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Universidade de Mogi das Cruzes

© Todos os direitos reservadosExatas | 2006 |

Gerência de Dos Riscos do Projeto- PMBOK

Prof. Mário Satochi Assanoe-mail [email protected]


© Todos os direitos reservadosExatas | 2006 | 2

Gerência dos Riscos do Projeto

A Gerência de Risco do Projeto inclui os processos envolvidos na identificação, análise e resposta aos riscos do projeto. Isto inclui a maximização dos resultados de eventos positivos e minimização das conseqüências de eventos negativos.

Risco de projeto é um evento ou condição incerta que, se ocorrer, tem um efeito positivo ou negativo no objetivo do projeto.

Um risco tem uma causa, se essa ocorrer, uma consequencia.



Visão GeralGerência dos Riscos do Projeto

Decidir como abordar e planejar a gerencia de Risco no projeto

Planejamento da Gerencia de Risco

Identificação dos Riscos

Determinar os riscos prováveis do projeto e documentar as características de cada um

Análise Qualitativa de Riscos

Analisar qualitativamente os riscos prováveis e condições para priorizar seus efeitos nos objetivos do projeto



Visão GeralGerência dos Riscos do Projeto

Avaliar a probabilidade e impacto dos riscos e estimar suas implicações nos objetivos do projeto

Análise quantitativa dos Riscos

Planejamento de Respostas a Riscos

Desenvolver procedimentos e técnicas para aumentar oportunidades e para reduzir ameaças de riscos para os pbjetivos do projeto

Controle e Monitoração de Riscos

Monitorar os riscos residuais, identificar novos riscos, executar os planos de redução de risco e avaliar sua efetividade durante todo o ciclo de vida do projeto



Planejamento da Gerência de Riscos

EntradasEntradas Ferramentas & TécnicasFerramentas & Técnicas SaídasSaídas

.1 Plano de gerência do risco.1 Plano de gerência do risco.1 Reuniões de planejamento.1 Reuniões de planejamento.1 Project Charter

.2 Politicas organizacionais de

gerencia de risco

.3 Funções e responsabilidades

definidas

.4 Tolerancia a risco das

partes envolvidas

.5 Padrões de plano de

gerencia a riscos da organização

.5 WBS

.1 Project Charter

.2 Politicas organizacionais de

gerencia de risco

.3 Funções e responsabilidades

definidas

.4 Tolerancia a risco das

partes envolvidas

.5 Padrões de plano de

gerencia a riscos da organização

.5 WBS



Planejamento da Gerência de Riscos

O planejamento da Gerência de risco é o processo de decidir como abordar e planejar a Gerência de risco no projeto

Importante para o planejar os processos de gerência de risco a ser seguido, de forma a garantir que o nível, tipo e visibilidade da gerencia de risco.

II PP

CC EE

FF



Entradas – Planejamento da Gerência de Risco

Project Charter Politicas de gerenciamento de

riscos da organização Funções e responsabilidades

definidas Tolerancia a risco das partes

envolvidas Padrões de plano de gerencia a

riscos da organização WBS II PP

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II PP

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Política de qualidade. A política de qualidade pode ser definida como “as intenções globais e o

direcionamento de uma organização referente à qualidade, como expresso formalmente pelo mais alto nível de gerência (top management)”

A política de qualidade da organização pode freqüentemente ser adotada “como está” para ser usada pelo projeto. Entretanto, se na organização faltar uma política de qualidade formal, ou se o projeto envolver múltiplas organizações (como as joint-venture), a equipe de gerência do projeto necessitará desenvolver uma política de qualidade própria para o projeto.

Seja qual for a origem da política de qualidade, a equipe de gerência do projeto é responsável por garantir que as partes envolvidas do projeto estejam plenamente conscientes dela. (por exemplo, através de uma distribuição apropriada das informações)




Project charter. O project charter é um documento que autoriza formalmente o projeto. Ele deve conter, seja diretamente ou através de referência a outros

documentos:- As necessidades de negócio que o projeto está incumbido de tratar.- A descrição do produto

O project charter deve ser emitido por um gerente externo ao projeto e em um nível apropriado às necessidades do projeto. Ele fornece autoridade ao gerente do projeto para usar recursos organizacionais nas atividades do projeto.

