Universidad Dr. José Matías Delgado.

Facultad de Economía, Empresas y Negocios.

Seminario de Especialización en Logística y Distribución.

Monografía Especializada:

“Mejores prácticas con Proveedores en el proceso de la Red Logística de Inbound (Sistemas VMI-CPFR)”

Presentado por:

Melissa Beatriz Figueroa Henríquez.

Manuel Antonio Salinas Guerrero.

Ana Sofía Saravia Cruz.

Para optar al grado de:

Licenciada en:

Ingeniera en alimentos

Licenciado en Mercadotecnia.

Licenciada en Administración de Empresas.

Antiguo Cuscatlán, 16 de Mayo de 2009.

INDICE.

Introducción 1

PARTE I 2

CAPITULO 1 2

IMPORTANCIA DEL TEMA. 2

CAPITULO 2 4

MARCO CONCEPTUAL 4

2.1 GENERALIDADES 4

2.2 DEFINICION. 4

2.3 LOGISTICA APLICADA A LOS NEGOCIOS. 5

2.4 LOGISTICA Y TECNOLOGIA. 6

2.4 DEFINICION LOGISTICA INBOUND 6

2.4 TEORIA TRADE OFF 7

CAPITULO 3 9

OPERACIONES EN LA RED LOGISTICA 9

3.1 GESTION PROCUREMENT 9

3.2 PROCESO DE ABASTECIMIENTO: COMPRAS, IMPORTACIONES Y ALMACENAMIENTO 11

3.3 PROCESO DE ABASTECIMIENTO: GESTION Y REPOSICION DE INVENTARIOS. 12

3.5 RELACIONES DE ABASTECIMIENTO – OPERACIONES DE PRODUCCION. 17

3.5 RELACIONES DE ABASTECIMIENTO – OPERACIONES DE DISTRIBUCION. 17

CAPITULO 4 20

MEJORES PRÁCTICAS EN LA RED INBOUND. 20

4.1 RELACIONES COLABORATIVAS: CLIENTE-PROVEEDOR. 20

4.2 RELACION CLIENTE–PROVEEDOR: COMPARTIENDO LA INFORMACION. 21

4.3 RELACION CLIENTE-PROVEEDOR: CONTROL DEL REABASTECIMIENTO. 24

4.4 EL MODELO VMI 24

4.5 COLLABORATIVE PLANNING, FORECASTING AND REPLENISHMENT (CPFR). 29

CAPITULO 5 34

OPORTUNIDADES DE VMI Y CPFR EN LOS NEGOCIOS. 34

5.1 VENTAJAS Y DESVENTAJAS. 34

5.2 REQUERIMIENTOS DE LA APLICACIÓN DEL VMI Y CPFR EN LOS NEGOCIOS. 37

5.3 LISTA DE IMPLEMENTACION. (Ver anexo-9) 38

CAPITULO 6 . GUIA DE APLICACIÓN DE LOS SISTEMAS VMI Y CPFR. 40

ANEXOS 46

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Introducción Hoy en día estamos en un mundo globalizado, donde cada vez las empresas, donde las empresas deben de ir creando continuamente estrategias de negocios que les permita sacar adelante a su empresa y seguir en el mercado, apegándose cada vez mas a los gustos y exigencias de los clientes. La logística Inbound se caracteriza por los procedimientos internos que la empresa lleva acabo para la distribución y recepción de los productos, existen diversos tipos de sistemas que pueden hacer mas fácil las operaciones de las empresas lo que comúnmente se conoce como Sistemas de Respuesta Rápida ECR, en el cual los clientes y los proveedores trabajan de forma conjunta para entregarle el mayor valor agregado al consumidor final, ayudándoles a minimizar tiempo, costos y espacios en los inventarios. Para lograr la reducción de estos en el presente trabajo hacemos mención de dos sistemas que ayudan a que se realicen buenas practicas con los proveedores, tales como el Sistema de Inventario Manejado por los Proveedores VMI y los Sistemas de Planeamiento, Previsión y Colaboración CPFR. Para el funcionamiento de ambos sistemas es necesario contar con sistemas de intercambio de información lo que conocemos comúnmente como sistemas EDI, en los VMI tanto Proveedor-Cliente mantienen un compromiso de compartir la información, el proveedor puede obtener datos de stocks de los clientes y agilizar sus operaciones para realizar los reabastecimientos de los clientes, los costos por inventario corren por cuenta de los proveedores, reduciendo así costos de almacenamiento a los clientes y evitando costo como obsolencia, daños o averías y alquilar de espacio entre otros. Los sistemas CPFR funcionan de una manera similar, siempre a través de un sistema EDI lo cual le permite también a los proveedores tener una mayor previsión de sus operaciones para tener una respuesta a sus clientes, de tal manera que las empresas pueden tener la disponibilidad de sus productos en un tiempo oportuno. A la vez en el presente trabajo quisimos mencionar diversos aspectos a tomar en cuenta para un mejor entendimiento de estos sistemas tales como la teoría Trade Off que es como una balanza entre escoger una cosa a cambio de renunciar a otra, a la vez hacemos mención de la importancia en estos tiempos de que una empresa cuente con la tecnología adecuada en la logística, los diferentes procesos de abastecimiento, reposición, producción y distribución de inventarios, así como la importancia de poder compartir información entre Proveedor-Cliente, las ventajas y desventajas de aplicar un VMI o un CPFR, hacemos también mención sobre como esta actualmente la empresa OQUIMSA y la recomendación de una guía de aplicación tanto de los sistemas VMI y CPFR, así como los ejemplos de la cadena como la cadena de tiendas Wal-Mart los aplica. Agradecemos enormemente a nuestros padres por el esfuerzo de habernos sacado adelante dándonos la oportunidad de finalizar nuestros estudios superiores, así como a cada uno de los catedráticos que tuvimos a lo largo de nuestra carrera, de los cuales nos permitieron adquirir mayores conocimientos. Gracias

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PARTE I

CAPITULO 1

IMPORTANCIA DEL TEMA. En la actualidad las personas son más exigentes en cuanto a los productos y servicios que adquieren y existe un esfuerzo continuo por parte de las empresas en poder satisfacer de una mejor manera a sus clientes, poniendo los productos al alcance de los consumidores en el lugar y momento indicado con la mayor rapidez posible, productos de calidad, funcionales y a bajo costo. El consumidor se encarga únicamente de adquirir su producto de preferencia, ya sea en una tiendan o en un almacén, pero para que ese producto llegue a las manos del consumidor, existe un proceso de producción y distribución tras esto.

Hoy en día vivimos en un mundo globalizado, donde constantemente aparecen nuevos competidores queriendo ganar mas mercado, por lo que para que una empresa pueda generar productividad y crecimiento debe de considerar a la logística como parte integral de sus planes, teniendo así su mejor aliado en la tecnología de distribución y de información como computadoras, scanner, códigos de barra, transferencia de fondos, y sobre todo un personal capacitado y conocedor sobre la utilización de esta, de tal manera que esto les permita a las empresas ofrecer servicios cada vez mas competitivos y lograr satisfacer a sus clientes.

He aquí entonces la importancia del estudio de la logística y su papel estratégico de añadirle un valor final a los productos, pues coordina y planifica las diferentes actividades para que los productos lleguen a su usuario final en el tiempo oportuno, en el lugar justo, al menor costo posible y con un excelente servicio al cliente. Si asumimos que el rol del mercadeo es estimular la demanda, el rol de la logística será precisamente satisfacerla.

Por lo tanto la logística busca gerenciar estratégicamente la adquisición, el movimiento, el almacenamiento de productos y el control de inventarios, así como todo el flujo de información asociado, a través de los cuales la organización y su canal de distribución se encauzan de modo tal que la rentabilidad presente y futura de la empresa es maximizada en términos de costos y efectividad.

Para mejorar las prácticas con los proveedores, es necesario el vencer los desafíos que hoy en día se presentan, como la oposición de parte de los clientes en compartir información con los proveedores ya que actualmente vivimos en una sociedad de desconfianza, por lo que consideramos de vital importancia el estudio de los sistemas VMI y CPFR ya que a través de estos se pueden realizar unas mejores practicas en los procesos logístico. Es necesario hacer énfasis en el presente trabajo la importancia que tiene que cada una de las partes involucradas (Proveedor-Cliente), esten dispuestas a trabajar juntos y que exista una integración en los procesos de información para lograr alcanzar un mayor éxito en los procesos logísticos.

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La logística de entrada debe cumplir con los requerimientos de planificación, tener el abastecimiento oportuno de los materiales y alianzas entre los proveedores.

En la actualidad y sobre todo con el tema de la crisis financiera por la cual se esta pasando, este estudio nos permitirá obtener un amplio conocimiento acerca de herramientas que ayuden a las empresas ha optimizar las operaciones de la gestión de la logística y que les aporte un valor a través de sistemas de efectividad que son los que consisten básicamente en los servicios logísticos con información compartida entre los proveedores y los clientes sobres sus stocks y productos, y a obtener una mejora competitiva con la adopción de sistemas de información que facilite la transferencia de datos teniendo así una mayor consistencia en la información.

Finalmente, es necesario hacer énfasis que una de las razones importantes de por que estudiar y profundizar este tema, es el lograr evaluar el alto nivel de actividad y eficiencia que pueden llegar a tener las empresas, utilizando las herramientas adecuadas que les permita generar un buen servicio a sus clientes, ahorrar costos, tiempos de entrega para la satisfacción de la demanda y generación de utilidades.

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CAPITULO 2

MARCO CONCEPTUAL

2.1 GENERALIDADES

2.1.1 ANTECEDENTES. El inicio de logística se podría encontrar desde los primeros grupos humanos, donde las familias o individuos guardaban su comida en un cierto período de año en cuevas para poder disponer de ella en los inviernos en un claro intento de control de inventario. Dichas cuevas (almacenes) tenían que ser apropiadas y accesibles.(1)

El desarrollo de la logística ha ido en paralelo con el desarrollo de la humanidad, sin embargo ha jugado un papel decisivo durante la I y II Guerra Mundial, alcanzando su aplicación.

La logística moderna tiene su origen en el ámbito de la ingeniería militar que se ocupa de la organización del movimiento de las tropas en campaña, su alojamiento, transporte y avituallamiento. Tras la Segunda Guerra Mundial, los profesionales que habían gestionado la logística militar se incorporaron al mundo empresarial y las técnicas logísticas evolucionaron rápidamente.(2)

2.2 DEFINICION. Definición 1: La definición oficial de la norma AFNOR (norma X50-600), la logística es una función cuya finalidad es la satisfacción de las necesidades expresadas o latentes, a las mejores condiciones económicas para la empresa y para un nivel de servicio determinado.

Definición 2: Según Martin Christopher, Professor of Logistics of Cranfield, es el proceso de administrar estratégicamente el movimiento y almacenaje de los materiales, partes y producto terminado desde el proveedor a través de la empresa hasta el cliente. (3)

Según estas definiciones podemos decir que todo surge a partir de las necesidades de los consumidores lo que genera oportunidades para las empresas para poder satisfacerlas de una mejor manera a un menor costo y tiempo. Para poder satisfacer las necesidades de los clientes existe todo un proceso detrás de este en cuanto nos referimos a la distribución y producción de mercancías por lo que la logística consiste básicamente en ubicación de mercancías, con un costo mínimo en el lugar y momento adecuado a través del eficiente uso de los recursos tanto humanos, de información, tecnológicos y financieros.

(1) Fuente: Gestiopolis; http://www.gestiopolis.com/canales2/marketing/1/logherr.htm ; [Consultado el 29/03/09] (2) Fuente: Wikipedia; http://es.wikipedia.org/wiki/Log%C3%ADstica ; [Consultado el 29/03/09] (3) Fuente: Gestiopolis; http://www.gestiopolis.com/canales2/marketing/1/logherr.htm ; [Consultado el 29/03/09]

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2.3 LOGISTICA APLICADA A LOS NEGOCIOS. Partiendo de la figura numero 1 podemos ver que la logística utiliza diferentes recursos para su funcionamiento y que esta busca un mismo fin que es el satisfacer a los clientes.

En la realidad actual de los negocios podemos observa como estos se han tenido que enfrentar a nuevas tendencias en los mercados, y que esto los ha llevado a la necesidad de la creación de valores a los clientes para poder así sobresalir y ser mejor que sus competidores, llevándolos a crear y a definir una estrategia de negocios en la cual han tenido que establecer sus condiciones de operación para poder enfrentar los desafíos del entorno comercial, tomando en cuenta factores como la reducción en los costos, manufactura competitiva, manejo de excelentes planes de negocios, los cuales deben de incluir planes de mejora continua, en donde ahí entra la logística como parte de esta mejora y en la cual se deben crear estrategias como la implementación de sistemas de servicios y entrega, el contar con tecnologías adecuadas para un mejor funcionamiento.

Los ambientes de negocios son cada vez más exigentes para las empresas que desean seguir operando en los mercados por lo que la logística es una buena herramienta para producir buenas ventajas competitivas, entre estas esta la optimización en las producción de los productos con una buena calidad, disminución de costos que trae como consecuencia poder ofrecerlos a precios competitivos.

Es necesario mencionar que para que la logística tenga un buen funcionamiento en las empresas, esta debe estar íntimamente relacionada con la (IT) tecnología de información, ya que estos facilitan el mejor aprovechamiento en el funcionamiento de la logística que tiene como meta lograr un mejor resultado que tenga como consecuencia una alta competitividad.

Los avances en las tecnologías se han visto notoriamente en estos tiempos y ha impactado en las diferentes áreas de los negocios, y ha tenido un mayor impacto en la logística influyendo en la forma en como se llevan a cabo las operaciones en cada uno de los departamentos de las empresas así como la relación de estas con sus clientes y sus proveedores.

Bill Gates “visualiza los sistemas de información de la empresa como un sistema nervioso, parecido al del cuerpo humano, donde ante una acción, existe una reacción”(4) por lo que podemos decir que las tecnologías son los manuales de trabajo de las empresas, sobre todo en la parte de la logística en donde los sistemas tecnológicos y los sistemas de información juegan un papel primordial sobretodo en el manejo de las relaciones entre los clientes y los proveedores, ya que estos sistemas les permitiría a las empresas lograr una mayor eficiencia y buenas practicas en el manejo de inventarios y el control de stocks a través de el establecimientos de sistemas (ECR) Efficient Consumer Response modelo estratégico de negocios en el cual clientes y proveedores trabajan en forma conjunta para entregar el mayor valor agregado al consumidor final.

