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1 Outlook 2003 受信したメールを利用して返信する

Outlook 2003 受信したメールを利用して返信する

01．メールを受信し，返信の準備をする

① Outlook を起動します。

② 【ツールバー】上の【送受信(C)】をクリックして，メールを送受信します。

③ 新着メールを W クリックして開きます。

④ 添付ファイルがある場合，その内容を確認します。

【※注意】名称が英数字のみの添付ファイル，意味の不明な名称の添付ファイル，および拡張子が「.exe」や「.dll」，「.reg」

の添付ファイルは悪意ある作成者により作成された可能性があります。このような添付ファイルは原則として開か

ないのが無難です。またやむを得ず開く場合は，メールの差出人を知っている場合に限り，差出人に連絡してファ

イルの安全性を確認してから開いてください。知らない相手から来たメールの添付ファイルはいかなる場合でも開

かないのが原則です。

⑤ 【添付ファイル：】項目右に表示される【添付ファイル名】，本稿の例では【Excel – リフォーム案内表 …】を W クリッ

クします。

クリック

新着メール

W クリック

W クリックして開いた【メールウィンドウ】

W クリック


⑥ 操作⑤の後，【添付ファイルを開いています】ダイアログ・ウィンドウが開くので，メールの送信者が知れていて，添付ファイ

ルの安全性が確保されている場合に限り，【開く(O)】ボタンをクリックして添付ファイルを開きます。

⑦ 添付ファイルの内容を確認します。

ここまでの操作で，メールを受信してからメールの内容および添付ファイルの内容が確認できました。続いて，今確認した内容

について，受信したメールの本文を【コピー＆ペースト】を使って利用しながら返信メールを作成しましょう。

02．受信したメールを利用して返信する

① 【メールウィンドウ】をクリックしてアクティブにします。

〈Point〉「ウィンドウをアクティブにする」とは

Windows システムは，アプリケーションソフトウェアや種々の機能を【ウィンドウ】という単位で管理し，複数のウィンド

ウを同時に制御することができます。とはいえ，コンピュータに指示を与えるときは，①どこに，②何を，③どうするかの順で

指示するのが基本ですから，「どのウィンドウに対して操作をするのか」をまずコンピュータに教えてやる必要があります。こ

の，「どのウィンドウに対して操作をするのか」をコンピュータに教える操作が【ウィンドウのアクティブ化】なのです。

アクティブ化されたウィンドウは，【タイトルバー】が他のウィンドウと比較してより濃く表示されます。キーボードやその

他の入力装置による指示は，常にアクティブウィンドウに対して与えられます。つまり，操作を行う前には，まず，操作対象に

なるウィンドウをクリックして指定し，当該ウィンドウをアクティブ化しておく必要があるのです。このことは，Windows シ

ステムに限らず，ウィンドウ単位でマルチタスク（複数の機能を同時に制御すること）を実行するシステムには種別を問わず概

ね該当します。

クリック

クリック

アクティブになって最前面に表示されたメールウィンドウ


② 【メールウィンドウ】の【ツールバー】上の【返信】ボタンをクリックして，【返信メールのメールウィンドウ】を開きます。

〈Point〉返信メールの件名は「RE:＋元のメールの件名」の内容で自動入力されます。「RE:」は返信であることを示す記号です。

「RE:」の記号を見ることで，受信した相手は「返信メールであること」がわかりますので，返信メールには「RE:」をつけて

おくのがよいでしょう。

今回の例では，受信した元のメールを利用して返信メールを作成しますから，まず，元のメールをコピーしましょう。

③ 元のメールの冒頭，本稿の例では「○○部」の最初の○の左側でマウスをクリックし，文末までドラッグして元のメールの本

文全体を選択します。

④ 黒く反転している箇所の上でマウスを右クリックし，【右クリックメニュー】を開きます。

⑤ 【右クリックメニュー】内の【コピー(C)】をクリックします。クリックしても画面上に特に変化がありませんが，クリック

後に【右クリックメニュー】が消えていれば操作は完了しています。

⑥ 返信メールの先頭にマウスカーソルを移動し，先頭の位置でクリックして【文字入力カーソル】を返信メールの先頭に移動し

ます。

クリック

【返信メールのメールウィンドウ】

ドラッグして選択：選択が終わったらマウスの左指を離す

右クリック

【右クリックメニュー】

クリック

クリックして文字入力カーソル【▮】を先頭に移動


⑦ 返信メールの先頭でマウスを右クリックして【右クリックメニュー】を開き，【右クリックメニュー】内の【貼り付け(P)】を

クリックします。その後，返信メールに元のメールのコピーが作成されます。

⑧ まず，名宛人を変更します。この返信メールを受け取るのは元の差出人ですから，メールの名宛人の名称を元の差出人の名前

に書きかえます。本稿の例では，「○○部 ●●部長」を「営業部山田太郎殿」に書きかえます。

