uputstvo o naČinu vrŠenja kancelarijskog poslovanja … uputstva o kancelarijskom... · uputstvo...
TRANSCRIPT
Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u institucijama Bosne i Hercegovine
1
Na osnovu člana 18. Odluke o kancelarijskom poslovanju u institucijama Bosne i Hercegovine
("Službeni glasnik BiH", broj 74/14), ministar pravde Bosne i Hercegovine, dana __.__2015.
godine donosi
UPUTSTVO
O NAČINU VRŠENJA KANCELARIJSKOG POSLOVANJA U INSTITUCIJAMA
BOSNE I HERCEGOVINE
DIO PRVI - OPĆA ODREDBA
Član 1.
(Predmet Uputstva)
Ovim uputstvom uređuju se klasifikacione oznake predmeta; primanje, otvaranje, pregledanje i
raspoređivanje pošte, odnosno akata; zavođenje akata; združivanje akata; dostavljanje predmeta i
akata u rad; razvođenje predmeta i akata; rokovnik predmeta; otpremanje pošte i stavljanje
predmeta i akata u arhivu; čuvanje predmeta i akata u organima uprave Bosne i Hercegovine,
stručnim, tehničkim i drugim službama Predsjedništva Bosne i Hercegovine, Parlamentarne
skupštine Bosne i Hercegovine i Vijeća ministara Bosne i Hercegovine, te institucijama sa javnim
ovlaštenjima u dijelu u kojem vrše javna ovlaštenja (u daljem tekstu: institucije).
DIO DRUGI - KLASIFIKACIONE OZNAKE PREDMETA
Član 2.
(Vođenje evidencija)
Vođenje evidencije svih predmeta i akata u kancelarijskom poslovanju iz nadležnosti
institucija, obavlja se putem upisnika, djelovodnika i knjige iz člana 6. stav 2. Odluke o
kancelarijskom poslovanju u institucijama Bosne i Hercegovine (u daljem tekstu: Odluka o
kancelarijskom poslovanju).
Član 3.
(Klasifikacione grupe)
(1) Vođenje evidencije obavlja se prema jedinstvenim klasifikacionim oznakama koje su
razvrstane po materiji i svrstane u odgovarajuće grupe, obilježene dvocifrenim brojevima od
01 do 50 (u daljem tekstu: klasifikacione oznake), i to:
01 - Ustavni predmeti
02 - Zakoni, drugi propisi i opći akti
03 - Odbrana
04 - Sigurnost i civilna zaštita
05 - Vanjski poslovi
06 - Evropske integracije
07 - Javna uprava i javne službe
08 - Organizacija i rad sudova
09 - Organizacija i rad tužilaštava
10 - Organizacija i rad pravobranilaštava
11 - Organizacija i rad sudova za prekršaje
12 - Organizacija i rad ombudsmena
13 - Sudski predmeti
14 - Međunarodna i međuentitetska pravna pomoć i saradnja
15 - Izvršenje krivičnih i prekršajnih sankcija
Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u institucijama Bosne i Hercegovine
2
16 - Finansije i trezor
17 - Porezi, doprinosi i takse
18 - Carine
19 - Vanjsko-trgovinska politika Bosne i Hercegovine
20 - Carinsko-tarifna politika Bosne i Hercegovine
21 - Međunarodni sporazumi
22 - Ekonomski odnosi sa međunarodnim institucijama
23 - Poslovno okruženje, jedinstven ekonomski prostor i razvoj
24 - Promoviranje preduzetništva
25 - Kontrola prometa roba i usluga pod posebnim režimom
26 - Zaštita potrošača i konkurencija
27 - Veterinarstvo
28 - Poljoprivreda, energetika, okoliš, prirodni resursi, turizam
29 - Komunikacije i promet
30 - Građanska stanja i evidencije
31 - Zdravstvo i socijalna zaštita
32 - Penzije
33 - Nauka i obrazovanje
34 - Rad i zapošljavanje
35 - Kultura i sport
36 - Geodetski, geološki, meteorološki poslovi i deminiranje
37 - Ljudska prava i slobode
38 – Predmeti vezani za crkve i vjerske zajednice
39 - Nacionalne manjine
40 - Nestala lica
41 - Azil i izbjeglice
42 - Iseljeništvo
43 - Statistika
44 - Akreditiranje
45 - Standardizacija
46 - Mjeriteljstvo
47 - Intelektualno vlasništvo
48 - Patenti
49 - Arhivski poslovi
50 - Drugi predmeti i akti
(2) U grupu 50 – Drugi predmeti i akti spadaju sve vrste predmeta i akata koji se ne mogu
razvrstati u neku od grupa predviđenih pod brojem od 01 do 49 stava (1) ovog člana.
Član 4.
(Razvrstavanje predmeta i akata)
(1) Razvrstavanje predmeta i akata na klasifikacione oznake vrši se prema sadržaju materije
koja se u predmetu ili aktu obrađuje.
(2) Ako se u nekom predmetu ili aktu obrađuje materija koja se odnosi na dvije ili više
klasifikacionih oznaka, razvrstavanje tog predmeta i akta vrši se, po pravilu, u onu
klasifikacionu oznaku na čiji se sadržaj odnosi pretežni dio materije.
Član 5.
(Klasifikaciona podgrupa)
(1) Ako institucija cijeni da je potrebno, radi lakšeg rukovanja i arhiviranja predmeta i akata, u
okviru klasifikacione oznake grupe predmeta iz svoje nadležnosti, može odrediti podgrupe
za iste ili slične predmete koji čine posebnu cjelinu.
Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u institucijama Bosne i Hercegovine
3
(2) Podgrupe za predmete određuju se tako, što se iza broja klasifikacione oznake grupe dodaje
brojčana oznaka podgrupe u vidu jednocifrenog odnosno dvocifrenog arapskog broja
počevši od broja l pa nadalje.
(3) Podgrupe određuje samostalno svaka institucija, s tim da se broj podgrupe određuje za svaku
klasifikacionu oznaku grupa posebno.
(4) Podgrupa predmeta, u okviru klasifikacione oznake grupe, određuju se posebnim rješenjem,
koje se donosi na osnovu Liste kategorija registraturne građe sa rokovima čuvanja.
(5) Kod upisivanja podataka u knjige evidencije i prijemni štambilj, brojčana oznaka podgrupe
upisuje se u rubriku koja je u tim knjigama predviđena za brojčanu oznaku klasifikacione
oznake.
DIO TREĆI - PRIMANJE, OTVARANJE, PREGLEDANJE I RASPOREĐIVANJE POŠTE,
ODNOSNO AKATA
I - Prijem pošte
Član 6.
(Prijem pošte)
(1) Prijem pošte obuhvata prijem akata, podnesaka, žalbi, dopisa, novčanih pisama, paketa,
telegrama i dr. u institucijama, a vrši se u pisarnici.
(2) Poštu koja se instituciji dostavlja putem poštanske službe, putem dostavljača ili je stranka
neposredno preda, prima zaposlenik ovlašten za prijem pošte.
(3) Pošta se prima tokom cijelog radnog vremena u radne dane.
(4) Način prijema pošte van radnog vremena i u dane kada se ne radi, određuje rukovodilac
institucije, saglasno specifičnostima djelatnosti, prilikama i potrebama institucije.
Član 7.
(Nedostaci kod prijema pošte)
(1) Zaposlenik koji prima poštu neposredno od stranke ne smije odbiti prijem pošte, ako je
pošta upućena instituciji, osim ako za podnesak nije plaćen ili je nedovoljno plaćen iznos
takse, a podliježe plaćanju takse.
(2) Ako akt prilikom neposredne predaje instituciji sadrži koji formalni nedostatak (nije
potpisan, nije ovjeren pečatom, nema priloga navedenih u tekstu, nema adrese stranke, takse
i sl.), zaposlenik ovlašten za prijem pošte ukazat će stranci na te nedostatke i objasnit će joj
kako da ih otkloni.
(3) Ako stranka i pored upozorenja, zahtijeva da se akt primi, zaposlenik ovlašten za prijem
pošte će primiti isti s tim što će na aktu sačiniti službenu zabilješku o datom usmenom
upozorenju.
(4) U slučaju da institucija nije nadležna za primanje akta zaposlenik ovlašten za prijem pošte
će stranku upozoriti na to i uputiti je da se obrati nadležnom organu.
(5) Na ponovljen zahtjev stranke da se njen akt primi, isti se mora primiti, s tim da će
zaposlenik ovlašten za prijem pošte sačiniti službenu zabilješku na način predviđen u stavu
(3) ovog člana.
Član 8.
(Prijem usmenog saopštenja)
(1) Zaposlenik ovlašten za prijem pošte, dužan je da stranku koja želi da preda usmeno
saopštenje na zapisnik uputi državnom službeniku ili zaposleniku ovlaštenom za prijem
takvog saopštenja.
(2) Ako institucija nije nadležna za prijem usmenog saopštenja na zapisnik, zaposlenik ovlašten
za prijem pošte će na to upozoriti stranku i uputiti da takvu izjavu preda za to nadležnom
organu.
Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u institucijama Bosne i Hercegovine
4
(3) Ako stranka i pored toga ponovi svoj zahtjev, državni službenik ili zaposlenik je dužan
njeno usmeno saopštenje primiti na zapisnik, s tim što će postupiti na način predviđen u
članu 7. stav (5) ovog uputstva.
Član 9.
