universidad tecnolÓgicarepositorio.ute.edu.ec/bitstream/123456789/5527/1/45740... · 2015. 5....
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I
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA
EQUINOCCIAL
PORTADA
FACULTAD CIENCIAS DE LA INGENIERÍA
CARRERA INGENIERÍA INDUSTRIAL Y DE PROCESOS
“DISEÑO DE UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN AMBIENTAL,
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL, BASADO EN LAS NORMAS:
ISO14001:2004 Y OHSAS 18001:2007 EN LA EMPRESA DE SERVICIOS
LOGÍSTICOS SCALE LOGISTICS DE QUITO EN EL 2010”
Tesis previa la obtención del Título de Ingeniero Industrial y de Procesos
AUTOR:
GIOVANNA GABRIELA VACA ALDAS
DIRECTOR:
ING. Luis Hidalgo
Quito – Ecuador
2010-10-20
II
DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD
Yo Giovanna Gabriela Vaca Aldas con C.I. 180352453-5 declaro que el presente trabajo
es de mi exclusiva autoría y que todos los datos obtenidos en este estudio son reales y
verificables en la empresa SCALELOGISTICS Cía. Ltda.
III
CERTIFICADO DE DIRECCIÓN DE TESIS
Quito DM, 23 de junio de 2009
Ingeniero
JORGE VITERI MBA.- MSc.
Decano Facultad de Ciencias de la Ingeniería
Universidad Tecnológica Equinoccial
Presente
Por medio de la presente me permito informar que la tesis titulada “DISEÑO DE UN
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN AMBIENTAL, SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL, BASADO EN LAS NORMAS: ISO14001:2004 Y OHSAS
18001:2007 EN LA EMPRESA DE SERVICIOS LOGÍSTICOS “SCALE
LOGISTICS” DE QUITO EN EL 2010”, desarrollada por la Señorita Giovanna
Gabriela Vaca Aldas previa a la obtención del título de Ingeniera Industrial y de
Procesos ha sido concluida bajo mi dirección y tutoría, por lo que solicito se dé el
trámite subsiguiente.
Particular que comunico para los fines pertinentes
Atentamente
Ing. Luis Hidalgo
Director de Tesis
IV
CERTIFICADO DE LA EMPRESA
V
DEDICATORIA
El presente proyecto de tesis está dedicado a la persona que ha sido mi guía, mi soporte
mi inspiración en cada paso de mi vida, quien con su sacrificio se ha convertido en un
ejemplo de vida, lucha y tenacidad, mi Padre.
VI
AGRADECIMIENTOS
En primer lugar agradezco a Dios por ser quien me ilumina cada día de mi vida, y por
cada una de sus bendiciones las cuales me han permitido cumplir cada una de mis
metas.
A mi padre que con su esfuerzo y sacrificio hoy puedo culminar una etapa más de mi
vida.
A mi madre por sus consejos, que me ayudan a ser cada día mejor ser humano.
A mis hermanos por ser la fuente de inspiración de mi superación diaria.
A la Universidad Tecnológica Equinoccial por formarme con una profesional integra,
comprometida con el desarrollo de la sociedad.
A mi decano, Ing. Jorge Viteri, quien supo transmitir toda sus experiencia y
conocimientos para formar profesionales con valores y capaces de desarrollarse en
cualquier ámbito profesional.
A mi director de tesis, Ing. Luis Hidalgo, quien ha sido una guía fundamental e
incondicional en el desarrollo del presente proyecto de tesis, pues con sus
conocimientos supo encaminarme de la mejor manera.
A la Empresa “SCALE LOGISTICS” por proporcionarme toda la información
necesaria para el desarrollo del presente proyecto de tesis.
VII
ÍNDICE GENERAL
PORTADA ........................................................................................................................ I
DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD ................................................................. II
CERTIFICADO DE DIRECCIÓN DE TESIS .............................................................. III
CERTIFICADO DE LA EMPRESA ............................................................................. IV
DEDICATORIA .............................................................................................................. V
AGRADECIMIENTOS ................................................................................................. VI
ÍNDICE GENERAL...................................................................................................... VII
ÍNDICE DE TABLAS ................................................................................................... XI
ÍNDICE DE GRÁFICOS .............................................................................................. XII
RESUMEN .................................................................................................................. XIII
SUMMARY ................................................................................................................. XIV
VIII
CAPÍTULO I ................................................................................................................... 1
1.1. Introducción ............................................................................................................. 1
1.2. Objetivos .................................................................................................................. 1
1.2.1. Objetivo General ............................................................................................. 2
1.2.2. Objetivos Específicos ..................................................................................... 2
1.3. Justificación ............................................................................................................. 2
1.4. Hipótesis o Idea a defender...................................................................................... 3
1.5. Metodología ............................................................................................................. 4
1.5.1. Métodos de investigación ............................................................................... 4
1.6. Metodología propia .................................................................................................. 7
CAPÍTULO II ................................................................................................................. 9
2. ANTECEDENTES HISTÓRICOS SALUD Y SEGURIDAD
OCUPACIONAL ................................................................................................... 9
2.1 Gestión de la Salud y Seguridad Ocupacional ....................................................... 10
2.2 Importancia de un Sistema Gestión de Salud y Seguridad ocupacional ................ 11
2.3 Objetivos de un Sistema de Salud y Seguridad Ocupacional ................................ 12
2.4 Riesgo Laboral ....................................................................................................... 13
2.4.1 Evaluación de Riesgos Laborales ................................................................. 13
2.5 Metodología para la Evaluación de los Riesgos Laborales ................................... 14
2.5.1 Método de William Fine ............................................................................... 14
2.5.2 Método de HAZOP ....................................................................................... 18
2.5.3 Antecedentes OHSAS 18001 ........................................................................ 24
2.5.4 Proceso de Implementación del Sistema de Gestión OHSAS 18001 ........... 27
2.6 Medio Ambiente Antecedentes históricos ............................................................. 31
2.6.1 Gestión Ambiental .......................................................................................... 32
2.6.2. Aspecto Ambiental ....................................................................................... 35
2.6.3 Impacto Ambiental ....................................................................................... 36
2.6.4. Matriz de Leopold ......................................................................................... 38
2.6.5. Metodología de Mc Harg .............................................................................. 40
2.6.6. Antecedentes de la norma 14001 .................................................................. 43
2.6.7. Proceso de Implementación del Sistema de Gestión Ambiental ISO 1400 .. 47
IX
2.7. Sistema Integrado Antecedentes ............................................................................ 49
2.7.1. Ventajas de la Integración de Sistemas de Gestión ...................................... 51
2.7.2. Desventajas de la Integración de los Sistemas de Gestión ........................... 51
CAPÍTULO III .............................................................................................................. 56
3. SCALE LOGISTICS CÍA. LTDA. .................................................................... 56
3.1. Antecedentes Históricos de la Empresa ................................................................. 56
3.2. Situación Actual de la Empresa ............................................................................. 57
3.3. Misión .................................................................................................................... 58
3.4. Visión ..................................................................................................................... 58
3.5. Ubicación de la Empresa ....................................................................................... 58
3.6. Organigrama Estructural de la Empresa ................................................................ 59
3.7. Infraestructura de la Empresa ................................................................................ 60
3.8. Recurso y Equipos de la Empresa ......................................................................... 61
3.9. Servicios de la Empresa ......................................................................................... 61
3.10. Proveedores............................................................................................................ 62
3.11. Clientes .................................................................................................................. 62
3.12. Procesos ................................................................................................................. 63
3.13. Diagnostico de la situación actual de la Seguridad, Salud y Gestión Ambiental de
la Empresa (matriz de riesgos) .............................................................................. 64
3.14. Identificación y evaluación de los riesgos laborales por proceso operativo de la
Empresa “SCALE LOGISTICS” ........................................................................... 67
3.15. Identificación y evaluación de los impactos ambientales por proceso operativo en
la Empresa “SCALE LOGISTICS” ....................................................................... 68
CAPÍTULO IV .............................................................................................................. 69
4. PROPUESTA DE UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ................... 69
5. PRESUPUESTO Y CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES .............................. 253
5.1. RUBROS ............................................................................................................. 253
5.2. PRESUPUESTO PARA EL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO ............. 254
5.3. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES .............................................................. 255
X
CAPITULO V .............................................................................................................. 256
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .............................................. 256
5.1. CONCLUSIONES ............................................................................................... 256
5.2. RECOMENDACIONES ..................................................................................... 258
ANEXO 1 ..................................................................................................................... 262
ANEXO 2 ..................................................................................................................... 281
XI
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla Nº 1 Evaluación de Riesgos de FINE .................................................................. 15
Tabla Nº 2 Evaluación de Riesgos de FINE .................................................................. 15
Tabla Nº 3 Evaluación de Riesgos de FINE .................................................................. 16
Tabla Nº 4 Evaluación de Riesgos de FINE .................................................................. 16
Tabla Nº 5 Evaluación de Riesgos de FINE .................................................................. 17
Tabla Nº 6 Evaluación de Riesgos de FINE .................................................................. 17
Tabla Nº 7 Evaluación de Riesgos de FINE .................................................................. 18
Tabla Nº 8 Esquema de Palabras Guía ........................................................................... 21
Tabla Nº 9 Tabla HAZOP .............................................................................................. 22
Tabla Nº 10 Tabla HAZOP ............................................................................................ 23
Tabla Nº 11 Correspondencia de las Normas OHSAS 18001, ISO 14001 ..................... 53
Tabla Nº 12 Relación Documental de las Normas ISO 14001:2004 y OHSAS
18001:2007 ................................................................................................ 55
Tabla Nº 13 Matriz de Problemas de Salud, Seguridad Ocupacional, Ambientales ...... 64
Tabla Nº 14 Matriz de Riesgos Laborales de la Empresa “SCALE LOGISTICS” ....... 67
Tabla Nº 15 Matriz de Impactos Ambientales la Empresa “SCALE LOGISTICS” ...... 68
Tabla Nº 16 Presupuesto para el Sistema de Gestión Integrado .................................. 254
Tabla Nº 17 Cronograma de Actividades ..................................................................... 255
XII
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico Nº 1 Elementos del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad Laboral según la
Norma OHSAS 18001 .................................................................................................... 13
Gráfico Nº 2 Ciclo de Shewhart ...................................................................................... 27
Gráfico Nº 3 Impactos Ambientales de un Producto durante su Ciclo de Vida.............. 37
Gráfico Nº 4 Análisis de Entradas y Salidas de Una Organización ................................ 37
Gráfico Nº 5 Ciclo de Shewhart ...................................................................................... 47
Gráfico Nº 6 Organigrama (Nomina Propia) .................................................................. 59
Gráfico Nº 7 Organigrama (Principales Operadores) ..................................................... 59
XIII
RESUMEN
La empresa “SCALE LOGISTICS” brinda servicios logísticos dentro y fuera de la
ciudad, entre ellos tenemos los siguientes:
TransporteInterno
Transporte Interprovincial
Distribución
Mudanzas
“SCALE LOGISTICS”es una empresa relativamente nueva y con el fin de expandir sus
actividades y cumpliendo con los estándares establecidos por ser una de las filiales de la
transnacional PANALPINA, ha puesto en marcha el proyecto de implementar un
Sistema de Gestión Integrado basado en las Normas ISO 14001 Y OHSAS 18001, para
garantizar que los parámetros tanto de Seguridad y Salud Ocupacional así como Los
Aspectos e Impactos Ambientales sean identificados, evaluados, controlados y
estandarizados como parte de la mejora continua de la Empresa en cada una de sus
operaciones y servicios, brindando a sus clientes un servicio de calidad garantizando la
integridad física de sus empleados y respetando el medio ambiente.
XIV
SUMMARY
The “SCALE LOGISTICS” company offers logistic services, in the city and outside in
all provinces of Ecuador, examples of these services are explained in the following
lines:
• Domestic Transportation
• Interprovincial Transportation
• Distribution
• Moving
"SCALE LOGISTICS” is a relatively new company, with the goal of expand its
activities to meet the standards set by one of the biggest company in the world like
PANALPINA, because of “SCALE LOGISTICS” is a subsidiary company of it.
In order to accomplish the standards established by “PANALPINA”, "SCALE
LOGISTICS” company has launched the project to implement an Integrated
Management System based on ISO 14001 and OHSAS 18001 normative, by this way
the company ensure that the parameters of both, the Occupational Health and Safety be
accomplished, and also has the goal of identify, assess, control and standardize the
Environmentalaspects and impacts as part of the continuous improvement of the
Company in each of its operations and services, providing to its customers quality
service, guaranteeing the safety of their employees and respecting the environment.
CAPÍTULO I
1
CAPÍTULO I
1.1. Introducción
Toda operación o servicio empresarial está expuesta a sufrir una serie de problemas e
inconvenientes, los cuales generan efectos negativos en la seguridad y la salud de los
trabajadores, y en el medio ambiente, en consecuencia, las empresas deben buscar
alternativas viables que garanticen tanto la seguridad y salud en los operadores como la
protección del medio ambiente, incrementando su vez la productividad en cada una de
sus operaciones.
Esta es la razón primordial del diseño del presente Sistema de Gestión Integrado, el
unificar tanto el área de Salud y Seguridad Ocupacional como el área de Medio
Ambiente, con el fin de establecer parámetros de control y medición que nos garanticen
que las operaciones que se desarrollan en la empresa “SCALE LOGISTICS” cumplan
los lineamientos tanto legales, como los que exigen en las normas internacionales, así
salvaguardamos la integridad física del personal que labora en la empresa y cuidamos el
entorno en donde se desarrollan las actividades de la empresa.
1.2. Objetivos
A continuación se detallan los objetivos que hacen necesario el Diseño de un sistema
integrado de gestión ambiental, seguridad y salud ocupacional, basado en las normas:
ISO14001:2004 y OHSAS 18000 para su aplicación en la empresa de servicios
logísticos “SCALE LOGISTICS”.
2
1.2.1. Objetivo General
Diseñar un sistema integrado de gestión ambiental, seguridad y salud ocupacional,
basado en las normas ISO14001:2004 y OHSAS 18001:2007, para la empresa de
servicios logísticos “SCALE LOGISTICS” del Ecuador, con el fin de cumplir con los
requisitos y parámetros tanto en el ámbito ambiental como en el ámbito de seguridad y
salud ocupacional, exigido tanto por la empresa contratista “PANALPINA ECUADOR
S.A.” como por las leyes locales.
1.2.2. Objetivos Específicos
Realizar una identificación y evaluación de aspectos e impactos ambientales,
con el fin de identificar los factores críticos que reinciden en el impacto
negativo del medio ambiente,
Realizar una identificación y evaluación de los riesgos de seguridad y salud
ocupacional que existen actualmente la empresa “SCALE LOGISTICS”, con
el fin de medir, el grado de seguridad laboral de dicha empresa.
Diseñar un sistema de gestión que cumpla con los requisitos establecidos en
las normativas legales Internacionales.
Elaborar un manual de gestión integrado de ambiente, salud y seguridad
ocupacional.
1.3. Justificación
La empresa para la cual se llevara a cabo el diseño de un sistema de gestión ambiental,
seguridad y salud ocupacional, es una organización destinada a prestar servicios de
transporte y logística terrestre, Por ser una empresa relativamente nueva, debe elaborar
3
la documentación pertinente que corrobore, que la organización está cumpliendo con las
normativas exigidas por la ley, y por la empresa en la cual forma parte como una filial,
cuyo requisito establece que es indispensable que “SCALE LOGISTICS”, cumpla con
los parámetros que garanticen la calidad, así como la protección y atención que se da al
medio ambiente, y la salud y seguridad laboral de los trabajadores de la empresa.
Estas exigencias producen la necesidad de la empresa “SCALE LOGISTICS”, de
diseñar un sistema de gestión ambiental, salud y seguridad ocupacional, ya que las
posibles consecuencias, es que la empresa para la cual “SCALE LOGISTICS” trabaja
prescinda de sus servicios por no cumplir con todas las normativas, exigencias,
documentación y parámetros legales, requisito fundamental para seguir trabajando como
filial de “PANALPINA ECUADOR S.A.”
1.4. Hipótesis o Idea a defender
Si se realiza una identificación y evaluación de los riesgos laborales e impactos
ambientales en la empresa “SCALE LOGISTICS”, se investiga la legislación local
vigente al respecto, y se estudia los fundamentos técnicos de los riesgos e impactos, se
podrá diseñar un sistema de gestión integrado ambiental, salud y seguridad ocupacional,
basado en las normas: ISO14001:2004 y OHSAS 18001:2007, para la empresa de
servicios logísticos “SCALE LOGISTICS”
4
1.5. Metodología
La metodología aplicada en el presente trabajo se presenta a continuación detallando
cada método utilizado y su finalidad dentro de este tipo de estudio.
1.5.1. Métodos de investigación
Para el presente diseño se aplicaron varios métodos, los cuales fueron escogidos de una
gama presentada a continuación:
1.5.1.1. Método Científico
Método formado de procedimientos encaminados a la búsqueda de la verdad, siempre se
basa en un análisis teórico y está constantemente sometido a prueba.
1.5.1.2. Método Analítico
Este método parte de una realidad completa y compleja, indaga en ésta para poder
describirla y desglosarla en partes. Es decir pretende descubrir las causas que
constituyen esa realidad.
1.5.1.3. Método Sintético
Método utilizado para analizar cada una de las partes que componen un hecho global o
un todo, para unificarlas y entenderlo, ahora bien si logramos entender el hecho y
mediante las partes analizadas formamos un nuevo todo entonces logramos tener una
síntesis mucho más valiosa.
5
1.5.1.4. Método Inductivo
Este método se basa en descubrir las afirmaciones o resultados partiendo de sus hechos
iniciales.
1.5.1.5. Método Deductivo
Método que reúne las afirmaciones generales, los sintetiza y los analiza para llegar a
descubrir una verdad establecida.
1.5.1.6. Método de Observación
Método básico que consiste en únicamente recibir información visual de los hechos sin
necesidad de influir en ellos ni en su naturaleza, y mediante esta información encontrar
causas de la existencia de los hechos.
1.5.1.7. Método dialéctico
Estudio enfocado a analizar todos los factores de la realidad y canalizarlos como su
reflejo mental en interacción.
1.5.1.8. Método hipotético deductivo
Método que se encarga de estudiar los conocimientos comprobados para mediante
deducciones encontrar datos de la realidad actual.
6
1.5.1.9. Método de Medición
Partiendo de los datos obtenidos por el método de observación se puede incorporar
términos que definan las propiedades cuantitativas de los hechos para poder entenderlos
de mejor manera.
1.5.1.10. Método histórico-comparado
Método encargado de la recopilación de datos reales indagando en el pasado para
organizarlos, establecer una relación positiva y negativa, y sistematizarlos para el uso
actual.
1.5.1.11. Método de la Experimentación
Tiene como base los métodos de medición y observación, partiendo de estos se
diferencian los fenómenos de los que son similares y de los factores que lo pueden
alterar, por esto es un método que analiza mucho los hechos a ser estudiados.
1.5.1.12. Muestreo
Técnica que generaliza los resultados del estudio de una parte del todo, es decir, como
muchas veces se hace imposible el estudio del universo o “todo” de la investigación la
técnica recoge una parte de este “todo” para analizarla y los resultados los aplica al
universo.
7
1.5.1.13. Entrevista
Técnica para recolectar información principalmente caracterizada por una conversación,
la conversación no es común, es una especie de interrogatorio dirigido a las personas
cuya información sirve para su posterior análisis.
1.5.1.14. Test
Es una técnica que analiza los rasgos de personalidad o conducta de una persona
mediante actividades y preguntas.
1.5.1.15. Técnicas de Subrayado y la lectura
Estas técnicas permiten obtener los datos más importantes contenidos en la revisión
bibliográfica, mediante esta técnica se asimilan mejor los datos científicos en menor
tiempo.
1.5.1.16. Revisión de Internet
Técnica moderna que ayuda a obtener información acerca de casos y situaciones
similares a las que se está investigando, de tal manera que sirvan como una especie de
experiencia para nuestra investigación.
1.6. Metodología propia
Se utilizará el método científico en toda la investigación y en el diseño del sistema de
control de inventarios, pues todo se analizará en base a la situación actual de la empresa
tratando de corregir las falencias de anteriores años, analizando a profundidad los datos
8
para así poder obtener los valores necesarios encaminados a la realidad mediante un
pronóstico en base a datos históricos.
Aplicamos el método sintético para investigar la información de diferentes libros y
sintetizar su contenido llegando a un consenso preciso de información.
El método analítico es parte fundamental del análisis, es aplicado en el momento en que
se diseña el sistema pues se tiene que estudiar cada uno de los ítems y cada punto del
supermercado para desarrollarlo de manera correcta.
Aplicamos también el método de observación para estudiar el estado de la bodega y la
percha del supermercado.
También este estudio aplica el método de medición pues mediante los cálculos del
sistema se determina cuánto debo pedir cada mes, es decir debo pedir más en relación a
la actualidad o menos.
En el inicio del diseño vamos a aplicar el método histórico-comparado para analizar la
demanda histórica, luego de lo cual se iniciará con el prototipo de sistema aplicando el
método experimental.
Todo el estudio se apoya en técnicas de investigación como muestreo, encuesta,
subrayado, lectura, y revisión de Internet
CAPÍTULO II
9
CAPÍTULO II
2. Antecedentes HistóricosSalud y Seguridad Ocupacional
La indiferencia por la salud y seguridad de los trabajadores ha sido una característica de
lassociedades antiguas y modernas hasta tiempos relativamente recientes. Fue solamente
acomienzo de la década de los 40 de este siglo, con el comienzo de la segunda
guerramundial, cuando se comprendió la real importancia de la Salud Ocupacional. El
conflictobélico puso en evidencia la relevancia que adquiriría el estado de salud de la
poblaciónlaboral para poder cumplir adecuadamente con las importantes exigencias que
generó esaguerra. Se inició entonces un período de rápido desarrollo en esta disciplina,
con unacelerado progreso en sus respectivas áreas, proceso que continua sin
interrupciones hastala actualidad.
La actividad laboral más representativa para efectos de resaltar las condiciones de
trabajoen esa época la constituye la minería. En Egipto y Grecia existieron
importantesyacimientos de oro, plata y plomo; sin embargo no se implementaron
medidas de seguridady/o higiene, fundamentalmente porque los que desempeñaban ese
tipo de trabajo eran esclavos opresidiarios; el trabajo adquirirá entonces una
connotación correccional. Existía ademásabundante mano de obra para reemplazar a los
trabajadores que fallecían o quedabanincapacitados producto de accidentes o
enfermedades laborales, por las condiciones y el entorno de aquel entonces no se ponía
el cuidado necesario a las necesidades de seguridad e higiene laborales los trabajadores
de aquel entonces.
10
En 1997, entes de certificación y organismos estatales relacionados con la
normalización, liderados por la British StandardsInstitution (BSI) crearon el consorcio
internacional “Proyecto OHSAS (OccupationalHealth and Safety Assessment Series)”
que produjo, con éxito y repercusión muy positiva en el mundo, la Norma OHSAS
18001:1999, que es la más reconocida en el mundo y que entre sus virtudes figura su
desaparición al momento que ISO publique una norma internacional equivalente.
Las normas OHSAS 18000 son una serie de estándares voluntarios internacionales
relacionados con la gestión de seguridad y salud ocupacional, toman como base para su
elaboración las normas 8800 de la British Estándar BSI. Participaron en su desarrollo
las principales organizaciones certificadas del mundo, abarcando más de 15 países de
Europa, Asia y América. OHSAS 18000 es un sistema que entrega requisitos para
implementar un sistema de gestión de salud y seguridad ocupacional, habilitando a una
empresa para formular una política y objetivos específicos asociados al tema,
considerando requisitos legales e información sobre riesgos inherentes a su
actividad.Estas normas son aplicables a riesgos de SSO y riesgos relacionados con la
gestión de la empresa que puedan causar algún impacto en su operación y sean
controlables.
2.1 Gestión de la Salud y Seguridad Ocupacional
Una forma segura de gestionar con éxito una organización o una actividad consiste en
conseguir el involucramiento de las personas en ese compromiso. Más que procesos de
"Reingeniería" deberíamos hablar y pensar en la "rehumanización" de las empresas y
organizaciones.
11
Este sistema de gestión lo que busca desarrollar una metodología, capaz de satisfacer
primero, al cliente interno de la organización, mucho más cercano y determinante que el
remoto que recibe nuestros productos y servicios, así pues, estudian y evalúan
la satisfacción de los operarios sus condiciones de trabajo y, de entre ellas en primer
término, su seguridad y su salud.
En la seguridad y salud ocupacional se ha venido trabajando con riesgos o factores de
riesgos que originan un efecto negativo, principalmente, sobre la salud de las personas;
ahora se debe realizar un enfoque de aspectos del ambiente laboral, que van a generar
un impacto de salud o riesgo para la salud.
Los sistemas de gestión de seguridad y salud ocupacional, constituyen, por tanto, la
herramienta ideal para la implantación de las actividades preventivas en las
organizaciones, dotando a las mismas de unos medios para la gestión de los aspectos de
seguridad y salud laboral, de una forma estructurada. Existen en la actualidad diferentes
documentos de referencia para la implantación de estos sistemas de gestión de la
prevención.
2.2 Importancia de un Sistema Gestión de Salud y Seguridad ocupacional
1. Ayuda a cumplir tanto la legislación vigente como cualquier norma a la cual la
empresa desee adoptar (códigos de buenas prácticas, las normas internas de la
empresa) con facilidad
2. Ayuda a reducir costos al administrar la seguridad y salud ocupacional (SSO)
como sistema.
12
3. Evitar la ventaja comparativa que podrían suponer menores costos de
producción en base a un nivel inferior en las condiciones de trabajo de las
empresas.
4. El incremento de la conciencia de los inversores, ya que estos incluyen en su
planificación la importancia, de que la seguridad y el medio ambiente, deben
mantenerse y cuidarse.
5. La concienciación de los principales actores, como organismos del Estado,
empresarios y clientes.
6. Las técnicas modernas de gestión, que están volviendo a considerar a la SSO
como un factor de producción.
7. Considerar a la SSO como un elemento de marketing. La implantación de un
buen sistema mejora la imagen de la empresa.
2.3 Objetivos de un Sistema de Salud y Seguridad Ocupacional
1. Comprender y mejorar las actividades y resultados de la prevención de riesgos
laborales.
2. Establecer una política de prevención de riesgos laborales que se desarrollaron
en objetivos y metas de actuación.
3. Implantar la estructura necesaria para desarrollar la política y objetivos.
4. Compromiso de cumplimiento de la legislación y otros requisitos que la
organización suscriba.
5. Compromiso de mejora continua que será reflejado en objetivos y metas.
13
Gráfico Nº 1Elementos del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad Laboral
según la Norma OHSAS 18001
Fuente: Norma OHSAS 18001
Elaborado por: Gabriela Vaca
2.4 Riesgo Laboral
Es la probabilidad de daño, enfermedad o muerte bajo circunstancias específicas dentro
del ambiente laboral. Puede expresarse en términos cuantitativos deprobabilidad. En
muchos casos el riesgo sólo puede describirse cualitativamente como alto, bajo o
insignificante.
2.4.1 Evaluación de Riesgos Laborales
La evaluación de los riesgos laborales es el proceso dirigido a estimar la magnitud de
aquellos riesgos que no hayan podido evitarse, obteniendo la información necesaria para
que el empresario esté en condiciones de tomar una decisión apropiada sobre la
14
necesidad de adoptar medidas preventivas y, en tal caso, sobre el tipo de medidas que
deben adoptarse.
2.5 Metodología para la Evaluación de los Riesgos Laborales
Aunque las metodologías de las distintas organizaciones se basan en criterios
cuantitativos de manera general, si existen diferencias en cuanto al alcance de estas.
2.5.1 Método de William Fine
El procedimiento de W. Fine, está previsto para elcontrol de los riesgos, los conceptos
empleados son:
1. Consecuencias. Se definen como el daño, debidoal riesgo que se considera más
grave posible,incluyendo desgracias personales y daños a lapropiedad.
2. Exposición. Es la frecuencia con que se presentala situación de riesgo. Siendo
tal, que el primeracontecimiento indeseado iniciará la secuencia delaccidente.
3. Probabilidad. La posibilidad que, una vez presentada la situación de riesgo, se
origine el accidente.
Habrá que tener en cuenta la secuencia completade acontecimientos que desencadenan
elaccidente.
Para el desarrollo del método, se utiliza unos cuadrosde cuantificación, los cuales
resultan luego deuna serie de pruebas; hechas por el autor.
Estas permiten, en primer lugar, hallar un valor deriesgo, para en seguida calcular la
justificación o node la inversión propuesta.
15
Tabla Nº 1Evaluación de Riesgos de FINE
CONSECUENCIAS C
CATASTROFE, numerosas muertes, daños por encima de 150,000,000 de Pts. 100
VARIAS MUERTES, daños desde 75,000,000 a150,000,000 Pts. 50
MUERTE, daños desde 15,000,000 a75,000,000 Pts. 25
LESIONES GRAVES, invalidez permanente o daños de 1,500,000
a15,000,000 Pts. 15
LESIONES CON BAJA, daños desde 150,000 a1,500,000 Pts. 5
LESIONES SIN BAJA, daños de hasta 150,000 Pts. 1
Fuente: Fine, W. 2001. Método de William T. Fine
Elaborado por: Gabriela Vaca
Tabla Nº 2Evaluación de Riesgos de FINE
EXPOSICIÓN E
CONTINUAMENTE, muchas veces al día 10
FRECUENTEMENTE, aproximadamente una vez al día 6
OCASIONALMENTE, de una vez a la semana, a una vez al mes 3
IRREGULARMENTE, de una vez al mes, a una vez al año 2
RARAMENTE, cada bastantes años 1
REMOTAMENTE, no se sabe que haya ocurrido, pero no se descarta 0,5
Fuente: Fine, W. 2001. Método de William T. Fine
Elaborado por: Gabriela Vaca
16
Tabla Nº 3Evaluación de Riesgos de FINE
PROBABILIDAD P
Es el resultado más probable y esperado 10
Es completamente posible, no será nada extraño 6
Sería una secuencia o coincidencia rara pero posible, ha ocurrido 3
Coincidencia muy rara, pero se sabe que ha ocurrido 1
Coincidencia extremadamente remota pero concebible 0,5
Coincidencia prácticamente imposible, jamás ha ocurrido 0,1
Fuente: Fine, W. 2001. Método de William T. Fine
Elaborado por: Gabriela Vaca
Tabla Nº 4Evaluación de Riesgos de FINE
MAGNITUD DEL
RIESGO ®
CLASIFICACION DEL
RIESGO
ACTUACIÓN FRENTE AL
RIESGO
Mayor de 400
Riesgo muy alto (grave e
inminente)
Detención inmediata de la actividad
peligrosa
Entre 200 y 400 Riesgo alto Corrección inmediata
Entre 70 y 200 Riesgo notable Corrección necesaria urgente
Entre 20 y 70 Riesgo moderado
No es emergencia pero debe
corregirse
Menos de 20 Riesgo aceptable Puede omitirse la corrección
Fuente: Fine, W. 2001. Método de William T. Fine
Elaborado por: Gabriela Vaca
17
Tabla Nº 5Evaluación de Riesgos de FINE
COSTE VALOR
Mas de 7,500,000 Pts. 10
De 3,750,000 a7,500,000 Pts. 6
De 1,500,000,a 3,750,000 Pts. 4
De 150,000 a1,500,000 Pts. 3
De 15,000 a150,000 Pts 2
De 3,750 a15,000 Pts. 1
Menos de 3,750 Pts. 0,5
Fuente: Fine, W. 2001. Método de William T. Fine
Elaborado por: Gabriela Vaca
Tabla Nº 6Evaluación de Riesgos de FINE
CORRECCIÓN VALOR
Riesgo eliminado al 10% 1
Riesgo reducido al menos al 75% 2
Riesgo reducido del 50% al 75% 3
Riesgo reducido del 25% al 50% 4
Riesgo reducido menos del 25% 6
Fuente: Fine, W. 2001. Método de William T. Fine
Elaborado por: Gabriela Vaca
18
Tabla Nº 7Evaluación de Riesgos de FINE
Fuente: Fine, W. 2001. Método de William T. Fine
Elaborado por: Gabriela Vaca
2.5.2 Método de HAZOP
Es una técnica de identificación de riesgos, basada en la premisa de que los riesgos, los
accidentes o los problemas de operatividad, se producen como consecuencia de una
desviación de las variables de proceso con respecto a los parámetros normales de
operación en un sistema dado y en una etapa determinada.
La técnica consiste en analizar sistemáticamente las causas y las consecuencias de unas
desviaciones de las variables de proceso, planteadas a través de unas “palabras guía”
2.5.2.1 Definición del Área de Estudio de la metodología HAZOP
Consiste en delimitar las áreas a las cuales se aplica la técnica. En una determinada
instalación de proceso, considerada como el área objeto de estudio, se definirán para
mayor comodidad una serie de subsistemas o líneas de proceso que corresponden a
entidades funcionales propias:
Línea de descarga a un depósito
19
Separación de disolventes
Reactores
2.5.2.2 Definición de los Nudos
En cada uno de estos subsistemas o líneas se deberán identificar una serie de nudos, o
puntos claramente localizados en el proceso. Por ejemplo:
Tubería de alimentación de una materia prima a un reactor
Impulsión de una bomba
Depósito de almacenamiento
Cada nudo deberá ser identificado y numerado correlativamente dentro de cada
subsistema y en el sentido del proceso para mejor comprensión y comodidad. La técnica
HAZOP se aplica a cada uno de estos puntos. Cada nudo vendrá caracterizado por
variables de proceso como:
Presión
Temperatura
Caudal
Nivel
Composición
Viscosidad
20
La facilidad de utilización de esta técnica requiere reflejar en esquemas simplificados de
diagramas de flujo todos los subsistemas considerados y su posición exacta.
El documento que actúa como soporte principal del método es el diagrama de flujo de
proceso.
2.5.2.3 Aplicación de las Palabras Guía
Las “Palabras guía”, se utilizan para indicar el concepto que representan a cada uno de
los nudos definidos anteriormente que entran o salen de un elemento determinado.
Se aplican tanto a acciones:
Reacciones
Transferencias, etc.
Como a parámetros específicos:
Presión
Caudal
Temperatura
21
2.5.2.4 Esquema de Palabras Guía
Tabla Nº 8Esquema de Palabras Guía
Fuente: Fine, W. 2001. Método de William T. Fine
Elaborado por: Gabriela Vaca
2.5.2.5 Definición de las Desviaciones a Estudiar
Para cada nudo se plantea de forma sistemática todas las desviaciones que implican la
aplicación de cada palabra guía a una determinada variable o actividad. Para realizar un
análisis exhaustivo, se deben aplicar todas las combinaciones posibles entre palabra guía
y variable de proceso, descartándose durante la sesión las desviaciones que no tengan
sentido para un nudo determinado.
22
Paralelamente a las desviaciones se deben indicar las causas posibles de estas
desviaciones y posteriormente las consecuencias de estas desviaciones.
2.5.2.6 Sesiones Hazop
Las sesiones HAZOP tienen como objetivo la realización sistemática del proceso
descrito anteriormente, analizando las desviaciones en todas las líneas o nudos
seleccionados a partir de las palabras guía aplicadas a determinadas variables o
procesos. Se determinan las posibles causas, las posibles consecuencias, las respuestas
que se proponen, así como las acciones a tomar.
Toda esta información se presenta en forma de tabla sistematizada como la siguiente:
Tabla Nº 9Tabla HAZOP
Fecha: Empresa: Planta: Turno:
HAZOP realizado por:
Nudo
Palabra
Guía
Desviación
de la
variable
Posibles
causas Consecuencias Respuestas Señalización
Acciones
a tomar Comentarios
Fuente:http://www.cepis.ops-oms.org/cursoepi/e/lecturas/mod2/articulo4.pdf
Elaborado por: Gabriela Vaca
23
Tabla Nº 10Tabla HAZOP
Columna Contenido
Posibles
causas
Describe numerándolas las posibles causas que pueden conducir a la
desviación
Consecuencias
Para cada una de las causas planteadas, se indican con la consiguiente
correspondencia en la numeración las consecuencias asociadas
Respuestas del
Sistema
Los mecanismos de detección de la desviación planteada según causas
o consecuencias. Los automatismos capaces de responder a la
desviación planteada según las causas
Acciones a
tomar
Propuesta preliminar de modificaciones a la instalación en vista de la
gravedad de la consecuencia identificada
Comentarios
Observaciones que complementan algunos de los elementos reflejados
en las columnas anteriores
Fuente: http://www.cepis.ops-oms.org/cursoepi/e/lecturas/mod2/articulo4.pdf
Elaborado por: Gabriela Vaca
2.5.2.7 Ventajas del Método HAZOP
Es una buena técnica para contrastar distintos puntos de vista de una
instalación
Es una técnica sistemática que puede crear, desde el punto de vista de la
seguridad, hábitos metodológicos útiles.
El coordinador mejora su conocimiento del proceso
24
No requiere prácticamente recursos adicionales, con excepción del
tiempo de dedicación.
2.5.2.8 Inconvenientes del Método HAZOP
Las modificaciones que haya que realizar en una determinada instalación
como consecuencia de un HAZOP, se pueden ver afectadas por criterios
económicos.
Depende mucho de la información disponible, a tal punto que puede
omitirse un riesgo si los datos de partida son erróneos o incompletos.
Al ser una técnica cualitativa, aunque sistemática, no hay una valoración
real de la frecuencia de las causas que producen una determinada
consecuencia.
2.5.3 Antecedentes OHSAS 18001
La serie OHSAS 18000 (OccupationalHealth and Safety Assessment Series) establece
un modelo para la Gestión de la Prevención de los Riesgos Laborales, desarrollado por
un conjunto de entidades de normalización y de certificación internacionales, entre las
que SGS ICS, Organismo Independiente de Certificación del Grupo SGS, ha
participado. La especificación OHSAS 18001, que es la certificable, fue publicada en el
año 1999 por el BSI (British StandardsInstitute).
El fin de esta especificación consiste en proporcionar a las organizaciones un modelo
de sistema proactivo para la gestión de la seguridad y la salud en el lugar de trabajo,
25
que permita, por una parte, identificar y evaluar los riesgos laborales, así como los
requisitos legales y otros requisitos de aplicación, y por otra, definir la estructura
organizativa, las responsabilidades, las funciones, la planificación de las actividades,
los procesos, procedimientos, recursos necesarios, registros, etc., que permitan,
desarrollar, poner en práctica, revisar y mantener una Política (sistema de gestión) de
Seguridad y Salud Laboral.
El tipo de estructura adoptado para esta especificación, basada en el ciclo de
mejoracontinua desarrollado por Shewart y Deming (ciclo PDCA), como herramienta
para mejorar el comportamiento de la organización en materia de prevención con vistas
a mejorar los resultados. Así como la Ley 31/1995 y sus posteriores modificaciones
(Ley 54/2003) y la reglamentación que la desarrolla son de obligado cumplimiento, la
especificación OHSAS 18001 es de carácter voluntario; no obstante, permite asegurar
el cumplimiento de esta legislación, dado que en la propia Ley 54/2003, en su artículo
segundo, se enfatiza la integración de la prevención en los sistemas de gestión de las
empresas.
