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Vent’anni di corsi a Bressanone
ESRF: una facility al servizio della ricerca
XX Corso
Dott. Fabio Comin
European Synchrotron Radiation Facility
Bressanone (Bz), 19-22 maggio 2009
21 Maggio 2009 Scuola di formazione EPR Bressanone fabio comin
ESRF: una facility al servizio della ricercaLe facilities come hub del sistema ricerca
Fabio Comin
Per ulteriori informazioni:
Bressanone 19-22 maggio 2009 scuola di formazione EPR fabio comin
Facility Europea di Luce di SincrotroneGrenoble, Francia
E’ anche Italia!Alcuni elementi…
Ente fra il privato ed il pubblico
Necessita di managers e di leader
Motivazione/Riqualificazione
Valutazione/Indicatori
Trasparenza e visibilità
Dinamica della organizzazione
Per riflettere i cambiamenti societali
..che rimettono al centro l’uomo
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Agenda
ESRF struttura, missione, contesto Io: Fabio Comin Governance e meccanismi operazionali Le nuove challenge, PM, concetto qualita’ La valutazione degli EPR in Francia e…
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Cooperazione fra Cooperazione fra 19 19 PaesiPaesi
ESRF é una societa’ di diritto civilefinanziata da 19 paesi
Budget annuale : 80 MEuro.
France 27,5 %Germany 25,5 %Italy 15 %United Kingdom 14 %Spain 4 %Switzerland 4 %Benesync (Belgium, Pays-Bas) 6 %Nordsync (Denmark, Finland, Norway, Sweden) 4 %Scientific partners :Portugal 1 %Israel 1 %Austria 1 %Poland 1 %Centralsync 1,05 %(Czech Republic, Hungary, Slovakia)
• Staff: 600 da 30 paesi differenti250 ingegneri e ricercatori
185 tecnici
40 post doc
30 studenti PhD (maggioranza di Italiani)
75 Personale amministrativo e Direttori
20 Finaziamenti esterni (EU etc)
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50 stazioni di ricerca dedicate ed indipendenti
Funzionamento 24h/24 7j/7
Disponibilitá 2008: 98.4%
(MTBF) Tempo medio fra due guasti macchina: 64 h
Affidabilitá in continuo miglioramento grazie ad unprogramma di sviluppo adeguato
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Proposals WorkflowProposals Workflow
ESRF UsersESRF UsersReviewReviewCommitteesCommittees
BeamlineBeamlineScientistsScientists
SafetySafetyGroupGroup
Experiment ReportForm
……………………………...
………………………………………………………………....
Application for BeamTime
……………………………...
User & TravelUser & TravelOfficesOffices
PROPOSALSPROPOSALS
REPORTSREPORTS
EXPERIMENTSEXPERIMENTS
PUBLICATIONSPUBLICATIONS
REVIEWINGREVIEWING
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Statistiche Macchina 2007-2008
RUN NUMBER TOTAL 2007 2008-01 2008-02 2008-03 2008-04 TOTAL 2008
IN PROGRESS
Start 15/01/2008 04/04/2008 06/06/2008 22/08/2008
End 26/03/2008 28/05/2008 30/07/2008 as of 08/09/2008
Total number of shifts 845 213 162 162 693,0
Number of USM shifts 681,96 165,0 130 132,0 39,0 466,00
Beam available for users (h) 5291,4 1292,5 1003,0 1021,2 307,1 3623,7
Availability 97,82% 98,81% 97,59% 97,50% 99,55% 98,16%Dead time for failures 2,2% 1,2% 2,4% 2,5% 0,45% 1,8%
Dead time for refills 0,83% 0,9% 1,2% 0,8% 1,1% 0,96%
Average intensity (mA) 138,4 131 144 183 70 144,1
Number of failures 96 20 17 21 1 59,0
Mean time between failures (h) 56,8 66,0 61,2 50,3 312,0 63,2
Mean duration of a failure (h) 1,24 0,8 1,5 1,3 1,4 1,16
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0
200
400
600
800
1000
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Nu
mb
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2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008
Year
TOTAL ESRF AUTHOR NO ESRF AUTHOR
ESRF: Pubblicazioni (Ref.)
