upaya pelestarian arsip statis di lembaga arsip...
TRANSCRIPT
UPAYA PELESTARIAN ARSIP STATIS DI LEMBAGA ARSIP
UNIVERSITAS TERBUKA
SKRIPSI
Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Oleh
WULAN PURNAMASARI
NIM : 11150251000090
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA 1441H / 2019M
i
ABSTRAK
Wulan Purnamasari (11150251000090). Upaya Pelestarian Arsip Statis di
Lembaga Arsip Universitas Terbuka. Di bawah bimbingan Mukmin
Suprayogi, M.Si. Program Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan
Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, 2019.
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui upaya pelestarian arsip statis dan
mengatasi hambatan yang ada di lembaga arsip UT. Metode penelitian yang
digunakan deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik pengumpulan data
melalui observasi, wawancara, dokumentasi dan studi pustaka. Informan
penelitian ini berjumlah empat orang. Berdasarkan hasil penelitian, upaya
pelestarian arsip di lembaga arsip UT bersifat preventif terhadap faktor internal
yaitu penggunaan kertas, tinta, dan lem yang berkualitas baik sedangkan terhadap
faktor eksternal yaitu pencegahan faktor fisika, kimia, biota, manusia, dan
bencana alam. Pelestarian arsip bersifat kuratif untuk saat ini lembaga arsip UT
belum melakukan perbaikan karena arsip yang disimpan tidak ada yang
mengalami kerusakan. Apabila arsip ditemukan dalam keadaan rusak ringan,
arsiparis memperbaiki arsip berdasarkan SOP yang ada. Akan tetapi apabila arsip
dalam keadaan rusak parah, arsiparis membawanya ke ANRI. Untuk mengatasi
hambatan seperti tidak adanya alat dehumidifier, ruangan arsip menggunakan AC
dan lembaga arsip UT membuat pengajuan mengenai pengadaan alat. Tidak
mempunyai ruangan khusus untuk penyimpanan arsip media baru, lembaga arsip
UT berencana untuk membuat ruangan khusus media baru. Tidak mempunyai alat
untuk alih media arsip betacamp, betamax, lembaga arsip UT bekerjasama dengan
ANRI. Alih media yang sering tertunda, lembaga arsip UT menggunakan jasa
pramubakti. Mengatasi keterbatasan SDM, lembaga arsip UT melakukan
pelatihan bekerjasama dengan ANRI serta menerima konsultasi melalui via email
atau media lainnya.
Kata Kunci : Arsip Statis, Pelestarian arsip preventif, pelestarian arsip kuratif,
Lembaga Arsip Universitas Terbuka.
ii
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, yang telah
memberikan segala nikmat dan kasih sayang-Nya, Sehingga penulis dapat
meyelesaikan skripsi ini dengan baik. Shalawat penulis sampaikan kepada Nabi
Muhammad SAW, semoga syafaatnya dapat diperoleh diakhirat kelak. Skripsi ini
berjudul ―Upaya Pelestarian Arsip Statis di Lembaga Arsip Universitas
Terbuka”. Penulis menyadari memiliki banyak kekurangan dan kelemahan
dalam penyusunan skripsi ini dan mengetahui benar dalam penulisan skripsi ini
masih jauh dari sempurna. Banyak hal yang menjadi kendala yang penulis hadapi
selama proses penyelesaian skripsi ini, sehingga penulis mendapat bantuan dan
motivasi dari berbagai pihak yang mendukung baik secara moril, materil, dan
tenaga dalam proses penyusunan skripsi ini. Oleh karena itu, penulis ingin
menyampaikan ucapan terimakasih kepada :
1. Ibu Prof. Dr. Hj. Amany Burhanuddin Umar Lubis Lc.,M.A, selaku Rektor
UIN Syarif Hidaytullah Jakarta.
2. Bapak Saiful Umum, Ph.D, selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora UIN
Syarif Hidatullah Jakarta
3. Ibu Siti Maryam, M.Hum, selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas
Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
4. Bapak Amir Fadhilah, M.Si, selaku Sekertaris Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta.
5. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Dosen Pembimbing Skripsi yang
berkenan untuk memberikan pengarahan serta meluangkan pikiran,
iii
meluangkan tenaga dan waktu, serta kesabaran selama proses penyelesaian
dalam penulisan skripsi ini.
6. Ibu Alfida, MLIS, selaku dosen pembimbing akademik yang telah
membimbing penulis selama perkuliahan berlangsung sampai proposal skirpsi
diajukan kepada jurusan.
7. Seluruh Dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan yang telah memberikan ilmu
pengetahuan yang bermanfaat baik dibidang akademis, sosial dan keagamaan.
8. Koordinator Pusat Arsip II Universitas Terbuka yang sudah mengijinkan
penulis melalakukan penelitian di lembaga yang bersangkutan.
9. Bapak Mohammad Idris, S.IP, selaku Penanggung Jawab Bidang Layanan dan
Pengembangan Arsip pada Lembaga Kearsipan yang bersedia menjadi
informan dan meluangkan waktunya untuk memberikan informasi hingga
terselesaikan skripsi ini.
10. Ibu Ngadi Asmanti, S.Sos, selaku Penanggung Jawab Bidang Manajemen
Arsip pada Lembaga Kearsipan yang bersedia menjadi informan dan
meluangkan waktunya untuk memberikan informasi hingga terselesaikan
skripsi ini.
11. Lina Rosidinawati, S.Hum, selaku Pengelola Keuangan sebagai informan
yang sudah meluangkan waktunya serta banyak membantu selama penulis
melaksanakan penelitian di Lembaga Arsip II Universitas Terbuka.
12. Fanny Abdillah Rina, A.Md, selaku Pengadministrasi Umum sebagai
informan yang sudah meluangkan waktunya serta banyak membantu selama
penulis melaksanakan penelitian di Lembaga Arsip II Universitas Terbuka.
iv
13. Kedua Orangtua bapak Hernata dan mamah Rukinah, terimakasih bapak dan
mamah telah medidik, membimbing, serta memberikan bantuan moril dan
material. Terimakasih bapak dan mamah selalu mencurahkan kasih sayang
dan pengorbanan untuk ananda. Kesabaran, untaian do’a yang tak pernah
putus, nasehat, perhatian, dan memberikan semangat yang mendorong penulis
untuk menyelesaikan skripsi ini.
14. Adikku Ali Akbar, Julia Herlina dan Indra Gunawan yang telah memberikan
dukungannya kepada penulis, serta seluruh keluarga besar penulis yang tidak
bisa penulis sebutkan satu persatu.
15. Teman-temanku Jurusan Ilmu Perpustakaan angkatan 2015 Khususnya IP C:
Maria Ulfah, Fanny Nuravianti, Meidina Dara Dita, Anindita, Humairotur
Rosyiqoh, Riantoro, Nur malia Inarotud Duja, Sri Mulyati, dan Putri Nauli,
yang menjadi tempat paling nyaman untuk bertukar pikiran serta selalu
menjadi penyemangat penulis disela-sela kepenatan. Kiki, Bang dika, Zumar,
Ilmi, Panji, Sokil, Lita, Fitria, Andriyani, Chalista, Amanda, Zakaria, Kemal,
Putra Alif, Oren, Putri dewi, Desi, Ifal, Ulfa dan Yudistira yang telah bersama-
sama berjuang dengan penulis untuk menyelesaikan kuliah SI, semoga kita
semua menjadi orang-orang yang bermanfaat bagi diri sendiri dan orang lain
dan semoga persahabatan kita tetap terjalin meskipun waktu akan memisahkan
kita. Amiin
16. Teman-teman LSO Futsal jurusan ilmu perpustakaan khusunya Milea FC
angkatan 2015 yang selalu menjadi penyemangat dalam proses mengerjakan
skrispi ini.
v
17. Teman-teman kosan Bu Muslim: Aam Hamidah, Erna Priyana, Amel Adnan,
Bianti Agustiani, Resky Yuniarty Siregar serta senior-senior Pupu Reslus,
Reza Nawafella, Febrilia Syifa dan semuanya yang tidak dapat disebutkan satu
persatu. Terimakasih sudah mau berbagi suka, duka canda, tawa dan bahagia
dan selalu mengingatkan untuk menyelesaikan skripsinya. Tak lupa
mengucapkan banyak terimakasih kepada pemilik kosan Ibu Sri Srihidjrati dan
Bapak Muslim yang telah menjadi orang tua kedua ketika penulis tinggal di
Ciputat yang sudah mengawasi dan menjaga penulis dengan sepenuh hati.
Semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini
yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, hanya do’a dan ucapan
terimakasih yang dapat penulis sampaikan. Semoga Allah SWT membalas segala
amal kebaikan kepada semua pihak yang telah membantu menyelesaikan skripsi
ini. Amiin.
Jakarta, 04 Oktober 2019
Penulis
vi
DAFTAR ISI
ABSTRAK........................................................................................................... i
KATA PENGANTAR........................................................................................ ii
DAFTAR ISI...................................................................................................... vi
DAFTAR GAMBAR....................................................................................... viii
DAFTAR TABEL............................................................................................. ix
BAB 1 PENDAHULUAN.................................................................................. 1
A. Latar Belakang Masalah ............................................................................... 1
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah........................................................... 6
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian..................................................................... 6
D. Definisi Istilah.............................................................................................. 8
E. Sistematika Penulisan................................................................................... 8
BAB II TINJAUAN LITERATUR................................................................ 11
A. Arsip............................................................................................................ 11
1. Definisi Arsip........................................................................................ 11
2. Jenis Arsip............................................................................................. 13
3. Pengelolaan Arsip................................................................................. 21
B. Pelestarian................................................................................................... 25
1. Pelestarian Arsip Statis......................................................................... 25
2. Tujuan dan Fungsi Pelestarian Arsip.................................................... 29
3. Faktor-Faktor Penyebab Kerusakan Arsip............................................ 31
4. Usaha Pencegahan Arsip dari Kerusakan (Preventif) .......................... 35
5. Usaha Perbaikan Arsip dari Kerusakan (Kuratif) ................................ 38
6. Fasilitas Penyimpanan Arsip................................................................ 41
7. Alih Media Arsip Statis........................................................................ 48
C. Penelitian Terdahulu................................................................................... 49
BAB III METODE PENELITIAN................................................................ 51
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian................................................................. 51
B. Kriteria Pemilihan Informan...................................................................... 52
C. Teknik Pengumpulan Data......................................................................... 53
D. Teknik Analisis Data................................................................................... 56
E. Tempat dan Jadwal Penelitian..................................................................... 57
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN............................... 59
A. Profil Objek Penelitian................................................................................ 59
1. Sejarah Lembaga Arsip Universitas Terbuka........................................ 59
vii
2. Visi dan Misi Lembaga Arsip Univeritas Terbuka............................... 60
3. Struktur Organisasi Lembaga Arsip Universitas Terbuka.................... 61
4. Sumber Daya Manusia Lembaga Arsip Universitas Terbuka............... 62
5. Koleksi Arsip Universitas Terbuka....................................................... 62
6. Waktu Kerja & Waktu Layanan Arsip.................................................. 63
B. Hasil Penelitian........................................................................................... 64
1. Upaya Pelestarian Arsip Statis di Lembaga Arsip Universitas
Terbuka................................................................................................. 64
2. Cara Mengatasi Hambatan atau Kendala dalam Pelestarian Arsip
Statis di Lembaga Arsip Universitas Terbuka..................................... 79
C. Pembahasan................................................................................................. 84
1. Upaya Pelestarian Arsip Statis di Lembaga Arsip Universitas
Terbuka................................................................................................. 85
2. Cara Mengatasi Hambatan atau Kendala dalam Pelestarian Arsip
Statis di Lembaga Arsip Universitas Terbuka...................................... 93
BAB V PENUTUP........................................................................................... 96
A. Kesimpulan................................................................................................. 96
B. Saran............................................................................................................ 97
DAFTAR PUSTAKA...................................................................................... 99
LAMPIRAN-LAMPIRAN
BIODATA PENULIS
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Jenis arsip berdasarkan fungsinya.................................................... 13
Gambar 2. Kriteria arsip bernilai guna sekunder............................................... 20
Gambar 3. Siklus hidup arsip.............................................................................. 22
Gambar 4. Struktur organisasi............................................................................ 61
ix
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Penyimpanan Arsip ................................................................................. 47
Tabel 2. Informan .................................................................................................. 53
Tabel 3. Jadwal Penelitian .................................................................................... 58
Tabel 4. Sumber Daya Manusia ............................................................................ 62
Tabel 5. Waktu Kerja ............................................................................................ 63
Tabel 6. Waktu Layanan Arsip .............................................................................. 63
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Pada era globalisasi saat ini, perkembangan teknologi informasi kini
semakin pesat. Terlihat bahwa semakin pesatnya informasi menjadikan
kebutuhan informasi semakin sangat penting terutama di instansi/ organisasi,
baik itu instansi/organisasi pemerintahan ataupun swasta. Seperti yang kita
ketahui, bahwa setiap organisasi pastinya membutuhkan informasi sebagai
pendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi manajemennya.
Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang dapat menunjang
proses kegiatan administrasi di sebuah instansi/ organisasi. Setiap proses
kegiatan administrasi arsip, arsip akan selalu dihasilkan oleh suatu organisasi/
instansinya. Karena selama organisasi itu masih aktif dalam menjalankan tugas
dan fungsinya, maka arsip akan terus tercipta setiap tahunnya secara terus
menerus.
Berdasarkan Undang-Undang No.43 tahun 2009 tentang kearsipan
pasal 1 menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah: ―Rekaman
kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima
oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
2
organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.‖ 1
Sedangkan menurut International Council Of Archives (ICA), ― Arsip
adalah informasi terekam yang dibuat atau diterima dalam rangka perencanaan,
pengendalian, pelaksanaan, penyelesaian, kegiatan kelembagaan atau
perseorangan dan terdiri dari isi, konteks, dan struktur yang memadai untuk
bisa menjadi bukti dari suatu kegiatan.‖2
Arsip merupakan sebuah informasi yang sangat berharga yang dapat
dijadikan bukti terekam dari suatu kegiatan yang ada pada setiap
instansi/organisasinya. Arsip statis (archives) merupakan arsip yang sudah
tidak digunakan lagi pada kehidupan sehari-hari oleh instansi/organisasi, tetapi
karena memiliki nilai informasinya cukup tinggi dan masih memiliki nilai yang
berkelanjutan (setelah nilai kegunaannya bagi manajemen telah selesai) maka
arsip tetap disimpan dan dipelihara.
Mengingat begitu pentingnya arsip statis, maka perlu dilakukan
langkah-langkah untuk menjaga keberadaan arsip. Sehingga keberadaan arsip
statis yang dimiliki oleh suatu instansi/organisasi tetap mendukung untuk
keberlangsungan instansi/organisasi dalam waktu yang lama, selama
instansi/organisasi itu berdiri atau sesuai umur arsip yang sudah ditentukan.
Maka dari itu, untuk menjaga nilai informasi yang dimiliki arsip agar tetap
1 Indonesia, ―Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.,‖
accessed July 9, 2019, https://www.anri.go.id/assets/download/87Nomor-43-Tahun-2009-Tentang-
Kearsipan.pdf. 2 Susiasih Damalita, ―Pentingnya Manajemen Arsip di Lingkungan Perguruan Tinggi,‖ Jurnal
Ekonomi Vol. 3, No. 1 (2009): h.3, http://digilib.um.ac.id.
3
terjaga keutuhannya ataupun terhindar dari kerusakan atau kehilangan maka
setiap instansi/organisasi perlu melakukan pelestarian arsip.
Pelestarian arsip statis merupakan suatu upaya memelihara, menjaga,
melindungi dan melestarikan arsip, berikut informasi yang terkandung
didalamnya dari kemusnahan atau kerusakan arsip yang disebabkan oleh faktor
internal maupun faktor eksternal. Pelestarian arsip bertujuan agar arsip dapat
bertahan dalam jangka waktu yang lama dan dapat digunakan untuk generasi
masa yang mendatang.
Apabila pelestarian arsip tidak dilakukan oleh instansi/organisasi maka
informasi yang terkandung didalamnya akan hilang. Maka dari itu arsip statis
perlu dilakukan pelestarian agar arsip statis tetap terlindungi. Pelestarian arsip
ini merupakan serangkaian usaha yang dilakukan untuk melestarikan arsip
statis.
Dalam pasal 1 Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Arsip Perguruan
Tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi,
baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas
penyelengaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi.3 Universitas Tebuka
(UT) merupakan Perguruan Tinggi Negeri yang mempunyai peran penting
dalam kelangsungan hidup arsip-arsip disetiap unit-unit UT. Lembaga
kearsipan Universitas Terbuka bertugas untuk mengelola dan menyimpan arsip
statis dengan tujuan untuk melestarikan arsip statis serta memberikan
pelayanan kemudahan akses terhadap arsip di lingkungan Universitas Terbuka.
3 Indonesia, ―Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.‖
4
Universitas Terbuka (UT) mempunyai 3 (tiga) gedung arsip yaitu
Gedung Arsip I, Gedung Arsip II, dan Gedung Arsip III. Gedung Arsip I
difungsikan hanya untuk menyimpan arsip seperti: keuangan, kepegawaian,
dan kemahasiswaan. Gedung Arsip II merupakan Lembaga Kearsipan
Universitas Terbuka yang bertugas untuk melakukan pengelolaan arsip serta
melestarikan arsip statis dan penempatan staff nya pun berada di Gedung Arsip
II. Gedung Arsip III belum difungsikan hanya digunakan untuk menyimpan
ATK. Maka dari itu penulis melakukan penelitian di Lembaga Arsip
Universitas Terbuka yang berada pada Gedung Arsip II.
Arsip yang tercipta di UT tidak hanya berbentuk konvensional seperti
arsip yang informasinya terekam dalam media kertas namun arsip UT juga
tercipta dalam media baru seperti audio visual. Adapun jenis arsip statis yang
disimpan di Lembaga Arsip UT yaitu surat keputusan (SK) rektor sejak awal
berdirinya Universitas Terbuka hingga kini, master bahan ajar cetak & master
bahan ajar non-cetak, thesis mahasiswa, dan beberapa arsip foto & gambar.
Selain meyimpan arsip statis Lembaga Arsip Universitas terbuka pun
menyimpan arsip dinamis inaktif dari unit-unit yang secara ruang tidak
memiliki tempat yang cukup untuk menampung arsip dinamis inaktif. Jadi ada
kebijakan untuk dikirimkan ke Lembaga Arsip untuk disimpan. Jatuhnya
hanya dititipkan bukan diserahkan, karena hanya arsip statis yang diserahkan
pada Lembaga Arsip Universitas Terbuka. Adapun letak penyimpanan arsip
statis yaitu berada di lantai 2 (dua).
5
Dalam menjalankan fungsi dan tugasnya Lembaga Arsip Universitas
Terbuka tidak hanya mengelola dan menyimpan arsip statis begitu saja,
namun melakukan kegiatan pelestarian arsip statis yang bertujuan untuk
menyelamatkan informasi yang memiliki nilai tinggi dan berharga yang
terkandung didalamnya.
Untuk menjamin penyelamatan informasi yang dimiliki oleh arsip
statis, Lembaga Arsip Universitas Terbuka melakukan upaya pelestarian arsip
yang bersifat preventif (pencegahan) seperti melakukan fumigasi,
penyemprotan zat anti serangga, menjaga suhu ruangan, melakukan
pengecekan arsip-arsip yang disimpan di roll opack secara berkala,
membersihkan ruangan arsip menggunakan vacuum cleaner secara rutin serta
mencakup pada pengamanan dan perlindungan arsip itu sendiri.
Observasi awal menunjukan bahwa dalam upaya pelestarian arsip statis
di Lembaga Arsip Universitas Terbuka, penulis menemukan beberapa kendala
seperti tidak adanya alat pengatur kelembaban atau dehumidifier, tidak
mempunyai ruangan khusus untuk penyimpanan arsip media baru, tidak
mempunyai alat dalam melakukan alih media untuk arsip betacamp dan
betamax serta keterbatasan pengetahuan sumber daya manusia (SDM) terhadap
arsip itu sendiri yang berada di unit-unit daerah. Seiring dengan hal di atas,
maka penulis tertarik untuk meninjau dan mengkaji lebih dalam mengenai
upaya pelestarian arsip statis yang terjadi di Lembaga Arsip Universitas
Terbuka dan beberapa penelitian juga membuktikan bahwa pelestarian arsip
sangat penting dan mutlak harus dilakukan di suatu instansi atau organisasi.
6
Sehingga melalui sejumlah pertimbangan penulis memilih topik penelitian
dengan judul Upaya Pelestarian Arsip Statis di Lembaga Arsip Universitas
Terbuka.
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah
1. Pembatasan masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, serta untuk memperjelas arah
penelitian, maka penulis perlu memberikan batasan masalah dalam
penelitian ini. Adapun batasan masalah dalam penelitian ini adalah
bagaimana upaya pelestarian arsip statis yang dilakukan di Lembaga Arsip
Universitas Terbuka dalam mencegah berbagai faktor yang dapat merusak
arsip.
2. Perumusan Masalah
Berdasarkan pembatasan masalah yang telah dikemukakan di atas, maka
rumusan masalah dalam penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut:
a. Bagaimana upaya pelestarian arsip statis yang ada di Lembaga Arsip
Universitas Tebuka?
b. Bagaimana cara mengatasi hambatan atau kendala yang ada dalam
pelestarian arsip statis di Lembaga Arsip Universitas Terbuka?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui upaya pelestarian arsip
statis di Lembaga Arsip Universitas Terbuka. Adapun penelitian ini
ditunjukan untuk menjawab hal-hal sebagai berikut:
7
1. Tujuan dari penelitian ini yaitu :
a. Untuk mengetahui bagaimana upaya pelestarian arsip statis di
Lembaga Arsip Universitas Terbuka.
b. Untuk mengetahui bagaimana cara mengatasi hambatan atau kendala
yang ada dalam pelestarian arsip statis di Lembaga Arsip Universitas
Terbuka.
2. Manfaat dalam penelitian ini yaitu :
Berdasarkan tujuan penelitian yang hendak dicapai, maka penelitian
ini diharapkan mempunyai manfaat dalam pelestarian arsip statis. Adapun
manfaat penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi semua
pihak yang terkait, yaitu :
a. Bagi peneliti, dapat menambah pengetahuan dan pengalaman dalam
hal karya tulis yang secara tidak langsung dapat meningkatkan
kemampuan pribadi bagi peneliti serta memberikan manfaat
dikemudian hari ketika peneliti terjun langsung di dunia kerja.
b. Bagi Lembaga Arsip Universitas Terbuka diharapkan dapat
memberikan acuan dan kontribusi yang bermanfaat bagi Lembaga
Arsip Universitas Terbuka khususnya dalam melakukan pelestarian
arsip.
c. Bagi jurusan Ilmu Perpustakaan, penelitian ini diharapkan dapat
menambah khasanah ilmu pengetahuan dalam bidang pelestarian
arsip.
8
D. Definisi Istilah
Untuk memudahkan dalam memahami dan menganalisa penelitian ini,
maka penulis menyampaikan definisi istilah sebagai berikut :
1. Pelestarian adalah suatu usaha melestarikan arsip beserta informasi yang
terkandung didalamnya, sehingga dapat bertahan dalam jangka waktu yang
lama dan dapat digunakan untuk generasi yang akan datang.
2. Arsip adalah Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi kemasyarakatan dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara.
3. Arsip statis adalah adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan yang telah vertifikasi, baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan lembaga
kearsipan.
E. Sistematika Penulisan
Dalam sistematika penulisan ini akan menguraikan secara sistematis mulai
dari Bab I sampai dengan Bab V dengan rincian sebagai berikut :
Bab I Pendahuluan
Bab ini memuat argumentasi seputar penelitian, meliputi
latar belakang, pembatasan masalah dan perumusan
9
masalah, tujuan dan manfaat penelitian, definisi istilah, dan
sistematika penulisan.
Bab II Tinjauan Literatur
Bab ini membahas mengenai landasan teori mengenai
definisi arsip, jenis-jenis arsip, siklus hidup arsip,
pelestarian arsip statis, tujuan dan fungsi pelestarian arsip,
faktor-faktor penyebab kerusakan arsip, usaha pencegahan
arsip dari kerusakan, perawatan dan perbaikan arsip,
fasilitas penyimpanan arsip, dan alih media arsip statis.
Bab III Metode Penelitian
Bab ini membahas mengenai metode penelitian yang
digunakan pada saat penelitian, yang terdiri dari metode
dan pendekatan penelitian, pemilihan informan, teknik
pengumpulan data, dan teknik analisis data.
Bab VI Hasil Penelitian dan Pembahasan
Bab ini berisi tentang profil penelitian seperti sejarah, visi &
misi, struktur organisasi, sumber daya manusia, koleksi
arsip, waktu kerja dan waktu layanan serta hasil penelitian
dan pembahasan mengenai upaya pelestarian arsip statis dan
cara mengatasi hambatan atau kendala yang ada dalam
melakukan pelestarian arsip di Lembaga Arsip Universitas
Terbuka.
10
Bab V Penutup
Bab ini merupakan bab akhir yang terdiri dari kesimpulan
dari keseluruhan pembahasan dan saran terkait temuan-
temuan hasil dari penelitian yang telah dilakukan.
11
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Arsip
1. Definisi Arsip
Setiap organisasi tentunya dalam melaksanakan transaksi kegiatan
sehari-hari akan menghasilkan file-file yang berisi informasi yang bisanya
kita sebut dengan istilah arsip. Arsip berasal dari kata bahasa yunani
archivum yang artinya tempat untuk menyimpan. Sering pula kata tersebut
ditulis archeon yang berarti balai kota (tempat untuk menyimpan
dokumen) tentang masalah pemerintah.4 Konsep arsip menurut pengertian
Indonesia yang menyatukan records dan archives menjadi satu nama yaitu
arsip, hanya saja records merupakan arsip dinamis sedangkan archives
dalam konteks Anglo-Saxon adalah arsip statis.5
Arsip sangat berperan penting dalam berbagai kegiatan administrasi,
kehidupan sehari-hari bahkan dalam berbagai bidang kegiatan. Arsip
dapat dikatakan sebagai pusat ingatan serta sejarah dan sebagai barang
bukti serta sebagai informasi untuk pribadi maupun masyarakat. Arsip
tercipta dalam berbagai bentuk dan media, seperti dalam bentuk kertas
(tektual), foto, compact disk, falshdisk, film, video, dll.
Dalam Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan dan dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia Pasal 1 Nomor 25 tahun 2012 disebutkan bahwa arsip adalah
4 Sularso Mulyono, dkk, Dasar-Dasar Kearsipan (Yogyakarta: Liberty, 1985), h.1.
5 Sulistiyo-Basuki, Pengantar Kearsipan (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), h.4.
12
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi, organisasi, politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara.6
Arsip statis adalah arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk
perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari.7
Dengan kata lain, arsip statis adalah arsip yang sudah tidak digunakan lagi
oleh organisasi, tetapi karena nilai informasinya cukup tinggi maka masih
tetap disimpan dan dipelihara.8
Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan yang
dimaksud dengan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta
arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah divertifikasi baik secara langsung
maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia atau
lembaga kearsipan‖.9
6 Indonesia, ―Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.‖
7 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan : Untuk Lembaga Negara, Swasta, Dan Perguruan Tinggi
(Jakarta: Bumi Aksara, 1990), h.7. 8 Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis : Penyusutan Dan Pemeliharaan Arsip (Jakarta:
Pustaka Sinar Harapan, 1990), h.26. 9 Indonesia, ―Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.‖
13
Arsip statis mempunyai peranan dalam pengambilan keputusan dan
sebagai bukti akuntabilitas, arsip yang tersimpan dalam organisasi haruslah
dipelihara dengan baik karena merupakan sumber informasi dari organisasi
yang bersangkutan dengan menyampaikan informasi yang tepat dan sesuai
dengan kebutuhan. Demikian pentingnya arsip statis bagi kehidupan
masyarakat sehingga layak untuk dipelihara bagi kelangsungan hidupnya.
Beradasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip statis
adalah arsip yang sudah tidak digunakan lagi secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan dan pelaksaanaan kegiatan organisasi,
namun karena memiliki nilai infornasi yang cukup tinggi dan memiliki
nilai kesejarahan maka arsip tersebut masih disimpan dan dipelihara.
2. Jenis Arsip
Arsip dapat di tinjau dari berbagai sisi yang kemudian dibedakan
menjadi beberapa macam jenis arsip.
a. Arsip berdasarkan fungsinya menurut Muhammad Rosyihan
Hendrawan dan Mochamad Chazienul Ulum.10
Gambar 1. Jenis Arsip Berdasarkan Fungsinya
10
Muhammad Rosyihan Hendrawan and Mochamad Chazienul Ulum,, Pengantar Kearsipan : Dari
Isu Kebijakan Ke Manajemen (Malang: UB Press, 2017), h.12-14.
Aktif
Arsip
Inaktif
Vital
Arsip Dinamis
(Record)
Arsip Statis
(Archive)
14
Arsip dibedakan menjadi arsip dinamis (record) dan arsip statis
(archive). Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi
negara. Arsip dinamis terdiri dari arsip aktif, inaktif dan vital sebagai
berikut :
1) Arsip aktif adalah arsip yang masih sering digunakan untuk
kegiatan administrasi dengan kata lain frekuensi penggunaannya
tinggi atau terus menerus seperti: surat-surat yang masih sering
dipakai dalam untuk pelaksanaan tugas.
2) Arsip inaktif adalah arsip sudah jarang digunakan dalam kegiatan
admistrasi atau frekuensi penggunaannya telah menurun seperti:
surat-surat atau dokumen yang jarang sekali digunakan dalam
pekerjaan sehari-hari.
3) Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan
dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat
diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang
seperti: sertifikat, dokumen kebijakan pimpinan, dan arsip penting
lainnya.
Sedangkan arsip statis adalah arsip yang sudah tidak dipergunakan
secara langsung untuk perencanaan dan penyelengaraan sehari-hari
administrasi negara. Arsip statis disimpan karena memiliki nilai
15
kesejarahan dipusat atau lembaga kearsipan sebuah institusi induk, baik
perguruan tinggi, pemerintah, maupun lembaga negara.
b. Arsip berdasarkan fungsinya menurut Undang-Undang Republik
Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.11
1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan seacara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
2. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya
tinggi atau terus menerus.
3. Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya
telah menurun.
4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan
dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat
diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
5. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara
langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia (ANRI) atau lembaga kearsipan.
6. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan
dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga
keutuhan, keamanan dan keselamatannya.
11
―Peratuan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 22 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang
– Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.,‖ h.3-4, accessed July 9, 2019,
http://www.anri.go.id/assets/download/58PP-No-28-Tahun-2012-tentang-Pelaksanaan-UU-No-43-
Tahun-2009.pdf.
16
7. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip
terjaga.
c. Arsip berdasarkan medianya terdiri dari berbagai macam yaitu: 12
1. Arsip tekstual termasuk kedalam kelompok arsip konvesional yaitu
arsip yang isinya informasinya terekam dalam media kertas.
2. Arsip Audio-visual diantararanya berbentuk gambar, citra bergerak,
dan rekaman suara.
3. Arsip kartografi dan kearsitekturan. Arsip kartografi adalah arsip
yang informasinya tertulis dalam bentuk grafik atau foto metric,
termasuk peta, chart, denah, bagan dsb. Sedangkan arsip
kearsitekturan adalah arsip yang mengandung informasinya
berhubungan dengan kearsitekturan, seperti: arsip cetak biru
pembangunan gedung atau bangunan sejarah.