(4) Fuente: Gestiopolis; http://www.gestiopolis.com/marketing/sistemas-de-informacion-y-logistica.htm; [Consultado el 26/04/09]

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La implementación de las filosofías definidas por ECR busca aumentar la eficiencia de toda la cadena de abastecimiento en lugar de la de los componentes individuales.(5)

Uno de los principales objetivos de los ECR es la integración de los procesos logísticos y comerciales ayudando a las empresas a que en los ingresos de los productos a los diferentes canales comerciales pases de un esquema push a un esquema pull respondiendo así a la demanda real de los consumidores logrando maximizar la satisfacción de estos y reduciendo los costos total de operación. (Ver Anexo 1 sobre los Beneficios del ECR)

2.4 LOGISTICA Y TECNOLOGIA. Como mencionamos en los apartados anteriores podemos ver que constantemente lo gustos de los clientes son cambiantes y cada vez mas exigentes, por lo que las empresas deben de adquirir herramientas que les permita realizar mejores practicas en sus procesos realizándoles en un menor tiempo y a un menor costo.

Nos encontramos en pleno siglo XXI por lo que el ser humano ha ido evolucionando y también la forma en como funcionan las empresas, es por eso que junto con eso cambios y evoluciones encontramos a nuestro gran amigo la tecnología, esta es una herramienta de vital importancia para las empresas ya que esta las fortalece y les abre camino en la participación en el mercado local y global muy competitivo.

La logística y la tecnología son aliados, estas deben de ir de la mano ya que por medio del uso de esta se puede lograr que los productos, insumos o mercancías esten a tiempo en los lugares que les corresponde, en el momento adecuado y preciso, acompañado de las condiciones exigidas por los clientes.

2.4 DEFINICION LOGISTICA INBOUND La logística de entrada consiste en la parte de la Cadena de Abastecimiento que comienza con la recepción de productos en su punto de Origen y termina en el almacenaje. Para una empresa existen oportunidades de reducir sus costos netos de mercancía con mejoras en la estrategia de logística de entrada, incluyendo consolidación de carga, reducción de manipulación, retornos, etc.

El punto de origen puede ser un puerto, aeropuerto o una empresa productiva. Los servicios asociados a logística de entrada pueden ser: Recepción de productos en punto de origen, Tramites de internación, Control de calidad, Desconsolidación de Contenedores, Carga de Productos en punto de origen y Transporte de productos a bodega o centro de distribución.(6)

(5)

Fuente: Geocities; www.geocities.com/Eureka/Office/4595/ecr.html; [Consultado el 26/04/09] (6)

Fuente: Pymes de Mexico; http://pyme.com.mx/links/muestra-articulo-datos.php?registro=7 ; [Consultado el 29/03/09]

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Con este concepto hacemos referencia a que la logística inbound o logística de entrada debe unir y hacer más eficiente la cadena de abastecimiento desde la recepción de mercancías a partir de un punto de origen como un puerto o aeropuerto, en donde las empresas deben buscar la manera mas eficiente de poder realizar los tramites de aduana o internación de mercancía y optimizar el tiempo, manteniendo un eficiente control de calidad en la recepción de esta.

La logística Inbound incluye el manejo de los proveedores, los cuales deben ser escogidos con un amplio criterio de logística o experiencia en esta, incluye la consolidación y desconsolidación de los contenedores, el transporte de recepción de mercancía para ser trasladado de un lugar a otro, el almacenamiento, manejo de inventarios.

Todo esto va acompañado de los retos de entregar los productos a los clientes en el momento adecuado y de la manera más eficiente.

2.4 TEORIA TRADE OFF

En muchas ocasiones las empresas y las personas nos hemos encontrado con la disyuntiva de elegir entre dos circunstancias y de tener que realizar una evaluación de cada uno de las ventajas y desventajas para poder elegir la que mas nos convenga y nos genere beneficios, a esto asociamos el concepto de Trade Off, para obtener algo hay que renunciar a algo.

Orígenes:

La Teoría del Trade-Off tiene sus orígenes en las teorías de la toma de decisión, fundamentalmente en el concepto de optimalidad paretiana, que conduce al concepto de tasa de intercambio (o Trade-Off) entre dos criterios. El Trade Off indica en cuánto varía un criterio para lograr un incremento unitario en otro criterio.

Definición:

EL Trade es aquel que se da cuando se está en presencia de un problema, por lo general se da un conflicto entre objetivos o cualidades versus costos o defectos; es por eso que en un proceso de toma de decisiones es necesario tener una visión holística del hecho, con la finalidad de considerar todos los elementos que involucren la decisión.

En 1896 el economista italiano Wilfredo Pareto define el concepto como: “Un conjunto de soluciones es eficiente (o Pareto óptimas) cuando está formado por soluciones factibles, esto es, que cumplen las restricciones, tales que no existe otra solución factible que proporciona una mejora en un atributo, sin producir un empeoramiento en al menos otro de los atributos”. (7)

(7) Fuente: Universida de de Málaga; http://www.eumed.net/tesis/2009/mcsi/teoria%20del%20trade%20Off.htmm; [Consultado el 3/03/09]

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El trade Off es utilizado constantemente por las empresas y lo podemos integrar a sus proceso de logística en cuanto a la toma de decisiones en estos procesos, ya que muchas veces para lograr el cumplimiento de un objetivo las empresas y responsables de la logística han tenido que encontrarse con disyuntivas como costos, calidad y tiempo y evaluar una serie de criterios que los ayude a tomar una buena decisión que sea factible para la empresa, lo que implica muchas veces tener que renunciar a algo para llevarlo a cabo, aunque en ocasiones si se evalúan eficientemente cada una de las alternativas se puede lograr alcanzar un equilibrio entre estas y realizar una perfecta combinación de cada variable.

El estudio del trade off lo podemos relacionar con las buenas practicas con los proveedores y la relación con sus clientes, a través de los sistemas VMI y CPFR, ya que estos dos sistemas funcionan a base de informaciones compartidas y dichos participantes tienen que evaluar una serie de alternativas que les permita alcanzar un éxito en sus operaciones, como el trabajo en conjunto para lograr satisfacer sus necesidades internas de funcionamiento como las necesidades de los clientes que les permita compensar las demandas de estos.

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CAPITULO 3

OPERACIONES EN LA RED LOGISTICA

3.1 GESTION PROCUREMENT Figura 1: Proceso de Requisición de Emisión y Procesamiento de Requisicione de Materiales:

Fuente: figura elaborada por el grupo tomada de www.logismarket.com.mx; [consultada el 26/04/09]

El proceso de requisiciones constituye una actividad de vital importancia dentro de la cadena de abastecimiento. Este proceso permite controlar la solicitud de las diferentes requisiciones de materiales, con el fin de registrar los datos necesarios para la obtención de bienes o servicios requeridos por las diferentes aéreas de una empresa.

En el proceso de gestión de Procurement’s ( Requisiciones ), identificamos diferentes entes que participan durante el desarrollo de este proceso, entre ellas:

• Proveedor: Es la persona natural ó jurídica debidamente registrada en la base de datos de la empresa, que provee a la institución de un suministro o material especifico.

• Requisición: Documento interno que da inicio al proceso de adquisición de un material, ó equipo para la reposición del inventario.

• Dependencia o Departamento: Es la dependencia ó unidad solicitante que realiza el requerimiento. Los atributos de esta entidad son: código de la dependencia, descripción de la dependencia, código del tipo de la dependencia, ubicación física y siglas.

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• Detalle de la requisición: Contiene la información de las distintas características de la requisición entre sus atributos se encuentran: código de la requisición, especificación técnica, cantidad, descripción, unidad de medida, disponibilidad.

Relaciones existentes en el manejo de requisiciones:

1. Una requisición de materiales es realizada por una dependencia (1…1)

Figura 2: Figura sobre el manejo de requisiciones

Fuente: Figura elaborada por el grupo de trabajo; [Elaborado el 03/03/09]

Esta se da cuando un departamento o dependencias específicas ejecutan una requisición a 1 proveedor determinado.

2. Una dependencia puede realizar una ó varias requisición de materiales (1…n).

Figura 3: Ilustración sobre la requisición de materiales a un proveedor especifico.

Fuente: Figura elaborada por el grupo;[elaborada el 03/03/09]

Esta se da cuando un departamento o dependencia específica realiza varias requisiciones de material de distinta denominación o tipo.

3. Un análisis de requisición puede tener uno ó muchos proveedores (1..n)

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Figura 4: Ilustración de cuando las requisiciones tienen varios proveedores

Fuente: Figura elaborada por el grupo de trabajo;[elaborada el 03/03/09]

Un proveedor puede estar en uno ó muchos análisis de requisición (1..n)

Requisición-proveedor (n..n)

Un proveedor puede tener uno ó muchos contactos (1..n)

3.2 PROCESO DE ABASTECIMIENTO: COMPRAS, IMPORTACIONES Y ALMACENAMIENTO.

3.2.1 Proceso de Compras

Las compras representan un factor clave en el éxito de cualquier institución que quiere alcanzar la excelencia. En estos tiempos de crisis, contar con un proceso de compras optimo, aumenta la probabilidad de alcanzar el éxito; la intención de poder determinar como el uso de manuales de procedimientos podrán hacer más eficiente el proceso de compras de una empresa.

Por lo anteriormente expuesto, nos encontramos con el hecho de que muchos de los trabajadores tienen ideas para aportar en beneficio de la organización, las cuales en algunos casos se desarrollan pero como no se cuenta con técnicas de información y documentación adecuados y organizados, pueden terminar al cabo del tiempo no aplicándose correctamente o sencillamente olvidándose, lo cual es perjudicial para la

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institución, causando mas retraso y esfuerzos en lograr metas o soluciones que alguien en alguna oportunidad ya las había observado y criticado e incluso hasta propuesto soluciones.

En el proceso de compras, existe un documento llamado Manual de Compras, los cuales son unas de las herramientas más eficaces para transmitir conocimientos y experiencias, porque ellos documentan la tecnología acumulada hasta un momento sobre un tema, sin embargo su existencia en la organización no garantiza el trasmitir ese conocimiento, lo que la elaboración de un manual debe ser de utilidad para quienes lo utilizarían, tomando en cuenta los objetivos básicos de un departamento de compras, por lo cual, deberá estar enmarcado dentro de los siguientes términos:

• Comprar a un buen precio según el mercado

• Recibir el material en el tiempo requerido

• Mejorar la calidad de los productos adquiridos, tratando en lo posible de no aumentar costos, además de fomentar la competencia entre suplidores. (Ver anexo 2 sobre proceso de compras y su la misión del departamento de compras)

3.3 PROCESO DE ABASTECIMIENTO: GESTION Y REPOSICION DE INVENTARIOS.

3.3.1 LA GESTION DE STOCKS La gestión de stocks constituye una de las funciones de vital importancia en la cadena de suministro, ya que un nivel de stocks o inventarios puede llegar a constituir la mayor inversión de una empresa, en algunos casos existen empresas que puedan tener como existencia en inventario hasta un 50 % del total de activos.

La gestión de Stocks porta dos tipos de factores:

Positivos: es aquel que dota a la empresa de flexibilidad operativa, permitiéndole producir a un ritmo distinto al de adquisición y ofrece la posibilidad de emitir pedidos de mayor volumen. La gestión de stocks debe de responder de una doble función:

• Económicos: (Reducción de costos).

• Seguridad: En esta función lo que hace es proteger el proceso de producción de exigencias imprevistas del consumo de materiales o de demora en la entrega de los mismos.

Negativos: ya que aparece una seria de costes de posesión

• Administrativos: personal y sistemas de gestión. • De espacio: alquileres, amortizaciones, impuestos, seguros y suministros.

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• Operativos: Personal, equipos de manipulación y seguros sobre las existencias.

• Económicos: Obsolescencia, deterioro y hurto de los materiales. • Financieros: intereses correspondiente al capital invertido.

(Ver Anexo-3 sobre la importancia de la gestión de Stocks)

3.3.2 PUNTO DE RE – ORDEN

En la gestión de inventarios se maneja un termino importante que es el punto de reorden que es el nivel de inventario que determina el momento en que se debe colocar una orden, tanto los clientes como los proveedores a través del manejo de los sistemas ECR deben conocer el punto de reorden para así poder actuar de una debida forma evitando retrasos o desabastecimiento este se calcula según el plazo de tiempo en semanas X consumo semanal.

Con el punto de reorden las empresas en sus departamentos de compras podrán tener una señal que les indique que la existencia de determinado producto o material ha llegado a cierto nivel y por ende se debe hacer un nuevo pedido, el cual se debe de hacer con anticipación de tal manera que le permita seguir produciendo mientras les llega dicho pedido.

Para el manejo del punto de reorden se pueden encontrar diversas técnicas que les permita identificarlos, esto va desde papeles en los estantes o anaqueles a los sistemas informativos o ECR, en donde podemos encontrar la importancia del manejo de informaciones compartidas entre Proveedor- Cliente, ya que de esta forma el proveedor puede anticiparse a las necesidades de sus clientes y abastecerlos en un tiempo oportuno.

3.3.4 LOTE ECONOMICO DE PEDIDO

Para la gestión de Stocks es necesario el considerar el manejo de un Lote Económico de pedido el cual les permita a las empresas optimizar sus cortos de pedidos, almacenaje y ruptura de inventarios.

Definición: Económico es aquella cantidad de unidades que deben solicitarse al proveedor en cada pedido, de manera que se logre minimizar el costo asociado a la compra y al mantenimiento de las unidades en inventario. El objetivo básico que se persigue al determinar el Lote Económico es la reducción de costos, a la vez que se responden dos preguntas claves:

• ¿Cuánto pedir?

¿Cuándo pedir?(8)

(8) Fuente: Investigación de Operaciones;

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Para la determinación de los lotes económicos de pedidos es necesario identificar los tipos de costos que se ven involucrados en este tales como:

1. COSTOS DE COLOCACION DEL PEDID: este es considerado un costo fijo es lo que se sabe que se mantienen en el tiempo y se paga mes con mes tales como un formato de compra, el costo de enviar una orden de compras al proveedor entre otras.

