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Wohin mit den Altbelegen?. Wir machen Papierarchive fit für die digitale Welt. Papierarchive bewahren oder auflösen?. Klassische Probleme mit Altbelegen Digitalisierung, ja oder nein? / wegwerfen? Wirtschaftliche Fragestellungen Rechtliche Rahmenbedingungen Technische Umsetzung. - PowerPoint PPT Presentation

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Wohin mit den Altakten?

Wohin mit den Altbelegen?

Wir machen Papierarchive fit fr die digitale Welt

Papierarchive bewahren oder auflsen?Klassische Probleme mit Altbelegen

Digitalisierung, ja oder nein? / wegwerfen?

Wirtschaftliche Fragestellungen

Rechtliche Rahmenbedingungen

Technische Umsetzung

Probleme klassischer AktenarchiveEs vergeht zu viel Zeit bei der Suche nach Dokumenten und Archivraum ist teuer.

Bsp.:Im Schnitt bentigt ein Mitarbeiter ca. 15 Minuten Arbeitszeit fr die manuelle Beschaffung eines Dokuments aus einem Papierarchiv im selben Gebude (inklusive Gang zum um Archivraum, suchen, selber einscannen od. kopieren, Wiederablage)

Unbersichtlichkeit: brauch ich das noch? Was darf ich wegwerfen und was muss ich wie lange aufbewahren?

Falsch behandelte oder verlorene Schriftstcke verursachen teils erhebliche Schden.

Hufige Doppelablage verursacht Personalkosten, verbraucht Raum- und materielle Ressourcen.

Aufwendige Verwaltung, Ablagesysteme, falls vorhanden sind oft unlogisch und schwer nachvollziehbar.

bis zu 30% der Dokumentenzugriffe sind erfolglos, weil die Dokumente falsch abgelegt, verschwunden oder in Bearbeitung sind.

Durchschnittlich wird jedes Dokument 23 mal kopiert. Das Belegvolumen wchst und wchst...

Wirtschaftliche FragestellungenRaumnutzung

individuelle Platzsituation: Raumkosten, zuknftige Bedarfsplanung , Nutzung fr sinnvollere ZweckeDokumentennutzungshufigkeitZugriffshufigkeit auf Dokumente, oder bestimmte Dokumenttypen, zentral oder dezentral wie oft pro Zeiteinheit muss auf bestimmte Dokumente zugegriffen werdenIst das elektronische Versenden von Belegen erforderlich?Dokumentenzustand

Verlustgefahr durch weiter Lagerung oder AlterungProblem: verblassende Schriften, oder Papiertypen die sich zersetzten, Thermodrucke, Coupons, Temperatur/Feuchtigkeitsprobleme in LagerrumenHier kann eine rechtzeitige Digitalisierung aus Datenrettungsgrnden geboten sein

Rechtliche RahmenbedingungenDigitalisierung von Altbelegen

Gesetzliche Grundlagen

Revisionssichere Archivierung

Scannen und Originale wegwerfen? Darf ich das?

Rechtliche RahmenbedingungenGesetzliche Grundlagen und Erluterungen

Die wichtigsten Normen welche die Archivierung steuerrelevanter Akten im Original wie auch in digitaler Form betreffen, sind die einschlgigen Bestimmungen aus Steuerrecht und Handelsrecht

AO (146,147) und HGB (257Aufbewahrung von Unterlagen und Aufbewahrungsfristen)

sowie deren praxisbezogenen Erluterungen durch das Bundesfinanzministerium (BMF):

GoBS (Grundstze ordnungsmiger DV-gesttzter Buchfhrungssysteme, 1995 )folgende Kriterien mssen bei der elektronischen Erfassung bzw. Ablage bercksichtigt werden:

bersichtlichkeitVollstndigkeitNachprfbarkeitOrdnungRichtigkeit

Rechtliche Rahmenbedingungen GDPdU (Grundstze zum Datenzugriff und zur Prfbarkeit digitaler Unterlagen, 2001) regelt u.a.

Kontrolle der Dokumenteninhalte auf ihre Korrektheit

fordert Gewhrleistung der Unvernderbarkeit der Daten (Datentrger* oder Speicherverfahren darf nachtrgliche Vernderungen nicht mehr zulassen)

fordert Protokollierung von Weiterverarbeitungen (bei Datenmigration, -konvertierung oder Verschlsselung mssen die Daten zustzlich auch in ihrem Ursprungsformat vorgehalten werden)

verlangt interne Ablaufbeschreibung durch Verfahrensdokumentation

Die revisionssichere Archivierung

es gibt keine Archivsysteme oder -techniken, die fr sich alleine genommen revisionssicher sind

betrachtet werden muss immer das Zusammenspiel der technischen Lsungen und ihre organisatorische Einbindungen und Anwendung vor Ort (z.B. durch Verfahrensdokumentationen, QM-Systeme, dokumentierte Verantwortlichkeiten)

* der Gesetzgeber schreibt keine bestimmte Speichertechnik vor

Rechtliche Rahmenbedingungenfr Aktenarchive Vorgaben nach Handels- und Steuerrecht, sowie BGB

Aufbewahrungsfristen gelten entsprechend fr digtalisierte BelegeIm Handelsgesetzbuch (238 HGB und 257 HGB) und in der Abgabenordnung (147AO) ist geregelt, wie lange kaufmnnische Dokumente aufbewahrt werden mssen:

Sechs Jahre: empfangene Handelsbriefe, Wiedergaben (Kopien, Durchschriften) abgesandter Handelsbriefe, Aktenvermerke, Kassenzettel, Lieferscheine, Angebote Alles, was zu Streitigkeiten fhren knnte, wird sechs Jahre aufbewahrt. Zehn Jahre : Jahresabschlsse, Inventare, Handelsbcher, Rechnungen, Urkunden, Hypotheken, Bankbelege. Alles, was gebucht wird, wird zehn Jahre aufbewahrt.Dauerwert: Gerichtsurteile und Bauplne

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt worden ist und endet am letzten Tag des Schlussjahres.

