vii. el cumplimiento del deber de contabilidad_requisitos formales de llevanza

7/23/2019 Vii. El Cumplimiento Del Deber de Contabilidad_requisitos Formales de Llevanza

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07. El cumplimiento del deber de contabilidad: requisitos formalesde llevanzaContenidos

1. 1 Exigencia de una contabilidad ordenada y adecuada

2. 2 Forma. La rectificacin de errores

3. 3 Lugar4. 4 Tiempo. Apertura y cierre de libros

5. 5 Legalizacin

6. 6 El deber de conservacin

Exigencia de una contabilidad ordenada y adecuada

A) Junto con los libros obligatorios, el Cdigo de Comercio prescribe para todo empresario (que)deber llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita unseguimiento cronolgico de todas sus operaciones, as como la elaboracin peridica de balances einventarios(art. 25.1).

La formulacin de la nocin de contabilidad ordenada y adecuada exige sin embargo algunasprecisiones.

Bajo la expresin contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresacabe comprenderdos significaciones, ciertamente relacionadas entre s; segn una, se tratara de la metdicadisposicin de los elementos contables, debidamente relacionados; segn la otra, esa ordenacindebe de hacerse en funcin de la empresa concreta. En cualquier caso es una nocineminentemente contable, de aqu que en este punto tengan cabida los principios contables

generalmente aceptados .

La ordenacin y adecuacin deben de ponerse en relacin con el fin de la contabilidad y de laactividad de la empresa. No es pues slo un orden formalel que predica el art. 25. La nocin decontabilidad ordenada y adecuada afecta a una regularidad sustancial para permitir que a travs delconjunto de los diversos elementos contables, se conozcan las distintas operaciones, la particularmanifestacin de la gestin (cuentas analticas) y los resultados econmicos del ejercicio.

De acuerdo con lo anterior, y coincidiendo sustancialmente con otra aportacin en torno al tema,cabe decir que se est ante una contabilidad ordenada:

a) Cuando responde en una medida racional a normas tcnicas. As, todo asiento se debe de apoyaren un documento de prueba o de autorizacin, que se debe de conservar; los asientos deben deresaltar el fenmeno econmico-financiero que interese; los asientos se deben de ordenar enrelacin a los fines generales o particulares que se persiguen.

b) Cuando sigue las normas tcnicas de un determinado sistema contable. As, entre otras, formasde los libros, periodicidad y orden de los asientos, referencias de unos libros a otros.

c) En suma, que la contabilidad ordenada y adecuada es la que permite conocer la situacin generalde la empresa y de sus elementos aislados en un tiempo razonable, sin que se tenga que recurrirpara ello a personas o procedimientos excepcionales.

B) La adecuacin de la contabilidad a la empresa concreta resulta del propio art. 25, prrafo primero.Adecuacin pues ante todo al gnero de industria o comercio que se ejerce y a la importanciacuantitativa de la actividad de hecho; ms la propia organizacin de la empresa repercute sobre la
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adecuacin contable. En este sentido, recordamos la existencia de las adaptaciones sectoriales delPlan General de Contabilidad.

C) El cumplimiento de esta exigencia no requiere, a mi juicio, necesariamente de nuevos libros(complementarios), aun cuando ello sea lo normal. Basta con que resulte de otros registros y formasde documentacin (as, estados, discos, cintas...)

Es deber que recae sobre el empresario o los dirigentes de la empresa, con arreglo a la diligencia

del ordenado comerciante y del representante leal, en una lnea de buena fe objetiva. Pero tambindebe de recaer sobre ello el control de los auditores.

Finalmente cabe observar que se trata de ordinario de una cuestin de hecho.

D) Como manifestacin de la contabilidad ordenada y adecuada cabe citar los casos de contabilidadseparada del empresario con varias empresas; de los establecimientos secundarios y, en ocasiones,incluso, de sectores de la actividad de una misma empresa.

En este punto, cabe recordar: a) que un mismo titular puede explotar diferentes empresas,establecimientos, o negocios mercantiles, cada uno con su establecimiento, constituyendo cada uno

de ellos una empresa distinta; b) que una misma empresa puede tener un centro de operaciones condiferentes locales accesorios, sin independencia jurdica ni econmica; y c) que el titular puedeoperar con el pblico en varios centros (sucursales) - que tiene una cierta independencia jurdica,pero sin personalidad jurdica propia- concluyendo en ellos negocios del proceso productivo (y noslo actos de preparacin interna o de ejecucin).