(Prijem pošte putem dostavljača)
(1) Prijem pošte od druge institucije ili pravnog lica, koju se dostavlja putem dostavljača,
potvrđuje se stavljanjem datuma i čitkog potpisa u dostavnoj knjizi ili na dostavnici ili
povratnici ili na kopiji akta čiji se original prima.
(2) U svim slučajevima kada je to propisima predviđeno ili kada to odredi rukovodilac
institucije, pored datuma i potpisa, stavlja se i vrijeme (sat i minut) prijema pošte.
(3) Podatak o vremenu prijema pošte iz stava (2) ovog člana treba evidentirati i na primljenom
aktu odnosno na njegovom kovertu, ako zaposlenik ovlašten za prijem pošte nije ovlašten za
otvaranje pošte.
Član 10.
(Prijem pošte putem poštanske službe)
(1) Prijem pošte koja se instituciji dostavlja preko poštanske službe, kao i podizanje pošte iz
poštanskog pregratka, vrši se po propisima kojima je uređen način rada preduzeća
poštanskog prometa.
(2) Prilikom prijema, odnosno podizanja pošte iz poštanskog pregratka, zaposlenik ovlašten za
prijem pošte institucije ne smije podići pošiljku na kojoj je označena vrijednost ili je u
pitanju preporučena pošiljka, ako utvrdi da je pošiljka oštećena.
(3) U slučaju iz stava (2) ovog člana, zaposlenik ovlašten za prijem pošte će zahtijevati od
odgovornog službenika pošte, odnosno od nadležne jedinice poštanske službe, da se stanje i
sadržaj pošiljke (obim i vrsta oštećenja) komisijski utvrdi i tek poslije toga će sa zapisnikom
o komisijskom nalazu preuzeti pošiljku.
Član 11.
(Pošiljke koje se ne otvaraju)
(1) Pošiljke primljene u vezi sa javnim nabavkama, licitacijama i drugim nadmetanjima,
konkursima i slično, ne otvaraju se, već se samo na kovertu stavlja datum i vrijeme (sat i
minut) njihovog prijema.
(2) Ovlašteni državni službenik ili zaposlenik zadužen za poslove iz stava (1) ovog člana dužan
je prethodno da upozori pisarnicu na pošiljke koje se u smislu stava (1) ovog člana očekuju i
koje se ne smiju otvarati.
Član 12.
(Dostavnica)
(1) Ako je uz koverat ili akt priložena dostavnica, zaposlenik ovlašten za prijem pošte dužan je
na dostavnici upisati datum prijema i potpisati dostavnicu i odmah je vratiti licu koje je
dostavilo akt, odnosno koverat.
Član 13.
(Potvrda o prijemu podneska)
(1) Ako stranka koja lično predaje akt u pisarnici traži da se izda potvrda o prijemu akta, takva
potvrda se mora izdati.
(2) Potvrdu potpisuje zaposlenik ovlašten za prijem pošte i stavlja otisak pečata institucije.
(3) Potvrda iz stava (2) ovog člana obavezno se mora izdati ako se radi o prijemu podneska po
kojem se rješava u upravnom postupku i donosi upravni akt.
(4) U potvrdu o prijemu obavezno se upisuje zakonski rok za rješavanje po zahtjevu.
(5) Potvrda o prijemu podneska izdaje se na obrascu broj l.
Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u institucijama Bosne i Hercegovine
5
II - Postupak s aktima koji podliježu plaćanju takse
Član 14.
(Akti koji podliježu taksama)
(1) Zaposlenik ovlašten za prijem pošte koji prima poštu neposredno od stranke dužan je da
naročito vodi računa o tome koji akti i isprave podliježu plaćanju upravne takse, kolika je
visina takse predviđena za pojedine vrste akata, isprava ili radnji u upravnom postupku i u
kojim slučajevima postoji zakonska osnova za oslobađanje od plaćanja takse.
(2) U pogledu neplaćenih ili nedovoljno plaćenih iznosa taksi za akte i njihove priloge, kao i u
pogledu postupanja s aktima i njihovim prilozima na kojima se utvrde neispravnosti u
taksiranju, lijepljenju ili poništavanju taksenih maraka, treba postupiti po važećim propisima
o taksama.
(3) U slučajevima iz stava (2) ovog člana zaposlenik ovlašten za prijem pošte će ukazati stranci
na te nedostatke i objasniti joj kako će ih otkloniti.
(4) Ako se prilikom pregledanja pošte primljene preko poštanske službe utvrdi da za akt nije
plaćena taksa ili je nedovoljno plaćena taksa, to će se konstatovati službenom zabilješkom
na aktu koja se upisuje pored otiska prijemnog štambilja.
Član 15.
(Akti koji su oslobođeni od plaćanja takse)
Ako je akt oslobođen od plaćanja takse, sačinit će se službena zabilješka uz navođenje
odgovarajućeg propisa kojim je predviđeno oslobađanje od plaćanja takse.
III - Otvaranje i pregledanje pošte
Član 16.
(Ovlaštenje za otvaranje i pregledanje pošte)
(1) Zaposlenik ovlašten za prijem pošte dužan je cjelokupnu primljenu poštu dostaviti
rukovodiocu institucije, odnosno licu ovlaštenom za otvaranje i pregledanje pošte.
(2) Otvaranje i pregledanje cjelokupne pošte (obična pošta, pošta sa određenim stepenom
tajnosti, vrijednosne pošiljke i dr.) institucije vrši, po pravilu, rukovodilac institucije.
(3) Rukovodilac institucije može ovlastiti određeno lice za vršenje poslova iz stava (2) ovog
člana, o čemu donosi posebno rješenje.
(4) Ovlaštenje za otvaranje i pregledanje pošte kvalificirane određenim nivoom tajnosti vrši se u
skladu sa propisima o tajnim podacima.
Član 17.
(Pošta koju otvaraju i pregledaju posebne komisije)
Pošiljke koje se odnose na raspisane konkurse, oglase, javne nabavke, licitacije i druga nadmetanja i
sl., otvara komisija formirana za te poslove, ako nije drukčije određeno.
Član 18.
(Hitna pošta)
(1) Hitnu poštu primljenu van redovnog radnog vremena i u dane kada se ne radi otvara dežurni
zaposlenik, ako u instituciji postoji služba dežurstva.
(2) Poštu iz stava (1) ovog člana, koja je kvalificirana kao tajni podatak stepena interno dežurni
zaposlenik može otvoriti samo ako je potpisao izjavu da je upoznat sa Zakonom o tajnim
podacima, a za stepen povjerljivo i više, samo ukoliko ima dozvolu za pristup tajnim
podacima.
Član 19.
(Lična pošta)
Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u institucijama Bosne i Hercegovine
6
(1) Pošta primljena na ime određenog državnog službenika ili zaposlenika u instituciji, uručuje
se neotvorena tom licu.
(2) Ako to lice nakon otvaranja pošiljke utvrdi da pošiljka predstavlja akt upućen instituciji,
dužan je taj akt, najkasnije slijedećeg radnog dana vratiti pisarnici radi evidentiranja.
Član 20.
(Otvaranje pošte)
(1) Otvaranje pošte vrši se tako da se ne povrijede poštanski žigovi i pečati ili druge oznake na
omotu (adresa pošiljaoca, poštanske naljepnice, oznake pismena i dr.), kao i akti i prilozi
koji se nalaze u koverti.
(2) Prilikom otvaranja pošte iz stava (1) ovog člana naročito treba provjeriti da li se oznake i
brojevi napisani na koverti slažu s oznakama i brojevima primljenog akta.
(3) Ako neki od akata naznačenih na koverti nedostaje, ili su primljeni prilozi bez propratnog
akta i obrnuto, ili se ne vidi ko je pošiljalac, o tome će se sačiniti službena zabilješka koja će
se priložiti koverti.
(4) U slučaju iz stava (3) ovog člana zaposlenik ovlašten za prijem pošte dužan da o tome
obavijesti pošiljaoca, ako za to postoji mogućnost.
(5) Uz primljeni akt obavezno se prilaže i koverat kad god datum predaje pošti može biti od
važnosti za računanje rokova (rok za podnošenje zahtjeva ili žalbe, rok za učestvovanje na
konkursu, tenderskoj proceduri i sl.) ili kad se iz podneska ne može utvrditi mjesto odakle je
poslat ili ime podnosioca, a ovi su podaci označeni na koverti.
(6) Ako je u jednoj koverti prispjelo više akata uz koje bi trebalo priložiti kovertu, ona će se
priložiti uz jedan akt, a na ostalim aktima će se priložiti kopija koverte uz naznaku uz koji
akt je priložen originalana koverta.
Član 21.
(Nedostaci kod prijema pošte)
(1) Prije otvaranja koverata koje se odnose na preporučene pošiljke, kao i omota paketa ili
druge pošte koja je primljena oštećena, a za koju postoji sumnja da je neovlašteno otvarana,
zaposlenik ovlašten za prijem pošte treba u prisutnosti još dva službenika ili zaposlenika
sačiniti službenu zabilješku u kojoj će konstatovati vrstu i obim oštećenja, i što u primljenim
pošiljkama nedostaje.
(2) Ako se nakon otvaranja pošte utvrdi da postoje određeni nedostaci, te nedostatke treba
konstatovati službenom zabilješkom na aktu koja se ispisuje neposredno uz otisak prijemnog
štambilja (na primjer: ako aktu nedostaju prilozi navedeni u aktu, upisuje se "primljeno bez
priloga", a ako aktu nedostaju samo pojedini prilozi, onda se upisuju nazivi tih priloga i sl.).
