6 . 3 . 2 0 1 3 V r t i l n e t a b e l e , s p a j a n j e d o k u m e n t o v - 1 .

SEMINARSKO GRADIVO

Vrtilne tabele

spajanje dokumentov

Microsoft Excel in Word 2010

SAOP računalništvo Cesta Goriške fronte 46 5290 Šempeter pri Gorici

Slovenija Tel.: 05 393 40 00 Fax: 05 393 81 36

Spletna stran: http://www.saop.si

6 . 3 . 2 0 1 3 V r t i l n e t a b e l e , s p a j a n j e d o k u m e n t o v - 2 .

Kazalo

Kaj je vrtilna tabela? .............................................................................................................. 3

Priprava podatkov .............................................................................................................. 3

Ustvarjanje vrtilne tabele ....................................................................................................... 4

Polja vrtilne tabele ............................................................................................................. 5

Dodajanje podatkov v različna polja vrtilne tabele .............................................................. 5

Oblikovanje vrtilne tabele ...................................................................................................... 7

Razvrščanje podatkov ........................................................................................................ 7

Prikazovanje želenega nabora vrednosti............................................................................ 7

Povzemanje polj ................................................................................................................ 8

Oblikovanje zapisa prikazanih podatkov ............................................................................ 8

Združevanje polj ................................................................................................................ 9

Kaj je spajanje dokumentov ..................................................................................................10

Postopek spajanja dokumentov ........................................................................................10

6 . 3 . 2 0 1 3 V r t i l n e t a b e l e , s p a j a n j e d o k u m e n t o v - 3 .

Kaj je vrtilna tabela?

Z uporabo vrtilnih tabel na precej hiter in preprost način pridobimo bistvene informacije iz

(velikega) seznama podatkov. Vzemimo za primer, da pripravljamo analizo prodaje našega

podjetja. V podjetju imamo več prodajalcev, ki prodajajo po različnih regijah. Radi bi

odgovorili na spodnja vprašanja, kar bomo najlažje storili z uporabo vrtilnih tabel:

kdo je v Avgustu 2005 največ prodal?

koliko je bila povprečna prodaja v Italiji v letu 2003?

koliko strankam je prodal prodajalec Kralj v Sloveniji?

Priprava podatkov

Seveda ni vse ravno tako preprosto, kot se na prvi pogled zdi. Vrtilnih tabel namreč ne

moremo izdelati iz vsakršnih podatkov, temveč morajo ti ustrezati določenim kriterijem:

v seznamu se določeni podatki ponavljajo (npr. prodajalec, regija, ipd.)

v istem stolpcu so venomer isti podatki (številke, datumi, besedilo)

v prvi vrstici seznama so oznake stolpcev

na seznamu ni delnih vsot

6 . 3 . 2 0 1 3 V r t i l n e t a b e l e , s p a j a n j e d o k u m e n t o v - 4 .

Ustvarjanje vrtilne tabele

V kolikor so naši podatki primerni za izdelavo vrtilne tabele zadošča, da na kartici

Vstavljanje kliknemo na prvi ukaz po vrsti, Vrtilna tabela.

Zaželeno je, da se pred tem (aktivna celica) nahajamo v eni izmed celic s seznama, katerega

želimo pri izdelavi vrtilne table uporabiti. Sicer moramo v oknu Ustvarjanje vrtilne tabele

označiti obseg podatkov.

Vrtilno tabelo navadno postavimo Na nov delovni list, zato ohranimo privzete nastavitve in s

klikom na gumb V redu zaključimo z izdelavo vrtilne tabele.

6 . 3 . 2 0 1 3 V r t i l n e t a b e l e , s p a j a n j e d o k u m e n t o v - 5 .

V kolikor smo obdržali privzete nastavitve se ustvari nov delovni list s polji vrtilne tabele na

levi strani (podatkovni del) in podoknom Seznam polj vrtilne table na desni strani lista.

Polja vrtilne tabele

Podatke v vrtilni tabeli lahko razvrstimo v štiri polja:

1. Polja strani

Med podatki, ki jih prikažemo v polju strani, smo do različice Excel 2007 lahko

prikazovali le vse podatke ali podatke za en obseg podatkov (za primer vzemimo, da

v polju strani prikazujemo podatke za leta od 2000 do 2010 – v nadaljevanju smo

lahko izbirali le, ali prikažemo podatke za vse obdobje, ali pa npr. le za leto 2003,

nikakor pa nismo mogli izbrati sočasen prikaz za leto 2003, 2005 in 2008). Z različico

Excel 2007 pa se tudi to polje obnaša enako kot preostala in lahko prikazujemo tako

vse, kot tudi le poljuben obseg podatkov.

2. Polja vrstice

V poljih vrstice navadno prikazujemo daljši obseg različnih podatkov. Med temi

podatki nato lahko filtriramo in prikazujemo vse, ali pa le poljubne.

3. Polja stolpca

Napisano za polja vrstice velja tudi za polja stolpca, le da v polja stolpca navadno

prikazujemo krajši obseg podatkov (ker smo se navajeni premikati gor-dol in ne levo-

desno).

