BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Ketergantungan

Ketergantungan atau dependency adalah hubungan yang saling

menguntungkan dan saling mempengaruhi. Perilaku seseorang akan

mempengaruhi perilaku yang lainnya. Pada suatu organisasi yang aktivitas

kerjanya dibagi menjadi unit atau depertemen yang lebih kecil membutuhkan

koordinasi yang dilakukan oleh setiap manajer untuk mencapai tujuan organisasi.

Setiap unit atau departemen selalu terkait satu sama lain dalam rangka mencapai

tujuan atau menciptakan sebuah produk.

Setiap unit tidak bisa bekerja sendiri karena secara langsung maupun tidak

langsung mereka bergantung dan berhubungan dengan unit lain. Hasil dari suatu

unit dikontrol secara langsung atau melalui kesatuan berdasarkan tindakan dari

unit lain. Ketergantungan dapat berupa ketergantungan dalam pekerjaan, hasil

kerja, peran atau posisi, sosial dan pengetahuan.

Terdapat dua bentuk ketergantungan dalam organisasi, yaitu:

1. Intradependensi

Bentuk ketergantungan yang terjadi di dalam satu departemen atau

organisasi ini disebut dengan intradependency. Bentuk ketergantungan ini

baik dari dalam maupun luar organisasi terjadi secara berulang bahkan hampir

membentuk sebuah pattern seperti masuknya sumber daya, pemrosesan

sumber daya tersebut dan muncul hasil. Jika salah satu rantai ketergantungan

1

ini putus maka dapat berpengaruh terhadap orang lain. Contohnya rumah sakit

dengan pemasok obat

2. Interdependensi

Interdependensi merupakan bentuk ketergantungan yang terjadi antar unit

dalam suatu organisasi atau ketergantungan antara satu organisasi dengan

organisasi lain. Interdependensi (saling ketergantungan) juga terdapat diantara

sesama produsen. Dalam kehidupan masyarakat primitif rumah tangga

tertutup mungkin segala kebutuhan dipenuhi sendiri tanpa produksi orang

lain. Tetapi dalam perkembangan selanjutnya, dengan semakin banyaknya

jenis kebutuhan dan jumlah kebutuhan semakin bertambah maka tidak

mungkin bisa dipenuhi sendiri.

Terlebih semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi

serta berkembangnya kebudayaan yang semakin komplek. Contoh dari

Interdependensi, yaitu membangun rumah sakit, maka diperlukan material

yang berwujud batu, pasir, kayu, genteng, semen, dan lain-lain.

Menurut James D.Thompson, ada 3 macam pola ketergantungan diantara

satuan–satuan organisasi, yaitu:

a. Ketergantungan terpusat (pooled interdependency), terjadi ketika

pekerjaan yang saling tergantung dilakukan pada saat bersamaan dan hasil

akhirnya dikumpulkan secara bersamaan. Masing-masing bagian

memberikan kontribusi pada yang lain secara keseluruhan. Contoh kepala

bagian administrasi, logistik, pemasaran dan sebagainya hasil yang

2

mereka dapat akan di pertanggungjawabkan pada orang sama yaitu

direksi rumah sakit.

b. Ketergantungan berurutan (sequential interdependency), terjadi ketika

satu pekerjaan telah selesai maka akan diteruskan pada pekerjaan

berikutnya. Contoh dalam hal kefarmasian, seorang apoteker baru bisa

memberikan obat kepada pasien berdasarkan resep dari dokter.

c. Ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependency), terjadi ketika

pekerjaan dilakukan dalam interaksi berulang satu sama lain atau hasil

dari suatu pekerjaan menjadi input bagi pekerjaan lain. Apabila dari suatu

unit tidak menghasilkan produk atau output maka unit lainnya tidak dapat

bekerja karena hasil dari unit tersebut merupakan syarat berlangsungnya

proses produksi di unit lain. Sebagai contoh seorang laborat di rumah

sakit yang melakukan pengecekan terhadap pasien setelah ada diagnosa

dari dokter. Setelah hasil check laboratorium keluar baru dokter dapat

memutuskan penyakit yang diderita pasien dan melakukan pengobatan

yang sesuai.

Adanya saling ketergantungan ini menyebabkan koordinasi sangat

diperlukan dalam mengintegrasi kinerja setiap unit. Peran koordinasi dalam hal

ini adalah berupaya membuat struktur dan memfasilitasi transaksi antar bagian

yang saling bergantung. Terciptanya koordinasi yang baik antar unit atau

departemen dapat meminimalisir terjadinya kesalahan dan konflik sehingga

proses produksi dapat berjalan dengan efektif.

1.2 Tujuan Koordinasi

3

Koordinasi yang dilakukan di semua organisasi mempunyai tujuan sebagai

berikut:

1. Menghindari kekacauan dan penyimpangan tugas dari sasaran

2. Mengarahkan dan menyatukan semua tindakan serta pemikiran ke arah

tercapainya sasaran perusahaan

3. Menghindari kekosongan dan tumpang tindih pekerjaan

4. Menghindari keterampilan overlanding dari sasaran perusahaan

5. Menjuruskan keterampilan spesialis ke arah sasaran perusahaan

6. Mengintegrasikan tindakan dan pemanfaatan unsur manajemen ke arah

sasaran organisasi atau perusahaan.