(3) Ako se u koverti nađe akt adresiran na neku drugu instituciju ili pravno ili fizičko lice, na
tom aktu se upisuje zabilješka "pogrešno dostavljen" i akt se na najpogodniji način,
dostavljačem ili putem pošte, dostavlja onom kome je upućen.
(4) Izuzetno od stava (3) ovog člana, ukoliko je akt adresiran na inostranu instituciju ili pravno
ili fizičko lice, akt će se na najpogodniji način vratiti pošiljaocu akta.
(5) Akti iz stava (3) i (4) ovog člana se ne zavode u knjige evidencije.
(6) Ako se prilikom otvaranja pošte utvrdi da je uz akt priložen novac ili neka druga vrijednost,
službenom zabilješkom će se konstatovati njihova vrsta i iznos (na primjer: "primljeno 5
KM", ili "primljeno poštanskih maraka u vrijednosti od 3 KM", itd.).
IV - Određivanje organizacionih jedinica kojima se pošta dostavlja u rad i raspoređivanje
pošte (signiranje)
Član 22.
(Rješenje o određivanju organizacionih jedinica kojima se pošta dostavlja u rad)
Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u institucijama Bosne i Hercegovine
7
(1) U cilju raspoređivanje pošte na državne službenike ili zaposlenike koji su nadležni za rad na
predmetu, odnosno aktu, odrediće se organizacione jedinice kojima će se pošta dostavljati u
rad.
(2) Pod organizacionim jedinicama u smislu ovog člana podrazumjevaju se osnovne
organizacione jedinice institucije, komisije i radni organi unutar institucije, radna mjesta
zaposlenih u instituciji ukoliko ne postoje osnovne organizacione jedinice u instituciji,
specifična radna mjesta u instituciji i sl.
(3) Organizacione jedinice iz stava (2) ovog člana određuju se prema unutrašnjoj organizaciji
institucije koja je utvrđena njenim pravilnikom o unutrašnjoj organizaciji za osnovne
organizacione jedinice i radna mjesta, odnosno prema nazivu komisija i radnih organa,
osnovanih posebnim aktom rukovodioca institucije.
(4) Organizacione jedinice iz stava (2) ovog člana određuju se rješenjem koje donosi
rukovodilac institucije.
(5) Rješenje iz stava (4) ovog člana sadrži nazive organizacionih jedinica i njihove brojeve.
(6) Doneseno rješenje se mijenja ako dođe do izmjena organizacionih jedinica kojima se pošta
dostavlja u rad.
(7) Organizacione jedinice označavaju se arapskim brojevima na način što se polazi od radnog
mjesta rukovodilaca institucije koji se označava brojem 01, nakon toga upisuje se radno
mjesto zamjenika rukovodilaca, ako postoji zamjenik, a nakon toga slijede brojčane oznake
za organizacione jedinice redoslijedom kojim su utvrđene pravilnikom o unutrašnjoj
organizaciji institucije, a ako nema organizacionih jedinica onda se prema tom pravilniku
određuju brojčane oznake za radna mjesta kojima će se pošta dostavljati u rad, nakon čega
se upisuju komisije i radni organi.
Član 23.
(Signiranje pošte)
(1) Signiranje (raspoređivanje) pošte vrši rukovodilac institucije, odnosno lice ovlašteno za
pregledanje i raspoređivanje pošte.
(2) Signiranje pošte podrazumijeva raspoređivanje akata, odnosno predmeta na organizacione
jedinice, radna mjesta ako u instituciji ne postoje organizacione jedinice, te komisije i radne
organe, kojima se predmeti i akti trebaju dostaviti u rad.
(3) Signiranje pošte vrši se na način što se na svaki akt, poslije pregledanja, na prvoj stranici
akta, u desnom gornjem uglu upisuje broj organizacione jedinice i datum otvaranja i
pregledanja pošte (npr. 01 - 03.11.2014. godine).
(4) Kada se signiranje pošte vrši na osnovne organizacione jedinice, rukovodioci osnovnih
organizacionih jedinica svaki akt signiraju na unutrašnju organizacionu jedinicu ili
konkretno radno mjesto.
(5) Kada se signiranje pošte vrši na unutrašnje organizacione jedinice, rukovodioci unutrašnjih
organizacionih jedinica svaki akt signiraju na konkretno radno mjesto.
(6) Kada se završi signiranje pošte, akti, odnosno predmeti predaju se ovlaštenom zaposleniku
pisarnice na dalji postupak.
DIO ČETVRTI - ZAVOĐENJE AKATA
I - Način i vrijeme zavođenja akata
Član 24.
(Zavođenje akata)
(1) Kada zaposlenik pisarnice primi signiranu poštu pristupa njenom zavođenju u odgovarajuće
knjige evidencija.
Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u institucijama Bosne i Hercegovine
8
(2) Zavođenje signirane pošte vrši se, u pravilu, istoga dana i pod istim datumom pod kojim su
akti primljeni.
(3) Akte s određenim rokovima, kao i druge hitne akte treba zavesti prije ostalih i odmah
dostaviti u rad nadležnom državnom službeniku ili zaposleniku (obrađivaču predmeta).
(4) Ako se zbog velikog broja primljenih akata ili iz drugih opravdanih razloga akti ne mogu
zavesti istog dana kada su primljeni, zavest će se najkasnije prvog narednog radnog dana,
prije zavođenja nove pošte.
(5) U knjige evidencija ne zavode se pošiljke koje ne predstavljaju službenu prepisku.
(6) Ako se za određene akte vode posebne evidencije, a ne evidencije predviđene ovim
uputstvom, u tom slučaju podaci o tom aktu upisuju se u posebnu evidenciju, saglasno
propisu o toj evidenciji.
Član 25.
(Utvrđivanje klasifikacione oznake akta)
(1) Zavođenje akata u odgovarajuću knjigu evidencije, vrši se tako što se prethodno mora
odrediti broj klasifikacione oznake u koju grupu akt spada.
(2) Određivanje klasifikacione oznake vrši se prema grupama predmeta i akata koje su utvrđene
u članu 3. ovog uputstva.
(3) Određivanje klasifikacionih oznaka vrši zaposlenik pisarnice prilikom formiranja predmeta.
(4) Ukoliko obrađivač predmeta ocjeni da nije određena odgovarajuća klasifikaciona oznaka,
odnosno ukoliko se u toku postupka promjeni materija predmeta, zatražiće od zaposlenika
pisarnice, u formi službene zabilješke na omotu predmeta, promjenu klasifikacione oznake.
Član 26.
(Razvrstavanje pošte)
(1) Kod razvrstavanja pošte na posebne cjeline, naročitu pažnju treba posvetiti odvajanju
predmeta upravnog postupka, a posebno akata poslovanja i ostalih akata o kojima se ne
rješava u upravnom postupku.
(2) Svojstvo predmeta upravnog postupka određuje se prema tome hoće li se postupak po tim
predmetima okončati donošenjem upravnog akta (rješenje, zaključak ili akt drugog naziva
kojim se okončava upravni postupak ukoliko je to propisano posebnim zakonom).
(3) Rješenja koja se tiču radno-pravnog statusa zaposlenih u instituciji upisuju se u djelovodnik
predmeta.
Član 27.
(Upisivanje podataka)
Upisivanje podataka u rubrike predviđene u knjigama evidencije vrši se prema uputstvima koji su
dati uz knjige evidencie, odnosno prema nazivima pojedinih rubrika.
Član 28.
(Prijemni štambilj)
(1) Nakon što se izvrši zavođenje akta u odgovarajuću knjigu evidencije, pristupa se stavljanju
otiska prijemnog štambilja na akt.
(2) Otisak prijemnog štambilja stavlja se, po pravilu, u gornjem desnom uglu prve stranice akta,
a ako tu nema dovoljno mjesta, onda se stavlja na drugo pogodno mjesto prve stranice,
vodeći pri tome računa da tekst akta ostane potpuno čitak i razumljiv.
(3) U slučaju da na prednjoj strani akta nema dovoljno mjesta, otisak prijemnog štambilja treba
staviti u gornjem lijevom uglu poleđine akta.
(4) Ako su obje strane akta u cjelini popunjene tekstom otisak prijemnog štambilja stavlja se na
list čistog papira koji se pričvršćuje uz akt.
(5) Otisak prijemnog štambilja ne stavlja se na priloge dostavljene uz akt.
(6) Prijemni štambilj izrađuje se prema obrascu broj 2.
Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u institucijama Bosne i Hercegovine
9
II - Upisivanje podataka u osnovne knjige evidencija
Član 29.
(Jednoobraznost osnovnih knjiga evdencije)
Osnovne knjige evidencije jedinstvene su za sve institucije.
Član 30.
(Upisnici prvostepenih i drugostepenih predmeta upravnog postupka i javnih nabavki) (1) Upisnici prvostepenih i drugostepenih predmeta upravnog postupka i javnih nabavki su
pravougaonog oblika, vodoravnog položaja dimenzija 50 cm x 40 cm.
(2) U upisnicima iz stava (1) ovog člana predmeti se zavode po hronološkom redu koji se
označavaju rednim brojevima.
(3) Svaki od upisnika se zaključuje zadnjeg radnog dana kalendarske godine službenom
zabilješkom napisanom ispod posljednjeg rednog broja.
(4) Službena zabilješka iz stava (3) ovog člana sadrži: ukupan broj predmeta upravnog postupka
ili javnih nabavki koji su zavedeni u toj godini, datum i potpis službenog lica ovlaštenog za
vođenje kancelarijskog poslovanja i otisak pečata institucije.
