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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA

TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA

OPTAR POR EL TÍTULO DE CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO

TEMA:

“MANUAL DE POLÍTICAS PARA EL CONTROL DEL INVENTARIO EN LA

EMPRESA CALZADO LEON2.”

AUTORES:

LADY JAZMIN QUIRUMBAY GUALE

KRISTEL JACKELINE TENELANDA VILLALA

TUTOR DE TESIS:

CPA. MARIUXI BARRERA ARGUELLO

GUAYAQUIL, ENERO 2018

ii




REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA

FICHA DE REGISTRO DE TESIS/TRABAJO DE GRADUACIÓN

TÍTULO Y SUBTÍTULO:

“Manual de políticas para el control del inventario en la empresa calzado leon2.”

AUTOR/ES:

Quirumbay Guale lady Jazmín.

Tenelanda Villala Kristel Jackeline.

TUTORA: CPA. Mariuxi Barrera Arguello.

REVISOR (A): Ing. Rodrigo López.

INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: Ciencias Administrativas

CARRERA: Contaduría Pública Autorizada.

GRADO OBTENIDO: Contador Público Autorizado

FECHA DE PUBLICACIÓN: N° DE PÁGS.: 110

ÁREAS TEMÁTICAS: Control del inventario.

PALABRAS CLAVES/ KEYWORDS: Manual de políticas, control interno, empresa comercial,

inventario, procesos.

RESUMEN/ABSTRACT: Nuestra investigación fue realizada en el centro de la ciudad de

Guayaquil en la empresa Calzado Leon2, la misma que se dedica a la compra y venta de calzado,

posee dos locales ubicados en el sector centro y norte de la ciudad de Guayaquil. La empresa

presenta algunos inconvenientes en el área de inventarios ya que no existe un adecuado control

en los productos y por tal razón existe gran probabilidad de riesgos con respecto a la mercadería,

el objetivo del presente trabajo de investigación es desarrollar un manual de políticas que genere

un mayor control del inventario en la empresa Calzado Leon2. En la metodología el tipo de

investigación que se aplico fue histórica ya que la investigación se realizó en base a trabajos

anteriores, descriptiva ya que describe las características del proceso a realizar en la

investigación, se utilizó la fórmula de la muestra cuando la población es conocida y la técnica de

entrevista estructurada al personal que labora en la empresa y también se realizó una entrevista a

un auditor externo. Luego se analizó e interpreto los resultados para ayudar a solucionar los

problemas de la empresa, gracias a estos resultados se pudo realizar la propuesta. La tesis es de

ayuda para los locales que posee la empresa ya que permitirá obtener soluciones para mejorar las

actividades en el departamento de inventarios.

N° DE REGISTRO: N° DE CLASIFICACIÓN:

DIRECCIÓN URL:

ADJUNTO PDF SI ( X ) NO ( )

CONTACTO CON AUTOR/ES:

Quirumbay Guale Lady Jazmín

Tenelanda Villala Kristel Jackeline

Teléfono:

0986371443

0989028867

E-mail:

[email protected]

[email protected]

CONTACTO CON LA INSTITUCIÓN

Nombre: Ab. Mariana Zuñiga

Teléfono: 2-690388

E-mail: [email protected]

iii




Certificado Porcentaje de Similitud

Habiendo sido nombrado CPA. Mariuxi Barrera Arguello, tutor del trabajo de

titulación certifico que el presente trabajo de titulación ha sido elaborado por Quirumbay

Guale Lady Jazmín con C.I. Nº 0950622449 y Tenelanda Villala Kristel Jackeline con C.I.

0950539130, con mi respectiva supervisión como requerimiento parcial para la obtención del

título de Contador Público autorizado.

Se informa que el trabajo de titulación: “Manual de políticas para el control del

inventario en la empresa calzado leon2”, ha sido orientado durante todo el periodo de ejecución

en el programa anti plagio PLAGIUS quedando el 5.51% de coincidencia.

---------------------------------------------------------

CPA. MARIUXI BARRERA ARGUELLO

C.I. Nº. 0921357927

iv




Certificación del Tutor

Habiendo sido nombrado CPA. Mariuxi Barrera Arguello, como tutor de tesis de

grado como requisito para optar por el título de contador público autorizado presentado por

los egresados:

Quirumbay Guale Lady Jazmín.

Tenelanda Villala Kristel Jackeline.

Tema: “Manual de políticas para el control del inventario en la empresa calzado

leon2.”

Certifico que: he revisado y aprobado en todas sus partes, encontrándose apto para su

sustentación.

__________________________________

CPA. MARIUXI BARRERA ARGUELLO.

C.I. Nº. 0921357927

E-mail: [email protected]

v




Licencia Gratuita Intransferible y no Exclusiva para el Uso no Comercial de la Obra

con Fines no Académicos

Yo, Quirumbay Guale Lady Jazmín con C.I. Nº 0950622449 y Tenelanda Villala

Kristel Jackeline con C.I. 0950539130, certificamos que los contenidos desarrollados en este

trabajo de titulación, cuyo título es “Manual de políticas para el control del inventario en la

empresa calzado leon2.” son de nuestra absoluta propiedad y responsabilidad Y SEGÚN EL

Art. 144 del CÓDIGO ÓRGANICO DE LA ECOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS,

CREATIVIDAD E INNOVACIÓN*, autorizamos el uso de una licencia gratuita intransferible

y no exclusiva para el uso no comercial de la presente obra con fines no académicos, en favor

de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso del mismo, como fuera pertinente.

-------------------------------------------------- -------------------------------------------------------

QUIRUMBAY GUALE LADY TENELANDA VILLALA KRISTEL

C.I. # 0950622449 C.I. # 0950539130

* CÓDIGO ÓRGANICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS,

CREATIVIDAD E IMNOVACIÓN (registro Oficial n. 899-Dic./2016) Artículo 114.- De los titulares de

derechos de obras creadas en las instituciones de educación superior y centros educativos.- En el caso de las

obras creadas en centros educativos, universidades, escuelas politécnicas, institutos superiores técnicos,

tecnológicos, pedagógicos, de artes y los conservatorios superiores, e institutos públicos de investigación como

resultado de su actividad académica o de investigación tales como trabajos de titulación, proyectos de

investigación o innovación, artículos académicos, u otros análogos, sin perjuicio de que pueda existir relación

de dependencia, la titularidad de los derechos patrimoniales corresponderá a los autores. Sin embargo, el

establecimiento tendrá una licencia gratuita, intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la obra

con fines académicos.

vi




Dedicatorias

Dedico este trabajo en primer lugar a Dios por su inmenso e infinito amor hacia mí,

por ser mi guía e inspirador en cada paso que doy; por haberme llenado de salud y energía

para llegar a este punto final de mi carrera universitaria. A mis padres por haberme apoyado

incondicionalmente en todo el camino, por su dedicación y compromiso en la enseñanza de

valores y principios. A pesar de las adversidades por ayudarme a no rendirme y lograr

superarme cada día para alcanzar mis metas y convertirme en una persona de bien. A mis

hermanos por no dejarme sola y brindarme consejos en mis buenos y difíciles momentos. A

mi novio, por su apoyo incondicional en cada uno de mis proyectos y planes futuros.

También, a mi jefe por haber puesto su confianza en mí y haberme apoyado en todo momento

para mi vida profesional transmitiéndome sus conocimientos para lograr desenvolverme en el

entorno laboral.


Dedico este trabajo en primer lugar a Dios por siempre guiar mi camino en los

momentos difíciles de la vida, agradezco a mis padres por darme la vida, pero sobre todo a mí

amada madre por su infinito amor y apoyo incondicional en todo momento de la vida, a mis

amados hermanos y sobrinos por siempre estar a mi lado apoyándome con sus consejos en

cada etapa de mi vida cada uno, a mis amigos que han estado conmigo en los buenos y malos

momentos.


vii




Agradecimiento

Agradecemos profundamente a Dios por cuidarnos y guiarnos por el sendero correcto

de la vida, por darnos las fuerzas necesarias para superar los obstáculos que se nos han

presentado en la vida. A nuestros padres quienes dieron todo su esfuerzo para ayudarnos a

salir adelante; quienes no se dejaron vencer por las adversidades y nos apoyaron

incondicionalmente al darnos consejos, inculcarnos valores y sobre todo brindarnos su amor.

A nuestros hermanos y amigos quienes nos acompañaron y supieron apoyarnos en momentos

difíciles con buenos consejos. A nuestra tutora por la paciencia y la ayuda que nos brindó

durante todo el proceso de nuestro proyecto. Por último, a la empresa por haber puesto su

confianza en nuestro profesionalismo y haber brindado toda su ayuda para la realización y

terminación de nuestra tesis.



viii




MANUAL DE POLÍTICAS PARA EL CONTROL DEL INVENTARIO EN LA

EMPRESA CALZADO LEON2.

Autores: Lady Jazmín Quirumbay Guale

Kristel Jackeline Tenelanda Villala

Tutor: CPA. Mariuxi Barrera Arguello

Resumen

Nuestra investigación fue realizada en el centro de la ciudad de Guayaquil en la empresa

Calzado Leon2, la misma que se dedica a la compra y venta de calzado, posee dos locales

ubicados en el sector centro y norte de la ciudad de Guayaquil. La empresa presenta algunos

inconvenientes en el área de inventarios ya que no existe un adecuado control en los productos

y por tal razón existe gran probabilidad de riesgos con respecto a la mercadería, el objetivo del

presente trabajo de investigación es desarrollar un manual de políticas que genere un mayor

control del inventario en la empresa Calzado Leon2. En la metodología el tipo de investigación

que se aplico fue histórica ya que la investigación se realizó en base a trabajos anteriores,

descriptiva ya que describe las características del proceso a realizar en la investigación, se

utilizó la fórmula de la muestra cuando la población es conocida y la técnica de entrevista

estructurada al personal que labora en la empresa y también se realizó una entrevista a un

auditor externo. Luego se analizó e interpreto los resultados para ayudar a solucionar los

problemas de la empresa, gracias a estos resultados se pudo realizar la propuesta. La tesis es

de ayuda para los locales que posee la empresa ya que permitirá obtener soluciones para

mejorar las actividades en el departamento de inventarios.

Palabras claves: Manual de políticas, control interno, empresa comercial, inventario,

procesos.

ix




MANUAL OF POLICIES FOR INVENTORY CONTROL IN THE COMPANY

CALZADO LEON2

Authors: Lady Jazmín Quirumbay Guale

Kristel Jackeline Tenelanda Villala

Advisor: CPA. Mariuxi Barrera Arguello

Abstract

Our research was carried out in the center of the city of Guayaquil in the company

Calzado Leon2, the same that is dedicated to the purchase and sale of footwear, has two

locations located in the center and north of the city of Guayaquil. The company has some

drawbacks in the area of inventories as there is no adequate control on the products and for this

reason there is a high probability of risks with respect to the merchandise, the objective of this

research is to develop a policy manual that generates greater control of the inventory in the

Calzado Leon2 Company. In the methodology, the type of research that was applied was

historical since the research was based on previous works, descriptive since it describes the

characteristics of the process to be carried out in the research, the formula of the sample was

used when the population is known and the structured interview technique for the personnel

that works in the company and also an interview with an external auditor. Then the results were

analyzed and interpreted to help solve the company's problems, thanks to these results the

proposal could be made. The thesis is of help for the premises that the company owns since it

will allow to obtain solutions to improve the activities in the department of inventories.

Keywords: Policy manual, internal control, commercial company, inventory,

processes.

x

Tabla de Contenidos

Ficha de Registro de Tesis/Trabajo De Graduación .................................................................. ii

Certificado Porcentaje de Similitud .......................................................................................... iii

Certificación del Tutor .............................................................................................................. iv

Licencia Gratuita Intransferible y no Exclusiva para el Uso no Comercial de la Obra con

Fines no Académicos ................................................................................................................. v

Dedicatorias .............................................................................................................................. vi

Agradecimiento ........................................................................................................................ vii

Resumen .................................................................................................................................. viii

Abstract ..................................................................................................................................... ix

Tabla de Contenidos .................................................................................................................. x

Índice de Tablas ....................................................................................................................... xv

Índice de Figuras ..................................................................................................................... xvi

Introducción .......................................................................................................................... xviii

Capítulo I. El problema .............................................................................................................. 1

1.1. Planteamiento del problema ............................................................................. 1

1.2. Formulación y sistematización de la investigación. ......................................... 4

1.2.1. Formulación. .............................................................................................. 4

1.2.2. Sistematización. ......................................................................................... 4

1.3. Objetivos de la investigación ........................................................................... 4

1.3.1. Objetivo general. ........................................................................................ 4

1.3.2. Objetivos específicos. ................................................................................ 4

1.4. Justificación del proyecto ................................................................................. 5

1.4.1. Justificación teórica. .................................................................................. 5

xi

1.4.2. Justificación metodológica......................................................................... 5

1.4.3. Justificación práctica. ................................................................................. 6

1.5. Delimitación del problema ............................................................................... 6

1.6. Hipótesis ........................................................................................................... 6

1.7. Variables........................................................................................................... 6

Capítulo II. Marco Referencial .................................................................................................. 8

2.1. Antecedentes .................................................................................................... 8

2.2. Marco Teórico ................................................................................................ 10

2.2.1. Auditoría. ................................................................................................. 10

2.2.2. Contabilidad. ............................................................................................ 15

2.2.3. Normas PYMES....................................................................................... 18

2.2.4. Inventario. ................................................................................................ 19

2.2.5. Normas PYMES Inventario. .................................................................... 24

2.2.6. Sistema de control de inventario. ............................................................. 27

2.2.7. Control interno. ........................................................................................ 29

2.2.8. Riesgo. ..................................................................................................... 34

2.2.9. Manual de Políticas. ................................................................................. 35

2.3. Marco Contextual ........................................................................................... 39

2.3.1. Reseña histórica. ...................................................................................... 39

2.3.2. Ubicación geográfica. .............................................................................. 40

2.4. Marco Conceptual .......................................................................................... 42

2.4.1. Departamento de Inventarios. .................................................................. 42

xii

2.4.2. Instructivo. ............................................................................................... 42

2.4.3. Política de inventarios. ............................................................................. 42

2.4.4. Proceso. .................................................................................................... 42

2.4.5. Procedimiento. ......................................................................................... 43

2.4.6. Riesgo. ..................................................................................................... 43

2.4.7. Riesgo Inherente. ..................................................................................... 43

2.4.8. Toma física de inventario......................................................................... 43

2.5. Marco Legal ................................................................................................... 44

2.5.1. NIIF 13 para pymes de inventario. .......................................................... 44

2.5.2. Ley de Régimen Tributario Interno. ........................................................ 44

2.5.3. Las Normas Internacionales de Auditoría................................................ 45

Capítulo III. Marco Metodológico ........................................................................................... 47

3.1. Diseño de la Investigación ............................................................................. 47

3.1.1. Definición de un diseño de investigación. ............................................... 47

3.1.2. Clasificación de un diseño de investigación. ........................................... 47

3.2. Tipo de la Investigación ................................................................................. 51

3.3. Población y muestra ....................................................................................... 52

3.3.1. Población.................................................................................................. 52

3.3.2. Muestra. ................................................................................................... 53

3.4. Técnicas e Instrumentos de Investigación ...................................................... 53

3.5. Análisis de los resultados ............................................................................... 66

Capítulo IV. Propuesta ............................................................................................................. 68

xiii

4.1. Tema ............................................................................................................... 68

4.2. Introducción ................................................................................................... 68

4.3. Descripción de la Propuesta ........................................................................... 69

4.4. Objetivos ........................................................................................................ 70

4.4.1. Objetivo general. ...................................................................................... 70

4.4.2. Objetivos específicos. .............................................................................. 70

4.5. Justificación .................................................................................................... 70

4.6. Misión............................................................................................................. 70

4.7. Visión. ............................................................................................................ 71

4.8. Valores. .......................................................................................................... 71

4.9. Estructura organizacional. .............................................................................. 72

4.10. Flujo Grama. ............................................................................................... 73

4.10.1. Definición. ............................................................................................. 73

4.10.2. Flujo de procedimiento de bodega. ........................................................ 74

4.11. Manual de Políticas para el Área de Inventarios ........................................ 75

4.12. Propuesta para Administración y Control del Inventario ........................... 75

4.13. Toma Física del Inventario ......................................................................... 75

4.14. Flujo Grama sobre la toma física de inventario .......................................... 77

4.15. Documentación y control de inventario ...................................................... 78

4.15.1. Orden de compra .................................................................................... 78

4.15.2. Guía remisión ......................................................................................... 79

xiv

4.15.3. Recepción de inventario ......................................................................... 82

4.15.4. Informe devolución de producto. ........................................................... 83

4.15.5. Tarjeta kardex ........................................................................................ 85

4.16. Modelo de Flujo Grama de Inventario ....................................................... 87

4.17. Manual de Políticas del área de inventarios. .............................................. 88

Conclusiones .......................................................................................................................... 101

Recomendaciones .................................................................................................................. 102

Referencias ............................................................................................................................. 103

Apéndice ................................................................................................................................ 110

xv

Índice de Tablas

Tabla 1 Operacionalización de las Variables ............................................................................ 7

Tabla 2 Clasificación de las Técnicas de Auditoría ................................................................ 14

Tabla 3 Clasificación de los Procedimientos de Auditoría ..................................................... 15

Tabla 4 Variables a Considerar para Calificar una Empresa como PYMES .......................... 19

Tabla 5 Asiento Contable sobre el Deterioro del Valor de los Inventarios. ............................ 27

Tabla 6 Tipos de Sistemas de Control del Inventario. ............................................................. 28

Tabla 7 Elementos del Control Interno. ................................................................................... 32

Tabla 8 Características del Control Interno. ............................................................................ 33

Tabla 9 Componentes del Riesgo de Auditoría. ..................................................................... 35

Tabla 10 Clasificación del Diseño de Investigación Documental. .......................................... 50

xvi

Índice de Figuras

Figura 1. Objetivos generales de la Auditoría ......................................................................... 12

Figura 2. Funciones de la Auditoría ......................................................................................... 13

Figura 3. Definición de contabilidad ....................................................................................... 16

Figura 4. Objetivos de la contabilidad ..................................................................................... 17

Figura 5. Tipos de Inventario ................................................................................................... 22

Figura 6. Definición de inventario según las normas .............................................................. 24

Figura 7. Clasificación del costo de los inventarios ................................................................ 25

Figura 8. Definición sobre deterioro del inventario. ................................................................ 26

Figura 9. Ejemplo sobre perdida por deterioro del Inventario ................................................. 27

Figura 10. Objetivos del control interno .................................................................................. 31

Figura 11. Ventajas de un manual de políticas ........................................................................ 38

Figura 12. Matriz de Calzado León 2 ...................................................................................... 40

Figura 13. Sucursal de Calzado León 2 ................................................................................... 41

Figura 14. Clasificación de un diseño de investigación ........................................................... 48

Figura 15. Tipos de investigación ............................................................................................ 51

Figura 16. Organigrama de la empresa Calzado león 2 ........................................................... 72

Figura 17. Modelo de flujo grama ........................................................................................... 73

Figura 18. Flujo de procedimiento de ingreso de inventario a bodega .................................... 74

Figura 19. Flujo Grama para la toma física de inventario. ...................................................... 77

Figura 20. Orden de Compra ................................................................................................... 79

Figura 21. Guía de Remisión ................................................................................................... 81

Figura 22. Recepción de Inventario ......................................................................................... 83

Figura 23. Informe devolución de producto ............................................................................ 84

Figura 24. Método de valoración PEPS ................................................................................... 86

xvii

Figura 25. Flujo grama de Inventario ...................................................................................... 87

xviii

Introducción

Nuestro trabajo de investigación tiene como objetivo desarrollar un manual de

políticas para el control del inventario en la empresa Calzado Leon2 y de esta manera

minimizar los riesgos inherentes que en la actualidad afectan a la compañía.

