TRƢỜNG ĐẠI HỌC BÀ RỊA - VŨNG TÀU

VIỆN NGÔN NGỮ - VĂN HÓA - QUAN HỆ QUỐC TẾ

---------o0o---------

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

VĂN HÓA ỨNG XỬ TRONG

DOANH NGHIỆP NHẬT BẢN

Trình độ đào tạo: Đại học

Ngành: Đông Phƣơng Học

Chuyên ngành: Ngôn ngữ Nhật Bản

Giảng viên hƣớng dẫn: Ths. LÂM NGỌC NHƢ TRÚC

Sinh viên thực hiện: TRẦN THỊ HOÀI THƢƠNG

MSSV: 13030367 Lớp: DH13NB

Vũng Tàu, ngày 23 tháng 6 năm 2017

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan rằng tất cả những dữ liệu nghiên cứu đƣợc nêu trong luận

văn này là do tôi thực hiện, các ý tƣởng tham khảo và những kết quả trích dẫn

từ các công trình khác đều đƣợc nêu rõ trong luận văn.

Vũng Tàu, ngày 23 tháng 6 năm 2017

Sinh viên thực hiện

Trần Thị Hoài Thƣơng

LỜI CẢM ƠN

Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự

hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của ngƣời khác. Trong

suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập tại trƣờng đến nay, tôi đã nhận đƣợc rất

nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý thầy cô, gia đình và bạn bè. Tôi xin gửi lời

cảm ơn sâu sắc nhất đến quý thầy cô ở Viện Văn hóa - Ngôn ngữ - Quan hệ

quốc tế đã dùng tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý

báu cho chúng tôi trong suốt thời gian học tập tại trƣờng. Và đặc biệt, nếu

không có những lời hƣớng dẫn, dạy bảo của các thầy cô thì tôi nghĩ khóa luận

tốt nghiệp này của tôi rất khó có thể hoàn thiện đƣợc.

Thiết nghĩ, sau 4 năm học đại học, ngoài những kiến thức đƣợc học trên

giảng đƣờng từ thầy cô thì việc làm khóa luận tốt nghiệp là một trải nghiệm khá

thú vị và bổ ích để tôi có thể tìm hiểu, học hỏi và nghiên cứu về một đề tài nào

đó cũng nhƣ cách làm một bài luận tốt nghiệp, là cơ hội để tôi thử sức mình,

vận dụng những kiến thức đã học, tìm hiểu, tổng hợp, phân tích để làm thành

bài luận và điều đó cũng đã trở thành một ký ức đẹp trong cuộc đời sinh viên

của tôi.

Tôi phần nào hiểu đƣợc những điều thú vị, những kiến thức, kỹ năng hữu

ích cũng nhƣ những khó khăn trong suốt quá trình làm khóa luận. Những việc

mà nếu nhƣ không thử, tôi sẽ không biết đƣợc nó khó khăn đến đâu, thú vị ra

sao và ý nghĩa đến thế nào. Qua quá trình làm khóa luận, tôi đƣợc học hỏi, trau

dồi kiến thức cũng nhƣ kỹ năng mềm nhiều hơn. Tôi nhận ra những điều mình

còn thiếu, những yếu điểm cũng nhƣ những chỗ cần cải thiện. Tôi hiểu rằng

kiến thức mình đã học vẫn chƣa đủ, phải cố gắng học nhiều hơn, trau dồi và tích

lũy kinh nghiệm nhiều hơn nữa. Sau bài luận, tôi đã có đƣợc cách nhìn nhận vấn

đề toàn diện hơn, và sẽ có những quyết định đúng đắn hơn cho con đƣờng sự

nghiệp của mình trong tƣơng lai sắp tới.

Sau cùng, tôi xin gửi lời cảm ơn một cách chân thành nhất đến Trƣờng

Đại học Bà Rịa – Vũng Tàu và toàn thể quý thầy cô, cảm ơn thầy cô đã tận tình

giúp đỡ tôi trong suốt quá trình hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Và hơn

hết, tôi muốn cảm ơn một ngƣời đã cho tôi cơ hội để trải nghiệm, để hiểu hơn

về cách làm một bài khóa luận hoàn thiện nhất, dù có bận rộn đến thế nào vẫn

luôn dõi theo quá trình làm bài luận của tôi, luôn sát bên hỗ trợ, giúp đỡ tôi

những lúc khó khăn nhất, một nhà giáo luôn tận tâm vì công việc giảng dạy, hết

lòng vì sinh viên thân yêu của mình, ngƣời đó không ai khác chính là Cô, Ths.

Lâm Ngọc Nhƣ Trúc.

Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn.

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU .......................................................................................................... ...1

1. Lí do chọn đề tài ........................................................................................ 1

2. Mục đích nghiên cứu ................................................................................. 3

3. Nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................ 4

4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ........................................................................ 5

5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ............................................................. 6

6. Phƣơng pháp nghiên cứu ........................................................................... 6

7. Dự kiến kết quả nghiên cứu ...................................................................... 7

8. Cấu trúc của ĐA/KLTN ....................................................................... ...8

NỘI DUNG

CH ƠNG 1 GIỚI THIỆU SƠ L C VỀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP

NHẬT BẢN ...................................................................................................... ...9

1.1. Văn hóa doanh nghiệp ............................................................................... 9

1.2. Nét độc đáo trong doanh nghiệp Nhật Bản ............................................. 15

1.3. Khái niệm tác phong làm việc trong doanh nghiệp ................................ 30

CH ƠNG 2 MỘT SỐ T C PHONG L M VIỆC CƠ BẢN TRONG

DOANH NGHIỆP NHẬT ............................................................................... .32

2.1. Chào hỏi .................................................................................................. 32

2.2. Trang phục ............................................................................................... 37

2.3. Trao nhận danh thiếp ............................................................................... 42

2.4. Giờ giấc ................................................................................................... 50

2.5. Cuộc hẹn .................................................................................................. 51

2.6. Điện thoại ................................................................................................ 51

2.7. Email........................................................................................................ 58

2.8. Bảo mật thông tin .................................................................................... 64

2.9. Tiếp khách ............................................................................................... 68

CH ƠNG 3 MỘT SỐ K NĂNG QUAN TR NG TRONG DOANH

NGHIỆP NHẬT .............................................................................................. .72

3.1. Kỹ năng HOU – REN – SOU .................................................................. 72

3.2. Quy tắc 5S ............................................................................................... 77

3.3. Kaizen ...................................................................................................... 79

3.4. Omotenashi .............................................................................................. 86

KẾT LUẬN ......................................................................................................... 90

TÀI LIỆU THAM KHẢO.................................................................................. 93

1

MỞ ĐẦU

1. Lí do chọn đề tài

Nhật Bản đƣợc mệnh danh là “đất nƣớc mặt trời mọc”, không chỉ nổi

tiếng về phong cảnh thiên nhiên xinh đẹp, non nƣớc hữu tình, con ngƣời thân

thiện mà còn đƣợc biết đến với nền kinh tế lớn thứ ba trên thế giới sau Hoa Kỳ

và Trung Quốc. Với một quốc gia nghèo nàn về tài nguyên thiên, hàng năm phải

đối mặt với nhiều thảm họa từ thiên nhiên nhƣ động đất, núi lửa, sóng thần...

ngoài ra còn phải gánh chịu hệ quả nặng nề sau chiến tranh, thì ngày nay, với

những bƣớc phát triển vƣợt bậc về kinh tế, quả thật, Nhật Bản là một quốc gia

không thể xem thƣờng. Đúng hơn đây là đất nƣớc khiến cả thế giới phải nể

phục.

Cùng với sự đi lên của công nghiệp hóa hiện đại hóa toàn cầu, kinh tế

ngày càng phát triển, hàng loạt doanh nghiệp, công ty đƣợc dựng nên ngày càng

nhiều. Trong bối cảnh đó thì bất cứ một tổ chức, một doanh nghiệp (DN) muốn

tồn tại đều cần phải có sự phát triển. Từ xƣa, chúng ta luôn quan niệm rằng ba

yếu tố chủ yếu để tạo nên sự phát triển là vốn, nguồn lực con ngƣời và công

nghệ. Ba yếu tố đó vẫn đóng vai trò cốt lõi cho đến ngày nay. Tuy nhiên, trong

thời đại này, khi mà các yếu tố trên đã phát triển quá nhanh, quá mạnh thì các tổ

chức lại muốn tìm lại những cái cốt lõi, những bản sắc của riêng mình. Yếu tố

đóng vai trò quan trọng, thiết yếu trong quá trình xây dựng một doanh nghiệp

vững mạnh và phồn thịnh, đó chính là văn hóa doanh nghiệp VHDN . Chính vì

thế, VHDN ngày càng đƣợc quan tâm và chú trọng nhiều hơn hết vì đó chính là

yếu tố quyết định thành bại của cả một doanh nghiệp.

Chƣa khi nào khái niệm VHDN lại đƣợc nói đến nhiều nhƣ trong những

năm gần đây. VHDN đang nhận đƣợc mối quan tâm ngày càng tăng từ các

doanh nghiệp cũng nhƣ từ phía các nhà nghiên cứu về VHDN. Các doanh

2

nghiệp đã ý thức đƣợc rằng VHDN chính là một yếu tố quan trọng hàng đầu

trong bƣớc đƣờng tiến tới xây dựng một nền tảng vững chắc cho sự phát triển

của doanh nghiệp, rằng để có thể đứng vững trong làn sóng hội nhập hiện nay,

các doanh nghiệp không còn cách nào khác là phải tạo dựng cho mình một nền

VHDN vững mạnh và riêng biệt.

Đặc biệt trong giai đoạn này, quá trình toàn cầu hóa hiện đại hóa di n ra

ngày càng mạnh mẽ thì vai trò của một nền VHDN vững mạnh lại càng trở nên

quan trọng. Có một nền VHDN lành mạnh, doanh nghiệp sẽ có nền tảng vững

chắc, tạo đƣợc niềm tin cho đối tác và tạo cơ sở cho những mối quan hệ lâu dài.

Nếu văn hoá là nền tảng tinh thần đảm bảo sự phát triển bền vững của xã

hội, thì VHDN lại chính là nền tảng tinh thần, là linh hồn cho hoạt động kinh

doanh của một tổ chức, một doanh nghiệp.

Một gia đình muốn trở thành một tế bào có ích cho xã hội, cũng cần phải

có những thói quen đƣợc quy định thành gia phong để mỗi nếp nhà luôn giữ

đƣợc sự đầm ấm, yên vui, đây chính là nền tảng cơ bản để mỗi cá nhân phát

triển. Doanh nghiệp cũng nhƣ vậy, muốn có một sự nghiệp bền vững lâu dài thì

doanh nghiệp cần có những giá trị văn hóa đặc thù, đƣợc chia sẻ rộng rãi giữa

các thành viên trong doanh nghiệp, là kim chỉ nam để mỗi thành viên phấn đấu

vƣơn lên, cùng nhau gặt hái nhiều thành công cho doanh nghiệp.

Hiện nay, văn hóa doanh nghiệp trở thành vấn đề quan trọng đối với

nhiều công ty, là yếu tố quyết định cho sự tồn tại lâu dài của mỗi doanh nghiệp.

Nói đến VHDN, không thể nào không nhắc tới nền VHDN vô cùng đặc sắc và

thú vị của doanh nghiệp Nhật Bản. Với các doanh nghiệp Nhật, yếu tố văn hóa

càng đƣợc quan tâm và đặt nặng hơn bởi ngƣời Nhật khá coi trọng vấn đề l

giáo, ứng xử trong giao tiếp. Nhiều công ty Nhật Bản hiện nay đã xây dựng

đƣợc văn hóa công ty thành công và đạt hiệu quả cao. Đó cũng là yếu tố góp

phần vào việc đƣa các công ty Nhật trở thành một trong những công ty hàng đầu

thế giới.

3

Trên phƣơng diện VHDN, Nhật Bản nổi bật là một quốc gia đã thực hiện

thành công việc xây dựng VHDN cho riêng mình, mang lại sự phát triển thần kỳ

cho nền kinh tế Nhật Bản trong thập kỷ 70 – 80 của thế kỷ XX. Các doanh

nghiệp Nhật Bản đã biết đặt vấn đề VHDN vào đúng trọng tâm của sự chú ý và

bằng các triết lý văn hóa mang tính dân tộc, sau đó là bằng các chính sách, biện

pháp cụ thể để tác động mạnh mẽ vào các đối tƣợng có thể làm thay đổi nền văn

hóa trong doanh nghiệp cũng nhƣ của dân tộc Nhật Bản.

Nhắc đến ngƣời Nhật là nhắc đến những con ngƣời cứng cỏi, kiên trì,

quật cƣờng với môi trƣờng sống cũng nhƣ môi trƣờng làm việc. Sự khắc nghiệt

của thiên nhiên đã giúp họ trở lên mạnh mẽ, ý chí. Tuy nhiên ẩn sâu trong

những con ngƣời ấy chính là ý thức trách nhiệm cao với công việc và gia đình.

Ngƣời Nhật, bằng tình yêu đất nƣớc con ngƣời đã làm nên những kì tích

đáng khâm phục, có đƣợc kết quả đó là nhờ ý thức tập thể, thái độ trong công

việc. Hơn nữa, những thành tố tƣởng chừng rất nhỏ lại có ý nghĩa đặc biệt trong

văn hóa doanh nghiệp, nhƣ cách chào hỏi, trao danh thiếp, tôn trọng thứ bậc,

trang phục công sở, cách tặng quà… Nhật Bản đƣợc biết đến là đất nƣớc của sự

giàu có và phồn thịnh, để có đƣợc thành công đó phải kể đến những yếu tố tích

cực trên.

Nhật Bản là quốc gia đƣợc coi có VHDN khá đặc trƣng, rất đáng để

chúng ta tìm hiểu và học tập. Vì lẽ đó mà tôi quyết định chọn đề tài: “Nghiên

cứu về văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản” để nghiên cứu.

2. Mục đích nghiên cứu

Nhật Bản là một quốc gia mỗi năm phải hứng chịu đến hơn 1000 trận

động đất, tài nguyên thiên nhiên khan hiếm, nhìn vào vẻ bề ngoài sẽ tƣởng

chừng nhƣ Nhật Bản không có động lực để phát triển kinh tế, nhƣng trên thực tế,

quốc gia này đã vƣơn lên trở thành nền kinh tế lớn thứ hai thế giới chỉ sau Mỹ

trong nhiều năm liền trƣớc khi bị thay thế bởi Trung Quốc.

4

Tại sao nƣớc Nhật nhỏ bé với rất ít tài nguyên thiên nhiên lại trở thành

một nền kinh tế hùng mạnh khiến mọi quốc gia khác phải kiêng nể Câu trả lời

nằm trong phong cách làm việc của họ: độc đáo, khác biệt và hiệu quả. Chính

tác phong cách làm việc của ngƣời Nhật đã tạo nên nguồn lực cực kì mạnh mẽ

cho họ.

Văn hóa doanh nghiệp của ngƣời Nhật còn rất nhiều chuẩn mực mà

chúng ta có thể tham khảo. Những nội dung nêu trên chỉ là một số nét văn hóa

cƣ xử, giao tiếp của ngƣời Nhật mà chúng ta cũng có thể ứng dụng trong công

việc thực tế khi làm tại công ty Nhật, hoặc có thể chọn lọc áp dụng trong cuộc

sống, trong môi trƣờng doanh nghiệp trong nƣớc. Xây dựng, thực thi VHDN sẽ

góp phần tạo nên một môi trƣờng tổ chức chuyên nghiệp, tạo nên bản sắc riêng

và phát huy đƣợc những thế mạnh đặc thù của mình để phát triển.

Việc nghiên cứu về VHDN Nhật giúp chúng ta học hỏi đƣợc những kinh

nghiệm, bài học quý giá, bổ ích để áp dụng vào văn hóa doanh nghiệp tại Việt

Nam. Qua đó, nhìn nhận từ những mặt còn hạn chế trong VHDN Nhật để hoàn

thiện hơn VHDN ở Việt Nam, thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh

nghiệp trong nƣớc, đồng thời học hỏi VHDN Nhật để tăng cƣờng hợp tác cùng

phát triển giữa các doanh nghiệp hai nƣớc.

3. Nhiệm vụ nghiên cứu

Bài khóa luận này thực hiện nhiệm vụ nêu ra một cách đầy đủ và chi tiết

về văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản nhƣ:

─ Giới thiệu về Văn hóa doanh nghiệp Nhật

─ Những nét độc đáo trong văn hóa doanh nghiệp Nhật

─ Business Manners - Tác phong làm việc cơ bản

─ Những kĩ năng quan trọng trong doanh nghiệp Nhật

5

Tổng hợp và phân tích từng yếu tố một cách khách quan nhất, để có thể

thấy hết đƣợc những nét độc đáo trong văn hóa doanh nghiệp Nhật. Qua đó đúc

kết những tinh hoa văn hóa Nhật, cũng nhƣ đƣa ra những mặt còn hạn chế, nhìn

nhận và đánh giá, xem xét từng khía cạnh của vấn đề một cách toàn diện, để có

cái nhìn khái quát nhất về văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản.

4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Nhật Bản, một đất nƣớc vốn nghèo nàn về tài nguyên, lại gặp nhiều thiên

tai khắc nghiệt, đã vƣơn lên trở thành một trong những quốc gia đi đầu về ứng

dụng công nghệ với các thành tựu khoa học nổi bật, một nền kinh tế phát triển

vào bậc nhất của thế giới. Nhƣng để có một đất nƣớc phát triển nhƣ bây giờ thì

không thể không nhắc đến văn hóa nói chung và văn hóa doanh nghiệp nói

riêng tại đất nƣớc này.

Chính vì thế, VHDN Nhật đã trở thành đề tài thú vị, đặc sắc, thu hút sự

quan tâm của rất nhiều nhà nghiên trên toàn thế giới. Từ những năm 90 của thế

kỷ XX, ngƣời ta bắt đầu chú ý và đi sâu nghiên cứu những nhân tố cấu thành

cũng nhƣ những tác động to lớn của văn hoá đối với sự phát triển của doanh

nghiệp. VHDN Nhật đã đƣợc thể hiện trong một số tác phẩm nhƣ: „„Yukichi

Fukuzawa - Tinh thần doanh nghiệp của nƣớc Nhật hiện đại‟‟ của tác giả Norio

Tamaki ,“Nghệ thuật Kaizen tuyệt vời của Toyota‟‟ của Yoshihito Wakamatsu

hay “Văn hóa làm việc với ngƣời ngƣời Nhật” do John C. Condon Tomoko

Masumoto chấp bút. Ngoài ra VHDN Nhật còn là một trong những đề tài khá

hay và thú vị đƣợc sinh viên lựa chọn làm khóa luận tốt nghiệp.

Qua những tác phẩm trên có thể nhận thấy một cách khái quát về VHDN

Nhật, hiểu sơ lƣợc về những nét độc đáo trong VHDN. Tuy nhiên, mỗi tác

phẩm lại di n tả mỗi khía cạnh khác nhau, hầu hết nội dung vẫn di n tả chung

chung, sơ lƣợc, vẫn chƣa đi vào thực ti n, chƣa đƣa đến cho ngƣời đọc cái nhìn

6

toàn diện, từ tổng quan đến chi tiết từng vấn đề, từng điểm cần lƣu ý, từng hành

động cụ thể ứng với từng tình huống, bối cảnh trong doanh nghiệp. Do đó, đối

với những ngƣời có hứng thú, muốn nghiên cứu về VHDN Nhật thì lƣợng kiến

thức đó vẫn chƣa đủ để đáp ứng nhu cầu học hỏi, trau dồi kiến thức cũng nhƣ

giúp họ thấu hiểu hết về VHDN Nhật, một nền VHDN vô cùng độc đáo và thú

vị.

5. Đ i t ng và ph m vi nghiên cứu

Đối tƣợng nghiên cứu: Văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp Nhật Bản

Phạm vi đề tài: Nghiên cứu về văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp Nhật Bản

─ Một số điểm độc đáo trong văn hóa doanh nghiệp Nhật

─ Tác phong làm việc trong doanh nghiệp Nhật

─ Một số kỹ năng quan trọng trong doanh nghiệp Nhật

6. Ph ng pháp nghiên cứu

Để hoàn thành bài luận này, tôi đã tìm hiểu kỹ các loại tài liệu, địa chỉ

các trang web của Việt Nam cũng nhƣ nƣớc ngoài, kết hợp với các phƣơng tiện

thông tin đại chúng cũng nhƣ những kiến thức thu thập đƣợc trong quá trình học

tập trên giảng đƣờng, tích lũy, tổng hợp từ những trải nghiệm thực tế trong quá

trình thực tập tại công ty Nhật để có thể phác họa một cách chính xác, chân thực

và đầy đủ nhất về VHDN Nhật Bản.

Ngoài ra sử dụng tập trung các phƣơng pháp nghiên cứu quen thuộc nhƣ:

thống kê, so sánh, phân tích, tổng hợp kết hợp lý thuyết và thực ti n để làm sáng

tỏ vấn đề.

─ Phƣơng pháp phân tích là phƣơng pháp quan trọng khi tìm hiểu các đặc

trƣng trong văn hóa doanh nghiệp Nhật.

─ Phƣơng pháp tổng hợp các kiến thức từ sách vở và tƣ liệu thực tế để đƣa

ra những vấn đề tổng quan nhất về văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản.

7

7. Dự kiến kết quả nghiên cứu

─ Tạo cơ hội để học hỏi, bổ sung và nâng cao lƣợng kiến thức bổ ích cũng

nhƣ trau dồi các kỹ năng thiết yếu cần có khi làm việc trong doanh

nghiệp Nhật.

─ Tài liệu tham khảo cho những sinh viên đang theo học chuyên ngành

Ngôn ngữ Nhật hoặc ngƣời khác quan tâm muốn tìm hiểu sâu hơn về văn

hóa doanh nghiệp Nhật.

─ Tài liệu tham khảo dành cho những sinh viên ngành Nhật mới ra trƣờng

hoặc những ngƣời sắp vào làm việc trong công ty Nhật có thể tham khảo

qua để nắm đƣợc một cách khái quát nhất về những kỹ năng và những

kiến thức quan trọng nhất để có thể ứng dụng vào công việc thực tế một

cách chính xác hơn, hoàn thiện hơn. Để không phải bỡ ngỡ khi bƣớc chân

vào làm việc trong doanh nghiệp Nhật, nhanh chóng thích nghi môi

trƣờng làm việc cũng nhƣ cách làm việc trong doanh nghiệp.

─ Hiểu rõ hơn về văn hóa doanh nghiệp, học hỏi và ứng dụng trong doanh

nghiệp Nhật. Rút ra những điểm tích cực và những mặt còn hạn chế, đƣa

ra một số giải pháp, nhằm hoàn thiện hơn văn hóa trong doanh nghiệp.

─ Học hỏi, áp dụng những điểm tích cực vào văn hóa doanh nghiệp Việt

Nam, nhìn nhận một cách khách quan nhất về những mặt còn hạn chế

trong văn hóa doanh nghiệp Nhật, tự rút ra bài học.

─ Tích lũy cho mình thật nhiều những kiến thức bổ ích vô cùng cần thiết

cho công việc trong tƣơng lai và hiểu hơn về cách thức, phƣơng pháp làm

khóa luận tốt nghiệp.