(5) Upisnici iz stava (1) ovog člana mogu se upotrebljavati za više godina, s tim što svaku
godinu treba posebno zaključiti na način predviđen u odredbi stava (3) ovog člana.
(6) Upisnik prvostepenih predmeta upravnih postupaka (UP-1) vodi se na obrascu broj 3.
(7) Upisnik drugostepenih predmeta upravnih postupaka (UP-2) vodi se na obrascu broj 4.
(8) Upisnik prvostepenih predmeta javnih nabavki (JN-1) vodi se na obrascu broj 5.
(9) Upisnik drugostepenih predmeta upravnih postupaka (JN-2) vodi se na obrascu broj 6.
Član 31.
(Djelovodnik predmeta)
(1) Djelovodnik predmeta je pravougaonog oblika, vodoravnog položaja formata A3.
(2) Djelovodnik se vodi po sistemu osnovnih (rednih) brojeva i podbrojeva koji se zavode po
hronološkom redu, počevši od broja 1.
(3) Osnovnim brojem označava se predmet svakog primljenog ili vlastitog akta kada se prvi put
zavodi u djelovodnik.
(4) Osnovni broj predmeta se ne mijenja.
(5) Podbrojevima se označavaju primljeni akti koji se odnose na isti predmet, s tim što se prvi
akt predmeta zavodi pod osnovnim brojem i dobija podbroj l, dok se svaki naknadno
primljeni akti koji se odnose na taj predmet zavode dodavanjem narednih podbrojeva (2, 3, 4
itd.).
(6) U djelovodnik se ne zavode predmeti za koje se po važećim propisima vode posebne
evidencije, niti predmeti koji ne predstavljaju službenu prepisku (npr. dostavnice, službena
glasila, časopisi, brošure i sl.).
(7) Svi naknadno primljeni akti koji se odnose na isti predmet zavode se na taj način što se
popunjavaju samo kolone 3, 4, 5 u okviru istog osnovnog broja, i to redom kojim su akti
primljeni.
(8) Ukoliko postoji potreba, za predmete koji su većeg obima može se odrediti popis akata, koji
se sastavni dio djelovodnika.
(9) Djelovodnik predmeta se popunjava na način objašnjen u uputstvu datom u sastavu obrasca
broj 7.
(10) Djelovodnik se zaključuje zadnjeg radnog dana kalendarske godine službenom
zabilješkom napisanom ispod posljednjeg rednog broja.
(11) Djelovodnik predmeta može se upotrebljavati za više godina, s tim što se za svaku
godinu treba posebno zaključiti na način propisan u stavu (9) ovog člana.
Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u institucijama Bosne i Hercegovine
10
(12) Djelovodnik se vodi na obrascu broj 7.
Član 32.
(Djelovodnik za poštu sa određenim nivoom tajnosti)
Evidencije tajnih podataka se vode u skladu sa propisima o zaštiti tajnih podataka.
Član 33.
(Arhivska knjiga)
(1) Arhivska knjiga je je pravougaonog oblika formata A3.
(2) Sadržaj, način vođenja i korištenja arhivske knjige propisaće se posebnim uputstvom, uz
prethodnu saglasnost Arhiva Bosne i Hercegovine.
Član 34.
(Elektronsko vođenje osnovnih knjiga evidencije)
(1) Podaci iz osnovnih knjiga evidencije mogu se voditi elektronski, pod uslovom da su
osigurani odgovarajući tehnički uslovi i adekvatan softver koji je u skladu sa propisima za
obavljanje kancelarijskog poslovanja.
(2) U slučaju elektronskog vođenja osnovnih knjiga evidencije neophodno je osigurati zaštitu
unesenih podataka i njihovo skladištenje najmanje u rokovima utvrđenim Listom kategorija
registraturne građe sa rokovima čuvanja.
III - Omoti za predmete
Član 35.
(Omoti)
(1) Svaki primljeni, odnosno vlastiti akt kojim se otvara novi predmet, nakon što se zavede u
odgovarajuću knjigu evidencije, ovlašteni zaposlenik pisarnice ulaže u odgovarajući omot za
predmete.
(2) U omot iz stava (1) ovog člana ulažu se akti i prilozi koji se odnose na isti predmet.
(3) Omoti za predmete su izrađeni prema vrstama predmeta na jedinstvenom obrascu formata
A-4, i to:
a) u omot bijele boje ulažu se predmeti koji su zavedeni u djelovodnik predmeta,
b) u omot označen zelenom bojom ulažu se prvostepeni predmeti upravnog postupka po kojima se
postupak pokreće na zahtjev stranke i prvostepeni predmeti javnih nabavki,
c) u omot označen plavom bojom ulažu se prvostepeni predmeti upravnog postupka po kojima se
upravni postupak pokreće po službenoj dužnosti,
d) u omot označen žutom bojom ulažu se drugostepeni predmeti upravnog postupka i
drugostepeni predmeti javnih nabavki.
(4) Omoti za predmete iz stava (3) ovog člana, uz lijevu ivicu omota imaju odgovarajuću boju
omota širine dva cm.
(5) Omoti iz stava (3) ovog člana izrađuju se prema obrascu broj 8.
(6) Prednja strana omota za predmete koji sadrže tajne podatke ima odgovarajuću boju širine tri
cm mjereno od vanjskih ivica prema unutrašnjosti omota i to:
a) stepena tajnosti „Vrlo tajno“ - crvena;
b) stepena tajnosti „Tajno“ - žuta;
c) stepena tajnosti „Povjerljivo“ - plava;
d) stepena tajnosti „Interno“ - siva.
Član 36.
(Sadržaj omota)
Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u institucijama Bosne i Hercegovine
11
(1) Kada se predmet, odnosno akt uloži u odgovarajući omot, onda se na prvoj stranici omota u
gornji lijevi ugao stavlja otisak prijemnog štambilja i vrši njegova popuna predviđenim
podacima, a kod oznake „Predmet“ upisuje se naziv predmeta o kojem se radi.
(2) Kada se predmet, odnosno akt uloži u odgovarajući omot, onda se na prvoj unutrašnjoj
stranici omota vrši poimenično upisivanje svih priloga koji se nalaze u omotu.
(3) Evidencija iz stava (2) ovog člana ima obavezan karakter i ona predstavlja hronološki
pregled cjelokupnog sadržaja predmeta.
(4) U evidenciji se po vremenskom redoslijedu upisuju svi akti, podnesci i prilozi (službene
zabilješke, žalbe i dr.) koji se nalaze u predmetu, izuzev dostavnica.
Član 37.
(Naknadno primljeni akti)
(1) Naknadno primljeni akt koji se odnosi na predmet koji se već nalazi u radu u organizacionoj
jedinici odnosno kod obrađivača predmeta dostavlja se bez omota i združuje sa formiranim
predmetom.
(2) Obrađivač predmeta koji primi akt iz stava (1) ovog člana dužan je primljeni akt odmah po
prijemu uložiti u odgovarajući omot predmeta, a podatke o primljenom aktu upisati na prvoj
unutrašnjoj stranici omota predmeta u popis akata i priloga.
Član 38.
(Zamjena oštećenog omota predmeta)
Ako je omot predmeta znatno oštećen, zaposlenik pisarnice će predmet uložiti u novi omot i na
njemu upisati podatke s omota koji se zamjenjuje.
DIO PETI - REKONSTRUKCIJA PREDMETA
Član 39.
(Rekonstrukcija predmeta)
(1) Ako se pojedini predmet izgubi, ošteti ili uništi, izvršiće se rekonstrukcija (obnova)
predmeta.
(2) Rekonstrukcija predmeta vrši se, u skladu sa odredbama Zakona o upravnom postupku, na
osnovu rješenja rukovodioca institucije.
(3) Pri rekonstrukciji predmeta obnovit će se oni dijelovi predmeta koji su važni s obzirom na
razloge zbog kojih je odobren postupak rekonstrukcije predmeta.
(4) Predmet se rekonstruira na osnovu prijepisa nestalih, oštećenih ili uništenih akata kojima
raspolažu stranke, institucija ili drugi organi, fizička i pravna lica, kao i podataka iz glavnih i
pomoćnih knjiga evidencije.
(5) Postupak rekonstrukcije predmeta će se provesti samo ukoliko je to nužno i ako nije
protekao rok do kojeg se čuvaju predmeti određene materije.
Član 40.
(Duplikat omota predmeta) Kada se izvrši rekonstrukcija predmeta zaposlenik pisarnice će izdati duplikat omota predmeta, na
kojem će naznačiti da se radi o duplikatu.
DIO ŠESTI - ZDRUŽIVANJE AKATA
Član 41.
(Združivanje akata)
Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u institucijama Bosne i Hercegovine
12
(1) Prije dostavljanja akata u rad organizacionoj jedinici, odnosno obrađivaču predmeta mora se
izvršiti združivanje akata s predmetom na koji se odnosi.
(2) Združivanje akata iz stava (1) ovog člana se vrši na način da se svi akti i prilozi koji se
odnose na isti predmet ulažu u omot predmeta na koji se odnose.
(3) Akte istog predmeta koji naknadno budu dostavljeni treba uložiti u omot predmeta na koji se
dostavljeni akt odnosi.
(4) Ako se predmet, kome treba pridružiti novi akt, nalazi u radu kod organizacione jedinice,
odnosno obrađivača predmeta, taj akt se dostavlja toj organizacionoj jedinici odnosno
obrađivaču predmeta radi ulaganja u odgovarajući omot predmeta s tim što ovlašteni
zaposlenik pisarnice treba na primljenom aktu upisati datum prijema akta, kao i broj iz
evidencije.