S.Rio, ESRF/ILL library, 6/10/08
INCOMPLETESTATISTICS1511
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Fabio Comin
• Roma La Sapienza 1973• Universitá di Venezia, Pavia, Roma• Frascati LNF (PULS/CNR)• Bell Labs• Frascati (ISM/CNR)• ESRF Grenoble 1987
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Experienza ad ESRF
• Gruppo di Surface Science• Progettazione e messa in opera di 3 beamlines, una su fondi industriali (STM)• Ultimi 12 anni Head of TBS (Technical Beamline Support group: ~100 persone)• 2007: il cambiamento• Attualmente:• Consigliere Scientifico dei Direttori di Ricerca• Chairman del Project Managment Office (PMO)• Grenoble Management School; Agilita’ delle Organizzazioni
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La missione dell’ESRF (1988)
• Progettare, costruire ed operare ~30 beamline e supportarne l’uso
• Perseguire un programma di continuo sviluppo delle beamline e relativa strumentazione
• Perseguire un vigoroso programma di sviluppo strumentale e sostenere la ricerca in house
………
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Caratteristiche
• Ambiente altamente internazionalizzato (ricchezza e problemi)• Alto turnover di ricercatori, studenti, direttori• Necessita’ di far coesistere personalita’ differenti (managers e
leaders, ingegneri e ricercatori, personale permanente e acontratto)
21 Maggio 2009 Scuola di formazione EPR Bressanone fabio comin
Informazione, Feedback, Valutazione,Dinamica (evoluzione dei modelli)
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Organi di Governance e Valutazione
• Council (Consiglio di Amministrazione)• SAC, Scientific Advisory Committee• AFC, Administrative and Finance Committee
• BTAP, BeamTime Allocation Panels• BLRC, Beamline Review Committees
• Audit Esterni chiamati da Enti nazionali (STFC, AERES,….)• Audit Esterni chiamati da ESRF (l’ultimo in 2005 sul Personale)• Studi indipendenti di sociologia (3 studi, 1 PhD, un libro)
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CouncilC.M. Bertoni Uni MoProf. G.Ruocco Uni RmProf. L. Palumbo Uni RmE.Narducci CNR/INFM
AFCDanilo Imperatore Antonucci CNR / INFMRaffaella BEROLDO CNR / INFMPiergiulio AVANZINI Area della Ricerca de Genova
SACMartino BolognesiCaterina PetrilloGiorgio Rossi
Rappresentanti per l’Italia
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Comunicazione a ESRF
• Management della comunicazione interna• Istituzionali: Interviste Annuali, Job description• Gestione delle promozioni e dei premi (80%, 30%, 25%)• Comité Entreprise/Commissione carriera/ Commissione I/S• Training generalizzati su comunicazione, management h e V• Comunicazione formale: Intranet, flash,• Informali: bar, blogs, canali indiretti
• Management della comunicazione esterna• Visite guidate 1500 p/y, open days 2d/3y; 2000p, mini-musei,• Users: il miglior veicolo di comunicazione, la ESRF UO• ESRF Newsletter…
• Management della comunicazione fra giovani scientists• Hercules, stages, summer jobs, young scientists, etc.
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Meccanismi di dinamica interna
• Formazione continua• Training su comunicazione, management per progetto• GPEC Gestione del Personale e delle Competenze > Mobilità interna• Science Day• Student day• Welcome day• Seminari del martedì• Caffé del venerdì• ESRF fun day• CE• ….
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Come equilibrare flessibilita’ e standardizzazione?
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BL1 BL
2
BL3
BL4
BL5
BL6
BL7
BLn
Gruppi Supporto
BL c
orre
spon
dant
BL c
orre
spon
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BL c
orre
spon
dant
BL c
orre
spon
dant
Come equilibrare flessibilita’ e standardizzazione?
Operations
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Le nuove sfide: l’Upgrade
Un ambizioso programma di sviluppoda conseguire in parallelo alle
operazioni (176 M€)
New better science
21 Maggio 2009 Scuola di formazione EPR Bressanone fabio comin
Organisational Structure up to April 30th
TBSOptics
Mech EngSoftwareEng
21 Maggio 2009 Scuola di formazione EPR Bressanone fabio comin
A New Division:Instrumentation Services and Development Division
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Gerarchia ESRF
Task 1: Team Manager
Task 2: Team Manager
Task 3: Team Manager
Task N: Team Manager
Definire l’equipe progetto
Obiettivo é chiarire e limitare ruoli e missioni
Senior Supplier Executive UtilizzatoriSenior User
Project Manager
Project Management Office
21 Maggio 2009 Scuola di formazione EPR Bressanone fabio comin
ExecutiveSenior Supplier
Senior User
Prj Manager
CDR
ISDD BL SciDoR
BLOM
ExecutiveSenior Supplier
Senior User
Prj Manager
Cryocooler
ExecutiveSenior Supplier
Senior User
Prj Manager
Mirror
ISDD BL Sci BLOM or Eng
Optics
ExecutiveSenior Supplier
Senior User
Prj Manager
Monochromator
BL Sci
BL techn
Cinel M precision
BLOM or EngExecutive
Senior SupplierSenior User
Prj Manager
Diffractometer
BL SciHuber
BL techn
BL SciMirror support
ExecutiveSenior Supplier
Senior User
Prj Manager
EngBL techn
BL techn
Lin Zhang
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WorkingGroup
Member ProjectManager
DivisionChairmanAssistant
WorkingGroup
WorkingGroup
DeputyMember
Member ProjectManager
Division
Information flow
PCS/PCB PCS/PCB diagramma logicodiagramma logico
Project Coordination Service (PCS)
Project Coordination Board (PCB)
Deputy (Tools) Deputy(Admin)
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Obiettivi
1. Procedure uniformi e coerenti attraverso tutta ESRF
2. Documentazione trasparente e chiara delle motivazioni e dello status
3. Trasparenza totale del processo
4. Obiettivi, milestone, deliverable, tempi e budget ben definiti
5. Goal: perpetuare nel tempo l’efficacita’ di ESRF
6. 6. Guardare ad una strategia di qualita’
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Qualità, come?
Sulla base dell’ esperienza tecnica, scientifica ed organizzativaaccumulata ad ESRF
Costruire
Un’azione volta a garantire la perennità e l’efficienza di ESRF.
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Un’azione per la qualità
Istituire un processo di continuo miglioramento checoinvolga tutti gli attori ESRF
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AERES: Agenzia di Valutazione della Ricerca edell’Insegnamento Superiore
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Valutazione
• Trasparenza, competenza, indipendenza• Istituzioni di ricerca (CNRS, ESRF, SOLEIL, Universita, Grands Ecoles..)• Gruppi di ricerca• Scuole dottorali
• Consultazione preliminare• Autoevaluazione• Visita in loco• Feedback sistematico• TUTTI GLI ATTI, I CV DEI VALUTATORI E LE VALUTAZIONI SU WEB
• Verso un impegno per la qualità:• Nelle risposte alle attese di Enti Finanziatori, Istituzioni, Scuole, Personale• Nell’ efficienza della sua organizzazione• Nel miglioramento costante del sistema di valutazione