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PROFI AG Ι Präsentationstitel 2

WEBINAR:

AGILES CONTROLLING

MIT SCRUM

INHALT

Webinar Agiles Controlling mit SCRUM,

Dauer: 50 Min

Das Webinar soll aufzeigen wie in agilen

Projekten eine Fortschrittskontrolle und

eine Prognose erstellt wird.

Die Grundlage hierfür ist die Sammlung

und Messung von Erfahrungswerten.

Das Webinar zeigt das Prinzip und

verdeutlicht die Effektivität anhand eines

Beispiels.

PROFI AG Ι Webinar Agiles Controlling3

INHALT

Webinar Agiles Controlling mit

SCRUM, Dauer: 50 Min

- Motivation für agile Methoden

- Treiber und Denkweise

- Prinzipien agiler Methoden

- SCRUM

- Strukturierung

- Sprint Burndown

- Release Burndown

- Velocity und Prognose

- Ein Praxisbeispiel

- Zusammenfassung


Dipl. Inform. / TU Darmstadt

IT / Softwareprojekte seit 1992

Projektmanagement seit 1993

Teamaufbau und –leitung seit 1995

Java / JEE / Webapplikationen seit 1997

SOA / BPM – Projekte seit 2006

Agile Methoden (primär SCRUM), Projekte seit 2009

SCRUM Master und SCRUM Coach

REFERENT: FRANK JOECKS



MOTIVATION FÜR

AGILE METHODEN

MOTIVATION

Kontext: Erstellung von Software-Lösungen

Inbetrieb-

nahme

TestImplementierungSpezifikation

Anforderungs-

Analyse

Pflichtenheft

Architektur

Entwickler

Test

Bug-Fixing Wartung

Pflege

Betrieb

Deployment

Release

Betrieb

Konzeption

Entwicklung

Test

Release

Konzeption

Entwicklung

Test

Release

Konzeption

Entwicklung

Test

Release

Konzeption

Entwicklung

Test

Deployment


MOTIVATION

Deutlich schnellere Änderung der Anforderungen (Business als Treiber)

Business

• Kürzere Deploymentzyklen (Software schneller in Produktion bringen)

• Keine „Vorlaufzeiten“ / häufige Änderungen der Anforderungen im Projekt

• Massive Verdichtung der Teamkompetenzen

Release

Betrieb

Konzeption

Entwicklung

Test

Release

Konzeption

Entwicklung

Test

Release

Konzeption

Entwicklung

Test

Release

Konzeption

Entwicklung

Test

Deployment


AUSGANGSLAGE FÜR AGILE METHODEN

• IT-Projekte sind nicht (zu 100%) planbar, das Controlling basiert in der Regel auf Annahmen

• Viele Anforderungen sind zu Beginn eines Projektes noch unklar

• Änderungen während des Projektverlaufs sind zwangsläufig

• Die Projektlaufzeiten bis zu einem sichtbaren, testbaren Ergebnis sind lang und die Risiken

dadurch groß

Der agile Ansatz greift folgende Erkenntnisse bzw. Erfahrungswerte aus klassischen Projektverfahren

auf und bietet dafür methodische Lösungen an:



PRINZIPIEN AGILER

METHODEN

PRINZIPIEN AGILER METHODEN

1. Kurze Iterationen und permanente Lieferfähigkeit

- Strukturierung in Sprints (3 bis 4 Wochen)

- Schneiden in fertige Teillösungen

2. Cross-Functional-Team

- Interdisziplinäres Team übernimmt Verantwortung

- Kunde ist Bestandteil des Teams / Rolle: Product Owner

3. Kontrolle und Prognose auf empirischer Basis

- Erfahrungswerte sammeln und messen der Team-Performance

4. Transparenter Prozess

- Offene Meetings, Sprint Board, Stand-up Meetings

5. „Inspect and Adapt“ – Ansatz

- Permanentes hinterfragen und verbessern



SCRUM

SCRUM

SCRUM = „Gedränge“

SCRUM ist ein empirisches Vorgehensmodell, wurde von Ken Schwaber entwickelt und basiert unter

anderem auf Lean Prinzipien, z.B. Toyota Production System.


