Managementhandboek P&O 1

Managementhandboek P&OUniversiteit Leiden

Faculteit der Geesteswetenschappen

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 2Voorwoord

Personeelsbeheer is een belangrijk onderdeel van uw leidinggevende taak. In dit handboek vindt u de informatie die u daarbij nodig hebt.

Het handboek begint met een overzicht van taken en verantwoordelijkheden. Daarna is de chronologie leidend: we behandelen achtereenvolgens de zaken rondom instroom, doorstroom en uitstroom. Bij ieder onderwerp geven we aan wat uw rol is en wat die van P&O. Ook verwijzen we naar regelgeving, formulieren en meer informatie online.

Het handboek is altijd up-to-date: mocht er iets veranderen in regelgeving of anderszins, dan passen we de informatie aan.

Mocht u nadere informatie of advies willen, dan kunt u natuurlijk altijd contact opnemen met uw P&O-adviseur.

Afdeling P&O

September 2011

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 31. Personeelsbeheer

In dit hoofdstuk beschrijven we de verdeling van taken en bevoegdheden op het gebied van het personeelsbeheer. Ook besteden we kort aandacht aan de cao Nederlandse Universiteiten.

1.2 Het faculteitsbestuurHet faculteitsbestuur voert de beheerstaken uit onder mandaat van het College van Bestuur. Dit mandaat is vastgelegd in de Mandaatregeling aan faculteitsbesturen en het ICLON. De volgende beheerstaken zijn voorbehouden aan het faculteitsbestuur:• De aanstelling van wetenschappelijk personeel voor onbepaalde tijd;• De bevordering van wetenschappelijk personeel op functies met schaal 13 of hoger;• De aanstelling van onderwijsondersteunend en beheerspersoneel boven schaal 10, tenzij, door tussenkomst van het faculteitsbestuur, voorafgaand instemming door het College van Bestuur is verleend;• De bevordering van onderwijsondersteunend en beheerspersoneel naar een hogere salarisschaal;• De vaststelling van algemene regelingen met betrekking tot arbeidsomstandigheden en de veiligheid van het personeel.

Mandaatregeling aan de faculteitsbesturen en het ICLON

1.3 De institutenHet bestuur van de Faculteit der Geesteswetenschappen heeft een aantal beheerstaken doorgemandateerd aan de wetenschappelijk directeuren van de instituten. Dit mandaat is vastgelegd in de Mandaatregeling wetenschappelijk directeuren in de Faculteit der Geesteswetenschappen. De beheerstaken van de wetenschappelijk directeur richten zich op individuele aangelegenheden. De wetenschappelijk directeur heeft mandaat voor:

• De openstelling van vacatures en het werven en selecteren van personeel;• De aanstelling van personeel dat bij het instituut werkzaam zal zijn, de inschaling en inpassing van personeel, de toekenning van periodieke salarisverhogingen, toelagen, gratificaties en vergoedingen;• De toepassing van vakantie- en verlofregelingen in individuele gevallen, over werktijden, werktijdvermindering, -uitbreiding en aanwezigheid;• De verlening van studiefaciliteiten en faciliteiten ten behoeve van dienstopleidingen;• Het toezicht op het functioneren van het personeel;• Het jaarlijks voeren van resultaat- en ontwikkelingsgesprekken binnen het instituut;• De zorg voor veiligheid van het personeel. De dienst VGM heeft een adviserende en indicerende rol, maar de beslissingen in het kader van bedrijfsgeneeskundige begeleiding en voorzieningen in verband met ziekte,

Mandaatregeling aan de wetenschappelijk directeuren binnen de Faculteit der Geesteswetenschappen

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 4worden genomen door de wetenschappelijk directeur. Regelingen met betrekking tot arbeidsomstandigheden en de veiligheid van het personeel van meer collectieve aard daarentegen worden vastgesteld door het faculteitsbestuur.1.4 Het Faculteitsbureau en de dienst Onderwijs- en studentzakenDe beheerstaken van de afdelingshoofden van het faculteitsbureau en de dienst Onderwijs- en Studentzaken richten zich op individuele aangelegenheden. Het submandaat heeft betrekking op:

• De openstelling van vacatures en het werven en selecteren van personeel;• De aanstelling van personeel dat bij de afdeling/dienst werkzaam zal zijn, de inschaling en inpassing van personeel, de toekenning van periodieke salarisverhogingen, toelagen, gratificaties en vergoedingen;• De toepassing van vakantie- en verlofregelingen in individuele gevallen, wat betreft werktijden, werktijdvermindering, -uitbreiding en aanwezigheid;• De verlening van studiefaciliteiten en faciliteiten ten behoeve van dienstopleidingen;• Het toezicht op het functioneren van het personeel;• De jaarlijkse resultaat- en ontwikkelingsgesprekken binnen de afdeling/dienst;• De zorg voor veiligheid van het personeel. De dienst VGM heeft een adviserende en indicerende rol, maar de beslissingen in het kader van bedrijfsgeneeskundige begeleiding en voorzieningen in verband met ziekte worden genomen door de afdelingshoofden. Regelingen met betrekking tot arbeidsomstandigheden en de veiligheid van het personeel van meer collectieve aard daarentegen worden vastgesteld door het faculteitsbestuur.

1.5 Cao Nederlandse UniversiteitenDe cao Nederlandse Universiteiten regelt de arbeidsvoorwaarden van universitaire werknemers en vormt één geheel met het dienstverband. Een aantal cao-bepalingen is nader uitgewerkt in een aparte regeling van de Universiteit Leiden, zoals de Regeling flexibele werkduur, vakantie en verlof voor de Universiteit Leiden. De cao komt tot stand door overleg tussen de universiteiten en werknemersorganisaties en wordt periodiek opnieuw vastgesteld.

Cao Nederlandse Universiteiten

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 52. Werving en selectie

Zodra er een vacature ontstaat en u beslist die in te vullen, start de wervingsprocedure. Daarbij nemen we de richtlijnen van de NVP-Sollicitatiecode in acht.

NVP-sollicitatiecode

2.1 Vacature Doet er zich in uw afdeling een vacature voor, dan overlegt u eerst met de budgethouder over het beschikbare budget. Verder overlegt u met met de opleidingsvoorzitter, instituutsmanager en wetenschappelijk directeur. P&O adviseert hierbij over de personele aspecten en de afdeling FEZ over de financiële haalbaarheid. Leiden deze overleggen tot het besluit om de vacature in te vullen, dan levert u het vacature-formulier met basisgegevens zoals functienaam, omvang, inschaling en periode getekend aan bij de P&O-adviseur.

Vacatureformulier

2.2 WervingZodra de vacature is vrijgegeven, kunt u overgaan tot de werving van een medewerker. In principe wordt er ‘open‘ geworven, dat wil zeggen dat de vacature intern en extern bekend wordt gemaakt. De werving geschiedt in de praktijk in nauwe samenwerking tussen u en P&O. 2.2.1 WervingstekstSamen met P&O stelt u de wervingstekst op. P&O voorziet in een vast format hiervoor. Hierbij richt P&O zich vooral op de arbeidsvoorwaarden en wijze van solliciteren, terwijl u de informatie over de functie-eisen en functie-inhoud levert.2.2.2 MediaU kiest de media waarin de advertentie zal verschijnen. P&O kan u daarover adviseren, evenals over het kostenaspect. De meest gebruikte media zijn: de universitaire website of Academic Transfer (de landelijke website voor academici) Monsterboard en de tweewekelijkse verzameladvertentie in de Volkskrant en het NRC (vanaf schaal 9) of het Leids Dagblad (t/m schaal 8). Ook kunt u uw eigen netwerk benutten. MediakostenPublicatie op de universitaire website en Academic Transfer is gratis. Als het een reguliere vacature betreft (1e en 2e geldstroom gefinancierd door de faculteit), is de eerste advertentie in de bovengenoemde kranten voor rekening van de universiteit. 2.2.3 PublicatieP&O levert de definitieve advertentietekst aan bij het meldpunt vacatures HRM. Dit kan tot woensdag 12.00 uur. HRM stuurt vervolgens alle vacatures aan de herplaatsingkandidaten binnen de universiteit. Zij kunnen reageren tot de maandag daarop 12.00 uur. Als er een geschikte herplaatsingkandidaat is, volgt hiermee een gesprek. Is dit niet het geval, dan plaatst HRM de vacature in de gewenste media.

Standaard advertentieteksten FGW – verkrijgbaar bij P&O

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 62.2.4 SollicitatieprocedureSollicitanten sturen hun sollicitatie per e-mail naar het centrale mailadres voor vacatures van het instituut. De sollicitant ontvangt van P&O een automatische ontvangstbevestiging. P&O stuurt vervolgens de binnengekomen sollicitaties - na overleg - door aan u. 2.3 Selectie Ook voor de gang van zaken rond het selectiegesprek volgen we de NVP-sollicitatiecode.2.3.1 SelectiecommissieAls vacaturehouder formeert u een selectiecommissie. Deze bestaat bij voorkeur uit minimaal 3 medewerkers, waarvan tenminste 1 vrouw,. Bij onderwijsfuncties komt daar nog 1 student-lid bij. 2.3.2 UitnodigenNa sluiting van de reactietermijn buigt de selectiecommissie zich over de binnengekomen sollicitaties en beslist welke kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. Het secretariaat van de opleiding nodigt deze kandidaten uit.U kunt de P&O-adviseur tijdens het proces om advies vragen.2.3.3 KeuzeAls er - na één of meer gesprekken - een definitieve keuze voor een kandidaat is gemaakt, nodigt u hem of haar uit voor het arbeidsvoorwaardengesprek. Dit kan samen met P&O worden voorbereid. Als de kandidaat en de faculteit tot overeenstemming over de arbeidsvoorwaarden komen, volgt de aanstelling. De overige kandidaten brengt P&O schriftelijk op de hoogte van de afwijzing.

Reiskostenformulier sollicitant – verkrijgbaar bij P&O

2.4 Studentassistenten, hoogleraren en UHDDe werving en selectie van studentassistenten, evenals als die van de hoogleraar en UHD, vallen niet binnen de hierboven beschreven procedure. Informatie hierover volgt.

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 73. Aanstelling en mutaties in aanstellingen

Dit hoofdstuk behandelt de aanstelling van nieuwe medewerkers. Verandert er iets in de aanstelling van een medewerker, dan leest u hier ook hoe dat in zijn werk gaat.

We beschrijven de verschillende soorten dienstverbanden met de universiteit. En het hoofdstuk besluit met de bepalingen voor medewerkers zonder dienstverband.

3.1 Procedure aanstelling

3.1.1 ArbeidsvoorwaardengesprekIn het arbeidsvoorwaardengesprek maakt u afspraken met uw nieuwe medewerker over primaire, secondaire en tertiaire arbeidsvoorwaarden. Op uw verzoek kan de P&O-adviseur of personeelsmedewerker bij dit gesprek aanwezig zijn, of kunt u vooraf inhoudelijk afstemmen met de P&O-adviseur. De P&O-adviseur toetst de voorgestelde inschaling en rechtspositie en maakt, indien van toepassing, een indicatieve berekening van eventuele toekomstige wachtgeldlasten. 3.1.2 Noodzakelijke documentenU zorgt dat de medewerker de volgende formulieren invult:

• staat van inlichtingen• loonbelastingverklaring• formulier flexibele werkduur• formulier nevenwerkzaamhedenDaarnaast maakt u een kopie van het CV en een geldig identiteitsbewijs (geen rijbewijs) van de medewerker.

3.1.3 Verzoek tot aanstellingZijn de afspraken gemaakt, dan vult u het formulier Verzoek tot aanstelling in. Bij externe financiering is het van belang dat de instituutsmanager vooraf bij de afdeling FEZ toetst of het salarisaanbod past binnen de beschikbare externe financiële middelen.• De instituutsmanager toetst of de aanstelling past binnen de formatie en het toegestane budget, vult het kostenplaatsnummer in en zendt, na ondertekening door de wetenschappelijk directeur, het formulier samen met de hierboven genoemde formulieren en documenten naar de afdeling P&O. Dat moet uiterlijk 1 maand voor de datum van indiensttreding gebeuren. • De P&O-adviseur controleert het formulier Verzoek tot aanstelling aan de hand van de vooraf gemaakte afspraken en regelgeving. • Vervolgens gaat het formulier naar de afdeling FEZ voor de financiële controle. FEZ tekent voor akkoord en retourneert het formulier aan de P&O-adviseur. • De P&O-adviseur zorgt ervoor dat het formulier voor verwerking naar de personeelsadministratie gaat.

Regelgeving

• Cao NU, hoofdstuk 2: aangaan dienstverband

• Mandaatregeling Geestesweten-schappen

• Richtlijn voor plaatsing en bevordering wetenschappelijk personeel

Formulieren

• Verzoek tot aanstelling

• Loonbelasting verklaring

• Staat van inlichtingen

• Formulier flexibele werkduur

• Formulier nevenwerk - zaam heden

• Inhuisformulier

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 8• De personeelsadministratie zorgt voor invoering in SAP-HR, maakt het besluit en de aanstellingsbrief met informatie over de arbeidsvoorwaarden. Na ondertekening door de portefeuillehouder Bedrijfsvoering worden deze aanstellingspapieren verstuurd naar de medewerker voor ondertekening. Het instituut en de afdeling FEZ ontvangen een kopie van het besluit. De personeelsadministratie legt het personeelsdossier aan.• Indien de medewerker een aanstelling heeft voor langer dan drie maanden, ontvangt hij een uitnodiging voor een introductiebijeenkomst (zie hoofdstuk 4 Introductie nieuwe medewerker).• Na invoering van de nieuwe medewerker in SAP start de personeels-administratie de procedures voor een computeraccount en webpagina’s. Voor ICT-faciliteiten en een werkplek vult het instituutssecretariaat het Inhuisformulier in.

