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San José, 16 de diciembre de 2014INF-DGAI-034-2014

SeñoraCelia White WardDirectoraUnidad de Planificación Institucional

Asunto: Evaluación del proceso de Autoevaluación del Control Interno.

Estimada Celia:

Nos permitimos presentarle el informe de auditoría N° INF-DGAI-034-2014 sobre estudio realizado a la evaluación del proceso de Autoevaluación de Control Interno Institucional.

En el estudio se determinaron algunos aspectos que requieren ser revisados con el propósito de fortalecer este proceso, por lo que se formulan las recomendaciones correspondientes, tendentes a la mejora continua.

No omitimos indicarle que las recomendaciones de este informe están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones o si discrepa de estas, debe elevar la objeción y soluciones alternas al señor Ministro en el plazo establecido con copia a la Auditoría Interna.

Por lo anterior, conforme con esa normativa y el Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y la Dirección General de Auditoría Interna vigente en el Ministerio de Hacienda, le agradecemos comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto dentro del plazo antes señalado, así como en un tiempo razonable el plan de acción que se defina para la implantación efectiva de lo recomendado.

Dejándola informada para la toma de decisiones.

Atentamente

Máster. Juan de Dios Araya NavarroDirector General

JDAN/GBM/gccc: Helio Fallas Venegas, Ministro de Hacienda

Estudio 003-2014

Edificio Virmarel, entre Avenidas 2 y 4, Calle 3era. 50 m sur del Teatro Nacional. San José, Costa Rica. Tel:(506)2539-6686 (506)2539-4232 Fax: 2222-1334 - www.hacienda.go.cr

http://www.hacienda.go.cr/


Dirección General de Auditoría InternaDiciembre 2014

ESTUDIO SOBRE LA EVALUACIÓN DEL PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL

INF-DGAI-034-2014

INF-DGAI-000-2014


EVALUACIÓN DEL PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONALINF-DGAI-034-2014

TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVO................................................................................................................................... i

1. INTRODUCCIÓN......................................................................................................................................1

1.1 Origen............................................................................................................................................... 1

1.2 Objetivo............................................................................................................................................ 1

1.3 Alcance............................................................................................................................................. 1

1.4 Normativa sobre control interno y atención de informes..................................................1

1.5 Comunicación oral de resultados.............................................................................................2

1.6 Aspectos generales......................................................................................................................2

2. RESULTADOS.......................................................................................................................................... 3

2.1 Sobre el proceso de autoevaluación de control interno.........................................................3

2.2 Sobre la autoevaluación anual de control interno en el Ministerio de Hacienda............4

2.2.1. Sobre la herramienta utilizada.........................................................................................................4

2.2.2. Sobre la validación de la información recopilada.........................................................................5

2.2.3. Sobre el alcance de la Autoevaluación de Control Interno........................................................6

2.2.4. Sobre los planes de mejora y su relación con los PAO..............................................................7

2.3 Sobre la autoevaluación anual de control interno en otras instituciones del Sector Público................................................................................................................................................................ 8

2.3.1. Sobre la herramienta utilizada.........................................................................................................8

2.3.2. Sobre la Validación de la información recopilada........................................................................8

2.3.3. Sobre el alcance de la Autoevaluación de Control Interno........................................................9

2.3.4. Sobre los planes de mejora y su relación con los PAO..............................................................9

3. CONCLUSIONES.....................................................................................................................................9

4. RECOMENDACIÓN.............................................................................................................................. 10



INF-DGAI-000-2014Página i

EVALUACIÓN DEL PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL

RESUMEN EJECUTIVO

Este informe es el resultado del estudio sobre la evaluación del proceso de autoevaluación de control interno institucional del Ministerio, el cual se realizó de conformidad con el Plan de Trabajo Anual 2014.

El objetivo consistió en evaluar el proceso de autoevaluación de control interno que realiza la Unidad de Planificación Institucional con la participación de todas las direcciones, a efectos de determinar su contribución al fortalecimiento del sistema de control interno institucional. Comprendió la verificación de los resultados de la autoevaluación de control interno realizada en marzo del 2014, y los aspectos relacionados a sus contribuciones al mejoramiento del sistema de control interno, así como la comparación de la herramienta y el proceso en general de autoevaluación, con otras instituciones, con el fin de evaluar el proceso en general.