2.5.3.1.Ventajas de la aplicación de la norma OHSAS 1800
Algunas de las ventajas de la certificación OHSAS 18001 son:
Reducción de pérdidas ocasionadas por accidentes y enfermedades
profesionales.
Mayor control del cumplimiento de los requerimientos legales laborales.
Satisfacción de clientes y empleados.
26
Mayor confianza de accionistas e inversores.
Esta norma OHSAS es aplicable en cualquier organización que desee:
a) Establecer un sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional (SySO), con
el fin de eliminar o minimizar los riesgos para el personal y otras partes
interesadas que pueden estar expuestas a peligros de SySO asociados con sus
actividades
b) Implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema degestión en SySO
c) Asegurarse de su conformidad con la política en SySO establecida
d) Demostrar la conformidad con esta norma OHSAS mediante:
Una auto-evaluación y auto-declaración, o
La búsqueda de confirmación de conformidad por las partes que tienen
interés en la organización, tales como los clientes, o
La búsqueda de confirmación de su auto-declaración por una parte
externa a la organización, o
La búsqueda de la certificación/registro del sistema de gestión en SySO
por una organización externa.
2.5.3.2.Familia de OHSAS 18001
La familia OHSAS 18001 está compuesta de las siguientes normas:
OHSAS 18001:2007 – Requisitos Sistemas de Gestión S&SO
OHSAS 18001:2008 – Guías para implementación de un sistema OHSAS
18001
ILO-OSH:2001 – Directrices para los Sistemas de Gestión de S&SO
27
ISO 19011:2002 – Directrices para la realización de auditorías de Sistemas
de Gestión Ambiental.
2.5.4 Proceso de Implementación del Sistema de Gestión OHSAS 18001
Gráfico Nº 2Ciclo de Shewhart
Fuente: Sistemas Integrado de Gestión Pontificia Universidad Católica de
Perú
Elaborado por: Gabriela Vaca
Todo Sistema de Gestión debe iniciarse con el compromiso de la dirección de la
empresa, manifestado en una política de prevención de riesgos laborales en la que se
detallan las intenciones y principios de la misma frente a la prevención de riesgos
laborales y establece objetivos globales de seguridad y salud ocupacional.
28
El compromiso asumido por la dirección de la empresa debe incluir la mejora continua
y el cumplimiento de las leyes vigentes y otras obligaciones que la empresa tenga con
su entorno.
2.5.4.1 Política
La planificación de la actividad preventiva se desarrolla en base a una identificación
previa de los peligros y a una evaluación y control de los riesgos en la empresa,
tomando en cuenta los requisitos legales y los objetivos establecidos para el Sistema de
Gestión.
En este sentido, la Norma OHSAS 18000 insta a las organizaciones hacia una continua
identificación de los peligros en el lugar de trabajo, a una evaluación de los riesgos
ocasionados por los peligros que no han podido ser eliminados y al establecimiento de
las medidas de control y actualización necesarias.
Asimismo, las organizaciones están en la obligación de investigar normas y requisitos
legales relacionados con la seguridad y salud ocupacional con el objetivo de saber
cuáles son las obligaciones a las que deben responder y cuáles son las sanciones de no
acatarlas.
Finalmente, las organizaciones deben establecer y mantener documentados objetivos de
mejora en términos de resultados de seguridad y salud ocupacional en cada una de las
funciones y niveles del sistema. Para alcanzar estos objetivos, las organizaciones deben
determinar las diferentes responsabilidades de ejecución, las acciones, medios y
29
recursos necesarios utilizando normalmente programas de gestión de la prevención de
riesgos laborales.
2.5.4.2 Implementación y Operación
En esta etapa se determinan los elementos del Sistema de Gestión teniendo en cuenta la
cultura de la empresa en materia de prevención.
En primer lugar se ha de establecer y documentar la estructura del personal y las
responsabilidades de cada uno de sus integrantes en la gestión, ejecución y verificación
de las actividades que resultan determinantes sobre los riesgos de instalaciones y
procesos de la organización (Ejemplo: integrantes de las brigadas de emergencia,
mandos, encargados, etc.), incluyendo el nombramiento del Representante de la
Dirección en Prevención.
En segundo lugar, deben determinarse las necesidades de formación en materia de
prevención (Evaluaciones de Riesgos) del personal con el objetivo de asegurar su
compromiso con el sistema a través de acciones formativas pertinentes cuya realización
se evidencie en registros adecuados.
En tercer lugar, se debe disponer de procedimientos que aseguren que la información
básica sobre el sistema sea comunicada desde y hacia los empleados y partes
interesadas. Todo esto con el objetivo de lograr que los trabajadores se involucren con
el desarrollo y revisión de una política y procedimientos de Gestión de Riesgos siendo
30
consultados cuando haya cualquier cambio que afecte a la Seguridad y Salud en el lugar
de trabajo.
En cuarto lugar, se deben determinar aquellas operaciones y actividades, en las que es
necesario aplicar medidas de control. Tales son los casos de:
Los Servicios y Subcontrataciones, comunicando los procedimientos y requisitos
relevantes a los proveedores y subcontratistas: coordinación interempresarial.
El diseño de procesos, instalaciones, maquinaria, procedimientos operativos y
organización del trabajo, incluyendo su adaptación a las capacidades humanas lo que
permite eliminar o reducir riesgos desde el inicio.
Por último, deben establecerse y mantenerse planes y procedimientos efectivos y
actualizados frente a posibles incidentes y situaciones de emergencia.
2.5.4.3 Verificación y Acción Correctiva
En esta etapa se establece la sistemática para comprobar y chequear periódicamente que
el sistema implantado es eficaz y que se siguen las prácticas y procedimientos
requeridos. Para ello, existen dos tipos de supervisión:
Tipo de supervisión que consta de inspecciones de seguridad y observaciones, chequeo
de elementos y dispositivos de seguridad, vigilancia de la salud (supervisión
proactiva).Todas estas actividades deben encontrarse debidamente planificadas y
utilizar registros que dejen constancia de su realización.
31
Tipo de supervisión que se realiza luego de producido algún incidente dentro Sistema de
Gestión (supervisión reactiva), el cual debe prever la sistemática para que se tomen
acciones que mitiguen las consecuencias de los mismos y eviten que se produzcan
nuevo.
El Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional debe establecer y mantener
un programa de auditorías, las cuales deben ser realizadas por personal competente
(adecuadamente entrenado y formado) e independiente de aquellos que tengan
responsabilidad directa sobre la actividad que deba ser evaluada.
2.5.4.4 Revisiónpor la Dirección
La alta dirección de la organización debe revisar, a intervalos que ella misma determine,
el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional (OHSMS) para asegurar su
continua idoneidad, su adecuación y eficacia; y tomar decisiones pertinentes en materia
de seguridad y salud basándose en información documentada y fiable.
2.6 Medio Ambiente Antecedentes históricos
En los últimos 30 años, la protección de la salud de los humanos y la responsabilidad
ambiental han sido preocupaciones prioritarias para las naciones industrializadas en el
mundo. Es así, como la puesta en marcha de acciones que protejan el medio ambiente,
lejos están de ser un ideal refrendado en el lema de un movimiento verde, como muchos
lo creen. De esta forma, anteriormente ya se relacionaban las primeras acciones en el
ámbito de las Naciones Unidas, Empresarios, Gobiernos, Científicos, en torno al tema
medio ambiental.
32
En este contexto, podemos citar en torno a los esfuerzos gubernamentales, en 1972, la
primera conferencia de las Naciones Unidas (ONU) Sobre el Medio Ambiente Humano
celebrada en Estocolmo, Suecia. Esta conferencia fue la primera iniciativa hacia el
control ambiental global y en ella se establecieron una serie de principios guía para
inspirar y guiar a los pueblos del mundo en la conservación y fortalecimiento del
entorno humano, y la preservación del medio ambiente.
En 1987, la Comisión Mundial para el medio ambiente y del Desarrollo, realizado en
Noruega, presento en su informe "Nuestro Futuro Común", la importancia de la
protección del medio ambiente para el logro del "desarrollo sostenible", concepto que
describiré más adelante.
Finalmente, la más importante conferencia de Las Naciones Unidas sobre el Medio
Ambiente y el Desarrollo, por el número de países participantes, es la realizada en 1992,
en Río de Janeiro, Brasil ("Cumbre para la Tierra"). El concepto central de esta
conferencia fue el "Desarrollo Sustentable", o sea crecimiento económico, equidad
social y preocupación por el medio ambiente.
2.6.1 Gestión Ambiental
Los riesgos ambientales constituyen, hoy por hoy, una nueva preocupación que debe
estar presente en las decisiones de los empresarios y en los programas de imagen
institucional de las empresas. La legislación ambiental se orientara, a sancionar
severamente a las empresas que transgredan los padrones de calidad en sus descargas o
que introduzcan modificaciones indeseadas en el medioambiente. Para la Empresa,
33
entretanto, no se trata de solo absorber las multas que pueden parecer, a primera vista
irrisorias, con valores muchas veces desactualizados. Se trata también de enfrentar los
riesgos, mucho más graves de la prohibición, con el lucro cesante concurrente, así como
la prohibición o inhabilitación definitiva de la instalación. Los riesgos ambientales
constituyen una nueva preocupación que debe estar presente en las decisiones de los
empresarios, en los programas de imagen institucional de las empresas, especialmente
los riesgos de contaminación de comunidades vecinas a los implantes, que pueden
asumir proporciones que exceden las previsiones más pesimistas, nombres antes
prácticamente desconocidos y que se tornaron tristemente famosos en pocas horas,
confirman ese temor: Seveso (Italia), Bhopal ( India ), Chernovyl (Rusia), ExonValdes
(Alaska).
Las organizaciones tienen el reto de enfrentar una serie de desafíos relacionados con los
cambios en los estilos de gestión, la satisfacción de los clientes y asimismo, la
preservación del medio ambiente y el use correcto de los recursos ambientales. De ahí
que la implantación, en las organizaciones, de sistemas de gestión ambiental eficaces,
contribuye a mejorar su competitividad en el marco de la regionalización y
globalización económica actuales.
Para ello, se requiere contar además del compromiso de la dirección de las
organizaciones, con personal cualificado y motivado para montar esquemas de gestión y
desempeño ambientales, que les permita a aquellas, poder acceder a certificaciones y
reconocimientos externos de dichos sistemas.
34
La definición y los términos aquí empleados para describir SGA hacen referencia a los
modelos existentes aplicados por las empresas más avanzadas en el campo
medioambiental, a los estándares emergentes, tomando de ello los aspectos esenciales,
aunque de modelo a modelo los términos pueden asumir sentidos más o menos
diferentes.
Diariamente podemos leer en los medios de comunicación alguna referencia a las
"normas ISO". Estas referencias siempre se relacionan con la calidad de los productos o
los servicios que venden u ofrecen las empresas. Por ello, las empresas que logran
alcanzar la calificación "ISO" lo publicitan como un importante logro empresarial.
2.6.1.1 Objetivos del Sistema de Gestión Ambiental
Identificar y valorar la probabilidad y dimensión de los riesgos puestos a la
empresa de los problemas medioambientales
Valorar que impactos tienen las actividades de la empresa sobre el entorno y
como éstos pueden crear problemas por efecto de los mismos clientes;
Definir los principios base que tendrán que conducir el ajuste de la empresa a
sus responsabilidades medioambientales
Establecer a corto, mediano, largo plazo, objetivos medioambientales,
balanceando costes y beneficios
Valorar los recursos necesarios para conseguir estos objetivos, asignando
para ellos las relativas responsabilidades y estableciendo los recursos
consiguientes
35
Elaborar específicos procedimientos para asegurar que cada empleado trabaja
en su actividad, de modo que contribuye a minimizar o eliminar el eventual
impacto negativo sobre el entorno de la empresa;
Comunicar responsabilidad e instrucciones a los distintos niveles de la
organización y formar a los empleados para una mayor eficiencia;
Medir los performances con referencia a los estándares establecidos y a los
objetivos, y aportar las modificaciones necesarias;
efectuar la comunicación interior y externa de los resultados conseguida con
el objetivo de motivar a todas las personas implicadas hacia mejores
resultados.
2.6.2. Aspecto Ambiental
Se define aspecto ambientalcomo elemento de las actividades, productoso servicios de
una organización que puede interactuar con el medio ambiente.
Por tanto, un aspecto ambiental es aquello que una actividad, producto o serviciogenera
(en cuanto a emisiones, vertidos, residuos, ruido, consumos, etc.) que tieneo puede tener
incidencia sobre el medio ambiente, entendido éste como el medionatural receptor de
los aspectos ambientales, incluyendo dentro de este medio losseres vivos que habitan en
él.
Una manera muy intuitiva de comprender estas definiciones es considerar el espacio,en
el que se realizan las actividades, como una esfera, en la que todo aquelloque entra, a
36
excepción de las materias primas o recursos, y todo aquello que sale,exceptuando los
productos o servicios, debe considerarse como aspecto ambiental
2.6.3 Impacto Ambiental
Es el efecto que produce una determinada acción humana sobre el medio ambiente en
sus distintos aspectos.
La degradación del medio ambiente incide en la competitividad del sector productivo a
través de varias vertientes, entre otras:
Falta de calidad intrínseca a lo largo de la cadena de producción
Mayores costos derivados de la necesidad de incurrir en acciones de
remediación de ambientes contaminados
Efectos sobre la productividad laboral derivados de la calidad del
medioambiente. También afectan la competitividad la inestabilidad del marco
regulatorio en materia ambiental y la poca fiscalización por parte de las
autoridades, lo cual conduce a incertidumbre jurídica y técnica. Esto puede
influir en costos adicionales que deben incurrir las empresas para demostrar
que los productos o servicios son limpios o generados amigablemente con el
medio ambiente.
2.6.3.1 Evaluación del Impacto Ambiental
Evaluación de Impacto Ambiental podemos definirla como un conjunto de técnicas que
buscan como propósito fundamental un manejo de los asuntos humanos de forma que
sea posible un sistema de vida en armonía con la naturaleza.
37
Gráfico Nº 3Impactos Ambientales de un Producto durante su Ciclo de Vida
Fuente: http://www.cnpml.org/html/archivos/GuiasDocumentos/GuiasDocumentos-ID8.pdf
Elaborado por: Gabriela Vaca
Gráfico Nº 4Análisis de Entradas y Salidas de Una Organización
Fuente: http://www.cnpml.org/html/archivos/GuiasDocumentos/GuiasDocumentos-ID8.pdf
Elaborado por: Gabriela Vaca
38
2.6.4. Matriz de Leopold
La matriz de Leopold (ML) fue desarrollada en 1971, en respuesta a la Ley de Política
Ambiental de los EE.UU. de 1969. La ML establece un sistema para el análisis de los
diversos impactos. El análisis no produce un resultado cuantitativo, sino más bien un
conjunto de juicios de valor. El principal objetivo es garantizar que los impactos de
diversas acciones sean evaluados y propiamente considerados en la etapa de planeación
del proyecto.
El análisis se realiza con la matriz de Leopold (ML). Esta matriz tiene en el eje
horizontal las acciones que causan impacto ambiental; y en el eje vertical las
condiciones ambientales existentes que puedan verse afectadas por esas acciones. Este
formato provee un examen amplio de las interacciones entre acciones propuestas y
factores ambientales.
No todas las acciones y factores listadas en los Cuadros 1 y 2 se aplican a un proyecto
dado. Además, en algunos casos pueden considerarse otras acciones y factores no
listadas. De acuerdo a Leopold et al. (1971), el número de interacciones de un proyecto
típico varía entre 25 y 50.
La manera más eficaz de utilizar la matriz es identificar las acciones más significativas.
En general, sólo alrededor de una docena de acciones serán significativas. Cada acción
se evalúa en términos de la magnitud del efecto sobre las características y condiciones
medioambientales que figuran en el eje vertical. Se coloca una barra diagonal (/) en
39
cada casilla donde se espera una interacción significativa. La discusión en el texto del
informe deberá indicar si la evaluación es a corto o a largo plazo.
Se evalúan las casillas marcadas más significativas, y se coloca un número entre 1 y 10
en la esquina superior izquierda de cada casilla para indicar la magnitud relativa de los
efectos (1 representa la menor magnitud, y 10 la mayor). Asimismo, se coloca un
número entre 1 y 10 en la esquina inferior derecha para indicar la importancia relativa
de los efectos.
El siguiente paso es evaluar los números que se han colocado en las casillas. Es
conveniente la construcción de una matriz reducida, la cual consiste sólo de las acciones
y factores que han sido identificados como interactuantes. Debe tomarse especial
atención a las casillas con números elevados. El alto o bajo número en cualquier casilla
indica el grado de impacto de las medidas. La asignación de magnitud e importancia se
basa, en la medida de lo posible, en datos reales y no en la preferencia del evaluador.
El sistema de calificación requiere que el evaluador cuantifique su juicio sobre las
probables consecuencias. El esquema permite que un revisor siga sistemáticamente el
razonamiento del evaluador, para asistir en la identificación de puntos de acuerdo y
desacuerdo. La matriz de Leopold constituye un resumen del texto de la evaluación del
impacto ambiental.
La matriz de Leopold es una manera simple de resumir y jerarquizar los impactos
ambientales, y concentrar el esfuerzo en aquéllos que se consideren mayores. La ventaja
40
de la matriz es su recordatorio de toda la gama de acciones, factores, e impactos. En la
medida de lo posible, la asignación de magnitud debe basarse en información de hecho.
Sin embargo, la asignación de importancia puede dejar cierto margen para la opinión
subjetiva del evaluador. Esta separación explícita de hecho y opinión es una ventaja de
la matriz de Leopold.
2.6.5. Metodología de Mc Harg
Se trata de un método específico para la evaluación de carreteras y autopistas, inspirado
en el método de las transparencias de Mc Harg, pero de mayor sofisticación.
Fue puesto a punto en la región de Umbria en Italia, (Galletta y otros, 1985) con el
doble objetivo de evaluar la infraestructura desde el punto de vista ambiental, y
proponer un método de EIA utilizable en futuros EstIA.
En Síntesis, podría decirse que el método pretende valorar la calidad inicial del medio,
la calidad final y hallar la diferencia, deduciendo así el impacto de la infraestructura.
A efectos prácticos, las etapas de trabajo para conseguir esos objetivos son las
siguientes:
Establecimiento de postulados y premisas de base
Elaboración y cálculo
Visualización gráfica del resultado.
41
Las características más destacadas del método se resumen en:
Se consideran 14 factores ambientales que pueden ser afectados por un
proyecto de autopista, los cuales se ponderan en una escala entre O y 100.
Se divide el territorio en unidades homogéneas para establecer la base
espacial de todas las operaciones posteriores.
Se define una escala de calidad ambiental entre 1 y 5 y se asigna un valor de
esa escala a cada factor ambiental considerado para cada una de lasnáreas.
Así se sintetiza, de alguna manera, la información obtenida sobre el medio ambiente y
se culmina la primera fase del método, consistente en la valoración de la calidad inicial
del medio.
Posteriormente, se define una escala que representa la magnitud de los
impactos, pero aquí los impactos son los factores que multiplicados por la
medida de calidad inicial del medio proporcionen la medida de la calidad
final.
Estimados esos impactos, para cada factor ambiental, se aplican a la medida
de calidad inicial y se obtiene la calidad ambiental final. la suma ponderada
de calidad (inicial o final) para todos los factores ambientales, en cada zona,
proporciona la calidad total (inicial o final) para cada zona.
Puede obtenerse la variación de calidad ambiental para cada zona restando
los valores inicial-final. Estos resultados pueden traducirse a mapas
ambientales, tomando como base la malla inicial en que se dividió el
territorio (lasnzonas). Los símbolos del mapa son colores en escala, cada uno
42
de los cuales representa un intervalo de variación de los resultados
obtenidos.
El método descrito puede ser incluido, como ya se ha dicho, entre las denominadas
técnicas gráficas, que tienen su origen en el método de las transparencias de Mcharg
(1968), pero que han ido adquiriendo una mayor sofisticación y complejidad con la
utilización de los computadores. Este tipo de técnicas han sido utilizadas con cierta
profusión en el mundo para la localización de obras lineales.
En el método se introduce también el uso de una matriz causa-efecto, que permite
detectar las relaciones causa-efecto, no solo primarias, sino también secundarias.
La técnica de estudios de casos también puede usarse. El proyecto propuesto puede
compararse con otros similares que se implementaron previamente.
Un caso especial de evaluación comparativa de impactos ambientales potenciales es el
llamado "análisis del peor caso". Esto fue un enfoque analítico resultado de cierto
lenguaje en los Reglamentos EPA, que declara en el párrafo 40 CFR 1502.22 (b)(2)
"(Para los propósitos de esta sección, "razonablemente predecible" incluye impactos que
tienen consecuencias catastróficas aún si su probabilidad es baja, siempre y cuando el
análisis de impactos se apoye en evidencia científica fidedigna, no esté basado en puras
conjeturas y se encuentre dentro de los regímenes de la razón". Este mandato bien
intencionado fue explotado muy rápidamente por ciertos participantes en la EIA cuyas
intenciones eran presentar una acción bajo las peores circunstancias posibles y los
43
escenarios creados para estos casos mostraron cierta tendencia a exceder los "regímenes
de la razón" estipulados. El análisis de peor caso es útil como componente en un
espectro de análisis comparativos que van desde el peor caso hasta el más probable. La
validación es un paso necesario en la creación de modelos predictivos. Su uso en la EIA
sin validación, debe ser una práctica utilizada solamente cuando los modelos válidos no
están disponibles o no son apropiados.
2.6.6. Antecedentes de la norma 14001
Las normas ISO 14000 consisten en una serie de normas y guías internacionales que
tratan sobre la "Gestión Ambiental". En lenguaje llano esto significa que se ocupan de
"que es lo que la empresa hace para minimizar los efectos perjudiciales de sus
actividades sobre medio ambiente".
ISO 14000 se ocupa de la manera en que la empresa desarrolla sus actividades y no se
ocupa, al menos de manera directa, de los resultados de dichas actividades. O sea se
involucra con los procesos y no con los productos de la empresa.
Indudablemente la manera en que la organización gestiona sus procesos afectará el
producto final. En este contexto el Sistema de Gestión Ambiental permitirá asegurar que
se ha hecho todo lo necesario para minimizar el impacto adverso sobre el medio
ambiente al tomar consideración la incidencia sobre los recursos naturales y la
contaminación ambiental durante los procesos productivos y el ciclo de vida del
producto, incluyendo su destino final.
En breve, las normas ISO 14.000 configurarán un sistema que esencialmente privatizará
las regulaciones ambientales, ya que las exigencias ambientales del comercio
44
internacional serán una prioridad aun mayor que el cumplimiento de las regulaciones
legales locales. Como consecuencia de ello, se potenciará el auto control de los
establecimientos industriales en el cuidado del medio ambiente y se valorizará la figura
de la Auditoría Ambiental ya sea interna como externa. En otras palabras, puede
considerarse a las normas ISO 14.000 como un sustituto de los tradicionales programas
de regulación ambiental.
Por ahora, los estándares no reemplazan los objetivos de política ambiental previstos en
las regulaciones nacionales y municipales.
Las normas ISO 14000 son normas voluntarias y genéricas pues la empresa decide
libremente sobre su adopción y se aplican a cualquier organización, grande o pequeña,
cualquiera sea su producto o servicio, en cualquier sector de la actividad, y tanto si se
trata de una empresa privada, como de la administración pública o de un departamento
del gobierno.
La intención de las normas ISO 14000 es:
Proveer un marco para un enfoque global y estratégico de las políticas,
planes y acciones ambientales de la organización.
ISO 14001 puede ser implementada por una amplia gama de organizaciones, cualquiera
sea su nivel actual de desempeño ambiental,
45
Sin embargo requiere un compromiso de cumplimiento con la legislación
y regulaciones ambientales aplicables, junto con un compromiso de
mejora continua.
2.6.6.1.Familias de la Norma ISO 14001
La serie de normas ISO 14000 sobre gestión ambiental incluye las siguientes normas:
De gestión ambiental (SGA): especificaciones y directrices para su
utilización.
ISO 14001:2004 Sistemas de gestión ambiental. Requisitos con
orientación para su uso.
ISO 14004:2004 Sistemas de gestión ambiental. Directrices generales
sobre principios, sistemas y técnicas de apoyo.
ISO 14011:2002: Guía para las auditorías de sistemas de gestión de
calidad o ambiental.
ISO 14020 Etiquetado y declaraciones ambientales - Principios
Generales
ISO 14021 Etiquetado y declaraciones ambientales - Auto declaraciones
ISO 14024 Etiquetado y declaraciones ambientales -
ISO/TR 14025 Etiquetado y declaraciones ambientales -
ISO 14031:1999 Gestión ambiental. Evaluación del rendimiento
ambiental. Directrices.
ISO 14032 Gestión ambiental - Ejemplos de evaluación del rendimiento
ambiental (ERA)
46
ISO 14040 Gestión ambiental - Evaluación del ciclo de vida - Marco de
referencia
ISO 14041. Gestión ambiental - Análisis del ciclo de vida. Definición de
la finalidad y el campo y análisis de inventarios.
ISO 14042 Gestión ambiental - Análisis del ciclo de vida. Evaluación del
impacto del ciclo de vida.
ISO 14043 Gestión ambiental - Análisis del ciclo de vida. Interpretación
del ciclo de vida.
ISO/TR 14047 Gestión ambiental - Evaluación del impacto del ciclo de
vida. Ejemplos de aplicación de ISO 14042.
ISO/TS 14048 Gestión ambiental - Evaluación del ciclo de vida. Formato
de documentación de datos.
ISO/TR 14049 Gestión ambiental - Evaluación del ciclo de vida.
Ejemplos de la aplicación de ISO 14041 a la definición de objetivo y
alcance y análisis de inventario.
ISO 14062 Gestión ambiental - Integración de los aspectos ambientales
en el diseño y desarrollo de los productos.
2.6.6.2.Ventajas de la aplicación de la norma 14001
Las ventajas de ISO 14001 para la empresa son:
Reduce el costo de la administración de residuos
Promueve el ahorro en el consumo de energía y materiales
Disminuye los costos de distribución
47
Mejora la imagen corporativa frente a los organismos reguladores, los
clientes y el público en general.
Es marco para la mejora continua del desempeño ambiental de la
organización.
2.6.7. Proceso de Implementación del Sistema de Gestión Ambiental ISO 1400
Gráfico Nº 5Ciclo de Shewhart
Fuente: Sistemas Integrado de Gestión Pontificia Universidad Católica de Perú
Elaborado por: Gabriela Vaca
A continuación se muestra un modelo de implementación de un Sistema de Gestión
Ambiental que no refuta el proceso de implementación visto previamente, ya lo enfoca
de otra manera más formal:
48
1. Requisitos generales
2. Política ambiental
1. Aspectos ambientales
2. Requisitos legales y otros requisitos
3. Objetivos y metas
4. Programa(s) de gestión ambiental
3. Planificación
1. Estructura y responsabilidades
2. Formación, sensibilización y competencia profesional
3. Comunicación
4. Documentación del sistema de gestión ambiental
5. Control de la documentación
6. Control operacional
7. Planes de emergencia y capacidad de respuesta
4. Implantación y funcionamiento
1. Seguimiento y medición
2. No conformidad, acción correctora y acción preventiva
3. Registros
4. Auditoría del sistema de gestión ambiental
5. Comprobación y acción correctora
6. Revisión por la Dirección
49
2.7. Sistema Integrado Antecedentes
A medida que las empresas van desarrollando e implantando sistemas de gestión
normalizados, se ha ido haciendo más nítida la necesidad de racionalizar los esfuerzos,
recursos y costes destinados a todos ellos. El desarrollo paralelo e independiente de
modelos de seguridad y salud ocupacional para los distintos sistemas de gestión como
sistemas de gestión ambiental les ha restado eficiencia, al provocar problemas de
duplicidad documental, solapamiento de costes y acciones. La carga de trabajo que
implica la gestión independiente de los distintos sistemas ha presionado a las empresas
para desarrollar esquemas que permitan reducirla a través de la integración y la
simplificación.
La teoría de sistemas es una herramienta que ha permitido la integración de los
conocimientos provenientes de diversas áreas para facilitar la comprensión de
fenómenos que presentan un alto grado de complejidad. Dentro de las que se pueden
distinguir varías categorías o niveles jerárquicos de sistemas como:
1. El nivel de la organización en el cual se incluye sistemas estáticos que tienen
establecidos ciertos marcos de referencia.
2. El nivel de las funciones principales en el cual se incluye sistemas dinámicos que
tienen objetivos generales definidos.
3. El nivel de las actividades en el cual se incluye sistemas dinámicos que tienen
objetivos específicos claramente establecidos.
4. El nivel de las tareas en el cual se incluye sistemas dinámicos que tienen objetivos
específicos fácilmente mensurables.
50
5. El nivel de la sociedad, por ejemplo la comunidad en la cual se incluye sistemas
dinámicos que tienen expectativas diversas.
6. El nivel de los individuos que tienen conciencia y habilidades tanto para ejecutar
acciones como para tomar decisiones.
Paralelamente, la estructura de cualquier sistema debe ser tal que sea factible realizar un
control ordenado y permanente sobre la totalidad de las actividades que afectan los
resultados así como medir la eficacia del desempeño del mismo.
Dentro de la gestión general de cualquier organización, se debe establecer claramente la
estructura de cada uno de los sistemas de gestión particulares y subsecuentemente del
sistema integrado. Esto incluye definir claramente la estructura organizativa, como ser
procesos a llevar a cabo, procedimientos mediante los cuales se ejecuta las actividades y
las tareas, así como establecer los recursos de los cuales se dispone.
Las diversas partes del sistema de gestión de una organización deben integrarse en un
sistema de gestión único, coherente y unificado que utilice elementos comunes. Esto
facilita la planificación, la asignación de recursos, el establecimiento de objetivos
complementarios y la evaluación de la eficacia.
La integración es una forma eficaz de ahorrar costos, mejorar la comunicación dentro de
la misma empresa y obtener una mayor integración en la estrategia de la empresa.
51
2.7.1. Ventajas de la Integración de Sistemas de Gestión
La integración de sistemas de gestión tiene una serie de ventajas alusivas a una mejor
organización del trabajo, a la optimización de los recursos y al ahorro en costes, como
son las siguientes:
La sinergia entre los sistemas,
La simplificación de la documentación y de la gestión documental,
La reducción de costes propiciada debido a la repercusión sobre los costes
operativos al compartirse gastos.
Optimización de la formación del personal gracias a la integración de procesos.
Mejora de la percepción y de la implicación del personal en los sistemas de
gestión, favoreciendo que toda la organización hable un mismo lenguaje.
Mejora de la capacidad de reacción de la organización frente a las nuevas
necesidades o expectativas de las partes interesadas.
Mejora de la comunicación tanto interna como externa
2.7.2. Desventajas de la Integración de los Sistemas de Gestión
Sin embargo, la integración de sistemas de gestión no está libre de riesgos y de
problemas. Las dificultades para la unificación pueden residir en aspectos muy distintos:
Diferencias en los factores inductores de la adopción y difusión de los modelos
de SGC y 6 SIGMA.
52
La inexistencia de una norma internacional comúnmente aceptada que señale los
requisitos del SIG.
Las resistencias normales a los procesos de cambio, que exigen un esfuerzo
organizativo y humano importante.
Los distintos grados de implantación de los propios sistemas.
El grado de compatibilidad entre los principios que guían cada sistema.
La necesidad de recursos y capacidades adicionales para planificar y ejecutar el
plan de integración.
Las propias estrategia, estructura y cultura de la empresa.
Problemas en el desarrollo de la documentación integrada.
La dificultad para elegir el nivel de integración adecuado al nivel de madurez de
la organización.
53
Tabla Nº 11Correspondencia de las Normas OHSAS 18001, ISO 14001
OHSAS 18001:2007 ISO 14001:2004
Introducción Introducción
1 Objeto y campo de aplicación 1 Objeto y campo de aplicación
2 ReferenciasNormativas 2 Referencias Normativas
3 Términos y Definiciones 3 Términos y Definiciones
4 Requisitos del sistema de gestión de S
y SO (solo titulo)
4 Requisitos del sistema de
gestión ambiental (solo titulo)
4.1. Requisitos generales 4.1. Requisitos generales
4.2. Política de S y SO 4.2. Política ambiental
4.3. Planificación (solo titulo) 4.3. Planificación (solo titulo)
4.3.1. Identificación de peligros, valoración
de riesgos y determinación de los
controles
4.3.1. Aspectos ambientales
4.3.2. Requisitos legales y otros 4.3.2. Requisitos legales y otros
requisitos
4.3.3. Objetivos y programa(s) 4.3.3. Objetivos, metasy programa(s)
4.4. Implementación y operación (solo
titulo)
4.4. Implementación y operación
(solo titulo)
4.4.1. Recursos, funciones, responsabilidad,
rendición de cuentas y autoridad
4.4.1. Recursos, funciones,
responsabilidad y autoridad
Fuente: Norma ISO 14001:2004 / OHSAS 18001:2007
Elaborado Por: Gabriela Vaca
54
Tabla Nº 11: Correspondencia de las Normas OHSAS 18001, ISO 14001
(Continuación)
OHSAS 18001:2007 ISO 14001:2004
4.4.2. Competencia, formación y toma de
conciencia
4.4.2. Competencia, formación y toma de
conciencia
4.4.3. Comunicación, participación y consulta 4.4.3. Comunicación, participación y
consulta
4.4.4. Documentación 4.4.4. Documentación
4.4.5. Control de Documentos 4.4.5. Control de Documentos
4.4.6. Control Operacional 4.4.6. Control Operacional
4.4.7. Preparación y respuestas ante
emergencias
4.4.7. Preparación y respuestas ante
emergencias
4.5. Verificación (solo título) 4.5. Verificación (solo título)
4.5.1. Medición y seguimiento de desempeño 4.5.1. Seguimiento y medición
4.5.2. Evaluación del cumplimiento legal y
otros
4.5.2. Evaluación del cumplimiento legal
4.5.3. Investigación de incidentes, no
conformidades, acciones correctivas y
preventivas
_ _
4.5.3.1. Investigación de incidentes, no
conformidades, acciones correctivas y
preventivas
_ _
4.5.3.2. No conformidad, acción correctiva y
acción preventiva
4.5.3. No conformidad, acción correctiva y
acción preventiva
4.5.4. Control de los registros 4.5.4. Control de los registros
4.5.5. Auditoría interna 4.5.5. Auditoría interna
4.6. Revisión por la dirección 4.6. Revisión por la dirección
Fuente: Norma ISO 14001:2004 / OHSAS 18001:2007
Elaborado Por: Gabriela Vaca
55
Tabla Nº 12Relación Documental de las Normas ISO 14001:2004 y OHSAS
18001:2007
Nº DOCUMENTOS ISO 14001 OHSAS 18001
1 Manual del Sistema de Gestión X X
2 Política del Sistema de Gestión X X
3 Objetivos del Sistema de Gestión X X
4 Planes de Acción de Cumplimiento de
Objetivos X X
5 Procedimiento de Control de Documentos X X
6 Procedimiento de Control de Registros X X
7 Procedimiento Identificación de Aspectos e
Impactos Ambientales X
8 Procedimiento de Identificación de Peligros y
Riesgos X
9 Procedimiento de Identificación Requisitos
Legales X X
10 Procedimiento Comunicación X X
11 Procedimientos Controles Operacionales X X
12 Planes de Respuesta ante Emergencias X X
13 Procedimiento de Auditorías Internas X X
14 Procedimiento Acciones Correctivas X X
15 Procedimiento Acciones Preventivas X X
Fuente: Norma ISO 14001:2004 / OHSAS 18001:2007
Elaborado Por: Gabriela Vaca
CAPÍTULO III
56
CAPÍTULO III
3. SCALE LOGISTICS Cía. Ltda.
A continuación se presentan las generalidades de la empresa, y todas las características
tomadas en cuenta para el desarrollo del presente trabajo
3.1.Antecedentes Históricos de la Empresa
En Diciembre del 2008, se decide poner en marcha un proyecto se servicios logísticos,
en base a su amplia experiencia y luego de analizar las necesidades de un mercado cada
vez más globalizado, convertir en realidad la idea de crear una empresa que brinde al
sector del transporte, soluciones logísticas integrales y no simplemente servicios
puntuales en las ramas del área logística local. El enfoque bajo el cual se hace realidad
esta idea, está basado en la selección minuciosa de proveedores que forman el grupo
selecto de operadores contribuyen a la empresa armar los esquemas de operación
logísticos necesarios para convertirse en un integrador logístico que no solo brinde un
servicio a sus clientes, sino valores agregados en base a procedimientos de calidad y
seguridad que permitan a los clientes incrementar su productividad, reducir costos y ser
más operativos; incursionando en el mercado con precios competitivos, ajustados
cuidadosamente a los presupuestos de la empresa y a las necesidades financieras de los
clientes. Es así como en Enero del 2008 se crea SCALELOGISTICS Sociedad
Anónima.
57
3.2.Situación Actual de la Empresa
Actualmente la empresa, mantiene un esquema operativo enfocado principalmente en
los servicios de transporte local e intermediación aduanera con un total de 6 empleados
directos y 3 camiones de 5 a 7 toneladas, para el servicio de transporte interno en la
ciudad de Quito y Guayaquil y un total de 2 operadores con 8 empleados propios de
dichos operadores, en el aeropuerto de Quito y el puerto de Guayaquil para el servicios
de intermediación aduanera.
Al ser un integrador logístico, la contratación como tal es del servicio, más no del
recurso humano, para los cuál se exige a los operadores que los empleados que pongan
a disposición de nuestra empresa para la coordinación de los servicios solicitados, sean
capaces y tengan experiencia en el área para la que estamos contratando al operador.
La situación y estructura operativa que ponemos a disposición de nuestros clientes es:
Quito
2 Conductores Profesionales
2 Ayudantes
2 Vehículos de 5 a 7 toneladas furgonados
1 Camión
Guayaquil
1 Conductor
1 Ayudante
1 Vehículo de 5 a7 toneladas furgonado
58
Los demás servicios que la empresa pone a disposición de sus clientes, son manejados
con recursos y personal del operador contratado para cada servicio, en el caso de
transporte de contenedores por ejemplo, se contrata el vehículo como tal para el
transporte del contenedor por lo tanto el conductor y ayudante pertenecen a la planilla
de trabajo del operador contratado.
3.3.Misión
SCALELOGISTICS brinda alternativas y soluciones logísticas integrales de calidad a
través del continuo desarrollo y mejoramiento de nuestros servicios, permitiendo así a
nuestros clientes incrementar su productividad y satisfacer sus necesidades más
exigentes bajo el lema de que Nada es imposible.
3.4.Visión
SCALELOGISTICS líder en el mercado logístico local mantiene un continuo
crecimiento y el desarrollo de servicios adicionales que nos permitan satisfacer las
necesidades de nuestros clientes así como las de nuestros colaboradores y accionistas.