8

8. Cấu trúc của ĐA/KLTN

Ngoài phần mở đầu và tài liệu tham khảo, khóa luận đƣợc viết thành 3

chƣơng:

CH ƠNG 1 Giới thiệu sơ lƣợc về văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản

CH ƠNG 2 Một số tác phong làm việc cơ bản trong doanh nghiệp Nhật

CH ƠNG 3 Một số kỹ năng quan trọng trong doanh nghiệp Nhật

9

CH ƠNG 1 GIỚI THIỆU SƠ L C VỀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP

NHẬT BẢN

Hình 1. 1. Cúi chào trong doanh nghiệp Nhật [8]

1.1. Văn hóa doanh nghiệp

1.1.1. Khái niệm doanh nghiệp

Doanh nghiệp là một xã hội thu nhỏ hình thành bởi sự liên kết giữa các

thành viên hoạt động theo một tôn chỉ mục đích và lợi ích chung tƣơng đối độc

lập. Vì vậy, văn hóa doanh nghiệp tất yếu sẽ đƣợc hình thành và phát triển nhƣ

một yếu tố đặc trƣng của doanh nghiệp đó trong quá trình kinh doanh.

10

1.1.2. Khái niệm văn hóa

Văn hóa ra đời từ khi xuất hiện xã hội loài ngƣời, thế nhƣng mãi đến nửa

sau thế kỷ XIX các nhà nghiên cứu mới bắt đầu quan tâm nghiên cứu đến văn

hóa và mới bắt đầu đƣa ra những định nghĩa ban đầu về văn hóa.

Theo Tây Phƣơng, văn hoá Culture có gốc từ chữ Latinh – Cultus: là

khai hoang, trồng trọt. Sự vun trồng, dùng trong lĩnh vực xã hội có nghĩa là sự

giáo dục, đào tạo, phát triển các khả năng của con ngƣời. Ở Phƣơng Đông, trong

tiếng Hán cổ, từ “văn hóa” bao hàm ý nghĩa „„văn” là vẻ đẹp của nhân tính, cái

đẹp của tri thức, trí tuệ con ngƣời có thể đạt đƣợc bằng sự tu dƣỡng của bản thân

và cách thức cai trị đúng đắn của nhà cầm quyền. Còn chữ ‚„„hóa” là đem cái

văn cái đẹp, cái tốt, cái đúng để cảm hóa, giáo dục và hiện thực hóa trong thực

ti n, đời sống.

Nhƣ vậy, văn hóa của cả phƣơng Đông và phƣơng Tây đều có một nghĩa

chung căn bản là sự giáo hóa, vun trồng nhân cách con ngƣời (bao gồm cá nhân,

cộng đồng và xã hội loài ngƣời , cũng có nghĩa là làm cho con ngƣời và cuộc

sống trở nên tốt đẹp hơn.

Chúng ta cũng có rất nhiều định nghĩa khác nhau về văn hoá:

“Văn hóa là sự tổng hợp của mọi phƣơng thức sinh hoạt cùng với biểu

hiện của nó mà loài ngƣời đã sản sinh ra nhằm thích ứng những nhu cầu đời

sống và đòi hỏi của sinh tồn.‟‟[7, 431]

Định nghĩa rộng nhất và cũng đặc biệt nhất về văn hóa cho đến bây giờ

có lẽ là định nghĩa của E.Heriot, theo ông “Cái gì còn lại khi tất cả những cái

khác bị quên lãng đi - đó là Văn hóa.‟‟ Định nghĩa này đã cho ta thấy văn hóa

có tính động, tính kế thừa, nó còn lại sau khi tất cả đã qua đi, nó đƣợc truyền từ

đời này sang đời khác, đƣợc tích lũy và đƣợc kế thừa.

11

Ngoài ra còn có một số quan điểm khác về văn hóa:

„„Văn hóa là một hệ thống hữu cơ các giá trị vật chất và tinh thần do con

ngƣời sáng tạo và tích lũy qua quá trình hoạt động thực ti n, trong sự tƣơng tác

giữa con ngƣời với môi trƣờng tự nhiên và xã hội.‟‟[1,10]

Qua những ví dụ điển hình trên chúng ta thấy đƣợc rằng có rất nhiều định

nghĩa về văn hóa nhìn từ các khía cạnh khác nhau, và cũng rất khó để có đƣợc

một định nghĩa hoàn toàn chính xác. Nhƣng qua các định nghĩa trên đây, chúng

ta cũng có thể rút ra những điểm chung, đó là: văn hóa là sản phẩm của xã hội.

Những nét đặc trƣng trong văn hóa kinh doanh của các doanh nghiệp Nhật Bản,

nó đƣợc hình thành trong cuộc sống xã hội, đƣợc đúc kết, đƣợc truyền từ đời

này sang đời khác, trong văn hóa có nhiều khía cạnh, lĩnh vực và giữa chúng có

những mối liên hệ chặt chẽ với nhau.

1.1.3. Khái niệm văn hóa doanh nghiệp

“Văn hóa kinh doanh, văn hóa doanh nghiệp hay văn hóa tổ chức đƣợc

hiểu là một hệ thống các giá trị, các chuẩn mực, các quan niệm và hành vi do

các thành viên trong doanh nghiệp đó sáng tạo và tích lũy trong quá trình tƣơng

tác với môi trƣờng bên ngoài và hội nhập bên trong tổ chức. Văn hóa này sẽ

đƣợc dùng để đánh giá các hành vi, do đó, đƣợc chia sẻ và phổ biến rộng rãi

giữa các thế hệ thành viên nhƣ một chuẩn mực để nhận thức, tƣ duy và cảm

nhận trong mối quan hệ với các vấn đề mà họ phải đối mặt.”[2]

Còn theo ý kiến của PGS.TS Phạm Ngọc Thanh: “Văn hóa doanh nghiệp

là toàn bộ các giá trị văn hóa đƣợc xây dựng nên trong suốt quá trình tồn tại và

phát triển của một doanh nghiệp, trở thành các giá trị, các quan niệm và tập

quán, truyền thống ăn sâu vào hoạt động của doanh nghiệp ấy và chi phối tình

12

cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên trong doanh nghiệp trong việc

theo đuổi và thực hiện các mục đích.” [3]

Ngoài ra còn có một vài cách định nghĩa khác về văn hóa doanh nghiệp

nhƣ: George De Sainte Marie: “Văn hóa doanh nghiệp là tổng hợp các giá trị,

các biểu tƣợng, huyền thoại, các nghi thức, các điều cấm kỵ, các quan điểm triết

học, đạo đức tạo thành nền móng sâu xa của doanh nghiệp” hay “Văn hóa doanh

nghiệp là tổng hợp các quan niệm chung mà các thành viên trong công ty học

đƣợc trong quá trình giải quyết các vấn đề nội bộ và xử lý môi trƣờng xung

quanh” của Edgar Schein.[4]

Qua các định nghĩa trên ta có thể nói rằng bất kỳ một doanh nghiệp nào

nếu thiếu đi yếu tố văn hóa, tri thức thì khó có thể đứng vững đƣợc. Văn hóa

doanh nghiệp là văn hoá của một tổ chức vì vậy nó không đơn thuần là văn hoá

giao tiếp hay văn hoá kinh doanh nhƣ ta thƣờng nghĩ. Văn hóa doanh nghiệp

không phải là những khẩu hiệu của ban lãnh đạo đƣợc treo trƣớc cổng, trên hành

lang hay trong phòng họp.

Sau sự thành công rực rỡ của các doanh nghiệp Nhật Bản trên khắp thế

giới, các nhà nghiên cứu phƣơng Tây đã bắt đầu chú ý tìm hiểu nguyên nhân sâu

xa ẩn chứa trong đó. Và họ đã tìm thấy những dấu ấn văn hóa riêng có trong

kinh doanh của ngƣời Nhật Bản. Điều này khiến các nhà kinh tế học nghĩ đến

tầm quan trọng của các yếu tố văn hóa đối với các hoạt động sản xuất kinh

doanh. Và sự ra đời của các thuật ngữ "văn hóa kinh tế", "văn hóa kinh doanh",

“ văn hóa doanh nghiệp” đã bao hàm ý nghĩa này.

Văn hóa doanh nghiệp có cả biểu hiện hữu hình và vô hình. Một số biểu

hiện rất d quan sát, đó là lớp bề mặt của văn hóa, còn phần lõi có ảnh hƣởng

sâu và mạnh hơn rất nhiều thì vô hình.

13

Lớp bề mặt của văn hoá doanh nghiệp: Biểu hiện hữu hình

Trang phục; môi trƣờng làm việc; lợi ích; khen thƣởng; đối thoại; cân

bằng công việc - cuộc sống; mô tả công việc; cấu trúc tổ chức; các mối

quan hệ.

Phần lõi: Biểu hiện vô hình

Các giá trị: đối thoại riêng; các quy tắc vô hình; thái độ; niềm tin; quan sát

thế giới; tâm trạng và cảm xúc; cách hiểu vô thức; tiêu chuẩn; giả định.

Bản chất của văn hoá doanh nghiệp là đối nội phải tăng cƣờng tiềm lực,

quy tụ đƣợc sức sáng tạo của công nhân viên chức, khích lệ họ sáng tạo ra nhiều

lợi nhuận cho doanh nghiệp; đối ngoại phải đƣợc xã hội bản địa chấp nhận.

Văn hóa doanh nghiệp đƣợc thể hiện ở nhiều cấp độ khác nhau. Cấp d

thấy nhất thể hiện ngay trong công việc hàng ngày nhƣ cách báo cáo công việc,

giữ gìn tài sản chung, ngôn ngữ khi giao tiếp với đồng nghiệp, đối tác, khách

hàng, các thủ tục hành chính… Cấp thứ hai là các giá trị tinh thần xác định việc

phải làm, hành động của mình đúng hay sai, có mang lại lợi ích hay thiệt hại

chung hay không. Đây là điều lãnh đạo doanh nghiệp mong muốn nhận đƣợc ở

nhân viên và phải xây dựng dần từng bƣớc. Cấp thứ ba là nền tảng cho các hành

động chính là niềm tin, nhận thức, suy nghĩ và xúc cảm đƣợc coi là đƣơng nhiên

ăn sâu trong tiềm thức mỗi cá nhân trong doanh nghiệp. Các ngầm định này là

nền tảng cho các giá trị và hành động của mỗi thành viên. Văn hóa doanh nghiệp

trong một tổ chức đã tiến đến mức độ cao nhất, trở thành một thứ Đạo, mà từ thế

hệ này tới thế hệ khác tôn sùng và làm theo.

Qua một số định nghĩa trên đã giúp chúng ta hiểu hơn về VHDN. Đó

chính là một hệ thống các giá trị, chuẩn mực, quan niệm, hành vi do các thành

viên trong doanh nghiệp sáng tạo ra, và chính nó lại đƣợc dùng để đánh giá các

hành vi khác trong môi trƣờng doanh nghiệp. Nhƣ vậy, có thể nói văn hóa

14

doanh nghiệp là những giá trị đƣợc chiết xuất từ mọi hành vi của con ngƣời trên

tất cả các mặt hoạt động di n ra trong quá trình hoạt động kinh doanh, đƣợc kế

thừa, phát triển, quảng bá trong và ngoài tổ chức. Văn hóa doanh nghiệp không

chỉ dừng lại ở những biểu hiện bên ngoài có thể cảm nhận bằng trực giác. Giá

trị văn hóa doanh nghiệp thực sự nằm ở những giá trị, quan niệm chung đƣợc

tuyên bố hoặc không tuyên bố kết tinh trong triết lý, tƣ tƣởng, tầm nhìn... mới

thực sự hình thành bản sắc văn hoá đặc trƣng của doanh nghiệp và chính là cái

tạo nên sức mạnh tiềm ẩn đối với tƣơng lai phát triển của bản thân doanh nghiệp

đó.

1.1.4. Văn hóa doanh nghiệp ảnh hưởng tới sự phát triển doanh nghiệp

─ Xét về ảnh h ởng tích cực: Văn hoá doanh nghiệp tạo nên nét đặc trƣng

riêng của doanh nghiệp, quy tụ đƣợc sức mạnh của toàn doanh nghiệp và khích

lệ đƣợc sự đổi mới sáng tạo:

Tạo nên nét đặc trƣng riêng của doanh nghiệp: Mỗi doanh nghiệp có một

đặc trƣng riêng và chính văn hoá doanh nghiệp tạo nên nét khác biệt đó. Các giá

trị cốt lõi, các tập tục, l nghi, thói quen hay cách họp hành, đào tạo, thậm chí

đến cả đồng phục, giao tiếp… đã tạo nên phong cách riêng biệt của doanh

nghiệp, phân biệt doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác.

Quy tụ đƣợc sức mạnh của toàn doanh nghiệp: Nền văn hoá tốt giúp

doanh nghiệp thu hút và giữ đƣợc nhân tài, củng cố lòng trung thành của nhân

viên với doanh nghiệp. Thật sai lầm khi cho rằng trả lƣơng cao sẽ giữ đƣợc nhân

tài. Nhân viên chỉ trung thành, gắn bó với doanh nghiệp khi doanh nghiệp có

môi trƣờng làm việc tốt, khuyến khích họ phát triển.

Khích lệ sự đổi mới, sáng tạo: Trong những doanh nghiệp có môi trƣờng

văn hoá làm việc tốt, mọi nhân viên luôn luôn đƣợc khuyến khích đƣa ra sáng

15

kiến, ý tƣởng…Nhân viên trở nên năng động, sáng tạo và ngày càng gắn bó với

doanh nghiệp hơn.

─ Xét về ảnh h ởng tiêu cực: Nền văn hoá yếu kém sẽ gây ra những thiệt

hại cho doanh nghiệp. Chẳng hạn trong một doanh nghiệp, cơ chế quản lý cứng

nhắc, độc tài, sẽ làm nhân viên sợ hãi, thụ động và thờ ơ hoặc chống đối lại lãnh

đạo. Doanh nghiệp ngày càng đi xuống, nhân viên chán nản, không còn tha thiết

với công việc, và dẫn đến việc nhân viên rời bỏ doanh nghiệp.

1.2. Nét độc đáo trong doanh nghiệp Nhật Bản

1.2.1. Những nguyên nhân chính làm nên sự đặc thù của VHDN Nhật Bản

VHDN Nhật Bản phát triển ngày càng mạnh và mang trong mình phong

thái riêng biệt, những nét đặc sắc chỉ thuộc về các doanh nghiệp “xứ sở mặt trời

mọc”. Vậy đâu là nguyên nhân hình thành nền VHDN phong phú và đa dạng

nhƣ vậy? Dƣới đây là một số nguyên nhân chính làm nên sự đặc thù của VHDN

Nhật Bản:

Sự phân thứ bậc mang tính "đẳng cấp": Đạo Khổng du nhập vào Nhật

Bản từ rất sớm, kết hợp với tinh thần tôn vinh giới Võ Sĩ Đạo nhƣ là một đẳng

cấp hàng đầu: Võ sĩ - Trí thức - Công Nông - Thƣơng nhân, đã làm nên một xã

hội đẳng cấp kiểu Nhật Bản với tƣ tƣởng đề cao L - Tín - Nghĩa - Trí - Nhân.

Cho đến nay có nhiều thay đổi, nhƣng tinh thần đó vẫn biểu hiện rất mạnh trong

các mối quan hệ xã hội và các tổ chức của Nhật Bản thể hiện: tôn ti trật tự "công

ty mẹ và con", hội sở và chi nhánh - quan hệ cấp trên cấp dƣới "lớp trƣớc và lớp

sau" , khách hàng và ngƣời bán hàng.

Một đất nƣớc vốn dĩ nghèo nàn về tài nguyên, có nhiều thiên tai, kinh tế

chủ yếu là nông - ngƣ nghiệp và sự ảnh hƣởng của Tam Giáo Đồng nguyên (sự

dung hợp tam giáo Phật-Nho-Đạo) du nhập nên ngƣời Nhật Bản coi trọng: tinh

thần tập thể - hài hòa thiên nhân địa - đề cao sự hợp lí - sự ứng xử theo thứ tự

16

coi trọng L , Tín, Nghĩa, Trí, Nhân. Xã hội Nhật Bản tự biết mình thiếu rất

nhiều các điều kiện nhƣng cần phải khẳng định mình, nên có khuynh hƣớng du

nhập và cải hóa những gì du nhập vào để chúng biến thành kiểu Nhật Bản. Bởi

vậy văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản có sự giao thoa đỉnh cao các yếu tố Tây /

Đông/ Nhật Bản. Tuy nhiên đến một lúc nào đó sự phát triển làm cho chiếc áo

đó bộc lộ nhiều bất cập và mâu thuẫn. Tất cả cái đó cũng phản ánh trong tính

cách phức tạp của ngƣời Nhật Bản.

Ngôn ngữ có nhiều mặt hạn chế (rất ít các nguyên âm, phụ âm luôn đặt

trƣớc nguyên âm, một tỉ trọng lớn từ ngữ gốc ngoại nhập đƣợc thể hiện dƣới

dạng chữ Kanji và chữ Katakana) góp phần khiến ngƣời Nhật Bản rất cẩn trọng

khi phát biểu, thể hiện chính kiến, và thƣờng thông qua thái độ ngầm định,

những yếu tố phi ngôn ngữ, sự nỗ lực thể hiện của bản thân để điền vào chỗ

trống của ngôn từ. Bởi vậy để hiểu họ thƣờng phải kết hợp nghe họ nói, quan

sát những gì họ thể hiện và thấu hiểu tính cách của họ.

Sự thua trận của Nhật Bản trong Đại chiến thế giới lần thứ II khiến Nhật

Bản chỉ còn lại đống tro tàn và nhục nhã, bên cạnh đó là bị ràng buộc bởi rất

nhiều cam kết bất lợi. Điều này khiến cả nƣớc Nhật gắn kết lại, làm hết sức

mình trong sự nghiệp phát triển kinh tế. Từ 1945 trở đi dấy lên trong xã hội

Nhật Bản sự tôn vinh lao động xả thân vì doanh nghiệp và vì xã hội. Ngƣời

Nhật Bản coi trọng lao động hơn tất cả, gắn bó với doanh nghiệp hơn với gia

đình của mình, đặt tất cả sự nghiệp của mình cho sự thành công của tổ chức.

Cạnh tranh và hợp tác đƣợc thúc đẩy song hành. Hàng chục năm qua đi, những

phẩm chất đó đã trở thành những nét mới, bền chắc và định hình thành VHDN

Nhật Bản. VHDN đã giúp nhiều doanh nghiệp Nhật Bản gặt hái đƣợc nhiều

thành công, trong giai đoạn 1955-1973, Nhật Bản trở thành cƣờng quốc thứ II

trong nền kinh tế thế giới.

17

1.2.2. Nét độc đáo của VHDN Nhật Bản

Có nhiều lý do để nƣớc Nhật trở thành cƣờng quốc về kinh tế của thế giới.

Một trong các lý do đƣợc cho là đặc trƣng của đất nƣớc Nhật Bản là yếu tố con

ngƣời và VHDN. Điều này cũng đã đƣợc thể hiện rõ nét trong văn hóa của các

doanh nghiệp Nhật Bản. Nhật Bản đã cho chúng ta thấy một trong các doanh

nghiệp lớn phát triển hàng đầu thế giới nhƣ Toyota, Honda, Toshiba... chính là

các doanh nghiệp Nhật, mỗi doanh nghiệp mang một tiểm lực phát triển vô cùng

lớn, đó là điều chúng ta không thể phủ nhận.

Trong không gian kinh tế tri thức, yếu tố con ngƣời đóng vai trò quyết

định. Văn hóa làm cho yếu tố đó trở thành có chất lƣợng, liên kết và nhân lên

siêu cấp các giá trị riêng lẻ của mỗi ngƣời và trở thành nguồn lực vô tận của

mỗi quốc gia.

─ Triết lí kinh doanh

Một trong những yếu tố quan trọng không thể thiếu trong mỗi doanh

nghiệp Nhật. Có thể nói rất hiếm các doanh nghiệp Nhật Bản không có triết lí

kinh doanh. Điều đó đƣợc hiểu nhƣ sứ mệnh của doanh nghiệp trong sự nghiệp

kinh doanh. Triết lý kinh doanh đƣợc coi là tƣ tƣởng chủ đạo, dẫn dắt toàn bộ

hoạt động của công ty, mà tất cả những ngƣời làm việc tại công ty, từ nhà lãnh

đạo cao nhất đến những ngƣời lao động ở cấp thấp nhất, thấm nhuần và tuân thủ

nhằm làm cho công ty phát triển bền vững và trƣờng tồn. Là hình ảnh của doanh

nghiệp trong ngành và trong xã hội. Nó có ý nghĩa nhƣ mục tiêu phát biểu,

xuyên suốt, có ý nghĩa định hƣớng cho doanh nghiệp trong cả một thời kì phát

triển lâu dài.

Thông qua triết lí kinh doanh doanh nghiệp tôn vinh một hệ giá trị chủ

đạo xác định nền tảng cho sự phát triển, gắn kết mọi ngƣời và làm cho khách

hàng biết đến doanh nghiệp. Hơn nữa các doanh nghiệp Nhật Bản sớm ý thức

đƣợc tính xã hội hóa ngày càng tăng của hoạt động sản xuất kinh doanh, nên

triết lí kinh doanh còn có ý nghĩa nhƣ một thƣơng hiệu, cái bản sắc của doanh

18

nghiệp. Ví dụ nhƣ Công ty Điện khí Matsushita: "Tinh thần xí nghiệp phục vụ

đất nƣớc" và "kinh doanh là đáp ứng nhƣ cầu của xã hội và ngƣời tiêu dùng".

Doanh nghiệp Honda: "Không mô phỏng, kiên trì sáng tạo, độc đáo" và "Dùng

con mắt của thế giới mà nhìn vào vấn đề"; hay công ty Sony: "Sáng tạo là lí do

tồn tại của chúng ta".

─ Lựa chọn những giải pháp t i u

Những mối quan hệ: doanh nghiệp - xã hội; doanh nghiệp - khách hàng;

doanh nghiệp - các doanh nghiệp đối tác; cấp trên - cấp dƣới thƣờng nảy sinh

rất nhiều mâu thuẫn về lợi ích, tiêu chí, đƣờng lối. Để giải quyết các doanh

nghiệp Nhật Bản thƣờng tìm cách mở rộng đƣờng tham khảo giữa các bên,

tránh gây ra những xung đột đối đầu. Các bên đều có thể đƣa ra các quyết định

trên tinh thần giữ "chữ Tình" trên cơ sở hợp lí đa phƣơng. Giữ "chữ Hòa" giữa

các doanh nghiệp đối tác. Các qui định pháp luật hay qui chế của DN đƣợc soạn

thảo khá "lỏng lẻo" rất d linh hoạt nhƣng rất ít trƣờng hợp lạm dụng bởi một

bên.

