LAPORAN

Universiti Putra MalaysiaPenilaian Laman Web PTJ

Ringkasan Eksekutif

Penilaian Laman Web PTJ (Fasa 1 iaitu peringkat pematuhan garis panduan) telah dijalankan pada19 Disember 2013 dan tamat pada 24 Januari 2014.

Kriteria yang diubahsuai daripada garis panduan penilaian laman web yang dibangunkan olehMultimedia Development Corporation (MDEC) dan Malaysian Administrative Modernisation andManagement Planning Unit (MAMPU).

Sehingga 19 Disember 2013, terdapat 76 laman web PTJ yang disenaraikan oleh MarComm untukdinilai tetapi hanya 75 saja yang boleh dibuat penilaian. (Sekolah Pengajian Siswazah masihmenggunakan laman web lama)

Keputusan penilaian menunjukkan 14 PTJ memperolehi markah 100-90 (18.7%), 24 PTJ denganmarkah 89-80% (32.0%), 13 PTJ mendapat 79-70% (17.3%), 11 PTJ dengan markah 69-60%(14.6%), 5 PTJ memperolehi 59-50% (6.7%), 5 PTJ dengan markah 49-40% (6.7%) dan 3 PTJmendapat 39-30% (4.0%).

Isu utama: Kualiti terjemahan maklumat dalam Bahasa Inggeris (termasuk kandungan yangbelum mempunyai terjemahan), Arkib yang tidak mempunyai kandungan, Gaya penulisan,susunan maklumat dan kualiti Kandungan (memenuhi keperluan pelanggan), tiada PiagamPelanggan (termasuk laporan piagam pelanggan), pemilihan Gambar (tidak berkualiti), DirektoriStaf (terjemahan jawatan, tidak komprehensif di PTJ dan tidak dikemaskini), tiada paparan padamaklumat Terkini, dan Menu Pelanggan dan Menu Utama yang kurang tepat dan tidaklengkap.

Objektif

Penilaian laman web mempunyai objektif utama seperti berikut :

Memantau pembangunanlaman web berdasarkanGaris Panduan LamanWeb PTJ

Mengenalpasti isu-isupenting berkaitanpembangunan laman web PTJ

Mengemukakan cadanganpenambahbaikan lamanweb UPM dan PTJ

Objektif Laman Web

Membantu bakal pelajar mendapat maklumat dan sumber penting UPM, dan sekali gus menarikminat menjadikan UPM sebagai destinasi pengajian tinggi utama dalam kalangan lima UniversitiPenyelidikan di Malaysia.

Membantu bakal pelajar (khususnya antarabangsa) dalam program mobiliti, internship dan lain-lain.

Meningkatkan penglibatan alumni dalam aktiviti universiti termasuk memudahkan sumbanganderma, endowmen, wakaf ilmu dan lain-lain.

Mewujudkan komuniti universiti yang lebih luas, termasuk penyertaan masyarakat dalam pelbagaiaktiviti pengembangan, sukarelawan, dan perkongsian ilmu.

Menyediakan pemegang taruh dengan pelbagai maklumat seperti polisi, peraturan, sistem tadbirurus, perkembangan dan lain-lain termasuk peluang pekerjaan dan maklumat pekerjaan

Mempelawa hubungan korporat, antarabangsa dan industri dalam aktiviti penyelidikan,keusahawanan, pengajaran, dan pembangunan pelajar.

Pengguna Laman Web

Staf

Pelajar Semasa

Bakal Pelajar (Lepasan Sekolah, Martikulasi,

Politeknik, Kolej, dan IPT lain

Bakal Pelajar (Program Mobiliti, Pertukaran dan

Internship)

Bakal Staf

Ibu Bapa

Alumni

Masyarakat

Penaja

Media

Kementerian dan Agensi Kerajaan Yang

Berkepentingan

Rakan MoU dan MoA

Sektor Korporat

dan lain-lain

KEPUTUSAN

Maklumat Peratus Pencapaian Pembangunan Laman Web Mengikut PTJ

Bagi Tahun 2013 adalah seperti JADUAL

Keputusan Penilaian Hasil Semakan

14 (18.7%) daripada 75 PTJ berjaya menyiapkan 90-100% laman web

mengikut Garis Panduan Laman Web UPM

14 PTJ tersebut meliputi:

4 Fakulti : 28.6%

2 Institut : 14.3%

1 Kolej Kediaman : 7.1%

5 Pusat dan Akademi : 35.7%

2 Pejabat/Bahagian : 14.3%

PeratusSiap

BilPTJ

Peratus(%)