3.3 Mutaties in aanstellingen

3.3.1 WerktijdwijzigingDe werktijd van een medewerker kan, al dan niet tijdelijk, aangepast worden. Dat kan gebeuren op initiatief van zowel u als de medewerker. Het kan daarbij gaan om zowel een uitbreiding als een vermindering van de werktijd. U vult het mutatieformulier in, ondertekent het en levert het uiterlijk een maand voordat de werktijdwijziging ingaat in bij de P&O-adviseur. Bij een werktijdvermindering tekent de medewerker voor akkoord. Verder is dezelfde procedure van toepassing als bij een verzoek tot aanstelling. Voor het aantal toegestane werktijduitbreidingen en de totale duur van de uitbreidingen gelden de regels in artikel 2.3 van de cao. Dit betekent dat een werktijduitbreiding bij een derde verlenging of bij een overschrijding van 3 jaar vast wordt.3.3.2 Verlenging van het dienstverband

• De maximale duur van een tijdelijke aanstelling is voor wetenschappelijk personeel in totaal zes jaar. Binnen die tijd mag het dienstverband maximaal twee keer worden verlengd. • Voor ondersteunend en beheerspersoneel is de maximale duur drie jaar en bij externe financiering vier jaar. Ook dan mag het dienstverband maximaal twee keer worden verlengd. • Voor promovendi en studentassistenten is deze regel niet van toepassing.Bij verlengingen geldt de regel dat de derde verlenging van een tijdelijk aanstelling leidt tot een vast dienstverband. Het recht op een vaste aanstelling vervalt indien er tussen de laatste en de eerstvolgende aanstelling een periode van minimaal zes maanden en een dag ligt.Verzoeken voor vaste dienst moeten altijd door de wetenschappelijk directeur of het hoofd van de dienst op basis van de mandaatregeling gemotiveerd voorgelegd worden aan het faculteitsbestuur. De P&O-adviseur en de accountmanager van FEZ voegen hun advies bij het verzoek.

3.3.3 Overige mutaties in aanstellingenVoor wijzigingen in functie, inschaling, kostenplaats en de toekenning van gratifi-

Regelgeving

• Cao-NU, hoofdstuk 2 Aangaan dienstverband

• Mandaatregeling faculteit Geestesweten schappen

Formulieren

Mutatieformulier

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 9caties en toelagen kunt u hetzelfde mutatieformulier gebruiken. 3.4 Aanstellen van medewerkers zonder de Nederlandse nationaliteitVoor medewerkers zonder Nederlandse nationaliteit gelden specifieke regels naast de in 3.2 en 3.3 beschreven regels. Voor medewerkers binnen de Europese Unie (EU) gelden andere regels dan voor medewerkers van buiten de EU. We beschrijven ze hieronder.De kosten van visa en vergunningen brengt het instituut in rekening bij de medewerker. Tevens moet u uw medewerker bij zijn aanstelling wijzen op de 30%-regeling. Volgens deze regeling hoeven kennismigranten over 30 % van hun salaris geen loonbelasting te betalen. Meer informatie over deze regeling wordt vermeld in hoofdstuk 8, Beloningsystematiek en vergoedingen.3.4.1 Medewerkers van buiten de EUDe instituutsmanager neemt zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk twee maanden voor de gewenste aanstellingsdatum, contact op met de P&O-adviseur. Op basis van onderstaande gegevens kan P&O bepalen welke vergunning aangevraagd dient te worden.

• Naam • Nationaliteit • Geboortedatum • Functie • Periode van verblijf • Familie- of gezinsleden• Naam contactpersoonAls gevolg van een overeenkomst met de IND mag de Universiteit Leiden gebruik maken van de Kennismigrantenprocedure. Daarvoor is het nodig dat een verzoek om advies voor een machtiging tot voorlopig verblijf (MVV) en een aanvraag verblijfsvergunning via de Kennismigrantenprocedure compleet wordt ingediend.

3.4.2 Medewerkers uit een EU-landVoor personen met een paspoort uit een EU-land, Zwitserland of EER-land (Europese Economische Ruimte) is geen inreis-, verblijfs- en tewerkstellingsvergunningen vereist. Ook dan is het van belang dat de instituutsmanager contact opneemt met de P&O-adviseur. In de landenlijst worden de verschillende categorieën landen en de bijbehorende vereisten vermeld.

Regelgeving

• Cao-NU, hoofdstuk 2 Aangaan dienstverband

• Landenlijst

Formulieren

• Verzoek tot aanstelling

• Loonbelastingverklaring

• Staat van inlichtingen

• Formulier flexibele werkduur

3.5 StudentassistentenVoor studentassistenten gelden specifieke regels in aanvulling op de regels in paragrafen 3.2 en 3.3 .De cao regelt de rechtspositie van studentassistenten, waarbij de artikelen 10.1 t/m 10.4 speciale bepalingen voor studentassistenten bevatten.Een dienstverband van een studentassistent is voor bepaalde tijd en kan telkens voor maximaal een jaar worden aangegaan.

Regelgeving

• Cao-NU, h2 en art 10.1- 10.4

• Universitaire richtlijn studentassistenten

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 103.5.1 Maximaal dienstverband en salaris

Fase van de opleiding Maximale omvang dienstverband

Salaris

BA, eerste cursusjaar Geen dienstverband N.v.t.BA, Tweede cursusjaar 20 uur per week(gemiddeld, gerekend over één cursusjaar)Trede 2

BA, derde en volgende cursusjaar Idem Trede 3Masteropleiding Idem Trede 4

Formulieren

• Verzoek tot aanstelling

• Loonbelastingverklaring

• Staat van inlichtingen

• Formulier flexibele werkduur

3.6 Onbezoldigde medewerkersOnbezoldigde medewerkers, ook wel medewerkers met een nulaanstelling genoemd, verrichten reguliere taken. Deze medewerkers hebben een aanstelling voor onbepaalde tijd en er is sprake van een gezagsrelatie. Zij ontvangen echter geen salaris. Omdat er geen sprake van salaris is, zijn er ook geen van het salaris afgeleide uitkeringen. De medewerker valt niet onder het Pensioenreglement en er bestaat geen risicodekking volgens sociale verzekeringen. Wel is de medewerker WA-verzekerd voor schade veroorzaakt door de medewerker tijdens diensttijd. Een onbezoldigde medewerker kan een onderwijs- en examenbevoegdheid hebben en heeft kiesrecht. Voor een aanstelling als onbezoldigd medewerker geldt dezelfde procedure als voor een bezoldigde aanstelling. Onbezoldigde medewerkers worden, net als gastmedewerkers, altijd opgenomen in het personeelsregistratiesysteem. De faculteit streeft ernaar onbezoldigde aanstellingen te beperken tot hoogleraren.

Regelgeving

• Cao-NU, hoofdstuk 2 Aangaan dienstverband

Formulieren

• Verzoek tot aanstelling

• Staat van inlichtingen

3.7 Dienstverband na het 65e jaar Het dienstverband eindigt in ieder geval van rechtswege met ingang van de eerste dag van de maand waarin de medewerker de leeftijd van 65 bereikt (cao Nederlandse Universiteiten, art. 8.4, lid 7)1. In bijzondere gevallen kunt u individuele afspraken met een medewerker maken om activiteiten te blijven ontplooien binnen de universiteit. Het is aan te raden om dit te doen in de vorm van een gastmedewerkerschap. Maar u kunt een gepensioneerde ook een aanstelling voor bepaalde tijd aanbieden. Alle regels voor aanstellingen voor bepaalde tijd zijn van toepassing (aantal en duur van verlengingen).Het ABP-reglement zegt dat deelname aan het ABP-pensioenreglement in beginsel niet meer mogelijk is voor medewerkers die worden aangesteld vanaf hun 65e jaar. Wat het ABP-reglement wel toelaat, is vrijwillige deelname, door de medewerker aan te vragen.

Regelgeving

• Cao-NU, h2 aangaan dienstverband en h8 einde dienstverband

• ABP Pensioenreglement

Formulieren

• Verzoek tot aanstelling

• Loonbelastingverklaring

• Staat van inlichtingen

• Formulier flexibele

1Dit lijkt in tegenspraak met informatie vanuit het ABP, dat men tussen het 60e en 70e jaar met pensioen kan gaan en dat deze keuze aan de werknemer is. Die keuze is echter alleen mogelijk als de geldende rechtspositieregeling dat toelaat. De cao-NU laat deze keuze (nog) niet toe.Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 11Doorwerken na de leeftijd van 65 jaar betekent feitelijk dat het dienstverband voor onbepaalde tijd wordt beëindigd en dat de medewerker aansluitend een tijdelijk dienstverband krijgt. Er zal dus een ontslagbesluit gemaakt moeten worden en tevens een nieuw tijdelijk aanstellingsbesluit. Daarnaast vraagt de medewerker bij het ABP zijn pensioen aan.werkduur

• ABP-formulier Ouderdomspensioen en/of FPU

3.8 Inhuur van personeel De Universiteit Leiden huurt regelmatig mensen in voor een bepaalde tijd. Deze personen hebben geen dienstverband met de universiteit. Er kan een onderscheid gemaakt worden tussen:• personeel in dienst van een andere universiteit• uitzendkrachten• freelancers met een zelfstandigheidsverklaring (VAR)• inhuur via bedrijfIn de richtlijn Inhuur (tijdelijk) personeel wordt beschreven welke constructie van toepassing is, rekening houdend met fiscale en arbeidsrechterlijke risico’s.

3.8.1 Procedure

• Verzoeken voor inhuur van personeel worden door de instituutsmanager gedaan via het formulier Verzoek tot aanstelling, onder vermelding van het feit dat er sprake is van inhuur en van welke vorm. • P&O legt de afspraken tussen de Universiteit Leiden en ingehuurde medewerkers vast in een overeenkomst die door de wetenschappelijk directeur van het instituut wordt ondertekend.• De instituutsmanager verzoekt via het formulier Gastmedewerkerschap om registratie in SAP HR en om de aanvraag van computerfaciliteiten en dergelijke.

Regelgeving

• Richtlijn Inhuur (tijdelijk) personeel

Formulieren

• Gastmedewerkerschap

• Verzoek tot aanstelling

3.9 GastmedewerkersGastmedewerkers verrichten - zonder dienstverband en zonder vergoeding - in hun eigen belang enige tijd werkzaamheden bij de universiteit.Een gastmedewerker ontvangt een bevestigingbrief van de universiteit waarin staat wat zijn status is en waarin de eventueel geldende voorwaarden en verleende faciliteiten worden vermeld. Een gastmedewerker mag geen reguliere taken vervullen, zoals het geven van curriculum-onderwijs. Een gastmedewerker dient zich te houden aan de huisregels van de universiteit. Hij heeft geen kiesrecht. Hij valt niet onder de sociale verzekeringen maar wel onder de aansprakelijkheidsverzekering van de universiteit. Gastmedewerkers worden geregistreerd in het personeelsregistratiesysteem met het oog op bereikbaarheid, veiligheid, aanspraak op faciliteiten en managementinformatie.Een gastmedewerker wordt voor een beperkte periode, doch maximaal voor een jaar aangetrokken. Verlenging van die periode is mogelijk.3.9.1 Procedure

• De wetenschappelijk directeur van een instituut geeft toestemming voor de

Regelgeving

• Universitaire richtlijn gastmedewerkers

Formulieren

• Aanvraag gastmedewerkerschap

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 12toelating van een gastmedewerker, het stellen van voorwaarden voor toelating, het verschaffen van benodigde faciliteiten en het intrekken van de toelating. • De instituutsmanager zorgt voor de aanvraag door middel van het formulier Aanvraag gastmedewerker en levert dit in bij de P&O-adviseur. • P&O maakt vervolgens de bevestigingsbrief.• Als de gastmedewerker een werkplek nodig heeft, is het de verantwoordelijkheid van het instituut de gastmedewerker binnen de bestaande ruimte van het organisatieonderdeel te huisvesten. Denk goed na over wat er nodig is: het instituut betaalt deze voorzieningen nu nog niet, maar in de toekomst mogelijk wel.

3.9.2 Buitenlandse gastmedewerkersWilt u een buitenlandse gastmedewerker toelaten, dan schakelt u ten minste twee maanden voor de beoogde komst van de gastmedewerker P&O in. P&O zorgt dan voor de verblijfsvergunning, die nodig is om de aanvraag in behandeling te nemen. Het kan tot twee maanden duren om de verblijfsvergunning te verkrijgen. Houd u dus aan de termijn!3.10 StagairsStagiairs hebben geen dienstverband met de universiteit. Zij krijgen de gelegenheid om in het kader van hun opleiding praktijkervaring op te doen. Het leerproces staat daarbij voorop. Omdat het om een praktisch gedeelte van een onderwijsprogramma gaat en de gezagsverhouding met het opleidingsinstituut onaangetast blijft, krijgt de stagiair geen dienstverband, maar een stageovereenkomst en eventueel een stagevergoeding. Deze vergoeding is bedoeld als onkostenvergoeding.Richtlijn voor de stagevergoeding bij een volledige dagtaak van 38 uur per week: MBO-studenten: € 180 bruto per maand HBO 2e en 3e jaar: € 225 bruto per maand HBO 4e (afstudeer) jaar: € 270 bruto per maand Universitair: € 315 bruto per maandDe vergoeding voor een parttime stagiair wordt bepaald naar rato van het deeltijdpercentage.

Regelgeving

• Richtlijn Stagevergoeding

Formulieren

• Stageovereenkomst

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 134. Introductie van nieuwe medewerkers

Hoe sneller een nieuwe medewerker de weg kent binnen de universiteit, hoe beter dat is voor de samenwerking en integratie. De universiteit biedt nieuwe medewerkers daarom een algemeen introductieprogramma aan. U bent zelf verantwoordelijk voor de introductie van de nieuwe medewerker binnen het instituut en de faculteit.

4.1 Universitaire introductieDe universiteit organiseert vier maal per jaar een algemeen introductieprogramma van één dagdeel. Deze introductie is bedoeld voor nieuwe medewerkers en gastmedewerkers die minimaal drie maanden aan de universiteit verbonden zullen zijn. Het programma bevat een presentatie over de geschiedenis van de Universiteit Leiden en de diverse faculteiten, een rondleiding door het Academiegebouw en een wisselende presentatie van een van de ondersteunende afdelingen van de universiteit. Ook de faculteiten presenteren zich aan hun eigen nieuwe medewerkers.Voor buitenlandse medewerkers is het mogelijk deel te nemen aan een Engelstalig introductieprogramma. In het programma voor buitenlandse medewerkers komen ook de Nederlandse en Leidse cultuur en geschiedenis aan de orde. 4.1.1 Procedure universitaire introductieDe afdeling P&O meldt nieuwe medewerkers aan voor de introductiebijeenkomst. Dat gebeurt uiterlijk twee maanden vooraf. Uiterlijk twee weken voor de bijeenkomst ontvangt de medewerker een persoonlijke uitnodiging van het College van Bestuur. Tot drie weken voor de bijeenkomst kunt u nog potentiële deelnemers aanmelden.4.2 Introductie binnen het instituut en de faculteit Binnen uw eigen instituut bent u zelf verantwoordelijk voor een goede inbedding van de nieuwe medewerker en diens kennismaking met de naaste collega’s en de faculteit. Voor wat betreft de materiële zaken kunt u denken aan:

• Werkplek• PC en PC-inlogcode• Kamersleutel• Safecompas Daarnaast verschaft u de nieuwe medewerker specifieke informatie die met de functie samenhangt, zoals:• METIS• Blackboard• Kennismaking met de voorzitter van de eigen opleiding en de wetenschappelijk directeur van het instituut• Kennismaking met het secretariaat van het instituut, OSZ, P&O en de faculteit• UB

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 14• Afdeling Financiën• Informatie over ict-faciliteiten

4.3 Meer informatieMeer informatie over de introductie en de data van de bijeenkomsten kunt u krijgen bij de afdeling HRM-Opleidingen. e-mail hrmopleidingen@bb.leidenuniv.nl of per telefoon, toestel 3285.

