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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
MODALIDAD A DISTANCIA
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE: LICENCIADO EN CONTABILIDAD Y
AUDITORÍA.
TÍTULO:
“DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO, PARA EL ADECUADO REGISTRO
CONTABLE DE ACTIVOS FIJOS, EN LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
COOPINDIGENA LTDA”
Elaborado Por:
María Carmen Tasna Uñug
QUITO-ECUADOR
2014
i
Certifico que la presente Tesis fue
desarrollada por su autor María
Carmen Tasna bajo mi dirección.
_________________________
Mg. Fernando Borja B.
DIRECTOR DE TESIS
Quito, 15 Septiembre 2014.
ii
RESPONSABILIDAD
Yo, MARIA CARMEN TASNA UNOG, declaro libre y voluntariamente que el
presente trabajo es el resultado de la investigación, utilizando varias fuentes de
consulta y sobre todo, ejecutado con responsabilidad y ética profesional, por lo
que los criterios que constan en el mismo son de mi absoluta responsabilidad.
Ambato, 15 de Septiembre del 2014
_________________________________
MARIA CARMEN TASNA UÑUG
iii
AGRADECIMIENTO
A DIOS, por darme la dicha de seguir superándome día a día y brindarme la
fortaleza para seguir adelante, a la noble Universidad Tecnológica Equinoccial,
Escuela de Contabilidad y Auditoría, por abrirme sus puertas e impartir
conocimientos a través de los profesores, quienes han sido los guías de este
arduo camino de la sapiencia.
A la Cooperativa de Ahorro y Crédito “COOPINDIGENA LTDA”, a su gerente, y
empleados todos quienes sin reparo alguno me han apoyado con la
información solicitada, la base fundamental para el desarrollo del trabajo
investigativo.
iv
DEDICATORIA
El presente trabajo está dedicado, a todos aquellos a quienes en mi entorno les
he robado un poco de tiempo y paciencia, a mis padres, queridos hermanos, y
demás familia, quienes han sido fuente de inspiración y apoyo para conseguir
el gran objetivo de superarme en este gran escalón de vida.
v
ÍNDICE GENERAL
A. PÁGINAS PRELIMINARES Pág.
Caratula I
Responsabilidad Dedicatoria II
Agradecimiento III
Dedicatoria IV
CAPÍTULO I.
PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
1.1 Introducción 1
1.2 Antecedente 2
1.3 Problematización 2
1.3.1 Análisis crítico del problema 3
1.3.2 Formulación del problema 4
1.3.3 Preguntas Directrices 4
1.4 Objetivos de la Investigación 5
1.4.1 Objetivos General 5
1.4.2 Objetivos Específicos 5
1.5 Justificación de la investigación 5
1.6 Idea a Defender 6
1.7 Identificación de variables 7
CAPÍTULO II.
MARCO TEÓRICO
2.1 Control 8
2.1.1 Control Interno Administrativo 12
vi
2.1.2 Control Interno Contable 14
2.1.3 Diseño del Sistema de Control Interno 15
2.1.4 Mecanismo e Instrumento de Control Interno 16
2.1.5 Tipos de Control 18
2.2 Activos Fijos 19
2.3 Método de Depreciación 20
2.4 Baja de Activos 20
2.4.1 Activos depreciables 22
2.4.2 Inventario y constatación de los Activos fijos 25
2.5 NIC 16, 38, 40 26
2.5.1 NIC 16 Propiedad Planta y Equipo 26
2.5.2 NIC 38 Activos Intangibles 29
2.5.3 NIC 40 propiedades de inversión 36
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
3.1 Diseño de la Investigación 39
3.1.1 Tipos de Investigación 39
3.1.2 Métodos de Investigación 40
3.2 Población y Muestra 41
3.3 Técnicas de Recolección de la Investigación 41
3.3.1 Operacionalización de la variable independiente: sistema de
Control interno 42
3.3.2 Operacionalización de la variable Dependiente: Registro
De Activos Fijos 43
3.3.3 Plan de Recolección de la Información 44
3.4 Encuesta 45
3.4.1 Encuesta al personal 45
3.4.2 Cuestionario Entrevista al Gerente 46
vii
CAPÍTULO IV
DIAGNOSTICO
4.1 Presentación de resultados 49
4.2 Análisis de Resultados de los Sistemas de Investigación 61
4.3 Análisis FODA 62
4.4 Análisis de la Situación del Control Interno 63
4.4.1 Actual registro de activos fijos Flujogramas del procesos 67
4.5 Sistema de Control y Registro de Activos Fijos 71
CAPÍTULO V
PROPUESTA
5. Elaboración del Sistema de Control Interno 73
5.1 Manual del Control Interno 73
5.1.1 Ámbito de Aplicación 73
5.1.2 Objetivo general 74
5.1.3 Alcance Manual 74
5.1.4 Definiciones Preliminares 75
5.1.5 Políticas Generales 76
5.1.6 Funciones (revisión, monitoreo y seguimiento) 78
5.1.7 Presupuesto de Aplicación de Sistema de Control Interno 80
5.1.8 Elaboración de programación para implementar el sistema de control
interno de Activos Fijos 81
5.1.9 Planeación e implementación del Sistema de Control Interno 83
5.2 Procedimientos 84
5.2.1 Procedimiento adquisición de bienes 85
5.2.2 Procedimiento transferencias de Activos fijos 90
5.2.3 Procedimiento baja de activos por obsolescencia 94
5.2.4 Procedimiento baja de activo por robo 97
5.2.5 Procedimiento Constatación Física 101
5.2.6 Procedimiento Dación de pagos 104
viii
5.2.7 Procedimiento de depreciación 106
5.2.8 Procedimiento de donación 108
5.3 Sistema de control examen 110
5.3.1 Formato de Revisión de Proceso 110
5.3.2 Calendario de Revisión de procesos 111
5.3.4 Evaluación del Sistema del Control Interno 113
CAPÍTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6. Conclusiones y Recomendaciones 123
6.1 Conclusiones 123
6.2 Recomendaciones 124
ix
ÍNDICE GRÁFICOS
Gráfico 1 Análisis crítico del problema. 3
Gráfico 2 El control y el proceso Administrativo. 17
Gráfico 3 ¿Conoce Ud. La existencia de un procedimiento escrito interno
para el manejo de activos fijos? 49
Gráfico 4 ¿Se realiza la constatación física? 50
Gráfico 5 ¿Con qué frecuencia se realizan constataciones físicas? 51
Gráfico 6 ¿Ha firmado un documento de entrega - recepción de bienes
puestos a su custodio? 52
Gráfico 7¿Existe un sistema informático para activos fijos en la cooperativa? 53
Gráfico 8 ¿Conoce Ud. Qué condiciones debe cumplir el activo fijo
para la baja? 54
Gráfico 9 ¿Conoce Ud. Qué condiciones debe cumplir para adquirir
un activo fijo? 55
Gráfico 10 ¿Cree usted que el diseño de un sistema de control
Mejor el manejo contable y operativo de activos fijos? 56
Gráfico 11 Orgánico Funcional de la Coopindígena Ltda. 64
Gráfico 12 Flujograma de Adquisición de activos fijos 87
Gráfico 13 Flujograma de transferencia de Activo. 91
Gráfico 14 Flujograma de Activos por Obsolescencia. 95
Gráfico 15 Flujograma de Bajas por Robo. 98
Gráfico 16 Flujograma de Constataciones Físicas. 102
Gráfico 17 Flujo de Dación de Pago. 105
Gráfico 18 Flujograma depreciación de activos fijos. 107
Gráfico 19 Flujo de Donación. 109
Gráfico 20 Planteamiento de procesos a revisar 110
x
ÍNDICE TABLAS
Tabla 1 Operacionalización de la variable independiente: sistema de
Control interno 42
Tabla 2 Operacionalización de la variable Dependiente: Registro
De Activos Fijos 43
Tabla 3 Plan de Recolección de la Información 44
Tabla 4 ¿Conoce Ud. La existencia de un procedimiento escrito interno
para el manejo de activos fijos? 49
Tabla 5 ¿Se realiza la constatación física? 50
Tabla 6 ¿Con qué frecuencia se realizan constataciones físicas? 51
Tabla 7 ¿Ha firmado un documento de entrega - recepción de bienes
puestos a su custodio? 52
Tabla 8 ¿Existe un sistema informático para activos
fijos en la cooperativa? 53
Tabla 9 ¿Conoce Ud. Qué condiciones debe cumplir el activo fijo
para la baja? 54
Tabla 10 ¿Conoce Ud. Qué condiciones debe cumplir para adquirir
un activo fijo? 55
Tabla 11 ¿Cree usted que el diseño de un sistema de control
mejor el manejo contable y operativo de activos fijos? 56
Tabla 12 FODA de la Coopindigena Ltda. 63
Tabla 13 Evaluación del Sistema de Control Interno 66
Tabla 14 Actual registro de activos fijos Flujogramas del procesos 67
Tabla 15 Comparativo de Impresoras 69
Tabla 16 Presupuesto de Aplicación de Sistema de Control Interno 80
Tabla 17 Elaboración de programación para implementar el
Sistema de control interno de activos fijos. 81
Tabla 18 Formato de revisión de procesos. 110
Tabla 19 Calendario de revisión de procesos. 111
Tabla 20 Formato 1 de Encuesta de Evaluación al Sistema
de Control Interno. 113
xi
Tabla 21 Formato 2 de Encuesta de Evaluación al Sistema
de Control Interno. 115
Tabla 22 Rango concepto sobre tabulación de encuestas 117
Tabla 23 Formato 1 presentación informe sobre estado de encuestas 118
Tabla 24 Formato 2 Presentación Informe Sobre Estado de Encuesta 120
1
CAPÍTULO I
PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
1.1. Introducción
Las cooperativas del Ecuador inician su vida a finales del siglo XIX, cuando se
crean en Quito y Guayaquil las primeras organizaciones artesanales. En 1879 se
crea la primera Caja de Ahorro en Guayaquil, llamada Sociedad de Artesanos
Amantes del Progreso. Las cooperativas surgen ante la necesidad de otorgar
créditos y concentrar el ahorro de las personas de menor ingreso, que no tenían
acceso al sistema financiero, aunque con el paso del tiempo, de manera general el
mercado de las cooperativas pasó a ser la gente de ingresos medios y el objeto de
los créditos se cambió de ser productivo a ser de consumo y de vivienda.
Actualmente, se ha observado un notorio establecimiento de Cooperativas de
Ahorro y Crédito en la ciudad de Ambato especialmente indígenas, como la
Mushuc Runa, Chibuleo, Ambato, etc., que han iniciado con el establecimiento
de una sola oficina y a medida que crecen incrementan su patrimonio, de tal
forma que, su manejo es más complejo y se requiere de controles internos tanto
contables como administrativos para el mejor desempeño en las actividades
diarias. Una organización que no establezca controles, gira en torno a la
incertidumbre de que en el futuro se alcance los objetivos planteados o se
produzcan problemas internos.
El control interno para Activos Fijos en las instituciones financieras, constituyen
un punto fuerte para el buen funcionamiento y servicio a sus clientes, aquellas
instituciones crecen en capital e incrementan sus activos con el fin de obtener
solidez en el mercado, la alta dirección a través del control interno no solo busca
minimizar el riesgo de pérdidas, sino que también garantizan, que las operaciones
sean eficientes; de ahí que requieren de un sistema de control interno, para
salvaguardar sus activos y evitar posibles pérdidas.
2
1.2. Antecedente
El 12 de Junio del 2008, con la participación de jóvenes líderes indígenas de
Chibuleos, y de Saquisili se reúnen en la junta Parroquial de Juan Benigno Vela,
para analizar y fortalecer la crisis económica y social, luego de varias
reuniones y reflexiones se decide formar la Cooperativa, con el nombre de
Cooperativa de Ahorro y Crédito “Coopindigena” Ltda, con la alianza de los
Pueblos indígenas y campesinos reconocidos a nivel de nuestra Constitución
del Estado.
Para lo cual, se organiza con 16 socios y con un ahorro de 1.000 USD para
certificados de aportación, posteriormente se toma la decisión de contribuir a
5.000 dólares por cada socio fundador para poder capitalizar a la cooperativa y
servir a los socios que confíen en la Institución.
El 23 de Agosto del 2.008, fue aprobado los estatutos y contamos ya con
personería jurídica el 16 de septiembre del 2.008, con Acuerdo Ministerial N.-
002-SDCC y con N.- 747.
1.3. Problematización
La Cooperativa de Ahorro y Crédito “COOPINDIGENA LTDA”, ha tenido un
notorio crecimiento desde 23 Agosto del 2008, tras pasar los años, su aspecto
administrativo y contable, especialmente en el tratamiento de sus activos fijos,
para el desenvolvimiento de sus actividades diarias.
Actualmente, no existe un registro contable adecuado, especialmente sobre la
movilización y ubicación de los activos fijos, agravados por la falta de políticas y
normativos de control interno sobre la custodia, traslados y mantenimiento de los
activos fijos, lo que dificulta la constatación física de los mismos, por tal razón,
es vital para la cooperativa establecer mecanismo que permitan controlar
dichos bienes.
3
Así mismo, se puede exponer que la cooperativa no cuenta con personal
capacitado para desarrollar correctamente el trabajo de registros de bienes lo
que ocasiona ingreso de datos irreal e incluso un mal procesamiento de datos,
por falta de verificación de activos ya que las mismas se pueden perder, ser
sustraídas o robadas y no darse cuenta de lo suscitado debido a la falta de
registros contables de activos fijos oportunos.
Con todo lo expuesto en líneas anteriores se puede indicar que esquematizar
una guía de control interno que permita un adecuado control y registro de los
activos fijos de la Cooperativa, es de interés prioritario para la institución, pues
es consciente que el sistema de control colaboraría positivamente en el servicio
a sus clientes tanto internos y externos y optimizaría los recursos.
Gráfico Nº 1
1.3.1- Análisis crítico del problema
CAUSA
PROBLEMA
EFECTO
Elaborado por: MARIA CARMEN TASNA UÑUG
Control
Interno
Deficiente
Personal
NO
Capacitado
Falta de
Registros
Contables
INADECUADO SISTEMA DE CONTROL
INTERNO, PARA EL CORRECTO REGISTRO
CONTABLE DE ACTIVOS FIJOS.
Información
financiera no
confiable
Mal procesamiento
de datos de
registro de activos
fijos
Produce robos,
pérdidas,
sustracción de
activos fijos
Información
de registros
contables
irreal.
Activos fijos
No
Verificados
Físicamente
4
Las normas de control interno son de vital importancia en cualquier empresa para
que los procesos se realicen eficientemente; al omitirse el control interno para
activos fijos, los bienes de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Coopindigena
Ltda. corren en riesgo de pérdida física y la sobre valoración en el estado
financiero o subvaluación en el estado de resultados en el caso de
depreciaciones, podemos citar también que no se cuenta con personal
adecuadamente capacitado para poder desenvolverse en el registro de estas
cuentas, mismo que ha provocado el estado actual del problema.
Además, es posible que se incurra en el manejo de irregularidad del control
interno de los activos fijos y por falta de conocimiento de lo mismo no pueden
estar registrados en inversiones en activos fijos innecesarios, que afectan la
rentabilidad de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Coopindigena Ltda.
Demostrándose así en el balance general que se presenta al final del periodo
contable.
1.3.2. Formulación del problema
¿CUÁL ES EL IMPACTO DEL DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL
INTERNO, PARA EL ADECUADO REGISTRO CONTABLE DE ACTIVOS
FIJOS, EN LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO COOPINDIGENA
LTDA.?.
1.3.3. Preguntas Directrices
- ¿Cómo establecer normas y procedimientos de control interno, que permitan
establecer parámetros, para un correcto registro de los activos fijos?.
- ¿Qué documentos son los habilitantes, requirentes de autorización de compra,
traspasos, bajas, ventas, donaciones, entre otros movimientos de activos fijos?.
- ¿Cada qué lapso de tiempo requiere implementar constataciones físicas, para
verificar los bienes, con registros de contabilidad?.
5
- ¿Cuál es el proceso de capacitación de personal para el control de activos
fijos?.
1.4. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
1.4.1. Objetivo General
- Diseñar el sistema de control interno para el adecuado registro de activos fijos,
en la Cooperativa de Ahorro y Crédito COOPINDIGENA LTDA.
1.4.2- Objetivos Específicos
- Realizar una toma física de los activos fijos para la verificación del estado del
bien y constatación física, con registros contables.
- Realizar un diagnóstico de situación actual.
- Establecer normas y procedimientos de control interno que permitan
establecer funciones para un correcto y adecuado manejo de los registros de
los activos fijos.
- Diseñar el manual de control interno.
- Realizar un plan de capacitación al personal del área contable para que tenga
un conocimiento amplio para el control interno de los activos fijos.
1.5. Justificación de la investigación
La finalidad de esta investigación es colaborar y contribuir de forma efectiva en
la Cooperativa de Ahorro y Crédito Coopindigena Ltda., en el control interno y
registro contable de activos fijos a fin de establecer soluciones aplicables para
los altos mandos administrativos.
6
Sin duda alguna, la Cooperativa busca seguridad y excelencia en el control y
resguardo de sus bienes (activos fijos), como parte importante de sus logros
alcanzados tras varios años de trabajo, en efecto un sistema de control interno y
registro contable adecuado para activos fijos, constituye un estudio importante,
pues permitirá tener un conocimiento actualizado de sus movimientos.
Además, la investigación a desarrollarse contribuirá como referencia para la
toma de decisiones en lo que respecta a procedimientos para la compra, venta,
transferencia, manutención, resguardo, perdidas físicas, bajas, entre otras, al
establecer los parámetros de control necesarios de hecho, no se dispone de
un sistema de control interno para activos fijos, pues los controles para cada
movimiento son establecidos verbalmente y se requiere delimitar
responsabilidades a fin de hacer los procesos más efectivos.
Por otro lado, toda la información necesaria para la realización de esta
investigación será proporcionada por la gerencia de la entidad con la
colaboración del personal de los distintos departamentos, dicha información
será relacionada con el tema de investigación.
De manera personal, esta investigación permitirá poner en práctica en el campo
laboral el conocimiento alcanzando tras años de estudio, al mismo tiempo que se
podrá dar un manejo adecuado con la implantación del sistema del control Interno
de los Activos Fijos, y de la persona quien realiza esta investigación,
considerando que como solución se requiere de un sistema de control interno
aplicable y registro contable adecuado.
1.6. Idea a defender
El Sistema de Control Interno y registro contable, permitirá mejorar el registro
contable de los Activos Fijos en la Cooperativa “COOPINDIGENA LTDA.”
7
1.7. Identificación de variables
Variable Independiente: Sistema de control interno
Variable Dependiente: Registros Contables de Activos Fijos
Unidad de Observación: “Cooperativa de Ahorro y Crédito Coopindigena
Ltda.”
Términos de Relación: Mejoramiento
8
CAPÌTULO II
MARCO TEÓRICO
2.1. CONTROL
Basándose en la investigación de Gustavo Cepeda, (2005:3) El Control, según
una de sus aceptaciones gramaticales, quiere decir comprobación, intervención o
inspección.
El propósito final del control es, en esencia preservar la existencia de cualquier
organización y apoyar su desarrollo, su objetivo es contribuir con los resultados
esperados. El control interno incluye controles que se pueden considerar como
contables o administrativos.
Según la NEA 10: Evaluación de Riesgo y Control Interno menciona que:
El término “Sistema de Control interno” significa todas las políticas y
procedimientos (controles internos) adaptados por la administración de asegurar,
tanto como sea factible, la conducción ordenada y eficiente de su negocio,
incluyendo adhesión a las políticas de administración, la salvaguarda de activos,
la prevención y detección de fraude y error, la precisión e integridad de los
registros contables, y la oportuna preparación financieros confiable. El sistema de
control va más allá de aquellos asuntos que se relacionan directamente con las
funciones del sistema de contabilidad y comprende:
a) “el ambiente de control” significa la actitud global, conciencia y acciones de
directores y administración respecto del sistema de control interno y su
importancia en la entidad. El ambiente de control tiene un efecto sobre la
efectividad de los procedimientos de control específicos. un ambiente de control
fuerte, por ejemplo, uno con controles presupuestarios estrictos y una función
de auditoria interna efectiva, pueden complementar en forma muy importante los
procedimientos específicos de control. Sin embargo, un ambiente fuerte no
9
asegura, por si mismo, la efectividad del sistema de control interno. Los factores
reflejados en el ambiente de control incluyen:
La función del consejo de directores y sus comités.
Filosofía y estilo operativo de la administración.
Estructura organizacional de la entidad y métodos de asignación de
autoridad y responsabilidad.
Sistema de control de la administración incluyendo la función de auditoria
interna, políticas de personal, y procedimientos de segregación de
funciones.
b) “Procedimientos de control” significa aquellas políticas y procedimientos
además del ambiente de control que la administración ha establecido para
lograr los objetivos específicos de la entidad.
Los procedimientos específicos de control incluyen:
Reportar, revisar y aprobar conciliaciones.
Verificar la exactitud aritmética de los registros.
Controlar las aplicaciones y ambiente de los sistemas de información por
computadora, por ejemplo, estableciendo controles sobre:
cambios a programas de computadora
acceso a archivos de datos
Mantener y revisar las cuentas de control y los balances de
comprobación.