Quando um projeto é regido por um contrato, o contrato assinado servirá, geralmente, como o project charter para o vendedor.




Políticas de gerenciamento de riscos da organização.

Algumas organizações podem ter abordagens definidas para analisar e responder aos riscos.

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Tolerancia ao Risco

Diferentes organizações e diferentes individuos tem diferentes tolerância a risco. Isto pode ser expresso nas declarações de políticas ou revelado em ações.

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Funções e responsabilidades definidas

Funções e responsabilidades predefinidas e níveis de autoridade para a tomada de decisão influenciarão o planejamento.

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Padrões para planejamento do gerenciamento de risco da organização

Algumas organizações tem desenvolvido padrões para uso pelas equipes de projeto.

Os padrões devem ser aprimorados continuamente com base na sua aplicação e utilidade no projeto.

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EAP ou WBS Um agrupamento orientado ao subproduto (deliverable-oriented) dos

elementos do projeto que organiza e define o escopo total do projeto: o trabalho que não está na EAP está fora do escopo do projeto.

Cada item na EAP é, geralmente, designado um identificador único; estes identificadores são, freqüentemente conhecidos como plano de contas (code of accounts).

Os itens nos níveis mais baixos da EAP são, freqüentemente, referenciados como pacotes de trabalho (work packages).

Um dicionário EAP inclui, tipicamente, descrições de pacotes de trabalho, bem como outras informações de planejamento, tais como datas de cronogramas, custo de orçamentos e designações de funcionários II PP

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Ferramentas e Técnicas – Planejamento da Gerência de Risco

Reuniões de Planejamento

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Reuniões de Planejamento.

Reuniões para desenvolver o plano de gerência de risco Participantes:

- Gerente de projetos- Lideres de equipe- Stake holder

Utilizar padrões de gerenciamento de risco e outros insumos

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Ferramentas e Técnicas – Planejamento da Gerência de Risco



Saídas – Planejamento da Gerência de Risco

Plano de gerência de risco

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Plano de gerência de Risco.

O plano de gerência de risco deve descrever como será realizado e estruturado durante o ciclo de vida do projeto, a identificação, a analise qualitativa e quantitativa, o planejamento da respostas, a monitoração e o controle do risco. Não é dirigido para responder riscos individuais

O plano de gerência de risco inclui os seguintes- Metodologia- Funções e responsabilidades- Orçamento- Sincronismo- Pontuação e Interpretação- Tolerancia- Relatos formatados- Monitoração. II PP

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Metodologia Abordagem, ferramentas, fontes de dados

Funções e responsabilidades

Definir para cada ação do plano de gerencia de risco, o lider, suporte e equipe.

Orçamento Estabelece o orçamento para a gerencia de risco

Sincronismo A frequencia que será executado o processo de gerenciamento de risco.

Pontuação e interpretação

Metodo de pontuação e interpretação.

Deve ser determinado antecipadamente para assegurar consistencia

Tolerancia Critério de tolerancia a risco, quem e de que maneiraf

Relatos formatados Conteudo e formato do plano de resposta a risco. Como o processo de gerencia de risco serao documentados, analisados e comunicados os stakeholders

Monitoração Como serão armazenadas as informações, para benefício do projeto em andamento, futuras necessidade e lições aprendidas. Como o processo de risco será auditado




