PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS “PLA” Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS “FD”

1. INTRODUCCIÓN

Los colaboradores del Banco Pichincha C.A., deben capacitarse continuamente en temas de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos para desempeñarse eficientemente en las funciones y responsabilidades asignadas, principalmente relacionadas con el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias, políticas y procedimientos internos en materia de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos, con el fin de minimizar el riesgo que la Institución sea multada o sancionada por incumplimiento o desconocimiento de los mismos.

2. HERRAMIENTAS PROPORCIONADAS

La Unidad de Cumplimiento entrega anualmente el Manual y Políticas de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos, en el que se encuentran las políticas y procedimientos de cumplimiento obligatorio para todos los colaboradores del Baco Pichincha C.A.

3. MARCO LEGAL

En el Ecuador, el marco legal que regula y norma la prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos provenientes de actividades ilícitas, se menciona a continuación:

Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos.

Reglamento General a la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos.

Resolución No. JB-2012-2146 de la Junta Bancaria, emitida el 26 de abril del 2012 y publicada en el Registro Oficial No.709 del 23 de mayo del 2012.

En el ámbito internacional están los convenios internacionales, entre los que se destacan: Grupo de Acción Financiera GAFI, Grupo de Acción Financiera Internacional de Sudamérica GAFISUD y la Ley Patriota de los Estados Unidos. Adicionalmente, la Institución acoge los pronunciamientos que emite la Federación Latinoamericana de Bancos FELABAN, relacionado con la prevención de lavado de activos.

En la Intranet, en el silo de la Unidad de Cumplimiento, ingresando por la opción: //Divisiones/Cumplimiento/POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS se encuentran los siguientes documentos, para su lectura: Resolución JB-2012-2146 de la Junta Bancaria, la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos y las 49 con las últimas recomendaciones del GAFI.

4. CONCEPTOS GENERALES

4.1 ¿QUÉ ES LAVADO DE ACTIVOS?

Es el mecanismo a través del cual se oculta o disimula la naturaleza, el verdadero origen, ubicación, propiedad o control de los activos provenientes de actividades

ilegales, tanto en moneda nacional como extranjera, para introducirlos como legítimos dentro del sistema económico de un país.

4.2 ¿QUÉ ES TRANSACCIÓN ECONÓMICA INUSUAL E INJUSTIFICADA?

Es una operación o transacción inusual, que por sus características, monto, frecuencia, tipo de operación; salen del patrón o perfil comercial del cliente y cuyo origen no puede justificarse.

4.3 ¿QUÉ ES PERSONA POLÍTICAMENTE EXPUESTA (PEP)?

Es la persona que desempeña o ha desempeñado funciones públicas destacadas en el país o en el exterior, que por su perfil pueda exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de lavado de activos y financiamiento de delitos, por ejemplo, jefe de Estado o de un gobierno, político de alta jerarquía, funcionario gubernamental, judicial o militar de alto rango, ejecutivo estatal de alto nivel, funcionario importante de partidos políticos. Las relaciones comerciales con los parientes dentro del segundo grado de consanguinidad o primero de afinidad y los colaboradores cercanos de una persona políticamente expuesta, implican que las instituciones del sistema financiero apliquen procedimientos de debida diligencia ampliados.

4.4 ¿QUÉ ES LA UNIDAD DE ANÁLISIS FINANCIERO (UAF)?

Entidad legalmente facultada para solicitar y receptar información sobre transacciones cuyas cuantías superen los umbrales legales establecidos, así como aquellas consideras inusuales e injustificadas, con el fin de realizar el análisis para determinar su esquema y origen.

4.5 ¿QUÉ ES PARAÍSO FISCAL?

Son aquellos “territorios o estados que se caracterizan por tener legislaciones impositivas y de control laxas, y que han sido clasificados como tales por el Servicio de Rentas Internas” del Ecuador.

4.6 ¿QUÉ ES SHELL BANK (BANCO DE PAPEL)?

Es un banco constituido al amparo de un régimen y jurisdicción legal pero que no tiene presencia física.

Expresamente a nivel internacional se prohíbe mantener relaciones comerciales con bancos “Shell Bank”. Por lo tanto, nuestra política es no trabajar con bancos de este tipo.

4.7 ¿QUÉ ES EMPRESA FACHADA?

Es una empresa que está legítimamente establecida y que entre los negocios que realiza, mezcla los fondos ilícitos con sus propias rentas; igualmente puede ser formada exclusivamente para la realización de operaciones de lavado de activos. Físicamente puede estar en un local comercial común, no obstante, la renta producida, proviene de los negocios ilícitos.

4.8 ¿QUÉ ES PERFIL TRANSACCIONAL?

Es el parámetro máximo determinado por el Banco, de las acreencias netas de todos los productos consolidados del sujeto de análisis, en función de la situación y actividades económicas que realiza mensualmente este cliente, sobre el cual se debe confrontar su transaccionalidad. En la medida que varíen los factores que determinen este perfil, este debe actualizarse.

4.9 ¿QUÉ ES PERFIL DE RIESGO?

Es la condición de riesgo que presenta el cliente tanto por su perfil de comportamiento y su perfil transaccional que le pueden exponer a la entidad a la ocurrencia de sucesos con implicaciones en lavado de activos o financiamiento de delitos.

4.10 ¿QUÉ ES PERFIL DE COMPORTAMIENTO?

Son todas aquellas características propias y habituales del sujeto de análisis, asociadas con su información general y con el modo de utilización de los servicios y productos que ofrece la institución.

4.11 ¿QUÉ ES FINANCIAMIENTO DE DELITOS?

Es una actividad por la cual cualquier persona deliberadamente provea o recolecte fondos o recursos por el medio que fuere, directa o indirectamente, con la intención ilícita de que sean utilizados o a sabiendas que serán utilizados, en todo o en parte para cometer un acto o actos delictivos.

4.12 ¿QUÉ ES FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO?

Actividad por la cual cualquier persona deliberadamente provea o recolecte fondos o recursos por el medio que fuere, directa o indirectamente, con la intención ilícita de que sean utilizados o a sabiendas que serán utilizados, en todo o en parte para cometer un acto o actos de terrorismo, por una organización terrorista o por un terrorista.

5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

El Organismo de Control establece para las instituciones financieras varias funciones al Directorio u organismo que haga sus veces, en los temas de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos, así como le exige conformar el Comité de Cumplimiento, la Unidad de Cumplimiento y Oficial de Cumplimento.

Directorio

Es el organismo que establece las políticas operativas generales del Banco, bajo las cuales los demás administradores desarrollarán su acción.  De acuerdo con lo anterior, le corresponde cumplir y hacer cumplir la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero, Regulaciones, Resoluciones (incluye las concernientes a Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos) y más disposiciones legales, así como los Estatutos y Reglamentos del Banco.

Funciones del Directorio

El Directorio tiene entre sus principales funciones:

Aprobar las políticas, el código de ética, el manual de control interno, sus actualizaciones en relación a la prevención de lavado de activos; y en enero de cada año, el plan de trabajo anual de la Unidad de Cumplimiento, así como el informe de esta Unidad del año inmediato anterior.

Llevar a conocimiento de la Junta General de Accionistas u organismo que haga sus veces, el plan de trabajo anual y el informe del año inmediato anterior de la Unidad de Cumplimiento.

Designar al Oficial de Cumplimiento, a su respectivo suplente y a los miembros del Comité de Cumplimiento.

Conocer y realizar un seguimiento de las resoluciones adoptadas por el Comité de Cumplimiento, dejando expresa constancia en el acta respectiva.

Designar las instancias autorizadas para exceptuar clientes del diligenciamiento del formulario de origen lícito de fondos en transacciones en efectivo.

Determinar las sanciones para quien incumpla con los procesos de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos.

Aprobar la metodología general de la matriz de riesgos de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos y las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y cuantitativos para la oportuna detección de las transacciones económicas inusuales e injustificadas que presente el comité de cumplimiento.

Comité de Cumplimiento

Por designación del Directorio del Banco Pichincha C.A., el Comité de Cumplimiento es el organismo institucional que asegura la aplicación de las políticas de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos y está conformado por:

1. Un miembro del Directorio; Presidente2. Gerente General o su delegado; Presidente subrogante3. Vicepresidente de Riesgo;4. Vicepresidente del Segmento Empresas;5. Vicepresidente del Segmento Personas;6. Responsable del Front Operativo;7. Vicepresidente de Tesorería8. Vicepresidente de Marketing9. Vicepresidente Jurídico o su delegado que es el Asesor Legal en

cumplimiento;10. Gerente de Operaciones o su delegado; 11. Auditor Interno; y,12. Oficial de Cumplimiento.

Funciones del Comité de Cumplimiento

El comité de cumplimiento, entre otras, tendrá las siguientes obligaciones y funciones:

Proponer al directorio las políticas generales de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos; que, estarán integradas en el Manual de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos, y serán presentadas al Comité con firma de responsabilidad del Oficial de Cumplimiento.

Someter a aprobación del directorio el Manual de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos, así como sus reformas y actualizaciones; que será presentado al Comité, con firma de responsabilidad del Oficial de Cumplimiento.

Recibir, analizar y pronunciarse sobre el informe mensual y de transacciones económicas inusuales e injustificadas reportadas por el Oficial de Cumplimiento, realizar seguimiento a las labores que desempeña este funcionario, dejando expresa constancia en la respectiva acta; informe que será presentado al Comité con firma de responsabilidad del Oficial de Cumplimiento.

Prestar eficiente y oportuno apoyo al Oficial de Cumplimiento; a expreso requerimiento de éste.

Presentar al Directorio la matriz de riesgos de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos y aprobar al menos semestralmente las actualizaciones de los criterios, categorías y ponderaciones de riesgo constantes en la matriz de riesgos; que será presentada al Comité con firma de responsabilidad del Oficial de Cumplimiento.

Presentar al Directorio u organismo que haga sus veces las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y cuantitativos para la oportuna detección de las transacciones económicas inusuales e injustificadas; que serán presentadas al Comité con firma de responsabilidad del Oficial de Cumplimiento.

Proponer la imposición de sanciones administrativas internas por el incumplimiento de los procesos de prevención de lavado de activos o financiamiento de delitos.

Unidad de Cumplimiento

Está conformada por el Oficial de Cumplimiento y los Analistas, es el área encargada de desarrollar y mantener los procesos sobre esta materia, para evaluar los riesgos en las actividades de la Institución, y es la responsable de brindar apoyo y asesoramiento a todos los colaboradores que lo requieran; así como las acciones y decisiones del Comité de Cumplimiento, de acuerdo a lo que disponen los Organismos de Control.

