3/12/2019

1

Purpose Driven GovernanceHow Boards Influence Club SuccessClub Summit

Frank Vain, McMahon Group, Inc.

Nashville, Tennessee

March 12, 2019

Purpose Driven Boards

• “How are we doing?” 

– Responsible boards are accountable to the mission

• “What we’re doing” 

– Effective boards are not mired in operational minutia

• “Where We’re Headed” 

– Purpose driven boards have a nose for the future

3/12/2019

2

It’s All About Leadership

The Stakes Are Higher

Directors confront complex challenges:

• Great Recession aftermath

• Changing demographics

• Evolving recreational preferences

• How to adapt and reinvest

Club viability and sustainability often at risk

Common Challenges

• 56% of nonprofits struggle with board governance

• Majority believe colleagues are not engaged

• Half report challenges evaluating their performance

• 38% have difficulty with strategy• 25% of directors say they do not have a clear understanding of their organization’s strategy• Source: 2017 Stanford Survey on Nonprofit 

Leadership and Management

3/12/2019

3

What’s Most 

Important?

• 82% of nonprofit executives prioritize “Passion for Mission” as top requirement for new directors

• 53% of nonprofits have difficulty finding board members who are passionate about their cause

• Source: BoardSource

What’s The Job?

“To have a sense of where the organization is going and must go is the core and essence of the very best leadership”

John Gardner

U.S. Ambassador and Statesman

3/12/2019

4

• Today’s leaders must:– Understand the Environment

– Know What Members Want

– Establish a Sense of Purpose (Vision)

– Generate & Maintain Members’ Trust

– Communicate to Create Alignment

– Be a Catalyst for Adaptive Change

• Keys to Success– Solid Structure: 

• Size and composition, orientations, succession, etc.

– Right People:• Development/elections

– Wholistic View: • Consider needs of entire club

– Strategic vs. Operational

– A Fun Challenge: • Make it interesting

3/12/2019

5

Key Responsibilities

• A Question of Strategy:• Where are we going?

• An Issue of Talent Management:• Who is going to get us there?

Point of Departure

• Rely on data and fact to make decisions, not emotion

– Understand the external environment 

– Know your members

3/12/2019

6

Member Input

Surveys identify values and trends

Why join?

Most important activities?

Willing to recommend membership?

Future programs and facilities?

Data helps bridge gaps between segments

Analyze results by all members

Compare with recent joiners and younger members

Distance from Home to Club

0‐3 Miles44%

4‐7 Miles30%

8‐15 Miles19%

Over 15 Miles7%

3/12/2019

7

Local Club Comparison

Local Clubs US Club A Club B Club C Club D

Total Members 550 640 698 740 625

Initiation Fee $295k $195 ‐ $210k $60k $135k $140k

Monthly Dues $975 $944 $430 $730 $1,050

Facility Improvements

Status Proposed Almost Complete Just Approved In Planning Completed 2010

Improvements

Fitness • Existing Size: 1,296 s.f.

• Movement & Future: 3,200 s.f.

• Treatment s.f. + 147%

• New 3,375 s.f. Fitness Center with movement studio

• Expand Fitness Center to 4,000 s.f. to include movement studio

• Expand fitness

• New 36,000 s.f. Fitness Center with 2 movement studios and spa facilities

Dining • Pool Dining/Bar: 2,120 s.f. of new casual indoor/ outdoor dining

• New outdoor dining

• Improvedoutdoor dining

• New casual dining

• Improved outdoor dining

Pool• New youth lounge ‐ • New pool area • New pool area

• Improved pool area

Other • Living Room and Terrace improvements

• New clubhouse/ locker expansion

• New bar & patio improvements

• Clubhouse remodel

‐

3/12/2019

8

Where Are We Going?

Mission

Strategic Issues

SWOT Analysis

Goals

Strategies

Strategic PlanBoard and

General Manager

Vision and Values

Vision

• Must be compelling to attract followers

• Clarity and power of purpose

– “People don’t buy what you do; they buy why you do it.” –Simon Sinek

3/12/2019

9

Clouded Vision

Clubs can get trapped in history or caught up in activities

Typical Mission

• XYZ CC has a proud heritage and tradition as a private, family‐oriented country club. We are committed to providing exceptional service, outstanding golf, recreation and social experiences in a friendly and welcoming environment for all Members and their guests.

