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ICO-01_M2AA1L1_Hoja Versión: Diciembre 2012 Revisor: Héctor Hugo Luna Miranda

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Uso de la hoja de cálculo: tus primeros pasos

Por Héctor Hugo Luna Miranda

Al terminar esta lectura podrás:

1. Identificar con facilidad las partes de un programa de hojas de cálculo. 2. Navegar por las celdas de las hojas de cálculo sin problemas. 3. Manipular las filas y columnas. 4. Escribir y dar formato al texto de las celdas. 5. Navegar y manipular las hojas de un libro en programa de hojas de cálculo.

¿Qué es y para qué sirve una hoja de cálculo? Es un programa que permite trabajar con datos alfanuméricos (letras y números), organizados en filas y columnas. Éstos facilitan realizar operaciones aritméticas por medio de fórmulas y funciones propias del programa. Las hojas de cálculo cuentan con una característica extra que es la posibilidad de graficar los datos y su resultado. Las hojas de cálculo nacieron para atender la necesidad de realizar operaciones financieras de forma rápida y automatizada en las grandes empresas, aunque éste no es el único uso que se puede dar a las hojas de cálculo. Gracias a su enorme versatilidad éstas pueden utilizarse en diferentes ámbitos como las escuelas (para las listas de alumnos y sus calificaciones), el sector salud (para el registro del historial de los pacientes), entre otros. En la actualidad existe una gran variedad de programas que permiten el manejo de hojas de cálculo, entre los más populares y completos podemos encontrar:

Microsoft Excel: pertenece a la suite de Microsoft Office y funciona en Windows solamente. Puedes consultar detalles sobre el programa en la siguiente dirección: http://office.microsoft.com/es-mx/

OpenOffice Calc: Pertenece a la suite de OpenOffice y Funciona en Windows, Mac y Linux. Este programa es gratuito y puedes descargarlo en el siguiente enlace: http://es.openoffice.org/

Mac Numbers: Pertenece a la suite iWork y Funciona en Mac OS solamente. Puedes consultar detalles del programa y descargarlo en el siguiente enlace: http://www.apple.com/mx/iwork/numbers/

A pesar de que existe una gran variedad de programas y versiones de los mismos, todos comparten las mismas características y funciones, por tal motivo no debe preocuparte cual estés utilizando. Lo que sí es importante es conocer, analizar y comprender cada una de ellas para que de esta forma puedas aplicarlas sin importar el programa o versión que estés utilizando.

A partir de ahora vas a trabajar con el programa de hoja de cálculo, así que localiza el que tienes instalado en tu computadora.

http://office.microsoft.com/es-mx/

http://es.openoffice.org/

http://www.apple.com/mx/iwork/numbers/


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Observa las siguientes imágenes (íconos de los programas), seguramente te ayudarán a localizarlo. Recuerda que para tener acceso a los programas de tu equipo debes pulsar el botón de inicio:

Figura 1. Íconos para la hoja de cálculo: Excel, Calc y Numbers, respectivamente.

En esta lectura vas a trabajar con el programa de cálculo mediante un caso práctico. Sigue los pasos marcados y presta especial atención en los conceptos y funciones mostradas.

Caso práctico: Boleta de calificaciones A lo largo del presente caso práctico se pretende que desarrolles tu boleta de calificaciones, para una materia cualquiera (claro que después podrás aplicarla en tus materias). Comienza definiendo los datos que contendrá la boleta:

Nombre de la universidad

Nombre del alumno

Materia

Cuatrimestre

Tareas

Exámenes

Valor porcentual de las tareas

Valor porcentual de los exámenes

El caso práctico se divide en cuatro sencillas partes:

Los datos que se definen específicamente para este caso práctico son de ejemplo, después podrás utilizar los valores reales de alguna de tus materias. Por ahora te recomiendo trabajar con las tablas que

Parte 1

• Identificar las partes de un programa especializado en la creación de hojas de cálculo.

Parte 2

•Capturar los datos de identificación (portada del documento).

Parte 3

•Aprender a manipular las hojas de un libro del programa de hojas de cálculo. Aprender a manipular las hojas de un libro del programa de hojas de cálculo.

Parte 4

•Capturar los datos de la materia.


