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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
PROPUESTA DE CONTROL INTERNO BASADO EN COSO I, II Y III, PARA EL
MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DEL ÁREA CONTABLE DE LA
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A., UBICADA EN EL NORTE
DE QUITO
AUTORA: SOFÍA ALEJANDRA ROMERO TAIPE
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA,
CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA
DIRECTOR: JUAN CALDERÓN NOBOA
QUITO DM, DICIEMBRE 2015
ii
Romero Taipe, Sofía Alejandra (2015). Propuesta de Control
Interno basado en COSO I, II y III, para el mejoramiento de los
procesos del área contable de la Distribuidora Farmacéutica
Diagnofarm S.A., ubicada en el norte de Quito. Trabajo de
investigación para optar por el grado de Ingeniera en Contabilidad
y Auditoría CPA. Facultad de Ciencias Administrativas. Carrera
de Contabilidad y Auditoría. Quito: UCE. 346p.
iii
DEDICATORIA
Dedico la presente tesis:
A Dios por haberme dado la existencia y ser mi guía en el camino.
A mis padres Luis y Luisa que con su amor, comprensión y ejemplo, han sido el pilar
fundamental e incondicional para el logro de este objetivo. De igual forma, a mis
hermanos por su ayuda y sus palabras de aliento para seguir adelante a pesar de los
momentos difíciles.
A las personas que confiaron en mí y fueron un estímulo durante mi formación académica.
Sofía.
iv
AGRADECIMIENTO
Mis más sinceros agradecimientos a:
A Dios, por haberme colmado de salud, sabiduría y bendiciones para alcanzar esta meta
profesional en mi vida, superando cada uno de los obstáculos presentados durante esta
trayectoria académica.
A mis padres por ser mi apoyo incondicional en todo momento, porque gracias a su
sacrificio y ayuda he podido alcanzar esta meta propuesta.
A la Universidad Central del Ecuador, por el aprendizaje continuo impartido durante estos
5 años, lo cual me ha permitido formarme profesionalmente.
A mi director de tesis, por guiarme en la realización del presente trabajo.
A la empresa Diagnofarm S.A. por haberme dado la oportunidad de poner en práctica los
conocimientos adquiridos.
Sofía.
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vi
vii
viii
CONTENIDO
CAPÍTULO I ...................................................................................................................................... 1
1. GENERALIDADES................................................................................................................... 1
1.1 Antecedentes .................................................................................................................... 1
1.1.1 Reseña Histórica ......................................................................................................... 1
1.1.2 Base Legal .................................................................................................................. 1
1.1.3 Productos y Servicios ................................................................................................. 9
1.1.4 Organigrama ............................................................................................................. 11
1.1.4.1 Organigrama Estructural ...................................................................................... 11
1.1.4.2 Descripción de las funciones que se señalan en el organigrama estructural. ....... 12
1.2 Direccionamiento Estratégico .......................................................................................... 16
1.2.1 Misión ...................................................................................................................... 16
1.2.2 Visión ....................................................................................................................... 16
1.2.3 Objetivos .................................................................................................................. 16
1.2.3.1 Objetivo General .................................................................................................. 17
1.2.3.2 Objetivos Específicos ........................................................................................... 17
1.2.4 Estrategias ................................................................................................................ 17
1.2.5 Políticas .................................................................................................................... 18
1.2.5.1 Políticas Administrativas ...................................................................................... 18
1.2.5.2 Políticas Financieras ............................................................................................. 18
1.2.5.3 Políticas de Comercialización .............................................................................. 19
1.2.6 Principios y Valores ................................................................................................. 19
CAPÍTULO II .................................................................................................................................. 21
2. ANÁLISIS SITUACIONAL .................................................................................................... 21
2.1 Ambiente Externo ............................................................................................................ 21
2.1.1 Aspecto Político ....................................................................................................... 21
2.1.2 Aspecto Económico .................................................................................................. 22
2.1.2.1 Inflación ............................................................................................................... 22
2.1.2.2 Tasa de interés activa ........................................................................................... 23
2.2.2.3 Tasa de interés pasiva ........................................................................................... 24
2.1.2.4 Producto Interno Bruto PIB .................................................................................. 24
2.1.2.5 Inversión Extranjera Directa ................................................................................ 25
ix
2.1.3 Aspecto Social .......................................................................................................... 26
2.1.4 Aspecto Tecnológico ................................................................................................ 27
2.2 Ambiente Interno.............................................................................................................. 27
2.2.1 Clientes ..................................................................................................................... 28
2.2.2 Proveedores .............................................................................................................. 28
2.2.3 Competencia ............................................................................................................. 31
2.3 Procesos del Área Contable .............................................................................................. 32
2.3.1 Análisis FODA ........................................................................................................ 32
2.3.1.1 Encuesta al personal ................................................................................................ 32
2.3.1.2 Resultados obtenidos en la encuesta .................................................................... 36
2.3.1.3 Análisis FODA del Área Contable ....................................................................... 53
CAPÍTULO III ................................................................................................................................. 55
3. FUNDAMENTOS TEORICOS DEL CONTROL INTERNO ............................................... 55
3.1 Control Interno ................................................................................................................. 55
3.1.1 Definición ................................................................................................................. 55
3.1.2 Características del control interno ............................................................................ 55
3.1.3 Objetivos de COSO II .............................................................................................. 56
3.1.4 Importancia del Control Interno ............................................................................... 56
3.1.5 Clases de Control Interno ......................................................................................... 57
3.1.5.1 Control Interno Administrativo ............................................................................ 57
3.1.5.2 Control Interno Contable ..................................................................................... 57
3.2 Métodos de Evaluación (COSO) ...................................................................................... 58
3.2.1 COSO I ..................................................................................................................... 58
3.2.1.1 Componentes de COSO I ......................................................................................... 58
3.2.1.1.1 Ambiente de Control ......................................................................................... 59
3.2.1.1.2 Evaluación del Riesgo ....................................................................................... 60
3.2.1.1.3 Actividades de Control ...................................................................................... 60
3.2.1.1.4 Información y Comunicación ............................................................................ 61
3.2.1.1.5 Supervisión ........................................................................................................ 61
3.2.2 COSO II ................................................................................................................... 61
3.2.2.1 Eventos ............................................................................................................. 62
3.2.2.1.1 Riesgos .............................................................................................................. 62
3.2.2.1.2 Oportunidades ................................................................................................... 62
x
3.2.2.2 Componentes de COSO II ........................................................................................ 62
3.2.2.2.1 Ambiente de Control ......................................................................................... 63
3.2.2.2.2 Establecimiento de Objetivos ............................................................................ 65
3.2.2.2.3 Identificación de Riesgos .................................................................................. 65
3.2.2.2.4 Evaluación de Riesgos ...................................................................................... 66
3.2.2.2.5 Respuesta a los Riesgos ..................................................................................... 66
3.2.2.2.6 Actividades de Control ...................................................................................... 67
3.2.2.2.7 Información y comunicación ............................................................................. 68
3.2.2.2.8 Monitoreo .......................................................................................................... 69
3.2.3 COSO III .................................................................................................................. 69
3.2.3.1 Componentes de COSO III ...................................................................................... 69
3.2.3.1.1 Ambiente de Control ......................................................................................... 70
3.2.3.1.2 Evaluación del Riesgo ....................................................................................... 71
3.2.3.1.3 Actividades de Control ...................................................................................... 71
3.2.3.1.4 Información y Comunicación ............................................................................ 72
3.2.3.1.5 Supervisión ........................................................................................................ 72
3.3 Métodos de Evaluación del Control Interno Contable ..................................................... 73
3.3.1 Cuestionario ............................................................................................................. 74
3.3.2 Narrativo- Descriptivo .............................................................................................. 75
3.3.3 Flujo diagramación ................................................................................................... 75
3.3.4 Combinación de Técnicas ........................................................................................ 76
3.3.5 Formas de obtener información ................................................................................ 76
3.3.5.1 La entrevista ......................................................................................................... 76
3.3.5.2 Observación directa .............................................................................................. 77
3.3.5.3 Revisión de Documentos ...................................................................................... 77
3.3.5.4 Utilización de Internet .......................................................................................... 77
3.4 Área Contable de la Empresa .......................................................................................... 77
3.4.1 La contabilidad como medio para el mejoramiento de los procesos ........................ 77
3.4.2 La contabilidad como medio para el crecimiento de las empresas........................... 78
3.4.3 Proceso Contable ...................................................................................................... 78
3.4.3.1 Plan General de Cuentas........................................................................................... 80
3.4.3.2 Documentación Soporte ....................................................................................... 80
3.4.3.3 Jornalización: Libro Diario ...................................................................................... 80
xi
3.4.3.4 Mayorización: Libro Mayor ................................................................................. 81
3.4.3.5 Comprobación de saldos: Balance de Comprobación .......................................... 81
3.4.3.6 Ajustes .................................................................................................................. 82
3.4.3.7 Presentación de Estados Financieros ........................................................................ 83
3.4.3.7.1 Usuarios de los Estados Financieros ............................................................... 83
3.4.3.7.2 Reglas de Presentación ...................................................................................... 84
3.4.3.7.3 Limitación de los Estados Financieros .............................................................. 84
3.4.3.7.4 Clases de Estados Financieros .......................................................................... 84
3.4.3.7.5 Limitación de los Estados Financieros .............................................................. 89
3.4.3.8 Archivo de Documentación ...................................................................................... 89
3.5 NORMAS, POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS ........................................................... 90
3.5.1 Normas ..................................................................................................................... 90
3.5.2 Políticas .................................................................................................................... 90
3.5.3 Procedimientos ......................................................................................................... 90
3.5.3.1 Objetivo ............................................................................................................ 91
3.5.3.2 Clasificación de los Procedimientos ................................................................. 91
3.5.3.2.1 Procedimientos Administrativos ....................................................................... 91
3.5.3.2.2 Procedimientos Contables ................................................................................. 91
3.5.3.2.3 Procedimientos Financieros .............................................................................. 92
CAPÍTULO IV ................................................................................................................................. 93
4 PROPUESTA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA CONTABLE DE LA
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM .............................................................. 93
4.1 Cuestionarios de Evaluación ............................................................................................ 93
4.2 Propuesta de Control Interno para el Área Contable de la Distribuidora Farmacéutica
Diagnofarm S. A. ......................................................................................................................... 94
4.2.1 Control interno de Efectivo y equivalentes de efectivo ............................................ 98
4.2.2 Control interno de Inventarios ................................................................................ 124
4.2.3 Control interno de Cuentas por cobrar ................................................................... 135
4.2.4 Control interno de Activos Fijos ............................................................................ 146
4.2.5 Control Interno de Cuentas por pagar .................................................................... 161
4.2.6 Control Interno de Ventas ...................................................................................... 167
4.2.7 Control Interno de Gastos ...................................................................................... 174
4.2.8 Control Interno para la elaboración de Estados Financieros .................................. 181
xii
4.2.9 Control Interno para la determinación y declaración de impuestos. ...................... 191
4.3 Ejercicio Práctico ........................................................................................................... 196
CAPITULO V ................................................................................................................................ 306
5 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ..................................................................... 306
5.1 Conclusiones .................................................................................................................. 306
5.2 Recomendaciones ........................................................................................................... 307
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................ 308
ANEXOS........................................................................................................................................ 311
xiii
LISTA DE TABLAS
Tabla 1.1: Capital suscrito y pagado de la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm S.A. ................ 2
Tabla 1.2: Árbol accionario de la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm S.A. .............................. 3
Tabla 2. 1: Evolución de la Inversión Extranjera Directa ................................................................ 26
xiv
LISTA DE FIGURAS
Figura 1.1: Procedimientos previos para la obtención del Permiso de Funcionamiento de una
distribuidora farmacéutica. ................................................................................................................. 8
Figura 1.2: Organigrama Estructural de la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm S.A. .............. 11
Figura 2. 1: Porcentaje de Inflación Mensual 2014-2015 ................................................................ 23
Figura 2. 2: Tasa de interés activa al 31 de agosto del 2015 ............................................................ 23
Figura 2. 3: Tasa de interés pasiva al 31 de agosto del 2015 ........................................................... 24
Figura 2. 4: Evolución del PIB. ........................................................................................................ 25
Figura 2. 5: Resumen de los principales proveedores de Diagnofarm ............................................. 30
Figura 2. 6: Conocimiento y comprensión de la misión y visión de la empresa. ............................. 37
Figura 2. 7: Conocimiento de los objetivos de la empresa. .............................................................. 37
Figura 2. 8: Realización de funciones a partir de un manual o directrices escritas. ......................... 38
Figura 2. 9: Supervisión y control de funciones. .............................................................................. 38
Figura 2. 10: Capacitación al personal de la empresa. ..................................................................... 39
Figura 2. 11: Personal que tiene herramientas y equipo necesario para desempeñar funciones. ..... 39
Figura 2. 12: Acceso a base de datos mediante autorización de la gerencia. ................................... 40
Figura 2. 13: Forma en que se encuentra archivada la información. ................................................ 40
Figura 2. 14: Conocimiento de los procesos de la empresa. ............................................................ 41
Figura 2. 15: Acceso limitado a documentos importantes de la empresa. ....................................... 41
Figura 2. 16: Políticas contables dadas por escrito. ......................................................................... 42
Figura 2. 17: Software contable diseñado acorde a las necesidades de la empresa. ........................ 42
Figura 2. 18: Información contable es oportuna y confiable para la toma de decisiones. ................ 43
Figura 2. 19: Depósito en el banco del dinero de cobranzas al día siguiente de su recaudación. .... 43
Figura 2. 20: Realización de proceso de compras antes de realizar el pago a proveedores. ............ 44
Figura 2. 21: Existencia de procedimientos para el Área Contable. ................................................ 45
Figura 2. 22: Comprobación de inventario a través de conteo físico. .............................................. 45
Figura 2. 23: Segregación de funciones en el área de contabilidad.................................................. 46
Figura 2. 24: Control de los ingresos por ventas vs lo facturado. .................................................... 46
Figura 2. 25: Realización mensual de conciliaciones bancarias. ...................................................... 47
Figura 2. 26: Realización de arqueos de caja. .................................................................................. 47
Figura 2. 27: Análisis de antigüedad de saldos por cobrar y por pagar. ........................................... 48
Figura 2. 28: Registro contable de operaciones de la empresa de forma oportuna. ......................... 48
Figura 2. 29: Manejo de órdenes de compra y documentos que respalden el cobro de facturas. ..... 49
Figura 2. 30: Elaboración de estados financieros en base a NIIF. ................................................... 49
Figura 2. 31: Estados financieros revelan información oportuna y fiable de la situación financiera
de la empresa. ................................................................................................................................... 50
xv
Figura 2. 32: Mantenimiento de archivo activo y pasivo ordenado clasificado debidamente. ........ 51
Figura 2. 33: Formularios diseñados acorde a las necesidades de la empresa. ................................ 51
Figura 2. 34: Declaración de impuestos en base al calendario tributario. ........................................ 52
Figura 2. 35: Revisión de los procesos del Área Contable. .............................................................. 52
Figura 3. 1: Relación de los componentes de COSO I ..................................................................... 59
Figura 3. 2: Actividades de Control ................................................................................................. 61
Figura 3. 3: Componentes COSO II ERM ....................................................................................... 63
Figura 3. 4: Categorías de respuesta al riesgo .................................................................................. 67
Figura 3. 5: Componentes del Control Interno COSO III ................................................................ 70
Figura 3. 6: Proceso Contable .......................................................................................................... 78
Figura 3. 7: Fases del ciclo o proceso contable ................................................................................ 79
Figura 3. 8: Constitución del Balance General ................................................................................. 87
xvi
ANEXOS
Anexo A: Cuestionario de Control Interno de Efectivo y Equivalentes de Efectivo ..................... 311
Anexo B: Cuestionario de Control Interno de Inventarios ............................................................. 315
Anexo C: Cuestionario de Control Interno de Cuentas por cobrar ................................................ 319
Anexo D: Cuestionario de Control Interno de Activos Fijos ......................................................... 323
Anexo E: Cuestionario de Control Interno de Cuentas por pagar – Proveedores .......................... 327
Anexo F: Cuestionario de Control Interno de Ventas .................................................................... 331
Anexo G: Cuestionario de Control Interno de Gastos .................................................................... 335
Anexo H: Cuestionario de Control Interno de Elaboración de Estados Financieros...................... 339
Anexo I: Cuestionario de Control Interno de Declaración de Impuestos ....................................... 343
xvii
RESUMEN EJECUTIVO
PROPUESTA DE CONTROL INTERNO BASADO EN COSO I, II Y III, PARA EL
MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DEL ÁREA CONTABLE DE LA DISTRIBUIDORA
FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A., UBICADA EN EL NORTE DE QUITO.
El control interno constituye un proceso indispensable en el manejo y administración de una
empresa, pues, su objetivo es proporcionar una seguridad razonable de que los activos están
salvaguardados contra pérdidas por uso o disposición no autorizados, y que las transacciones han
sido efectuadas de acuerdo con las autorizaciones de la Administración y registradas
adecuadamente para permitir la preparación de los Estados Financieros de acuerdo con la
normativa vigente.
El Área Contable de la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm, no cuenta con un proceso de
Control Interno que le permita encaminar hacia una adecuada organización y desarrollo de sus
actividades de forma apropiada; se ha detectado deficiencias en la segregación de funciones, falta
de formalidad y carencia de procedimientos y de políticas que sean conocidas y aplicadas por todos
los miembros de la empresa, es por esta razón, que el personal desempeña sus funciones
empíricamente provocando conflictos con los clientes tanto internos como externos.
En virtud de la problemática antes mencionada, el presente trabajo de investigación tiene como
propósito mejorar los procesos y operaciones que se llevan a cabo en el Área Contable, a través del
diseño de una propuesta de control interno, donde se detalle de forma clara y precisa las normas,
políticas y procedimientos que debe aplicar personal de la empresa, a fin de ayudar a lograr
eficiencia y eficacia operativa, salvaguardar los activos y generar información financiera confiable.
Palabras Clave:
Control Interno
Área Contable
COSO I, II, III
Procedimientos
xviii
xix
INTRODUCCIÓN
La confianza es buena pero el control es mejor, de ahí parte el hecho de que si queremos lograr los
objetivos propuestos, debemos controlar continuamente que se cumpla de acuerdo a lo establecido.
El Área Contable, parte fundamental de una empresa y clave para la toma de decisiones, debe
contar con procedimientos de control interno que proporcionen un aseguramiento razonable en
cuanto a la consecución de eficiencia y eficacia en las operaciones, confiablidad de la información
financiera y cumplimiento de la normativa vigente.
Por consiguiente, en todas las empresas es necesario tener un adecuado control interno contable, de
lo contrario, se puede correr el riesgo de tener desviaciones en las operaciones, así como anomalías
en los activos, pasivos y en general en la exactitud de los registros de la información financiera; lo
que traería como consecuencia, que las decisiones operativas y financieras tomadas por la gerencia
no sean las más adecuadas para su gestión, perjudicando así, a la empresa.
Es por ello que el presente trabajo de investigación tiene como finalidad mejorar los procesos y
operaciones que se llevan a cabo en el Área Contable la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm, a
través del diseño de una propuesta de control interno, el mismo que detalle las normas, políticas y
procedimientos que el personal debe llevar a cabo para lograr eficiencia y eficacia operativa,
salvaguardar los activos y generar información financiera confiable frente a los fraudes.
El contenido del presente trabajo de investigación se divide en cinco capítulos cuyo contenido es el
siguiente:
El capítulo I describe las generalidades de la empresa, el direccionamiento estratégico y la
normativa que rige sus actividades.
En el capítulo II se realiza una descripción de la situación actual de la Distribuidora Farmacéutica
Diagnofarm, así como también, el análisis FODA del Área Contable de la misma.
En el Capítulo III se define el marco teórico acerca del control interno, sus características,
importancia, componentes y técnicas de evaluación; lo cual constituye la herramienta base que
orienta la elaboración de la propuesta y aplicación práctica.
En el Capítulo IV se presenta la propuesta de control interno para el Área Contable, el mismo que
incluye normas, políticas y procedimientos para los principales procedimientos que se realizan en
xx
dicha área, así como, los respectivos flujogramas que contribuyen al fácil entendimiento del
personal. Adicional, se presenta varios casos prácticos de la propuesta realizada.
En el Capítulo V se presenta las conclusiones y recomendaciones que son producto del trabajo de
investigación realizado.
1
CAPÍTULO I
1. GENERALIDADES
1.1 Antecedentes
1.1.1 Reseña Histórica
El proceso de vacunación constituye una de las medidas sanitarias que mayor beneficio ha
producido y sigue produciendo a la humanidad, puesto que protege al cuerpo contra
microorganismos, como bacterias o virus, que causan enfermedades muy serias. Es por esto que,
en el año 2007, nace la idea por parte de un grupo de médicos de constituir la Distribuidora
Farmacéutica Diagnofarm S.A., con el objeto de obtener mayores ingresos ofreciendo diferentes
tipos de vacunas para prevenir enfermedades de la actualidad.
En el año 2008, la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm realiza un acuerdo con el Laboratorio
GlaxoSmithKline para la distribución y comercialización de vacunas, convirtiéndose éste en su
principal proveedor. Posteriormente, realiza acuerdos con los laboratorios Novartis, Merck Sharp &
Dohme, Pfizer y Gudis, lo cual le permitió contar con una amplia gama de productos y así
incursionar en el mercado.
En la actualidad, esta empresa cuenta con un punto de distribución ubicado al norte de Quito en la
calle Pradera N30B y San Salvador, así como, un centro de vacunación ubicado en la misma
dirección, cuyo propósito es brindar un servicio adicional a los consumidores que adquieran los
productos.
Además, la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm espera realizar nuevo acuerdos con
laboratorios farmacéuticos para la comercialización de medicamentos especiales, que por su
composición química y precio no son distribuidos por las redes de farmacias, y de esta manera
contar con una amplia gama de productos para ofrecer a los clientes y consumidores.
1.1.2 Base Legal
La Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm fue constituida en la ciudad de Quito, el dieciocho de
Enero del año dos mil ocho, ante el Dr. Oswaldo Mejía Espinosa, notario cuadragésimo segundo
del cantón Quito, quien celebra la escritura de constitución a la cual comparecen las señoras María
Fernanda Cisneros Guerrero y María Alexandra Jarrín Rodríguez, de nacionalidad ecuatoriana,
2
casadas y domiciliadas en la ciudad de Quito con la voluntad de constituir una distribuidora
farmacéutica bajo la denominación de DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM
S.A., cuyo domicilio principal tendrá en la ciudad de Quito, en la calle Pradera N30B y San
Salvador, pudiendo establecer sucursales, oficinas o agencias en otros lugares del Ecuador o del
exterior.
La Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm tiene como objeto principal la comercialización,
distribución, importación, venta, representación, y alquiler de productos farmacéuticos, insumos
médicos y bienes relacionados con el campo de la salud y la medicina.
El capital social de la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm es de diez mil dólares de los Estados
Unidos de Norte América (USD 10.000), dividido en diez mil acciones de igual valor. Cada acción
será nominativa y ordinaria, y estarán representadas por títulos valor que serán firmados por el
Presidente o el Gerente General de la sociedad.
El capital está compuesto como sigue:
Tabla 1.1: Capital suscrito y pagado de la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm S.A.
SOCIOS
CAPITAL
SUSCRITO
UDS
CAPITAL
PAGADO
USD
NÚMERO DE
PARTICIPACIONES
%
María Alexandra Jarrín
Rodríguez 5.000 1.250 5.000 50%
María Fernanda
Cisneros Guerrero 5.000 1.250 5.000 50%
TOTAL 10.000 2.500 10.000 100
Los aumentos o disminuciones de capital serán acordados por la Junta General de Accionistas, que
constituye el órgano supremo de la compañía, la cual será representada por el Presidente o Gerente
General.
El tiempo de duración de la compañía es de cincuenta años contados a partir de la fecha de su
inscripción en el Registro Mercantil; pudiendo disolverse en cualquier momento, o prorrogar su
tiempo de duración cuando así lo resuelva la Junta General de Accionistas de acuerdo a lo que
establece el Estatuto y la Normativa Vigente.