─ Đ i nhân xử thế khéo léo

Trong quan hệ, ngƣời Nhật Bản chấp nhận ngƣời khác có thể mắc sai lầm,

nhƣng luôn cho đối tác hiểu rằng điều đó không đƣợc phép lặp lại và tinh thần

sửa chữa luôn thể hiện ở kết quả cuối cùng. Mọi ngƣời đều có ý thức rất rõ rằng

không đƣợc xúc phạm ngƣời khác, cũng không cần buộc ai phải đƣa ra những

cam kết cụ thể. Nhƣng những chuẩn mực đạo đức xã hội, đạo đức doanh nghiệp

(trách nhiệm đặt trên tình cảm đã tạo một sức ép vô hình lên tất cả khiến mọi

ngƣời phải xác định đƣợc bổn phận của mình nếu muốn có chỗ đứng trong tổ

chức. Điều này rõ ràng đến mức khi tiếp xúc với các nhân viên ngƣời Nhật

nhiều ngƣời nƣớc ngoài cảm thấy họ tận tụy và kín kẽ, nếu có trục trặc gì thì lỗi

rất ít khi thuộc về ngƣời Nhật Bản. Ngƣời Nhật Bản có qui tắc bất thành văn

trong khiển trách và phê bình nhƣ sau: Ngƣời khiển trách là ngƣời có uy tín,

đƣợc mọi ngƣời kính trọng và chính danh "Không phê bình khiển trách tùy tiện,

19

vụn vặt, chỉ áp dụng khi sai sót có tính hệ thống, gây lây lan, có hậu quả rõ

ràng". Phê bình khiển trách trong bầu không khí hòa hợp, không đối đầu, Win-

Win1.

─ Phát huy tính tích cực của nhân viên

Ngƣời Nhật Bản quan niệm rằng: trong bất cứ ai cũng đồng thời tồn tại cả

mặt tốt lẫn mặt xấu, tài năng dù ít nhƣng đều ở đâu đó trong mỗi cái đầu, khả

năng dù nhỏ nhƣng đều nằm trong mỗi bàn tay, cái Tâm có thể còn hạn hẹp

nhƣng đều ẩn trong mỗi trái tim. Nhiều khi còn ở dạng tiềm ẩn, hoặc do những

cản trở khách quan hay chủ quan. Vấn đề là gọi thành tên, định vị nó bằng các

chuẩn mực của tổ chức, tạo điều kiện, môi trƣờng làm việc thuận lợi, thúc đẩy

bằng đào tạo, sẵn sàng cho mọi ngƣời tham gia vào việc ra quyết định theo

nhóm hoặc từ dƣới lên. Các DN Nhật Bản đều coi con ngƣời là tài nguyên quý

giá nhất, nguồn động lực quan trọng nhất làm nên giá trị gia tăng và phát triển

bền vững của DN.

Ngƣời Nhật Bản quen với việc: sáng kiến thuộc về mọi ngƣời, tích cực đề

xuất sáng kiến quan trọng không kém gì tính hiệu quả của nó, bởi vì đó là điều

cốt yếu khiến mọi ngƣời luôn suy nghĩ cải tiến công việc của mình và của ngƣời

khác. Một DN sẽ thất bại khi mọi ngƣời không có động lực và không tìm thấy

chỗ nào họ có thể đóng góp.

─ Tổ chức sản xuất kinh doanh năng động và độc đáo

Tinh thần kinh doanh hiện đại là lấy thị trƣờng làm trung tâm, xuất phát

từ khách hàng và hƣớng tới khách hàng. Điều này đã thể hiện rất sớm trong

phong cách và đƣờng lối kinh doanh (KD) Nhật Bản. Các DN lớn của Nhật Bản

chỉ chiếm không đến 2% trong tổng số các DN mà đại bộ phận là các DN vừa

1 Nguyên tắc thắng-thắng, là một trong những nguyên tắc cơ bản của nghệ thuật đàm phán,

kinh doanh hiện đại. Theo nguyên tắc này, những người tham gia đàm phán, kinh doanh, hợp

tác với nhau sẽ tôn trọng và chấp nhận nguyên tắc "đôi bên cùng có lợi" (win-win) hoặc "các

bên cùng có lợi" (win-win-win). Nguyên tắc này đảm bảo cho kết quả hợp tác bền vững hơn.

20

và nhỏ. Nhƣng sự liên kết giữa chúng thì rất đa dạng và hiệu quả. Đó là sự liên

kết hàng ngang giữa các công ty mẹ nhằm phát huy lợi thế tuyệt đối của các

công ty thành viên, tăng khả năng cạnh tranh vào các thị trƣờng lớn, với các đối

thủ lớn của quốc tế. Nhƣng dƣới mỗi công ty mẹ là vô số các công ty con (loại

vừa và nhỏ) liên kết theo chiều dọc nhằm phát huy các lợi thế tƣơng đối của các

công ty thành viên, khai thác lợi thế tiềm năng của thị trƣờng tại chỗ, tăng lợi

thế tuyệt đối cho công ty mẹ, và uyển chuyển thích nghi khi có biến động kinh

tế. Sự liên kết đó thấy rất rõ qua hình thức cổ phần chéo, gắn kết về tài chính,

nghiên cứu phát triển, hệ thống kênh phân phối, cung ứng đầu vào, hỗ trợ nhân

sự.

Các doanh nghiệp Nhật Bản luôn đề cao chất lƣợng, thỏa mãn nhu cầu

khách hàng, các cam kết kinh doanh, đi trƣớc thị trƣờng và kết hợp hài hòa các

lợi ích. Cải tiến liên tục, ở từng ngƣời, từng bộ phận trong các doanh nghiệp

Nhật Bản để tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp và nâng cao sự thỏa mãn

khách hàng là điều rất nhiều ngƣời nƣớc ngoài đã từng biết.

─ Công ty nh một cộng đồng

Điều này thể hiện trên những phƣơng diện:

Mọi thành viên gắn kết với nhau trên tinh thần chia sẻ trách nhiệm hơn là

bởi hệ thống quyền lực, tổ chức nhƣ một con thuyền vận mệnh, một mái

nhà chung, anh làm đƣợc gì cho tổ chức quan trọng hơn anh là ai.

Sự nghiệp và lộ trình công danh của mỗi nhân viên gắn với các chặng

đƣờng thành công của doanh nghiệp.

Mọi ngƣời sống vì doanh nghiệp, nghĩ về doanh nghiệp, vui buồn với

thăng trầm của doanh nghiệp, triết lí kinh doanh đƣợc hình thành luôn

21

trên cơ sở đề cao ý nghĩa cộng đồng và phù hợp với các chuẩn mực xã

hội, hƣớng tới những giá trị mà xã hội tôn vinh.

Đã có thời ngƣời ta hỏi nhau làm ở đâu hơn là hỏi gia đình nhƣ thế nào.

Sự dìu dắt của lớp trƣớc đối với lớp sau, sự gƣơng mẫu của những ngƣời

lãnh đạo làm cho tinh thần cộng đồng ấy càng bền chặt. Trong nhiều chục

năm chế độ tuyển dụng chung thân suốt đời và thăng tiến nội bộ đã làm

sâu sắc thêm điều này.

─ Công tác đào t o và sử dụng ng ời

Thực tế và hoàn cảnh của Nhật Bản khiến nguồn lực con ngƣời trở thành

yếu tố quyết định đến sự phát triển của các doanh nghiệp. Điều đó đƣợc xem là

đƣơng nhiên trong VHDN Nhật Bản.

Các doanh nghiệp Nhật khi hoạch định chiến lƣợc kinh doanh luôn coi

đào tạo nhân lực và sử dụng tốt con ngƣời là khâu trung tâm, họ quan tâm đến

điều này rất sớm và thƣờng xuyên. Những doanh nghiệp thƣờng có hiệp hội và

có quỹ học bổng dành cho sinh viên những ngành nghề mà họ quan tâm.

Họ không đẩy nhân viên vào tình trạng bị thách đố do không theo kịp sự

cải cách quản lý hay tiến bộ của khoa học công nghệ mà chủ động có kế hoạch

ngay từ đầu tuyển dụng và thƣờng kì nâng cấp trình độ chuyên môn nghiệp vụ

cho nhân viên. Các hình thức đào tạo rất đa dạng, nhƣng chú trọng các hình thức

đào tạo nội bộ mang tính thực ti n cao.

22

Hình 1.2. Nguồn lực từ con người [9]

Việc sử dụng ngƣời luân chuyển và đề bạt từ dƣới lên cũng là một hình

thức giúp cho nhân viên hiểu rõ yêu cầu và đặc thù của từng vị trí để họ xác định

cách hiệp tác tốt với nhau, hiểu đƣợc quy trình chung và trách nhiệm về kết quả

cuối cùng, cũng nhƣ thuận lợi trong điều hành sau khi đƣợc đề bạt. Cách thức ấy

cũng làm cho các tầng lớp, thế hệ hiểu nhau, giúp đỡ nhau và cho mọi ngƣời cơ

hội gắn mình vào một lộ trình công danh rõ ràng trong doanh nghiệp . Nét

độc đáo của VHDN Nhật Bản đã kết tụ rất rõ nét trong phong cách quản lý kiểu

Nhật, là một trong những nguyên nhân chính làm nên sự thành công của các DN

Nhật Bản.

─ Tôn trọng danh thiếp

Một cuộc gặp tại Nhật Bản bắt đầu với việc trao cho nhau danh thiếp theo

một cách rất trang trọng - một nghi l đƣợc gọi là Meishi kokan. Khi nhận danh

thiếp, ngƣời ta sẽ cầm bằng cả hai tay, xem xét nội dung cẩn thận và sau đó đọc

các thông tin đƣợc in trong tấm thiếp. Tiếp đến, họ sẽ đặt vào trong một chiếc

hộp đựng danh thiếp hoặc đặt lên bàn trƣớc mặt họ để xem khi cần. Họ không

bao giờ bỏ danh thiếp vào túi áo vì hành động đó đƣợc coi là thiếu tôn trọng.

23

─ Làm hài lòng các “cây cao bóng cả”

Văn hóa công sở của Nhật Bản luôn thể hiện sự tôn kính và coi trọng

những ngƣời có địa vị cao bởi sự thông thái và từng trải cùng với những đóng

góp quan trọng của họ cho công ty. Ở Nhật Bản, tuổi tác đi cùng với địa vị, nói

nôm na là “sống lâu lên lão làng”. Vì vậy, một ngƣời càng cao tuổi càng trở nên

quan trọng.

Theo phong tục, trong một cuộc họp ở Nhật Bản, ngƣời ta thƣờng đƣa ra

những lời bình luận hay nhận xét dựa vào quan điểm hoặc thái độ của ngƣời có

cấp cao nhất đang hiện diện ở đó, không ai bày tỏ sự bất đồng với ngƣời đó. Khi

cúi đầu - một hình thức chào hỏi truyền thống của ngƣời Nhật, ngƣời ta luôn

luôn cúi xuống thấp nhất trƣớc ngƣời có địa vị cao nhất.

─ Thấm nhuần động lực qua các khẩu hiệu

Nhiều công ty Nhật Bản bắt đầu ngày làm việc bằng một cuộc họp vào

buổi sáng. Tại đó, nhân viên sẽ xếp hàng và hô to các khẩu hiệu của công ty nhƣ

một cách để truyền cảm hứng và động lực làm việc cũng nhƣ sự trung thành. Và

đó cũng là một hình thức làm tƣơi mới các mục tiêu của công ty trong tâm trí

từng nhân viên. Những cuộc tập hợp vào buổi sáng hàng ngày nhƣ thế này là

nhằm nhắc nhở các nhân viên một cách thƣờng xuyên về những mục tiêu lâu dài

của công ty. Nếu không, chắc chắn rằng những công việc lặt vặt hàng ngày sẽ

xóa nhòa hoặc làm lu mờ những mục tiêu ấy.

─ Đề cao mục tiêu làm việc

Nhiều doanh nghiệp Nhật Bản tổ chức xếp hàng và hô vang những khẩu

hiệu của công ty nhƣ là một phƣơng thức truyền cảm hứng, động lực và lòng

quyết tâm. Bên cạnh đó, hoạt động này còn làm cho các mục tiêu của công ty

24

luôn đƣợc thôi thúc hoàn thành trong tâm trí mọi ngƣời. Có thể những hành

động này khá hình thức nhƣng nó là hoạt động xây dựng lòng tự tôn và khắc sâu

những mục tiêu dài hạn của công ty cần đƣợc củng cố thƣờng xuyên. Không

nhất thiết phải bắt chƣớc ngƣời Nhật cách "tập thể dục tập thể" hay "hô khẩu

hiệu", hãy đơn giản xây dựng văn hoá doanh nghiệp thân thiện và luôn tự nhắc

nhở lẫn nhau mục tiêu của doanh nghiệp.

─ Nghiêm túc trong công việc

Tại Nhật Bản, trong các cuộc họp, mỗi ngƣời luôn phát biểu khá chậm rãi,

rành mạch, còn ngƣời nghe rất tập trung tinh thần. Đặc biệt là ngƣời Nhật

thƣờng "lim dim" mắt khi tập trung lắng nghe, nhƣng đó không phải là dấu hiệu

của sự chán chƣờng. Cốt lõi vấn đề là tạo ra không khí trang nghiêm tại nơi làm

việc. Sự hài hƣớc hiếm khi đƣợc sử dụng, ngoại trừ trong giờ giải lao và các

hoạt động ngoại khoá. Nhờ đó công việc sẽ sớm hoàn thành một cách hiệu quả

nhất. Tuy nhiên, cần tránh sự gò bó thái quá và căng thẳng trong môi trƣờng

làm việc. Quan trọng là đừng "tự nhiên nhƣ ở nhà" và giữ tác phong nghiêm túc

trong công việc, kéo theo đó là sự nâng cao hiệu quả lao động.

─ Hết mình trong các ho t động ngo i khoá

Sau một ngày làm việc hối hả, ngƣời lao động Nhật Bản lại sẵn sàng cho

các hoạt động giải trí, thƣ giãn. Các quán rƣợu và karaoke là sự lựa chọn phổ

biến. Nếu nhƣ tại nơi làm việc họ tỏ ra trang nghiêm thì quầy rƣợu lại là nơi để

họ bùng nổ, bộc lộ bản thân và thiết lập mối quan hệ, chia sẻ thông tin.

─ Xây dựng m i quan hệ chân thành

Các mối quan hệ rất đƣợc coi trọng ở Nhật Bản. Sự ủng hộ từ nhiều

ngƣời sẽ tạo cho họ lòng tự tin và sức mạnh. Thực tế, các doanh nghiệp Nhật

25

thƣờng sắp xếp một cuộc gặp gỡ cá nhân với cấp quản trị cao hơn để tranh thủ

sự tán thành và ủng hộ của cấp trên bên cạnh sự khích lệ từ đồng nghiệp. Do đó

nếu có đƣợc sự tán thành của những ngƣời thành đạt, bạn sẽ trở nên đáng tin

cậy trong con mắt của nhiều ngƣời và tạo nền tảng vững chắc để đảm nhận

những vị trí cao hơn. Nhiều ngƣời cho rằng đây là kỹ năng "PR bản thân" và

không đánh giá cao nó. Điều quan trọng trong hoạt động ngày là sự chân thành

và chân thật.

─ Làm mặt l nh

Ngƣời Nhật luôn tôn trọng môi trƣờng làm việc. Khiếu hài hƣớc không

có nhiều đất dụng, ngoại trừ trong giờ nghỉ. Hầu nhƣ không có chuyện va chạm

cơ thể giữa các đồng nghiệp. Tuyệt đối không vỗ lƣng nhau tại nơi làm việc.

Một hình ảnh và tƣ cách chuyên nghiệp sẽ làm tăng sự tôn trọng đối với công

việc và nhờ đó sẽ làm tăng năng suất công việc.

─ Làm hăng say, ch i nhiệt tình

Sau một ngày thảo luận quyết liệt, các nhân viên Nhật Bản sẵn sàng tìm

cách giải tỏa căng thẳng, đi đến các quầy bar là một hoạt động phổ biến nếu

không muốn nói là truyền thống của ngƣời Nhật. Nếu công sở là nơi đầy những

l nghi hà khắc thì quầy bar lại là nơi để mọi ngƣời đƣợc trút hết bầu tâm sự.

Một điểm đến đƣợc ƣa thích khác là các quán karaoke. Tại đây mọi ngƣời đƣợc

thoải mái hát hò với tiêu chí “hát hay không bằng hay hát”. Các điểm đến về

đêm nhƣ thế này ngoài việc giúp họ cân bằng công việc với giải trí thì còn là

nơi để các đồng nghiệp chia sẻ thông tin, thắt chặt tình bạn hay củng cố tập thể.

Giải trí cũng là một phần quan trọng không kém trong một ngày. Nó giúp giải

tỏa căng thẳng và làm vơi bớt lo âu. Khi đi chơi hoặc làm bất kỳ việc gì với

đồng nghiệp, có một cam kết bất thành văn: luôn là một phần của nhóm.

26

─ Quan niệm Uchi và Soto

Trong công ty Nhật Bản, ngƣời Nhật phân biệt khá rạch ròi về mối quan

hệ Uchi và Soto. Uchi là những mối quan hệ đồng nhóm, đồng team, những

ngƣời thƣờng xuyên gặp gỡ và làm việc trực tiếp với nhau trong công việc. Còn

Soto để chỉ các mối quan hệ bên ngoài, không thuộc về nhóm làm việc, nhƣ

việc các mối quan hệ khác phòng ban đƣợc xem là Soto.

Nhƣng trong một vài trƣờng hợp đặc biệt, nhƣ tiệc rƣợu vui vẻ của ngày

hôm trƣớc, thì mọi ngƣời cùng tham gia vào một hoạt động, không phân biệt

công việc, cấp bậc, nên tất cả đều đƣợc xem là Uchi của nhau. Vì vậy, mọi

ngƣời sẽ đối xử với nhau thân thiện và gần gũi hơn, dƣờng nhƣ không còn

khoảng cách. Nếu nhìn nhận một cách khách quan, chính nét văn hóa này đã

giúp ngƣời Nhật không ngừng làm việc hiệu quả bởi vì họ có thể tập trung hết

sức vào công việc của mình, không mảy may bị ảnh hƣởng bởi các mối quan

hệ khác. Vì thế sẽ không bao giờ bạn bắt gặp trƣờng hợp ngƣời Nhật dùng mối

quan hệ để lấy lòng một ai đó trong công việc, hay dùng mối quan hệ để tiến cử

ngƣời thân, hay bạn bè vào những vị trí quan trọng trong công ty Nhật. Chính

vì vậy, điều này sẽ giúp họ làm việc chăm chỉ và hăng say hơn, hơn nữa là tạo

đƣợc sự công bằng trong môi trƣờng làm việc tại công ty Nhật Bản.

Ngƣời Nhật vốn rất coi trọng l nghi khi giao tiếp với một ngƣời lạ, hay

một Soto trong công ty Nhật Bản. Họ có thể sẽ không cho bạn thấy sự gần gũi

và thân thiện, nhƣng họ sẽ cho bạn thấy sự lịch sự và trang nhã trong mọi cung

cách giao tiếp, thể hiện từ phong thái chào hỏi, lời nói và cử chỉ. Đó đƣợc xem

là Omotenashi, tức chỉ thái độ ân cần, chu đáo khi tiếp đãi với ngƣời lạ.

27

─ Coi trọng hình thức

Sự coi trọng hình thức đƣợc xem là một đặc điểm thể hiện văn hóa Nhật

Bản. Chú ý đến hình thức bên ngoài là phép lịch sự thể hiện việc giữ gìn phẩm

chất con ngƣời, nhất là trong môi trƣờng kinh doanh. Trang phục phù hợp với

hoàn cảnh, gọn gàng, sạch sẽ, những yếu tố đó sẽ ảnh hƣởng quan trọng đến uy

tín của cá nhân và của công ty. Trong việc giáo dục, đào tạo nhân viên, công ty

Nhật còn chú ý đến việc hƣớng dẫn chi tiết từ trang phục đến đầu tóc, móng tay.

Phƣơng châm của ngƣời Nhật là xuất phát từ hình thức, có nghĩa là bắt đầu từ

việc hoàn thiện hình thức, sau đó tiếp tục cụ thể hóa dần nội dung.

Ngoài ra, để bày tỏ lòng biết ơn về sự giúp đỡ của ngƣời khác, vào mùa

hè và mùa đông trong năm, ngƣời Nhật có tập quán bày tỏ dƣới hình thức tặng

quà giữa năm chugen và quà tặng cuối năm seibo giữa các cá nhân và các

công ty với nhau. Cách ứng xử khôn khéo, mềm mỏng, lịch sự trong công việc

phối hợp với tập quán tốt đã giúp ngƣời Nhật có những thành công tuyệt vời

trong kinh doanh.

─ Công việc làm trọn đời

Các doanh nghiệp Nhật Bản áp dụng phƣơng pháp “công việc làm trọn

đời” để nâng cao hiệu quả công việc. Công việc làm trọn đời không chỉ giúp

làm tăng năng suất công việc, khả năng cống hiến mà còn giúp công tác nhân sự

của doanh nghiệp bình ổn. Doanh nghiệp sẽ đƣợc sở hữu những nhân viên giàu

kinh nghiệm, khi đó, hiệu suất và chất lƣợng công việc sẽ ngày càng tăng lên.

Bên cạnh đó, các công nhân Nhật Bản thƣờng thích làm một công việc suốt đời,

ít muốn thay đổi công ty hơn so với các nhân viên nƣớc khác.

28

─ Đúng giờ: Sự sai lệch giờ giấc của Nhật Bản là nhỏ nhất thế giới. Dù với

các phƣơng tiện công cộng nhƣ tàu điện ngầm hay xe bus cũng chỉ bị tr 7 giây

trong 1 năm.

─ Cúi đầu chào: Đây là nét văn hóa đặc biệt nhất của Nhật Bản trên thế

giới. Việc cúi đầu chào của họ cũng phải học mất khá nhiều thời gian. Việc dạy

tác phong này bắt đầu ngay từ khi trẻ em bắt đầu đi học.

─ Tôn trọng sự yên lặng: Đã có điều lệ cấm nghe điện thoại ở nơi công

cộng ở Nhật vì họ đặc biệt tôn trọng sự yên lặng. Ngồi trên xe điện hay xe bus

bạn sẽ thấy yên lặng nhƣ ở thƣ viện. Mọi ngƣời đọc sách, nghe nhạc… nếu có

trò chuyện thì cũng rất khẽ và nhẹ nhàng.

─ Thận trọng: Không giống với ngƣời phƣơng Tây, ngƣời Nhật tỏ ra khá

thận trọng khi gặp ngƣời lạ trong lần đầu tiên. Họ luôn tâm niệm rằng họ đại

diện cho cả tập thể nên việc giữ hình tƣợng là rất quan trọng.

─ Nói giảm nói tránh Với ngƣời Nhật, họ rất ít nói KHÔNG dù là không

thích. Tâm lý không muốn đối đầu với ngƣời khác nên họ thƣờng nói giảm, nói

tránh. Khi nói chuyện họ thƣờng mở đầu rất ý tứ. Cũng có lúc họ nói thẳng thắn

hơn nhƣng cũng rất cẩn trọng trƣớc khi đƣa ra lời nói. Tính tự chủ cao giúp họ

luôn bình tĩnh và không áp đặt ý chí của mình lên ngƣời khác.