4. Podatkovni elementi

Med podatkovnimi elementi praviloma prikazujemo številčne podatke. V tem polju

lahko namreč določimo, kako želimo podatke povzeti (jih sešteti, prešteti, prikazati

povprečje ipd.).

Dodajanje podatkov v različna polja vrtilne tabele

Ko želimo polje iz podokna Seznam polj vrtilne tabele prikazati kot eno izmed polj vrtilne

tabele lahko uporabimo tri metode:

1. Povleci in spusti

Na izbrano polje kliknemo (v seznamu polj vrtilne tabele) in ga odvlečemo v ustrezno

območje na podatkovnem listu (ko ga prenesemo v ustrezno območje gumb

spustimo).

2. Desni klik

Na izbrano polje kliknemo z desnim gumbom in iz seznama izberemo ustrezno

območje.

6 . 3 . 2 0 1 3 V r t i l n e t a b e l e , s p a j a n j e d o k u m e n t o v - 6 .

3. Povleci in spusti

Metodo povleci in spusti lahko v Excelu 2007 uporabimo tudi tako, da polje

odvlečemo v ustrezno območje na spodnjem delu podokna opravil.

1

2

3

6 . 3 . 2 0 1 3 V r t i l n e t a b e l e , s p a j a n j e d o k u m e n t o v - 7 .

Oblikovanje vrtilne tabele

Ko je vrtilna tabela pripravljena jo po potrebi lahko še dodatno oblikujemo. Pod osnovno

oblikovanje spada razvrščanje podatkov, prikazovanje le želenih vrednosti, oblikovanje

zapisa (števil, valut, datumov) in načina povzemanja podatkov (vsota, povprečje, štetje števil)

ter združevanja polj (predvsem datumskega tipa).

Razvrščanje podatkov

Razvrščanje podatkov v vrtilni tabeli je tako preprosto kot samo razvrščanje podatkov v

navadnih Excelovih tabelah. Zadošča, da se postavimo (aktivna celica) v stolpec, po katerem

želimo podatke razvrstiti in na kartici Možnosti (Orodja za vrtilne tabele) izberemo ustrezen

način razvrščanja v skupini Razvrsti.

Prikazovanje želenega nabora vrednosti

Vsako polje v vrtilni tabeli lahko nastavimo tako, da bodisi prikaže vse vrednosti ali le tiste iz

določenega obsega podatkov. To najlažje storimo tako, da kliknemo gumb, ki se pojavi pri

vsakem polju in predstavlja spustni seznam. Nato v spustnem seznamu obkljukamo

vrednosti polj, ki jih želimo prikazati. Temu primerno se preračunajo tudi vrednosti v vrtilni

tabeli.

6 . 3 . 2 0 1 3 V r t i l n e t a b e l e , s p a j a n j e d o k u m e n t o v - 8 .

Povzemanje polj

Kjer je mogoče, praviloma pri številčnih vrednostih, lahko polja povzemamo po različnih

vrstah izračuna. Privzeto se številčne vrednosti seštejejo, kar razpoznamo po napisu »Vsota

od …« v glavi podatkovnih elementov. Če želimo prikazati povprečne vrednosti, minimum,

maksimum ali števila prešteti, to dosežemo z desnim klikom na glavo polja in izbiro

ustreznega načina povzemanja v podmeniju Povzemi podatke po.

Še nekoliko več možnosti povzemanja dosežemo s klikom na gumb Nastavitve polja

vrednosti … v istem meniju. V tem primeru lahko polje tudi preimenujemo.

Oblikovanje zapisa prikazanih podatkov

Prikaz podatkov, kjer je to mogoče, lahko oblikujemo na več načinov. V praksi to

najpogosteje uporabljamo pri prikazovanju številčnih vrednosti z denarno oznako (€). Tudi

oblikovanje zapisa dosežemo z desnim klikom na glavo polja vrednosti, prikazom okna

Nastavitve polja vrednosti … v katerem kliknemo gumb Oblika zapisa števil. V oknu

Oblikovanje celic nato lahko izbiramo med standardnimi zvrsti prikaza.

6 . 3 . 2 0 1 3 V r t i l n e t a b e l e , s p a j a n j e d o k u m e n t o v - 9 .

Združevanje polj

Možnost združevanja polj pride najpogosteje prav pri datumskih vrednostih. Za primer

vzemimo, da smo pri prodaji vodili podatke po posameznem datumu. V vrtilni tabeli pa bi

podatke radi prikazali združene v posamezne mesece ali leta. Pri poljih, katere je mogoče

združiti, se v kontekstnem meniju (desni klik na polje) prikažeta ukaza Združi … in Razdruži

… pa tudi na kartici Možnosti sta tadva ukaza omogočena v skupini Združi.

V oknu Združevanje v skupine lahko določimo, da se podatki združijo po enem oz. po več

izbranih elementih.

6 . 3 . 2 0 1 3 V r t i l n e t a b e l e , s p a j a n j e d o k u m e n t o v - 1 0 .