Aprobar y controlar documentos.
Comparar datos internos con fuentes externas de información.
Comparar los resultados de cuentas de efectivo, valores e inventario con
los registros contables.
c) Los controles internos relacionados con el sistema de contabilidad están
dirigidos a lograr objetivos como:
10
Las transacciones son ejecutadas de acuerdo con la autorización
general o especifica de la administración.
Todas las transacciones y otros eventos son prontamente registrados
en el momento correcto, en las cuentas apropiadas y en el periodo
contable apropiado, a modo de permitir la preparación de los estados
financieros de acuerdo con un marco de referencia para informes
financieros identificados.
El acceso a activos y registros es permitido solo de acuerdo con la
autorización de la administración.
Los activos registrados son comparados con los activos existentes a
intervalos razonables y se toma la acción apropiada respecto de
cualquier diferencia.
Como indica G. Cepeda que el fin del control interno es contribuir mediante
controles al desarrollo de un objetivo, es de entender que es lo cierto y puntual, ya
que son todas las políticas quienes coadyuvan a lograr conseguir una meta de
forma ordenada, previniendo posibles desvíos o quiebres.
Para Horngren Harrison Robinson (2002-302), el control interno es un plan
organizacional y todas las medidas correspondientes adoptados por una
empresa para:
1.- Proteger los activos.
2.- Estimular el cumplimiento de las políticas de las compañías.
3.- Promover la eficiencia operacional.
4.- Asegurar registros contables exactos y confiables.
El control interno es una prioridad administrativa, no simplemente una parte
del sistema contable, por lo que no es responsabilidad solo de los contadores,
sino también de los administradores, el sistema de control interno de un negocio
es tan efectivo como la calidad de las personas en la organización.
Se entiende por el control interno son planes a seguir tanto de administradores y
personal deben ir por el mismo objetivo.
11
Muy aparte de la visión de Cepeda, Robinson contribuye al control interno
mencionando que el control interno no es problema solo contable, sino que
acarrea también al área administrativa y visualiza la calidad de las personas de la
organización.
Para Earl Spiller y otros (1988: 112-115), el control interno incluye los
procedimientos y las técnicas que se usan para salvaguardar activos, promover
la eficiencia en las operaciones y el cumplimiento con las políticas prescritas, y
para lograr la exactitud de la información.
La función del control interno en el sistema contable es prevenir los fraudes
haciendo extremadamente difícil la apropiación ilegal de los activos sin ser
descubierto, garantizar que los errores y las irregularidades sean detectadas, y
verificar la integridad de los registros contables, para el logro de estas tareas, el
sistema contable requiere ser operado conforme a los siguientes principios de
sentido común:
Organización y procedimientos sistemáticos.
Segregación de tareas.
Verificación y comparación.
Registro rápido y sistemático.
La empresa debe esforzarse por implantar tantos de estos procedimientos de
control interno como se lo permita el nivel de sus operaciones desde un punto
de vista económicamente práctico.
El enfoque que presenta Spiller es sobre la prevención de fraudes, guardando las
espaldas de la empresa hacia posibles robos, implantando sistemas de control y
verificando la integridad de los registros contables.
Para Samuel Alberto Mantilla B (2005:14) el control interno se define
ampliamente como un proceso realizado por el consejo de directores,
12
administradores y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar
seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las siguiente
categorías:
Efectividad y eficiente de las operaciones.
Confiabilidad en la información financiera.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
Alberto Mantilla, plantea la visión por la perspectiva de consejo de directores,
administradores y otro personal de una entidad, en el que menciona un conjunto
de procesos burocráticos, como se puede apreciar cada uno de los autores
plantean una visión diferente, no muy lejanas de un mismo concepto de unión y
esencia similar.
2.1.1. CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
Según Rodrigo Estupiñan (2006 -7) existe un solo sistema de control interno, el
administrativo, que es el plan de organización que adopte cada empresa, con sus
correspondientes procedimientos y métodos operacionales y contables, para
ayudar, mediante el establecimiento de un medio adecuado, al logro del objetivo
administrativo de:
Mantenerse informado de la situación de la empresa.
Coordinar sus funciones.
Asegurarse de que están logrando los objetivos establecidos.
Mantener una ejecutoria eficiente.
Determinar si la empresa está operando conforme a las políticas
establecidas.
Gustavo Cepeda (2005:30-31), señala que el control administrativo “Está
orientada a las políticas de las organizaciones y a todos los métodos y
procedimientos que están relacionados, en primer lugar, con el debido
13
acatamiento de las disposiciones legales, reglamentarias y la adhesión a las
políticas de los niveles de dirección y administración y, en segundo lugar, con
eficiencia de las operaciones.
El control administrativo interno debe incluir controles tales como análisis,
estadísticas, informes de actuación, programas de entrenamiento del personal y
controles de calidad.
Elementos del control administrativo
Desarrollo y mantenimiento de una línea funcional de autoridad.
Clara definición de funciones y responsabilidades.
Un mecanismo de comprobación interna.
Un mecanismo de comprobación interna la estructura de operación con
el fin de proveer un funcionamiento eficiente y la máxima protección
contra fraudes, despilfarros, abusos, errores e irregularidades.
El mantenimiento, dentro de la organización, de la actividad de
evaluación independiente, representada por la auditoría interna a cargo
de la responsabilidad de operaciones en general como un servicio
constructivo y de protección para los niveles de dirección y
administración.
La disposición de los controles anteriores de tal manera que estimules y
obtengan una completa y continua participación de los recursos
humanos de las entidades y de sus habilidades específicas.”
Los autores coinciden con que el control interno administrativo, es un punto en el
que, se emite disposiciones legales, reglamentarias y la adhesión a las políticas
de los niveles de dirección y administración, con el fin de medir la eficiencia que
reflejan las actividades, siempre manteniéndose informado.
14
2.1. 2. CONTROL INTERNO CONTABLE.
Según Rodrigo Estupiñan (2006-7) como consecuencia del control
administrativo sobre el sistema de información, surge, como un instrumento
interno contable, con los siguientes objetivos.
Que todas las operaciones se registren, oportunamente, por el importe
correcto; en las cuentas apropiadas, y, en el periodo contable en que se
llevan a cabo, con el objeto de permitir la preparación de estados
financieros y mantener el control contable de los activos.
Que todo lo contabilizado exista y que lo que exista este contabilizado,
investigando cualquier diferencia para adoptar la consecuente y apropiada
acción correctiva.
Que las operaciones se realicen de acuerdo con autorizaciones
generales y específicas de la administración.
Que el acceso de los activos se permita solo de acuerdo con autorización
administrativa.
Según Gustavo Cepeda, (1997- 4) Los controles contables comprenden el plan
de organización y de todos los métodos y procedimientos cuya misión es
salvaguardar los activos y la fiabilidad de los registros financieros; y deben
diseñarse de tal manera que brinden la seguridad razonable de que:
Las autorizaciones se realizan de acuerdo con las autorizaciones de la
administración.
Las operaciones se registran debidamente para:
El acceso de activos sólo se permita de acuerdo con autorizaciones de la
administración.
La existencia contable de los bienes se compare periódicamente con la
existencia física y se tomen medidas oportunas en caso de presentarse
diferencias.
15
Control Interno Contable es un instrumento eficiente para poder registrar todos
los activos y que cada una de ellas deben constar en el sistema y en físico,
deben estar registradas de acuerdo al plan de cuentas y que den información real
para mantener en control los activos fijos, con el fin de salvaguardar los bienes de
la empresa.
2.1.3. DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (SCI)
El diseño de un adecuado SCI implica no solo un dominio técnico sobre la
materia, sino también un conocimiento del medio específico en el cual se va
aplicar.
Teniendo en cuenta que el SCI no es un objetivo en sí mismo, un criterio
fundamental, al momento de concebir e implantar tales sistemas, es considerar
contantemente la relación costo beneficio. En particular, el costo de cada
componente del SCI se debe contrasté con el beneficio general, los riesgos que
reduce al mínimo y el impacto que tiene en el cumplimiento de la metas de la
organización. El reto es encontrar el justo equilibrio en el diseño del SCI, pues un
excesivo control puede ser costoso y contraproducente. Además, las regulaciones
innecesarias limitan la iniciativa y el grado de innovación de los empleados.es el
gerente de la organización, con ayuda de sus colaboradores, quien está llamado
a definir y poner en marcha dentro de los parámetros de orden legal y estatutario,
el SCI que mejor se ajuste a la misión, las necesidades y la naturaleza de la
organización.
El diseño del SCI debe comprender, entre otros, los siguientes aspectos:
Organización de la función de control interno.
Plan de desarrollo de la función de control interno.
Procesos y procedimientos críticos formalización y documentación.
Plan de trabajo para la formalización y documentos de los demás procesos
y procedimientos.
Mecanismo e instrumentos de control interno.
Mecanismo e instrumentos de reporte y seguimiento.
Plan de desarrollo de los manuales de control interno por áreas.
16
La esencia primordial del control interno es la verificación de la formulación de
objetivos y metas siendo estas indelegable de la responsabilidad gerencial, pero
no recae solo sobre la gerencia sino que al establecer un SCI, actúa sobre todos y
cada uno de los empleados de la institución.
2.1.4. MECANISMO E INSTRUMENTOS DE CONTROL INTERNO
Los mecanismos e instrumentos de control interno son variables, dependiendo
no solo de la naturaleza de la organización, sino de las características del área
en la cual se estén aplicando. En algunos casos, estos pueden tener un carácter
automático como validación de información, verificación de consistencia y
comparación de cifras totalizadoras; en otros, pueden tener un carácter puntual y
especifico como, por ejemplo, el proceso de contratación.
En todo caso se debe procurar que los mecanismos e instrumentos utilizados
hagan parte, en cuanto sea posible, del proceso mismo y no sean elementos
exógenos de aplicación posterior.
El diseño de los mecanismos e instrumentos debe ser una actividad compartida
entre los empleados responsables y la oficina de control interno, con el fin de
lograr un compromiso entre la seguridad y la eficiencia. En este sentido, cualquier
esfuerzo de sistematización que permita reducir la participación discrecional de
las personas involucradas, mejora la información agregada, la posibilidad de
hacer cruces y la automatización del control, debe recibir el apoyo de los
directivos de la organización.
17
Gráfico Nº 2
EL CONTROL Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Organización
Es la base del
proceso administrativo
Administración de
recursos
Finalidad y medios
Sistemas de control
interno
Medios de ejecución
del proceso
Sistemas de
planeación
Sistemas de
información
Sistemas de operación
Sistemas de
financieros
Sistemas contables
Obtiene resultados
Producto del proceso
AUDITORIA
INTERNA
Apoyo al
proceso
Elaborado Por: María Carmen Tasna Uñug
18
2.1.5. TIPOS DE CONTROL
Existen seis tipos de control: el gerencial, el contable, el administrativo u
operativo, el operativo de gestión, el presupuestario y el de informática.
El control gerencial está orientada a las personas con el objetivo de influir en los
individuos para que sus acciones y comportamientos sean consistentes con los
objetivos de la organización. Los elementos propios del control gerencial interno
son:
Definición clara y precisa de metas, objetivos y valores.
Sistemas de administración participativa.
Comunicaciones abiertas.
Motivación
La gerencia de la organización es responsable de este tipo de controles.
El control contable comprende tanto las normas y procedimiento contables
establecidos, como todos los métodos y procedimientos que tienen que ver o
están relacionados directamente con la protección de los bienes, fondos y la
confiabilidad de los registros contables, presupuestales y financieros de las
organizaciones.
Los objetivos del control contable interno son:
La integridad de la información: que todas las operaciones efectuadas queden
incluidos en los registros contables.
La validez de la información: que todas las operaciones registradas representen
acontecimientos económicos que en verdad ocurrieron y fueron debidamente
autorizados.
La exactitud de la información: que las operaciones se registren por su importe
correcto, en la cuenta correspondiente y oportunamente.
19
El mantenimiento de la información: que los registros contables, una vez
asentadas todas las operaciones, siguen reflejando los resultados y la situación
financiera del negocio.
La seguridad física: que el acceso a los activos y a los documentos que controlan
su movimiento estén restringidos al personal autorizado.
Los elementos del control contable interno son:
Definición de autoridad y responsabilidad: las organizaciones deben contar con
definiciones y descripciones de los deberes relacionados con las funciones
contables, de recaudo, contratación, pago, alta y baja de bienes y presupuesto,
ajustadas a las normas que le sean aplicables.
Segregación de deberes: las funciones de operación, registro y custodia deben
estar separadas, de tal manera que ningún funcionario ejerza simultáneamente
tanto el control físico como el control contable y presupuestal sobre cualquier
activo, pasivo y patrimonio.
Las organizaciones deben establecer unidades de operaciones o de servicios y de
contabilidad, separadas y autónomas.
Ningún funcionario debe tener completa autoridad sobre una parte importante de
cualquier transacción para efectos contables y de operación.
2.2. ACTIVOS FIJOS
“Los activos con vida de más de un año que se adquieren para ser utilizados en
las operaciones de un negocio, a fin de obtener ingresos, se conocen como
activos fijos”, Gerardo Guajardo (2004: 432 - 434, 437, 442, 443).
20
“Un nombre más apropiado para este tipo de activos es inmuebles, planta y
equipo. Estos activos son bienes tangibles que tiene como objetivo:
Su uso o usufructo en beneficio de la entidad.
La producción de artículos para su venta o uso de la misma.
La prestación de servicios de la entidad a su clientela al público en general.
2.3. MÉTODOS DE DEPRECIACIÓN
Existen dos tipos de métodos de depreciación para estimar el gasto de los
activos fijos tangibles:
Métodos lineales: el método de línea recta y el de unidades producidas.
Métodos acelerados: el método de doble saldo decreciente y suma de años
dígitos.
La depreciación varía de acuerdo al método seleccionado, pero la depreciación
total a lo largo de la vida útil del activo no puede ir más allá del valor de
recuperación. Algunos métodos de depreciación dan como resultado un gasto
mayor que los primeros años de vida del activo, lo cual repercute en las utilidades
netas del período. Por lo tanto, el contador debe evaluar con cuidado los factores
antes de seleccionar un método para depreciar los activos fijos.
2.4. BAJA DE ACTIVOS
Los activos se les puede dar de baja al desecharlos, venderlos o entregarlos a
cambio de otro activo. Al contabilizar la baja de un activo fijo se debe eliminar en
los libros tanto el activo como la depreciación acumulada.
Sin importar cuál sea la forma de dar de baja un activo, sólo existen tres
situaciones:
21
Se obtiene una ganancia.
Se produce una pérdida.
No se produce ni ganancia ni pérdida.
Las fórmulas para determinar la ganancia o pérdida que se realizan en la
cancelación de un activo fijo son las siguientes:
Costo – depreciación acumulada= valor en libros
Valor de venta > valor en libros = ganancia
Valor de venta < valor en libros = pérdida
Valor de venta = valor en libros = ventas al costo
Por lo general, los activos se desechan o venden durante el año contable; por lo
tanto, se requiere un ajuste a la depreciación acumulada con el objeto de
actualizar el saldo. Un procedimiento utilizado con frecuencia es cargar la
depreciación desde la fecha de compra hasta la que se da de baja mediante la
asignación de importes al mes completo más cercano.
Según Pedro Zapata Sánchez (2005:155) activos fijos constituyen aquellos
bienes permanentes y derechos exclusivos que la empresa utiliza sin
restricciones, en el desarrollo de sus actividades productividad.
Los bienes y derechos cumplirán los siguientes requisitos:
No estar dispuesto a la venta.
Poseer una vida útil más o menos duradera (por lo menos de un año).
Tener costo relativamente representativo o significativo.
Que se encuentren en uso o actividad y, por ende, ayuden a la
consecución de la renta empresarial.
Ser de propiedad de la empresa
Desde la óptica de la evidencia física:
22
a. Tangibles o corporales: se pueden ver, medir y tocar y se clasifican en:
Depreciables: activos que pierden su valor por uso, obsolescencia,
destrucción parcial o total, etc. ejemplo vehículos.
No depreciables: activos que no se desvalorizan, a pesar del uso:
ejemplo: terrenos destinados a vivienda, al comercio, etc.
Agotables: activos que debido a la extracción del material que forma
parte, van perdiendo su valor. Ejemplos: minas, pozos petróleos, etc.
b. Intangibles o incorporales: no se pueden ver, pero si valorar. Debido al
paso del tiempo o imposición de nuevas tecnologías van perdiendo su
valor.
Desde el punto de vista de la facilidad de su traslado, se puede clasificar en:
a. Muebles: activos que no requieren mayor esfuerzo para movilización.
Ejemplos: enseres, vehículos.
b. Semovientes: activos con su propia fuerza se desplazan. Ejemplo ganado
vacuno, porcino.
c. Inmuebles: bienes que de ninguna manera son objeto de movilización
Ejemplo: terreno.
2.4.1. ACTIVOS DEPRECIABLES
En el transcurso del proceso productivo, estos bienes paulatinamente pierden su
valor, proceso que se puede valorar de acuerdo con los siguientes métodos:
Métodos de depreciación se estudian los diferentes métodos existes para calcular
el desgaste del activo fijo en una fecha determinada, conforme al siguiente orden:
método legal, método lineal, método acelerado y método de unidades de
producción.
a. Método legal. Establece los limites (máximos aceptados por SRI como
gasto deducible para el pago del impuesto a la renta.
23
Toma nombre debido a que Ley de Régimen Tributario faculta que “del
ingreso bruto podrán deducirse las depreciaciones normales, conforme a
la naturaleza de los bienes y la maduración normal de su vida, de
conformidad con las normas que establezcan el reglamento y en su
defecto a los consejos de técnica contable”.
Coeficientes anuales:
5% sobre el costo de los edificios dedicados a cualquier actividad y
construidos con cualquier material.
20% sobre el costo o valor de vehículos.
10% sobre el costo o valor de maquinaria, muebles y otros activos
para los cuales no se determine porcentaje especifico.
33% equipos de computación, sus accesorios y sus programas.
La fórmula para calcular la depreciación bajo este sistema:
Depreciación= (V/ACTUAL-V/RESIDUAL) %
1. Método lineal o línea recta. La fórmula para el cálculo de la depreciación a
través de este método es:
DEPRECIACIÓN VALOR ACTUAL-VALOR RESIDUAL
VIDA UTIL ESTIMADA (horas, meses ,años)
2. Método acelerado (suma de dígitos). Mediante este método, se estima una
depreciación más rápida en un momento, para luego ir descendiendo o
ascendiendo intensidad. Se aplica especialmente en los vehículos y
maquinaria industrial.
El procedimiento para el cálculo es el siguiente:
Se asigna a cada periodo de vida un digito, a partir de 1.
Se suman esos dígitos.
24
Se establece para cada periodo un quebrado, cuyo denominador
será la suma de los dígitos, y el numerador, el digito del año
correspondiente o del año invertido (caso descendiente.)
Este quebrado se multiplica por aquella diferencia entre (V/ACTUAL-
V/RESIDUAL).
3. Método de unidades producidas. Como su nombre lo indica, el valor de la
depreciación del activo fijo dependerá de número de unidades que se
produzcan en el tiempo a través de un activo fijo.
Depreciación Valor actual- Valor residual = depreciación C/u
Total unidades
Según Pedro Zapata (2008:192-193), establece ciertas condiciones para calificar
los bienes como activos fijos. Estas condiciones son:
1. “Propiedad. Dominio soberano de uso y disfrute”. La forma de evidenciar la
propiedad es la factura o escritura pública de compra u otra forma de
obtener la propiedad, como por ejemplo: acta de donación. En ocasiones
una deuda puede estar vinculada con el activo fijo, pero no le quita la
donación de dominio y propiedad.
2. Vida útil mayor a un año. En condiciones normales se espera que un activo
fijo brinde beneficio al menos por un año, mientras más larga sea la vida
útil previsible, más se ajusta a este requerimiento. La ocurrencia de
hechos de fuerza mayor o incontrolables posterior a la compra, como por
ejemplo, robo, incendio, etc., no le quita esta condición al inicio de su
identificación.
3. Precio más o menos representativo. Esta condición estará en estrecha
relación con la capacidad económica de la empresa. Por ejemplo en el
sector público ecuatoriano la cantidad sobre la cual un bien es
considerado activo fijo es de $100.00, en una multinacional esta cifra
puede ser de $1500.00, en un micro mercado puede ser $50.00; en fin,
25
cada este debe identificar la cifra monetaria que considere representativo,
mediante una política contable.
4. En uso productivo. Es decir, el bien o el derecho debe estar generando
beneficios económicos reales, ya sea a las operaciones propias del giro del
negocio o a las operaciones complementarias; por tanto, si un bien está en
proceso de construcción o instalación o está sometido a un proceso de
reparación significativa, no puede ser por el momento activo fijo.
5. No estar disponible a la venta. Si por alguna razón, poco usual, un activo
va a ser vendido, éste se debe clasificar en el grupo de “bienes a la venta”.
Se verifica que existen varios métodos para realizar este trabajo de depreciación,
cada dependencia o empresa se acomodará al que más le convenga según sus
propias necesidades, en este caso se va a trabajar con lo inscrito por Gustavo
Cepeda porque se apega más a lo requerido.