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se presentan a continuación. Tenlas siempre a la mano ya que trabajarás con ellas a lo largo de la lectura.

Tabla 1. Tareas y valores porcentuales.

Ahora realiza las acciones que se te piden en cada una de las cuatro partes de que consta este caso práctico.

Identificación de las secciones de un programa especializado en la creación de hojas de cálculo

Una vez que inicia el programa para creación de hojas de cálculo (Excel, Calc o Numbers) puedes observar que está compuesto por las siguientes secciones:

A. Barra de menú. B. Hoja de cálculo. C. Sección de selección de la hoja de trabajo.

Observa las figuras 2 y 3, que te ayudarán a identificar rápidamente cada parte del programa:


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Figura 2. Secciones de Excel.

Figura 3. Secciones de Calc.

A) Barra de menú


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La barra de menú de un programa especializado en la creación de hojas de cálculo es igual a la de cualquier programa de una suite de ofimática. El más próximo al que puedes hacer referencia es el procesador de textos. La barra de menú te da acceso a los comandos que se muestran en la lista 1:

1. Comunes para la manipulación de archivos

a. Guardar

b. Abrir

c. Imprimir 2. Comunes para dar formato al texto

a. Negritas

b. Cursivas o

c. Subrayado

d. Alineación de texto

e. Fuente del texto

f. Tamaño de la fuente 3. Comunes de edición

a. Copiar

b. Pegar

c. Deshacer

d. Rehacer Según el programa y la versión que estés utilizando para la creación de hojas de cálculo, los comandos mencionados arriba se encontrarán en distinta posición pero es seguro que tu programa los tiene. Te recomiendo localizarlos antes de continuar. Una forma fácil de hacerlo es por medio de los íconos. La barra de menú de tu programa puede verse como las que aparecen en las figuras 6 y 7.

Figura 4. Barra de menú de Excel.

Figura 5. Barra de menú de Calc.

Si fuiste observador, te percataste que el programa de creación de hojas de cálculo tiene más íconos (comandos) que un procesador de textos. Por ahora no te preocupes ya que no los necesitaras para esta lectura, pero muy pronto conocerás para qué sirve cada uno.

B) Hoja de cálculo


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Una parte fundamental del programa que estamos viendo es la hoja de cálculo.

Los documentos de los programas de hojas de cálculo se llaman libros y de manera predeterminada comienzan teniendo tres hojas de cálculo. No obstante, pueden tener las que tú necesites.

Cada hoja de cálculo está formada por dos secciones muy importantes:

1. La cuadrícula Está compuesta por un conjunto de columnas (letras verticales) y filas (números horizontales). A la intercesión de una columna con una fila se le llama celda y ésta se identifica por tener un nombre compuesto del nombre de la columna, seguido del nombre de la fila. Un ejemplo es: celda A5, esto quiere decir que la celda pertenece a la columna A y a la fila 5. Revisa las figuras 8 y 9, pues te ayudarán a comprender más la composición de una hoja de cálculo.

Figura 6. Celda (columna y fila).

Figura 7. Hoja de cálculo.

La celda activa es aquella sobre la que estás trabajando actualmente.

Para convertir una celda en celda activa basta con dar clic en la celda.

Observa que la celda activa está enmarcada en un recuadro negro.

2. Barra de fórmulas


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Se encuentra sobre el área de la cuadrícula. Muestra el nombre de la celda activa y el contenido de la celda. Observa la figura 10 para que la identifiques más fácilmente.

Figura 8. Barra de fórmulas.

C. Selección de hojas de trabajo

Esta sección permite manipular las hojas del libro. Las funciones que se realizan en esta parte son:

1. Modificar el nombre de la hoja. 2. Agregar una hoja al libro. 3. Eliminar una hoja. 4. Cambiar la posición de las hojas. 5. Moverse entre las hojas de trabajo.

Más adelante aprenderás a manejar las funciones de esta sección.

Figura 9. Selección de hojas de trabajo.

