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Universidad Nacional Autónoma de MéxicoFacultad de Ingeniería

Integración de equipos de trabajo, trabajo en equipo y manejo de juntas de trabajo

Integración de equipos de trabajo, trabajo en equipo y manejo de juntas de trabajo

M. en C. Gerardo Ferrando Bravo

Facultad de Ingeniería, UNAMM. en C. Gerardo Ferrando Bravo

Contenido

Equipos de trabajo

Integración de equipos de trabajo

El trabajo en equipo, una disciplina que se puede aprender

Equipos de alto rendimiento

Desarrollo del talento colectivo

Manejo de juntas de trabajo


Equipos de trabajo


Equipos de trabajo

• Equipo: Conjunto de personas que se necesitan mutuamente para actuar, implica el aprovechamiento del talento colectivo producido por cada individuo en su interacción con los demás

• Grupo: Conjunto de personas sin considerar la tarea para la que han formado un conjunto


Equipos de trabajo

Requisito para que un grupo se convierta en un equipo

• Los miembros reconocen que se necesitan unos a otros y que sin colaboración es improbable llevar a cabo los objetivos previstos. A esto se le llama sentido de interdependencia

• Tiene una identidad propia que lo define y le da la coherencia que lo identifica como equipo

• Tiene una interacción entre sus miembros. La interdependencia se materializa por medio de la interacción y ésta genera una identidad común que es el motor del equipo

• Cada uno de sus miembros debe desempeñar un rol que le complemente con el resto del equipo y para determinar el resultado final por la interdependencia existente


Equipos de trabajo

Definición de equipos de trabajo

Unidades compuestas por varias personas organizadas para realizar una determinada tarea, relacionadas entre sí, interactúan dentro del mismo equipo, reconocen que se necesitan unas a otras, tienen identidad propia como equipo y los roles de sus miembros se complementan



Asignación de cargos según las habilidades individuales

El directivo le debe a su organización el aprovechamiento de la fuerza individual de cada uno de sus subalternos

Los puestos se cubren basándose en lo que cada persona es capaz de realizar o, dicho de otra manera, en su fuerza individual.

Al cubrir los cargos se exige competencia en una sola área importante y no en una actividad dispersa en todos los sectoresAl buscar un buen rendimiento y no sometimiento, los directivos escogen a las personas por su capacidad y no por sus gustos y antipatías personales



Normas para seleccionar a las personas adecuadas de acuerdo con las necesidades del puesto

Asegurarse que la tarea esté bien delimitada

Promueva que cada cargo sea importante y exigente e implique un desafío a las energías de cada persona

Considere que para activar las fuerzas hay que tolerar los defectos.Descubra qué puede realizar una persona, antes de asignarla a un cargo

Designar pensando en las cualidades y no en las limitaciones



Trabajador efectivo¿Qué aporte requiere, de mi parte, para poder realizar?

Habilitar al jefe para que haga lo que tiene que hacer, brindándole los productos del trabajo encomendado, contribuye a convertirlo en una persona eficaz y al subalterno en un colaborador eficiente

El ejecutivo eficiente saca provecho de lo que es capáz de hacer, sigue adelante y realiza, mientras los demás se lamentan por no hacer nada

El ejecutivo eficiente se considera a sí mismo y considera a los demás como oportunidades



El trabajo en equipo y la habilidad individual para trabajar en grupo, son factores decisivos para la creciente competitividad de las empresas

La conformación de equipos de trabajo facilita el hallazgo de soluciones y la generación de planes de acción que difícilmente puedan surgir del trabajo individual

Si pudieran establecerse indicadores para medir el grado de efectividad de un equipo de trabajo, uno de los que recibiría mayor ponderación sería el conflicto de ideas



Los equipos deben aprender a explotar el trabajo de todos sus miembros con la finalidad de lograr resultados más agudos e inteligentes que los de un individuo

El cociente intelectual del equipo es potencialmente superior al de los individuos

En este contexto cobra sentido cada uno de los dos momentos del aprendizaje en equipo : el diálogo y la discusión

La relación de un verdadero equipo requiere un pacto que descansa sobre un compromiso compartido con ideas, problemas, valores, metas y procesos de administración



Estimulos y motivaciones

Son las dos grandes alas de todo trabajo en equipo

Estimular es excitar, incitar, mover con viveza a la realización de algo; acelerar una actividad, operación o función

Las motivaciones de los miembros de un equipo son similares a las individuales: el deseo de seguridad, el de una oportunidad (económica) y el reconocimiento de los méritos propios



Sinergia

Es el concepto básico del trabajo en equipo

Este fenómeno permite la mayor unión de fuerzas en la solución de cada problema. Por lo tanto, es la suma de energías individuales que se multiplican progresivamente, reflejándose sobre la totalidad del grupo