En el año 2011, la Junta General de Accionistas realiza una ampliación del objeto social, la cual es:
la compañía podrá realizar campañas de vacunación a nivel nacional o internacional contra todo
3
tipo de enfermedades y epidemias. Estas campañas las podrá realizar a personas naturales,
jurídicas, privadas, estatales y demás permitidas por la Ley.
Adicionalmente, se incrementa el número de accionistas mediante la transferencia de acciones por
parte de Alexandra Jarrín y María Fernanda Cisneros a las siguientes personas:
Tabla 1.2: Árbol accionario de la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm S.A.
Nº Identificación Nombre Nacionalidad Tipo de
inversión
Capital
USD
1 601931629 Arias Arellano Oscar Patricio Ecuador Nacional 200.00
2 1708457401 Barahona Moncayo Oswaldo Francisco Ecuador Nacional 200.00
3 1722135314 Campos Marcia Regina Brasil Ext. Directa 200.00
4 601115397 Chiriboga León José Alejandro Ecuador Nacional 200.00
5 1706519665 Cisneros Guerrero María Fernanda Ecuador Nacional 1,600.00
6 1706393749 Donoso Uribe Fernando Juan José Ecuador Nacional 200.00
7 1703552735 Eguiguren León Luis Alfonso Ecuador Nacional 200.00
8 1702794981 Hidalgo Jaramillo Iván Marcelo Ecuador Nacional 200.00
9 1303423642 Jiménez Bazurto Armenia Cecilia Ecuador Nacional 200.00
10 1706861265 Jiménez Cevallos Marco Vinicio Ecuador Nacional 200.00
11 1705681268 Letort Mena José Julio Ecuador Nacional 200.00
12 1704491198 Longo Moscoso Flavio Marcelo Ecuador Nacional 200.00
13 1710123835 Mantilla Figueroa Zelma Alexandra Ecuador Nacional 200.00
14 1706694211 Manzano Pesantez Jaime Enrique Ecuador Nacional 200.00
15 702118738 Mocha Moreno Elena Verónika Ecuador Nacional 200.00
16 102054392 Mosquera Alvear Fabián Mauricio Ecuador Nacional 200.00
17 1705295077 Naranjo Estrella Joaquín Alfredo Ecuador Nacional 200.00
18 1703553204 Naves Viqueira Adolfo Cuba Nacional 200.00
19 100877745 Palacios Duran Bolívar Eduardo Ecuador Nacional 200.00
20 1703740512 Pérez De La Puente Mauricio Alejandro Ecuador Nacional 200.00
21 1706868286 Quiñonez De La Torre Ernesto Ecuador Nacional 200.00
22 1709931859 Quiroga Berrios Gonzalo Patricio Ecuador Nacional 400.00
23 1706872478 Ramos Flores Alberto Xavier Ecuador Nacional 200.00
24 1706769450 Riofrío Maldonado Pablo Patricio Ecuador Nacional 200.00
25 800651465 Riofrío Paz Roger Enrique Ecuador Nacional 200.00
26 601288079 Rivera Altamirano Alfonso Vinicio Ecuador Nacional 200.00
27 1705405585 Rúales Samaniego María De Las
Mercedes Ecuador Nacional 400.00
28 1703595585 Ugazzi Betancourt Michele José María Ecuador Nacional 200.00
29 1710962521 Ullauri Solórzano Vladimir Ernesto Ecuador Nacional 200.00
30 1704460102 Valdivieso Rodríguez Rommel Vicente Ecuador Nacional 200.00
31 1709773855 Viteri Rodríguez Santiago German Ecuador Nacional 2,000.00
32 1001201373 Yánez Cacuango Fabiola Del Pilar Ecuador Nacional 200.00
4
La Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm se encuentra regulada por varios organismos de control
como son: la Superintendencia de Compañías, Servicio de Rentas Internas, Municipio del Distrito
Metropolitano de Quito, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, entre otros, los cuáles emiten
disposiciones específicas para autorizar el funcionamiento de la misma.
A continuación se presentan las leyes y reglamentos que rigen la actividad de la Distribuidora
Farmacéutica Diagnofarm:
a) Ley de Régimen Tributario Interno
Esta ley contiene el siguiente artículo que se relacionan directamente con los productos
farmacéuticos que comercializa la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm:
Art. 55.- Transferencias e importaciones con tarifa cero.- Tendrán tarifa cero las
transferencias e importaciones de los siguientes bienes:
6.- Medicamentos y drogas de uso humano, de acuerdo con las listas que mediante Decreto
establecerá anualmente el Presidente de la República, así como la materia prima e insumos
importados o adquiridos en el mercado interno para producirlas. En el caso de que por
cualquier motivo no se realice las publicaciones antes establecidas, regirán las listas
anteriores. (Congreso Nacional, 2004).
La institución que establece y actualiza las listas de precios cada año es el Consejo Nacional de
Fijación y Revisión de Precios de Medicamentos de Uso Humano; por lo tanto, la Distribuidora
Farmacéutica Diagnofarm debe regirse a esta lista para la comercialización de sus productos
farmacéuticos. Cabe mencionar que, los medicamentos y drogas de uso humano, al tener IVA tarifa
0, beneficia a la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm pues éstos no tendrán un precio de venta
elevado, haciendo fácil su acceso.
Adicionalmente, en el mes de marzo del presente año, el Gobierno implementó salvaguardias a
ciertos productos; sin embargo, la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm no se encuentra
afectada, pues las vacunas y medicamentos especiales no han sido considerados en esta reforma.
b) Código de Trabajo
De acuerdo a las nuevas disposiciones emitidas en el Código de Trabajo, se elimina el Contrato a
plazo fijo, convirtiéndose éste en Contrato Indefinido inmediatamente después de terminado el
período de prueba de 90 días. Por lo tanto, la gerencia de la Distribuidora Farmacéutica
Diagnofarm tiene que realizar procesos de selección y contratación de forma exhaustiva a fin de
contar con personal idóneo y evitar problemas legales futuros con los empleados.
5
c) Ley de Justicia Laboral
De acuerdo a esta ley recientemente aprobada en el mes de abril del presente año, los empleados
tienen la posibilidad de elegir si desean que los décimo tercero y cuarto sueldos sean pagados de
manera mensual o acumulada. En caso de que los empleados deseen recibir los dos décimos
acumulados o sólo uno de ellos, deben notificar por escrito a los empleadores hasta el 31 de mayo
del 2015, caso contrario, si el empleado no envía la notificación por escrito se entenderá que acepta
recibir de manera mensual dichos recursos. Por tal motivo, la Distribuidora Farmacéutica
Diagnofarm debe realizar los trámites necesarios para cumplir con el pago de los décimos en base a
la decisión tomada por cada uno de sus trabajadores.
d) Ley Orgánica de la Salud
Esta ley contiene los siguientes artículos que se relacionan directamente con la Distribuidora
Farmacéutica Diagnofarm:
Art. 129.- El cumplimiento de las normas de vigilancia y control sanitario es obligatorio
para todas las instituciones, organismos y establecimientos públicos y privados que realicen
actividades de producción, importación, exportación, almacenamiento, transporte,
distribución, comercialización y expendio de productos de uso y consumo humano.
Art. 130.- Los establecimientos sujetos a control sanitario para su funcionamiento deberán
contar con el permiso otorgado por la autoridad sanitaria nacional. El permiso de
funcionamiento tendrá vigencia de un año calendario.
Art. 153.- Todo medicamento debe ser comercializado en establecimientos legalmente
autorizados.
Art. 165.- Para fines legales y reglamentarios, son establecimientos farmacéuticos los
laboratorios farmacéuticos, casas de representación de medicamentos, distribuidoras
farmacéuticas, farmacias y botiquines, que se encuentran en todo el territorio nacional.
Art. 170.- Los medicamentos, para su venta deben cumplir con los siguientes requisitos:
a) Estar debidamente identificados y etiquetados, sin alteraciones ni enmiendas;
b) Contener en sus etiquetas el número de registro sanitario nacional, el precio de venta al
público y la fecha de expiración;
c) No estar caducados;
d) No provenir de instituciones de servicio social, de programas sociales estatales, de
donaciones o ser muestras médicas;
e) No haber sido introducidos clandestinamente al país;
f) No ser falsificados o adulterados; y,
g) No tener colocados elementos sobre las etiquetas que impidan la visibilidad de la
información del producto, incluidas las que contienen los precios.
(Congreso Nacional, 2006)
6
La Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm debe regirse rigurosamente a las disposiciones de ésta
ley, caso contrario, el incumplimiento a la norma, como por ejemplo la distribución de
medicamentos y dispositivos médicos sin registro sanitario, medicamentos caducados y
condiciones higiénicas sanitarias no acordes para las requeridas a este tipo de establecimientos,
serán causas para el cierre de la distribuidora.
e) Reglamento de buenas prácticas de almacenamiento, distribución y transporte para
establecimientos farmacéuticos.
Los artículos que se relacionan con la actividad de la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm son
los que siguen:
Art. 3.- Los establecimientos farmacéuticos sujetos al presente Reglamento, deberán contar
con una organización propia, reflejada en un organigrama general, el cual se actualizará
periódicamente y en el que constará/n la(s) firma(s) de la(s) persona(s) responsable(s) y del
químico farmacéutico o bioquímico farmacéutico, responsable técnico del establecimiento.
El establecimiento deberá contar mínimo con lo siguiente:
Personería jurídica;
Representante legal;
Instalaciones y equipos que correspondan a las actividades que vaya a realizar;
Permiso de funcionamiento del establecimiento farmacéutico, emitido por el
Ministerio de Salud Pública a través de la Agencia Nacional de Regulación,
Control y Vigilancia Sanitaria -ARCSA
La Dirección Técnica de un químico farmacéutico o bioquímico farmacéutico;
Documentación en la que se describan las funciones y responsabilidades del
personal que labora en el establecimiento farmacéutico, establecidas de acuerdo a
su organigrama; y,
Documentación técnica de sus actividades.
Art. 11.- El personal que trabaja en áreas críticas del establecimiento en donde se
manipulen productos sensibilizantes, medicamentos que contengan sustancias
estupefacientes y psicotrópicos y productos que necesiten cadena de frío, entre otros,
recibirá programas especiales de capacitación, respecto a la gestión de su almacenamiento,
distribución y transporte.
Art. 12.- Previo al ingreso a laborar en estos establecimientos, el personal deberá contar
con el certificado de salud vigente expedido por la Autoridad Sanitaria competente, el que
se renovará cada año.
Art. 19.- De acuerdo con la capacidad física instalada de los establecimientos y la actividad
que realicen, sea esta almacenamiento o distribución de los productos materia de este
Reglamento, las áreas destinadas a estas actividades, podrán agruparse, incluirse o
eliminarse, de acuerdo a sus necesidades.
Art. 20.- Las áreas de los establecimientos, deberán estar diseñadas de tal manera que
faciliten el flujo tanto del personal como de los productos.
7
Art. 33.- Al momento de la recepción de los productos se realizará un muestreo, según la
norma INEN correspondiente; se inspeccionarán sus características externas y se constatará
la cantidad recibida.
Art. 64.- La distribución se debe realizar en cajas o recipientes que no afecten la calidad de
los productos y los protejan de factores externos.
Art. 67.- Se deberá contar con procedimientos para el transporte de los productos, que
describan todas las operaciones que se realizan, para garantizar su calidad durante la
transportación.
Art. 83.- Todo establecimiento deberá implementar procedimientos que faciliten el manejo
y comunicación de los reclamos y devoluciones, por parte de los usuarios, de los productos
que contempla este Reglamento.
Art. 95.- El Certificado de Buenas Prácticas de Almacenamiento, Distribución y
Transporte, tendrá una vigencia de tres (3) años, contados a partir de su expedición.
(Ministerio de Salud Pública, 2014).
f) Reglamento de control y funcionamiento de los establecimientos farmacéuticos
Los artículos que se vinculan con la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm son:
Art. 45.- Las distribuidoras farmacéuticas son establecimientos farmacéuticos autorizados
para realizar importación, exportación y venta al por mayor de medicamentos en general de
uso humano, especialidades farmacéuticas, productos para la industria farmacéutica,
auxiliares médico-quirúrgico, dispositivos médicos, insumos médicos, cosméticos y
productos higiénicos. Deben cumplir con las buenas prácticas de almacenamiento y
distribución determinadas por la autoridad sanitaria nacional.
Funcionarán bajo la representación y responsabilidad técnica de un químico farmacéutico o
bioquímico farmacéutico. (Ministerio de Salud Pública, 2009)
g) Reglamento sustitutivo para otorgar permisos de funcionamiento a los establecimientos
sujetos a vigilancia y control sanitario.
Art. 9.- Los establecimientos sujetos a vigilancia y control sanitario se clasifican en tres
categorías conforme su riesgo: Grupo A (riesgo alto); Grupo B (riesgo moderado) y Grupo
C (riesgo bajo), tomando en consideración los siguientes criterios:
Riesgo epidemiológico.
Tipo de producto / servicio.
Procesos utilizados conforme a la actividad del establecimiento.
Tipo de desechos generados.
Art. 17.- La transformación, ampliación y traslado de plantas industriales, procesadoras de
alimentos, establecimientos farmacéuticos, de producción de biológicos, de elaboración de
productos naturales procesados de uso medicinal, de producción de homeopáticos,
plaguicidas de uso doméstico y los que se utilicen en salud pública, productos dentales,
8
empresas de cosméticos y productos higiénicos, estarán sujetos a la obtención de la
respectiva autorización por parte de la ARCSA.
El cambio de RUC, cambio de categoría, cambio de dirección y cambio de actividad
requieren nuevo Permiso de Funcionamiento para el establecimiento. (Ministerio de Salud
Pública, 2014)
Según el reglamento mencionado, las empresas distribuidoras de productos farmacéuticos deben
ser categorizadas de acuerdo al grado de riesgo en base a criterios definidos, Por consiguiente, en
base al artículo 53 del Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones y su
Reglamento, la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm tiene la siguiente categorización:
Tipo de Establecimiento: Empresa
Clase de Riesgo: Grupo B – Riesgo Moderado
Coeficiente: 15
Figura 1.1: Procedimientos previos para la obtención del Permiso de Funcionamiento de una
distribuidora farmacéutica.
Servicio de Rentas Internas
Registro Único de Contribuyentes (RUC)
Registro Civil
Cédula de ciudadanía del representante legal del
establecimiento
Notaria
Documentos que acrediten la personería
jurídica del establecimiento
Cuerpo de Bomberos
Permiso de funcionamiento
Ministerio de Salud Pública
Certificado de Salud Ocupacional del personal
ARCSA
Certificado de cumplimiento de buenas prácticas de
almacenamiento,distribución y transporte.
ARCSA
Certificado de Registro Sanitario
Consejo Nacional de Fijación y Revisión de
Precios de Medicamentos de Uso Humano
Lista de precios de los productos
Ministerio de Industrias y Producción
Categorización del establecimiento
Comprobante de pago por derecho de Permiso y
Funcionamiento
Ministerio de Salud Pública
Obtención del Permiso de Funcionamiento del
establecimiento farmacéutico, a través de la Agencia
Nacional de Regulación, Control y Vigilancia Sanitaria
ARCSA.
9
1.1.3 Productos y Servicios
Las líneas de medicamentos que maneja la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm son:
GlaxoSmithKline GSK
Novartis
Merck Sharp & Dohme
Pfizer
Gudis
Sanofi
La Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm ofrece diversos productos farmacéuticos, especialmente
vacunas para consumo humano, que se detallan a continuación:
Agripal Amp.: vacuna contra la gripe.
Boostrix Jeringa: vacuna difteria/tétanos/tosferina
Cervarix Jering: vacuna anti-cáncer de cuello de útero
Engerix B: vacuna para prevenir la Hepatitis B. Niños
Engerix B1: vacuna para prevenir la Hepatitis B. Adultos
Femgyl: anticonceptivo inyectable GUDIS
Gardasil 120 UG: Vacuna contra el VPH (Virus del Papiloma Humano)
Havrix 1440: Vacuna para prevenir Hepatitis A. Adultos
Havrix 720 Vacuna para prevenir Hepatitis A. Niños
Infanrix: Vacuna DTPa (difteria, tétanos, tos ferina a celular)
Prevenar: Vacuna contra el neumococo
Primabela: Anticonceptivos grageas
Prolia: Calcio inyectable
Rotarix: Vacuna anti rotavirus
Rotateq: Vacuna anti rotavirus
Tetadiph; Vacuna contra difteria, tétanos.
Tetanol: Vacuna contra tétanos
Twinrix Adulto: Vacuna para prevenir hepatitis A y B.
Twinrix Junior: Vacuna para prevenir hepatitis A y B.
Typherix Jeringa: Vacuna anti tifoidea
Varilrix 0.5 ml: Vacuna contra la varicela
Vaxigrip Jeringa: Vacuna antigripal
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Adicionalmente, la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm ofrece el servicio de vacunación para
todos quienes adquieren sus productos, cuyo costo es mínimo y se incluye en el esquema de
vacunación.
La mayoría de productos farmacéuticos que comercializa la empresa provienen de otros países y se
distribuyen generalmente a clínicas médicas, sanatorios privados, centros de educación y empresas.
11
1.1.4 Organigrama
El organigrama es “la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que se muestra la composición de las
unidades administrativas que la integran, sus relaciones, niveles jerarquicos, canales formales de comunicación.” (Franklin Fincowsky, 2009).
1.1.4.1 Organigrama Estructural
Figura 1.2: Organigrama Estructural de la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm S.A.
JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS
PRESIDENTE
GERENTE GENERAL
GERENTE ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
CONTABILIDAD BODEGA MENSAJERÌA
GERENTE COMERCIAL
VENTAS VACUNACIÓN
ASESORÍA LEGAL ASISTENTE DE
GERENCIA
12
1.1.4.2 Descripción de las funciones que se señalan en el organigrama estructural.
Las principales funciones que realizan cada uno de los miembros que conforman la empresa son las
que siguen:
a) Junta de Accionistas
Nombrar al representante legal de la compañía y fijar su remuneración.
Conocer anualmente los informes y balances que presente el Gerente General y dictar la
resolución correspondiente.
Resolver sobre la distribución de los beneficios sociales.
Remover en cualquier tiempo al gerente general cuando éste no cumpla las funciones de su
cargo.
Determinar la forma de reparto de utilidades, así como el porcentaje que debe destinarse a
la reserva estatutaria u otra reserva especial.
Aprobar actas de juntas ordinarias y extraordinarias.
Resolver acerca de la transformación, fusión, escisión y liquidación y de la compañía.
b) Presidente
Dirigir sesiones de la Junta General de Accionistas.
Convocar a juntas generales ordinarias por lo menos una vez al año, y extraordinarias
cuando se requiera tratar asuntos puntuales.
Llevar el libro de actas de la Junta General.
Suscribir los títulos de acciones.
Reemplazar al Gerente general en caso de ausencia, en todas las atribuciones y actividades.
c) Gerente General
Representar legal, judicial y extrajudicialmente a la compañía.
Cumplir y hacer cumplir las disposiciones establecidas por la Junta General de Accionistas.
Responder por los bienes y valores pertenecientes a la compañía.
Cuidar que se lleve la contabilidad acorde al Código de Comercio y demás normativa
vigente.
Presentar anualmente a la Junta General de Accionistas los respectivos estados financieros
e informes laborales que reflejen la situación de la compañía, así como la propuesta de
distribución de beneficios al cierre del ejercicio económico.
13
Someter a consideración de la Junta General de Accionistas, en el mes de enero, el
proyecto de presupuesto para cada año.
Controlar y supervisar las actividades de las áreas financiera, administrativa y comercial de
la Compañía.
Selección y contratación de nuevo personal, así como la fijación de su remuneración.
d) Asesoría Legal
Tramitar y resolver procesos legales de la compañía.
Asesorar en cuanto a asuntos de carácter laboral, judicial y penal con respecto a los
clientes, proveedores y personal de la compañía.
Asesorar al Gerente General en cuanto a la normativa vigente que regule el sector en que se
desenvuelve la empresa.
Tramitar la compra o venta de bienes inmuebles y muebles de la empresa.
e) Asistente de Gerencia
Comunicar al personal de la compañía, las reuniones convocadas por gerencia general.
Ayudar en la logística para la realización de reuniones del gerente general con clientes,
proveedores y personal de la empresa.
Manejo de agenda de las actividades que el Gerente General deba realizar.
Receptar, enviar, clasificar y archivar la correspondencia tanto interna como externa de la
empresa.
Ayudar a la gerencia administrativa y financiera en el despacho de vacunas, monitoreo y
control de la bodega para asegurar que no existan faltantes.
Colaborar en las actividades que realice el Gerente General de la empresa.
f) Gerente Administrativo y Financiero
Administración financiera y presupuestaria de la empresa.
Determinar la cantidad de inversión necesaria para el abastecimiento de productos
farmacéuticos en función de las campañas de vacunación programadas.
Realizar negociaciones con los proveedores y buscar la mejor opción en cuanto a precios,
descuentos, entrega y forma de pago.
Elaborar el presupuesto anual de la empresa y buscar alternativas de financiamiento a corto
largo plazo.
Administración del inventario y control de su rotación.
14
Estar al tanto sobre cambios de productos o precios que puedan afectar a la organización.
Reclutamiento y pre selección de personal.
Planificar capacitaciones al personal en función a su desarrollo profesional.
Evaluación del desempeño del personal.
Participar en la toma de decisiones de la empresa.
g) Contabilidad
Registro de los movimientos económicos de la compañía.
Elaboración y presentación de estados financieros a la gerencia general de acuerdo a
normas contables vigentes.
Organizar, coordinar, ejecutar y mantener actualizado el sistema contable de la compañía.
Recepción de facturas, comprobantes de retención y documentación soporte, así como el
archivo de los mismos.
Representar a la compañía frente a organismos de control. (Superintendencia de
Compañías, Servicio de Rentas Internas)
Elaborar reportes financieros para la toma de decisiones.
Efectuar pagos a través de cheques o transacciones bancarias.
h) Bodega
Llevar un registro de ingreso y salida de productos farmacéuticos de la bodega.
Cumplir las normas técnicas en cuanto a temperatura y cadena de frío para el
almacenamiento y transporte de los productos farmacéuticos.
Despacho de vacunas a clientes, así como requerimientos para la realización de campañas
de vacunación.
Conteo y revisión física del inventario semanalmente.
Informar a la gerencia en caso de existir faltantes o sobrantes en el inventario.
i) Gerente Comercial
Realización de ofertas y promociones de productos farmacéuticos que ofrece la empresa.
Planificar, coordinar y realizar la publicidad de la empresa.
Planificar la realización de campañas de vacunación a nivel nacional, así como a centros de
educación y empresas.
Capacitar al personal en atención al cliente.
Supervisar y aprobar la emisión de facturas proforma realizadas por los vendedores.
15
Negociación final con el cliente.
Supervisar la emisión de facturas al cliente y entrega de productos farmacéuticos de
acuerdo a las especificaciones.
Establecer las formas de pago que aceptará la empresa por la comercialización de
productos farmacéuticos.
j) Ventas
Comunicar a clínicas, médicos especialistas, centros de educación, empresas y público en
general acerca de los productos que ofrece la empresa, así como sus promociones y ofertas.
Buscar nuevos clientes y concretar la venta de productos farmacéuticos.
Negociación con clientes, en temas relacionas con crédito, promoción y entrega de los
productos.
Cumplir las metas de venta programadas para el año.
Asesorar a los clientes acerca de los productos y servicios que ofrece la empresa.
Comunicar a la gerencia los requerimientos, quejas y sugerencias de los clientes así como
cualquier información acerca de la competencia.
Colaborar con las actividades de otras áreas de la empresa (facturación, bodega, etc.) que
soliciten sus servicios.
k) Mensajería
Transporte y entrega de productos farmacéuticos al cliente.
Entrega de correspondencia a los clientes y proveedores.
Realización de trámites relativos a la empresa.
Realización de cobros a los clientes en el lugar acordado.
Colaborar con las actividades de otras áreas de la empresa (facturación, bodega, etc.) que
soliciten sus servicios.
l) Personal de Vacunación
Vacunación a los clientes en la fecha, hora y lugar establecido en el acuerdo.
Transporte de vacunas (cooler) de acuerdo a normas técnicas (temperaturas, cadena de
frío). Elaboración de ficha médica de personas vacunadas.
Manejo de desechos infecciosos.
Colaborar con las actividades de otras áreas de la empresa (ventas, facturación, bodega,
etc.) que soliciten sus servicios.