STRUKTUR EINES AGILEN PROJEKTES

Projekt-

Start

Initialisierung

1 bis 2 Wochen

Sprint 1

3 Wochen

Lieferung

Teillösung

Lieferung

Teillösung

Lieferung

Teillösung

Lieferung

Teillösung

Sprint 2 Sprint 3

3 Wochen 3 Wochen

Lieferung

Teillösung

Sprint 4

3 Wochen


INITIALISIERUNG

Sprint 1

Team

Product

Owner

Scrum

Master

Initialisierung / ca. 1 bis 2 Woche(n)

Initialer Product Backlog

Beschreibt alle Aufgaben

203

5

13

8

1

40

Scope definiert

Die Ausgangsschätzung

erstellt, mit relativer

Schätzgröße

(Storypoints)

Projekt- Set-up

Team staffen

Erwartungshaltung

abstimmen

Budget und

Zeitvorgaben klären

Commitment des

Managements klären

Definition of Done


Sprint 3 Wochen

Sprintplanung Lieferung

TeillösungSprint Board

DoneTestIn

progress

Not

started

3

5

8

Die konkreten

Aufgaben für

den Sprint

werden vom

Product

Backlog in

des Board

eingecheckt

DURCHFÜHRUNG EINES SPRINTS


Sprint 3 Wochen


Teillösung

DoneTestIn

progress

Not

started

3

5

8

0

0

0

Die konkreten

Aufgaben für

den Sprint

werden vom

Product

Backlog in

des Board

eingecheckt


Sprint Board

Scrum

Master

Product

Owner


Sprint 3 Wochen


Teillösung

DoneTestIn

progress

Not

started

0

0

0

Die konkreten

Aufgaben für

den Sprint

werden vom

Product

Backlog in

des Board

eingecheckt


Definition of Done

Die Definition of Done (DoD)

fungiert wie ein Quality Gate. Alle

Aufgaben müssen die DoD erfüllen,

um auf Done gesetzt werden zu

dürfen.

Es wird geprüfte Qualität erzeugt.

Die DoD wird in der

Initialisierungsphase für alle

Aufgabentypen erstellt.

Nur Aufgaben, die auf „Done“

stehen, dürfen den

Restaufwandswert 0 haben.

Sprint Board

Scrum

Master

Product

Owner


Sprint 3 Wochen

Sprintplanung Review

DoneTestIn progressNot startedBeispiel:

Im

Sprintplanungs-

Meeting sind 11

Aufgaben/Tasks

mit insgesamt

48 Storypoints

eingeplant

worden.

BEISPIEL

Sprint Board

5

83

5

83

2

53

15

Ergebnis

9 Aufgaben

konnten auf DONE

gesetzt werden.

1 Aufgabe blieb

auf TEST stehen, 1

Aufgabe auf IN

PROGRESS.


Sprint 3 Wochen


DoneTestIn progressNot startedBeispiel:

Im

Sprintplanungs-

Meeting sind 11

Aufgaben/Tasks

mit insgesamt

48 Storypoints

eingeplant

worden.

BEISPIEL

Sprint Board

5

83

5

83

2

53

15

Ergebnis

9 Aufgaben

konnten auf DONE

gesetzt werden.

1 Aufgabe blieb

auf TEST stehen, 1

Aufgabe auf IN

PROGRESS.

0

0

00

0

00

00

2

Ergebnis

43 Storypoints wurden umgesetzt, 5 blieben stehen

3


Sprint 3 Wochen


Beispiel:

Im

Sprintplanungs-

Meeting sind 11

Aufgaben/Tasks

mit insgesamt

48 Storypoints

eingeplant

worden.

SPRINT BURNDOWN

Burndown Chart

Ergebnis

9 Aufgaben

konnten auf DONE

gesetzt werden.

1 Aufgabe blieb

auf TEST stehen, 1

Aufgabe auf IN

PROGRESS.

43 SP wurden

umgesetzt.

Storypoints

10

20

30

40

50

Tag1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14


Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3Init.

