web based reporting system project. case study
TRANSCRIPT
1
Web Based Reporting System Project
TUGAS 1 MANAJEMEN KINERJA PROYEK
Diajukan Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Kinerja Proyek
Disusun Oleh :
ALFONSUS SRI AGSEYOGA
NIM. 126060100111013
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
FAKULTAS TEKNIK PASCASARJANA
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG 2012
2
PEMBAHASAN
1.1. Contoh Kasus Proyek Pembangunan Hotel Hyatt Regency Bandung
Sebagai contoh kasus akan dipilih proyek pembangunan Hotel HyattRegency, Bandung.
1.1.1. Kondisi Proyek
Proyek telah lama berhenti karena mengalami kesulitan keuangan, akhirnya akan
dilanjutkan lagi.
Operator hotel yang akan menangani sekarang berubah dariPullman ke Hyatt.
Pihak manajemen pemilik memutuskan untuk memulai pekerjaan dengan segera,
waktu pelaksanaan selama 18 bulan maksimum.
Karena perubahan tersebut, maka banyak perubahan pada desain tata ruang, interior,
fungsi organisasi, dan manajemen hotelnya sendiri.
Akhirnya kontraktor lama dipanggil kembali agar membuat proposal untuk
menyelesaikan proyek tersebut.
Setelah melalui proses yang cukup panjang, akhirnya diputuskan untuk melakukan
kontrak secara lump sum price dan pihak kontraktor lama dijadikan main
kontraktor (kontraktor utama).
Selain perjanjian no.6, pihak kontraktor juga berkewajiban untuk melakukan
koordinasi pekerjaan terhadap semua sub kontraktor, baik yang langsung
ditentukan oleh kontraktor utama, maupun sub kontraktor yang ditunjuk oleh pemilik
(nominated sub kon). Soal harga dan perjanjian nominated sub kontraktor dilakukan
oleh pemilik, sedangkan tanggung jawab pelaksanaan, jadwal, kontrol, dan progres
ditangani oleh kontraktor utama, dengan mendapatkan coordination fee.
1.1.2. Struktur Organisasi Proyek Sebelum Proyek Hotel Dimulai
Selama ini pembangunan perluasan gedung BIP dikoordinir oleh seorang PM yang juga
dirangkap oleh salah satu bagian dari struktur organisasi operasional gedung.
Struktur organisasi operasional BIP adalah organisasi fungsional yang mengelola
gedung BIP setiap harinya.
Tugas Building Operation selain mengelola operasi gedung BIP sehari-hari, juga
merangkap sebagai PM untuk proyek perluasan gedung BIP II yang sudah selesai
pelaksanaannya.
3
Di sini ada perangkapan tugas pada Building Operation dan PM, yang dirangkap
oleh satu orang.
Untuk proyek perluasan yang tidak terlalu besar dan kompleks, jabatan rangkap
seperti di atas masih memungkinkan untuk dilaksanakan sehingga dapat mengurangi
penambahan sumber daya manusia (tenaga kerja) baru, yang berarti
mengurangi pengeluaran biaya.
Gambar 1.1 Struktur Organisasi Sebelum Proyek Hotel Hyatt Regency (Bandung) Dimulai
1.1.3. Struktur Organisasi Proyek Saat Proyek Hotel Dimulai
Sehubungan dengan adanya rencana perubahan operator dari Pullman ke operator
Hyatt dan pelaksanaan pembangunan hotel harus segera dimulai, maka pihak manajemen
pemilik memutuskan untuk melepaskan tugas PM yang fungsional dengan menunjuk PM yang
baru dari luar dan PM yang lama menjadi CM proyek hotel. Selain itu, penggantian PM yang
lama dengan yang baru didasarkan pada pertimbangan sebagai berikut :
Perlu seorang PM yang berpengalaman dan bertanggung-jawab penuh terhadap
kelangsungan dan keberhasilan proyek tanpa diganggu dalam tugas rutin manajer lini
(tidak ada tugas rangkap).