Rechtliche RahmenbedingungenWas darf nach dem Scannen nicht vernichtet werden?

Dokumente, die generell im Original aufzubewahren sinddarunter fallen beispielsweise alle Vertrge, Urkunden und notariell beglaubigte Dokumente. Auch Policen mssen im Original aufbewahrt werden. Es wre fatal im Schadensfall der Versicherung mitteilen zu mssen, dass die Originalpolice vernichtet wurde. Das Gleiche gilt auch fr die folgenden Dokumente:

Bescheide (z.B. Steuerbescheide)ZollpapiereBilanzenvorlufige SteuerfestsetzungenGerichtsurteile

Sofern die zu archivierenden Dokumente Vorgnge betreffen, fr die ein gesetzliches Schriftformerfordernis besteht ( 126 BGB, eigenhndige Unterschrift), sollten die Papierdokumente aufbewahrt werden, da durch sie die Formwirksamkeit der Erklrung am besten nachgewiesen werden kann. Dies betrifft etwa Quittungen, Abtretungserklrungen und insb. Brgschaftserklrungen , Schuldversprechen

Fr Dokumente, die als Beweis in einem Zivilprozess dienen knnten, ist eine Vernichtung nicht zu empfehlen. Im Zivilprozess unterliegt eine digitalisierte (und dann ausgedruckte) Rechnung der freien Beweiswrdigung des Richters, 286 ZPO.

Die Faustregel lautet hier demnach: Risikobetrachtung

Rechtliche Rahmenbedingungenund der Rest?

Werden Unterlagen, die das Unternehmen originr in Papierform erhalten hat, aus betrieblichen Grnden digitalisiert, sind diese in dieser digitalen Form (z. B. in Bildformaten wie pdf oder tiff) vorzuhalten. Soweit das Verfahren und die Prozesse den GoB/GoBS entsprechen und nicht nach anderen Rechtsvorschriften die Aufbewahrung im Original vorgeschrieben ist, ist auch die anschlieende Vernichtung der Originaldokumente zulssig.[Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung, BMF, Stand Stand: 22. Januar 2009]

Rechtliche RahmenbedingungenVorsicht: steuerrechtlich relevante Daten die originr in maschinell auswertbarer Form vorgelegen haben, drfen zur Archivierung nicht in graphische Formate (tif, pdf) berfhrt werden, weil hier der vom Gesetzgeber geforderte wahlfreie Zugriff nicht mehr mglich ist (ab 31.12.2001 erzeugte Daten). Dies gilt auch dann, wenn die Daten mit OCR-Verfahren ausgelesen wurden und z.B. als Volltexte zur Verfgung stehen z.B.

Maschinell auswertbare Daten bedeutet in diesem Kontext strukturierbare oder filterbare Datenstze (keine Dateien aus Textverarbeitungssystemen)

Technische Umsetzung

Rationelle Methode bei der Massendigitalisierung:bei Scanning in 300 dpi-Auflsung im s/w-Modus finden bis zu 150 Aktenordner oder 20 Regalmeter auf einer normalen DVD-RAM platz.(ca. 500 Seiten pro Ordner ergeben 30MB pro Datei als Multipage-PDF. Aktenordnerinhalte in OCR-Volltexterfassung mit durchsuchbarem Gesamtindex auf selbsttragender Archiv-DVD)

Technische UmsetzungGrundstzliche Fragen bzgl. Datenhaltung und Einbindung:

externe Datentrger wie DVD* oder Festplatte, lokalEinfacher Netzwerkzugriff, dezentralEinbindung in vorhandenes Dokumentenmanagementsystem (Anforderungen an Datenformate, Indexierung, vorhandene Schnittstellen?) Systemstandort im Unternehmen oder Cloud-Lsung?

*DVD-RAM ist der am besten geeignete kleine Datentrger fr Archivzwecke mit einer Haltbarkeit von ca. 30 Jahren. Die spezielle Sektorierung bietet hhere Datensicherheit.

Die Leistungen von DoculogisIntelligentes Archivmanagement

Beratung bzgl. Aktenerschlieung, Klassifizierung, Indexierung Aufbewahrungsfristen und Aktenvernichtung

Digitalisierung von Beleggut jeder Art auch Karten und Plne bis DIN A0, s/w oder farbigDatenkonvertierung und Belegbearbeitung wie z.B. OCR-Erfassung oder Dokumentindexierungen

Rationelle automatisierte oder manuelle Datenerfassung

Vielen Dank!

Haben Sie noch Fragen? Fr individuelle Beratung und Informationen stehen wir gerne zur Verfgung

www.dokufactory.comDipl. Inf. Wiss. Tilmann BartzAm Haag 664823 Gro-Umstadt

Telefon: +49 (0)6078 789674E-Mail: bartz@dokufactory.de

04.2012

Zusatznutzen: elektronische Archivierung fr mehr Sicherheit am Arbeitsplatz

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