whistle blowing systemptpn2.com/wp-content/uploads/2020/03/6.-buku-pedoman-wbs... · 2020. 3....

WHISTLE BLOWING SYSTEM

PEDOMAN SISTEM PELAPORAN

PELANGGARAN

PT PERKEBUNAN NUSANTARA II

PT Perkebunan Nusantara II Whistle Blowing System

Sinergi– Integritas - Profesional

2

DAFTAR ISI

PESAN EKSEKUTIF

DAFTAR ISI

BAB 1 PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

B. Manfaat dan Tujuan WBS

C. Sistematika Pedoman Whistle Blowing System (WBS)

BAB 2 ORGANISASI PENGELOLAAN WHISTLE BLOWING SYSTEM

A. Dewan Komisaris

B. Direksi

C. Kepala Bagian SPI

D. Unit Pengelola WBS

E. Komite Pemantau/Komite Audit

F. Peranan Manajer Dalam Penerapan WBS

G. Sumber Daya

BAB 3 RINCIAN PEDOMAN WHISTLE BLOWING SYSTEM

A. Pelapor dan Bentuk Pelaporan

B. Pelanggaran yang Dapat Dilaporkan dan Waktu Pelaporan

C. Kebijakan Perlindungan Pelapor

D. Mekanisme Penyampaian Sistem Pelaporan Pelanggaran

E. Laporan Unit Pengelola WBS Kepala Direktur Utama

BAB 4 ISTILAH-ISTILAH

LAMPIRAN - LAMPIRAN

1) Tanda Terima Pelaporan Pelanggaran

2) Berita Acara Hasil Klarifikasi Awal Atas Pelaporan Pelanggaran

3) Hasil Investigasi Atas Pelaporan Pelanggaran

1

2

3

3

3

4

5

6

6

6

6

6

6

7

8

8

8

8

9

11

12

13-15



3

BAB 1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Sesuai PerMen BUMN Nomor: Per-01/MBU/2011 tanggal 1 Agustus 2011 tentang

penerapan tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance), maka

dalam rangka menerapkan GCG secara konsisten dan berkesinambungan,

perusahaan senantiasa dituntut untuk melaksanakannya secara transparan dan

akuntabel serta memenuhi ketentuan yang berlaku di perusahaan dalam

menjalankan kegiatan usahanya.

Terkait dengan usaha penerapan GCG, maka salah satu cara yang efektif untuk

mencegah dan memerangi praktek yang bertentangan dengan GCG adalah melalui

mekanisme sistem pelaporan pelanggaran (Whistle Blowing System).

Whistle Blowing System adalah bagian dari system pengendalian internal dalam

mencegah praktek penyimpangan dan kecurangan. Sistem ini diharapkan dapat

meningkatkan partisipasi pelapor dalam melaporkan terjadinya pelanggaran serta

mendorong budaya keterbukaan, kejujuran dan mengurangi budaya diam.

Whistle Blowing System dikelola oleh unit pengelola WBS. Peraturan dan penerapan

WBS dapat disosialisasikan dan dievaluasi secara berkelanjutan kepada seluruh

unsur perusahaan PTPN II dan secara berkala akan dilaksanakan penyempurnaan

sistem ini dalam rangka perbaikan berkelanjutan sesuai dengan perkembangan.

B. Manfaat dan Tujuan WBS

Manfaat WBS

a. Tersedianya cara penyampaian informasi penting dan kritis bagi perusahaan

kepada pihak yang harus segera menanganinya secara aman.

b. Timbulnya keengganan untuk melakukan pelanggaran dengan semakin

meningkatnya kesediaan untuk melaporkan terjadinya pelanggaran karena

kepercayaan terhadap sistem pelaporan yang efektif.

c. Tersedianya mekanisme deteksi dini atas kemungkinan terjadinya masalah akibat

suatu pelanggaran.

d. Tersedianya kesempatan untuk menangani masalah pelangggaran secara

internal sebelum meluas menjadi masalah pelanggaran yang bersifat publik.



4

Tujuan WBS

Mempermudah manajemen untuk menangani laporan-laporan pelanggaran secara

efektif sekaligus untuk mengurangi kerugian financial dan non financial serta hal-hal

yang dapat merusak citra perusahaan melalui deteksi dini.