3/12/2019

10

Establish Clarity

Define the Why? 

• It is the steady shift in emphasis that keeps organizations growing

To retain relevance and vitality

• Refresh, Refine and Extend Mission

Adaptation Can Be Difficult

• Build strategy consistent with heritage and values

• Clubs exist in larger societal context and shifting interests

• Must reflect changing values and lifestyles

3/12/2019

11

Multnomah Athletic 

Club

• Evolving athletic focus

– Began with individual pursuits

– Expanded to team participation

– Embraced fitness for the family

• Core Purpose

– “To enrich lives, foster friendships and build upon our traditions of excellence in athletics, social and educational programs”

• Opens pathways to activities like Foundation, community outreach, etc. 

Culture

• “Culture eats strategy for breakfast.”

– Peter Drucker, father of modern management

• Culture counts: To be effective, strategy must be developed in context

• Trumped by “The Why”

– Guardrails, not roadblock

– Expand out to the “hows” and “whats”

3/12/2019

12

Who is Going to Get Us There?

Schedule

Objectives and Action Steps

Accountability/Responsibility

Evaluation Criteria

ResourcesOperational Plan

General Manager and Staff

Talent Management

• Qualities of a Successful Team

• They communicate well with each other

• They agree and set team goals

• Everyone contributes their fair share

• They offer support for others on the team

• Represent diverse viewpoints

• Good leadership – trust and respect

• Organized

• They have fun!

• Source: Undercover Recruiter

3/12/2019

13

The Baseline

• Seek and respond to member input

• Set clear standards for elections, duties, terms, etc.

• Be strategic

• No “I” in Team

• Legal and ethical compliance

• Set goals and evaluate performance

• Plan makeup and succession

Setting the Tone

• Strategic agendas

– Reasonable time frames

– Behaviors

– Consent agendas

– High level issues

– Socialize afterwards!

3/12/2019

14

Right‐Size Your Board

• Larger boards are less effective 

– Failure to resolve issues

• Speaking time limited 

• Participants only advocate

• Unable to process information/resolve differences

• Be narrow at top, make footprint larger at bottom:

– Effective committees

– Member input

– Communicate

Board Policy Manual

• Compiles all current club policy and governing documents in one place

• Key reference– Standards– Purpose and uses– Strategic elements– Board organization and process– Board/staff relationships– Executive parameters

• Regular place on the board agenda

3/12/2019

15

Who Is Going To Get Us There?

• Board Development Committee

– Change Nominating Committee to Board Development Committee

– Always in session, not just at election time

– Develop board member criteria

– Structure board orientation

– Create board training exercises

– Interface with Committees to identify future talent

Board Development Process

• Solicit participants

• Interview candidates

• Communicate with members

• Work with unsuccessful candidates

3/12/2019

16

Board Development Program

Prepare for service by working on committees and task forces

Implement Board Orientation 

Program to help new members quickly become 

effective contributing members

Implement continuing education program to introduce members to effective 

governance techniques

Build a trusted slate of advisors so board has insights into industry and effective practices

Board Communications

• Communicate to build alignment

• Provide regular communications about club business

• Solutions:

– Separate from general news

– Send members quarterly updates on club business

– Populate governance section of website 

– Hold periodic town hall meetings

– Get member feedback through periodic surveys

3/12/2019

17

Annual Board Workshop 

• Break away from regular agenda

• Talk about longer range subjects

• Hear from industry experts• Increase understanding of 

club business• Mix in social time to 

increase understanding and working relationships

Influence Your 

Influencers

• Committees:

– Generally an untapped/unmanaged resource

– Work in silos

– Bring all Committee members together at start of year

– Thank them for their service

– Present Mission and Vision

– Highlights of coming year

– Enroll them in governance process and key initiatives

3/12/2019

18

Keys to Purposeful 

Governance

• Sound Foundation:– Nominating/Board Development Committee

• Strategic– Have, follow and UPDATE a strategic plan

• Execute:– Invest in the best management team you can afford

• Enroll Members:– Align your committees

• No personal agendas

Summing Up

• Cyclical and secular trends indicate continued challenges for private clubs 

• Club governance more complex and challenging than ever

• Continually refine and extend your mission for relevance and success– Where we’re going and must go

3/12/2019

19

Thank You for ListeningYour Questions are Welcomed