1.3 Kesimpulan

Dari pemaparan diatas dapat disimpulkan bahwa dalam setiap organisasi

yang di dalamnya terbagi menjadi beberapa unit pasti terdapat hubungan dan

ketergantungan antar unit. Selain itu pembagian atau spesialiasi menyebabkan

hambatan dan juga menimbulkan ketergantungan yang tinggi. Adanya faktor

hambatan dan saling ketergantungan ini menyebabkan koordinasi sangat

diperlukan dalam mengintegrasi kinerja setiap unit. Peran diadakannya

koordinasi dalam hal ini adalah berupaya membuat struktur dan memfasilitasi

transaksi antar bagian yang saling bergantung. Sedangkan tujuan dari koordinasi

adalah mengupayakan agar kinerja setiap unit menjadi teratur, meminimalisir

terjadinya kekacauan sehingga tujuan dari organisasi dapat tercapai.

4

BAB II

PENGERTIAN DAN RUANG LINGKUP KOORDINASI

2.1 Pengertian Koordinasi

Pengertian koordinasi menurut beberapa ahli:

1. James D Money

“The orderly arrangement of groub effert, to provide unity of action in the

persuit of common purpose.”

Pengaturan usaha kelompok orang secara teratur untuk menciptakan suatu

tindakan dalam pengusahan tercapinya suatu tujuan bersama.

2. Leonard D White

“Coordination is the adjustment of the parts to each oter, and of the

movement and operation of parts in time so that each can make it’s

maksimum contribution to the product of the whole.”

Koordinasi adalah menyesuaikan diri dari bagian satu sama lain dan

gerakan serta pengerjaan bagian pada saat yang tepat, sehingga masing-

masing dapat memberikan sumbangan yang maksimal pada hasil secara

keseluruhan.

3. A. E Benn

“A coordination, hormanies action toward the objective, attained through

leadership, organization and administration.”

“ the arrangement of grub efforts in a countinuous and orderly manner so as

to provide unfication of action in the persuit of a common goal.”

5

A.E Benn memberikan 2 poin penting untuk pengertian koordinasi, yakni:

a. suatu kelangsungan, keharmonisan untuk mencapai tujuan, yang dapat

dicapai melalui kepemimpinan, organisasi, dan adminisrasi.

b. penyusunan usaha-usaha kelompok didalam suatu kelangsungan dan

keteraturan sikap sehingga menciptakan kesatuan tindakan dalam

pengusahaan tercapainya tujuan bersama.

4. Dalton E Mc. Farlan

“coordination is the proses whereby an executive develops as orderly pattern

of group effort among his subordinates and secures unity of action in the

persuit of common purpose.”

Koordinasi adalah proses dimana pimpinan mengembangkan pola yang

teratur dari usaha kelompok diantara para bawahannya dan kepastian

kesatuan tindakan dalam usaha mencapaian tujuan bersama.

5. Roger C Heimer

“coordination is indispensible to the accumulation of the efforts of the many

in order to effectuate the overall purpose. Coordination makes possible a

uniting of the mantal and physical efforts insuch a manner as to create a

surplus of coordination effort over the sum of the individual effort of the

participants.”

Koordinasi harus ada untuk menyempurnakan banyak usaha agar

pencapaian usaha efektif. Koordinasi memungkinkan kesatuan usaha mental

dan fisik dalam bermacam-macam sikap karena menciptakan kelebihan

usaha yang di koordinasikan pada sejumlah usaha individu dari para peserta.

6

6. Henry Fayol

“Balancing and kieping the team together, by ensuring a suitable allocation

of woring activities to the various members, and seeing that these are

performed with due harmony among the member themselves.”

Mengoorganisasi berarti mengikat bersama, menyatukan, dan

menyelaraskan semua kegiatan dan usaha.

Dari definisi beberapa pakar diatas dapat disimpulkan bahwa koordinasi

adalah sebuah fungsi manajemen yang saling berkerja sama dalam mengatur,

menyatukan dan menyelaraskan sebuah kegiatan usaha, sehingga tercapainya

kesatuan tindakan dalam pencapaian tujuan bersama.

2.2 Prinsip Koordinasi

Prinsip koordinasi merupakan acuan atau dasar yang harus diperhatikan

sebelum melaksanakan koordinasi. Penerapan prinsip koordinasi secara tepat

dapat mendukung tercapainya koordinasi yang efektif. Prinsip koordinasi

tersebut antara lain:

1. Komunikasi

Koordinasi pada dasarnya tidak terlepas dari proses komunikasi yang

terjadi pada semua level dalam organisasi. Koordinasi yang baik harus

dimulai dengan menjalin komunikasi yang baik dan efektif antar anggota

organisasi baik secara formal maupun non formal. Komunikasi yang baik

memungkinkan transmisi informasi mengenai aturan, kebijakan, maupun

prosedur pada semua level sehingga mendukung koordinasi.

7

2. Integrasi

Integrasi merupakan suatu usaha untuk menyatukan tindakan-tindakan

berbagai badan, instansi, unit, sehingga merupakan suatu kebulatan pemikiran

dan kesatuan tindakan yang terarah pada suatu sasaran yang telah ditentukan

dan disepakati bersama. Dengan adanya integrasi, koordinasi dapat berjalan

secara terarah di semua level.

3. Sinkronisasi

Sinkronisasi adalah suatu usaha untuk menyesuaikan, menyelaraskan

kegiatan, tindakan, dan unit sehingga diperoleh keserasian dalam pelaksanaan

tugas atau kerja. Keserasian dalam pelaksanaan tugas mampu mempermudah

penerapan koordinasi di suatu organisasi.