4
Penanggung jawab proyek dirangkap oleh manajer lini, sehingga tidak ada
penanggung jawab tunggal.
Kurang adanya penekanan kepentingan proyek disebabkan oleh perangkapan
kegiatan fungsional tadi.
Setelah mempelajari data diatas, maka pihak manajemen memutuskan untuk
membentuk tim khusus guna menangani proyek ini. Akhirnya ditunjuk seorang
projek manajer yang didatangkan dari luar untuk menangani proyek ini. Di mana
project manager harus melapor ke dewan direktor di Jakarta yang sudah ditentukan,
memang khusus menangani proyek - proyek.
PM yang baru memutuskan untuk mengambil langkah-langkah sebagai berikut;
Mengubah struktur organisasi yang lama menjadi struktur organisasi proyek
murni.
Membentuk tim yang terdiri dari, project administration, project design coordination,
construction manager, serta diperlukan main contractor.
Mengajukan usulan untuk menempatkan perwakilannya di lapangan kepada
operator Hyatt di Amerika.
Mengusulkan kepada pihak manajemen pemilik untuk menyediakan biaya
kontingensi sebagai antisipasi terhadap perubahan desain.
Mewajibkan kepada main-contractor untuk menyediakan divisi khusus engineering
yang berfungsi untuk melakukan koordinasi dengan project design coordination yang
di dalamnya ada hubungan fungsional antara nominated sub-kontraktor dan
desain intern pemilik dengan pihak main-kontraktor selama berlangsungnya proyek.
5
Gambar 1.2 Struktur Organisasi Saat Proyek Hotel Hyatt Regency (Bandung) Dimulai
6
1.1.4. Responsibility Matrix
Gambar 1.3 Responsibility matrix
7
aA
nal
yzin
g th
e p
roje
ct n
ee
ds
in m
eas
ure
able
goal
sA
li
bFi
nan
cial
an
alys
is o
f th
e c
ost
an
d b
en
efi
ts
incl
ud
ing
a b
ud
get
Ris
ka
cst
ake
ho
lde
r an
alys
is, i
ncl
ud
e u
sers
, an
d
sup
po
rt p
ers
on
ne
l fo
r th
e p
roje
ctR
iska
dP
roje
ct c
har
ter
incl
ud
ing
cost
s, t
asks
,
de
live
rab
les,
an
d s
che
du
leIw
an
eSe
lle
ctin
g th
e p
lan
nin
g te
amIw
an
fId
en
tify
ing
de
live
rab
les
and
cre
atin
g th
e w
ork
bre
akd
ow
n s
tru
ctu
reIw
an
ge
stim
atin
g th
e r
eso
urc
e r
eq
uir
em
en
ts f
or
the
acti
viti
es
Iwan
he
stim
atin
g ti
me
an
d c
ost
fo
r ac
tivi
tie
sIw
an
id
eve
lop
ing
the
sch
ed
ule
Ali
jsi
te s
urv
eys
Ali
kC
reat
e d
esi
gn c
on
cep
t &
De
tail
Arc
h. S
tr. M
EP.
