library.binus.ac.idlibrary.binus.ac.id/ecolls/ethesisdoc/bab2doc/2013-1... · web viewmatriks...
TRANSCRIPT
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Sistem
Menurut O’ Brien (2010: 26), sistem adalah sekelompok komponen yang
saling berhubungan, dengan batasan yang jelas, bekerja bersama untuk
mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output
dalam proses transformasi yang teratur.
Menurut Satzinger (2009: 6), sistem adalah kumpulan dari komponen
yang saling berhubungan yang memiliki fungsi sama untuk mencapai suatu
tujuan tertentu.
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekelompok
komponen yang saling berhubungan dan bekerja secara teratur dan dinamis
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama.
2.1.1. Komponen Sistem
Menurut O’ Brien (2010: 26), sistem memiliki 3 (tiga) komponen
atau fungsi dasar yang berinteraksi:
a. Input melibatkan penangkapan dan perakitan berbagai
elemen yang memasuki sistem untuk diproses.
b. Pemrosesan melibatkan proses transformasi yang
mengubah input menjadi output.
c. Output melibatkan perpindahan elemen yang telah
diproduksi oleh proses transformasi ke tujuan akhirnya.
Selain 3 (tiga) komponen atau fungsi dasar yang berinteraksi
tersebut, sistem juga memiliki 2 (dua) komponen tambahan:
a. Umpan balik adalah data mengenai kinerja sistem.
9
10
b. Pengendalian melibatkan pengawasan dan pengevaluasian
umpan balik untuk menetapkan apakah sistem bergerak
menuju pencapaian tujuan atau tidak.
2.2. Pengertian Informasi
Menurut O’ Brien (2010: 34), informasi adalah data yang telah diubah
menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para pemakai akhir tertentu.
Menurut Gelinas dan Dull (2010: 17), information is data presented in a
form that is useful in a decision-making activity. Diterjemahkan menjadi
informasi adalah data yang disajikan dalam bentuk yang bermanfaat dalam
aktivitas pengambilan keputusan.
Menurut Zikmund et. all (2009: 19), informasi adalah data terstruktur
yang digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan atau mendefinisikan
hubungan antara 2 (dua) fakta.
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang
telah diubah melalui serangkaian proses sehingga memiliki suatu arti tertentu
yang memiliki manfaat penting bagi para pengambil keputusan.
2.3. Pengertian Sistem Informasi
Menurut O’ Brien (2010: 4), sistem informasi adalah kombinasi teratur
dari orang – orang, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber daya data,
kebijakan dan prosedur yang menyimpan, mengubah, dan menyebarkan
informasi di dalam sebuah organisasi. Orang – orang bergantung pada sistem
informasi yang modern untuk berkomunikasi antara satu dengan yang lain
dengan menggunakan berbagai macam alat fisik (hardware), jaringan
komunikasi (network), dan data yang disimpan (data resources).
11
Menurut Whitten dan Bentley (2007: 6), sistem informasi adalah suatu
pengaturan dari orang, data, proses, dan teknologi informasi yang saling
berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menghasilkan
kegunaan yang berupa informasi yang dibutuhkan untuk mendukung suatu
organisasi.
Menurut Gelinas dan Dull (2010: 12), information system is a manmade
system that generally consist of an integrated set of computer-based components
and manual components established to collect, store, and manage data and to
provide output information to users. Diterjemahkan menjadi sistem informasi
adalah sistem buatan manusia yang umumnya terdiri dari serangkaian
komponen berbasis komputer yang terintegrasi dan komponen manual yang
dibentuk untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data dan
memberikan informasi output ke pengguna.
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah
sistem buatan manusia yang berbasis komputer yang mampu untuk
mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menghasilkan informasi untuk
mendukung jalannya kegiatan pengguna sistem.
2.4. Pengertian Data
Menurut Laudon & Laudon (2012: 15), data merupakan fakta mentah
yang mewakili kejadian di dalam suatu organisasi atau lingkungan fisik sebelum
kejadian tersebut diatur dan disusun ke dalam bentuk yang dapat digunakan oleh
orang lain.
Menurut O’ Brien dan Marakas (2009: 33), data adalah fakta – fakta
mentah atau observasi, umumnya mengenai transaksi bisnis.
Menurut Zikmund et. all (2009: 19), data adalah fakta atau pengukuran
yang tercatat atau sebuah fenomena tertentu.
12
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa data merupakan fakta –
fakta mentah mengenai transaksi bisnis di dalam suatu organisasi yang
kemudian dapat diubah ke dalam bentuk yang dapat dipahami oleh orang lain.
2.5. Pengertian Proses Bisnis
Menurut Laudon & Laudon (2012: 43), proses bisnis merupakan perilaku
di mana pekerjaan diatur, dikoordinasikan, dan difokuskan untuk memproduksi
sebuah produk ataupun jasa yang memiliki nilai. Proses bisnis adalah kumpulan
aktivitas yang dibutuhkan untuk memproduksi produk atau jasa. Aktivitas ini
didukung oleh alur material, informasi, dan pengetahuan antara partisipan di
dalam proses bisnis.
Menurut Jones (2010: 306), proses bisnis adalah sebuah aktivitas (seperti
order processing, inventory control, product design) yang melewati batas area
fungsional dan menjadi sangat penting untuk mengirimkan barang atau jasa
dengan cepat atau mempromosikannya dengan kualitas yang tinggi atau biaya
yang rendah.
