UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA

DIPLOMSKO DELO

UPRAVLJANJE Z ZALOGAMI V TRGOVINSKEM

PODJETJU JERENKO AVTO HIŠA D.O.O. Študentka: Blanka Jerenko Naslov: Pobrežje 162/a Številka indeksa: 81585201 Študij: redni Program: visokošolski strokovni Študijska smer: podjetništvo Mentor: dr. Klavdij Logožar, docent

Videm pri Ptuju, april 2006

2

PREDGOVOR V diplomskem delu smo predstavili zaloge kot element logističnega sistema. Zaloge so potrebne za nemoteno poslovanje in zadovoljevanje potreb kupcev, hkrati pa vežejo občutna finančna sredstva in povzročajo precejšnje stroške. Ključnega pomena je skrbno izdelana politika upravljanja zalog, ki morajo biti pravočasno na voljo, količinsko točne, kakovostne in stroškovno ugodne. Potrebe po zalogah se sicer od podjetja do podjetja razlikujejo, vendar je naloga vsakega podjetja poiskati optimalno količino zalog. To je tista višina zaloge, pri kateri dosežemo največjo gospodarnost ob čim manjšem riziku izpada. Z dobrim upravljanjem zalog je možno dosegati učinke kot so večja konkurenčna prednost, nižji stroški zalog, večji dobiček in pozitivni odzivi kupcev. Diplomsko delo smo razdelili na dva dela. V prvem, teoretičnem delu, smo opredelili pojem, vrste in stroške zalog. V drugem delu smo temo upravljanje z zalogami obdelali na praktičnem primeru podjetja, ki opravlja trgovinsko dejavnost. Predstavili smo vodenje zalog v podjetju Jerenko avto hiša d.o.o. S pomočjo intervjujev z zaposlenimi v proučevanem podjetju, smo prišli do podatkov o obstoječem sistemu upravljanja zalog, ter o prednostih in pomanjkljivostih, ki se jih v podjetju zavedajo in jih želijo odpraviti. Analizo smo zaključili z oceno upravljanja zalog v proučevanem podjetju, ter s predlogi, ki bi še lahko izboljšali njihov sistem vodenja zalog.

3

KAZALO 1 UVOD ...................................................................................................................................5 1.1 Opredelitev področja in opis problema ..............................................................................5 1.2 Namen, cilji in osnovne trditve ..........................................................................................5 1.3 Predpostavke in omejitve raziskovanja ..............................................................................6 1.4 Predvidene metode raziskovanja ........................................................................................6 2 OPREDELITEV ZALOG..................................................................................................7 2.1 Pomen zalog .......................................................................................................................7 2.2 Vrste zalog..........................................................................................................................8 2.3 Stroški zalog .....................................................................................................................11 2.3.1 Stroški naročanja.....................................................................................................11 2.3.2 Skladiščni stroški .....................................................................................................12 2.3.3 Stroški pomanjkanja zalog.......................................................................................13 2. 4 Problem zalog v trgovinskem podjetju............................................................................14 3 UPRAVLJANJE Z ZALOGAMI....................................................................................15 3.1 Cilji upravljanja ...............................................................................................................15 3.2 Spremljanje zalog .............................................................................................................16 3.2.1 Kontinuirano spremljanje zalog ..............................................................................16 3.2.2 Periodično spremljanje zalog ..................................................................................18 3.3 Tehnike analiziranja zalog................................................................................................19 3.3.1 Kazalniki ..................................................................................................................19 3.3.2 Katalog zalog...........................................................................................................21 3.3.3 Analiza ABC ............................................................................................................21 3.4 Kontrola stanja zalog........................................................................................................22 3.5 Nekurantne zaloge ............................................................................................................23 3.6 Organizacija skladiščenja in skladiščnega poslovanja .....................................................24 4 UPRAVLJANJE Z ZALOGAMI V PODJETJU JERENKO AVTO HIŠA D.O.O. ..26 4.1 Predstavitev podjetja Jerenko avto hiša d.o.o...................................................................26 4.2 Dejavnost in osnovni podatki podjetja .............................................................................27 4.2.1 Upravljanje z zalogami rezervnih delov in opreme.................................................29 4.2.2 Vodenje zalog novih avtomobilov............................................................................33 4.3 Ocena upravljanja z zalogami v podjetju Jerenko avto hiša d.o.o....................................35 5 SKLEP ...............................................................................................................................37 POVZETEK..........................................................................................................................39 LITERATURA .....................................................................................................................40 VIRI .......................................................................................................................................41 SEZNAM SLIK ....................................................................................................................41

4

SEZNAM TABEL ................................................................................................................41 PRILOGE

5

1 UVOD 1.1 Opredelitev področja in opis problema V diplomskem delu smo predstavili zaloge kot element logističnega sistema. Zaloge predstavljajo velik strošek za podjetje, saj je upravljanje z njimi zelo drago. Vrste zalog v podjetju so odvisne od njegove dejavnosti. V primeru trgovinskega podjetja se srečujemo predvsem z zalogami končnih proizvodov. Večje količine skladiščnega materiala ali proizvodov omogočajo višjo raven servisiranja, vendar hkrati pomenijo višje stroške. V podjetjih se velikokrat ne zavedajo, da imajo v zalogah vezanega veliko kapitala, ki bi ga lahko porabili za druge namene. Z optimiranjem zalog v podjetju znižujemo stroške poslovanja, kar pozitivno vpliva na uspešnost podjetja. Pri optimizaciji zalog ima pomembno vlogo tudi logistika. Pri optimizaciji zalog je potrebno sodelovanje služb v podjetju, ki so posredno ali neposredno odgovorne za zaloge. V trgovskem podjetju je možna izguba potencialnega kupca na račun prenizkih zalog in s tem nižji prihodki od prodaje, druga skrajnost pa so previsoke zaloge, ki pomenijo sredstva, vezana v zalogah brez donosa. Mnoga podjetja se problema previsokih zalog in stroškov v zvezi z njimi premalo zavedajo. Z ustreznim upravljanjem zalog si lahko trgovinsko podjetje ustvari konkurenčno prednost, denimo z znižanjem stroškov, ustreznim planiranjem in spremljanjem zalog. 1.2 Namen, cilji in osnovne trditve Namen diplomskega dela je analizirati obstoječe stanje na področju upravljanja z zalogami na primeru podjetja Jerenko avto hiša d.o.o., ter ugotoviti morebitne probleme in predlagati spremembe, ki bi pripomogle k večji uspešnosti pri ravnanju z zalogami. Cilji diplomskega dela so naslednji:

opredeliti pojem, vrste in stroške zalog, opredeliti pomen upravljanja z zalogami, analizirati upravljanje z zalogami v podjetju Jerenko avto hiša d.o.o., podati predloge, ki bi pripomogli k izboljšanju in poenostavitvi ravnanja z zalogami.

V okviru opredeljenega problema se postavljajo naslednje hipoteze: 1. Na podlagi analize upravljanja z zalogami je možno podati oceno poslovanja podjetja

Jerenko avto hiša d.o.o. 2. S spoznanjem dejanskega stanja v podjetju je možno podati diagnozo problematike

upravljanja z zalogami. 3. Z izboljšanjem upravljanja z zalogami je mogoče povečati uspešnost in učinkovitost

poslovanja podjetja.

6

1.3 Predpostavke in omejitve raziskave Izhajali smo iz predpostavke, da so pogoj za ustrezno raziskavo obravnavanega problema kakovostne informacije, le-te morajo biti na razpolago in realne. V diplomskem delu smo se omejili na dejavnost upravljanja z zalogami kot elementa logističnega sistema. Omejitev je tudi, da se z obravnavno tematiko ukvarja zelo malo avtorjev, precej knjig pa je že tudi zelo starih. 1.4 Predvidene metode raziskovanja V diplomskem delu je opravljena poslovna raziskava, saj smo se osredotočili na eno izmed poslovnih funkcij podjetja - na funkcijo upravljanja zalog. Uporabljali smo dinamično metodo, kar pomeni, da smo preučili sedanje stanje upravljanja zalog v podjetju Jerenko avto hiša d.o.o. V okviru deskriptivnega pristopa smo uporabili naslednje metode:

metoda deskripcije, s pomočjo katere smo opisovali teorijo in pojme ter ugotovljena dejstva;

metoda klasifikacije, kjer smo definirali pojme; metoda kompilacije, kjer smo s povzemanjem stališč drugih avtorjev v zvezi z

izbranim raziskovalnim problemom prišli do oblikovanja novih stališč; metoda komparacije, kjer smo primerjali dela različnih avtorjev.

V okviru analitičnega pristopa:

metoda sinteze (razčlenjevali smo ugotovitve iz prakse in iz teorije); metoda analize (povezovali smo teoretične poglede in preverjene izide iz prakse v

celoto). Podatke o podjetju (primarne podatke) in o zalogah smo dobili v podjetju. Podatke pa smo zbirali tudi pri zaposlenih: direktorju, vodji RDO (rezervni deli in oprema), ter pri ostalih zaposlenih.

7

2 OPREDELITEV ZALOG 2.1 Pomen zalog Podjetja oblikujejo zaloge, da bi zadovoljila povpraševanje po svojih izdelkih. Ne glede na to, ali je podjetje proizvodnega, ali trgovskega tipa, se srečuje z zalogami. Vpliv zalog na poslovanje je izredno velik, saj je v zalogah vezan velik del sredstev podjetja. Zaloge so nujne za neprekinjeno delovanje proizvodnih sistemov in za zadovoljivo raven storitev. S pomočjo zalog lahko skrajšujemo dobavne roke, zmanjšujemo zastoje v proizvodnji, zmanjšujemo tveganja, povezana z zamudami pri dobavi, tveganja povezana z netočnim predvidevanjem povpraševanja in podobno. Zaloge vhodnih materialov ločujejo proizvajalce od njihovih dobaviteljev, zaloge nedokončane proizvodnje ločujejo posamezne faze v proizvodnem procesu, zaloge dokončane proizvodnje pa ločujejo proizvajalce od kupcev (Rusjan 1999, 133). Zaloge niso statična količina, niso in ne morejo biti vedno enake. Potrebne zaloge so enkrat večje, drugič manjše. Spreminjajo se namreč številni dejavniki, ki vplivajo na višino zalog in izhajajo iz možnosti proizvodnega procesa in položaja na nabavnem ter prodajnem tržišču. Zato je določene zaloge in njihove normative treba sproti spremljati in ob spremenjenih okoliščinah tudi spreminjati. Ker prodaja in proizvodnja ne potekata vedno enakomerno, neodvisno od zunanjih in notranjih vplivov, tudi zaloge ne morejo biti vedno enake. Na njihov obseg vplivajo številni dejavniki, ki izhajajo predvsem iz možnosti proizvodnega procesa in položaja na nabavnem ter prodajnem trgu. Po Kaltnekarju (1993, 273-274) so najpomembnejši ti dejavniki:

likvidnost podjetja in s tem v zvezi možnosti za izrabo razmer na tržišču; odvisnost od tržišča, predvsem od razmerja med ponudbo in povpraševanjem; proizvodna stroka oziroma njena intenzivnost v porabi materiala; krajevne komunikacijske in transportne možnosti; individualne možnosti prodajnega in proizvodnega programa podjetja; cilji splošne poslovne politike podjetja.

Spreminja se količinska poraba materiala, negotovi so dobavni roki, dobavne količine niso precizne, dostikrat niso točne in ažurne tudi skladiščne evidence. Vse to vnaša negotovosti v gospodarjenje z zalogami.