Se determinó que aun cuando la Unidad de Planificación Institucional ha realizado esfuerzos para atender debidamente este proceso, existen aspectos en relación con la herramienta, su alcance, la validación de resultados y la inclusión de los planes de mejora en los planes operativos de las unidades, que deben ser valorados a fin de obtener el máximo beneficio en los recursos que se destinan para este proceso en el Ministerio.

Asimismo, se tuvo información sobre los procesos de autoevaluación realizados por otras instituciones del Sector Público que presentan diferencias importantes con el proceso aplicado en el Ministerio y cuyos resultados, según la opinión de las personas entrevistadas, contribuye eficazmente al fortalecimiento del sistema de control en sus instituciones, a un menor costo y mayor oportunidad en la implantación de las acciones de mejora.

En razón de lo anterior, se emiten las recomendaciones correspondientes, las cuales están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno y al Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna en este Ministerio, según Decreto Nº 34323-H, y su reforma, publicado en La Gaceta No. 38 del 22 de febrero del 2008.



EVALUACIÓN DEL PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL

1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen

Este estudio se realizó de conformidad con el Plan de Trabajo Anual 2014. 1.2 Objetivo

Consistió en evaluar el proceso de autoevaluación de control interno que realiza la Unidad de Planificación Institucional con la participación de todas las direcciones, a efectos de determinar su contribución al fortalecimiento del sistema de control interno institucional.

1.3 Alcance

La evaluación comprendió el proceso de autoevaluación de control interno realizada en marzo del 2014, así como la comparación de la herramienta y resultados obtenidos en este proceso por seis instituciones del Sector Público, con el fin de visualizar aspectos que puedan contribuir a la mejora del proceso que se realiza en el Ministerio.

Las actividades de este estudio se realizaron de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público.

1.4 Normativa sobre control interno y atención de informes

A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, a continuación se transcriben los artículos de la Ley General de Control Interno N° 8292 (LGCI), que regulan los deberes del jerarca y titulares subordinados en materia de control y atención de informes.

“Artículo 10. —Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

“Artículo 12. — Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. “…c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que corresponde…”

“Artículo 36. —Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados .b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a

Edificio Virmarel, entre Avenidas 2 y 4, Calle 3era. 50 M sur del Teatro Nacional. San José, Costa Rica. Tel:(506)2539-6686 (506)2539-4232 Fax: 2222-1334 - www.hacienda.go.cr


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lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

“Artículo 39. —Causales de responsabilidad administrativa. //El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.//El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable.//(…) Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente…”

1.5 Comunicación oral de resultados

Los resultados y recomendaciones que contiene este informe fueron comunicados el 12 de diciembre de 2014 a la Licda. Celia White Ward, Directora de la Unidad de Planificación Institucional y funcionarios de esa Dirección señores(as) Jorge Ramos Castro, Licda. Dacia Villalobos Montero y Yadira Vargas Mora, quienes en términos generales estuvieron de acuerdo con la necesidad de fortalecer este proceso. Sus comentarios y observaciones en lo procedente, fueron considerados en este informe.

1.6 Aspectos generales

La Ley No. 8292, establece en su artículo 7 que los entes y órganos públicos deberán disponer de sistemas de control interno (SCI) aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes con sus competencias y atribuciones institucionales, que proporcionen seguridad en el cumplimiento de esas atribuciones y competencias; además, el artículo 8 define el sistema de control interno como la serie de acciones ejecutadas por la administración activa diseñadas para proporcionar una seguridad razonable de que: i) el patrimonio institucional esté protegido contra pérdida, despilfarro, irregularidad y uso indebido, ii) la información sea confiable y oportuna, iii) las operaciones sean realizadas de manera eficiente y eficaz, y iv) se esté cumpliendo con el ordenamiento jurídico y técnico.

Sobre el particular en las Normas de Control Interno para el Sector Público, se establece que las instituciones públicas deben realizar en forma anual la autoevaluación de su sistema de control interno, con la finalidad, entre otras cosas, de diseñar e implementar planes de mejora que permitan el perfeccionamiento de los mecanismos y procedimientos de control que conlleven al cumplimiento de los objetivos del SCI.