4. Arsip bentuk microfilm dan microfiche. Arsip microfilm adalah
lembar plastic tembus pandang yang dilapisi oleh lapisan emulsi
terbentuk rell yang berisi rekaman gambar atau teks dalam ukuran
micro sesuai dengan format film sedangkan arsip microfiche adalah
lembar film berisi banyak miniature gambar atau cerita dalam suatu
kisi (frame) berukuran secara umum ukuran 6 x 4 inchi yang dapat
menyimpan 98 halaman folio dengan 24 pengecilan.
12
Sambas Ali Muhidin and Hendri Winata, Manajemen Kearsipan : Untuk Organisasi Public,
Bisnis, Sosial, Politik, Dan Kemasyarakatan. (Bandung: Pustaka Setia, 2016), h.6-10.
17
5. Arsip elektronik adalah arsip berisi rekaman informasinya dari
suatu kegiataan yang diciptakan dengan alat elektronik atau
Komputer.
d. Arsip berdasarkan sifat kepentingannya, dibedakan menjadi: 13
1. Arsip tidak berguna (non esensial), seperti: surat undangan dan
memo.
2. Arsip berguna, seperti: presensi pegawai, surat permohonan cuti
dan surat pesanan barang.
3. Arsip penting, seperti: surat keputusan, daftar riwayat hidup
pegawai, laporan keuangan dan buku kas.
e. Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya arsip dibagi
menjadi :14
1. Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip
(depo arsip) atau arsip yang dipusatkan penyimpanan dan
pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.
2. Arsip pemerintah yang mempunyai nilai khusus disimpan dan
dipelihara di Lembaga Arsip Nasional (tempat penyimpanannya di
Pusat/Ibukota Negara). Sedangkan lembaga pemerintah yang
menyimpan dan memelihara arsip pemerintah di daerah disimpan di
Arsip Daerah (tempat penyimpanan di Ibukota Provinsi).
13
Agus Sugiato and Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional Ke Basis
Komputer (Yogyakarta: Gava Media, 2015), h.14. 14
Jonner Hasugian, ―Pengantar Kearsipan,‖ USU Digital Library, 2003,
http://library.usu.ac.id/download/fs/perpus-jonner.pdf.
18
3. Asip unit, yaitu arsip yang disimpan di bagian atau unit organisasi.
Arsip unit disebut juga arsip makro atau arsip khusus, karena hanya
khusus menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.
f. Arsip berdasarkan nilai atau kegunaannya dibedakan menjadi:
Setiap arsip tentunya memiliki nilai guna yang berbeda-beda. Nilai
guna arsip ditentukan oleh pengguna arsip sejak arsip tersebut tercipta,
baik oleh instansi penciptanya maupun oleh negara, sehingga dilakukan
pemisahan antara nilai guna primer dan nilai guna sekunder.
1. Nilai guna primer
Nilai guna primer adalah arsip yang didasarkan pada kegunaan
dilihat dari kepentingan instansi/perusahaan pencipta arsip.
Berdasarkan Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
(ANRI) nomor 7 tahun 2001, nilai guna primer secara umum
meliputi:15
a) Nilai Guna Administrasi
Nilai guna administrasi adalah nilai guna arsip yang
kegunaanya untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga atau
instansi pencipta.
15
―Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 07 Tahun 2001 Tentang Pedoman
Penilaian Arsip Bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha Dan Swasta.‖ (Bagian Hukum dan
Perundang-Undangan Arsip Nasional Republik Indonesia), accessed July 9, 2019,
http://arpus.acehprov.go.id/wp-content/uploads/2017/10/PERKA-ANRI-No-07-Tahun-2001-
PEDOMAN-PENILAIAN-ARSIP.pdf.
19
b) Nilai Guna Hukum
Nilai guna hukum berkaitan dengan tanggung jawab kewenangan
yang berisikan bukti-bukti kewajiban dan hak secara hukum baik
bagi instansi penciptanya maupun warga negara dan pemerintah.
c) Nilai Guna Fiskal atau Keuangan
Nilai guna fiskal adalah arsip yang memiliki informasinya yang
menggambarkan bagaimana uang diperoleh, dibagikan, diawasi,
dan dibelanjakan.
d) Nilai Guna Ilmiah dan Teknologi
Nilai guna ilmiah dan teknologi adalah nilai guna arsip yang
mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil akibat
penelitian murni atau penelitian terapan.
2. Nilai Guna Sekunder
Arsip yang harus diselamatkan dan dilestarikan sebagai memori
kolektif oleh pencipta arsip dan lembaga kearsipan adalah arsip yang
memiliki nilai guna sekunder yaitu memiliki nilai guna yang
berkelanjutan.16
Berdasarkan Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
(ANRI) Nomor 19 Tahun 2011, arsip yang bernilai sekunder
meliputi:17
16
Azmi, ―Deskripsi Dan Penataan Arsip Statis.‖ (Jakarta: Universitas Terbuka), h.14, accessed July
15, 2019, http://www.pustaka.ut.ac.id/lib/wp-content/uploads/pdfmk/ASIP4304-M1.pdf. 17
―Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2011 Tentang Pedoman
Penilaian Kriteria Dan Jenis Arsip Yang Memiliki Nilai Guna Sekunder‖ (Arsip Nasional
Indonesia).
20
Gambar 2. Kriteria arsip bernilai guna sekunder
a) Bernilai Guna Kebuktian (Evidential)
Arsip yang bernilai guna kebuktian adalah arsip yang
informasinya mengandung fakta dan keterangan yang dapat
digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga atau
instansi tersebut dibentuk, dikembangkan, digabung, dibubarkan
dan diatur serta dilaksanakannya fungsi dan tugas.
b) Bernilai Guna Informasional (informational)
Arsip yang bernilai guna informasional adalah arsip yang
mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan
penelitian dan kesejerahan tanpa dikaitkan dengan lembaga atau
instansi penciptanya.
c) Bernilai Guna Intrinsik (intrinsict)
Arsip yang bernilai guna intrinsik adalah arsip yang
memiliki keunikan maupun kelangkaan yang melekat pada isi,
Arsip
statis
(Archiev)
Nilai guna
intrinsik
(Intrinsict)
Nilai guna
kebuktian
(Evidential)
Nilai guna
informasional
(Informasional)
21
struktur, konteks, dan karakter arsip seperi usia arsip, isi, pemakaian
kata-kata, seputar penciptanya, tanda tangan dan cap atau stempel
yang melekat.
3. Pengelolaan Arsip
Pengelolaan arsip merupakan suatu konsep yang sangat penting
untuk dipahami. Karena dengan mengetahui makna pentingnya setiap
tahapan pengelolaan arsip maka dapat memahami apa yang diperlukan
dalam mengelola arsip. Pengelolaan arsip mencakup dua hal yaitu
pengelolaan arsip dinamis (Rekod) dan pengelolaan arsip statis (archives).
Kegiatan pengelolaan arsip dinamis dimulai tahap penciptaan arsip,
penggunaan, pemeliharaan arsip, dan penyusutan. Sedangkan kegiataan
pengelolaan arsip statis meliputi akuisisi arsip statis, pengelolaan arsip
statis, preservasi arsip statis, dan akses arsip statis.18 Dimana arsip dinamis
yang kini berubah menjadi arsip statis disimpan permanen untuk
melestarikan nilai guna arsip agar arsip dapat digunakan serta pengamanan
terhadap arsip tersebut.
18
Sovia Rosalin, Manajemen Arsip Dinamis (Malang: UB Press, 2017), h.4.
22
Gambar 3. Pengelolaan arsip
Terdapat 8 (delapan) tahapan dalam pengelolaan arsip yaitu :19
Tahap Pertama: Penciptaan arsip adalah pihak yang mempunyai
kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung
jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis. Pembuatan dan penerimaan
arsip dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi arsip serta
sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
Tahap kedua: Penggunaan arsip dinamis adalah kegiatan pemanfaatan dan
penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak
dilaksanakan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Tahap ketiga: Pemeliharaan arsip dinamis adalah kegiatan untuk menjaga
keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip baik fisik
maupun informasinya. Pemeliharaan arsip dinamis meliputi pemeliharaan
19
―Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-
Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.,‖ accessed November 5, 2019,
http://www.anri.go.id/assets/download/58PP-No-28-Tahun-2012-tentang-Pelaksanaan-UU-No-43-
Tahun-2009.pdf.
penciptaan
pengguna
an
akuisisi
pengolahan
preservasi
akses
pemeliharaan
penyusutan
23
arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif baik yang termasuk dalam kategori
arsip terjaga maupun arsip umum.
Tahap keempat : Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah
arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan
penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
Tahap kelima: Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah
arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan
penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada
lembaga kearsipan.
Tahap keenam: Pengolahan arsip statis adalah proses pengendalian arsip
statis secara efesien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan,
preservasi, pemanfaatan, pendayahgunaan, dan pelayanan publik dalam
suatu sistem kearsipan nasional.
Tahap ketujuh: Preservasi arsip statis dilaksanakan dengan cara preventif
dan kuratif. Preservasi dengan cara preventif dilakukan dengan
penyimpanan, pengendalian hama terpadu, reproduksi danperencanaan
menghadapi bencana. Sedangkan preservasi dengan cara kuratif dilakukan
melalui perawatan arsip statis dengan memperhatikan keutuhan informasi
yang terkandung dalam arsip statis.
Tahap kedelapan: Akses arsip statis adalah ketersediaan arsip sebagai hasil
dan kewenangan hukum dan otoritas legal serat keberadaan sarana bantu
untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. Akses arsip statis
24
dilaksanakan dengan mempertimbangkan prinsip keutuhan, keamanan, dan
keselamatan arsip statis dan sifat keterbukaan dan ketertutupan arsip sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pengelolaan arsip
berawal dari arsip itu diciptakan atau diterima oleh unit pencipta sebagai
arsip dinamis aktif, kemudian digunakan dalam berbagai kepentingan,
seiring arsip tersebut sudah mengalami penurunan fungsinya dan berubah
status menjadi dinamis inaktif maka dilakukan pemeliharaan agar sewaktu-
waktu dibutuhkan dapat dengan mudah untuk penemuan kembali,
kemudian untuk arsip dinamis inaktif yang sudah tidak memliki nilai guna
berujung pada pilihan proses akhir yaitu apakah arsip dinamis inaktif akan
dimusnahkan atau tetap disimpan secara permanen sebagai arsip statis,
selanjutnya tahapan akuisisi/penilaian arsip statis sampai kepada arsip
statis tersebut dapat diakses atau dilayankan untuk pemakai yang
membutuhkan informasi.
Dalam pengeloaan arsip, pelestarian arsip statis berada pada tahap
preservasi. Tahap ini mengarah pada usaha utuk melestarikan arsip statis
karena memiliki nilai guna tinggi serta mencegah hilangnya nilai informasi
yang terdapat pada arsip statis tersebut. Oleh karena itu untuk menjaga
fisik arsip statis ataupun kandungan isi di dalammnya agar dapat bertahan
dalam jangka waktu yang lama, maka perlu dilakukan pelestarian arsip
secara rutin agar arsip dapat terhindar dari kerusakan, terhindar dari
25
berbagai faktor perusak arsip dan dapat digunakan hingga masa yang akan
datang.
B. Pelestarian
1. Pelestarian Arsip Statis
Pelestarian arsip statis merupakan suatu kegiatan untuk melindungi,
mengawasi, dan mengambil langkah agar arsip tetap terjamin
keselamatannya dan terhindar dari berbagai faktor kerusakan atau unsur
perusak arsip lainnya.20
Dalam pelestarian arsip statis terbagi menjadi dua
bagian yaitu pelestarian arsip yang bersifat preventif yang merupakan suatu
kegiatan untuk mencegah, menghambat, atau menghindari kerusakan arsip
yang diakibatkan oleh faktor kerusakan arsip baik yang disebabkan oleh
faktor internal maupun faktor eksternal sedangkan pelestarian arsip yang
bersifat kuratif merupakan kegiatan atau usaha yang dilakukan untuk
memperbaiki kerusakan arsip agar semaksimal mungkin dapat kembali ke
kondisi normal arsipnya. Pelestarian arsip statis harus lebih diperhatikan
mengingat arsip statis mempunyai nilai guna berkelanjutan dan masih
digunakan dalam jangka waktu yang lama. Maka dari itu arsip statis harus
dijaga keamanannya, baik secara segi kuantitas (tidak ada yang tercecer
hilang), kualitas (tidak megalami kerusakan) maupun dari segi informalitas
(kerahasiaannya).21 Dengan menjamin kondisi fisik arsip serta lingkungan
penyimpanan arsip berarti menjamin keselamatan arsip selama-lamanya.
20
Dewi Ladiawati, ―Pelestarian Arsip : Menyelamatkan Warisan Budaya Bangsa,‖ Jurnal ANRI
Vol. 2 (2017): h.4, http://www.anri.go.id/assets/download/vol2_jurnal_anri_12_2007.pdf. 21
Sularso Mulyono, dkk, Dasar-Dasar Kearsipan, h.48.
26
Menjamin keselamatan berarti menjamin arsip baik dari kerusakan maupun
kemusnahan secara total.
Pelestarian arsip statis mengacu pada kegiatan-kegiatan yang
berkaitan dengan penyimpanan dan penataan fisik arsip diruang
penyimpanan agar tertata dengan rapih sehingga mudah untuk ditemukan
kembali, pengamatan dan pengendalian suhu dan kelembaban ruang
penyimpanan arsip, serta memilih sarana dan prasarana penyimpanan arsip
yang sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan, seperti penggunaan AC pada
ruangan arsip, bok arsip, rak atau lemari arsip dll.
Adapun upaya pelestarian arsip pada dasarnya menyangkut 3 (tiga)
aspek , yaitu:22
a) Menjaga wujud fisik arsip yang dipengaruhi oleh berbagai faktor
internal maupun eksternal. Agar arsip tidak rusak yang harus dilakukan
yaitu menyimpan arsip dengan baik/tidak berdesak-desakan, disimpan
sesuai dengan jenis arsip, menjaga kebersihan arsip, pengambilan
kembali arsip dari tempat penyimpanan untuk dikeluarkan dan dibuka-
buka agar arsip tidak lengket satu sama lainnya, serta mengeringkan
arsip yang basah.
b) Menjaga tempat penyimpanan arsip dari serangan serangga dan hama
dengan memberikan kapur barus/ kamper, melakukan penyemprotan
zat anti serangga dan fumigasi/ pengasapan untuk membasmi kuman
dan hama yang dapat merusak arsip.
22
Muhammad Rosyihan Hendrawan and Mochamad Chazienul Ulum, Pengantar Kearsipan : Dari
Isu Kebijakan Ke Manajemen, h.178.
27
c) Menjaga lingkungan penyimpanan arsip dengan cara membersihkan
ruangan dengan penyedot debu (vacuum cleaner), menjaga ruangan dan
sekitarnya agar tidak ada kesempatan bagi serangga, rayap dan
sejenisnya untuk hidup dan berkembang, penyemprotan ruangan
dengan racun serangga, serta mencegah dan mengawasi kemungkinan
terjadinya kebocoran air.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam melakukan pelestarian arsip yaitu:23
a. Membersihkan ruangan
Ruangan penyimpanan arsip hendaknya senantiasa bersih dan
teratur. Sekurang-kurangnya seminggu sekali dibersihkan dengan
vacuum cleaner (alat penyedot debu).
b. Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya
Sedikit-dikitnnya enam bulan sekali tempat penyimpanan arsip dan
daerah sekelilingnya hendaknya diperiksa untuk mengawasi kalau ada
serangga, rayap, dan sejenisnya.
c. Penggunaan racun serangga
Setiap enam bulan sekali ruangan hendaknya disemprot dengan
racun serangga seperti D.D.T, dieldrin, pyrethrum, gaama benzene
hexachloride. Penyemprotan jangan sampai mengenai arsip karena
dapat merusak arsip dan pergunakanlah kapur barus yang dipergunakan
untuk mencegah serangga dengan menaruh disetiap rak arsip.
23
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan : Untuk Lembaga Negara, Swasta, Dan Perguruan Tinggi,
1990, h.58-60.
28
d. Mengawasi serangga anai-anai
Untuk menghindari serangan anai-anai dapat dipergunakan sodium
arsenite dan letakkan di celah-celah lantai.
e. Larangan makan dan merokok
Dilarang untuk merokok dan membawa makanan ke tempat
penyimpanan arsip, sebab sisa-sisa makanan merupakan daya tarik bagi
serangga dan tikus.
f. Rak penyimpanan arsip
Arsip hendaknya disimpan dirak yang dibuat dari logam, dimana
jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6 inci. Hal
ini bertujuan untuk memudahkan bergeraknya udara dan memudahkan
membersihkan lantai dibawah rak.
g. Meletakan arsip
Arsip hendaknya disimpan sesuai dengan jenisnya. Tidak
diletakkan secara berdesak-desakan tidak diletakkan di tempat yang
lebih kecil ukurannya dari pada kertasnya sendiri, dan jangan sampai
sudut-sudut kertas terlipat.
h. Membersihkan arsip
Arsip hendaknya dibersihkan dengan menggunakan vacuum
cleaner. Apabila arsip-arsip yang dihinggapi rayap atau anai-anai atau
sejenisnya hendaknya dipisahkan namun apabila menemukan arsip-
arsip yang rusak, segera dipisahkan untuk segera diserahkan kepada
yang berwenang untuk diperbaiki.
29
i. Mengeringkan arsip yang basah
Arsip-arsip yang basah tidak boleh dikeringkan dengan menjemur
dibawah terik matahari namun bukalah arsip-arsip dari ikatan dan
keringkan dengan jalan menganginkannya.
j. Arsip-arsip yang tidak terpakai
Untuk arsip-arsip yang tidak terpakai lagi, hendaknya dijaga dengan
cara yang sama, tetapi simpanlah tersendiri. Dan diatur sebaik mungkin
agar tidak bertaburan disana-sini serta susun arsip tersebut sama ketika
arsip itu dipergunakan.
k. Arsip-arsip yang rusak atau sobek
Apabila menemukan arsip-arsip yang rusak atau sobeknya ringan
maka perbaiki menggunakan kertas yang sama dengan menggunakan
perekat kanji. Jangan tambal menngunakan cellulose tape, karena dapat
merusak kertas dan tulisannya. Namun apabila arsip tersebut rusak atau
sobeknya parah maka serahkan arsip tersebut ke ANRI untuk
diperbaiki.
2. Tujuan dan Fungsi Pelestarian Arsip
Dalam melakukan kegiatan pelestarian arsip terdapat tujuan dan
fungsi. Tujuan dalam pelestarian yaitu menjaga arsip baik fisik maupun
informasinya agar dapat terjaga semaksimal mungkin serta dapat terhindar
dari kerusakan yang dapat disebabkan oleh berbagai faktor. Adapun fungsi
pelestarian arsip adalah seperti berikut:24
24
Dewi Ladiawati, ―Pelestarian Arsip : Menyelamatkan Warisan Budaya Bangsa,‖ h.7.
30
a. Perlindungan. Arsip dilindungi dari berbagai unsur perusak arsip baik
itu dari faktor internal perusak arsip yang berasal dari dalam arsip itu
sendiri seperti kertas, tinta, dan perekat/lem maupun oleh faktor
eksternal perusak arsip yang berasal dari luar atau lingkungan sekitar
seperti faktor fisika, kimia, biota, manusia dan bencana alam.
b. Pengawetan. Arsip yang dipelihara atau dirawat dengan baik, secara
tidak langsung arsip tersebut akan bertahan dalam jangka waktu yang
lama sehingga dapat digunakan hingga masa yang akan datang.
c. Kesehatan. Arsip yang perawatannya baik, bersih, bebas dari debu,
tidak berjamur, terhindar dari binatang perusak arsip sehingga petugas
atau pengguna arsip akan terhindar atau terlindungi dari penyakit.
d. Pendidikan. Petugas dan pengguna arsip harus belajar cara memakai
dan merawat arsip dengan baik. Seperti contoh: mereka tidak boleh
membawa makanan dan minuman ke ruang penyimpanan dan layanan
arsip.
e. Kesabaran. Dalam merawat arsip tentunya memerlukan kesabaran dan
ketelitian agar arsip yang disimpan dapat terjaga kelestariannya.
f. Keindahan. Dengan melakukan pelestarian arsip yang baik maka
ruangan penyimpanan arsip menjadi lebih indah karena tempat
penyimpanan arsip lebih tertata dan lebih terawat. Sehingga dapat
memberikan motivasi kerja kepada para petugas kearsipan.
31
3. Faktor-Faktor Penyebab Kerusakan Arsip
Faktor-faktor perusak arsip merupakan faktor yang dapat
mempengaruhi keberadaan koleksi arsip yang disimpan pada tempat
penyimpanan arsip. Maka dari itu dalam melakukan pelestraian arsip statis
harus memperhatikan faktor-faktor yang dapat menyebabkan kerusakan
arsip. Dengan mengatahui karakteristik dan faktor-faktor perusak arsip
maka akan mengetahui cara-cara atau tindakan pencegahannya guna untuk
memperlambat terjadinya kerusakan. Secara umum kerusakan arsip
dikelompokkan menjadi dua yaitu faktor internal dan faktor eksternal.25
Berikut faktor-faktor yang dapat merusak arsip yaitu:
a. Kerusakan arsip yang disebabkan oleh faktor internal.
Faktor internal adalah perusak arsip yang berasal dari dalam arsip
tersebut. Diantaranya yaitu sebagai berikut :
1) Kertas
Kandungan asam pada kertas akan mempercepat kerusakan
kertas, karena asam akan mempercepat reaksi hidrolis (reaksi kimia
H2O/kandungan air yang mengakibatkan putusnya atau
menggurangi kekuatan rantai polimer serat kertas) yang
mengakibatkan susunan kertas yang terdiri dari senyawa-senyawa
kimia terurai.
25
Rio Agus Saputra, and Elva Rahmah, ―Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Kerusakan Arsip Di
Kantor Perpustakaan Arsip Dan Dokumentasi Kota Bukit Tinggi.,‖ . . Jurnal Ilmu Informasi
Perpustakaan Dan Kearsipan. Vol 1, No 2 (March 2013): h.49,
http://ejournal.unp.ac.id/index.php/iipk/article/download/1092/936.
32
Dalam penggunan kertas yang akan dipakai, hendaknya
dipilih kertas yang baik. Namun, betapapun baiknya kertas yang
digunakan apabila perawatan dan penyimpanan tidak baik maka
daya tahan kertas pun tidak akan lama. Oleh karena itu, penggunaan
kertas yang baik harus diimbangi dengan perawatan dan
penyimpanan yang sebaik mungkin agar kertas arsip dapat tahan
lama.26
2) Tinta
Sebagai bahan alat tulis tinta merupakan salah satu faktor
perusak arsip. Tinta dibuat dengan mencampurkan asam tanat dan
garam besi (ferro sulfat). Campuran tinta tersebut bersifat asam
karena ditambahkan asam sulfat atau asam hidroklorida agar dapat
melekat atau tertera dengan baik diatas kertas. Adanya asam di
dalam tinta menyebabkan kertas akan terkikis dan membentuk
lubang pada bagian-bagian yang tertulis oleh tinta. Sifat merusak
pada tinta bertambah besar dengan adannya kandungan besi di
dalam tinta.27
3) Lem
Dalam penggunaan lem, harus menggunakan lem atau
perekat yang baik. Jangan mempergunakan perekat yang terbuat
26
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan : Untuk Lembaga Negara, Swasta, Dan Perguruan Tinggi
(Jakarta: Bumi Aksara, 2007), h.50-51. 27
Sambas Ali Muhidin and Hendri Winata, Manajemen Kearsipan : Untuk Organisasi Public,
Bisnis, Sosial, Politik, Dan Kemasyarakatan., h.50-51.
33
dari getah arab cellulose tape dan sejenisnya karena akan merusak
kertas.28
b. Kerusakan arsip yang disebabkan oleh faktor ekternal.
Faktor ekternal adalah faktor perusak arsip yang berasal dari luar atau
lingkungan disekitar arsip. Secara umum faktor eksternal penyebab
rusaknya arsip dikelompokkan menjadi sebagai berikut:29
1. Faktor fisika meliputi cahaya, suhu dan kelembaban udara dan
partikel debu.
a) Cahaya digunakan untuk menarangi ruangan arsip, meliputi
cahaya alam (matahari) dan cahaya buatan (listrik) kedua cahaya
ini dapat merusak arsip dengan energi yang dihasilkan dari
sinarnya. Semakin besar energi yang dihasilkan semakin besar
peluang arsip menjadi rusak. Akibatnya dapat memudarkan
tulisan, sampul buku, dan warna cetakan, arsip akan berwarna
kuning, rapuh, dan memudar.
b) Suhu dan kelembapan udara dapat merusak arsip. Semakin
tinggi suhu udara, semakin mempercepat rusaknya arsip.
penyimpanan dengan suhu tinggi dapat menyebabkan kertas
menjadi getah dan rapuh, sedangkan penyimpanan dengan
kelembapan yang tinggi dapat menyebabkan tumbuhnya jamur.
28
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan : Untuk Lembaga Negara, Swasta, Dan Perguruan Tinggi,
1990, h.53. 29
Sambas Ali Muhidin and Hendri Winata, Manajemen Kearsipan : Untuk Organisasi Public,
Bisnis, Sosial, Politik, Dan Kemasyarakatan., h.344-349.
34
c) Debu dapat merusak arsip karena partikel-partikel debu dapat
menimbulkan noda permanen pada kertas. Debu ini bisa dibilang
musuh kertas yang paling ganas.
2. Faktor kimia meliputi sulfur dioksida, hidrogrn sulfide, nitrogen
dioksida dan ozon. Salah satu faktor perusak arsip yang bersumber
dari bahan kimia adalah polusi udara. Polusi udara merupakan
sumber keasaman yang berasal dari udara. Karena kertas mudah
menyerap gas sulfur dioksida, hydrogen sulfide, nitrogen dioksida
dan gas-gas lain (ozon dan ammonia), arsip menjadi lebih rusak.
3. Faktor biota meliputi fungi, serangga (kecoa, rayap, kutu buku,
ngengat, dll) dan binatang pengerat (tikus). Bahan-bahan
pembuatan arsip yaitu selulosa, perekat dan protein merupakan
sumber makanan bagi makhluk hidup seperti fungi serangga, dan
binatang pengerat.
4. Faktor Manusia merupakan salah satu faktor kerusakan arsip karena
perannya dalam mengelola, menyajikan, dan menyimpan arsip.
Ketika arsip masih aktif digunakan oleh organisasi maka manusia
akan senantiasa bersinggungan dengan arsip dan memungkinkan
arsip tersebut akan rusak yang disebabkan oleh ketidaktahuan dalam
memperlakukan arsip dengan baik, kelalaian atau kecerobohan
dalam mendayahgunakan arsip baik dalam meyimpan, menata,
mengambil, memindahkan dengan ketidak hati-hatian dan
35
kesengajaan dalam merusak arsip seperti menyobek, mencoret
ataupun melipat.
5. Faktor bencana alam dan musibah meliputi kebakaran, banjir,
pencurian. Bencana alam dapat merusak koleksi arsip dalam jumlah
besar dan dalam waktu relative singkat karena datangnya bencana
alam sulit diperkirakan.
4. Usaha Pencegahan Arsip dari Kerusakan (Preventif)
Usaha pencegahan arsip atau disebut juga dengan istilah kegiatan
prenventif adalah suatu usaha pencegahan, menghambat, atau menghindari
dari kerusakan arsip yang diakibatkan oleh faktor-faktor kerusakan arsip
baik itu oleh faktor internal maupun oleh faktor eksternal. Usaha-usaha
yang dapat dilakukan untuk mencegah kerusakan arsip yang disebabkan
oleh faktor internal dapat dilakukan pecegahan seperti menggunakan
kertas, pita mesin, tinta, karbon, lem, dan bahan lain yang bermutu baik
sehingga lebih awet.30
Sedangkan usaha-usaha pencegahan kerusakan yang disebabkan oleh
faktor eksternal dapat dilakukan dengan cara pengamanan khusus terhadap
ruangan penyimpanan arsip guna untuk memenuhi kebutuhan pelestarian
arsip yang disimpan didalamnya. Adapun usaha-usaha untuk mencegah
kerusakan arsip dari faktor eksternal pada ruangan penyimpana arsip dapat
dilakukan sebagai berikut:
30
Agus Sugiato and Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional Ke Basis
Komputer, h.72.
36
a. Mencegah faktor fisika.31
1) Untuk mencegah cahaya, jendela pada ruangan arsip dilindungi
filter penyaring sinar UV seperti UV filtering polyester film karena
arsip harus dijauhkan dari sinar matahari langsung, terdapat alat
pengukur intensitas cahaya (lux mater) yang digunakan untuk
mengatur kandungan sinar ultra violet. Untuk arsip kertas intensitas
cahaya tidak boleh melebihi 50 lux dan sinar UV tidak boleh
melebihi 75 microwat/ lumen. Cahaya dari lampu neon dilindungi
dengan filter untuk menyerap sinar ultra violet.
2) Suhu dan kelembapan yang dipersyaratkan bahwa arsip kertas
(peta/ kartografik, gambar teknik, dan grafik/ diagram) adalah suhu
200C ± 2
0C. Simbol ±2
0C menjelaskan adanya batas toleransi 2
0C,
yaitu lebih satu atau kurang satu dari standar 200C yang berarti
suhu tidak boleh kurang dari 190C dan lebih dari 21
0C sedangkan
dan kelembaban 50% ± 5%. Simbol ±5% menjelaskan adanya
batas toleransi 5% yaitu lebih 2,5% dan kurang 2,5% dari standar
50% yang berarti kelembapan tidak boleh kurang dari 4,75% dan
lebih dari 52,5%. Sedangkan untuk arsip media baru (audiovisual)
seperti kaset video, kaset rekaman suara, betacamp dll memiliki
suhu dan kelembapan yang berbeda dengan suhu 180C ± 2
0C dan
kelembaban 35% ± 5%.
31
―Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2011 Tentang Pedoman
Preservasi Arsip Statis.,‖ h.12-14, accessed September 23, 2019,
https://jdih.anri.go.id/peraturan/perka_anri_23_2011.pdf.
37
3) Untuk mencegah debu yang masuk pada ruangan arsip dapat
menggunakan filer electrostatic atau memasang jaring kawat (wire
mesh) pada pintu-pintu dan jendela-jendela. Selain menyaring udara
yang masuk, berguna juga untuk menahan masuk.
b. Mencegah faktor biota.32
Dapat dilakukan dengan memeriksa peyimpanan arsip secara
berkala, memeriksa suhu dan kelembaban udara, setiap rak arsip
dilettakan camper, naphthalene atau paradichlorobenzenna untuk
mengusir serangga, melakukan fumigasi, fumigasi secara rutin perlu
disediakan ekhaust fan yang dilengkapi penutup untuk mengeluarkan
udara setelah fumigasi serta rak arsip, pintu, kusen bangunan gedung
tidak menggunakan kayu tetapi menggunakan stainless/logam anti
karat.
c. Mencegah faktor kimia.33
Dapat dilakukan dengan cara setiap bertahap arsip dinetralisasi
asamnya, pemasangan AC, pemasangan dehumidifier, untuk yang
volumenya sedikit dapat menggunakan slica gel, serta penggunaan box
atau kertas pembungkus arsip yang bebas asam dan lignin.
d. Mencegah faktor manusia.34
Selain melakukan pembatasan akses pada ruangan arsip dan
memasang kamera CCTV namun arsiparis yang bekerja di lembaga
32
Yayan Daryana, ―Konsep Dasar Pemeliharaan Dan Pengamanan Arsip‖ (Jakarta: Universitas
Terbuka), h.31, 33
Yayan Daryana, h.32. 34
Yayan Daryana, h.23-24.