2. COSTOS DE MANTENIMIENTO: Como su palabra lo dice es el costo de mantener un articulo o producto durante un tiempo determinado, ya sea como los artículos que están almacenados como inventario esto incluye los costos por robo, avería o perdida.

3. COSTOS DE QUEDARSE CORTO: Esto es cuando en una empresa se da la situación que por equis motivo no pueden seguir produciendo materiales y se para la producción por falta de esto por lo que a partir de esto se generan dos cotos:

a. Costos de ruptura: Este se genera cuando hace falta un material o articulo durante un periodo de tiempo determinado, y que ya sea a pesar del incumplimiento por lo general el cliente prefiere esperar el producto.

b. Costos de faltantes: Está representado por la falta de un artículo durante un tiempo determinado. En este caso el cliente no espera y se pierde la venta.

4. COSTOS DE SOBRANTES: Este costo se genera cuando un articulo no es utilizado y esta almacenado por un largo periodo de tiempo y sufre daños o averías.

Los stocks o inventarios se pueden catalogar según sean materias primas, productos en curso, productos terminados, productos en embalaje, productos de mantenimiento y productos de distribución, para los cuales se pueden clasificar tanto en Stock Operativos o Stocks de seguridad y funcionan según el tipo de reaprovisionamiento de inventario que apliquen las empresas. (Ver anexo 4 sobre Tipo, Métodos de Stocks y nivel medio de existencias)

3.4 CICLO TOTAL DE ABASTECIMIENTO: VARIABLES CRÍTICAS.

Definición: La cadena de abasto, no es más que la transformación de un bien o servicio, que incluye todas las actividades necesarias desde la adquisición de la materia prima, hasta llevarlo a un producto final que llega a las manos del

www.investigacion-operaciones.com/Lote%20Economico.htm; [consultado el 26/04/09]

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consumidor. Una cadena de abastecimiento tiene como objetivo principal, abastecer los insumos necesarios, en cantidades necesarias, calidad y tiempos óptimos, al más bajo costo posible, que se traduce como el mejor servicio al cliente. (9)

Independientemente de la definición, de lo grande o pequeño del departamento de logística, del tipo mercado, del tipo de empresa y de los paquetes computacionales creados o por crear, hay un objetivo sencillo, pero conciso, para dicho departamento y la cadena de abastecimiento: abastecer los materiales necesarios en la cantidad, calidad y tiempos requeridos al menor costo posible para con ello dar un mejor servicio al cliente.(10)

Figura 5: Ilustración de la cadena de abastecimiento.

Fuente: Figura elabora por el grupo tomada de Hexa; www.hexa.com.uy/depot.php ; [Consultada el 29/03/09]

El ciclo de abastecimiento esta ligado a toda la organización de una empresa, pero lo esta mas con las funciones comerciales, el abasto de materia prima para el control de producción, y el de almacenaje y distribución del producto terminado; cuidando los tiempos de entrega de los proveedores y los niveles de inventario de los insumos con los que se cuenta, que debido al correcto funcionamiento y en conocimiento de los elementos que incluyen la cadena de abasto se ven reflejados en las mejoras. En la Industria las condiciones y formas de pago, es un proceso del que se debe tener mayor agilidad y control; pues de ello depende las relaciones de cliente-proveedor, es una forma por la cual se lleva un control de los gastos en insumos de la empresa, así como también de los requerimientos de producción a la hora de colocar un pedido. La forma de pago, una actividad que esta relacionada con la comunicación

(9) Fuente: Logística mirabal; http://logisticarmirabal.blogspot.com/ [Consultada el 29-marzo-2009] (10)Fuente: Gestiopolis;http://www.gestiopolis.com/canales2/marketing/1/logcadabas.htm [Consultada el 29/03/2009]

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que hay entre ambas partes, pues, se llega a un acuerdo de la manera en que se estará realizando para pedidos a futuro.

Figura 6: Ilustración de la finalidad de la Cadena de Abastecimiento.

Fuente: Esquema elaborado por el grupo; [Elaborado el 29/03/09]

Explicación figura 6: Es necesario adaptar la cadena de suministros para servir al cliente eficientemente y de manera rentable trabajar mas cerca de los proveedores principales, esto nos lleva a reducir el coste del transporte de los insumos necesarios para la elaboración del producto, esto quiere decir, que los materiales y los servicios que presten las demás empresas, sea tomado en cuenta a la hora de planificar la estrategia de abastecimiento. Hoy en día, decir que un producto es bueno, no le da al cliente la seguridad que necesita para consumir un producto, la calidad juega un papel muy importante en la toma de decisiones a la hora de sugerir o comprar un producto. Es importante y el consumidor tiene que saber cual ha sido el manejo previo del producto que va a adquirir. Si bien es cierto, la marca se asocia a Calidad, pues existen en el mercado, marcas reconocidas que solo ha venido consumiendo a los pequeños productores, su competencia.

Lo que hace que estas marcas sean reconocidas, es la comunicación que tienen para con los clientes, estas, brindan información que ha sido solicitada por el consumidor, según mostramos en la siguiente ilustración:

Lo que la logística busca, es complacer las necesidades del consumidor, proporcionando un bien o un servicio, con altos estándares de calidad.

Para saber cual de los cuatro requisitos es el más importante, es relativo, pues los cuatro tienen la misma importancia. La ausencia de alguno de ellos afectará el

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desempeño de la cadena de abastecimiento y, por lo tanto, afectará el servicio al cliente. Los cuatro requisitos deberán definirse como debería de, y no como podría ser. En la correcta definición y entendimiento de esta cadena por parte de todos los integrantes de la empresa asegurará el buen desempeño de la cadena de abastecimiento de las empresas que aspiran a diferenciarse y permanecer.

3.5 RELACIONES DE ABASTECIMIENTO – OPERACIONES DE PRODUCCION.

La gestión de el ciclo de abastecimiento, es una combinación de tecnología y las mejores practicas, en las empresas de estos rubros, donde se han mejorado las operaciones internas, cuando esto ocurre, una empresa logra obtener mejores resultados, se ven reflejados los ahorros y los beneficios al mejorar los procesos y los intercambios de información que ocurren entre los implicados en esas operaciones.

Para lograr resultados satisfactorios es necesaria la implementación de actividades que lleven a tener no solo comunicación eficiente entre proveedores-clientes, sino entre los departamentos de compras, producción, transporte, almacenaje y distribución

La forma que se utiliza para el abastecimiento de materias primas, utilizadas para la elaboración de productos listos para el consumo, no solo debe ser verificada en cuanto a tiempo de abastecimiento. Esta actividad, necesita que los pedidos colocados, se realicen con un tiempo mínimo, tanto de producción, así como de envío, pues un proveedor extragero, necesita no solo del conocimiento de la como la producción se mantiene un cierto tiempo. Necesita estar comunicado de una manera veraz.

También es necesario manifestar a los proveedores de los movimientos y promociones a realizar, ya que el área de producción tiene que ser abastecida, y un déficit de stock en bodega no debe ser el problema, pues cada una de esas situaciones ha sido prevenida.

El control de Producción (CP), que, derivado de las políticas particulares de servicio que tenga la compañía y de la Administración de la Demanda, se encarga de programar la producción interna y, como consecuencia, dispara la actividad de Abastecimiento de insumos.

3.5 RELACIONES DE ABASTECIMIENTO – OPERACIONES DE DISTRIBUCION.

En la última década las compañías han implementado toda una gama de programas orientados a reducir el costo de operar, de hacer negocios, conceptos como Downsizing, Reingenieria, Outsourcing, etc. y han ayudado a restablecer la competitividad de industrias completas. (Ver anexo-5 sobre componentes de capital de trabajo)

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Durante este periodo el foco fue aumentar la rentabilidad -cortando costos-más que en incrementar las ventas.

Esto puede ser llevado solamente hasta ciertos límites, hoy en día las empresas, con operaciones más delgadas y saludables están buscando crecer, y están reposicionando el concepto de la cadena de suministros como la palanca para el crecimiento.

La logística de distribución incluye la gestión de los flujos físicos, de información y administrativos siguientes:

• La previsión de la actividad de los centros logísticos • El almacenamiento • El traslado de mercancías de un lugar a otro del almacén con los recursos y

equipos necesarios • La preparación de los pedidos o la ejecución de cross docking (tránsito) • Algunas veces, la realización de pequeñas actividades de transformación del

producto (kitting, etiquetado…) • El transporte de distribución hasta el cliente. (11)

Definición: Distribución (Dis), que se encarga de custodiar insumos y producto terminado (en algunas organizaciones solo producto terminado), hacerlo llegar a los Clientes y/o a su red de distribución, que puede incluir otros almacenes ó Centros de Distribución (CDs) ó no. (12)

La distribución es el responsable del flujo de la salida de materiales.

Tienen la obligaron que el proveedor-cliente, exista la red de distribución que incluye el almacenamiento y transporte. Es por lo mismo que esas acciones son las que colocan un valor agregado al producto que cada vez se esta elevando ese concepto; y es allí donde actual el trade off, pues antes de elaborar un producto se debe decidir que es lo que va pesar mas a la hora de ponerlo en el mercado. Si la empresa no cuenta con la cantidad suficiente de dinero, se debe estudiar la posibilidad del outsourcing.

Existen ciertas decisiones que se debe tomar en cuenta, estas son las siguientes:

• Focalización del inventario. • Formas de transporte • Programación • Diseño de rutas • Selección de transportistas

(11) Fuente: Wikipedia; http://es.wikipedia.org [Consultada el 01/04/09]] (12) Fuente: Wikipedia; http://es.wikipedia.org [Consultada el 01/04/09]

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La sincronización es muy importante en estas cadenas para que no se produzca desperdicio, medido como inventario, tiempo ó falla de servicio al cliente. Ayuda contar con una buena predicción de la demanda para no provocar sobrantes ni faltantes de productos terminados.(13)

La Distribución asegura de que dichos productos finales llegan al consumidor a través de una red de distribuidores, almacenes y comercios minoristas. Se dice que la cadena comienza con los proveedores de los proveedores y finaliza con los clientes de los clientes.

Costos de distribución: Recepción de los requerimientos por área, separación, empaque y distribución de los artículos, actualización de las tarjetas de inventarios y el generado por el transporte y manejo de las transportadoras tanto a nivel urbano como nacional.

Figura 7: Ilustración sobre el funcionamiento de inventarios.

Fuente: Elaborado por el grupo tomado de Webpicking; www.webpicking.com/notas/barbero01.htm [consultada el 29/03/09]

Con la ilustración anterior podemos ver como es el funcionamiento de los inventarios, y se observa que debe de existir despachos mas frecuentes sobre la mercancía almacenada.

Una de las formas para la optimación de los costos logísticos es a través del rediseño de modelos de abastecimientos, lo que va acompañado de creatividad, comunicación y buenas prácticas de distribución y producción de las empresas, lo cual implica para estas un desafío en el desarrollo eficiente de las cadenas de abastecimiento.

(13) Fuente: Wikipedia;http://es.wikipedia.org; [Consultada el 01/04/09]

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CAPITULO 4

MEJORES PRÁCTICAS EN LA RED INBOUND.

4.1 RELACIONES COLABORATIVAS: CLIENTE-PROVEEDOR.

Existe una relación entre todas las partes que conforman la cadena de abastecimiento, estas relaciones son colaborativas y se manejan a nivel interno en los procesos operativos de la empresa, pero esta colaboración y comunicación fluida que existe entre los diferentes departamentos de la empresa no solo debe quedar a nivel interno, sino que debe extenderse hasta obtener una buena comunicación y relación con los proveedores, lo cual es un objetivo muy importante por parte de las empresas ya que esto forma parte de una estrategia que le permita alcanzar un posicionamiento, y a la vez le permitirá la mejora de sus procesos, lograr una disminución de costos en sus operaciones y en la administración, disminución de inventarios excesivos ya que al mantener una buena relación colaborativa con los proveedores, estos pueden compartir información, de esta forma los proveedores pueden saber de el inventario que tienen los clientes y así este puede actuar de una forma mas apropiada evitándole contra tiempos en la entrega de sus productos y perdidas en la empresa, y la empresa puede llegar a tener un nivel de inventario menor de cinco días, la entrega de materiales justo a tiempo y evitar los paros de producción en las empresas por la falta de materiales.

Una relación colaborativa entre clientes y proveedores debe verse como una estrategia, en la cual viéndose como socios y aliados se puede lograr una mayor competitividad. Es de vital importancia que los proveedores conozcan las necesidades de sus clientes ya que de esta forma estos pueden realizar una serie de ajustes que sean necesarios en los procesos internos de su organización para que este pueda cumplir con lo que el cliente espera, de igual manera es muy importante que el cliente conozca a sus proveedores ya que de esta forma podrá entender mejor los procesos de este y tendrá una idea de cuanto es el tiempo estimado en que este tardarían en cubrir sus necesidades. El cliente evalúa constantemente a sus proveedores, lo que le permite establecer si le conviene o no seguir con las relaciones comerciales y de negocios, por lo que el establecimiento de unas buenas practicas en las relaciones cliente-proveedor les permitirá mantener negociaciones duraderas y desarrollar estrategias de planeación, ya que la eficacia de la relación cliente- proveedor genera un éxito en la operación de las empresas.

Tanto los clientes como los proveedores están interesados en darle un servicio mejor al cliente final, por lo que es necesario que las relaciones que se manejen entre estos

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pase de ser de clientes-proveedores a socios, ya que si cada uno conoce el sistema de funcionamiento del otro se pueden descubrir nuevas formas de ahorro tanto de costos como de tiempo.

Existen diferentes formas de colaboración entre los clientes y proveedores, entre ellas esta a través de el compartir información y la otra es a través de la relación con un control reabastecimiento, el cual lo detallaremos en el siguiente tema.

4.2 RELACION CLIENTE–PROVEEDOR: COMPARTIENDO LA INFORMACION. En el tema anterior, pudimos observar de manera general la importancia que tiene en la logística de que exista una relación colaborativa entre Cliente-Proveedor, y mencionábamos que se puede dar a través de dos formas, siendo la primera a través de la información compartida.

