universitas indonesia laporan praktek kerja...
TRANSCRIPT
UNIVERSITAS INDONESIA
LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI APOTEK RINI JALAN BALAI PUSTAKA TIMUR NO. 11
RAWAMANGUN JAKARTA TIMUR PERIODE 5 APRIL – 13 MEI 2011
LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Apoteker
FARIDA NURFITRIYANA, S. Farm. 1006753721
ANGKATAN LXXII
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
PROGRAM PROFESI APOTEKER - DEPARTEMEN FARMASI DEPOK
JUNI 2011
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
iii Universitas Indonesia
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
iv Universitas Indonesia
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang Maha
Pengasih dan Penyayang yang senantiasa mencurahkan nikmat dan karunia-Nya
sehingga penulis dapat menyelesaikan kegiatan Praktek Kerja Profesi Apoteker
(PKPA) di Apotek Rini dan menyelesaikan penyusunan laporan ini.
PKPA ini berlangsung mulai tanggal 5 April – 13 Mei 2011. Dalam
melaksanakan PKPA ini penulis banyak mendapat bantuan, baik berupa
bimbingan maupun informasi dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada
kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Ibu Murdiana Baskoro, selaku pemilik sarana Apotek Rini yang telah
memberikan kesempatan, sarana, dan fasilitas yang diberikan selama PKPA.
2. Ibu Meta Pramana, S.Si,Apt., selaku wakil pimpinan Apotek Rini dan
pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan selama
pelaksanaan PKPA.
3. Bapak Drs. Umar Mansur, MSc., selaku Apoteker Pengelola Apotek Rini yang
telah memberikan kesempatan PKPA.
4. Ibu Dr. Yahdiana Harahap, M.S selaku Ketua Departemen Farmasi FMIPA UI.
5. Bapak Dr. Harmita, Apt., selaku pimpinan program pendidikan profesi
apoteker Departemen Farmasi FMIPA-UI.
6. Ibu Dr. Nelly Leswara, Apt., selaku pembimbing dari Departemen Farmasi
Universitas Indonesia yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan
serta penyusunan laporan ini.
7. Seluruh Apoteker, Asisten Apoteker, dan seluruh pegawai Apotek Rini atas
segala pengarahan, keramahan, dan kebaikannya selama PKPA.
8. Seluruh staf pengajar dan tata usaha program pendidikan profesi apoteker
FMIPA UI.
9. Seluruh keluarga yang selalu memberikan doa, kasih sayang, motivasi,
nasehat, dan dukungan materi.
10. Teman-teman Apoteker angkatan LXXII atas perjuangan, semangat, dan
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
v Universitas Indonesia
kerjasamanya.
Akhir kata, penulis berharap Allah SWT akan membalas semua kebaikan
segala pihak yang telah membantu. Penulis menyadari masih banyak kekurangan
pada laporan ini, oleh karena itu sangat diharapkan kritik dan saran yang bersifat
membangun dari pembaca. Selain itu, penulis berharap semoga laporan PKPA ini
berguna bagi semua pihak yang membutuhkan.
Penulis,
2011
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
vi Universitas Indonesia
DAFTAR ISI
Halaman HALAMAN JUDUL .......................................................................................... ii HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................... iii KATA PENGANTAR ....................................................................................... iv DAFTAR ISI ..................................................................................................... vi DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... viii DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................... ix 1 PENDAHULUAN ........................................................................................... 1 1.1 Latar Belakang ......................................................................................... 1
1.2 Tujuan ..................................................................................................... 2 2 TINJAUAN PUSTAKA .................................................................................. 3
2.1 Pengertian Apotek ................................................................................... 3 2.2 Landasan Hukum Apotek ......................................................................... 3
2.3 Tugas Dan Fungsi Apotek ........................................................................ 4 2.4 Persyaratan Apotek ................................................................................... 4 2.5 Tata Cara Perizinan Apotek ...................................................................... 6 2.6 Personalia Apotek ..................................................................................... 8 2.7 Persyaratan Apoteker Pengelola Apotek (APA) ...................................... 10 2.8 Pengelolaan Apotek ................................................................................ 10
2.8.1 Pengelolaan Teknis Kefarmasian ................................................. 10 2.8.1.1 Pengadaan dan Pengendalian Persediaan Obat di
Apotek ........................................................................... 11 2.8.1.2 Penyimpanan Perbekalan Farmasi di Apotek ................... 14 2.8.1.3 Pelayanan Resep di Apotek .............................................. 14
2.8.2 Pengelolaan Non-Teknis Kefarmasian ......................................... 16 2.9 Pencabutan Surat Izin Apotek ................................................................. 16 2.10 Pengelolaan Narkotika ........................................................................... 17
2.10.1 Pemesanan Narkotika ................................................................ 18 2.10.2 Penerimaan dan Penyimpanan Narkotika ................................... 18 2.10.3 Pelayanan Resep yang Mengandung Narkotika .......................... 20 2.10.4 Pelaporan Narkotika .................................................................. 20 2.10.5 Pemusnahan Narkotika .............................................................. 21
2.11 Pengelolaan Psikotropika ....................................................................... 21 2.11.1 Pemesanan Psikotropika ............................................................ 21 2.11.2 Penyimpanan Psikotropika ......................................................... 22 2.11.3 Pelaporan Psikotropika .............................................................. 22 2.11.4 Pemusnahan Psikotropika .......................................................... 22
2.12 Pelayanan Informasi Obat ..................................................................... 22 3 TINJAUAN KHUSUS APOTEK RINI ........................................................ 24
3.1 Lokasi .................................................................................................... 24 3.2 Bangunan dan Tata Ruang ..................................................................... 24
3.2.1 Ruang Tunggu ............................................................................. 25 3.2.2 Bagian Penerimaan Resep, Pembayaran, dan Penyerahan Obat .... 25
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
vii Universitas Indonesia
3.2.3 Ruang Peracikan .......................................................................... 25 3.2.4 Ruang Administrasi dan Pembelian ............................................. 26 3.2.5 Ruang Pimpinan .......................................................................... 26 3.2.6 Gudang ........................................................................................ 27 3.2.7 Dapur .......................................................................................... 27 3.2.8 Ruang Sholat ............................................................................... 27
3.3 Struktur Organisasi .................................................................................. 27 3.4 Kegiatan-Kegiatan di Apotek ................................................................... 28
3.4.1 Kegiatan Teknis Kefarmasian ...................................................... 28 3.4.1.1 Pengadaan/Pembelian Perbekalan Farmasi ....................... 28 3.4.1.2 Penyimpanan dan Pengeluaran Barang............................. 29 3.4.1.3 Pembuatan Sediaan Standar (Anmaak) ............................. 29 3.4.1.4 Penjualan ......................................................................... 30
3.4.2 Kegiatan Teknis Non Kefarmasian .............................................. 30 3.4.2.1 Administrasi Pembelian ................................................... 30 3.4.2.2 Administrasi Piutang ....................................................... 31 3.4.2.3 Administrasi Penjualan .................................................... 31 3.4.2.4 Administrasi Pajak ........................................................... 32 3.4.2.5 Administrasi Personalia ................................................... 32 3.4.2.6 Laporan Keuangan ........................................................... 32
3.5 Pengelolaan Narkotika ............................................................................ 32 3.5.1 Pengadaan Narkotika ................................................................... 32 3.5.2 Penyimpanan Narkotika ............................................................... 32 3.5.3 Penjualan Narkotika .................................................................... 33 3.5.4 Pelaporan Narkotika .................................................................... 33
3.6 Pengelolaan Psikotropika ........................................................................ 33 4 PEMBAHASAN ............................................................................................ 34
4.1 Pengelolaan Sumber Daya ....................................................................... 35 4.1.1 Pengelolaan Sumber Daya Manusia ............................................. 35 4.1.2 Sarana dan Prasarana ................................................................... 36 4.1.3 Pengelolaan Sediaan Farmasi dan Perbekalan Kesehatan Lainnya ....................................................................................... 39
4.2 Pelayanan ............................................................................................... 41 5 KESIMPULAN DAN SARAN ...................................................................... 44 5.1 Kesimpulan ............................................................................................. 44 5.2 Saran ....................................................................................................... 44 DAFTAR REFERENSI ................................................................................... 45
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
viii Universitas Indonesia
DAFTAR GAMBAR
Gambar Halaman 3.1 Alur penjualan resep tunai “telah diolah kembali”.……............... 46 3.2 Alur penjualan resep kredit “telah diolah kembali..……............... 47 3.3 Alur penjualan OTC “telah diolah kembali”……….…...................48
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
ix Universitas Indonesia
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran Halaman 1 Lokasi Apotek Rini …………………….………………….…………….. 49 2 Denah ruangan Apotek Rini ………………………….…………….... 50 3 Contoh salinan resep ………...……………………………………..... 51 4 Contoh etiket …………………………...…………….……………..... 52 5 Contoh kwitansi ………………………………………..……………... 53 6 Struktur organisasi apotek rini ………….……………......................... 54 7 Contoh surat pesanan …………………….…...………….................... 55 8 Contoh faktur barang ………………....…….…….………………….. 56 9 Contoh tanda terima tukar faktur ………..……....……........................ 57 10 Contoh surat pesanan narkotika ……..…………….….…………....... 58 11 Contoh pelaporan narkotika ……………......……………….……....... 59 12 Contoh laporan penggunaan narkotika ………..........…………..…..... 60 13 Contoh surat pesanan psikotropika ………………………..……....…. . 61
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
1 Universitas Indonesia
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Suatu kehidupan masyarakat yang sejahtera diperlihatkan melalui derajat
kesehatan masyarakat yang baik. Dalam usaha meningkatkan derajat kesehatan
masyarakat, pemerintah mendirikan fasilitas-fasilitas pelayanan kesehatan. Fasilitas
pelayanan kesehatan merupakan suatu alat maupun tempat yang dipakai untuk
menyelenggarakan upaya pelayanan kesehatan, baik promotif, preventif, kuratif,
maupun rehabilitatif (Undang-Undang No. 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan,
2009). Salah satu fasilitas pelayanan kesehatan yang paling berperan dalam
masyarakat adalah apotek. Apotek itu sendiri adalah tempat tertentu, tempat
dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan farmasi, perbekalan
kesehatan lainnya kepada masyarakat (Keputusan Menteri Kesehatan RI No.
1027/Menkes/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek,
2004).
Sebagai fasilitas pelayanan kesehatan peran apotek yakni menyediakan obat-
obatan dan perbekalan farmasi lainnya serta memberikan informasi, konsultasi, dan
evaluasi mengenai obat yang dibutuhkan oleh masyarakat sehingga tujuan
pembangunan kesehatan dapat terwujud. Selain sebagai fasilitas pelayanan kesehatan,
apotek juga berperan sebagai salah satu tempat pengabdian dan praktek profesi
apoteker dalam melakukan pekerjaan kefarmasian. Melalui kedua peran tersebut,
apoteker secara langsung terlibat dalam usaha peningkatan pelayanan kesehatan
sebagai perwujudan pembangunan kesehatan.
Pada saat ini, orientasi paradigma pelayanan kefarmasian telah bergeser dari
pelayanan obat (drug oriented) menjadi pelayanan pasien (patient oriented) dengan
mengacu kepada Pharmaceutical Care (Keputusan Menteri Kesehatan RI No.
1027/Menkes/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek,
2004). Melalui hal tersebut, peran apoteker dalam usaha peningkatan pelayanan
kesehatan menjadi lebih nyata. Tanggung jawab apoteker dalam melaksanakan
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
2
Universitas Indonesia
pelayanan kesehatan kepada masyarakat ditunjukan melalui pengelolaan dan
pemberian informasi penggunaan obat yang rasional, sehingga penyampaian obat ke
pasien secara tepat dan efektif dapat tercapai.
Selain mengutamakan sisi sosial, suatu apotek juga harus memperhatikan sisi
keuntungan agar apotek tersebut dapat terus berkembang. Dalam hal ini, peran
apoteker sebagai manajer dan pelaku wirausaha tidak kalah penting. Untuk mencapai
tujuan tersebut, apoteker juga diharapkan memiliki kemampuan menempatkan diri
sebagai pimpinan dalam suatu situasi multidisipliner, dan kemampuan mengelola
sumber daya manusia (SDM) secara efektif. Selain itu, seorang Apoteker juga harus
selalu belajar sepanjang karier, membantu memberi pendidikan, dan memberi
peluang untuk meningkatkan pengetahuan (Keputusan Menteri Kesehatan RI No.
1027/Menkes/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek,
2004).
Calon apoteker sebagai penerus di bidang perapotekan harus memahami peran
apoteker melalui kegiatan-kegiatan yang dilakukan di apotek secara nyata. Dengan
berbekal teori yang telah dipelajari sebelumnya, calon apoteker diharapkan dapat
memahami dan mengaplikasikan teori tersebut melalui suatu praktek kerja.
Dilatarbelakangi hal tersebut, Program Profesi Apoteker Departemen Farmasi
FMIPA UI mewajibkan mahasiswa Program Profesi Apoteker untuk melaksanakan
Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di apotek, yaitu Apotek Rini. Kegiatan
PKPA tersebut dilaksanakan pada tanggal 5 April – 13 Mei 2011.
1.2 Tujuan
Dengan pelaksanaan PKPA di Apotek Rini, diharapkan mahasiswa dan
mahasiswi calon apoteker :
1. Mengetahui kegiatan-kegiatan di apotek secara umum sebagai bekal untuk
menghadapi dunia kerja.
2. Mengetahui dan memahami peran dan tanggung jawab apoteker di apotek.
3. Mengetahui penerapan ilmu yang didapat selama perkuliahan dalam bidang
kefarmasian khususnya apotek.
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
3 Universitas Indonesia
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Apotek
Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
1332/Menkes/SK/X/2002 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan
RI No. 922/MENKES/PER/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian
Izin Apotek, yang dimaksud dengan apotek adalah suatu tempat tertentu, tempat
dilakukannya pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan farmasi, perbekalan
kesehatan lainnya kepada masyarakat (Keputusan Menteri Kesehatan No.1332,
2002).
Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No.51 Tahun 2009,
pekerjaan kefarmasian adalah perbuatan meliputi pembuatan termasuk
pengendalian mutu sediaan farmasi, pengadaan, penyimpanan, dan
pendistribusian atau penyaluran obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep
dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat, dan obat
tradisional (Peraturan Pemerintah No.51, 2009).
2.2 Landasan Hukum Apotek
Apotek merupakan salah satu sarana pelayanan kesehatan masyarakat yang
diatur dalam:
a. Undang-undang No.36 Tahun 2009 tentang Kesehatan.
b. Peraturan Pemerintah No. 25 Tahun 1980 tentang Perubahan dan
Tambahan atas Peraturan Pemerintah No. 26 Tahun 1965 tentang Apotek.
c. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
922/Menkes/Per/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin
Apotek.
d. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
No.1332/Menkes/SK/X/2002 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri
Kesehatan RI No.922/Menkes/Per/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata
Cara Pemberian Izin Apotek.
e. Peraturan Pemerintah No 41 Tahun 1990 tentang Masa Bakti Apoteker dan
Izin Kerja Apoteker, yang disempurnakan dengan Peraturan Menteri
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
4
Universitas Indonesia
kesehatan No. 184/Menkes/Per/II/1995.
f. Undang-Undang Obat Keras (St 1937 No. 541).
g. Undang-Undang No. 35 Tahun 2009 tentang Narkotika.
h. Undang-Undang No. 5 Tahun 1997 tentang Psikotropika.
2.3 Tugas Dan Fungsi Apotek (Peraturan pemerintah No.25, 1980)
Menurut Peraturan Pemerintah RI No. 25 Tahun 1980 Pasal 2, tugas dan
fungsi apotek adalah:
a. Tempat pengabdian profesi seorang apoteker yang telah mengucapkan
sumpah jabatan.
b. Sarana farmasi yang melaksanakan peracikan, pengubahan bentuk,
pencampuran, dan penyerahan obat atau bahan obat.
c. Sarana penyalur perbekalan farmasi yang harus mendistribusikan obat
yang diperlukan masyarakat secara meluas dan merata.
d. Sebagai sarana tempat pelayanan informasi mengenai perbekalan farmasi
kepada masyarakat dan tenaga kesehatan lainnya.
2.4 Persyaratan Apotek (Keputusan menteri kesehatan no.922, 1993)
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 922/Menkes/PER/X/1993
Pasal 6, beberapa persyaratan yang harus dipenuhi untuk memperoleh izin
suatu apotek adalah sebagai berikut:
a. Untuk mendapatkan izin apotek, apoteker atau apoteker yang bekerja sama
dengan pemilik sarana yang telah memenuhi persyaratan harus siap
dengan tempat dan perlengkapan yang merupakan milik sendiri atau milik
pihak lain.
b. Sarana apotek dapat didirikan pada lokasi yang sama dengan pelayanan
komoditi lain di luar sediaan farmasi.
c. Apotek dapat melakukan kegiatan pelayanan komoditi lain di luar sediaan
farmasi.
Beberapa persyaratan yang harus diperhatikan dalam pendirian sebuah
apotek adalah:
a. Lokasi dan Tempat.
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
5
Universitas Indonesia
Persyaratan jarak antara apotek tidak lagi dipermasalahkan tetapi tetap
mempertimbangkan segi pemerataan dan pelayanan kesehatan, jumlah
penduduk, dokter praktek, dan sarana pelayanan kesehatan lain.
b. Bangunan dan Kelengkapan.
Bangunan apotek harus memenuhi persyaratan teknis sehingga dapat
menjamin kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi apotek serta
memelihara mutu perbekalan farmasi. Apotek harus mempunyai papan
nama yang terbuat dari bahan yang memadai dan memuat nama apotek,
nama Apoteker Pengelola Apotek (APA), nomor SIA, dan alamat apotek.
Luas bangunan apotek tidak dipermasalahkan, bangunan apotek terdiri dari
ruang tunggu, ruang administrasi, ruang peracikan, ruang penyimpanan
obat, dan toilet. Bangunan apotek harus dilengkapi dengan sumber air
yang memenuhi syarat kesehatan, penerangan yang cukup, alat pemadam
kebakaran yang berfungsi dengan baik, ventilasi, dan sistem sanitasi yang
baik.
1). Ruang tunggu
Ruang tunggu seyogyanya dibuat senyaman mungkin, bersih, segar,
terang, tidak terdapat nyamuk atau serangga sehingga pasien atau
konsumen merasa betah dan nyaman menunggu. Beberapa apotek
bahkan menyediakan majalah, minuman mineral atau dispenser dan
majalah kesehatan ilmiah. Bagian penerimaan resep haruslah dibuat
sebaik mungkin, karena berhubungan langsung dengan pelanggan.
2). Ruang peracikan
Ruang peracikan sebaiknya diatur agar persediaan dapat dijangkau
dengan mudah pada saat persiapan, peracikan, dan pengemasan.
3). Bagian penyerahan obat
Untuk pelayanan profesional di apotek, seyogyanya apotek
menyediakan ruang/tempat khusus untuk menyerahkan obat dan dapat
juga digabung dengan ruang konsultasi atau pemberian informasi.
Jika tidak bisa dibuat ruang terpisah, dapat juga dilakukan pembatasan
dengan menggunakan dinding penyekat, sehingga dapat memberikan
atau menyediakan kesempatan berbicara secara pribadi dengan
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
6
Universitas Indonesia
pelanggan atau pasien.
4). Ruang administrasi.
Merupakan ruangan yang terpisah dari ruang pelayanan ataupun
ruang lainnya. Walaupun tidak terlalu besar, namun disesuaikan
dengan kebutuhan kegiatan manajerial. Ruangan ini juga digunakan
untuk menerima tamu dari supplier atau industri/pabrik farmasi.
c. Perlengkapan Apotek
Perlengkapan apotek adalah semua peralatan yang dipergunakan untuk
melaksanakan pengelolaan apotek. Perlengkapan yang harus tersedia di
apotek adalah:
1) Alat pembuatan, pengolahan, dan peracikan,seperti timbangan, mortar,
dan gelas ukur.
2) Perlengkapan dan alat penyimpanan perbekalan farmasi seperti lemari
obat dan lemari pendingin.
3) Wadah pengemas dan pembungkus seperti etiket dan plastik
pengemas.
4) Tempat penyimpanan khusus narkotika, psikotropik, dan bahan
beracun.
5) Alat dan perlengkapan laboratorium untuk pengujian sederhana seperti
erlenmeyer, dan gelas ukur.
6) Alat administrasi seperti blanko pesanan obat, faktur, kwitansi, dan
salinan resep.
7) Buku standar yang diwajibkan antara lain Farmakope Indonesia edisi
terbaru.
2.5 Tata Cara Perizinan Apotek
Surat Izin Apotek (SIA) adalah surat yang diberikan Menteri Kesehatan RI
kepada apoteker atau apoteker yang bekerja sama dengan Pemilik Sarana Apotek
(PSA) untuk membuka apotek di tempat tertentu. Izin apotek diberikan oleh
Menteri yang melimpahkan wewenangnya kepada Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota. Pelaksanaan pemberian izin, pembekuan izin, pencairan izin,
dan pencabutan izin dilaporkan setahun sekali oleh Kepala Dinas Kesehatan
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
7
Universitas Indonesia
kepada Menteri dan tembusan disampaikan kepada Kepala Dinas Kesehatan
Provinsi.
Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
No.1332/Menkes/SK/X/2002 Pasal 7 dan 9 tentang Perubahan Atas Peraturan
Menteri Kesehatan RI No. 922/Menkes/PER/X/1993 mengenai Tata Cara
Pemberian Izin Apotek adalah sebagai berikut:
a. Permohonan izin apotek diajukan kepada Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota dengan menggunakan contoh formulir model APT-1.
b. Dengan menggunakan Formulir APT-2 Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota selambat-lambatnya 6 (enam) hari kerja setelah menerima
permohonan dapat meminta bantuan teknis kepada Kepala Balai POM
untuk melakukan pemeriksaan terhadap kesiapan apotek melakukan
kegiatan.
c. Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau Kepala Balai POM selambat-
lambatnya 6 (enam) hari kerja setelah permintaan bantuan teknis dan
Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota melaporkan hasil pemeriksaan
setempat dengan menggunakan contoh formulir APT-3.
d. Dalam hal pemeriksaan sebagaimana dimaksud dalam (b) dan (c) tidak
dilaksanakan, Apoteker Pemohon dapat membuat surat pernyataan siap
melakukan kegiatan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota
setempat dengan tembusan kepada Kepala Dinas Provinsi dengan
menggunakan contoh formulir model APT-4.
e. Dalam jangka waktu 12 (dua belas) hari kerja setelah diterima laporan
pemeriksaan sebagaimana dimaksud ayat (c) atau pernyataan ayat (d)
Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat mengeluarkan SIA
dengan menggunakan contoh formulir model APT-5.
f. Dalam hal hasil pemeriksaan Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau
Kepala Balai POM dimaksud ayat (c) masih belum memenuhi syarat.
Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dalam waktu 12 (dua
belas) hari mengeluarkan Surat Penundaan dengan menggunakan contoh
formulir model APT-6.
g. Terhadap Surat Penundaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (f),
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
8
Universitas Indonesia
Apoteker diberi kesempatan untuk melengkapi persyaratan yang belum
dipenuhi selambat-lambatnya dalam jangka waktu satu bulan sejak tanggal
Surat Penundaan.
h. Terhadap permohonan izin apotek yang ternyata tidak memenuhi
persyaratan APA dan atau persyaratan apotek atau lokasi apotek tidak
sesuai dengan permohonan, maka Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota setempat dalam jangka waktu selambat-lambatnya (12)
dua belas hari kerja wajib mengeluarkan surat penolakan disertai dengan
alasannya dengan menggunakan formulir model APT-7.
2.6 Personalia Apotek
Apoteker adalah tenaga profesi yang memiliki dasar pendidikan serta
keterampilan di bidang farmasi dan diberi wewenang serta tanggung jawab untuk
melaksanakan pekerjaan kefarmasian. Apoteker Pengelola Apotek (APA), yaitu
Apoteker yang telah diberi Surat Izin Apotek (SIA).
Dalam Keputusan Menteri Kesehatan RI No.1332/Menkes/SK/X/2002
Pasal 19 disebutkan mengenai ketentuan beberapa pelimpahan tanggungjawab
pengelola apotek:
a. Apabila APA berhalangan melakukan tugasnya pada jam buka apotek,
APA harus menunjuk Apoteker Pendamping. Apoteker Pendamping
adalah apoteker yang telah bekerja di apotek di samping Apoteker
Pengelola Apotek dan/atau menggantikan pada jam-jam tertentu pada hari
buka apotek.
b. Apabila APA dan Apoteker Pendamping karena hal-hal tertentu
berhalangan melakukan tugasnya, APA menunjuk Apoteker
Pengganti. Apoteker Pengganti yaitu apoteker yang menggantikan APA
selama APA tersebut tidak berada di tempat lebih dari tiga bulan secara
terus-menerus, telah memiliki Surat Ijin Kerja (SIK) dan tidak bertindak
sebagai APA di apotek lain.
c. Penunjukkan tersebut harus dilaporkan kepada Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota dengan tembusan kepada Kepala Dinas Kesehatan
Provinsi setempat dengan menggunakan formulir model APT.9.
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
9
Universitas Indonesia
d. Apoteker Pendamping dan Apoteker Pengganti wajib memenuhi
persyaratan yang ditetapkan oleh Menteri Kesehatan.
e. Apabila Apoteker Pengelola Apotek berhalangan melakukan tugasnya
lebih dari dua Tahun secara terus-menerus, Surat Izin Apoteker atas nama
Apoteker yang bersangkutan dapat dicabut.
Untuk mendukung kegiatan di apotek apabila apotek yang dikelola cukup
besar dan padat diperlukan tenaga kerja lain seperti Asisten Apoteker yang
berdasarkan peraturan perundang-undangan berhak melakukan pekerjaan
kefarmasian sebagai Asisten Apoteker di bawah pengawasan Apoteker, juru resep
yaitu petugas yang membantu pekerjaan asisten apoteker, kasir yaitu orang yang
bertugas mencatat penerimaan dan pengeluaran uang yang dilengkapi dengan
kwitansi dan nota, pegawai tata usaha yaitu petugas yang melaksanakan
administrasi apotek dan membuat laporan pembelian, penjualan, dan keuangan
apotek.
Selanjutnya, menurut Permenkes No. 922/Menkes/Per/X/1993 Pasal 20-23
dijelaskan bahwa Apoteker Pengelola Apotek bertanggungjawab atas pelaksanaan
kegiatan yang dilakukan oleh Apoteker Pendamping maupun Apoteker Pengganti,
dalam pengelolaan apotek. Apoteker Pendamping bertanggungjawab atas
pelaksanaan tugas pelayanan kefarmasian selama yang bersangkutan bertugas
menggantikan APA. Pada setiap pengalihan tanggung jawab kefarmasian yang
disebabkan karena penggantian APA oleh Apoteker Pengganti, harus diikuti
dengan serah terima resep, narkotika, dan perbekalan farmasi lainnya, serta kunci-
kunci tempat penyimpanan narkotika dan psikotropika. Serah terima ini harus
diikuti dengan pembuatan berita acara.
Pada Pasal 24, dijelaskan apabila APA meninggal dunia, maka ahli waris
APA wajib melaporkan kejadian tersebut dalam waktu 2 x 24 jam kepada Kepala
Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Apabila pada apotek tersebut tidak terdapat
Apoteker Pendamping, maka laporan wajib disertai penyerahan resep, narkotika,
psikotropika, obat keras, dan kunci tempat penyimpanan narkotika dan
psikotropika. Penyerahan dibuat Berita Acara Serah Terima sebagaimana
dimaksud Pasal 23 ayat (2) kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota
dengan menggunakan formulir model APT.11 dengan tembusan kepada Kepala
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
10
Universitas Indonesia
Balai POM setempat.