Funciones de la Unidad de Cumplimiento

La Unidad de Cumplimiento depende directamente del Directorio de Banco Pichincha C.A., a través del Oficial de Cumplimiento y su personal, es la principal encargada de proteger al Banco y de prevenir el lavado de activos y financiamiento de delitos en los productos y servicios que ofrece, así como de velar por el cumplimiento de las disposiciones legales y normativas, manuales y políticas internas, prácticas, procedimientos y controles internos en materia de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos por parte de todos y cada uno de los miembros de la Institución.

Para el cumplimiento de sus objetivos, debe contar con una estructura administrativa de apoyo independiente de cualquier área; las unidades operativas, riesgos, sistemas, recursos humanos y auditoría interna, entre otras, están obligadas a proporcionar la información y accesos solicitados por el oficial de cumplimiento.

Oficial de Cumplimiento

Es el encargado de coordinar y vigilar la observancia por parte de la institución controlada, de las disposiciones legales y normativas, manuales y políticas internas; y, prácticas, procedimientos y, debe depender directamente del Directorio.

Funciones del Oficial de Cumplimiento

Entre las principales funciones del Oficial de Cumplimiento están:

Elaborar y actualizar el manual de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos para conocimiento del Comité de Cumplimiento y su posterior aprobación por parte del Directorio u organismo que hagas sus veces.

Vigilar que el manual de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos y sus modificaciones sea divulgado entre todo el personal.

Coordinar con la administración en la elaboración de la planificación de cumplimiento para prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos de la Entidad.

Controlar permanentemente el cumplimiento de las políticas “Conozca a su accionista”, “Conozca a su cliente”, “Conozca a su empleado”, “Conozca a su mercado” y “Conozca a su corresponsal”.

En el caso del formulario de licitud de fondos en aquellos depósitos individuales que igualen o superen cinco mil dólares (US$ 5.000) en efectivo o su equivalente en otras monedas, el Oficial de Cumplimiento deberá monitorear la información contemplada. Actividad que está delegada al Supervisor de Servicios de cada Agencia del Banco.

Monitorear permanentemente las transacciones que se realizan en la institución, a fin de detectar las inusuales e injustificadas.

Realizar el análisis de las transacciones económicas inusuales e injustificadas, detectadas y reportadas por quien tramita, registra o controla la transacción, para sobre esta base y con los documentos de sustento suficientes, preparar el correspondiente informe al Comité de Cumplimiento, cuerpo colegiado que deberá reunirse inmediatamente, ante convocatoria del Oficial de Cumplimiento, a fin de determinar la procedencia o no de remitirlo a la Unidad de Análisis Financiero (UAF).

Absolver consultas del personal de Banco Pichincha C.A. relacionadas con la naturaleza de las transacciones frente a la actividad del cliente.

Reportar al Comité de Cumplimiento, el cometimiento de faltas o errores que resultaren del incumplimiento de los procesos de prevención de lavado de activos o financiamiento de delitos por parte de accionistas, directores, funcionarios o empleados del Banco.

Coordinar el desarrollo de programas de capacitación inicial y continua sobre prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos para los empleados que contrate el Banco Pichincha C.A y para los demás funcionarios, respectivamente.

Emitir un informe sobre los nuevos productos y servicios que vaya a implementar la institución del sistema financiero, previa a su aprobación por el comité de cumplimiento. Dicho informe expresará la opinión sobre la suficiencia de la política, procesos y procedimientos que se establezca para la aplicación de estos productos y servicios, respecto de las acciones o medidas de identificación y control de los riesgos asociados con el lavado de activos y financiamiento de delitos.

6. ETAPAS DEL LAVADO DE ACTIVOS

a) Producción o Recolección : Es la recepción física de bienes de cualquier naturaleza o de dinero, como consecuencia de actividades ilícitas.

b) Colocación: Es colocar físicamente dinero en el sistema financiero, mediante diversas formas como: Depósitos en cuentas, inversión o compra de instrumentos monetarios, certificados de depósito, cheques de viajero, etc.

c) Estratificación o Intercalación: Es realizar varias transacciones financieras complejas para disfrazar el dinero ilícito, a través de:Realización de transferencias de dinero a otros sitios dentro o fuera del país, retiros en forma de transferencias electrónicas, cartas de crédito, adquisición de acciones, bonos, obras de arte, entre otros bienes de fácil transporte y venta.

d) Integración: Es la etapa en la cual el lavador proporciona una explicación aparentemente legítima de los ingresos ilegales.

7. MÉTODOS PARA LAVAR ACTIVOS

Los métodos que se presentan a continuación son los más conocidos para lavar activos.

Estructuración, "pitufeo" o "trabajo de hormiga": Consiste en realizar pequeños depósitos con el fin de eludir el registro y reporte respectivo de transacciones en efectivo que superen una determinada cuantía.

El nombre de "estructuración" o "pitufeo", se debe a que son uno o varios individuos ("pitufos") los que se encargan de hacer múltiples transacciones que aisladamente no representan cuantías considerables pero que en conjunto constituyen una suma importante.

Otra manera es distribuir o dividir grandes cantidades de dinero en cantidades más pequeñas e inferior a la cifra preestablecida por el organismo de control y realizan transacciones en múltiples cuentas bancarias a nombre de otros titulares, ya sea por el titular de la cuenta, familiares o testaferros. Así los testaferros utilizan a jóvenes inexpertos para que con sus datos se relacionen comercialmente con entidades financieras rentables y realizar transacciones en cada una de las cuentas por bajos o medianos montos que no permita dejar huella del trabajo hormiga para el blanqueo de activos.

Complicidad de un empleado de la entidad financiera o de la organización: Este método se refiere a los casos en los que individualmente, o de común acuerdo, los empleados de las entidades financieras aceptan depósitos de grandes sumas de dinero, sin que el cliente llene el formulario de declaración de licitud de fondos evitan el reportar transacciones inusuales.

Mezclar: Este es uno de los métodos más difíciles de detectar por las autoridades competentes y por los mismos controles internos de las entidades financieras y consiste en unir y revolver los productos ilícitos con los fondos legítimos de una empresa, y al final se presenta como la renta total del negocio, lo cual hace complicado sospechar. La mezcla proporciona la ventaja de dar una explicación pronta para el manejo de un volumen alto de efectivo, que se presenta como producto del negocio legítimo.

Compañías Fachada: Una compañía de fachada es aquella empresa que está legítimamente establecida u organizada y que realiza una actividad comercial. No obstante, la compañía es utilizada para mostrar su actividad comercial como fachada para el lavado de fondos, producto de actividades ilícitas. La compañía de fachada entre los negocios que realiza, mezcla los fondos ilícitos con sus propias rentas. Físicamente esta compañía puede estar en un local comercial común, o en algunos casos puede tener únicamente un frente comercial; no obstante, la renta producida, proviene de

los negocios ilícitos. La compañía puede estar establecida en el extranjero con el fin de hacer más difícil rastrear las conexiones de las bandas de delincuentes.

Establecimiento de compañías de papel: La compañía de papel se utiliza para disfrazar el movimiento de recursos ilícitos aprovechando la cobertura confidencial o disfrazando a sus verdaderos dueños por medio de una representación nominal.

El lavador de activos adquiere empresas formalmente (en apariencia), ya existentes, o las constituye con toda la documentación requerida para el efecto. Estas empresas, buscan justificar a través de la apertura de cuentas y transferencias, su relación comercial con las entidades financieras.

Utilización de la banca extra-territorial: En ocasiones el lavador acude a entidades financieras ubicadas en países cuyas leyes de reserva o del secreto bancario, son tan estrictas, que dificultan la obtención de información sobre sus clientes, ello facilita que los delincuentes hagan uso de la banca extraterritorial para sus operaciones de lavado de activos.

Garantías de préstamos: No sólo las operaciones pasivas o de captación son utilizadas para el lavado de dinero. Las operaciones activas o créditos, también son utilizados por estos delincuentes. El blanqueador obtiene préstamos, recibiendo dineros lícitos y usa como garantía colateral los depósitos constituidos sobre fondos de procedencia ilícita tales como los certificados de depósitos, valores, depósitos en efectivos, etc. Con los recursos recibidos de la entidad financiera, el lavador adquiere negocios, bienes inmuebles, o diferente tipo de activos. De esta manera los recursos de origen criminal se disimulan justificándose en el crédito y, por ende, la conexión con su origen inicial se hace menos evidente.

Sistema de lavado político: Financiamiento de campañas políticas de ciertos candidatos y ha sido utilizado en todo el continente, siendo el más detestado y criticado por no ser nada ético. Informes de la INTERPOL internacional alegan que muchos partidos políticos financian sus campañas políticas con dineros ilícitos.

Compras de bienes o instrumentos monetarios: En este método, el lavador de activos adquiere bienes tangibles (tales como automóviles, aviones, artículos de lujo, etc.) o instrumentos monetarios (tales como, cheques bancarios, giros postales etc.), con el dinero adquirido en sus actividades ilícitas. En el caso de la compra de instrumentos monetarios, el lavador los utiliza para ingresar sus dineros ilícitos en el sector financiero. De esta forma, existe o se busca una transformación de un bien de origen ilegal en otros con apariencia de legalidad.

Transferencias telegráficas o electrónicas: El delincuente utiliza las redes de comunicaciones electrónicas con el fin de ubicar los dineros obtenidos en actividades ilícitas en sitios diferentes. El lavador utiliza entidades financieras, a transmisores de dinero (casas de cambio o money remitters) o a la red electrónica (Internet), para ubicar su riqueza en otro país, ciudad o región.

El delincuente tratará de justificar las transferencias como producto de pagos de comercio exterior; servicios de la deuda o de abonos a capital de un crédito concedido por un banco extranjero, o por la distribución de supuestas utilidades.

Cartas de crédito "Stand-by": La carta de crédito stand-by es una modalidad de garantía bancaria otorgada normalmente por una entidad financiera utilizada en el exterior que respalda un crédito. A través de este contrato de crédito contingente, se establece que al primer requerimiento del acreedor la entidad financiera emisora de la carta de crédito paga la obligación de un cliente suyo.

Los blanqueadores de capitales suelen acudir a este método a través de la constitución de depósitos en un banco off-shore o en un establecimiento bancario extranjero con dinero de origen ilegal, al que le solicita expedir la carta de crédito stand-by a través de la entidad financiera otorgante del préstamo. Con esta garantía el lavador solicita un crédito en el país a donde quiere transferir los recursos de origen ilegal. El blanqueador se abstiene de pagar el crédito con el fin de obligar a la entidad acreedora a hacer efectiva la carta de crédito.

De esta forma se ubican los fondos obtenidos ilícitamente en el exterior en otro país y el delincuente tratará de justificar el origen de los recursos en un crédito "legal" obtenido en el sistema financiero local.