Actualmente vivimos en un mundo globalizado, donde cada vez la competencia es mas fuerte y va ganando mercado y nos encontramos en una sociedad de desconfianza, donde se lucha continuamente por romper esas barreras de compartir información, ya que muchas veces las empresas tienen miedo de abrirle las puertas a las empresas que trabajan como sus proveedores y que estas vean como es su funcionamiento, esto es por la desconfianza en cuanto a que se divulgué la información que estos les puedan brindar, por lo que es necesario que las empresas se arriesguen un poco y que también sepan escoger a sus proveedores y de ser posible establecer entre ambas partes una especie de convenio en donde establezcan las políticas de funcionamiento en cuanto a su relación y en las que se manejen clausulas de confidencialidad. De igual manera se debe reconocer que siempre habrá algunos secretos, por lo que no es conveniente compartir toda la información, las empresas deben de estar en la misma sintonía y alinearse lo más posible, pero sin que esto pueda afectar de manera negativa su negocio.

Existen un sinfín de beneficios que se podría obtener al integrarse los clientes con los proveedores, ya que esto les permitirá alinear sus procesos para asegurar el flujo efectivo de los productos a través de la cadena de abastecimiento, actualmente hay varias herramientas y programas con las que ambas partes involucradas pueden tener una mayor participación en las informaciones, entre la herramientas que se pueden emplear están las tecnologías de información tales como los E-procurement, Extranet, el intercambio electrónico de datos (EDI)estas tecnologías de información facilitan la comunicación tanto a nivel interno como externo y contribuyen a lograr una integración en la cadena de abastecimiento empezando por los proveedores, a mejorar el servicio al cliente, a tener una mayor eficiencia y productividad, a la reducción de costos y a reducir los tiempos de entrega y evitar el desabastecimiento en los inventarios.

E-procurement: es la automatización de procesos internos y externos relacionados con el requerimiento, compra, suministro, pago y control de productos utilizando el Internet como medio principal en la comunicación cliente-proveedor. Es una tecnología relacionada con la administración de la cadena de suministros (Supply Chain Management), y entre sus principales características puedo mencionar la

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utilización de información de requerimientos, inventarios, material en tránsito, entre otros, desplegados a través de una página de Internet.

El flujo de información se realiza en tiempo real, y permite conocer los datos al instante de producirse algún cambio en las variables. (14)

Extranet: es muy parecida a la intranet, solo que estas son con un carácter más abierto, es decir, para transmitir información a los clientes que , previamente, la demandan y se registran para poder acceder a ella, a la vez sirve para compartir información entre los trabajadores y la empresa. Su objetivo principal es mantener un flujo de comunicación constante entre todas estas partes relativo a cuestiones laborales. (15)

Intercambio Electrónico de datos (EDI): Es un Conjunto coherente de datos, estructurados conforme a normas de mensajes acordadas, para la transmisión por medios electrónicos, preparados en un formato capaz de ser leído por el ordenador y de ser procesado automáticamente y sin ambigüedad. Los sistemas EDI ofrecen una amplia gama de trabajo y oportunidades para las empresas que lo aplican tales como:

• Agilización de procesos comerciales. • Importante disminución de errores en los documentos. • Disminución de stocks, debido a la facilidad de aplicación de técnicas "Just-in-

Time". • Ahorro de costos de administración. • Mejora de la competitividad de la empresa que lo adopta (16)

Estas herramientas específicamente los E-procurement y los EDI son muy utilizados en los procesos de logística, para el intercambio de información entre clientes-proveedores, a través de los cuales las partes participantes pueden manejar una mejor organización en todos los procesos de la cadena de abastecimiento, que si bien logran que haya una integración, es necesario que exista una cooperación y compromiso para la solución conjunta de los problemas que esten asociados con el abastecimiento, por lo que debe de existir un acuerdo en donde se establezcan los indicadores de desempeño con los que ambas partes deseen trabajar.

A la vez, como mencionábamos al principio de este tema además del uso de herramientas que faciliten la integración de la información, existe una serie de programas también que pueden facilitar la relación cliente-proveedor y que se manejan a través de informaciones compartidas y que facilitan la coordinación de los flujos de productos y la planeación conjunta tales como los Sistemas de Respuesta Rápida conocidos como ERP, estos funcionan como se menciona en la siguiente figura:

(14)Fuente:Gestiopolis;http://www.gestiopolis.com/canales2/gerencia/1/eprocur.htm;[Consultado el 30/03/09] (15)

Fuente: Hooping; http://blog.hooping.net/?p=433; [Consultado el 31/03/09] (16)

Fuente: Monografías; http://www.monografias.com/trabajos/edi/edi.shtml; [Consultado el 31/03/09]

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Figura numero 8: Funcionamiento de Sistemas de Respuesta Rápida (ERP)

Fuente: elaborado por el grupo tomado de Webpicking-http://www.webpicking.com/notas/wanke.htm-[Consultado el 17/03/09]

(Ver Glosario para la definición de las anteriores siglas)

Todos estos programas de respuesta rápida, buscan medir el desempeño de cada área que forma parte de la cadena de abastecimiento ese tiempo de respuesta es muy importante hoy en día ya que la mayor atención esta dirigida al cumplimiento de la demanda de los clientes, es por ello que existen tres elementos importantes que se pueden destacar con el uso de los ERP:

1. La velocidad con la que se da el flujo logístico: desde el momento en el que se genera la requisición de compra hasta la entrega de los productos a los clientes, controlando así cualquier tipo de cuello de botella que se pueda dar en los procesos de abastecimiento.

2. Disminución de costos, puesto que los procesos se harán de forma mas eficiente.

3. Evaluación de la satisfacción del cliente: esto con respecto al tiempo que se tarde en realizar la entrega de los productos o materiales, así como la calidad del servicio que le pueden ofrecer.

Como pudimos ver la relaciones colaborativas Cliente-Proveedor, abarca hasta la forma de compartir la información en la cual se pueden usar herramientas y sistemas para lograr una mayor alineación entre ambas partes, a la vez existe otro tipo de relación que es necesario de mencionar, es la que consiste en el control del reabastecimiento, del cual hablaremos a continuación.

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4.3 RELACION CLIENTE-PROVEEDOR: CONTROL DEL REABASTECIMIENTO.

Con el manejo de las buenas relaciones entre Cliente-Proveedor y el uso de las herramientas y sistemas que les permitan a las partes involucradas la integración de la información para la mejora del funcionamiento en la cadena de abastecimiento y conociendo de una forma mas profunda las necesidades de cada parte, todo esto esta relacionado con el control que se pueda tener sobre el reabastecimiento. (Ver Anexo 6 sobre control de reabastecimiento)

En la figura del anexo 6 podemos observar la manera en como los productos son entregados a los clientes basados en el sistema de información de inventario al día ya sea a través de un E-procurement, o un sistema EDI, en donde ambas partes pueden monitorear el stock que poseen los clientes, y de esa manera el proveedor puede actuar y ajustarse al pedido del cliente en cuanto a tiempo, volumen y calidad en el servicio.

Con el Reabastecimiento continuo se mejora la rotación de los inventarios, así como la reducción de los productos fuera de stocks.

Las herramientas que se utilizan para compartir la información también permiten monitorear tanto por el lado del cliente como va su pedido y por el lado del proveedor los requerimientos del cliente.

4.4 EL MODELO VMI

Como hemos venido destacando a lo largo de nuestro trabajo, uno de los motivos principales de tener un buen manejo en la cadena de suministro de los negocios es lograr el cumplimiento de la demanda de los clientes, haciendo los procesos mas eficientes y a un menor costo, por lo que es necesario poder definir un poco mejor lo que son los sistemas VMI.

4.4.1 SISTEMAS VENDOR MANAGED INVENTORY (VMI).

Hemos definido el concepto de lo que es un sistema VMI, a partir de este podemos ver que el funcionamiento de el sistema VMI es a través de informaciones compartidas es una practica de la cadena de abastecimiento, en donde el inventario lo monitorea y lo planifica el proveedor, el cual es gestionado basado en la demanda esperada y en los niveles de inventarios mínimos y máximos que son pactados entre los clientes y proveedores manteniendo así un nivel acorde de inventarios para las empresas.

Para un buen funcionamiento de los sistemas VMI debe de existir una integración de dos componentes específicos de la cadena de valor que son el manejo de inventarios y el ruteo de los vehículos, el objetivo de esto es lograr reducir los costos durante el periodo de planificación y evitar el desabastecimiento para las empresas.

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Es necesario tener en cuenta dos puntos importantes para el funcionamiento del VMI que son los siguientes:

1. Confidencialidad: los sistemas VMI funcionan a través de informaciones compartidas, actualmente vivimos en una sociedad de desconfianza por miedo a robo de ideas y mala divulgación de la información, por lo que debe de existir un alto grado de confianza entre el cliente y el proveedor lo cual debe ser un requisito previo antes de emprender cualquier tipo de asociación, el cliente debe seleccionar cuidadosamente a sus proveedores y evaluarlos tomando en cuenta en que este sepa y pueda responderle de una buena manera a sus pedidos confiando en que el proveedor tendrá un nivel adecuado de existencias en sus bodegas ya que de no hacerlo corre el riesgo de tener perdidas en sus ventas debido a los faltantes de productos.

2. Sistemas de información: hoy en día las tecnologías facilitan las

transferencias de datos, por lo que un avanzado sistema de información es necesario para las empresas para el manejo de datos hacia y desde el distribuidor al proveedor, y así manejar la misma información y realizar una buena operación en los manejos de inventarios y abastecimiento, evitando faltantes y pedidos a destiempo.

Estas dos variables son importantes para obtener un buen funcionamiento en los manejos de los inventarios, adicional a esto existen algunos pasos que se deben de tomar en cuenta para un desarrollo de una estrategia de colaboración entre cliente-proveedor:

1. Establecer por escrito un acuerdo entre las dos partes sobre el proyecto a realizar y un contrato en donde se detalle como se llevara a cabo la medición del funcionamiento, así como la propiedad del inventario y los niveles de servicios requeridos por las empresas, esto para evitar malos entendidos, o bien lo que se conoce y se maneja en las empresas, “Todo por escrito”.

2. Establecer de manera conjunta el tipo de sistemas de información a

usar para la transferencia de información ya sea E-Procurement o EDI entre otras y establecerlos requisitos para conducir el proceso e invertir en las tecnologías apropiadas par aun buen funcionamiento.

3. Supervisar de manera constante los niveles de inventarios dándoles seguimiento constantemente para evitar un desabastecimiento.

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Figura numero 9: Fines que persigue el VMI

Fuente: Elaborado por el grupo tomado del Seminario de Especialización (Unidad III Gerencia de inventario;[consultado el 29/04/09]

En estos tiempos los tipos de empresas que pueden utilizar los sistemas VMI pueden ser desde distribuidores, minoristas, fabricantes de equipos originales, producto o usuarios finales en una variedad de industrias. Los (VMI) son sistemas que han sido probados para la mejora de la eficiencia en cada una de las operaciones de la cadena de suministro, el funcionamiento de estos sistemas es gracias a la aplicación de medios electrónicos en los cuales se puedan intercambiar información tanto de los inventarios entre los compradores y vendedores de productos.

Gracias a estos enlaces electrónicos se logra eliminar los retrasos asociados con los sistemas tradicionales de ordenar y permitirles el establecimiento de los sistemas VMI.

Las empresas que han aplicado los sistemas VMI han podido comprobar las mejoras en los niveles de inventarios. Para que las empresas logren alcanzar un nivel de éxito es necesario que apliquen un VMI y así podrán tener un enfoque de mejores prácticas.

No importa cuál sea la industria el proceso de aplicación del VMI es el mismo: parte de inventario y además de la información necesaria, de tal manera que permite una reducción en el tiempo de respuesta de los proveedores y clientes y una posterior reducción de la mano en el inventario de existencias de seguridad necesarias para apoyo de ventas o de la actividad manufacturera, según sea el caso. (Ver anexo 7 sobre como es el funcionamiento del VMI en las empresas)

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4.4.2 VMI APLICACIONES EN LOS NEGOCIOS.

La aplicación de los VMI se refiere básicamente a la forma de cómo se puede implementar el sistema, una de las estrategias principales de la aplicación de este en las empresas es primeramente la reducción de los inventarios, esto a través de una relación más estrecha con los proveedores, además de habilitar un buen sistema de información para controlar el movimiento de los productos y el poder realizar pronósticos y crear así una mejor previsión en estos.

Figura 10: Aplicación del VMI en los negocios:

Fuente: Grafico elaborado por el grupo el 13/04/09

Explicación de la Figura 10: como hemos venido hablando constantemente en este capitulo uno de los objetivos del VMI es el buscar una manera de tener una relación apropiada entre proveedor-cliente y de manejar mas eficiente los inventarios.

Cuando un proveedor sabe sobre el inventario del cliente puede activar de una forma apropiada el funcionamiento de su empresa para lograr satisfacer la demanda de su cliente, como lo explicamos en la figura anterior, en la cual se puede ver que el cliente uno y tres no aplican el VMI, lo que complica un poco mas el funcionamiento de la cadena de abastecimiento, dado el caso en que ellos manejan su propio inventario.

Supongamos que el cliente uno tiene un stock de 10 días, este hace de dicho conocimiento a su proveedor, el cual tiene un periodo desde la entrada de la requisición de 1 día, este evalúa si tiene toda la materia prima para la elaboración del producto y sabe q sus proveedores lo abastecen en 2 días, cuyo tiempo de elaboración de los productos es de 7 días, y sabe que la entrega de estos es de 2 días, lo que hace un total de 12 días que son necesarios para la entrega de los productos, lo que le provocaría al cliente 1 un desabastecimiento de dos días, lo que significa perdida en las ventas cuando se trata de comercialización directa de los productos, o paro en la producción cuando se trata de la elaboración de los productos, a la vez habría inconformidad con sus clientes por no tener la mercadería en el momento oportuno, lo que genera a la vez un mal servicio de esta para sus clientes.

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Ahora bien si vamos al cliente 3 pasa lo mismo, este solo tiene 5 días de stock y si jugamos siempre con el papel del proveedor numero 1 en cuanto al tiempo de elaboración y entrega del producto, el cliente 3 tendría un desabastecimiento de 7 días lo que implicaría una enorme perdida de ventas para la empresa, y de ser así si este quiere los productos a tiempo tendrá que hacerlo vía avión e incurrir en costos adicionales, y aun así tendría días de desabastecimiento por que solo de producción son 10 días.