2.7 Persyaratan Apoteker Pengelola Apotek (APA)
Sebelum melaksanakan kegiatannya, Apoteker Pengelola Apotek (APA)
wajib memiliki Surat Izin Apotek (SIA) yang berlaku untuk seterusnya selama
apotek masih aktif melakukan kegiatan dan APA dapat melakukan pekerjaannya
serta masih memenuhi persyaratan. Sesuai dengan Permenkes RI No.
1332/MENKES/SK/2002, APA harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:
Ijazahnya telah terdaftar pada Departemen Kesehatan.
a. Telah mengucapkan sumpah atau janji Apoteker.
b. Memiliki Surat Izin Kerja dari Menteri Kesehatan.
c. Memenuhi syarat-syarat kesehatan fisik dan mental untuk melaksanakan
tugasnya sebagai apoteker.
d. Tidak bekerja di suatu perusahaan farmasi dan tidak menjadi Apoteker
Pengelola Apotek di apotek lain.
2.8 Pengelolaan Apotek
Pengelolaan apotek sepenuhnya ditangani Apoteker. Apoteker harus dapat
mengelola dan mengarahkan seluruh kegiatan apotek secara lebih efektif untuk
memenuhi tugas dan fungsi utamanya. Pada dasarnya pengelolaan apotek dapat
dibedakan menjadi pengelolaan teknis kefarmasian dan non teknis kefarmasian.
2.8.1 Pengelolaan Teknis Kefarmasian
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
922/Menkes/PER/X/1993 Pasal 10 dan 11, pengelolaan apotek meliputi
pembuatan, pengolahan, peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran,
penyimpanan, dan penyerahan obat atau bahan obat. Pengadaan, penyimpanan,
penyaluran, dan penyerahan perbekalan farmasi lainnya. Pelayanan informasi
mengenai perbekalan farmasi meliputi pelayanan informasi mengenai perbekalan
farmasi lainnya yang diberikan baik kepada dokter, tenaga kesehatan lainnya,
maupun kepada masyarakat serta pengamatan dan pelaporan mengenai khasiat,
keamanan, bahaya, dan mutu obat serta perbekalan farmasi lainnya.
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
11
Universitas Indonesia
2.8.1.1 Pengadaan dan Pengendalian Persediaan Obat di Apotek
Pengaturan penyediaan obat (managing drug supply) merupakan hal yang
sangat penting di apotek. Persediaan obat yang lengkap di apotek merupakan
salah satu cara untuk menarik kepercayaan (pasien). Akan tetapi, banyaknya obat
yang tidak laku, rusak, dan kadaluarsa dapat menyebabkan kerugian apotek. Hal
ini disebabkan karena tidak adanya manajemen pengadaan obat yang baik. Untuk
mencegah hal tersebut diperlukan keseimbangan antara besar persediaan dan
besarnya permintaan dari suatu barang yang disebut pengendalian persediaan
barang (inventory control).
Untuk mencapai keseimbangan antara persediaan dan permintaan
ditentukan dengan mempertimbangkan hal-hal berikut yaitu kecepatan gerak atau
perputaran persediaan barang, obat yang laku keras hendaknya tersedia lebih
banyak dibanding obat yang kurang laku, lokasi Pedagang Besar Farmasi (PBF).
Jika jauh dari apotek maka perlu persediaan barang lebih banyak dibanding yang
lokasi PBF-nya dekat dengan apotek, penambahan persediaan obat didasarkan
atas kebutuhan per bulan atau hasil penjualan sehingga diharapkan persediaan
obat setiap saat dapat memenuhi kebutuhan 1 bulan.
Untuk mengendalikan persediaan obat diperlukan pencatatan mengenai
arus keluar masuk barang sehingga ada keseimbangan antara obat yang terjual
dengan obat yang harus dipesan kembali oleh apotek. Pemesanan barang
disesuaikan dengan besarnya omset penjualan pada waktu yang lalu.
Perencanaan pembelian harus sesuai dengan kebutuhan apotek yang dapat
dilihat dari buku defekta, bagian penerimaan resep dan penjualan obat bebas.
Pembelian dapat dilakukan secara tunai, kredit, dan konsinyasi. Pada pembelian
tunai pihak apotek langsung membayar harga obat yang dibelinya dari
distributor. Sedangkan pembelian kredit pembayarannya ditangguhkan sampai
jatuh tempo. Pada pembelian konsinyasi, distributor menitipkan barang dimana
apotek akan menerima komisi bila barang tersebut laku, dan jika barang tersebut
tidak laku bisa dikembalikan kepada distributor.
Pembelian terhadap barang juga harus mempertimbangkan pemilihan
suplier. Ciri-ciri suplier yang baik adalah memberikan barang dengan kualitas
yang baik, menepati waktu pengiriman barang, memberikan potongan harga yang
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
12
Universitas Indonesia
cukup menguntungkan, tenggang waktu kredit yang fleksibel, dan dapat
dipercaya.
Metode pengendalian persediaan dapat dilakukan dengan cara menyusun
prioritas berdasarkan analisis VEN dan PARETO:
a. Analisis VEN
Umumnya disusun dengan memperlihatkan kepentingan dan vitalitas
persediaan farmasi yang harus tersedia untuk melayani permintaan untuk
pengobatan.
1. V (Vital): persediaan tersebut penting karena merupakan obat penyelamat
hidup manusia atau obat penyakit yang dapat mengakibatkan kematian.
2. E (Esensial): perbekalan yang banyak diminta untuk digunakan dalam
tindakan atau pengobatan penyakit terbanyak yang ada pada suatu daerah
atau rumah sakit.
3. N (Non esensial): perbekalan pelengkap agar pengobatan menjadi lebih baik.
b. Analisis PARETO (ABC)
Analisis ini disusun berdasarkan atas penggolongan persediaan yang
mempunyai nilai harga paling banyak. Kriteria kelas dalam klasifikasi ABC:
1. Kelas A yaitu persediaaan yang memiliki nilai paling tinggi. Kelas ini
mewakili 70%-80% dari total nilai persediaan meskipun jumlahnya hanya
20% dari seluruh item.
2. Kelas B yaitu persediaan yang memiliki nilai menengah. Kelas ini mewakili
15%-20% dari total nilai persediaan dan jumlahnya sekitar 30% dari seluruh
item.
3. Kelas C yaitu persediaan yang memiliki nilai rendah. Kelas ini mewakili
sekitar 5%-10% dari total nilai persediaan, dan jumlahnya sekitar 50% dari
seluruh item.
c. Kombinasi VEN-ABC
Analisis ABC mengkategorikan item berdasarkan volume dan nilai
penggunaannya selama periode waktu tertentu, biasanya 1 tahun. Analisis VEN-
ABC menggabungkan analisis PARETO dan VEN dalam suatu matrik sehingga
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
13
Universitas Indonesia
analisisnya menjadi lebih tajam. Matrik dapat dijadikan dasar dalam menetapkan
prioritas untuk menyesuaikan anggaran atau perhatian dalam pengelolaan
persediaan. Jenis barang yang bersifat vital (VA, VB, VC) merupakan pilihan
utama untuk dibeli. Demikian pula dengan barang yang non essensial tetapi
menyerap banyak anggaran (NA, NB) juga dijadikan prioritas untuk dibelanjakan.
Sedangkan barang Non Esensial dan bernilai kecil (NC) dibelanjakan bila ada sisa
anggaran.
Parameter pengendalian persediaan yang pertama yaitu persediaan rata-
rata yang dihitung dengan menjumlahkan stok awal dan stok akhir kemudian
dibagi dua. Berdasarkan data persediaan rata-rata dapat dihitung tingkat
perputaran persediaan. Perameter kedua adalah perputaran persediaan yang
dihitung dengan membagi jumlah penjualan dengan persediaan rata-rata. Dari data
perputaran persediaan, maka kita dapat mengetahui lamanya obat disimpan di
apotek hingga barang tersebut terjual. Barang-barang yang perputaran
persediaannya cepat (fast moving) harus tersedia lebih banyak dibanding barang
yang perputaran persediaannya lambat (slow moving). Parameter yang ketiga
adalah persediaan pengaman (safety stock) yaitu persediaaan barang yang ada
untuk menghadapi keadaan tidak menentu disebabkan oleh perubahan pada
permintaan atau kemungkinan perubahan pada pengisian kembali. Parameter yang
keempat adalah persediaan maksimum. Persediaan maksimum merupakan jumlah
persediaan terbesar yang tersedia. Jika telah mencapai nilai persediaan maksimum
maka tidak perlu lagi melakukan pemesanan untuk menghindari terjadinya
penimbunan barang yang dapat menyebabkan kerugian. Parameter kelima adalah
persediaan minimum yang merupakan jumlah persediaan terkecil yang masih
tersedia. Apabila penjualan telah mencapai nilai persediaan minimum maka
langsung dilakukan pemesanan agar kontinuitas usaha dapat berlanjut. Jika barang
yang tersedia jumlahnya sudah kurang dari jumlah persediaan minimum maka
dapat terjadi kekosongan barang. Parameter keenam yaitu reorder point (titik
pemesanan) merupakan titik dimana harus diadakan pemesanan kembali untuk
menghindari terjadinya kekosongan barang.
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
14
Universitas Indonesia
2.8.1.2 Penyimpanan Perbekalan Farmasi di Apotek
Tempat penyimpanan obat-obatan memerlukan ruangan tersendiri. Apabila
ruangan memungkinkan maka digunakan rak-rak dari kayu atau besi. Untuk
bahan-bahan yang mudah terbakar sebaiknya disimpan di tempat yang terpisah.
Untuk obat-obat narkotika penyimpanannya sesuai dengan ketentuan yang
berlaku. Untuk obat-obat psikotropika sebaiknya disimpan tersendiri. Untuk obat-
obat yang memerlukan kondisi tertentu seperti vaksin, insulin atau suppositoria
disimpan di dalam lemari es. Obat-obatan disusun secara alfabetis menurut bentuk
sediaannya.
Penyusunan perbekalan farmasi dapat disusun secara First In First Out
(FIFO) dan First Expired First Out (FEFO). Sistem FIFO artinya obat-obatan
yang lebih dahulu masuk ke gudang lebih dahulu digunakan, sedangkan sistem
FEFO artinya obat-obatan dengan tanggal kadaluarsa terdekat yang lebih dahulu
digunakan. Penyimpanan barang juga dilengkapi dengan kartu stok untuk setiap
item barang untuk memudahkan pengendalian persediaan.
Untuk persediaan obat yang sudah menipis jumlahnya atau sudah habis
perlu dicatat dalam buku defekta yang nantinya diberitahukan kepada bagian
pembelian.
2.8.1.3 Pelayanan Resep di Apotek (Peraturan Menteri Kesehatan No.922, 1993)
Peraturan yang mengatur tentang Pelayanan Apotek adalah Peraturan
Menteri Kesehatan No. 922/Menkes/Per/X/1993 yang meliputi:
a. Apotek wajib melayani resep dokter, dokter spesialis, dokter gigi, dan dokter
hewan. Pelayanan resep ini sepenuhnya atas dasar tanggung jawab Apoteker
Pengelola Apotek, sesuai dengan keahlian profesinya yang dilandasi pada
kepentingan masyarakat.
b. Apotek wajib menyediakan, menyimpan, dan menyerahkan perbekalan yang
bermutu baik dan absah.
c. Apotek tidak diizinkan mengganti obat generik yang ditulis dalam resep
dengan obat paten. Namun resep dengan obat paten boleh diganti dengan obat
generik.
d. Apotek wajib memusnahkan perbekalan farmasi yang tidak memenuhi syarat
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
15
Universitas Indonesia
mengikuti ketentuan yang berlaku, dengan membuat berita acara. Pemusnahan
ini dilakukan dengan cara dibakar atau dengan ditanam atau dengan cara lain
yang ditetapkan oleh Balai Besar POM.
e. Dalam hal pasien tidak mampu menebus obat yang diresepkan, apoteker wajib
berkonsultasi dengan dokter penulis resep untuk pemilihan obat yang lebih
tepat.
f. Apoteker wajib memberikan informasi yang berkaitan dengan penggunaan
obat secara tepat, aman, dan rasional atas permintaan masyarakat.
g. Apabila apoteker menganggap bahwa dalam resep terdapat kekeliruan atau
penulisan resep yang tidak tepat, Apoteker harus memberitahukan kepada
dokter penulis resep. Apabila atas pertimbangan tertentu dokter penulis resep
tetap pada pendiriannya, dokter wajib melaksanakan secara tertulis atau
membubuhkan tanda tangan yang lazim di atas resep.
h. Salinan resep harus ditandatangani oleh Apoteker.
i. Resep harus dirahasiakan dan disimpan di apotek dengan baik dalam jangka
waktu 3 tahun.
j. Resep dan salinan resep hanya boleh diperlihatkan kepada dokter penulis resep
atau yang merawat penderita, penderita yang bersangkutan, petugas kesehatan
atau petugas lain yang berwenang menurut perundang-undangan yang berlaku.
k. Apoteker Pengelola Apotek, Apoteker Pendamping atau Apoteker Pengganti
diizinkan menjual obat keras tanpa resep yang dinyatakan sebagai Daftar Obat
Wajib Apotek, yang ditetapkan oleh Menteri Kesehatan Republik Indonesia.
