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IMPLEMENTACIÓN DEL MANUAL DE ARCHIVO Y GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE GUTIÉRREZ

YEZID ROLANDO PUERTO JIMÉNEZ

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE PREGRADO

PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ, D.C.

2009

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IMPLEMENTACIÓN DEL MANUAL DE ARCHIVO Y GESTIÓN

DOCUMENTAL EN LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE GUTIÉRREZ

YEZID ROLANDO PUERTO JIMÉNEZ

Informe Final de Prácticas Administrativas realizadas en cumplimiento del último requisito académico para optar al Titulo de Administrador Público

ASESOR ESAP: Jose Arevalo

ASESOR ENTIDAD Norberto Andres Marroquin Rodriguez

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE PREGRADO

PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ, D.C.

2009

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A Yuly y Verónica Mis grandes amores A mis Padres Por su infinita paciencia

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AGRADECIMIENTOS

Muchas gracias al señor Alcalde de Gutiérrez, Ingeniero John Fredy Gómez Quevedo por mostrar toda su bondad y permitirme robarle muchos minutos y sacarle un par de canas. A todo el personal administrativo de la Alcaldía por la aceptación, comprensión y compañerismo mostrados en estos meses. Al profesor José Arévalo por su inmensa colaboración en la búsqueda de un trabajo bien hecho. A la ESAP, mi eterna gratitud por abrirme los ojos a la realidad de nuestro país, y a pesar de ello, brindarme un título profesional.

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CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 10

I PARTE: LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 1. DESCRIPCIÓN DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE

GUTIÉRREZ 13

2. OBJETIVOS 16

2.1. OBJETIVO GENERAL 16

2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 16 2.3. RESULTADOS ESPERADOS 16 3 MARCO DE REFERENCIA 17

4. METODOLOGIA 18

II PARTE: RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 5. ESTUDIO PREVIO 20 5.1. CONCEPTUALIZACIÓN 20

5.1.1. Guía de gestión documental 23 5.1.1.1. Codificación 23 5.1.1.2. Tipos documentales por dependencia 26 5.1.1.3. Archivo de gestión 28 5.1.1.3.1 Organización de los archivos de gestión 33 5.1.2. Consulta 39 5.1.3. Las tablas de retención documental 41 6. RESULTADOS DE PRÁCTICA 47

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6.1. OFICINA DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS 47 6.2. OFICINA DE SERVICIOS PÚBLICOS 47 6.3. OFICINA ADMINISTRATIVA DE GOBIERNO 47 6.4. TESORERÍA 47 6.5. UMATA 48 6.6. DESPACHO 48 6.7. DEPORTE, CULTURA Y TURISMO - ALMACÉN 48 6.8. COMISARÍA DE FAMILIA 48 6.9. CAPACITACIÓN AL PERSONAL 49 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 51GLOSARIO 52BIBLIOGRAFIA 64ANEXOS

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LISTA DE CUADROS

Cuadro 1. Códigos de las secciones documentales 23 Cuadro 2. Codificación de las series y subseries 24 Cuadro 3. Ejemplo de clasificación aplicada a una dependencia 32 Cuadro 4. Cuadro de clasificación documental 33

Pág.

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LISTA DE FIGURAS

Figura 1. Organigrama de la administración municipal de

Gutiérrez, cundinamarca 15 Figura 2. Alcance de un programa de gestión documental 21 Figura 3. Ciclo vital del documento 22 Figura 4. Procesos técnicos 30 Figura 5. Fondo, sección, subsección 31 Figura 6. Formas organizativas propuestas 34 Figura 7. Series, subseries 35 Figura 8. Asuntos 35 Figura 9. Rotulación de carpeta 36 Figura 10. Cronología del legajo 36 Figura 11. La carpeta 37 Figura 12. Formato de marcación de aleta de carpeta 37 Figura 13. Formato de rotulación de cajas 39 Figura 14. Formato de préstamo de documentos 41

Pág.

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LISTA DE ANEXOS

Página

A.Cronograma de actividades

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B. División política de Gutiérrez

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B.Imágenes de los archivos central y de gestión de la Alcaldía de Gutiérrez

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C.Listado de normas de gestión documental

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D.Formato de transferencia documental

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E.Tablas de retención documental de la Alcaldía de Gutiérrez

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INTRODUCCIÓN Este trabajo materializa mi práctica administrativa para optar al título de Administrador Público mediante la implementación del manual de archivo y la gestión documental en los archivos de gestión de la Alcaldía Municipal de Gutiérrez, Cundinamarca. La intención de aplicar los conocimientos de las distintas áreas del saber administrativo público en un municipio obedece a que a lo largo de la carrera he descubierto el grado de abandono del que adolecen los municipios pequeños en el país por parte del Estado y de la necesidad de soporte en las áreas misionales y de apoyo de las alcaldías, como es el caso de lo concerniente al aseguramiento de la información y de su correcto tratamiento evidenciado en la norma y en los manuales específicos que atienden esta necesidad. La línea territorial de la administración pública es bastante amplia y multidisciplinar, y una de las tantas cosas que como cientistas sociales podemos hacer es dar soporte a aquellos pueblos de sexta categoría en relación con la optimización de la gestión a través del mejoramiento de los trámites, procesos y procedimientos. En esta línea, descubrí lo precario del manejo documental existente lo cual agrava las expectativas de mejoramiento de indicadores del municipio, pues las contralorías departamentales, dentro de una de las categorías de información que revisan periódicamente existe la revisión de la implementación de la norma de archivo y gestión documental, y cuando no encuentran una adecuada implementación proceden a registrarlo como hallazgo incurriendo los municipios en falta y son objeto de sanción. Por lo anterior decidí acometer la tarea de implementar un manual de archivo en las oficinas generadoras de documento en la Alcaldía de Gutiérrez. Esta tarea se hace particularmente compleja por cuanto este municipio fue objeto durante varios años desde 1996 de acoso por parte de la guerrilla sufriendo de ésta varias tomas durante las cuales el archivo municipal central, los de gestión, y el del Banco Agrario fueron quemados, lo que dejó grandes huecos dentro de la continuidad cronológica y procesal del registro en el pueblo. Cuando se revisa un proceso de varios años se nota que falta muchísima información y estos saltos trastornan la gestión del proceso, por lo que debe acometerse con bastante cuidado la organización de la información en categorías y tiempos. El objetivo general de la práctica es Implementar procesos adecuados de manejo documental y organización por categorías y cronológico de la documentación de los archivos de gestión en la Alcaldía de Gutiérrez.

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Como fuente única se tomará el manual de archivo de la Alcaldía el cual indica la metodología aprobada con base en las tablas de retención documental. Esta metodología es la misma adoptada en la mayoría de entidades públicas del orden distrital para su gestión documental y es consecuente con los objetivos específicos de la Ley 594 de 2000. Los pasos dados en la dirección de una gestión efectiva relacionada con la protección del patrimonio público documental los dicta el mismo manual de archivo adoptado por la Alcaldía y se pretende que se haga extensivo a otros entes como el Juzgado Único, el Concejo Municipal y la Personería. Este documento final resume los objetivos del plan de trabajo, de los dos avances hechos, los resultados y las conclusiones de la práctica. Al inicio encontraremos dentro de la primera parte llamada práctica administrativa, una reseña del municipio describiendo su misión, visión, estructura administrativa, los órganos de asesoría y coordinación municipales, estado de los archivos de gestión y central. Luego están los marcos referenciales donde lo geográfico, histórico, normativo y metodológico se reúne en síntesis. Luego en detalle se mencionará la metodología utilizada para estos efectos. En una segunda parte llamada resultados de práctica, se describen los resultados de la práctica desagregados por tiempos y dependencias. Se describirán los hallazgos por oficina, las problemáticas planteadas y los resultados de la implementación del manual. Al final las conclusiones del trabajo realizado. Este documento refleja apenas una de las muchas cosas que como administradores públicos somos capaces de hacer y uno de los múltiples ámbitos y escenarios en donde somos capaces de acometer tareas de intervención profesional. La multidisciplinariedad de esta carrera permite el desenvolvimiento en los sectores público y privado del país, además de permitir la generación de una conciencia crítica independiente y sin sesgos mediáticos gracias a la coherencia entre instrumentalización de la teoría y el desarrollo de criterio político. Por esto, la dedicación y el tiempo invertidos en la realización de esta práctica administrativa, la ofrendo a mi carrera, lo mejor que pude jamás haber estudiado.

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I PARTE

LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

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1. DESCRIPCIÓN DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE GUTIÉRREZ

El municipio de Gutiérrez, es el último municipio al oriente del departamento. La ruta desde Bogotá es por la avenida Boyacá vía al llano, Chipaque, Cáqueza, Fosca, Gutiérrez, o se llega por la ruta Chipaque, Une, Gutiérrez. Es un municipio de sexta categoría con ingresos inferiores a los cinco mil millones de pesos, está enclavado en zona montañosa que está en la falda del páramo de Sumapaz, y está regido por Corporinoquia. Partiendo de la revisión de la información existente en relación con la creación de las dependencias y de su razón de ser, se referencian sólo para fines informativos la misión y la visión de la Alcaldía: VISIÓN. “La estructura administrativa del Municipio de Gutiérrez Cundinamarca que se adopta mediante el presente Acuerdo, será una organización moderna, dispuesta a ofrecer a la ciudadanía servicios de excelente calidad y oportunidad, que permitan el fortalecimiento del desarrollo humano sostenible, sobre los principios de participación, solidaridad, equidad, democracia, compromiso y responsabilidad”. MISIÓN. “Con arreglo a lo señalado por la Constitución Nacional y la Ley, el Municipio de Gutiérrez, tendrá la siguiente misión: Asegurar el bienestar de la población de Gutiérrez Cundinamarca, contribuyendo a mejorar el nivel de vida de la población en su jurisdicción, en especial de aquella más pobre y vulnerable, facilitando su acceso a bienes y servicios básicos como la educación, la salud, el deporte, la recreación y la educación extraescolar, la cultura, el agua potable y el saneamiento básico, prestando la asistencia técnica agropecuaria, promoviendo la vivienda de interés social, la conservación y buen manejo de los recursos ambientales y del medio ambiente, mejorando las infraestructuras de servicios públicos, transporte y vial, para aumentar la productividad económica y social, dentro de un marco de desarrollo equitativo, proporcional y sostenible, mediante la elaboración y adopción de planes, programas y proyectos respaldados en los principios de prioridad, equidad, solidaridad, celeridad, transparencia y desarrollo sostenible, propiciando la vinculación de organismos internacionales públicos y privados”. Haciendo revisión del Acuerdo 010 de 2002 del Concejo Municipal de Gutiérrez, la estructura orgánica adoptada para la Alcaldía es la siguiente: 1. DESPACHO DEL SEÑOR ALCALDE 1.1 OFICINA ADMINISTRATIVA DE GOBIERNO 1.2 TESORERÍA GENERAL 1.3 OFICINA DE PLANEACIÓN

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1.4 UNIDAD MUNICIPAL DE ASISTENCIA TÉCNICA RURAL Y MEDIO AMBIENTE

1.5 INSPECCIÓN DE POLICÍA Dentro de la estructura se definen también los órganos de asesoría y coordinación, cuya información, actas, estatutos y demás están presentes en el material a ser intervenido en las diferentes dependencias, y son: 2.1 COMISIÓN DE PERSONAL 2.2 CONSEJO MUNICIPAL DE PLANEACIÓN 2.3 CONSEJO MUNICIPAL DE DESARROLLO RURAL 2.4 CONSEJO Y FONDO DE SEGURIDAD DEL MUNICIPIO DE GUTIÉRREZ 2.5 FONDO DE VIVIENDA DE INTERÉS SOCIAL 2.6 COMITÉ MUNICIPAL DE DEFENSA, PROTECCIÓN Y PROMOCIÓN DE LOS DERECHOS HUMANOS 2.7 COMITÉ DE ESTRATIFICACIÓN 2.8 COMITÉ LOCAL PARA LA PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE DESASTRES 2.9 COMITÉ TÉCNICO DEL SISBÉN 2.10 JUNTA MUNICIPAL DE EDUCACIÓN JUME 2.11 CONSEJO DE GOBIERNO 2.12 CONSEJO TERRITORIAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD 2.13 JUNTA MUNICIPAL DE DEPORTES 2.14 CONSEJO MUNICIPAL DE CULTURA 2.15 CONSEJO MUNICIPAL DE POLÍTICA ECONÓMICA Y FISCAL 2.16 COMITÉ SECTORIAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO 2.17 JUNTA MUNICIPAL DE SERVICIOS PÚBLICOS Luego de la revisión de la normatividad original, se infiere la siguiente estructura:

Figura 1. ORGANIGRAMA DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL DE GUTIÉRREZ, CUNDINAMARCA

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Fuente: Manual de archivo Alcaldía de Gutiérrez

El municipio, ante tanta violencia que vivió durante varios años por cuenta de consecutivas tomas guerrilleras, conservó parte de su archivo original el cual se salvó de los incendios generados por éstas. El archivo remanente consta de una montaña de carpetas apiladas unas sobre otras sin organización alguna, mucho menos guías de ubicación. El estado de este archivo, incluso en los archivos de gestión, obliga a tomar medidas en relación con el cumplimiento de la normatividad vigente acerca de la protección al patrimonio documental. Además del afán generado por dos documentos: la Circular 001 del 9 de junio de 2008 del Consejo Departamental de Archivos a través de la Dirección de Servicio al Ciudadano y Gestión Documental de la Gobernación de Cundinamarca, la cual relaciona las disposiciones legales vigentes de obligatorio cumplimiento para la adecuada implementación de los procesos archivísticos, y la Circular 035 del 12 de junio de 2009 de la Procuraduría General de la Nación, la cual obliga al cumplimiento de la Ley 594 de 2000, y las circulares 004 de 2003 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno, y 012 de 2004 del Departamento Administrativo de la Función Pública y Archivo General de la Nación, a más tardar a diciembre de 2009. Lo anterior justifica la intervención de los fondos documentales y los archivos de gestión de la Alcaldía para efectos de evitar las sanciones disciplinarias de rigor, aparte de contribuir con la lucha contra la corrupción gracias al control de documentos públicos y la protección de la memoria institucional.