Resulta claro, a mi juicio, que el deber de llevanza en el caso a) tiene por objeto cada empresa onegocio, igual que en el supuesto b) los diferentes locales accesorios no requerirn una contabilidadordinaria.

Ms dudoso resulta el supuesto c), es decir, el de la existencia de los llamados establecimientossecundarios en sus mltiples formas de sucursales, agencias o delegaciones, caso en el que seplantea la cuestin de si se requiere una contabilidad distinta para cada establecimiento, sin perjuiciode la contabilidad nica de la empresa. El principal argumento invocado para requerir unacontabilidad autnoma en estos establecimientos ha sido la necesidad de registrar diariamente lasoperaciones en el Diario. El argumento resulta endeble tanto por el carcter mensual que aquelpuede tener como por la incorporacin de los modernos mtodos de registracin, que permiten elregistro y contabilizacin simultnea de operaciones realizadas en distintos espacios. A falta de otrosargumentos el principio de unidad de la empresa aconseja excluir un deber de llevanza autnomopara estos establecimientos, sin perjuicio de que determinadas registraciones contables resultenexigibles en los mismos, a fin de lograr que la contabilidad de la empresa sea ordenada y

adecuada Mas la conclusin no carece de importancia; as, la legalizacin de los elementoscontables ser obligatoria tan slo para los libros del establecimiento principal y en el lugar de stese llevarn a cabo las pruebas en caso de controversia judicial.

Forma. La recti ficacin de errores

A) La forma escrita es esencial al asiento que mediante ella se constituye, sin perjuicio de queexistan otras formas de registracin derivadas de las modernas tcnicas, que tienen un valortemporal y a la postre deben de ser plasmadas mediante documentacin.

En efecto, la documentacin se lleva a cabo sobre un soporte mnimo (un medio apto): la escriturasobre hojas sueltas y, en determinados casos, sobre otros soportes contables. Sobre ellos han derealizarse los asientos, por cualquier procedimiento idneo, ms sin que baste la memorizacininterna (a travs de discos, etc.), a documentar externamente cuando se desee; por el contrario, ladocumentacin externa debe ser diaria y escrita ya sea en el Libro Diario ya en los concordantes


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(art. 28). El medio adems debe de ser original (mientras que para la conservacin cabe plantearseel microfilm).

Dentro de la forma ha preocupado de ordinario la lengua de llevanza.

Acerca de la cuestin y a diferencia del derecho histrico el Cdigo de comercio guarda hoy silencio,postura que debe de entenderse como favorable a la libertad en esta materia, correctamentedelimitada (as se excluiran las lenguas muertas). El lenguaje en cdigo quiz resulta admisible, con

tal de que se facilite la lectura, no pudindose utilizar abreviaturas o smbolos cuyo significado nosea preciso con arreglo a la ley, el reglamento o la prctica mercantil de general aplicacin.

En cualquier caso, la admisibilidad del principio de libertad tiene su importancia, pues aun cuandonuestro sistema procesal favorece la llevanza en castellano o lengua oficial propia de la ComunidadAutnoma de que se trate, los gastos y costas de la traduccin deben de seguir el rgimenestablecido en el art. 144 LEC: debe de acompaarse la traduccin del documento por quien lohubiese presentado o, en caso, de impugnarse y resultar ser sustancialmente idntica a lapresentada, por quien la solicit.

Las anotaciones contables deben ser hechas expresando los valores en la unidad del sistema

monetario nacional; ello debe de limitarse a los libros obligatorios a mi juicio -no obstante el tenor delart. 29 del Cdigo de comercio: todos los libros.... y plantea, como es notorio, delicados problemasen el caso de conversin de monedas extranjeras. Mas debe de quedar claro que la moneda esmedida de los valores que se inscriben, pero no constituye por s objeto de prestaciones o deobligaciones pecuniarias, debiendo pues de distinguirse entre obligaciones originariamentepecuniarias -obligaciones de valuta- y obligaciones que tienen por objeto bienes diversos del dinero(obligaciones de valor).

