Л.В. Калашникова265-151-902

«Профи»: обобщение опыта работы по обучению дополнительной рабочей профессии секретарь-референт.

В условиях становления современных рыночных отношений меняется не только характер экономической деятельности организаций, предприятий, но и методы управления ими. Быстро меняется экономическая ситуация, предприятия выживают только в том случае, если владеют информацией. Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Поэтому организации работы с информацией и с документами как ее носителями сегодня привлекает большое внимание.

Целью обучения дополнительной профессии «Секретарь-референт» является подготовка обучающихся по направлению квалифицированного применения персональных компьютеров по обеспечению и обслуживанию работы руководителя учреждения, организации, предприятия или их подразделений, адаптации к трудовой  деятельности  в условиях современного информационного общества.

Специфика труда выпускников по группе специальностей: Экономика и бухгалтерский учет, Право и организация социального обеспечения, Коммерция, Программное обеспечение ВТ и АС состоит в том, что документ для них является и результатом, и средством труда. Знание правил составления и оформления документов, основных принципов и этапов организации документационного обеспечения управления – непременная составляющая квалификации специалиста.

Целью данного проекта является обобщение опыта работы по обучению дополнительной профессии «Секретарь-референт». В проекте представлено учебное пособие «Секретарь-референт», главная цель которого – способствовать подготовке компетентного специалиста, которые должны научиться правилам составления документов, уметь составить необходимый документ, по структуре и оформлению полностью соответствующий требованиям законодательства; должны знать технологию основных этапов документационного обеспечения управления (ДОУ).

Предполагаемый материал представляет собой учебно-методическое обеспечение по дополнительной профессии «Секретарь-референт», в котором описаны теоретические и практические навыки работы в области ДОУ, информационных технологий, что является составным элементом общей информационной культуры современного молодого специалиста, служит основой для дальнейшего роста профессионального мастерства.  

Данный проект представляет интерес для руководителей, работников кадровой службы, секретарей-референтов и специалистов различного профиля, работающих с документами.

СОДЕРЖАНИЕ

Методическое обоснование проекта …………………………………………. 4

Содержание проекта …………………………………………………………… 6

Литература ……………………………………………………………………… 9

Приложение 1. Программа профессиональной подготовки секретаря-референта

Приложение 2. Профессиограмма «Секретарь-референт»

Приложение 3. Технология опыта через призму педагогических технологий, используемых в профессиональной подготовке «Секретаря–референта»

Приложение 4. Учебное пособие «Секретарь-референт»

Приложение 5. Инструкционные карты 1,2,3,4,5.

Приложение 6. Результативность опыта (статистика)

Приложение 7. Задание на прохождение практики

Приложение 8. Отчет о прохождении практики

Приложение 9. Буклет «Профессионалами не рождаются, профессионалами становятся»

Приложение 10. Удостоверение по присвоению рабочей профессии «Секретарь-референт»

МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБОСНОВАНИЕ ПРОЕКТА

«Любая деятельность есть процесс и результат»Б. Пастернак

Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало доверенное лицо. В России должность секретаря появляется в XVIII веке, сначала как должность личного секретаря императора (в Толковом словаре В.Даля определяем: «статс-секретарь», доверенный письмовод государя»). В первой четверти XVIII века секретарь становится должностным лицом учреждения, и в законодательных актах того времени очерчены сфера его деятельности и служебные обязанности (27 февраля 1720 года был подписан Генеральный регламент Петра I).

В настоящее время в словарях секретарь определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством».

Понятие секретарь сегодня достаточно сложное и имеет много градаций – от секретаря-помощника руководители, секретаря-референта, ученого секретаря, секретаря коллегии, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения до технического секретаря. Отсюда разнообразие их обязанностей и прав, различные требования к образованию, профессиональным навыкам (от специалиста с высшим образованием и ученой степенью до выпускника школы, окончившего секретарские курсы).

За последние годы профессия секретаря-референта претерпела существенные изменения. На секретаре зачастую сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь-референт должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, воплощающими решения и распоряжения в жизнь; между руководителем и его деловыми партнерами. Отвечая по телефону, организуя

приемы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами, секретарь всегда в гуще событий. Хороший секретарь может вдвое повысить результативность работы своего руководителя, плохой секретарь уменьшает ее наполовину.

 От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж фирмы. Такие его качества, как исполнительность, инициатива и высокий профессионализм помогут руководителю предприятия преодолевать производственные трудности и решать накопившиеся проблемы. В условиях жесткой конкуренции немногие руководители могут себе позволить выбирать секретаря только по внешним данным. Такие качества, как рост, возрасти и «количество печатных знаков в минуту», все больше уступают место образованности, интеллекту, коммуникабельности и стажу работы. Сегодня во всех развитых странах при подготовке секретарей особое внимание уделяют

расширению профессиональной эрудиции, кругозора, повышению способности решать разнообразные деловые задачи. 

С появлением персональных компьютеров на рабочем столе секретаря упростились процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска и хранения, однако возросла роль секретаря как организатора, диспетчера, консультанта, В связи с этим появились новые требования к личностным и профессиональным качествам секретаря-референта, появились вариации названия секретарской должности: ассистент, помощник по общим вопросам, представитель дирекции, офис-менеджер.

В профессии секретаря сочетаются два, на мой взгляд, противоречивых принципа: исполнительность и инициативность. Опытному, хорошо знающему свое дело секретарю, умеющему брать рутинную работу по обслуживанию управленческого труда, совмещение этих двух начал позволяет максимально рационализовать деятельность руководителя, освобождая его от огромного количества технических операций, непосредственно связанных с исполнением повседневных директорских обязанностей. Думаю, что настоящий секретарь должен быть "един в двух лицах" - и послушный исполнитель воли своего руководителя, и его активный помощник, как бы прокладывая путь к быстрейшему достижению конечных целей управления (приложение 4).

Трудно сегодня представить деятельность любого учреждения, предприятия, организации без секретаря. И действительно, секретарь - лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель. Первый, с кем встречается, начиная трудовой день, руководитель. Первый, кто отвечает на телефонные звонки. Поэтому, от поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы (приложение 8).

Секретарь должен быть всегда "в форме": тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения, уметь спокойно, без растерянности, резкости суеты и с достоинством решать

вопросы в рамках своей компетенции. И в то же время ему необходим дар чувствовать "нюансы" дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, "не видеть и не слышать" того, что не следует видеть и слышать. Секретарь на виду и в курсе многих дел.

Для меня профессия секретаря притягательна. Функции его разнообразны. Ряд из них нетрудно освоить за сравнительно короткий период времени. Курс представленный в данном проекте

содержит занятия, построенные в виде деловых игр, позволяют на практике отработать изученные теоретические основы организации службы секретариата(приложение 6). Обучающиеся создают собственные учебные фирмы с четко обоснованным выбором рода деятельности, вида формы собственности, атрибутов фирмы (эмблема, логотип), проектируют нормативно-правовые документы, разрабатывают бланки фирмы, приобретают умения

создавать различные виды организационно - распорядительной документации (приказы, акты протоколы и т.д.), отрабатывают циркуляцию документов внутри своей фирмы, а также  участвуют в документообороте с другой фирмой; анализируют деятельность фирмы и служб делопроизводства. Обучающиеся защищают свои проекты, затем  проекты реализуются  с применением оргтехники и компьютеров: подготавливаются документы предприятия в прикладных программах, работая совместно  со сканером и другой оргтехникой, ведется работа  с Интернет (приложение 7). Успешно освоившим программу выдается удостоверение на рабочую профессию «Секретарь – референт» (приложение 9).

Техническое обновление производства, совершенствование процессов труда требуют постоянного повышения знаний и умений всех категорий работников, включая секретарей.

Сегодня во всех развитых странах в подготовке секретарей произошел поворот к значительному расширению профессиональной эрудиции и кругозора, повышению способности самостоятельно решать различные задачи. Сама жизнь ориентирует предприятия и учреждения на подготовку секретарей-референтов, умеющих профессионально собирать и анализировать полезную для

бизнеса информацию. Будущее профессии секретаря, несомненно,

связано с владением электронной техникой, в том числе аудиовизуальной, множительной, вычислительной, компьютерной, иностранными языками, основами журналистики и рекламоведения, а так же методами этического самовоспитания, ибо, помимо высоких профессиональных качеств, в этой профессии личные играют на последнюю роль.

Целью данного проекта  является подготовка обучающихся по направлению квалифицированного применения персональных компьютеров по обеспечению и обслуживанию работы руководителя учреждения, организации, предприятия или их подразделений, адаптации к трудовой  деятельности  в условиях современного информационного общества.

Предполагаемый результат: Знание правил составления и оформления документов, основных принципов и этапов организации документационного обеспечения управления – непременная составляющая квалификация специалиста. Большое значение придается в организациях обеспечению сохранности документов в соответствии с действующим законодательством в области архивного дела. Специалист «Секретарь-референт» должен знать основные правила по формированию документов в дела, подготовке их к архивному хранению, основные понятия об архивном хранении.

СОДЕРЖАНИЕ ПРОЕКТА

Говорят, что хороший секретарь ценится на вес золота. Это утверждение верно, с одной только поправкой: хороший секретарь ценится на вес золота. Это сотрудник, который приходит раньше шефа, уходит с работы позже него, осведомлен о том, какие процессы (в том числе и скрытые)

проходят в коллективе, и умеет ими руководить. Хороший секретарь прекрасно изучил характер и все привычки руководителя. И если он вам говорит, что сегодня к «самому» лучше «не соваться», значит, так оно и есть. Хороший секретарь знает, когда нужно сказать свое веское слово, а в каких случаях стоит промолчать, как правильно (согласно деловому этикету) принять гостей и многое-многое другое.

Тем не менее, в отношении этой профессии существует немало мифов, которые, скажем так, несколько преуменьшают ее значение и престиж.

Миф 1. Секретарю не требуется большого ума и способностей. То есть им может стать каждый.

На самом деле. Да, действительно, чтобы работать секретарем, не обязательно иметь высшее образование, иногда достаточно окончить специализированные курсы или получить диплом об окончании колледжа, техникума, где преподают делопроизводство. Однако психологи утверждают, что ум человека — не только всем известный показатель IQ, но и так называемым «эмоциональный интеллект». Этот термин не так давно ввел один американский ученый, специализирующийся в области психологии. Под термином подразумевается умение личности тонко чувствовать и правильно реагировать на поведение окружающих. Другими словами, таких индивидов можно поэтически назвать «знатоками душ человеческих» или «мудрецами в науке жизни». Чтобы прекрасно разбираться в этой науке, вовсе не обязательно иметь кучу дипломов о высших образованиях, нужно просто уметь наблюдать. Удается это далеко не каждому, иногда умнейшие и не единожды «дипломированные» люди в обыденной жизни и в плане построения отношений с окружающими оказываются, мягко говоря, не на высоте.

Хороший секретарь имеет очень высокий уровень «эмоционального интеллекта», она прекрасно разбирается в людях, весьма тактична и ответственна. Согласитесь, при всем желании такого человека «неумным» назвать нельзя.

Миф 2. Секретарь — это высокая длинноногая блондинка. Ее основная задача — быть украшением офиса.

На самом деле. Этот расхожий миф, скорее всего, был придуман любителями пикантных анекдотов. На самом деле красота (согласно общепринятых канонов) не важна. Для занятия вакансии вполне достаточно иметь обыкновенную приятную наружность, поскольку существуют еще такие понятие

как «чувство стиля» и «наличие вкуса». Хороший секретарь имеет и то и другое, поэтому она — образец элегантности, «деловое» лицо компании, поэтому, действительно, в некоторой степени, служит украшением офиса. Именно стиль одежды секретаря, ее поведение, умение грамотно изъясняется, действовать в соответствии с элементарными правилами этикета формирует первое впечатление о компании, а деловые партнеры уже на подсознательном уровне решают, будут ли они с этой фирмой иметь дело. Руководитель, заботящийся о престиже, никогда не посадит в приемную красивую, но абсолютно непрофессиональную даму, не умеющую организовать работу шефа и офиса, потому что именно это — одна из главных обязанностей секретаря.

Миф 3. Секретарь — очень легкая профессия. В ее обязанности входит всего лишь варить кофе, подавать документы на подпись руководителю и отвечать на телефонные звонки.

На самом деле. Начнем с того, что секретарь — это прежде всего эмоционально выматывающая работа. Даже если дел у секретаря не так много (хотя такое случается крайне редко, частенько ее «нагружают» функциями офис-менеджера, «кадровика» и т.д), на нее возлагается «священная» обязанность «лелеять» шефа. А у боса может быть, например, плохое настроение, и первой под «горячую» руку попадает именно секретарь, принимающая на себя основной удар начальственного гнева. К тому же хороший секретарь, как уже отмечалось выше, должен улавливать малейшие оттенки настроения шефа и желательно предотвращать возможную «бурю». Кто-то не согласится с подобной постановкой вопроса. Действительно, вряд ли в служебной инструкции вы найдете соответствующую запись. Но дело в том, что от умения «держать удар» зависит, в первую очередь, уровень взаимодействия самого секретаря с руководителем. Шеф изначально, по своему положению, находится выше, поэтому «ключик» к его поведению придется подбирать именно подчиненному, а не наоборот.

Кроме того, секретарь должен уметь находить общий язык и с коллективом, налаживая со всеми ровные, деловые отношения, ни в коем случае никого не выделяя. Почему? Потому что секретарь — это своего рода связующее звено между директоратом и коллективом, его отношение к кому-либо, приязненное или нет, будет отождествляться с отношением руководства к этому сотруднику. Поэтому секретарю не рекомендуется «заводить» дружбу или враждовать с кем-либо на работе.

Помимо этой тонкой психологической работы, отнимающей, кстати, достаточно много эмоциональных ресурсов, в обязанности секретаря входит планирование рабочего дня шефа, ведение деловой переписки, ответы на телефонные звонки, прием гостей, контроль работы приемной или даже всего офиса. А еще секретарь должен быть всегда корректным, выдержанным, предельно тактичным. В больших компаниях в приемной работает по два-три секретаря, поскольку один сотрудник не может справиться с большим объемом работы просто физически.

Миф 4. Секретарь — профессия не престижная. Это кто-то вроде «девочки» для исполнения поручений, никакого решающего значения фигура секретаря в компании не имеет, принятие важных решений от нее не зависит.

На самом деле. Если говорить прямо, то хороший секретарь, успевший завоевать авторитет у коллектива и по достоинству оцененный начальством, — это «серый кардинал», который незримо, но существенно влияет на работу компании. Частенько именно она является последней, (и утверждающей) инстанцией, к которой за советом обращается руководитель. Потому что секретарь порой обо всем и обо всех осведомлен гораздо лучше, чем шеф и его заместители, и может дать правильный, выверенный совет. От секретаря, например, зависит, сможете ли вы вовремя попасть к шефу, насколько быстро будут подписаны ваши документы и т.д., хотя профессионал никогда не будет использовать свое служебное положение во вред кому-либо, мы уже это отмечали. Более того, именно секретарь задает тон рабочего дня, ведь руководству всегда приятно утром увидеть, что кабинет полностью готов к очередному трудовому дню, а на столе аккуратными стопочками лежат свежие газеты, все необходимые сводки, справки, аналитическая информация и т.д.

Миф 5. Секретари лишены возможности карьерного роста. Эта профессия не предполагает повышения в должности.

На самом деле. Миф верен отчасти. Действительно, хорошего секретаря руководитель будет держать возле себя, образно говоря, на привязи, потому что это и правая рука, и первый помощник. Шеф постарается деликатно пропускать мимо ушей все намеки своего секретаря о том, что она уже давно «переросла» свою должность и может заниматься чем-то более значимым, например, возглавлять какой-либо отдел компании. Вопрос в том, кто заменит «повышенного» секретаря, поскольку его продвижение по карьерной лестнице может напрямую сказаться на рабочем комфорте шефа, который уже привык, что его с полуслова и полувзгляда понимают, стойко переносят любое настроение. И вообще, шеф точно знает, что на своего секретаря можно положиться в любых обстоятельствах. Где и когда еще он сможет найти такого специалиста. Как видим, профессионализм и преданность могут сыграть с секретарем «злую шутку». С другой стороны именно эти качества могут стать основой для карьерного продвижения в границах той же компании.

Миф 6. Секретарь — сугубо женская профессия. Мужчины не занимают подобные должности.

На самом деле. Действительно, секретарями работают в основном женщины. Объяснить это можно тем, что в эмоциональном плане дамы более гибки, им легче подстроится под настроение и характер шефа, уладить какие-либо конфликты, где-то промолчать и т.д. К тому же женщины умеют сделать более комфортным кабинет и придать уютно-деловой стиль офису, что немаловажно и для работы компании и для «произведения» впечатления на посетителей. Мужчины тоже вполне способны справиться с работой секретаря, тем более, что

многие крупные фирмы, точнее их боссы, предпочитают брать на эту должность именно представителей сильной половины человечества, даже переименовав ее на «помощник руководителя».

ЛИТЕРАТУРА

Перечень рекомендуемой литературы и технических средств обучения

Нормативные акты:1. Конституция Российской Федерации. Принята 12 декабря 1993 г.2. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите

информации» от 20 февраля 1995 г. №24-ФЗ3. Государственная система документационного обеспечения управ-

ления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991 г.

4. ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов. - М. Госстандарт, 1992 г.

5. Государственный стандарт РФ (ГОСТ Р 6.30-97). Унифицированные системы документации УСОРД. Требования к оформлению документов. - М., 1997 г.

6. Государственный стандарт РФ (ГОСТ Р 6.30-2003). Унифицирован-ные системы документации УСОРД. Требования к оформлению документов. - М., 2003 г.

7. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Бюллетень нормативных актов 1982 №2.

8. Положение об Архивном фонде Российской Федерации, утвер-жденное Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. №552

9. Постановление Правительства РФ «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» от 3 марта 1991 г. №191

10. Примерное положение о постоянно действующей экспертной ко-миссии организации. Утверждено Приказом Росархива от 19 января 1995 г. №2

Учебная литература:1. Андреева, В.И.. Образцы документов в делопроизводстве. М., 2005г.2. Андреева, В.И.. Делопроизводство. Настольная книга для секретарей,

бухгалтеров, юристов, руководителей. М., 2005 г.3. Бондырева, Т.Н.. Секретарское дело. «Высшая школа» -2004 г.4. Быкова, Т.Н., Емышева Е.М., Мосягина О.В.: Подготовка документов

к последующему хранению и использованию. Учебно-методическое пособие. - М.: МИФИ, 2006 г.

5. Веселое, П.В.. Профессия - секретарь. Учебное пособие. М., 2006г.6. Замыцкова О.И. Делопроизводство: Учебное пособие. Ростов н/Д:

Феникс, 2011. – 416 с.1. Кирсанова, М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Учебное

пособие. Москва - Новосибирск, 2007 г.

7. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). Издание 3-е исправленное и дополненное. М. -2004 г.

8. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления). М. - 2006 г.

9. Кузнецов, С.Л. Делопроизводство на компьютере. М.: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», 2010 г.

10. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство. Практическое посо-бие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М., 2006 г.

11. Стенюков, М.В.. Справочник по делопроизводству. Практическое пособие. М., 2007 г.

12. Стенюков, М.В., Пустозерова В.М.. Делопроизводство в управлении персоналом. Образцы документов. М., 2009 г.

13. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство. – М.: Книга сервис, (издание 10-е, переработанное и дополненное), 2006.-176 с.

СРЕДСТВА ОБУЧЕНИЯ:

1. Инструкционные карты к практическим занятиям (приложение 5)2. Персональные компьютеры (ПК).3. Программное обеспечение ПК.

Приложение 1

ПРОГРАММА ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ПОДГОТОВКИ

СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА

“…благодаря истинному знанию ты будешь гораздо смелее и совершеннее в каждой работе, нежели без него”.

Альбрехт Дюрер, немецкий живописец XVв.

Профессия секретаря-референта сегодня относится к числу наиболее

востребованных. Грамотный секретарь – лицо компании в прямом и переносном

смысле. По профессиональным действиям секретаря судят об уровне организации

в целом. Как правило, секретарь – это универсал, располагающий всей

информацией о работе предприятия. Поэтому так высоки требования к

претендентам на вакансию секретаря-референта. Помимо высокого

общекультурного уровня, человек должен имеет максимально полное

представление о принципах ведения секретарского дела.

Опытность – дополнительный плюс, но не всегда обязательный при

устройстве на работу. Слушатели курсов секретарей получают знания по

основной и смежным специальным программам, иными словами получают две

специальности – секретарь-референт и кадровый делопроизводитель. Помимо

выполнения профессиональных действий, секретарь сможет оформить кадровые

документы в соответствии с требованиями кадрового делопроизводства и

Трудового кодекса Российской Федерации.

Курс рассчитан на слушателей со средним полным общим, высшим и

средним профессиональным образованием и дает выпускникам возможность

работать специалистом по кадрам, делопроизводителем, секретарем.

ПРОГРАММАПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ПОДГОТОВКИ

СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА

I - ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Курс подготовки содержит информацию, необходимую для секретарей – референтов: о взаимоотношениях с руководителем и сотрудниками; о методике работы с источниками информации; о правилах составления документов по действующему стандарту.

Приводятся рекомендации о том, как внимательно слушать; грамотно писать и красиво говорить; соблюдать правила этикета, протокольные требования и др.

Представлены справочные данные, необходимые для подготовки деловых документов и ведения переписки, для работы с персональным компьютером и Интернетом, решения других вопросов, возникающих в повседневной работе секретаря-референта.

Программой предусмотрены практические знания, на которых студенты закрепляют теоретические знания, приобретают навыки составления документов.

Профессионально подготовленный секретарь должен хорошо уметь вести организационное и информационное обслуживание руководителя, владеть не только машинописью, но и работать на компьютере, пользоваться современной оргтехникой, знать основы деловой культуры и психологии общения, иметь возможность вести переговоры на иностранном языке.

В результате секретарь должензнать:

постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело: правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики, правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации и вычислительной техники компьютеров; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, противопожарной безопасности.

уметь:

осуществлять работу по организационно- техническому обеспечению административно- распорядительной деятельности руководителя предприятия; принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в

структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений; принимать документы и личные заявления на подпись руководителю предприятия; подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя; следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями, конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование; организовывать проведение телефонных переговоров руководителя в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание; передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до сведения руководителя информацию, полученную по каналам связи; составлять по поручению руководителя письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем; выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация); вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний; осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль; обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе; печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, вводить текущую информацию в банк данных; организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников; формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив; копировать документы на ксероксе; соблюдать правила охраны труда, электро- и пожарной безопасности. Программа рассчитана на 50 часов (в том числе 20 часов - практические

занятия).