DIO SEDMI - DOSTAVLJANJE PREDMETA I AKATA U RAD
I - Dostava predmeta i akata u rad
Član 42.
(Interna dostavna knjiga)
(1) Kada ovlašteni zaposlenik pisarnice završi zavođenje i združivanje akata i predmeta, dužan
je te akte i predmete dostaviti u rad nadležnim organizacionim jedinicama odnosno
obrađivačima predmeta zaduženim za prijem pošte u rad, kada nema organizacionih
jedinica.
(2) Dostavljanje u rad vrši se istog, a najkasnije narednog radnog dana po njihovom zavođenju i
združivanju.
(3) Dostavljanje predmeta i akata u rad vrši se putem interne dostavne knjige, koja se vodi za
svaku organizacionu jedinicu kojoj se pošta dostavlja u rad.
(4) Interna dostavna knjiga vodi se na obrascu broj 9.
Član 43.
(Knjiga za ličnu poštu)
(1) Dostavljanje pošte koja glasi na ime osobe zaposlene u instituciji vrši se preko Knjige za
ličnu poštu.
(2) Preporučene pošiljke, novčana pisma i druga pošta koja glasi na ime osobe zaposlene u
instituciji, čiji je prijem u pisarnici pismeno potvrđen, predaje se primaocu na način što on
na potvrdi o prijemu pošiljke stavlja svoj čitak potpis i datum prijema, ako je to potrebno.
(3) Knjiga za ličnu poštu vodi se na obrascu broj 10.
Član 44.
(Karton za službena glasila i časopise)
(1) Službena glasila, časopisi, literatura i druge publikacije dostavljaju se državnim
službenicima ili zaposlenicima preko kartona za službena glasila i časopise.
(2) Karton za službena glasila i časopise vodi se na obrascu broj 11.
II - Prijem i otprema računa
Član 45.
(Knjiga primljenih računa)
(1) Prijem računa i drugih finansijskih akata i dokumentacije, za koje su predviđene posebne
evidencije zavode se u Knjigu primljenih računa, i putem iste knjige ti računi se dostavljaju
u rad organizacionoj jedinici, odnosno državnom službeniku ili zaposleniku nadležnom za
finansijsko-materijalno poslovanje u instituciji.
(2) Na primljene račune stavlja se otisak prijemnog štambilja.
Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u institucijama Bosne i Hercegovine
13
(3) Knjiga primljenih računa vodi se na obrascu broj 12.
Član 46.
(Knjiga za otpremu računa)
(1) Otprema računa i drugih finansijskih akata i dokumentacije vrši se putem Knjige za otpremu
računa.
(2) Knjiga za otpremu računa vodi se na obrascu broj 13.
DIO OSMI – SLUŽBENI AKTI I FAKSIMIL
Član 47.
(Sastavni dijelovi službenog akta)
Ako posebnim propisima nije drugačije određeno, svaki službeni akt sadrži dijelove utvrđene u
odredbi člana 5. Odluke o kancelarijskom poslovanju, a obuhvata osnovne i pomoćne dijelove akta.
I - Osnovni dijelovi službenog akta
Član 48.
(Osnovni dijelovi službenog akta)
Osnovni dijelovi službenog akta su:
a. zaglavlje službenog akta,
b. naziv i adresa primaoca službenog akta,
c. predmet službenog akta,
d. sadržaj službenog akta,
e. potpis ovlaštenog lica i
f. otisak službenog pečata.
Član 49.
(Zaglavlje službenog akta)
(1) Zaglavlje službenog akta sadrži slijedeće podatke koji se pišu jedan ispod drugog: Bosna
i Hercegovina, puni naziv institucije, broj akta, mjesto i datum donošenja akta.
(2) Tekst „Bosna i Hercegovina“ i puni naziv institucije pišu se na dva pisma (latinici i
ćirilici) i tri jezika u službenoj upotrebi u Bosni i Hercegovini raspoređeno tako da je na
vrhu akta u njegovoj sredini grb Bosne i Hercegovine, a sa lijeve i desne strane navedeni
natpisi, na jednoj strani napisani latiničnim, a na drugoj strani ćiriličnim pismom,
obuhvatajući natpise na tri jezika u službenoj upotrebi u Bosni i Hercegovini.
(3) Broj akta sadrži slijedeće podatke: broj organizacione jedinice, broj klasifikacione
oznake predmeta i redni broj predmeta uzet iz odgovarajuće osnovne knjige evidencije i
godinu zavođenja (npr. 01-02-132/14).
(4) U slučaju kada se akt dostavlja interno, unutar institucije, broj akta može sadržavati broj
organizacione jedinice, naznaku „Interno“ i broj godine (npr. 01-Interno/14).
Član 50.
(Naziv i adresa primaoca službenog akta)
Naziv i adresa primaoca službenog akta sadrži puni naziv, odnosno ime i prezime primaoca akta,
sjedište i poštanski broj, uz naznaku ulice i broja (poštanskog pregratka) primaoca.
Član 51.
(Predmet službenog akta)
(1) Oznaka „Predmet“ sadrži kratak sadržaj pitanja ili materije na koju se akt odnosi, a ispisuje
se ispod naziva i adrese primaoca.
Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u institucijama Bosne i Hercegovine
14
(2) Pri određivanju predmeta akta treba se držati slijedećih pravila:
a) za predmete koji se ne odnose na fizička niti pravna lica navodi se samo kratak sadržaj
stvari o kojoj se u aktu raspravlja (na primjer: kancelarijsko poslovanje, mišljenje,
objašnjenje i sl.),
b) za predmete koji se odnose na fizička ili pravna lica navodi se ime i prezime, te
prebivalište (za fizička lica), odnosno naziv i sjedište (za pravna lica) i kratak sadržaj
pitanja koja se odnose na akt (na primjer: Marko Marković, Sarajevo - razrez poreza ili
Bolnica Koševo, Sarajevo - dodjela sredstava za nabavku bolničke opreme i sl.),
c) ako se predmet odnosi na više lica navodi se samo prvo lice i riječi: "i dr.".
Član 52.
(Sadržaj službenog akta)
(1) Sadržaj teksta akta mora biti jasan, sažet i čitak.
(2) U tekstu se mogu upotrebljavati samo one skraćenice koje su uobičajene i lako razumljive.
(3) Zakone i druge propise koji se navode u aktu treba, po pravilu, napisati njihovim punim
nazivom uz naznaku naziva, broja i godine službenog glasila u kojima su ti propisi
objavljeni.
(4) Ukoliko se u tekstu službenog akta ponavlja naziv zakona ili drugog propisa, prilikom
njegovog prvog navođenja, može se izvršiti skraćenje naziva zakona ili drugog propisa (npr.
„Zakon o upravnom postupku („Službeni glasnik BiH“, br. 29/02, 12/04, 88/07, 93/09 i
41/13) – u daljem tekstu: ZUP“).
Član 53.
(Funkcija, ime i prezime potpisnika službenog akta)
(1) Iza teksta sadržaja akta, s desne strane, upisuje se funkcija i ime i prezime lica ovlaštenog za
potpisivanje akta.
(2) Ime i prezime potpisnika akta ispisuje se bez zagrade, neposredno ispod naziva njegove
funkcije.
(3) Akt se potpisuje svojeručno, izuzev akata koji su potpisani elektronskim potpisom i akata na
koje je, u skladu sa ovim uputstvom, stavljen faksimil.
Član 54.
(Otisak službenog pečata)
Na svakom službenom aktu koji se otprema stavlja se s lijeve strane potpisa ovlaštenog službenog
lica otisak pečata institucije i to tako da otisak pečata ne zahvati tekst naziva funkcije potpisnika
akta.
II - Pomoćni dijelovi službenog akta
Član 55.
(Pomoćni dijelovi službenog akta)
Pomoćni dijelovi akta obuhvataju slijedeće podatke:
a) veza službenog akta,
b) prilozi službenog akta,
c) poseban način otpreme službenog akta, i
d) lica kojima je službeni akt dostavljen.
Član 56.
(Veza službenog akta)
Ispod oznake „Predmet“ upisuje se, radi lakšeg združivanja akata i predmeta, „Veza“ akta, i to:
a) broj i datum primljenog akta na koji se odgovora (npr. Veza: Vaš akt broj: 01-12-111/14 od
24.11.2014. godine),
Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u institucijama Bosne i Hercegovine
15
b) broj i datum ranije otpremljenih akata, naročito kod urgencija ili naknadnih pošiljki (npr.
Veza: Naš akt broj: 01-12-99/14 od 21.11.2014. godine).
Član 57.
(Prilozi službenog akta)
(1) Ako se uz službeni akt dostavljaju prilozi, u tom slučaju oznaka o tome stavlja se ispod
završetka sadržaja teksta akta s lijeve strane.
(2) Prilozi se označavaju njihovim ukupnim brojem, ako se u tekstu akta navode njihovi nazivi
(npr.: Prilozi: 3), odnosno njihovim punim nazivom, ako se u tekstu ne navode njihovi
nazivi (npr.: Prilog: Uvjerenje o položenom stručnom upravnom ispitu).
(3) Ukoliko se uz službeni akt dostavlja više primjeraka istog priloga onda se uz navođenje
punog naziva priloga, u zagradi navodi i broj primjeraka istog (npr.: „Prilog: Uvjerenje o
položenom stručnom upravnom ispitu (2X)“).
Član 58.
