Gwsmeriaid / TGCh

Gwasanaethau i Blant

Adfywioa

ThwristiaethLlyfrgelloedd

Twristiaeth / Diwylliant /

Cefn Gwlad

Refeniwiau A Budd-daliadau

Gwasanaethau Hamdden

Gwasanaethau Adeiladu

Addysg (ac eithrio

Ysgolion)Cyllid Personél

Tudalen 8 o 27

9 Graddfeydd Amser Ymateb i Gwynion 9.1 Graddfeydd amser ar gyfer ymateb i Gwynion yn ôl Gwasanaeth Cwblhawyd y tu hwnt i raddfa amser yn Ch1 Cwblhawyd y tu hwnt i raddfa amser yn Ch2

Derbyniwyd Gwasanaeth

Cyfnod

Dyddiau1 y tu hwnt i g/amser

Derbyniwyd Gwasanaeth

Cyfnod

Dyddiau1 y tu hwnt i g/amser

Ch3 Addysg (gweler 9.2 isod) 1 90 Ch1 Gwasanaethau Cymdeithasol - Oedolion

1 20

Ch4 Gwasanaethau Cymdeithasol 1 20 Ch1 Gwasanaethau Cymdeithasol - Oedolion

1 17

Ch4 Gwasanaethau Cymdeithasol 1 6 Ch1 Gwasanaethau Cymdeithasol - Oedolion

1 7

Ch4 Gwasanaethau Hamdden 1 16 Ch1 Gwasanaethau Cymdeithasol - Plant

1 46

Ch1 Refeniwiau a Budd-daliadau 1 4 Ch1 Gwasanaethau Cymdeithasol - Plant

1 (gweler 9.8 isod)

Ch1 Gwasanaethau Amgylcheddol

1 10 Ch2 Refeniwiau a Budd-daliadau

1 8


1 14 Ch2 Gwasanaethau Amgylcheddol

1 1


1 13 Ch2 Gwasanaethau Amgylcheddol (gweler 9.5 isod)

1 18

Ch1 Gwasanaethau Amgylcheddol 1 12

















Ch2 Gwasanaethau Amgylcheddol (gweler 9.6 isod) 1 18


Ch2 Adfywio a Thwristiaeth 1 8


Ch2 Trafnidiaeth a Seilwaith (gweler 9.7 isod) 1 18


Ch2 Trafnidiaeth a Seilwaith 1 4


Ch2 Gwasanaethau Cymdeithasol 1 17





Ch1 Cynllunio a Diogelu’r Cyhoedd 1 10


Ch1 Adfywio a Thwristiaeth 1 6


Ch1 Trafnidiaeth a Seilwaith 1 1 Ch2 Tai 1 6

Tudalen 9 o 27

Ch1 Gwasanaethau Cymdeithasol 1 4 Ch2 Diwylliant / Cefn Gwlad 1 8 Ch1 Gwasanaethau Cymdeithasol 1 25 Ch2 Personél 1 20 Ch1 Gwasanaethau Cymdeithasol 1 6 Ch1 Gwasanaethau Cymdeithasol 1 8 Ch1 Gwasanaethau Cymdeithasol 1 3 Ch1 Gwasanaethau Cymdeithasol 1 1 Ch1 Gwasanaethau Cymdeithasol

(gweler 9.3 isod) 1 45

Cwynion sy’n parhau yn agored y tu hwnt i’r graddfeydd amser Gwasanaeth Cyfnod Dyddiau1 Cyfnod

Derbyn Sylwadau Camau Gweithredu

Addysg 1 161 Ch3 Gweler 9.4 isod. Cyfeiriwyd at y Pwyllgor Craffu

Refeniwiau a Budd-daliadau

1 12 Ch1 Gwall defnyddiwr wrth gofnodi’r gŵyn yn golygu na wnaeth y swyddog gwasanaeth dderbyn hysbysiad yn brydlon – y gwasanaeth wedi’u cynghori o’r natur frys.

Monitro gwasanaeth. Aelod o staff wedi gadael ers hynny.

Gwasanaethau Amgylcheddol

1 33 Ch1 Y gwasanaeth wedi bod yn aros am ymateb gan gontractiwr allanol.

Monitro gwasanaeth.

Trafnidiaeth a Seilwaith

1 9 Ch1 Gwasanaeth yn aros am gadarnhad o ba bryd y bydd gwaith adferol yn cael ei wneud ac yna bydd yn cysylltu â’r cwsmer i’w gynghori.

Monitro gwasanaeth.

Gwasanaethau Cymdeithasol

1 19 Ch1 Cymhlethdodau yn gysylltiedig â’r ymchwiliad.

Monitro gwasanaeth.

Gwasanaethau Cymdeithasol

1 11 Ch1 Cymhlethdodau yn gysylltiedig â’r ymchwiliad.

Monitro gwasanaeth.

9.2 Derbyniwyd y gŵyn ar gyfer Addysg sydd wedi’i Chofnodi ei bod wedi’i Chau 90

diwrod y tu hwnt i’r graddfa amser ar 6 Hydref 2009, er na wnaeth yr achwynydd feintioli nac esbonio’r gŵyn yn llawn hyd at ddiwedd mis Tachwedd. Mae’r cynnydd wedi’i oedi oherwydd materion blaenorol gyda’r achwynydd ac argaeledd gwasanaethau arbenigol. Mae’r achwynydd hefyd wedi gwrthod derbyn y camau awgrymedig a/neu gymorth asiantaethau allanol. Mae materion sydd wedi’u dwyn gerbron y tu hwnt i reolaeth yr awdurdodau ac maent yn gyfrinachol.