90-100 14 18.7

80-89 24 32.2

70-79 13 17.3

60-69 11 14.6

50-59 5 6.7

40-49 5 6.7

30-39 3 4.0

75 100%

37 (49.3%) PTJ tidak mencapai 80.0%

37 PTJ tersebut meliputi:

11 Kolej Kediaman (29.7%)

3 Fakulti (8.1%)

5 Institut (13.5%)

8 Pusat dan Akademi (21.6%)

10 Pejabat/ Bahagian (27.0%)

90-100%

(14)

80-89%

(24)70-79%

(13)

60-69%

(11)

50-59%

(5)

40-49%

(5)

30-39%

(3)

4 daripada 16 Fakulti berjaya menyiapkan 90-100% laman web mengikut Garis

Panduan Laman Web UPM

Fakulti Sains dan Teknologi Makanan : 96.4%

Fakulti Pertanian : 94.4%

Fakulti Sains Pertanian dan Makanan : 91.3%Kampus Bintulu

Fakulti Pengajian Pendidikan : 90.3%

3 Fakulti tidak mencapai 80.0%

Fakulti Sains : 79.1%

Fakulti Ekologi Manusia : 70.4%

Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan : 65.8%

PeratusSiap

BilFakulti

Peratus(%)

90-100 4 25.0

80-89 9 56.2

70-79 2 12.5

60-69 1 6.254

9

2

1

0 2 4 6 8 10

90-100%

80-89%

70-79%

60-69%

2 daripada 9 Institut berjaya menyiapkan 90-100% laman web mengikut Garis

Panduan Laman Web UPM

Institut Teknologi Maju : 97.3%

Institut Biosains : 90.0%

5 Institut tidak mencapai 80.0%

Institut Kajian Dasar Pertanian dan Makanan : 79.2%

Institut Pengajian Sains Sosial : 74%

Institut Gerontologi : 73.6%

Institut Penyelidikan Matematik : 67.8%

Institut Perhutanan Tropika dan Produk Hutan : 60.7%

PeratusSiap

BilInstitut

Peratus(%)

90-100 2 22.2

80-89 2 22.2

70-79 3 33.4

60-69 2 22.2

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

90-100% 80-89% 70-79% 60-69%

2 2

3

2

5 daripada 16 Pusat/Akademi termasuk Taman Pertanian dan Pusat Asasi Sains

Pertanian berjaya menyiapkan 90-100% laman web mengikut Garis Panduan Laman

Web UPM

Pusat Kesihatan Universiti : 97.4%

Pusat Pemajuan Kompentasi Bahasa : 95.0%

Pusat Sumber dan Pendidikan Kanser : 90.7%

Pusat Kokurikulum dan Pembangunan Pelajar : 96.0%

Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi : 92.4%

PeratusSiap

BilPusat

Peratus(%)

90-100 5 29.4

80-89 4 23.5

60-69 3 17.6

50-59 1 5.9

40-49 3 17.6

30-39 1 5.9

5 Pusat tidak mencapai 80.0%

Pusat Islam Universiti : 64.5%

Pusat Sukan : 50.0%

Pusat Asasi Sains Pertanian : 46.0%

Pusat Pengimejan Diagnostik Nuklear : 32.4%

Pusat Pembangunan Akademik : 48.5%

Akademi Sukan : 45.0%

90-100%

80-89%

60-69%

50-59%

40-49%

30-39%

0

1

2

3

4

55

4

3

1

3

1

1 daripada 17 Kolej berjaya menyiapkan 90-100% laman web mengikut Garis

Panduan Laman Web UPM

Kolej Sebelas : 91.9%

11 Kolej tidak mencapai 80.0%

Kolej Empatbelas 78.0%

Kolej Canselor 77.4%

Kolej Tun Dr. Ismail 74.5%

Kolej Kelima 63.3%

Kolej Duabelas 59.8%

Kolej Tigabelas 58.0%

Kolej Kedua 57.9%

Kolej Tun Perak 47.5%

Kolej Sepuluh 41.9%

Kolej Keenam 37.8%

Kolej Enambelas 33.3%

PeratusSiap

BilKolej

Peratus(%)