При изучении дисциплины необходимо обращать внимание на ее прикладной характер, показывать, где и когда изучаемые теоретические положения и практические навыки могут быть использованы в будущей практической деятельности.

Изучение материала необходимо вести в форме, доступной пониманию студентов.

В процессе обучения используются лекционно-семинарские занятия, деловые игры, разбор конкретных ситуаций, проводятся дискуссии по актуальным проблемам документационного обеспечения управления, работают с методическими и справочными материалами, применяются технические средства обучения и вычислительная техника.

При изложении дисциплины по соответствующим разделам и темам используются законодательные и нормативные акты РФ, а также инструктивные и руководящие материалы министерств и ведомств.

Так кто же секретарь такой?

Чудак? Фанатик? Странный человек?

Всегда серьезный и дотошный лекарь

Старинных папок и пухлых картотек?

Столетья разрешаются от бремени,

Плоды приносят год, и день, и час.

Пока в руках секретаря частица времени,

Пускай она работает на нас!

Бегущая минута незаметная

Рождает миру подвиги, стихи,

А многое, важнейшее, заветное

Даете миру Вы – секретари!

П. ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН

Наименование разделов и тем час

РАЗДЕЛ 1. Секретарь в структуре управления 2Тема 1.1. О роли и месте секретаря в структуре управления 1

Тема 1.2. Нормативно-методические акты, регламентирующие работу секретаря

1

РАЗДЕЛ 2. Секретарь- доверенное лицо и помощник руководителя 5Тема 2.1. Планирование рабочего дня руководителя 1

Тема 2.2. Организация приема посетителей 1

Тема 2.3. Ведение телефонных переговоров 2

Тема 2.4. Подготовка командировок 1

РАЗДЕЛ 3. Организация приема граждан 1Тема 3.1. Организация личного приема граждан 1

РАЗДЕЛ 4. Подготовка и обслуживание совещаний 3Тема 4.1. Подготовка совещаний 1

Тема 4.2. Обслуживание оперативных совещаний 1

Тема 4.3. Обслуживание плановых совещаний с большим числом участников 1

РАЗДЕЛ 5. Организация работы секретаря руководителя 3Тема 5.1. Планирование рабочего дня 2

Тема 5.2. Оборудование рабочего места 1

РАЗДЕЛ 6. Документы 10Тема 6.1. Понятие о документах и способах документирования 2

Тема 6.2. Унификация и стандартизация документов. Системы документации 2

Тема 6.3. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Формуляр-образец ОРД

2

Тема 6.4. Требования к оформлению реквизитов документов и бланкам 4

РАЗДЕЛ 7. Требования к оформлению основных видов организационно-распорядительных документов

12

Тема 7.1. Организационно-распорядительная документация 2

Тема 7.2. Организационные документы 2

Тема 7.3. Распорядительные документы 2

Тема 7.4. Информационно-справочные документы 4

Тема 7.5. Требования к оформлению и правила выдачи копий документов 2

РАЗДЕЛ 8. Документирование трудовых правоотношений 4Тема 8.1. Организация работы с документами по личному составу 4

РАЗДЕЛ 9. Организация работы с документами 9Тема 9.1. Служба документационного обеспечения управления. Требования к организации документооборота

1

Тема 9.2. Организация приема документов. Организация обработки исходящих документов

1

Тема 9.3. Регистрация документов 1

Тема 9.4. Организация контроля исполнения документов 1

Тема 9.5. Организация оперативного хранения документов. Номенклатура. 1

Тема 9.6. Экспертиза ценности документов 1

Тема 9.7. Подготовка дел к архивному хранению 1

Тема 9.8. Организация делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан

1

Тема 9.9. Организация работы с документами, делами и изданиями, содержащими гриф ограничения доступа к ним.

1

ИТОГО 50

Приложение 2ПРОФЕССИОГРАММА «СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ»

Наименование профессии секретарь-референтДоминирующий способ мышления адаптация — анализ Область базовых знаний № 1и их уровень

Делопроизводство и архивоведение, уровень 3, высокий (теоретический)

Область базовых знаний №2 и их уровень

канцелярская работа с использованием оргтехники, уровень 2, средний (практическое использование знаний)

Профессиональная область социальная (общественная) сфераМежличностное взаимодействие частое по типу «лицом к лицу»Доминирующий интерес КонвенциональныйДополнительный интерес СоциальныйУсловия работы в помещении, сидячий

Доминирующие виды деятельности:выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы

руководителя организации или ее подразделений;

получение для руководителя сведений от работников подразделений, вызов их

по его поручениям, организация приема посетителей;

организация телефонных переговоров руководителя;

оформление деловой переписки руководителя, сортировка корреспонденции;

осуществление работы по подготовке заседаний или совещаний, проводимых

руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о

времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация);

печать по указанию руководителя различных материалов, документации и

отправление их по адресатам с использованием оргтехники;

стенографирование текстов подготавливаемой руководителем документации,

протоколов заседаний с последующей их расшифровкой и печатанием на

компьютере;

составление по просьбе руководителя различных докладов, писем, документов;

формирование дел в соответствии с утвержденными правилами, обеспечение их

сохранности и в установленные сроки сдача в архив;

обеспечение руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами

организационной техники, создание условий, способствующих эффективной

работе

руководителя.

Качества, обеспечивающие успешность выполнения профессиональной деятельности:

Способности:

высокая помехоустойчивость (способность эффективно работать на фоне

помех);

высокий уровень развития устойчивости, распределения и переключения

внимания (способность длительное время сосредоточиваться на одном предмете

или действии, удерживать в поле зрения несколько предметов или совершать

одновременно несколько действий, быстро переключать свое внимание с одного

предмета на другой или

с одного вида деятельности на другой);

хорошее развитие мелкой моторики рук (способность быстро и четко выполнять

движения с помощью пальцев рук);

умение четко и ясно говорить, правильно строить фразы и произносить слова,

умение лаконично (кратко) выражать свои мысли;

высокий уровень развития зрительного восприятия текста (быстрота

восприятия);

развитие анемических способностей (хорошо развитая кратковременная и

долговременная память, способность к механическому и осмысленному

запоминанию информации, развитие слуховой и зрительной памяти);

развитие двигательной памяти (способность запоминать движения для каждого

пальца обеих рук);

способность быстро действовать;

умение хорошо разбирать рукописный текст.

Личностные качества, интересы и склонности:

эмоциональная устойчивость;

пунктуальность;

аккуратность;

организованность;

ответственность;

доброжелательность,

тактичность;

последовательность в делах;

настойчивость и твердость;

коммуникабельность (общительность);

способность планировать свою работу;

склонность к работе с документами.

Качества, препятствующие эффективности профессиональной деятельности:

неспособность быстро переключаться с одного вида деятельности на другой;

неспособность работать в подчинении, сильно выраженная склонность к

лидерству, руководству;

медлительность, нерасторопность;

неумение планировать свою работу;

низкий уровень развития всех видов и типов памяти.

Области применения профессиональных знаний

фирмы, организации, предприятия любого профиля(приемные руководителей, директоров).

История профессии

С возникновением письменности в древности появилась небольшая группа грамотных людей, занимающихся переписыванием различных текстов. Такие писцовые копии на Руси известны еще с XI века. В XIX веке в многочисленных департаментах России над переписыванием огромного числа бумаг и документов трудились чиновники — титулярные советники. С развитием технического прогресса все больше ощущалась необходимость в создании высокопроизводительных печатных машин. Первая промышленная модель пишущей машины была изобретена в США в 1867 году Н. Шолсом, С. Суле, К. Тлидденом.

В настоящее время на смену ей пришел персональный компьютер. Несомненно, работа по печатанию различных документов стала

значительно легче. Но, тем не менее, деятельность секретарей-референтов не сводится только лишь к механическому набиванию текстов. Помимо этого они должны обладать еще многими умениями. По сути, секретарь-референт — это «правая рука» руководителя.

Принято считать, и совершенно обоснованно, что каждый человек представляет собой уникальную личность. А что это такое, собственно, личность? Что скрывается за этим понятием?

Современная психология понимает под личностью более или менее автономную, устойчивую систему социально значимых индивидуальных психологических характеристик человека, делающих его именно таким, а не другим определяющих его самосознание, поведение, способности, творческие возможности, отношение к себе и другим людям, словом - весь его облик, уровень притязаний и реальное поведение. Характеристики эти обусловлены природными особенностями людей, например, возрастом, полом, темпераментом и др., их сегодняшними потребностями, интересами, ценностными ориентациями и социальными ролями в обществе, но в то же время и прошлым жизненным опытом, приобретенным через полученные знания, умения, привычки, культуру предшествующих поколений, семейные традиции и т.д.

На основе полученных от природы данных (а в случае необходимости и несколько подкорректировав их) можно сформировать себя как личность, способную овладеть желаемой профессией, приносить пользу обществу и себе и получать удовлетворение от выполняемой работы. В полной мере все сказанное относится к профессии секретаря.

Речь идет о секретаре предприятия, учреждения, организации любой формы хозяйствования. Указанная профессия очень распространена во всем мире, особенно среди девушек и молодых женщин, но не мало на секретарской работе занято и мужчин. За рубежом должность секретаря фирмы для молодого мужчины считается престижной и довольно высоко оплачивается. Популярность этой профессии в современной России повышается в связи с переходом к рыночной экономике и появлением массы новых предпринимательских и других структур. Но в то же время повышается и уровень профессиональных и других требований к личности секретаря.

Секретарь - лицо учреждения. По его работе и поведению судят о фирме. Секретарь должен придерживаться "делового фирменного стиля". Точность,

компетентность, корректность, оперативность, лаконизм, вежливость и доброжелательность - вот основные его принципы и их надо соблюдать в работе.

Правило № 1 1. Что должен знать и уметь секретарь?Секретарь-референт должен знать: Правовые основы управления:Административное, трудовое и хозяйственное право; законодательно-

нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает;

Основы управления:Систему органов власти и управления в стране и в своем регионе

принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций; отрасль в которой он работает, ее взаимосвязи функций, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали; основы менеджмента; основы научной организации управленческого труда: нормативно-методические документы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности; вычислительную и организационную технику; основы общей социальной психологии; основы эстетики и этики; делопроизводство: методы создания и оформления документов, организацию работы с документами; бездокументное обслуживание; архивное дело.

На основе этих знаний секретарь должен уметь:Обеспечивать эффективную работу руководителя оказать помощь в

планировании рабочего дня; организовать рабочее место руководителя; вести сроковый контроль за поручениями руководства; организовывать информационное обслуживание руководителя (фирмы); документное; бездокументное - уметь работать с периодикой (подготавливать обзоры печати), организовывать прием посетителей; устанавливать контакты; организовывать и обеспечить работу совещания; составлять и оформлять документы с помощью ПЭВМ; использовать ПЭВМ, уметь пользоваться базами данных, в т.ч. удаленными (с использованием ПЭВМ); оперативно размножать документы; обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи (в т.ч. -факс, электронная почта); вести работу с документами: прием, отправка, первичная обработка документов, распределение, регистрация, контроль, информационно-справочная работа по документам, текущее хранение, уничтожение; вести архив.

То, что должен знать и уметь секретарь излагается в квалифицированной характеристике.

Квалификационная характеристика - это нормативный документ, устанавливающий, что должен делать тот или иной работник на своей работе, что он должен знать и уметь для этого и каков должен быть уровень его подготовки.

Правило №2. Должностные обязанности.Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию

работы, руководителя предприятия (или подразделения). Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. Организует телефонные переговоры руководителя,

принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем - (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Обеспечивает канцелярскими принадлежностями рабочее место руководителя, средствами организационной техники, создает условия, способствующие его эффективной работе. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, печатает по указанию руководителя различные материалы. Ведет документационную работу, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии (принятым на предприятии порядком) и передает после ее рассмотрения руководителям подразделений или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы, либо для подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя по личным заявлениям граждан. Организует прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность и установленные сроки сдает в архив, оформление (в том числе печатание) и рассылка распорядительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов и т.п., подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов; анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним; подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, конференциям, семинарам, совещаниям, съездам; контроль за исполнением решений дирекции; организация презентаций и специальных приемов гостей; контроль за праздничными и юбилейными датами; сбор деловой информации и ее реферирование по заданию руководителя; сбор материалов для докладов и речей руководителя; ведение табеля учета рабочего времени;

Правило № 3. Имидж секретаря-референта.Имидж - это реальное или воображаемое представление о фирме -

складывает из фирменного стиля, который, в свою очередь, включает оформительский и деловой стиль. Разумеется, фирменный стиль будет эффективно воздействовать на клиентов лишь при условии безупречности качества производимых фирмой товаров работ, оказываемых услуг. Но не в меньшей мере его эффективность зависит от дирекции и работников фирмы и в первую очередь - от секретаря.

Специфика секретарской работы состоит в операциях с документами и многочисленных контактах с людьми, как непосредственных, так и по телефону, телетайпу, с помощью переписки. Причем, как правило, эти функции приходится осуществлять параллельно с выполнением нескольких, подчас даже не связанных между собой работ и поручений. Это предполагает умение правильно распределять внимание, быстро и безошибочно переключаться с одного объекта на другой, оперировать с техникой и одновременно вести прием посетителей. И

все надо делать на высоком профессиональном уровне, без нервозности, интеллигентно, тактично, доброжелательно и дипломатично.

У секретаря тоже должен быть свой имидж. Под ним в данном случае надо понимать опрятный, красивый, но не броский внешний вид, умение держаться в деловой и неформальной обстановке, высокопрофессиональный стиль работы с документами и общения с людьми, содержание в порядке рабочего места и подсобных технических средств, внятную, грамотную и тактичную речь, бережное отношение к людям, хорошее настроение и, как венец всего, - укрепление авторитета фирмы, ее репутации у клиентов.

Правило № 4. Профессиональные и личные качества помощника руководителя.

Работа секретаря-референта отличается быстроменяющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения и необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов. Поэтому при приеме на работу секретаря-референта предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требования к деловым и личным качествам.

К деловым качествам прежде всего относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь-референт должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовленным. Сегодня секретарей-референтов готовят как в высших учебных заведениях, так и техникумах-колледжах. Готовят секретарей и на многочисленных и краткосрочных курсах. Потребность в обучении секретарей в стране велика.

Секретарь-референт должен отличаться высоким уровнем самоорганизованности, т.к. именно на него падает организационное обслуживание руководителя фирмы. Он обязан обеспечить своевременность подготовки совещания, приема, оформление документа и т.д.

Не менее важно такое качество секретаря, как ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет выполнено в срок.

Секретарь-референт должен отличаться инициативностью, умением принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу.

При подборе секретарей-референтов на одном из первых мест выдвигается требование сохранение служебной тайны, умение в разговоре проявить дипломатичность в разговорах по телефону и личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу фирмы- это всегда ценится в сотруднике.

К важнейшим качествам секретаря-референта относится - пунктуальность. Особенно большое значение имеет своевременность предъявления документов и информации для принятия решения, организация встреч, совещаний. Секретарь-референт никогда ничего не забудет и своевременно проинформирует, напомнит, организует.

Секретарь- референт должен обладать умением предвидеть напряженные ситуации и уметь детально спланировать работу в этот момент.

Работа секретаря-референта никогда не будет успешной, если он не будет предан своей фирме, организации. Преданность в работе основное качество для идеальных отношений с руководителями.

Профессионализм — Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой: умение печатать на пишущей машинке, работать на компьютере, стенографировать, знать основы работы с документами, правила орфографии и пунктуации, работа со справочной литературой.

Ответственность — секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководителем, особенно в пределах своей компетенции. Это качество вырабатывается с опытом работы. При решении таких вопросов, как подготовка документов, в беседе с посетителем и по телефону секретарь должен использовать строго проверенную информацию, имеющую закрытый характер, а также информацию, которая может нанести ущерб организации или отдельным лицам. Необходимо правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников.

Организованность - умение организовывать рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечить безусловное выполнение каждодневных задач.Уловное выполнение каждодневных задач. Недопустимы опоздания секретаря на работу.

Осведомленность - секретарь должен хорошо ориентироваться в вопросах деятельности, по которым работает его руководитель и фирма в целом; быть в курсе событий, происходящих в учреждении.

Преданность профессии — любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию своего мастерства необходимое условие для того, чтобы стать не просто квалифицированным исполнителем, а буквально первым помощником рук-ля организации.

Для выработки деловых качеств, требуется ряд личных качеств, без которых нельзя стать профессионалом. Из них на первое место следует поставить умение адаптироваться, т.е. быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность одновременно выполнять несколько поручений. Медлительному работнику сложно справится с многообразными обязанностями секретаря.

Не менее важная черта характера - коммуникабельность - т.е. способность легко устанавливать контакты, связи. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать секретарем, учитывая необходимость общения с большой группой людей.

К личным качествам, необходимым секретарю, относится любезность, вежливость, доброжелательность. Они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки.

Внешний вид секретаря-референта должен всегда отличаться опрятностью, умением одеваться с учетом деловой обстановки.

К личным качествам секретаря-референта следует отнести и его стремление к постоянному пополнению и совершенствованию как общих, так и

профессиональных знаний референта.

Приложение 3 ТЕХНОЛОГИЯ ОПЫТА

ЧЕРЕЗ ПРИЗМУ ПЕДАГОГИЧЕСКИХ ТЕХНОЛОГИЙ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ПОДГОТОВКЕ

«СЕКРЕТАРЯ –РЕФЕРЕНТА»

МЕТОДИЧЕСКАЯ ТЕМА ДОКЛАДА:

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ТЕХНОЛОГИИ

ПОРТФОЛИО И ИКТ ТЕХНОЛОГИИ

НА ЗАНЯТИЯХ ОБЩЕПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ЦИКЛА

ПО ФОРМИРОВАНИЮ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ

КОМПЕТЕНЦИЙ

Как известно, в педагогической практике технология «портфолио» рассматривается чаще всего как формирование у обучаемых ключевой компетенции: составление папки своих достижений. Действительно, это педагогическая технология формирует целенаправленность, системность, самостоятельность, интеллектуальные умения и т.д. Однако буквальный перевод portfolio с английского – «папка для документов». Это натолкнуло меня на мысль спроектировать педагогическую технологию «портфолио» как формирование пакета документов на заданную тему. Тем более, что формирование такого пакета с учетом полноты, логики, системности, оформления является одной из важных профессиональных компетенций специалиста.

В моем случае хотелось бы определить тему как «Портфолио профессии «Секретарь-референт»». При этом я исходила из того, что работа над проектом позволит интегрировать знание дисциплин общепрофессионального и специального циклов, деятельность в группе будет способствовать развитию коммуникативности, самостоятельности, а ее практикоориентированный характер повысит ответственность за результаты труда.

Работа по реализации проекта состояла из трех этапов: подготовительного, практического, заключительного. На каждом из этапов поставлены задачи, выявлены проблемы, определено содержание деятельности, спрогнозирован результат.

Так, задачей первого этапа стало формирование группы, участвующей в реализации проекта, обсуждение содержания портфолио, распределение обязанностей. Было установлено, что для того, чтобы портфолио было эффективным, в нем должна быть полная информация о содержании образовательного процесса, достижениях выпускников, возможностях непрерывного образования по профессии, востребованности на рынке труда.

На втором этапе проводилась непосредственная работа по формированию информации по вышеназванным направлениям. На основании анализа образовательного и профессионального стандартов выделялись компетенции секретаря-референта, разрабатывалось и проводилось анкетирование работодателей, успешных выпускников техникума, обобщались возможности непрерывного профессионального образования. Особое место отводилось информации о самом техникуме: о возможностях развития интересов и способностей студентов. Вся информация оформляется в бумажном и электронном виде. При этом наряду с содержательностью слайдов требовалось их эстетичное, выразительное оформление.

На третьем, заключительном, этапе в результате анализа всей информации появилось целостное представление о портфолио. Его основные составляющие:

Введение1. Должностные обязанности секретаря-референта2. Паспорт профессии3. Рабочая программа4. Профессиональные и ключевые компетенции5. Организация производственного обучения и учебной практики 6. Качества, препятствующие эффективности профессиональной

деятельности

7. Дресс-код секретаряТакое портфолио активно используется для знакомства с профессией. После

окончания работы было проведено анкетирование участников проекта, которое показало, что работа для них была интересной и познавательной. Она позволила интегрировать деятельность обучающихся и преподавателей, привлеченных к ней, повысить у студентов мотивацию в изучении отдельных дисциплин, помогло обучающимся более глубоко овладеть информационными технологиями. Из анкетирования выявлено, что благодаря портфолио получили более полное представление об избранной профессии.

Опрос работодателей показал, что выпускники в своей деятельности успешно справляются с составлением папок документов на другие профессионально значимые темы.

Таким образом, были достигнуты цели, поставленные при проектировании данной педагогической технологии: для вновь поступающих – создание условий для осознанного выбора профессии, для участников проекта – содействие формированию профессиональной компетентности.

Одной из современных инноваций в преподавании является применение информационных технологий. Их актуальность во многом связана с тем, что в настоящее время мир осуществляет переход от индустриального общества к информационному. В отличие от печатных изданий электронные средства информации имеют нелинейную структуру. Работая с электронными средствами информации, студенты выстраивают свой маршрут поиска информации, следуя по гиперссылкам, которые устанавливают связь между файлами. В электронных изданиях больше нетекстовой информации: интерактивных моделей, карт, аудио- и видеоконтинента. Включая электронные средства и процесс обучения, преподаватель формирует у студентов умение пользоваться поисковыми системами, выделять главное, структурировать информацию, переводить ее из графического вида в символический, из символического – в вербальный и наоборот.

Электронная презентация может быть рассмотрена как логически связанная последовательность слайдов, объединенных одной темой и единым оформлением. Электронная презентация – дидактическое средство обучения, ее применение – наглядный метод обучения. Она выполняет те же функции, что и любой наглядный управленческую, мотивирующую, воспитательную, развивающую.

Прежде чем применять электронную презентацию, необходимо задуматься, какие задачи могут быть решены с ее помощью, почему лучше использовать ее, а не другие традиционные средства обучения. Я в своей работе часто использую презентации. На занятиях они могут применяться на различных этапах урока и, соответственно, решать разные задачи:

- актуализировать знания студентов;- иллюстрировать объяснения;- способствовать созданию проблемной ситуации.Для актуализации знаний обычно используется небольшой видеоряд,

который напомнит студентам изученное на прошлом занятии. Чтобы студенты лучше вспомнили изученный материал, можно привести несколько кадров из предыдущей презентации для активизации их ассоциативной памяти.