En suma, que la registracin contable requiere formalmente una base contable uniforme, que hoy noes exclusivamente el sistema de partida doble, y que se realice sobre un medio apto y medianteprocedimientos idneos.

B) Tradicionalmente se han fijado tambin unos llamados requisitos extrnsecos orientados agarantizar la autenticidad del documento contable -libro- y su conservacin (el encuadernado y elforrado de antao). Con ello se individualizaba el concreto elemento contable y se evitaban lasposibilidades de sustitucin o alteracin de las pginas (art. 27 del Cdigo de Comercio y 332 y 333Reglamento Registro Mercantil)

C) Se regula asimismo un orden formal de llevanza, conocido tradicionalmente como requisitosintrnsecos y que en realidad viene a ser el reconocimiento de lo que originariamente han sido y sonunas reglas contables. En tal sentido, se dispone que todos los libros y documentos contables deben

ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad, por orden de fechas, sinespacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras (art. 29 Cdigo de comercio). Lanormativa debe de ser interpretada con criterios amplios, teniendo en cuenta que las modernastcnicas de llevanza no se corresponden con el debido orden, pero sin llegar a la conclusincontraria de que son estas tcnicas las que se imponen al espritu del Cdigo de comercio.

D) Los errores u omisiones padecidos en las anotaciones contables, debern salvarseinmediatamente que se adviertan (art. 29 Cdigo de comercio). Se trata del fenmeno de larectificacin, que consiste en una nueva declaracin de verdad opuesta total o parcialmente a larectificada (o nueva, en el caso de omisiones) con el fin de lograr la adecuacin de la contabilidad ala realidad.

Los errores a rectificar presentan una variada casustica, debiendo de tratarse de erroresinvoluntarios y materiales o de hecho. Los errores voluntarios conducen el problema a la temtica delas falsedades, mientras que por error de hecho debe de entenderse la divergencia entre la realidad


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declarada y la realidad efectiva y no la divergencia entre la declaracin y la voluntad de declarar. Encuanto a los errores de derecho, su rectificacin requerir particularmente la motivacin.

La rectificacin comporta desde el ngulo formal la prctica de nuevos asientos (como la rectificacinde la omisin). Ello requiere la posibilidad de hacerlos o, mejor dicho, que se efectenen tiempo, que si de un lado es una vez conocido el error, del otro exige que se tenga ladisponibilidad de rectificar los asientos; ello no ser posible cuando stos (as, partidas del balance)sean fruto de la intervencin de varios rganos (administradores, auditores, Junta general) sin el

concurso de todos ellos o cuando los libros hayan sido depositados (en razn del deber deconservacin).

Lugar

El Cdigo de comercio no establece directamente el lugar de llevanza; ms el art. 33 fija como lugarde la comunicacin y exhibicin el establecimiento del comerciante; tambin el art. 27 para lalegalizacin determina el Registro Mercantil ante el que deben presentarse los libros, el del lugar deldomicilio del empresario (en el mismo sentido, arts. 17 y 329 del Reglamento del Registro Mercantil).

El problema es, pues, si estos preceptos establecen indirectamente el lugar de llevanza, a lo queconsidero debe de responderse negativamente, pues hay libertad al respecto. Existe en cambio lapresuncin -de la que parte la propia normativa- de que la contabilidad se lleva en elestablecimiento.

La nocin de establecimiento es de raigambre francesa cuyo Cdigo civil consagrando antiguadoctrina define el domicilio como el lugar en que cualquier francs tiene su principalestablecimiento Ante la.

existencia pues de varias residencias se fija un domicilium bonorum , pudiendo decirse que el actode establecerse lleva consigo la fijacin del domicilio del comerciante, al que se atribuyen

determinadas consecuencias jurdicas. Mas como ya hizo notar la doctrina francesa cabe distinguirentre lugar de direccin y lugar de explotacin, al igual que cabe contemplar la existencia de uncomerciante con varios negocios distintos, cada uno en su establecimiento, o la existencia de unestablecimiento principal y otros secundarios (sucursales, agencias y delegaciones).