Kaj je spajanje dokumentov

Spajanje dokumentov omogoča hitro pripravo večjega števila dokumentov, ki so v osnovi

povsem enaki, spreminja pa se le majhen del njih. Spajanje navadno uporabljamo za

oblikovanje raznih dopisov, ki jih želimo poslati na več naslovov – ob tem je glavni dokument

nespremenjen, spreminjajo se le imena in naslovi prejemnikov.

Za izvedbo spajanja dokumentov torej potrebujemo glavni dokument, ki se ponavlja v vseh

izvodih in je nespremenljiv. To je npr. vabilo na sestanek, ki ga bomo poslali vsem

zaposlenim v podjetju. Glavni dokument pa moramo združiti z določenim virom podatkov,

npr. preglednico, kjer imamo spisek (imena, priimke in naslove) vseh zaposlenih v podjetju. S

tem pripravimo toliko enakih vabil, kolikor imamo zaposlenih v podjetju, s tem da je vsako

natisnjeno vabilo namenjeno drugi osebi.

Postopek spajanja dokumentov

Za izdelavo spojenega dokumenta torej potrebujemo dve datoteki: glavni dokument in vir

podatkov. Recimo, da imamo spisek zaposlenih že pripravljen (najpogosteje je to

preglednica v Excelu), kar moramo storiti je, da najprej oblikujemo dopis, ki bo služil kot

glavni dokument (pismo v Wordu). Ko smo dokument napisali, na kartici Pošiljanje izberemo

ukaz Začni spajanje dokumentov. V spustnem seznamu imamo na voljo več možnosti, za

začetek je morda najlažje, da uporabimo ukaz Čarovnik za spajanje dokumentov po

korakih …

Spajanje dokumentov opravimo s pomočjo Podokna opravil, postopek pa poteka v šestih

korakih. V prvem koraku izberemo, kakšno vrsto dokumenta želimo pripraviti. Želeno

izbiro označimo in se s klikom na gumb Naprej: Začetni dokument v spodnjem delu

Podokna opravil premaknemo na drugi korak.

6 . 3 . 2 0 1 3 V r t i l n e t a b e l e , s p a j a n j e d o k u m e n t o v - 1 1 .

V drugem koraku določimo, kateri je naš glavni dokument, ki ga bomo za spajanje

uporabili. V kolikor je dokument odprt in se nahaja pred nami, izberemo možnost Uporabi

trenutni dokument.

Klik na gumb Naprej: izbiranje prejemnikov v spodnjem delu Podokna opravil nas pripelje

do tretjega koraka. V tem koraku povemo, kje se nahaja naš vir podatkov. Najpogosteje

bomo izbrali možnost Uporabi obstoječ seznam, v kolikor imamo datoteko s podatki že

pripravljeno, nato kliknemo gumb Prebrskaj ... in lociramo datoteko, kjer imamo izdelan

seznam prejemnikov.

Pri datoteki z virom podatkov je zelo pomembno, v kakšni obliki so podatki v njej zapisani

(najbolje, da so v obliki tabele, brez nepotrebnega oblikovanja, pri čemer prva vrstica

predstavlja naslove stolpcev in med podatki ni praznih vrstic in stolpcev). V kolikor izbrana

datoteka ustreza, se ob dvokliku nanjo v oknu Prejemniki spajanja dokumentov prikaže

seznam vseh prejemnikov. Vsi, ki so obkljukani, bodo vključeni v spajanje glavnega

dokumenta z virom podatkov.

6 . 3 . 2 0 1 3 V r t i l n e t a b e l e , s p a j a n j e d o k u m e n t o v - 1 2 .

Izbiro potrdimo s klikom na gumb V redu in se v Podoknu opravil s klikom na gumb Naprej:

Pisanje pisma postavimo na četrti korak spajanja dokumentov.

Četrti korak je sila pomemben, saj šele v njem natančno določimo, na katero mesto v

glavnem dokumentu naj se spojna polja vključijo. Spojna polja predstavljajo imena stolpcev

iz našega vira podatkov, v glavni dokument pa jih dodamo s klikom na ukaz Več elementov

… v Podoknu opravil. Ob tem se odpre novo okno, kjer s klikom na gumb Vstavi vključimo

označeno spojno polje na mesto v dokumentu, kjer se nahaja kazalec. S klikom na gumb

Prekliči zapremo okno Vstavljanje spojnega polja. Postopek ponovimo tolikokrat, kolikor

spojnih polj bi radi vstavili.

6 . 3 . 2 0 1 3 V r t i l n e t a b e l e , s p a j a n j e d o k u m e n t o v - 1 3 .

S klikom na gumb Naprej: Predogled pisem se postavimo na peti korak spajanja, ki služi,

da si ogledamo, kako bo končni izdelek izgledal. V Podoknu opravil se pomikamo od

prejemnika do prejemnika in pred dokončanjem postopka preverimo, ali podatki ustrezajo. V

predzadnjem koraku lahko tudi odvečne prejemnike odstranimo.

Klik na gumb Naprej: Dokončanje spajanja nas pripelje do zadnjega koraka. V njem lahko

spojene dokumente bodisi natisnemo, ali s klikom na gumb Urejanje posameznih pisem …

ustvarimo nov dokument, s spojeno vsebino.