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa proses bisnis adalah
aktivitaslintas fungsi di dalam perusahaan di mana pekerjaan diatur,
dikoordinasikan, dan difokuskan untuk menghasilkan barang atau jasa yang
akan digunakan oleh konsumen.
2.6. Pengertian Evaluasi
Menurut Umar (2005: 36), evaluasi adalah sebuah proses yang tak boleh
dilewatkan oleh manajemen perusahaan. Setelah program kerja direncanakan,
disetujui, dilaksanakan, dan pada akhirnya harus dievaluasi. Proses evaluasi ini
akan mengungkap sejauh mana hasil suatu kegiatan tertentu telah dicapai:
apakah sesuai, di bawah, atau di atas tolak ukur yang telah ditentukan
sebelumnya.
13
Menurut Zikmund et. all (2009: 10), evaluasi adalah bentuk formal dari
sebuah pengukuran dan penilaian atas sebuah aktivitas, proyek, ataupun program
yang telah mencapai tujuannya. Selain untuk mengukur program mana yang
telah mencapai tujuan atau tetap melanjutkan program yang sedang digunakan,
evaluasi juga memberikan informasi tentang faktor utama yang mempengaruhi
tingkat kinerja sistem yang diamati.
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa evaluasi adalah proses
pengukuran dan penilaian atassebuah aktivitas, proyek, ataupun program yang
telah dijalankan untuk mengetahui pencapaian dari kegiatan tersebut.
2.7. Enterprise Resources Planning(ERP)
2.7.1. Pengertian ERP
Menurut Laudon & Laudon (2012: 51), ERP adalah sistem yang
mengintegrasikan proses bisnis dalam kegiatan manufaktur dan produksi,
finance dan accounting, sales dan marketing, dan human resource ke
dalam sebuah sistem software. Informasi yang sebelumnya terbagi ke
dalam beberapa sistem disimpan di sebuah media penyimpanan yang
dapat digunakan oleh setiap bagian dari perusahaan.
Menurut O’ Brien (2010: 272), Enterprise Resources Planning
adalah sebuah sistem lintas fungsi perusahaan yang didukung oleh
sekumpulan modul software yang terintegrasi yang berfungsi untuk
mendukung proses bisnis internal yang mendasar di dalam perusahaan.
Sebagai contoh, software ERP untuk perusahaan manufaktur akan
mengolah dan melacak data – data terkait penjualan, inventory,
pengiriman, penagihan, dan juga perkiraan penggunaan raw material dan
kebutuhan sumber daya manusia.
Menurut Wijaya dan Darudiato (2009: 32), Enterprise Resources
Planning adalah sistem berbasis komputer yang dirancang untuk
14
memproses sebuah transaksi perusahaan dan memfasilitasi perencanaan,
produksi, dan respon ke konsumen secara terintegrasi dan real time.
Gambar 2.1: Komponen Utama Dalam Aplikasi ERP Yang
Menunjukkan Lintas Fungsi Perusahaan
Sumber: O’ Brien (2010: 272)
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa ERP adalah sistem
yang menggabungkan fungsi – fungsi bisnis dalam perusahaan agar data
– data disimpan pada pada satu media penyimpanan, sehingga mampu
menghasilkan informasi secara real-time.
2.7.2. Sejarah ERP
Menurut Wijaya dan Darudiato (2009: 15), sistem ERP sudah ada
sejak tahun 1960an, di mana pada awalnya hanya berfokus pada sistem
pabrikasi untuk mengendalikan persediaan. Sekarang ini, sistem ERP
telah banyak mengalami evolusi pergeseran dari pengendalian menjadi
pengelolaan sumber daya. Berikut tabel sejarah sistem ERP.
15
Tabel 2.1: Sejarah Sistem ERP
Sumber: Wijaya dan Darudiato (2009: 15)
Tahun Peristiwa
1960an Sistem Pabrikan fokus kepada pengendalian Inventory (Inventory Control).
1970an
Fokus bergeser pada Material Requirement Planning (MRP), yang menerjemahkan jadwal utama suatu produk menjadi kebutuhan berbasis time-phased net, untuk perencanaan dan pengadaan barang sebagian jadi, komponen maupun bahan baku.
1980anManufacturing Resources Planning (MRP-II) berkembang mencakup pengelolaan operasi produksi (shop floor) dan aktivitas pengelolaan distribusi.
1990an
MRP-II dikembangkan lagi mencakup aktivitas rekayasa keuangan, sumber daya manusia, pengelolaan proyek yang melingkupi hampir semua aktivitas sistem organisasi usaha (business enterprise), yang kemudian dikenal dengan istilah Enterprise Resources Planning (ERP).
2000an – sekarang
Extended ERP menjadi ERP II
2.7.3. Manfaat Penerapan ERP Dalam Perusahaan
Menurut Wijaya dan Darudiato (2009: 33), dikutip dari buku
karangan James O’Brien, sistem ERP memiliki banyak manfaat, seperti:
1. Kualitas dan Efisiensi. Sistem ERP dapat menciptakan
kerangka kerja untuk mengintegrasikan dan meningkatkan
proses bisnis internal perusahaan yang menghasilkan
peningkatan signifikan dalam kualitas dan efisiensi
layanan pelanggan, produksi dan distribusi.