De conformidad con el punto 6.3.2 de las Normas de Control Interno para el Sector Público, dispone lo siguiente:

“el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer la realización, por lo menos una vez al año de una autoevaluación del SCI, que permita identificar oportunidades de mejora del sistema, así como detectar cualquier desvío que aleje a la institución del cumplimiento de sus objetivos”

El proceso de autoevaluación de control interno institucional se realiza en el Ministerio de Hacienda desde el año 2008, conforme a la Directriz 004-2007 “Directrices sobre los Lineamientos para aplicación de la Ley de Control Interno y el Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las instituciones y órganos sujetos a su fiscalización y normativa conexa” publicada en La Gaceta Nº 40 del 26 de febrero del 2008. Durante el periodo 2008 al 2014 se han realizado un total de seis autoevaluaciones de control interno, brindado diversos resultados en las dependencias del Ministerio, las cuales considera esta Auditoría Interna, que ha coadyuvado al mejoramiento de la cultura de control interno institucional.




En el 2010 mediante el Acuerdo DM-016-2010 de marzo del 2010 la Ministra de Hacienda en ese entonces, designa como responsable de este proceso a la Unidad de Planificación Institucional, la cual a partir del 2011 se encarga de su realización y seguimiento.

El Reglamento General del Sistema Nacional de Planificación1, emitido por el Ministerio de Planificación y Política Económica, establece en el artículo 28, inciso r) como una función de las unidades de planificación institucional, apoyar a la o el jerarca institucional en la realización de labores de control interno y valoración de riesgos institucionales, en concordancia con la planificación institucional y conforme a las directrices emitidas por la Contraloría General de la República.

La aplicación de la autoevaluación ha brindado una importante perspectiva de análisis en un momento dado del sistema de control interno y a su vez generado la realización de planes de mejora de acuerdo a los resultados. La Unidad de Planificación Institucional también se encarga de darle el seguimiento a los planes de mejora y de mejorar y actualizar la herramienta.

Para la autoevaluación de control interno del 2014, realizada en el mes de marzo, se utilizó una herramienta que consta de 49 preguntas, con consultas acerca de los componentes de control interno y SEVRI, dirigida al igual que en los años anteriores, a todo el personal del Ministerio de Hacienda (alrededor de unos 2900 funcionarios).

2. RESULTADOS

2.1 Sobre el proceso de autoevaluación de control interno

De conformidad con la documentación recopilada y analizada durante el estudio, se determinó que el proceso de autoevaluación anual de control interno en el Ministerio de Hacienda que realiza la Unidad de Planificación Institucional, está definido en el documento denominado “Procedimiento escrito del proceso de autoevaluación de control interno”, el cual para cada una de las etapas establece, entre otras actividades, las siguientes:

a) Revisión y análisis de documentación: consiste en una etapa preparatoria del proceso de autoevaluación de control interno institucional, y comprende, entre otras, la revisión del marco normativo vigente, levantamiento de enlaces de control interno, determinación de la metodología de trabajo, revisión del cuestionario de control interno del año anterior, elaboración y validación del nuevo cuestionario.

b) Creación de herramienta: Comprende la definición del diseño de una herramienta para la aplicación de la autoevaluación de control interno. Esta herramienta es un cuestionario que se aplica a todos los funcionarios del Ministerio de Hacienda. En esta etapa se lleva a cabo la programación del cuestionario en el programa informático utilizado, periodo de pruebas y validación de accesos, elaboración de guía para el llenado del cuestionario y envío de comunicado de inicio de la autoevaluación a todos los funcionarios del Ministerio, entre otros.

c) Aplicación del cuestionario: Conlleva la habilitación del sitio en la Intranet para el llenado del cuestionario, atención de incidentes, generación de reportes de participación y la recepción y almacenamiento de cuestionarios en Excel, entre otros.

d) Análisis de resultados: Tiene que ver con el vaciado de los datos de la herramienta informática utilizada, la elaboración de los informes de participación para cada una de las dependencias del Ministerio de Hacienda, solicitando además que se justifiquen aquellos casos que ameriten su no participación, el procesamiento de los datos y generación de gráficos y tablas.

1 Decreto Ejecutivo 37735-PLAN, publicado en La Gaceta N°122 del 26 de junio del 2013.




e) Elaboración de planes de mejora: comprende la reunión para girar instrucciones para la elaboración del plan de mejora así como presentación de resultados generales, recepción y revisión de matrices de plan de mejora de las dependencias y la elaboración del Informe de planes de mejora.

f) Seguimiento a planes de mejora: corresponde a la última etapa y tiene que ver con la redacción de los documentos para la elaboración de las matrices de seguimiento, reunión para girar instrucciones para el llenado de la matriz de seguimiento e informe de resultados de las acciones ejecutadas, redacción de los documentos para la elaboración de las matrices de seguimiento, su envío, recepción y revisión, y la elaboración del informe de seguimiento de los planes de mejora.