9.3 Roedd y gŵyn ar gyfer Gwasanaethau Cymdeithasol a oedd wedi’i Chofnodi ei bod ar

gau 45 diwrnod gwaith y tu hwnt i'r raddfa amser oherwydd cais penodol gan yr aChwynydd i'r cwyn gael ei hoedi.

9.4 Mae’r gŵyn ar gyfer Addysg a gofnodwyd yn Chwarter 3 yn perthyn i achwyniad a

1 Dyddiau: nifer y dyddiau gwaith y mae’r gŵyn y tu hwnt i’r dyddiad targed priodol.

Tudalen 10 o 27

gofnodwyd gan swyddog y cyngor ac mae wedi’i gyfeirio a’i reoli trwy broses achwyno a disgyblaeth mewnol y cyngor.

9.5 Cynhaliwyd cyfarfodydd gyda gwahanol bartïon a oedd yn oedi canlyniad yr

ymchwiliad. 9.6 Cysylltwyd â’r cwsmer i ymddiheurio am yr oedi, oherwydd ymchwiliad mewnol. 9.7 Ni chyfeiriwyd y gŵyn at y swyddog cywir am ymateb. Pan gysylltwyd â’r swyddog,

rhoddwyd ymateb y diwrnod canlynol. 9.8 Cysylltodd y Gwasanaeth a’r achwynydd a chytunwyd ar estyniad. Daethpwyd i

ddatrysiad o fewn y raddfa amser y cytunwyd arni o'r newydd.

Tudalen 11 o 27

10 Ymatebion i Gwynion

10.1 Mae’r siart uchod yn adlewyrchu perfformiad y cyngor wrth ymateb i gwynion, y

derbyniwyd 165 ohonynt. Mae’r cyngor wedi ymchwilio ac ymateb i 141 (86%) o’r cwynion a dderbynwyd.

10.2 O blith y 141 o gwynion yr ymatebwyd iddynt, cofnodwyd bod 118 (84%) ohonynt wedi’u bodloni o fewn y graddfa amser. Mae hwn yn welliant bach o’r chwarter blaenorol (81%). Mae’n debyg bod y gyfradd ymateb gweddol isel o ganlyniad, yn rhannol, i'r gwasanaethau yn parhau i ymgyfarwyddo eu hunain â'r modiwl cofnodi newydd. Bydd hyfforddiant ychwanegol yn cael ei roi i ddefnyddwyr y feddalwedd er mwyn mynd i'r afael â hyn.

10.3 Mae 24 o gwynion yn parhau ar ddiwedd Chwarter 2, y mae 5 ohonynt y tu hwnt i’r raddfa amser ar gyfer datrysiad.

10.4 Bydd 16% o gwynion wedi, neu fe fyddant yn, derbyn ymateb y tu hwnt i’r raddfa amser briodol. Mae hwn yn welliant bach, i lawr o 21% ar y Chwarter blaenorol – er mae'n parhau yn annerbyniol o uchel.

10.5 Er bod rhai camau positif wedi bod yn y maes hwn, mae angen parhau â ffocws i sicrhau bod y gwelliannau yn parhau.

10.6 Dylid nodi bod y ffigurau wedi’u gogwyddo ychydig gan yr 19 (12%) o gwynion sydd

yn parhau o fewn y graddfeydd amser ymateb targed.

Ymateb i Gwynion - Ch2

Ymatebwyd o fewn graddfa amser

72%

Ymatebwydy tu hwnt i’r

raddfa amser, 14%

Dim ymateb ac y tu hwnt i

raddfa amser, 2%

Dim ymateb ond o fewn graddfa amser

13%

Tudalen 12 o 27

11 Cwynion sydd wedi’u Cynnal/Cynnal yn Rhannol

Cwynion a Dderbyniwyd Cynnal

Cynnal yn Rhannol

I’w cadarnhau Dwysáu

(Yr Amgylchedd) – Gwasanaethau Amgylcheddol 45 18 8 4 0 (Gwasanaethau Cymdeithasol a Thai) - Tai 21 6 2 2 0 (Yr Amgylchedd) – Trafnidiaeth a Seilwaith 21 8 2 4 1 (Yr Amgylchedd) - Cynllunio a Diogelu’r Cyhoedd 16 4 8 0 2 (Gwasanaethau Cymdeithasol a Thai) – Gwasanaethau i Oedolion 12 3 1 2 0 (Llywodraethu ac Effeithlonrwydd) – Gofal Cwsmeriaid/TGCh 11 2 6 1 0 (Gwasanaethau Cymdeithasol a Thai) – Gwasanaethau i Blant 9 0 2 2 0 (Yr Amgylchedd) – Adfywio a Thwristiaeth 8 2 0 2 0 (Dysgu Gydol Oes) – Gwasanaethau Llyfrgelloedd 6 0 4 1 0 (Dysgu Gydol Oes) – Diwylliant / Cefn Gwlad 4 0 0 2 0 (Llywodraethu ac Effeithlonrwydd) – Refeniwiau a Budd-daliadau 3 0 0 1 0 (Llywodraethu ac Effeithlonrwydd) – Gwasanaethau Adeiladau 3 1 1 1 0 (Dysgu Gydol Oes) – Gwasanaethau Hamdden 3 0 0 1 0 (Dysgu Gydol Oes) – Addysg, yn cynnwys Partneriaethau a Chynhwysiant, Polisi a Pherfformiad a Gwella Ysgolion 1 0 0 1 0 (Llywodraethu ac Effeithlonrwydd) - Personél 1 0 0 0 0 (Yr Amgylchedd) – Cyllid a Pherfformiad 1 0 0 0 0