Identificação do Risco

EntradasEntradas Ferramentas& TécnicasFerramentas& Técnicas SaídasSaídas

.1 Riscos

.2 Gatilhos

.3 Entrada para outros Processos

.1 Riscos

.2 Gatilhos

.3 Entrada para outros Processos

.1 Revisões de

documentação

.2 Técnicas de reunir

Informações

.3 Checklist

.4 Análise de premissas

.5 Tecnicas de

diagramação

.1 Revisões de

documentação

.2 Técnicas de reunir

Informações

.3 Checklist

.4 Análise de premissas

.5 Tecnicas de

diagramação

.1 Plano de gerência do

Risco

.2 Outros Planos de

Projeto

.3 Categorias de Risco

.4 Informações históricas

.1 Plano de gerência do

Risco

.2 Outros Planos de

Projeto

.3 Categorias de Risco

.4 Informações históricas



Envolve determinar quais riscos poderiam afetar o projeto e documentar suas características

Participantes:- Equipe de projeto- Equipe de gerenciamento de risco- Consultores - Clientes, usuários, outros gerentes de projetos, stakeholders

É um processo iterativo

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Plano de gerência de Risco Saidas de Planejamento do Projeto Categorias de Risco Informação histórica

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Plano de gerência de Risco.

O plano de gerência de risco deve descrever como será realizado e estruturado durante o ciclo de vida do projeto, a identificação, a analise qualitativa e quantitativa, o planejamento da respostas, a monitoração e o controle do risco. Não é dirigido para responder riscos individuais

O plano de gerência de risco inclui os seguintes- Metodologia- Funções e responsabilidades- Orçamento- Sincronismo- Pontuação e Interpretação- Tolerancia- Relatos formatados- Monitoração. II PP

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Entradas – Identificação de Risco

Saidas de Planejamentos do projeto. Identificação do risco requer um entendimento da missão do projeto, escopo, objetivos, stakeholders.

Project charter

WBS

Descrição do produto

Cronograma e estimativa de custo

Plano de recursos

Plano de aquisições

Lista de restrições e premissas

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Categorias de Risco.

Riscos tecnicos, qualidade ou desempenho Riscos de gerencia de projeto - alocação precária de tempo e recursos, qualidade

inadequada do pIano de projeto, uso precário de disciplinas de gerencia de projeto. Risco organizacional - custo, tempo, e objetivos de escopo que são internamente

inconsistentes, falta de priorização de projetos, insuficiencia ou interrupção de fundos e conflitos de recurso com outros projetos na organização.

Riscos externos - mudanças legais ou de regulamentações ambientais, questões trabalhistas, mudanças de prioridades do responsavel, riscos rurais e de clima. Riscos de força maior como terremotos, inundações e revoltas civis, geralmente requerem ações de recuperação de desastre em lugar de gerencia de risco.

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Informações Históricas.

Arquivo do projeto – organizações envolvidas no projeto podem manter registros de resultados de projeto anteriores que podem ser usados para identificar riscos. (relatorios de finais projeto ou pIanos de resposta a risco). Podem incluir lições

Informação publica - bancos de dados comerciais,estudos academicos, benchmarking, e outros estudos publicados podem estar disponiveis para muitas areas de aplicação.

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Ferramentas e Técnicas – Identificação de Risco

Revisão de Documentação Técnica de reunir informações Checklist Análise de premissas Técnicas de diagramação

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Revisões de documentação.

Executar urna revisão estruturada de pIanos de projeto e das premissas, tanto para o projeto total ou para os niveis de detalhamento de escopo, arquivos de projeto anteriores e outras informações, geralmente, é o passo inicial dado pelas equipes de projeto

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Técnica de reunir informações .

Brainstorming - provavelmente, é a tecnica de identificação de risco mais usada. A meta é obter urna lista ampla de riscos que podem ser encaminhadas depois para os processos de analise qualitativa e quantitativa de risco.

A equipe de projeto normalmente executa brainstonning, embora urn conjunto multidisciplinar de consultores tambem pode executar esta tecnica.

Sob a liderança de urn facilitator; pessoas geram ideias sobre risco de projeto. São identificadas fontes de risco em um escopo amplo e colocadas para todos examinarem durante a reunião. Riscos são categorizados, por tipo de risco e delimitadas as suas defmições II PP

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Tecnica Delphi. A tecnica Delphi busca alcançar um consenso entre consultores em urn assunto como risco de projeto. Os consultorea de risco de projeto são identificados, mas participam anonimamente.