8

2.2 Vrste zalog Zaloge se pojavljajo v različnih oblikah in opravljajo različne funkcije. Med avtorji prihaja do manjših razlik v poimenovanju zalog, vsebinsko pa so dokaj poenoteni. Zaloge so praviloma sredstva v opredmeteni obliki, ki bodo porabljena pri ustvarjanju proizvodov ali opravljanju storitev oziroma pri proizvajanju za prodajo ali prodana v okviru rednega poslovanja. Zaloga materiala zajema količine v skladišču, dodelavi in predelavi pa tudi na poti od dobavitelja, če jih je kupec že prevzel. Kot material se lahko šteje tudi drobni inventar z dobo koristnosti do leta dni, lahko pa tudi z dobo koristnosti več kot leto dni, če njegova posamična nabavna cena ne presega tolarske vrednosti 100 evrov. Zaloga, namenjena prodaji, zajema dokončane proizvode in trgovsko blago v skladišču ter količine na poti do kupca, dokler jih ne prevzame, trgovsko blago pa tudi količine na poti od dobavitelja, če jih je kupec pri njem že prevzel. Kot dokončani proizvod se šteje tudi živina za prodajo. Dani predujmi za material in trgovsko blago, ki se v bilanci stanja izkazujejo v povezavi z zalogami, se knjigovodsko izkazujejo kot terjatve (SIR 2001, 49). Zaloge materiala in proizvodov učinkujejo kot blažilci med notranjim transportom, proizvodnjo in prodajo proizvodov, nase pa vežejo tudi velika finančna sredstva. Večje zaloge vežejo nase večja finančna sredstva in povečujejo stroške poslovanja. Zato je treba poiskati optimalni obseg zalog. Le-ta pa se zaradi nihanja proizvodnje, prodaje in drugih dejavnikov spreminja, zato je bolje da se določi optimalno gibanje zalog. To se lahko stori z opazovanjem in gibanjem teh vrst zalog: Varnostna zaloga se vzdržuje, da se premosti pomanjkanje materiala ob nepričakovanih dogodkih (zamude v dobavi, večje potrebe po materialu zaradi motenj v proizvodnji, večjega povpraševanja kupcev ipd.) in da se zagotovi nemotena oskrba trga ali proizvodnja. Gre torej za nekakšno rezervo. Operacijska zaloga je zaloga, ki zadostuje podjetju za normalno proizvodnjo v času enega naročilnega cikla. Signalna zaloga je tista višina zaloge, pri kateri se mora sprožiti postopek nabave. Enači se lahko z dobavnim rokom, saj mora prispeti nova količina v trenutku, ko se v skladišču doseže raven varnostne zaloge. Maksimalna zaloga pomeni tisto mejo v višini zalog, do katere še je gospodarno skladiščiti surovine. Pogosto je potrebna za določanje obsega skladiščnega prostora (Logožar 2004, 83).

9

Poznavanje zalog glede na njihovo funkcijo je koristno, ker moramo za vsako zalogo v podjetju vedeti, zaradi česa je ta zaloga nastala, šele potem lahko sprejemamo ustrezne rešitve glede zmanjševanja zalog. Z vidika funkcij, ki jo opravljajo zaloge, ločimo (Rusjan 1999, 133-135): 1. Serijske zaloge oblikujemo zaradi želje po ekonomsko učinkoviti nabavi in

proizvodnji. So posledica nabave in proizvodnje v določenih ekonomsko optimalnih količinah. Serijske zaloge omogočajo razporeditev stroškov naročanja in stroškov priprave proizvodnje na večje število enot. Serijske zaloge lahko zato zmanjšujemo z zmanjšanjem stroškov naročanja in priprave proizvodnje.

2. Sezonske zaloge so povezane s sezonskimi nihanji v povpraševanju, zaradi česar

zmogljivosti proizvodnje in povpraševanja niso usklajene v vsakem od posameznih časovnih obdobij znotraj planskega obdobja. Enega izmed načinov kratkoročnega usklajevanja povpraševanja in zmogljivosti proizvodnje predstavlja povečevanje zalog v tistih obdobjih, ko proizvodne zmogljivosti presegajo povpraševanje.

3. Varnostne zaloge oblikujemo zaradi negotovosti glede povpraševanja, dobave in

proizvodnje. Če je dejansko povpraševanje večje od predvidenega, se ta del povpraševanja lahko pokriva s pomočjo varnostne zaloge. Zaloge vhodnih materialov varujejo pred negotovostmi s strani dobaviteljev, npr. glede dobavnih rokov, kvalitete dobavljenih materialov in podobno. Zaloge nedokončane proizvodnje se uporabljajo zaradi negotovosti, povezane z okvarami strojev, s slabimi proizvodi, spremembami v naročilih in podobno.

4. Razbremenilne zaloge oblikujemo, da bi napravili posamezna delovna mesta

neodvisna od dogajanj na drugih delovnih mestih. Razbremenilne zaloge so značilne predvsem za montažno linijo. Razbremenilne zaloge lahko bistveno povečajo učinkovitost montažne linije, vendar je njihovo povečanje smotrno samo do določene ravni.

5. Tranzitne zaloge nastajajo zaradi prevozov vhodnih materialov od dobaviteljev in

dokončanih do distributerjev oziroma kupcev. Odvisne so predvsem od lokacije proizvodnih obratov in izbranega načina transporta.

6. Špekulativne zaloge uporabljamo predvsem v primeru, ko pričakujemo večje

spremembe na trgu, kot na primer zvišanje cen materialov ali pa pomanjkanje določenega materiala v prihodnosti.

10

Glede povezanosti zalog z neodvisnim in odvisnim povpraševanjem ločimo (Rusjan 1999, 135):

Neodvisni povpraševanje je povpraševanje po dokončanih proizvodih s strani subjektov izven podjetja, je torej pod vplivom dejavnikov trga in zunaj kontrole proizvodnje. Ker to povpraševanje določajo subjekti izven podjetja, tega povpraševanja ni mogoče točno določiti, temveč ga moramo predvideti. Med zaloge, povezane z neodvisnim povpraševanjem, spadajo zaloge dokončane proizvodnje in rezervni deli, pa tudi komponente, ki se prodajajo na trgu. Pri podjetjih, ki proizvajajo na zalogo, so zaloge, povezane z neodvisnim povpraševanjem, zato namenjene predvsem zaščiti pred negotovostjo. Ker podjetja ne morejo točno predvideti, kdaj bo prišlo do prodaje proizvodov, morajo imeti stalno zalogo dokončanih proizvodov.

Odvisno povpraševanje je povpraševanje po materialih surovin, sestavnih delih,

sklopih in podobno. Odvisno povpraševanje je direktno povezano s povpraševanjem po dokončanih proizvodih, to je z neodvisnim povpraševanjem. Povpraševanje po posameznih materialih zato lahko izračunamo na podlagi povpraševanja po dokončnih proizvodih. Pri tem povpraševanju torej ni negotovosti, ko je enkrat določeno, kakšna naj bi bila proizvodnja za pokrivanje neodvisnega povpraševanja.

Pri neodvisnem povpraševanju uporabljamo načelo nadomeščanja. Ko se zaloga porablja, se v določenem trenutku izda novo naročilo, na podlagi katerega se bo čez določen čas dopolnila stara zaloga. Pri odvisnem povpraševanju pa uporabljamo načelo ugotavljanja potreb po materialih. V tem primeru se zaloga ne dopolnjuje zaradi tega, ker je padla na določen nivo, temveč ker se je za to pokazala potreba v smislu proizvodnje višjih sestavnih delov oziroma dokončanih proizvodov. Osnovni cilj pri pretoku materiala je, da se zagotovi čim hitrejši pretok od dobavitelja do končnega kupca, torej pretok, v katerem bo čim manj zamud. Zaloga pomeni zamudo v pretoku in zato lahko zalogo sprejmemo samo v primerih, ko je nujna ali pa ekonomsko upravičena.

11

2.3 Stroški zalog Zaloge povzročajo določene stroške v podjetju, po drugi strani pa večje zaloge omogočajo tudi znižanje določenih stroškov. Stroški povezani z zalogami, se glede na obseg zalog ne gibljejo enako, nekateri naraščajo s povečanjem, nekateri pa z zmanjšanjem zalog. Stroški, ki naraščajo s povečanjem obsega zalog, so (Rusjan 1999, 137-139):

stroški investiranega kapitala, stroški skladiščenja, davki na premoženje in stroški zavarovanja premoženja, stroški, povezani s slabo kakovostjo, stroški planiranja in kontrole, ostali stroški.

Stroški, ki padajo s povečanjem obsega zalog, so:

stroški naročanja, stroški priprave opreme, stroški enote v zalogi, stroški zaradi izčrpanja zalog.

Stroške zalog je težko ocenjevati, vendar praviloma lahko opravimo dovolj dobre ocene stroškov in s tem zagotovimo učinkovito sprejemanje odločitev o zalogah. V nadaljevanju so predstavljeni stroški, ki so zanimivi z vidika trgovskega podjetja. 2.3.1 Stroški naročanja Stroški naročanja nastajajo v procesu nabave in so povezani z nastajanjem, evidenco in spremljanjem naročil, obsegajo pa:

predhodne stroške (definiranje potreb, izbira dobaviteljev, obiski dobaviteljev, pogajanja, telefonski pogovori z dobaviteljem, čas uporabe računalnika, telefaks, pisalne potrebščine in obrazci za nabavo),

stroške dobave blaga (stroški prevoza in dostave, pošiljanje, stroški carine, zavarovanja…),

stroški prevzema (prevzem materiala, vhodna kontrola količin in kakovosti, potrjevanje in plačilo računov ).

V praksi je težko dobiti kaj več kot približno oceno stroškov naročanja, ker se le-ti spreminjajo:

s kompleksnostjo naročila in s statusom zaposlenega osebja, glede nato ali je priprava naročil ročna ali računalniška, s ponovnimi naročili, ki stanejo manj kot prva naročila.

12

Pogosto so celotni stroški nabavnega oddelka v določenem času razporejeni na številna naročila, izstavljena v tem času. Na ta način lahko dobimo povprečni strošek na naročilo, ki se zmanjšuje medtem ko število naročil raste (Završnik 2001, 69). Nabavni stroški niso povezani z velikostjo zalog, temveč so funkcija števila naročil oziroma dobav v določenem časovnem obdobju. Največji del nabavnih stroškov sestavljajo indirektni stroški dela in režijski stroški, ki nastajajo v nabavnem oddelku in v oddelkih v katerih se odvijajo aktivnosti v zvezi z nabavo. 2.3.2 Skladiščni stroški Skladiščni stroški vključujejo vse stroške, ki jih povzroča blago na zalogi. Mednje prištevamo: stroške najemnine skladišča, stroške vzdrževanja, varovanja zaloge in zavarovanja, stroške poškodb na blagu, ki so nastale med skladiščenjem, stroške ravnanja z zalogami in oportunitetne stroške, ki jih povzročijo vezana finančna sredstva v zalogah. Skladiščne stroške navajamo običajno v denarnih enotah za enoto blaga, ki je na zalogi eno načrtovano obdobje, najpogosteje je to eno leto (Bastič 1999, 9). Kaltnekar (1993, 271-272) razvršča skladiščne stroške v tri skupine:

stroški uskladiščenega materiala, stroški skladiščnega prostora, stroški delovanja skladišča.