2. Penurunan Biaya. Sistem ERP dapat menurunkan
signifikan dalam biaya pemrosesan transaksi dan
hardware, software, serta karyawan pendukung teknologi
informasi, jika dibandingkan dengan sistem yang tidak
terintegrasi yang digantikan oleh sistem ERP.
3. Pendukung Keputusan. Sistem ERP dapat mempermudah
tugas – tugas manajemen sehari – hari dalam pengambilan
keputusan dan melakukan fungsi manajemen yang
16
meliputi diantaranya di bidang perencanaan,
pengorganisasian, pengawasan, dan pengendalian.
4. Kelincahan Perusahaan. Dalam mengimplementasikan
sistem ERP dapat menghilangkan perbedaan budaya
antara departemen sehingga data dapat diintegrasikan.
5. Sistem Terintegrasi. Sistem ERP menawarkan sistem
terintegrasi dalam perusahaan, sehingga proses dan
pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih
efektif dan efisien.
6. Sistem ERP tidak hanya memadukan data dan orang,
tetapi dapat menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan
koreksi data pada banyak sistem komputer yang masih
terpisah.
7. Sistem ERP dapat memungkinkan manajemen mengelola
operasi, tidak hanya memonitor operasional saja, tetapi
mampu menjawab apa yang harus dikerjakan untuk
menjadi lebih baik.
8. Sistem ERP dapat memudahkan ekstraksi informasi untuk
menghasilkan analisa dan laporan mendukung
perencanaan jangka panjang yang dapat dijadikan alat
pengambilan keputusan sebagai decision support system.
9. Sistem ERP menghasilkan informasi dari data masukan
yang relevan untuk membuat perencanaan aktivitas antar
departemen agar sumber daya dikelola dan dialokasikan
secara efisien dan efektif, misalnya perencanaan
17
pembelian barang, perencanaan produksi dan perencanaan
cash flow, perencanaan penjualan dan perencanaan biaya.
10. Sistem ERP menciptakan struktur organisasi yang ramping
dan pembagian kerja yang tepat dengan menggunakan
sistem yang terintegrasi untuk seluruh fungsi, baik fungsi
penjualan, pembelian, produksi, dan keuangan sehingga
dapat menghilangkan pekerjan – pekerjaan rangkap dan
menggunakan standarisasi data untuk seluruh departemen.
11. Sistem ERP menjamin seluruh aktivitas dilakukan sesuai
dengan prosedur yang telah ditetapkan, misalnya fungsi
pembelian harus melalui perhitungan perencanaan
kebutuhan setelah itu order pembelian kemudian
penerimaan barang selanjutnya pengakuan hutang. Dengan
demikian seluruh aktivitas dapat berjalan efisien dan
efektif.
12. Sistem ERP mengendalikan seluruh proses bisnis dengan
menggabungkan seluruh aktivitas masing – masing
departemen dalam satu sistem yang terintegrasi. Dengan
sistem yang terintegrasi, dapat dihindari kebocoran,
pemborosan, penyalahgunaan sumber daya perusahaan
dan alokasi sumber daya yang tidak tepat.
2.7.4. SunFish ERP
SunFish ERP adalah aplikasi ERP berbasis web yang
dikembangkan oleh DataOn. SunFish ERP terdiri dari 12 (dua belas)
modul, diantaranya, Account Payable, Account Receivable, Customer
Relationship Management (CRM), Finance, Fixed Asset, General
Ledger, Inventory, Production, Project, Purchase, Sales, dan Setting.
18
Saat ini, aplikasi SunFish ERP sudah banyak digunakan oleh
perusahaan – perusahaan besar, seperti 7 Eleven, Adaro, GE Finance
Indonesia, Hotel Mulia Senayan, Universitas Pelita Harapan, dan masih
banyak lagi yang tidak dapat disebutkan satu per satu. Dengan
menggunakan aplikasi SunFish ERP, perusahaan akan mendapatkan
informasi yang selalu diperbaharui oleh user secara real-time, perusahaan
dapat berkolaborasi dengan partner, vendor, dan juga pelanggan serta
masih banyak keuntungan lain yang akan didapatkan dengan menerapkan
aplikasi SunFish ERP.
Aplikasi SunFish ERP mendukung setiap aktivitas perusahaan
yang mencakup model Supply Chain Management dan menentukan arah
transisi dengan menggunakan menjabarkan seluruh area bisnis untuk
mengidentifikasi biaya operasional dan penyusutan aset, sejalan dengan
peningkatan mutu layanan.
2.8. Pengertian Produksi
Menurut Heizer dan Render (2011: 36), produksi adalah proses
penciptaan barang dan jasa.
Produksi adalah proses dan metode yang digunakan untuk mengubah
input berwujud (barang mentah, barang setengah jadi, bahan rakitan) dan input
yang tidak berwujud (ide, informasi, pengetahuan) menjadi barang atau jasa.
Sumber daya yang digunakan dalam proses ini akan menghasilkan output yang
cocok untuk digunakan atau memiliki nilai yang berbeda.[http 1]
19
Gambar 2.2: Siklus Produksi Sistem SAP
Sumber: [http 2]
Berikut penjelasan dari siklus produksi sistem SAP:
1. Production Planning.
Tahapan pertama di mana perencanaan dilakukan berdasarkan
banyak aspek yang terlibat dalam proses manufaktur. Aspek
perencanaan muncul dari beberapa ide yang berbeda – beda.