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2. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 2.1 General Implementar procesos adecuados de manejo documental y organización por categorías y cronológico de la documentación de los archivos de gestión en la Alcaldía de Gutiérrez 2.2. Específicos 2.2.1. Implantar metodologías adecuadas de manejo documental en las

dependencias de la Alcaldía mediante capacitaciones a los jefes de dependencia

2.2.2. Organizar los archivos de gestión de las oficinas de Planeación,

Gobierno, UMATA, Tesorería, Servicios Públicos, Comisaría de Familia, Deporte Cultura y Turismo, y Despacho Municipal.

2.3 Resultados Esperados

- Archivos de gestión de las oficinas de la Alcaldía organizados por cronología y categorías de acuerdo con las Tablas de Retención Documental del Manual de Archivo Municipal

- Personal generador de documentación capacitado en las correctas prácticas de manejo documental y transferencia gestión-central

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3. MARCO DE REFERENCIA

La Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivo define las directrices en relación con la gestión documental, desde que se generan los documentos hasta que se dispone de ellos definitivamente. Ésta Ley más los Acuerdos 39 de 2002 del Archivo General de la Nación (AGN) por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000, y el Acuerdo 42 de 2002 del AGN por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, se regula el inventario único documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos componen la normatividad básica que rige para las entidades públicas y para aquellas privadas que ejercen funciones públicas con respecto al manejo documental y la organización de sus archivos de gestión, central e histórico. Para las entidades territoriales también es de obligatorio cumplimiento este grupo de normas pues es directiva nacional la protección de aquel patrimonio histórico representado en los documentos que soportan la creación, desarrollo, modificación y desaparición de las dependencias y entidades públicas, así como de aquella información en físico o digital que soporta la gestión de cada una de las partes de la administración pública en Colombia. En consecuencia con esto, se ven abocadas las administraciones municipales a responder por la garantía del manejo y conservación de dicho soporte, por esto es que se adquiere la responsabilidad de implementar un sistema de gestión documental integral que garantice que desde su creación, el documento público tiene un manejo adecuado, conforme a la Ley y cómodo que permita su desarrollo como fuente primaria del poder de gestión de la organización burocrática pública. La implementación de la norma y del manual de archivo existente en Gutiérrez se hará en las oficinas mencionadas y previa revisión de los años contenidos en estos archivos de gestión para decidir lo que será objeto de transferencia al archivo central y lo que quedará en la dependencia. La capacitación al personal responsable de los archivos de gestión acerca del manejo documental se hará concomitantemente con la organización, de manera que al ir viendo cómo se organiza la información se indiquen los pasos siguientes como ampliación de legajos y transferencias. Como fuente única se tomará el manual de archivo de la Alcaldía el cual indica la metodología aprobada con base en las tablas de retención documental.

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4. METODOLOGÍA

El primer paso es revisar la información desde las dependencias, qué tienen en función de cuántos años de folios tienen allí para determinar según las tablas de retención documental qué años han de ser transferidos a archivo central para darle tratamiento. Al tener los años, se procede a seleccionar categorías como procesos, oficios enviados y recibidos, contratos, órdenes de suministro, notificaciones, por citar algunos. En adelante se toman las carpetas A-Z de cada categoría y se organizan los folios o paquetes de lo más viejo a lo más nuevo, se eliminan metales como ganchos de cosedora, clips, entre otros, y se cuentan máximo 230 folios por carpeta, se perforan según guía oficio con nivelación superior y se archivan en carpeta especial donde se folian y se marca el legajo con serie, subserie, oficina productora, fechas extremas, número de carpeta, cantidad de folios y número de caja contenedora. Luego de realizado el proceso se ingresan los datos de la carpeta en un archivo de Excel que organizará todo el contenido del archivo de gestión. Estos pasos son genéricos para todas las dependencias y dependerá su duración de un único factor: el grado de desorden de los folios dentro de cada categoría y/o cronología, ya que la ordenación interna de cada legajo es imprescindible para facilitar la búsqueda de información y si se encuentra en total caos su contenido, entonces no será ni efectiva ni eficiente la intervención de los archivos de gestión.

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II PARTE

RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

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5. ESTUDIO PREVIO

5.1. CONCEPTUALIZACIÓN En adelante, se revelan los avances hechos en materia de la implementación del manual de archivo y gestión documental a lo largo de 16 semanas, tiempo durante el cual se han realizado las siguientes tareas: cuantificación de información a ser intervenida por oficina, y organización del archivo de gestión de las oficinas de Planeación, Servicios Públicos, Gobierno, Tesorería, UMATA, Despacho, Deporte Cultura y Turismo, Comisaría de Familia, y dos jornadas de capacitación a los jefes de dependencia acerca de la Ley 594 y gestión documental para sus respectivas oficinas. Para realizar la organización documental de las dependencias se ha tomado como base los lineamientos de la Ley 594 de 2000, los acuerdos 39 y 42 de 2002 del Archivo General de la Nación, las circulares 004 de 2003 y 012 de 2004 del DAFP, las tablas de retención documental vigentes para la Alcaldía, del manual de archivo diseñado para la misma, del acuerdo 010 de 2002 del Concejo Municipal de Gutiérrez por el cual se adopta la estructura orgánica de la Alcaldía, del Acuerdo 04 de 2006 el cual crea la Oficina de Servicios Públicos Domiciliarios, y del Acuerdo 03 de 2007 que crea la Comisaría de Familia. Para acometer la tarea de organización de archivos de gestión, el Alcalde, Ingeniero John Freddy Gómez Quevedo ordenó la compra de cajas de archivo de apertura frontal sin marcación, carpetas de archivo doble tapa en yute con aleta vertical y con marcación en portada con los ítems necesarios para identificar plenamente su contenido documental tales como oficina productora, serie, subserie, códigos respectivos, fechas extremas, número de folios, entre otros. .

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Figura 2. Alcance de un programa de gestión documental


Para comenzar a comprender lo que implica un proceso de intervención archivística brindo unos conceptos básicos. Principios generales de la archivística

Principio de Procedencia: Este Principio indica que los documentos producidos por la Alcaldía Municipal de Gutiérrez son exclusivos para mostrar su gestión administrativa, es decir, que no se pueden organizar mezclándolos con los documentos de otras entidades.

Principio de Orden Original: Este principio indica que cada

dependencia de la entidad al tener sus propias funciones, debe así mismo organizar su documentación reflejando la estructura administrativa y por ende identificar y tener clara cuál es la documentación de la cual es responsable. Para el caso de la Alcaldía Municipal de Gutiérrez, cada una de sus dependencias debe tener claro cuáles son los documentos que reflejan el cumplimiento de sus funciones, guardando la estructura administrativa del Acuerdo de Estructura Municipal vigente.

El Ciclo Vital de los Documentos como su nombre lo indica es el periodo de vida por el cual pasan los documentos desde su producción hasta su disposición final, de acuerdo con lasa Fases de Formación.

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Figura 3:


Fase de Gestión (Archivo de Gestión): Es la fase en la cual se da origen a los documentos de acuerdo con las funciones de la respectiva dependencia y oficina y en donde su permanencia es temporal. El valor inicial de dichos documentos es el de Herramienta de Trabajo y pueden adquirir carácter permanente bien sea por la historicidad que rodee su producción dentro del Archivo de Gestión o por disposición del Comité de Archivos que obligue a su conservación.

Fase Inactiva o Intermedia (Archivo Central): Es la fase en la cual se

conservan los documentos de acuerdo con lo previsto en las Tablas de Retención Documental, en razón de su inactividad o semi-actividad en los Archivos de Gestión y en donde su permanencia es temporal. El valor adquirido por estos documentos es PROBATORIO, y sigue conservando aquel de Herramienta de Trabajo cuando sea utilizado. Pueden adquirir carácter permanente bien sea por la historicidad que rodee su conservación dentro del Archivo Central o por disposición del Comité de Archivos que obligue a su conservación.

Fase Histórica (Archivo Histórico): Es la fase en la cual se conservan

los documentos de manera permanente debido a que en sus fases

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anteriores adquirieron un valor cultural, científico o histórico y a su vez conservaron el carácter probatorio y de herramienta de trabajo.

5.1.1. Guía de gestión documental Una parte imprescindible de la gestión documental es la codificación dada a las dependencias y a los tipos documentales que se obtiene de la jerarquización de la estructura organizacional de la entidad y del análisis de los tipos documentales existentes en cada oficina. 5.1.1.1. Codificación. Para efectos de acoplar la estructura administrativa vigente de la Alcaldía con las necesidades de la gestión documental, en relación con la inclusión de los fondos documentales identificando las oficinas productoras y los tipos documentales correspondientes a la evidencia de la gestión de la administración municipal, se adopta una codificación por dependencias incluyendo la Oficina de Servicios Públicos más la Comisaría de Familia en dicha codificación. Los ítems como Sisbén, y demás que se incluyen en la tabla de codificación, justifican su presencia por cuanto son productores de documentación y están íntimamente relacionados con la gestión administrativa de la estructura orgánica de la Alcaldía, aún cuando no se encuentran explícitamente nombrados en el Acuerdo 010 de 2002. Los órganos de asesoría y coordinación, por no estar inscritos como oficinas independientes o como instancias permanentes y generadoras de documentación específica, no se incluyen dentro de la codificación. Aquellos que no producen documentación de tal relevancia como para considerarse dentro de los tipos documentales por mencionar y desarrollar, son instancias dependientes de alguna oficina que para efectos de dar vía libre a futuras inclusiones dentro de las tablas de retención, se codifican. El orden de las dependencias se definió con base en la estructura dada por el Acuerdo 010 de 2002, y se incluyeron cronológicamente las dependencias creadas posteriormente: Comisaría de Familia y Oficina de Servicios Públicos. Cuadro 1. Códigos de las secciones documentales

CODIGO SECCIÓN DOCUMENTAL

100 DESPACHO ALCALDE

110 OFICINA ADMINISTRATIVA DE GOBIERNO

111 SISBÉN

112 Programas Sociales

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113 Almacén

114 Biblioteca

120 TESORERÍA GENERAL

130 OFICINA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO DE LA INFRAESTRUCTURA MUNICIPAL

140 UNIDAD MUNICIPAL DE ASISTENCIA TÉCNICA RURAL Y MEDIO AMBIENTE

150 INSPECCIÓN DE POLICÍA

160 OFICINA DE SERVICIOS PÚBLICOS

170 COMISARÍA DE FAMILIA


Para organizar eficiente y efectivamente la información de los archivos de gestión debe tenerse en cuenta la codificación de las series y subseries dadas por el manual de archivo, las cuales servirán para ubicar la información más rápidamente cuando se requiera su consulta, bien sea en gestión o en central: Cuadro 2: Codificación de las series y subseries

TABLA SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES ALCALDÍA MUNICIPAL DE GUTIÉRREZ

CODIGO

SERIE

DENOMINACIÓN SERIES DOCUMENT

ALES

CODIGO SUBSERI

E

Denominación Subseries Documentales

01

ACTAS

01 Actas de Comité de Coordinación de Control Interno

02 Actas de Comité de Compras 03 Actas de Comité de Desarrollo y

Control Social 04 Actas de Comité de Estratificación 05 Actas de Comité de Inventarios 06 Actas de Comité Local de Atención

y Prevención de Desastres 07 Actas de Comité Municipal de

Conciliación 08 Actas de Comité Técnico de

Sisbén

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09 Actas de Consejo de Gobierno 10 Actas de Consejo Municipal de

Archivos 11 Actas de Consejo Municipal de

Desarrollo Rural 12 Actas de Consejo Municipal de

Planeación 13 Actas de Consejo Municipal de

Política Económica 14 Actas de Consejo Municipal de

Seguridad 02 AUDITORÍAS DE CONTROL INTERNO 03 COMPROBANTES DE DIARIO 04 CONEXIONES 05 CONCILIACIONES BANCARIAS 06 CONTRATOS 01 Contratos con Formalidades Plenas

02 Contratos Sin Formalidades Plenas 07 CONTRAVEN

CIONES 01 Contravenciones de policía 02 Contravenciones de Tránsito

08 CONVENIOS 09 DECLARACIONES RETEFUENTE

10 DECRETOS MUNICIPALES 11 DERECHOS DE PETICIÓN

12 ENTRADAS DE ALMACEN 13 FICHAS FAMILIARES DE SISBEN

14 HISTORIAS LABORALES 15 INFORMES 01 Informes a Entidades del Estado

02 Informes a Organismos de Control 03 Informes de Gestión

16 LIBROS 01 Libros Auxiliares de Caja

02 Libros Auxiliares de Contabilidad 03 Libros de Bancos 04 Libros de Control de Certificaciones de

Planeación 05 Libros de Control de Certificaciones y

Paz y Salvos 06 Libros de Control de denuncias y

Pérdida de Documentos 07 Libros de Control de Expedición de

Licencias 08 Libros de Control de Seguimiento de

Visita de Campo UMATA

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09 Libros de Diario 10 Libros de Licencias de Uso del Suelo 11 Libros de Presupuesto de Ingresos y