Para realizar nuestro análisis nos enfocamos en el área contable-operativa de la

bodega ya que su fortaleza es el inventario y al detectarse que existe la falta de control

aumentan los riesgos, por lo tanto, se debe establecer un control idóneo para dicha área.

Nuestra investigación apunta a conseguir una mejor revisión, registro y valoración del

inventario desde su ingreso hasta su salida, con la que se pueda tener precios actualizados,

los empleados conozcan procedimientos adecuados para el tratamiento del inventario a su

arribo a las bodegas, disminuir errores que se producen al momento de la codificación y la

empresa pueda minimizar los riesgos referentes a robo o destrucción de productos, evitando

costos y gastos innecesarios que conlleven a un resultado económico desfavorable para la

empresa.

Este trabajo denominado “Manual de Políticas para el Control del inventario en la

empresa Calzado León 2” consta de los siguientes capítulos: En el capítulo I, se plantea la

problemática actual de la empresa Calzado Leon2, el objetivo general, específicos y sus

variables; en el capítulo II desarrollamos el marco referencial que consta de conceptos y

teorías relacionadas al control del inventario, así como también se da a conocer aspectos

generales acerca de la empresa; en el capítulo III se detallará el marco metodológico, el cual

contempla las técnicas e instrumentos de recolección de datos y posterior análisis de los

resultados. Y, por último, en el capítulo IV se planteará la propuesta, se hará referencia a las

conclusiones y recomendaciones del tema de investigación.

1

Capítulo I. El problema

1.1. Planteamiento del problema

Las compañías a nivel mundial logran optimizar sus niveles de costos, gastos, ventas,

utilidad y desempeño económico mediante el control de todos sus recursos a través de

manuales de políticas. A medida que el tiempo pasa se acrecienta la necesidad e importancia

de usar herramientas administrativas que permitan a las empresas determinar su sistema de

trabajo, aumentar la tecnología, fortalecer su liderazgo y enfoque competitivo. Un control de

inventarios dentro de una empresa constituye la forma de establecer de manera adecuada y

oportuna la existencia de mercadería disponible para cumplir sus metas de ventas y objetivos

empresariales para satisfacer necesidades de clientes, consumidores e incluso empleados y

socios.

Desde la antigüedad los egipcios y demás pueblos, acostumbraban almacenar grandes

cantidades de alimentos para ser utilizados en tiempos de sequía o calamidad, desde allí nace

el problema con el control del inventario, como una forma de hacer frente a los periodos de

escasez que asegurarán la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales;

siendo esta forma de almacenamiento lo que motivó la existencia de un control sobre todos

los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir.

Uno de los puntos más importantes en una compañía es el control del inventario

mediante el uso de un manual de políticas que expliquen de manera detallada procedimientos

para evitar errores que se suelen cometer en diferentes áreas, o, detectar fallas que se

presentan con regularidad. (Martínez Gonzalez, 2006) Afirma “un manual de políticas es un

documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración que es

probable que se presenten en determinadas circunstancias”, es decir comprende lineamientos

que sirven de marco de referencia a la compañía incluyendo toda la información referente a la

organización (antecedentes, estructura orgánica, descripciones de cargos, funciones).

2

También, constituyen un instrumento técnico que incorpora información importante sobre el

uso de recursos materiales y tecnológicos para el desarrollo de los procedimientos,

actividades y tareas rutinarias.

En Ecuador José Rosero Director Ejecutivo del INEC afirma que “el 89,6% de las

compañías establecidas en el país son microempresas, siendo el comercio el sector más

predominante con el 39%” (INEC, 2014). Esta fuerte participación en el mercado comercial

confirma el peso que las PYMES tienen como motor productivo en el país, sin embargo,

enfrenta una serie de desafíos como los avances tecnológicos, inadecuado manejo de recursos

y manuales de políticas, constante amenaza competitiva y la crisis económica actual del país.

Es importante conocer que la base de toda empresa comercial es la compra y venta de

bienes y servicios, por lo tanto, el uso y funcionamiento del inventario permitirá mantener un

control oportuno y conocer al final del ejercicio contable un estado fiable sobre la situación

económica de la empresa. Esto se puede lograr mediante el uso de un manual de políticas, ya

que, en las empresas el inventario es controlado en base a la experiencia de sus trabajadores

los mismos que son pieza importante en el logro de sus objetivos, sin embargo, con el paso

del tiempo sus beneficios disminuyen debido a la alta dependencia de la organización con

dichos empleados.

Calzado Leon2 es una empresa comercial dedicada a la compra y venta de calzado. La

sucursal está localizada al norte de la ciudad de Guayaquil. Desde los inicios de sus

actividades sus objetivos son ofrecer al cliente el mejor calzado con la mejor calidad y a un

costo accesible.

En la actualidad se ha evidenciado que existen deficiencias en los procesos para el

control del inventario, estos problemas han ocasionado que sus resultados reflejen pérdidas

durante los últimos años, así también el cierre de un local y despido de personal. Las

3

consecuencias originadas por la falta de manuales adecuados de políticas se describen a

continuación:

El principal agravante se genera mediante el deterioro del calzado que queda en stock

durante largo tiempo lo cual ocasiona daños en el producto debido al tipo de material de

fabricación. Una vez que esto ocurre y dependiendo del grado de defecto, el calzado es

puesto al costo inicial, es decir, se vende a un precio menor al costo, otros se entregan por

donación o sencillamente se pierden.

Adicionalmente existen deficiencias en la metodología para la adquisición del

inventario. El personal antiguo es el encargado de realizar todo el proceso de adquisición

hasta colocar el calzado a la venta rigiéndose en base a su experiencia, es decir, no existe

planificación en la gestión de compras y recepción del inventario, provocando retraso y

pérdida de tiempo en la ejecución del trabajo lo que ocasiona errores en la codificación y no

disponer de suficiente stock para la venta. Por otro lado, la empresa no dispone de cámaras de

seguridad lo cual ha provocado el hurto y pérdida de inventario.

Una vez que se han expuesto los agravantes que tiene la compañía por la falta de un

manual de políticas para el control del inventario, la elaboración y ejecución del mismo

proporcionara beneficios a la entidad ya que con ello se lograra disminuir significativamente

hurtos, perdida por deterioro, evitar errores en la codificación y mejorar los procesos de

compra y recepción de mercancías. Consideramos que este manual es de vital importancia

para que la empresa logre desarrollar métodos viables para mejorar procesos, desde que se

realiza el pedido hasta poner el calzado a la venta, además servirá como referente para el

personal nuevo que ingresa a la organización ya que en él se explicarán y detallarán todos los

procedimientos y tareas a seguir en cada departamento.

4

1.2. Formulación y sistematización de la investigación.

1.2.1. Formulación.

¿Qué beneficios proporcionará a la empresa Calzado Leon2 el desarrollo de un

manual de políticas para el control del inventario?

1.2.2. Sistematización.

a. ¿Qué se debe hacer para mejorar el tratamiento del inventario en la empresa

Calzado Leon2?

b. ¿Cómo beneficiará al recurso humano y a los propietarios el control del inventario

en la empresa?

c. ¿Cómo determinar políticas y procesos para el control del inventario en la

empresa?

1.3. Objetivos de la investigación

1.3.1. Objetivo general.

Desarrollar un manual de políticas de control del inventario en la empresa Calzado

Leon2 para mejorar la eficiencia en el control de la mercadería y minimizar sus

riesgos inherentes.

1.3.2. Objetivos específicos.

a. Analizar el proceso actual del control de inventario.

b. Instruir al recurso humano para el control del inventario en la empresa Calzado

Leon2.

c. Determinar las políticas necesarias que se ajusten a las necesidades de la empresa

y que contribuyan a reducir anomalías presentes en el tratamiento del inventario

en la empresa Calzado Leon2.

5

1.4. Justificación del proyecto

Nuestra investigación en la empresa Calzado león2 tiene el propósito de mejorar el

tratamiento del inventario para evitar los problemas que se han presentado de manera

constante y que cada día afectan más en sus operaciones diarias. Para lograr mejorar los

procesos y procedimientos es necesario un manual de control del inventario que le permita la

utilización de métodos eficientes para realizar las transacciones y mantener la información

actualizada para la correcta toma de decisiones.

Con nuestra investigación pretendemos ayudara la empresa para crear lineamientos,

procesos y políticas que le permitan un eficiente control y por lo tanto un resultado

satisfactorio a sus objetivos gerenciales.

1.4.1. Justificación teórica.

Nuestra investigación se basa en conceptos teóricos y fuentes verídicas que

proporcionen información a la investigación.

Un manual de control en una empresa sirve para detallar como se debe realizar una

actividad de manera específica, en este caso un manual de control para el inventario ayudara

a los trabajadores a saber cuáles son los procedimientos a seguir al momento de recibir,

codificar, valorar y almacenar el inventario.

1.4.2. Justificación metodológica.

Se establecerá un conjunto de directrices que permitirán conocer cuáles son las

falencias existentes en el proceso del inventario, se utilizará el método no probabilístico,

donde todos los individuos tienen las mismas oportunidades de ser seleccionados; ya que el

estudio de investigación se aplicará a un grupo determinado y no se realizara de manera

aleatoria. De esta manera se obtendrá un análisis de los resultados con el fin de presentar una

posible propuesta al problema encontrado.

6

1.4.3. Justificación práctica.

El presente trabajo investigativo se justifica por la necesidad de la empresa de poseer

un manual de políticas de control del inventario que permita un registro diario actualizado

con los códigos correspondientes sobre la existencia en sus almacenes, el mismo que

facilitará a los empleados alcanzar su meta diaria estimada y tener una satisfacción por parte

del cliente al momento de recibir la mercadería.

1.5. Delimitación del problema

Nuestra investigación se realiza en la empresa Calzado Leon2 localizada en la

provincia del Guayas, cantón Guayaquil. La matriz está ubicada en las calles 10 de agosto y 6

de marzo dentro del centro comercial Sánchez Local 10; y, la sucursal se encuentra en el

centro comercial parque california 2.

Está dirigida al desarrollo de un manual de políticas para el control del inventario, la

cual se sustentará con teorías y conceptos debidamente justificados.

1.6. Hipótesis

Si se desarrolla un manual de políticas para el control del inventario en la empresa

Calzado Leon2, ayudará a mejorar la eficiencia en el proceso de control del inventario y

minimizar sus riesgos inherentes.

1.7. Variables

a. Variable independiente: Manual de políticas.

b. Variable dependiente: Mejorar la eficiencia en el control del inventario.

7

Tabla 1

Operacionalización de las Variables

VARIABLES DEFINICION

CONCEPTUAL DEFINICION OPERATIVA DIMENSIONES INDICADORES ITEMS O PREGUNTAS INSTRUMENTOS TECNICA

Manual de

Políticas

Documento en el cual

su objetivo es integrar

de forma adecuada

normas y actividades

que se deben ejecutar

para que se opere de

acuerdo a las

necesidades de la

empresa; además, sirve

de guía en la inducción

de nuevos empleados y

ayuda en la toma de

decisiones.

Manual: instrumento administrativo

que contiene en forma explícita,

ordenada y sistemática información

sobre objetivos, políticas y

procedimientos de los órganos de

una empresa.

Parámetros de

dimensión

Capacitación del

personal ¿Existe personal capacitado?

ENTREVISTAS CUESTIONARIO

Segregación de

funciones

¿Existe segregación de

funciones?

Política: actividad orientada en

forma ideológica a la toma de

decisiones de un grupo para alcanzar

ciertos objetivos.

Cumplimiento de

los objetivos

¿Existe un manual de políticas

que permita a la empresa

cumplir sus objetivos

establecidos?

Planificación en la

ejecución de los

procesos

¿Existe una planificación

adecuada antes de realizar o

ejecutar los procesos?

Eficiencia en el

control del

inventario.

Actividad que debe

realizar la compañía

para tener una

visibilidad confiable

del mismo, para tomar

mejores decisiones

además de reducir

costos, evitar faltantes

y así ofrecer un mejor

servicio a tu cliente.

Eficiencia: capacidad de lograr en

cuestión con el mínimo de recursos

en el menor tiempo posible.

Respuestas de

clientes

Entrega del

producto en la

fecha establecida

¿Existe un control al momento

de recibir la mercadería?

ENTREVISTAS CUESTIONARIO

Control: mecanismo preventivo y

correctivo adoptado por la

administración de la empresa que

permite la oportuna detección y

corrección de desviaciones e

ineficiencias en el curso de la

ejecución y evaluación de las

acciones.

Revisión del

inventario durante

el proceso de

recepción

¿Existe un pleno conocimiento

de los procedimientos que

deben de seguir los bodegueros

en el proceso de recepción del

inventario?

Inventario: producto tangible

ampliamente utilizada que se

comercializan en el mercado de

efectivo o intercambio de futuros.

Verificación del

producto antes de

la venta

¿Se considera que el lugar

donde se encuentra el

inventario almacenado cuenta

con las medidas de seguridad

correspondiente?

Nota: Descripción de las variables dependiente e independiente producto de la investigación realizada.

8

Capítulo II. Marco Referencial

2.1. Antecedentes

Con la finalidad de realizar este proyecto se revisó algunos trabajos de investigación

sobre manuales de políticas para el control del inventario, el cual nos permitirá formar un

mejor criterio al momento de plantear la propuesta a nuestro trabajo investigativo.

(Llerena & Velastegui, 2012) En su tesis denominada “Elaboración de un manual de

políticas y procedimientos de control interno en el área de inventarios de Prime-time

Comunicaciones Cía. Ltda.” (pág. i) Presentó como objetivo general “realizar un estudio que

permita conocer de qué manera influye la carencia de manual de políticas y procedimientos

de control interno del área de inventario de la empresa Prime-time Comunicaciones Cía.

Ltda.” (pág. 5), obtuvo como solución o conclusión que con “la implementación de este

manual mejorará las tareas y funciones del área de inventarios de la empresa y mermará las

pérdidas, se podrá obtener beneficios como reportes gerenciales, tomas físicas confiables y

una cartera de producto actualizada.” (pág. xv). Esta investigación nos ayudara para la

elaboración de nuestra tesis porque nos permite conocer que con el control de inventarios

permite supervisar cada movimiento contable dentro de las actividades de y comercialización,

al tener inventarios controlados y correctamente administrados nos permite obtener

información confiable para una adecuada toma de decisiones.

(Alvarez, 2012) en su investigación “Elaboración del manual de política, normas y

procedimientos para las operaciones en el manejo del producto en la unidad del puesto de

ventas de Zamorano” diseño como objetivo general definir las políticas, normas y

procedimientos para orientar las acciones, facilitar la capacidad y evaluación del desempeño

y al mismo tiempo que cada uno de los colaboradores tenga claro cuál será su función y su

responsabilidad en cada uno de procedimientos llegando a la conclusión que este puesto de

venta puede perfeccionar sus procesos y que al optimizar el proceso del inventario se

9

solucionan todos los problemas que estén relacionados a los trabajadores. También que es

necesario invertir en seguridad ya que mejoraría el servicio y la atención al cliente, esta

investigación se relaciona con el presente proyecto, por lo tanto, nos serviría como guía

porque indica cuales son los lineamientos a seguir para un manual de inventarios dentro de la

organización.

(Resabala & Peralta, 2016) En su proyecto propone “la elaboración de un manual de

procedimientos en la ferretería Fercomar para el control de inventario que sirva en la toma de

decisiones; la solución a los problemas y conflictos en el ambiente laboral” (pág. 3). Esta

investigación se enfoca en conocer:

Cada uno de los procesos del control de inventario, desde el momento en que llega la

mercadería; quien la recibe; el traslado a bodega, el encargado de la revisión, prueba y

registro de los productos, emperchar en el área correspondiente y etiquetar cada uno

de los productos dirigidos a bodega y para muestra; hasta que se entrega el producto

al cliente de acuerdo a lo que necesite o demande; (pág. 6).