Por otro lado, nuestro ordenamiento mercantil no desconoce el trmino domicilio que se haequiparado a establecimiento en el caso de empresario individual, que en el caso de empresariosocial ha de ser nico y determinado, a elegir entre el lugar en que se halle el centro de su efectivaadministracin y direccin, o en el que radique su principal establecimiento o explotacin (art. 6 LSA)y que a efectos procesales se ha considerado el que aparezca en Registro oficial o en publicacionesde Colegios profesionales, cuando se tratare de empresas y otras entidades o de personas que

ejerzan profesin por la que deban colegiarse obligatoriamente (art. 155 LEC).

Dada esta pluralidad de situaciones posibles, estimo acertada la doctrina que entiende que eltrmino establecimiento se utiliza en este lugar en el sentido de base fsica de la empresa, es decir,de asiento estable de la misma, como centro de sus operaciones, en donde se hallan dispuestas lascosas y los hombres, los bienes y el personal para la negociaciny ms en concreto, si esindependiente, en el lugar que est efectivamente centralizada la gestin administrativa y ladireccin de los negocios .

En el anterior sentido, establecimiento no coincide con domicilio general -voluntario o legal- sino quecoexisten ambos. El establecimiento es entonces un domicilio especial, limitado a ciertos asuntos -los mercantiles y en nuestro caso el lugar de llevanza- y al que atiende el legislador en razn a lagaranta de la actividad y de terceros. De aqu que recaiga sobre el comunicante o exhibente lacarga de facilitar en su establecimiento la comunicacin o exhibicin, evitando molestias alrequirente de la exhibicin, sobre el que por el contrario no pesa carga alguna de buscar el sitioefectivo de llevanza o conservacin, bastndole con designar el establecimiento.


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En este sentido, la Ley de Enjuiciamiento Civil (art. 327) al regular como medio de prueba los librosde los comerciantes, remite a las leyes mercantiles para su prctica; no obstante, el Tribunal demanera motivada y con carcter excepcional y siempre que se especifiquen los asientos que debenser examinados, podr reclamar que se presenten ante l los libros o su soporte informtico.

Tiempo. Apertura y cierre de libros

A) No ha preocupado, en general, a las legislaciones ni a la doctrina la determinacin del inicio de la

llevanza de la contabilidad, cuestin en la que se da cita toda la problemtica existente con respectoa la adquisicin del estado de empresario, favorecida en su solucin y a nuestros fines por lapresuncin del artculo 3 del Cdigo de comercio.

En su virtud, cabe decir que el deber de llevanza es correlativo a la adquisicin de la condicin deempresario; pero ello no obsta a que surjan problemas de delimitacin frente a los llamados actospreparatorios - puede haber ciertas operaciones con relacin a elementos dispuestos, pero sin llegara constituir empresa-, que han interesado desde la perspectiva de las sociedades en constitucinyde las sociedades en proyecto

Aun as, la aplicacin a stas, en ltima instancia, del rgimen de las sociedades irregulares (y porremisin, de las colectivas) permite situar el inicio de la llevanza de la contabilidad en el inicio de lasoperaciones. Cuando no haya tal inicio (y ha de tenerse en cuenta que las operaciones pueden serorganizativas, en cuyo caso las considero inherentes al ejercicio de la empresa) o la sociedad hayasido constituida bajo condicin suspensiva, no resulta necesaria la apertura de libros o de lacontabilidad.

La transformacin de la sociedad, no requiere la apertura de nuevos libros, como tampoco lo exige lafusin por absorcin (que s exigir el cierre de la contabilidad de la absorbida). En cambio esexigible cuando la fusin d lugar a la creacin de una nueva sociedad.

B) La exigencia de llevanza finaliza con la cesacin de la empresa.

Si impreciso resultaba el inicio, lo mismo sucede a la hora de determinar esta cesacin, pues no seidentifica con la apertura de liquidacin ni con su clausura. Normalmente, coincidir con la cesacinde la actividad productiva (aunque queden operaciones pendientes). De aqu que el trmino disolucin de sociedades que utiliza el Cdigo de comercio (art. 30.2) debe de ser entendido en elsentido de extincin dado que la exigencia de llevanza subsiste durante todo el perodo deliquidacin (art. 272 LSA). En el caso de prrroga o reactivacin, el deber permanece, como tambinsi expirado el trmino fijado en los estatutos, la sociedad contina su actividad.

C) La apertura, como la expiracin o cese, de la llevanza de la contabilidad, es un acto de ordinaria

administracin, al que se vinculan particulares efectos, junto al genrico de dar cumplimiento deldeber legal establecido en los arts. 25 y siguientes del Cdigo de comercio.