文字列を消去するときは，マウスをドラッグ操作して「〇○部 ●●部長」を選択して，キーボードの【Delete】キーを押し

て消去するか，または，文字入力カーソルを消そうとする文字列の前後いずれかに移動し，文字入力カーソルより前の文字列を

消去するときは【Backspace】キーを，文字入力カーソルより後の文字列を消去するときは【Delete】キーを押して消去します。

または

⑨ 文字入力カーソルが返信メールの文頭にあることを確認したら，キーボードから「返信メールの名宛人」を入力します。本稿

では「営業部山田太郎殿」と入力します。

⑩ 続いて，返信メールの本文を編集します。

本稿の例では，次に示すように修正してください。

【修正項目一覧】（指示文中の↵は改行があることを示す）

(1) 「□□様よりご依頼いただいた↵見積につき素案を送付いたします。」 ⇒ 削除

(2) 「以下の各点に関し，」 ⇒ そのまま

(3) 「ご意見・ご指示をお願い致します。」 ⇒ 「次のように修正してください。」

(4) 「1．見積期限について」 ⇒ 文はそのままで，最後に改行を 2 つ入れる（1．と 2．の間を 2 行あける）

(5) 「1．見積期限について」のすぐ下の行 ⇒ 「2011 年 6 月 15 日としてください。」

(6) 「2．内訳の各項目について」 ⇒ 文はそのままで，最後に改行を 2 つ入れる

(7) 「2．内訳の各項目について」のすぐ下の行 ⇒ 「素案のままでよい。」

(8) 「3．見積額について」 ⇒ 文はそのままで，最後に改行を 1 つ入れる

(9) 「3．見積額について」のすぐ下の行 ⇒ 「¥144,800 に変更してください。」

(10) 「以上，宜しくお願い申し上げます。」 ⇒ 「以上，修正願います。」

(11) 「===========」 ⇒ そのまま

(12) 「2011 年 6 月 9 日」 ⇒ 「2011 年 6 月 10 日」

(13) 「営業部 △△」 ⇒ 「営業本部上杉一郎」

(14) 「内線：00-0000」 ⇒ 「内線：11-1111」

右クリック

クリック

元のメール本文のコピー

消そうとする文字列をドラッグして選択してから，Delete キーを押す。

Backspace キー Delete キー

文字列を消去した状態

文字入力カーソルの位置を確認文字入力完了後の図


⑪ 操作⑩が完了したら，文面に誤りがないか確認します。

⑫ 文面が確認できたら，【返信メールのメールウィンドウ】内の【ツールバー】上の【送信(S)】をクリックします。

【送信(S)】をクリックすると【返信メールのメールウィンドウ】は自動的に閉じ，メールが送信されます。

【※注意】一度送信されたメールを取り戻すことは原則として不可能です。【送信(S)】をクリックする前に，宛名の敬称，金額，

期限，添付ファイルの有無等を特に注意深く確認することをお勧めします。

⑬ 操作⑫が終了した際に，通常コンピュータの画面上には返信元のメールが開いている状態になっていると思いますが，返信が

終わった後はこれを閉じても差し支えないので，ウィンドウ右上の【×】ボタンをクリックして閉じます。

⑭ 最後に【Outlook】本体のウィンドウの【ツールバー】上にある【送受信(C)】をクリックして，念のため手動でメールの小受

信を促しておきましょう。この操作をすることで，ごくまれにメールが発信されず受信トレイに残ったままになるトラブルを回

避できます。

03．メールが発信されたことの確認

メールを送信した際，正常に発信が完了したかどうかは，以下の手順により確認できます。

① 【Outlook】本体のウィンドウの左側の一覧・下部に表示される【メール】をクリックします。

② 左側の【メールフォルダ】一覧に表示される【送信済みアイテム】をクリックします。

③ 操作②の後，【Outlook】のまん中の表示領域に【送信済みアイテム】が表示され，かつその中に送信したメールの件名が表示

されていることを確認します。本稿の例では，【RE:□□様ご依頼の見積素案につき，ご確認願います】というメールが表示され

ていれば，送信が完了していると確認できます。

【送信済みアイテム】にメールが格納されていれば，少なくとも使用中のコンピュータから外部へメールが発信されたことは

間違いありません。もし，それにもかかわらず相手方にメールが届かない場合は，「①相手方のメールアドレスを確認する」，「②

相手方のコンピュータに迷惑メールと誤解されていないか」，「③相手方が携帯メールの場合，コンピュータからのメールを受け

付けるよう設定がされているか」などを確認する必要が生じます。②と③については，電子メール以外の手段（例えば電話等）

を用いて，相手方に直接確認することになります。

以上で，受信したメールを利用して返信する作業は完了です。

クリック

返信元のメールのメールウィンドウ

クリックして閉じる

クリック

クリック

クリック

送信したメールが【送信済みアイテム】内に表示されていることを確認

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