Así mismo, busca resolver los problemas que genera la falta de control del inventario,

con la finalidad de introducir una nueva cultura organizacional, mejorar el clima

organizacional, aumentar el rendimiento laboral para que el talento humano pueda dar

un buen servicio al cliente y a su vez aumentar el rendimiento de la empresa. (pág. 12)

Esta investigación se rige más al desenvolvimiento del personal involucrado en el

proceso del inventario y cuáles serían los roles y procedimientos a seguir para el correcto

manejo de la mercadería. (Resabala & Peralta, 2016)

Estas investigaciones anteriormente expuestas contribuyen como un aporte importante

para la ejecución de esta tesis denominada “ Manual de políticas para el control del

inventario en la empresa Calzado Leon2” ya que nos permite analizar información enfocada

a la aplicación de políticas para mejorar el control interno del inventario lo cual nos permitirá

10

plantear soluciones eficaces a los inconvenientes presentados en la empresa porque nos

permite conocer cuáles podrían ser los procedimientos a seguir para poder minimizar los

riesgos que existen actualmente y atenuar cualquier problema que se pueda presentar en el

futuro.

2.2. Marco Teórico

2.2.1. Auditoría.

La auditoría desde sus inicios se basaba en la verificación de los registros contables

observando la exactitud del mismo comprobando la información con las pruebas de lo

ocurrido. Su importancia es reconocida desde los tiempos más remotos, y en la actualidad su

campo de acción se ha ido extendiendo, siendo reconocida como un examen, revisión y

verificación de todos los registros e información contable para determinar la razonabilidad de

las cifras que muestran los estados financieros.

2.2.1.1. Definición.

La auditoría juega un papel de vital importancia en toda empresa ya que consiste en

un examen que se realiza a los registros contables y las operaciones para determinar si la

razonabilidad, autenticidad y veracidad de la información presentada en los estados

financieros se han realizado de acuerdo con los principios, políticas y normas establecidas; y

de esta manera expresar soluciones, mejoras o sugerencias que ayuden a la empresa a tomar

decisiones administrativas y financieras. (Tapia, Guevara, Castillo, Rojas, & Leonardo, 2013)

Afirman:

La palabra auditoría reconoce su origen etimológico en el latín auditio cuyo

significado es “audición”, ya que los primeros Auditores solo escuchaban los

informes contables por parte de sus auditados.

Esta actividad fue creciendo en la medida en que las actividades comerciales y

empresariales se fueron haciendo más complejas, siendo así que en los países

11

anglosajones fue empleada como to audit para designar la actividad de inspeccionar

en forma critica los estados contables. En el siglo XX empezó a aplicarse la

denominación de auditoría en América Latina a lo que hasta entonces se llamaba

revisión de cuentas, para luego extenderse a toda tarea de control.

El termino auditoria, en su acepción más amplia, significa:

a. Revisión sistemática de una actividad o de una situación para evaluar el

cumplimento de las reglas o criterios objetivos a que aquéllas deben someterse.

b. Revisión y verificación de las cuentas y de la situación económica de una empresa

o entidad. (pág. 3)

2.2.1.2. Importancia de la auditoria.

La importancia de la auditoria surge a través de sus inicios con la revolución

industrial donde su enfoque era identificar el fraude; a través del tiempo el campo de acción

fue cambiando hasta convertirse en una herramienta indispensable para el control de los

lineamientos propuestos por la administración de la empresa para asegurar el adecuado

funcionamiento todas las áreas.

Según Fundación Universitaria Iberoamericana (FUNIBLOGS, 2014) gracias a las

auditorías se puede identificar los errores cometidos en la organización y se puede

enmendar a tiempo cualquier falla en la ejecución de la estrategia, para tomar medidas

que permitan retomar el rumbo correcto en la empresa.

La mayoría de empresas pequeñas no tienen la obligación de hacer auditorías y no le

dan importancia. Sin embargo, una auditoría ayuda a las empresas a optimizar sus

operaciones y lograr importantes ahorros de costos. Es necesario realizar una auditoría

cuando existen evidencias de gastos excesivos, incumplimiento de proyectos, quejas

de los clientes, alta rotación de recursos humanos y cuando los resultados se alejan de

los que la empresa espera. (FUNIBLOGS, 2014)

12

2.2.1.3. Objetivos de la auditoría.

Figura 1. Objetivos generales de la Auditoría

Se describen los principales objetivos de la auditoria. Adaptado de “Prezi”, por Prado Francisco (02 de

septiembre de 2016).

El objetivo de la auditoria consiste en apoyar a los miembros, directivos, gerentes de

una empresa en el control del desempeño de sus actividades, ayudando en el análisis,

evaluación, recomendación, asesoría e información de los hechos y acontecimientos

registrados.

2.2.1.4. Funciones de la auditoria.

Una auditoría cumple con la función de asegurar la veracidad de la información que

una empresa muestra en los estados financieros, adecuado manejo de sus recursos y si las

operaciones están alineadas y cumplen con los procedimientos y objetivos establecidos a

través de una persona independiente que es el auditor. A continuación, se mencionan las

principales funciones de la auditoria:

13

Figura 2. Funciones de la Auditoría

Se identifican las principales funciones de la auditoria en base a extractos tomado de varias fuentes de

investigación sobre auditoria y su función en las empresas.

2.2.1.5. Técnicas y procedimientos de auditoría.

Las técnicas y los procedimientos de auditoría se encuentran relacionados entre sí, las

técnicas son las herramientas que el contador utiliza para obtener evidencia y emitir sus

opiniones y conclusiones, y los procedimientos son el conjunto de las técnicas de

investigación que se aplican a una partida o a un grupo de hechos en los estados financieros.

“Es decir, las Técnicas son las herramientas de trabajo del Auditor, y los Procedimientos es la

combinación que se hace de esas herramientas para un estudio en particular” (Alatrista

Gironzini, 2015).

14

Tabla 2

Clasificación de las Técnicas de Auditoría

Técnicas de auditoría

Estudio General

Apreciación y juicio de las características generales de la empresa,

cuentas u operaciones de los elementos más significativos para elaborar

las conclusiones.

Análisis

Estudio de los distintos componentes individuales que forman parte de

un todo. Se aplica concretamente al estudio de las cuentas o partidas de

los estados financieros.

Inspección

Verificación física de los recursos materiales y registros sobre las

operaciones de la empresa, se aplica a las cuentas cuyos saldos tienen

una representación material.

Confirmación

Validación por parte del Auditor como persona ajena a la empresa, de la

autenticidad de un saldo, hecho u operación, en la que participo y por la

cual está en condiciones de informar con legalidad sobre ella.

Investigación Recopilación de datos e información mediante entrevistas o

conversaciones con los funcionarios y empleados de la empresa.

Declaraciones y

Certificaciones

Formalización de la investigación realizada por el auditor, cuando, por

su importancia, resulta conveniente que las afirmaciones recibidas deban

quedar escritas (declaraciones) y en algunas ocasiones certificadas por la

autoridad (certificaciones).

Observación

Inspección personal por parte del auditor sobre los hechos y

circunstancias relacionadas con las operaciones para verificar como se

realizan en la práctica.

Cálculo

Verificación de las correcciones aritméticas de aquellas cuentas u

operaciones que se determinan fundamentalmente por cálculos sobre

bases precisas.

Nota: Análisis de cada una de las técnicas de auditoría con su respectiva definición. Tomado de AUDITOOL

Red Global de Conocimientos en auditoría y control interno, por (Alatrista Gironzini, 2015).

15

Tabla 3

Clasificación de los Procedimientos de Auditoría

Procedimientos de auditoría

Procedimientos

de control

Son diseñados por el auditor con el objeto de conseguir evidencia

razonable, que permita comprobar si los controles internos son

aplicados de forma correcta. El auditor deberá asegurarse de su

existencia, efectividad y continuidad.

Procedimientos

sustantivos

Son diseñados por el

auditor con el objeto de

conseguir evidencia

relacionada con la

integridad, exactitud y

validez de las

transacciones, saldos de

cuentas e información

financiera auditada. Se

dividen en:

Procedimientos analíticos: se refiere al

análisis de la razonabilidad de los saldos

presentados en los componentes de los

estados financieros, ya sean estos

subgrupos, cuentas o subcuentas

contables.

Procedimientos de detalle: consiste en la

validación del saldo de un movimiento o

registro contable, donde el auditor debe

comprobar las operaciones aritméticas

que hayan generado el registro contable y

validar el monto registrado, cuando

aplique.

Nota: Análisis de la clasificación de los procedimientos de auditoría adaptado de “Prezi” por (Flores, 2016).

Obtenido de https://prezi.com/74iojtu3uliq/procedimientos-de-auditoria-sustantivos-y-de-control/

Las técnicas y los procedimientos de auditoría son recursos que el auditor utiliza para

la obtención de evidencia suficiente y adecuada; por ende, deben ser de conocimiento general

para todo auditor, ya que le permitirá revalidar las pruebas encontradas durante la realización

del examen.

2.2.2. Contabilidad.

La contabilidad inicia con el descubrimiento de los españoles, quienes realizaban el

control de las cuentas por cobrar y pagar mediante el sistema de partida simple el cual

determinaba cuanto era el monto de todo lo que poseían y el total de sus deudas obteniendo

de esta manera el capital retenido, ganancias o pérdidas, realizando las respectivas

comparaciones del capital actual con el anterior.

16

2.2.2.1. Definición de la contabilidad.

La contabilidad surge por la necesidad de tener un control sobre las actividades y

operaciones diarias de la empresa, es decir registrar las transacciones, clasificar y resumir de

manera significativa los eventos económicos, para obtener información y esta sea

suministrada a los usuarios para la toma de decisiones. Es decir, “La contabilidad es la

ciencia que estudia el patrimonio y las variaciones que en él se producen” (Rey Pombo,

2016).

Figura 3. Definición de contabilidad

Descripción del proceso para definir la contabilidad. Adaptado de “ACFI” (Auditores, Contadores y Consultores

Financieros). Obtenido de http://www.auditoresycontadores.com/contabilidad/

En la figura se define a la contabilidad como el registro diario de todos los

documentos legales autorizados por el SRI mediante transacciones ya sea manual o a través

de sistemas contables para obtener un registro de los movimientos de la empresa para

alcanzar los resultados del ejercicio de un determinado periodo, y así conocer si la empresa

tiene estabilidad, solvencia y capacidad financiera para hacer más efectiva la toma de

decisiones.

2.2.2.2. Objetivos de la contabilidad.

Desde que apareció la contabilidad su objetivo general ha sido suministrar

información sobre hechos o eventos económicos, financieros y sociales ocurridos en una

17

empresa de manera ordenada y sistemática para conocer los resultados y tomar decisiones

acertadas que permitan el logro de las metas u objetivos establecidos por el mismo.

El objetivo de la contabilidad es proporcionar información a: Dueños, accionistas,

bancos y gerentes, con relación a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio

deba a terceros, las cosas poseídas por el negocio. Sin embargo, su primordial

objetivo es suministrar información razonada, con base en registros técnicos, de las

operaciones realizadas por un ente privado o público. (C.P. Garate Rdz., 2012)

Figura 4. Objetivos de la contabilidad

Se describen los objetivos de la contabilidad en base a la información suministrada por la empresa y se

clasifican en administrativo y financiero. Adaptado de Blogspot por Garate Aracely. (12 de enero de 2012).

2.2.2.3. Importancia de la contabilidad.

La contabilidad ha sido muy útil desde tiempos inmemorables ayudando al hombre a

llevar un orden sobre las actividades económicas y el adecuado manejo de los recursos y el

dinero. En la actualidad la utilización de la contabilidad es indispensable para todas las

empresas ya que les permite obtener información para administrar y controlar las ganancias,

realizar presupuestos y tomar decisiones económicas; constituyendo así, “el elemento más

importante por cuanto permite conocer la realidad económica y financiera, su evolución, sus

tendencias y lo que se puede esperar de ella, … permite tener un conocimiento y control

absoluto de los recursos y tomar decisiones con precisión” (Gerencie.com, 2013).

18

La contabilidad es una de las mejores herramientas que se tiene para conocer las

operaciones y funcionamiento de la empresa; obteniendo la posibilidad de realizar mejoras,

detectar falencias y permitir al empresario tomar mejores decisiones y anticiparse a eventos

difíciles. (C.P. Garate Rdz., 2012) Afirma “La contabilidad es de gran importancia porque

todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y

financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio”.

2.2.3. Normas PYMES.

Las normas pymes son aquellos lineamientos dirigidos a las pequeñas y medianas

empresas para ayudar en la elaboración y presentación de los estados financieros, y poder

tomar decisiones mediante la presentación de información que sea comparable, veraz y

confiable.

2.2.3.1. Definición de Normas PYMES.

La NIIF para las PYMES es una norma desarrollada por el Consejo de Normas

Internacionales de Contabilidad (International Accounting Standards Board) IASB el 2003

debido a la demanda existente de pequeñas y medianas empresas a nivel mundial y fue

publicada el 9 de julio del 2009.

Una información financiera confiable, comparable y de alta calidad es de vital

importancia para prestamistas, proveedores, clientes, agencias calificadoras, capitalistas de

riesgos e inversionistas para la correcta toma de decisiones. “Las NIIF para las PYMES

establecen los requerimientos de reconocimiento, medición, presentación e información a

revelar que se refieren a las transacciones y otros sucesos y condiciones que son importantes

en los estados financieros con propósito de información general” (nicniif.org, 2015).

Mediante Resolución No. SC. Q. ICI. CPAIFRS.11.01 publicada el 12 de enero del año 2011,

indica que para efectos del registro y preparación de estados financieros, la Superintendencia

19

de Compañías califica como PYMES a las personas jurídicas que cumplan las siguientes

condiciones:

Tabla 4

Variables a Considerar para Calificar una Empresa como PYMES

Variables Valores

Activos totales Inferiores a US $ 4,000,000

Valor Bruto de Ventas Anuales hasta US $ 5,000,000

Personal Ocupado Menos de 200 trabajadores.

No estar inscrito en el registro de mercado de valores

No debe ser constituyente u organizador de un contrato

fiduciario

Nota: Variables para calificar una empresa como PYMES en Ecuador según Resolución No. SC. Q. ICI.

CPAIFRS.11.01 publicada por la Superintendencia de Compañías Las cifras son basadas en los estados

financieros del año anterior. Promedio anual ponderado.

2.2.3.2. Objetivo de Normas PYMES.

La NIIF para PYMES tiene como objetivo dar a conocer lineamientos en respuesta a

la fuerte demanda que existe sobre las pequeñas y medianas empresas y su necesidad de

presentar correctamente la información financiera, dichos objetivos se ajustan a las

necesidades sobre la información que requiere un prestamista, inversionistas u otros usuarios

de los estados financieros de las PYMES para conocer principalmente información los flujos

de efectivo, de liquidez y solvencia. “El objetivo esencial de las NIIF para PYMES es

establecer los parámetros de medición, revelación y presentación de las operaciones de una

Pyme en los Estados Financieros” (SERRANO, 2011).

2.2.4. Inventario.

El uso y manejo nace desde que el hombre empezó a usar los recursos existentes en la

tierra, muchos pueblos antiguos almacenaban alimentos para usarlos en tiempos de sequias y

lograr subsistir; en la actualidad se ha ido complejizando más dado que las condiciones del

mercado cambian continuamente en base a la competitividad, dinamismo y complejidad,

manejando los inventarios en sistemas o variados métodos, para llevar un control de las

20

existencias dentro de la organización. Representa un recurso importante en la empresa ya que

está conectado con la actividad económica de la misma, por ello es indispensable conocer y

diferenciar con claridad sus definiciones, importancia y clasificación.

2.2.4.1. Definición de Inventario.

El inventario tiene diferentes definiciones dependiendo la naturaleza en el cual se

desenvuelve la empresa sea comercial, industrial o de servicios.

La base de toda empresa dedicada a la compra y venta de bienes y servicios es el

inventario, tiene un papel fundamental dentro del proceso de producción en una industria, y

en relación con los costos y las finanzas representa un activo o efectivo en forma de material.

De esta manera, para las empresas que se dedican a la compra y venta el inventario tiene un

valor particular que siempre se muestra en la parte del activo en el estado de situación

financiera, mientras que desde el punto de vista financiero obtener menos cantidad de

inventario representa un mejor uso del efectivo.

El inventario es uno de los elementos más representativos del grupo de los activos de

una empresa, y se encuentra tanto en el estado de situación financiera como en el estado de

resultado integral. (MATA, 2015) Afirma:

Los inventarios también denominado existencias: se conocen aquellos elementos

patrimoniales unidos íntimamente a la actividad económica de la empresa y que tiene

una naturaleza circulante, lo que significa que son bienes en constante movimiento de

entradas y salidas, por lo que, generalmente, es necesario llevar un inventario

permanente para su control.

Se trata, por tanto, de activos almacenables de naturaleza circulante, bien destinados a

la venta o bien destinados a ser transformados en el proceso de producción. La

permanencia en la empresa de estos activos, es generalmente, inferior a la de un

ejercicio económico. (pág. 72).

21

2.2.4.2. Importancia del Inventario.

El inventario es de suma importancia para la economía de una empresa, el orden,

control y vigilancia del mismo permitirá reducir costos y tiempo al momento de ejecutar

procesos tantos comerciales o de producción en una industria, permitiendo lograr una mejor

satisfacción y obtener un nivel óptimo de rentabilidad, además, permite a la empresa

desenvolverse en el mercado, hacer frente a la competencia al disponer de suficiente

mercadería para satisfacer la demanda de sus clientes generando ganancias para la empresa,

dando a notar que se están ejecutando adecuadamente todos los procesos y se están

cumpliendo los objetivos propuestos. (CORREA ZEA, 2015) Afirma:

Es muy importante que las empresas tengan su inventario atentamente controlado,

vigilado y ordenado, dado a que de éste depende el proveer y distribuir

adecuadamente lo que se tiene, colocándolo a disposición en el momento indicado.