38
arsip harus dibekali dengan pengetahuan dalam sebuah pendidikan dan
pelatihan yang dilakukan secara terus-menerus guna untuk
meminimalisir konsekuensi atau resiko yang akan terjadi apabila
penanganan arsip yang jelek yang disebabkan oleh kurangnya
pengetahun tentang bagaimana pelestarian arsip dilakukan.
e. Mencegah faktor bencana alam35
Untuk mengurangi seminimal mungkin potensi risiko kebakaran
maka ruangan arsip harus dilengkapi dengan pelindung kebakaran
seperti, heat/smoke detection, fire alarm, extinguisher dan sprinkler
system; memiliki saluran air atau drainase yang baik sehingga dapat
mengeluarkan air secepat mungkin dari bangunan serta dilengkapi
pintu darurat untuk memindahkan arsip statis jika terjadi kebakaran/
bencana.
5. Usaha Perbaikan Arsip dari Kerusakan (Kuratif)
Usaha perbaikan/retorasi arsip atau disebut juga dengan istilah kegiatan
kuratif merupakan kegiatan penting untuk menyelamatkan dan
melestarikan bahan bukti otentik yang memiliki nilai guna dengan
memperbaiki kondisi fisik arsip yang mengalami kerusakan atau
mengalami penurunan kualitas secara fisik, agar semaksimal mungkin
dapat kembali ke kondisi normalnya arsip. 36
35
Sambas Ali Muhidin and Hendri Winata, Manajemen Kearsipan : Untuk Organisasi Public,
Bisnis, Sosial, Politik, Dan Kemasyarakatan., h.351. 36
Verry Mardiyanto, ―Strategi Kegiatan Preservasi Arsip Terdampak Bencana Lokasi Kasus Di
Arsip Nasional Republik Indonesia,‖ Jurnal Pengembangan Kearsipan Vol 10, No 2 (2017): h.94,
https://jurnal.ugm.ac.id/khazanah/article/view/30081/18151.
39
Dalam kata lain perbaikan/retorasi adalah memperbaiki arsip-arsip
yang sudah rusak agar dapat dipergunakan dan disimpan kembali untuk
jangka waktu yang lebih lama.37 Restorasi ditujukan untuk perbaikan bagi
arsip yang mengalami kerusakan baik yang disebabkan oleh faktor internal
maupun oleh faktor eksternal dalam lembaga kearsipan maupun dalam
arsip itu sendiri. Pada umumnya kerusakan-kerusakan arsip yang paling
sering terjadi yaitu sobek, terserang jamur, terkena air dan terbakar.
Adapun cara-cara yang digunakan dalam melakukan perbaikan atau
restorasi yaitu:38
a. Membersihkan kotoran pada arsip yang diakibatkan oleh debu dapat
dibersihkan dengan menggunakan alat-alat yang tidak merusak arsip
seperti: sikat halus, kuas, penghapus karet, dan vacuum cleaner.
Sedangkan apabila noda melekat pada kertas dan sulit dihilangkan
dapat dihilangkan menggunakan pelarut organik.
b. Memperbaiki arsip yang rusak yang diakibatkan oleh kandungan asam
dapat dihilangkan atau dinetralisasi dengan mengunakan zat kimia atau
biasa dinamakan deadifikasi. Deadifikasi tidak untuk memperkuat
kertas yang sudah rapuh oleh pengaruh asam tetap cara ini hanya untuk
menetralkan asam yang sedang merusak kertas dan memberi bahan
penahan (buffer) untuk melindungi kertas dari pengaruh asam yang
berasal dari luar.
37
Wursanto, Kearsipan 1 (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h.231. 38
Yayan Daryana, ―Konsep Dasar Pemeliharaan Dan Pengamanan Arsip,‖ h.38-43.
40
c. Mengatasi arsip yang terkena api dapat diperbaiki sesuai dengan tata
cara perbaikan kertas sedangkan arsip yang terkena air langkah pertama
dapat dilakukan dengan cara menghilangkan kotoran dan lumpur
dengan aliran air dingin dan bagian yang kotor dihapus perlahan
menggunakan spon. Setelah pencucian simpan di ruang yang kering
dilengkapi dengan exhaust-fan selama 24 jam dengan kelembaban 35-
50%. Arsip diletakkan lembar per lembar diatas kertas penyerap dan
dilakukan sesering mungkin agar pengeringan berlangsung efektif.
d. Menambal dan menyambung dilakukan untuk menyatukan kembali
arsip yang robek yang diakibatkan oleh berbagai faktor perusak arsip.
menambal dan menyambung kertas arsip terdiri dari menambal dengan
bubur kertas (pupl), menambal dengan potongan kertas, menyambung
dengan kertas tisu, menambal dengan kertas tisu berperekat.
e. Laminasi arsip digunakan untuk arsip yang yang sudah rusak parah,
robek, tua dsb. Metode laminasi terdiri dari laminasi dengan tangan dan
laminasi dengan mesin pres panas atau laminasi dengan mesin rol (leaf
casting machine)
f. Enkanpulasi salah satu cara perbaikan arsip menggunakan bahan
pelindung untuk menghindarkan dari kerusakan yang bersifat fisik.
Teknik enkanpulasi dilakukan dengan cara setiap lembar arsip dilapisi
oleh dua lembar plastic polyester dengan bantuan double tape.
g. Restorasi arsip media baru dapat dilakukan seperti arsip yang terekam
dalam media film, magnetik, mekanik, dan arsip elektronik. Cara
41
retorasi untuk arsip media baru memerlukan keahlian khusus dari para
konservatornya.
Dalam melakukan perbaikan/restorasi terhadap arsip yang mengalami
kerusakan dilakukan oleh konservator yang sangat terlatih. Namun apabila
kerusakan sangat berat maka mintalah pertolongan ahli di Arsip Nasional
(ANRI). Adapaun kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan saat melakukan
perbaikan/restorasi yaitu :39
a. Mendaftar arsip yang akan diperbaiki
b. Mencatat jenis, metode dan rangkaian tidakan perawatan yang pernah
dilakukan terhadap arsip yang bersangkutan
c. Melaksanakan perawatan secara tepat dan hati-hati dalam melakukan
pemerikasaan secara berkala.
6. Fasilitas Penyimpanan Arsip
Penyimpanan arsip adalah kegiatan menaruh atau menyusun arsip
secara sistematis, dengan menggunakan berbagai cara dan alat ditempat
tertentu yang aman sehingga apabila arsip dibutuhkan dapat ditemukan
dengan cepat.40 Arsip statis disimpan dalam suatu depot arsip, yakni
bangunan harus dibangun dan diatur dengan sebaik mungkin atau
dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan pelestarian serta akan
mendukung keawetan arsip agar dapat terhindar dari berbagai faktor
39
Dewi Ladiawati, ―Pelestarian Arsip : Menyelamatkan Warisan Budaya Bangsa,‖ h.9-10. 40
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan (Malang: Dioma, 2006), h.154.
42
perusak arsip sehingga arsip dapat bertahan dalam jangka waktu yang lama
seperti:41
1. Lokasi depot arsip harus menghindari daerah yang struktur tanah labil,
rawan bencana, dekat laut, kawasan industry, pemukiman penduduk,
bekas hutan dan perkebunan. Menghindari daearah yang berdekatan
dengan instalansi strategis seperti instalansi militer, lapangan terbang,
dan rel kereta. Menghindari lingkungan yang memiliki tingkat resiko
kebakaran sangat tinggi seperti lokasi penyimpanan mudah meledak
dan pemukiman padat.
2. Struktur depot: Kontruksi terbuat dari bahan sesuai standar dan
terisolasi dengan baik sehingga dapat mempertahankan kestabilan
kondisi ruangan penyimpanan. Dilengkapi dengan alat pelindung
kebakaran, memiliki saluran air, ruangan yang ideal tidak
menngunakan banyak jendela dan setiap jendela dilengkapi dengan
filter penyaring sinar UV, dilengkapi dengan pintu darurat untuk
memindahkan arsip statis jika terjadi kebakaran.
3. Ruang depot yaitu: ruangan penyimpanan arsip kertas dan audio visual
terpisah karena berbeda jenis arsip dan penangannya, mempunyai suhu
dan kelembapan yang selalu stabil, selalu dinyalakan selama 24 jam,
peralatan ysng digunakan dalam untuk menagtur suhu dan kelembaban
thermohygrometer/ thermohygrografh, serta dilengkapi dengan alat
untuk mengatur kelembapan udara seperti dehumidifier.
41
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2011 Tentang Pedoman
Preservasi Arsip Statis., h.11. https://jdih.anri.go.id/peraturan/perka_anri_23_2011.pdf.
43
Tempat penyimpanan arsip terdiri dari rak arsip dan almari arsip seperti
berikut ini:
1. Rak arsip merupakan tempat penyimpanan arsip secara terbuka. Untuk
menjaga kemanan arsip dari serangga, rayap dsb, dapat dilakukan
usaha-usaha seperti berikut:42
a. Rak dibuat dari logam dan dilengkapi dengan papan-papan rak dan
harus dalam keadaan bersih.
b. Jarak antara lantai dan rak terbawah kurang lebih 6 inchi, guna
untuk memperoleh sirkulasi udara, mudah untuk membersihkan
lantai dibawah rak.
c. Rak yang dibuat dari kayu hendaknya diolesi dengan dieldrin.
2. Almari arsip merupakan alat penyimanan arsip tertutup. Untuk menjaga
arsip dalam almari maka dapat dilakukan usaha-usaha sebagai berikut:43
a. Alamari sering dibuka guna untuk menjaga tingkat kelembaban.
b. Arsip di dalam almari disusun agak renggang agar tingkat
kelembaban terjaga dan memudahkan pengambilan arsip sewaktu-
waktu dibutuhkan.
c. Almari yang dibuat dari kayu hendaknya diolesi dengan dieldrin.
d. Arsip didalam almari diberi kapur barus atau kamper
42
Wursanto, Kearsipan 1, h.225. 43
Rusidi, ―Pemeliharaan Dan Perawatan Arsip,‖ h.7, accessed July 20, 2019,
http://dpad.jogjaprov.go.id/article/archive/download/pemeliharaan-dan-perawatan-arsip-84.
44
Adapun tempat penyimpanan arsip dapat dikelompokkan menjadi 3
(tiga) jenis alat penyimpanan yaitu :
a. Alat penyimpanan tegak (Vertikal file)
Alat penyimpanan arsip ini biasa disebut dengan filing cabinet
yang penggunaannya secara vertikal berderet ke belakang. Sarana ini
biasanya digunakan untuk penyimpanan arsip dinamis. Filling cabinet
dapat berupa 2 laci s/d 6 laci. Setiap laci idelanya memiliki daya
tampung 50 buah dengan jumlah guide/sekat sekitar 20-40 buah.
Filling cabinet ini memiliki 2 (dua) jenis yaitu: diisi dengan folder
biasa dan diisi dengan folder gantung yang mempunyai tempat untuk
gantungan folder.44
b. Alat penyimpanan menyamping (lateral file)
Alat penyimpanan arsip ini disebut dengan rotary yang merupakan
tempat penyimpanan arsip yang disimpan secara menyamping atau
secara lateral. Rotary disebut juga dengan filing cabinet berputar. Alat
ini dapat digerakkan secara berputar sehingga dalam penempatan dan
penemuan kembalinya arsip tidak memakan tenaga. Keuntungan
lainnya yaitu lebih menghemat tempat dibandingkan dengan filling
cabinet ataupun rak terbuka.45
44
Sovia Rosalin, Manajemen Arsip Dinamis, h.201. 45
Mahmud Melizubaidah, ―Pentinganya Manajemen Sistem Penyimpanan Arsip,‖ Dosen Fakultas
Ekonomi Dan Bisnis Universitas Negeri Gorontalo, accessed July 14, 2019,
http://repository.ung.ac.id/get/simlit_res/1/231/Pentingnya-Manajemen-Sistem-Penyimpanan-
Arsip.pdf.
45
c. Alat penyimpanan elektrik (fower file)
Alat penyimpanan arsip ini lebih sering digunakan diberbagai
kantor penyimpanan arsip. Jenis file elektrik ini terdiri dari 3 (tiga)
model dasar yaitu: file kartu yang khusus dibuat untuk menyimpan
kartu atau formulir dengan ukuran tertentu banyak digunakan untuk
menyimpan informasi seperti kartu pasien di rumah sakit atau dokter
praktek, file struktural digunakan untuk menyimpan semua jenis dan
ukuran formulir atau arsip yang khusus dipergunakan bagi keperluan-
keperluan tertentu dari kegiatan manajemen kearsipan, dan file mobil
atau file bergerak. Untuk kelompok arsip yang sering digunakan dapat
mengunakan file mobil sedangkan untuk kelompok arsip lainnya dapat
menggunakan file yang digerakkan dengan tangan.46
Selain peralatan utama untuk penyimpanan arsip perlu juga disediakan
perlengkapan-perlengkapan pendukung dalam penyimpanan arsip (Filing
Supplies) seperti berikut ini:
a. Map (stopmap folio)
Map digunakan untuk menyimpan sementara arsip. Alat ini rebatas
dalam penyimpanan, namun praktis dan mudah digunakannya. Ada
beberapa jenis map seperti stopmap tali, map jepitan, map tebal
dengan jepitan. 47
46
Zulkifli Amasyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1995), h.184-186. 47
Darmanto, Dasar-Dasar Kesekretarisan (Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, 2014), h.9.25.
46
b. Folder
Folder diperoleh dari berbagai model dan bahan, berbentuk segiempat
panjang. Berfungsi untuk menyimpan arsip atau sekelompok arsip
yang disimpan di filling cabinet.48
c. Petunjuk (guide)
Guide digunakan sebagai petunjuk atau sekat/pemisah dalam
penyimpanan arsip yang berfugsi sebagai tanda untuk membimbing
dan melihat cepat kepada tempat-tempat yang diinginkan didalam
file. Guide terbagi menjadi 2 (dua) yaitu bagian yang menonjol yang
disebut tab atau tab guide yang berguna untuk menempatkan atau
mencantumkan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks klasifikasi dan
badan guide.49
d. Penyekat
Penyekat adalah lembaran yang dapat dibuat dari karton atau teripleks
yang digunakan sebagai pembatas dari arsip-arsip yang disimpan.
Pada penyekat ini ditempelkan label yang berisikan kata tangkap
sebagai petunjuk (guide) sesuai dengan sistem penyimpanan yang
dipergunakan.50
e. Kata tangkap
Judul yang terdapat pada tonjolan disebut dengan kata tangkap
untuk membuat kata tangkap baik berupa huruf abjad, nama maupun
48
Darmanto, 9.25. 49
Wursanto, Kearsipan 1, h.38. 50
Agus Sugiato and Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional Ke Basis
Komputer, h.69.
47
subjek haruslah dibuat sesingkat mungkin sehingga dapat dibaca
dengan mudah dan cepat.51
f. Perlengkapan lain
Perlengkapan lain diantaranya adalah label, yaitu sejenis stiker
dipakai untuk membuat kode kemudian stiker itu ditempelkan pada
bagian-bagian tertentu.52
Dibawah ini terdapat tabel media penyimpanan arsip sesuai dengan
format medianya antara lain sebagai berikut:
Tabel 1. Penyimpanan Arsip
No
Jenis
Arsip
Media Penyimpanan
Container Jenis Rak penyimpanan
1 Kertas Boks bebas asam, kertas
pembungkus bebas asam,
dan bebas lignin.
Rak besi anti
karat
Didalam boks
disusum secara
lateral
Arsip peta : tabung peta,
kertas pembungkus bebas
asam dan bebas lignin
Laci besi
bebas karat
Didalam laci
Atau tabung
peta sesuai
dengan ukuran
2 foto Amlop dan boks bebas
asam dan bebas lignin.
Rak besi anti
karat
Didalam boks
disusun secara
vertikal
3 film Can polypropylene,
polyethylene, atau
polycarbonate.
Rak besi anti
karat
Ditempatkan
secara
horizontal
4 video Sesuai dengan container
aslinya (bahan palstik non-
PVC)
Rak kayu
(rak
nonmagnetic)
Disusun lateral
5 Rekaman
Suara
Sesuai dengan container
aslinya (bahan palstik non-
PVC)
Rak kayu
(rak
nonmagnetis)
Disusun lateral
51
Agus Sugiato and Teguh Wahyono, h.69. 52
Agus Sugiato and Teguh Wahyono, h.70.
48
7. Alih Media Arsip Statis
Alih media merupakan kegitaan untuk membuat duplikasi atau
menggandakan media ke suatu bentuk media yang lainnya. Alih media
arsip statis merupakan kegiatan pelestarian arsip statis dengan cara
memindai arsip statis menjadi bentuk media lain sehingga dapat bertahan
dalam jangka waktu yang lama dan bermanfaat bagi penggunanya. 53
Faktor-faktor yang harus dperhatikan dalam melakukan alihmedia
arsip yaitu: Pertama, mengenai konteks informasi yang terkandung
didalamnya merupakan hal pokok yang harus selalu diperhatikan dalam
alih media. Kedua, memperhatikan media atau format arsip statis yang
dialih mediakan guna menyangkut pemililihan teknologi yang cocok untuk
alihmedia arsip statis. Ketiga, mengikuti pedoman dan standar Undang-
Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Pelaksanaan Kearsipan dan
Peraturan Undang-Undang No 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
Keempat, menyediakan sarana dan prasarana yang memadai karena akan
berdampak pada keberhasilan dalam proses alih media. Kelima
penyimpanan arsip pasca alihmedia harus memperhatikan tempat
peyimpanan arsip.54
53
Zulhalim, ―Desain Dan Implementasi Aplikasi Alih Media Arsip Statis Menggunakan Visual
Basic.Net, Sql Server Dan Crystal Report Studi Kasus : Sistem Informasi Manajemen Arsip Plus Di
Badan Perpustakaan Arsip Daerah Propinsi Dki Jakarta,‖ Jurnal Manajemen Informatika Edisi:
No.4 Tahun VI (January 2013): h.1, http://www.jayakarta.ac.id/jurnal/jurnal_zul_arsip.pdf. 54
Ridho Laksono, ―Pemanfaatan Teknologi Digital Dalam Proses Alih Media Arsip Statis,‖
Diplomatika Vol. 1, No. 1 (September 2017): h.50,
https://jurnal.ugm.ac.id/diplomatika/article/view/28271/17235.
49
C. Penelitian Terdahulu
Penelitian sebelumnya pernah dilakukan oleh Hania Amani,
Mahasiswa Program Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Pengetahuan
Budaya, Universitas Indonesia pada tahun 2016 dengan judul“
Pemeliharaan Arsip Vital:Studi Kasus Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor”. Skripsi ini diperoleh di
Perpustakan Universitas Indonesia. Tujuan dari penelitian ini yaitu
menggambarkan pelaksanaan pemeliharan arsip vital dan upaya
perlindungan dari faktor penyebab kerusakan dan kemusnahan. Penelitian
ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode studi kasus. Dalam
pengumpulan data menggunakan metode wawancara dan observasi.
Penelitian ini memiliki kesamaan pada tema yang akan diteliti oleh penulis
yaitu melindungi arsip dari kerusakan dan kemusnahan. Namun
perbedaannya terletak pada jenis arsip yang diteliti. Karena penelitian
sebelumnya meneliti arsip vital sedangkan penulis membahas mengenai
arsip statis serta perbedaannya pun terletak pada pendekatan penelitian.
Penelitian sebelumnya menggunakan pendekatan studi kasus sedangkan
penulis menggunakan pendekatan deskriptif.
Penelitian kedua dilakukan oleh Supriansyah dosen fakultas
keguruan dan ilmu pendidikan (FITK) Jurusan pendidikan ekonomi,
Uhamka pada tahun 2015 dengan judul “ Pemeliharaan dan Penyusutan
Arsip Dinamis Inaktif ANRI Jakarta” (Jurnal Utilitas Vol. 1 No.1 April
2015). Jurnal ini diperoleh dari situs internet
50
http://utilitas.uhamka.ac.id/index.php/utilitas/article/download/5/5/ Tujuan
dari penelitian ini yaitu untuk mengetahui proses pemeliharaan dan
penyusutan arsip dinamis inaktif di Arsip Nasional Republik Indonesia
(ANRI) Jakarta. Penelitian ini memiliki kesamaan yaitu menggunakan
pendekatan kualitatif dengan metode deskriptif. Dalam pengumpulan data
menggunakan metode observasi, wawancara, dokumentasi. Persamaan
lainnya yaitu pada penelitian ini pada tema yang diliteliti. Namun
perbedaanya, terletak pada jenis arsip yang diteliti. Pada jurnal ini meneliti
arsip dinamis sedangkan penulis meneliti arsip statis sehingga jurnal ini
membahas mengenai pemeliharaan arsip dinamis sedangkan penulis
membahas mengenai pelestarian arsip statis dan tempat penelitiannya pun
berbeda karena pada jurnal ini tempat penelitiannya di Arsip Nasional
Republik Indonesia sedangkan penulis melakukan penelitian di Lemabaga
Arsip Universitas Terbuka.
51
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian
Dalam penelitian ini, penulis menggunakan jenis penelitian deskriptif.
Penelitian deskriptif adalah memberikan gambaran atau informasi mengenai
suatu keadaan atau fenomena tertentu dengan proses menganalisa dan
menginterperstasikan data yang tujuannya untuk menjelaskan suatu hal seperti
apa adanya.55
Penelitian deskriptif ini dipilih untuk menggambarkan secara
umum bagaimana upaya pelestarian arsip di Lembaga Arsip statis Universitas
Terbuka.
Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan
pendekatan penelitian kualitatif. Penelitian kualitatif adalah suatu pendekatan
penelitian yang mengungkapkan situasi sosial tertentu dengan
mendeskripsikan kenyataan secara benar, dibentuk oleh kata-kata berdasarkan
teknik pengumpulan dan analisis data yang relavan yang diperoleh dari situasi
yang alamiah.56
Tujuan dari penelitian kualitatif pada umumnya mencakup
informasi tentang fenomena utama yang dieksplorasi dalam penelitian,
partisipan penelitian dan lokasi penelitian.57
Suatu penelitian kualitatif dieksplorasi dan diperdalam dari suatu
fenomena sosial atau suatu lingkungan sosial yang terdiri atas pelaku,
55
Prasetya Irawan, Logika Dan Prosedur Penelitian (Jakarta: Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi
Lembaga Administrasi Negara, 2014), h.60. 56
Djam’an Satori and Aan Komariah, Metodologi Penelitian Kualitatif (Bandung: Alfabeta, 2009),
h.23. 57
John W. Creswell, Pendekatan Metode Kualitatif, Kuantitatif Dan Campuran (Yogyakarta:
Pustaka Pelajar, 2016), h.164.
52
kejadian, tempat, dan waktu. Dalam penelitian kualitatif penulis
memahaminya secara mendalam untuk mendapatkan pemahaman terhadap
suatu permasalahan yang terjadi di lapangan sehingga dapat ditarik suatu
kesimpulan.
Maka dari itu, penulis akan menggambarkan keadaan objek penelitian
sesuai dengan fakta yang ada dilapangan. Dengan menerangkan data-data yang
telah penulis dapatkan melalui wawancara, observasi dan dokumen-dokumen
penting yang dimiliki oleh suatu lembaga. Dengan demikian penulis akan
meneliti proses kegiatan upaya pelestarian arsip meliputi menyimpanan arsip
sesuai standar penyimpanan arsip, baik peralatan, kondisi ruangan
penyimpanan, maupun suhu dan kelembaban ruang penyimpanan, serta
kegiatan proses alih media di Lembaga Arsip Universitas Terbuka.
B. Kriteria Pemilihan Informan
Informan adalah orang yang diperkirakan menguasai dan memahami data,
informasi ataupun fakta dari suatu objek penelitian.58
Informan penelitian
adalah orang yang memberikan informasi baik tentang dirinya maupun orang
lain atau suatu kejadian atau suatu hal kepada peneliti atau pewawancara
mendalam.
Pemilihan informan dilakukan agar peneliti mendapatkan informasi yang
dibutuhkan sesuai dengan topik pembahasan dan penelitian. Kriteria informan
yang dipilih yaitu informan yang dianggap kredibel dalam menjawab
pertanyaan peneliti dalam memberikan informasi mengenai kearsipan
58
Burhan Bungin, Penelitian Kualitatif : Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik, Dan Ilmu Sosial
Lainnya (Jakarta: Kencana, 2019), h.108.
53
khususnya pada pemiliharaan arsip berdasarkan pengalaman dan
pengetahuanya serta berlatar belakang pendidikan dalam bidang perpustakaan
atau kearsipan. Maka dari itu, penulis mengambil informan sebanyak 4 (empat)
orang diantaranya yaitu:
Tabel 2. Informan
No Nama Jabatan
1. Mohammad Idris, S.IP. Penanggung Jawab Bidang Layanan
dan Pengembangan Arsip pada
Lembaga Kearsipan
2. Ngadi Asmanti, S.Sos. Penanggung Jawab Bidang
Manajemen Arsip pada Lembaga
Kearsipan
3. Lina Rosidinawati, S.Hum Pengelola Keuangan, Lembaga
Kearsipan
4. Fanny Abdilah Rina, A.Md. Pengadministrasi Umum, Lembaga
Kearsipan.
C. Teknik Pengumpulan Data
Pengumpulan data merupakan pencatatan suatu peristiwa, atau keterangan-
keterangan, atau karakteristik sebagian atau seluruh elemen populasi yang akan
menunjang suatu penelitian atau dengan kata lain suatu cara yang digunakan
untuk mengumpulkan data, menghimpun, mengambil, atau menjaring data.
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu:
1. Wawancara
Wawancara yaitu suatu cara untuk menjaring informasi atau data
melalui intraksi verbal/ lisan. Wawancara adalah bentuk komunikasi
langsung antara peneliti dan responden.59 Dalam melakukan wawancara
59
Gulo, Metodologi Penelitian (Jakarta: Gramedia Widiasarana Indonesia, 2002), h.119.
54
peneliti melakukan diskusi atau wawancara aktif dengan responden
menyampaikan pendapatnya dengan bebas sesuai hati nuraninya.60
Wawancara ini dilakukan agar peneliti mengetahui hal-hal yang
berhubungan dengan inforaman lebih mendalam terkait dengan topik
penelitian, maka dari itu dalam wawancara peniliti akan mememilih empat
informan yang sesuai dengan kriteria peneliti inginkan. Disini penulis
mengunakan wawancara tersetruktur. Wawancara tersetruktur adalah
sebuah prosedur sistematis untuk menggali informasi mengenai responden
dengan kondisi dimana pertanyaan ditanyakan dengan urutan yang telah
disiapkan oleh pewawancara dan jawabannya direkam.61
Sebelum melakukan wawancara, peneliti telah menyiapkan daftar
pertanyaan terlebih dahulu dengan tujuan untuk membatasi pertanyaan
wawancara yang berkaitan langsung dengan objek peneliti yaitu mengenai
pelestarian arsip di Lembaga Arsip Universitas Terbuka. Adapun alat
pendukung dalam proses wawancara, untuk mempermudah peneliti dalam
penulisan hasil wawancara, penulis merekam hasil wawancara.
2. Observasi
Observasi adalah proses pengamatan secara langsung terhadap
objek yang diteliti untuk memperoleh data yang harus dikumpulkan dalam
penelitian. Obeservasi/ pengamatan merupakan sebuah teknik pegumpulan
data yang mengharuskan peneliti turun kelapangan mengemati hal-hal yang
60
Sri Hartinah, Metode Penelitian Perpustakaan (Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, 2014),
h. 4.7. 61
Lukman Nul Hakim, ―Ulasan Metodologi Kualitatif : Wawancara Terhadap Elit,‖ Jurnal
Aspirasi 4 no. 2 (Desember 2013): h.16,
https://jurnal.dpr.go.id/index.php/aspirasi/article/view/501/397.
55
berkaitan dengan ruang, tempat, pelaku, kegiatan, benda-benda, waktu,
peristiwa, tujuan, dan perasaan.62 Observasi dalam penelitian kualitatif
adalah pengamatan secara langsung terhadap objek yang akan diteliti untuk
mengetahui keberadaan suatu objek, situasi, konteks dan maknanya dalam
upaya mengumpulkan data penelitian dengan cara merekam data dengan
mengunakan mata dan telinga.
Dalam konteks ini peneliti ingin mengetahui kebenaran yang
berhubung dengan aspek/kategori sebagai aspek studi yang dikembangkan
peneliti. Maka dari itu peneliti melakukan observasi secara langsung
dengan cara melihat mengumpulkan fakta-fakta, serta mengamati langsung
kegiataan pelestarian arsip statis yang dilakukan di Lembaga Arsip
Universitas Terbuka. Teknik observasi ini dilakukan untuk menjawab
rumusan masalah mengenai upaya pelestarian arsip statis, dan bagaimana
cara mengatasi kendala atau hambatan yang ada dalam melakukan upaya
pelestarian arsip statis di Lembaga Universitas Terbuka.
3. Dokumentasi
Dokumentasi adalah pengumpulan dokumen dan data-data yang
diperlukan dalam permasalah penelitian yang ditelaah secara intens
sehingga dapat mendukung dan menambah kepercayaan dalam
pembuktiaan suatu kejadian.63 Secara detail bahan dokumenter terbagi
beberapa macam yaitu: 1). Otobiografi, 2). Surat-surat pribadi, buku-buku
atau catatan harian, memorial, 3) Kliping, 4) Dokumen pemerintah atau
62
Djunaidi Ghony and Almansur Fauzan, Metodologi Penelitian Kualitatif (Yogyakarta: Ar- Ruzz
Media, 2012), h.165. 63
Djam’an Satori and Aan Komariah, Metodologi Penelitian Kualitatif, h. 153.
56
swasta, Cerita roman dan cerita rakyat, Data di server dan flashdisk, data
tersimpan di web site, dll. Pada intinya dokumenter digunakan untuk
menelusur data-data historis.64
4. Studi pustaka
Studi pustaka merupakan salah satu teknik mengumpulkan data dan
mempelajarinya dengan bantuan sumber-sumber yang tersedia di
perpustakaan seperti buku, jurnal dan artikel yang berkaitan dengan
masalah yang diteliti.
D. Teknik Analisis Data
1. Reduksi Data
Mereduksi data berarti merangkum, memilih hal-hal yang pokok,
memfokuskan pada hal-hal yang terpenting, di cari tema dan polanya.
Dengan demikian data yang telah direduksi akan memberikan gambaran
yang jelas, dan mempermudah peneliti untuk melakukan pengumpulan data
selanjutnya, dan mencarinya bila diperlukan.65
2. Penyajian Data
Dalam penelitian kualitatif penyajian data dilakukan dalam bentuk
uraian singkat, bagan, hubungan antar kategori, flowchart dan sejenisnya.
Yang paling sering digunakan untuk menyajikan data dalam penelitian
kualitatif adalah dengan teks yang bersifat naratif.66
64
Burhan Bungin, Penelitian Kualitatif : Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik, Dan Ilmu Sosial
Lainnya, h.122. 65
Sugiyono, Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif Dan R&D (Bandung: Alfabeta, 2010), h. 247. 66
Sugiyono, h. 249.