Tudalen 13 o 27

11.1 O’r tabl a’r graff uchod, gellir gweld:

11.1.1 cafodd 44/165 (26%) o gwynion a dderbyniwyd eu cynnal. Mae hyn i’w

gymharu â 17% yn ystod y Chwarter blaenorol.

11.1.2 Cafodd 34/165 (21%) o gwynion a dderbyniwyd eu cynnal yn rhannol, o’u cymharu â 21% yn ystod y Chwarter blaenorol.

11.1.3 Mae 24/165 (15%) o gwynion ble mae’r ymchwiliadau’n parhau.

11.2 Er ei bod hi’n bwysig canolbwyntio ar gyfeintiau’r cwynion a dderbyniwyd gan wasanaethau unigol, fe all roi canfyddiad annheg o berfformiad y gwasanaeth penodol hwnnw.

11.3 Yn gyffredinol, cafodd ymron i hanner y cwynion a dderbyniwyd (47%) naill ai eu Cynnal neu eu Cynnal yn Rhannol. Mae hwn yn gynnydd o 26% yn Chwarter 4, a 38% yn Chwarter 1. Ymddengys ei fod yn dangos tuedd i fyny – ac mae’n rhywbeth y mae’n rhaid ei fonitro dros y Chwarteri i ddod er mwyn pennu a yw’n parhau. Byddai hefyd yn ddoeth adolygu’r cwynion sy’n disgyn i’r categorïau hyn er mwyn pennu a oes modd dysgu unrhyw wersi neu welliannau.

11.4 O ystyried bod 24 o gwynion ynn parhau ble nad oes canlyniad wedi’i bennu hyd yma,

fe allai hyn gael effaith ar y ffigurau a ddyfynnir uchod.

Canlyniad y Cwynion - Ch2

TBC 15%

Tynnu yn ôl 1%

Cyfeiriwyd at weithdrefnau eraill

1%

Symud ymlaen i’r cyfnod nesaf 2%

Heb eu Cynnal 34%

Cynnal26%

Cynnal yn Rhannol 21%

TBC: Cwynion sy’n parhau yn agored wrth adrodd a lle nad oes canlyniad wedi’i bennu

14 o 27

12 Cwynion a dderbyniwyd fesul Gwasanaeth

Number of complaints received by Service - Q2

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

55

60

Envi

ronm

enta

lSe

rvic

es

Tran

spor

t &In

frast

ruct

ure

Hou

sing

Plan

ning

and

Publ

icPr

otec

tion

Soci

al S

ervi

ces

- Adu

ltSe

rvic

es

Cus

tom

er C

are

/ IC

T

Soci

al S

ervi

ces

- Chi

ldre

nsSe

rvic

es

Reg

ener

atio

nan

d To

uris

m

Libr

arie

s

Tour

ism

/C

ultu

re /

Cou

ntry

side

Build

ing

Serv

ices

Rev

enue

s an

dBe

nefit

s

Leis

ure

Serv

ices

RecdUpheldPart Upheld

15 o 27

12.1 Gwasanaethau Amgylcheddol sy’n dal i dderbyn y cyfaint mwyaf o gwynion, er bod y

nifer wedi gostwng yn ystod Chwarter 2. O ystyried bod hyn yn cynnwys gwasanaethau megis casglu gwastraff a thir y cyhoedd sydd â gradd uchel o ryngweithio gyda phreswylwyr Sir Ddinbych; mae disgwyl mai hwy fydd yn derbyn y cyfran uchaf o gwynion. Mae Pennaeth Gwasanaethau wedi derbyn peth sylwadau mewn perthynas â hyn, sydd wedi’i gynnwys yn Atodiad A.

12.2 O arwyddocad pwysicach yw'r ffaith bod gan y Gwasanaethau Amgylcheddol gyfran

weddol uchel o gwynion sydd naill ai’u cael eu cynnal neu eu cynnal yn rhannol. Bydd dadansoddiad pellach fel y nodir yn adran 14.3 yn rhoi dealltwriaeth well o’r rheswm/rhesymau dros hyn.

12.3 Mae’r Pennaeth Gwasanaethau Amgylcheddol wedi awgrymu y dylai Swyddog

priodol fynychu’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol i ddangos y dadansoddiad a’r gwaith ychwanegol sy’n cael eu gwneud gan y gwasanaeth ar hyn o bryd i wella’r ffordd y mae cwynion yn cael eu trin.