2. Order Creation
Tahapan kedua di mana order dibuat berdasarkan kebutuhan
tertentu. Baik berdasarkan ramalan perencanaan untuk digunakan
sebagai stok barang ataupun rencana lain.
3. Order Release
Tahapan di mana order yang telah dibuat di-released sehingga
proses selanjutya dapat dijalankan.
4. Order Printing
Mencetak order yang sudah di-released.
20
5. Material Staging
Tahapan material staging adalah tahapan yang penting di dalam
siklus produksi. Pada tahapan ini, semua bahan baku yang
diperlukan dalam proses produksi dipersiapkan dan siap untuk
digunakan dalam proses produksi.
6. Order Execution
Pada tahapan ini, proses produksi dijalankan untuk menghasilkan
barang jadi.
7. Confirmations and Goods Receipt
Tahapan terakhir dari siklus produksi di mana barang jadi sudah
disetujui dan dipindahkan ke gudang beserta dengan surat – surat
pendukung lainnya.
Dapat disimpulkan bahwa, produksi adalah proses mengubah bahan –
bahan baku (barang mentah, setengah jadi) yang disertai dengan penggunaan
ide, informasi yang ada, dan juga pengetahuan menjadi barang atau jasa yang
siap untuk digunakan.
2.8.1. Kegunaan Modul Produksi
Menurut Wijaya dan Darudiato (2009: 91), terdapat 2 (dua)
manfaat dari penggunaan modul Produksi, yaitu:
a. Mengatur jadwal produksi dengan cepat sesuai dengan
schedule pengiriman dari order penjualan dan rencana
penjualan dengan mempertimbangkan ketersediaan
material dan kapasitas produksi.
b. Meningkatkan pengendalian penggunaan material per
work order untuk mencapai tingkat efisiensi tertinggi
kegiatan produksi.
21
2.8.2. Karakteristik Modul Produksi (dan Operasi)
Menurut Wijaya dan Darudiato (2009: 91), modul Produksi (dan
Operasi) memiliki beberapa karakteristik, yaitu:
a. Fasilitas penginputan Tarif Standar Direct Labor dan FOH
per Mesin.
b. Fasilitas perhitungan Bill of Material (BOM) per Work
Order Produksi.
c. Fasilitas perhitungan standar pra-kalkulasi per Work Order
Produksi.
d. Fasilitas penginputan Work Order Produksi dan
permintaan barang per Work Order Produksi.
e. Fasilitas penginputan penerimaan hasil jadi dan detil
pemakaian bahan per Work Order.
f. Fasilitas penginputan retur penerimaan hasil jadi untuk
reproses produksi.
g. Fasilitas penginputan Work in Process (WIP).
2.9. Fit/ Gap Analysis
2.9.1. Pengertian Fit/ Gap Analysis
Menurut Pol dan Paturkar (2011), fit/ gap analysis adalah
metodologi yang digunakan oleh perusahaan untuk membandingkan
proses bisnis perusahaan dan fungsi sistem, mengevaluasi, dan mencatat
fungsi – fungsi yang sesuai (fit) dan tidak sesuai (gap). Tujuan dari
analisa ini adalah tidak untuk memberikan solusi maupun rancangan
terhadap sistem.
Gap analysis adalah teknik yang digunakan oleh perusahaan
untuk menentukan langkah apa yang harus diambil untuk beralih dari
kondisi sekarang ke kondisi yang diinginkan di masa mendatang. Gap
analysis juga biasa dikenal dengan need-gap analysis, needs analysis, dan
needs assessment. [http 3]
22
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa Fit/ Gap Analysis
adalah teknik yang digunakan perusahaan untuk mengetahui kesesuaian
dan ketidaksesuaian antara proses bisnis berjalan dengan sistem yang
digunakan, sehingga perusahaan dapat menentukan langkah berikutnya
yang harus diambil untuk memperbaiki ketidaksesuaian tersebut.
2.9.2. Tujuan Fit/ Gap Analysis
Fit/ Gap Analysis bertujuan untuk:
a. Mengumpulkan requirement dari perusahaan.
b. Sebagai langkah awal untuk menentukan penyesuaian
yang perlu dilakukan.
c. Memastikan bahwa sistem yang baru memenuhi
kebutuhan proses bisnis perusahaan.
d. Memastikan bahwa proses bisnis akan menjadi “Best
Practice”.
e. Mengidentifikasi permasalahan yang membutuhkan
perubahan kebijakan.
Fit/ Gap Analysis digunakan untuk mengevaluasi kebutuhan user
terhadap sistem dan mengidentifikasi apa fit dan gap antara kebutuhan
pengguna dengan sistem. Fit berarti requirement telah dipenuhi oleh
sistem, sedangkan gap berarti requirement tidak dipenuhi oleh sistem.
2.9.3. Metode dalam Fit/ Gap Analysis
Menurut Pol dan Paturkar (2011), terdapat 4 (empat) metode
yang dapat digunakan dalam melakukan Fit/ Gap Analysis, yaitu:
23
1. Simulation Based
Gambar 2.3: Tahapan Fit/ Gap Analysis Metode Simulation Based
Sumber: Pol dan Paturkar (2011)
1. Plan: Perencanaan Fit - Gap untuk kegiatan sehari-hari,
daftar partisipan dan agenda detil yang dipersiapkan
berdasarkan hasil bisnis blueprint dan kebutuhan analisa
dasar.