¿Que pasa con el cliente 2?, el cliente 2 mantiene una buena comunicación con sus proveedores e implementa lo que es el VMI, si manejamos siempre la relación entre el tiempo de producción y entrega del proveedor 1 podemos ver que el cliente 2 tiene 15 días de Stocks, el proveedor puede visualizar el inventario de su cliente, entonces este toma la decisión de fabricar sin que el cliente 2 se lo pida y enviar los respectivos productos a tiempo evitándole así costos adicionales por entregas inmediatas , la incrementación en la utilización y mejora en el servicio al cliente.

La aplicación del VMI en los negocios, puede llegar a neutralizar un Trade Of, tanto entre el tiempo de entrega de los productos y el Stock que se maneja en las empresas, evitando así el renunciar a una cosa por obtener la otra.

Es necesario recordar que el Tiempo y Costo son las dos variables más importantes de la logística, por lo que la aplicación del VMI es una buena forma manejarlos de manera Eficiente.

4.4.3 IMPLEMENTACION DEL SISTEMA VMI

Tomando en cuenta que en la actualidad uno de los objetivos mas perseguidos por las empresas es lograr una mayor eficiencia, al menor costo y en menor tiempo, sin tener que renunciar a los estándares de calidad y el servicio al cliente, es por ello que un sistema VMI seria una buena práctica para el cumplimiento de estos objetivos.

Para la implementación del VMI nosotros pudimos determinar una serie de fases y pasos que deben llevar a cabo las empresas, las cuales detallamos a continuación:

Fase 1 “Selección de los proveedores adecuados”: partimos de esta fase debido a que el proveedor juega un papel importante en la aplicación del VMI ya que se debe escoger de manera cuidadosa tomando en cuenta variables tales como la capacidad que este tenga en poder reabastecer a las empresas y el tiempo en que se tardan, además de eso deben ser confiables ya que se manejara información valiosa para las empresas.

Fase 2 “Integración de todos los ciclos de reaprovisionamiento”: Una ves seleccionado los proveedores adecuados es necesario que exista una integración en todos los ciclos que se llevan a cabo para el reaprovisionamiento y que estos esten conectados formando un proceso integral en donde se posicione al consumidor final como eslabón de la cadena, de esta manera se minimizaría el tiempo, y el inventario.

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Para su puesta en funcionamiento, proveedores-clientes deben trabajar de forma conjunta y analizar de manera completa y redefinir cada una de las formas de realizar las actividades de la cadena de abastecimiento, de tal manera que se puedan generar acuerdos de Gana-Gana y optimizar así los procesos.

Fase 3 “Establecimiento de los sistemas de información”: Anteriormente mencionábamos que para el funcionamiento del VMI es necesario el manejo de informaciones compartidas, y que esto debe de hacerse a través de sistemas de información, por lo que la tercera fase seria establecer el tipo de sistemas que utilizaran para el intercambio de datos para llevar a cabo los sistemas VMI, de tal manera que los proveedores puedan monitorear el Stocks de la empresas y actuar acorde a este para el respectivo reabastecimiento de productos.

Fase 4 “Utilización eficiente de los espacios”: esta fase tiene como objetivo el uso de los espacios donde estará la mercadería de manera eficiente, de tal manera que sea apta para el control de la mercadería, ubicándola por categoría de productos y evitar que esta se eche a perder o se averié y l amala contabilización de la mercadería.

Fase 5 “Cambio organizacional y cultural profundo”: este es el mas difícil debe existir un compromiso interno en ambas partes, de tal manera de botar los paradigmas y valores negativos que entorpezcan el funcionamiento del VMI.

Fase 6 “Sociedad de tipo Gana-Gana”: debe dejarse de ver la relación de proveedor-cliente y verse como Socios de tal manera que al trabajar obtenga un resultado de ganar-ganar ya que esto les generara una mayor apertura entre las partes involucradas y en el intercambio de la información y desarrollar vínculos de mayor confianza.

La implementación de estas fases y llevar a cabo el sistema VMI dependerá de un compromiso de las partes involucradas, de la capacitación constante del personal de las partes involucradas tanto en el manejo de las tecnologías, sistemas de información y en los procesos de la cadena de abastecimiento, así como de un buen liderazgo. (Ver anexo 8 sobre el tipo de empresas que aplican los sistemas VMI)

4.5 COLLABORATIVE PLANNING, FORECASTING AND REPLENISHMENT (CPFR).

Es un concepto que tiene como objetivo mejorar la integración de la cadena de suministro mediante el apoyo y la asistencia conjunta de las mejores practicas. CPFR busca la gestión cooperativa del inventario a través de la visibilidad y la reposición de productos a lo largo de la cadena de suministro. La información compartida entre los proveedores y las cadenas ayuda en la planeación y satisfacción de las demandas de los clientes a través de un sistema de información compartida. Esto permite la continua actualización del inventario y futuras necesidades, haciendo que el proceso de extremo a extremo en la cadena de suministro sea más eficiente. La eficiencia es creada a través de la disminución de los gastos de comercialización, el inventario, la logística y el transporte a través de todos los socios comerciales.

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4.5.1 MODELO CPFR

ORIGENES: CPRF inicio en el año de 1995 como iniciativa co-dirigida por el vicepresidente de la cadena de suministro , el jefe oficial del IT , y el vicepresidente de Desarrollo de Aplicaciones de Walmart, y el software de la empresa de Cambridge, Massachussetts, y la firma de estrategias Benchmarking Partners. La iniciativa fue llamada originalmente CFAR (pronunciado como Seefar, para los pronósticos y resurtidos colaborativos. Para promover CGAR como un estándar, la evaluación comparativa ha publicado las especificaciones en la WEB e informo a mas de de 250 empresas, entre ellas SEARS, JC PENNEY, cerca de 20 empresas participaron en implementar CPFR.

Después, el estándar fue re titulado CPFR basado en la sugerencia del Vicepresidente de Supply Chain de Procter and Gamble, para acentual el papel de planificar dentro de un proceso de colaboración o participativo.

4.5.2. SISTEMAS COLLABORATIVE PLANNING, FORECASTING AND REPLENISHMENT.

El modelo CPFR presenta los aspectos en los que se centran las industrias. El modelo proporciona un marco básico para el flujo de información, bienes y servicios. Un comprador y un vendedor, como contrapartes, trabajan juntos para satisfacer las demandas de un cliente final, que se ubica en el centro del modelo. En la industria de las cadenas, la cadena normalmente representa el papel de comprador. Cada anillo representa las diferentes funciones dentro del modelo CPFR. El consumidor impulsa la demanda de bienes y servicios, mientras que la cadena es el proveedor de los bienes y servicios. El fabricante suministra a las tiendas de las cadenas con productos como la demanda de producto es impulsada a través de la cadena de suministro por parte del usuario final, siendo el consumidor. En otros segmentos de la industria, tales como los de alta tecnología, los participantes de la colaboración pueden diferir.

Algunos de los procesos principales mostrados en el modelo pueden encontrarse en el segundo anillo que tiene flechas en un patrón circular. Esto se muestra con el acuerdo de colaboración, un plan de negocios conjuntos. El pronostico de ventas, realización de pedidos etc.

Los sistemas CPFR permiten la integración de cada no de los socios en la cadena de valor, ayudando así a la coordinación tanto de los planes como de los programas para la reducción que existe de las variaciones entre el abastecimiento de insumos y productos y las necesidades de la demanda, permitiéndoles compartir los beneficios de lograr ser mas eficientes y eficaces en todos los procesos de la cadena de abastecimiento.

En la siguiente figura podemos plasmar todas las partes que forman parte de la cadena de abastecimiento y que gracias a las informaciones compartidas que es

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como funciona el CPFR se puede lograr mejores practicas en lo procesos de abastecimiento.

Figura 11: Componentes de la cadena de abastecimiento para la implementación de los CPFR.

Fuente: Elaborado por el grupo tomado de Seminario de Especialización Unidad III gerencia de inventario [Consultado el 29/04/09] Con la anterior ilustración podríamos destacar el hecho de que si una empresa implementa el CPFR todos los integrantes de la cadena de abastecimiento logran tener muchos beneficios, empezando desde los proveedores de los productos, una vez este tenga el conocimiento de cuando tenga que abastecer los inventarios de sus clientes este se puede programar mejor sabrá cuantas unidades debe llevarle y se pone de acuerdo con su proveedor de transporte y este también podrá evaluar si tiene las unidades de transporte necesarias para llevar los productos y sino entonces podrá ver este mismo de que manera reacciona y como consigue las demás unidades para transportar la mercancía, y así va en cadena hasta llegar a los distribuidores quienes a través de la implementación de los CPFR podrán ver y realizar mejores pronósticos de sus ventas.

4.5.3 CPFR APLICACIÓN EN LOS NEGOCIOS. Figura 12: Aplicación del CPFR en los negocios.

Fuente: Ilustración elaborada por el grupo [Elaborado el 14/04/09]

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Explicación del grafico: Dentro del sistema CPFR, como lo hemos explicado anteriormente, existe un proceso colaborativo, este puede darse de la siguiente forma.

El productor de materias primas o productos terminados necesita conocer la demanda que el distribuidor tiene de sus productos, con el objetivo de evitar la falta de abastecimiento y perdida de oportunidades de negocio, para eso, implementan un sistema de planeación y comunicación compartida en el cual el productor tiene acceso a conocer los inventarios, rotación, promedio de ventas, picos de venta en la proyección etc.

En el proceso, todas las partes, se organizan determinando los roles que cada una de estas tomara, la responsabilidades y el control que tendrá cada uno en el manejo del proceso. Para la planeación de la demanda y el abastecimiento una vez se conocen los pronósticos de venta del distribuidor y del consumidor final, se determinan cuales son los indicadores que pondrán en alerta a todas las partes involucradas para que estos generen una orden de abastecimiento, el cliente al distribuidor, el distribuidor al productor, todo esto basado en los pronósticos.

La siguiente etapa llamada ejecución, es donde se da la generación de la orden de compra, en esta etapa se dan procesos simultáneos, entre ellos, transporte, producción, almacenaje, compras, con el objetivo que el producto este disponible en el almacén del cliente y listo para venderse. Todo esto debe de estar contemplado en un análisis continuo, en el cual se detectan aquellas fallas que no están contempladas, como las excepciones, producto o demandas no pronosticadas entre otras. Como se puede observar con la implementación del sistema CPFR las empresas podrán tener una relación de socios con sus proveedores construyendo así relaciones flexibles y colaborativas

4.5.3 IMPLEMENTACION DEL SISTEMA.

Figura 10: Pasos a seguir en el proceso de CPFRFuente: Elaborado por el grupo tomado del Seminario de Especialización Unidad III gerencia de inventario [Consultado el 29/04/09]

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El funcionamiento de los CPFR se puede llevar a cabo según el acuerdo de colaboración y un plan de negocios conjuntos, el pronóstico de ventas, realización de pedidos entre las partes involucradas.

Fase 1: Acuerdo entre partes: incluyen la Gestión de las Excepciones, la supervisión activa de la planeación y operación de las condiciones no contempladas, y la determinación del Desempeño, a través del cálculo de las métricas dominantes para evaluar el logro de las metas de negocio, para descubrir tendencias, o para desarrollar estrategias alternativas.

Fase 2: Plan conjunto de negocios: Es necesario primeramente que exista un acuerdo participativo entre todas las partes involucradas y así poder realizar el proceso de fijar las metas de negocio que incumben a la relación comercial, definiendo el alcance de colaboración y la asignación de roles, responsabilidades, puntos de control y procedimientos para atender mayores compromisos. Después de ello, el Plan de Unificación de Negocio identifica los acontecimientos significativos que afectan el abastecimiento y la demanda en el periodo planificado, como por ejemplo, promociones, cambios en las políticas de inventario, cierre o apertura de tiendas, y lanzamiento de nuevos productos.

Fase 3: Pronostico de Ventas: permite establecer un estudio sobre la tendencia de las ventas y su respectivo pronostico de tal manera que les permita mejorarlas por la prevención de agotados, incluyendo las temporadas y las promociones.

Fase 4: Identificar los desacuerdos: es necesario que tanto los clientes y proveedores pongan las reglas claras de los procesos para evitar los desacuerdos y que queden por escrito para evitar confusiones y consultarlas en dado de que se surjan alguna duda.

Fase 5: Resolver los desacuerdos: Ambas partes deben estar satisfechas con lo hablado y acordado para que trabajen de forma conjunta con relación no solo de proveedor- cliente sino relación de socios.

Fase 6: Crear un pronostico de ordenes: En esta fase de debe realizar el pronostico de ventas que proyecta la demanda del consumidor en los puntos de ventas, y en el Planeación de Pedidos/Pronostico, que determina los requisitos de las órdenes y despachos de productos futuros; esto basado en el Pronóstico de Ventas, estado de inventario, tiempos muertos de transito y otros factores.

Fase 7: Generación de ordenes: consiste en la Generación de la Orden, es decir, el proceso de producir, transportar, entregar, y almacenar los productos para que estén listos para el momento de la compra por parte del consumidor final.

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CAPITULO 5

OPORTUNIDADES DE VMI Y CPFR EN LOS NEGOCIOS.

5.1 VENTAJAS Y DESVENTAJAS. En la aplicación de los sistemas VMI y CPFR a los negocios hemos podido determinar que se ven involucrados desde la cadena logística, los proveedores, vendedores y usuarios finales, para los cuales se presentan una serie de ventajas y desventajas en su implementación tal y como lo describimos a continuación:

Tabla 1: Ventajas de los VMI:

Fuente: Tabla elaborada por el grupo tomada de Francisco Javier Muñoz - La gestión de inventarios por el proveedor (Vendor Managed Inventory). Enero-Febrero 2003.

A nivel de la Cadena Logística.

A nivel de Clientes A nivel de proveedores. A nivel de usuarios

finales.

Menores niveles de inventarios a nivel del total de la cadena de abastecimiento.

Mejor entendimiento sobre la demanda de los clientes finales, ayudándole a tener un mejor uso de los recursos.

Tiempos reducidos de reabastecimiento y costos más bajos de inventario.

Crecientes niveles de servicios.

Menos margen Comunicación directa y mejorada con los clientes.