2.4.2. INVENTARIO Y CONSTATACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS
Según Vinicio Escalante (1999: 52, 53) señala: El inventarío desde el punto de
vista físico, por ser la demostración de los bienes existentes a determinada fecha,
permite que sus valores sean conciliados con aquellos que se reflejan en la
contabilidad de la universidad, resguardando de esta forma el patrimonio de la
institución.
El control contable de los activos fijos se encuentra a cargo de la dirección
financiera, a través de contabilidad, mientras que el control físico lo lleva a cabo la
administración de bienes, así como los custodios y responsables de los bienes.
Inventarío parcial de activos fijos
Que es el listado de los bienes existentes en cada dependencia y secciones de la
universidad, este inventarío en lo que se refiere a su registro, consolidación e
información estará a cargo de la administración de bienes y de los custodios de
26
los bienes designados en cada sección o dependencia están a cargo del control
de tales bienes y de mantener actualizado el respectivo inventario.
Constatación física de activos fijos.
Al efectuar la constatación física de los activos fijos se persigue los siguientes
objetivos:
1. Mantener actualizado en forma permanente los inventarios de activos fijos.
2. Verificar la ubicación y la existencia real de los bienes, mínima de los
responsables de su tenencia y la conservación de los mismos.
3. Conciliar los saldos físicos con los contables.
4. Efectuar los trámites y aplicar las acciones correctivas en lo referente a
faltantes a la existencia de bienes obsoletos o inservibles.
Se entiende por activos fijos son bienes de la empresa, ya sean tangible o
intangibles que no pueden convertirse en líquido a corto plazo, y que son
necesarios para el inicio y que funcione la empresa, estos pueden tener como,
bienes inmuebles, planta y equipo maquinarias, material de oficina etc., y son
clasificados en tangibles e intangibles para dar como activos fijos para direccionar
las depreciaciones y mantener un control de activos fijos con los procedimientos
y políticas de la empresa.
2.5. NIC 16, 38, 40
Según la Norma Internacional De Contabilidad NIC 16
2.5.1. NIC 16 Propiedades, Planta y Equipo
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de propiedades,
planta y equipo de forma que los usuarios de los estados financieros puedan
conocer la información acerca de la inversión que la entidad tiene en sus
propiedades, planta y equipo, así como los cambios que hayan producido en
dicha inversión. Los principales problemas que presenta el reconocimiento
27
contable de la misma son la contabilización de los activos de su importe en libros
y los cargos de la depreciación y perdidas por deterioro que deben reconocerse
con relación a los mismos.
Las propiedades, planta y equipo son los activos tangibles que:
a. Posee una entidad para su uso en la producción o suministro de bienes y
servicios, para arrendarlos o para fines administrativos.
b. Cuyo uso durante más de un periodo contable se espere.
Un elemento de propiedades, planta y equipo se reconocerá como activo si, y solo
si:
a) Sea probable que la entidad obtenga los beneficios económicos futuros
derivados del mismo.
b) El costo del activo para la entidad pueda ser valorada con fiabilidad.
Medición en el momento del reconocimiento, y todo elemento de propiedades,
planta y equipo, que cumpla las condiciones para ser reconocido como un activo
se valora por su costo, el costo del elemento será el precio equivalente al contado
en la fecha reconocimiento y la misma es adquirida a crédito los intereses
pagados serán gasto interés .
El costo de los elementos de propiedades, planta y equipo comprende:
a) Su precio de adquisición, incluidos los aranceles de importación y
los impuestos indirectos no recuperables que recaigan sobre la
adquisición, después de deducir cualquier descuento o rebaja del
precio.
b) Todos los costos directamente relacionados con la ubicación del
activo en el lugar y en las condiciones necesarias para que pueda
operar de la forma prevista por la gerencia.
c) La estimación inicial de los costos de desmantelamiento o retiro del
elemento, así como la rehabilitación del lugar sobre el que se
asienta, cuando constituyan obligaciones en las incurre la entidad
28
como consecuencia de utilizar el elemento durante un determinado
periodo, con propósito distintos del de la producción de inventarios
durante tal periodo.
Medición posterior al reconocimiento
La entidad elegirá como política contable el modelo del costo o el modelo de
revaluación y esto se aplicara esa política a todos los elementos de propiedades,
planta y equipo.
Modelo del costo: es reconocido como activo un elemento de propiedades, planta
y equipo se contabilizara por su costo menos depreciación acumulada y el
importe acumulado de las pérdidas por deterioro del valor.
Modelo de revaluación: es reconocido como activo un elemento de propiedades,
planta y equipo cuyo valor razonable pueda medirse con fiabilidad, se
contabilizara por su valor revaluado, que es su valor razonable, en el momento
de la revaluación, menos la depreciación acumulada y el importe acumulado de
las perdidas por deterioro de valor que haya sufrido, las revaluaciones se harán
con regularidad para el importe en libros y el valor razonable en la fecha del
balance.
Depreciación: es la distribución sistemática del importe depreciable de un activo
a lo largo de su vida útil.
Importe razonable: es el costo de un activo o la cantidad que lo sustituya, una
vez deducido su valor residual y se depreciara de forma separada de cada parte
de propiedades planta y equipo con un costo significativo con relación al costo
total. El cargo por depreciación de cada periodo se reconocerá en resultados del
periodo.
El valor residual de un activo es el importe estimado que la entidad podría
obtener actualmente por desapropiarse del elemento, después de deducir los
costos estimados por tal desapropiación, si el activo ya hubiera alcanzado la
antigüedad y las demás condiciones esperadas al termino de su vida útil.
29
El importe en libros de un elemento de propiedades, planta y equipo se dará de
baja en cuentas:
a) Por su o disposición a;
b) Cuando no se espere obtener beneficios económicos futuros por su
utilización venta o disposición por otra vía.
Según la Norma Internacional de Contabilidad
2.5.2. NIC 38 Activos Intangibles
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los activos
intangibles que no estén contemplados específicamente en otra Norma. Esta
Norma requiere que las entidades reconozcan un activo intangible si, y sólo si, se
cumplen ciertos criterios. La Norma también especifica cómo determinar el
importe en libros de los activos intangibles, y exige revelar información específica
sobre estos activos.
Un activo intangible es un activo identificable, de carácter no monetario y sin
apariencia física.
Reconocimiento y medición.
El reconocimiento de una partida como activo intangible exige, para la entidad,
demostrar que el elemento en cuestión cumple:
a.- La definición de un activo intangible.
b.- El criterio de reconocimiento.
Este requerimiento se aplicará a los costos soportados inicialmente, para adquirir
o generar internamente un activo intangible, y para aquéllos en los que se haya
incurrido posteriormente para añadir, sustituir partes del mismo o realizar su
mantenimiento.
Un activo es identificable si:
30
a) Es separable, es decir, es susceptible de ser separado o escindido de la
entidad y vendido, transferido, dado en explotación, arrendado o
intercambiado, ya sea individualmente o junto con un contrato, activo
identificable o pasivo con los que guarde relación, independientemente de
que la entidad tenga la intención de llevar a cabo la separación.
b) Surge de derechos contractuales o de otros derechos de tipo legal, con
independencia de que esos derechos sean transferibles o separables de la
entidad o de otros derechos y obligaciones.
Un activo intangible se reconocerá si, y sólo si:
a) Es probable que los beneficios económicos futuros que se han atribuido al
mismo fluyan a la entidad; y
b) El costo del activo puede ser medido de forma fiable.
El criterio de reconocimiento basado en la probabilidad siempre se considera
satisfecho en el caso de los activos intangibles que son adquiridos
independientemente o en una combinación de negocios.
Un activo intangible se medirá inicialmente por su costo.
El costo de un activo intangible adquirido de forma independiente comprende:
a) El precio de adquisición, incluidos los aranceles de importación y los
impuestos no recuperables que recaigan sobre la adquisición, después de
deducir los descuentos comerciales y las rebajas.
b) Cualquier costo directamente atribuible a la preparación del activo para su
uso previsto.
De acuerdo con la NIIF 3 Combinaciones de Negocios, cuando se adquiera un
activo intangible en una combinación de negocios, su costo será su valor
razonable en la fecha de adquisición. Cuando un activo adquirido en una
combinación de negocios sea separable o surja de derechos contractuales o de
31
otro tipo legal, existirá información suficiente para medir con fiabilidad su valor
razonable.
De acuerdo con esta Norma y la NIIF 3 (revisada en 2008), una adquirente
reconocerá un activo intangible de la adquirida, en la fecha de la adquisición, de
forma separada de la plusvalía, con independencia de que el activo haya sido
reconocido por la adquirida antes de la combinación de negocios. Esto significa
que la adquirente reconocerá como un activo, de forma separada de la plusvalía,
un proyecto de investigación y desarrollo en curso de la adquirida si el proyecto
satisface la definición de activo intangible.
Otros activos intangibles generados internamente
La plusvalía generada internamente no se reconocerá como un activo.
No se reconocerán activos intangibles surgidos de la investigación (o de la fase
de investigación en proyectos internos). Los desembolsos por investigación (o en
la fase de investigación, en el caso de proyectos internos), se reconocerán como
gastos del periodo en el que se incurran.
Un activo intangible surgido del desarrollo (o de la fase de desarrollo en un
proyecto interno), se reconocerá como tal si, y sólo si, la entidad puede demostrar
todos los extremos siguientes:
a) Técnicamente, es posible completar la producción del activo intangible de
forma que pueda estar disponible para su utilización o su venta.
b) Su intención de completar el activo intangible en cuestión, para usarlo o
venderlo.
c) Su capacidad para utilizar o vender el activo intangible.
d) La forma en que el activo intangible vaya a generar probables beneficios
económicos en el futuro. Entre otras cosas, la entidad debe demostrar la
existencia de un mercado para la producción que genere el activo
32
intangible o para el activo en sí, o bien, en el caso de que vaya a ser
utilizado internamente, la utilidad del mismo para la entidad.
e) La disponibilidad de los adecuados recursos técnicos, financieros o de otro
tipo, para completar el desarrollo y para utilizar o vender el activo
intangible.
f) Su capacidad para medir, de forma fiable, el desembolso atribuible al activo
intangible durante su desarrollo.
No se reconocerán como activos intangibles las marcas, las cabeceras de
periódicos o revistas, los sellos o denominaciones editoriales, las listas de clientes
u otras partidas similares que se hayan generado internamente.
El costo de un activo intangible generado internamente, será la suma de los
desembolsos incurridos desde el momento en que el elemento cumple las
condiciones para su reconocimiento, prohíbe la reintegración, en forma de
elementos del activo, de los desembolsos reconocidos previamente como gastos.
Los desembolsos sobre una partida intangible deberán reconocerse como un
gasto cuando se incurra en ellos, a menos que:
a) Formen parte del costo de un activo intangible que cumpla con los criterios
de reconocimiento.
b) La partida sea adquirida en una combinación de negocios, y no pueda ser
reconocida como un activo intangible. Cuando éste sea el caso, formará
parte del importe reconocido como plusvalía en la fecha de la adquisición.
Medición posterior al reconocimiento
Una entidad seleccionará el modelo de costo o el modelo de revaluación como
parte de su política contable. Si un activo intangible se contabiliza según el
modelo de revaluación, todos los demás activos pertenecientes a la misma clase
también se contabilizarán utilizando el mismo modelo, a menos que no exista un
mercado activo para esa clase de activos.
33
Modelo de costo: con posterioridad a su reconocimiento inicial, un activo
intangible se contabilizará por su costo menos la amortización acumulada y el
importe acumulado de las pérdidas por deterioro del valor.
Modelo de revaluación: con posterioridad al reconocimiento inicial, un activo
intangible se contabilizará por su valor revaluado, que es su valor razonable, en el
momento de la revaluación, menos la amortización acumulada, y el importe
acumulado de las pérdidas por deterioro del valor que haya sufrido. Para fijar el
importe de las revaluaciones según esta Norma, el valor razonable se determinará
por referencia a un mercado activo. Las revaluaciones se harán con suficiente
regularidad, para asegurar que el importe en libros del activo, al final del periodo
sobre el que se informa, no difiera significativamente del que podría determinarse
utilizando el valor razonable.
Un mercado activo es un mercado en el que se dan todas las siguientes
condiciones:
(a) Los bienes o servicios intercambiados en el mercado son homogéneos.
(b) Normalmente se pueden encontrar en todo momento compradores y
vendedores.
(c) Los precios están disponibles al público.
Si se incrementa el importe en libros de un activo intangible como consecuencia
de una revaluación, dicho aumento se reconocerá en otro resultado global y
acumulado en el patrimonio en una cuenta de superávit de revaluación. Sin
embargo, el incremento se reconocerá en el resultado del periodo en la medida en
que sea una reversión de un decremento por una revaluación del mismo activo
reconocido anteriormente en el resultado del periodo. Cuando se reduzca el
importe en libros de un activo intangible como consecuencia de una revaluación,
dicha disminución se reconocerá en el resultado del periodo. Sin embargo, la
disminución se reconocerá en otro resultado global en la medida en que existiera
saldo acreedor en el superávit de revaluación en relación con ese activo.
34
Vida útil es:
a) El periodo durante el cual se espera utilizar el activo por parte de la
entidad; o
b) El número de unidades de producción o similares que se espera obtener
del mismo por parte de una entidad.
Una entidad evaluará si la vida útil de un activo intangible es finita o indefinida y,
si es finita, evaluará la duración o el número de unidades productivas u otras
similares que constituyan su vida útil. La entidad considerará que un activo
intangible tiene una vida útil indefinida cuando, sobre la base de un análisis de
todos los factores relevantes, no exista un límite previsible al periodo a lo largo del
cual el activo se espera que el activo genere entradas de flujos netos de efectivo
para la entidad.
La vida útil de un activo intangible que surja de un derecho contractual o de otro
tipo legal no excederá el periodo de esos derechos pero puede ser inferior,
dependiendo del periodo a lo largo del cual la entidad espera utilizar el activo. Si
el derecho contractual o de otro tipo legal se hubiera obtenido por un plazo
limitado que puede ser renovado, la vida útil del activo intangible sólo incluirá el
periodo o periodos de renovación cuando exista evidencia que respalde la
renovación por parte de la entidad sin un costo significativo.
Para determinar si se ha deteriorado el valor de los activos intangibles, la entidad
aplicará la NIC 36 Deterioro de Valor de los Activos.
Activos intangibles con vidas útiles finitas
El importe amortizable de un activo intangible con una vida útil finita, se distribuirá
sobre una base sistemática a lo largo de su vida útil. Importe amortizable es el
costo de un activo, o el importe que lo haya sustituido, menos su valor residual. La
amortización comenzará cuando el activo esté disponible para su utilización, es
35
decir, cuando se encuentre en la ubicación y condiciones necesarias para que
pueda operar de la forma prevista por la gerencia. La amortización cesará en la
fecha más temprana entre aquélla en que el activo se clasifique como mantenido
para la venta (o incluido en un grupo de activos para su disposición que se haya
clasificado como mantenido para la venta) de acuerdo con la NIIF 5 Activos No
Corrientes Mantenidos para la Venta y Operaciones Discontinuadas, y la fecha en
que se produzca la baja en cuentas del mismo.
El método de amortización utilizado reflejará el patrón de consumo esperado, por
parte de la entidad, de los beneficios económicos futuros derivados del activo. Si
este patrón no pudiera ser determinado de forma fiable, se adoptará el método
lineal de amortización. El cargo por amortización de cada período se reconocerá
en el resultado del periodo, a menos que otra Norma permita o exija que dicho
importe se incluya en el importe en libros de otro activo.
Valor residual de un activo intangible es el importe estimado que la entidad podría
obtener de un activo por su disposición, después de haber deducido los costos
estimados para su disposición, si el activo tuviera ya la edad y condición
esperadas al término de su vida útil. Se supondrá que el valor residual de un
activo intangible es nulo a menos que:
a) Haya un compromiso, por parte de un tercero, de comprar el activo al final
de su vida útil.
b) Exista un mercado activo para el activo intangible.
c) Pueda determinarse el valor residual con referencia a este mercado.
d) Sea probable que ese mercado existirá al final de la vida útil del mismo.
Tanto el periodo como el método de amortización utilizado para un activo
intangible con vida útil finita se revisarán, como mínimo, al final de cada periodo.
Si la nueva vida útil esperada difiere de las estimaciones anteriores, se cambiará
el periodo de amortización para reflejar esta variación. Si se ha experimentado un
cambio en el patrón esperado de generación de beneficios económicos futuros
por parte del activo, el método de amortización se modificará para reflejar estos
36
cambios. Los efectos de estas modificaciones en el periodo y en el método de
amortización, se tratarán como cambios en las estimaciones contables, según lo
establecido en la NIC 8 Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones
Contables y Errores.
Activos intangibles con vidas útiles indefinidas
Los activos intangibles con una vida útil indefinida no se amortizarán.
Según la NIC 36, la entidad comprobará si un activo intangible con una vida útil
indefinida ha experimentado una pérdida por deterioro del valor comparando su
importe recuperable con su importe en libros:
a) Anualmente
b) En cualquier momento en el que exista un indicio de que el activo puede
haber deteriorado su valor.
La vida útil de un activo intangible que no está siendo amortizado se revisará cada
periodo para determinar si existen hechos y circunstancias que permitan seguir
manteniendo una vida útil indefinida para ese activo. Si no existen esas
circunstancias, el cambio en la vida útil de indefinida a finita se contabilizará como
un cambio en una estimación contable, de acuerdo con la NIC 8.
2.5.3. NIC 40 Propiedad de Inversión
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de las
propiedades de inversión y las exigencias de revelación información
correspondientes.
Propiedad de inversión son propiedades (terrenos o edificios, considerandos en
su totalidad o en parte, o ambos) que se tienen (por parte del dueño o por parte
del arrendatario que haya acordado un arrendamiento financiero) para obtener
rentas, plusvalías o ambas, en lugar de para:
37
a) Su uso en la producción o suministro de bienes o servicios, o bien para
fines administrativos.
b) Su venta en el curso ordinario de las operaciones.
Un derecho sobre una propiedad que se mantenga por un arrendatario en
régimen de arrendamiento operativo, se podrá clasificar y contabilizar como una
propiedad de inversión siempre que:
a) Se cumpla el resto de la definición de propiedad de inversión;
b) El arrendamiento operativo se contabilice como si fuera un arrendamiento
financiero.
c) El arrendatario utilice el modelo del valor razonable establecido en esta
Norma para medir el activo reconocido.
Las propiedades de inversión se reconocerán como activos cuando, y sólo
cuando:
a) Sea probable que los beneficios económicos futuros que estén asociados
con tales propiedades de inversión fluyan hacia la entidad.
b) El costo de las propiedades de inversión pueda ser medido de forma fiable.
Las propiedades de inversión se medirán inicialmente al costo. Los costos
asociados a la transacción se incluirán en la medición inicial.
El costo inicial del derecho sobre una propiedad mantenida en régimen de
arrendamiento financiero y clasificado como propiedad de inversión, será el
establecido para los arrendamientos financieros, el activo se reconocerá por el
menor importe entre el valor razonable de la propiedad y el valor presente de los
pagos mínimos por arrendamiento. De acuerdo con ese mismo, se reconocerá
como pasivo, un importe equivalente.
La Norma permite a la entidad elegir entre:
38
a) El modelo del valor razonable, según el cual se mide la propiedad de
inversión, después de la medición inicial, por su valor razonable,
reconociendo los cambios del valor razonable en el resultado del periodo.
b) El modelo del costo. Y requiere que la propiedad de inversión sea medida
al costo depreciado (menos cualquier pérdida por deterioro acumulada).
La entidad que elige el modelo del costo debe revelar el valor razonable de la
propiedad de inversión.
El valor razonable de una propiedad de inversión es el precio al que podría ser
intercambiada, entre partes interesadas y debidamente informadas, en una
transacción realizada en condiciones de independencia mutua.
Una propiedad de inversión se dará de baja en cuentas (será eliminada del estado
de situación financiera) cuando se venda o cuando la propiedad de inversión
quede permanentemente retirada de uso y no se esperen beneficios económicos
futuros procedentes de su disposición.
La pérdida o ganancia resultante del retiro o la disposición de una propiedad de
inversión, se determinarán como la diferencia entre los ingresos netos de la
transacción y el importe en libros del activo, y se reconocerá en el resultado del
periodo en que tenga lugar el retiro o la desapropiación (exija otra cosa, en el
caso de una venta con arrendamiento posterior).
El objetivo de esta Norma es el establecer la manera de operar en lo contable de
propiedad, planta y equipo. Al momento de manejar las adquisiciones, la
determinación del importe en libros y los cargos por depreciación del mismo que
deben reflejarse en los resultados.
Esta es una norma que debe ser adoptada por ley a menos que exista otra norma
internacional prioritaria.
39
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
3.1. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
3.1.1. Tipos de investigación
De campo
La investigación se realizará en el lugar del hecho, mediante visitas directas, en
la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Coopindigena Ltda.”, lugar en el que se
detectó el problema de estudio, y en el que se aplicaran los instrumentos para la
recolección de la información.
Bibliográfica - Documental
Información necesaria para la investigación se tomará de libros, Internet,
periódicos, o fuentes verídicas de carácter documental, de donde se obtendrá
información útil y suficiente para el desarrollo de la investigación, además
permitirá conocer definiciones y teoría que servirán como soporte para mejorar la
comprensión de varios términos, conceptualizaciones y bases teóricas según los
diferentes enfoques de los autores.