Stroški uskladiščenega materiala so tisti stroški, ki jih povzroča material sam po sebi oziroma dejstvo, da ta material imamo v zalogi. Material sam predstavlja določeno vrednost, ki je neaktivna in veže obratna sredstva. Kot strošek moramo računati obresti od teh vezanih sredstev. Poleg tega se s staranjem materiala v skladišču zmanjšuje njegova vrednost, material se poškoduje in kvari, delno se tudi razsipa, obstaja tudi možnost kraje in poneverbe. Tudi izgube, do katerih tako prihaja, moramo računati k stroškom uskladiščenega materiala. Stroške skladiščnega prostora povzroča prostor in njegovo vzdrževanje na potrebnem nivoju. Kot največji strošek nastopa tu amortizacija prostora, saj njegova izgradnja zahteva razmeroma visoka investicijska vlaganja. Med te stroške bi morali prištevati tudi amortizacijo vse v skladišču vgrajene fiksne opreme (predvsem različnih polic, regalov, predalov in podobnih stabilnih naprav). Za oboje (zgradbo in opremo) moramo kot stroške računati še obresti od osnovnih sredstev. Poleg tega je prostor in razmere v njem potrebno oblikovati in vzdrževati na takšnem nivoju, da ustreza zahtevam uskladiščenega materiala in delavcev, ki v skladišču delajo. Torej moramo stroškom skladiščnega prostora prišteti še stroške vzdrževanja skladišč, razsvetljave in gretja, zavarovanja in varovanja.

13

Stroški delovanja skladišča so stroški delovne sile in stroški skladiščnih naprav, ki nastajajo pri prevzemanju, shranjevanju, izdajanju materiala in pripravljanju pošiljk. Sem štejemo tudi vse stroške upravljanja skladišča, vodenja vseh potrebnih evidenc in kontrole nad zalogami v skladišču. K skladiščnim stroškom bi morali šteti tudi tveganje, ki ga povzroča uskladiščeni material. Pri tem ne mislimo na riziko količinskih ali kakovostnih sprememb na materialu, ki smo ga že upoštevali kot strošek uskladiščenega materiala, ampak na nevarnost, da tega materiala ne bomo mogli uporabiti (zaradi spremenjenih zahtev in potreb-npr. v konfekciji zaradi spremembe mode). Vendar je to vrsto stroškov zelo težko zajeti in jih bomo zato le redkokdaj lahko upoštevali pri računanju ekonomičnosti skladiščnega poslovanja. V bistvu so to vendarle stroški slabega planiranja proizvodnje. 2.3.3 Stroški pomanjkanja zalog Stroški, ki nastanejo zaradi pomanjkanja zalog, so včasih zelo veliki in imajo neposredne posledice na poslovanje podjetja. Predvsem to velja za podjetja z veliko serijsko proizvodnjo. Posledice, ki se pojavijo zaradi pomanjkanja zalog so naslednje:

pomanjkanje končnih izdelkov, stroški neizkoriščenega časa zaradi zastojev v proizvodnji in večji stalni režijski stroški

razpršeni na manjše število končnih izdelkov, stroški aktivnosti povezanih s pomanjkanjem zalog npr. kupovanje od specializiranih

trgovcev s stalnimi zalogami po višjih cenah, pridobivanje nadomestnih materialov, izguba zaupanja kupcev zaradi nesposobnosti ponudbe ali zamujene dobave.

Stroški pomanjkanja zalog so pogosto skriti v režijskih stroških. Stroške pomanjkanja zalog je težko oceniti ali vključiti v modele zalog (Završnik 2001, 70). Schmenner (1993, 281) navaja dva poglavitna stroška izpada zalog:

strošek prednaročila, ki nastane v primeru, ko je kupec pripravljen počakati na blago, ki ga trenutno ni na zalogi. Pri tem nastanejo stroški v zvezi s posredovanjem naročila, odprave blaga, prevzemom in prevozom;

oportunitetni strošek izgubljene prodaje, ki nastane v primeru, ko kupec kupi blago ali

nadomestek zanj drugje. Podjetje ima strošek v višini prispevka za kritje, ki bi ga ustvarilo s to prodajo. V tem primeru obstaja tudi tveganje, da se nezadovoljni kupec ne bo več vrnil, temveč bo odslej kupoval pri konkurentu.

Z vsako zalogo, ki jo imamo v podjetju, so povezani določeni stroški. Stroški zalog so odvisni od politike vodenja zalog. Osnovna naloga uravnavanja zalog je imeti na zalogi trgovsko blago pravočasno, na pravem mestu in ob nizkih stroških.

14

2.4 Problemi zalog v trgovinskem podjetju Zaloge so ena izmed ključnih sestavin trgovinskih podjetij. Gospodarjenje brez zalog lahko smatramo le kot cilj, ki praktično ni dosegljiv. Seveda pa to predstavlja izziv, da bi bile zaloge čim manjše. Vselej se je treba vprašati, ali bi bilo mogoče gospodariti z manjšimi količinami in le-te tudi opredeliti. Poglejmo najprej slabosti nizkih in visokih zalog in na osnovi tega skušajmo ugotoviti njihovo optimalno višino. Slabosti majhnih zalog v trgovinskem podjetju:

ni mogoče zadovoljiti vseh potreb uporabnikov, zato nastajajo zastoji v drugih procesih in s tem povezane poslovne izgube;

potrebno je večkratno naročanje, kar povečuje nabavne stroške;

zaradi velike nevarnosti izpadov je težko sklepati pogodbe s kupci;

pogosto je potrebno spreminjati proizvodne naloge ali različne plane, kar povzroča

težave in dodatne stroške;

zaradi izpadov in zastojev podjetje izgublja dobro ime na tržišču in s tem kupce. Slabosti velikih zalog v trgovinskem podjetju:

visoki skladiščni stroški, ki jih te zaloge povzročajo;

v zalogah vezana sredstva povzročajo tudi pomanjkanje virov sredstev;

potrebne so investicije v skladiščne prostore in mehanizacijo;

obstaja nevarnost kvarjenja in poškodb blaga;

večja je verjetnost nastanka nekurantnih zalog. Previsoke kot tudi prenizke zaloge imajo torej svoje slabosti. Optimalna zaloga mora torej biti nekje vmes. To je tista višina zaloge, pri kateri dosežemo največjo gospodarnost ob čim manjšem riziku izpada. Treba je torej upoštevati oboje: stroške samega skladiščenja in stroške, ki jih lahko povzročijo izpadi. Šele na osnovi skupne rezultante vseh teh stroškov lahko ugotovimo, kakšna naj bo optimalna višina zalog v dani situaciji (Kaltnekar 1985, 250-251).

15

3 UPRAVLJANJE Z ZALOGAMI Zaloge je potrebno obravnavati kot najbolj pomemben materialni vir v podjetju. Gospodarjenje z zalogami vpliva na temeljne kazalnike kakovosti poslovanja - produktivnost, stroške, dobavno pripravljenost. Učinek tega dela lahko merimo z zadovoljstvom potrošnikov in ustvarjenim dobičkom. Upravljanje z zalogami, ki je pomemben element na poti k poslovni odličnosti, zajema naslednje faze: planiranje - preskrba (dobava) - nadziranje - izboljšanje. 3.1 Cilji upravljanja Ravni zalog so glavna odločitev fizične distribucije, ki vpliva na zadovoljstvo odjemalcev. Prodajno osebje želi, da bi njihovo podjetje imelo dovolj zalog za takojšnjo izpolnitev naročil odjemalcev. Toda za podjetje takšna količina zalog ni stroškovno učinkovita. Poslovodstvo mora vedeti, za koliko bi se povečala prodaja in dobiček, če bi podjetje imelo večje zaloge. Pri odločitvah o zalogah je potrebno najti odgovore na naslednja vprašanja?

Katere artikle imeti na zalogi? Kdaj naročiti? Koliko naročiti? Kateri sistem kontrole zalog uporabiti?

Pri prvem vprašanju gre za to, ali nek artikel držati na zalogi ali ne. Zaloge lahko vsebujejo tudi zastarele proizvode oziroma artikle, po katerih je zelo malo povpraševanja. Drugo vprašanje se ukvarja s tem, koliko nekega artikla naročiti. Ko se zaloge zmanjšujejo, mora poslovodstvo vedeti, na kateri ravni zaloge je potrebno naročiti nove izdelke. Ta raven zalog se imenuje točka ponovnega naročila. Naslednja odločitev je, koliko naročiti. Večje količine naročimo, redkeje je potrebno ponovno naročiti blago. Podjetje mora uravnotežiti stroške obdelave naročil in stroške zalog. Večja kot je povprečna zaloga, večji so stroški zalog. (Kotler 1996, 590). Da bomo vedeli, koliko in kdaj naročiti, potrebujemo natančne informacije o stanju zalog.

16

3.2 Spremljanje zalog Živimo in delujemo v dinamičnem okolju, ki se stalno spreminja. S tem se spreminjajo tudi pogoji določanja zalog in njihovih normativov. Določanje in spremljanje normativov sta torej nujno med seboj povezana. Na eni strani je določanje normativov sestavni del celotne procedure njihovega spremljanja in revizije. Tako kot samo določanje bo tudi spremljanje močno odvisno od pomembnosti, ki jo ima neki material v samem procesu, bodisi zaradi njegove količine, vrednosti, velikih stroškov nezaželenosti ali česa drugega. Pri spremljanju normativov zalog gre v bistvu za dva različna postopka (Kaltnekar 1993, 299-301):

spremljamo stanje zalog glede na postavljene normative in ob njihovem doseganju ali preseganju ustrezno reagiramo ter

spremljamo pogoje, po katerih smo normative določili, ugotavljamo ustreznost normativov glede na nove pogoje in po potrebi spreminjamo normative.

Bistveno za našo obravnavo je spremljanje normativov zalog in ugotavljanje njihove ustreznosti ob spreminjajočih se pogojih. Zaradi številnih spremenljivk smo morda zaloge že v začetku napačno določili. Šele spremljanje nam te napake lahko odkrije. Seveda se tudi pogoji spreminjajo in zaradi tega so lahko zaloge ob določenem času previsoke ali prenizke. Kakor morda zveni na prvi pogled nelogično, moramo reči, da so v bistvu bolj kritične previsoke zaloge. Če so te namreč prenizke, nas bo izpraznitev skladišča na to dejstvo takoj opozorila. Pri previsokih normativih takšnega avtomatičnega opozorila nimamo. Seveda je tudi v prvem primeru to opozorilo zelo grobo in možna reakcija zelo pozna. Postaviti je potrebno ustrezen režim spremljanja normativov in njihovega spreminjanja, kadar je to potrebno. Z vidika časa, ki preteče med dvema zaporednima trenutkoma, ko bomo spremljali stanje zalog, ločimo dva pristopa:

kontinuirano spremljanje zalog: v tem primeru govorimo o transakcijskem poročanju, kar pomeni da bo vsaka sprememba zalog pomenila takojšnje ažuriranje stanja zalog;

periodično spremljanje: kar pomeni, da bomo stanje zalog ugotavljali vsakih R obdobij. 3.2.1 Kontinuirano spremljanje zalog Pri kontinuiranem spremljanju zalog lahko do novega naročila pride v kateremkoli trenutku. Dobavni rok je čas, ki preteče, preden to izdano naročilo dospe v zalogo. V času dobavnega roka obstaja torej nevarnost, da pride do izčrpanja zalog. Tudi pri predpostavki enakomernega stohastičnega povpraševanja lahko uporabljamo sistem zalog s fiksnim obsegom naročila, kar pomeni, da določimo optimalno količino, za katero ob vsakokratnem naročilu povečujemo zalogo. Obseg naročila je torej vsakokrat enak, kolikšen čas bo potekel med dvema naročiloma, pa je odvisno od hitrosti porabe v določenem obdobju.

