MANUAL DE IMPLANTACIÓN

DEL MÉTODO DE LAS 5 S’ +1

Diseñado y elaborado por:

DIRECCIÓN EJECUTIVA DE OPERACIONES

CONTENIDO

ANEXOSIV.INSTRUCCIONES PARA LA IMPLANTACIÓNIIICONCEPTOS GENERALESII.INTRODUCCIÓNI.

I. INTRODUCCIÓN

La Dirección Ejecutiva de Operaciones día a día busca establecer los estándares demayor calidad que le permitan competir mundialmente y por ello, se plantea:

1. IMPLANTAR EL MÉTODO DE LAS 5 S + 1Las 5 “S” + 1, es una técnica sugerida por la Unión Japonesa de Científicos e Ingenieros

(J.U.S.E.) que fue implantada en Japón hace 40 años, para complementar las acciones hacia laCalidad Total.

2. ¿CÓMO HACERLO?Por medio del Manual de implantación.

3. ¿POR QUÉ HACERLO?Porque otorga los siguientes beneficios:

Reducción de costos,Orden y limpieza,

Mejor imagen,Estandarización de la Dirección,

y apoyo en la Certificación de ISO 9000.

Eliminación de desperdiciosReducción de tiempos (velocidad derespuesta),

4. ¿CUÁNDO?

De acuerdo al calendario elaborado por el Asesor de Núcleos a cargo de laimplantación de las 5’S+1.

II. CONCEPTOS GENERALES

¿Cuáles son las 5’S?

1a. SEIRI = SELECCIONAR

2. SEITON = ORDENAR

Lugar para cada artículo

Identificación

Ubicación accesible

3a SEISO = LIMPIAR

4a. SEIKETSU = ESTANDARIZAR

Manual de implantación

5a. SHITSUKE = SEGUIR EL ESTÁNDAR

Continuar con lo logrado

III. INSTRUCCIONES PARA LA IMPLANTACIÓN

La implantación del método de las 5’S+1 implica realizar las siguientes actividadesbásicas en cada una de sus etapas.

Primera S

SELECCIONAR

1. El objetivo de “Seiri”, es tener separado cada artículo, documento oherramientas de trabajo y que únicamente tengas lo que necesitas y usaspara tus actividades diarias.

Para ello, debes seguir estos pasos:

1.1 Concentrar todos los artículos que tengas en tu poder.

1.2 Separarlos y personalizar con tu clave de correo los artículos (con una etiqueta pegada encada artículo), considerando primero lo que necesitas de lo que no.

1.2.1 Para los artículos de papelería y de equipo de cómputo, sólo debes tener una piezacomo lo indica el listado.

Clips pequeños y grandes (piezas,según lo requieras)

MarcatextosPlumaLápiz

- Artículos de papelería necesarios(una pieza):

TecladoCPUMouseMonitor- Equipo de cómputo necesario (una pieza):

- Artículos de papelería opcional (una pieza):

Plumín negro y/o rojoTijerasQuitagrapasPrittReglaDiurex y despachadorEngrapadoraGomaBicolorBorradorPerforadora

1.3 De los artículos que consideras no son necesarios, determina si:

1.3.1 Es basura, entonces deséchala.

1.3.2 Es papel que puede reciclarse o artículos de papelería que a alguien más le puedenservir, entonces entrégalos al lugar asignado como Centro de Acopio.

En el caso de los artículos de papelería, antes de entregarlos al Centro de Acopio, cadaCR debe concentrarlos y contabilizarlos entregando una lista informando lo siguiente:

Nombre del CRArtículo - Cantidad

1.3.3 Es equipo de cómputo, entonces envíale un correo al responsable de equipo quese señala en el Anexo 1, que contenga la siguiente información:

NombreCR Extensión Ubicación Equipo a entregar (mouse, teclado, CPU, número de serie).

1.3.4 Es archivo muerto, colócalo en una caja para enviarlo al C.D.I.

Después, el responsable del CR enviará un correo al responsable del archivo muertoque se señala en el Anexo 1, indicando cuántas cajas enviará su CR y llenando los formatosproporcionados por el responsable del archivo muerto .

NOTA: Conserva una copia de dichos formatos para tu seguridad .

1.3.5 Son libros, manuales y artículos que te apoyen a la realización de tus actividadesdiarias o relacionados con la operación del CR, asigna un lugar específico y consérvalos.

1.4 Una vez realizada la separación de artículos necesarios e innecesarios, pregúntate:¿Realmente los utilizo? (Puedes tener artículos que son necesarios para tus actividades, peroprobablemente no los usas con frecuencia.)

* Si realmente son necesarios, podrás continuar con la siguiente S.* Si no, regresa al paso 1.3.