─ Có trách nhiệm với công việc và gia đình: Với đàn ông thì họ luôn hết

mình trong công việc và có trách nhiệm với các việc đƣợc giao. Ngoài mục tiêu

kiếm tiền để nuôi gia đình họ còn ý thức là làm việc để đóng góp cho quốc gia.

Còn phụ nữ thì luôn đặt gia đình lên hàng đầu.

─ Tôn trọng nhau khi làm việc theo nhóm: Đây là điều đặc biệt trong

phong cách làm việc của ngƣời Nhật. Họ thƣờng nói CHÚNG TÔI thay vì nói

29

TÔI để đề cao vai trò của nhóm trong xã hội. Mỗi một vấn đề trƣớc khi công

khai đều đƣợc cân nhắc và bàn bạc kĩ lƣỡng của cả một tập thể.

─ Văn hóa tặng quà

Hình 1.3. Văn hóa tặng quà [10], [27]

Tặng quà là một yếu tố quan trọng trong kinh doanh ở Nhật Bản. Vào rất

nhiều dịp trong năm hoặc thỉnh thoảng, ngƣời ta cũng hay tặng quà cho nhau,

nhất là tại các doanh nghiệp Nhật Bản. Nhiều ngƣời từ phƣơng Tây tới Nhật

Bản đều gặp phải khó khăn trong việc tặng quà cho ngƣời khác, vì nó rất khác

so với việc tặng quà nhƣ của ngƣời phƣơng Tây. Ở Nhật Bản, tặng quà là một

nghệ thuật, thể hiện tình bạn, sự kính trọng và thái độ ngƣỡng mộ. Nghi thức

tặng quà, món quà, số đếm của chúng, cách trang trí… đều đƣợc ngƣời Nhật hết

sức lƣu ý khi tặng quà cho nhau.

30

1.3. Khái niệm tác phong làm việc trong doanh nghiệp

─ Tác phong đƣợc hiểu là sản phẩm từ nhận thức và tƣ duy khoa học của

con ngƣời, phản ánh hành vi ứng xử của con ngƣời với công việc và trong giao

tiếp xã hội. Hay nói cách khác, tác phong là lề lối, cách thức, phong thái đã trở

thành nề nếp ổn định của con ngƣời. Nó đƣợc thể hiện rất rõ trong tất cả các

hoạt động nhƣ lao động, học tập, sinh hoạt, tạo nên những nét riêng biệt của một

chủ thể. Tác phong không phải là tự sinh ra, mà nó đƣợc hình thành và phải trải

qua một quá trình nhận thức, đƣợc rèn luyện lâu dài trong môi trƣờng xã hội.

─ Tác phong làm việc có thể hiểu nôm na là cách ứng xử, cách làm việc,

cách giao tiếp của bạn trong công việc. Là các hành vi giao tiếp, ứng xử đƣợc

“chuẩn mực hóa” và trở thành thƣớc đo đánh giá phẩm chất, mức độ chuyên

nghiệp của từng cá nhân, tổ chức. Những tiêu chuẩn giao tiếp ứng xử này đƣợc

gọi chung là tác phong làm việc hay trong doanh nghiệp Nhật còn có tên khác là

Business manners.

─ Bussiness manner (tác phong kinh doanh) chính là những giao tiếp cơ bản

cần phải có đối với một businessman ngƣời kinh doanh). Bussiness manner ở

đây có thể đƣợc hiểu là cách làm việc, chào hỏi, trao danh thiếp, trang phục,

ngôn từ, cử chỉ, thái độ, cách ứng xử với mọi ngƣời xung quanh...

Trong môi trƣờng làm việc năng động và chuyên nghiệp nhƣ hiện nay,

bên cạnh việc sáng tạo để tìm ra những cách riêng giúp làm việc nhanh hơn và

đạt hiệu quả cao hơn thì có một cách khá tốt để xây dựng giá trị bản thân đó là

hình thành những thói quen, lề lối làm việc, phƣơng cách ứng xử cùng hành vi

văn minh, lịch sự chốn công sở.

31

─ Một số yếu tố cần lưu ý kết hợp trong tác phong làm việc:

Hình 1.4. Các yếu tố cần lưu ý khi kết hợp với tác phong làm việc

─ Tầm quan trọng

Tác phong tốt:

Môi trƣờng chuyên nghiệp

Công việc hiệu quả hơn

Đƣợc công ty, doanh nghiệp coi

trọng

Khách hàng hài lòng,tin tƣởng, duy

trì mối quan hệ bền vững, hợp tác lâu

dài

Hình 1.5. Sự tương tác giữa các bên

Xây dựng tác phong làm việc tốt chính là xây dựng một môi trƣờng làm

việc hiện đại, thân thiện và chuyên nghiệp. Từ đó tạo bầu không khí cởi mở tạo

hứng khởi khi làm việc, chất lƣợng và năng suất công việc sẽ đạt hiệu quả cao

hơn. Tác phong làm việc chuyên nghiệp chính là chìa khóa của sự thành công.

32

CH ƠNG 2 MỘT SỐ T C PHONG L M VIỆC CƠ BẢN TRONG

DOANH NGHIỆP NHẬT

2.1. Chào hỏi

Nhật Bản là một quốc gia có nền văn hóa đặc thù, với nhiều nét đặc trƣng

riêng biệt. Đặc biệt trong giao tiếp và ứng xử, ngƣời Nhật rất coi trọng nghi

thức và l nghĩa, ngƣời Nhật không chỉ đánh giá ngƣời đối diện qua vẻ bề ngoài

mà còn qua từng cử chỉ, thái độ, cách ứng xử. Hoàn toàn khác biệt với các nƣớc

khác, văn hóa nƣớc Nhật có cách chào hỏi rất nghiêm túc, thể hiện sự tôn trọng

ngƣời đối diện, đặc biệt với những ngƣời lớn tuổi, cha mẹ, cấp trên.

Ngƣời phƣơng Tây có xu hƣớng chào hỏi bằng một cái bắt tay, nhƣng đối

với ngƣời Nhật, thƣờng họ kiêng không chạm vào cơ thể đối phƣơng và cúi

chào gập ngƣời là cách thể hiện sự tôn trọng cũng nhƣ thay cho lời chào đối với

ngƣời khác. Cúi chào là một nghi thức khá phức tạp nhƣng rất quan trọng trong

giao tiếp. Nghi thức cúi chào đƣợc gọi là Ojigi.

Ojigi có nghĩa là đổ ngƣời từ phần eo về phía trƣớc. Không chỉ dùng

trong chào hỏi, văn hóa ojigi còn đƣợc sử dụng khi muốn bày tỏ sự hối lỗi hay

lòng biết ơn của mình. Trong văn hóa cổ của Nhật, cách hành l ngồi xuống và

cúi ngƣời đƣợc xem là cách hành l cơ bản nhƣng ngày nay ngƣời ta thƣờng

đơn giản hóa bằng hành động đứng và cúi ngƣời nhiều hơn. Ojigi ở mỗi góc độ

khác nhau có ý nghĩa khác nhau. Tuy nhiên, cách hành l ojigi đẹp nhất là đổ

ngƣời về phía trƣớc nhƣng lƣng và đầu gối không đƣợc cong lại, sau đó từ từ,

lịch sự thẳng ngƣời lên. Đối với cấp trên hay những ngƣời lớn tuổi hơn, càng

cúi thấp càng thể hiện sự kính trọng đối với ngƣời đó, nghĩa là ngƣời có cấp bậc

hay tuổi tác hơn nhiều thì càng phải cúi sâu và giữ ở tƣ thế đó lâu hơn bình

thƣờng. Qua đó ta thấy, chào hỏi thể hiện l nghĩa, phép lịch sự và sự tôn trọng

đối với ngƣời khác, với đối tác và khách hàng.

33

Hình 2.1. Hình ảnh chào hỏi trong doanh nghiệp [11], [51]

Hình 2.2. Các kiểu chào hỏi [12]

Trong cuộc sống hằng ngày, Nhật Bản có 3 kiểu chào hỏi cơ bản sau:

─ Chào xã giao hằng ngày: Cúi ngƣời khoảng 15 độ

─ Chào hỏi có phần trang trọng: Cúi ngƣời khoảng 30 độ

─ Khi cảm ơn hay cảm tạ ai đó: Cúi ngƣời khoảng 45 độ

34

Cách chào hỏi của người Nhật được chia thành 3 kiểu chính và được sử

dụng tùy theo từng trường hợp:

─ Kiểu Eshaku (khẽ cúi chào):

Đây là kiểu chào cơ bản đƣợc ngƣời Nhật sử dụng nhiều trong ngày khi

gặp ngƣời thân quen, chào cha mẹ, đồng nghiệp. Đây cũng là kiểu chào thƣờng

đƣợc áp dụng khi gặp đồng nghiệp, ngƣời cùng cấp bậc ở nơi công sở. Khi chào

nhau, ngƣời Nhật sẽ cúi một góc từ 10-15 độ và chào nhau cùng lúc, cùng

những câu chào hỏi nhƣ “Ohaiyo gozaimasu – chào buổi sáng”, “Konichiwa –

chào buổi trƣa” hoặc “Konbanwa – chào buổi tối”.

─ Kiểu Keirei cúi chào thông thƣờng):

Với kiểu cúi chào này, ngƣời chào cần đứng thẳng, đầu ngẩng cao sau đó

cúi lƣng hƣớng về phía trƣớc theo một góc khoảng 20-30 độ và giữ tƣ thế này 2-

3 giây. Đối với nam, hai bên tay duỗi thẳng, chạm nhẹ mép quần. Trong khi nữ

để tay trái lên tay phải, đặt trƣớc phần bụng hoặc hông tạo thành hình chữ V.

Hoặc nếu ngồi chào thì sẽ đặt 2 tay xuống sàn, đầu ngón tay hƣớng vào

nhau, lòng bàn tay úp sấp cách nhau 10-20 cm, đầu cúi thấp cách sàn nhà trong

khoảng từ 15-20 cm. Kiểu Keirei thƣờng áp dụng để chào cấp trên, ngƣời lớn

tuổi nhằm thể hiện sự kính trọng, khiêm nhƣờng.

─ Kiểu Saikeirei:

Đây là kiểu chào trang trọng nhất trong văn hóa chào hỏi của ngƣời Nhật,

thƣờng dùng để cảm ơn hoặc xin lỗi, nhờ vả ngƣời đối diện, thể hiện thành ý

của ngƣời chào. Để thể hiện sự trang trọng và cảm kích của ngƣời chào, khi

thực hiện: cúi đầu nhƣng lƣng vẫn giữ thẳng một góc từ 45-60 độ, chân thẳng

không chùng gối đồng thời hai tay áp dụng tƣ thế giống với kiểu Keirei. Kiểu

chào này cũng đƣợc áp dụng khi ngƣời Nhật thực hiện các l cúng bái Thần đạo,

trƣớc Quốc kỳ, trƣớc Thiên Hoàng, khấn vái ở Chùa.

35

Văn hóa chào hỏi là một trong những l nghĩa từ khi lọt lòng ngƣời Nhật

đã đƣợc dạy. Bên cạnh đó, áp dụng các kiểu chào Keirei hoặc Saikeirei là

những yêu cầu ứng xử tối thiểu mà ngƣời Nhật cần biết để tạo mối quan hệ với

đồng nghiệp và cấp trên.

Tƣ thế khi chào của ngƣời Nhật: Khi chào đầu tiên là đứng thẳng lƣng,

đồng thời ngẩng cao đầu, nửa thân trên chuyển động cúi hƣớng về phía trƣớc,

phần thân dƣới còn lại vẫn giữ trên một đƣờng thẳng. Đối với nam giới: hai bàn

tay duỗi thẳng, khép ngón, khép hai cánh tay sát bên sƣờn và cúi xuống. Còn

đối với nữ giới: hai tay đặt trƣớc ngƣời tạo thành hình chữ V, bàn tay trái đặt

trên bàn tay phải, ngón tay duỗi thẳng và khép lại, rồi từ từ cúi chào. Theo cách

của ngƣời Nhật ai thấy trƣớc sẽ chào trƣớc, ngƣời nhỏ tuổi, ngƣời cấp dƣới sẽ

chào trƣớc. Khi cúi chào ngƣời Nhật luôn giữ cho lƣng thật thẳng, luôn trong tƣ

thế ngẩng cao đầu, nửa thân trên nhẹ nhàng hƣớng về phía trƣớc nhƣng nửa

thân dƣới vẫn theo một đƣờng thẳng, không cong về phía sau.

Hình 2.3. Kiểu chào của nam giới [14]

36

Hình 2.4. Kiểu chào của nữ giới [14]

Hình 2.5. Chào hỏi giữa hai bên đối tác [15]

Ngày nay, nghi thức cúi chào cũng đƣợc tiết giảm nhiều, thƣờng chú

trọng trong lần gặp đầu tiên, hoặc với đối tác quan trọng. Khi đã quen dần với

việc hành l này cũng đƣợc đơn giản hơn, đôi khi chỉ là một cử chỉ gật đầu nhẹ,

hay một cái vẫy tay hoặc một lời chào xã giao. Việc này cho thấy văn hóa Nhật

cũng đang dần có sự thay đổi để hòa nhập với văn hóa thế giới.

37

2.2. Trang phục

Trong văn hóa Nhật Bản, vẻ bề ngoài của bạn thể hiện sự tôn trọng với

ngƣời đối diện. Chính vì vậy, trong khi nhân viên các công ty Việt Nam hay Âu

Mỹ có thể ăn mặc khá thoải mái thì công ty Nhật thƣờng có những quy định chặt

chẽ về trang phục. Với ngƣời Nhật, sự chỉn chu ngay từ vẻ bề ngoài sẽ thể hiện

tác phong đúng mực và thái độ nghiêm túc của bạn trong công việc.

Vì nhân viên là bộ mặt của công ty nên việc ăn mặc của bạn phần nào

đánh giá đƣợc mức độ và phong thái làm việc của nơi đó. Trang phục đóng một

vai trò không nhỏ đối với doanh nghiệp nơi bạn làm việc bởi nó thể

hiện đƣợc bộ mặt chuyên nghiệp và đẳng cấp trƣớc khách hàng.

Hình 2.6. Trang phục công sở [16]

38

2.2.1. Trang phục nam giới

Hình 2.7. Trang phục nam giới [17]

Trang phục: vest công sở, tối màu, sơ mi, quần tây, quần áo phải đƣợc ủi

thẳng, quần xếp li, lƣng áo vest không để bị nhăn.

─ Cà vạt: màu tối, hoa văn phù hợp, thẳng, kèm theo đồ kẹp để giữ cho cà

vạt không bị rớt xuống khi cúi chào.

─ Đầu tóc: tóc đƣợc cắt ngắn, gọn gàng, tóc không dài quá vành tai, màu

tóc nhuộm không quá nổi bật.

─ Giày dép: mang giày công sở tối màu, mang dớ phù hợp, giày không bị

mòn, sờn, rách, đƣợc đánh bóng sạch sẽ.

─ Cặp: mang theo cặp công sở tối màu, sổ, bút viết.

39

─ Trang phục nữ giới

Hình 2.8. Trang phục nữ giới [17]

─ Trang phục: áo vest, áo sơ mi, đầm công sở, váy không quá ngắn, màu

sắc nhã nhặn, màu sắc không quá nổi bật, quần áo thẳng, chỉn chu.

─ Đầu tóc: gọn gàng, tóc dài đƣợc cột lại, màu tóc nhuộm không quá nổi

bật.

─ Cặp, túi sách: đơn giản, tối màu, phù hợp với môi trƣờng doanh nghiệp,

sổ, bút viết.

─ Giày dép: mang giày công sở bít đầu, màu sắc không quá nổi bật, giày

cao khoảng 3-5cm, giày không quá cao, sạch sẽ, không sờn, không rách, mang

kèm với vớ chân.

40

─ Trang điểm nhẹ nhàng, nhã nhặn, sơn móng tay, móng chân màu không

quá nổi bật.

─ Phụ nữ Nhật tại nơi công sở không sử dụng mùi nƣớc hoa quá nồng, vì sẽ

gây khó chịu cho mọi ngƣời xung quanh.

2.2.2. Thái độ, ngôn từ, cử chỉ

Hình 2.9. Cuộc nói chuyện giữa các đồng nghiệp [19]

Tư Thế:

─ Nói: to, rõ ràng.

─ Đi: sải chân đều, nhìn thẳng.

─ Đứng: thẳng lƣng, chân và hai tay để thẳng.

─ Ngồi: lƣng thẳng, tựa sát ghế, chân khép ngay ngắn.

Ý Thức:

─ Thái độ: tích cực, khoẻ mạnh, nhanh nhẹn. Thể hiện sự khiêm nhƣờng.

─ Bình tĩnh, biết làm chủ cảm xúc.

─ Tinh thần: mạnh mẽ, quyết tâm.

41

Nhận lỗi: Ngƣời Nhật một khi phạm lỗi thì họ sẽ thừa nhận lỗi của mình, quyết

tâm khắc phục và không để tái di n nữa.

Giờ giấc: Ngƣời Nhật luôn có mặt ở công ty trƣớc giờ làm 30 phút. Luôn đến

trƣớc mọi cuộc hẹn 15 phút. Họ sử dụng đồng hồ đeo tay để quản lý thời gian

tốt hơn.

Khuôn Mặt:

─ Gƣơng mặt: luôn tƣơi tắn, tràn đầy năng lƣợng.

─ Ánh mắt: nhìn thẳng.

─ Tóc: nam cắt ngắn, nữ cột gọn gàng.

Hình 2.10. Hình ảnh tác phong công sở [20]

Trong cách ứng xử với sếp, có thể ở Nhật, sự phân cấp giữa nhân viên và

sếp là một trong những điều nổi tiếng điển hình cho văn hoá công sở Nhật Bản,

nhân viên phải chú ý từ cách thức nói chuyện, cúi chào, đến ăn uống.

Tác phong chuyên nghiệp tạo nên ngƣời chuyên nghiệp. Tác phong

nghiêm túc tạo nên ngƣời nghiêm túc.

42

2.3. Trao nhận danh thiếp

Hình 2.11. Trao danh thiếp[21]

Một trong những vấn đề “tồn tại mãi với thời gian” trong văn hóa doanh

nghiệp Nhật Bản đó là cách trao danh thiếp, hay còn gọi là meishi koukan (名刺

交換 – trao đổi danh thiếp).

Các doanh nghiệp Nhật Bản luôn đƣợc mệnh danh là rất tiết kiệm và tính

toán trong chi tiêu, tuy nhiên họ lại rất hào phóng khi sử dụng danh thiếp, bởi

họ đặc biệt coi trọng những tấm danh thiếp này. Hiện nay, rất nhiều công ty,

nhiều doanh nghiệp muốn hợp tác kinh doanh với ngƣời Nhật, nhƣng đa phần

trong số họ không hiếu hết văn hóa về danh thiếp của ngƣời Nhật, dẫn đến tình

trạng làm mất lòng các đối tác này.

Hình 2.12. Danh thiếp Nhật Bản [22]

43

Cần chú ý đến “chế độ đẳng cấp” khi trao đổi danh thiếp

Văn hóa Nhật rất trọng về vị trí cấp bậc. Khi trao đổi danh thiếp, ngƣời

Nhật phải xác định đƣợc chức vụ từ cao của đối tác để áp dụng l nghi, thể hiện

thái độ tôn kính. Các cuộc giao dịch, đàm phán sẽ cởi mở và d nói chuyện hơn

nếu hai ngƣời ở địa vị ngang hàng nhau.

Ng ời Nhật th ờng biểu hiện rõ nét mặt khi trao đổi danh thiếp

Đây là cơ sở để chúng ta nắm bắt đƣợc chức vụ của ngƣời đang trao danh

thiếp. Chúng ta có thể đoán đƣợc chức vị cao hay thấp qua cử chỉ và nét mặt của

đối tác. Thông thƣờng, nếu khom lƣng nhiều, nét mặt khiêm tốn, chân thành thì

chức vụ của ngƣời trao danh thiếp sẽ thấp. Ngƣợc lại, khom lƣng càng ít, vẻ mặt

tự tin hơn thì chức vụ sẽ càng cao.

Không nên tùy tiện sử dụng danh thiếp khi làm ăn với ng ời Nhật

Ngƣời Nhật không có thói quen tùy tiện trao đổi danh thiếp, vì họ khá tôn

trọng nó. Trong các tình huống giao dịch kinh doanh, đàm phán hợp đồng, nếu

một ngƣời có địa vị thấp mà không đƣợc cấp trên dẫn dắt hoặc không có lý do

gì đặc biệt thì không đủ tƣ cách để trao đổi danh thiếp với ngƣời có địa vị cao

hơn. Việc này là do văn hóa “đẳng cấp” của ngƣời Nhật. Vì vậy, khi bạn muốn

hẹn đàm phán kinh doanh với một công ty Nhật thì hãy dựa vào chức vụ của

mình để hẹn với ngƣời tƣơng xứng. Nếu bạn muốn hẹn với ngƣời có chức vụ

cao hơn thì nên có sự ủy quyền hoặc dẫn lối từ cấp trên tƣơng xứng của bạn.

Gọi tên chính xác của ng ời Nhật đ c ghi trong danh thiếp

Điều này thể hiện sự tôn trọng của mình với đối tác. Tên ngƣời Nhật khá

khó gọi, vì vậy hãy cẩn thận nhớ tên họ và gọi cho chính xác khi giao dịch kinh

doanh

44

Hình 2.13. Túi đựng danh thiếp [23] [24]

Hình 2.14. Omotenashi trong cách trao danh thiếp [25]

45

Trao nhận danh thiếp nghe có vẻ rất đơn giản nhƣng thực ra nó đòi hỏi

ngƣời thực hiện phải thông qua rất nhiều bƣớc để có thể trao nhận danh thiếp

đúng cách và chuyên nghiệp nhất. Sau đây tôi sẽ giới thiệu các bƣớc trao và

nhận danh thiếp theo chuẩn trong doanh nghiệp Nhật.

Các b ớc trao danh thiếp

─ Theo những nguyên tắc cơ bản về “đạo lý” ở Nhật thì “hậu bối” (những

ngƣời nhỏ tuổi hơn sẽ là ngƣời trao danh thiếp cho “tiền bối”.

─ Trong những trƣờng hợp cùng sếp đi công tác, sau khi đƣợc sếp giới thiệu

thì cấp dƣới sẽ tự động đứng lên đƣa danh thiếp để không tỏ ra bất kính.

─ Hình thức của tấm danh thiếp sẽ quyết định hình ảnh của ngƣời trao. Nếu

danh thiếp bị bẩn, có nếp nhăn,… ấn tƣợng ban đầu về ngƣời trao danh thiếp sẽ

bị ảnh hƣởng rất nhiều.

Do đó, trƣớc khi trao đổi danh thiếp, cần chú ý:

─ Kiểm tra xem danh thiếp có bị bẩn, bị cong, nhàu, rách hay có nếp gấp

hay không.

─ Ngƣời Nhật sẽ không trao danh thiếp bẩn hay bị gấp cho đối phƣơng.

─ Kiểm tra số lƣợng danh thiếp có đủ dùng hay không.

─ Họ sẽ mang danh thiếp nhiều hơn số ngƣời dự kiến, phòng trƣờng hợp

gặp những ngƣời ngoài dự định.