Parte 2. Capturar los datos de identificación (portada del documento)


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En este apartado se te enseñará a capturar tus datos de identificación en celdas. Observa la tabla 2. Para escribir dentro de una celda primero debes convertirla en activa (da clic sobre ella). Puedes escribir directamente sobre la celda o en la barra de fórmulas, específicamente en el área de edición de contenido de celda activa. Los datos y las celdas en donde debes capturarlos son los siguientes:

Dato Ejemplo (pon tus propios datos) Celda

Nombre de la universidad Universidad Virtual del Estado de Guanajuato B2 (Columna B, Fila 2)

Tu nombre completo Héctor Hugo Luna Miranda B4

Nombre completo de la materia Introducción a computación B6

El cuatrimestre que estás cursando Primer cuatrimestre B8

Nombre del ejercicios Mi primera práctica con Excel. B10

Tabla 10. Capturando datos en la hoja de cálculo.

• No te preocupes si el dato no cabe en la celda, después aprenderás cómo arreglarlo. • Cuida mucho la ortografía en todos los datos.

Después de capturar los datos, la hoja de cálculo debe verse como la imagen que aparece en la figura 12.

Figura 11. Datos de identificación (Apache, 2011).

Como puedes observar, todos los datos o la mayoría de ellos se salen de la celda que les corresponde y ocupan el lugar de otra. Seguramente te estás preguntando ¿qué puedes hacer para solucionar esta situación?


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Las filas y columnas de una hoja de cálculo cuentan con la facilidad de poder cambiar su tamaño. Las columnas se pueden hacer más anchas y más delgadas según lo necesites, las filas pueden ser más o menos altas según lo consideres conveniente. Observa la siguiente información, te ayudará a manipular el alto o ancho de una celda de una hoja de cálculo.

Cambiar el ancho de una columna

Opción 1. Autoajustar al contenido

1. Activa la celda a la que quieres cambiar el ancho. 2. Coloca el cursor en el límite del encabezado de la columna que pertenece a la celda. En el

ejemplo de la figura 13, se coloca el curso al final de la columna B, justo antes de iniciar la columna C.

3. Cuando el cursor cambie de forma, da doble clic.

Figura 12. Colocar cursor y dar doble clic.

Figura 13. Resultado de ajustar ancho de columna.


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Opción 2. Ajuste manual

1. Activa la celda a la que quieres cambiar el ancho. 2. Coloca el cursor en el límite del encabezado de la columna que pertenece a la celda. En el

ejemplo de la figura 15, se coloca el curso al final de la columna B, justo antes de iniciar la columna C.

3. Cuando el cursor cambie de forma, presiona el botón principal (botón izquierdo) del mouse (no lo sueltes) y arrastra a la izquierda o derecha para ajustar el ancho de la columna.

Figura 14. Ajuste de ancho manual.

Figura 15. Resultado de ajuste manual.


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Cambiar el alto de una fila

Opción 1. Autoajustar al contenido

1. Activa la celda a la que quieres cambiar el alto. 2. Coloca el cursor en el límite del encabezado de la fila que pertenece a la celda. En el ejemplo

de la figura 17 se coloca el curso al final de la fila 2, justo antes de iniciar la fila 3. 3. Cuando el cursor cambie de forma, da doble clic.

Figura 16. Colocar cursor y dar doble clic.

Figura 17. Resultado de ajustar alto de fila.

Opción 2. Ajuste manual

1. Activa la celda a la que quieres cambiar el ancho. 2. Coloca el cursor en el límite del encabezado de la fila que pertenece a la celda. En el ejemplo de

la figura 19, se coloca el curso al final de la fila 2, justo antes de iniciar la fila 3. 3. Cuando el cursor cambie de forma, presiona el botón principal (botón izquierdo) del mouse (no lo

sueltes) y arrastra hacia arriba o hacia abajo para ajustar el alto de la fila.


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Figura 18. Ajuste de alto de la fila.

Figura 20. Resultado de ajuste manual.

Ahora vas a dar una mejor vista a tu portada aplicando formato al contenido de una celda, tal como lo haces en un procesador de texto. Para aplicar formato a una celda primero debes convertirla en activa dando clic sobre ella. Dicho formato se desglosa en la tabla 3:

Celda Formato

B2 Tamaño de letra 14, en negrita y cursiva. El texto debe estar centrado

B4 Tamaño de letra 12, en negrita. El texto debe estar centrado

B6 Tamaño de letra 12. El texto debe estar centrado

B8 Tamaño de letra 12. El texto debe estar centrado

B10 Tamaño de letra 10 y cursiva. El texto debe estar alineado a la derecha

Tabla 3. Aplicando formato al texto de la celda.