Board Sprint 1

DoneTestIn

progress

Not

started

Board Sprint 2

DoneTestIn

progress

Not

started

Board Sprint 3

DoneTestIn

progress

Not

started

Burndown Chart Burndown Chart Burndown Chart

Initialer

Product

Backlog

&

Ausgangs-

schätzung

20

8

3

40

5 13

8

PRODUCT BACKLOG



Board Sprint 1

DoneTestIn

progress

Not

started

Board Sprint 2

DoneTestIn

progress

Not

started

Board Sprint 3

DoneTestIn

progress

Not

started


Initialer

Product

Backlog

&

Ausgangs-

schätzung

20

8

3

40

13

8Detailisierung

der Aufgaben

&

Schätzung

Gro

om

ing

PRODUCT BACKLOG



Board Sprint 1

DoneTestIn

progress

Not

started

Board Sprint 2

DoneTestIn

progress

Not

started

Board Sprint 3

DoneTestIn

progress

Not

started


Initialer

Product

Backlog

&

Ausgangs-

schätzung

20

8

3

40

13

8 20

3

3

20

8 13

8 2

13

Detailisierung

der Aufgaben

&

Schätzung

Gro

om

ing

PRODUCT BACKLOGDurch das „Grooming“ wird

der Product Backlog

aktualisiert und Änderungen

sowie neue Erkenntnisse

werden einkalkuliert.


RELEASE BURNDOWN

Init Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3 Sprint 4 Sprint 5 Sprint 6

Grooming 1 Grooming 2

SP

Neue Anforderungen

durch Grooming

Product Backlog

(Release

Burndown)

Der Restaufwandswert

des Product Backlogs

ist zu jedem Zeitpunkt

transparent.


Initialer

Backlog

Höherer Wert durch

Detailisierung in der

ersten Sprintplanung

PROFI AG Ι Webinar Agiles Controlling

Team PT

geplant

Summe

Team PTIST

Summe

SP geplant

SP IST

Velocity (SP/PT)

VELOCITYDie Velocity zeigt an wie viele

Storypoints das Team an

einem PT umsetzen kann. Die

Velocity wird pro Sprint neu

berechnet.

Damit ist auch die

„Entwicklung“ des Teams

transparent

PROGNOSE

Datum Endtermin

Teamperformance

(Velocity)

Jan17

Feb17

Mar17

Apr17

Mai17

Jun17

Jul17

Aug17

Prognose auf der Basis

ermittelter Daten


Init Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3 Sprint 4 Sprint 5 Sprint 6

Grooming 1 Grooming 2

Storypoint

Die Prognose wird, auf der

Basis der Velocity berechnet.


PRAXISBEISPIEL

PRAXISBEISPIEL

Neuentwicklung eines Internet-Portals (Vergabeplattform) zur Vermittlung von öffentlichen Aufträgen.

Start des Projektes: 06.06.2016

Sprintlänge: 2 Wochen

Am 30.08.2016 entscheidet das Management des Kunden, dass eine neue Funktion „automatisches Angebots-

mapping“ in die erste Version der Lösung integriert sein muss. ((Hoher Business Value))

Wie ist die Vorgehensweise im Projekt?


Projekt-Start

06.06.2016

InitialisierungSprint 1

1 Woche

13.06.2016 27.06.2016 11.07.2016 25.07.2016 08.08.2016 22.08.2016 19.09.2016

Sprint 2 Sprint 3 Sprint 4 Sprint 5 Sprint 6 Sprint 7

05.09.2016

Management-

Entscheidung

PRAXISBEISPIEL

Wie ist die Vorgehensweise im Projekt?

1. Der Product Owner setzt ein Grooming-Workshop für den 02.09.2016 an.

2. Der Product Backlog wird komplett neu geschätzt und die neue Funktion in Aufgaben zerlegt und geschätzt.

Ergebnis:

1. Die Neuschätzung des bisherigen Backlogs ergab 21 neue Storypoints durch den höheren Detailisierungsgrad.

Davon sind 12 SP dadurch begründet, dass die neue Funktion zusätzliche Abhängigkeiten zu bisherigen Aufgaben

beinhaltet.

2. Die neue Funktion „automatisches Angebots-mapping“ wurde in 7 neue Aufgaben mit insgesamt 65 Storypoints

zerlegt .

Damit ist der neue Aufwandswert des Product Backlog zum 05.09.2016: 432

Fragen:

1. Wann ist der Fertigstellungstermin ohne die neue Funktion „automatisches Angebots-mapping“

2. Wann ist der Fertigstellungstermin mit der neuen Funktion „automatisches Angebots-mapping“


PROFI AG Ι Agile Methoden mit SCRUM34

LÖSUNG PROGNOSE

Fragen:

1. Wann ist der Fertigstellungstermin ohne die neue Funktion

„automatisches Angebots-mapping“

2. Wann ist der Fertigstellungstermin mit der neuen Funktion

„automatisches Angebots-mapping“

Um die Fragen zu beantworten, müssen die Werte für die Velocity und

die Anzahl der PT pro Sprint eingesetzt werden. Diese Werte sind

ermittelt.