C. Sistematika Pedoman Whistle Blowing System (WBS)

Pedoman ini disusun dalam 4 (empat) bab dengan sistematika sebagai berikut:

a. Bab pertama, berisi latar belakang, manfaat dan tujuan WBS serta sistematika

pedoman WBS.

b. Bab kedua, berisi struktur pengeloaan WBS yang terdiri dari Dewan Komisaris,

Direksi, dan unit pengelola WBS yang meliputi sub unit perlindungan pelapor/sub

unit administrasi dan sub unit investigasi serta komite pemantau WBS/komite

audit dan sumber daya.

c. Bab ketiga, berisi tentang pelapor dan bentuk pelaporan, pelanggaran yang dapat

dilaporkan dan waktu pelaporan, kebijakan perlindungan pelapor, peranan

manajer dalam penerapan WBS, mekanisme penyampaian sistem pelaporan

pelanggaran yang meliputi sarana penyampaian laporan, komunikasi dengan

pelapor dan pengelola WBS, pelaporan pelanggaran oleh Dewan Komisaris,

anggota Direksi dan oleh petugas WBS serta laporan unit pengelola WBS kepada

Direktur Utama.

d. Bab keempat, berisi istilah-istilah dan lampiran.



5

BAB 2

STRUKTUR PENGELOLAAN WHISTLE BLOWING SYSTEM

RUPS

DEWAN KOMISARIS

DIREKSI

KEPALA SPI

UNIT PENGELOLA

WBS

Kasubbag Pengawasan Analisa Admi

Keu/ Umum/ Sisdur / WBS

KOMITE PEMANTAU

WBS/ KOMITE AUDIT

SUB UNIT PERLINDUNGAN

PELAPOR /SUB UNIT ADMI

Staf Sub Bagian Pengawasan & Analisa

Bidang Keuangan, Admi/

Umum & Sisdur

SUB UNIT INVESTIGASI

Staf Sub Bagian Pengawasan & Analisa Bidang

Keuangan, Admi/ Umum & Sisdur

Kasubbag Pengawasan

& Analisa Bidang

Tanaman/ Produksi

Kasubbag Pengawasan

& Analisa Bidang Teknik/

Pengolahan

KARYAWAN

UNIT KERJA

/MANAJER

UNIT KERJA

/MANAJER

UNIT KERJA

/MANAJER



6

A. Dewan Komisaris

Melakukan pengawasan atas efektivitas pelaksanaan WBS di PTP Nusantara II.

Monitoring terhadap pelaksanaan WBS dapat diserahkan kepada komite pemantau

WBS/Komite Audit.

B. Direksi

Direksi berwenang untuk:

- Membentuk dan menetapkan unit pengelola WBS.

- Memutuskan untuk menghentikan serta melanjutkan pelaporan pelanggaran.

- Menugaskan tim investigasi untuk melakukan investigasi

- Memberikan sanksi kepada terlapor atau meneruskan kepada pihak berwajib.

C. Kepala SPI

- Melakukan pengawasan atas pelaksanaan WBS yang dilaksanakan oleh Unit

Pengelola (UP) WBS yang berada dibawah SPI.

- Memantau dan mengarahkan tim investigasi yang berada dibawah SPI dalam

melaksanakan investigasi atas instruksi Direktur Utama.

- Mengevaluasi efektivitas dan perbaikan program WBS yang berada dibawah SPI.

D. Unit Pengelola WBS.

- Menyelenggarakan dan mengelola jalur komunikasi bagi pelapor untuk

melaporkan indikasi awal, melakukan klarifikasi awal serta melakukan investigasi

jika terbukti, atas instruksi Direktur Utama.

- Menyimpan dan mengamankan seluruh dokumen yang bersifat penting dan

rahasia.

- Bertanggung jawab atas pelaksanaan program perlindungan pelapor terutama

aspek kerahasiaan dan jaminan keamanan pelapor.

E. Komite Pemantau/Komite Audit

- Memantau dan mengevaluasi efektivitas pelaksanaan WBS atas kewenangan

yang diberikan Dewan Komisaris.

- Menangani keluhan jika pelapor mendapat ancaman atau tekanan dari terlapor.

F. Peranan manajer dalam penerapan WBS.

- Manajer mempunyai kewajiban pengawasan terhadap karyawan-karyawan di

bawahnya serta kewajiban dalam penegakan kepatuhan dan etika perusahaan di

lingkup kerjanya.

- Modus yang dapat digunakan adalah mendorong agar setiap karyawan

berkonsultasi dengan atasannya bila melihat adanya pelanggaran.

- Apabila atasan langsung karyawan ternyata terlibat dalam kecurangan maka

karyawan melakukan konsultasi dengan atasan dari atasan yang terlibat.