Creación de Fideicomisos: Al constituir un patrimonio autónomo o encargo fiduciario con fondos obtenidos ilícitamente, el lavador de activos busca que sea la sociedad fiduciaria la que realice las operaciones financieras a nombre de la sociedad y así se oculta la identidad de quien constituye el encargo fiduciario o el patrimonio autónomo.

Falsas facturas de Importación/Exportación y exportaciones ficticias: Las operaciones de comercio exterior son instrumentos comúnmente utilizadas por los delincuentes, toda vez que las operaciones de comercio internacional y la prestación de servicios en el exterior pueden ser utilizadas como justificación de transferencias, o como vehículo para movilizar la riqueza representada en mercancías, sin que se requiera el desplazamiento de tipo físico o electrónico de fondos adquiridos en actividades ilícitas.

El lavador de activos puede movilizar recursos de un país a otro, acudiendo a la subfacturación o sobrefacturación de mercancías ficticias.

Un método similar al anterior es el de la exportaciones ficticias, la empresa criminal acude a registros de exportación falsos, a facturación adulterada, a falsedad de documentos de autoridades aduaneras, y, a simulaciones que sirvan como soporte documental formal para la transacción financiera.

Las entidades financieras deben prestar especial atención a los clientes que realicen operaciones de comercio exterior con el fin de comprobar que estas operaciones son reales. El conocimiento del mercado es también muy útil, ya que podrá conocer si el precio que figura en las facturas corresponde al precio del mercado.

Ventas fraudulentas de bienes inmuebles: Se presenta una supuesta valorización o mejoras a inmuebles como excusa por parte del lavador de activos para tratar de justificar un incremento de su patrimonio, por la venta de un bien por un mayor valor al de adquisición.

El delincuente también puede adquirir por menor valor una propiedad y paga la diferencia al vendedor en efectivo (pago que no figura registrado). Posteriormente, el lavador vende la propiedad por un valor mayor para justificar sus ganancias.

Compra de empresas con dificultades económicas: Es fácil para una entidad financiera sospechar de empresas recientemente constituidas, que de un momento a otro reflejen altos volúmenes de operaciones.

Para justificar estas operaciones el delincuente busca adquirir empresas tradicionales y conocidas que atraviesan dificultades económicas, en ocasiones proponen a los antiguos propietarios que el cambio de accionistas no se vea reflejado y los antiguos dueños sigan apareciendo como titulares de la empresa.

De esta forma la empresa es utilizada para justificar ingresos de recursos de origen ilegal, sin que se genere sospecha alguna en la entidad financiera.

Compra de billetes premiados de lotería: En este caso, el lavador de activos establece contacto con el titular del billete premiado, se lo compra por un mayor valor y no realiza el pago de impuestos. El delincuente reclama el premio y lo hace parte de su patrimonio, de esta forma tratará de justificar entre terceros su riqueza ilícita.

Fundaciones o corporaciones sin ánimo de lucro: Las fundaciones (constituidas como personas jurídicas o morales sin ánimo de lucro), se crean con fines filantrópicos y usualmente se financian con donaciones.

Las donaciones y el anonimato de los donantes, permite esconder recursos en las fundaciones con el fin de desviar los bienes de su origen ilícito.

Sistema de lavado Agroindustrial: Consiste en la compra de bienes

raíces, planteles avícolas, empresas floricultoras, empresas bananeras, etc., y otros tipos de empresas, a precios mayores que los del mercado.

Sistema de lavado inmobiliario urbano y metropolitano: Se identifica con la compra de grandes extensiones de terreno, así como de edificios y la construcción de conjuntos habitacionales sin esperar rentabilidad, el objetivo es justificar gastos e inversiones inmobiliarias;

Sistema de lavado en ventas ficticias: Este sistema es bastante conocido, ya que es mediante la compra y venta de lo que no se tiene, con documentos inexistentes o ficticios con el cual se justifica una herencia, un hallazgo, una compra de una hacienda, un loteriazo, etc.

Sistema de lavado aurífero: Consiste en la asociación de empresas internacionales con empresas nacionales sin capitales, las mismas que se prestan con activos millonarios para la compra de oro subsidiado principalmente en áreas de la región amazónica. Comúnmente se conoce como “lavado ganado”, “lavado aurífero” ó “oro subsidiado”.

Sistema de lavado en la industria química, industria de pinturas y comercio de químicos: Estos sectores son los más atrofiados por este fenómeno. En las negociaciones nacionales con dineros extranjeros se han adquirido materia prima en precursores químicos que son vendidos principalmente en zonas fronterizas.

Lavado de activos en empresas de transporte pesado y compra de equipo caminero para la construcción: Este se sustenta en  la importación y compra de sofisticados equipos de construcción vial que luego son vendidos como equipo usado en el país.

Sistema de lavado aéreo: De este sistema se tiene conocimiento que se concentra en la adquisición de paquetes accionarios de empresas aéreas, tanto de rutas nacionales como de extranjeras.

Sistema de lavado en servicios personales y de seguridad o vigilancia: Este sistema se esconde en la compra de armas sofisticadas, montajes de centros de capacitación, polígonos de tiro, formación de grupos paramilitares que son destinados a la guerrilla del país del norte.

Sistema de lavado dando regalos de interés: El modus operandi de este sistema es que los testaferros prestan dineros y no cobran los intereses. Principalmente esta actividad lo realizan cambistas, prestamistas y chulqueros.

8. SEÑALES DE ALERTA

8.1 ¿QUÉ ES UNA SEÑAL DE ALERTA?

Son alarmas, banderas rojas, que nos ayudan a identificar comportamientos, conductas particulares del cliente y situaciones atípicas que presentan las operaciones. No todas las operaciones que muestran comportamientos atípicos e inusuales son operaciones ilícitas, es así, que el hecho de identificar señales de alerta no necesariamente significa que la operación deba ser reportada de manera inmediata a las autoridades como inusual.

8.2 ¿QUÉ HACER ANTE UNA SEÑAL DE ALERTA?

La responsabilidad de identificar y verificar las señales de alerta, recae en primera instancia en la Institución, y a su vez, en los Colaboradores que incorporan clientes, procesan transacciones y especialmente en aquellos funcionarios que tienen contacto permanente con clientes. Lo mencionado no libera de responsabilidad a los demás miembros de la Institución que deben estar igualmente preparados para reconocer una señal de alerta. Al identificar una señal de alerta, ésta debe ser informada al nivel inmediatamente superior, dentro de cada segmento de Negocio, para que éste se encargue de efectuar indagaciones adicionales con el cliente. Si la señal de alerta es justificada con la documentación proporcionada, la transacción debe ser procesada; si por el contrario no es posible determinar la idoneidad de la transacción, ésta debe ser reportada a la Unidad de Cumplimiento para su revisión, análisis y reporte a los Organismos de Control Externo, si así lo amerita.

8.3 IDENTIFICACIÓN DE SEÑALES DE ALERTA POR ÁREA DE NEGOCIO

Si bien es cierto que todos los colaboradores de la Institución son responsables de identificar y reconocer las señales de alerta, son los colaboradores que tienen mayor contacto con los clientes, quienes deben estar al tanto y observar con mayor cuidado y diligencia las señales de alerta que se presentan a continuación. El enfoque de las principales señales de alerta por Áreas, permitirá al colaborador un mejor aprendizaje y aplicación de las mismas.

8.3.1Señales de Alerta en el Front Operativo

Atención: Cajeros, Ejecutivos de Servicios, Supervisores Operativos, Jefes Zonales, Jefes Regionales

Clientes que al intentar efectuar una transacción, por un valor igual o superior al umbral del reporte, eluden entregar información o se niegan a suscribir la declaración de origen y/o destino lícito de los recursos.

Cliente que realiza de forma reiterada operaciones fraccionadas. Clientes que compran y venden elevadas sumas de divisas sin respaldo de una

actividad económica coherente con esa transacción. Clientes o terceras personas que depositan pequeñas cantidades de dinero en

efectivo realizadas con mucha frecuencia en varias cuentas de un mismo titular o de otros titulares, las que, si bien individualmente aparecen como poco importantes, sumadas resultan significativas.

Cliente que realiza constantemente operaciones y de manera inusual utiliza o pretende utilizar dinero en efectivo como único medio de pago en lugar de otros.

Cliente que suspende una transacción cuando se le solicita información respecto al origen de los fondos.

Clientes que, sin justificación debida, operan en agencias bancarias lejanas a su domicilio personal o comercial.

Clientes que realizan depósitos significativos en numerosos billetes de USD 50.00 y USD 100.00, sin justificación.

Clientes que ingresan a la institución acompañados de un tercero, se dirigen a cajas diferentes y realizan transacciones similares por debajo de los US$ 5.000.

Clientes que operan en efectivo, por montos inferiores al umbral de reporte, que son realizadas el mismo día, en una o varias sucursales o agencias, antes y después del horario normal de atención, para aparentar que han sido realizadas en dos días diferentes.

Clientes que reciben con frecuencia transferencias desde el exterior por montos elevados, sin justificación o por montos al límite del umbral de registro.

Clientes con cuentas generalmente inactivas o de poco movimiento que, en forma imprevista e injustificada, presentan movimientos por montos inusuales, en especial si provienen del exterior.

Clientes que realizan depósitos significativos de billetes de alta denominación en agencias o sucursales que por su ubicación, generalmente, no reciben este tipo de billetes.

Clientes con requerimientos frecuentes de efectivo por importes significativos, que no correspondan al perfil económico del cliente. O retiros de efectivo de la cuenta de una empresa que regularmente no realiza pagos en efectivo.

Cliente que presenta una inusual despreocupación respecto de los riesgos que asume y/o las comisiones y costos que implica la operación.

Clientes que realizan canje de elevadas sumas de dinero en billetes de baja denominación por billetes de alta denominación, sin justificación.

Clientes que realizan depósito de billetes sucios o mohosos. Clientes que usan excesivos cheques de gerencia para la operación del cliente. Clientes que envía o reciben fondos mediante transferencias internacionales desde

y/o hacia lugares de alto riesgo. Clientes que usan excesivamente los casilleros de seguridad. O que realizan

visitas constantes a los casilleros de seguridad, justo antes de realizar depósitos en efectivo, por una cuantía menos a la determinada para generar reporte.

8.3.2 Señales de Alerta en el Área de Negocio

Atención: Oficiales de Cuenta, Ejecutivos de Negocio, Gerentes de Agencia, Gerente Zonal, Gerente Regional

Clientes cuyo teléfono se encuentra desconectado o el número telefónico, al realizar la llamada de verificación, no concuerda con la información inicialmente suministrada.