Sin duda alguna, para cualquier tipo de empresa se hacen necesarios los inventarios

dado a que la base de todas las organizaciones consiste en la compra y venta de bienes

y servicios, haciéndose necesaria la existencia de los inventarios, los cuales le van a

permitir tener control de la mercadería y a su vez generar reportes de la situación

económica de la empresa. Las ventajas de usar los inventarios adecuadamente son:

a. Facilidad al momento de informar a la producción o cliente lo que se tiene, esto

permite rápidamente despachar las órdenes urgentes, garantizar a los clientes un

buen servicio y credibilidad a la hora de las negociaciones.

b. Facilidad al cumplir los plazos de entrega del servicio que se presta, insumos o

artículos a suministrar.

c. Tener claridad de la materia prima disponible. (CORREA ZEA)

22

2.2.4.3. Tipos de Inventarios.

Cada empresa trabaja con diferentes tipos de inventarios que varían en función de su

utilidad, naturaleza y necesidades, para ello es necesario examinarlos en relación a su

variedad y cantidad, agruparlas de acuerdo a cada una de sus características, con el fin de

agilizar su control. La empresa, también debe estar pendiente del movimiento o retraso del

mismo, para lograr transformaciones oportunas en cuanto a la necesidad que cada artículo

posea.

Figura 5. Tipos de Inventario

Clasificación de los inventarios según su uso y movimiento, proceso productivo y según su obtención. Tomado

de Blog por MANENE LUIS. (08 de agosto de 2012).

Existen diferentes tipos de materiales y mercaderías que una empresa dispone para

realizar sus actividades, por ende, mantener un control adecuado facilita su incorporación a

los procesos organizacionales. Los inventarios se clasifican de la siguiente manera:

1. Según su uso y movimiento: Son materiales de uso cierto y constante que deben

existir permanentemente en los almacenes, su renovación se regula en función del

consumo y tiempo de demora en contar con ellos. Se dividen:

23

a. Materias Primas: materiales utilizados para hacer los componentes del

producto terminados.

b. Componentes: partes o sub-montajes que se incorporan al producto final.

c. Materiales obsoletos: materiales declarados fuera de uso, que no tienen

movimiento o posibilidades de consumo, por haberse dejado de utilizar en la

empresa.

d. Materiales para consumo y reposición: combustibles, lubricantes, aceites,

productos de limpieza, repuestos y productos de mantenimiento, material de

oficinas.

e. Embalajes y envases: pallets, cajas, jaulas, bastidores u otros tipos de

contenedores necesarios para el transporte y manutención en condiciones

adecuadas.

2. Según el proceso productivo: son los artículos que se originan en las fases de

fabricación y salen de la línea de producción; es decir son los productos que

fabrica la empresa. Se pueden descomponer en:

a. Productos en curso de fabricación: materiales y componentes que están

experimentando transformaciones o esperando su proceso de fabricación.

b. Productos semi-terminados: Son aquellos que han sufrido ya parte de las

operaciones de producción cuya venta no tendrá lugar hasta no completar el

proceso productivo.

c. Productos terminados: son los artículos finales destinados bien al consumo

final, o a su utilización por otras empresas.

d. Existencias sobrantes: aquellos artículos que estando en buen estado no son

necesarios. Deben salir del almacén, devolviéndolo al proveedor o tirándolo

evitando ser abandonados indefinidamente en el almacén.

24

e. Subproductos: De carácter accesorio y secundario a la fabricación principal. Se

incluyen los residuos obtenidos en los procesos de fabricación.

3. Según su obtención: Son artículos adquiridos en el extranjero y productos

nacionales por medio de la subcontratación. (MANENE, 2012).

2.2.5. Normas PYMES Inventario.

El inventario es una cuenta que pertenece al grupo del activo. En las empresas que se

dedican a actividades comerciales, minoristas o mayoristas la cuenta se denomina

inventarios, es decir, el producto terminado listo para la venta; y en las empresas productoras

usan materias primas para el proceso de producción el cual incluye la mano de obra y otros

gastos indirectos para obtener el producto terminado.

La sección 13 de las NIIF para PYMES establece los principios para el

reconocimiento y medición del inventario; su objetivo principal es prescribir el tratamiento

contable aplicado al inventario de productos terminados, inventario de productos en proceso

y al inventario de materia prima.

2.2.5.1. Definición de inventario según la norma.

Figura 6. Definición de inventario según las normas

Representación gráfica sobre la definición de inventario según NIIF para PYMES Sección N° 13 Inventarios

(pág. 84).Por International Accounting Standars Boards (IASB), (2016).

El inventario se reconoce en el activo corriente, su función principal es proporcionar

beneficios económicos para la empresa, representa la mercadería que existe en el almacén

25

valorada al costo de adquisición, costo de transformación y otros costos, para su venta o

actividades de producción. Además, es importante su manejo y control oportuno ya que

permitirá a la empresa reconocer de manera confiable la situación financiera de la empresa al

final del periodo contable.

2.2.5.2. Medición del inventario.

Para la contabilización del inventario es fundamental el importe que debe reconocerse

como un activo y aplazarse hasta que dichos costos se carguen a los resultados. Una empresa

debe medir los inventarios al menor valor entre el costo y el precio de venta estimado menos

los costos de terminación y venta.

2.2.5.3. Costo del inventario.

Para lograr un manejo efectivo de los inventarios es indispensable realizar un análisis

a los costos que se incurren para poder proporcionar un control eficaz de las existencias y

ofrecer un mejor servicio a los clientes. Una entidad debe incluir en el costo de los

inventarios todos los costos de compra, transformación y otros costos en los cuales se hayan

incidido para darles su condición y ubicación actual.

Figura 7. Clasificación del costo de los inventarios

Clasificación de costo de los inventarios según NIIF para PYMES Sección N° 13 Inventarios. (págs. 84-86 por

International Accounting Standars Boards (IASB), (2016).

26

El costo de adquisición comprende el precio de compra, aranceles de importación u

otros impuestos, transporte y otros costos aplicables directamente en la obtención de

mercaderías, incluyendo la deducción de descuentos, rebajas y otras partidas similares; el

costo de transformación está relacionado directamente con las unidades de producción, es

decir, mano de obra directa, costos indirectos de producción (aquellos que permanecen

constantes independientemente del volumen de producción, como la depreciación y

mantenimiento), costos variables (aquellos que se alteran casi o directamente con el volumen

de producción alcanzada, como los materiales y la mano de obra indirecta, que hayan sido

aplicados para la transformación de la materia prima en productos terminados); y, otros

costos en los cuales se haya incurrido para darle su condición.

2.2.5.4. Deterioro del valor de los inventarios.

La norma establece que una empresa debe evaluar al final de cada periodo sobre el

que se informa si los inventarios han sufrido deterioro por daños, obsolescencia o precios de

venta decrecientes. Por lo cual, si el importe en libros no es totalmente recuperable la

empresa debe realizar una comparación con el precio de venta menos los costos de

terminación y venta. Esta reducción se reconoce inmediatamente en los resultados del

periodo.

Figura 8. Definición sobre deterioro del inventario.

Concepto integro sobre el deterioro del valor de los inventarios.

A continuación un ejemplo sobre el deterioro del valor de los inventarios:

Una empresa dedicada a la venta de computadora al final del periodo sobre el que se

informa, registra en su importe en libros un costo de $600. El precio de venta esperado de

este equipo es de $500 y hay que pagar $100 al vendedor por concepto de comisión.

27

Figura 9. Ejemplo sobre perdida por deterioro del Inventario

Cuando el importe en libros es mayor al valor neto realizable existe un valor por perdida por deterioro del

inventario.

El costo de la computadora fue de $600, el precio de venta estimando menos los

costos de terminación y venta $400, conforme a lo que estipula la norma es necesario realizar

un ajuste al inventario por $200 ya que el menor valor entre los dos fue el valor neto

realizable, este valor se reconoce en el resultado del ejercicio y su registro contable es el

siguiente:

Tabla 5

Asiento Contable sobre el Deterioro del Valor de los Inventarios.

Detalle Debe Haber

Gasto por deterioro de inventario (pérdida)

Inventarios

P/R Gasto por pérdida por deterioro del

inventario.

$200.00

$200.00

Nota: Asiento contable sobre el deterioro del valor del inventario al final del periodo sobre el que informa de

acuerdo a la Sección N° 27 Deterioro de valor de los activos NIIF para PYMES.

2.2.5.5. Reconocimiento como gasto del periodo.

De acuerdo a la Norma cuando los inventarios se vendan, la empresa deberá

reconocer el importe en libros como gasto del periodo donde se reconozcan los

correspondientes ingresos de actividades ordinarias.

2.2.6. Sistema de control de inventario.

El control de los inventarios a través de un sistema es de vital importancia para toda

empresa ya que le permite a la administración ahorrar tiempo y dinero, ya que le permite

realizar un control cada determinado tiempo, conteos físicos para determinar con exactitud la

28

cantidad de inventario disponible y cuanto es el costo de los productos vendidos, y así

obtener información actualizada sobre la mercadería. (Sauceda Bedoya, 2015) Afirma:

En términos contables el inventario refleja la existencia física de la mercancía,

materia prima, productos semi-terminados o terminados que tiene una empresa en un

lugar y fecha determinada. Para llevar el control de los inventarios existen los

sistemas de inventarios, que pueden ser: Global, Analítico o pormenorizado o

Perpetuos.

Tabla 6

Tipos de Sistemas de Control del Inventario.

Sistemas de control del inventario

Sistema de

inventarios

Global

Permite llevar un

registro contable del

inventario inicial,

compras, devoluciones o

descuentos en compras,

ventas y el inventario

final.

Se obtiene como resultado

en forma global la utilidad

o pérdida por las ventas de

las mercaderías

respectivamente.

Permite determinar la

existencia en el almacén, la

utilidad o pérdida por las

ventas realizadas mediante el

análisis del inventario físico.

Sistema

analítico

Permite conocer detalles

del valor de cada uno de

los elementos que

participan en la

operación de compra

venta del inventario.

Las cuentas son:

Inventarios, compras,

gastos sobre compras,

descuentos y/o

devoluciones sobre

compras, ventas,

descuentos y/o

devoluciones sobre ventas.

Al final del ejercicio, las

cuentas de gastos sobre

compras, descuentos y/o

devoluciones, se traspasa a la

cuenta de compras para

determinar junto con el

inventario inicial y el

inventario final, el costo de

ventas.

Sistema de

inventarios

perpetuos

Permite conocer el valor

de la mercadería en

existencia a una fecha

determinada, sin

necesidad de realizar un

inventario físico.

Los registros se realizan a

través de las tarjetas de

almacén (kardex) o

mediante un sistema

automatizado que

determina el saldo que

tiene el inventario y las

existencias

correspondientes.

Se debe realizar el registro

contable cuando la cuenta de

inventarios aumenta o

disminuye básicamente por las

compras netas realizadas o por

las ventas efectuadas,

respectivamente. Estas cuentas

son: Almacén, costo de ventas,

ventas.

Nota: En la tabla se realizó un breve análisis de los tipos de sistemas para el control del inventario. Tomado de

Clickbalance por (Sauceda Bedoya, 2015) Obtenido de https://clickbalance.com/blog/contabilidad-y-

administracion/.

29

2.2.7. Control interno.

Toda empresa debe tener un control interno eficiente que le permita enfrentarse a los

rápidos cambios del mundo en la actualidad.

El control interno debe convertirse en una parte esencial de la cultura organizacional,

donde la administración, directivos y trabajadores en general tienen la responsabilidad de que

se cumplan y funcionen efectivamente para ayudar a minimizar los riesgos que impidan el

cumplimiento de las metas establecidas.

2.2.7.1. Definición.

El Control Interno es un proceso llevado a cabo por el consejo de administración, la

dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de

proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos

relacionados con las operaciones, información y el cumplimiento. (Instituto de

auditores Internos de España, 2013).

Cada empresa tiene como objetivo el cumplimiento de su misión, por ende, los

directivos y la administración deben desarrollar estrategias para lograrlos, identificar los

riesgos para reducirlos y cumplir la estrategia propuesta.

Un control interno permitirá controlar los riesgos que puedan afectar el cumplimiento

de los objetivos, reduciéndolos a un nivel aceptable, proporcionando razonables garantías

para que las empresas puedan mantener y mejorar su rendimiento, además origina la gestión

de riesgos en todos los niveles de la empresa, establece pautas para la toma de decisiones de

los directivos tanto para el control de los riesgos y la asignación de responsabilidades,

contribuye a la optimización de recursos para aumentar la rentabilidad; y, mejora la

comunicación dentro de la organización.

30

2.2.7.2. Importancia del control interno.

La importancia de un control interno se ha ido incrementando con el paso de los años,

se establece en función a la complejidad de la empresa, encargándose de la organización de

los procedimientos y necesidades del mismo, resguardar y proteger los activos; y, verificar la

eficiencia, productividad y custodia en las actividades de la empresa.

El tamaño de la Empresa no es un factor que delimitará la importancia del sistema ya

que en organizaciones donde existe un solo dueño el cual toma decisiones, participa

en la operación y requiere de un sistema contable, así como de contar con un sistema

de control interno más adecuado para esta. Además, indica que el contar con un

Control Interno adecuado a cada tipo de empresa permitirá maximizar la utilización

de recursos con calidad para alcanzar una adecuada gestión financiera y

administrativa, para obtener mejores niveles de productividad; también ayudará a

contar con recursos humanos motivados, comprometidos con su organización y

dispuestos a brindar al cliente servicios de calidad. (González Cristóbal, 2014)

2.2.7.3. Objetivos del control interno.

Según COSO el control interno está diseñado con el fin de proporcionar un grado de

seguridad razonable en el logro de los objetivos en cuanto a eficacia y eficiencia de las

operaciones, confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de las leyes,

normas y reglamentos que sean aplicables dentro del mismo.

31

Figura 10. Objetivos del control interno

Según el marco integral de COSO se establecen tres categorías de objetivos, que permiten a las organizaciones

centrarse en diferentes aspectos del control interno adaptado de PwC & Instituto de auditores Internos de

España. (Mayo de 2013). Obtenido de http://doc.contraloria.gob.pe/Control-Interno/Normativa

2.2.7.4. Elementos del control interno.

Los elementos del control interno son aquellos que se necesitan para lograr los

objetivos y mejorar la estructura organizacional de la empresa y están integrados por cinco

componentes.

32

Tabla 7

Elementos del Control Interno.

Elementos del control interno según COSO

Entorno de

control

Conjunto de normas, procesos y estructuras constituidas para desarrollar el

control interno de la organización.

Incluye la integridad, valores éticos de la organización; los parámetros que

permitan desarrollar responsabilidades de supervisión; el proceso para

desarrollar y retener a profesionales competentes; y las medidas de

evaluación del desempeño y compensación para incentivar la

responsabilidad por los resultados del mismo.

Evaluación

de riesgos

Implica un proceso dinámico e iterativo para identificar y evaluar los

riesgos que afecten el logro de los objetivos.

La dirección debe definir los objetivos operativos, de información y de

cumplimiento, con suficiente claridad y detalle para permitir la

identificación y evaluación de los riesgos con impacto potencial en dichos

objetivos.

Requiere que la dirección considere el impacto que puedan tener posibles

cambios en el entorno externo e interno del negocio, y que puedan

provocar que el control interno no resulte efectivo.

Actividades

de control

Acciones establecidas a través de políticas y procedimientos que

contribuyen a garantizar que se lleven a cabo las instrucciones de la

dirección para mitigar los riesgos que afecten los objetivos.

Se ejecutan en todos los niveles de la entidad, en las diferentes etapas de

los procesos de negocio, y en el entorno tecnológico.

Según su naturaleza, pueden ser preventivas o de detección, abarcan una

serie de actividades manuales y automatizadas, tales como autorizaciones,

verificaciones, y revisiones del desempeño empresarial.

Información

y

comunicación

La información es necesaria para que la entidad pueda llevar a cabo sus

responsabilidades de control interno y soportar el logro de sus objetivos.

La comunicación es el proceso continuo e iterativo de proporcionar,

compartir y obtener la información necesaria.

Actividades

de

supervisión

Las evaluaciones continuas están integradas en los procesos de negocio en

los diferentes niveles de la entidad y suministran información oportuna.

Las evaluaciones independientes se ejecutan periódicamente, pueden

variar en alcance y frecuencia dependiendo de la evaluación de riesgos,

efectividad de las evaluaciones continuas y otras consideraciones de la

dirección.

Los resultados se evalúan y comparan con los criterios establecidos por los

reguladores o la dirección y el consejo de administración, y las

deficiencias se comunican a la dirección y al consejo según corresponda.

Nota: Análisis de los cinco componentes integrados del control interno según COSO. Adoptado de PwC &

Instituto de auditores Internos de España. (Mayo, 2013). Obtenido de http://doc.contraloria.gob.pe/Control-

Interno/Normativa

33

2.2.7.5. Características del control interno.

Un control interno eficiente ayuda a cada empresa enfrentarse a los continuos cambios

que existen en el mundo en la actualidad, tanto los altos directivos como los demás niveles de

la empresa tienen la responsabilidad de cumplir cada uno de los lineamientos y objetivos

establecidos.

El control interno debe orientarse a promover todas las condiciones necesarias para

que el equipo de trabajo dé su mayor esfuerzo con el fin de lograr los resultados deseados, y

para la efectividad esto depende de ciertas características que permitirán obtener una mayor

certeza sobre el logro de los objetivos de la empresa.

Tabla 8

Características del Control Interno.

Principales características del control interno

Es un proceso o medio Para lograr los objetivos de la empresa.

Genera un grado de responsabilidad

Dirigido a todos los miembros de la empresa para

establecer, mantener, perfeccionar y cumplir

adecuadamente las metas establecidas.

Proporciona operaciones eficaces y

eficientes.

A través de las actividades y tareas desarrolladas

por la empresa.

Facilita la consecución de los

objetivos

De una o demás áreas u operaciones de la

empresa.

Aporta un mayor nivel de seguridad

razonable

En relación con el logro de los objetivos

establecidos.

Fortalece la autoridad y

responsabilidad de los colectivos

laborales

Mediante el logro del liderazgo, autocontrol de

todos los empleados de la empresa.

Previene el fraude Ayuda a desalentar y detectar el fraude en la

empresa.

Nota: Se describen las principales características del control interno que permiten a las empresas desarrollar un

mejor funcionamiento y vigilancia de sus operaciones, cumplir sus metas y objetivos establecidos.