17

Primer enakomernega stohastičnega povpraševanja s kontinuiranim spremljanjem zalog prikazujemo v sliki 1. SLIKA 1: KONTINUIRANO SPREMLJANJE ZALOG

Vir: Rusjan (1999, 155); Točka ponovnega naročila je v primeru negotovosti določena z naslednjo enačbo: TPN=pp(DR)+VZ Kjer je: TPN- točka ponovnega naročila, pp(DR)- povprečna poraba v dobavnem roku, VZ- varnostna zaloga Kot kriterij za določanje višine varnostne zaloge uporabljamo želeno raven storitve, to je verjetnost, da bo povpraševanje, ki nastopi, pokrito. Višje kot so varnostne zloge, višja bo raven storitve, saj obstaja manjša možnost izčrpanja zalog. Dejavniki, ki vplivajo na povečanje obsega varnostnih zalog, so: 1. Zelo visoki stroški povezani z izčrpanjem zaloge; 2. Stroški varnostnih zalog so nizki; 3. Visoka variabilnost porabe zalog; 4. Visoka variabilnost dobavnih rokov; 5. Povečanje nevarnosti, da zmanjka zalog z zmanjšanjem količine naročila, ker se s tem

poveča število naročil.

18

3.2.2 Periodično spremljanje zalog Pri periodičnem sistemu zalog je čas, ki preteče med dvema naročiloma, vnaprej določen in je konstanten, obseg naročila pa se razlikuje pri posameznih naročilih. Obseg zalog torej preverjamo periodično (npr. vsaka dva tedna, mesečno). Količina, ki jo bomo naročili, je odvisna od porabe v preteklem obdobju. Naročili bomo tolikšno količino, da je vsota naročene količine in trenutne zaloge enaka neki vnaprej določeni ciljni zalogi. Ciljna zaloga je postavljena tako, da pokrije povpraševanje v posamezni periodi ob upoštevanju ravni storitve: CZ=pp (R+DR) + VZ Kjer je: CZ- ciljna zaloga, R- čas, ki preteče med dvema naročiloma, pp (R+DR)- povprečna poraba v času dobavnega roka in intervala med naročili. Primer periodičnega spremljanja zalog pri enakomernem stohastičnem povpraševanju prikazujemo v sliki 2. SLIKA 2: PERIODIČNO SPREMLJANJE ZALOG

Vir: Rusjan (1999, 161);

19

Iz slike 2 vidimo, da mora naročena količina skupaj s trenutno zalogo pokriti potrebe v obdobju do ponovnega naročila, podaljšanem za dobavni rok naročila. Periodični sistem zalog ima določeno primerjalno prednost pred sistemom fiksnega naročila tudi takrat, ko so stroški kontinuiranega spremljanja zalog visoki in ko imamo opravka z nestalnim povpraševanjem. Ob vsakem naročanju imamo namreč možnost spremeniti ciljno zalogo, če se povpraševanje spreminja. V periodičnem sistemu kontinuirano spremljanje zalog ni potrebno, saj se lahko obseg zalog ugotavlja le ob terminih naročanja. Ta sistem je zato cenejši v primerjavi s sistemom fiksnega obsega naročila in tako primeren za zaloge nižje vrednosti. Glavna slabost periodičnega modela je v tem, da za enako raven storitve zahteva večjo varnostno zalogo kot sistem kontinuiranega spremljanja. Razlog je v tem, da je čas, za katerega moramo zagotoviti varnostno zalogo, daljši, standardni odklon povprečnega povpraševanja je tako višji in s tem je varnostna zaloga večja (Rusjan 1999, 154-162). 3.3 Tehnike analiziranja zalog Pri upravljanju z zalogami se srečujemo z različnimi dogodki, sprejemamo številne odločitve, predvsem pa imamo opravka z velikim številom različnih vrst materiala in proizvodov. Vse to zahteva zelo velik obseg dela, povzroča pa tudi nepreglednost nad celotnim dogajanjem. Precizno spremljanje vsega poslovanja in analiziranje vseh teh dogodkov bi povzročilo tudi visoke stroške. Zato je treba ločiti bistveno od nebistvenega. Precej lahko povedo tudi nekateri kazalniki, s katerimi je mogoče hitro ustvariti jasno sliko stanja na področju zalog. Za ločevanje bistvenega od nebistvenega se veliko uporablja ABC-metoda. V bistvu je to ena od tehnik gospodarjenja na osnovi izjem, saj usmerja pozornost le na nekatere probleme. 3.3.1 Kazalniki Zaloge na eni strani vplivajo kot blažilec v materialnih tokovih, na drugi strani pa povzročajo tudi občutne stroške. Krajši čas zadrževanja materiala v skladišču in s tem hitrejše obračanje zalog znižuje potrebno višino zalog in s tem tudi skladiščne stroške. Za analizo skladiščne dejavnosti in ugotavljanje njene uspešnosti so pomembni naslednji kazalniki: Koeficient obračanja zalog trgovskega blaga: prodano trgovsko blago v letu dni ( po prodajnih cenah) ____________________________________________________ stanje zalog trgovskega blaga ( po prodajnih cenah)

20

Najpomembnejši kazalnik v zvezi z zalogami je koeficient obračanja zalog. Pri trgovskem blagu je laže spremljati njegovo fizično gibanje in stanje na podlagi prodajnih cen, zadeva pa se lahko izmaliči v primeru spreminjanja teh cen. V vsakem primeru se je treba zavedati konvencionalnosti izrazne moči izračunanega kazalnika (Turk in Kavčič et ali. 2004, 667). Drugi pomemben kazalnik je število dni vezave zalog in je le drugačen izraz koeficienta obračanja zalog. Neposredno nam pove število dni, ko so sredstva podjetja vezana v zalogah. Manjši kot je ta kazalnik, bolj je to ugodno za podjetje. 365 Število dni vezave zalog =________________________ koeficient obračanja zalog Skladiščno poslovanje je sestavni del celotnega materialnega poslovanja. Zato tudi neposredno skrbi za zagotovitev nemotene preskrbe proizvodnje s potrebnim materialom. Torej bi njegov uspeh lahko enačili z uspehom proizvodnje. Zato se nam zdi ustrezno ugotavljati delež skladiščnih stroškov v razmerju do vrednosti porabljenega materiala. Šele to razmerje lahko pokaže dejansko uspešnost skladiščnega poslovanja. celotni skladiščni stroški Delež skladiščnih stroškov =____________________________ vrednost porabljenega materiala Ugotavljanje skladiščnih stroškov in različnih kazalcev uspešnosti skladiščnega poslovanja ima svoj smisel seveda le v tem primeru, da zagotavlja bolj smiselno in racionalno gospodarjenje z materialom (Kaltnekar 1993, 273). Kazalniki so zelo uporabni za analizo zalog, kajti računati jih je mogoče za različno dolga časovna obdobja in različne grupacije zalog (celotne zaloge, zaloge enega stroškovnega mesta, zaloge neke grupacije artiklov ipd.). Veliko lahko izvemo z njihovo primerjavo s preteklimi obdobji, načrtovanimi kazalniki ali s kazalniki primerljivih podjetij in na podlagi ugotovite ustrezno ukrepamo.

21

3.3.2 Katalog zalog Za pripravo kataloga zalog je potrebno vse postavke v zalogah natančno opisati, identificirati s proizvajalčevo številko proizvoda, označiti z uporabnikovo identifikacijsko številko ter nato klasificirati. Skrbna priprava in vzdrževanje takšnega kataloga imata dva pomena: 1. Katalog zalog služi kot sredstvo komuniciranja. Osebju iz različnih oddelkov omogoča,

da svoje delo opravljajo učinkoviteje. Oblikovalec ima npr. možnost, da izbere enega od dveh alternativnih delov, ki jih potrebuje pri oblikovanju. Z uporabo kataloga zalog se lahko hitro prepriča, ali je kateri od delov na zalogi. Če ugotovi, da je eden izmed alternativnih delov na zalogi, drugi pa ne, mu je jasno, da bo čas dobave krajši in stroški nižji za del, ki je že v podjetju.

2. Katalog zalog je pomemben za sam proces nadzora zalog. Posebej pomembno je, da

zmanjšamo število zapisov za identične dele. Podjetje namreč kupi enak del od različnih proizvajalcev in mnogokrat se zgodi, da je v katalogu zalog zajetih več različnih številk za enak del. Identične dele vseh dobaviteljev je zato potrebno združiti pod eno oznako (Završnik 2001, 64-65).

Začetni pogoj za uspešno upravljanje zalog je razvoj celovitega kataloga zalog, ki mu sledi natančna in temeljita ABC analiza. 3.3.3 Analiza ABC Izbira ustreznega sistema zalog je odvisna od več dejavnikov, kot so npr. variabilnost porabe, stroški ravnanja z zalogami v posameznem sistemu, vrednost enote v zalogi, problematičnosti v primeru, če material ni razpoložljiv v času, kot je bilo to predvideno. Pri izbiri sistema zalog si lahko pomagamo z ABC -razvrstitvijo zalog. Z ABC-razvrstitvijo zalog grupiramo materiale v tri skupine glede na letne stroške, ki jih imamo s porabo posameznih materialov. Tako identificiramo tiste materiale, s katerimi imamo najvišje stroške v obdobju in tem materialom bomo praviloma namenili največ pozornosti. To pomeni, da bomo zaloge takih materialov običajno kontinuirano spremljali in naročali optimalno količino naročil. Materiale, ki imajo najvišjo vrednost letne porabe, razvrstimo v skupino A. Zaloge v skupini A bomo podrobno planirali in kontrolirali. Praviloma za te zaloge uporabljamo sistem fiksnega obsega naročila s kontinuiranim spremljanjem zalog. Zaloge, ki jih uvrstimo v skupino B, predstavljajo 20 do 30 % vseh materialov s približno enakim deležem v skupni letni vrednostni porabi. Za te zaloge uporabljamo praviloma periodične modele z daljšimi intervali preverjanja kot za zaloge v skupini A.

22

Zaloge v skupini C predstavljajo približno polovico vseh materialov, ki jih podjetje uporablja, njihov delež v skupni vrednostni porabi pa običajno ne presega 25 %. Za kontrolo zalog teh materialov bomo uporabljali čim enostavnejše sisteme, ker je običajno ceneje imeti nekaj višje količinske zaloge teh materialov, kot pa zagotoviti njihovo podrobno spremljanje (Rusjan 1999, 162-163). Po tej metodi torej podjetje razdeli artikle na zalogi v tri skupine. V najmanjši skupini A so artikli, katerih vpliv na vlaganje v zaloge je najpomembnejši. Nasprotno je v skupini C veliko artiklov, ki v majhni meri vplivajo na vlaganje v zaloge. Skupina B vsebuje srednje pomembne artikle. Ustrezni ukrepi po analizi lahko bistveno prispevajo k zniževanju stroškov v zvezi z zalogami. Pomembna je tudi za ugotavljanje primerne varnostne zaloge, velikosti naročila in dobavnih časov. Je torej pomembno orodje za pomoč pri odločanju o zalogah. 3.4 Kontrola stanja zalog S kontrolo zalog se lahko najde rešitev problema prevelikih ali premajhnih zalog. Kontrola zalog je potrebna zaradi materialnih izgub. Če teh ne bi bilo, ne bi bila potrebna preverjanja, inventure, usklajevanja itd. Ker pa vemo, da te izgube vedno nastopijo, je treba uvesti poseben sistem kontrole stanja zalog v skladiščih. Stanje zalog lahko spremljamo ročno, s pomočjo kartic, ki stalno beležijo zaloge ali z računalniško vodenim nadzorom. V večini podjetij se uporabljajo kartice, kot tudi računalniško in ročno vodenje, z izjemo preprostih podjetij, kjer uporabljajo sistem sprotne kontrole (Završnik 2001, 73). Razvoj računalništva in programske opreme je kontrolo zalog zelo olajšal. Programi, ki so na voljo, lahko v trenutku zagotovijo naslednje informacije:

koliko izbranega izdelka je na zalogi (število, količina), kdaj so bili določeni artikli prejeti ali izdani iz zaloge, kje se določeni artikel nahaja, podrobnosti o dobavitelju, maksimalno in minimalno stanje zaloge materiala.