1.5 Las personas encargadas de distribuir la papelería en cada CR, deben devolver todos losartículos al Centro de Acopio, entregando la lista mencionada en el punto 1.3.2 y una vezconcentrados, se les entregará el stock necesario para su operación.

Segunda S

ORDENAR

2. “Seiton” implica tener un lugar específico para cada artículo deacuerdo a la frecuencia de uso. Para su implantación, haz lo siguiente.

2.1 Para el caso de los documentos, colócalos en carpetas que deberánestar identificadas de la siguiente manera:

Núm. del CR:

Clave de CR:

Contenido:

correo

Carpeta

rocinb

Núm. del CR:

02

Clave del CR:

NUC

En negritas

Ancho:6.5 cms. carpeta ancha3.0 cms. carpeta angosta

Letrero centrado

Texto del letrero: Alineado de manera horizontal y centrado

CONTENIDO:

Manual 5's+1

2.2 Para los folders, también codifícalos en la pestaña.

Pestaña del folder

1 NUC / 5'S+1 rocinb

Número de folder CR /

Contenido general

Clave de correo

2.3 Coloca en los archiveros, en la parte externa y del lado derecho del primer cajón, unaetiqueta con los siguientes datos:

Identificación de archivero interno Ejemplo:

Carpetas núcleos concluidosContenido general2o. piso 3er. cuadrante zona azulUbicación física del responsable4660ExtensiónalejvibeClave de correoAlejandra Vilchis BernalNombre del responsableNúcleos NUCCR responsable2o. piso 3er. cuadrante zona beigeUbicación físicaUNONúmero de archivero

Cada cajón debe estar numerado del lado derecho en la esquina superior:

Ejemplo: CAJÓN 1 (Letra Times New Roman, tamaño 72)

2.4 Los documentos y los artículos que ya tienes identificados, organízalos como lo indica elsiguiente diagrama que además proporcionará una homogeneidad en la Dirección.

1= Carpetas2= Carpetas3= Carpetas o Folders4= Artículos personales y/o documentos que no necesites tener a la mano5= Artículos de papelería6= Documentos urgentes o de trabajo7= Objetivos específicos del CR

2.5 Para identificar el lugar que ocupe cada articulo que tienes en tu poder, pega en tuescritorio, en tu(s) gaveta(s) la etiqueta correspondiente a cada objeto (de acuerdo al Anexo2), a manera de detectar claramente el lugar destinado para cada cosa (incluyendo los artículospersonales).

1 2

3

Política de calidad

1.En la DIC nos comprometemos a entregar productos dentro de las especificaciones convenidas, mediante procesos sujetos a una mejora contínua.

Lugar Analista "L"

4

56

7

Lugar Analista

1 2

Política de calidad

1. En la DIC nos comprometemos a entregar productos dentro de las especificaciones convenidas, mediante procesos sujetos a una mejora contínua.

3

4

5

6

7

Nota: La persona responsable del proyecto es la encargada de proporcionar al los miembrosde cada CR las etiquetas para identificar el lugar de cada artículo.

2.6 Si hay carpetas y/o folders de uso común al CR, se asigna un responsable quien codificarácomo propias las carpetas y/o folders pero dejándola disponible para los integrantes del CR.

2.7 Si existe documentación de uso frecuente que ocupe demasiado volumen para acomodarcomo lo señala el diagrama (2.4), puedes utilizar otros espacios e identificarlos.

Tercera S

Limpieza

3 “Seiso”, se refiere a mantener la limpieza en cada área de trabajo ydarlo a conocer al encargado de esta labor.

3.1 Cada integrante de la DEO es responsable de la limpieza de sulugar.

3.2 En lo que respecta al orden y limpieza de las áreas comunes, el responsable de cada CR,elaborará un Calendario de Limpieza FRITMM012 de supervisión (ver Anexo 3). El calendariodebe ser colocado en el pizarrón de medidores de cada CR e informar del mismo alResponsable de la implantación de las 5’s+1 vía correo. Las personas asignadas sonresponsables de cumplirlo semanalmente respetando el siguiente diagrama:

1= Impresora

2= Depósito de hojas reciclables

3= Servidor (si aplica)

4= Fax (si aplica)

5= Archivero del área

3.3 Las principales funciones de las personas responsables de la limpieza y orden de las áreascomunes son:

* Que cumpla el esquema anterior* Que no haya papeles (impresiones o fax) acumuladas ni desordenados* Tener identificado un lugar para las hojas a reciclar* Que el lugar esté limpio* Que el equipo que se encuentre en ese espacio, se utilice y esté en perfecto

funcionamiento.

Areas comunes

1

23

4

5

3.4 En el caso de mobiliario (impresoras o fax) descompuesto o dañado, repórtalo a laextensión 4096, opción 5, indicando tu nombre, ubicación, la clave departamental y el tipo deproblema.