Descriptiva
Mediante este método se identificará hechos, situaciones, concernientes para
una interpretación racional y análisis del tema a investigar, a más de establecer
una relación entre las variables para describir procesos concernientes a distintas
situaciones en el campo de estudio.
Con la verificación de los hechos se puede entender la realidad de la existencia
del problema, sus causas y efectos, como consecuencia percibir una posible
predicción para la aplicación de la recomendación.
40
Asociación de Variables
Se establece una relación entre las variables independiente y dependiente para
establecer el problema en estudio, de tal forma que tanto la causa y efecto estén
relacionados, para hallar la solución.
En este caso se mide el grado de interrelación de las diferentes variables
simultáneamente donde se verifica las principales causas existentes para el logro
de un objetivo en específico.
3.1.2. Métodos de investigación
Analítico – Sintético
En la investigación se utiliza el análisis y la síntesis ya que la información se ira
estudiando aspecto por aspecto individualizado con la finalidad de crear un criterio
general del registro, control y mantenimientos de los activos fijos, pero, también
hay consideraciones generales dentro de la institución que nos brinda una pauta
viable hacia las áreas específicas.
Inductivo – Deductivo
La evaluación del control interno de los activos fijos permite explorar los puntos de
control en una manera general, la observación del registro contable facilitara intuir
sobre la disciplina o desobediencia de los puntos de control establecidos en forma
específica, es decir que vamos verificando la información desde los ámbitos más
amplios a los puntos determinados para su control.
41
3.2. POBLACIÓN Y MUESTRA
Considerando que la información debe ser fiable para el análisis del problema, se
aplicaran encuestas y entrevistas acorde a los informantes que se señalan a
continuación:
Personal 12
Contador 1
Gerencia 1
Asamblea General 50
TOTAL 64
La población total a ser investigada serán 64 personas colaboradoras en la
cooperativa y en secuencia no se realizará ningún procedimiento estadístico para
la determinación de la muestra.
Al personal de la cooperativa, al contador y a la Asamblea General de Socios se
le aplicará la encuesta, mientras que al señor Gerente se realiza la entrevista.
3.3. TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
Con la Operacionalización de las Variables Independiente y Dependiente se
pretende descomponer el todo en sus elementos posibles para tener un mejor
conocimiento de los mismos y analizarlos.
42
Tabla Nº 1
3.3.1. Operacionalización de la Variable Independiente: Sistema de Control
Interno
CONTEXTUALIZACIÓN
CATEGORIZACIÓN
INDICADORES
ÍTEMS BÁSICOS
TÉCNICAS E
INSTRUMENTOS
El sistema de control
interno deficiente se
entiende como:
Control interno
administrativo
Nº de autorizaciones
aprobadas por gerencia
para compras de
activos fijos / Nº Total
de compras
¿En qué circunstancias, se emite
la autorización de gerencia para
la adquisición de activos fijos?
¿Recibe informes concernientes a
movimientos de activos fijos?
Entrevista al Gerente, a
través de un cuestionario
(Anexo 1)
Conjunto de
procedimientos,
evaluaciones
establecidas en el
salvaguardo de los
activos por parte de la
dirección y personal de la
entidad.
Monto en compras de activos fijos / Monto total asignado según presupuesto
¿Se asigna un monto específico
del presupuesto para la
adquisición de activos fijos?
¿Se realiza el seguimiento del
presupuesto para la adquisición
de activos fijos? con qué
frecuencia? Quien lo realiza?
Entrevista al Gerente, a
través de un cuestionario
(Anexo 1)
Evaluación de Control
Interno, Conjunto de
técnicas de control
Control interno
contable
Activos fijos codificados/Total activos fijos
Se han codificado los activos fijos
adquiridos en el 2008?
Como se codifican los activos
fijos?
Existe un sistema informático
para activos fijos en la
cooperativa?
Encuesta al Personal, a
través de un cuestionario
(Anexo 2)
Procedimientos de
Control Interno, Conjunto
de actividades
Nº activos fijos según constataciones físicas /Nº total de activos fijos según reporte de contabilidad
¿Con que frecuencia se realizan
constataciones físicas? Quien las
realiza?
A qué se debe la inexistencia de
constataciones físicas?
¿Por qué se omite la realización
de constatación física en el
momento en el que el personal
rota de puesto?
Encuesta al Personal, a
través de un cuestionario
(Anexo 2)
Elaborado por: María Carmen Tasna Uñug
43
Tabla Nº 2
3.3.2. Operacionalización de la Variable Dependiente: Registro de Activos
Fijos
CONTEXTUA
LIZACIÓN
CATEGORIZA
CIÓN
INDICADORES
ÍTEMS BÁSICOS
TÉCNICAS E
INSTRUMENTOS
Administraci
ón de
Activos Fijos
Gestión de la gerencia sobre los movimientos de activos fijos
Política de
Capitalización
Activos Fijos/Total activos
¿Existen políticas de Capitalización
escritos internos para la
determinación de los activos fijos?
Entrevista al Gerente,
a través de un
cuestionario Anexo 1 Políticas
Depreciación
Activos Fijos x %
depreciación
Activos fijos / años vida útil
¿Qué método de depreciación se
utiliza? es efectivo?
¿Qué % de depreciación se aplican
a los activos fijos?
Procedimientos
Nº de Cotizaciones / Total
cotizaciones requeridas
¿Existe un procedimiento escrito
interno para la adquisición de activos
fijos?
Encuesta al Personal,
a través de un
cuestionario (Anexo 2)
Nº Transferencias/ Total de
Activos Fijos
¿Existe procedimientos escritos para las Transferencias entre departamentos y entre agencias de activos fijos?
¿Se deja constancia en documentos pre numerados las trasferencias realizadas por cada bien?
El personal emite una notificación escrita a contabilidad para realizar transferencias?
¿Cuándo se actualiza el auxiliar de
activos fijos al realizarse
transferencias?
Nº Activos Fijo dados de
baja/Total Activos Fijos
¿Qué condiciones debe cumplir el
activo fijo para darse de baja?
Nº Activos Fijos
Constatados
físicamente/Total Activos
Fijos
¿Existen procedimientos escritos internos para la constatación física de activos fijos?
Nº Activos Fijos
Donados/Total Activos Fijos
¿Bajo qué parámetros se realizan donaciones de activos fijos?
¿Existen procedimientos escritos internos para la donación de activos fijos?
Elaborado por: María Carmen Tasna Uñug
44
Tabla Nº 3
3.3.3. PLAN DE RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
TÉCNICAS DE
RECOLECCIÓN OBJETIVOS
INFORMANT
ES
PERSONA
ENCARGADA
DE LA
RECOLECCIÓ
N DE LA
INFORMACIÓ
N
TÉMA DE
INVESTIGA
CION
LUGAR MATERIAL A
UTILIZAR
Entrevista
(Anexo 1)
Encuesta (Anexo
2)
• Obtener
información que
permita conocer si
existen controles
internos para los
movimientos de
activos fijos
Gerente de la
Cooperativa
Personal de
la
Cooperativa
Investigadora
Sistema de
Control
Interno,
para la
Administraci
ón de
Activos
Fijos
Cooperati
va de
ahorro y
Crédito
“Coopindi
gena
Ltda.”
Esferos
Cuestionarios
(2 formatos )
Grabadora
2 Casets
• Determinar si
existen registros
auxiliares para el
activo fijo y la
depreciación
acumulada, los
cuales deben ser
conciliados
periódicamente con
la cuenta de control
del mayor y
comprobados con
los inventarios
físicos.
• Conocer la
participación de
gerencia en las
operaciones de la
cuenta de activos
fijos
Elaborado por: María Carmen Tasna Uñug
45
3.4. Encuesta
3.4.1 ENCUESTA AL PERSONAL
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO "COOPINDIGENA LTDA.”
Fecha:
Encuestador: MARÍA TASNA
Preguntas:
1.- ¿Conoce Ud. La existencia de un procedimiento escrito interno para el manejo
de activos fijos?
SI ______ NO _______
2.- ¿Se realiza la constatación física?
SI ______ NO _______ DESCONOCE _____
3.- ¿Con qué frecuencia se realizan constataciones físicas?
MENSUAL _____ TRIMESTRAL_____ ANUAL_____ DESCONOCE _____
4.- ¿Ha firmado un documento de entrega - recepción de bienes puestos a su
custodio?
SI ______ NO _______ A VECES _______
5.- ¿Existe un sistema informático para activos fijos en la cooperativa?
SI ______ NO _______
6.- ¿Conoce Ud. Qué condiciones debe cumplir el activo fijo para la baja?
SI ______ NO _______
7.- ¿Conoce Ud. Qué condiciones debe cumplir para adquirir un activo fijo?
SI ______ NO _______
8.- ¿Cree usted que el diseño de un sistema de control mejorará el manejo
contable y operativo de activos fijos?
SI ______ NO _______ DESCONOCE _______
46
3.4.2 Cuestionario
ENTREVISTA AL GERENTE
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “COOPINDIGENA LTDA.”
Fecha:
Encuestador: MARÍA TASNA
Preguntas:
1.- ¿Se asigna un monto específico del presupuesto para la adquisición de activos
fijos?
2.- ¿Se realiza el seguimiento del presupuesto para la adquisición de activos
fijos?, Con qué frecuencia?, Quien lo realiza?
3.- ¿Existen políticas de capitalización escritos internos para la determinación de
los activos fijos?
4.- ¿Existe un sistema informático para activos fijos en la cooperativa?
5.- ¿Recibe informes concernientes a movimientos de activos fijos?
6.- ¿En qué circunstancias se emite la autorización de gerencia para la
adquisición de activos fijos?
7.- ¿Qué método de depreciación se utiliza?, es efectivo?
47
8.- ¿Qué porcentaje de depreciación se aplican a los activos fijos?
9.- ¿Cada que tiempo actualiza la información sobre los activos fijos?
10.- ¿Existen políticas, normas o procedimientos establecidos sobre el control
interno en la cooperativa?
11.- ¿Cómo cataloga el control interno que maneja la cooperativa?
12.- ¿Ha presentado la cooperativa inconveniente sobre robos, hurtos u otros en
cuanto a los activos fijos?
13.- ¿Quién considera usted que debería ser el encargado del control interno en
la institución?
14.- ¿Cada que tiempo realizan el seguimiento de los registros contables?
15.- ¿Cree que es confiable la información que tiene la cooperativa sobre los
activos fijos?
16.- ¿Sabe usted si el personal ha sido capacitado sobre el registro de activos
fijos?
48
17.- ¿Conoce usted si existe personal capacitado para la realización de registros
de activos fijos?
18.- ¿Considera usted que si el personal se encuentra capacitado desarrollará
mejor su trabajo, sin errores?
19.- ¿Posee la cooperativa un presupuesto para capacitaciones a sus
empleados?
20.- ¿Cree usted que el diseño de un sistema de control interno, mejorará el
registro de activos fijos en la cooperativa?
49
CAPÍTULO IV
DIAGNÓSTICO
4.1. PRESENTACIÓN DE RESULTADOS
A continuación se presentan el análisis de resultados en base a cada pregunta
efectuada en la encuesta Anexo 2:
1.- ¿Conoce Ud. La existencia de un procedimiento escrito interno para el manejo
de activos fijos?
Tabla Nº 4
Respuesta Cantidad
Frecuencia
%
SI 6 9.52%
NO 57 90.47%
TOTAL 63 100%
Fuente: COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO COOPINDIGENA LTDA Elaborado por: María Carmen Tasna Uñug
Gráfico Nº 3
50
INTERPRETACIÓN: Tan solo el 10% del personal de la Cooperativa y asamblea
señalan que existe un procedimiento escrito interno para el manejo de activos
fijos; lo que no refleja el otro porcentaje de encuestados 90% que indican que no
existe el procedimiento escrito para el manejo de los activos.
2.- ¿Se realiza la constatación física?
Tabla Nº 5
Respuesta Cantidad
Frecuencia
%
SI 13 20.63%
NO 42 66.67%
DESCONOCE 8 12.69%
TOTAL 63 100%
Fuente: COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO COOPINDIGENA LTDA.
Elaborado por: María Carmen Tasna Uñug
Gráfico Nº 4
51
INTERPRETACIÓN: En la tabulación de los datos se pudo verificar que el 21%
de los encuestados respondieron que si se realiza la constatación física, el 67%
dijeron que no existe constatación física, mientras que el 12% desconocen sobre
este tema.
3.- ¿Con qué frecuencia se realizan constataciones físicas?
Tabla Nº 6
Respuesta Cantidad
Frecuencia
%
MENSUAL 0 0%
TRIMESTRAL 0 0%
ANUAL 8 12.69%
DESCONOCE 55 87.30%
TOTAL 63 100%
Fuente: COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO COOPINDIGENA LTDA.
Elaborado por: María Carmen Tasna Uñug
Gráfico Nº 5
52
INTERPRETACIÓN: Se verificó que en esta pregunta las opciones de respuesta
mensual y trimestral no fueron escogidos como opción de respuesta, mientras que
la opción anual tabula un 13% que se realiza la constatación física, de igual
manera la opción desconoce tabula un 87% debido a que no conoce si se realizan
constataciones físicas.
4.- ¿Ha firmado un documento de entrega - recepción de bienes puestos a su
custodio?
Tabla Nº 7
Respuesta Cantidad
Frecuencia
%
SI 10 15.87%
NO 52 82.54%
A VECES 1 1.58%
TOTAL 63 100%
Fuente: COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO COOPINDIGENA LTDA.
Elaborado por: María Carmen Tasna Uñug
Gráfico Nº 6
53
INTERPRETACIÓN: Tan solo el 2% de encuestados indican que a veces han
firmado el documento de entrega- recepción, no siendo así con el 83% que
señalan que no han realizado dicho documento, mientras que el 15% indica que si
lo ha realizado el documento de entrega-recepción.
5.- ¿Existe un sistema informático para activos fijos en la cooperativa?
Tabla Nº 8
Respuesta Cantidad
Frecuencia
%
SI 0 0%
NO 63 100%
TOTAL 63 100%
Fuente: COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO COOPINDIGENA LTDA
Elaborado por: María Carmen Tasna Uñug
Gráfico Nº 7
INTERPRETACIÓN: En esta pregunta la totalidad 100% de los encuestados han
respondido que no existe un sistema informático para activos fijos en la
cooperativa.
54
6.- ¿Conoce Ud. Qué condiciones debe cumplir el activo fijo para la baja?
Tabla Nº 9
Respuesta Cantidad
Frecuencia
%
SI 3 4.76%
NO 60 92.53%
TOTAL 63 100%
Fuente: COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO COOPINDIGENA LTDA.
Elaborado por: María Carmen Tasna Uñug
Gráfico Nº 8
INTERPRETACIÓN: Solamente el 5% señalan que conocen acerca de las
condiciones que el activo fijo debe cumplir para la baja, y el 95% indican que
desconoce estas condiciones.
55
7.- ¿Conoce Ud. Qué condiciones debe cumplir para adquirir un activo fijo?
Tabla Nº 10
Respuesta Cantidad
Frecuencia
%
SI 3 4.76%
NO 60 92.53%
TOTAL 63 100%
Fuente: COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO COOPINDIGENA LTDA.
Elaborado por: María Carmen Tasna Uñug
Gráfico Nº 9
INTERPRETACIÓN: Tan solo el 5% de los encuestados conoce las condiciones
que debe cumplir para adquirir un activo fijo, no siendo así con el 95% restante de
los encuestados que desconocen de las condiciones mencionadas.
56
8.- ¿Cree usted que el diseño de un sistema de control mejorará el manejo
contable y operativo de activos fijos?
Tabla Nº 11
Respuesta Cantidad
Frecuencia
%
SI 57 90.47 %
NO 2 3.17%
DESCONOCE 4 6.34%
TOTAL 63 100%
Fuente: COOPERATIVA DE AHORRO Y COOPINDIGENA LTDA.
Elaborado por: María Carmen Tasna Uñug
Gráfico Nº 10
INTERPRETACIÓN: De acuerdo a la tabulación el 90% está de acuerdo a que
tenga un diseño de control interno de los activos fijos, el restante 3% desconoce
si es adecuado el diseño de un sistema de control de activos, y por último el 7%
no conocen sobre el tema.
57
ENTREVISTA AL GERENTE
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “COOPINDIGENA LTDA.”
Fecha:
Encuestador: MARÍA TASNA
Preguntas:
1.- ¿Se asigna un monto específico del presupuesto para la adquisición de activos
fijos?
Si, La asignación de montos en el presupuesto anual de una cooperativa para la
adquisición de los activos fijos es de vital importancia ya que ningún gasto o
inversión se aplicaría sin que esté aprobado en asamblea general de accionista
en compañías, o de socios en caso de las cooperativas, a la vez debe
presentarse de manera coherente en relación a otros rubros del presupuesto
general.
2.- ¿Se realiza el seguimiento del presupuesto para la adquisición de activos
fijos?, con qué frecuencia? Quien lo realiza?
Si se lo suele realizar pero la verdad hasta el momento en que se encuentra la
empresa no se lo ha realizado de una manera exhausta ni correctamente por la
falta de tiempo y personal experto en el tema, pese a ser una actividad de vital
importancia para el cumplimiento del presupuesto planificado.
3.- ¿Existen políticas de capitalización escritos internos para la determinación de
los activos fijos?
No, sin embargo deberíamos tenerlas puesto que se constituiría como un
instrumento para las buenas prácticas administrativas y contables.
4.- ¿Existe un sistema informático para activos fijos en la cooperativa?
58
No, actualmente contamos con un sistema específico para la contabilidad
(COPE), área financiera de la empresa, pero si fuera necesario contar con un
instrumento tan utilitario para esta tarea.
5.- ¿Recibe informes concernientes a movimientos de activos fijos?
No, simplemente dentro de la cooperativa se da un aviso verbal de que tal o cual
mobiliario va a ser trasladado a otra dependencia, indicando el motivo, este aviso
se da al inmediato superior.
6.- ¿En qué circunstancias se emite la autorización de gerencia para la
adquisición de activos fijos?
Esta autorización se la realiza cuando el valor del activo a adquirir se encuentra
ingresado en el plan del presupuesto anual, caso contrario se lo solicita a
asamblea general.
7.- ¿Qué método de depreciación se utiliza?, es efectivo?
A decir verdad, esto se encuentra a cargo del área contable por lo que no estoy
muy al tanto, pero a mi parecer es de acuerdo a lo que estipula la ley
8.- ¿Qué porcentaje de depreciación se aplican a los activos fijos?
Debe ser el que se encuentra en la ley.
9.- ¿Cada que tiempo actualiza la información sobre los activos fijos?
Cada vez que se compra, se debe hacer un ingreso, o anualmente, pero no
existe un responsable directo sobre este proceso.
59
10.- ¿Existen políticas, normas o procedimientos establecidos sobre el control
interno en la cooperativa?
Dentro del área contable existe unos procedimientos que se hacen de manera
diaria, pero un documento o algo que lo regule no tenemos.
11.- ¿Cómo cataloga el control interno que maneja la cooperativa?
En este momento la cooperativa se encuentra en crecimiento por lo tanto es de
vital importancia poner todo nuestra atención en las gestiones de crecimiento,
siendo así que el área contable se ha dedicado anualmente a emitir estos
informes para observar el control.
12.- ¿Ha presentado la cooperativa inconveniente sobre robos, hurtos u otros en
cuanto a los activos fijos?
Hasta el momento, solo se han extraviado unos bienes minúsculos, sin
responsabilizar a alguien en particular, y sin comentarios adicionales.
13.- ¿Quién considera usted que debería ser el encargado del control interno en
la institución?
El contador, y considerar un miembro de vigilancia
14.- ¿Cada que tiempo realizan el seguimiento de los registros contables?
Cada vez que se compra y anualmente se presenta un informe
15.- ¿Cree que es confiable la información que tiene la cooperativa sobre los
activos fijos?
60
Totalmente confiable no se puede expresar pero si existe un registro que se toma
cada vez que es necesario.
16.- ¿Sabe usted si la persona ha sido capacitado sobre el registro de activos
fijos?
Hasta el momento no contamos con una persona en específico que tenga a su
cargo esta ardua tarea, pero con el tiempo y las necesidades se podría ver a
alguien capacitado y especializado en el tema.
17.- ¿Conoce usted si existe personal capacitado para la realización de registros
de activos fijos?
La verdad el contador creo que es el personal que sabe acerca de este particular,
y quien tiene en sus manos la documentación adecuada.
18.- ¿Considera usted que si el personal se encuentra capacitado desarrollará
mejor su trabajo, sin errores?
Si, sería bueno que el personal se capacite para que pueda desarrollar su trabajo
de manera adecuada
19.- ¿Posee la cooperativa un presupuesto para capacitaciones a sus
empleados?
Al momento no, existe un valor en específico pero de ser necesario, si se podría
considerarlo
20.- ¿Cree usted que el diseño de un sistema de control interno, mejorará el
registro de activos fijos en la cooperativa?
61
Obviamente es muy bueno que se aporte con algo tan importante, para esto de
registrar todos los activos y saber que mejorar esto, por lo que si es necesario
implementar un sistema que controle esto del registro de los bienes.