При объяснении нового материала возможности презентации особенно велики. Последовательность показа и логика построения слайдов зависят от целей, поставленных преподавателем, содержания изученного материала, планируемых способов работы на занятии. Кроме того, необходимо учитывать особенности группы и предпочтения самого преподавателя.

Довольно часто презентации используются на занятиях по обобщению и систематизации знаний. Здесь они помогают сравнивать изученный материал, выявлять общие признаки, определять место изученного материала в уже имеющейся у студентов системе знаний. На обобщающих занятиях эффективно использовать просмотр электронных презентаций, созданных студентами. На занятиях по дисциплине «Документационное обеспечение управления» и «Экономика», курсах подготовки «секретаря-референта» можно сочетать имитационный метод (анализ конкретных ситуаций) и презентацию.

Созданные студентами презентации могут быть использованы в дальнейшей работе, их можно применять и при отработке пропущенных занятий.

Таким образом, с помощью информационных технологий преподаватель может выполнить поставленную перед ним задачу подготовки выпускников, умеющих:

- гибко адаптироваться в меняющихся жизненных ситуациях;- самостоятельно приобретать необходимые знания и применять их на

практике;- грамотно работать с информацией;- работать в коллективе в различных областях деятельности и ситуациях;- предотвращать конфликтные ситуации или грамотно выходить из них;- работать над развитием собственной нравственности, интеллекта,

культурного уровня.В последнее время имеет возможность проводить тестирование в сфере

профессионального образования при помощи Интернета. Интернет-экзамены способствуют углубленному изучению материала и эффективному контролю знаний студентов.

По многим темам созданы зачетные контролирующие программы. На протяжении занятия обучающийся работает один за компьютером, отвечая на поставленные вопросы контролирующей программы в этом же документе. Поскольку программа защищена паролем, следующий отвечающий начинает работу в этом документе с заново поставленными вопросами. Предложенная методика проведения зачетной работы обеспечивает мониторинг образовательных достижений по данной теме, обучающиеся сами могут оценить уровень своей подготовки. Это помогает мне при выставлении оценок.

Для реализации структурных элементов урока в каждом компьютере сформированы файловые папки, в которых не только изложен новый материал, но и составлено практическое задание на каждый раздел. При проведении контрольных работ в эти же папки вкладывается материал контрольных работ по вариантам.

Но если Вы до сих пор сомневаетесь в вопросе использования на своих уроках ИКТ, то вот Вам десять «ЗА»:

наглядная демонстрация материала на уроке, с применением компьютера, повышает интерес к изучаемому у студента;

использование ИКТ повышает значимость преподавателя в глазах обучающегося;

использование ИКТ изменяет позицию преподавателя: из носителя готовых знаний он превращается в организатора познавательной деятельности своих студентов;

использование ИКТ, в частности мультимедиа-технологии, позволяет использовать в работе многообразные формы представления информации: текстовые, графические, звуковые и видео;

ИКТ служат средством реализации инновационных педагогических технологий, основанных на продуктивной деятельности обучающихся;

использование ИКТ позволяет легко осуществить интеграцию учебных дисциплин;

использование ИКТ, в частности электронного учебника, обеспечивает возможность самоконтроля качества приобретенных знаний, умений и навыков;

использование ИКТ развивает способности к проектной деятельности на основе системного подхода;

не стыдно заглянуть в портфолио (папку) преподавателя, все четко и наглядно;

используя ИКТ – вы просто идете в ногу со временем.Одно «ПРОТИВ» – время! Конечно, работа за компьютером и составление

презентаций к урокам, подбор видеофрагментов, поиск нужной информации занимает большой объем времени, но хочется сказать, что времени не хватает тому, кто ничего не делает.

Использование ИКТ-технологий в моей педагогической практике происходит по нескольким уровням: Создание и применение на учебном занятии и во внеклассной деятельности мультимедийных презентаций;

Использование электронных учебников;

Использование Интернет-ресурсов;

Создание печатного дидактического материала в программе Publisher (компьютерная верстка).

 Подготовительным этапом для целенаправленного внедрения ИКТ-технологий в педагогический процесс послужили курсы повышения квалификации.

Результатом системной работы по использованию ИКТ-технологий в преподавании «Документационного обеспечения управления» послужило создание личной медиатеки преподавателя, куда вошли:

1.      Электронные учебники, тетради по практике2.      Банк авторских мультимедийных презентаций 3.      Авторские практикумы, созданные в программе Publisher

(компьютерная вёрстка печатных материалов)

Важно анализировать свою работу, собственные успехи, обобщать и систематизировать педагогические достижения, объективно оценивать свои возможности, увидеть способы преодоления трудностей и достижения более высоких результатов. При этом способы решения профессиональных задач, тактика и стратегия профессионального поведения преподавателя могут существенно различаться.

Таким образом, активизация учебно-познавательной и мыслительной деятельности обучающихся на занятиях способствует формированию активной жизненной позиции как главного условия самоопределения, самовыражения и самоутверждения личности в жизни, реализации личных планов студентов, что и является одним из главных условий подготовки конкурентоспособного специалиста.

Приложение 4

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ «СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ»

В учебном пособии анализируется многогранная организационная деятельность секретаря-референта в части поддержки оперативной работы руководителя, участия в подготовке и проведении совещаний, приема посетителей и делегаций, ведения телефонных переговоров и др. Подробно рассматриваются вопросы законодательного и нормативно-методического регулирования деятельности секретаря-референта, психологические аспекты его взаимодействия с руководителем и сотрудниками организации, оптимальные условия труда. В пособии предлагаются деловые игры, тесты, анализируются управленческие ситуации.

Для учащихся учреждений начального профессионального образования повышенного уровня, обучающихся по профессии "Секретарь-референт". Может быть полезно для студентов средних профессиональных учебных заведений.

СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ

ПРАКТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Учебное пособие

РАЗДЕЛ 1. СЕКРЕТАРЬ В СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ

ТЕМА: «О РОЛИ И МЕСТЕ СЕКРЕТАРЯ В СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ»

Цель всей работы секретаря-референта (далее — секретаря) - осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению деятельности руководителя организации (учреждения).

Однако с учетом стремительного возрастания значимости информации в реализации управленческого процесса было бы более правильно рассматривать в качестве сердцевины секретарской работы организационно-информационное обеспечение деятельности руководителя.

Очевидно, что термин "организационно-информационное обеспечение" нуждается в развернутой характеристике. Если рассматривать его сущность упрощенно, то краеугольными камнями повседневной работы секретаря руководителя являются организация и информация. Более того, представляется вполне правомерным рассматривать в качестве важнейших функций секретаря организационную и информационную.

В классическом понимании организация какого-либо вида деятельности, в том числе и управленческой (поскольку руководитель предприятия является профессиональным управленцем), предполагает:

а) постановку задачи;б) планирование;в) выработку и принятие решения;г) выполнение;д) контроль выполнения;е) оценку и анализ результата.Организационная функция (в форме организации деятельности

руководителя) осуществляется секретарем с учетом времени и места ее практической реализации.

Это означает, что секретарь, участвуя в организации деятельности своего босса, должен иметь перед собой ясную картину событий и действий не только текущего рабочего дня, но и на перспективу, охватывающую временной период от нескольких дней до нескольких месяцев.

Кроме того, секретарь должен быть готов к эффективным действиям как внутри офиса, так и за его пределами, например, во время плановой (или внезапной) командировки руководителя.

Реализация информационной функции секретаря осуществляется в процессе работы по информационному обеспечению руководителя. При этом информационное обеспечение складывается из двух тесно взаимосвязанных компонентов, которые могут быть обозначены как коммуникация и документация.

Под коммуникацией в данном случае следует понимать поддержание двухсторонней недокументированной формы связи между руководителем и его деловым окружением. Коммуникация может носить как личный, так и безличный характер. Сказанное означает, что в первом случае руководитель предприятия вступает в непосредственный контакт с собеседником, общаясь с ним напрямую (тет-а-тет), в режиме реального времени, устно или при помощи технических средств коммуникации.

Во втором случае общение руководителя с собеседниками происходит с временным лагом (интервалом), исчисляемым в минутах, часах, а иногда и днях.

В отличие от коммуникации документация — это двухсторонняя документированная форма связи, предполагающая информационный обмен между руководителем предприятия и его деловым окружением, основанный на документах.

Документация, как составная часть информационного обеспечения, организуется в соответствии со схемой документооборота предприятия.

Основные задачи секретарской работы:Начнем с рассмотрения задач организационного характера. К числу

важнейших из них следует отнести следующие:1. Организация заседаний и совещаний, проводимых руководителем

(включая сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрацию, а также ведение и оформление протоколов).

2. Организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения поступающих просьб и предложений.

3. Контроль своевременности рассмотрения и представления структурными подразделениями и ответственными исполнителями документов, поступивших на исполнение, правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, в необходимых случаях — их оперативное и качественное редактирование.

4. Контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль, включая ведение контрольно-регистрационной картотеки.

5. Обеспечение условий, способствующих эффективной работе руководителя, включая обеспечение его рабочего места необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями и т. п.

6. Печать и тиражирование (на принтере или ксероксе)служебных материалов, необходимых руководителю в работе, ввод текущей информации в банк данных.

В зависимости от особенностей организации работы в офисе руководителя и полномочий секретаря приведенный перечень может быть существенно дополнен.

К числу дополнительных задач организационного характера, возлагаемых на секретаря руководителя, могут быть причислены:

1) постановка задач на исполнение документов (выполнение поручений от имени руководителя предприятия) путем оповещения ответственных исполнителей (других работников предприятия);

2) планирование рабочего времени руководителя;3) участие в выработке решений по вопросам организационного и

информационного обеспечения деятельности руководителя;4) участие в выполнении оперативных задач организационного и

информационного характера;

5) участие в проведении оценки и анализа результатов работы ответственных исполнителей, других работников предприятия, исполнявших поручения руководителя предприятия.

Перейдем теперь к рассмотрению задач секретаря по информационному обеспечению деятельности руководителя.

К важнейшим из них относятся:1) прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции

(включая документы и личные заявления работников), ее передача в соответствии с принятым решением (резолюцией) в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

2) обеспечение телефонных переговоров руководителя, передача и прием информации по техническим средствам коммуникации (телефаксу, телексу и т. п.), запись информации, полученной в его отсутствие, своевременное доведение ее содержания до сведения руководителя;

3) ведение делопроизводства в офисе руководителя, включая формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности в процессе текущего хранения, передача дел (документов) в архив или на уничтожение, их последующее списание;

4) сбор, обработка и представление руководителю документированной информации, необходимой для подготовки и принятия решений;

5) подготовка проектов писем (в том числе ответных), а также других документов в соответствии с поручениями руководителя.

К специальным навыкам, которыми должен в совершенстве обладать секретарь руководителя, относятся:

1)машинопись, включая правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

2) правила пользования приемно-переговорными устройствами и эксплуатации вычислительной техники.

Эффективное исполнение секретарем руководителя своих обязанностей невозможно без предварительного усвоения им определенного объема профессиональных знаний.

Сведения, необходимые секретарю, содержатся в соответствующих нормативно-методических документах, перечень которых, как правило, включает:

1) документы, регламентирующие как работу офиса руководителя, так и деятельность предприятия в целом;

2) документы, отражающие структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

3) документы по организации делопроизводства и архивного дела, устанавливающие методы оформления и обработки документов;

4) стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Кроме того, секретарь руководителя должен знать:— основы этики и эстетики, включая правила делового

общения;— основы организации труда и управления, включая правила

внутреннего трудового распорядка;— основы административного права и законодательства о труде,

включая правила и нормы охраны труда.Требования к объему перечисленных знаний устанавливаются исходя из

специфики деятельности предприятия и особенностей возлагаемых на секретаря руководителя обязанностей.

Ни одно учреждение, организация, предприятие, фирма не могут существовать без руководителя, осуществляющего организационно-распорядительную деятельность. В то же время любой руководитель нуждается в секретаре (секретаре-помощнике, секретаре), берущем на себя его организационное и информационное обслуживание, освобождающем его от нерациональной траты времени и умеющем поддерживать высокий авторитет руководителя.

Секретарь связывает руководителя с внешним миром и сотрудниками фирмы, организует прием посетителей, телефонные переговоры, совещания, вовремя получает, обрабатывает, докладывает информацию и документы, оформляет их, хранит и представляет по первому требованию.

Высококвалифицированному секретарю поручается и подготовка документов. В небольшой организации (фирме) на секретаря возлагается все организационное и делопроизводственное обслуживание. В крупных учреждениях секретарь есть в каждом структурном подразделении (отделе).

Требования, предъявляемые к секретарюРабота секретаря многопрофильна, она требует не только достаточно

высокой общей культуры и образованности, но и специальных знаний и навыков.

Работа секретаря отличается быстро меняющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения, необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов.

Поэтому при приеме на работу секретарю (секретарю-референту) предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требования к деловым и личным качествам.

К деловым качествам прежде всего относятся профессиональные навыки, т. е. секретарь должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовлен.

Секретарь должен отличаться высоким уровнем самоорганизованности, так как именно на него падает организационное обслуживание руководителя, фирмы. Он обязан обеспечить своевременность подготовки совещания, приема, оформления документа и т. д.

Не менее важно такое качество секретаря, как ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет обязательно выполнено наилучшим образом и в срок.

Секретарь должен отличаться инициативностью, умением принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу.

При подборе секретаря на одно из первых мест выдвигается требование сохранения служебной тайны. Умение проявить дипломатичность в разговорах по телефону и личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу организации всегда ценится в сотруднике.

К важнейшим качествам секретаря относится пунктуальность. Особенно большое значение имеет своевременность представления документов и информации для принятия решения, организации встреч, совещаний. Секретарь никогда ничего не забудет и своевременно проинформирует, напомнит, организует.

Секретарь должен обладать умением предвидеть напряженные ситуации и уметь детально спланировать работу в этот момент.

Работа секретаря никогда не будет успешной, если он не будет предан своей фирме, организации. Преданность в работе — основное качество для идеальных отношений с руководителем.

Для выработки деловых качеств, необходимых в работе секретаря, требуется ряд личных качеств, без которых нельзя стать профессионалом. Из них на первое место следует поставить умение адаптироваться, т. е. быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность одновременно вы-полнять несколько поручений. Медлительному работнику сложно справиться с многообразными обязанностями секретаря.

Не менее важная черта характера — коммуникабельность, т. е. способность легко устанавливать контакты, связи. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать секретарем, учитывая необходимость общения с большой группой людей.

К личным качествам, необходимым секретарю, относится любезность, вежливость, доброжелательность. Они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки.

Секретарь — первый, с кем встречается посетитель. Он — последний, кого видят, покидая офис. Секретаря по праву можно назвать лицом организации.

Секретарь должен всегда отличаться опрятным внешним видом, умением одеваться с учетом деловой обстановки.

К личным качествам секретаря следует отнести и его стремление к постоянному совершенствованию. Одно из обязательных условий успешной работы секретаря — это постоянное пополнение как общих, так и профессиональных знаний.

Деловые и личные качества работника, поступающего на должность секретаря, могут быть проверены тестированием. Управленческий труд, как и вообще любая работа сегодня, зиждется на основах научной организации труда, предполагающей такую рациональную постановку работы, при которой с наименьшими физическими, временными и финансовыми затратами достигаются наилучшие результаты.

Это означает, что нет такой работы, которая не должна быть правильно организована, и человек, выполняющий эту работу, должен быть обучен, как ее выполнять. Для этого всякая работа должна быть разложена на свои составные части, вплоть до простейших операций. Каждую часть надо организовать

наилучшим образом, так как в любой работе нет мелочей, все должно быть продумано.

Из таких продуманных, правильно организованных операций и сложится полная цепочка научно организованной работы. Как правильно выполнять ту или иную работу, описано в нормативно-методических документах.

Должностная инструкция секретаря Должностная инструкция - главный

организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря.

Секретарь есть в каждой организации. Но, как уже указывалось, должность секретаря имеет много градаций. В маленькой организации секретарь-референт (секретарь) будет один. В более крупных организациях секретари могут быть у руководителя и его заместителей, в каждом структурном подразделении.

Есть секретари коллегии, ученые секретари научных советов и т. д. У каждого секретаря всегда, исходя из объемов и специфики деятельности организации, требований руководителя и его доверия к секретарю, складывается свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ. В то же время существует типовой набор управленческих операций по документному и бездокументному обслуживанию, который выполняют все секретари.

Обязанности, права и виды работ, которые должен выполнять конкретный секретарь, требования к его профессиональным знаниям и умениям, закрепляются в его должностной инструкции.

При наличии должностной инструкции на вакантную секретарскую должность поступающий на работу сразу узнает, что от него требуется, и соотносит свои возможности с предъявляемыми требованиями.

Если у работающего секретаря должностной инструкции еще нет, ее надо составить, чтобы очертить круг обязанностей и не быть "на подхвате" всех видов работ, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой.

Должностная инструкция — документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Поэтому к ее составлению следует отнестись с большой ответственностью. Что в должностной инструкции записано, то и спросится. Какие права в ней даны, те вы и имеете.

Приступая к составлению должностной инструкции, можно частично использовать тарифно-квалификационные характеристики по общеотраслевым должностям служащих. Но хотелось бы сразу подчеркнуть, что, к сожалению, при утверждении тарифно-квалификационных характеристик не были учтены не только изменившиеся профессиональные требования к секретарю (наличие высшего или среднего специального образования), но и место, которое

занимает сегодня секретарь в системе управления, престижность и во-стребованность этой специальности.

Должностная инструкция секретаряУТВЕРЖДАЮГенеральный директор__________ И.О.Фамилия _____ _______________ ____

1. Общие положения1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании. 1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании. 1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel). 1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:- законодательными актами РФ;- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;- приказами и распоряжениями руководства;- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаряСекретарь выполняет следующие должностные обязанности:2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения

просьб и предложений работников.2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаряСекретарь имеет право:3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаряСекретарь несет ответственность:4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

ТЕМА: «НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ АКТЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ РАБОТУ СЕКРЕТАРЯ»

Законодательные и нормативно-методические акты регламентирующие управленческий труд, документирование, работу с документами и бездокументное обслуживание.

Гражданский кодекс, Трудовой кодекс, Федеральные законы «Об информации, информации и защите информации», «О бухгалтерском учете», «Об акционерных обществах».

Нормативно – методические документы: ГОСТ Р 6.30 – 2003, ГСДОУ, ГОСТы на документ, Типовая инструкция по делопроизводству, Основные правила работы ведомственных архивов, Перечни документов со сроками хранения (типовые и ведомственные), акты, регламентирующие работу с обращениями граждан, работу с документами по личному составу, с бухгалтерскими документами.

Справочники и их значение в секретарском обслуживании (справочник по городу, телефонный справочник, справочник адресов Internet, справочник внутренних телефонов организации, словари).

Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающихся ведения делопроизводства;

руководящий состав организации и ее подразделений; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; правила эксплуатации организационной техники;стандарты, унифицированные системы организационно-

распорядительной документации; основы организации труда; законодательство о труде и охране труда; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной

санитарии и противопожарной защиты.

РАЗДЕЛ. 2 СЕКРЕТАРЬ – ДОВЕРЕННОЕ ЛИЦОИ ПОМОЩНИК РУКОВОДИТЕЛЯ

ТЕМА: «ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО ДНЯ РУКОВОДИТЕЛЯ»

Руководитель предприятия на протяжении обычного рабочего дня обременен множеством обязанностей. Представляется целесообразным осветить данный вопрос применительно к рамкам стандартного 8 часового рабочего дня, который заметим, у многих руководителей длится с 8 до 22 часов вечера. Однако это происходит не по причине перегруженности работой, а прежде всего из –за нечеткой организации, в том числе и по вине секретаря. Избежать многих ошибок в работе секретарю поможет доскональное знание порядка повседневной работы своего шефа.

Хронологический рабочий день руководителя предприятия может быть разделен на две части – утреннюю и вечернюю. Роль разграниченной линии между ними играет обеденный перерыв.

Первый час рабочего времени (условно с 9 до 10 часов утра) можно обозначить как организационный.

По прибытии на работу руководитель предприятия должен:- удостовериться в прибытии на работу всех подчиненных, прежде всего

из числа руководящего;- освежить в памяти план работы на предстоящий день;- заслушать краткие доклады своих заместителей;- получить от секретаря корреспонденцию, не рассмотренную накануне;- проверить состояние наиболее важных и срочных документов, срок

исполнения которых истекает.С 10 до 11 часов, как правило, проходят совещания с участием или под

началом руководителя предприятия. В первом случае речь идет о совещании всего руководства предприятия, во втором о совещании части руководящего

состава предприятия, на которое при необходимости могут быть приглашены отдельные работники из числа специалистов.

С 11 до 12 часов руководитель предприятия, как правило работает с поступившими к нему проектами исполненных документов. Документы исполненные в полном соответствии с установленными требованиями, подписываются (утверждаются) им, после чего передаются секретарю для регистрации, тиражирования, доведения до сведения должностных лиц предприятия и последующего помещения контрольного экземпляра документа в дело.

Документы не отвечающие требованиям, возвращаются на доработку с указанием срока.

С 12 до 12.30 руководитель проводит служебные переговоры по телефону, лично готовит проекты необходимых писем, записок. Готовые документы передаются на техническое исполнение секретарю.

С 12.30 до 13.00 целесообразно предусмотреть резерв времени, которым руководитель предприятия распоряжается по своему усмотрению в интересах текущей деятельности.

С 13.00 – 14.00 – время обеда.С 14.00 до 14.30 руководитель предприятия контролирует (лично и через

секретаря) ход выполнения задач дня в подразделениях предприятия.С 14.30 до 15.00 руководитель предприятия рассматривает проекты

исходящих документов, подлежащих отправке, после чего предварительно завизировав их передает секретарю.

С 15 до 16 часов руководитель предприятия обычно изучает руководящие документы по вопросам текущей деятельности.

С 16 до 17 часов руководитель предприятия работает над исполнением документов, необходимость в которых возникает периодически, время от времени (отчеты, планы, доклады).

С 17 до 17.30 часов резерв времени (продолжается работа над исполнением документов).

С 17.30 до 18.00 часов проверяет наличие хранящего у него материала, составляет план работы на следующий день. Затем лично (или через секретаря) контролирует выполнение требований пожарной безопасности в помещениях, а также убытие сотрудников с работы.

Перед убытием с работы руководитель предприятия, осведомляется у секретаря о возможных изменениях в организации работы следующего дня.

Такова в общих чертах организационная картина рабочего дня руководителя предприятия. Она будет иметь вполне ясные очертания, если постоянно придерживаться нехитрого правила- заранее планировать свою повседневную работу, а затем всякий раз доводить спланированное до конца.