O facilitator usa um questionario para solicitar ideias sobre os riscos importantes do projeto. As respostas são submetidas individualmente sendo então circuladas entre os consultores para comentario adicional. O consenso nos riscos principais de projeto pode ser alcançado em algumas rodadas desse processo. A tecnica Delphi ajuda reduzir a tendencia nos dados e evita que urna pessoa especifica tenha uma influencia impropria no resultado.

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Entrevistas. Os riscos podem ser identificados por entrevistas com gerentes de projetos experientes ou especialistas no assunto. O responsável pela identificação dos riscos identifica quais os individuos adequados, apresenta a eles o resurno do projeto, e fornece informações como o WBS e a lista de premissas. Os entrevistados identificam os riscos do projeto baseados na experiencia propria de cada urn, nas infomações do projeto e outras fontes que acharem uteis.

Analise de forças - Fraquezas, Oportunidades, e Ameayas (SWOT). Assegura a analise do projeto sob a perspectiva dos elementos SWOT aumentando a visibilidade dos riscos considerados.

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Checklist.

Checklist desenvolvido para identificação dos riscos baseados em informações historicas e conhecimento que foram acumulados de projetos anteriores semelhantes e de outras fontes de informação.Uma vantagem de usar o checklist é que a identificação de risco é rapida e simples. Uma desvantagem é a impossibilidade de construir urn checklist de riscos completo, e tambem que o usuario pode acabar se limitando às categorias na lista.

Deve ser tornado cuidado para que se explorem itens que mesmo não aparecendo no checklist padrão, parecem relevantes ao projeto especifico.

O checklist devera especificar todos os tipos de possiveis riscos para o projeto. E importante revisar o checklist como uma etapa formal do processo de conclusão do

projeto para aprimorar a lista de riscos potenciais e melhorar a descrição dos riscos.II PP

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Análise de premissas.

Todo o projeto é concebido e desenvolvido baseado em um conjunto de hipóteses, cenários ou premissas. A análise de prernissas é urna técnica que explora a validade das premissas. Identifica riscos para o projeto oriundos de falta de exatidã, de consistencia e de completitude das premissas.

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Tecnicas de diagramação.

Diagramas de causa e efeito (tambem conhecido como diagrama fish bone ou Ishikawa)- e útil para identificar causas de riscos.

Cartas de fluxo de processo-mostra como varios elementos de um sistema se interrelacionam e o mecanismo de causa.

Diagrama de influencia – representação gráfica de um problema que apresenta as influencias causais, sequencia de tempo dos eventos , e outras relações entre varíaveis e resultados.

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Saídas – Identificação de Risco

Riscos Gatilhos Entrada para outros processos

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Saídas – Identificação de Risco

Riscos. Um risco é urn evento ou condição incerta que, se acontecer, tern um efeito

positivo ou negativo em um objetivo de projeto.

Gatilhos. Chamados algumas vezes de sintomas de risco ou sinais de advertencia, sao

indicações que ocorreu urn risco ou que ele esta prestes a acontecer. Por exemplo, um falha no alcance de marcos intermediarios pode ser um sinal de advertencia antecipado de um atraso iminente no cronograma.

Entradas para outros processos. A identificação dos riscos pode identificar uma necessidade de ação adicional

em outra area. Por exemplo, o WBS pode não ter detalhe suficiente para permitir a identificação adequada dos riscos, ou cronograma pode não estar completo ou plenamente logico.

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Análise Qualitativa dos Riscos

EntradasEntradas Ferramentas&TécnicasFerramentas&Técnicas SaídasSaídas

.1 Classificação do risco

global para o projeto

.2 Lista de riscos prioritarios

.3 Lista de riscos para

analise e gerenciamento

adiicionais

.4 Tendencias em resultados

de analise qualitativa de

riscos

.1 Classificação do risco

global para o projeto

.2 Lista de riscos prioritarios

.3 Lista de riscos para

analise e gerenciamento

adiicionais

.4 Tendencias em resultados

de analise qualitativa de

riscos

.1 Probabilidade de risco e

impacto

.2 Matriz de graduação da

probabilidade x impacto

de risco

.3 Testando as premissas do

projeto

.4 Classificação da precisão

dos dados

.1 Probabilidade de risco e

impacto

.2 Matriz de graduação da

probabilidade x impacto

de risco

.3 Testando as premissas do

projeto

.4 Classificação da precisão

dos dados

.1 PIano de gerencia do risco.