57
3. Penarikan Kesimpulan
Kesimpulan dari penelitian kualitatif merupakan temuan baru yang
sebelumnya pernah ada. Temuan dapat berupa desripsi atau gambaran
suatu objek yang sebelumnya masih remang-remang atau gelap sehingga
setelah diteliti menjadi jelas, dapat berupa hubungan kausal atau interaktif,
hipotesis atau teori.67
E. Tempat dan Jadwal Penelitian
1. Tempat Penelitian
Untuk memperoleh data yang diperlukan dalam penelitian ini, Penulis
melakukan penelitian di Lembaga Arsip Universitas Terbuka yang berada
pada Gedung Arsip II Universitas Terbuka. Dalam melakukan penelitian
ini, peneliti menjadikan Lembaga Arsip Unversitas Terbuka yang
bertempat di Jl. Cabe Raya, Pondok Cabe Tangerang Selatan, 15418
Banten, Indonesia sebagai tempat penelitian.
2. Jadwal Penelitian
Adapun jadwal penelitian sebagai berikut :
67
Sugiyono, h. 253.
58
Tabel 3. Jadwal Penelitian
No
Kegiatan
Tahun 2019
Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Spt Okt Nov
1 Observasi
awal
2 Pengajuan
Proposal
3 Seminar
Proposal
4 Konsultasi
dengan
dosen
pembimbing
5 Penelitian
lapangan
6 Analisis
data dan
kesimpulan
7 Pengesahan
skripsi
8 Pengajuan
Sidang
Skripsi
9 Sidang
Skripsi
59
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Profil Objek Penelitian
1. Sejarah Lembaga Arsip Universitas Terbuka
Lembaga kearsipan Universitas Terbuka awalnya berada dalam
naungan Puslata (Pusat layanan pustaka). Dengan demikian puslata
bertugas mengeloa perpusakaan, dokumentasi, dan arsip menjadi suatu
informasi. Namun pada bulan februari 2018 secara resmi lembaga
kearsipan telah memisahkan diri dari pusat layanan pustaka (Puslata).
Universitas Terbuka membangun gedung arsip sejak tahun 2006 yaitu
gedung arsip 1 (satu) dengan seluas 750 m2 dan terdiri dari tiga lantai. Pada
tahun 2008 Univeristas Terbuka membangun gedung arsip ke-2 (dua)
dengan luas 1600 m2 dan terdiri dari 2 (dua) lantai. Awalnya gedung ini
digunakan untuk rumah dinas yang dibangun kemudian ditinggikan karena
sering terjadi banjir. Lokasi gedung ini berada di luar UT (diluar pagar UT)
meskipun secara fisik ada di lingkungan perkantoran UT. Kemudian pada
tahun 2009 Universitas Terbuka membangun gedung arsip ke-3 (tiga)
dengan seluas 1200 m2 dan terdiri atas empat lantai. Gedung ini dinamakan
dengan gedung perlengkapan karena dipergunakan untuk penyimpanan
ATK. Pembangunan gedung tersebut mengacu kepada format UU No.7
tahun 1971 tentang ketentuan- ketentuan pokok kearsipan.
60
Dalam format UU No. 7 tahun 1971, arsip statis harus dikirimkan ke
Arsip Nasional namun dalam UU No. 43 tahun 2009 dinyatakan bahwa
perguruan tinggi wajib memiliki lembaga kearsipan. Maka dari itu
perguruan tinggi harus mengelola sendiri arsip statisnya. Kini Lembaga
kearsipan Universitas Terbuka mengelola arsip statis dari berbagai fakultas
untuk memberikan pelayanan kemudahan akses terhadap arsip di
lingkungan Universitas Terbuka. Dan untuk arsip dinamis tetap disimpan
di unit pencipta karena frekuensi penggunaannya masih tinggi.
2. Visi dan Misi Lembaga Arsip Universitas Terbuka
Visi :
Menjadi lembaga kearsipan sebagai pelestari memori institusional
pendukung Universiats Terbuka menuju Cyber University.
Misi:
a. Menyelamatkan arsip sebagai sumber informasi dan memori kolektif
Universitas Terbuka secara digital.
b. Mengembangkan teknologi informasi dalam bidang kearsipan
penunjang Universitas Terbuka menuju Cyber University.
c. Mengoptimalkan layanan internal dan eksternal informasi kearsipan
secara digital.
61
3. Struktur Organisasi Kearsipan Universitas Terbuka
Gambar 4.Struktur organisasi
REKTOR UT
WAKIL REKTOR BIDANG
KEUANGAN DAN UMUM
PENAGGUNG JAWAB
TATA USAHA
PENANGGUNG JAWAB
BIDANG MANAJEMEN
KEARSIPAN
PENANGGUNG JAWAB
BIDANG LAYANAN &
PENGEMBANGAN ARSIP
UNIT KEARSIPAN II
(LEMBAGA, FAKULTAS, BIRO, PUSAT, UPT)
UNIT KEARSIPAN I UT/
LEMBAGA KEARSIPAN UT
ARSIPARIS ARSIPARIS
UNIT KEARSIPAN I
(SUB BAGIAN, BAGIAN, PENANGGUNG JAWAB BIDANG,
SEKRETARIAT REKTORAT, SEKRETARIAT SENAT)
SEKJEN
KEMRISTEKDIKTI
62
4. Sumber Daya Manusia Lembaga Arsip Universitas Terbuka
Tabel 4. Sumber Daya Manusia
5. Koleki Arsip Universitas Terbuka
Koleksi arsip yang berada di Universitas berdasarkan bentuknya
terdiri dari arsip tektual, arsip foto, arsip elektronik, arsip kearsitekturan
(gambar/blue print), arsip audio visual (Video). Lembaga Arsip Universitas
Terbuka mengelola arsip dari 9 (Sembilan) unit kearsipan dan 4 (empat)
fakultas yaitu :
1. LPPM (Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat) pada unit ini
terdapat koleksi arsip dari hasil-hasil penelitian dosen dan mahasiswa.
2. Puslaba (Pusat Layanan Bahan Ajar) pada unit ini terdapat koleksi
arsip master buku materi pokok (BMP), dimana buku ini sebagai
bahan ajar yang diterbitkan UT sendiri.
No Nama Jabatan
1 Drs. Enceng, M.Si. Kepala Unit Kearsipan
2 Mohammad Idris, S.IP. Penanggung Jawab Bidang Layanan dan
Pengembangan Arsip pada Unit
Kearsipan
3 Ngadi Asmanti, S.Sos. Penanggung Jawab Bidang Manajemen
Arsip pada Unit Kearsipan
4 Siti Nurhayati, S.Sos. Penanggung Jawab Administrasi Tata
Usaha pada Unit Kearsipan
5 Amri Hadi Nasution Arsiparis Terampil/Pelaksana
6 Anwar, S.IP. Arsiparis Ahli Muda/Muda
7 Emilly Susanti, S.Ik. Humas. Arsiparis Ahli Muda/Muda
8 Fanny Abdillah Rina, A.Md. Pengadministrasi Umum
9 Fatimah, S.E. Pengelola Keuangan
10 Firmansyah, S.Kom. Arsiparis Ahli Muda/Muda
11 Joko Widodo, S.E. Arsiparis Ahli Muda/Muda
12 Lina Rosidinawati, S.Hum Pengelola Keuangan
63
3. Barang dan Jasa, pada ada unit ini terdapat berkas mengenai berbagai
keperluan pengadaan barang dan jasa kebutuhan UT.
4. P2M2 (Pusat Layanan Bahan Ajar) pada unit ini terdiri dari arsip
bahan ajar multimedia, karena UT memakai sistem ajar online.
5. PPS (Program Pasca Sarjana) pada unit ini terdapat berkas mengenai
tugas akhir program mahasiswa yang menempuh pendidikan di UT.
6. Waktu Kerja & Waktu Layanan Arsip
a. Waktu Kerja
Waktu kerja Lembaga Arsip Universitas Terbuka yaitu hari Senin
sampai dengan Jum’at sebagai berikut ini:
Tabel 5. Waktu Kerja
b. Waktu Layanan Arsip
Adapun waktu layanan arsip Lembaga Arsip Universitas Terbuka
adalah sebagai berikut ini:
Tabel 6. Waktu Layanan Arsip
Hari Jam Operasional Jam Istirahat
Senin-Kamis 08.00-16.30 WIB
12.00-13.00 WIB Jum’at 08.00-17.00 WIB
Libur Nasional -
Hari Jam Operasional Istirahat
Senin-Jumat 09.00-03.00WIB 12.00-13.00 WIB
Libur Nasional -
64
B. Hasil Penelitian
Berdasarkan tujuan penelitian penulis akan memaparkan hasil penelitian yang
diperoleh melalui wawancara dan observasi mengenai upaya pelestarian arsip dan
kendala-kendala yang ada dalam pelestarian arsip. Adapun hasil yang diperoleh
yakni sebagai berikut :
1. Upaya Pelestarian Arsip Statis di Lembaga Arsip Universitas Terbuka.
Upaya pelestarian arsip statis sangat penting dilakukan di Lembaga Arsip
Perguruan Tinggi (LKPT) karena selain menjaga fisik arsip dari kerusakan,
namun untuk menjaga kelestarian arsip karena arsip statis mengandung nilai
kesejarahan yang tinggi dan merupakan identitas suatu lembaga. Adapun
upaya Lembaga arsip Universitas Terbuka dalam melakukan pelestarian arsip
adalah sebagai berikut:
a. Pelestarian arsip bersifat pencegahan (preventif) terhadap faktor internal
dan ekternal.
1) Pencegahan (preventif) terhadap faktor internal.
Faktor-faktor yang dapat merusak arsip dari faktor internal yaitu
seperti kertas, tinta dan lem. Penyebab adanya kerusakan yang
diakibatkan oleh faktor internal terjadi dari arsip itu sendiri karena
proses penciptaan arsip yang tidak baik. Adapun usaha yang dilakukan
oleh Lembaga Arsip Universitas Terbuka untuk mencegah kerusakan
yang disebabkan oleh faktor internal yaitu menggunakan kertas, tinta
dan lem yang berkualitas baik pada saat penciptaan arsip. Hal ini
65
ditunjukkan dengan wawancara oleh informan FA dan LR adalah
sebagai berikut:
Kalau untuk itu, pencegahannya kita gunakan kertas, tinta dan lem
yang berkualitas baik ya. Misalnya dalam penggunaan kertas,
menggunakan kertas khusus yang bebas asam.68
Untuk penggunaan kertas arsip statis di kita itu khusus untuk arsip-
arsip yang di JRA berketerangan permanen dari awal diciptakan/masih
tercipta sebagai dokumen atau arsip dinamis itu mereka diciptakan
menggunakan kertas khusus bebas asam dari awal. Kaya misalkan
peraturan-peraturan Rektor atau SK-SK Rektor yang bersifat
pengaturan dan penetapan itu dari awal penciptaan karena mereka tau
di JRA nya udah permanen itu harusnya dibuat kertas yang bebas
asam. Cuman memang penerapan itu juga kita tidak terlalu kontrol
maksudnya penciptaan dokumen itu adanya di unit-unit kerja
contohnya misalnya SK. SK itu yang mengelolahnya ada dibagian
hukum dan tata laksana. Ketika mereka menciptakan kita tidak bisa
kontrol juga, mereka menggunakan atau tidak. Tapi kalau sesuai
aturan kita sudah menyuruh mereka untuk melakukan itu. Harusnya sih
yang saya tau, ketika kita sudah memberikan intruksi untuk penciptaan
dokumen dan berketerangan permanen dengan bebas asam mereka
sudah mulai bikin. Mungkin kedepannya, setelahnya butuh konsistensi
ya.69
Informan LR berpendapat bahwa penggunaan kertas arsip statis dari
awal diciptakan sudah memakai kertas khusus. Namun tidak semua
arsip yang dari awal diciptakaan menggunakan kertas khusus, karena
penciptaan dokumen adanya di unit-unit. Sebagaimana yang
diungkapkan oleh informan NA dalam wawancara adalah sebagai
berikut:
Sebenarnya untuk mencegah faktor tersebut penggunaan kertas
harusnya menggunakan kertas khusus seperti kertas concorde. Tapi
kebetulan dari awal penciptaan ada yang menggunakan concorde, A4,
F4 jadi sebenarnya menurut peraturan menggunakan kertas concorde
yang dinilai keasamannya, tintanya agar tidak pudar, itu ada
68
Fanny Abdilah, Wawancara Pengadministrasi Umum pada Lembaga Kearsipan Universitas
Terbuka, Mei 2019. 69
Lina Rosidinawati, Wawancara Pengelola Keuangan pada Lembaga Kearsipan Universitas
Terbuka, Mei 2019.
66
ketentuannya sendiri. Tapi memang dikita belum ada keseragaman.
Jadi ada yang masih menggunakan A4, F4 seperti itu. Tapi nanti
kedepannya akan kita seragamkan supaya tidak mudah pudar tulisan
tintanya. Kita akan seragamkan baik di UT Pusat maupun di UPBJJ
(unit program jarak jauh)….70
Infroman NA berpendapat bahwa ketika arsip diciptakaan di unit-
unit untuk penggunaan kertasnya belum seragam, ada yang sudah
menggunakan kertas khusus, A4, F4. Namun kedepannya akan
diseragamkan. Hal yang senada disampaikan oleh informan MI bahwa:
Seharusnya dari awal penciptaan. Istilahnya kertas yang digunakan
harus sesuai dengan keasamannya. Cuman selama ini arsip-arsip yang
sudah tercipta itu, kita tidak melihat kesana. Karena kepahaman orang
tentang arsip belum. Tetapi akhir-akhir ini kita sudah mulai
menerapkan itu semacam kertas-kertas khusus seperti arsip surat-surat
perjanjian, SK-SK kita usahakan agar menggunakan kertas khusus.71
Berdasarkan beberapa yang dikatakan informan di atas dapat
diperoleh kesimpulan bahwa untuk mencegah faktor internal seperti
penggunaan kertas arsip agar dapat bertahan lama maka lembaga
Universitas Terbuka melakukan pencegahan arsip yang berada di unit-
unit dari awal diciptakan atau tercipta sebagai dokumen di JRA
berketerangan permanen sudah menerapkan untuk menggunakan kertas
yang berkualitas baik atau menggunakan kertas khusus. Namun saat ini,
arsip yang tercipta di unit-unit kerja belum seragam untuk
menggunakan kertas khusus karena masih kurangnya kepahaman
terhadap arsip itu sendiri. Jadi belum adanya keseragaman di unit-unit
kerja untuk mengunakan kertas khusus.
70
Ngadi Asmanti, Wawancara Penanggung Jawab Bidang Manajemen Arsip pada Lembaga
Kearsipan Universitas Terbuka, Agustus 2019. 71
Mohammad Idris, Wawancara Penanggung Jawab Bidang Layanan dan Pengembangan Arsip
pada Lembaga Kearsipan Universitas Terbuka, Agustus 2019.
67
2) Pencegahan (preventif) terhadap faktor eksternal.
Faktor-faktor yang dapat merusak arsip selain faktor internal
adalah faktor ekternal. Faktor ekternal yaitu kerusakan arsip yang
disebabkan oleh faktor lingkungan dimana arsip itu disimpan. Adapun
yang termasuk kedalam faktor eksternal yaitu: faktor kimia, fisika,
biota, manusia dan bencana manusia. Maka dari itu pencegahan yang
dilakukan oleh Lembaga Arsip Universitas Terbuka dalam mengatasi
faktor-faktor eksternal adalah sebagai berikut:
a) Pencegahan faktor fisika
Yang termasuk ke dalam perusak arsip dari faktor fisika yaitu
disebabkan oleh cahaya, suhu & kelembaban, dan debu. Apabila
pada ruangan arsip cahaya yang masuk secara berlebihan, suhu &
kelembaban tidak diatur serta debu-debu yang masuk keruang arsip
tidak dilakukan pembersihan rutin maka arsip yang disimpan pada
depo arsip akan mudah rusak. Maka dari itu, untuk mengatasi
faktor-faktor tersebut Lembaga arsip Universitas Terbuka
melakukan beberapa pencegahan. Berikut adalah hasil wawancara
yang dikatakan oleh informan LR dan MI terkait dengan
pencegahan faktor fisika sebagai berikut:
Kalau untuk cahaya, ruangan arsip itu disetiap jendela dilapisi
dengan tirai. Jadi cahaya matahari yang masuk ke ruangan arsip
tidak akan masuk secara berlebihan. Untuk Pengaturan suhu di
dalam penyimpanan arsip, kalau saya sendiri bisanya menjaga
suhunya dikisaran 20-210C dan kelembaban 50
0C itu untuk arsip
kertas. Kalau untuk arsip media baru, karena kita belum
mempunyai ruangan khusus untuk arsip media baru tapi kan di
P2M2 kita mempunyai arsip media baru seperti betacam, CD dsb
68
dan P2M2 lebih lengkap koleksinya. Itu kita minta suhu di 160C
lebih dingin dari pada arsip kertas. Dan untuk mengatasi debu,
pada ruangan arsip dibersihkan menggunakan penyedot debu/
vacuum cleaner.72
Selama ini, allhamdulillah di dalam suhu dan kelembaban kita
sudah sesuai dengan standar ANRI. Kebersihannya sudah sangat
cukup, jadi arsip-arsip yang dari luar kita terima rata-rata kita
bersihkan dulu agar tidak ada debu. Untuk cahaya pun udah
sesuai.73
Berdasarkan hasil wawancara diatas, dapat diketahui bahwa
dalam melakukan pencegahan terhadap faktor fisika seperti cahaya,
debu & kelembaban Lembaga Arsip Univeristas Terbuka sudah
mengantisipasi agar cahaya matahari tidak masuk secara berlebihan
maka setiap jendela menggunakan tirai, suhu dan kelemababan
arsip kertas dan arsip media disamakan karena Lembaga arsip
Universitas Terbuka belum mempunyai ruangan khusus maka
suhunya diatur dengan kisaran 200C-22
0C dan kelembaban 50
0C
yang disesuaikan dengan standar ANRI serta melakukan
pembersihan debu-debu pada ruangan arsip menggunakan vacuum
cleaner yang dilakukan setiap hari oleh OB secara rutin.
b) Pencegahan faktor kimia
Selain faktor fisika terdapat faktor kimia yang dapat merusak
arsip seperti polusi udara. Berikut adalah hasil wawancara yang
dikatakan oleh informan LR dan FA dalam wawancara terkait
dengan pencegahan terhadap faktor kimia adalah sebagai berikut:
72
Lina Rosidinawati, Wawancara Pengelola Keuangan pada Lembaga Kearsipan Universitas
Terbuka. 73
Mohammad Idris, Wawancara Penanggung Jawab Bidang Layanan dan Pengembangan Arsip
pada Lembaga Kearsipan Universitas Terbuka.
69
Kalau kita ini khusus depo arsip atau penyimpanan arsip statis
termasuk penyimpanan arsip inaktif yang dijadikan satu ruangan
kita minta memang khusus AC-nya dinyalakan 24 jam dan tidak
pernah mati.74
Kalau untuk ruangan menyimpanan arsip, ruangan diatas
menggunakan AC yang selalu dinyalakan selama 24 jam.75
Dapat disimpulkan sementara bahwa dalam mencegah faktor
kimia, Lembaga Arsip UT melakukan pencegahan dengan
penggunaan AC terus menerus dinyalakan selama 24 jam dan tidak
pernah mati. Hal ini dilakukan untuk menjaga suhu ruangan
penyimpanan arsip agar tetap normal.
c) Pencegahan faktor biota
Faktor biota seperti tikus, kecoa, rayap, kutu buku sangat
berbahaya terhadap kelestarian arsip. Pencegahan faktor biota dapat
dilakukan dengan metode menyimpan kapur barus dan slica jel
disetiap rak, penyemprotan serangga dan melakukan fumigasi.
Fumigasi merupakan salah satu upaya untuk mencegah kerusakan
fisik arsip lebih lanjut dan dapat dihindari dengan mengobati dan
mematikan faktor-faktor perusak arsip serta untuk mensterilkan
keadaan arsip agar tidak bau busuk dan penyegarkan udara agar
tidak menimbulkan penyakit pada manusia. Sebagaimana yang
dikatakan oleh informan MI, NA dan LR saat wawancara yaitu :
Kita selama ini melakukan fumigasi 2 (dua) tahun sekali, dan itu
anggarannya sangat besar.76
74
Lina Rosidinawati, Wawancara Pengelola Keuangan pada Lembaga Kearsipan Universitas
Terbuka. 75
Fanny Abdilah, Wawancara Pengadministrasi Umum pada Lembaga Kearsipan Universitas
Terbuka.
70
Kita melakukan fumigasi dan biasanya fumigasi dilakukannya oleh
vendor ya atau orang ketiga.77
Selain fumigasi, diatas itu ada pest kontrol juga. Jadi saya tidak
tahu kalau pest kontrol disini itu ada bagian khusus pest kontrol
penyemprotan serangga. Itu dilakukan setiap 2 (dua) minggu
sekali.78
Dapat ditarik kesimpulan bahwa untuk mencegah faktor biota,
Lembaga Arsip Universitas Terbuka hanya melakukan pencegahan
dengan metode fumigasi dan penyemprotan serangga saja dan tidak
menaruh kapur barus dan slica jel disetiap rak. Fumigasi dilakukan
setiap 2 (dua) tahun sekali. Kegiatan fumigasi bisanya dilakukan
pada hari libur dan proses fumigasi tersebut dilakukan oleh vendor
atau orang ketiga sedangkan penyemprotan serangga dilakukan
secara rutin setiap 2 (dua) minggu sekali dan proses penyemprotan
serangga dilakukan oleh tim khusus pest control untuk penanganan
hama, rayap, kecoa dll.
d) Pencegahan faktor manusia
Faktor penanganan dan penggunaan yang salah dapat merusak
arsip seperti menyobek, melipat ataupun mencoret bahkan hilang.
Lembaga Arsip Universitas Terbuka melakukan pencegahan untuk
mengatasi faktor manusia seperti yang diungkapkan oleh informan
NA dalam wawancara bahwa:
76
Mohammad Idris, Wawancara Penanggung Jawab Bidang Layanan dan Pengembangan Arsip
pada Lembaga Kearsipan Universitas Terbuka. 77
Ngadi Asmanti, Wawancara Penanggung Jawab Bidang Manajemen Arsip pada Lembaga
Kearsipan Universitas Terbuka. 78
Lina Rosidinawati, Wawancara Pengelola Keuangan pada Lembaga Kearsipan Universitas
Terbuka.
71
Kalau untuk saat ini dikita belum ada arsipnya yang sobek dll.
karena kita sudah antisipasi dengan teman-teman kalau memilah-
milah arsip harus dilakukan dengan pelan-pelan dan hati-hati
karena arsip dikita paling lama tahun 84 berarti udah 35 tahun.
Ada beberapa arsip yang sudah berwarna kuning tidak kita
diamkan, tapi kita bawa ke ANRI untuk menjaga arsip agar tidak
pudar. Tapi insyaallah untuk arsip yang sobek dikita belum ada,
pencegahannya sudah kita bimbing ke temen-temen, cara
pemilahan arsip sendiri harus dengan hati-hati dan pelan-pelan.
Takutnya nanti ada kertas yang sudah rapuh terus tiba-tiba sobek
ditengah. Terkecuali kalau terkena rayap itu udah beda lagi.79
Menurut informan NA bahwa dalam mencegah faktor manusia
yaitu saat melakukan pelestarian arsip dilakukan secara hati-hati
dan pelan-pelan. Sedangkan menurut informan LR dan FA saat
wawancara mengatakan bahwa:
Memasang kamera CCTV, pembatasan akses karena yang boleh
masuk hanya staff, Satpam. Oh iya, untuk penjagaannya itu sendiri
satpam disini dijaga 24 jam…80
Biasanya kita akses-ya. Idealnya untuk akses ruang arsip statis itu
dikunci. Kalau disini belum, aksesnya kalau saya nilai ini belum
ideal untuk mengelola arsip statis. Misalnya ada yang observasi
salah satu cara untuk mencegah ditemani oleh petugas karena
tidak ada kuncinya ketika ada tamu atau ada apa kita menemani,
tidak membiarkan mereka masuk sendiri. Nanti sih kedepannya
akan dibuat ruang-ruang disini. Terutama ruang bawah itu bakal
dimanfaatkan karena ruang bawah belum dioptimalkan sebagai
ruang penyimpanannya masih banyak dan perlu dilakukan
penyesuaiannya.81
Berdasarkan wawancara di atas bahwa usaha-usaha pelestarian
arsip yang dilakukan oleh Lembaga Arsip Universitas Terbuka
dalam mencegah keteledoran yang disebabkan oleh faktor manusia
79
Ngadi Asmanti, Wawancara Penanggung Jawab Bidang Manajemen Arsip pada Lembaga
Kearsipan Universitas Terbuka. 80
Lina Rosidinawati, Wawancara Pengelola Keuangan pada Lembaga Kearsipan Universitas
Terbuka. 81
Fanny Abdilah, Wawancara Pengadministrasi Umum pada Lembaga Kearsipan Universitas
Terbuka.
72
yaitu saat melakukan pemilahan arsip dilakukan dengan hati-hati
dan pelan-pelan, pembatasan akses pada ruangan arsip, memasang
CCTV diruang arsip dan penjagaan satpam selama 24 jam serta
arsiparis yang bekerja di Lembaga Arisp UT sebagian sudah
melakukan pelatihan terkait dengan pelestarian arsip. Adapun
larangan-larang lainnya saat memasuki ruang arsip menurut
informan LR bahwa:
Dilarang merokok, dilarang membawa makanan kedalam ruangan
arsip.82
Selain pencegahan-pencegahan seperti diatas larangan lainnya saat
memasuki ruangan arsip yaitu tidak boleh merokok dan makan di
ruangan arsip.
e) Pencegahan faktor bencana alam
Untuk menjaga arsip statis dari faktor bencana bencana alam,
Lembaga Arsip Universitas Terbuka sudah mempunyai
perencanaan dalam menghadapi bencana alam (disaster planning)
yang disusun terlebih dahulu untuk menghemat waktu dalam masa
darurat apabila terjadi bencana alam. Adapun bencana alam yang
kemungkinan akan terjadi seperti banjir, kebakaran dan gempa
bumi. Sebagaimana yang dikatakan oleh informan NA, LR dan FA
saat wawancara bahwa:
Pencegahannya pertama gedungnya harus tinggi, jadi arsip-arsip
disini disimpan dilantai 2 (dua). Tapi selama ini allhamdulillah,
82
Lina Rosidinawati, Wawancara Pengelola Keuangan pada Lembaga Kearsipan Universitas
Terbuka.
73
pernah banjir tapi tidak masuk kegedung arsip. Kedua gedung
lembaga arsip dibuat dengan kokoh karena untuk mengantisipasi
bencana gempa bumi. Kita sudah mengantisipasi pembuatan
gedung ini seperti apa, mendesainnya dari arsitek yang pertama.
Terus kalau untuk pencegahan kebakaran kita sudah menyiapkan
pemadam kebakaran. Didalam ruangan arsip itu ada 9 (Sembilan)
pemadam kebakar. Jadi untuk pencegahan banjir dan kebakaran
insyaallah kita sudah teratasi dan kalaupun nanti ada kejadian kita
sudah mengantisipasinya. 83
Kalau kalian sadarin kontruksi jalanan tingginya 1 s/d 2 cm.
karena di depan ada kali jadi meminimalisir itu. Jadi dulu sebelum
ini dijadikan gedung arsip, gedung ini merupakan rumah para
wakil rektor UT sekitar tahun 90-an. Rumah itu sering kebanjiran
mungkin kalinya sering meluap apa gimana, jadi setiap hujan
sering banjir. Karena sering terjadi banjir maka wakil rektor tidak
mau tinggal dirumah itu. Akhirnya karena waktu itu kita butuh juga
gedung untuk penyimpanan arsip dibangunlah dengan banyak
pertimbangan itu. Jadi kalau dekat dengan rawan banjir sudah
diantisipasi karena kontruksi bangunannya yang tinggi dan dibuat
tinggkat dua. Walaupun tingkat dua kita juga sediakan lift barang
khusus arsip. Jadi kalau dari segi keamanan banjir tidak masalah.
Kalau untuk mencegah kebakaran gedung arsip ini dilengkapi
dengan alat pemadam kebakaran. Dan untuk mengantisipasi gempa
bumi, kita membangun depo arsip yang tidak rawan gempa bumi.
Kalaupun terjadi gempa bumi, insyaallah kita sudah membangun
gedung arsip dengan kokoh dan untuk penyimpanan arsipnya pun
menggunakan rool opack.84
Untuk mencegah banjir, gedung arsip dibuat 2 (dua) lantai dan
penyimpanan arsipnya pun berada pada lantai 2 (dua) sedangkan
untuk kebakaran kita sudah mengantisipasi setiap gedung di UT,
setiap lantainya itu dilengkapi dengan Aprar (alat pemadam
kebakaran api yang ringan) dan sensor asap. Alat tersebut sebulan
sekali di maintenance atau dicek. Dan untuk mengantisipasi gempa
bumi, sudah direncanakan ketika pembuatan gedung arsip ini.85
Berdasarkan wawancara di atas bahwa untuk mengantisipasi
terjadinya bencana alam seperti banjir, kebakaran, dan gempa bumi,
83
Ngadi Asmanti, Wawancara Penanggung Jawab Bidang Manajemen Arsip pada Lembaga
Kearsipan Universitas Terbuka. 84
Lina Rosidinawati, Wawancara Pengelola Keuangan pada Lembaga Kearsipan Universitas
Terbuka. 85
Fanny Abdilah, Wawancara Pengadministrasi Umum pada Lembaga Kearsipan Universitas
Terbuka.
74
lembaga arsip Universitas Terbuka sudah mengantisipasi sejak
pembuatan gedung arsip II ini didirikan dengan arsitek yang
pertama. Adapun perencaaan dalam mengatasi bencana alam seperti
banjir, kebakaran dan gempa bumi yang dilakukan lembaga arsip
Universitas Terbuka seperti: mengatasi banjir, Gedung Arsip II
sudah di antisipasi dengan pembuatan kontruksi bangunan yang
tinggi dan dibuat 2 (dua) lantai, penyimpanan arsipnya pun berada
pada lantai 2 (dua). Untuk mengantisipasi kebakaran di Gedung
Arsip II Universitas Terbuka, terutama pada ruangan arsip
dilengkapi dengan pemadam kebakaran dan sensor asap. Dan untuk
mengantisipasi bencana alam gempa bumi, membangun gedung
arsip atau depo arsip ditempat yang tidak rawan gempa, struktur
bangunannya dibangun dengan kokoh.
Dalam melakukan pencegahan arsip baik faktor internal maupun
eksternal, tentunya memerlukan fasilitas sarana prasarna yang mendukung.
Apabila fasilitas yang disediakan memadai maka kegiatan upaya
pelestarian arsip akan berjalan dengan baik. Namun apabila sebaliknya
maka kegiatan upaya pelestarian arsip tidak akan berjalan dengan baik.
Maka dari itu fasilitas sarana prasana harus diperhatikan karena fasilitas
sarana parsarana merupakan penunjang utama dalam kegiatan pelestarian
arsip. Adapun fasilitas yang digunakan dalam menyimpan arsip di
Lembaga Arsip Universitas Terbuka yaitu menggunakan lemari besi atau
roll opack. Dengan alat penyimpanan arsip tersebut dapat mencegah
75
kerusakan pada arsip yang dapat merusak fisik atau isi yang ada
didalamnya serta arsip tersebut akan lebih terpelihara dengan baik.