2. Implement: Sistem diimplementasikan dalam uji simulasi
atau sandbox.
3. Analyze: Analisa sistem dilakukan untuk membandingkan
fungsi-fungsi yang ada dengan kebutuhan perusahaan.
4. Capture: Menemukan fit dan gap sistem serta
mendokumentasikannya.
24
2. Brainstorming Discussion Based
Gambar 2.4: Tahapan Fit/ Gap Analysis Metode Brainstorming
Discussion Based
Sumber: Pol dan Paturkar (2011)
1. Schedule: Jadwal detil untuk diinformasikan. Jadwal beserta
topik yang akan didiskusikan dipersiapkan.
2. Discuss: Pembawa materi menjelaskan tentang fitur – fitur
sistem pada detil fungsi dan stakeholdermenyampaikan
mengenai apa yang mereka butuhkan.
3. Capture: Menemukan perbedaan antara kebutuhan dengan
fungsi.
4. Analyze: Fit dan Gap dianalisa dan didokumentasikan.
25
3. Questionnaire Based
Gambar 2.5: Tahapan Fit/ Gap Analysis Metode Questionnaire
Based
Sumber: Pol dan Paturkar (2011)
1. Analyze: Kebutuhan perusahaan pertama kali dianalisa
berdasarkan bisnis blueprint dan kebutuhan analisa dasar.
2. Formulate: Pertanyaan detil daftar fit – gapyang
dipersiapkan berdasarkan kebutuhan analisa.
3. Answer: Jawaban pertanyaan – pertanyaan diisi oleh
seseorang yang ahli di bidangnya dalam perusahaan.
4. Extract: Jawaban dicocokkan dengan fungsi sistem
berdasarkan daftar fit dan gap.
26
4. Hybrid Based
Gambar 2.6:Tahapan Fit/ Gap Analysis Metode Hybrid Based
Sumber: Pol dan Paturkar (2011)
1. Plan & Schedule: Perencanaan fit dan gap untuk jadwal
sehari – hari, daftar partisipan dan detil agenda dipersiapkan.
Detil jadwal untuk diskusi disampaikan.
2. Discuss & Formulate: Diskusi antara konsultan sistem dan
stakeholder. Pertanyaan diformulasikan dan diberikan
kepada seseorang yang ahli di bidangnya untuk dijawab.
3. Answer & Analyze: Inti diskusi dianalisa berikut juga dengan
jawaban yang telah diisi oleh para ahli dalam perusahaan.
4. Extract & Capture: Analisis dan jawaban dibandingkan
dengan fungsi sistem untuk daftar fit dan gap.
27
2.9.4. Langkah – Langkah Fit/ Gap Analysis
Berikut langkah – langkah yang akan dilakukan dalam fit/ gap
analysis adalah sebagai berikut:
2.9.4.1. Ranking Requirements
Tahapan ini mendukung tim proyek dan sponsor proyek
untuk memastikan proses bisnis dapat diakomodasi oleh sistem
yang sudah diimplementasikan. Selain itu, berfungsi untuk
memastikan tim proyek berfokus pada era yang paling penting
bagi perusahaan agar functionality yang baru dapat memberikan
nilai tambah bagi perusahaan dalam meningkatkan proses bisnis.
Requirement harus diidentifikasikan sesuai dengan tingkat
prioritasnya. Tingkat prioritasnya akan dijelaskan dalam tabel
berikut.
Tabel 2.2: Tingkat Prioritas Dalam Fit/ Gap Analysis
Sumber: [http 4]
Kode Keterangan
H
High Critical Requirement – Merupakan requirement yang sangat penting untuk kegiatan produksi dan tanpa requirement tersebut kegiatan perusahaan tidak dapat berfungsi, termasuk di dalamnya kebutuhan akan pelaporan internal dan eksternal yang penting.
MMedium Critical Requirement – Merupakan requirement di mana ketika dipenuhi akan meningkatkan proses bisnis perusahaan.
LLow Critical Requirement – Merupakan requirement yang hanya menambah nilai kecil atau minor value bagi proses bisnis perusahaan apabila requirement tersebut dipenuhi.
Adapun requirement tersebut akan dikelompokkan
berdasarkan beberapa kategori, yaitu:
28
a. Operasional
Requirement pada kategori operasional
merupakan requirement yang bersifat sebagai
peningkatan produktifitas karyawan, seperti
efisiensi waktu, dan penyempurnaan operasional.
b. Strategis
Requirement pada kategori strategis
merupakan requirement yang bersifat sebagai alat
pendukung pengambilan keputusan bagi pihak
manajemen.
2.9.4.2. Degree of Fit
Menentukan sejauh mana kebutuhan dapat diakomodir
oleh sistem yang sudah diimplementasikan. Degree of Fit terdiri
dari 3 (tiga) kategori, yaitu: fit, gap, dan partial fit.
Tabel 2.3: Degree of Fit Dalam Fit/ Gap Analysis
Sumber: [http 4]
Kode KeteranganF Fit – Kebutuhan sepenuhnya dipenuhi oleh aplikasi sistem.
G
Gap – Aplikasi sistem tidak dapat memenuhi kebutuhan. Komentar, alternatif saran dan rekomendasi yang dibuat akan menghasilkan rekomendasi untuk melakukan customization terhadap aplikasi sistem.
