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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS
Workshops de Melhoria de Processos
Apresentação de resultados
Superintendência de Planejamento e GestãoEscritório de Processos OrganizacionaisGoiânia, 10 de setembro de 2009
WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS
O QUE É..
Oficinas de trabalho realizadas para
promover o mapeamento, a melhoria, a padronização e a documentação de rotinas de trabalho.
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POR QUE TRABALHAR COM GESTÃO POR PROCESSOS NO
MP?
Necessidade detectada no diagnóstico
estratégico e nas pesquisas de cultura e clima organizacional realizados em 2008 – fato gerador de insatisfação interna e desgastes entre as áreas.
WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS
POR QUE TRABALHAR COM GESTÃO POR PROCESSOS NO
MP?
Necessidade institucional de uniformização das rotinas de trabalho, de definição de responsabilidades na execução das rotinas e de eliminação de anomalias e paralelismos
Alinhamento com a política institucional de buscar a excelência na prestação dos serviços
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POR QUE TRABALHAR COM GESTÃO POR PROCESSOS NO
MP?
Alinhamento com os fundamentos da excelência gerencial estabelecidos pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (Modelo de Excelência – GESPÚBLICA)
Iniciativa estabelecida no Plano Estratégico 2009-2022
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ALINHAMENTO ESTRATÉGICO
Objetivo Estratégico: 7 – Desenvolvimento dos Recursos Humanos
Estratégia: 7.2 – Manter os integrantes do MP qualificados e capacitados, capazes de executar os planos definidos e atender às necessidades do cidadão.
Iniciativa Estratégica: 7.2.1 - Implantar e implementar o Programa de Capacitação dos integrantes do MP com aproveitamento mínimo de oitenta por cento na avaliação.
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ALINHAMENTO ESTRATÉGICO
Objetivo Estratégico: 9 - Excelência na Gestão Institucional
Estratégia: 9.1 – Melhorar a gestão administrativa
Iniciativa Estratégica: 9.1.3 – Implantar e implementar o Escritório de Processos, garantindo a identificação, o mapeamento e o redesenho de cem por cento dos processos em vigor no MP das áreas meio e finalística.
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Escritório de Processos Organizacionais - EPO
O que é:
É a unidade responsável por fornecer métodos e ferramentas para a identificação, a descrição, melhoria, padronização e documentação das rotinas de trabalho desenvolvidas na Instituição.
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Escritório de Processos Organizacionais - EPO
Natureza:
Consultiva: Auxílio e orientação aos gestores dos processos, prescrição de métodos, ferramentas e padrões.
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Escritório de Processos Organizacionais – EPO
Equipe:
Cristina Maria das ChagasJulio Cesar Amato Renata Vieira Evangelista
Acompanhamento:Dra. Maris Amado Teixeira de Moura
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Análise do Material das Unidades Organizacionais
- Diagnóstico -
Pontos Positivos:
Entrega do material solicitado
Engajamento das áreas – algumas já
haviam desenhado os fluxogramas de
vários processos
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Análise do Material das Unidades Organizacionais
- Diagnóstico -
Pontos Positivos:
Unidades sensibilizadas
Entendimento pelas unidades a
respeito da gestão por processos (visão)
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Análise do Material das Unidades Organizacionais
- Diagnóstico -
Oportunidades de Melhoria:Estabelecer uniformização da metodologia, ferramentas e técnicas utilizadas
Apresentar conceitos para utilização devida de termos afetos à Gestão de Processos
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Análise do Material das Unidades Organizacionais
- Diagnóstico -
Oportunidades de Melhoria:Nivelamento institucional – todas as unidades alcançarem o mesmo estágio
Estabelecer orientação institucional no que se refere à gestão por processos
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Estágios de maturidade
em Gestão por Processos
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Estágios de maturidade em Gestão por Processos
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Estágios de maturidade
em Gestão por Processos
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WORKSHOPS - OBJETIVOS PREVISTOS
Nivelar o conhecimento das unidades a respeito de processos
Disseminar o conhecimento e utilização prática das ferramentas de melhoria de processos para as unidades por meio do CONSULTOR INTERNO DA GESTÃO (orientador dos trabalhos em cada unidade).