16
1.2 Direccionamiento Estratégico
1.2.1 Misión
La misión es una meta general basada en suposiciones de los directivos en cuanto a los
propósitos, competencias y lugar de la organización en el mundo. La misión o razón de ser
de la organización es un breve enunciado que sintetiza los principales propósitos,
estrategias y valores que deberán ser conocidos, comprendidos, así como compartidos por
todas las personas que colaboran en el desarrollo del negocio. (Luna González, 2014).
La misión de la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm es la siguiente:
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A. es una empresa dedicada a la
comercialización, distribución y venta de vacunas que cuenta con personal capacitado,
comprometido y orientado a brindar un servicio eficiente que supere las necesidades y expectativas
de los clientes y consumidores.
1.2.2 Visión
Es la capacidad de plantear un futuro posible, basado en los motivos por los cuales se desea
dicho futuro. Una vez establecida, la visión se convierte en el objetivo máximo que toda
organización debe alcanzar, en la guía sobre la cual todas las decisiones estratégicas serán
validadas. Toda inversión, desarrollo o proyecto deberá estar orientado a la consecución de
la visión, lo que permite la clarificación de las prioridades a futuro. (Gallardo Hernández,
2012, pág. 69).
La visión de la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm es la que sigue:
Ser una empresa líder del mercado ecuatoriano en la distribución y comercialización de vacunas y
medicamentos especiales, a través de un trabajo comprometido, responsabilidad social y
profesionalismo, a fin de ofrecer un producto y servicio de calidad para el bienestar de nuestros
clientes y consumidores.
1.2.3 Objetivos
Los objetivos estratégicos son los resultados específicos que pretenden alcanzar las
instituciones para realizar su visión y misión. Se enfoca en las siguientes preguntas: ¿qué
queremos?, ¿qué deseamos?, ¿qué vamos a hacer? En palabras de R. L. Ackoff, son los
medios para alcanzar los fines. (Luna González, 2014).
17
1.2.3.1 Objetivo General
El objetivo principal de la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm es: comercializar productos
farmacéuticos de calidad a nivel nacional brindando un servicio excelente, eficiente y
comprometido que satisfaga las expectativas tanto de los clientes y consumidores como de los
inversionistas y personal de la empresa.
1.2.3.2 Objetivos Específicos
Los objetivos específicos de la empresa son:
Lograr un crecimiento económico financiero a través del incremento de las ventas anuales
para satisfacer las expectativas de los inversionistas y del personal de la empresa.
Abrir nuevos puntos de distribución y vacunación en lugares estratégicos del centro y sur
de la ciudad de Quito.
Implementar los equipos y tecnología necesaria para cubrir los requerimientos del
mercado.
Contar con personal idóneo, eficiente y comprometido con la empresa para alcanzar los
propósitos institucionales.
Mejorar y ampliar la infraestructura de la empresa para el bienestar de los clientes internos
y externos.
1.2.4 Estrategias
“Es el plan de acción gerencial que busca lograr los objetivos de la organización; la estrategia se
refleja en el patrón de movimientos y enfoques ideados por la gerencia para producir los resultados
planeados.” (Luna González, 2014).
Las estrategias establecidas en la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm son las que siguen a
continuación:
Realizar acuerdos con nuevos proveedores para el abastecimiento de los productos
farmacéuticos necesarios para cubrir la demanda.
Concretar, organizar y realizar al menos tres campañas de vacunación a nivel nacional.
Mejorar la promoción y publicidad de la empresa y orientarla hacia centros de educación
superior, pequeñas empresas, clubs.
18
Buscar nuevas fuentes de financiamientos para un mayor abastecimiento de productos
farmacéuticos, realización de campañas de vacunación y equipos necesarios.
Planificar capacitaciones para el personal, acorde a las funciones que desempeña, y
motivarlo constantemente.
Crear una cultura de ahorro (suministros, productos de limpieza), a fin de consumir lo
necesario.
1.2.5 Políticas
“Son los criterios o reglas de comportamiento que orientan y encausan el pensamiento y la acción
para el logro de los objetivos”. (Palacios Acero, 2010, pág. 49).
Las políticas que se llevan a cabo en la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm son las siguientes:
1.2.5.1 Políticas Administrativas
Informarse sobre los nuevos productos que elaboran los laboratorios farmacéuticos, así
como nuevos productos que comercializan las empresas competidoras.
Realizar presupuestos anuales de compras, aprovisionando una cantidad adicional de
productos farmacéuticos para posibles clientes.
Promover un ambiente laboral donde el talento humano de Distribuidora Farmacéutica
Diagnofarm se sienta a gusto, se involucre y sea proactivo.
Fomentar el trabajo en equipo a fin cumplir los objetivos
La Junta General de Socios será responsable de establecer y actualizar políticas, haciendo
una revisión por lo menos una vez al año.
1.2.5.2 Políticas Financieras
Depositar el dinero recaudado en caja, al finalizar la jornada laboral o máximo en la
mañana del día siguiente.
Realizar los pagos a los proveedores un día antes de la fecha de vencimiento.
Mantener actualizado el proceso contable para la toma de decisiones.
Actualización en cuanto a normativa contable y tributaria.
19
1.2.5.3 Políticas de Comercialización
Cobro a los clientes en base a dos modalidades: cobro por el esquema completo de
vacunación o cobro en cada dosis.
Satisfacer todos los requisitos de los clientes.
Formas de cobro a través de efectivo, tarjetas de crédito a tres meses o descuento directo en
el Rol de Pagos de la institución a la que pertenezca el consumidor.
Mantener una base de datos para realizar un seguimiento a los clientes y consumidores.
Conocer las quejas y sugerencias de los clientes, consumidores y proveedores, así como
del personal de la empresa para lograr un mejor servicio.
Manejo de call-center a fin de que los consumidores que tienen dosis de vacunas
pendientes, se acerquen al centro de vacunación.
1.2.6 Principios y Valores
Los principios “representan la idea fundamental que sirve de base a un orden determinado de
conocimientos sobre los que se apoya la empresa. Es una norma o idea fundamental que rige el
pensamiento o la conducta de la institución en calidad eficiencia, rentabilidad, servicio.” (Palacios
Acero, 2010).
Los principios que maneja la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm son los siguientes:
Orientación al consumidor: Disposición para satisfacer los pedidos, deseos y expectativas
de los clientes.
Trabajo en equipo: Capacidad que tiene el trabajador para relacionarse con sus
compañeros a fin de realizar funciones y cumplir un mismo objetivo.
Adaptación al cambio: Capacidad para enfrentarse a situaciones nuevas y desconocidas en
virtud del desarrollo de la empresa.
Lealtad: Sentirse parte de la empresa, identificase con ella. Comprometerse con la
consecución de los objetivos.
Por su parte, los valores “sirven como filtros que nos ayudan en la toma de decisiones y como
marco de referencia para juzgar las conductas de los demás. Las empresas también tienen sus
valores. Sirven como los de las personas para normar la conducta de sus miembros y para juzgar lo
que es correcto o no en las acciones de sus miembros.” (Gallardo Hernández, 2012).
20
Los valores que rigen el desempeño del personal son:
Responsabilidad: Cumplimiento de las obligaciones de forma correcta.
Compromiso: Concientización de la importancia de cumplir con el trabajo asignado en el
tiempo y forma establecida.
Apoyo: Ayuda a los trabajadores y entre ellos para cumplir con las funciones establecidas.
Servicio: Brindar ayuda de manera espontánea para facilitar la vida de los clientes y
consumidores.
Iniciativa: Habilidad para presentar nuevas ideas, métodos o acciones en bien de la
empresa.
21
CAPÍTULO II
2. ANÁLISIS SITUACIONAL
2.1 Ambiente Externo
Son factores exógenos sobre los cuáles la empresa no tiene el control, sin embargo puede establecer
estrategias y tomar decisiones para reducir su impacto Estos factores son: social, político,
económico y tecnológico, los cuáles influyen de forma global a todas las empresas y
organizaciones que se encuentran dentro del territorio ecuatoriano.
2.1.1 Aspecto Político
El factor político cumple un papel importante en el desarrollo de cualquier empresa, ya que los
gobiernos al tener la facultad para implementar políticas y estrategias destinadas a resolver
problemas socioeconómicos del país, modifican aspectos como incentivos a la inversión, poder de
compra, subvenciones, apoyo a las nuevas industrias, entre otros aspectos.
El análisis externo debe evaluar este ámbito de gran importancia y entender que la empresa
privada está supeditada a la política y las leyes de la empresa pública representada por el
gobierno. El gobierno establece políticas y marcos jurídicos que los negocios deben
respetar y cumplir oportunamente, ejemplos de éstas pueden ser: leyes fiscales, contra
monopolios, de trabajo, de sueldo, de salud, ecológicas, de capacitaciones de los
trabajadores, educativas, arancelarias, entre otras. (Luna González, 2014)
Este factor comprende la política monetaria, crediticia, cambiaria y fiscal. La política monetaria
comprende decisiones que toma el gobierno relacionadas con la posibilidad de emitir y regular su
moneda, la política cambiaria tiene por objetivo realizar transacciones comerciales que sean
pagadas con la misma moneda o con una más fuerte. La política crediticia comprende aquellas
decisiones referentes a las tasas de interés que se cobrará o se pagará por créditos.
En cuanto a la política fiscal, actualmente se ha reformado la Ley Orgánica del Régimen Tributario
Interno, por lo cual se incrementó el valor de las importaciones como una medida para salvaguardar
la balanza de pagos del país. La Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm al igual que todas las
empresas del Ecuador, son afectadas o beneficiadas por las decisiones políticas, como el aumento
de aranceles a las importaciones de productos farmacéuticos o materia prima para su producción, lo
cual representa una amenaza puesto que, trae problemas económicos para la empresa, los cuáles se
reflejan en la reducción de la demanda, sobre todo de las vacunas que previenen enfermedades, ya
22
que, las personas dejan de consumir por su alto precio, convirtiéndose las vacunas en un producto
suntuario.
Adicionalmente, esta medida reduce el incentivo a la inversión extranjera ya que los Laboratorios
farmacéuticos como en el caso de la empresa GlaxoSmithKline GSK prefieren invertir en
Colombia, Perú, o Bolivia, puesto que en estos países no existen restricciones a las importaciones y
pueden comercializar sus productos en gran escala.
2.1.2 Aspecto Económico
La economía ecuatoriana se ha caracterizado por bajos niveles de crecimiento económico,
producción de bienes primarios con escaso desarrollo industrial, elevado endeudamiento externo y
desigual distribución de la riqueza. Por consiguiente, el factor económico influye directamente en
la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm, convirtiéndose en una amenaza, pues al existir
inestabilidad económica, baja el consumo de productos farmacéuticos, descienden los precios, se
reducen los ingresos, e incluso se impide la entrada de la inversión extranjera.
Es necesario revisar algunos aspectos que intervienen en el factor económico:
2.1.2.1 Inflación
Es el desequilibrio existente entre la cantidad de bienes y servicios y la cantidad de circulante
(dinero).
Es un fenómeno económico generalizado en todos los países del mundo, se presenta tanto
en economías capitalistas y socialistas, afecta a países desarrollados y subdesarrollados o
mejor llamados en vías de desarrollo, aunque con diversa intensidad, y se ve reflejado en el
alto costo de los productos de primera necesidad (aumento de los precios) y en la constante
devaluación de la moneda (pérdida del poder adquisitivo)… En América Latina la inflación
es un fenómeno constante e intenso. (Miño López, 2007).
Según el cuadro que se presenta a continuación podemos observar que los niveles de inflación
crecen en forma moderada y sostenida, por consiguiente, la Distribuidora Farmacéutica
Diagnofarm no se ve afectada, ya que el dinero no pierde su poder adquisitivo de forma acelerada,
permitiendo a los clientes y consumidores comprar productos farmacéuticos y por consiguiente, las
ventas de la empresa se mantienen.
23
A continuación se presenta los porcentajes de inflación durante los últimos años:
2.1.2.2 Tasa de interés activa
“Es el porcentaje de dinero, que cobra una institución financiera por los créditos que entrega”
(Robles & Robles, 2008).
Fecha Valor
Agosto-31-2015 4.14%
Julio-31-2015 4.36%
Junio-30-2015 4.87%
Mayo-31-2015 4.55%
Abril-30-2015 4,32%
Marzo-31-2015 3,76%
Febrero-28-2015 4,05%
Enero-31-2015 3,53%
Diciembre-31-2014 3,67%
Noviembre-30-2014 3,76%
Octubre-31-2014 3,98%
Septiembre-30-2014 4,19%
Agosto-31-2014 4,15%
Julio-31-2014 4,11%
Junio-30-2014 3,67%
Figura 2. 1: Porcentaje de Inflación Mensual 2014-2015. En: (Banco Central del Ecuador, 2015)
Fecha Valor
Agosto-31-2015 8,06%
Julio-31-2015 8,54%
Junio-30-2015 8,70%
Mayo-31-2015 8,45%
Abril-30-2015 8,09%
Marzo-31-2015 7,31%
Febrero-28-2015 7,41%
Enero-31-2015 7,84%
Diciembre-31-2014 8,19%
Noviembre-30-2014 8,13%
Octubre-31-2014 8,34%
Septiembre-30-2014 7,86%
Agosto-31-2014 8,16%
Figura 2. 2: Tasa de interés activa al 31 de agosto del 2015. En: (Banco Central del Ecuador, 2015)
24
Como se puede observar en el cuadro anterior, las tasas de interés activas tienen variaciones
sostenidas y por consiguiente, si la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm necesita obtener un
crédito, ya sea para el abastecimiento de mercadería, implementación de tecnología o
infraestructura, que demandan altos montos de dinero, podrá acceder al mismo a un costo
moderado.
2.2.2.3 Tasa de interés pasiva
“Es el porcentaje de dinero, que las instituciones financieras pagan a los ahorristas por los
depósitos” (Robles & Robles, 2008).
Para la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm, mantener depósitos en una institución financiera
es una alternativa, sin embargo, dado el tipo de actividad que realiza es mejor que el dinero sea
invertido en la compra de productos farmacéuticos para mantener un stock suficiente que le permita
cubrir la demanda.
.
2.1.2.4 Producto Interno Bruto PIB
La economía ecuatoriana está integrada por los sectores económicos: primario (Agropecuario y
minero), secundario (industria) y terciario (servicios).
Fecha Valor
Agosto-31-2015 5.55%
Julio-31-2015 5.54%
Junio-30-2015 5.48%
Mayo-31-2015 5,51%
Abril-30-2015 5,39%
Marzo-31-2015 5,31%
Febrero-28-2015 5,32%
Enero-31-2015 5,22%
Diciembre-31-2014 5,18%
Noviembre-30-2014 5,07%
Octubre-31-2014 5,08%
Septiembre-30-2014 4,98%
Agosto-31-2014 5,14%
Julio-31-2014 4,98%
Figura 2. 3: Tasa de interés pasiva al 31 de agosto del 2015. En: (Banco Central del Ecuador, 2015).
25
“Los bienes y servicios generados por los tres sectores económicos forman en conjunto lo que en
términos económicos se conoce como Producto Interno Bruto (PIB)” (Robles & Robles, 2008)
Al caer el precio del petróleo en el mes de abril del 2015, el Ecuador se vio afectado
significativamente dado que, la mayor fuente de ingresos provienen de la venta de este recurso
natural. En consecuencia, esto se traduce en una reducción de ventas anuales para la Distribuidora
Farmacéutica Diagnofarm en cuanto a las campañas de vacunación, puesto que varios de sus
clientes son empresas públicas, y al reducirse los ingresos del Estado ya no comprarán vacunas ni
contratarán su servicio.
2.1.2.5 Inversión Extranjera Directa
“Es la inversión realizada por extranjeros (ya sean personas morales o físicas, unidades económicas
o capital en empresas) en otra nación; puede permanecer en un país durante un periodo prolongado
pues no es fácil convertir de inmediato activos en dinero para sacarlos de un territorio.” (Vizcarra
Cifuentes, 2014).
El Ecuador generalmente cuenta con bajos porcentajes de inversión extranjera, esto tal vez se debe
a que se han implementado cambios en las reglas de juego en lo relacionado a inversión extranjera
imponiéndose restricciones, lo cual ha alejado a los inversionistas.
Figura 2. 4: Evolución del PIB. Por: (Serrano , y otros, 2011)
26
Los países que mayor cantidad de recursos invirtieron en Ecuador en el año 2014- 2015 fueron
China, Estados Unidos, Canadá y Panamá.
Tabla 2. 1: Evolución de la Inversión Extranjera Directa
Nota: Información obtenida en (Banco Central del Ecuador, 2015)
2.1.3 Aspecto Social
El sector sociocultural trata las actitudes y los valores culturales de una sociedad. La
sociedad es el pilar de toda organización, que generalmente motiva las condiciones y los
cambios demográficos, económicos, políticos, jurídicos y tecnológicos. Los ámbitos
socioculturales varían de un país a otro. En naciones desarrolladas se destinan elevados
porcentajes para el sector salud, la educación de los ciudadanos, los ahorros para su
jubilación en porcentajes de bajos a medios, etcétera. (Luna González, 2014).
Este factor es significativo para la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm, puesto que se relaciona
con los clientes, consumidores y público en general que son la base para su crecimiento y
desarrollo en el mercado, pues la prevención de enfermedades es un tema que incluye tanto a niños,
adultos y ancianos.
La tecnología y los estudios científicos realizados han permitido crear nuevas vacunas y
medicamentos especiales para prevenir o reducir el impacto de muchas enfermedades y de esta
manera mejorar la calidad de vida de las personas.
Mientras mayor sea el nivel de concientización de las personas en cuanto a la importancia de
prevenir enfermedades, mayor es el beneficio que obtiene la Distribuidora Farmacéutica
Diagnofarm, ya que se incrementa la demanda a satisfacer, lo cual significa una oportunidad para la
empresa que se refleja en un resultado positivo en las ventas de la misma.
2009 1/ 2010 1/ 2011 1/ 2012 1/ 2013 1/ 2014 1/
Agricultura, silvicultura, caza y pesca 52.317,2 10.681,1 459,2 17.845,5 20.761,7 38.912,6
Comercio 84.112,6 93.577,0 77.785,2 83.340,5 110.161,2 148.447,3
Construcción (13.897,9) 27.774,2 50.068,3 31.112,4 68.730,5 4.278,4
Electricidad, gas y agua 3.008,0 (6.311,7) (10.824,9) 46.447,5 29.201,3 (4.671,1)
Explotación de minas y canteras 5.802,5 178.001,5 379.201,9 224.945,0 252.886,2 685.578,2
Industria manufacturera 117.752,1 120.323,6 121.927,1 135.596,2 137.917,8 107.722,2
Servicios comunales, sociales y personales 18.262,2 22.822,1 27.824,4 1.698,6 (2.318,6) 14.072,5
Servicios prestados a las empresas (23.644,0) 68.015,2 44.697,0 39.478,9 118.113,5 25.742,4
Transporte, almacenamiento y comunicaciones 64.238,2 (349.577,7) (47.432,9) (13.433,3) (8.241,3) (246.980,6)
TOTAL 307.950,9 165.305,3 643.705,4 567.031,3 727.212,2 773.101,9
Rama de actividad económica / período
27
2.1.4 Aspecto Tecnológico
El factor tecnológico comprende dos tipos de tecnología: la intangible que en sí, es el conocimiento
que poseen las personas, y la tecnología tangible que son todas las invenciones del hombre para
facilitar su vida. La tecnología tangible surge de la intangible, puesto que el conocimiento es la
base a partir de la cual se ha llegado a obtener la tecnología tangible con la que contamos
actualmente.
Las fuerzas tecnológicas representan importantes oportunidades y amenazas que se deben
tomar en cuenta al formular estrategias. Los avances tecnológicos pueden afectar
enormemente los productos, servicios, mercados, proveedores, distribuidores,
competidores, clientes, procesos de producción, prácticas de comercialización y posición
competitiva de las organizaciones. (Gallardo Hernández, 2012)
No cabe duda que, la tecnología crea oportunidades y nuevos mercados, por esta razón, si una
empresa no realiza cambios tecnológicos, difícilmente podrá sobrevivir en el mercado. Todas las
áreas de una empresa deben contar con tecnología que permita una comunicación eficaz para
agilitar los procesos y cumplir los objetivos planteados.
Debido al crecimiento económico, la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm cuenta con
comunicación y sistemas contables que se adaptan a la actividad económica de la empresa, y
dispone de cámaras de refrigeración acorde a las normas técnicas exigidas por el Ministerio de
Salud. Adicionalmente, la empresa se está dotando de tecnología necesaria para satisfacer las
necesidades de sus clientes y consumidores como el caso la creación de una página web, a través de
la cual puede promocionarse y atraer a más clientes, así como brindar asesoría y seguimiento del
esquema de vacunación, a través del envío de correos electrónicos personales; lo cual se convierte
en una oportunidad para la empresa.
2.2 Ambiente Interno
El propósito del análisis situacional es conocer y evaluar la situación actual de la empresa en base a
determinadas variables que componen el entorno interno y externo en el que se desenvuelve la
empresa.
El ambiente interno es el conjunto de factores endógenos sobre los cuáles la empresa puede ejercer
control, influir y tomar decisiones. En este sentido, los factores internos comprenden todas las
variables que intervienen para el desarrollo de la actividad económica de la empresa, y por
consiguiente afectan directamente a la situación administrativa y financiera de la misma.
Los factores internos que se analizarán son: clientes, proveedores y competencia.
28
2.2.1 Clientes
La Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm maneja el concepto de clientes internos y externos,
siendo los clientes internos aquellas personas que laboran en la empresa y que han sido contratadas
por la misma para realizar funciones específicas; y los clientes externos, aquellas personas
naturales o jurídicas que compran los productos y servicios de la empresa.
Los clientes externos se dividen en clientes propiamente dichos y en consumidores, cuya diferencia
es la siguiente: cliente es la persona, empresa u organización que toma la decisión de comprar un
bien o servicio en función de su poder adquisitivo; mientras que, consumidor es la persona,
empresa u organización que realiza el uso o consumo final de un bien o servicio.
Los clientes de la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm son principalmente médicos pediatras,
traumatólogos y ginecólogos, quienes en su mayoría trabajan en el Hospital Metropolitano y
compran permanentemente a la empresa vacunas como: Cinflorix y Rotateq, y por consiguiente,
constituyen clientes fijos de la misma.
También son clientes de la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm, las sub distribuidoras de
productos farmacéuticos y las empresas en general, las cuales realizan pedidos de vacunas al por
mayor, como el caso del Centro de Diálisis Contigo Sur, el cual compra específicamente vacunas
para la hepatitis A y B.
Por otro lado, los consumidores finales de la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm son las
personas en general y las empresas que forman parte de las campañas de vacunación a nivel
nacional que realiza la misma, es decir, aquellas organizaciones que adicional a la compra de
productos farmacéuticos, contratan el servicio de vacunación, tal es el caso del Servicio de Rentas
Internas, Fiscalía General del Estado, Universidad SEK, Level 3, Banco Pichincha, entre otras.
Por lo tanto, los clientes que maneja la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm representan una
oportunidad puesto que, a través de ellos puede darse a conocer a familiares y conocidos, y de esta
manera atraer mayor demanda y ampliar sus ventas.
2.2.2 Proveedores
Los proveedores son personas, empresas u organizaciones que abastecen de tangibles (bienes) o
intangibles (servicios) a una empresa para su producción o comercialización, en consecuencia, son
una parte fundamental para el desarrollo de la actividad económica de la Distribuidora
29
Farmacéutica Diagnofarm, ya que de no haber el abastecimiento necesario de productos
farmacéuticos no se podría cubrir la demanda existente en el mercado, dando como resultado
disminución en ventas y pérdidas económicas para la empresa.
Es por esta razón que, la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm debe contar con proveedores
confiables y responsables en la entrega de los productos farmacéuticos solicitados, tanto en
cantidad como en calidad. Los laboratorios farmacéuticos con los que negocia la Distribuidora
Farmacéutica Diagnofarm son: GlaxoSmithKline GSK, Novartis, Merck Sharp & Dohme, Pfizer,
Gudis y Sanofi.
El laboratorio GlaxoSmithKline GSK es una empresa de Inglaterra que cuenta con una sucursal en
Ecuador. Actualmente, es el principal proveedor, puesto que, abastece la mayoría de productos
farmacéuticos que comercializa la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm.