4. Simplifikasi

Simplifikasi dimaksudkan adalah bahwa perumusan organisasi yang ada

harus mampu dijabarkan secara sederhana, mudah dipahami oleh masing-

masing unit organisasi. Masing-masing unit akan mengkoordinasikan tentang

tugas dan pelaksanaanya kepada masing-masing bagian yang ada.

Prinsip koordinasi lain menurut Mary Follet dalam studi manajemen klasik

terdapat empat prinsip, yaitu:

1. Early Stage

Berdasarkan prinsip tahap awal, proses koordinasi harus dilakukan pada

tahap awal proses manajerial. Koordinasi harus dimulai sejak proses

perencanaan sehingga dapat menghasilkan perencanaan dan implementasi

8

yang baik. Jika koordinasi selalu dilakukan di awal maka semua fungsi

manajemen yaitu planning, organizing, actuating, dan controlling dapat

terlaksana dengan baik. Selain itu dengan proses koordinasi yang baik, tujuan

organisasi dapat dicapai dengan lebih mudah dan cepat.

2. Continuity

Berdasarkan prinsip kesinambungan, koordinasi merupakan sebuah

proses yang berkelanjutan atau berkesinambungan. Proses koordinasi dimulai

sejak membentuk organisasi sampai organisasi tersebut berjalan. Koordinasi

selalu dilakukan secara berkesinambungan dalam setiap proses planning,

organizing, actuating, dan controlling.

3. Direct contact

Berdasarkan prinsip kontak langsung, proses koordinasi dapat berjalan

dengan baik karena adanya komunikasi langsung antara anggota organisasi.

Seluruh manajer harus mampu berkomunikasi langsung dengan baik dengan

bawahannya sehingga tercipta hubungan yang baik. Kontak langsung ini

sangat penting untuk menghindari kesalahpahaman, salah penafsiran, dan

perselisihan antara manajer dan anggota organisasi lainnya. Dengan demikian

manajer dapat mengkoordinasi berbagai aktivitas anggotanya secara efektif

dan efisien.

4. Reciprocal relation

Prinsip timbal baik menyatakan bahwa semua faktor dalam organisasi

saling bergantung dan berhubungan. Setiap keputusan dan tindakan seseorang

di dalam organisasi akan mempengaruhi situasi keseluruhan organisasi. Oleh

9

karena itu, sebelum mengambil keputusan atau melakukan tindakan harus

mempertimbangkan efek yang muncul pada orang lain atau departemen lain

apabila keputusan atau tindakan tersebut diterapkan. Dengan diterapkannya

prinsip ini diharapkan manajer atau anggota lainnya mengambil keputusan

atau tindakan sepihak, sehingga koordinasi dapat dilakukan dengan lebih

mudah.

Selanjutnya para ahli manajemen modern menambahkan beberapa prinsip

koordinasi untuk melengkapi prinsip koordinasi yang diungkapkan oleh Mary

Follet, yaitu:

1. Efective Communication

Koordinasi dapat dilakukan dengan baik dengan adanya komunikasi yang

efektif. Komunikasi yang baik harus diterapkan pada semua departemen

dalam organisasi, antara para pekerja, maupun manajer dengan bawahannya.

Semua penghalang dan jarak dalam berkomunikasi sebisa mungkin harus

dihindari dan dibenahi. Komunikasi yang baik membantu mengurangi

kesalahpahaman sehingga koordinasi dapat berlangsung dengan baik.

2. Mutual Respect

Koordinasi dapat dilakukan dengan baik apabila ada rasa saling

menghargai terhadap keseluruhan organisasi. Semua manajer yang bekerja

pada level yang berbeda harus menghargai satu sama lain, begitu juga pekerja

harus menunjukkan sikap yang baik dan menghargai pekerja lain. Sikap saling

menghargai juga harus diterapkan pada hubungan antara manajer dan pekerja.

10

Manajer harus menghargai ide, perasaan, dan emosi para pekerjanya,

sebaliknya pekerja harus menghargai dan mematuhi keputusan manajer.

3. Clarity of Objective

Koordinasi dapat diterapkan dengan baik apabila seluruh anggota

organisasi mengetahui dengan jelas tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi

tersebut. Pemahaman yang baik akan tujuan membuat anggota organisasi

menyadari pentingnya koordinasi sehingga koordinasi dapat berjalan secara

efektif.

4. Scalar Chain

Koordinasi dapat dilakukan dengan baik apabila terdapat garis

kewenangan yang tersusun dari tingkat atas sampai tingkat terendah dalam

sturktur organisasi. Kewenangan paling besar dimiliki oleh top manager dan

kewenangan paling berada di first line manager. First line manager harus

melaporkan setiap aktivitas mereka kepada manager, dengan begitu proses

koordinasi dapat berjalan dengan baik.

2.3 Tipe Koordinasi

Koordinasi terbagi menjadi beberapa tipe atau bentuk, yaitu:

a. Koordinasi Vertikal

koordinasi yang dilakukan oleh atasan untuk melakukan kegiatan

penyatuan dan pengarahan terhadap kegiatan unit dan kesatuan kerja yang ada

di bawahnya. Koordinasi vertikal dilakukan agar organisasi bertindak secara

harmonis sesuai tujuan dan kebijakan organisasi tersebut. Koordinasi vertikal

dijamin oleh top manager.