(Poseban način otpreme službenog akta)
(1) Ako se službeni akt ne otprema običnom poštom ili dostavljačem, u tom slučaju na aktu
treba označiti poseban način otpreme (na primjer: „Preporučeno“, „Avionom“ i sl.).
(2) Ova oznaka stavlja se ispod sadržaja teksta akta s lijeve strane.
Član 59.
(Lica kojima je službeni akt dostavljen)
(1) Na kraju sadržaja teksta službenog akta s lijeve strane ispod oznake „Prilog“ upisuje se
oznaka „Dostavljeno“ ispod koje se upisuju nazivi organa ili fizičkih ili pravnih lica kojima
se akt treba dostaviti.
(2) Na ovaj način treba postupiti i u slučaju kada se primljeni službeni akt dostavlja na
rješavanje nadležnoj instituciji, pa se o tome obavještava pošiljalac akta radi znanja.
Član 60.
(Adresa i kontakt institucije)
Na dnu službenog akata, ispod vodoravne crte upisuje se adresa, sjedište, brojevi telefona, telefaksa,
maila i druge adrese institucije koja je donijela akt.
III - Faksimil
Član 61.
(Pojam faksimila)
U smislu ovog uputstva faksimil je otisak svojeručnog potpisa rukovodioca institucije koji se na
službena akta institucije stavlja otiskom pečata ili skenirana slika potpisa rukovodioca institucije
koja se na službena akta štampa zajedno sa sadržajem dokumenta koji se potpisuje.
Član 62.
(Ovlaštenje za posjedovanje faksimila)
Pravo na posjedovanje faksimila ima rukovodilac institucije.
Član 63.
(Ovlaštenje za upotrebu faksimila)
Ukoliko posjeduje faksimil, rukovodilac institucije će rješenjem ovlastiti osobu za upotrebu
faksimila (u daljem tekstu: osoba ovlaštena za upotrebu faksimila).
Član 64.
(Upotreba faksimila)
Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u institucijama Bosne i Hercegovine
16
(1) Faksimil, kao zamjena za originalni potpis rukovodioca institucije, koristi se samo u slučaju
u kojem se na službene akte institucije stavlja i originalni potpis.
(2) Faksimil se koristi prvenstveno kada rukovodilac institucije nije u mogućnosti da lično
potpiše službene akte institucije, čije je potpisivanje potrebno izvršiti.
(3) Faksimil se može koristiti samo u slučajevima kada se službeni akt potpisuje u svojstvu
rukovodioca institucije.
(4) Faksimil se ne može upotrebljavati umjesto svojeručnog potpisa kada je propisano da se
takvi akti moraju svojeručno potpisati.
Član 65.
(Evidentiranje upotrebe faksimila)
(1) Svaka upotreba faksimila od strane osobe ovlaštene za upotrebu faksimila se evidentira.
(2) Za vođenje evidencije zadužena je osoba ovlaštena za upotrebu faksimila, a za praćenje
evidencije zadužen je rukovodilac institucije.
(3) Za potrebe vođenja evidencije o upotrebi faksimila uspostavlja se Knjiga upotrebe faksimila,
koja obavezno sadrži slijedeće podatke:
a. redni broj korištenog faksimila;
b. naziv, broj i datum akta na koji je stavljen faksimil;
c. potpis osobe koja je stavila faksimil;
d. datum stavljanja faksimila;
e. naknadnu saglasnost rukovodioca institucije.
(4) Sastavni dio evidencije čini kopija službenog akta na koji je stavljen faksimil.
(5) Prilikom svake upotrebe faksimila na službenom aktu osoba ovlaštena za upotrebu faksimila
pored faksimila upisuje i redni broj iz Knjige upotrebe faksimila.
(6) Na primjerku službenog akta koji ostaje u instituciji osoba ovlaštena za upotrebu faksimila
stavlja svoj paraf i napomenu da je na akt stavljen faksimil.
Član 66.
(Potvrda rukovodioca institucije o ispravnom korištenju faksimila)
(1) Rukovodilac institucije će, najmanje jednom mjesečno, provjeriti ispravnost načina
korištenja faksimila i dati svoju saglasnost na službene akte na koje je stavljen faksimil, te
će isto potvrditi svojim svojeručnim potpisom u Knjizi upotrebe faksimila.
(2) U slučaju da rukovodilac institucije utvrdi da se faksimil ne koristi na odgovarajući način ili
nije saglasan sa aktima na koje je stavljen faksimil, donijeće rješenje kojim se ukida pravo
na upotrebu faksimila osobi koja je ovlaštena za upotrebu faksimila.
Član 67.
(Odgovornost za upotrebu faksimila)
(1) Za upotrebu faksimila odgovorni su rukovodilac institucije i osoba ovlaštena za upotrebu
faksimila.
(2) Faksimil čuva osoba ovlaštena za upotrebu faksimila.
Član 68.
(Odgovornost za stavljanje pečata na službeni akt na koji je stavljen faksimil)
(1) Osoba koja je ovlaštena za upotrebu pečata institucije će prije stavljanja pečata institucije na
službeni akt na koji je stavljen faksimil utvrditi da li je postupljeno u skladu sa ovim
uputstvom, a prije svega da li je na službenom aktu, uz otisak faksila, upisan redni broj iz
Knjige upotrebe faksimila, odnosno da li je na primjerku službenog akta koji ostaje u
instituciji osoba ovlaštena za upotrebu faksimila stavila svoj paraf i napomenu da je na
službeni akt stavljen faksimil.
(2) U slučaju da nije postupljeno u skladu sa odredbama stava (1) ovog člana, osoba ovlaštena
za upotrebu pečata institucije takav akt neće ovjeriti pečatom.
Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u institucijama Bosne i Hercegovine
17
Član 69.
(Pravo na korištenje faksimila)
Pravo na korištenje faksimila rukovodilac institucije ima sve dok je na toj poziciji.
Član 70.
(Izrada faksimila)
(1) Faksimil se izrađuje na osnovu odluke o izradi faksimila koju donosi rukovodilac institucije.
(2) Primjerak odluke o izradi faksimila i otisak faksimila rukovodioca institucije, institucija je
dužna, u roku od 15 dana od dana izrade faksimila, dostaviti Ministarstvu pravde Bosne i
Hercegovine.
(3) Ministarstvo pravde Bosne i Hercegovine vodi evidenciju o izrađenim faksimilima.
DIO DEVETI – VRAĆANJE RIJEŠENIH PREDMETA PISARNICI I RAZVOĐENJE
PREDMETA
Član 71.
(Obaveza vraćanja predmeta pisarnici)
Državni službenik ili zaposlenik zadužen za postupanje po predmetu (u daljem tekstu: obrađivač
predmeta) dužan je sve riješene predmete vratiti pisarnici putem interne dostavne knjige.
Član 72.
(Uputstvo pisarnici za postupanje po aktu)
(1) Obrađivač predmeta dužan je na primjerku svakog akta u predmetu za koje je potrebno
određeno postupanje pisarnice, ispod sadržaja teksta akta s njegove lijeve strane, napisati
uputstvo pisarnici kako dalje s aktom treba postupiti.
(2) Uputstvo iz stava (1) ovog člana sadrži slijedeće podatke:
a. poseban način otpreme (preporučeno, avionom, dostavljačem i sl.),
b. ako se akt treba ustupiti drugoj nadležnoj organizacionoj jedinici ili drugom
državnom službeniku ili zaposleniku iste institucije na rješavanje, upisuje se broj
organizacione jedinice, odnosno državnog službenika ili zaposlenika kojima akt
treba ustupiti na rješavanje,
c. ako akt treba staviti u "rokovnik predmeta" upisuje se oznaka "R",
d. ako se akt treba arhivirati stavlja se oznaka "a/a" i slične upute.
Član 73.
(Provjera sadržaja riješenih predmeta)
(1) Zaposlenik pisarnice dužan je prilikom primanja riješenih predmeta provjeriti da li isti
sadrže sve podatke koji su važni za pravilno razvođenje predmeta i njihovo otpremanje i
arhiviranje.
(2) Provjera iz stava (1) ovog člana odnosi se prvenstveno na podatke koji su predviđeni u
odredbama čl. 48. i 55. ovog uputstva, kao i na to je li predmet vraćen kompletan.
(3) Na uočene nepravilnosti iz stava (1) ovog člana zaposlenik pisarnice je dužan upozoriti
obrađivača predmeta koji je obavezan, ukoliko je upozorenje opravdano, izvršiti ispravke tih
nepravilnosti i nakon toga riješeni predmet vratiti pisarnici na dalji postupak.
Član 74.
(Razvođenje predmeta)
Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u institucijama Bosne i Hercegovine
18
Zaposlenik pisarnice kada od strane obrađivača predmeta primi završeni predmet pristupa
njegovom razvođenju koje se vrši na slijedeći način:
a) u odgovarajućoj knjizi evidencije u koju je predmet zaveden vrši se popuna rubrika koje
se odnose na način kako je predmet riješen. Ovi podaci se uzimaju iz rješenja ili
zaključka ako se radi o upravnim predmetima, a ako se radi o drugim predmetima i
aktima iz samog akta koji je napisan od strane obrađivača predmeta,
b) ako je na predmetu stavljena oznaka "a/a" akt je potpuno završen i on se treba staviti u
arhivu na propisan način,
c) ako je na predmetu stavljena oznaka "R" (što znači „rok“) i datum do kada predmet treba
držati u roku predmet se stavlja u rokovnik predmeta,
d) ako je na predmetu data uputa da se predmet ustupi drugoj organizacionoj jedinici ili
drugom državnom službeniku ili zaposleniku iste institucije, predmet se dostavlja
rukovodiocu institucije da odluči o opravdanosti ustupanja predmeta. U slučaju da je
rukovodilac institucije saglasan sa ustupanjem predmeta drugoj organizacionoj jedinici,
ovlašteni zaposlenik pisarnice u podacima koji se nalaze na prijemnom štambilju, treba
izvršiti zamjenu broja organizacione jedinice kojoj predmet treba da se ustupi u rad i
nakon toga taj predmet treba dostaviti u rad toj organizacionoj jednici,
e) ako je u propratnom aktu data uputa da se izvorni akt, odnosno cijeli predmet treba
dostaviti nekoj drugoj instituciji koja je nadležna za rješavanje tog predmeta, u tom
slučaju propratni akt s izvornim aktom odnosno cijeli predmet treba dostaviti instituciji
koja je naznačena u propratnom aktu, a kopiju predmeta i primjerak propratnog akta koji
ostaje u arhivi - arhivirati.