Por su parte, el Laboratorio Sanofi es otro importante proveedor que abastece, en su mayoría, los
mismos productos farmacéuticos que el Laboratorio GlaxoSmithKline GSK, pero bajo otra
denominación, es decir, son productos que tienen el mismo componente químico, sin embargo, el
nombre comercial es diferente. Esto se debe a que cada laboratorio farmacéutico tiene la facultad
para fijar el nombre de los medicamentos que produce.
Por otro lado, los laboratorios Novartis y Merck Sharp & Dohme proveen a la Distribuidora
Farmacéutica Diagnofarm un solo producto farmacéutico, los cuáles son: Agripal en el caso de
Novartis y Gardasil en el caso de Merck Sharp & Dohme. Estos productos farmacéuticos son
vacunas que ni el Laboratorio GlaxoSmithKline, ni Sanofi proveen a la Distribuidora Farmacéutica
Diagnofarm.
En los últimos meses, se ha realizado convenios con Gudis, un laboratorio de Costa Rica con
sucursal en Ecuador, para que provea a la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm de
anticonceptivos orales e inyectables. En definitiva, los proveedores representan una oportunidad
para la empresa ya que, por medio de convenios se asegura la provisión permanente de inventarios
y financiamiento, a fin de garantizar la marcha normal del negocio.
30
Figura 2. 5: Resumen de los principales proveedores de la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm S.A.
Proveedores País Productos Forma de Pago
Glaxosmilkline
Reino Unido
Sucursal en
Ecuador
Boostrix
Cervarix Jering
Engerix B y B1
Havrix
Infanrix
Twinrix
Tetadiph
Tetanol
Vaxigrip
Varilrix
Contado
Crédito 30 días
Gudis
GudisCosta Rica
Sucursal en
Ecuador
Femgyl PrimabelaContado
Crédito 15 días
Merck Sharp & Dohme Nueva
Jersey
Sucursal en
Ecuador
Gardasil 120 UGContado
Crédito 15 días
Novartis
Switzerland
Sucursal en
Ecuador
Agripal AmpContado
Crédito 15 días
PfizerEstados
Unidos
Sucursal en
Ecuador
Prevenar RotateqContado
Crédito 30 días
Sanofi
Francia
Sucursal en
Ecuador
Boostrix
Cervarix Jering
Engerix B y B1
Havrix 1440
Havrix 720
Infanrix
Tetadiph
Tetanol
Contado
Crédito 20 días
31
2.2.3 Competencia
La competencia es toda persona, empresa u organización que ofrece los mismos bienes o servicios
que otra en un mismo nicho de mercado. También se considera competencia, a las personas o
empresas que ofrecen productos que pueden sustituir a los nuestros.
La competencia directa de la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm es la Distribuidora
Vacunamed, una gran empresa que tiene alrededor de 20 años en el mercado y que por lo tanto, se
encuentra posicionada en el mismo. Ésta distribuidora comercializa vacunas y medicamentos
especiales, además, es solvente y tiene gran experiencia en la distribución de productos
farmacéuticos.
Dicha empresa constituye una fuerte competencia, puesto que al contar con suficientes recursos
financieros tiene la capacidad para abastecerse de mercadería en grandes cantidades, sobre todo
cuando se prevé que existirán épocas de escasez por falta de producción de los laboratorios
farmacéuticos. En el caso de la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm, esta situación, da como
resultado pérdidas económicas ya que, sus clientes, en especial médicos, se ven en la necesidad de
recurrir a otras distribuidoras para adquirir los productos farmacéuticos, existiendo la posibilidad
de perder a dichos clientes.
Por otro lado, la empresa Vacunorte también es una distribuidora competidora cuya matriz está
ubicada en Ibarra, pero cuenta con una sucursal en Quito que acapara un mercado considerable.
En cuanto a la competencia indirecta, la distribuidora Vantrib es una empresa cuya principal
actividad es la comercialización de medicamentos especiales y en segunda instancia la
comercialización de vacunas, por lo que al momento afecta menormente a la Distribuidora
Farmacéutica Diagnofarm. Sin embargo, la empresa tiene planeado comercializar medicamentos
especiales en un futuro próximo, por lo que si esta idea se concreta, la empresa Vantrib se
convertiría en su competencia directa.
En consecuencia, la competencia representa una amenaza considerable para la Distribuidora
Farmacéutica Diagnofarm debido a que, cuenta con mayor experiencia en el manejo del negocio y
está mejor posicionada.
32
2.3 Procesos del Área Contable
2.3.1 Análisis FODA
El análisis FODA es un diagnóstico de la situación actual de la empresa. Permite conocer lo que
está actualmente pasando en el escenario interno y en el escenario externo a la misma.
Al realizar el análisis FODA, se considera varias variables como por ejemplo, aspecto económico,
recursos humanos, tecnología, gestión, entre otros, en base a los cuales se determina la existencia
de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que tiene la empresa.
Ambiente Interno: Aspecto financiero gestión, recursos humanos, contabilidad, infraestructura,
tecnología, productos y servicios.
Fortalezas: Elementos o aspectos internos que ayudan o favorecen al cumplimiento de la
misión, visión objetivos de la empresa.
Debilidades: Elementos o aspectos internos que influyen negativamente o impiden la
consecución de los objetivos proyectados.
Ambiente Externo: Aspecto económico, político, judicial, demográfico, cultura, medio ambiente.
Oportunidades: Elementos o aspectos externos que ayudan o favorecen al cumplimiento de
la misión, visión objetivos de la empresa.
Amenazas: Elementos o aspectos externos que influyen negativamente o impiden la
consecución de los objetivos proyectados.
Cabe mencionar que, cada empresa es una organización diferente, en consecuencia lo que para unas
empresas constituye una debilidad, para otras constituye una fortaleza. De igual forma, lo que para
unas empresas constituye una amenaza, para otras puede constituir una oportunidad.
2.3.1.1 Encuesta al personal
Se ha realizado una encuesta a todas las personas que trabajan en la Distribuidora Farmacéutica
Diagnofarm, que son un total de quince colaboradores, a quienes se les solicito su criterio a cerca
de aspectos generales de control interno que se manejan en la empresa, con el fin de conocer los
controles existentes, así como, deficiencias o desviaciones a fin de proponer mejoras.
33
A continuación se presenta el cuestionario que se aplicó en la Distribuidora Farmacéutica
Diagnofarm:
ENCUESTA AL PERSONAL
1. ¿Conoce y comprende la misión y visión de la empresa?
Totalmente
Mediamente
No conoce
2. ¿Conoce los objetivos que persigue la empresa?
Totalmente
Mediamente
No conoce
3. ¿Se le ha informado a usted las funciones que debe cumplir a través de manuales de funciones o
directrices escritas?
Si
No
4. ¿Las funciones que usted realiza son supervisadas y controladas?
Siempre
Casi siempre
Rara vez
Nunca
5. ¿Recibe capacitación por parte de la empresa para desempeñar el trabajo asignado?
Siempre
Casi siempre
Rara vez
Nunca
6. ¿Cuenta usted con las herramientas y equipo necesario para desempeñar sus funciones?
Siempre
A veces
Nunca
Objetivo: Obtener información acerca de los aspectos generales de control interno de la
empresa Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm S.A. a fin de conocer los controles existentes
en la organización.
Instrucciones: Contestar el cuestionario según su criterio.
34
7. ¿El acceso a aplicaciones y bases de datos específicas requiere la autorización de la gerencia?
Si
No
8. Según su criterio la información dentro de la empresa se encuentra documentada de forma:
Adecuada
Mediamente adecuada
Inadecuada
9. ¿Conoce los procesos de la empresa? (Compras, ventas, inventarios)
Totalmente
Mediamente
No conoce
10. ¿Los documentos importantes como chequeras, documentos legales, entre otros; se encuentran
salvaguardados de manera que sólo las personas autorizadas tengan acceso a éstos?
Si
No
11. Existen políticas que están dadas por escrito para el Área Contable?
Si
No
12. ¿Cree usted que el software contable de la empresa satisface las necesidades de la misma?
Si
No
13. ¿La información contable es confiable y oportuna para la toma de decisiones?
Totalmente
Medianamente
No es confiable y oportuna
14. ¿Las cobranzas diarias son depositadas en el banco máximo hasta el día siguiente?
Siempre
Casi siempre
Rara vez
Nunca
15. ¿Se maneja y cumple un debido proceso de compras antes de realizar los pagos?
Siempre
Casi siempre
Rara vez
Nunca
35
16. ¿Existen procedimientos definidos para llevar a cabo las funciones del Área Contable?
Si
No
17. ¿Se realiza comprobaciones de inventarios a través de conteo físico?
Siempre
Casi siempre
Rara vez
Nunca
18. ¿Las funciones del área de contabilidad están debidamente segregadas?
Totalmente
Medianamente
No están segregadas
19. ¿Existe un debido control de los ingresos con lo facturado?
Diariamente
Semanalmente
Quincenalmente
Mensualmente
Nunca.
20. ¿Se realiza conciliaciones bancarias mensualmente?
Siempre
Casi siempre
Nunca
21. ¿Se realizan arqueos de caja?
Si
No
22. ¿Se analiza la antigüedad de saldos tanto por cobrar como por pagar?
Siempre
Casi siempre
Rara vez
Nunca
23. ¿Las operaciones de la empresa son registradas oportunamente?
Siempre
Casi siempre
Rara vez
Nunca
36
24. ¿Se maneja órdenes de compra así como documentos que respalden el cobro de facturas?
Si
No
25. ¿La elaboración de Estados Financieros se realiza en base a NIIF s?
Si
No
26 ¿Los estados financieros revelan información oportuna y fiable de la situación financiera de la
empresa?
Siempre
Casi siempre
Rara vez
Nunca
27. ¿La empresa mantiene un archivo activo y pasivo debidamente ordenado y clasificado?
Si
No
28. ¿Los formularios (facturas, comprobantes de retención, de ingreso, de egreso) que utiliza la
empresa están acorde a sus necesidades?
Si
No
29. ¿La declaración de impuestos se cumple en base al calendario tributario?
Siempre
Casi siempre
Rara vez
Nunca
30. ¿Se realiza un estudio de los procesos del Área Contable para detectar deficiencias o
desviaciones?
Siempre
Casi siempre
Rara vez
Nunca
2.3.1.2 Resultados obtenidos en la encuesta
A continuación los resultados obtenidos en la aplicación de la encuesta:
37
Pregunta 1. ¿Conoce y comprende la misión y visión de la empresa?
Resultado:
El 67% del personal de la empresa no conoce la misión y visión de la misma, lo cual es una
debilidad considerable, puesto que, si el talento humano no conoce cuál es la razón de ser de la
empresa y cuál es su ambición a largo plazo, simplemente realizan sus funciones sin conocer hacia
dónde se dirigen sus esfuerzos. La comunicación de la misión y visión son el punto de partida para
la marcha del negocio, de ahí que la comprensión de estos aspectos es importante para el éxito de la
empresa.
Pregunta 2. ¿Conoce los objetivos que persigue la empresa?
Resultado:
El 47% del personal expresa que conoce y está familiarizado mediamente con los objetivos que
persigue la empresa. Esto constituye una fortaleza media ya que, las personas tienen un propósito
que deben cumplir, sin embargo, no está claramente definido. El conocimiento de los objetivos de
cada área de la empresa es importante, ya que al ser coherentes entre sí permiten alcanzar el
objetivo global.
Figura 2. 6: Conocimiento y comprensión de la misión y visión de la empresa.
13%
20%
67%
Conocimiento y comprensión de la misión y visión de la empresa
Totalmente
Mediamente
No conoce
Figura 2. 7: Conocimiento de los objetivos de la empresa.
46%
47%
7%
Conocimiento de los objetivos de la empresa
Totalmente
Mediamente
No conoce
38
Además, una vez que se ha definido los objetivos, se puede determinar los riesgos que impiden la
consecución de los mismos.
Pregunta 3. ¿Se le ha informado a usted las funciones que debe cumplir a través de manuales
de funciones o directrices escritas?
Resultado:
La totalidad del personal de la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm expresa que sus funciones
no han sido informadas mediante manuales o directrices escritas, sino verbalmente, por
consiguiente, esto se convierte en una debilidad alta.
Pregunta 4. ¿Las funciones que usted realiza son supervisadas y controladas?
Resultado:
El 80% del personal manifiesta que las funciones que realiza siempre son controladas por su jefe
inmediato, para evitar cualquier desvió o deficiencia a tiempo. Esto representa una fortaleza alta,
pues es bueno que se realice una supervisión permanente de las actividades que lleva a cabo el
personal para asegurar el cumplimiento de objetivos.
Figura 2. 8: Realización de funciones a partir de un manual o directrices escritas.
0%
100%
Funciones en base a manuales o directrices escritas
Si
No
Figura 2. 9: Supervisión y control de funciones.
80%
13%
7% 0%
Supervisión y control de funciones
Siempre
Casi siempre
Rara vez
Nunca
39
Pregunta 5. ¿Recibe capacitación por parte de la empresa para desempeñar el trabajo
asignado?
Resultado:
El 27% del personal afirma que recibe capacitación permanente, esto se debe a que las personas
que comprende este porcentaje son enfermeras, quienes siempre están recibiendo capacitación para
el manejo de las vacunas y su cadena de frío. Sin embargo, el resto del personal, es decir el 73%,
manifiesta que recibe escasa o ninguna capacitación, lo cual significa una debilidad alta ya que
también el personal de ventas, compras y contabilidad deben capacitarse puesto que el trabajo
realizado en conjunto hará que se cumplan los objetivos corporativos.
Pregunta 6. ¿Cuenta usted con las herramientas y equipo necesario para desempeñar sus
funciones?
Resultado:
El 60% del personal coincide en que está conforme con la dotación de equipo, herramientas y
materiales para la efectiva ejecución de su trabajo, lo cual es una fortaleza alta.
Figura 2. 10: Capacitación al personal de la empresa.
27%
0%
40%
33%
Capacitación al personal
Siempre
Casi siempre
Rara vez
Nunca
Figura 2. 11: Personal que tiene herramientas y equipo necesario para desempeñar funciones.
73%
27%
0%
Herramientas y equipo necesario para desempeñar funciones
Siempre
A veces
Nunca
40
Pregunta 7. ¿El acceso a aplicaciones y bases de datos específicas requiere la autorización de
la gerencia?
Resultado:
El 80% del personal manifiesta que no necesita autorización de la gerencia para acceder a bases de
datos ya sea de clientes o proveedores, lo cual significa una debilidad alta puesto que puede existir
robo de información o alteración de datos, que pueden afectar la actividad de la empresa con
relación a terceros.
Pregunta 8. Según su criterio la información dentro de la empresa se encuentra archivada de
forma:
Resultado:
El 69% del personal de Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm opina que la documentación se
encuentra archivada de forma mediamente adecuada ya que en ciertas ocasiones se ha tomado
bastante tiempo encontrar la información que se requiere. Siendo esto una debilidad media para la
empresa.
Figura 2. 12: Acceso a base de datos mediante autorización de la gerencia.
20%
80%
Requerimiento de autoriación para acceder a base de datos
Si
No
Figura 2. 13: Forma en que se encuentra archivada la información.
16%
69%
15%
Forma de archivar la información
Adecuada
Mediamente Adecuada
Inadecuada
41
Pregunta 9. ¿Conoce los procesos de la empresa? (Compras, ventas, inventarios,
contabilidad)
Resultado:
El 73% del personal manifiesta que conoce mediamente los procesos de la empresa, de inicio a fin,
esto debido a que el personal es poli funcional, esto representa una fortaleza media para la
Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm.
Pregunta 10. ¿Los documentos importantes como chequeras, documentos legales, entre otros;
se encuentran salvaguardados de manera que sólo las personas autorizadas tengan acceso a
éstos?
Resultado:
El 60% del personal encuestado indica que los documentos importantes de la empresa como
chequeras, claves de acceso a banca virtual y documentos legales no se encuentran salvaguardados
para evitar el acceso de personas no autorizadas y el mal uso de los mismos, siendo esto una
fortaleza alta.
Figura 2. 14: Conocimiento de los procesos de la empresa.
20%
73%
7%
Conocimiento de los procesos de la empresa
Totalmente
Mediamente
No conoce
Figura 2. 15: Acceso limitado a documentos importantes de la empresa.
40%
60%
Acceso limitado a documentos
Si
No
42
Pregunta 11. ¿Existen políticas definidas para el Área Contable?
Resultado:
La totalidad del personal manifiesta que no existe un documento formal que contenga las políticas
que debe aplicar el personal encargado del aspecto contable, lo cual constituye una debilidad alta,
pues las políticas son directrices que guían el actuar del personal y si no están claramente definidas
y comunicadas verbalmente o por escrito, la empresa no podrá cumplir sus objetivos.
Pregunta 12. ¿Cree usted que el software contable de la empresa satisface las necesidades de
la misma?
Resultado:
El 80% del personal de la empresa manifiesta que está conforme con el nuevo software contable
que adquirió la empresa, puesto que es más fácil su comprensión y manejo, además de que se
acopla al giro del negocio. Siendo esto, una fortaleza alta, sobre todo para el personal del Área
Contable.
Figura 2. 16: Políticas contables dadas por escrito.
0%
100%
Políticas contables por escrito
Si
No
Figura 2. 17: Software contable diseñado acorde a las necesidades de la empresa.
80%
20%
Software contable adaptado a la empresa
Si
No
43
Pregunta 13. ¿La información contable es confiable y oportuna para la toma de decisiones?
Resultado:
El 60% del personal considera que la información contable es confiable y oportuna debido a que se
maneja una nuevo software contable, sin embargo, el 33% del personal, que comprende a los altos
ejecutivos, considera que la información no es oportuna. Lo cual significa una fortaleza baja.
Pregunta 14. ¿Las cobranzas diarias son depositadas en el banco máximo hasta el día
siguiente?
Resultado:
La mayoría del personal encuestado manifiesta que siempre los valores monetarios recaudados por
cobros de facturas son depositadas en el banco intactos y máximo al día siguiente de su
recaudación, sin embargo un porcentaje mínimo del 7% que manifiesta que no se ha podido
depositar el dinero inmediatamente por circunstancias de fuerza mayor como por ejemplo feriados,
marchas de protesta, etc., a las que toda empresa está expuesta.
Figura 2. 18: Información contable es oportuna y confiable para la toma de decisiones.
33%
60%
7%
Información contable y oportuna
Totalmente
Mediamente
No es confiable y oportuna
Figura 2. 19: Depósito en el banco del dinero de cobranzas al día siguiente de su recaudación.
93%
7%
0%
Depósito de cobranzas diarias al día siguiente
Siempre
Casi siempre
Rara vez
Nunca
44
En consecuencia, esto se convierte en una fortaleza alta, ya que existe control por parte de la
administración de la empresa para asegurar el depósito del efectivo en la cuenta bancaria de la
empresa.
Pregunta 15. ¿Se maneja y cumple un debido proceso de compras antes de realizar los pagos?
Resultado:
El 73% del personal manifiesta que casi siempre se maneja y cumple un proceso de compras
(requerimiento de cotización, selección del mejor proveedor, recepción de mercadería en las
condiciones pactadas, pago de facturas, registro contable, archivo), por consiguiente esto
representa una fortaleza media puesto que, al tratarse de vacunas cuyo costo es considerable, es
necesario que se realice un proceso adecuado de compras para evitar confusiones.
De esta forma se busca las mejores alternativas a fin de evitar pagos indebidos o en exceso a los
proveedores, así como la recepción de vacunas con el debido cuidado a fin de que no se rompa la
cadena de frío.
Figura 2. 20: Realización de proceso de compras antes de realizar el pago a proveedores.
14%
79%
7%
Proceso de compras antes de realizar pagos
Siempre
Casi siempre
Rara vez
Nunca
45
Pregunta 16. ¿Existen procedimientos definidos para llevar a cabo las funciones del Área
Contable?
Resultado:
El 87% del personal manifiesta que no existen procedimientos para el Área Contable definidos en
un documento formal, por consiguiente, esto representa una debilidad alta, puesto que un control
interno eficaz comprende el establecimiento de procedimientos para que el personal realice las
funciones asignadas en la forma prevista a fin de alcanzar los objetivos. Así mismo, la fijación de
procedimientos coadyuva a la evaluación de las actividades que realiza el personal.
Pregunta 17. ¿Se realiza comprobaciones de inventarios a través de conteos físicos?
Resultado:
El 87% del personal de la empresa manifiesta que diariamente al finalizar el día se realiza una
conciliación entre lo registrado en libros y el inventario físico, puesto que al tratarse de vacunas se
requiere un especial cuidado, tanto por el precio como por el manejo de la cadena de frío. Por
consiguiente, esto representa una fortaleza alta.
Figura 2. 21: Existencia de procedimientos para el Área Contable.
13%
87%
Procedimientos definidos en el área contable
Si
No
Figura 2. 22: Comprobación de inventario a través de conteo físico.
87%
13%
0%
Conteo físico de inventarios
Siempre
Casi siempre
Rara vez
Nunca
46
Pregunta 18. ¿Las funciones del personal del área de contabilidad están debidamente
segregadas?
Resultado:
El 67% del personal expresa que las funciones del Área Contable no están segregadas ya que la
mayor parte del proceso contable lo realiza la asistente de contabilidad, quien incluso en ciertas
ocasiones realiza el cobro de facturas. Esta es una debilidad alta puesto que, es a través de la
segregación de funciones que se puede controlar por oposición las actividades del personal.
Pregunta 19. ¿Existe un debido control de los ingresos con lo facturado?
Resultado:
El 87% del personal afirma que diariamente se realiza una verificación de ingresos con las facturas
emitidas, puesto que esta actividad les permite además, realizar un control de lo recaudado ya sea
en efectivo, tarjetas de crédito, transferencias bancarias o cheque al día.
Figura 2. 23: Segregación de funciones en el área de contabilidad.
33%
67%
Segregación de funciones en el área de contabilidad
Totalmente
Mediamente
No están segregadas
Figura 2. 24: Control de los ingresos por ventas vs lo facturado.
87%
13%
0%
Control de ingresos con lo facturado
Diariamente
Semanalmente
Quincenalmente
Mensualmente
Nunca
47
Pregunta 20. ¿Se realiza conciliaciones bancarias mensualmente?
Resultado:
El 93% del personal asegura que se realiza conciliaciones bancarias mensuales debido a que
permite a la gerencia contar con información al día, que es fundamental para la persona que se
encarga de las cobranzas, así como para pagos a proveedores y la realización de estado financieros
fiables.
Pregunta 21. ¿Se realizan arqueos de caja?
Resultado:
El personal afirma que no se no se realiza arqueos de caja, lo cual representa una debilidad alta
pues, la dirección de la empresa debe encargarse de realizar un control y supervisión sorpresiva
para verificar que el dinero recaudado en caja sea manejado correctamente y realmente exista.
Figura 2. 25: Realización mensual de conciliaciones bancarias.
93%
7%
0%
Conciliaciones bancarias mensuales
Siempre
Casi siempre
Rara vez
Nunca
Figura 2. 26: Realización de arqueos de caja.
0%
100%
Arqueos de caja
Si
No
48
Pregunta 22. ¿Se analiza la antigüedad de saldos tanto por cobrar como por pagar?
Resultado:
El 80% del personal expresa que siempre se realiza un análisis de las cuentas pendientes a los
proveedores, así como de la cartera. Esto representa una fortaleza media ya que si bien se realiza
registros para asegurar un adecuado manejo y control de los valores a cobrar y pagar, no existe un
debido seguimiento para recuperar la cartera vencida.
Pregunta 23. ¿Las operaciones de la empresa son registradas oportunamente?
Resultado:
El 80% del personal afirma que casi siempre las operaciones y transacciones que realiza la empresa
son registradas inmediatamente y de forma oportuna a fin de evitar errores en su registro o la
omisión, representando esto, una fortaleza alta.
Figura 2. 27: Análisis de antigüedad de saldos por cobrar y por pagar.
80%
20%
0%
Análisis de antigüedad de saldos por cobrar y por pagar
Siempre
Casi siempre
Rara vez
Nunca
Figura 2. 28: Registro contable de operaciones de la empresa de forma oportuna.