P
Partial Fit – Sistem aplikasi mempunyai fungsi yang memenuhi kebutuhan. Perubahan sementara, laporan khusus atau customization, bagaimanapun akan dibutuhkan kemudian agar dapat memenuhi kebutuhan secara maksimal.
2.9.4.3. Gap Resolution
Dalam proses Fit/ Gap Analysis akan ditemukan sebuah
gap. Pada saat gap ditemukan, tim penulis akan menentukan
alternatif dan rekomendasi solusi untuk mengatasi gap tersebut.
Terdapat beberapa jalan dalam menyelesaikan gap yaitu dengan
29
gap resolution. Beberapa metode yang digunakan dalam gap
resolution antara lain:
a. Package work-around.
Pertama kali tim akan mengidentifikasi
jalan alternatif untuk mencapai kebutuhan proses
yang ada.
b. Membuat bisnis sesuai dengan package.
Apabila metode package work-around
tidak dapat diterapkan, tim akan
merekomendasikan perubahan potensial pada
proses bisnis untuk dilakukan penyesuaian.
Penyesuaian dilakukan pada proses bisnis yang ada
untuk mengeliminasi gap yang terjadi.
Customization merupakan perubahan pada aplikasi yang
memerlukan keikutsertaan dari staf Pengembangan, atau beberapa
perubahan agar proses bisnis berjalan dapat berjalan dengan lebih
baik untuk kemampuan upgrade pada software selanjutnya. Dan
jika customization dibutuhkan, strategi yang dipilih adalah
membangun fungsionalitas baru diluar teknologi dan memisahkan
package, dibandingkan dengan merubah package yang sudah ada.
2.10. Risk Analysis
2.10.1. Pengertian Risk Analysis
Risk analysis adalah sebagai komponen dari risk management
yang terdiri dari: [http 5]
1. Identifikasi dari kondisi positif dan negatif dari
kegiatan internal dan eksternal.
2. Menentukan hubungan sebab dan akibat antara
kemungkinan kejadian.
30
3. Evaluasi dari sejumlah hasil atau akibat dengan asumsi
yang berbeda – beda.
4. Aplikasi dari teknik kualitatif dan kuantitatif untuk
mengurangi hasil yang tidak pasti, biaya yang tidak
terduga, hutang, dan kerugian.
Menurut Whitman dan Mattord (2010, p277), risk analysis adalah
identifikasi dan penilaian atas tingkat resiko di dalam perusahaan.
Menurut Marchewka (2010: 217), risk analysis adalah penentuan
tiap kemungkinan resiko yang terjadi dan akibatnya pada proyek.
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa, risk analysis adalah
sebuah tolak ukur untuk mengendalikan kemungkinan resiko yang terjadi
dan akibatnya di dalam sebuah proyek.
2.10.2. Risk Identification
Menurut Schwalbe (2010: 434), risk identification adalah sebuah
proses pemahaman kejadian potensial di mana dapat merugikan ataupun
meningkatkan sebuah objek tertentu.
Menurut Triadi, Norken, & Dharma (2011: 51) dalam jurnal yang
berjudul “Manajemen Resiko Operasi Pemeliharaan Waduk di Propinsi
Bali”, dikatakan bahwa identifikasi resiko adalah merinci resiko – resiko
yang ada sampai level yang detil dan kemudian menentukan signifikasi
(potensinya) dan penyebabnya, melalui program survei dan penyelidikan
terhadap masalah – masalah yang ada. Untuk mengatasi kesulitan dalam
mengidentifikasi resiko, dapat digunakan beberapa cara, antara lain
dengan menyusun daftar resiko, wawancara dengan personel kunci
(expert) yang terlibat, dan melalui brain storming.
31
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa risk identification
adalah aktivitas mempelajari dan memperkirakan resiko – resiko yang
mungkin muncul beserta potensinya dalam sebuah proyek.
2.10.3. Tujuan Risk Analysis
Menurut Marchewka (2010: 251), risk analysis bertujuan untuk
menentukan kemungkinan terjadinya setiap resiko yang telah
diidentifikasi dan dampaknya terhadap proyek.
2.10.4. Qualitative Risk Analysis
Menurut Schwalbe (2010: 438), qualitative risk analysis
menyangkut penilaian kemungkinan dan dampak dari resiko – resiko
yang diidentifikasi, untuk menentukan ukuran beserta dengan
prioritasnya.
2.10.5. Matriks Peluang/ Dampak (Probability/ Impact Matrix)
Menurut Schwalbe (2010: 438), seorang manajer proyek dapat
menuangkan ke dalam bentuk grafik peluang dan dampak resiko pada
Matriks Peluang/ Dampak. Sebuah Matriks Peluang/ Dampak
mendaftarkan peluang dari sebuah resiko yang muncul pada satu sisi dari
matriks dan dampak yang berhubungan dengan resiko pada sisi lainnya.
Banyak tim proyek memperoleh keuntungan dengan menggunakan teknik
sederhana ini untuk membantu mereka mengidentifikasikan resiko yang
perlu mereka perhatikan. Untuk menggunakan pendekatan ini, project
stakeholder mendaftarkan resiko – resiko yang diperkirakan mungkin
muncul atas proyek yang sedang dilaksanakan. Mereka kemudian
menentukan apakah resiko tersebut termasuk kedalam kategori high
(tinggi), medium (sedang), ataupun low (rendah) atas peluang timbulnya
dan dampaknya jika resiko tersebut muncul.