Gastos 12 Libros Mayor y Balance 13 Libros Radicadores de

Comunicaciones Oficiales 14 Libros Radicadores de

Contravenciones 15 Libros Radicadores de Denuncias

Penales de Inspección de Policía 17 LICENCIAS 01 Licencias de Construcción

02 Licencias de División de Terrenos 18 PAGOS

19 PERMISOS 20 PROCESOS DE COBRO COACTIVO

21 PROYECTOS 22 RESOLUCIONES GENERALES

23 SALIDAS DE ALMACÉN Fuente: Manual de archivo Alcaldía de Gutiérrez

Ya con la codificación definida, el siguiente paso es el listar los distintos tipos documentales existentes en cada dependencia. 5.1.1.2. Tipos documentales por dependencia. Este paso dio como resultado lo siguiente: COMISARÍA DE FAMILIA – INSPECCIÓN DE POLICÍA -Conciliaciones -Procesos -Querellas GOBIERNO -Decretos -Oficios -Resoluciones -Proyectos de acuerdo -Memorandos -Hojas de vida -Contratos -Edictos SERVICIOS PÚBLICOS – FAMILIAS EN ACCIÓN - SISBÉN -Oficios

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-Estudios y análisis de agua -Reportes de acueductos -Lecturas de macromedidores -Actas -Certificados de estudios -Vales -Fotocopias de carnés DESPACHO -Oficios -Memorandos -Correspondencia -Circulares -Hojas de vida de los vehículos de la Alcaldía -Guías de movilización -Subsidios -Registros de recibido de desayunos -Recibidos de instrumentos musicales TESORERÍA -Recibos de impuesto predial -Recibos de ingreso -Consolidados: consignaciones, relación de predial, relación de universales -Relaciones bancarias -Libro de bancos -Oficios -Registros de disponibilidades -Convenios interadministrativos -Informes visitas Contraloría -Registros presupuestales y disponibilidades -Flujo de recursos -Libro de ejecución pasiva y activa -Cuentas -Presupuestos PLANEACIÓN -Contratos -Estudios y diseños -Informes -Oficios -Licencias de construcción -Plan de desarrollo -Contratos -Convenios -Viabilidades

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-Certificaciones -Planes de acción -Indicadores de gestión -Plan sectorial -Control interno -Ordenamiento territorial -Banco de programas y proyectos -Estratificación socioeconómica -Hojas de vida -Manuales de funciones -Planes de compras UMATA -Certificaciones de asistencia técnica -Permisos de aprovechamiento forestal -Oficios DEPORTE, CULTURA Y TURISMO - ALMACÉN -Oficios -Proyectos de Gobernación -Reportes de salida de almacén -Reportes de entrada a almacén -Inventarios Luego de la confirmación de la existencia de la información concerniente a cada oficina, queda la implementación del manual de archivo. Para efectos de seguir una metodología única se revisan las recomendaciones y consideraciones dadas por el manual de archivo que indica los pasos a seguir para lograr una organización coherente con la norma y con las codificaciones asignadas. Para el proceso de organización de los archivos de gestión, el manual muestra unas categorizaciones a continuación evidenciadas. 5.1.1.3. Archivo de Gestión. En este archivo reposan los documentos generados durante los procesos de gestión sometidos a una continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que lo soliciten, siempre buscando dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. El tiempo de permanencia depende fundamentalmente del trámite y de las normas internas indicadas en las Tablas de Retención Documental. Características

1. La administración, organización, transferencia y conservación documental es responsabilidad de cada una de las dependencias.

2. De igual manera el Servidor Público tiene la responsabilidad de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los

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documentos y archivos a su cargo tal como lo establece la Ley General de Archivos 594/00.

3. Las dependencias, con fundamento en la Tablas de Retención Documental deben velar por la conformación, organización, preservación y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

4. La organización de los archivos de gestión se fundamenta en las funciones, procedimientos y en las Tablas de Retención Documental de cada dependencia, de acuerdo con la estructura de la entidad.

La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

1. La apertura e identificación de los legajos deben reflejar las Series y Subseries correspondientes a cada unidad administrativa.

2. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites.

3. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y las subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.

4. Los legajos y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación. Dicha información general será: serie, subserie, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja de ser necesario.

5. Las Transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en las Tablas de Retención Documental. Para ello se debe acoger al plan de Transferencias siguiendo la metodología y recomendaciones (Circular 015/03 y 0004/03) que sobre el particular haga el Archivo Central.

Periódicamente, los documentos de apoyo que no fueron consignados en la Tabla de Retención Documental de las dependencias pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia dejando constancia de ser necesario, en acta suscrita por el respectivo jefe de la misma El desarrollo de los principios básicos a nivel operativo se inicia en los procesos técnicos que constituyen herramientas de primera mano en la gestión documental: identificación, valoración, selección y eliminación.

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Figura 4. Procesos técnicos


Todo el proceso técnico: Permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la

documentación motivo de análisis. Debe realizarse teniendo en cuenta la estructura orgánico- funcional de la

entidad productora. La identificación puede establecerse de lo general a lo particular de la misma manera como se realiza la descripción, así: FONDO -- SECCION - SUB-SECCION Debe partirse del FONDO identificándolo con toda la documentacion producida por la entidad, pasando por la SECCIÓN y SUBSECCIÓN que son las agrupaciones documentales generadas por las unidades administrativas de mayor y menor rango. Una vez identificados y establecidos los anteriores niveles jerárquicos se descenderá al nivel documental:

PROCESOS TÉCNICOS

IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN SELECCIÓN ELIMINACIÓN

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Figura 5. Fondo, sección y subsección


Para iniciar el proceso de clasificación documental es indispensable conocer la organización jerárquica y funcional de la Alcaldía. Con esta herramienta se determina la primera parte de la clasificación documental, que corresponde al nivel jerárquico. De acuerdo con el organigrama se le asigna a la Alcaldía el nombre de Fondo Documental, a cada dependencia el nombre de Sección Documental y a cada oficina que en menor rango depende de una sección, el nombre de Subsección Documental: Fondo Documental: reúne toda la documentación producida por la

Alcaldía en ejercicio de sus funciones. Sección: corresponde a las unidades productoras de documentos en una

entidad. Subsección: son aquellas dependencias de menor rango que dependen

de las identificadas como secciones.

FONDO

SECCION SUBSECCIÓN

SERIE SUBSERIE

UNIDAD

Identifica toda la documentación producida por la entidad

Agrupaciones Documentales generadas por unidades administrativas de mayor y menor rango

Unidad básica de valoración, reflejan las actividades desarrolladas por la oficina productora en virtud de las funciones que le han sido asignadas

TIPO DOCUMENTAL (Simple)

EXPEDIENTE (Complejo)

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La segunda parte de la clasificación documental responde al nivel de los documentos: Series Documentales: conjunto de unidades documentales emanados por

un sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones. Subseries Documentales: es una subdivisión de las series cuando las

funciones tienen cierto grado de especialización. Ejemplo de series y subseries: Historias laborales, contratos, actas, expedientes, entre otros. Tipos Documentales. Unidad mínima que reúne todas las características para ser considera documentos, por ejemplo: una póliza, un acta de iniciación, un informe de gestión, una hoja de vida, un plano, un reporte de mantenimiento, entre otros. Son cada uno de los documentos que conforman las series y subseries documentales.

Ejemplo de Serie Documental: SERIE: CONTRATOS SUBSERIE: Contrato de Prestación de Servicios TIPOLOGÍAS: Justificación de solicitud, disponibilidad

presupuestal, invitación a proponentes, propuestas oferentes, hoja de vida, acta de liquidación, pólizas, publicación, reserva presupuestal. .

Cuadro 3. Ejemplo de clasificación aplicada a una dependencia.

SECCIONES SUB SECCIONES

SERIE DOCUMENTAL

SUBSERIE DOCUMENTAL

TIPO DOCUMENTAL

DESPACHO Nivel

Jerárquico

Unidad control interno

(Nivel jerárquico)

Informes (Nivel

documento)

Informes de control interno (Nivel

documental)

Solicitud de conceptos Autos comisorios Informe técnico Conceptos


Para asignar la codificación respectiva a cada serie y subserie documental en el cuadro de clasificación documental es recomendado elaborar un listado general de las mismas para toda la Alcaldía de Gutiérrez. La codificación debe hacerse consecutivamente, en forma independiente para las series y subseries documentales.

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Cuadro 4:


5.1.1.3.1. Organización de los Archivos de Gestión. Como el lugar donde se encuentra al alcance la documentación e información de primera mano y que día a día se maneja por parte de los funcionarios de la dependencia generadora de documentos, el archivo de gestión cobra vital relevancia para la organización pues es allí donde se crea el documento y donde prácticamente se define el destino del mismo, además de ser la primera evidencia del desempeño y funcionamiento de la administración. El archivo de gestión es prácticamente el lugar más importante de la organización, en el sentido documental, cabe decir, pero definitivamente es la pieza clave en la gestión archivística de la organización, de la Alcaldía en este caso. Su desempeño depende de la organización o sistema de almacenamiento de la documentación pues entre más eficiente y eficaz sea éste, más rápido se puede acceder a la información, y es precisamente esta rapidez la que incrementa los índices de confiabilidad de la dependencia. Descripción metodológica. Figura 6: Formas organizativas documentales propuestas

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RECEPCIÓN Y/O ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO. Se elabora y/o recepciona el documento para su trámite correspondiente. ABRIR EXPEDIENTE CON EL DOCUMENTO. Para organizar los archivos es necesario: clasificar (identificar y agrupar), ordenar y describir los documentos contenidos en las unidades de conservación, y tener en cuenta:

La tabla de retención documental (TRD) elaborada para cada dependencia y adoptada por la Alcaldía de Gutiérrez. Es un listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase del archivo.

Las unidades documentales: series, subseries, asuntos Unidades documentales = documentos Serie: Es un conjunto de unidades documentales de estructura y

contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas (actividades adelantadas en la resolución de un asunto). Ejemplo: actas, acuerdos, resoluciones, hojas de vida, historias labores, contratos, informes, órdenes de pago, proyectos, entre otros.

Subserie: Son unidades documentales que se derivan de las series y que reúnen documentos de estructura y contenido homogéneos conformando los expedientes. Ejemplo:

De la serie = Actas, pueden desprenderse las Subseries = Consejo Académico, Consejo de Facultad

De la serie = Orden de pago, se derivan las Subseries = Servicios, Compras

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Figura 7: Series, Subseries


Asuntos: Conjunto de documentos que guardan la misma relación con la misma función de la oficina y se da cuando no se puede identificar series o subseries. Ejemplo: adecuaciones, visitas académicas, incapacidades, permisos, memorados, circulares. Éstos no se encuentran contemplados en las TRD, por tanto, son documentos informativos. Figura 8: Asuntos


1. Se abren las carpetas y/o expedientes: 2. Con los tipos documentales (los documentos que conforman el

expediente) La subserie y/o asunto está conformada por tipos documentales, formando un expediente cuando tienen relación con un mismo tema

PROVEEDORES

COMPRAS

FUNCIONARIOS

ADMINISTRATIVOS

Órdenes de pago

Serie

Subserie

INCAPACIDADES

OFICIOS

ADECUACIONES

ASUNTOS

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Figura 9: Rotulación de carpeta Fuente: Manual de archivo Alcaldía de Gutiérrez

Los documentos se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series, subseries y asuntos estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.

Figura 10: Cronología del legajo Fuente: Manual de archivo Alcaldía de Gutiérrez

FONDO: ALCALDÍA DE GUTIÉRREZ SECCIÓN: OFICINA DE GOBIERNO SUBSECCIÓN: SISBÉN SERIE: ÓRDENES DE PAGO SUBSERIE: SERVICIOS ASUNTO: NÚMERO DE EXPEDIENTE: 01 NÚMERO DE FOLIOS: 15 FECHAS EXTREMAS: 2003-2004

Entrada a almacén Recibo a satisfacción Resoluciones Factura de compra y/o servicios Certificado de disponibilidad ptal Cotizaciones Solicitudes de compra - pedido

TIPOS DOCUMENTALES

Expediente


15. 18 Diciembre 4. 21 Abril... 3. 8 Marzo 2. 30 Enero 1. 15 Enero

No. Hojas Fechas

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La foliación es una operación incluida en los trabajos de ordenación; tiene como principal objetivo el constituirse en una herramienta de identificación y control y consiste en enumerar en forma consecutiva y cronológica cada unidad documental que conforma una carpeta, legajo, libro, entre otros. Se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

1. Si se va a utilizar lápiz debe ser mina negra y blanda (HB) 2. Si es bolígrafo emplear Kilométrico/Paper Mate ya que tienen niveles

bajos de acidez La tapa de la carpeta y/o expediente que conforma una serie, subserie o asunto se debe marcar de la siguiente manera: Figura 11: La carpeta Fuente: Manual de archivo Alcaldía de Gutiérrez

NOTA: El expediente se cierra y se le da trámite de transferencia cuando termina con la situación administrativa. Al conformar el archivo se debe elaborar un inventario de las carpetas y/o expedientes, teniendo en cuenta las series, subseries y asuntos; a su vez el número de expediente. En el mismo orden se ubica en el archivador o fólder. Figura 12: Formato de marcación de aleta de carpeta

OFICINA DE PLANEACIÓN CONTRATOS Suministros Junio 2008 903, 907, 909 1 de 2

Contratapa

Carpeta

Tapa


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SECCION CONTABILIDAD BALANCES - Planeación - Diciembre 2006 Comprobantes 302, 307 y 345 del 93 al 108 3 de 4


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Figura 13: Formato de rotulación de cajas


5.1.2. Consulta. Es un servicio común en los archivos y se basa en que el usuario puede avistar de primera mano la información contenida en los documentos, según sus necesidades. La consulta de documentos va relacionada con los derechos de acceso y consulta contemplados en la Constitución Política Colombiana y la base jurídica y legal vigente. Este derecho afecta el acceso y consulta a la documentación que por la clase de información tienen acceso restringido, como el derecho a la intimidad, legislación de propiedad intelectual, etc. Se establecen dos categorías generales de consulta: · La consulta interna a cargo de las personas que laboran en las unidades administrativas propias de la Alcaldía, en ejercicio de sus funciones específicas.

