Instrukcja rejestracji w systemie „System Wspierający Prowadzenie Prac Badawczo-Naukowych oraz Współdzielenie i Publikację Wyników Prac”

Do systemu wchodzimy ze strony głównej AWF wchodząc w zakładkę Uczelnia --> Nauka --> System WPPBN:

Lub na samym dole głównej strony AWF ( www.awf.edu.pl ) klikamy na:

Klikamy na przycisk „Zarejestruj się”:

1

Wpisujemy swój adres e-mail i klikamy przycisk „Rejestruj konto”:

Po ukazaniu się komunikatu:

sprawdzamy swoje konto pocztowe. Klikamy na otrzymany link:

2

Ustalamy własne hasło, wpisujemy dane, a następnie klikamy na przycisk „Następny krok”:

Jeśli zaznaczymy subskrypcję materiałów, będziemy otrzymywać e-mailem informację, jeśli ktoś zamieści nowy materiał. Klikamy na przycisk „Następny krok”:

3

Możemy subskrybować również oferty i zlecenia. („Następny krok”):

Po sprawdzeniu danych kończymy rejestrację:

4

Na tym etapie możemy korzystać z wyszukiwarki materiałów.

Jeśli jesteśmy pracownikami AWF, czekamy, aż administrator nada nam status „pracownika jednostki”. Od tego momentu będziemy mogli zamieszczać dokumenty w bazie używając przycisku „Nowy materiał”:

System Wspierający Prowadzenie Prac Badawczo-Naukowych oraz Współdzielenie i Publikację Wyników Prac

Przewodnik użytkownika - Użytkownik

Spis treściZałożenia................................................................................................................................................6

Szczegóły................................................................................................................................................7

5

Dane przechowywane w bazie portalu...........................................................................................7

Poziomy dostępu do materiałów....................................................................................................7

Role użytkowników systemu..........................................................................................................8

Dostępne funkcjonalności portalu w zależności od kontekstu użytkownika..................................8

Opis funkcjonalności portalu..............................................................................................................9

Rejestracja w portalu (zakładanie konta).......................................................................................9

Logowanie na konto użytkownika................................................................................................10

Zarządzanie profilem....................................................................................................................10

Dodawanie nowego materiału.....................................................................................................12

Wyszukiwanie materiałów............................................................................................................15

Zlecenia/oferty na przeprowadzenie badań................................................................................16

Wyszukiwanie zleceń/ofert na przeprowadzenie badań..............................................................19

Założenia

Celem działania systemu jest możliwość udostępniania materiałów w formie elektronicznej – wyników badań, publikacji naukowych itp.Materiały i informacje o nich będą udostępniane poprzez portal internetowy (stronę www).

Portal ma zapewniać możliwość wyszukiwania materiałów – wyszukiwać materiały mogą zarówno użytkownicy zalogowani jak i niezalogowani. Użytkownik niezalogowany będzie miał dostęp do podstawowych informacji o materiałach (informacje o autorach, opis materiałów itp.) i materiałów określonych jako ogólnodostępne, użytkownik zalogowany będzie miał dostęp do materiałów zależny od poziomu dostępu do materiałów jaki został określony przez właściciela materiału/administratora systemu i roli jaką użytkownik pełni w systemie.

6

Szczegóły

Dane przechowywane w bazie portalu

Informacje o materiałach: Tytuł nadany opublikowanym materiałom Autor/autorzy Data wydania Miejsce wydania Streszczenie - informacje opisujące udostępniony materiał Słowa kluczowe po jakich dodatkowo dokumenty mogą być wyszukiwane Pliki materiału – informacje o konkretnych plikach, miejscu przechowywania pliku Typ materiału: artykuł, książka, badanie, raporty, doktorat, dorobek naukowy Typ dostępu: definiuje autor (domyślana wartość ogólnodostępne) Typ licencji