Nekateri programi so že tako napredni, da lahko prejmejo naročilo proizvodnje, sestavijo naročilo materiala in pripravijo naročilo za dobavitelja za tisti material, ki ga ni na zalogi. Najzanesljivejšo kontrolo predstavlja primerjava med knjiženimi količinami in dejanskimi zalogami različnih vrst materiala v skladiščih. To kontrolo opravimo ob različnih inventurah. Takrat z enakimi metodami kot ob prevzemu, torej s štetjem, tehtanjem, merjenjem itd., in s podobnimi napravami ugotavljamo točno količino materiala v skladišču. Razlike, ki jih ugotovimo, knjižimo kot izredne prihodke ali odhodke.

23

Ob inventurah ugotavljamo tudi vzroke za nastanek razlik med knjižnim in dejanskim stanjem, ter predlagamo ukrepe proti krivcem. Večkrat pa bi morali podrobneje analizirati vzroke, s čimer bi ugotovili možnosti za preventivne ukrepe. Le s temi se bomo lahko že vnaprej zavarovali nastanka novih izgub. Še na nekaj bi nas lahko opozorila inventura. V skladiščih pogosto ležijo materiali, ki jih že dolgo ne uporabljamo in jih tudi v bližnji prihodnosti ne bomo. Bilo bi koristno postaviti pravilo, da ob inventurah podredimo posebnemu postopku vse tiste materiale, katerih stanje se v preteklem obdobju ni spremenilo. O teh nekurantnih zalogah in gospodarjenju z njimi bomo razpravljali kasneje. Poznamo različne vrste inventur (Kaltnekar 1993, 270):

redno, ki jo moramo po predpisih opraviti enkrat letno, običajno ob koncu leta, poleg tega pa še ob večjih organizacijskih spremembah;

periodično v določenih časovnih terminih za razne obračune ali za posebne vrste blaga (pokvarljivo, modno, zelo drago blago itd.);

izredno, ki jo največkrat zahtevajo zunanji ukrepi ali organi (sprememba predpisov, cen, davkov itd);

pemanentno ali tekočo inventuro, ki teče v celotnem poslovnem obdobju. Pogostost pregledovanja zalog je določeno premišljeno in se spreminja od stopnje kontrole določene s strani managementa. Velja pa načelo, da je potrebno vsako vrsto materiala kontrolirati vsaj enkrat letno. 3.5 Nekurantne zaloge Nekurantne zaloge so tiste zaloge materiala, ki ga več ne potrebujemo in ga v dogledni prihodnosti tudi ne bomo potrebovali. Te zaloge le redko nastanejo iz objektivnih vzrokov (npr. ob neki bistveni spremembi proizvodnega programa, ki je nismo mogli pravočasno predvideti). Največkrat so posledica nepravilnih odločitev v preteklosti. Kolikšen je njihov delež v vseh zalogah je težko oceniti. Vsekakor lahko trdimo, da je prevelik. Če nismo popolnoma gotovi, da bomo material v celoti porabili, povečanje naročilne količine ni upravičeno. Če te gotovosti ni, je bolje sprejeti riziko jutrišnjih višjih cen materiala kot riziko nekurantnih zalog. Poleg tega, nam te zaloge vežejo sredstva in prostor, nam običajno povzročajo toliko drugih težav, da se jim moramo po možnosti čim bolj izogniti. Pogosto je namreč hud problem, kaj storiti z nekurantnimi zalogami. Največkrat jih evidentiramo, štejemo ali merimo ob inventurah, odpisujemo njihov pokvarjeni del in upamo, da se bodo vendarle kmalu v celoti pokvarile in se jih bomo na ta način rešili.

24

Smiselno bi bilo, da bi vsaj ob vsaki inventuri vključili v posebno revizijo vse tiste materiale, ki v preteklem obračunskem obdobju niso spremenili stanja. Za vse te materiale bi bilo potem potrebno ugotoviti, ali jih bo še mogoče uporabiti ali pa predstavljajo nekurantno zalogo. Odločanje o nekurantnih zalogah ni enostavno. Najprej je včasih težko ugotoviti nekurantnost posameznega materiala. Pogosto smo prepričani, da ga bomo v prihodnosti morda le potrebovali. Zato je zelo pomemben postopek ugotovitve nekurantnosti posameznih materialov. Preverjati moramo vsako vrsto materiala posebej. Na osnovi proizvodnih usmeritev in planov lahko ugotovimo:

bomo material potrebovali v prihodnosti, z njim lahko nadomestimo drug material in ga tako porabimo, ga z neko stopnjo verjetnosti ne bomo potrebovali določeno časovno obdobje (npr. eno,

dve leti ali več), ga sploh ne bomo več potrebovali.

Enostavna je odločitev v prvem in zadnjem primeru. Najtežje je odločanje v primeru, da nismo povsem gotovi, če material v prihodnosti vendarle ne bomo potrebovali. Iz planov lahko ugotovimo, da ga za neko določeno obdobje ne potrebujemo. Oceniti moramo še stopnjo verjetnosti, da bomo ta material po preteku tega potrebovali. Podrobnejše ugotavljanje nekurantnosti ni enostavno. S tem namreč ugotavljamo nepravilne odločitve v preteklosti. Zato je potrebno postaviti točna pravila (npr. z nabavno ali skladiščno politiko), kdaj in kako nekurantnost ugotavljati in kako potem reagirati (Kaltnekar 1993, 317-318). 3.6 Organizacija skladiščenja in skladiščnega poslovanja Skladiščenje je zelo pomembno področje gospodarjenja v vsaki organizaciji. Kot neke vrste blažilec v materialnih tokovih zagotavlja možnosti za njihov normalni potek. S tem omogoča ustrezno delovanje številnih drugih funkcij, predvsem nabave, proizvodnje in prodaje, saj zagotavlja njihovo nemoteno oskrbo ob planiranem času. V zalogah je največkrat investiran pomemben del vseh sredstev in so skladišča lahko prava »počivališča kapitala«. Zaradi obeh vidikov - možnosti oskrbe in stroškov - ustreznost odločitev v skladiščenju lahko močno vpliva na gospodarnost celotnega podjetja (Kaltnekar 1993, 245). Racialno in ekonomično skladiščno poslovanje, ki teče točno in brez zastojev, zagotavlja le dobra organizacija skladiščne službe. Naloge, ki jih mora reševati skladiščna služba, so lahko različne v vsakem podjetju tako po svoji vsebini, kot tudi po svojem obsegu. Vsako podjetje ima popolnoma različne razmere glede zagotovitve potrebnih surovin, različni so proizvodni procesi, ki zahtevajo skladiščenje materiala, in različni so pogoji plasiranja novih izdelkov.

25

Skladiščno poslovanje je poleg nabavnega, prodajnega in finančnega poslovanja ena od poslovnih funkcij trgovinskih podjetij. Naloge skladiščnega poslovanja so (Potočnik 1998, 80):

prevzem blaga: ločimo količinski in kakovostni prevzem, ki pa sta zaradi originalne embalaže pogostokrat težko izvedljiva, zato podrobni prevzem navadno opravijo šele v prodajalnah;

namestitev ali uskladiščenje: gre za razporeditev izdelkov v skladišče skladno z

njihovimi tehničnimi lastnostmi in glede na način izdaje ali hitrost obračanja;

čuvanje: uporabna vrednost uskladiščenega blaga naj bi ostala nespremenjena, kljub temu pa prihaja do izgub zaradi loma, kala, staranja, malomarnega manipuliranja ali skladiščenja blaga, kraje ipd.;

izdajanje blaga: poteka na podlagi naročil prodajnega oddelka. Zaradi nevarnosti kala

in kvara blaga uporabljamo metodo FIFO (angl. First in first out);

evidentiranje: skladiščna dokumentacija obsega prevzemnice, dobavnice, izdajnice in povratnice, skladiščno kartoteko in drugo dokumentacijo. Na ta način je omogočeno sprotno spremljanje količine in vrednosti zalog, pa tudi odgovornost zaposlenih v skladišču za čuvanje in pravilno ravnanje z blagom.

Povsod v svetu so spoznali pomen skladiščenja in številne možnosti, ki jih daje racionalizacija skladiščnega poslovanja. Zato smo priča velikim in radikalnim spremembam v izgradnji skladišč in njihovi notranji opremljenosti. Tehnološka opremljenost skladišča pa zahteva višje fiksne stroške, na drugi strani pa seveda učinkovitejše operiranje v skladišču, manjše potrebe po delovni sili ter posledično nižje variabilne stroške.

26

4 UPRAVLJANJE Z ZALOGAMI V PODJETJU JERENKO AVTO HIŠA D.O.O. 4.1 Predstavitev podjetja Jerenko avto hiša d.o.o. Podjetje Jerenko avto hiša d.o.o., s sedežem na Ptuju, je bilo ustanovljeno septembra 1992. Je družinsko podjetje, katerega ustanovitelja sta zakonca Jerenko. Ukvarja se s trgovino z avtomobilskimi rezervnimi deli, avtomehanskimi storitvami, ter prodajo novih in rabljenih vozil. Zaposlenih je 14 delavcev, 13 na sedežu podjetja in eden v Ormožu, kjer je njihova podružnična trgovina. Podjetje ima standard ISO 9001. Skozi desetletje se je podjetje močno razširilo, investiralo v objekte, kot tudi v kadre in znanje. Servisna dejavnost poteka v sodobno opremljenih delavnicah za popravila osebnih in tovornih vozil. V servisni delavnici so zaposleni trije mehaniki, ki opravljajo servise vozil, popravila, preventivne preglede (merjenje izpušnih emisij in preverjanje zavornih sistemov), menjavo gum, optiko, ter kleparske storitve. Mehaniki so strokovno usposobljeni za vsa popravila, svoje znanje pa nadgrajujejo na organiziranih seminarjih in izobraževanjih. Na področju ličenja sodelujejo z zunanjimi izvajalci, ki so prav tako strokovno usposobljeni in podkovani tudi z dolgoletnimi praktičnimi izkušnjami na področju svojega delovanja. Zaposlen je tudi pralec avtomobilov, saj ponujajo tudi ročno pranje avtomobila. Trgovina z rezervnimi deli je porasla na zelo visoko raven. Sodobni prostori prodajalne se razprostirajo na približno 750 m2 in ponuja deloma samopostrežno obliko nakupa. Skladiščnih prostorov je okrog 350 m2. V trgovini je stalno na zalogi okoli 30.000 artiklov za različne tipe avtomobilov. Zaposleni so štirje trgovci, trije v prodajalni na Ptuju in eden v podružnici Ormož. V letu 1993 je podjetje razširilo svojo dejavnost še s prodajo novih vozil. Pridobili so status pooblaščenega prodajalca in serviserja vozil znamke SEAT. V tem času je bila to relativno nova in neznana znamka vozil na Slovenskem trgu, zato je bil izziv uspeti s prodajo še toliko večji. Vendar s tem cilji podjetja še niso izpolnjeni. Načrti za prihodnost so veliki, ambicioznost, sposobnost in znanje pa njihovo vodilo. Tako se je lani znamki vozil SEAT pridružila še znamka KIA. Vsak izmed obeh salonov se ponaša s 150 m2 sodobno urejenih prostorov.