1.

Dependencia

ALCALDÍA MUNICIPAL DE GUTIÉRREZ

2.

Oficina Productora

OFICINA ADMINISTRATIVA DE GOBIERNO

3.

Contenido documental Serie / Subserie

ACTAS Comité Local de

Prevención y Atención de Desastres

2008 4.

Fechas Extremas

2008- 15-22

5. N° Caja 9

6. N° Carpetas en la Caja

3

7. Observaciones :

Reuniones Comité 2008 Actas y Anexos

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· La consulta externa, por parte de cualquier usuario ajeno a la Alcaldía. Servicio de Consulta en el Archivo de Gestión. La consulta de documentos en el archivo de gestión se hace en la misma unidad productora de los documentos. La autorización de acceso debe asumirla el responsable de la unidad, oficina o dependencia en la cual se encuentra el documento. La documentación confidencial y aquella que contenga información de carácter personal debe estar convenientemente protegida frente a accesos no autorizados. Las aplicaciones informáticas que participen de algún modo en los trámites y procedimientos administrativos deben estar debidamente protegidas de acuerdo con la confidencialidad de los datos que contengan. Servicio de Consulta en el Archivo Central. La consulta de los documentos que se encuentren en el Archivo Central se hace directamente en las instalaciones del Archivo Central. Toda persona que desee realizar alguna consulta deberá acreditarse como funcionario como prueba de su interés legítimo, de modo que quede fuera de todo duda su derecho al acceso a la documentación depositada en el Archivo Central, previa autorización de la unidad productora correspondiente. Los funcionarios del Archivo Central harán las supervisiones necesarias para evitar la mutilación, sustracción o adulteración de los documentos. El Archivo Central debe llevar un control de consultas diario, con el fin de consolidar estadísticas mensuales y anuales, que permitan obtener elementos de juicio para el direccionamiento de diferentes políticas de gestión documental. Préstamo Préstamo Documental Interno. Es el servicio mediante el cual los usuarios tienen la ocasión de consultar los documentos de archivo trasladándolos a sus sitios de trabajo. Este servicio se da únicamente en los archivos de gestión y central, para la resolución de trámites administrativos, de acuerdo con el procedimiento y normas establecidas por el Archivo Central. Para efectuar el servicio de préstamo de documentos conservados en el Archivo Central, es requisito diligenciar, en formato físico, o a través de correo electrónico interno, la solicitud correspondiente, en la cual se debe dejar constancia del expediente que se está requiriendo. Préstamo Documental Externo. En caso de existir requerimiento de archivos por parte de las autoridades de investigación, inspección y vigilancia, la solicitud deberá ser motivada por la Oficina Administrativa de Gobierno, la cual tiene la responsabilidad del proceso de gestión documental en la Alcaldía de Gutiérrez. En ningún caso los documentos deberán salir en forma permanente hacia dichos entes. Siempre que sea posible se procurará que para ciertos documentos, salgan reproducciones de éstos, como máxima garantía de la conservación de originales. Al igual que el servicio de consulta,

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este servicio a los organismos anteriormente mencionados debe ser controlado. Formato de préstamos de documentos: Si se requiere trasladar el expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, se debe llenar el siguiente formato: Figura 14: Formato de préstamo de documentos PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS No. (consecutivo) DEPENDENCIA: FECHA PRÉSTAMO

DETALLE FOLIOS No. RESPONSABLE FECHA DE DEVOLUCIÓN

Descripción completa del expediente

Total de hojas

A quien se presta el documento


Vencido el plazo, la dependencia productora exigirá su devolución inmediata. Normas básicas para la Transferencia de Documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central Todas las dependencias de la entidad remitirán al Archivo Central los documentos ya tramitados, de conformidad a lo estipulado en la Tabla de Retención Documental.

1. Retire las copias y fotocopias de documentos, siempre y cuando exista original, realice selección natural.

2. Normalice la denominación de tipos documentales como lo plantea la Tabla de Retención Documental, para construir las series documentales.

3. Los documentos se enviarán al Archivo Central ordenados y clasificados por series documentales, al igual que los expedientes con sus respectivos tipos documentales al interior

4. Elabore el Formato de Inventario Único Documental 5. El Formato de Inventario Único Documental será firmado por el Jefe

de la oficina productora de los documentos y el Jefe del Archivo quien recibe, revisa y confronta la transferencia.

No se aceptarán unidades de conservación identificadas con documentos varios o misceláneos

5.1.3. LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL De acuerdo con la definición del Reglamento General de Archivos las Tablas de Retención Documental son el “listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo…”.

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Para el caso de la Alcaldía de Gutiérrez, las TRD son específicas puesto que hacen referencia a documentos característicos de cada una de ellas. Pueden observarse anexas al presente Manual. Beneficios Con la implementación de las tablas de retención documental se pretende agilizar los procedimientos de producción, trámite y consulta de los documentos, permitir a la administración logros de transparencia, memoria y la toma de decisiones sobre bases ciertas y de manera oportuna. Beneficios para la administración con la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental: - Facilitan el manejo de la información. - Contribuyen a la racionalización de la producción documental. - Posibilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención estipulados en ella. - Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente. - Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. - Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos. ¿Para qué sirven las tablas de retención documental? Para identificar: - si las series que componen la tabla de retención documental son todas las que identifican las funciones; - si los tipos documentales de cada serie están relacionados en su totalidad; - si los tiempos de retención estimados para cada serie son los correctos; - si el procedimiento establecido para conservar el documento es el idóneo. Importancia de las tablas de retención documental desde el punto de vista archivístico - permiten el manejo integral de los documentos; - facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivo total; - ayudan a controlar la producción y trámite documental; - identifican y reflejan las funciones institucionales; - integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos; y

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- permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión. Metodología de elaboración: En la elaboración de las Tablas de Retención se contemplan cuatro etapas: 1. Investigación preliminar sobre la institución.

Compilación de información institucional (disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad (organigramas, manuales, procedimientos, procesos, acuerdos, e.t.c)

2. Entrevista con los productores de los documentos de la institución A. Identificación y definición de unidades documentales B. Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta los

manuales de procedimientos de las dependencias. C. Identificación de valores primarios y secundarios

3. Análisis e interpretación de la información recolectada A. Conformación de las series y subseries con sus respectivos tipos

documentales, teniendo como base la encuesta estudio unidad documental.

B. Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental C. Presentación y aprobación por parte del productor de información D. Presentación y aval por parte del Comité de Archivo E. Remisión de las TRD al secretario del comité evaluador de

documentos para estudio y trámite. 4. Aplicación

Una vez elaboradas y aprobadas las Tablas de Retención debe hacerse su difusión indicando:

A. Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento B. Instructivo para su aplicación

C. Normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia con la TRD de cada oficina. D. Las instancias evaluadoras verificarán la aplicación de las Tablas de Retención.

Descripción de la Tabla de Retención Documental: La Tabla de Retención es una guía de la documentación producida al interior de una institución y en ella se muestra lo que se va a retener, en donde, el tiempo de permanencia en cada fase archivo y la disposición final de dicha documentación. Es un listado de series y sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. La misma consta de las siguientes columnas:

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1. COLUMNA CÓDIGO: Muestra en sus primeros 3 dígitos el Código asignado a cada una de las Dependencias de la Alcaldía Municipal, los dos dígitos siguientes muestran el número de orden de la SERIE y los dos últimos dígitos muestran el orden de la Subserie Documental en caso de existir.

2. COLUMNA SERIES, Subseries y Tipos Documentales es la columna que muestra el orden de la documentación que debe producirse de acuerdo con su carácter. En esta columna se registra el nombre de las SERIES DOCUMENTALES, escritas en mayúscula y negrilla. Luego aparece el nombre de las Subseries Documentales si las hay, identificadas en Tipo Título y negrilla. Y cuando existan tipos documentales integrando la serie o subserie documental se identificarán en Tipo oración con un guión (-), y en algunos casos aparecen tipos documentales eventuales, los cuales son identificados con asterisco (*). El significado de Serie, Subserie y Tipo documental es el siguiente: a. Serie Documental: Conjunto de Unidades documentales de estructura y contenido Homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia de sus funciones específicas. b. Subserie Documental: Son todas aquellas subdivisiones que se derivan de la serie cuyos documentos son de estructura y contenido Homogéneo. c. Tipo Documental: Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento, hace referencia a la especie documental que revela tanto el contenido como la estructura Física del documento, pueden ser entre otros tipos documentales acta, convocatoria, anexos.

3. COLUMNA TIEMPOS DE RETENCIÓN: Describe el tiempo de permanencia de la documentación en cada etapa del ciclo vital de los documentos, ya sea en el Archivo de Gestión o en el Archivo Central, de acuerdo con el valor primario o secundario de la documentación. El significado de estos valores es el siguiente:

a. Valor Primario: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir a los involucrados en el tema o en el asunto, estos valores pueden ser Administrativo, Fiscal, Jurídico, Legal, entre otros.

b. Valor Secundario: Es aquel que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tiene este valor se conservan totalmente.

4. COLUMNA DISPOSICIÓN FINAL: En esta casilla se consigna el destino final que va a sufrir la serie o subserie documental, una vez cumplido su tiempo de retención en el archivo central, Las siguientes son la alternativas que se pueden establecer para la Disposición Final:

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a. CONSERVACIÓN TOTAL (CT): Cuando se marca esta casilla se debe interpretar que la Serie o Subserie Documental es histórica desde su creación y por lo tanto tiene valores para la historia, la Ciencia y la Cultura.

b. ELIMINACIÓN (E): Cuando se marca esta casilla se debe interpretar que la Serie o Subserie Documental se puede eliminar totalmente una vez cumplido su tiempo de retención en el Archivo de Gestión o en el Archivo Central según el caso, por carecer de valores primarios o secundarios.

c. SELECCIÓN (S): Cuando se marca esta casilla se debe interpretar que la Serie o Subserie Documental debe ser sometida a una selección, para lo cual se aplica el método de muestreo contemplado para conservar parte de la información.

d. MICROFILMACIÓN O DIGITALIZACIÓN: Es la única casilla que puede combinarse con cualquiera de las opciones anteriores y cuando se marca se sugiere efectuar la Microfilmación o digitalización con el objeto de preservar el documento en el soporte material en el que se produjo.

e. CONSERVACIÓN TOTAL SELECCIONADA CON MICROFILMACIÓN (CT y M): Cuando se marcan estas dos opciones se debe interpretar que la Serie o Subserie Documental se conserva totalmente por ser considerada de valor histórico y se sugiere efectuar la Microfilmación o digitalización con el objeto de preservar el documento en soporte papel, el cual de todas formas no debe ser eliminado.

f. ELIMINACIÓN SELECCIONADA CON MICROFILMACIÓN (E y M): Cuando se marcan estas dos opciones se interpreta que antes de eliminar la documentación seleccionada debe microfilmarse o digitalizarse. Debe tenerse en cuenta que esta documentación se digitaliza o microfilma antes de cumplir su etapa en archivo central y se hace para evitar la manipulación directa del documento.

g. SELECCIÓN SELECCIONADA CON MICROFILMACIÓN (S y M); Cuando se marcan estas dos opciones se interpreta que debe dejarse una muestra de la Serie o Subserie Documental y la documentación resultante de este proceso se debe microfilmar y digitalizar.

5. COLUMNA PROCEDIMIENTO: En esta columna se establece el proceso que se debe aplicar a aquellas Series o Subseries Documentales, que según su disposición final deben ser Conservadas Totalmente, Eliminadas o Seleccionadas.

Procedimiento para la Actualización y Seguimiento de la Tabla de Retención Documental: El Archivo realizará seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y

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elaborará según las necesidades un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las modificaciones a las Tablas de Retención Documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de las oficinas productoras de los documentos, deberán ser evaluadas por el jefe de Archivo y presentadas al Comité de Archivo de la Alcaldía Municipal de Gutiérrez para su estudio y aprobación. Es importante tener en cuenta que la TRD requiere revisión y actualización periódica, por lo que de no solicitarse modificaciones a la misma en un periodo mínimo de dos años se recomienda estudiar y evaluar si efectivamente no han surgido cambios en la producción documental.