3.5.Ubicación de la Empresa
SCALELOGISTICS está ubicada en:
Inglaterra N1210 y Avenida República
Edificio KYOTO, segundo piso
Oficina Nº 201
Quito- Ecuador
59
3.6.Organigrama Estructural de la Empresa
Gráfico Nº 6Organigrama (Nomina Propia)
Fuente: “SCALE LOGISTICS”
Elaborado Por: Gabriela Vaca
Gráfico Nº 7Organigrama (Principales Operadores)
Fuente: “SCALE LOGISTICS”
Elaborado Por: Gabriela Vaca
GERENTE
AGENTE
ADUANAS
GUAYAQUIL
COORDINADOR
AGENTE
ADUANAS
QUITO
COORDINADOR
TRANSPORTE
CONTENEDOR
COORDINADOR
GYE
TRANSPORTE
CARGA
SUELTA
COORDINADOR
GYE
BODEGA
PRIVADA UIO
COORDINADOR
GENERAL
GERENTE
CONTADOR
GENERAL
ASISTENTE
CONTABLE
ADMINISTRAT.
CONDUCTOR
CAMIÓN 1
UIO
CAMIÓN 1
UIO
CAMIÓN 2
UIO
CAMIÓN 2
UIO
CONDUCTOR
CAMIÓN 1
GYE
CAMIÓN 1
GYE
GERENTE
COMERCIAL
ASESOR
VENTAS
60
3.7.Infraestructura de la Empresa
Para el desarrollo de los servicios cuentan con una oficina principal en la ciudad de
Quito, ubicada en la calle Inglaterra 1371 y Av. Amazonas desde donde se realiza el
manejo y coordinación total de las operaciones. Además la empresa “SCALE
LOGISTICS” cuenta con una bodega de almacenamiento y descargo de los productos
ha ser transportados, en el caso de cambio en el cronograma planificado con el cliente, o
como un servicio extra que ofrece la empresa, con el fin de garantizar la integridad de
los productos que serán transportados.
Para el servicio de transporte interno se poseen 2 camiones de 5 a 7 toneladas
furgonados en la ciudad de Quito y un camión de 5 a 7 toneladas furgonado en la ciudad
de Guayaquil.
Para el caso de transporte interprovincial, los operadores deberán contar con la siguiente
estructura:
Parque automotor propio
Vehículos del año 2005 en adelante
Vehículos con rastreo satelital GPS
Disponibilidad inmediata de los vehículos
Camiones furgonados, y plataformas camas bajas
Aprobado procedimientos de seguridad de SCALELOGISTICS
61
3.8.Recurso y Equipos de la Empresa
Equipos para los servicios de la empresa:
RECURSOS TECNOLÓGICOS, FÍSICOS
Computadores Portátiles
Internet móvil
Líneas Telefónicas
Scanner e impresoras digitales
Fax
Radios Motorola para camiones de servicio interno en Quito y Guayaquil
Oficinas de mínimo 40 m2, oficinas centrales en Quito
Oficina cercanas de aeropuerto y puerto
Parqueadero de 100 m2
Nota: no es necesario contar con oficinas de mayor capacidad puesto que al brindar
servicio de transporte interno los conductores y ayudantes laboran todo el tiempo en el
camión y tienen las facilidades de un espacio físico en las oficinas del cliente final
donde se programan las rutas, horarios, retiros y entregas.
3.9.Servicios de la Empresa
SCALELOGISTICS es un operador logístico cuyo personal posee diez años de
experiencia y se caracteriza por la prestación de servicios integrales en las áreas de
comercio exterior, transporte y logística local; así como la prestación de servicios
62
complementarios que nos permitan satisfacer las necesidades más exigentes de nuestros
clientes en base a procedimientos claros de calidad, seguridad y atención al cliente.
Los servicios que brinda nuestra empresa son:
Transporte terrestre interno
Transporte interprovincial
Distribución
Mudanzas internas
3.10. Proveedores
PROVEEDORES TRANSPORTE INTERNACIONAL AEREO Y MARITIMO
Panalpina Ecuador
Lan Chile
7Cargo
Navecuador
Fecargo
PROVEEDORES SERVICIO TRANSPORTE INTERNO E INTERPROVINCIAL
Transporte y Servicios INSA
GEA SHIPPING
GRUAS ATLAS
3.11. Clientes
SCALELOGISTICS mantiene en la actualidad una cartera amplia de clientes que se
encuentran satisfechos por la calidad, seguridad y confiabilidad de sus servicios.
63
Estos clientes son empresas importantes de las diferentes industrias que apoyan al
desarrollo de nuestro país, entre los cuales se encuentran los siguientes:
PANALPINA
NAVECUA
HERBALIFE
AUTOFRANCIA
FIDENZA
EXPOCOMEX INGENIEROS
REMECO
AMARANTO
ROLASA
TIGRE
CONSERDE MILLENIUM S.A.
3.12. Procesos
Procesos Estratégicos:
Gerencial Administrativo
Gerencial Logístico
Procesos Operativos:
Transporte interno
Transporte interprovincial
Distribución
Mudanzas internas
64
Procesos de Apoyo:
Legal
Administrativo/Financiero
3.13. Diagnostico de la situación actual de la Seguridad, Salud y Gestión
Ambiental de la Empresa (matriz de riesgos)
Tabla Nº 13Matriz de Problemas de Salud, Seguridad Ocupacional, Ambientales
Tipo de Proceso Procesos Actividades Salud y Seguridad Ambientales
ES
TR
AT
ÉG
ICO
GE
RE
NC
IAL
A
DM
INIS
TR
AT
IVO
Supervisión de las actividades administrativas
No existen inconvenientes Generación de desperdicios
Gestión de clientes, proveedores y recurso humano
No se da un seguimiento a los accidentes
Sin inconvenientes
Capacitación del personal
nuevo
La capacitación toca el tema de seguridad y salud
ocupacional, pero de manera
superficial
Generación de desperdicios
Asignación de
responsabilidades, de acuerdo
a las necesidades de la organización
No se exige un antecedente clínico para determinar las
áreas de trabajo adecuadas
Sin inconvenientes
GE
RE
NC
IAL
LO
GÍS
TIC
O
Asignación de
responsabilidades por proceso
Comunicación interna
deficiente Generación de desperdicios
Proveer de recursos a todas las
áreas
Desorden y poco
mantenimiento son los
desencadenantes de accidentes
Generación de desperdicios y escaso conocimiento
ambiental
Revisión y autorización para
realizar acciones preventivas o
correctivas
No existen reglamento de seguridad ocupacional
Generación de desperdicios
y escaso conocimiento
ambiental
Supervisión de las cargas y
descargas
Poca capacitación de
seguridad ocupacional
Escaso conocimiento
ambiental
Fuente: “SCALE LOGISTICS”
Elaborado Por: Gabriela Vaca
65
Tabla Nº 13: Matriz de Problemas de Salud, Seguridad Ocupacional, Ambientales
(Continuación)
Tipo de
Proceso Procesos Actividades Salud y Seguridad Ambientales
TR
AN
SP
OR
TE
IN
TE
RN
O Recogida de la carga en bodegas del
proveedor
Métodos inadecuados al levantar
la carga, problemas ergonómicos Contaminación ambiental
Revisión física de la carga No existen métodos para la
revisión de la carga Sin inconvenientes
Revisión de documentos de la carga Sin inconvenientes Sin inconvenientes
Transporte de la carga a destino final Horarios de trabajo no
establecidos, problemas Físicos Contaminación ambiental
Tramites de aduana en origen y destino Sin inconvenientes Sin inconvenientes
Entrega de la carga en punto de destino Métodos inadecuados al levantar
la carga, problemas ergonómicos Contaminación ambiental
TR
AN
SP
OR
TE
I
INT
ER
PR
OV
INC
IAL
Recogida y entrega de las cargas en la
ciudad de Quito o Guayaquil
Métodos inadecuados al levantar
la carga, problemas ergonómicos Contaminación ambiental
Revisión física de las cargas transportadas No existen métodos para la
revisión de la carga Sin inconvenientes
Entrega o retiro de las cargas en bodegas
de clientes y/o proveedores
Métodos inadecuados al levantar
la carga, problemas ergonómicos Contaminación ambiental
Recogida y transporte de contenedores Métodos inadecuados al levantar
la carga, problemas ergonómicos Contaminación ambiental
Devolución de contenedores a navieras en
el caso de transportar carga de
importaciones
Métodos inadecuados al levantar
la carga, problemas ergonómicos Contaminación ambiental
DIS
TR
IBU
CIÓ
N
Recepción de las notas de pedido y
ordenes de despacho del cliente Sin inconvenientes Sin inconvenientes
Elaboración de nota de egreso de la carga
y registro en sistema Sin inconvenientes Sin inconvenientes
Despacho hacia puntos de entrega
definidos por el cliente
Métodos inadecuados al levantar
la carga, problemas ergonómicos Contaminación ambiental
Entrega de la carga a nivel de bultos y
unidades
Métodos inadecuados al levantar
la carga, problemas ergonómicos Contaminación ambiental
MU
DA
NZ
AS
IN
TE
RN
AS
Solicitud del cliente, y registro de la
información pertinente Sin inconvenientes Sin inconvenientes
Traslado al domicilio del cliente Sin inconvenientes Contaminación ambiental
Embalaje de los artículos en cajas de
cartón
Métodos inadecuados al embalar
y cargar los artículos en el
vehículo, problemas
ergonómicos
Contaminación ambiental
(depende del tipo de
artículo que sea
embalado)
Transporte de la carga al lugar de destino Horarios de trabajo no
establecidos, problemas Físicos Contaminación ambiental
Descarga de los artículos en el domicilio
del cliente
Métodos inadecuados al
descargar los artículos del
vehículo, problemas
ergonómicos
Contaminación ambiental
(depende del tipo de
artículo que sea
embalado)
Fuente: “SCALE LOGISTICS”
Elaborado Por: Gabriela Vaca
66
Tabla Nº 13: Matriz de Problemas de Salud, Seguridad Ocupacional, Ambientales
(Continuación)
Tipo de Proceso Procesos Actividades Salud y Seguridad Ambientales
AP
OY
O
LE
GA
L
Cumplimiento legal con los trabajadores, proveedores y
entidades gubernamentales
pertinentes
Sin inconvenientes Sin inconvenientes
Provisión de normas y estándares en los procesos de
la organización
No existen normas y políticas de salud y
seguridad ocupacional
No existen normas y políticas
ambientales
AD
MIN
IST
RA
TIV
O/F
INA
NC
IER
O Cobro a clientes Existen retrasos en el pago Sin inconvenientes
Pago de salarios Existen retrasos en el pago Sin inconvenientes
Pago a proveedores Existen retrasos en el pago Sin inconvenientes
Cotizaciones Mala comunicación Generación de desechos
Elaboración de presupuesto Sin inconvenientes Generación de desechos
Cumplimiento con las
obligaciones financieras
legales
Sin inconvenientes Sin inconvenientes
Fuente: “SCALE LOGISTICS”
Elaborado Por: Gabriela Vaca
67
3.14. Identificación y evaluación de los riesgos laborales por proceso operativo de la
Empresa “SCALE LOGISTICS”
Tabla Nº 14Matriz de Riesgos Laborales de la Empresa “SCALE LOGISTICS”
Fuente: “SCALE LOGISTICS”
Elaborado Por: Gabriela Vaca
P C E GP T TO M I IN
S S S S GP<20 20<GP<70 70<GP200 200<GP<400 GP>400
X
2
3
4
Golpes por caidas de
objetos
Cortes con objetos
cortopunzantes
Orden y limpieza
1 Golpes por y contra objetos 6 5 10 300
1 30215
5Mala señalizacion
6 5 6 180
90653
256
FACTORES DE RIESGO
Resbalones y Caidas6
Rie
sgo
s M
eca
nic
os
6
X60
X
X
X
18065 X
2
1
3
2
1
Exposicion a vapores
Exposicion a polvos
Exposicion a iluminacion
deficiente
Baja Temperatura
(nocturno)
Ventilacion deficiente53
X6 5 3
X45
90
X45
3
X
353
4533 5
X
Rie
sgo
s
Bio
logi
cos
1
MATRIZ DE IDENTIFICACION Y EVALUACION DE RIEGOS DE LA EMPRESA "SCALELOGISTICS"
Rie
gos
Fisi
cos
Rie
gos
Qu
imic
os
Exposicion a
microorganismos (hongos,
virus, bacterias) 10251
45353 X
X
1
2Movimientos Repetitivos
6 5 10
101510Posturas inadecuadas
Levantamiento incorrecto
de los objetos
Rie
sgo
s
Ergo
no
mic
os
1
Rie
sgo
s
Psi
coso
cial
es
3 X50010510
X1500
300
Premura de tiempo
Sobre carga mental 2 253
X45
X30
353
68
I M T I M T I M T I M T I M T I M T I M T
Tierra y Suelo 1 2 2 1 -1 -1 1 -2 -2 -1
Agua 1 -1 -1 1 -1 -1 -2
Aire y Atmosfera 4 -5 -20 1 -2 -2 -22
Flora y Fauna 1 -2 -2 2 -3 -6 -8
Calidad de Vida 1 -1 -1 1 2 2 2 -2 -4 1 -1 -1 -4
Salud 1 -1 -1 2 -2 -4 -5
-39-1 -373 -1
1 -1 -1
-7
3
-2 6
1 -3 -31 1 12 3
SUMA
Matriz de Leopold de la Empresa "SCALE LOGISTICS"
Actividades de la Empresa "SCALE LOGISTICS"
Medio
Socioeconomico
Poblacion y
Economia
SUMA
6
Medio Biotico
Accidentes
Fallas
Operativas
CARÁCTER
MEDIO
AMBIENTE
Medio Fisico y
Quimico
Renovacion de
Fuentes
Reciclaje de
Desperdicios
Eliminacion y Tratamiento de Desperdicios
Residuos
Solidos
Efluentes
Liquidos
Emisiones
Gaseosas
Modificaciones
del Regimen
Ruido y
Vibraciones
Procesamiento
Industria
Logistica
Los riesgos laborales que afectan en mayor magnitud la salud del trabajador son
los ergonómicos; posturas inadecuadas, movimientos repetitivos y el
levantamiento incorrecto de los objetos.
3.15. Identificación y evaluación de los impactos ambientales por proceso
operativo en la Empresa “SCALE LOGISTICS”
Tabla Nº 15Matriz de Impactos Ambientales la Empresa “SCALE LOGISTICS”
Fuente: “SCALE LOGISTICS”
Elaborador Por: Gabriela Vaca
El impacto de repercusión negativa al medio ambiente de mayor magnitud es el
de emisiones gaseosas al aire y atmosfera.
CAPÍTULO IV
69
CAPÍTULO IV
4. Propuesta de un Sistema Integrado de Gestión
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.1
OHSAS 18001: 4.1
CÓDIGO: SL.I.A.D.00
ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
El Sistema de Gestión Integrado ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 se implanta en las
instalaciones de la Empresa de servicios logísticos “SCALE LOGISTICS”, ubicada en el sector
norte de Quito Distrito Metropolitano, Inglaterra N1210 y Avenida República, debe ser aplicado
inclusive en todas las entregas que se realicen dentro y fuera de la ciudad con el fin de garantizar
la integridad física del personal que intervenga en el proceso, así como resguardar la integridad
ambiental.
Para la Implantación del SGI en la empresa, se determinaron los procesos u áreas relacionadas con
las actividades y operaciones que fueron identificadas para el análisis de aspectos ambientales y
de seguridad y salud ocupacional, determinándose los siguientes procesos:
Gerencial Administrativo
Gerencial Logístico
Transporte interno e interprovincial
Distribución
Mudanzas internas
Legal
Administrativo/Financiero
ELABORADO
POR:
REVISADO
POR:
APROBADO
POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
70
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
OHSAS 18001 Cláusula: 4.2
Norma 14001 Cláusula: 4.2
CÓDIGO: S.L.I.A.D.01
POLÍTICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
SCALE LOGISTICS S.A. de conformidad con la misión empresarial transporta almacena
y distribuye productos de forma local, provincial e internacional con el fin de brindar
alternativas y soluciones logísticas integrales de calidad a través del continuo desarrollo y
mejoramiento de los servicios y respetando las leyes tanto laborales como ambientales,
estableciendo parámetros de calidad bajo los siguientes principios:
1. Prevenir los accidentes y controlar los riesgos a los que pueden estar expuestos
tanto el personal que transporta la mercadería como el personal que realiza la carga
y descarga del producto de la empresa al lugar de destino.
2. Prevenir y controlar la contaminación ambiental al agua, aire o suelo que se pueda
generar.
3. Cumplir con la Legislación vigente en cuanto a especificaciones propias de
Seguridad y Salud Ocupacional y Ambiental.
4. Concienciar al personal involucrado respecto al cuidado del medio ambiente y en
la prestación de un servicio seguro y responsable en beneficio de los trabajadores,
de la Empresa, de los clientes, de la sociedad y partes interesadas.
5. Supervisar continuamente el cumplimiento de esta Política de los Objetivos y
Metas del Sistema de Gestión Integrado, con el propósito de asegurar el
Mejoramiento Continuo.
ELABORADO
POR:
REVISADO
POR:
APROBADO
POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
71
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO
CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.3.1
OHSAS 18001: 4.3.1
CÓDIGO: S.L.I.O.P.00
PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE ASPECTOS
AMBIENTALES , PELIGROS Y RIESGOS
1. OBJETO
Definir el método para identificar las no Conformidades de los Aspectos e
Impactos Ambientales así como los Peligros y Riesgos en la Empresa “SCALE
LOGISTICS” y determinar la significancia de cada uno de ellos.
2. ALCANCE
Aplica a las instalaciones de la Empresa de Servicios Logísticos “SCALE
LOGISTICS” y a todos aquellos sitios en que se presten sus servicios.
3. RESPONSABILIDADES
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
Validar la matriz de identificación y evaluación de: aspectos e impactos
ambientales, peligros y riesgos laborales.
COORDINADOR DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
Nivelar, aspectos ambientales y riesgos laborales significativos.
Especificar los aspectos legales que corresponden a: impactos ambientales y a los
peligros y riesgos laborales evaluados; y los métodos de control a fin de que no
sean muy significativos.
Actualizar continuamente la matriz y adoptarla a los cambios de la Empresa.
ELABORADO
POR:
REVISADO
POR:
APROBADO
POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
72
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO
CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.3.1
OHSAS 18001: 4.3.1
CÓDIGO: S.L.I.O.P.00
PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE ASPECTOS
AMBIENTALES, PELIGROS Y RIESGOS
PERSONAL DE SOPORTE
Ingresar la información necesaria en la matriz de identificación y evaluación de
aspectos e impactos ambientales, peligros y riesgos laborales.
TODO EL PERSONAL
Identificar y evaluar los aspectos e impactos ambientales, peligros y riesgos laborales,
independientemente de su puesto de trabajo
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
4.1 DEFINICIÓN DE PROCESOS Y ACTIVIDADES
El coordinador del SGI define todos los procesos que se realizan en la Empresa
“SCALE LOGISTICS”.
Los responsables de las diferentes áreas identifican todos los peligros y riesgos
laborales y todos los aspectos e impactos ambientales relacionados con las
actividades que realizan en su área específica.
El personal de Mantenimiento ingresa esta información en el documento SL.I.A.M.01.
El coordinador del SGI y el personal de soporte efectuarán una revisión anual de la
Matriz SL.I.A.M.01 para Identificación y Evaluación de Peligros y Riesgos
Laborales y Aspectos e Impactos Ambientales o cuando el coordinador lo decida
debido a cambios en el SGI o en el entorno.
73
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO
CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.3.1
OHSAS 18001: 4.3.1
CÓDIGO: S.L.I.O.P.00
PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE ASPECTOS
AMBIENTALES , PELIGROS Y RIESGOS
4.2 IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES,
PELIGROS Y RIESGOS LABORALES.
El coordinador del SGI y el personal de la Empresa “SCALE LOGITICS”, tienen
la responsabilidad de identificar los peligros y riesgos laborales y los aspectos e
impactos ambientales que se producen en cada proceso y clasificarlos como
Situación Normal, Inusual o Emergente.
Deben incluir a todos los procesos de acuerdo con la Matriz SL.I.A.M.01.
4.3 EVALUACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES Y RIESGOS LABORALES.
Con la propósito de evaluar de manera integrada los peligros y riegos laborales y
los aspectos e impactos ambientales, se hace uso del método de FINE y
LEOPOLD respectivamente, los mismos que aplican criterios argumentativos y
verbales para valorarlos.
El método de WILLIAM FINE tiene las siguientes características:
1. Es de fácil comprensión.
2. Abarca 3 factores determinantes para la evaluación de riesgos y peligros
laborales.
3. Genera medidas correctivas en el área de Salud y Seguridad Ocupacional.
4. Ahorro de tiempo, pues ya existe un formato en la matriz de riegos y
peligros laborables.
74
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO
CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.3.1
OHSAS 18001: 4.3.1
CÓDIGO: S.L.I.O.P.00
PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE ASPECTOS
AMBIENTALES, PELIGROS Y RIESGOS
4.3.1 DETERMINACIÓN DE LA SIGNIFICANCIA DE LOS RIESGOS Y DE
LOS IMPACTOS AMBIENTALES.
No se evalúan específicamente con escalas como magnitud, probabilidad
(en impactos ambientales) o probabilidad, consecuencia (en riesgos
laborales), debido a que en la columna de argumentación se explica por
cuál de estos elementos se escoge la calificación asignada.
Luego de evaluar los riesgos laborales y los impactos ambientales, se
solicita a los responsables de las áreas que conforman la Empresa “SCALE
LOGISTICS” que revisen la matriz SL.I.A.M.01, y sugieran los cambios
que consideren pertinentes.
Estas sugerencias serán revisadas por el coordinador del SGI e incluidas en
la matriz SL.I.A.M.01 en caso de ser aprobadas por la Gerencia General de
la Empresa “SCALE LOGISTICS”.
4.4 GESTIÓN DE LOS RIESGOS LABORALES Y DE LOS IMPACTOS
AMBIENTALES SIGNIFICATIVOS.
El coordinador del SGI definirá los métodos específicos de control que se
aplicarán para prevenir, minimizar y/o mitigar según corresponda los riesgos
laborales y los impactos ambientales significativos que se produzcan, considerando
los siguientes elementos:
75
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO
CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.3.1
OHSAS 18001: 4.3.1
CÓDIGO: S.L.I.O.P.00
PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE ASPECTOS
AMBIENTALES, PELIGROS Y RIESGOS
1. Controlar las actividades peligrosas.
2. Controlar los aspectos ambientales.
3. Minimizar en la fuente, los riesgos laborales y los impactos ambientales.
4. Dotar y controlar el uso correcto de los implementos de seguridad.
5. Reciclar y rehusar los desechos generados.
6. Disposición final de los desechos de acuerdo con el gestor correspondiente
acreditado en el Distrito Metropolitano.
7. Capacitar al personal.
5. REFERENCIAS
SL.I.A.M.01 Matriz de identificación y evaluación de Aspectos e Impactos
Ambientales
SL.I.A.M.02 Matriz de identificación y evaluación de Peligros y Riesgos Laborales
6. FORMULARIOS
76
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO
CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.3.1
OHSAS 18001: 4.3.1
CÓDIGO: S.L.I.O.M.01
MATRIZ PARA IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE ASPECTOS AMBIENTALES
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
I M T I M T I M T I M T I M T I M T I M T
Tierra y Suelo
Agua
Aire y Atmosfera
Flora y Fauna
Calidad de Vida
Salud
SUMA
Poblacion y
Economia
Medio
Socioeconomico
Medio Biotico
Medio Fisico y
Quimico
Industria
Logistica
Reciclaje de
Desperdicios
Residuos
Solidos
Efluentes
Liquidos
Emisiones
Gaseosas
Fallas
Operativas
Matriz de Leopold de la Empresa "SCALE LOGISTICS"
Actividades de la Empresa "SCALE LOGISTICS"
CARÁCTER
MEDIO
AMBIENTE
Modificaciones
del RegimenProcesamiento
Renovacion de
FuentesEliminacion y Tratamiento de Desperdicios Accidentes
SUMARuido y
Vibraciones
77
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.3.1
OHSAS 18001: 4.3.1
CÓDIGO: S.L.I.O.M.02
MATRIZ PARA IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN, DE PELIGROS Y RIESGOS
LABORALES
ELABORADO
POR:
REVISADO
POR:
APROBADO
POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
P C E GP T TO M I IN
S S S S GP<20 20<GP<70 70<GP200 200<GP<400 GP>400
2 Sobre carga mental
Rie
sgo
s
Psi
coso
cia
les
1 Premura de tiempo
3
Levantamiento incorrecto
de los objetos
2Movimientos Repetitivos
Rie
sgo
s
Erg
on
om
ico
s
1 Posturas inadecuadas
Rie
sgo
s
Bio
log
ico
s
1Exposicion a
microorganismos (hongos,
virus, bacterias)
2 Exposicion a vaporesRie
go
s
Qu
imic
os
1 Exposicion a polvos
3
Exposicion a iluminacion
deficiente
Rie
go
s F
isic
os
1Ventilacion deficiente
2
Baja Temperatura
(nocturno)
6Resbalones y Caidas
5Mala señalizacion
4Orden y limpieza
3
Cortes con objetos
cortopunzantes
2
Golpes por caidas de
objetos
FACTORES DE RIESGO
Rie
sgo
s M
eca
nic
os
1 Golpes por y contra objetos
78
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO
CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.3.2
OHSAS 18001: 4.3.2
CÓDIGO: S.L.I.O.P.02.
PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE
REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS; Y EVALUACIÓN DEL
CUMPLIMIENTO LEGAL.
1. OBJETO
Establecer la metodología para identificar, actualizar y tener acceso a los
requisitos legales que tengan relación directa con los aspectos ambientales y de
riegos del trabajo identificados en la Empresa “SCALE LOGISTICS”.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a los requerimientos legales, regulaciones, y otros
requisitos desde el punto de vista Ambiental y de Seguridad y Salud
Ocupacional, aprobados por el Estado Ecuatoriano que tengan directa relación
con los aspectos ambientales y riesgos identificados en los procesos y
actividades de la Empresa “SCALE LOGISTICS”
3. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
Revisar el cumplimiento de los requisitos legales del SGI de la Empresa
“SCALE LOGISTICS” y aprobar: el presente procedimiento y la
matrizSL.I.A.M.03.
1. Cuando el requisito legal establezca sanciones o multas por
incumplimiento.
ELABORADO
POR:
REVISADO
POR:
APROBADO
POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
79
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.3.2
OHSAS 18001: 4.3.2
CÓDIGO: SL.I.A.P.02
PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE REQUISITOS
LEGALES Y OTROS REQUISITOS; Y EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO
LEGAL
3.1 METODOLOGÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE
REQUISITOS LEGALES
El coordinador del SGI, elabora un informe anual de cambios o nuevos requisitos
publicados y envía al representante de la dirección.
Cuando existan nuevos requisitos, el coordinador analiza y actualiza la Matriz de
Requisitos Legales SL.I.A.M.03.
El coordinador del SGI, elimina los requisitos legales que ya no sean aplicables
por derogación y/o cambio de la normativa local vigente.
Los documentos legales que se incluyen para la identificación de los requisitos
legales son todas las leyes, reglamentos, ordenanzas u otros aspectos legales que
en materia de especificaciones de ambiente y de seguridad y salud ocupacional,
tengan relación con los impactos ambientales y riegos laborales significativos
que se identificarán en las matrices de Identificación y Evaluación SL.I.A.M.01 y
SL.I.A.M.02.
Los requisitos legales de aplicación son archivados por el coordinador del SGI en
archivo físico y/o electrónico, a través de la actualización de la Matriz de
Requisitos Leales SL.I.A.M.03 directamente relacionados.
Los requisitos legales son controlados en su difusión y distribución de acuerdo
con el procedimiento para Control de Documentos del SGI SL.I.A.P.06.
80
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.3.2
OHSAS 18001: 4.3.2
CÓDIGO: SL.I.A.P.02
PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE REQUISITOS
LEGALES Y OTROS REQUISITOS; Y EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO
LEGAL
3.2 OTROS REQUISITOS
Se entiende como otros requisitos, aquellos compromisos suscritos con partes
interesadas internas y externas y que estén vinculados con los aspectos
ambientales y de seguridad de la Empresa “SCALE LOGISTICS”
3.3 METODOLOGÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE
OTROS REQUISITOS
El Coordinador del SGI con el apoyo de la Dirección, a través de la revisión de
los contratos, convenios y demás compromisos suscritos, incorpora aquellos
requeridos que se debe cumplir, desarrollar o tomar acción y se incluye en la
Matriz de Requisitos Legales Ambientales y Otros Requisitos SL.I.A.M.03.
3.4 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE LA MATRÍZ DE
REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS
La matriz consta de los siguientes elementos:
1. INSTRUMENTO LEGAL
Ver Glosario de Términos
81
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.3.2
OHSAS 18001: 4.3.2
CÓDIGO: SL.I.A.P.02
PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE REQUISITOS
LEGALES Y OTROS REQUISITOS; Y EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO
LEGAL
1. ARTÍCULO
Referencia puntual del Instrumento Legal que hace relación al requerimiento
específico sobre la actividad de la Empresa “SCALE LOGISTICS”.
2. TEMA O ASPECTO AMBIENTAL O DE SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL.
Hace referencia al tema de la normativa tomado como requerimiento legal.
3. CRITERIO / LÍMITE DE CONTROL
Son las actividades que evidencian el cumplimiento del requisito legal.
4. EVIDENCIA DE CUMPLIMIENTO
Se hace referencia al requerimiento puntual establecido por la norma o por la
Empresa para dar cumplimiento al requerimiento legal.
5. FRECUENCIA DE MEDICIÓN
Establece la periodicidad del monitoreo, criterio / límite de control para el
cumplimiento del requisito legal.
82
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.3.2
OHSAS 18001: 4.3.2
CÓDIGO: SL.I.A.P.02
PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE REQUISITOS
LEGALES Y OTROS REQUISITOS; Y EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO
LEGAL
1. RESPONSABLE
Es el responsable para realizar el Criterio / Límite de Control del requerimiento
legal.
3.5 METODOLOGÍA PARA LA EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE
REQUISITOS LEGALES
3.5.1 AUDITORÍAS INTERNAS DE GESTIÓN AMBIENTAL Y GESTIÓN DE
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
Las auditorías internas serán ejecutadas por el Coordinador del Sistema
Integrado de Gestión de la Empresa “SCALE LOGISTICS" con el objetivo
de verificar que los criterios de auditoría se cumplan.
Los criterios de auditoría que sirven de base para la ejecución de las
auditorías internas son:
1. Normas ISO14001:2004 y OHSAS 18001:2007
2. Requisitos legales para la gestión ambiental y gestión de seguridad y
salud ocupacional.
3. Manual de Gestión Integrada.
4. Procedimientos de Gestión Integrada.
5. Instructivos de Gestión Integrada.
6. Formularios y Registros de Gestión Integrada.
83
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.3.2
OHSAS 18001: 4.3.2
CÓDIGO: SL.I.A.P.02
PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE REQUISITOS
LEGALES Y OTROS REQUISITOS; Y EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO
LEGAL
Los incumplimientos legales serán gestionados, mediante el
levantamiento de No conformidades y a través del Procedimiento de
No Conformidades y Acciones Correctivas SL.I.A.P.09.
3.5.2 EVALUACIÓN INTERNA DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS
LEGALES
El representante de la Dirección y el Coordinador del SGI realizarán
una revisión del cumplimiento legal una vez al año, utilizando la
Matriz SL.I.A.M.05, en dicha Matriz se indicará el estado del
cumplimiento.
En caso de presentarse un incumplimiento legal, se procederá a
levantar un Registro de No Conformidad, con el fin de dar el
tratamiento correspondiente, deacuerdo al Procedimiento de No
Conformidad y Acción Correctiva SL.I.A.P.09.
Además, de realizarse alguna actualización respecto a inclusión o
eliminación de requisitos legales tanto en la Matriz SL.I.A.M.03 como
en la SL.I.A.M.05, se registrará como revisión en el recuadro que
consta al inicio de cada Matriz.
84
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.3.2
OHSAS 18001: 4.3.2
CÓDIGO: SL.I.A.P.02
PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE REQUISITOS
LEGALES Y OTROS REQUISITOS; Y EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO
LEGAL
4. REFERENCIAS
ISO 14001:2004
OHSAS 18001:2007
SL.I.A.M.01 Matriz de Identificación y Evaluación de Peligros y Riesgos.
SL.I.A.M.01 Matriz de Identificación y Evaluación Aspectos Ambientales.
SL.I.A.M.03 Matriz de Requisitos Legales y Otros Requisitos
SL.I.A.P.09 Procedimiento de No Conformidad y Acción Correctiva
85
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO
CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.3.2
OHSAS 18001: 4.3.2
CÓDIGO: S.L.I.A.M.03.
MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS
INSTRUMENTO LEGAL
ARTÍCULO
TEMA O ASPECTO
CRITERIO/LÍMITE DE CONTROL
EVIDENCIAS
CUMPLIMIENTO
FRECUENCIA DE
MEDICIÓN
RESPONSABLE
Capítulo II
EDIFICIOS Y LOCALES.
Art.22,23,24,25
Superficies de cubicación en
los locales y puestos de trabajo
Obligatoriedad en el uso de los
implementos de Seguridad y Cumplimiento
con los procedimientos para la realización
de las diferentes actividades.
Observación en sitio Anual PRODUCCIÓN Y
SGI
Convenio OIT 148 Medio
ambiente de Trabajo.
Protección de los trabajadores
contra riesgos profesionales
debido a contaminación de
aire, el ruido y las vibraciones
Obligatoriedad en el uso de los
implementos de Seguridad y Cumplimiento
con los procedimientos para la realización
de las diferentes actividades.
Observación en sitio Por Proyecto PRODUCCIÓN
Ordenanza Metropolitana
Sustitutiva del título V "del
medio ambiente", Libro II, Del
código municipal de distrito
Metropolitano del Municipio de
QUITO No. 0213
Capítulo III
Art. 7
NORMA TÉCNICA PARA
EMISIONES A LA
ATMÓSFERA DE FUENTES
FIJAS DE
COMBUSTIÓN
Emisiones gaseosas a la
atmósfera.
Niveles máximos permisibles, según la
fuente y tipo de combustible.
Informe de
monitoreo Anual SGI
Capítulo III
Art. 8
NORMA TÉCNICA PARA EL
CONTROL DE RUIDO
CAUSADO POR
FUENTES FIJAS Y MÓVILES
Generación de ruido
Niveles máximos de
ruido permisibles según uso de suelo
Informe de
monitoreo Por proyecto SGI
INSTRUMENTO LEGAL
ARTÍCULO
TEMA O ASPECTO
CRITERIO/LÍMITE DE CONTROL
EVIDENCIAS
CUMPLIMIENTO
FRECUENCIA DE
MEDICIÓN
RESPONSABLE
Capítulo V
MEDIO AMBIENTE Y
RIESGOS LABORALES POR
FACTORES FÍSICOS,
QUÍMICOS Y BIOLÓGICOS
Art.53,t4,72
Riesgos, físicos, químicos y
biológicos.
Obligatoriedad en el uso de los
implementos de Seguridad y Cumplimiento
con los procedimientos para la realización
de las diferentes actividades.
Observación en sitio Diario PRODUCCIÓN
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
86
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.1
OHSAS 18001: 4.4.1
CÓDIGO: S.L.I.O.P.03
PROCEDIMIENTO PARA DEFINICIÓN DE RECURSOS, FUNCIONES,
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD DEL SGI.
1. OBJETO
Definir los recursos, funciones, responsabilidad y autoridad en el SGI de la
Empresa “SCALE LOGISTICS”.
2. ALCANCE
Aplica a todo el SGI de la Empresa “SCALE LOGISTICS”.
3. RESPONSABILIDADES
RECURSO HUMANO
Personal involucrado en el SGI, cumplir con lo establecido en el presente
procedimiento.
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Las funciones, responsabilidades y autoridad para el funcionamiento del SGI, se
han establecido de acuerdo al personal que labora en la Empresa “SCALE
LOGISTICS”.
Las responsabilidades se encuentran definidas también en el Manual de
Funciones y Cargos del SGI, SL.I.A.D.04 y en los Procedimientos de SIG.
ELABORADO
POR:
REVISADO
POR:
APROBADO
POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
87
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.1
OHSAS 18001: 4.4.1
CÓDIGO: S.L.I.O.P.03
PROCEDIMIENTO PARA DEFINICIÓN DE RECURSOS, FUNCIONES,
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD DEL SGI.
4.1 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
1. La persona que sea nombrada por la Dirección General de la Empresa “SCALE
LOGISTICS”, cumplirá el rol de Representante de la Dirección en el SGI de la
Empresa.
2. Definir la política del Sistema de Gestión Integrada de la Empresa
3. Gestionar la asignación de recursos económicos para mantenimiento y
mejoramiento continuo del SGI.
4. Revisar el SGI
5. Tomar y solicitar acciones de mejora en el desempeño del SGI.
6. Planificar la ejecución de auditorías internas.
7. Calificar auditores internos.
8. Designar a auditores internos y auditor líder para la ejecución de auditorías
internas.
9. Responder a comunicaciones de las partes interesadas en la gestión ambiental o
de seguridad y salud ocupacional.
AUTORIDAD
1. Aprobar la Política Ambiental del SGI de la Empresa.
2. Revisar y Aprobar los objetivos y las metas ambientales, salud y seguridad
ocupacional.
3. Aprobar SL.I.A.P.12. Procedimiento para Revisión por la Dirección.
88
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.1
OHSAS 18001: 4.4.1
CÓDIGO: S.L.I.O.P.03
PROCEDIMIENTO PARA DEFINICIÓN DE RECURSOS, FUNCIONES,
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD DEL SGI.
4.2 COORDINADOR DEL SGI
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
1. La persona que sea nombrada por la Dirección General de la Empresa, cumplirá
el rol de Coordinador en el SGI de la Empresa.
2. Asegurar que se implante, mantenga y mejore el SGI.
3. Aplicar las Normas: ISO14001:2004 y OHSAS 18001:2007 vigentes.
4. Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales aplicables al SGI de la
Empresa.
5. Identificar los aspectos ambientales y de seguridad y salud ocupacional, para
evaluar los impactos ambientales y los riesgos del trabajador y establecer los
significativos.
6. Difundir la política, objetivos y documentos del SGI.
7. Establecer las funciones, responsabilidades y autoridades de todo el personal del
SGI.
8. Identificar la necesidad de recursos para implementar, mantener y mejorar el SGI
de la Empresa
9. Identificar las necesidades de capacitación del personal.
10. Recibir, documentar y gestionar las comunicaciones relativas al SGI de las
diversas partes interesadas.
89
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.1
OHSAS 18001: 4.4.1
CÓDIGO: S.L.I.O.P.03
PROCEDIMIENTO PARA DEFINICIÓN DE RECURSOS, FUNCIONES,
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD DEL SGI.
11. Efectuar el seguimiento al cumplimiento de objetivos, metas y programas
del SGI.
12. Efectuar el seguimiento al cumplimiento de criterios operativos de
acuerdo al SGI.
13. Asegurar el análisis de causa de las no conformidades y oportuna toma de
acciones correctivas y preventivas a fin de dar solución a los problemas
ambientales, de seguridad y salud ocupacional y del SGI detectados.