11

b. Koordinasi Horisontal

Koordinasi antara berbagai departemen yang berbeda dengan unit lain

yang levelnya setingkat atau sama. Misalnya Koordinasi antara departemen

pemasaran dan departemen produksi.

c. Koordinasi Internal

Koordinasi antara unit yang berbeda dari suatu organisasi yang berada di

dalamnya dan dicapai dengan mengintegrasikan tujuan dan kegiatan

departemen yang berbeda dari perusahaan.

d. Koordinasi Eksternal

Koordinasi antara organisasi dengan lingkungan luar yang terdiri dari

pemerintah, masyarakat, pelanggan, investor, pemasok, pesaing, lembaga

penelitian, dan sebagainya. Hal ini membutuhkan pertandingan yang tepat

antara kebijakan dan kegiatan perusahaan dengan dunia luar.

e. Koordinasi diagonal

Koordinasi yang dilakukan antara karyawan yang bekerja pada tingkat

yang berbeda dengan departemen yang berbeda (lintas sektor).

2.5 Metode Koordinasi

1. Menggunakan hirarki, Satu manajer mengawasi berbagai kegiatan dan

memiliki pola ketergantungan dengan struktur organisasi yang lain.

12

2. Menetapkan aturan dan prosedur, SOP dan prioritas merupakan pedoman

untuk pola ketergantungan.

3. Menetapkan peran penghubung, Satu orang menyediakan link di antara fungsi

lateral yang saling berhubungan.

4. Membentuk gugus tugas, hubungan antar fungsional kelompok (tersusun atas

anggota dari area fungsional yang berbeda) memfasilitasi hubungan pola

ketergantungan antara kegiatan koordinasi dengan mengelola informasi yang

mengalir antar daerah.

5. Mengintegrasikan departemen sebuah unit organisasi yang tetap

mempromosikan dengan koordinasi dan hubungan saling ketergantungan.

Table 1. Metode umum Mencapai Koordinasi

Tabel 1. menggambarkan beberapa cara organisasi dapat mencapai

koordinasi. Metode pertama dan kedua yang tercantum dalam tabel,

menggunakan hirarki dan menetapkan aturan dan prosedur, terutama berguna

untuk mengelola rutinitas dan bentuk prediksi dari tipe koordinasi dengan

mengumpulkan hubungan pola ketergantungan. Sebagai contoh, kantor registrasi

di universitas harus memiliki aturan yang digunakan untuk membuat jadwal

kelas dan menetapkan ruang kelas untuk departemen yang berbeda. Kedua

metode koordinasi mungkin efektif dalam kelompok lebih kecil, namun yang

lebih banyak menggunakan metode ini adalah organisasi terpusat.

13

Menggunakan aturan dan prosedur dan metode ketiga yang dijelaskan dalam

tabel 1 menetapkan peran penghubung --- yang paling berguna ketika pola

ketergantungan yang berurutan. Sementara aturan dan prosedur dapat

menetapkan prioritas kegiatan yang didahulukan atas orang lain, dan hubungan

dapat memfasilitasi transisi pekerjaan dari satu unit ke unit berikutnya. Misalnya,

di pabrik Komputer Compaq pada komputer Houston selesai sebagian yang

meninggalkan satu tempat kerja yang disertai dengan kontak dari unit tersebut.

Jika ada masalah dengan kualitas pekerjaan yang telah dilakukan, kelompok

berikutnya tahu siapa yang harus dihubungi untuk bantuan.

Dua metode lain untuk mencapai koordinasi, membentuk gugus tugas dan

intergrating departement paling berguna ketika pola ketergantungan yang timbal

balik. mereka harus bekerja dengan baik dalam jumlah besar, dalam organisasi

yang kompleks dan desentralisasi. Sebagai contoh, tim kerja yang digunakan

oleh Weyerhaeuser membantu memfasilitasi koordinasi dengan fungsi sebagai

gugus tugas yang mengeksplorasi cara yang lebih baik untuk bekerja sama dan

mencapai tingkat koordinasi yang lebih efisien.

2.5 Teknik Koordinasi

Teknik-teknik utama dari koordinasi yang efektif adalah sebagai berikut :

1. Suara perencanaan

Tujuan yang sama adalah kondisi pertama yang paling penting dalam

koordinasi. Oleh karena itu, tujuan organisasi dan tujuan unit yang harus

didefinisikan secara jelas. Perencanaan adalah tahap ideal untuk koordinasi.

14

Jelas sasaran, kebijakan dan prosedur terpadu secara harmonis dan aturan

untuk memastikan keseragaman tindakan.

2. Organisasi yang sederhana

Organisasi yang sederhana merupakan cara penting koordinasi. Garis

kewenangan dan tanggung jawab dari atas ke bagian bawah struktur

organisasi harus jelas didefinisikan. Hubungan otoritas membantu mengurangi

konflik dan menahan agar orang tersebut bertanggung jawab. Kegiatan yang

terkait harus dikelompokkan bersama dalam satu departemen atau unit.

Terlalu banyak spesialisasi harus dihindari karena cenderung untuk membuat

setiap unit memiliki tujuan sendiri.

3. Komunikasi yang efektif

Komunikasi yang terbuka dan teratur adalah kunci untuk koordinasi.

pertukaran pendapat dan informasi yang efektif membantu dalam

menyelesaikan perbedaan dan membuat untuk saling pengertian. Kontak

pribadi dan bertatap muka adalah cara yang paling efektif untuk komunikasi

dan koordinasi. Komite membantu untuk mempromosikan tujuan yang sama

dan keseragaman tindakan antar departemen yang berbeda.

