universitas indonesia upaya pencegahan …lib.ui.ac.id/file?file=digital/20312563-s43564-upaya...

UNIVERSITAS INDONESIA

UPAYA PENCEGAHAN BAHAYA KERUSAKAN

DAN PEMELIHARAAN REKAM MEDIS

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH TARAKAN JAKARTA

SKRIPSI

NADYA HAIRANI

0806392804

FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

DEPOK

JULI 2012

Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

UNIVERSITAS INDONESIA

UPAYA PENCEGAHAN BAHAYA KERUSAKAN

DAN PEMELIHARAAN REKAM MEDIS

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH TARAKAN JAKARTA

SKRIPSI

diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh

gelar Sarjana Humaniora

NADYA HAIRANI

0806392804

FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

DEPOK

JULI 2012


ii Universitas Indonesia


iii Universitas Indonesia


iv Universitas Indonesia


v Universitas Indonesia

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji syukur kepada Allah SWT, yang telah memberikan

berkat, rahmat dan juga limpahan hidayah kepada hambanya, sehingga penulis

dapat meraih gelar Sarjana Humaniora. Dalam menyusun skripsi ini, penulis

menemui banyak hambatan, namun karena adanya bantuan dari berbagai banyak

pihak maka skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik. Oleh karena itu penulis

ingin mengucapkan terima kasih kepada:

1. Ayah, Mama, Yuki, Arif, dan Mbak Rohati yang telah terus mendukung

penulis dan memberikan doa yang tidak putus-putus selama proses

menyelesaikan skripsi ini.

2. Ibu Anon Mirmani, selaku dosen pembimbing yang terus memberikan

masukan untuk penulisan skripsi ini sehingga bisa menghasilkan sebuah

mahakarya.

3. Ibu Utami Hariya, ibu Wiwiet M., dan kak Yeni selaku dewan penguji

yang telah memberikan berbagai macam perbaikan demi revisi ini.

4. Para dosen-dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi yang

telah memberikan ilmu kepada penulis selama 4 tahun ini.

5. Geng CAPS tersayang; Shanty, Nurul, Rizka, dan Susi, terima kasih untuk

segala gosip, canda, dan haru yang telah kita jalin bersama ini.

6. Reza, Niko, Udin, Bagus, Fine, Peppy, Revany, Riva, Lala, Cikur, Sapto,

Rengga, Yuda, Amu, Fahmi, Iqbal, Yani, Dita, Melisa, Weni, Devita,

Ressa, Uni, Raya, Oneng, dan keluarga besar JIP 2008 lainnya terima

kasih untuk segala kenangannya yang telah diberikan selama 4 tahun

terakhir ini.

7. Macin, Ina, Herning, Tanti, Eca, dan Uli terima kasih untuk segala

dukungan dan pengertiannya. Semoga kalian juga bisa cepat menyusul.

8. Dita, Ilmi, Annisa, Andjar, Azmi, dan Nana yang telah membantu dalam

pengeditan naskah ini.

9. Keluarga besar IMASIP UI terima kasih untuk doa dan dukungannya.

10. Hilmi, Ade, Dian, Tika, Kiki, Nisa, Widuri, Itha, Aisya, dan Bang Mamat.


vi Universitas Indonesia

11. Pihak RSUD Tarakan Jakarta yang telah memberikan banyak bantuan

pada pengambilan data di lapangan.

12. Serta pihak-pihak lain yang tidak dapat disebutkan namanya satu persatu,

terima kasih atas segalanya yang telah diberikan kepada penulis.

Jakarta, Juli 2012

Nadya Hairani


vii Universitas Indonesia


viii Universitas Indonesia

ABSTRAK

Nama : Nadya Hairani

Program Studi : Ilmu Perpustakaan

Judul : Upaya Pencegahan Bahaya Kerusakan dan Pemeliharaan

Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah Tarakan Jakarta

Penelitian ini membahas mengenai proses/kegiatan pemeliharaan dan pencegahan

bahaya terhadap rekam medis RSUD Tarakan Jakarta. Tujuan dari penelitian ini

adalah untuk mengetahui faktor-faktor apa saja yang dapat memicu terjadinya

kerusakan/bahaya pada unit rekam medis RSUD Tarakan Jakarta dan juga

mengetahui tindakan-tindakan pencegahan minimal apa saja yang telah dilakukan

oleh pihak rumah sakit dalam melindungi rekam medis para pasiennya. Penelitian ini

menggunakan metode studi kasus dengan pendekatan kualitatif. Hasil dari penelitian

ini adalah lahirnya sebuah contoh Standard Operational Procedur (SOP)

penanggulangan bencana yang diaplikasikan pada unit rekam medis RSUD Tarakan

Jakarta untuk melindungi rekam medis yang telah dimiliki.

Kata kunci:

Program pemeliharaan arsip vital, rekod vital, rekam medis, rumah sakit.


ix Universitas Indonesia

ABSTRACT

Name : Nadya Hairani

Study Program : Library Science

Title : The Effort of Damage Prevention and Maintenance of

Medical Record in Rumah Sakit Umum Daerah Tarakan

Jakarta

This study focused about the maintenance and the prevention of breakage towards

medical record in RSUD Tarakan Jakarta. The aim of this study are to identify some

factors which can trigger the damage or disaster to medical record unit at hospital and

that hospital management has done to their patient’s medical records. This study used

a study case method with qualitative approaches. The result from this study is a

sample of standard operational procedure of disaster’s countermeasure which will

implied in medical records unit of RSUD Tarakan Jakarta to protect their medical

records.

Keywords:

Vital records maintenance program, vital records, medical records, hospital.


x Universitas Indonesia

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL……………………………………………… i

SURAT PERNYATAAN BEBAS PLAGIARISME……………. ii

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS………………... iii

LEMBAR PENGESAHAN............................................................. iv

KATA PENGANTAR...................................................................... v

LEMBAR PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH..... vii

ABSTRAK........................................................................................ viii

ABSTRACT...................................................................................... ix

DAFTAR ISI……………………………………............................. x

DAFTAR GAMBAR........................................................................ xii

DAFTAR TABEL............................................................................. xiii

DAFTAR LAMPIRAN..................................................................... xiv

1. PENDAHULUAN........................................................................ 1

1.1. Latar Belakang …………………………………………… 1

1.2. Rumusan Masalah ………………………………………... 3

1.3. Pertanyaan Penelitan……………………………………... 3 w w

1.4. Tujuan Penelitian ………….. ……………………………. 3

1.5. Manfaat Penelitian …………………………….……......... 4

1.6. Ruang Lingkup ……………………….…...…….….…..... 4

1.7. Kerangka Berpikir............................................................... 4

2. TINJAUAN LITERATUR …………………............................ 6

2.1. Arsip dan Rekod.................................................................. 6

2.1.1. Pengertian Arsip dan Rekod.................................... 6

2.1.2. Karakteristik Rekod................................................. 7

2.1.3. Daur Hidup Rekod................................................... 9

2.1.4. Manajemen Rekod................................................... 10

2.1.4.1. Pencatatan.................................................. 11

2.1.4.2. Pendaftaran................................................ 11

2.1.4.3. Klasifikasi.................................................. 12

2.1.4.4. Tingkat Keamanan dan Akses................... 12

2.1.4.5. Identifikasi Status Disposisi...................... 13

2.1.4.6. Penyimpanan.............................................. 13

2.1.4.7. Penggunaan dan Pelacakan........................ 14

2.1.4.8. Implementasi Disposisi.............................. 15

2.1.5. Alih Media............................................................... 16

2.2. Rekam Medis ………………………………….................. 17

2.2.1. Pengertian Rekam Medis......................................... 17

2.2.2. Jenis dan Isi Rekam Medis ……………................. 18

2.2.3. Manfaat Rekam Medis …………………................ 20

2.2.4. Tata Cara Penyelenggaraan Rekam Medis ............. 20

2.2.5. Kepemilikan Rekam Medis……………….............. 21

2.2.6. Penyimpanan dan Pemusnahan Rekam Medis........ 21

2.2.7. Kerahasiaan Rekam Medis …………..................... 22

2.3. Arsip Vital …………………….......................................... 24


xi Universitas Indonesia

3. METODE PENELITIAN …………………………………..… 27

3.1. Pendekatan Penelitian …………………..………………... 27

3.2. Subjek dan Objek Penelitian ………………………......…. 27

3.3. Informan………………………………………………….. 27

3.4. Tahapan Penelitian …………………..…………………… 28

3.4.1. Tahap Pengumpulan Data Penelitian …….. …...… 28

3.4.2. Tahap Analisis dan Interpretasi Data Penelitian.... 29

3.4.3. Tahap Penyajian Data dan Penarikan Kesimpulan. 29

4. HASIL PENELITIAN………………………………………… 30

4.1.Profil RSUD Tarakan Jakarta……………………………... 30

4.1.1. Sejarah RSUD Tarakan…………………………… 30

4.1.2. Keadaan Geografis Sekitar RSUD Tarakan............. 30

4.2. Unit Rekam Medis RSUD Tarakan..................................... 31

4.3.Analisis Data………………………………………………. 32

4.3.1. Penciptaan Rekam Medis…………………………. 32

4.3.2. Penggunaan Rekam Medis………………………... 34

4.3.3. Pemeliharaaan Rekam Medis……………………... 41

4.3.4. Penyusutan dan Pemusnahan Rekam Medis............ 45

4.3.5. Pengkajian Resiko Bencana..................................... 47

4.3.6. Alih Media............................................................... 56

5. KESIMPULAN DAN SARAN………………….…………….. 58

5.1.Kesimpulan………………………………………………... 58

5.2.Saran………………………………………………………. 59

DAFTAR PUSTAKA……………………………………………... 61

LAMPIRAN……………………………………………………….. 64


xii Universitas Indonesia

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1. Kerangka berpikir………………………………….. 5

Gambar 2.1. Daur hidup rekod…………………………………... 9

Gambar 4.1. Peta lingkungan daerah sekitar RSUD Tarakan........ 31

Gambar 4.2. Floor plan URM RSUD Tarakan…………………... 32

Gambar 4.3. Contoh terminal digit filing……………………....... 34

Gambar 4.4. Kebocoran yang terjadi didepan ruang URM…........ 53

Gambar 4.5. Keadaan ruang filing………. ....…………………... 54

Gambar 4.6. Keadaan ruang logistik…………............………….. 55


xiii Universitas Indonesia

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1. Profil Informan........................................................... 27

Tabel 4.1. Hubungan antara suhu dan kelembapan relatif......... 50


xiv Universitas Indonesia

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Bagan......................................................................... 64

Lampiran 2 Transkrip Wawancara……………………………… 67

Lampiran 3 Usulan SOP Penanggulangan Bencana…………….. 75


1

Universitas Indonesia

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Pembukaan Undang-Undang Nomor 29 Tahun 2004 mengenai Praktik

5Kedokteran menyatakan bahwa pembangunan kesehatan ditujukan untuk

meningkatkan kesadaran, kemauan, dan kemampuan hidup sehat bagi setiap orang

dalam rangka mewujudkan derajat kesehatan yang optimal sebagai salah satu

unsur kesejahteraan umum sebagaimana dimaksud dalam Pembukaan Undang-

Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.

Pelayanan kesehatan yang baik harus disertai dengan kualitas pelayanan

medis yang baik dan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Untuk mencapai

kualitas pelayanan yang baik tentu perlu dibantu dengan faktor-faktor lain, seperti

pelayanan yang baik dari para tenaga medis (dokter, perawat, terapis, paramedis,

dan apoteker), administrasi rumah sakit yang tertata dengan baik, dan lainnya.

Administrasi rumah sakit yang baik dapat dilihat melalui pengelolaan manajemen

rumah sakit yang terorganisir dengan baik.

Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Tarakan yang berlokasi di Jalan

Kyai Caringin no. 7 Jakarta, merupakan jenis rumah sakit umum yang setiap

harinya ramai dikunjungi oleh masyarakat. Kebanyakan dari masyarakat yang

mengunjungi rumah sakit ini adalah golongan menengah kebawah, karena harga

pelayanan medis yang disediakan tergolong murah dan dapat dijangkau oleh

masyarakat. Dengan banyaknya jumlah pasien yang datang setiap harinya, tentu

saja rumah sakit tersebut menghasilkan banyak arsip sebagai hasil dari kegiatan

memeriksa para pasien.

Arsip merupakan catatan tertulis setiap transaksi yang pernah dilakukan

suatu perusahaan yang berguna sebagai bukti kegiatan perusahaan atau organisasi

yang membuatnya. Bentuk arsip itu dapat berupa formulir, catatan pengeluaran

keuangan, invoice pajak, slip gaji, dan lainnya. Pada dunia kesehatan atau

kedokteran, rekam medis merupakan salah satu bentuk rekod atau dokumen yang

terdaftar secara klinis, ilmiah, dan legal yang berhubungan dengan perawatan

kesehatan pasien yang merekam data-data penting yang disusun secara berurutan


2


sesuai dengan tanggal kejadian untuk dapat melakukan diagnosis penyakit pasien

diikuti dengan tindakan dan hasil akhirnya (Goel, 2001: 224).

Rekam medis memiliki peranan yang penting karena rekam medis

merupakan catatan yang harus dijaga keberadaannya dan kerahasiaannya.

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia (PERMENKES) No:

269/MENKES/PER/III/2008 yang dimaksud rekam medis adalah berkas yang

berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien, hasil pemeriksaan,

pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah

diberikan kepada pasien. Setiap dokter atau dokter gigi dalam menjalankan

praktik kedokteran wajib membuat rekam medis dimana dokter harus melengkapi

isi rekam medis setelah pasien mendapatkan pelayanan kesehatan.

Rekam medis merupakan jenis arsip yang berbeda dengan arsip pada

umumnya, namun pengelolaan rekam medis itu sendiri dapat disesuaikan dengan

pengelolaan arsip pada umumnya. Medical record, although hearsay, are

generally admissible into evidence under the Business Records Rule - rekam

medis, meskipun masih merupakan rumor, namun secara umum dapat

dikategorikan atau dijadikan sebagai barang bukti dibawah kebijakan bisnis rekod

(AHIMA, 2012: 453).

Mengingat pentingnya nilai rekam medis tersebut, maka rekam medis

dapat dikategorikan kedalam bentuk arsip vital. Arsip vital adalah arsip yang

keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional

pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau

hilang. (UU 43/2009).

Berkas rekam medis pasien menjadi milik lembaga kesehatan yang

membuat rekam medis tersebut, sedangkan isi rekam medis tersebut menjadi

milik pasien. Pengelolaan rekam medis harus benar-benar dikelola dengan baik

untuk menghindari berbagai macam resiko yang dapat terjadi.

Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Tarakan berada dekat dengan

perumahan masyarakat yang padat, daerah perkantoran dan pasar, juga jalan raya.

Disebelah rumah sakit ini terdapat Kali Cideng yang berhubungan dengan Banjir

Kanal Barat dimana aliran sungai ini biasanya terjadi banjir. Meskipun rumah


3


sakit ini telah direnovasi (perluasan dan peninggian bangunan) tapi tetap saja

dapat mengundang berbagai resiko yang tidak dapat diprediksi oleh manusia.

Resiko tersebut bisa berupa rusaknya rekam medis yang diakibatkan oleh

faktor lingkungan (suhu ruangan, kelembaban relatif, dan lainnya) dan hilangnya

rekam medis yang disebabkan oleh bencana, baik bencana alam (gempa bumi,

banjir, tsunami) dan bencana non alam (vandalism dan terrorism).

Untuk menghindari serangkaian peristiwa tersebut, maka dibuatlah suatu

tindakan untuk meminimalisirkan kerusakan sebelum terjadi kerusakan yang lebih

besar. Tujuannya adalah untuk meningkatkan kewaspadaan dan kesiagaan dalam

menghadapi dan menanggulangi bahaya yang akan terjadi sehingga dapat

mengurangi jumlah korban dan kerugian materi.

1.2. Rumusan Masalah

Mengingat pentingnya peranan rekam medis baik bagi pasien maupun

rumah sakit itu sendiri, maka diperlukan suatu prosedur standar operasional dalam

melakukan pengelolaan dan pencegahan bahaya terhadap rekam medis. Unit

rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah Tarakan belum memiliki suatu prosedur

standar yang secara khusus diaplikasikan pada unit rekam medis itu sendiri. Maka

dari itu penulis ingin melakukan penelitian berjudul ‘Upaya Pencegahan Bahaya

Kerusakan dan Pemeliharaan Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah

Tarakan’.

1.3. Pertanyaan Penelitian

1. Apa saja faktor-faktor yang berpotensi menimbulkan bahaya bagi unit

rekam medis?

2. Bagaimana tindakan pencegahan minimal yang telah diupayakan oleh

pihak unit rekam medis (manajemen) rumah sakit?

1.4. Tujuan Penelitian

1. Mengidentifikasi faktor-faktor yang mampu memberikan potensi bahaya

pada unit rekam medis.


4


2. Mengetahui upaya pencegahan yang telah dilakukan oleh pihak unit rekam

medis dalam menyelamatkan atau melindungi rekam medisnya.

1.5. Manfaat Penelitian

1.5.1. Bagi Rumah Sakit

Penelitian ini diharapkan dapat dijadikan sebagai masukan dalam

melakukan kegiatan pencegahan dan pemeliharaan rekam medis pada unit

rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah Tarakan.

1.5.2. Bagi Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya (FIB)

Penelitian ini diharapkan dapat memberikan referensi dan masukan bagi

pihak-pihak yang memerlukan informasi mengenai kegiatan pencegahan

dan pemeliharaan rekam medis.

1.5.3. Bagi Peneliti

Peneliti dapat memperoleh pengalaman dalam melakukan penelitian

terutama mengenai program pencegahan dan pemeliharaan rekam medis.

1.6. Ruang Lingkup Penelitian

Penelitian ini dilakukan di unit rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah

Tarakan, Jakarta. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif. Metode yang

akan digunakan adalah wawancara semi-terstruktur dengan beberapa narasumber

yang berada didalam lingkungan Rumah Sakit Umum Daerah Tarakan serta

observasi partisipan.

1.7.Kerangka Pemikiran

RSUD Tarakan dalam melakukan kegiatannya yaitu melayani orang sakit,

menghasilkan rekam medis sebagai hasil dari kegiatan tersebut. Rekam medis

merupakan bagian dari sistem manajemen rekod yang mengelola keseluruhan

sistem pengelolaan rekam medis itu sendiri. Mengingat pentingnya peran rekam

medis, maka rekam medis memerlukan perlindungan untuk menyelamatkan

informasi yang terkandung didalamnya. Perlindungan rekam medis ini berada

disalah satu program manajemen arsip vital, yaitu bagian pemeliharaan. Program

perlindungan ini digunakan untuk melindungi rekam medis dari segala bentuk


5


kerusakan atau bahaya yang dapat terjadi. Pengelolaan rekam medis dilakukan

berdasarkan dengan pengelolaan atau manajemen kearsipan. Untuk melakukan

penelitian ini, yang dilaksanakan di RSUD Tarakan ini, maka peneliti

menggunakan pendekatan kualitatif dengan menggunakan metode observasi

partisipan, wawancara, dan studi literatur. Berikut ini adalah gambaran kerangka

berpikir.