Informacje o autorach: Imię Nazwisko Tytuł naukowy

Informacje o kontach użytkowników (profilach): Imię Nazwisko e-mail Login Hasło Rola Przynależność do jednostki współpracującej

Informacji o jednostkach naukowych Nazwa jednostki Adres jednostki Ścieżka do zasobów materiałów

Informacje o zgłoszeniach: Temat Opis Słowa kluczowe po jakich dodatkowo zgłoszenia mogą być wyszukiwane Typ zgłoszenia: zlecenie, oferta

Poziomy dostępu do materiałówDostęp do materiałów w portalu będzie określany przez właściciela materiałów/administratora systemu.

7

Ogólnodostępny – dostępne wszystkim użytkownikom, także niezalogowanym Tylko zarejestrowani – dostępne wszystkim zalogowanym użytkownikom

Jeżeli poziom dostępu do materiału zostanie określony jako Tylko zarejestrowani to powinien zostać dodatkowo określony typ dostępu.

Możliwe typy dostępu do materiałów:

Wszyscy – dostęp dla wszystkich zalogowanych użytkowników Pracownicy jednostki – dostępne zalogowanym użytkownikom w roli pracownik przypisanym

do jednostki, która publikuje dane materiały Pracownicy innych jednostek – dostępne zalogowanym użytkownikom w roli pracownik

jednak z innej jednostki Za zgodą autora/jednostki – dostępne zalogowanym użytkownikom, którzy otrzymali zgodę

autora/jednostki

Role użytkowników systemu

Pracownicy jednostki (pracownik) – osoby publikujące dane, w szczególnych przypadkach udzielające dostępu użytkownikom.

Użytkownicy zarejestrowani (zarejestrowany) – osoby, które założyły konto w portalu Użytkownicy niezalogowani (niezalogowany)

Dostępne funkcjonalności portalu w zależności od kontekstu użytkownika

1. Użytkownik niezalogowany (rola niezalogowany): Zarejestrowanie w systemie (założenie konta) Logowanie na konto użytkownika (login i hasło) Wyszukiwanie materiałów Wyszukiwanie zgłoszeń

2. Użytkownik zalogowany (nie będący w roli pracownika jednostki ani administratora - rola zarejestrowany):

Zarządzanie profilem: zmiana hasła, zmiana subskrypcji Wyszukiwanie materiałów Pobieranie plików materiałów Subskrypcja typów materiałów Zamieszczanie zleceń/ ofert na przeprowadzenie badań Wyszukiwanie zleceń/ofert na przeprowadzenie badań Usuwanie zleceń Subskrypcja typów zgłoszeń

3. Użytkownik zalogowany (w roli pracownika jednostki – rola pracownik): Zarządzanie profilem: zmiana hasła, zmiana subskrypcji Wyszukiwanie materiałów

8

Usuwanie materiałów Pobieranie plików materiałów Subskrypcja typów materiałów Zamieszczenie materiałów Zamieszczanie zleceń/ofert na przeprowadzenie badań Wyszukiwanie zleceń/ofert na przeprowadzenie badań Usuwanie zleceń Subskrypcja typów zgłoszeń

Opis funkcjonalności portalu

Rejestracja w portalu (zakładanie konta)Role: niezalogowany

Dane potrzebne do założenia konta: e-mail (login), hasło, nazwisko, imię, tytuł naukowy, rola (domyślnie zarejestrowany), przynależność do jednostki współpracującej (ustawiana przez administratora po rejestracji, po przypisaniu zmiana roli z zarejestrowany na pracownik).

Rejestracja w serwisie realizowana jest w następujących etapach.

1. Po wybraniu opcji Zarejestruj się z menu pojawi się panel rejestracji, gdzie użytkownik podaje adres e-mail, następnie wybiera przycisk Zarejestruj konto. Następuje sprawdzenie czy konto już istnieje, jeśli tak to użytkownik otrzyma stosowny komunikat. Jeżeli podany login nie jest zajęty to rejestracja może być kontynuowana.