Una vez que se cumplen estas etapas se emiten los informes respectivos al Ministro, que en caso de ser necesario tomaría medidas para solicitar su pronta atención.

Como resultado de la revisión efectuada, se determinó que la Unidad de Planificación Institucional realiza el proceso de autoevaluación anual de control interno institucional, mediante la ejecución de las tareas incorporadas en el “Procedimiento escrito del proceso de autoevaluación de control interno”, lo cual le permite a esa Unidad, recopilar información sobre diversos aspectos de control interno, procesarlos para generar gráficos y tablas y para el direccionamiento en la elaboración y seguimiento de los planes de mejora.

No obstante lo indicado, durante la revisión del proceso se identificó algunos aspectos susceptibles de mejora, según se detalla a continuación:

2.2 Sobre la autoevaluación anual de control interno en el Ministerio de Hacienda

2.2.1. Sobre la herramienta utilizada

El proceso actual de autoevaluación de control interno en el Ministerio de Hacienda, consta de la aplicación de un cuestionario que lo aplican todos los funcionarios. Las respuestas obtenidas se tabulan por pregunta y por dependencia. Las preguntas están estructuradas por componentes del control interno y algunas son específicas para el SEVRI.

Según consta en el procedimiento empleado por parte de la Unidad de Planificación Institucional, el cuestionario de autoevaluación se aplica el mismo instrumento para todo el personal. A diferencia de cualquier otro tipo de evaluación que se realice a nivel de todo el personal (como las evaluaciones de rendimiento), no existe una estratificación de la herramienta que permita tener un mejor manejo de la información que se recopila con respecto a los términos empleados o a la aplicabilidad en sus labores cotidianas. Las preguntas son las mismas para todos los funcionarios de todas las dependencias, independientemente de su nivel profesional o cargo que desempeñan en la estructura organizacional del Ministerio.

Esta forma de realizar la autoevaluación presenta como debilidad la posibilidad de que existan respuestas erróneas u omisiones, debido a que los funcionarios tienen diferentes niveles de conocimientos y responsabilidades dentro de la organización y no necesariamente cuentan con el conocimiento o dominio adecuado en todos los aspectos que son consultados en el citado instrumento que se aplica.

Lo comentado podría estar afectando los resultados de la autoevaluación, generando indicadores incorrectos sobre el estado del SCI a un momento dado y generando acciones de mejora innecesarias.

Al consultar sobre la razón por la cual no se estratifica el cuestionario, la señora Directora de la Unidad de Planificación Institucional (UPI), Licda. Celia White, respondió que no se ha realizado una evaluación sobre la necesidad de implementar diferentes vocabularios o niveles de conocimiento para la aplicación del cuestionario, para determinar si el personal conoce o entiende los aspectos que se le están consultando, básicamente porque la Unidad de Planificación Institucional no cuenta con el personal suficiente y el tiempo necesario para poder realizar la evaluación, esto debido a que únicamente se tienen dos personas que laboran en el proceso y no están asignadas exclusivamente a este proceso.




Con respecto a la redacción de las preguntas de la herramienta, se considera importante que las preguntas que se incluyan en el cuestionario sean sencillas y de fácil entendimiento, para que el funcionario que la responda no tenga dudas sobre lo que se le está consultando y esté en posibilidad de brindar respuestas correctas a las interrogantes. Por esta razón debe ser utilizado un lenguaje claro y al nivel del destinatario, según sea su nivel educativo jerárquico dentro de la organización.

Por otra parte, se determinó que la herramienta utilizada no cuenta con un glosario o instructivo que explique los términos y conceptos generales que se utilizan en ella, esto considerando, como se mencionó anteriormente, que se aplica a todo el personal.

Conforme con lo observado, se podría considerar que los resultados de las autoevaluaciones no están presentando la realidad de la situación actual del control interno del Ministerio de Hacienda, lo que implica que se estarían la utilizando recursos económicos y tiempo de personal, en emprender planes de mejora cuyas acciones podrían no ser necesarias y por lo consiguiente generar empleo de recursos en forma inapropiada.

