Efektīva un ērta saziņa, izmantojot datoru

KopsavilkumsValsts: Latvijas RepublikaNozare: Mežsaimniecība

Klienta profils AS “Latvijas valsts meži” (LVM) ir Latvijas valstij piederošo mežu apsaimniekotājs, kurš nodarbina vairāk nekā 1000 cilvēku.

Situācija

Uzņēmuma telekomunikācijas risinājums bija novecojis, ar nepietiekamu kapacitāti, turklāt uzturēšana kļuva arvien dārgāka. Lai nodrošinātu efektīvu komunikāciju uzņēmuma iekšienē un ar klientiem, bija nepieciešams efektīvs, moderns un drošs komunikācijas risinājums.

Risinājums

2010. gada ziemas sākumā tika sākta Microsoft Lync 2010 risinājuma testa vides sagatavošana; tas strauji kļuva populārs darbinieku vidū, un jau 2011. gada pavasarī šim risinājumam bija pieslēgti visi LVM datorlietotāji.

Ieguvumi

Ātrāka un kvalitatīvāka komunikācija. Samazinātas transporta, komandējumu

un komunikācijas izmaksas. Palielināta darbinieku ekonomiskā

efektivitāte. Augsta sistēmas drošība.

AS “Latvijas valsts meži”, ieviešot Microsoft Lync risinājumu, optimizē saziņu darbinieku vidū un ar klientiem, vienlaikus modernizējot izmantotās tehnoloģijas un samazinot darbības izmaksas.

SituācijaUzņēmums “Latvijas valsts meži” (LVM) ir lielākais mežu apsaimniekotājs Latvijā. Tā darbība aptver trīs jomas: sēklu ražošana un stādu audzēšana, meža apsaimniekošana no maza stādiņa līdz gatavam koka izstrādājumam, kā arī rekreācijas pakalpojumi dabā.

Uzņēmumam ir plaša IT infrastruktūra: divi biroji Rīgā, astoņi — citās pilsētās, kā arī neskaitāmi pieslēguma punkti dažādās Latvijas vietās. Darbības specifika nosaka to, ka LVM darbiniekiem ir jābūt ļoti mobiliem, tādēļ no uzņēmumā izmantotajiem 800 datoriem apmēram 70 % ir portatīvie. Tas ļauj strādāt gandrīz no jebkuras vietas, kur ir pieejams interneta pieslēgums. Taču portatīvie datori un interneta pieslēgumi nenodrošina operatīvu un ekonomisku telefonsaziņu ne starp uzņēmuma darbiniekiem, ne arī starp darbiniekiem un klientiem.

Fiksēto telefonu sakaru nodrošināšanai katrā LVM birojā bija uzstādīta Alcatel centrāle, taču, tehnoloģijām novecojot un uzņēmumam attīstoties, centrāļu kapacitāte nespēja nodrošināt visas uzņēmuma vajadzības, piemēram, nepieciešamo izejošo numuru skaitu; arī to uzturēšana kļuva aizvien dārgāka. Tādēļ uzņēmumam nācās izvēlēties, vai turpināt ieguldīt naudu telefona centrāļu uzturēšanā vai arī pakāpeniski meklēt alternatīvus risinājumus.

RisinājumsLVM mērķis bija atrast tehnoloģisku risinājumu, kas ikvienam darbiniekam ļautu būt vienmēr sasniedzamam, proti, pārvietojoties līdzi būtu gan “darbavieta”, gan fiksētais telefons. Tā kā darbinieki strādā visā Latvijas teritorijā, bija svarīgi veidot videokonferences un balss konferences, vienlaikus samazinot ceļa izdevumus un pārbraucienos patērēto laiku. Arī konferences ar ārzemju partneriem radīja problēmas, jo katram ir atšķirīgs komunikācijas risinājums, tāpēc pirms katras telekonferences bija būtiski jāmodificē perimetra ugunsmūris. Tas bija laikietilpīgi un neērti.

Optimālā risinājuma atrašanai tika izvērtētas vairākas alternatīvas, jo uzņēmuma vadība bija ieinteresēta iegūt jebkādu izdevumu samazinājumu veicinošu komunikācijas risinājumu. Taču alternatīvo risinājumu nepieciešamie izdevumi (papildu serveri utt.) bija pārāk lieli, lai to ieviešana atmaksātos. Uzņēmumā pat tika izmēģināts uz atvērtā koda platformas bāzēts telefonijas risinājums. Tomēr dažādu neērtību dēļ darbinieki šo programmu nelietoja, tā vietā aktīvi sāka izmantot mobilos sakarus.