Tabel 1.1. Kerangka Berpikir

Rekam Medis

Creation Distribution Use Maintenance Disposition

Pendekatan Kualitatif

Studi Pustaka Observasi Wawancara


6 Universitas Indonesia

BAB II

TINJAUAN LITERATUR

2.1. Arsip dan Rekod

2.1.1. Pengertian Arsip dan Rekod

Read-Smith (2008: 4) mendefinisikan rekod sebagai stored information

made or received by an organization that is evidence of its operations and has

value requiring its retention for a specific period of time – informasi terekam,

baik melalui media maupun karakteristik, yang diciptakan atau diterima oleh

suatu organisasi yang menunjukkan bukti atas suatu tindakan dan memiliki nilai

guna sesuai dengan masa retensinya.

Ira Penn (1994: 3) menyatakan bahwa rekod adalah any information

captured in reproducible form that is required for conducting business –

informasi terekam yang bentuknya bisa diperbaharui yang diperlukan untuk

melakukan kegiatan.

Menurut pernyataan Read-Smith (2008: 220) mengenai arsip adalah

archives are the records created or receival and accumulated by a person or an

organization in the conduct of affairs and preserved because of their historical or

continuing value – arsip adalah rekod yang diciptakan atau diterima dan

diakumulasikan oleh seseorang atau organisasi dalam melakukan kegiatan dan

menjaganya karena nilai historisnya atau karena memiliki nilai guna.

Kennedy (1998: 7) menjelaskan pengertian arsip dengan mengutip

pernyataan dari Standards Australia 1996, yaitu achives are those records which

are appraised as having continuing value for a range of reasons, including

administrative, legal, or historical – arsip adalah rekod yang masih memiliki nilai

guna kelanjutan dengan sejumlah alasan, termasuk masalah administratif, hukum,

atau bersejarah.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa rekod merupakan bagian dari arsip

yang bersifat aktif atau lebih sering dikenal dengan istilah arsip dinamis,

sedangkan penggunaan kata arsip merujuk pada jenis arsip statis. Di Indonesia,

penggunaan kata rekod tidak begitu lazim dan lebih dikenal dengan istilah arsip

saja. Undang-undang no. 43 tahun 2009 mengenai kearsipan menjelaskan


7


pengertian arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk

dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang

dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga

pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan

perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan

bernegara.

Pada penelitian ini, peneliti akan menggunakan istilah arsip (arsip

dinamis) atau rekod. Penggunaan istilah rekod digunakan karena peneliti

mengutip pada berbagai literatur yang menggunakan istilah rekod sebagai arsip

dinamis.

2.1.2. Karakteristik Rekod

Isi rekod sebaiknya mencerminkan segala tindakan dan kegiatan yang

dilakukan baik oleh organisasi maupun individu. Hal ini bertujuan untuk

menjadikan rekod sebagai bukti yang sah dalam mendukung kegiatan organisasi

ataupun individu.

ISO 15489-1 (2001: 7) menjelaskan bahwa selain isinya, rekod juga

berisikan atau terhubungan atau berasosiasi dengan dokumen lain, seperti:

a) Struktur rekod itu sendiri, format dan hubungannya dengan elemen-

elemen yang dapat diperdebatkan,

b) Konteks kegiatan rekod tersebut yang diciptakan, diterima, dan digunakan

harus tampil atau muncul di rekod itu sendiri (termasuk didalamnya proses

terjadinya kegiatan tersebut, tanggal dan waktu kegiatan, dan orang-orang

yang terlibat didalam kegiatan itu sendiri),

c) Hubungan antar dokumen harus tampak untuk membantu menggabungkan

rekod.

Berikut adalah karakteristik rekod yang berada pada penjelasan ISO

15489-1 (2001: 7):

1. Otentik

Sebuah rekod yang asli/otentik dapat dibuktikan dengan:

a. Tujuan pembuatan rekod tersebut,


8


b. Diciptakan atau dikirim oleh orang yang menciptakan atau mengirim

rekod tersebut, dan,

c. Dikirim atau diciptakan pada saat waktu pembuatan rekod.

Untuk memastikan keaslian rekod tersebut, organisasi harus menerapkan

kebijakan dan prosedur mengenai pengelolaan penciptaan, penerima,

perpindahan, perawatan, dan disposisi rekod untuk memastikan bahwa

rekod tersebut dimiliki dan dapat diidentifikasi sekaligus mencegah dari

penyalah gunaan, penghapusan, dan lainnya.

2. Reliabilitas

Rekod yang reliebel (bisa diandalkan) adalah dimana konten rekod

tersebut dapat dipercaya sepenuhnya sekaligus menggambarkan

keakuratan kegiatan yang dilakukan atau fakta yang terkandung

didalamnya. Rekod harus diciptakan pada saat transaksi atau kejadian

yang berhubungan atau setelah melakukan kegiatan tersebut, yang

dilakukan oleh individu yang memiliki pengetahuan lansgsung terhadap

fakta atau instrumen yang rutin digunakan pada saat kegiatan berlangsung.

3. Integritas

Integritas sebuah rekod merujuk pada kelengkapan dan tidak berubah. Hal

ini diperlukan untuk melindungi rekod dari akses yang tidak memiliki

kepentingan terhadap rekod tersebut. Kebijakan dan prosedur manajemen

rekod harus secara spesifik menambahkan keterangan apabila setelah

rekod tersebut diciptakan, dalam situasi apapun hanya oranng-orang yang

memiliki kepentingan untuk mengakses rekod tersebut, dan siapa saja

orang-orang tersebut.

4. Bisa digunakan

Rekod yang bisa digunakan adalah rekod yang ditempatkan, ditemu

kembalikan, disajikan, dan diinterpretasikan. Rekod itu juga bisa disajikan

atau dipresentasikan serta berhubungan langsung dengan penyelenggaraan

kegiatan bisnis tersebut. Pada isi kontekstual rekod harus terdapat

informasi yang dibutuhkan untuk bisa memahami kegiatan yang akan

dilakukan dan menggunakannya. Hubungan antara rekod dengan

kegiatannya harus selalu dijaga dengan baik.


9


2.1.3. Daur Hidup Rekod

Alur hidup rekod dan informasi adalah putaran hidup rekod yang terdiri

dari 5 tahapan, yaitu penciptaan, penyebaran, penggunaan, pemeliharaan, dan

disposisi akhir (Read-Smith, 2008: 19).

Gambar 2.1. Daur hidup rekod – Read-Smith (2008: 19).

Lebih lanjut, Read-Smith (2008: 18-19) menjelaskan mengenai

keseluruhan proses daur hidup ini. Pada tahap penciptaan, apabila sebuah surat,

email, atau formulir telah selesai ditulis atau dicetak, maka sebuah rekod telah

tercipta. Kemudian rekod ini disebarkan atau didistribusikan kepada orang yang

bertanggung jawab untuk menggunakannya. Secara umum, rekod digunakan

sebagai dasar pertimbangan untuk mengambil keputusan, ataupun sebagai

referensi, atau memenuhi tuntutan hukum.

Apabila rekod tersebut diputuskan untuk digunakan lagi dikemudian hari,

maka rekod tersebut harus disimpan, dilindungi/dirawat, dan dapat ditemukan

kembali. Ketiga tahap ini adalah tahap ini merupakan tahap

pemeliharaan/perawatan rekod baik secara fisik maupun elektronik. Selama tahap

ini berlangsung, rekod harus disedakan tempat penyimpanan yang sesuai, baik itu

berupa filing cabinet atau folder didalam sistem komputer. Setelah rekod

disimpan, akan ada permintaan untuk menemukan kembali rekod tersebut.

Penciptaan

(penerimaan rekod )

Distribusi

Internal Users

External Users

Penggunaan

Masalah Hukum

Pengambilan keputusan

Referensi

Pemeliharaan

Temu Kembali

Perlindungan

Penyimpanan

Dispososi

Transfer

Simpan Permanen

Dimusnahkan


10


Apabila rekod tersebut sudah tidak aktif lagi, mungkin saja rekod tersebut

disimpan dan dilindungi/dirawat dengan menggunakan peralatan dan lingkungan

yang sesuai serta pengelolaan (human control) untuk memastikan bahwa rekod

tersebut aman. Tahap pemeliharaan ini adalah suatu kegiatan seperti

memperbaharui informasi yang disimpan dan membuang rekod yang sudah tidak

terpakai, baik yang berbentuk fisik atau elektronik, atau mengganti rekod tersebut

dengan rekod baru.

Tahap yang terakhir adalah disposisi. Setelah masa guna rekod aktif

tersebut habis, rekod tersebut dipindahkan ketempat lain, bisa ke tempat

penyimpanan rekod yang berada diluar organisasi atau didalam organisasi itu

sendiri. Setelah beberapa waktu yang telah ditentukan oleh jadwal retensi, rekod

tersebut akan mengalami disposisi, apakah rekod tersebut akan dihancurkan atau

dipindahkan ketempat penyimpanan rekod permanen. Rekod yang disimpan

secara permanen, biasanya memiliki nilai guna lanjutan yang bersifat historis

disebut dengan istilah arsip.

2.1.4. Manajemen Rekod

Kennedy (1998: 8) yang mengutip pernyataan Australian Standard AS

4390-1996 mendefinisikan manajemen rekod sebagai suatu disiplin dan fungsi

organisasi dalam mengelola rekod untuk kebutuhan bisnis, akuntabilitas, dan

harapan komunitas/masyarakat.

Read-Smith (2008: 3) mendefinisikan manejemen rekod sebagai suatu

sistem pengaturan seluruh rekod, mulai dari penciptaan atau penerimaan,

kemudian tahap pendistribusian, pengorganisasian, penyimpanan dan temu

kembali, sampai disposisi akhir.

Sedangkan ISO 15489-1 (2001: 4) mendefinisikan arti manajemen rekod

sebagai bagian dari manajemen yang bertanggung jawab untuk

pengelolaan/pengontrolan rekod yang sistematis dan efisien, mulai dari

penciptaan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, dan disposisi, termasuk juga

didalamnya proses pencatatan dan pemeliharaan bukti dan infomasi mengenai

kegiatan bisnis dan transaksi rekod.


11


ISO 15489-2 (2001: 13) menjelaskan mengenai serangkaian proses

manajemen rekod yang terdiri dari 8 tahapan, yaitu pencatatan (capture),

pendaftaran (registration), klasifikasi (classification), tingkat keamanan dan akses

(access and security classification), identifikasi status disposisi (identification of

disposition status), penyimpanan (storage) penggunaan dan pelacakan (use and

tracking), dan yang terakhir adalah implementasi disposisi (implementation of

disposition).

Berikut akan dijelaskan secara lebih rinci mengenai keseluruhan proses

manajemen rekod ini, yang dikutip dari ISO 15489-2 (2001: 13-21).

2.1.4.1. Pencatatan (Capture)

Pencatatan adalah proses yang menentukan apakah rekod tersebut harus

diciptakan atau disimpan. Termasuk rekod yang telah diciptakan sebelumnya dan

diterima oleh organisasi. Termasuk juga didalamnya siapa saja yang

diperbolehkan untuk mengakses rekod tersebut dan berapa lama masa retensinya.

Keputusan mengenai dokumen yang harus disimpan dan yang harus

dimusnahkan dilakukan berdasarkan analisis bisnis dan akuntabilitas organisasi.

Organisasi bisa menggunakan sejumlah sarana formal seperti kewenangan

pemusnahan rekod atau panduan yang dapat mengidentifikasi rekod mana yang

tidak perlu disimpan.

2.1.4.2. Pendaftaran (Registration)

Pendaftaran bertujuan menyediakan buktu bahwa rekod tersebut telah

diciptakan dan dicatat pada sistem rekod. Termasuk juga didalamnya pencatatan

informasi deskriptif mengenai pendaftaran rekod dan pemberian ID unik pada

rekod tersebut. Proses pencatatan ini biasanya tidak dilakukan pada sistem

manajemen rekod yang masih menggunakan kertas.

Pendaftaran merupakan salah satu cara pencatatan rekod kedalam sistem

rekod yang dilakukan secara formal. Rekod dapat didaftarkan lebih dari satu kali

pada sistem rekod.

Spesifikasi pendaftaran paling tidak harus memenuhi ketentuan/metadata

minimum dibawah ini:

Penanda unik yang telah diberikan/ditentukan oleh sistem


12


Tanggal dan waktu pendaftaran

Judul atau deskripsi singkat

Pengarang (baik individu atau organisasi), pengirim atau penerima.

2.1.4.3. Klasifikasi (Classification)

Klasifikasi adalah proses mengidentifikasi kategori-kategori kegiatan

bisnis dan mengelompokkan rekod tersebut, apabila memungkinkan, sekaligus

juga pendeskripsian, pengontrolan, hubungan/jaringan, dan disposisi serta

pengaksesan.

Tingkatan klasifikasi dan entry point dari proses klasifikasi ditentukan

oleh sejumlah faktor, seperti:

Akuntabilitas organisasi

Bentuk kegiatan

Ukuran organisasi

Komplesitas struktur organisasi

Penilaian resiko mengenai kecepatan dan ketepatan pada pengontrolan dan

sistem temu kembali rekod

Teknologi yang digunakan

2.1.4.4. Tingkat Keamanan dan Akses (Access and Security Classification)

Pengertian akses dapat berupa hak, kesempatan, menemukan,

menggunakan, dan menemukan kembali informasi. Hak mengakses atau

pembatasan pemberian akses serupa dengan kegiatan klasifikasi. Berikut adalah

skema klasifikasi/tingkat keamanan dan akses:

a) Mengidentifikasi transaksi atau aktifitas bisnis yang didokumentasikan.

b) Mengidentifikasi unit bisnis dimana dokumen tersebut berada.

c) Memeriksa akses dan tingkat keamanan untuk menentukan apakah

aktifitas atau area bisnis diidentifikasi sebagai area yang memiliki resiko

atau mempertimbangkan sistem keamanannya secara hukum.

d) Menempatkan tingkatan akses atau pembatasan menuju rekod dan

mekanisme pengaturan yang sesuai untuk penanganan rekod.


13


e) Merekam status akses atau keamanan menuju rekod dalam suatu sistem

untuk memberikan petunjuk yang dibutuhkan sebagai tambahan tingkat

pengawasan.

Akses terhadap rekod hanya dibatasi apabila diperlukan secara khusus

oleh kebutuhan bisnis atau hukum. Pemberian hak akses dan tingkat keamanan

akan ditentukan dengan melakukan konsultasi dengan unit bisnis yang memiliki

rekod tersebut.

2.1.4.5. Identifikasi Status Disposisi (Identification of Disposition Status)

Kebanyakan sistem rekod, terutama sistem rekod eletronik,

mengidentifikasi status disposisi dan jadwal retensi rekod pada saat melakukan

pencatatan dan pendaftara. Proses ini bisa terhubung dengan klasfikasi kegiatan

dan secara otomatis menjadi bagian dari sistem.

Proses ini membutuhkan referensi kewenangan disposisi yang bergantung

pada ukuran dan akuntabilitas organisasi yang bersangkutan. Berikut akan

dijelaskan mengenai langkah-langkahnya:

a) Mengidentifikasi transaksi atau aktifitas bisnis yang didokumentasikan

dalam suatu rekod,

b) Menempatkan transaksi dan rekod ditingkat rekod yang sesuai dalam

kebijakan pemusnahan,

c) Mengalokasikan jadwal retensi yang sesuai dan mengidentifikasi langkah-

langkah pemusnahan,

d) Merekam jadwal retensi dan langkah pemusnhan yang akan dilakukan

dimasa yang akan datang pada sistem rekod,

e) Menentukan seberapa jauh untuk menyimpan metadata mengenai rekod

yang telah dikirim ke layanan penyimpanan eksternal arsip atau yang telah

dimusnahkan.

2.1.4.6. Penyimpanan (Storage)

Kondisi tempat penyimpanan yang sesuai memastikan bahwa rekod

tersebut dilindungi, dapat diakses, dan dikelola dengan baik dan efektif. Bentuk

fisik rekod beserta nilai guna dan tingkat penggunaannya akan menentukan


14


fasilitas dan layanan penyimpanan yang dibutuhkan untuk mengelola rekod

selama yang dibutuhkan.

Organisasi perlu melakukan analisis resiko untuk menentukan tempat

penyimpanan dan penanganan yang sesuai bagi rekod mereka. Pemilihan tempat

penyimpanan ini memerlukan sejumlah tingkat akses dan keamanan serta batasan

sebagai kondisi tambahan bagi tempat penyimpanan. Rekod yang dinilai kritis

(memiliki nilai penting) bagi kegiatan bisnis memerlukan beberapa metode

perlindungan tambahan dan duplikasi apabila sewaktu-waktu terjadi bencana.

Berikut adalah sejumlah faktor penting yang digunakan sebagai bahan

pertimbangan untuk memilih tempat penyimpanan dan penanganan yang sesuai,

yaitu: jumlah dan tingkat pertumbuhan rekod, penggunaan rekod, keamanan rekod

dan sensitivitas, karakter fisik, rekod yang digunakan mencerminkan kebutuhan

sistem temu kembali, harga dan pemilihan tempat penyimpanan rekod, dan akses.

Untuk memastikan bahwa rekod disimpan dengan baik dan terlindungi,

penilaian terhadap fasilitas terdiri dari:

a) Lokasi haruslah mudah diakses dan tidak berada diarea yang dekat dengan

resiko eksternal,

b) Struktur bangunan harus menyediakan tingkat kelembapan dan suhu yang

stabil dan sesuai, perlindungi terhadap api dan api, perlindungan terhadap

kontaminasi (radioaktif, racun, dan lumut), ukuran keselamatan, kontrol

akses ke tempat penyimpanan, sistem pendeteksi untuk orang-orang yang

tidak memiliki kepentingan, dan perlindungan dari serangga dan hama.

c) Peralatan. Lemari penyimpanan disesuaikan dengan format rekod dan kuat

untuk menahan beban yang berat.

2.1.4.7. Penggunaan dan Pelacakan (Use and Tracking)

Penggunaan rekod adalah manajemen transaksi rekod yang perlu dicatat

pada sistem yang merupakan bagian dari metadata. Penggunaan rekod

memberikan pengaruh pada akses dan status disposisi. Pengaturan penggunaan

rekod meliputi:

a) Mengidentifikasi izin pengguna sistem rekod terkait dengan individu dan

jabatannya dalam organisasi,


15


b) Mengidentifikasi status akses dan keamanan rekod,

c) Mengidentifikasi hak akses untuk pengguna eksternal organisasi,

d) Memastikan bahwa hanya individu yang memiliki tingkatan tertentu atau

yang memiliki hak keamanan yang telah diberi akses terhadap rekod

dengan status terbatas,

e) Melacak pergerakan rekod untuk mengidentifikasi pengguna yang

memiliki atau yang telah menggunakan rekod tersebut,

f) Memastikan bahwa semua penggunaan rekod direkam pada tingkatan

yang sesuai dan menyeluruh,

g) Meninjau tingkat akses rekod untuk memastikan bahwa rekod tersebut

mutakhir dan masih dapat digunakan.

Pelacakan (tracking) rekod dengan menggunakan sistem rekod merupakan

ukuran tingkat keaman bagi organisasi. Hal tersebut memastikan bahwa hanya

pengguna yang memiliki izin yang sah yang diperbolehkan untuk mengakses

rekod tersebut. Tingkat pengelolaan akses dan perekaman rekod bergantung pada

kegiatan bisnis dan rekod yang dimiliki. Pola penggunaan rekod yang bisa

digunakan adalah yang bisa memberikan informasi terbaru dan memberikan

informasi/ukuran kapan disposisi terhadap rekod tersebut bisa dilaksanakan.

2.1.4.8. Implementasi Disposisi (Implementation of Disposition)

Disposisi adalah serangkaian proses yang berhubungan dengan retensi

rekod, penghancuran atau pemindahan yang didokumentasikan pada kebijakan

disposisi atau instrument lainnya. Rekod yang memiliki tanggal disposisi yang

sama ditempatkan ditempat yang sama pada sistem.