Clientes que se nieguen a proveer información personal al abrir una cuenta. Clientes que pretenden reestructurar una operación, cuando la configuración

originaria implica ciertas formas de identificación y reporte. Clientes que, en forma anticipada cancelan total o parcialmente obligaciones por

montos elevados, mediante pagos inesperados y sin justificación adecuada respecto del origen de los fondos.

Clientes que solicitan que no se incluya en su expediente referencias laborales sobre empleos anteriores o actuales.

Clientes que han registrado para el envío de correspondencia y estados de cuenta una dirección fuera del país o utilizan casillas de correo para el efecto.

Clientes que realizan transacciones por montos elevados y no declara un empleo o actividad acorde que justifique los montos involucrados.

Clientes que invierten grandes cantidades sin importar la rentabilidad que obtengan.

Clientes cuya empresa tienen directivos cuyos perfiles no se ajustan a los cargos que desempeñan.

Clientes propietarios de compañías constituidas con capitales bajos y que rápidamente reciben inversiones extranjeras por altas sumas.

Clientes que presentan en los estados financieros ingresos no operacionales superiores a los ingresos operacionales.

Clientes que presentan los estados financieros donde se reflejan inversiones por montos superiores a créditos solicitados,

Clientes de banca corporativa con estados financieros que no han sido preparados por un contador.

Clientes que, de improviso, sin justificación y en un corto periodo de tiempo, aparecen como dueños de importantes negocios.

Clientes que utilizan compañías domiciliadas en los sitios denominados “paraísos fiscales”.

Clientes que realizan constantes incrementos de capital en efectivo o especies valoradas por parte de los propietarios o nuevos accionistas, realizados en las empresas cuyo giro de negocio no justifique tales incrementos.

Clientes que abren cuentas para varias empresas que tienen en común socios, gerentes, administradores o representantes legales.

Apertura consecutiva de varias cuentas a nombre de diferentes personas con similares características (edad, actividad económica, ubicación, parentescos), que aparentemente no se conocen entre sí.

Clientes que realizan operaciones por Internet, cajeros electrónicos o telefónicamente para evitar la identificación.

Clientes que abren injustificadamente varias cuentas, para realizar transferencias frecuentes de importes entre diversas cuentas o utilizarlas como “cuentas “puente”.

Clientes que utilizan sus cuentas únicamente y de forma frecuente, para pagos al exterior y sin que en ellas se observen pagos de cheques u otros débitos.

Clientes corporativos que realizan frecuentes transferencias a la cuenta personal de un cliente, sin información respecto de la naturaleza u origen de los fondos.

Cliente que utiliza una cuenta donde recibe numerosos depósitos en efectivo, mantiene saldos altos y no utiliza otros servicios tales como créditos, débitos automáticos, inversiones o nóminas.

Clientes que abren cuenta (s) de ahorros o corriente (s) condicionadas a la entrega de una o varias tarjetas de débito internacionales, si la actividad económica no justifica dicha petición.

Clientes que usan cuentas personales para transacciones de negocios. Clientes corporativos que realizan frecuentes depósitos y retiros de efectivo. Clientes que solicitan un préstamo sin que su situación financiera refleje la

necesidad del mismo, o con poco sentido económico, ofreciendo garantizar la operación con colaterales en efectivo, tales como pólizas o depósitos en moneda nacional o extranjera.

Clientes que cancelan por anticipado préstamos por montos elevados que presentaban dificultades de recuperación, sin explicación razonable respecto del origen de los fondos.

Clientes que realizan inversiones a largo plazo y las retira inmediatamente para trasladarlos a otra cuenta, con la consecuente pérdida económica.

8.3.3 Señales de Alerta en el Área de Comercio Exterior

Atención: Especialistas y Técnicos de Procesos Especiales

Existe una tendencia creciente en emplear las transacciones e instrumentos de Comercio Exterior para el lavado de activos, por la dificultada de controlar físicamente los flujos de mercancías y por el hecho de que las instituciones que financian el comercio exterior trabajan básicamente con los documentos (formularios, facturas comerciales, conocimientos de embarque, guías aéreas y otros). A continuación principales señales de alerta.

Clientes que reciben transferencias por la exportación de un bien o servicio que comúnmente no se exporta por personas o empresas locales.

Clientes que reciben transferencias por la exportación de un bien o servicio que por las características y precios del mercado no sería necesaria ni lógica su compra en otro país.

Clientes que reciben transferencias de un país diferente al cual se realizó la exportación de un bien o servicio, sin una justificación aparente.

Clientes que reciben transferencias por la exportación de un bien o servicio desde un país que es considerado con bajos controles frente al lavado de activos y/o financiamiento del terrorismo.

Clientes que reciben transferencias por la exportación de un bien o servicio en las que los documentos o contratos presentan constantemente errores, inconsistencias, incoherencias o no guardan relación con los bienes o servicios exportados.

Clientes que reciben transferencias por la exportación de un bien o servicio que son retiradas inmediatamente de las cuentas bancarias mediante múltiples cheques o transferencias locales o señales de fraccionamiento a favor de personas que no son proveedores, ni prestadores de servicios de la empresa exportadora.

Clientes que reciben transferencias por la exportación de un bien o servicio las cuales son retiradas de las cuentas bancarias mediante múltiples cheques o transferencias locales que no corresponden a compras de mercancías ni servicios ni gastos de la empresa exportadora.

Clientes que reciben transferencias por la exportación de un bien o servicio en las que los administradores de la empresa exportadora son muy jóvenes o carecen de conocimiento y experiencia en el sector y adicionalmente participan en la dirección de otras empresas similares.

Clientes que reciben transferencias por la exportación de bienes o servicios por parte de varias empresas que presentan objetos sociales, direcciones, teléfonos, socios, administradores y/o auditores comunes, que aparentemente no se conocen o no tienen vínculos entre sí.

Clientes que reciben transferencias por la exportación de bienes o servicios en las que participan personas o empresas cuyos nombres se asemejan a empresas reconocidas localmente o en el exterior, sin que exista un vínculo aparente entre ellas.

Clientes que reciben transferencias por la exportación de un bien cuyo monto total representa un mayor valor del precio de las mercancías realmente exportadas. Es decir, se trata de una exportación sobre valorada.

Clientes que reciben transferencias por la exportación de un bien cuyo monto total representa un menor valor de la cantidad de mercancías declaradas. Es decir, se trata de una exportación ficticia.

Clientes que reciben transferencias por la exportación de un bien la cual nunca se realizó ni la mercancía salió del país.

Clientes que reciben transferencias por la exportación de un bien cuyo monto normalmente es bajo según la declaración, pero se oculta en el embalaje de mercancías de un valor muy superior. Es decir, se trata de una manera de contrabando.

8.3.4 Señales de Alerta en el Área de Recursos Humanos

Atención: Responsables, Consultores, Técnicos, Asistentes, Soportes Administrativos

Los colaboradores quienes atienden principalmente en forma directa o indirectamente las operaciones de sus clientes y usuarios, están expuestos permanentemente al riesgo de lavado de activos y financiamiento de delitos. Estos colaboradores corren el riesgo de incidir en conductas de complicidad u omisión de control frente a las operaciones de clientes o usuarios. A continuación las señales de alerta:

Empleados con un estilo de de vida no acorde con el monto de su salario. Cambios en el comportamiento o estilo de vida. Empleados renuentes a tomar vacaciones. Empleados renuentes a aceptar cambios de su actividad o promociones que

impliquen no continuar ejecutando las mismas actividades. Empleados que frecuente e injustificadamente se ausentan del lugar de trabajo. Empleados que con frecuencia permanecen en la oficina más allá de la hora de

cierre o concurren a ella fuera del horario habitual, sin justificación. Empleados que muestran un inesperado incremento patrimonial, sin justificación.

9. MATRIZ DE RIESGO

La Unidad de Cumplimiento cuenta con una matriz para identificar los riesgos y minimizarlos mediante la aplicación de controles adecuados, para que los

productos y servicios que ofrece la Institución, no sean utilizados por sus clientes para el lavado de activos y financiamiento de delitos.

El objetivo principal de la matriz es generar una metodología que permita identificar, evaluar y gestionar los distintos factores de riesgo y sus componentes, que son los principales agentes generadores del riesgo de lavado de activos y financiamiento de delitos.

9.1 ¿QUÉ SON FACTORES DE RIESGO?

Son parámetros que permiten evaluar las circunstancias y características particulares de clientes, productos y servicios, canales, situación geográfica y de aquellos que por su importancia defina el Banco, para determinar la probabilidad de ocurrencia e impacto de una transacción inusual.

Los factores de riesgo se los ha segmentado según su naturaleza y de acuerdo a cómo afecta tanto al cliente, a los colaboradores del Banco, como a las operaciones que estos realizan en la Institución.

Es importante que el personal a cargo de aperturas de cuenta, creación de productos y servicios y actualización de datos durante la permanencia del cliente, capture en el sistema, la información demográfica, económica, actividad, de localización, número y monto de las transacciones de ingreso como de egreso.

10. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS

Dentro del sistema de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos se establece los siguientes elementos:

Políticas Procedimientos Documentación Estructura Organizacional Organismos de Control Infraestructura Tecnológica Divulgación de la información Capacitación

10.1 POLÍTICAS DE PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS

La Institución cuenta con políticas de prevención de lavado de activos, mismas que deben ser conocidas y observadas por los colaboradores de la Organización y están constituidas por:

Conozca a su Cliente Conozca a su Empleado Conozca su Mercado Conozca su Corresponsal Conozca a su Accionista

10.1.1 POLÍTICA CONOZCA A SU CLIENTE

La Institución en todo momento debe estar en capacidad de conocer la identidad, la actividad y el origen lícito de los fondos de sus clientes, para evitar que, por acción u omisión, sus productos o servicios sean utilizados para encubrir el origen de fondos que provienen de actividades ilícitas.

10.1.1.1 ¿QUÉ HACER PARA CONOCER AL CLIENTE?

Se deberá realizar varias diligencias entre ellas, recolectar y analizar información relevante sobre su identidad, actividad económica y zona geográfica en la que realiza los negocios. Esta información se obtiene del cliente, de fuentes públicas y privadas y sirve para que el personal que maneja relación comercial como Oficiales de Cuenta, Ejecutivos de Negocio, Gerentes y Responsables de los Segmentos, reconozcan los factores de riesgo relativo a cada uno de sus clientes.

Deben identificar plenamente al cliente, quién es, qué hace, a qué se dedica, quiénes son sus proveedores, sus clientes, cuáles son los volúmenes de ventas, volúmenes de compra, su principal actividad económica, el origen de sus ingresos, etc.