12.4 Ar nodyn positif, mae’r Gwasanaethau Amgylcheddol yn gyson yn derbyn un o’r

cyfran uchaf o gwynion a gofnodir – ymron i draean yr holl gwynion a dderbyniwyd gan yr awdurdod yn ystod Chwarter 2.

12.5 Mae cyfaint y cwynion ar gyfer Tai wedi parhau yn statig yn ystod y Chwarter hwn – i

fyny o 8 yn Chwarter 4 i 21 yn Chwarter 1, a 21 y Chwarter hwn. Cafodd cyfran weddol uchel hefyd o gwynion eu cynnal yn ystod y Chwarter hwn: 28% (i fyny o 24% o’r Chwarter blaenorol). Gostyngodd y cwynion a gafodd eu cynnal yn rhannol yn arwyddocaol yn ystod y Chwarter hwn, i lawr o 38% yn Chwarter 1 i 9%. Bydd dadansoddiad pellach fel y nodir yn adran 14.3 yn rhoi dealltwriaeth well o’r rheswm/rhesymau dros hyn.

16 o 27

13 Adrodd ‘Uchafbwynt’ – Chwarter 2 (01.07.10. i 30.09.10)

13.1 Mae fformat yr adran hon wedi’i diwygio ychydig fel bod y data yn cael ei gyflwyno'n fwy ystyrlon i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.

13.2 Mae’r wybodaeth isod yn adlewyrchu’r cwynion yr ymdrinwyd â hwy trwy 'Eich

Llais' ond sy'n debygol o fod o ddiddordeb i aelodau oherwydd eu natur sensitif posibl. 13.2.1 Cwynion gyda diddordeb Ombwdsmon

2 yn Chwarter 1. Yn ystod Chwarter 2, fe wnaeth yr Ombwdsmon ddelio â 9 cwyn. O blith y rhain, cafodd 1 ei Chynnal yn Rhannol a ni aeth yr Ombwdsmon ar ôl 8. Dechreuodd yr Ombwdsmon ar ei ymchwiliad i’r gŵyn a gafodd ei chynnal yn rhannol gan yr Ombwdsmon ym mis Tachwedd 2008.

13.2.2 Cwynion yng nghyswllt materion cydraddoldeb

2 yn Chwarter 1. Dim yn ystod y cyfnod hwn.

13.2.3 Cwynion sy’n cynnwys hawliadau am iawndal Dim yn Chwarter 1. Dim yn ystod y cyfnod hwn.

13.2.4 Cwynion a allai gyfaddawdu enw da’r Awdurdod Dim yn Chwarter 1. 1: Crynodeb fel a ganlyn. • Achwynydd eisoes wedi defnyddio polisi cwynion llawn y Cyngor – Ni

chynhaliwyd y gŵyn. • Roedd yr achwynydd hefyd wedi ymgeisio i’r Ombwdsmon ond ni aeth

ar ôl y gŵyn. • Yna fe ddechreuodd yr achwynydd gysylltu â nifer o swyddogion ac

Aelodau gyda’r un mater ac fe gysylltodd â darpar ymgeisydd AC lleol a aeth at y wasg yn lleol.

• Mae ymchwiliad yn parhau i’r mater.

13.2.5 Cwynion sy’n cynnwys Asiantaethau partner Dim yn Chwarter 1. Dim yn ystod y cyfnod hwn.

17 o 27

14 Argymhellion 14.1 Y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol i barhau i fonitro’r tueddiadau a adnabuwyd yn

Adran 1.2 a’u hadolygu yn Chwarter 2. Bydd Pwynt 14.2 a 14.3 yn hwyluso’r argymhelliad hwn.

14.2 Fel rhan o’r adroddiad Chwarterol nesaf, bydd y Swyddog Cwynion Corfforaethol yn

cynnwys dadansoddiad o’r cwynion a gofnodwyd yn erbyn y categori ‘gwasanaeth’ yn ystod Chwarter 2 er mwyn pennu a oes rheswm penodol dros ganran uchel parhaus a adnabuwyd yn adran 2.3. Dylai hyn gynnwys dadansoddiad yn ymwneud â Chwarter 1 a 2 er mwyn pennu unrhyw thema neu duedd.

14.3 Fel rhan o’r adroddiad Chwarterol nesaf, bydd y Swyddog Cwynion Corfforaethol yn

cynnwys dadansoddiad o’r cwynion a dderbyniwyd yn ystod Chwarter 2 gyda’r canlyniad ‘cynnal’ neu ‘gynnal yn rhannol’ er mwyn pennu a oes unrhyw welliannau wedi’u hadnabod neu’n ofynnol. Dylai hyn gynnwys dadansoddiad yn ymwneud â Chwarter 1 a 2 er mwyn pennu unrhyw thema neu duedd.

14.4 Dylai’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ystyried cynnwys adran Adborth i

Gynghorwyr (enghraifft yn Atodiad C) yn yr adroddiad a rhoi arweiniad ar y fformat. 14.5 Dylai’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol wahodd cynrychiolydd o Wasanaethau

Amgylcheddol i gyfarfod nesaf y Pwyllgor i adolygu’r dadansoddiad ychwanegol a’r gwaith sy’n cael ei gynnal gan y gwasanaeth ar hyn o bryd i wella’r ffordd y mae cwynion yn cael eu trin, fel y nodir yn adran 12.3.