4.2. Análisis de resultados de los instrumentos de investigación
Una vez aplicado el instrumento de investigación como es la encuesta y aplicando
la tabulación de datos, claramente se pudo verificar mediante la siguiente
pregunta: ¿Cree usted que el diseño de un sistema de control mejorará el manejo
contable y operativo de activos fijos?, debido a que arrojó un resultado muy alto
en su porcentaje indicando que en esta institución no existe un adecuado manejo
de sistema de control interno de activos fijos.
De igual manera se puede complementar al entender las tabulaciones realizadas
sobre los procedimientos a seguir para el manejo de activos fijos, los mismos
que reflejan un resultado considerable hacia la idea de que es apto implantar
procesos a seguir para el mejor registro.
Al realizar la encuesta podemos visualizar que existe un alto grado de
desconocimiento de las condiciones mediante las cuales se debe adquirir un
activo fijo, con esto se puede entender que al momento de adquirir un bien no dan
pautas o lineamientos para la adquisición del mismo, mucho menos para llevar un
eficiente registro de estos.
Es importante la capacitación del personal de adquisiciones, a fin de que cada
compra de un bien sea generada por una necesidad, la misma que debe reunir
características, determinadas para la cual va a ser su uso, mas no adquirir bienes
que no cumplan su objetivo específico que es la de subsanar una necesidad
Un factor que juega en contra de los activos fijos de la cooperativa es que
actualmente no cuenta con un documento que responsabilice el buen manejo del
bien al empleado que lo está usando, en la actualidad la cooperativa es la única
que está absorbiendo las pérdidas de los bienes mal usados, significando una vez
62
más la necesidad de crear un adecuado registro de activos fijos, entregando a
cada empleado el bien previamente codificado.
Este registro de activos fijos debería contar con un sistema para su control, mismo
que coadyuve a facilitar la búsqueda, identificación, cambio, reposición,
repotenciación del bien de una manera ágil y óptima utilizando los recursos de la
cooperativa.
Como se puede verificar de una manera muy rápida una vez revisada la
entrevista, el personal al mando de esta institución no ha prestado toda la
atención debida en los activos fijos, simplemente se ha encargado al contador su
revisión y transcripción, por lo tanto se puede verificar que no son resultados
confiables.
Tal como indica el gerente de esta institución, no existe un personal responsable
de esta tarea y no se realizan depreciaciones, ni controles rigurosos sobre estos
bienes, sin saber su ubicación exacta o si estos han sido movilizados a otro lugar
en concreto, si algún bien ha sido extraviado no se puede encargar a una persona
en particular sobre este bien, por lo tanto el control resulta escaso o nulo, no se
puede dejar de lado el hecho de que al encargado de esta institución, si le parece
optimo, bueno o de provecho el que se realice un manual, una guía de los
procesos a seguir o en si el diseño de un sistema de control para el registro de
estos bienes.
4.3 . Análisis FODA
El objetivo principal de este análisis es dar una visión a nivel general de la
cooperativa, abarcando tanto ambiente interno como ambiente externo.
Las fortalezas y debilidades forman parte del ambiente interno de la cooperativa,
es decir, pertenecen o son propios de la cooperativa, y su adecuado manejo
depende de los empleados de la misma. Encontrar las fortalezas, es lo que se
debe hacer y tratar de explotarlas al máximo.
63
Las oportunidades y amenazas rodean a todas las empresas, de igual manera
son de vital importancia debido a que dan un indicio sobre lo que se puede
esperar del mercado, intuir políticas condiciones económicas, avances
tecnológicos, y sentir social, el entender a los ambientes externos es muy útil para
encontrar rápidamente la formula.
En el siguiente cuadro se encuentra el FODA de la Coopindigena Ltda.
Tabla Nº 12
FORTALEZA DEBILIDAD
Paquete informático contable viable Personal poco capacitado
Nicho de mercado conocido Sistema operativo administrativo
inadecuado
Imagen institucional identificada al
sector de mercado
Infraestructura no idónea para
cooperativa
Servicio personalizado Descontrol sobre equipos y su
ubicación
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Costos operativos regulados por la
ley
Competencia alta en el sector financiero
Disminución de pobreza en el país,
según índices financieros
gubernamentales.
Poca confiabilidad en cooperativas
Regulación y control de cooperativas
por la SEPS
Inflación creciente
Elaborado por: María Carmen Tasna Uñug
4.4 Análisis de Situación Control Interno
A continuación podemos apreciar la manera en que actualmente se encuentra la
cooperativa de acuerdo a sus responsabilidades en las funciones encomendadas.
64
Gráfico Nª 11
ORGANICO FUNCIONAL DE LA COOP. INDIGENA (ACTUAL)
GERENTE
Representante legal,
Responsable de la administración,
operación, finanzas
JEFE DE
CONTABILIDAD
Control Interno,
Emisión aprobación
de ingresos,
egresos,
Emisión de estados
financieros
JEFE
SISTEMAS
Software
Hardware
JEFE DE
CREDITO
Responsable de
cartera de
crédito y de
recuperación
JEFE DE CAJAS
Responsable de
bóveda, de los
fondos que
ingresan y
egresan por
cajas
Se puede iniciar recalcando que el mercado financiero es muy amplio, formado
por Bancos, Mutualistas, Cooperativas de Ahorro y Crédito y Sociedades
Financieras.
La participación estimada del mercado financiero a nivel nacional es:
BANCOS: 74%
MUTUALISTAS: 3%
COOPERATIVAS DE A/C: 7%
65
SOCIED. FINANCIERAS: 5%
BANCA PÚBLICA: 11%
En la actualidad de la cooperativa, se puede claramente determinar que el control
interno no ha sido considerado tal como debe ser, debido a que este tan siquiera
ha sido incluido en las leyes, políticas y normas que rigen a esta entidad, por lo
tanto se puede decir que no forma parte de la cooperativa.
Siendo el control interno un apoyo fundamental para cualquier institución tal como
indica Gustavo Cepeda Gustavo Cepeda, (1997:3): “El propósito final del control
es, en esencia preservar la existencia de cualquier organización y apoyar su
desarrollo, su objetivo es contribuir con los resultados esperados. El control
interno incluye controles que se pueden considerar como contables o
administrativos”.
Lo que se puede mencionar acerca del tema, es que en el registro de las cuentas
de esta institución se encuentra una cuenta obviamente de activos fijos, en la cual
se encuentra una cantidad o valor designado para cada una de las cuentas como
son: muebles y enseres, equipo de oficina, patentes y marcas, papelería y
artículos de escritorio, equipos de cómputo, unidades de transporte, otros activos,
pero este valor no ha sido considerado sus depreciaciones de ley, registrado sus
garantías o simplemente actualizado según el tiempo requerido, mismo que
puede ser anual, semestral o mensual, según la necesidad de la empresa, tan
siquiera se ha registrado su fecha de adquisición y registro de vida útil, por lo
tanto se debe indicar que se mantiene un valor irreal sobre estas cuentas, sin
indicar en que parte de la entidad se encuentran, o si han sido reportadas como
dañadas, o si al momento cuentan con un desperfecto y deben ser arregladas,
siendo tan importantes para la vida de la cooperativa, sabiendo así con el valor
real y obteniendo integridad y con la finalidad de contar con datos oportunos y
confiables manteniendo un registro ordenado y salvaguardando la detección de
fraude y error.
66
La toma de decisiones por parte de los altos mandos de la cooperativa depende
de la parte financiera, al no existir un registro real contable, estamos provocando
que las decisiones tomadas por la cooperativa sean arriesgadas y los planes,
proyectos a ejecutarse se pondrían en juego, tanto así que las utilidades
registradas anualmente, no se están reflejando con su verdadero valor,
perjudicando a la misma entidad, a los socios y sus empleados, el riesgo y las
pérdidas no son solamente para el interior de la cooperativa sino que este tema
puede ser identificado por el SRI, y la SEPS, desembocándose en multas,
sanciones y hasta el cierre de la misma.
En el siguiente recuadro se visualiza ciertos agentes internos como externos del
ambiente de control y ciertas consideraciones a tomar en cuenta sobre el control
interno de una manera general.
Tabla Nº 13
Evaluación del Sistema de Control Interno
COMPONENTES CONCLUSIONES
PRELIMINARES
CONSIDERACIONES
ADICIONALES
AMBIENTE DE CONTROL
Integridad y valores El personal operativo no
tiene el compromiso con la
empresa, o
desconocimiento
Desconocimiento de
imagen y razón de la
institución
COMPROMISO CON
AGENTES EXTERNOS
El personal no tiene clara la
visión de manejo de
imagen con el exterior
Desconocimiento de
imagen y razón de la
institución
ESTRUCTURA
ORGANIZATIVA
No se da cumplimiento
estricto a la organización
interna
Falta de ejecución de
documento de estructura
interna
ASIGNACION DE
AUTORIDAD
Debido al desconocimiento
de líneas de autoridad, no
se da cumplimiento
No existe un documento
que responsabilice a un
empleado ni manual a
seguir
POLITICAS Y PRACTICAS Por la falta de un
documento que designe
Por falta de documentos
que designen
67
responsabilidad esto no se
cumple
procedimientos a seguir
ACTIVIDADES DE
CONTROL
Los controles establecidos
no se desarrollan, debido a
que existen falencias o no
se desarrollan por
desconocimiento
No existe un responsable
capacitado del control
MONITOREO Por la falta de este proceso,
existe desactualización de
documentación de activos
fijos
No existe un responsable
del proceso
Elaborado por: María Carmen Tasna Uñug
Tabla Nº 14
4.4.1 Actual registro de activos fijos Flujogramas del procesos
ACTIVOS FIJOS
FECHA
ADQUISICION
VIDA
UTIL F. VIGENCIA Nº MUEBLES Y ENSERES
COSTO
HISTORICO
1-jun-2011 10 29-may-2021 1 Escritorio L Ejecutivo metal de tres cajones 350.00
1-jun-2011 10 29-may-2021 1 Escritorio L Ejecutivo metal de tres cajones 350.00
1-jun-2011 10 29-may-2021 1 Modulares de caja 3,709.20
1-jun-2011 10 29-may-2021 1 Porta papeletas de madera 5 cuartos 250.00
1-jun-2011 10 29-may-2021 1 Silla de metal formica negra 30.00
1-jun-2011 10 29-may-2021 1
Silla giratoria sin codera negro de metal
formica 95.00
1-jun-2011 10 29-may-2021 1
Silla giratoria sin codera negro de metal
formica 95.00
1-jun-2011 10 29-may-2021 1 Sillas negras de metal y formica 28.26
1-jun-2011 10 29-may-2021 1 Sillas negras de metal y formica 27.00
1-jun-2011 10 29-may-2021 1 Archivador aéreo color negro 110.00
1-jun-2011 10 29-may-2021 1 Archivador aéreo color negro 110.00
1-jun-2011 10 29-may-2021 1 Archivadores metálicas negro de 4 gavetas 350.00
68
1-jun-2011 10 29-may-2021 1 Archivador y caja fuerte negro de metal 890.00
28-jun-2011 10 25-jun-2021 1 Engrampadora negro 5.00
28-jun-2011 10 25-jun-2021 1 Perforadora negro 5.00
28-jun-2011 10 25-jun-2021 1 Sellos de caucho 5.00
TOTAL MUEBLES Y ENSERES 6409.46
SALDO CONTABLE A 31/12/2013 6409.46
DIFERENCIA 0.00
FECHA
ADQUISICION
VIDA
UTIL F. VIGENCIA Nº EQUIPO DE COMPUTO COSTO HISTORICO
2-feb-2011 3 1-feb-2014 1 CPU Color negro 277.05
30-mar-2011 3 29-mar-2014 1 Teclado color negro 12.00
30-mar-2011 3 29-mar-2014 1 Mouse color negro 17.00
30-abr-2011 3 29-abr-2014 1 Modem para Internet CNT blanco 25.00
1-jun-2011 3 31-may-2014 1 Monitor SAMSUNG color negro 135.00
1-jun-2011 3 31-may-2014 1 CPU color negro 342.05
1-jun-2011 3 31-may-2014 1 Teclado Genius color plomo 12.00
1-jun-2011 3 31-may-2014 1 Mouse color rojo ALTEK 15.00
1-jun-2011 3 31-may-2014 1 Regulador de voltaje negro 20.50
1-jun-2011 3 31-may-2014 1 Monitor pantalla plana color negro LG 135.00
1-jun-2011 3 31-may-2014 1 Mouse color NEGRO 17.00
1-jun-2011 3 31-may-2014 1 Impresora color negro SAMSUNG ML 1665 160.31
16-sep-2011 3 15-sep-2014 TECLADO NEGRO ALTEK NEGRO 14.00
TOTAL EQUIPO DE COMPUTO 1181.91
SALDO CONTABLE A 31/12/2013 1181.91
DIFERENCIA 0.00
Elaborado por: María Carmen Tasna Uñug
Una vez visualizado y revisado este registro de los activos fijos, se denota que no
existe codificación para cada uno de los bienes de manera detallada, siendo este
69
un motivo de preocupación ya que pueden cambiar o sustraerse uno de estos
bienes y no va a ser motivo de preocupación ya que no contamos con un registro
detallado para poder verificar el cambio de este bien, de igual manera se puede
entender que el valor del mismo no va a ser cotejado.
Además que no existe documentación de respaldo, ni expediente de ingreso del
bien a la cooperativa, por lo que los valores pueden ser adulterados con facilidad,
la vida útil del bien podría ser poco confiable, u otros cambios no adecuados hacia
la contabilidad de la institución.
El proceso de codificación requiere de la verificación de los bienes de cada uno
de ellos, el cual interviene aspectos como: daño, raspones, estado del mismo,
deficiencias que porta el bien, es decir las condiciones en las que se encuentra,
en muchos de los casos se requiere registro fotográfico del bien descrito, es por
este motivo que de una manera muy frágil se puede cambiar o adulterar el activo,
tanto en partes, del bien o en su totalidad, por esto se suele identificar al bien en
mención con la colocación de sellos de seguridad para que no sufran aperturas,
modificaciones o cambios antes mencionados, perjudicando a los activos fijos,
con esto no cuenta la descrita cooperativa.
En el registro de activos fijos con el que cuenta la cooperativa, existe duplicidad
de bienes, generándose el problema por los registros antes mencionados, debido
a que no cuentan con los códigos de producción y número de serie que
caracteriza a cada uno de los bienes no así, solamente como se encuentra
identificado en este documento, ejemplificando se puede decir que se cuenta con
2 impresora como se detalla a continuación:
Tabla Nº 15 Comparativo de Impresoras
Impresora color negro SAMSUNG ML 1665 160.31
Impresora Samsung Negra ML 1655 160.31
Elaborado por: María Carmen Tasna Uñug
70
Siendo este un problema, ya que no se puede identificar cual es cual, ya que las 2
cuentan con las mismas características y hasta el mismo valor, llegando a un
caso extremo de daño o perdida de una de ellas, no se puede esclarecer a cuál
de estas se debe modificar o dar de baja.
Dentro de los datos contables del registro de activos fijos no se puede encontrar
las cifras contables como son: pagos de IVA, ICE, devoluciones por agente de
retención, o si no se graba IVA, si es producto nacional o importado, causando así
confusión dentro del registro, ya que no se separa el costo del valor total
desembolsado.
En el registro de estos bienes no, contamos con un recuadro mediante el cual
registre la garantía que porta el bien descrito, por lo tanto no se puede saber si
contamos con la misma o si cuenta del gasto de la cooperativa el arreglo o
modificación del bien, mucho menos se puede identificar donde se encuentra la
documentación de la garantía del mismo o entender que el bien pertenece a la
cooperativa ya que la documentación de propietario del bien no se registra.
También se verificó claramente que se cuenta con personal no adecuado para
realizar este trabajo de manejo de activos fijos, siendo así que no se cuenta con
un manual o procesos estandarizados para guía del personal de esta
dependencia, mismo que con este obstáculo y el desconocimiento de manejo
tanto de ingreso, egreso, bajas u otros procedimientos que se dan en estos
bienes, se identifica que se los ha estado llevando de una manera vaga como se
muestra en el cuadro anterior, es por ello que se verifica la necesidad de crear un
sistema de control interno para de esta manera adecuar el manejo de bienes que
se ingresa, se dan de baja, arregla, renueva o lo que se pueda proceder a realizar
con estos, para mantener un adecuado registro de los activos fijos.
71
4.5 Sistema de Control y Registro de activos fijos
Siendo una empresa joven a nivel de la competencia ha llegado a tener su
espacio en el mercado sin dar a denotar los problemas internos y cuidando de su
imagen de una cooperativa seria, confiable y portando su imagen en alto, estos
problemas son el resultado de varios años durante los cuales los propietarios no
han prestado mayor atención a la base administrativa y contable, bajo la cual
opera la empresa, registro año, tras año el mismo valor en cuanto a los activos
fijos, pudiendo conllevar a engaño, hacia el SRI, socios, empleados y otros
implicados.
Entre otros, los activos fijos, que se caracterizan por no poseer un correcto
registro, no sin embargo que los empleados realizan el trabajo de acuerdo a su
entender, quienes desconocen siquiera un método de identificación, codificación y
registro de estos bienes, sin entender o contar con una pauta hacia donde quieren
llegar con este registro.
Básicamente se puede apreciar que los registros de los activos fijos se
encuentran allí por inercia o porque alguna vez se identificaron por necesidad del
momento, una vez que se entrevistó al personal, se pudo verificar el
desconocimiento de políticas, normas de registro de bienes, políticas para
solicitud, transferencia, baja o ingreso de bienes, encontrándose los bienes en el
lugar sin contar con un registro propio, que identifique a cada uno de ellos, con
sus propias características y su valor real de adquisición, identificándose sin
posibilidad de duplicación ya que debe contar con registro y código propio.
La raíz del problema se descubre al investigar un poco y encontrar que no existe
una persona en la cooperativa que posea conocimientos en especialidad sobre el
tema. Lo anterior redunda en que no se conoce sobre una guía, un manual,
objetivos o estrategias definidas para el manejo de los activos fijos.
La estructura organizacional se encuentra en papeles, pero se puede entender
que el control sobre el manejo de los activos fijos se encuentra ausente, debido a
que desde la creación de la cooperativa, hasta el momento, no se han realizado la
72
verificación o toma física de una manera periódica, mucho menos se cuenta con
un orgánico funcional que muestre las líneas de autoridad.
Este aspecto que crea un poco de desorden y desconcierto dentro de los
empleados, al momento en que deben entregar o adquirir algún bien, ya que para
este proceso en específico no existen lineamientos a seguir, mucho menos
políticas que limiten el procedimiento.
Si se puede entender que en la actualidad existe un desconcierto sobre la
realidad de los activos fijos de la empresa, pero viendo así a futuro podemos ver
que la vida útil registrada en el registro que maneja la empresa posee un tiempo
de uso y validez para el bien, pero este documento no posee un responsable
certero, el que se debe hacer cargo sobre el tema, podemos denotar que este
podría quedarse sin validez y simplemente continuar en papeles, haciendo a esto
caso omiso, y seguir manejando en las cuentas contables, balances y demás
documentos financieros, el mismo valor registrado.
Para la toma de decisiones esto se ve implicado de una manera muy aguda ya
que la toma de decisiones de la asamblea general, gerente y demás directivos se
maneja también en guía sobre la parte contable y financiera, conllevando así a
una mala toma de decisiones, riesgos inminentes e incluso a sanciones legales.
73
CAPÍTULO V
PROPUESTA
5. ELABORACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
5.1. Manual de Control Interno
Diseño de sistema de control interno de activos fijos
5.1.1. Ámbito de Aplicación
El Consejo de Administración de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Coop.
Indígena Ltda., en atribución de lo que señala la Ley General de Instituciones
Financieras, expide el siguiente Manual de Control Interno de registro de activos
fijos.
La normativa establecida en este título, rige el registro de activos fijos, detalle de
ítems y valores que se debe registrar y especificaciones, observaciones y demás
detalles que deben contener para su correcto registró y detalle.
También se considera ciertos detalles como, pasos para desarrollo de
adquisición, bajas, depreciaciones, modificaciones y otros, mismos que se incurra
dentro de la cooperativa y su ejercicio fiscal.
Las adquisiciones, bajas, depreciaciones deben estar contenidas dentro del
presupuesto y ejercicio anual de desarrollo y vida de la institución, el conocimiento
de las políticas, definiciones preliminares, aplicación de garantías y demás
normas de ley que comprenden.
74
5.1.2. Objetivo General
Contar e implementar con un sistema de control interno que se encargue de
Revisión, Monitoreo y Seguimiento de la aplicación de los procesos y
procedimientos descritos en este manual como instrumento contable y
administrativo, que establezca los mecanismos necesarios y requirentes de
registro y control del activo fijo, mediante el registro y definición de sus
características físicas y técnicas, su costo, localización, asignación y lugar
establecido de los mismos, así como su correspondiente alta, transferencia y baja,
con el ideal de mantener permanentemente actualizado el inventario de activo fijo
de la cooperativa.
5.1.3. Alcance del Manual
El contenido de éste Manual de diseño de un sistema de Procedimientos para el
Control de Activo Fijo, es de carácter obligatorio para todas las unidades de la
cooperativa, deben de implantar el presente Manual de Procedimientos con todos
los controles internos de activo fijo que aquí se mencionan, debido a que se
realiza de manera anual el examen a todos los bienes de activo fijo que se
encuentran dentro de las instalaciones de la cooperativa.