Crear nuevas estrategias a través del establecimiento de fuertes relaciones con la cadena de abastecimiento.

Reducidas rupturas de inventarios.

Crecimiento en las ventas.

Desaparecen los costos de almacenamiento, ya que como el stock le pertenece al proveedor, los costos también.

Asistencia más rápida al vendedor ante su demanda.

Reducción de errores humanos en el ingreso de los datos que se manejen.

Desaparece el costo administrativo derivado de la planificación y generación de pedidos.

Disponer de los datos de venta facilita todas las labores de planificación de la producción, ganando capacidad de reacción y trabajando con datos más fiables.

Con el VMI, el fabricante puede ver la necesidad potencial de un artículo antes de que se pida dicho artículo.

La fidelización del cliente, ya que una vez que se desarrolle y esté instalado un sistema VMI, llega a ser extremadamente difícil y costoso que un cliente cambie de suministrador.

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DESVENTAJAS Y LIMITANTES DEL VMI

Existe una serie de limitantes las cuales podemos determinar como desventajas que pueden surgir en la implementación de los VMI, dichas desventajas pueden surgir en todos los integrantes que componen la cadena de abastecimiento, entre ellas están:

Tabla 2: Desventajas del VMI

Desventajas a nivel General de la implantación del VMI

El éxito de esta implementación de trabajo depende de la relación entre los proveedores y clientes. La falta de confianza en el momento de intercambiar datos puede llevar a practicas ineficientes las cuales pueden expresarse tanto en:

• Invisibilidad del inventario. • Desequilibrio del Inventario.

Costos en inversión de tecnología y de una organización cambiante. Se requiere de información extensa y de información EDI. La perdida del espacio necesario en los estantes del vendedor puede dar lugar a menor atención por parte de los compradores comparado con los competidores que aun no utilizan los VMI. Implantación de sistemas informáticos: La implantación de sistemas de Intercambio Electrónico de Datos conlleva a una automatización de los procesos que debe ser vigilada de cerca para no crear incongruencias entre las bases de datos de las dos partes, y con frecuencia unos costes nada deseables. Creciente vulnerabilidad ante los riesgos no previsibles tales como las huelgas de empleados, huracanes, terremotos, debido a niveles de inventarios bajos. La mayor parte de los beneficios son para el cliente final y para la parte vendedora, mientras que el proveedor hace la mayor parte del trabajo.

Fuente: Tabla elaborada por el grupo tomada de 12 Manage; http://www.12manage.com/methods_vendor_managed_inventory_es.html; [consultado el 04/05/09]

El éxito de los negocios en la aplicación del VMI dependerá de todas las partes implicadas y estas deben entender que existe un proceso de aprendizaje continuo, en el cual los errores ocurrirán, nadie tendrá probablemente un proceso perfecto a partir del primer día, por lo que es necesario ver que exista una aceptación en donde todos los implicados en el proceso entiendan y acepten completamente esta nueva manera de trabajar

Tabla 3: Ventajas de los CPFR

A nivel de la Cadena Logística.

A nivel de Clientes A nivel de proveedores. A nivel de usuarios

finales.

Disminución en los márgenes de Inventarios.

Reducción de deficiencias sobre stocks y por ende de costos de oportunidad.

Eficiencia en la gestión de transporte en cuanto el proveedor podrá realizar una mejor administración en la estrategia de fletes, la consolidación de pedidos menores a un

Gozan de un mejor nivel de servicios.

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Fuente: Tabla elaborada por el grupo tomada de Amece; www.amece.org.mx;[consultado el 05/05/09]

camión lo que le permitirá optimizar la capacidad de carga y las demoras.

Mejora la Exactitud de los pronósticos.

Mayo eficiencia con las promociones

Goza de una colaboración mas profunda con interdependencias, sistemas comunes y procesos.

Obtiene su producto o mercancía en el tiempo y lugar adecuado.

Mantiene una mejor administración de los pedidos.

Aumento de las ventas con un mejor servicio al cliente.

A través de las informaciones compartidas puede anticiparse ante las necesidades de sus clientes, hablando, gestionando y planeando estratégicamente con sus socios, ya sea de transporte entre otros.

Eficiencia en la mano de obra de producción.

Disminución en los niveles de inventario corriente y de seguridad

Eficiencia en los procesos de compras.

Disminución en los costos de almacenaje y financiamiento.

Mayor eficiencia en el control de inventarios.

Disminución de la obsolencia.

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Tabla 4: Desventajas del CPFR. Desventajas a nivel General de la implantación del CPFR

Las aplicaciones pueden diferir de industria a industria.

Los cambios en los procesos internos son difíciles y largos llevan de 6 meses a un año. (Soporte ejecutivo, etc.)

Contiene muchos temas técnicos como la integración de sistemas e interoperatividad en tiempo real)

Vivimos en una sociedad de desconfianza por lo que existe una carencia en la confianza que se le espera brindar en los socios.

Alto costo de poner en práctica los sistemas CPFR

Beneficios difíciles de calcular.

Las políticas pueden llegar a ser un obstáculo en cuanto a compartir información de nivel interno tales como los pronósticos.

Fuente: tabla elaborada por el grupo tomada de 12 manage; www.12manage.com/methods_CPFR_es.html; [consultado el 05/05/09]

5.2 REQUERIMIENTOS DE LA APLICACIÓN DEL VMI Y CPFR EN LOS NEGOCIOS. VMI: Entre los requerimientos de los VMI podemos destacar primeramente un cambio organizacional profundo, este es uno de los mas difíciles de lograr pero con un trabajo en conjunto a nivel organizacional se podrá hacer.

Otro de los requerimientos para la implantación de los VMI es que las asociaciones que se den entre Proveedor-Cliente tienen que ser de tipo gana-gana, donde debe existir una apertura entre las partes involucradas por el intercambio de información desarrollando así vínculos de mayor confianza entre las organizaciones participantes. Se deben incorporar herramientas básicas para la recolección de información sobre las demandas.

CPFR

Para la implementación de los sistemas CPFR es necesario que exista un compromiso a nivel organizacional, dicho compromiso debe de empezar desde los niveles mas altos de la gerencia, formando un cambio organizacional orientado al cliente y con orientación inter-empresarial.

Con la implementación de los CPFR los socios podrán ir viendo claramente cuales serán los beneficios de poder tener una colaboración mas profunda y tendrán una amplia visión de poder realizar una inversión significativa en una mejora de la infraestructura, así como en tecnología para la aplicación de estos sistemas y la capacitación del personal que manejara estos sistemas tecnológicos de información.

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A la vez las relaciones entre los socios no se deterioraran en un futuro próximo, se debe escoger con mucho cuidado a los proveedores puesto que con estos se compartirá información de tipo confidencial y s debe estar seguro que este les entregara los pedido a tiempo. Para la aplicación de los CPFR se requiere aproximadamente de un año o más y se deben realizar constantes reuniones de seguimiento de los procesos y sistemas a emplear.

Lograr la aplicación tanto de los sistemas VMI y CPFR en los negocios dependerá en gran parte del compromiso del personal de la organización, así como también de capacitaciones constantes y de un buen liderazgo.

5.3 LISTA DE IMPLEMENTACION. (Ver anexo-9)

Para hacer nuestra guía de implementación decidimos estudiar como son los procesos de la empresa “OQUIMSA” (Ver anexo 11 sobre generalidades de la empresa), dicha empresa se dedica a la elaboración de productos de limpieza y a la representación de líneas ajenas.

OQUIMSA cuenta con dos tipos de productos que almacenan en sus bodegas, una de ellas es la recepción de productos terminados locales, que son producidos por la fábrica y trasladados directamente al almacén de OQUIMSA, ya que, no puede realizarse ningún tipo de transacción con los productos directamente desde la fábrica, si no hasta que este ingresa en el almacén. El otro tipo de productos que se reciben son los de importación y entre los países de origen de los productos están México, Venezuela, Brasil y Estados Unidos.

Quisimos analizar cuales son los procesos que la empresa lleva actualmente a cabo así como también el uso de los sistemas que esta implementa a la hora de abastecer a sus clientes cuando sirve como proveedor y a la hora de abastecerse la empresa misma cuando juega el papel del cliente, para ello elaboramos una serie de preguntas las cuales se podrán ver con mas claridad en el anexo 9 del presente documento. Así como también, sostuvimos una pequeña entrevista en la cual se nos explico mas a profundidad los diferentes procesos, sobre todo aquellos relacionados con las requisiciones de los productos, y materiales.

Luego de conocer mas sobre las actividades que realiza la empresa, resumimos su situación actual en 4 grandes grupos, de acuerdo a la finalidad de la encuesta y la entrevista con el encargado del área de logística.

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Manejo y control de los inventarios

Operaciones Químicas S.A de CV. A pesar de una empresa que puede ser considerada PYME, conoce la importancia del buen control de sus actividades, entre ellas el manejo y el control de los inventarios, ya que es ahí donde se encuentra gran parte de los activos de la empresa, en la actualidad ellos, utilizan un sistema informático llamado SAE, este sistema según se nos explico viene por módulos, facturación, para ver cuentas por cobrar, modulo de inventarios.

Según comentarios del encargado, un sistema informático para el manejo y control de los mismos es importante, mas importante es que exista el personal capacitado para poder utilizarlo y hacerlo funcionar correctamente, las fallas muchas que se dan de desabastecimiento o de faltantes en algún material no se debe netamente por error informático, mas bien error humano.

Procedimientos

Los procedimientos están claramente establecidos, pero actualmente la empresa tiene ciertos inconvenientes, como por ejemplo:

En el área de procedimientos de compras, por ejemplo de materias primas, de acuerdo a los comentarios, han tenido ciertos inconvenientes, esto causado por errores humanos. La empresa utiliza muchos productos químicos, con diferentes concentraciones, formulas etc. Incluso productos que al ojo humano son iguales físicamente, pero en distinta formula química. Los errores suceden cuando el departamento de producción hace una requisición de materiales y estos erróneamente equivocan el código de la materia prima o de la especificación técnica, la empresa termina recibiendo productos que no necesita, y debido a que los proveedores muchas veces están en el exterior Estados Unidos, Suecia, el retorno o devolución de los mismos es sumamente costoso.

Comunicación

En el área de comunicación, la empresa no tiene muchos problemas, para el caso de los proveedores, utiliza correos electrónicos, faxes, teléfonos, visitas etc. En el área de clientes, existe una visita personal por parte de los ejecutivos, los cuales le dan seguimiento a las necesidades de los clientes.

Tecnología:

En el área de Tecnología, si bien la empresa cuenta con un sistema informático que maneja las distintas operaciones de la empresa, este muchas veces es obsoleto para las necesidades que se van presentando día con día. Ellos tienen el conocimiento que necesitan una mejor planeación para evitar desabastecimiento, y muchas veces esto requiere una inversión tanto en tecnología como en infraestructura y recurso humano.

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CAPITULO 6.GUIA DE APLICACIÓN DE LOS SISTEMAS VMI Y

CPFR.

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1. Estudio y Selección de los proveedores:

Como ya sabemos el VMI es una practica de la cadena de abastecimiento, en donde el inventario es manejado, monitoreado, planificado y gestionado por los proveedores, por lo que si OQUIMSA desea implementar este sistema debe saber que primeramente es necesario hacer un estudio y análisis profundo para seleccionar a sus proveedores, ya que sabe que este no solo será un simple proveedor, sino que tendrán un relación de socios, en donde a este ultimo se le esta confiando información pertinente a las operaciones y gestión de inventario, y según el manejo de estos puede implicar para la empresa perdidas o ganancias. Lo que se pretende con que el proveedor maneje los inventarios, es primero que nada el perseguir el objetivo de servicio al cliente, dicho servicio implica un gran compromiso por parte de los vendedores, ya que los productos deben estar a tiempo en el momento y el lugar adecuado, lo que les hará tener una ventaja competitiva en el mercado ante las demás empresas.

La elección de los proveedores es muy importante para garantizar el buen éxito de la empresa, es de suma importancia que OQUIMSA establezca patrones o perfiles de sus proveedores para así evaluarlos mejor de tal manera que a la hora de escogerlos sepan seleccionar a aquel que llene todas sus expectativas y requerimientos entre los cuales podríamos recomendar primeramente:

• Evaluar distintas opciones: ver lo que la diversa gama de proveedores puede ofrecerle a la empresa.

• Negociar el sistema de pagos: si será al contado a 30, 60, 90 días, o por consignación.

• Evaluar la capacidad de suministro: verificar que el proveedor a elegir tenga la capacidad de abastecer a la empresa cuando lo necesite y así evitar desabastecimientos o costos por entregas tardías, perdida de credibilidad en los clientes, entre otros.

• Evaluar el tipo de tecnología o herramientas que posee este: con el fin de garantizar que los productos o mercancías a entregar son de calidad.

• Determinar las condiciones de suministros: En este punto debe destacarse que si el volumen de pedidos es elevado, habrá que contar con una estrategia de almacenaje o quizá sea más conveniente la opción de un aprovisionamiento gradual, a medida que se precise la mercancía.

2. Elaboración del plan de trabajo para ambas partes:

Después de que OQUIMSA halla seleccionado a su mejor opción y que el proveedor halla adquirido un nuevo cliente, es necesario que antes de que se empiece con el funcionamiento del VMI se establezca un plan de trabajo donde se incluyan con claridad los procesos que se deben realizar, a la vez incluir todo lo que pudiera hacer claridad en el manejo del proveedor y sus obligaciones.

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Se deben establecer reuniones periódicas para el seguimiento del plan de trabajo como las actividades del proveedor, para lo que sugerimos que sea de forma quincenal como mínimo y mensual como máximo, en dicho plan de trabajo se debe incluir cuales son los documentos para exigir pago, la forma de pago, el tipo de abastecimiento, el tiempo de abastecimiento y como se manejaran los incumplimientos y la asignación de responsabilidades.

3. Establecimiento de un compromiso por parte del cliente y proveedor en compartir la información.

Como en todo plan de trabajo debe existir un compromiso por ambas partes en donde se respete el manejo de la información, por lo que recomendamos que se establezca un contrato de confidencialidad firmado por las partes involucradas en el proceso de implementación del VMI.