4. Kepemimpinan yang efektif dan pengawasan

Kepemimpinan yang efektif memastikan koordinasi baik pada tahap

perencanaan dan eksekusi. Seorang pemimpin yang baik dapat membimbing

kegiatan bawahannya ke arah yang benar dan dapat menginspirasi mereka

untuk menarik bersama dalam pemenuhan tujuan bersama. Kepemimpinan

suara dapat membujuk bawahan untuk memiliki identitas bunga dan

15

mengadopsi pandangan umum. Pengawasan pribadi merupakan metode

penting untuk menyelesaikan perbedaan pendapat.

5. Rantai komando

Rantai Komando adalah otoritas tertinggi koordinasi kekuasaan dalam

sebuah organisasi. Pelaksanaan kewenangan melalui rantai komando atau

hirarki adalah cara tradisional koordinasi. Koordinasi antar unit saling bisa

diamankan dengan menempatkan mereka di bawah satu bos.

6. Indoktrinasi dan insentif

Mengindoktrinasi anggota organisasi dengan tujuan dan misi organisasi

yang dapat mengubah organisasi yang netral ke dalam organisasi yang aktif.

Demikian pula insentif dapat digunakan untuk menciptakan mutualitas

kepentingan dan mengurangi konflik. Misalnya, pembagian keuntungan

sangat membantu dalam mempromosikan semangat tim dan kerjasama antara

pengusaha dan pekerja.

7. Penghubung departemen

Di mana kontak yang sering di perlukan antara unit organisasi yang

berbeda dengan petugas penghubung. Sebagai contoh, sebuah departemen

penghubung dapat memastikan bahwa departemen produksi adalah mengatur

pertemuan, tanggal pengiriman dan spesifikasi yang dijanjikan oleh

departemen penjualan. Khusus koordinator dapat ditunjuk dalam kasus-kasus

tertentu. Sebagai contoh sebuah proyek, koordinator ditunjuk untuk

mengkoordinasikan kegiatan berbagai fungsionaris dalam proyek yang akan

selesai dalam jangka waktu tertentu.

16

8. Staf umum

Dalam organisasi besar, kolam terpusat staf ahli digunakan untuk

koordinasi. Sebuah kelompok staf umum berfungsi sebagai clearing house

informasi dan saran khusus untuk semua departemen perusahaan. Staf umum

tersebut sangat membantu dalam mencapai antar-departemen atau horizontal

koordinasi. Tugas pasukan dan tim proyek juga berguna dalam koordinasi.

2.6 Kesimpulan

Koordinasi adalah sebuah fungsi manajemen yang saling berkerja sama

dalam mengatur, menyatukan dan menyelaraskan sebuah kegiatan usaha,

sehingga tercapainya kesatuan tindakan dalam pencapain tujuan bersama. Dalam

melaksanakan koordinasi harus memperhatikan beberapa prinsip diantaranya

empat prinsip yang diajukan Mary Follet dan beberapa pakar lainnya. Selain itu

terdapat tipe, teknis, dan metode yang menunjang terjadinya koordinasi efektif.

17

BAB III

STRUKTUR, PROSES, DAN MEKANISME KOORDINASI

3.1 Struktur Koordinasi

Koordinasi terdiri dari susunan struktur, diantaranya:

1. Departementasi (Departementation)

Efesiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan

yang bermacam-macam dalam organisasi. Proses penentuan cara bagaimana

kegiatan dikelompokkan disebutkan departementasi. Macam bentuk

departementasi yaitu :

a. Departementasi Fungsional

Mengelompokkan fungsi yang sama atau kegiatan sejenis untuk

membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang

paling umum dan bentuk dasar departementasi.

Kelebihan :

1) Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi

utama.

2) Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi

3) Memusatkan keahlian organisasi

18

4) Memungkinkan pengawasan manajemen puncak terhadap fungsi yang

ada dalam organisasi.

Kelemahan:

1) Menciptakan konflik antar fungsi

2) Adanya kemacetan pelaksanaan tugas

3) Umpan balik yang lambat

4) Memusatkan pada kepentingan tugasnya

5) Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.

b. Departemen Divisional

Dengan membagi divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan

proses, dan tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan

produknya sendiri.

1) Struktur organisasi divisional atas dasar produk.

Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang

berhubungan. Struktur ini dipakai bila teknologi pemrosesan dan

metode pemasaran sangat berbeda.

2) Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah.

Pengelompokkan kegiatan atas dasar tempat operasi berlokasi atau

menjalankan usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangan adalah

bahan baku, tenaga kerja, pemasaran, transportasi dan lain sebagainya.

3) Struktur organisasi divisional atas dasar langganan

19

Pengelompokkan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk,

terutama dalam kegiatan pengelompokkan penjualan, pelayanan.

2. Sentralisasi dan Desentralisasi

Desentralisasi adalah pendelegasian wewenang dalam membuat

keputusan dan kebijakan kepada orang-orang yang berada pada level bawah

dalam suatu organisasi. Pada saat sekarang ini banyak organisasi yang

memilih menerapkan sistem desentralisasi karena dapat memperbaiki dan

meningkatkan efektifitas dan produktifitas suatu organisasi.