2. Na podany adres e-mail użytkownika zostanie wysłana wiadomość z linkiem aktywacyjnym.3. Po wybraniu linku aktywacyjnego użytkownik zostanie przekierowany na stronę z kolejnym

krokiem rejestracji – formularzem, w którym należy podać: tytuł naukowy, imię, nazwisko oraz hasło. Użytkownik może również wybrać subskrypcję dotyczącą dwóch zagadnień: typów materiałów oraz typów zgłoszeń. W obydwu przypadkach będzie to lista z wartościami odpowiednio typów materiałów oraz typów zgłoszeń. Wybór subskrypcji będzie na tym etapie opcjonalny. Subskrypcje materiałów i zgłoszeń będzie można później edytować w

9

profilu użytkownika. W ostatnim kroku rejestracji użytkownik klika przycisk „Zakończ rejestrację” - konto jest założone i aktywne.

Logowanie na konto użytkownikaRole: niezalogowany

Logowanie do serwisu następuje po wybraniu opcji Zaloguj się w prawej górnej części strony oraz wpisaniu loginu i hasła. Dla użytkowników, którzy posiadają konta lecz zapomnieli hasła dostępna będzie opcja przypomnienia hasła.

Jeśli użytkownik jest pracownikiem lub administratorem jednostki to oprócz podstawowego warunku logowania musi być spełniony warunek aktywnej jednostki współpracującej, do której należy użytkownik. W momencie, gdy jednostka użytkownika nie będzie aktywna zalogowanie nie będzie możliwe.

W przypadku błędnego loginu lub hasła zostanie wyświetlony komunikat: „Błędny login lub hasło”.W przypadku zablokowanego konta użytkownika lub konta jednostki współpracującej zostanie wyświetlony komunikat: „Konto użytkownika zablokowane”.

Zarządzanie profilemRole: administrator, administratorJW, pracownik, zarejestrowany

Po zalogowaniu do serwisu użytkownik zostanie przeniesiony do strony profilu. W nagłówku strony widoczne będzie pole do odczytu z loginem użytkownika. Poniżej lewa część strony podzielona będzie na trzy części/zakładki: Dane personalne/Zmiana hasła, Subskrypcja materiałów, Subskrypcja zgłoszeń.

10

W części „Dane personalne” znajdują się pola do edycji: Imię, Nazwisko, Tytuł naukowy, Przynależność do jednostki współpracującej.

W części „Zmiana hasła” będą znajdować się pola: Hasło, Powtórz hasło. W oknie edycji znajdują się przyciski Zapisz zmiany oraz Anuluj.

W części „Subskrypcja materiałów” możliwa jest edycja rodzajów materiałów objętych subskrypcją.Na adres e-mail użytkownika zostanie wysłane powiadomienie, w momencie gdy w serwisie pojawi się nowy materiał danego typu.

W części „Subskrypcja zgłoszeń” możliwa jest edycja rodzajów zgłoszeń (zlecenie, oferta) objętych subskrypcją.Na adres e-mail użytkownika zostanie wysłane powiadomienie, w momencie gdy w serwisie pojawi się nowe zgłoszenie danego typu.

11

W centralnej części strony widoczne będą informacje o zamieszczonych i zamieszczanych (będących w trakcie edycji) materiałach oraz zgłoszeniach. W tym miejscu będzie możliwe również dodanie materiału po wybraniu przycisku Nowy materiał.

Dodawanie nowego materiału

Dodawanie nowego materiału realizowane jest w kilku etapach, polega na uzupełnianiu formularza krok po kroku aż dotrzemy do podsumowania.

Krok 1. Rodzaj materiału

Po wybraniu typu materiału przechodzimy do kolejnego kroku (Zapisz i przejdź dalej). W przypadku, gdy na liście nie ma oczekiwanego przez nas typu, należy ten brak zgłosić do administratora serwisu. Wyłącznie administrator posiada uprawnienia dodawania nowych pozycji do słowników.