2.8.2 Pengelolaan Non-Teknis Kefarmasian
Pengelolaan non teknis kefarmasian meliputi semua kegiatan administrasi,
keuangan, personalia, pelayanan komoditi selain perbekalan farmasi dan bidang
lainnya yang berhubungan dengan fungsi apotek. Agar dapat mengelola apotek
dengan baik dan benar, seorang APA dituntut untuk memiliki pengetahuan dan
keterampilan memadai yang tidak hanya dalam bidang farmasi tetapi juga dalam
bidang lain seperti manajemen. Prinsip dasar manajemen yang perlu diketahui
oleh seorang APA dalam mengelola apoteknya adalah:
a. Perencanaan, yaitu pemilihan dan penghubungan fakta serta penggunaan
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
16
Universitas Indonesia
asumsi untuk masa yang akan datang dengan jalan menggambarkan dan
merumuskan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang
diinginkan. Perencanaan yang baik adalah perencanaan yang bersifat
fleksibel terhadap segala perubahan situasi dan kondisi nyata yang
terjadi di dalam maupun di luar apotek.
b. Pengorganisasian, yaitu menyusun, mengatur atau mengkoordinasikan
bagian-bagian yang berhubungan satu dengan lainnya, dimana tiap
bagian memiliki tugas masing-masing.
c. Kepemimpinan, yaitu kemampuan untuk mempengaruhi dan memotivasi
pegawai agar berusaha mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
d. Pengawasan, yaitu tindakan untuk mengetahui hasil pelaksanaan agar
dapat dilakukan perbaikan sehingga segala kegiatan dapat sesuai dengan
rencana yang telah ditetapkan dan tercapainya tujuan yang diinginkan.
2.9 Pencabutan Surat Izin Apotek (Peraturan Pemerintah No. 1332, 2002)
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan No.1332/MENKES/SK/X/2002
Pasal 25 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek, Kepala Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota dapat mencabut Surat Izin Apotek apabila:
a. Apoteker sudah tidak lagi memenuhi persyaratan sebagai Apoteker Pengelola
Apotek, dan atau,
b. Apoteker tidak memenuhi kewajibannya dalam menyediakan, menyimpan,
dan menyerahkan perbekalan farmasi yang bermutu baik dan keabsahannya
terjamin dan melakukan penggantian obat generik dalam resep dengan obat
paten, dan atau,
c. APA berhalangan melakukan tugasnya lebih dan dua tahun secara terus-
menerus, dan atau,
d. Terjadi pelanggaran terhadap Undang-undang Obat Keras Nomor.St. 1937 No.
541, Undang-undang No. 23 Tahun 1992 tentang Kesehatan, Undang-
undang No. 5 Tahun 1997 tentang Psikotropika, Undang-undang No. 22 Tahun
1997 tentang Narkotika, serta ketentuan peraturan perundang-undangan, dan
atau,
e. Surat Izin Kerja APA dicabut dan atau,
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
17
Universitas Indonesia
f. Pemilik Sarana Apotek terbukti terlibat dalam pelanggaran perundang-
undangan di bidang obat, dan atau,
g. Apotek tidak lagi memenuhi persyaratan yang ditetapkan.
Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota sebelum melakukan pencabutan
harus berkoordinasi dengan Kepala Balai POM setempat. Pelaksanaan pencabutan
Surat Izin Apotek dilakukan setelah dikeluarkan peringatan secara tertulis kepada
Apoteker Pengelola Apotek sebanyak 3 kali berturut-turut dengan tenggang waktu
masing-masing 2 bulan dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-12.
Pembekuan izin Apotek untuk jangka waktu selama-lamanya 6 bulan sejak
dikeluarkannya penetapan pembekuan kegiatan Apotek dengan menggunakan
contoh Formulir Model APT-13. Pembekuan SIA dapat dicairkan kembali apabila
Apoteker telah membuktikan memenuhi seluruh persyaratan sesuai dengan
ketentuan dalam peraturan.
APA atau Apoteker Pengganti wajib mengamankan perbekalan
farmasinya. Pengamanan dilakukan dengan cara sebagai berikut yaitu dilakukan
inventarisasi terhadap seluruh persediaan narkotik, obat keras tertentu, dan obat
lainnya serta seluruh resep yang tersedia di Apotek. Narkotika, psikotropika,
dan resep harus dimasukkan dalam tempat yang tertutup dan terkunci. Apoteker
Pengelola Apotek wajib melaporkan secara tertulis kepada Kepala Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota, tentang penghentian kegiatan disertai laporan
inventarisasi yang dimaksud di atas.
2.10 Pengelolaan Narkotika (Undang-undang RI No.35, 2009)
Menurut Undang-undang RI No.35 Tahun 2009 tentang Narkotika, dalam
Bab I Pasal 1, yang dimaksud dengan narkotika adalah zat atau obat yang
berasal dari tanaman atau bukan tanaman baik sintetis maupun semisintetis, yang
dapat menyebabkan penurunan atau perubahan kesadaran, hilangnya rasa,
mengurangi sampai menghilangkan rasa nyeri, dan dapat menimbulkan
ketergantungan, yang dibedakan ke dalam golongan-golongan. Dalam Bab III
Pasal 6 disebutkan bahwa narkotika dibagi menjadi 3 golongan, yaitu narkotika
golongan I, yaitu narkotika yang hanya dapat digunakan untuk tujuan
pengembangan ilmu pengetahuan dan tidak digunakan dalam terapi, serta
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
18
Universitas Indonesia
mempunyai potensi sangat tinggi mengakibatkan ketergantungan; narkotika
golongan II, yaitu narkotika yang berkhasiat pengobatan, digunakan sebagai
pilihan terakhir dan dapat digunakan dalam terapi dan/atau untuk tujuan
pengembangan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi tinggi mengakibatkan
ketergantungan; narkotika golongan III, yaitu narkotika yang berkhasiat
pengobatan dan banyak digunakan dalam terapi dan atau tujuan pengembangan
ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi ringan mengakibatkan
ketergantungan.
Narkotika di satu sisi merupakan obat atau bahan yang bermanfaat di
bidang pengobatan atau pelayanan kesehatan dan pengembangan ilmu
pengetahuan, namun di sisi lain dapat menimbulkan ketergantungan yang sangat
merugikan apabila dipergunakan tanpa pengendalian dan pengawasan yang ketat
dan seksama. Oleh karena itu, pengaturan narkotika harus benar-benar
terkontrol, baik dalam hal mengimpor, mengekspor, memproduksi, menanam,
menyimpan, mengedarkan dan menggunakan narkotika harus dikendalikan dan
diawasi dengan ketat. Tujuan pengaturan narkotika tersebut adalah menjamin
ketersediaan narkotika untuk kepentingan pelayanan kesehatan dan untuk
pengembangan ilmu pengetahuan, mencegah terjadinya penyalahgunaan
narkotika, dan memberantas peredaran obat gelap.
Di Indonesia, pengendalian, dan pengawasan narkotika merupakan
wewenang Badan POM RI. Untuk mempermudah pengendalian dan pengawasan
narkotika maka pemerintah Indonesia hanya memberikan izin kepada PT. Kimia
Farma (Persero) Tbk. untuk mengimpor bahan baku, memproduksi sediaan dan
mendistribusikan narkotika di seluruh Indonesia. Hal tersebut dilakukan
mengingat narkotika adalah bahan berbahaya yang penggunaannya dapat
disalahgunakan. Secara garis besar pengelolaan narkotika meliputi pemesanan,
penyimpanan, pelayanan, pelaporan, dan pemusnahan.
2.10.1 Pemesanan Narkotika
Berdasarkan Undang-undang No. 9 Tahun 1976, apotek hanya dapat
memesan narkotika melalui Pedagang Besar Farmasi (PBF) tertentu yang telah
ditetapkan oleh Menteri Kesehatan. Untuk memudahkan pengawasan maka apotek
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
19
Universitas Indonesia
hanya dapat memesan narkotika ke PBF PT. Kimia Farma dengan menggunakan
Surat Pesanan (SP) yang ditandatangani oleh APA serta dilengkapi dengan nama
jelas, nomor SIK, nomor SIA, dan stempel apotek. Satu SP hanya boleh
memesan satu jenis narkotika. Surat Pesanan terdiri dari 4 rangkap, 3 rangkap
termasuk aslinya diserahkan ke pihak distributor (Kimia Farma) sementara
sisanya disimpan oleh pihak apotek sebagai arsip.
2.10.2 Penerimaan dan Penyimpanan Narkotika
Penerimaan narkotika dilakukan oleh APA yang dapat diwakilkan oleh AA
yang mempunyai SIK dengan menandatangani faktur, mencantumkan nama jelas,
nomor Surat Izin Apotek, dan stempel apotek.
Segala zat atau bahan yang termasuk narkotika di apotek wajib disimpan
khusus sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh Menteri Kesehatan Pasal
14 ayat (1) UU No. 35 Tahun 2009. Tata cara penyimpanan narkotika diatur
dalam Peraturan Menteri Kesehatan No.28/MENKES/Per/V/1978. Dalam
Peraturan tersebut dinyatakan bahwa apotek harus mempunyai tempat khusus
untuk menyimpan narkotika. Tempat penyimpanan narkotika di apotek harus
memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
a. Harus dibuat seluruhnya dari kayu atau bahan lain yang kuat.
b. Harus mempunyai kunci yang kuat.
c. Dibagi dua, masing-masing dengan kunci yang berlainan. Bagian pertama
digunakan untuk menyimpan morfin, petidin, dan garam-garamnya serta
persediaan narkotika. Bagian kedua digunakan untuk menyimpan narkotika
yang digunakan sehari-hari.
d. Apabila tempat khusus tersebut berupa lemari dengan ukuran kurang dari
40x80x100 cm maka lemari tersebut harus dibuat pada tembok atau lantai.
e. Lemari khusus tidak dipergunakan untuk menyimpan bahan lain selain
narkotika, kecuali ditentukan oleh Menteri Kesehatan.
f. Anak kunci lemari khusus harus dikuasai oleh pegawai yang diberi kuasa.
g. Lemari khusus harus ditaruh di tempat yang aman dan tidak terlihat oleh
umum.
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
20
Universitas Indonesia
2.10.3 Pelayanan Resep yang Mengandung Narkotika
Ketentuan-ketentuan peresepan obat narkotika sebagai berikut:
a. Hanya dapat diserahkan dengan resep dokter.
b. Resep tidak boleh diulang, tiap kali harus ada resep baru.
c. Resep yang mengandung narkotika diberi garis merah.
d. Nama dan alamat pasien dicatat di belakang resep.
e. Penyimpanan resep dipisahkan dari resep-resep yang lain.
Selain itu berdasarkan atas Surat Edaran Direktrorat Jenderal POM RI
(sekarang Badan POM RI) No. 336/E/SE/1997 disebutkan:
a. Untuk resep narkotika yang baru dilayani sebagian atau belum sama sekali,
apotek boleh membuat salinan resep tetapi salinan resep tersebut hanya boleh
dilayani oleh apotek yang menyimpan resep asli.
b. Salinan resep dan resep narkotika dengan iter tidak boleh dilayani sama sekali.
Oleh karena itu, dokter tidak boleh menambah tulisan iter pada resep-resep
yang mengandung narkotika.
2.10.4 Pelaporan Narkotika
Dalam Undang-undang No. 35 Tahun 2009 Pasal 14 ayat (2) disebutkan
bahwa industri farmasi, pedagang besar farmasi, sarana penyimpanan sediaan
farmasi pemerintah, apotek, rumah sakit, puskesmas, balai pengobatan, dokter dan
lembaga ilmu pengetahuan, wajib membuat, menyampaikan, dan menyimpan
laporan berkala mengenai pemasukan dan/atau pengeluaran narkotika yang berada
dalam penguasaannya. Laporan narkotika diberikan kepada Suku Dinas Pelayanan
Kesehatan setempat selambat-lambatnya tanggal 10 bulan berikutnya, dengan
tembusan kepada Balai Besar POM. Apotek berkewajiban menyusun dan
mengirim laporan bulanan yang ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek.
2.10.5 Pemusnahan Narkotika
Apoteker Pengelola Apotek yang memusnahkan narkotika harus membuat
Berita Acara Pemusnahan Narkotika, yang sekurang-kurangnya memuat:
a. Nama, jenis dan jumlah.
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
21
Universitas Indonesia
b. Keterangan tempat, jam, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukan
pemusnahan dan
c. Tanda tangan dan identitas lengkap pelaksana dan pejabat yang
menyaksikan pemusnahan.
d. Berita acara Pemusnahan Narkotika dikirim kepada Suku Dinas Pelayanan
Kesehatan dengan tembusan kepada Balai Besar POM.
2.11 Pengelolaan Psikotropika
Pengertian psikotropika dalam UU No. 5 Tahun 1997 adalah zat atau
obat, baik alamiah maupun sintetis bukan narkotika yang berkhasiat psikoaktif
melalui pengaruh selektif pada susunan saraf pusat yang menyebabkan perubahan
khas pada aktivitas mental dan perilaku.
Ruang lingkup pengaturan psikotropika dalam UU No. 5 Tahun 1997
adalah segala hal yang berhubungan dengan psikotropika yang dapat
mengakibatkan ketergantungan. Tujuan pengaturan psikotropika sama dengan
narkotika, yaitu menjamin ketersediaan psikotropika guna kepentingan pelayanan
kesehatan dan ilmu pengetahuan, mencegah terjadinya penyalahgunaan
psikotropika, dan memberantas peredaran gelap nakotika
Berdasarkan UU No. 35 Tahun 2009 tentang Narkotika, disebutkan
bahwa Psikotropika golongan I dan II telah dipindahkan menjadi Narkotika
golongan I sehingga Lampiran mengenai Psikotropika golongan I dan II pada UU
No. 5 Tahun 1997 dinyatakan tidak berlaku lagi. Secara garis besar pengelolaan
psikotropika meliputi pemesanan, penyimpanan, pelaporan, dan pemusnahan.
2.11.1 Pemesanan Psikotropika
Pemesanan Psikotropika memerlukan SP, dimana satu SP bisa digunakan
untuk beberapa jenis obat. Penyaluran psikotropika tersebut diatur dalam UU No.