20%
80%
0%
Registro contable oportuno
Siempre
Casi siempre
Rara vez
Nunca
49
Pregunta 24. ¿Se maneja órdenes de compra así como documentos que respalden el cobro de
facturas?
Resultado:
La totalidad del personal asegura no se maneja órdenes de compra de mercadería, ni existe un
formato y/o formulario que respalde el recibo de efectivo por la venta de vacunas. Por
consiguiente, esto es una debilidad alta ya que si bien el software contable permite ingresar facturar
y registrar su cancelación o abono, es necesario que se emita un documento físico de respaldo.
Pregunta 25. ¿La elaboración de Estados Financieros se realiza en base a normas contables
vigentes (NIIIFS)?
Resultado:
Tanto la gerencia como el personal de empresa afirma que, desde el registro contable hasta la
elaboración y presentación de Estados Financieros se realiza en base a la normativa legal vigente
(NIC y NIFF), en consecuencia esto significa una fortaleza alta, ya que se cumple con las
disposiciones emitidas por los Organismos de control del país.
Figura 2. 29: Manejo de órdenes de compra y documentos que respalden el cobro de facturas.
0%
100%
Documentos que respanden el cobro de facturas así como órdenes de
compra
Si
No
Figura 2. 30: Elaboración de estados financieros en base a NIIF.
100%
Estados Financieros en base a NIIF
Si
No
50
Pregunta 26. ¿Los estados financieros revelan información oportuna y fiable de la situación
financiera de la empresa?
Resultado:
La mayoría del personal encuestado, es decir el 80%, considera que los Estados Financieros casi
siempre revelan información fiable y oportuna, pues ciertas ocasiones ha existido problemas de
demora en su presentación.
Por ende, esto representa una debilidad media pues los estados financieros son un requisito previo a
la hora de tomar de decisiones acerca del rumbo de la empresa, como por ejemplo obtener capital
inversor, créditos bancarios, contratos con proveedores, entre otros.
De igual forma, es necesario que la información también sea fiables, es decir que cumpla con las
los principios de contabilidad, así como regulaciones aplicables.
Figura 2. 31: Estados financieros revelan información oportuna y fiable de la situación financiera de la
empresa.
20%
80%
0%
Estados financieros oportunos y fiables
Siempre
Casi siempre
Rara vez
Nunca
51
Pregunta 27. ¿La empresa mantiene un archivo activo y pasivo debidamente ordenado y
clasificado?
Resultado:
El 60% del personal considera que el archivo activo y pasivo de la empresa no se encuentra
debidamente ordenado y clasificado, además de que no existe un espacio físico lo suficientemente
amplio para archivar toda la documentación de la empresa. Por consiguiente esto representa una
debilidad media.
Pregunta 28. ¿Los formularios (facturas, comprobantes de retención, de ingreso, de egreso)
que utiliza la empresa están acorde a sus necesidades?
Resultado:
El 73% del personal encuestado considera que los formularios o documentos que maneja la
empresa no están diseñados de acuerdo a las necesidades de la empresa, ya que a veces hay
información que no hay dónde registrar en los documentos, así como casilleros que son
innecesarios y que nunca se utilizan.
Figura 2. 32: Mantenimiento de archivo activo y pasivo ordenado clasificado debidamente.
40%
60%
Manejo de archivo activo y pasivo
Si
No
Figura 2. 33: Formularios diseñados acorde a las necesidades de la empresa.
27%
73%
Formulario diseñados de acuerdo a las necesidades de la empresa
Si
No
52
Pregunta 29. ¿La declaración de impuestos se cumple en base al cronograma tributario?
Resultado:
El 80% del personal afirma que la declaración y pago de impuestos mensuales y anuales siempre
se ha regido al calendario tributario emitido por el Servicio de Rentas Internas, a fin de evitar pago
de multas e intereses innecesarios.
Pregunta 30. ¿Se realiza una revisión de los procesos del Área Contable para detectar
deficiencias o desviaciones?
Resultado:
El 73% del total de empleados manifiestan que nunca se ha realizado una revisión o estudio de los
procesos que lleva a cabo el Área Contable, por consiguiente, esto se convierte en una debilidad
alta ya que la falta de revisión impide realizar correctivos para reducir deficiencias y lograr el
mejoramiento de los procesos, aprovechamiento del tiempo y maximización de costos.
Figura 2. 34: Declaración de impuestos en base al calendario tributario.
80%
20%
0%
Declaración de impuestos según calendario tributario
Siempre
Casi siempre
Rara vez
Nunca
Figura 2. 35: Revisión de los procesos del Área Contable.
27%
73%
Revisión de los procesos del área contable para detectar deficiencias
Siempre
Casi siempre
Rara vez
Nunca
53
2.3.1.3 Análisis FODA del Área Contable
Como resultado de las encuestas y su tabulación, a continuación se resume las fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas:
AC
TO
RE
S I
NT
ER
NO
S
DEBILIDADES
FA
CT
OR
ES
EX
TE
RN
OS
AMENAZAS
El personal no conoce la misión y visión de la
empresa. Políticas económicas del gobierno
Las funciones del personal no son informadas
mediante manuales o directrices escritas.
Fuga de información confidencial de la
empresa.
Falta de capacitación del staff contable.
Falta de autorización por parte de la gerencia para
acceder a bases de datos.
Dependencia de las políticas de
Organismos de Control
Documentación archivada de forma mediamente
adecuada.
Documentos importantes de la empresa no se
encuentran salvaguardados para evitar el acceso de
personas no autorizadas.
Cambios en el ámbito político.
Falta de fijación y comunicación de políticas
contables
Adquisición de nuevo software contable de fácil
comprensión y manejo, además de que satisface las
necesidades de la empresa
Reducción del presupuesto público, ya que
produce reducción del staff contable por
falta de recursos.
No existen procedimientos definidos para el Área
Contable.
Las funciones del Área Contable no están
segregadas.
No se realiza arqueos de caja.
No se maneja órdenes de compra de mercadería, ni
existe un formulario que respalde el recibo de
cobros.
Archivo activo y pasivo de la empresa no se
encuentra debidamente ordenado y clasificado
Los formularios o documentos que maneja la
empresa no están diseñados de acuerdo a sus
necesidades.
No se realiza una revisión de los procesos que lleva
a cabo el Área Contable para proponer mejoras.
54
FA
CT
OR
ES
IN
TE
RN
OS
FORTALEZAS
FA
CT
OR
ES
EX
TE
RN
OS
OPORTUNIDADES
El personal tiene conocimiento y está
familiarizado con los objetivos de la empresa.
Políticas de cambio implementadas por el
gobierno
Se ejecutan controles a las funciones de personal
por parte del jefe inmediato, para evitar
cualquier desvió o deficiencia.
Recurso humano con alto nivel profesional
para desempeñarse en nuevos cargos.
Depósitos en el banco de valores monetarios
máximo al día siguiente de su recaudación. Mejoramiento de procesos del Área Contable
Verificación diaria de ingresos con las facturas
emitidas. Soporte técnico adecuado.
Realización mensual y oportuna de
conciliaciones bancarias.
Cambios en herramientas de apoyo (software
contable)
Registro inmediato y oportuno de las
operaciones y/ transacciones que realiza la
empresa.
Elaboración y presentación de Estados
Financieros se realiza en base a la normativa
legal vigente.
Declaración y pago de impuestos mensuales y
anuales acorde al calendario tributario.
Las debilidades que se ha detectado, fueron el motivo para que mi investigación se enfoque en
realizar una propuesta al control interno de la empresa Diagnofarm S.A., basado en COSO I, II Y
III, con la finalidad de proponer un mejoramiento de los procesos del Área Contable.
55
CAPÍTULO III
3. FUNDAMENTOS TEÓRICOS DEL CONTROL INTERNO
3.1 Control Interno
3.1.1 Definición
El control interno es un proceso, aplicado por la máxima autoridad y el personal de cada
organización, que proporciona seguridad razonable de que se protegen los recursos y se alcancen
los objetivos institucionales.
Control interno es un proceso llevado a cabo por el consejo de administración, la dirección
y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de
seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos relacionado con las
operaciones, la información y el cumplimiento.
Esta definición refleja ciertos conceptos fundamentales. El control interno:
Está orientado a la consecución de objetivos en una o más categorías- operaciones,
información y cumplimiento.
Es un proceso que consta de tareas y actividades continuas - es un medio para
llegar a un fin y no un fin en sí mismo.
Es efectuado por las personas- nos e trata solamente de manuales, políticas,
sistemas y formularios, sino de personas y las acciones que éstas aplican en cada
nivel de la organización para llevar a cabo el control interno.
Es capaz de proporcionar seguridad razonable- no una seguridad absoluta al
consejo y a la alta dirección de la entidad. (Committee of Sponsoring
Organizations of the Treadway Commission (COSO), 2013).
3.1.2 Características del control interno
El control interno tiene las siguientes características principales:
Es un proceso que forma parte de un sistema y demás procesos de la organización. Incluye
la función de administración y dirección.
Permite que la empresa logre sus objetivos.
Es diseñado y llevado a cabo por personas de todos los niveles de la organización, por
consiguiente, involucra a todo el personal desde directivos hasta operarios.
56
Proporciona seguridad razonable, no absoluta, de que se alcanzarán los objetivos
establecidos.
“Difiere por ente y tamaño y por sus culturas y filosofías de administración. Así, mientras
todas las entidades necesitan de cada uno de los componentes para mantener el control
sobre sus actividades, el sistema de control interno de una entidad generalmente se
percibirá muy diferente al de otra.” (Estupiñán Gaitán, 2006).
3.1.3 Objetivos de COSO II
Los objetivos del control interno pueden clasificarse en tres categorías:
“Objetivo de Estrategia: Objetivos a alto nivel, alineados con la misión de la entidad y
dándole apoyo.” (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission,
2004).
Objetivos Operativos: Comprende la eficiencia y eficacia de las actividades que realiza la
empresa, y la salvaguardia de los activos frente a posibles fraudes.
“Objetivos de Información: Hacen referencia a la información financiera y no financiera
interna y externa y pueden abarcar aspectos de confiabilidad, oportunidad, transparencia, u
otros conceptos establecidos por los reguladores, organismos reconocidos o políticas de la
propia entidad.” (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission
(COSO), 2013).
Objetivos de Cumplimiento: Se refiere al cumplimiento de las leyes, reglamentos y
acuerdos que emiten los organismos de control a los que está sujeta la empresa.
Estas categorías son diferentes, sin embargo se interrelacionan, ya que un determinado objetivo
puede pertenecer a más de una categoría. Esta clasificación permite identificar qué es lo que se
espera conseguir respecto a cada categoría de control interno.
3.1.4 Importancia del Control Interno
El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable de una empresa. Esto
asegura cuán confiable es su información financiera frente a los fraudes, así como su eficiencia y
eficacia operativa. Por consiguiente, en todas las empresas es necesario tener un adecuado control
interno, pues gracias a éste se evitan riesgos, y fraudes, se protegen y cuidan los activos y los
intereses de las empresas, así como también se logra evaluar la eficiencia de la misma en cuanto a
su organización.
57
“La comprensión del control interno puede así ayudar a cualquier entidad pública o privada a
obtener logros significativos en su desempeño con eficiencia, eficacia y economía, indicadores
indispensables para el análisis, toma de decisiones y cumplimiento de metas.” (Ladino E. , 2009).
3.1.5 Clases de Control Interno
Según el Instituto Americano de Contadores Públicos AICPA el control interno se divide en:
control interno administrativo y control interno contable.
3.1.5.1 Control Interno Administrativo
El control interno administrativo, tiene que ver con la eficiencia operacional y la
adherencia a políticas prescritas en todos los departamentos de la organización e incluye: el
plan organizativo, los procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de
decisión conducentes a la autorización gerencial de transacciones. (Granda Escobar, 2011).
El control interno administrativo otorga autorización gerencial para la realización de actividades y
transacciones que coadyuvan al logro de objetivos, por esta razón, el sistema de control
administrativo es la base para establecer un control contable.
3.1.5.2 Control Interno Contable
Comprende el conjunto de controles y procedimientos que se relacionan directa o indirectamente
con la confiabilidad y veracidad de la información financiera y la protección de los activos de la
empresa.
Comprende el plan de organización, procedimientos y registros relacionados con la
salvaguarda de los activos y la confiabilidad de los registros financieros. La razonable certeza
de que los objetivos del control interno contable sean alcanzados, depende de la competencia
e integridad del personal, la independencia de las funciones asignadas a su cargo y la
comprensión de los procedimientos prescritos. (Granda Escobar, 2011).
Debe estar diseñado de tal forma que permita procesar y difundir información confiable para la
toma de decisiones de la gerencia, así como detectar errores o irregularidades relativos al
tratamiento de la información contable. Cabe mencionar que el sistema de control interno contable
es diferente en cada organización ya que depende de factores tales como: el tamaño, la estructura
de la organización, la naturaleza de sus operaciones y los objetivos que persigue.
58
3.2 Métodos de Evaluación (COSO)
3.2.1 COSO I
COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission - Comité de
Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway, es una organización constituida por
representantes de cinco organizaciones del sector privado de EEUU, que publica informes y
recomendaciones para todo tipo de organizaciones con el fin de minimizar los factores que pueden
dar lugar a información financiera no confiable y el fraude.
Dicho Comité está conformado por las siguientes organizaciones:
La Asociación Americana de Contabilidad (AAA).
El Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA).
Ejecutivos de Finanzas Internacional (FEI)
El Instituto de Auditores Internos (IIA).
Instituto de Contadores Administrativos (IMA).
En el año 1992, el Comité publicó el primer informe denominado COSO, con el fin de ayudar a las
organizaciones a evaluar y mejorar sus sistemas de control interno, estandarizando la definición de
control interno y generando un modelo a seguir para la implementación y evaluación del mismo.
3.2.1.1 Componentes de COSO I
COSO I consta de cinco componentes interrelacionados e interdependientes que se derivan de la
forma cómo la gerencia integra los procesos administrativos. Estos componentes forman un
sistema, el cual debe estar integrado a las actividades operativas de la empresa para garantizar su
éxito.
Los componentes de COSO I son los que se mencionan a continuación:
1) Ambiente de Control
2) Evaluación del Riesgo
3) Actividades de Control
4) Información y Comunicación
5) Monitoreo o Supervisión
59
3.2.1.1.1 Ambiente de Control
Este componente constituye el principal elemento sobre el que se sustentan o actúan los otros
cuatro componentes. “Se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las
actividades del personal con respecto al control de sus actividades.” (Ladino E. , 2009).
Este componente engloba los siguientes aspectos:
Integridad y Valores éticos
Este elemento se refiere al establecimiento de los valores éticos y de conducta que se espera
practiquen todos los miembros de la organización durante el desempeño de sus funciones.
Es importante tener en cuenta la forma en que se comunican los valores éticos y de conducta dentro
de la organización, de ahí que, el rol de la alta gerencia es clave en el ambiente de control, ya que
es ésta la primera en cumplir y hacer cumplir la aplicación de los valores y dar el ejemplo.
Figura 3.1: Relación de los componentes de COSO I. En: (Vargas, 2014)
60
Competencia del Personal
Este elemento se refiere al conocimiento, experiencia, habilidades y aptitudes que debe poseer el
personal para cumplir adecuadamente con sus funciones. El personal debe tener conocimientos
relacionados al área en que va a desempeñarse.
Consejo de Administración y/o comité de auditoria
En la organización es necesario la formación de estos órganos ya que precisamente son éstos
moldean y perfilan el ambiente de control. Es importante que los miembros cuenten con la
experiencia, dedicación e involucramiento necesario para tomar decisiones adecuadas e interactúen
con los Auditores Internos y Externos.
Filosofía Administrativa y Estilo de Operación.
Este elemento se refiere a cómo se va a manejar la organización, cuál es su forma de operar. Los
factores más relevantes son: políticas y directrices relativas a la información financiera, el
procesamiento de la información y principios y criterios contables, entre otros.
3.2.1.1.2 Evaluación del Riesgo
Constituye el segundo componente de COSO I y se refiere a la identificación y análisis de los
riesgos relevantes para el logro de los objetivos y la base para determinar la forma en que tales
riegos deben ser mejorados. Comprende el conjunto de mecanismos para identificar y manejar
riesgos específicos, tanto los que influyen en el entorno exterior de la organización como en el
interior de la misma.
3.2.1.1.3 Actividades de Control
Son aquellas actividades de control (políticas y procedimientos) que realiza la gerencia y demás
personal de la organización para cumplir diariamente con las actividades asignadas a fin de
asegurar la consecución de los objetivos institucionales y asegurar que se tomen las medidas
necesarias para enfrentar los riesgos que pueden impedir el logro de dichos objetivos.
Las actividades de control se ejecutan en cada uno de los niveles de la organización y en cada una
de las etapas de la gestión, por lo tanto, una vez que se identifican deficiencias o desviaciones, se
definen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos.
61
3.2.1.1.4 Información y Comunicación
Dentro de la organización se debe manejar información periódica, procesada y transmitida en
forma clara al personal en la forma y dentro del tiempo indicado. La información puede ser
operacional, financiera y de cumplimiento, por lo cual resulta imprescindible para conducir,
controlar y tomar decisiones dentro de la organización.
“Todo el personal debe recibir un claro mensaje de la Alta Gerencia de sus responsabilidades sobre
el control así como la forma en que las actividades individuales se relacionan con el trabajo de
otros. Asimismo, debe contarse con medios para comunicar información relevante hacia los
mandos superiores, así como a entidades externas” (Ladino E. , 2009).
3.2.1.1.5 Supervisión
La supervisión es un proceso que evalúa el rendimiento del control interno a través del tiempo. Es
por esto que resulta importante realizar una supervisión a los sistemas de control interno para
determinar si se está operando de acuerdo a lo planificado y establecer correctivos en caso de ser
necesarios.
3.2.2 COSO II
Posteriormente, en septiembre del 2004, el Committee of Sponsoring Organizations of the
Treadway Commission publicó un Marco Integrado de Gestión de Riesgos denominado COSO II
Figura 3. 2: Actividades de Control. Referencia: (Estupiñán Gaitán, 2006).
Incluyen actividades preventivas, detectivas y correctivas tales como:
*Aprobaciones y autorizaciones
* Reconciliaciones
*Segregación de funciones
*Salvaguarda de activos
*Indicadores de desempeño
*Controles físicos
*Análisis de registros de información
* Verificaciones
*Revisión de desempeños operacionales
*Controles sobre procesamiento de información
62
ERM, el cual tiene un nuevo enfoque, puesto que amplía el concepto de control interno
encaminando a las empresas a un proceso que enfatiza la gestión de riesgos.
3.2.2.1 Eventos
Son aspectos o acontecimientos internos o externos que influyen positivamente o negativamente
en la creación de valor y por ende al logro de objetivos.
3.2.2.1.1 Riesgos
Son eventos que tienen impacto negativo en la organización y sus objetivos, por lo cual es
necesario que sean evaluados por la gerencia, en virtud de su probabilidad e impacto, y
administrarlos para reducir su influencia.
3.2.2.1.2 Oportunidades
Son eventos con impacto positivo en la organización y sus objetivos, por consiguiente es un
aspecto satisfactorio para la misma ya que la pone en ventaja.
“La dirección canaliza las oportunidades que surgen, para que reviertan en la estrategia y el proceso
de definición de objetivos, y formula planes que permitan aprovecharlas.” (Committee of
Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, 2004).
3.2.2.2 Componentes de COSO II
COSO II (ERM) amplía su estructura a ocho componentes con el propósito de gestionar los riesgos
tanto internos como externos, en base al nivel de apetito de riesgo definido por la organización y al
nivel de tolerancia del mismo.
Los componentes de COSO II son los que se mencionan a continuación:
1) Ambiente de Interno
2) Establecimiento de objetivos
3) Identificación de eventos
4) Evaluación de riesgos
5) Respuesta al riesgo
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6) Actividades de Control
7) Información y comunicación
8) Monitoreo
Adicionalmente, COSO II incorpora los objetivos estratégicos, por consiguiente este método
trabaja sobre cuatro categorías de objetivos que se interrelacionan con los diferentes componentes.
3.2.2.2.1 Ambiente de Control
Este componente constituye el principal elemento sobre el que se sustentan o actúan los otros siete
componentes, establece la forma como el personal de la organización percibe y gestiona los
riesgos. Incluye la filosofía de administración de riesgos, valores éticos y el ambiente en el que
opera el personal.
“El entorno de control marca las pautas de comportamiento en una organización, y tiene una
influencia directa en el nivel de concienciación del personal respecto al control”. (Coopers &
Lybrand, 2007).
Este componente base, comprende los siguientes aspectos:
Figura 3. 3: Componentes COSO II ERM En: (Morales, 2014)
64
Filosofía de la Administración de Riesgos
Comprende el conjunto de creencias y actitudes que caracterizan a una organización en cuanto a la
identificación de riesgos en las actividades, tipos de riesgos aceptados y cómo son administrados.
En definitiva es la forma cómo se maneja la organización en torno al riesgo.
Apetito al riesgo
El apetito de riesgo el nivel máximo de riesgo que los inversionistas están dispuestos a aceptar, por
consiguiente, constituye una guía en el establecimiento de estrategias y en la asignación de
recursos.
Integridad y valores éticos
Este elemento se refiere al establecimiento de los valores éticos y de conducta que se espera
practiquen todos los miembros de la organización en el desempeño de sus funciones.
“Debe tenerse cuidado con aquellos factores que pueden inducir a conductas adversas a los valores
éticos como pueden ser: controles débiles o requeridos; debilidad de la función de auditoría;
inexistencia o inadecuadas sanciones para quienes actúan inapropiadamente.” (Ladino, 2009).
Compromiso de competencia profesional
El personal debe contar con experiencia, habilidades, aptitudes y conocimientos acordes al área en
que va a desempeñarse.
Estructura organizativa
Se refiere al establecimiento de una estructura orgánica de la organización donde se refleje cómo se
distribuyen las unidades administrativas, sus relaciones, niveles jerárquicos y canales de
comunicación para el logro de objetivos institucionales.
Asignación de autoridad y responsabilidad
El directorio y la administración delegan autoridad y asignan responsabilidades en base al uso de
los procesos de la empresa y la tecnología, con el fin de segregar funciones en todos los niveles de
la organización.
65
3.2.2.2.2 Establecimiento de Objetivos
“Los objetivos deben existir antes de que la dirección pueda identificar potenciales eventos que
afecten a su consecución.” (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission,
2004).
La organización debe establecer objetivos estratégicos y seleccionados que se relacionen con su
misión y visión, sin olvidar que cada objetivo tiene un riesgo que debe ser previsto. Los objetivos
estratégicos son metas de alto nivel formuladas por la gerencia que se alinean con la misión y
visión de la empresa a fin de crear valor para los grupos de interés; mientras que los objetivos
seleccionados son una condición previa para la identificación, evaluación y respuesta al riesgo.
Una vez que se ha establecido los objetivos globales y por actividad, una entidad puede identificar
los factores críticos del éxito y determinar los criterios para medir el rendimiento. No cabe duda
que, en la consecución de los objetivos puedan presentarse variaciones o desviaciones relativas que
afectan a los mismos, es por esto que, la gerencia debe determinar un nivel aceptable de desviación
en relación con el logro de dichos objetivos; a esto se conoce como tolerancia al riesgo.
3.2.2.2.3 Identificación de Riesgos
“Los acontecimientos internos y externos que afectan a los objetivos de la entidad deben ser
identificados, diferenciando entre riesgos y oportunidades” (Committee of Sponsoring
Organizations of the Treadway Commission, 2004).
Las condiciones económicas, normativas, sociales y operacionales se pueden modificar, y es ahí
cuando la empresa requiere de mecanismos que le permitan identificar y afrontar los riesgos que se
asocian con los cambios. Existen aspectos que requieren una atención especial debido a su impacto
para la empresa, estos son: crecimiento rápido, nuevos empleados, nuevas tecnologías,
reestructuraciones internas, nuevos productos o servicios, entre otros.
La organización debe identificar los eventos positivos, negativos o ambos, que puedan influir en el
logro de objetivos o la implementación de la estrategia a corto, mediano o largo plazo. Estos
riesgos pueden ser de carácter:
Económico: precios, inversiones, capital, impuestos.
Medioambiental: incendios, temblores, inundaciones.
Político: normas y leyes relacionados con la industria farmacéutica.