14. Asegurar que se mantengan los registros del SIG, como evidencia de su
cumplimiento.
15. Coordinar la ejecución de auditorías.
16. Mantener informado sobre el avance, desempeño e inconvenientes del SGI
al representante de la dirección.
AUTORIDAD
1. Hacer cumplir los procedimientos del SGI.
2. Aprobar los procedimientos generales y de control operativo del SIG.
90
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.1
OHSAS 18001: 4.4.1
CÓDIGO: S.L.I.O.P.03
PROCEDIMIENTO PARA DEFINICIÓN DE RECURSOS, FUNCIONES,
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD DEL SGI.
4.3 SECRETARIA
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
1. Elaborar la documentación del SGI de la Empresa, a solicitud del Coordinador
del SGI.
2. Custodiar los documentos del SGI.
3. Distribuir los documentos del SGI de la Empresa a los usuarios de los mismos, a
solicitud del Coordinador del SGI.
4. Mantener actualizados los documentos del SGI.
5. Recibir, clasificar y archivar las comunicaciones internas y externas referentes al
SGI en la Empresa, al igual que las respuestas si es aplicable.
6. Identificar, clasificar, archivar y mantener los registros del SGI de la Empresa
“SCALE LOGISTICS”.
AUTORIDAD
1. Hacer cumplir los procedimientos del Sistema de Gestión Integrado a su personal
asignado.
5. REFERENCIAS
SL.I.A.D.04
91
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.3.3
OHSAS 18001: 4.3.3
CÓDIGO: SL.I.A.D.02
OBJETIVOS Y METAS
OBJETIVO META ESTRATEGIA COSTOS Y
RECURSOS ACCIONES RESPONSABLE ACCIÓN
AÑO 2012
2do
Trimestre
3er
Trimestre
4to
Trimestre
E F M A M J J A S
RE
DU
CIR
EL
NÚ
ME
RO
DE
AC
CID
EN
TE
S.
0 Accidentes.
Se cuantificará
mensualmente
Desarrollo y
seguimiento de
una política de
salud y seguridad
$600.00USD
1. Capacitación en
riesgos laborales y
toma de conciencia.
2. Creación de formato
para registros.
Supervisor de Procesos
x x x x x x x x x
x
RE
DU
CIR
EL
NÚ
ME
RO
DE
DE
SC
OO
R
DIN
AC
ION
ES
50%
De reducción
Mejorar el sistema
de comunicación.
Por escrito
1. Capacitación y toma
de conciencia.
2. Motivación al trabajo
con calidad.
3. Mejorar la
comunicación.
Coordinador del Sistema de
Gestión Integrado
x x
x x x x x x x x x
x x x x x x x x x
RE
DU
CIR
E
LA
S
EM
ISIO
NE
S
DE
CO
2
Reducción de las
emisiones de CO2
Mantenimiento
semanal de los
vehículos ABC
$400.00USD
1. Capacitación y toma
de conciencia.
2. Motivación al trabajo
con calidad.
3. Mejorar la
comunicación.
Supervisor de Procesos
x x
Mejorar las
condiciones de las
camionetas
x x x x x x x x x
x x x x x x x x x
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
92
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.3.3
OHSAS 18001: 4.3.3
CÓDIGO:SL.I.A.F.01
OBJETIVO META ESTRATEGIA COSTOS Y
RECURSOS ACCIONES
RESPONSABLE
ACCIÓN
2do Trimestre
2012
3er Trimestre
2012
4to Trimestre
2012
A M J J A S O N D
RE
DU
CIR
EL
NÚ
ME
RO
DE
AC
CID
EN
TE
S.
0 Accidentes.
Se cuantificará
mensualmente
Capacitación y
utilización de
implementos de
seguridad
$600USD
3. Capacitación en riesgos laborales y
toma de conciencia.
4. Creación de formato para registros.
Supervisor de Procesos x x x x x x x x x
TOTAL PROGRAMADO % 0 0 0 0 0 0 0 0 0
TOTAL EJECUTADO %
PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO %
RE
DU
CIR
EL
NÚ
ME
RO
DE
DE
SC
OO
RD
INA
CIO
N
ES
50%
Reducción
Mejorar el sistema
de comunicación.
Por escrito
4. Capacitación y toma de conciencia.
5. Motivación al trabajo con calidad.
6. Mejorar la comunicación.
Coordinador del
Sistema de Gestión
Integrado
x
x x x x x x x x x
x x x x x x x x x
TOTAL PROGRAMADO % 5 5 5 5 5 5 5 5 4
TOTAL EJECUTADO %
PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO
RE
DU
CIR
E
L
PO
RC
EN
TA
JE
DE
EM
ISIO
NE
S D
E
CO
2
Reducción de
emisiones de
CO2
Mantenimiento
semanal de los
vehículos ABC
$400USD
4. Capacitación y toma de conciencia.
5. Mejorar la comunicación. Supervisor de Procesos
x
x x x x x x x x x
x x x x x x x x x
TOTAL PROGRAMADO % 5 9 9 9 10 10 10 7 0 TOTAL EJECUTADO %
PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO %
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
93
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.2
OHSAS 18001: 4.4.2
CÓDIGO: SL.I.A.P.04
PROCEDIMIENTO DE COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE
CONCIENCIA 1. OBJETO
Definir el método para asegurar la competencia, formación y concienciación del personal
en el Sistema de Gestión Integrado de la Empresa “SCALE LOGISTICS”
2. ALCANCE
Para todas las actividades que realiza el personal que prestan servicios en la Empresa
“SCALE LOGISTICS”
3. RESPONSABILIDADES
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
1. Solicitar a la Dirección el apoyo a los temas de capacitación en el Sistema de
Gestión Integrado programados.
2. Designar al personal que debe asistir a los cursos de capacitación programados.
COORDINADOR DEL SGI
1. Determinar las necesidades de capacitación del personal que labora en la Empresa.
2. Establecer el plan de toma de conciencia para el personal de prestación de servicios
3. Asegurar que las actividades de concienciación, se ejecuten de acuerdo las
necesidades del personal, de la Empresa y de la Ley.
ELABORADO
POR:
REVISADO
POR:
APROBADO
POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
94
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.2
OHSAS 18001: 4.4.2
CÓDIGO: SL.I.A.P.04
PROCEDIMIENTO DE COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE
CONCIENCIA
SECRETARIA
Archivar los registros que indica el presente Procedimiento.
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
4.1 CALIFICACIÓN DEL PERSONAL
4.1.1 Para el ingreso/ubicación de personal en la Empresa y sus actividades, la
Dirección, deberá considerar la competencia del personal sobre la base de
educación, entrenamiento y/o experiencia adecuados, de acuerdo al Manual
de funciones.
4.1.2 La secretaria, debe mantener actualizada la descripción de los cargos y
funciones de los empleados que desarrollan tareas específicas en el SGI, de
acuerdo a lo establecido en el Procedimiento SL.I.A.P.03, para definición de
Recursos, Funciones, Responsabilidades y Autoridades del SIG
4.1.3 La secretaria tendrá las copias de los registros que demuestran la
competencia del personal que realiza tareas específicas en el SGI, a través de
una carpeta individual con hoja de vida, certificados de cursos y experiencia,
evaluados según documento SL.I.A.F.02, Formulario de Calificación de
Personal.
95
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.2
OHSAS 18001: 4.4.2
CÓDIGO: SL.I.A.P.04
PROCEDIMIENTO DE COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE
CONCIENCIA
4.2 INDUCCIÓN
El Coordinador del SGI realiza o delega la Inducción específica al sitio de trabajo.
4.2.1 EMPLEADOS NUEVOS
Información General de Empresa y de sus Actividades.
Localización de la Planta, sus Instalaciones y sus Servicios.
Orgánico Funcional.
Normas generales.
Nociones básicas de las Normas: 14001 Y OHSAS 18001.
Especificaciones de servicios.
Riesgos de Seguridad.
Riesgos Ambientales.
Accidentes de trabajo.
Implementos de protección personal.
Planes de Emergencia y Contingencia.
La capacitación realizada debe ser registrada en el documento SL.I.A.F.03, Formulario de
Capacitación.
96
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.2
OHSAS 18001: 4.4.2
CÓDIGO: SL.I.A.P.04
PROCEDIMIENTO DE COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE
CONCIENCIA
4.2.2 EMPLEADOS PERMANENTES
Todos los empleados deben recibir Inducción al SGI, cuya capacitación debe
ser registrada en el documento SL.I.A.F.03, Formulario de Capacitación.
4.3 CAPACITACIÓN Y CONCIENCIACIÓN
Todos los empleados de la Empresa que durante el cumplimiento de sus actividades
puedan que estén sometidos a riesgos de seguridad significativos o puedan causar
impactos significativos al ambiente, deben recibir entrenamiento sobre los métodos
específicos de control aplicables, para que estén conscientes de:
1. La importancia del cumplimiento de la Política del SGI.
2. La importancia del cumplimiento de los procedimientos y de los requisitos del
SGI.
3. Los riesgos de seguridad y los impactos ambientales significativos reales o
potenciales con relación a sus actividades.
4. Los beneficios en ambiente y en seguridad y salud ocupacional al mejorar su
desempeño personal.
5. Sus funciones, responsabilidades y autoridad en el logro del cumplimiento con la
política, procedimientos y requisitos del SGI, incluyendo las necesidades de
preparación y respuesta en situaciones de emergencia.
97
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.2
OHSAS 18001: 4.4.2
CÓDIGO: SL.I.A.P.04
PROCEDIMIENTO DE COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE
CONCIENCIA El entrenamiento se realizará de tres maneras:
4.3.1 El Coordinador del SGI, proveerá o delegará a los responsables de cada Área la
capacitación y entrenamiento en los procedimientos generales y específicos
directamente relacionados con: los riesgos laborales y con los impactos
ambientales asociados a cada área del trabajo. Este entrenamiento se registrará
en el documento SL.I.A.F.03, Formulario de Capacitación.
4.3.2 El Coordinador del SGI, planificará, programará y ejecutará el entrenamiento
sobre planes de emergencia y contingencia, así como la realización de
simulacros de aplicación. Este entrenamiento se registrará enel documento
SL.I.A.F.03, Formulario de Capacitación.
4.3.3 El Coordinador del SGI, programará la capacitación y entrenamiento en temas
ambientales y de seguridad que permitan al trabajador mejorar su competencia y
su desempeño. Esta actividad se la realizará de la siguiente manera:
Cada año el Coordinador deberá identificar las necesidades de entrenamiento
del personal, llenando el Formulario de Establecimiento de Necesidades.
El formulario se remite a la Dirección para su aprobación.
El representante de la Dirección y/o el Coordinador del SGI en base al
cronograma aprobado y tomando en cuenta los requerimientos y necesidades
del personal, seleccionará a los que participarán en los eventos de
capacitación.
98
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.2
OHSAS 18001: 4.4.2
CÓDIGO: SL.I.A.P.04
PROCEDIMIENTO DE COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE
CONCIENCIA
La Dirección aprueba el listado de participantes tomando en cuenta los
requerimientos de todas las áreas de la Empresa.
Soporte Interno lleva el documento SL.I.A.F.04, Formulario de participantes
para capacitación.
4.4 EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA
Trimestralmente los empleados de la Empresa serán evaluados mediante el
formulario de Evaluación del Desempeño Laboral, con el fin de determinar la
competencia en su puesto de trabajo.
4.5 GENERALIDADES DE LA CAPACITACIÓN
4.5.1 Cuando existan modificaciones en la Política del SGI, Procedimientos,
Instructivos y Aspectos Ambientales y Seguridad y Salud Ocupacional
significativos, el Coordinador del SGI, planificará y coordinará el
entrenamiento del personal
4.5.2 Todos los empleados tienen que ser considerados en algún tipo de
capacitación relacionada con el SGI al menos una vez al año.
4.6 REGISTROS DE ENTRENAMIENTO
Los registros de entrenamiento como: inducciones, concienciaciones, visitas de
capacitación internas, externas y en el área de trabajo, serán registradas en
SL.I.A.F.03, Formulario de Capacitación o a través de la copia de los certificados de
entrenamiento.
99
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.2
OHSAS 18001: 4.4.2
CÓDIGO: SL.I.A.P.04
PROCEDIMIENTO DE COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE
CONCIENCIA 5. REFERENCIAS
SL.I.A.P.06 Procedimiento para definición de funciones, responsabilidades y
Autoridades del SGI.
SL.I.P.I.04 Instructivo para trabajo en alturas.
SL.I.P.I.03 Instructivo General para corte, preparación de material y soldadura.
SL.I.A.D.03 Manual de funciones y cargos del SGI.
6. FORMULARIOS
SL.I.A.F.02 Formulario de Calificación de Personal.
SL.I.A.F.03 Formulario de Capacitación.
SL.I.A.F.04 Formulario de Participantes para Capacitación.
Formulario de Encuesta de opinión a Visitantes.
Establecimiento de Necesidades
Plan anual de Capacitación del Personal
Evaluación del Desempeño Laboral
Cronograma de Capacitación Procedimientos SGI.
100
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.2
OHSAS 18001: 4.4.2
CÓDIGO: SL.I.A.P.04
PROCEDIMIENTO DE COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE
CONCIENCIA
7. FLUJOGRAMA
DIRECCIÓN DE LA EMPRESA “SCALE
LOGISTICS”
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN DEL SGI
COORDINADOR DEL SGI
SECRETARIA
JEFE DE
TRANSPORTE
QUITO
CONTADOR
GENERAL
SERVICIOS
VARIOS
TRANSPORTISTAS GUARDIA
101
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.2
OHSAS 18001: 4.4.2
CÓDIGO: SL.I.A.P.04
MANUAL DE FUNCIONES Y CARGOS DEL SGI
COORDINADOR DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
GRUPO
OCUPACIONAL:
Sistema de Gestión Integrado
CARGO: Coordinador del SGI
FUNCIONES BÁSICAS:
1. Revisar y aprobar los instructivos operativos. 2. Revisar y aprobar las matrices de control de documentos y registros.
3. Elaborar los objetivos y las metas ambientales y de seguridad y salud ocupacional.
4. Realizar el seguimiento mensual a los criterios operativos, indicadores objetivos y metas. 5. Revisar y aprobar los procedimientos del SGI que le competan.
6. Capacitar al personal de operaciones sobre instructivos operativos.
7. Realizar el seguimiento al cronograma de mantenimiento de áreas y equipos. 8. Asegurar que se implante, mantenga y mejore el SGI.
9. Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos.
10. Establecer responsabilidades y autoridades en el personal con respecto al SGI. 11. Identificar las necesidades de capacitación en el personal.
12. Capacitación al personal en temas de ambiente y de seguridad y salud ocupacional.
13. Coordinar la ejecución de auditorías. 14. Asegurar que se mantengan los registros del SGI como evidencia.
15. Realizar la encuesta de satisfacción del personal.
PERFIL DEL CARGO:
Instrucción Formal:
Título universitario de Ingeniero en: mecánica, civil, industrial, de procesos o un grado equivalente.
Jefe de Planta en fábricas o industrias.
Experiencia en el Área:
2 años.
CAPACITACIÓN
EXTERNA:
Cursos de :
1. Auditor Interno 14001 y OHSAS 18001. 2. Auditor Líder ISO 14001 y OHSAS 18001.
3. Normas ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007. 4. Relaciones Humanas.
5. Manejo de Personal.
CAPACITACIÓN
INTERNA:
Talleres de:
1. Objetivos y metas de calidad, de ambiente, seguridad y salud ocupacional.(6 horas al año). 2. Política Integrada de calidad, de ambiente de seguridad y salud ocupacional. (6 horas al
año).
3. Procedimiento de funciones CM.I.A.P.06. (6 horas al año). 4. Análisis de causas y acciones correctivas. (6 horas al año).
ELABORADO
POR:
REVISADO
POR:
APROBADO
POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
102
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.2
OHSAS 18001: 4.4.2
CÓDIGO: SL.I.A.P.04
MANUAL DE FUNCIONES Y CARGOS DEL SGI
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
GRUPO
OCUPACIONAL:
Sistema de Gestión Integrado
CARGO: Representante de la Dirección del SGI
FUNCIONES
BÁSICAS:
1. Definir política del SGI.
2. Aprobar los procedimientos del SGI.
3. Aprobar la Matriz ambiental, seguridad y salud ocupacional.
4. Aprobar el manual del SGI.
5. Aprobar el alcance del SGI.
6. Revisar los objetivos y las metas ambientales, salud y seguridad ocupacional.
7. Revisar el cumplimiento de los requisitos legales y de otros requisitos.
8. Gestionar los recursos económicos para la implantación del SGI.
9. Aprobar objetivos y metas ambientales y de seguridad y salud ocupacional.
10. Tomar acciones para mejorar el desempeño en ambiente, seguridad y salud
ocupacional.
11. Aprobar y gestionar el presupuesto para el sistema.
12. Dirigir las reuniones para las revisiones por la dirección.
13. Planificar la ejecución de auditorías internas.
14. Calificar a los auditores internos.
15. Designar a los auditores internos y al auditor líder.
PERFIL DEL CARGO:
Instrucción Formal:
Título universitario de Ingeniero en: mecánica, civil, industrial, de procesos o un grado
equivalente.
Coordinador en “SCALE LOGISTICS”
Experiencia en el Área:
2 años.
CAPACITACIÓN
EXTERNA:
Cursos de :
1. Auditor Interno ISO 14001 y OHSAS 18001.
2. Auditor Líder ISO 14001 y OHSAS 18001.
3. Normas ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007.
4. Relaciones Humanas.
5. Manejo de Personal.
CAPACITACIÓN
INTERNA:
Talleres de:
1. Objetivos y metas de ambiente, seguridad y salud ocupacional.(6 horas al año).
2. Política Integrada ambiental de seguridad y salud ocupacional. (6 horas al año).
3. Procedimiento de funciones SL.I.A.P.06. (6 horas al año).
4. Requisitos Legales. (6 horas al año).
5. Análisis de causas y acciones correctivas.(6 horas al año).
103
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.1
OHSAS 18001: 4.1
CÓDIGO: SL.I.A.D.03
MANUAL DE FUNCIONES Y CARGOS DEL SGI
SECRETARIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
GRUPO
OCUPACIONAL:
Sistema de Gestión Integrado
CARGO: Secretaria del SGI
FUNCIONES
BÁSICAS:
1. Elaborar los procedimientos de control documental, control de registros,
no conformidades, manual de gestión, procedimiento cero.
2. Elaborar el alcance del SGI.
3. Custodiar los documentos internos y externos de SGI.
4. Registrar las comunicaciones recibidas y enviadas.
PERFIL DEL
CARGO:
Instrucción Formal:
Bachiller en Secretariado, Contabilidad, Informática, Físico Matemático,
Ciencias Sociales, etc.
Secretaria
Experiencia en el Área:
2 años.
CAPACITACIÓN
EXTERNA:
Cursos de :
1. Auditor Interno ISO 14001 y OHSAS 18001.
2. Relaciones Humanas.
3. Ofimática.
CAPACITACIÓN
INTERNA:
Talleres de:
1. Objetivos y metas de ambiente, seguridad y salud ocupacional.(6 horas al
año).
2. Política Integrada de ambiente de seguridad y salud ocupacional. (6 horas
al año).
3. Procedimiento de funciones SL.I.A.P.06. (6 horas al año).
4. Requisitos Legales. (6 horas al año).
5. Análisis de causas y acciones correctivas.(6 horas al año).
104
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.1
OHSAS 18001: 4.1
CÓDIGO: SL.I.A.D.03
MANUAL DE FUNCIONES Y CARGOS DEL SGI
TRANSPORTISTA
GRUPO
OCUPACIONAL:
Personal de Planta
CARGO: Transportista
FUNCIONES
BÁSICAS:
1. Cumplir con los instructivos inherentes a su cargo.
2. Cumplir con el instructivo de utilización de implementos de seguridad.
3. Participar en los planes de emergencia y contingencia.
4. Participar en capacitaciones dentro y fuera de la Empresa
5. Apoyar en el mantenimiento de las instalaciones de la Empresa.
6. Ejecutar otras funciones afines a la naturaleza de su trabajo y nivel de
complejidad.
PERFIL DEL
CARGO:
Instrucción Formal:
Chofer Profesional
Experiencia en el Área:
2 años.
CAPACITACIÓN
EXTERNA:
Cursos de :
1. Cursos de Mecánica.
2. Relaciones Humanas.
CAPACITACIÓN
INTERNA:
Talleres de:
1. Objetivos y metas de ambiente, seguridad y salud ocupacional.(6 horas al
año).
2. Política Integrada de ambiente de seguridad y salud ocupacional. (6 horas
al año).
3. Procedimiento de funciones SL.I.A.P.06. (6 horas al año).
4. Normas de Seguridad Básica.( 6 horas al año).
5. Primeros auxilios y manejo de extintores (6 horas al año).
6. Plan de contingencias y emergencias. (6 horas al año)
105
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.1
OHSAS 18001: 4.4.1
CÓDIGO: SL.I.A.D.03
MANUAL DE FUNCIONES Y CARGOS DEL SGI
GUARDIA
GRUPO
OCUPACIONAL:
Seguridad Física
CARGO: Guardia
FUNCIONES
BÁSICAS:
1. Cumplir con el instructivo de utilización de implementos de seguridad.
2. Participar en los planes de emergencia y contingencia.
3. Participar en capacitaciones dentro y fuera de la Empresa.
4. Apoyar en el mantenimiento de las instalaciones de la Empresa.
5. Realizar rondas de vigilancia en la planta.
PERFIL DEL
CARGO:
Instrucción Formal:
Bachiller en cualquier especialización.
Experiencia en el Área:
2 años
CAPACITACIÓN
EXTERNA:
Cursos de :
1. Defensa Personal.
2. Utilización de armas de fuego.
3. Relaciones Humanas
CAPACITACIÓN
INTERNA:
Talleres de:
1. Objetivos y metas de ambiente, seguridad y salud ocupacional.(6 horas al
año).
2. Política Integrada de ambiente de seguridad y salud ocupacional. (6 horas
al año).
3. Procedimiento de funciones SL.I.A.P.06. (6 horas al año).
4. Normas de Seguridad Básica.( 6 horas al año).
5. Primeros auxilios y manejo de extintores (6 horas al año).
6. Plan de contingencias y emergencias. (6 horas al año)
106
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.2
OHSAS 18001: 4.4.2
ESTABLECIMIENTO DE
NECESIDADES
IDENTIFICACIÓN DEL EVENTO
Área Solicitante:………………………………………………………………………………..
Responsable:…………………………………………………Lugar…………………………
Tipo de Evento:
Curso Pasantía
Seminario Conferencia
Taller Maestría
Diplomado Otros
Nivel del Evento: Básico Medio Avanzado
Característica del Evento: % Práctico % Teórico
Lugar de Prácticas: Planta Obra Otros
TEMA
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
OBJETIVOS
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
CONTENIDOS
1. …………………………………………. 2. ……………………………………………
3. …………………………………………. 4. ……………………………………………
5. …………………………………………. 6. ……………………………………………
7. …………………………………………. 8. …………………………………………… ELABORADO
POR:
REVISADO
POR:
APROBADO
POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
107
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.2
OHSAS 18001: 4.4.2
ESTABLECIMIENTO DE
NECESIDADES
Fecha de Realización:………………………… Horario:…………………………………..
Lugar:………………………………………… Duración:…………………………………
Equipos y Materiales Requeridos:……………….....................................................................
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
El Evento contribuye a:
Solucionar problemas Operativos
Formar especialistas
Desarrollar habilidades y destrezas
Manejar y operar equipos y/o maquinaria nuevos en la Empresa
Transferir conocimientos y novedades tecnológicas
Otras (Especifique)
JUSTIFICACIÓN
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
INSTRUCTORES SUGERIDOS
Nombre Lugar de Ubicación
………………………………………. …………………………………………
………………………………………. …………………………………………
………………………………………. …………………………………………
………………………………………. …………………………………………
Tema dirigido a:………………………………………….............................................................
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
Firma……………………………………
108
CRONOGRAMA DE CAPACITACIÓN PROCEDIMIENTOS SGI
AÑO 2012
DOCUMENTO PARA
CAPACITACIÓN CLÁUS. CÓDIGO RESP. ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPT. OCTU. NOVIEM. DICIEM.
Norma ISO-14001 C.SGI
Norma OHSAS- 18001 C.SGI
Política del SGI 4.2 SL.I.A.D.01 DIRECC.
Manual de Gestión Integrada 4.4.4. SL.I.A.D.03 C.SGI
Procedimiento de
identificación y actualización
de requisitos legales y otros
requisitos y evaluación del
cumplimiento.
4.3.2 SL.I.A.P.02 C.SGI
Objetivos, metas y programas
del SGI 4.3.3 SL.I.A.D.02 R.DIRECC.
Procedimiento para definición
de funciones,
responsabilidades y
autoridades del SGI.
4.4.1 SL.I.A.P.03 C.SGI
Procedimiento para Manejo de
Comunicaciones, y respectivos
formularios.
4.4.3 SL.I.A.P.05 C.SGI
Procedimieno para control de
documentos del SGI y
formularios.
4.4.5 SL.I.A.P.06 C.SGI
Procedimiento de medición y
seguimiento y respectivos
formularios.
4.5.1 SL.I.A.P.08 C.SGI
Procedimiento de No
conformidad y acción
correctiva
4.5.3 SL.I.A.P.09 C.SGI
Procedimiento para control de
registros 4.5.4 SL.I.A.P.10 C.SGI
Procedimiento para auditorías
internas. 4.5.5 SL.I.A.P.11 C.SGI
Procedimiento de Revisión por
la Dirección. 4.6 SL.I.A.P.12 R.DIRECC.
ELABORADO POR: REVISADO POR:
APROBADO POR:
FECHA: FECHA:
FECHA:
FIRMA: FIRMA:
FIRMA:
109
SCALE LOGISTICS
SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.2
OHSAS 18001: 4.4.2
CÓDIGO: SL.I.A
PROGRAMA DE CAPACITACIÓN SGI 2012
DOCUMENTO PARA
CAPACITACIÓN CLAUSU. CÓDIGO RESPON. Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
Política del SGI
Objetivos, Metas y Programas
Funciones y Responsabilidades
No Conformidad y Acción Correctiva
Control de Documentos
Control de Registros
Auditorías Internas
Aspectos ambientales y seguridad
Evaluación de aspectos de ambiente y seguridad
ELABORADO POR: REVISADO
POR:
APROBADO POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
AÑO 2012
110
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.2
OHSAS 18001: 4.4.2
CÓDIGO: SL.I.A.F.02
FORMULARIO DE CALIFICACIÓN DEL PERSONAL
CARGO:
FECHA:
CALIFICACIÓN DE COMPETENCIA DEL
PERSONAL
Nombres y Apellidos
PERFIL DESEADO DE FORMACIÓN
Tercer Nivel: Especialidad: Com, Indus,
Ingeniería:
Licenciatura: Economista:
Otros:
Nivel Tecnológico:
Marketing
Tecnólogo: Otros:
Segundo Nivel: Industrial Técnico:
Otros:
Otros:
(Primaria)
Calificación hasta 30 puntos si cumple, 20 puntos si
cumple parcialmente y 10 puntos si no cumple.
CAPACITACIÓN RECIBIDA
Calificación hasta 30 puntos si cumple, 20 puntos si
cumple parcialmente y 10 puntos si no cumple.
Horas
Aspectos e Impactos Ambientales 10
Seguridad Industrial 10
Riesgos Laborales 10
Auditorías 30
Subtotal:
TIEMPO DE EXPERIENCIA:
Años o meses
Calificación hasta 40 puntos si cumple, 30 puntos si
cumple parcialmente y 10 puntos si no cumple.
Experiencia en la Empresa 5 años
Experiencia en Trabajos Similares
Subtotal:
CUMPLE LA COMPETENCIA REQUERIDA SI SUPERA LOS 70 PUNTOS EN LA EVALUACIÓN TOTAL
NECESIDADES DE CAPACITACIÓN:
ELABORADO
POR:
REVISADO
POR:
APROBADO
POR:
FECHA: FECHA: FECHA: FIRMA: FIRMA: FIRMA:
Subtotal:
111
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.2
OHSAS 18001: 4.4.2
CÓDIGO: SL.I.A.F.03
FORMULARIO DE CAPACITACIÓN
TEMA:
OBJETIVO:
FECHAS:
NÚMERO DE
HORAS
DICTADO POR:
Nº NOMBRE ÁREA C.I. FIRMA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
ELABORADO
POR:
REVISADO
POR:
APROBADO
POR:
FECHA: FECHA: FECHA: FIRMA: FIRMA: FIRMA:
112
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.2
OHSAS 18001: 4.4.2
CÓDIGO: SL.I.A.F.04
FORMULARIO DE PARTICIPANTES PARA CAPACITACIÓN
TEMA:
OBJETIVO:
FECHA:
NÚMERO DE HORAS:
DICTADO POR:
Las personas participantes en este curso, en representación de la Empresa “SCALE
LOGISTICS” son:
Nº NOMBRE ÁREA C.I. FIRMA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
FECHA:……………………………………………………
ELABORADO
POR:
REVISADO
POR:
APROBADO
POR:
FECHA: FECHA: FECHA: FIRMA: FIRMA: FIRMA:
113
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.3
OHSAS 18001: 4.4.3
CÓDIGO:SL.I.A.P.05
PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE COMUNICACIONES
1. OBJETO
Definir el método para generar, recibir y responder las comunicaciones internas y
externas relacionadas al Sistema de Gestión Integrado de la Empresa “SCALE
LOGISTICS”.
2. ALCANCE
Aplica al manejo de las comunicaciones relacionadas con el SGI de la Empresa
“SCALE LOGISTICS”.
3. RESPONSABILIDADES
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
Generar, recibir y responder a las comunicaciones relacionadas con el SGI de las
partes interesadas, que sean de su competencia.
COORDINADOR DEL SGI
1. Generar, recibir y responder a las comunicaciones relacionadas con el SGI de
las partes interesadas, que sean de su competencia.
2. Gestionar con el Representante de la Dirección y/o Dirección las
comunicaciones de las partes interesadas que no sean de su competencia.
ELABORADO
POR:
REVISADO
POR:
APROBADO
POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
114
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.3
OHSAS 18001: 4.4.3
CÓDIGO:SL.I.A.P.05
PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE COMUNICACIONES
SECRETARIA
1. Recibir y archivar las comunicaciones y respuestas de las partes involucradas.
2. Generar las respuestas a comunicaciones, de acuerdo a la disposición del
Coordinador y/o Representante de la Dirección.
3. Registrar las comunicaciones tanto internas como externas recibidas en
SL.I.A.F.06 y registrar las comunicaciones tanto internas como externas
enviadas en SL.I.A.F.05.
TODO EL PERSONAL DE LA EMPRESA “SCALE LOGISTICS”
Recibir cualquier documento relacionado al SGI y entregar a Secretaria.
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
4.1 COMUNICACIONES INTERNAS
4.1.1 Las comunicaciones internas se realizan a través de los siguientes
medios:
1. Internet
2. Memorando
4.1.2 Las comunicaciones internas referentes al SGI son receptadas por la
secretaria quien entrega al Coordinador del SGI y/o Representante de la
Dirección.
115
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.3
OHSAS 18001: 4.4.3
CÓDIGO:SL.I.A.P.05
PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE COMUNICACIONES
4.1.3 La documentación interna es archivada en dos carpetas separadas, la
una de Recibidas y la otra de Enviadas.
4.1.4 Las respuestas emitidas por el destinatario de la comunicación interna
deben ser entregadas a la secretaria, para que archive según
corresponda.
4.1.5 Las comunicaciones internas vía Internet que tengan relación con el
SGI, serán impresas por la secretaria para su respectivo tratamiento.
4.2 COMUNICACIONES EXTERNAS
4.2.1 Toda comunicación externa relacionada con el SGI de la Empresa
“SCALE LOGISTICS” se recibe a través de la secretaria, para luego
entregar al Coordinador, quién da la disposición para archivar el
documento de acuerdo a lo indicado en 4.1.3.
4.2.2 Boletines de Prensa, Radio, y TV relacionados al desempeño del SGI de
la Empresa “SCALE LOGISTICS”.
116
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.3
OHSAS 18001: 4.4.3
CÓDIGO:SL.I.A.P.05
PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE COMUNICACIONES
4.2.3 Todas las respuestas a comunicaciones deben ser documentadas. La
secretaria debe registrar y archivar de acuerdo a 4.1.3.
4.2.4 SCALE LOGISTICS no comunicará sus problemas de riesgos laborales
y sus aspectos ambientales significativos a entes externos, a menos que
existan requerimientos de las partes interesadas de acuerdo a 4.4.
4.2.5 Para el caso de llamadas telefónicas respecto a aspectos de seguridad y
ambientales de la Empresa “SCALE LOGISTICS”, el receptor de la
misma solicitará los datos personales para que el Coordinador del SIG,
lo contacte y analice la situación, en lo posible solicitando información
escrita.
4.3 RESPUESTA A LAS COMUNICACIONES
El Coordinador del SGI prepara las respuestas relacionadas con los aspectos de
seguridad y ambientales de la Empresa “SCALE LOGISTICS”, tomando en
cuenta los siguientes criterios:
1. Si tiene competencia respecto al problema presentado.
2. Analizando la importancia según sea el caso: de gestión de seguridad y
salud ocupacional o de gestión ambiental.
117
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.3
OHSAS 18001: 4.4.3
CÓDIGO:SL.I.A.P.05
PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE COMUNICACIONES
3. Si el caso los amerita, comprometiéndose a tomar acciones correctivas y
preventivas necesarias e inmediatas.
4. Entregando respuestas oportunas.
5. Entregando sus respuestas a la secretaria para su distribución a quien
corresponda.
Disponiendo a la secretaria que archive todas las respuestas a las
comunicaciones.
4.4 DISPOSICIONES GENERALES
4.4.1 Las respuestas o decisiones tomadas respecto a las comunicaciones
recibidas sean internas o externas, serán registradas en SL.I.A.F.05,
Formulario de Comunicaciones Enviadas.
4.4.2 La secretaria administra el ingreso y salida de documentos relacionados
con el SGI mediante archivos físicos y/o electrónicos.
4.4.3 La secretaria realiza un informe de seguimiento de las respuestas a
comunicaciones de partes externas interesadas, cada seis meses previo a
la Revisión por la Dirección, de acuerdo a la disposición que haya
recibido para la contestación de las mismas.
118
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.3
OHSAS 18001: 4.4.3
CÓDIGO:SL.I.A.P.05
PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE COMUNICACIONES
4.4.4 Las comunicaciones verbales son canalizadas a través de una
comunicación escrita para sustento o evidencia, cuando el
Representante de la Dirección o el Coordinador del SGI, lo consideren
necesario.
5. REFERENCIAS
Norma ISO 14001:2004.
Norma OHSAS 18001:2007.
6. FORMULARIOS
SL.I.A.F.06 Formulario de comunicaciones recibidas.
SL.I.A.F.05 Formulario de comunicaciones enviadas.
119
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.3
OHSAS 18001: 4.4.3
CÓDIGO: SL.I.A.F.05
FORMULARIO DE COMUNICACIONES ENVIADAS
No. DOCUMENTO INTERNA EXTERNA DESTINO FECHA. EMISIÓN ATENDIDO ASUNTO
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: FECHA: FECHA: FECHA: FIRMA: FIRMA: FIRMA:
120
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.3
OHSAS 18001: 4.4.3
CÓDIGO: SL.I.A.F.06
FORMULARIO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS
No. DOCUMENTO INTERNA EXTERNA PROCEDENCIA FECHA. EMISIÓN ATENDIDO ASUNTO
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: FECHA: FECHA: FECHA: FIRMA: FIRMA: FIRMA:
121
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.D.03
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO
1. INTRODUCCIÓN
1.1 Misión.
1.2 Visión.
1.3 Objetivo de la Implantación del Sistema de Gestión Integrado.
2. PRESENTACIÓN
2.1 Presentación del Manual de Gestión Integrado.
2.2 Descripción General de la Empresa “SCALE LOGISTICS”.
3. POLÍTICA INTEGRADA
4. PLANIFICACIÓN
4.1 Aspectos de Seguridad y Ambientales.
4.2 Requisitos Legales y Otros Requisitos.
4.3 Objetivos, metas y programas
5. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN
5.1 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad.
5.2 Competencia, formación y toma de conciencia.
5.3 Comunicación.
5.4 Documentación.
5.5 Control de Documentos.
ELABORADO
POR:
REVISADO
POR:
APROBADO
POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
122
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.D.03
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO
Control Operacional.
Preparación y Respuesta ante Emergencias.
6. VERIFICACIÓN
Seguimiento y Medición.
EvaluacióndelCumplimiento Legal.
No Conformidad, Acción Correctiva y Acción Preventiva.
Control del los Registros.
Auditoría Interna.
7. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
8. PROCEDIMIENTO CERO
INTRODUCCIÓN
SCALE LOGISTICS es una empresa que se encuentra desarrollando sus actividades desde
el año 2008, dedicada exclusivamente al transporte distribución, y mudanzas de productos
y enseres en forma local e interprovincial.
MISIÓN
SCALELOGISTICS brinda alternativas y soluciones logísticas integrales de calidad a
través del continuo desarrollo y mejoramiento de nuestros servicios, permitiendo así a
nuestros clientes incrementar su productividad y satisfacer sus necesidades más exigentes
bajo el lema de que Nada es imposible.
123
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.D.04
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO
1.2 VISIÓN
SCALELOGISTICS líder en el mercado logístico local mantiene un continuo crecimiento
y el desarrollo de servicios adicionales que nos permitan satisfacer las necesidades de
nuestros clientes así como las de nuestros colaboradores y accionistas.
1.3 OBJETIVOS DE LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO
Permitir la ejecución de las actividades de la Empresa “SCALE LOGISTICS”, de manera,
que se minimicen los riesgos laborales y los impactos ambientales significativos,
asociados a nuestros procesos, instalaciones y servicios, prestando especial atención a la
protección del ambiente, trabajadores y del entorno local adyacente a la empresa y sus
sitios de trabajo.
Procurar la utilización eficiente de los recursos de toda índole, evitando su desperdicio o
uso innecesario.
Prevenir los accidentes y controlar los riesgos a los que pueden estar expuestos el personal
que labora en la Empresa.
Prevenir y controlar la contaminación al aire que se pueda generar.
Cumplir con la Legislación vigente en cuanto a especificaciones propias de Seguridad y
Salud Ocupacional y Ambiental.
124
SCALE LOGISTICS
SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO
CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.D.04
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO
1. Fomentar en el personal compromiso cuidado del medio ambiente y en la
prestación de un servicio seguro y responsable en beneficio de los trabajadores, de
la Empresa, de los clientes y de la sociedad.
1. PRESENTACIÓN
1.1. PRESENTACIÓN DEL MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO
Este Manual define la Política y Objetivos de la Dirección de la Empresa “SCALE
LOGISTICS”; siendo ésta política adecuada a los objetivos de seguridad y de
ambiente de la organización, a las expectativas, necesidades de sus clientes, a la
prevención de accidentes, de contaminación y al cumplimiento de los requisitos
legales en materia de calidad, de seguridad y de ambiente.