5 Tahun 1997 Pasal 12 ayat (2). Dalam Pasal 14 ayat (2) dinyatakan bahwa
penyerahan psikotropika oleh apotek hanya dapat dilakukan kepada apotek
lainnya, rumah sakit, puskesmas, balai pengobatan, dokter, dan pasien dengan
resep dokter. Tata cara pemesanan dengan menggunakan SP yang ditandatangani
oleh APA. Surat Pesanan terdiri dari 2 rangkap, aslinya diserahkan ke pihak
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
22
Universitas Indonesia
distributor sementara salinannya disimpan oleh pihak apotek sebagai arsip.
2.11.2 Penyimpanan Psikotropika
Penyimpanan psikotropika sampai saat ini belum diatur oleh perundang-
undangan. Namun mengingat obat-obat tersebut cenderung disalahgunakan maka
disarankan agar penyimpanan obat-obat golongan psikotropika diletakkan
tersendiri dalam suatu rak atau lemari khusus.
2.11.3 Pelaporan Psikotropika
Apotek wajib membuat dan menyimpan catatan yang berhubungan dengan
psikotropika dan dilaporkan kepada Menteri Kesehatan secara berkala sesuai
dengan UU No. 5 Tahun 1997 Pasal 33 ayat 1 dan Pasal 34 tentang pelaporan
psikotropika. Laporan dikirim setahun sekali ke Suku Dinas Pelayanan Kesehatan
setempat selambat-lambatnya tanggal 10 tahun berikutnya, dengan tembusan
kepada Balai Besar POM.
2.11.4 Pemusnahan Psikotropika
Pemusnahan psikotropika berdasarkan Pasal 53 UU No. 5 Tahun 1997
tentang psikotropika dilakukan bila berhubungan dengan tindak pidana,
diproduksi tanpa memenuhi standar dan persyaratan yang berlaku, dan atau tidak
dapat digunakan dalam proses produksi psikotropika, kadaluwarsa atau tidak
memenuhi syarat untuk digunakan pada pelayanan kesehatan dan untuk
kepentingan ilmu pengetahuan. Pemusnahan psikotropika wajib dibuat berita
acara dalam waktu tujuh hari setelah mendapatkan kepastian.
2.12 Pelayanan Informasi Obat
Pekerjaan kefarmasian di apotek tidak hanya pada pembuatan, pengolahan,
pengadaan, dan penyimpanan perbekalan farmasi, tetapi juga pada pelayanan
informasi obat (PIO). Tujuan diselenggarakannya PIO di apotek adalah demi
tercapainya penggunaan obat yang rasional, yaitu tepat indikasi, tepat pasien, tepat
regimen (dosis, cara, waktu, dan lama pemberian), tepat obat, dan waspada efek
samping. Dalam memberikan informasi obat, hendaknya seorang apoteker
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
23
Universitas Indonesia
mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
a. Mandiri, artinya bebas dari segala bentuk keterikatan dengan pihak lain yang
dapat mengakibatkan informasi yang diberikan menjadi tidak objektif.
b. Objektif, artinya memberikan informasi dengan sejelas-jelasnya mengenai
suatu produk obat tanpa dipengaruhi oleh berbagai kepentingan.
c. Seimbang, artinya informasi diberikan setelah melihat dari berbagai sudut
pandang yang mungkin berlawanan.
d. Ilmiah, artinya informasi berdasarkan sumber data atau referensi yang dapat
dipercaya.
e. Berorientasi pada pasien, maksudnya informasi tidak hanya mencakup
informasi produk seperti ketersediaan, kesetaraan generik, tetapi juga harus
mencakup informasi yang mempertimbangkan kondisi pasien.
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
24 Universitas Indonesia
BAB 3 TINJAUAN KHUSUS APOTEK RINI
Apotek Rini merupakan apotek keluarga yang didirikan pada tanggal 14
Desember 1968. Pendirinya adalah kakak beradik Ny.Murdiana Baskoro, H.
Slamet Effendi (Alm.), dan Ny.Murdiati Purnomohadi (Alm.). Nama apotek ini
berasal dari nama adik terkecil mereka yang bernama Rini.
Apotek Rini memiliki tiga orang Apoteker, terdiri dari 1 orang Apoteker
Pengelola Apotek (APA) dan 2 orang Apoteker pendamping. Apoteker
Pengelola Apotek (APA) bernama Drs. Umar Mansur, MSc, yang bergabung
dengan apotek Rini sejak tahun 1979. Dua apoteker pendamping bernama DR.
Maksum Radji, M.Biomed yang bergabung dengan apotek Rini sejak tahun
1982 dan Ibu Meta Pramana S.Si, Apt. yang juga menjadi salah satu pimpinan di
Apotek Rini.
3.1 Lokasi
Lokasi Apotek Rini berada di Jalan Balai Pustaka Timur No. 11
Rawamangun, Jakarta Timur. Lokasinya strategis karena terletak di daerah yang
ramai dan padat penduduk, dekat dengan Rumah Sakit (RS Persahabatan dan
RS Dharma Nugraha), dan dekat dengan praktek dokter yang berlokasi di sebelah
apotek dan pusat perbelanjaan Tip Top. Apotek Rini berada di pinggir jalan dua
arah, yang dilalui oleh kendaraan umum, sehingga mudah dijangkau oleh pasien
dengan kendaraan umum serta memiliki halaman parkir yang cukup luas untuk
kendaraan pribadi. Lokasi Apotek Rini dapat dilihat pada Lampiran 1.
3.2 Bangunan dan Tata Ruang
Bangunan apotek Rini terdiri dari ruang tunggu, ruang pelayanan, ruang
peracikan, ruang administrasi, dan keuangan, ruang pimpinan, gudang, ruang
sholat, toilet, dan dapur. Denah Apotek Rini selengkapnya dapat dilihat pada
Lampiran 2.
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
25
Universitas Indonesia
3.2.1 Ruang Tunggu
Ruang tunggu di Apotek Rini cukup luas dan dilengkapi dengan fasilitas
yang membuat pasien nyaman selama menunggu waktu penyelesaian resep,
seperti televisi yang diletakkan di sudut kanan ruang tunggu, bangku panjang
yang cukup banyak di sekeliling pinggir ruang tunggu, dan pendingin ruangan.
Selain itu, terdapat juga fasilitas ATM di sebelah kiri ruang tunggu yang
mempermudah pasien dalam pengambilan uang.
3.2.2 Bagian Penerimaan Resep, Pembayaran, dan Penyerahan Obat
Bagian penerimaan resep, pembayaran, dan penyerahan obat terletak di
depan ruang tunggu yang dibatasi oleh etalase dan rak-rak yang ada didisplay
produk OTC (Over the Counter) dan perbekalan kesehatan dan rumah tangga
(PKRT), seperti kosmetika, perlengkapan bayi, dan perlengkapan sehari-hari
(sabun, sampo, dan lain-lain) yang dikelompokkan berdasarkan jenisnya. Bagian
penerimaan resep juga menerima pembelian obat bebas dan PKRT. Pada bagian
pembayaran terdapat 3 kasir yang saling terhubung dengan suatu sistem jaringan
komputer on-line. Semua produk yang telah dibayar dan telah selesai
dipersiapkan akan dicap dan diserahkan ke bagian penyerahan obat.
3.2.3 Ruang Peracikan
Ruang peracikan berada di bagian dalam dan terpisah dengan ruang tunggu
sehingga terhindar dari pandangan langsung konsumen. Antara ruang peracikan
dan bagian penerimaan resep terdapat loket untuk meletakkan resep yang
sudah dihargai. Ruang ini cukup luas dan dilengkapi dengan pendingin ruangan
untuk menyimpan dan menjaga semua obat di Apotek Rini dan menjaga
kenyamanan para karyawan.
Di ruang peracikan terdapat dua buah komputer yang terhubung dengan
komputer bagian pemberian harga, bagian pembelian, kasir, gudang, ruang
pimpinan, dan satu buah mesin fax untuk melayani resep yang diantar untuk
daerah Rawamangun dan sekitarnya.
Pada ruang peracikan, penyimpanan obat disusun berdasarkan alfabetis
dan jenis sediaan (tablet, sirup, krim, salep, obat tetes, obat suntik, dan infus) di
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
26
Universitas Indonesia
rak dan etalase untuk memudahkan pengambilan obat. Obat-obat yang harganya
relatif mahal diletakkan secara terpisah pada lemari tersendiri dekat meja
pemberian etiket. Penyimpanan narkotika dilakukan pada lemari kayu yang
menempel di dinding dan senantiasa dikunci. Sedangkan sediaan psikotropika
dipisahkan penyimpanannya pada suatu rak tersendiri. Sediaan yang harus
disimpan pada suhu dingin seperti suppositoria, insulin, vaksin, dan sebagian
obat-obat suntik diletakkan di lemari pendingin yang terpisah.
Di ruangan ini terdapat meja untuk resep racikan dan meja pemeriksaan
obat serta penulisan salinan resep. Meja untuk menangani resep racikan terdiri
dari meja untuk menghitung, menyalin resep, menyiapkan, dan meracik puyer
dan kapsul. Untuk mempermudah peracikan, terdapat timbangan di dekat meja
peracikan. Pengerjaan sediaan semi solid dan pelarutan sirup kering antibiotik
dilakukan di meja terpisah yang terletak di belakang ruang peracikan. Meja
pemeriksaan obat dan penulis salinan resep racik berdekatan dengan bagian
penyerahan obat. Meja ini digunakan untuk pemberian etiket untuk obat paten,
penulisan salinan resep dan pembuatan kwitansi. Contoh salinan resep, etiket, dan
kwitansi dapat dilihat pada Lampiran 3, 4, dan 5.
3.2.4 Ruang Administrasi dan Pembelian
Ruang administrasi dan pembelian berada di samping apotek yang
dilengkapi dengan seperangkat komputer. Semua urusan kepegawaian dan
administrasi perusahaan dilakukan di ruangan ini. Ruang pembelian terdapat di
sebelah ruang administrasi yang juga dilengkapi dengan komputer yang
digunakan untuk mengecek kembali stok obat apabila meragukan, sehingga
pemesanan obat sesuai dengan yang dibutuhkan. Selain itu, juga terdapat meja
untuk melaksanakan transaksi pemesanan obat dan penukaran faktur, serta
penyerahan giro saat waktu pembayaran tiba. Di ruang ini juga terdapat meja
untuk APA dalam melakukan kegiatan administrasi.
3.2.5 Ruang Pimpinan
Ruang pimpinan terletak di dekat gudang baru, bekas tempat sholat wanita.
Ruang ini dilengkapi dengan ruang untuk menerima tamu, meja kerja pimpinan,
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
27
Universitas Indonesia
dan satu buah komputer.
3.2.6 Gudang
Gudang merupakan tempat penyimpanan obat-obat. Obat disimpan dalam
rak penyimpanan yang bersekat-sekat di mana obat disusun berdasarkan bentuk
sediaan dan secara alfabetis dengan menggunakan sistem FIFO (First In First
Out). Ruangan ini juga dilengkapi dengan komputer untuk memasukkan stok
barang.
3.2.7 Dapur
Dapur digunakan sebagai tempat penyimpanan dan pembuatan sediaan-
sediaan standar (anmaak) seperti obat batuk hitam (OBH), gargarisma khan,
rivanol, alkohol 70%, bedak salisilat, salep iktiol, spiritus bakar, dan
sebagainya. Dapur juga digunakan sebagai tempat makan, dan tempat istirahat
para karyawan serta penyimpanan resep dalam jangka waktu setahun.
3.2.8 Ruang Sholat
Ruang sholat berada di dekat dapur. Sebelumnya, ruang sholat dipisah
antara karyawan pria dan wanita, namun sekarang ruang sholat dijadikan satu.
3.3 Struktur Organisasi
Apotek Rini dikepalai oleh seorang pimpinan sekaligus sebagai Pemilik
Sarana Apotek (PSA) yang memimpin apotek secara keseluruhan. Salah satu
pimpinan apotek Rini juga seorang apoteker, dengan demikian di apotek Rini
mempunyai tiga orang apoteker yang bertanggung jawab atas seluruh kegiatan di
apotek yaitu APA, apoteker pendamping dan wakil pimpinan.
Kegiatan teknis kefarmasian dibantu oleh asisten apoteker, juru resep, dan
kasir. Sedangkan untuk kegiatan non kefarmasian seperti pembelian, piutang
dagang, hutang dagang, pajak, dan laporan keuangan dilakukan oleh bagian
administrasi. Apotek Rini juga mempunyai satpam untuk menjaga keamanan di
sekitar apotek dan bila diperlukan dapat diperbantukan untuk mengantarkan resep.
Adapun rincian karyawan yang ada di apotek Rini adalah sebagai berikut: 1 orang
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
28
Universitas Indonesia
pimpinan sekaligus APA, 1 orang wakil pimpinan sekaligus apoteker
pendamping, 1 apoteker pendamping, 4 orang asisten apoteker kepala, 28 orang
asisten apoteker (AA), 21 orang juru resep, 2 orang administrasi, 5 orang kasie,
dan 7 orang satpam. Jumlah total karyawan di apotek Rini adalah 70 orang.
Struktur organisasi apotek Rini selengkapnya dapat dilihat pada Lampiran 6.
3.4 Kegiatan-Kegiatan di Apotek
Kegiatan di Apotek Rini dikelompokkan menjadi dua, yaitu kegiatan
dibidang teknis kefarmasian dan non teknis kefarmasian.
3.4.1 Kegiatan Teknis Kefarmasian
Kegiatan teknis kefarmasian meliputi pengadaan atau pembelian
perbekalan farmasi, penyimpanan barang, pembuatan obat racikan, dan penjualan.
3.4.1.1 Pengadaan/Pembelian Perbekalan Farmasi
Pengadaan perbekalan farmasi dilaksanakan oleh petugas dari bagian
pembelian (asisten apoteker) dengan menggunakan surat pesanan yang telah
ditandatangani oleh APA. Pengadaan perbekalan farmasi ini dilaksanakan melalui
pembelian secara tunai maupun kredit.
Dari hasil print-out pengeluaran barang-barang dalam satu hari, petugas
bagian pembelian mencatat barang-barang yang akan dibeli, yaitu barang-
barang yang jumlahnya sudah di bawah atau mendekati stok minimum serta
barang- barang yang bersifat fast moving walaupun stok belum mencapai
minimum. Stok minimum ditetapkan berdasarkan hasil penjualan sebelumnya.