34

2.2.8. Riesgo.

Todas las empresas deben identificar los riesgos para el logro de sus objetivos. La

meta principal de una empresa es proteger el valor de sus activos por ende la administración

debe considerar todos los factores para encontrar una solución y tomar las medidas necesarias

para responder a estos. Los riesgos deben ser identificados con claridad, deber ser íntegro y

completo. (Galaz, Yamazaqui, Urquiza, Ruiz, S.C., 2015) Afirman que el “Riesgo es el

impacto y la probabilidad de que una amenaza (o de una serie de eventos) puedan afectar de

manera adversa la consecución de los objetivos”.

2.2.8.1. Evaluación del riesgo.

En la actualidad las empresas sufren severos escenarios impredecibles y riesgosos

independientemente de su tamaño y complejidad. Su estabilidad y efectivo funcionamiento

depende de los procedimientos que se ejecuten para anticipar las amenazas y enfrentarlas.

Una evaluación de riesgos se convierte así, en un punto prioritario a efecto de lograr una

alineación adecuada entre el cumplimiento de los objetivos institucionales y los peligros,

contingencias e inseguridades imperantes en el entorno. Se define como un proceso dinámico

e interactivo orientado a identificar y gestionar los riesgos para garantizar la consecución de

los objetivos.

2.2.8.2. Riesgo de Auditoría.

Un riesgo de auditoría es aquel que existe en todo momento, una empresa debe

evaluar el riesgo de auditoría para obtener una mayor comprensión del control interno y los

procedimientos que se llevan a cabo dentro de la misma. Se refiere al riesgo de emitir una

opinión de auditoría inadecuada cuando los estados financieros han sido elaborados en forma

errónea de una manera importante, y se divide en tres componentes: riesgo inherente, riesgo

de control y riesgo de detección.

35

Tabla 9

Componentes del Riesgo de Auditoría.

Componentes Definición

Riesgo inherente

Tiene ver exclusivamente con la actividad económica o

negocio de la empresa, independientemente de los sistemas

de control interno que allí se estén aplicando.

Entre los factores que llevan a la existencia de este tipo de

riesgos esta la naturaleza de las actividades económicas,

volumen tanto de transacciones como de productos y/o

servicios, además tiene relevancia la parte gerencial y la

calidad de recurso humano con que cuenta la empresa.

Riesgo de control

Está relacionado con los sistemas de control interno

implementados en la empresa, por ende, es necesario y

relevante que la administración tenga en constante revisión,

verificación y ajustes los procesos de control interno.

Los factores relevantes que determina este tipo de riesgo son

los sistemas de información, contabilidad y control.

Riesgo de detección

Se encuentra directamente relacionado con los

procedimientos de auditoría.

La Responsabilidad de llevar a cabo una auditoria con

procedimientos adecuados es total responsabilidad del grupo

auditor y contribuye a debilitar el riesgo de control y el

riesgo inherente.

Nota: Descripción de los componentes del riesgo de auditoría, en el cual se define cada uno de ellos. Adaptado

de Gerencie.com (25 de marzo de 2012)

2.2.9. Manual de Políticas.

Las políticas son criterios generales de ejecución que contribuyen al logro de los

objetivos facilitando la ejecución de estrategias, para orientar la acción en la toma de

decisiones.

Un manual de políticas es considerado de gran importancia ya que permite ahorrar el

trabajo a los administradores, y ayuda a la empresa a obtener una mejor estructura

organizacional.

36

2.2.9.1. Definición de un Manual de Políticas.

Un manual de políticas es un documento que incluye las acciones generales de la

administración, y establecen lineamientos que sirven de base para balancear las actividades y

los objetivos de la empresa.

Es un documento que tiene como propósito fundamental integrar en forma ordenada

las normas y actividades que se deben realizar para que se opere de acuerdo a las

necesidades de la empresa, además de proporcionar elementos de apoyo en la toma de

decisiones y servir de guía en la inducción de nuevos empleados. Incluye las

intenciones o acciones generales de la administración, establecen líneas de guía, un

marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las actividades

y objetivos de la dirección. (Gruposena0318, 2014)

2.2.9.2. Importancia de un Manual de políticas.

La importancia de los manuales de políticas, va más allá de ser un simple documento

más del archivo, este permite a la compañía lograr de una manera ordenada y coherente el

logro de todos los objetivos estratégicos, a través de lineamientos dirigidos a todos los

integrantes de la empresa desde ejecutivos hasta trabajadores y demás personas interesadas en

conocer el funcionamiento de una organización. (Gruposena0318, 2014) Afirma:

La importancia radica en que representa un recurso técnico para ayudar a la

orientación del personal y también ayuda a declarar políticas y procedimientos, o

proporcionar soluciones rápidas a los malos entendimientos y a mostrar cómo puede

contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo. Los lineamientos se

elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas

no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo.

También ayuda a los administradores a no repetir la información o instrucciones.

(pág. 1)

37

Es de vital importancia que toda empresa use manuales de políticas ya que por medio

de este se puede fomentar el trabajo en equipo, encausar iniciativas e innovación, permitiendo

coordinar los esfuerzos de todos los departamentos de una empresa en la misma dirección y

finalidad.

2.2.9.3. Objetivo de un Manual de políticas.

Un manual de políticas es aquel que tiene como objetivo principal integrar de manera

ordenada los lineamientos y actividades que se deben realizar para ejecutar las funciones de

acuerdo a las necesidades de la empresa, así mismo provee elementos de apoyo en la toma de

decisiones y sirve de guía para realizar los procesos de una manera eficaz y eficiente. De esta

manera (Gruposena0318, 2014) afirma: los objetivos de un manual de políticas son:

a. Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada

organización.

b. Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en

cada unidad administrativa.

c. Ser instrumento útil para la orientación e información al personal.

d. Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos

claros a ser seguidos en la toma de decisiones.

e. Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa. (pág. 1)

2.2.9.4. Ventajas de un Manual de políticas.

El uso de un manual de políticas permite a todas las empresas generar mejoras en

todos los procesos internos, generando intereses y beneficios para incrementar con ello sus

niveles de productividad, eficiencia y desde luego en su eficacia de gestión.

38

Figura 11. Ventajas de un manual de políticas

Descripción de las ventajas que tiene un manual de políticas para el desarrollo de la empresa. Adaptado de

Slideshare (02 de septiembre de 2014) por Gruposena.

39

2.3. Marco Contextual

2.3.1. Reseña histórica.

Calzado León 2 es una empresa dedicada a la comercialización de calzado,

constituida bajo escritura pública el 24 de abril de 1998 en la República del Ecuador,

provincia del Guayas, Cantón Guayaquil. El capital suscrito de la compañía es de ochocientos

dólares americanos (USD$ 800.00).

Actualmente, existen dos locales, la matriz ubicada en el centro de la ciudad, en las

calles 10 de agosto y 6 de marzo dentro del centro comercial Sánchez local 10 y la sucursal

ubicada en el KM. 12.5 vía Daule, en el centro comercial parque california II local 9. Cuenta

con un total de 12 empleados, 8 laboran en la matriz y 4 en la sucursal.

En el año 2004, debido a la gran aceptación y reconocimiento que la empresa fue

adquiriendo, logro la apertura del local ubicado en el Centro Comercial Parque California II.

Y en el año 2012, abrió un nuevo local ubicado en las calles Aguirre 508 y Chimborazo, el

mismo que cerró sus actividades en junio del 2017 ya que la empresa trabajaba a perdida

generando continuas amenazas para el resto de los locales.

En el año 2014, se dedicó a la importación de calzado para niñas desde Colombia

resultando exitoso hasta finales de año, y en el año 2015 la empresa detuvo la importación,

debido a la situación económica por la cual atravesaba el país y el alza de los impuestos y

aranceles para importación.

En la actualidad, Calzado León2 ya tiene 19 años de permanencia en el mercado, a

pesar de todos los problemas que han golpeado a la economía del país; hoy, ha logrado

ganarse la fidelidad de sus clientes, a través de los años, tiene un Fan Page, que le permite

dar a conocer a los clientes todos los modelos de calzado, ofertas y descuentos que este le

puede ofrecer.

40

2.3.2. Ubicación geográfica.

Figura 12. Matriz de Calzado León 2

Ubicación de la matriz de la empresa ubicada en la calle 10 de agosto y 6 de marzo, en el centro comercial Sánchez. Tomado de https://www.google.com.ec/maps/place/

41

Figura 13. Sucursal de Calzado León 2

Ubicación de la sucursal de la empresa ubicada en el km. 12.5 vía Daule en el centro comercial parque california II tomado de https://www.google.com.ec/maps/place/

42

2.4. Marco Conceptual

2.4.1. Departamento de Inventarios.

El departamento de inventarios tiene como finalidad administrar y controlar todos los

productos de la compañía, ya que una correcta administración de este departamento es

esencial para la que la empresa realice su actividad económica sin ningún tipo de

contratiempos.

2.4.2. Instructivo.

El instructivo sirve para explicar de forma detallada como realizar alguna actividad

que conlleve a la consecución o terminación de un proceso.

2.4.3. Política de inventarios.

Las políticas en las empresas sirven para determinar los lineamientos a seguir por

parte del recurso humano en un área o tarea específica, en el caso de los inventarios consiste

en determinar el grado de existencias económicamente más beneficiosos para la empresa.

Para implementar una política de inventarios, se debe considerar varios elementos de

acuerdo al tipo de actividad que se ejerza, en la mayoría de las empresas los inventarios son

la inversión más alta del activo y puede ejercer gran importancia al momento tomar

decisiones financieras.

El área de inventarios es de suma importancia ya que los descuidos en este

departamento representan a la empresa grandes pérdidas monetarias.

2.4.4. Proceso.

Un proceso son los procedimientos que se realizan para llegar a cumplir un fin y que

ayudan a la correcta consecución de una tarea. El objetivo que persigue todo proceso es el de

lograr mejorar la productividad de algo específico para evitar cualquier inconveniente.

43

2.4.5. Procedimiento.

Los procedimientos son cada uno de los pasos o tareas a seguir para poder realizar

cualquier tipo de proceso. En la mayoría de las empresas los procedimientos se pueden

verificar a través de los manuales que esta posea, donde además de incluir los pasos a seguir

también se detalla la de manera explícita el objetivo del procedimiento, las normas, la

persona encargada, entre otros.

2.4.6. Riesgo.

Riesgo es la probabilidad de que cualquier amenaza, ya sea esta de manera

internacional o no puede afectar de manera negativa a la consecución de las metas de una

empresa. El riesgo está siempre presente en todo momento nunca se lo va a poder eliminar en

la compañía, solamente se lo puede minimizar con los controles internos que posea la

compañía.

2.4.7. Riesgo Inherente.

El Riesgo Inherente es aquel que se presenta cuando no existen las acciones o técnicas

que pueda tomar la alta dirección para alterar tanto la probabilidad o el impacto del mismo;

también se encuentra presente en todas las compañías, los altos mandos son los encargados

de tratar de minimizar estos riesgos porque ellos son los que tienen la autoridad de designar

los procesos para un buen control interno en la compañía.

2.4.8. Toma física de inventario.

Consiste en llevar a cabo el desarrollo de control de la mercadería, con el fin de

asegurar su existencia real. Toda empresa tiene la obligación de realizar por lo menos una vez

al año una toma física del inventario aunque se aconseja que siempre se deben de realizar en

una fecha específica y que sean periódicas para evitar cualquier riesgo y asegurarse que la

existencia física sea igual a la existencia del sistema que posea la empresa.

44

2.5. Marco Legal

2.5.1. NIIF 13 para pymes de inventario.

Las Normas Internacionales de Información Financiera por sus siglas: NIIF son

estándares internacionales en la contabilidad, son el conjunto de conceptos y normas para la

regulación en el ámbito contable de las compañías, su objetivo fundamental es la equidad en

los principios contables a nivel mundial, fueron publicadas en al año 2011.

Entre las características de las NIIF están las de determinar los requisitos al momento

de la medición, reconocimiento y presentación de la información contable que presenta la

empresa en sus estados financieros.

Las NIIF para pymes solo se aplican para las pequeñas y medianas empresas, por

ejemplo, en la sección 13 de las NIIF para pymes de inventario establece cuales son los

principios para el reconocimiento y medición del inventario, su objetivo principal es

establecer el tratamiento contable que se le debe aplicar al inventario. “El costo de los

inventarios puede no ser recuperable en caso de que las mismas estén dañadas, si se han

producido parcial o totalmente obsoletas, o si los precios del mercado han bajado. Asimismo,

el costo de las existencias puede no ser recuperable si los costos estimados para su

terminación o su venta han aumentado. La práctica de rebajar el saldo, hasta que el coste sea

igual al valor neto realizable, es coherente con el punto de vista según el cual los activos no

se valorarán en libros por encima de los importes que se espera obtener a través de su venta o

uso.”

2.5.2. Ley de Régimen Tributario Interno.

Es la disposición mediante el cual se rige la política tributaria, y además determina

los lineamientos necesarios para la cancelación de los tributos en el Ecuador.

El Art. 28 del Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario

Interno, establece que: Las pérdidas por las bajas de inventarios se justificarán

45

mediante declaración juramentada realizada ante un notario o juez, por el

representante legal, bodeguero y contador, en la que se establecerá la destrucción o

donación de los inventarios a una entidad pública o instituciones de carácter privado

sin fines de lucro con estatutos aprobados por la autoridad competente. En el acto de

donación comparecerán, conjuntamente el representante legal de la institución

beneficiaria de la donación y el representante legal del donante o su delegado. Los

notarios deberán entregar la información de estos actos al Servicio de Rentas Internas

en los plazos y medios que éste disponga. (Servicio de Rentas Internas, 2014)

2.5.3. Las Normas Internacionales de Auditoría.

Las Normas Internacionales de Auditoría con sus siglas “NIA” son las normas se

utilizan en las auditorías de estados financieros, su objetivo principal es la aplicación de

procedimientos básicos y fundamentales para el auditor durante el proceso de la auditoria.

La finalidad de las NIA es que el auditor pueda expresar una opinión razonable sobre

los estados financieros que ha revisado de manera exhaustiva a través de muestras,

indagaciones, confrontaciones, pruebas analíticas, entre otros

Por ejemplo, la norma internacional de auditoría 501 trata sobre la evidencia de

auditoría y las consideraciones específicas para determinadas áreas, en nuestro trabajo se

enfocara hacia el área de inventario en el cual se debe de realizar la presencia del recuento

físico de existencias.

La norma específica que la dirección habitualmente establece procedimientos de

acuerdo con los cuales se realiza un recuento físico de existencias al menos una vez al año

con el fin de que sirvan de base para la preparación de los estados financieros y, para

determinar la fiabilidad del sistema de inventario permanente de la entidad.

La presencia en el recuento físico de existencias conlleva: poder realizar la

inspección de las existencias para determinar su realidad y evaluar su estado, así como la

46

realización de pruebas de recuento; la observación del cumplimiento de las instrucciones de

la dirección y la aplicación de procedimientos para el registro y control de los resultados del

recuento físico de existencias; y la obtención de evidencia de auditoría con respecto a la

fiabilidad de los procedimientos de recuento de la dirección.

Dichos procedimientos pueden servir como pruebas de controles o como

procedimientos sustantivos, en función de la valoración del riesgo realizada por el auditor,

del enfoque previsto y de los procedimientos específicos llevados a cabo.

Entre las cuestiones relevantes para la planificación de la presencia en el recuento

físico de existencias se incluyen, por ejemplo:

a. Los riesgos de incorrección material relacionados con las existencias.

b. La naturaleza del control interno relacionado con las existencias.

c. Si cabe prever que se establezcan procedimientos adecuados y que se emitan

instrucciones apropiadas para el recuento físico de existencias.

d. El momento de realización del recuento físico de las existencias.

e. Si la entidad mantiene un sistema de inventario permanente.

f. Las ubicaciones en que se almacenan las existencias, la importancia relativa de las

existencias y los riesgos de incorrección material correspondientes.

47

Capítulo III. Marco Metodológico

3.1. Diseño de la Investigación

3.1.1. Definición de un diseño de investigación.

El diseño de la investigación es aquel que permite recolectar información necesaria

para responder a las interrogantes presentadas en una investigación y así poder cumplir con

los objetivos propuestos.

(Arias, 2012) Afirma que “el diseño de investigación es la estrategia general que

adopta el investigador para responder al problema planteado” (pág. 27).

(Cabrero García & Richart Martínez, 2016) Definen un diseño de investigación como

“el plan general del investigador para obtener respuestas a sus interrogantes o comprobar la

hipótesis de investigación. Desglosa las estrategias básicas que el investigador adopta para

generar información exacta e interpretable”.

En otras palabras, un diseño de investigación es una estrategia que permite alcanzar el

objetivo de una investigación, se agrupan de acuerdo al campo al cual se originaron, además

ayuda a elegir las tácticas fundamentales para establecer información puntual de cómo se

deben hacer las observaciones, experimentos y mediciones a través de mecanismos que

permitirán llevar a cabo la investigación de una manera satisfactoria.

3.1.2. Clasificación de un diseño de investigación.

Un diseño de investigación es un plan que debe seguir un investigador para obtener la

información que requiere para llevar a cabo de una manera satisfactoria una tesis; la elección

del diseño depende significativamente del enfoque elegido, el desarrollo del planteamiento

del problema y el marco teórico, y la formulación de la hipótesis; con el fin de alcanzar los

objetivos que se han propuestos. De esta manera un diseño de investigación se clasifica de la

siguiente manera:

48

Figura 14. Clasificación de un diseño de investigación

Clasificación de un diseño de investigación modificado de Arias Fidia. (2012). Introducción a la metodología

científica. Venezuela: EPISTEME C.A.

(Arias, 2012) Clasifica un diseño de investigación en documental, de campo y

experimental. Según el origen de datos: primarios en diseño de campo y secundarios

en diseños documentales. Por la manipulación o no, de las condiciones en la cual se

realiza el estudio diseños experimentales y no experimentales o de campo.

a) Diseño documental: es un proceso basado en la búsqueda, recuperación, análisis,

critica e interpretación de datos secundarios, es decir, los obtenidos y registrados

por otros investigadores en fuentes documentales: impresas, audiovisuales o

electrónicas. Se la puede realizar a nivel exploratorio, descriptivo y explicativo.