План повседневной работы является для руководителя предприятия едва не самым главным организационным документом. Неоценимую помощь в планировании повседневной деятельности руководителя способен оказать компетентный секретарь.

ТЕМА: «ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ»

Правильно организованный прием посетителей в организации является гарантией успешного решения самых разнообразных вопросов производственного, коммерческого и личного характера Необходимо иметь в виду, что обязанности по приему посетителей существенно отличаются в различных организациях.

Чаще всего именно секретарю приходится встречать посетителей, пришедших на прием к руководителю или его заместителям. Профессиональный секретарь-референт должен уметь эффективно взаимодействовать с людьми, быть надежным посредником между руководителем и посетителями.

Как правило, посетители входят в кабинет руководителя после доклада секретаря. Исключение составляют только те лица, которым право входа без доклада предоставлено самим руководителем.

Предупредительность, внимание секретаря во многом определяет атмосферу приема.

Прием посетителей можно условно разделить на следующие виды:- прием сотрудников по текущим вопросам;- прием сотрудников по личным вопросам;- прием посетителей из других организаций;- прием командированных;- прием делегаций;- прием незапланированных посетителей.К приему посетителей должны быть готовы и секретарь и руководитель.Для этого секретарю руководителя необходимо знать:- дату и время (часы) ближайшего приема посетителей;- количественный и качественный состав посетителей;- мотивы (причины) посещения;- краткое содержание обращений (просьб, заявлений, жалоб) посетителей.Для подготовки к очередному приему секретарь обязан:1) осведомиться у руководителя за 2-3 дня до приема о планах работы на

это время;2) уточнить, намерен ли руководитель пригласить на прием кого – либо,

записать организацию, должность, фамилию;3) запросить дополнительные указания по подготовке и организации

предстоящего приема, уточнить время доклада, доложить о готовности к приему.Далее секретарь приступает к формированию списка посетителей..Секретарю необходимо:1) обеспечить запись посетителей на прием в журнале учета посетителей;2) рассмотреть поступившие к руководителю от посетителей письменные

материалы, учесть их в журнале.Секретарь должен быть готов к тому, что руководитель пригласит его

участвовать в беседе с посетителем в качестве консультанта.По окончании беседы руководитель провожает посетителя к выходу из

кабинета, после чего по указанию руководителя записывает его поручения по результатам приема, а затем приглашает следующего посетителя. Организуя прием сотрудников своей организации по текущим вопросам, секретарь должен

очень хорошо знать структуру организации, иметь представление о его деятельности.

Очень часто посетители идут на прием к руководителю по вопросам, которые могут быть решены другими сотрудниками. Секретарь должен направить посетителя к лицу, наиболее компетентному в решении того или иного вопроса.

Не следует во время приема пропускать в кабинет руководителя других сотрудников , не имеющих отношения к приему

По окончании беседы и принятия решения руководитель записывает сам или поручает секретарю сделать запись о результатах беседы в соответствующем журнале.

Организуя прием командированных работников, секретарь должен выяснить, согласовано ли это посещение заранее, выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель, отметить командировочное удостоверение, выяснить, обеспечен ли командированный специалист гостиницей, если нет, то помочь ему в решении вопроса.

В случае необходимости по просьбе руководителя секретарь должен уметь приготовить и подать руководителю и посетителю чай или кофе. При этом следует соблюдать элементарные правила. Посуда должна быть идеально чистой. Приготовить все следует в приемной, разлить по чашкам, внести в кабинет на подносе, не следует забывать о салфетках. Если секретарь расставляет чашки сам, то следует начинать с женщин, с той которая старше по возрасту.

Отдельного рассмотрения требует организация приема так называемых незапланированных посетителей.

Внезапное появление такого посетителя в офисе способно смешать самые тщательно разработанные планы.

Варианты действий:1) немедленный прием;2) согласование времени приема;3) делегирование (переадресация) посетителя.

ТЕМА: «ВЕДЕНИЕ ТЕЛЕФОННЫХ ПЕРЕГОВОРОВ»

Квалифицированный секретарь должен усвоить правила ведения служебного телефонного разговора так, чтобы они стали повседневной нормой его делового общения. Специалисты по менеджменту считают, что действенный способ смягчения бремени телефонных разговоров руководителя- наличие квалифицированной "защиты" в лице секретаря.

Задача секретаря в работе с телефоном — оградить руководителя от звонков, напрямую к нему не относящихся. Секретарь может самостоятельно решать часть вопросов в рамкax своей компетенции или переадресовывать звонки другим специалистам, не отвлекая руководителя. Но секретарю не-обходимо твердо знать круг лиц и организаций, с которыми следует соединять руководителя в любое время.

Особенности служебного телефонного разговораРазговор по телефону из офиса имеет свою специфику: вы говорите от

лица фирмы, и поэтому необходимо соблюдать установленные правила

ведения телефонных переговоров. Тон и манера разговора могут иметь первостепенное значение при общении с абонентом, который может стать постоянным клиентом фирмы. На основе содержания ответов и Звучания голоса у собеседника складывается представление о культурном и интеллектуальном уровне секретаря, о его профессионализме.

Секретарь должен обладать следующими "телефонными навыками": уметь узнавать настроение собеседника по первым нот-

кам его голоса; уметь артистично "выкручиваться" в сложных ситуациях; уметь поставить человека на место, не повышая голоса; уметь стоять на своем и не поддаваться на уговоры; уметь обольщать (такая тактика обезвредит любого

разочарованного звонящего, будь то лицо высокого ранга или "птица невысокого полета»). Частые телефонные звонки в офисе – один из показателей процветания фирмы, и секретарю их надо воспринимать как можно радушнее.

Звонят секретарюВ тех случаях, когда звонят секретарю, желательно придеживаться

следующих рекомендаций.Трубку звонящего телефона следует снимать после 1-2 гудков и лучше

улыбнуться, тогда и голос у вас зазвучит приветливо. Сняв трубку, необходимо назвать свою организациюЗвонит секретарьВ тех случаях, когда звонит секретарь, необходимо придерживаться

следующих правил: Следует тщательно продумать и четко представить цель звонка;

определить вопросы, которые следует решить с абонентом; предварительно подготовить все необходимые документы, которые могут потребоваться по ходу разговора; уточнить фамилию, имя, отчество, должность нужного абонента, чтобы избежать искажения. Перед звонком обязательно продумайте свою речь и сделайте себе пометки.

Не рекомендуется звонить в конце рабочего дня или близко к обеденному перерыву. Правильно набрав номер абонента и получив ответ-подтверждение, нужно назвать себя, организацию, которую вы представляете, и фамилию нужного вам сотрудника. В некоторых случаях требуется указание должности.

Практика показывает, что ведение телефонных переговоров можно превратить в настоящее искусство и до бесконечности совершенствовать в нем свой профессионализм.

Телефонограмма

Телефонограмма - документ по оперативным вопросам, Передаваемый по телефону или записываемый получателем. Телефонограммы оформляются секретарем на специально разработанных бланках или на листе бумаги формата А5.

При передаче телефонограммы следует придерживаться следующих правил:

передаваемая телефонограмма составляется в одном экземпляре; текст телефонограммы должен быть лаконичным, без

труднопроизносимых слов; после составления телефонограмма должна быть проверена и

подписана руководителем организации; во избежание ошибок следует четко произносить даты, время, суммы,

вопросы, подлежащие обсуждению, и т. п.; после передачи текста в телефонограмму вносятся должность,

инициалы и фамилия лица, принявшего телефонограмму, и время передачи; если телефонограмма передается нескольким фирмам, то к ней

прилагается список этих фирм с соответствующими номерами телефонов.При приеме телефонограммы необходимо записать:- название организации и номер ее телефона;- текст телефонограммы;- должность, инициалы и фамилию лица, подписавшего

телефонограмму, а также лица, ее передавшего;- дату и время приема. Принимаемая телефонограмма обычно оформляется в двух

экземплярах: один передается руководителю, второй — хранится у секретаря или фиксируется в соответствующем журнале и используется в случае потери первого экземпляра.

Бланки телефонограмм на первом листе разделены перфорационной строчкой для облегчения отрыва первого листа оформленной телефонограммы и передачи его руководителю.

СТРУКТУРА ТЕЛЕФОНОГРАММЫ

Наименование предприятия

ТЕЛЕФОНОГРАММА Список рассылкиДата

Текст

Должность Подпись И. О. Фамилия

Передал: И. О. Фамилия

Список рассылки

Наименование предприятия Телефон Получил Дата Время

Задание:

Составить телефонограмму из областного отдела народного образования в адрес МОУ СОШ № 16 г. Димитровграда о том, что 15 ноября 20010 года в актовом

зале ОблОНО состоится совещание директоров школ.

ТЕМА: «ПОДГОТОВКА КОМАНДИРОВОК»

На секретаря организации, как правило, часто ложится обязанность подготовки служебных командировок сотрудников и руководителя. Он готовит проекты приказов о командировках, выписывает командировочные удостоверения, регистрирует их в журнале.

Командировочные удостоверения имеют типовую форму, и поэтому секретарь их только заполняет, руководствуясь приказом о командировке.

Журнал регистрации командировочных удостоверений имеет следующие графы:

- дата выдачи;- должность;- место командировки;- цель;- срок командировки;- дата и номер приказа.По указанию руководителя или просьбе командируемого секретарь может

подобрать необходимые документы.Для секретаря руководителя подготовка руководителя к командировке

является обязательной функцией. Помимо приказа о командировке и выписки командировочного удостоверения секретарь руководителя составляет вместе с ним и печатает программу командировки. В программе указываются организации, отделы, лица (с указанием должности, фамилии, имени и отчества) и время встречи с ними руководителя, мероприятия, на которых он будет присутствовать.

Название организации должно быть точно выверено, указываются ее адрес и телефоны. Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми предстоит встреча. Копия программы остается у секретаря. Поэтому он всегда знает, где находится руководитель, и в случае необходимости может с ним связаться.

Секретарь может подготовить документы или реферат для доклада (выступления) руководителя, проекты договоров, необходимые справки и т. д.

Кроме того, секретарь должен детально проработать маршрут руководителя, увязав его с расписанием самолетов, автобусов и т. д. Он заказывает билеты, гостиницу, выясняет, как к ней проехать. В случае отсутствия в структуре организации службы протокола секретарь обеспечивает визовую поддержку.

Руководитель должен быть снабжен необходимыми канцелярскими принадлежностями (блокнотами, ручками, папками и т. п.). При необходимости секретарь заботится о сувенирах для поездки руководителя.

После возвращения руководителя секретарь обрабатывает материалы командировки: перепечатывает документы, размножает их, передает соответствующим структурным подразделениям и сотрудникам. В обязанности секретаря входит и оформление отчета о командировке.

РАЗДЕЛ. 3 ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА ГРАЖДАН

ТЕМА: «ОРГАНИЗАЦИЯ ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН»

Секретарь должен анализировать организацию работы по приему посетителей, с тем чтобы как можно более точно планировать количество посещений за один прием, а также продолжительность индивидуального общения.

На этапе подготовки приема секретарь должен четко уяснить, кому из посетителей наиболее важно встретиться с руководителем.

С этой целью секретарю необходимо:1) обеспечить запись посетителей на прием в журнале учета посетителей;2) рассмотреть поступившие к руководителю от посетителей письменные

материалы, учесть их в журнале.По окончании беседы секретарь провожает посетителя к выходу из

кабинета, после чего по указанию руководителя записывает его поручения по результатам приема, а затем приглашает следующего посетителя.

По организации приема сотрудников своей организации по личным вопросам необходимо проявлять больше внимания и тактичности. Обычно приемы по личным вопросам относят на конец недели. В этот день руководители отделов, которые могут понадобиться шефу во время приема, должны быть на рабочих местах, чтобы при необходимости помогать ему.

По время проведения приемов всех видов секретарь сам принимает все телефонные звонки, переадресует их заместителям руководителя. Телефон руководителя может быть подключен в чрезвычайных обстоятельствах. Не следует во время приема пропускать других сотрудников, не имеющих отношения к приему.

По окончании беседы и принятия решения руководитель записывает сам или поручает секретарю сделать запись о результатах беседы в соответствующем журнале.

РАЗДЕЛ 4. ПОДГОТОВКА И ОБСЛУЖИВАНИЕ СОВЕЩАНИЙ

На стадии планирования работ руководитель и секретарь намечают, такие совещания и заседания нужно провести в определенный период времени, определяют дату, время и место их проведения, тематику и состав участников. Это могут быть официальные совещания (заседания совета директоров, наблюдательного совета), неофициальные или оперативные (рабочих комиссий, диспетчерские).

Совещания проводятся по плану, который является для секретаря –референта обязательным и дает возможность заранее продумать комплекс мер по их подготовке.

Приступая к работе по подготовке совещания, секретарь должен иметь в своем распоряжении соответствующие данные:

- время начала совещания;- тема (повестка дня совещания);- место проведения совещания;- продолжительность совещания;- состав участников совещания.

Исходя из общепринятой практики, чаще всего на секретаря руководителя возлагают обязанности по ведению и последующему оформлению протокола совещания.

ТЕМА: «ОБСЛУЖИВАНИЕ ОПЕРАТИВНЫХ СОВЕЩАНИЙ»

При подготовке небольшого оперативного совещания, которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, секретарь осуществляет оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия не пришедших сотрудников, а также вызов работников на совещание по требованию руководителя. Во время работы совещания секретарь принимает все телефонные вызовы и посетителей. Важно создать обстановку нормального хода совещания, не допуская его срывов.

Если же возникает экстремальная ситуация, требующая немедленного принятия действий руководителем, то секретарю следует записать поступившую информацию, войти в кабинет, стараясь не отвлекать внимания выступающих и присутствующих, подать записку руководителю и дождаться его указаний.

Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь. Совещания оперативного характера проводятся обычно в кабинете руководителя, поэтому секретарь должен позаботиться об обеспечении участников совещания бумагой для записей. После совещания следует привести кабинет в порядок.

ТЕМА: «ОБСЛУЖИВАНИЕ ПЛАНОВЫХ СОВЕЩАНИЙ С БОЛЬШИМ ЧИСЛОМ УЧАСТНИКОВ»

При проведении планового совещания (заседания) с большим числом участников подготовка начинается за 1,5-2 недели до его проведения и

включает в себя следующие этапы:1. Уточняются дата, место и время проведения совещания;2. Составляются повестка дня , списки участников и докладчиков совещания;3. Продумывается перечень работ, которые должны быть выполнены службами

предприятия при подготовки совещания.

4. Составляется текст приглашения (название организации, характер совещания, время, дату и место его проведения, рассматриваемые вопросы, инициалы и фамилию приглашаемого. Подписывает приглашение руководитель).

5. Подготовка оборудования помещения для проведения совещаний (стулья, столы, меловой или маркерной доской, экраном, микрофоном, трибуной.

Не следует забывать об аптечке с медикаментами.6. Ведется регистрация участников, начинается регистрация за 30 минут до

начала совещания и заканчивается за 5 минут до начала заседания.7. Если секретарь принимает участие в работе совещания ему может быть

поручено ведение протокола. В этом случае он должен предварительно уточнить у руководителя какой вид протокола необходим – краткий или полный (ход совещания с точной записью выступления участников и формулировки решений).

На небольших совещаниях в обязанности секретаря может входить сервировка рабочего стола прохладительными напитками и стаканами. Бутылки с минеральной водой устанавливают на бумажные салфетки группами в центре стола. Бутылок должно быть не меньше, а стаканов – на один больше, чем участников совещания, сидящих за столом.

На оформление протокола совещания отводят обычно 2-3 дня. Секретарь печатает протокол и передает его председателю. По указанию руководителя секретарь осуществляет контроль за ходом выполнения решений совещания, сообщает о результатах совещания тем лицам, которые на нем не присутствовали.

РАЗДЕЛ 5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ РУКОВОДИТЕЛЯ

ТЕМА: «ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО ДНЯ (СЕКРЕТАРЯ)»

Важнейшая задача секретаря – разгрузка руководителя, помощь в рациональном распределении такого ресурса, как время. Упущенное время нельзя вернуть, возместить, сутки увеличить.

Секретарь обязан максимально разгрузить руководителя от подготовительных, технических и отдельных видов текущей организационной работы, высвободить его время для творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу. План рабочего дня секретаря во многом зависит от рабочих планов руководителя. Часть рабочего плана секретаря совершенно от него не зависит, так как связана с режимом работы руководителя – обслуживание совещания, прием посетителей, оформление документов для руководителя, их подписание.

В обязанности секретаря входит и его повседневная работа, которую он должен выполнять: ежедневный утренний прием корреспонденции, ее обработка, ведение контрольной картотеки, раскладка документов в дела. Вот эти регулярно повторяющие ежедневно, еженедельно и ежемесячно виды работ и войдут в основу плана личной работы секретаря.

Составляя план конкретного рабочего дня, сначала записывают повторяющиеся мероприятия например:

9-00 – 9.10 – приведение в порядок рабочего места руководителя;9.10-9.15 – подготовка к работе своего рабочего места;

9.15-9.35 – обработка поступивших факсов, электронной почты и другой корреспонденции;

9.35-9.40 – просмотр контрольной картотеки;9.40-10.00 – доклад руководителю о текущих делах, уточнение его

рабочего плана.Далее план рабочего дня секретаря зависит от плана рабочего дня

руководителяВ работе секретаря много непредвиденных ситуаций – внезапных заданий

руководителя, телефонных звонков, случайных посетителей. Эти факторы трудно поддаются регулированию, поэтому в плане рабочего дня всегда должно быть резервное время.

В конце дня секретарь обрабатывает и отправляет исходящую корреспонденцию и заканчивая рабочий день, намечает мероприятия на завтра.

В том случае, если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, секретарь по договоренности с ним может уйти только после того, как обеспечит руководителя всей необходимой информацией.

Перед уходом секретарь обязан убрать все документы, закрыть на ключ сейф и шкафы и привести в порядок свое рабочее место. Необходимо выключить из сети технические средства, за исключением осуществляющих прием и передачу информации в дежурном режиме (автоответчик, факс, модем).

ТЕМА: «ОБОРУДОВАНИЕ РАБОЧЕГО МЕСТА»

Организация рабочего места начинается с оснащения его мебелью, специальным оборудованием, канцелярскими принадлежностями.

В обязательный набор мебели должны входить:- канцелярский стол с придвижной тумбой, подъемно-поворотный стул,

вспомогательный стол или подставки для оргтехники, шкаф для хранения документации, сейф для хранения важных документов, бланков, штампов и печатей, стул для посетителей.

Среди канцелярских принадлежностей и специального оборудования можно выделить предметы, наиболее часто используемые при работе с документами:

- письменный прибор, папка или лоток для текущих документов и бумаги, справочно-алфавитные блокноты, ежедневник, еженедельник, дырокол, стиплер, нож для бумаги, ножницы; корректирующая паста («штрих»), клей, настенные часы, папки с надписями «К докладу», «На подписание», «Документы в работе» и т.п. У секретаря офиса, которого Вы в настоящее время осваиваете , рабочее место как правило, оснащено множеством технических устройств. Это персональный компьютер, и различные средства телефонной связи: телефон, факс, многофункциональный телефон или мини - АТС. Возможно, имеются средства громкой связи, множительная техника, принтер, сканер.

РАЗДЕЛ. 6 ДОКУМЕНТЫ

ТЕМА: «ПОНЯТИЕ О ДОКУМЕНТАХ И СПОСОБАХ

ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ»

Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение жизни приходится составлять документы, имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д.

Документ возник прежде всего как способ фиксирования информации для придания ей юридической силы (от лат. Documentum-доказательство, свидетельство). Документ – результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко – и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.)Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам.

Самой важной функцией документа, является то, что он выступает как главный инструмент делового воздействия, создается как результат договоренностей сторон, закрепляет согласие. В управленческой деятельности документ-это еще предмет и результат труда, как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в среднее специальное или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.

В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами, например создание Устава, заключение договоров, ведение бухгалтерских документов, кадровых, первичных учетных, распорядительных и т.д. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Характерным свойством документов является то, что они служат источниками и носителями информации.

Слово «документ» в переводе с латинского означает «поучительный пример», «способ доказательства». Документы широко используются в повседневной деятельности. Они служат основанием для принятия решений, обобщений, справочно-информационной работы, учета, являются способом доказательства (так как имеют юридическую силу, историческими источниками).

Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, а также возможность передачи ее другому лицу, многократное повторное обращение к информации. Следовательно, документ может выполнять несколько функций.

Большинство документов должно удовлетворять таким требованиям, как пригодность к длительному хранению, максимальная наглядность. Для того, чтобы документ обладал этими качествами, он должен быть правильно составлен как по форме, так и по содержанию.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.

Первая- это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью.

Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.

Вторая группа- документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов., бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

ТЕМА: «УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ»

«УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ (УСОРД)»

Унификация документовВ условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение

объемов информации, вызванные активизацией общественной жизни, ростом числа контор, фирм, организаций и т.д. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, выполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и автоматизации обработки документной информации.

Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Унификация документов – заключается в разработке единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов. Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Так, например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты. Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме,

единообразию.Унификация проводится в целях совместимости документов различных

предприятий, снижение трудоемкости обработки документов, повышения качества оформления, более эффективного использования компьютеров в делопроизводстве.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам.

Основными принципами унификации документов являются:- унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра –

образца документов для конкретной системы документации;- единообразие форм документов и правил их построения, составления,

оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов;

- комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения.

- информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач;

- сокращение числа видов документов;- стабильность требований к документам;- сопряжение с действующими системами классификации и кодирования

технико-экономической информации;- экономичность.

Существуют три способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица. ТРАФАРЕТ – это способ фиксации постоянной информации в виде

связанного текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией.

АНКЕТА – способ предоставления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная в правой.

ТАБЛИЦА так же, как анкета, представляет собой разорванный текст, но расположенный по другому принципу: постоянная информация размещена в заголовках граф и боковике, а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк.

Стандартизация документовКак известно, у нас в стране до 1972 года, т.е. до выхода в свет 1-ой

редакции стандартов на ОРД фактически не было каких-либо единых правил оформления служебных документов.

Стандарты впервые ввели единую и рациональную основу составления и оформления документов.

Одним из способов установления норм и правил работы с документами в общероссийском масштабе является государственная стандартизация, посредством которой унифицируются терминология документационного обеспечения, системы применяемых в той или иной сфере управления документами, формы документов и требования к их составлению.

СТАНДАРТИЗАЦИЯ – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель, применяемая за исходные.

Стандартизация основывается на результатах науки, техники и практического опыта. Она определяет не только основу настоящего развития, но также и будущего и должна идти неразрывно с прогрессом.