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Promover o mapeamento, a melhoria, a padronização e a documentação de 10 (dez) processos críticos, sendo um de cada Superintendência, Controladoria Interna, Assessoria de Comunicação e Departamento de Engenharia e Arquitetura.
WORKSHOPS - OBJETIVOS PREVISTOS
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ÁREA PROCESSO PROCEDIMENTO
SUPLAN ELABORAÇÃO E CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS
ELABORAÇÃO E CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS
SUP. JUDICIÁRIA
DISTRIBUIÇÃO E TRAMITAÇÃO DE AUTOS JUDICIAIS DE 1º GRAU
DISTRIBUIÇÃO DE AUTOS JUDICIAIS DE 1º GRAU
SGRH LIBERAÇÃO DE DIÁRIAS REQUERIMENTO DE DIÁRIAS
SINFOATENDIMENTO AO USUÁRIO DE 1º NÍVEL
ATENDIMENTO AO USUÁRIO DE 1º NÍVEL
ASCOM COMUNICAÇÃO INTERNA POR MEIO DA INTRANET
COMUNICAÇÃO INTERNA POR MEIO DA INTRANET
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ÁREA PROCESSO PROCEDIMENTO
DEA ACOMPANHAMENTO E CONTROLE DAS OBRAS NAS SEDES DO MP-GO
ACOMPANHAMENTO E CONTROLE DAS OBRAS NAS SEDES DO MP-GO
SUFIN LIBERAÇÃO DA FOLHA DE PAGAMENTOS
EMISSÃO DE DEMONSTRATIVO DE PAGAMENTO
SGOC SOLICITAÇÃO DE BENS E SERVIÇOS
SOLICITAÇÃO DE BENS E SERVIÇOS
SUP. ADMIN. SOLICITAÇÃO DE BENS PERMANENTESRECEBIMENTO DE BENS PERMANENTES
CI ANÁLISE DO PROCEDIMENTO LICITATÓRIO
ANÁLISE DA CONFORMIDADE DO PROCEDIMENTO LICITATÓRIO
SOLICITAÇÃO DE BENS PERMANENTES
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Workshops Melhoria de Processos
Condução dos trabalhos
6 encontros (maio a agosto de 2009)Às quartas-feirasHorário: das 9:00 às 12:00h
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Workshops Melhoria de Processos
Condução dos trabalhos
Participantes: Superintendente/Chefe com 2 servidores de cada área: Superintendências, Controladoria Interna, Assessoria de Comunicação, Departamento de Engenharia e Arquitetura.
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METODOLOGIA DO MP
Workshops Melhoria de Processos
MAMP* GESPÚBLICA*
* COM ADAPTAÇÕES
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METODOLOGIA MAMP – Método de Análise e Melhoria de Processos
Utilizado pelo Governo Estadual de Goiás quando da realização do Programa Qualidade Goiás.
Guia de Simplificação do Gespública Elaborado pela Secretaria de Gestão do MPOG
Ferramenta: BIZAGI (free)
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Em cada workshop foi apresentada base conceitual e foram realizados exercícios e aplicação prática das ações que foram realizadas posteriormente em cada unidade pelo consultor.