Sebagaimana yang dikatakan informan LR dan MI saat wawancara bahwa:
Arsip disimpan berdasarkan jenis arsip dan media penyimpanannya
menggunakan boks yang didalamnya menggunakan amplop. Boksnya
sendiri terdapat 2 (dua) ukuran ada yang 10 cm/ 20 cm, semuanya kita
mengikuti aturan ANRI. Setelah itu baru disimpan di rool opack. Sarana
pendukung lainnya selain menggunakan rool opack, disini kita
menggunakan lift khusus barang.86
Arsip-arsip yang disimpan di rool opack, kita simpan sesuai dengan nomer
klasifikasi arsip agar dapat dengan mudah dalam pencarian arsip,
disimpan sesuai jenis dan format arsip serta melakukan pengecekkan
arsip-arsip yang tersimpan di rool opack.87
Selain itu, fasilitas lainnya selain tempat penyimpanan arsip yang
digunakan dalam pelestarian arsip di Lembaga Arsip Univeritas Terbuka
sebagaimana hasil wawancara yang diungkapkan oleh informan NA dan
FA adalah sebagai berikut:
Alhamdulillah untuk fasilitas sarana dan prasarananya kita sudah
memadai. Pertama mesin fotocopy, laptop, computer, masker, mesin
pencacah, scanner, tangga, trolly, sarung tangan. Itu merupakan salah
satu sarana prasarana kearsipan. Karena sarana dan prasarananya itu
merupakan syarat rekod center/unit kearsipan itu sendiri. Kalau tidak ada
itu kita belum bisa dibilang lengkap. Memang itu merupakan syarat yang
harus ada pada unit kearsipan itu.88
Belum, idealnya arsip statis dalam bentuk kertas dan arsip statis dalam
bentuk media baru idealnya ruangannya dipisah. Kalau disini arsip kertas
dan arsip media baru berada pada satu ruangan. Walaupun lemarinya
berbeda namun pada ruangan yang sama tidak disekat.89
86
Lina Rosidinawati, Wawancara Pengelola Keuangan pada Lembaga Kearsipan Universitas
Terbuka. 87
Mohammad Idris, Wawancara Penanggung Jawab Bidang Layanan dan Pengembangan Arsip
pada Lembaga Kearsipan Universitas Terbuka. 88
Ngadi Asmanti, Wawancara Penanggung Jawab Bidang Manajemen Arsip pada Lembaga
Kearsipan Universitas Terbuka. 89
Fanny Abdilah, Wawancara Pengadministrasi Umum pada Lembaga Kearsipan Universitas
Terbuka.
76
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dapat diperoleh kesimpulan
bahwa fasilitas sarana dan prasarana yang digunakan dalam kegiatan
preventif di Lembaga Arsip Universitas Terbuka sudah cukup memadai
dalam mendukung proses kegiatan preventif seperti camera CCTV,
Pemadam Kebakaran, pendeteksi asap, AC, mesin fotocopy, laptop,
computer, mesin pencacah, scanner, tangga, trolly, lift barang, vacuum
cleaner dan peralatan pendukung lainnya seperti sarung tangan, masker,
sapu, kemoceng serta sarana dan prasarana yang digunakan dalam media
penyimpanan arsip statis. Hanya saja pada ruangan arsip belum
mempunyai alat pengatur kelembaban atau dehumidifier dan ruangan yang
digunakan dalam penyimpanan arsip media baru (audiovisual) belum
mempunyai ruangan khusus sehingga ruangan penyimpanan arsip media
baru dan arsip kertas berada pada ruangan yang sama dan tanpa disekat
sehingga pengaturan suhu dan kelembabannya pun sama.
b. Pelestarian arsip berifat perbaikan (kuratif) terhadap faktor internal dan
eksternal.
Restorasi/perbaikan merupakan suatu upaya yang efektif untuk
memperbaiki arsip yang mengalami kerusakan sehingga arsip statis dapat
bertahan hingga jangka yang panjang. Lembaga Arsip Universitas Terbuka
belum melalukan restorasi terhadap arsip-arsip yang rusak, Sebagaimana
hasil wawancara yang dikatakan oleh informan MI dan LR sebagai berikut:
77
Kalau untuk melakukan restorasi kita belum pernah melakukan restorasi
itu.90
Kalau untuk restorasi arsip kita belum pernah ya. Karena Universitas
Terbuka baru berdiri tahun 84 belum ada arsip-arsip yang sampai rusak,
mungkin dirayapin, kena kutu buku atau sampai menguning itu belum ada.
apa belum ketemu arsip yang rusak, tapi ya memang arsip yang masuk
kekita itu dalam kondisi bagus karena masih baru. Akan tetapi apabila
terdapat arsip yang rusak ringan kami perbaiki sendiri sesuai SOP yang
ada, namun apabila ditemukan arsip dalam keaadan rusak parah maka
kita bawa ke ANRI untuk dilakukan perbaikan. Tapi untuk saat ini belum
ada arsip yang rusak, jadi belum pernah melakukan restorasi. 91
Lembaga Arsip Univeritas Terbuka untuk saat ini belum melakukan
restorasi karena arsip statis yang disimpan di Lembaga arsip UT belum ada
yang rusak. Sebelum arsip statis disimpan di lembaga arsip UT, arsip statis
yang baru diserahkan oleh unit kerja atau unit pengolah dilakukan
pemilahan terlebih dahulu. Sehingga arsip statis yang disimpan di Lembaga
Arsip UT dalam kondisi yang bagus. Informan FA pun mengatakan pada
saat wawancara bahwa:
Kalau itukan restorasi ya, misalkan arsip yang bekas kebakaran yang
ujung-ujungnya udah hitam gitu. Nah kalau disini belum melakukan
restorasi untuk arsip-arsip yang rusak. Karena dalam melakukan restorasi
arsip yang rusak perlu alat dan SDM yang memiliki skill dalam bidang itu.
UT belum pernah melakukan itu, bisa saja sih UT membuat divisi khusus
restorasi. Tapi kan arsip yang ada di sini, sampai saat ini belum
menemukan arsip yang rusak dan kemungkinan arsip yang rusak di UT
kemungkinan kecil. lebih efektif ketika misalnya sama-sama Lembaga
Pemerintah bekerja sama dengan ANRI. Jadi belum pernah dilakukan
disini.92
90
Mohammad Idris, Wawancara Penanggung Jawab Bidang Layanan dan Pengembangan Arsip
pada Lembaga Kearsipan Universitas Terbuka. 91
Lina Rosidinawati, Wawancara Pengelola Keuangan pada Lembaga Kearsipan Universitas
Terbuka. 92
Fanny Abdilah, Wawancara Pengadministrasi Umum pada Lembaga Kearsipan Universitas
Terbuka.
78
Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat diperoleh kesimpulan bahwa
Lembaga Arsip UT belum melakukan restorasi karena arsip yang disimpan
di lembaga arsip untuk saat ini tidak ada yang mengalami kerusakan.
Namun apabila menemukan arsip yang rusak dalam keadaan rusak ringan,
maka kegiatan restorasi dapat dilakukan dengan sendiri sesuai dengan SOP
(standar operasional prosedur) yang ada. Tetapi apabila menemukan
kerusakan arsip dalam keaadaan parah dan arsip tersebut masih dapat
diperbaiki maka arsiparis membawa arsip tersebut ke ANRI untuk
dilakukan perbaikan karena lembaga arsip Universitas terbuka tidak
mempunyai alat dan sumber daya manusia (SDM) yang mempunyai
keahlian khusus dalam bidang restorasi.
Dari penjelasan di atas terkait dengan upaya pelestarian arsip di Lembaga
Arsip Universitas Terbuka dapat disimpulkan sementara bahwa Lembaga
Arsip UT hanya melakukan pelestarian arsip yang bersifat pencegahan
(preventif) saja seperti pencegahan terhadap faktor fisika, kimia, biota,
manusia dan bencana alam dan tidak melakukan kegiatan kuratif karena arsip
yang disimpan di lembaga arsip UT tidak ada yang mengalami kerusakan.
Dalam melakukan kegiatan preventif fasilitas yang digunakan sudah cukup
memadai, namun pada ruangan arsip belum mempunyai alat pengaturan
kelembaban atau dehumidifier serta ruangan yang digunakan dalam
penyimpanan arsip statis seperti arsip media baru (audiovisual) belum
mempunyai ruangan khusus sehingga disimpan satu ruangan dengan arsip
kertas.
79
2. Cara Mengatasi Hambatan atau Kendala dalam Pelestarian Arsip Statis
di Lembaga Universitas Terbuka.
Lembaga arsip Univeritas Terbuka selalu mengupayakan agar upaya
pelestarian arsip berjalan dengan baik dan sesuai dengan ketentuan yang
berlaku dan sesuai dengan SOP (Standard Operational Procedure). Namun
pada saat pelaksanaan kegiatan preventif masih terdapat beberapa hambatan
atau kendala. Dari hasil wawancara dan observasi, dapat disimpulkan bahwa
terdapat 4 (empat) hambatan atau kendala dalam melakukan pelestarian arsip
yang dilakukan di lembaga arsip Universitas Terbuka, sebagai berikut:
a. Kurangnya ruangan untuk penyimpanan arsip media baru.
Faktor fisika seperti suhu dan kelembaban sangat berpengaruh terhadap
arsip karena hampir semua bahan arsip sangat sensitif terhadap suhu dan
kelembaban. Maka dari itu, mengatur suhu dan kelembaban yang
disesuaikan dengan jenis arsip sangat penting dilakukan. Kendala yang ada
dalam melakukan kegiatan preventif terhadap faktor fisika di lembaga arsip
Universitas Terbuka seperti, suhu dan kelembaban untuk arsip kertas dan
arsip media baru disamakan karena ruangan arsip kertas dan arsip media
baru berada satu ruangan. Sebagaimana yang dikatakan oleh informan NA
dan FA pada saat wawancara bahwa :
Ruangan arsip statis dalam bentuk kertas dan arsip dalam bentuk media
baru masih berada pada satu ruangan, Walaupun lemarinya berbeda
namun pada ruangan yang sama tidak disekat. Idealnya kan ruangannya
harus dipisah karena dari segi pengaturan suhu dan kelembabannya
antara arsip kertas dan arsip media baru berbeda.93
93
Fanny Abdilah.
80
Kalau dari hambatan dari segi preservasi…pada ruangannya karena untuk
arsip media baru pengaturan suhu dan kelembaban berbeda dengan arsip
kertas. Jadi dikita belum mempunyai ruangan khusus untuk penyimpanan
arsip media baru.94
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dapat diperoleh kesimpulan
bahwa kendala yang ada dalam kegiatan preventif terhadap faktor fisika
yaitu belum mempunyai ruangan khusus untuk penyimpanan arsip media
baru sehingga ruangan penyimpanan arsip kertas dan media baru berada
pada satu ruangan meskipun menggunakan lemari berbeda namun berada
pada ruangan yang sama tanpa disekat sehingga pengaturan suhu dan
kelembabannya pun sama.
Cara mengatasi kendala tersebut lembaga arsip Universitas Terbuka
berencana untuk membuat sekat khusus untuk ruangan media baru
sehingga arsip media baru mempunyai pengaturan suhu dan kelembaban
sendiri yang disesuaikan dengan standar ANRI dan rencana tersebut dalam
tahap pengembangan (on progress).
b. Kurangnya alat dehumidifier
Untuk menaggulangi kerusakan arsip yang berkelanjutan disebabkan
oleh faktor kimia, maka ruangan arsip perlu dilakukan pemasangan AC dan
pemasangan dehumidifier. Namun Lembaga arsip Universitas Terbuka
belum mempunyai alat dehumidifier. Sebagaimana yang dikatakan oleh
informan LR pada saat wawancara bahwa :
Untuk penyimpanan arsip statis itu kendalanya kurang alat dehumidifier
atau alat pengatur kelembabannya. Kita ada AC untuk mengatur suhu
tetapi belum punya alat dehumidifier itu. Tapi alat itu sebenarnya sudah
94
Ngadi Asmanti, Wawancara Penanggung Jawab Bidang Manajemen Arsip pada Lembaga
Kearsipan Universitas Terbuka.
81
diajukan oleh kita dari tahun lalu juga sudah diajukan tetapi belum
terlealisasi dan tahun ini sudah diajukan lagi. Semoga sih sebelum tutup
tahun ini alat itu sudah terlealisasi.95
Lembaga arsip Universitas Terbuka untuk saat ini belum mempunyai
alat pengatur kelmbaban atau dehumidifier pada ruangan arsip. Adapun
lembaga arsip Universitas Terbuka mengatasinya dengan membuat
pengajuan mengenai pengadaan alat dehumidifier agar alat tersebut segera
terealisasikan.
c. Kurangnya alat untuk alih media dan alih media sering tertunda.
Alih media merupakan suatu cara untuk penyelamatan fisik dan
informasi arsip dari satu bentuk ke bentuk media arsip lainnya. Tujuan
dilakukan alih media arsip sendiri yaitu untuk pelestarian arsip statis dan
kemudahan layanan akses. Namun dalam melakukan alih media masih
terdapat beberapa kendala atau hambatan. Sebagaimana yang dikatakan
oleh informan LR pada saat wawancara bahwa:
Kendala yang baru mungkin dialihmedia, Karena terlalu banyak kegiatan
yang dilakukan jadi proses kegiatan ahli tertunda semestara karena
banyak kegiatan lain yang harus didahulukan. Termasuk kita kan sebagai
lembaga arsip salah satu fungsi utamanya itu pembinaan kedaerah.
Sebenarnya sih pembinaannya ke unit kerja, ke unit-unit yang menyimpan
dan mengolah arsip dinamis. Masalahnya UT itu organisasi yang sangat
sangat besar punya unit kerja diseluruh plosok Indonesia. Jadi kita
melaksanakan BIMTEK bukan hanya di Pusat doang. Masalahnya kita ada
di unit-unit diluar daerah dan mengharuskan kita perjalanan dinas jadi itu
cukup memakan waktu. Menurut saya, mungkin itu salah satu kendala
yang membuat alih media itu kita tunda sementara.96
Berdasarkan hasil wawancara bahwa proses alihmedia yang dilakukan
di lembaga arsip Universitas Terbuka sering kali tertunda, karena banyak
95
Lina Rosidinawati, Wawancara Pengelola Keuangan pada Lembaga Kearsipan Universitas
Terbuka. 96
Lina Rosidinawati.
82
kegiatan lain yang harus didahulukan. Adapun Cara mengatasinya yaitu
dalam mengatasi proses alihmedia yang sering tertunda maka lembaga
arsip Universitas Terbuka membuat program khusus dengan kurun waktu
yang sudah ditentukan dan dalam proses alihmedia menggunakan jasa
pramubakti atau tenaga harian lepas (THL) tapi untuk verifikasi hasil
alihmedia tersebut tetap dilakukan oleh arsiparis.
Namun kendala lainnya seperti tidak bisa melakukan alih media arsip
betacamp dan betamax, sebagaimana yang dikatakan oleh informan NA
dan FA pada saat wawancara bahwa
Hambatan dari alih media, kalau dari bentuknya seperti betacamp,
Betamax alatnya sudah tidak bisa itu kita bawanya ke ANRI. Sebenarnya
kita punya tetapi alatnya sudah tidak bisa digunakan lagi. kendalanya
seperti itu biasanya alatnya.97
Kendala dalam proses alih media, jadi dikita itu tidak bisa melakukam alih
media arsip betacamp, betamax karena readernya rusak.98
Berdasarkan hasil wawancara di atas bahwa lembaga arsip Universitas
Terbuka tidak dapat melakukan alih media untuk arsip statis dalam bentuk
format betacamp, betamax karena alat reader untuk membaca arsip
tersebut rusak. Maka dari itu, lembaga arsip Universitas Terbuka tidak bisa
melakukan alih media.
Cara mengatasi kendala atau hambatan dalam proses alih media arsip
statis dalam bentuk betacamp dan betamax bekerjasama dengan ANRI
97
Ngadi Asmanti, Wawancara Penanggung Jawab Bidang Manajemen Arsip pada Lembaga
Kearsipan Universitas Terbuka. 98
Fanny Abdilah, Wawancara Pengadministrasi Umum pada Lembaga Kearsipan Universitas
Terbuka.
83
(Arsip Nasional Republik Indonesia) karena yang mempunyai alat untuk
alihmedia betacamp dan betamax hanya ada di ANRI.
d. Kurangnya pemahaman SDM terhadap arsip itu sendiri.
Dalam melakukan kegiatan pelestarian arsip terdapat kendala atau
hambatan pada sumber daya manusia, sebagaimana yang dikatakan oleh
informan NA dan MI pada saat wawancara bahwa:
Hambatan dalam pelestarian biasanya ada pada SDM. Karena kita kan
semua tidak hanya dari arsiparis, disini ada arsiparis trampil, pertama
dan muda. Kadang-kadang kita dibantu oleh teman-teman pramubakti
atau tenaga THL kita latih dia jadi tidak mungkin juga arsiparis full
karena tetap kita dampingi, tapi yang bertanggung jawab tetap arsiparis.
Tapi untuk dilembaga arsip ini masih tertangani.99
Cuman memang untuk diunit-unit itu masalah di SDM aja karena kurang
pemahaman sama kita kan unitnya banyak bahkan tersebar diseluruh
Indonesia. Untuk arsip dinamis terpusat ada di UPBJJ dan statisnya ada
disini mereka belum dibekali ilmu-ilmu kearsipan. Jadi mereka masih
kebingungan bagaimana cara klasifikasi, menentukan umur arsip sendiri
dsb…100
Berdasarkan hasil wawancara di atas bahwa hambatan atau kendala
yang ada yaitu terdapat pada sumber daya manusia yang berada di unit-unit
kerja, karena unit-unit UT banyak tersebar diseluruh Indonesia dan
kebanyakan arsiparis yang ada pada unit-unit kerja tidak berlatar
pendidikan kearsipan sehingga mereka kurang pemahanan terhadap arsip
itu sendiri.
Adapun cara mengatasinya yaitu lembaga arsip Universitas Terbuka
melakukan pelatihan-pelatihan untuk arsiparis yang ada di unit kerja yang
99
Ngadi Asmanti, Wawancara Penanggung Jawab Bidang Manajemen Arsip pada Lembaga
Kearsipan Universitas Terbuka. 100
Mohammad Idris, Wawancara Penanggung Jawab Bidang Layanan dan Pengembangan Arsip
pada Lembaga Kearsipan Universitas Terbuka.
84
tersebar diseluruh Indonesia dan dalam melakukan pelatihan tersebut
bekerja sama dengan ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) serta
menerima konsultasi dari pengelola arsip di UPBJJ (unit program belajar
jarak jauh) melalui via email maupun media lainnya seperti whatsapp, sms
dll.
Berdasarkan penjelasan di atas dapat disimpulkan sementara bahwa,
meskipun dalam melakukan kegiatan pelestarian arsip statis di lembaga
arsip Universitas Terbuka masih terdapat beberapa kendala atau hambatan.
Namun lembaga arsip Universitas Terbuka sudah mengupayakan
semaksimal mungkin agar kendala atau hambatan yang ada dapat teratasi
dan berjalan dengan baik.
C. Pembahasan
Lembaga Arsip Universitas Terbuka merupakan suatu lembaga kearsipan
yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan di
lingkungan Perguruan Tinggi Universitas Terbuka yang didirikan bertujuan untuk
megelola dan melestarikan arsip statis yang disimpan didalamnya. Sebagaimana
yang dimaksud pada pasal 27 ayat 1 Undang-Undang Republik Indonesia No 43
Tahun 2009 Tentang Kearsipan bahwa arsip perguruan tinggi wajib melaksanakan
pengelolaan arsip statis yang diterima dari satuan kerja di lingkungan perguruan
tinggi dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi. 101
Khasanah Arsip Perguruan Tinggi adalah seluruh arsip statis yang berasal
dari lingkungan perguruan tinggi, yakni merupakan arsip yang sudah tidak
101
Indonesia, ―Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.‖
85
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi
perguruan tinggi yang mempunyai nilai sekunder, permanen, berkelanjutan, nilai
kesejarahan dan kearsipan.102
Untuk menjaga nilai-nilai yang ada dalam arsip statis
maka perguruan tinggi layak untuk melakukan pelestarian arsip guna selain untuk
memperlambat laju kerusakan arsip serta untuk melestarikan arsip statis agar dapat
digunakan hingga masa yang akan datang.
Arsip statis yang disimpan di Lembaga Arsip Univeristas Terbuka berasal
seluruh lingkungan Universitas Terbuka termasuk di unit program pembelajaran
jarak jauh (UPBJJ-UT) yang berada di seluruh Indonesia. Jenis arsip statis yang
disimpan di Lembaga Arsip Universitas Terbuka yaitu tidak hanya yang terekam
dalam media kertas saja namun arsip Universitas Terbuka tercipta dalam media
baru seperti Audio Visual. Adapun jenis arsip statis yang disimpan di Lembaga
Arsip UT yaitu surat keputusan (SK) rektor sejak awal berdirinya Universitas
Terbuka hingga kini, master bahan ajar cetak & master bahan ajar non-cetak,
thesis mahasiswa, dan beberapa arsip foto & gambar.
1. Upaya Pelestarian Arsip Statis di Lembaga Arsip Universitas Terbuka.
Upaya pelestarian arsip statis yang dilakukan di lembaga arsip Universitas
Terbuka adalah sebagai berikut:
a. Pelestarian arsip statis bersifat pencegahan (preventif) terhadap faktor
internal dan eksternal
Upaya pelestarian arsip statis yang telah dilakukan di lembaga arsip
Universitas Terbuka yaitu pelestarian arsip yang bersifat pencegahan atau
102
Susiasih Damalita, ―Pentingnya Manajemen Arsip di Lingkungan Perguruan Tinggi.‖h.8
86
(preventif) saja. Sedangkan menurut Peraturan Pemerintah Republik
Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang pelaksanaan Undang-Undang
Nomor 43 Tahunn 2009 Tentang Kearsipan bahwa pelestarian arsip
terbagi menjadi 2 (dua) bagian yaitu bersifat pencegahan (preventif) dan
bersifat perbaikan (kuratif).103
Namun Lembaga Arsip Universitas
Terbuka hanya melakukan pelestarian arsip yang bersifat pencegahan
(preventif) karena arsip yang tersimpan di lembaga arsip Universitas
Terbuka tidak ada yang mengalami kerusakan, jadi upaya pelestarian
arsip di Lembaga UT hanya bersifat pencegahan saja (preventif) untuk
mencegah dari faktor internal dan faktor ekternal.
Pencegahan faktor internal dapat menggunakan kertas, tinta dan
lem yang bermutu baik serta harus diimbangi dengan perawatan dan
penyimpanan yang sebaik mungkin sehingga lebih awet.104
Usaha-usaha
yang dilakukan oleh Lembaga Arsip Universitas Terbuka dalam
melakukan pencegahan faktor internal sudah sesuai dengan teori
menggunakan kertas, tinta, dan lem yang berkualitas baik.
Namun ada beberapa arsip statis dalam bentuk kertas yang tercipta
di unit pengolah atau unit kerja belum adanya keseragaman untuk
menggunakan kertas khusus. Ketika arsip dalam bentuk kertas diciptakan
ada yang menggunakan kertas A4, F4 bahkan ada juga yang sudah
menggunkan kertas khusus. Hal ini disebabkan karena arsiparis yang ada
103
―Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.‖ 104
Agus Sugiato and Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional Ke
Basis Komputer, h.72.
87
di unit pengolah atau unit kerja masih kurangnya kepahaman terhadap
arsip itu sendiri walaupun dari Lembaga Arsip UT sudah menerapkan
dan memberi intruksi dalam penggunaan kertas yang disesuaikan
menurut aturan.
Sedangkan pelestarian arsip terhadap pencegahan yang disebabkan
oleh faktor eksternal yaitu terdapat pada ruangan dan tempat arsip statis
itu disimpan sebagai berikut:
1. Mencegah faktor fisika seperti suhu dan kelembapan, cahaya, dan
debu. Untuk mencegah suhu dan kelembapan antara arsip kertas dan
media baru (arsip audiovisual) mempunyai suhu dan kelembaban
yang berbeda. Arsip kertas dengan suhu 200C ± 2
0C dan kelembapan
50% ± 5%, sedangkan arsip media baru 180C ± 2
0C dan kelembaban
35% ± 5%. Untuk mencegah faktor cahaya setiap jendela pada
ruangan arsip statis harus dilindungi filter penyaring sinar UV seperti
UV filtering polyester film karena arsip harus dijauhkan dari sinar
matahari langsung dan untuk mencegah debu yang masuk pada
ruangan arsip dapat memasang jaring kawat (wire mesh) pada pintu-
pintu dan jendela-jendela.105
Sedangkan pencegahan faktor fisika
yang dilakukan oleh Lembaga arsip Universitas Terbuka memiliki
perbedaan seperti suhu dan kelembapan arsip kertas dan arsip media
baru (audiovisual) mempunyai suhu yang sama yaitu suhu 200C-22
0C
dan kelembaban 500C. Untuk mencegah faktor cahaya, lembaga arsip
105
―Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2011 Tentang Pedoman
Preservasi Arsip Statis.,‖ h.12-14.
88
UT melakukan pencegahan dengan cara setiap jendela menggunakan
tirai separo sedangkan untuk mencegah faktor debu, ruang tempat
penyimpan arsip dibersihkan menggunakan vacuum cleaner yang
dilakukan setiap hari oleh OB secara rutin.
2. Mencegah faktor kimia seperti pemasangan AC, pemasangan
dehumidifier pada ruangan arsip.106
Namun pencegahan faktor kimia
yang dilakukan Lembaga arsip Universitas Terbuka yaitu hanya
menggunakan AC yang dinyalakan selama 24 jam karena lembaga
arsip Universitas Terbuka belum mempunyai alat dehumidifier.
3. Mencegah faktor biota yaitu memeriksa peyimpanan arsip secara
berkala, memeriksa suhu dan kelembaban udara, setiap rak arsip
dilettakan camper, naphthalene atau paradichlorobenzenna untuk
mengusir serangga serta melakukan fumigasi.107
Upaya mencegah
faktor biota yang dilakukan oleh Lembaga Arsip Universitas Terbuka
sudah sesuai teori yaitu melakukan pencegahan dengan mengatur suhu
dan kelembaban, penyemprotan serangga secara rutin 2 (dua) minggu
sekali dan melakukan fumigasi setiap 2 (dua) tahun sekali. Namun
yang membedakan dengan teori, Lembaga Arsip Universitas Terbuka
tidak meletakkan seperti camper, naphthalene atau
paradichlorobenzenna untuk mengusir serangga disetiap rak.
4. Mencegah faktor manusia yaitu dapat diminimalisir atau dikurangi
bahkan dihilangkan dengan cara memberikan pengetahuan dalam
106
Yayan Daryana, ―Konsep Dasar Pemeliharaan Dan Pengamanan Arsip,‖ h.32. 107
Yayan Daryana, h.31.
89
sebuah pendidikan dan pelatihaan secara terus menenurus.108
Sama
halnya dengan yang di lakukan lembaga arsip Universitas Terbuka
dalam mencegah faktor manusia yaitu arsiparis melakukan pelatihan
terkait pelestarian arsip sehingga dalam melakukan pemilahan arsip
dilakukan dengan hati-hati dan pelan-pelan, pembatasan akses pada
ruangan arsip, memasang CCTV diruang arsip dan penjagaan satpam
selama 24 jam serta larang-larangan lainnya pada saat memasuki
ruangan arsip yaitu dilarang merokok dan membawa makanan di
ruangan penyimpanan arsip.
5. Faktor bencana alam. Salah satu tujuan utama pelestarian arsip statis
adalah mengurangi seminimal mungkin potensi risiko yang
diakibatkan oleh bencana alam seperti banjir, kebakaran, gempa bumi,
dll yaitu lokasi depo arsip menghindari daerah rawan bencana,
kontruksi bangunan terbuat dari bahan sesuai standar, ruangan arsip
harus dilengkapi dengan alat pelindung kebakaran seperti, heat/smoke
detection, fire alarm, extinguisher dan sprinkler system dan memiliki
saluran air atau drainase yang baik sehingga dapat mengeluarkan air
secepat mungkin dari bangunan.109
Keterangan diatas selaras dengan
upaya pelestarian arsip yang dilakukan oleh Lembaga Arsip UT dalam
mengurangi resiko kebakaran yaitu ruangan arsip dilengkapi dengan
pemadam kebakaran ringan (Aprar) dan pendeteksi asap, untuk
mencegah banjir gedung arsip II sudah didesain dengan antisipasi saat
108
Yayan Daryana, h.23-24. 109
Sambas Ali Muhidin and Hendri Winata, Manajemen Kearsipan : Untuk Organisasi Public,
Bisnis, Sosial, Politik, Dan Kemasyarakatan., h.351.
90
pembuatan gedung arsip II dibuat dengan 2 (dua) lantai, Penempatan
arsipnya pun berada di lantai 2 (dua). Serta untuk meminimalisir
bencana alam gempa bumi, gedung arsip dibangun dengan struktur
bangunan yang kokoh dan lokasinya gedung arsip tidak rawan terjadi
gempa bumi.
Dalam melakukan kegiatan preventif memerlukan fasilitas sarana
dan prasana kearsipan yang berkualitas baik dan memenuhi standar.
Penyediaan fasilitas sarana dan prasarana serta peralatan kearsipan
merupakan langkah awal dalam pelestarian arsip statis. Penggunaan
fasilitas sarana prasarana harus mempertimbangkan dua hal yaitu bebas
asam dan sesuai dengan kebutuhan karakteristik fisik arsipnya. Lokasi,
struktur gedung arsip, ruangan arsip yang memadai, dan tempat
penyimpanan arsip yang sesuai dengan standar kearsipan seperti rak arsip,
boks, map atau folder, amplop dan pembukus lainnya serta peralatan
pendukung harus diperhatikan dalam pelestarian arsip guna melindungi
kenyamanan dan kesehatan kerja arsiparis seperti masker, sarung tangan,
jas atau jaket dan sabun anti kuman.110
Apabila salah satu fasilitas sarana
prasarana serta peralatan pendukung tidak memadai maka kegiatan
pelestarian akan terhambat. Maka dari itu, dengan melakukan pengecekan
ketersediaan kualitas peralatan yang dimiliki maka kegiatan pelestarian
arsip akan berjalan dengan baik.
110
Azmi, ―Stategi Pengaturan Arsip Statis Pada Lembaga Kearsipan Dalam Upaya Meningkatkan
Akses Dan Mutu Layanan Arsip Statis Kepada Publik.,‖ Sub Bagian Publikasi Dan Dokumentasi
Arsip Nasional Republik Indonesia, h.9-10.
91
Fasilitas tempat penyimpanan arsip di Lembaga Arsip Universitas
Terbuka sudah cukup memadai seperti media penyimpanan arsip statis
menggunakan amplop dan amplop tersebut disimpan didalam boks arsip
yang sesuai dengan ukuran arsip. Kemudian boks tersebut disimpan di rak
dan rak yang digunakan sudah anti karat dan tahan api yaitu rooll opack
sebagai media penyimpanan arsip statis. Serta fasilitas lainnya seperti
camera CCTV, Pemadam Kebakaran, pendeteksi asap, AC, mesin
fotocopy, laptop, computer, mesin pencacah, scanner, tangga, trolly, lift
barang, vacuum cleaner dan peralatan pendukung lainnya seperti sarung
tangan, masker, sapu, kemoceng.
Terkait dengan penjelasan diatas, fasilitas sarana parasana yang
digunakan dalam pelestarian arsip statis di lembaga arsip Universitas
Terbuka masih terdapat beberapa kekurangan dan masih membutuhkan
beberapa penyesuian seperti tidak mempunyai alat pengatur kelembaban
atau dehumidifier, lokasi gedung arsip II Universitas Terbuka berdekatan
dengan lapangan terbang dan ruangan tempat penyimpanan arsip statis
kertas dan arsip media baru atau audiovisual berada dalam satu ruangan
sehingga pengaturan suhu dan kelembabannya pun disamakan.