Cuando conozca que el cliente es una persona políticamente expuesta PEP, los Oficiales de Cuenta y Ejecutivos de Negocio, tienen la responsabilidad de asegurar que tanto el inicio como la continuación de la relación comercial con el cliente, cuente con la autorización de la alta gerencia. Adicionalmente sus transacciones deben ser monitoreadas permanentemente por el personal de Negocio y de la Unidad de Cumplimiento, lo que significa, determinar si el origen de los fondos y patrimonio guardan relación con las actividades y capacidad económica de éste, es decir, que la transaccionalidad de los PEP´s se ajuste a los perfiles transaccionales y de comportamiento previamente establecidos.

La persona calificada por la institución como Políticamente Expuesta, deberá ser considerada como tal hasta después de un (1) año de haber cesado en las funciones que desempeñaba.

Cuando la relación comercial sea para campañas políticas y considerando que estás exponen a la Institución a un mayor grado de riesgo de lavado de activos y financiamiento de delitos, el Ejecutivo de Negocio y el Oficial de Cuenta, deberá identificar a los responsables económicos del manejo de dichas campañas y realizar la debida diligencia.

En el caso de las personas jurídicas, conocer al cliente supone, además, llegar a tener el conocimiento de la identidad de las personas naturales propietarias de las acciones o participaciones, o la identidad de quien tiene el control final del cliente persona jurídica, especialmente, aplicando una debida diligencia ampliada a aquellos que directa o indirectamente posean el 25% o más del capital suscrito y pagado de la institución o empresa.

El colaborador al entablar la relación comercial, observará los pasos que se detallan a continuación:

10.1.1.2 IDENTIFICAR

El personal que tiene relación con el cliente, establecerá con el mayor grado de precisión posible, quién es el dueño de la cuenta y responsable por ella. Se asegurará que la persona que se acerca a la Entidad no es otra, es decir, no es suplantada ni está actuando con una identidad falsa.

Abrirán cuentas o productos con la presentación de documentación original válida, tomando en consideración los siguientes lineamientos:

Historial del cliente y el origen de sus ingresos, verificando la información proporcionada.

Conocer el origen de su patrimonio. Necesidades de servicios que requiere de la Institución. Principales proveedores y clientes. Accionistas y Propietarios para el caso de Personas Jurídicas. Principal actividad económica. Confirmar si tiene otras actividades económicas.

Si ha tenido o tiene problemas en otras Instituciones Financieras como: protestos, mal manejo de cuentas, créditos vencidos demandados, mala calificación en el Buró de Crédito, entre otros.

A dónde se destinan los fondos entregados por la Institución al cliente. Prestar atención a señales de alerta externas, como pueden ser: anuncios de

prensa, noticieros, denuncias, reclamos que de alguna manera relacionen a nuestro cliente.

10.1.1.3 CAPTURAR INFORMACIÓN

El Oficial de Cuenta y Ejecutivo de Negocio, ingresarán en el sistema toda la información mínima requerida, en el momento de creación de los clientes, misma que consta como campos obligatorios, de tal forma que ésta pueda ser utilizada en el momento que se solicite requiera.

10.1.1.4 VERIFICAR DATOS

El Oficial de Cuenta y Ejecutivo de Negocios, solicitarán a los clientes, en algunos casos, documentos para comprobar la veracidad, como: copias de facturas, contratos de compra/venta, formularios de exportación, declaraciones de impuestos, poderes otorgados para constituir la empresa, etc., o cualquier otro documento que evidencie y justifique suficientemente la actividad económica o el negocio del cliente.

Verificarán todos los datos e información proporcionada por la persona natural o jurídica con la que se iniciará la relación contractual. A continuación, se menciona las pautas que deben observar:

Tome en cuenta la residencia o el lugar de trabajo del cliente. Si su domicilio o su lugar de trabajo no está ubicado en el área donde está la oficina del Banco, indague la razón por la que está abriendo una cuenta en esa ubicación.

Efectúe seguimientos con llamadas a su residencia o lugar de trabajo. De existir teléfonos desconectados o ningún registro de empleo se requerirá una investigación más amplia e inmediata.

Para clientes referidos por colaboradores o clientes del Banco, se seguirá el mismo proceso de identificación.

10.1.1.5 ASIGNAR PERFILES

El personal que tiene relación con el cliente, debe capturar la información obligatoria requerida en los diferentes aplicativos de una manera precisa, por ejemplo (sin dejar campos en blanco, no ingresar información por default, etc.). De la veracidad de esta información depende la creación correcta del perfil de riesgo.

La actual normativa da a conocer cómo ha definido los perfiles transaccionales y de comportamiento para los clientes, mismos que deben ser observados por la Institución, de acuerdo a lo que se menciona a continuación:

Perfil transaccional mensual: se considerará como mínimo la información obtenida de la actividad económica, de los productos a utilizar, del propósito de la relación comercial, de la transaccionalidad histórica en la Institución si la hubiera y del análisis efectuado.

Perfil de comportamiento: deberá considerarse todas aquellas características propias y habituales del sujeto de análisis, asociadas con la información general, modo de utilización de los servicios y productos de la institución, entre otros.

10.1.1.6 REALIZAR DEBIDAS DILIGENCIAS REFORZADAS O AMPLIADAS O MEJORADAS

Las debidas diligencias reforzadas o ampliadas o mejoradas, deben ser efectuadas obligatoriamente por los Oficiales de Cuenta y Ejecutivos de Negociopara la identificación y aceptación de clientes, cuando se presenten los siguientes casos:

Al inicio de la relación comercial cuando sus clientes sean sociedades o empresas comerciales constituidas en el extranjero;

Cuando los clientes o beneficiarios provienen o residen en países o territorios calificados por el Grupo de Acción Financiera Internacional, GAFI, como no cooperantes o en países denominados paraísos fiscales, así como cuando existan estructuras complejas de cuentas, actividades y relaciones de estos clientes o beneficiarios,

Cuando exista duda de que el cliente actúa por cuenta propia o exista la certeza de que no actúa por cuenta propia.

Cuando las personas naturales utilicen a las personas jurídicas como empresas pantalla para realizar sus transacciones.

Si se efectúa transacciones con clientes que no han estado físicamente presentes al inicio de la relación comercial en su identificación;

Con clientes que operan en industrias y actividades de alto riesgo; Cuando se establezca y mantenga relaciones comerciales con personas

políticamente expuestas. Se aplicará también esta debida diligencia, si uno o más de los accionistas del cliente es una persona políticamente expuesta.

Con clientes cuyo patrimonio supere los cuatrocientos mil dólares de los Estados Unidos de América (US$ 400.000) o su equivalentes en otras monedas;

Con clientes no residentes. En las transacciones que de alguna forma se presuma que están

relacionadas con el terrorismo u organizaciones que ayudan o respaldan al terrorismo, o de manera general al crimen organizado.

En aquellas cuentas de clientes comerciales que son utilizadas por terceros como canal de pago para acreditar valores por la adquisición de bienes o servicios.

Cuando se realice transferencias o remesas de fondos que no estén acompañadas por su información completa sobre el ordenante y beneficiario, así como de todos los datos de la cadena de pago.

Las que correspondan a las señales de alerta definidas, entre las que constarán como mínimo las establecidas por el órgano de control; y,

En aquellos clientes que la institución los identifique con una categoría de riesgo mayor.

Las cuentas para el uso de campañas políticas exigen un proceso de debida diligencia por parte del Negocio, identificando a los responsables de la administración de los recursos. Deberán contar con un documento suscrito por el representante legal del Banco y por el responsable económico de la campaña, documento que deberá proporcionar la división de Marketing para este propósito.

Para el caso de los clientes nuevos, de riesgo extremo y de riesgo alto, la Unidad de Cumplimiento mensualmente, comunicará a los respectivos Oficiales de Cuenta y Ejecutivos de Negocio, los clientes que se encuentran con esta calificación, para lo cual, deberán realizar el siguiente procedimiento:

Verificar la información básica entregada por parte del cliente al momento del inicio de la relación comercial (Direcciones de domicilio y/o trabajo, Teléfonos, Actividad económica; Monto y Origen de ingresos).

Ingresar en el Formulario de Visita de clientes, que mantiene el área comercial, el resultado de la debida diligencia. Este formulario debe ser

enviado para la aprobación del Gerente de la Oficina o Responsable de Segmento, según el caso, la cual implica que se ha autorizado el inicio/continuación de la relación comercial.

Archivar en la carpeta del cliente el formulario de visita que contenga la aprobación y una copia del mismo debe enviarse a la Unidad de Cumplimiento (Atención Supervisor de Monitoreo), para respaldo de la gestión realizada.

Actualizar en el sistema, si como producto de la verificación efectuada fuera necesario.

Si no fuera posible efectuar la verificación porque el cliente es ilocalizable, o la información proporcionada inicialmente es inconsistente, incorrecta o falsa, se deberá informar del particular en el formulario de visita al nivel de aprobación mencionado anteriormente, para que el Gerente de la Oficina o el Responsable de Segmento tome la decisión comercial que corresponda.

10.1.1.7 DOCUMENTAR

El Oficial de Cuenta y Ejecutivo de Negocios, en algunos casos, debe solicitar documentos para comprobar la veracidad, como: copias de facturas, contratos de compra/venta, formularios de exportación, declaraciones de impuestos, poderes otorgados para constituir la empresa, etc., o cualquier otro documento que evidencie y justifique suficientemente la actividad económica o el negocio del cliente.

10.1.1.8 ANALIZAR CON ANTICIPACIÓN LOS SERVICIOS

Una de las herramientas más eficaces para la detección de operaciones inusuales es conocer anticipadamente las operaciones que el cliente va a realizar, según su actividad económica. Por tanto, es imprescindible que los Oficiales de Cuenta y Ejecutivos de Negocio, analicen detenidamente la información suministrada, para determinar las características y los montos dentro de los cuales, se van a enmarcar las operaciones del cliente.

10.1.1.9 CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN

Cumplir con la documentación que solicita la política “Conozca a su Cliente”, ya que tiene como propósito servir de sustento para el análisis de operaciones inusuales que todos los Colaboradores del Banco Pichincha C.A., están obligados a realizar. Por lo tanto, todos los documentos deben archivarse en la carpeta del cliente, por el lapso de 10 años desde la fecha de la última transacción o cancelación de la relación contractual, como lo establece la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos. La carpeta del cliente debe contener como mínimo:

Copia de identificaciones. Díptico o Solicitud de apertura de cuentas y/o productos. Contrato o Convenio de apertura de cuentas debidamente firmado. El Formulario G-323, aplicado a aquellos depósitos individuales que igualen o

superen los cinco mil dólares (US$ 5.000) en efectivo o su equivalente en otras monedas.

Escrituras de Constitución, Nombramientos de Representantes Legales actualizados, Balances del último ejercicio económico para Personas Jurídicas.