APLICAÇÃO DO TRABALHO
Teoria → Exercício → Prática
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Fases do trabalho
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en
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An
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ce
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taç
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da
s
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s
Pré-requisitosFormação e capacitação
EPO
Definição de Atribuições
EPO e Unidades
Levantamento das atividades
e normas
Mapeamento dos processos
Identificação dos elementos e do objetivo
Desenho do fluxograma
atual
Análise e melhoria dos
processos
Identificação dos problemas,
causas e soluções
Implementação das melhorias
Desenho do novo
fluxograma
Definição dos indicadores e
metas
FIM
Priorização dos problemas
Desenvolvimento das soluções
Documentação do processo
Monitoramento e avaliação do
processo
Priorização do processo a ser
melhorado
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Fases do trabalho
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Pré-requisitosFormação e capacitação
EPO
Definição de Atribuições
EPO e Unidades
Levantamento das atividades
e normas
Mapeamento dos processos
Identificação dos elementos e do objetivo
Desenho do fluxograma
atual
Análise e melhoria dos
processos
Identificação dos problemas,
causas e soluções
Implementação das melhorias
Desenho do novo
fluxograma
Definição dos indicadores e
metas
FIM
Priorização dos problemas
Desenvolvimento das soluções
Documentação do processo
Monitoramento e avaliação do
processo
Priorização do processo a ser
melhorado
Planejamento
WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS
Fases do trabalho
Pla
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Pré-requisitosFormação e capacitação
EPO
Definição de Atribuições
EPO e Unidades
Levantamento das atividades
e normas
Mapeamento dos processos
Identificação dos elementos e do objetivo
Desenho do fluxograma
atual
Análise e melhoria dos
processos
Identificação dos problemas,
causas e soluções
Implementação das melhorias
Desenho do novo
fluxograma
Definição dos indicadores e
metas
FIM
Priorização dos problemas
Desenvolvimento das soluções
Documentação do processo
Monitoramento e avaliação do
processo
Priorização do processo a ser
melhorado
Mapeamento de processos
WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS
Fases do trabalho
Pla
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Pré-requisitosFormação e capacitação
EPO
Definição de Atribuições
EPO e Unidades
Levantamento das atividades
e normas
Mapeamento dos processos
Identificação dos elementos e do objetivo
Desenho do fluxograma
atual
Análise e melhoria dos
processos
Identificação dos problemas,
causas e soluções
Implementação das melhorias
Desenho do novo
fluxograma
Definição dos indicadores e
metas
FIM
Priorização dos problemas
Desenvolvimento das soluções
Documentação do processo
Monitoramento e avaliação do
processo
Priorização do processo a ser
melhorado
Análise e melhoria de processos
WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS
Fases do trabalho
Pla
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s
Pré-requisitosFormação e capacitação
EPO
Definição de Atribuições
EPO e Unidades
Levantamento das atividades
e normas
Mapeamento dos processos
Identificação dos elementos e do objetivo
Desenho do fluxograma
atual
Análise e melhoria dos
processos
Identificação dos problemas,
causas e soluções
Implementação das melhorias
Desenho do novo
fluxograma
Definição dos indicadores e
metas
FIM
Priorização dos problemas
Desenvolvimento das soluções
Documentação do processo
Monitoramento e avaliação do
processo
Priorização do processo a ser
melhorado
Implementação das melhorias
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RESULTADOS ALCANÇADOS
Mapeamento, melhoria, padronização e documentação de 10 processos críticos
Nivelamento conceitual entre as unidades participantes
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RESULTADOS ALCANÇADOS
Promoção do conhecimento sobre gestão por processos e ferramentas da qualidade
Integração entre as áreas
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RESULTADOS ALCANÇADOS
Melhor clareza do papel da SUPLAN na instituição
Melhor percepção dos benefícios e da importância da gestão por processos
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AVALIAÇÃO GERALConhecimento anterior sobre
gestão por processos
0% 20%
50%
25%
5%Muito Bom
Bom
Regular
Ruim
Muito Ruim
Conhecimento após Workshops
20%
80%
0%
0%
0%
Muito Bom
Bom
Regular
Ruim
Muito Ruim
MUITO BOM 0% para 20%BOM 20% para 80%REGULAR, RUIM E MUITO RUIM 80% para 0%
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AVALIAÇÃO GERAL
Atendimento das expectativas
68%
32%0%
Atendeu
Superou
Não Atendeu
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SUPLAN
Processo de Elaboração e Controle de Documentos e
Registros
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SUPLANAlinhamento estratégico
Objetivo estratégico: 9 - Excelência na Gestão Institucional
Estratégia:9.3 – Certificar o sistema de gestão institucional
Iniciativa Estratégica: 9.3.2 – Implantar e implementar medidas a fim de garantir a certificação e manutenção do sistema de gestão do MP na ISO 9001:2000.