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 155. Werktijden en verlofMet al uw medewerkers maakt u afspraken over hun werktijden en aanwezigheid. Daarnaast krijgt u regelmatig verlofverzoeken. Er zijn veel soorten verlof en regelingen. In dit hoofdstuk zetten we ze op een rijtje. 5.1 Werktijden, aanwezigheid en rustDe standaardwerktijd bij een voltijds dienstverband is 38 uur per week. Een werkdag van 5,5 tot 10 uur kent pauzes van tezamen ten minste een half uur.5.1.2 Flexibele werkduurOp verzoek van de medewerker kunt u samen schriftelijke afspraken maken over een werkweek die afwijkt van de standaardwerktijd: de Flexibele Werkduur. Deze afwijking mag twee uur per week bedragen, waarvoor de medewerker op jaarbasis 96 verlofuren inlevert bij een kortere dan de standaardwerktijd, dan wel ontvangt bij een langere dan de standaardwerktijd. Samen met uw medewerker legt u bij aanvang van het dienstverband de dagelijkse werktijden vast, afgerond op halve uren, plus de dagen waarop wordt gewerkt. De maximale werktijd per week bij toepassing van de flexibele werkduur is veertig uur. Voor deeltijders geldt de flexibele werkduur naar rato. De afspraken gelden in beginsel voor de duur van een kalenderjaar. Ook kan de medewerker u verzoeken om een werktijdenregeling van 36 uur per week, in de vorm van vier dagen van negen uur. In principe wordt een dergelijk verzoek gehonoreerd, tenzij het belang van de bedrijfsvoering zich hiertegen verzet. 5.1.3 Jaarafspraak Het faculteitsbestuur is een voorstander van de jaarafspraak. De jaarafspraak is een geheel van afspraken dat u met uw medewerker maakt tijdens het jaarlijkse R&O-gesprek, over te behalen resultaten (inclusief te verrichten taken) en over bereikbaarheid en aanwezigheid. Deze jaarafspraak neemt u op in het R&O-verslag.Medewerkers met een jaarafspraak hoeven verlofadministratie bij te houden. Het jaarlijks toegekende verlofsaldo komt aan het eind van het kalenderjaar automatisch op nul te staan. De mogelijkheid voor een jaarafspraak geldt overigens alleen voor wetenschappelijk personeel, dat wil zeggen medewerkers wier functie is ingedeeld binnen de functiefamilie Onderwijs en Onderzoek. Zie voor deze functies het hoofdstuk Functiewaardering.5.1.3.1 ProcedureDe medewerker vult zijn keuze voor de jaarafspraak in op het betreffende formulier en levert dit, mede ondertekend door u en de wetenschappelijk directeur, in bij de afdeling P&O, die het administratief verwerkt. De keuze voor een jaarafspraak geldt voor een jaar en wordt stilzwijgend verlengd. 5.1.4 Seniorenregeling Vanaf hun 59e verjaardag kunnen medewerkers gebruik maken van de Seniorenregeling. Deze regeling verlicht het werk via een verkorting van de reguliere werkweek, zodat oudere medewerkers langer kunnen blijven werken. Een voltijdse

Regelgeving

• Regeling Flexibele werkduur, vakantie en verlof

• Seniorenregeling 2006

• Seniorenbeleid tot 2006

Formulieren

• Aanvraag Flexibele werkduur (ook voor jaarafspraak)

• Aanvraag Seniorenregeling NL

• Aanvraag Seniorenregeling EN

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 16medewerker krijgt vanaf de ingangsdatum recht op een vierdaagse werkweek met behoud van het voltijdse dienstverband en het volledige salaris. Het dienstverband eindigt op de eerste dag van de maand waarin de medewerker 65 jaar wordt. Als de medewerker en de wetenschappelijk directeur het eens zijn dat de medewerker aan de Seniorenregeling gaat deelnemen, worden in een R&O-gesprek afspraken gemaakt over een evenredige taakvermindering. Deze afspraken worden jaarlijks herbevestigd of bijgesteld. Deelnemers aan de Seniorenregeling leveren wel enkele rechten in, bijvoorbeeld in het aantal verlofuren. Ook kunnen zij geen gebruik maken van de flexibele werkduur. Evenmin hebben ze recht op deelname aan de 60-plus-regeling.5.1.5 60-plus-regelingDeze regeling biedt medewerkers van zestig jaar of ouder de mogelijkheid om een half uur korter te werken op dagen waarop hun arbeidsduur minimaal acht uur bedraagt. Als zij al deelnemen aan een seniorenregeling, kunnen ze geen aanspraak maken op deze werktijdverkorting. 5.2 Regulier (vakantie)verlofHet aantal vakantie-uren per kalenderjaar bedraagt 232 uur bij een werktijd van 38 uur per week. De daadwerkelijke omvang van het verlofsaldo wordt echter door diverse factoren beïnvloed, zoals de omvang van het dienstverband, de leeftijd en de eventuele flexibele-werkduur. Iedere medewerker krijgt de gelegenheid jaarlijks zijn vakantiesaldo op te nemen. Als dit niet volledig lukt, mag de medewerker het resterende vakantietegoed meenemen naar het volgende kalenderjaar tot een maximum van 120 uur. De overige niet opgenomen uren vervallen. Op 31 december van het volgende kalenderjaar vervallen in beginsel de niet opgenomen vakantie-uren over het voorgaande kalenderjaar. 5.2.1 Uit dienstzodra bij u bekend wordt dat een medewerker uit dienst gaat, maakt u met deze medewerker afspraken over opname van het nog openstaande verlofsaldo vóór de datum van uitdiensttreding. 5.2.2 Feestdagen en verplichte sluitingsdagenOp feestdagen en verplichte sluitingsdagen is de universiteit gesloten. Op de universitaire website staan deze dagen vermeld. Daarbij staat ook of de dag als feestdag geldt of ten laste komt van het verlofsaldo. 5.2.3 SpaarverlofNaast de verlofdagen kan de medewerker ervoor kiezen gedurende drie tot maximaal vijf jaar, jaarlijks nog 72 uur extra te sparen ten behoeve van een langere, aaneengesloten verlofperiode met behoud van bezoldiging. De medewerker vult het aanvraagformulier in, ondertekend door leidinggevende en wetenschappelijk directeur, en stuurt dit naar de afdeling P&O ter verwerking. Als de medewerker het spaarverlof dusdanig inzet, dat er naar het oordeel van de leidinggevende en van de wetenschappelijk directeur sprake is van bedrijfsbelang, dan ontvangt de medewerker hiervoor een premie.

Regelgeving

• Regeling flexibele werkduur, vakantie en verlof

Formulieren

• Aanvraag Spaarverlof

• Opname spaarverlof (verkrijgbaar bij P&O)

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 175.2.3.1 OpnameHet spaarverlof moet aaneengesloten opgenomen worden, binnen een jaar na afloop van de spaarperiode. U overlegt met de medewerker over het moment van opname. Het verlof dient zoveel mogelijk te worden opgenomen in een onderwijsvrije periode, tenzij er afspraken zijn gemaakt over bekostiging van onderwijsvervanging. De medewerker informeert de afdeling P&O via het formulier Opname spaarverlof (mede-ondertekend door leidinggevende en wetenschappelijk directeur) over de periode waarin hij het verlof gaat opnemen en de eventueel aangevraagde en toegekende premie. Het verlof wordt dan afgeboekt en de premie uitbetaald. De medewerker kan pas weer voor een nieuwe spaartermijn in aanmerking komen nadat het oude spaarverlof volledig is opgenomen. 5.3 Verlof: aanvraag en administratie

5.3.1 Self ServiceDe medewerker die geen jaarafspraak heeft, vraagt verlof aan via de Self Service. op de website. Hij geeft daarin aan wanneer en hoeveel uur hij vrij wil zijn. U krijgt de aanvraag per e-mail binnen. U honoreert of weigert deze binnen twee weken. 5.3.2 JaarafspraakDe wetenschappelijk medewerker met wie een jaarafspraak is gemaakt, hoeft geen registratie bij te houden; deze medewerker dient dus geen verlofverzoeken in.5.4 Buitengewoon verlof van lange duurHet komt voor dat medewerkers om buitengewoon verlof van lange duur verzoeken. Redenen hiervoor kunnen bijvoorbeeld in de privésfeer liggen of in professionele kansen voor de medewerker om elders ervaring op te doen. Bij de beslissing over de toekenning van dit verlof weegt de wetenschappelijk directeur een aantal zaken af: kunnen het instituut en de opleiding de medewerker gedurende de bewuste periode missen? Zijn er vervangingsmiddelen? Wat is het doel van het verlof? Dient dit doel ook een bedrijfsbelang? Het laatste speelt ook een rol bij het wel of niet mogen behouden van de gehele of gedeeltelijke bezoldiging door de medewerker. Als de bezoldiging voor de verlofperiode wordt stopgezet, dient de medewerker zich te realiseren dat het werkgeversdeel van de pensioenpremie in principe niet door de universiteit wordt doorbetaald, maar volledig door de medewerker zal moeten worden gedragen. Dit is meestal een fors maandelijks bedrag. Het buitengewoon verlof van lange duur wordt in beginsel voor ten hoogste twaalf maanden verleend. Er bestaan verschillende mogelijkheden om buitengewoon verlof te regelen. Voor nader advies hierover kunt u zich wenden tot uw P&O-adviseur. Als het buitengewoon verlof wordt toegekend, legt u de afspraken schriftelijk vast voor het personeelsdossier. Na overleg met de wetenschappelijk directeur en de instituutsmanager informeert u de P&O-adviseur, zodat de afspraken ook administratief kunnen worden uitgevoerd. 5.4.1 Sabbatical leave

Regelgeving

• Regeling flexibele werkduur, vakantie en verlof

• Cao art 4.16: Sabbatical

• Levensloopregeling

• Keuzemodel

• Scholingsregeling

Formulieren

• Aanvraag Spaarverlof

• Opname spaarverlof - verkrijgbaar bij P&O

• Opname levensloop

• Aanvraag scholingsverlof

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 18Een sabbatical leave is een langere verlofperiode waarin de werknemer algemeen of gericht aandacht besteedt aan de verbetering van zijn eigen employability. U maakt met de medewerker afspraken over de invulling en de opname van dit verlof, de onderwijsvervanging, de duur,en de inzet van het eventueel bestaande spaarverlof van de medewerker. Als de medewerker spaarverlof inzet en er sprake is van bedrijfsbelang, ontvangt de medewerker een premie .5.4.2 LevensloopverlofAls uw medewerker spaart volgens de Levensloopregeling, betekent dit dat een deel van het bruto salaris op een speciale levenslooprekening bij een verzekerings-maatschappij of bank wordt gestort. Dit gebeurt met het doel om het later, tijdens een periode van verlof, te laten uitbetalen als ‘salaris’. Het gespaarde bedrag kan voor alle vormen van onbetaald verlof ingezet worden. Ook voor gedeeltelijk verlof, bijvoorbeeld twee dagen per week. Voorbeelden van verlof zijn: studieverlof, sabbatical leave, opfrisverlof, ouderschapsverlof, zorgverlof. Bij de afdeling P&O zijn hierover informatiepakketten verkrijgbaar . 5.4.2.1 ProcedureDe Levensloopregeling is een individuele regeling: de medewerker heeft recht op deelname en mag zelf bepalen bij welke financiële instelling hij de levenslooprekening wil openen. De kaders voor de levensloopregeling zijn vastgelegd in de cao, art. 4.16b en c. De opbouw en opname van het levensloopverlof wordt nader geregeld in de Levensloopregeling Universiteit Leiden. De levensloopregeling maakt integraal deel uit van het Arbeidsvoorwaarden Keuzemodel.De medewerker moet het verlof vier maanden van tevoren aanvragen. 5.4.3 Zorg- en palliatief verlofAls uw medewerker een zieke partner, ouder of kind heeft voor wie hij de noodzakelijke thuisverpleging en/of verzorging op zich neemt, heeft hij recht op buitengewoon verlof, al dan niet met behoud van bezoldiging.De medewerker dient de opname van het verlof vooraf aan u te melden, met opgave van redenen, of anders zo snel als mogelijk. Als het verlof langer duurt dan tweemaal de arbeidsduur per week, kent u dit toe, tenzij het dienstbelang zich daartegen verzet.In een periode van twaalf maanden behoudt de medewerker bij verlof gedurende maximaal tweemaal de arbeidsduur per week recht op 70% van het loon. 5.4.4 Studie- en opleidingsverlofU maakt met uw medewerker in het R&O-gesprek afspraken over diens ontwikkeling en inzetbaarheid. Ook dienen er zich soms tussentijds werkzaamheden aan waarvoor nieuwe kennis of vaardigheden zijn vereist. In beide situaties bestaat vaak een behoefte aan een scholingstraject: bijvoorbeeld in de vorm van een opleiding, cursus of studie, dan wel een training, workshop, congres of seminar. In de Scholingsregeling Universiteit Leiden staan onder andere de spelregels rond het toekennen van scholingsverlof. Hierbij maakt de regeling onderscheid in twee soorten scholing:

• scholing die nodig is voor een goede uitoefening van de functieAfdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 19• scholing die wordt ingezet voor de loopbaanvorming van de medewerker.Worden beide soorten scholing door u gewenst, dan verleent u de medewerker volledig scholingsverlof. Wensen u en de medewerker scholing in het kader van een goede functie-uitoefening, dan verleent u ook volledig scholingsverlof. Wensen u en de medewerker scholing in het kader van loopbaanvorming, dan beslist u over de mate van verlof.De medewerker vult het aanvraagformulier scholingsverlof in en stuurt dit, voorzien van de vereiste handtekeningen, naar de afdeling P&O voor verdere verwerking. Toekenning van scholingsverlof vindt plaats voor de maximale, normaal te achten studieduur.