2.2.2. Sobre la validación de la información recopilada

Una vez recopilada y procesada la información del cuestionario, la Unidad de Planificación Institucional emite los resultados en un informe y los comunica a cada dependencia del Ministerio. No obstante, se determinó que no se realizan actividades posteriores a la recopilación de la información que permitan validar la información que se obtiene de la encuesta.

Considera esta Auditoría que se requiere un proceso de validación de la información, debido a que la encuesta es una herramienta que recoge únicamente la percepción de los funcionarios y la validación posterior es importante, para conocer la pertinencia de las respuestas obtenidas. Esta revisión podría ser la verificación de controles y la obtención y revisión de documentación que permitan confirmar la exactitud de las respuestas brindadas y con esto, que los resultados respondan a la realidad existente en los diferentes componentes de las diferentes dependencias del Ministerio y en consecuencia, los planes de mejora que se formulan, sean una respuesta efectiva al mejoramiento del control interno y no respondan estos a simples comentarios subjetivos imprecisos, de quienes llenaron la encuesta, situación que podría generar el riesgo, de un mal uso de los recursos disponibles.

Asimismo, el hecho de que sean alrededor de 2900 funcionarios del Ministerio de Hacienda implica la misma cantidad de cuestionarios a evaluar, por lo que realizar una revisión de las respuestas representa un proceso demasiado extenso, problemática que se podría solventar con un apropiado proceso de muestreo, debido a las limitaciones que presenta la Unidad de Planificación de personal y tiempo para realizarlo.

Esta condición limita la obtención de mejores beneficios de los resultados en la aplicación del cuestionario para el perfeccionamiento del sistema de control interno institucional, lo que se demuestra debido a que los resultados de las autoevaluaciones de control interno realizadas en los últimos tres años, muestran crecimiento en cinco de los seis componentes y sin embargo, los resultados obtenidos por esa Auditoría Interna en los estudios realizados en el mismo periodo, siguen denotando en forma reiterada, debilidades de control interno atribuibles a los distintos componentes del SCI.

En el siguiente cuadro se muestran los resultados comentados:

Cuadro 1: Resultado de las autoevaluaciones de control interno institucionalcorrespondiente a los años 2011, 2012 y 2013

Componentes de control Interno

2011(%)

2012(%)

2013(%)

PromedioMH (%)

Tendencia

Normas Generales 90.85 72.55 83.75 82.38 BajaAmbiente de Control 76.13 78.77 77.30 77.40 SubeValoración de Riesgo 56.84 63.20 75.29 65.11 Sube




Actividades de Control 77.39 82.15 83.09 80.87 SubeSistemas de Información 73.74 78.86 82.73 78.44 SubeSeguimiento del SCI 67.29 59.05 81.22 69.18 SubeGeneral MH: 73.70 72.43 80.56 75.56 Sube

Fuente: Informes sobre los resultados de la autoevaluación de control interno emitidos por la Unidad de Planificación Institucional, de los años 2011, 2012 y 2013.

2.2.3. Sobre el alcance de la Autoevaluación de Control Interno

Como se mencionó, el proceso empleado por la Unidad de Planificación Institucional para la autoevaluación de control interno institucional, está dirigido a todo el personal del Ministerio de Hacienda; aplicándose en forma indiscriminado a todos los funcionarios.

De acuerdo con la Directora de la UPI, la aplicación de la herramienta a la totalidad de la población del Ministerio, le permite obtener información de todos los funcionarios sobre los aspectos consultados, brindándole así una fotografía real y actual del sistema de control interno institucional.

No obstante, el proceso utilizado por parte del Ministerio requiere una gran cantidad de tiempo para la aplicación de la herramienta, y para la posterior revisión, tabulación de las respuestas y análisis de los resultados; generando retrasos en la emisión de los resultados y con esto, la adopción oportuna de acciones tendentes al fortalecimiento de los controles y que las acciones de los planes de mejora, se puedan incorporar en forma más oportuna, para su mejoramiento.

Cabe señalar que la decisión de participar a todo en personal del Ministerio en la autoevaluación, ha sido una decisión de la Unidad de Planificación Institucional, dado que ni la Ley General de Control Interno ni las Normas de control interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), definen la población que debe ser participada en la encuesta.