Bagian pembelian akan mengelompokkan obat/barang yang dipesan sesuai
dengan nama distributor. Surat pesanan (SP) yang dibuat ditandatangani oleh
APA dan SP ini akan diambil langsung oleh salesman pada pagi hari. Untuk
pemesanan cito disampaikan melalui telepon, dimana SP menyusul ketika barang
diantar.
Pada hari yang sama di sore harinya, barang-barang yang dipesan
diantarkan dan disertai dengan faktur sebagai tanda bukti penyerahan barang.
Petugas bagian penerimaan barang memeriksa keadaan fisik barang, tanggal
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
29
Universitas Indonesia
kadaluarsa, jenis, dan jumlah barang sesuai dengan faktur. Petugas akan
menandatangani dan memberikan stempel apotek pada faktur asli dan faktur
kopi apabila barang yang diterima sesuai dengan pesanan. Faktur asli diberikan
kepada distributor dan lembar kopinya diberikan kepada AA yang bertugas di
bagian gudang untuk dilakukan pemeriksaan ulang barang yang diterima, bila
sudah cocok dengan faktur maka barang yang diterima diinput ke komputer
untuk selanjutnya diprint. Contoh surat pesanan dan faktur dapat dilihat pada
Lampiran 7 dan 8.
3.4.1.2 Penyimpanan dan Pengeluaran Barang
Perbekalan farmasi yang telah diterima dari distributor dan telah diperiksa
oleh bagian pembelian, kemudian akan diperiksa kembali oleh bagian gudang
sebelum barang-barang tersebut disusun. Pemeriksaaan yang dilakukan meliputi
kesesuaian nama dan jumlah dengan faktur, tanggal kadaluarsa dan kondisi fisik
barang. Bila telah sesuai barang-barang tersebut disusun berdasarkan bentuk
sediaan secara alfabetis dan dengan sistem FIFO (First in First Out). Untuk
obat bebas disimpan langsung di etalase ruang depan pada bagian OTC dan untuk
obat generik tidak diletakkan di gudang, melainkan diletakkan di atas rak obat-
obat paten yang ada di ruang peracikan.
3.4.1.3 Pembuatan Sediaan Standar (Anmaak)
Sediaan standar (anmaak) adalah obat yang dibuat sendiri oleh apotek
berdasarkan resep standar dari buku resmi untuk dijual bebas ataupun berdasarkan
resep dokter. Acuan yang dipakai untuk formula standar ini adalah Farmakope
Belanda. Beberapa obat racikan yang dibuat di apotek Rini antara lain OBH, boor
zalf, AAV zaff I, liquor faberi, rivanol 1%, alkohol 70%, gargarisma khan,
minyak cengkeh, minyak adas, losio kalamin, iktiol, iodium tingtur, bedak
salisilat. Pembuatan sediaan anmaak ini berdasarkan nilai stok minimum yang
ada.
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
30
Universitas Indonesia
3.4.1.4 Penjualan
a. Penjualan Resep Tunai
Penjualan resep tunai adalah penjualan obat berdasarkan resep dokter
kepada pasien dengan pembayaran tunai, debit atau kartu kredit. Alur
pemesanan tunai dapat dilihat pada Gambar 3.1.
b. Penjualan Resep Kredit
Penjualan resep kredit dilakukan berdasarkan perjanjian kerjasama yang
disepakati antara perusahaan/instansi (baik pemerintah maupun swasta) dengan
apotek Rini. Pembayaran dilakukan dalam jangka waktu tertentu sesuai dengan
perjanjian sebelumnya, dan biasanya penagihan dilakukan pada akhir bulan.
Perusahaan/instansi yang bekerja sama dengan Apotek Rini antara lain
IAI, Tarakanita, Dino Indria, dan RS Dharma Nugraha. Alur pengerjaan
pelayanan resep kredit tidak berbeda dengan resep tunai, tetapi resep kredit punya
penomoran tersendiri yang berbeda untuk tiap perusahaan atau instansi. Alur
penjualan resep kredit dapat dilihat pada Gambar 3.2.
c. Penjualan Bebas (OTC)
Penjualan bebas meliputi penjualan obat bebas, obat bebas terbatas,
sediaan anmaak, obat tradisional, kosmetika, perlengkapan bayi, susu, dan alat
kesehatan. Alur pelayanan OTC dapat dilihat pada Gambar 3.3.
3.4.2 Kegiatan Teknis Non Kefarmasian
Kegiatan teknis non kefarmasian di Apotek Rini berupa kegiatan
administrasi pembelian, piutang, penjualan, administrasi pajak, personalia/umum
dan laporan keuangan.
3.4.2.1 Administrasi Pembelian
Kegiatan administrasi pembelian disebut juga administrasi hutang
dagang. Kegiatan ini meliputi:
a. Transaksi pembelian dimasukkan ke dalam komputer oleh Asisten Apoteker
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
31
Universitas Indonesia
berdasarkan faktur dan kemudian dicetak.
b. Transaksi pembelian kemudian diposting, di mana jumlah barang akan
tercatat ke dalam kartu stock dan jumlah uang akan tercatat pada transaksi
hutang di komputer.
c. Penukaran faktur dilakukan setiap hari Rabu. Distributor menyerahkan faktur-
faktur asli penjualan selama 1 minggu beserta total harga yang harus dibayar
oleh apotek. Selanjutnya petugas yang bersangkutan mencocokkan faktur
tersebut dengan data jumlah dan harga obat yang telah diinput pada komputer.
Jika sudah sesuai maka petugas tersebut akan membuat tanda terima faktur
yang berfungsi untuk pengambilan giro. Giro ini akan diambil langsung oleh
distributor, 10 hari kemudian tepatnya pada hari Jumat berdasarkan tanggal
pengambilan yang telah disetujui kedua belah pihak. Contoh tanda terima
faktur dapat dilihat pada Lampiran 9.
d Kemudian dilakukan posting pembayaran hutang ke dalam komputer.
e. Laporan pembayaran dibuat setiap bulan dan dilaporkan kepada Pimpinan
Apotek.
3.4.2.2 Administrasi Piutang
Kegiatan administrasi piutang meliputi:
a. Petugas administrasi bertugas menginput semua transaksi piutang berdasarkan
kwitansi penagihan ke dalam file daftar piutang.
b. Pencatatan jumlah tagihan dilakukan setiap bulan atau setiap minggu
berdasarkan nama debitur dan kwitansinya.
c. Penagihan dilakukan dengan mendatangi langsung ke perusahaan/instansi
yang berpiutang.
3.4.2.3 Administrasi Penjualan
Pemberian harga resep, OTC, DOWA dilakukan melalui komputer bagian
kasir di Apotek Rini. Pada saat petugas memasukkan daftar barang yang dibeli
dan telah dibayar maka secara otomatis stok barang akan berkurang sesuai dengan
transaksi yang telah dilaksanakan. Ketika pergantian shift, masing-masing kasir
menyerahkan laporan perincian penjualan harian yang telah diprint. Setiap hari
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
32
Universitas Indonesia
pada pukul 24.00 dilakukan posting transaksi penjualan, baik dari penerimaan
resep maupun penjualan bebas oleh kasir yang bertugas pada malam hari.
Hasilnya akan digunakan sebagai dasar dalam pemesanan barang keesokan
harinya.
3.4.2.4 Administrasi Pajak
Bagian pajak bertanggung jawab dalam menghitung serta mencatat jumlah
pajak yang harus dibayar oleh apotek.
3.4.2.5 Administrasi Personalia
Bagian personalia bertanggung jawab dalam mencatat semua hal yang
menyangkut urusan kepentingan pegawai, seperti gaji dan surat–surat lain yang
berkaitan dengan kepegawaian dengan persetujuan Direktur.
3.4.2.6 Laporan Keuangan
Laporan keuangan yang ada di apotek Rini ditangani langsung oleh
Pemilik Sarana Apotek (PSA) /Direktur dibantu oleh bagian personalia.
3.5 Pengelolaan Narkotika
3.5.1 Pengadaan Narkotika
Bagian pembelian apotek, memesan narkotika ke PBF Kimia Farma,
pembelian dilakukan dengan menggunakan Surat Pesanan Narkotika rangkap 4
dimana satu surat pesanan hanya berlaku untuk 1 jenis narkotika, yang telah
ditandatangani oleh APA dengan mencantumkan nama jelas, nomor SIK, nomor
SIA, jabatan, alamat rumah, nama apotek serta stempel apotek. Contoh Surat
Pesanan Narkotika dapat dilihat pada Lampiran 10.
3.5.2 Penyimpanan Narkotika
Narkotika pesanan diterima oleh petugas penerima barang (AA) dengan
mencantumkan nama jelas, No. SIK, tanda tangan, dan stempel apotek dimana
pembayaran dilakukan secara tunai. Obat-obatan golongan narkotika disimpan
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
33
Universitas Indonesia
dalam lemari kayu yang dibagi dua, masing-masing dilengkapi dengan kunci dan
menempel di dinding. Bagian pertama menyimpan morfin, petidin dan garam-
garamnya serta persediaan narkotika sedangkan bagian kedua untuk menyimpan
narkotika yang digunakan sehari-hari. Sebagian narkotika yang relatif sering
digunakan diletakkan di meja peracikan.
3.5.3 Penjualan Narkotika
Apotek Rini melayani resep asli yang mengandung narkotika atau salinan
resep yang berasal dari Apotek Rini dengan mencantumkan nama dan alamat
pasien yang jelas.
3.5.4 Pelaporan Narkotika
Laporan pemakaian obat-obat narkotika dibuat setiap bulan paling lambat
tanggal 10 bulan berikutnya dengan ditandatangani APA dan mencantumkan no.
SIK dan stempel apotek. Laporan penggunaan pethidin dan morfin tidak
dipisahkan dengan laporan narkotika lain, melainkan dijadikan satu. Laporan
ditujukan kepada Kepala Sudin Yankes Jakarta Timur dengan tembusan kepada
Kepala Balai Besar POM DKI Jakarta. Contoh pelaporan narkotika dapat dilihat
pada Lampiran 11, 12.
3.6. Pengelolaan Psikotropika
Obat-obatan psikotropika di Apotek Rini dipesan ke PBF sama halnya
seperti memesan obat-obat lainnya, dengan memakai Surat Pesanan Psikotropika
rangkap 2. Obat-obat ini diserahkan kepada pasien berdasarkan resep dokter atau
salinan resep. Contoh Surat Pesanan Psikotropika dapat dilihat pada Lampiran 13.
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
34
34 Universitas Indonesia
BAB 4 PEMBAHASAN
Apotek sebagai salah satu sarana pelayanan kesehatan berperan sebagai
perusahaan penyalur perbekalan kesehatan, yang komoditasnya terdiri dari
perbekalan farmasi dan alat kesehatan, serta sebagai tempat untuk memperoleh
informasi kesehatan. Selain itu, apotek juga berperan sebagai salah satu tempat
pengabdian dan praktek profesi apoteker dalam melakukan pekerjaan
kefarmasian. Apoteker memiliki tanggung jawab dalam melaksanakan pelayanan
kesehatan kepada masyarakat melalui pengelolaan dan pemberian informasi
penggunaan obat yang rasional, sehingga keamanan, efektivitas, ketepatan, dan
kerasionalan penggunaan obat dapat tercapai.
Usaha perapotekan mengandung dua fungsi utama yakni sebagai fungsi
pelayanan kesehatan dan fungsi unit usaha. Dalam menjalankan fungsi yang
pertama, apotek berperan dalam penyediaan perbekalan kesehatan berikut
informasinya. Perbekalan kesehatan berupa sediaan farmasi dan alat kesehatan
yang digunakan untuk melakukan upaya kesehatan sehingga terwujudnya
peningkatan derajat kesehatan. Sebagai penyedia informasi tentang obat dan
kesehatan, apotek memberikan informasi, konsultasi, dan evaluasi mengenai obat
sehingga penyampaian usaha pengobatan menjadi efektif. Dalam menjalankan
fungsi yang kedua yaitu sebagai suatu unit usaha, apotek harus dikelola sebaik
mungkin sehingga diperoleh pendapatan yang nantinya digunakan untuk membuat
apotek tetap dapat bertahan hidup dan berkembang.
Apotek Rini merupakan salah satu apotek di Jakarta yang merupakan
apotek keluarga yang berdiri sejak 42 tahun yang lalu. Apotek ini telah
berkembang menjadi apotek yang sukses dalam usahanya dan dikenal banyak
masyarakat hingga ke luar Jakarta. Beberapa faktor telah mendukung
keberhasilannya selama ini. Faktor-faktor tersebut di antaranya adalah faktor
kepercayaan yang telah dibina bertahun-tahun, faktor totalitas dalam melayani
konsumen, dan faktor manajemen yang terorganisir secara profesional.
Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
1027/Menkes/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di apotek,
terdapat beberapa bagian yang harus dikelola dengan baik. Bagian-bagian tersebut
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
35
Universitas Indonesia
antara lain pengelolaan sumber daya, pelayanan, dan evaluasi mutu pelayanan.
Dalam pengelolaan sumber daya terdapat bagian mengenai pengelolaan sumber
daya manusia, sarana dan prasarana, sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan
lainnya, serta administrasi apotek. Dalam pelayanan terdapat bagian mengenai
pelayanan resep, promosi dan edukasi, dan residensial (home care).
4.1 Pengelolaan Sumber Daya
4.1.1 Pengelolaan Sumber Daya Manusia
Dalam pengelolaan sumber daya manusia, sesuai ketentuan perundangan
yang berlaku apotek harus dikelola oleh seorang apoteker yang profesional.
Apotek rini dikelola oleh tiga apoteker yakni satu apoteker pengelola dan dua
apoteker pendamping. Apoteker pendamping yakni Ibu Meta Pramana sehari-hari
berada di apotek ini untuk mengelola apotek. Sistem manajemen yang diterapkan
oleh apoteker dijalankan dengan profesional didukung oleh karyawan-
karyawannya.