Catatan penggunaan rekod selama tindakan pemusnahan perlu ditinjau

untuk memastikan dan mengoreksi status pemusnahan. Tindakan penting lainnya

adalah memeriksa hal-hal yang memicu tindakan pemusnahan, mengkonfirmasi

sebagai tindakan kelengkapan dimana suatu rekod terlibat didalamnya, dan

memelihara rekod yang dapat diperiksa dari tindakan pemusnahan.


16


2.1.5. Alih Media (Reformatting)

Alih media merupakan salah satu bentuk atau cara untuk merubah bentuk

informasi menjadi sebuah bentuk yang baru. Perubahan ini biasanya terjadi dari

bentuk kertas menjadi bentuk elektronik. Perubahan bentuk ini terjadi karena

adanya berbagai kepentingan, seperti penghematan ruangan dan tempat untuk

menaruh rekod sementara ketersediaan tempat yang ada semakin terbatas, bentuk

asli dari suatu rekod sudah mengalami kerusakan namun karena isi dari rekod

tersebut sangat bernilai maka dilakukanlah alih media untuk menjaga konten/isi

rekod, dan lainnya.

Harvey (1992: 160) menyatakan bahwa tujuan dari alih media adalah

untuk menggunakan isi intelektual dari suatu benda selama mungkin, dengan

menyimpan master copies ditempat yang tepat karena hal ini merupakan bagian

yang vital dari program alih media. Master copies tersebut juga harus disimpan

ditempat yang baik dan benar sehingga kopian tersebut dapat digunakan dimasa

depan dengan jangka waktu yang lama.

Untuk melakukan alih media, perlu dilakukan pemilihan koleksi atau

rekod terlebih dahulu, karena tidak semua rekod atau dokumen yang dimiliki

dapat dialih mediakan. Menurut pedoman yang dimiliki oleh perpustakaan umum

Virginia yang berjudul ‘Virginia Public Records Management Manual’ (2012: 23)

menyatakan bahwa perlu dilakukannya analisis terhadap rekod sebelum keputusan

akhir (alih media) dilakukan atau diputuskan, dengan mempertimbangkan

sejumlah faktor, seperti:

Memiliki nilai historis atau nilai penting lainnya serta kondisi fisiknya

sudah tidak terlalu bagus.

Memiliki masa retensi yang panjang/lama.

Memiliki tingkat temu kembali yang tinggi.

Digunakan/dibutuhkan oleh banyak orang

Dibutuhkan di sejumlah lokasi

Memiliki nilai guna penelitian.

Memakan banyak tempat.

Perlu ditempatkan secara terpisah demi (alasan) keamanan.

Tidak berhubungan dengan kegiatan bisnis organisasi sehari-hari.


17


Untuk menentukan bentuk atau format alih media yang akan digunakan,

banyak hal yang perlu dipertimbangkan terlebih dahulu. Harvey (1992: 168)

menjelaskan bahwa terdapat beberapa format yang tersedia untuk melakukan alih

media, yaitu fotokopi, mikrofilm, dan bentuk digital (optik dan magnetik).

Masing-masing format ini memilki kelemahan dan kelebihan yang patut untuk

dipertimbangkan sebelum menentukan teknik alih media yang akan digunakan

suatu organisasi.

Pada zaman saat ini, penggunaan teknik digitalisasi telah berkembang dan

menjadi salah satu alat yang mudah untuk digunakan semua orang, selain itu

bentuk digital juga mampu menampung jumlah dokumen dalam jumlah yang

banyak.

Menurut Dewi Chandra, terdapat 5 kelebihan yang diperoleh pada

dokumen dengan bentuk digital, yaitu:

1) Hemat tempat atau ringkas

2) Rasio pemanfaatan lebih maksimal, bisa dimanfaatkan oleh banyak

pemakai dalam waktu yang bersamaan/multiuser.

3) Memungkinkan keluasan akses. Akses bisa dilakukan kapan saja dan

dimana saja.

4) Kepuasan lebih maksimal.

5) Efisiensi dan efektifitas kerja secara teknis.

2.2. Rekam Medis

2.2.1. Pengertian Rekam Medis

Menurut PERMENKES No: 269/MENKES/PER/III/2008 pengertian

rekam medis adalah sebagai berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang

identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta

tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Catatan adalah

tulisan yang dibuat oleh dokter dan dokter gigi tentang segala tindakan yang

dilakukan kepada pasien dalam rangka pemberian pelayanan kesehatan. Dokumen

adalah catatan dokter, dokter gigi, dan/atau tenaga kesehatan tertentu, laporan

hasil pemeriksaan penunjang, catatan observasi dan pengobatan harian dan semua


18


rekaman, baik berupa foto radiologi, gambar pencitraan (imaging), dan rekaman

eletro diagnostik.

Menurut Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah

Sakit di Indonesia (2006: 11) rekam medis diartikan sebagai keterangan baik yang

tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnese, pemeriksaan fisik,

laboratorium, diagnosa serta segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan

kepada pasien, dan pengobatan bai yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang

mendapatkan pelayanan gawat darurat.

M. Jusuf Hanafiah dan Amri Amir (1999: 59) mendefinisikan rekam

medis sebagai kumpulan keterangan tentang identitas, hasil anamnesis,

pemeriksaan, dan catatan segala kegiatan para pelayan kesehatan atas pasien dari

waktu ke waktu. Catatan ini dapat berupa tulisan maupun gambar, dan belakangan

ini berupa rekaman elekronik seperti komputer, mikrofilm, dan rekaman suara.

McKinley Health Center menjelaskan pengertian rekam medis sebagai

suatu dokumentasi yang disusun secara sistematis mengenai sejarah kesehatan

pasien dan perawatan yang telah dilakukan. Entri pada rekam medis dibuat oleh

dokter, perawat, dan anggota tim kesehatan lainnya.

2.2.2. Jenis dan Isi Rekam Medis

Rekam medis terbagi menjadi dua jenis, yaitu rekam medis elektronik dan

rekam medis konvensional (paper based). Penyelenggaraan rekam medis yang

berdasarkan sistem eletronik diatur berdasarkan ketentuan masing-masing

lembaga yang menyelenggarakannya.

Berdasarkan PERMENKES No: 269/MENKES/PER/III/2008 pasal 3, isi

rekam medis sekurangnya-kurangnya memuat:

1. Isi rekam medis untuk pasien rawat jalan sekurang-kurangnya memuat:

a. Identitas pasien,

b. Tanggal dan waktu,

c. Anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat

penyakit,

d. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis,

e. Diagnosis,


19


f. Rencana penatalaksanaan,

g. Pengobatan dan/atau tindakan,

h. Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien,

i. Untuk kasus gigi dan dilengkapi dengan odontogram klinik dan,

j. Persetujuan tindakan bila perlu.

2. Isi rekam medis untuk pasien rawat inap sekurang-kurangnya memuat:


b. Tanggal dan waktu,

c. Anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat

penyakit,

d. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis,

e. Diagnosis,

f. Rencana penatalaksanaan,

g. Pengobatan dan/atau tindakan,

h. Persetujuan tindakan bila perlu,

i. Catatan observasi klinis dan hasil pengobatan,

j. Ringkasan pulang (discharge summary),

k. Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi, atau tenaga kesehatan

tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan,

l. Pelayanan lain yang telah diberikan oleh tenaga kesehatan tertentu,

m. Untuk kasus gigi dan dilengkapi dengan odontogram klinik

3. Isi rekam medis untuk pasien gawat darurat sekurang-kurangnya memuat:


b. Kondisi saat pasien tiba di sarana pelayanan kesehatan,

c. Identitas pengantar pasien,

d. Tanggal dan waktu,

e. Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan

riwayat penyakit,

f. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis,

g. Diagnosis,


20


h. Pengobatan dan/atau tindakan,

i. Ringkasan kondisi pasien sebelum meninggalkan pelayanan unit

gawat darurat dan rencana tindak lanjut,

j. Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi, atau tenaga kesehatan

tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan,

k. Sarana transportasi yang digunakan bagi pasien yang akan

dipindahkan ke sarana pelayanan kesehatan lain dan,

l. Pelayanan lain yang telah diberikan oleh tenaga kesehatan tertentu.

2.2.3. Manfaat Rekam Medis

Secara garis besar manfaat rekam medis adalah sebagai berikut:

1. Sebagai indikator penentuan pengobatan pasien.

2. Sebagai acuan atau referensi untuk keperluan penelitian dan pendidikan

dimasa yang akan datang.

3. Sebagai indikator dasar perhitungan biaya pengobatan dan pelayanan

kesehatan yang telah diberikan kepada pasien.

4. Sebagai bahan pertimbangan untuk melakukan peningkatan kualitas

pelayanan dimasa yang akan datang.

5. Sebagai bukti penting dalam melakukan proses penegakan hukum,

penegakan disiplin, dan penegakan etika kedokteran dan kedokteran gigi.

6. Sebagai acuan statistik kesehatan guna mengetahui dan mempelajari

perkembangan kesehatan dan menetukan jumlah penderita pada penyakit

tertentu.

2.2.4. Tata Cara Penyelenggaraan Rekam Medis

Pada PERMENKES No: 269/MENKES/PER/III/2008 pasal 5 menegaskan

bahwa dokter dan dokter gigi wajib membuat dan melengkapi rekam medis

setelah pasien tersebut menerima pelayanan medis. Pembuatan rekam medis

dilaksanakan melalui pencatatan dan pendokumentasian hasil pemeriksaan,

pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.

Setiap catatan dalam rekam medis harus dibubuhi nama, waktu, dan tanda tangan


21


dokter, dokter gigi, atau tenaga kesehatan tertentu yang memberikan pelayanan

atau tindakan.

Dalam hal terjadi kesalahan saat melakukan pencatatan pada rekam medis,

catatan dan berkas tidak boleh dihilangkan atau dihapus dengan cara apapun.

Pembetulan catatan atas kesalahan dalam rekam medis hanya dapat dilakukan

dengan pencoretan dan kemudian dibubuhi paraf petugas yang bersangkutan.

2.2.5. Kepemilikan Rekam Medis

Berdasarkan PERMENKES No: 269/MENKES/PER/III/2008 pasal 12

menyatakan bahwa berkas rekam medis merupakan milik sarana pelayanan

kesehatan dan isi rekam medis merupakan milik pasien. Isi rekam medis tersebut

berupa sebuah ringkasan rekam medis milik pasien yang dapat diberikan, dicatat,

atau digandakan oleh pasien atau orang yang telah diberikan kuasa atau

persetujuan tertulis dari pasien atau keluarga pasien. Rumah sakit harus berusaha

agar rekam medis seorang pasien tidak jatuh kepada pihak yang tidak berwenang.

2.2.6. Kerahasiaan Rekam Medis

Rekam medis merupakan salah satu jenis dokumen yang sifatnya rahasia.

Dikatakan rahasia karena yang mengetahuinya hanyalah pasien dan dokter yang

bersangkutan; dokter yang memeriksa dirinya. Hal ini disebabkan oleh rasa saling

menghormati dan saling mempercayai antara dokter dan pasien. Si pasien

menceritakan segala keluhan yang dialaminya dan juga segala riwayat

kesehatannya kepada dokter supaya ia bisa diobati. Untuk beberapa masalah,

pasien tidak ingin memberitahukan keluarganya mengenai sakit yang dideritanya,

dan dokter yang menanganinya harus menghargai keputusan si pasien.

Menurut Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah

Sakit di Indonesia (2006: 108-109) terdapat dua kategori informasi yang terdapat

pada rekam medis, yaitu:

1. Informasi yang mengandung nilai kerahasiaan.

Yaitu laporan atau catatan yang terdapat dalam berkas rekam medis

sebagai hasil pemeriksaan, pengobatan, observasi atau wawancara dengan


22


pasien. Informasi ini tidak boleh disebar luaskan kepada pihak-pihak yang

tidak berwenang karena menyangkut informasi pribadi individu si pasien.

2. Informasi yang tidak mengandung nilai kerahasiaan.

Jenis informasi yang dimaksud adalah perihal identitas (nama, alamat, dan

lain-lain) serta informasi yang tidak mengandung nilai medis.

Pemberian data-data yang ada pada rekam medis harus mengikuti prosedur

yang berlaku, hal ini bertujuan untuk mencegah penyebarluasan rekam medis

kepada pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab dan tidak memiliki wewenang

untuk mendapatkan informasi yang terkandung didalam rekam medis tersebut.

Berdasarkan PERMENKES No: 269/MENKES/PER/III/2008 pasal 10 ayat 2,

dokter ataupun pihak rumah sakit dapat memberikan informasi mengenai rekam

medis seseorang dengan alasan sebagai berikut:

a. Untuk kepentingan kesehatan pasien,

b. Memenuhi permintaan aparatur penegak hukum dalam rangka

penegakan hukum atas perintah pengadilan,

c. Permintaan dan/atau persetujuan pasien sendiri,

d. Permintaan institusi/lembaga berdasarkan ketentuan perundang-

undangan, dan,

e. Untuk kepentingan penelitian, pendidikan dan audit medis,

sepanjang tidak menyebutkan identitas pasien.

Yang dapat menjelaskan mengenai isi rekam medis tersebut adalah dokter

yang telah memberikan pengobatan kepada pasien atas seizin pasien (izin tertulis)

atau berdasarkan peraturan perundang-undangan. Sedangkan pimpinan rumah

sakit atau sarana pelayanan kesehatan lainnya juga dapat menjelaskan isi rekam

medis secara tertulis ataupun lisan kepada yang meminta informasi tersebut tanpa

seizin pasien berdasarkan ketentuan yang berlaku ataupun dalam situasi tertentu

yang mengharuskannya.

2.2.7. Penyimpanan dan Pemusnahan Rekam Medis

Untuk menghemat pemakaian ruang penyimpanan, maka dibuatlah suatu

ketentuan untuk menyimpan rekam medis. Berdasarkan PERMENKES No:

269/MENKES/PER/III/2008 dijelaskan bahwa untuk rekam medis pasien rawat


23


inap disimpan sekurang-kurangnnya 5 (lima) tahun terhitung dari tanggal terakhir

pasien berobat atau dipulangkan, setelah melewati batas waktu, maka rekam

medis dapat dimusnahkan kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan

medis (informed consent). Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medis

(informed consent) disimpan untuk jangka waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari

tanggal dibuatnya ringkasan tersebut.

Sedangkan untuk rekam medis yang terdapat pada pelayanan kesehatan

non rumah sakit, rekam medisnya wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk

jangka waktu 2 (dua) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat dan

setelah melampaui batas waktu maka rekam medis tersebut dapat dimusnahkan.

M. Jusuf Hanafiah dan Amri Amir (1999: 64-65) menyimpulkan

pernyataan American Medical Association dan American Hospital Association

bahwa:

a. Berkas rekam medis yang masih dalam perkara hukum disimpan

selama 10 (sepuluh) tahun setelah perkara terakhir selesai.

b. Dalam keadaan biasa, menyimpan berkas rekam medis 5 (lima)

tahun setelah kunjungan pasien terakhir, sesudahnya berkas rekam

medis boleh dimusnahkan kecuali dihalangi oleh peraturan yang

ada sebelumnya.

Sedangkan Departemen Kesehatan Inggris merekomendasikan minimum

masa retensi rekam medis adalah sebagai berikut:

a. Rekam medis obstetri disimpan selama 25 (dua puluh lima) tahun.

b. Rekam medis untuk anak-anak dan usia muda disimpan sampai

mereka berulang tahun yang ke 25 (dua puluh lima) atau 8

(delapan) tahun sesudah kunjungan terakhir mereka.

c. Rekam medis bagi pasien penyakit mental (ganggungan kejiwaan)

disimpan selama 20 (dua puluh) tahun sesudah dokter yang

merawat menyatakan bahwa pasien tersebut sudah sembuh.

d. Rekam medis lainnya disimpan selama 8 (delapan) tahun dan

ringkasan akhir dibuat.

Rekam medis yang sudah tidak aktif, dapat dimusnahkan ataupun dialih

mediakan kedalam bentuk elektronik – mikrofilm, digitalisasi, dan lain-lain. Akan


24


tetapi karena proses alih media ini membutuhkan biaya yang jumlahnya cukup

besar maka hal ini dilakukan berdasarkan keputusan dari pihak manajemen rumah

sakit masing-masing. Sebelum rekam medis dimusnahkan, M. Jusuf Hanafiah dan

Amri Amir (1999: 65) mengatakan bahwa rekam medis tersebut harus terlebih

dahulu:

1. Diambil informasi-informasi utama.

2. Menyimpan berkas anak-anak hingga batas usia tertentu sesuai dengan

ketentuan yang berlaku.

3. Menyimpan berkas rekam medis dengan kelainan jiwa sesuai dengan

ketentuan yang berlaku.

2.3. Arsip (Rekod) Vital

Menurut Undang-undang nomor 43 tahun 2009 mengenai kearsipan, arsip

vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi

kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak

tergantikan apabila rusak atau hilang. Undang-undang tersebut juga menjelaskan

bahwa lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN

dan/atau BUMD wajib membuat program arsip vital. Program arsip vital ini

dilaksanakan melalui kegiatan identifikasi, perlindungan dan pengamanan, serta

penyelamatan dan pemulihan.

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa penggunaan kata rekod

pada penelitian ini dimaksudkan juga dengan penggunaan kata arsip. Mengingat

penggunaan literature yang digunakan penulis menggunakan kata rekod.

Menurut Ira Penn (1994: 130), rekod vital adalah those records essential

to the continued functioning of an organization during and after an emergency

and those records which protect the rights and interest of the organization,

employees, stockholders, customers, and the public – rekod vital adalah rekod

yang memiliki kepentingan terhadap fungsi sebuah organisasi selama dan setelah

terjadinya keadaan darurat dan rekod tersebut juga menjadi pelindung yang bisa

melindungi organisasi, karyawannya, para pemegang saham, pelanggan, dan

masyarakat umum.


25


Ira Penn (1994: 131) menjelaskan bahwa program rencana perlindungan

rekod vital harus mencakup:

1. Rekod yang dibutuhkan dan bisa digunakan pada saat terjadi

bencana.

2. Rekod yang dibutuhkan untuk mereka ulang atau merekonstruksi

pemerintah setelah selesai terjadinya bencana.

3. Rekod yang dibutuhkan untuk melindungi hak individu

masyarakat.

Program perlindungan rekod vital perlu dilakukan dengan seksama dan

cermat mengingat rekod vital tersebut memiliki nilai penting bagi suatu

organisasi. Pihak manajemen organisasi juga bertanggung jawab dalam

melindungi rekod. Program perlindungan rekod vital tersebut juga harus bisa

mengidentifikasi hal-hal yang mampu memberikan potensi bahaya atau kerusakan

terhadap rekod dan juga organisasi.

Pengkajian Resiko Terjadinya Bahaya

Untuk melakukan pengkajian resiko bahaya/bencana, perlu diadakan suatu

peninjauan (survey) untuk mengetahui masalah-masalah yang memiliki ancaman

atau potensi terjadinya sebuah bahaya yang berada di suatu lingkungan, sehingga

hasil survey ini nantinya dapat digunakan untuk merencanakan langkah

pencegahan yang tepat. Rhys-Lewis (2000: 15) menjelaskan bahwa sebuah survey

harus dapat mengidentifikasi hal-hal berikut:

Menilai kondisi terkini dari koleksi

Menilai keadaan tempat penyimpanan, baik lingkungannya maupun

tempat penyimpanannya.