. 2 Riscos identiticados

. 3 Situação do projeto

. 4 Tipo do projeto

. 5 Precisão de dados

. 6 Escalas de probabilidade

e impacto

.7 Restrições

.1 PIano de gerencia do risco.

. 2 Riscos identiticados

. 3 Situação do projeto

. 4 Tipo do projeto

. 5 Precisão de dados

. 6 Escalas de probabilidade

e impacto

.7 Restrições

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Analise Qualitativa dos Riscos é o processo de avaliar o impacto e probabilidade dos riscos identificados.

Este processo prioriza riscos de acordo com o seu efeito potencial nos objetivos de projeto.

A analise qualitativa dos riscos é único caminho para se determinar a irnportancia de se tratar riscos especificos e guiar as respostas aos riscos .

As ações relacionadas a risco que tem criticidade de tempo podem ampliar a importância do risco.

A avaliação da qualidade da informação disponivel tambem ajuda a modificar a avaliação do risco.

A analise qualitativa dos riscos requer que a probabilidade e as consequencias do riscos sejam avaliadas usando metodos e ferramentas ja estabelecidos de analise qualitativa.

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Análise Qualitativa dos Riscos



Entradas - Análise Qualitativa dos Riscos

PIano de gerencia dos riscos. Riscos identificados. Status de projeto. Tipo do Projeto. Precisão de dados. Escalas de probabilidade e impacto. Premissas.

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Riscos identificados. Riscos descobertos durante o processo de identificação dos riscos são

avaliados junto com os seus impactos potenciais no projeto.

Status do projeto. A incerteza de um risco depende frequentemente do progresso do projeto

durante o seu cicIo de vida. Nos primeiros passos do projeto, muitos riscos não apareceram, o planejamento do projeto é ainda imaturo e mudanças podem acontecer, tomando provavel a descoberta de novos riscos.

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Tipo do Projeto. Quando se trabalha com projetos simples ou sempre do mesmo tipo há uma

tendencia de melhor entendimento da probabilidade de ocorrencia dos eventos de risco e de suas consequencias. Projetos que usam tecnologia "estado-da-arte" ,ou que estão usando pela primeira vez uma determinada tecnologia, ou que são altamente complexos, tendem a ter maior incerteza

Precisão de dados. A precisão descreve até que ponto um risco é percebido e conhecido. Mede a

quantidade dos dados disponiveis, como também a confiabilidade desses dados. Deve ser avaliada a fonte dos dados que foram usados para identificar o risco. II PP

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Escalas de probabilidade e impacto. Escalas usadas para avaliar as duas dimensões principais de risco,

Premissas. As premissas identificadas durante o processo de identificação dos riscos

serao avaliadas como riscos potenciais

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Ferramentas e Técnicas – Análise Qualitativa dos Riscos

Probabilidade de risco e impacto Matriz de graduação da

probalidadel impacto de risco. Testando as premissas do projeto Classificação da precisão dos

dados.II PP

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Probabilidade de Risco e impacto. A probabilidade e as consequencias de um risco podem ser descritas em

termos qualitativos, tais como muito alto, alto, moderado, baixo e muito baixo- A probabilidade de um risco e a probabilidade de que um determinado risco venha a

ocorrer.- As consequencias de um risco e o efeito nos objetivos de projeto, se o evento de

risco ocorrer.

Estas duas dimensões de risco são aplicadas a eventos de risco especificos e não para o projeto global. As análises de riscos que usam probabilidade e consequencias ajudam a identificar aqueles riscos que devem ser gerenciados com maior rigor

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Matriz de gradluação da probalidade l impacto de risco.