Sinergia

Mientras que en el diálogo ocurre la presentación de todos los puntos de vista posibles y la búsqueda de un punto de vista nuevo y compartido, la discusión conlleva la defensa de perspectivas particulares

El diálogo y la discusión convergen y fluyen de uno a otro a través de un movimiento continuo en la vida de un equipo

Un equipo efectivo debe desarrollar la capacidad de analizar no sólo lo que ocurre "afuera", en el ámbito de los negocios, sino también "adentro" del propio grupo



Las organizaciones utilizan equipos de alto rendimiento para desarrollar las actividades y resolver problemas

Los grandes grupos de gente por lo general no pueden desarrollar la cohesión y compromiso, ni la responsabilidad mutua necesarios para lograr un alto desempeño



Experiencia técnica Habilidades

Capacidades

E A R



Características de los equipos efectivos

Metas claras. Alientan a los individuos a cambiar la dirección de sus preocupaciones personales por las metas del grupo y se comprometen con ellas

Habilidades pertinentes. Los miembros tienen los conocimientos y las habilidades técnicas necesarios para lograr las metas deseadas y las características personales requeridas para alcanzar la excelencia

Confianza mutua entre sus miembros. Creen en la integridad, carácter y capacidad de cada integrante




Compromiso unificado. Los miembros muestran lealtad y gran dedicación y hacen todo lo necesario para que su equipo salga adelante

Buena comunicación. Los miembros son capaces de transmitir mensajes entre ellos en forma rápida y comprensible

Habilidades de negociación. Los equipos efectivos tienden a ser flexibles y realizan ajustes constantes. Los problemas y las relaciones cambian regularmente, por lo que se exige que sus miembros enfrenten y reconcilien diferencias




Liderazgo apropiado. Los lideres efectivos motivan a un equipo a que los siga en las situaciones difíciles, ayudan a poner en claro las metas, demuestran que el cambio es posible e incrementan la confianza de los integrantes en sí mismos apoyándolos a desarrollar su potencial al máximo

Apoyo interno y externo. En lo inerno deben contar con una infraestructura firme que apoye a los miembros y refuerce comportamientos que conduzcan a altos niveles de desempeño. En lo externo, la gerencia debe proporcionar los recursos necesarios para que la tarea se cumpla

Mayor alineamiento. Surge una dirección común, las energías individuales se armonizan, hay menos desperdicio de energía



Ventajas de la utilización de los equipos

Aceleran las decisiones

Incrementan el desempeño

Obtienen niveles más altos de productividad

Logran un compromiso común hacia las metas

Crean espíritu de grupo, sus miembros esperan y exigen más de cada uno de sus integrantes

Los equipos auto administrados liberan a los gerentes para que realicen planeación estratégica



El trabajo en equipo es una filosofía inherente a la empresa y el equipo de trabajo es la materialización de esa filosofía

Sus valores, actitudes e ideas constituyen una cultura para la organización y el equipo de trabajo es el encargado de plasmar en la organización dicha cultura



Factores básicos para que los equipos sean altamente eficientes

Valoración y Motivación

Es vital que cada miembro del grupo desempeñe una labor que sea reconocida y valorada por los demás, pero también, esta actividad debe ser satisfactoria para él mismo. Estas dos características, valoración de los demás y autovaloración, se convierten en el mejor factor motivacional de los individuos y del equipo en general




Confianza y Empatía

Si bien los miembros no tienen que ser amigos íntimos, es importante que entre ellos exista una buena relación de trabajo y que cada uno confíe en el trabajo de los demás. Cada miembro debe estar seguro de lo que hace y de lo que hacen los demás, debe entender la importancia de su propio trabajo y de la función general del grupo




Comunicación y Compromiso

Cada elemento de una organización tiene una función que se mezcla con la de los demás, y la fusión de todas lleva a la consecución de los objetivos empresariales

Al conformar un equipo de trabajo es necesario asegurarse que existan suficientes canales de comunicación que permitan a todos los miembros conocer los objetivos generales que guían su trabajo, además de contar con el compromiso de cada miembro para conseguir los objetivos del grupo y de la organización en general


Un gran líder para un gran equipo

El líder es la persona encargada de dirigir un equipo y colabora con todas las personas que tiene a su cargo

Vela porque sus colaboradores realicen bien su trabajo y proporciona todo lo necesario para la consecución de las metas y el éxito de los objetivos trazados

Su nivel de comunicación con el grupo de trabajo debe ser el mejor



El dolor del ejecutivo

Usted lleva más de dos horas en una junta ¡qué forma de perder el tiempo! De hecho no sabe porque está ahí, preferiría estar trabajando en otras cosas. Ya está cerca la hora de salida y no ha terminado algo que es más importante. Seguramente llegará tarde a casa ese día. ¿Qué explicación le dará a su hijo?, no lo podrá llevar al cine y le vuelve a fallar ¿Le suena familiar?