Существуют единые требования и правила оформления документов управления, независимо от того, как ведется делопроизводство на предприятии: традиционным способом или на основе современной информационной технологии.

Независимо от носителя информации документ должен быть оформлен в соответствии с требованиями, обеспечивающими:- юридическую силу документов;

- оперативное и качественное исполнение документов, их поиск в аппарате управления;

- возможность обработки документов с помощью вычислительной техники;- качество документа как исторического источника.

Стандарты распространяются на организационно-распорядительную документацию, применяемую в деятельности:- органов государственной власти и управления РФ всех уровней;- предприятий, организаций, компаний, фирм и других объединений независимо

от форм собственности.Субъекты РФ и отдельные организации могут разрабатывать свои

стандарты на ОРД:- стандарты субъектов РФ;- стандарты отраслей и других общественных объединений, стандарты

предприятий.Стандарты не должны нарушать обязательные требования настоящего

государственного стандарта.Система документацииСистема документации – совокупность взаимосвязанных документов,

используемых в определенной сфере человеческой деятельности.Постановление Госстандарта от 03 марта 2003 года за № 65-ст принят и

введен действие ГОСТ стандарт «Унифицированные системы документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов» ГОСТ Р 6.30- 2003. Он разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.

Внесен Научно-техническим управлением Госстандарта России.Введен впервые.Настоящий стандарт устанавливает:

- состав реквизитов документов;- требования к оформлению реквизитов документов;- требования к бланкам документов, включая бланки документов с

воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.Установлены следующие категории стандартов:

- отраслевые стандарты (ОСТ);- республиканские стандарты (РСТ);- единая государственная система делопроизводства (ЕГСД);- единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ);унифицированная система документации (УСД);унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).

В соответствии с требованиями ГОСТ на бланках всех документов (кроме писем) на верхнем поле справа должны быть проставлены к коды организации – авторе документа по общероссийскому классификатору технико-экономической и социальной информации ОК ТЭСИ.

Этот ГОСТ предусматривает и проставление на верхнем поле кода бланка вида документа по общероссийскому классификатору управленческой

документации (ОКУД). В бланках писем коды размещают после справочных данных об организации.

ОБЩЕРОССИЙСКИЕ КЛАССИФИКАТОРЫ И СТАНДАРТЫОКС – общероссийский классификатор стандартов;ОКП – общероссийский классификатор продукции;ОКУД - общероссийский классификатор управленческой документации;ОКВ - общероссийский классификатор валют;ОКЕИ - общероссийский классификатор измерения;ОКПО - общероссийский классификатор предприятий и организаций

(введен в 1993);ОКАТО- общероссийский классификатор административно-

территориального деления;ОКОГУ - общероссийский классификатор органов государственной власти

и управления ( введен 01.07.97);КФС – классификатор форм собственности;ОКОФ - общероссийский классификатор фондов;ОКСО - общероссийский классификатор специальностей и образования;ОКИН - общероссийский классификатор информации о населении;ОКИСЗН - общероссийский классификатор информации по социальной

защите населения;ОКСП - общероссийский классификатор строительной продукции;ОКГ - общероссийский классификатор грузов;ОКОНХ – общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства

(1975последняя редакция 1985)ОКЭР - общероссийский классификатор экономических регионов (введен в

1997)ГОСТ 16487 – 82 .Делопроизводство и архивное дело. Термины и

определения (ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему еще при регистрации первого терминологического стандарта в 1970 г.).

ГОСТ 6.01.1 – 87 . Единая система классификации и кодирования технико – экономической информации;

ГОСТ 6.10.3– 83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникационном формате;

ГОСТ 6.10.4 – 84 . Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинопрограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;

ГОСТ 6.10.5 – 87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра – образца;

ГОСТ 6.10.6 – 87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр – образец;

ГОСТ 6.10.6 – 87. Единая система внешнеторговой документации. Счет;ГОСТ Р 6.30 – 97. Унифицированные системы документации. Система

организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно –распорядительной документации. Требования к оформлению документов. (введен 01 июля 2003 года).

ТЕМА: «ФОРМУЛЯР –ОБРАЗЕЦ ОРД»

Формуляр – совокупность реквизитов, из которых состоит документ.Формуляр образец – это совокупность расположенных в определенной

последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения реквизита.

Например: в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, атор, указание вида документа (заявление), текст подпись, дата.

Бланк – стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации, авторе документа.

В организации обычно применяется два вида бланков – для письма и общий бланк для всех видов других документов. Но при необходимости создаются бланки конкретных видов документов (приказа, акта и т.д.) Например, руководители могут иметь должностной бланк.

Бланк для письма и общий различаются набором реквизитов. Максимальный набор реквизитов для бланка письма: герб, эмблема организации, наименование организации – автора документа, справочные данные об организации – авторе документа, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Максимальный набор реквизитов для общего бланка: герб, эмблема организации, наименование организации- автора документа, место для наименования вида документа (или вид документа), дата документа, регистрационный номер документа, место составления или издания документа.

Существует два основных варианта расположения реквизитов на бланках – продольный и угловой.

Продольный бланк предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, то есть равным удаление каждой строки от левого и правого поля.

Угловой бланк предполагает размещение реквизитов в верхней левой части листа.

!!! Часто при оформлении общих бланков применяется продольное расположение реквизитов, а для бланков писем – угловое.

ТЕМА: «ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ И БЛАНКОВ» Состав реквизитов документа

Реквизиты – обязательные элементы служебного документа (от лат. Requisitum-требуемое, необходимое).

РЕКВИЗИТЫ

Постоянные- реквизит документа,

наносимый при изготовлении

унифицированной формы

документа или бланка (трафарета)

документа.

Переменные - реквизит документа,

наносимый при составлении

документа.

Порядок оформления служебных документов определяет ГОСТ Р6. 30 – 2003 «Требования к оформлению документов», в котором излагаются правила

оформления каждого реквизита документа.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:01 – Государственный Герб Российской Федерации;02 – герб субъекта Российской Федерации;03- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);04 – код организации;05—основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;06- идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);07- код формы документа;08-наименование организации;09-справочные данные об организации;10 –наименование вида документа;11- дата документа;12-регистрационный номер документа;13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;14 – место составления или издания документа;15 – адресат;

16- гриф утверждения документа;17 – резолюция;18- заголовок к тексту;19- отметка о контроле;20 – текст документа;21 – отметка о наличии приложения;22-подпись;23 – гриф согласования документа;24 – визы согласования документа;25 – оттиск печати;26- отметка о заверении копии;27- отметка об исполнителе;28- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;29 – отметка о поступлении документа в организацию;30 - идентификатор электронной копии документа.

РАЗДЕЛ 7. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ОСНОВНЫХ ВИДОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

ТЕМА: «ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ»

Деятельность всех учреждений фиксируется в разного вида документах. Попытка определения видов документов, в том числе и организационно-распорядительных, сделана в приложениях к Основным положениям Единой Государственной системы делопроизводства, а виды распорядительных документов рассмотрены в Юридическом энциклопедическом словаре. В своей деятельности учреждения руководствуются наряду с актами органов государственной власти и государственного управления положениями, уставами, правилами. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают следующие документы: решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции. На территориях краев и областей издаются постановления, распоряжения главы администрации и его заместителей. Такие же документы издаются в районных (городских) администрациях. Органы представительной власти принимают решения.

ТЕМА: «ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ»

Комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятий, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятий, называется организационными документами.

К ним относятся: Устав, Положение об организации, Положение о структурных подразделениях, Структура и штатная численность, штатное расписание должностная инструкция, инструкция, правила, памятки.1. Устав.

2. Положение об организации.3. Положение о структурных подразделениях.4. Структура и штатная численность.5. Штатное расписание.6. Должностная инструкция.7. Инструкция, правила, памятки.

ТЕМА: «РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ»

Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности организации. С помощью в них разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы.

К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся постановление, решение, приказ, указание, распоряжение.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону.1. Постановление.2. Решение.3. Приказ.4. Указание.5. Распоряжение.

ТЕМА: «ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ»

В состав информационно-справочных документов входят: акты, докладные записки, переписка и др. Эти документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря – инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действий. Перечень основных видов документов:

протокол, докладная записка, заявление, представление, переписка, (служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение), акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень.

Докладные запискиДокладная записка- информационно-справочный документ. Документ,

адресованный руководителю своей организации или вышестоящей, содержащий изложение какого-либо вопроса или факта, с выводами и предложениями.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части излагаются факты и события, послужившие поводом к написанию документа. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренними и внешними. Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем (автором), внешние, направляемые в вышестоящие органы, - руководителем предприятия.

Датой документа является дата ее подписания. Докладная записка составляется как по инициативе автора, так и по указанию руководителя. Цель инициативной записки побудить руководителя принять решение.

Реквизиты докладной записки: /внутренней/-название структурного подразделения, название документа – докладная

записка, дата, номер (не обязательно), адресат, заголовок, текст, приложение (если есть), подпись.

Министерство или ведомство, название организации, структурное подразделение, дата, номер, место составления, адресат, заголовок, текст, приложение (если есть), подпись.Объяснительные записки

Объяснительная записка- документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (план, отчета, проекта и т.д.), объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

(объясняет причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнение какого либо поручения)

Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы: сопровождающие основной документ (план отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа – оформляются на общем бланке учреждения; объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.

Реквизиты: наименование министерства или ведомства (если нужно), наименование структурного подразделения, наименование документа – ОБЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА, дата и номер (если нужно), заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о направлении в дело.(см. образец)СправкиСправка- это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают:- с информацией о фактах и событиях служебного характера;- выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения

того или иного юридического факта.Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они бывают ежедневно. Это справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания.

АктыАкт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий

факты, события. Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей. Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Во введении указывается основание составления, например ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия. Далее указывается состав комиссии: фамилия, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, фамилии и инициалы присутствующих.

Акт может иметь заголовок (например: «Акт о недостаче_____» или «Акт приема-передачи документов» с грифом «Конфиденциально».

В констатирующей части акта излагаются цели, задачи, существо и сроки проведенной комиссией работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). Текст документа может делиться на пункты, подпункты или иметь табличную форму. После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены. В заключительной части делаются выводы и даются рекомендации, однако эта часть текста необязательна.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Для ряда актов ( по материальным, финансовым и другим важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью предприятия.

С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей ставится специальная отметка ( «С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и даты"». Если кто-либо из составителей не согласен с актом, он подписывает его с оговоркой о своем несогласии. Особую группу образуют акты, устанавливающие факты подтверждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний.Протоколы

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. На коммерческом предприятии составляются протоколы заседаний совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров и т.п. Протокол ведется секретарем. Составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование предприятия. Далее указываются следующие реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола – порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.

В заголовке протокола указывается название коллегиального органа, например: ПРОТОКОЛ … заседания совета директоров.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

- Председатель – фамилия и инициалы;- Секретарь – фамилия и инициалы;- Присутствовали – фамилии и инициалы присутствующих сотрудников

предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных. Если присутствующих более 10, указывается их общее количество. В протоколах заседаний совета директоров указывают фамилии присутствующих членов совета независимо от количества.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки. (например…)

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

- СЛУШАЛИ;- ВЫСТУПИЛИ;

- ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).Если после выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы. Они

должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответами. Постановление (решение) излагается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью.

Протокол подписывается председателем и секретарем. Протокол заседания правления акционерного общества или совета директоров подписывается всеми присутствовавшими на заседании. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения. Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, поэтому хранятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.

ТЕМА: «ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ И ПРАВИЛА ВЫДАЧИ

КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ»

Классификация по стадиям создания: черновик (предварительная редакция документа); беловик (чистовик); подлинник, или оригинал (документ в окончательной редакции, оформленный

с учетом требований ГОСТа); копия документа – точное воспроизведение подлинника. Копии бывают

факсимильные и свободные. Факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления (ксерокс, факс, фотокопия);

отпуск-копия исходящего документа, остающаяся в учреждении; дубликат – копия, которая выдается в случае утраты подлинника, или

оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник; выписка- копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его

часть, заверенную в установленном порядке; автограф – документ, написанный рукой автора.

Реквизит- ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИКопия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Отметка о заверении копии оформляется следующим образом: ниже реквизита Подпись проставляют: заверительную надпись Верно, должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения. Например: Печати ставятся на копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам. Допускается заверять копии рассылаемых документов печатью, предназначенной для заверения рассылаемых копий (протокольного отдела, канцелярии, общего отдела и т.п.).

ВерноЗ.А. КовалеваГлавный специалистУправления делами личная подпись 18.12.2006 года

РАЗДЕЛ 8. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ ПРАВООТНОШЕНИЙ

ТЕМА: «ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ»

Одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия является документирование трудовых правоотношений. Обязательное ведение кадровой документации предусмотрено общегосударственными законодательными и нормативными актами:

- трудовым кодексом РФ;- инструкцией по ведению трудовых книжек и др.

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается:

- приём, перевод и увольнение работников;- предоставление отпусков;- командирование.

При приёме на работу фиксируются основные анкетно-биографические данные работника, условия его приёма и оплаты труда.Прием не допускается без предъявления трудовой книжки и паспорта, для военнообязанных военного билета, при необходимости документ об образовании. Основанием приема на работу является письменно заключенный трудовой договор. Поступающий пишет заявление с просьбой о приёме. Приём оформляется приказом по яичному составу, затем заполняется личная карточка Т-2 и вносится запись в трудовую книжку.

Перевод оформляется заявлением и изданием приказа. Увольнение оформляется приказом. Отпуска предоставляются на основание графиком отпусков. Командирование оформляется приказом на основание докладной записки.

При изменении анкетно - биографических данных (ф.и.о. на основание св. о браке) работник представляет документы в кадровую службу.

Приказ по личному составу - это распорядительный документ, издаваемый руководителем по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией. Оформляются приказы по личному составу на бланке типовой межотраслевой формы № Т-1 формата А4.

Приказы по личному составу подразделяются на простые и сложные. Простой приказ оформляет одно распорядительное действие (о приёме, отпуск и т.д.) Такие приказы называют индивидуальными. Некоторые кадровые службы

одним приказом оформляют действия па учёту и движению личного состава, касающиеся нескольких работников. Такие приказы называют сводными. Заголовочная часть приказа имеет одинаковый состав реквизитов:

- наименование организации;- наименование вида документа и её код по ОКУД;- номер, дату документа;

Регистрационный номер необходим для учёта документов. Номер приказа проставляется при его регистрации. Оформление даты допускается словесно-цифровым способом, 23.08.2006.

Ссылка на документ - основание издания приказа является обязательным реквизитом приказа. О приёме — заявление, трудовой договор.

Оформление подписи предусматривает указание должности наличие его личной подписи, инициалов и фамилии.

Не допускается исправление в подлиннике приказа. Применение подобных приёмов лишает документ юридической силы.

Визируют приказы- руководитель структурного подразделения, главный бухгалтер, юрисконсульт, инспектор кадровой службы. Оформление визы должно состоять из подписи лица, визирующего документ, его должности, расшифровки подписи. Приказ о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. Приказ о прекращении трудового договора составляется на бланке формы Т-8.

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» (№ 1 л/с, № 2 л/с).

Приказы по личному составу хранятся 75 лет (статья 6 б «Перечня документов с указанием срока хранения»).

В процессе деятельности организации могут издаваться другие приказы по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, командировках, дежурствах, обучении, отпусках, срок хранения не превышает 5 лет.

ТРУДОВАЯ КНИЖКА - основной документ о трудовой деятельности. По записям в трудовой книжке устанавливается общий , непрерывный и специальный трудовой стаж необходимый для определения размера пособия по временной нетрудоспособности, выплаты вознаграждения за выслугу лет, установления должностного оклада отдельным категориям лиц, назначения государственных пенсий. Записи о наградах и поощрениях могут служить основанием для предоставления льгот, при утрате документов о награждении («Ветеран труда»).

Трудовые книжки ведутся- на всех рабочих и служащих, проработавших свыше 5 дней. Лица, поступившие на работу впервые, представляют администрации справку о последнем занятии. Уволенные из Вооруженных Сил обязаны предъявить военный билет. Заполнение трудовой книжки впервые производится в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приёма на работу. При поступлении на работы работники обязаны предъявить оформленную в установленном порядке.

Приём на работу без трудовой книжки не допускается. В трудовую книжку вносятся:

- сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

- сведения о работе: приём на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;

- сведения о награждениях и поощрениях;- сведения об открытиях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовую книжку не записываются. Все записи в трудовую книжку вносятся на основание приказа, но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа. Записи производятся арабскими цифрами, в трудовой книжке установленного образца 1938 года запись 1998.05.01, а после 1975 года, 05.01.1998.

Записи производятся аккуратно, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. С каждой записью знакомят владельца книжки под расписку в личной карточке, в которой повторяется эта же запись.

При выявлении неправильной или неточной записи, исправления производятся администрацией того же предприятия. ( В графе 3 - Запись за № таким-то не действительна, а затем в графе 4 повторяется дата и номер приказа администрации, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

Дубликат трудовой книжки выдается администрацией по последнему месту работы.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы, трудовая книжка дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Трудовая книжка выдается в день увольнения. При задержке выдачи, работнику выплачивается заработок за все время вынужденного прогула.

На предприятиях ведется следующая документация по учёту бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:

- приходно-расходная книга по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

- книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним.При получении трудовой книжки работник расписывается в её получении.

ЛИЧНОЕ ДЕЛО - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приёме на работу. Как, правило, личные дела ведутся, на руководящих работников, специалистов, материально-ответственных лиц и т.п. Первоначально в личное дело формируются документы, оформляющие в процессе приёма на работу, а в последствии - все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии.

Наиболее рациональным представляется следующий состав и порядок расположения документов при заведении личного дела:

- внутреннюю опись документов дела;- заявление о приёме на работу;- личный листок по учёту кадров;- автобиография;- копия документа об образовании

- характеристика или рекомендательное письмо;- копия приказа о приёме на работу:- трудовой договор;- дополнение к личному листку по учёту кадров.

В дальнейшем в личное дело включаются документы:- подтверждающие изменения анкетно-биографичеких данных (коп. св. о браке);- характеристики, отзывы.

Личные дела имеют длительный срок хранения;Личные дела не выдаются на руки работникам на которых они заведены. Личные дела уволенные работников оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятся в архиве по алфавиту фамилий работавших.Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником. В соответствии с трудовым договором работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечит условия, труда,. предусмотренные Трудовым кодексом РФ, и иными нормативными актами, содержащими нормы трудового права и в полном размере выплачивать заработную плату и коллективным договором. Работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Сторонами трудового договора являются работодатель и работник. В трудовом договоре указываются:

- фамилия, имя, отчество работника ;- наименование работодателя - фамилия, имя, отчество - физического лица.

Существенными условиями трудового договора являются:- место работы (с указанием структурного подразделения);- дата начала работы;

- наименование -должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием;

- права и обязанности работника;- права и обязанности работодателя;

- характеристики условий труда, компенсации и льготы за работу в тяжелых и вредных условиях работы;

- режим труда и отдыха (если он отличается от общих правил);- условия оплаты труда, в том числе надбавки и поощрения;- виды и условия социального страхования, связанные с трудовой деятельностью.

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

Трудовые договоры могут заключаться:- на неопределенный срок;- на определенный срок не более 5 лет.

Если в договоре не оговорен срок его действия, то он считается заключенным на неопределенный срок.Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем. Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими 16 лет.

Личная карточка – документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая дисциплина и т.д.).Личная карточка является одним из основных документов по учету персонала, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА Т - 2 - заполняется на всех работников после подписания приказа о приёме на работу. Рассказать по разделам карточки.

1-й раздел - номер, дата трудового договора, фамилия, имя, отчество, дата, месторождения и гражданство. 2- й раздел - содержит сведения о воинском учёте;

3- й раздел-дата приёма, разряде, окладе:4- й раздел - данные о прохождении работником аттестации с указанием

её даты;3- й раздел - о повышении квалификации;4- й раздел - профессиональная переподготовка;7- й раздел - сведения о поощрениях и наградах;8- й раздел - об отпуске всех видов;9- й раздел - сведения о социальных льготах;10-й раздел - предназначен для учета сведений о сотрудниках;11-й раздел- заполняется при увольнении работника и включает в себя

основание увольнения, его дату, номер и дату приказа. Главным разделом карточки является раздел 3 «Прием на работу и переводы на другую работу».Личная карточка заводится на работника в 1 –ом экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий.

ТЕМА: «СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ. ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ

ДОКУМЕНТООБОРОТА»

Бухгалтерия, как структурное подразделение учреждения, выполняет специфические функции ведения бухгалтерского учета. В небольших организациях эту работу может выполнять один человек – бухгалтер. Однако, во всех случаях функция бухгалтерского учета является одной из функций управленческой деятельности.

В бухгалтерии, как и в сфере управления в целом, все работают с документами как носителями информации. Документ является объектом и результатом труда в сфере управления.

Бухгалтерские документы проходят те же этапы обработки, что и все другие документы организации.

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия.

Совершенство организации работы с документами определяется:* оперативностью перемещения документов внутри организации;* качеством и своевременностью исполнения документов;

* эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

Документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документооборот осуществляется в виде различных потоков документов между структурными подразделениями или работниками предприятия.

Объем документооборота зависит:* от значимости организации;* от ее функций и уровня решаемых задач;* от связей с внешними организациями.В документационном обеспечении существует три группы документов:- входящие (поступающие в организацию документы);- исходящие (отправляемые из организации документы);- внутренние (документы, составленные в организации и используемые во внутреннем управленческом процессе).Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.Входящие документы проходят на начальном этапе следующие операции:- первичную обработку;- предварительное рассмотрение службой делопроизводства.Исходящие и внутренние документы проходят на начальном этапе следующие операции:- составление проекта документа исполнителем;- проверка правильности оформления проекта документа;- согласование проекта документа.Общими для всех групп являются следующие операции:- рассмотрение документов руководителем (подписание – для исходящих и внутренних документов и резолюция – для входящих документов);- регистрация документов;- передача документов исполнителям;- контроль исполнения документов;- исполнение документов;- подшивка исполненных документов в дела;- использование документов в справочно- информационных целях;- подготовка документов к передаче и передача в архив (или уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и практического значения).Основными принципами работы с документами являются:- единый порядок составления (оформления) документов и работы с ними;- четкое разделение функций и обязанностей между работниками предприятия, исключающее дублирование документных операций;- современное техническое оснащение делопроизводства (офисные программы, факсы, ксероксы, сканеры, электронная почта, средства малой оргтехники);- целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия, оправдана конкретной целью);

- умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным (составление документов только в том случае, когда это необходимо или установлено нормативными актами).В организации работы с документами должны быть предусмотрены:- инструкция по делопроизводству предприятия;-образцы правильно оформленных документов, установленных на компьютерах работников;- номенклатура дел предприятия с указанием сроков хранения документов;- должностные инструкции работников, устанавливающие обязанности и ответственность за подготовку и сохранность документов; - техническое обучение работников предприятий новым технологиям работы с документами;- методическое руководство службой делопроизводства работой с документами в структурных подразделениях предприятия;- информирование руководства предприятия о состоянии работы с документами;- назначение сотрудников, ответственных за организацию делопроизводства в структурных подразделениях.