Mengumpulkan informasi mengenai kebutuhan preservasi dari koleksi.

Mengumpulkan data minimal yang diperlukan untuk mengisi kekosongan

yang ada.

Meminta pendapat atau berkonsultasi dengan orang-orang yang memiliki

keahlian tertentu untuk menelaah potensi-potensi yang ada.

Memperhitungkan biaya yang diperlukan


26


Ross Harvey (1992: 53) membagi dua jenis survey ini, yang terdiri dari:

1. Survey lingkungan

Survey ini menjelaskan mengenai segala aspek mengenai lingkungan

secara fisik, baik itu berupa kondisi lingkungan dan gedungnya, sebagai

dasar pertimbangan demi melindungi koleksi karena kondisi lingkungan

turut memberikan sejumlah efek samping untuk kelangsugan hidup

koleksi. Tujuannya adalah mengevaluasi kecocokan antara bangunan

dengan tempat penyimpanan koleksi. Untuk mengetahuinya maka

dibuatlah sejumlah pertanyaan:

a. Karakteristik bentuk bangunan,

b. Lingkungan disekitar bangunan,

c. Keamanan bangunan, dan,

d. Ruangan kerja dan stackroom.

2. Survey kondisi

Survey kondisi memberikan informasi mengenai kondisi fisik koleksi

sehingga dapat dilakukannya tindakan pencegahan (preservasi) sesuai

dengan kondisi yang ada dilingkungan dengan tepat. Tujuan dari survey ini

adalah mengevaluasi segala bentuk kerusakan-kerusakan yang ada pada

suatu koleksi dan mengetahui penyebab kerusakan tersebut. Untuk

mengetahuinya maka pertanyaannya dibagi menjadi:

a. Preliminary information

b. Bentuk asli dan kondisi perlindungan buku (asli),

c. Bentuk dan kondisi isi suatu koleksi.



BAB III

METODE PENELITIAN

3.1. Pendekatan Penelitian

Penelitian yang akan dilakukan kali ini merupakan jenis penelitian studi

kasus dengan menggunakan pendekatan kualitatif yang bertujuan untuk

memahami secara mendalam fenomena utama yang akan dibahas dalam suatu

penelitian.

3.2. Subjek dan Objek Penelitian

Subjek dalam penelitian ini adalah sejumlah pihak-pihak terkait yang

berada didalam unit rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah Tarakan. Objek

penelitian ini adalah indicator-indikator yang menjadi faktor pemicu terjadinya

bencana, tindakan pencegahan minimal yang telah dilakukan, serta rencana

perencanaan dan penanggulangan bencana terhadap rekam medis yang ada

didalam unit rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah Tarakan

3.3. Informan

Peneliti memilih 7 (tujuh) orang informan untuk menjadi sumber

informasi pada penelitian ini. Nama dari ketujuh orang tersebut akan disamarkan

dan menggunakan nama samaran. Hal ini disebabkan adanya permintaan dari

pihak informan untuk menyamarkan identitas mereka. Berikut adalah profil

ketujuh informan tersebut.

No. Nama Informan Jabatan Jenis Kelamin

1 Izzie Kepala URM Perempuan

2 Bella Staff URM Perempuan

3 Christina Staff URM Perempuan

4 Emmy Staff MIK Perempuan

5 Ryan Staff URM Laki-laki

6 Alex Staff URM Laki-laki

7 Peter Staff URM Laki-laki

Tabel 3.1. Profil Informan


28


3.4. Tahapan Penelitian

3.4.1. Tahap Pengumpulan Data Penelitian

Dalam melakukan pengumpulan data penelitian, peneliti melakukan studi

pustaka, survey lapangan, observasi, dan juga wawancara. Peneliti melakukan

studi pustaka mengenai tema penelitian ini, dengan mencari literatur yang

berhubungan berupa buku teks, buku referensi, undang-undang, bahan kuliah

terdahulu, serta sumber dari internet, baik jurnal maupun artikel.

Wawancara yang digunakan peneliti dalam melakukan penelitian adalah

wawancara semi-terstruktur. Metode wawancara semi-terstruktur dengan

menggunakan daftar pertanyaan mencakup beberapa pertanyaan spesifik dan

beberapa pertanyaan bebas (Sulistyo Basuki, 2006: 172). Wawancara dilakukan

dengan sejumlah informan yang berada didalam unit rekam medis Rumah Sakit

Umum Daerah Tarakan.

Dalam wawancara ini, peneliti dapat melakukan wawancara secara tatap

muka dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang bersifat tidak terstruktur

dan terbuka yang sengaja dirancang untu memunculkan pandangan dan opini dari

para partisipan/informan (Creswell: 267).

Observasi kualitatif merupakan observasi yang di dalamnya peneliti

langsung turun ke lapangan untuk mengamati perilaku dan aktivitas individu-

individu di lokasi penelitian. Peneliti juga dapat terlibat dalam peran-peran yang

beragam, mulai dari non partisipan hingga partisipan utuh (Creswell: 267).

Keuntungan dari proses observasi adalah peneliti dapat melihar berbagai hal-hal

yang tidak biasa, ganjil, dan aneh selama proses observasi.

Peneliti melakukan observasi dengan menggunakan pedoman Hazard

Survey dan Building Safety Checklist yang berada pada Module 1: Disaster

Preparedness and Prevention dimana modul ini merupakan bagian dari Generic

Disaster Plan Workbook yang dikeluarkan oleh CalPreservation, sebuah lembaga

program preservasi yang berada di California, Amerika Serikat. Kemudian

peneliti juga menggunakan pedoman observasi yang dikeluarkan oleh Texas State

Library and Archives Commission.


29


3.4.2. Tahap Analisis dan Interpretasi Data Penelitian

Analisis data merupakan proses yang terus menerus berkelanjutan selama

penelitian. Analisis ini melibatkan analisis informan partisipan dan peneliti

biasanya menerapkan langkah-langkah analisis umum dan strategi-strategi khusus

di dalamnya. (Creswell, 2009: 301).

Pada proses analisis data, peneliti menyaring data-data yang diperoleh

melalui transkrip wawancara, hasil observasi lapangan, dan memilih materi yang

sesuai dengan tema penelitian dan melakukan analisis data.

Setelah melakukan analis data, peneliti melakukan interpretasi data.

Creswell (2009: 284) menyatakan bahwa interpretasi juga bisa berupa makna

yang berasal dari literatur atau teori. Peneliti menegaskan apakah hasil

penelitiannya membenarkan atau justru menyangkal informasi sebelumnya.

Pada tahap ini, peneliti melakukan interpretasi data dengan melakukan

pencocokan antara teori atau literatur yang digunakan peneliti dengan hasil

penelitian yang telah dilakukan dilapangan.

3.4.3. Tahap Penyajian Data Penelitian dan Penarikan Kesimpulan

Penyajian data adalah sekumpulan informasi yang tersusun yang

memberikan kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambil tindakan.

Melalui data yang disajikan kita melihat dan akan dapat memahami apa yang

sedang terjadi dan apa yang harus dilakukan berdasarkan pemahaman yang

didapat dari penyajian-penyajian tersebut.

Pada tahap penarikan kesimpulan, pada awalnya akan muncul kesimpulan-

kesimpulan yang belum jelas, namun pada akhirnya akan menjadi lebih terperinci.

Upaya penarikan kesimpulan dilakukan oleh peneliti secara terus menerus selama

berada dilapangan. Kesimpulan-kesimpulan tersebut kemudian diverifikasi selama

penelitian berlangsung dan makna-makna yang muncul dari data harus diuji

kebenarannya, kekukuhannya, dan kecocokannya yang merupakan validitasnya.



BAB IV

PEMBAHASAN

4.1. Profil Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Tarakan

4.1.1. Sejarah RSUD Tarakan

Pada tahun 1953, RSUD Tarakan hanya berbentuk Balai Pengobatan yang

berlokasi dijalan Kyai Caringin, Jakarta Pusat adalah untuk memenuhi kebutuhan

pelayanan kesehatan masyarakat sekitar. Kemudian pada tahun 1956, balai

pengobatan ini beralih menjadi Puskesmas Kecamatan Gambir dan Suku Dinas

Kesehatan Jakarta Pusat dengan luas gedung mencapai 2.570m2.

Di tahun 1987, puskesmas tersebut beralih menjadi rumah sakit kelas C

berdasarkan SK. MENKES 15/1989, sebuah gedung yang berlantai empat dan

dilengkapi dengan 30 (tiga puluh) buah tempat tidur.

Pada tahun 1997, rumah sakit ini berganti menjadi rumah sakit kelas B

Non Pendidikan berdasarkan SK MENKES No. 1224/MENKES/SK/1997

sekaligus menjadi rumah sakit SWADANA berdasarkan PERDA DKI No.

10/1997 yang dilengkapi dengan 153 tempat tidur.

Tahun 2003, mulai dilakukan pembangunan gedung baru yang berlokasi di

Jalan Siantar, bersebelahan dengan Jalan Kyai Caringin. Gedung baru (DP II) ini

mulai beroperasional pada bulan Juni 2008. Gedung ini terdiri dari 6 lantai dan

berkapasitas 142 tempat tidur. Sedangkan di tahun 2004, gedung lama

mendapatkan renovasi total dan selesai pada akhir tahun 2005. Maret 2006

gedung lama (DP I) sudah bisa beroperasi.

Sehingga pada tahun 2006, RSUD Tarakan mempunyai 2 gedung, yaitu

gedung DP I dan DP II dengan kapasitas tempat tidur sebanyak 352 tempat tidur.

Pada tahun ini juga, RSUD Tarakan telah beralih status menjadi BLUD secara

penuh dengan sertifikasi ISO 9001: 2008 dan akreditasi 5 pelayanan.

4.1.2. Keadaan Geografis Sekitar RSUD Tarakan

RSUD Tarakan merupakan salah satu rumah sakit yang dimiliki oleh

Pemerintah Daerah DKI Jakarta yang terletak di lingkungan bisnis atau

perkantoran dan satu-satunya rumah sakit daerah yang berdekatan dengan Istana


31


Negara dan Kantor Pemda DKI Jakarta. Batas-batas wilayah administrasi RSUD

Tarakan adalah:

Batas Utara : Jln. Kyai Caringin, halte busway RS. Tarakan.

Batas Selatan : Jln. Lematang, Jln. Siantar, serta komplek ruko dan

perkantoran.

Batas Timur : Kali Cideng, Jln. Cideng Barat, Jln. Cideng Timur,

komplek ruko dan perkantoran

Batas Barat : Jln. Musi, Jln. Biak, dan komplek perumahan.

Gambar 4.1. Peta lingkungan daerah sekitar RSUD Tarakan Jakarta – Google Maps.

4.2. Unit Rekam Medis RSUD Tarakan Jakarta

Unit rekam medis (URM) atau sering disebut Medical Record (MR)

RSUD Tarakan terletak di basement gedung DP I RSUD Tarakan. Didalam

basement ini juga terdapat 7 unit lainnya, yaitu Rumah Tangga, Gudang Rumah

Tangga, Gudang Farmasi, P2BJU, Gizi, Laundry, dan Sanitasi. URM ini terletak

di bagian belakang bangunan (paling pojok). Disebelah kanan URM ini terdapat

lift barang dan disebelah kirinya terdapat musola. Di dekat musala terdapat

hydrant dan didepan URM ini terdapat tangga untuk jalur evakuasi.

URM ini terdiri dari empat ruangan, yaitu dua ruangan yang digunakan

sebagai kantor, satu ruangan digunakan sebagai ruang filing, dan ruangan terakhir

yang paling besar merupakan ruangan logistik. Ruang filing adalah tempat


32


penyimpanan rekam medis rawat inap dan rawat jalan yang masih aktif,

sedangkan ruang logistik adalah tempat penyimpanan rekam medis rawat inap

aktif dan inaktif.

Gambar 4.2. Floor plan unit rekam medis RSUD Tarakan Jakarta

Visi Rekam Medis RSUD Tarakan adalah memberikan pelayanan

informasi yang cepat, tepat, dan akurat.

Misi Rekam Medis RSUD Tarakan adalah meningkatkan kualitas hidup

manusia dengan cara memberikan pelayanan informasi yang cepat, tepat,

dan akurat.

4.3. Analisis Data

4.3.1. Penciptaan Rekam Medis

Suatu lembaga pasti memiliki rekod sebagai hasil dari kegiatan yang telah

dilakukan didalam lembaga/organisasi dalam menjalankan fungsinya. Menurut

ISO 15489 (2001) rekod adalah segala macam bentuk informasi yang diciptakan,

diterima, dan dipelihara sebagai bukti dan infomasi bagi suatu organisasi atau

personal, dengan tujuan kepentingan hukum atau transaksasi bisnis. Rekod ini

dapat berupa berbagai macam bentuk, seperti kertas, mikrofilm, data elektronik,

dan lainnya. Kennedy (1998: 5) menjelaskan bahwa aspek penting rekod mengacu

pada alasan mengapa rekod tersebut diciptakan dan disimpan. Rekod diciptakan

untuk mendukung kegiatan bisnis dan disimpan sebagai bukti dari kegiatan bisnis

tersebut.


33


Rumah sakit sebagai suatu lembaga yang menyediakan layanan kesehatan

juga memiliki rekod sebagai hasil kegiatan. Rekod tersebut adalah rekam medis.

Menurut PERMENKES No: 269/MENKES/PER/III/2008 yang dimaksud rekam

medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien,

hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan

lain yang telah diberikan kepada pasien.

Rekam medis yang dimiliki oleh RSUD Tarakan dibagi menjadi tiga jenis,

yaitu: rekam medis untuk bayi yang baru lahir, rekam medis pasien rawat jalan,

dan rekam medis untuk pasien rawat inap. Rekam medis untuk pasien rawat jalan

berupa lembaran kartu, untuk bayi yang baru lahir, rekam medisnya berupa

sejumlah kertas atau formulir, sedangkan untuk pasien rawat inap rekam medis

dimasukkan kedalam map untuk memudahkan cara pembayaran yang digunakan.

Terdapat 3 jenis map yang digunakan, yaitu:

1. Warna Kuning – untuk pasien yang memiliki kartu Gakin dan SKTM.

2. Warna Hijau – untuk pasien umum, ASKES, JAMSOSTEK, dan

lainnya.

3. Warna Orange – untuk bayi yang baru lahir.

Alex:

“Sebenernya map tuh fungsinya buat mempermudah di kasir aja, jadi

kasir nanti kan tau tuh cara bayaran pasiennya kaya gimana, soalnya uda

keliatan dari warna mapnya.“

Ryan:

“Yang ini bayi yang baru lahir nih, beda dia. Kalo yang kuning gini

sebetulnya buat membedakan. Dia kan buat pemerintah ya, kaya SKTM,

ada GAKIN, kaya gitu, jadi buat dibedain. Kalo yang ijo gitu umum.“

Berdasarkan paparan informan diatas, dapat disimpulkan bahwa rekam

medis yang dimiliki oleh URM RSUD Tarakan dibagi menjadi 3 jenis kelompok,

rekam medis pasien rawat inap, rawat jalan, dan bayi yang baru lahir. Ketiga jenis

rekam medis ini dikelompokkan berdasarkan jenisnya masing-masing.

Pengelompokkan rekam medis ini juga memudahkan bagian pebayaran/kasir

untuk mempercepat mereka melayani pasien yang ingin membayar karena disetiap

jenis rekam medis memiliki map/tanda masing-masing.


34


4.3.2. Penggunaan Rekam Medis

Sistem Penyimpanan dan Klasifikasi

Rekam medis memiliki 2 sistem penyimpanan yang umum untuk

digunakan, yaitu sistem penyimpanan sentralisasi dan desentralisasi. Pedoman

Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia (2006:

80) menjelaskan pengertian sistem penyimpanan sentralisasi, yaitu penyimpanan

rekam medis seorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan-catatan kunjungan

poliklinik maupun catatan-catatan selama seorang pasien dirawat.

Sistem penyimpanan yang digunakan di unit rekam medis RSUD Tarakan

ini menggunakan sistem penyimpanan sentralisasi. Pada sistem ini, seluruh rekam

medis pasien rawat inap, rawat jalan, dan bayi berada pada satu pengelolaan.

Penggunaan sistem ini mengakibatkan seluruh karyawan menjadi sangat sibuk.

Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di

Indonesia (2006: 82) menyebutkan bahwa penggunaan sistem sentralisasi lebih

baik dibandingkan sistem desentralisasi karena merupakan sistem yang tepat

mengingat pelayanan akan lebih mudah diberikan kepada pasien, tetapi

pelaksanaannya tergantung pada situasi dan konsisi masing-masing rumah sakit.

Hal-hal yang mempengaruhi tersebut antara lain: terbatasnya tenaga terampil;

terutama yang menangani pengelolaan rekam medis, dan kemampuan dana rumah

sakit terutama rumah sakit pemerintah daerah.

Izzie: “Kita disini tuh kurang orang, jumlah orang yang ada ga sebanding sama

jumlah tugas yang kita pegang.“

Menurut informan, pelaksanaan tugas dilapangan tidak sebanding dengan

jumlah karyawan yang ada, sehingga unit rekam medis ini selalu sibuk untuk

memenuhi permintaan berkas rekam medis para pasien.

15489 (2001: 2),klasifikasi adalah suatu proses identifikasi yang sistematis

dan pengaturan/penyusunan aktifitas bisnis dan/atau rekod kedalam kategori

berdasarkan susunan terstruktur yang logis, metode, dan prosedur yang

ditampilkan dalam sistem klasifikasi. Secara umum, sistem klasifikasi terdiri dari

tiga jenis, yaitu susunan secara alfabetis, numerikal, dan subjek.


35


Susunan klasifikasi berdasarkan angka adalah susunan klasifikasi yang

mengurutkan rekod berdasarkan nomor urut rekod. Susunan ini biasa digunakan

untuk organisasi/lembaga yang memiliki jumlah rekod yang besar. Read-Smith

(2008: 276) menyatakan bahwa angka digunakan untuk menyimpan rekod yang

telah diberikan pada masing-masing rekod untuk dapat mengidentifikasi lokasi

penyimpanannya. Angka tersebut mungkin saja sudah tertera/tercetak pada setiap

rekod atau baru akan diberikan angka berdasarkan jenis penyusunan numeric

filing.

Salah satu jenis klasifikasi untuk rekam medis yang sering digunakan

adalah terminal digit filing, yaitu suatu sistem klasifikasi yang menggunakan dua

digit angka terakhir sebagai lokasi penyimpanan. Jenis klasifikasi ini digunakan

bagi suatu organisasi yang memiliki jumlah rekod lebih dari 10.000 dokumen.

Read-Smith (2008: 290) menyatakan bahwa penggunaan sistem terminal digit

filing ini akan sangat efektif untuk jumlah rekod yang telah mencapai ribuan, dan

angkanya terdiri (paling tidak) dari 5 digit angka atau lebih. Nomor-nomor pada

terminal digit ini terdiri dari sejumlah digit angka dan angka-angka tersebut

dipecah menjadi 3 kelompok angka yang masing-masing kelompok terdiri dari

dua digit angka (primer, sekunder, dan tersier). Menurut Kennedy (1998: 170)

keuntungan dari sistem ini adalah data-data baru yang dimasukan kedalam sistem

dapat disusun berurutan, sedangkan kelemahan dari sistem ini adalah secara

periodik, bank data ini perlu dipindahkan untuk menciptakan sebuah ruang yang

kosong bagi file baru.