14.6 Dylai’r Swyddog Cwynion Corfforaethol ystyried eitemau 16.2.3 a 16.2.4 a Chyflwyno

adroddiad i’r Tîm Gweithredol Corfforaethol ym mis Ionawr 2011.

18 o 27

ATODIAD 1 15.1 Dosbarthwyd fersiwn drafft o’r adroddiad at aelodau’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth yn

eu gwahodd i gynnig sylwadau ar y cynnwys a’r themâu a adnabuwyd yn yr adroddiad.

15.2 Os oes sylwadau o’r fath wedi’u derbyn, maent wedi’u cynnwys isod mewn italig. 15.3 Derbyniwyd gan y Pennaeth Gwasanaethau Amgylcheddol:

“Roedd mwyafrif y cwynion Gwasanaethau Amgylcheddol yn ymwneud â gwastraff ac ailgylchu. O blith y 27 cwyn gwreiddiol, dim ond 12 (45%) a gafodd eu cynnal. Bob Chwarter, mae’r Timau Gwastraff yn ymweld â 516,000 o gartrefi ac yn gwacau neu’n casglu 1,032,000 o finiau / bagiau. Gan hynny, 12 o gwynion yn unig y mae Gwasanaeth yn eu derbyn am bob miliwn gwaith yr ydym yn ‘cyffwrdd â’r cwsmer’. Gan hynny rhaid i’r ffigurau gael eu gweld yn y cyd-destun hwnnw.”

15.4 Derbyniwyd gan y Pennaeth Gwasanaeth ar gyfer Cynllunio a Diogelu’r Cyhoedd:

“Mae angen arweiniad i gategorïau cau h.y. beth y mae ‘cynnal, heb ei chynnal a chynnal yn rhannol’ yn ei olygu? Goddrychol iawn, rydym angen arweiniad ac eglurhad er cysondeb ar draws y gwasanaethau.”

19 o 27

ATODIAD B 16.1 Trafodwyd fersiwn drafft o’r adroddiad yng nghyfarfod y Tîm Gweithredol

Corfforaethol Ddydd Llun 15 Tachwedd 2010. 16.2 Mae'r sylwadau a ganlyn wedi’u derbyn ac wedi’u cynnwys isod mewn italig: 16.2.1 Cefnogodd y Tîm Gweithredol Corfforaethol yr argymhelliad yn 14.2 i gynnal

dadansoddiad o’r cwynion a gofnodwyd yn erbyn y categori ‘gwasanaeth’. 16.2.2 Cafwyd cefnogaeth hefyd gan y Tîm Gweithredol Corfforaethol ar gyfer yr

argymhellion yn 14.3 ar gyfer dadansoddi'r cwynion a dderbyniwyd yn ystod Chwarter 2 gyda chanlyniad 'cynnal' neu 'cynnal yn rhannol'.

16.2.3 Unwaith yr oedd y dadansoddiad a nodwyd uchod wedi’i gwblhau, gofynnodd y Tîm

Gweithredol Corfforaethol y dylai pob cwyn dderbyn risg cyfatebol: Isel, Canolig neu Uchel a fydd yn cael ei adrodd wrth Llywodraethu Corfforaethol.

16.2.4 Gofynnodd y Tîm Gweithredol Corfforaethol bod ymarfer Meincnodi yn cael ei

gynnal gydag Awdurdodau Lleol eraill yn ymwneud â'r maes Gwasanaeth, math a chyfaint y cwynion.

20 o 27

ATODIAD C 17.1 Yn y Cyfarfod Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol blaenorol a gynhaliwyd ar 8 Medi

2010, yn ymwneud ag Adborth Chwarter 1, gofynnwyd bod manylion yn cael eu cynnwys o fewn yr adroddiad hwn yn ymwneud â'r prosiect Adborth i Gynghorwyr.

17.2 Bwriedir i Atodiad C fod yn adroddiad drafft yn crynhoi’r cyfeintiau cyswllt gan

Gynghorwyr ers cyflwyno’r cynlluniau ar 13 Gorffennaf 2010. Bwriedir i’r data grynhoi dros gyfnod o amser er mwyn caniatáu cynnal cymhariaethau a dadansoddiad rhwng cyfnodau tebyg, yn debyg i ddadansoddiad ‘Eich Llais’.

17.4 Croesawir sylwadau yn ymwneud â’r wybodaeth a ddarperir, ynghyd ag

awgrymiadau ar fformat a chynnwys yr adran. Argymhellir bod yr adroddiad hwn ar wahân i’r dadansoddiad ‘Eich Llais’, a dylid ei gynnwys mewn Adran newydd i ddilyn ymlaen o’r dadansoddiad adborth, Adran 15 – Adborth i Gynghorwyr (darlun isod).