Sentralisasi adalah pendelegasian wewenang dalam membuat keputusan

dan kebijakan kepada orang-orang yang berada pada level paling atas (pusat)

ormalosasi

3. Formalisasi atau Standarisari

Standarisasi merupakan penentuan ukuran yang harus diikuti dalam

memproduksikan sesuatu, sedang pembuatan banyaknya macam ukuran

barang yang akan diproduksikan merupakan usaha simplifikasi. Formalisasi

menunjukkan tingginya standardisasi atau pembakuan tugas-tugas maupun

jabatan dalam suatu organisasi. Semakin tinggi derajat formalisasi maka

semakin teratur perilaku bawahan dalam suatu organisasi.

Formalisasi bisa dicapai melalui pengaturan yang bersifat on the job

dimana organisasi akan menggunakan lebih banyak peraturan maupun

prosedur untuk mengatur kegiatan karyawan. Akan tetapi, formalisasi juga

20

bisa dicapai apabila latihan maupun pendidikan dilakukan di luar organisasi

(off the job), yaitu sebelum seseorang menjadi anggota organisasi.

4. Supervisi

Supervisi mencakup pengarahan usaha asisten dalam mencapai tujuan

audit danpenentuan apakah tujuan tersebut tercapai. Unsur supervisi adalah

memberikan instruksi kepada asisten, tetap menjaga penyampaian informasi

masalah-masalah penting yang dijumpai dalam audit, mereview pekerjaan

yang dilaksanakan, dan menyelesaikan perbedaan pendapat di antara staf audit

kantor akuntan.

Luasnya supervisi memadai dalam suatu keadaan tergantung atas banyak

faktor, termasuk kompleksitas masalah dan kualifikasi orang yang

melaksanakan audit. Pengangkatan seorang koordinator atau seorang supervisi

pada hakikatnya untuk lebih membangkitkan (menggugah) suasana koordinasi

yang lebih baik.

5. Komunikasi formal dan informal

Komunikasi yang terjadi diantara anggota organisasi / perusahaan yang

tata caranya telah diatur dalam struktur organisasinya, misalnya rapat kerja

perusahaan, konferensi, seminar, dan sebagainya. Komunikasi yang terjadi

didalam suatu organisasi atau perusahaan yang tidak ditentukan dalam

struktur organisasi dan tidak mendapat pengakuan resmi yangmungkin tidak

berpengaruh terhadap kepentingan organisasi atau perusahaan, misalnya kabar

burung, desas-desus, dan sebagainya.

6. Kerja sama

21

Kerja sama adalah proses beregu (berkelompok) di mana anggota-

anggotanya mendukung dan saling mengandalkan  untuk mencapai suatu hasil

mufakat. Ruang kelas suatu tempat yang sangat baik untuk membangun

kemampuan kelompok (tim), yang dibutuhkan kemudian di dalam kehidupan.

7. Penyesuaian timbal balik (mutual adjustment)

Penyesuaian timbal balik adalah pencapaian koordinasi oleh  proses

sederhana  komunikasi informal  (seperti antara dua karyawan operasi)

3.2 Proses Koordinasi

Proses Koordinasi meliputi:

1. Komunikasi

Komunikasi adalah salah satu alat yang paling efektif dalam koordinasi.

Hal ini membantu koordinasi dengan transmisi kebijakan, aturan, prosedur,

metode, petunjuk, dan perintah seluruh organisasi. Ini memang koordinator

kuat karena sifat impersonal mereka. Pengetahuan dan pemahaman sangat

penting untuk koordinasi yang efektif. kedua, komunikasi menyediakan

umpan balik mengenai koordinasi sebenarnya terjadi di berbagai tingkatan.

Feed back ini kembali membantu dalam menemukan area masalah koordinasi

dan mengambil tindakan korektif. Akhirnya bertindak sebagai mekanisme

pengumpulan kecerdasan, mencari informasi tentang masalah untuk

koordinasi, dan menemukan unsur yang perlu diperkuat.

2. Integrasi

Integrasi adalah suatu usaha untuk menyatukan tindakan-tindakan

berbagai badan, instansi, unit, sehingga merupakan suatu kebulatan pemikiran

22

dan kesatuan tindakan yang terarah pada suatu sasaran yang telah ditentukan

dan disepakati bersama.

3. Sinkronisasi

Sinkronisasi adalah suatu usaha untuk menyesuaikan, menyelasarkan

kegiatan-kegiatan, tindakan-tindakan, unit-unit, sehingga diperoleh keserasian

dalam pelaksanaan tugas atau kerja.

4. Simplifikasi

Simplifikasi merupakan usaha mengurangi banyaknya macam ukuran

barang yang diproduksikan. Dalam artian yang lebih luas lagi simplifikasi

meliputi suatu proses penyederhanaan segala hal yang berhubungan dengan

produksi. Dengan demikian maka artinya erat sekali hubungannya dengan

standarisasi. Standardisasi merupakan penentuan ukuran yang harus diikuti

dalam memproduksikan sesuatu, sedang pembuatan banyaknya macam ukuran

barang yang akan diproduksikan merupakan usaha simplifikasi. 

Akibat simplifikasi pada produk ialah memudahkan pembuatan barang-

barang yang terbatas macamnya, tidak akan lagi terdapat kerumitan

pengaturan seperti halnya apabila diproduksikan berbagai ragam barang.

Dengan simplifikasi, maka akan diproduksikan barang-barang yang

macamnya paling dikehendaki oleh konsumen, sehingga kerugian dari barang

yang jarang diminta konsumen dapat dihindarkan. 