Sobre el particular, la Ley General de Control Interno (LGCI), dispone lo siguiente sobre las autoevaluaciones:

“Artículo 17.—Seguimiento del sistema de control interno.

c) Que la administración activa realice, por lo menos una vez al año, las autoevaluaciones que conduzcan al perfeccionamiento del sistema de control interno del cual es responsable. Asimismo, que pueda detectar cualquier desvío que aleje a la organización del cumplimiento de sus objetivos.” ( El subrayado es nuestro)

Considera esta Auditoría Interna, que la anterior responsabilidad, debe de interpretarse de manera integral, con relación a lo dispuesto en la citada Ley, en el artículo 12, que en lo pertinente dispone lo que se transcribe a continuación:

“Artículo 12.—Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. En materia de control interno, al jerarca y los titulares subordinados les corresponderá cumplir, entre otros, los siguientes deberes:

a) Velar por el adecuado desarrollo de la actividad del ente o del órgano a su cargo.” ( El subrayado no es del original)

2.2.4. Sobre los planes de mejora y su relación con los PAO




La Unidad de Planificación Institucional solicita a las dependencias, una vez procesada la información obtenida con la autoevaluación, generar un plan de mejora sobre los aspectos, controles o componentes que se encuentren por debajo de la media establecida. Actualmente está definido de la siguiente manera: si los resultados son menores a un 60% se debe de generar un plan de mejora, si se encuentra entre un 60% y un 80% no es obligatorio emitir un plan, pero es deseable la aplicación de una mejora, y para resultados mayores a un 80% no se requiere ningún plan.

De acuerdo con lo indicado en el procedimiento empleado por la UPI, se realiza un seguimiento seis meses después para verificar el grado de avance de los planes de mejora, sin embargo, en caso de que no se cumpla con lo estipulado en los planes de mejora, no se solicita su cumplimiento al Director o funcionario encargado de la actividad de mejora. Asimismo, en caso de que se indique que se ejecutó la acción indicada en el plan, no se realiza una revisión para verificar que se haya cumplido con lo establecido y obtenido la mejora buscada.

Los planes de mejora del control interno no se consideran parte de la gestión de las dependencias, lo cual podría implicar que no se le dé la atención necesaria a su cumplimiento inmediato o que su incumplimiento no signifique una falta en el proceso de mejora del sistema de control interno, con lo cual se desvirtúan las responsabilidades que la LGCI le asigna el Jerarca y al Titular subordinado, por el mejoramiento y perfeccionamiento del control interno.

El hecho de que los planes de mejora no estén relacionados a un plan operativo que las dependencias se vean obligadas a cumplir, podría generar que la ejecución de las actividades propuestas se retrasen o no se ejecuten, al considerar los responsables que no son parte importante ni vinculante en su gestión normal; situación que materializaría el riesgo de que las debilidades determinadas queden sin una atención ni solución efectiva de manera oportuna.

Como principal motivo para la condición descrita, se podría considerar que la Unidad de Planificación Institucional, presenta limitaciones de suficiente personal para la revisión de los planes de mejora de las dependencias. Además, la Unidad de Planificación no ha contado con el suficiente respaldo superior, en cuanto a tener autoridad para llamar a cuentas a las dependencias ante el incumplimiento de los objetivos planteados, debido a que en el Acuerdo DM-016-2010, del Despacho del Sra. Ministra, Licda. Jenny Phillips Aguilar, en donde se le designa la responsabilidad de la Autoevaluación, no se le otorgan estas competencias.

2.3 Sobre la autoevaluación anual de control interno en otras instituciones del Sector Público

Con el fin de conocer las metodologías y resultados obtenidos en los procesos de autoevaluación de control interno aplicados por otras instituciones del Sector Público que mantuvieran algunas similitudes con el Ministerio de Hacienda, se seleccionaron nueve entidades de las cuales, en seis de ellas, se obtuvo información completa de proceso de autoevaluación realizado, a saber: Ministerio de Trabajo, Ministerio de Planificación y Política Económica, Ministerio de Educación Pública, Ministerio de Seguridad Pública, Poder Judicial y la Contraloría General de la República.

Dentro de los aspectos observados en las entidades citadas (ver Anexo 1), se pueden destacar algunas actividades realizadas por estas, que han generado resultados positivos en el proceso de autoevaluación de control interno institucional, a continuación se detallan algunas situaciones de interés:

2.3.1. Sobre la herramienta utilizada

Se observó que en algunas instituciones se encuentra una población heterogénea como son los casos del Poder Judicial y el Ministerio de Educación Pública (MEP). En el caso específico del Poder Judicial en donde se maneja una estructura ocupacional variada de nivel de preparación, conocimiento de los funcionarios, se optó por utilizar cinco tipos de cuestionarios, esto con la intención de poder presentar la realidad del sistema de control interno de la entidad. A su vez el MEP diseñó diferentes cuestionarios dependiendo del área a evaluar, diferenciando la parte docente de la administrativa.