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Definição do processo – não existiaCriação de repositório único para os documentos padronizados – WIKIMP (posteriormente – sistema de controle de documentos)
SUPLAN
Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do
processo:
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Definição do ciclo de aprovação da documentação padronizada da unidade
SUPLAN
Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do
processo:
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Tempo médio de conferência do documento no EPO
Situação atual: levantamento até 31/10/09
Meta prevista: definição até 31/10/09
SUPLAN
Indicadores
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Percentual de documentos adequados ao estabelecido na Instrução de Trabalho para Elaboração de Documentos
Situação atual: levantamento até 31/10/09
Meta prevista: definição até 31/10/09
SUPLAN
Indicadores
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Nome: Procedimento para Elaboração e Controle de Documentos e Registros
Atividades procedimentadas: todas
SUPLAN
Procedimento
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SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIA
Processo de Distribuição e Tramitação de Autos Judiciais de 1º
Grau
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SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIA Alinhamento estratégico
Objetivo estratégico: 9 - Excelência na Gestão Institucional
Estratégia:9.1 –Melhorar a gestão administrativa
Iniciativa Estratégica: 9.1.3 – Implantar e implementar o Escritório de Processos, garantindo a identificação, o mapeamento e o redesenho de cem por cento dos processos em vigor no MP das áreas meio e finalística.
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Cadastramento eletrônico de 100% dos processos judiciais de 1º grau oriundos do Fórum
Supressão do uso de 14 livros de distribuição
SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIAPontos de melhoria e inovações
identificados com o mapeamento do processo:
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Diminuição do tempo de repasse das informações de distribuição ao público interessado
Aquisição de impressoras térmicas e leitores ópticos para uso do código de barras
SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIA
Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do
processo:
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Identificação dos autos através de etiquetas de código de barras
Aquisição de equipamentos ergonômicos para movimentação interna de autos
SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIA
Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do
processo:
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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS
WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS
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Aquisição e adaptação de veículo exclusivo para realizar o transporte externo dos autos
Redução do tempo de transporte dos autos entre sede do MP e Fórum
SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIAPontos de melhoria e inovações
identificados com o mapeamento do processo:
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Os pontos de melhoria e inovações citados são pioneiros na área de tramitação de processos judiciais.
SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIA
Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do
processo - observação:
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Quantidade de processos judiciais que tramitam entre Ministério Público e Fórum:
Situação atual: 7.463/mês
Meta prevista: Sem meta
SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIAIndicadore
s
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Tramitação Processual / Mês
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Qualidade no atendimento
Situação atual: 87,5% de ótimo
Meta prevista: 90% de ótimo em 3 meses
SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIAIndicadore
s
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ANÁLISE FACTUAL DO GRÁFICO
CONJUNTO AMOSTRAL: 43 SERVIDORES
SIMPATIA: 93% afirmaram ser ÓTIMA ( 40 pessoas ) 07% afirmaram ser BOA ( 3 pessoas )
AGILIDADE : 79,06% afirmaram ser ÓTIMA ( 34 pessoas) 18,60% afirmaram ser BOA ( 8 pessoas ) 2,32% afirmaram ser REGULAR ( 1 pessoa )
ATENÇÃO: 90,69% afirmaram ser ÓTIMA ( 39 pessoas ) 9,30% afirmaram ser BOA ( 4 pessoas )
RESPEITO: 95,34% afirmaram ser ÓTIMO ( 41 pessoas) 4,65% afirmaram ser BOM ( 2 pessoas )
HORÁRIO: 76,44% afirmaram ser ÓTIMO ( 33 pessoas ) 20,93% afirmaram ser BOM ( 9 pessoas ) 02,32% afirmaram ser RUIM ( 1 pessoa )
SIMPATIA AGILIDADE ATENÇÃO RESPEITO HORÁRIO0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
4034
39 41
33
38
4 2
9
0 1 0 0 00 0 0 0 1
Pessoas / Quesito
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Quantidade de recibos com informações inconsistentes para Promotorias e Varas
Situação atual: 19/mês
Meta prevista: 0/mês em 3 meses
SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIA
Indicadores
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Tempo médio de transporte de autos judiciais
Situação atual: 2h56min
Meta prevista: 1h30min em três meses
SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIA
Indicadores
WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS
Nome: Procedimento para Distribuição de Autos Judiciais de 1º Grau
Atividades procedimentadas: Distribuição de Autos Judiciais de 1º Grau
SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIA
Procedimento
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SGRH