Selain menggunakan sistem klasifikasi terminal digit filing, digunakan

juga sistem klasifikasi berdasarkan warna (color coding). Read-Smith (2008: 182)

menyatakan bahwa dengan menggunakan color coding akan meningkatkan

kecepatan dalam sistem temu kembali dan misfiling dapat dihindari. Kennedy

(1998: 184) menjelaskan bahwa color coding digunakan dalam dua cara, yaitu:

Digunakan untuk mewakili kata atau sekelompok kata atau angka.

Digunakan untuk mempermudah pengelompokkan.

Di RSUD Tarakan, nomor rekam medis terdiri dari 8 (delapan) digit

angka. Dua digit angka terakhir merupakan kode lokasi penyimpanan rekod

tersebut (primer), 4 (empat) digit angka yang berada di depan merupakan nomor

sekunder yang menyatakan kode sub-penyimpanan (folder), dan dua angka


36


terakhir yang berada ditengah merupakan nomor tersier, yang menyatakan nomor

urut rekam medis.

01004020 → 0100 – 40 – 20

20: Nomor Primer (menyatakan lokasi penyimpanan)

0100: Nomor Sekunder (menyatakan lokasi sub-penyimpanan)

40: Nomor Tersier (menyatakan nomor urut rekam medis/rekod)

Gambar 4.3. Contoh terminal digit filing

Selain menggunakan sistem terminal digit filing, digunakan juga

klasifikasi berdasarkan warna. Klasifikasi berdasarkan warna ini digunakan

supaya memudahkan petugas dalam mengelompokkan rekam medis, sehingga

dapat mengurangi kemungkinan misplacing.

Christina:

“Kalo ketentuan warna ini Kalo ketentuan warna ini ada sih diteorinya.

Warna 9 apa. Bukan dari UU sih yang nentuin, kalo dari UU sih ga sampe

warnanya tapi dari juknis (petunjuk teknis).”

“Kalo pake warna gini sih enak, jadi kalo ada yang nyelip kan warnanya

beda sendiri nih jadi bisa dikembaliin ke warna yang sebenernya.”

Pengklasifikasian nomor primer di RSUD Tarakan dibagi menjadi 10

(sepuluh) kelompok, yaitu mulai dari nomor 00 – 90 dan terdapat juga 10

(sepuluh) kode warna untuk setiap nomor primer tersebut. Masing-masing nomor

ini mendapatkan seorang penanggung jawab yang bertugas untuk bertanggung

jawab dalam pengelolaan rekam medis rawat jalan.

Sedangkan untuk rekam medis rawat inap, penggunaan color coding

berbeda dengan yang diterapkan pada rekam medis rawat jalan. Rekam medis

rawat inap memiliki 3 warna untuk setiap rekam medis.

Alex:

“Warna-warna ini diambil dari dua angka yang ini. Kalo kotak kecil ini

itu buat tahun. Tiap tahun warnanya beda-beda.“

Tiga warna tersebut terdiri dari representasi klasifikasi terminal digit filing

dan kode tahun. Kode untuk setiap tahunnya berubah-ubah. Keputusan

penggunaan warna ini ditentukan oleh bagian MIK.


37


Penggunaan sistem klasifikasi di URM RSUD Tarakan telah berjalan

dengan baik karena sistem klasifikasi untuk rekam medis memang sebaiknya

menggunakan sistem sistem terminal digit filing mengingat banyaknya jumlah

rekod yang dimiliki. Mereka menggunakan sistem terminal digit filing yang

dikombinasikan dengan color coding, hal ini dikarenakan rekod yang telah

mereka miliki atau ciptakan setiap harinya berjumlah besar dan juga dapat

mencegah terjadinya misfiling.

Sistem Temu Kembali Rekam Medis

Sebuah sistem manajemen rekod yang baik seharusnya memiliki sistem

temu kembali yang efektif dan efisien. ISO 15489-1 (2001: 10) menjelaskan

bahwa sebuah sistem harus memasukan dan menerapkan pengontrolan terhadap

akses untuk memastikan bahwa integritas rekod tidak dapat diperdebatkan. Suatu

pengelolaan rekod yang efektif adalah sistem yang dapat memastikan kembalinya

rekod tersebut dengan tepat dan aman. Read-Smith (2008: 214) menjelaskan

prosedur ini menjadi 3 bagian, yaitu requisition, charge-out, dan follow-up yang

dapat dilakukan baik secara manual ataupun automasi (elektronik). Dengan

mengikuti keseluruhan standar prosedur ini secara konsisten, maka akan

mengurangi jumlah rekod yang hilang atau misfiling.

Permintaan akan rekod dapat dilakukan melalui perorangan, telepon, fax,

email, atau alat komunikasi lainnya. Permintaan terhadap rekod ini sebaiknya

dilakukan secara tertulis dengan demikian, permintaan tersebut dapat menjadi

barang bukti dikemudian hari.

Charge out adalah sebuah prosedur yang mengontrol lokasi terkini dari

rekod yang pada saat itu sedang keluar (tidak berada di central file). Menurut

Read-Smith (2008: 287), pada saat rekod dikeluarkan dari tempat penyimpanan

numerik untuk suatu keperluan tertentu, maka dapat menggunakan OUT Indicator

yaitu suatu alat pengontrol, seperti kertas atau folder yang menunjukkan lokasi

rekod yang dipinjamkan. OUT Indicator ini mencatat siapa yang meminjam rekod

tersebut, tanggal peminjaman, dan informasi lainnya untuk memudahkan melacak

dan mengawasi rekod yang dipinjam tersebut agar tidak hilang. Apabila database

OUT Indicator ini dijaga dengan baik, maka dapat dilihat secara keseluruhan


38


rekod-rekod yang pernah dipinjam selama ini, dengan pengurutan berdasarkan

tanggal pinjam.

Read-Smith (2008: 219) menegaskan bahwa siapapun yang bertanggung

jawab untuk temu kembali dan mengeluarkan sebuah rekod dari tempat

penyimpanan, maka dia bertanggung jawab untuk memastikan bahwa rekod

tersebut kembali. Follow up adalah sebuah sistem yang memastikan bahwa benda

yang dibawa keluar dari tempat penyimpanannya, kembali tanpa ada kurang suatu

apapun.

Di RSUD Tarakan, pada saat pasien telah mendaftar, pegawai pendaftaran

mengirimkan pesan kepada bagian URM untuk diambilkan rekam medisnya dan

diantar sesuai poliklinik yang diminta pasien. Pesan tersebut berupa kertas struk

yang berisikan tanggal dikeluarkannya struk tersebut, nomor rekam medis pasien,

nama pasien, jenis rekam medis, poliklinik yang dituju, dan lainnya. Setelah

menerima pesan tersebut, pegawai URM segera mencari rekam medis pasien

tersebut, dan meletakkannya di suatu tempat, kemudian kertas struk tersebut

dijadikan satu dengan rekam medis pasien, dan didaftarkan di buku ekspedisi.

Setelah itu barulah rekam medis diantar menuju poliklinik masing-masing.

Selain dicatat di buku ekspedisi, catatan mengenai keluarnya rekam medis

dari URM juga dicatat didalam sistem komputer. Hal ini bertujuan untuk

menghindari adanya rekam medis yang belum tercatat disalah satu sisi. Buku

ekspedisi yaitu sebuah buku yang mencatat keluarnya rekam medis,tanggal

keluar, unit yang meminta rekam medis tersebut, siapa penanggung jawab yang

menyerahkannya, dan hal lainnya dicatat didalam buku tersebut.

Christina:

“Di buku ekspedisi ini, nih bukunya kaya gini. Ini kan dia pinjem keluar

nih, nanti kan pas daftar diatas langsung tuh print disini dianter keatas,

trus dianterin keatas, nah dibuku ini dicatet nih tanggal keluar masuknya

status, jadi ada buktinyalah kalo statusnya uda keluar dari sini.“

Izzie:

“Rekam medis yang keluar masuk nanti dicatet disini, ini juga

dikelompokin pertanggal sama per-unit, jadi nanti bisa dibikin

statistiknya.“

Setelah seluruh rekam medis yang telah keluar tersebut kembali masuk ke

URM diperiksa di laporan rekam medis yang keluar tadi. Apabila ditemukan


39


adanya rekam medis yang belum kembali, maka pihak URM menelpon bagian

yang meminta rekam medis tersebut dan menanyakan mengapa rekam medis

tersebut belum dikembalikan. Untuk beberapa hal, rekam medis tersebut belum

dikembalikan ke URM karena dokter yang menangani pasien masih

membutuhkan rekam medis tersebut sehingga rekam medis tersebut dikembalikan

ke-esokan harinya, atau karena rekam medis tersebut berpindah ke poliklinik lain

tanpa sepengetahuan URM.

Ryan:

“Kalo nanti ga balik kan ada tim penelusurannya, ditelusur tuh kemana

kok ga pulang. Ya pokoknya dicari terus kemana sampe dapet. Apa

dirawat atau dibawa sama dokter, harus ada jawaban yang jelas gitu, ada

penanggung jawabnya siapa yang belom balik gitu. Dikejar terus sampe

dapet.”

Izzie:

“Peraturan kita disini, pokoknya 2x24 jam rekam medis harus balik lagi

kesini.”

Tindakan yang telah dilakukan oleh URM RSUD Tarakan telah sesuai

dengan yang dikatakan oleh Read-Smith, yaitu terkait mengenai keseluruhan

sistem temu kembali rekam medis, dimulai dari permintaan rekam medis

(requisition), pencatatan rekam medis yang keluar (charge out) dengan

menggunakan alat pengontrol/pencatat yang berupa buku ekspedisi (OUT

Indicator), dan melacak rekam medis yang belum kembali ketempat penyimpanan

(follow up).

Sistem pengiriman rekam medis menggunakan dua cara, yaitu cara

manual, diantar sendiri menuju poliklinik atau unit yang membutuhkan, dan

menggunakan carrier atau pneumatic tube, yaitu sebuah alat yang terdiri dari

tabung-tabung dan mesin pengirim. Rekam medis yang akan dikirim dimasukkan

kedalam tabung kosong, kemudian tabung tersebut ditaruh pada mesin pengirim,

setelah itu masukkan kode tujuan atau unit penerima tabung tersebut, dan tabung

tersebut akan melakukan pengiriman. Proses pengiriman tabung ini, dari URM

menuju unit lainnya memakan waktu sekitar 2 – 10 menit. Semakin jauh lantai

yang dituju, semakin lama waktu yang dibutuhkan. Selain itu, jalur carrier ini

hanya tersedia satu jalur untuk seluruh rumah sakit, sehingga apabila terdapat dua


40


unit atau lebih yang ingin melakukan pengiriman rekam medis melalui carrier,

harus menunggu terlebih dahulu.

Alex:

“Enak sih ada tabung kaya gini, kalo mau nganter ke lantai atas jadi

gausah cape jalan lagi, cuman kan jalurnya cuman satu, jadi kalo mau

make ya gantian.“

Bella:

“Semakin lantai yang dituju makin keatas makin lama waktu buat

ngirimnya, sekitar 10 menitan gitu, itu juga kalo salurannya ga rebutan.”

Ryan:

“Kalo lagi ga penuh sih, yah biasanya sih sekitar 2-10 menit juga uda

nyampe.”

Akan tetapi, tidak semua rekam medis dapat dimasukkan kedalam

pneumatic tube tersebut. Yang dapat masuk kedalam rekam medis tersebut

hanyalah rekam medis yang tidak terlalu tebal, berjumlah sekitar satu atau empat

lembar saja. Untuk rekam medis yang jumlahnya banyak (rekam medis rawat inap

dan rawat jalan yang memiliki lembaran sambungan lebih banyak) proses

pengantarannya menggunakan proses manual,yaitu dikirim langsung menuju unit

masing-masing.

Alex:

“Sebenernya make tabung gini sih belom maksimal ya, soalnya ntar map

yang isinya tebel kan gabisa masuk, kalo dipaksain malah jadi ngerusak

kertas kan?“

Bella:

“Kalo yang dikirim banyak, nganterinnya manual aja, dikirim sendiri ke

poli masing-masing daripada kelamaan ngirimnya, ntar kalo lama yang

diatas marah-marah kesini”

Seringkali masalah pengiriman rekam medis mengalami miskomunikasi

antara pihak URM dengan unit penerima, seperti lamanya pengiriman rekam

medis, rekam medis yang hilang atau misplacing, dan lainnya. Sehingga deringan

telepon selalu masuk untuk meminta rekam medis pasien, bahkan terkadang para

suster langsung mendatangi URM untuk mendapatkan rekam medis pasiennya.

Hal ini disebabkan karena banyaknya permintaan rekam medis tidak sebanding

dengan jumlah karyawan yang berada di URM.


41


4.3.3. Pemeliharaan Rekam Medis

Pemeliharaan rekam medis perlu ditunjang dengan sistem keamanan dan

pemeliharaan gedung yang baik untuk mengantisipasi berbagai hal-hal yang tidak

diinginkan, seperti pencurian dokumen, kebocoran, kebakaran, dan lain-lain.

Untuk itu dibutuhkan suatu kebijakan tertulis yang dapat mengelola dan merawat

rekod tersebut sehingga masa hidup rekod tersebut dapat bertahan lebih lama. Di

URM RSUD Tarakan belum tersedia suatu kebijakan tertulis yang menangani

masalah ini. Tidak sedikit masalah yang timbul karena lalainya pengelolaan.

Kebijakan tertulis mutlak dibutuhkan disuatu organisasi sebagai pengingat akan

adanya landasan untuk melakukan suatu tindakan pencegahan dan pemeliharaan.

Akses Masuk dan Keamanan

Keamanan merupakan suatu hal terdepan untuk mengantisipasi berbagai

hal negatif yang dapat terjadi, seperti vandalism, pencurian, ataupun lainnya.

Sistem keamanan yang digunakan URM dalam melindungi rekam medisnya bisa

dikatakan sangatlah minim. Mereka menggunakan kunci biasa sebagai alat

pengaman untuk memasuki URM. Kamera CCTV dan alarm bahaya juga terdapat

disetiap ruangan. Pada malam hari, terdapat satpam untuk melakukan pengawasan

di basement.

Izzie:

“Sebenernya sih sistem keamanan yang kita punya sekarang belom

memadai ya, karena masih banyak juga orang-orang disini yang belum

memikirkan nilai guna rekam medis itu sendiri.“

Alex:

“Kayanya keamanan disini uda cukup lah ya, soalnya lokasi kita kan

sekaranng ada dibasement ya, jadi gada yang bisa masuk selain rekam

medis aja. Lagian disini kan juga uda ada CCTV jadi amanlah.“

Christina:

“Sebenernys sih kurang ya tapi karena ini pemerintah sih jadinya ya

begini ajalah.“

Menurut Forde (2007: 69) sistem keamanan merupakan suatu hal yang

penting dalam penyimpanan dan harus dilakukan dengan serius. Hal ini untuk

menghindarkan dokumen dari kehilangan bukti otentiknya. Tapi perlindungan

dengan hanya memasang alat-alat pengaman saja belumlah cukup. Suatu prosedur

keamanan yang baik dengan perlindungan semaksimal mungkin harus dimiliki.


42


Sayangnya, tidak semua pegawai memahami pentingnya sistem keamanan yang

dibutuhkan URM dalam melindungi rekam medisnya. Beberapa pegawai sudah

memahami pentingnya sistem keamanan yang dibutuhkan, sedangkan sebagaian

pegawai lainnya merasakan bahwa sistem keamanan yang ada sudah cukup untuk

melindungi rekam medis.

Secara tertulis, yang diperbolehkan masuk kedalam URM adalah pegawai

rekam medis saja. Pasien ataupun orang-orang selain pegawai rekam medis tidak

diperkenankan untuk masuk kedalam URM.

Izzie:

“Selain orang MR tidak boleh ada yang masuk, ada di SOP-nya.“

Ryan:

“Bener-bener ga boleh, kan rahasia.“

Namun pada kenyataannya, selama peneliti melakukan observasi,

beberapa orang asing pernah memasuki ruangan ini meskipun hanya sekedar

bertanya. Hal ini membuktikan bahwa akses masuk kedalam URM sangatlah

terbuka untuk siapa saja. Meskipun pegawai URM dalam kondisi tersibuk mereka,

mereka dapat mengetahui adanya orang asing yang datang dan bertanya apa yang

sedang mereka lakukan diruangan itu serta melayani permintaan mereka. Menurut

ISO 15489-2 (2001), akses menuju rekod sangat dibatasi (tidak semua orang

diperkenankan masuk) kecuali mereka memiliki kepentingan yang berhubungan

ataupun kepentingan hukum.

Kondisi Lingkungan

Menjaga kondisi lingkungan merupakan hal yang krusial demi

keberlangsungan masa hidup benda yang disimpan. Apabila kondisi lingkungan

tidak memadai, maka akan mempercepat kerusakan yang timbul pada koleksi.

Tujuan dari pengontrolan lingkungan ini adalah untuk koleksi berada dalam

kondisi yang sehat.

Suhu yang ada diruangan ini bisa dibilang cukup dingin, namun para

pegawai URM tidak mengeluhkan dinginnya suhu ruangan. Suhu AC yang

dipasang biasanya berkisar sekitar 16-20°C, namun meskipun ruangan sudah


43


diberikan pendingin udara, namun AC tersebut belum dapat mengontrol

kelembapan udara.

Christina:

“AC nya sih baru digedein kalo emang udah pada kedinginan aja, kalo

lagi pada kepanasan ya dikecilin, ya pokoknya sedinginnya aja deh.“

Hal dilapangan menyatakan bahwa suhu udara sudah sesuai dengan suhu

ruangan ideal yang sesuai untuk kertas berkisar antara 16-18°C dengan

kelembapan sekitar 45-60% (Forde, 2007: 84).

Ancaman yang dapat merusak rekod juga dapat berasal dari makluk hidup

kecil seperti binatang pengerat, serangga, hama, dan lainnya. Mereka dapat

berkembang biak ditempat-tempat yang hangat, gelap, lembab, dan kotor. Di

lapangan, memang ditemukan banyak sekali debu yang menempel, tapi peneliti

tidak menemukan adanya jejak serangga ataupun binatang lainnya, kecuali

nyamuk. Hal ini mungkin saja disebabkan oleh dinginnya suhu ruangan yang

tidak disukai oleh serangga dan binatang pengerat lainnya.

Ryan:

“Disini sih jarang ya nemu yang begituan, kalo sekalinya ada nanti

langsung panggil bagian sanitasi buat dibersihin.“

Christina:

“Kalo fumigasi sih kayanya belom pernah ya, paling fogging buat nyamuk

aja sih, soalnya nyamuknya banyak disini.“

Izzie:

“Sebenernya sih ada kebijakan tertulisnya, cuman balik lagi ke

personalnya. Jadinya sekarang berdasarkan permintaan aja.”

Berdasarkan jawaban dari informan dapat dikatakan bahwa pelaksanaan

fumigasi atau tindakan lain untuk menghilangkan atau mengusir serangga dan

binatang pengerat dilakukan berdasarkan permintaan dari pihak URM ke bagian

sanitasi. Harvey (1992: 75) menyatakan bahwa pengendalian hama dan pengerat

dengan mennggunakan bahan kimia seperti fumigasi dan penggunaan pestisida

dan fungisida hanya memberikan efek sementara untuk menghilangkan masalah.