De acuerdo a lo observado, en ambos casos existe una estratificación de la herramienta, con la cual se busca que el personal con diferentes niveles de conocimiento y grado profesional, respondan las autoevaluaciones sin problemas, empleando un vocabulario acorde con su realidad y que pueda ser aplicable a las actividades cotidianas de su trabajo.

En el caso de la elaboración de la herramienta, esta se determina en reuniones con personal de las diferentes áreas de las instituciones, esto con el fin de verificar el entendimiento del cuestionario, cada pregunta es evaluada individualmente, lo que permite tener un mayor entendimiento en el personal al momento de responder la autoevaluación.

2.3.2. Sobre la Validación de la información recopilada

Como resultado de las visitas realizadas a las instituciones mencionadas en el Anexo 1, se identificó que se emplean diferentes metodologías las cuales brindan resultados satisfactorios con respecto al control interno.

Dentro de las más destacadas se pueden mencionar las empleadas por parte del Ministerio de Trabajo, el Poder Judicial y la Contraloría General de la República, en estas tres entidades se realiza de la siguiente manera; una vez concluida la realización de la autoevaluación de control interno, se ejecutan muestreos de todos los cuestionarios realizados en las diferentes áreas, cuando se tiene una muestra significativa de los cuestionarios, se procede a revisar las respuestas con el personal que completó la autoevaluación, en donde se solicita los respaldos de la documentación que justifique las respuestas brindadas o en su defecto la observación del proceso.

La verificación de las respuestas ha generado dos aspectos muy relevantes para la mejora del sistema de control interno, esto debido a que el personal que contesta la encuesta asume responsabilidad de brindar respuestas exactas con respecto a la realidad del control interno, por la posibilidad de que sean revisados por parte de los responsables de liderar el proceso de control interno institucional, y como segundo aspecto se puede mencionar que los planes de mejora para las deficiencias encontradas van a ser enfocados adecuadamente, lo que permite el ahorro en tiempo y dinero del personal y la institución en general.

En todas las instituciones visitadas existía la problemática similar: que el personal no realizara la encuesta a conciencia y que los resultados no reflejaran la realidad del sistema, es por esta razón que como parte de la mejora continua y perfeccionamiento se decide tomar una medida para avanzar, cuyo paso es la verificación en los avances de la autoevaluación de control interno hacia la mejora de todo el sistema en general.

2.3.3. Sobre el alcance de la Autoevaluación de Control Interno

Como parte de las labores realizadas para tener un mejor criterio para evaluar proceso de autoevaluación de control interno, se determinó que de todas las entidades visitadas ninguna de ellas aplica el cuestionario a todos los funcionarios, esto debido a consideraciones respecto al trabajo de tabulación y control de documentación en caso de respaldos, además implica reducción en tiempo y costos por parte de los encargados del proceso en las instituciones, de igual forma se pueden generar los resultados en informes mucho más rápido al ser menos la información a analizar.

Otra metodología empleada por las instituciones como el Ministerio de Trabajo, Ministerio de Planificación, el Poder Judicial e incluso en su momento utilizada por parte de la Contraloría General de la República, es la de evaluar uno o dos componentes por año, lo que implica que se daría rotación a los componentes evaluados generando así planes de mejora enfocados a solo los componentes evaluados, lo que podría enfocar a la administración a una mejor planificación y distribución de las labores de mejora del sistema de control interno.

2.3.4. Sobre los planes de mejora y su relación con los PAO

Las instituciones en las que se observó una mayor contribución del proceso de autoevaluación de control interno al sistema de control interno, fueron el Ministerio de Trabajo, Poder Judicial y la Contraloría General




de la República, en las cuales se establece que todo plan de mejora del sistema de control interno debe de estar relacionado con el Plan Anual Operativo, esto con la finalidad de poder realizar una mejor medición del avance de las actividades planteadas y de igual forma llamar a cuentas en caso de que se presente un incumplimiento o atraso de las mejoras planteadas.