7

- Jika tidak berhasil maka digunakan saluran yang disediakan oleh sistem

pelaporan pelanggaran (WBS).

G. Sumber Daya

- Jumlah personil yang cukup dan memiliki kwalitas sebagai petugas perlindungan

pelapor/administrasi WBS dan petugas investigasi.

- Media Komunikasi (telepon, email, kotak pos) untuk keperluan pelaporan

pelangggaran, baik saluran internal maupun eksternal.



8

BAB 3

RINCIAN PEDOMAN WHISTLE BLOWING SYSTEM

A. Pelapor dan Bentuk laporan

Seluruh insan PT Perkebunan Nusantara II memiliki kewajiban moral untuk

melaporkan terjadinya pelanggaran jika mengetahuinya.Penyampaian adanya

pelanggaran juga untuk mencegah dampak yang tidak diinginkan menyebar luas,

seperti kebiasaan penerimaan atau pemberian gratifikasi.

1. Pelapor

a) Kalangan internal perusahaan meliputi Dewan Komisaris,Direksi dan seluruh

karyawan.

b) Kalangan eksternal perusahaan meliputi pelanggan, pemasok, masyarakat,

kreditur dan stakeholder lainnya.

2. Bentuk Laporan

a) Pelaporan pelanggaran secara tertulis dan beridentitas.

- Dilengkapi fotocopi identitas pelapor

- Bukti pendukung berupa dokumen yang memuat indikasi awal yang

memberi petunjuk tentang transaksi yang dilakukan.

b) Pelaporan pelanggaran secara tertulis tetapi tanpa identitas (Anonim).

- Dilengkapi bukti pendukung yang memuat indikasi awal yang memberi

petunjuk tentang transaksi yang dilakukan.

B. Pelanggaran yang dapat dilaporkan dan waktu pelaporan

a. Korupsi, kecurangan, ketidakjujuran.

b. Perbuatan melanggar hukum: pencurian, penggunaan kekerasan terhadap

karyawan atau pimpinan dan pemerasan.

c. Perbuatan yang merugikan perusahaan baik secara financial maupun non

financial.

d. Pelanggaran SOP, terutama pengadaan barang dan jasa.

e. Waktu Pelaporan : Pelaporan pelanggaran dilakukan sesegera mungkin dan

dalam waktu tidak lebih dari tiga bulan.

C. Kebijakan Perlindungan Pelapor

Perusahaan berkomitmen untuk melindungi pelapor pelanggaran yang beritikad baik.

Kebijakan ini adalah untuk mendorong terjadinya pelaporan pelanggaran dan

menjamin kerahasiaan dan keamanan pelapor dan keluarganya.



9

D. Mekanisme penyampaian sistem pelaporan pelanggaran.

1. Sarana penyampaian laporan

Sarana bagi pelapor yang akan menyampaikan pelaporan pelanggaran yaitu:

a. Surat : Surat resmi ditunjukan kepada up WBS, baik diantar langsung

maupun melalui perusahaan/kotak pos/kotak WBS

b. Email : [email protected]

2. Komunikasi dengan pelapor

a. Komunikasi pelapor dilakukan dengan petugas perlindungan pelapor/sub unit

administrasi yang menerima laporan pelanggaran.

b. Bila pelapor adalah karyawan perusahaan, maka perusahaan memberikan

informasi perkembangan penanganan hasil pelaporan pelangggaran tersebut.

Sepanjang laporan yang disampaikan mengandung kebenaran dan

didasarkan data yang valid. Pemberian informasi ini dilakukan dengan

mengingat azas kerahasiaan antara pelapor dengan perusahaan.

c. Pelapor yang berasal dari eksternal perusahaan, kebijakan komunikasi

dengan pelapor dapat diberikan kepadanya sepanjang Pelapor bersedia

menandatangani kesepakatan tertulis tentang kerahasiaan informasi.

3. Pengelolaan WBS

a. Pengelolaan WBS dilaksanakan oleh SPI PTPN II, yaitu di bawah Kepala Sub

Bagian Admi Keuangan/Umum/Sisdur/WBS dan bertanggungjawab kepada

Kepala Bagian SPI dan kepada Direktur Utama secara berjenjang.

b. Unit pengelola WBS membawahi 2 (dua) sub unit yaitu:

b.1 Sub unit perlindungan pelapor/sub unit administrasi

b.2 Sub unit investigasi

c. Pengelolaan WBS oleh unit pengelola.

c1. Sub unit perlindungan pelapor/sub unit administrasi.

- Sub unit ini menerima pelaporan pelanggaran dari whistle blower yang

beridentitas.