Forde (2007: 216) menjelaskan bahwa penggunaan bahan kimia untuk mengusir

serangga dan pengerat dapat membahayakan kesehatan orang-orang dan benda

arsip lainnya. Lebih lanjut, Harvey (1992: 148) menyatakan bahwa fumigasi

merupakan metode pasif dalam menghilangkan biological agent. Penggunaan


44


fumigasi berbahan kimia membutuhkan saran dari seorang ahli untuk

mempertimbangkan resiko kesehatan baik untuk fumigator dan orang-orang yang

bekerja ditempat yang telah/akan dilakukan penyemprotan. Maka dari itu,

sebaiknya menggunakan cara-cara non-kimiawi untuk mengusir serangga dan

hama.

Meskipun pihak URM meyakini bahwa didalam URM tidak terdapat

serangga dan binatang pengerat lainnya (karena mereka jarang menemukan

biological agent tersebut) bukan berartu URM sudah terbebas dari serangan

biological agent. Karena keyakinan tersebut, maka tidak terlihat adanya usaha

atau niatan untuk menjaga rekam medis. Bisa dikatakan mereka mengandalkan

bagian sanitasi untuk melakukan fumigasi untuk menghilangkan biological agent,

meskipun pelaksanaan fumigasi dilaksanakan berdasarkan permintaan yang

diajukan oleh pihak URM sendiri.

Tempat Penyimpanan (Shelving)

Harvey (1992: 77) menjelaskan bahwa tempat dan alat penyimpanan yang

tidak sesuai atau tidak mendukung keselamatan rekod dapat menimbulkan

kerusakan mekanis dan kimiawi bagi rekod itu sendiri. Morrow (1982: 68)

menyatakan bahwa tujuan dari tempat penyimpanan (shelving) adalah untuk

menyediakan akses menuju koleksi yang siap digunakan. Rak penyimpanan

memiliki fungsi sebagai pendukung buku secara fisik, struktur dan

penyusunannya harus bisa memastikan preservasi dan penggunaan koleksi secara

efektif.

Lemari penyimpanan yang dimiliki URM RSUD Tarakan terdiri dari dua

jenis lemari, yaitu stack shelf dan roll o’pack shelf. Kedua jenis lemari ini sudah

memiliki proteksi terhadap api. Kemudian untuk menyimpan rekod/rekam medis

terdapat folder box yang masing-masingnya memiliki nomor sendiri untuk

mengelompokkan rekod/rekam.

Izzie:

“Kita sudah mengajukan ke direktur buat ganti lemarinya jadi roll o’pack

semua, nanti lemarinya punya kunci sendiri yang teken pake jari itu.”


45


Morrow (1982: 68) menyatakan bahwa penyusunan lemari penyimpanan

harus dibuat sefleksibel mungkin untuk memungkinkan lemari dapat menyimpan

rekod apabila terjadi ledakan rekod. Lemari penyimpanan yang terlalu rapat juga

dapat merusak kertas seperti kertas menjadi robek dan lusuh karena harus ditarik

paksa untuk keluar masuk. Sayangnya, dilapangan, peneliti melihat bahwa folder

box yang digunakan untuk menyimpan rekam medis tampak sudah penuh, namun

masih dipaksa masuk oleh pegawai URM sehingga tidak sedikit rekam medis

yang mengalami kerusakan akibat proses penarikan rekam medis tersebut.

4.3.4. Penyusutan dan Pemusnahan Rekam Medis

Jadwal Retensi Rekam Medis

Jadwal retensi rekod adalah sebuah daftar rekod yang komprehensif yang

menunjukan lamanya sebuah rekod disimpan (Read-Smith, 2008: 204). Read-

Smith juga menjelaskan bahwa kebijakan retensi memungkinkan untuk

memusnahkan rekod yang sudah tidak memiliki nila guna bagi organisasi, karena

sudah tidak memungkinkan lagi bagi organisasi untuk menyimpan rekod tersebut

lebih lama, mengingat terbatasnya tempat yang dimiliki, terbatasnya peralatan

yang digunakan untuk merawat rekod tersebut, dan terbatasnya tenaga atau SDM

yang dibutuhkan untuk mengurus rekod tersebut.

Ira Penn (1994: 107) mengatakan bahwa penyusutan merupakan pondasi

dari sebuah jadwal retensi. Penyusutan merupakan proses yang menentukan

jangka waktu sebuah rekod disimpan oleh organisasi yang menciptakannya.

Dengan dilakukannya penyusutan, maka akan mengurangi jumlah rekod yang ada

yang dianggap sudah tidak diperlukan lagi dan dapat memberikan tempat bagi

rekod baru.

Unit rekam medis RSUD Tarakan memiliki jadwal retensi rekam medis,

yang mengatur mengenai penyusutan rekam medis sampai dengan pemusnahan

rekam medis yang sudah tidak terpakai lagi. Penyimpanan rekam medis aktif

dilakukan selama 5-6 tahun. Penyusutan rekam medis di URM RSUD Tarakan

adalah apabila si pasien tidak melakukan kontrol terhitung 5 (lima) tahun sejak

kunjungan terakhirnya. Hal ini berlaku untuk seluruh jenis rekam medis pasien.


46


Apabila pasien selalu melakukan follow up medical-nya secara rutin maka rekam

medisnya akan tetap berstatus aktif.

Tindakan yang dilakukan URM RSUD Tarakan dalam menyimpan rekam

medis telah sesuai dengan PERMENKES No: 269/MENKES/PER/III/2008 yang

menjelaskan bahwa untuk rekam medis pasien rawat inap disimpan sekurang-

kurangnnya 5 (lima) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau

dipulangkan, setelah melewati batas waktu, maka rekam medis dapat

dimusnahkan kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medis (informed

consent).

Pemusnahan Rekam Medis

Menurut ISO 15489-1 (2001: 3), pengertian disposisi adalah serangkaian

proses yang berhubungan dengan pengimplementasian retensi, penghancuran,

atau keputusan pemindahan rekod yang sudah didokumentasikan.

Rekam medis yang sudah berstatus in-aktif dipindahkan kedalam ruang

logistik, dikumpulkan dengan rekam medis in-aktif lainnya sebelum diubah

statusnya menjadi non-aktif (dimusnahkan). Prosedur pemusnahan rekam medis

dilakukan dengan cara dibubur (pulp) dengan bekerja sama dengan pihak ketiga

(outsourcing). Pada saat proses pemusnahan ini, terdapat sebuah tim yang telah

dibentuk oleh direktur rumah sakit yang berperan sebagai saksi atas prosedur

pemusnahan tersebut. Sebelum rekam medis dimusnahkan, informasi-informasi

yang dianggap penting diambil terlebih dahulu untuk disimpan secara permanen.

Ryan:

“Ntar kita menyaksikan peleburannya, bener gak tuh dileburnya, ntar kan

ancur jadi bubur. Iya itu yang 5-6 tahun ga kontrol lagi, tapi kan yang

penting-pentingnya diambil dulu siapa tau ntar dibutuhin.”

Alex:

“Kita musnahin rekam medisnya pertahun.”

Sejumlah informasi penting diambil terlebih dahulu dari berkas-berkas

rekam medis yang akan dimusnahkan. Informasi penting ini disimpan dan

dikumpulkan untuk disimpan permanen diruang logistik. Rekam medis yang

disimpan permanen itu dimasukkan kedalam kardus dan dijaga supaya terhindar

dari air.


47


Alex:

“Informasi yang pentingnya disimpen dikardus trus dijaga supaya jangan

sampe kena air.“

Beberapa tahun yang lalu, pihak URM RSUD Tarakan memiliki sendiri

alat yang dipergunakan untuk menghancurkan rekam medis, yang bernama

Incinerator. Lokasi alat ini berada di bagian belakang gedung DP I, tidak terlalu

jauh dari lokasi UGD. Karena banyaknya jumlah rekam medis yang harus

dimusnahkan, alat ini menjadi rusak dan pada akhirnya pihak URM tidak

menggunakan alat ini lagi untuk memusnahkan rekam medis. Alat ini sekarang

dipergunakan untuk membakar atau menghancurkan peralatan medis seperti jarum

suntik, masker, dan lain-lainnya.

Berdasarkan paparan informan, dapat dipastikan seluruh pegawai

mengetahui proses penyusutan dan pemusnahan rekam medis. URM RSUD

Tarakan juga memiliki jadwal retensi yang tertulis. Untuk melakukan prosedur

pemusnahan tersebut, terdapat sekelompok tim yang telah dibentuk oleh direktur,

kemudian tim ini bekerja sama dengan pihak ketiga dalam menyelenggarakannya,

mengingat banyaknya jumlah rekam medis yang harus dimusnahkan. Penggunaan

pihak ketiga ini dapat kita temukan pada ISO 15489-2 (2001: 21) yang

menjelaskan bahwa penghancuran bentuk fisik rekod dapat dilakukan oleh pihak

ketiga yang dipekerjakan untuk melakukan tugas tersebut.

4.3.5. Pengkajian Resiko Bencana

Pengkajian resiko bencana diperlukan untuk menghindari efek samping

dari sebuah bencana, seperti kehilangan harta benda dan dokumen penting, juga

lainnya. Pengkajian resiko bencana adalah sebuah kajian yang mengidentifikasi

sejumlah faktor yang mempunyai potensi terjadinya bencana, sehingga organisasi

dapat mengantisipasi serangan dari bencana tersebut dan mengurangi atau

mencegah hilangnya dokumen dan barang berharga lainnya yang sangat bernilai

bagi organisasi. Organisasi sebaiknya melakukan analisis resiko untuk

menentukan tempat penyimpanan secara fisik dan cara penanganan yang sesuai

dengan rekod mereka (ISO 15489-2, 2001: 18).

Mengutip pernyataan Forbes ‘manajemen dan pengkajian resiko akan

menyelamatkan banyak hal dibandingkan tindakan penyelamatan itu sendiri‘


48


Forde (2007: 116) menjelaskan bahwa pada tahap praktik, pengkajian resiko ini

terdiri dari 3 hal, yaitu: pengidentifikasian resiko, menentukan level signifikansi,

dan memastikan bahwa hal yang kecil tersebut belum menjadi suatu masalah yang

besar.

Harvey (1992: 53) menjelaskan bahwa untuk dapat mengetahui masalah

apa saja yang muncul dari lingkungan sekitar organisasi dapat dilakukan survey

lingkungan. Survey lingkungan ini dapat menjelaskan dengan lebih detail kondisi

lingkungan secara fisik terhadap tempat penyimpanan rekod. Harvey membagi

survey ini menjadi 4 tahapan, yaitu: bangunan, lingkungan disekitar bangunan,

keamanan bangunan, dan area kerja.

1. Bangunan

ISO 15489-2 (2001: 18) menyatakan bahwa untuk dapat menyimpan dan

melindungi rekod, maka lokasi haruslah mudah untuk diakses dan tidak berada di

daerah yang memiliki potensi bencana eksternal. Struktur bangunan itu sendiri

juga harus sesuai dan memiliki tingkat suhu dan kelembapan yang stabil, memiliki

perlindungan dari api dan air, serta kontaminasi (seperti radioaktif, racun, dan

lumut), peralatan keselataman, melakukan pengontrolan akses terhadap area

penyimpanan, sistem deteksi bagi orang-orang yang tidak memiliki kewenangan

untuk memasuki area, dan perlindungan yang sesuai untuk melindungi dari

serangan serangga atau hama.

Secara keseluruhan, bangunan RSUD Tarakan ini telah mengalami

renovasi dan perluasan bangunan sekitar tahun 2003 sampai dengan tahun 2006

lalu. Akibat dari renovasi gedung, URM yang semula berlokasi di lantai 1 kini

harus menempati ruangan di basement.

Perlu diketahui bahwa disebelah kanan dan dibelakang rumah sakit ini

terdapat Kali Cideng. Meskipun Kali ini belum pernah mengalami kebanjiran dan

memiliki tanggul yang baik namun tetap saja aliran sungai ini merupakan salah

satu ancaman bagi rumah sakit. Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, URM

ini berada di basement rumah sakit dan letaknya berada di bagian belakang.

Karena ukuran rumah sakit yang tidak terlalu besar, maka akses menuju URM ini

cukup mudah. Sebagai tempat penyimpanan rekam medis ukuran ruang URM ini


49


bisa dikatakan tidak begitu besar, hanya ada satu ruangan yang memiliki ukuran

yang cukup besar, yaitu ruangan logistik yang memang digunakan untuk

menyimpan rekam medis aktif dan inaktif sekaligus.

Ryan:

“Kalo dibasement kuat, kalo gempa juga ga bakal ambruk. Apalagi ini

dibawah, udah basement, basement lagi.“

Christina:

“Karena ini basement ya, seharusnya sih proteksinya lebih lagi.“

Izzie:

“Kalo gempa, kan udah dipasang anti gempa, pasak bumi itu, jadi

tahanlah ya.“

Fakta dilapangan menunjukkan ketidak sesuaian dengan point yang

dipaparkan oleh Forde. Forde (2007: 55-57) menyatakan bahwa keamanan gedung

dijauhkan dari tempat militer, tanaman yang berbahaya atau pabrik kimia, bandar

udara, sungai, polutan, dan daerah lautan. Terlihat dari hasil wawancara dengan

informan bahwa sebagian dari pegawai URM ini meyakini bahwa lokasi mereka

yang berada dibasement akan aman dari bencana dan penggunaan pasak bumi

yang dapat mengkokohkan bangunan dapat menjaga mereka dari bencana,

meskipun sebagian lagi masih mengkhawatirkan keamanan bangunan ini sendiri.

2. Lingkungan disekitar Ruang Penyimpanan

Dengan menyediakan lingkungan yang sesuai bagi ruang penyimpanan,

maka dapat menjaga agar rekod atau koleksi yang disimpan dapat terjaga dari

serangan biological agents untuk menghindari kerusakan yang lebih buruk. Untuk

menjaga lingkungan, maka perlu diperhatikan suhu dan kelembapan relatif disuatu

ruangan.

Harvey (1992: 41-43) menjelaskan bahwa kelembapan relatif didefinisikan

sebagai suhu adalah sejumlah volume air di udara yang dihitung dalam persentase

jumlah maksimum udara yang diperbolehkan sampai pada batas tertentu yang

sama dengan suhu. Semakin hangat udaranya maka semakin banyak kelembapan

yang dibutuhkan, dan apabila suhunya semakin tinggi tapi tidak ada kelembapan

tambahan maka tingkat kelembapan relatifnya akan menurun. Apabila suhunya

terlalu tinggi, maka akan meningkatkan kecepatan perubahan reaksi kimia yang

mempercepat terjadinya kerusakan. Jikalau tingkat suhu dan kelembapan relatif


50


terlalu tinggi, maka akan timbul lumut. Berikut adalah tabel hubungan antara suhu

dan kelembapan relatif.

Temperatur Kelembapan Absolut (g/kg)

°C 20% RH 60% RH 100% RH

0 0.38 2.28 3.82

20 1.43 8.69 14.61

40 4.55 38.50 48.64

60 12.50 83.55 152.45

Tabel 4.1. Hubungan antara suhu dan kelembapan relatif – Harvey

Penting untuk diingat bahwa suhu perlu dijaga agar tetap rendah sebisa

mungkin dan secara perlahan menjaga perubahan suhu dan kelembapan relatif

yang sering mengalami perubahan. Untuk kelembapan relatif, apabila sudah

mencapai dibawah 30% akan sangat berbahaya karena koleksi akan menjadi

kering atau rapuh sehingga mudah untuk hancur, dan apabila sudah diatas 75%

maka akan muncul lumut. Tingkat kelembapan relatif yang ideal adalah sekitar

47% dengan suhu sekitar 20°C.

Morrow (1982: 66) menyatakan bahwa pendingin udara (AC) tidak dapat

mengontrol kelembapan secara spesifik. Kelembapan udara dapat dikontrol

dengan menggunakan AC apabila sudah memasuki bulan-bulan yang lebih panas.

Apabila selama musim dingin, tidak menggunakan alat pelembab udara, maka

kelembapan udara akan langsung menurun drastis.

Penggunaan AC di ruangan URM RSUD Tarakan selalu menyetel AC

pada suhu 16-20°C. Suhu yang ada diruangan ini bisa dibilang cukup dingin,

namun para pegawai URM tidak mengeluhkan dinginnya suhu ruangan. Meskipun

ruangan sudah diberikan pendingin udara, namun AC tersebut belum bisa

mengontrol kelembapan udara.

Christina:

“AC nya sih baru digedein kalo emang udah pada kedinginan aja, kalo

lagi pada kepanasan ya dikecilin, ya pokoknya sedinginnya aja deh.“

3. Keamanan Bangunan

Keamanan di ruang penyimpanan merupakan salah satu bagian yang perlu

diperhatikan. Hal ini diperlukan untuk mencegahnya berbagai macam serangan


51


dari luar, seperti pencurian, kehilanga, dan juga bencana. Sistem keamanan yang

baik akan berpengaruh pada perlindungan rekod yang baik pula. Namun perlu

diingat, bahwa penggunaan keamanan perlu disesuaikan dengan kepentingan dan

kegiatan bisnis organisasi yang menyelenggarakan. Dalam melakukan keamanan

dan penyelamatan pada saat bencana, tentu saja keamanan para pegawai perlu

diutamakan.

Untuk mengantisipasi dari serangan api, pintu tahan api (fire doors) perlu

dipasang dan dirawat sebaik mungkin, sehingga nanti pada saat terjadi bahaya

kebakaran, pintu ini dapat melindungi rekod dengan baik dan mencegah supaya

kobaran api tidak sampai masuk kedalam ruang penyimpanan rekod. Perlu

diperhatikan juga untuk menjauhkan segala peralatan dan benda-benda yang dapat

mudah terbakar.

URM RSUD Tarakan memiliki 3 pintu tahan api yang sekaligus berfungsi

sebagai pintu keluar darurat. Menurut pengakuan pegawai, pintu tersebut masih

berfungsi dengan baik.

Peter:

“Pintu ini masih bagus. Masih bisa dipake. Iya dong, pintunya tahan api,

kalo ga ntar gimana kalo mau kabur?“

Ryan:

“Pintunya yang ini kan dipake kalo ada bahaya aja, kebakaran gitu

misalnya, buat darurat kalo ada apa-apa, buat nyelametin diri gitu.

Pintunya masih bisa dipake, cuman emang buat darurat aja, bukan buat

yang sehari-hari. Kan pintu ini nyambungnya ke lorong depan.“

Selain pintu api, tersedia juga alat pemadam kebakaran (fire extinguisher).

Jumlah alat pemadam kebakaran ini berjumlah dua buah yang tersedia diruang

logistik dan filing, meskipun ukuran alat ini berbeda satu sama lain. Alat

pemadam kebakaran ini diganti setiap setahun sekali oleh bagian IPRS.

Peter:

“Ini alatnya diganti setaun sekali sama orang IPRS.”

“Ini alat pemadam masih bagus kok. IPRS ntar yang ngecek beginian.“

Ryan:

“Ini semua yang diatas ini masih bisa dipake, masih bagus ini semua.“

Izzie:

“Saya kurang tahu ya berapa cc air yang keluar dari ini.”


52


Perawatan peralatan seperti ini merupakan salah satu hal yang vital apabila

sewaktu-waktu bencana terjadi, peralatan ini dapat bekerja dengan baik. Peralatan

yang telah dimiliki URM RSUD Tarakan ini telah sesuai dengan penjelasan Forde

mengenai peralatan standar yang sebaiknya dimiliki, seperti smoke detector, water

sprinkle (complex air system), alarm kebakaran, alat pendeteksi panas linear, dan

sistem peringatan udara awal. Meskipun URM ini belum memiliki alat canggih

seperti pendeteksi panas dan sistem peringatan dini, namun usaha yang mereka

miliki untuk menjaga rekam medis mereka sudah cukup baik.