66
Social: costumbres sociales, prioridades de salud, cambios demográficos.
Tecnológico: facturación electrónica, dinero electrónico, fallas en el sistema de
procesamiento de información, falta de seguridad, nuevas formas de realizar transacciones
por medio de tecnología.
Infraestructura: Distribución de áreas, salidas de emergencia, nuevas formas de adecuación
física.
Procesos: Salida de productos farmacéuticos sin autorización, falta de procedimientos
formales, realización de actividades sin aprobación.
3.2.2.2.4 Evaluación de Riesgos
Para realizar la evaluación de riesgos, es necesario primero haber fijado los objetivos tanto a nivel
global de la organización como a nivel de áreas específicas, ya que si no existen objetivos no se
pueden identificar y evaluar los riesgos.
La evaluación del riesgo consiste en la identificación y estudio de los factores que podrían impedir
la consecución de los objetivos, para de esta forma encontrar las formas de gestionar los riesgos
específicos con el objeto de que no causen mayor impacto. La evaluación del riesgo se realiza en
base a su probabilidad de ocurrencia y al impacto o consecuencias que éste puede generar dentro de
la organización.
3.2.2.2.5 Respuesta a los Riesgos
Una vez que se ha evaluado los riesgos potenciales, la Gerencia debe definir qué acciones va a
tomar para enfrentarlos en base al apetito de riesgo que tiene la entidad y, considerando el riesgo
residual que resultará luego de haber aplicado las respuestas al riesgo. Adicionalmente, se debe
considerar el costo y el beneficio que se obtiene al dar respuesta a los riesgos potenciales.
“La dirección selecciona las posibles respuestas - evitar, aceptar, reducir o compartir los riesgos -
desarrollando una serie de acciones para alinearlos con el riesgo aceptado y las tolerancias al riesgo
de la entidad.” (Nasaudit, 2009).
COSO II establece que el riesgo debe ser considerado desde una perspectiva global, ya que afecta
no sólo a ciertas áreas sino a toda la empresa. Así mismo, es necesario tener en cuenta que los
riesgos individuales se relacionan y por esta razón se debe identificar cómo se establece esta
relación, cuál sería su impacto y si está acorde al apetito de riesgo previsto.
67
Las categorías de respuesta al riesgo son las que siguen:
3.2.2.2.6 Actividades de Control
“Las políticas y procedimientos se establecen e implantan para ayudar a asegurar que las respuestas
a los riesgos se llevan a cabo eficazmente.” (Committee of Sponsoring Organizations of the
Treadway Commission, 2004).
Las actividades de control se ejecutan en cada uno de los niveles de la organización y en cada una
de las etapas de la gestión, por lo tanto, una vez que se determinan las respuestas al riesgo, se
definen los controles para asegurar que éstas se lleven a cabo de forma adecuada y oportuna.
Control en los sistemas de información
Todas las empresas utilizan sistemas informáticos para procesar información, es por esto que
dichos sistemas deben estar controlados, ya que constituyen parte importante dentro de la gestión
de las empresas. Las actividades de control en los sistemas de información se dividen en dos
categorías:
Figura 3. 4: Categorías de respuesta al riesgo. En: (Kirschenbaum & Manguian)
EVITAR
•Se toman acciones de modo de discontinuar las actividades que generan riesgo
REDUCIR
•Se toman acciones de modo de reducir el impacto, la probabilidad de ocurrencia del riesgo o ambos
ACEPTAR
•No se toman acciones que afecten el impacto y probabilidad de ocurrencia del riesgo
COMPARTIR
• Se toman acciones a fin de reducir el impacto o la probabilidad de ocurrencia al transferir o compartir una porción del riesgo
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Controles generales
Tienen como función asegurar la continuidad de las operaciones de la empresa. Algunos ejemplos
son: controles sobre las operaciones del centro de proceso de datos, el control de acceso, la
adquisición de hardware, mantenimiento de software.
Controles de aplicación
Tienen como función controlar el funcionamiento de las aplicaciones, así como asegurar el
procesamiento, integridad, exactitud y confiabilidad de la información, mediante la autorización y
validación correspondiente.
3.2.2.2.7 Información y comunicación
Este componente implica recopilar y comunicar información fiable en la forma y el plazo debido a
fin de que el personal cumpla correctamente sus funciones.
Información
La información es necesaria en todos los niveles de la organización, ya que permite responder a los
riesgos y tomar de decisiones tanto económicas, políticas, operativas, etc., por consiguiente, la
información tanto de origen interno como externo es muy importante para cumplir los objetivos de
la organización. Por lo tanto, si el personal no está debidamente informado no existe un rumbo
definido para alcanzar la meta.
Los sistemas de información, que pueden ser informatizados o manuales y cubren todas las áreas de
la empresa, constituyen una herramienta que permite recopilar, procesar y divulgar datos, así
como supervisar acciones específicas, por consiguiente también deben ser controlados.
La comunicación
La comunicación es inherente a los sistemas de información, no sirve de nada contar con
información correcta y veraz si no existen canales de información que permitan difundirla a todos
los niveles de la organización.
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3.2.2.2.8 Monitoreo
Es importante realizar una supervisión a la gestión de riesgos corporativos para determinar su
rendimiento y realizar correcciones oportunas cuando sea necesario. “Esta supervisión se lleva a
cabo mediante actividades permanentes de la dirección, evaluaciones independientes o ambas
actuaciones a la vez.” (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission,
2004).
Las evaluaciones continuas, se realiza mientras se llevan a cabo las operaciones de la organización,
su objetivo es suministrar información oportuna; mientras que, las evaluaciones independientes se
realizan cada cierto período y es realizado por personal externo a la empresa. El alcance y
frecuencia de este tipo de evaluaciones depende de la evaluación de riesgos y la efectividad del
monitoreo continuo.
Actualmente las TIC’S constituyen una excelente herramienta para realizar las evaluaciones y
supervisiones de los controles internos. “Permiten la revisión eficiente de grandes volúmenes de
datos a un costo bajo. Tales técnicas, combinadas con una revisión y análisis robustos de los
resultados por personal conocedor, resulta en monitoreo eficiente y efectivo.” (Burns & Simer,
2013).
3.2.3 COSO III
En mayo del 2013, el Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway publica COSO III,
un marco integrado compuesto por diecisiete principios, cuyo objeto es mejorar la agilidad de los
sistemas de gestión de riesgos para adaptarse al entorno cambiante, así como, aumentar la
confianza en la eliminación de riesgos y por ende la consecución de objetivos.
3.2.3.1 Componentes de COSO III
COSO III establece diecisiete principios que se agrupan en cinco componentes. La totalidad de los
principios se aplican a los objetivos operativos, de información y de cumplimiento. Por lo tanto, al
aplicar correctamente dichos principios, la organización puede alcanzar un control interno efectivo.
Los componentes de COSO III son los siguientes:
1) Ambiente de Control
2) Evaluación del Riesgo
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3) Actividades de Control
4) Información y Comunicación
5) Monitoreo o Supervisión
3.2.3.1.1 Ambiente de Control
Este componente comprende cinco principios que se describen a continuación:
1) Toda la organización debe comprometerse y propiciar una cultura basada en la integridad y
valores éticos.
2) La junta de directores debe mantenerse independiente a la administración de la empresa,
sin embargo, debe vigilar el desarrollo y ejecución del sistema de control interno.
3) La administración debe establecer la estructura organizacional, los niveles de autoridad y
responsabilidades del personal para el logro de los objetivos.
4) En armonía con los objetivos organizacionales, la empresa debe hacer énfasis en atraer,
capacitar y retener a personas competentes.
5) La organización debe definir claramente cuáles son las funciones del personal a nivel de
control interno a fin de lograr los objetivos de la empresa.
Figura 3. 5: Componentes del Control Interno COSO III En: (Committee of Sponsoring Organizations of
the Treadway Commission (COSO), 2013)
71
3.2.3.1.2 Evaluación del Riesgo
Consiste en la identificación y análisis de los factores que podrían impedir el logro de objetivos. No
cabe duda que, todas las organizaciones independientemente de su tamaño, giro de negocio,
estructura o naturaleza, siempre tendrán riesgos, de hecho el riesgo es inherente a los negocios.
Debido a que las condiciones económicas, industriales, normativas y operacionales se
modifican de forma continua, se necesitan mecanismos para identificar y hacer frente a los
riesgos especiales asociados con el cambio. (Coopers & Lybrand, 2007).
Los principios que conforman este componente son:
1) La organización debe establecer objetivos de forma clara fin de que el personal los
comprenda y pueda identificar y evaluar los riesgos que impiden su consecución.
2) La organización debe identificar y evaluar al riesgo en base a su probabilidad e impacto y,
además determinar la forma en la que los riesgos deben ser administrados.
3) Al evaluar los riesgos para el logro de objetivos, la empresa deberá considerar la
probabilidad de fraude.
4) La organización debe estar alerta a los cambios importantes que se presenten y puedan
afectar significativamente al sistema de control interno de la organización.
Adicionalmente, este componente incluye los conceptos de velocidad del riesgo (rapidez con la
que impacta un riesgo) y la persistencia (duración del impacto), como criterios para evaluar los
riesgos.
3.2.3.1.3 Actividades de Control
Consiste en un conjunto de políticas y procedimientos que tienden a asegurar que se cumplan las
directrices previstas con el fin de controlar los riesgos.
Los tres principios en los que se basa este componente son:
1) La organización deberá desarrollar actividades de control que ayuden a mitigar el riesgo
hasta el nivel aceptable.
2) La organización debe desarrollar controles sobre las tecnologías de información. Todas las
empresas utilizan sistemas informáticos para procesar información, es por esto que dichos
sistemas deben estar controlados, ya que constituyen parte importante dentro de la gestión
de las empresas.
72
3) La organización debe implementar controles a través de políticas y procedimientos
adecuados.
“La segregación de funciones normalmente está integrada en la definición y funcionamiento de las
actividades de control. En aquellas en las que no es posible una adecuada segregación de funciones,
la dirección debe desarrollar actividades de control alternativas y compensatorias” (Committee of
Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO), 2013).
3.2.3.1.4 Información y Comunicación
Un control interno efectivo depende de la comunicación oportuna de información importante,
proveniente tanto de fuentes internas como externas. La comunicación es inherente a los sistemas
de información, no sirve de nada contar con información correcta y veraz si no existen canales de
información que permitan difundirla a todos los niveles de la organización.
En mi opinión, lo ideal es hacer que la información se localice en un lugar donde el personal
fácilmente pueda acceder a ésta, siempre y cuando dicho personal tenga las habilidades
cognoscitivas para utilizarla, de esta forma se puede responder oportunamente a las situaciones que
se presenten y tomar decisiones correctas.
Los principios que agrupa este componente son:
1) La organización genera información relevante y de calidad que contribuya al
funcionamiento de los otros componentes del control interno.
2) La organización debe comunicar internamente la información, incluyendo los objetivos y
responsabilidades necesarios para el desarrollo del control interno.
3) La organización comunicará externamente (a terceros) los aspectos que afecten el
funcionamiento del control interno.
“La comunicación es el proceso continuo e iterativo de proporcionar, compartir y obtener
la información necesaria. La comunicación interna es el medio por el cual la información
se difunde a través de toda la organización, que fluye en sentido ascendente o descendente
y a todos los niveles de la entidad.” (Committee of Sponsoring Organizations of the
Treadway Commission (COSO), 2013).
3.2.3.1.5 Supervisión
Todo sistema de control interno requiere de supervisión para comprobar su adecuada ejecución.
73
Los dos principios en los que se basa este componente son:
1) La organización debe realizar evaluaciones continuas e individuales, con el fin de
comprobar si los componentes del control interno están funcionando de acuerdo a lo
planeado, caso contrario debe establecer correctivos.
2) La comunicación de debilidades y oportunidades de mejoramiento de los sistemas de
control interno debe ser dirigida a la alta gerencia a fin de que se tomen las medidas
correctivas o se aprovechen las circunstancias.
3.3 Métodos de Evaluación del Control Interno Contable
La evaluación del control interno contable consiste en identificar cada tipo importante de
transacciones u operaciones que se llevan a cabo en la empresa y seleccionar las técnicas
adecuadas para obtener información y realizar la respectiva revisión.
Ahora bien, para realizar la evaluación de control interno contable, el punto de partida es la
obtención información respecto a la organización, su giro de negocio, actividad principal,
estructura organizacional, procesos que lleva a cabo, así como la revisión de la documentación
relativa a sus transacciones.
La información puede obtenerse de varias fuentes como las que se mencionan a continuación:
1. “Manuales de sistemas o procedimientos.
2. Normas, instrucciones escritas, etc.
3. Entrevistas con los usuarios y los responsables de estos.
4. Cuestionarios de relevamiento.
5. Los responsables de sectores, áreas, funciones, etc., efectuados como declaraciones o
confirmaciones.” (Martínez Calderin, 2009).
El objetivo de la evaluación del control interno contable es:
Prevenir o detectar irregularidades importantes en los saldos de las cuentas.
Verificar que las transacciones hayan sido ejecutadas previo a la respectiva autorización.
Determinar si las transacciones han sido registradas en base a las normas de contabilidad
vigentes.(NIIF, NIC, PCGA)
Verificar que el acceso a activos se realice mediante autorización gerencial.
74
Verificar si “los activos registrados en la contabilidad se comparan a intervalos razonables
con los activos existentes y se toma la acción adecuada respecto a cualquier diferencia.”
(Gonzalez Dalmau, 2011)
Determinar procedimientos de control interno contable que puedan prevenir o detectar
errores o irregularidades
Identificar deficiencias que no han sido consideradas dentro de los controles existentes.
Verificar si los controles existentes se han cumplido satisfactoriamente.
Al realizar la evaluación del control interno, es importante obtener toda la información que se
considere necesaria a fin de obtener evidencia y conocimiento suficiente sobre los controles
internos existentes en la organización. Cabe mencionar que existen riegos en la evaluación del
control interno como por ejemplo la existencia de un error de importancia que no sea detectado por
el evaluador.
“Si pretendemos recomendar o instalar un sistema de control interno cuando ya existe uno en la
empresa, el primer paso es evaluar el existente para recomendar los cambios necesarios y más
convenientes, ya que no sería práctico quitar un sistema y poner otro.” (Morales González, 2010)
La evaluación del control interno se puede realizar por medio de cuestionarios, narraciones-
descripciones y flujo diagramación.
3.3.1 Cuestionario
Este método se basa en un conjunto de preguntas estándar presentadas por escrito en un
formulario pre impreso o dentro de un programa o archivo incorporado a un procesador
personal, sobre los aspectos fundamentales del control interno que son comunes a la
mayoría de las empresas y que interrogan sobre los sistemas y operaciones que se realizan
en el ente. (Martínez Calderin, 2009)
La encuesta es una técnica de investigación que consiste en una interrogación escrita que se debe
ser aplicada a los funcionarios y personal encargado del Área Contable de Distribuidora
Farmacéutica Diagnofarm. Es necesario redactar preguntas claras, necesarias y con orden lógico a
fin de obtener información relevante sobre los controles y procedimientos contables llevados a
cabo en la empresa, no obstante, esta técnica no concluye ahí, puesto es conveniente realizar una
entrevista y solicitar documentación para verificar su existencia así como comprobar las
afirmaciones dadas por los encuestados.
75
No cabe duda que, al aplicar la encuesta siempre habrá limitaciones como:
“Adaptación a los procedimientos y naturaleza de las operaciones de la empresa bajo
examen, que no siempre pueden preverse en un cuestionario estándar.
Limitación para incluir otras preguntas de acuerdo a la experiencia del auditor que está
efectuando el relevamiento por este método.
Las preguntas no siempre pueden abordar todas las deficiencias del sistema de control
interno que se requieren para la auditoría.” (Estupiñán Gaitán, 2006).
3.3.2 Narrativo- Descriptivo
“Es la descripción detallada en forma de relato, de las características, de los sistemas, o el
modo de operar de una organización, referente a las secuencias relevadas provenientes de
las explicaciones de los individuos de la empresa, en cuanto a: funciones, normas,
procedimientos, operaciones, archivos, custodia de bienes, etcétera.” (Martínez Calderin,
2009).
Este método permite obtener información detallada debido a que se interactúa con el personal
implicado a través de una conversación fluida. Al igual que en el cuestionario, es conveniente
revisar documentación para confirmar su existencia y además realizar observaciones directas ya
que así se podrá obtener mayor información.
3.3.3 Flujo diagramación
Este método consiste en describir objetivamente la estructura orgánica de las áreas con la
auditoría, así como los procedimientos a través de sus distintos departamentos y
actividades. En la descripción de los procedimientos, el auditor utiliza símbolos
convencionales y explicaciones que den una idea completa de los procedimientos de la
empresa. (Estupiñán Gaitán, 2006).
El flujograma es una representación gráfica que permite obtener una visión global o panorámica de
los procedimientos que se llevan a cabo en el Área Contable, de esta forma se puede identificar la
existencia o ausencia de controles, los cuellos de botella, desviaciones de procedimientos lo cual
permite realizar sugerencias o recomendaciones de mejoramiento.
Los símbolos que se utilizan en la flujo diagramación son los que se muestran a continuación:
76
SÍMBOLO REPRESENTA
Inicio o término: Indica el principio o el fin del flujo. Puede
ser acción o lugar.
Actividad: Describe las funciones que desempeñan las
personas involucradas en el procedimiento.
Documento: Representa cualquier documento que entre, se
utilice, se genera o salga del procedimiento.
Decisión o alternativa: Indica que see debe tomar una
decisión entre dos o más opciones.
Archivo: Indica el archivo de un documento en forma
temporal o permanente.
Conector de página: Representa un enlace con otra hoja
diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.
Conector: Representa una conexión o enlace de una parte del
diagrama de flujo con otra parte del mismo.
3.3.4 Combinación de Técnicas
Los cuestionarios y las narrativas no son aplicables a todas las áreas de la empresa por consiguiente
deben complementarse con la flujo diagramación para lograr una evaluación eficaz. Resulta de
mucha ayuda la combinación de cuestionarios y flujo diagramación, así como narrativas y flujo
diagramación, puesto que permiten aclarar los procedimientos y entender de mejor forma el flujo.
3.3.5 Formas de obtener información
Para complementar los métodos de evaluación del control interno, existen técnicas que son
utilizadas para obtener información, estás son:
3.3.5.1 La entrevista
Según Julio Casares, la entrevista se define como “conferencia de dos o más personas que
concurren a un lugar destinados para tratar o resolver un negocio”. En una entrevista además de
obtener los resultados subjetivos del encuestado acerca de las preguntas del cuestionario, se puede
observar la realidad presente, realizando el entrevistador las preguntas que considere oportunas a lo
largo de la entrevista.
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3.3.5.2 Observación directa
Se debe observar el comportamiento y ejecución de los procedimientos contables en la
organización, de tal manera que se verifique si se cumplen los procedimientos escritos, si existen
irregularidades y si existen los controles pertinentes.
3.3.5.3 Revisión de Documentos
La revisión, lectura y estudio de documentos permitirá conocer qué tipo de documentos maneja el
Área Contable de la empresa. Se pueden revisar documentos cuantitativos como son los reportes,
estados financieros, registros y formularios de captura de datos, y documentos cualitativos como
memorandos, consultas y manuales de procedimiento y políticas.
3.3.5.4 Utilización de Internet
Se utiliza internet para tener acceso de forma fácil e inmediata a una gran cantidad de información
en línea.
3.4 Área Contable de la Empresa
3.4.1 La contabilidad como medio para el mejoramiento de los procesos
La información que provee el área de contabilidad de una empresa se refiere fundamentalmente a
los siguientes aspectos:
Informar la situación económica de la empresa a través de inventarios y balances.
Informar el resultado obtenido en el ejercicio económico, ya sea ganancias o pérdidas.
Informar las causas de los resultados obtenidos con el propósito de corregir gastos y
aumentar los ingresos.
La implementación de un sistema de contabilidad que sea confiable es una de las responsabilidades
que asume el área de contabilidad. Un buen proceso de contabilidad, permitirá a los directivos
conocer la situación de la empresa, evaluar su desempeño, gestión y control.
El hecho de emitir por escrito los procedimientos y principales políticas contables, permiten
asegurar que las cuentas se manejen bajo bases eficientes y consistentes, así como definir y asignar
claramente las responsabilidades de funcionarios y empleados.
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Figura 3. 6: Proceso Contable. Referencia: (Fierro Martínez, 2011).
Entrada
•Soportes de Contabilidad
•Ingreso de Operaciones
Proceso
•Hardware
•Software
Salida
•Comprobante de diario
•Libros principales
•Libros auxiliares
•Estados Financieros
•Otros informes de gerencia
•Indicadores Financieros
No cabe duda que, nos encontramos en un mundo altamente competitivo por lo que es necesario
que las empresas se adapten y realicen un mejoramiento continuo de sus procesos, a fin de
sobrevivir y superar a su competencia. Es por esta razón que, los procedimientos contables deben
ser evaluados, cada cierto tiempo, a fin de proponer cambios para mejorar el proceso y satisfacer
las exigencias de la actualidad.
3.4.2 La contabilidad como medio para el crecimiento de las empresas.
En las empresas, uno de los procesos que tiene especial atención es la contabilidad, puesto que
genera información que es fundamental para la toma de decisiones de la gerencia.
Es importante que el proceso contable se desarrolle de tal forma que permita obtener datos netos,
acumulados y específicos casi al instante, de esta manera la gerencia contará con información
oportuna y fiable que le permitirá tomar decisiones tanto operativas como financieras destinadas a
lograr un crecimiento de la empresa y afrontar a la competencia con éxito.
Por el contrario, si la gerencia no cuenta con información oportuna fiable y completa, con
seguridad estará en desventaja y probablemente tome decisiones equivocadas que le llevarán al
fracaso.
3.4.3 Proceso Contable
El ciclo contable resume al proceso de registro de todas las transacciones realizadas en
varios períodos contables que inician el 1º de enero y terminan el 31 de diciembre, con la
presentación de los estados financieros, los cuales deben ser aprobados por las instancias
superiores. (Fierro Martínez, 2011)
El ciclo contable comprende tres etapas: entrada, proceso y salida de la información contable.
79
El área o departamento de contabilidad es el lugar de la empresa donde se opera las políticas,
normas, sistemas y procedimientos necesarios para garantizar la exactitud y seguridad en la
captación y registro de las operaciones financieras, presupuestales y de consecución de metas de la
entidad. De ahí que la correcta aplicación del proceso contable dentro de las empresas es de vital
importancia para la toma de decisiones relativas a su actividad productiva.
A continuación se presenta las actividades que comprenden el ciclo o proceso contable:
Figura 3. 7: Fases del ciclo o proceso contable. Referencia: (Zapata Sánchez, Contabilidad General,
2005)
•Documento fuente
•Prueba evidente
•Requiere análisis
•Se Archiva cronologicamente
Reconocimiento de la operación
•Libro Diario
•Registro inicial
•Requiere criterio y orden
•Asiento Contable
Jornalización
•Libro Mayor
•Obtiene saldos de cuentas
•Requiere criterio y orden
Mayorización
•Balance
•Resumen significativo
•Despeja dudas
•Valida el cumplimiento de normas
Comprobación
•Estados Financieros
•Financieros
•Económicos
Estructuración de informes
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La contabilidad debe regirse al proceso contable, en conformidad con las normas básicas, técnicas
generales y especiales de cada una de las cuentas (Normas Internacionales de Contabilidad,
Normas Internacionales de Información Financiera).
3.4.3.1 Plan General de Cuentas
Para iniciar el proceso contable en cualquier empresa es necesario definir un plan de cuentas
tomando considerando el giro del negocio, sector al que pertenece y las necesidades presentes y
futuras de la misma.
El plan de cuentas es un listado ordenado de cuentas, cada una con código único, que constituye la
base para el procesamiento de información contable.
Un plan de cuentas debe ser específico y particularizado. Además debe reunir las siguientes
características:
Sistemático en el ordenamiento y presentación
Flexible y capaz de aceptar nuevas cuentas
Homogéneo en los agrupamientos practicados
Claro en la denominación de las cuentas seleccionadas. (Zapata Sánchez, Contabilidad
General, 2005)
3.4.3.2 Documentación Soporte
Se refiere a la capación de todo la documentación soporte de los hechos o actividades realizadas
por la empresa como: facturas, tickets, recibos, nominas, estados de cuenta, notas de crédito,
informes, contratos, etc.