10.1.1.10 FORMULARIOS PARA LA PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS

FORMULLARIO G-323

El formulario de licitud de fondos (G-323), debe ser solicitado al cliente o tercera persona cuando realice depósitos individuales que igualen o superen los cinco mil dólares (US$ 5.000) en efectivo o su equivalente en otras monedas. En este caso,

se requerirá la presentación de la cédula de ciudadanía o de identidad del depositante para validar con la firma del formulario.

El Negocio podrá excepcionar la suscripción del formulario G-323, solamente a clientes de los segmentos Corporativo y Empresarial, con negocios formalizados; realizando el análisis debido; siempre y cuando la antigüedad de la cuenta sea mayor a un (1) año.

El Oficial de la Cuenta y Ejecutivo de Negocios, deberá mantener la carpeta del cliente, con la información y documentación completa y actualizada.

El Oficial de la Cuenta y Ejecutivo de Negocios debe asegurarse que la información básica se encuentra ingresada en los sistemas automáticos.

Para formalizar la excepción del formulario G-323 el Oficial de la Cuenta y el Ejecutivo de Negocios, deberá llenar el formulario G-325, cuyo formato consta como Anexo #3 en la Política Conozca a su Cliente. El formulario excepciona la justificación de transacciones durante un (1) año, después de lo cual se debe hacer un nuevo análisis para mantener o no la excepción.

Lo mencionado anteriormente, obliga a los Oficiales de Cuenta y Ejecutivos de Negocio a llevar el control del vencimiento de las excepciones aprobadas, de tal manera, de coordinar oportunamente con la Unidad de Cumplimiento, el proceso de actualización.

FORMULARIO G-324

Los funcionarios que administran la relación comercial con clientes, tienen la obligación de utilizar el formulario G-324 para actualizar la información básica del cliente, ingresando los datos en el sistema.

10.1.2 DEBIDA DILIGENCIA

Las recomendaciones internacionales y del Organismo de Control interno, establecen que las instituciones del sistema financiero actúen con debida diligencia, entendiéndose este término como la aplicación de políticas, procesos y procedimientos de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos a sus accionistas, clientes, empleados, corresponsales y mercado para evitar que se las utilice como un medio para el cometimiento de lavado de activos o financiamiento de delitos.Especialmente, los colaboradores que manejan la relación comercial con el cliente están obligados a aplicar las políticas de debida diligencia cuando:

Se inicie la relación comercial o contractual. Existan cambios en la información del cliente en relación con la existente

en la base de datos. Si tuviere dudas acerca de la veracidad de la información proporcionada

por el cliente, o exista incongruencia con los datos que sobre él se haya obtenido con anterioridad.

Bajo ninguna circunstancia deberá crear o mantener cuentas anónimas, cifradas con nombres ficticios o usará cualquier otra modalidad que encubra la identidad del titular.Evitarán establecer relaciones comerciales con sociedades o empresas comerciales constituidas al amparo de legislaciones extranjeras que permitan o favorezcan el anonimato de los accionistas o administradores, incluyendo en esta categoría a sociedades anónimas cuyas acciones sean emitidas al portador; o, que dichas legislaciones impidan la entrega de información.

Para realizar el proceso de debida diligencia, los Ejecutivos de Negocio y Oficiales de Cuenta, deben cumplir con las siguientes prácticas, consideradas más importantes.

  10.1.2.1 VERIFICACIÓN EN LISTAS DE OBSERVADOS

Las Listas de Observados incluyen nombres de personas naturales y jurídicas, nacionales y extranjeras, a las que por su condición, el Banco Pichincha C.A., con base en las políticas institucionales, no establecerá relación comercial. Estas son:

Listas Nacionales.- Lista de Sindicados emitida por el Consep y Lista interna y

Listas Internacionales.- Se encuentran varias listas, entre ellas las de OFAC, FBI, INTERPOL, etc.

La verificación se debe realizar:

Con el potencial cliente.- Previo a establecer una relación comercial, se debe verificar nombres y números de identificación en el aplicativo de Listas de Observados. Cuando existen coincidencias, el proceso bloquea y se procede de acuerdo al protocolo de comunicación publicado en el aplicativo de Listas de Observados.

Con el cliente, empleado, proveedor, corresponsal, director, accionista.- Mientras la relación de negocios se mantenga, con el apoyo de los sistemas automatizados se validará los nombres e identificaciones. De existir coincidencias, el responsable de la relación comercial, detecta, verifica, analiza y de ser el caso reporta a la Unidad de Cumplimiento para su análisis y definición.

10.1.2.2 VERIFICACIÓN TRANSACCIONAL

Para la verificación transaccional los colaboradores del Front Operativo: Cajeros, Supervisores y Jefes Zonales deben obligadamente:

Estar alerta a las transacciones efectuadas frecuentemente por terceros a una cuenta, en unos casos, en valores fraccionados, sin que exista justificativo para ello, más aún si éstas son por valores significativos.

Suscribir los formularios vigentes para justificación de licitud de los fondos. Si es necesario, se deben solicitar documentos adicionales que soporten la transacción como: facturas, contratos de compra/venta, documentos de importación y/o exportación, de embarque, declaraciones aduaneras e impositivas, etc.

Los Ejecutivos de Negocio y Oficiales de Cuenta deben:

Identificar las operaciones de los clientes que presenten comportamientos inusuales, que no sean consistentes con su actividad comercial y transaccionalidad.

Mantener actualizada la información básica de clientes calificados con riesgo extremo y alto.

Reportar a la Unidad de Cumplimiento, si los clientes realizan:

Depósitos fraccionados, con valores que están bajo el umbral para evitar llenar el formulario G-323 de licitud de fondos.Depósitos y retiros simultáneos de sus cuentas o terceros.Transferencias recibidas y enviadas dentro o fuera del país sin justificación.Modalidades y/o formas de retiros de fondos en plazas distintas al lugar de apertura de la cuenta si su giro de negocio no justifica su

realización mediante retiros en efectivo, cheques de gerencia o cajeros automáticos fuera del país. Si el cliente o tercero que realiza el depósito en efectivo, se niega a llenar el formulario de declaratoria de licitud de fondos.

Cancelar la relación con aquellos clientes que no justifiquen adecuadamente las transacciones inusuales reportadas.

El colaborador puede determinar en la operatividad del cliente este tipo de transacciones que no guardan relación con las actividades económicas que normalmente realiza un cliente.

10.1.3 POLÍTICA CONOZCA A SU EMPLEADO

El principio de conocer a los empleados es una obligación para la Institución, el incumplimiento genera riesgos legales, operacionales y de imagen.

10.1.3.1 ¿Qué hacer para aplicar la política?

La Institución a través del Responsable de la División de Recursos Humanos, es el encargado de aplicar la política Conozca a su Empleado, quien reportará los resultados al Oficial de Cumplimiento.

10.1.3.2 Cumplimiento de la Normativa

Los accionistas y los miembros del directorio u organismo que haga sus veces, así como los funcionarios y empleados de la Institución deben observar lo previsto en la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, su reglamento general, leyes conexas, así como también los convenios y acuerdos internacionales suscritos y ratificados por el Estado ecuatoriano.

10.1.3.3 Mantener la reserva

Los accionistas, directivos, colaboradores, deben guardar absoluta reserva, en caso de conocer quiénes han realizado o intentan realizar transacciones económicas inusuales e injustificadas, que se ha informado a las autoridades competentes sobre dichas transacciones.

10.1.3.4 Actualizar datos por el colaborador

Los miembros del directorio u organismo que haga sus veces, ejecutivos, funcionarios y empleados, deberán actualizar su información y notificar a la División de Recursos Humanos, cuando exista variación en su información, explicando la razón de las variantes.

La División de Recursos Humanos es la responsable de mantener actualizada la información de los miembros del directorio u organismo que haga sus veces, ejecutivos, funcionarios y empleados y de solicitar justificativos en caso de detectarse variantes.

10.1.3.5 Reportar transacciones

Los Colaboradores que requieran recibir en sus cuentas transacciones que no correspondan al rol de pagos, y cuyo valor sea igual o superior a US$ 10.000, en forma previa a su proceso, deben informar por escrito al Técnico de Servicios al Personal responsable de monitoreo, con copia a su línea de supervisión, adjuntando los justificativos del origen de los fondos.

Los Colaboradores que durante un mes calendario, realicen en sus cuentas transacciones que no correspondan al rol de pagos, y su valor individual o acumulado sea igual o superior a US$ 1.000, deberán informar por escrito al Técnico de Servicios al Personal responsable de monitoreo, con copia a su línea de supervisión, adjuntando los justificativos del origen de los fondos.

10.1.3.6 Señales de Alerta

Los niveles de Supervisión, deben prestar especial atención a la conducta y posibles cambios en las costumbres y nivel de vida de los Colaboradores a su cargo; la cual, debe estar en concordancia con su nivel de remuneración. Igual atención, se tendrá con el nivel de endeudamiento, crecimiento patrimonial sin justificación, el uso o no de vacaciones, incumplimiento de horarios de trabajo, y la recepción de cualquier tipo de regalos u obsequios por parte de los clientes.

10.1.4 POLÍTICA CONOZCA A SU CORRESPONSAL

Promueve el conocimiento apropiado de todas las Instituciones Financieras Corresponsales del Banco Pichincha C.A., nacionales y extranjeras, a través de lo cual, se podrá establecer si su administración y estructura cuenta con un nivel de transparencia y control enfocado a prevenir la infiltración de recursos de origen ilícito.

Se relaciona con identificar que existen los sistemas de control de la Institución Financiera Corresponsal para administrar los riesgos asociados y la capacidad de la Gerencia para implantar sistemas efectivos de monitoreo y reporte.

10.1.4.1 ¿Quiénes son corresponsales?

Son todas las Instituciones Financieras locales o domiciliados en el exterior, que soliciten o ya tienen una relación contractual con Banco Pichincha C.A., a través de la cual mantienen cuentas en nuestra Institución, que les permite hacer uso de los productos y servicios financieros que el Banco ofrece.

El inicio de nuevas relaciones de corresponsalía y renovaciones, aprueba la alta gerencia.

La administración de las cuentas y relaciones comerciales que el Banco Pichincha C.A, tiene en bancos del exterior, será manejado independientemente, de acuerdo a las Políticas de Relaciones con Bancos del Exterior.

10.1.4.2. Documentación requerida por bancos y corresponsales locales y del exterior

La documentación debe estar actualizada, registrada en el sistema y mantenida en carpeta por cada Institución Corresponsal, por quien administra la relación comercial.