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Después de aplicar el formato a cada celda, realiza los ajustes necesarios en cuanto a alto y ancho para que el contenido quede perfectamente ajustado dentro de la celda. Observa la figura 21. De esa forma debe quedar tu hoja de cálculo.

Figura 21. Datos de identificación 2.

Si quieres, puedes aplicar otros formatos al texto, como el color o el tipo de letra. Lo importante es que practiques lo que ya sabes hacer con los comandos de todos los programas de ofimática.

Parte 3. Aprender a manipular las hojas de un libro del programa de hojas de cálculo

Hasta este momento estabas trabajando sobre la primera hoja del libro del programa hojas de cálculo. A continuación aprenderás a manipularlas.

Antes de continuar, guarda tu documento. Te aconsejo que le pongas el nombre Uso de hojas de cálculo. Archívalo en un lugar que recuerdes y de fácil acceso, ya que más adelante lo necesitarás.

Una de las secciones de todo programa de manejo de hojas de cálculo es la hoja de trabajo. A continuación aprenderás a realizar las funciones que ésta permite desempeñar.

Manejo de la sección hojas de trabajo


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Para cambiar el nombre de una hoja de trabajo necesitas:

Colocar el cursor o puntero del mouse sobre el nombre de la hoja en la sección de hojas de trabajo.

Dar doble clic para que se active la opción de escritura.

Escribir el nuevo nombre de la hoja. Éste debe describir del contenido de la misma, por ejemplo, en este caso cambié el nombre de la Hoja 1 a Presentación.

Pon atención en las figuras 22 y 23 donde se muestra el proceso para cambiar el nombre de una hoja. Según el programa de hojas de cálculo que tengas aparecerá la forma 1 o la forma 2.

Figura 22. Cambiar nombre a una hoja: forma 1.

Figura 23. Cambiar nombre a una hoja: forma 2.

Agregar una hoja al libro


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Para agregar una nueva hoja al libro necesitas dar clic en el espacio ubicado justo después de la última hoja del libro; al hacer clic, se crea la nueva hoja automáticamente. Algunos programas te pedirán que captures el nombre de la nueva hoja, otros simplemente la crean con un nombre genérico consecutivo, por ejemplo: hoja 4, hoja 5, etcétera.

Figura 24. Pasos para agregar una nueva hoja de cálculo.

Eliminar una hoja Para eliminar una hoja del libro, necesitas:

1. Colocar el cursor en la hoja que vas a eliminar. 2. Presionar el botón secundario (derecho) del mouse. 3. Seleccionar la opción eliminar hoja o eliminar. Es posible que aparezca cualquiera de las dos

opciones.

Figura 25. Clic derecho en el nombre de la hoja.

Figura 26 Eliminar: opción 1 (en Excel).

Figura 27. Eliminar: opción 2 (en Calc).

Moverse entre hojas de trabajo


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Este proceso es muy sencillo. Para desplazarte entre las hojas de trabajo, únicamente necesitas hacer clic sobre el nombre de la hoja que quieres visualizar o trabajar.

Figura 28. Cambiar de hoja.

Como puedes observar, cuando una hoja está activa, su nombre aparece en negrita indicando que estás trabajando sobre ella.

Cambiar la posición de las hojas

Para cambiar la posición de las hojas de trabajo (por ejemplo, pasar la Hoja 2 a la posición de la Hoja 1) es necesario:

1. Seleccionar la hoja que se va a mover dando un clic sobre el nombre, tal como lo haces cuando te vas a cambiar de hoja.

2. Presionar el botón principal del mouse (izquierdo) sobre el nombre de la hoja y arrastrar sin soltar hasta logar colocarla en la nueva posición.

3. Soltar el botón cuando la hoja se encuentre en la posición deseada.

Figura 29. Mover hoja.

Parte 4. Capturar los datos de la materia

En este paso vas a capturar los datos correspondientes a la materia, es decir, las tareas, exámenes y valores porcentuales.