5.5 Buitengewoon verlof van korte duur

5.5.1 CalamiteitenverlofEen calamiteit is een plotselinge gebeurtenis waarvoor uw medewerker zonder uitstel maatregelen moet treffen en daardoor verlof moet opnemen. In beginsel is er per calamiteit recht op één dag doorbetaald verlof. De medewerker heeft per twaalf maanden recht op twee dagen calamiteitenverlof met doorbetaling. Als blijkt dat de calamiteit een langer verlof noodzakelijk maakt, kan de medewerker een beroep doen op zorgverlof. 5.5.2 Verlof in verband met familieomstandighedenU verleent uw medewerker buitengewoon verlof met behoud van bezoldiging - tenzij bijzondere omstandigheden zich hiertegen verzetten - in verband met familieomstandigheden zoals het huwelijk van de medewerker, de bevalling van de partner, het overlijden van een familielid, het bijwonen van een religieuze plechtigheid, enzovoort. Voor een uitputtende lijst verwijzen wij u naar artikel 19 van de Regeling flexibele werkduur.

5.5.3 Overig buitengewoon verlof van korte duurU verleent de medewerker buitengewoon verlof van korte duur met behoud van bezoldiging in onder andere de volgende gevallen: verhuizing, of het nakomen van een door de overheid opgelegde verplichting. Voor een uitputtende lijst verwijzen wij u naar artikel 22 van de Regeling flexibele werkduur..

Regelgeving

• Regeling flexibele werkduur, vakantie en verlof

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 205.6 Zwangerschaps- en bevallingsverlofAls uw medewerker zwanger is, dan heeft zij in verband met haar bevalling recht op een zwangerschaps- en bevallingsverlofperiode van ten minste zestien weken, waarvan tien weken bevallingsverlof. Het zwangerschapsverlof is gedeeltelijk flexibel. De medewerker kan beslissen het verlof in te laten gaan op zijn vroegst zes weken, maar uiterlijk vier weken voor de vermoedelijke bevallingsdatum. Deze keuze heeft effect op de duur van het bevallingsverlof. Gedurende het verlof wordt het salaris doorbetaald. Het UWV keert hiervoor maandelijks een compensatie uit aan de universiteit. Op grond van de cao kan een promovenda een verzoek doen voor verlenging van haar aanstelling voor de duur van het genoten zwangerschap- en bevallingsverlof. Deze verlenging kan worden gefinancierd uit de UWV-gelden.5.6.1 ProcedureUw medewerkster legt aan P&O een zwangerschapsverklaring van een arts of verloskundige over. Ten minste tien weken voor de vermoedelijke bevallingsdatum doet zij aan u en aan P&O mededeling van de datum van ingang van het zwangerschapsverlof. Op de eerste dag van haar afwezigheid evenals op de dag van werkhervatting, meldt zij zich op de wijze zoals dat bij ziekte is voorgeschreven. Daarnaast wordt zij verzocht P&O te zijner tijd van de bevallingsdatum op de hoogte te stellen. Uit de cao zijn artikelen 2.3.6, 4.11 en 4.12 van toepassing.

Regelgeving

• Cao-NU

5.7 OuderschapsverlofMedewerkers met een of meer kinderen onder de acht jaar komen onder bepaalde voorwaarden in aanmerking voor gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof. Dit verlof is geregeld in de cao, en moet in overleg met u worden ingevuld.• De medewerker dient minstens een jaar in dienst te zijn. • Het aantal uren verlof waarop de medewerker ten hoogste recht heeft, bedraagt dertien keer de arbeidsduur per week. • Het verlof wordt aaneengesloten opgenomen per week voor ten hoogste zes maanden. Per week bedraagt dit ten hoogste de helft van de arbeidsuren per week. Volgens de regeling kan de medewerker u verzoeken hiervan af te wijken, bijvoorbeeld door het verlof in drie perioden op te knippen. U kunt dit verzoek honoreren, uitstellen of in heel bijzondere gevallen, wanneer een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang zich ertegen verzet, afwijzen. • Uw medewerker behoudt over de verlofuren 62,5 % van de bezoldiging. • Tijdens de verlofperiode vindt geen opbouw van vakantieuren plaats over de uren van het ouderschapsverlof.

5.7.1 ProcedureDe medewerker vraagt het verlof minstens twee maanden van tevoren bij u aan, onder opgave van: de periode van het verlof, het aantal uren per week en de spreiding van de uren over de week. De medewerker vult het daartoe bestemde formulier in, en stuurt dit mede-ondertekend door u, naar de afdeling P&O ter verwerking.

Regelgeving

• Ouderschapsverlof inde cao

Formulieren

• Aanvraag doorbetaald ouderschapsverlof

• Aanvraag onbetaald ouderschapsverlof

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 216. Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden

Op grond van het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden kunnen uw medewerkers een deel van het arbeidsvoorwaardenpakket naar eigen wens samenstellen. Hierbij wordt een aantal arbeidsvoorwaarden onderling geruild.

In principe kan iedere medewerker van de Universiteit Leiden gebruik maken van het Keuzemodel, maar er zijn uitzonderingen. De regeling is niet beschikbaar voor:

• medewerkers met een onbezoldigd dienstverband

• student-assistenten met een dienstverband korter dan een jaar

• oproepkrachten

• stagiairs

• medewerkers die op declaratiebasis werken

6.1 Bronnen en doelenBronnen en doelen Bronnen zijn de arbeidsvoorwaarden die door de medewerker kunnen worden ingezet als ruilmiddel tegen andere arbeidsvoorwaarden: de doelen. Bronnen zijn bijvoorbeeld: tijd in de vorm van vakantie-uren en geld in de vorm van salaris en de eindejaarsuitkering. Bij doelen kunt u denken aan: tijd in de vorm van vrije dagen, uitbreiding sabbatical leave of uitbreiding ouderschapsverlof, geld in de vorm van extra pensioenopbouw, vermindering van de salariskorting bij ouderschapsverlof en fiscaal voordeel bij de aanschaf van een fiets. 6.1.2 De keuzemogelijkhedenHieronder een korte opsomming van de keuzemogelijkheden, met verwijzing naar de webpagina's met meer informatie en de aanvraagformulieren.

Regelgeving

• Regeling keuzemodel arbeidsvoorwaarden Universiteit Leiden

• Verlofuren omzetten in extra inkomen Medewerkers mogen maximaal 38 verlofuren ruilen voor extra inkomen.U kunt hiertegen als leidinggevende in principe bezwaar maken, maar het verzoek niet zonder meer afwijzen. De portefeuillehouder Bedrijfsvoering kan het verzoek wel afwijzen. Formulier

• Vergoeding woon-werkverkeer Door verlaging van het brutoloon kan de medewerker een nettovergoeding van € 0,19 per kilometer voor de reiskosten woon-werkverkeer ontvangen. Formulier

• Vergoeding van fitness De medewerker kan met belastingvoordeel deelnemen aan fitness bij het Universitaire Sport Centrum. Formulier

• Fiets voor woon-/werkverkeer Bij deze regeling schaft de Universiteit Leiden fietsen aan voor medewerkers die de fiets gebruiken voor woon-werkverkeer. De fiets mag ook privé worden gebruikt. Formulier 1/Formulier 2

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 22• Extra verlofuren kopen Met het salaris of incidenteel inkomen kunnen extra verlofuren worden gekocht.U kunt hiertegen als leidinggevende in principe bezwaar maken, maar het verzoek niet zonder meer afwijzen. De portefeuillehouder Bedrijfsvoering kan het verzoek wel afwijzen.

Formulier

• Verrekening van vakbondscontributie Vakbondscontributie kan via het bruto salaris worden verrekend en rechtstreeks aan de vakbond worden overgemaakt. Betaalt de medewerker zelf de contributie aan de vakbond, dan kan deze eenmaal per jaar worden verrekend met de bruto eindejaarsuitkering of vakantiegeld. Formulier

• Bijzondere tegemoetkoming internetgebruik Onder bepaalde voorwaarden kan de medewerker een (maximale) vergoeding van € 15,00 per maand ontvangen. Formulier

• Vergoeding van beroepskosten Beroepskosten komen mogelijk voor vergoeding in aanmerking. Niet alle kosten krijgt men vergoed, maar door de inzet van bruto inkomen profiteert men van een fiscaal voordeel. Formulier

• Extra’s voor studiekosten en studieverlof Fiscale verrekening van studie- en opleidingskosten, en verlofsparen voor het volgen van studie en opleiding. Formulier extra scholingsverlof

Formulier verrekening

• Extra’s voor ouderschapsverlof Verlenging van ouderschapsverlof en vermindering van de salariskorting tijdens ouderschapsverlof. Formulier

• Extra verlof t.b.v. (meerjaren) spaarverlof Gedurende drie tot vijf jaar kunnen medewerkers extra verlof sparenvoor de uitbreiding van sabbatical leave. Dit kan alleen in combinatie met de meerjaren-spaarvariant. Formulier

• ABP Extra Pensioen (AEP)Met ABP ExtraPensioen spaart de medewerker voor extra ABP Keuzepensioen, ABP OuderdomsPensioen of FPU. Informatie over ABP Extra Pensioen is te vinden op de website van het ABP . 6.2 Gevolgen en bijzondere omstandighedenSommige keuzes, vooral die waarbij geld als bron wordt ingezet, kunnen gevolgen hebben voor het inkomen en daardoor ook voor allerlei inkomensafhankelijke regelingen zoals uitkering bij verlies van werk, belastingheffing, pensioenopbouw, zorgtoeslag, huursubsidie en dergelijke. Daarom is het verstandig om te weten wat de uitkomst is van een keuze waarbij geld wordt ingezet. De medewerker is zelf verantwoordelijk voor de gevolgen van zijn keuze.Voor advies of informatie over de gevolgen kunt u uw medewerker verwijzen naar

Regelgeving

• Regeling keuzemodel arbeidsvoorwaarden Universiteit Leiden

• Bijlage • Gevolgen

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 23de afdeling P&O of de P&O adviseur. Het kan gebeuren dat de omstandigheden veranderen op grond waarvan uw medewerker zijn oorspronkelijke ruilkeuze heeft gemaakt. Dan kan hij in overleg met u een nieuwe of aanvullende ruilkeuze maken. 6.3 Procedure

• Uw medewerker overlegt met u over zijn te maken keuze(s). Hij maakt zijn keuze door het aanvraagformulier volledig en correct inte vullen en te ondertekenen. Zo nodig voegt hij de extra benodigde documenten bij. U tekent het formulier voor akkoord.• De medewerker levert het formulier en eventuele andere documenten in bij de afdeling P&O. Die legt het formulier ter tekening voor aan de portefeuillehouder Bedrijfsvoering. Keuzes die tijd voor tijd, of geld voor geld betreffen, worden altijd gehonoreerd. Gaat het om een verzoek tot omzetting van tijd in geld of geld in tijd, dan kan u of de portefeuillehouder bedrijfsvoering, nadat daar overleg over is gevoerd met de medewerker, het verzoek onder opgaaf van redenen afwijzen. Redenen voor afwijzing zijn bijvoorbeeld: problematiek bij herbezetting, te weinig werkaanbod om eventuele extra werktijd te vullen en begrotingsproblemen.

Regelgeving

• Regeling keuzemodel arbeidsvoorwaarden Universiteit Leiden

• Bijlage

6.4 Keuzemoment en keuzeperiodeBepaalde keuzes moeten voor een bepaalde datum worden gemaakt. Uw medewerker kan in principe eenmaal per kalenderjaar een keuze maken, tot uiterlijk 1 december van dat kalenderjaar. De keuze heeft betrekking op het lopende kalenderjaar, tenzij dit uitdrukkelijk in de regeling anders is bepaald. Een medewerker die op of na 1 november van het betreffende kalenderjaar in dienst treedt, kan een ruilkeuze maken vanaf 1 februari van het volgende kalenderjaar. Uitzonderingen voor keuzedeadlines:• Uiterlijk 1 april bij inzet vakantiegeld; • Uiterlijk 1 oktober bij inzet eindejaarsuitkering en inzet voor de extra vergoeding woon-werkverkeer; • Uiterlijk 1 december bij inzet van bruto salaris of eindejaarsuitkering en voor de overige doelen uit het keuzemodel;• De formulieren voor het fietsplan kunnen gedurende het gehele jaar worden ingeleverd.

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 247. Functiewaardering

Om een correcte functie-indeling te kunnen maken, gebruikt de universiteit het ‘geautomatiseerde indelingsinstrument UFO’.

In het Universitair Systeem Functie Ordenen (UFO) zijn alle functies binnen de Nederlandse universiteiten op een onderling vergelijkbare en consistente wijze gerangschikt en gewaardeerd, conform de daartoe in de cao gemaakte afspraken. Het UFO is uitgangspunt voor de indeling van alle functies binnen de universiteit.

7.1. Belangrijke begrippen• Functiefamilie Een cluster van verwante functies vormt een zogenoemde functiefamilie. Zo maken de functies Beleidsmedewerker, Jurist en Directeur Bedrijfsvoering deel uit van de functiefamilie Management en Bestuursondersteuning. De functies Operationeel technicus, Beveiligingsmedewerker en Inkoper behoren tot de functiefamilie Facilitaire Zaken. Functiefamilies zijn bedoeld als zoekinstrument. Onderbrenging bij een functiefamilie zegt niets over de vraag of een bepaald functieprofiel passend is. • Functieprofielen Iedere functiefamilie bevat een aantal functieprofielen. Omdat universiteiten van elkaar verschillen, er ook binnen universiteiten verschillen bestaan tussen functies, en omdat functie-inhoud in de loop van de tijd kan veranderen, is er gekozen voor generieke functieprofielen. Daardoor zal een functieprofiel nooit in alle facetten van toepassing zijn. Het is aan u om te bepalen welk profiel het beste past. • FunctieniveauHet niveau van de functie wordt bepaald door de indelingscriteria in het functieprofiel. Het niveau van (bijna alle) functies wordt aangegeven met getallen (bijvoorbeeld Hoogleraar 1, Hoogleraar 2).

7.2 Procedure• Als u een functie gaat waarderen, maakt u altijd gebruik van het geautomatiseerde indelingsinstrument (UFO)• De P&O-adviseur adviseert u over de indeling van de functiefamilie, het functieprofiel en het functieniveau.• U bepaalt het functieprofiel, door de kenmerken van de functie – de feitelijk opgedragen werkzaamheden aan een medewerker – te vergelijken met de tekst van een functieprofiel. • Daarna kunt u in overleg met de P&O-adviseur het functieniveau bepalen.• De P&O adviseur koppelt het functieniveau aan een salarisschaal. (Hebt u alle stappen in het systeem hebt doorlopen, wordt de salarisschaal meteen weergegeven).