- Whistle blower menyampaikan pelaporan pelanggaran melalui media

komunikasi yaitu: telepon, email, kotak pos atau surat resmi yang

diantar langsung atau melalui pos (dibuat tanda terima pelaporan

pelanggaran).

- Laporan yang diterima, dilakukan klarifikasi awal yang meliputi identitas

pelapor dan bukti dokumen (Dibuat berita acara klarifikasi awal ).

- Kemudian dilakukan penyeleksian terhadap laporan pelanggaran

apabila ada indikasi awal pelanggaran maupun tidak maka laporan

diteruskan ke unit investigasi yang selanjutnya melalui Kepala SPI

mailto:[email protected]



10

laporan tersebut disampaikan kepada Direktur Utama.Indikasi awal

adalah informasi yang ada didalam pelaporan meliputi:

i. Permasalahan.

ii. Siapa yang terlibat.

iii. Bentuk dan besar kerugian.

iv. Kapan dan tempat terjadinya.

- Bertanggungjawab atas pelaksanaan program perlindungan pelapor

terutama aspek kerahasiaan dan jaminan keamanan pelapor.

c2. Sub unit investigasi

- Dengan adanya indikasi awal, maka sub unit investigasi/unit pengelola

WBS menyampaikan kepada Kepala Bagian SPI bahwa perlu

dilaksanakan investigasi terhadap pengaduan tersebut.

- Selanjutnya Kepala Bagian SPI memohon izin kepada Direktur Utama

untuk mendapatkan penugasan melakukan investigasi.

- Apabila Direktur Utama memberi instruksi untuk dilakukan investigasi,

maka melalui Kepala Bagian SPI unit pengelola WBS dalam hal ini sub

unit investigasi melakukan investigasi.

- Investigasi dilakukan untuk mencari dan mengumpulkan bukti-bukti

guna memastikan telah terjadinya pelanggaran (Dibuat berita acara

hasil investigasi atas pelaporan pelanggaran).

- Bila terdapat bukti-bukti yang memadai, maka disampaikan kepada

Direktur Utama agar Direktur Utama menetapkan rekomendasi tindakan

selanjutnya yaitu berupa sanksi sesuai ketentuan yang berlaku atau

diteruskan kepada pihak penyidik untuk diproses.

- Apabila bukti-bukti tidak memadai/mencukupi, maka proses investigasi

dihentikan dan laporan pengaduan akan ditutup/ tidak dilanjutkan.

4. Pelaporan pelanggaran oleh anggota Dewan Komisaris & Direksi

a. Dalam hal pelanggaran dilakukan oleh anggota Dewan Komisaris maka

laporan pelanggaran tersebut diserahkan kepada Direktur Utama.

Penanganan lebih lanjut atas laporan pelanggaran tersebut dilakukan oleh

Direksi, dan bila diperlukan investigasi, disarankan untuk menggunakan

investigator/auditor eksternal yang independen.

b. Dalam hal pelanggaran dilakukan oleh anggota Direksi, atau orang yang

mempunyai hubungan khusus dengan anggota Direksi, maka laporan

pelanggaran disampaikan kepada Komisaris Utama, penanganan lebih lanjut

diserahkan kepada Dewan Komisaris dan bila diperlukan

investigasi, disarankan untuk menggunakan investigator/auditor luar yang

independen.



11

5. Pelanggaran oleh petugas WBS

Pelanggaran yang dilakukan oleh anggota petugas Sistem Pelaporan

Pelanggaran, maka laporan pelanggaran tersebut diserahkan langsung

kepada Direktur Utama.

Pelaporan yang diterima oleh Tim WBS dari saksi pelapor segera ditentukan

apakah dapat ditindaklanjuti sesuai informasi yang valid atau tidak

ditindaklanjuti karena informasi yang diterima tidak mempunya kriteria valid.

E. Laporan Unit Pengelola WBS kepada Direktur Utama

Pengelolaan Whistle BlowingSystem (WBS) dilaporkan kepada Direktur Utama setiap

3 (tiga) bulan sekali.



12

BAB 4

ISTILAH - ISTILAH

1. Perusahaan adalah PT Perkebunan Nusantara II yang akan menggunakan panduan

dalam SOP ini.

2. Sistem Pelaporan Pelanggaran (Whistle Blowing System/WBS) adalah bagian

dari sistem pengendalian internal perusahaan dalam mencegah praktek

penyimpangan dan kecurangan serta memperkuat penerapan praktik good

governance.