El Banco Pichincha C.A. deberá estar en capacidad de determinar si las cuentas corresponsales locales son exclusivamente para transacciones interbancarias, o en las mismas se va a efectuar depósitos, y/o transacciones de terceros (clientes del Banco que solicita el servicio). Si el Banco Corresponsal permite a terceros clientes realizar negocios a través de la cuenta corresponsal, el Convenio de Corresponsalía deberá establecer y asegurar que el Banco Corresponsal realizará los procesos de debida diligencia y monitoreo.

La Unidad de Cumplimiento realizará un monitoreo específico de las transacciones de la Banca Corresponsal y una Debida Diligencia de aquellas operaciones que ameritan un mayor conocimiento y justificación.

10.1.4.3Relación con bancos y entidades corresponsales del exterior

La aplicación de las relaciones con bancos del exterior, está a cargo de las diferentes áreas del banco como: Tesorería, Unidad de Negocios Internacionales y Comercio Exterior, cada una dentro de su ámbito de acción y en coordinación con el Área de Crédito, Departamento de Swift, Unidad de Riesgos y Unidad de Cumplimiento del Banco.

10.1.4.4Debidas Diligencias para justificar transacciones de clientes de la Institución con intermediación de bancos del exterior

La Unidad de Cumplimiento es la encargada de obtener la justificación de las transacciones a través de la verificación del origen del pedido, recopilación de información, soportes de justificación de las transacciones del cliente; mismos que son validados y el resultado de esta revisión es enviada al banco solicitante.

10.1.5 POLÍTICA CONOZCA A SU MERCADO

El conocimiento del mercado es una actividad continua, esta se inicia con la vinculación de cada cliente a través de los productos y servicios que ofrece la Institución.

10.1.5.1 ¿Qué es el mercado objetivo?

El mercado objetivo de cada producto está conformado por diferentes grupos de clientes, los mismos que efectúan transacciones que a su vez representan movimientos de recursos financieros de determinada cuantía y frecuencia. Esta cuantía, frecuencia y tipos de productos financieros que utilizan se modifican en el tiempo conforme su capacidad económica actual y de crecimiento futuro.

Para Banco Pichincha C.A., es esencial conocer y entender su mercado objetivo, pues es la forma de direccionar sus productos a los clientes. La utilización de información demográfica, económica y sectorial, puede permitir definir el portafolio de clientes y a la vez tener un conocimiento de sus comportamientos, estilos de vida y necesidades.

Esta información puede ser usada en un gran número de actividades claves para la Institución, como: usar estos perfiles a la hora de establecer las zonas de su fuerza de ventas; descubrir quiénes son sus clientes más valiosos e identificar sus clientes potenciales y para prevención de fraudes y lavado de activos y financiamiento de delitos.

10.1.5.2 Sectores económicos de mayor riesgo

Hay sectores económicos que por sus características particulares representan un mayor riesgo para la Institución en el cometimiento de delitos de lavado de activos y financiamiento de delitos. Por ejemplo: sectores que frecuentemente están relacionados con el transporte o almacenamiento de estupefacientes; actividades relacionadas con el procesamiento de productos donde intervienen sustancias químicas; negocios manejados a título personal por una persona natural; actividades con alta transaccionalidad de dinero en efectivo y actividades que están obligadas a reportar sus transacciones a la Unidad de Análisis Financiero (UAF).

10.1.5.3 Segmentación de Clientes

La División de Marketing es la encargada de implantar mecanismos para clasificar a los clientes con base a criterios establecidos, con variables como tipo de clientes, volumen de ventas anuales, y el monto de ingresos mensuales, entre otros en cada segmento identificado institucionalmente.

10.1.5.4 Segmentos del Mercado

El área de Marketing es el área encargada de realizar la Segmentación del mercado, de tal manera que proporcione las características de los clientes por segmento, permitiendo así a las áreas comerciales y de apoyo identificar señales de alerta para aquellas transacciones que, al compararlas con las características habituales del mercado, puedan detectarse como inusuales.

10.1.6 POLÍTICA CONOZCA A SU ACCIONISTA

El objetivo de esta política es que la Institución, mantenga información completa de sus accionistas, a fin de aplicar las mejores prácticas y procedimientos bancarios, tendientes a prevenir el lavado de activos y financiamiento de delitos. El Departamento de Accionistas, es el encargado de identificar adecuadamente a todos los accionistas del Banco, manteniendo información completa (nombres y apellidos, identificación, direcciones de domicilio y trabajo, actividad económica, origen de fondos, declaración patrimonial), actualizada en el sistema de accionistas. Adicionalmente, aplicará procedimientos de selección adecuados de vinculación de accionistas a la Institución, bajo estrictas normas de calificación de su identidad, honorabilidad e idoneidad.

11 DOCUMENTACIÓN

La Institución deberá requerir y registrar mediante medios fehacientes, fidedignos y confiables, la identidad, ocupación, actividad económica, estado civil y domicilios, habitacional u ocupacional, de sus clientes permanentes u ocasionales. En el caso de personas jurídicas, el registro deberá incluir la certificación de existencia legal, capacidad para operar, nómina de socios o accionistas, montos de las acciones o participaciones, objeto social, representación legal, domicilio y otros documentos que permitan establecer su actividad económica. La información deberá ser recogida en expedientes o deberá registrarse en medios magnéticos de fácil acceso y disponibilidad; y, se deberá mantener y actualizar durante la vigencia de la relación contractual. Los sujetos obligados del sistema financiero y seguros deberán mantener los registros durante los diez años posteriores a la fecha de finalización de la última transacción o relación contractual. Art. 3, literal a) de la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos.

Los archivos de la información que se refieren al Reporte de Operaciones y Transacciones Económicas que igualen o superen diez mil dólares (US$ 10.000) para las Instituciones del Sistema Financiero Nacional, Reporte de Operaciones o Transacciones Económicas Inusuales e Injustificadas, Reporte Propias Operaciones Nacionales e Internacionales cuya cuantía sea igual o superior a diez mil dólares de de los Estados Unidos de América o su equivalente en otras monedas) así como los respectivos respaldos documentados y la identificación del (los) responsable (s) de efectuar el análisis de los soportes utilizados, deberán ser mantenidos por las instituciones del sistema financiero por seis (6) años, contados desde el término del ejercicio fiscal durante el cual se realizó el reporte, en concordancia con la Ley de General de Instituciones del Sistema Financiero y las disposiciones constantes en la Codificación de Resoluciones de la Superintendencia de Bancos y Seguros y de la Junta Bancaria.Las Institución debe registrar y reportar a la Unidad de Análisis Financiero (UAF) y mantener sus archivos físicos o digitalizados, la información de las operaciones y transacciones individuales cuya cuantía sea igual o superior a diez mil dólares o su equivalente en otras monedas, (US$ 10.000) así como las operaciones y transacciones múltiples que, en conjunto, sean iguales o superiores a dicho valor, cuando sean realizadas en beneficio de una misma persona y dentro de un período de treinta (30) días.La obligación de registro incluirá las transferencias electrónicas, con sus respectivos mensajes, en toda la cadena de pago. Las operaciones y transacciones individuales

y múltiples, y las transferencias electrónicas, señaladas, se reportarán a la Unidad de Análisis Financiero (UAF) dentro de los quince (15 días) posteriores al cierre del ejercicio mensual.

También reportará las operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas y sus propias operaciones nacionales e internacionales cuya cuantía sea igual o superior a diez mil dólares, utilizando la estructura que la UAF deberá definir.

12 ORGANISMOS DE CONTROL

Son organismos de control externo la Superintendencia de Bancos y Seguros, la UAF y la Auditoría Externa, quienes ejercerán supervisión y verificarán el cumplimiento de las disposiciones de la Ley y de los Manuales Internos.

Son organismos de control interno del programa de Prevención de Lavado de Activos, el Directorio, el Comité de Cumplimiento y Auditoría Interna quien verificará la suficiencia de los controles.

13 INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA

Banco Pichincha C.A. cuenta con un software especializado, para realizar el monitoreo de transacciones generadas en las cuentas de los clientes y que permite la detección oportuna de transacciones inusuales e injustificadas. Opera también con un software para la Administración de Listas de Observados nacionales e internacionales que permite controlar en línea nombres e identificaciones, previa a la vinculación de un potencial cliente a la Institución y durante la vigencia de la relación comercial.

14 CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN DE PERSONAL

El área de Capacitación de la División de Recursos Humanos en coordinación con la Unidad de Cumplimiento, es la encargada de capacitar en forma permanente a los colaboradores del Banco. Imparte capacitación durante el proceso de inducción a los nuevos colaboradores y a terceros relacionados con el negocio y en forma continua al resto del personal Su objetivo es que los colaboradores en el desempeño de sus funciones, minimicen el riesgo institucional de ingreso de dinero de origen ilícito.

La Unidad de Cumplimiento desarrolla anualmente el programa para capacitación tanto presencial como virtual para los Colaboradores de Banco Pichincha C.A y Filiales, aprobado por el Comité de Cumplimiento y ejecutado por el Área de Capacitación.

El personal del Banco tiene la obligación de rendir, en forma anual, una prueba de suficiencia sobre el conocimiento en materia de prevención de Lavado de Activos y financiamiento de Delitos.

15 DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN

A través de los canales de comunicación que tiene el Banco Pichincha C.A., son publicados y difundidos a la Organización, el Manual y Políticas de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos y Código de Ética.

15.1 REPORTES A LA SUPERINTENDENCIA DE BANCOS Y SEGUROS (SBS)

Mensualmente se envía a la Superintendencia de Bancos y Seguros la información sobre los reportes remitidos a la Unidad de Análisis Financiero UAF, de acuerdo al siguiente detalle:Número de reportes y valor consolidado sobre transacciones realizadas por cantidades superiores a los umbrales.Número de reportes por transacciones inusuales e injustificadas, ejecutadas e intentadas.Localización geográfica, por ciudades, de las oficinas, agencias, sucursales o matriz de entidades financieras en las que se verificaron las transacciones reportadas.Y cualquier otra que la Superintendencia de Bancos y Seguros requiera con este mismo fin.

15.2 REPORTES PARA LA UNIDAD DE ANÁLISIS FINANCIERO (UAF)

Mensualmente se envía a la Unidad de Análisis Financiero (UAF) los reportes que se mencionan a continuación:

Reporte de operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas, o de tentativas de operaciones y transacciones económicas inusuales e injustificadas. Adicionalmente, se debe adjuntar todos los sustentos del caso. El reporte de tentativas se deberá realizar solo cuando se tuviere constancia material del intento del hecho.Reporte de operaciones y transacciones individuales cuya cuantía sea igual o superior a diez mil dólares de los Estados Unidos de América o su equivalente en otras monedas; así como las operaciones y transacciones múltiples que, en conjunto, sean iguales o superiores a dicho valor, cuando sean realizadas en beneficio de una misma persona y dentro de un período de treinta (30) días.Reporte de no existencia de operaciones y transacciones económicas que igualen o superen el umbral legal.Reporte de operaciones y transacciones individuales propias, nacionales e internacionales, cuya cuantía sea igual o superior a diez mil dólares de los Estados Unidos de América o su equivalente en otras monedas; así como las operaciones y transacciones múltiples que, en conjunto, sean iguales o superiores a dicho valor, cuando sean realizadas en beneficio de una misma persona y dentro de un período de treinta (30) días.