90-100 1 5.9

80-89 5 29.4

70-79 3 17.6

60-69 1 5.9

50-59 3 17.6

40-49 2 11.8

30-39 2 11.8

01

23

45

90 -100%

80 -89%

70 -79%

60 -69%

50 -59%

40 -49%

30 -39%

1

5

3

1

3

2

2

2 daripada 16 Pejabat/Bahagian berjaya menyiapkan 90-100% laman web

mengikut Garis Panduan Laman Web UPM

Perpustakaan : 95.5%

Pejabat TNC (Penyelidikan dan Inovasi) : 90.3%

PeratusSiap

BilPejabat/Bahagian

Peratus(%)

90-100 2 12.5

80-89 4 25.0

70-79 5 31.2

60-69 4 25.0

50-59 1 6.2

10 Pejabat/Bahagian tidak mencapai 80.0%

Bahagian Akademik : 77.1%

Pejabat Naib Canselor : 76.8%

Pejabat TNC (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) : 75.5%

Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset : 75.5%

Bahagian Keselamatan : 73.4%

Bahagian Audit Dalam : 68.1%

Pejabat Pendaftar : 67.0%

Pejabat TNC (Jaringan Industri dan Masyarakat : 62.5%

Pejabat Penasihat Undang-undang : 60.9%

Bendahari : 59.4%

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

4

4.5

5

90-100%80-89%

70-79%60-69%

50-59%

2

4

5

4

1

Isu Utama

Ku

ali

tiP

en

uli

sa

n • Tatabahasa

• Ejaan

• Kandungan Pa

uta

n • Broken Links

• ImpakRangkaian

• Terus kepadakandungan

Ba

ha

sa • Bahasa Malaysia

• Bahasa Inggeris

• Bahasa ke-3?

Dir

ek

tori

Sta

f

• TerjemahanJawatan

• KemaskiniMaklumat

• Tidak lengkap(PTJ)

Ka

nd

un

ga

n • Tiada kandungan(arkib, muat turun)

• Nilai dankesesuaiankandungan

• Tidak dikemaskini(statistik, banner promosi danpengumuman

Pe

rta

nya

an •No. Telefon

•No. Faksimili

• Email(Pegawai yang bertanggungjawab)

1 2 3

4 5 6

Isu Utama

U-R

es

po

n •Notification Feedback

•Respon

Me

dia

So

sia

l

• Facebook

• Twitter

• YouTube

Kemaskini??

Ac

ara • Paparan tidak

lengkapTe

rkin

i

• Tiada MaklumatPTJ

Pa

uta

nP

an

tas • Pertindihan

dengan pautan(PTJ)

Pe

rkh

idm

ata

n

da

lam

Tali

an • Pertindihan

dengan pautan

11

7 8 9

10 12

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN &

KANDUNGAN

Giving to College/ Faculty or Giving to UPM

Kebanyakan laman web universiti antarabangsa mempunyai kandungan khas untuk Give atau Giving ToFaculty atau Giving To University. Bagaimanapun, UPM atau PTJ belum membangunkan menu untuksumbangan daripada alumni atau masyarakat khususnya sumbangan yang dibuat melalui online sepertiWays to Give, Your Impact dan Recognition.

(Wakaf Ilmu sebagai salah satu komponen)

Informasi Pertanian (AgriPutra)

UPM perlu mewujudkan satu Menu atau ikon “PERTANIAN” sebagai satu informasi yang unik dankhusus di laman web utama UPM. Melalui menu tersebut, UPM boleh berkongsi maklumat berkenaankekuatan disiplin pertanian. Perkongsian kaedah penanaman yang betul (untuk beberapa jenistanaman utama atau lain-lain), pertanian komersial, komoditi, penyakit tanaman, hasil penyelidikanpertanian, konservatori pertanian, buku dan lain-lain penerbitan yang berkaitan.