Processo de Liberação de Diárias
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SGRHAlinhamento Estratégico
Objetivo Estratégico: 7 – Desenvolvimento dos Recursos HumanosEstratégia: 7.3 – Manter um ambiente seguro e saudável com a promoção do bem estar e da satisfação e motivação das pessoas.Iniciativa Estratégica: Implantar e implementar medidas relacionadas a gestão de pessoas para garantir 70% de satisfação dos participantes na avaliação geral da pesquisa de clima organizacional
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Criação do Formulário para Requerimento de Diária para Membros e ServidoresCriação do Relatório de Viagem para Membros e Servidores Detalhamento das regras para o Requerimento de Diária
SGRH
Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do
processo:
WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS
Porcentagem (%) de processos devolvidos ao DARH por inconsistência na Portaria de Diária
Situação atual: levantamento até 31.10.2009Meta prevista: definir até 31.10.2009
SGRH
Indicadores
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Tempo médio de dias para liberar o processo de diária no DARH
Situação atual: levantamento até 31.10.2009Meta prevista: levantamento até 31.10.2009
SGRH
Indicadores
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Nome: Procedimento para Requerimento de Diária
Atividades procedimentadas: desde o requerimento até a confecção da Portaria no DARH
SGRH
Procedimento
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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS
WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS
WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS
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SUFIN
Processo de Liberação daFolha de Pagamento
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SUFIN Alinhamento estratégico
Objetivo Estratégico: 9 - Excelência na Gestão Institucional
Estratégia: 9.1 – Melhorar a gestão administrativa
Iniciativa Estratégica: 9.1.3 – Implantar e implementar o Escritório de Processos, garantindo a identificação, o mapeamento e o redesenho de cem por cento dos processos em vigor no MP das áreas meio e finalística.
WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS
Definição do layout para recebimento de arquivos de consignações
Criação do “Demonstrativo de Pagamento Modelo”, explicando cada rubrica
SUFIN
Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do
processo:
WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS
Criação do Formulário “Perguntas e Respostas” para sanar dúvidas frequentes
Divulgação da validade do Demonstrativo de Pagamento online e da ferramenta do validador
SUFIN
Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do
processo:
WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS
Quantidade de atendimentos para esclarecimentos sobre o Demonstrativo de Pagamento.
Situação atual: Média de 35 atendimentos no período de 2 dias.
Meta prevista: Máximo 10 atendimentos.
SUFINIndicadores
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Nome: Procedimento de Emissão de Demonstrativo de Pagamento
Atividades procedimentadas: Gerar Demonstrativo de Pagamento
SUFIN
Procedimento
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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS
ASCOM
Processo de Comunicação interna
por meio da intranet
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ASCOMAlinhamento estratégico
Objetivo estratégico: 8 - Fortalecimento Institucional
Estratégia:8.2 – Fazer uso eficaz da comunicação social.
Iniciativa Estratégica: 8.2.2 – Implantar e implementar medidas relacionadas à comunicação interna.
WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS
Definição do processo – não existiaConhecimento mais aprofundado do processoDefinição de pontos de melhoria a partir da análise do fluxograma
ASCOMPontos de melhoria e inovações
identificados com o mapeamentodo processo:
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Conhecer o número de acessos às notíciasDeterminar prazos para a produção de matérias
ASCOM
Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do
processo:
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Definição de regras para a execução das atividadesAtribuição de responsabilidade ao executores do processoSistematização de um arquivo de notícias
ASCOM
Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do
processo:
WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS
Tempo médio gasto para a produção de matéria
Situação atual: Até 2 dias para a divulgação
Meta prevista: Divulgação feita no mesmo dia
ASCOMIndicadores
WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS
Porcentagem de acesso às notícias (page view) em relação à quantidade de funcionários
Situação atual: número estimado em 60 acessos (4%), mas ainda não conhecido
Meta prevista: Ao menos 500 acessos (33%)
ASCOMIndicadores
WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS
Nome: Procedimento para comunicação interna por meio da intranet do MP-GO
Atividades procedimentadas: todas
ASCOMProcedimento
WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS
WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS
SGOC
Processo de solicitação de bens e serviços
WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS
SGOC Alinhamento estratégico
Objetivo Estratégico:10. Autonomia financeira
Estratégia:10.2 Aumentar a eficiência das ações institucionais
Iniciativa Estratégica: 10.2.3 implantar e implementar medidas a fim de realizar o acompanhamento estatístico de cem por cento dos processos sob a fiscalização da Controladoria Interna.