Legalizacin

A) La legalizacin constituye un acto que tiene por objeto la adveracin o identificacin material delos libros en blanco a utilizar por el empresario para asiento de sus operaciones (y actas) o de losestados y libros ya formados, contra el posible riesgo de desmembracin de su estructura osustitucin de las hojas. Se trata, pues, de un acto de intervencin administrativa y documentacinpblica en el trfico mercantil, de carcter cautelar (limitado a la incolumidad extrnseca o material) y

de autenticacin externa, no de fondo, en el sentido de que se acredita la existencia del medio y suestado (en blanco o ya utilizado), pero no la veracidad de su contenido. La legalizacin se refiere a laautenticidad del documento, pero no a su valor probatorio intrnseco.


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La legalizacin de los libros obligatorios da lugar al cumplimiento del deber de llevanza, evitando aslas posibles sanciones y prdida de beneficios que se derivan de la falta de contabilidad.

B) El rgimen jurdico vigente de la legalizacin de los libros de los empresarios (art. 27 Cdigo decomercio y 329 a 337 Reglamento Registro Mercantil), que podrn llevarse por medios informticos,de acuerdo con lo que se disponga reglamentariamente, expuesto de modo sucinto, puede decirseas:

a) Sujetos. La legalizacin se halla atribuida al Registro Mercantil del domicilio del empresario. Encaso de cambio de domicilio tendr pleno valor la legalizacin efectuada por el Registro de origen.Todos los Registros llevarn un libro de legalizaciones (en el que se abrir una hoja para cadaempresario en la que se harn constar, entre otros, los datos de presentacin, la clase de libroslegalizados -art. 27 RRM-).

Las sucursales que disponen de libros propios, podrn legalizarlos en el Registro Mercantil de sudomicilio.

Peticionario de la legalizacin puede ser el propio empresario, representante legal o personaapoderado.

b) Objeto. Comprende necesariamente los libros obligatorios que deben llevar los empresarios; noobstante, tambin podrn ser legalizados por el Registro Mercantil, los libros de detalle del LibroDiario y cualesquiera otros que se lleven por los empresarios en el mbito de su actividad.

Tambin es de aplicacin el rgimen de legalizacin al libro registro de acciones nominativas en lassociedades annimas y en comandita por acciones y al libro registro de socios en las sociedades deresponsabilidad limitada

c) Formas de legalizacin. Los libros obligatorios pueden presentarse a legalizacin de dos formasdistintas:

- Legalizacin a priori: Hojas encuadernadas o mviles antes de ser utilizadas, que debern estarcompletamente en blanco y sus folios numerados correlativamente.

- Legalizacin a posteriori: Hojas encuadernadas con posterioridad a la realizacin en ellas deasientos y anotaciones por cualquier procedimiento idneo, requiere que la encuadernacin nopermita la sustitucin de los folios y deben tener el primer folio en blanco y los dems numeradoscorrelativamente y por el orden cronolgico que corresponda a los asientos y anotacionespracticados en ellas. Si existieren espacios en blanco deben ser anulados.

Este sistema en ningn caso es aplicable al libro de actas que deber presentarse a legalizacinnecesariamente antes de su utilizacin (art. 106 RRM).

Ambas formas son compatibles dentro de un entero conjunto contable. La legalizacin a prioricaracteriza y cualifica al medio libro- que no ha sido utilizado; la legalizacin a posteriori, dejaconstancia del estado del medio libro- previamente utilizado.

En cuanto al soporte material de la contabilidad, sabido es que la empresa podr llevar libroscontables (el libro Diario/Diario simplificado y el Inventario/cuentas anuales) en soporte papel o ensoporte informtico. El criterio que parece abrirse y que, en todo caso, debe de ser consultado con elcorrespondiente Registro Mercantil, es el que sigue: por razones de seguridad jurdica y para que

pueda en su caso suministrarse la prueba contable en juicio con los efectos probatorios propios, esnecesario que la sociedad proceda al cumplimiento del deber de legalizacin de cuentas en la formausual, que admite tres variantes: legalizacin previa del libro en soporte papel, legalizacin delfichero informtico del libro en disquete y remisin telemtica del fichero para su legalizacin con usode firma electrnica.