Apotek Rini memiliki karyawan sebanyak 70 orang. karyawan-karyawan
tersebut dipekerjakan ke dalam 3 shift sesuai waktu buka aoptek yakni selama 24
jam. Melalui struktur organisasi yang terorganisir dan dengan deskripsi tugas
yang jelas, karyawan-karyawan tersebut secara baik menjalankan tugasnya
masing-masing. Peraturan yang diterapkan oleh manajemen apotek juga mudah
diterima namun tetap profesional. Setiap terdapat kesalahan, karyawan yang
terlibat harus bertanggung jawab bersama dalam mengganti dan memperbaikinya.
Fasilitas yang disediakan seperti makan siang, adanya dapur, dan lain-lain cukup
menunjang karyawan dalam menjalankan tugasnya sehari-hari.
Selain menjamin penyediaan fasilitas bagi karyawannya, apoteker
pendamping juga menyediakan sarana dalam menignkatkan pengetahuan
karyawan. Hal ini terlihat dari pemberian tugas karyawan yang diputar dalam
beberapa periode. Tujuan dari hal ini adalah untuk meningkatkan kemampuan
karyawan dalam semua tugas sehingga tidak menggantungkan tugas satu sama
lain. Selain itu, diadakan pula pemberian materi mengenai suatu hal yang
berhubungan dengan kefarmasian dan sediaan. Sebagai contohnya, pengadaan
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
36
Universitas Indonesia
seminar mengenai penggunaan obat semprot hidung yang oleh suatu pabrik
farmasi yang datang langsung ke apotek.
4.1.2 Sarana dan Prasarana
Dari segi pengelolaan sarana dan prasarana, Apotek Rini memiliki modal
yang kuat dalam hal tersebut sehingga mendukung usahanya. Apotek ini berlokasi
di tempat yang sangat strategis. Lokasinya berada di Jalan Balai Pustaka Timur
No. 11 Rawamangun Jakarta Timur dengan posisi apotek di pinggir jalan yang
mendukung dan mudah diakses oleh masyarakat. Letaknya berada di daerah padat
penduduk dan jalan dua arah yang banyak dilalui baik oleh kendaraan pribadi
maupun angkutan umum. Kestrategisan lokasinya didukung pula dengan letak
apotek ini yang berdekatan dengan beberapa Rumah Sakit yakni Rumah Sakit
Persahabatan, Rumah Sakit Rawamangun, dan Rumah Sakit Dharma Nugraha.
Selain itu, di sekitar apotek ini juga banyak terdapat lokasi praktek dokter.
Melalui desain eksteriornya, apotek ini memiliki daya tarik apotek yang
kuat didukung dengan fasilitas penunjang disekitarnya. Dari kejauhan, logo
apotek dapat terlihat dari segala arah sehingga menjadikan apotek ini dapat
dengan mudah dikenali. Bangunan apotek yang menarik didukung dengan adanya
lahan parkir yang cukup luas sehingga memudahkan pasien untuk memarkir
kendaraannya. Di sekitar apotek ini terdapat pula fasilitas ATM yang lengkap
yang dapat memudahkan pasien untuk mengambil uang untuk pembayaran obat
yang mereka beli. Di bagian halaman depan apotek ini banyak terdapat penjual
makanan dan minuman sehingga pasien dapat membeli makanan atau minuman
untuk mengisi waktu selama menunggu obat.
Melalui tata letak ruangan dan desain interiornya, apotek ini dirancang
secara efektif dan strategis. Hal ini dimaksudkan untuk menarik pengunjung serta
memberikan kenyamanan baik bagi pengunjung maupun karyawan. Ruangan
dalam apotek terdiri dari ruang tunggu, ruang pelayanan, ruang peracikan, ruang
administrasi, ruang keuangan, ruang pimpinan, gudang, dapur, toilet, dan
mushola. Saat masuk ke pintu utama apotek, akan terlihat penataan obat over the
counter yang terlihat lengkap dan “eye-catching”. Hal ini memberikan kesan
bahwa apotek menyediakan obat secara lengkap dan obat-obatan yang tersedia
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
37
Universitas Indonesia
menarik untuk dibeli. Ruang tunggu apotek cukup luas dan dilengkapi dengan
kursi-kursi panjang, pendingin ruangan, dan ditambah dengan adanya televisi
sehingga pasien dapat merasa nyaman selama menunggu obat yang membutuhkan
waktu penyiapan atau peracikan yang cukup lama.
Ruang pelayanan resep terbagi mejadi dua bagian yaitu bagian penerimaan
resep dan penyerahan obat. Ruang penerimaan resep adalah ruang tempat pembeli
menyerahkan resep ataupun menanyakan ketersediaan obat bebas dan termasuk
kasir di mana pembeli membayar obat yang ingin dibeli. Terdapat empat mesin
kasir dengan enam petugas kasir yang dioperasikan sesuai jam kerja masing-
masing. Ruang penyerahan obat merupakan ruang tempat obat yang dibeli melalui
penyerahan resep diberikan kepada pasien. Ruang ini juga menjadi ruang tempat
kurir pengantar obat yang dipesan menyerahkan obat yang kemudian diterima
oleh petugas apotek.
Ruangan dalam apotek yang hanya dapat dimasuki oleh karyawan terdiri
dari ruang peracikan, gudang, ruang administrasi, ruang keuangan, ruang
pimpinan, dapur, toilet, dan mushola. Ruang dan fasilitas tersebut diatur sebaik
mungkin dengan tujuan mendukung kenyamanan dan keselamatan karyawan-
karyawannya. Ruangan tesebut dilengkapi juga dengan pendingin yang
diharapkan memberikan kenyamanan karyawan saat bekerja maupun menjaga
penyimpanan obat agar tetap baik. Hal-hal kecil lain seperti alat tulis, etiket,
pembungkus, dan peralatan lain yang mendukung penyiapan obat diletakan secara
strategis dan mudah dijangkau agar mendukung kegiatan apotek menjadi efisien.
Ruang peracikan terletak berdampingan dengan ruang pelayanan resep
namun dibatasi oleh tembok dan tidak terbuka. Ruang peracikan terdiri dari ruang
peracikan serbuk, semisolid dan cair, anmaak, serta ruang pemberian dan
pengecekan etiket. Ruangan peracikan serbuk dan pemberian etiket diatur
ditengah dan dikelilingi lemari penyimpanan obat sehingga memudahkan alur
karyawan dalam pengerjaan resep. Ruangan peracikan semisolid dan cair serta
anmaak dipisahkan agar proses pengerjaan sediaan yang berpotensi tercecer dan
mengotori ruangan diminimalisir. Di masing-masing ruang peracikan, diletakkan
jenis obat dan bahan tambahan yang sering digunakan sehingga memudahkan
proses pengambilan.
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
38
Universitas Indonesia
Pengaturan obat dalam ruang peracikan disusun berdasarkan jenis obat
(serbuk, tablet, semisolid, cair, sediaan mata steril, obat suntik, infus, dan
anmaak) dan alfabetis. Obat-obat tersebut disimpan di rak dan lemari
penyimpanan dengan kondisi penyimpanan yang sesuai. Sebagai contohnya, ovula
dan suppositoria diletakan dalam lemari pendingin agar tetap stabil. Untuk obat-
obat golongan narkotika disimpan di lemari kayu yang menempel di dinding
dengan dilengkapi kunci. Sedangkan untuk obat golongan psikotropika, disimpan
secara terpisah dengan obat lainnya dekat dengan tempat yang mudah di awasi
yakni di dekat meja pemberian etiket. Selain pembagian obat-obat di atas, terdapat
pula obat yang dikategorikan obat mahal. Obat yang masuk kategori ini adalah
obat yang harganya di atas sepuluh ribu dan rentan untuk hilang karena
penjualannya yang tinggi. Obat-obat ini dipisahkan pada lemari tersendiri yang
juga dekat dengan meja pemberian etiket. Begitu pula dengan obat generik yang
ditempatkan dalam satu tempat agar memudahkan dalam pengambilannya.
Kendala yang sering ditemui adalah letak obat yang tersusun tidak teratur
dan persediaan obat yang telah habis ketika diperlukan. Hal ini dikarenakan
mobilitas karyawan dalam pengambilan obat yang tinggi. Untuk mengatasi
kendala ini, karyawan yang ditunjuk atau dengan kesadaran karyawan sendiri
melakukan pengecekan secara berkala untuk mengatur kembali dan mengisi kotak
obat yang telah kosong. Dengan adanya sistem tersebut, pengaruh kendala di atas
dapat diminimalisir.
Apotek Rini memiliki tiga gudang untuk mendukung kegiatan
operasioanalnya. Gudang tersebut masing-masing adalah gudang yang terletak
berdekatan dengan ruang peracikan dan gudang yang terletak terpisah dengan
ruang peracikan. Terdapat dua gudang yang terletak berdekatan dengan ruang
peracikan yakni gudang utama untuk obat-obatan dan gudang kecil untuk produk
kesehatan lain seperti susu, sampo, minyak angin, dan lain-lain. Pengaturan
gudang ini dimaksudkan untuk mempermudah pengambilan obat jika obat dalam
ruang peracikan telah habis. Sementara gudang yang terletak terpisah
dimaksudkan untuk membuat ruangan penyimpanan persediaan obat menjadi
efisien sehingga tidak ada barang yang menumpuk dan menghalangi jalannya
kegiatan operasional.
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
39
Universitas Indonesia
Ruangan untuk kegiatan administratif seperti ruang administrasi, ruang
keuangan, dan ruang pimpinan terletak terpisah dengan ruang pelayanan dan
peracikan namun terhubung satu sama lain melalui koridor dan pintu. Hal ini
dimaksudkan untuk menjaga agar kegiatan tidak bercampur dan jika diperlukan
adanya koordinasi dapat tetap dilakukan dengan efisien. Ruang lain seperti
mushola, ruang dapur, dan toilet diatur sedemikian rupa sehingga mendukung
kenyamanan karyawan. Kesemua ruangan di apotek, dibersihkan dan dipelihara
bersama oleh karyawan. Hal ini ditunjukkan dengan adanya tugas piket
kebersihan yang diadakan secara bergiliran.
4.1.3 Pengelolaan Sediaan Farmasi dan Perbekalan Kesehatan Lainnya
Dalam usahanya, Apotek Rini menyediakan sediaan farmasi seperti obat,
bahan obat, obat tradisonal, kosmetika, serta perbekalan kesehatan lain. Agar
dapat menyediakan barang-barang tersebut dengan lengkap dan selalu tersedia,
maka unsur pengadaan dan pengelolaan sangat diperhatikan. Hal ini yang
kemudian menjadikan apotek Rini secara konsisten dapat melayani pembeli dan
pelanggan dengan baik.
Melalui jam buka apotek yakni selama 24 jam, perputaran barang menjadi
terus menerus. Untuk mendukung kegiatan operasional yang tinggi tersebut,
Apotek Rini menggunakan sistem terkomputerisasi dalam pencatatan stok barang
dan proses pengadaan barangnya. Dalam satu hari, batas suatu status penjualan
barang dalam suatu jam operasional adalah setiap jam 24.00. Pada jam tersebut,
asisten apoteker (AA) yang bertanggung jawab mencetak semua penjualan pada
hari itu. Dari hasil cetak tersebut, dapat dilihat status obat yang masih tersedia di
apotek. Dari status tersebut akan terlihat obat mana saja yang persediaannya harus
segera ditambah. Pagi harinya, apoteker me-review daftar tersebut untuk
kemudian menentukan obat apa saja yang harus dibeli. Selanjutnya, bagian
pembelian menghubungi PBF dan melakukan pemesanan obat yang harus dibeli.
Melalui daftar hasil cetak semua penjualan, dapat dilihat tren penjualan
dan stok minimum selama seminggu sesuai dengan tingkat penjualan obat. Jumlah
stok minimum ini diperoleh melalui perhitungan otomatis. Dari hasil tersebut,
diputuskan apakah akan dilakukan pemesanan obat serta jumlah yang harus
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
40
Universitas Indonesia
dipesan. Untuk pemesanan barang fast moving biasanya dilakukan untuk stok
selama satu bulan ke depan. Hal ini dilakukan dengan harapan pembelian obat
menjadi lebih murah karena adanya diskon yang lebih besar. Sistem pembelian
obat dilakukan dengan sistem same day delivery. Hal ini menjadi keuntungan dari
apotek Rini karena telah menjalin hubungan bisnis yang lama dengan PBF-PBF
tempat pemesanan obatnya.
Penggunaan seluruh sistem di atas dilakukan untuk tujuan manajemen
keuntungan dan efesiensi persediaan barang itu sendiri. Dapat dilihat bahwa
keuntungan dapat diperoleh melalui pemesanan yang sekaligus banyak untuk
barang-barang fast moving. Kemudian penyediaan barang yang sesuai stok
minimum dilakukan agar semua stok obat tersedia secara efisien. Tingkat
keefisienan diperlihatkan dengan selalu tersedianya obat yang dibutuhkan dan
tidak adanya stok mati yang akan merugikan apotek.
Seluruh pembelian dilakukan dengan menggunakan Surat Pemesanan (SP)
yang ditandatangai APA dan dua rangkap. Pemesanan dilakukan ke beberapa PBF
sesuai jenis obat yang ingin dipesan. Khusus untuk narkotika, pemesanan
dilakukan ke Kimia Farma dengan SP sebanyak empat rangkap dengan warna
putih-kuning-biru-merah. Tiga rangkap termasuk aslinya diserahkan ke pihak
distributor sementara sisanya yang berwarna merah disimpan oleh apotek sebagai
arsip. Pemesanan dilakukan per-item dalam setiap SP. Untuk psikotropika
menggunakan SP psikotropika dua rangkap, aslinya diberikan pada distributor dan
salinannya untuk apotek sebagai arsip. Pemesanan psikotropika boleh dilakukan
untuk beberapa item dalam satu SP.