1.2. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA EMPRESA SCALE LOGISTICS
En Diciembre del 2008, se decide poner en marcha un proyecto se servicios logísticos, en
base a su amplia experiencia y luego de analizar las necesidades de un mercado cada vez
más globalizado, convertir en realidad la idea de crear una empresa que brinde al sector del
transporte, soluciones logísticas integrales y no simplemente servicios puntuales en las
ramas del área logística local.
125
SCALE LOGISTICS
SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO
CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.D.04
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO
El enfoque bajo el cual se hace realidad esta idea, está basado en la selección
minuciosa de proveedores que forman el grupo selecto de operadores contribuyen a la
empresa armar los esquemas de operación logísticos necesarios para convertirse en un
integrador logístico que no solo brinde un servicio a sus clientes, sino valores
agregados en base a procedimientos de calidad y seguridad que permitan a los clientes
incrementar su productividad, reducir costos y ser más operativos; incursionando en el
mercado con precios competitivos, ajustados cuidadosamente a los presupuestos de la
empresa y a las necesidades financieras de los clientes. Es así como en Enero del 2008
se crea SCALELOGISTICS Sociedad Anónima.
126
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.D.04
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO
2. POLÍTICA INTEGRADA
SCALE LOGISTICS S.A. de conformidad con la misión empresarial transporta
almacena y distribuye productos de forma local, provincial e internacional con el fin de
brindar alternativas y soluciones logísticas integrales de calidad a través del continuo
desarrollo y mejoramiento de los servicios y respetando las leyes tanto laborales como
ambientales, estableciendo parámetros de calidad bajo los siguientes principios:
1. Prevenir los accidentes y controlar los riesgos a los que pueden estar expuestos
tanto el personal que transporta la mercadería como el personal que realiza la carga
y descarga del producto de la empresa al lugar de destino.
2. Prevenir y controlar la contaminación ambiental al agua, aire o suelo que se pueda
generar.
3. Cumplir con la Legislación vigente en cuanto a especificaciones propias de
Seguridad y Salud Ocupacional y Ambiental.
4. Concienciar al personal involucrado respecto al cuidado del medio ambiente y en la
prestación de un servicio seguro y responsable en beneficio de los trabajadores, de
la Empresa, de los clientes, de la sociedad y partes interesadas.
5. Supervisar continuamente el cumplimiento de esta Política de los Objetivos y
Metas del Sistema de Gestión Integrado, con el propósito de asegurar el
Mejoramiento Continuo.
127
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.D.04
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO
3. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
3.1. ASPECTOS DE SEGURIDAD Y DE AMBIENTE
De acuerdo con los requisitos de las normas: ISO 14001 y OHSAS 18001, se
establece un procedimiento para identificar y evaluar los aspecto de seguridad y
de ambiente que tienen o pueden tener no conformidades en el producto o
servicio, riesgos laborales e impactos significativos en el medio ambiente y
sobre los que la Empresa “SCALE LOGISTICS”, puede ejercer un control en el
desarrollo de sus actividades.
Esta información, proporciona un conocimiento detallado de la problemática de
seguridad y ambiental asociada a las actividades de la Empresa “SCALE
LOGISTICS” Además, se tendrá en cuenta a la hora de establecer los objetivos
de seguridad y de ambiente integrados.
DOCUMENTACIÓN DESARROLLADA:
1. SL.I.A.P.01 Procedimiento para Identificación y Evaluación de No
Conformidades, Aspectos Ambientales, Peligros y Riesgos.
2. SL.I.A.M.01 Matriz de Identificación y Evaluación de No Conformidades,
Aspectos Ambientales, Peligros y Riesgos.
128
SCALE LOGISTICS
SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO
CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.D.04
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO
4. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
4.1. ASPECTOS DE SEGURIDAD Y DE AMBIENTE
De acuerdo con los requisitos de las normas: ISO 14001 y OHSAS 18001, se
establece un procedimiento para identificar y evaluar los aspecto de seguridad y
de ambiente que tienen o pueden tener no conformidades en el producto o
servicio, riesgos laborales e impactos significativos en el medio ambiente y
sobre los que la Empresa “SCALE LOGISTICS”, puede ejercer un control en el
desarrollo de sus actividades.
Esta información, proporciona un conocimiento detallado de la problemática de
seguridad y ambiental asociada a las actividades de la Empresa “SCALE
LOGISTICS” Además, se tendrá en cuenta a la hora de establecer los objetivos
de seguridad y de ambiente integrados.
DOCUMENTACIÓN DESARROLLADA:
3. SL.I.A.P.01 Procedimiento para Identificación y Evaluación de No
Conformidades, Aspectos Ambientales, Peligros y Riesgos.
4. SL.I.A.M.01 Matriz de Identificación y Evaluación de No Conformidades,
Aspectos Ambientales, Peligros y Riesgos.
129
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.D.04
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO
1.1. REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS
Uno de los fundamentos básicos del Sistema de Gestión Integrado, es el
compromiso por parte de la Empresa “SCALE LOGISTICS”, de cumplir con
los requisitos legales aplicables a su actividad en materia de seguridad y de
ambiente.
Para ello identifica, conoce y vela por el cumplimiento de los requerimientos
legales, normativas o documentos de cualquier otra naturaleza aplicables a los
aspectos de seguridad y de ambiente de sus actividades mediante el
correspondiente procedimiento.
DOCUMENTACIÓN DESARROLLADA:
1. SL.I.A.P.02 Procedimiento de Identificación y Actualización de Requisitos
Legales y otros Requisitos; y Evaluación del Cumplimiento Legal.
2. SL.I.A.M.02 Matriz de Requisitos Legales y otros Requisitos.
3. SL.I.A.M.04 Matriz de Evaluación de Requisitos Legales y otros Requisitos.
4.3 OBJETIVOS, METAS Y PROGRAMAS
De acuerdo con los requisitos de las normas ISO 14001 y OHSAS 18001, “SCALE
LOGISTICS”, se ha propuesto metas que nos ayuden a mejorar día a día nuestras
actividades, cuidando de la seguridad de las personas y respetando siempre al medio
ambiente.
130
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.D.04
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO
“SCALE LOGISTICS” definirá objetivos de seguridad y ambientales
destinados a:
1. Cumplir con los principios de la política integrada.
2. Eliminar los accidentes.
3. Reducir los riesgos laborales.
4. Reducir el número de incidentes.
5. Desarrollar las actividades previniendo la contaminación.
6. Controlar los aspectos de seguridad y ambientales significativos.
7. Motivar a nuestro personal para que tome conciencia de las implicaciones
que tiene su trabajo diario sobre su integridad como ser humano y el
respeto al medio ambiente para que sean plenamente responsables de
todas las actividades que realizan.
DOCUMENTACIÓN DESARROLLADA:
1. SL.I.A.D.02 Objetivos y Metas.
2. SL.I.A.F.01 Programa de Gestión Integrada.
5. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN
5.1 RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
SCALE LOGISTICS determina los recursos, funciones, responsabilidades y
autoridad para el Sistema de Gestión Integrado de conformidad con la Normas:
ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.
131
SCALE LOGISTICS
SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO
CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.D.04
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO
La Dirección siempre ha procurado seleccionar a las personas más adecuadas en
función de su experiencia y formación y les ha asignado las responsabilidades y
autoridad convenientes para el Sistema de Gestión Integrado. El organigrama
jerárquico-funcional de la Empresa “SCALE LOGISTICS” se indica a continuación:
Dirección
Representante de la Dirección
Coordinador del SGI
Supervisor de Transporte Quito
Transportistas
Supervisor de Transporte Guayaquil
Transportistas
Administrativo/Financiero
Contador
Asistente Contables
Secretaria
132
SCALE LOGISTICS
SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO
CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.D.04
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO
Las responsabilidades del personal se encuentran definidas en los procedimientos e
instructivos desarrollados para el Sistema de Gestión Integrado. Las Actividades o
Autoridades más representativas son las siguientes:
ACTIVIDAD/AUTORIDAD
DIR
EC
TO
R
RE
PR
ES
EN
TA
NT
E
DE
LA
DIR
EC
CIÓ
N
CO
OR
DIN
AD
OR
DE
L S
GI
SE
CR
ET
AR
IA
SU
PE
RV
ISO
R D
E
PR
OC
ES
OS
Definir la Política Integrada Organizar y Gestionar los Recursos Aprobar Objetivos y Metas del SGI Aprobar Procedimientos de SGI Aprobar Instructivos del SIG Identificar la Legislación Aplicable al SIG Identificar y Controlar los aspectos del SIG Cumplir y Hacer cumplir los requisitos del SIG Atención y Registro de Reclamos Toma de Soluciones a Reclamos Seguimiento al SGI de la Empresa Verificación de Soluciones Preparación y Respuesta ante Emergencias
Para comprobar la correcta y eficaz implantación y desarrollo del SGI, la Dirección
lleva a cabo la revisión del mismo, una vez al año, promoviendo las acciones de
mejora que se estime oportunas.
133
SCALE LOGISTICS
SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO
CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.D.04
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO
DOCUMENTACIÓN DESARROLLADA:
1. SL.I.A.P.03 Procedimiento para Definición de Recursos, Funciones,
Responsabilidad y Autoridades del SGI.
5.2 COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA
La Empresa “SCALE LOGISTICS” determina los mecanismos para que todos
los trabajadores, en cada función y nivel, tomen conciencia sobre:
1. La importancia de cumplir la Política, los requisitos y de aplicar los
procedimientos del Sistema de Gestión Integrado.
2. Los riesgos e impactos ambientales significativos, reales o potenciales,
derivados de sus actividades laborales así como de los beneficios de la
seguridad y del ambiente.
3. Sus funciones y responsabilidades para cumplir la Política, los requisitos
del Sistema de Gestión Integrado incluyendo aquellos para la preparación y
respuesta ante emergencias y aplicar los procedimientos del SGI.
4. Las consecuencias potenciales por no aplicar los procedimientos operativos
de gestión determinados.
134
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.D.04
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO
5. El personal que realiza tareas que puedan causar riesgos e impactos
significativos que sea competente sobre la base de su educación,
capacitación y experiencia.
DOCUMENTACIÓN DESARROLLADA:
1. SL.I.A.P.04 Procedimiento de Competencia, Formación y Toma de
Conciencia.
5.3 COMUNICACIÓN
De acuerdo a los requerimientos de las Normas: ISO 14001 y OHSAS 18001, se
establece una metodología en su correspondiente procedimiento, para que exista
una correcta comunicación interna entre los diferentes niveles y funciones de la
organización; así como para recibir, documentar y responder a las
comunicaciones relevantes de partes externas interesadas.
DOCUMENTACIÓN DESARROLLADA:
1. SL.I.A.P.05 Procedimiento para Manejo de Comunicaciones.
5.4 DOCUMENTACIÓN
La Empresa “SCALE LOGISTICS”, ha definido, establecido y mantiene
permanentemente actualizado, un Sistema de Gestión Ambiental según las
Normas: ISO 14001 y OHSAS 18001, como medio para asegurar el
cumplimiento de la Política Integrada.
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SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.D.04
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO
El Sistema de Gestión Integrado se refleja en la siguiente documentación:
1. Manual de Gestión Integrado: Es el documento básico del Sistema de
Gestión Integrado. Detalla la política Integrada, la organización básica de la
Empresa “SCALE LOGISTICS” y las principales disposiciones y
actividades adoptadas para una gestión integrada eficiente, siguiendo las
directrices de las Normas: ISO 14001 y OHSAS 18001 sobre aspectos de
Ambiente y de Seguridad respectivamente.
2. Procedimientos: Son documentos complementarios al Manual de Gestión
Integrado, en los que se describe paso a paso los requerimientos de las
Normas: ISO 14001 y OHSAS 18001 sobre aspectos de Ambiente y de
Seguridad para dar soporte a la Gestión Integrada.
3. Instructivos: Son documentos similares a los procedimientos, pero en ellos
se describe como realizar las actividades de la Empresa “SCALE
LOGISTICS”, con el fin de controlar los aspectos de seguridad y
ambientales significativos o no significativos.
4. Planes: Son documentos que definen la actuación de respuesta ante
emergencias y contingencias.
5. Registros: Son documentos que sirven para obtener información que
contribuye a la gestión eficaz de la Empresa “SCALE LOGISTICS”.
136
SCALE LOGISTICS
SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO
CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.D.04
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO
DOCUMENTACIÓN DESARROLLADA:
1. SL.I.A.D.03 Manual de Gestión Integrado.
2. SL.I.A.P.00 Procedimiento Cero.
5.5 CONTROL DE DOCUMENTOS
La Empresa “SCALE LOGISTICS”, dispone de una metodología recogida en su
correspondiente procedimiento, para el control de la documentación y de los
datos que permiten la actualización, identificación y distribución de la
documentación y de los datos que definen y generan el Sistema de Gestión
Integrado.
Toda documentación debe ser legible, fechada en el día de elaboración, revisión y
aprobación y fácilmente identificable; para asegurar que se dispone de ellos en los
lugares adecuados y en la edición vigente. Los documentos se deben mantener
ordenados y archivados por un tiempo específico. La modificación y creación de
nuevos documentos la realizan los responsables de los mismos.
DOCUMENTACIÓN DESARROLLADA:
1. SL.I.A.P.06 Procedimiento para Control de Documentos del SGI.
2. SL.I.A.M.03 Matriz Maestra de Control de Documentos.
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SCALE LOGISTICS
SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO
CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.D.04
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO
5.6 CONTROL OPERACIONAL
La Empresa “SCALE LOGISTICS” controla todos los aspectos de seguridad y
ambientales significativos de sus actividades; algunos de estos aspectos
significativos se controlan mediante instructivos operativos, cuya implementación
evita desviaciones de la Política Integrada.
Se establecen criterios operativos en los instructivos operativos, que controlan los
aspectos significativos, con el fin de asegurar que los mismos se realizan en
condiciones controladas. Además, se establecen otros instructivos que permiten
controlar aspectos a pesar de que no son significativos.
En los instructivos se contemplan elementos importantes que sirven de guía
procurando minimizar los peligros para las personas, las instalaciones y el ambiente.
Estos elementos son:
1. La definición de responsabilidades para el personal involucrado en los
instructivos, sea personal propio o de clientes.
2. Mecanismos de registros que permiten documentar las distintas actividades.
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SCALE LOGISTICS
SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO
CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.D.04
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO
DOCUMENTACIÓN DESARROLLADA:
1. SL.I. P.I.01 Instructivo para Transporte Interno.
2. SL.I. P.I.02 Instructivo para Transporte Interprovincial.
3. SL.I. P.I.03 Instructivo para Distribución
4. SL.I. P.I.04 Instructivo para Mudanzas Internas
5. desechos.
5.7 PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS
SCALE LOGISTICS identifica y gestiona un procedimiento para enfrentar
incidentes, accidentes y situaciones de emergencia; y al mismo tiempo para
prevenir y mitigar los riesgos laborales e impactos ambientales que pudieran
estar asociados.
La Empresa por el momento la manera en que enfrenta situaciones emergentes
es evitando que estas se produzcan, mediante una buena capacitación y
concientización en los procedimientos que cada trabajador tiene que observar
en sus actividades a fin de evitar situaciones emergentes. Pero en caso de que
lleguen a ocurrir, el Supervisor de Procesos Operación con Soporte Interno
tomará las medidas correctivas que consideren necesarias.
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SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.D.04
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO
6. VERIFICACIÓN
1.1 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
La Empresa “SCALE LOGISTICS”, dispone de un procedimiento, para
analizar, medir y hacer el seguimiento a las características fundamentales de las
operaciones que puedan ocasionar Riesgos Laborales e Impactos Ambientales
significativos.
Además, considera el desempeño y el cumplimiento de los objetivos y metas
integradas.
DOCUMENTACIÓN DESARROLLADA:
1. SL.I.A.P.08 Procedimiento de Medición y Seguimiento.
6.2 EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL
El Sistema de Gestión Integrado establece un Procedimiento para la Evaluación
del Cumplimiento Legal.
DOCUMENTACIÓN DESARROLLADA:
1. SL.I.A.P.02 Procedimiento de Identificación y Actualización de Requisitos
Legales y Otros Requisitos; y, Evaluación del Cumplimiento Legal.
2. SL.I.A.M.03 Matriz de Evaluación de Requisitos Legales y Otros
Requisitos.
140
SCALE LOGISTICS
SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO
CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.D.04
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO
6.3 NO CONFORMIDAD, ACCIÓN CORRECTIVA Y PREVENTIVA
La Empresa “SCALE LOGISTICS”, define un procedimiento para tratar las No
conformidades Reales y Potenciales, y tomar Acciones Correctivas y
Preventivas.
Las acciones correctivas o preventivas tomadas para eliminar las causas de no
conformidades reales y potenciales, serán apropiadas a la magnitud de los
problemas y proporcionales a la no conformidad detectada.
DOCUMENTACIÓN DESARROLLADA:
1. SL.I.A.P.09 Procedimiento de No Conformidad, Acción Preventiva y
Correctiva.
6.4 CONTROL DE LOS REGISTROS
Los registros del SGI, se mantienen conforme un procedimiento que establece,
la identificación y el archivo de manera legible, e identificable.
Los registros que se almacenan en cada sitio de trabajo son fácilmente
recuperables y están protegidos de daño, deterioro o pérdida de acuerdo con las
responsabilidades establecidas en cada procedimiento.
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SCALE LOGISTICS
SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO
CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.D.04
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO
DOCUMENTACIÓN DESARROLLADA:
1. SL.I.A.P.10 Procedimiento para Control de los Registros.
2. SL.I.A.M.05 Matriz para Control de los Registros.
6.5 AUDITORIA INTERNA
La Empresa “SCALE LOGISTICS”, define un procedimiento para la
realización de auditorías, tomando en cuenta la importancia en seguridad e
impacto de sus operaciones y los resultados de las auditorias previas; así como,
los criterios de auditoría, su alcance, la frecuencia y los métodos para realizarla,
que permitan:
1. Determinar si el Sistema de Gestión Integrado:
Cumple las disposiciones planificadas para la gestión de seguridad y salud
ocupacional y ambiental, incluyendo los requisitos de esta norma.
Fue adecuadamente implementado y se mantiene.
2. Proveer a la Dirección de información sobre los resultados de las
auditorias.
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SCALE LOGISTICS
SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO
CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.D.04
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO
DOCUMENTACIÓN DESARROLLADA:
1. SL.I.A.P.11 Procedimiento para Auditorias.
7. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
La Dirección de la Empresa “SCALE LOGISTICS”, revisará el SGI
periódicamente, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia. El
proceso de revisión asegurará que se recopile la información necesaria para
permitir que la Dirección lleve a cabo esta evaluación.
La Revisión por la Dirección, considerará la posibilidad de realizar modificaciones
en la Política, los Objetivos y otros elementos del SGI; considerando los resultados
de las auditorias del SGI, cambios en las circunstancias y el compromiso de mejora
continua.
8. PROCEDIMIENTO CERO
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SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.P.00
PROCEDIMIENTO CERO
1. OBJETO
Definir el procedimiento base para la creación y edición de los documentos del SIG.
2. ALCANCE
Aplica a todos los documentos elaborados para el SIG en la Empresa “SCALE
LOGISTICS”.
3. RESPONSABILIDADES
SECRETARIA
Asegurar que los documentos cumplan lo establecido en el presente procedimiento.
PERSONAL EMPRESA “SCALE LOGISTICS”
Cuando requiera elaborar documentación perteneciente al SGI, deberá cumplir con lo
establecido en el presente procedimiento.
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
4.1 TIPOS DE DOCUMENTOS
Los documentos del SGI son Manuales, Procedimientos, Instructivos, Formularios,
Matrices, Documentos Internos y Externos.
ELABORADO
POR:
REVISADO
POR:
APROBADO
POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
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SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.P.00
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO
4.2 FORMATO PARA DOCUMENTOS
Al formato se los divide en tres partes:
4.2.1 CABECERA
Cuadro establecido para registrar los datos de identificación del documento de acuerdo
al siguiente detalle:
a. NOMBRE Y LOGOTIPO DE LA EMPRESA “SCALE LOGISTICS”
Se colocará en el margen superior izquierdo.
b. SITIO DE APLICACIÓN
Identifica el lugar en donde se aplica el SGI.
POLÍTICA
MANUAL DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTOS
INSTRUCTIVOS
FORMULARIOS, MATRICES, DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS
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SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.P.00
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO
c. NOMBRE DEL SISTEMA DE GESTIÓN
Indica el Sistema de Gestión al que pertenece el documento y las Normas ISO
aplicables.
d. CLÁUSULAS
Indica las cláusulas de las Normas ISO que cumple el documento.
e. CÓDIGO
Indica el código del documento que se está describiendo, el cual tiene el siguiente
formato, SL-I-E-U-SS, en donde:
SL idéntica el sitio de aplicación del SGI. “SCALE LOGISTICS”.
I identifica al Sistema de Gestión Integrado.
E una sigla para identificar el área responsable de la aplicación del documento.
Se utiliza:
O Operaciones
M Mantenimiento
S Seguridad
A Administrativo
U una sigla que identifica el tipo de documento.
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SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.P.00
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO
Se utiliza:
P Procedimiento
M Matriz
D Documento General (Política, Alcance, Manual, etc).
I Instructivo
F Formulario
SS dos cifras secuenciales que identifican el documento.
f. NOMBRE DEL DOCUMENTO
Se registra el nombre del documento.
4.2.1 CONTENIDO DEL DOCUMENTO
1. OBJETO
Describe los que se pretende lograr con el documento, se deben usar
los verbos en infinitivo.
2. ALCANCE
Identifica las áreas en las cuales se aplica el documento, determina
claramente conde comienza y donde termina el mismo.
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SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.P.00
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO
3. RESPONSABILIDADES
Establece las áreas y/o funcionarios responsables de la aplicación del
documento.
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
a. Indica en forma lógica y secuencial todas las actividades, operaciones,
pasos, controles y registros necesarios para cumplir con el documento.
b. Describe las actividades que realiza cada responsable.
c. Cuando sea aplicable debe constar, las responsabilidades de terceros
relacionados con el documento.
5. REFERENCIAS
Menciona los documentos con los cuales tiene relación o se ampara el
documento, como: leyes, reglamentos, disposiciones legales y
administrativas, acuerdos, ordenanzas, convenios que abarquen el tema.
6. FORMULARIOS
Todos aquellos que en formatos adecuados que se requieren para la
ejecución del documento.
7. ANEXOS
Incluye información que es soporte del documento.
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SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.P.00
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO
4.2.2 PARTE INFERIOR DE PRIMERA PÁGINA
Cuadro destinado para registrar a los responsables de la elaboración,
revisión y aprobación del documento.
Se recomienda colocar este cuadro solamente en la primera hoja del
documento.
a. ELABORA
Registra el nombre y la firma del funcionario que elabora el documento.
b. REVISA
Registra el nombre y la firma del funcionario que revisa el documento.
c. APRUEBA
Registra el nombre y la firma del funcionario que aprueba el
documento.
d. FECHAS
Se registran las fechas de: elaboración revisión y aprobación del
documento.
4.2.3 PIE DE PÁGINA
Se escribe el nombre del Sistema de Gestión Integrado y el número de
página.
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SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.P.00
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO
4.3 FORMATO PARA LA PRESENTACIÓN
1. Tipo y tamaño de papel
Bond blanco de 75 gramos, INEN A4
2. Espacio entre líneas
2
3. Márgenes de las páginas
Superior 4cm, Inferior 0cm, Derecho 2.5cm, Izquierdo 1.5cm con
excepciones especiales.
4. Numeración de páginas
Números arábigos en forma secuencial en el pie de página inferior derecha.
5. Cabecera de página
De acuerdo a lo indicado en el numeral 4.2.1. Letra mayúscula, en negrilla,
TIMES NEW ROMAN 12.
6. Cuadro de firmas de responsabilidad
Debe ir en la parte inferior de la primera página de cada documento con
letra TIMES NEW ROMAN 9 y en negrillas.
7. Pie de página
Letra cursiva TIMES NEW ROMAN 9.
150
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.P.00
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO
8. Títulos y subtítulos
Con mayúsculas, letra TIMES NEW ROMAN 12.
9. Cuerpo del documento
Los cuadros y tablas que se incluyen en cualquier documento, tendrán tipo
de letra TIMES NEW ROMAN con tamaño y espacios ajustables al
contenido.
10. Contenido del documento
Tipo de letra TIMES NEW ROMAN 12
11. Impresión
En el anverso de la hoja de papel bond.
4.4 OTROS DOCUMENTOS
4.4.1 Los documentos externos tienen su propia identificación.
4.4.2 Documentos internos como memorias, bitácoras y otros circunstanciales
no están obligados a cumplir necesariamente con el formato establecido
en el presente procedimiento.
5. REFERENCIAS
No aplica.
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SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.P.00
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO
6. FORMULARIOS
No aplica.
7. ANEXOS
No aplica.
DOCUMENTACIÓN DESARROLLADA:
1. SL.I.A.P.12 Procedimiento para la Revisión por la Dirección.
2. SL.I.A.F.22 Formulario de Revisión por la Dirección.
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SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.D.05
GLOSARIO DE TÉRMINOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
Accidente: Acontecimiento no deseado, que trae como consecuencias lesiones a las
personas y/o daños a las propiedades o ambiente.
Acción correctiva: Acción para eliminar la causa raíz de una no conformidad
detectada.
Acción preventiva: Acción para eliminar la causa de una no conformidad potencial.
Análisis de causa: Proceso en el que se identifica y define la causa o causas raíces o
potenciales que generan una no conformidad.
Argumentación: Explica con criterios argumentativos, como se valora una no
conformidad, un riesgo y un impacto ambiental.
Aspecto ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una
organización que puede interactuar con el medio ambiente.
Auditado: Persona y/o proceso que recibe directamente una auditoria y presenta
evidencias.
ELABORADO
POR:
REVISADO
POR:
APROBADO
POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
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SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.D.05
GLOSARIO DE TÉRMINOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
Auditor: Persona con competencia para llevar a cabo una auditoría.
Auditor líder: Auditor que coordina al grupo auditor y es el responsable de la
planificación, ejecución y seguimiento.
Auditoria: Investigación sistemática sobre los métodos y procedimientos de trabajo en
una organización, en la medida en que son relevantes para los aspectos de calidad, de
seguridad y salud ocupacional y ambientales. El resultado es el informe de auditoría
que presenta los puntos problemáticos en el funcionamiento de la organización en los
tres aspectos
Auditoria de suficiencia: Consiste en la revisión de los documentos del SGI durante
la fase de Preparación de Auditoria.
Autoridad: Toma decisiones dentro del SGI.
Característica clave: Son elementos importantes del control operativo: Parámetros y
variables de operación.
Comunicación: Cualquier medio a través del cual se solicita o entrega información
(escrita, radial, televisivo, prensa, teléfono, correo electrónico).
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SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.D.05
GLOSARIO DE TÉRMINOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
Comunicación interna: Documento procedente de cualquier área, implicada en la
gestión integrada de la Empresa “SCALE LOGISTICS”.
Comunicación externa: Documento procedente de organizaciones estatales
competentes como: Ministerio del Ambiente, Distrito Metropolitano de Quito,
Ministerio de Relaciones Laborales, IESS, INEN y de Empresas o vecinos que tengan
relación con el Sistema de Gestión Integrado y su desempeño.
Comunidad: Es la población directamente afectada por el desarrollo de una actividad.
Condiciones inusuales: Actividad desarrollada periódicamente o eventualmente bajo
condiciones controladas.
Condiciones emergentes: Situación no esperada, eventual que provoca daños o
pérdidas.
Condiciones normales: Actividad ejecutada diaria y rutinariamente bajo condiciones
controladas.
Contingencia: Posibilidad o riesgo de que suceda una cosa. Por lo que se debe estar
preparado para cualquier contingencia.
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SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.D.05
GLOSARIO DE TÉRMINOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
Copia controlada: Documento del SGI, que se entrega a las áreas que deben disponer de
una copia del documento, registrando su distribución.
Criterio de auditoría: Es el conjunto de políticas, manual, procedimientos, instructivos,
formularios y documentos legales externos, normas, aplicables como referencia para una
auditoria.
Criterio operativo: Concepto técnico operativo del que se desprenden valores de
variables y parámetros que definen los rangos y límites en los cuales se debe operar o
realizar una actividad operativa, para controlar aspectos de calidad, de seguridad y salud
ocupacional y ambientales significativos.
Desastre: Perturbación total de un sistema en que la capacidad de la organización o de la
comunidad no es suficiente para atender el evento, requiriendo ayuda externa o
internacional.
Desecho sólido: Denominación genérica de cualquier tipo de productos sólidos residual o
basuras, procedente de la actividad humana o industrial, también considerados como
residuos.
Diagrama de flujo de procesos: Gráfico de secuencia de los procesos.
Documento externo: Son leyes, normas, procedimientos y otros documentos que
provengan de las diferentes áreas externas a la Constructora y de otras Instituciones
públicas o privadas. Estos documentos no cumplen con el formato definido para el SGI.
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SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.D.05
GLOSARIO DE TÉRMINOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
Emergencia: Toda perturbación parcial o total de un sistema que puede poner en peligro
su estabilidad o seguridad, y requerir para su manejo recursos y procedimientos diferentes
a los normales y la modificación temporal, parcial o total de la organización para
atenderla, puede ser causada por eventos de origen accidental o no, y de ser de carácter
técnico o natural.
Empleados: Trabajadores permanentes o de empresas contratistas que laboran para la
Constructora, en forma ocasional.
Energía renovable: Las energías renovables son la energía solar, la energía eólica, la
energía hidráulica y diferentes tipos de combustibles biológicos. La característica básica de
la energía renovable, es que puede ser regenerada dentro de un período de tiempo
predecible, con la excepción del sol que genera energía constantemente.
Escombro: Desecho proveniente de las construcciones y demoliciones de casas, edificios
y otro tipo de edificaciones.
Evaluación: Revisión de cumplimiento de los parámetros medidos frente a los índices y
especificaciones definidos.
Evidencia objetiva: Dato que sustenta la existencia o veracidad de algo. Los datos pueden
ser documentos, resultados de observación, de entrevistas, condiciones operativas,
resultados de medición, etc.
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SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.D.05
GLOSARIO DE TÉRMINOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
Factores ambientales: Elementos ambientales o de incidencia ambiental susceptibles
de estudio para el conocimiento de su estado o situación actual. También son
denominados aspectos o vectores ambientales (agua, atmósfera, fauna, flora, paisaje,
residuos, medio urbano, movilidad y transporte, etc.).
Formulario: Documento que define el formato en el cual debe registrarse datos.
Funciones: Ejecución de tareas o actividades delegadas a una persona.
Generador: Toda persona natural o jurídica (industria o cualquier establecimiento
industrial) que, producto de su proceso u operaciones industriales, genere o dé origen a
algún residuo (sólido, líquido o gaseoso).
Guía de remisión: Documento de entrega recepción de producto.
Hallazgo de auditoría: Resultado de la evaluación de cumplimiento de evidencia/s
objetiva/s frente a requisito/s.
Impacto ambiental: Cualquier cambio en el medio ambiente, sea adverso o
beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una
organización.
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SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.D.05
GLOSARIO DE TÉRMINOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
Incidente: Acontecimiento no deseado, que bajo ciertas circunstancias puede
ocasionar daños a personas y/o pérdidas materiales.
Indicadores de desempeño: Instrumentos con cuya ayuda se evalúa el nivel de
desarrollo, eficiencia y rendimiento de las actuaciones contempladas en el SGI.
ISO: Organización Internacional de Normalización.
Límite permisible: Concentración máxima o mínima permitida, según corresponda,
de un elemento, compuesto o microorganismo en el agua, aire o tierra, para preservar
la salud y el bienestar humanos y el equilibrio ecológico, en concordancia con las
clases establecidas.
Matriz: Documento que contiene información del SGI, ordenado de forma sistemática.
Medio ambiente: Entorno en el cual una organización opera, incluidos el aire, el agua,
el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus
interrelaciones.
Mejora continua: Proceso de intensificación del Sistema de Gestión Integrado para la
obtención de mejoras en el comportamiento global, de acuerdo con la política
Integrada de una organización.
159
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.D.05
GLOSARIO DE TÉRMINOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
Monitoreo: Actividades en las cuales se define, mediante medición, características y
parámetros del SGI.
No conformidad real: Incumplimiento de un requisito.
No conformidad potencial: Posible no cumplimiento de un requisito que se detecta
antes de que este ocurra.
Observación de auditoría: Un incumplimiento a un requisito especificado, sin
suficiente evidencia objetiva y es un hecho puntual o trivial.
Organización: Compañía, corporación, firma, empresa, autoridad o institución, o
parte o combinación de ellas, sean o no sociedades, pública o privada, que tiene sus
propias funciones y administración.
Formalmente se suscriben o adhieren, o bien corresponden a decisiones superiores
como fuerza corporativa obligatoria, adicionalmente son los compromisos suscritos
con partes interesadas.
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SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.D.05
GLOSARIO DE TÉRMINOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
Peligro: Fuentes de energía o factores personales que cuando no son controlados
ocasionan accidentes o daños irreparables; y el manejo inapropiado de sustancias de
alto riesgo.
Política Integrada: Declaración, por parte de una industria, de sus intenciones y
principios en relación con su comportamiento general en calidad, en seguridad y
ambiente, que proporciona un marco para su actuación y para el establecimiento de sus
objetivos y metas en estos aspectos.
Prevención: Disposiciones y medidas anticipadas para evitar el deterioro.
Producto químico: Cualquier elemento, compuesto o mezcla de elementos y/o
compuestos. Los productos químicos pueden estar en forma de sólidos, líquidos o
gases.
Producto peligroso: Que puede causar daños al trabajador, ya sea afectando su salud
(tóxicos y/o radiactivos) o su integridad física (explosivos, inflamables, combustibles y
reactivos), pudiendo además, afectar al ambiente y/o a las instalaciones.
Receptor: Nombre dado al destinatario final de las emisiones, a saber, el agua, el aíre
o la superficie terrestre.
Reciclaje: La separación de un desecho específico, para que pueda ser utilizada de
nuevo como una materia útil para generar nuevos productos o servicios.
161
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.D.05
GLOSARIO DE TÉRMINOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
Recursos: Conjunto de personas, bienes materiales, financieros y técnicos con que
cuenta y utiliza una organización para alcanzar sus objetivos.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos, o proporciona evidencia de
las actividades desempeñadas.
Requisitos legales o instrumento legal: Textos normativos como leyes, reglamentos,
decretos, acuerdos ministeriales, resoluciones y ordenanzas emitidas por el gobierno
nacional, municipal u otros organismos del estado en materia de calidad de seguridad y
de ambiente.
Responsabilidad: Obligación y capacidad de responder a las actividades inherentes a
su cargo y en algunos casos a funciones delegadas por la organización.
Revisión: Reunión de un grupo definido de personas cuyo objetivo es proponer a la
mejora continua de planes, manuales, procedimientos; a fin de optimizar sus procesos.
Riesgo ambiental: Peligro potencial que afecta al medio ambiente, los ecosistemas, la
población y/o sus bienes, derivado de la probabilidad de ocurrencia y severidad del
daño causado por accidentes o eventos extraordinarios asociados con la
implementación y ejecución de una actividad o proyecto propuesto.
162
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.4
OHSAS 18001: 4.4.4
CÓDIGO: SL.I.A.D.05
GLOSARIO DE TÉRMINOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
Seguimiento: Revisión de resultados de monitoreos, de mediciones y de desempeños
para evaluar su comportamiento en el tiempo.
SGI: (Sistema de gestión integrado) Parte del sistema de gestión de una organización,
empleada para desarrollar e implementar su política integrando aspectos de calidad de
seguridad y de ambiente.
Tiempo de retención: Tiempo durante el cual deberán permanecer archivados los
registros.
Transgresiones a normas: No cumplimiento normativo que resulta en notificación
oficial por parte de las autoridades competentes y/o trasgresión a los estándares de
calidad, de seguridad y de ambiente internos o externos que genera una no
conformidad registrada por el Sistema de Gestión Integrado.
OBSERVACIÓN:
Además de estos conceptos se deben tomar en cuenta las definiciones de conceptos y
vocabulario, que se refieren a las Normas Internacionales: ISO14001:2004 y OHSAS
18001. 2007. Conceptos y Vocabulario.
163
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.5
OHSAS 18001: 4.4.5
CÓDIGO: SL.I.A.P.06
PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SGI
1.OBJETO
Definir el método de control de documentos en el Sistema de Gestión Integrado de la
Empresa “SCALE LOGISTICS”.
2. ALCANCE
Se aplica a todos los documentos relacionados con el SGI.
3. RESPONSABILIDADES
COORDINADOR SGI
1. Establecer que documentos se distribuirán en forma física y electrónica.
SECRETARIA
Responsable de custodiar los documentos originales del SGI.
Distribuir copias controladas al personal involucrado en el SGI de la Empresa
“SCALE LOGISTICS”, de acuerdo a SL.I.A.M.04 Matriz Maestra de Control
de Documentos.
Mantener Formulario de Distribución de documentos.
Retirar los documentos obsoletos y disponer según SL.I.A.M.05
ELABORADO
POR:
REVISADO
POR:
APROBADO
POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
164
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.5
OHSAS 18001: 4.4.5
CÓDIGO: SL.I.A.P.06
PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SGI
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
4.1 DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO
4.1.1 El responsable de Soporte Interno mantiene la Matriz Maestra de Control
de Documentos SL.I.A.M.05, en la cual se identifica lo siguiente:
Fecha de aprobación.
El nombredeldocumento.
El códigodeldocumento.
El responsable de aprobación.
La versión.
Las áreas y funcionarios responsables a los cuales se entregan copias
de los documentos físicos o en forma electrónica.
4.1.2 Las revisiones de los documentos se realizarán cuando se soliciten
cambios.
4.1.3 Los formularios se aprueban como anexos a los documentos del SGI de
la Empresa “SCALE LOGISTICS” que los requieran.
165
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.5
OHSAS 18001: 4.4.5
CÓDIGO: SL.I.A.P.06
PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SGI
La aprobación de los documentos se realiza de acuerdo al SL.I.A.P.00
Procedimiento Cero; los documentos se encuentran controlados mediante
SL.I.A.M.04 Matriz Maestra de Control de Documentos.
Todo documento aprobado debe ser archivado en la carpeta de Requisitos
Generales del SGI Empresa “SCALE LOGISTICS” por Secretaria.
4.1.4 Corresponde al responsable de secretaria distribuir los documentos
aprobados a través de copia física o formato digital a las áreas
involucradas; reemplazando y retirando las versiones no actualizadas.
Toda copia del documento aprobado deberá estar sellado con: “Fiel copia
del Original”; y se mantendrá en el Formulario de distribución de
documentos SL.I.A.F.08; así como también se registrará la distribución
del formato digital.
La documentación del SGI que se distribuya en forma digital, será en
PDF.
4.1.5 Corresponde al responsable de Secreataria, en caso de revisiones y/o
cambios, reemplazar los archivos digitales por los actualizados y
recolectar las copias controladas obsoletas de los documentos y eliminar.