DIO DESETI - ROKOVNIK PREDMETA
Član 75.
(Izgled rokovnika predmeta)
(1) Rokovnik predmeta predstavlja fasciklu u koju se stavljaju predmeti koji nisu riješeni, jer
nedostaju određene isprave potrebne za njihovo rješavanje.
(2) Kao rokovnik, umjesto fascikli, mogu se koristiti ormari s pregradama.
(3) Svaki rokovnik ima 32 fascikle, odnosno pregrade koje su označene datumima u mjesecu,
tako da svaki datum ima svoju fasciklu, odnosno pregradu, a 32. fascikla, odnosno pregrada
služi za ulaganje onih predmeta čiji rok će uslijediti u narednom mjesecu.
(4) Nalog za stavljanje predmeta u rokovnik daje obrađivač predmeta kada utvrdi da treba tražiti
dostavu određenih podataka ili neki akt ili ispravu ili izvršiti neku drugu radnju neophodnu
za rješavanje predmeta.
(5) Nalog se daje tako što se na omotu predmeta upisuje oznaka "R" i datum do kada predmet
treba biti u rokovniku (npr. R - 13.11.2014. godine).
(6) Rokovnik predmeta vodi ovlašteni zaposlenik pisarnice
Član 76.
(Način stavljanja predmeta u rokovnik predmeta)
(1) Stavljanje predmeta u rokovnik predmeta vrši se prema datumu roka koji je označen za
čuvanje predmeta u rokovniku.
(2) Predmet se ulaže u onu fasciklu, odnosno pregradu koja odgovara danu datuma upisanom
kod oznake "R" na omotu predmeta.
Član 77.
(Praćenje rokovnika predmeta)
Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u institucijama Bosne i Hercegovine
19
(1) Zaposlenik pisarnice dužan je svaki dan na početku radnog vremena izvršiti uvid u fasciklu,
odnosno pregradu predviđenu za taj datum i ako u njima ima predmeta, dužan je te
predmete, putem interne dostavne knjige, dostaviti obrađivaču predmeta u rad.
(2) Ako traženi podaci, akti, isprave i drugi akti nisu dostavljeni do označenog roka obrađivač
predmeta dužan je napisati i poslati urgenciju, a predmet ponovno sa novim rokom vratiti
pisarnici radi stavljanja u rokovnik.
(3) Ako se traženi podaci, akt, isprava ili drugi akt u vezi s predmetom koji se nalazi u
rokovniku, dostave prije isteka označenog roka, zaposlenik pisarnice je dužan primljene akte
združiti s predmetom iz rokovnika i cijeli predmet odmah dostaviti obrađivaču predmeta u
rad.
DIO JEDANAESTI - OTPREMA POŠTE
Član 78.
(Način otpremanja pošte)
(1) Otpremu pošte vrši ovlašteni zaposlenik pisarnice.
(2) Otprema pošte može se vršiti preko poštanske službe ili putem dostavljača.
Član 79.
(Vrijeme otpremanja pošte)
(1) Otpremanje pošte vrši se tako da se svi akti preuzeti tokom radnog vremena trebaju
otpremiti istog dana.
(2) Preuzeti akti poslije zaključivanja otpremnih knjiga, ako nisu hitni, otpremit će se narednog
radnog dana.
Član 80.
(Kovertiranje)
(1) Akti koji se istog dana upućuju na istu adresu, stavljaju se u jedan koverat.
(2) Ako se jedan od akata iz stava (1) ovog člana šalje preporučeno, treba u zajednički koverat
staviti i ostale predmete koji bi se inače otpremali kao obične pošiljke, ako se time postižu
uštede u poslovanju.
(3) Ako se na istu adresu istodobno otprema veliki broj akata ili neki drugi materijali koji ne
mogu stati u koverat, treba ih upakovati i otpremiti po važećim poštanskim propisima.
Član 81.
(Upisivanje podataka na koverti)
(1) Na koverti u kojoj se otpremaju službeni akti treba u gornjem lijevom uglu upisati tačan
naziv i adresu pošiljaoca i naziv akta koji se nalazi u koverti, a na sredini koverte upisuje se
naziv primaoca, zatim mjesto (sjedište) primaoca, a ispod toga se navodi njegova bliža
adresa (poštanski broj, ulica i broj).
(2) Ovi podaci upisuju se čitko ručno, mašinski ili elektronski.
(3) Kovertiranje i upisivanje podataka na koverti vrše ovlašteni zaposlenici u pisarnici.
Član 82.
(Otprema pošte sa stepenom tajnosti)
Pakovanje, prenos i rukovanje poštom sa tajnim podacima se vrši u skladu sa propisima kojima je
regulisana zaštita tajnih podataka.
Član 83.
(Knjiga za otpremu pošte putem dostavljača)
Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u institucijama Bosne i Hercegovine
20
(1) Isprave, predmeti i drugi akti u upravnom postupku, neponištene taksene marke i druge
vrijednosti otpremaju se preporučeno u zatvorenim neprovidnim kovertama ili putem
dostavljača.
(2) Akti i drugi materijali koje treba hitno otpremiti drugim institucijama ili pravnim i fizičkim
licima u istom mjestu, upisuju se u Knjigu za otpremu pošte putem dostavljača i odmah
dostavljaju.
(3) Izgled Knjige za otpremu pošte putem dostavljača propisan je obrascem broj 14.
Član 84.
(Knjiga za otpremu pošte putem poštanske službe)
(1) Pošta koja se otprema preko poštanske službe razvrstava se u dvije grupe, i to:
a) obične pošiljke, i
b) preporučene pošiljke.
(2) Pošta iz stava (1) ovog člana se dostavlja u odgovarajućim kovertama.
(3) Ako za otpremanje preporučenih pošiljki postoje posebne otpremne knjige propisane od
strane poštanske službe koriste se te knjige.
(4) Evidencija o izvršenoj otpremi pošiljki preko poštanske službe služi za pravdanje utrošenog
novca za poštanske troškove.
(5) U tu svrhu svakog dana poslije otpremanja pošte vrši se sabiranje ukupno utrošenog novca
za poštarinu i taj iznos upisuje se u odgovarajuću rubriku knjige za otpremu pošte putem
poštanske službe.
(6) Izgled Knjiga za otpremu pošte putem poštanske službe propisan je obrascem broj 15.
DIO DVANAESTI - STAVLJANJE U ARHIVU I ČUVANJE PREDMETA
I - Stavljanje predmeta u arhivu
Član 85.
(Predmeti za arhiviranje)
Predmeti u kojima je postupak u potpunosti okončan (riješeni predmeti) odlažu se u arhivu
institucije.
Član 86.
(Provjera predmeta)
Prije stavljanja predmeta u arhivu institucije, zaposlenik pisarnice je dužan provjeriti naročito
slijedeće činjenice:
a) da li je postupak po predmetu u potpunosti okončan,
b) da li se u predmetu nalaze prilozi i isprave koje bi trebalo vratiti strankama,
c) da uz predmet nisu greškom pripojeni akti nekog drugog predmeta ili njegovi prilozi i
slično,
d) da li su u predmetu hronološkim redom složeni prilozi evidentirani na prvoj unutrašnjoj
stranici omota za predmete.
Član 87.
(Vrijeme držanja predmeta u vlastitoj arhivi)
(1) Institucije koje imaju svoje arhive i pisarnice, kao i organizacione jedinice koje se nalaze
van sjedišta institucije, završene predmete čuvaju u vlastitoj arhivi najmanje do roka
utvrđenog Listom kategorija registraturne građe sa rokovima čuvanja, poslije kojeg roka su
dužne ove predmete, zajedno s odgovarajućim evidencijama, predati na dalje čuvanje
Arhivu Bosne i Hercegovine.
Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u institucijama Bosne i Hercegovine
21
(2) Za držanje riješenih predmeta u vlastitim arhivama duže od roka propisanog stavom (1)
ovog člana, potrebno je posebno odobrenje rukovodioca institucije koje se izdaje u
dogovoru sa Arhivom Bosne i Hercegovine.
II - Sređivanje i čuvanje predmeta u arhivi
Član 88.
(Sređivanje predmeta u arhivi)
Završeni predmeti sređuju se u arhivi tako što se slažu po klasifikacionim oznakama, a unutar tih
oznaka po rednim brojevima iz odgovarajuće knjige evidencije u koju su zavedeni.
Član 89.
(Predmeti iste klasifikacione oznake)
(1) Za predmete iste klasifikacione oznake, po pravilu, treba predvidjeti poseban fascikl u koji
će se završeni predmeti odlagati.