El Área Contable debe contar con procedimientos necesarios que aseguren que se registren todos
los movimientos contables y que no existen hechos que se pasen por alto y no se capten, ya que
esto provocará una deficiencia en la presentación de la información contable.
Adicionalmente, se debe manejar un archivo apropiado de la documentación que sustenta las
operaciones de la empresa.
3.4.3.3 Jornalización: Libro Diario
Se refiere al registro contable de facturas emitidas, facturas de proveedores, facturas de acreedores,
nóminas, impuestos, gestiones bancarias, es decir, el registro de todos los hechos contables que
81
realiza la empresa tal como vayan ocurriendo, a través de la utilización de instrumentos de registro
adecuados, ya sea de forma manual o a través de un software contable.
Para esto, se debe sustentar en el Plan único de cuentas y realizar un asiento contable aplicando la
regla de oro de la contabilidad: Partida Doble.
Al final se obtiene un registro contable principal, en el que se acumulan todos los registros
realizados (asientos contables), lo cual se denomina Libro Diario.
3.4.3.4 Mayorización: Libro Mayor
Se refiere al proceso de trasladar sistemáticamente y de forma clasificada los valores que se
jornalizaron, con el fin de obtener los saldos de cada cuenta. Al final se obtendrá un segundo
registro principal que se mantiene en cada cuenta, a esto se denomina Libro Mayor General.
Atendiendo a su naturaleza, las cuentas pueden tener:
Saldo deudor: Cuando los valores debitados en una cuenta son mayores que los valores
acreditados. Generalmente son cuentas de Activo, Costos y Gastos.
Saldo acreedor: Cuando los valores acreditados en una cuenta son mayores que los valores
debitados. Generalmente son cuentas de Pasivo, Patrimonio y Rentas.
Saldo nulo: Cuando los valores debitados y acreditados en una cuenta son iguales. Se representa en
cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio, Costos, Gastos y Rentas, al final del ejercicio económico
mediante asientos de cierre.
3.4.3.5 Comprobación de saldos: Balance de Comprobación
Se refiere al proceso de obtener los saldos de cada cuenta y comprobarlos a través de la elaboración
de un Balance de Comprobación, donde los saldos deudores deben ser exactamente iguales a los
saldos acreedores. Es necesario que este proceso se realice mensualmente para verificar el
cumplimento del concepto de Partida Doble y demás normas de general aceptación.
En esta fase, el contador debe aplicar su criterio contable para analizar y comprobar la precisión y
actualidad de los saldos, ya que el hecho de que los saldos deudores y acreedores sean iguales no
significa que se refleje información correcta y completa.
82
Los errores que generalmente se presentan y que deben ser identificados por el contador son:
Aplicación incorrecta de cuenta contable
Error en la digitación del valor: subvaloración o sobrevaloración.
Desactualización automática de saldos: pre pagados y pre cobrados
Omisión de registro de operaciones
Uso indebido: desfases (faltantes) en los saldos contables.
3.4.3.6 Ajustes
Se refiere al proceso de identificar errores u omisiones que se hayan podido cometer cualquiera sea
la razón o causa, con el propósito de hacer los ajustes necesarios de reconocimiento de gastos e
ingresos, así como cálculo de las depreciaciones y amortizaciones, a fin de presentar las cuentas
con saldos reales.
Los diferentes tipos de ajustes que pueden existir son:
Ajustes por error
Ajustes por omisión
Ajustes por usos indebidos
Ajustes por pérdidas fortuitas
Ajustes por pre cobrados y pre pagados
Ajustes por gastos y rentas pendientes
Ajustes por desgaste de propiedad , planta y equipo (Activos fijos)
Ajustes por provisión para posibles cuentas incobrables
Los ajustes se registran tan pronto se evidencie el error, sin embargo, se realizan cuando se elabora
el Balance de Comprobación para posteriormente realizar los Estados Financieros. El registro debe
realizarse en forma de asiento en el Libro Diario, para luego trasladar los valores a las cuentas de
mayor respectivas.
Como resultado de este proceso se obtiene el Balance de Comprobación ajustado que servirá para
finalmente elaborar Estados Financieros.
”El sustento legal y técnico para justificar los asientos de ajuste está dado en leyes tributarias,
societarias y sus reglamentos, así como en Normas y Conceptos que regulan el cálculo,
presentación y exposición de los ajustes.” (Zapata Sánchez, Contabilidad General, 2005).
83
3.4.3.7 Presentación de Estados Financieros
Una vez que se tiene la seguridad de que los saldos contables son correctos, se procede a preparar
los estados financieros, los cuales son informes que se presentan al final del período contable para
proporcionar información sobre la real situación económica y financiera de la empresa.
Los estados financieros deben tener las siguientes características:
a) Comprensibilidad: Para que cualquier persona pueda comprenderlos fácilmente.
b) Relevancia: Reflejar datos relevantes o importantes para la toma de decisiones.
c) Confiabilidad: Asegurar que las cifras presentadas sean correctas
d) Comparabilidad: Las cifras deben ser presentadas en una misma moneda y bajo métodos de
consistencia a fin de poder comparar la información con meses o años anteriores.
Los estados financieros deben servir para:
Tomar decisiones de inversión y crédito.
Evaluar la gestión gerencial, la solvencia y la liquidez de la empresa, así como su
capacidad para generar fondos.
Conocer el origen y las características de sus recursos, para estimar la capacidad
financiera de crecimiento.
Formularse como juicio sobre los resultados financieros de la administración, en
cuanto a la rentabilidad, solvencia, generación de fondos y capacidad de desarrollo
empresarial. (Zapata Sánchez, Contabilidad General, 2005).
3.4.3.7.1 Usuarios de los Estados Financieros
Los usuarios de los estados financieros son las personas a quienes les interesa la información
contable de la empresa. Tanto la administración de la entidad como el público en general están
interesados en conocer la situación financiera de la misma, en su conjunto o sobre una sección
específica del negocio.
a) Accionistas y propietarios: Son los dueños de la empresa, quienes están interesados en la
utilidad neta del periodo económico en función de la inversión realizada.
b) Administradores: Son quienes tienen cargo la custodia y manejo de los recursos de la
empresa.
c) Acreedores potenciales: Son las personas a quienes les interesa la capacidad de la
empresa para generar utilidad, para en función de esto tener seguridad o garantía para sus
créditos.
84
d) Inversionistas potenciales: Son las personas a quienes le interesa la rentabilidad futura de
su inversión.
3.4.3.7.2 Reglas de Presentación
Según las disposiciones de la NIC- 1 y NIFF- 1, los estados financieros deben contener los
siguientes datos y cumplir las siguientes reglas generales:
Nombre de la empresa o razón social.
Número de identificación tributaria (RUC).
Nombre del estado financiero.
Moneda en que se expresa el estado financiero.
Ejercicio económico.
Márgenes individuales que debe conservar cada grupo y clasificación.
Cortes de subtotales y totales claramente identificados.
Terminología comprensible para los usuarios de los estados financieros.
3.4.3.7.3 Limitación de los Estados Financieros
Los estados financieros no son exactos y las cifras que se presentan no son las definitivas, esto se
debe a que al registrar las operaciones, el juicio profesional del contador y la aplicación de
diferentes opciones para el tratamiento de ciertas cuentas entran en juego.
Es por esto que los estados financieros no representan valores absolutos, sin embargo proporcionan
una idea clara de la situación de la empresa, de ahí la importancia del control interno contable, pues
su objetivo es brindar una seguridad razonable en cuanto a la confiabilidad de la información
financiera.
3.4.3.7.4 Clases de Estados Financieros
Los estados financieros que debe elaborar y presentar la empresa son los siguientes:
85
a) Estado de Resultados
Este estado muestra relación entre ingresos y gastos del ejercicio económico, es decir, el resultado
final del mismo, sea ganancia o pérdida. Además, muestra los hechos significativos que
originaron aumento o disminución del patrimonio de la empresa.
El estado de resultados es el producto de la gestión acertada o desacertada de la dirección de la
empresa en cuanto al manejo que se dio a los recursos.
El estado de resultados mide la calidad de la gestión, puesto que del manejo inteligente,
honrado y prudente de los activos, que conlleva decisiones acertadas, así como del control
de los gastos y de las deudas que demanda así mismo control y mensura, dependerá que
una empresa gane o pierda. (Zapata Sánchez, Contabilidad general con base en las Normas
Internacionales de Información Financiera (NIIF), 2011)
El contenido del estado de Resultados es el siguiente:
Ingresos o rentas Operacionales
Son todos los ingresos de dinero o la reducción de una deuda, generados por las actividades
económicas del giro del negocio. En consecuencia, la empresa podrá tener una o más rentas
operacionales dependiendo de sus objetivos empresariales.
Es importante que los ingresos cumplan las siguientes características:
a) Sean propios del negocio
b) Aporten cantidades significativas al resultado del ejercicio económico.
Rentas no Operacionales
Son ingresos que provienen de actividades no relacionadas con el giro del negocio, pero que
complementan o ayudan al resultado operacional, como por ejemplo: comisiones ganadas, intereses
ganados, donaciones recibidas, utilidad en venta de activos fijos.
Gastos Operacionales
Son los valores incurridos en bienes y servicios para generar las rentas operacionales y contribuir a
cumplir los objetivos empresariales. Entre los principales gastos están; sueldos, comisiones a
vendedores, seguros, impuestos, depreciaciones de activos fijos, viáticos, publicidad.
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Es importante que los gastos cumplan las siguientes características:
a) Se relacionen directamente con la generación de rentas operacionales
b) Se consuman o utilicen continuamente
c) Controlables
Otros Gastos
Son valores incurridos en actividades que no generan rentas operativas, como por ejemplo: Gastos
bancarios, donaciones entregadas.
b) Estado de Situación Financiera
Es el informe contable que muestra la situación financiera de la empresa en un momento dado, es
decir el detalle del Activo, Pasivo y Patrimonio de la entidad.
El contenido del estado de Resultados es el siguiente:
Activo
Según la NIC 1 y NIIF 1, un activo es todo recurso controlado por la empresa, como resultado de
sucesos del pasado, del cual ésta espera obtener beneficios en el futuro.
Los activos se dividen en corrientes y no corrientes. Los activos corrientes son aquellos que se
relacionan al ciclo normal de explotación, no mayor a un año, que la empresa espera vender,
realizar o consumir.
“Se entiende por ciclo normal de explotación, el periodo de tiempo que transcurre entre la
adquisición de los activos que se incorporan al proceso productivo y la realización de los
productos en forma de efectivo o equivalentes de efectivo.” (Macmillan Profesional, 2013).
Todos los demás activos se consideran como no corrientes, es decir, en donde el ciclo normal de
explotación es mayor a un año.
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Pasivo
Según la NIC 1 y NIIF 1, el pasivo es una obligación actual de la empresa como resultados de
sucesos pasados, al vencimiento de la cual se espera obtener beneficios económicos futuros, es
decir el pasivo es la aportación de terceras personas al financiamiento de la empresa.
Los pasivos se dividen en corrientes y no corrientes. Los pasivos corrientes son obligaciones cuyo
vencimiento se espera se produzca durante el ciclo normal de explotación, es decir, máximo un año
a partir de la fecha de cierre del ejercicio; mientras que, los pasivos no corrientes son aquellas
obligaciones cuyo vencimiento se espera se produzca en un periodo mayor al ciclo normal de
explotación.
Patrimonio
Es la diferencia entre los valores del activo y las obligaciones del pasivo. El patrimonio neto es
comprende la aportación inicial del inversionista para financiar el negocio (capital), en
consecuencia, el Patrimonio Neto representa la deuda que la empresa tiene con el inversionista o
dueño del capital.
c) Estado de Flujo del Efectivo
Es un informe financiero que presenta en forma resumida y clasificada por actividades de
operación, inversión y financiamiento, los diferentes movimientos de entrada y salida de recursos
monetarios efectuados durante un determinado periodo.
Figura 3. 8: Constitución del Balance General. Referencia: (Fierro Martínez, 2011).
Activos
•Producen renta líquida a través de las
ventas, menos los costos de ventas, gastos
administrativos y de ventas y de los
impuestos de renta y complementarios
Pasivos y Patrimonio
•Consumen intereses por los préstamos
que otorgan.
•El estado en calidad de impuesto de renta.
•Socios o accionistas en calidad de
dividendo o participación de utilidades.
•Mantenimiento de patrimonio para
emprender nuevos proyectos productivos.
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Este estado tiene como propósito informar sobre los cambios de la situación financiera de la
empresa en función de su solvencia y liquidez presente y futura. Es por esto que, la NIC-7 Estado
de Flujo del Efectivo, dispone a las empresas la obligatoriedad de preparar y presentar este estado,
por medio de una lista ordenada de las fuentes de efectivos y sus usos.
Adicionalmente, la normativa anteriormente mencionada señala que, las empresas pueden reportar
sus flujos de efectivo utilizando el método directo o indirecto. El método directo reporta los flujos
de efectivos provenientes de las actividades de operación, mostrando directamente las clases de
recaudos y pagos de efectivo. El método indirecto reposta indirectamente el monto del efectivo
neto usado por las actividades de operación, conciliando con la utilidad neta.
La clasificación del Flujo del Efectivo por actividades es la que sigue:
Actividades de operación
Comprende las actividades de producción, compra y venta de bienes, así como la recepción de
bienes y servicios destinados al funcionamiento del negocio.
Actividades de inversión
Son todas las operaciones de concesión y cobro de préstamos financieros, así como la compra o
venta de títulos valores, compra o venta de equipo, planta y activos permanentes.
Actividades de financiamiento
Son todas las operaciones destinadas a obtener nuevos recursos por parte de los accionistas, así
como la obtención y pago de obligaciones a largo plazo, incluyendo los dividendos.
d) Estado de Cambios en el Patrimonio.
Es un informe económico que muestra objetivamente los cambios ocurridos en las partidas
patrimoniales, el origen de dichas modificaciones y la posición actual del capital contable.
El Estado de cambios en el Patrimonio permite obtener información que servirá para la toma de
decisiones en lo relacionado al aumento del capital, reducción de la compra de acciones propias y
el pago de dividendos.
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Los accionistas, como legítimos propietarios de los valores patrimoniales desean ser
atendidos prioritariamente con información relativa a sus inversiones; para tal fin se ha
diseñado un estado que presenta datos relevantes sobre los cambios en el Patrimonio,
asunto que les interesa sobremanera; además, sirve para conciliar y vincular los resultados
económicos con el Patrimonio. (Zapata Sánchez, Contabilidad general con base en las
Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), 2011)
3.4.3.7.5 Limitación de los Estados Financieros
Los estados financieros no son exactos y las cifras que se presentan en ellos no son las definitivas,
esto se debe a que al registrar las operaciones, el juicio profesional del contador y la aplicación de
las normas de contabilidad entran en juego.
Es por esto que los estados financieros no representan valores absolutos, sin embargo proporcionan
una idea clara de la situación de la empresa, de ahí la importancia del control interno, pues su
objetivo es brindar una seguridad razonable en cuanto a la confiabilidad de la información
financiera.
3.4.3.8 Archivo de Documentación
Los documentos de respaldo justifican e identifican la naturaleza, finalidad y resultado de las
operaciones puesto que contiene información contable y datos que permitirán realizar análisis. De
ahí, la importancia de manejar y mantener un archivo ordenado lógicamente y con acceso
controlado y protegido, considerando el tiempo que las normativa tributaria determina.
Los documentos que se debe contabilizar en una empresa se pueden dividir en cinco grandes
apartados.
Compras
Ventas
Caja
Bancos
Varios
Adicionalmente, un buen manejo del archivo, permite la ubicación rápida de la documentación así
como su mejor utilización.
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3.5 NORMAS, POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
Todas las actividades de control, incluyendo el control interno contable, generalmente se apoyan en
tres elementos importantes: las nomas, las políticas y los procedimientos.
3.5.1 Normas
Las normas son políticas de conducta que imponen un determinado modo de obrar, un deber ser.
De esta forma, las normas rigen todas las decisiones que se tomen en una empresa a fin de que se
cumplan los objetivos.
Las normas ayudan a la delegación de autoridad y fijan la acción de su cumplimiento, es por esto
que deben ser claras y comprensibles para todos los miembros de la organización.
3.5.2 Políticas
Son directrices o guías que determinan cómo debería hacerse una acción, por consiguiente,
constituyen el elemento base de los procedimientos.
“Son los criterios o reglas de comportamiento que orientan y encausan el pensamiento y la acción
para el logro de los objetivos”. (Palacios Acero, 2010).
Generalmente, las políticas se comunican verbalmente y, pueden ser eficaces aunque no estén
escritas en casos donde las políticas hacen referencia a prácticas muy asimiladas y en pequeñas
empresas donde las vías de comunicación se limitan a un personal reducido.
Una adecuada práctica de políticas implica su formulación de forma seria y coherente con los
procesos que desarrolla la empresa.
3.5.3 Procedimientos
Es la descripción clara y ordenada de una serie de actividades que se deben realizan en un proceso.
Indican cuándo y cómo se debe realizar el trabajo y qué herramientas utilizar. Por lo tanto, los
procedimientos son necesarios para llevar a cabo las políticas.
Los procedimientos deben ser flexibles, claros, precisos, adaptables y realistas.
91
3.5.3.1 Objetivo
El objetivo principal de los procedimientos determinar los pasos a seguir dentro de los procesos de
la empresa a fin de lograr el desarrollo normal de las actividades cotidianas de la empresa. Para
esto, los procedimientos deberán precisar quiénes son los responsables de su ejecución y la
documentación que se debe utilizar.
La comunicación asertiva de los procedimientos hará que el personal comprenda las funciones que
debe desempeñar para de esta manera reducir errores posteriores y cumplir los objetivos
establecidos por la empresa.
3.5.3.2 Clasificación de los Procedimientos
Los procedimientos se dividen en administrativos, contables y financieros, los cuales se diseñarán
en base al giro del negocio y las necesidades de cada empresa.
3.5.3.2.1 Procedimientos Administrativos
Los procedimientos administrativos son una serie de acciones que se concretan en una actuación
administrativa para alcanzar un fin. Estos procedimientos se relacionan con el proceso
administrativo de una empresa, es decir, planeación organización, dirección y control.
La difusión y comprensión correcta del procedimiento administrativo proporciona una garantía de
que el personal no va a actuar de modo arbitrario y discrecional.
3.5.3.2.2 Procedimientos Contables
Son todos los pasos o acciones que se realizan para el registro contable de las transacciones u
operaciones que realiza la empresa. Se pueden establecer procedimientos contables para el manejo
de cada uno de los grupos de cuentas que conforman los estados financieros.
El establecimiento de procedimientos contables debe asegurar:
Adecuado registro de los activos y apropiada custodia y salvaguardia de los mismos.
Adecuado registro de los pasivos, con el reconocimiento de todas las provisiones y
pérdidas previstas y reales.
Autorización de todos los gastos incurridos en el período, así como también las rentas.
92
3.5.3.2.3 Procedimientos Financieros
Son todos los pasos o acciones que se realizan para obtener información financiera para la toma de
decisiones. Estos procedimientos forman parte de un modelo de control interno financiero
integrado que le permitirán a las empresas medir y elaborar informes, tomar decisiones y obtener
una relación confiable con el mercado financiero.
Las normas, políticas y procedimientos son elementos que se interrelacionan a fin de contribuir al
logro de objetivos empresariales, es por esto que no se deben contradecir, sino ser coherentes entres
sí, a fin de definir un flujo de trabajo limitado por políticas, normas y la forma cómo realizar el
mismo.
El conjunto de normas, políticas y procedimientos específicos forman un instructivo o manual que
define detalles técnicos para realizar tareas específicas, facilitando las labores del ejecutivo y de los
subordinados.
93
CAPÍTULO IV
4 PROPUESTA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA CONTABLE DE LA
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM
4.1 Cuestionarios de Evaluación
El cuestionario es un método de evaluación al sistema de control interno de una organización, por
consiguiente, es necesario que las preguntas sean contestadas por las personas responsables del área
bajo examen que en este caso es el Área Contable de Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm.
En base al conocimiento preliminar y al giro del negocio de la Distribuidora Farmacéutica
Diagnofarm, se ha decidido evaluar los controles existentes en diferentes procesos que se realizan
en el Área Contable como son:
a) Efectivo y equivalentes del efectivo
b) Inventarios
c) Cuentas por cobrar
d) Activos Fijos
e) Proveedores
f) Ventas
g) Gastos
h) Elaboración de Estados Financieros
i) Determinación y declaración de impuestos
Para medir el nivel de riesgo y confianza se aplicará la siguiente escala:
Nivel de riesgo y confianza
Porcentaje Confianza Riesgo
15%-50% Confianza Baja Riesgo Alto
51%-75% Confianza Moderada Riesgo Moderado
76%-95% Confianza Alta Riesgo Bajo
Los cuestionarios de control interno se elaboraron en base a los componentes de COSO II, con el
propósito de conocer los controles existentes, así como, identificar las debilidades presentes para
desarrollar la propuesta; dichos cuestionarios se presentan en la sección de Anexos.
94
4.2 Propuesta de Control Interno para el Área Contable de la Distribuidora
Farmacéutica Diagnofarm S. A.
A continuación se presenta la propuesta de control interno al Área Contable de la Distribuidora
Farmacéutica Diagnofarm:
95
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA
DIAGNOFARM
CONTROL INTERNO
ÁREA CONTABLE
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ASPECTOS GENERALES
1) Objetivo General
Desarrollar una propuesta de control interno para el Área Contable de la Distribuidora
Farmacéutica Diagnofarm para mejorar los procesos que se llevan a cabo en dicha área, a fin de
obtener información confiable, cumplir la normativa vigente, así como salvaguardar los activos de
la empresa.
2) Objetivos Específicos
a) Proporcionar al personal del Área Contable una guía técnica que les oriente a ejecutar sus
actividades cotidianas.
b) Establecer medidas de control interno necesarias, así como mejorar los controles existentes
en el Área Contable, para lograr el adecuado desempeño de las operaciones y actividades
que se llevan a cabo en dicha área.
c) Establecer medidas que garanticen un adecuado procesamiento de datos para generar
información contable oportuna y confiable para la toma de decisiones.
d) Diseñar los formularios necesarios para cada actividad u operación que se lleva a cabo en
el Área Contable a fin de garantizar un adecuado manejo de documentación respaldo.
3) Contenido de la propuesta de control interno para el Área Contable
La presente propuesta comprende:
1) Normas en base a las cuáles se desarrollará las operaciones del Área Contable a fin de
cumplir aspectos legales así como, los objetivos de la empresa.
2) Políticas relacionadas con el registro, preparación y presentación de información contable.
3) Procedimientos contables a seguir para atender al cumplimiento de cada una de las normas
y políticas contables adoptadas.
4) Flujogramas que permitirán tener una apreciación rápida y clara de los procedimientos.
96
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA
DIAGNOFARM
CONTROL INTERNO
ÁREA CONTABLE
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La simbología que se utilizará en la flujo diagramación de la presente propuesta, son los que se
muestran a continuación:
SÍMBOLO REPRESENTA
Inicio o término: Indica el principio o el fin del flujo.
Puede ser acción o lugar.
Actividad: Describe las funciones que desempeñan las
personas involucradas en el procedimiento.
Documento: Representa cualquier documento que entre,
se utilice, se genera o salga del procedimiento.
Decisión o alternativa: Indica que see debe tomar una
decisión entre dos o más opciones.
Archivo: Indica el archivo de un documento en forma
temporal o permanente.
Conector de página: Representa un enlace con otra hoja
diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.
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DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA
DIAGNOFARM
CONTROL INTERNO
ÁREA CONTABLE
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PROCESO Registro contable de hechos y operaciones
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
Registro contable de las operaciones de la empresa
Registro contable adecuado de hechos y operaciones de la empresa, conforme vayan ocurriendo y
mediante la forma de asiento contable, aplicando el concepto de partida doble.
Normas Generales
Revisar que la documentación relacionada a la transacción a efectuar esté completa y
cumpla con los requisitos de validez legal. (Reglamento de comprobantes de venta,
formalidades).
Reconocer y registrar cada operación, a través del sistema contable que maneja la empresa,
en el Libro Diario que deberá expresarse en dólares de Norteamérica, en idioma castellano
y encontrarse debidamente foliado.