166
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.5
OHSAS 18001: 4.4.5
CÓDIGO: SL.I.A.P.06
PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SGI
4.1.6 Los documentos originales del SGI, cuando estén obsoletos, serán
identificados con el sello de “DOCUMENTO NO VALIDO”. Solamente
se archivarán los documentos obsoletos con propósitos de evidencias de
gestión; solo la versión anterior; se conservarán en archivo pasivo a
cargo de Secretaria mientras no se generen más cambios de versión.
4.1.7 La identificación de la naturaleza de los cambios realizados a un
documento debe ser realizado en SL.I.A.F.07.
4.1.8 Los documentos del SGI cuya distribución se encuentre controlada en la
Matriz Maestra de Control de Documentos, con excepción de los
documentos de origen externo, no pueden ser fotocopiados sin la previa
autorización del Coordinador del SGI, el mismo que dispondrá a
Secretaria que lo haga y deben ser identificados con el sello “SIN
CONTROL PARA CONSULTA”.
4.1.9 Los responsables del área a la cual se entrega un documento controlado
para su uso sea este físico o digital, deben asegurarse que el documento
se encuentre vigente y actualizado; en caso de detectar una versión
desactualizada, deberá comunicar a Soporte Interno, para su respectiva
actualización; para lo cual se colocará una copia de la matriz maestra de
control de documentos del SGI en la cartelera de la Empresa “SCALE
LOGISTICS”.
167
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.5
OHSAS 18001: 4.4.5
CÓDIGO: SL.I.A.P.06
PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SGI
4.1.10 Un documento mientras se encuentra en la fase de creación o de revisión
se considera como borrador y cada uno de los responsables debe
mantenerlo en un directorio específico de su computadora.
4.1.11 Los documentos en medios electrónicos se almacenarán en directorios y
subdirectorios específicos para el SGI. Solamente los responsables
definidos en la SL.I.A.M.04 Matriz Maestra de Control de Documentos
tendrán copias de los documentos en medios electrónicos del SGI. Los
archivos de los documentos en computadora serán nombrados con el
código y el nombre del documento, por ejemplo: SL.I.A.P.01
Procedimiento para Identificación y Evaluación de Aspectos
Ambientales, Peligros y Riesgos.
4.1.12 Los archivos digitales (PDF), no necesariamente llevan las firmas de
aprobación del documento.
4.2 DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO
4.2.1 En la Empresa “SCALE LOGISTICS” se reciben documentos,
comunicaciones externas, requisitos legales y otros requisitos; y, otros
documentos
168
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.5
OHSAS 18001: 4.4.5
CÓDIGO: SL.I.A.P.06
PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SGI
4.2.2 Todos los documentos externos deben ser entregados a Soporte Interno con
el fin de que se registre de acuerdo a SL.I.A.P.06 Procedimiento para el
Manejo de Comunicaciones y su posterior entrega al destinatario
4.2.3 Los originales y las copias de las normas, requisitos legales y de otros
requisitos que se encuentren obsoletos deberán ser retirados de todos los
archivos del SGI; con excepción de Soporte Interno, quien los almacenará
en un archivo pasivo conforme disposiciones internas de la Dirección.
4.2.4 Los requisitos legales externos deben ser registrados y administrados en
SL.I.A.M.04, Matriz Maestra de Control de Documentos.
4.3CAMBIOS DE LOS DOCUMENTOS
4.3.1 Cada vez que un documento aprobado sufra un cambio o modificación en un
porcentaje mayor al 30%, el encargado de Soporte Interno debe actualizar la
versión del documento en SL.I.A.M.04 Matriz Maestra de Control de
Documentos.
4.3.2 Una vez aprobado un documento, cualquier cambio, modificación o
actualización al mismo, se debe realizar a través de SL.I.A.F.07, Formulario
para Solicitud de Cambios.
169
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.5
OHSAS 18001: 4.4.5
CÓDIGO: SL.I.A.P.06
PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SGI
4.3.3 La Solicitud de Cambio debe ser remitida al responsable de secretaria, para
la aprobación por parte del Coordinador del SGI previa revisión del
documento.
4.3.4 secretaria almacena la solicitud de cambio y procede a imprimir el
documento de cambio, para su revisión y aprobación; y, posteriormente
realizar la distribución de acuerdo a SL.I.A.M.04 Matriz Maestra de control
de Documentos del SGI, retirando las versiones obsoletas.
4.3.5 Cuando se incremente un documento sea interno o externo al SGI, se incluirá
en la Matriz Maestra de Control de Documentos y esta revisión se registrará
en el recuadro al inicio de la Matriz.
4.4 REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN
4.4.1 Los requerimientos de información por parte del personal de la Empresa
“SCALE LOGISTICS” relacionados con el SGI, deben solicitarse al
Coordinador del SGI, quien definirá la acción a realizar.
4.4.2 El requerimiento de información de Partes externas interesadas en el SGI de
la Empresa “SCALE LOGISTICS”, deben ser tramitadas a través del
Coordinador del SGI y/o Representante de la Dirección, el mismo que
dispone el trámite que debe seguir el responsable de secretaria y de acuerdo
al Procedimiento para el Manejo de Comunicaciones SL.I.A.P.05.
170
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.5
OHSAS 18001: 4.4.5
CÓDIGO: SL.I.A.P.06
PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SGI
5. REFERENCIAS
SL.I.A.P.00 Procedimiento Cero.
SL.I.A.P.05 Procedimiento para el Manejo de Comunicaciones.
SL.I.A.M.04 Matriz Maestra de Control de Documentos.
6. FORMULARIOS
SL.I.A.F.07 Formulario para Solicitud de Cambios.
SL.I.A.F.08 Formulario de distribución de documentos.
171
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.5
OHSAS 18001: 4.4.5
CÓDIGO: SL.I.A.M.03
MATRIZ MAESTRA PARA CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SGI
No. DOCUMENTO CODIGO Responsable de
Aprobación Versión
Fecha de
aprobación
DIR
EC
CIÓ
N
RE
PR
ES
EN
TA
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E
DE
LA
DIR
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ISO
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IA
DOCUMENTOS INTERNOS.
1 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO. SL.I.A.D.00 DIRECCIÓN 0 Por definir x x x x x
2 POLÍTICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO. SL.I.A.D.01 DIRECCIÓN 0 Por definir x x x x x
3 PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN
DE ASPECTOS AMBIENTALES, PELIGROS Y RIESGOS. SL.I.A.P.01
REPRESENTANTE DE
LA DIRECCIÓN 0 Por definir x x
x x x
4 MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE ASPECTOS AMBIENTALES, PELIGROS Y RIESGOS.
SL.I.A.M.01 COORDINADOR 0 Por definir x x x
x
5
PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN
DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS; Y
EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL.
SL.I.A.P.02 REPRESENTANTE DE
LA DIRECCIÓN 0 Por definir
x x
x
x
6 MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS. SL.I.A.M.02 COORDINADOR 0 Por definir x x x x
7 OBJETIVOS Y METAS. SL.I.A.D.02 DIRECCIÓN 0 Por definir x x x x x
8 PROGRAMA DE GESTIÓN INTEGRADA. SL.I.A.F.01 DIRECCIÓN 0 Por definir x x x x x
9 MANUAL DE FUNCIONES Y CARGOS DEL SGI. SL.I.A.D.03 DIRECCIÓN 0 Por definir x x x x x
10 PROCEDIMIENTO PARA DEFINICIÓN DE RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD DEL SGI.
SL.I.A.P.03 REPRESENTANTE DE
LA DIRECCIÓN 0 Por definir x x
x x
11 PROCEDIMIENTO DE COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA
DE CONCIENCIA SL.I.A.P.04
REPRESENTANTE DE
LA DIRECCIÓN 0 Por definir x x
x x
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
172
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.5
OHSAS 18001: 4.4.5
CÓDIGO: SL.I.A.M.03
MATRIZ MAESTRA PARA CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SGI
No. DOCUMENTO CODIGO Responsable de Aprobación Versión Fecha de
aprobación
DIR
EC
CIÓ
N
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E
DE
LA
DIR
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IA
12 FORMULARIO DE CALIFICACIÓN DEL PERSONAL SL.I.A.F.02 COORDINADOR 0 Por definir x x x
13 FORMULARIO DE CAPACITACIÓN SL.I.A.F.03 COORDINADOR 0 Por definir x x x 14 FORMULARIO DE PARTICIPANTES PARA CAPACITACIÓN SL.I.A.F.04 COORDINADOR 0 Por definir x x x 15 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN SGI 2011 SL.I.A DIRECCIÓN 0 Por definir x x x x
16 PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE COMUNICACIONES
SL.I.A.P.03 REPRESENTANTE DE LA
DIRECCIÓN 0 Por definir x x
x x x
17 FORMULARIO DE COMUNICACIONES ENVIADAS SL.I.A.F.05 COORDINADOR 0 Por definir x x x x 18 FORMULARIO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS SL.I.A.F.06 COORDINADOR 0 Por definir x x x x
19 GLOSARIO DE TÉRMINOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO SL.I.A.D.04 COORDINADOR 0 Por definir x x
x x x
20 MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO SL.I.A.D.03 DIRECCIÓN 0 Por definir x x x x 21 PROCEDIMIENTO CERO SL.I.A.P.00 REPRESENTANTE DE LA 0 Por definir x x x x
22 PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS
DEL SGI SL.I.A.P.06
REPRESENTANTE DE LA
DIRECCIÓN 0 Por definir x x
x x
23 MATRIZ MAESTRA PARA CONTROL DE DOCUMENTOS
DEL SGI SL.I.A.M.03 COORDINADOR 0 Por definir x
x x
24 FORMULARIO PARA DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS SL.I.A.F.08 COORDINADOR 0 Por definir x x x 25 FORMULARIO PARA SOLICITUD DE CAMBIOS SL.I.A.F.07 COORDINADOR 0 Por definir x x x x
173
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.5
OHSAS 18001: 4.4.5
CÓDIGO: SL.I.A.M.03
MATRIZ MAESTRA PARA CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SGI
No. DOCUMENTO CODIGO Responsable de Aprobación Versión
Fecha de
aprobación
DIR
EC
CIÓ
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DE
LA
DIR
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AR
I
A
36 INSTRUCTIVO PARA TRANSPORTE INTERNO SL.I.M.I.06 COORDINADOR 0 Por definir x x x x
37 INFORME DE TRANSPORTE INTERPROVINCIAL SL.I.M.F.14 COORDINADOR 0 Por definir x x x x
38 INSTRUCTIVO PARA DISTRIBUCION SL.I.M.I.07 COORDINADOR 0 Por definir x x x x
39 INSTRUCTIVO PARA MUDANZAS INTERNAS SL.I. P.I.08 COORDINADOR 0 Por definir x x x x
40
PROCEDIMIENTO DE PREPARACIÓN Y RESPUESTA
ANTE EMERGENCIAS.
SL.I.A.P.07
REPRESENTANTE DE LA
DIRECCIÓN
0 Por definir x x x x
x
41 PROCEDIMIENTO DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO SL.I.A.P.08 REPRESENTANTE DE LA 0 Por definir x x x
42 FORMULARIO DE SATISFACCIÓN DEL PERSONAL SL.I.A.F.15 COORDINADOR 0 Por definir x x x
43 FORMULARIO DE REGISTRO DE DESPERDICIOS SL.I.A.F.16 COORDINADOR 0 Por definir x x x x
46 FORMULARIO DE REGISTRO DE ACCIDENTES SL.I.A.F.19 COORDINADOR 0 Por definir x x x x
48 FORMULARIO DE INFORME DE TRABAJO SL.I.A.F.21 COORDINADOR 0 Por definir x x x
174
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.5
OHSAS 18001: 4.4.5
CÓDIGO: SL.I.A.M.03
MATRIZ MAESTRA PARA CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SGI
No. DOCUMENTO CODIGO Responsable de Aprobación Versión Fecha de
aprobación
DIR
EC
CIÓ
N
RE
PR
ES
EN
TA
NT
E
DE
LA
DIR
EC
CIÓ
N
CO
OR
DIN
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DE
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AR
IA
49 MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LOS REQUISITOS LEGALES
Y OTROS REQUISITOS SL.I.A.M.03 COORDINADOR 0 Por definir
x x
x
50 PROCEDIMIENTO DE ACCIÓN PREVENTIVA Y CORRECTIVA
SL.I.A.P.09 REPRESENTANTE DE LA
DIRECCIÓN 0 Por definir
x x x x
x
51 FORMULARIO DE ACCIÓN PREVENTIVA O
CORRECTIVA SL.I.A.F.22 COORDINADOR 0 Por definir
x x x
x
52 PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE REGISTROS SL.I.A.P.10 REPRESENTANTE DE LA 0 Por definir x x x x
53 MATRIZ PARA CONTROL DE REGISTROS SL.I.A.M.05 0 Por definir x x x
54 PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS SL.I.A.P.11 REPRESENTANTE DE LA 0 Por definir x x x x
55 FORMULARIO DE LISTAS DE VERIFICACIÓN SL.I.A.F.23 COORDINADOR 0 Por definir x x x
56 FORMULARIO DE OBSERVACIONES DE AUDITORÍA SL.I.A.F.24 COORDINADOR 0 Por definir x x x
57 PROGRAMA PARA AUDITORÍA SL.I.A.F.25 COORDINADOR 0 Por definir x x x x
58 REPORTE DE AUDITORÍA SL.I.A.F.26 COORDINADOR 0 Por definir x x x x
59 PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA
DIRECCIÓN SL.I.A.P.12
REPRESENTANTE DE LA
DIRECCIÓN 0 Por definir
x x x
x
60 FORMULARIO DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN SL.I.A.F.27 COORDINADOR 0 Por definir x x x x
1 NORMA ISO 1401:2004 S/C N/A x x x
2 NORMA OHSAS 18001:2007 S/C N/A x x x
175
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.5
OHSAS 18001: 4.4.5
CÓDIGO: SL.I.A.F.07
FORMULARIO PARA SOLICITUD DE CAMBIOS
ÁREA:……………………………………………………………………………………………
PERSONA QUE SOLICITA:……………………………………………………………………
FECHA:…………………………………………………………………………………………
Por medio de la presente solicito se sirva autorizar el cambio de documento:………………
………………………………………………………………………por los siguientes motivos:
1. ………………………………………………………………………………………
2. …………………………………………………………………………………………
3. …………………………………………………………………………………………
4. …………………………………………………………………………………………
COORDINADOR DEL SGI:
Una vez revisada su solicitud: SI NO se acepta el cambio.
ELABORADO
POR:
REVISADO
POR:
APROBADO
POR:
FECHA: FECHA: FECHA: FIRMA: FIRMA: FIRMA:
176
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.5
OHSAS 18001: 4.4.5
CÓDIGO: SL.I.A.F.08
FORMULARIO PARA DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
VERSIÓN FECHA DOCUMENTO ÁREA NOMBRE FIRMA
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: FECHA: FECHA: FECHA: FIRMA: FIRMA: FIRMA:
177
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.6
OHSAS 18001: 4.4.6
CÓDIGO: SL.I. P.I.01
INSTRUCTIVO PARA EL TRANSPORTE INTERNO
1. OBJETO
Realizar las actividades de transporte interno, a los diferentes puntos de destino
dentro de la provincia.
2. ALCANCE
Aplica a todo tipo de servicio de transporte, cuyo destino se encuentre dentro de la
provincia.
3. RESPONSABILIDADES
COORDINADOR DEL SGI
1. Asegurar el cumplimiento del presente instructivo.
SUPERVISOR DE PROCESOS
1. Difundir los requerimientos del presente instructivo.
ELABORADO
POR:
REVISADO
POR:
REVISADO
POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
178
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.6
OHSAS 18001: 4.4.6
CÓDIGO: SL.I. P.I.01
INSTRUCTIVO PARA EL TRANSPORTE INTERNO
2. Verificar que todo el personal que va a trabajar en esta actividad esté
adecuadamente entrenado y calificado para su ejecución.
3. Verificar que todo el personal use el equipo de protección requerido para
realizar esta actividad.
4. Controlar que todas las actividades se realicen de manera correcta, segura y
produciendo los menores impactos ambientales.
PERSONAL DE LA EMPRESA “SCALE LOGISTICS”
1. Mantener su compromiso para ejecutar todas las actividades de transporte
interno de acuerdo al presente instructivo.
2. Cumplir con lo estipulado en el presente instructivo.
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
4.1 GENERALIDADES
Para la realización de estas actividades se requieren los recursos que se
presentan en los siguientes cuadros:
179
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.6
OHSAS 18001: 4.4.6
CÓDIGO: SL.I. P.I.01
INSTRUCTIVO PARA EL TRANSPORTE INTERNO
Herramientas
Cant Producto Cant. Equipo Cant
Candados
Por Item
Requerimiento
del cliente
Por Item
Camioneta
1
Personal Requerido Cant. Equipo de Protección Personal Cant.
Transportista
Ayudante del
transportista
1
1
Casco
Zapatos de seguridad
Guantes de seguridad
Ropa de trabajo
Mascarilla
Cinturón antilumbago
1
1
1
1
1
1
4.2 PROCEDIMIENTO
1. Acudir hacia el lugar donde se realizara la carga del producto.
2. Los trabajos de transporte solo podrán efectuarse cuando las condiciones
meteorológicas no pongan en peligro la salud y la seguridad de los
trabajadores de la Empresa “SCALE LOGISTICS” o de sus contratados y
previo el uso del equipo de protección individual obligatorio.
3. El equipo de protección de uso obligatorio es: casco, guantes, cinturón
antilumbago, zapatos de seguridad.
4. Si se trata de objetos grandes y pesados, el transportista y el ayudante lo
cargaran conjuntamente, y de tratarse de objetos pequeños y livianos, lo
cargaran de forma simultanea de manera individual.
180
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.6
OHSAS 18001: 4.4.6
CÓDIGO: SL.I. P.I.01
INSTRUCTIVO PARA EL TRANSPORTE INTERNO
5. Tener precaución al momento de apilar la carga en el camión, pues así se
garantiza la integridad del producto, evitando que la carga se deslice y se
optimiza el espacio.
6. Asegurar el camión con candado de seguridad.
7. Antes de iniciar el transporte se deberá verificar que todo se encuentre
muy asegurado para evitar algún incidente.
8. Transporte de la carga
9. Durante el transporte se deberá respetar la velocidad de circulación con y
sin carga.
10. Descarga del producto en el lugar de destino
5. FORMULARIOS
SL.I.O.F.09 Formulario Transporte Interno.
181
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.6
OHSAS 18001: 4.4.6
CÓDIGO: SL.I. P.I.02
INSTRUCTIVO PARA EL TRANSPORTE INTERPROVINCIAL
1. OBJETO
Realizar las actividades de transporte interprovincial, hacia los diferentes puntos
de la provincia del Guayas.
2. ALCANCE
Aplica a todo tipo de servicio de transporte, cuyo destino se encuentre dentro de la
provincia del Guayas.
3. RESPONSABILIDADES
COORDINADOR DEL SGI
1. Asegurar el cumplimiento del presente instructivo.
SUPERVISOR DE PROCESOS
1. Difundir los requerimientos del presente instructivo.
ELABORADO
POR:
REVISADO
POR:
REVISADO
POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
182
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.6
OHSAS 18001: 4.4.6
CÓDIGO: SL.I. P.I.02
INSTRUCTIVO PARA EL TRANSPORTE INTERPROVINCIAL
2. Verificar que todo el personal que va a trabajar en esta actividad esté
adecuadamente entrenado y calificado para su ejecución.
3. Verificar que todo el personal use el equipo de protección requerido para
realizar esta actividad.
4. Controlar que todas las actividades se realicen de manera correcta, segura y
produciendo los menores impactos ambientales.
PERSONAL DE LA EMPRESA “SCALE LOGISTICS”
1. Mantener su compromiso para ejecutar todas las actividades de transporte
interprovincial de acuerdo al presente instructivo.
2. Cumplir con lo estipulado en el presente instructivo.
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
4.1 GENERALIDADES
Para la realización de estas actividades se requieren los recursos que se
presentan en los siguientes cuadros:
183
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.6
OHSAS 18001: 4.4.6
CÓDIGO: SL.I. P.I.02
INSTRUCTIVO PARA EL TRANSPORTE INTERPROVINCIAL
Herramientas
Cant Producto Cant. Equipo Cant
Candados
Por
Item
Requerimiento del
cliente
Por Item
Camioneta
2
Personal Requerido Cant. Equipo de Protección Personal Cant.
Transportista
Ayudante del transportista
1
2
Casco
Zapatos de seguridad
Guantes de seguridad
Ropa de trabajo
Mascarilla
Cinturón antilumbago
2
2
2
2
2
2
4.2 PROCEDIMIENTO
1. Los trabajos de transporte solo podrán efectuarse cuando las condiciones
meteorológicas no pongan en peligro la salud y la seguridad de los
trabajadores de la Empresa “SCALE LOGISTICS” o de sus clientes y
previo el uso del equipo de protección individual obligatorio.
2. El equipo de protección de uso obligatorio es: casco, guantes, cinturón
antilumbago, zapatos de seguridad.
3. Acudir hacia el lugar donde se realizara la carga del producto.
4. Si se trata de objetos grandes y pesados, el transportista y el ayudante lo
cargaran conjuntamente, y de tratarse de objetos pequeños y livianos, lo
cargaran de forma simultanea de manera individual.
184
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.6
OHSAS 18001: 4.4.6
CÓDIGO: SL.I. P.I.02
INSTRUCTIVO PARA EL TRANSPORTE INTERPROVINCIAL
5. Tener precaución al momento de apilar la carga en el camión, pues así se
garantiza la integridad del producto, evitando que la carga se deslice y se
optimiza el espacio.
6. Asegurar el camión con candado de seguridad.
7. Antes de iniciar el transporte se deberá verificar que todo se encuentre
muy asegurado para evitar algún incidente.
8. Transporte de la carga hacia la ciudad de destino (Guayaquil)
9. Durante el transporte se deberá respetar la velocidad de circulación con y
sin carga.
10. Desembarque de la carga en la ciudad de destino
5. FORMULARIOS
SL.I.O.F.10 Formulario de Transporte Interprovincial
6. ANEXOS
SL.I.O.F.10 Formulario de Transporte Interprovincial
185
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.6
OHSAS 18001: 4.4.6
CÓDIGO: SL.I. P.I.03
INSTRUCTIVO PARA LA DISTRIBUCION
1. OBJETO
Realizar las actividades distribución, hacia los diferentes puntos de la ciudad de
Quito.
2. ALCANCE
Aplica a todo tipo de servicio de distribución, cuyos puntos de destino se
encuentren en la ciudad de Quito.
3. RESPONSABILIDADES
COORDINADOR DEL SGI
1. Asegurar el cumplimiento del presente instructivo.
SUPERVISOR DE PROCESOS
1. Difundir los requerimientos del presente instructivo.
2. Verificar que todo el personal que va a trabajar en esta actividad esté
adecuadamente entrenado y calificado para su ejecución.
ELABORADO
POR:
REVISADO
POR:
REVISADO
POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
186
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.6
OHSAS 18001: 4.4.6
CÓDIGO: SL.I. P.I.03
INSTRUCTIVO PARA LA DISTRIBUCION
3. Verificar que todo el personal use el equipo de protección requerido para
realizar esta actividad.
4. Controlar que todas las actividades se realicen de manera correcta, segura
y produciendo los menores impactos ambientales.
PERSONAL DE LA EMPRESA “SCALE LOGISTICS”
1. Mantener su compromiso para ejecutar todas las actividades de transporte
interprovincial de acuerdo al presente instructivo.
2. Cumplir con lo estipulado en el presente instructivo.
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
4.1.GENERALIDADES
Para la realización de estas actividades se requieren los recursos que se
presentan en los siguientes cuadros:
187
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.6
OHSAS 18001: 4.4.6
CÓDIGO: SL.I. P.I.03
INSTRUCTIVO PARA LA DISTRIBUCION
Herramientas
Cant Producto Cant. Equipo Cant
Candados
Por
Item
Requerimiento del
cliente
Por Item
Camioneta
1
Personal Requerido Cant. Equipo de Protección Personal Cant.
Transportista
Ayudante del transportista
1
1
Casco
Zapatos de seguridad
Guantes de seguridad
Ropa de trabajo
Mascarilla
Cinturón antilumbago
1
1
1
1
1
1
4.2 PROCEDIMIENTO
1. Los trabajos de distribucion solo podrán efectuarse cuando las condiciones
meteorológicas no pongan en peligro la salud y la seguridad de los
trabajadores de la Empresa “SCALE LOGISTICS” o de sus clientes y previo
el uso del equipo de protección individual obligatorio.
2. El equipo de protección de uso obligatorio es: casco, guantes, cinturón
antilumbago, zapatos de seguridad.
3. Acudir hacia el lugar donde se realizara la carga de el o los productos.
4. Si se trata de objetos grandes y pesados, el transportista y el ayudante lo
cargaran conjuntamente, y de tratarse de objetos pequeños y livianos, lo
cargaran de forma simultanea de manera individual.
188
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.6
OHSAS 18001: 4.4.6
CÓDIGO: SL.I. P.I.03
INSTRUCTIVO PARA LA DISTRIBUCION
5. Tener precaución al momento de apilar la carga en el camión, pues así se
garantiza la integridad del producto, evitando que la carga se deslice y se
optimiza el espacio.
6. Asegurar el camión con candado de seguridad.
7. Antes de iniciar el transporte se deberá verificar que todo se encuentre muy
asegurado para evitar algún incidente.
8. Transporte de la carga hacia el primer punto de destino.
9. Durante el transporte se deberá respetar la velocidad de circulación con y sin
carga.
10. Desembarque de la carga en el primer punto de destino
11. Asegurar nuevamente el camión
12. Transporte de la carga hacia el siguiente punto de destino.
13. Desembarque de la carga en el punto de destino.
5. FORMULARIOS
SL.I.O.F.11 Formulario de Distribución
189
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.6
OHSAS 18001: 4.4.6
CÓDIGO: SL.I. P.I.04
INSTRUCTIVO PARA MUDANZAS INTERNAS
1. OBJETO
Realizar las actividades de mudanzas internas, en la provincia de Pichincha.
2. ALCANCE
Aplica a todo tipo de servicio de mudanza interna, cuyos puntos de destino se
encuentren en la ciudad de Quito.
3. RESPONSABILIDADES
COORDINADOR DEL SGI
1. Asegurar el cumplimiento del presente instructivo.
SUPERVISOR DE PROCESOS
1. Difundir los requerimientos del presente instructivo.
2. Verificar que todo el personal que va a trabajar en esta actividad esté
adecuadamente entrenado y calificado para su ejecución.
ELABORADO
POR:
REVISADO
POR:
REVISADO
POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
190
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.6
OHSAS 18001: 4.4.6
CÓDIGO: SL.I. P.I.04
INSTRUCTIVO PARA MUDANZAS INTERNAS
3. Verificar que todo el personal use el equipo de protección requerido para
realizar esta actividad.
4. Controlar que todas las actividades se realicen de manera correcta, segura y
produciendo los menores impactos ambientales.
PERSONAL DE LA EMPRESA “SCALE LOGISTICS”
1. Mantener su compromiso para ejecutar todas las actividades de transporte
interprovincial de acuerdo al presente instructivo.
2. Cumplir con lo estipulado en el presente instructivo.
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
4.1. GENERALIDADES
Para la realización de estas actividades se requieren los recursos que se
presentan en los siguientes cuadros:
191
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.6
OHSAS 18001: 4.4.6
CÓDIGO: SL.I. P.I.04
INSTRUCTIVO PARA MUDANZAS INTERNAS
Herramientas
Cant Producto Cant. Equipo Cant
Candados
Por
Ítem
Requerimiento del
cliente
Por Ítem
Camión
2
Personal Requerido Cant. Equipo de Protección Personal Cant.
Transportista
Ayudante del transportista
1
2
Casco
Zapatos de seguridad
Guantes de seguridad
Ropa de trabajo
Mascarilla
Cinturón anti lumbago
1
1
1
1
1
1
4.2.PROCEDIMIENTO
1. Los trabajos de mudanzas internas solo podrán efectuarse cuando las
condiciones meteorológicas no pongan en peligro la salud y la seguridad de
los trabajadores de la Empresa “SCALE LOGISTICS” o de sus clientes y
previo el uso del equipo de protección individual obligatorio.
2. El equipo de protección de uso obligatorio es: casco, guantes, cinturón anti
lumbago, zapatos de seguridad.
3. Acudir hacia el destino donde se realizara la carga de los enseres.
4. Si se trata de objetos grandes y pesados, el transportista y el ayudante lo
cargaran conjuntamente, y de tratarse de objetos pequeños y livianos, lo
cargaran de forma simultanea de manera individual.
192
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.6
OHSAS 18001: 4.4.6
CÓDIGO: SL.I. P.I.04
INSTRUCTIVO PARA MUDANZAS INTERNAS
5. Tener precaución al momento de apilar los enseres en el camión, pues así se
garantiza la integridad del enser, evitando que la carga se deslice y se optimiza
el espacio.
6. Asegurar el camión con candado de seguridad.
7. Antes de iniciar el transporte se deberá verificar que todo se encuentre muy
asegurado para evitar algún incidente.
8. Transporte de los enseres hacia su lugar de destino.
9. Durante el transporte se deberá respetar la velocidad de circulación con y sin
carga.
10. Desembarque de los enseres en el lugar de destino.
5. FORMULARIOS
SL.I.O.F.12 Formulario de Mudanzas Internas.
193
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.5
OHSAS 18001: 4.4.5
CÓDIGO: SL.I.A.F.09
FORMULARIO PARA TRANSPORTE INTERNO
IMPORTANCIA FECHA ENVIADO POR: RECIBIDO POR: ASUNTO PESO NETO
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: FECHA: FECHA: FECHA: FIRMA: FIRMA: FIRMA:
194
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.5
OHSAS 18001: 4.4.5
CÓDIGO: SL.I.A.F.10
FORMULARIO PARA TRANSPORTE INTERPROVINCIAL
IMPORTANCIA FECHA ENVIADO POR: RECIBIDO POR: DESTINO PESO NETO
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: FECHA: FECHA: FECHA: FIRMA: FIRMA: FIRMA:
195
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.5
OHSAS 18001: 4.4.5
CÓDIGO: SL.I.A.F.11
FORMULARIO PARA DISTRIBUCION
IMPORTANCIA FECHA ENVIADO
POR:
RECIBIDO
POR:
DESTINO
1
DESTINO
2
DESTINO
3 PESO NETO
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: FECHA: FECHA: FECHA: FIRMA: FIRMA: FIRMA:
196
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.5
OHSAS 18001: 4.4.5
CÓDIGO: SL.I.A.F.12
FORMULARIO PARA MUDANZAS INTERNAS
IMPORTANCIA FECHA ENVIADO POR: RECIBIDO POR: SERVICIOS ADICIONALES PESO NETO
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: FECHA: FECHA: FECHA: FIRMA: FIRMA: FIRMA:
197
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.7
OHSAS 18001: 4.4.7
CÓDIGO: SL.I.A.P.07
PROCEDIMIENTO DEPREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE
EMERGENCIAS.
1.OBJETO
Definir los métodos de preparación y enfrentamiento de situaciones de emergencia
en temas de seguridad y ambiente, especialmente aquellos que pueden generar
accidentes, muertes o catástrofes en seguridad e impactos ambientales; y establecer
los métodos de prevención, respuesta y mitigación de contingencias que afecten a
los aspectos del Sistema de Gestión Integrado.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a los procesos y servicios que se desarrollen en la
Empresa “SCALE LOGISTICS”.
3. RESPONSABILIDADES
COORDINADOR DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
1. Es el Coordinador del Plan de Emergencia y el Coordinador del Grupo de
Respuesta del Plan de Contingencias.
2. Revisar planes de mejoramiento y concientización
3. Elaborar el plan de simulacros.
4. Ejecutar los simulacros.
ELABORADO
POR:
REVISADO
POR:
APROBADO
POR:
FECHA: FECHA: FECHA: FIRMA: FIRMA: FIRMA:
198
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.7
OHSAS 18001: 4.4.7
CÓDIGO: SL.I.A.P.07
PROCEDIMIENTO DEPREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE
EMERGENCIAS.
5. Realizar entrenamiento del uso de equipos y sistemas de seguridad
industrial.
6. Mantener los registros de evaluación de los simulacros efectuados.
7. Revisar los planes de contingencia y emergencia a fin de mantenerlos
actualizados.
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Una vez identificados los aspectos ambientales, peligros y riesgos, de acuerdo al
procedimiento SL.I.A.P.01 “Procedimiento para la identificación y evaluación de
Aspectos Ambientales, Peligros y Riesgos” y establecida en la matriz de
Identificación y Evaluación de Aspectos Ambientales, Peligros y Riesgos
SL.IA.M.01, se puede determinar todos estos elementos de ambiente y de
seguridad de mayor significancia para proceder a su control, corrección o
remediación.
De acuerdo al diagnóstico realizado, se pudo determinar qué:
Los principales Riesgos son:
1. Físicos
2. Ergonómicos
El principal Aspecto Ambiental son:
1. Emisiones de CO2.
199
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.7
OHSAS 18001: 4.4.7
CÓDIGO: SL.I.A.P.07
PROCEDIMIENTO DE PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE
EMERGENCIAS.
Los procedimientos para responder y enfrentar una emergencia debe contener
como mínimo la siguiente información:
1. Información del funcionario de la Empresa “SCALE LOGISTICS” que
atienda los reclamos, requerimientos de los clientes internos o externos.
2. SistemaOrganizativo.
3. Plan de acción.
4. Conformación de los grupos de respuesta (brigadas).
5. Puntos de control (Zonas de emergencia).
5. METODOLOGIA DE TRABAJO
Por la magnitud de la Empresa, la manera de canalizar la gestión de
emergencias laborales y ambientales en el Coordinador del Sistema de Gestión
Integrado y de los Supervisor de Procesos con la ayuda de Soporte Interno.
El procedimiento de control de: accidentes laborales e impactos ambientales por
el momento será cumplir estrictamente con los instructivos operativos para la
ejecución de las actividades en la Empresa “SCALE LOGISTICS”.
200
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.4.7
OHSAS 18001: 4.4.7
CÓDIGO: SL.I.A.P.07
PROCEDIMIENTO DE PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE
EMERGENCIAS.
6.-FORMULARIOS
SL.I.A.F.15 Formulario de Informe de Trabajo.
SL.I.A.F.16 Formulario de Acción Preventiva y Correctiva.
SL.I.A.F.14 Formulario de Registro de Accidentes.
7.- ANEXOS
SL.I.A.F.15 Formulario de Informe de Trabajo.
SL.I.A.F.16 Formulario de Acción Preventiva y Correctiva.
SL.I.A.F.14 Formulario de Registro de Accidentes.
201
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.1
OHSAS 18001: 4.5.1
CÓDIGO: SL.I.A.P.08
PROCEDIMIENTO DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO
1. OBJETO
Definir el método para hacer el seguimiento y la medición periódica de las
características fundamentales en las operaciones de la Empresa “SCALE
LOGISTICS”, que pueden generar riesgos laborales e impactos ambientales
significativos.
Además, se establece como realizar el seguimiento al desempeño del SGI y del
cumplimiento de los objetivos en los aspectos de seguridad y ambientales.
2. ALCANCE
Aplica a los aspectos de seguridad y ambientales de las actividades desarrolladas
en la Empresa “SCALE LOGISTICS”.
3. RESPONSABILIDADES
COORDINADOR DEL SGI
1. Realizar el seguimiento a los indicadores de seguridad y ambientales como
también al cumplimiento de los Objetivos y Metas.
ELABORADO
POR:
REVISADO
POR:
APROBADO
POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
202
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.1
OHSAS 18001: 4.5.1
CÓDIGO: SL.I.A.P.08
PROCEDIMIENTO DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO
2. Registrar la información para el seguimiento a los indicadores de rendimiento
de su competencia.
TECNICO LIDER DE OPERACIONES O SU ALTERNO
1. Registrar las características fundamentales de las operaciones medibles en la
Empresa “SCALE LOGISTICS” que sean de su competencia.
2. Realizar trimestralmente la encuesta a todo el personal, empleando el
formulario SL.I.A.F.13.
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
La medición y seguimiento no se realiza únicamente a las características
fundamentales de las operaciones, a partir de los aspectos de seguridad y
ambientales significativos identificados en SL.I.A.M.01; ya que además, se realiza
el seguimiento al desempeño de seguridad, ambiental y al cumplimiento de los
objetivos y metas.
203
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.1
OHSAS 18001: 4.5.1
CÓDIGO: SL.I.A.P.08
PROCEDIMIENTO DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO
4.1 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS
FUNDAMENTALES DE LAS OPERACIONES.
El seguimiento y medición a las características fundamentales de las operaciones,
parte de los aspectos de seguridad y ambientales significativos identificados en
SL.I.A.M.01, con el fin de planificar las acciones necesarias para asegurar que los
procesos asociados a estos aspectos, se desarrollen bajo condiciones controladas.
A continuación se indica la relación control – medición, de acuerdo a los aspectos
significativos identificados en la Empresa “SCALE LOGISTICS”.
Al no poseer todas las características fundamentales de las operaciones un equipo
asociado que permita hacer su medición y seguimiento de forma más fácil, es
necesario incorporar documentos como los informes de trabajo.
A continuación se indican las característica operativas con sus responsables de
medición y verificación:
204
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.1
OHSAS 18001: 4.5.1
CÓDIGO: SL.I.A.P.08
PROCEDIMIENTO DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO
El seguimiento a las características operativas relacionadas con los aspectos de
seguridad y ambientales significativos, lo realizará el Coordinador del SGI con
una frecuencia mensual, en el formulario electrónico SL.I.A.F.28
4.2 MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO AL DESEMPEÑO INTEGRADO
Para evaluar el comportamiento del desempeño integrado de la Empresa
“SCALE LOGISTICS”, se han definido los indicadores que se muestra en la
Matriz, relación Control – Medición en el punto 4.1.
4.3 SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y METAS
El seguimiento de este cumplimiento se lo realiza en base al documento
SL.I.A.F.01 Programa de Gestión Integrada, donde se establece las actividades,
responsables y plazos de ejecución. Los Objetivos y Metas se definen en
SL.I.A.D.02.
El promedio aritmético de todos los porcentajes del cumplimiento de los
objetivos, se considera el índice de cumplimiento de objetivos y metas, el cual
se analiza y documenta en SL.I.A.F.01 Programa de Gestión Integrada, por el
Coordinador del Sistema de Gestión y el Representante de la Dirección.
205
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.1
OHSAS 18001: 4.5.1
CÓDIGO: SL.I.A.P.08
PROCEDIMIENTO DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO
4.4 LEVANTAMIENTO DE REGISTROS DE NO CONFORMIDADES
El levantamiento de una No Conformidad Correctiva o Preventiva, se realizará
de acuerdo a SL.I.A.P.09 Procedimiento de No conformidad y acción
correctiva o preventiva.
5. REFERENCIAS
SL.I.A.F.01 Programa de Gestión Integrado.
SL.I.A.P.09 Procedimiento de No Conformidad ,Acción Preventiva y
Correctiva.
SL.I.A.P.10 Procedimiento para Control de Registros.