Simplifikasi dimaksudkan adalah bahwa perumusan organisasi yang ada

harus mampu dijabarkan secara sederhana, mudah dipahami oleh masing-

23

masing unit organisasi. Masing-masing unit akan mengkoordinasikan tentang

tugas dan pelaksanaanya kepada masing-masing bagian yang ada.

5. Monitoring dan evaluasi

Monitoring meliputi kegiatan untuk mengamati /meninjau kembali/

mempelajari serta mengawasi secara berkesinambungan atau berkala terhadap

pelaksanaan program/ kegiatan yang sedang berjalan. Kegiatan monitoring

dilakukan untuk menemukenali permasalahan, mencari alternatif pemecahan

dan menyarankan langkah-langkah penyelesaian sebagai koreksi dini agar

pelaksanaan kegiatan berjalan secara efisien, efektif dan tepat waktu.

Evaluasi adalah usaha untuk mengukur dan memberi nilai secara obyektif

atas pencapaian hasil-hasil pelaksanaan program/kegiatan yang telah

direncanakan.

6. Pemrograman

Pemograman adalah sebuah proses menulis, menguji, dan memperbaiki

dan membangun sebuah program yang menghasilkan sebuah implementasi.

Pemograman juga merupakan sebuah seni, ilmu, dan teknik yang

dikombinasikan agar dapat menciptakan program yang efisien baik dari sisi

waktu berjalan (Running Time) atau memori.

3.3 Mekanisme Koordinasi

Setiap unit dalam organisasi saling berhubungan dan bergantung dengan unit

lain sehingga diperlukan suatu mekanisme untuk mengatur mereka secara

spesifik. Mekanisme koordinasi merupakan suatu aktivitas manajerial yang

dirancang untuk mengintegrasikan upaya setiap unit kerja sehingga koordinasi

24

dapat berlangsung. Mekanisme yang diterapkan dapat berbeda – beda antar

organisasi sesuai dengan kebutuhan, sehingga ada beerbagai macam mekanisme

koordinasi yang diungkapkan oleh pakar.

Salah satu mekanisme pengkoordinasian dasar yang diungkapkan oleh Jay R

Galbraith (1974) adalah:

1. Hierarki manajerial

. Secara hierarki manajerial, setiap pekerja harus bertanggung jawab

kepada first line manager atau supervisor yang mengkoordinasi kinerja

mereka. Setiap supervisor harus melapor kepada manager yang bertanggung

jawab untuk mengkoordinasi kinerja dua orang atau lebih supervisor.

Selanjutnya setiap manager bertanggung jawab kepada manajer yang

diatasnya. Hierarki ini terus berlanjut sampai ke tingkat teratas organisasi.

Adanya Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal,

hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan

integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan

yang tepat .

2. Aturan dan prosedur

Keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian

rutin, sehingga dapat juga menjadi cara yang efisien untuk koordinasi dan

pengawasan rutin. Ketika peraturan dan prosedur dipahami oleh semua

depertemen dalam organisasi dan diterapkan oleh pegawai secara teratur maka

kebutuhan untuk berkomunikasi dengan manajer dapat dikurangi

frekuensinya. Hal ini memungkinkan pegawai untuk bertindak lebih cepat dan

25

mengurangi pemborosan waktu untuk menunggu respon dari atasan tentang

kegiatan mereka.

3. Penetapan rencana dan tujuan

Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui

pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Hal ini

diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh

informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-

satuan oraganisasi. Ketika tujuan telah ditetapkan maka lebih mudah untuk

membagi kewenangan untuk diimplementasikan kepada unit dibawahnya.

Tujuan dan perencanaan sangat membantu koordinasi, sehingga anggota

organisasi harus merumuskan tujuan dan perencanaan dengan baik.

Sedangkan Henry Mintzberg (1979) juga mengungkapkan macam

mekanisme koordinasi lainnya, yaitu:

1. Direct supervision

Mekanisme supervisi langsung dengan cara memberikan tanggung jawab

kepada seseorang untuk memberikan perintah dan mengawasi kinerja orang

lain. Misalnya, first line manager yang bertanggung jawab untuk

mengkoordinasi aktivitas kerja bawahannya secara langsung. Apabila suatu

organisasi merupakan organisasi yang besar, seorang supervisor atau manajer

tidak dapat mengatasi keseluruhan anggota, sehingga harus ada multiple

leader. Dalam hal ini harus ada hierarki manajerial yang mengatur alur

koordinasi di dalam manajemen.

2. Mutual Adjustmen

26

Mekanisme koordinasi mutual adjustmen atau saling penyesuaian ini

berdasarkan proses sederhana dan melalui komunikasi informal. Mekanisme

ini biasanya diterapkan pada organisasi kecil yang mempunyai anggota

sedikit. Namun dalam prosesnya terkadang juga diperlukan komunikasi dalam

bentuk formal termasuk dalam simbol, sinyal, atau bentuk komunikasi lain

yang memungkinkan transfer informasi, misalnya perubahan rencana atau

aktivitas, dengan cepat dan jelas.

3. Standardization

Standarisasi merupakan mekanisme untuk mencapai koordinasi dengan

cara menetapkan batasan atau standar bagi setiap orang dalam melakukan

sesuatu. Salah satu cara standarisasi misalnya dengan menetapkan SOP

(Standard Operating Procedure). SOP adalah cara untuk melakukan sesuatu

tugas yang didefinisikan dan dimengerti oleh semua yang berpartisipasi atau

dipengaruhi hal tersebut.