SLIKA 3: LOGOTIP PODJETJA JERENKO AVTO HIŠA D.O.O.

Vir: Jerenko avto hiša d.o.o., 2006;

27

4.2 Dejavnost in osnovni podatki podjetja Dejavnost podjetja Jerenko avto hiša d.o.o. je naslednja:

trgovina z rezervnimi avtomobilskimi deli, servisna delavnica, avtomehanska in avtokleparska delavnica, vulkanizerstvo, prodaja novih vozil znamke SEAT, prodaja novih vozil znamke KIA, prodaja rabljenih vozil, odkup vozil in urejanje prepisov, kreditov, leasingov in zavarovanj.

SLIKA 4: POSLOVNI OBJEKT JERENKO AVTO HIŠA D.O.O.

Vir: Jerenko avto hiša d.o.o., 2006; Organizacijska struktura podjetja

V podjetju Jerenko avto hiša d.o.o. so zaposleni ključnega pomena, zato je pravilna kadrovska sestava izredno pomembna. Za njihovo dejavnost so potrebni sodelavci z ustreznim strokovnim znanjem in poklicno usmerjenostjo, ter seveda sposobnostmi in delovnimi izkušnjami. Sodelavce v podjetju motivirajo materialno in nematerialno. Skrbijo tudi za njihov osebni razvoj, tako da dosegajo svoje osebne cilje in hkrati tudi cilje podjetja. Število zaposlenih je iz treh ob ustanovitvi, naraslo na 14 zaposlenih. V Jerenko avto hiši d.o.o. je trenutno zaposlenih 14 delavcev, 13 na sedežu podjetja in eden v Ormožu, kjer je njihova podružnična trgovina.

28

SLIKA 5: ORGANIZACIJSKA STRUKTURA JERENKO AVTO HIŠA D.O.O.

Vir: Jerenko avto hiša d.o.o., 2006; Cilji podjetja Temeljni cilj vsakega podjetja je, da si zagotovijo trdno in stabilno konkurenčno prednost. Konkurenčno sposobnost podjetja dosežejo tako, da vse svoje potenciale usmerijo na glavna podjetniška področja (Ogorelc 2001, 1). Največji cilj podjetja Jerenko avto hiša d.o.o. je povečati tržni delež prodanih avtomobilov in rezervnih delov. Za porast skupnih prihodkov od prodaje je pomembna pravilna izbira dobaviteljev kakovostnih nadomestnih delov, kot tudi samo poslovanje podjetja. Prav izbor dobaviteljev kakovostnih nadomestnih delov je ena od konkurenčnih prednosti podjetja, ki jo je potrebno naprej razvijati in ohranjati pristne odnose. Poleg omenjenega je eden od želenih ciljev tudi zmanjšanje reklamacij, ki so v večini primerov posledica malomarnosti zaposlenih in ne kakovosti izdelka.

DIREKTOR

VODJA NABAVE REZERVNIH

DELOV

PRODAJALEC

PRODAJALEC

PRODAJALEC

BLAGAJNIK

RAČUNOVODJA

VODJA PRODAJE

VOZIL

PRODAJALEC VOZIL

MEHANIK

VODJA DELAVNICE

MEHANIK

PRALEC

29

Glavni cilji podjetja so:

pozitivni odzivi kupcev, privabiti nove kupce, povečati prodajo rezervnih delov in opreme, povečati prodajo novih avtomobilov, nizek odstotek reklamacij.

Dandanes je konkurenca, s katero se podjetje srečuje, izredno velika. Če hoče podjetje uspeti, se morajo lastniki in zaposleni zavedati, katerim vrednotam, prodajnim pristopom in načinom poslovanja kupci dajejo prednost. Izhodišče vseh dejavnosti so namreč želje kupcev in njihovo zadovoljstvo. Gotovo ni podjetnika, ki se ne bi nenehno srečeval z vprašanjem, kako najbolj učinkovito predstaviti svoj izdelek ali storitev potencialnim kupcem in jih prepričati v nakup. Pomembno je, da podjetje ohrani stike s kupci avtomobilov, opreme in s porabniki servisnih storitev. Stranke redno obveščajo o njihovi ponudbi, jih vabijo na testne vožnje in jih opominjajo na čas servisnega pregleda, ki se bliža. S kupci kontaktirajo pisemsko in telefonsko, pozornost kupcev pa poskušajo pridobiti tudi s privlačnim prodajnim programom in s pomočjo najrazličnejše propagande, kot so radijske reklame, reklamne table, reklama v Ptujskem Tedniku in na kabelski TV. Konkurenčno prednost podjetja pomenijo dobra kakovost, nizke cene in bogata ponudba asortimana. 4.2.1 Upravljanje z zalogami rezervnih delov in opreme Za izvajanje storitev in prodajo v podjetju potrebujejo zadostno količino najrazličnejših avtomobilskih delov, ki morajo biti na razpolago ob določenem času in v zadostni količini. Podjetje računalniško vodi zalogo rezervnih delov in opreme, ter zalogo novih avtomobilov. V nadaljevanju si bomo najprej pogledali upravljanje z zalogami rezervnih delov in opreme, potem pa še vodenje zalog novih avtomobilov. Nabava blaga V podjetju Jerenko avto hiša d.o.o. je za pravočasno in ustrezno nabavo odgovoren vodja nabave rezervnih delov in opreme. Vodja skrbi, da ni v zalogah vezanega preveč kapitala in da se stare zaloge čistijo. V proces nabave in prodaje so z različnimi nalogami vključeni naslednji zaposleni:

direktor: pregled prodajnega programa, spremljanje prodaje po dobaviteljih/artiklih, dogovarjanje z dobavitelji, reševanje reklamacij in ostale aktivnosti.

vodja nabave: naročanje blaga, pregled prodajnega programa, prodaja, sprejem reklamacij in pospeševanje prodaje.

prodajalca: prevzem blaga (fizični na podlagi prevzemnega lista), priprava blaga, skladiščenje blaga in prodaja blaga.

računovodja: prevzem blaga (knjižni - na podlagi računa dobavitelja), priprava dokumentov (prevzemni list, črtne kode).

30

V podjetju naročajo blago dvakrat tedensko. Na osnovi določene minimalne zaloge vsak ponedeljek in četrtek računalniško izpišejo naročila za posamezne dobavitelje. Za naročilo nekega artikla se odločijo na podlagi cene, kvalitete in pogoja, da ima nadomestni del 1 leto garancije. Če se pojavi potreba, se blago naroči tudi dodatno. Ta dodatna naročila se sprožijo, če artikla ni na zalogi in bi ga stranka želela dobiti. Za določene izdelke, ki jih podjetje nabavlja, moramo dobiti vse ustrezne informacije in podatke o vozilu. To so podatki o tipu vozila, letniku vozila, tipu in moči motorja. Na podlagi zbranih podatkov o izdelku se poišče najboljšega dobavitelja. Dobavitelji dobavijo blago podjetju v dopoldanskem času. Zaposleni preverijo prevzem materiala, izvedejo kontrolo dobavnice, količine in kakovosti. Ob kontroli dobavnice preverijo ali se dobava ujema z naročilom. Posamezne artikle prodajajo sezonsko, zato za takšne artikle pred prodajno sezono povečajo minimalno zalogo, ali izvedejo naročilo pred sezono. S tem dosežejo povečan rabat za posamezne artikle kot so npr: avtoplašči, antifriz, snežne verige itd. Konec decembra se tako vršijo naročila za letne pnevmatike, avgusta pa naročila za zimske pnevmatike. Cilji nabavnega procesa v podjetju Jerenko avto hiša so naslednji:

zagotoviti načrtovano količino rezervnih delov, zagotoviti načrtovano ceno in kakovost, zagotoviti pravočasno dobavo, hitro in uspešno reševanje reklamacij.

Prodajni program podjetja Prodajni program je ena od poglavitnih konkurenčnih prednosti podjetja, saj podjetje izbira dobavitelje kakovostnih rezervnih delov. Zaradi hude konkurence pa je potrebno imeti na zalogi vse več materiala. V primeru da na zalogi ni materiala, ki ga stranka potrebuje, se pogosto le-ta obrne in gre drugam. Prodajni program podjetja obsega:

rezervne dele: za različne tipe avtomobilov (karoserijske dele, dele podvozja, zavorne kolute, zavorne ploščice LUCAS, amortizerje MONROE, filtre olja, zraka in kabine KNEHT, homokinetične zglobe, manšete, izpušne sisteme, svečke...);

pnevmatike: avtoplašči se delijo na letne in zimske, razlikujejo se po profilu in

proizvajalcu. V podjetju Jerenko avto hiša so med najbolj prodajanimi pnevmatike znamke SAVA.

olja: nabava olj se v podjetju izvaja vsakih 14 dni oziroma glede na povpraševanje

trga. Za delavnico ter kupce, ki to želijo, se nabavi olje v sodih, za tekočo prodajo pa podjetje nabavi literske in štiri literske embalaže.

dodatna oprema: med dodatno opremo, ki jo v podjetju prodajajo, spadajo šamponi,

gobe, različni spreji, polirne paste, dodatne stop luči, antene, nalepke, prevleke za volane in sedeže, pokrovi koles itd.

31

Računalniška podpora Podatki se obdelujejo s pomočjo dveh računalniških programov. Za spremljanje zalog rezervnih delov za vozila SEAT uporabljajo program RCL, za zaloge rezervnih delov drugih avtomobilskih znamk pa se uporablja program SEPTIMA. Vsak zaposleni ima svojo šifro, ki mu omogoča dostop do osnovnega menu-ja. Vse funkcije programov se ne nanašajo samo na zalogo materiala, ampak so skupek celotnega poslovanja podjetja. Skladiščenje in stanje zalog V podjetju imajo okrog 750 m2 skladiščnih prostorov in skladiščijo preko 30.000 artiklov. Material je naložen na policah v dveh skladiščih. Za lažje spremljanje zaloge blaga so avtomobilske dele razdelili po avtomobilskih znamkah. V prvem skladišču so rezervni deli za avtomobilske znamke Opel, Renault, Citroen, Fiat, Ford, Škoda, Volkswagen itd. Posamezno po skupinah pa vodijo motorna olja, dodatno opremo, zavorne ploščice in zavorne čeljusti. Drugo skladišče je namenjeno rezervnim delom za vozila SEAT. Tak način skladiščenja olajša in skrajša čas iskanja. Za lažje iskanje je vsaka vrsta materiala zložena po kataloških številkah in lokaciji. Če gre za blago, ki so ga naročili kupci, ga shranijo na določeno mesto, namenjeno za rezervacije. Stanje zalog je ažurno in točno. Vso dokumentacijo se sproti vnaša v računalniški sistem in je tako moč spremljanje začetne in končne zaloge, dobave, naročila, kar je v veliko pomoč pri naročanju materiala. Na podlagi dobavnice se izpiše prevzemni list in črtne kode. Vsaka enota na zalogi ima svojo črtno kodo. Kode so zgolj ključ za razlikovanje med materiali na zalogi in so bistveno olajšale prevzem blaga, ki se opravi na podlagi prevzemnega lista. Za vsak artikel vodijo konto kartico prometa artikla. Poleg sprotnega ažuriranja, opravljajo tudi obvezni polletni in letni popis zalog, s katerim ugotavljajo odstopanja med dejanskim in knjižnim stanjem zalog. Dobavitelji in dobavni roki Izbira dobrega dobavitelja je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja. Vedno se poraja vprašanje, kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj. To je tisti, ki zagotavlja konstantno kakovost svojih izdelkov, jih dobavlja v dogovorjenih rokih, se je sposoben prilagajati željam kupcev, ima dostopne oziroma konkurenčne cene, ima izdelke in storitve, ki vsebujejo določene standarde, dobro logistično podporo in je sposoben hitro ter zavzeto odpravljati morebitne napake (Završnik 2004, 53). Tudi v podjetju Jerenko avto hiša namenjajo posebno pozornost dobaviteljem. Njihove dobavitelje lahko razdelimo na pomembnejše dobavitelje, od katerih nabavlja dvakrat ali trikrat tedensko, ter na ostale dobavitelje, katerih nabava predstavlja zelo majhen delež.