Los controles pueden ser reformados, modificados o ampliados, según las
necesidades y recursos de cada dependencia son diferentes.
Los responsables y guías de su aplicación serán en primer lugar los altos mandos
de la institución como administradores de cada uno de los departamentos, o en su
defecto los Directores de Área, Subdirectores, Jefes de Departamento, Servicio,
Unidad, Área, etc., y en segundo término, todos los empleados que laboren en la
cooperativa, que tengan a su cargo mobiliario, equipos de oficina, suministros
muebles, entre otros.
Finalmente todo ello debe conllevar a consolidar y fortalecer un adecuado control
interno del activo fijo entre las Unidades y dependencias de la cooperativa.
75
5.1.4. Definiciones Preliminares
Art 1.- Para efectos de aplicación de este reglamento, manual, se considerarán
para el registro de activos fijos los siguientes términos:
Activos Fijos.-
Bienes Muebles.- Todos los bienes ya sean muebles o inmuebles, compras en
general y contratación de servicios.
Compras en General.- Adquisición de insumos, gastos por gestión o bienes que
por su naturaleza puedan trasladarse de un lugar a otros sin su detrimento.
Activo Fijo.- bienes tangibles adquiridos por la Institución para el desarrollo de sus
actividades.
Departamento.- Área de ubicación del activo.
Manual.- Guía de instrucciones, procedimientos.
Código.- Datos con que se identifica el activo fijo en la base de datos.
Custodio Interno.- Persona de la institución que tiene asignado bajo su
responsabilidad activos institucionales para el desarrollo de sus funciones.
Servidor General.- Persona encargada del resguardo, vigilancia de todos los
movimientos de activos fijos.
Baja.- acto o echo por lo que el activo fijo disminuye su valor.
Las definiciones contempladas en otros puntos de este reglamento o manual,
serán igualmente válidas para los procesos de adquisición.
76
Para efectos de cumplimiento y entendimiento de esta normativa, se denominarán
abreviadamente “Los Registros”.
5.1.5. Políticas Generales
1. A los administradores de las diferentes áreas de la cooperativa, corresponde
llevar a cabo el resguardo y control patrimonial de su mobiliario y equipo, en
coordinación con el área de contabilidad y su personal de activos fijos.
2. La asignación de todo activo fijo deberá responder específicamente a la
satisfacción de una necesidad, derivada de las actividades, funciones,
requerimientos, inherentes a la necesidad de las áreas de la cooperativa.
3. Los titulares de cada Unidad (Director de Área, Jefe Administrativo, Jefes),
serán los responsables de verificar el uso adecuado de los bienes muebles
que se encuentran asignados al personal que hace uso del bien dentro de la
unidad.
4. Todos los bienes muebles propiedad de la cooperativa, deberán ser
controlados, mediante un inventario, acta entrega-recepción y demás
documentación de las condiciones del bien (resguardo) que será el
expediente válido para responsabilizar al usuario de su custodia.
5. Los bienes muebles que no estén asignados a ningún empleado, deberán ser
custodiados por el Titular del área (Director de Área, Jefe Administrativo,
Jefes) a la cual estén adscritos, quienes serán responsables de ellos, para
que este a su vez haga los trámites de descargo al área contable.
6. Las personas encargadas de activos fijos, realizarán permanentemente el
emplacamiento de los bienes (grabar el número de inventario), la elaboración
de los resguardos respectivos y la actualización de las firmas
correspondientes.
77
7. Las personas encargadas de activos fijos, deben efectuar permanentemente
supervisión a las diferentes áreas de la cooperativa, con el fin de verificar la
situación en que se encuentra el activo fijo y si el bien se encuentra en el
lugar designado y en uso adecuado.
8. 8.- Las personas encargadas de activos fijos, deberán solicitar mediante oficio
a las áreas de la cooperativa, identificar y enviar el reporte de los bienes
susceptibles de dar de baja así como de la documentación de soporte para
efectuar la baja contable de activo fijo.
9. En caso de accidente, robo o extravío, el área de la cooperativa afectada
deberá levantar el acta ante la ley y dar parte a la Policía, notificando y
reportando el siniestro, y enviar la documentación correspondiente, al área de
activos fijos, siempre y cuando el bien haya estado cumpliendo su cometido,
caso contrario el custodio será el que deberá responder por el mismo.
10. Si después de 15 días plazo, el bien robado no aparece, se deben de realizar
los trámites correspondientes, para lo cual el área correspondiente deberá
remitir a la personería de activos fijos copias fotostáticas de las actas
levantadas, expediente del material inexistente con todos los documentos.
11. Todo movimiento trámite o gestión que se realice de cualquier activo fijo, en
las áreas deben de notificar mediante informe justificado a la personería de
activos fijos.
12. En caso de que un empleado se separe de su cargo y tenga bajo su custodia
algún bien, el área donde se encontraba laborando debe de notificar del
cambio a la personería de activos fijos para que se actualicen los registros y
expediente.
13. Las personas encargadas del área dentro de la cooperativa serán las
encargadas de llevar un estricto control de los movimientos internos
78
temporales de activo fijo y su respectivo aviso a la personería encargada de
activos fijos.
14. Las personas encargadas del área deberán gestionar el alta de los bienes
muebles adquiridos por medios distintos a la compra “donación”, ante la
personería encargada de activos fijos.
15. Los bienes que se den de alta deberán contener el valor de adquisición en los
resguardos para su archivo y baja respectiva.
16. Los bienes muebles que requieran reparación sólo podrán salir de las áreas a
las que estén asignadas, mediante el “reporte de activo fijo” autorizado por el
responsable del área, quien será el responsable de verificar que dichos
bienes sean devueltos en un plazo no mayor de 30 días plazo.
17. Cuando empleados de las diferentes áreas de la cooperativa, que se deban
separar de su cargo por renuncia, cambio, licencia, jubilación, etc. deberán
entregar físicamente el activo fijo y su acta respectiva de las condiciones del
bien, que tiene bajo su resguardo, a su jefe inmediato, o en su caso a la
persona que recibe el puesto quien desde ahora en adelante será el
responsable del mismo.
5.1.6. FUNCIONES “Revisión, Monitoreo y Seguimiento”
1. Elaborar inventarios físicos de activo fijo permanentemente en las
unidades.
2. Elaborar los resguardos de activo fijo y recabar las firmas
correspondientes.
3. Llenar el reporte de transferencia de activo fijo y dar el seguimiento
correspondiente.
4. Marcar y/o colocar el número de inventario al activo fijo.
5. Participar en las entregas recepción de la cooperativa en materia de activo
fijo.
79
6. Actualizar los resguardos de activo fijo, en casos de renuncias, licencias,
jubilaciones, etc.
7. Coordinar y asesorar a los administradores respecto a los lineamientos del
control del mobiliario y equipo.
8. Conciliar permanentemente el listado de mobiliario y equipo, con el objeto
de mantener actualizado el inventario de activo fijo.
9. Solicitar la reposición de los bienes perdidos o extraviados a los
resguardatarios.
10. Solicitar las facturas endosadas a nombre de la Institución, del mobiliario y
equipo que ingrese por concepto de donación.
11. Controlar las pérdidas del mobiliario y equipo, mediante la firma del
documento correspondiente de activo fijo extraviado por parte del
resguardatario.
12. Requerir la reposición de los bienes extraviados al resguardatario
correspondiente.
13. Apoyar al administrador en el levantamiento de actas administrativas
internas, ante el gerente o administrador, en caso de pérdida o robo del
mobiliario y equipo en las áreas.
14. Después de haber requerido la reposición del activo fijo al resguardatario
correspondiente, y de tener una respuesta negativa, se debe informar al
gerente o administrador, para que esta finiquite las responsabilidades
correspondientes.
15. Controlar y verificar la salida y entrada del mobiliario y equipo que se va a
reparar en las diferentes unidades.
16. Desarrollar las demás funciones inherentes al área de su competencia.
Una vez determinado el ámbito, alcance, objetivo, políticas, y demás
determinaciones para el manejo del control interno dentro de la cooperativa, se
puede establecer el costo del manejo, los materiales y demás valores que son
necesarios para implantar el sistema de control interno.
80
A continuación se va a detallar los valores implicados en el gasto por
levantamiento, de los activos fijos, control, verificación, organización y demás
implicados en este texto.
5.1.7. Presupuesto de Aplicación de Sistema de Control Interno.-
Tabla Nº 16
Fecha Detalle Valor observaciones
Muebles de oficina
1940 USD Adquisición de dos
oficinas
Equipos de computo 2210 USD Adquisición de dos
computadoras
Equipos tecnológicos 300 USD Adquisición de dos
equipos
etiquetadores
Sueldos y Salarios
17580 USD Es por un año para
el profesional
encargado y un
auxiliar contable
Refrigerio 1584 USD Gasto alimentación
de dos personas
Suministros oficina 500.40 USD Gasto de
suministro para el
personal.
Servicios básicos 2160 USD Gasto de servicios
básicos destinado
para el área de
activos fijos.
81
Internet 2890 USD Servicios de
internet de dos
computadoras
Capacitación al personal 680 USD
Por la capacitación
del tema.
Presupuesto Total 29.844,40 USD
5.1.8.- Elaboración de programación para implementar el sistema de control
interno de activos fijos.
Tabla Nº 17
No. Suministro de oficina cantidad Valor
1 Esferos 96 33.60 USD
2 Cuadernos 4 19.20 USD
3 Stiker membretados 12 115.20 USD
4 Tijeras, estiletes 6 26.40 USD
5 Reglas, lápices 6 21.60 USD
6 Resmas de papel bond 12 57.60 USD
7 Grampas y perforadoras 6 216 USD
8 Saca grampas 6 10.80 USD
Total 500.40 USD
No. Muebles oficina cantidad Valor
1 Escritorio en L 2 1300 USD
2 Silla gerencial 1 120 USD
82
3 Silla secretaria 1 80 USD
4 Archivador colgante 2 210 USD
5 Panorámica divisoria vidrio y
madera
1 230 USD
Total 1940 USD
No. Equipos de computo cantidad Valor
1 Etiquetadoras marca TRAK 2 300 USD
Total 1 300 USD
No. Equipos TECNOLOGICOS cantidad Valor
1 Computadoras procesador I7-
3330 6GHZ
2 1560 USD
2 IMPRESORA EPSON 430 1 560 USD
Total 1 2210 USD
No. GASTOS PERSONALES cantidad Valor
1 Profesional de la materia 1 11390 USD
2 Auxiliar de la materia 6190 USD
Total 1 17580 USD
No. REFRIGERIO AL PERSONAL cantidad Valor
1 Profesional de la materia 264 792 USD
2 Auxiliar de la materia 264 792 USD
Total 1584 USD
83
No. Servicios básicos cantidad Valor
1 Profesional de la materia 12 1080 USD
2 Auxiliar de la materia 12 1080 USD
TOTAL 2160 USD
No. Servicio de internet cantidad Valor
1 Profesional de la materia 2 340 USD
2 Auxiliar de la materia 2 340 USD
TOTAL 680 USD
No. Servicio de capacitación cantidad Valor
1 Profesional de la materia 1 340 USD
2 Auxiliar de la materia 1 340 USD
TOTAL 680 USD
Elaborado por: María Carmen Tasna Uñug
5.1.9. Planeación de implementación del Sistema de Control Interno
El área de Control Interno mediante el establecimiento de procesos, que da
alineación en cada uno de los procesos que se realizan en cuanto a los activos
fijos de la institución, ya sea para bajas, adquisiciones, u otros procesos, este va a
realizar la revisión al momento en que un área emite el informe para que se dé el
seguimiento al proceso en el siguiente departamento o sección, con esto se
implementa un control riguroso, además de las constataciones a los procesos que
son realizadas en un formato anual; además se contara con capacitaciones
permanentes impartida por los profesionales en el área se realizará
84
oportunamente después de realizado el control/evaluación sobre los activos fijos,
con la finalidad de corregir errores sea por desconocimiento u otros.
5.2. PROCEDIMIENTOS
MODELO DE SIMBOLOGÍA DE FLUJOGRAMACIÓN
Inicio y fin de la operación
Operación función realizada
Línea de flujo de información
Documento que entra en proceso
Documento fuente de referencia que no se desplaza
Dentro del diagrama
Archivo temporal
Decisión
Inicio de nuevo proceso
Archivo final
85
5.2.1. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE BIENES
Solicitante
Envía Nota de Pedido al departamento de contabilidad.
Contabilidad
Recibe Nota de pedido.
Revisa si el bien existe o carece.
Si el bien existe se realiza una transferencia del activo al solicitante
Y si el bien carece elabora una solicitud de compra Nº…, adjunta la Nota
de pedido Nº…
Se revisa el presupuesto asignado para la compras de Activos Fijos.
Se emite el informe de presupuesto asignado con la nota de pedido Nº… y
la solicitud de compra Nº.. y se envía a gerencia.
Gerencia
Recibe documentación y analiza si se compra o no el activo fijo y envía a
contabilidad con el informe.
Contabilidad
Recibe y revisa la documentación.
Solicita tres cotizaciones a los proveedores calificados según descripción
de los documentos recibidos.
Recibe las tres cotizaciones y elabora un cuadro comparativo de
cotizaciones, para enviarlo a Gerencia.
Gerencia
Recibe, revisa y elige al proveedor, envía Cotizaciones y cuadro
comparativo de cotizaciones a contabilidad.
Contabilidad
Recibe, revisa documentación.
86
Emite una Orden de Compra para el Proveedor seleccionado, solicitando la
Factura, y Garantía.
Recibe, revisa y compara la Orden de Compra al proveedor con la factura
y garantía entregada por el proveedor.
Se envía copias de la Orden de Compra, factura y Garantía al solicitante
de Activos Fijos.
Solicitante de Activos Fijos
Recibe, revisa copias.
Revisa si cumple el bien entregado por el proveedor posean las
características requeridas, entregado por el proveedor, el solicitante
aprueba la recepción y archiva la copia de los dos documentos; la
segunda llama a contabilidad para confirmar que todo está muy bien que el
activo solicitado.
De no cumplir con lo requerido se seguirá otro proceso.
Contabilidad
Recibe comunicado.
Elabora comprobante de egreso registrando en el sistema contable dentro
de activos fijos.
Imprime el comprobante de egreso, y elabora el documento de retención y
el cheque.
Hace firmar al proveedor en el comprobante de egreso y retención y
cheque para su respectiva entrega de cheque para el pago de solicitud de
compra de activos fijos, y queda archivado los documentos: nota de
pedido, solicitud de compras, informe a gerencia, cuadro de cotizaciones
con sus tres cotizaciones, orden de compra, factura y garantía,
comprobante de pago, comprobante de retención.
87
GRÁFICO Nº 12
88
CONTABILIDAD GERENTE CONTABILIDAD
Cuadro cotizaciones
Factura y garantía
Orden de compra
c3
cc3
c2
c2 c2
3
Recibe y revisa los documentos
c1
Solicita proformas a proveedores de acuerdo a la solicitud de compra
Recibe documentación, revisa y elige al proveedor, sumilla decisión
Recibe, revisa las cotizaciones y envía a gerencia con el cuadro de cotizaciones
Recibe, los documentos, revisa con el proveedor aprobado y solicita la factura y garantía
Envía copias al solicitante, para que compare con el solicitado activo.
Recibe y revisa la orden de compra con la factura y garantía entregada por el proveedor
4
4
5
5
6
89
SOLICITANTE CONTABILIDAD
Comprobante de
retención
Cheque
Comprobante de egreso
Comprobante de egreso
Recibe documentación en copias y revisa si cumple con las mismas, características el activo
El bien cumple con lo requerido
Comunica mediante llamada telefónica a contabilidad que el bien adquirido si cumple con lo requerido
7
6
7
si
no
Notifica sobre llamada en verbalmente a Contador
Emite comprobante de egreso, registra en libro de activos fijos
Elabora el cheque y retención
El proveedor firma el comprobante de egreso, retención y recibe el cheque
archivo
Archiva las copias recibidas
Elaborado por: María Carmen Tasna Uñug
90
5.2.2. PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIA DE ACTIVO FIJO
Departamento que transfiere
Llena la solicitud de transferencia de activo fijo.
Envía a Gerencia para autorización.
Gerencia
Recibe y revisa solicitud.
Sumilla si/no.
Envía a Contabilidad.
Contabilidad
Recibe, revisa y realiza el proceso interno y adjunta con copia.
Envía al departamento que transfiere.
Departamento que transfiere
Recibe y revisa documentación, realiza cambios.
Envía al departamento que recibe.
Departamento que recibe
Recibe, revisa el bien.
De acuerdo a la solicitud de transferencia llena la hoja de resguardo
interno de activos fijos y firma.
Envía documento de custodio al usuario de activo.
Usuario del activo fijo
Recibe, revisa el bien y archiva los documentos.
Archivo.
91
GRÁFICO Nº 13
FLUJOGRAMA DE TRANSFERENCIA DEL ACTIVO
DEPARTAMENTO GERENCIA
QUE TRASNFIERE
Solicitud de transferencia de activos fijos
1
INICIO
Llena la solicitud de transferencia de activos fijos
Envía a gerencia para su autorización
1
Recibe, revisa la solicitud de transferencia de activos fijos
sumilla aprueba
no
si
Envía al departamento que transfiere
Envía a contabilidad
Solicitud de transferencia de activos fijos
2
Solicitud de transferencia de activos fijos
92
CONTABILIDAD DEPARTAMENTO
QUE TRASNFIERE
Solicitud de transferencia de activos fijos
Solicitud de transferencia de activos fijos
Recibe, revisa y realiza el proceso interno y adjunta con copia
Solicitud de transferencia de activos fijos
Envía al departamento que transfiere
3
3
Recibe y revisa documentación, realiza cambios
Envía al departamento que recibe
4
2
93
DEPARTAMENTO USUARIO DEL ACTIVO
QUE RECIBE
Hoja de custodio de activos
fijos
Hoja de custodio de activos fijos
Solicitud de transferencia de activos fijos
4
Recibe, revisa el bien y
solicitud
De acuerdo a la solicitud de transferencia llena la hoja de resguardo interno de activos fijos y firma.
Envía documento de custodio al usuario de activo
Hoja de custodio de activos fijos
5
5
Recibe, revisa el bien y archiva los documentos.
archivo
FIN
Elaborado por: María Carmen Tasna Uñug
94
5.2.3. PROCEDIMIENTO BAJA DE ACTIVO POR OBSOLESCENCIA
Solicitante
Elabora la solicitud para la baja de activos por obsolescencia y envía a
contabilidad.
Contabilidad
Recibe y elabora la solicitud.
Recibe y revisa si procede a verificación física en caso de obsolescencia
de activos fijos.
Emite informe detallado de las condiciones de activo fijo, envía a
gerencia.
Gerencia
Recibe, revisa informe de contabilidad.
Envía autorización en sumilla de baja de activo fijo.
Sumilla y envía a Contabilidad.
Contabilidad
Recibe, revisa y contabiliza la baja de activo por obsolescencia en el
libro de activos fijos.
Envía copias de documentos a solicitante.
Solicitante
Recibe, revisa copias de documentación y archiva para su respaldo.
95
GRÁFICO Nº 14
FLUJOGRAMA DE ACTIVO POR OBSOLENCIA
SOLICITANTE CONTABILIDAD GERENCIA
Informe del detalle
del activo
Solicitud para la
baja de activos
Solicitud para la
baja de activos
Elabora solicitud para la baja de activos fijos por obsolescencia, envía a contabilidad.
Inicio
1
Recibe las copias y revisa si cumple con la mismas, características el activo
Recibe, elabora la solicitud de baja por obsolescencia de activos fijos.
Emite un informe detallado de las condiciones del activo fijo, envía a gerencia.
Recibe, revisa procede a verificación física en caso obsolescencia de activos fijos
Recibe, revisa informe, de contabilidad
Sumilla autoriza baja de activo fijo obsolescencia
Envía a contabilidad
no
si
Envía la autorización en sumilla de baja de activo fijo
1
Recibe las copias y revisa si cumple con la mismas, características el activo
2
Recibe las copias y revisa si cumple con la mismas, características el activo
2
Recibe las copias y revisa si cumple con la mismas, características el activo
3
Recibe las copias y revisa si cumple con la mismas, características el activo
4
Recibe las copias y revisa si cumple con la mismas, características el activo
96
CONTABILIDAD SOLICITANTE
Contabilización en libro
Informe de detalle del activo fijo
Contabilización en libro
Informe de detalle del activo fijo,
con sumilla
3
Recibe las copias y revisa si cumple con la mismas, características el activo
Recibe, revisa y contabiliza la baja
por obsolescencia el activo fijo en el
libro de activos fijos
Envía copias de documentos
al solicitante
4
Recibe las copias y revisa si cumple con la mismas, características el activo
4
Recibe, revisa las copias de
documentos y archiva para su
respaldo con sumillado de recibido
archivo
Elaborado por: María Carmen Tasna Uñug
97
5.2.4. PROCEDIMIENTO BAJA DE ACTIVO POR ROBO
Usuario
Llena la solicitud de robo de activo fijo.
Envía a Contabilidad.