Тема: «ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА ДОКУМЕНТОВ. ОРГАНИЗАЦИЯ ОБРАБОТКИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ»

Входящий документ – документ, поступивший на предприятие, в учреждение, организацию.

Входящие (поступающие) документы могут быть доставлены: по почте, курьером, по факсу, электронной почтой.Большую часть входящих документов составляет переписка. Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.Поступившие документы проходят следующие этапы обработки: первичную обработку (проверка правильности доставки, проверка количества

листов, проверку наличия приложения); предварительное рассмотрение ( проводится их распределение на

регистрируемые, нерегистрируемые); регистрацию (на документах проставляется автоматическим нумератором

реквизит «отметка о поступлении документа в организацию», который содержит входящий номер документа, дату поступления, время поступления;

рассмотрение документов руководством, направление на исполнение, контроль исполнения, исполнение документов, подшивку документов в дела.

При регистрации входящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать указания по исполнению документа, указать сроки исполнения. Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения из резолюции, дополнительно

заносятся секретарем в регистрационный журнал. С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения.Контроль исполнения включает проверку исполнения документа с установлением промежуточных сроков и контактов с исполнителями. Затем документ подшивается в дело с примерным заголовком «Переписка с внешними организациями за 2007 г. по вопросам …(входящие)».Исходящие документы – это официальные документы, оправляемые из учреждения, организации, предприятия.Исходящие документы могут быть отправлены: по почте, курьером, по факсу, электронной почтой.Основные этапы обработки исходящих документов:Составление проекта документа исполнителем, проверка правильности оформления проекта документа, согласование проекта документа, подписание документа руководителем, регистрация документа, оправка документа адресату, подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю или работнику службы делопроизводства для регистрации в «Журнале регистрации исходящих документов».При регистрации исходящих документов используется валовая (порядковая нумерация).Исходящие документы отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма подшивается в дело с примерным заголовком « Переписка с внешними организациями за 2007 год по вопросам … (исходящие)».Внутренними называются документы, которые составляются исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы.К внутренним документам относятся: приказы, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки, функционирующие в рамках предприятия.На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими.На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами: передача документа исполнителю, контроль исполнения документа,

исполнение документа, проставление отметки об исполнении, подшивка исполненного документа в соответствующее дело.

Тема «РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ»

Регистрация документа- запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе.

Регистрация необходима: для обеспечения сохранности документов;

для удобства поиска документов; для учета и контроля исполнения документов.Формы регистрации документов:

- централизованная (система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником например секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

- децентрализованная (система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях ( местах составления или исполнения документов).

- смешанная (система предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.

Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:

входящие документы; исходящие документы; внутренние документы; договоры (контракты) коммерческие; документы, имеющие гриф ограничения доступа.Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие:

- из порядкового номера документа с начала года;- условного обозначения структурного подразделения или должностного лица;- номера дела, в которое будет подшит документ или его копия.Например, регистрационный номер документа № 72/1-5 включает:-72- порядковый номер документа по журналу регистрации;1-5 – номер дела по номенклатуре.

Виды регистрации:

- Журнальная;- Карточная;- Компьютерная.Журнальная регистрация наиболее надежна и рекомендуется при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов. Недостаток – медленный поиск, особенно при больших объемах документов.Журналы регистрации включают следующие графы:- номер документа, дата документа, дата поступления, автор документа, адресат,

количество листов документа, резолюция, исполнитель, подпись исполнителя, срок исполнения, отметка об исполнении, номер дела (папки), имя файла, примечание.

Карточная регистрация дает возможность регистрационные карточки (регистрационно-контрольные карточки) располагать по различным признакам: хронологическому, авторскому, объектовому, географическому и т.п. Копируя карточки, можно вести картотеки, как в библиотеке, по различным признакам.

Поиск более оперативен, чем при журнальной форме. Недостаток – возможны потери карточек.В качестве граф регистрационной карточки используются те же графы, что и в журнале.Компьютерная регистрация наиболее удобный и оперативный вид регистрации, т.к. позволяет создать и автоматически поддерживать базы регистрации электронных документов и вести поиск по любому реквизиту документа.Для компьютерной регистрации используются электронные регистрационно-контрольные карточки и электронные журналы с тем же набором граф, что и традиционные бумажные формы.Система регистрации на ПК может быть создана:- в среде систем управления базами данных (Access);- с помощью электронных таблиц (Excel, Lotus);- в текстовом редакторе «Word» с помощью таблицы;- другими программными средствами.Поиск документов на ПК может осуществляться последовательным просмотром ( с «пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор, корреспондент, исполнитель). Недостаток компьютерной регистрации – возможна потеря информации из – за технических причин (вирусы, сбои в работе ПК). Для этого проводят резервное копирование регистрационных файлов.

Примерный список (перечень) нерегистрируемых документов.

Включает:- поздравительные письма;- приглашения;- рекламные письма, прайс-листы, каталоги;- печатные издания (журналы, брошюры);- извещения, сообщения о встречах, переговорах;- письма с пометкой «лично»;- программы конференций, совещаний и т.п.

Цель и содержание контроля исполнения документов.

Цель контроля – обеспечение своевременного исполнения наиболее важных и срочных документов, которые по поручению руководителя организации поставлены на контроль.

Содержание контроля исполнения:-занесение данных о документах, исполнителях и сроках исполнения в

учетные формы;- установление промежуточных контрольных сроков для напоминания

исполнителям;- извещение исполнителей о сроках и получение информации о ходе ее

исполнения;- фиксация промежуточных результатов исполнения документов;- информирование руководства о результатах контроля;- снятие документов с контроля по указанию руководителя;

- подготовка сводок, сообщений об исполнительской дисциплине на оперативных совещаниях у руководства организации.

Контроль осуществляют:- руководители, заместители руководителя, специальные структурные

подразделения (инспекции по контролю), работники службы делопроизводства, секретари- референты.

Сроки исполнения документов делятся:- НА ТИПОВЫЕ;- ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ.Типовые сроки устанавливаются нормативными актами высших органов

государственной власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами.

Индивидуальные устанавливаются руководителем организации. Дата исполнения указывается в резолюции или в тексте распорядительного документа.

Как правило, срок исполнения документов не превышает 10 дней.Изменение сроков исполнения проводится:- типовых – введением нового нормативного акта;- индивидуальных – руководителем, поставившим документ на

контроль.Сроки исполнения считаются:- для входящих – с даты поступления;- для внутренних и исходящих – с даты подписания или утверждения.Чтобы не было разночтений в сроках исполнения, используют

формулировку в резолюциях и распорядительных документах:«… исполнить до 01.02.2010» или «… исполнить к 01.02.2010».Для ведения контрольных операций в качестве учетных форм

используются:- журналы регистрации;- персональный компьютер;- органайзер (планировщик).Для контроля используются как специальные контрольные журналы, так и

обычные журналы регистрации. Если в регистрационном журнале нет специальной графы о контроле и сроках исполнения, то эти данные указываются в графе «Примечание». Персональный компьютер (программа Outlook и др.) предоставляет возможность для проведения контрольных операций. В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, исполнитель и его телефон, содержание поручения( если необходимо).

В заданном режиме ПК устанавливает промежуточные сроки исполнения и в назначенный день выводит на экран номера документов для проведения по ним контрольных операций.

При небольшом объеме контролируемых документов используют обычный органайзер (планировщик) с календарными датами. Контролирующее лицо записывает окончательный и промежуточные сроки проверки исполнения (вместе с номером документа и фамилией исполнителя) и в соответствующие дни проводит контрольные операции.

ЖУРНАЛрегистрации исходящих документов

№п/п

Адресат(кому)

Краткое содержание (заголовок)

Исполнитель

№ дела

Примечание

111. ЗАО «Пилот»

Дата документа12.10.2011

о взыскании неустойки за недопоставку

запчастей

Смирнов 3-1

ЖУРНАЛрегистрации входящих документов

№п/п

Дата документа

Автор - отправитель Исходящий №

Краткое содержание (заголовок)

171/1-3 18.12.2006 ЗАО «Эра» 1-2/82 Дата документа21.12.2011

о сокращении поставок ТНТ

Исполнитель Подпись исполнителя

Срок исполнени

яПримечание

Сергеев -----27.12.2011

ЖУРНАЛрегистрации внутренних документов

№п/п

Адресат(кому)

Краткое содержание (заголовок)

Исполнитель

№ дела

Примечание

111. Инспектору отдела кадров Федоровой А.П.

Дата документа28.08.2011устранение

недостатков, выявленных при

проведении документальной

ревизии.

Федорова А.П.

3-1 Приказ руководи

теля

Тема «НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ. ВИДЫ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ»

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура предназначена:- для группировки исполненных

документов в дела;- учета и обеспечения сохранности дел;- оперативного поиска документов в делах.Номенклатуры дел подразделяются:на типовые;примерные;конкретного предприятия.Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру

деятельности и структуре организаций (предприятий)., например типовая номенклатура для школ. Она устанавливает единый состав дел с одинаковой нумерацией их и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих разную структуру организаций (предприятий), например, примерная номенклатура проектных институтов Примерная номенклатура носит рекомендательный характер.

Номенклатура дел конкретного предприятия составляется для отдельного предприятия составляется для отдельного предприятия и отражает его специфику. На предприятиях с разветвленной организационной структурой, как правило, составляются номенклатуры дел структурных подразделений, которые объединяются в сводную номенклатуру дел предприятия.

Разделами номенклатуры являются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является секретариат. Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости.

Каждое подразделение (отдел) получает свой порядковый номер (секретариат – 1, бухгалтерия – 2)

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например в индексе 1-2 (1- соответствует секретариату, а 2 – порядковому номеру дела, заведенному в секретариате).

Заголовок дела в номенклатуре должен состоять из элементов, распложенных в следующей последовательности:

- Название вида документов (приказы, протоколы);- Краткое содержание;- Дата (период) к которому относятся документы дела («Приказы по

основной деятельности за 2007 год)

Срок хранения каждого дела в номенклатуре определяется по «Перечню документов с указанием сроков хранения» со ссылкой на соответствующую статью перечня.

В графе «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, ответственных за дела и т.д.

Количество дел в номенклатуре указывается , как правило, по окончании года.

Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем или специалистом, ответственным за работу с документами.

Номенклатура дел подписывается ответственным составителем, архивистом, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия.

Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах: один хранится в дел, второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа, третий передается в архив предприятия.

Номенклатура дел составляется ежегодно, как правило, в конце года и вводится в действие с 1 января нового года.

Формирование дел - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Делом называют совокупность документов ( в отдельных случаях – документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Правильное формирование дел способствует: Оперативному поиску необходимых документов; Обеспечивает их сохранность; Устанавливает порядок в организации делопроизводства. При формировании дел необходимо придерживаться следующего

порядка:- в дело подшиваются документы, работа по которым завершена;- документы , подшитые в дело, являются подлинниками или

заверенными копиями;- документы разных сроков хранения формируются в разные дела;- документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;- в дело включается как правило, один экземпляр документа;- каждый документ помещенный в дело, должен быть правильно

оформлен;- документы по личному составу формируются по алфавиту;- приказы по основной деятельности формируются отдельно от

приказов по личному составу.- переписку предприятия делят на две папки (входящие и исходящие).На обложке дела указывается :- наименование организации, структурное подразделение, номер дела

по номенклатуре;- заголовок дела, год заведения, срок хранения.Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до

передачи на архивное хранение.

За сохранность документов несут ответственность:- руководители структурных подразделений;- работники служб делопроизводства.Дела хранятся:- в шкафах, на стеллажах (обычные документы);- в сейфах.Располагают дела в соответствии с номенклатурой дел структурного

подразделения.Номенклатуру дел размещают на внутренней стороне шкафа, сейфа:*Для удобства поиска необходимого дела;*Для проверки наличия дела.При рациональной организации оперативного сравнения и правильного

оформления обложек дел ( в некоторых случаях внутренних описей дел) поиск любого исполненного документа не превышает 5 мин.).

Во время оперативного хранения дела могут выдаваться:- сотрудникам предприятия ( по указанию руководителя структурного

подразделения);- сторонним организациям ( по указанию руководителя предприятия).Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под

расписку на срок не более одного месяца.Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и

разрешению руководителя организации.После оперативного хранения завершенные дела постоянного и

долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения сдаются в архив. Дела с истекшими сроками хранения уничтожаются.

ТЕМА: «ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ.ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ ДЛЯ СДАЧИ В АРХИВ»

Экспертиза ценности документов- отбор документов на государственное хранение и установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается экспертная комиссия (ЭК). ЭК назначается приказом руководителя предприятия и состоит не менее чем их 3-х человек.

Примерный состав ЭК:зам.директора (главный бухгалтер);ведущий специалист (юрист, работник службы делопроизводства, отдела

кадров, архива);секретарь-референт.ЭК является совещательным органом. Ее решения по хранению или

уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.

Определение сроков хранения (экспертиза ценности) документов проводится по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения», утвержденному Росархивом 6 октября 2000 г.

Предприятия, входящие по определению сроков хранения документов отраслевые перечни (перечень Министерства финансов). ЭК предприятия рассматривает каждое дело, находит его в перечне срок хранения и проставляет его на обложке. Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам на обложке дела нельзя. Дела просматриваются полистно, чтобы не было ошибок. Срок хранения может быть также установлен по номенклатуре дел.

В зависимости от значимости документов в перечнях установлены следующие сроки хранения:

1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л., 75 л., и постоянно.В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы:- документы, передаваемые в архив (со сроком хранения – свыше 10

лет);- документы, необходимые для дальнейшего использования в

делопроизводстве ( со сроком хранения – до 10 лет включительно);- документы, подлежащие уничтожению ( с истекшими сроками

хранения и утратившие практическое значение).К документам передаваемым в архив, относятся : - устав, учредительный договор, решение о создании общества;- свидетельство о государственной регистрации;- годовые финансовые отчеты;- документы финансовой отчетности, представляемые в

государственные органы;- протоколы общих собраний акционеров, ревизионных комиссий;- акты ревизий,- документы по личному составу предприятия;Документы по личному составу (личные дела, личные карточки ф. Т.-

2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) хранятся 75 лет, руководителей предприятия – постоянно.

Дела отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

документы необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;

произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;

подшить в конце дела заверительный лист в котором указать количество листов в деле;

на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дел;

переплести дело или прошить его специальными нитками в четыре прокола;

дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Все дела , подготовленные на архивное хранение, делят на две группы:- по основной (производственной) деятельности;- по личному составу предприятия;На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дел по

основной деятельности) и опись № 1 л/с (дел по личному составу)В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество

включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке дела.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК,

рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.Прием – передача дел в архив производится работниками службы

делопроизводства и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и пропись количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема- передачи, а также подписи участников приема – передачи дел.

Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.

ТЕМА: «ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ПРЕДЛОЖЕНИЯМ, ЗАЯВЛЕНИЯМ И ЖАЛОБАМ ГРАЖДАН»

В соответствии с Конституцией РФ все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок.

Существуют три основных вида обращения: предложение, заявление, жалоба.Предложение — вид обращения, цель которого, во-первых, обратить внимание

на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, предприятий, учреждений или общественных организаций, а во-вторых, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных задач.

Заявление — вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан. Выражая просьбу личного или общественного характера, заявление может сигнализировать и об определенных недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, общественных организаций. В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не предлагаются способы решения поставленных задач.

Жалоба — вид обращения, в котором идет речь о нарушении субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан. Как правило, в жалобе содержатся не только информация о нарушении субъективных прав и просьба об их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и отдельных граждан, в результате необоснованных действий которых либо необоснованного отказа в

совершении предусмотренных законом действий произошло, по мнению заявителя, нарушение его субъективных прав.

Во многих случаях предложения, заявления, жалобы выступают в чистом виде, т.е. в самом их содержании имеются признаки обращения только одного определенного вида. Так, например, заявление о назначении пенсии является заявлением в чистом виде, жалоба на грубость работника отдела писем администрации области также является жалобой в чистом виде и т.п. Однако часто встречаются обращения, носящие смешанный характер. Так, в одном обращении может быть заявление об освобождении от налога и жалоба на неправильные действия работника финансового органа и т.д.

Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях и в организациях и законов краев, областей.

Норматив устанавливает порядок, в соответствии с которым обращения граждан подаются в органы, компетентные в разрешении данного вопроса. Жалобы подаются в те органы и тем должностным лицам, которым подчинены органы и лица, чьи действия обжалуются. Государственные и общественные органы и лица, к ведению которых не относятся вопросы, поставленные в обра-щениях, должны не позже чем в пятидневный срок направить их по принадлежности, известив об этом заявителя. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, ;а которые подана жалоба.

Должностные лица государственных и общественных органов обязаны также проводить личный прием граждан. Для этого устанавливаются дни и часы, в том числе и в вечернее время, как по весту работы, так и по месту жительства граждан.

Руководители учреждений должны сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях, принятых по их обращениям. Закон устанавливает, что если гражданин не согласен с решением по его вопросу, он имеет право обжаловать это решение тому органу или тому должностному лицу, которому подчинены государственный или общественный орган либо должностное лицо, принявшие обжалуемое решение. Обращения разрешаются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие законодательного изучения — безотлагательно, но не позднее чем через 15 дней. Сроки рассмотрения жалоб могут продлеваться, если та или иная жалоба требует специального изучения и дополнительных проверок.

Делопроизводство по обращениям граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, организациях ведется отдельно от обработки других видов документов.

Согласно упомянутому Типовому положению устанавливается следующий порядок делопроизводства по обращениям граждан.

Все обращения регистрируются в день поступлений и учитываются на регистрационной карточке, заполняется аннотационный лист . Индекс проставляется на определенном месте по ГОСТ 6.30-2003. Он состоит из начальной буквы фамилии автор письма и порядкового номера поступившего документа, например, К-187 от 12.06.2003.

Установлено, что повторным заявлениям при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационной контрольной карточки (РКК) указывается регистрационный индекс первого предложения, заявления, жалобы. В правом верхнем углу повторных заявлений и на РКК делается отметка «Повторно». Повторными считаются предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления истек срок, установленный для рассмотрения, или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица и по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для решения в один государственный орган, учитываются под регистрационным индексом первого документа с добавлением порядкового номера через дробь, например К-187/1, К-187/2, К-187/3.

Картотеки из РКК могут формироваться по алфавитному, географическому и тематическому признакам. Контроль за разрешением предложений, заявлений и жалоб граждан в государственных органах возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечить своевременное и полное рассмотрение писем и испол-нение принятых по предложениям, заявлениям и жалобам решений.

Если тот или иной адресат направляет поступившие к нему письма граждан в государственные органы и требует сообщить результаты их рассмотрения, такие письма берутся на особый контроль с проставлением в установленном на документе месте знака «К». Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. В этом случае контроль завершается только после принятия исчерпывающих мер по разрешению вопроса. Решение о снятии с контроля принимают руководители государственных органов,' ответственные за своевременное и правильное рассмотрение писем граждан.

Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают руководители и специально уполномоченные на то лица из государственных органов. Ответ может быть дан как в письменной, так и в устной форме при личном приеме. В этом случае делается соответствующая запись в РКК. При этом индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела по номенклатуре дел. Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны исчерпывающие ответы в соответствии с действующим законода-тельством.

Руководители государственных органов должны систематически анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них замечания с целью своевременного устранения порождающих их причин. Материалы для анализа и обобщения готовятся должностными лицами, ведущими делопроизводство по предложениям, замечаниям и жалобам граждан. Они обобщают их в виде аналитических справок и представляют их своим руководителям.

Предложения, замечания и жалобы граждан возвращаются послe их разрешения должностным лицам, ведущим их делопроизводство в учреждении, со всеми сопутствующими материалами и 'КК для централизованного формирования дел. Хранение дел у исполнителей запрещается. Документы в делах располагаются в фонологическом или алфавитном порядке, при этом каждое заявление и предложение со всеми относящимися к ним материалам

составляют единую группу, куда подшиваются также повторные заявления и вновь поступающие материалы. Ответственность зa сохранность документов этого вида в учреждении несут руководитель учреждения и лицо, ответственное за ведение делопроизводства по предложениям, замечаниям и жалобам граждан.

Установлен пятилетний срок хранения предложений, замечаний и жалоб граждан и всех документов по их разрешению. По мере необходимости экспертная комиссия может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Такое решение экспертной комиссии должно быть утверждено руководителем учреждения. Дела постоянного срока хранения и временного (свыше десяти лет) передаются в архив государственного учреждения через год после их завершения делопроизводством. После десяти лет хранения дела передаются в архив по решению руководства учреждения. По истечении срока хранения дела подлежат уничтожению в установленном порядке.

При автоматизированной обработке предложений, замечаний « жалоб граждан могут быть использованы приспособленные к Машинной обработке формы, в том числе и РКК, с сохранением всех установленных нормативами реквизитов в машиноориентированном варианте.

ТЕМА: «ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, ДЕЛАМИ И ИЗДАНИЯМИ, СОДЕРЖАЩИМИ ГРИФ ОГРАНИЧЕНИЯ

ДОСТУПА К НИМ»

Документы могут нести информацию открытую и информацию с ограниченным доступом, помеченную грифами «Конфиденциально» и др. Перечень сведений конфиденциального характера включает:

• сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;

• сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;

• служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (служебная тайна);

• сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами (врачебная, нотариаль-ная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.);

• сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (коммерческая тайна);

• сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

29 июля 2004 г. принят Федеральный закон № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», который регулирует отношения, связанные с отнесением информации к коммерческой тайне, раскрывает основные понятия, относящиеся к коммерческой тайне.

Под коммерческой тайной (КТ) понимается конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

К коммерческой тайне относятся прежде всего идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать, и т.п.