32

Ponudbo vsakega dobavitelja je potrebno proučiti, primerjati s ponudbo konkurentov, ter redno dopolnjevati. Vsak dobavitelj ima svoj sortiment izdelkov in svojo ceno. Za pregled prodajnega programa sta zadolžena direktor in vodja nabave. Pregledu prodajnega programa sledijo dogovarjanja o prodajnih pogojih (cene, rabati, plačilni pogoji), novostih in akcijah. Pri dobaviteljih, katerih zaloga in cena blaga sta dosegljivi preko spleta, je čas informiranja mnogo krajši kot pri klicanju oziroma pošiljanju povpraševanja preko telefaksa. Največji dobavitelji podjetja Jerenko avto hiša so: Anet, Euroton, I.S.T., Potokar in drugi. Originalne rezervne dele Seat kupujejo pri Porsche Slovenija. Naročila potekajo dnevno v Salzburg. Naročene dele prejmejo v roku 24 ur. Neoriginalne nadomestne dele izbirajo samo tiste, ki so homologirani in imajo evro homologacijo. Dobavitelji morajo jamčiti, da bodo v roku 30 dni zamenjali reklamirani rezervni del in poravnali stroške zamenjave. Vsak rezervni del ima garancijo 12 mesecev od dneva prodaje stranki. Dobavni roki različnih materialov nihajo. V podjetju imajo dnevno dobavo določenih materialov, medtem ko je na določene materiale potrebno čakati tudi več tednov. Dobavni roki so pogojeni s specifičnostjo posameznih proizvodov oziroma z oddaljenostjo dobaviteljev. Vsaka dobava je le tako dobra, kot so dobri njeni dobavitelji. Dober dobavitelj ima za podjetje neprecenljivo vrednost, pa naj gre za naročilo materialov, surovin ali storitev. Stroški zalog Zaloge povzročajo v podjetju največ stroškov investiranega kapitala, ker je z denarnimi sredstvi potrebno priskrbeti določeno količino zalog. Podjetje financira zaloge z lastnimi sredstvi. Zaloge povzročajo stroške dobave blaga in stroške prevzema. Podjetje ima tudi stroške skladiščnega prostora, saj je njegova izgradnja zahtevala visoka investicijska vlaganja. Stroškom skladiščnega prostora prištevajo še stroške vzdrževanja skladišča, razsvetljave, gretja in zavarovanja. Občasno nastanejo tudi stroški pomanjkanja zalog, ki lahko imajo za posledico izgubo kupca. Vrednotenje zalog Zaloge trgovskega blaga vodijo po metodi povprečnih cen. To pomeni, da so zaloge vrednotene zelo blizu tržni ceni. Na osnovi uporabljene metode vrednotenja so odhodki nabavne vrednosti prodanega blaga izkazani realno. Izbrana metoda se uporablja že več let. Pred zaključkom vsakega obračunskega obdobja preverijo zaloge blaga in njihovo iztržljivo vrednost. Trgovsko blago za katerega se ugotovi, da je uničeno, zastarelo ni možno ugotoviti iztržljive vrednosti, ker ga ne bo mogoče prodati. Takšno blago izločijo in odpišejo na osnovi ustreznih sklepov, računovodskih in davčnih predpisov. Vrednost tako izločenega in odpisanega trgovskega blaga pomeni povečanje odhodkov nabavne vrednosti prodanega blaga, kar pomeni tudi nižji poslovni izid, kot tudi manjšo vendar realnejšo vrednost zalog blaga izkazanega med gibljivimi sredstvi.

33

Plan prodaje Temeljni dokument za izdelavo nabavnega načrta je plan prodaje. Direktor podjetja na osnovi plana prodaje predvidi količino artiklov, ki jih bo predvidoma moč prodati v obdobju enega leta. V tabeli 1 je prikazan plan prodaje za posamezne artikle, ki ga bo podjetje poskušalo realizirati v letu 2006.

TABELA 1: PLAN PRODAJE REZERVNIH DELOV ZA LETO 2006 v sit

NAZIV REALIZACIJA 2005 PLAN 2006 Originalni deli 33.580.580 35.595.415 Dodatna oprema 467.436 700.000 Olja 3.237.773 4.831.062 Pnevmatike 3.910.275 5.401.303 Avtoelektrika 288.915 317.807 Vlečne kljuke 415.856 457.442 Prevleke za sedeže 356.272 391.900 SKUPAJ 42.257.107 47.694.929

Vir: Jerenko avto hiša d.o.o., 2006; V letu 2006 planirajo za 12,86% rast prodaje napram letu 2005. Direktor podjetja pri določitvi letnih potreb upošteva:

trenutno količino izdelkov na zalogi, količino izdelkov nabavljenih in prodanih v preteklem letu, plan prodaje, ki je bil izdelan za preteklo leto.

4.2.2 Vodenje zalog novih avtomobilov Podjetje Jerenko avto hiša d.o.o. se zraven prodaje rezervnih delov ukvarja še s prodajo avtomobilov znamke SEAT in KIA, za katere je tudi pooblaščeni serviser. Prodaja novih avtomobilov je v zadnjih letih zelo upadla. Vse večje število ponudnikov avtomobilov povečuje stopnjo tekmovalnosti. Prodaja vozil je v veliki meri odvisna od razpoznavnosti in ugleda blagovne znamke. Kupci vozil so vse bolj zahtevni, informirani, strmijo za kakovostjo in odličnimi servisi. Če hoče podjetje uspeti, se mora zavedati, katerim vrednotam, prodajnim pristopom in načinom poslovanja kupci dajejo prednost. Izhodišče vseh dejavnosti so namreč želje kupcev in njihovo zadovoljstvo. Za vodenje zalog novih avtomobilov sta odgovorna prodajalca novih vozil. Naložbe v zaloge novih avtomobilov so zelo visoke. Sredstva vložena v nabavo avtomobilov so vezana tako dolgo, dokler se avto ne proda. Cene vozil so vezane na evro, tako da se nabavna cena spreminja s spreminjanjem tečaja.

34

Podjetje nabavlja avtomobile na zalogo na podlagi preteklih podatkov in izkušenj. Zaloga zajema najmanj enomesečno prodajo in testna vozila. Računalniška podpora V podjetju uporabljajo programski paket SQL Porsche Slovenija, ki je primeren za podporo informacijskih sistemov v podjetjih, ki se ukvarjajo s prodajo novih vozil. Ta sistem nam prinaša lagodno delo s ceniki, z zalogami, s šifranti dodatnih oprem, modelov, barv itd. Omogoča nam izdelavo raznih dokumentov od ponudbe in naročila vozila pa do naloga za carinjenje, homologacijo, ter izdajo fakture. Vsebinsko pa se programski paket SQL deli na dva dela:

na poslovanje s strankami (izdelava ponudbe in naročilo vozila, ter izdaja fakture), na notranje poslovanje (spremljanje tekočega stanja o vozilu, prevzem vozila na

skladišče, pregled prodanih vozil, tekoče stanje zalog vozil, obračun davkov, ter izpis različnih poročil in analiz).

Uporabnik programa lahko beleži in preverja trenutno stanje naročenih vozil in vozil na zalogi. Vozilo spremljajo preko programa Karlos. V njem spremljajo kateri teden gre posamezno vozilo v proizvodnjo. Po treh tednih vozilo prispe v centralno skladišče Koper. Vozilo se s potrditvijo prevzema prevzame na zalogo, tako fizično kot materialno. Poleg spremljanja stanja vozila mora uporabnik vnesti postavke računa od uvoznika v prevzem ali pa po preverjanju fakture, katera se prenese preko Data Transa. S tem se kreira prevzem. Kasneje uporabnik izdela nalog za homologacijo vozila in izda nalog za servis (dekonzervacijo). Proces prodaje vozila se zaključi s prevzemom oziroma predajo vozila kupcu. Novo naročilo V prvem koraku izdelave naročila mora uporabnik računalniškega programa navesti znamko vozila. Z izbiro in potrditvijo znamke vozila uporabnik nadaljuje z vnosom naslednjih postavk: model vozila, opremo vozila, podatke o barvi in notranjosti vozila. Sledi vnos kupca vozila, ki v tej fazi pomeni naslovnika za izdelano ponudbo za odkup vozila. V kolikor se vozilo naroča na lastno zalogo se kupec ne navaja. Z navedbo zgoraj omenjenih podatkov uporabnik zaključi vnos vozila. Ob tem dogodku bo kreirano naročilo pridobilo interno šifro (prva prosta šifra vozila v dispoziciji). Vsa, na tak način zaključena naročila, so uporabniku na voljo pri pregledu seznama vozil. Pri prodaji vozil KIA sodelujejo z uvoznikom KMAG d.o.o Ljubljana. Z navedenim podjetjem sodelujejo preko interneta. Na osnovi uporabniškega imena in gesla vstopajo na strežnik uvoznika in iz njihove zaloge kupujejo želena vozila.

35

4.3 Ocena upravljanja z zalogami v podjetju Jerenko avto hiša d.o.o. Upravljanje z zalogami v podjetju Jerenko avto hiša d.o.o. je po moji oceni dobro organizirano. Podjetje vodi zaloge tako, da ima čim manj stroškov, in da je določena količina zalog vedno na razpolago. Kljub temu se včasih zgodi, da podjetje ne more izpolniti vseh potreb svojih kupcev. V podjetju imajo uspešno vpeljan računalniški sistem za podporo odločanja o nabavi. Odgovorni za zaloge se zavedajo, da je velikost zalog ključnega pomena za preživetje podjetja, in da je potrebno z zalogami upravljati odgovorno. V podjetju posvečajo pozornost višini zalog, saj se le-te vsako leto povečajo (tabela 2).