Regelgeving

• Cao-NU (art 3.5 lid 1)

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 258. Beloningssystematiek en vergoedingen

Nadat u het functieprofiel en niveau en daarmee de salarisschaal hebt bepaald, stelt u na overleg met de P&O-adviseur op basis van opleiding, ervaring en kennis vast welk salaris de medewerker gaat ontvangen.

8.1 InschalingVoor de vaststelling van het salaris voor wetenschappelijk personeel gebruikt de leidinggevende de Richtlijn plaatsing en bevordering WP. Deze richtlijn bevat de criteria waaraan een medewerker moet voldoen voor een (hogere) wetenschappelijke functie. Bij ondersteunende functies stelt u eveneens het salaris vast op basis van opleiding, ervaring en kennis. Hiervoor bestaat geen schriftelijke richtlijn.De meest recente salarisschalen vindt u hier.

Regelgeving

• Cao-NU ((hoofdstuk 3) • Richtlijn plaatsing en

bevordering WP

Formulieren

• Mutatieformulier

8.2 Procedure Voor alle mutaties op het gebied van de beloning geldt de volgende procedure. • Na overleg met de P&O-manager neemt u het besluit tot de betreffende mutatie en vult het mutatieformulier in. U informeert de medewerker over het besluit. • De instituutsmanager toetst - indien van toepassing - of de mutatie past binnen het beschikbare budget, en vult het kostenplaatsnummer in. Hij zendt, na ondertekening door de wetenschappelijk directeur, het formulier naar de afdeling P&O. • De P&O-adviseur controleert het mutatieformulier aan de hand van de vooraf gemaakte afspraken en regelgeving. • Vervolgens gaat het formulier naar de afdeling FEZ voor de financiële controle. FEZ tekent voor akkoord en retourneert het formulier aan de P&O-adviseur. • De P&O-adviseur zorgt ervoor dat het formulier voor administratieve verwerking naar de personeelsadministratie gaat.

8.3 Salarisverhogingen

8.3.1 Jaarlijkse periodiekSinds 1 januari 2008 is de jaarlijkse periodieke salarisverhoging gekoppeld aan de beoordeling bij het meest recente R&O-gesprek (maximaal één jaar geleden). Op basis van het R&O-verslag zorgt de personeelsadministratie voor de verwerking van de jaarlijkse periodiek in SAP.Meer informatie over het R&O-gesprek vindt u in hoofdstuk 9. 8.3.2 Extra periodiek(en) binnen dezelfde schaal Indien de medewerker zijn functie zeer goed of uitstekend vervult, kunt u na overleg met de P&O-adviseur besluiten één of meer extra periodieken toe te kennen binnen

Regelgeving

• Cao-NU ((hoofdstuk 3) • Richtlijn plaatsing en

bevordering WP

Formulieren

• Mutatieformulier

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 26dezelfde schaal. U informeert de medewerker zelf, met een toelichting.8.3.3 Geen jaarlijkse periodiekIndien de medewerker zijn functie niet naar behoren vervult, besluit u na overleg met de P&O-adviseur de salarisverhoging niet toe te kennen. De leidinggevende informeert de medewerker en licht het besluit toe. 8.3.4 Bevordering naar een hogere schaalBij bevordering naar een hogere schaal wordt het nieuwe salaris vastgesteld op het bedrag onmiddellijk boven het oude salaris. Tegelijk met de bevordering naar een hogere schaal kunt u een of meer extra periodieken toekennen.8.4 AanloopschaalVolgens de cao Nederlandse Universiteiten mag u een aanloopschaal toepassen binnen zekere randvoorwaarden. De aanloopschaal wordt slechts toegekend indien een medewerker een nieuwe functie nog niet volledig kan vervullen.

Regelgeving

• Cao-NU ((hoofdstuk 3)

Formulieren

• Mutatieformulier • Verzoek tot aanstelling

8.5 Vakantie-uitkeringElke medewerker van de universiteit krijgt in de maand mei een vakantie-uitkering van 8% van het salaris. Als de medewerker uit dienst gaat, heeft hij een recht op een vakantie-uitkering over de maanden tussen het einde van de laatst verstreken periode waarover de vakantie-uitkering is betaald en de datum van ontslag.Regelgeving

• Cao-NU ((hoofdstuk 3)

8.6 EindejaarsuitkeringElke medewerker heeft recht op een eindejaarsuitkering die in de maand december wordt uitgekeerd. Deze uitkering is een percentage van het jaarsalaris met een vastgesteld minimum. De hoogte van het percentage en het minimum worden in de cao vastgelegd. Als de medewerker uit dienst gaat, heeft hij recht op een eindejaarsuitkering over de maanden tussen het einde van de laatst verstreken periode waarover de eindejaarsuitkering is betaald en de datum van ontslag

Regelgeving

• Cao-NU ((hoofdstuk 3)

8.7 Salaris promovendusVoor promovendi bestaan aparte salarisschalen. De promovendus wordt bij aanvang van het dienstverband ingedeeld in P0 voor een periode van twaalf maanden. Daarna wordt de promovendus bij een positieve beoordeling ingedeeld in salaristrede P1. Elke volgende salarisverhoging vindt pas plaats na een jaarlijkse positieve beoordeling.Regelgeving

• Cao-NU ((hoofdstuk 3)

8.8 Salaris studentassistentenVoor studentassistenten bestaan aparte salarisschalen. U vindt ze in hoofdstuk 2. Regelgeving

• Cao-NU ((hoofdstuk 3) • Richtlijn student -

assistenten

8.9 Diverse toelagen Regelgeving

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 27

8.9.1 FunctioneringstoelageOnder bijzondere omstandigheden kunt u, na overleg met de P&O-adviseur, besluiten een medewerker een functioneringstoelage toe te kennen, bijvoorbeeld als deze (tijdelijk) taken verricht die tot een hoger ingeschaalde functie behoren. De toelage is in principe voor de duur van één jaar. In bijzondere gevallen kan de leidinggevende de toelage toekennen voor een langere periode, maar er wordt altijd een einddatum aan de toelage verbonden.8.9.2 ArbeidsmarkttoelageOnder bijzondere omstandigheden kunt u, na overleg met de P&O-adviseur, een arbeidsmarkttoelage aanvragen voor een medewerker, bijvoorbeeld als een functie moeilijk vervulbaar blijkt te zijn. De toelage wordt toegekend voor een bepaalde periode. Na het verstrijken van de termijn kunt u opnieuw een toelage toekennen.8.9.3 WaarnemingstoelageAls een medewerker in opdracht van de leidinggevende bij wijze van waarneming tijdelijk een andere functie uitoefent waarvoor een salarisschaal met een hoger maximum geldt, kunt u, na overleg met de P&O-adviseur, een waarnemingstoelage toekennen. De toelage wordt voor de duur van de waarneming toegekend.8.9.4 Toelage op andere grondenIn bijzondere gevallen kan de leidinggevende, na overleg met de P&O-adviseur, aan de medewerker een toelage toekennen op een andere grond dan de hierboven vermelde toelagen.

• Cao-NU ((hoofdstuk 3)

Formulieren

• Verzoek tot aanstelling • Mutatieformulier

8.10 Gratificaties en Vergoedingen

8.10.1 DienstjubileumWanneer medewerkers in overheidsdienst en bij de Nederlandse universiteiten een bepaald aantal jaren in overheidsdienst hebben gewerkt, ontvangen zij van de werkgever een dienstjubileumgratificatie.Bij een dienstverband van 12 ½, 25 en 40 jaar maakt de personeelsadministratie een besluit en een brief. U reikt deze documenten uit aan de medewerker. De gratificatie wordt na de exacte datum van het jubileum uitbetaald. 8.10.2 Gratificatie arbeidsprestatieWanneer een medewerker naar uw oordeel buitengewoon heeft gepresteerd, kunt u een gratificatie aanvragen.8.10.3 Tegemoetkoming reiskosten woon-werkverkeerDe universiteit biedt twee vormen van tegemoetkoming in de reiskosten voor het woon-werkverkeer:

Regelgeving

• Cao-NU ((hoofdstuk 3) • Tegemoetkoming

reiskosten woon-werkverkeer

• Regeling vergoeding dienstreizen en maaltijdvergoeding bij overwerk

• Regeling vergoeding beroepskosten

Formulieren

• Verzoek tot aanstelling • Mutatieformulier • Vergoeding

beroepskosten

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 28• een vast bedrag per maand afhankelijk van de woonplaats• een tegemoetkoming van 20% van de kosten van een NS abonnementVoor een tegemoetkoming in de reiskosten voor het woon-werkverkeer kunnen in aanmerking komen: • Medewerkers in salarisschaal 5 of lager• Medewerkers in salarisschaal 6 of hoger met een (combinatie van) dienstverband(en) voor bepaalde tijd met een maximum van drie jaar• Medewerkers die via de universiteit een (jaar)kaart voor de trein of de bus hebben gekochtDe tegemoetkoming is een automatisch recht en hoeft niet aangevraagd te worden door de medewerker. Bij de personeelsadministratie kan de medewerker terecht voor informatie over NS-arrangementen.Meer informatie is opgenomen in de Regeling tegemoetkoming reiskosten woon-

werkverkeer en tegemoetkoming kosten van verhuizing Universiteit Leiden.8.10.4 Vergoeding dienstreizenWanneer een medewerker een dienstreis maakt, heeft hij recht op een vergoeding van de reis- en verblijfskosten volgens de Regeling vergoeding dienstreizen en maaltijdvergoeding bij overwerk. De vergoeding wordt uitsluitend na declaratie uitbetaald. Bij de declaratie dient de medewerker alle bewijsstukken over te leggen die redelijkerwijs kunnen worden verlangd. U en en de wetenschappelijk directeur tekenen het declaratieformulier van de medewerker voor dienstreizen. Iedere medewerker kan voor een dienstreis bij elke willekeurige verzekeraar een zakelijke reisverzekering afsluiten. Op grond van de Regeling vergoeding dienstreizen is het mogelijk om de kosten van de reisverzekering voor zakelijke dienstreizen te declareren, tenzij het een doorlopende reisverzekering betreft.De maaltijdkosten bij overwerk kunnen eventueel voor vergoeding in aanmerking komen. Meer informatie, ook over de hoogte van de vergoeding, is opgenomen in de Regeling vergoeding dienstreizen en maaltijdvergoeding bij overwerk.8.10.5 BeroepskostenBeroepskosten zijn kosten van cursussen, congressen, seminars, symposia, excursies en studiereizen, kosten van vakliteratuur en kosten van representatie, voor zover deze kosten gemaakt worden om het beroep goed te kunnen uitoefenen. Een medewerker krijgt niet alle kosten vergoed, maar door de inzet van bruto inkomen profiteert de medewerker van een fiscaal voordeel. De medewerker is zelf verantwoordelijk voor de keuze die hij maakt.Meer informatie is opgenomen in de Regeling vergoeding beroepskosten.8.11 Toelagen bijzondere diensten

8.11.1 OverwerkvergoedingOverwerk is werk dat een medewerker in opdracht van u buiten zijn vaste werktijden verricht en waardoor hij zijn vastgestelde arbeidsuren per week overschrijdt. Voor overwerk kunt u een tijdelijke toelage toekennen. Dat doet u na overleg met de P&O-adviseur, en alleen aan medewerkers behorende tot het ondersteunende en beheerspersoneel met een salaris lager dan schaal 11.

Regelgeving

• Cao-NU ((hoofdstuk 3)

Formulieren

• Mutatieformulier • Declaratie overwerk

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 29U en de wetenschappelijk directeur tekenen het declaratieformulier van de medewerker voor overwerk. U levert het formulier in bij de personeelsadministratie. Deze zorgt er voor dat de salarisadministratie de toelage uitbetaalt aan de medewerker.8.11.2 Toelage voor werk op ongebruikelijke urenWerk op ongebruikelijk uren zijn de uren op maandag tot en met vrijdag tussen 0.00 en 7.00 en tussen 18.00 en 24.00 en de uren op zaterdag, zondag en feestdagen. Voor dit werk kunt u een tijdelijke toelage toekennen. Dat doet u na overleg met de P&O-adviseur, en alleen aan medewerkers behorende tot het ondersteunende en beheerspersoneel met een salaris lager dan schaal 11. U en de wetenschappelijk directeur tekenen het declaratieformulier van de medewerker voor werk op ongebruikelijke uren. U levert het formulier in bij de personeelsadministratie. Deze zorgt er voor dat de salarisadministratie de toelage uitbetaalt aan de medewerker.

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 309. Resultaat- en ontwikkelingsgesprekIeder jaar voert u een Resultaat- en ontwikkelingsgesprek (R&O-gesprek) met ieder van uw medewerkers. In dit gesprek blikt u gezamenlijk terug op de resultaten en ontwikkelingen van het voorgaande jaar. Vervolgens kijkt u naar de toekomst en maakt nieuwe afspraken over de te boeken resultaten en de gewenste ontwikkeling van de medewerker. Het gesprek is een formeel moment om stil te staan bij de (ontwikkeling van de) kwaliteiten van de medewerker en waardering of een gewenste verbetering uit te spreken - en vast te leggen.9.1 Voorbereiding van het gesprekHet is van belang om goed beslagen ten ijs te komen. Maak zo veel mogelijk gebruik van feitelijke informatie. Denk daarbij bijvoorbeeld aan:

• opleidings- en onderzoeksdoelstellingen en/of afdelingsdoelen• de omgevingsvisie op uw afdeling (bijv. onderwijsevaluaties, uitkomsten van visitaties, klanttevredenheidsonderzoeken• de specifieke knelpunten binnen uw afdeling en directe omgeving• de resultaten die u in het komende jaar moet/wilt behalen• de (financiële) ruimte die u hebt voor ontwikkeling van medewerkers • facultaire normen en eventuele loopbaanpaden• de rol van de medewerker bij successen en knelpuntenAls u onvoldoende zicht hebt op de resultaten van de medewerker, raadpleegt u degene die daar wel zicht op heeft. U kunt hem ook uitnodigen voor het R&O-gesprek; meld dat dan in de uitnodiging aan de medewerker. Ook de medewerker kan het initiatief nemen om een derde bij het gesprek aanwezig te laten zijn; ook hij moet dat van te voren aangeven. Als u een lastig gesprek voorziet omdat u een negatieve beoordeling wilt geven, kan het raadzaam zijn het gesprek vooraf te bespreken met uw leidinggevende en/of uw P&O-adviseur.