(pág. 27)

49

b) Diseño de campo: consiste en la recolección de datos directamente de los sujetos

investigados, o de la realidad donde ocurren los hechos (datos primarios), sin

manipular o controlar variable alguna, es decir, el investigador obtiene la

información pero no altera su condición existentes. De allí su carácter de

investigación no experimental.

En una investigación de campo también se emplean datos secundario,

principalmente los que provienen de fuentes bibliográficas, a partir de los cuales

se elabora el marco teórico. Al igual que una investigación documental, se puede

realizar a nivel exploratorio, descriptivo y explicativo. (pág. 31)

c) Diseño experimental: es un proceso que consiste en someter a un objeto o grupo

de individuos, a determinadas condiciones, estímulos o tratamiento (variable

independiente), para observar los efectos o reacciones que se producen (variable

dependiente). (pág. 34)

De esta manera, aplicamos para el desarrollo de nuestra tesis la investigación

documental, a través del análisis e interpretación de datos obtenidos y extraídos de obra de

otros investigadores, fuentes y documentos. Según (Arias, 2012) el propósito de la

investigación documental es el aporte de nuevos conocimientos y para ello es importante

conocer lo que se entiende por dato, fuente y documento y su respectiva clasificación, como

se explica en la siguiente tabla:

50

Tabla 10

Clasificación del Diseño de Investigación Documental.

Diseño de investigación documental

Dato

Unidad de información que

se obtiene durante la

ejecución de una

investigación.

Primario Obtenidos originalmente por el investigador.

Secundario Extraído de la obra de otros investigadores.

Fuentes de Información

Es todo lo q suministra

datos o información.

Vivas Personas que no son parte de la muestra, pero

suministran información en una investigación.

Documentales Impresas, audiovisuales y solo audio,

electrónicas

Documento

Soporte material o formato

digital en el que se registra

y conserva una

información.

Impresas

Documento escrito:

Publicaciones periódicas (libros, folletos, tesis

y trabajos de grado).

Publicaciones no periódicas (prensa, revistas

científicas, boletines).

Documentos de cifras o datos numéricos de

publicación periódica (Informes estadísticos,

anuarios, memorias y cuentas

Documentos gráficos (Fotografías,

ilustraciones, mapas y planos)

Audiovisual y solo

audio

Documentos audiovisuales

Películas, documentales, videoconferencias

Grabaciones de Audio

Discursos, entrevistas, conversaciones

telefónicas o personales

Electrónicas

Documentos en internet

Páginas web

Publicaciones periódicas en línea ( diarios,

boletines, revistas)

Publicaciones no periódicas en línea (libros,

informes, tesis)

Documentos obtenidos a través de correo

electrónico.

Grupos de noticias y foros de discusión

Documentos digitalizados (archivos en disco

duro, CDs, memorias portátiles-pendrive)

Base de datos (Institucionales, comerciales)

Nota: Información a considerar de un diseño de investigación documental modificado de Arias Fidia. (2012).

Libro Introducción a la metodología científica. Venezuela: editorial EPISTEME C.A.

51

3.2. Tipo de la Investigación

Los tipos de investigación son aquellos que constituyen un aspecto importante dentro

del marco metodológico, sirven para conocer cuáles son los pasos a seguir del estudio, las

técnicas y los métodos que podemos emplear en nuestra tesis. Los tipos de investigación se

clasifican en:

Figura 15. Tipos de investigación

Resumen de los principales tipos de investigación y su respectiva definición, los cuales serán de guía para la

selección del tipo de investigación en nuestra tesis.

El tipo de investigación que aplicamos para el desarrollo de nuestra tesis es la

investigación histórica, descriptiva, correlacional y explicativa.

La investigación histórica según (Tomala, 2016) es aquella que trata sobre

experiencias pasadas, es decir, describe lo que era y representa una búsqueda crítica

de la verdad que sustenta los acontecimientos pasados.

52

(MTE Martínez Olmedo, 2013) Afirma que la investigación descriptiva “es un

método no experimental que describen o reseñan las características o rasgos de la

situación o fenómeno objeto de estudio”.

(Arias, 2012) Afirma que la investigación correlacional es aquella que determina el

grado de relación o asociación (no casual) existente entre dos o más variables, donde

primero se miden las variables y luego mediante pruebas de hipótesis y la aplicación

de técnicas estadísticas se estima la correlación, además aporta los indicios sobre las

posibles causas de un fenómeno. (pág. 25)

(Arias, 2012) Afirma que la investigación explicativa se encarga de buscar el porqué

de los hechos mediante el establecimiento de relaciones causa-efecto en este sentido,

los estudios explicativos pueden ocuparse tanto de la determinación de las causas

(investigación post facto), como de los efectos (investigación experimental), mediante

la prueba de hipótesis. Sus resultados y conclusiones constituyen el nivel más

profundo de conocimiento.

3.3. Población y muestra

3.3.1. Población.

3.3.1.1. Delimitación de la Población.

Población o universo es el conjunto de total de personas que poseen ciertas

características comunes para realizar algún tipo de estudio. (González, 2015) Afirma:

“Población (‘population’) es el conjunto sobre el que estamos interesados en obtener

conclusiones (hacer inferencia).

La población de nuestro proyecto de investigación está representado por los

trabajadores de la empresa Calzado león 2, ubicada en la ciudad de Guayaquil, en los locales

que posee en el centro y norte de la ciudad, la empresa tiene 12 empleados en total la cual es

la población del objeto de investigación.

53

3.3.2. Muestra.

La muestra es una parte representativa de la población con la que se ha decidido

realizar el estudio. (González, 2015) define a la muestra como: “un subconjunto suyo al que

tenemos acceso y sobre el que realmente hacemos las observaciones (mediciones), este

debería ser representativo, está formado por miembros seleccionados de la población

(individuos, unidades experimentales)”; mientras que (Marradi, 2014) señala que: “la

muestra es cualquier subconjunto amplísimo o limitadísimo de miembros de una población

que se investiga, su fin es extender a toda la población las conclusiones resultantes del

análisis de las informaciones relativas al subconjunto” (pág. 14).

3.4. Técnicas e Instrumentos de Investigación

(Arias, 2012) Plantea que la técnica “es el procedimiento o forma particular de

obtener datos o información” (pág. 67), y a su vez también afirma que el instrumento de

recolección de datos “es cualquier recurso, dispositivo o formato (en papel o digital), que se

utiliza para obtener, registrarlo almacenar información” (pág. 69).

Para realizar el tema de investigación se procederá a aplicar entrevistas estructuradas

que se realizaran atreves del diseño de cuestionarios que consten de preguntas relacionadas al

tema de los inventarios. La entrevista es la técnica mediante la cual se obtiene información

que se requiere sobre un tema o asunto del cual uno desea conocer. Por otro lado,

la entrevista estructurada es aquella en la cual todas las preguntas son fijas y las mismas son

aplicadas a todos los entrevistados.

(Quero, 2012) Comenta que el cuestionario se define “como una técnica de recogida

de información que supone un interrogatorio en el que las preguntas establecidas de

antemano se plantean siempre en el mismo orden y se formulan con los mismos términos”.

54



CUESTIONARIO PARA ENTREVISTA

Nombre: CPA Walter López Fecha: 12/09/2017

Cargo: Maestro de Auditoría en la Universidad de Guayaquil.

1. ¿Cree usted que un manual de políticas para el inventario, permitirá a la

empresa desarrollarse de una manera adecuada y con mayor responsabilidad al

momento de ejecutar una actividad?

Es muy importante claro que sí, porque permitirá ejercer un control adecuado pero

previamente tiene que ser difundido para conocimiento de todos los que están

inmersos dentro del proceso de compras y todo lo que tiene que ver con inventarios,

compras, ventas, almacenaje y bodegaje.

2. ¿Qué tan importante cree usted que sea la aplicación de un manual de políticas

para el control del inventario en la empresa y que el mismo sea de total

conocimiento para todo el personal tanto estable como eventual?

Es muy importante implementar un manual de políticas porque eso permite

direccionar y aplicar en debida forma los procedimientos para el control de

inventarios en todo aspecto, en todo el proceso es importante que todos lo conozcan

que todos sepan que es lo permitido hacer y lo que no.

3. ¿Considera usted importante que se establezca un manual de políticas para una

empresa comercial el cual servirá para minimizar riesgos y fraudes

significativos?

55

Es muy importante ya que estructura básica para el control de inventarios en una

empresa comercial.

4. ¿La segregación de funciones en cuanto a responsabilidad y manejo del

inventario sobre pedido, recepción, almacenamiento y venta permitirá a la

empresa a desarrollarse de manera eficiente y tener un mejor control sobre la

mercadería que se almacena en bodega?

Claro que sí, la segregación e funciones es parte de una norma de control interno que

permitirá minimizar los riesgos y evitar fraudes.

5. ¿La empresa debería realizar capacitación a los empleados antes de realizar una

actividad que esté relacionada a los procesos de pedido, compra, recepción,

almacenamiento y venta del inventario?

Claro que si es muy importante cada vez que se implante un manual de políticas esto

debe de ser puesto a conocimiento de todos los empleados especialmente a los que

tiene que ver con el proceso de compras, almacenamiento y todo lo que tiene que esté

relacionado con inventario. Es muy importante difundirlas, es más tienen que ser

proporcionadas por escrito.

6. ¿Cuál es la importancia del que se tenga pleno conocimiento sobre los

procedimientos que siguen los bodegueros sobre la mercadería en una empresa

comercial?

Es muy importante a fin de que sepan sus deberes, obligaciones con respecto al puesto

que están desempeñando y a la responsabilidad que tienen sobre el registro, custodia

de todo aquello que está dentro de las bodegas que forman parte de los inventarios de

la empresa.

7. ¿Qué tan importante considera usted que sea el inventario en el área de bodega

para una empresa comercial?

56

Importantísimo como les dije anteriormente es la estructura en sí, es la columna

vertebral con respecto a una empresa de este tipo como es una empresa comercial, el

inventarios de luego es lo más importante.

8. ¿Considera usted importante que se lleve un registro manual o sistemático sobre

los ingresos y salidas de las existencias?

De ser posible tiene que ser de manera sistemática, eso permitirá un mejor control,

pero en todo caso el control siempre debe de estar prevaleciendo sobre todo a través

de la implantación e implementación de políticas del control de inventarios.

9. ¿Con que frecuencia se debe realizar inventarios físicos o informes sobre la

mercadería almacenada en la bodega de la empresa?

Mínimo una vez al año.

10. ¿Considera usted importante que el lugar donde se encuentre almacenada la

mercadería de una empresa cuente con las respectivas medidas de seguridad en

cuanto a conservación, clasificación en percha e ingreso de personal autorizado?

Claro que si es muy importante ya que con esto minimizaremos los riesgos y se

disminuirán las perdidas en la empresa.

57




Nombre: Ing. Com. Narea Mendieta Josefina Fecha: 12/09/2017

Cargo: Contadora de la empresa.




Por supuesto que sí, ya que de esta manera cada persona involucrada en el tratamiento

de la mercadería conocerá los procesos en forma específica y no tendrá necesidad de

perder el tiempo improvisando o pensando que hacer.




Es muy importante ya que el manual se constituye en una guía sobre cuando y como

realizar cada actividad. De ahí que es vital que el manual sea perfectamente conocido

por cada integrante de la empresa.



significativos?

Como dije antes, es importante conocer los procesos para ejecutarlos de la mejor

manera posible y así obtener mejores resultados, sin embargo el riesgo de fraudes

58

siempre existirá, aunque parezca mentira la forma de cometerlos se actualiza

continuamente.



empresa desarrollarse de manera eficiente y tener un mejor control sobre la


Claro que sí. Si cada persona conoce sus funciones de modo especifico, podrá tener el

suficiente cuidado de ejecutarlas y obviamente si el manual establece la

responsabilidad de cada uno en tiempo y espacio, se puede corregir los errores más

rápida y ágilmente.


actividad que esté relacionada a los procesos de compra, pedido, recepción,


La capacitación es necesaria ya que de otro modo los empleados no conocerán los

procesos y cometerán errores que generan carga de trabajo no solo para el

departamento de contabilidad sino que además arrojan resultados erróneos de stock de

mercaderías afectando al área de comercialización de productos.

6. ¿Cuál es la importancia de que se tenga pleno conocimiento sobre los


comercial?

Es necesario que los bodegueros sepan exactamente como ingresar y como rebajar la

mercadería para que el stock siempre este actualizado y en almacén conozcan los

resultados exactos. Además deben conocer la forma correcta en que se debe

almacenar la mercadería de modo que la primera en llegar sea la primera en salir para

evitar antigüedad u obsolescencia o daños por maltrato de la misma.

59


para este tipo de empresa comercial?

Para este tipo de empresa comercial, el inventario es lo más importante ya que

constituye su principal actividad comercial, es decir la que le genera las utilidades.



Claro que sí, porque de esta manera se conoce con exactitud no solo la salida y

entrada de mercadería sino que, en caso de robo u otro evento, se podrá tener

información acerca de cuándo, cómo y quien recibió o despacho la mercadería.



Eso dependerá de la cantidad de mercadería en stock, a mí personalmente me parece

adecuado realizar inventarios cada 3 o 4 meses.




Estos aspectos son muy importantes ya que la mercadería debe estar perfectamente

clasificada para su manipulación y en un lugar adecuado para evitar deterioro. Por

otro lado el acceso debe ser restringido para evitar robos o pérdidas.

60




Nombre: EC. Cedeño Cedeño Orly Fecha: 14/09/2017

Cargo: Gerente General de Calzado Leon2.




Claro que si porque permitirá definir funciones, minimizar el riesgo y facilitará la

toma de decisiones.




Muy importante porque nos permitiría ser más eficiente.



significativos?

Si por supuesto es muy importante porque a través de ello conoceremos todos los

procesos de control del inventario, llevarlo de una manera más eficiente evitando

fraudes y aumentar rentabilidad.



61



Es lo ideal. Sin embargo en empresas pequeñas nos tropezamos con el inconveniente

de que no podemos tener tanto personal. O como ahora que estamos atravesando

momentos de recesión, la cantidad de personal se reduce al mínimo y pasamos de la

especialización a la poli funcionabilidad, con la concebida pérdida de control.




Siempre es importante la capacitación, un personal calificado es un personal eficiente,

que produce mejor y ahorra más



comercial?

Muy importante, porque los bodegueros se constituyen en el primer filtro de la calidad

de la mercadería que se recibe.



Trascendental sin duda, el inventario es el termómetro de la salud de una empresa

comercial. El Exceso o el déficit de inventario se traducen en una baja de la

rentabilidad e incluso pueden atentar seriamente en el futuro de la empresa.



No me imagino una empresa comercial que en esta época lleve un registro manual de

su inventario. Hay que aprovechar los avances tecnológicos.

62



En mi caso en particular, realizamos dos inventarios físicos al año.




Todos los aspectos mencionados son importantes, una adecuada conservación permite

que la mercadería no se deteriore, una adecuada clasificación permite una mayor

eficiencia en la rotación del inventario y los respectivos controles de ingreso se

constituyen en medidas básicas de seguridad para evitar el fraude.

63




Nombre: Sr. Peñafiel Plúas Leonardo Fecha: 14/09/2017

Cargo: Jefe de Bodega de la empresa.




Si se debería implementar un manual de políticas para el inventario ya que no lo

tenemos y así tenemos una mayor responsabilidad dentro del área en cuanto a lo que

es el inventario.




Seria de mucha importancia la aplicación del manual ya que tenemos conocimiento

tanto de la empresa y de la mercadería que se almacena en bodega y así mismo el

personal eventual que no tiene mucho conocimiento estaría al tanto de la mercadería

para constatarla



significativos?

64

Si sería importante establecer un manual de políticas ya que minimiza riesgo y

tendríamos más facilidad a la hora de realizar un inventario, y eso nos sería más

factible al momento de que nos pidan un reporte.





Si se deberían segregar funciones ya que así, cada persona estaría destinada a un sola

área en específico, tanto como es la recepción, pedido y almacenamiento, cosa que así

seriamos más eficientes en el área de bodega con la mercadería al momento de que

hacemos los reportes y verificamos todo lo que hay en el almacén.




Si se debería hacer la capacitación respectiva a cada uno de los empleados ya que los

mismos no tienen el conocimiento de lo que se está llevando a cabo en dichas

actividades tanto en pedido como en el proceso de compra, debería capacitarlos para

que así el inventario sea más factible.



comercial?

Es muy importante ya que el conocimiento durante el procedimiento evaluado por los

bodegueros es bastante factible, ya que la mercadería dentro del área comercial es lo

más importantes porque si no hay mercadería no hay ventas

65



Como lo dije anteriormente es de suma importancia ya que debemos tener una amplia

mercadería en bodega para que así nuestras ventas sean altas.



Si es de suma importancia ya que al momento de hacer un ingreso o una salida de la

mercadería debemos tener siempre una constancia de la mercadería.



El inventario para este tipo de empresa se lo debería realizar cada 3 meses, pero

nosotros actualmente lo hacemos cada 6 meses.




Si se debería considerar el lugar donde se encuentra almacenada la mercadería ya que

es de suma seguridad la conservación de la mercadería porque no debemos tener las

perchas húmedas deben estar en un lugar seco y el personal siempre tiene que ser

autorizado no una persona de afuera es por eso que muchas veces ocurren los fraudes

dentro de la empresa.

66

3.5. Análisis de los resultados

De acuerdo a cada una de las entrevistas realizadas tanto a los empleados de la

empresa como al auditor externo se llegó a la conclusión que es importante que en la

empresa exista un manual de políticas al área de inventarios que ayudaría significativamente

a cada uno de sus colaboradores, ya que permitirá asignar responsabilidades, definir

procedimientos y aplicar lineamientos al momento de ejecutar una actividad relacionada con

el inventario, y así permitir la posible disminución de fraudes y demás riesgos que afecten el

rendimiento de la empresa.