32
Manajer proyek kemudian membuat ringkasan atas hasil dalam
probability/ impact matrix. Tim proyek menempatkan resiko pada
matriks, mengkombinasikan semua resiko umum, dan memutuskan di
mana resiko – resiko tersebut harus ditempatkan pada matriks. Tim
proyek harus berfokus pada setiap resiko yang termasuk pada kategori
high dalam matriks. Tim proyek harus mendiskusikan bagaimana mereka
merencanakan untuk mersepon resiko – resiko tersebut apabila terjadi.
Gambar 2.7: Probability/ Impact Matrix
Sumber: Schwalbe (2010: 439)
2.10.5.1. Risk Probability Rank
Risk Probability Rank mengukur kemungkinan
(probability) terjadinya resiko. Risk ProbabilityRank memiliki 3
(tiga) kategori yang dijelaskan dalam tabel berikut:
33
Tabel 2.4: Risk Probability Rank
Sumber: [http 6]
Peringkat Deskripsi
High Kemungkinan resiko akan muncul relatif tinggi apabila fungsi tidak diterapkan.
Medium Kemungkinan resiko akan muncul cukup tinggi apabila fungsi tidak diterapkan.
Low Kemungkinan resiko akan muncul cukup rendah jika fungsi tidak diterapkan.
2.10.5.2. Risk Impact Rank
Risk Impact Rank mengukur dampak yang ditimbulkan
dari resiko. Risk Impact Rank memiliki 3 (tiga) kategori yang
dijelaskan dalam tabel berikut:
Tabel 2.5: Risk Impact Rank
Sumber: [http 6]
Peringkat Deskripsi
HighDampak yang ditimbulkan dari resiko sangat mempengaruhi sehingga menghambat aktivitas operasional atau proses bisnis utama perusahaan.
MediumDampak yang ditimbulkan dari resiko cukup mempengaruhi, tetapi tidak menghambat aktivitas operasional atau proses bisnis utama perusahaan.
Low
Dampak yang ditimbulkan dari resiko sangat kecil atau tidak berpengaruh sehingga tidak menghambat aktivitas operasional atau proses bisnis utama perusahaan.
2.11. Activity Diagram
2.11.1. Pengertian Activity Diagram
Menurut Satzinger (2009: 141), activity diagram merupakan jenis
dari workflow diagram yang sederhana, yang mendeskripsikan kegiatan
berbagai user atau sistem, orang yang melakukan setiap aktivitas, dan
urutan dari aktivitas – aktivitas yang dilakukan.
34
2.11.2. Tujuan Penggunaan Activity Diagram
Activity diagram digunakan untuk menggambarkan alur
prosedural dari aktivitas yang merupakan bagian dari aktivitas yang lebih
besar. Di dalam proyek, di mana terdapat use case, activity diagram dapat
menggambarkan secara spesifik use case tersebut. [http 7]
2.11.3. Simbol – Simbol Activity Diagram
Menurut Satzinger (2009: 141), dalam menggambarkan activity
diagram, digunakan beberapa simbol yang menggambarkan proses –
proses yang terjadi. Berikut simbol – simbol digunakan dalam pembuatan
activity diagram:
a. Swimlane. Area berbentuk persegi di dalam activity
diagram yang merepresentasikan aktivitas yang dilakukan
oleh seorang agen.
Gambar 2.8: Swimlane
Sumber: Satzinger (2009: 142)
b. Starting Activity. Poin awal alur di dalam sebuah aktivitas.
Digambarkan dengan lingkaran hitam penuh.
Gambar 2.9: Starting Activity
Sumber: Satzinger (2009: 142)
c. Activity. Menggambarkan kegiatan apa yang dilakukan.
35
Gambar 2.10: Activity
Sumber: Satzinger (2009: 142)
d. Transition Arrow. Menunjukkan arah dari satu aktivitas ke
aktivitas selanjutnya.
Gambar 2.11: Transition Arrow
Sumber: Satzinger (2009: 142)
e. Synchronization Bar. Simbol di dalam activity diagram
yang menunjukkan pembagian ataupun penggabungan dari
beberapa aktivitas.
Gambar 2.12: Synchronization Bar (Split)
Sumber: Satzinger (2009: 142)
Gambar 2.13: Synchronization Bar (Join)
Sumber: Satzinger (2009: 142)
36
f. Decision Activity. Titik di dalam alur kerja, di mana alur
keluar dari sebuah aktivitas dapat menuju aktivitas
alternatif, tergantung pada kondisi.
Gambar 2.14: Decision Activity
Sumber: Satzinger (2009: 142)
g. Ending Activity. Poin akhir alur di dalam sebuah aktivitas.
Di dalam sebuah alur kerja, dimungkinkan untuk terdapat
lebih dari 1 ending activity. Digambarkan dengan
lingkaran hitam penuh yang dikelilingi lingkaran.
Gambar 2.15: Ending Activity
Sumber: Satzinger (2009: 142)
2.12. System Flowchart
Menurut Satzinger (2009: 354), system flowchart merupakan diagram
yang mendeskripsikan alur kontrol program komputer secara keseluruhan di
dalam sistem.