Lösung:

1. 432-65-12=355 SP

Bei einer Velocity von 0,9 ergeben sich 394 PT Restaufwand

Verbleibende Tage: 52,5 (bei 7,5 PT pro Tag) = 5,25 Sprints

2. Verbleibende Tage: 64

0,00

0,20

0,40

0,80

0,60

1,00

1,20

1 2 3 4 5 6

Sprint

Velocity SP/PTDurchschnitt: 0,9

00

20

40

80

60

100

120

1 2 3 4 5 6

Sprint

Anzahl PTDurchschnitt: 75

Fertigstellung am: 09.11.2016

Fertigstellung am: 24.11.2016


LÖSUNG KOSTEN

Fragen:

1. Was kostet die neue Funktion „automatisches Angebots-mapping“

Um die Frage zu beantworten, müssen die Aufwandskosten betrachtet werden.

Lösung

1. Die neue Funktion kostet einen Aufwandswert von 77 SP. Bei einer durchschnittlichen Velocity von 0,9

sind das 85 PT. Bei einem exemplarischen, durchschnittlichen Kostensatz von 800 Euro pro Tag sind

das 68.000 Euro.

Hinzu kommen die Kosten für den SCRUM Master und den Product Owner für die zeitliche

Verlängerung um 12 Tage (aufgerundet). Bei 80% Intensität: 24*0,8=19 (abgerundet)

Bei einem exemplarischen Kostensatz von 1200 Euro: 22.800 Euro

Insgesamt entstehen für die neue Funktion Kosten in Höhe von ca.: 90.800 Euro

Die Aufwandsschätzung, die zeitliche Fertigstellungsprognose und die

kostenseitige Aufwandskalkulation können in wenigen Minuten erstellt

werden. Die Voraussetzung ist, dass die entsprechenden Erfahrungs-

werte (Velocity) gemessen wurden.

Die Prognose wurde auf der Basis der Durchschnittswerte ermittelt.

*Anm. Das ist nur eine erste Näherung. Die Kostensätze können bei Bedarf bis auf die Ebene der Teammitglieder herunter gebrochen werden. Für eine

schnelle Näherung empfiehlt sich ein gemittelter Pauschalsatz für das Team oder zumindest eine Unterteilung in externe und interne Kosten.

PROGNOSEMÖGLICHKEITEN

1. Durchschnittswerte

- gemittelte Velocity

2. Best Case versus Worst Case

- Range durch den Einsatz bester und schlechtester Velocity

3. Prognose inkl. Schätzabweichung

- Schätzabweichung der vergangenen Sprints für den weiteren Verlauf des Projektes hoch rechnen.



ZUSAMMENFASSUNG

ZUSAMMENFASSUNG

Agile Methoden (z.B.: SCRUM) geben Projekten eine Struktur, bieten Transparenz und

Leistungsmessung.

1. Bessere Planbarkeit und Fortschrittskontrolle auf der Basis gemessener Daten

2. Sehr gute Analysemöglichkeiten für Änderungen

3. Schnelle Kenntnisse über die Konsequenzen von Änderungen

4. Transparenz in der Teamperformance

5. Frühere Inbetriebnahme von Anwendungen und Teillösungen

6. Bessere Zusammenarbeit aller Beteiligten und damit mehr Effizienz

7. Vermeidung von Missverständnissen und Unkenntnis durch enge Zusammenarbeit mit

dem Kunden


NEXT STEP


Projektierung

Sprint 1

3 Wochen

Sprint 2

3 Wochen

Initialisierung

Vorstellung

der Methodik

SCRUM

Initialer

Product

Backlog

SCRUM

Team

Schulung

Konkretes

Projekt

planen

Projekt

Set-up

Management

Workshop

Inkl. Agiles

Controlling

PROFI unterstützt in allen Phasen der Projektvorbereitung und -durchführung

durch Workshops, SCRUM Coaching und SCRUM Master!


FRAGENHerzlichen Dank.

Frank Joecks

Geschäftsfeldleiter Software Entwicklung

Tel: + 49 6151 8290-7715

Fax: + 49 6151 8290-7610

Mobil: + 49 151 58242333

E-Mail: [email protected]

PROFI Engineering Systems AG

Otto-Röhm-Str. 18

64293 Darmstadt

http://www.profi-ag.de

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