Melalui pemesanan barang yang dilakukan dengan servis same day
delivery, setiap hari barang yang dipesan setiap pagi langsung dikirim pada hari
itu juga. Proses penerimaan barang dilakukan di ruang penyerahan barang. Barang
yang datang diterima oleh AA yang bertugas. Faktur yang diterima sebanyak 2
rangkap. Kemudian barang tersebut harus dicek kesesuaiannya berdasarkan
faktur. Pengecekkan meliputi kesesuaian jenis barang, jumlah barang,
pemeriksaan fisik, dan tanggal kadaluwarsa. Selanjutnya apabila sudah diperiksa,
faktur tersebut akan ditandatangani oleh AA yang menerima dan distempel cap
apotek. Jika terdapat injeksi dalam pengantaran, maka injeksi tersebut langsung
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
41
Universitas Indonesia
dipisahkan ke dalam box yang ada. Hal ini untuk menghindari resiko pecahnya
injeksi serta mempermudah petugas dalam mengecek barang.
Setelah barang diterima, barang kemudian di letakan di dalam gudang.
Pada proses ini, barang kembali dicek oleh petugas yang bersangkutan untuk
meminimalisir terjadinya kesalahan. Sama seperti pada ruang peracikan,
pengelompokan penyimpanan sesuai dengan jenis, kondisi penyimpanan dan
alfabetis. Penyimpanan dilakukan melalui sistem FIFO (First In First Out) dengan
tetap memperhatikan tanggal kadaluarsa barang. Selanjutnya stok barang akan di-
input ke dalam sistem komputer yang dipantau secara periodik oleh petugas yang
bertanggung jawab.
Sistem pembayaran dilakukan baik secara tunai maupun kredit. Sistem
pembayaran ini ditentukan sesuai kesepakatan masing-masing PBF. Khusus untuk
narkotika, pembayaran harus dilakukan secara tunai. Ketentuan pengembalian
barang atau retur juga dilakukan berdasarkan kesepakatan. Pengembalian dapat
berupa barang, uang ataupun pemotongan tagihan.
Dalam penanganan narkotik dan psikotropik, dilakukan pelaporan setiap
bulan pada tanggal 10. AA yang bertanggung jawab terhadap persediaan narkotik
dan psikotropik akan merekapitulasi status persediaan untuk kemudian diserahkan
ke APA. APA kemudian membuat laporan yang sekarang berupa laporan
elektronik yang dikirimkan ke Suku Dinas Kesehatan Jakarta Timur. Laporan
tersebut ditujukan kepada Kepala Suku Dinas Pelayanan Kesehatan DKI Jakarta
Timur, Kepala Dinas DKI Jakarta, Kepala Balai Besar POM DKI Jakarta, serta
satu rangkap sebagai arsip apotek Rini
4.2 Pelayanan
Prinsip utama Apotek Rini adalah totalitas dalam melayani masyarakat.
Oleh karena itu, apotek Rini melakukan pelayanan baik resep maupun bebas
dengan jam operasional selama 24 jam. Selain itu untuk mempermudah
pelanggannya, apotek ini juga melakukan jasa pengantaran bagi lokasi di sekitar
Rawamangun.
Untuk pelayanan resep dan obat bebas, alur dimulai melalui masuknya
resep atau permintaan obat di ruang penerimaan resep. Selanjutnya petugas apotek
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
42
Universitas Indonesia
akan memeriksa stok barang dan harga. Kemudian pembeli diberitahu mengenai
ketersediaan stok dan harga. Pembeli diberi pilihan untuk tetap menebus atau
tidak jika harga belum sesuai. Selanjutnya setelah adanya kesepakatan, pasien
membayar resep melalui kasir. Dari sini pasien akan mendapatkan nomor resep
untuk pengambilan resep pada tahap akhir. Pada tahap ini juga dilakukan
pencocokan nama pasien, permintaan nomor telepon, serta permintaan adanya
kwitansi atau tidak. Atas permintaan pasien, pelayanan resep dapat dibuat segera
atau cito sehingga harus didahulukan.
Dalam beberapa kasus tertentu, dapat terjadi kesalahan dalam pelayanan
resep. Misalnya saja ketika pembeli menebus resep obat tertentu, obat tersebut
tidak selalu tersedia dalam gudang. Hal ini biasanya terjadi karena petugas belum
memperbaharui stok obat tersebut sehingga stok obat dalam komputer dan gudang
tidak sesuai. Respon yang dilakukan adalah menawarkan kepada pembeli untuk
menunggu barang datang atau tidak. Hal-hal tersebut diharapkan akan
memberikan pengertian pembeli yang menunjang kenyamanan pembeli itu
sendiri.
Selanjutnya resep atau permintaan tersebut dibawa keruang peracikan
untuk dibuat. Untuk resep yang perlu diracik, diletakkan dalam bagian peracikan.
Sementara untuk resep non-racikan, maka petugas akan segera mengambil obat
yang diperlukan yang kemudian diletakkan langsung ke ruang pemberian etiket.
Peracikan yang dilakukan di apotek Rini berupa peracikan sediaan padat
(puyer dan kapsul), semisolid (salep dan krim), dan cair. Untuk peracikan dalam
bentuk puyer, telah disediakan pembungkus khusus dengan perekat yang
direkatkan dengan aliran panas. Hal ini dapat mempercepat proses pengerjaan
dibandingkan proses pengerjaan puyer terdahulu. Untuk proses peracikan
semisold dan cair, dilakukan secara terpisah sehingga meminimalisir pengotoran.
Setelah racikan siap, racikan tersebut dibawa ke ruang pemberian etiket dan
pengecekan.
Dalam proses pemberian etiket, dilakukan penulisan nomor, tanggal, dan
cara penggunaan pada etiket, penulisan kopi resep, serta kwitansi jika diminta.
Petugas juga bertanggung jawab memeriksa kesesuaian obat yang diambil petugas
dengan resep, jumlah, kondisi, serta tanggal kadaluarsa jika berupa sediaan steril
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
43
Universitas Indonesia
dan tetes mata. Hal ini bertujuan untuk mencegah terjadinya kesalahan dalam
pemberian obat. Selanjutnya petugas terakhir yang memiliki tanggung jawab
terbesar adalah petugas pemeriksa yang akan memeriksa ulang secara detail apa
yang telah dilakukan petugas pemberi etiket. Tugas ini menjadi sangat penting
karena obat selanjutnya akan diserahkan kepada pembeli.
Kesemua proses di atas dilakukan oleh petugas yang diberi tanggung
jawab sesuai posisinya. Masing-masing petugas tersebut juga harus menuliskan
parafnya di kertas yang dilampirkan bersama resep. Hal ini dilakukan agar resep
tersebut tertelusur sehingga jika terdapat keluhan akan dipertanggungjawabkan
secara profesional. Sistem yang diberlakukan ini dibuat dan diharapkan agar
kesalahan pelayanan dapat diminimalisir sehingga baik pembeli maupun apotek
tidak mengalami kerugian.
Resep-resep yang terkumpul dalam sehari, dikelompokkan oleh petugas
yang bertanggung jawab. Resep tersebut juga dipisahkan dari resep yang
mengandung narkotika (obat bius). Selanjutnya, resep-resep 2 tahun sebelumnya
disimpan di gudang dan setelah 3 tahun dilakukan pemusnahan.. Tujuan
penyimpanan adalah agar resep tersebut tertelusur dan ada ketika dibutuhkan
sewaktu-waktu.
Tujuan utama dari usaha Apotek Rini yakni tercapainya kepuasan
pelanggan dalam pelayanan obat, menjadi prioritas penting yang harus terus
dijaga. Melalui upaya-upaya yang dilakukan apotek Rini di atas, tujuan ini hampir
sepenuhnya tercapai. Pelayanan dalam penyampaian informasi obat, monitoring,
dan evaluasi menjadi salah satu pelayanan yang kurang maksimal dilakukan.
Selain itu, belum terlihat adanya evaluasi mutu juga belum mendukung pedoman
standar pelayanan kefarmasian. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem tambahan
agar unsur-unsur tersebut terlaksana. Pada akhirnya, diharapkan Apotek Rini
dapat berkontribusi penuh dalam menjadi apotek sebagai sarana pelayanan
kesehatan yang dapat membantu mewujudkan tercapainya derajat kesehatan
masyarakat yang optimal.
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
44
44 Universitas Indonesia
BAB 5
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Melalui PKPA yang telah dijalani di Apotek Rini, kesimpulan yang dapat
diambil adalah sebagai berikut:
a. Kegiatan-kegiatan perapotekan di Apotek Rini telah dilakukan dan dipahami.
Kegiatan perapotekan tersebut telah mencakup sebagian besar kegiatan sesuai
dengan standar pelayanan kefarmasian.
b. Tugas apoteker di apotek adalah melaksanakan fungsi pengabdian kepada
masyarakat dan juga fungsi profesional manajemen apotek. Fungsi-fungsi
tersebut telah dilaksanakan cukup baik oleh apoteker di Apotek Rini.
c. Penerapan ilmu yang diperoleh selama perkuliahan dalam apotek Rini sudah
cukup sesuai. Penerapan ilmu tersebut meliputi pengelolaan apotek dan
pelayanan kepada masyarakat.
5.2 Saran
Adapun saran yang dapat diberikan untuk meningkatkan peran apotek
adalah sebagai berikut:
a. Dalam bidang pelayanan, perlu ditingkatkan pelayanan mengenai informasi
obat, monitoring, dan evaluasi. Hal ini dimaksudkan agar penyampaian
pengobatan lebih efektif.
b. Dalam pengelolaan sediaan farmasi, pengaturan obat-obatan diharapkan lebih
teratur dan status stok persediaan lebih diperhatikan. Hal ini dimaksudkan agar
pengerjaan resep menjadi lebih efisien.
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
45
45 Universitas Indonesia
DAFTAR REFERENSI
Keputusan Menteri Kesehatan RI No.1027/Menkes/SK/IX/2004 tentang Standar
Pelayanan Kefarmasian di Apotek. (2004). Jakarta: Departemen Kesehatan
Republik Indonesia.
Keputusan Menteri Kesehatan RI No.1332/Menkes/SK/X/2002 Tentang Perubahan
Atas Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 922/Menkes/PER/X/1993
Tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. (2002).
Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia.
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 28/Menkes/PER/I/1978
Tentang Penyimpanan Narkotika. (1978). Jakarta: Departemen Kesehatan
Republik Indonesia.
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 922/Menkes/PER/X/1993 Tentang
Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. (1993). Jakarta:
Departemen Kesehatan Republik Indonesia.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 1980
Tentang Perubahan dan Tambahan Atas Peraturan Pemerintah RI Nomor
26 Tahun 1965 Tentang Apotek. (1980). Jakarta: Departemen Kesehatan
Republik Indonesia.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 Tahun 2009 Tentang
Pekerjaan Kefarmasian. (2009). Jakarta: Departemen Kesehatan Republik
Indonesia.
Surat Edaran Direktorat Jenderal POM Nomor 336/E/SE/1997 Tentang
Narkotika. (1997). Jakarta : Direktorat Jenderal POM.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 1997 Tentang Psikotropika.
(1997). Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika.
(2009). Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 Tentang
Kesehatan. (2009). Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia.
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
46
GAMBAR
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
46
Konsumen/Pasien
Resep dihargai
Bayar obat
Kasir
– Menghargai resep dengan memeriksa ketersediaan obat
melalui komputer
– Menginformasikan harga kepada konsumen
– Menerima uang dari konsumen
– Memberikan struk pembayaran sekaligus nomor resep
AA
– Menyiapkan etiket obat
– Mengambil atau meracik obat
– Penyerahan hasil akhir racikan obat
AA senior
– Memeriksa jenis dan jumlah obat yang sudah diracik
beserta kelengkapan etiket
– Menyerahkan obat dengan mencocokkan nomor resep
– Pemberian informasi mengenai indikasi dan aturan pakai obat
Pasien
Gambar 3.1 Alur penjualan resep tunai ”telah diolah kembali”
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
47
Konsumen/Pasien
Bawa resep
Asisten Apoteker
- Menyiapkan etiket obat - Meracik atau mengambil obat - Penyerahan hasil akhir racikan obat
AA senior
- Memeriksa jenis dan jumlah obat yang sudah diracik beserta kelengkapan etiket - Menyerahkan obat dengan mencocokkan nomor
resep - Pemberian informasi mengenai indikasi dan aturan
pakai obat - Menyatukan resep dengan buku piutang sesuai nama
debitur - Meminta tandatangan debitur untuk pemastian
jenis dan jumlah permintaan obat
Pasien
Gambar 3.2 Alur penjualan resep kredit ”telah diolah kembali”
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
48
Konsumen/Pasien Kasir
- Memberikan informasi harga kepada konsumen/pasien
- Menginput ke dalam komputer (transaksi penjualan harian)
- Menerima uang dari konsumen/pasien
- Menyerahkan barang dan struk pembayaran kepada pasien
Gambar 3.3 Alur penjualan OTC ”telah diolah kembali”
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
LAMPIRAN
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
49
Lampiran 1 Lokasi Apotek Rini
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
50
Lampiran 2 Denah ruangan Apotek Rini
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
51
Lampiran 3 Contoh salinan resep
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
52
Lampiran 4 Contoh etiket
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
53
Kwitansi
Lampiran 5 Contoh kwitansi
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
54
Lampiran 6 Struktur organisasi Apotek Rini
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
55
Lampiran 7 Contoh surat pesanan
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
56
Lampiran 8 Contoh faktur barang
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
57
Lampiran 9 Contoh tanda terima tukar faktur
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
58
Lampiran 10 Contoh surat pesanan narkotika
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
59
Lampiran 11 Contoh pelaporan narkotika
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
60
Lampiran 12 Contoh laporan penggunaan narkotika
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011
Lampiran 13 Contoh surat pesanan psikotropika
Laporan praktek..., Farida Nurfitriyana, FMIPA UI, 2011