Krok 2. Tytuł, miejsce wydania, data wydania, streszczenie

12

Po wprowadzeniu tytułu, miejsca wydania, streszczenia oraz wybraniu daty wydania (z kalendarza) możemy przejść do kolejnego etapu (Zapisz i przejdź dalej)

Krok 3. Licencja, poziom dostępu, słowa kluczowe

Na tym etapie określamy typ licencji oraz poziom dostępu (wybór pozycji słownikowej z listy rozwijalnej). Ponadto uzupełniamy słowa kluczowe. Możemy tutaj dodawać pojedyncze słowa kluczowe (wpisując słowo i wybierając opcję Dodaj słowa kluczowe). Istnieje również możliwość grupowego dodania kilku słów (należy wpisać słowa oddzielając je spacjami, następnie wybrać opcję Dodaj słowa kluczowe). Po uzupełnieniu danych możemy przejść do kolejnego etapu (Zapisz i przejdź dalej)Krok 4. Autorzy

13

Autorów dodajemy analogicznie jak słowa kluczowe w poprzednim kroku. Nie ma tutaj jednak możliwości jednorazowego dodania kilku autorów, należy ich dodawać pojedynczo.Po uzupełnieniu listy autorów przechodzimy do następnego kroku (Zapisz i przejdź dalej)

Krok 5. Załączniki

Po uzupełnieniu opisu załącznika klikamy opcję Wybierz… - pojawi się okno dodawania plików, w którym wybieramy plik wskazując jego lokalizację na dysku. Dodany załącznik trafi na Listę wysłanych plików.Po dodaniu plików przechodzimy (Zapisz i przejdź dalej) do ostatniego etapu.

Krok 6. Podsumowanie

14

W ostatnim etapie dodawania materiału pojawi się podsumowanie poprzednich kroków. Możemy tutaj zakończyć dodawanie (Utwórz materiał). Po wybraniu opcji Utwórz materiał do systemu zostanie dodana nowa pozycja. W każdej chwili przed zakończeniem możemy wrócić do poprzedniego kroku w celu podglądu/edycji zawartych w nim informacji. Każdorazowe wybranie opcji Kontynuuj spowoduje zapis poprzedniego kroku do systemu, dzięki tej opcji użytkownik może w dowolnym momencie przerwać dodawanie materiału. W takim przypadku pozycja trafi na listę materiałów będących w trybie edycji. Z tego miejsca możliwe jest wznowienie dodawania materiału.

Wyszukiwanie materiałówRole: administrator, administratorJW, pracownik, zarejestrowany, niezalogowany

Dostęp do listy zamieszczonych w serwisie materiałów możemy uzyskać wybierając z menu opcję Wyszukiwarka materiałów. Użytkownik zostanie przeniesiony do strony wyszukiwania, gdzie za pomocą filtrów może odnaleźć interesujące go materiały.

Materiały możemy wstępnie przefiltrować wybierając odpowiedni typ materiału, dodatkowo istnieje możliwość wyszukania przy użyciu następujących opcji: Temat, Słowa kluczowe, Właściciel materiału, Autor materiału. Filtrowanie odbywa się w następujący sposób:

15

Wybieramy rodzaj filtru w polu Filtruj po, następnie w polu Słowa kluczowe wpisujemy słowo, wybieramy opcje Dodaj (możemy dodać kilka słów kluczowych) – lista materiałów zostanie automatycznie ograniczona do pozycji odpowiadających wybranemu filtrowi. Wybierając opcję Szczegóły uzyskamy dostęp do szczegółowych informacji o wybranym materiale oraz dołączonych do niego plików (zależnie od poziomu dostępu).