4. Establecimiento de políticas de órdenes, de riesgos y de recompensas compartidas.

OQUIMSA debe establecer políticas sobre las cuales las personas involucradas en los procesos se puedan basar, además de eso hacer una evaluación de los posibles riesgos que incurrirían, así como de las recompensas que podrían tener, lo que lo relacionamos con el Trade Off evaluar que es lo que mas conviene y tratar de balancearlo para poder tener mejores beneficios.

5. Establecimiento de los sistemas EDI a utilizar.

Para que el funcionamiento del VMI tenga éxito se debe de considerar el tipo de sistemas EDI a utilizar, dichos sistemas tienen que ser capaz de compartir información estática o dinámica, niveles de inventario, planificación, previsiones y documentos de diseño mediante la integración en la web con sistemas especializados como la planificación de recursos empresariales, todo esto que les permita realizar transacciones, el intercambio de ordenes de pedido, facturas, información de envió, etc.

6. Informar al personal sobre las nuevas políticas y herramientas a Utilizar.

Hacer parte activa a los implicados en el proceso del VMI informándoles sobre las nuevas políticas y las herramientas tecnológicas a usar.

7. Capacitar al personal para el uso de los sistemas EDI

Es necesario que para el uso de las tecnologías la empresa capacite a su personal por que de nada serviría que tenga un alta tecnología si las personas involucradas no saben como usarlo, el recurso humanos es muy importante para el manejo de la tecnología ya que esta por si sola no puede llevar a cabo los procesos, por eso se recomienda estar capacitando al personal constantemente en el uso de estas herramienta, para así poder tener una mayor ventaja competitiva y sostenible.

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8. Realizar pruebas intensivas sobre como funcionara el VMI

Antes de la implementación definitivamente de los VMI se deben establecer pruebas pilotos las cuales le pueden permitir a la empresa ver como funcionaria y corregir o eliminar procesos para hacerlos mas eficientes. Se necesita aproximadamente de 6 meses a un año para que se pueda llegar a implementar los VMI y de constantes reuniones para aclarar dudas o realizar ajustes.

9. Implementación del VMI

Una vez aprobada las pruebas y aclarado cada uno de los puntos anteriores, viene la implementación de los sistemas VMI de forma constante.

10. Evaluación y Ajustes del VMI

En la evaluación se debe verificar todos aquellos sistemas manejados por computador tales como; sistemas EDI, de transacciones electrónicas, de comunicaciones, de manejo electrónico de documentos y en general cualquier aplicación que utilice la variable fecha como parámetro para realizar alguna operación.

11. Premiar a los participantes del VMI que manejen el inventario Bien.

Esto con el fin de motivar a las personas involucradas, esto las hará sentirse mejor y realizar un mejor manejo en el manejo de inventarios. Hay que recordar que el personal es clave para el éxito de los procesos.

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Figura 12: Guía de aplicación sistemas CPFR

Fuente: Grafico elaborado por el grupo de trabajo [elaborado el 08/05/09] 1. Analisis y elaboración de un plan de trabajo. Para que todo proceso funcione correctamente es necesario primeramente que la empresa haga un estudio previo de su situación actual en el manejo de la cadena de abastecimiento, y así poder analizar sus puntos débiles y realizar estrategias para mejorarlos. Se recomienda que en esta elaboración del plan de trabajo se establezca un acuerdo de colaboración entre Cliente-Proveedor, tanto en lo que forma parte del pronostico de ventas, la realización de los pedidos, y de establecerlos por escrito, a la vez lo mismo que recomendamos con el VMI se debe establecer hasta donde llega la responsabilidad de cada uno, aclarando lo mejor posible las funciones de cada parte. 2. Estrategia y Planeación. El fin común que deben perseguir las partes involucradas es ganar-ganar, si como proveedor yo atiendo bien a mi cliente en cada pedido que este me realice, estoy logrando que este fidelice conmigo, y silo vemos del punto del cliente al proporcionarle la información correspondiente a los proveedores logre evitar un desabastecimiento el cual si ocurriera me generaría una insatisfacción en mis clientes y perdidas de ventas. En este paso se debe establecer un acuerdo colaborativo de las partes involucradas, estableciendo las metas de negocios, definiendo el alcance de colaboración y la asignación de los roles, las responsabilidades, los puntos de control, y procedimientos para entender mejor los compromisos de cada uno. Todo esto les permitirá unificar mejor los cambios significativos que pueda afectar al negocio como los desabastecimientos y demanda de pedidos no planificados.

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3. Administración de la demanda y Abastecimiento. En este punto la empresa puede canalizar de mejor manera el pronostico de sus ventas que se proyectan con la demanda del consumidor en los diferentes puntos de ventas que este utilice y la planeación de pedidos, lo cual le permitirá al proveedor tener un mayor conocimiento de sus necesidades en el inventario y tomar acción sobre esto para tener a tiempo los pedidos cada vez que tenga un determinado stock el cual debe ser acordado por ambas partes para los días de abastecimiento. Los pronósticos de ventas deben estar basado en los niveles de inventarios que tengan, los tiempos muertos de tránsitos, temporadas de ventas como navidad, día de la madre como por ejemplo que se sabe que las empresas tienen mas demandas, entre otros. 4. Ejecución. Finalmente llegamos a la etapa de ejecución, en la cual se da la generación de ordenes de pedidos, en donde se pueden confirmar los pronósticos de la demanda realizados, el cumplimiento de las ordenes realizadas, y donde se puede evaluar todo el proceso en si desde que se genera la orden de compra, cuando la recibe el proveedor, la puesta en marcha del pedido, el tipo de transporte en el que se entregara, la entrega de este, el almacenamiento en el cual se debe de tener un buen orden de la mercadería de tal forma que este listo para que pueda ser adquirido por el consumidor final. Con esto finalizamos la guía de aplicación recomendada para la empresa OQUIMSA, la cual puede aplicar cualquiera de estos dos sistemas para realizar una buena practica en sus procesos de logística Inbound, a la vez antes de finalizar nuestra investigación invitamos a ver el anexo 12 en donde ponemos el ejemplo de una de las empresas pioneras de estos dos sistemas como es el caso de WALMART. (Ver anexo 12)

ANEXOS

ANEXO-1: Beneficios que brindan los ECR al mercado de productos de consumo masivo. Qué beneficios brinda ECR al mercado de productos de Consumo Masivo?

• La implementación de ECR le permitirá obtener grandes beneficios a su empresa y a sus socios comerciales.

• Mayor satisfacción del consumidor • Reducción del inventario total a lo largo de la cadena • Eliminación de los excesos de costos de producción • Minimización de la fluctuación de cronogramas de producción • Incremento de ventas • Mejores relaciones entre proveedor-retailer • Reducción de los días de inventario. • Reducción de los costos de mantener el inventario. • Mayor rotación. • Disminución de costos operativos y administrativos. • Reducción de los tiempos de reabastecimiento.

ANEXO-2: PROCESO DE COMPRAS

ANEXO-3 IMPORTANCIA DE LA GESTION DE STOCKS

La importancia de la gestión de stocks esta relacionada con las costas que supone su tenencia y con el impacto directo que genera en los resultados de la compañía.

Los stocks inmovilizados son una inversión que tiene la compañía y deben ser valorados periódicamente a través de los métodos incluidos en las normas de valoración contables (FIFO, LIFO, precio medio). La compañía debe tener conocimiento sobre el valor económico de cada tipología de stocks: materia prima, producto en curso, producto terminado y sobre todo calcular el costo financiero de la inversión.

El nivel de existencias es uno de los principales factores a considerar dentro del capital de trabajo. El capital de trabajo o fondo de maniobra, son los recursos necesario que una empresa tiene atrapados en el proceso de transformación para realizar su actividad comercial.

ANEXO-4 TIPOS DE STOCKS

A continuación vamos a hacer una breve descripción de los conceptos básicos relacionados con los stocks:

• Stock Operativo: es el que resulta del reaprovisionamiento del inventario vendido o utilizado en producción.

• Stock de seguridad: es aquel que se dispone para cubrir los incrementos no regulares de la demanda y los retrasos en el suministro de proveedores.

También los stocks o inventarios se pueden catalogar según sean materias primas, productos en curso, productos terminados, productos en embalaje, productos de mantenimiento y productos de distribución:

UBICACIÓN DE INVENTARIOS:

Mercancía en ruta

• Control de recepción

• Transporte interno

• Almacenes

• Material en picking

• Material en espera

• Producto en curso

• Producto en pruebas

• Producto en embalaje

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Una de las claves de la gestión de stocks es el control que se debe de tener en todo momento del stock de luna compañía, no solo de la ubicación sino también del estado del mismo. En sectores como el de fabricación y distribución de software y hardware el disponer de un sistema de control de stocks es fundamental, ya que así disponen de la información necesaria para controlar la caducidad y obsolescencia de sus existencias.

METODOS DE GESTION DE STOCKS

Existen numerosos métodos de gestión de stocks, que abarcan desde los mas simples como los métodos visual de línea en caja, hasta los mas sofisticados que implican la total automatización del sistema sin embargo, lo fundamental no es la utilización de los métodos mas sofisticados, sino la utilización de los mas adecuados al negocio y particularidades de cada compañía.

El método a utilizar varia en gran medida en función de la “memoria histórica” documentada y también disponible, la variabilidad en el comportamiento del aprovisionamiento y de la demanda, a los sistemas de producción y comercialización etc.

A continuación exponemos algunos de los métodos mas utilizados:

• Método Determinista: Consiste en realizar el reaprovisionamiento de existencias para cubrir necesidades y en el momento en que las existencias llegan a un nivel mínimo. Están basados en planes de aprovisionamiento y en forecats de demanda.

• Método Clásico: Consiste en la realización del reaprovisionamiento de existencias en base al cálculo del punto de pedido y del stock de seguridad, incluyendo variables como estacionalidad o variabilidad de la demanda, los lead times etc.

NIVEL MEDIO DE EXISTENCIAS CON HIPOTESIS DE CONSUMO LINEA.

El punto de pedido se refiera aquel nivel de existencias que exige la formulación de un nuevo pedido a fin de satisfacer las necesidades de consumo. Para determinarlo hay que consolidad las existencias físicamente disponibles con los pedidos pendientes de recepción. Cuando el stock de algún artículo disminuya por debajo de este punto debemos considerar la emisión de un nuevo pedido.

Método de Aprovisionamiento Continuo

Es un método que se incluye dentro de los métodos mas sofisticados de gestión de stocks y reaprovisionamiento y de reciente implantación, sobre todo, en el sector de gran consumo. Esta englobado dentro de las soluciones de (EFFICIENTE CONSUMER RESPONSE O RESPUESTA EFICIENTE AL CONSUMIDOR) y consiste básicamente en la realización del reaprovisionamiento en base a los datos de la demanda en los puntos de venta.

1

ANEXO-5 COMPONENTES DEL CAPITAL DE TRABAJO: EXISTENCIAS + SALDO TOTAL DE CLIENTES – DEUDA A PROVEEDORES.

El capital de trabajo, es un indicador de la saluda de los procesos de negocio de toda organización ya que en el se refleja:

• La efectividad en el empleo de los recursos materiales (existencias).

• Los tiempos de respuesta (en base a los periodos de maduración).

De esta manera, por la implicación que tiene el saldo de las existencias en el capital de trabajo, la gestión de inventarios o comúnmente llamada gestión de stocks es una labor de vital importancia.

Por otro lado, la tendencia de existencias tiene un impacto directo y perceptible en los resultados de la compañía ya que una disminución del nivel de existencias, supone una reducción del fondo de maniobra o capital de trabajo, con lo que disminuirá su financiación.

PRINCIPALES DEBILIDADES DE LA GESTION DE STOCKS Actualmente, existen una serie de debilidades o problemas en la gestión de stocks, como las que se detallan a continuación:

1. Nivel de incertidumbre.

• Error en las previsiones

• Variabilidad de los plazos de recepción de productos de proveedores, fabricación etc.

• Cambios en la demanda.

• Cambios en las condiciones del mercado.

2. Infrautilizaciones

• Excesos de producción

• Tamaño del lote de fabricación

• Colchón de tiempo de espera

• Falta de estandarización

• Fallos de planificación

• Excedente de mano de obra.

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3. Ineficiencia administrativa

• Falta de comunicación comercial, gestión de stocks

• Falta de comunicación producción –compras

• Tratamiento de pedidos.

• Error en la definición del nivel de servicio.

• Falta de selección de productos de catalogo.

• Errores de imputación de costes

4. Tiempo de espera entre procesos

• Fallos en la programación

• Fallos en la calidad

5. Buffers de protección

• Cuellos de botella

• Fallos de mantenimiento

• Mermas

6. Exceso de movimiento

• Disposición de planta

• Almacenes saturados

.

3

ANEXO-6 CONTROL DE REABASTECIMIENTO CLIENTE- PROVEEDOR

Fuente: Figura elaborada por el grupo de trabajo;[Elaborado el 31/03/09]

ANEXO 7- COMO FUNCIONA EL VMI EN LAS EMPRESAS El inventario de proveedores Gestionado VMI industria minorista función sobre una base diaria, el minorista organiza las ventas y calcula los datos del inventario para cada artículo y envía esta información a los proveedores según el uso de los datos de actividad de 852 productos de transacción.

Los próximos planes de promoción de productos también pueden ser transmitidos dentro de estos documentos electrónicos. Según el Software que utilicen el fabricante puede calcular el nivel de inventario necesario para apoyar el nivel actual de actividad de ventas y promociones previstas de su cliente. El fabricante (proveedor) crea la correspondiente orden de compra y envía una orden de compra 855 de Reconocimiento a la minorista (cliente). El minorista se alimenta de esta información en su sistema como si se tratara de una orden de compra generado internamente.

Todo el ciclo puede llevarse menos de un día, en comparación con los cuatro a seis días que se tardaban con sistemas antiguos de manejo de inventario del VMI.

Este intercambio electrónico de información sobre el producto permite que todo el proceso avance mucho más rápido que el antiguo sistema basado en papel. Tanto el distribuidor y el fabricante pueden conseguir importantes ahorros de costes debido a la reducción de la cadena de suministro y los niveles de inventario. El minorista necesita menos inventario de existencias de seguridad en su centro de distribución, y el fabricante es capaz de aplicar una mejor programación de la producción para satisfacer la demanda real y, por tanto, llevar menos inventario en su centro de distribución.