SL.I.A.M.03 Matriz de Evaluación de los Requisitos Legales y Otros
Requisitos.
6. FORMULARIOS
SL.I.A.F.19 Formulario de Registro de Accidentes
SL.I.A.F.01 Programa de Gestión Integrado.
SL.I.A.F.29 Formulario del Seguimiento a la Formación del Personal
206
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.1
OHSAS 18001: 4.5.1
CÓDIGO: SL.I.A.P.08
PROCEDIMIENTO DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO
SL.I.A.F.24 Formulario de seguimiento a auditorías y cumplimiento legal.
SL.I.A.F.22 No Conformidad y Acción Correctiva o Preventiva.
SL.I.A.F.26 Reporte de Auditoria.
SL.I.A.F.15 Formulario de Encuesta de Conocimiento del Personal.
7. ANEXOS
SL.I.A.F.01 Programa de Gestión Integrado.
SL.I.A.P.09 Procedimiento de No Conformidad ,Acción Preventiva y
Correctiva.
SL.I.A.P.10 Procedimiento para Control de Registros.
SL.I.A.M.03 Matriz de Evaluación de los Requisitos Legales y Otros
Requisitos.
SL.I.A.F.19 Formulario de Registro de Accidentes
SL.I.A.F.01 Programa de Gestión Integrado.
SL.I.A.F.24 Formulario de seguimiento a auditorías y cumplimiento
legal.
SL.I.A.F.22 No Conformidad y Acción Correctiva o Preventiva.
SL.I.A.F.26 Reporte de Auditoria.
SL.I.A.F.15 Formulario de Encuesta de Conocimiento del Personal.
207
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.1
OHSAS 18001: 4.5.1
CÓDIGO:SL.I.A.F.13
FORMULARIO DE SATISFACCIÓN DEL PERSONAL
CARGO:
AREA:
FECHA:
ENCUESTA
1
BAJO
2
REGULAR
3
NORMAL
4
BUENO
5
EXCEPCIONAL
1 Qué nivel de conocimientos
posee con respecto a la Política
Integrada.
2 Qué nivel de conocimientos tiene
sobre los riesgos laborales que
existen en su área.
4 Qué nivel de conocimientos tiene
sobre la generación de Impactos
Ambientales en su área.
5 Cómo califica la gestión de
Seguridad en la Empresa.
6 Qué nivel de compromiso cree
que tiene dirección en la
implementación del Sistema de
Gestión Integrado.
ELABORADO
POR:
REVISADO
POR:
APROBADO
POR:
FECHA: FECHA: FECHA: FIRMA: FIRMA: FIRMA:
208
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.1
OHSAS 18001: 4.5.1
CÓDIGO: SL.I.A.F.14
FORMULARIO DE REGISTRO DE ACCIDENTES
FECHA LUGAR NOMBRE TIPO DE ACCIDENTE OBSERVACIONES
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: FECHA: FECHA: FECHA: FIRMA: FIRMA: FIRMA:
209
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.1
OHSAS 18001: 4.5.1
CÓDIGO: SL.I.A.F.15
FORMULARIO DE INFORME DE TRABAJO
ACTIVIDADES ASPECTOS DE
SEGURIDAD
ASPECTOS
AMBIENTALES
OBSERVACIONES:________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
CARGO: NOMBRES
SERVICIO:
AREA:
FECHA:
ELABORADO
POR:
REVISADO
POR:
APROBADO
POR:
FECHA: FECHA: FECHA: FIRMA: FIRMA: FIRMA:
210
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO
CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.3.2
OHSAS 18001: 4.3.2
CÓDIGO: S.L.I.O.P.02.
MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS
INSTRUMENTO LEGAL
ARTÍCULO
TEMA O ASPECTO
CRITERIO/LÍMITE DE CONTROL
EVIDENCIAS
CUMPLIMIENTO
FRECUENCIA DE
MEDICIÓN
RESPONSABLE
Capítulo II
EDIFICIOS Y LOCALES.
Art.22,23,24,25
Superficies de cubicación en
los locales y puestos de trabajo
Obligatoriedad en el uso de los
implementos de Seguridad y Cumplimiento
con los procedimientos para la realización
de las diferentes actividades.
Observación en sitio Anual PRODUCCIÓN Y
SGI
Convenio OIT 148 Medio
ambiente de Trabajo.
Protección de los trabajadores
contra riesgos profesionales
debido a contaminación de
aire, el ruido y las vibraciones
Obligatoriedad en el uso de los
implementos de Seguridad y Cumplimiento
con los procedimientos para la realización
de las diferentes actividades.
Observación en sitio Por Proyecto PRODUCCIÓN
Ordenanza Metropolitana
Sustitutiva del título V "del
medio ambiente", Libro II, Del
código municipal de distrito
Metropolitano del Municipio de
QUITO No. 0213
Capítulo III
Art. 7
NORMA TÉCNICA PARA
EMISIONES A LA
ATMÓSFERA DE FUENTES
FIJAS DE
COMBUSTIÓN
Emisiones gaseosas a la
atmósfera.
Niveles máximos permisibles, según la
fuente y tipo de combustible.
Informe de
monitoreo Anual SGI
Capítulo III
Art. 8
NORMA TÉCNICA PARA EL
CONTROL DE RUIDO
CAUSADO POR
FUENTES FIJAS Y MÓVILES
Generación de ruido
Niveles máximos de
ruido permisibles según uso de suelo
Informe de
monitoreo Por proyecto SGI
INSTRUMENTO LEGAL
ARTÍCULO
TEMA O ASPECTO
CRITERIO/LÍMITE DE CONTROL
EVIDENCIAS
CUMPLIMIENTO
FRECUENCIA DE
MEDICIÓN
RESPONSABLE
Capítulo V
MEDIO AMBIENTE Y
RIESGOS LABORALES POR
FACTORES FÍSICOS,
QUÍMICOS Y BIOLÓGICOS
Art.53,t4,72
Riesgos, físicos, químicos y
biológicos.
Obligatoriedad en el uso de los
implementos de Seguridad y Cumplimiento
con los procedimientos para la realización
de las diferentes actividades.
Observación en sitio Diario PRODUCCIÓN
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
211
Capítulo II
EDIFICIOS Y LOCALES.
Art.22,23,24,25
Superficies de cubicación
en los locales y puestos de
trabajo
Obligatoriedad en el uso de los implementos
de Seguridad y Cumplimiento con los
procedimientos para la realización de las
diferentes actividades.
Observación en sitio Anual Supervisor de
Procesos Y SGI
Convenio OIT 148
Medio ambiente de
Trabajo.
Protección de los
trabajadores contra
riesgos profesionales
debido a contaminación
de aire, el ruido y las
vibraciones
Obligatoriedad en el uso de los implementos
de Seguridad y Cumplimiento con los
procedimientos para la realización de las
diferentes actividades.
Observación en sitio Por Proyecto Supervisor de
Procesos
Ordenanza
Metropolitana
Sustitutiva del título V
"del
medio ambiente", Libro
II, Del
código municipal de
distrito
Metropolitano del
Municipio de
QUITO No. 0213
Capítulo III
Art. 7
NORMA TÉCNICA PARA
EMISIONES A LA
ATMÓSFERA DE
FUENTES FIJAS DE
COMBUSTIÓN
Emisiones gaseosas a la
atmósfera.
Niveles máximos permisibles, según la fuente
y tipo de combustible.
Informe de
monitoreo Anual SGI
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.3.2
OHSAS 18001: 4.3.2
CÓDIGO: SL.I.A.M.03
MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS
INSTRUMENTO
LEGAL
ARTÍCULO
TEMA O ASPECTO
CRITERIO/LÍMITE DE CONTROL
EVIDENCIAS CUMPLIMIENTO
FRECUENCIA DE MEDICIÓN
RESPONSABLE
CUMPLE NO
CUMPLE
Capítulo V
MEDIO AMBIENTE Y
RIESGOS LABORALES
POR FACTORES FÍSICOS,
QUÍMICOS Y
BIOLÓGICOS
Art.53,t4,72
Riesgos, físicos,
químicos y biológicos.
Obligatoriedad en el uso de los implementos
de Seguridad y Cumplimiento con los
procedimientos para la realización de las
diferentes actividades.
Observación en sitio Diario PRODUCCIÓN
212
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.3.2
OHSAS 18001: 4.5.3,
4.5.3.1, 4.5.3.2
CÓDIGO: SL.I.A.P.09
PROCEDIMIENTO DE ACCIÓN PREVENTIVA Y CORRECTIVA
1. OBJETO
Definir el método de actuación para la implementación y seguimiento de las acciones
preventivas o correctivas aplicadas a No Conformidades detectadas en el SGI.
2. ALCANCE
Todas las actividades que forman parte del SGI de la Empresa “SCALE
LOGISTICS”.
3. RESPONSABILIDADES
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
Verificar la eficacia de las acciones preventivas o correctivas tomadas.
COORDINADOR DEL SGI.
1. Asegurar la oportuna realización de las acciones preventivas o correctivas.
2. Responsable directo del cierre de la No Conformidad.
ELABORADO
POR:
REVISADO
POR:
APROBADO
POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
213
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.3.2
OHSAS 18001: 4.5.3,
4.5.3.1, 4.5.3.2
CÓDIGO: SL.I.A.P.09
PROCEDIMIENTO DE ACCIÓN PREVENTIVA Y CORRECTIVA
3. Solucionar o designar al responsable de dar solución a una No Conformidad
detectada.
4. Efectuar el seguimiento de las acciones preventivas o correctivas planteadas
para asegurar que las mismas sean definitivas.
RESPONSABLE DESIGNADO PARA SOLUCIONAR UNA NO
CONFORMIDAD DETECTADA.
1. Efectuar el análisis de causa raíz específica o potencial, conjuntamente con el
personal auditado y/o responsable del área en donde se detectó la No
Conformidad.
2. Tomar las acciones preventivas o correctivas para controlar la desviación
detectada y evitar que este problema se repita.
AUDITORES INTERNOS
1. Identificar No Conformidades dentro del SGI y registrar en SL.I.A.F.16, No
Conformidad y Acción Correctiva o Preventiva.
2. Efectuar el seguimiento a las No Conformidades detectadas en auditorías
anteriores y a las acciones tomadas.
214
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.3.2
OHSAS 18001: 4.5.3,
4.5.3.1, 4.5.3.2
CÓDIGO: SL.I.A.P.09
PROCEDIMIENTO DE ACCIÓN PREVENTIVA Y CORRECTIVA
TODO EL PERSONAL DE LA EMPRESA “SCALE LOGISTICS”
1. Debe registrar las No Conformidades Reales o Potenciales que observe, dentro
de su área de trabajo, para lo cual puede asesorarse con el Coordinador del SGI.
2. Resolver las No Conformidades detectadas dentro de su área de trabajo, de
acuerdo a la designación del Coordinador del SGI.
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
4.1 FUENTES DE NO CONFORMIDADES
Las no conformidades pueden prevenir de:
AUDITORÍAS INTERNAS Y EXTERNAS
Los auditores evalúan el SGI y determinan incumplimientos de los documentos
que aplica en la Empresa “SCALE LOGISTICS” y emiten reportes de No
Conformidad Real, de acuerdo a SL.I.A.P.11, Procedimiento para Auditorías.
Además las observaciones presentadas por los auditores, se pueden registrar
como No Conformidades Potenciales.
215
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.3.2
OHSAS 18001: 4.5.3,
4.5.3.1, 4.5.3.2
CÓDIGO: SL.I.A.P.09
PROCEDIMIENTO DE ACCIÓN PREVENTIVA Y CORRECTIVA
QUEJAS DE PARTES INTERESADAS
De existir quejas documentadas de partes interesadas, como son personal de la
Empresa “SCALE LOGISTICS”, clientes, proveedores, vecinos, organismos de
control, se registrará en el reporte de No Conformidades Reales para gestionar su
solución.
VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL
Al determinar un incumplimiento legal, el Coordinador del SGI y /o el Representante
de la Dirección al SGI, registrará en el Reporte de No Conformidades Reales para
gestionar su solución.
SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO DEL SGI
El Coordinador del SGI, levanta No Conformidades Reales cuando los indicadores de
desempeño del SGI no se cumplan. Además, puede registrar No Conformidades
Potenciales, cuando los indicadores de desempeño tiendan al no cumplimiento.
SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS, METAS Y
PROGRAMAS DE GESTIÓN
El Coordinador del SGI y/o el Representante de la Dirección al SGI, pueden registrar
No Conformidades Reales cuando los objetivos ambientales y de seguridad y salud
ocupacional no se cumplan. Además, pueden registrar No Conformidades Potenciales
cuando los objetivos antes mencionados tiendan al no cumplimiento.
216
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.3.2
OHSAS 18001: 4.5.3,
4.5.3.1, 4.5.3.2
CÓDIGO: SL.I.A.P.09
PROCEDIMIENTO DE ACCIÓN PREVENTIVA Y CORRECTIVA
REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
La Dirección de la Empresa “SCALE LOGISTICS”, solicitará las acciones
preventivas o correctivas que amerite como resultado de su evaluación, y se
registrarán en el formulario SL.I.A.F.16, Acción Correctiva o Preventiva.
OTRAS
Revisión de registros, eventos, reclamos, accidentes, etc.
Además, cada área de la Empresa “SCALE LOGISTICS”, levantará
trimestralmente, mínimo un registro de no conformidad preventiva, para el
mejoramiento continuo del SGI.
4.2 DETERMINACIÓN DE LA ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA
PROPUESTA
El Coordinador del SGI, en conjunto con el responsable designado para
solucionar problemas, establecen las acciones a ejecutar que deben ser
proporcionales a las causas raíces o potenciales identificadas; y se registran en
SL.I.A.F.16, Acción Correctiva o Preventiva.
4.3 PROPUESTA DE ACCIONES CORRECTIVAS O PREVENTIVAS
En un plazo no mayor a 7 días laborables, después de detectada y aceptada la
No Conformidad, se debe establecer el tipo de acciones a tomarse, de acuerdo a
los resultados del análisis de causa, para asegurarse que el mismo problema no
se vuelva a repetir. Se establecerá el plazo máximo de implementación de la
acción propuesta, que no deberá exceder de 30 días.
217
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.3.2
OHSAS 18001: 4.5.3,
4.5.3.1, 4.5.3.2
CÓDIGO: SL.I.A.P.09
PROCEDIMIENTO DE ACCIÓN PREVENTIVA Y CORRECTIVA
En caso de requerirse mayor tiempo, este deberá ser aprobado por el Coordinador del SGI.
4.4 SEGUIMIENT0
El Coordinador del SGI, realiza el seguimiento al incumplimiento de las acciones
propuestas, registrando la información en el cuadro “Seguimiento”, del Formulario
SL.I.A.F.16. Cuando una acción propuesta no se cumpla o se cumpla parcialmente,
el “Resultado” será NO; y se detallará el incumplimiento, así como las nuevas
acciones en el cuadro “Observaciones y/o Cierre”.
En caso de que no se pueda realizar las acciones propuestas dentro del plazo
máximo establecido, el responsable designado para solucionar la no conformidad,
solicitará por escrito una ampliación de plazo al Coordinador del SGI, siempre y
cuando la no ejecución de las acciones propuestas, se encuentre debidamente
justificada. El Coordinador del SGI, indicará en el cuadro “Observaciones y/o
Cierre” del formulario SL.I.A.F.16, el nuevo plazo establecido.
4.5 OBSERVACIONES Y/O CIERRE
Una vez ejecutadas todas las acciones propuestas, el Coordinador del SGI,
realizará el cierre de la No Conformidad, registrando en el cuadro “Observaciones
y/o Cierre” del formulario SL.I.A.F.16, la fecha cuando realice el cierre y su firma
de responsabilidad.
Todas las acciones propuestas, deben ejecutarse en el plazo máximo establecido
(Fecha Tope Propuesta), del cuadro “Acción Correctiva o Preventiva” del
Formulario SL.I.A.F.16.
218
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.3.2
OHSAS 18001: 4.5.3,
4.5.3.1, 4.5.3.2
CÓDIGO: SL.I.A.P.09
PROCEDIMIENTO DE NO CONFORMIDAD, ACCIÓN PREVENTIVA Y
CORRECTIVA
4.6 VERIFICACIÓN DE EFICACIA
El Representante de la Dirección realizará la verificación de la eficacia de la acción
correctiva o preventiva, en un plazo no mayor a 30 días posterior a la fecha de
cierre de la No Conformidad. Además, la verificación de la eficacia considerará,
que:
1. Durante el plazo no se haya presentado nuevamente la No Conformidad.
2. Y, en el caso de que la acción tomada no evidencie su eficacia, se tomará
una nueva acción, a la que se le realizará el seguimiento descrito en este
procedimiento.
El seguimiento y verificación se registrará en el formulario SL.I.A.F.16, No
Conformidad y Acción Correctiva o Preventiva.
4.7 CAMBIOS EN LOS DOCUMENTOS DEL SGI
Los cambios a los procedimientos e instructivos, debido a la implementación de
acciones correctivas o preventivas, se sujetarán a lo establecido en el documento
SL.I.A.P.06, Procedimiento para Control de Documentos del SGI.
219
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.3.2
OHSAS 18001: 4.5.3,
4.5.3.1, 4.5.3.2
CÓDIGO: SL.I.A.P.09
PROCEDIMIENTO DE NO CONFORMIDAD, ACCIÓN PREVENTIVA Y
CORRECTIVA
4.8 DISPOSICIONES GENERALES
El Coordinador del SGI y/o el Representante de la Dirección, tienen autoridad
para analizar los reportes de No Conformidades y Acción Correctiva y decidir
si es pertinente realizar una acción correctiva o preventiva por cada no
conformidad levantada, o si es pertinente realizar una acción correctiva o
preventiva para un conjunto de No Conformidades levantadas.
5. REFERENCIAS
SL.I.A.P.11 Procedimiento para Auditorías.
SL.I.A.P.06 Procedimiento para Control de Documentos del SGI.
6. FORMULARIOS
SL.I.A.F.16 No Conformidad y Acción Correctiva o Preventiva.
7. ANEXOS
SL.I.A.F.16 No Conformidad y Acción Correctiva o Preventiva.
220
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.3.2
OHSAS 18001: 4.5.3, 4.5.3.1,
4.5.3.2
CÓDIGO: SL.I.A.F.16
FORMULARIO DE NO CONFORMIDAD, ACCIÓN PREVENTIVA O
CORRECTIVA Origen de la No Conformidad Real o Potencial Preventiva No. de
Correctiva No. de Fecha
de apertura:
Auditorías Incumplimiento Legal Quejas partes interesadas
Seguimiento al SGI Revisión por la direcciónOtras
Área donde se detectó la No
Conformidad:
No Conformidad Actual:
Responsable del Área:
Documento, Referencia, Norma y Cláusula:
Responsable detección:
Análisis de Causa Raíz o Potencial:
Fecha: Nombre: Firma:
Acción Correctiva o Preventiva:
Fecha Tope Propuesta: Firma:
Seguimiento:
Fecha: Acción Resultado Firma
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
Observaciones y/o Cierre:
Resp. Cierre
Fecha Cierre
Verificación de Eficacia:
Nueva Acción : Si No Responsable de Verificación:
Fecha: Firma:
ELABORADO
POR:
REVISADO
POR:
APROBADO
POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
221
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.4
OHSAS 18001: 4.5.4
CÓDIGO:SL.I.A.P.10
PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE REGISTROS
1. OBJETO
Definir el método de archivo de registros del Sistema de Gestión Integrado de la
Empresa “SCALE LOGISTICS”.
2. ALCANCE
Aplica a todos los registros provenientes de las actividades del SGI de la Empresa.
3. RESPONSABILIDADES
COORDINADOR DEL SGI
Es responsable tiene autoridad para designar y asegurar el archivo adecuado de los
registros.
SECRETARIA
1. Es responsable de realizar el seguimiento para asegurar el archivo adecuado de
los registros.
2. Archivar los registros de acuerdo a la definición establecida en SL.I.A.M.05,
Matriz de Control de Registros.
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
4.1 El responsable de Soporte Interno mantiene una Matriz de Control de
Registros, SL.I.A.M.05, en la cual se identifican:
ELABORADO
POR:
REVISADO
POR:
APROBADO
POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
222
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.4
OHSAS 18001: 4.5.4
CÓDIGO:SL.I.A.P.10
PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE REGISTROS
NOMBRE DEL REGISTRO
Ejemplo: “Procedimiento para Control de Documentos”.
CÓDIGO DEL REGISTRO
Ejemplo: SL.I.A.P.05
RESPONSABLE DE REGISTRAR DATOS
Ejemplo: Supervisor de Procesos
RESPONSABLE DEL ARCHIVO
Ejemplo: Supervisor de Procesos
TIPO DE CLASIFICACIÓN U ORDEN
Define la forma de organizar y recuperar el registro, de acuerdo a su naturaleza,
por ejemplo puede ser: por fecha, por turno, por obra, por orden alfabético, etc.
SITIO DE ARCHIVO
Es el lugar donde será archivado el Registro.
223
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.4
OHSAS 18001: 4.5.4
CÓDIGO:SL.I.A.P.10
PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE REGISTROS
FORMA DE PROTECCIÓN
Define la forma de preservar los registros, para prevenir su deterioro, daño o
pérdidas, la misma que puede ser: carpetas, cajas, etc. Para el caso de archivos
electrónicos, se definirá el tiempo en el que se obtiene respaldos y el sitio de
almacenamiento de los mismos.
TIEMPO DE RETENCIÓN
En la Matriz de Control de Registros, sólo constará el tiempo en que
permanecerá un registro activo, el mismo que se definirá luego de un análisis
de acuerdo a la frecuencia con que se requiere acudir a los mismos; después del
tiempo determinado en la Matriz, los registros pasarán a un archivo pasivo
hasta cumplir tres años, para posteriormente aplicar la disposición final que
conste en la Matriz mencionada.
DISPOSICIÓN FINAL
Una vez cumplido el tiempo de retención determinado, se aplica la disposición
final que conste en la Matriz mencionada.
4.2 La aprobación de los formularios en los cuales se generan los registros que
deben ser realizados conjuntamente con los procedimientos que los generen y
adjuntados como anexos a los mismos.
224
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.4
OHSAS 18001: 4.5.4
CÓDIGO:SL.I.A.P.10
PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE REGISTROS
4.3 El responsable del área a la cual se entrega un registro controlado debe
asegurarse de cuidar y mantener los archivos de los registros asignados,
organizados en orden secuencial de fechas o numérico, protegidos de daños,
identificables, trazables, legibles y de mantenerlos por el tiempo definido en
SL.I.A.M.05, Matriz de Control de Registros.
4.4 Los Registros en copias físicas se archivarán en carpetas específicas
identificadas como del SGI y en el lugar o área donde correspondan.
4.5 Los registros en medios electrónicos, se almacenarán en directorios y
subdirectorios específicos para el SGI. Solamente los responsables definidos en
la Matriz de Control de Registros tendrán copias de los registros en medios
electrónicos del SGI. Los archivos de los registros en computadora serán
nombrados con el código y el nombre completo del registro y deben poseer su
respectivo respaldo.
4.6 Una vez aprobado un formulario, cualquier cambio o modificación al mismo,
sedebe realizar conforme a lo establecido en SL.I.A.P.05, Procedimiento para
Control de Documentos del SGI.
225
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.4
OHSAS 18001: 4.5.4
CÓDIGO:SL.I.A.P.10
PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE REGISTROS
4.7 Cuando se añada un formulario para registro al SGI, se incluirá en la Matriz de
Control de Registros SL.I.A.M.05, y esta revisión se registrará en el recuadro al
inicio de la misma.
5. REFERENCIAS
SL.I.A.M.05 Matriz de Control de Registros.
SL.I.A.P.05 Procedimiento para Control de Documentos del SGI.
6. FORMULARIOS
7. ANEXOS
SL.I.A.M.05 Matriz de Control de Registros.
SL.I.A.P.05 Procedimiento para Control de Documentos del SGI.
226
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.4
OHSAS 18001: 4.5.4
CÓDIGO: SL.I.A.M.05
MATRIZ PARA CONTROL DE REGISTROS
NOMBRE CÓDIGO RESPONSABLE DE
LLENADO
RESPONSABLE
DE ARCHIVO CLASIFICACIÓN SITIO DE ARCHIVO PROTECCIÓN
TIEMPO DE
RETENC
IÓN
DISPOSICIÓN
FINAL
PROGRAMA DE GESTIÓN
INTEGRADA.
SL.I.A.F.01 Participantes Soporte Interno Mensual Coordinador del SGI Carpeta 2 años Soporte
Interno
FORMULARIO DE CALIFICACIÓN
DEL PERSONAL
SL.I.A.F.02 Coordinador del SGI Coordinador del
SGI Mensual Coordinador del SGI Carpeta 5años
Soporte
Interno
FORMULARIO DE CAPACITACIÓN SL.I.A.F.03 Participantes Soporte Interno Por fecha Coordinador del SGI Carpeta 2 años Soporte Int.
FORMULARIO DE PARTICIPANTES
PARA CAPACITACIÓN SL.I.A.F.04 Coordinador del SGI Soporte Interno Por fecha Coordinador del SGI Carpeta 2 años Soporte
Interno PROGRAMA DE CAPACITACIÓN
SGI 2012
SL.I.A Coordinador del SGI Soporte Interno Anual Soporte Interno Electrónico 2 años Soporte
Interno
FORMULARIO DE
COMUNICACIONES ENVIADAS
SL.I.A.F.05 Soporte Interno Soporte Interno Por fecha Soporte Interno Electrónico 2 años Soporte
Interno
FORMULARIO DE
COMUNICACIONES RECIBIDAS
SL.I.A.F.06 Soporte Interno Soporte Interno Por fecha Soporte Interno Electrónico 2 años Soporte
Interno
FORMULARIO PARA
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
SL.I.A.F.08 Soporte Interno Soporte Interno Por Área Coordinador del SGI Electrónico 2 años Soporte
Interno
FORMULARIO PARA SOLICITUD DE
CAMBIOS SL.I.A.F.07 Solicitante Solicitante Por fecha Soporte Interno Carpeta 2 años Soporte
Interno
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: FECHA: FECHA: FECHA: FIRMA: FIRMA: FIRMA:
227
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.4
OHSAS 18001: 4.5.4
CÓDIGO: SL.I.A.M.05
MATRIZ PARA CONTROL DE REGISTROS
NOMBRE CÓDIGO
RE
SP
ON
SA
BL
E D
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LL
EN
AD
O
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MP
O D
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RE
TE
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DIS
PO
SIC
IÓN
FIN
AL
FORMULARIO DE
SATISFACCIÓN DEL
PERSONAL
SL.I.A.F.13 Varios Varios Por fecha Coordinador del SGI Carpeta 2 años Secretaria
FORMULARIO DE REGISTRO
DE ACCIDENTES
SL.I.A.F.14 Producción,
Mantenimiento
Producción,
Mantenimiento Por fecha Coordinador del SGI Carpeta 2 años Secretaria
228
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.4
OHSAS 18001: 4.5.4
CÓDIGO: SL.I.A.M.05
MATRIZ PARA CONTROL DE REGISTROS
NOMBRE CÓDIGO
RE
SP
ON
SA
BL
E D
E
LL
EN
AD
O
RE
SP
ON
SA
BL
E D
E
AR
CH
IVO
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AC
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O
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CIÓ
N
TIE
MP
O D
E
RE
TE
NC
IÓN
DIS
PO
SIC
IÓN
FIN
AL
FORMULARIO DE INFORME DE
TRABAJO SL.I.A.F.15 Producción Producción Por fecha Coordinador del SGI Carpeta 2 años Secretaria
FORMULARIO DE NO
CONFORMIDAD, ACCIÓN
PREVENTIVA O CORRECTIVA
SL.I.A.F.16
Producción Producción Por fecha Coordinador del SGI Carpeta 2 años Secretaria
FORMULARIO DE LISTAS DE
VERIFICACIÓN
SL.I.A.F.17 Coordinador del SGI Coordinador Por fecha Coordinador del SGI Carpeta 2 años Secretaria
FORMULARIO DE
OBSERVACIONES DE AUDITORÍA
SL.I.A.F.18 Auditores Auditores Por Auditoría Secretaria Carpeta 2 años Secretaria
PROGRAMA PARA AUDITORÍA SL.I.A.F.19 Coordinador del SGI Secretaria Por Auditoría Secretaria Electrónico 2 años Secretaria
REPORTE DE AUDITORÍA
SL.I.A.F.20 Auditores Auditores Por Auditoría Secretaria Carpeta 2 años Secretaria
FORMULARIO DE REVISIÓN POR
LA DIRECCIÓN
SL.I.A.F.21 Varios Dirección Por fecha Secretaria Carpeta 2 años Secretaria
229
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.5
OHSAS 18001: 4.5.5
CÓDIGO: SL.I.A.P.11
PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS
1. OBJETO
Definir el método para la ejecución de auditorías al SGI de la Empresa “SCALE
LOGISTICS”.
2. ALCANCE
Aplica a las auditorías internas y al manejo de la información para las auditorías
externas realizadas al SGI de la Empresa “SCALE LOGISTICS”.
3. RESPONSABILIDADES
DIRECTOR DE LA Empresa “SCALE LOGISTICS”
1. Planificar las auditorías internas al SGI.
2. Designar al Auditor Líder interno y grupo de auditores.
3. Establecer el propósito, el alcance, los criterios de auditoría, las fechas
tentativas de ejecución y la duración de las auditorías.
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
1. Asegurar la implementación oportuna de acciones correctivas a las No
Conformidades en todos los aspectos, detectada en las auditorías al SGI.
ELABORADO
POR:
REVISADO
POR:
APROBADO
POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
230
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.5
OHSAS 18001: 4.5.5
CÓDIGO: SL.I.A.P.11
PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS
2. Efectuar el seguimiento al cumplimiento de las acciones correctivas
implementadas como resultado de las No Conformidades detectadas.
3. Informar sobre el resultado de las auditorías al Director de la Empresa.
4. Coordinar la ejecución de la auditoría interna al SGI con el Auditor Líder.
COORDINADOR DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
1. Asegurar la implementación de las Acciones Correctivas a las No
Conformidades detectadas durante las auditorías al SGI.
2. Efectuar el seguimiento al cumplimiento de las Acciones Correctivas
implementadas como resultado de las No Conformidades detectadas.
3. Informar sobre el resultado de las auditorías, al Representante de la Dirección.
PERSONAL DE LA EMPRESA “SCALE LOGISTICS”
Recibir a los auditores y entregar la información requerida relativa a sus
actividades.
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Anualmente el Director de la Empresa “SCALE LOGISTICS”, junto con el
Representante de la Dirección, programarán la realización de auditorías internas
tomando en cuenta el estado de las áreas a auditar, como también los resultados de
auditorías anteriores para verificar si el SGI es eficaz y se realiza de acuerdo a lo
planificado.
231
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.5
OHSAS 18001: 4.5.5
CÓDIGO: SL.I.A.P.11
PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS
El proceso de auditoría contempla las siguientes etapas:
4.1 PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA
4.1.1 El Representante de la Dirección, para asegurar la efectividad de la
auditoría, recopila la información siguiente:
1. El Manual de Gestión Integrado
2. Los Resultados de Auditorías previas.
3. Cualquier otra información pertinente al SGI.
4.1.2 El Director de la Empresa “SCALE LOGISTICS”, selecciona los
miembros de equipo auditor de los trabajadores que hayan sido
capacitados en este aspecto. Los auditores no deben auditar su propia
área de trabajo.
4.1.3 Para ser calificados como auditores , se debe cumplir los siguientes
requisitos:
1. Haber aprobado un curso de formación de auditores.
2. Haber laborado en la Empresa por lo menos un año.
4.1.4 El Director de la Empresa “SCALE LOGISTICS”, designa al Auditor
Líder de entre los miembros del equipo auditor escogido.
232
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.5
OHSAS 18001: 4.5.5
CÓDIGO: SL.I.A.P.11
PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS
4.2 PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA
4.2.1 El Director de la Empresa y el Auditor Líder establecen las fechas
apropiadas, para la ejecución de las auditorías internas, comunicando
con el tiempo suficiente al Representante de la Dirección.
4.2.2 El Coordinador del SGI entrega la información recopilada al Auditor
Líder. El equipo de auditores realiza la auditoría de suficiencia del
Sistema y prepara los Formularios SL.I.A.F.19, Programa de Auditoría
y SL.I.A.F.17, Formulario de Listas de Verificación.
4.2.3 El Auditor Líder define las fechas de auditorías y comunica el Programa
de Auditoría al Representante de la Dirección y al Coordinador del SGI,
quienes comunicarán al personal de la Empresa “SCALE LOGISTICS”.
4.3 REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA
4.3.1 El Auditor Líder inicia la auditoría con una reunión de apertura, en la
que deben estar presentes los funcionarios y el personal de la Empresa
“SCALE LOGISTICS”, en la cual se presenta al equipo auditor y se
explica lo siguiente:
1. Razón, Alcance y Criterios de Auditoría
233
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.5
OHSAS 18001: 4.5.5
CÓDIGO: SL.I.A.P.11
PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS
2. Revisión del Plan de Auditoría.
3. Metodología de Ejecución.
4. Método de reporte.
5. Definición de Interlocutores.
6. Logística.
7. Aclaración de dudas.
8. Establecimiento de la fecha y hora de la Reunión de Clausura.
4.3.2 Cada uno de los integrantes del equipo auditor procede con la auditoría
en los distintos lugares de trabajo, verificando el cumplimiento de las
disposiciones dadas para el SGI según la Norma ISO aplicable. El
auditor registra sus hallazgos y observaciones en SL.I.A.F.17,
Formulario de Listas de Verificación, para comentarlo con los demás
auditores durante la reunión de enlace.
4.3.3 Si el auditor encuentra una “desviación”, la debe comunicar al auditado
y luego de su aceptación registrarla en SL.I.A.F.17, Formulario de
Listas de Verificación, para que en la reunión de enlace de auditores,
sea analizada y registrada como No Conformidad u Observación.
4.3.4 El Auditor Líder debe planificar por lo menos una reunión de enlace
entre auditores por cada día de trabajo en la cual procederán a:
234
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.5
OHSAS 18001: 4.5.5
CÓDIGO: SL.I.A.P.11
PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS
1. Las desviaciones registradas serán evaluadas con el propósito de
establecer si ameritan o no que se registren como No Conformidad en el
formato SL.I.A.F.16, No conformidad y Acción Correctiva o
Preventiva, procurando que existan suficientes evidencias de la
desviación y que la misma sea recurrente.
2. Si no existen suficientes evidencias objetivas y es un acontecimiento
trivial o casual, la desviación será considerada como una observación y
registrada en SL.I.A.F.18, Formularios de Observaciones de Auditorías.
3. Se verificará que las actividades planificadas se cumplan.
4. Durante la reunión de enlace de auditores, las No Conformidades serán
registradas en el formulario SL.I.A.F.16, No Conformidad y Acción
Correctiva o Preventiva, y se verificará la consistencia de la misma, la
forma de redacción que sea entendible y la asignación a la cláusula de la
Norma ISO correspondiente.
4.3.5 El Auditor Líder programará una reunión de retroalimentación de
auditoría, al menos una vez al día y antes de la reunión de cierre, donde
entregará los reportes de No Conformidad al Coordinador del SGI y/o al
Representante de la Dirección, logrando su acuerdo a través de la firma
de los registros de No Conformidad y Acción Correctiva o Preventiva.
235
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.5
OHSAS 18001: 4.5.5
CÓDIGO: SL.I.A.P.11
PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS
4.3.6 Durante el transcurso de la Auditoría, el Auditor Líder se asegurará que
se cubra el Alcance de la Auditoría.
4.3.7 El Auditor Líder en Coordinación con el Representante de la Dirección,
organiza una reunión de cierre de auditoría, a la que se convocará al
Director, al Coordinador del SGI, así como a los auditados, reunión en
la que se presentará un informe final de los resultados del proceso de
Auditoría, incluidos los reportes de las No Conformidades y
observaciones levantadas al SGI y la conclusión final de la Auditoría.
4.4 REPORTES
4.4.1 El Programa de Auditoría, las notas de Auditores, el Listado de
Observaciones de Auditoría, los reportes de No Conformidades, las
Listas de Verificación, el Reporte y la Conclusión de Auditoría. Estos
registros de la Auditoría deberán ser custodiados por Soporte Interno.
4.4.2 En caso de decidir auditorías externas, las No Conformidades y
observaciones resultantes, seguirán el mismo procedimiento de la
Auditoría Interna, esto es, para cada No Conformidad registrada por un
Auditor Externo se debe transcribir al formulario SL.I.A.F.16, No
Conformidad y Acción Correctiva o Preventiva para gestionar su
solución.
236
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.5
OHSAS 18001: 4.5.5
CÓDIGO: SL.I.A.P.11
PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS
4.4.3 Las observaciones registradas por el auditor interno y/o externo serán
tomadas como base para identificar No Conformidades Potenciales y
podrían registrarse a criterio del Coordinador del SGI y/o del
Representante de la Dirección en el formulario SL.I.A.F.16, No
Conformidad y Acción Correctiva o Preventiva.
4.5 SEGUIMIENTO
4.5.1 Se establecen siete días laborables para realizar el análisis de causa a fin
de proponer las acciones correctivas o preventivas para las no
conformidades y observaciones detectadas en la Auditoría, de acuerdo a
SL.I.A.P.09, Procedimiento de No Conformidad y Acción Correctiva o
Preventiva.
4.5.2 El Coordinador del SGI hace el seguimiento de las acciones propuestas
y el cierre de la no conformidad, posteriormente el Representante de la
Dirección, verifica la eficacia de las acciones tomadas según lo indicado
en SL.I.A.P.09, Procedimiento de No Conformidad y Acción Correctiva
o Preventiva.
4.5.3 El Auditor Líder y el grupo de auditores, deben revisar las No
Conformidades registradas en la auditoría anterior y las acciones
tomadas, para verificar su eficacia.
237
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.5
OHSAS 18001: 4.5.5
CÓDIGO: SL.I.A.P.11
PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS
4.5.4 Si se detecta que las acciones correctivas no han sido implementadas, se
levanta un nuevo reporte de No Conformidad. Igualmente si las
acciones correctivas que han sido tomadas no han sido eficaces puesto
que se encontraron nuevas No Conformidades del mismo tipo, entonces
se levanta un nuevo reporte de No Conformidad por ineficacia de las
acciones correctivas planteadas anteriormente.
5. REFERENCIAS
Lista de Auditores Internos calificados por la Dirección.
SL.I.A.P.09, Procedimiento de No Conformidad y Acción Preventiva o
Correctiva.
6. FORMULARIO
SL.I.A.F.19 Programa de Auditoría.
SL.I.A.F.17 Formulario de Listas de Verificación.
SL.I.A.F.16 Formulario de No Conformidad y Acción Correctiva o Preventiva.
SL.I.A.F.20 Reporte de Auditoría.
SL.I.A.F.21 Formulario de Observaciones de Auditoría.
238
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.5
OHSAS 18001: 4.5.5
CÓDIGO: SL.I.A.P.11
PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS
7. ANEXOS
SL.I.A.F.19 Programa de Auditoría.