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Adequação das etapas do procedimento das solicitações de comprasDefinição e formalização do fluxo processual de solicitação
SGOC
Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do
processo:
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Análise e desenvolvimento do novo sistema de Gestão Orçamentária, a ser implementado no início do ano 2010Desenvolvimento da primeira versão do Manual de Solicitações de Bens e Serviços
SGOC
Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do
processo:
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Criação dos formulários padronizados para solicitação de bens e serviços comuns e complexosAumento da eficiência da gestão do tempo de execução do processo, através do controle por etapas
SGOC
Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do
processo:
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Percentual de solicitações encaminhadas à SGOC adequadas ao novo padrão de solicitações
Situação atual: levantamento até 30/11/09Meta prevista: definição até
30/11/09
SGOC
Indicadores
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Nome: Procedimento para Solicitação de Bens e Serviços
Atividades procedimentadas: todas
SGOC
Procedimento
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Sup. de Administração
Processo de Solicitação de Bens Permanentes
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Sup. Administração Alinhamento estratégico
Objetivo Estratégico: 9 - Excelência na Gestão Institucional
Estratégia: 9.1 – Melhorar a gestão administrativa
Iniciativa Estratégica: 9.1.5 – Implantar e implementar o Modelo de Excelência em Gestão Pública proposto pelo Ministério de Planejamento, Orçamento e Gestão, garantindo o alcance de pontuação mínima de setecentos.
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Transferência das atividades de especificação de bens permanentes e controle de solicitações para a área de PatrimônioPadronização do processo de solicitação de bens permanentes
Sup. Administração
Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do
processo:
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Instituição de lista de padrão de bens permanentes rotineiramente adquiridos pelo MPGO
Sup. Administração
Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do
processo:
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Percentual solicitações (ofícios) de bens permanentes entregues no prazo para Promotorias do interior
Situação atual: Prazo médio de entrega de 60 dias e 60 % de entrega atual (será levantado)
Meta prevista: 65,00% das solicitações do interior atendidas em um prazo de 50 dias
Sup. AdministraçãoIndicador
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Nomes: Procedimento de solicitação de bens permanentesProcedimento de recebimento de bens permanentesProcedimento de carregamento de caminhão para entrega de bens permanentes no interiorAtividades procedimentadas: três (críticas)
Sup. AdministraçãoProcedimentos
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CONTROLADORIA INTERNA
Processo de Análise doProcedimento Licitatório
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CONTROLADORIA INTERNA
É um órgão de avaliação e controle que serve para auxiliar a Administração do Ministério Público no cumprimento de suas funções e missão, o qual encontra-se expressamente previsto no art. 4º, § 2º, da Lei Orgânica Nacional do Ministério Público (Lei nº 8.625/93):
A fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial do Ministério Público, quanto à legalidade, legitimidade,
economicidade, aplicação de dotações e recursos próprios e renúncia de receitas, será exercida pelo Poder Legislativo, mediante controle
externo e pelo sistema de controle interno estabelecido na Lei Orgânica. (grifo nosso)
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CONTROLADORIA INTERNAAlinhamento estratégico
Objetivo estratégico: 10. Autonomia financeira
Estratégia:10.2 Aumentar a eficiência das ações institucionais
Iniciativa Estratégica: 10.2.3 implantar e implementar medidas a fim de realizar o acompanhamento estatístico de cem por cento dos processos sob a fiscalização da Controladoria Interna.