Standarisasi terbagi menjadi tiga area, yaitu standarisasi proses kerja,

standarisasi kemampuan pekerja, dan standarisasi output. Adanya SOP pada

suatu perusahaan merupakan salah satu penerapan dari standarisasi proses

kerja. Dengan adanya SOP setiap orang mengerti tentang tugas masing –

masing dan apa yang harus dilakukan sehingga proses kerja dapat terlaksana

dan mencapai hasil sesuai yang diharapkan.

Standarisasi kemampuan pekerja dapat dicapai melalui seleksi karyawan

dan pelatihan. Hal ini dimaksudkan untuk menyamakan tingkat variasi

kemampuan pekerja, karena variasi yang tinggi dapat menyulitkan koordinasi

27

aktivitas mereka. Salah satu contoh penerapannya adalah ketika dokter bedah

bertemu dengan ahli anestesi pertama kali dalam ruang operasi, mereka tidak

punya kesulitan dalam bekerja sama karena mereka tahu yang harus dilakukan

dan apa yang diharapkan oleh partner kerja mereka.

Standarisasi output diterapkan ketika salah satu unit harus bekerja dengan

hasil kerja dari unit lain. Standarisasi output adalah memberikan spesifikasi

yang jelas terhadap produk atau kinerja yang dihasilkan. Contoh

penerapannya pada perusahaan handphone, walaupun ada berbagai model

handphone namun harus ada spesifikasi yang jelas mengenai device-nya.

Charger, LCD, keypad, harus sesuai dengan spesifikasi sehingga produk yang

dihasilkan mempunyai kualitas yang sama.

Ketiga mekanisme tersebut diaplikasikan dalam model desain organisasi

Mintzberg yang terdiri dari 5 konfigurasi struktural, yaitu strategic apex, middle

line, operating core, support staff, dan technostructure. Mintzberg menggunakan

komponen dan mekanisme koordinasi dalam mendefiniskan lima struktur,

diantaranya:

1. Simple structure

Merupakan organisasi dengan susunan struktur yang sederhana,

mekanisme koordinasi yang paling tepat adalah supervisi langsung dari top

manager (strategic apex).

2. Machine Bureucracy

28

Merupakan organisasi besar dengan mengedepankan proses kerja

sehingga mekanisme yang diterapkan adalah standarisasi proses kerja oleh

oleh bagian technostrucuture.

3. Professional Bureucracy

Merupakan organisasi yang menyediakan product berupa jasa sehingga

mekanisme koordinasi yang diterapkana adalah standarisasi kemampuan yang

kewenangannya berada pada operating core.

4. Divisionalized form

Organisasi yang didalamnya terbagi menjadi beberapa divisi sehingga

mekanisme koordinasi yang diterapkan adalah standaridisation of output.

Pelaksanaan koordinasi dengan model seperti ini menjadi tanggung jawab

manajer lini tengah.

5. Adhocracy

Adhokrasi mempunyai struktur yang tinggi dengan formalisasi kecil serta

menekankan pada fleksibilitas. Adhokrasi menerapkan mutual adjusment

sebagai mekanisme koordinasi antara tim dalam proyek mereka.

Nama Mekanisme Koordinasi Bagian kunci

Simple structure Direct Supervision Strategic Apex

Machine bureucracy Standarisasi proses

kerja

Technostructure

Proffesional

bureucracy

Standarisasi

ketrampilan

Operating core

Divisionalized form Standarisasi hasil Middle line

Adhocracy Mutual Adjusment Support staff

29

Tabel 2. Lima Konfigurasi Struktural dalam Organisasi menurut

Mintzberg

BAB IV

CONCLUSION

Organization, in which divided to be several units shall has a correlation and

dependency among of them. Besides, dividing and specializing may cause some of

obstruction and high level of dependency. The extant of these obstruction factors and

also the dependency factors causing the need of coordination to integrate the perform

of all of units. The functions of coordination is to make an effort of its structure and

facilitate transaction among the dependent units. The function of coordination itself,

is to make an effort that all of unit become net, and minimalize the disorder thus the

organisation golas may be achieved.

Coordination is function of management which works together in managing,

uniting and coordinating in an effort, thus will achieve the mutual goals. Doing

coordination shall concern to several of principles, including 4 of principles offered

by Mary Follet and the others. Besides, there are several of types, technics, and

methods supporting an effective coordination.

Structure of coordination includes deparmentalization, centralization or

decentralization, formalization or standarization, supervision, formal-informal

30

communication, corporationship and reciprocal adaptation. Coordination process

includes communication, integration, synchronization, simplyfication, monitoring the

evaluation and the programming. Mechanism of coordination includes direct

supervision, reciprocal adaptation and standardization.

DAFTAR PUSTAKA

Barney, Jay B & Griffin, Ricky W 1978, The Management of Organization,

Houghton Mifflin Company, USA.

Reitz, H Joseph & Jewell, Linda N 1985, Managing, USA, Scott Foresman and

Company, USA.

Stoner, James A.F 1982, Management second edition, Prentice Hall, New Jersey.

Proven Models Five Configurations Henry Mintzberg, 2005, Viewed 22 Oktober 2011.< http://www.provenmodels.com/17/six-coordination-mechanisms/henry-mintzberg/>

Melin, Ulf & Axelsson, Karin, Linkoping University, Understanding Organizational Coordination And Information Systems – Mintzberg’s Coordination Mechanisms Revisited And Evaluated.

31