Sebagaimana yang diungkapkan pada Peraturan Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia Nomer 23 Tahun 2011 Tentang Pedoman Preservasi
Arsip Statis bahwa pada ruangan arsip mempunyai alat dehumidifier,
lokasi depo arsip harus menghindari daearah yang berdekatan dengan
instalansi strategis seperti instalansi militer, lapangan terbang, dan rel
92
kereta serta ruangan penyimpanan arsip kertas dan audio visual harus
terpisah karena berbeda jenis arsip dan penangannya.111
b. Pelestarian arsip statis bersifat perbaikan (kuratif) terhadap faktor internal
dan eksternal.
Menurut wursanto kegiatan kuratif adalah memperbaiki arsip-arsip
yang sudah rusak agar dapat dipergunakan dan disimpan kembali untuk
jangka waktu yang lebih lama.112
Kegiatan kuratif dikhususkan bagi arsip
yang mengalami kerusakan parah secara fisik dan kimia seperti berlubang,
berjamur, foxing dsb.113
Berdasarkan hasil wawancara, lembaga arsip Universitas Terbuka
belum pernah melakukan restorasi atau perbaikan karena arsip yang
disimpan di lembaga arsip Univeristas Terbuka untuk saat ini tidak ada
yang mengalami kerusakan. Pada saat arsip statis diserahkan oleh unit
pencipta atau unit pengolah kepada lembaga arsip Universitas Terbuka,
sebelum arsip statis disimpan diruangan arsip maka arsip statis tersebut
dilakukan pemilahan terlebih dahulu oleh arsiparis. Sehingga arsip yang
disimpan di lembaga arsip UT dalam kondisi baik. Namun apabila arsiparis
menemukan arsip dalam keadaan rusak ringan maka kegiatan restorasi
dapat dilakukan dengan sendiri sesuai dengan SOP (standar operasional
prosedur) yang ada. Akan tetapi apabila arsip statis ditemukan dalam
keadaan rusak parah maka arsiparsis membawanya ke ANRI untuk
111
―Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2011 Tentang Pedoman
Preservasi Arsip Statis.,‖ h.11-12. 112
Wursanto, Kearsipan 1, h.231. 113
Cecep Ibrahim, ―Preservasi Kuratif Arsip Berbahan Kertas,‖ Visi Pustaka : Jaringan Infromasi
Antar Perpustakaan Vol 19, No 2 (Agustus 2017): h.108.
93
dilakukan perbaikan. Karena lembaga arsip Universitas Terbuka tidak
mempunyai alat dan sumber daya manusia (SDM) yang mempunyai
keahlian khusus dalam bidang restorasi. Lain halnya ketika arsiparis
menemukan arsip yang mengalami rusak parah dan sudah tidak terlihat lagi
wujudnya maka arsip tersebut sudah tidak bisa diperbaiki lagi.
Berdasarkan penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa kegiatan
preventif yang dilakukam dilembaga arsip Universitas Terbuka sudah
sesuai dengan teori seperti melakukan pencegahan terhadap faktor internal
dan eksternal. Fasilitas sarana prasanan yang digunakan dalam pelestarian
arsip sudah cukup memadai, meskipun masih terdapat beberapa kendala
atau hambatan akan tetapi fasilitas yang digunakan sudah cukup baik,
mungkin seterusnya membutuhkan penyesuaian.
2. Cara mengatasi hambatan atau kendala dalam Pelestarian Arsip Statis di
Lembaga Arsip Universitas Terbuka.
Dalam melakukan kegiatan pelestarian arsip di Lembaga arsip Universitas
Terbuka masih terdapat beberapa hambatan yang dihadapi. Hambatan atau
kendala yang ada tentunya dapat menghambat tercapainya suatu tujuan dalam
melaksanakan kegiatan yang dilakukan. Adapun cara mengatasi hambatan atau
kendala yang dilakukan lembaga arsip Universitas Terbuka adalah sebagai
berikut :
a. Kurangnya ruangan untuk penyimpanan arsip media baru.
Hambatan pertama, Kurangnya ruangan khusus untuk penyimpanan
arsip media baru menjadikan ruangan arsip kertas dan arsip media baru
94
berada dalam satu ruangan yang tanpa disekat. Hal ini menyebabkan
pengaturan suhu dan kelembaban arsip kertas dan arsip media baru
disamakan. Pengaturan suhu dan kelembaban yang tidak disesuaikan
dengan jenis arsip dapat merusak arsip.
Adapun cara mengatasinya yaitu lembaga arsip Universitas Terbuka
berencana untuk membuat ruangan khusus penyimpanan arsip media baru.
Sehingga arsip media baru mempunyai pengaturan suhu dan kelembaban
sendiri yang disesuaikan dengan standar ANRI. Hal ini sesuai dengan
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun
2011 tentang pedoman preservasi arsip statis bahwa ruangan penyimpanan
arsip kertas dan audio visual terpisah karena berbeda jenis arsip dan
penangannanya.114
b. Kurangnya alat dehumidifier
Hambatan kedua, tidak adanya alat pengatur kelembaban atau
dehumidifier pada ruangan arsip dapat menyebabkan kerusakan arsip yang
berkelanjutan. Menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia Nomor 23 Tahun 2011 tentang pedoman preservasi arsip statis
bahwa untuk mengatur kelembaban udara digunakan alat dehumidifier.115
Adapun cara mengatasinya yaitu selain ruangan arsip menggunakan AC
yang dinyalakan selama 24 jam, Lembaga arsip Universitas Terbuka
114
―Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2011 Tentang Pedoman
Preservasi Arsip Statis.,‖ h.12. 115
―Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2011 Tentang Pedoman
Preservasi Arsip Statis.,‖ h.13.
95
membuat pengajuan mengenai pengadaan alat dehumidifier agar alat
tersebut segera terealisasikan.
c. Kurangnya alat untuk alih media dan alih media sering tertunda.
Hambatan ketiga dari alih media, karena alat reader untuk membaca
arsip dalam format betacamp, betamax rusak maka lembaga arsip
Universitas Terbuka tidak bisa melakukan alih media dan kegiatan
alihmedia sering tertunda karena ada beberapa kegiatan yang harus
didahulukan. Dengan adanya kendala tersebut dapat menghambat
tercapainya suatu tujuan, karena alih media sendiri bertujuan untuk
mempercepat layanan akses arsip dan untuk pelestarian arsip statis.116
Adapun cara mengatasinya yaitu dalam proses alih media arsip seperti
alih media betacamp dan betamax bekerjasama dengan ANRI karena yang
mempunyai alat untuk alihmedia betacamp dan betamax yaitu ANRI serta
dalam mengatasi proses alihmedia yang sering tertunda maka lembaga
arsip membuat program khusus dengan kurun waktu yang sudah ditentukan
dan dalam proses alihmedia menggunakan jasa pramubakti atau tenaga
harian lepas (THL) tapi untuk verifikasi hasil alihmedia tersebut tetap
dilakukan oleh arsiparis.
d. Kurangnya pemahaman SDM terhadap arsip itu sendiri.
Hambatan keempat, kendala-kendala yang ada banyak terjadi pada
sumber daya alam (SDM) di unit-unit kerja UT yang berada di daerah
karena kurangnya pemahaman terhadap arsip itu sendiri dan kebanyakan
116
Sambas Ali Muhidin and Hendri Winata, Manajemen Kearsipan : Untuk Organisasi Public,
Bisnis, Sosial, Politik, Dan Kemasyarakatan., h.411.
96
tidak berlatar belakang kearsiapan. Cara mengatasinya yaitu lembaga arsip
Universitas Terbuka menerima konsultasi dari pengelola arsip yang berada
di unit program belajar jarak jauh (UPBJJ) melalui via email maupun
media lainnya seperti whatsapp, sms dll serta melakukan kegiatan
pelatihan-pelatihan yang bekerja sama dengan ANRI. Dengan adanya
kegiatan pelatihan-pelatihan tersebut bertujuan untuk meningkatkan
kompetensi arsiparis. Hal ini sesuai dengan Undang-undang No.43 Tahun
2009 pasal 30 ayat 2 bahwa lembaga kearsipan nasional melaksanakan
pembinaan dan pengembangan arsiparis melalui upaya:
1) Pengadaan arsiparis;
2) Pengembangan kompetensi dan keprofesional arsiparis melalui
penyelenggaraan, pengaturan, serta pengawasan pendidikan dan
pelatihan kearsipan;
3) Pengatur peran dan kedudukan hukum arsiparis; dan
4) Penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan profesi untuk sumber
daya kearsipan.117
117
Indonesia, ―Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.,‖
h.21-22.
97
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan sebagaimana diuraikan
pada bab IV, dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Upaya pelestarian arsip statis di Lembaga arsip Universitas Terbuka telah
melakukan upaya pelestarian yang bersifat preventif (pencegahan)
terhadap faktor internal seperti mengupayakan agar menggunakan kertas,
tinta, dan lem yang berkualitas baik dan pencegahan terhadap faktor
eksternal seperti mencegah faktor fisika, kimia, biota, manusia, dan
bencana alam melalui penyediaan sarana prasana, pengendalian hama, dan
perencanaan menghadapi bencana. Namun lembaga arsip Universitas
Terbuka tidak melakukan upaya pelestarian arsip yang bersifat kuratif
(perbaikan) karena sebelum arsip statis disimpan di lembaga arsip, arsip-
arsip yang diserahkan oleh unit pencipta atau unit pengolah dilakukan
pemilahan terlebih dahulu. Sehingga arsip yang disimpan dilembaga arsip
Universitas Terbuka untuk saat ini dalam kondisi bagus dan tidak ada
yang mengalami kerusakan.
2. Cara mengatasi hambatan atau kendala yang ada sudah cukup baik karena
Lembaga arsip Universitas Terbuka sudah mengupayakan agar kendala
atau hambatan yang ada dapat teratasi dan berjalan dengan baik. Adapun
cara untuk mengatasi kendala yang dilakukan lembaga arsip Univerisitas
Terbuka yaitu untuk mengatasi kedala pertama, Lembaga arsip UT
98
membuat pengajuan mengenai pengadaan alat dehumidifier. Mengatasi
hambatan kedua, lembaga arsip UT berencana membuat sekat khusus
untuk ruangan audiovisual sehingga arsip audiovisual mempunyai
pengaturan suhu dan kelembaban sendiri (on progress). Mengatasi
hambatan ketiga, dalam proses alih media arsip seperti betacamp dan
betamax bekerjasama dengan ANRI dan dalam mengatasi proses
alihmedia yang sering tertunda, lembaga arsip membuat program khusus
dengan kurun waktu yang sudah ditentukan, dan dalam proses alihmedia
menggunakan jasa pramubakti atau tenaga harian lepas (THL) tapi untuk
verifikasi hasil alihmedia tersebut tetap dilakukan oleh arsiparis.
Mengatasi hambatan keempat, untuk mengatasi hambatan Sumber Daya
Manusia (SDM) Lembaga arsip UT sering melakukan pelatihan-pelatihan
untuk arsiparis yang ada diunit kerja yang tersebar diseluruh Indonesia
yang bekerja sama dengan ANRI serta menerima Konsultasi dari
pengelola arsip di UPBJJ melalui via email maupun media lainnya seperti
whatsapp, sms, dll.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas penulis ingin memberikan beberapa saran
yang dapat dijadikan pertimbangan dalam pengembangan lembaga arsip
Universitas Terbuka sebagai berikut:
1. Sebaiknya ruangan penyimpanan arsip kertas dan arsip media baru
(audiovisual) ruangannya terpisah agar keduanya mendapatkan suhu dan
kelembaban yang sesuai dengan standar peraturan ANRI.
99
2. Seyogyanya Lembaga Arsip Universitas Terbuka merekrut staf ahli yang
mempunyai keahlian khusus dalam bidang preservasi, sehingga kegiatan
pelestarian arsip statis dapat dimaksimalkan kembali.
3. Sebaiknya Lembaga Arsip Universitas Terbuka sering melakukan
peatihan-pelatihan atau pendidikan khusus dengan arsiparis yang berada
di unit-unit daerah terkait dengan pelestarian arsip agar setiap pegawai
mempunyai kemampuan dan kreativitas dalam melakukan tugasnya. Serta
dalam melakukan pelatihan atau pendidikan khusus bekerja sama dengan
ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).
4. Pengajuan mengenai pengadaan barang seperti alat dehumidifier dan
peralatan untuk membuat ruangan khusus arsip media baru belum
sepenuhnya ditindak lanjuti oleh pihak yang berwenang. Sebaiknya
pimpinan dan arsiparis terus mengawal pengajuan tersebut agar pengajuan
yang sudah diajukan dapat terrealisasikan.
100
DAFTAR PUSTAKA
Abdilah, Fanny. Wawancara Pengadministrasi Umum pada Lembaga Kearsipan
Universitas Terbuka tanggal 24 Mei 2019.
Amasyah, Zulkifli. (1995). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka
Utama.
Ardhini, Istu Putri. ―Hubungan Perawatan Dan Pelestarian Arsip Karesidenan
Semarang Tahun 1800-1880 Terhadap Kualitas Layanan Fisik Di Badan Arsip
Dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah.‖ Jurnal Ilmu Perpustakaan,
vol. Vol.4, July 2015, https://media.neliti.com/media/publications/209424-
hubungan-perawatan-dan-pelestarian-arsip.pdf. [accessed 25 February 2019].
Asmanti, Ngadi. Wawancara Penanggung Jawab Bidang Manajemen Arsip pada
Lembaga Kearsipan Universitas Terbuka pada tanggal 05 Agustus 2019.
Azmi. Deskripsi dan Penataan Arsip Statis. Jakarta: Universitas Terbuka,
http://www.pustaka.ut.ac.id/lib/wp-content/uploads/pdfmk/ASIP4304-M1.pdf.
[Accessed 15 July 2019].
———.―Stategi Pengaturan Arsip Statis Pada Lembaga Kearsipan Dalam Upaya
Meningkatkan Akses Dan Mutu Layanan Arsip Statis Kepada Publik.‖ Sub
Bagian Publikasi Dan Dokumentasi Arsip Nasional Republik Indonesia
https://www.anri.go.id/assets/collections/files/Artikel_Online_Strategi-
Pengaturan-Arsip-Statis_hfg78jjdhj9udy.pdf. [accessed 15 September 2019].
Barthos, Basir. (2007). Manajemen Kearsipan : Untuk Lembaga Negara, Swasta,
dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.
———. (1990). Manajemen Kearsipan: Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan
Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.
Bungin, M.Bungin. (2019). Penelitian Kualitatif : Komunikasi, Ekonomi,
Kebijakan Publik, dan Ilmu Sosial Lainnya. Jakarta: Kencana.
Creswell, W. John. (2016). Pendekatan Metode Kualitatif, Kuantitatif dan
Campuran. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
Damalita, Susiasih. ―Pentingnya Manajemen Arsip Di Lingkungan Perguruan
Tinggi.‖ Jurnal Ekonomi, vol. Vol. 3, No. 1, 2009, http://digilib.um.ac.id.
[accessed 6 February 2019].
101
Darmanto. (2014). Dasar-Dasar Kesekretarisan. Tangerang Selatan: Universitas
Terbuka.
Daryana, Yayan. Konsep Dasar Pemeliharaan Dan Pengamanan Arsip.
Universitas Terbuka, http://www.pustaka.ut.ac.id/lib/asip4320-pemeliharaan-
dan-pengamanan-arsip/. [Accessed 15 July 2019.]
Ghony, M.Djunaidi, & Almansur Fauzan. (2012). Metodologi Penelitian
Kualitatif. Yogyakarta: Ar- Ruzz Media.
Gulo,W. (2002). Metodologi Penelitian. Jakarta: Gramedia Widiasarana Indonesia.
Hakim, Lukman Nul. ―Ulasan Metodologi Kualitatif : Wawancara Terhadap Elit.‖
Jurnal Aspirasi, vol. 4 no. 2, Desember 2013,
https://jurnal.dpr.go.id/index.php/aspirasi/article/view/501/397. [accessed 24
June 2019].
Hartinah, Sri. Metode Penelitian Perpustakaan. Universitas Terbuka, 2014.
Hasugian, Jonner. ―Pengantar Kearsipan.‖ USU Digital Library, 2003,
http://library.usu.ac.id/download/fs/perpus-jonner.pdf.[accessed 15 July 2019].
Hendrawan, Muhammad Rosyihan, Ulum, Mochamad Chazienul. Pengantar
Kearsipan : Dari Isu Kebijakan Ke Manajemen. UB Press, 2017.
Ibrahim, Cecep. ―Preservasi Kuratif Arsip Berbahan Kertas‖, Visi Pustaka:
Jaringan Informasi Antar Perpustakaan, Vol 19, No. 2 (2017).
Idris, Mohammad. Wawancara Penanggung Jawab Bidang Layanan dan
Pengembangan Arsip pada Lembaga Kearsipan Universitas Terbuka pada
tanggal 05 Agustus 2019.
Indonesia. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan. https://www.anri.go.id/assets/download/87Nomor-43-Tahun-2009-
Tentang-Kearsipan.pdf. [Accessed 9 July 2019].
Irawan, Prasetya. Logika Dan Prosedur Penelitian. Sekolah Tinggi Ilmu
Administrasi Lembaga Administrasi Negara, 2014.
Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 07 Tahun 2001
Tentang Pedoman Penilaian Arsip Bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha
Dan Swasta. Bagian Hukum dan Perundang-Undangan Arsip Nasional
Republik Indonesia, http://arpus.acehprov.go.id/wp-
content/uploads/2017/10/PERKA-ANRI-No-07-Tahun-2001-PEDOMAN-
PENILAIAN-ARSIP.pdf. Accessed 9 July 2019.
102
Ladiawati, Dewi. ―Pelestarian Arsip : Menyelamatkan Warisan Budaya Bangsa.‖
Jurnal ANRI, Vol. 2, 2017,
http://www.anri.go.id/assets/download/vol2_jurnal_anri_12_2007.pdf.
[accessed 18 February 2019].
Laksono, Ridho. Pemanfaatan Teknologi Digital Dalam Proses Alih Media Arsip
Statis, Diplomatika, Vol. 1, No. 1, 2017,
https://jurnal.ugm.ac.id/diplomatika/article/view/28271/17235 [accessed 21
September 2019].
Lestari, Wahyu Endang. Hubungan Penilaian, Akuisisi, Retensi, Preservasi Dan
Layanan Rekod Dilihat Dari Pendekatan Lifecycle Rekords Versus Continuum
Records. 2013, https://staff.blog.ui.ac.id/tari05/files/2018/05/Hubungan-
penilaian-akuisisi-retensi-preservasi-dan-layanan-rekod-dilihat-dari-
pendekatan-lifecycle-records-versus-continuum-records_by-Endang-W-
2013.pdf. [accessed 24 June 2016].
Mahmud, Melizubaidah. ―Pentinganya Manajemen Sistem Penyimpanan Arsip.‖
Dosen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Negeri Gorontalo,
http://repository.ung.ac.id/get/simlit_res/1/231/Pentingnya-Manajemen-
Sistem-Penyimpanan-Arsip.pdf. [accessed 14 July 2019].
Mardiyanto,Verry. (2017). Strategi Kegiatan Preservasi Arsip Terdampak Bencana
Lokasi Kasus di Arsip Nasional Republik Indonesia. Jurnal Pengembangan
Kearsipan, Vol 10, No 2.
https://jurnal.ugm.ac.id/khazanah/article/view/30081/18151 [accessed 15 July
2019].
Martono, Boedi. (1990). Sistem Kearsipan Praktis : Penyusutan dan Pemeliharaan
Arsip. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.
Muhidin, Sambas Ali, & Winata, Hendri. (2016). Manajemen Kearsipan : Untuk
Organisasi Public, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan. Bandung:
Pustaka Setia.
Mulyono, Sularso dkk. (1985). Dasar – Dasar Kearsipan. Yogyakarta: Liberty.
Muslimin. ―Pembukuan Dan Pemeliharaan Al-Quran.‖ Jurnal IAI Tribakti Kediri,
vol. Vol.25, No. 2, 2014, https://ejournal.iai-
tribakti.ac.id/index.php/tribakti/article/view/181/146. [accessed 15 February
2019].
Nooryani. S. (2018). Cara Mudah Mengelola Arsip Inaktif. Bogor: IPB Press.
Peratuan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 22 Tahun 2012 Tentang
Pelaksanaan Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
103
http://www.anri.go.id/assets/download/58PP-No-28-Tahun-2012-tentang-
Pelaksanaan-UU-No-43-Tahun-2009.pdf. [Accessed 9 July 2019].
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
http://www.anri.go.id/assets/download/58PP-No-28-Tahun-2012-tentang-
Pelaksanaan-UU-No-43-Tahun-2009.pdf [accessed 5 November 2019]
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2011
Tentang Pedoman Penilaian Kriteria Dan Jenis Arsip Yang Memiliki Nilai
Guna Sekunder. Arsip Nasional Indonesia,
https://jdih.anri.go.id/peraturan/19.%20LAMPIRAN%20PERKA%20PEDOM
AN%20PENILAIAN%20ARSIP%20NILAI%20GUNA%20SEKUNDER.pdf.
Accessed 9 July 2019.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2011
Tentang Pedoman Preservasi Arsip Statis.’
https://jdih.anri.go.id/peraturan/perka_anri_23_2011.pdf [accessed 23
September 2019].
Prabowo, Banu. ―Upaya Menyikapi Filsafat Kearsipan : Suatu Kajian Awal
Filsafat Kearsipan.‖ Jurnal Kearsipan, vol. Vol.5, 2010,
http://www.anri.go.id/assets/download/jurnal vol 5 tahun 2010.pdf. [accessed
25 June 2019].
Rosalin, Sovia. (2017). Manajemen Arsip Dinamis. Malang: UB Press.
Rosidinawati, Lina. Wawancara Pengelola Keuangan pada Lembaga Kearsipan
Universitas Terbuka pada tanggal 24 Mei 2019.
Rusidi. Pemeliharaan dan Perawatan Arsip.
http://dpad.jogjaprov.go.id/article/archive/download/pemeliharaan-dan-
perawatan-arsip-84. [accessed 20 July 2019].
Saputra Rio, Agus, Rahmah Elva. ―Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Kerusakan
Arsip Di Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kota Bukit Tinggi.‖
Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan Dan Kearsipan., vol. Vol 1, No 2, Mar.
2013, http://ejournal.unp.ac.id/index.php/iipk/article/download/1092/936.
[accessed 15 July 2019].
Satori, Djam’an, & Komariah, Aan. (2009). Metodologi Penelitian Kualitatif.
Bandung: Alfabeta.
Sugiato Agus, Wahyono Teguh. (2015). Manajemen Kearsipan Modern dari
Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta: Gava Media.
104
Sugiyono. (2010). Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung:
Alfabeta.
Sulistiyo-Basuki. (1996). Pengantar Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka.
Supriansyah. ―Pemeliharaan Dan Penyusutan Arsip Dinamis Inaktif ANRI
Jakarta.‖ Jurnal Utilitas, Vol. 1, No.1, Apr. 2015,
http://utilitas.uhamka.ac.id/index.php/utilitas/article/download/5/5/.
Suraja,Yohannes. (2006). Manajemen Kearsipan. Malang: Dioma.
Wursanto. (1991). Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius.
Zulhalim, Desain Dan Implementasi Aplikasi Alih Media Arsip Statis
Menggunakan Visual Basic.Net, Sql Server Dan Crystal Report Studi Kasus :
Sistem Informasi Manajemen Arsip Plus Di Badan Perpustakaan Arsip Daerah
Propinsi Dki Jakarta, Jurnal Manajemen Informatika, Edisi: No.4 Tahun VI,
2013. http://www.jayakarta.ac.id/jurnal/jurnal_zul_arsip.pdf [accessed 21
September 2019].
105
LAMPIRAN-LAMPIRAN
106
Lampiran 1. Dokumentasi
Gedung Arsip II Universitas
Terbuka
Lemari arsip atau rool opack Box arsip untuk penyimpanan
arsip kertas
107
Penyimpanan arsip statis kertas
dan non kertas berada pada satu
ruangan
Pencahayaan pada ruangan arsip
baik dari segi cahaya lampu &
matahari
Arsip statis dalam bentuk
betacamp dan betamax
Arsip statis dalam bentuk betacamp
dan betamax yang sudah dilakukan
alih media kedalam bentuk DVD
108
CCTV Mesin Fotocopy
Mesin Scanner Alat Pemadam Kebakaran
Alat Pendeteksi Asap Alat Temperatur Suhu
109
Wawancara dengan Ibu Lina
Rosidinawati & Bapak
Fanny Abdilah
Wawancara dengan Ibu
Ngadi Asmanti
Wawancara dengan Bapak
Mohammad Idris
110
Lampiran 2. SOP Preservasi Preventif
111
Lampiran 3. SOP Preservasi Preventif Alih Media
112
Lampiran 4. SOP Preservasi Kuratif
113
Lampiran 5. Berita Acara Seminar Proposal
114
Lampiran 6. Surat Pengajuan Dosen Pembimbing
115
Lampiran 7. Surat Izin Observasi dan Wawancara
116
Lampiran 8. Surat Perubahan Judul Skripsi
117
INSTRUMEN WAWANCARA
1. Bagaimana upaya pelestarian arsip untuk mencegah faktor kerusakan yang
disebabkan oleh faktor internal?
2. Bagaimana upaya pelestarian arsip untuk mencegah faktor kerusakan yang
disebabkan oleh faktor eksternal?
3. Bagaimana cara memperbaiki arsip yang rusak yang diakibatkan oleh
beberapa faktor perusak arsip?
4. Apakah fasilitas yang digunakan dalam upaya pelestarian arsip dilembaga
arsip ini sudah memadai?
5. Bagaimana upaya yang dilakukan untuk menjaga arsip itu sendiri agar
arsip terhindar dari berbagai kerusakan?
6. Bagaimana upaya yang dilakukan untuk menjaga tempat penyimpanan
arsip?
7. Bagaimana upaya yang dilakukan untuk menjaga lingkungan tempat
penyimpanan arsip agar terhindar dari berbagai faktor kerusakan?
8. Menurut ibu/ bapak seberapa penting pelestarian arsip dilakukan?
9. Bagamana kendala atau hambatan yang ada dalam melakukan pelestarian
arsip?
10. Bagaimana cara mengatasi kendala atau hambatan yang ada dalam
melakukan pelestarian arsip?
Lampiran 9. Instrumen Wawancara
118
TRANSKIP WAWANCARA
Nama Inforaman : Lina Rosidinawati S, Hum.
Jabatan : Pengelola Keuangan pada Lembaga Kearsipan.
Waktu wawancara : Jumat, 24 Mei 2019 Pukul 09.00 – SELESAI
1. Arsip apa saja yang di simpan di Lembaga Arsip Universitas Terbuka ini bu?
Jawab : Lembaga Arsip Universitas Terbuka selain menyimpan arsip statis
tetapi menyimpan arsip dinamis inaktif juga. Karena keterbatasan tempat di
unit-unit yang ada, jadi sebernarnya mereka menyimpan arsip inaktif. Cuman
ketika volumenya tidak menampung mereka dititipkan disini. Jatuhnya
dititipkan, bukan diserahkan. Yang hanya diserahkan ke kita hanya Arsip
Statis.
2. Bagaimana proses pengolahan arsip statis yang ada di Lembaga Arsip
Universitas terbuka?
Jawab : Kalau proses pengolahan arsip itu sendiri di Universitas Terbuka
dimulai ketika arsip dinamis yang ada di unit-unit kerja seluruh lingkungan
Universitas Terbuka termasuk di unit UPBJJ-UT yang berada di seluruh
Indonesia. Jadikan kalau mempelajari struktur organisasi UT, UT tidak hanya
berada di kantor pusat saja namun terdapat di setiap daerah mempunyai unit-
unit yang biasa di sebut dengan UPBJJ-UT (Unit Program Pembelajan Jarak
Jauh). Nah sekarang ada 39 kota di seluruh provinsi dan satu nya di Luar
Negeri. Kalau misalkan arsip dinamis yang ada di unit-unit itu sesuai JRA
sudah melewati masa inaktif dan berketerangan di JRA nya permanen, itulah
yang baru mereka serahkan kepada kita atau lembaga kearsipan Universitas
Terbuka itu sebagai arsip statis, itu yang akan diolah dan dimulainya dari situ.
Arsip yang udah diserahkan ke kita itu, pengolahan pertamanya sih standar.
Kayak pegolahan arsip statis yang lain juga. Pertama kita pilah dan
memberikan klasifikasi, terus diberikan seris nya juga setiap arispnya, terus
Lampiran 10. Hasil Wawancara
119
disimpan. Ditahap pengolahannya itu sih yang agak ribet mulai dari
pemilahan yang kaya gitu-gitukan.
3. Untuk penggunaan kertas arsip statis, menggunakan kertas apa ya bu?
Jawab : Untuk penggunaan kertas arsip statis di kita itu khusus untuk arsip-
arsip yang di JRA berketerangan permanen dari awal diciptakan/masih
tercipta sebagai dokumen atau arsip dinamis itu mereka diciptakan
menggunakan kertas khusus bebas asam dari awal. Kaya misalkan peraturan-
peraturan Rektor atau SK-SK Rektor yang bersifat pengaturan dan penetapan
itu dari awal penciptaan karena mereka tau di JRA nya udah permanen itu
harusnya dibuat kertas yang bebas asam. Cuman memang penerapan itu juga
kita tidak terlalu kontrol maksudnya penciptaan dokumen itu adanya di unit-
unit kerja contohnya misalnya SK. SK itu yang mengelolahnya ada dibagian
hukum dan tata laksana. Nah ketika mereka menciptakan, SK kan macam-
macam ada yang bersifat permanen ada juga yang tidak. Kita tidak bisa
kontrol juga nih mereka menggunakan atau tidak. Tapi kalau sesuai aturan
kita sudah menyuruh mereka untuk melakukan itu. Harusnya sih yang saya
tau, ketika kita sudah memberikan intruksi untuk penciptaan dokumen dan
berketerangan permanen dengan bebas asam mereka sudah mulai bikin.
Mungkin kedepannya, setelahnya butuh konsistensi, mungkin status akhirnya
om memen yang lebih tau.
4. Jenis arsip statis apa saja yang disimpan di Lembaga Arsip Universitas terbuka
ini bu?
Jawab : Untuk jenis-jenis arsip nya sendiri yang saat ini sudah ada itu, koleksi
yang paling unik yaitu Master BAC (Master bahan ajar cetak) UT itu kan
satunya-satunya Perguruan Tinggi yang menerapkan program Pembelajaran
Jarak Jauh secara full. Kita memiliki program pembelajaran yang khusus
karena jarak jauh itu kita menciptakan sebuah modul atau bahan ajar pokok.
Nah master-master bahan ajar cetak itu salah satu koleksi arsip statis kita.
Karena kan unik ya tidak semua Perguruan Tinggi mempunyai itu, tapi master
nya aja yang kita simpan. Setelah itu ada juga Master BANC (Master bahan
120
ajar non cetak), thesis mahasiswa, koleksi beberapa SK Rektor, dan beberapa
arsip foto dan gambar.
5. Berapa jumlah arsip statis yang disimpan saat ini ya bu?
Jawab : Kalau jumlah secara keseluruhan total berkas kurang hapal, tapi yang
jelas master bahan ajar cetak jumlahnya udah ribuan, thesis pun sama.
Jumlah aslinya mungkin nanti di cek ya,.karena kan harus lewat aplikasi.