18 Adborth i Gynghorwyr 18.1 Defnydd y Cynghorwyr ar y Cynllun Adborth i Gynghorwyr – Crynodeb Gwasanaeth

Defnydd Cynghorwyr Ch1 Yr Amgylchedd - Priffyrdd 83

Yr Amgylchedd – Gwasanaethau Amgylcheddol 54

Yr Amgylchedd – Cynllunio a Diogelu’r Cyhoedd 22

Gwasanaethau Personol – Gwasanaethau Tai 17

Yr Amgylchedd – Gwasanaethau Datblygu 9

Canmoliaeth 8 Cwynion 6

Dysgu Gydol Oes – Hamdden Cefn Gwlad 4

Dysgu Gydol Oes - Addysg 4 Clercod y Sir – Gwasanaethau

Etholiadol 2 Adnoddau - Refeniwiau 2

Clercod y Sir – Gwasanaethau Cofrestru 1

Yr Amgylchedd – Adfywio a Thwristiaeth 1 Ffurflen Dderbyn 1

Adnoddau – Budd-daliadau 1 18.1.1 Mae’r tabl uchod yn dangos y meysydd Gwasanaeth ble mae Cynghorwyr wedi

cofnodi Ymholiad. 18.1.2 Gwelir mai Priffyrdd sydd wedi derbyn y nifer fwyaf o wahanol mathau o Ymholiadau

– mae hyn i’r gwrthwyneb i’r cyfeintiau o gwynion y mae’r gwasanaeth hwn yn eu derbyn.

18.2 Defnydd y Cynghorwyr ar y Cynllun Adborth i Gynghorwyr

21 o 27

18.3 Mae’r graff uchod yn awgrymu tuedd i fyny yng nghyfeintiau’r ymholiadau a

dderbynnir trwy’r prosiect Adborth i Gynghorwyr. 18.4 Wrth i fwy o ddata ddod ar gael, bydd tueddiadau cliriach yn cael eu hadnabod a gellir

gwneud cymhariaethau rhwng cyfnodau/chwarteri tebyg.

Cyfeintiau Adborth i Ymholiadau Cynghorwyr a dderbyniwyd – fesul Mis

0

20

40

60

80

100

120

F2C 10/11 51 57 107

Ebr Mai Meh Gorff Awst Medi Hyd Tach Rhag Ion Chwe Maw

Tudalen 22 o 27

ATODIAD D – Eich Llais: Dadansoddiad o’r Categori a Chanlyniad 19 Cefndir 19.1 Bwriedir i’r templed adroddiad isod ddangos y dadansoddiad a fydd yn cael ei

gynnal gan y Swyddog Cwynion Corfforaethol i’w gyflwyno i’r Pwyllgor Craffu penodol pe bai angen cyfeirio unrhyw duedd neu fater penodol.

20 Cyflwyniad 20.1 Cyflwyno canfyddiadau o’r argymhellion a nodir yn 14.2 a 14.3 Chwarter 1 a

Chwarter 2 adroddiad ‘Eich Llais’ i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol. 21 Diben yr Adroddiad 21.1 Cyflwyno dadansoddiad pellach o 'Gategori’ a ‘Chanlyniad’ y cwynion a

dderbyniwyd trwy’r Polisi Adborth Cwsmeriaid “Eich Llais” yn ystod Chwarter 1 (01.04.10 i 30.06.10) a 2 (01.07.10 i 30.09.10).

22 Canfyddiadau Allweddol 22.1 Y canfyddiadau allweddol o’r dadansoddiad ystadegol o adborth Chwarter 2 yw: 22.1.1 Mae’r duedd ar gyfer cwynion yn ymwneud â Gwasanaeth i lawr (13%) yn ystod

dau chwarter cyntaf 2010/11, a hynny o ran cyfaint a chanran.

22.1.2 Gwasanaethau Amgylcheddol – gostyngodd Gorfodi a Gwastraff eu cwynion Gwasanaeth gan 54% o Chwarter 1 i Chwarter 2.

22.1.3 Ansawdd Gwasanaeth oedd y math mwyaf cyffredin o ‘is-gategori’ o gwynion yn

ymwneud â Gwasanaeth yn ystod y ddau Chwarter.

22.1.4 Mae nifer y cwynion a dderbyniwyd sydd wedi’u Cynnal wedi cynyddu yn Chwarter 2.

Tudalen 23 o 27

23 Dadansoddiad ‘Gwasanaeth’ 23.1 Yn Chwarter 1, cafodd 101 o gwynion (63%) a dderbyniwyd eu cofnodi yn erbyn y

categori ‘Gwasanaeth’. 23.2 Yn Chwarter 2, roedd y ffigwr hwn 13% yn is, gyda 88 o gwynion (53%) a

dderbyniwyd yn cael eu cofnodi yn erbyn y categori ‘Gwasanaeth’. 23.3 Cafodd 22 (22%) o gwynion ‘Gwasanaeth’ eu Cynnal yn Chwarter 1. 23.4 Fe wnaeth y ffigwr hwn wella i 20% (18) o gwynion ‘Gwasanaeth’ yn cael eu Cynnal

yn Chwarter 2. 23.5 Cafodd 22 (22%) o gwynion ‘Gwasanaeth’ eu Cynnal yn Rhannol yn Chwarter 1. 23.6 Cynyddodd y ffigwr hwn yn Chwarter 2, gyda 24% (21) o gwynion Gwasanaeth yn

cael eu Cynnal yn Rhannol. 23.7 Yn ystod Chwarter 1, roedd y math mwyaf cyffredin o gŵyn yn ymwneud â

Gwasanaeth mewn perthynas â Hyd yr Amser ar gyfer Gwasanaeth sydd i gyfrif am draean o’r holl gwynion (34/101).