Zlecenia/oferty na przeprowadzenie badańRole: administrator, administratorJW, pracownik, zarejestrowany

Dzięki tej funkcjonalności będzie można w portalu zamieścić informację związaną z potrzebą przeprowadzenia badań, testów, ekspertyz lub możliwością wykonania takich badań, testów. Po wybraniu z menu opcji Profil następnie opcji Moje zgłoszenia z menu górnego użytkownik uzyska dostęp do listy dodanych przez siebie zgłoszeń oraz zgłoszeń będących w trybie edycji – analogicznie jak w przypadku materiałów. Możemy tutaj podejrzeć szczegóły danego zgłoszenia po wybraniu opcji Szczegóły.

Wybierając opcję Nowe zgłoszenie możemy dodać kolejne zgłoszenie. Dodawanie zgłoszenia realizowane jest w następujących etapach:

Krok 1. Typ zgłoszenia.

16

Po wyborze rodzaju zgłoszenia przechodzimy do następnego etapu (Zapisz i przejdź dalej)

Krok 2. Opis zgłoszenia.

Po uzupełnieniu tematu, opisu oraz dodaniu słów kluczowych (dodawanie analogiczne jak w materiałach) przechodzimy do kolejnego etapu (Zapisz i przejdź dalej).

Krok 3. Załączniki.

17

Załączniki dodajemy analogicznie jak w przypadku plików do materiałów. Po dodaniu załączników przechodzimy do ostatniego kroku (Zapisz i przejdź dalej).

Krok 4. Podsumowanie.

Ostatni etap jest podsumowaniem zawierającym informacje uzupełnione w poprzednich krokach. Wybierając opcje Zapisz zgłoszenie dokonujemy zapisu zgłoszenia w serwisie. Zgłoszenie pojawi się na liście zamieszczonych zgłoszeń. Podobnie jak w przypadku materiałów możemy po zatwierdzeniu dowolnego etapu (Zapisz i przejdź dalej) przerwać dodawanie zgłoszenia, nie tracąc przy tym uzupełnionych informacji. Zgłoszenia, których dodawanie nie zakończyło się trafi na listę zgłoszeń zamieszczanych (będących w trybie edycji). Wybierając przycisk Edytuj przy wybranej pozycji kontynuujemy dodawanie zgłoszenia.

Zgłoszenia dodawane przez użytkowników nie posiadających uprawnień administratorów wymagają akceptacji administratora. Po opublikowaniu przez administratora zgłoszenie pojawi się na liście w wyszukiwarce, a na adresy email wszystkich użytkowników mających wybrany odpowiedni typ zgłoszenia (oferta, zlecenie) w subskrypcji zostanie wysłana wiadomość o pojawieniu się nowego zgłoszenia w serwisie

18

Wyszukiwanie zleceń/ofert na przeprowadzenie badańRole: administrator, administratorJW, pracownik, zarejestrowany

Dostęp do listy zamieszczonych w serwisie zgłoszeń możemy uzyskać wybierając z menu opcję Wyszukiwarka zgłoszeń. Użytkownik zostanie przeniesiony do strony wyszukiwania, gdzie za pomocą filtrów może odnaleźć interesujące go zgłoszenia.

Zgłoszenia możemy wstępnie przefiltrować wybierając odpowiedni typ (oferta, zlecenie), dodatkowo istnieje możliwość wyszukania przy użyciu następujących opcji: Temat i opis, Słowa kluczowe, Właściciel zgłoszenia. Filtrowanie odbywa się w następujący sposób: Wybieramy rodzaj filtru w polu Filtruj po, następnie w polu Słowa kluczowe wpisujemy słowo, wybieramy opcje Dodaj (możemy dodać kilka słów kluczowych) – lista zgłoszeń zostanie automatycznie ograniczona do pozycji odpowiadających wybranemu filtrowi. Wybierając opcję Szczegóły uzyskamy dostęp do szczegółowych informacji o wybranym zgłoszeniu oraz dołączonych do niego plików.

19