Piagam Pelanggan

UPM dan PTJ perlu memaparkan dan mengemaskini piagam pelanggan sekurang-kurangnya 3 kalidalam tempoh setahun. Piagam pelanggan yang dibangunkan mestilah berfokuskan kepadaperkhidmatan utama dan mempunyai elemen SMART iaitu Specific, Measureable, Attainable,Relevant and Time-Specific.

U-Respon

iDEC hendaklah melihat semula keupayaan sistem U-Respon dalam memberikan FeedbackNotification atau Response. Terdapat kes di mana (semasa penilaian MDEC dan SIRIM), pelanggantidak menerima maklum balas sebagaimana diperlukan dalam sistem U-Respon.

Slider

Cara persembahan slider belum berada pada tahap yang memuaskan pada kebanyakan slider lamanweb PTJ. Gaya penulisan dan gambar pada slider seharusnya mempunyai elemen “pemasaran” yangmemfokuskan kepada pemberitahuan penemuan, peristiwa, kempen, pencapaian, kepakaran, aktivitiCSR dan lain-lain. Kadang-kadang slider juga boleh diletakkan vidoe yang memberi penerangansecara jelas dan menarik tentang maklumat yang hendak disampaikan.

Slider bukan sahaja mempunyai gambar yang boleh mempengaruhi, membujuk dan menarikperhatian tetapi ia juga perlu dilengkapkan dengan penulisan yang mempunyai maklumatselanjutnya pada halaman yang berkaitan. Contoh slider pada laman web National University ofSingapore, Stanford University dan University of Michigan boleh dijadikan panduan.

Direktori Staf

PTJ perlu memastikan semua staf kemaskini maklumat nombor telefon di dalam sistem SISMANsupaya direktori mempunyai maklumat nombor perhubungan yang tepat. Terjemahan jawatan jugaperlu dilihat dengan teliti supaya ia melambangkan maksud dan fungsi jawatan yang sebenar. Begitujuga dengan direktori di PTJ seperti Institut, Pejabat dan Bahagian, terdapat nama pensyarah (asalFakulti) yang tidak disenaraikan dalam direktori berkenaan kerana maklumat tersebut terdapat diFakulti. IDEC perlu memainkan peranan untuk memastikan semua direktori tersebut boleh diakses disemua web PTJ. Pandangan pelanggan supaya perkataan Prof., Dr., Prof. Madya, Tuan, Puan, Cikdiletakkan dihujung nama (dalam kurungan), perlu dipertimbangkan sewajarnya.

Berita Semasa

Kebanyakan laman web PTJ memaparkan gambar yang sama untuk semua berita semasa pada mukahadapan laman web masing-masing. Ini menunjukkan tiada kepelbagaian dan keunikan berita semasauntuk PTJ berkenaan. Terdapat juga kekeliruan bentuk berita semasa dan pengumuman di mana adaPTJ yang meletakkan pengumuman dalam berita semasa. Penulisan berita mempunyai format yangtersendiri dan secara akademiknya adalah berdasarkan 5W dan 1H. Jika perlu, kursus penulisan beritaperlu dibuat kepada semua pegawai berkaitan.

Pengemaskinian Maklumat

Maklumat yang dipaparkan samada dalam statistik, direktori, pengumuman, hebahan, terkini, slider,acara, banner, berita, promosi dan lain-lain perlu dikemaskini dari semasa ke semasa. Contohnya,masih terdapat banner aktiviti yang telah dijalankan lebih daripada 1 bulan dipaparkan dalam lamanweb PTJ.

Informasi Alumni

Dicadangkan supaya ikon Alumni mengandungi maklumat seperti berikut: Profil AlumniUPM/Fakulti yang mencipta nama pada peringkat kebangsaan atau antarabangsa (MenteriKabinet, Wakil Rakyat, Usahawan berjaya, Tokoh Korporat, Ahli Sukan dan lain-lain), kaedahmemberi sumbangan (Giving Back) termasuk bentuk sumbangan dan kepentingan sumbangan,Pendaftaran alumni secara online, memaparkan aktiviti alumni, memuatnaik penerbitan alumni(jika ada) dan mempelawa Sukarelawan Alumni untuk aktiviti universiti.