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6. RESULTADOS DE PRÁCTICA Acorde con el plan de trabajo presentado, luego de la cuantificación de la información por oficina, se procede a organizar en orden respectivo las oficinas de Planeación, Servicios Públicos, Gobierno, y Tesorería, para cumplir con lo planeado para las primeras ocho semanas. 6.1. PLANEACIÓN El archivo de gestión de la oficina de Planeación consta de 42 carpetas A-Z conteniendo los distintos tipos documentales descritos para esta oficina. Al revisar se evidencia la falta de cultura archivística pues lo hallado es que la información se va guardando conforme llega y que no hay orden cronológico riguroso pues si alguien consulta una carpeta y toma algún documento para sacar copias, lo ingresa en cualquier lugar de la carpeta sin respetar ni orden de procedencia ni cronológico. Esto implica mayor demora dentro de lo proyectado para esta oficina pues la organización por categorías y la ubicación coherente de los folios deberá hacerse en todos los tipos documentales encontrados, ya que incluso los oficios enviados y recibidos no llevan secuencia alguna. Resultaron 12 cajas de archivo conteniendo un total de 103 carpetas. 6.2. SERVICIOS PÚBLICOS Consta de 16 carpetas A-Z conteniendo lo relacionado con el manejo del programa Familias en Acción más lo concerniente a la oficina como funciones primarias. El estado del orden de la información es igual que el encontrado en Planeación. Resultaron 5 cajas para separar material de servicios públicos del de Familias en acción 6.3. GOBIERNO Consta de 66 carpetas A-Z que incluyen lo de la oficina más lo de Inspección de Policía pues el Jefe de Gobierno ejerce por encargo las funciones de Inspector. En esta oficina se contabilizaron 30 carpetas A-Z cuyo contenido no debería estar en gestión sino ser transferido a central. Se le encargó al almacenista quien está encargado del archivo central para que diese trámite a la transferencia de manera que en gestión quedase por tiempo estipulado en tablas de retención únicamente lo concerniente a la oficina. En las dos oficinas revisadas previamente se envió para central un total de 11 carpetas A-Z y se hizo conjuntamente ya que físicamente las dos dependencias comparten el mismo espacio físico. Resultaron 9 cajas de archivo para separar lo de gobierno de lo de inspección de policía. 6.4. TESORERÍA

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Esta oficina tiene 94 carpetas A-Z de las cuales la mayoría son cuentas mes a mes (casi todas) desde el año 2001, por lo cual se envió a central un total de 50 carpetas que no tenían que estar ahí por cuenta de lo definido en las tablas de retención. El tiempo estimado para el tratamiento a los folios de esta dependencia está dado entre las semanas 8 y 10. La mayor parte de la información de esta oficina quedó pendiente del primer corte en razón de que el cumplimiento de las tareas programadas para las primeras 8 semanas debió correrse una semana debido al particular nivel de desorganización encontrado en las oficinas de Planeación y Gobierno que implicó mayor tiempo del previsto para éstas. En Tesorería el principal inconveniente hallado fue la mezcla de documentación en las carpetas de Cuentas siendo notoria la mezcla de folios de distintos meses en cada una. Resultaron 10 cajas debido a que se transfirió a central gran parte de las A-Z, sin contar 4 cajas que se ubicaron en el área de la secretaria de tesorería con material propio de la oficina pero manejado por ella. 6.5. UMATA Esta oficina cuenta con 9 carpetas A-Z que son requeridas permanentemente por sus funcionarios y por ello no se transfiere ninguna a central. Esta oficina cuenta con planos geográficos del área rural de Gutiérrez en un número de 15. Para éstos se crea una guía de relevancia anexa a un sistema de búsqueda física de los planos según contenido en unos tubos adosados a la pared para que permanezcan siempre extendidos evitando así daños por dobleces. También se les cubrió en plástico para evitar humedad. Resultaron 4 cajas de archivo con 25 carpetas. 6.6. DESPACHO Esta oficina cuenta con 6 carpetas A-Z que tienen un manejo constante similar al de la UMATA por lo que no se transfiere ninguna. Resultaron 3 cajas de archivo con 7 carpetas. 6.7. DEPORTE, CULTURA Y TURISMO – ALMACÉN La información manejada por esta dependencia consta de 6 carpetas A-Z de las cuales 2 son de Almacén, y ninguna requiere ser transferida. Se separó el contenido de la información concerniente a la oficina de lo del almacén y se numeraron independientemente las carpetas, aunque comparten caja ambas oficinas por cuenta del bajo número de carpetas resultantes del proceso de organización archivística. Resultaron 4 cajas de las cuales una es exclusivamente para almacén. 6.8. COMISARÍA DE FAMILIA

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Esta oficina cuenta con 11 carpetas A-Z de las cuales 10 son de procesos activos por lo que no puede transferirse ninguna a central. La metodología de archivo que se usaba era cronológica según la fecha en que se pusiese la querella o se abriese el proceso pero la referencia era por el nombre del titular de dicho proceso. Considerando que para cada proceso se debía abrir una nueva carpeta en el nuevo sistema de archivo, y que si se hacía por orden alfabético, se presentaría un problema al momento en que se acabase el espacio para cierta letra, no habría cómo ingresar una nueva sin tener que reorganizar todas las cajas de ésta en adelante y renombrarlas, más lo que implica la renovación de la marquilla de todas y cada una de las carpetas en adelante. Por lo anterior se consideró que el orden cronológico para los procesos archivados era el mejor y se organizaron las cajas de esta forma dejando apenas el espacio suficiente en las cajas para que lo que creciese fueran los procesos y no el número de carpetas por caja. Resultaron 8 cajas de archivo. En la mayoría de las oficinas es indeterminado el número de carpetas porque durante la organización de los archivos de gestión hubo visita anual de la Contraloría Departamental y gran parte del material ya organizado y sin organizar fue llevado durante semanas al espacio reservado para esta visita. Además el número de carpetas por oficina crecía mientras se organizaba debido al requerimiento común de la dependencia. 6.9. CAPACITACIÓN AL PERSONAL Se programaron dos jornadas de dos horas cada una de capacitación a los jefes de oficina con el fin de desarrollarles capacidades de gestión en lo relacionado con la archivística de sus respectivas dependencias. La anterior se hizo vital por cuanto debe garantizarse la continuidad del proceso, además de que el manual de archivo de la Alcaldía indica los procedimientos de transferencia documental de gestión a central, donde aclara que cada oficina es responsable por llevar una organización unificada con la Alcaldía en general y que debe habérsele dado tratamiento debido a los folios antes de ser transferidos. Asistieron los jefes de las oficinas intervenidas, más las secretarias del Concejo Municipal y de la Personería Municipal, un asistente de Planeación, la secretaria de Tesorería, dos técnicos de la UMATA, y el coordinador de la Biblioteca municipal. En la primera jornada les mostré los aspectos más importantes de la Ley 594 de 2000, lo que implicaba el no cumplimiento de ésta, los distintos órganos responsables de la gestión documental en los niveles nacional, departamental y municipal, y la estructura de la archivística municipal

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(jerarquías y competencias). Luego de un receso de 10 minutos, indiqué la metodología de archivo usada para cada una de sus oficinas y el cómo encontrar la información. En la segunda jornada, con idéntica asistencia, se hizo manifiesto un interés creciente de los jefes de oficina acerca de la temática tratada reflejado en el nivel de participación y en el alto número de preguntas hechas. Un punto para destacar es el que hubo compañerismo y colaboración al momento de hacer la dinámica que ocupó la primera parte de la jornada, que consistió en organizar por parejas a los asistentes y darles material de archivo para que lo conociesen de cerca y se acostumbraran a su manipulación en tanto la explicación acerca de los pasos para archivar material totalmente desorganizado avanzaba. Al culminar la explicación se les permitió intentar archivar según lo indicado, y luego de 15 minutos todas las parejas habían terminado exitosamente la tarea. Luego procedí a permitirles deducir cómo archivar material nuevo a una carpeta ya organizada habiendo total éxito en esta parte. Las inquietudes generadas fueron acerca del orden de los documentos y de la nivelación superior del legajo, dudas resueltas inmediatamente. Se continuó con la explicación de la codificación de los contenidos documentales más la numeración de carpetas y cajas. Para esta parte de la capacitación les obsequié impresas las guías de codificación y la tabla de retención documental de su respectiva oficina, además de dejarles una copia en magnético del manual de archivo y de las normas concernientes. Al finalizar se hizo un acto simbólico en el cual cada quien suscribía un acta de compromiso de cumplimiento de la normatividad archivística y de darle continuidad a la metodología de organización de archivo en cada una de sus dependencias.

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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES El grado de desorden encontrado en las dependencias de la Alcaldía Municipal de Gutiérrez confirma que nunca se había tenido una metodología de gestión documental y que empíricamente se realizaban las labores de archivo y búsqueda de información. Esta situación provocó un movimiento de dos semanas en el cronograma original que luego fue compensado en las últimas cuatro semanas por cuanto las últimas oficinas en ser intervenidas tenían un menor grado de desorden y fue posible avanzar mejor. A partir de las actividades realizadas en los archivos de gestión, la administración municipal tiene más herramientas de juicio para evaluar la continuidad del proceso pero en el archivo central, el cual plantea aún más problemáticas por cuanto éste debe incluir todo el proceso de valoración documental y decisión acerca de la eliminación o envío al Archivo General de la Nación para su conservación total. La intervención del archivo central implica además la revisión y arreglo de las instalaciones ya que la humedad presente está haciendo de las suyas en la documentación. Es recomendable la inmediata revisión de instalaciones antes de acometer cualquier tarea de intervención archivística. Con la capacitación a los funcionarios se genera un clima de tranquilidad puesto que se eliminó la imagen de que la organización de archivo debía ser hecha por profesionales del área y que no podía realizarse desde adentro sino con intervención foránea. Este velo de misterio cayó y ahora ellos mismos están dispuestos a continuar con las actividades realizadas en los talleres y se comprometieron a mantener organizado su lugar. La búsqueda de información es ahora mucho más fácil y no requiere un entrenamiento especial en archivística para encontrar algo y entender el esquema de ordenación y clasificación. Así mismo, la codificación ya no es misterio y todos los funcionarios de la Alcaldía pueden hallar lo que buscan sin problemas. Este trabajo ha sido bastante positivo por cuanto el conocimiento y experiencia ganados durante el tiempo de práctica administrativa ha mecanizado en mí las normas y procedimientos requeridos para acometer trabajos similares y de mayor envergadura, además de poner en práctica el Manual de archivo y gestión documental que hice por encargo en el año 2008 para la misma alcaldía, y comprobé que en efecto los trámites, procesos y procedimientos son correctos y adecuados para este y otros tipos de tarea.

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GLOSARIO

Acceso a los archivos: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley Acceso a los documentos originales: Disponibilidad de los documentos de archivo mediante los instrumentos de consulta de la información. Acervo documental: Conjunto de los documentos de un archivo Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos. Administración de archivos: Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una institución. Almacenamiento de documentos: Depósito de los documentos en estantería, cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservación física y con el fin de ser extraídos posteriormente para su utilización. Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. Archivo del orden departamental: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de organismos del orden departamental y aquellos que recibe en custodia. Archivo del orden distrital: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del orden distrital y por aquellos que recibe en custodia. Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos. Archivo general de la nación: Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema

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Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia. Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación. Archivo histórico especial: Es el constituido por fondos documentales referidos a épocas, lugares o personas determinadas de la historia regional y nacional; entre otros se puede mencionar. Archivo Histórico de Antioquia, Archivo Regional de Boyacá, Archivo Central del Cauca, Archivo Histórico de Cartagena de Indias y Archivo Histórico del Magdalena Grande. Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades. Archivista: Persona especializada en el manejo de los archivos. Profesional del nivel superior, graduado en archivística. Archivo privado de interés público: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador. Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas, así como los archivos privados, declarados de interés público. Archivo total: Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital. Producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final. Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa. Asistencia técnica: Prestación de servicios por personal especializado en diferentes áreas del quehacer archivístico. Autenticación de documentos: Es la autorización o legalización de documentos por parte del funcionario competente para revestirlos de ciertas formas y solemnidades, según lo establecido por la Ley. Automatización: Aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de almacenamiento y recuperación de la información documental. Cajas: Institucionalizadas por la entidad bajo ciertos parámetros, se recomienda introducir el número de carpetas necesario de manera que no queden muy ajustadas ni muy sueltas. Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas laterales.

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Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación. Catálogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales. Certificación de documentos: Acción de constatar la presencia de determinados documentos o datos en los archivos. Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. Clasificación: Labor intelectual de disposición de cualquier elemento según un esquema, plan o marco preestablecido. Puede ser. Clasificación de fondos en el interior de un depósito de archivo. Clasificación de piezas en el interior de un fondo Clasificación de documentos individuales en el interior de una pieza. Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad. Comité de archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Colección de archivo: Reunión artificial de documentos, formada por un individuo, familia o institución. Comité asesor: Grupo de especialistas y expertos en el campo de la archivística y disciplinas afines, que recomiendan sobre procedimientos y procesos tanto administrativos y técnicos de los archivos. Comité evaluador de documentos: Órgano asesor del Archivo General de la Nación, encargado de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de lo documentos. Comité evaluador de documentos del departamento: Órgano asesor del Consejo Departamental de Archivos, encargado de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos. Comité técnico: Grupo de profesionales calificados que asesoran la normalización de terminología, instrumentos y procesos técnicos ARCHIVÍSTICOS Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de

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2001, expedido por el Archivo General de la Nación. Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. Puede ser preventiva o de intervención directa. Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos. Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad. Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos. Copia: Reproducción exacta de un documento. Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original. Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo. Conservación de archivos: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de lo documentos que alberga un archivo. Copia: Reproducción puntual de otro documento. Copia autenticada: Es la reproducción de un documento, refrendada por el funcionario competente para revestirlo de ciertas formas y solemnidades según lo establecido por la Ley que le confieren la fuerza jurídica del original. Cuaderno: Conjunto de documentos cosidos en forma de libro. Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales. Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad. Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo. Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación. Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus

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agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta. Descriptor: Término al cual se asigna un significado específico y que se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de la información. Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. Diplomática: Reglas para conocer y distinguir documentos solemnes y auténticos Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente. Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional. Documento facilitativo: Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las entidades. Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico. Documento inactivo: Aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales. Documento oficial: El que produce, posee o maneja una entidad estatal. Documento misional: Documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto social.