Selain bahaya yang datang dari api, air juga bisa menjadi masalah yang

serius. Harvey (1992: 80) menyatakan bahwa bahaya yang datang dari air dapat

bersifat menghancurkan dan sebisa mungkin untuk menghindarinya. Bahaya yang

datang dari air ini dapat berupa banjir, tornado, air yang digunakan pemadam

kebakaran, gempa, kebocoran pipa air, dan lainnya. Morrow (1982: 75)

menjelaskan bahwa ruang penyimpanan atau perpustakaan yang memiliki masalah

dengan air sebaiknya tidak menyimpan koleksi diruang basement, atau tidak

menaruh koleksi dibawah lemari.

Untuk mengantisipasi hal ini, bisa dipasang alat pendeteksi air dan alat ini

dapat disambungkan dengan sistem alarm utama. Alat ini bisa ditempatkan

ditempat-tempat yang berdekatan dengan sumber air. Bahaya dalam skala yang

besar dapat terjadi sewaktu-waktu, misalnya kebocoran pipa yang semula kecil

kemudian menjadi besar.

Pada langit-langit pintu masuk menuju URM, terdapat kumpulan jamur

yang sudah menghitam akibat bocornya pipa air, tetesan air yang mengalir ini

kemudian ditampung dengan menggunakan ember yang diletakkan didepan pintu

masuk URM. Terkait mengenai kebocoran ini, para pegawai tampaknya tidak

terlalu mengkhawatirkan masalah ini karena menurut mereka, kebocoran yang

terjadi ini masih dalam skala yang kecil dan terjadi berulang kali.

Alex:

“Itu soalnya sering bocor, nanti kalo abis dibetulin suka bocor lagi,

jadinya uda ga meratiin lagi.“

Christina:

“Karena bocor yang didepan itu belom besar jadinya ya gapapa.“


53


Gambar 4.4. Kebocoran yang terjadi didepan ruang URM.

Kebocoran air juga pernah terjadi didalam salah satu ruangan kantor

pegawai. Kebocoran air ini berasal dari pendingin udara. Letak pendingin udara

ini berada diatas komputer kantor. Namun, tidak seperti kebocoran yang terjadi

didepan pintu masuk, kebocoran pendingin udara ini segera diatasi secepat

mungkin.

Dari paparan para informan dapat disimpulkan bahwa mereka tidak terlalu

khawatir dengan kebocoran pipa yang terjadi didepan ruangan mereka. Mereka

menganggap bahwa itu adalah kebocoran biasa dan tidak berpotensi untuk

menimbulkan bencana. Meskipun ada kekhwatiran, tapi rasa khawatir itu tidaklah

terlalu besar. Mereka percaya dan berdoa bahwa kebocoran tersebut tidak akan

mengakibatkan hal-hal yang berujung pada bencana besar. Pernyataan informan

ini sesuai dengan Morrow (1982: 75) menjelaskan bahwa gedung yang dipelihara

dengan baik dapat mencegah berbagai situasi dan hal-hal yang dapat berujung

pada terjadinya bencana, namun hanya nasib baiklah yang dapat melindungi

perpustakaan dari bencana besar. Tapi memang sebaiknya disetiap perpustakaan

menyiapkan tindakan cepat untuk segera menyelamatkan koleksi dari bahaya

minor ataupun major.

4. Area Kerja dan Penyimpanan

Peralatan dan penggunaan benda-benda yang tidak mendukung masa hidup

rekod dapat mengakibatkan rusaknya rekod, baik secara kimiawi maupun


54


mekanis. Ruang penyimpanan juga perlu dijauhi dari berbagai macam peralatan

dan benda lainnya yang dapat mengancam keselamatan rekod itu sendiri. Seluruh

peralatan dan perlengkapan yang ada didalam ruang penyimpanan sebaiknya

menggunakan alat-alat yang sesuai dengan tugasnya (tepat guna) sekaligus tidak

menimbulkan bahaya.

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, URM RSUD Tarakan terdiri

dari empat ruangan, dua diantaranya merupakan ruang penyimpanan rekam, yaitu

ruang filing dan ruang logistik. Ruang filing merupakan tempat penyimpanan

rekam medis aktif. Ruangan ini berukuran sekitar 10x7m. Rekam medis

diletakkan di rak besi dan diatas rak-rak besi ini terdapat berbagai macam pipa

yang beraneka macam warnanya dan alat lainnya yang terpasang menggantung

begitu saja, seperti:

1. Pipa air bersih (warna biru) 6. Pipa vacuum

2. Pipa air limbah (air kotor) (warna putih) 7. Smoke detector

3. Kabel listrik 8. Speaker

4. Pipa water sprinkle (warna merah) 9. Kabel listrik

5. Pipa AC sentral (warna hitam) 10. Lampu

Gambar 4.5. Keadaan ruang filing.

Ruang logistik ini adalah ruangan yang digunakan untuk menyimpan

rekam medis yang aktif dan inaktif. Ruangan yang berukuran sekitar 30x5m ini

bisa dikatakan sebagai gudang penyimpanan rekam medis aktif dan inaktif.


55


Ruangan ini berada satu lantai dibawah ruangan kerja URM. Pada ruangan ini

juga ditemukan banyak pipa-pipa berwarna yang menggantung, seperti:

1. Pipa air bersih (warna biru) 8. Selang AC

2. Pipa air limbah (air kotor) (warna putih) 9. Smoke detector

3. Pipa carrier 10. Speaker

4. Kabel listrik 11. Kamera CCTV

5. Pipa water sprinkle (warna merah) 12. Kabel listrik

6. Pipa AC sentral (warna hitam) 13. Lampu

7. Pipa vacuum

Gambar 4. 6. Keadaan ruang logistik.

Tentu saja hal ini menimbulkan kekhawatiran karena pipa-pipa itu

menggantung begitu saja tanpa pelindung ataupun langit-langit. Para pegawai

rekam medis juga sebenarnya mengkhawatirkan ancaman ini, namun tidak bisa

berbuat banyak mengingat hal ini adalah keputusan para pengurus manajemen

rumah sakit. Seluruh saluran pipa ini mendapatkan perawatan masing-masing

sesuai dengan bagian yang menanganinya, misalnya perawatan untuk pipa water

sprinkle ditangani oleh bagian IPRS dan perawatan untuk AC menggunakan

perusahaan outsourcing yang telah ditunjuk sebelumnya. Namun perawatan pipa-

pipa ini tidak dilakukan secara rutin.

Ryan:

“Kan pipanya diperiksa sama IPRS, yah semoga aja sih ga sampe bocor,

bahaya banget kalo sampe kena, gimana kita gantinya ntar.”

Izzie:

“Khawatir banget lah. Kita juga udah ngajuin ke direktur buat ditutup,

tapi masih nunggu dana, cuman kemaren kita udah dapet persetujuan dari

atasan.”


56


Dari paparan para informan, terlihat bahwa mereka sudah mengajukan

permintaan untuk segera menutup pipa-pipa tersebut namun keinginan mereka

terbentur dengan sejumlah urusan birokrasi dan dana.

4.3.6. Alih Media

Harvey (1992: 160) menyatakan bahwa tujuan dari alih media adalah

untuk menggunakan isi intelektual dari suatu benda selama mungkin, dengan

menyimpan master copies ditempat yang tepat karena hal ini merupakan bagian

yang vital dari program alih media. Master copies tersebut juga harus disimpan

ditempat yang baik dan benar sehingga kopian tersebut dapat digunakan dimasa

depan dengan jangka waktu yang lama.

Unit rekam medis RSUD Tarakan telah melakukan alih media kedalam

bentuk mikrofilm dan elektronik; CD (compact disc) dan database elektronik.

Proses pengalihan media ini dilakukan oleh para staf rekam medis dan bekerja

sama dengan bagian IT. Jenis data yang dialih media merupakan data rekam

medis yang merupakan hasil penyusutan (informasi penting) rekam medis.

Emmy:

“Iya, kita kerja sama sama bagian IT buat bikin begituan (alih media).”

Akan tetapi, karena alat untuk membaca mikrofilm yang dimiliki

mengalami kerusakan, maka saat ini proses alih media mengggunakan teknik

digitalisasi/elektronik saja, dengan menyimpannya didalam CD dan hard disk.

Penyimpanan CD yang telah dialih media ini kemudian disimpan di ruang MIK.

Izzie:

“Alat yang kita punya lagi rusak yang buat mikrofilm, jadinya dimasukin

ke CD aja dulu sama komputer.”

Unit rekam medis RSUD Tarakan ini memilih untuk menggunakan bentuk

mikrofilm dan digitalisasi sebagai format alih media karena menurut mereka,

bentuk digital dan mikrofilm ini dinilai lebih aman dan sesuai dengan ketentuan

yang telah dikeluarkan oleh PORMIKI.

Izzie:

“Kita milih bentuk ini karena lebih aman, berdasarkan pengalaman juga

sih, lagian itu kan juga uda ada ketentuannya dari PORMIKI.”


57


Menurut pedoman Virginia Public Records Management Manual (2012:

23) perlu dilakukannya analisis terhadap rekod sebelum keputusan akhir (alih

media) dilakukan atau diputuskan, dengan mempertimbangkan sejumlah faktor,

seperti: memiliki nilai historis atau nilai penting lainnya serta kondisi fisiknya

sudah tidak terlalu bagus, memiliki masa retensi yang panjang/lama, memiliki

tingkat temu kembali yang tinggi, digunakan/dibutuhkan oleh banyak orang,

dibutuhkan di sejumlah lokasi, memiliki nilai guna penelitian, memakan banyak

tempat, perlu ditempatkan secara terpisah demi (alasan) keamanan, dan tidak

berhubungan dengan kegiatan bisnis organisasi sehari-hari.

Berdasarkan paparan informan diatas, maka bisa disimpulkan bahwa unit

rekam medis RSUD Tarakan telah mempertimbangkan sejumlah faktor penting

sebelum melakukan alih media.



BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, maka kesimpulan dari

penelitian ini adalah unit rekam medis RSUD Tarakan Jakarta berlokasi di

basement dimana ruangan ini sangat tertutup dan berada di bagian pojok

bangunan. Sebagian besar dari para pegawai mengkhawatirkan keamanan

bangunan rumah sakit apabila terjadi gempat ataupun bencana lain, sedangkan

sebagian lagi mengaku tidak mengkhawatirkan keamanan bangunan terhadap

bencana.

Lokasi ruangan yang berada di basement, dimana tidak adanya jendela

untuk sirkulasi ataupun sinar matahari, membuat para karyawan harus

menggunakan AC setiap harinya. Hal ini tentu saja membuat berkumpulnya debu

didalam ruangan, mengingat ruangan ini juga jarang melakukan pembersihan.

Sehingga, kesehatan para pegawai cukup mengkhawatirkan akibat debu yang

berkumpul didalam ruangan. Dampak kerusakan yang diakibatkan oleh debu itu

sendiri terhadap rekam medis adalah memungkinkan timbulnya biological agent,

hama/serangga, dan binatang pengerat. Mengingat lokasi dengan tempat yang

memiliki banyak debu disukai oleh para makhluk pengerat tersebut (karena tidak

adanya keseimbangan antara suhu dengan kelembaban relatif). Meskipun pihak

sanitasi telah melakukan penyemprotan pestisida/insektisida dan juga memasang

perangkap, belum tentu binatang-binatang tersebut dapat hilang begitu saja.

Keamanan ruangan sendiri bisa dikatakan sudah cukup memadai, URM

memiliki sejumlah kamera CCTV dan alarm yang terpasang dan aktif, namun

mereka masih menggunakan kunci biasa sebagai akses alat masuk menuju ruang

URM. Yang memiliki kunci cadangan menuju ruang URM tidak hanya pegawai

URM itu sendiri, namun juga beberapa pegawai lain (tertentu). Hal ini tentu saja

dapat membahayakan keamanan rekam medis itu sendiri.

Pada tempat penyimpanan rekam medis (ruang filing dan ruang logistik),

ditemukannya berbagai jenis pipa yang menggelantung begitu saja tanpa adanya

pengamanan atau penutup yang berada tepat diatas rak-rak penyimpanan rekam


59


medis. Hal ini tentu saja dapat membahayakan keselamatan rekam medis itu

sendiri maupun keselamatan para pegawainya, mengingat pipa-pipa tersebut

berisikan berbagai macam jenis cairan.

Ditemukan juga adanya kebocoran pipa air yang sering terjadi didepan

pintu ruang masuk URM. Bekas rembesan air itu sudah menimbulkan noda hitam

dan juga jamur pada langit-langit. Meskipun jumlah volume air yang keluar tidak

banyak (hanya tetesan air) namun hal ini cukup mengganggu karena adanya

ember yang terletak didepan pintu URM untuk menampung tetesan air itu dapat

mengganggu aktifitas para pegawai untuk keluar dan masuk ruangan.

Usaha pencegahan minimal yang dilakukan atau diupayakan oleh pihak

manajemen rumah sakit dan unit rekam medis itu sendiri tidak banyak yang bisa

dilakukan. Pencegahan minimal yang dilakukan oleh URM untuk melindungi

rekam medisnya dari pipa-pipa yang menggelantung tersebut hampir tidak ada,

mereka sudah mengajukan untuk dilakukannya pemasangan penutup atau langit-

langit untuk menutupi pipa-pipa itu dan baru-baru ini pihak manajemen rumah

sakit bersedia untuk memindahkan unit rekam medis itu ketempat yang lebih

besar dan lebih aman. Untuk kebocoran pipa air didepan ruangan itu sendiri, pihak

URM telah berulang kali melakukan perbaikan namun kebocoran tersebut

kembali terjadi, tidak diketahui dengan pasti penyebab kebocoran tersebut.

5.2. Saran

Berdasarkan penjelasan yang telah dikemukakan peneliti sebelumnya,

maka saran yang dapat diberikan adalah sebagai berikut:

1. Penggunaan kunci sebaiknya diganti dengan menggunakan kunci

elektronik dan memperketat akses masuk menuju URM.

2. Perlu ditambahkannya pintu keluar darurat untuk ruang logistik,

mengingat ruangan tersebut hanya memiliki satu pintu masuk. Hal ini

dapat berguna bagi para karyawan sebagai jalur evakuasi.

3. Perlu adanya suatu kebijakan penanggulangan bencana yang secara khusus

diaplikasikan pada unit rekam medis itu sendiri.

4. Perlu disediakannya tool box bagi para pegawai untuk melakukan inspeksi

disekitar ruangan rekam medis apabila ditemukan adanya suatu hal yang


60


dapat mengancam keamanan dan keselamtan rekam medis dan para

pegawai lainnya.

5. Sebaiknya kebocoran yang terjadi didepan ruang URM ditangani dengan

baik untuk menutup atau menghentikan kebocoran tersebut secara jangka

panjang ataupun permanen.



DAFTAR PUSTAKA

AHIMA. (2012). e-Discovery Glossary of Terms and Acronyms. 30 Juni 2012.

http://www.ahima.org/downloads/pdfs/publications/AB123109%20GLOSSter

ms.pdf

Amsyah, Zulkifli. (1989). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka

Utama.

CalPreservation. (2005). Generic disaster plan workbook. Module 1: disaster

preparedness and prevention. 15 Februari 2012.

http://calpreservation.org/disasters/generic/plan_toc.html

Cresswell, John. W. (2009). Research Design: Qualitative, Quantitative, and

Mixed Methods Approaches. California: Sage.

Forde, Helen. (2007). Preserving Archives. London: Facet Publishing.

Goel, S. L., (2001). Health Care System and Management: Health Care

Management & Administration. New Delhi: Deep & Deep.

Hanafiah, M. Jusuf., & Amri Amir. (1999). Etika Kedokteran dan Hukum

Kesehatan. Jakarta: EGC.

Harvey, Ross. (1992). Preservation in Libraries: Principles, Strategies, and

Practices for Librarians. London: Bowker-Saur.

IFLA. Principles for the Care and Handling of Library Material. 23 Februari

2012. http://archive.ifla.org/VI/4/news/pchlm.pdf

Indonesia. Ikatan Dokter Indonesia. (2002). Kode Etik Kedokteran Indonesia dan

Pedoman Pelaksanaan Kode Etik Kedokteran Indonesia. Jakarta.

Indonesia. Kementrian Kesehatan Republik Indonesia. (2008). Peraturan Menteri

Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang

Rekam Medis.

Indonesia. Kementrian Kesehatan Republik Indonesia. (2004). Undang-undang

Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2004 Tentang Praktik Kedokteran.

Indonesia. Kementrian Kesehatan Republik Indonesia. (2006). Pedoman

Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia.

Indonesia. Konsil Kedokteran Indonesia. (2006). Manual Rekam Medis. Jakarta:

Konsil Kedokteran Indonesia.


http://www.ahima.org/downloads/pdfs/publications/AB123109%20GLOSSterms.pdf

http://www.ahima.org/downloads/pdfs/publications/AB123109%20GLOSSterms.pdf

http://calpreservation.org/disasters/generic/plan_toc.html

http://archive.ifla.org/VI/4/news/pchlm.pdf

62


ISO 15489-1. (2001). Information and documentation – records management part

1: general.

ISO 15489-2. (2001). Information and documentation – records management part

2: guidelines.

Lewis, Jonathan Rhys. (2000). Conservation and Preservation Activities in

Archives and Libraries in Developing Countries: An Advisory Guideline on

Policy and Planning. 15 Februari 2012.

http://www.asrm.org/uploadedFiles/ASRM_Content/News_and_Publications/P

ractice_Guidelines/Guidelines_and_Minimum_Standards/Guidelines_for_deve

lopment(1).pdf

The Library of Virginia. (2012). Virginia Public Records Management Manual.

Virginia: Library of Virginia. 22 April 2012.

http://www.lva.virginia.gov/agencies/records/manuals/vprmm.pdf

Kennedy, Jay., & Cherryl Schauder. (1998). Records Management: a guide to

corporate record keeping. South Melbourne: Longman.

Morrow, Carolyn Clark. (1982). The Preservation Challange: a Guide to

Conserving Library Materials. New York: Knowledge Industry Publications.

National Library of Australia. Part 1: Disaster Preparedness and Prevention

Policy. 14 Februari 2012. http://www.nla.gov.au/collection-disaster-

plan/disaster-preparedness-and-prevention

--------------------------------------. Part 2: Disaster Actions. 23 Februari 2012.

http://www.nla.gov.au/collection-disaster-plan/disaster-actions

Penn, Ira A., Gail B. Pennix, Jim Coulson. (1994). Records Management

Handbook. Hampshire: Gower.

Read, Judith., & Mary Lea Ginn. (2008). Records Management. Ohio: South-

Western Cengage Learning.

Texas State Library and Archives Commission. (1998). Disaster Preparedness. 14

Februari 2012. https://www.tsl.state.tx.us/slrm/recordspubs/dp.html

T. Chandra Dewi. (2004). Bahan Kuliah Preservasi. Yogyakarta: Program Ps FISIPOL

Universitas Gadjah Mada.