Regelgeving

• Regeling resultaat- en ontwikkelingsgesprek

9.2 StartgesprekHet is voor beide partijen van belang te weten wat er van de medewerker wordt verwacht. Bij de start van een nieuwe functie worden in het eerste gesprek daarom startafspraken gemaakt. U legt in dit gesprek vast welke resultaatgebieden (kernactiviteiten) uit het UFO-functieprofiel voor de medewerker van toepassing zijn. U maakt afspraken over de te behalen resultaten en ontwikkelpunten. Doe dat zo veel mogelijk volgens de SMART-methode (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realiseerbaar en in de Tijd begrensd). Ook maakt u met de medewerker zonodig afspraken over randvoorwaarden: wat heeft de medewerker van u als leidinggevende en/of de organisatie nodig om de resultaten ook daadwerkelijk te kunnen behalen. Spreek daarbij duidelijk af wie welke actie onderneemt.9.3 Jaarrapport

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 31Een R&O-gesprek met wetenschappelijk personeel, leidinggevenden (OBP) en medewerkers ingedeeld in salarisschaal 8 en hoger voert u aan de hand van een jaarrapport. In het jaarrapport wordt kwantitatief en kwalitatief verslag gedaan van de resultaten en ontwikkelingen in de evaluatieperiode. Het jaarrapport, opgebouwd rondom de resultaatgebieden van de betreffende functie, wordt tijdig opgesteld door de medewerker. 9.4 Het R&O-gesprekHet R&O-gesprek zelf bestaat uit een terugblik op de behaalde resultaten en de ontwikkelingen van het voorgaande jaar en een blik vooruit waarin u afspraken maakt over de nieuw te behalen resultaten en ontwikkeling van de medewerker.

1. TerugblikAan de hand van de gemaakte jaarafspraken en de jaarrapportage geeft u in de terugblik per resultaatgebied uw oordeel over de behaalde resultaten en de ontwikkeling van de medewerker. U licht uw oordeel kort toe en geeft uw oordeel daarnaast weer in een letterscore met de volgende betekenis: A -Gaat boven de eisen B - Voldoet aan de eisenC - Voldoet (nog) niet geheel aan de eisenD - Voldoet niet aan de eisen2. VooruitblikIn dit onderdeel van het gesprek maakt u afspraken over de voor de komende periode te behalen resultaten en ontwikkeling van de medewerker. Doe dat zoveel mogelijk volgens de SMART-methode.

9.4.1 Do's en don'ts

• Maak tijdens het gesprek met de medewerker duidelijk onderscheid tussen het beoordelende, terugblikkende en het vooruitblikkende deel. • Wees helder en durf een positief maar ook een negatief oordeel uit te spreken. • Sta open voor eventuele kritiek op uw eigen rol. • Maak SMART afspraken. • Vat tijdens het gesprek regelmatig het besprokene samen en maak het verslag tijdens of direct na het gesprek.

9.5 Rechtspositionele consequentiesDe beoordeling kan reden zijn om een medewerker te belonen, maar de beoordeling kan ook aanleiding geven om een negatieve beslissing te nemen. 9.5.1 Positieve rechtspositionele consequentiesU kunt hierbij denken aan bijvoorbeeld het toekennen van een extra periodiek of een andere beloning. Bij een besluit om een beloning toe te kennen is het van belang dat u uw voornemen tot toekenningen van beloningen vooraf afstemt met uw leidinggevende.

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 329.5.2 Negatieve rechtspositionele consequentiesHet spreekt voor zichzelf dat een negatief besluit niet uit de lucht komt vallen. Een degelijk besluit is het gevolg van een aantal gesprekken waarbij u uw medewerker heeft gewezen op punten van kritiek en hem/haar de gelegenheid heeft geboden zich te verbeteren. Een voor de hand liggend besluit met een negatieve rechtspositionele consequentie is bijvoorbeeld het niet toekennen van een periodiek of het niet overgaan van de aanloopschaal naar de functieschaal. De uiterste negatieve consequentie is het in gang zetten van een ontslagprocedure. Uiteraard is in al deze gevallen zorgvuldigheid geboden en stemt u het één en ander vooraf af met uw leidinggevende, respectievelijk de beoordelingsautoriteit. 9.5.3 HerzieningIn geval van een negatieve beoordeling is het van belang dat u de medewerker attent maakt op de mogelijkheid om herziening te vragen. Langs deze weg wordt namelijk nog tijdens het vaststellingsproces van de beoordeling de naasthogere leidinggevende in het proces betrokken. Dat is van belang wanneer de medewerker bezwaar maakt tegen de beoordeling. 9.6 Bezwaar Tegen een vastgestelde beoordeling kan de medewerker binnen zes weken bezwaar maken.9.7 Vastlegging en ondertekening U legt de beoordeling, het verslag van het gesprek (in het bijzonder de motivering van de beoordeling) en de gemaakte afspraken vast in het daarvoor ontwikkelde R&O-formulier. Leg alleen onderwerpen/ zienswijzen vast die ook zo zijn besproken. U ondertekent beiden het formulier, waarbij de medewerker het formulier voor gezien of voor akkoord ondertekent. Vervolgens wordt het formulier ook ondertekend door de naasthogere leidinggevende of de beoordelingsautoriteit.Onderstaand schema geeft een overzicht van de ondertekening.

Beoordeelde medewerker

Beoordelingsautoriteit Naast hogere beoordelingsautoriteit

Mw is OBP 1. mw. Onderwijs-Administratie Afdelingshoofd OA Hoofd OSZ2. mw staf OSZ Hoofd OSZ Vice-decaan3. hoofd OSZ Vice decaan Portefeuillehouder Bedrijfsvoering4. onderzoeksmw. WP-leidinggevende Wetenschappelijk directeur 5. instituutsmanager Wetenschappelijk directeur Portefeuillehouder Bedrijfsvoering6. secretaresse OBP leidinggevende OBP Afdelingshoofd

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 337. secretaresse OBP lg is afdelingshoofd Portefeuillehouder Bedrijfsvoering8. afdelingshoofd Portefeuillehouder Bedrijfsvoering DecaanMw is WP 9. prom./docent/ onderzoeker/ud UHD of hoogleraar Wetenschappelijk directeur10.hoogleraar WD Decaan11. docent/onderz./ud WD Portefeuillehouder Bedrijfsvoering12. Wetenschappelijk directeur Decaan Portefeuillehouder Bedrijfsvoering13 Vice-decaan Decaan Portefeuillehouder Bedrijfsvoering

Tijdpad

Wanneer Wat Door wie

Vóór het gesprekUiterlijk 2 weken voor het gesprek Uitnodigen medewerker leidinggevendeUiterlijk 1 week voor het gesprek Inleveren jaarrapport medewerker

Na het gesprekZ.s.m. na gesprek opstellen verslag ahv R&O-formulier LeidinggevendeBinnen 4 weken na gesprek Uitreiken formulier aan de medewerker LeidinggevendeBinnen 2 weken na uitreiking Voor gezien/akkoord tekenen Medewerker

• als de medewerker geen verzoek tot herziening indientBinnen 2 weken na uitreiking formulier Vaststelling beoordeling en formulier ter tekening voorleggen aan naast-hogere leidinggevende en/of beoordelings-autoriteitleidinggevende

• als de medewerker wel een verzoek tot herziening indientBinnen 2 weken na uitreiking formulier Schriftelijk verzoek tot herziening beoordeling MedewerkerBinnen 3 weken na indienen verzoek tot herziening Horen van de medewerker door de leidinggevende, herzien en vaststellen beoordeling overeenkomstig verzoek

Leidinggevende

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 34of Binnen 2 weken na indiening verzoek tot herziening Beoordeling en herzieningsverzoek voorleggen aan naasthogere leidinggevende c.q. beoordelingsautoriteit

leidinggevende

Binnen 2 weken na voorleggen formulier Horen van medewerker door naasthogere leidinggevende, beoordeling herzien en vaststellen of niet herzien, daarvan gemotiveerd mededelingdoen en vaststellen

Naatshogere leidinggevende c.q. beoordelingsautoriteit

AdministratieDirect na vaststelling formulier Kopie aan de medewerker en origineel naar P&O LeidinggevendeNa ontvangst origineel Kennis nemen van de inhoud P&O-adviseurNa ontvangst origineel Registratie/archivering Personeeladministratie

9.8 Het voortgangsgesprekOp initiatief van uzelf of van de medewerker kan altijd tussentijds een voortgangsgesprek ingelast worden. Die behoefte kan bestaan bij gewijzigde omstandigheden, zoals nieuwe taken, maar ook door langdurige ziekte en bij minder functioneren. In het voortgangsgesprek vindt geen beoordeling plaats aan de hand van de scores, maar bespreekt u de stand van zaken ten aanzien van de gemaakte afspraken en stelt u deze zo nodig bij. Nieuwe en gewijzigde afspraken worden aan het laatste R&O-verslag gevoegd. 9.9 Meer informatie

• Op de universitaire website • De folder voor zowel leidinggevende als medewerkers, In Gesprek • Meer over referentieprofielen, een lijst van gezichtspunten om de kwaliteit van onderwijs en onderzoek te expliciteren, in de vorm van een checklist die bij het R&O-gesprek gebruikt kan worden

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 3510. Ziekte en arbeidsongeschiktheid

In dit hoofdstuk leest u wat er gebeurt als er een medewerker ziek wordt. Zowel werkgever als werknemer hebben rechten en plichten.

10.1 Kortdurend verzuimWanneer een medewerker ziek is, meldt hij dat voor 9.30 uur bij zijn direct leidinggevende en bij de P&O-administratie. U als leidinggevende beoordeelt of het nodig is om verder actie te ondernemen (bijvoorbeeld bij frequent verzuim) en overlegt hierover eventueel met de P&O-adviseur.Zodra de medewerker weer beter is, meldt hij zich beter bij u en de P&O-administratie. Als de medewerker niet op het adres is dat bij P&O van hem bekend is, geeft hij ook het adres waar hij verblijft door en een telefoonnummer waarop hij bereikbaar is. De P&O-administratie geeft de ziekmelding door aan de arbodienst (VGM).10.1.2. Procedure

• Medewerker meldt zich ziek bij leidinggevende en P&O-administratie• Medewerker meldt zich beter bij leidinggevende en P&O-administratie

Regelgeving

• Cao-NU (7.2) • Ziekte- en

arbeidsongeschiktheidsregeling Nederlandse Universiteiten

10.2 Langdurig verzuimAls er een medewerker langdurig verzuimt, hebt u volgens de Wet Verbetering Poortwachter de verplichting om al het mogelijke te doen om de arbeidsgeschiktheid van uw medewerker te behouden of te herstellen. U laat zich hierbij adviseren door de arbodienst (VGM) en/of P&O-adviseur. De medewerker is op zijn beurt verplicht om alle re-integratiemogelijkheden te benutten en serieus mee te werken aan voorgestelde interventies. 10.2.1 CasemanagementU wordt de casemanager van de medewerker die langdurig verzuimt. Dit houdt in dat u vanaf het begin van het ziekteverzuim een re-integratiedossier bijhoudt van het verzuim en de verrichte re-integratieinspanningen. Met de informatie uit het re-integratiedossier wordt in een later stadium het re-integratieverslag opgesteld.U legt op zijn minst onderstaande gegevens vast in dit dossier:

• Data en inhoud van contacten, telefonisch of anderszins, met de medewerker;• Het verloop van het ziekteverzuim van de medewerker;• De re-integratieactiviteiten die u hebt ondernomen;• De re-integratieactiviteiten die de medewerker heeft ondernomen;• Alle documenten en correspondentie die betrekking hebben op de ondernomen activiteiten. De medewerker ontvangt afschriften van de stukken uit het dossier.Indien uit de probleemanalyse (zie hieronder) van de arbodienst blijkt dat er sprake

Regelgeving

• Cao-NU (7.2) • Ziekte- en

arbeidsongeschiktheidsregeling Nederlandse Universiteiten

• Uitgebreide procedurebeschrijving

• UWV over ziekte en WIA

Formulieren

• Formulieren UWV

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 36is van een situatie waarin de medewerker niet volledig kan terugkeren naar zijn eigen functie, draagt u het re-integratiedossier over aan een andere (nieuwe) leidinggevende. Deze wordt daarmee casemanager. 10.2.2 BedrijfsartsDe bedrijfsarts van de arbodienst ondersteunt u bij uw verplichtingen. U bent eerste aanspreekpunt voor de bedrijfsarts en hebt direct contact met hem over de te volgen route. U kunt aangeven de langdurig zieke medewerker te willen bespreken in het Sociaal Medisch Team. Dit SMT wordt ongeveer elke zes weken binnen de faculteit georganiseerd. Neem contact op met uw P&O-adviseur voor meer informatie over de data.10.2.3 Plan van aanpakIndien de bedrijfsarts van oordeel is dat het mogelijk is om de (gedeeltelijke) terugkeer van de medewerker naar eigen werk te bevorderen, stelt u samen met de medewerker een plan van aanpak op. Dit plan moet gereed zijn binnen twee weken nadat de probleemanalyse van de arbodienst ontvangen is, dus binnen acht weken na aanvang van de ziekte. Het plan wordt schriftelijk vastgelegd. U verstrekt een afschrift aan de medewerker en de afdeling P&O. Kan de medewerker nu niet werken, maar later mogelijk wel, dan maakt u een plan van aanpak zodra de bijstelling van de probleemanalyse ontvangen is.Kan de medewerker niet werken en ziet het ernaar uit dat hij niet herstelt, dan hoeft geen plan van aanpak te komen. Na overleg met de bedrijfsarts en/of de medewerker kan er eerder een WIA-uitkering aangevraagd worden.Als het dienstverband van de medewerker eindigt binnen tien weken na de eerste ziektedag, maak dan geen plan van aanpak, maar vul het formulier ‘Verkort re-integratieverslag’ in. 10.2.3.1 Inhoud plan van aanpakHet plan van aanpak legt de activiteiten vast waarmee re-integratie het best bereikt kan worden. Tevens bepaalt u het einddoel van het re-integratietraject. U moet het plan baseren op de probleemanalyse en het advies van de bedrijfsarts.Het plan van aanpak omvat tenminste het volgende:

• De activiteiten die u en de medewerker gaan ontplooien om te zorgen dat de medewerker weer aan het werk kan. U noemt ook de doelstellingen en stelt termijnen waarbinnen u die verwacht te halen;• Afspraken omtrent de momenten waarop u het plan evalueert. Deze evaluatie vindt iedere zes weken plaats;• U wijst de casemanager aan, een persoon die de overeengekomen activiteiten begeleidt en eerste aanspreekpunt is voor de medewerker en de bedrijfsarts. Zoals gezegd zult u als leidinggevende dat in eerste instantie zelf zijn.De bedrijfsarts heeft gemiddeld iedere zes weken contact met de zieke medewerker. Tijdens dit contact bespreken ze het verloop van de ongeschiktheid en voortgang van het plan van aanpak. De bedrijfsarts houdt u op de hoogte van de inhoud van deze contacten via de spreekuurberichten. Indien de bedrijfsarts van oordeel is dat het plan van aanpak bijstelling behoeft, overlegt hij hierover met u en de medewerker.