Uma matriz pode ser construida designando as graduações de risco (muito baixo, baixo, moderado, alto, muito alto) tanto para riscos ou condições baseadas nas combinações de probabilidades e escalas de impactos.



A graduação de risco e obtida usando-se uma matriz e uma escala de risco para cada risco.

A escala de probabilidade de um risco situa-se naturalmente entre 0.0 (nenhum probabilidade) e 1.0 (certeza).

Avaliar a probabilidade de risco pode ser dificil porque, frequentemente, uma avaliação especializada e feita sem considerar os dados históricos. Pode ser usada uma escala ordinal, representando valores relativos de probabilidade de muito improvavel para quase certo. Altemativamente, podem ser determinadas probabilidades especificas usando uma escala generica (por exemplo, .1/ .3/ .5/.7/.9).

A escala de impacto de risco reflete a severidade de seu efeito no objetivo de projeto. O impacto pode ser ordinal ou cardinal e dependendo da cultura da organização que conduz a analise. Escalas ordinais sao simplesmente valores de graduação ordenados , tais como muito baixo, baixo, moderado, alto, e muito alto.

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Matriz de graduação da probalidade l impacto de risco.



Testando as premissas do projeto .

As premissas identificadas devem ser testadas sob dois criterios: estabilidade da prernissa e as consequencias no projeto se a premissa for falsa.

As premissas alternativas, que possam ser verdadeiras, deverao ser identificadas e suas repercussoes nos objetivos de projeto deverao ser testadas no processo de analise qualitativa dos riscos.

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Classificação da precisão dos dados.

A analise de qualitativa dos riscos requer dados precisos e não tendenciosos, se isso for útil para o gerenciamento do projeto.

A classificação da precisao dos dados e uma técnica para avaliar em que medida um determinado dado sobre risco e util para a gerencia do risco .

Isso envolve examinar:- . A medida do entendimento do risco.- . Os dados disponiveis sobre o risco.- . A qualidade dos dados.- . A confiabilidade e integridade dos dados.

O uso de dados de baixo precisao, por exemplo, se um risco não esta bem entendido pode conduzir a urna analise de qualitativa dos riscos de pouca utilidade para o gerente de projeto. Se uma classificaçã da precisao dos dados e inaceitavel. deve se tentar obter melhores dados. II PP

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Saídas – Análise Qualitativa de Riscos

Classifição do risco global para o projeto. Lista de riscos prioritários. Lista de riscos para análise e

gerenciamento adicioais. Tendencias em resultados da análise

qualititativa dos riscos .

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Classificação do risco global para o projeto.

A classificação dos riscos pode indicar a posição do risco global de um projeto relativamente a outros projetos comparando as pontuações de risco.

Pode ser usado: para designar pessoal ou outros recursos aos projetos com diferentes classificações de risco; para fazer uma analise de decisao tipo custo/beneficio sobre o projeto; ou apoiar uma recomendação para iniciar, continuar ou cancelar um projeto.

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Lista de riscos prioritários. Riscos e condições podem ser priorizadas por varios criterios. Estes incluem

grau (alto, moderado. e baixo) ou nivel do WBS. Os riscos tambem podem ser agrupados naqueles que requerem uma resposta imediata e nos que podem ser tratados mais tarde. Podem ser avaliados separadamente e com diferentes graduações. Os riscos que afetam custo. cronograma, funcionalidade e qualidade.

Devem conter uma descrição das bases das estimativas para a probabilidade e os impactos considerados para os riscos significativos

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Lista de riscos para análise e gerenciamento adicionais.

Os riscos classificados como altos ou moderados seriam os principais candidatos para analises subsequentes, incluindo analise quantitativa dos riscos e para as ações gerencia de risco.

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Tendencias em resultados da análise qualititativa dos riscos .

Na medida em que a análise é repetida, pode ficar aparente uma tendencia nos resultados provocando uma resposta ao risco, ou uma analise adicional, mais ou menos urgente e importante.

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