─ Trƣớc khi trao, bỏ sẵn số danh thiếp cần trao ra ngoài đặt trên hoặc kẹp

phía dƣới phần nắp của ví nhỏ chuyên dùng để đựng danh thiếp để d dàng lấy

ra.

─ Không trực tiếp rút danh thiếp ra từ túi quần, áo, sổ tay, ví.

─ Chuẩn bị số lƣợng danh thiếp sẽ trao.

─ Lấy ra sẵn số danh thiếp cần sử dụng khỏi ví đựng danh. Việc lúi húi tìm

cách lấy danh thiếp ra khỏi túi và để đối phƣơng phải chờ đợi sẽ để lại ấn tƣợng

xấu về ngƣời trao danh thiếp.

─ Đặt danh thiếp lên trên túi đựng danh thiếp

46

─ Đảm bảo danh thiếp của ngƣời trao xoay cùng chiều đọc với ngƣời nhận

để họ có thể d dàng đọc đƣợc chữ trên đó. Nếu nhƣ trên danh thiếp có 2

thứ tiếng, trao cho ngƣời Nhật thì lật mặt tiếng Nhật lên.

Hình 2.15. Cách cầm danh thiếp [26]

─ Dùng tay phải, cầm ở góc trên của danh thiếp khi trao danh thiếp.

─ Đảm bảo là không có cái tên hay logo nào bị tay che mất khi trao danh

thiếp. Do vậy, ngƣời trao sẽ cầm túi đựng danh thiếp trên tay trái.

─ Tƣ thế đƣa danh thiếp: đứng trƣớc mặt đối phƣơng, vừa nhìn vào mắt đối

phƣơng, mỉm cƣời, hai tay đặt cao ngang ngực và trao danh thiếp. Đặt danh

thiếp thấp hơn so với danh thiếp của đối phƣơng để thể hiện sự khiêm nhƣờng

─ Xƣng tên công ty, phòng ban, tên bản thân khi trao danh thiếp. Khi xƣng

tên, cần phát âm rõ ràng.

─ Nếu đang ở tƣ thế ngồi, ngƣời trao sẽ đứng lên để trao danh thiếp cho đối

phƣơng chứ không trao danh thiếp qua bàn.

─ Giới thiệu ngắn về bản thân:

47

(はじめまして。「ソニー」の「田中」と申します

Hajimemashite. [Sony] no [Tanaka] to moshimasu.

Xin chào. Tôi là Tanaka, từ tập đoàn Sony.

Nhận danh thiếp của ng ời khác

─ Khi nhận danh thiếp của đối phƣơng, ngƣời Nhật thƣờng nói 「ちょうだ

いいたします」。(Choudai itashimasu - Tôi xin nhận)

─ Vừa nhìn vào mắt đối phƣơng, vừa đƣa hai tay ra phía trƣớc.

─ Đặt tay cao ngang ngực và nhận danh thiếp của đối phƣơng bằng hai

tay. Không nhậndanh thiếp bằng một tay. (Trừ trƣờng hợp cả hai cùng trao danh

thiếp một lúc).

─ Xác nhận tên của đối phƣơng: Khi đã nhận danh thiếp, đọc lại đầy đủ tên

của đối phƣơng để xác nhận lại. Trƣờng hợp không biết cách đọc tên đối

phƣơng, hãy hỏi đối phƣơng ngay lúc đó 「どうのようにお読みすればよ

ろしいでしょうか」. (Xin hỏi gọi tên nhƣ vậy liệu đã đƣợc chƣa

Hình 2.16. Trao nhận danh thiếp [28]

48

─ Khi nhận danh thiếp từ ngƣời khác, bạn phải xác nhận lại tên của họ và

cám ơn vì tấm danh thiếp, nhƣ ví dụ sau đây:

─ 頂戴いたします。(Choudai itashimasu - Tôi xin nhận)

田中さんですね。(Tanaka-san desu ne - Tên bạn là Tanaka à)

よろしくお願いします。(Yoroshiku onegaishimasu – rất vui đƣợc gặp anh,

mong đƣợc anh giúp đỡ)

─ Thƣờng thì ngƣời khách sẽ là ngƣời nói và trao danh thiếp trƣớc, tuy nhiên

trong thực tế, quy tắc này có thể thay đổi, nên nếu nhƣ ngƣời chủ nói trƣớc,

khách sẽ thuận thế mà làm theo. Hoặc cả 2 sẽ cùng trao danh thiếp cùng 1 lúc

bằng tay phải và nhận lại danh thiếp của đối phƣơng bằng tay trái.

─ Một ngƣời sẽ giới thiệu ngắn về bản thân, trao danh thiếp, và sau đó đến lƣợt

ngƣời kia sẽ tự giới thiệu và trao danh thiếp của họ.

─ Sau khi nhận danh thiếp sẽ thật thất l nếu nhét ngay vào túi quần hay vo

viên danh thiếp lại, đó đều là những hành vi xấu trong lĩnh vực giao tiếp.

─ Xếp danh thiếp lên trên túi đựng danh thiếp hoặc đặt trên bàn.

─ Khi làm việc với ngƣời khác, danh thiếp không bao giờ đƣợc cất đi ngay lập

tức. Tiêu chuẩn là phải giữ danh thiếp trên tay trong suốt buổi họp (hoặc đến

một thời điểm thích hợp , thƣờng là để trên túi đựng danh thiếp đặt trên bàn.

─ Trong trƣờng hợp nhận đƣợc nhiều danh thiếp cùng một lúc, ngƣời nhận sẽ

sắp xếp nó theo thứ tự từ trái sang phải theo thứ tự nhận danh thiếp. Mục đích

của hành động này là để nhớ tên của những ngƣời họ đang nói chuyện và bày tỏ

sự tôn trọng. Vì danh thiếp chính là bộ mặt của một con ngƣời.

─ Trong trƣờng hợp cùng lúc trao và nhận danh thiếp của nhiều ngƣời, sau khi

nhận danh thiếp thì ngƣời nhận sẽ để danh thiếp vừa nhận xuống dƣới ví đựng

danh thiếp, sau đó lại trao và nhận của ngƣời tiếp theo. Việc này sẽ giúp không

bị lẫn danh thiếp của mình và của khách.

49

─ Trƣờng hợp hết danh thiếp:

Lịch sự xin lỗi đối phƣơng, rồi giới thiệu bản thân bằng miệng.

「申し訳ございません、名刺を切らせておりまして、

わたくし本田株式〇〇会社の営業部の鈴木と申します」

(Thành thực xin lỗi, tôi hết danh thiếp rồi. Tôi là Suzuki thuộc bộ phận kinh

doanh của công ty cổ phần Honda.)

Gửi danh thiếp cho đối phƣơng càng sớm càng tốt.

Nếu có dự định gặp lại đối phƣơng sớm, hãy mang theo danh thiếp đƣa cho

đối phƣơng kèm theo lời xin lỗi 「遅くなりましたが、。。。」

(Xin lỗi vì sự chậm tr …

─ Trƣờng hợp bản thân chƣa có danh thiếp: Khi là nhân viên mới và chƣa có

danh thiếp, lịch sự xin lỗi đối phƣơng và nói chƣa kịp chuẩn bị danh thiếp, sau

đó xử lý nhƣ tình huống hết danh thiếp ở trên.

Hình 2. 17. Thứ tự trao danh thiếp [23]

50

2.4. Giờ giấc

Đúng giờ là thể hiện sự tôn trọng.

─ Sự đúng giờ là một nét độc đáo trong văn hóa ứng xử của ngƣời Nhật.

Chính xác hơn phải dùng cụm từ “tuyệt đối đúng giờ” cho ngƣời Nhật.

Hình 2.18. Coi trọng sự đúng giờ [29]

─ Trong văn hóa ứng xử của ngƣời Nhật trong công việc, khái niệm đúng giờ

nghĩa là bên hẹn sẽ có mặt trƣớc giờ hẹn 5 đến 15 phút. Đây là cách ngƣời Nhật

xây dựng niềm tin ở đối phƣơng.

Hình 2.19. Tuân thủ giờ giấc [30] [50]

─ Lên kế hoạch kỹ lƣỡng về thời gian là việc tối cần thiết trong các cuộc hẹn

với ngƣời Nhật. Nếu không may bị tr hẹn, thì thông báo trƣớc cho bên kia để

họ chủ động công việc, không lãng phí thời gian.

51

2.5. Cuộc hẹn

Nhân viên luôn phải giữ đúng hẹn, tuyệt đối không để khách chờ. Bởi vậy

nhiều ngƣời Nhật có thói quen đặt đồng hồ đeo tay chạy nhanh vài phút. Việc

giữ đúng hẹn còn thể hiện qua cách hẹn điện thoại trƣớc, đến cơ quan đúng giờ,

giao hàng cho khách đúng thời gian quy định.

Khi muốn có cuộc hẹn với đối tác hoặc khách hàng thì trƣớc tiên ngƣời

Nhật sẽ đặt lịch trƣớc cho một cuộc hẹn. Họ sẽ trao đổi thông tin với nhau qua

điện thoại vì hẹn qua điện thoại trƣớc khi đến một công ty đƣợc coi nhƣ là phép

lịch sự. Hai bên sẽ chọn ra thời điểm phù hợp cho cả hai, sau đó sẽ gọi điện xác

nhận lại trƣớc ngày hẹn. Ngƣời Nhật nổi tiếng với việc luôn đúng giờ và tuyệt

đối tuân thủ nghiêm túc về thời gian. Do đó, khi đã đặt cuộc hẹn với đối tác thì

tuyệt đối họ sẽ tuân thủ nghiêm túc về giờ giấc.

Nếu vì lý do nào đó mà không thể đến đúng giờ thì họ sẽ gọi điện thoại

thông báo trƣớc. Khi có sự thay đổi liên quan đến cuộc hẹn, ngƣời Nhật sẽ liên

lạc lại và trao đổi với đối phƣơng để dời lịch hẹn, và họ cũng không quên xin lỗi

vì sự bất tiện đó. Việc lẳng lặng hủy hoặc dời giờ hẹn, đến tr mà không liên lạc

là điều không thể chấp nhận đƣợc đối với ngƣời Nhật.

2.6. Điện thoại

Trong kinh doanh, kỹ năng nghe gọi điện thoại là yếu tố quan trọng góp

phần tạo nên thành công của công việc. Do đó, cách ứng xử qua điện thoại của

nhân viên là tiêu chuẩn để ngƣời ngoài đánh giá công ty đó. Đặc biệt là đối với

ngƣời lần đầu gọi điện đến, cách trả lời điện thoại sẽ để lại ấn tƣợng sâu sắc

nhất đến họ và ảnh hƣởng lớn đến ấn tƣợng của họ với công ty.

Các công ty Nhật Bản thƣờng có quan điểm cho rằng cách ứng xử qua

điện thoại của nhân viên là một tiêu chuẩn để ngƣời ngoài đánh giá công ty, có

khi còn ảnh hƣởng đến sự thành bại trong công việc.

52

Từ việc nghiên cứu về cách nghe điện thoại trong doanh nghiệp Nhật, tôi

muốn đưa ra một số điều cần lưu ý như sau:

Khi có điện tho i:

─ Chuẩn bị nhấc máy: luôn đặt bút và giấy ghi nhớ bên cạnh.

─ Nhanh chóng nhấc máy trong vòng 3 hồi chuông.

─ Nghe máy và chào hỏi: câu đầu tiên khi nhấc máy bên nhận cuộc gọi sẽ

nêu rõ tên công ty, tên bộ phận, tên phòng ban hoặc có thể thêm tên riêng để

giúp ngƣời gọi tới có thể xác nhận đƣợc ngay là họ đã gọi tới địa chỉ chính xác

hay chƣa, tránh gây bối rối cho ngƣời gọi tới.

Ví dụ: お電話ありがとうございます。○○会社の人事部でございます。」

(Cảm ơn vì đã gọi điện thoại đến. Đây là bộ phận nhân sự của công ty...)

─ Tiếp theo đó bên gọi điện sẽ xƣng tên và tên công ty kèm theo câu chào hỏi

cơ bản.

○○商事の▢▢と申します。お世話になっております。

(Tôi là... của công ty... Cảm ơn vì đã chiếu cố)

─ Bên nhận cuộc gọi sẽ xác nhận lại tên riêng và tên công ty một cách trang

trọng, lịch sự kèm theo câu chào hỏi đáp l , đó là một trong những quy tắc giao

tiếp qua điện thoại cần có, thể hiện sự tôn trọng của mình với đối phƣơng.

▢▢商事の▢▢様ですね。こちらこそいつもお世話になっております。

(Ngài... của công ty...ạ. Bên tôi cũng vậy, cảm ơn vì đã chiếu cố)

─ Xác nhận đối tƣợng nghe máy

Trƣờng hợp 1: Nếu đối tƣợng nghe máy là bản thân mình.

Sau khi xong phần chào hỏi đối phƣơng sẽ nói tên ngƣời cần gặp. Nếu

ngƣời cần gặp là bản thân mình, thì sẽ tiếp nhận cuộc gọi và trao đổi nhƣ thông

thƣờng.

53

Trong quá trình trao đổi, ghi chú lại thông tin cần thiết để xác nhận lại khi

kết thúc cuộc hội thoại.

Trƣờng hợp 2: Nếu đối tƣợng nghe máy không phải bản thân mình

Nếu ngƣời đối phƣơng cần gặp là ngƣời khác, trƣớc khi chuyển máy

ngƣời đang nhận cuộc gọi sẽ xác nhận xem ngƣời đối phƣơng cần gặp có

thể nghe điện thoại đƣợc hay không.

Nếu ngƣời cần nghe máy không có mặt hoặc không thể nghe máy:

• Thông báo tình trạng của đối tƣợng nghe máy (ra ngoài, đang họp,…).

• Thông báo luôn giờ quay lại nếu biết .

• Hỏi xem đối phƣơng có cần gọi lại không, nếu có, hỏi và ghi lại tên và số

điện thoại.

• Xác nhận lại thông tin cần thiết: tên riêng, công ty, số điện thoại, mục

đích cuộc gọi nếu biết .

• Xác nhận thời gian đối phƣơng có thể nghe máy.

• Xƣng tên và phòng ban của mình.

• Trƣờng hợp đối phƣơng không cần gọi lại, ghi chú lại thông tin nhƣ trên

để truyền đạt lại cho ngƣời đảm nhiệm.

Nếu ngƣời cần nghe máy có mặt

• Trƣớc khi chuyển máy, thông báo cho đối phƣơng rồi nhấn nút giữ cuộc

gọi (保留ボタン）, và khi chuyển máy, nói rõ tên riêng, tên công ty, mục đích

cuộc gọi nếu có) cho ngƣời đảm nhiệm.

• Khi không nói chuyện trực tiếp với ngƣời đang nghe máy, ấn nút 保留

(ほりゅう – hoãn lại).

• Khi nói chuyện với ngƣời ngoài công ty, không thêm danh xƣng vào sau

tên ngƣời trong công ty, kể cả cấp trên và tiền bối (sempai).

Ví dụ: 田中さん→ 田中

Anh Tanaka → Tanaka

54

─ Khi chào hỏi và gác máy sẽ có một số điểm cần lƣu ý nhƣ sau:

Sau khi chào, bên nhận cuộc gọi sẽ chờ đối phƣơng tắt máy rồi mới nhẹ

nhàng đặt ống nghe xuống.

Các cách chào tạm biệt qua điện thoại, các câu thƣờng dùng khi chào tạm

biệt là trong doanh nghiệp Nhật:

Ví dụ: 「ありがとうございました」(Xin cảm ơn ；

「失礼致します」(Xin thất l );

「よろしくお願いいたします」(Mong đƣợc giúp đỡ).

Khi có điện thoại không liên quan đến công việc gọi đến, tùy theo từng

mục đích điện thoại để đối ứng một cách nhẹ nhàng, lịch sự.

Theo như nghiên cứu về cách gọi điện thoại trong doanh nghiệp Nhật thì:

Khi gọi điện tho i:

─ Chuẩn bị trƣớc khi gọi điện

Chuẩn bị sẵn giấy, bút memo, lịch, danh thiếp của đối phƣơng.

Nội dung cuộc nói chuyện sẽ đƣợc chuẩn bị sẵn để cuộc hội thoại đƣợc

trôi chảy hơn và không làm mất thời gian của đối phƣơng.

Những nơi yên tĩnh sẽ đƣợc lựa chọn để gọi điện.

Ngƣời Nhật khi gọi điện sẽ cân nhắc thời điểm gọi điện thích hợp tùy

theo ngành nghề của đối phƣơng để tránh làm phiền ngƣời nhận điện.

Ví dụ: Doanh nghiệp bình thƣờng: tránh gọi vào đầu giờ làm; nhà hàng:

tránh gọi vào giờ ăn trƣa, ăn tối; nhà máy: tránh gọi 1 tiếng trƣớc giờ nghỉ

làm,… Cũng có ngƣời không muốn bị làm phiền vào giờ ăn trƣa nên ngƣời gọi

sẽ lƣu ý điều này.

Sau khi đã chuẩn bị xong đầy đủ những thứ cần thiết, tiến hành gọi điện.

Khi có ngƣời nghe máy, xƣng tên bản thân và tên công ty.

Chào hỏi đối phƣơng.

55

Ví dụ: わたくし、〇〇会社の△△と申します。いつもお世話になっ

ております( Tôi là... của công ty...Cảm ơn vì đã chiếu cố).

Nêu tên, xác nhận xem đối tƣợng cần gặp có mặt không?

Sau khi chào hỏi xong, nêu tên ngƣời cần gặp.

Ví dụ: 恐れ入れますが、人事部の鈴木様いらっしゃいますか。

Hơi đƣờng đột một chút, xin lỗi cho tôi hỏi ngài Suzuki của phòng

nhân sự có mặt ở đây không ?)

─ Trƣờng hợp 1: Nếu đối tƣợng cần gặp không có mặt

Trƣờng hợp đối tƣợng cần gặp không có mặt, xác nhận xem khi nào đối

phƣơng quay lại hoặc khi nào nghe điện đƣợc.

Sau khi xác nhận thời gian quay lại của đối phƣơng, có thể:

• Gọi lại cho đối phƣơng.

• Để lại lời nhắn nhờ truyền đạt lại cho đối phƣơng, rồi xác nhận danh tính

của ngƣời nhận điện thoại.

• Nhờ đối phƣơng gọi lại trong trƣờng hợp liên lạc nhiều lần nhƣng không

gặp đƣợc đối phƣơng, nhờ đối phƣơng gọi lại và nói lại thời gian mình có thể

nghe máy.

─ Trƣờng hợp 2: Nếu đối tƣợng cần gặp có mặt và nghe máy

Khi đối phƣơng đã nhấc máy, xƣng danh và chào hỏi lại một lần nữa

Trƣớc khi nói chuyện, xác nhận xem đối phƣơng có nghe máy đƣợc

không.

Nếu đối phƣơng có thể nghe máy: Vào chủ đề chính, nói ngắn gọn, d

hiểu. Sau đó kết thúc hội thoại, xác nhận lại nội dung chính với đối phƣơng.

Nếu đối phƣơng không thể nghe máy luôn hoặc có vẻ bận, thì ngƣời thực

hiện cuộc gọi sẽ gọi lại sau.

─ Chào hỏi và gác máy

Trƣớc khi tắt máy, chào hỏi đối phƣơng:

56

Ví dụ: お忙しいところ有難うございます。それでは失礼致します。

Đang trong lúc bận rộn mà vẫn nghe điện thoại, xin cảm ơn. Xin thất l )

Chờ đối phƣơng tắt máy trƣớc rồi mới nhẹ nhàng đặt ống nghe xuống.

Ngoài ra khi nghe và nhận cuộc gọi trong doanh nghiệp Nhật còn có một số lưu

ý dưới đây:

★ L u ý về cách dùng từ ngữ

Trƣờng hợp nói chuyện điện thoại với ngƣời ngoài công ty, khi nói về tên

đồng nghiệp trong công ty: gọi trực tiếp tên không kèm theo danh xƣng.

Ví dụ: スズキ先輩 ⇒ スズキ; タナカ課長 ⇒ タナカ;

(Tiền bối Suzuki ⇒ Suzuki; giám đốc Tanaka ⇒ Tanaka)

Trƣờng hợp nói về ngƣời trong công ty đối phƣơng, sử dụng danh xƣng

thể hiện sự tôn trọng.

Ví dụ: スズキ部長；田中さん。 Trƣởng phòng Suzuki; anh Tanaka)

Cách gọi công ty mình và công ty đối tác: Công ty đối tác ⇒ 「御社（お

んしゃ）- quý công ty」; Công ty mình ⇒ 「弊社（へいしゃ）- công ty

chúng tôi」.

Khi nghe và gọi điện thoại, ngƣời Nhật thƣờng sử dụng thể lịch sự và

kính ngữ.

★ L u ý về tác phong, t thế

Khi gọi điện thoại, ngay cả khi đối phƣơng không nhìn thấy mặt cũng

phải giữ tác phong, tƣ thế nghiêm chỉnh.

Không chống cằm

Không ngả ngƣời ra sau, chân bắt chéo

Luôn mỉm cƣời, giữ đúng tác phong, tƣ thế.

Không vừa gọi điện vừa làm việc khác

Không chống cằm, khom ngƣời xuống khi đang nói chuyện điện thoại

Ấn nút giữ máy khi nói chuyện với ngƣời trong công ty

57

T thế nghe điện tho i

Hình 2.20. Tư thế nghe điện thoại chuẩn [31]

★ L u ý khác

Khi nghe điện thoại, điều quan trọng nhất là phải xác nhận xem đối

phƣơng gọi điện đến với mục đích gì.

Tùy vào nội dung cuộc nói chuyện hay hoàn cảnh mà có những ứng xử

phù hợp.

Khi đối phƣơng có vẻ đang bận=> Xin phép gọi lại

Nếu là điện thoại với mục đích xin lỗi=> Gọi càng sớm càng tốt

Khi phát hiện ra nói sai => Gọi điện lại để xin lỗi và chỉnh sửa

Khi không biết tên ngƣời phụ trách => Nêu nội dung liên quan và những

gì mình biết

Nếu điện thoại bị ngắt khi đang ở chế độ chờ => Gọi lại cho đối phƣơng

Trên đây là một số điểm chính khi nghe và nhận cuộc gọi trong doanh nghiệp

Nhật mà tôi đã liệt kê.

58

2.7. Email

Một bức email bằng tiếng Nhật chuẩn sẽ bao gồm các thành phần sau: 宛

名（atena: ngƣời nhận）, 挨拶（aisatsu: chào hỏi）, 名乗り（nanori: xƣng

tên）, 要旨（youshi: nội dung cốt lõi）, 詳細（shousai: chi tiết）, 結びの挨

拶（chào hỏi để gắn kết, 署名（shomei: tên, ký tên）. Một bức email bằng

tiếng Nhật chuẩn quy tắc sẽ bao gồm 7 phần trên. Trong một số trƣờng hợp đã

thân thiết thì có thể lƣợc bỏ một vài phần nào đó, tuy nhiên nhiều trƣờng hợp

nếu bỏ đi sẽ làm cho bức email kém phần trang trọng.