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 37Indien de medewerker niet volledig kan terugkeren naar zijn eigen functie, wordt het opstellen, uitvoeren en evalueren van het plan van aanpak overgedragen aan de afdeling P&O.10.2.4 De WIA-aanvraag en bijlagenIn de twintigste maand van de ziekte ontvangen werkgever en werknemer een attenderingsbrief van UWV, waarin gewezen wordt op de mogelijkheid een WIA-uitkering aan te vragen. In deze brief staat vóór welke datum de werknemer de WIA-uitkering moet aanvragen. Het WIA-aanvraagformulier is te vinden op de UWV-website. De arbodienst stelt de probleemanalyse en medische informatie aan de medewerker ter beschikking . U levert de medewerker het plan van aanpak en de daarbij behorende evaluaties.De medewerker vraagt de WIA-uitkering aan vóór de dag dat hij 91 weken ziek is. Op basis van de WIA-aanvraag en de bijlagen beoordeelt het UWV of werkgever en medewerker tijdens het eerste ziektejaar voldoende hebben gedaan om terugkeer naar werk te bespoedigen. 10.2.5 Tijdpad

Wanneer Actie Door wie1e dag Medewerker meldt zich ziek bij leidinggevende en P&O.P&O-administratie meldt ziekte aan VGM.MedewerkerPAwekelijks Bij langdurige ziekte wordt medewerker opgeroepen door de bedrijfsarts VGM. Bedrijfsarts stuurt spreekuurberichten per e-mail naar P&O-administratie.

P&O-administratie stuurt spreekuurberichten door naar IM en leidinggevende.P&O-adviseur en/of P&O-medewerker bespreken ziekteverloop met leidinggevende. Te ondernemen acties worden afgesproken.

VGMPMPM / PA / IM / LG

week 6 VGM maakt uiterlijk in de zesde week na ziekmelding de Probleemanalyse. Deze wordt door P&O doorgestuurd naar leidinggevende/IM.N.a.v. de probleemanalyse maken leidinggevende en medewerker een Plan van Aanpak

VGMPM / PALG / Medewerker

week 8 Uiterlijk in week 8 wordt Plan van Aanpak naar P&O-administratie gestuurd door de leidinggevende. LG / MedewerkerAfdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 38P&O-administratie stuurt Plan van Aanpak door naar VWG. PM

vanaf week 6 • Periodieke evaluaties, gemiddeld elke 6 weken• VGM roept medewerker op voor spreekuur• Leidinggevende en medewerker voeren Plan van Aanpak uit; passen Plan van Aanpak eventueel aan.• P&O-adviseur adviseert en begeleidt leidinggevende en medewerker. • Medewerker wordt periodiek besproken in Sociaal Medisch Team• Indien er sprake is van gedeeltelijke werkhervatting, geeft medewerker het percentage en ingangsdatum door aan P&O.

VGMLG / MedewerkerPAVGM/LG/PAMedewerker

Week 26 Einde verlofopbouw. PMWeek 30 • Na 9 maanden krijgt de zieke medewerker 76% van zijn bezoldiging over de niet-gewerkte uren.• PA controleert percentage arbeidsongeschiktheid bij leidinggevende en PM schrijft vervolgens brief salariskorting.• Leidinggevende informeert medewerker over salariskorting.

PMPA / PMPMLG

uiterlijk week 42 Ziekmelding bij UWV d.m.v. formulier aangifte van langdurige ziekte in de 42e week PMWeek 52 Na 1 jaar jaarevaluatie plan van aanpak+ herplaatsingsonderzoek universiteitsbreed LG / MedewerkerPAweek 86 Voorbereiden WIA-aanvraag. Medewerker moet gegevens verzamelen, wordt daarbij ondersteund door PA en PM. Deze verzameling van formulieren en verslagen heet het re-integratieverslag.

MedewerkerPA / PMweek 88-91 Re-integratieverslag uiterlijk week 91 naar UWV verzenden PM / Medewerkerna 24 maanden Functie Ongeschiktheid Ontslag PA/PM

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 3910.3 Ziekte en vakantieEen medewerker die langdurig en volledig arbeidsongeschikt is, bouwt een aanspraak op verlof op over de periode waarin hij ziek is tot een maximum van zes maanden. Bij een gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid geldt dit naar rato. Eventuele afspraken over flexibele werkduur blijven ook gedurende een periode van langdurige ziekte van kracht, met een maximum van zes maanden. Neem contact op met de afdeling P&O voor een exacte berekening van het verlofrecht.Dit geldt uiteraard alleen voor medewerkers die geen jaarafspraak hebben. Heeft de medewerker een jaarafspraak, dan overlegt u met hem of en in welke mate de gemaakte resultaatafspraken aangepast moeten worden, in het voordeel van de medewerker.10.3.1 Ziek worden op vakantie Als een medewerker tijdens zijn vakantie ziek wordt, dient hij zich zo spoedig mogelijk ziek te melden bij zijn leidinggevende. De medewerker behoudt dan het recht op de niet-genoten vakantie. De medewerker moet de ziekte wel achteraf aantonen bij de bedrijfsarts door middel van een doktersverklaring.10.3.2 Ziek zijn en dan op vakantie gaanAls een zieke medewerker op vakantie wil gaan, vraagt hij hiervoor toestemming aan u. Gaat u akkoord, dan neemt de medewerker contact op met de bedrijfsarts. Deze onderzoekt of er voor de reis medische bezwaren bestaan. Als blijkt dat de reis het herstel zal belemmeren of medisch onverantwoord is, geeft de arts dit door aan de medewerker en u. U, de leidinggevende, bent dan degene die bepaalt of de reis al dan niet door kan gaan.Stemt u in met de vakantie, dan vindt er geen vermindering van vakantiedagen plaats als de medewerker volledig arbeidsongeschikt is. Bij gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid wordt verlof opgenomen voor de uren dat de medewerker niet ziek is.

Regelgeving

• Cao-NU ( art 4.10 en 4.7.11)

• Ziekte- en arbeidsongeschiktheidsregeling Nederlandse Universiteiten

• Regeling ziekte en vakantie

10.4 Maatschappelijk werk Iedere medewerker kan rechtstreeks een afspraak maken met de bedrijfsmaatschappelijk medewerker. Dit kan zonder dat er sprake is van ziekte of ziekmelding. Bedrijfsmaatschappelijk werk (BMW) is een discipline binnen de afdeling VGM. BMW is werkzaam als een zelfstandige discipline, die nauw samenwerkt met onder andere de bedrijfsartsen. 10.4.1 BMW en bedrijfsartsMeestal wordt BMW ingezet als extra interventie bij (langdurig) ziekteverzuim. De bedrijfsarts overlegt met u als casemanager of en waarom het inzetten van BMW gewenst is. U beslist of u gebruik maakt van deze interventie. De P&O-adviseur kan u daarbij ondersteunen en adviseren.Het is echter ook mogelijk dat een medewerker zelfstandig contact opneemt met de bedrijfsarts of BMW. De medewerker hoeft de leidinggevende of P&O hierover niet te informeren. BMW kan dan informatie geven over werkgerelateerde problemen zoals

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 40werkdruk, werkstress, verstoorde arbeidsverhoudingen en dergelijke. Deze gesprekken zijn vertrouwelijk. Zonder toestemming van de medewerker zal geen informatie aan derden worden verstrekt.De bedrijfsmaatschappelijk werkende heeft tevens de functie van vertrouwenspersoon bij seksuele intimidatie en ongewenst gedrag.10.4.3. AdresAfdeling Veiligheid, Gezondheid en Milieu(VGM)Poortgebouw Zuid, Rijnsburgerweg 10, 2333 AA LeidenPostbus 9600, 2300 RC LeidenTelefoon: 071-527 8015 of 526 8015Fax: 071-526 1052

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 4112. Rechtsbescherming en gedragscodes

In dit hoofdstuk noemen we de reglementen en gedragscodes die van belang kunnen zijn bij het personeelsmanagement binnen de faculteit.

12.1 RechtsbeschermingOp de universitaire website vindt u alle reglementen omtrent rechtsbescherming. Hieronder lichten we ze kort toe. • Algemene Wet BestuursrechtDe Algemene Wet Bestuursrecht (AWB) zegt dat degene die door een besluit van een bestuursorgaan rechtstreeks in zijn belang is getroffen, met een interne bezwarenprocedure kan zorgen dat het bestuursorgaan zijn besluit opnieuw beziet. In het Reglement van orde Commissie voor de beroeps- en bezwaarschriften is de samenstelling en werkwijze van de commissie geregeld.• Klachtenregeling ongewenst gedragIn een goed en stimulerend werk- en studieklimaat behoren collegialiteit, respect en aandacht voor de ander tot de normale omgangsvormen, en wordt op ongewenst gedrag alert gereageerd. Het beleidskader (seksuele) intimidatie, pesten, agressie, geweld, en discriminatie van de Universiteit Leiden is een uitwerking van het streven naar zo'n klimaat binnen de Universiteit Leiden.• Regeling melding onregelmatighedenDit is de Klokkenluidersregeling van de Commissie integriteit Universiteit Leiden• Vertrouwenspersoon Universiteit LeidenMedewerkers kunnen in hun arbeidsrelatie met de universiteit vragen of problemen hebben. Als een medewerker deze niet via de officiële kanalen wil bespreken, dan kan dit via de vertrouwenspersoon. • Regeling overige klachten Universiteit LeidenDeze aanvullende regeling biedt de klager rechtsbescherming voor klachten die niet onder een specifiekere regeling vallen.

Regelgeving

• Alle reglementen omtrent rechtsbescherming

12.2 Gedragscodes

• Gedragscode omgangsvormen docenten en studentenDeze code geeft aan hoe studenten en docenten met elkaar om moeten gaan.• Gedragscode gebruik informatievoorzieningenGedragsregels voor het gebruik van informatievoorzieningen die worden aangeboden door (een onderdeel van) de universiteit.

Regelgeving

• Alle gedragscodes

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 42 • Regeling gebruik universitaire gebouwen, terreinen en andere

voorzieningenDeze regeling vertelt hoe de gebouwen en terreinen en voorzieningen van de universiteit gebruikt moeten worden. • Disciplinaire maatregelenHet College van Bestuur kan een disciplinaire maatregel opleggen aan werknemers die zich schuldig maken aan plichtsverzuim.• ReorganisatiecodeNaast de cao geeft de reorganisatiecode informatie over de te nemen stappen in een reorganisatie en de rechtsbescherming van werknemers.• Regeling wetenschappelijke integriteitOnderzoek binnen de Universiteit Leiden moet altijd gebeuren volgens de algemeen aanvaarde normen voor wetenschappelijk handelen. De regeling vertelt wat er moet gebeuren bij vermoedens van inbreuk daarop.• Protocol rouwverwerking Universiteit LeidenHet rouwprotocol is een handreiking voor leidinggevenden en medewerkers hoe te handelen wanneer een collega overlijdt of een dierbare uit de directe omgeving verliest (b.v. partner, kind, ouder).

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 4313. Einde dienstverband

Een dienstverband kan op verschillende manieren eindigen. In dit hoofdstuk nemen we de mogelijke scenario's door.

13.1 Einde dienstverband van rechtswege Ruim vier maanden voordat een contract voor bepaalde tijd afloopt, vraagt de P&O-adviseur u of het contract inderdaad van rechtswege zal eindigen, dan wel dat de arbeidsovereenkomst wordt verlengd, of dat de arbeidsovereenkomst wordt omgezet in een dienstverband voor onbepaalde tijd.Indien u bevestigt dat het dienstverband van rechtswege zal eindigen, ontvangt de medewerker tenminste drie maanden voor de afloopdatum een einde-dienstverbandbrief (via P&O) In overleg met u neemt de medewerker zoveel mogelijk de nog resterende vakantie-uren op.In de maand na het beëindigen van het dienstverband ontvangt de medewerker een eindafrekening. In deze eindafrekening worden naast het (restant)salaris ook het reeds opgebouwde vakantiegeld, de opgebouwde eindejaarsuitkering en de niet opgenomen vakantie-uren uitbetaald.

Regelgeving

• Cao-NU (art 8.3)

13.2 Einde dienstverband op verzoek van de medewerkerEen medewerker die wil vertrekken, verzoekt u schriftelijk (kan ook per e-mail) om zijn dienstverband te beëindigen. U verstrekt vervolgens het ontslagverzoek aan de P&O-adviseur. 13.2.1 OpzegtermijnBij het vaststellen van de ontslagdatum wordt rekening gehouden met de opzegtermijn van de medewerker:

• 3 maanden bij een onafgebroken dienstverband langer dan 12 maanden• 2 maanden bij een onafgebroken dienstverband van tenminste 6 maanden en korter dan 12 maanden• 1 maand bij een onafgebroken dienstverband korter dan 6 maandenOp verzoek van de medewerker kan van deze termijn worden afgeweken.

13.2.2 AfwikkelingDe medewerker ontvangt:• een einde-dienstverbandbrief• een besluit waarin het ontslag formeel is vastgelegd In overleg met u neemt de medewerker zoveel mogelijk de nog resterende vakantie-uren op.In de maand na het beëindigen van het dienstverband ontvangt de medewerker een eindafrekening. In deze eindafrekening worden naast het (restant) salaris ook het reeds opgebouwde vakantiegeld, de opgebouwde eindejaarsuitkering en de niet opgenomen vakantieuren uitbetaald.