3.5 En el caso de equipo de cómputo descompuesto y necesites sea reparado, remítete alProcedimiento de Infraestructura (PGGR003).

3.6 Para los archivos electrónicos, la limpieza consiste en conservar los archivos realmenteútiles para tu operación diaria y respetar la paquetería institucional (PGGR003/Documento deSoftware Institucional).

Cuarta S

Estandarizar

4 “Seiketsu” significa tener documentadas las actividades que sonnecesarias para mantener el orden logrado con los pasos anteriores.

4.1 Este manual cubre los requisitos de la cuarta S, por lo cual, sólo tepedimos cumplir las actividades aquí mencionadas y te recordamos, losiguiente:

SEIRI: “Lo que no sirve, que no estorbe”.SEITON: “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”.SEISOU: “Ponga la basura en su lugar”.SEIKETSU: “Al estandarizar logramos optimizar”.SHITSUKE: “Conserva el orden y el orden te conservará a ti”.

Quinta S

Seguir el estándar

5 “Shitsuke” implica realizar una verificación periódica del nivel de orden logrado medianteauditorías.

5.1 La primera auditoría será de cumplimiento y se realizará del 3 al 7 de Noviembre de 2003conforme al formato de Auditoría de las 5’S+1 FRITMM013 (Anexo 5). La auditoría se realizaráde forma cruzada entre todos los CR’s de la DEO, el auditor será el responsable de mantenerlas 5’S+1 en cada CR. Posteriormente realizaremos auditorías de seguimiento bimestralmente.

El Responsable de la implantación de las 5’S+1 dará a conocer los resultados de las auditorías alos titulares de cada CR vía correo para que se tomen en cuenta en las evaluacionesbimestrales.

+1Calidad personal

Calidad personal en la Dirección Ejecutiva de Operaciones significa hacer de los valoresinstitucionales una forma de vida.

Así mismo, te podemos sugerir que para una mejor calidad personal procures:

La lecturaEl ejercicioLos valores y virtudesLa comunicación Una alimentación balanceada

Pues en ti está tener calidad personal.

IV. ANEXOS

ANEXO 1

Lista de Responsables

6950/6975maribrgaPilar BriseñoDe archivo muerto

4478/4479cesamdCésar Mata DíazDe equipo decómputo

ExtensiónCorreoNombreResponsable

ANEXO 2Etiquetas para identificar el lugar que corresponde a cada articulo.

SACAPUNTASPAPELETAAGENDAPAPEL

IMPRESORADISKETTEMOUSECPU

FAXTELÉFONOTECLADOMONITOR

PERSONAL 2

PERSONAL 1CARPETASTAZALIBROS

VISORAMAGUILLOTINASUMADORADESPACHADORDE DIUREX

ANEXO 3

Calendario de limpieza

Anexo 4Auditoría de las 5’S+1

DIRECCIÓN EJECUTIVA DE OPERACIONESCALENDARIO DE LIMPIEZA 5'S+1

Código FRITMM012 Revisión 1 Fecha de aplicación: 19/01/04 Anexo: 13.1 Hoja 1 de 1

CR:

Responsable de las 5'S+1 en el CR:

FechaFirma

Ubicación del área común

Nombre

Vo. Bo. del Responsable de las 5'S+1 en el CR

Persona responsable de realizar la limpieza

DIRECCIÓN EJECUTIVA DE OPERACIONESAUDITORÍA DE LAS 5'S +1

Código FRITMM013 Revisión 1 Fecha de aplicación 19/01/04 Anexo: 13.2 Hoja 1 de 1

Fecha:

CR:

Código del CR:

Jefe inmediato:

Responsable de mantener las 5's+1 en el CR:

Nombre:

Puesto:

Clave de correo: Extensión:

* NOTA: La escala para calificar las preguntas es 0 si NO cumple y 1 si SI cumple.

Número123456789

10

Nombre del auditor:

Firma de Vo. Bo. DelAuditado:

Firma de Vo. Bo. DelAuditor:

Generales

AUDITORÍA HERRAMIENTA 5'S+1

CalificaciónPreguntas Auditables

AspectosEl mobiliario se encuentra bien etiquetado

Datos del Auditado

Se encuentra ordenado el CR en general

Cuentan con calendario de limpieza en el CRLos archiveros del CR se encuentran bien etiquetados

Las carpetas personales se encuentran bien etiquetadasCumple con el orden establecido en el diagrama de lugar de trabajo

Está limpio el lugar de trabajoEl área común se encuentra en el orden establecido

Cumple con el número establecido de objetos personales

El hardware se encuentra bien etiquetado

Datos del CR

12 ¿Cuáles son tus comentarios acerca de las 5's+1?

Observaciones:

¿Qué estás haciendo para llevar a cabo la cuarta etapa: Estandarizar?11