University of Illinois at Urbana-Champaign. McKinley Health Center. ___. The

Medical Record.15 Juni 2012.


http://www.asrm.org/uploadedFiles/ASRM_Content/News_and_Publications/Practice_Guidelines/Guidelines_and_Minimum_Standards/Guidelines_for_development(1).pdf



http://www.lva.virginia.gov/agencies/records/manuals/vprmm.pdf

http://www.nla.gov.au/collection-disaster-plan/disaster-preparedness-and-prevention

http://www.nla.gov.au/collection-disaster-plan/disaster-preparedness-and-prevention

http://www.nla.gov.au/collection-disaster-plan/disaster-actions

https://www.tsl.state.tx.us/slrm/recordspubs/dp.html

63


http://www.mckinley.illinois.edu/Handouts/medical_records_faq.htm

Western New York Library Resources Council. (2003). Western New York

Disaster Preparedness and Recovery Manual for Libraries and Archives. 23

Februari 2012. http://www.wnylrc.org/documentView.asp?docid=35


http://www.mckinley.illinois.edu/Handouts/medical_records_faq.htm

http://www.wnylrc.org/documentView.asp?docid=35


LAMPIRAN 1

BAGAN

Alur Pendaftaran Pasien Rawat Inap

Pendaftaran Pasien

Penyimpanan Status Rekam Medis

Unit Rekam Medis

MIK

Rawat Inap

Poliklinik IGD


65


Alur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan

Penyimpanan

Rekam Medis

Poliklinik yang Dituju

RM kembali ke URM

Penyimpanan Status

Kasir

Penerimaan Pasien

Pasien Lama

Pasien

Baru


66


Struktur Organisasi RSUD Tarakan Jakarta

Direktur

Wadir KEU & Umum

Ka Bag SDM

Ko Sat Pel Kepegawaian

Ko Sat Pel Prestasi Kerja &

Remunerasi

Ko Sat Pel DIKLAT

Ka Bag Umum & Pemasaran

Ko Sat Pel Kesekretariatan&

Legal

Ko Sat Pel Pemasaran &

Informasi

Ko Sat Pel Rumah Tangga

Ko Sat Pel Pemeliharaan

Sarana

Ka bag Keuangan dan Perencanaan

Ko Sat Pel Akuntansi

Ko Sat Pel Perbendaharaan &

Verifikasi

Ko Sat Pel Mobilisasi Dana

Ko Sat Pel Perencanaan &

Anggaran

Wadir Yan Med

Ka Bid Pelayanan Medis

Ka Ins Rajal

Ka Ins Ranap

Ka Ins Bedah Sentral

Ka Ins Gawat Darurat

Ka Ins Khusus Yan Medis

Ka Bid Penunjang Medis

Ka Ins Laborat

Ka Ins Radiologi

Ka Ins Farmasi

Ka Ins Rekam Medis

Ka Ins Gizi

Ka Ins Jang Medis

Ka Bid Perawatan

As Men Asuhan Keperawatan

As Men SDM & Etika

As Men Logistik

SPK I

SPK II

Komite RS SPI


67


LAMPIRAN 2

TRANSKRIP WAWANCARA

Nama Informan : Ryan

Pertanyaan Jawaban Interpretasi

Bagaimana pendapat Anda mengenai

sistem keamanan yang ada? Aman, gada masalah.

Sistem keamanan

tidak memiliki

masalah yang

spesifik.


sistem kebersihan yang ada?

Debu aja sih, meskipun ada

CS.

Meskipun terdapat

CS, tapi debu yang

berada di URM

terlalu banyak.


lokasi URM yang terletak di basement?

Meskipun dibawah sini, tapi

aman.

Meskipun lokasi

URM berada

dibasement, namun

tidak ada

kekhawatiran yang

berarti.


ketahanan bangunan? Aman.

Keseluruhan

struktur bangunan

mampu memberikan

proteksi terhadap

isinya.


suhu, kelembapan, dan sirkulasi udara

disini?

Gada masalah.

Tidak ada masalah

dengan suhu,

kelembapan, dan

sirkulasi udara.

Apakah anda merasa adanya ancaman

bahaya disini? Ga ada

Tidak dirasakannya

ancaman yang

mengancam URM.

Apa yang anda lakukan (pencegahan

tindakan minimal) apabila terjadi

bencana disini?

Ikutin aja jalur evakuasinya.

Apabila terjadi

bencana, maka

informan akan

mengikuti jalur

evakuasi untuk

menyelamatkan diri.


68


Apakah ada emergency supply kit? Ada tabung pemadam, 2

disini 2 dibawah

Tabung pemadam

kebakaran dapat

digunakan untuk

mencegah

bahaya/bencana.

Apakah anda pernah mendapatkan

pelatihan penanggulangan bencana? Pernah, 2x

Informan pernah

mengikuti pelatihan

penanggulangan

bencana sebanyak

2x.

Apakah seluruh data yang ada disini

memiliki backup-nya? Ada sebagian dikomputer.

Rekam medis

memiliki cadangan

data yang berada di

komputer.


69


Nama Informan : Christina



sistem keamanan yang ada?

Karena pemerintah, jadi

begini ajalah.

Informan

merasakan bahwa

keamanan yang ada

kurang memuaskan,

namun mengingat

bahwa instansi

adalah lembaga

pemerintah, maka

tidak banyak yang

bisa dilakukan.


sistem kebersihan yang ada? Kurang sih

Kebersihan yang

ada di URM dinilai

kurang memuaskan.


lokasi URM yang terletak di basement? Serem.

Lokasi yang berada

di basement, dan

juga penerangan

yang disediakan

tidak banyak dan

tidak memiliki

jendela, maka

membuat informan

merasa ketakutan.


ketahanan bangunan? Biasa aja

Bangunan dianggap

mampu melindungi

dari bencana.



disini?

Kalo suhu sih emang dingin

disini, tp kalo kelembapan ga

ada masalah. Mangkanya kan

make masker disini buat

mencegah debu gitu, kan

disini debu semua ya.

Suhu yang berasal

dari AC membuat

suhu ruangan

menjadi dingin dan

tidak memiliki

masalah mengenai

kelembapan.

Sedangkan ruangan

dipenuhi dengan

polutan debu,

sehingga membuat

informan

menggunakan

masker untuk

melindungi

kesehatan.


70



bahaya disini? Engga sih, ga ada.

Tidak dirasakan

adanya ancaman.



bencana disini?

Lari keluar

Apabila terjadi

bencana, maka

tindakan yang akan

dilakukan adalah

menyelamatkan diri

keluar ruangan.

Apakah ada emergency supply kit? Tabung pemadam

Tabung pemadam

kebakaran

merupakan alat

darurat.


pelatihan penanggulangan bencana? Belom pernah.

Informan belum

pernah

mendapatkan

pelatihan

penanggulangan

bencana.


memiliki backup-nya? Ada file digital

Rekam medis

memiliki cadangan

data berupa file

digital.


71


Nama Informan : Alex




Biasa aja sih, mendekati

standard lah.

Sistem keamanan

yang dimiliki

mendekati standar

sistem keamanan

lainnya.



Terjaga, kan ada yang

ngebersihin.

Sistem kebersihan

yang ada terjaga

kebersihannya.



Tidak mengkhawatirkan, kalo

banjir sih yang khawatir, yang

5 taunan itu loh.

Informan

menganggap

bencana banjir 5

tahunan sebagai

salah satu ancaman.


ketahanan bangunan? Aman

Bangunan dapat

melindungi seluruh

isinya



disini?

Kalo suhu sih ada AC, kan

bisa diatur suhunya. Tapi

biasanya emang dingin begini.

Kelembapan sih biasa aja.

Informan merasa

bahwa suhu ruangan

dapat diatur dengan

menggunakan AC

dan tidak memiliki

masalah dengan

kelembapan

ruangan.


bahaya disini? Takut gempa aja sih.

Informan merasa

bahwa gempa

adalah salah satu

jenis ancaman yang

dapat mengancam

URM.



bencana disini?

Menyelamatkan diri.

Apabila terjadi

bencana, maka

informana akan

menyelamatkan diri

terlebih dahulu

Apakah ada emergency supply kit? Itu ada tabung pemadam, trus

ada sprinkle juga.

Tabung pemadam

kebakaran dan juga

water sprinkle

berguna sebagai

emergency supply

kit.


72



pelatihan penanggulangan bencana?

Pernah, tapi kaya pelatihan

pemadam gitu loh.

Pelatihan yang

pernah didapatkan

informan adalah

pelatihan

pemadaman api.


memiliki backup-nya?

Komputerisasi, semua uda

ada rekapannya.

Seluruh rekam

medis memiliki

rekapan data.


73


Nama Informan : Bella




Belum memadai, karena para

pegawai disini belum

memikirikan nilai guna rekam

medis.

Sistem keamanan

disini belum memadai

karena para pegawai

tidak memahami nilai

guna rekam medis,

sehingga proteksi

terhadap rekam medis

tidak maksimal.



CS gabisa diandalkan, paling

engga pegawai disini juga

harus bisalah jaga kebersihan

disini.

Meskipun memiliki

CS untuk

membersihkan

ruangan, namun

setidaknya para

pegawai juga harus

menjaga kebersihan

ruangan sendiri.



Kurang memadai, aksesnya

kurang.

Lokasi URM yang

berada dibasement

dinilai tidak

memadai, sehingga

akses untuk mencapai

ruangan ini sulit.


ketahanan bangunan?

Kan dulu perencanaan

bangunan ini ada paku bumi,

jadi tahanlah.

Dengan adanya paku

bumi sebagai fondasi

bangunan, maka

ketahanan bangunan

dapat terjamin.



disini?

Kalo suhu sama kelembapan

sih gada masalah, kan

udaranya selalu berputar.

Kalo ventiliasi sih, nanti kalo

alatnya dinyalain malah jadi

berisik.

Tidak ada masalah

dengan suhu dan

kelembapan ruangan,

karena sirkulasi udara

selalu berputar.


74



bahaya disini?

Kalo dari luar sih kayanya ga

ada, tapi kalo dari dalem ada

Ancaman yang

dirasakan berasal dari

internal atau keadaan

didalam bangunan itu

sendiri.



bencana disini?

Kabur

Apabila terjadi

bencana, maka hal

yang akan dilakukan

adalah

kabur/menyelamatkan

diri.

Apakah ada emergency supply kit? Yah, yang seadanya ajalah

ini.

Emergency supply

kit berupa peralatan

yang sudah

disediakan pihak

menejemen rumah

sakit.


pelatihan penanggulangan bencana? Belom

Informan belum

pernah mendapatkan

pelatihan

penanggulangan

bencana.


memiliki backup-nya? Iya, ada dikomputer

Rekam medis

memiliki cadangan

data yang berada

dikomputer.


75


LAMPIRAN 3

Usulan Program Penanggulangan Bencana

Pada Unit Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah Tarakan Jakarta

A. Pendahuluan

Rekam medis merupakan salah satu jenis rekod yang berisikan data atau informasi

mengenai perihal diagnosis penyakit yang diderita oleh para pasien berikut cara pengobatan

dan obat-obatan yang diberikan oleh dokter atau dokter gigi demi menyehatkan pasien.

Rekam medis memiliki banyak manfaat,seperti bukti penting dalam proses hukum, referensi

kepentingan penelitian dan pendidikan, indicator untuk peningkatan pelayanan rumah sakit,

dan lainnya.

Mengingat banyaknya manfaat rekam medis yang sangat penting baik bagi pasien,

pihak menejemen rumah sakit, dan pihak lain yang memiliki kepentingan, perlu diadakannya

suatu program perlindungan bencana bagi rekam medis. Program perlindungan bencana ini

mampu melindungi rekam medis dari bencana, seperti kebakaran dan kebanjiran. Sehingga

apabila terjadi sebuah bencana di organisasi, rekam medis dapat terselamatkan atau paling

tidak dapat meminimalisirkan kerusakan yang terjadi.

Jenis bencana yang sering mengancam dan memiliki efek kerusakan yang besar

adalah bahaya yang berasal dari api dan air, maka cakupan dari program ini adalah

mempersiapkan dan merespon situasi yang berasal dari kedua elemen tersebut.

Program penanggulangan bencana ini terdiri dari 3 (tiga) tahapan, yaitu tahap

pencegahan (preventive) dan kesiapan (preparedness), tanggapan (response), serta pemulihan

(recovery).

B. Tujuan

Tujuan utama dari program ini adalah menyediakan informasi dan juga langkah-

langkah pencegahan dan penanggulangan bencana untuk merespon bencana dengan cepat

guna meminimalisirkan dampak yang akan terjadi nantinya.

C. Jenis Bencana

Air (kebakaran) – Kode MERAH

Air (banjir atau water damage)


76


D. Nomor Telepon Sub-unit

Nama Sub-Unit No. Telepon

Nurse Call Station Pav. Cempaka

Nurse Call Station Pav. Melati

Nurse Call Station Pav. Dahlia

Nurse Call Station Pav. Seruni

Ruang Operasi

Laboratorium

Radiologi

Sanitasi

Gizi

Laundry

Poli Kulit

Poli Jantung

Poli Saraf

Poli THT

Poli Gigi

E. Nomor Telepon Darurat

Nama Sub-Unit No. Telepon

Pemadam Kebakaran

PLN

Gangguan Gas

PMI DKI Jakarta

DPU SDPU

Gangguan Telepon

Penerangan

Ambulance

Rumah Sakit 1

Rumah Sakit 2

Rumah Sakit 3

Rumah Sakit 4


77


Polres Metro

Polsek

F. In House Emergency Team

Tim Tanggap Bencana (In House)

Nama Tanggung Jawab No. Telpon

I. Pencegahan (Preventive)

a) Ruang Lingkup

Pencegahan atau preventive merupakan tahap pertama dari program penanggulangan

bencana. Tahap ini bertujuan untuk mengurangi kemungkinan kehilangan atau

kerusakan yang terjadi pada saat terjadinya keadaan darurat atau bencana. Pada tahap

ini kita akan melakukaan pengecekan regular yang dilakukan pada ruang

penyimpanan dengan melakukan pembagian kerja secara bergilir, sehingga akan

meningkatkan kewaspadaan

b) Penanggung Jawab

Seluruh staf yang bertugas dan berada diruang penyimpanan rekam medis.

c) Tindakan yang Dilakukan

Mengidentifikasi faktor-faktor yang dapat menjadi pemicu sumber bencana dengan

melakukan inspeksi atau survey yang dilakukan secara rutin dan bergilir, sehingga

dapat mengetahui kerusakan sedini mungkin.

Memastikan bahwa emergency equipment (kotak P3K, fire extinguishers, dan

lainnya) selalu bisa diakses kapanpun dan dalam kondisi yang baik dan

lengkap.

Tutup ruang penyimpanan apabila sedang tidak digunakan.


78


Jangan meninggalkan barang-barang yang mudah terbakar.

Usahakan untuk selalu menjaga temperatur dan suhu dengan stabil.

Simpan barang-barang berharga ditempat yang tahan api dan anti debu,

simpan di tempat yang terbuat dari besi yang tidak mudah berkarat dan tidak

mudah terkelupas.

Usahakan berkas rekam medis tidak disusun terlalu rapat. Sehingga apabila

terjadi bencana (semisal banjir), berkas mudah untuk ditarik.

Dilarang merokok didalam ruangan, kecuali ditempat yang telah disediakan.

Pastikan alat pemadam kebakaran secara rutin di-inspeksi dan dirawat.

Pastikan alat pemadam kebakaran mudah untuk dijangkau.

Pastikan sistem listrik dan pipa secara rutin di-inspeksi dan dirawat.

Pastikan untuk selalu menginspeksi ruangan dan melaporkan apabila

ditemukan adanya keretakan pada tembok, kebocoran pipa, atau hal lainnya

yang dapat mengancam keamanan rekam medis.

d) Worksheet

Worksheet Internal/External Inspection List

Inspeksi Bahaya

Tanggal Jenis Bahaya Yang Menginspeksi

Incident Report

Tanggal Kejadian :

Jenis Insiden :

Lokasi :

Pegawai yang terlibat :

Deskripsi kejadian :


79


Nama :

Tanggal :

Tanda tangan :

In House Emergency Equipment Supply

Peralatan Lokasi Ukuran Jumlah

Kotak/kardus

Sepatu Boots

Sapu

Ember

Disinfektan

Kipas

Senter

Baterai

Sarung tangan karet

Tanngga

Masker

Pengki

Kantong sampah plastik

Handuk

Sponge

Selotip

Vacuum

II. Tanggapan (Response)

a) Ruang Lingkup

Tahap ini dilakukannya penerapan atau implenetasi kegiatan sesuai dengan apa yang

telah tercantum dalam kebijakan penanggulangan bahaya. Apabila respon pegawai

dalam menanggapi bahaya cepat dilakukan, maka akan mengurangi dampak

kerusakan dan kehilangan yang lebih besar pada rekam medis itu sendiri.

b) Penanggung Jawab

Seluruh pegawai.


80



Apabila terjadi bencana, maka seluruh pegawai diharapkan untuk mengikuti seluruh

prosedur penanggulangan bencana dengan tepat dan cepat. Menghubungi nomor

kontak keadaan darurat, menyalakan alarm, melakukan evakuasi, dan lainnya.

Kebakaran

Tetap tenang.

Jika melihat api, segera lakukan pemadaman api dengan menggunakan alat

pemadak kebakaran darurat yang berada di sekitar lokasi kejadian.

Apabila api tidak kunjung padam dalam kurun waktu 90 detik, segera lakukan

konfirmasi KODE MERAH dengan memberikan lokasi kebakaran dan materi

yang terbakar.

Menyalakan alarm.

Menghubungi dinas pemadam kebakaran.

Meninggalkan lokasi kejadian apabila api semakin membesar.

Semua orang diharapkan melakukan penyelamatan diri dengan menuju titik

kumpul melalui tangga dan pintu darurat. Jangan lupa untuk menutup pintu

darurat setelah melewatinya.

Setelah pemadaman berhasil dilakukan dan diizinkan untuk memasuki lokasi

kejadian, lihat kondisi berkas rekam medis untuk mengetahui seberapa besar

kerusakan yang dialami.

Banjir dan/atau water damage

Tetap tenang.

Beritahu bagian perawatan gedung dan supervisor dengan menginformasikan

lokasi kejadian dan sumber kebocoran, dan apakah ada berkas yang berada

dalam bahaya.

Jangan berjalan didalam air karena mungkin saja terdapat kabel-kabel yang

mengandung listrik. Apabila tingkat bahaya sudah cukup tinggi segera lakukan

evakuasi.

Apabila anda tahu sumber datangnya air dan mampu menanganinya sendiri,

lakukan dengan hati-hati.


81


Bersiap untuk segera memindahkan berkas ketempat yang lebih

tinggi/kering/aman dengan menutupi berkas dengan plastik dan pindahkan

dengan hati-hati. Jangan pindahkan berkas yang sudah basah.

III. Perbaikan (Recovery)

a) Ruang Lingkup

Tahap terakhir ini, termasuk didalamnya adalah kegiatan yang dibutuhkan untuk

segera melakukan perbaikan atau rehabilitasi, terutama untuk sistem yang dianggap

vital.

b) Penanggung Jawab

Komite Penanggulangan Bencana.


Memastikan kondisi kerusakan yang dialami rekam medis, melakukan perbaikan atau

konservasi minimal, melakukan tindakan penyelamatan pasca bencana sesuai dengan

kebijakan penyelamatan, membersihkan lokasi dan menggantinya dengan benda-

benda yang baru, membuat laporan kerusakan dan melakukan evaluasi terhadap

program penanggulangan bencana yang telah dilakukan untuk lebih baik lagi dimasa

yang akan datang.

Melakukan evaluasi mengenai kerusakan yang telah terjadi.

Melakukan evaluasi terhadap program penanggulangan bencana yang dimiliki

untuk selanjutnya dapat ditingkatkan.

Melakukan tindakan penyelamatan terhadap berkas yang rusak dengan metode

penyelamatan tertentu.

Membuat laporan.


universitas indonesia upaya pencegahan …lib.ui.ac.id/file?file=digital/20312563-s43564-upaya...

Documents