VRSTE I FORME POSLOVNIH PISAMA U ROBNOM PROMETUSanja Radojević, profesor

Poslovna komunikacija

Korespondencija vezana za kupoprodaju robe uključuje različite vrste poslovnih pisama koja se odnose na nabavku, skladištenje i prodaju robe.

Poslovi nabavke i prodaje, odnosno kupovine i prodaje, omogućavaju fizičkim i pravnim licima da uz pomoć određene korespondencije stupe u poslovne odnose s drugom stranom, ili da pak obnove, nastave tu saradnju. Korespondencija vezana za kupoprodaju robe obavlja se putem sljedećih poslovnih pisama, koja imaju svoj utvrđen redosljed, tj. piše ih jedna od dviju strana (kupac ili prodavac):

1. UPIT (ZAHTJEV ZA PONUDU)

Poslovno pismo kojim kupac traži od prodavca

različite informacije: o vrsti i količini robe,

uslovima pod kojima može kupiti robu,

obavještenje o novinama u asortimanu prodavca

itd. Zahtjevom za ponudu može se uspostaviti

nova poslovna veza ili nastaviti već postojeća

između dviju strana.

2. PONUDA ROBE (UPIT PRODAVCA)

Poslovno pismo kojim prodavac nudi svoju robu potencijalnom kupcu. Postoje tri vrste ponuda, uz koje je poželjno poslati i kataloge, cjenovnike ili različite uzorke robe.

◦ Opšta ponuda - Poslovno pismo kojim prodavac nudi robu iz svog asortimana kupcu za kojeg se unaprijed odlučio.

◦ Posebna ponuda - Poslovno pismo kojim prodavac nudi određenu robu iz svog asortimana po određenim uslovima.

- Posebna ponuda sa rokom. Određuje rok do kojeg će prodavac čuvati robu za nekog kupca, a nakon isteka naznačenog roka on će moći da je proda nekom drugom zainteresovanom kupcu, odnosno poslovnom partneru.

- Posebna ponuda s pravom na opoziv. Obezbjeđuje prodavcu da u svakom trenutku može da poništi (opozove) datu posebnu ponudu ukoliko se pojavi neki drugi zainteresovani kupac.

◦ Cirkularna ponuda - Poslovno pismo koje se izrađuje u velikom broju primjeraka i šalje većem broju fizičkih ili pravnih lica kao potencijalnim kupcima. S obzirom na to da se ovaj vid ponude štampa u velikom broju, obično se ne ostavlja prostor za ime adresata, već su sve odštampane s direktnim oslovljavanjem, a adresa se naknadno upisuje.

3. PORUDŽBINA

Poslovno pismo na osnovu kojeg kupac poručuje robu za koju je zainteresovan. Ona se popunjava u najmanje dva primjerka (za kupca i prodavca), ali može i u više primjeraka, u zavisnosti od organizacije posla između njih. Porudžbina slijedi nakon ponude (cirkularne, opšte ili posebne) ako je kupac zainteresovan za ono što je u njoj naznačeno. Ipak, prethodne ponude nijesu uvijek uslov da bi se napisala porudžbina, već one mogu slijediti na osnovu ranijih poslovnih veza, različitih informacija o robi koje ima kupac itd. Osim u obliku poslovnog pisma, porudžbina se može pisati kao opšti obrazac ili kao unaprijed pripremljeni obrazac koji prodavac dostavlja kupcu uz ponudu.

4. KUPOPRODAJNI UGOVOR

Dokument u kojem je naznačena saglasnost između dviju strana (fizičkog ili pravnog lica) u cilju obavljanja nekog posla, tj. kupoprodaje pod određenim uslovima. Dogovor između dviju strana prethodno nastaje u ličnom kontaktu (telefonskom komunikacijom, poslovnim pismima itd.), a zatim se potvrđuje u pisanoj formi ovom vrstom ugovora.

Ovaj dokument može da sastavi i jedna strana (najčešće prodavac, po nalogu kupca) u odsustvu druge, nakon čega se svi primjerci uz propratno pismo šalju na saglasnost i potpisivanje drugoj strani. Kupoprodajni ugovor sačinjava se u najmanje dva primjerka, tj. Najčešće u četiri primjerka, od kojih svaka zainteresovana strana dobija potpisan i pečatiran najmanje jedan primjerak.

5. KOMISIJSKI ZAPISNIK (PRIMOPREDAJNI ZAPISNIK)

Dokument o zatečenom stanju robe (kvalitetu i kvantitetu), koji nastaje na mjestu gdje se obavlja primopredaja robe između prodavca i kupca. Ukoliko je sve u redu u vezi s količinom i stanjem prispjele robe, komisijski zapisnik prilaže se fakturi radi isplate. Ukoliko stanje robe ne odgovara onome što je o robi naznačeno u ugovoru i otpremnici, ovaj dokument služi za prigovor (reklamaciju) prodavcu. Najčešće se piše na unaprijed utvrđenom obrascu (rjeđe na blanko papiru) i izrađuje se u najmanje tri primjerka: za magacin kupca, za prodavca i pravnu službu kupca. Komisijski zapisnik mora sadržati precizne sljedeće elemente:

1. dio: obavezni elementi − naziv i broj dokumenta, mjesto, datum i vrijeme kada je komisija počela rad, predmet rada komisije i poziv na dokumentaciju koja se odnosi na robu (otpremnica, ugovor itd.), sastav komisije (tri člana));

2. dio: nalaz komisije – đe/gdje je naznačeno što je komisija tokom pregleda robe utvrdila;

3. dio: mišljenje komisije – đe/gdje se konstatuje kako i đe/gdje je do određenog nedostatka robe došlo.

6. REKLAMACIJA

Poslovno pismo kojim kupac obavještava prodavca o nedostacima koji su utvrđeni prilikom preuzimanja robe. Ovo pismo treba da bude pažljivo osmišljeno, s dokumentovanom konstatacijom o nepravilnostima koje su nađene (komisijski zapisnik), te s mogućim predlaganjem rješenja da se greška ispravi. Uvijek treba nastojati da se nastali problem riješi na najpovoljniji način za obje strane u cilju uspješnosti poslovne saradnje. Ukoliko to nije moguće (neosnovane reklamacije, prodavac neće da ispuni svoje obaveze nadoknade itd.), neka od strana pokreće sudski spor.

7. BONIFIKACIJA

Poslovno pismo koje se piše u procesu rješavanja reklamacije usljed nedostataka utvrđenih na primljenoj robi, pa se snižavanjem cijene robe nastoji riješiti problem kako bi se nesmetano nastavila saradnja između poslovnih strana. Poslovno pismo kojim se rješava reklamacija piše se u najmanje tri primjerka: jedan za kupca i dva za prodavca (knjigovodstvo i komercijalna služba), a u njemu se navode razlozi zbog kojih je došlo do nedostatka, odobrenje i zaduženje (brojčano i slovima), te izvinjenje zbog nastalog propusta.

8. URGENCIJA

Poslovno pismo kojim se nalogodavac

(kupac ili prodavac) obraća svom

poslovnom partneru zbog njegovog

kašnjenja u izvršenju zahtjeva. Urgencija

se piše u slučaju kašnjenja isporuke robe,

kašnjenja rješavanja reklamacije,

kašnjenja izmirenja novčanih obaveza itd.

9. PROPRATNO PISMO

Kratko poslovno pismo koje se poslovnom

partneru šalje uz neki važan dokument (uz

ponudu, fakturu, kupoprodajni ugovor). U

propratnom pismu se naglašava bitnost

korespondencije da bi se započeti posao

uspješno realizovao.