2010. gada ziemas sākumā tika sākta Microsoft Lync 2010 risinājuma testa vides sagatavošana. Integrētā telekomunikācijas platforma (tērzēšana, videokonferences) funkcionalitātes un lietošanas vienkāršības dēļ strauji kļuva populāra uzņēmumā, tādēļ 2011. gada pavasarī tai jau bija pieslēgti visi LVM datorlietotāji. Projekta ieviešanu nedaudz palēnināja tas, ka Latvijā bija grūtības uzreiz nopirkt 800 pietiekami kvalitatīvu datoraustiņu.

“Būtiski, ka Lync ir integrēts Microsoft Office produktos, piemēram, tas ir sinhronizēts ar Microsoft Outlook kalendāru, kā arī tam ir saprotama un intuitīvi uztverama saskarne (interfeiss). Ārējie klienti sistēmai var pieslēgties viesa statusā, iepriekš lejupielādējot īpašu programmu. Piemērotākā risinājuma izvēlē nozīme bija

arī faktam, ka Microsoft Lync licences bija iekļautas Microsoft Enterprise līgumā. Licenču nomas līgums tika papildināts ar Microsoft Lync Server 2010 licenci,” saka Tatjana Hrističa, AS “Latvijas valsts meži” Informācijas sistēmu attīstības daļas vadītāja.

“Latvijas valsts meži” Microsoft Lync 2010 platformā integrēja gan fiksētos (Lattelecom), gan mobilos sakarus, tādēļ telefonsarunas ir kļuvušas ievērojami lētākas. Testēšanas režīmā šobrīd ir Lync platforma mobilajiem tālruņiem ar dažādām operētājsistēmām.

Ieguvumi Ātrāka un kvalitatīvāka komunikācija gan

uzņēmuma iekšienē, gan ar ārējiem klientiem, kas palīdz būtiski ietaupīt darbinieku laiku, samazināt transporta, komandējumu un komunikācijas izmaksas. Ieviešot Lync, vairs nebija nepieciešamības pēc 8 reģionālo tālruņu centrāļu uzturēšanas un apkalpošanas, kas gadā ļāva ietaupīt līdz pat 2000 latiem. Galvenais ietaupījums rodas no samazināto abonējamo līniju skaita. 2012. gadā šī izmaksu sadaļa, salīdzinot ar 2010. gadu, samazinājās par 60 % jeb par 731,76 latiem mēnesī.

Visa informācijas aprite notiek elektroniski, tādēļ bija iespējams samazināt izmantoto līniju un numuru skaitu, kā arī teju pilnībā pārtraukt faksa aparātu izmantošanu. Faksa pakalpojumi tiek izmantoti vairs tikai tajās vietās, kur nav stabila interneta pieslēguma.

Ieviešot Lync, speciālisti ir sazvanāmi neatkarīgi no to fiziskās atrašanās vietas, jo ārējās komunikācijas līnijas ir piesaistītas konkrētam cilvēkam. Tādējādi gan kolēģi, gan klienti var ātri sazināties ar vajadzīgo speciālistu gan pāradresējot sarunu, gan telesanāksmju laikā, uzdodot jautājumus atbildīgajiem cilvēkiem.

Papildu informācija

Par Microsoft Lync: office.microsoft.comhttp://microsoft.com/lync

Par AS “Latvijas valsts meži”: www.lvm.lv

“2011. gada nogalē veiktajā Latvijas uzņēmumu īpašnieku, vadītāju un speciālistu aptaujā 54 % respondentu atzina, ka darbs kļūtu efektīvāks, ja darba informāciju, dokumentus un e-pastu būtu iespējams lietot ārpus biroja. Lync ir risinājums, kas ļauj cilvēkiem sadarboties, strādāt ātrāk, racionālāk, efektīvāk, atrodoties jebkurā pasaules vietā un izmantojot jebkādu saziņas ierīci, piemēram, datoru vai mobilo tālruni. To apliecina arī LVM pieredze,” uzskata Andrejs Juščenko, Microsoft Office biznesa grupas vadītājs Baltijā.

Pēc Lync ieviešanas ir palielinājusies darba efektivitāte un samazinājušies transporta izdevumi, jo, piemēram, regulārās ikmēneša, iknedēļas sanāksmes var noorganizēt stundas laikā, iesaistītajiem darbiniekiem nav lieki jātērē laiks, pārbraucot no vienas pilsētas vai biroja uz otru. Efektīvāk tiek risināti arī IT atbalsta jautājumi, ir iespēja attāli pieslēgties un sniegt adekvātu konsultāciju, un izvērtēt radušos problēmu. Tas ir īpaši svarīgi, jo datorlietotāji atrodas visā valsts teritorijā. Liels ieguvums ir telefonkonferences ar ārvalstu klientiem, tādējādi ir būtiski samazinājušās starptautisko sarunu izmaksas.

Uzņēmumā veidojas saliedētāks kolektīvs, jo nav finansiālu komunikācijas ierobežojumu (sarunu limiti) un darbinieki var brīvāk un neformālāk sarunāties.

Programmatūra un servisi Microsoft Lync