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Si haces una recapitulación de lo visto hasta el momento, podrás notar que únicamente tienes una hoja con tus datos de identificación, a la cual ya le puedes cambiar el nombre, la puedes mover o eliminar. Para ello haz lo siguiente:

1. Cambia el nombre de la hoja donde están tus datos de identificación. Si observas, se llama hoja1, debes cambiar ese nombre a Presentación.

2. Cambia de hoja. La hoja 2 debe ser tu espacio de trabajo. 3. Cambia el nombre de la hoja 2 a Computación. 4. Elimina la hoja 3.

Ya que tienes la hoja Computación activa, coloca los datos de la materia como se presenta en la siguiente tabla:

Celda Dato o palabra a colocar Formato a aplicar

A1 Periodo Negrita

B1 Número de módulo Negrita

C1 Número de actividad Negrita

D1 Nombre de la tarea Negrita

E1 Modalidad Negrita

F1 Porcentaje Negrita

G1 Mi calificación Negrita

H1 Mi porcentaje Negrita

Tabla 4. Datos para encabezado de las columnas.

Recuerda que ya estás trabajando en la hoja 2 que tiene el nombre de Computación.

Al terminar esta parte, tu hoja de cálculo debe verse así:


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Figura 30. Apariencia de la segunda hoja de cálculo (en Calc).

Aplica lo que ya sabes y ajusta el tamaño de las columnas o filas según lo consideres necesario.

Ahora es momento de aplicar tus conocimientos y empezar a llenar tu hoja de cálculo con la información pertinente del primero periodo de evaluación, así mismo es relevante aplicarle el formato que se pide. A continuación en la tabla 6, se te muestran los datos y formatos que deberás poner en tu hoja de cálculo, así mismo se muestran las celdas en donde debe ir la información.

Celda Dato o palabra a colocar Formato a aplicar

A2 Primer periodo Cursiva

B3, B4 y B5 1 Normal



C3 1 Normal

C4 2 Normal

C5 3 Normal

C6 1 Normal

C7 2 Normal

C8 3 Normal

D3 Autocontrol de lectura Normal

D4 Dibuja tu casa Normal

D5 Los servicios de comunicación en

Internet Normal

D6 Himno nacional Normal

D7 Autobiografía Normal

D8 Primer examen parcial Normal

E3 a E8 Individual Normal

F3 a F5 10 Normal

F6 y F7 15 Normal

F8 40 Normal

G3 a G8 0 Normal

H3 a H8 0 Normal


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A10 Promedio del primer parcial Subrayado

A12 Segundo Periodo Cursiva

Tabla 5. Datos para el primer periodo parcial.

Una vez que termines de colocar los datos que se muestran en la tabla 6, dentro de archivo en la hoja Computación, es tiempo de que trabajes el documento por tu cuenta. Regresa a revisar la Tabla 1. Tareas y valores porcentuales pues te será de gran utilidad para seguir con el llenado de datos. Continúa llenado tu documento con la misma dinámica que se ha llevado hasta el momento y toma en cuentas las siguientes reglas:

1. Deja una fila en blanco entre cada fin e inicio de Periodo parcial. Como puedes notar, después de escribir el promedio del primer parcial en la celda A10, saltaste una fila para escribir Segundo periodo en A12, de esta manera la fila 11 queda totalmente vacía.

2. Llena los datos de las columnas Mi calificación y Mi porcentaje con 0. Haz lo mismo con los promedios.

3. Observa la figura 31 para que tomes la imagen que allí parece como referencia.

Figura 31. Ejemplo de llenado de calificaciones.

Si has llegado a este punto, terminaste con la lección Uso de la hoja de cálculo, tus primeros pasos. En este momento ya debes dominar perfectamente lo siguiente:

1. Identificar con facilidad las partes de un programa de hojas de cálculo. 2. Navegar por las celdas de las hojas de cálculo sin problemas. 3. Manipular las filas y las columnas. 4. Escribir y dar formato al texto de las celdas. 5. Navegar y manipular las hojas de un libro de un programa de hojas de cálculo.

Si aún no dominas a la perfección los puntos anteriores, vuelve a revisar la lección y sigue practicando.


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Guarda tu documento. Ya has terminado con esta lección pero continuarás trabajando con él.


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Bibliografía

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