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Registro das entradas, retornos e saídas dos processos em livro ata, para levantamento de dados
Instituição do formulário de controle de processos para correções
CONTROLADORIA INTERNA
Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do
processo:
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Divisão das atribuições relativas à análise da conformidade da realização do procedimento e da conformidade financeira e fiscal do pagamento
CONTROLADORIA INTERNA
Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do
processo:
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Percentual de reservas de dotações orçamentárias analisadas no prazo
Situação atual: levantamento até 11/09/09
Meta prevista: definição até 11/11/09
CONTROLADORIA INTERNA
Indicadores
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CONTROLADORIA INTERNA
Indicadores
Percentual de reservas de dotações orçamentárias devolvidas para correções
Situação atual: levantamento até 11/09/09
Meta prevista: definição até 11/10/09
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Nome: Análise da conformidade da realização do procedimento
Atividades procedimentadas: 1 (uma) – Análise da conformidade da realização do procedimento
CONTROLADORIA INTERNA
Procedimento
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DEA
Processo de Acompanhamento e Controle das Obras nas Sedes do
MP-GO
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DEA Alinhamento estratégico
Objetivo estratégico: 9 - Excelência na Gestão Institucional
Estratégia:9.2 –Adequar a estrutura organizacional
Iniciativa Estratégica: 9.2.3 – Implantar e implementar medidas a fim de garantir sedes adequadas em cem por cento das procuradorias e promotorias.
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Despersonificação do processoDefinição das etapas e das responsabilidadesIdentificações de tarefas críticas para maior controle do processo
DEA
Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do
processo:
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Criação de check-lists para vistoria das diversas etapas da obraDefinição de regras para controle e arquivamento dos documentos do processo
DEA
Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do
processo:
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Definição do limite aceitável de atraso no cronograma da obra sem justificativasDefinição de metas para redução de aditivos contratuais
DEA
Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do
processo:
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Percentual de serviços executados em relação aos serviços previstos no cronograma contratual
Meta prevista: 80%
DEA
Indicadores
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Percentual do valor aditivado em relação ao orçado em função de alterações de projetos solicitadas por membros do MP-GO.
Meta prevista: 0,5%
DEA
Indicadores
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Percentual dos valores dos aditivos em cada item do orçamento em relação aos valores destes no contrato original, em função de erros em projetos.
Meta prevista: 2%Obra Luziânia: 45%
DEA – Indicadores
Indicadores
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Nome: Procedimento para Acompanhamento e Controle das Obras nas Sedes do MP-GO
Atividades procedimentadas: todas
DEA
Procedimento
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SINFO
Procedimento de Atendimento ao Usuário de 1º Nível
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SINFO Alinhamento estratégico
Objetivo Estratégico: 9 - Excelência na Gestão Institucional
Estratégia: 9.1 – Melhorar a gestão administrativa
Iniciativa Estratégica: 9.1.3 – Implantar e implementar o Escritório de Processos, garantindo a identificação, o mapeamento e o redesenho de cem por cento dos processos em vigor no MP das áreas meio e finalística.
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A definição do processo que nunca existiuFacilidade e agilidade na abertura do
chamadoRapidez na identificação do problema reclamado
SINFO
Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do
processo:
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Identificação das relações de cada Departamento com o atendimento Celeridade no encaminhamento do chamado para a área responsável Garantia da propriedade do atendimento até o seu encerramento
SINFO
Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do
processo:
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Concentração das informações em um único lugarNivelamento técnico entre todos os colaboradoresRedução do tempo de atendimento
SINFO
Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do
processo:
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Percentual de Chamados Fechados em 2 (duas) horas
Situação atual: 40,18%
Meta prevista: 60% em 2 (dois) meses
SINFO
Indicadores
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Percentual de servidores treinados por produtos e serviços
Situação atual: não aferido
Meta prevista: 40% em 4 (quatro) meses
SINFO
Indicadores
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Nome: Procedimento para Atendimento de 1º Nível ao Usuário de Informática.
Atividades procedimentadas: Todas do 1º Nível
SINFO
Procedimento
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PRÓXIMOS PASSOS...META GDA
Até dezembro de 20093 processos mapeados, melhorados,
padronizados e documentados de cada: Superintendência Assessoria de Comunicação Departamento de Engenharia e ArquiteturaControladoria Interna e Coordenadoria de Apoio Técnico Pericial
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CAPACITAÇÃO
Reuniões semanais do GDA
Cada Superintendente/Chefe capacitará os participantes do GDA no processo de sua área.
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DIVULGAÇÃO
Plano de divulgação da Ascom
Intranet - WikiMP – ROTINAS DO MPEm discussão: processos ainda não validados pelo GDA
Aprovados: processos validados pelo GDA
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