6. Bagaimana upaya pelestarian arsip untuk mencegah faktor kerusakan yang
disebabkan oleh faktor internal seperti kertas arsip agar dapat bertahan lama?
Jawab : Untuk penggunaan kertas arsip statis di kita itu khusus untuk arsip-
arsip yang di JRA berketerangan permanen dari awal diciptakan/masih
tercipta sebagai dokumen atau arsip dinamis itu mereka diciptakan
menggunakan kertas khusus bebas asam dari awal. Kaya misalkan peraturan-
peraturan Rektor atau SK-SK Rektor yang bersifat pengaturan dan penetapan
itu dari awal penciptaan karena mereka tau di JRA nya udah permanen itu
harusnya dibuat kertas yang bebas asam. Cuman memang penerapan itu juga
kita tidak terlalu kontrol maksudnya penciptaan dokumen itu adanya di unit-
unit kerja contohnya misalnya SK. SK itu yang mengelolanya ada dibagian
hukum dan tata laksana. Ketika mereka menciptakan kita tidak bisa kontrol
juga, mereka menggunakan atau tidak. Tapi kalau sesuai aturan kita sudah
menyuruh mereka untuk melakukan itu. Harusnya sih yang saya tau, ketika
kita sudah memberikan intruksi untuk penciptaan dokumen dan berketerangan
permanen dengan bebas asam mereka sudah mulai bikin. Mungkin
kedepannya, setelahnya butuh konsistensi ya.
7. Bagaimana upaya pelestarian arsip untuk mencegah faktor kerusakan yang
disebabkan oleh faktor eksternal seperti mencegah kerusakan yang disebabkan
oleh faktor fisika seperti cahaya, suhu & kelembaban, debu?
Jawab: Kalau untuk cahaya, ruangan arsip itu disetiap jendela dilapisi dengan
tirai. Jadi cahaya matahari yang masuk ke ruangan arsip tidak akan masuk
secara berlebihan. Untuk Pengaturan suhu di dalam penyimpanan arsip, kalau
saya sendiri bisanya menjaga suhunya dikisaran 20-210C dan kelembaban
500C itu untuk arsip kertas. Kalau untuk arsip media baru, karena kita belum
121
mempunyai ruangan khusus untuk arsip media baru tapi kan di P2M2 kita
mempunyai arsip media baru seperti betacam, CD dsb dan P2M2 lebih
lengkap koleksinya. Itu kita minta suhu di 160C lebih dingin dari pada arsip
kertas. Dan untuk mengatasi debu, pada ruangan arsip dibersihkan
menggunakan penyedot debu/ vacuum cleaner.
8. Bagaimana upaya pelestarian arsip untuk mencegah faktor kerusakan yang
disebabkan oleh faktor kimia seperti polusi udara?
Jawab: Kalau kita ini khusus depo arsip atau penyimpanan arsip statis
termasuk penyimpanan arsip inaktif yang dijadikan satu ruangan kita minta
memang khusus AC-nya dinyalakan 24 jam dan tidak pernah mati.
9. Bagaimana upaya pelestarian arsip untuk mencegah faktor kerusakan yang
disebabkan oleh faktor biota seperti tikus, kecoa,rayap, dll?
Jawab: Ya kita melakukan fumigasi setiap 2 tahun sekali sesuai dengan yang
diprogramkan.
10. Bagaimana upaya pelestarian arsip untuk mencegah faktor kerusakan yang
disebabkan oleh faktor manusia seperti menyobek, mencoret, melipat dan
mencegah agar arsip tidak hilang?
11. Jawab: Memasang kamera CCTV, pembatasan akses karena yang boleh masuk
hanya staff, Satpam. Oh iya, untuk penjagaannya itu sendiri satpam disini
dijaga 24 jam. Karena ada beberapa unit satpamnya hanya ada pada jam
kerja. Jadi misalkan di UT ada 25 gedung nih hanya beberapa gedung yang
dijaga 24 jam termasuk gedung arsip.
12. Apakah arsiparis di Lembaga Arsip UT ini pernah melakukan pelatihan khusus
terkait dengan pelestarian arsip?
Jawab: Saya pernah mengikuti pelatihan pengelolaan arsip statis, disitu di
ajarin cara pelestarian dan lain-lain. Nah kalau yang lainnya saya kurang
tahu karena arsiparis secara keseluruhan di unit ada 24 orang, di unit ini
sendiri arsiparis ahlinya ada 7 (tujuh) dan 1 (satu) arsiparis terampil. Nah
kalau saya dan Pak Fanny kalau di aturan pemerintah yang disebut dengan
arsiparis, yang boleh diangkat sesuai jabatan fungsional arsiparis hanya PNS.
Kalau saya dengan Pak Fanny karena kita jatuhnya tenaga BLUT disebutnya
122
itu tenaga kearsipan bukan arsiparis. Saya tidak tahu arsiparis yang lain
seperti apa tapi yang jelas saya sudah pernah mengikuti pelatihan. Setau saya
arsiparis yang lain belum pernah, mereka itu hanya mengikuti BIMTEK jadi
arsiparis. Karena mereka itu tadinya bukan pengelola arsip dan bukan orang
yang berkecimpung di dunia kearsipan. Mereka staff administrasi terus
mereka dilakukan BIMTEK selama 1 (satu) bulan, setelah selesai BIMTEK
selama 1 bulan itu mereka diangkat menjadi arsiparis. Nah yang saya tau
mereka selama ini baru melakukan pelatihan itu DIKLAT Kearsipan belum
pernah khusus. Yang pernah khusus hanya saya dan Pak Fanny seperti
pelatihan arsip vital, arsip statis. Tapi itu menurut pendapat saya ya.
13. Hal apa saja yang dilarang jika petugas/staff memasuki ruangan penyimpanan
arsip?
Jawab: Dilarang merokok, dilarang membawa makanan kedalam ruangan
arsip.
14. Bagaimana upaya pelestarian arsip untuk mencegah faktor kerusakan yang
disebabkan oleh faktor Bencana alam seperti banjir, kebakaran dll?
Jawab :
Kalau kalian sadarin kontruksi jalanan tingginya 1 s/d 2 cm. karena di depan
ada kali jadi meminimalisir itu. Jadi dulu sebelum ini dijadikan gedung arsip,
gedung ini merupakan rumah para wakil rektor UT sekitar tahun 90-an.
Rumah itu sering kebanjiran mungkin kalinya sering meluap apa gimana, jadi
setiap hujan sering banjir. Karena sering terjadi banjir maka wakil rektor
tidak mau tinggal dirumah itu. Akhirnya karena waktu itu kita butuh juga
gedung untuk penyimpanan arsip dibangunlah dengan banyak pertimbangan
itu. Jadi kalau dekat dengan rawan banjir sudah diantisipasi karena kontruksi
bangunannya yang tinggi dan dibuat tinggkat dua. Walaupun tingkat dua kita
juga sediakan lift barang khusus arsip. Jadi kalau dari segi keamanan banjir
tidak masalah. Kalau untuk mencegah kebakaran gedung arsip ini dilengkapi
dengan alat pemadam kebakaran. Dan untuk mengantisipasi gempa bumi, kita
membangun depo arsip yang tidak rawan gempa bumi. Kalaupun terjadi
123
gempa bumi, insyaallah kita sudah membangun gedung arsip dengan kokoh
dan untuk penyimpanan arsipnya pun menggunakan rool opack.
15. Bagaimana cara pelestarian arsip untuk memperbaiki arsip yang rusak yang
diakibatkan oleh beberapa faktor perusak arsip?
Jawab : Kalau untuk restorasi arsip kita belum pernah ya. Karena Universitas
Terbuka baru berdiri tahun 84 belum ada arsip-arsip yang sampai rusak,
mungkin dirayapin, kena kutu buku atau sampai menguning itu belum ada. apa
belum ketemu arsip yang rusak, tapi ya memang arsip yang masuk kekita itu
dalam kondisi bagus karena masih baru. Akan tetapi apabila terdapat arsip
yang rusak ringan kami perbaiki sendiri sesuai SOP yang ada, namun apabila
ditemukan arsip dalam keaadan rusak parah maka kita bawa ke ANRI untuk
dilakukan perbaikan. Tapi untuk saat ini belum ada arsip yang rusak, jadi
belum pernah melakukan restorasi.
16. Jadi belum ada yang bekerja sama dengan ANRI ya bu?
Jawab: Ada, bekerja sama dengan ANRI banyak justru. Kita bekerjasama
dalam berbagai hal termasuk untuk prodi, pengembangan aplikasi disini kita
berkejasama dengan ANRI, sama kaya penemuan arsip statis juga. Jadi gini
arsip statis itu selain yang dari unit-unit yang diserahkan kekita ada beberapa
arsip yang mungkin tidak ada di unit kita telusurin dan kita buat daftar
pencarian arsip yang kita cari tidak hanya dilingkungan UT saja tetapi di luar
juga termasuk ke ANRI untuk menambah kazanah arsip ya, termasuk kegiatan
pencarian-pencarian itu kita bekerjasama juga dengan ANRI. Dokumen-
dokumen UT yang mungkin hilang dan di ANRI ada atau entahlah bagaimana
bisa masuk ke ANRI, kita copy tapi kita legalisir. Karena kalau udah jadi arsip
statis nya ANRI itu tidak bisa diambil.
17. Apakah fasilitas yang digunakan dalam upaya pelestarian arsip di lembaga
arsip ini sudah memadai?
Jawab : Untuk saat ini fasilitas dalam pelestarian arsip di Lembaga Arsip
Univeristas Terbuka ini sudah cukup memadai, hanya saja masih kurang alat
dehumidifier untuk pengatur kelembaban.
124
18. Bagaimana upaya yang dilakukan untuk menjaga arsip itu sendiri agar arsip
terhindar dari berbagai kerusakan?
Jawab: Arsip disimpan berdasarkan jenis arsip dan media penyimpanannya
menggunakan boks yang didalamnya menggunakan amplop. Boksnya sendiri
terdapat 2 (dua) ukuran ada yang 10 cm/ 20 cm, semuanya kita mengikuti
aturan ANRI. Setelah itu baru disimpan di rool opack. Sarana pendukung
lainnya selain menggunakan rool opack, disini kita menggunakan lift khusus
barang.
19. Bagaimana upaya yang dilakukan untuk menjaga tempat penyimpanan arsip
dari serangan serangga, apakah memberikan kapur barus/kamper disetiap rak
penyimpanan arsip, fumigasi atau gimana bu?
Jawab: Iya seperti yang saya bilang tadi, jadi untuk menjaga tempat
penyimpanan arsip melakukan fumigasi. Fumigasi sendiri karena arsip disini
belum terlalu lama bisanya kita melakukan fumigasi yang diprogramkan yaitu
2 (dua) tahun sekali dan tidak setiap tahun. Karena pertimbangannya ya itu,
arsip disini bukan arsip yang usianya sampai ratusan tahun yang memang
mungkin kondisi kertasnya rapuh dsb. Jadi kita masih 2 (dua) tahun sekali
melakukan fumigasi dan itu rutin. Fumigasinya menggunakan metodenya apa
itu saya tidak tahu. Cuman kalau di instansi itu ada kerjasama dengan vendor.
Saya tidak tahu proses fumigasinya seperti apa karena tidak ikut lembur.
20. Jadi proses fumigasinya dilakukan oleh vendor ya bu?
Jawab : Iya sama vendor atau orang ketiga. Cuman pengadaanya sama unit
ULP jadi di pegang sama ULP. Pokoknya untuk lelang barang jasa semua
sama ULP.
21. Biasanya dalam proses fumigasi dilakukan berapa jam ya bu ?
Jawab: Nah itu saya tidak tahu, karena fumigasi itu dilakukannya bukan dihari
kerja tetapi dilakukannya di hari libur. Biasanya ada satu atau dua orang staff
yang ditugaskan untuk mengawasi kegiatan fumigasi itu.
22. Bagaimana upaya yang dilakukan untuk menjaga lingkungan tempat
penyimpanan arsip agar terhindar dari berbagai faktor kerusakan?
125
Jawab : Selain fumigasi, diatas itu ada pest kontrol juga. Jadi saya tidak tahu
kalau pest kontrol disini itu ada bagian khusus pest kontrol penyemprotan
serangga. Itu dilakukan setiap 2 (dua) minggu sekali.
23. Dalam melakukan pembersihan ruangan arsip, peralatan penunjang apa yang
digunakan?
Jawab: Sapu, kemoceng, troli, penyedot debu (vacuum cleaner). Nah untuk
arsip media baru pemeliharannya khusus. Misalnya CD ada cairan khusus
untuk membersihkan piringan-piringannya itu.
24. Apakah pelestarian arsip statis yang ada di lembaga Arsip Universitas Terbuka
ini dilakukan secara rutin bu?
Jawab : pelestariannya dilakukan rutin ya, termasuk pengecekan Hygrnat &
Apar yang dicek secara berkala yaitu sebulan sekali. Untuk membersihkan
didalamnya itu sendiri dilakukan rutin juga. Karena roll opack itu sendiri
kalau dibuka terdapat debu. Untuk pembersihannya dilakukan antara
seminggu sekali atau sebulan sekali gitu saya lupa. Pokoknya ada jadwalnya
dan pembersihannya itu dilakukan oleh OB.
25. Menurut ibu/ bapak seberapa penting pelestarian arsip dilakukan?
Jawab: Sangat penting karena disimpan permanen, kalau tidak dilakukan
pelestarian ya jangan menyimpan arsip. Selain pengelolaan arsip, pelestarian
justru merupakan pondasi utama menurut saya. Kalau saya disuruh
pembuatan prosedur tahapan pertama yang saya buat ialah tahapan
pelestarian dan perawatan, tahapan pengelolaan itu bisa sembari. Karenakan
gini ketika kita sudah mempunyai prosedur pengelolaan arsip tapi kita tidak
mempunyai prosedur perawatannya menurut saya nihil. Mendingan membuat
prosedur perawatannya dulu meskipun arsipnya belum ada. Karena arsip
statis akan datang kapan pun maksudnya secara periodik lah ya, ketika belum
ada arsipnya tapi kita sudah mempunyai pedoman pelestarian ketika arsipnya
datang bisa dilaksanakan.
26. Dalam melakukan pelestarian arsip statis apakah mempunyai prosedur/
kebijakan tertulis di Lembaga Arsip Universitas terbuka? Jika ada, siapa yang
membuat kebijakan tersebut dan mengacu kemana ya bu?
126
Jawab : Ada, mengacu kepada UUD Kearsipan. Dari mulai yang paling tinggi
UU 43 Tahun 2009, turunannya PP 28 Tahun 2012, dan turunnya semua -
semua PERKA ANRI. Setiap kita membuat kebijakan mempunyai prosedur,
prosedur itu mengacu kesitu. Kebetulan prosedur itu pertama kali dibuat pada
tahun 2015/2016 seiring perkembangan sekarangan banyak penyesuaian-
penyesuaian yang dilakuakan. Selama saya cuti kemaren banyak melakukan
revisi dari prosedur yang udah ada sebelumnya. Dan itu sudah jadi, mungkin
nanti lebih jelas sama pak fanny saya tidak tau sampai mana
perkembangannya. Cuman yang jelas semua itu sudah ada dan semua dibuat
sesuai dengan aturan yang tertinggi dari UUD 43 Tahun 2009 dan turunannya
sampai ke PERKA ANRI yang ada.
27. Apa saja kendala/hambatan yang ada dalam melakukan pelestarian arsip?
Jawab: Menurut saya pribadi, untuk penyimpanan arsip statis itu kendalanya
kurang alat dehumidifier atau alat pengatur kelembabannya. Kita ada AC
untuk mengatur suhu tetapi belum punya alat dehumidifier itu. Kalau dari
hambatan dari segi preservasi yang lain, pada ruangannya karena untuk arsip
media baru pengaturan suhu dan kelembaban berbeda dengan arsip kertas.
Jadi dikita belum mempunyai ruangan khusus untuk penyimpanan arsip media
baru. Kendala yang baru mungkin dialihmedia, Karena terlalu banyak
kegiatan yang dilakukan jadi proses kegiatan ahli tertunda semestara karena
banyak kegiatan lain yang harus didahulukan. Termasuk kita sebagai lembaga
arsip salah satu fungsi utamanya itu pembinaan kedaerah. Sebenarnya sih
pembinaannya ke unit kerja, ke unit-unit yang menyimpan dan mengolah arsip
dinamis. Masalahnya UT itu organisasi yang sangat sangat besar punya unit
kerja diseluruh plosok Indonesia. Jadi kita melaksanakan BIMTEK bukan
hanya di Pusat doang. Masalahnya kita ada di unit-unit diluar daerah dan
mengharuskan kita perjalanan dinas jadi itu cukup memakan waktu. Mungkin,
bukan itu doang banyak kegiatan lain termasuk kayak mengontrol apa ya,
kalau dikita kan orang-orang pusat ya. Jadi orang-orang daerah itu kalau
misalkan bingung nanya tentang klasifikasi kita tuh kaya call center jadi siap
selama jam kerja menerima masukan, keluhan, pertanyaan-pertanyaan
127
mereka. Menurut saya, mungkin itu salah satu kendala yang membuat alih
media itu kita tunda sementara. Awal tahun sempet dikerjakan karena itu
kebutuhan untuk pameran. Kalau UT-kan setiap tahun mengadakan kegiatan
pameran nih, jadi setiap tahun arsip statis yang kita punya kita pamerkan
termasuk arsip foto dan arsip dokumen juga. Secara tidak lansung ketika kita
mengadakan pameran beberapa arsip digitalisasi untuk didesain. Jadi secara
tidak langsung itu terlaksana. Jadi yang kita dahulukan kita digitalisasi terus
disimpan karena digunakan untuk kegiatan pameran. Nah sisanya yang belum
karena belum ada waktu jadi ya belum lagi. Jadi kemaren banyak unit-unit
yang meminta persetujuan pemusnahan arsip, karena yang membuat
persetujuan kita sebagai Lembaga Kearsipan. Jadi banyak temen-temen yang
terjun ke unit-unit untuk Verifikasi arsipnya apakah boleh musnah atau tidak
sesuai daftar yang dilampirkan.
28. Biasanya dilakukan pameran itu dimana ya bu?
Jawab: Tergantung ya, kalau misalnya tahun ini kita melaksanakan di
Surabaya berbarengan dengan kegiatan dengan Persatuan Arsip Seluruh
Indonesia. Jadi waktu itu Persatuan Arsip Seluruh Indonesia melakukan
seminar di Surabaya. Kita bergabung dengan mereka dan melaksanakan
pameran kearsipan. Karena kan sebagai ajang publikasi juga mengenai
koleksi-koleksi arsip yang ada di kita. Kalau tahun sebelumnya kita
mengadakannya di disini di UT berbarengan dengan Pekan Olahraga & Seni.
Sama sih tujuannya untuk memamerkan koleksi juga. Cuman mungkin tamu-
nya yang berbeda kalau yang di Surabaya tamunya arsiparis dan tenaga-
tenaga kearsipan diseluruh Indonesia yang ikut kesana, kalau disini tamunya
mahasiswa-mahasiswa UT diseluruh Indonesia.
29. Bagaimana bu, cara mengatasi hambatan atau kendala yang ada dalam
pelestarian arsip seperti tidak adanya alat pengatur kelembaban atau
dehumidifier.pada ruangan arsip, tidak mempunyai ruangan khusus untuk arsip
audiovisual, tidak mempunyai alat untuk alih media arsip betacamp dan
betamax, serta mengatasi sumber daya manusia yang ada di daerah karena
kurangnya pemahaman terhadap arsip itu sendiri?
128
Jawab: Cara mengatasi kedala pertama, Lembaga arsip UT membuat
pengajuan mengenai pengadaan alat dehumidifier agar segera terealisasikan.
Mengatasi hambatan kedua, lembaga arsip UT berencana membuat sekat
khusus untuk ruangan audiovisual sehingga arsip audiovisual mempunyai
pengaturan suhu dan kelembaban sendiri (on progress). Mengatasi hambatan
ketiga, dalam proses alih media arsip seperti betacamp dan betamax
bekerjasama dengan ANRI dan dalam mengatasi proses alihmedia yang sering
tertunda maka lembaga arsip membuat program khsus dengan kurun waktu
yang sudah ditentukan dan dalam proses alihmedia menggunakan jasa
pramubakti atau tenaga harian lepas (THL) tapi untuk verivikasi hasil
alihmedia tersebut tetap dilakukan oleh arsiparis. Mengatasi hambatan
keempat, mengenai Sumber Daya Manusia maka lembaga arsip UT sering
melakukan pelatihan-pelatihan untuk arsiparis yang ada diunit kerja yang
tersebar diseluruh Indonesia yang bekerja sama dengan ANRI serta menerima
Konsultasi dari pengelola arsip di UPBJJ melalui via email maupun media
lainnya seperti whatsapp, sms dll
129
Nama Informan : Fanny Abdilah Rina, A.Md.
Jabatan : Pengadministrasi Umum pada Lembaga Kearsipan.
Waktu Wawancara : Jumat, 24 Mei 2019 Pukul 09.00 – SELESAI.
1. Arsip apa saja yang di simpan di Lembaga Arsip Universitas Terbuka ini pak ?
Jawab : Selain arsip statis juga menyimpan arsip dinamis inaktif dari unit-unit
yang secara ruang mereka tidak memiliki tempat yang cukup untuk
menampung arsip inaktif, jadi ada kebijakan untuk dikirimkan ke Lembaga
Arsip ini.
2. Jenis arsip statis apa saja yang di miliki/ disimpan oleh di Lembaga Universitas
Terbuka?
Jawab : SK rector, master bahan ajar (disimpan di dalam media kertas dan
media baru/cd), thesis, Kepres mengenai pendirian UT, video peresmian,
kuliah perdana. Keunikan UT yaitu master bahan ajar, karena kampus lain
kan tidak membuat bahan ajar sendiri. Kalau UT membuat bahan ajar sendiri,
karena belajarnya mandiri istilahnya modulnya atau sumbernya harus
diseragamkan.
3. Berapa jumlah arsip statis secara keseluruhan yang disimpan di Lembaga Arsip
Universitas Terbuka ini pak?
Jawab : Kalau secara jumlah keseluruhannya saya kurang hapal.
4. Dalam melakukan proses pelestarian arsip statis apakah mempunyai prosedur/
kebijakan tertulis di Lembaga Universitas Terbuka?
Jawab : Beberapa kegiatan sudah ada prosedurnya, tapi ada juga yang belum
baru disusun drafnya. Misalnya untuk peminjaman kita sudah ada SOP nya,
pengolahan sudah ada, yang baru disusun drafnya itu pelestarian alih media
itu pelestarian tuh terbagi 2 (dua), pertama bersifat preventif yang mencegah
arsip dari kerusakan dan kuratif untuk perawatan arsip yang sudah rusak) dan
kegiatan alihmedia. Sebenarnya kegiatan alih media tidak hanya digunakan
untuk arsip statis saja tetapi arsip dinamis juga digunakan kegiatan alihmedia
itu. Kalau arsip dinamis alihmedia itu digunakan ya sama untuk pemeliharaan
dan untuk akses arsipnya. Misalnya ketika arsip sudah dialih mediakan
130
misalnya arsip foto kita udah scan dan diganti dalam bentuk jpg. Nah ketika
dibutuhkan aksesnya lebih cepet bisa dikirim lewat e-mail ketimbang masih
cetak. Tapi tetap yang cetaknya kita simpan.
5. Untuk prosedurnya mengacu kemana ya pak?
Jawab : Prosedurnya mengacu kepada UUD No. 43 tahun 2009 tentang
kearsipan, terus PP No.28 tahun 2012 nanti cek aja sama PERKA ANRI.
PERKA ANRI tuh banyak macemnya. Misalnya Perka yang mengatur
pemusnahan, Perka yang mengatur alih media dsb, itu sebagai acuan kita
untuk membuat pedoman atau melaksanakan kegiatan bisa berpatokan ke situ.
Coba buka aja link nya ya https://www.anri.go.id kalau nggak salah. Disitu
hampir lengkap sih, aaa upload hampir seluruh PERKA-nya, tapi ada juga
yang tidak di muat oleh mereka.
6. Apakah ada divisi khusus yang bertanggung jawab dalam pelestarian arsip
statis di Lembaga Arsip ini pak?
Jawab : Disini ada 2 PJ ya, PJ bidang layanan dan pengembangan arsip & PJ
bidang manajemen arsip. Belum ada kalau divisi khusus pelestarian. Tetapi
dari 2 PJ ini ada salah satu yang bertugas misalnya dalam melakukan
pelayanan, melakukan pelestarian ada. Tapi kalau dinyatakan punya divisi
khusus yang bertanggung jawab dalam pelestarian belum ada. Kalau di ANRI
misalnya ada divisi khusus layanan, divisi khusus penyimpanan arsip
konvensional misalnya, tetapi disini belum. Karena mungkin koleksi arsip
statis disini bisa dibilang tidak terlalu banyak. Bisa jadi dibutuhkan, situasinya
karena ini baru berdiri dan koleksi arsip statis kita belum terlalu banyak.
7. Bagaimana upaya pelestarian arsip untuk mencegah faktor kerusakan yang
disebabkan oleh faktor internal seperti kertas, tinta dan lem agar dapat bertahan
lama?
Jawab : Kalau untuk itu, pencegahannya kita gunakan kertas, tinta dan lem
yang berkualitas baik ya. Misalnya dalam penggunaan kertas, menggunakan
kertas khusus yang bebas asam.
8. Bagaimana upaya pelestarian arsip untuk mencegah faktor kerusakan yang
disebabkan oleh faktor fisika seperti cahaya, suhu & kelembaban, debu?
131
Jawab : Kalau kita mengacu pada PERKA ANRI mengenai peraturan suhu
ruangan arsip ada disitu .Misalnya pengaturan suhu arsip kertas berapa.
Cuman arsip disini selain arsip kertas terdapat arsip media baru juga seperti
CD udah itu aja sih. Seharusnya dibedain ya pengaturan suhunya, tapi disini
masih sama.
9. Bagaimana upaya pelestarian arsip untuk mencegah faktor kerusakan yang
disebabkan oleh faktor kimia seperti polusi udara?
Jawab: Kalau untuk ruangan menyimpanan arsip, ruangan diatas
menggunakan AC yang selalu dinyalakan selama 24 jam.
10. Bagaimana upaya pelestarian arsip untuk mencegah faktor kerusakan yang
disebabkan oleh faktor biota seperti tikus, kecoa,rayap, dll?
Jawab: Melakukan fumigasi, yang diprogramkan setiap 2 (dua) tahun sekali.
11. Tadi kata Bapak melakukan fumigasi? Kapan fumigasi itu dilakukan?
Jawab: Tahun kemaren, bulan apa ya saya lupa. Setau saya fumigasi
menggunakan racun dilakukan ketika ditemukan ada gangguan hama.
Biasanya fumigasi menggunakan racun itu hasil laporan pasca pengecekan
ditemukan bekas kutu dsb atau dokumennya udah ada yang rusak dan fumigasi
itu dilakukan oleh orang ketiga yang mempunyai keahlian khusus dalam
bidang itu.
12. Bagaimana upaya pelestarian arsip untuk mencegah faktor kerusakan yang
disebabkan oleh faktor manusia seperti menyobek, mencoret, melipat dan
mencegah agar arsip tidak hilang?
Jawab : Biasanya kita akses-ya. Idealnya untuk akses ruang arsip statis itu
dikunci. Kalau disini belum, aksesnya kalau saya nilai ini belum ideal untuk
mengelola arsip statis. Misalnya ada yang observasi salah satu cara untuk
mencegah ditemani oleh petugas karena tidak ada kuncinya ketika ada tamu
atau ada apa kita menemani, tidak membiarkan mereka masuk sendiri. Nanti
sih kedepannya akan dibuat ruang-ruang disini. Terutama ruang bawah itu
bakal dimanfaatkan karena ruang bawah belum dioptimalkan sebagai ruang
penyimpanannya masih banyak dan perlu dilakukan penyesuaiannya.
132
13. Bagaimana upaya pelestarian arsip untuk mencegah faktor kerusakan yang
disebabkan oleh faktor Bencana alam seperti banjir, kebakaran dll?
Jawab: Untuk mencegah banjir, gedung arsip dibuat 2 (dua) lantai dan
penyimpanan arsipnya pun berada pada lantai 2 (dua) sedangkan untuk
kebakaran kita sudah mengantisipasi setiap gedung di UT, setiap lantainya itu
dilengkapi dengan Aprar (alat pemadam kebakaran api yang ringan) dan
sensor asap. Alat tersebut sebulan sekali di maintenance atau dicek. Dan
untuk mengantisipasi gempa bumi, sudah direncanakan ketika pembuatan
gedung arsip ini.
14. Bagaimana upaya pelestarian arsip untuk memperbaiki arsip statis yang
mengalami kerusakan di Lembaga Arsip Terbuka ini pak?
Jawab : Kalau itukan restorasi ya, misalkan arsip yang bekas kebakaran yang
ujung-ujungnya udah hitam gitu. Nah kalau disini belum melakukan restorasi
untuk arsip-arsip yang rusak. Karena dalam melakukan restorasi arsip yang
rusak perlu alat dan SDM yang memiliki skill dalam bidang itu. UT belum
pernah melakukan itu, bisa saja sih UT membuat divisi khusus restorasi. Tapi
kan arsip yang ada di sini, sampai saat ini belum menemukan arsip yang rusak
dan kemungkinan arsip yang rusak di UT kemungkinan kecil. lebih efektif
ketika misalnya sama-sama Lembaga Pemerintah bekerja sama dengan ANRI.
Jadi belum pernah dilakukan disini.
15. Fasilitas apa saja yng digunakan dalam pelestarian arsip statis?
Jawab : Roll opack, alat pengatur suhu/AC, aplikasi untuk pengelolaan SIKS.
16. Apakah fasilitas yang digunakan dalam upaya pelestarian arsip dilembaga arsip
ini sudah memadai?
Jawab : Belum, idealnya arsip statis dalam bentuk kertas dan arsip statis
dalam bentuk media baru idealnya ruangannya dipisah. Kalau disini arsip
kertas dan arsip media baru berada pada satu ruangan. Walaupun lemarinya
berbeda namun pada ruangan yang sama tidak disekat.
17. Bagaimana upaya yang dilakukan untuk menjaga arsip itu sendiri agar arsip
terhindar dari berbagai kerusakan?
133
Jawab: Kita selalu menjaga suhu dan kelembaban pada ruangan arsip ya,
karena apabila tidak menjaga suhu dan kelembaban maka arsip yang
tersimpan pada rool opak akan mudah rusak seperti arsipnya mudah lembab
dll dan menyimpan arsip sesuai dengan jenis format arsip itu sendiri.
18. Bagaimana upaya pencegahan agar arsip statis terhindar dari kerusakan seperti
serangga, tikus, fungi dll, apakah pada penyimpanan arsip statis di diberikan
kapur barus untuk mengusir serangga apa gimana pak?
Jawab : Gedung arsip II ini dilengkapi dengan pest control memang khusus
untuk penanganan hama, rayap, kecoa dll. Tetapi tidak hanya diruangan sini
saja, setiap gedung UT di kontrol apabila di ruangan arsip ditemukan hama,
kecoa, rayap, tikus dsb. Maka menghubungi bagian itu dan mereka akan
datang. Mereka juga ada perawatannya secara priodik. Dan kita juga bisa
calling apabila ada kasus-kasus misalnya ada lalat nih, kecoa, tikus bisa di
dipanggil.
19. Bagaimana upaya yang dilakukan untuk menjaga lingkungan tempat
penyimpanan arsip agar terhindar dari berbagai faktor kerusakan?