Ali
lR
isk
Pla
nn
ing
Iwan
mG
ain
ing
form
al a
pp
rova
l to
be
gin
wo
rkR
iska
nEx
ecu
te t
he
pro
ject
Rim
ba
oC
on
du
ct P
rocu
rem
en
tR
iska
pM
eas
uri
ng
the
on
goin
g p
roje
ct a
ctiv
itie
s
('w
he
re w
e a
re')
Rim
ba
q
Mo
nit
ori
ng
the
pro
ject
var
iab
les
(co
st, e
ffo
rt,
sco
pe
, etc
.) a
gain
st t
he
pro
ject
man
age
me
nt
pla
n a
nd
th
e p
roje
ct p
erf
orm
ance
bas
eli
ne
(wh
ere
we
sho
uld
be
)
Rim
ba
r
Ide
nti
fy c
orr
ect
ive
act
ion
s to
ad
dre
ss is
sue
s
and
ris
ks p
rop
erl
y (H
ow
ca
n w
e g
et o
n t
rack
ag
ain
)
Rim
ba
s
Infl
ue
nci
ng
the
fac
tors
th
at c
ou
ld c
ircu
mve
nt
inte
grat
ed
ch
ange
co
ntr
ol s
o o
nly
ap
pro
ved
chan
ges
are
imp
lem
en
ted
Rim
ba
t
Fin
aliz
e a
ll a
ctiv
itie
s ac
ross
all
of
the
pro
cess
gro
up
s to
fo
rmal
ly c
lose
th
e p
roje
ct o
r a
pro
ject
ph
ase
Iwan
u
Co
mp
lete
an
d s
ett
le e
ach
co
ntr
act
(in
clu
din
g
the
re
solu
tio
n o
f an
y o
pe
n it
em
s) a
nd
clo
se
eac
h c
on
trac
t ap
pli
cab
le t
o t
he
pro
ject
or
pro
ject
ph
ase
Ris
ka
Pla
nn
ing
and
De
sign
Exe
cuti
on
Mo
nit
ori
ng
& C
on
tro
llin
g
Clo
sin
g
12
34
56
2324
2514
1516
1718
19
4956
2021
228
910
1112
137
GA
NT
CH
AR
T fo
r W
eb-B
ase
d R
epo
rtin
g S
yste
m P
roje
ct
147
154
161
168
175
182
105
112
119
126
133
140
6370
7718
9
Da
ys/W
eek
Wo
rkfl
ow
Act
ivit
ies
Per
son
Res
po
nsi
ble
Init
iati
ng
8491
98
2627
714
2128
3542
1.1.5. Gant Chart for Web Based Reporting System Project
Gam
bar
1.4
Gan
t C
har
t
8
1.1.6. List of Activities and Immediate Predecessor
Gambar 1.5 List of Activities and Immediate Predecessor
aAnalyzing the project needs in measureable
goalsAli -
bFinancial analysis of the cost and benefits
including a budgetRiska a
cstakeholder analysis, include users, and
support personnel for the projectRiska a
dProject charter including costs, tasks,
deliverables, and scheduleIwan c
e Sellecting the planning team Iwan d
fIdentifying deliverables and creating the work
breakdown structureIwan e
gestimating the resource requirements for the
activitiesIwan f
h estimating time and cost for activities Iwan g
i developing the schedule Ali h
j site surveys Ali i
k Create design concept & Detail Arch. Str. MEP. Ali j
l Risk Planning Iwan j
m Gaining formal approval to begin work Riska k , l
n Execute the project Rimba m
o Conduct Procurement Riska m
pMeasuring the ongoing project activities
('where we are')Rimba m
q
Monitoring the project variables (cost, effort,
scope, etc.) against the project management
plan and the project performance baseline
(where we should be )
Rimba m
r
Identify corrective actions to address issues
and risks properly (How can we get on track
again )
Rimba m
s
Influencing the factors that could circumvent
integrated change control so only approved
changes are implemented
Rimba m
t
Finalize all activities across all of the process
groups to formally close the project or a project
phase
Iwan n , o , p , q , r , s
u
Complete and settle each contract (including
the resolution of any open items) and close
each contract applicable to the project or
project phase
Riska n , o , p , q , r , s
List of Activities and Immediate Predecessors
Immediate Predecessor
Closing
Workflow Activities Person Responsible
Initiating
Planning and Design
Execution
Monitoring & Controlling
9
DAFTAR PUSTAKA
http://elib.unikom.ac.id/gdl.php?mod=browse&op=read&id=jbptunikompp-gdl-gunawannim-
21570&q=gunawan (diakses 24 September 2012).
Setriyarto, Djoko, 2010. Manajemen Konstruksi. elib.unikom.ac.id. Bandung : UNIKOM
http://elib.unikom.ac.id/gdl.php?mod=browse&op=read&id=jbptunikompp-gdl-djokosetri-
23633&q=djoko (diakses 24 September 2012).
10