Cada profesional considera que un manual de políticas ayudará a la empresa tener un

mejor control de cada una de sus actividades, y para ello debe ser de pleno conocimiento por

todos los empleados, así al momento de conocer cada uno de los lineamientos permitirá un

mejor desarrollo empresarial, minimizar riesgos, tener un mejor control sobre la ejecución de

las actividades en el área y tomar decisiones acertadas que contribuyan al logro de los

objetivos.

Además, es imprescindible la segregación de funciones ya que estas asignan un rol y

responsabilidades a cada uno en el manejo del inventario, así también uno de los

requerimientos fundamentales es la capacitación de empleados ya que esto permitirá a la

empresa aumentar el rendimiento del personal, ahorro de tiempo y dinero.

El área de inventarios es la más sensible para una empresa comercial, por lo tanto

tiende a tener más riesgos cuando no se toman las medidas necesarias para su adecuada

custodia; es importante tener un registro de las entradas y salidas de inventario y de la

persona o personas a cargo de realizar dichos procesos, los inventarios físicos e informes se

deben realizar mínimo de forma trimestral debido al volumen de mercadería que maneja este

tipo de empresa, así mismo el lugar donde se encuentre almacenado el inventario debe contar

67

con las respectivas medidas de seguridad para resguardar y evitar todo tipo de fraude, daño o

deterioro del mismo.

De acuerdo a cada una de las entrevistas realizadas al gerente general, a la contadora,

al jefe de bodegas y un contador externo se llegó a la conclusión de que un manual de

políticas para el control del inventario es de vital importancia para la empresa en el

funcionamiento de sus actividades, por tanto la hipótesis de que un manual de políticas para

el control de los inventarios en la empresa Calzado León2, ayudara a mejorar la eficiencia en

el proceso de control y minimizar sus riesgos inherentes es una hipótesis comprobada.

68

Capítulo IV. Propuesta

4.1. Tema

“Optimización de los procesos en el área de inventario en la empresa Calzado Leon2”

4.2. Introducción

El capítulo sobre la propuesta constituye una parte fundamental para el desarrollo de

nuestra tesis, ya que representa el punto de partida para iniciar una investigación y desarrollar

un tema para culminar con el desarrollo del mismo; se presenta a través de un documento por

escrito, de la manera más completa, clara y sencilla. Su importancia radica en que a partir de

su análisis, se pueden evaluar los fundamentos que servirán de soporte para empezar una

investigación.

Para el desarrollo de nuestra propuesta, el tema planteado es la Optimización de los

procesos para área de inventario de la empresa Calzado Leon2, cuyo objetivo principal será

generar un mejor control y rendimiento sobre los procesos que se llevan a cabo en dicha área.

En este capítulo, una vez seleccionado el tema y planteado sus objetivos tanto general

como específicos, se procederá a realizar una descripción general sobre la propuesta el cual

se genera a partir de las investigaciones realizadas y los instrumentos aplicados; además se

detallara los principales aspectos sobre los flujo gramas, modelo de flujo de procedimiento

para el área de bodega y manual de políticas para el área de inventarios, se establecerá la

misión, visión, valores y el organigrama para la empresa, también se planteará una propuesta

para la administración y control del inventario, se definirá la toma física del inventario y se

dará a conocer la documentación que será indispensable para el control de inventario como:

orden compra, guías de remisión, recepción de inventario, informes sobre devolución de

productos y tarjeta kardex.

69

4.3. Descripción de la Propuesta

El principal motivo de nuestra investigación involucra el desarrollo de un manual de

políticas para control del área de inventarios para la empresa calzado león 2. Así, destacamos

la necesidad de optimizar cada uno de los procesos que se llevan a cabo en dicha área, a

través del desarrollo de un manual de políticas y flujo gramas que indiquen los procesos que

se deben ejecutar en la realización de cada actividad involucrada en el área de bodega.

Un manual de políticas para el control del área de inventario permitirá a la empresa

receptar, almacenar y distribuir de forma ordenada la mercadería, por ende aumentara el

rendimiento de cada empleado, se obtendrá informes actualizados que permitan una buena

toma de decisiones, el stock presentaría un orden y cada producto se mantendría codificado.

Para llegar a este análisis nuestras investigaciones se basaron principalmente sobre los

controles aplicados al área de inventario, observando el proceso de compra, recepción,

almacenaje y distribución en percha de cada uno de los calzados, el manejo de sus informes y

normas de control y seguridad, permitiendo desarrollar un manual de políticas sencillo y

aplicable a toda la empresa.

La entrevista por su parte nos permitió determinar en la propuesta de nuestra

investigación cuales son las falencias que tiene una empresa comercial por parte del área de

inventario, el manejo por parte del gerente y jefe de bodega, la no credibilidad de la

información llevada a los registros contables, los mismos que detienen el crecimiento y

desarrollo empresarial, por eso su importancia de aplicar correctivos señalando nuevas

políticas escrito en una herramienta que hoy se conoce como manual, para lograr optimizar

los controles, obtener un mayor rendimiento de los empleados en dicha área y así aumentar la

rentabilidad de la empresa a partir de la acertada toma de decisiones.

70

4.4. Objetivos

4.4.1. Objetivo general.

Desarrollar un mejor control y desempeño en los procesos de la empresa en el área de

inventario y de bodega en la empresa Calzado Leon2.

4.4.2. Objetivos específicos.

a. Realizar flujo gramas acerca de los procesos de compra, recepción, venta del

inventario.

b. Capacitar al recurso humano del área de inventario y bodegaje de la empresa

c. Asignar funciones y responsabilidades al personal del área de inventarios.

d. Minimizar los riesgos que actualmente afectan a la compañía.

4.5. Justificación

Actualmente las empresas se preocupan mucho de los sistemas para el control de las

actividades diarias, pero pasan por alto el control de los empleados y sobre todo el área de

inventarios, ya que esta es una de las áreas de mayor riesgo donde se encuentra todo el

inventario y en muchas ocasiones suele estar propensa a deterioro o sustracción cuando no se

tiene el debido control de la misma.

Nuestro proyecto contribuirá al mejor desarrollo de las actividades dentro de la

empresa y al cumplimiento adecuado de las funciones de cada empleado y a su vez este

proyecto proporcionará ayuda para minimizar los riesgo del área de inventarios y de bodegaje

porque permitirá desarrollar de manera eficiente las actividades en el área, con el fin de lograr

un control en el personal y de esta manera cumplir con los objetivos y las metas de la

empresa.

4.6. Misión.

Somos una empresa dedicada a la comercialización por menor de calzado en la ciudad

de Guayaquil, ofrecemos calzado con materiales de alta calidad, comodidad en los precios,

71

excelente ubicación de nuestros locales y estamos encaminados a satisfacer las necesidades

de nuestros clientes, imponiendo políticas enmarcadas al claro compromiso de la

responsabilidad social, el desempeño de nuestro talento humano y el cumplimiento de

nuestros objetivos.

4.7. Visión.

La visión de Calzado León 2 en el 2023 es ser una empresa líder y de gran

reconocimiento en la comercialización de calzado para niños, damas y caballeros

expandiéndose a las principales ciudades del país, enfocándonos en todos los procesos

necesarios para prestar el mejor servicio y ofrecer la mejor calidad en nuestros productos,

consiguiendo con esto liderazgo en la comercialización de un calzado confortable y cómodo

en todos sus aspectos, a precios competitivos, para poder abarcar mercados a nivel nacional,

desarrollando completamente la capacidad de nuestro talento humano, contribuyendo al

desarrollo de la sociedad.

4.8. Valores.

a. Calidad: La calidad de un producto o servicio es la percepción que el cliente tiene

del mismo, es una fijación mental del consumidor que asume conformidad con

dicho producto o servicio y la capacidad del mismo para satisfacer sus

necesidades.

b. Comunicación: La comunicación constituye una de las formas en que las personas

interactúan entre sí, estableciendo lazos.

c. Compromiso: Es la base para producir cualquier tipo de cambio.

d. Puntualidad: Es la característica de poder terminar una tarea requerida o satisfacer

una obligación antes o en un plazo anteriormente señalado.

e. Innovación: Es la aplicación de nuevas ideas, productos, servicios y prácticas, con

la intención de ser útiles para el incremento de la productividad.

72

f. Responsabilidad: Es aquel que conscientemente es la causa directa o indirecta de

un hecho y que, por lo tanto, es imputable por las consecuencias de ese hecho.

g. Justicia: Es el conjunto de reglas y normas que establecen un marco adecuado

para las relaciones entre personas e instituciones, autorizando, prohibiendo y

permitiendo acciones específicas en la interacción de individuos e instituciones.

h. Honestidad: Es una cualidad humana que consiste en comportarse y expresarse

con coherencia y sinceridad, y de acuerdo con los valores de verdad y justicia.

4.9. Estructura organizacional.

Figura 16. Organigrama de la empresa Calzado león 2

Estructura organizacional de la empresa Calzado león 2 y su distribución jerárquica.

73

4.10. Flujo Grama.

4.10.1. Definición.

De acuerdo a (Manriquez, 2012) los agramas de flujo o flujo gramas son

representaciones gráficas que emplean elementos geométricos para representar

secuencias de un proceso, de igual modo permiten describir la secuencia y su

interacción de las distintas etapas de un procedimiento; estos diagramas utilizan

símbolos con significados bien definidos que representan los pasos de alguna

actividad dentro de una organización, y representan el flujo de ejecución mediante

flechas que conectan los puntos de inicio y de fin de proceso.

Figura 17. Modelo de flujo grama

Un flujo grama es una representación gráfica de símbolos geométricos los cuales tienen significados específicos

y se conectan a través de flechas que indican el flujo entre los diferentes pasos. El modelo fue obtenido de

www.administracionmoderna.com por (Enriquez, 2012)

74

4.10.2. Flujo de procedimiento de bodega.

Figura 18. Flujo de procedimiento de ingreso de inventario a bodega

El área de bodega sigue una serie de procedimiento para recibir el inventario, para ello es necesario un flujo

grama que indique cuales son los procesos que se deben tomar en cuenta para obtener un mejor control del

inventario en la bodega.

75

4.11. Manual de Políticas para el Área de Inventarios

Un manual de políticas es el documento que explica de forma detallada las tareas y

responsabilidades que se deben de realizar dentro de la empresa, contiene de forma explícita

los objetivos políticas y responsabilidades de cada colaborador de la empresa.

En el área de inventarios un manual de políticas explica a cada uno de los trabajadores

del área los lineamientos generales respecto al departamento de inventarios y bodega; y a su

vez también explica cuáles son las responsabilidades de cada uno de los trabajadores.

4.12. Propuesta para Administración y Control del Inventario

La descripción de la propuesta nos sirve como una guía para la realización de la tesis,

un manual de políticas varía de acuerdo al tipo de empresa y las necesidades de la misma, una

empresa no es igual a otra, un manual de políticas debe de ser claro y conciso para que ayude

a facilitar el cumplimiento de actividades y funciones dentro de la compañía y no exista

confusiones de los usuarios al momento de aplicar las políticas

El desarrollo de nuestra propuesta para la administración contiene: la realización de

un manual de políticas para el área de inventarios en el cual contendrá la introducción,

objetivos, alcance, el perfil para cada puesto del área, las habilidades y las responsabilidades

a ejecutar en cada puesto de trabajo en la empresa

El desarrollo de nuestra propuesta para el control del inventario contiene: diagramas

de flujo donde se detallaran los procedimientos de la bodega, y en el manual se detallara

quien tiene responsabilidad de la custodia de los inventarios de la compañía.

4.13. Toma Física del Inventario

Una toma física de inventarios son los procedimientos que se realizan para un

correcto control sobre la verificación física de productos terminado, materiales o materia

prima que posee la empresa en sus bodegas; con la finalidad de verificar la existencia real de

cada uno de los productos que posee la empresa comparando con los resultados obtenidos en

76

el registro contable de la empresa; en caso de existir incongruencias entre el inventario real

con el registro contable la diferencia será analizada e investigada y se realizaran los ajustes

necesarios. Esta toma de inventario también sirve para conocer el estado de los productos.

La toma física de inventarios se realizara de acuerdo a las necesidades que posea la

empresa o de acuerdo a las políticas de control que se apliquen. Entre los beneficios de

realizar tomas físicas de inventarios de manera periódica tenemos

a. Mantener un inventario contable real

b. Retirar de Stock productos o bienes obsoletos

c. Dar de baja Activos fijos obsoletos

d. Comprobar codificación de los artículos y tener información real de los mismos

e. Recodificaciones y cambios de nomenclatura oportuna

f. Definir responsables o comprobar la efectividad de los encargados de cada uno de

los bienes o productos objeto de la toma física.

77

4.14. Flujo Grama sobre la toma física de inventario

Figura 19. Flujo Grama para la toma física de inventario.

El flujo para la toma física de inventario, permitirá a la empresa llevar un registro sobre la existencia real de la

mercadería, se debe realizar cada 3 meses. El flujo muestra los procesos que se deben llevar a cabo durante la

toma física de inventario que se debe realizar en la empresa.

78

4.15. Documentación y control de inventario

4.15.1. Orden de compra

(Caamaño, 2016) Afirma que la orden de compra es un contrato formal entre la

empresa y el proveedor, en ella se detallan las condiciones en que se realizó la

negociación, ya que tiene la fuerza de un contrato. Su aceptación implica cumplir con

todas las condiciones estipuladas. El comprador por una parte es el responsable de las

condiciones y especificaciones contenidas en la orden de compra, mientras que el

proveedor debe estar plenamente informado de todas las cláusulas, pre-requisitos y

criterios exigidos por la empresa, los procedimientos de recepción del material, los

controles y especificaciones de calidad, para que el pedido de la compra sea

legalmente valido. El detalle que debe de tener una orden de compra es:

1. El número de orden de compra.

2. Datos del proveedor al que se le solicita la compra.

3. Fecha en que se realizó la orden de compras.

4. Referencia de solicitud de cotización a proveedores, indicando número y fecha.

5. Fecha en la que el proveedor deberá entregar la mercancía.

6. Condiciones de pago.

7. Modelo, talla del producto.

8. Cantidad solicitada.

9. Precio unitario.

10. Importe parcial (precio unitario x unidades).

11. Impuestos.

12. Importe total (importe parcial + impuestos).

13. Firma del encargado de compras.

14. Firma del proveedor. (User, 2017)

79

Figura 20. Orden de Compra

Modelo de una orden de compra, el cual será de aplicación dentro de la documentación que necesita la empresa

para el control del inventario.

4.15.2. Guía remisión

La guía de remisión se utiliza para enviar mercaderías pedidas por algún cliente, al

igual que las facturas las guías de remisión en Ecuador son autorizadas exclusivamente por el

Servicio de Rentas Internas; constan de dos o tres copias según el requerimiento o control que

lleve la empresa.

LEON 2Calzado para Grandes y Chicos

Matriz: 10 de Agosto 1013 y 6 de marzo, esq-

C.C. Sánchez - local 10 Telf: 04 2325355

Razón social Ciudad:

Direccion: Telefono:

Nombre: Dirección:

Razón social: Ciudad:

RUC: Telefono:

Cotización Nº Fecha de Cotización:

I.V.A 12%

Total

NOMBRE Y FIRMA DE ENCARGADO DE COMPRAS

FECHA DE RECEPCIÓN:

ORDEN DE COMPRANº 00__

FECHA: ___/___/____

Fecha acordada de entrega de los bienes por parte

del proveedor:

Descripción del producto

Subtotal

Tipo/Modelo

IMPORTE EN LETRA:

DATOS DEL VENDEDOR

DATOS DEL PROVEEDOR

ENTREGAR EN:

FECHA DE RECEPCIÓN:

Importe totalPrecio Unitario Cantidad

NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN RECIBIÓ EL BIEN

OBSERVACIONES:

80

Según el Reglamento de Facturación del Servicio de Rentas Internas Resolución 0009

R.O. 8 de 02-02-2000 y Resolución 680 Supl. R.O. 151 emitirán guías de remisión en los

siguientes casos:

Por el remitente de la mercadería dentro del territorio nacional, por cualquier motivo o

destino, sea que el traslado se realice por medios propios o con la participación de

terceros contratados para el efecto, o por el transportista, cuando el remitente de la

mercadería no esté obligado a emitir comprobantes de venta.

Las guías de remisión deberán ser impresas únicamente por establecimientos gráficos

autorizados y contendrán la siguiente información pre impresa:

a. Identificación del emisor:

1. Número de Registro Único de Contribuyente (RUC) de la casa matriz,

inclusive en los comprobantes emitidos por sucursales;

2. Apellidos y nombres;

3. Denominación o razón social, según conste en el RUC;

4. Nombre comercial, si lo tuviere;

5. Dirección de la casa matriz y del establecimiento donde está localizado el

punto de emisión;

b. Denominación del documento;

c. Número de serie y número secuencial;

d. Motivo del traslado. Deberán consignarse las siguientes opciones pero, si no se

utiliza alguna de ellas, se podrá imprimir solo las necesarias:

e. Número de la autorización de impresión otorgado por el Servicio de Rentas

Internas:

f. Destino del original (destinatario o usuario) y de las copias (emisor, remitente o

transportista y Servicio de Rentas Internas, para cuando sea requerida).

81

Las guías de remisión no deben presentar borrones, enmiendas o tachaduras, si

registran defectos de llenado se anularán y archivarán el original y las copias, según lo

dispone el Reglamento de Facturación.

Figura 21. Guía de Remisión

Formato de guía de Remisión, el cual sirve para que el vendedor tenga soporte de los artículos que ha entregado

en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de ventas.

http://www.monografias.com/trabajos12/evintven/evintven.shtml

82

4.15.3. Recepción de inventario

En toda empresa hay una o varias personas encargadas de la recepción del inventario

que se recibe de los proveedores. El proveedor deberá de entregar la orden de compra enviada

por parte de la empresa, o la persona encargada de la recepción del inventario deberá de

poseer una copia de la orden de compra, de lo contrario, sino hubiese la orden de compra no

se procederá a la recepción del inventario.