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c) Tiempo. La legalizacin priori debe efectuarse antes de la utilizacin de los libros, sin que quepapues la legalizacin posterioridel libro en el que se han efectuado anotaciones manuales y quetenga inicialmente tal condicin.

La legalizacin a posteriori se prescribe que se efectuar que transcurran los cuatro mesessiguientes a la fecha de cierre del ejercicio Si se presentar fuera del plazo legal, el Registrador lohar constar en la diligencia del Libro.

d) Forma. La solicitud de la legalizacin de los libros debe efectuarse mediante instancia porduplicado que se dirige al Registrador Mercantil competente junto con los libros que se pretendenlegalizar. En dicha instancia han de constar los datos de identificacin del empresario individual,sociedad o entidad, la relacin de los libros cuya legalizacin se solicita (detallando si se trata delibros en blanco, si se han formado una vez anotados, el nmero de folios u hojas), la fecha deapertura y, en su caso, de cierre, de los ltimos libros legalizados de la misma clase de aquellos delos que se solicita la legalizacin.

Es requisito previo para poder solicitar la legalizacin de los libros que los sujetos sometidos ainscripcin obligatoria en el Registro Mercantil se hallen inscritos. En caso contrario sus libros nosern legalizados hasta que la inscripcin se practique.

La legalizacin se llevar a cabo mediante diligencia en el primer folio de cada libro, con constanciade la identificacin del empresario (datos registrales), clase de libro, nmero que le correspondedentro de los de la misma clase legalizados y el nmero de folios que contiene, as como del sistemay contenido del sellado. El sello del Registro figurar en todas y cada una de las hojas del libro. Seadmite cualquier procedimiento de sellado siempre que garantice la autenticidad de la legalizacin(por ejemplo, el sistema de perforacin mecnica de los folios).

Efectuada la legalizacin, en un plazo de quince das desde la solicitud, los libros legalizados sedevolvern al solicitante, junto con un ejemplar de la instancia de solicitud. Si los libros no fuesenretirados en un plazo de tres meses, el Registrador puede remitirlos al domicilio que figure en lainstancia, corriendo el empresario con los gastos.

El deber de conservacin

La conservacin de los libros y documentos contables constituye una exigencia presente en losdiversos ordenamientos, que puede explicarse como una consecuencia lgica del deber dellevanzay ponerse en relacin con los plazos de caducidad y prescripcin de acciones.

Su rgimen jurdico se halla contenido en el artculo 30 del Cdigo de comercio y puede delimitarsedel siguiente modo:

a) En orden a los sujetos obligados, son los mismos que los responsables de la llevanza, es decir,que el deber recae sobre el propio empresario, el factor y tratndose de sociedades sobre losencargados de la gestin social. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no leexime del deber prescribe el artculo 30, precepto ste que a mi juicio no contempla la hiptesis detransmisin del establecimiento inter-vivos.

Fallecido el empresario, el deber recaer sobre sus herederos

(testamentarios o ab intestato), al igual que si se produce la declaracin de fallecimiento. En talescasos, mientras no existe problema cuando se est ante un solo heredero, por el contrario, siconcurren varios, caben fundamentalmente dos soluciones: 1) si se transmite el establecimiento auno o varios herederos, en base al art. 1056 del Cdigo civil o por el resultado de la particin, astos compete la conservacin de los libros y documentos, como elementos anexos alestablecimiento; 2) si no hay esa transmisin singular cabra inspirarse en la frmula del art. 1066


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del Cdigo civil, es decir, la documentacin quedara en poder de quien tuviese mayor participacinen la empresa, viniendo obligado a facilitarla a los dems.

Ms dudoso es el caso del legado de empresa. Parece claro que en principio y salvo voluntadcontraria del testador, las deudas nacidas de la empresa o derivadas de ella pasan al heredero oherederos, razn por la que stos tendrn inters en la documentacin contable. Mas tambin lotendr el legatario si se entiende que pasan a l los contratos pendientes de ejecucin. De aqu queconsidere que en cada caso se debern de examinar los intereses en juego prevalentes, sin perjuicio

del deber de colaboracin que cabe predicar entre herederos y legatarios.

En el caso de enajenacin del establecimiento individualmente o formando parte del patrimoniohereditario -es decir, que el enajenante es heredero y los bienes pertenecen o han pertenecido alcaudal hereditario- se seguir el rgimen normal.