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Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Documento privado: El perteneciente a personas naturales y jurídicas, entidades, instituciones y organizaciones que no tienen carácter oficial. Documento semiactivo: Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional. Duplicado: Segundo ejemplar o repetido del mismo tenor literal que el primero. Puede ser simple o autenticado. Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Empaste: Técnica mediante la cual se agrupan folios sueltos para darles forma de libro. La unidad producto del empaste se llama “legajo”. Encuadernación: Cubierta para proteger documentos cosidos o pegados, en forma de libro. Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservación. Evaluación de documento: es la función básica del archivo, destinada a determinar la clasificación, según sus usos administrativos, fiscales, legales o jurídicos, tanto presentes como futuros y sus valores testimoniales, informativos e investigativos. Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. Facsímil: Reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico, entre otros. Fechas de acumulación: Fechas intermedias encontradas en un expediente. Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos. Foliar: Acción de numerar hojas. Folio: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista. Fondo: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona. Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera. Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera. Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas administrativamente vigentes, que se completa sistemáticamente.

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Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística. Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban. Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades. Fuente primaria de información: Información original no abreviada ni traducida; se llama también fuente de primera mano. Función archivística: Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos indicando sus características fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación. Identificación documental: Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo. Índice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su localización. Índice cronológico. Listado consecutivo de fechas. Índice onomástico. Listado de nombres propios. Índice temático. Listado de temas o descriptores. Índice toponímico. Listado de sitios o lugares. Instrumento de consulta. Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un control físico, administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localización y recuperación, Dependiendo de la fase de tratamiento archivístico de los documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden distinguir instrumentos de control (fase de identificación y valoración) e instrumentos de referencia (fase de descripción y difusión). Instrumento de control: Es aquel que se elabora en las fases de identificación y valoración. Por lo tanto, pueden ser instrumentos de control, entre otros, en la fase de identificación los siguientes; ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales, repertorios de series, cuadros de clasificación, registros topográficos; y en la fase de valoración, relaciones, tablas de retención documental, registros generales de entrada y salida,

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relaciones y actas de eliminación, informes, relaciones de testigos resultantes de muestreo. Inventario: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar. Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación. Legislación archivística: Es el conjunto de normas que oficializan la conservación, el acceso, la protección y la organización de los archivos en un país. Mapa: Representación gráfica - con convenciones- de un espacio. Marca de agua: Señal distintiva usada por los fabricantes de papel o mandada hacer por una entidad al momento de elaborar el papel. Manuscrito: Documento elaborado a mano. Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución. Microfilme: Fotografía en película generalmente de 16 o 35 milímetros, utilizada en reproducción de documentos. Muestreo: Técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios cuantitativos y cualitativos. Operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial. Se efectúa durante la selección hecha con criterios alfabéticos, cronológicos, numéricos, topográficos, temáticos, entre otros. Normalización archivística: Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de la práctica archivística. Someter una actividad y objeto a norma, o sea a un modelo, tipo, patrón o criterio dado. Ordenación: Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán los documentos o las unidades archivísticas dentro de las series. Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación. Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos. Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución. Original: Documento producido directamente por su autor, sin ser copia.

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Patrimonio archivístico: Conjunto de archivos conservados en el país y que forman parte esencial de su patrimonio administrativo, cultural e histórico. Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. Pieza documental: Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Pueden ser ejemplos de piezas documentales, entre otros: una acta, un oficio, un informe. Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales. Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones. Protocolo: Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales, que los escribanos y notarios autorizan con formalidades. Proyecto de descripción de archivos: Formulación de actividades en el tiempo, que contemplan los criterios y métodos a seguir en la selección y descripción de una determinada unidad archivística, con el fin de obtener instrumentos de consulta normalizados para la investigación con base en fuentes primarias. El plan contempla, entre otros aspectos, evaluación de requerimientos de descripción, tipos documentales a elegir, unidades archivísticas, evaluación de criterios para determinación de términos descriptivos, aspectos físicos de los documentos a tener en cuenta y formas de captura y automatización de los datos propios de la descripción archivística. Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica. Registro de documentos: Anotación de los datos del documento en los modelos de control. Registro topográfico: Instrumento de control que relaciona correlativamente el contenido de cada una de las unidades de conservación, indicando su posición exacta en un depósito de archivo. Reglamento de archivo: Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una entidad.

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Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel. Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental. Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos. Es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto de documentos generales, en razón de esa subdivisión orgánico-funcional. Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsanse también “depuración” y “expurgo”. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. Servicios de archivo: Proceso mediante el cual se pone a disposición de los usuarios la documentación de una entidad, con fines de información. Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo. Numeración correlativa por la que se identifican todas las unidades de conservación de un depósito. Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesos de conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital. Sistema nacional de archivos: Programa Especial orientado al logro de la cooperación interinstitucional de los archivos, a través de planes y programas para alcanzar objetivos comunes de desarrollo y consolidación del sector archivístico, coordinado por el Archivo General de la Nación. Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Las tablas de retención documental pueden ser generales o específicas de acuerdo a la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institución. Las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.

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Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final. Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. Tipología documental: Estudio de las diferentes clases de documentos que pueden distinguirse según su origen y características diplomáticas. Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los documentos de cierta extensión. Toponimia: Estudio del origen y significación de los nombres propios de un sitio o lugar. Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa. Transcripción: Procedimiento para reproducir con exactitud un documento. Puede ser textual, facsimilar o actualizada gramáticamente. Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención vigentes. Unidad administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución. Unidad archivística: Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivística, entre otras: un expediente. Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos. Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente. Valor administrativo: Aquel que posee un documento para la administración que lo originó o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades. Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber. Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada. Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.

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Valor fiscal: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pública. Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad. Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley. Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo. Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente. Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativo, fiscales, legales y/o contables. Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional. Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

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BIBLIOGRAFÍA

Ley 594 de 2000: Ley general de archivos PUERTO JIMÉNEZ, Yezid Rolando. Manual de archivo y gestión documental para la Alcaldía de Gutiérrez, Cundinamarca. Alcaldía de Gutiérrez, Cundinamarca, 2008.

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ANEXOS A. Cronograma de actividades

ACTIVIDADES

MES 1 MES 2

PR

IME

R A

VA

NC

E

MES 3 MES 4

SE

GU

ND

O A

VA

NC

E

INF

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FIN

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1ª

SE

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NA

2ª

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10ª

S

EM

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A 1

1ª

SE

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NA

12ª

S

EM

AN

A 1

3ª

SE

MA

NA

14ª

SE

MA

NA

15ª

SE

MA

NA

16ª

1 Cuantificación de información por oficina

2 Organización archivo de gestión oficina de Planeación

3 Organización archivo de gestión oficina de Servicios Públicos

4 Organización archivo de gestión oficina de Gobierno

5 Organización archivo de gestión oficina de Tesorería

6 Organización archivo de gestión oficina de UMATA

7 Organización archivo de gestión oficina de Despacho

8 Organización archivo de gestión oficina de Deporte y Cultura

9 Organización archivo de gestión oficina de Comisaría de Familia

10 Capacitación a jefes de oficina

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B. División política de Gutiérrez

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C. Imágenes de los archivos central y de gestión de la Alcaldía de Gutiérrez

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D. Listado de normas de Gestión Documental LEY 80 DE 1989 Crea el Archivo General de la Nación de Colombia. LEY 80 DE 1993 (Art.39 y 55) Estatuto de Contratación Administrativa. LEY 4 DE 1913 Obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos. LEY 47 DE 1920 Sobre protección del patrimonio documental y artístico. LEY 45 DE 1923 (Art.99) Sobre conservación de documentos bancarios LEY 40 DE 1932 Sobre registros y reformas civiles de las personas. LEY 14 DE 1936 Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural. LEY 163 DE 1959 Sobre protección de patrimonio cultural. LEY 39 DE 1981 Sobre microfilmación y certificación de archivos. LEY 23 DE 1981 Regula archivos de las historias clínicas. LEY 23 DE 1982 Sobre derechos de autor. LEY 57 DE 1985 Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos. LEY 63 DE 1986 Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de los bienes culturales. LEY 6 DE 1992 (Art.74) Uso y valor probatorio al disco óptico en documentos tributarios. LEY 31 de 1992 (Arts.54-55) Publicidad, reserva y conservación documentos Bancos de la República. LEY 44 DE 1993 Sobre derechos de auto, funcionarios públicos. LEY 136 DE 1994 Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y funcionamiento de los municipios. LEY 190 DE 1995 Estatuto Anticorrupción (Arts.27 y 79 ). LEY 270 DE 1996 Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologías en la Administración de Justicia (Art.95). LEY 527 DE 1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. LEY 594 DE 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. LEY 610 DE 2000 Responsabilidad Fiscal ( Arts.20 reserva y expedición de copias. Arts. 60 Boletín de responsabilidades fiscales). LEY 640 DE 2001 Conciliación ante servidores públicos (Art 15, archivo constancia, actas y antecedentes de aundiencias de conciliación) LEY 734 DE 2002 Código Disciplinario Único (Artículo 34 numeral ,1,5 y 22 Artículo 35 numeral 8,13 y 21). LEY 795 DE 2003 Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiera (Artículo 22). LEY 951 de 2005 Acta de Informe de Gestión.(proceso de entrega y recepción de los asuntos y recursos publicos del Estado Colombiano, al termino e inicio del ejercicio de un cargo público)

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LEY 962 DE 2005 Antitrámites. ( Arts 3 inciso3, Acceso a loos registros y archivos de la Administración Pública en los terminos previstos por la Constitución y la Leyes) y ar 28 LEY 975 DE 2005 Ley de Justicia y Paz (Capitulo X "Conservación de Archivos" Arts. 56 deber de memoria, Arts. medidas de preservación de los archivos , Arts. medidas para facilitar el acceso a los archivos) LEY 1105 DE 2006 Modifica el Decreto Ley 254 de 200 "régimen para la liquidación de las Entidades Públicas del Orden Nacional" ( Arts 25, parágrafo 1o. Archivo de prosesos y de reclamación de soportes) LEY 1120 DE 2006 Aprueba Convenio entre Gobiernos República de Colombia y Gobierno Federación de Rusia sobre cooperación y asistencia mutua entre autoridades aduaneras Arts 9 Decreto 2527 de 1950: Autoriza el uso del microfilme en los archivos y les da valor probatorio. Decreto 3354 de 1954: Prohíbe adulteración, recorte y doblez de microfilmes y prohíbe la incineración de documentos microfilmados. Decreto 264 de 1963: Reglamenta la Ley 163 de 1959 defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico, monumentos. Decreto 960 de 1970: Estatuto notarial. (Artículos 106, 107, 113, 114 y 115) Decreto 1260 de 1970: Estatuto del Registro Civil de la personas. (Artículos 8, 13 al 16). Decreto 2274 de 1988: Inventario patrimonio documental y facultad de inspección a los archivos. (Artículos 1 a 5) Decreto 624 de 1989: Uso de medios magnéticos en la información tributaria.(Artículo 633) Decreto 1798 de 1990: Conservación de libros y papeles de los comerciantes. (Artículos 31 a 33) Decreto 2126 de 1992: Reserva Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores (Artículo 51) Decreto 663 de 1993: Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Artículo 96) Decreto 2620 de 1993: Reglamenta el procedimiento para la utilización de medios tecnológicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes. Decreto 2649 de 1993: Estatuto Contable. (Artículos 123 y 134) Decreto 855 de 1994: Contratación Pública (Artículo 3) Decreto 856 de 1994: Libros y archivo del Registro Único de Proponentes (Artículo 11) Decreto 1584 de 1994: Documentación e información estrictamente indispensable. Parágrafo. Conservación de documentos. Registro proponentes Cámara de Comercio. Decreto 1382 de 1995: Tablas de retención documental y transferencias al Archivo General de la Nación por entidades del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva. Decreto 2150 de 1995: Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohíbe entre otros: exigir copias o fotocopias de documentos