TABELA 2: PRIKAZ GIBANJA ZALOG ZA OBDOBJE 4 LET

LETO VREDNOST ZALOG V SIT2002 34.417.250 2003 36.101.743 2004 41.369.365 2005 42.257.866

Vir: Jerenko avto hiša d.o.o., 2006; V podjetju se nabirajo nekurantne zaloge. Te zaloge se v podjetju ne obračajo, posledično je manjši koeficient obračanja zalog, ter večja vrednost sredstev, vezanih v teh zalogah. V skladišču se kopičijo rezervni deli avtomobilov, ki jih kupci ne iščejo več, ker so uporabni le še za zastarele tipe avtomobilov znamke LADA, 126 P, Yugo, Zastava 101, Opel Kadet, Citroen BX itd. Ti avtomobili se ne proizvajajo več in zanje ni povpraševanja. V podjetju Jerenko avto hiša d.o.o. določen delež nekurantnega blaga vsako leto odpišejo. Nekaj nekurantnega blaga pa še vedno skladiščijo predvsem zato, ker se občasno še najde kakšen kupec, ki takšne dele še vedno potrebuje. Za hitrejšo prodajo nekurantnih zalog velja razmisliti tudi o prodajnih akcijah. Te avtomobilske dele bi lahko za 50 % znižali zaradi opustitve programa. Če bi podjetje uspelo odprodati stare zaloge, bi to pripomoglo k zvišanju koeficienta obračanja zalog in k zmanjšanju stroškov skladiščenja. V podjetju ne posvečajo posebne pozornosti izračunavanju kazalnikov. Najpomembnejši kazalnik v zvezi z zalogami je koeficient obračanja zalog. Koeficient obračanja zalog in dneve vezave zalog bomo izračunali za leta 2002, 2003, 2004 in 2005 (tabela 3). TABELA 3: KOEFICIENT OBRAČANJA ZALOG IN DNEVI VEZAVE V OBDOBJU 2002-2005 (po prodajnih vrednostih)

Leto 2002 2003 2004 2005 Koef. obračanja 3,95 4,03 3,51 3,57 Dnevi vezave 92 91 104 102

Vir: Jerenko avto hiša d.o.o., 2006;

36

V letu 2002 so se zaloge obrnile vsakih 92 dni. V letu 2004 se je trajanje obračanja zalog, v primerjavi z letom 2002, povečalo za 12 dni. V letu 2005 je koeficient obračanja zalog znašal 3,57, kar pomeni, da so se zaloge obrnile vsakih 102 dni. Menim, da imajo v podjetju Jerenko avto hiša d.o.o. ugoden koeficient obračanja zalog. Koeficient obračanja zalog je najustreznejše merilo za spremljanje manj kurantnih zalog, ki se kopičijo v podjetju. V splošnem pa temu kazalcu ne posvečajo posebne pozornosti. V podjetju se posveča več pozornosti vrednosti zalog. Kljub učinkovitemu upravljanju z zalogami, bi navedla nekaj predlogov, ki bi lahko še izboljšali upravljanje z zalogami v obravnavanem podjetju:

stalno spremljanje in raziskovanje nabavnega trga, spremljanje konkurence, stalno spremljanje višine in hitrosti obračanja zalog, zniževanje vrednosti nekurantnih zalog.

37

5 SKLEP Upravljanje z zalogami je v trgovinskem podjetju še posebej pomembno. Podjetje mora biti previdno pri načrtovanju zalog, saj le-te vežejo denar. Z večanjem obsega zalog rastejo obveznosti do dobaviteljev, večja pa je tudi verjetnost nastanka nekurantnih zalog. Svoje slabosti imajo tudi prenizke zaloge, ki lahko ovirajo prodajo. Zaradi izpadov in zastojev podjetje izgublja dobro ime na tržišču, in s tem kupce. Pomembno je zagotoviti zadostne količine materiala ustrezne kakovosti ob pravem času. Vsako podjetje mora voditi svojo politiko zalog, ter s tem omogočiti normalno poslovanje podjetja. V drugem delu diplomskega dela smo podrobno predstavili upravljanje z zalogami v trgovinskem podjetju Jerenko avto hiša d.o.o. V obravnavanem podjetju uporabljajo ustaljene metode vodenja zalog, ki so se v preteklosti izkazale za ustrezne. Z uporabo vpeljanega računalniškega sistema imajo pri procesu vodenja zalog možnost zelo natančnega vodenja uskladiščene zaloge. Vsak zaposleni je usposobljen za nabavo določenih materialov, kar mu omogoča, da dobro pozna posamezne materiale in dobavitelje. V podjetju si prizadevajo prodajati in nabavljati kakovostne in cenovno dostopne rezervne dele. V čim krajšem času poskušajo odpraviti morebitne reklamacije, vendar so pri tem v veliki meri odvisni od dobaviteljev. V podjetju so uvedli tudi elektronsko izmenjavo podatkov z njihovimi dobavitelji. S tem je čas informiranja o zalogi in ceni blaga precej krajši, kot pri klicanju oziroma pošiljanju povpraševanja preko telefaksa. Vodenje zalog v podjetju mora tesno sodelovati tudi s kontrolo zalog. Z inventuro v podjetju enkrat letno ugotavljajo razlike med dejanskim in knjižnim stanjem zalog, ter vzroke za morebitne nastanke razlik. V podjetju se tudi zavedajo problema nekurantnih zalog, ki nastajajo zaradi zastarelih avtomobilskih znamk. Določen delež teh zalog vsako leto odpišejo, razmišljajo pa tudi o prodajnih akcijah takšnih rezervnih delov, po katerih ni več velikega povpraševanja. Ključnega pomena za uspeh podjetja je pravilna kadrovska sestava. Za izvajanje prodajne funkcije potrebujejo v podjetju Jerenko avto hiša d.o.o. prodajalce z ustreznim strokovnim znanjem. Pomembno je tudi, da znajo njihovi zaposleni uspešno komunicirati z dobavitelji, kot tudi s kupci. Podjetje svojim zaposlenim omogoča, da svoje znanje nadgrajujejo na raznih seminarjih in izobraževanjih. S pomočjo izobraževanja, nagrajevanja in omogočanja ugodnosti motivirajo zaposlene, da delajo učinkovito in v smeri zastavljenih ciljev podjetja. Zavedati se moramo tudi, da je konkurenca s katero se podjetje srečuje, vse večja. Pomembno je, da si podjetje ustvari konkurenčno prednost z ugodnimi dobavnimi in nabavnimi pogoji. Na ta način lahko kupcem ponudi kakovostne, a še vedno cenovno ugodne rezervne dele. Zaradi hude konkurence pa je potrebno imeti na zalogi vse več rezervnih delov. Le tako je mogoče zadovoljiti potrebe kupcev in pridobiti njihovo zaupanje.

38

Obstoječi sistem upravljanja z zalogami je v podjetju Jerenko avto hiša d.o.o. dobro organiziran. Zavedajo se, da je velikost zalog ključnega pomena za preživetje. Blago mora biti na razpolago ko je potrebno, pri tem pa ne sme povzročati prevelikih stroškov. Podjetje bo več pozornosti moralo nameniti izračunavanju kazalnikov obračanja zalog, kar bi lahko pripomoglo k še boljšemu ravnanju z zalogami. Uporaba teoretičnega znanja, ki je predstavljeno v tem diplomskem delu, lahko pripomore k uspešnejšemu reševanju problemov na področju upravljanja z zalogami.

39

POVZETEK V uvodu diplomskega dela smo opredelili področje in opisali problem, ki ga obravnavamo, ter navedli namen in cilje diplomskega dela. Namen diplomskega dela je analizirati obstoječe stanje na področju upravljanja z zalogami na primeru podjetja Jerenko avto hiša d.o.o., ter ugotoviti morebitne probleme in predlagati spremembe, ki bi pripomogle k večji uspešnosti pri ravnanju z zalogami. Diplomska naloga je vsebinsko sestavljena iz dveh delov. Prvi del se začenja s poglavjem o vrstah zalog in stroških, ki so povezani z njimi. Podrobneje so opisani stroški naročanja, skladiščenja in stroški pomanjkanja zalog. Sledi poglavje o upravljanju z zalogami. V drugem delu diplomske naloge smo se omejili na upravljanje z zalogami v trgovinskem podjetju Jerenko avto hiša d.o.o. Za poglavjem o predstavitvi podjetja je opisan obstoječi sistem upravljanja zalog v podjetju. Najprej je predstavljeno upravljanje z zalogami rezervnih delov in opreme, potem pa še vodenje zalog novih avtomobilov. Predstavljeni so tudi predlogi, ki so glede na obstoječi sistem upravljanja z zalogami v podjetju še možni. Ključne besede: zaloge, upravljanje z zalogami, optimalna zaloga, stroški zalog, analiza zalog. SUMMARY In the introduction of this thesis we have defined and described the problem which we have dealt with and stated the purpose and objectives of the final thesis. The purpose of the final thesis is to analyse the existing state in the area of stock management in the case of the Jerenko Car Sale Ltd and find out the possible problems and suggest changes which would contribute to a greater success in stock management. The contents of the final thesis consist of two parts. The first part begins with the chapter on the kinds of stock and expenses related to it. The expenses of ordering and storing and the expenses of the stock shortage are described in detail. Furthermore, the chapter on stock management follows. In the second part of the final thesis we have concentrated on the stock management in the retail company Jerenko Car Sale Ltd. The chapter introducing the company is followed by the description of the existing system of stock management in the company. Firstly, the stock management of the spare parts and equipment is introduced and then the running of the stock of the new cars follows. Suggestions, which are still possible according to the existing system of stock management in the company, are presented. Key word: stock, stock expenses, stock management, stock analysis.

40

LITERATURA 1. Bastič, Majda. 1999. Izvedbeni management. Maribor: Ekonomsko-poslovna fakulteta.

2. Kaltnekar, Zdravko. 1985. Oblikovanje sistema materialnega poslovanja. Kranj:

Moderna organizacija.

3. Kaltnekar, Zdravko. 1993. Logistika v proizvodnem podjetju. Kranj: Moderna organizacija.

4. Kotler, Philip. 1996. Marketing management – Trženjsko upravljanje: analiza, načrtovanje, izvajanje in nadzor. Ljubljana: Slovenska knjiga.

5. Logožar, Klavdij. 2004. Poslovna logistika. Ljubljana: GV Izobraževanje. 6. Ogorelc, Anton. 2001. Zunanja oskrba (outsourcing) v logistiki. Maribor: Ekonomsko-

poslovna fakulteta. 7. Potočnik, Vekoslav. 1998. Poslovanje trgovinskih podjetij. Ljubljana: Ekonomska

fakulteta. 8. Rusjan, Borut. 1999. Management proizvodnje. Ljubljana: Ekonomska fakulteta. 9. Schmenner, Roger. 1993. Production/ Operations Management, From the inside out.

New York: Macmillan Publishing Company. 10. SIR - Slovenski inštitut za revizijo. 2004. Slovenski računovodski standardi 2001.

Ljubljana: Zveza računovodij, finančnikov in revizorjev Slovenije. 11. Turk, Ivan, Slavka, Kavčič. 2004. Finančno računovodstvo. Ljubljana: Zveza

računovodij, finančnikov in revizorjev Slovenije. 12. Završnik, Bruno. 1997. Zapiski iz predavanj. Maribor: Ekonomsko-poslovna fakulteta. 13. Završnik, Bruno. 2001. Management nabave. Maribor: Ekonomsko-poslovna fakulteta. 14. Završnik, Bruno. 2004. Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev. Ljubljana: GV

Izobraževanje.

41

VIRI 1. Osebna komunikacija. 2006. Ptuj: Jerenko avto hiša d.o.o. 2. Računalniški izpisi – interna dokumentacija podjetja. 2006. Ptuj: Jerenko avto hiša d.o.o. SEZNAM SLIK stran SLIKA 1: KONTINUIRANO SPREMLJANJE ZALOG 17 SLIKA 2: PERIODIČNO SPREMLJANJE ZALOG 18 SLIKA 3: LOGOTIP PODJETJA JERENKO AVTO HIŠA D.O.O. 26 SLIKA 4: POSLOVNI OBJEKT JERENKO AVTO HIŠA D.O.O. 27 SLIKA 5: ORGANIZACIJSKA STRUKTURA JERENKO AVTO HIŠA D.O.O. 28 SEZNAM TABEL stran TABELA 1: PLAN PRODAJE REZERVNIH DELOV ZA LETO 2006 33 TABELA 2: PRIKAZ GIBANJA ZALOG ZA OBDOBJE 4 LET 35 TABELA 3: KOEFICIENT OBRAČANJA ZALOG IN DNEVI VEZAVE V OBDOBJU 2002-2005 35

42

PRILOGE

Priloga 1: Črtna koda za odpremo blaga