(2) Na fascikli iz stava (1) ovog člana upisuju se slijedeći podaci:
a. naziv institucije,
b. klasifikaciona oznaka predmeta, i
c. godina u kojoj je postupak po predmetima okončan.
Član 90.
(Postupanje sa opsežnijim predmetima)
(1) Opsežniji predmeti mogu se čuvati odvojeno u posebnom fasciklu.
(2) Pored podataka iz člana 89. stav (2) ovog uputstva, na ovaj fascikl treba napisati i kratki
sadržaja predmeta.
(3) Na mjestu gdje bi trebalo da se nalazi predmet iz stava (1) ovog člana u fasciklu iz člana 89.
ovog uputstva, stavlja se na posebnom papiru službena zabilješka s naznakom mjesta gdje se
predmet čuva.
Član 91.
(Čuvanje predmeta sa stepenom tajnosti)
Arhivirani predmeti s oznakom povjerljivosti čuvaju se u skladu sa propisima o tajnim podacima.
Član 92.
(Uređenje arhive)
Predmeti odloženi u arhivu institucije, moraju se, do predaje Arhivu Bosne i Hercegovine, čuvati u
sređenom stanju, saglasno propisima koji se odnose na čuvanje arhiviranih predmeta.
III - Rukovanje sa predmetima stavljenim u arhivu
Član 93.
(Rukovanje i revers)
(1) Predmetima stavljenim u arhivu institucije, rukuje ovlašteni zaposlenik pisarnice.
(2) Predmeti stavljeni u arhivu izdaju se iz arhive samo uz revers.
(3) Reversi se čuvaju u posebnom faksciklu, a po povratu predmeta, odnosno akta iz predmeta,
revers se poništava i vraća državnom službeniku ili zaposleniku koji ga je potpisao.
(4) Revers iz stava (2) ovog člana izdaje se na obrascu broj 16.
(5) Ako predmetu koji je stavljen u arhivu treba radi združivanja (kompletiranja) priključiti akte
primljene poslije njegovog arhiviranja, taj predmet izdaje se bez reversa i nakon združivanja
vraća u arhivu.
Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u institucijama Bosne i Hercegovine
22
(6) Predmeti stavljeni u arhivu mogu se izdavati drugim institucijama samo po pismenom
odobrenju rukovodioca institucije u čijoj se arhivi čuvaju.
Član 94.
(Razgledanje predmeta u arhivi)
Razgledanje predmeta i prepisivanje akata koji se odnose na upravne predmete koji su stavljeni u
arhivu vrši se saglasno odredbama Zakona o upravnom postupku koje se odnose na način
razgledanja spisa.
Član 95.
(Izdavanje isprava na osnovu akata iz arhive)
Izdavanje prepisa akata, isprava, uvjerenja, potvrda i drugih akata koji se nalaze u arhivi, na zahtjev
zainteresovanih lica, vrši se u skladu sa odredbama Zakona o upravnom postupku.
DIO TRINAESTI - ORGANIZACIJA PRIJEMA STRANAKA I RADNE PROSTORIJE
Član 96.
(Organizacija rada)
Radi stvaranja uslova za organizovan i uspješan rad, svaka institucija dužna je utvrditi takvu
organizaciju rada koja treba da obuhvati slijedeća pitanja, i to:
a) način i vrijeme prijema stranaka,
b) radne prostorije,
c) način pribavljanja podataka potrebnih za rješavanje predmeta, i
d) radno vrijeme za prijem stranaka.
Član 97.
(Prijem stranaka)
(1) Prijem stranaka u pisarnici treba organizovati tako da se stranke primaju svakodnevno u
okviru redovnog radnog vremena, a izuzetno i van tog vremena, ako za to postoje opravdani
razlozi.
(2) Vrijeme prijema stranaka od strane obrađivača predmeta može se utvrditi od strane
rukovodioca institucije u određenom vremenskom periodu u toku radnog vremena.
(3) Za prijem stranaka, po pravilu, određuje se odgovarajuća prostorija u kojoj se daju potrebna
obavještenja i upute stranci u vezi njenih zahtjeva za ostvarivanje prava i izvršavanje
obaveza.
(4) Ovisno od potrebe, zaposlenik pisarne može stranku uputiti državnom službeniku ili
zaposleniku koji je ovlašten za postupanje po zahtjevima stranaka, radi dobijanja bližih
objašnjenja.
Član 98.
(Radne prostorije)
(1) Radne prostorije institucija raspoređuju se tako da stranke mogu brzo i organizovano, bez
nepotrebnog zadržavanja, obaviti posao zbog kojeg su došle u instituciju.
(2) Za pisarnicu treba odrediti prostoriju koja se, po pravilu, nalazi blizu ulaza u zgradu,
odnosno na mjestu koje je pristupačno za dolazak stranaka, a da se ne ometa rad zaposlenih
u instituciji i drugih institucija.
(3) Radne prostorije jedne organizacione jedinice treba, po mogućnosti, da budu povezane i na
istom spratu.
(4) Spratovi i radne prostorije na svakom spratu moraju biti obilježene rednim brojevima.
(5) Na vratima radnih prostorija treba se nalaziti naziv institucije, naziv organizacione jedinice,
ime, prezime i pozicija državnog službenika ili zaposlenika koji radi u radnoj prostoriji.
Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u institucijama Bosne i Hercegovine
23
(6) U hodniku zgrade, kod ulaznih vrata, ukoliko je to moguće, treba na vidnom mjestu istaći
raspored institucija i njihovih organizacionih jedinica koji se nalaze u navedenoj zgradi.
(7) U hodnicima zgrade, na odgovarajućim oglasnim tablama, i na zvaničnoj internet stranici
institucije treba istaći potrebna obavještenja i uputstva o načinu ostvarivanja određenih
prava stranaka i popis isprava potrebnih za ostvarivanje tih prava.
Član 99.
(Radno vrijeme za prijem stranaka)
(1) Radno vrijeme za prijem stranaka treba organizovati na način da stranke jednim dolaskom
mogu obaviti sve poslove zbog kojih su došle u instituciju.
(2) U slučaju da udovoljenje zahtjevu stranake uobičajno zavisi od postupanja dvije ili više
institucija, te institucije su dužne da međusobno usklade vrijeme prijema stranaka, kako bi
osigurale najefikasniji način postupanja po zahtjevu stranke.
(3) Stranke iz udaljenih mjesta, bolesna, stara i invalidna lica, u pravilu, treba primiti tokom
cijelog radnog vremena, svakog radnog dana.
DIO ČETRNAESTI – OBRASCI I ŠTAMBILJ
Član 100.
(Oblik obrazaca)
(1) Obrasci osnovnih knjiga evidencija i drugi obrasci predviđeni ovim uputstvom izrađuju se u
slijedećim formatima, i to:
a) obrasci broj 3, 4, 5 i 6 u vodoravnom formatu 50 x 40 cm,
b) obrazac broj 7 u vodoravnom formatu A-3,
c) obrasci broj 8, 13, 14 i 16 u vodoravnom formatu A-4,
d) obrasci broj 9, 10, 11, 12 i 15 u uspravnom formatu A-4,
e) obrasci broj l i 15 u vodoravnom formatu A-5.
(2) Osnovne knjige evidencije na obrascu broj 3, 4, 5 ovog uputstva moraju biti uvezane u tvrde
kartonske korice od trajnog materijala u poluplatnu.
(3) Pri štampanju obrazaca predviđenih ovim uputstvom ne može se odstupiti od oblika,
veličine i sadržaja, koji su propisani ovim uputstvom.
(4) Pri štampanju obrazaca mora se voditi računa da dimenzije rubrika predviđenih u obrascu
budu tako utvrđene da se u svaku rubriku mogu upisati predviđeni podaci.
(5) Obrasci osnovnih knjiga evidencija i drugi obrasci predviđeni ovim uputstvom (obrasci broj
od l do 16) nalaze se u prilogu ovog uputstva i čine njegov sastavni dio. (provjeriti
brojeve obrazaca)
Član 101.
(Pečati i štambilji)
(1) Pečati institucija se izrađuju u skladu sa odgovarajućim propisima o pečatu.
(2) Institucije mogu imati štambilje koji služe za otiskivanje određenog kraćeg teksta na akte,
spise i drugu dokumentaciju.
(3) Veličinu, sadržaj i namjenu štambilja određuje rukovodilac institucije, o čemu donosi
posebno rješenje.
DIO PETNAESTI - PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Član 102.
(Nadzor nad primjenom uputstva)
Nadzor nad primjenom ovog uputstva vrši Upravna inspekcija Ministarstva pravde Bosne i
Hercegovine.
Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u institucijama Bosne i Hercegovine
24
Član 103.
(Stavljanje van snage)
Danom stupanja na snagu ovog uputstva prestaje primjena Uputstva o načinu vršenja kancelarijskog
poslovanja ministarstava, službi, institucija i drugih tijela Vijeća ministara Bosne i Hercegovine
("Službeni glasnik BiH", br. 35/03, 92/05 i 40/07).
Član 104.
(Prijelazna odredba)
Knjige evidencija za 2015. godinu će se voditi u skladu sa odredbama Uputstva o načinu vršenja
kancelarijskog poslovanja ministarstava, službi, institucija i drugih tijela Vijeća ministara Bosne i
Hercegovine ("Sl. glasnik BiH", br. 35/03, 92/05 i 40/07)
Član 105.
(Stupanje na snagu)
Ovo uputstvo se objavljuje u „Službenom glasniku BiH“, a stupa na snagu 1. marta 2015. godine.
M I N I S T A R
Bariša Čolak