23.8 Cafodd hyn ei ddilyn yn agos gan Ansawdd Gwasanaeth sydd i gyfrif am 30%

(31/101) o gwynion Gwasanaeth yn Chwarter 1. 23.9 Ansawdd Gwasanaeth oedd y math mwyaf cyffredin o gŵyn yn ymwneud â

Gwasanaeth yn Chwarter 2, sydd i gyfrif am Chwarter o'r cwynion yn y categori hwn (23/88).

23.10 Roedd Arall i gyfrif am 20/88 (22%) o gwynion yn ymwneud â Gwasanaeth. Mae hyn

yn awgrynu naill ai bod yr isgategorïau yn annigonol ar gyfer yr anghenion cofnodi, neu mae angen hyfforddiant ar Swyddogion Cwyno i adnabod yr isgategori priodol.

Tudalen 24 o 27

24 Dadansoddiad ‘Canlyniad’ Cwynion

Cynnal Cynnal yn Rhannol Cynnal Cynnal yn RhannolCyfathrebu 3 0 13 4Cwrteisi a Pharch 0 1 4 1Materion Cydraddoldeb 0 1 0 0Gwybodaeth 1 3 2 4Gwasanaeth 22 28 19 21Staff 2 1 6 4CYFANSWM 28 34 44 34

Ch1 Ch2

24.1 Mae’n amlwg o’r tabl uchod mai ‘Gwasanaeth’ yw’r categori ble cafodd y nifer fwyaf o

gwynion eu Cynnal neu eu Cynnal yn Rhannol. Mae hyn yn gyson ar draws Chwarter 1 a 2.

24.2 Mae peth gwelliant wedi bod yn y categori hwn, gyda nifer y cwynion naill ai'n cael eu

Cynnal neu'u Cynnal yn Rhannol yn gostwng yn Chwarter 2. 24.3 Cyfathrebu sydd wedi gweld y cynnydd mwyaf yng nghyfaint y cwynion a gafodd eu

Cynnal. 24.4 Yn gyffredinol mae nifer y cwynion a dderbynwiyd sydd wedi’u Cynnal wedi cynnydd

yn Chwarter 2.

Tudalen 25 o 27

25 Argymhellion 25.1 Swyddog Cwynion Corfforaethol i barhau i adrodd ar y categori Gwasanaeth yn ystod

y 2 Chwarter nesaf (Ch3 a Ch4) ar gyfer tuedd a dadansoddi is-gategori. 25.2 Swyddog Cwynion Corfforaethol i barhau i adrodd ar gwynion gyda chanlyniad naill ai

Cynnal a/neu Cynnal yn Rhannol yn ystod y 2 chwarter nesaf (Ch3 a Ch4). 25.3 Dylid ymgynghori â swyddogion cwynion gwasanaeth ar 6.1 a 6.2 a'r adborth sydd

wedi’i gynnwys yng nghyfarfod Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol Chwarter 3. 25.4 O’r sylwadau sydd wedi’u cynnwys yn Atodiad A y prif adroddiad a dderbyniwyd gan

y Pennaeth Cynllunio a Diogelu’r Cyhoedd, bydd y Swyddog Cwynion Corfforaethol yn rhoi arweiniad i'r Swyddogion Cwynion wrth bennu a chofnodi canlyniad cwynion.

25.5 Oherwydd y cynnydd yn ‘Arall’ yn cael ei ddefnyddio fel is-gategori i gofnodi’r rheswm

dros y gŵyn, dylai’r Swyddog Cwynion Corfforaethol adolygu’r is- gategorïau a thrafod gyda’r Swyddogion Cwynion i wella’r cofnodi.

Tudalen 26 o 27

ATODIAD AA

Gwasanaeth Nifer Cynnal Cynnal yn Rha

Anhapus gydag Ansawdd Gwasanaeth

Hyd yr Amser ar gyfer Gwasanaeth

Gwasanaethau y cytunwyd arnynt heb eu cyflwyno Arall

Argaeledd Gwasanaeth

Anghytundeb gydag Asesiad

Methu ymateb o fewn graddfeydd amser y cytunwyd arnynt

Cynnydd neu newid mewn cost

Amserau Agor

Materion POVA

Dileu Gwasanaeth

Cais am Wasanaeth

Anhapus â Gofal

Anhapus â Thaliadau

Dileu gwasanaeth

Gwasanaethau'r Amgylchedd - Gorfodi a Gwastraff 39 11 13 11 22 3 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1