15.3 REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN POR LA AUTORIDAD COMPETENTE

La Unidad de Cumplimiento atiende los requerimientos de los Organismos de Control y Autoridades Locales, enviando la información requerida con integridad, exactitud y cumpliendo con los plazos establecidos por dichos organismos.

15.4 TRANSACCIONES A REPORTARSE

Las transacciones que se reportan a la Unidad de Análisis Financiero (UAF) son: compra y venta de divisas, depósito en cuenta (corriente, ahorros), transferencias enviadas y recibidas, inversiones o captaciones dentro del país, pago de tarjetas de crédito, cancelación de préstamos e inversiones, abono a préstamos, compra y venta de travel checks, transferencias cuenta a cuenta enviadas y recibidas, precancelación de préstamos, emisiones de cheques del exterior y de gerencia, giros enviados y recibidos.

15.5 USO DEL FORMULARIO PARA REPORTAR TRANSACCIONES INUSUALES

Cuando el colaborador detecte movimientos inusuales o que no se ajustan al perfil transaccional y de comportamiento del cliente, debe usar el Reporte de Transacciones Económicas Inusuales e Injustificadas, (ver el formulario en la Política Conozca a su Cliente). Adicionalmente, debe elaborar un Informe, que contenga:

antecedentes; motivo de la alerta; y, conclusiones y recomendaciones; adjuntando varios documentos que se encuentran detallados en la Política mencionada.

16 SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO

15.6 HACIA LA INSTITUCIÓN

En caso de que el Banco incumpla las obligaciones determinadas en el Art. 3 de la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, será sancionada por la Superintendencia de Bancos y Seguros con multa de cinco mil a veinte mil dólares de los Estados Unidos de América. La sanción no exime del cumplimiento de la obligación.

La reincidencia dará lugar a la suspensión temporal del permiso para operar; y, de verificarse nuevamente la comisión de la misma falta dentro de los doce meses subsiguientes a la anterior, será sancionada con la cancelación del certificado de autorización de funcionamiento.

15.7 AL INTERIOR DE LA INSTITUCIÓN

En cuanto a la comprobación del incumplimiento de las políticas y procedimientos de prevención emitidos y los especificados para cada producto, por parte de los Directivos y Colaboradores, será sancionado por el Comité de Cumplimiento de conformidad con el Reglamento Interno de Trabajo; además de las sanciones que los Organismos de Control independientemente puedan ejercer sobre un Directivo o Colaborador.

16 CASOS

Se presenta a continuación, con fines de estudio, casos de clientes cuyo comportamiento transaccional no fue justificado y sus transacciones fueron reportadas como inusuales al Organismo de Control.

Las tipologías y señales de alerta determinadas en estos casos, nos proporcionan guías para identificar los riesgos que se presentan en las operaciones de los clientes y prevenir el lavado de activos y financiamiento de delitos.

CASO 1. EMPRESAS MINERAS

Empresas con accionistas en común, reciben giros enviados desde Panamá por empresa minera socia de las anteriores, por montos elevados sin justificación documentaria y realiza pagos importantes al Servicio de Rentas Internas por mantenimiento de concesiones mineras.

SEÑALES DE ALERTA IDENTIFICADAS EN EMPRESAS MINERAS

Clientes que realizan continuos cambios  de administradores y Representantes Legales.

Apertura de cuentas para varias empresas que tienen en común socios, gerentes, administradores y representantes legales.

Compañías constituidas con capitales bajos y que reciben inversiones extranjeras por altas sumas.

Clientes que reciben todos sus ingresos de empresas del exterior, sin documentos que justifiquen los giros recibidos.

Los accionistas del cliente son ciudadanos extranjeros de tránsito por Quito, quienes otorgan un poder a un tercero para realizar los trámites de constitución de la compañía.

Clientes reciben importantes sumas de dinero provenientes de empresas en el exterior, sin embargo, sus estados financieros reportan pérdidas.

Clientes con contratos de operación minera, sin razón de inscripción en los organismos correspondientes.

CASO 2. EMPRESAS QUE EXPORTAN BIENES Y SERVICIOS A VENEZUELA

Se busca reintegrar divisas ilícitas a través de transferencias enviadas y recibidas de montos elevados, justificando con exportaciones de bienes sobrevalorados, tales como: redes de Pesca, insumos médicos, agrícolas, fertilizantes, textiles, servicios de mercadeo, implantes dentales.

SEÑALES DE ALERTA IDENTIFICADAS EN EMPRESAS QUE EXPORTAN SERVICIOS Y BIENES A VENEZUELA

Precios de comercialización en el exterior son superiores a los del mercado local.

Los pagos o giros provienen de países diferentes a aquel al cual se exportan los productos (zona libre de Panamá y Hong Kong).

Los documentos entregados como respaldo transaccional no guardan coherencia, las facturas se hacen sobre un producto y la orden de envío del contenedor sobre otro totalmente diferente.

Las empresas indican trabajar bajo el convenio ALADI, sin embargo, las transferencias no se reciben a través del Banco Central de Venezuela, sino de otras instituciones financieras. Así mismo, el flujo importante de transferencias al exterior son enviadas a Panamá.

Evidente rotación de dinero entre cuentas de las mismas empresas activas en otros bancos locales.

El movimiento transaccional no evidencia pagos a los proveedores de los productos exportados, a pesar que las facturas corresponden a empresas domiciliadas en el país.

Cuentas cuyos representantes legales y accionistas son extranjeros en su mayoría ciudadanos de origen libanés pero nacionalizado venezolanos que según escritura de constitución están “de tránsito por Ecuador” y que están domiciliados en Venezuela.

Los productos que se exportan no son de producción nacional mucho menos en las cantidades que se mencionan en los “documentos”.

CASO 3. EMPRESAS CAPTADORAS DE DINERO

Empresa dedicada a la Planificación, Administración, Asesoría técnica y económica recibe valores de varias personas naturales y jurídicas. En períodos de 30, 60 y 90 días, la misma empresa, emite cheques a favor de estar personas por el valor original más un rendimiento.

SEÑALES DE ALERTA IDENTIFICADAS EN EMPRESAS CAPTADORAS DE DINERO

Se firma con las personas naturales un contrato de préstamo en el cual se especifica que dicho préstamo no generará intereses, sin embargo el monto plasmado en el contrato es mayor al efectivamente entregado a la cuenta de la compañía, por lo que se puede evidenciar el reconocimiento de un rendimiento.

Empresa no entrega copias de los contratos firmados con personas naturales.

Las personas naturales que entregan dinero a la compañía evitan suministrar información relacionada con las transacciones realizadas con la compañía.

Frecuentes depósitos o transferencias a la cuenta de la compañía, realizadas por personas sin vínculo ni relación comercial aparente.

En la justificación entregada por la compañía se indica que las inversiones realizadas por personas naturales son realizadas a través de una casa de valores. Por falta de documentación no se ha evidenciado la intermediación o intervención de Casas de Valores.

Transferencias de importantes valores a la cuenta de otra compañía sin justificativos.

En los contratos presentados como respaldo de algunas transacciones, no se puede evidenciar una legalización de dichos contratos sea en el Registro Mercantil o Notaria.

No existen justificativos claros para el intercambio de valores entre las empresas del grupo económico.

Envío de giro al exterior a persona que no mantiene relación con la actividad de la empresa.

Compañía solicita financiamiento a personas naturales, otorgando una garantía real, sin que exista relación comercial justificada entre ellos.

CASO 4. CLIENTES REALIZAN DEPÓSITOS EN EFECTIVO FRACCIONADOS EN BILLETES DE ALTA DENOMINACIÓN (US$100) Y RETIRAN MISMA CUANTÍA POR BAJA DENOMINACIÓN

En un mismo período, varias personas de acento colombiano, realizan depósitos en varias cuentas, valores cerrados entre US$ 2.000 y US$ 10.000 en billetes de US$ 100 e inmediatamente los retiran en billetes de baja denominación. Así mismo, cliente de nacionalidad colombiana, dedicado a la compra y venta de joyas, deposita un total de US$ 49.000, en seis (6) cuentas distintas, valores fraccionados entre US$ 3.000 y US$ 9.000 únicamente en billetes de US$ 100.

SEÑALES DE ALERTA IDENTIFICADAS EN DEPÓSITOS FRACCCIONADOS CON BILLETES DE (US$ 100) Y RETIRAN MISMA CUANTÍA POR BAJA DENOMINACIÓN

El origen, licitud y destino de fondos no fueron justificados por varios clientes.

Varios clientes relacionados con el negocio de compra venta de oro, cuya actividad económica, es investigada por autoridades nacionales e internacionales, por lavado de activos.

Clientes dedicados al negocio de compra y venta de oro, relacionados entre sí y prestan dinero.

Depósitos fraccionados en billetes de US$ 100 sin justificación. Uso de cuentas personales para transacciones de negocios. Depósitos en efectivo realizados en agencias ajenas al lugar de residencia y

retirados inmediatamente los valores depositados. Movimiento transaccional en las cuentas de varios clientes que no están

acorde con la actividad económica. Depósitos significativos de billetes de alta denominación en agencias o

sucursales que por su ubicación, generalmente no reciben ese tipo de billetes.

Depósitos en billetes de alta denominación para inmediatamente realizar retiros en billetes de baja denominación.

Depósitos fraccionados para evadir el control en prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos.

Negocios de fachada.

CASO 5. EMPRESA IMPORTADORA Y EXPORTADORA DE EQUIPOS DE OFICINA

Empresa que registra pocos movimientos y de repente recibe giros del exterior desde paraísos fiscales por un monto superior a los US$ 200.000.

SEÑALES DE ALERTA IDENTIFICADAS EN EMPRESA IMPORTADORA Y EXPORTADORA DE EQUIPOS DE OFICINA

Cliente fue renuente a suministrar documentación que justifique el origen de fondos.

Cuenta de poco movimiento que, en forma imprevista recibió dos (2) giros del exterior, cuyo tipo de operaciones no está dentro de su actividad comercial.

Los giros del exterior llegaron de un banco ubicado en un paraíso fiscal, sin detallar el nombre del ordenante.

Se cobraron en ventanilla múltiples cheques inferiores a US$ 10.000