宛名（atena: ngƣời nhận）đƣợc viết ngay dòng đầu tiên của email

Tên ngƣời nhận chủ yếu sẽ là tên công ty hoặc tổ chức, tên riêng kèm

thèm chức vụ. Thông thƣờng tên riêng sẽ kèm theo từ: “様” sau họ tên ngƣời thể

hiện sự tôn trọng, trong một số trƣờng hợp đã thân thiết hơn thì ta có thể thay

thế từ “様‟‟ bằng từ “さん‟‟

挨拶（aisatsu: chào hỏi）: mở đầu luôn luôn kèm theo lời chào hỏi

chẳng hạn nhƣ:

いつもお世話になっております。(Cảm ơn vì đã luôn chiếu cố tôi)

先日は、ありがとうございました。(Hôm trƣớc, xin cảm ơn

名乗り（nanori: xƣng tên）: phần này ngƣời gửi mail sẽ viết tên công ty,

chức vụ và tên của mình và lƣu ý là không sử dụng từ “様” (sama – ngài) hay từ

“さん” (san – anh, bạn) đối với tên của mình, chú ý nên sử dụng khiêm nhƣờng

ngữ khi nói về mình. Ví dụ: chức vụ ~をしております( chức vụ của tôi là...)、

tên đầy đủともうします(Tôi tên là...)

59

要旨（youshi: nội dung cốt lõi）: sau khi chào hỏi và xƣng danh, tiếp

theo là lúc đi vào nội dung chính của mail. Trong phần này ngƣời viết mail sẽ

nêu khái lƣợc nội dung, mục đích viết mail để ngƣời nhận định hình đƣợc nội

dung cơ bản, tránh dài dòng mất thời gian của đối phƣơng, không mang lại hiệu

quả cao cho công việc.

詳細（shousai: chi tiết）: giải thích chi tiết nội dung mà mình muốn

truyền đạt, ngƣời gửi muốn đối phƣơng làm gì cho mình. Sẽ có một số lƣu ý

nhƣ: trình bày nội dung ngắn gọn, xúc tính và d hiểu, tránh dài dòng, không

nên quá cầu kỳ. Nên sử dụng thể lịch sự hoặc thể trang trọng để trình bày nội

dung muốn truyền đạt, điều này sẽ khiến đối phƣơng cảm thấy đƣợc tôn trọng.

Khi trình bày có thể sử dụng dạng liệt kê, danh sách, gạch đầu dòng để nội dung

đƣợc rõ ràng, d hiểu và ngƣời nhận có thể d dàng nắm bắt.

結びの挨拶（chào hỏi để gắn kết）: Sau khi đã nêu nội dung chính,

trƣớc khi kết thúc, ngƣời viết mail sẽ dùng một số câu chào kết thúc nhƣ:

今後ともよろしくお願いいたします。 Sau này mong đƣợc giúp đỡ)

ご協力いただけますよう、よろしくお願いいたします。 (Mong

nhận đƣợc sự hợp tác)

署名（shomei: tên, ký tên）: Kết thúc mail có thể ký tên bằng cách ghi

lại tên mình hoặc có thể cài đặt chữ ký điện tử bao gồm: Tên công ty (会社名),

tên chức vụ（部署名）, tên（名前）, số điện thoại（電話番号）, địa chỉ（住

所、ビル、建物名）, số fax（ファクス番号）, địa chỉ mai（メールアドレ

ス）, địa chỉ website công ty（ウエブサイン名も記載）.

Những thông tin trên sẽ giúp đối tác thuận tiện trong việc liên lạc lại với

bạn khi cần thiết, nhất là trong những tình huống khẩn cấp.

60

Phân biệt 返信 và 全員に返信

Thông thƣờng, khi nhận mail ngƣời nhận sẽ có sự nhầm lẫm giữa返信 và

全員に返信, vậy 返信 là gì và 全員に返信 là gì? Khi ngƣời gửi nhập địa chỉ

email của 2 ngƣời trở lên vào phần TO/CC, thì ở phần màn hình hiển thị email

của ngƣời nhận, sẽ xuất hiện 2 nút để trả lời email: 返信 là trả lời và “全員に返

信” là trả lời tất cả. Vậy khi nào dùng 返信 và khi nào dùng 全員に返信？

返信 (henshin – trả lời):

Nếu ngƣời nhận trả lời email bằng cách ấn nút này, thì email trả lời sẽ chỉ

đƣợc gửi đến ngƣời trực tiếp gửi cho bạn 差出人 - Ngƣời gửi , còn những

ngƣời còn lại hiển thị ở phần TO hay CC sẽ ko nhận đƣợc mail trả lời này. Dùng

返信 trả lời khi email đƣợc gửi đến là thông báo chung cho nhiều ngƣời,

không cần đƣợc chia sẻ thông tin 情報供給 - Thông tin đƣợc cung cấp giữa

ngƣời gửi và những ngƣời nhận.

全員に返信 (zenin ni henshin - Trả lời tất cả):

Email trả lời sẽ đƣợc gửi đến cả ngƣời gửi email đó và những ngƣời khác

có trong danh sách ở phần TO và CC. Dùng 全員に返信 trả lời tất cả khi

email đƣợc gửi đến là nội dung cần đƣợc chia sẻ thông tin 情報供給 giữa

ngƣời gửi và những ngƣời nhận.

Dưới đây là một số lưu ý khi viết email:

─ Viết email:

Địa chỉ ngƣời gửi sẽ nghiêm túc nhất có thể nếu là email trao đổi công

việc, làm ăn thƣờng thì email sẽ có tên miền của doanh nghiệp hoặc đơn vị

mình đang công tác .

61

Tên tiêu đề gửi đi sẽ tóm tắt nội dung chính của email điều này sẽ gây

tập trung hơn cho ngƣời nhận).

Nội dung bố cục ngay ngắn, chấm phẩy rõ ràng, tham khảo các cách viết

thƣ trong giao tiếp đặc biệt là với đối tác nƣớc ngoài) nhằm tránh các hiểu lầm

không đáng có từ bất đồng ngôn ngữ, cách di n đạt và thể hiện cũng nhƣ văn

hóa khác biệt.

Lời đề từ tạm biệt trang trọng, lịch sự, có thể soạn sẵn một bộ đề từ tự

động (hầu hết các trình duyệt Internet Explorer hoặc gmail và yahoo đều có tính

năng này trong đó có ghi họ tên, chức vụ, đơn vị, địa chỉ, số điện thoại và email,

website liên hệ).

─ T o Email dễ nhớ

Nick hay tên Email đƣơng nhiên không nên đặt quá trẻ con giống nhƣ

“Cobedoihon”, “tuoihong”, “banglangtim”…hay cợt nhả kiểu “gahohua”

“nguoidanongdocthan”, “nguoitrongmong”, … cũng không thể đại khái kiểu

“cho nó có tên thôi mà”. Một cái tên rất chuyên nghiệp chứng tỏ sự nghiêm túc

của mỗi ngƣời trong công việc, nên đặt tên nick thật đơn giản, chẳng hạn nhƣ

“Cuong _sales” nếu ở bộ phận bán hàng hay “Hoa secretary” nếu là thƣ ký.

─ Nghĩ tr ớc khi viết

Trƣớc khi bắt đầu soạn một email, ngƣời viết sẽ nghĩ kỹ về những gì định

viết và liệu email ấy có thật sự hiệu quả cho mục đích viết hay không. Ví dụ

nhƣ, nếu ngƣời viết đang cố gắng giải quyết các vấn đề của một ai đó thì hãy

gọi điện trực tiếp cho ngƣời đó hoặc nếu muốn giải thích một quy trình nào đó

thì hãy giải thích trực tiếp, điều này sẽ hiệu quả hơn là kể về quy trình đó qua

email. Nếu ngƣời gửi mail muốn chỉ ra một vấn đề cấp bách với đồng nghiệp tại

cơ quan thì hãy nói chuyện riêng với họ.

─ Viết email thật đ n giản

Email sẽ hiệu quả nhất đối với các yêu cầu và thông điệp đơn giản trong 2

dòng. Ví dụ nhƣ “Bạn có thể gặp mình lúc 4 giờ không ” hay “Bạn có dữ liệu

62

này chƣa ” Nếu email nằm trong một chuỗi dài có từ 2 email trở lên thì ngƣời

nhận thƣờng quên mất email gốc của ngƣời gửi.

─ Viết email ngắn

Mọi ngƣời ƣa thích sử dụng email vì sự nhanh chóng và d dàng. Nếu

email trở nên dài hơn hoặc phức tạp hơn thì ngƣời gửi sẽ mất nhiều thời gian

viết hơn và khó thu hút ngƣời nhận hơn. Theo Bertolo, “nếu một email dài hơn

12 dòng và có đến 2 mạch nội dung thì bạn đang làm lãng phí thời gian cũng

nhƣ đang làm nhạt dần email của mình”.

─ Sử dụng dòng Subject

Mọi ngƣời sử dụng các dòng subject nhƣ một thanh công cụ trong hòm

thƣ đến để cho biết cần làm gì? Để giúp ngƣời nhận phân loại tầm quan trọng

của vấn đề và hiểu rõ mục đích của email, dòng Subject cần phải rõ ràng.

─ Đặt cấu trúc cho email

Một email theo đúng chuẩn mực cần có phần mở đầu, phần thân và phần

kết thúc email. Mục đích của email nên rõ ràng trong phần thân, trong đó nêu rõ

những việc gì cần phải làm. Các câu nên chỉ có 15 từ hoặc ít hơn. Phần mở đầu

và kết thúc không nên quá tổng cộng 7 dòng, còn phần thân không nên quá 5

dòng.

─ Tránh những từ ngữ và cấu trúc khó hiểu.

Cách chúng ta giao tiếp qua email cho thấy mức độ chuyên nghiệp của

chúng ta nhƣ thế nào. Vì vậy, khi viết mail, tránh những từ ngữ mang tính xúc

phạm và châm biếm. Ngay cả khi ai đó gửi đến một bức thƣ khiếm nhã thì

chúng ta vẫn có thể trả lời thƣ một cách lịch sự. Cũng khuyến cáo ngƣời viết

mail nên tránh các câu hỏi mang tính phòng thủ nhƣ “Tại sao dự án của bạn lại

chậm tr nhƣ thế ”. Cách tốt nhất để xác định những vấn đề ấy là liên lạc qua

điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp. Cũng nên tránh các từ ngữ “mang tính khiêu

khích” nhƣ “Tại sao bạn lại...”, “Bạn phải...”, “Tôi chắc chắn là bạn sẽ đồng ý

với việc...” và “Tôi không hiểu tại sao bạn...”. Những câu hỏi này cho thấy sự

63

thất bại trong giao tiếp mà chắc chắn là email không thể sửa chữa những thất bại

này đƣợc.

─ Cẩn thận trong việc chọn Blind Copy và Reply All

Lý do duy nhất để sử dụng Blind copy là để không làm lộ địa chỉ ngƣời

nhận. Ví dụ nhƣ ngƣời viết muốn gửi email đến toàn bộ thành viên trong một hệ

thống để thông báo về một công việc mới thì hãy để tất cả địa chỉ ngƣời nhận ở

dạng Blind copy để mọi ngƣời không thể nhìn thấy địa chỉ email của những

ngƣời khác nữa. Không sử dụng Blind copy để lén lút chia sẻ thông tin mật cho

những ngƣời khác.

Nên tránh sử dụng Reply all. Ví dụ nhƣ sếp của bạn gửi yêu cầu họp hoặc

đƣờng link đến một bài báo cho mọi ngƣời trong nhóm và bạn cần trả lời email

ấy thì hãy chỉ trả lời sếp của bạn thôi. Việc trả lời tất cả sẽ làm phiền những

ngƣời khác nữa.

─ Không gửi cùng một th tới quá nhiều ng ời (CC)

Một số ngƣời rất hay có thói quen cc nội dung thƣ cho mọi bộ phận trong

công ty với suy nghĩ “một công trăm việc”, cập nhật thông tin cho nhiều ngƣời

cùng lúc. Họ không biết rằng cái kiểu “cha chung không ai khóc” ấy sẽ khiến

ngƣời nhận cho rằng trách nhiệm đọc bức thƣ đó không phải của họ và đƣơng

nhiên thẳng tay nhấp chuột xoá nó.

Trƣờng hợp cần gửi thông tin cho nhiều ngƣời cùng lúc, ngƣời viết nên

đề rõ trên tiêu đề thƣ để phòng tránh chuyện “thất lạc”. Đừng quên đƣa ra một

số điểm chính có liên quan tới ngƣời nhận thƣ vào trong tiêu đề.

─ Nhấn m nh những điểm chính

Chia nội dung thƣ điện tử thành nhiều ý, tập trung vào ý chính chính,

trình bày bức thƣ sao cho d đọc để ngƣời nhận có thể chỉ cần lƣớt qua nội dung

thƣ mà vẫn bắt đƣợc những ý quan trọng. Nội dung một bức thƣ điện tử cũng

cần chặt chẽ và quy củ giống nhƣ thƣ tay hay một bản fax. Nên để cách dòng

64

sau mỗi khổ. Không nên viết bằng chữ in hoa. Nên căn text theo một bên lề để

tránh ngƣời đọc bị mỏi mắt.

─ Kiểm tra email đều đặn

Quy định thời gian kiểm tra mail đều đặn. Khi ngồi vào bàn làm việc, lƣớt

qua một loạt thƣ, hãy cố gắng trả lời mọi email nhanh nhất, thậm chí chỉ là câu

khẳng định đã nhận đƣợc thƣ.

─ Một s l u ý

Luôn trả lời email sớm nhất có thể

Văn bản hóa các cuộc trao đổi miệng bằng email

Sử dụng ngôn ngữ viết, ngắn gọn, đủ ý

Lƣu ý CC và BCC, dung lƣợng mai, file kèm

Sau các cuộc hẹn, gặp gỡ, luôn email cảm ơn, tóm lƣợc nội dung đã bàn

thảo

2.8. Bảo mật thông tin

Trong một nền kinh tế toàn cầu hóa nhƣ hiện nay thì vấn đề thông tin

đƣợc xem là sự sống còn đối với các doanh nghiệp. Thế nhƣng, rất nhiều doanh

nghiệp vẫn chƣa nhận thức đƣợc tầm quan trọng của vấn đề bảo mật thông tin

và những nguy cơ có thể xảy ra từ việc rò rỉ thông tin trong chính nội bộ của

doanh nghiệp mình. Trong đạo đức kinh doanh của ngƣời Nhật, bảo mật thông

tin là yếu tố quyết định sự tồn tại của công ty.

Hầu nhƣ công ty Nhật nào cũng cố gắng trang bị cho từng nhân viên điện

thoại và máy tính chuyên dụng để phục vụ công việc. Những trang thiết bị đó đa

số đều đã bị khóa các chức năng có liên quan tới giải trí nhƣ ứng dụng xem

phim, nghe nhạc... việc đó đảm bảo cho nhân viên có sự tập trung tối đa vào

công việc, đảm bảo sự bảo mật tối đa trong kinh doanh, tránh tình trạng vô tình

làm lộ thông tin của công ty ra ngoài khi sử dụng các thiết bị đó với mục đích

riêng tƣ.

65

Hình 2.21. Bảo mật thông tin [32], [18]

Đối với việc bảo mật thông tin trong doanh nghiệp Nhật, tôi muốn đưa

ra một số đề xuất như sau:

─ Luôn đặt mật khẩu cho tất cả các thiết bị điện tử nhƣ điện thoại, máy tính

và thay đổi định kỳ.

─ Không để tình trạng email đang mở hoặc tài liệu đang mở trên màn hình

mà rời khỏi chỗ ngồi, phải thu nhỏ các cửa sổ lại trƣớc khi rời khỏi chỗ ngồi.

─ Máy tính nên để trạng thái tự động khóa sau một vài giây không sử dụng

─ Luôn khóa các tập tin bằng mật khẩu.

─ Nhờ bộ phận IT kiểm tra thƣờng xuyên các phần mềm duyệt virus.

─ Cẩn thận khi gửi email, lƣu ý CC và BCC.

─ Hạn chế in tài liệu ra giấy, vừa bảo mật thông tin vừa tiết kiệm chi phí

cho công ty. Tài liệu giấy nên đƣợc khóa cẩn thận, tránh để bừa bãi. Những tài

liệu không sử dụng nữa phải dùng máy hủy giấy để hủy, không vứt vào sọt rác.

66

─ Hạn chế tối đa việc mang tài liệu ra ngoài công ty cũng nhƣ việc sao chép

ra USB để hạn chế việc thất lạc.

─ Khi nói chuyện với đối tác và đồng nghiệp, không phát ngôn bừa bãi, hạn

chế để không bị lỡ lời, gây rò rỉ thông tin ra ngoài nhất là vấn đề hợp đồng,

lƣơng bổng. Các doanh nghiệp Nhật đã và đang thực hiện nghiêm ngặt quy định

bảo mật thông tin về vấn đề lƣơng bổng và trợ cấp của các nhân viên trong công

ty.

Bảo mật thông tin là duy trì tính bảo mật, tính trọn vẹn và tính sẵn sàng

của thông tin. Bảo mật nghĩa là đảm bảo thông tin chỉ đƣợc tiếp cận bởi những

ngƣời đƣợc cấp quyền tƣơng ứng. Tính trọn vẹn là bảo vệ sự chính xác, hoàn

chỉnh của thông tin và thông tin chỉ đƣợc thay đổi bởi những ngƣời đƣợc cấp

quyền. Tính sẵn sàng của thông tin là những ngƣời đƣợc quyền sử dụng có thể

truy xuất thông tin khi họ cần. Bảo mật thông tin phải đƣợc xem xét nhƣ là trách

nhiệm quản lý và kinh doanh, không đơn giản chỉ là yếu tố kỹ thuật cần đƣợc

giao cho các chuyên gia công nghệ hay bộ phận IT. Để bảo đảm bảo mật kinh

doanh, doanh nghiệp phải hiểu biết cả các vấn đề của nó và những giải pháp cho

vấn đề.

Chính vì thế, việc áp dụng các hệ thống quản lý bảo mật thông tin là việc

làm rất quan trọng của các doanh nghiệp trong thời kỳ nền kinh tế hội nhập toàn

cầu hóa nhƣ hiện nay. Hệ thống quản lý bảo mật thông tin là một phần của hệ

thống quản lý toàn diện trong doanh nghiệp, chủ yếu là tiếp cận với rủi ro trong

kinh doanh để thiết lập, thực thi, vận hành, giám sát, xem xét, duy trì và cải

thiện việc bảo mật thông tin. Hệ thống quản lý bảo mật thông tin bao gồm cơ

cấu tổ chức, chính sách, các hoạt động hoạch định, trách nhiệm, thực hành, quy

trình, phƣơng pháp và nguồn tài nguyên. Bảo mật thông tin không còn là

“chuyện nhỏ” với các doanh nghiệp khi mà những mối đe dọa việc bảo mật

ngày càng nhiều và phức tạp. Chúng ta còn thấy hàng ngày những nhân tố có

67

thể đe dọa đến các đơn vị làm kinh doanh rất lớn nhƣ những nhân viên bất mãn,

đối thủ cạnh tranh, nhà đầu tƣ hay tin tặc.

Hình 2.22. Thông tin cần được bảo mật [32]

Không chỉ có sự ngộ nhận “bảo mật thông tin là vấn đề cần quan tâm của

quản lý IT và phòng IT” mà rất nhiều doanh nghiệp còn có những ngộ nhận

“trầm trọng” khác. Đó là cách suy nghĩ cho rằng những đe dọa về bảo mật đến

từ bên ngoài mới là những rủi ro lớn nhất; bảo mật thông tin chỉ nhằm bảo đảm

bảo vệ hệ thống và cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin; quản lý nhân sự trong

bảo mật thông tin không quan trọng bằng công nghệ; áp dụng những giải pháp

công nghệ cao và tiên tiến sẽ làm tăng tính bảo mật. Trong khi đó, những vấn đề

về quản lý bảo mật thông tin bằng nhân sự, chính sách và hệ thống quản lý lại

không đƣợc áp dụng.

Nhƣ vậy, hệ thống quản lý bao gồm cơ cấu tổ chức, chính sách, các hoạt

động hoạch định, trách nhiệm, thực hành, quy trình, phƣơng pháp và nguồn tài

nguyên. Mà thực chất của tất cả các vấn đề trên chính là yếu tố con ngƣời. Khi

doanh nghiệp xem nhẹ yếu tố này thì dù có đầu tƣ bao nhiêu cho công nghệ kỹ

68

thuật thì nguy cơ rò rỉ thông tin vẫn sẽ có thể di n ra và việc ảnh hƣởng đến vấn

đề sản xuất kinh doanh là không tránh khỏi.

2.9. Tiếp khách

Tiếp khách, một công việc tƣởng chửng nhƣ đơn giản nhƣng thật ra lại

không hề đơn giản. Khách hàng đƣợc xem nhƣ là thƣợng đế, vậy ta phải làm sao

để thƣợng đế cảm thấy hài lòng khi đến với doanh nghiệp của chúng ta thì đó

quả là một nghệ thuật. L tân đƣợc ví nhƣ bộ mặt của một công ty, qua cách đón

tiếp khách hàng sẽ thông qua cách ứng xử của l tân mà đánh giá về doanh

nghiệp. Chính vì thế, làm thế nào để có thể đón tiếp khách một cách tốt nhất là

cả một quá trình trau dồi, học hỏi và rèn luyện để có thể mang tới cho khách

hàng ấn tƣợng tốt nhất về doanh nghiệp, về lâu dài hay gián tiếp sẽ đem lại cho

doanh nghiệp những cái lợi không nhỏ.

Hình 2.23. Tiếp khách [33]

Doanh nghiệp Nhật luôn quan tâm đến từng việc nhỏ nhất, đặc biệt họ

luôn quan tâm và chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất có thể. Khách hàng

khi đến doanh nghiệp Nhật sẽ nhận đƣợc sự tón tiếp tận và chu đáo. Khách đến

thƣờng có danh thiếp hoặc giấy giới thiệu. Nhân viên l tân đón lấy, cảm ơn, ghi

chú vào sổ ngày giờ, tên công ty và tên khách đến, hỏi khách muốn gặp ai. Nếu

khách không có danh thiếp, nhân viên l tân cần tìm cách hỏi nhẹ nhàng các chi

tiết cần thiết và mời khách ngồi chờ, mời khách dùng trà. Trên bàn tiếp khách sẽ

69

bố trí sẵn một lọ hoa và một vài tờ báo, có thể là báo kinh doanh, báo tin tức

hoặc cũng có thể là những thông tin giới thiệu về công ty... để sẵn khi khách có

nhu cầu đọc báo trong lúc ngồi chờ. Bàn ghế, tách trà, mọi thứ phải thật sạch sẽ,

thoáng mát, toát lên sự trang trọng, thể hiện sự tôn trọng với khách hàng. Thái

độ, lời nói, cách cƣ xử với khách phải từ tốn, nhẹ nhàng, vui vẻ, lịch sự. Trang

phục gọn gàng, đúng chuẩn, không nói những lời nói, hành động gây thất l .

Hướng dẫn khách:

Lên xuống cầu thang:

Khi lên cầu thang khách hàng sẽ bƣớc lên trƣớc, nhân viên sẽ đi phía sau.