Maklumat Penyelidikan

RMC diminta supaya melihat semula dan mengenalpasti bentuk maklumat yang perlu dipaparkan olehFakulti dan Institut dengan mengambilkira maklumat tersebut diperlukan dan penting kepadapelanggan. Keperluan dengan ertikata perkongsian penemuan, penerangan perkhidmatan, bidangkeutamaan (bentuk penulisan), menawarkan kerjasama, kepakaran dan lain-lain. Apabila semulaelemen strategik ditetapkan, satu garis panduan bagaimana memaparkan maklumat supaya lebihkonsisten dan menarik dibentuk untuk digunapakai oleh semua PTJ.

Maklumat Kolej Kediaman

Melihat semula cadangan maklumat berikut untuk dimasukkan dalam laman web Kolej Kediaman :Peraturan Kolej Kediaman Pelajar, Panduan Penggunaan Kemudahan, Kehidupan Kampus, PanduanKeselamatan, Motivasi Pembelajaran, Pengurusan Masa, Panduan atau Prosedur Pelaksanaan AktivitiPelajar, Teknik Pembelajaran, Kepimpinan Pelajar, Protokol, Etiket Sosial, Pemakanan Kesihatan,Perpaduan, Kaedah Penajaan, Sukarelawan, Sekretariat atau Biro yang ditubuhkan di Kolej danpelbagai input lain yang boleh memberi manfaat kepada pelajar dan pelanggan

Pautan Luar

Dicadangkan institusi yang mempunyai MoU/MoA dibuat pautan pada laman web PTJ. Dan PTJ perlumaklumkan kepada institusi berkenaan tentang inisiatif yang diambil.

Program Penilaian Laman Web

Fasa 2

Tarikh : 21 – 30 April 2014

Penilaian dalam kalangan penggunaiaitu:

Pelajar

Bakal pelajar

Pelawat

Staf

Alumni

Metodologi:

i. Soal Selidik

ii. Senarai semak kriteria kandungandan kualiti penulisan

iii. Tindakan pembetulan dancadangan penambahbaikan(Penilaian 1)

Tarikh : 22 – 31 Disember 2014

Metodologi:

i. Soal Selidik

ii. Senarai semak kriteria kandungan dankualiti penulisan

iii. Tindakan pembetulan dan cadanganpenambahbaikan (Penilaian 2)

Program Penilaian Laman Web

Fasa 3

Jadual Penilaian 2014

Kesimpulan Penyediaan kandungan laman web adalah hasil kreativiti dan inisiatif di bawah tanggungjawab

Jawatankuasa Laman Web UPM dan Jawatankuasa Kerja Laman Web PTJ iaitu bergantung kepadafungsi dan perkhidmatan utama yang disediakan oleh universiti. Fungsi dan perkhidmatan yangdipaparkan melalui laman web mestilah memenuhi keperluan utama pelanggan dan dikemaskinidari semasa ke semasa

Aspek kandungan yang perlu ditambahbaik khususnya persembahan maklumat dan teknik penulisanlaman web. Sila rujuk laman web universiti antarabangsa yang disenaraikan dalam ranking terbaikWorld Webometric Ranking seperti Stanford University, National University of Singapore, CornellUniversity, University of Washington, University of Michigan, University of California Berkeley danUniversity of Minnesota sebagai panduan

Rujuk juga laman web Hokkaido University, Taylor’s University dan Nanyang TechnologicalUniversity. Jenama laman web universiti-universiti tersebut mempunyai kekuatanya yang tersendiri,terutamanya berkaitan aspek “pemasaran universiti” apabila 9th QS-APPLE yang bersidang diSungkyun Kwan University, Korea, pada 30 Oktober – 1 November 2013 telah mengumumkanHokkaido University (Jepun), Taylor’s University (Malaysia) dan ETS TOEFL (Australia) sebagaipenerima Best International Website Page. Manakala Nanyang Technological University (Singapore)diumumkan sebagai penerima anugerah untuk kategori Most Crerative Corporate Institutional Videoyang dipaparkan melalui laman web