En la mayoría de las organizaciones se llevan a cabo demasiadas juntas y, para complicar el problema, son ineficientes e ineficaces



Juntas de trabajo necesarias

Frecuentemente la asistencia a las juntas es una experiencia desagradable, poco productiva o frustrante, tanto para los participantes como para los líderes

El empleo de juntas para la toma de decisiones es potencialmente útil, aunque se realicen en exceso en algunas organizaciones



Ventajas

Se obtienen diversas opiniones

Proporcionan oportunidades de participación

Se comparte información importante y actualiza a los grupos sobre la actividad de negocios

Inspiran y motivan a los asistentes



Desventajas

Son un desperdicio de tiempo

Son costosas

Carecen de congruencia o progreso

Son una forma de evitar la responsabilidad de la persona

Desalientan la creatividad

Aumentan la tensión de los empleados que ya tienen exceso de trabajo



Las juntas no son un sustituto de la acción

Una junta exitosa debe llegar a alguna decisión, ya sea la solución de un problema o bien tomar otra acción

La mejor manera de superar el problema de las juntas como sustitutos de la acción consiste en llegar a una conclusión



Considerar el costo

Las juntas pueden costar mucho dinero por el salario de los asistentes

Una decisión en grupo puede tomar más tiempo que una decisión ejecutiva



Superar los altos costos de las juntas

Utilizar las juntas para manejar problemas cuya mejor solución es en grupo

Tener la iniciativa de tomar decisiones individuales cuando se esté en mejor posición de hacerlo y cuando no es probable que la decisión enfrente oposición

Desarrollarlas con eficiencia

El objetivo de la junta debe estar perfectamente claro

Utilice el orden del día o la agenda para identificar las prioridades de la junta, su propósito, personas asistentes y preparación

Cubrir primero los puntos de al agenda referentes a proporcionar información, debido a que requieren menos tiempo y, posteriormente, pasar a la solución de problemas



Vigilar y dirigir la junta

Recompense las aportaciones de los participantes

Reconozca y maneje el pensamiento colectivo para evitar el deseo de los miembros por el consenso o la armonía en detrimento de alcanzar la mejor decisión posible

Evite que el conflicto se torne destructivo

Evite un liderazgo demasiado centralizado. Las discusiones son más eficaces cuando existe poca intervención del líder designado. Es posible que el proceso de guiar y dirigir pase de una persona a otra



Factores que debemos evitar

Falta de agenda

No puntualidad

Ausencia de minutas

No están los que pueden tomar decisiones

Se presenta el síndrome micrófono

Al final no se concluye y/o no queda claro el seguimiento futuro

Seguimiento pobre a los temas vistos en reuniones posteriores

No se sabe quiénes asistirán

Horario fuera de tiempo laborable

Síndrome ping-pong, en una junta de diez ejecutivos hay dos personas hablado de temas que sólo conciernen a dos



Falta de preparación

Ejecutivos con lap-tops que están haciendo otras cosas

Mini juntas dentro de una junta

Pasividad o negativismo de algunos participantes

Recursos no adecuados, espacio, clima, visibilidad, etcétera



Antes de la junta

1)Defina el objetivo de la reunión y resultados esperados al final de la misma

2)Especifique:

Temas a tratar por orden de importancia

La información necesaria para tratar cada tema y quien(es) son responsables de llevarla

Tiempo estimado por tema, indique los minutos u horas necesarias

Siempre deje al final un espacio de tiempo para temas varios

Defina si el tema es Informativo, Discusión y/o Acción

Identifique los recursos necesarios: sala, cañón, pantalla, rota folios, etcétera.Calcule el costo de la reunión



Antes de la junta

3.-Seleccione a los participantes: necesarios y opcionales

4.-Defina el día, hora de inicio y término

5.-Revise la disponibilidad de los asistentes


Mejores Prácticas

Algunos consejos

No utilice el teléfono celular durante las reuniones sólo en casos de extrema urgencia tome o haga la llamada fuera del área de la reunión

Recuerde que para juntas fuera de la oficina es necesario considerar los tiempos de traslado antes y después de la reunión

Escuche activamente

Motive a que otros participen

No tenga mini juntas

Centre la discusión en hechos y no en emociones

Sea constructivo al encontrar soluciones


Mejores Prácticas

Algunos consejos

Respete las ideas y opiniones de todos los participantes

Defina roles de los participantes

Reúnase solamente en horario de trabajo

Evite a toda costa programar juntas en viernes por la tarde

Evite las juntas a la hora de la comida

Enviar en la Convocatoria de Reunión la información necesaria (anexos) para que sea analizada previamente por los participantes


GRACIAS!!

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