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que la entidad tenga en u poder; prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares. autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos. (Artículos 1, 13, 16, 18, 19, 26 y 29). Decreto 1748 de 1995: Archivos laborales informáticos. (Artículos 1, 47, 49 y 62) Decreto 1094 de 1996: Facturas Electrónicas. Decreto 998 de 1997: Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los archivos del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva. Decreto 1725 de 1997: División de documentos DIAN. (Artículo 54) Decreto 1474 de 1997: Certificaciones laborales de Empleadores. (art. 9 información laboral empleados). Decreto 254 de 2000: Expide el régimen para la liquidación de las Entidades Públicas del Orden Nacional (Artículo 39) Decreto 2170 de 2002: Reglamenta Estatuto de Contratación Ley 80 de 1993, y Decreto Reglamentario 855/94 y dicta otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999. Decreto 190 de 2003: Reglamenta parcialmente Ley 790 de 2002, artículo 11, Archivo documentos y actuaciones a que hace referencia capítulo II “Reconocimiento económico para la rehabilitación profesional y técnica”. Decreto 1145 de 2004: Disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema General de información administrativa del sector público SUIP. Guarda y Custodia de las hojas de vida. (Artículo 12) Decreto 221 de 2004: Por medio del cual se determina el procedimiento aplicable a las entidades financieras sujetas a toma de posesión y liquidación forzosa administrativa. Decreto 3666 de 2004: Por medio del cual se consagra El Día Nacional de los Archivos en Colombia. Decreto 4124 de 2004: Por el cual se Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. Decreto 1227 de 2005: Artículo 49 actualización en el Registro Público de Carrera Administrativa, deberá estar acompañada de los soportes documentales necesarios. Decreto 564 de 2006: Reglamenta disposiciones relativas a las Licencias Urbanísticas. (arts.18 a 23 documentos, art.40 archivo expediente licencia urbanística otorgada). Código de Procedimiento Civil: Artículos 175, 251, 252 al 259, 261 al 264, 268,269, 272, 273, 279, 281, 282. Código Penal: Artículos 463, 431, 418, 419, 350, 287, 286, 289, 291,292, 293, 294, 309, 192, 194 Código Procedimiento Penal: Artículos 155, 156, 157, 233, 259, 260, 261, 262, 263, 264, 265, 275 Código Contencioso Administrativo:

81

Artículos 17, 18, 19, 21, 24, 25, 29, 110 Código de Comercio: Artículos 19, 27, 28, 43, 44, 48, 49, 51, 54, 59, 60, 68, 69, 70, 619 Código Sustantivo del Trabajo: Artículos 39, 41, 42, 46, 151, 162, 264, 393, 488,489

82

E. formato de transferencia documental ALCALDÍA MUNICIPAL DE GUTIÉRREZ

ARCHIVO CENTRAL FORMATO DE INVENTARIO

Y/O TRANSFERENCIA DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: FECHA:

No. LEGAJO

No. CAJA SERIE SUBSERIE FECHAS EXTREMAS No DE

FOLIOSNo. CAJA ARCHIVO INICIAL FINAL

ENTREGADO POR: RECIBIDO POR: CARGO CARGO

83

F. Tablas de retención documental de la Alcaldía de Gutiérrez

84

República de Colombia - Departamento de Cundinamarca Alcaldía Municipal de GUTIÉRREZ

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DE GUTIÉRREZ OFICINA PRODUCTORA: Despacho del Alcalde CODIGO OFICINA: 100 Hoja 1 de 1

CODIGO SERIES, Subseries y Tipos Documentales TIEMPOS DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO

AG AC CT E S M ó D

100.01 ACTAS 100.01.09 Actas de Consejo de Gobierno

- Convocatoria a Consejo de Gobierno - Acta de Consejo de Gobierno * Anexo Acta de Consejo de Gobierno

1 19 X Una vez concluida su etapa de Archivo Central se Seleccionan las Actas más importantes de cada año para conservarse en el archivo Histórico previo concepto de un Historiador y bajo la aprobación del Comité de Archivo

100.10 DECRETOS MUNICIPALES 1

19

X

Esta serie es Histórica porque contiene toda su información relevante para la Historia, la Ciencia y la Cultura

100.15 INFORMES

100.15.01 Informes a Entidades del Estado - Solicitud de Información - Informe a Entidad del Estado * Copia de Información de Envío a Entidad del Estado

1 19 X Se eliminan estos informes una vez concluida su etapa en el Archivo Central por cuanto pierden sus valores primarios y secundarios y porque su contenido está registrado en los informes de Gestión

100.15.02 Informes a Organismos de Control - Informe de visita de Organismo de Control - Informe de Plan de Mejoramiento * Copia de Información de envío a Organismo de Control

1 19 X Se eliminan estos informes una vez concluida su etapa en el Archivo Central por cuanto pierden sus valores primarios y secundarios y porque su contenido está registrado en los informes de Gestión

100.22 RESOLUCIONES GENERALES 1 19 X Esta serie es Histórica porque contiene toda su información relevante para la Historia, la Ciencia y la Cultura

OBSERVACIONES: Firma Responsable: _________________________________

85

CT = Conservación Total S = Selección E = Eliminación M ó D = Microfilmación E = Eliminación ó Digitalización Fecha: _________________________________ * Los Tipos Documentales identificados con asterisco (*) son eventuales, es decir, que pueden o no producirse dentro del procedimiento respectivo.

República de Colombia - Departamento de Cundinamarca

Alcaldía Municipal de GUTIÉRREZ TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DE GUTIÉRREZ OFICINA PRODUCTORA: Oficina Administrativa de Gobierno CODIGO OFICINA: 110 Hoja 1 de 4



AG AC CT E S M ó D

110.01

ACTAS

110.01.06

Actas del Comité Local de Prevención y Atención de Desastres - Convocatoria a Reunión del CLOPAD - Acta del Comité Local de Prevención y Atención de Desastres * Anexos al acta del CLOPAD

1

19

X

Una vez concluida su etapa de Archivo Central se Seleccionan las Actas del CLOPAD más importantes de cada año para conservarse en el archivo Histórico previo concepto de un Historiador y bajo la aprobación del Comité de Archivo.

110.01.07

Actas del Comité Municipal de Conciliación - Convocatoria al Comité Municipal de Conciliación - Acta del Comité Municipal de Conciliación * Anexos al acta del Comité Municipal de Conciliación

1

19

X

Una vez concluida su etapa de Archivo Central se Seleccionan las Actas del Comité Municipal de Conciliación más importantes de cada año para conservarse en el archivo Histórico previo concepto de un Historiador y bajo la aprobación del Comité de Archivo

110.01.14

Actas del Consejo Municipal de Seguridad - Convocatoria a Consejo de Seguridad - Acta de Consejo de Seguridad * Anexos Acta de Consejo de Seguridad

1

19

X

Una vez concluida su etapa de Archivo Central se Seleccionan las Actas del Consejo Municipal de Seguridad más importantes de cada año para conservarse en el archivo Histórico previo concepto de un Historiador y bajo la aprobación del Comité de Archivo.

Actas del Comité de Compras Una vez concluida su etapa de Archivo

86

110.01.02 - Convocatoria a Comité de Compras - Acta de Comité de Compras * Anexos Acta de Comité de Compras

1 19 X Central se Seleccionan las Actas del Comité de Compras más importantes de cada año para conservarse en el archivo Histórico previo concepto de un Historiador y bajo la aprobación del Comité de Archivo.

OBSERVACIONES: Firma Responsable: _________________________________ CT = Conservación Total S = Selección E = Eliminación M ó D = Microfilmación E = Eliminación ó Digitalización Fecha: _________________________________ * Los Tipos Documentales identificados con asterisco (*) son eventuales, es decir, que pueden o no producirse dentro del procedimiento respectivo.


TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DE GUTIÉRREZ OFICINA PRODUCTORA: Oficina Administrativa de Gobierno CODIGO OFICINA: 110 Hoja 2 de 4



AG AC CT E S M ó D

110.01.05

Actas del Comité de Inventarios - Convocatoria a Comité de Inventarios - Acta de Comité de Inventarios * Anexos Acta de Comité de Inventarios

1

19

X

Una vez concluida su etapa de Archivo Central se Seleccionan las Actas del Comité de Inventarios más importantes de cada año para conservarse en el archivo Histórico previo concepto de un Historiador y bajo la aprobación del Comité de Archivo.

110.01.10

Actas del Consejo Municipal de Archivos - Convocatoria al Consejo Municipal de Archivos - Acta de Consejo Municipal de Archivos * Anexos Acta de Consejo Municipal de Archivos

1

19

X

Una vez concluida su etapa de Archivo Central se Seleccionan las Actas del Consejo Municipal de Archivos más importantes de cada año para conservarse en el archivo Histórico previo concepto de un Historiador y bajo la aprobación del Comité de Archivo.

87

110.06

CONTRATOS

110.06.01

Contratos con Formalidades Plenas - Justificación para contratar - Certificado de disponibilidad presupuestal - Términos de Referencia o Pliegos de Condiciones - Convocatoria - Propuesta(s) - Acta de evaluación y adjudicación - Certificado de registro presupuestal - Contrato con formalidades plenas - Póliza(s) - Publicación - Acta de iniciación - Informe(s) de interventoría

otrosí(es) al contrato con formalidades plenas acta de terminación del contrato con formalidades

plenas - Acta de liquidación

1

49

X

Una vez concluido su tiempo en Archivo Central se selecciona un 5% anual de los Contratos con Formalidades Plenas más importantes para conservarse en Archivo Histórico previo concepto de un historiador y bajo aprobación del Comité de Archivo.

OBSERVACIONES: Firma Responsable: _________________________________ CT = Conservación Total S = Selección E = Eliminación M ó D = Microfilmación E = Eliminación ó Digitalización Fecha: _________________________________






AG AC CT E S M ó D

Contratos sin Formalidades Plenas

88

110.06.02 - Justificación para contratar - Certificado de disponibilidad presupuestal - Certificado de registro presupuestal

invitación para contratar - Cotización(es) - Contrato sin formalidades plenas

anexos según cláusulas del contrato sin formalidades plenas

acta de iniciación acta(s) de entrega parcial y/o certificación(es)

parcial(es) otrosí(es) al contrato sin formalidades plenas

- Acta de recibo final y/o acta de cumplimiento - Acta de liquidación

1 29 X

Una vez concluido su tiempo en Archivo Central se selecciona un 5% anual de los Contratos sin Formalidades Plenas más importantes para conservarse en Archivo Histórico previo concepto de un historiador y bajo aprobación del Comité de Archivo.

110.08

CONVENIOS - Justificación Para el Convenio - Acta de Acuerdo entre las partes del Convenio - Convenio - Documentos de Soporte según Cláusulas del Convenio - Acta de Iniciación del Convenio - Informe(s) de Seguimiento al Convenio - Acta de Liquidación del Convenio

1

19

X

Una vez concluida su etapa de Archivo Central se Seleccionan los convenios más importantes para conservarse en el archivo Histórico previo concepto de un Historiador y bajo la aprobación del Comité de Archivo.

.

110.11

DERECHOS DE PETICIÓN - Petición - Respuesta a peticionario *anexos a la respuesta de petición *Comunicación de traslado a otra entidad *Recibo de pago de fotocopias



89





AG AC CT E S M ó D

110.14

HISTORIAS LABORALES - Soporte de Vinculación - Formato Único de Hoja de Vida del Departamento

Administrativo de la Función Pública (DAFP) - Soportes Hoja de Vida * Documentos Actualizables - Certificado de Aptitud Laboral * Inscripción en Carrera Administrativa - Formatos de Afiliación al Sistema General de Seguridad

Social * Formatos de Afiliaciones Voluntarias - Documentos de Situaciones Administrativas * Evaluaciones de Carrera Administrativa - Desvinculación

1

99

X

Una vez concluido su tiempo en Archivo Central, se conservarán en Archivo Histórico aquellas Historias Laborales de las personas más representativas para el Municipio previo

concepto de un historiador y bajo la aprobación del Comité de Archivo

110.16 LIBROS

110.16.13

Libros Radicadores de Comunicaciones Oficiales

5 15 X Una vez concluida su etapa de Archivo Central se Selecciona un 5% Anual de los

libros radicadores de comunicaciones oficiales más importantes para conservarse

en el archivo Histórico previo concepto de un Historiador y bajo la aprobación del Comité

de Archivo.

110.19 PERMISOS

- Solicitud de Permisos - Documentos de Requisito - Oficio de Autorización

1 10 X Se eliminan estos Permisos una vez

concluida su etapa en el Archivo Central por cuanto pierden sus valores primarios y

secundarios

OBSERVACIONES:

90

Firma Responsable: _________________________________ CT = Conservación Total S = Selección E = Eliminación M ó D = Microfilmación E = Eliminación ó Digitalización Fecha: _________________________________ * Los Tipos Documentales identificados con asterisco (*) son eventuales, es decir, que pueden o no producirse dentro del procedimiento respectivo.


TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DE GUTIÉRREZ OFICINA PRODUCTORA: SISBÉN CODIGO OFICINA: 111 Hoja 1 de 1



AG AC CT E S M ó D

111.01

ACTAS

111.01.08

Actas de Comité Técnico de Sisbén - Convocatoria a Comité Técnico de Sisbén - Acta de Comité Técnico de Sisbén *Anexos Acta de Comité Técnico de Sisbén

1 19 X Una vez concluida su etapa de Archivo Central se Seleccionan las Actas más

importantes de cada año para conservarse en el archivo Histórico previo concepto de un

Historiador y bajo la aprobación del Comité de Archivo

111.13

FICHAS FAMILIARES DE SISBÉN - Formato de Ficha Familiar *Novedades de Inclusión, Desvinculación y/o Actualizaciones - Fotocopias de Documentos de Identificación - Documento Soporte para Desvinculación

1

19

X

Una vez concluida su etapa de Archivo Central se Seleccionan las Fichas Familiares

más importantes de cada año para conservarse en el archivo Histórico previo

concepto de un Historiador y bajo la aprobación del Comité de Archivo

111.16

LIBROS

Libros de control de entrega de 1 50 X Se selecciona el 5% de los Libros más importantes para conservarse en el archivo

91

111.16.04 certificaciones de Sisbén histórico previo concepto de un Historiador y bajo la aprobación del Comité de Archivo.



TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DE GUTIÉRREZ OFICINA PRODUCTORA: Programas Sociales CODIGO OFICINA: 112 Hoja 1 de 1



AG AC CT E S M ó D



92

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DE GUTIÉRREZ OFICINA PRODUCTORA: Almacén CODIGO OFICINA: 113 Hoja 1 de 1



AG AC CT E S M ó D

113.12

ENTRADAS DE ALMACÉN - Documento(s) de justificación de entrada al almacén - Formato de entrada de elemento al almacén - Formato de salida al servicio *Formato(s) de traslado entre funcionarios *Formato(s) de reintegro al almacén - Acta de salida del servicio

1 24 X Se selecciona el 5% de las entradas al almacén más importantes para conservarse

en el archivo histórico previo concepto de un historiador y bajo la aprobación del comité

de archivo

113.23

SALIDAS DE ALMACÉN - Documento(s) de justificación de salida del almacén - Resolución de baja de elementos - Acta de baja de almacén *Anexo(s) al acta de baja de almacén

1 24 X Se selecciona el 5% de las salidas de almacén más importantes para conservarse

en el archivo histórico previo concepto de un historiador y bajo la aprobación del comité

de archivo




ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DE GUTIÉRREZ OFICINA PRODUCTORA: Biblioteca CODIGO OFICINA: 114 Hoja 1 de 1

93



AG AC CT E S M ó D



TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DE GUTIÉRREZ OFICINA PRODUCTORA: Tesorería General CODIGO OFICINA: 120 Hoja 1 de 3



AG AC CT E S M ó D

120.03

COMPROBANTES DE DIARIO - Formato Resumen Diario de Ingresos - Relación de los recibos de Caja - Relación de las Facturas - Formato Cuadre de Caja Diario - Notas Crédito Bancarias

5 20 X Se selecciona el 5% de los Comprobantes de ingresos más importantes para conservarse

en el archivo histórico previo concepto de un historiador y bajo la aprobación del Comité

de Archivo.

120.04

CONCILIACIONES BANCARIAS - Formato Conciliaciones - Extracto(s) Bancarios - Notas Crédito - Notas Débito

5 20 X Se selecciona el 5% de las Conciliaciones

Bancarias más importantes para conservarse en el archivo histórico previo concepto de un historiador y bajo la aprobación del Comité

de Archivo.

94

- Colillas de Cheques Utilizados - Recibos Consignación

120.09

DECLARACIONES RETEFUENTE - Formulario De Declaración RETEFUENTE - Cuadro balance General - Cuadro Retención por Cuenta

5 20 X Esta serie es Histórica porque contiene

documentos relevante para la Historia, la Ciencia y la Cultura

120.16

LIBROS

120.16.01 Libros Auxiliares de Caja 5 20 X Se eliminan estos archivos una vez concluida

su etapa en el Archivo Central por cuanto pierden sus valores primarios y secundarios.

120.16.02 Libros Auxiliares de Contabilidad 5 20 X Se eliminan estos archivos una vez concluida

su etapa en el Archivo Central por cuanto pierden sus valores primarios y secundarios.



TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DE GUTIÉRREZ OFICINA PRODUCTORA: Tesorería General CODIGO OFICINA: 120 Hoja 2 de 3



AG AC CT E S M ó D

120.16.03 Libros de Bancos 5 20 X Se eliminan estos libros una vez concluida su

etapa en el Archivo Central por cuanto pierden sus valores primarios y secundarios.

95

120.16.05 Libros de Control de Certificaciones

y Paz y Salvos 5 20 X Se eliminan estos libros una vez concluida su

etapa en el Archivo Central por cuanto pierden sus valores primarios y secundarios.

120.16.09

Libros de Diario

5

20

X

Se eliminan estos archivos una vez concluida su etapa en el Archivo Central por cuanto

pierden sus valores primarios y secundarios.

120.16.11

Libros de Presupuesto de Ingresos y Gastos

5 20 X Se eliminan estos libros una vez concluida su etapa en el Archivo Central por cuanto

pierden sus valores primarios y secundarios.

120.16.12

Libros Mayor y Balance

5 20 X Se eliminan estos libros una vez concluida su etapa en el Archivo Central por cuanto

pierden sus valores primarios y secundarios

120.18

PAGOS - Formato Comprobante de Egreso - Resolución de Reconocimiento y Ordenamiento de Pago - Certificado de Registro Presupuestal - Documento de justificación de Pago - Soportes para Pago * Nota debito Bancaria * Carta de Autorización Retiro de Cheque - Certificado de Disponibilidad Presupuestal

5 20 X

Se selecciona el 30% de los Pagos más importantes para conservarse en el Archivo

Histórico previo concepto de un historiador y bajo la aprobación del Comité de Archivo.



TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DE GUTIÉRREZ OFICINA PRODUCTORA: Tesorería General

96

CODIGO OFICINA: 120 Hoja 3 de 3



AG AC CT E S M ó D

120.20

PROCESOS DE COBRO COACTIVO - Comunicación Persuasiva * Acuerdo de Pago * Seguimiento al Acuerdo de Pago - Comunicación Coactiva - Informe de Pago * Documento de Procesos de Embargo

5 20 X Se seleccionarán aquellos Procesos de Cobro que reflejen la Cultura Ciudadana en materia de Pagos a la Administración Municipal para conservarse en el Archivo Histórico previo

concepto de un historiador y bajo la aprobación del Comité de Archivo.



TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DE GUTIÉRREZ OFICINA PRODUCTORA: Oficina de Planeación y Desarrollo de la Infraestructura Municipal CODIGO OFICINA: 130 Hoja 1 de 3



AG AC CT E S M ó D

130.01

ACTAS

97

130.01.04

Actas de Comité de Estratificación - Convocatoria a Comité de Estratificación - Acta de Comité de Estratificación *Anexos Acta de Comité de Estratificación

1 19 X Una vez concluida su etapa de Archivo Central se Seleccionan las Actas del comité de estratificación más importantes de cada

año para conservarse en el archivo Histórico previo concepto de un Historiador y bajo la

aprobación del Comité de Archivo

130.01.12

Actas de Consejo Municipal de Planeación - Convocatoria a Consejo Municipal de Planeación - Acta de Consejo Municipal de Planeación * Anexos Acta de Consejo Municipal de Planeación




130.01.13

Actas de Consejo Municipal de Política Económica y Social - Convocatoria a Consejo Municipal de Política Económica y

Social - Acta de Consejo Municipal de Política Económica y Social *Anexos Acta de Consejo Municipal de Política Económica y Social




130.16

LIBROS

130.16.04

Libros de Control de Certificaciones de Planeación

1 50 X Se selecciona el 5% de los Libros más importantes para conservarse en el archivo

histórico previo concepto de un Historiador y bajo la aprobación del Comité de Archivo.




ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DE GUTIÉRREZ

98

OFICINA PRODUCTORA: Oficina de Planeación y Desarrollo de la Infraestructura Municipal CODIGO OFICINA: 130 Hoja 2 de 3



AG AC CT E S M ó D

130.16.09

Libros de Control de Expedición de Licencias


histórico previo concepto de un Historiador y bajo la aprobación de Archivo.

130.16.10

Libros de Licencias de Uso del Suelo 1 75 X Se selecciona el 5% de los Libros más importantes para conservarse en el archivo


130.17

LICENCIAS

130.17.01

Licencias de Construcción - Formato de demarcación - Copia de Escritura de Predio - Certificado de Libertad del Predio - Fotocopia de Recibo de Impuesto Predial - Planos Arquitectónicos - Presupuesto de Obra - Resolución de Autorización para Pago de Impuesto de

Delineación - Fotocopia Recibo de Pago de Impuesto de Delineación - Oficio de Autorización de Pago de Expensas Licencias de

Construcción. - Comunicación de Viabilidad de Servicio de Acueducto y

Alcantarillado. - Fotocopia de Recibo de Pago de Expensas Licencia de

Construcción. - Resolución de Licencia de Construcción

1 75 X

Una vez concluida su etapa de Archivo Central se Seleccionan las Licencias de

Construcción más importantes de cada año para conservarse en el archivo Histórico

previo concepto de un Historiador y bajo la aprobación del Comité de Archivo


99


TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DE GUTIÉRREZ OFICINA PRODUCTORA: Oficina de Planeación y Desarrollo de la Infraestructura Municipal CODIGO OFICINA: 130 Hoja 3 de 3



AG AC CT E S M ó D

130.17.02

Licencias de División de Terrenos - Formato de Solicitud de Licencia de División de Terrenos. - Copia de Escritura de Predio - Certificado de Libertad del Predio - Fotocopia de Recibo de Impuesto Predial - Planos de Levantamiento Topográfico - Resolución de Licencia de División de Terreno

1 75 X Una vez concluida su etapa de Archivo Central se Seleccionan las Licencias de

División de Terrenos más importantes de cada año para conservarse en el archivo

Histórico previo concepto de un Historiador y bajo la aprobación del Comité de Archivo

130.21

PROYECTOS - Formato Metodológico BPIM - Ficha EBI - Acta de Iniciación del Proyecto * Concepto(s) Técnico(s) de Entidades Nacionales y Departamentales. - Informe(s) de interventoria al Proyecto - Acta de Finalización del Proyecto * Comunicaciones a Entidades Cofinanciadoras

5 20 X Esta serie es histórica desde su creación por

considerarse que la información allí registrada contiene valores para la historia, la

ciencia y la cultura del municipio.


100



ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DE GUTIÉRREZ OFICINA PRODUCTORA: UMATA CODIGO OFICINA: 140 Hoja 1 de 1



AG AC CT E S M ó D

140.01 ACTAS

140.01.11 Actas de Consejo Municipal de Desarrollo Rural - Convocatoria a Consejo Municipal de Desarrollo Rural - Acta de Consejo Municipal de Desarrollo Rural - Anexos Acta de Consejo Municipal de Desarrollo Rural

1

19

X

Una vez concluida su etapa de Archivo Central se Seleccionan las Actas más importantes de cada año para conservarse en el archivo Histórico previo concepto de un Historiador y bajo la aprobación del Comité de Archivo.

140.16 LIBROS

140.16.08 Libros de Control de Seguimiento de Visitas de Campo UMATA

1 50 X Se selecciona el 5% de los Libros más importantes para conservarse en el archivo histórico previo concepto de un Historiador y bajo la aprobación del Comité de Archivo.



101


ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DE GUTIÉRREZ OFICINA PRODUCTORA: Inspección de Policía CODIGO OFICINA: 150 Hoja 1 de 1



AG AC CT E S M ó D

150.07

CONTRAVENCIONES DE POLICÍA - Queja, Querella o Informe - Informe(s) Secretarial(es) - Citación(es) a las Partes * Pruebas Documentales * Citación(es) por Incumplimiento y/o Conducción - Acta de Compromiso y/o Documento de Diligencia de

Conminación * Resolución de Sanción Policiva * Oficio(s) de Recurso(s) * Fallo en Segunda Instancia

1 29 X

Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, se seleccionarán entre

uno (1) y diez (10) contravenciones de policía para que hagan parte del Archivo

Histórico. Año a Año, el Inspector de Policía informará al Comité de Archivos

cuales contravenciones podrán ser “escogibles” para dicho carácter cuando sea

el momento.

150.16 LIBROS

150.16.06 Libros de Control de Denuncias de

Pérdida de Documentos 1 50 X

Se selecciona el 5% de los Libros más importantes para conservarse en el archivo

histórico previo concepto de un Historiador y bajo la aprobación del Comité de Archivo

150.16.14 Libros Radicadores de

Contravenciones



150.16.15 Libros Radicadores de Denuncias

Penales de Inspección de Policía


histórico previo concepto de un Historiador y bajo la aprobación del Comité de Archivo

102



TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DE GUTIÉRREZ OFICINA PRODUCTORA: Oficina de Servicios Públicos CODIGO OFICINA: 160 Hoja 1 de 1



AG AC CT E S M ó D

160.01

ACTAS

160.01.03

Actas de Comité de Desarrollo y Control Social - Convocatoria a Comité de Desarrollo y control Social - Acta de Comité de Desarrollo y control Social *Anexos Acta de Comité de Desarrollo y control Social

1 19 X Una vez concluida su etapa de Archivo Central se Seleccionan las Actas más importantes de cada año para conservarse en el archivo Histórico previo concepto de un Historiador y bajo la aprobación del Comité de Archivo

160.04

CONEXIONES - Formulario de solicitud de Viabilidad del Servicio - Fotocopia Pago de Impuesto Predial de la Vigencia - Formato de Orden de Instalación * Formato(s) de Reconexión - Acta de Desconexión

5 45 X Se Selecciona una muestra de que haya causado impacto tanto en la Administración de la Empresa, como en el Municipio para conservarse en el archivo Histórico previo

concepto de un Historiador y bajo la aprobación del Comité de Archivo

OBSERVACIONES: Firma Responsable: _________________________________ CT = Conservación Total S = Selección E = Eliminación M ó D = Microfilmación

103

E = Eliminación ó Digitalización Fecha: _________________________________ * Los Tipos Documentales identificados con asterisco (*) son eventuales, es decir, que pueden o no producirse dentro del procedimiento respectivo.


TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DE GUTIÉRREZ OFICINA PRODUCTORA: Comisaría de Familia CODIGO OFICINA: 170 Hoja 1 de 1



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