Gwasanaethau Tai - Cynnal a Chadw a Gwella Tai 13 5 0 4 7 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0Gwasanaethau Cymdeithasol - Oedolion 11 3 1 3 0 0 0 0 0 0 0 0 1 3 1 3 0 0Trafnidiaeth a Seilwaith 6 2 1 0 4 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Cynllunio a Diogelu'r Cyhoedd - Cynllunio 4 0 1 2 0 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Gofal Cwsmeriaid - Tîm y We 3 0 3 2 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Gwasanaethau Amgylcheddol - Gwasanaethau Glanhau 3 0 0 1 0 0 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Gwasanaethau Hamdden 3 0 0 0 0 0 0 0 2 0 1 0 0 0 0 0 0 0Gwasanaethau Cymdeithasol - Plant 3 0 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0Trafnidiaeth a Seilwaith - Meysydd Parcio / Dirwyon Parcio / Wardeiniaid Traffig 3 0 0 1 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0Gwasanaethau Tai - Ystadau a Rhent 2 0 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Adfywio a Thwristiaeth (Yr Amgylchedd) 2 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0Refeniwiau - Treth y Cyngor 2 0 1 1 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0Gwasanaethau Amgylcheddol - Gweithredoedd Priffyrdd 1 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Gwasanaethau Amgylcheddol - Tir y Cyhoedd 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Cynllunio a Diogelu'r Cyhoedd - Adnewyddu Ardal Dai 1 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Cynllunio a Diogelu'r Cyhoedd - Polisi Cynllunio a Phridiannau Tir 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Refeniwiau - Budd-dâl Tai 1 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Gwasanaethau Cymdeithasol - Corfforaethol 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0

Trafnidiaeth a Seilwaith - Trafnidiaeth Ysgol/Coleg 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0101 22 22 31 34 5 8 4 3 1 2 2 1 4 1 3 1 1

Tudalen 27 o 27

ATODIAD BB Dadansoddiad o Wasanaeth Ch2

Gwasanaeth Nifer Cynnal Cynnal yn Rha

Anhapus ag Ansawdd y Gwasanaeth

Hyd yr Amser ar gyfer Gwasanaeth

Gwasanaethau y Cytunwyd Arnynt heb eu cyflwyno Arall

Argaeledd Gwasanaeth

Anghytundeb gydag Asesiad

Methu ymateb o fewn amserlen y cytunwyd arni

Cynnydd neu newid yn y gost

Amserau Agor

Materion POVA

Dileu Gwasanaeth

Cais am Wasanaeth

Anhapus â'r Gofal

Anhapus â Newidiadau

Tynnu Gwasanaeth yn Ôl

Gwasanaethau Amgylcheddol - Gorfodi a Gwastraff 18 7 4 8 2 5 2 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0Gwasanaethau Cymdeithasol - Oedolion 8 1 1 2 0 1 0 0 1 0 3 0 0 0 0 0 0 1

Gwasanaethau Tai - Cynnal a Chadw a Gwella Tai 8 5 1 2 4 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Adfywio a Thwristiaeth (Yr Amgylchedd) 6 0 0 0 0 0 6 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Gwasanaeth Llyfrgell 6 0 4 1 0 0 1 3 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0Cynllunio a Diogelu'r Cyhoedd - Cynllunio 5 2 1 0 0 0 2 0 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0Trafnidiaeth a Seilwaith - Cynnal a Chadw Ffyrdd/Palmentydd 4 0 1 0 2 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Gwasanaethau Amgylcheddol - Toiledau 4 1 1 3 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0Gwasanaethau Tai - Dyraniad Tai a Digartrefedd 3 0 1 0 0 1 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0Gwasanaethau i Gwsmeriaid - TGCh 3 0 2 0 0 2 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Gofal Cwsmeriaid - Tîm y We 3 1 2 0 0 0 0 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Gwasanaethau Hamdden 2 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1Gwasanaethau Cymdeithasol - Plant 2 0 0 1 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0Gwasanaethau Tai - Ystadau a Rhent 2 0 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Gwasanaethau Cefn Gwlad 2 0 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Trafnidiaeth a Seilwaith 2 0 1 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Gwasanaethau Amgylcheddol - Tir y Cyhoedd 2 0 1 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Budd-dâl - Treth y Cyngor 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Gwasanaethau Amgylcheddol - Gwasanaethau Glanhau 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Cynllunio a Diogelu'r Cyhoedd - Gorfodi Cymunedol a Thrwyddedu 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Cyllid 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Refeniwiau - Treth y Cyngor 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Trafnidiaeth a Seilwaith - Llwybrau Troed Cyhoeddus 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Gofal Cwsmeriaid - Canolfan Gwasanaethau i Gwsmeriaid 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0Trafnidiaeth a Seilwaith - Meysydd Parcio / Dirwyon / Wardeiniaid Traffig 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0

88 18 21 23 10 11 20 7 7 1 4 2 0 0 0 0 1 2

Eitem Agenda Rhif 8 ADRODDIAD I’R PWYLLGOR RHEOLAETH GORFFORAETHOL ODDI WRTH: Pennaeth Cyllid ac Asedau DYDDIAD: 1 Rhagfyr 2010 PWNC: Diweddariad ar Reoli’r Trysorlys 1 Cefndir

Cytunodd y Cyngor ar 27 Hydref 2009 y dylai’r Pwyllgor Rheolaeth Gorfforaethol graffu ar reolaeth TM y trysorlys. Cafodd y Pwyllgor adroddiad ar ddiweddariad cyntaf TM 2010/11 ar 29 Mehefin. Pwrpas yr adroddiad hwn yw darparu’r ail ddiweddariad a bydd yn cynnwys nifer o faterion yn ymwneud â gweithgareddau TM y Cyngor.

2 Newid yn yr amgylchedd allanol 2.1 Rhagolwg Economaidd

Mae’r hyn sydd wedi b