Contabilidad
Recibe solicitud y revisa, emite informe para enviar a gerencia.
Gerencia
Recibe solicitud y revisa, para aprobación de baja de activo fijo.
Sumilla en informe y envía a Contabilidad.
Contabilidad
Recibe solicitud y revisa documentación.
Da de baja en el libro de activos fijos y emite comprobante de egreso de
activo.
Envía a usuario.
Usuario
Recibe, revisa y archiva para su respaldo.
Archivo.
98
GRÁFICO Nº 15
FLUJOGRAMA DE BAJAS POR ROBO
USUARIO CONTABILIDAD
Solicitud de baja de
activos por robo
Informe
Solicitud de baja de
activos por robo
Solicitud de baja de
activos por robo.
1
INICIO
Llena solicitud de robo
de activo fijo
Remite solicitud a
Contabilidad
1
Recibe, revisa solicitud
Emite informe y envía a
Gerencia
2
99
GERENCIA CONTABILIDAD
Comprobante de egreso de
activos
Solicitud de baja de
activos por robo
Informe
Informe
Solicitud de baja de
activos por robo
Aprueba baja de activo
no
si
Envía al
usuario
informe
Informe
Solicitud de baja de
activos por robo
Solicitud de baja de
activos por robo
Recibe y revisa para la
aprobación de baja de
activos
Sumilla en informe y
envía a contabilidad
3
3
Recibe y revisa
documentación
Ingresa al libro de activos
fijos, da de baja el activo
fijo y elabora el
comprobante de egreso
del activo.
4
Envía al usuario
2
100
USUARIO
Informe
Solicitud de baja
de activos por robo
Comprobante de
egreso de activos
4
Recibe, revisa y
archiva para su
respaldo
Archivo
FIN
Elaborado por: María Carmen Tasna Uñug
101
5.2.5. PROCEDIMIENTO CONSTATACION FÍSICA
Gerencia
Solicita a Contabilidad que realice la constatación de activos fijos.
Contabilidad
Recibe petición.
Coordina con personal de área contable.
Imprime reporte de activos, según datos existentes.
Realiza constatación y llena los formatos requeridos por la institución.
Realiza las comparaciones de existencias en registros de activos fijos.
Emite informe de hallazgos de actividad realizada a gerencia.
Gerencia
Recibe, revisa el informe y analiza los resultados y decide.
Autoriza reclasificación y remite ajuste a contabilidad.
Contabilidad
Recibe, revisa y realiza reclasificación de ajustes.
102
GRÁFICO Nº 16
FLUJOGRAMA DE CONSTATACIONES FISICAS
GERENCIA CONTABILIDAD
Formato de constatación fisica
Reporte de activos fijos
Solicitud de constatación de activos fijos
Informe
El personal asignado imprime el reporte de activos fijos
Solicita a contabilidad que realice la constatación de activos fijos
1
Recibe, la petición de gerencia
Coordina con el personal del área contable.
2
Realiza constatación física y llena en el formato.
INICIO
1
Realiza las comparaciones de existencia de los activos fijos.
Emite el informe de los hallazgos de la actividad realizada a gerencia
103
GERENTE CONTABILIDAD
Diferencias
no
Recibe, revisa el informe y analiza los resultados
si
Recibe, revisa y realiza reclasificaciones y ajustes
3
3
FIN
2
Autoriza la reclasificación y ajustes y envía a contabilidad
Elaborado por: María Carmen Tasna Uñug
104
5.2.6. PROCEDIMIENTO DACIÓN DE PAGOS
Socio
Solicita pago de deuda vigente hacia la cooperativa con bienes.
Envía solicitud a gerencia.
Gerencia
Recibe solicitud de socio y analiza y verifica si procede sumilla, caso
contrario se finaliza proceso
Contabilidad
Recibe solicitud sumillada, analiza, avalúa el bien si procede, elabora
informe y decide si cubre deuda, en caso de cubrir la deuda registra en
inventario, realiza notas de débito y crédito para el pago de deuda del
socio, en caso de no cubrir se termina el proceso.
105
GRÁFICO Nº 17
FLUJOGRAMA DE DACIÓN DE PAGO
SOCIO GERENCIA CONTABILIDAD
N.C. /N.D.
Informe
Inicio
Solicitud
Solicita pago con bienes
Recibe y revisa solicitud
Analiza solicitud y califica sumilla
Fin
No
si
Recibe solicitud
sumillada y
avalúa el bien
Elabora informe
no
Registra en invent-ario el área de activos fijos
Cubre
monto de
deuda
Realiza NC a Cta. Socio y ND a socio
archivo
Devuelve solicitud a Socio con sumilla
1
Envía a gerencia
1
2
2
2
2
si
Elaborado por: María Carmen Tasna Uñug
106
5.2.7. PROCEDIMIENTO DE DEPRECIACIÓN
Contabilidad
Revisa factura del bien, constata físicamente el bien y su estado actual,
procede a realizar el registro en los libros de activos fijos.
Aplica el valor a depreciar según las normas.
Determina la vida útil del bien.
Registra depreciación semestral en libro de activos fijos y emite el
comprobante.
Archivo.
107
GRÁFICO Nº 18
FLUJOGRAMA DE DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
CONTABILIDAD
Revisa factura del
bien, constata
físicamente y en libro
de activos fijos
Registra depreciación
semestral en libro de
activos fijos y emite
comprobante.
Aplica valor a
depreciar de cada
bien según normas
Determina vida útil
Inicio
archivo
Comprobante de registro de
depreciación
Elaborado por: María Carmen Tasna Uñug
108
5.2.8. PROCEDIMIENTO DE DONACIÓN
Solicitante
Ingresa la documentación, oficio para realizar donación.
Gerente
Recibe documentación.
Analiza oficio y/o documentación del trámite y sumilla.
Contabilidad
Revisa sumilla y coordina con donador para entrega de bien.
Revisa bien y elabora el ingreso al libro de activos fijos.
Recibe el bien donado, codifica y elabora el acta respectiva de entrega-
recepción.
Usuario e empleado
Recibe el bien junto a acta entrega-recepción
Archiva
109
GRÁFICO Nº 19
Ingresa documentación (oficio)para donación
FLUJO DE DONACIÓN
DONADOR GERENTE CONTABILIDAD
USUARIO
Archivo
Oficio
Recibe documentación
Revisa y coordina con donador entrega
Revisa bien y elabora ingreso a libro de activos fijos
Analiza documentación y sumilla
1
1
2
2
3
Recibe bien donado, codifica y elabora acta entrega-recepción
3
Recibe bien junto a acta entrega-
recepción
Acta entrega-recepción
Inicio
Elaborado por: María Carmen Tasna Uñug
110
5.3. Sistema de Control “Examen”
5.3.1. Formato de revisión de procesos
Dentro de la aplicación de examen se establece el siguiente formato para la
revisión de los procesos y procedimientos descritos anteriormente en el
manual.
Tabla Nº 18
Proceso Procedimiento Realizado por Revisado por Comentarios
1.- …….
2.- …….
3.- ……
Fecha: Elaborado por: Revisado por:
Este sistema se realiza de manera anual, por lo tanto a continuación se
describe el proceso retroalimentado que se pone en práctica para un control
eficiente de los bienes fijos.
Gráfico Nº 20 Planteamiento de procesos a revisar
RETROALIMENTACIÓN ANUAL
Elaborado por: María Carmen Tasna Uñug
INICIO
Constatación
física y
codificación
Bajas por robo
(proceso
judicial)
Registro de
obsolescencias
Adquisición de
bienes de
activos fijos
Presentación
de informe
“EVALUACIÓN”
FIN
111
5.3.2. CALENDARIO DE REVISIÓN DE PROCESOS
Tabla Nº 19
FECHA DE
INICIO
PLAZO
(días
laborales)
ACTIVIDAD PERSONAL
ENCARGADO COSTO
04-08-2014 125 días
30-01-2015
Revisión, Monitoreo y
Seguimiento de
Constatación física y
codificación
Auxiliar contable
y profesional
encargado
14628,75
02-02-2015 (35 días)
20-03-2015
Revisión, Monitoreo y
Seguimiento Bajas por
robo (proceso judicial)
Auxiliar contable
y profesional
encargado
4096,05
23-03-2015 (20 días)
17-04-2015
Revisión, Monitoreo y
Seguimiento de
Registro de
obsolescencias
Auxiliar contable
y profesional
encargado
2340,60
20-04-2015 (55 días)
03-07-2015
Revisión, Monitoreo y
Seguimiento de
Adquisición de bienes
de activos fijos
Auxiliar contable
y profesional
encargado
6436,65
06-07-2015 (20 días)
31-07-2015
Presentación de
informe y registro
actualizado, cada año
se va realizando el
mismo proceso en los
tiempos establecidos
“EVALUACIÓN”
Auxiliar contable
y profesional
encargado
2342,35
Elaborado por: María Carmen Tasna Uñug
112
Este sistema de control interno diseñado para la revisión de un correcto registro
de activos fijos, requiere de establecer periodos para ejecutar paso a paso los
diferentes procesos a implementar para obtener un reporte real de los activos
fijos pertenecientes a la cooperativa, los mismos que reflejaran el crecimiento
del capital de la entidad.
Este sistema está diseñado para en primer lugar establecer fecha de inicio de
cada uno de los procesos misma que su inicio de este arduo trabajo se ha
fijado en agosto, 04 de 2014 tentativamente, con los días, plazos y términos
estimados que conllevara cada una de las actividades a realizarse, dentro de
las tareas que es la más importante y relevante por el tiempo y la revisión
técnica que requiere la constatación y codificación de cada uno de los bienes
de la cooperativa, en esta etapa el profesional encargado y auxiliar contable
tienen la responsabilidad de no solamente de verificar el bien, sino también de
verificar condiciones, años útiles de vida, y otros aspectos técnicos y
condiciones perdurables del bien, esta tarea es importante como se mencionó
anteriormente ya que de este paso se podrá determinar los bienes que sean
obsoletos, los que han sido perdidos o robados y por ende la decisión de la
gerencia de inversión en adquisición de bienes que sean necesarios para el
funcionamiento de la cooperativa.
En la implantación de este sistema se va a poder determinar mediante la
presentación y preparación del informe final anual, el valor real en activos fijos
debido a que el mobiliario no registrado va a ser ingresado por primera vez en
este documento, de igual manera se va a verificar los activos fijos que por
algún motivo ya no se encuentran perteneciendo a la cooperativa va a ser
verificado y registrado, llegando así a obtener el valor exacto de esta cuenta y
las verdaderas necesidades dentro del funcionamiento de la institución,
actuando de una manera responsable ante la asamblea general, y ante el
gobierno, al tributar de una manera correcta y con datos verídicos por lo que el
impacto va a ser la obtención de credibilidad e imagen correcta, en el sistema
Financiero ecuatoriano, y lo más importante evitar la intervención de entidades
gubernamentales de control.
113
5.3.4. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
La autoevaluación de este Sistema de Control Interno con la finalidad de la
presentación del Informe Final Anual, se encuentra a cargo del equipo de
trabajo, profesional responsable y auxiliar contable, mismos que deben realizar
las encuestas, y efectuar los resultados del diligenciamiento.
Una vez definido el plan de trabajo para la formalización de los procesos y
procedimientos establecidos del control interno, se determina los formatos
mediante los cuales se realiza el reporte y seguimiento del control interno de
los activos fijos.
El formato descrito a continuación va dirigido hacia el control de los activos
fijos:
Tabla Nº 20
FORMATO 1
ENCUESTA DE EVALUACIÓN AL
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Código:
Personal:
Fecha elaboración:
Vigente desde:
No PARAMETRO
(1)
Calificación
(2)
Evidencia
Verbal Documentaria
EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ACTIVOS FIJOS
114
1
Existe una normatividad interna
de carácter procedimental que
fija las políticas, directrices que
permitan el correcto desarrollo
de los procesos a seguir con los
activos fijos?
2
Se han definido los niveles de
autoridad y responsabilidad
necesarios para garantizar la
responsabilidad sobre los
bienes?
3
Existe una adecuada
coordinación de las funciones
cada una de las áreas de la
cooperativa en cuanto a los
bienes?
4
Existen y operan los
Componentes: Autoevaluación
Evaluación Independiente y
Planes de Mejoramiento, dentro
de cada área de la cooperativa?
5
El diseño y funcionamiento del
control de activos fijos con la
cooperativa da cumplimiento de
los objetivos de Control que le
han sido fijados?
6
Los mecanismos implementados
en la cooperativa en cuanto al
control de activos fijos cree dan
buenos resultados?
7
Existe una oportuna y correcta
atención a los activos fijos?
8 La aplicación del modelo de
115
Control de Evaluación garantiza
la operatividad del Sistema de
Control Interno de activos fijos?
9
Se llevan a cabo de forma
oportuna y permanente procesos
de revisión y Control que
permitan conocer el grado de
efectividad del sistema de
control interno?
(2) SUMATORIA
(3) PUNTAJE ( Sumatoria /No de
preguntas)
Elaborado por: María Carmen Tasna Uñug
Encuesta a Personal de la Cooperativa para determinar la conformidad con el
Sistema de Control Interno y su impacto anual:
Tabla Nº 21
FORMATO 2
ENCUESTA DE EVALUACIÓN AL SISTEMA
DE CONTROL INTERNO
Código:
Personal:
Fecha
elaboración:
Vigente desde:
116
No PARAMETRO (1) Calificación
1 Existe una normativa oficial que autorregula el
Sistema de Control Interno de los Activos Fijos
2
Dicha normativa contempla los conceptos
básicos necesarios al entendimiento del
Sistema de Control Interno por parte de todos
los empleados?
3
La normativa Interna que autorregula el
Sistema de Control Interno considera la
Estructura jerárquica de la cooperativa?
4
Existe una adecuada coordinación de las
funciones de Control Interno entre el directivo
y área organizacional definidos para ello y los
demás directivos y dependencias?
5
La normativa contempla claramente los
niveles de responsabilidad y autoridad
necesarios para garantizar el adecuado
funcionamiento del Sistema de Control
Interno?
6
Dicha normativa establece el nivel de
responsabilidad y autoridad de orden directivo
diferente al jefe de Control Interno, en quien
la máxima autoridad delega el diseño,
desarrollo y coordinación a la implementación
del Sistema de Control Interno.
7
Garantiza la normativa que autorregula el
Sistema de Control Interno el cumplimiento a
las obligaciones de información frente
Rendición de Cuentas de Asamblea?
117
8
Todos los empleados de la entidad tienen
conocimiento de la normativa que autorregula
el Sistema de Control Interno?
9
Se llevan a cabo procesos permanentes de
socialización y capacitación a todos los
empleados sobre los métodos y
procedimientos de control que soportan la
operatividad del Sistema de Control Interno?
(2) SUMATORIA
(3) PUNTAJE ( Sumatoria /No de preguntas)
Elaborado por: Maria Carmen Tasna Uñug
Para la tabulación y obtención de los datos se establece el siguiente rango:
Tabla Nº 22
Metodología
RANGO CONCEPTO SOBRE TABULACIÓN DE ENCUESTAS
90% -
100%
De acuerdo a la información obtenida, el
modelo está en desarrollo óptimo, se debe
continuar con actividades de mantenimiento
para su sostenibilidad a largo plazo.
Desarrollo
Optimo
60% - 89% De acuerdo a la información obtenida, el
modelo está en buen desarrollo, pero
requiere mejoras en algunos aspectos.
Buen Desarrollo
0% – 59% De acuerdo a la información obtenida, el
modelo requiere ser fortalecido.
Requiere
Fortalecimiento
Elaborado por: María Carmen Tasna Uñug
118
FORMATO PRESENTACIÓN INFORME SOBRE ESTADO DE ENCUESTAS
Con base en la aplicación del cuestionario y en la metodología establecida, se
determino que el grado de implementación de los procesos para el control
interno es el que se muestra a continuación:
Tabla Nº 23 FORMATO 1
Parámetro No.
Encuestados
Desarrollo
Optimo
Buen
Desarrollo
Requiere
Fortalecimiento
% Parámetro
Existe una normativa
oficial que autorregula el
Sistema de Control
Interno de los Activos
Fijos
Dicha normativa
contempla los
conceptos básicos
necesarios al
entendimiento del
Sistema de Control
Interno por parte de
todos los empleados?
La normativa Interna
que autorregula el
Sistema de Control
Interno considera la
Estructura jerárquica de
la cooperativa?
Existe una adecuada
coordinación de las
funciones de Control
Interno entre el directivo
y área organizacional
119
definidos para ello y los
demás directivos y
dependencias?
La normativa contempla
claramente los niveles
de responsabilidad y
autoridad necesarios
para garantizar el
adecuado
funcionamiento del
Sistema de Control
Interno?
Dicha normativa
establece el nivel de
responsabilidad y
autoridad de orden
directivo diferente al jefe
de Control Interno,
Auditor Interno o quien
haga sus veces, en
quien la máxima
autoridad delega el
diseño, desarrollo y
coordinación a la
implementación del
Sistema de Control
Interno.
Garantiza la normativa
que autorregula el
Sistema de Control
Interno el cumplimiento
a las obligaciones de
información frente
120
Rendición de Cuentas
de Asamblea?
Todos los empleados de
la entidad tienen
conocimiento de la
normativa que
autorregula el Sistema
de Control Interno?
Se llevan a cabo
procesos permanentes
de socialización y
capacitación a todos los
empleados sobre los
métodos y
procedimientos de
control que soportan la
operatividad del
Sistema de Control
Interno?
Elaborado por: Maria Carmen Tasna Uñug
Tabla Nº 24 FORMATO Nº 2
Parámetro
No.
Encuestados
Desarrollo
Optimo
Buen
Desarrollo
Requiere
Fortalecimient
o
%
Parámetro
Existe una normativa oficial
que autorregula el Sistema
de Control Interno de los
Activos Fijos
Dicha normativa contempla
121
los conceptos básicos
necesarios al entendimiento
del Sistema de Control
Interno por parte de todos
los empleados?
La normativa Interna que
autorregula el Sistema de
Control Interno considera la
Estructura jerárquica de la
cooperativa?
Existe una adecuada
coordinación de las
funciones de Control Interno
entre el directivo y área
organizacional definidos
para ello y los demás
directivos y dependencias?
La normativa contempla
claramente los niveles de
responsabilidad y autoridad
necesarios para garantizar
el adecuado funcionamiento
del Sistema de Control
Interno?
Dicha normativa establece
el nivel de responsabilidad y
autoridad de orden directivo
diferente al jefe de Control
Interno, Auditor Interno o
quien haga sus veces, en
quien la máxima autoridad
delega el diseño, desarrollo
y coordinación a la
122
implementación del Sistema
de Control Interno.
Garantiza la normativa que
autorregula el Sistema de
Control Interno el
cumplimiento a las
obligaciones de información
frente Rendición de Cuentas
de Asamblea?
Todos los empleados de la
entidad tienen conocimiento
de la normativa que
autorregula el Sistema de
Control Interno?
Se llevan a cabo procesos
permanentes de
socialización y capacitación
a todos los servidores sobre
los métodos y
procedimientos de control
que soportan la operatividad
del Sistema de Control
Interno?
Elaborado por: María Carmen Tasna Uñug
En base a todos estos papeles de trabajo se levanta un informe mismo que
refleja la aceptación sobre el sistema de control interno, y su realidad dentro de
la institución financiera, dando una clara visión sobre el estado de los activos.
123
CAPÍTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1 . Conclusiones
El presente trabajo tiene como objeto presentar la formula técnica de
llevar un correcto registro de los activos fijos de esta institución
implementando un adecuado sistema de control interno. Este control
interno permite llevar un adecuado registro de los activos fijos de la
Cooperativa, siendo de interés prioritario para la institución, pues es de
conocimiento que el sistema de control colabora positivamente en el
servicio a sus clientes.
Esta propuesta la cooperativa, sabe, conoce y tiene a su disposición
una guía mediante la cual aplicándola podrá conocer en forma real la
situación del estado del bien, constatación física, con registros
contables y su respectivo custodio, además especificaciones u
observaciones sobre el bien.
Las instituciones financieras, y específicamente la cooperativa objeto de
estudio, hoy en día deberá tomar el camino de la modernización
contando con la presente propuesta de implementación del sistema de
control de activos fijos ya que son elementos del control interno, los
cuales se crean para dotar de información detallada, ordenada,
sistemática a los responsables y personas inmiscuidas en las distintas
actividades que se realizan en la organización.
Actualmente, la cooperativa, no cuenta con un sistema o procedimientos
que permita un control eficiente sobre sus activos fijos, lo que ha
provocado la desviación o el mal uso de éstos desembocando en
perjuicio económico y balances irreales para la institución.
124
El desconocimiento que tienen la persona encarga de Activos Fijos y los
custodios de los mismos, no les exime de las responsabilidades.
6.2 . Recomendaciones
Con la culminación del presente trabajo me permito recomendar:
El estudio de este manual para su aprobación, implementación y su
respectiva socialización del sistema de control interno para el correcto
registro de activos fijos en la cooperativa de ahorro y crédito
Coopindigena Ltda. con la finalidad de salvaguardar los bienes de la
institución.
Como cumplimiento a la aplicación de este sistema de control interno se
recomienda la capacitación a todo el personal involucrado, según lo
establecido en esta propuesta.