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El minorista también se beneficia de un mejor servicio al cliente, la experiencia ha demostrado que los fabricantes pueden a menudo mejorar las previsiones de ventas de sus productos, y que el minorista puede desde el fabricante tener acceso a las actividades de ventas de los mismos productos procedentes de varios minoristas y obtener un mejor panorama de la demanda real y de los resultados de promoción a través de un mercado mucho más amplio.

VMI no solo puede mejorar directamente a la línea inferior de la reducción de los niveles de inventario, sino que también mejora los ingresos de primera línea por la eliminación de existencias, que causan insatisfacción de los clientes, además de la pérdida de oportunidad de venta, además ayuda a la reducción de los costos y ayuda en la toma de decisiones de la cadena de suministro.

ALGUNOS RETOS DEL VMI

Que exista una falta de flexibilidad necesaria para soportar verdaderamente la colaboración entre las empresas en su planificación de estos eventos.

Beneficios de los VMI

Reducción de los costos: La mayor parte de la planificación del inventario se llevará a cabo por el proveedor.

Menos inventario: La mejora de la planificación conduce a reducir los niveles de existencias de seguridad.

Satisfacción: Menos existencias, lo que resulta en una mejor venta y mayor satisfacción al cliente.

Para la organización de venta:

Satisfacción de los clientes: La aplicación de VMI mejora sus procesos y los conduce a una relación más estrecha con las organizaciones de compra, lo que los hace menos propensos a cambiar a un competidor.

Reducción de los inventarios: Mayor visibilidad de la cadena de suministro permite una mejor planificación del inventario.

Reducción de costos: El VMI permite mayor integración de los proveedores y las necesidades de planificación de la producción con resultados de producción más estable y no tener que salir a la "carrera" con las órdenes de pedido.

ANEXO-8 EJEMPLO DE EMPRESAS QUE UTILIZAN EL VMI

• Industrias sensibles al error. Ejemplo sector farmacéutico. • Almacenes múltiples, bienes de consumo rápido. Ejemplo Wallmart. • Productos perecederos. Ejemplo K-Mart. • Componentes valiosos e imprevisibles. Ejemplo Manufactura. • Fuerte competencias (márgenes pequeños). Ejemplo: sector automotriz.

Fuente: 12 manage; http://www.12manage.com/methods_vendor_managed_inventory_es.html; [consultado el 04/05/09]

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ANEXO-9 CHECK LIST. ENCUESTA. Somos alumnos egresados de la Universidad Dr. José Matías Delgado, que actualmente estamos cursando el Diplomado de Especialización en Logística y Redes de Abastecimiento, con el objetivo de alcanzar nuestro grado de licenciatura e Ingeniería.

El presente cuestionario tiene como objetivo evaluar la capacidad de las empresas para poder implementar buenas prácticas con sus proveedores con la aplicación de los sistemas VMI y CPFR.

Los puntos a evaluar son los siguientes:

Control de Inventarios.

Comunicación Proveedor-Cliente.

Tecnología aplicada en los procesos-

Generalidades de la Empresa.

Razón Social: OPERACIONES QUIMICAS S.A DE C.V.

Giro o rubro: FABRICACION DE PRODUCTOS DERIVADOS DEL PETROLEO

Año de Inicio de Operaciones:____1982____________________________

1) ¿Utiliza algún sistema informático, para el manejo y control de sus inventarios?

Si NO

Si su respuesta es No Favor contestar la Pregunta 8.

2) Utiliza usted algún programa de manejo de datos de los siguientes mencionados?

SAP SAE ACCESS

DBASE Informix MYSQL

ORACLE AS400 OTRO

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3) Que beneficios de los siguientes usted considera que ha obtenido por la utilización de un sistema de manejo y control de inventarios:

a) Mejor control en los costos b) Reducción del desabastecimiento c) Planeación del tiempo de reabastecimiento d) Tiempo oportuno de entrega e) Todas las anteriores f) Otros-

___________________________________________________________________________________________________________________

4) Tiene usted algún procedimiento para el manejo de requisiciones de compras?

Si NO

5) Cual de los siguientes medios usted utiliza para enviar las requisiciones de compra a sus proveedores?

FAX

VISITA PERSONAL DE LOS PROVEEDORES

TELEFONO

EMAIL

INTRANET

6) De que forma en la que realiza la negociación de la entrega de sus pedidos

Entregas parciales

Entregas programadas

Entregas variable en el tiempo

Entrega completa

7) De las siguientes políticas de control de inventario cuales son las que aplica a su negocio:

Revisión Continua Cantidad Fija

Revisión Continua Cantidad Variable

Método de Mínimos y Máximos

Inventario de Seguridad

Ninguna de las Anteriores

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8) Cual es la razón por la cual no utilice ningún sistema informático de manejo y control de inventario (subraye su respuesta)

a) Cuestan mucho dinero b) No tengo personal capacitado para manejarlo e implementarlo c) No lo necesito porque manejo pocos productos d) Desconozco la existencia de alguno e) Todos los anteriores f) Otros (especifique)______________________________________

9) ¿Actualmente qué tanto se comunica con sus clientes?

a) A diario b) Cada dos días c) 1 vez a la semana d) Cada quince días e) Mensualmente *Clientes Importantes que manejan volúmenes de productos

10) ¿Actualmente realiza algún tipo de actividades o procesos para conocer las necesidades o requisiciones de sus clientes?

Si No

11) Que tipo de Actividades? En nuestra empresa , realizamos visitas de campo, nuestros vendedores tienen una ruta planificada en la cual se trata de cubrir la mayor parte de los clientes, por la estructura de la empresa, muchas veces no se logra cubrir gran cantidad, por la naturaleza de nuestros clientes es difícil que podamos tener tecnología para un mejor monitoreo de necesidades.

12) ¿Utiliza algún tipo de tecnologías para intercambiar información con sus clientes?

Si No

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ANEXO 11: ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

GENERALIDADES

RESEÑA HISTÓRICA

OPERACIONES QUIMICAS, S.A. DE C.V., mejor conocida por sus siglas “OQUIMSA”, es una sociedad anónima de capital variable fundada en 1982.

OQUIMSA se dedica básicamente a dos actividades:

1. Fabricación y comercialización de productos de limpieza.

2. Representación y distribución de líneas ajenas.

La actividad de comercialización se subdivide en dos áreas: Productos de Consumo Masivo y Productos de Ferretería.

Los objetivos que persigue esta empresa son:

• Ser pieza clave en el desarrollo de productos afines a nuestros canales de distribución.

• Brindar una atención personalizada a nuestras marcas representadas, logrando una buena participación de mercado.

• Lograr un crecimiento sostenido de nuestras marcas, mediante estrategias oportunas e innovadoras.

Y se rige por los valores:

• Honestidad

• Trabajo en Equipo

• Calidad Total

• Mejora Continua

• Agresividad

• Servicio

• Recurso Humano

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MISIÓN

Servir oportunamente las diversas necesidades de nuestros clientes, mediante un trabajo bien coordinado con nuestros proveedores.

VISIÓN

Ser una excelente opción de distribución para los proveedores, en base a una buena capacidad de distribución, atención a las marcas, agresividad comercial y trabajo en equipo.

PROCESO DE RECEPCIÓN

OQUIMSA cuenta con dos tipos de productos que almacenan en sus bodegas; una de ellas es la recepción de productos terminados locales, que son producidos por la fábrica y trasladados directamente al almacén de OQUIMSA, ya que, no puede realizarse ningún tipo de transacción con los productos directamente desde la fábrica, si no hasta que este ingresa en el almacén. El otro tipo de productos que se reciben son los de importación y entre los países de origen de los productos están: México, Venezuela, Brasil, Estados Unidos.

El proceso de recepción de ambos tipos de productos son bastante similares, la diferencias más marcada radica en el documento de descarga que se utiliza y la forma de proceder ante productos averiados. Básicamente la recepción de productos se desarrolla así:

Para productos locales

Paso 1

Ingreso de camión a bodega

Es importante mencionar que la bodega tiene espacio para cargar o descargar un furgón de 48 pies o dos camiones de la flotilla de la empresa a la vez, que por cuestiones de orden no se acostumbra a hacer. El motorista entrega la nota de remisión al encargado del almacén o sus auxiliares, para que procedan a la descarga. Es importante mencionar, que el almacén no cuenta con muelles de carga y descarga; sin embargo, ésta se realiza en un área techada.

Paso 2

Descarga del camión

Se realiza de forma manual, y se descarga producto por producto colocándolo en pallets y estibándolos de manera adecuada de acuerdo al tipo de producto, a su vez, se va contabilizando la cantidad de cajas recibidas en la nota de remisión. En este punto, es importante mencionar que, para el caso de productos locales, la aparición de productos defectuosos es mínima, ya que como es un producto terminado que se traslada desde el punto de producción y que ha pasado por una revisión previa. Sin embargo, en caso de mercancía dañada se anota la observación en la nota de remisión y se coloca en el área de averías.

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Finalmente, posterior a la recepción e identificación de los productos se firma la nota de remisión y el camión se regresa a la fábrica.

Paso 3

Ubicación de productos

Dentro del almacén se encuentran ya identificados las áreas a las que corresponde cada producto; de manera que, se colocan en el área designada de acuerdo al tipo de producto que se recibe.

Paso 4

Alimentación del sistema

Se envía una copia de la nota de remisión con los productos recibidos a contabilidad; aquí el encargado de inventarios es el responsable de ingresar los datos en el sistema. El software utilizado es SAE donde se especifica el código de producto y la cantidad recibida.

PROCESO DE DESPACHO

Facturación: luego del procesamiento del orden de pedidos, se procede a la facturación. Posterior a esto se entregan las facturas al departamento de logística y distribución, los cuales asignan las rutas de acuerdo a su ubicación, volumen y tamaño, designando cada ruta a cada camión de acuerdo al volumen de la misma.

Bodega: el departamento de logística envía copia de factura a bodega para iniciar la preparación de los pedidos. El jefe de bodega se encarga de asignar el espacio físico designado para cada ruta.

En el espacio físico asignado se cargan las paletas, lo que facilita al momento de cargar el camión para el despacho.

Despacho: el despacho de rutas diarias comienza a las 7:30 de la mañana, pero si son rutas fuera del área metropolitana de San Salvador, se cargan un día antes.

Al momento de que el camión esta listo para retirarse, el motorista solicita las facturas originales para verificar el contenido del pedido confrontándola con la copia de factura recibida al momento de cargar el camión.

Distribución: El camión sale con la ruta designada para la distribución del producto.

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ANEXO 12 EJEMPLO DE WALMART APLICANDO LOS SISTEMAS VMI Y CPFR.

¿Cómo aplica Wal-Mart los sistemas VMI? Actualmente Wal-Mart comparte información competitiva con los proveedores, este confía completamente en sus proveedores lo que lo hace obtener un nivel de existencias apropiados en cada una de sus tiendas, utiliza sistemas de información avanzados como el Retail Link System en este sistema están todos los datos de cada una de las categorías de los productos y esta basado en los registros de las ventas realizadas en sus tiendas lo que facilita la transferencia de los datos entre Wal-Mart y sus proveedores. El sistema es a través de internet usa códigos de barras y tecnología RFID para asegurar la exactitud de los datos. Los proveedores a través de estos sistemas saben de los stocks de Wal-Mart y se anticipan para poder entregar la mercadería en un tiempo oportuno y así reabastecer el inventario de las tiendas, dicho inventario es responsabilidad del proveedor Wal-Mart no paga por el inventario hasta que sea vendido a sus clientes; esto reduce grandemente los costos para ellos, trasladándoselos al proveedor. Un ejemplo de esto podríamos destacar a la compañía Kellogg’s, la cual sirve como proveedor de Wal-Mart, esta ultima se encarga de mostrar los productos correctamente y ponerlos a la vista de los clientes, estos mismos pueden estar en posesión del supermercado, pero no es propiedad de este sino hasta que se realiza la venta, lo que equivale a que el supermercado que juega el papel de minorista el cual ayuda con la venta de los productos ya sea a cambio de una determinada comisión o beneficio. Una forma especial de esta comisión es de negocios de exploración basada en el comercio de VMI es que normalmente se aplica, pero no obligatorias que se deben utilizar.

Los vendedores se benefician teniendo un mayor control de la venta de sus productos y a la vez tienen mayores facilidades de poder establecer contacto con un cliente final a través de los minoritas, sobre sus gustos, preferencias y necesidades, los minoristas se benefician de la reducción del riesgo, y la reducción de los gastos de mantenimiento de los productos e inventario, se evitan. Los gastos que están asociados al almacenaje de los productos, tales como la recepción, la ubicación, almacenaje, entrega y los costos administrativos que se incurren a estos, estarán a cargo de los proveedores directamente, ya que la mercancía pertenece a ellos, a pesar de que esten en las instalaciones del minorista.

Fuente: Wal-Mart; http://www.wal-mart-edi.com/focus_on_edi.htm; [consultado el 09/5/09]

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¿Cómo aplica Wallmart los sistemas CPFR?

Wallmart esta considerado como el distribuidor internacional que aporta una mayo eficiencia a través de la tecnología de la información a través de la logística y la aplica mediante su particular filosofía partnership con sus proveedores.

La compañía dispone de un sistema gigante de intranet llamado Retail Link System en este sistemas están todos los datos de cada una de las categorías de los productos y esta basada en cada uno de los registros de las ventas realizadas en cada una de sus tiendas, dicho sistema informatico esta abierto a todos sus proveedores mediante el internet, con el objetivo de desarrollar un partnership llamado CPFR, dicho sistema les obliga a los compradores y vendedores a elaborar previsiones de ventas únicas y que son compartida en las bases de datos de los puntos de venta de Wallmart.

Por ejemplo el Retail Link System esta online para que los proveedores de Asda que es una de las cinco grandes cadenas de Gran Betraña, adquirida en 1999 por Wallmart puedan extraer datos ya sea de transacciones de 10 millones de clientes, así como de 7000 proveedores, y permite cualquier tipo de consulta por internet sobre ventas, unidades, márgenes y previsiones, obteniendo como beneficio la integración de estos sistemas en los sistemas informaticos de gestión de fabricantes y distribuidores.

Fuente Obtenida de : Joan Domenech Castillo-2002-Trade Marketing-Esic