No obstante si llegase la mercadería a la empresa y el encargado de la recepción no

posee la copia de la orden, podría solicitar al jefe del área de compras una copia de la orden

de compras. Entre las funciones principales de la persona encargada de la recepción del

inventario están las de realizar el recuento físico y que la mercadería se encuentre en buen

estado antes de ingresar a la bodega de la empresa. Una nota de recepción de inventario debe

de constar de lo siguiente:

1. Número de la nota de recepción de inventario.

2. Fecha en que se realiza la recepción de inventario.

3. Nombre del proveedor.

4. Fecha en la que se realizó la orden de compra.

5. Número de la orden de compra.

6. Código del producto

7. Estado o condición del producto.

8. La cantidad recibida junto con el precio unitario.

9. Importe total de la mercancía recibida.

10. Firma de la persona que recibió la mercadería.

La nota de recepción debe de constar de tres copias: Una de las copias la recepta el

responsable de efectuar la compra, otra copia la recepta el encargado de manejar los

83

inventarios para que registre en su tarjeta de almacén la entrada de mercancía y la tercera

copia la recepta la persona encargada de llevar la contabilidad para que realice el pago.

Figura 22. Recepción de Inventario

Formato de recepción de inventario, el cual sirve como soporte de la mercadería que es entregada por los

proveedores, el mismo que debe constar con la firma de la persona que recibe el material.

4.15.4. Informe devolución de producto.

La devolución de productos por lo general se realiza cuando un ítem de la mercadería

está deteriorado o dañado, y por ende es inevitable devolver la mercadería al proveedor, la

persona responsable del departamento de compras es la encargada de realizar este proceso y

requerir al proveedor que se le devuelva la diferencia del importe cancelado por la

mercadería. Una nota de devolución de productos debe de tener el siguiente detalle:

1. El número de la nota de devolución.

2. Datos del proveedor.

3. Fecha de la devolución.

4. Referencia de la nota de recepción.

Fecha Nº pedido Proveedor Nº FacturaEstado del

producto

Condiciones de

transporteObservaciones


Matriz: 10 de Agosto 1013 y 6 de marzo, esq. C.C. Sánchez - local 10

[email protected]

Telf: 04 2325355

RECEPCION DE INVENTARIO Nº

1. Comprobar documentación

2. Embalaje intacto y limpio

3. Comprobar etiquetado

4. Comprobar aspecto

5. Comprobar condiciones de transporte

Firma Responsable:

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5. Código del producto

6. Descripción del producto.

7. Cantidad y precio de cada producto.

8. Importe de la mercancía objeto de la devolución.

9. Motivo de porque se realiza la devolución

10. Firma de la persona responsable del departamento de compras.

11. Firma del proveedor o persona autorizada para recibirla.

Figura 23. Informe devolución de producto

Formato de informe de devolución de productos, utilizado cuando se devuelve mercadería al proveedor, ya sea

por material dañado o en malas condiciones y cuando el despacho no es acorde al pedido.

ArtículoCantidad

OrdenadaUnidades

Precio

UnitarioPrecio Total

Sección Oficina Administración

Comentarios especiales

Fecha: Firma:

Comisión pagada:

Fecha de emisión del crédito:

/ /

INFORME DEVOLUCION DE PRODUCTO Nº ______

De:

Enviar a:

Fecha de Informe:

Fecha de Devolución:

Hora de Devolución:

Autorizado por:

Descripción

Fecha de envío:

Nº pedido del cliente:

Nuestro Nº de pedido:

Vendedor:


Matriz: 10 de Agosto 1013 y 6 de marzo, esq. C.C. Sánchez - local 10

Telf: 04 2325355

[email protected]

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4.15.5. Tarjeta kardex

La tarjeta kardex es el registro que lleva a cabo una empresa de manera estructurada

acerca de la entrada y salida de cada ítem o producto que conforme el inventario. El detalle

del registro de la tarjeta kardex depende de la necesidad de cada empresa, es decir, no hay un

formato específico, pero siempre debe de contener: las fechas de ingreso del inventario, la

cantidad en la bodega y el valor del inventario.

El objetivo del kardex es proporcionar un saldo confiable de cada ítem o producto que

posee la empresa en su bodega, con su respectivo costo. Hay diferentes métodos para la

valoración de los inventarios, pero los más usados son: FIFO y PMP

FIFO: este método de valoración del inventario se refiere a primero en entrar,

primero en salir, es decir el producto que más tiempo este en bodega es el primero que debe

de ser vendido.

PMP (Sistema de Precio de Coste Medio Ponderado): Este es un método de

valoración del inventario donde los precios de adquisición de los productos son promediados

por las existencias del momento.

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Figura 24. Método de valoración PEPS

PEPS (Primeras entradas – primeras salidas) consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios

quedarán aquellos productos comprados más recientemente.

87

4.16. Modelo de Flujo Grama de Inventario

Figura 25. Flujo grama de Inventario

Modelo de Flujo grama de procedimiento del inventario donde se describe los procesos que tiene la mercadería,

pedido, recepción, devolución, reparto a los demás locales, y la exhibición para la venta.

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4.17. Manual de Políticas del área de inventarios.

Manual de políticas de

control del área de

inventarios.

(Propuesto)

Calzado Leon2

Área de Inventarios

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AREA DE BODEGA

MANUAL

DE POLÍTICAS PARA CONTROL DEL

INVENTARIO.

ENERO 2018

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inventarios.

(Propuesto)

Calzado Leon2


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Índice

1. Introducción…………………………………………………….………..……..3

2. Objetivo General……………………………………………….……………….3

3. Alcance del Manual…………………………………….………...…………….3

4. Marco legal………………………………………………….………….………..3

5. Funciones y Responsabilidades………………………………...…………..…...4

6. Políticas generales para el área de inventario……………….……...…………...9

7. Procedimientos de compra de inventario..……………………………..............10

8. Procedimientos de ingreso de inventario a la bodega……..……………..........11

9. Procedimientos de Devoluciones…………………………………………….12

10. Formato de códigos a utilizar en el inventario..……………………………...13

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inventarios.

(Propuesto)

Calzado Leon2


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Manual de políticas del área de inventario.

1. Introducción:

El desarrollo de un manual de políticas en la Empresa Calzado Leon2 en el área de

inventarios es de vital importancia para el manejo en la adquisición, valuación y registro

del inventario, ya que proporcionara los lineamientos necesarios a cada uno de los

empleados del área para la designación de sus responsabilidades y roles dentro de la

empresa.

2. Objetivo General:

Proporcionar las directrices necesarias para la optimización del manejo de las inventarios

para el mejor desarrollo de procedimientos y funciones del área

3. Alcance del Manual:

El presente manual será de uso para el desarrollo de las actividades designadas al

personal del área de inventarios.

4. Marco legal:

COSO

Normas Internacionales de Auditoría 501

91



inventarios.

(Propuesto)

Calzado Leon2


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5. Funciones y Responsabilidades:

Nombre del Cargo: Jefe de bodega

Área: Departamento de Inventarios

Jefe inmediato: Gerente General

Supervisa a: Asistente de bodega

Objetivo principal: Responsable de la coordinación y organización del área de

inventario de la empresa.

Perfil de cargo:

Instrucción mínima: Estudio en Carreras Administrativas.

Experiencia: mínimo de 3 a 5 años de experiencia en actividades relacionadas al

área de inventarios y de bodegaje.

Conocimiento del puesto: El personal que colabore en el área de bodega y de

inventarios debe tener un conocimiento afianzado sobre el área porque debe de

conocer sobre los códigos, marcas y tallas que se utilizan con cada uno de los

productos que comercializa la empresa.

Habilidades y Competencias:

a) Ser Responsable

b) Trabajo en equipo

c) Conocimientos en programas informáticos como Excel

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inventarios.

(Propuesto)

Calzado Leon2


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Responsabilidades:

a) Realizar los pedidos a los proveedores.

b) Receptar los requerimientos de los otros locales.

c) Verificar que el producto no venga con fallas al momento de la entrega.

d) Recepción de productos a los proveedores conforme a las cantidades y

características del pedido.

e) Verificar las guías y órdenes de compra.

f) Preparar y coordinar despacho de productos.

g) Comunicación constante y directa con el gerente general.

h) Manejar y controlar racionalmente los inventarios requeridos.

i) Verificar el cumplimiento del presupuesto de compras.

j) Verificar el cumplimiento de las fechas establecidas de compras de

inventario.

k) Realizar conciliaciones del inventario tanto en el sistema como de manera

física, control de inventarios (físico y sistema) que todo este cuadrado con el

kardex que maneja la empresa.

l) Definir responsabilidades a cada uno de los asistentes del área de bodega.

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inventarios.

(Propuesto)

Calzado Leon2


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m) Supervisar sobre los máximos y mínimos de existencia en bodega.

n) Dar seguimiento a los faltantes en caso de que los hubiera.

o) Realizar reportes para el gerente de existencia de inventario.

p) Velar por el cumplimiento de las normas de seguridad en las bodegas.

q) Cotejar y revisar el inventario en estado de deterioro u obsoleto.

r) Realizar los reportes de los movimientos del inventario de la bodega:

s) Manejo de Actas de recepción de inventario.

t) Emisión de actas de entrega de inventario.

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inventarios.

(Propuesto)

Calzado Leon2

Área de

Inventarios

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Nombre del Cargo: Asistente de bodega

Área: Departamento de Inventarios

Jefe inmediato: Jefe de bodega

Supervisa a: No aplica

Perfil del cargo:

Instrucción mínima : Ser bachiller

Experiencia: mínimo de 1 año a 3 años de experiencia en actividades

relacionadas al área de inventarios y de bodegaje.

Conocimiento del puesto: El personal que colabore en el área de inventarios

debe tener un conocimiento afianzado sobre el área porque debe de conocer

sobre los códigos, marcas y tallas que se utilizan con cada uno de los productos

que comercializa la empresa.

Habilidades y Competencias:

Ser Responsable

Ser Organizado.

Trabajo en equipo

Conocimientos en programas informáticos como Excel

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inventarios.

(Propuesto)

Calzado Leon2

Área de

Inventarios

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Responsabilidades:

a) Mantener el aseo y orden en el área de la bodega

b) Mantener una comunicación constante y directa con el jefe de bodega.

c) Ingresar la entrada, salida y devoluciones del inventario al sistema de la

empresa.

d) Despachar los egresos de salida de una bodega hacia otra debidamente

autorizadas y firmadas por el gerente y por el jefe de la bodega

e) Realizar el registro sobre los máximos y mínimos de existencia en bodega.

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inventarios.

(Propuesto)

Calzado Leon2


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11. Políticas generales para el área de inventario.

a) Tener codificado el producto de acuerdo a la marca, modelo, color y talla del

calzado.

b) Tener un registro sobre los máximos y mínimos de existencia en bodega.

c) Solo personal autorizado podrá entrar en el área de bodega.

d) Todas las órdenes de compra deberán ser aprobadas por el gerente y por el jefe del

área de bodega.

e) El área de inventarios siempre debe estar de manera organizada y limpia.

f) Realizar la elaboración de egresos de salida de una bodega hacia otra debidamente

autorizadas y firmadas por el gerente y por el jefe de la bodega

g) Realizar inventarios en cada uno de los almacenes de forma mensual

h) Realizar conciliaciones del inventario tanto en el sistema como de manera física.

i) Supervisar sobre los máximos y mínimos de existencia en bodega.

j) Todas las órdenes de compra deberán ser aprobadas por el gerente.

k) Es total responsabilidad del jefe de bodega supervisar y cumplir con las

disposiciones de cada pedido.

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inventarios.

(Propuesto)

Calzado Leon2

Área de

Inventarios

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12. Procedimientos de compra de inventario.

a) El gerente general aprobará los productos que se van a comprar y a cual

proveedor y a qué precio.

b) El jefe de bodega será el responsable de contactar al proveedor y acordar el

detalle de productos, cantidad y precio.

c) El proveedor envía la proforma del pedido por correo para que el jefe de

bodega pueda constatar que todo esté de acuerdo a lo solicitado.

d) Si todo está correcto se enviara un e-mail con la aprobación de la proforma

y se procede a la coordinación del traslado, solicitando los datos del mismo.

e) Cuando llegue la mercadería solicitada el jefe de bodega recibirá la factura

y realizara la inspección del estado de la misma.

f) El jefe de bodega deberá de cotejar las facturas con la orden de recepción

que el mismo envió previamente.

g) Si todo esta correcto se firmara el recibí conforme por parte del jefe de

bodega y el entregue conforme por parte del proveedor.

h) Sin embargo, en caso de que alguna de la mercadería no venga en buen

estado se procederá a anular la factura, emitir notas de crédito dependiendo

del proveedor.

98

Manual de políticas

de control del área de

inventarios.

(Propuesto)

Calzado Leon2


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13. Procedimientos de ingreso de inventario a la bodega.

a) Una vez que el inventario fue aprobado para su recepción se le informara al

gerente general por medio de un memorándum

b) El gerente general fija los precios de los productos y da la orden por escrito al

asistente de bodegas de ingresar los nuevos productos al sistema

c) El asistente de bodega procederá a ingresar al sistema de la empresa los nuevos

productos con la lista de precios fijada por el gerente general.

d) Después el jefe de bodega deberá constatara que la información subida por el

asistente al sistema de la empresa sea la adecuada.

e) Una vez constatada la información se envía un escrito firmado por el jefe de

bodega al gerente dando constancia de que la información subida esta correcta

de acuerdo a los modelos y precios fijados.

f) Una vez terminado este proceso recién se procederá a colocar todo el inventario

en la bodega para su posterior venta.

99



inventarios.

(Propuesto)

Calzado Leon2

Área de

Inventarios

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14. Procedimientos de Devoluciones.

Para realizar las devoluciones se realizaran en el momento que el proveedor este

entregando la mercadería a la empresa, y al momento de recibirla estarán el jefe

de bodega y el asistente de bodega.

a) Debe estar presente al momento de recibir la mercadería el jefe de bodega

para la supervisión de la misma y el asistente de bodega para la recepción

del mismo.

b) Si la mercadería se encuentra en mal estado, es decir, dañada o presente

algún defecto de fabricación el jefe de bodega dará la orden de que esa

mercadería no va a entrar a bodega, ya que es responsabilidad del jefe

decidir que mercadería debe o no entrar a la bodega de la empresa.

c) El jefe de bodega de manera interna realizara un informe de devolución de

inventario para que sea de conocimiento para el gerente general de la

empresa.

d) Dependiendo del proveedor se realizara una nota de crédito o se realizara

una nueva factura solo con el inventario que ingreso a bodega.

100

Manual de políticas

de control del área de

inventarios.

(Propuesto)

Calzado Leon2


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15. Formato de códigos a utilizar en el inventario.

Principales

marcas

Principales

modelos

Colores

principales Series Código de barra

COQUETA

EV200

JB20

JC31

JC916

100 – Blanco

200 – Beige

300 – Vino

400 – Café

500 – Rojo

600 – Negro

700 – Verde

800 – Amarillo

900 - Azul

15 al 20

21 al 26

27 al 32

33 al 38

39 al 44

COQU-EV200 -500-21

BUNKY

17610

18010

18012

18015 BUNK-18010-600-40

VENUS

BELINDA

SAMANTA

CHRISTIAN

MATEO VENU-BELIND-600-32

KIT

DAISY

KITTIE

AVIADO

POOH

KIT -AVIADO-900-18

D’DALIS

30590

30592

38911

55955 DALI-30590 -400-39

FORTECALZA

FC140

FC150

FC905

FC910

FC -FC905 -100-27

El código de barra está representado por 15 dígitos y se clasifica en cuatro categorías:

marca, modelo, color y talla. Los primeros cuatro dígitos representa la marca del

calzado, los siguientes seis dígitos corresponde al modelo del calzado el cual se

establece previo al pedido con el proveedor, los tres dígitos siguientes identifican el

color del calzado y los dos últimos dígitos representa la talla del calzado.

101

Conclusiones

Una vez desarrollado y analizado el presente proyecto de investigación hemos llegado

a la siguiente conclusión:

Hoy en día, son muchas las pequeñas y medianas empresas que tratan de sobrevivir en

el mercado, por lo general empresas sufren variados problemas, debido a que no cuentan con

el control suficiente tanto en el inventario como en el recurso humano.

La propuesta de nuestro proyecto proporcionará una mayor designación en las

actividades en el área de los inventarios, con el fin de lograr un mayor control en el personal

logrando de esta manera cumplir con nuestros objetivos y las metas de la institución y

disminuyendo los riesgos en esta área tan susceptible de la compañía.

Se propuso un manual de políticas en el área de los inventarios para la correcta

asignación de responsabilidades y roles para disminuir los riesgos u ocurrencia de errores en

esta área de la empresa.

Se desarrolló la misión, la visión, los valores y la estructura organizacional de la

empresa Calzado Leon2

Se realizó el flujograma de procedimientos del área de bodega y un modelo de flujo

grama de inventario donde muestra los procedimientos a seguir en el departamento y las

personas que intervienen en los procedimientos para difundir de manera clara los procesos.

102

Recomendaciones

El jefe de bodega debe de hacer cumplir las políticas del área de inventarios.

Difundir el manual de las políticas y el flujo grama a través de una comunicación

personal y por escrito a todos los empleados relacionadas al área de inventarios.

Capacitar a los trabajadores del área para que conozcan cuáles son sus

responsabilidades y roles para alcanzar los objetivos propuestos por la empresa y así se lograr

una mayor eficiencia en la asignación de las labores de cada uno de los empleados.

Para garantizar que las políticas se están cumpliendo de manera adecuada y que en la

organización tengan un resultado favorable se recomienda realizar al gerente una evaluación

periódica, por lo menos cada tres meses para asegurarse que se están cumpliendo las

políticas de manera adecuada.

Que por lo menos cada año se realice una actualización del manual de políticas de

inventarios propuesto a la empresa en caso de ser necesario.

Instalar cámaras de seguridad en los locales para tratar de prevenir la sustracción de

los productos.

103

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8

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Apéndice

Carta de Autorización de la Empresa