Phòng trƣờng hợp khách hàng bị vấp té thì nhân viên có thể ở phía sau đỡ. Một

vấn đề khác là thông thƣờng những nhân viên nữ thƣờng hay mặc đầm công sở,

vì vậy nếu nhân viên đi trƣớc sẽ gây bối rối cho khách đi phía sau, đôi khi sẽ vô

ý gây thất l với khách. Nhƣng ngƣợc lại, khi xuống cầu thang nhân viên sẽ

bƣớc xuống trƣớc, khách hàng đi phía sau.

Trong hành lang:

nhân viên sẽ đi trƣớc khách, cách một đoạn, đi so le với khách, không

đi ngay trƣớc mặt, tránh che tầm nhìn của khách. Thêm vào đó, thỉnh thoảng

nhân viên sẽ ngoái lại phía sau xác nhận, xem bƣớc đi của khách để điều chỉnh

nhịp độ cho phù hợp. Khi đến chỗ quẹo của hành lang nhân viên sẽ dừng lại và

quay lại phía sau và thƣa với khách (xin đi hƣớng này ạ , đồng thời dùng hai tay

mời khách theo hƣớng phải quẹo.

Việc mở cửa phòng cho khách hàng cũng có một số lưu ý như:

Trƣớc khi bƣớc vào phòng nhân viên sẽ lịch sự gõ cửa, thông thƣờng sẽ

gõ khoảng 3 tiếng, vừa đủ để ngƣời trong phòng có thể nghe thấy, hơn nữa điều

đó còn thể hiện sự lịch sự và tôn trọng đối với ngƣời khác. Sau đó mở cửa, mời

khách vào, sau khi khách bƣớc vào phòng thì nhẹ nhàng cúi chào và đóng cửa

lại. Khi khách ra về, mở cửa và đứng giữ cửa cho đến khi khách ra khỏi phòng

mới đóng cửa lại.

70

Mời trà

Hình 2.24. Bộ tách trà mời khách [34]

Sau khi hƣớng dẫn khách vào phòng họp, nhân viên sẽ pha trà và mời

khách. Đầu tiên nhân viên sẽ gõ cửa, lịch sự nói「失礼いたします」(tôi xin

phép) rồi mới bƣớc vào phòng. Thông thƣờng, khi mời trà sẽ mời khách trƣớc,

sau đó mới đến ngƣời trong công ty mình. Đặt tách trà sẽ đƣợc đặt phía bên phải,

về phía tay thuận của khách hàng, để họ có thể thuận tay lấy tách trà d dàng.

Trong trƣờng hợp trên bàn có để nhiều tài liệu, thì nhân viên sẽ hỏi khách hàng

nên đặt tách trà ở đâu thì thuận tiện để tránh trƣờng hợp trà bị vô tình đổ lên tài

liệu. Dùng cả hai tay để nâng tách trà. Nhỏ nhẹ nói với khách「どうぞ」(xin

mời). Khi đặt tách trà xuống, nhân viên sẽ quay mặt có hoa văn trên tách về

phía khách hàng.

Sau khi việc mời trà hoàn tất, nhân viên sẽ úp ngƣợc khay đựng trà và ôm

trƣớc ngực, một cách nhẹ nhàng đi lui ra ngoài, đồng thời gật đầu cúi chào và

nói「失礼いたしました」(tôi xin phép).

71

Nếu câu chuyện kéo dài thì nhân viên sẽ pha thêm trà mới và mang ra

thay cho phần trà cũ đã vơi đi. Sau khi ti n khách ra về, nhân viên sẽ quay trở

lại phòng khách để dọn dẹp.

Hình 2.25. Trà mời khách [13], [35]

72

CH ƠNG 3 MỘT SỐ K NĂNG QUAN TR NG TRONG DOANH

NGHIỆP NHẬT

Trong công việc, ngoài những kiến thức về mặt chuyên môn thì những kỹ

năng làm việc cũng góp phần rất lớn trong sự thành bại của ngƣời đi làm. Làm

sao để cấp trên, đồng nghiệp tin tƣởng, để đƣợc giao thêm nhiều việc, để phát

triển bản thân, tất yếu phải kể đến tác phong thể hiện trong công việc và trong

ứng xử. Trong môi trƣờng làm việc Nhật Bản, tác phong chính là tƣ thế, thái độ,

cách ứng xử của ngƣời lao động. Điều này đặc biệt quan trọng với ngƣời Nhật

Bản, một dân tộc đƣợc cả thế giới ngƣỡng mộ về tính kỷ luật và tác phong làm

việc chuyên nghiệp.

3.1. Kỹ năng HOU – REN – SOU

Ngƣời Nhật đƣợc biết đến là luôn quan trọng tính tập thể và coi đó là yếu

tố thiết yếu làm nên thành công trong công việc. Tƣ tƣởng ấy đã ăn sâu vào

phong cách làm việc của các doanh nghiệp Nhật Bản và gần nhƣ trở thành bản

năng thứ hai của họ. Trên tinh thần đó, họ thiết lập nên những quy tắc và

phƣơng pháp tiến hành công việc đặc trƣng, làm sao để sự hợp tác giữa các cá

nhân trong tập thể đƣợc tận dụng tối đa, đem lại hiệu quả cao nhất. Và Hou-

Ren-Sou chính là một điển hình của những phƣơng pháp ấy.

Trong các nhà máy Nhật Bản, Báo cáo – Liên lạc – Bàn bạc (Hou-Ren-

Sou đƣợc xem nhƣ là nền tảng cơ bản trong kinh doanh. Hou-Ren-Sou do

nhiều từ ghép lại mà thành và nó mang một ý nghĩa độc đáo duy nhất.

Hou-Ren-Sou thực chất là một cụm từ chơi chữ, đồng âm khác nghĩa với

cây cải bó xôi trong tiếng Nhật, đồng thời cũng là cách viết tắt của ba từ

Houkoku (Báo cáo), Renraku (Liên lạc) Và Soudan (Bàn bạc). Và chính xác

nhƣ cách giải nghĩa ở trên, Hou-Ren-Sou có ba khía cạnh.

73

Hình 3.1. Rau Hou – Ren – Sou [36]

Trƣớc hết, có thể hiểu Hourensou là quy tắc giao tiếp cơ bản giữa các

thành viên trong nhóm.

Hình 3.2. Hou – Ren – Sou [37]

Hou (報) là viết tắt của Houkoku (報告 : có nghĩa là báo cáo.

Ren (連) là viết tắt của Renraku (連絡 : có nghĩa là liên lạc.

Sou (相) là viết tắt của Soudan (相談 : có nghĩa là bàn bạc.

Hiểu đơn giản theo ngôn ngữ thì Hourensou là: Báo cáo – Liên Lạc – Bàn Bạc.

74

Sau đây tôi xin đề xuất một số khái niệm và phương pháp thực hiện Hou - Ren –

Sou thường được áp dụng trong các doanh nghiệp Nhật.

─ Báo cáo (Houkoku – 報告):

Báo cáo là một nhiệm vụ. Nếu không nhận đƣợc báo cáo của bạn, sếp bạn

sẽ rất lo lắng, vì không biết công việc bạn làm đang di n biến nhƣ thế nào.

Đừng chờ đến lúc sếp hỏi bạn: “Việc ấy sao rồi ”. Chủ động báo cáo chính là

điều sếp thích nhất ở bạn. Nhƣng phải báo cáo điều gì? Qua nghiên cứu, tôi xin

đề xuất 4 điều cơ bản cần lƣu ý trong việc báo cáo:

Thông tin trong báo cáo phải rõ ràng, đầy đủ. Đừng báo cáo thừa, đừng

đƣa những thông tin không liên quan tới vấn đề cần báo cáo. Phải đặt câu hỏi:

“Sếp cần biết thông tin nào ”, hoặc hay hơn là: “Sếp không cần biết thông tin

nào ”.

Báo cáo khi hoàn thành nhiệm vụ (sớm hạn, hay đúng hạn), báo cáo tr

hạn (nếu tr hạn, phải báo cáo ngay).

Báo cáo giữa kỳ nếu công việc đƣợc giao có thời hạn dài hơn một tuần).

Báo cáo này giúp sếp biết di n tiến công việc bạn đang làm để định các kế

hoạch song song hoặc tiếp theo.

Báo cáo sự cố: Báo cáo càng nhanh càng tốt. Ngay lập tức báo cáo cho

ngƣời lãnh đạo có quan hệ gần nhất (trong nhóm thì trực tiếp lãnh đạo là nhóm

trƣởng). Báo cáo ngắn gọn tình huống đang gặp phải, tình trạng của vấn đề.

Hƣớng giải quyết vấn đề đang gặp phải: đang xử lý nhƣ thế nào, xử lý

đến đâu… Nếu có nhiều hƣớng giải quyết thì báo cáo lại để cấp trên lựa chọn

hƣớng giải quyết tốt nhất, và cả nhóm sẽ theo hƣớng giải quyết đó.

─ Liên l c (Renraku – 連絡):

Trong HOURENSO, liên lạc là khó nhất. Vì vậy, ngƣời Nhật luôn nhắc

nhở khi liên lạc, chúng ta cần phải cân nhắc. Việc liên lạc luôn luôn liên quan

đến yếu tố thời gian. Đôi khi, bạn muốn liên lạc để nhắc nhở sếp phải thực hiện

75

đúng thời hạn của khách yêu cầu, nhƣng thấy sếp đang lu bu quá, hoặc sếp

không quan tâm, mình phải làm sao? Xin lỗi là cách nhanh nhất để liên lạc với

sếp. “Xin lỗi sếp, nhƣng em phải báo với sếp vấn đề này...”. Bạn phải cho sếp

biết mình đã xác nhận thời hạn thực hiện yêu cầu của khách hàng, nhắc lại yếu

tố thời gian cho sếp.

Thƣờng việc liên lạc ở đây có nội dung tƣơng tự với việc báo cáo. Nếu

trong quá trình giải quyết vấn đề, việc liên lạc cá nhân giữa hai ngƣời và giữa cá

nhân với những ngƣời khác trong nhóm là vô cùng cần thiết, để mọi ngƣời có

thể cùng nhau có những trao đổi với nội dung chi tiết hơn.

─ Bàn b c (Soudan – 相談):

Đây chính là điểm then chốt để các bạn có thể giải quyết các công việc

của mình một cách hiệu quả nhất. Các bạn nên nhớ không có một cá nhân nào

có một kiến thức hoàn hảo. Vì vậy, hỏi ý kiến của nhau, đóng góp ý kiến của

mình chính là góp thêm một góc nhìn khác cho vấn đề nêu ra. Một khi bạn đã

hiểu ý nhau, bạn sẽ biết vấn đề đó ngƣời này giải quyết nhƣ thế này, ngƣời kia

giải quyết nhƣ thế kia. Và điều quan trọng là bạn chọn đƣợc phƣơng án tối ƣu

cho vấn đề của mình. Khi đã báo cáo tình huống, liên lạc với các bên liên quan,

vấn đề chƣa đƣợc giải quyết, hay chƣa có cách giải quyết ổn thỏa, cả nhóm lúc

này sẽ họp nhau lại, trực tiếp bàn bạc và đƣa ra phƣơng án tốt nhất để giải quyết

vấn đề, và tiếp tục hoàn thành công việc chung. Các kỹ thuật, kinh nghiệm bàn

bạc, giải quyết vấn đề theo nhóm có thể đƣợc linh hoạt áp dụng trong nhiều tình

huống khác nhau.

Một số điều lưu ý về Hourensou:

Việc báo cáo, liên lạc trong nhóm nên ngắn gọn, và tuân theo quy tắc

5W1H: What, Where, When, Why, Who và How. Nhƣ thế các thành viên của

nhóm sẽ bao quát vấn đề một cách nhanh chóng.

76

5W1H là viết tắt của các từ trong tiếng Anh: Why, Who, When, Where,

What và How. Đây là một công cụ dùng để quyết định làm hay không làm việc

gì đó và đƣa ra kế hoạch cụ thể để thực hiện.

What - Nội dung công việc: làm cái gì, bắt đầu từ việc gì

When - Giới hạn thời gian, làm đến bao giờ.

Where - Chỗ làm việc, làm việc ở đâu, thông tin nằm ở đâu.

Why - Ý nghĩa, mục đích, tại sao làm việc này.

Who - Ngƣời chịu trách nhiệm, có ai liên quan đến công việc này.

How - Phƣơng pháp, cách tiến hành, làm thế nào.

Vai tr của 5W1H

Lên kế hoạch, sắp xếp công việc một cách hoàn thiện, đầy đủ hơn.

Giảm nguy cơ đƣa ra những quyết định sai lầm.

Xem xét và phân tích các vấn đề, giúp cho ngƣời lập kế hoạch ƣớc lƣợng

đƣợc những sự cố có thể xảy ra để giải quyết vấn đề và duy trì, kiểm soát

công việc tốt hơn.

Trong nhóm có thể thống nhất một quy tắc ghi chép chung, hay công cụ

ghi chép chung (ví dụ sơ đồ tƣ duy – Mind Map , để có thể thuận tiện trong trao

đổi.

Điều làm nên tính hiệu quả của quy tắc Hourenso chính là việc bạn báo

cáo vấn đề một cách nhanh chóng, và cả nhóm biết đƣợc công việc bạn đang

làm. Vậy nên, khi làm việc nhóm cùng nhau, điều tiên quyết là việc bạn thông

báo cho nhóm trƣởng, cũng nhƣ các thành viên khác về vấn đề bạn gặp phải

trong thời gian sớm nhất. Chính việc cả nhóm đều biết tiến trình công việc đang

làm, dẫn tới cả nhóm có thể đƣa ra những phƣơng pháp giải quyết vấn đề tốt

hơn một cách ăn khớp.

HOU-REN-SOU là một trong những phƣơng thức giao tiếp đặc trƣng

trong doanh nghiệp Nhật, nhằm ngăn ngừa rủi ro một cách hệ thống và hiệu quả.

77

3.2. Quy tắc 5S

Hình 3.3. Quy tắc 5S [38]

5S là chữ cái đầu của các từ tiếng nhật: “Seiri”, “Seiton”, “Seiso”,

Seiketsu” và “Shitsuke”, tạm dịch sang tiếng việt là “Sàng lọc”, “Sắp xếp”,

“Sạch sẽ”, “Săn sóc”, “Sẵn sàng”.

Hình 3.4. Quy tắc 5S

78

SEIRI (Sàng lọc): là sàng lọc những vật dụng không cần thiết tại nơi làm

việc và loại bỏ chúng.

SEITON (Sắp xếp): sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, theo một trật tự nhất định,

tiện lợi khi sử dụng.

SEISO (Sạch sẽ): là vệ sinh tại nơi làm việc sao cho không còn rác hay

bụi bẩn tại nơi làm việc (kể cả trên nền nhà, máy móc và thiết bị).

SEIKETSU Săn sóc : là luôn săn sóc, giữ gìn nơi làm việc luôn sạch sẽ,

thuận tiện và có năng suất bằng cách liên tục thực hiện Seiri, Seiton, Seiso.

SHITSUKE (Sẵn sàng): tạo thành một nề nếp, thói quen tự giác làm việc

tốt, duy trì môi trƣờng làm việc thuận tiện.

Vai trò của 5S:

Nguyên tắc của thực hành 5S hết sức đơn giản, không đòi hỏi phải dùng

các thuật ngữ hay phƣơng pháp phức tạp nào trong quá trình thực hiện. Thành

công trong thực hành sẽ giúp các tổ chức/doanh nghiệp đạt đƣợc năng suất cao

hơn thông qua:

─ Thực hiện tốt 5S sẽ đóng góp cho sự thành công và phát triển của công

ty: tạo môi trƣờng làm việc an toàn sạch sẽ, ngăn nắp, giảm lãng phí, tăng năng

suất, nâng cao hiệu quả công việc, giảm thiểu lỗi, nâng cao sự thỏa mãn khách

hàng.

─ Đặc biệt, hoạt động 5S còn góp phần nâng cao năng lực của nhân viên

nhƣ khả năng phán đoán, khả năng tƣởng tƣợng và năng lực thực hiện và duy trì.

─ Tăng cƣờng phát huy sáng kiến.

─ Nâng cao ý thức kỷ luật trong cơ quan.

─ Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn.

─ Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc.

─ Xây dựng hình ảnh tổ chức/doanh nghiệp, đem lại cơ hội trong kinh

doanh.

79

3.3. Kaizen

Hình 3.5. Kaizen [39]

Kaizen là một thuật ngữ kinh tế của ngƣời Nhật, đƣợc ghép bởi từ 改

“kai” có nghĩa là thay đổi và từ 善 “zen” có nghĩa là tốt hơn, tức là “thay đổi

để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”. Thuật ngữ này trong tiếng Anh là “ongoing

improvement” hoặc “continuous improvement” nghĩa là hành động liên tục cải

tiến, mang lại lợi ích vì tập thể hơn là lợi ích của cá nhân.

“Kai” có nghĩa là thay đổi hoặc điều chỉnh và “Zen” có nghĩa là làm cho

tốt hơn. “Kaizen” trong tiếng Nhật có thể hiểu đơn giản là “cải tiến không

ngừng”. Đây là phƣơng thức quản lý chất lƣợng phát sinh từ quản lý chất lƣợng

toàn diện (TQM). Kaizen không phải là một công cụ kỹ thuật mà là triết lý quản

lý. Nó đóng vai trò quan trọng trong sự phát tiển bền vững, cải tiến năng suất,

chất lƣợng sản phẩm và tăng khả năng cạnh tranh.

Kaizen đƣợc xem là chìa khóa thành công của ngƣời Nhật. Kaizen đƣợc

định nghĩa nhƣ sau: “Kaizen có nghĩa là cải tiến‟‟. Hơn nữa, Kaizen còn có

nghĩa là cải tiến liên tục trong đời sống cá nhân, đời sống gia đình, đời sống xã

hội và môi trƣờng làm việc. Khi Kaizen đƣợc áp dụng vào nơi làm việc có

nghĩa là sự cải tiến liên tục liên quan tới tất cả mọi ngƣời – ban lãnh đạo cũng

nhƣ mọi nhân viên.

80

Ngày nay, Kaizen đƣợc nhắc tới nhƣ một triết lý kinh doanh, phƣơng

pháp quản lý hữu hiệu làm nên thành công của các công ty Nhật Bản. Tuy vậy,

những cải tiến trong Kaizen là những cải tiến nhỏ, mang tính chất tăng dần và

quá trình Kaizen mang lại kết quả ấn tƣợng trong một thời gian dài.

Hình 3.6. Kaizen Nhật Bản [40]

Thực hiện Kaizen cũng ít tốn kém hơn đổi mới bởi nó nâng cao chất

lƣợng công việc, ghi nhận sự tham gia của của nhà quản lý cũng nhƣ mọi nhân

viên, nâng cao chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động. Đây

chính là một điểm hấp dẫn của Kaizen vì nó không đòi hỏi các kỹ thuật phức tạp

hay công nghệ mới.

Kaizen không đòi hỏi vốn đầu tƣ lớn nhƣng yêu cầu sự cam kết và nỗ lực

ở mọi cấp của doanh nghiệp đặc biệt là cấp lãnh đạo). Các yếu tố quyết định sự

thành công của hoạt động Kaizen: cam kết của lãnh đạo cao nhất, vai trò của

cán bộ quản lý các phòng ban, tổ, nhóm, sự nỗ lực tham gia của mọi ngƣời, việc

triển khai cải tiến đƣợc thực hiện liên tục, hàng ngày.

81

Kaizen cũng đƣợc biết đến nhƣ chìa khóa thành công của các doanh

nghiệp Nhật Bản trong chiến lƣợc cạnh tranh toàn cầu. Hiện tại có rất nhiều

công ty trên thế giới đang cố gắng áp dụng hiệu quả triết lý cải tiến liên tục của

ngƣời Nhật nhằm đối phó với những thách thức về môi trƣờng cạnh tranh khắc

nghiệt, khó khăn kinh tế tăng lên, sự phát triển liên tục của công nghệ và các

thay đổi về văn hóa – xã hội.

Toyota là công ty dẫn đầu trong việc áp dụng Kaizen trong chiến lƣợc

kinh doanh. Bí quyết của Toyota ở đây chính là Kaizen – giảm lãng phí trong

các khu vực nhƣ hàng hóa tồn kho, thời gian chờ đợi, vận chuyển, đi lại của

ngƣời công nhân, kỹ năng của ngƣời lao động và sản xuất dƣ thừa. Với hệ thống

Kaizen, mỗi công nhân trong nhà máy luôn thực hiện công việc một cách d

dàng, đơn giản. Bằng việc dùng giỏ nhựa để phân loại các bộ phận phụ tùng

theo mẫu xe, ngƣời công nhân không mất thời gian phân loại theo đặc tính.

Hình 3.7. Công ty Toyota [41]

82

Hình 3.8. Nghệ thuật Kaizen tuyệt vời của Toyota [42]

Toyota sử dụng Kaizen nhƣ là một trong những nguyên tắc kinh doanh

cốt lõi của tập đoàn. Một câu chuyện rất nổi tiếng rằng Toyota cam kết thực

hiện các cải tiến liên tục tới mức mà bất kỳ một công nhân nào làm việc tại dây

chuyền lắp ráp của doanh nghiệp sản xuất ô tô này cũng có thể ngừng làm việc

tại một công đoạn nào đó, bất kể thời gian, để phát hiện ra vấn đề trong sản xuất,

sửa lỗi hoặc đề nghị với quản lý giải pháp tốt hơn để làm những thứ giúp giảm

thiểu lãng phí hay cải tiến hiệu suất.

Toyota đã thành công trong việc ứng dụng Kaizen vào trong sản xuất

nhƣ: Mỗi công nhân trong nhà máy lúc nào cũng thấy các thao tác vận hành

công việc đơn giản một cách bất ngờ. Đó là hệ quả tất yếu từ hệ thống các ý

tƣởng sáng tạo liên tục đƣợc áp dụng. Chẳng hạn việc dùng giỏ nhựa để phân

loại các bộ phận phụ tùng theo mẫu xe, thay vì phân loại theo đặc tính. Tại bất

cứ ngóc ngách nào trong các nhà máy sản xuất của Toyota, dù ở Nhật hay Mỹ,

ngƣời ta cũng có thể thấy ý tƣởng “Kaizen” đƣợc áp dụng nghiêm túc và triệt để.

83

Hãy lấy xe chở hàng làm ví dụ. Trƣớc đây Toyota thƣờng phải chi một

khoản không nhỏ cho loại phƣơng tiện chuyên chở trong nội bộ nhà máy. Rồi

sau đó ngƣời ta phát hiện ra: có thể tự chế tạo loại xe này từ các bộ phận có sẵn

trên dây chuyền sản xuất và lắp thêm động cơ. Bằng cách đó, chi phí mua sắm

xe chở hàng giảm hơn 1 nửa, tính ra tiết kiệm đƣợc gần 3.000 USD trên mỗi

chiếc xe. Số tiền này xem ra chỉ nhƣ muối bỏ bể so với ngân sách khổng lồ của

tập đoàn, tuy nhiên nó là một trong những lợi thế hiếm có mà đối thủ Mỹ không

thể nào theo nổi.