SL.I.A.F.17 Formulario de Listas de Verificación.
SL.I.A.F.20 Reporte de Auditoría.
SL.I.A.F.21 Formulario de Observaciones de Auditoría.
239
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.5
OHSAS 18001: 4.5.5
CÓDIGO: SL.I.A.F.17
FORMULARIO DE LISTAS DE VERIFICACIÓN
Reporte No.
Item Procedimiento Asunto Hallazgos y Comentario del Auditor
14001 18001
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: FECHA: FECHA: FECHA: FIRMA: FIRMA: FIRMA:
240
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.5
OHSAS 18001: 4.5.5
CÓDIGO: SL.I.A.F.18
FORMULARIO DE OBSERVACIONES DE AUDITORÍA
FECHA:_______________________
AUDITOR LÍDER:_________________________________
AUDITORES:____________________________________
____________________________________
LISTADO DE OBSERVACIONES DE AUDITORIA
No.
DOCUMENTO
REFERENCIA
DOCUMENTO
REFERENCIA OBSERVACIONES
ISO 14001 OHSAS 18001
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
241
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.5
OHSAS 18001: 4.5.5
CÓDIGO: SL.I.A.F.19
PROGRAMA PARA AUDITORÍA
Auditor Líder: Auditoría No.
Auditores:
Fecha
Auditoría
Hora Área/Departamento Auditor ISO 14001 OHSAS 18001
OBSERVACIONES:
ELABORADO
POR:
REVISADO
POR:
APROBADO
POR:
FECHA: FECHA: FECHA: FIRMA: FIRMA: FIRMA:
242
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.5
OHSAS 18001: 4.5.5
CÓDIGO: SL.I.A.F.20
REPORTE DE AUDITORÍA
AUDITORÍA______________________
FECHA DE EJECUCIÓN___________________________
CRITERIOS DE AUDITORÍA
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
SITIO
_________________________________________________________________________
ALCANCE
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
PROPÓSITO
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
GRUPO AUDITOR PERSONAL ENTREVISTADO
_________________________________ _________________________________
_________________________________ _________________________________
_________________________________ _________________________________
PLAN DE AUDITORÍA
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
REQUISITOS DE LA NORMA AUDITADOS
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
ELABORADO
POR:
REVISADO
POR:
APROBADO
POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
243
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.5.5
OHSAS 18001: 4.5.5
CÓDIGO: SL.I.A.F.20
REPORTE DE AUDITORÍA
RESUMEN DE LAS NO CONFORMIDADES
Se identificaron (No)____ No conformidades, relacionadas con la implantación del Sistema de
Gestión Integrado.
No Conformidades en Planificación: ________________________
No Conformidades en Ejecución: ________________________
No Conformidades en Verificación: ________________________
No Conformidades en Actuación para el mejoramiento: ________________________
INFORME DE CUMPLIMIENTO DEL PLAN
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
OBSERVACIONES
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
RECOMENDACIONES
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
ANEXOS
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
______________________________________
244
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.6
OHSAS 18001: 4.6
CÓDIGO: SL.I.A.P.12
PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
1. OBJETO
Establecer la metodología para llevar a cabo por parte de la Dirección de la revisión
del Sistema de Gestión Integrado de la Empresa “SCALE LOGISTICS”.
2. ALCANCE
Aplica al Sistema de Gestión Integrado de la Empresa “SCALE LOGISTICS”.
3. RESPONSABILIDADES
GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA
1. Dirigir la reunión para la revisión.
2. Establecer las acciones de mejora en el desempeño del SGI de la Empresa
“SCALE LOGISTICS”.
3. Gestionar y asignar recursos para acciones de mejora.
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
1. Comprobar el cumplimiento de las acciones de mejora determinadas por la
Dirección.
2. Convocar a la reunión para la revisión por parte de la Dirección, de acuerdo al
cronograma establecido y al presente procedimiento.
ELABORADO
POR:
REVISADO
POR:
APROBADO
POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
245
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.6
OHSAS 18001: 4.6
CÓDIGO: SL.I.A.P.12
PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
COORDINADOR DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
Presentar toda la documentación pertinente para la revisión por parte de la
Dirección.
SOPORTE INTERNO
1. Recopilar la información previa para la revisión por parte de la Dirección y
entregar al Coordinador del SGI.
2. Durante la Revisión por parte de la Dirección, realizará las funciones de
Secretaria.
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
4.1 REVISIÓN POR PARTE DE LA DIRECCIÓN
El Representante de la Dirección convoca a la reunión para la revisión por parte
de la Dirección cuando el Gerente considere necesario.
La Revisión por la Dirección tiene como finalidad asegurar la mejora continua y
verificar la adecuación y eficacia del SGI, por lo que empleando la información
de 4.2, se efectúa el análisis de:
El grado de desempeño en los aspectos ambientales y de seguridad y salud
ocupacional, así como del cumplimiento y conocimiento de la Política del SGI, de los
Objetivos y Metas.
246
SCALE LOGISTICS
SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.6
OHSAS 18001: 4.6
CÓDIGO: SL.I.A.P.12
PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
1. Los resultados de las evaluaciones del cumplimiento de los requisitos legales
y de otro tipo.
2. Los resultados de las auditorías del SGI, de acuerdo al informe del
Coordinador, para la toma decisiones en acciones preventivas y correctivas.
3. El estado de las acciones correctivas y preventivas establecidas.
4. Las comunicaciones de las partes externas interesadas, incluidos los
reclamos o quejas de carácter ambiental y de seguridad y salud ocupacional.
5. La variación de las circunstancias, incluyendo la evolución de los requisitos
legales y otros requisitos relacionados con los aspectos ambientales y de
seguridad y salud ocupacional.
6. El cumplimiento de los compromisos y de las acciones establecidas en el
Acta de la última reunión para la Revisión por la Dirección.
4.2 RECOPILACIÓN Y PREPARACIÓN DE LA INFORMACIÓN
El Coordinador del SGI antes de la reunión para Revisión por parte de la
Dirección, indica a Soporte Interno que prepare la siguiente información
actualizada:
247
SCALE LOGISTICS
SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.6
OHSAS 18001: 4.6
CÓDIGO: SL.I.A.P.12
PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
1. SL.I.A.D.01 Política del Sistema de Gestión Integrado
2. SL.I.A.F.01 Programa de Gestión Integrada
3. Informe del Grado de cumplimiento de Requisitos Legales y Variación en las
Circunstancias y Evolución de los Requisitos Legales.
4. SL.I.A.F.33 Informe de Seguimiento al Desempeño en Ambiente y Seguridad
y Salud Ocupacional.
5. Informe de Resultados de Auditorías.
6. SL.I.A.F.21 El último Formulario de Revisión por la Dirección.
7. Acta de la última Reunión para Revisión por la Dirección.
4.3 EVALUACIÓN DE LA EFICACIA
La eficacia del SGI se determinará analizando el porcentaje de cumplimiento de
los compromisos y acciones establecidas en el acta de la reunión que se adjunta
a la última Revisión por la Dirección.
En el acta constarán los compromisos, las acciones, los responsables, las fechas
de inicio y final. En caso de que no se puedan ejecutar las acciones dentro del
plazo establecido, solamente la Dirección podrá ampliar los plazos.
248
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.6
OHSAS 18001: 4.6
CÓDIGO: SL.I.A.P.12
PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
5. REFERENCIAS
1. SL.I.A.D.01 Política del Sistema de Gestión Integrado
2. SL.I.A.F.01 Programa de Gestión Integrada
3. Informe del Grado de cumplimiento de Requisitos Legales y Variación en las
Circunstancias y Evolución de los Requisitos Legales.
4. SL.I.A.F.33 Informe de Seguimiento al Desempeño Ambiental y Seguridad y
Salud Ocupacional.
5. SL.I.A.P.11 Procedimiento para Auditorías.
6. Informe de comunicaciones atendidas de Partes Externas Interesadas.
7. Informe de Resultados de Auditorías.
8. SL.I.A.P.08 Procedimiento de Medición y Seguimiento.
9. SL.I.A.D.03 Manual de Gestión Integrado.
10. SL.I.A.F.22 El último Formulario de Revisión por la Dirección.
11. Acta de la última Reunión para Revisión por la Dirección.
6. FORMULARIOS
SL.I.A.F.21 Formulario de Revisión por la Dirección.
7. ANEXOS
SL.I.A.F.22 Formulario de Revisión por la Dirección.
249
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.6
OHSAS 18001: 4.6
CÓDIGO: SL.I.A.F.21
FORMULARIO DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
PARTICIPANTES CARGO FIRMA
INFORMACIÓN REVISADA:
RESULTADO DE AUDITORIAS INTERNAS:
A. ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y METAS (CM.I.A.D.02):
ELABORADO
POR:
REVISADO
POR:
APROBADO
POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
FECHA:
Valor A:
250
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.6
OHSAS 18001: 4.6
CÓDIGO: SL.I.A.F.21
FORMULARIO DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
B. ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES Y OTRO TIPO:
C. ESTADO DEL ENTORNO (PARTES EXTERNAS INTERESADAS)
D.1. ESTADO DE NO CONFORMIDADES, ACCIDENTES Y CONTAMINACIÓN
DE RECURSOS(CM.I.A.F.22)
D.2 SEGUIMIENTO A CRITERIOS OPERATIVOS(CM.I.A.F.33)
D.3 SEGUIMIENTO DE CAPACITACIÓN Y SATISFACCIÓN DEL PERSONAL
SEGUIMIENTO DE REVISIONES PREVIAS
Valor B:
Valor C:
D. DESEMPEÑO Valor D:
Valor D.1
Valor D.2
Valor D.3
251
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.6
OHSAS 18001: 4.6
CÓDIGO: SL.I.A.F21
FORMULARIO DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
RESULTADOS, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
_________
MEJORAS EN LA POLÍTICA INTEGRADA
MEJORAS EN SEGURIDAD INDUSTRIAL
ME ORAS EN GESTION AMBIENTAL
252
SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO CLÁUSULAS:
ISO 14001: 4.6
OHSAS 18001: 4.6
CÓDIGO: SL.I.A.F21
FORMULARIO DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
SUGERENCIA DE ACCIONES PREVENTIVAS
SUGERENCIAS DE ACCIONES CORRECTIVAS
CONCLUSIÓN GENERAL DE LA EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN
Este formulario resume la información revisada (reportes, indicadores, objetivos).
Se puede anexar: actas, informes, análisis, etc.
253
5. PRESUPUESTO Y CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
5.1. RUBROS
(1) Capacitación
a. Normas ISO 14001:2004 20h
b. Norma OHSAS 18001:2007 20h
c. Sistema de Gestión Ambiental 40h
d. Sistema de Seguridad y Salud Industrial 40h
e. Seguridad y Primeros Auxilios 40h
f. Refrigerios
g. Material para la capacitación
Valor del facilitador $35,00 usd/hora
(2) Reproducción de documento necesarios
150 copias $ 0.05 usd c/u
(3) Señalización
5 señales $ 6 usd c/u
(4) Ropa de trabajo y EPP
Ropa de trabajo $ 50,00 usd c/conjunto (mandil, pantalón y camiseta)
Implementos de Seguridad $40,00 usd c/conjunto (zapatos punta de acero, gafas,
protección lumbar, guantes)
(5) Contratación del Coordinador del Sistema de Gestión Integrado
$700,00 usd mensual = 8400,00 usd (anual)
(6) Imprevistos
Se considera el 10% de imprevistos
254
5.2. PRESUPUESTO PARA EL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO
Tabla Nº 16 Presupuesto para el Sistema de Gestión Integrado
Detalle Cantidad Unidad Precio U. Precio T.
CAPACITACION
Norma ISO 14001:2004 20 h 35 $ 700,00
Norma OHSAS 18001:2007 20 h 35 $ 700,00
Sistema de Gestión Ambiental 40 h 35 $ 1.400,00
Sistema de Seguridad y Salud Ind. 40 h 35 $ 1.400,00
Seguridad y Primeros Auxilios 40 h 35 $ 1.400,00
Refrigerios $ 70,00
Material para Capacitación $ 40,00
REPRODUCCION DE DOCUMENTOS
Copias 150 und 0.05 $ 7,50
SEÑALIZACION
Señales 5 und 6 $ 30,00
ROPA DE TRABAJO Y EPP
Ropa de Trabajo 10 und 50.00 $ 500,00
Implementos de Seguridad 8 und 40.00 $ 320,00
CONTRATACION DE COORDINADOR SE SGI $ 8.400,00
IMPREVISTOS 10% $ 1.496,75
TOTAL: $ 16.464,25
255
5.3. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Tabla Nº 17 Cronograma de Actividades
MESES DEL AÑO
Detalle
Mes
1 Mes2
Mes
3
Mes
4
Mes
5
Mes
6
Mes
7
Mes
8
Mes
9
CAPACITACION
Norma ISO 14001:2004
Norma OHSAS 18001:2007
Sistema de Gestión Ambiental
Sistema de Seguridad y Salud Ind.
Seguridad y Primeros Auxilios
Refrigerios
Material para Capacitación
REPRODUCCION DE
DOCUMENTOS
Copias
SEÑALIZACION
Señales
ROPA DE TRABAJO Y EPP
Ropa de Trabajo
Implementos de Seguridad
256
CAPITULO V
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Establecida la información se evaluó la situación de la Empresa “SCALE
LOGISTICS” y se llegaron a las siguientes conclusiones y recomendaciones:
5.1.CONCLUSIONES
A pesar de existir precedentes relacionados con el tema de seguridad y salud
industrial la Empresa “SCALE LOGISTICS”, no cuenta con registros que
faciliten la indagación oportuna del problema para determinar la causa del
mismo.
Los operarios (transportistas) no han recibido capacitación técnica necesaria
sobre el tema de seguridad y salud industrial, que permita formar al personal de
manera que este reaccione de manera correcta en caso de suscitarse algún
problema.
Los operarios (transportistas) laboran de manera empírica, ya que no cuenta con
un manual de salud y seguridad industrial, donde se detallen los parámetros,
requerimientos, y procesos que se deben tomar en caso de suscitarse algún tipo
de percance.
257
La Empresa “SCALE LOGISTICS” no cuenta con señalización en sus
instalaciones de apoyo (bodegas), lo cual dificulta el tránsito, carga, descarga de
los productos y enseres.
Los operadores (transportistas) a pesar de estar dotados con su equipo de
protección personal (EPP) no cumplen con el uso del mismo, generando
problemas de salud.
Los operadores (transportistas) carecen de un sentido de conciencia ambiental,
pues ellos no consideran que sus actividades generen algún tipo de impacto
negativo al medio ambiente.
Los operarios (transportistas) no han recibido capacitación e información acerca
del tema de medio ambiente, y como las actividades que realizan pueden afectar
su entorno.
La Empresa “SCALE LOGISTICS” no cuenta con registros donde se pueda
recopilar y filtrar información, que permita medir y evaluar el grado de impacto
ambiental que genera la empresa.
La Empresa “SCALE LOGISTICS” carece de procedimientos de acción
preventiva y correctiva, que genere parámetros de medición y evaluación para
enfrentar los impactos ambientales negativos que la empresa genera a partir de
sus actividades.
258
El tema ambiental es manejado muy superficialmente en la empresa, es por esta
razón que existe muy poca información y documentación que traten sobre los
aspectos e impactos que se dan en la empresa.
5.2.RECOMENDACIONES
Cumplir a cabalidad con los parámetros de información establecidos en el
presente Sistema de Gestión Integrado, así se garantiza que los procesos y
actividades de la empresa cumplan con los parámetros tanto de seguridad y salud
industrial como ambientales.
La dirección en conjunto con su representante deben velar por el cumplimiento
del presente Sistema de Gestión Integrado, a través de un registro de control
actualizado constantemente, el cual permita establecer inmediatamente los
riegos y peligros en el caso de salud y seguridad industrial; y de aspectos e
impactos ambientales en el caso de medio ambiente.
Los operadores (transportistas) deben llevar en la cajuela de la camioneta un
extintor y un botiquín en caso que suscitarse algún tipo de improviso.
El coordinador del Sistema de Gestión Integrado deberá controlar que todos los
operadores (transportistas), utilicen adecuadamente su equipo de protección
personal (EPP) durante la jornada de trabajo, para garantizar su integridad física
durante el desempeño de sus actividades.
259
Capacitar continuamente a todo el personal de la Empresa “SCALE
LOGISTICS”, y con mayor énfasis al personal operativo en materia ambiental y
salud y seguridad ocupacional, renovando constantemente la información
adquirida.
Concienciar a todo el personal de la importancia de realizar sus actividades bajo
los parámetros que garanticen el cuidado del medio ambiente, tratando en lo
posible evitar cualquier tipo de aspecto ambiental negativo que genere un
impacto de igual tipo.
Los chequeos tanto de las camionetas como del camión para garantizar el buen
funcionamiento de los mismos y de esta manera reducir al máximo las emisiones
de CO2.
La empresa “SCALE LOGISTICS” se encuentra en etapa de crecimiento, es por
esta razón que se recomienda, que a medida que incrementen sus procesos, estos
sean adaptados al presente Sistema de Gestión Integrado, para garantizar que
toda su labor está cumpliendo con los parámetros y estándares establecidos.
260
BIBLIOGRAFIA
1. JUAN CARLOS RUBIO ROMERO, Gestión de la prevención de riesgos
laborales: OHSAS 18001 - directrices OIT para su integración con calidad y
medioambiente, Ediciones Díaz de Santos, 2002.
2. FEDERICO ALONSO ATEHORTÚA HURTADO, RAMÓN ELÍAS
BUSTAMANTE VÉLEZ, JORGE ALBERTO VALENCIA DE LOS RÍOS,
Sistema de gestión integral. Una sola gestión, un solo equipo, Universidad de
Antioquia.
3. MARTA BLANCO CORDERO, Gestión ambiental: camino al desarrollo
sostenible, EUNED, 2004
4. TAXUS GESTIÓN AMBIENTAL, ECOLOGÍA Y CALIDAD, Cómo implantar
un sistema de gestión ambiental según la norma ISO 14001:2004, FC Editorial,
2007.
5. http://josesuazo.obolog.com/metodo-evaluacion-w-fine-215240
6. http://www.insht.es/InshtWeb/Contenidos/Documentacion/TextosOnline/Guias
Monitor/Seguridad/V/Ficheros/ejst5a.pdf
7. http://www.slideboom.com/presentations/190296/EsIA---MATRIZ-DE-
LEOPOLD
ANEXOS
262
ANEXO 1
NORMA OHSAS 18001:1999
SISTEMA DE GESTION DE LA SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
1. ALCANCE
Esta norma específica los requisitos que debe cumplir un sistema de gestión de la
Seguridad y Salud Ocupacional, para permitir que una organización controle sus riesgos
de Seguridad y Salud Ocupacional y mejore su desempeño. No establece criterios
específicos de desempeño en el tema de la Seguridad y Salud Ocupacional ni busca
proporcionar especificaciones detalladas sobre el diseño de administración general.
Esta norma internacional es aplicable a toda organización que quiera:
a) establecer un sistema de gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional para
eliminar o minimizar riesgos a los empleados y otras partes interesadas que
pueden estar expuestos a riesgos de Seguridad y Salud Ocupacional asociados
con sus actividades;
b) implementar, mantener y mejorar un sistema de gestión de la Seguridad y Salud
Ocupacional;
c) asegurarse de su conformidad con su política de Seguridad y Salud Ocupacional
establecida;
d) demostrar tal conformidad a terceros;
e) solicitar la certificación / registro de su sistema de gestión de Seguridad y Salud
Ocupacional por la organización externa;
263
f) realizar una autodeterminación y una auto declaración de conformidad con esta
norma
Todos los requisitos de esta norma están destinados a ser incorporados en un sistema de
gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional. La extensión de su aplicación dependerá
de factores tales como las políticas de Seguridad y Salud Ocupacional de la
organización, la naturaleza de sus actividades, los riesgos y la complejidad de sus
operaciones.
Esta norma esta destinada a la Seguridad y Salud Ocupacional más que a la Seguridad
de productos y servicios.
2) REFERENCIAS NORMATIVAS
En la bibliografía se muestra otras publicaciones que proveen información o guía. Es
recomendable que se consulten versiones actualizadas de dichas publicaciones.
Específicamente se encuentran referencias en:
OHSAS 18002: 1999 Guías para la implementación OHSAS 18001
BS 8800: 1996 Guía para sistemas de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional
3) DEFINICIONES
Para propósitos de esta norma internacional aplicaran las siguientes definiciones.
264
3.1 Accidente
Evento no deseado que puede ocasionar ya sea muerte, quebranto de salud, lesión, daño
u otras perdidas.
3.2 Auditoria
Un examen sistemático y, cuando sea posible, independiente para determinar si las
actividades y sus resultados guardan conformidad con medidas preventivas planificadas
y si dichas medidas son implementadas en forma efectiva y si son adecuadas para
cumplir con la política y objetivos de la organización.
NOTA: La palabra “independiente” no necesariamente significa externa a la
organización.
3.3 Mejora continua
El proceso de optimizar el sistema de gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional para
alcanzar mejoras en el desempeño de la Seguridad y Salud Ocupacional global, en línea
con la política de Seguridad y Salud Ocupacional de la organización.
NOTA: El proceso no necesita llevarse a cabo de manera simultanea en todas las áreas
de actividades
3.4 Peligro
Una fuente o situación con potencial de daño en términos de lesión o quebranto en la
Salud de las personas, daño a la propiedad, daño al ambiente de trabajo, o una
combinación de estos.
265
3.5 Identificación de peligros
El proceso de reconocer que existe un peligro y definir sus características.
3.6 Incidente
Evento no deseado que tuvo el potencial de convertirse en un accidente.
NOTA: El término “incidente” incluye tanto a los accidentes como a los incidentes sin
perdida, también denominados “Cuasi-accidentes”
3.7 Partes interesadas
Individuos o grupos interesados por o afectados por el desempeño en Seguridad y Salud
Ocupacional de una organización.
3.8 No conformidad
Cualquier desviación a un estándar, practica, procedimiento de trabajo, regulación,
desempeño de un sistema de gestión, etc. Que pueda directa o indirectamente provocar
lesiones o enfermedades, daños a la propiedad, daños al ambiente de trabajo o una
combinación de estos.
3.9 Objetivos
Las metas, en términos de desempeño de Seguridad y Salud Ocupacional que una
organización establece para su logo y que son cuantificables cuando sea practica.
266
3.10 Seguridad y Salud Ocupacional
Condiciones y factores en el lugar de trabajo que afectan al bienestar de los empleados,
trabajadores temporales, personal contratista y otros.
3.11 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional
Aquella parte del sistema de gestión global que incluye la estructura organizativa, las
actividades de planificación, las responsabilidades, las practicas, los procedimientos, los
procesos y los recursos para desarrollar, implementar, realizar, revisar y mantener una
política de Seguridad y Salud Ocupacional, y con ello facilitar la organización de los
riesgos de Seguridad y Salud Ocupacional asociados con las actividades de la
organización.
3.12 Organización
Compañía, corporación, firma, empresa, institución o asociación o parte o combinación
de ellas, sean o no sociedades, públicas o privadas que tiene sus propias funciones y
administración. En la organizaciones con más de una unidad operativa, cada unidad
operativa sea puede definir como una organización.
3.13 Desempeño
Resultados medibles del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional
relacionados con el control de una organización sobre sus riesgos de Seguridad y Salud,
basados en su política y objetivos de Seguridad y Salud Ocupacional. La medición de
desempeño incluye el monitoreo de las actividades de gestión en Seguridad y Salud
Ocupacional y sus resultados.
267
3.14 Riesgos
La combinación de consecuencias y frecuencias pronosticada de un específico evento
no deseado que se manifiesta como resultado de la materialización de un peligro.
3.15 Evaluación de Riesgos
El proceso global de estimar la magnitud de los riesgos y establecer si dicho riesgo es o
no tolerable.
3.16 Seguridad Industrial
Es toda operación libre de riesgos o daños no aceptables.
3.17 Meta
Un requerimiento de desempeño detallado, cuantificado cuando sea practico, propio de
la organización definido a partir de los objetivos y que requieren ser alcanzados para el
logro de dichos objetivos.
3.18 Riesgos tolerables
Un riesgo que ha sido reducido a un nivel que puede ser asumido por la organización y
que guarde relación con sus compromisos de tipo legal y su propia política de Seguridad
y Salud Ocupacional.
268
4) REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION DE
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
4.1 Requerimientos Generales
La organización debe establecer y mantener un sistema de administración de la
Seguridad y Salud Ocupacional, cuyos requisitos principales se describen en la clausula
4.
4.2 Políticas de Seguridad y Salud Ocupacional
La alta gerencia debe definir la política de Seguridad y Salud Ocupacional de la
organización que describa los objetivos en cuanto a Salud y Seguridad y que contenga
un compromiso de mejora en ambos aspectos.
La política debe:
a) Ser apropiada a la naturaleza y nivel de riesgos para la Seguridad y Salud
Ocupacional en la organización.
b) Incluir un compromiso de mejoramiento continuo.
c) Incluir un compromiso para cumplir con la legislación y regulaciones de
Seguridad y Salud y con otros requisitos a los cuales la organización se suscriba.
d) Ser documentada, implementada y mantenida.
e) Ser comunicada a todos los empleados con el propósito de que estén conscientes
de sus responsabilidades individuales respecto a la Seguridad y Salud
Ocupacional.
f) Este disponible a partes interesadas, y
269
g) Revisarse periódicamente para garantizar que es relevante y apropiada para la
organización.
4.3 Planificación
4.3.1 Planificación para la identificación de peligros, evaluación y control de
riesgos.
La organización debe establecer y mantener procedimientos para la identificación de
peligros, la evaluación de riesgos y la implementación de las medidas necesarias de
control. Esto incluirá:
- Actividades rutinarias y no rutinarias.
- Actividades de todo personal que tenga acceso a las áreas de trabajo
- Instalaciones en el lugar de trabajo, sean provistas por la organización o por
terceros.
La organización debe garantizar que los resultados de estas evaluaciones y los afectos
de estos controles sean considerados cuando se establezcan los objetivos de Seguridad y
Salud Ocupacional.
La organización debe documentar y mantener esta información actualizada.
La metodología que utilice la organización para la identificación de los peligros y la
identificación de los riesgos debe:
a) Ser establecida tomando en consideración el alcance, naturaleza y frecuencia de
los riesgos para asegurar su proactividad en lugar de reactividad;
270
b) Tener en consideración la clasificación de los riesgos y la identificación de
aquellos que pueden ser eliminados o controlados a través de medidas conforme
a los objetivos y los programas establecidos;
c) Ser consistentes con la experiencia operativa y las habilidades de las medidas de
control de riesgos empleadas.
d) Proveer información para la determinación de los requisitos de las instalaciones,
la identificación de las necesidades de capacitación y/o el desarrollo de controles
operacionales;
e) Tomar en consideración el monitoreo de las acciones requeridas para asegurar
efectividad y oportunidad en su implementación
4.4.2 Requisitos legales y otros
La organización debe establecer y mantener un procedimiento para identificar y tener
acceso a los requisitos legales y de otro tipo que son aplicables a la Seguridad y Salud
Ocupacional.
La organización debe mantener esta información actualizada. Debe comunicar
información relevante sobre requisitos legales y otros a sus empleados y a otras partes
interesadas que sean relevantes.
4.3.3 Objetivos
La organización debe establecer y mantener objetivos documentados de Seguridad y
Salud Ocupacional a cada nivel y función relevante dentro de la organización.
271
Al establecer y revisar sus objetivos, la organización debe considerar los requisitos
legales y de otro tipo, sus peligros y riesgos con respecto a Seguridad y Salud
Ocupacional sus opciones tecnológicas y sus requerimientos financieros, operacionales
y de negocio y los puntos de vista de las partes interesadas.
Los objetivos deben ser consistentes con la política de Seguridad y Salud Ocupacional,
incluyendo el compromiso de mejora continua.
4.3.4 Programa (s) de Administración de la Seguridad y Salud Ocupacional.
La organización debe establecer y mantener (un) programa (s) de administración de la
Salud Ocupacional y la Seguridad para alcanzar sus objetivos. Este (os) debe (n) incluir:
a) La designación de las responsabilidades para el logro de los objetivos en cada
función y nivel relevante de la organización; y
b) Los medios y rangos de tiempo en los cuales los objetivos serán alcanzados.
El (los) programa (s) de administración de la Seguridad y Salud Ocupacional debe ser
revisado a intervalos regulares y previamente planificados. Cuando sea necesario el
(los) programa (s) de administración Seguridad y Salud Ocupacional debe (n) ser
modificado (s) si así lo requieran los cambios en las actividades, productos, servicios y
condiciones de operación de la organización.
La responsabilidad final por la Seguridad y Salud Ocupacional radica en la alta
gerencia. La organización debe asignar a un representante gerencial especifico con la
responsabilidad de garantizar que el sistema de administración de la Seguridad y Salud
272
Ocupacional ha sido implantado en forma adecuada y cumple los requerimientos en
toda la instalación y en todas las esferas de operación dentro de la organización.
La gerencia debe proveer los recursos esenciales para la implementación, control y
mejoramiento del sistema de administración de la Seguridad y Salud Ocupacional. Los
recursos incluyen a los recursos humanos y la capacitación especializada y además
recursos financieros y tecnológicos.
El representante de la gerencia debe tener definidas sus funciones, responsabilidades y
auditorias para:
a) Asegurar que los requisitos del sistema de administración de la Seguridad y
Salud Ocupacional sean establecidos, implantados y mantenidos de acuerdo con
esta Norma Internacional.
b) Reportar sobre el desempeño del sistema de administración de la Seguridad y
Salud Ocupacional a la alta gerencia para su revisión y como base para un
mejoramiento del sistema de administración de la Seguridad y Salud
Ocupacional.
4.4.2 Capacitación, concientización y competencia
La organización debe identificar las necesidades de capacitación. Debe requerir que
todo el personal debe recibir capacitación apropiada conforme a los riesgos de
Seguridad y Salud Ocupacional que ellos enfrentan. La organización debe mantener
registros de la capacitación relativa a Seguridad y Salud Ocupacional proporcionada a
los empleados.
273
Debe establecer y mantener procedimientos para hacer que sus empleados en cada
función y nivel relevante estén concientes de:
a) La importancia de la conformidad con la política de Seguridad y Salud
Ocupacional y los procedimientos, y con los requisitos del sistema de
administración de Seguridad y Salud Ocupacional
b) Las consecuencias sobre la Seguridad y Salud Ocupacional reales o potenciales,
de sus actividades de trabajo y de los beneficios sobre la Seguridad y Salud
Ocupacional de un desempeño personal mejorado;
c) Sus funciones y responsabilidades en el logro de la conformidad con la política
de la Seguridad y Salud Ocupacional y los procedimientos y con los requisitos
del sistema de administración de Seguridad y Salud Ocupacional incluyendo el
requisito de preparación y respuesta a emergencias:
d) Las consecuencias potenciales de una falla de apego a los procedimientos
específicos.
Los procedimientos de capacitación deben tomar en consideración los diferentes niveles
de:
a) Responsabilidad, capacidad e instrucción; y
b) Riesgo
El personal que desempeña tareas que pueden causar impactos sobre la Seguridad y
Salud Ocupacional en el lugar de trabajo, debe ser competentes en base a una
educación, capacitación y/o experiencia apropiadas.
274
4.4.3 Consejería y comunicación
La organización debe tener procedimientos para garantizar que la información
relacionada con la Seguridad y Salud Ocupacional sea comunicada hacia y desde los
empleados y otras partes interesadas.
La participación de empleados y organización de consejería deben ser documentadas e
informadas a las partes involucradas.
Los empleados deben:
a) Participar en el desarrollo y revisión de políticas y procedimientos para el
manejo de riesgos;
b) Ser consultados donde exista alguna posibilidad de afectarse a la Salud y
Seguridad del trabajo;
c) Ser representados en aspectos de Salud y Seguridad; y
d) Ser informados acerca del representante de la Seguridad y Salud Ocupacional de
la empresa designado por la gerencia.
4.4.4 Documentación
La organización debe establecer y mantener la información, en papel o en forma
electrónica, para:
a) Describir los elementos centrales del sistema de gestión y sus interacciones; y
b) Proveer orientación a la documentación relacionada.
275
4.4.5 Control de Documentos
La organización debe establecer y mantener procedimientos para controlar todos los
documentos requeridos por esta norma internacional de modo de asegurar que:
a) Pueden ser localizados
b) Sean periódicamente examinados, revisados cuando sean necesarios y aprobados
por el personal autorizado;
c) Las versiones vigentes de los documentos relevantes estén disponibles en todos
los sitios en donde se desarrollen las operaciones esenciales para el
funcionamiento efectivo del sistema de Seguridad y Salud Ocupacional.
d) Los documentos obsoletos sean retirados prontamente de todos los puntos de
emisión y uso y asegurarse de que no sean empleados para una finalidad distinta
de la programada;
e) Todos los documentos obsoletos retenidos con finalidades legales y/o de
preservación de los conocimientos sean identificados convenientemente.
4.4.6 Control operacional
La debe identificar aquellas operaciones y actividades que estén asociadas con los
riesgos identificados en donde se requiera aplicar medidas de control. La organización
debe planear estas actividades, incluyendo el mantenimiento, de modo de asegurar que
ellas se realicen bajo las condiciones especificadas mediante los puntos siguientes:
a) Establecer y mantener procedimientos documentados para cubrir situaciones en
las que su ausencia podría a conducir a desviaciones de la política y objetivos de
Seguridad y salud Ocupacional;
276
b) Estipular criterios de operación y procedimientos;
c) Establecer y mantener procedimientos relacionados con los riesgos de Seguridad
y salud Ocupacional para los activos, equipos y servicios que son propiedad o
están en uso de la organización y comunicar los procedimientos y requisitos
pertinentes a los proveedores y contratistas;
d) Establecer y mantener procedimientos para el diseño de los lugares de trabajo, el
proceso, las instalaciones, la maquinaria, los procedimientos operativos y la
organización del trabajo, incluyendo su adaptación al trabajo con la finalidad de
eliminar o reducir los riesgos de Seguridad y salud Ocupacional en su origen.
4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias
La organización debe establecer y mantener planes y procedimientos para identificar su
potencial para responder ante accidentes y situaciones de emergencia y para prevenir y
mitigar los casos de enfermedad y lesión que pudiera estar asociados con aquellos.
La organización debe revisar sus planes de respuesta a emergencia y procedimientos, en
particular luego de que se haya producidos accidentes o situaciones de emergencia.
La organización debe también probar periódicamente tales procedimientos cuando ellos
sean factibles.
4.5 Verificación y Acciones correctivas
4.5.1 Monitoreo y medición
La organización debe establecer y mantener parámetros y procedimientos para el
monitorear y medir en forma periódica el desempeño en Seguridad y salud Ocupacional.
Estos procedimientos deben incluir:
277
a) Monitoreo hasta el nivel que requieran el logro de loa objetivos de Seguridad y
Salud Ocupacional de la organización;
b) Mediciones preactivas de desempeño que monitoreen el cumplimiento del
programa de gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, los criterios de
operación, la legislación pertinente y los requerimientos legales;
c) Mediciones de desempeño para monitorear accidentes, incidentes, enfermedades
y otras evidencias históricas de la deficiencia en el desempeño de la Seguridad y
Salud Ocupacional;
d) Registros de los resultados del monitoreo y mediciones suficientes par facilitar
el análisis de las acciones correctivas y preventivas.
Los monitores cualitativos y cuantitativos deben ser considerados, según sean
necesarios y deben conformarse a las necesidades de la organización en el caso de
requerirse equipo de monitoreo para medir el desempeño, el mismo debe ser calibrado y
mantenido y se deben retener registros de este proceso.
4.5.2 Accidentes, Incidentes, no conformidades, acciones correctivas y preventivas.
La organización debe establecer y mantener procedimientos para definir la
responsabilidad y autoridad para:
a) la investigación de:
- accidentes
- incidentes
- no conformidades
278
b) tomar acciones que mitiguen cualquier consecuencia derivada de un accidente,
un incidente o una no conformidad;
c) el inicio y culminación de acciones correctivas y preventivas;
d) verificación de la efectividad de la acciones correctivas y preventivas tomadas
Estos procedimientos deben requerir que toda acción correctiva y preventiva propuesta
sea revisada siguiendo el proceso de evaluación de riesgos antes de su implementación.
Toda acción correctiva o preventiva tomada para eliminar las causas de no
conformidades reales y potenciales debe ser apropiada a la magnitud de los problemas y
proporcional a los riesgos de Seguridad y Salud Ocupacional detectados.
La organización debe implantar y registrar cualquier cambio en los procedimientos
documentados que resulten de las acciones correctivas y preventivas.
4.5.3 Registros
La organización debe establecer y mantener procedimientos para la identificación,
mantenimiento y disposición de registros de Seguridad y Salud Ocupacional así como
también los resultados de auditorías y revisiones.
Los registros de Seguridad y Salud Ocupacional deben ser legibles, identificables y
rastreables para las actividades involucradas. Los registros de Seguridad y Salud
Ocupacional deben guardarse y mantenerse de tal manera que puedan fácilmente
recuperables y estén protegidos contra daño, deterioro o perdida. Su tiempo de retención
debe ser establecido y registrado.
279
Se deben mantener registros, según sea apropiado para la organización y el sistema,
para demostrar la conformidad a los requisitos de esta forma internacional.
4.5.4 Auditorias
La organización debe establecer y mantener y programa de auditorías y procedimientos
para auditar periódicamente el sistema de gestión Seguridad y Salud Ocupacional que
permita:
a) determinar si el sistema Seguridad y Salud Ocupacional:
(i) conforma las disposiciones planificadas para la gestión Seguridad y
Salud Ocupacional, incluyendo los requisitos de esta norma;
(ii) ha sido implantado y mantenido apropiadamente; y
(iii) es efectivo en el cumplimiento de la política y objetivos de la
organización;
b) revisar los resultados de auditorías anteriores;
c) proveer a la dirección información sobre los resultados de las auditorias.
El programa de auditorías, incluyendo un cronograma, debe estar basado en la
importancia de la Seguridad y Salud Ocupacional de la actividad involucrada y en los
resultados de auditorías anteriores. Los procedimientos de auditorías deben cubrir el
alcance, frecuencia, metodología y competencias así como también las
responsabilidades y requerimientos para la conducción de auditorías y el reporte de
resultados.
280
4.7 Revisión por la Dirección
La alta dirección de la organización debe, a intervalos determinados, revisar el sistema
de gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional, para asegurar su continua actitud,
adecuación y efectividad. El proceso de revisión gerencial debe asegurar que la
información necesaria sea colectada para permitir a la gerencia realizar esta evaluación.
Dicha revisión debe documentarse.
La revisión por la dirección debe incluir la posible necesidad de cambios a la política,
objetivos y otros elementos del sistema de gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional
a la luz de los resultados de las auditorias del sistema de gestión de la Seguridad y Salud
Ocupacional, de las circunstancias cambiantes y del compromiso con la mejora
continua.
281
ANEXO 2
SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL
282
283
284
285
286
287
288
289
290
291
292
293
294
295
296
297
298
299
300
301
302
303
304
305
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314