Se deberá hacer evaluaciones permanentes cumpliendo con el modelo
de sistema de control interno, y los tiempos establecidos en el mismo,
con el propósito de realizar los correctivos necesarios y evitar el colapso
del bien y su función adecuada.
La importancia de la implementación de este sistema de control interno
es tan indispensable para el normal funcionamiento de la cooperativa
que se recomienda a sus directivos sea parte de las políticas prioritarias
y toma de decisiones para el crecimiento físico de la institución.
125
BIBLIOGRAFIA
CEPEDA, Gustavo. (2005). "Auditoría y Control Interno". Editorial
Mcgraw Hill. Bogotá.
Charles T. Horngren, Walter T. Harrison, Michael A. Robinson (2002),
Contabilidad, Tercera Edición.
Earl Spiller y otros (1988) Contabilidad Financiera, Cuarta Edición
Editorial Mcgraw Hill.
Samuel Alberto Mantilla B, Control Interno Informe COSO (2005),
Cuarta Edición, Ecoe Ediciones.
Rodrigo Estupiñan, Control Interno y Fraudes, Segunda Edición (2006),
Ecoe Ediciones.
CEPEDA, Gustavo. (1997). "Auditoría y Control Interno". Quinta Edición.
Editorial Mcgraw Hill. Bogotá.
Gerardo Guajardo Cantu, Contabilidad Financiera, Cuarta Edición
(2004), McGraw Hill Interamericana.
Pedro Zapata Sánchez, Contabilidad General, Quinta edición, 2004,
McGraw-Hill.
ESCALANTE, Vinicio. (1999)."Sistema de Control y constatación física
de los activos fijos de la Administración Central en la Universidad
Técnica de Ambato" Ecuador.
NEA 10: Evaluación de Riesgo y Control Interno
NIC 16 Propiedades, Planta y Equipo
NIC 38 Activos Intangibles
NIC 40 Propiedad de Inversión
126
ANEXOS
Actual registro de activos fijos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito
Coopindigena Ltda.
FECHA
ADQUISICION
VIDA
UTIL
FECHA
VIGENCIA Nº MUEBLES Y ENSERES
COSTO
HISTORICO
1-jun-2011 10 29-may-2021 1 Escritorio L Ejecutivo metal de tres cajones 350.00
1-jun-2011 10 29-may-2021 1 Escritorio L Ejecutivo metal de tres cajones 350.00
1-jun-2011 10 29-may-2021 1 Escritorio L Ejecutivo metal de tres cajones 350.00
1-jun-2011 10 29-may-2021 1 Modulares de caja 3,709.20
1-jun-2011 10 29-may-2021 1 Porta papeletas de madera 5 cuartos 250.00
1-jun-2011 11 29-may-2022 1 Sillas individuales negras de metal y formica 24.00
1-jun-2011 10 29-may-2021 1 Sillas individuales negras de metal y formica 28.00
1-jun-2011 10 29-may-2021 1 Silla giratoria metálica negra 115.00
1-jun-2011 10 29-may-2021 1 Silla giratoria metálica negra 115.00
1-jun-2011 10 29-may-2021 1
Sillas de espera trillizos metal color negro
butaca espera 375.20
1-jun-2011 10 29-may-2021 1
Sillas de espera trillizos metal color negro
butaca espera 375.20
1-jun-2011 10 29-may-2021 1 Silla de metal formica negra 30.00
1-jun-2011 10 29-may-2021 1
Silla giratoria sin codera negro de metal
formica 95.00
1-jun-2011 10 29-may-2021 1
Silla giratoria sin codera negro de metal
formica 95.00
1-jun-2011 10 29-may-2021 1 Sillas de Metal color Negro 30.00
1-jun-2011 10 29-may-2021 1 Sillas de Metal color Negro 185.00
1-jun-2011 10 29-may-2021 1 Sillas de Metal color Negro 30.00
1-jun-2011 10 29-may-2021 1 Silla giratoria sin codera metal formica 95.00
1-jun-2011 10 29-may-2021 1 Sillas negras de metal y formica 28.26
1-jun-2011 10 29-may-2021 1 Sillas negras de metal y formica 27.00
1-jun-2011 10 29-may-2021 1 Sillas negras de metal y formica 26.00
1-jun-2011 10 29-may-2021 1 Archivador aéreo color negro 110.00
1-jun-2011 10 29-may-2021 1 Archivador aéreo color negro 110.00
1-jun-2011 10 29-may-2021 1 Archivador aéreo color negro 110.00
1-jun-2011 10 29-may-2021 1 Archivadores metálicas negro de 4 gavetas 350.00
1-jun-2011 10 29-may-2021 1 Archivador y caja fuerte negro de metal 890.00
28-jun-2011 10 25-jun-2021 2 Estanterías 270.00
28-jun-2011 10 25-jun-2021 1 Sellos de Caucho cuadrado 5.00
28-jun-2011 10 25-jun-2021 1 Engrampadora negro 5.00
127
28-jun-2011 10 25-jun-2021 1 Perforadora negro 5.00
28-jun-2011 10 25-jun-2021 1 Porta Cinta escoch negro de metal 5.00
28-jun-2011 10 25-jun-2021 1 Basurero color verde 5.00
28-jun-2011 10 25-jun-2021 1 Sellos de caucho 5.00
28-jun-2011 10 25-jun-2021 1 Engrampadora negro 5.00
28-jun-2011 10 25-jun-2021 1 Perforadora negro 5.00
2-feb-2012 10 30-ene-2022 1 Mueble pequeño con vitrina de vidrio 145.00
2-feb-2012 10 30-ene-2022 1 Escritorio L Ejecutivo metal de tres cajones 350.00
2-feb-2012 10 30-ene-2022 1 Sillas Giratoria Gerencia 194.02
2-feb-2012 10 30-ene-2022 1 Basurero color verde 5.00
2-feb-2012 10 30-ene-2022 1 Engrampadora negro 5.00
2-feb-2012 10 30-ene-2022 1 Perforadora negro 5.00
30-ene-2013 10 28-ene-2023 EXTINTOR 35.00
24-oct-2013 10 22-oct-2023 1 LCD + DVD+ soporte de pared 515.74
TOTAL MUEBLES Y ENSERES 9,467.62
SALDO CONTABLE A 31/12/2013 9,467.62
DIFERENCIA 0.00
FECHA
ADQUISICION
VIDA
UTIL F. VIGENCIA Nº EQUIPOS DE OFICINA COSTO HISTORICO
24-ene-2011 10 21-ene-2021 1 teléfono fax color negro Panasonic 169.80
28-jun-2011 10 25-jun-2021 1 Calculadora (Sumadora) 135.20
30-mar-2012 10 28-mar-2022 1 teléfono Panasonic KXTS 520 L X 25.00
25-jun-2012 10 23-jun-2022 MEMORY SAMSUM
TOTAL EQUIPOS DE OFICINA 330.00
SALDO CONTABLE A 31/12/2013 330.00
DIFERENCIA 0.00
FECHA
ADQUISICION
VIDA
UTIL F. VIGENCIA Nº EQUIPO DE COMPUTO COSTO HISTORICO
2-feb-2011 3 1-feb-2014 1 CPU Color negro 277.05
17-mar-2011 3 16-mar-2014 1 Parlantes pequeños de mesa color negro 25.20
30-mar-2011 3 29-mar-2014 1 Teclado color negro 12.00
30-mar-2011 3 29-mar-2014 1 Mouse color negro 17.00
29-abr-2011 3 28-abr-2014 1 Switch D-Lnink color Plomo 50.00
30-abr-2011 3 29-abr-2014 1 Modem para Internet CNT blanco 25.00
128
1-jun-2011 3 31-may-2014 1 Monitor SAMSUNG color negro 135.00
1-jun-2011 3 31-may-2014 1 CPU color negro 342.05
1-jun-2011 3 31-may-2014 1 Teclado Genios color plomo 12.00
1-jun-2011 3 31-may-2014 1 Mouse color rojo ALTEK 15.00
1-jun-2011 3 31-may-2014 1 Parlantes pequeños de mesa color negro 24.75
1-jun-2011 3 31-may-2014 1 Equipo de Control Personal Negro 234.72
1-jun-2011 3 31-may-2014 1 Parlantes pequeños de mesa color negro 24.75
1-jun-2011 3 31-may-2014 1 Regulador de voltaje negro 20.50
1-jun-2011 3 31-may-2014 1 IMPRESORA Epson FX 890 Negro 264.73
1-jun-2011 3 31-may-2014 1 Monitor pantalla plana color negro LG 135.00
29-abr-2011 3 28-abr-2014 1 Switch color negro 15.00
1-jun-2011 3 31-may-2014 1 Mouse color NEGRO 17.00
1-jun-2011 3 31-may-2014 1 Regulador de Voltaje color negro PEQUEÑO 20.00
1-jun-2011 3 31-may-2014 1 Impresora color negro SAMSUNG ML 1665 160.31
1-jun-2011 3 31-may-2014 1 Impresora Samsung Negra ML 1655 160.31
16-sep-2011 3 15-sep-2014 3 Cámaras de Seguridad 386.00
16-sep-2011 3 15-sep-2014 TECLADO NEGRO ALTEK NEGRO 14.00
11-jul-2012 3 11-jul-2015 1 Cámara Dijital Sony Gold 16,1 188.93
16-nov-2012 3 16-nov-2015 1 Switch D-Lnink color Negro 35.00
26-dic-2012 3 26-dic-2015 1 CPU intel Core para Caja 2 242.05
15-feb-2013 3 15-feb-2016 1 Monitor LG Flatron E1942 color negro 145.00
16-feb-2013 3 16-feb-2016 1 UPS COLOR FORSA SL 511 30.00
16-feb-2013 3 16-feb-2016 1 CPU color negro LG Altek 220.00
16-feb-2013 3 16-feb-2016 3 UPS COLOR FORSA SL 511 115.00
16-feb-2013 3 16-feb-2016 1 UPS COLOR NEGRO FORSA SL -511 65.00
17-feb-2013 3 17-feb-2016 1 MOUS color negro Altek 18.00
18-feb-2013 3 18-feb-2016 1 Teclado color negro Altek 20.40
19-feb-2013 3 19-feb-2016 1 Parlantes de escritorio color negro Altek 27.00
20-feb-2013 3 20-feb-2016 1 Engrampadora color azul KW/trio 3.00
21-feb-2013 3 21-feb-2016 1 Perforadora color plateada 5.00
22-feb-2013 3 22-feb-2016 1 Regulador color negro 70.00
15-abr-2013 3 14-abr-2016 1
compra de computadora para asesor de
crédito 430.86
30-jun-2013 3 29-jun-2016 1 Monitor pantalla plana color negro LG 135.00
30-jun-2013 3 29-jun-2016 1 regulador de voltaje negro 25.00
TOTAL EQUIPO DE COMPUTO 4,162.61
SALDO CONTABLE A 31/12/2013 4,162.61
DIFERENCIA 0.00
129
FECHA
ADQUISICION
VIDA
UTIL F. VIGENCIA Nº UNIDAD TRANSPORTE COSTO HISTORICO
4-abr-2010 5.00 3-abr-2015 1 Moto Honda XL200 color Blanco 5,297.39
TOTAL DE UNIDADES DE TRANSPORTE 5,297.39
SALDO CONTABLE A 31/12/2013 5,297.39
FECHA
ADQUISICION
VIDA
UTIL F. VIGENCIA Nº OTROS ACTIVOS COSTO HISTORICO
30-sep-2011 5 28-sep-2016 1 CAFTERA DE METAL 60.00
1-jun-2011 5 30-may-2016 1 Rotulo de la CAC 340.00
26-jul-2013 5 25-jul-2018 1 RENOVACION ROTULO GRANDE 1,000.00
TOTAL OTROS ACTIVOS 1,400.00
SALDO CONTABLE A 31/12/2013 1,400.00
DIFERENCIA 0.00
130
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “COOPINDIGENA LTDA.”
NOTA DE PEDIDO
ADQUISICIÒN DE COMPRAS ACTIVOS FIJOS
AA - AF - Nº0001
LUGAR Y FECHA:
DEPARTAMENTO:
RESPONSABLE:
MOTIVO: ……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
LUGAR DE ENTREGA DEL BIEN:
CANTIDAD NOMBRE DEL ARTICULO MODELO MARCA SERIE
SOLICITANTE CONTABILIDAD GERENCIA
131
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “COOPINDIGENA LTDA.”
SOLICITUD DE COMPRA
SC - AF - Nº0001
FECHA:
CANT DETALLE DEL BIEN
VALOR
PROMEDIO CARACTERISTICAS VAL. TOTAL
USUARIO GERENCIA
FIRMA FIRMA
132
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “COOPINDIGENA LTDA.”
INFORME
ADQUISICIÒN DE COMPRAS ACTIVOS FIJOS
IACAF - AF - Nº0001
FECHA:
DEPARTAMENTO
SOLICITANTE:
RESPONSABLE DE
SOLICITUD:
OBSERVACION:
SUMILLA:
CANTIDAD NOMBRE DEL ARTICULO MODELO MARCA
VALOR
AUTORIZADO
FIRMA AUTORIZADO
133
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “COOPINDIGENA LTDA.”
COMPARATIVO DE COTIZACIONES ADQUISICIÓN ACTIVOS FIJOS
CCTZ-AFNº0001
FECHA:
RUC NOMBRE PROVEEDOR VALOR TOTAL OBSERVACIONES SELECCIÓN
CONTABILIDAD GERENCIA
FIRMA FIRMA
134
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “COOPINDIGENA LTDA.”
ORDEN DE COMPRA
OC - AF - Nº0001
FECHA:
CANT DETALLE DE BIEN
VALOR
PROMEDIO
TOTAL CARACTERISTICAS
AUTORIZACION
SI/NO
SUMILLA/OBSERVACION:
CONTABILIDAD GERENCIA
FIRMA FIRMA
135
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “COOPINDIGENA LTDA.”
No.
COMPROBANTE EGRESO FECHA:…………..
CE - AF - Nº0001
DETALLE:
BIEN:
VALOR:
CTA.
CODIGO. DETALLESE A VALOR TOTAL
FORMA DE PAGO
(DETALLE) BANCO
CONTABILIDAD GERENCIA
FIRMA FIRMA
136
ANEXOS DE DONACIÓN
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “COOPINDIGENA LTDA.”
Fecha……….
Sr.
Gerente de COOINDIGENA LTDA
Presente.-
Yo, ………………….., con Cedula de Identidad …………, en calidad de
………….., pongo a consideración la donación de el/los bienes que se detalla a
continuación:
Cantidad Detalle Observación/Característica
Anexo a este escrito, los documentos que acreditan la titularidad de los bienes
anteriormente descritos y los documentos de los bienes que no cuentan con el
sustento legal, los mismos son de mi propiedad, por lo cual dispongo de ellos
en tal sentido.
Atentamente,
NOMBRE
No. IDENTIFICACIÓN
137
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “COOPINDIGENA LTDA.”
Fecha……….
ACTA ENTREGA RECEPCIÓN
Por el presente documento hago entrega-recepción de los bienes indicados en
el siguiente listado, mismos que se encuentran en las instalaciones de las
oficinas…… de la COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO
COOPINDIGENA LTDA,
Item Cantidad Bien Marca Serie/Código Observación
Para constancia y fe de lo actuado firman en dos copias y original, el
Sr…………… y Sr.…………, en Lugar y fecha…….
Atentamente,
NOMBRE NOMBRE
No. IDENTIFICACIÓN No. IDENTIFICACIÓN
138
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “COOPINDIGENA LTDA.”
FORMATO CONSTATACIÓN
FC - AF Nº0001
LUGAR Y FECHA:
DEPARTAMENTO:
NOMBRE CUSTODIO
INTERNO:
CARGO:
DETALLE DEL BIEN
CÓDIGO CANTIDAD
NOMBRE DEL
ARTICULO MODELO MARCA SERIE ESTADO
OBSERVACIÓN: ……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
FIRMA FIRMA
139
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO COOPINDIGENA LTDA.
CONSTATACIÓN FÍSICA DE ACTIVOS FIJOS CF - AF Nº0001
FECHA DE CONSTATACIÓN FÍSICA:
RESPONSABLE DE CONSTATACIÓN FÍSICA:
MES O PERIODO QUE CONCILIA:
AGENCIA:
DEPARTAMENTO:
NOMBRE CUSTODIO INTERNO: CARGO:
DETALLE DE ACTIVOS FIJOS
CÓDIGO RUBRO
(♀) CODIFICACIÓN CANTIDAD
NOMBRE DEL
ARTICULO MODELO MARCA SERIE ESTADO (♦) MOVIMIENTO (*) OBSERVACIONES
COMENTARIO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD…………………………………………………………………………………….
(♀) Señala el rubro en el que se clasifica el activo fijo así: (♦) Estado Bueno - En uso (*) Señala el tipo de movimiento del activo fijo (T )Transferencia
(1) Muebles y Enseres (4) Equipos de Computo Bueno - Sin uso (B) Bajas
(2) Equipos de Oficina (5) Biblioteca Dañado (V) Venta
(3) Maquinaria y Equipo (6) Pinacoteca (D) Donación
(7) Otros Activos
RESPONSABLE DE CONSTATACIÓN FÍSICA DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
FIRMA FIRMA
140
ANEXO DE DACION DE PAGOS
Fecha, ……….…….
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “COOPINDIGENA LTDA.”
DON nombre 1, mayor de edad, con domicilio a efectos de notificaciones en
calle dirección, número, piso de localidad, provisto de D.N.I/N.I.E. …………, y
DOÑA nombre 2, mayor de edad, con domicilio a efectos de notificaciones en
calle dirección, número, piso de localidad provista de D.N.I/N.I.E. …………,
comparecen ante este servicio y, de la mejor forma, proceden a
DECLARAR:
- Que DON nombre 1 y DOÑA nombre o 2 tienen contratado con su entidad
financiera un préstamo hipotecario por la cantidad de $........ .
- Que, por motivos de contexto económico ajenos a su voluntad, se vieron
imposibilitados de hacer frente a los pagos de las cuotas mensuales del
mencionado préstamo. (Detalles de PRESTAMO).
- Que, como consecuencia de lo anterior, nombre COOPINDIGENA LTDA.
interpuso procedimiento de ejecución DE DEUDA.
Por lo que, SE SOLICITA:
Primero: Que, como solicitud principal, se adopte la medida de conceder una
DACIÓN EN PAGO, con extinción total de la deuda ……, y se proceda a
formalizar contrato …………. Vigente.
Segundo: Que, como solicitud secundaria, y en caso de no ser viable para la
entidad la anterior solicitud, se adopte en cualquier caso la medida de conceder
una DACIÓN EN PAGO, con extinción total de la deuda ……..
141
Tercero: Que, en aras a obtener un acuerdo que resulte satisfactorio para
ambas partes, quedamos abiertos a escuchar cualquier oferta de negociación
por parte de su entidad.
Cuarto: Que la decisión tomada por su entidad sea comunicada por escrito y
en un plazo breve a la dirección indicada a efectos de notificaciones.
Finalmente, SE EXPONE:
En caso de no recibir respuesta por parte de la entidad, informamos SE DEJA
SALVO EL DERECHO DE CUALQUIER ACCION JUDICIAL SI LO CREYERE
CONVENIENTE.
Atentamente,
FIRMAS,
DEUDORES
142
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “COOPINDIGENA LTDA.”
NOTA DE CREDITO
NC - AF Nº0001
LUGAR Y FECHA:
SOCIO NO.: NOMBRE:
AUTORIZACIÓN NO. RAZON MODIFICACIÓN
SUMILLA VALOR MODIFICACIÓN
DETALLE DEL BIEN DE DACIÓN
CÓDIGO CANTIDAD
NOMBRE DEL
ARTÍCULO MARCA SERIE ESTADO VALOR AVALUO
TOTAL
CUBRIMIENTO
DEUDA: ….
OBSERVACIÓN: ……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
CONTADOR GERENTE
FIRMA FIRMA
143
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “COOPINDIGENA LTDA.”
NOTA DE DEBITO
ND - AF Nº0001
LUGAR Y FECHA:
SOCIO NO.: NOMBRE:
AUTORIZACIÓN DEBITO NO. RAZON MODIFICACIÓN
SUMILLA VALOR MODIFICACIÓN
DETALLE DEL BIEN DE DACIÓN
NOTA DE
CREDITO NO.
VALOR NOTA
DE CREDITO PRESTAMO NO.
VALOR SALDO
DEUDA
VALOR
ACREDITARSE
SALDO
PRESTAMO OBSERVACIÓN
CONTADOR GERENTE
FIRMA FIRMA
144
ANEXO SOLICITUD DE DACION DE PAGOS
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “COOPINDIGENA LTDA.”
Fecha……….
Sr.
SOCIO NO. ….
Presente.-
Ante oficio presentado por el Sr…… Socio No. ….., con fecha…. En la que el
mismo solicita la dación de pago, por concepto de deuda del monto ……, al
respecto me permito informar que esta ha sido ……… debido a que el valor del
bien a entregarse ha sido avaluado en …… motivo por el cual pongo a
consideración el siguiente informe:
Detalle de bien Observación Avalúo
Particular que se comunica para los fines consiguientes.
Atentamente,
SR. GERENTE
GERENTE DE COOPINDIGENA LTDA