Thêm nữa, “Ở Toyota, bất cứ vấn đề nào cũng đƣợc nhìn nhận một cách

nghiêm túc và giải quyết triệt để” - theo John Robinson, giám đốc bộ phận lắp

ráp. “Đó là lý do vì sao không cứ gì quản lý, ngay cả một công nhân “quèn”

cũng có thể cho dừng toàn bộ dây chuyền nếu phát hiện ra sai sót”. Đó là một

trong những cách Toyota khuyến khích nhân viên hết mình vì công việc, và là

một trong vô vàn cách giúp Toyota vƣơn tới đỉnh cao quyền lực trong đế chế xe

hơi.

Các b ớc thực hiện Kaizen:

LỰA CH N CHỦ ĐỀ CẢI TIẾN

THÀNH LẬP NHÓM

Đ NH GI HIỆN TRẠNG

MỤC TIÊU CẢI TIẾN

ĐO L ỜNG TR ỚC VÀ SAU KHI THỰC HIỆN

84

L i ích của Kaizen:

– Xác định và giải quyết các vấn đề tại (tận gốc r ).

– Nhiều cải tiến nhỏ mang lại lợi ích lớn.

– Các cải tiến giúp cải thiện chất lƣợng, chi phí và thời gian giao hàng, giúp gia

tăng mức độ hài lòng của khách hàng và tăng trƣởng bền vững.

– Mọi ngƣời tham gia tìm kiếm các cơ hội thay đổi, giúp cải thiện tinh thần làm

việc, khi đó nhân viên tìm ra cách làm việc d hơn và thích thú hơn.

Hình 3.9. Kaizen [43]

─ Kaizen thu hút và phát triển những ngƣời có khả năng sáng tạo và duy trì

hiệu quả công việc cao. Bởi bản chất của nó, Kaizen lôi cuốn con ngƣời từ sự

nhiệt tâm – những ngƣời không ngừng tạo ra sự khác biệt, hoàn thiện mọi thứ.

Những con ngƣời này tập trung vào công việc của họ, giảm thiểu lãng phí và

thỏa mãn với cơ hội cải thiện những gì mà họ có ƣu thế. Việc doanh nghiệp

Nhật tiếp tục thực hiện triết lý này đã thu hút đông đảo mọi ngƣời tham gia, tạo

thành một phong trào trong công ty.

85

─ Những kết quả thiết thực của việc áp dụng Kaizen tạo ra môi trƣờng làm

việc thoải mái, thúc đẩy họ không ngừng đƣa ra nhiều sáng kiến cải tiến có lợi

cho công ty.

─ Đề xuất ý tƣởng cải tiến là một quá trình tự học hỏi và nâng cao kỹ năng

làm việc của nhân viên, giúp họ nâng cao ý thức và phát triển bản thân cũng

nhƣ tập thể. Bởi vậy, nhân viên cảm thấy hứng thú hơn trong công việc, đoàn

kết giúp đỡ lẫn nhau.

─ Tất cả những điều đó, càng tạo thêm động lực thúc đẩy cá nhân có các ý

tƣởng cải tiến, tạo tinh thần làm việc tập thể, đoàn kết và tạo ý thức luôn hƣớng

tới giảm thiểu các lãng phí.

Hình 3.10. Kaizen trong công việc [44]

Nhà quản lý cũng nhƣ mọi nhân viên cần hiểu, tin vào triết lý Kaizen và

cố gắng thực hiện một cách liên tục. Có nhƣ vậy, toàn thể nhân viên và lãnh đạo

mới thấm nhuần triết lý CẢI TIẾN LIÊN TỤC trong suy nghĩ, hành động. Khi

một triết lý đƣợc áp dụng hiệu quả thì nó sẽ hình thành nên một nét văn hóa

trong công ty.

86

3.4. Omotenashi

Hình 3.11. Omotenashi trong đón tiếp khách hàng [45]

Chúng ta đều biết sản phẩm của Nhật có chất lƣợng cao, cũng nhƣ cung

cách phục vụ ở công ty Nhật, nhà hàng Nhật… luôn đƣợc đánh giá rất cao, đặc

biệt là thái độ phục vụ khách hàng rất tuyệt vời, luôn làm cho khách hàng cảm

thấy thoải mái, hài lòng với dịch vụ của mình. Ngƣời Nhật xem Omotenashi là

kim chỉ nam trong dịch vụ chăm sóc khách hàng. Chìa khóa để thu hút khách

hàng tiềm năng, giữ chân khách hàng thân thiết của doanh nghiệp và tăng cƣờng

sức cạnh tranh với các doanh nghiệp khác chính là chất lƣợng chăm sóc khách

hàng. Khách hàng ngày càng khôn ngoan và hiểu biết hơn trong việc lựa chọn

các dịch vụ hàng hóa, sản phẩm cùng phân khúc, cùng thị trƣờng và tƣơng

đƣơng về chất lƣợng.

Đặc trƣng lớn nhất về phong cách tại doanh nghiệp Nhật Bản có lẽ nằm

trong cách thức tiếp đãi khách hàng. Dù ở bất kì đâu hay bất cứ dịch vụ nào,

87

khách nƣớc ngoài luôn bất ngờ với sự tiếp đãi nồng hậu của ngƣời Nhật. Lịch

sự, thân thiện, chu đáo… là những điều đã in đậm dấu ấn trong lòng ngƣời về

tinh thần hiếu khách khó quên của ngƣời Nhật.

Trong tiếng Nhật, “Omotenashi” nghĩa là đón tiếp khách hàng bằng cả

tấm lòng. Đó là sự quan tâm và những hành động giúp khách hàng cảm thấy

thoải mái, vui vẻ. Hơn thế, có thể cho rằng đó là những quy định và tác phong

bắt buộc tại doanh nghiệp Nhật Bản.

Tinh thần "Omotenashi", hết lòng phục vụ khách mà không cần khách

hàng phải “hậu tạ” lại. Thái độ tiếp khách nồng hậu, chu đáo, toàn tâm toàn ý

cần đến từ tấm lòng chân thành chứ không phải mi n cƣỡng. Nhật Bản nổi tiếng

toàn thế giới bởi dịch vụ chăm sóc khách hàng với tinh thần “Omotenashi”.

Hình 3.12. Lễ tân [46]

Omotenashi còn đƣợc thể hiện khi ngƣời bán hàng có thể đoán trƣớc

đƣợc nhu cầu của khách hàng và đƣa ra sản phẩm và dịch vụ tốt nhất mà khách

hàng không ngờ tới. Nhƣng tại sao “Omotenashi” lại quan trọng trong văn hóa

doanh nghiệp Nhật? Bởi vì nếu sản phẩm và dịch vụ tốt thì sẽ giữ đƣợc trái tim

khách hàng. Quy luật 80/20 cũng cho thấy 80% doanh số có đƣợc là từ 20%

88

trong tổng số khách hàng. Do vậy, chất lƣợng của sản phẩm và dịch vụ sẽ quyết

định sự thỏa mãn của khách hàng và việc tiếp tục sử dụng dịch vụ hay mua sản

phẩm của công ty trong tƣơng lai hay không. Sự thỏa mãn đó chính là kết quả

của tinh thần “Omotenashi”.

Hình 3.13. Omotenashi trong trao danh thiếp [26]

Hay ví dụ nhƣ thao tác trong công việc hàng ngày của các nhân viên văn

phòng chẳng hạn: Giữa nhân viên cùng làm việc với nhau, khi sử dụng đồ vật gì

xong thì luôn luôn để ngay ngắn lại chỗ cũ để ngƣời khác cần dùng có thể sử

dụng ngay mà không phải mất thời gian tìm kiếm, hồ sơ tài liệu đƣợc lƣu trữ và

ghi chú, sắp xếp cẩn thận theo tên, danh sách, thứ tự, để khi ai đó cần có thể lập

tức tra cứu ngay. Với đối tác, khách hàng khi đến công ty thì Omotenashi đƣợc

thể hiện trong việc đón tiếp khách, từ cử chỉ cho đến thái độ cƣ xử của nhân

viên với khách hàng, quan tâm, nghĩ cho khách hàng đến từng điều nhỏ nhất,

Omotenashi đƣợc thể hiện qua từng tách trà, từng tờ báo chuẩn bị sẵn cho khách,

từng lời chỉ dẫn tận tình chu đáo của nhân viên l tân, hay trong cả việc trao đổi

danh thiếp, những quy tắc chung đã đƣợc thực hiện một cách khuôn phép nhƣ:

89

không đƣợc để ngón tay đè lên chữ trên danh thiếp của đối tác, khi trao phải

hƣớng danh thiếp về phía chính diện mà đối tác có thể nhìn và đọc đƣợc ngay...

chính những điều đó đã làm nên tinh thần Omotenashi, chu đáo trong từng cử

chỉ nhỏ nhất.

Hình 3.14. Hướng dẫn khách hàng niềm nở, chu đáo [48]

Chính những nét chuyên nghiệp trong từng hành động nhỏ nhặt ấy đã

giúp cho các doanh nghiệp Nhật Bản luôn thành công hơn cả. Nhiều trƣờng hợp

khách hàng bỏ doanh nghiệp ra đi chỉ vì thái độ, hành vi của nhân viên phụ

trách, trong khi chính doanh nghiệp có thể khắc phục đƣợc lỗi này. Vậy nhân

viên cần phải học hỏi nhiều hơn, trau dồi kỹ năng, quan tâm, đặt mình vào vị trí

của khách hàng mà suy nghĩ cho họ, có nhƣ thế ta mới có thể chiếm đƣợc thiện

cảm, tạo đƣợc niềm tin từ các “thƣợng đế” này.

Bằng tinh thần dịch vụ đặc trƣng Omotenashi, Nhật Bản đƣợc cả thế giới

ngƣỡng mộ và đƣợc xem là một trong những quốc gia cung cấp dịch vụ tốt nhất

thế giới, các doanh nghiệp Nhật Bản ngày khẳng định mạnh mẽ hơn vị thế của

mình trên trƣờng quốc tế.

90

KẾT LUẬN

Văn hóa doanh nghiệp không phải là những chuẩn mực nguyên tắc hà

khắc và cũng không phải là sự thoải mái không giới hạn mà văn hóa doanh

nghiệp là sự dung hòa giữa công việc và tinh thần, là sự phù hợp giữa cá nhân

và tổ chức, giữa các cá nhân, tập thể với nhau. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

là tạo nên một môi trƣờng tổ chức chuyên nghiệp và tạo nên những bản sắc

riêng cho mỗi doanh nghiệp.

Những đặc trƣng cơ bản của VHDN Nhật vô cùng đặc sắc và phong phú,

tuy nhiên, bên cạnh những điểm tích cực thì vẫn còn tồn tại những mặt hạn chế.

Phong cách giao tiếp của ngƣời Nhật hiện nay vẫn còn dè dặt, kín đáo. Do sống

cách biệt với nƣớc ngoài, bốn bề là biển nên đất nƣớc Phù Tang có những quy

tắc ứng xử rất nghiêm ngặt. Ăn uống thƣờng ngày cũng có phép tắc riêng của họ,

hay trong cách viết thƣ, thăm hỏi nhau cũng vậy. Trong ứng xử, khen chê của

ngƣời Nhật rất đặc biệt, khiến ngƣời nghe dù có bị chê bai vẫn cảm thấy hết sức

thoải mái. Nụ cƣời của ngƣời Nhật cũng khiến nhiều ngƣời trở nên bối rối,

không hiểu hết đƣợc ý nghĩa của nụ cƣời đó. Tóm lại, giao tiếp của ngƣời Nhật

nhìn chung khá cầu kỳ và phức tạp. Nhiều điều rất nhỏ nhặt nhƣng lại trở thành

những đặc trƣng cơ bản trong giao tiếp. Và văn hóa giao tiếp chốn công sở là

một trong những mối quan tâm lớn của nhiều ngƣời yêu thích đất nƣớc mặt trời

mọc khi muốn đƣợc tham dự vào đời sống công sở Nhật. Xét trên từng phƣơng

diện nhƣ đã trình bày, hầu hết các điểm ấy đều đáng để học tập, tuy vậy vẫn còn

nhiều bất cập. Ví dụ nhƣ khi chào hỏi, tuy lịch sự, nhƣng cầu kì, phức tạp, mất

thời gian. Tôn trọng ngƣời trên là tốt, song không vì thế mà không tạo cơ hội

cho những ngƣời trẻ tuổi đầy năng lực… Có thể nói ngƣời Nhật còn quá câu nệ,

lắm quy tắc, nhiều khi gây khó d cho ngƣời nƣớc ngoài muốn tìm hiểu sâu về

văn hóa Nhật. Song cũng không thể phủ nhận rằng: Ngƣời Nhật, bằng tình yêu

đất nƣớc con ngƣời đã làm nên những kì tích đáng khâm phục, có đƣợc kết quả

91

đó là nhờ ý thức tập thể trong thái độ công việc. Hơn nữa, những thành tố tƣởng

chừng rất nhỏ lại có ý nghĩa đặc biệt trong văn hóa doanh nghiệp, nhƣ cách trao

danh thiếp, tôn trọng thứ bậc, văn hóa ăn mặc công sở, cách tặng quà… Nhật

Bản đƣợc biết đến là đất nƣớc của sự giàu có và phồn thịnh, để có đƣợc thành

công đó không thể không kể đến những yếu tố tích cực trên.

Phong cách giao tiếp của ngƣời Nhật đầy thu hút, có nguyên tắc, rất trang

trọng và lịch sự. Không những nét văn hóa ấy đƣợc thể hiện ở trong gia đình,

mà còn đƣợc tỏ rõ nhất ở nơi công sở. Trên thƣơng trƣờng, vì luôn muốn khẳng

định bản sắc văn hóa dân tộc, nên từng lời ăn tiếng nói hành động đều mang

nặng dấu ấn phong cách ngƣời Nhật. Những điều tƣởng chừng nhƣ đơn giản, d

bị coi nhẹ ở nhiều nƣớc khác, thì đối với ngƣời Nhật, đó lại là một trong những

thứ tạo nên nét riêng biệt, cũng là yếu tố quan trọng trong việc quyết định mối

quan hệ lâu dài với các đối tác.

Qua đó cho thấy, VHDN là chìa khóa cho sự phát triển bền vững cho DN.

Chính vì vậy, việc xây dựng VHDN là đòi hỏi cấp bách hiện nay và là điều đầu

tiên mà DN cần lƣu tâm tới. Xây dựng và phát triển VHDN đang trở thành một

xu hƣớng trên thế giới và đƣợc nâng lên tầm chiến lƣợc trong nhiều DN và tập

đoàn kinh tế hiện nay. Tuy nhiên, ở Việt Nam, khái niệm VHDN còn khá mới

mẻ. Thực tế cho thấy, hầu hết các DN ở nƣớc ta còn chƣa có sự nhận thức đúng

đắn về VHDN, chƣa thấy đƣợc tầm quan trọng và sức mạnh của VHDN. Việt

Nam đang trên đƣờng hội nhập với nền kinh tế thế giới. Trong dòng chảy sôi

động của nền kinh tế thị trƣờng, để tồn tại buộc các DN phải chọn cho mình con

đƣờng phát triển phù hợp. Xác định VHDN là một nhân tố quan trọng trong sự

phát triển bền vững của DN, vấn đề đặt ra cho các DN là phải xây dựng cho

mình một nền VHDN lành mạnh, tạo đƣợc lợi thế cạnh tranh cho DN trên bƣớc

đƣờng phát triển của mình.VHDN là nhân tố quan trọng mở ra thành công cho

doanh nghiệp, tác phong chuyên nghiệp là điều kiện cần cho sự tiến bộ, thành

92

đạt của mỗi con ngƣời. Vì thế, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng cho mình một

nền VHDN lành mạnh, vững chắc, mỗi cá nhân trong doanh nghiệp cần tạo

dựng cho riêng mình một tác phong làm việc chuyên nghiệp để nâng cao hiệu

suất công việc, giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển phồn thịnh và vững

mạnh hơn nữa.

93

TÀI LIỆU THAM KHẢO

I. TÀI LIỆU SÁCH

1. Trần Ngọc Thêm (1999 ), Cơ sở văn hóa Việt Nam, NXB Giáo dục Hà

Nội

2. Ngô Quý Nhâm, Phát triển văn hóa doanh nghiệp trong thế kỷ 21, Tạp

chí Thông tin KH-CN Nghệ An, số 5/2009/3

3. Phạm Ngọc Thanh 2011), Đổi mới văn hóa lãnh đạo, quản lý. Lý luận

và thực tiễn, đề tài KX03.21/06-10/2

4. Edgar.H.Schein (2012 ), Văn Hóa oanh Nghiệp và ự Lãnh Đạo, DT

Books NXB Thời Đại

5. Yoshihito wakamatsu ( 2016 ), Nghệ thuật Kai en tu ệt vời của To ota,

NXB Phụ Nữ

6. Federico Mager Zaragoza, TGĐ UNESCO. L phát động Thập kỉ Thế

giới Phát triển Văn Hóa của UNESCO – 1992 , Paris

7. Hồ Chí Minh – tuyển tập, NXB CTQG, Hà Nội 1995

II. TÀI LIỆU INTERNET

8. http://duhocvietanh.edu.vn/nhung-nguyen-tac-co-ban-khi-giao-tiep-voi-

nguoi-nhat.html

9. http://sakae.edu.vn/6-bai-hoc-tu-van-hoa-doanh-nghiep-nhat-ban-phan-

cuoi

10. http://tiengnhat24h.com/vi/cong-dong/120-van-hoa-tang-qua-trong-kinh-

doanh-cua-nguoi-nhat.html

11. http://thuvien.kyna.vn/nhung-tac-phong-lam-viec-ban-nen-hoc-tu-nguoi-

nhat-phan-2/

94

12. https://viblo.asia/p/mot-so-business-maner-co-ban-khi-lam-viec-voi-

nguoi-nhat-jamoG8DEGz8P

13. http://cinet.vn/articledetail.aspx?articleid=19706&sitepageid=423#sthash.

i5i5EzZn.dpbs

14. http://jpninfo.com/4905

15. http://tracimexcohri.com/tac-phong-lam-viec-cua-nguoi-nhat-ban.html

16. http://nuochoaauthenticphap.blogspot.com/2016/02/van-hoa-ung-xu-

trong-kinh-doanh-cua.html

17. http://www.kilala.vn/cong-ty-nhat/trang-phuc-dung-chuan-trong-cong-ty-

nhat.html

18. https://babiday.com/page/chinh-sach-bao-mat-thong-tin-11

19. http://labcoop.vn/phuong-phap-lam-viec-nhom-trong-van-hoa-doanh-

nghiep-nhat-ban/

20. https://iconicjob.vn/blog/viec-lam-tieng-nhat-tuyen-dung-cong-ty-nhat-

tai-ha-noi-tphcm/

21. http://laodongnhatban.info/tin-tuc/van-hoa-nhat/61-gioi-thieu-van-hoa-

kinh-doanh-cua-ngui-nhat.html

22. http://www.lapisschool.com/kham-pha-nhat-ban/van-hoa-doanh-

nghiep/251-tam-quan-trong-cua-danh-thiep-trong-giao-dich-kinh-doanh-

cua-nguoi-nhat.html

23. https://duhocnhatysk.edu.vn/van-hoa-danh-thiep-cua-nguoi-nhat.html

24. https://ftujapaneseclub.wordpress.com/2015/07/11/%E5%90%8D%E5%8

8%BA%E4%BA%A4%E6%8F%9B-cach-trao-danh-thiep-cua-nhat/

25. http://songhantourist.com/blog/uncategorized/tinh-than-omotenashi-

niem-tu-hao-nhat-ban/

26. http://yosakoi.vn/van-hoa-cong-so-cua-nguoi-nhat-93.html

27. https://www.google.com.vn/imgres?imgurl=http://songhantourist.com/blo

g/wpcontent/uploads/2016/10/normal.jpg&imgrefurl=http://songhantouris

95

t.com/blog/uncategorized/tinh-than-omotenashi-niem-tu-hao-nhat-

ban/&h=338&w=507&tbnid=R7SuZ2F8sss7ZM&tbnh=183&tbnw=275

&usg=__4kkqoEk3Gysf-M6ea2jnbjPeduQ=&hl=en-

VN&docid=CyZ2w3ZUQ8hJeM

28. http://blog.y-aoyama.jp/komadai/archive/date/2014/11?page=3

29. http://www.vnjpclub.com/nhat-ban/tac-phong-lam-viec-cua-nguoi-

nhat.html

30. http://akira.edu.vn/hoc-tieng-nhat-online/phong-cach-lam-viec-cua-

nguoi-nhat/

31. http://blogluat.net/nghe-thuat-kinh-doanh-thanh-cong

32. http://vinaap.com/tham-hoa-ve-bao-mat-nam-2017-anh-huong-nguoi-

dung/

33. http://tuhoconline.net/cach-chao-hoi-trong-cong-ty-nhat.html

34. http://jouhou.vietnhat.tv/c623.html

35. http://up-now.net/tra-dao-cua-nhat-ban-bat-nguon-tu-dau.upn

36. http://www.iromegane.com/japan/culture/what-is-hourensou/

37. http://vieclamit.careerbuilder.vn/en/advices/ky-nang-

horenso.35A4ED2F.html

38. http://pnq.com.vn/news/Lean-Kaizen/Giai-ma-5S-Khai-niem-tiep-can-va-

noi-dung-trien-khai-140/

39. http://www.thibivi.com/2013/11/kaizen-chia-khoa-cua-su-thanh-cong-

japan.html

40. https://www.google.com.vn/search?q=kaizen-logo-v2-w750-o&hl=en-

VN&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKEwi2r-mo8-

DUAhXDp48KHVXYDX8Q_AUICigB&biw=1366&bih=663#imgrc=R

9J_4cWdzOowRM:

41. http://www.thuongmai.vn/tin-tuc/top-10/61306-top-10-cong-ty-lon-nhat-

chau-a-thai-binh-duong-.html

96

42. http://www.sachkhaitam.com/kinh-te-chinh-tri/nghe-thuat-kaizen-tuyet-

voi-cua-toyota

43. https://quantrimang.com/phuong-phap-kaizen-ky-thuat-su-dung-1-phut-

de-chua-benh-luoi-cua-nguoi-nhat-124590

44. http://business.atem.vn/news/400/kaizen-su-cai-tien-lien-tuc-cua-nguoi-

nhat-phan-1-.html

45. http://vtv.vn/doi-song/suc-manh-van-hoa-nhat-ban-tren-thuong-truong-

viet-nam-20160413214231254.htm

46. http://duhocintrase.edu.vn/omotenashi-dich-vu-khach-hang-phong-cach-

nhat-ban-at222.html

47. https://www.viecoi.vn/cam-nang-nghe-nghiep/chi-tiet-hoc-hoi-tac-phong-

lam-viec-cua-nguoi-nhat-142.html

48. http://diamond.jp/articles/-/117689

49. http://mocnoi.com/note-ct-15211-tac-phong-lam-viec-cua-nguoi-nhat.htm

50. http://jvgroup.com.vn/van-hoa-nhat-ban/dung-gio-van-hoa-dac-trung-

cua-nhat-ban-c68n162

51. http://haiphongjsc.com.vn/vi/tin-tuc/van-hoa-ung-xu-trong-cong-ty-

nhat.html