Jawab: Menjaga lingkungan tempat penyimpanan arsip ya membersihkan
ruangan arsip seperti biasa. Misalnya membersihkan debu-debu yang ada
pada ruangan arsip menggunakan vacuum cleaner dsb.
20. Menurut bapak seberapa penting pelestarian arsip dilakukan?
Jawab: Sangat penting, karena arsip statis disimpan secara permananen.
Apabila tidak dilakukan pelestarian maka arsip statis yang disimpan didepo
arsip tidak akan bertahan lama dan akan rusak.
21. Apa saja kendala atau hambatan yang ada dalam melakukan pelestarian arsip?
Jawab: Ruangan arsip statis dalam bentuk kertas dan arsip dalam bentuk
media baru masih berada pada satu ruangan, Walaupun lemarinya berbeda
namun pada ruangan yang sama tidak disekat. Idealnya kan ruangannya
harus dipisah karena dari segi pengaturan suhu dan kelembabannya antara
arsip kertas dan arsip media berbeda. Kendala lainnya yaitu proses alih
media, jadi dikita itu tidak bisa melakukam alih media arsip betacamp,
betamax karena readernya rusak.
134
Nama Informan : Ngadi Asmanti, S.Sos.
Jabatan :Penanggung Jawab Bidang Manajemen Arsip pada
Lembaga Kearsipan.
Waktu wawancara : Rabu, 05 Agustus 2019 Pukul 10.00 – SELESAI.
1. Boleh diceritakan tidak bu, mengenai sejarah singkat berdirinya lembaga
kearsipan Universitas Terbuka ini ?
Jawab: Berdirnya tanggal 09 Februari 2018, jadi sebelum sejarah berdiri
pasti ada sejarah sebelumnya. Waktu itu saya di unit perpustakaan sebelum
adanya unit kearsipan itu kita bergabung. Saya berada di perpustakaan dari
tahun 2010 penggabungan antara perpustakaan dengan kearsipan, jadi
dipimpin dengan Pak Effendi. Sebelum Pak Effendi, masih ada lagi yaitu Ibu
Herri mereka adalah dosen dari Fisip yang mengerti tentang kearsipan.
Setelah adanya penggambungan, tanggal 09 Februari 2018 baru ada
pemisahan anatara perpustakaan dengan kearsipan memang baru lahir sekali
ya kita baru ada setahun.
2. Arsip apa saja yang di simpan disini bu?
Jawab: Kebetulan disini adalah unit kearisipan jadi kita menyimpan arsip-
arsip statis. Terus juga ada beberapa arsip vital dan arsip dinamis inaktif atau
arsip-arsip yang diberikan oleh unit-unit. Ini rencananya memangkan tidak
ada lagi arsip dinamis inaktif ya, nanti kita akan rubah menjadi arsip statis
semua yang ada di unit kearsipan ini. Karena ini adalah pusat arsip, jadi
pusat arsip hanya untuk arsip statis tapi untuk arsip-arsip dinamis aktif dan
inaktif adanya di unit-unit. Kalaupun inaktif harus segera dimusnahkan,
kalaupun ada yang memang masa retensinya sudah habis harus bisa
dimusnahkan ditempat dalam arti diunit masing-masing dengan persyaratan
yaitu harus mengajukan penilaian dulu dibagian unit kearsipan baru membuat
berita acara untuk pemusnahan. Nanti yang diundang biasanya untuk
pemusnahan tentang keuangan ya, pertama untuk keungan biasanya dibawah
10 tahun itu harus mengundang satuan pengewasan internal (SPI) dan pusat
jaminan kualitas UT (Pusmintas UT). Itulah yang kalau diunit kearsipan
sendiri kalau akan mengundang ada pemusnahan pasti dua unit itu diundang
135
dari unit yang berkaitan dengan arsip-arsip sendiri yang akan dimusnahkan
sesuai dengan berita acara dan daftar arsip itu sendiri. Jadi kalaupun dia
menyerahkan daftar-daftar arsip itu juga kekita sesuai atau tidak kan harus
dinilai dulu. Kalau tidak tidak dinilai ataupun tidak sesuai dengan daftarnya
kita harus ganti lagi misalnya ini masih aktif ataupun harus dimusnahkan.
Jadi harus ada penilaian dari unit-unit kearsipan ataupun dari arsiparis.
3. Jenis arsip statis apa saja yang disimpan di Lembaga Arsip Universitas
Terbuka ini bu?
Jawab: Kebetulan disini arsip-arsip statis yang ada yaitu thesis dan arsip-
arsip akreditasi.
4. Untuk arsip statis akreditasi yang ada apakah dari awal berdirinya UT bu?
Jawab: Kebetulan ini lagi memilah-milah lagi ya. Kebetulan ini ada 34 prodi
jadi ini belum semua. Rencananya memang dari unit kearsipan sedang
mengidentifikasi arsip statis yang ada di unit-unit. Kebetulan disini juga ada
gambar barang dan jasa berupa gambar-gambar gedung yang ada di UT
maupun yang ada di UPBJJ disimpan disini.
5. Jadi arsip statis ada berupa gambar juga ya bu?
Jawab : Iya ada gambar, dan ada juga yang berbentuk CD, VCD itu dari unit
P2M2 itu akan kita tarik-tarik semua arsip statis yang ada di unit-unit.
6. Bagaimana upaya pelestarian arsip untuk mencegah faktor kerusakan yang
disebabkan oleh faktor internal seperti kertas arsip agar bertahan lama?
Jawab: Sebenarnya untuk mencegah faktor tersebut penggunaan kertas
harusnya menggunakan kertas khusus seperti kertas concorde. Tapi kebetulan
dari awal penciptaan ada yang menggunakan concorde, A4, F4 jadi
sebenarnya menurut peraturan menggunakan kertas concorde yang dinilai
keasamannya, tintanya agar tidak pudar, itu ada ketentuannya sendiri. Tapi
memang dikita belum ada keseragaman. Jadi ada yang masih menggunakan
A4, F4 seperti itu. Tapi nanti kedepannya akan kita seragamkan supaya tidak
mudah pudar tulisan tintanya. Kita akan seragamkan baik di UT Pusat
maupun di UPBJJ (unit program jarak jauh) jadi istilahnya UPBJJ itu tangan
kanan dari UT pusat ya.
136
7. Bagaimana upaya pelestarian arsip untuk mencegah faktor kerusakan yang
disebabkan oleh faktor internal seperti yang disebabkan oleh faktor fisika
seperti cahaya, suhu & kelembaban, debu?
Jawab: Kebetulan kita sudah didesain gedung nya ini supaya tidak masuk
cahaya berlebihan. Jadi alhamdulillah dari awal sudah ngewanti-wanti agar
gedung tidak masuk cahaya. Ada beberapa cahaya tapi kita menggunakan tirai
hanya separo disetiap jendela jadi tidak langsung masuk cahaya matahari
kedalam tempat penyimpanan arsip. Kalaupun lampu itukan ada diatas, kalau
sore mati. Kalau pagi aja karena ada staf, ada pengola jadi arsip-arsip itu
tetap terjaga dengan baik supaya upaya suhu dan cahaya matahari kita bisa
mengantisipasi adanya cahaya-cahaya yang masuk itu sendiri. Dan saya
sendiri sudah studi banding di Bandung, kenapa dia bentuknya agak mencorok
ya itu untuk menghindari cahaya matahari itu. Jadi kita sudah mengantisipasi
arsip-arsip agar tidak langsung terkena sinar matahari. Itu aja sih kita
mencegah sendiri, secara mendesain gedungnya juga kita sudah antisipasi.
Untuk pengaturan suhunya kita atur kalau pagi 160C suhunya dan sore 22
0C.
Jadi kenapa tidak 160C semua kalau sore, takutnya paginya berembun. Itu
dapat merusak arsip juga kalau berembun ya. Jadi sorenya suhunya 200C atau
220C. Diruang arsip itu ada 4 (empat) AC central ya, kalau sore hanya 2 (dua)
yang dinyalakan sedangkan kalau pagi kita nyalakan semua karena cuaca lagi
panas. Jadi kita gunakan semua sedangkan kelembaban kita atur 150C jadi
tidak terlalu dingin, panas dsb. Kita juga mempunyai alat pengatur
kelembaban sendiri dehumidifier. Jadi ada AC dan juga dehumidifier. Untuk
kebersihan debu-debu menggunakan vacuum cleaner untuk pembersihan debu-
debu yang ada pada sela-sela karpet rool opack.
8. Bagaimana upaya pelestarian arsip untuk mencegah faktor kerusakan yang
disebabkan oleh faktor kimia seperti polusi udara?
Jawab: AC nya dinyalakan 24 jam, yang tadi saya bilang itu kalau pagi
suhunya 160C dan sore 20-22
0C karena untuk mencegah kerusakan pada arsip
itu sendiri. AC-nya pun tidak pernah mati, selalu dinyalakan 24 jam.
137
9. Bagaimana upaya pelestarian arsip untuk mencegah faktor kerusakan yang
disebabkan oleh faktor biota seperti tikus, kecoa,rayap, dll?
Jawab: Kita melakukan fumigasi dan biasanya fumigai dilakukannya oleh
vendor ya atau orang ketiga.
10. Bagaimana upaya pelestarian arsip untuk mencegah faktor kerusakan yang
disebabkan oleh faktor manusia seperti menyobek, mencoret, melipat dan
mencegah agar arsip tidak hilang?
Jawab : Kalau untuk saat ini dikita belum ada arsipnya yang sobek dll. karena
kita sudah antisipasi dengan teman-teman kalau memilah-milah arsip harus
dilakukan dengan pelan-pelan dan hati-hati karena arsip dikita paling lama
tahun 84 berarti udah 35 tahun. Ada beberapa arsip yang sudah berwarna
kuning tidak kita diamkan, tapi kita bawa ke ANRI untuk menjaga arsip agar
tidak pudar. Tapi insyaallah untuk arsip yang sobek dikita belum ada,
pencegahannya sudah kita bimbing ke temen-temen, cara pemilahan arsip
sendiri harus dengan hati-hati dan pelan-pelan. Takutnya nanti ada kertas
yang sudah rapuh terus tiba-tiba sobek ditengah. Terkecuali kalau terkena
rayap itu udah beda lagi.
11. Untuk arsiparis di Lembaga Arsip UT ini, apakah pernah melakukan pelatihan
khusus terkait dengan pelestarian arsip bu?
Jawab: Sudah ada yang mengikuti pelatihan di ANRI cara pelestarian arsip
seperti apa, ibu sendiri juga udah pernah. Jadi misalnya kalau ada arsip yang
rusak, arsip yang sobek ditengah, cara memperbaiki seperti apa, udah ada
temen-temen arsiparis yang mengikuti pelatihan itu di ANRI sendiri. Jadi kita
memang khusus diundang ataupun kita yang minta datang kesana.
12. Hal apa saja yang dilarang jika petugas/staff memasuki ruangan penyimpanan
arsip?
Jawab: Pembatasan akses tidak diperbolehkan semua orang masuk keruangan
arsip, terkecuali temen-temen disini sedang bertugas di dalam. Kalaupun dari
luar datang untuk peminjaman dia hanya sebatas nunggu diruang tunggu atau
ruang tamu, nanti kita tanya mau pinjam apa terus kita ada prosedur
peminjamannya. Paling lama peminjaman yaitu seminggu jadi tetap ada
138
batas-batas untuk masuk keruang depo arsip itu ada batasannya tidak boleh
sembarang masuk walaupun itu pejabat kita selalu menemani.
13. Bagaimana upaya pelestarian arsip untuk mencegah faktor kerusakan yang
disebabkan oleh faktor Bencana alam seperti banjir, kebakaran dll?
Jawab:
Pencegahannya pertama gedungnya harus tinggi, jadi arsip-arsip disini
disimpan dilantai 2 (dua). Tapi selama ini allhamdulillah, pernah banjir tapi
tidak masuk kegedung arsip. Kedua gedung lembaga arsip dibuat dengan
kokoh karena untuk mengantisipasi bencana gempa bumi. Kita sudah
mengantisipasi pembuatan gedung ini seperti apa, mendesainnya dari arsitek
yang pertama. Terus kalau untuk pencegahan kebakaran kita sudah
menyiapkan pemadam kebakaran. Didalam ruangan arsip itu ada 9
(Sembilan) pemadam kebakar. Jadi untuk pencegahan banjir dan kebakaran
insyaallah kita sudah teratasi dan kalaupun nanti ada kejadian kita sudah
mengantisipasinya.
14. Bagaimana upaya pelestarian arsip untuk memperbaiki arsip yang rusak yang
diakibatkan oleh beberapa faktor perusak arsip?
Jawab: Kebetulan kita belum mempunyai depo perbaikan/restorasi tapi kita
rajin pemeliharaannya dengan penyemprotan serangga 6 (enam) bulan sekali.
Tapi setiap harinya tetap dibersihkan oleh OB untuk debu-debu halus. Kalau
misalkan arsip yang rusak, insyaallah sebelum masuk kesini kita pilah dulu.
Kalau arsip berayap atau sebagainya tidak akan masuk kesini. Kita antarkan
dulu caranya kita ada alat penyemprotan dibawah. Tapi kalau arsip yang
udah parah tidak bisa diperbaiki ya sudah kita anggap istilahnya udah hancur
bentuknya. Waktu itu kita dapat arsip yang bentuknya udah berayap-rayap dan
udah tidak ada lagi bentuknya seperti itu. Jadi untuk perawatannya sendiri per
6 (enam) bulan dan setiap hari ada OB-nya yang membersihkan.
15. Apakah fasilitas yang digunakan dalam upaya pelestarian arsip di lembaga
arsip ini sudah memadai?
Jawab: Alhamdulillah untuk fasilitas sarana dan prasarananya kita sudah
memadai. Pertama mesin fotocopy, laptop, computer, masker, mesin pencacah,
139
scanner, tangga, trolly, sarung tangan. Itu merupkan salah satu sarana
prasarana kearsipan. Karena sarana dan prasarananya itu merupakan syarat
rekod center/ unit kearsipan itu sendiri. Kalau tidak ada itu kita belum bisa
dibilang lengkap. Memang itu merupakan syarat yang harus ada pada unit
kearsipan itu.
16. Bagaimana upaya yang dilakukan untuk menjaga arsip itu sendiri agar arsip
terhindar dari berbagai kerusakan, apakah menyimpan arsip tidak berdesak-
desakan, menyimpan sesuai jenis arsip atau bagaimana bu?
Jawab: Upaya untuk menyimpan arsip statis sendiri, mungkin rencananya di
minggu ini penyimpanan arsipnya kita akan sekat dan diberi kaca, mungkin
suhunya akan sendiri. Arsipnya dimasukkan pada boks arsip, dan boks arsip
sendiri sudah disusun sesuai dengan klasifikasinya. Jadi nanti akan ada
penyekatan sendiri, disekat menggunakan kaca, ada pintu sendiri, dan nanti
tidak akan sembarangan masuk ke ruangan arsip statis lagi. Untuk
pencegahan arsip statis itu sendiri harus benar-benar dipelihara, karena arsip
statis sendiri bisa dibilang permanen. Kapanpun harus kita jaga suhunya,
kelembabannya dll.
17. Untuk media penyimpanan arsip statis menggunakan apa ya bu ?
Jawab: Biasanya memang kalau arsip statis itu dari unit-unit dalam bentuk pdf
atau biasanya dalam bentuk CD, hardcopy ataupun ada yang berbentuk
softcopy itu kita semua mintakan. Misalnya kalau arsip dalam bentuk
hardcopy nya rusak kita sudah mempunyai softcopy-nya. Jadi kita sudah ada
upaya untuk menjaga upaya kerusakan arsip-arsip statis. Jadi memang untuk
arsipnya disimpan didalam boks yang sudah dilabel-label dan sudah
terklasifikasi pada aplikasi kearsipan itu sendiri. Kebetulan aplikasi kita SIKD
(sistem kearsipan dinamis) insyallah tahun sekarang aplikasi ini akan
launching.
18. Bagaimana upaya yang dilakukan untuk menjaga tempat penyimpanan arsip
agar terhindar dari berbagai faktor kerusakan, apakah setiap rak disimpan
kamper atau kapur barus?
140
Jawab: Memang ada beberapa yang kita simpan seperti kapur barus bunder
disetiap rak. Tapi selama ini, karena udah ada penyemprotan jadi kita tidak
menyimpan lagi. Tetapi insyallah nanti harus ada lagi penyimpan seperti
kapur barus atau kamper. Harus wajib dalam arti untuk mengurangi seperti
cicak dll. Nanti kita akan masukkan lagi kapur barus dan kamper di setiap rak.
19. Bagaimana upaya yang dilakukan untuk menjaga lingkungan tempat
penyimpanan arsip agar terhindar dari berbagai faktor kerusakan?
Jawab: Untuk menjaga lingkungan tempat penyimpanan arsip dibersihkan oleh
OB ya dengan menggunakan alat penyedot debu (vacuum cleaner).
20. Apakah pelestarian arsip statis yang ada di lembaga Arsip Universitas Terbuka
ini dilakukan secara rutin bu?
Jawab: Kalau itu iya rutin, seminggu sekali kita cek di dalam lemari arsip, tapi
kalau untuk kebersihan setiap hari dibersihkan oleh OB.
21. Menurut ibu seberapa penting pelestarian arsip dilakukan?
Jawab: pelestarian arsip itu wajib, kewajiban untuk arsiparis. Jadi memang
harus ada pemeliharaan rutin atau seminggu sekali yaitu hukumnya wajib
karena untuk menghindari kerusakan.
22. Apakah ada anggaran khusus untuk melakukan pelestarian arsip statis yang ada
Lembaga Arsip ini bu?
Jawab: Ada, memang untuk penyemprotan itu sendiri harganya mahal.
Sebenarnya anggaran itu bukan dikita tapi ada diunit yang menangani ini.
Tapi tetap ada, kalau tidak ada tidak akan berani ada penyemprotan itu.
23. Dalam melakukan pelestarian arsip statis apakah mempunyai prosedur/
kebijakan tertulis di Lembaga Arsip Universitas terbuka? Jika ada, siapa yang
membuat kebijakan tersebut dan mengacu kemana ya bu?
Jawab: Kita punya SOPnya, dan yang membuat kebijakan pimpinan kepala
unit kearsipan. Jadi kita punya SOP-nya dari tahun 2016, ini rencana mau ada
revisian tapi belum jadi itu adanya di Pusat PUSPINTAS. Tapi insayaallah
memang harus sesuai dengan prosedur-prosedurnya sesuai dengan arsip dan
kebijakan tersebut mengacu ke ANRI.
24. Apa saja kendala/hambatan yang ada dalam melakukan pelestarian arsip?
141
Jawab: hambatan dalam pemeliharaan arsip pasti ada, biasanya hambatan
atau kendalanya ada pada SDM. Karena kita kan semua tidak hanya dari
arsiparis, disini ada arsiparis trampil, pertama dan muda. Kadang-kadang
kita dibantu oleh teman-teman pramubakti atau tenaga THL kita latih dia jadi
tidak mungkin juga arsiparis full karena tetap kita dampingi, tapi yang
bertanggung jawab tetap arsiparis. Tapi untuk dilembaga arsip ini masih
tertangani. Hambatan kedua dari alih media. kalau dari bentuknya seperti
betacamp, Betamax alatnya sudah tidak bisa itu kita bawanya ke ANRI.
Sebenarnya kita punya tetapi alatnya sudah tidak bisa digunakan lagi.
kendalanya seperti itu biasanya alatnya.
142
Nama Informan : Mohammad Idris, S.IP.
Jabatan : Penanggung Jawab Bidang Layanan dan Pengembangan Arsip
pada Lembaga Kearsipan.
Waktu wawancara : Rabu, 05 Agustus 2019 Pukul 10.00-SELESAI.
1. Jenis arsip statis apa saja yang disimpan di Lembaga Arsip Universitas terbuka
ini pak?
Jawab: Banyak sih jenisnya, disini ada BANC (bahan ajar non cetak), BAC
(bahan ajar cetak), thesis, katalog, surat-surat perjanjian, kontrak kerja dan
BARJAS.
2. Arsip apa saja yang di simpan di Lembaga Arsip Universitas Terbuka selain
arsip statis?
3. Jawab: Kebetulan diunit lain juga masih menitipkan arsip-arsip inaktif jadi
masing-masing fakultas mereka menyimpan arsip disini hampir seluruh
fakultas dan arsip statis juga banyak seperti thesis, penelitian mereka simpan
disini tapi banyak juga arsip-arsip inaktif yang mereka titipkan disini. Karena
mereka tidak ada ruang penyimpan jadi disini kita simpan dan melakukan
pemeliharaan dan perawatan.
4. Bagaimana upaya pelestarian arsip untuk mencegah faktor kerusakan yang
disebabkan oleh faktor internal seperti kertas arsip agar bertahan lama?
Jawab: Seharusnya dari awal penciptaan. Istilahnya kertas yang digunakan
harus sesuai dengan keasamannya. Cuman selama ini arsip-arsip yang sudah
tercipta itu, kita tidak melihat kesana. Karena kepahaman orang tentang arsip
belum. Tetapi akhir-akhir ini kita sudah mulai menerapkan itu semacam kertas-
kertas khusus seperti arsip surat-surat perjanjian, SK-SK kita usahakan agar
menggunakan kertas khusus.
5. Jadi sudah diseragamkan ya pak?
Jawab : Iya, jadi arahnya kesitu.
6. Bagaimana upaya pelestarian arsip untuk mencegah faktor kerusakan yang
disebabkan oleh faktor fisika seperti cahaya, suhu & kelembaban, debu?
Jawab: Selama ini, allhamdulillah di dalam suhu dan kelembaban kita sudah
sesuai dengan standar ANRI. Kebersihannya sudah sangat cukup, jadi arsip-
143
arsip yang dari luar kita terima rata-rata kita bersihkan dulu agar tidak ada
debu. Untuk cahaya pun udah sesuai.
7. Untuk pengaturan kelembaban dan suhunya berapa ya pak?
Jawab: Kalau untuk arsip kertas kelembaban kita atur 500C, suhunya 20-21
0C
sedangkan untuk arsip media baru seperti betacamp, CD karena disini belum
mempunyai ruangan khusus jadi kita samakan. Namun untuk di P2M2 kita
minta untuk di atur suhunya 16 0C.
8. Bagaimana upaya pemeliharaan arsip untuk mencegah faktor kerusakan yang
disebabkan oleh faktor kimia seperti polusi udara?
Jawab: Kita gunakan AC yang dinyalakan 24 Jam.
9. Bagaimana upaya pelestarian arsip untuk mencegah faktor kerusakan yang
disebabkan oleh faktor Biota seperti tikus, kecoa, rayap, kutu buku dll?
Jawab: Kita selama ini melakukan fumigasi 2 (dua) tahun sekali, dan itu
anggarannya sangat besar.
10. Biasanya fumigasi dilakukan oleh siapa pak?
Jawab: Pihak luar atau vendor
11. Bagaimana upaya pelestarian arsip untuk mencegah faktor kerusakan yang
disebabkan oleh faktor manusia seperti menyobek, mencoret, melipat dan
mencegah agar arsip tidak hilang?
Jawab : Biasanya yang kayak gitu kita lakukan laminasi.
12. Apakah arsiparis di Lembaga Arsip UT ini pernah melakukan pelatihan khusus
terkait dengan pelestarian arsip?
Jawab: Kalau selama ini sih kita belum, tapi temen-temen yang sudah
melakukan diklat yang saya tau. Tapi untuk pelatihan khusus pemeliharaan
arsip belum. Tapi rata-rata temen-temen arsiparis sudah melakukan diklat yang
materinya sudah disampaikan disana yaitu di ANRI.
13. Hal apa saja yang dilarang jika petugas/staff memasuki ruangan penyimpanan
arsip?
Jawab: Karena memang tempat ruang-ruang arsip statis itu banyak arsip-arsip
yang tidak boleh dibuka oleh sembarang orang lain. Jadi kalau misalnya ada
yang melakukan peminjaman ada prosedurnya khusus untuk layanan arsip.
144
14. Bagaimana upaya pelestarian arsip untuk mencegah faktor kerusakan yang
disebabkan oleh faktor bencana alam seperti banjir, kebakaran dll?
Jawab: Gedung arsip ini kita buat lantai 2 (dua). Tapi kalau yang terjadi dipalu
yang kemaren terkena gempa, nah itu masalah juga arsip kita disana. Tidak
direncanakan juga, jadi arsip-arsip disana tidak diantisipasi. Kalau untuk
mencegah kebakaran kita menggunakan lemari arsip yang tahan api atau biasa
disebut dengan rool opack. Jadi sekian jam masih kuat dan tahan panas.
15. Bagaimana upaya pelestarian arsip untuk memperbaiki arsip yang rusak yang
diakibatkan oleh beberapa faktor perusak arsip?
Jawab: Kalau untuk melakukan restorasi kita belum pernah melakukan
restorasi itu.
16. Apakah fasilitas yang digunakan dalam upaya pelestarian arsip di lembaga arsip
ini sudah memadai?
Jawab: Sudah, kalau untuk sarana prasarananya sudah cukup baik itu
lemarinya, boks arsipnya sudah disesuaikan dengan ANRI, tempat
penyimpanannya juga sudah sangat memadai.
17. Bagaimana upaya yang dilakukan untuk menjaga arsip itu sendiri agar arsip
terhindar dari berbagai kerusakan?
Jawab: Arsip-arsip yang disimpan di rool opack, kita simpan sesuai dengan
nomer klasifikasi arsip agar dapat dengan mudah dalam pencarian arsip,
disimpan sesuai jenis dan format arsip serta melakukan pengecekkan arsip-
arsip yang tersimpan di rool opack.
18. Bagaimana upaya yang dilakukan untuk menjaga tempat penyimpanan arsip
agar terhindar dari berbagai faktor kerusakan, apakah setiap rak diberikan kapur
barus/kamper?
Jawab: Sebenarnya tidak, karena jika suhu dan kelembaban sudah sesuai
insyallah tidak perlu memberikan itu. Untuk hamanya kita setiap 2 (dua) tahun
melakukan fumigasi jadi tidak mungkin ada kecoa, atau sebaginya.
19. Bagaimana upaya yang dilakukan untuk menjaga lingkungan tempat
penyimpanan arsip agar terhindar dari berbagai faktor kerusakan?
145
Jawab: Kalau soal menjaga lingkungan tempat penyimpanan arsip, ya kita rutin
ya menjaga kebersihannya. Seperti membersihkan debu-debu yang ada
diruangan arsip dsb.
20. Menurut bapak seberapa penting pelestarian arsip statis dilakukan?
Jawab: Arsip statis itu identitas sebuah lembaga, jadi keperluan-keperluan
sebuah lembaga itu kalau tanpa ada arsip yang bernilai sejarah itu ruh nya
tidak ada. Karena arsip-arsip statis bernilai sejarah, jadi tidak mungkin kita
tidak menyimpan dan memeliharanya. Jadi arsip statis sangat penting untuk
dilakukan pelestarian.
21. Apakah ada anggaran khusus untuk melakukan pelestarian arsip statis yang ada
lembaga arsip ini pak?
Jawab: Ya harus
22. Dalam melakukan pelestarian arsip statis apakah mempunyai prosedur/
kebijakan tertulis di lembaga UT ini pak?
Jawab: Iya harus, arsip yang datang kita tata, lalu kita buatkan katalognya, kita
buat daftar arsip statis, jadi kita ada SOPnya.
23. Siapa yang membuat kebijakan tersebut dan mengacu kemana ya pak?
Jawab: Kemarin yang membuat tim dari lembaga kearsipan sendiri, dan
mengacu ke PERKA ANRI.
24. Apa saja kendala/hambatan yang ada dalam melakukan pelestarian arsip?
Jawab: Selama ini tidak ada hambatan karena pimpinan sudah mulai
mendukung terhadap arsip itu sendiri. Karena selama ini kalau mereka ada
yang membutuhkan arsip maka arsip itu sendiri harus disimpan dan dipelihara.
25. Adakah kendala/ hambatan yang belum teratasi pak?
Jawab: Cuman memang untuk diunit-unit itu masalah di SDM aja karena
kurang pemahaman sama kita kan unitnya banyak bahkan tersebar diseluruh
Indonesia. Untuk arsip dinamis terpusat ada di UPBJJ dan statisnya ada disini
mereka belum dibekali ilmu-ilmu kearsipan. Jadi mereka masih kebingungan
bagaimana cara klasifikasi, menentukan umur arsip sendiri dsb. Makanya
selama ini terutama UPBJJ belum pernah melakukan penyusutan padahal UT
berdiri sudah 35 tahun seharusnya arsip-arsip lama sudah dilakukan
146
penyusutan apakah musnah atau dilakukan pemindahan. Kalau dipusat
sebagian unit-unit sudah melakukan penyusutan tetapi hanya sebagaian masih
ada keraguan-raguan.
147
LEMBAR OBSERVASI
UPAYA PELESTARIAN ARSIP STATIS DI LEMBAGA ARSIP
UNIVERSITAS TERBUKA
No
Pelestarian Arsip statis
yang dilakukan
Indikator
1 Ruangan penyimpanan arsip 1. Berada di lantai 2
(dua).
2. Satu ruangan (belum
permanen) tanpa
disekat
2. Tempat penyimpanan arsip
1. Amplop
2. Box ukuran
10cm/20cm
3. Rool opack
3. Fasilitas yang digunakan 1. Pemadam Kebakaran
2. Alarm Kebakaran
3. Sensor/ pendeteksi
asap
4. Alat Temperatur
Suhu
5. AC Split & AC
Sentral
6. CCTV
7. Rool opack
8. Scanner
9. Fotocopy
10. Komputer
11. Lift barang
12. Troly
13. Vacuum cleaner
4. Peralatan Pendukung 1. Sapu
2. Kemoceng
3. Masker
4. Sarung Tangan
5. Alih Media 1. Arsip kertas
2. Arsip media baru
Lampiran 11. Lembar Observasi
148
BIODATA PENULIS
WULAN PURNAMASARI. Lahir di Subang, 17
Februari 1997. Merupakan anak pertama dari tiga
bersaudara, dari pasangan Bapak Hernata dan Ibu
Rukinah S.Pd. Bertempat tinggal di Ds. Ciruluk RT
17/RW 04, Kecamatan Kalijati, Kabupaten Subang.
Pendidikan yang telah ditempuh antara lain: TK Puspa
Indah (2002-2003), SDN Kartawijaya (2003-2009),
SMPN 1 Kalijati (2009-2012), kemudian melanjutkan
di SMAN 1 Purwadadi (2012-2015). Selanjutnya, mulai dari tahun 2015 sampai
dengan penulisan skripsi ini, penulis terdaftar sebagai Mahasiswa Jurusan Ilmu
Perpustakaan, Fakultas Adab dan Humaniora (FAH), Universitas Islam Negeri
Syarif Hidayatullah Jakarta dan menulis skripsi yang berjudul Upaya Pelestarian
Arsip Statis di Lembaga Arsip Universitas Terbuka. Selama menempuh
pendidikan, penulis aktif di organisasi HMJ Ilmu Perpustakaan dan ditempatkan
dibidang ekonomi kreatif (2017) serta aktif di LSO Futsal Putri Jurusan Ilmu
Perpustakaan. Penulis juga pernah melakukan kegiatan Praktek Kerja Lapangan
(PKL) di Perpustakaan Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian Republik
Indonesia (2018) dan melakukan kegiatan Kuliah Kerja Nyata (KKN) di Desa
Sarakan, Sepatan, Tangerang (2018).