2.12.1. Simbol – Simbol Yang Digunakan
Simbol untuk membuat flowchart dapat dibedakan ke dalam 4
(empat) kategori sebagai berikut:
a. Input/ output symbols, merepresentasikan alat atau media
yang menyediakan input atau record input dari operasi
pemrosesan.
37
b. Processing symbols, menunjukkan jenis alat yang
digunakan untuk memproses data atau mengindikasikan
kapan pemrosesan dilakukan secara manual.
c. Storage symbols, merepresentasikan alat yang digunakan
untuk menyimpan data yang sedang tidak digunakan oleh
sistem.
d. Flow and miscellaneous symbols, mengindikasikan arus
data dan barang. Simbol ini juga merepresentasikan
operasi ketika flowchart dimulai atau diakhiri, di mana
keputusan dibuat, dan kapan untuk menambahkan
penjelasan untuk flowchart.
Gambar 2.16: Simbol – Simbol Umum Dalam Penyusunan Flowchart
Sumber: Satzinger (2009: 358)
38
2.13. Kerangka Berpikir
Gambar 2.17: Kerangka Berpikir
2.14. Teknik Pengumpulan Data
Menurut Sugiyono (2008: 193), bila dilihat dari segi cara atau teknik
pengumpulan data, maka teknik pengumpulan data dapat dilakukan dengan cara
interview (wawancara) dan observasi (pengamatan).
2.14.1. Interview atau Wawancara
Menurut Sugiyono (2008: 194), wawancara digunakan sebagai
teknik pengumpulan data, apabila peneliti ingin melakukan studi
pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan
juga apabila peneliti ingin mengetahui hal – hal dari responden yang lebih
mendalam dan jumlah respondennya sedikit. Teknik pengumpulan data
ini didasarkan pada laporan tentang diri sendiri atau self-report, atau
setidak – tidaknya pada pengetahuan atau keyakinan pribadi. Wawancara
tersebut dapat dilakukan secara terstruktur maupun tidak terstruktur, dan
dapat dilakukan melalui tatap muka maupun dengan menggunakan
telepon.
Wawancara terbagi menjadi 2 jenis, yaitu:
a. Wawancara terstruktur
Menurut Sugiyono (2008: 197), wawancara
terstruktur digunakan sebagai teknik pengumpulan data,
bila peneliti atau pengumpul data telah mengetahui dengan
pasti tentang informasi apa yang akan diperoleh. Dengan
wawancara terstruktur ini, setiap responden diberi
pertanyaan yang sama, dan pengumpul data mencatatnya.
39
b. Wawancara tidak terstruktur
Menurut Sugiyono (2008: 197), wawancara tidak
terstruktur adalah wawancara yang bebas, di mana peneliti
tidak menggunakan pedoman wawancara yang telah
tersusun secara sistematis dan lengkap untuk pengumpulan
data. Pedoman wawancara yang digunakan hanya berupa
garis – garis besar permasalahan yang akan ditanyakan.
2.14.2. Observasi
Menurut Sugiyono (2008: 203), observasi sebagai teknik
pengumpulan data mempunyai ciri yang spesifik bila dibandingkan
dengan teknik yang lain, yaitu wawancara dan kuesioner. Jika dalam
wawancara dan kuesioner selalu berkomunikasi dengan narasumber
secara langsung, maka observasi tidak terbatas pada orang, tetapi juga
objek – objek alam yang lain. Teknik pengumpulan data dengan
observasi digunakan bila penelitian berkenaan dengan perilaku manusia,
proses kerja, gejala – gejala alam dan bila responden yang diamati tidak
terlalu besar.
Menurut Sugiyono (2008: 203), dari segi proses pelaksanaan
pengumpulan data, observasi dapat dibedakan menjadi participant
observation (observasi berperan serta) dan non-participant observation.
a. Observasi Berperan Serta (Participant Observation)
Menurut Sugiyono (2008: 203), dalam observasi ini
peneliti terlibat dengan kejadian sehari – hari orang yang
sedang diamati atau yang digunakan sebagai sumber data
penelitian.
b. Observasi Non-Partisipan
40
Menurut Sugiyono (2008: 203), jika dalam
observasi partisipan peneliti terlibat langsung dengan
aktivitas orang – orang yang diamati, maka dalam
observasi non-partisipan peneliti tidak terlibat dan hanya
sebagai pengamat yang bersifat independen.
Menurut Sugiyono (2008: 203), dari segi instrumen yang
digunakan, maka observasi dapat dibedakan menjadi observasi terstruktur
dan tidak terstruktur.
a. Observasi Terstruktur
Menurut Sugiyono (2008: 203), observasi
terstruktur adalah observasi yang telah dirancang secara
sistematis, tentang apa yang akan diamati, di mana
tempatnya. Jadi, observasi terstruktur dilakukan apabila
peneliti telah mengetahui dengan pasti tentang variabel
apa yang akan diamati. Pedoman wawancara terstruktur
atau angket tertutup dapat juga digunakan sebagai
pedoman untuk melakukan observasi.
b. Observasi Tidak Terstruktur
Menurut Sugiyono (2008: 205), observasi tidak
terstruktur adalah observasi yang tidak dipersiapkan secara
sistematis tentang apa yang akan diobservasi. Hal ini
dilakukan karena peneliti tidak tahu pasti tentang apa yang
akan diamati. Dalam melakukan pengamatan, peneliti
tidak menggunakan instrumen yang telah baku, tetapi
hanya berupa rambu – rambu pengamatan.