3. Pelaporan Pelanggaran (Whistle Blowing) adalah pengungkapan tindakan

pelanggaran atau pengungkapan perbuatan melanggar hukum, melanggar kode etik

dan pedoman perilaku etika (Code of Conduct).

4. Pelapor Pelanggaran (Whistle Blower) adalah orang yang melaporkan adanya

tindakan pelanggaran. Pelapor bisa dari internal perusahaan atau dari eksternal

perusahaan.

5. Korupsi adalah perbuatan yang dilakukan secara curang atau melawan hukum,

dapat dilakukan oleh Dewan Komisaris, Direksi, Kepala Bagian, Manajer atau

Karyawan Perusahaan yang bertentangan dengan kepentingan perusahaan atau

penyalahgunaan wewenang jabatan yang diberikan dengan tujuan memperkaya diri

sendiri, orang lain atau korporasi.

6. Terlapor adalah Dewan Komisaris, Direksi, Kepala Bagian, Manajer dan Karyawan

Perusahaan serta mitra kerja yang dilaporkan oleh pelapor terkait dengan perbuatan

yang dapat dilaporkan.

7. Indikasi awal adalah informasi yang ada didalam pelaporan, mengandung hal-hal:

permasalahan, siapa yang terlibat, bentuk dan besar kerugian, kapan serta tempat

terjadinya.

8. Pengelola WBS adalah unit yang bertanggungjawab untuk menyelenggarakan dan

mengelola jalur komunikasi bagi pelapor untuk melaporkan indikasi awal, melakukan

klarifikasi awal dan melakukan investigasi atas pelaporan pelanggaran.

9. Investigasi adalah kegiatan untuk menemukan bukti-bukti terkait dengan

pelanggaran yang dilakukan oleh terlapor.



13

LAMPIRAN-LAMPIRAN

Lampiran 1. Tanda Terima Pelaporan Pelanggaran

TANDA TERIMA PELAPORAN PELANGGARAN

Dengan ini diterangkan bahwa :

Nama Pelapor :

Nomor Kebun/Unit/Lembaga/Organisasi :

Alamat :

Nomor Telepon :

Fax :

E-mail :

Telah menyampaikan laporan pelanggaran tentang

……………….

……………….

……………….

Sarana yang dipergunakan (Chek list √)

a. Telepon

b. E mail

c. Surat dikirim langsung

d. Surat Via Pos

…………………………..

Pelapor

Penerima



14

Lampiran 2. Berita Acara Hasil Klarifikasi Awal Atas Pelaporan Pelanggaran

BERITA ACARA

HASIL KLARIFIKASI AWAL ATAS PELAPORAN PELANGGARAN

NO : BA/ / /

Pada hari ini …., tanggal… bulan ….., Tahun…., telah dilakukan klarifikasi awal atas

pelaporan yang diterima berdasarkan tanda terima pelaporan pelanggaran tertanggal

……..., mengenai……

……………….

……………….

……………….

Hasil klarifikasi awal atas pelaporan pelanggaran

a. Identitas pelapor,

Ada

Tidak ada/anonim

b.

Dokumen laporan,

Lengkap

Tidak lengkap

Tidak ada

Berdasarkan hasil klarifikasi awal, maka atas pelaporan pelanggaran tersebut telah/tidak

sesuai dengan persyaratan sehingga dapat/tidak dapat ditindak lanjuti dengan proses

investigasi.

Sub Unit Perlindungan

Pelapor/Administrasi

Hormat kami

Kepala Sub Bagian SPI



15

Lampiran 3. Hasil Investigasi Atas Pelaporan Pelanggaran

BERITA ACARA

HASIL INVESTIGASI ATAS PELAPORAN PELANGGARAN

NO : BA/ / /

Pada hari ini …., tanggal… bulan, tahun…., telah dilakukan klarifikasi awal atas

pelaporan yang diterima berdasarkan tanda terima pelaporan pelanggaran tertanggal

…., mengenai……

……………….

……………….

……………….

Berdasarkan PENYAMPAIAN laporan hasil investigasi, maka laporan pengaduan

Nomor……………….. tersebut terbutkti/ tidak terbukti,

Kepala Bagian

SPI

…………….………

Nama Lengkap

Tim Investigasi :

1. ……………

2. ……………

3. ……………

4. ……………

*) Coret yang tidak perlu

PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARANPT PERKEBUNAN NUSANTARA II

2019

whistle blowing systemptpn2.com/wp-content/uploads/2020/03/6.-buku-pedoman-wbs... · 2020. 3....

Documents