Regelgeving

• Cao-NU (art 8.5)

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 4413.3 Beëindiging dienstverband door de werkgever De werkgever kan uitsluitend het dienstverband beëindigen indien er sprake is van een redelijke grond, bijvoorbeeld onbekwaamheid of ongeschiktheid. U overlegt met de P&O-adviseur over het voorgenomen ontslag. De portefeuillehouder bedrijfsvoering neemt het besluit tot ontslag, op advies van u en de P&O-adviseur;Het ontslag moet schriftelijk geschieden. Het moet met redenen omkleed worden. 13.3.1 OpzegtermijnDe opzegtermijn voor de werkgever bij een dienstverband voor bepaalde tijd is:

• 3 maanden bij een onafgebroken dienstverband langer dan 12 maanden• 2 maanden bij een onafgebroken dienstverband van tenminste 6 maanden en korter dan 12 maanden• 1 maand bij een onafgebroken dienstverband korter dan 6 maandenDe opzegtermijn voor de werkgever bij een dienstverband voor onbepaalde tijd is:• 3 maanden bij een onafgebroken dienstverband langer dan 12 maanden• 2 maanden in de overige gevallen

13.3.2 EindafrekeningIn de maand na het beëindigen van het dienstverband ontvangt de medewerker een eindafrekening. In deze eindafrekening worden naast het (restant)salaris ook het reeds opgebouwde vakantiegeld, de opgebouwde eindejaarsuitkering en de niet opgenomen vakantie uren uitbetaald. 13.3.3 BeëindigingsovereenkomstIndien er een voornemen is om tot een beëindigingovereenkomst te komen met de medewerker, overleggen u en de P&O-adviseur tijdig en vooraf met het hoofd P&O van de faculteit. U blijft te allen tijde betrokken bij de totstandkoming van een beëindigingovereenkomst.

Regelgeving

• Cao-NU (art 8.4)

13.4 Ontslag op staande voetOntslag op staande voet is aan de orde als er sprake is van zwaar plichtsverzuim. Dit verzuim is zo ernstig dat u de betrokkene als disciplinaire maatregel onvoorwaardelijk ontslag wilt verlenen.Bij het constateren van het zware plichtsverzuim neemt u direct contact op met wetenschappelijk directeur en de P&O-adviseur voor overleg. Na dit overleg kan betrokkene op non-actief worden gesteld omdat het belang van de instelling dit vereist: er moet nader onderzoek worden gedaan.U informeert de medewerker mondeling dat hij op non-actief is gesteld en bevestigt dat schriftelijk. Mede op basis van het onderzoek besluit het College van Bestuur betrokkene onvoorwaardelijk ontslag, dan wel een andere disciplinaire maatregel te geven.Betrokkene ontvangt van het College van Bestuur een:

Regelgeving

• Cao-NU (hoofdstuk 6 en 8)

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 45• schriftelijke bevestiging van de opgelegde disciplinaire maatregel of• einde-dienstverbandbrief• besluit waarin het ontslag formeel is vastgelegd In de maand na het onvoorwaardelijke ontslag ontvangt de medewerker een eindafrekening. In deze eindafrekening worden naast het (restant)salaris ook het reeds opgebouwde vakantiegeld, de opgebouwde eindejaarsuitkering en de niet opgenomen vakantie-uren uitbetaald.

13.4 Einde dienstverband door overlijden van de medewerkerAls u verneemt dat een van uw medewerkers is overleden, wordt er zo snel mogelijk contact opgenomen met de nabestaanden. Als leidinggevende hebt u de verantwoordelijkheid hiervoor, maar als u vindt dat iemand anders de aangewezen persoon is, kunt u deze taak aan hem overdragen. 13.4.1 Praktische zakenDe inhoud van het contact zal afhangen van de behoefte van het thuisfront, maar is in eerste instantie gericht op het tonen van medeleven en het overleggen van enkele praktische zaken:

• Is er een contactpersoon in de organisatie waarmee het familielid de komende periode contact wil hebben?• Wie wordt er vanuit de werkorganisatie verwacht op de begrafenis/crematie?• Welke collega’s en relaties in de zakelijke sfeer moeten er worden geïnformeerd?U informeert de afdeling en deelt mede wat u van de nabestaanden hebt vernomen. U maakt afspraken over de handelingen die verricht moeten worden. Denk aan: • bloemen bestellen • een overlijdensadvertentie plaatsen• collega's informerenDe leidinggevende stelt de medewerkers in staat hun medeleven te tonen. Mocht de aanwezigheid van collega’s bij de uitvaart op prijs worden gesteld, dan worden zij in de gelegenheid gesteld deze bij te wonen.

13.4.2 Administratieve afwikkelingDe leidinggevende geeft het bericht van overlijden zo spoedig mogelijk door aan de afdeling Personeel & Organisatie en aan het faculteitsbestuur. Voor de achtergebleven partner bestaat er recht op een overlijdensuitkering. De afdeling Personeel & Organisatie zorgt dat deze zo spoedig mogelijk wordt betaald.Zodra de medewerker komt te overlijden,eindigt de arbeidsovereenkomst van rechtswege. De arbeidsovereenkomst eindigt zonder opzegging, zodat de werkgever het contract niet hoeft op te zeggen (geen ontslag). Dit geldt zowel voor de overeenkomst voor bepaalde als voor onbepaalde tijd. Overlijden is als het ware een ontbindende voorwaarde, die volgens de wet een einde aan de arbeidsovereenkomst maakt.

Regelgeving

• Cao-NU (art 3.1 en 7.6) • Rouwprotocol

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 46Na het overlijden van de medewerker wordt de bezoldiging uitbetaald tot en met de laatste dag van de maand van overlijden.

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 4714. Pensioenen en uitkeringen

Dit hoofdstuk bespreekt de financiële voorzieningen nadat het dienstverband is geëindigd.

14.1 PensioenHet pensioen is in feite een aanvulling op de AOW en biedt een bepaalde mate van inkomenszekerheid. De hoogte van het pensioen is afhankelijk van de hoogte van het salaris en het aantal jaren dat pensioen is opgebouwd.Het dienstverband van een medewerker van de Universiteit Leiden eindigt op de eerst dag van de maand waarin de medewerker de leeftijd van 65 jaar zal bereiken. Vanaf dat moment heeft de medewerker recht op zijn opgebouwde pensioen. Er zijn verschillende soorten pensioen:• ABP ouderdomspensioen - geldt als de medewerker vóór 1950 is geboren en sinds 1997 onafgebroken bij het ABP pensioen heeft opgebouwd. Gaat in op de eerste van de maand waarin de medewerker 65 jaar wordt.• ABP keuzepensioen geldt voor medewerkers die geboren zijn na 1949 of geen recht hebben op Flexibel Pensioen en Uittreding (FPU). Dit pensioen gaat in als de medewerker tussen 60 jaar en 70 jaar met pensioen gaat.• ABP arbeidsongeschiktheidspensioen vult het inkomen aan als de medewerker een WIA uitkering ontvangt.• ABP nabestaandenpensioen is voor medewerkers van wie er iemand in de directe omgeving is overleden (partner, ex-partner, voogd, ouder).

14.1.1 Procedure

• In het begin van het jaar krijgt het instituut van de afdeling P&O een overzicht van de medewerkers die in dat kalenderjaar met pensioen (65 jaar) gaan.• Met elke medewerker die dat kalenderjaar met pensioen gaat maakt u afspraken over het opnemen van het nog beschikbare verlof.• U start tijdig de werving en selectie om de medewerker te vervangen.• Wil de medewerker nog aanblijven als gastmedewerker, dan overweegt u dat verzoek en organiseert eventueel de voorzieningen die daarvoor nodig zijn.• De afdeling P&O maakt een ontslagbesluit en een ontslagbrief.• U reikt het ontslagbesluit en de ontslagbrief uit aan de medewerker.• U zorgt voor een passend afscheid van de medewerker die met pensioen gaat (zie hoofdstuk 16: Afscheid).

14.1.2 VendrikmaatregelOmdat deelnemers met een actieve betrekking stoppen met werken op de eerste van de maand waarin ze 65 jaar worden, wordt hun pensioenresultaat vaak beter op grond van de Vendrikmaatregel. De Vendrikmaatregel gaat ervan uit dat een medewerker stopt met werken op de eerste van de maand waarin hij/zij 65 wordt. Langer doorwerken wordt beloond. De

Regelgeving

• Cao-NU (art 7.1 en 8.4) • Website ABP

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 48FPU wordt hierdoor steeds hoger. Zelfs hoger dan 100%. Alleen mag het ABP van de fiscus niet meer uitkeren dan 100% FPU (fiscale grens). Het bedrag dat wordt gekort wordt door het ABP omgerekend en toegevoegd aan het ouderdomspensioen. 14.2 WerkloosheidsuitkeringNa beëindiging van het dienstverband kan de medewerker geheel of gedeeltelijk werkloos worden. Daardoor kan hij recht hebben op een uitkering op grond van de WW. Ook kan hij recht hebben op een aanvulling volgens de Bovenwettelijke Werkloosheidsregeling Nederlandse Universiteiten (BWNU).14.2.1 Procedure

• U informeert dient de medewerker tijdig (tenminste 3 maanden van te voren) dat het dienstverband wordt beëindigd dan wel dat de arbeidsovereenkomst niet wordt verlengd;• U attendeert de medewerker erop te attenderen dat hij zich, wil hij in aanmerking komen voor een uitkering, als werkzoekende moet inschrijven bij het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) WERKbedrijf. • De medewerker kan nadat hij zich heeft ingeschreven als werkzoekende, eveneens bij UWV WERKbedrijf een WW-uitkering aanvragen. Deze aanvraag moet hij uiterlijk binnen één week na het intreden van de werkloosheid indienen. • Het UWV beslist of de medewerker een WW-uitkering kan krijgen.• Indien de medewerker recht heeft op een uitkering op grond van de WW dan heeft hij rijwel altijd ook recht op een aanvulling volgens de Bovenwettelijke Werkloosheidsregeling Nederlandse Universiteiten (BWNU). De medewerker kan alleen een bovenwettelijke werkloosheidsuitkering aanvragen indien hij ook een WW-uitkering aanvraagt.• De BWNU wordt uitgevoerd door Raet BV.• Een aanvraagformulier BWNU is beschikbaar bij de afdeling P&O.• De medewerker stuurt beide delen van het aanvraagformulier, ingevuld en ondertekend, en voorzien van de vereiste bijlagen, binnen 7 dagen nadat hij werkloos is geworden, naar Raet BPO Uitkeringsadministraties.

Regelgeving

• Cao-NU (art 7.3) • U WV over WW • Meer over BWNU

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 4915. Overige voorzieningen

Dit hoofdstuk bevat de personeelsvoorzieningen die nog niet elders in dit handboek aan bod zijn gekomen.

15.1 BedrijfshulpverleningDe bedrijfshulpverlening (BHV) wordt bij de Universiteit Leiden georganiseerd door het Universitair Facilitair Bedrijf. De BHV bestaat uit medewerkers die, na het volgen van een opleiding, kunnen optreden bij kleine incidenten in de universitaire gebouwen. Ook verlenen zij assistentie aan externe hulpverleners bij grotere calamiteiten. Elke faculteit heeft een BHV-coördinator. Wie dat is bij Geesteswetenschappen, ziet u op de universitaire website. 15.2 Borstvoeding en kolvenVolgens de wet moet de vrouwelijke medewerker in de gelegenheid te worden gesteld haar kind borstvoeding te geven of te kolven. Indien deze gelegenheid niet kan worden gegeven op of in de directe nabijheid van de werkplek, krijgt ze daarvoor buitengewoon verlof, tenzij zwaarwegende belangen zich daartegen verzetten. De omvang van het buitengewoon verlof dient in een redelijke verhouding te staan tot de werktijd van de vrouwelijke werknemer.In het Lipsiusgebouw is een kolfkamer ingericht. Medewerkers die willen kolven, kunnen de sleutel van de kamer ophalen bij de portier.

Regelgeving

• Regeling flexibele werkduur, art. 22

15.3 Hulpmiddelen Een medewerker die wegens (ouderdoms-)klachten voor zijn werk een hulpmiddel nodig heeft – denk aan een gehoorapparaat of een spraakcomputer -, bespreekt zijn hulpvraag met zijn leidinggevende. De P&O-adviseur en de bedrijfsarts kunnen adviseren of en zo ja, welk hulpmiddel gewenst is. Afhankelijk van de situatie is er recht op een (gedeeltelijke) vergoeding van deze hulpmiddelen. 15.3.1 BeeldschermbrilHet enige hulpmiddel waarvoor een algemene regeling geldt, is de beelschermbril. Medewerkers hebben recht op een tegemoetkoming in de kosten van de aanschaf van een beeldschermbril. De vergoeding betreft alleen een monofocale bril en wordt eens per drie jaar aan een medewerker vergoed: maximaal € 49 voor het montuur, en € 60,- per glas.De bedrijfsarts wordt alleen geraadpleegd in dezen als er sprake is van specifieke functionele eisen of oogziekten.

Regelgeving

• Regeling vergoeding beeldschermbril

15.4 Stichting Sociaal FondsAls een medewerker in financiële problemen verkeert, kan hij mogelijk een beroep doen op het Sociaal Fonds van het Ministerie van Onderwijs (SFOCW). Dit fonds is er voor en door medewerkers van het ministerie, en onderwijs- en cultuurinstellingen. Als er geen andere instanties en/of regelingen zijn die een uitweg bieden, kan de Regelgeving

• Website SFOCW

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 50medewerker een tegemoetkoming uit het SFOCW aanvragen. Deze tegemoetkoming zal meestal de vorm hebben van een renteloze lening; slechts in bijzondere gevallen gaat het om een gift. Ook is het mogelijk dat het fonds een deel van bepaalde kosten, bijvoorbeeld die van gezinszorg, vergoedt. Het SFOCW behandelt alle aanvragen vertrouwelijk.Een medewerker kan alleen een beroep doen op het fonds als hij er zelf in deelneemt. Dat kan al voor (minimaal) 90 eurocent per maand. Als de medewerker de universiteit daartoe machtigt, wordt het bedrag maandelijks op het salaris ingehouden. Een aanvraag moet vergezeld gaan van een advies van een bedrijfsmaatschappelijk werker van de de universiteit. De afdeling VGM is gevestigd in het Poortgebouw Zuid, Rijnsburgerweg 10 (telefoon 071-527 80 15). Wie wil deelnemen aan het fonds, kan per telefoon of e-mail een folder met machtigingskaart aanvragen bij Ada Borst, Bestuursbureau (amc.borst@bb.leidenuniv.nl / 071 527 3196 ).

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl

Managementhandboek P&O 51

Afdeling P&O, Lipsiusgebouw kamer 239/240 PO-info@hum.leidenuniv.nl