Условия, при которых информация предприятия может быть отнесена к КТ, перечислены в ст. 139 части первой Гражданского кодекса РФ. К ним относятся:

• действительная или потенциальная коммерческая ценность информации в силу неизвестности ее третьим лицам;

• отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании;• принятие обладателем информации необходимых мер к охране ее

конфиденциальности.Обеспечение сохранности конфиденциальной информации предприятия требует

соблюдения следующих условий:• определение сведений, составляющих КТ предприятия;• обеспечение порядка их защиты.Если эти условия не будут выполнены, то у предприятия не будет законных оснований

для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу сведений, составляющих КТ.

Сведения, относящиеся к коммерческой тайнеСведения КТ предприятия можно условно разделить на два крупных блока — научно-

техническая (технологическая) и деловая информация.Научно-техническая информация:• сведения о конструкциях машин и оборудования;• чертежи, схемы;• используемые материалы;• рецептуры;

• методы и способы производства (особенно о вновь разрабатываемых изделиях);• новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов

и оборудования;• программное обеспечение, пароли, ключи, коды и процедуры доступа к

информации;• организация системы безопасности предприятия.

Деловая информация:• сведения о финансовой стороне деятельности предприятия (промежуточные

финансовые отчеты, первичные бухгалтерские документы, задолженность, кредиты и т.п.);• сведения о наиболее выгодных формах использования денежных средств, ценных

бумаг, акций;

• Сведения о размере прибыли, себестоимости произведенной продукции;• планы и объемы реализации продукции (планы маркетинга, данные о характере и

объеме торговых операций, уровнях цен, наличии товаров);• анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность

экспорта и импорта, предполагаемое время выхода на рынок;• планы рекламной деятельности;• списки торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов,

сведения о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении, проводимых операциях и объемах, условиях действующих и заключаемых контрактов;

• структура и методы управления, связи внутри фирмы и вне ее, распределение обязанностей и их содержание;

• кадровый состав и его формирование;• сведения из деловой переписки.

Сведения, которые не могут являться коммерческой тайной:• информация, содержащаяся в учредительных документах и документах, дающих

право заниматься коммерческой деятельностью;• информация, содержащаяся в годовых отчетах, бухгалтерских балансах и других

формах бухгалтерской отчетности;• информация, связанная с исчислением и уплатой налогов и

других платежей в бюджет.• информация но задолженности работодателей по зарплате и другим социальным

выплатам;• информация о наличии свободных рабочих мест;• информация, связанная с соблюдением экологического и антимонопольного

законодательства;• информация по обеспечению безопасных условий труда.

Состав и объем сведений, составляющих КТ предприятия, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа к конфиденциальной информации, а также правила ее использования определяются руководителем. Руководитель может привлечь для проведения этой работы специалистов-аналитиков.

Защита документов, содержащих коммерческую тайнуОсновная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой

тайны, состоит в том, чтобы, как говорят профессионалы, предотвратить ее утечку к конкурен-там. В ряде случаев требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнеров, клиентов.

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:• разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц,

допущенных к КТ;• ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ;• ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность

документов, содержащих КТ;• использование организационных, технических и иных средств защиты КТ;• осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ.Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия.

Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обя-зательства по сохранению коммерческой тайны.

Все сотрудники фирмы должны при поступлении на работу подписать обязательство или договор о неразглашении коммерческой тайны и об ответственности за ее сохранность. В этом документе основными являются следующие обязательства:

• не разглашать сведения, составляющие КТ, которые будут доверены или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение определенного срока после увольнения из фирмы;

• соблюдать доведенные до сведения сотрудника требования по защите КТ;

• не иметь никаких обязательств перед другими лицами и предприятиями.Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном или личном

деле работника не менее 5 лет после его увольнения.Для ограничения доступа к информации, содержащей конфиденциальные сведения,

руководитель издает специальный приказ о введении «Перечня сведений, содержащих КТ предприятия», мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф «КТ». Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему. В случае необходимости этот перечень может быть дополнен и также заверен подписью руководителя с проставлением новой даты.

Если сведения из «Перечня...» переносятся в документы, то документы становятся конфиденциальными; и от того, как будет организована работа с ними, зависит успешная деятельность предприятия.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ

Правила оформления, регистрации документации, содержащей конфиденциальные сведения

Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны предприятия. Памятка составляется службой безопасности с учетом специфики конкретного предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается руководителем предприятия.

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальные сведения, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо (лица), ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с документами КТ является основной служебной обязанностью, или секретарь-референт предприятия. Эти лица несут персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра, например:

Конфиденциально Экз. № 1илиКТ Экз. № 1Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в

документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, 'права

предприятия на них, порядок их использования и т.п. Например, если коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другим предприятием, то необходимость ее сохранения должна быть отражена в контракте. В случае отсутствия грифа «КТ» и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом.

На документе с грифом «КТ» указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе»).

Печатание документов с грифом «КТ» производится централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет.

Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата».

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом "КТ"»:

Все поступающие (входящие) документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или секретарем-референтом, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Документы, имеющие гриф «КТ», формируются в отдельное дело или дела. На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «КТ». Другие работники предприятия не должны иметь доступ к этому сейфу.

Движение документов с грифом «КТ»Движение (выдача и возврат) документов с грифом «КТ» должно своевременно

отражаться в «Журнале учета выдачи документов с грифом "КТ"»:Документ с грифом «КТ», должен сверить номер полученного документа с номером в

журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.Выданные для работы документы с грифом «КТ» подлежат возврату секретарю-

референту в тот же день. С разрешения Руководства предприятия отдельные документы с грифом «КТ» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т.д.).

При возврате документа с грифом «КТ» секретарь-референт сверяет документ по журналу, проверяет количество листов документа и в отсутствие работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа. Передача документов и дел другим работникам предприятия, имеющим допуск к этим документам, производится только через секретаря-референта с обязательной записью в журнале.

Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «КТ» из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в «Журнале регистрации документов с грифом "КТ"».

На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «КТ». Они должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учет в специальном журнале или в «Журнале регистрации документов с грифом "КТ"». Количество экземпляров документов с грифом «КТ» должно быть ограничено, причем каждый экземпляр готовится для заранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов сле-дует производить в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные копии документа им забираются и подлежат немедленному уничтожению.

Учет документов с грифом «КТ»Все дела с грифом «КТ» и журналы их учета в обязательном порядке вносятся в

номенклатуру дел предприятия. По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:

• проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»;• отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хранения;• отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения.

Проверка наличия документов с грифом «КТ» по решению руководства предприятия может производиться с другой периодичностью, например по окончании каждого квартала.

В случае установления факта утраты документов немедленно ставятся в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску до-кумента. Для расследования факта утраты руководителем предприятия назначается комиссия. На утерянные документы, после того как розыск их не принес положительных результатов, составляется акт. В «Журнал регистрации документов с грифом "КТ"» вносятся соответствующие отметки об утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «КТ», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем. При прекращении трудовых отношений с предприятием -обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым контрактом.

При передаче дел в архив на документы с грифом «КТ» составляется отдельная опись. Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

На документы с грифом «КТ», отобранные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

Приложение 5ИНСТРУКЦИОННАЯ КАРТА № 1.

ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ПОДГОТОВКИ СЕКРЕТАРЯ - РЕФЕРЕНТА

Тема: «РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ ВТЕКСТОВОМ РЕДАКТОРЕ WORD

(ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ, РЕЗЮМЕ, СПРАВКИ) »

Цель занятия: - 1) познавательная: систематизировать и закрепить теоретические знания; приобрести

умения оформления личных документов 2) развивающая: развивать аккуратность в работе с документами, самостоятельность,

чувство ответственности.

Развивать способности студентов:

Исследовательские: исследовать условия задания, последовательность и порядок его выполнения.Проектировочные: спроектировать последовательность выполнения задания и согласно формуляра-образца, правил оформления реквизитов разработать алгоритм выполнения задания.Технологические: разработать формы документов согласно алгоритма выполнения задания.Коммуникативные: аргументировать правильность разработанной формы документа, обосновать сущность и правила оформления реквизитов формы документа, соблюдать нормы межличностных отношений при обсуждении спорных моментов, обращаться за помощью к преподавателю и оказывать посильную помощь сокурсника.Рефлексивные: осознать свои способности по данной теме в пределах программы, выявить сильные и слабые стороны в процессе выполнения работы.

Форма организации работы: самостоятельная работа студентов на компьютере.

Средства занятия: инструкционная карта – задание, образцы документов, рабочая тетрадь, карандаш, линейка, бумага формата А 4 , учебная литература и нормативные документы.

Представьте себе, что вы устроились на работу секретарем. На предприятии уже работают секретари различного ранга (секретарь приемной директора, секретарь-референт), поэтому Вы сможете неспешно освоиться на рабочем месте и получить необходимые навыки работы, не рискуя нарушить отлаженный производственный процесс.

Возможно к Вам будут обращаться работники предприятия с просьбой помочь в оформлении различных документов: заявлений, объяснительных записок, резюме, справок. В предлагаемой ниже практической работе эти документы условно называются личными, так как они используются не для управления производством, а для личных потребностей сотрудников.

В процессе выполнения заданий Вам предстоит освоить технологию создания подобных документов.

ЗАДАНИЕ 1:Оформление объяснительной записки.

Жесткой формы для написания объяснительной записки не существует. Ее можно написать «от руки» в свободной форме, но вам предлагается научиться делать это на компьютере.

Приведен образец объяснительной записки.

Генеральному директору ЗАО МНТА.В.Соколову Герасимовой Л.С.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Мое опоздание на работу 16 сентября 2011 г. произошло в связи с тем, что по

техническим причинам с 7:30 до 12:30 на ветке Сантк-Петербург – Гатчина Балтийская были

отменены электропоезда. Добиралась на работу на частном автотранспорте. Время,

затраченное на дорогу, превысило планируемое в три раза.

Проверить информацию об отмене электропоездов можно по телефону 111-44-33 или в

справочной службе Балтийского вокзала.

Подпись Л.С. Герасимова 16.09.2011

Технология работы:

1. Создайте новый документ: команда Файл Создать, в области задач Создание документа щелкнуть на гиперссылке Новый документ.

2. Сделайте начальные установки для документа: шрифт Times New Roman, размер 14, выравнивание кнопкой По левому краю.

3. Напечатайте черновик документа, нажимая клавишу Enter (Ввод) для перехода на следующую строку (например, на новую строку в шапке или новый абзац в основном тексте)

Полученный черновик будет выглядеть следующим образом:

Генеральному директору ЗАО МНТСоколову А.В.Герасимовой Л.С.ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКАМое опоздание на работу 16 сентября 2006 г. произошло в связи с тем, что по техническим причинам с 7:30 до 12:30 на ветке Сантк-Петербург – Гатчина Балтийская были отменены электропоезда. Добиралась на работу на частном автотранспорте. Время, затраченное на дорогу, превысило планируемое в три раза.Проверить информацию об отмене электропоездов можно по телефону 111-44-33 или в справочной службе Балтийского вокзалаПодпись Л.С. Герасимова16.09.2006 г.

4. Отформатируйте черновик по образцу, приведенному выше.

выделите заголовочную часть (кому и от кого) и передвиньте, ориентируясь по линейке, маркер Отступ первой строки на середину поля листа;

выделите название документа «ОБЬЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА» и установите его в центре строки, щелкнув на кнопке По центру;

выделите содержательную часть документа и установите на линейке левую и правую границы текста и абзацный отступ. Используйте для этого маркеры Отступ слева, Отступ справа и Отступ первой строки;

выровняйте текст по ширине, щелкнув по кнопке По ширине; выделите подпись и дату и выровняйте их по правому краю листа, щелкнув на

кнопке По правому краю.5. Сохраните документ.

ЗАДАНИЕ 2:Оформление резюме при помощи мастера резюме.

Оформление резюме (подобие автобиографической справки с указанием профессиональных достижений) для поиска вакансии.

Работа с мастером резюме состоит из двух этапов. Сначала выбирается форма резюме и определяется, какую информацию в него включать. Затем готовая форма заполняется конкретной информацией о соискателе.

Технология работы:

1. Выберите в меню команду Файл Создать, в разделе Шаблоны области задач выберите гиперссылку На моем компьютере, в открывшемся окне перейдите на вкладку Другие документы, выберите пункт Мастер резюме и нажмите ОК.

2. В появившемся стартовом окне мастера резюме щелкните на кнопке Далее, чтобы приступить к созданию документа.

3. Следуя советам мастера, заполняйте предлагаемые формы, завершая каждый шаг щелчком на кнопке Далее, пока она не станет неактивной:

Выберите стиль (стандартный) и тип резюме (обычное); Введите исходные данные о себе; Укажите, какие дополнительные сведения о себе надо включить в резюме; Выберите из стандартных пунктов резюме те, которые вам кажутся наиболее

важными при устройстве на работу: Введите собственные пункты резюме в дополнение к предложенным.

4. Щелкните по кнопке Готово, чтобы появился бланк резюме установленный вами формы.

5. Заполните форму информацией о себе.6. Сохраните документ.

ЗАДАНИЕ 3:Оформление справки.

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий.

Технология работы:

1. Выберите в меню команду Файл СоздатьНовый документ. 2. Создайте угловой штамп предприятия. Для этого:

Щелкните на кнопке Надпись на панели Рисование - на рабочем поле будет создано полотно для рисунка, ограниченное серой рамкой;

Начертите на полотне прямоугольную рамку для углового штампа; Установите отекание полотна текстом, выбрав команду Формат – тип отекания

Вокруг рамки и нажмите кнопку ОК. Щелкните на кнопке По левому краю, чтобы выбрать тип выравнивания; Заполните рамку по образцу, приведенному ниже:

Рис. Угловой штамп Откройте щелчком мыши меню цвет линий и выберите Нет линий, чтобы сделать

рамку вокруг текста невидимой. (Формат надписи);3. Захватите рамку и переместите ее в левый верхний угол документа.4. Заполните справку. Для этого: Щелкните мышью вне области штампа, чтобы появился текстовый курсор; Напечатайте место представления справки в именительной падеже, например :

«Бюро по трудоустройству»; Выделите текст и при помощи кнопки выравнивания По правому краю сместите его

вправо; Нажмите клавишу Enter несколько раз, чтобы выйти из области заголовка и

установите выранивание кнопкой По ширине; Напечатайте заголовой документа: “СПРАВКА”; Напечатайте дату и номер справки; Напечатайте содержательную часть справки; Введите должность и Ф.И.О. подписывающего, разделив их несколькими нажатиями

клавиши Tab. Используйте клавишу Enter для разделения основных часте справки пустыми

строками.

Примерный вид справки представлен на образце:

Бюро по трудоустройству

СПРАВКА 16.09.2011 № 17

Герасимова Людмила Семеновна принята на работу в ЗАО МНТ на должность

технического секретаря с 16.09.2011 года.

Директор по персоналу (место подписи) Т.С. Николаева

5. Сохраните справку. Справка готова для подписания и подтверждения печатью.

ЗАО МНТ199133, Санкт- Петербург,Ленинский пр., д. 117, к. 3

Тел.: (812) 142-35-45

Факс: (812) 142-35-45

ЗАО МНТ 199133, Санкт- Петербург,Ленинский пр., д. 117, к. 3Тел.: (812) 142-35-45

Факс: (812) 142-35-45

ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ:

ЗАДАНИЕ № 1.

Оформите доверенность на какое –либо лицо для получения зарплаты за ноябрь и декабрь 2010 года по приведенному ниже образцу.

ЗАДАНИЕ № 2.

Напечатайте фрагмент стихотворения В.Маяковского «Лучший стих», приведенный ниже, используя для форматирования созданный вами табулятор По левому краю. При переходе на новую строку передвигайте табулятор по линейке, ориентируясь на конец предыдущей строки.

Аудиториясыплет

вопросы колючие,старается озадачить

в записочном рвении.Товарищ Маяковский,

прочтите лучшее

ваше стихотворение.

Какому стиху

отдать честь?Думаю,

упершись в стол.Может быть,

это им прочесть,а может,

прочесть это?

ИНСТРУКЦИОННАЯ КАРТА № 2.

ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ПОДГОТОВКИСЕКРЕТАРЯ - РЕФЕРЕНТА

Тема: «РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ ВТЕКСТОВОМ РЕДАКТОРЕ WORD

(ОФОРМЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННОГО СТЕНДА,ПОДГОТОВКА КОНВЕРТОВ И НАКЛЕЕК) »

Цель занятия: - 1) познавательная: систематизировать и закрепить теоретические знания; приобрести

умения оформления личных документов 2) развивающая: развивать аккуратность в работе с документами, самостоятельность,

чувство ответственности.

Развивать способности студентов:

Исследовательские: исследовать условия задания, последовательность и порядок его выполнения.Проектировочные: спроектировать последовательность выполнения задания и согласно формуляра-образца, правил оформления реквизитов разработать алгоритм выполнения задания.Технологические: разработать формы документов согласно алгоритма выполнения задания.Коммуникативные: аргументировать правильность разработанной формы документа, обосновать сущность и правила оформления реквизитов формы документа, соблюдать нормы межличностных отношений при обсуждении спорных моментов, обращаться за помощью к преподавателю и оказывать посильную помощь сокурсника.Рефлексивные: осознать свои способности по данной теме в пределах программы, выявить сильные и слабые стороны в процессе выполнения работы.

Форма организации работы: самостоятельная работа студентов на компьютере.

Средства занятия: инструкционная карта – задание, образцы документов, рабочая тетрадь, карандаш, линейка, бумага формата А 4 , учебная литература и нормативные документы.

Лицом фирмы является информационный стенд, который располагается, как правило, в наиболее посещаемом месте. Внешний вид стенда, качество оформления представленных на нем документов, важность информации, размещенной на стенде, - все это характеризует фирму и ее сотрудников. Оформление стенда часто возлагается на технического секретаря. Стенд, как правило, представляет собой обтянутый тканью фанерный прямоугольник, размеры которого рассчитаны на размещение 6-10 листов формата А 4. Времена, когда надписи на стендах производились гуашью, ушли безвозвратно. Теперь они готовятся при помощи компьютера, распечатываются на принтере и вырезаются.

ЗАДАНИЕ 1:

Создание информационного листкаИнформационный листок формата А4 может выглядеть так, как изображено : (см. другая страница)Технология работы: 1. Откройте новый документ.2. Установите альбомную ориентацию листа: ФорматПараметры

страницы, на вкладке Размер бумаги установить ориентацию альбомная.

3. Напечатайте таблицу. Для этого: при помощи кнопки Добавить таблицу создайте на листе таблицу

размером 4х4; выделите ячейки таблицы и назначьте ей свойства: выравнивание по

центру, высота строки примерно 3 см; выделите две верхние ячейки из четырех полученных и объедините их

Таблица Объединить ячейки; введите текст в ячейки; выделите строку заголовков таблицы и установите параметры текста:

шрифт Times New Roman , размер 24, полужирный; выделите остальные ячейки таблицы и установите параметры текста:

шрифт Arial, размер 20; выделите все ячейки таблицы и установите текст по центру.4. Оформите рамку таблицы: выберите инструмент Прямоугольник: обведите таблицу прямоугольной рамкой; установите объем и настройте его глубину : кнопка Объем

Настройка объема; переместить рамку за текст: Действия ПорядокПоместить за

текстом.5. Оформите надпись: щелкните по кнопке Добавить объект WordArt; выберите стиль надписи; введите текст надписи «Куда обратиться?»; затем нажмите ОК; установите надпись над таблицей, подобрав размер.6. Сгруппируйте графические объекты и установите их за текстом: щелкните на стрелке Выбор объектов и обведите мышью рамку и

надпись; сгруппируйте их в один объект: Действия Группировать; переместить объект за текст: Действия Порядок Поместить за

текстом;7. Сохраните документ.

В обязанности секретаря входит ведение переписки предприятия. Отправляя письма по разным адресам в конвертах разного формата, приходится тратить время на оформление конвертов. Сейчас в продаже появились конверты с прозрачным окном для адреса. Письмо отправляемое в таком конверте, начинается с адресной части и складывается определенным образом. На обычных конвертах можно печатать адреса отправителя и получателей при помощи принтера. Текстовый процессор Word поможет секретарю решить проблемы с конвертами.

ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ:

ЗАДАНИЕ 2:Подготовка конверта с адресом отправителя и получателя.

Технология работы: 1. Создайте адресную часть конверта: выберите команду Сервис Письма и рассылки Конверты и

наклейки; напечатайте адрес получателя и обратный адрес произвольно; просмотрите параметры конверта и если все Вас устраивает щелкните

кнопку Добавить (просмотр).2.Сохраните документ.

По какому вопросуКуда (отдел, подразделение)ТелефоныМестный ГородскойЗарплата

Бухгалтерия012

3-33-33Командировка, пропуск, справка

Секретариат345

5-55-55Обучение,

консультацияУчебный отдел

6786-66-66

ИНСТРУКЦИОННАЯ КАРТА № 3.

ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ПОДГОТОВКИСЕКРЕТАРЯ -РЕФЕРЕНТА

Тема: «СОЗДАНИЕ ПИСЬМА,ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗОВ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРИ ПОМОЩИ ШАБЛОНА WORD»

Цель занятия: - 1) познавательная: систематизировать и закрепить теоретические знания; приобрести

умения оформления личных документов 2) развивающая: развивать аккуратность в работе с документами, самостоятельность,

чувство ответственности.

Развивать способности студентов:

Исследовательские: исследовать условия задания, последовательность и порядок его выполнения.Проектировочные: спроектировать последовательность выполнения задания и согласно формуляра-образца, правил оформления реквизитов разработать алгоритм выполнения задания.Технологические: разработать формы документов согласно алгоритма выполнения задания.Коммуникативные: аргументировать правильность разработанной формы документа, обосновать сущность и правила оформления реквизитов формы документа, соблюдать нормы межличностных отношений при обсуждении спорных моментов, обращаться за помощью к преподавателю и оказывать посильную помощь сокурсника.Рефлексивные: осознать свои способности по данной теме в пределах программы, выявить сильные и слабые стороны в процессе выполнения работы.

Форма организации работы: самостоятельная работа студентов на компьютере.

Средства занятия: инструкционная карта – задание, образцы документов, рабочая тетрадь, карандаш, линейка, бумага формата А 4 , учебная литература и нормативные документы.

Письмо – предложение направляется рассылкой по электронной почте в различные организации и учреждения, адреса которых найдены по справочнику.

Письмо-предложение, как правило, носит рекламный характер, поэтому может быть написано в свободном стиле. Для его создания можно использовать шаблоны писем, имеющиеся в WORD.

ЗАДАНИЕ 1:Создание письма при помощи шаблона WORD.

Технология работы: 1. Выберите команду создания нового документа ФайлСоздать .

2. В разделе Шаблоны области задач выберите гиперссылку На моем компьютере, в открывшемся окне перейдите на вкладку Письма и факсы и нажмите ОК.