Estas instituciones lo que buscan es que los funcionarios interioricen que el control interno es parte integrante de la gestión y por tanto de las labores cotidianas de los funcionarios, en el logro de los objetivos institucionales.

En este orden de cosas, al definir las mejoras del sistema de control interno dentro del Plan Anual Operativo, permite poder tener un mejor seguimiento a las mejoras propuestas y en su defecto el poder llamar a cuentas a los encargados en caso de incumplimiento o que brinden las justificaciones correspondientes, esto visto principalmente en el Poder Judicial y el Ministerio de Trabajo, en donde se han observado ya casos de sanciones por deficiencias en el control interno por denuncias realizadas por los departamentos que se encargan de la autoevaluación.

3. CONCLUSIONES

De acuerdo con los resultados obtenidos en la revisión del proceso de autoevaluación de control interno institucional se concluye:

3.1 El proceso realizado por la Unidad la Unidad de Planificación Institucional, es conforme con el procedimiento interno establecido para estos efectos. Ver punto 2.1 del informe.

3.2. La aplicación de la misma herramienta a todos los funcionarios del Ministerio, en el proceso de autoevaluación anual de control Interno, no reconoce diferencias en la escala ocupacional ni en la estructura organizacional del Ministerio, situación que generaría un sesgo en los resultados, debido a los diferentes niveles de conocimientos y responsabilidades dentro de la organización. Ver punto 2.2.1 del informe.

3.3 Las respuestas obtenidas en la aplicación del cuestionario no son validadas posteriormente por la Unidad de Planificación Institucional, lo cual podría limitar los resultados de la autoevaluación como insumo para la elaboración de los planes de mejora. Ver punto 2.2.2 del informe.

3.4. La participación de todos los funcionarios del Ministerio en la autoevaluación del control interno incrementa el tiempo y costo de procesamiento de la información, además que podría conducir a la inclusión de acciones de mejora que probablemente conllevan un costo adicional sin que realmente se justifique, pues algunos de los funcionarios consultados podrían no tener la necesidad u obligación de conocer diversos aspectos de control interno. Ver punto 2.2.3 del informe.

3.5. La Unidad de Planificación Institucional no cuenta con las competencias necesarias para exigir el cumplimiento de las actividades incluidas en los planes de mejora, y estos no se encuentran vinculados a los planes operativos de las dependencias. Asimismo, no se fiscaliza la aplicabilidad de las actividades propuestas por las dependencias para solventar las deficiencias de control interno señaladas en la autoevaluación. Ver punto 2.2.4 del informe.

3.6. En la ejecución del proceso de autoevaluación de control interno en otras instituciones del Estado visitadas, en aspectos de confección de la herramienta, alcance en su aplicación y validación de resultados, ha contribuido en el desarrollo de planes de mejora dentro de los planes operativos y al fortalecimiento del sistema de control, a un menor costo y mayor oportunidad en la implantación de las acciones de mejora. Ver punto 2.3 del informe.

4. RECOMENDACIÓN

Para colaborar con la Administración en el fortalecimiento del proceso de autoevaluación de control interno,




se recomienda la implementación de las siguientes acciones:

4.1. Efectuar la valoración de los aspectos señalados en el presente informe en relación con la herramienta utilizada, su alcance, la validación de las respuestas y la incorporación de los planes de mejora en los planes operativos anuales, y adoptar las medidas o acciones que correspondan, con el propósito que la autoevaluación de control interno se fortalezca y consolide, como medio para el fortalecimiento del sistema de control interno institucional.

La valoración debe tomar en consideración los resultados positivos que se comentan que se han obtenido en otras instituciones del Estado, según se han señalado en el presente informe y considerarse para el mejoramiento de los procesos de autoevaluación consecuentes y en caso de realizarse cambios, debe contemplarse en el marco normativo institucional, aprobarse por los jerarcas y comunicarse a todos los responsables en el proceso. Dicha valoración debe ser debidamente documentada.

Las anteriores recomendaciones se encuentran sujetas al artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo de 10 días hábiles, para ordenar la implantación de las recomendaciones o si discrepa de ellas, debe elevar la objeción y soluciones alternas al señor Ministro en el plazo establecido con copia a la Auditoría Interna.

Gustavo Adolfo Cascante Calvo Guillermo Badilla Martínez Profesional de Auditoría Interna 2 Coordinador Auditoría Servicios Corporativos

Máster. Juan de Dios Araya NavarroDirector General

ce. Estudio N°003-2014



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