Por lo que a las sociedades se refiere, interesa advertir que en el caso de fusin por absorcin o por creacin de una nueva sociedad recae, sobre la sociedad absorbente o creada el deber deconservacin de la contabilidad de la sociedad o sociedades extinguidas. caso de disolucin desociedades, sern sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido , en materia deconservacin, deber que a mi juicio subsiste por todo el tiempo que dura el proceso de liquidacin y

que se extingue una vez se depositan los libros y dems documentos contables, en la forma quems abajo se dir.

b) El deber de conservacin comprende libros, correspondencia, documentos y justificantesconcernientes a su negocio, debidamente ordenados .

Una interpretacin literal basada en que la norma relaciona el tiempo de conservacin con el ltimoasiento realizado en los libros (salvo disposiciones generales o especiales), puede permitir defenderun criterio restrictivo -aunque suficiente para nuestra materia- limitando el mbito de la exigencia a ladocumentacin contable, es decir, la que da lugar directamente a reflejo contable: se conservaranas los libros, fichas, justificantes y cualquier otro instrumento que haya permitido cumplir el deber dellevanza. Pero el mbito de la norma es ms amplio y alcanza a la conservacin de ladocumentacin en general de la actividad de la empresa.

El deber de conservacin nace con el cierre o clausura (incluso por desuso) de los libros, es decir, con el ltimo asiento Mientras ste no se produce, estamos ante el rgimen del deber de llevanzapropiamente dicho.

Por ltimo, ante el problema, que divide a la doctrina, de si el deber de conservacin alcanza a loslibros reputados obligatorios o tambin a los facultativos, entiendo que al hallarse relacionado eldeber de conservacin con el deber de llevanza propiamente dicho, cabe exigir la conservacin de

los libros y documentos obligatorios y de los necesarios, incluyendo en stos a los complementarios.

c) El lugar de conservacin compete al empresario, sus herederos o a los dirigentes sociales,presumindose en principio a efectos de prueba que se hallan en el establecimiento. En el caso desociedades liquidadas el depsito se efectuar en el lugar que los liquidadores designen (para elcaso de las sociedades annimas, el art. 278 LSA, establece que se depositarn en el RegistroMercantil).

d) En orden al tiempo a conservar se fija en seis aos. A este perodo de conservacin cabe hacerlas siguientes puntualizaciones:

1) puede impedir , en ocasiones, la prueba de la conservacin de los derechos dada la existencia deplazos de prescripcin ms amplios y en razn a la misma duracin de los litigios; lo que se agravacon la prctica de libros contables de pequeas dimensiones (de cada ejercicio);


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2) que la verificacin de las cuentas puede exigir en ocasiones comprobar documentacin antigua(as, con referencia a bienes que figuran en el balance);

3) que si faltan los libros no se puede probar la fecha del (ltimo) asiento a partir del que se cuenta elperodo; y

4) la existencia de una normativa particular sobre el tiempo de conservacin.

Por todo ello, no parece aventurado exigir en esta materia una particular diligencia y desde luego, envirtud de los principios que rigen el proceso, exigir que durante ste, aun transcurridos los seis aos,se conserven los libros y documentos que tengan relacin con el litigio; en cambio no me parece quese pueda exigir la conservacin ante la posibilidad de un crdito litigioso.

Para el inicio del perodo de conservacin el derecho vigente toma tan slo en consideracin a loslibros y ms en concreto al ltimo asiento realizado en ellos; para la correspondencia y otradocumentacin que no tenga reflejo contable falta pues el punto de partida. En este sentido, hubierasido conveniente una norma fijando el inicio del plazo en el fin del ao civil en que la carta odocumento se expide o recibe.

e) Deben de conservarse normalmente los documentos contables originales. La conservacin debede hacerse con la debida diligencia (debidamente ordenados).

Por lo dems, se trata de una obligacin de resultado y no de medios.

f) La conservacin produce fundamentalmente efectos en materia probatoria. Mientras se conserva -aunque haya transcurrido el perodo legal de seis aos- existe el deber de facilitar la comunicacin yexhibicin en los casos en que procedan.

vii. el cumplimiento del deber de contabilidad_requisitos formales de llevanza

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