3. Выберите один из видов писем: Современное, Изысканное или Стандартное.4. Установите переключатель Создать на Документ и нажмите ОК. 5. Если появившаяся форма письма вас не устраивает, смените вид письма, повторив

предыдущие пункты.6. В появившемся шаблоне выделяйте щелчком мыши содержимое квадратных скобок

и вводите соответствующие реквизиты.7. Введите текст письма – предложения..8. Сохраните документ в папке Секретарь – референт, дав файлу условленную

спецификацию, например письмо.

ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ:

ЗАДАНИЕ 2:Оформление приказов по основной деятельности.

Технология работы: 9. Создайте шаблон приказа по основной деятельности, пользуясь следующим

образцом:

Наименование предприятия

ПРИКАЗ

Дата № ___

Заголовок к тесту (не более двух строк)

Констатирующая часть текста (на основании чего)

ПРИКАЗЫВАЮ:

Распорядительная часть текста (что, кому, в какие сроки)

Должность Подпись И.О. Фамилия

Визы

Создайте новый шаблон документа: ФайлСоздать; При помощи меню Таблица откройте в документе таблицу 20х2 ( 2 столбца, 20 строк); Разделите ячейки таблицы по приведенному образцу: выделить ячейку Таблица Разбить

ячейки (или при помощи (нарисовать таблицу); Объедините ячейки таблицы по образцу: выделить группу Таблица Объединить

ячейки; Заполните таблицу по образцу . Сохраните документ под именем приказ по ОД.

22 мая 2023 г.

ТОО Квант, Димитровград, ул. Куйбышева , д. 14 кв. 35

Уважаемые господа!

ЗАО МНТ оказывает услуги по обучению специалистов сферы управления. Применяются

новейшие технологии обучения: компьютерное тестирование, психологический тренинг,

экономические и управленческие игры с глубоким погружением в выбранную предметную

область. Преподают на курсах высококвалифицированные специалисты, в том числе и

иностранные. По окончании обучения выдается сертификат. По желанию слушателя ему

предоставляется возможность выбора престижных вакансий из базы данных МНТ.

С уважением,И.Т. ИвановаЗав. отдела подготовки кадров

З А О М Н Т

[ИНДЕКС] • [ОБЛАСТЬ/ГОРОД] • [УЛИЦА,ДОМ]ТЕЛЕФОН: [НОМЕР ТЕЛЕФОНА] • ФАКС: [НОМЕР

ФАКСА]

ИНСТРУКЦИОННАЯ КАРТА № 4.

ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ПОДГОТОВКИСЕКРЕТАРЯ -РЕФЕРЕНТА

Тема: «ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЫ КАК ФОРМЫ ДЛЯ ВЕДЕНИЯ ОТЧЕТНОСТИ.

СОЗДАНИЕ ДИАГРАММ В ТАБЛИЧНОМ ПРОЦЕССОРЕ EXCEL »

Цель занятия: - 1) познавательная: систематизировать и закрепить теоретические знания; приобрести

умения оформления личных документов 2) развивающая: развивать аккуратность в работе с документами, самостоятельность,

чувство ответственности.

Развивать способности студентов:

Исследовательские: исследовать условия задания, последовательность и порядок его выполнения.Проектировочные: спроектировать последовательность выполнения задания и согласно формуляра-образца, правил оформления реквизитов разработать алгоритм выполнения задания.Технологические: разработать формы документов согласно алгоритма выполнения задания.Коммуникативные: аргументировать правильность разработанной формы документа, обосновать сущность и правила оформления реквизитов формы документа, соблюдать нормы межличностных отношений при обсуждении спорных моментов, обращаться за помощью к преподавателю и оказывать посильную помощь сокурсника.Рефлексивные: осознать свои способности по данной теме в пределах программы, выявить сильные и слабые стороны в процессе выполнения работы.

Форма организации работы: самостоятельная работа студентов на компьютере.

Средства занятия: инструкционная карта – задание, образцы документов, рабочая тетрадь, карандаш, линейка, бумага формата А 4 , учебная литература и нормативные документы.

Основные режимы работы в Excel:

Режимы работы Excel обеспечивают:

ввод и последующее хранение данных и связей между ними; редактирование данных при вводе; автоматический пересчет результатов при изменении исходных данных; построение диаграмм, представляющих числовые данные в наглядном виде;автоматическое изменение диаграмм при изменении данных, по которым они построены.

Электронные таблицы являются обязательным атрибутом офисного программного обеспечения. Во-первых, их можно использовать для хранения и упорядочения данных, то есть как форму отчетности. Во-вторых, электронные таблицы позволяют автоматизировать рутинные однотипные вычисления. В – третьих, по табличным данным можно построить диаграммы, позволяющие анализировать эти данные самым доступным способом – визуально. Постараемся продемонстрировать это в практической работе.

ЗАДАНИЕ 1:Заполнение листа книги исходными и расчетными данными.

Для демонстрации работы с электронными документами выберем реальную задачу, встающую перед секретарем: заказ и ведение отчетности по канцтоварам. Будем считать, что отчеты составляются в виде таблицы ежеквартально, то есть раз в три месяца. Перечень приобретаемых предприятием канцтоваров примерно известен, но может изменяться с учетом специфики производства.

Перечень купленных канцелярских товаров для офиса:

Мелкие офисные принадлежностиА

Количество

B

Цена

C

Стоимость

DСтеплер № 24 1 44,61Скобки для степлера № 24 1000 4,71Кнопки канцелярские 200 8,18Скрепки 50 мм 40 2,73Дырокол 1 82,73Ластик 1 0,99Точилка 1 17,85ИТОГО - -

Технология работы: 1. Откройте программу Excel: Пуск Все программы Microsoft Office 2003.2. Увеличьте ширину столбца А.3. Заполните шапку таблицы.4. Выделите ячейки с заголовками и назначьте им начертание шрифта кнопкой

Полужирный и выравнивание в ячейках кнопкой по центру.5. Заполните таблицу данными о необходимых канцтоварах.6. Введите в ячейке D формулу для подсчета стоимости конкретного наименования

товара: = C*B (цена * количество). Для этого напечатайте знак=, щелкните мышью в ячейке С затем напечатайте знак умножения(*), щелкните в ячейке B и нажмите En-ter.

7. Выделите столбец Стоимость для всего списка товаров начиная с ячейки D.8. Скопируйте формулу в выделенные ячейки: Правка Заполнить Вниз.

Ячейки, которые не соответствуют конкретному товару (пустые строки, заголовки), примут при копировании формулы

нулевое значение.

ВНИМАНИЕ!

9. В строке ИТОГО в столбце D введите формулу для подсчета общей суммы затрат на канцтовары: =СУММ(D: D).Для этого:используйте стандартную математическую функцию: ВставкаФункция выбрать категорию Математические выбрать функцию СУММ();мышью выделите в таблице суммируемый диапазон ячеек и нажмите кнопку ОК.

10. Сохраните документ.

ЗАДАНИЕ 2:Построение и настройка круговой диаграммы по данным задания № 1.

Человеку свойственно воспринимать визуальную информацию лучше, чем любую другую. На основании электронных таблиц можно создавать диаграммы. Созданную диаграмму можно разместить на том же листе, где находиться таблица с исходными данными, или на отдельном листе. Ее также можно вставить в любой другой документ.

Попробуем визуализировать числовую информацию о расходах по канцтоварам, полученную в задании № 1.

Построим круговую диаграмму расходов по основным позициям списка канцтоваров.

Технология работы: 1. Выделите область ячеек с исходными данными.. Желательно, чтобы блок ячеек

включал как сами данные, так и их названия(заголовки). Последние будут использованы для формирования легенды (расшифровки условных обозначений).

2. Запустите мастер диаграмм командой Вставка Диаграмма.3. Шаг 1. Выберите тип и формат диаграммы: Объемный вариант разрезанной

круговой диаграммы и щелкните на кнопке Далее.4. Шаг 2. На этом шаге не надо ничего делать, так как диапазон, по которому строится

диаграмма, был указан выделением блока ячеек (он отображается в строке Диапазон), щелкните на кнопке Далее.

5. Шаг 3. Настройте параметры диаграммы: на вкладке Заголовки укажите заголовок диаграммы: Перечень купленных канцелярских товаров для офиса; на вкладке Легенда укажите, где должна находиться легенда(справа); на вкладке подписи Данных отметьте имена категорий и доли; щелкните по кнопке Далее. 6. Щелкните на кнопке Готово, чтобы завершить работу мастера диаграмм.

Цвета сегментов диаграммы можно изменить с помощью кнопки Заливка.7. Сохраните документ.

ИНСТРУКЦИОННАЯ КАРТА № 5.

ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ПОДГОТОВКИСЕКРЕТАРЯ -РЕФЕРЕНТА

Тема: «ПРОГРАММНАЯ СРЕДА MICROSOFT OUTLOOK –ПРОГРАММА ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ»

Цель занятия: - 1) познавательная: систематизировать и закрепить теоретические знания; приобрести

умения оформления личных документов 2) развивающая: развивать аккуратность в работе с документами, самостоятельность,

чувство ответственности.

Развивать способности студентов:

Исследовательские: исследовать условия задания, последовательность и порядок его выполнения.Проектировочные: спроектировать последовательность выполнения задания и согласно формуляра-образца, правил оформления реквизитов разработать алгоритм выполнения задания.Технологические: разработать формы документов согласно алгоритма выполнения задания.Коммуникативные: аргументировать правильность разработанной формы документа, обосновать сущность и правила оформления реквизитов формы документа, соблюдать нормы межличностных отношений при обсуждении спорных моментов, обращаться за помощью к преподавателю и оказывать посильную помощь сокурсника.Рефлексивные: осознать свои способности по данной теме в пределах программы, выявить сильные и слабые стороны в процессе выполнения работы.

Форма организации работы: самостоятельная работа студентов на компьютере.

Средства занятия: инструкционная карта – задание, образцы документов, рабочая тетрадь, карандаш, линейка, бумага формата А 4 , учебная литература и нормативные документы.

Программная среда Microsoft Outlook пришла на смену разнообразным видам блокнотов и записных книжек, которые использовали руководители и секретари для организации своей работы. Так, для хранения сведений о различных людях и организациях использовались телефонные книжки, для планирования ежедневных встреч и дел –еженедельники, для временных записей – блокноты для заметок. Помимо перечисленных видов блокнотов составлялись планы работы на одну неделю, на один месяц, на год.

Программа Microsoft Outlook предназначена для организации документов и планирования задач, в том числе для отправки почты, планирования встреч, событий и собраний, ведения списка контактов и списка задач, а также учета всех выполненных работ.

Информация, с которой вы работаете в среде Outlook, организована в виде папок, которые по назначению аналогичны своим бумажным предшественникам. Удобны е способы представления информации, ее поиска, средства напоминания, предлагаемые средой Outlook, могут помочь эффективно организовать свою

Встреча

Собрание

Событие

Телефонныйзвонок

Задача

работу. Outlook может использовать и руководитель, и секретарь, и другие сотрудники.

Рассмотрите окно программной среды Microsoft Outlook. В левой части окна находится область переходов, где расположены основные объекты, с которыми работает среда. Объекты представляют собой папки с информацией определенного вида. Эти объекты сгруппированы в группы: Outlook, Почта, Другие папки.

Основными элементами информации, с которыми работает среда Outlook, являются Контакты, Календарь, Задачи, Заметки, Дневник.

Папка Контакты является хранилищем сведений и данных о людях, с которыми вы поддерживаете деловые и личные отношения. Эти люди могут быть как сотрудниками вашей организации, так и работниками других фирм. В папке Контакты могут храниться: адрес электронной почты, почтовый адрес, несколько номеров телефонов и другие сведения, относящиеся к контактному лицу, например его день рождения или годовщина какого-либо события. На основе папки Контакты формируется Адресная книга для пересылки электронной почты.

В среде Outlook все мероприятия подразделяются на несколько групп:

- это мероприятия, для которых резервируется время в календаре. На встречи никто не приглашается, для них не привлекаются никакие ресурсы. Под ресурсами понимается выделение специального

помещения, временные затраты, связанные с подготовкой, материальные расходы.

- это встреча с приглашением лиц или привлечением ресурсов.В среде Outlook для планирования встреч, собраний и событий и установления времени их проведения предназначена папка

Календарь.

- это мероприятие, запланированное на весь день, на которое могут быть приглашены другие участники.

- мероприятие, связанное с решением вопросов по телефону и не требующее непосредственного контакта. Телефонные

звонки, а также вся работа по созданию и обработке различных документов на компьютере фиксируются в папке Дневник.

- это дело, которое надо выполнить к определенному сроку, связанное со значительными временными затратами. Для описания сведений о задаче и организации решения задач используется папка

Задачи.

Мероприятия

Встреча Собрание Телефонныйзвонок

Событие Задача

Представленная система папок позволяет деловому человеку организовать планирование своего рабочего времени и отслеживать временные затраты на выполнение работы.

Другая группа папок, включающая папки Входящие, Исходящие, Черновики и Отправленные, предназначена для организации обмена электронной почтой с партнерами по работе.

Основными информационными элементами этих папок являются сообщения.Сообщение – документ, отправленный или полученный по электронной почте. Папка

Входящие предназначена для приема сообщений.Папки Исходящие и Черновики служат для подготовки сообщений к отправке.Папка Отправленные предназначена для сохранения отправленных сообщений.

Основными действиями, которые можно выполнять над элементами в среде Outlook, являются: создать; установить и изменить параметры; выделить, скопировать, вставить копию, удалить; пометить как выполненный; переслать другому лицу; прикрепить документ; связать с контактом.

ЗАДАНИЕ 1:Работа с папкой КОНТАКТЫ. Учет сведений в папке.

Создайте несколько контактов. Научитесь изменять текущее представление в папке Контакты.

Технология работы: 1. Откройте папку Контакты. 2. Создайте новый контакт. Для этого щелкните на кнопке Создать на панели

инструментов. Откроется окно контакта.3. Введите сведения о контакте в предлагаемые поля на вкладке Общие. Около

некоторых полей расположены кнопки, которые позволяют ввести информацию более точно. Например, щелкните на кнопке Полное имя и заполните поля в открывшемся окне. Если у вас есть фотография контакта, ее можно загрузить с помощью кнопки Добавление фотографии.

4. Перейдите на кнопку Подробности. Заполните дополнительные сведения о контакте. Если какие - то сведения вам неизвестны или не нужны, можно оставить поля незаполненными.

5. На вкладке Действия в дальнейшем будут отражаться все действия, связанные с этим контактом: телефонные звонки, отсылка сообщений и другие.

6. Сведения о каждом контакте сохраняются в отдельной карточке. Закройте окно контакта и просмотрите, как представлены сведения в папке Контакты.

7. Создайте несколько контактов.

ЗАДАНИЕ 2:Слияние паки КОНТАКТЫ с документами Word.

При отсылке писем вам приходится надписывать на конвертах адреса получателей, а также обратный адрес. Эту работу можно выполнить автоматически, получив сведения из папки Контакты программной среды Microsoft Outlook. Для этого используется режим Слияние в программной среде Word.

Научитесь записывать адреса на почтовых конвертах , используя слияние с папкой Контакты.

Технология работы: 1. Создайте новый документ Word.2. Выполните команду Сервис Письма и рассылки Конверты и наклейки. Откроется окно Конверты и наклейки.3. На вкладке Конверты вы увидите поля для вставки адреса получателя и обратного адреса. Над каждым полем расположена кнопка Вставить адрес.4. Щелкните на кнопке Вставить адрес над полем адреса получателя и выберите в открывшимся окне адресной книги адресата.5. Для просмотра надписи на конверте щелкните на кнопке Добавить в окне Конверты и наклейки.

ПЕРЕСЫЛКА СООБЩЕНИЙ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ.

В наши дни электронная почта является таким же привычным средством общения, как телефон и обычная почта. Более того, электронная почта даже предпочтительнее по следующим причинам:

отправка сообщения производится прямо с рабочего места;сообщения до адресата доходят очень быстро;не требуются расходные материалы (бумага, конверты, чернила);можно послать письмо сразу по нескольким адресам;вследствие всего перечисленного существенно экономится время.

В современном деловом офисе электронная почта является неотъемлемым атрибутом, а учение ею пользоваться – важнейшим профессиональным умением секретаря.

Информация, передаваемая по электронной почте, называется электронным сообщением. Сообщения, передаваемые по электронной почте, разделяются на четыре

группы:Входящие – сообщения, пришедшие по электронной почте;Исходящие – сообщения, которые необходимо отправить;Черновики-сообщения, находящие в стадии подготовки;Отправленные – сообщения, уже отправленные адресату.

На панели переходов Outlook есть папки, соответствующие этим группам сообщений. Их удобно организовать в отдельную группу папок Почта.

ЗАДАНИЕ 3: Создание и отправка сообщения.

Среда Outlook имеет стандартное окно сообщения, в котором вы, как на конверте , должны указать, кому оно адресовано, а также его тему и содержание. Кроме того вы

можете приложить к сообщению заранее подготовленный файл: текст, графику. В среде Outlook можно установить два режима доставки сообщений: немедленно или по команде.

Научитесь создавать сообщение.

Технология работы: 1. Щелкните на панели инструментов в меню кнопки Создать сообщение.2. В окне сообщения щелкните на кнопке Кому и выберите в списке контактов один

или несколько адресатов.

После выбора адреса в строке Кому появится не адрес, а краткое имя контакта, которое задается при создании контакта.

3. В поле Тема укажите тему сообщения.4. В рабочем поле введите текст сообщения.5. (Этот пункт для информации, его выполнять не надо, так как у Вас нет

возможности отправить электронную почту). Для создания вложения выберите в меню Вставка пункт Файл. В окне браузера двойным щелчком выберите файл, который необходимо отправить вместе с письмом . Вложение отображается в виде значка файла с его названием в поле Вложить.

6. Для отправки сообщения щелкните по кнопке Отправить на панели инструментов окна сообщения.

Чтобы отправить сообщение на адрес электронной почты, который не сохранен в папке Контакты, просто запишите его в поле Кому.

Приложение 6РЕЗУЛЬТАТИВНОСТЬ ОПЫТА (СТАТИСТИКА)

ОТЧЕТ О РАБОТЕ КУРСОВ: 2007-2008 УЧЕБНЫЙ ГОД № Наименование курсов Количество

часовНомер группы

Выпуск(чел)

1. «Секретарь-референт»(студенты)

50 03 15

2. «Секретарь-референт»(студенты)

50 04 15

3. «Секретарь-референт»(студенты)

50 05 15

4. «Секретарь-референт»(студенты)

50 06 14

5. «Секретарь-референт»(студенты)

50 07 9

6. «Секретарь-референт» «Секретарь-референт» (студенты рабочая

профессия специальность Правоведение)

08 221,222,223

ИТОГО 156

ОТЧЕТ О РАБОТЕ КУРСОВ: 2008-2009 УЧЕБНЫЙ ГОД№ Наименование курсов Количество

часовНомер группы

Выпуск(чел)

1. «Секретарь-референт»(студенты)

50 01 16

2. «Секретарь-референт»(студенты)

50 02 16

3. «Секретарь-референт»(студенты)

50 03 16

4. «Секретарь-референт»(студенты)

50 04 16

5. «Секретарь-референт»(студенты)

50 05 16

6. «Секретарь-референт»(студенты)

50 06 18

7. «Секретарь-референт» «Секретарь-референт» (студенты

специальность Правоведение)

07 221,222,223

ИТОГО 188

ОТЧЕТ О РАБОТЕ КУРСОВ: 2009-2010 УЧЕБНЫЙ ГОД

№ Наименование курсов Количество часов

Номер группы

Выпуск(чел)

1. «Секретарь-референт»(студенты)

50 01 13

2. «Секретарь-референт»(студенты)

50 03 13

3. «Секретарь-референт»(студенты)

50 07 14

4. Пользователи ПЭВМс изучением

основ делопроизводства

72 12 20

5. «Секретарь-референт» «Секретарь-референт» (студенты рабочая

профессия специальность Правоведение)

50 221,222,223

ИТОГО 105

ОТЧЕТ О РАБОТЕ КУРСОВ: 2010-2011 УЧЕБНЫЙ ГОД

№ Наименование курсов Количество часов

Номер группы

Выпуск(чел)

1. «Секретарь-референт»(студенты)

50 02 16

2. «Секретарь-референт»(студенты)

50 06 16

3. «Секретарь-референт»(студенты)

50 08 11

4. «Секретарь-референт» «Секретарь-референт» (студенты рабочая

профессия специальность Правоведение)

50 221,222,223

ИТОГО 105

СВОДНЫЕ ДАННЫЕ за 2007 по 2011 учебные годы

дополнительная профессия «Секретарь-референт»ФГОУ СПО «ДИМИТРОВГРАДСКИЙ ТЕХНИКУМ ИНФОРМАТИКИ

И УПРАВЛЕНИЯ»

0

20

40

60

80

100

120

140

160

180

200

2007/2008 2008/2009 2009/2010 2010/2011

Ряд1

Приложение 7

ЗАДАНИЕ ДЛЯ ПРОХОЖДЕНИЯ ПРАКТИКИ:

№ 1. Посетите любое доступное вам помещение (на месте работы или

учебы), связанное с работой секретаря.

1. Оцените по десятибалльной системе технические, гигиенические,

психологические и эстетические факторы работы секретаря.

2. Составьте отчет, в котором перечислите вопиющие, с вашей

точки зрения, недостатки в организации секретарского труда по каждому из

перечисленных выше факторов.

3. Наметьте первостепенные мероприятия по устранению этих

недостатков.

4. С результатами исследования ознакомьте администрацию.

№ 2. В исследуемом помещении оцените организацию рабочего места

секретаря с точки зрения эргономики и удобства.

1. Оборудовано ли в помещении компьютеризированное рабочее

место секретаря?

2. Какие средства офисной оргтехники входят в состав этого

рабочего места?

3. Какие средства связи имеются в помещении?

4. Какие средства работы с документами использует секретарь?

5. Соблюдены ли на рабочем месте секретаря требования

эргономики?

Результаты исследования представьте в виде отчета.

Приложение 8ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ДИМИТРОВГРАДСКИЙ ТЕХНИКУМ ИНФОРМАТИКИ И УПРАВЛЕНИЯ»

ОТЧЕТ О ПРОХОЖДЕНИИ ПРАКТИКИ

ПО ПРИСВОЕНИЮ РАБОЧЕЙ ПРОФЕССИИ

«СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ»

Выполнила студентка332 группы специальность

Программное обеспечение ВТ и АСГумерова Лилия

Димитровград 2011

Приложение 9.Буклет «Профессионалами не рождаются, профессионалами становятся»

Приложение 10. Удостоверение по присвоению рабочей профессии «Секретарь-референт»