El registro de cada operación se realizará en forma de asiento, el cual debe contener
cuentas deudoras y cuentas acreedoras y sus respectivos valores.
Cada operación debe estar fechada y numerada, a fin de conocer de inmediato la cantidad
de transacciones ejecutadas.
Políticas Generales
Todo documento soporte debe estar firmado por el responsable y aprobado por quien
corresponda para luego proceder al registro contable.
Las transacciones deben registrarse diariamente o máximo al día siguiente de generadas;
verificando siempre, que los datos registrados correspondan a la documentación soporte.
El registro de las transacciones será efectuado únicamente por el personal que conforma el
Área Contable.
Los ajustes contables se realizarán máximo hasta el diez de cada mes. Para esto, se
realizará una configuración el sistema contable a fin de no permitir el registro de
transacciones a partir de dicha fecha.
98
4.2.1 Control interno de Efectivo y equivalentes de efectivo
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA
DIAGNOFARM
CONTROL INTERNO
ÁREA CONTABLE
CAJA CHICA
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PROCESO Efectivo y Equivalentes de Efectivo
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO
Comprende aquellos valores que son fácilmente convertibles a corto plazo en importes
determinados de efectivo, estando sujetos a riesgos no significativos de cambios en su valor.
CAJA CHICA
Cantidad mínima de dinero en efectivo que se asigna a un empleado (custodio), mediante cheque o
depósito, con el fin de cubrir gastos o desembolsos menores de la empresa.
Normas
El fondo de caja chica se utilizará únicamente para realizar gastos o desembolsos menores
que son necesarios para la marcha normal de la empresa, y que por su mínimo valor no es
conveniente pagarlos con cheque.
El fondo de caja chica será asignado a un empleado, independiente del cajero y del
personal que efectúe labores contables, a quien se entregará una cantidad determinada de
dinero, para que lo administre y realice los desembolsos en conformidad con los
comprobantes de gastos que para el efecto se presenten.
Todos los documentos que respaldan los desembolsos incurridos con caja chica deben
cumplir las disposiciones del Reglamento de Comprobantes de Venta, caso contrario serán
considerados gastos no deducibles.
Para determinar y/o modificar el valor del fondo de caja chica se considerará el flujo
mensual de movimiento de gastos menores.
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DIAGNOFARM
CONTROL INTERNO
ÁREA CONTABLE
CAJA CHICA
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PROCESO Efectivo y Equivalentes de Efectivo
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
Políticas
El monto máximo de caja chica será de USD 400.00 (Cuatrocientos dólares de
Norteamérica).
El fondo de Caja chica no cubrirá los siguientes pagos:
a) Anticipos
b) Préstamos
c) Compra de inventarios
El monto máximo de cada desembolso será de USD 25.00 (Veinte y cinco dólares de
Norteamérica).
El fondo de caja chica estará sujeto a comprobaciones periódicas por medio de
arqueos sorpresivos que se dejarán evidenciados por escrito.
El custodio de caja chica, solicitará la reposición de caja chica cuando su ejecución haya
alcanzado el 80% del monto asignado.
Se realizará rotación de custodio de caja chica cada 3 meses a fin de se manejen los
registros con mayor cuidado ciñéndose a los procedimientos establecidos.
En el caso de faltantes, se solicitará al custodio de Caja Chica la reposición inmediata de
los valores. Si los faltantes del Fondo de Caja Chica persisten se destituirá del cargo al
responsable.
Procedimiento para creación de Caja Chica
1) El Gerente General analiza la necesidad de creación del fondo de caja chica, así como el
monto razonable del mismo.
2) El Gerente General emite la aprobación formal y envía a contabilidad la autorización para
la creación del fondo de caja chica, cuyo monto máximo será el establecido según las
políticas de la empresa.
3) El responsable de caja recibe la autorización para la creación del fondo y procede a emitir
el respectivo cheque a nombre del custodio del fondo.
100
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CONTROL INTERNO
ÁREA CONTABLE
CAJA CHICA
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PROCESO Efectivo y Equivalentes de Efectivo
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
4) El Gerente General firma el cheque junto con el Gerente Comercial.
5) El responsable de caja emite el comprobante de egreso y entrega el cheque al custodio.
6) El Asistente Contable archiva el comprobante de egreso en forma secuencial.
7) El custodio recibe el cheque, efectiviza en el banco y lo guarda en un lugar seguro para s u
posterior utilización.
8) El custodio recibe vales de caja pre numerados (ver formato Nº 1), los cuales serán
emitidos cuando realice desembolsos de dinero para cubrir los gastos permitidos según las
políticas de la empresa, entregando el vale de caja original a la persona que entrega el
dinero y la copia la archivará para su respaldo.
9) Cuando el custodio reciba el comprobante original (factura) de la compra realizada,
verificará que esté emitida a su nombre y que contenga su número de cédula de identidad,
verificando además, que cumpla las disposiciones del Reglamento de Comprobantes de
Venta, caso contrario el gasto se considerará como no deducible.
10) El custodio archivará el vale de caja junto con el comprobante de venta, para su posterior
reposición.
Uso de Vale de Caja.
a) El custodio del fondo de caja chica, entrega un vale de caja a la persona solicitante.
b) El custodio del fondo de caja chica revisa que el vale de caja chica esté correctamente
llenado y entrega el efectivo al solicitante por el valor indicado en el comprobante.
c) El custodio del fondo de caja chica retiene el comprobante y coloca el sello de Cancelado.
d) Si vale de caja chica no está correctamente llenado, el custodio debe indicarle al
solicitante cuál es la anomalía para que sea corregida (elaborando nuevamente el
comprobante, si es necesario). Por ningún motivo deberá entregarle el efectivo al
solicitante si el comprobante no está correcto o tiene tachaduras, correcciones, etc.
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DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA
DIAGNOFARM
CONTROL INTERNO
ÁREA CONTABLE
CAJA CHICA
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PROCESO Efectivo y Equivalentes de Efectivo
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
Procedimiento para la reposición del fondo de Caja Chica
1) Cuando el fondo de caja chica utilizado alcance el 80% del monto asignado, el custodio del
fondo de caja chica prepara los comprobantes de venta y los respectivos vales de caja que
respaldan los desembolsos incurridos.
2) El custodio del fondo de caja chica elabora un formulario de reposición de caja chica (ver
formato Nº 2), y lo presenta al Gerente Administrativo Financiero.
3) El Gerente Administrativo Financiero recibe el formulario de reposición de Caja Chica
junto con los respectivos vales de caja y comprobantes de venta de los gastos realizados.
4) El Gerente Administrativo Financiero verifica que los desembolsos efectivamente
correspondan a gastos menores necesarios para la marcha normal de la empresa y que no
hayan sido realizados por concepto de anticipos, préstamos o compra de inventarios.
5) Posteriormente, el Gerente Administrativo Financiero aprueba la reposición de caja chica y
envía todos los documentos al Área Contable para su verificación.
6) El Asistente Contable recibe la aprobación y verifica que los vales de caja chica mantengan
una numeración secuencial y que estén respaldados por comprobantes que cumplan las
disposiciones del Reglamento de Comprobantes de Venta.
7) El Asistente Contable verifica que dichos comprobantes hayan sido emitidos a nombre del
custodio, caso contrario no serán válidos para la reposición. Adicionalmente, verifica que
los desembolsos realizados no excedan el monto máximo establecido según las políticas de
la empresa
8) El Asistente Contable realiza el registro de los comprobantes de venta en el sistema
contable y coloca el sello de Anulado a fin de tales comprobantes no sean utilizados de
nuevo.
9) El responsable de caja emite el respectivo cheque a nombre del custodio de caja chica.
10) El Gerente Administrativo Financiero firma el cheque junto con el Gerente Comercial.
11) El responsable de caja emite el comprobante de egreso y entrega el cheque al custodio.
12) El custodio recibe el cheque, efectiviza en el banco y lo guarda en un lugar seguro para su
posterior utilización.
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CONTROL INTERNO
ÁREA CONTABLE
CAJA CHICA
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PROCESO Efectivo y Equivalentes de Efectivo
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
13) El Asistente Contable archiva el comprobante de egreso en forma secuencial junto con los
comprobantes de gastos.
Procedimiento para Arqueo de Caja Chica
1) El Gerente Administrativo Financiero o el Gerente General toman la decisión de realizar
un arqueo sorpresivo a caja chica.
2) El Contador General recibe la autorización por parte del Gerente General para efectuar el
control.
3) El Contador General solicita la presencia del custodio de caja chica, así como la
documentación y el dinero bajo su custodia.
4) El Contador General clasifica el dinero presentado en billetes y monedas; y, realiza un
coteo.
5) El Contador General revisa los comprobantes de venta y vales de caja emitidos, verificando
su validez y revisando que todo vale de caja esté adjunto a uno o varios comprobantes de
venta que lo respalde.
6) El Contador General realiza la suma total del valor del efectivo y de los comprobantes de
venta.
7) El Contador General verifica que el valor del efectivo contado más el valor total de los
comprobantes de venta y vales de caja sea igual a USD 400.00 (Cuatrocientos dólares de
Norteamérica).
8) El Contador General establece las diferencias (sobrante o faltante). En el caso de faltantes,
se solicitará al custodio de caja chica la reposición inmediata de los valores.
9) Se elabora un Acta de arqueo debidamente firmado por los participantes del proceso. (Ver
formato Nº 3).
10) Se entrega el Acta de Arqueo al Gerente Administrativo Financiero donde consta las
novedades presentadas, para la aplicación de correctivos.
11) De ser el caso, el Asistente Contable, registra ajustes por sobrantes o faltantes de caja.
12) Se archiva la documentación.
103
Formato Nº 1: Vale de Caja Chica
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
VALE DE CAJA CHICA Nº 0001
Ciudad: Fecha: USD:
Pagado a:
La cantidad de:
Por concepto de:
Elaborado por:
Recibí Conforme:
CI: _____________
104
Formato Nº 2: Reposición del Fondo de Caja Chica
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
REPOSICIÓN DE CAJA CHICA Nº 001
Del____________ al_________________
Responsable del Fondo:
Fecha de Reposición:
Monto de Reposición:
Fecha
Comprobante de
Venta Vale de caja Detalle Valor
Total de Gastos $
Los gastos que se han incurrido con el Fondo de Caja Chica son de UDS
___________________ dólares.
Firma del Custodio
Aprobación
105
Formato Nº 3: Arqueo del Fondo de Caja Chica
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM
ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA Nº 0001
Fecha:
Hora:
Custodio:
Delegado:
EFECTIVO
CANTIDAD DENOMINACIÓN/DETALLE
IMPORTE
USD
Fraccionario
Subtotal
Billetes
Subtotal
COMPROBANTES DE VENTA
Nº COMPROBANTE Nº VALE DE CAJA
IMPORTE
USD
Valor efectivo disponible
Valor comprobantes de venta
Total
Diferencia
El efectivo y los comprobantes de venta, cuyos valores ascienden a _________________,
fueron contados en mi presencia y devueltos a entera satisfacción.
Observaciones:
Cajero
Delegado
106
Flujograma Nº 1: Creación del Fondo de Caja Chica
CREACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA
GERENTE GENERAL CUSTODIOCONTADOR RESPONSABLE DE CAJA
Fa
se
INICIO
ANALIZA LA NECESIDAD DE CREACIÓN DEL
FONDO CAJA CHICA
SOLICITUD DE CREACIÓN DE CAJA
CHICA
APROBACIÓN
FIN RECIBE LA AUTORIZACIÓN
EMITE CHEQUE
FIRMA CHEQUE JUNTO CON GERENTE
COMERCIAL
COMPROBANTE DE EGRESO
ENTREGA CHEQUE AL CUSTODIO
EFECTIVIZA EL CHEQUE EN EL
BANCO
COLOCA EL DINERO EN UN LUGAR SEGURO PARA
POSTERIOR UTILIZACIÓN
ARCHIVO
FIN
SI
NO
107
Flujograma Nº 2: Reposición del Fondo de Caja Chica
REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA
GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO
CUSTODIO ASISTENTE CONTABLE RESPONSABLE DE CAJA
Fa
se
INICIO
PREPARA LOS COMPROBANTES QUE
RESPALDAN LOS GASTOS INCURRIDOS
FORMULARIO DE REPOSICIÓN
REVISA Y ANALIZA SOLICITUD Y
DOCUMENTOS QUE RESPALDAN LOS
GASTOS
APROBACIÓN
RECIBE APROBACIÓN Y VERIFICA LA
DOCUMENTACIÓN
REALIZA EL REGISTRO CONTABLE
EMISIÓN DE CHEQUE
FIRMA CHEQUE JUNTO CON GERENTE
COMERCIAL
COMPROBANTE DE EGRESO
ENTREGA CHEQUE AL CUSTODIO
EFECTIVIZA EL CHEQUE EL BANCO
COLOCA EL DINERO EN UN LUGAR SEGURO PARA SU POSTERIOR
UTILIZACIÓN
REVISIÓN Y CORRECCIÓN DE
INCONSISTENCIAS
FIN
NO SI
ARCHIVO
CUMPLE EL REGLAMENTO DE
C.V.
EL VALOR NO SE REPONE
108
Flujograma Nº 3: Arqueo del Fondo de Caja Chica
ARQUEO DE CAJA CHICA
RESPONSABLE DE CAJA CHICA
CONTADOR GENERALGERENTE GENERAL ASISTENTE CONTABLE
Fa
se
INICIO
DECIDE REALIZAR UN CONTROL A
CAJA CHICA
RECIBE LA DISPOSICIÓN DE
REALIZAR ARQUEO DE CAJA CHICA
SOLICITA DOCUMENTACIÓN Y DINERO DISPONIIBLE
PRESENTA COMPROBANTES DE VENTA Y VALES DE
CAJA CHICA
CLASIFICA Y REALIZA CONTEO DE
MONEDAS Y BILLETES
VERIFICA LA VALIDEZ DE LA DOCUMENTACIÓN
PRESENTADA
OBTIENE LA SUMA TOTAL DE LOS
COMPROBANTES DE VENTA Y EL EFECTIVO
¿EXISTEN INCONSISTENCIAS?
INDICA CAUSAS O MOTIVOS DE LAS
DIFERENCIAS
ACTA DE ARQUEORECIBE EL ACTA DE ARQUEO Y TOMA
DECISIONES
EN CASO DE FALTANTE, ASUME RESPONSABILIDAD
ARCHIVO
SI
NO
REGISTRO CONTABLE EN CASO DE EXISTIR
FALTANTE O SOBRANTE
VERIFICA QUE LA SUMA DE LOS
COMPROBANTES Y EL EFECTIVO SEA IGUAL
A USD 400.00
FIN
109
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CAJA
Página 1 de 8
PROCESO Efectivo y Equivalentes de Efectivo
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
CAJA
Registra las entradas de dinero en efectivo que posee la empresa y que está disponible en forma
inmediata. Se entiende por efectivo, las monedas, billetes, cheques y cualquier otra forma de
orden de pago inmediata.
Normas
Los recaudos se efectuarán a través de la ventanilla de caja y para constancia se emitirá un
recibo de cobro. En el caso de recaudación de efectivo en un lugar distinto a la empresa,
de igual forma se emitirá un recibo de cobro, que deberá ser entregado en caja junto con
el valor recaudado para su registro correspondiente.
El efectivo recaudado durante el día será debidamente revisado, registrado y depositado
intacto dentro de las veinticuatro (24) horas hábiles, en las cuentas bancarias de la
empresa a través de la contratación del servicio de blindado.
Bajo ningún concepto el dinero proveniente de los ingresos en caja se empleará para
cambiar cheques personales o efectuar desembolsos para cubrir gastos de la empresa.
Políticas
Se emitirá un reporte de cierre de caja diario (facturación y cobros del día), firmado por el
responsable. Dicho cierre de caja diario junto con las facturas emitidas será revisado por
una persona distinta al responsable de caja.
Las funciones de facturación y recaudación del efectivo estarán debidamente segregadas.
Se realizará arqueos sorpresivos, por lo menos una vez al mes, por parte de empleados
independientes al manejo de efectivo y registro contable, quienes dejarán constancia
escrita de lo revisado. Cualquier diferencia en menos, debidamente comprobada, dará
lugar a la reposición inmediata de los faltantes. Si los faltantes de Caja persisten se
destituirá del cargo al responsable.
110
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CAJA
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PROCESO Efectivo y Equivalentes de Efectivo
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
Se declarará zona restringida al lugar donde se encuentre la ventanilla de caja, adicional
se implementará dispositivos de seguridad.
El responsable de caja es el único responsable del cuadre del cierre de caja del día y del
depósito del efectivo en la cuenta bancaria de la empresa.
Procedimientos de caja
1) La persona responsable de caja recibe la factura, el efectivo y el comprobante de
retención, por parte del cliente.
2) La persona responsable de caja realiza el conteo físico del dinero y/o verifica la validez
del cheque al día, según corresponda. Posteriormente, registra en el sistema contable la
forma de pago ya sea en efectivo, cheque al día o tarjeta de crédito o débito.
3) La persona responsable de caja emite el recibo de cobro (ver formato Nº 4), y firma junto
con el cliente (original: cliente, copia: empresa). Si la compra es con tarjeta de crédito o
débito, se emite el correspondiente Boucher, el cual también debe ser firmado por el
cliente (original: empresa, copia: cliente).
4) La persona responsable de caja coloca el sello de Cancelado en la factura, adjunta la copia
del recibo de cobro y el Boucher original, y archiva. Posteriormente, informa al cliente
que su factura electrónica será enviada a su correo electrónico.
5) Al finalizar el día, la persona responsable de caja emite el reporte de cierre de caja donde
se detalla la facturación y el cobro de facturas del día, debidamente firmado.
6) La persona responsable de caja concilia el valor total de ingresos que consta en el reporte
de cierre de caja con el efectivo recaudado.
7) La persona responsable de caja elabora la papeleta de depósito y llena la guía del servicio
blindado.
8) La persona responsable de caja solicita el carnet de identificación al personal de la
empresa de transporte de valores para verificar que sea legítimo y procede a entregar el
dinero junto con la papeleta de depósito.
111
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CAJA
Página 3 de 8
PROCESO Efectivo y Equivalentes de Efectivo
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
9) La persona responsable de caja recibe la papeleta de depósito y emite el comprobante de
ingreso cruzando los registros de cobros del día con el valor de la papeleta de depósito.
Adicionalmente, obtiene una copia de la papeleta de depósito para su archivo de respaldo.
10) La persona responsable de caja adjunta la papeleta de depósito al comprobante de ingreso.
11) La persona responsable de caja envía el reporte de cierre de caja junto con las facturas
canceladas, así como el comprobante de ingreso, papeleta de depósito original y el cierre
de lote de los Boucher emitidos, cuando corresponda, al Gerente Administrativo
Financiero.
12) El Gerente Administrativo Financiero verifica que las facturas mantengan una
numeración secuencial y que efectivamente consten en el reporte del cierre de caja por el
mismo valor. Así también, verifica en el sistema contable que en la caja del día que está
revisando no existan recibos de cobro pendientes de registrar.
13) El Gerente Administrativo Financiero verifica que el valor total de los ingresos que consta
en el cierre de caja, sea el mismo que consta en el comprobante de ingreso y en la
papeleta o comprobante de depósito bancario.
14) Inmediatamente, el Gerente Administrativo Financiero verifica a través del ingreso a la
banca electrónica que el depósito haya sido efectivizado y acreditado en la cuenta
bancaria de la empresa.
Procedimiento para Arqueo de Caja
1) El Gerente Administrativo Financiero toma la decisión de realizar un arqueo sorpresivo a
Caja.
2) El Contador General recibe la autorización por parte del Gerente General para efectuar el
control.
3) El Contador General solicita la presencia del responsable de caja, así como las copias de
las facturas electrónicas con los respectivos recibos de cobro, y el dinero bajo su custodia.
4) El Contador General clasifica el dinero presentado en billetes, monedas, cheques al día y
bouchers; y, realiza un conteo.
112
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CAJA
Página 4 de 8
PROCESO Efectivo y Equivalentes de Efectivo
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
5) El Contador General revisa que cada factura emitida estén adjunta al respectivo recibo de
cobro firmado por el cliente; y, que exista consistencia en ambos documentos.
6) El Contador General genera a través del sistema contable el Reporte de Cierre de Caja del
día.
7) El Contador General compara el valor verificado físicamente con el valor del efectivo que
consta en el Reporte de Cierre de Caja.
8) El Contador General establece las diferencias (sobrante o faltante). En el caso de faltantes,
se solicitará al responsable de caja la reposición inmediata de los valores.
9) Se elaborará un Acta de arqueo debidamente firmado por los participantes del proceso.
(Ver formato Nº 5).
10) Se entregará el Acta de Arqueo al Gerente Administrativo Financiero donde constarán las
novedades presentadas, para la aplicación de correctivos.
11) De ser el caso, el Asistente Contable, registra ajustes por sobrantes o faltantes de caja.
12) Se archiva la documentación.
113
Formato 4: Recibo de Cobro (Caja)
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RECIBO DE COBRO Nº 0001
Lugar y fecha:
Recibí de:
Nº factura Nº Recibo Forma de Pago Banco Nº Cheque Reten. Valor
Total
Resumen de cartera
Efectivo:
Transferencia:
Depósito:
Cheque:
Tarjeta de Crédito:
Hora:
Retenciones:
Usuario:
Total a Depositar:
Firma del cliente
Firma del Cajero
114
Formato 5: Acta de arqueo de Caja
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM
ACTA DE ARQUEO DE CAJA Nº 0001
Fecha:
Hora:
Custodio:
Delegado:
EFECTIVO
CANTIDAD DENOMINACIÓN/DETALLE
IMPORTE
USD
Fraccionario
Subtotal
Billetes
Subtotal
Cheques
Subtotal
Bouchers
Subtotal
FACTURAS NO REGISTRADAS
Nº FACTURA RECIBO DE COBRO
IMPORTE
USD
Total efectivo presentado
Total según Reporte de Caja
Diferencia
El efectivo cuyo valor asciende a _________________, fue contado en mi presencia y
devuelto a entera satisfacción.
Observaciones:
Cajero
Delegado
115
Flujograma Nº 4: Manejo de Caja
MANEJO DE CAJA
RESPONSABLE DE CAJACLIENTEEMPRESA TRANSPORTE
DE VALORES
GERENTE ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
Fa
se
INICIO
ENTREGA LA FACTURA, EL DINERO Y/O
TARJETA DE CRÉDITO O DÉBITO
EMITE COMPROBANTE DE
RETENCIÓN
RECIBE FACTURA Y COMPROBANTE DE
RETENCIÓN
REALIZA CONTEO FÍSICO DEL DINERO Y REGISTRA EL COBRO
EMITE RECIBO DE COBRO
COLOCA EL SELLO DE CANCELADO EN LA
FACTURA
FIRMA EL RECIBO DE COBRO Y LA FACTURA
EMITE CIERRE DE CAJA DEL DÍA
CONCILIA EL REPORTE CON EL EFECTIVO
RECAUDADO
PAPELETA DE DEPÓSITO Y GUÍA
DEL BLINDADOENTREGA CARNET DE
IDENTIFICACIÓN
DEPOSITA EL DINERO EN LA CUENTA
BANCARIA
REVISA IDENTIFICACIÓN,
ENTREGA PAPELETA Y EFECTIVO
RECIBE PAPELETA DE DEPÓSITO DEL
BANCO
EMITE COMPROBANTE DE
INGRESO
ENVÍA CIERRE DE CAJA, COMPR. DE INGRESO,
FACTURAS Y DEPÓSITO AL GERENTE
ADMINISTRATIVO- FINANCIERO
FIN
REVISA EL CIERRE DE CAJA, COMPROBANTE
DE INGRESO Y DOCUMENTACIÓN
ADJUNTA
VERIFICA ACREDITACIÓN EN CUENTA BANCARIA
ARCHIVO
116
Flujograma Nº 5: Arqueo de Caja
ARQUEO DE CAJA
RESPONSABLE DE CAJA O CAJA CHICA
CONTADOR GENERALGERENTE GENERAL ASISTENTE CONTABLE
Fa
se
INICIO
DECIDE REALIZAR UN CONTROL A CAJA Y/0 CAJA
CHICA
RECIBE LA DISPOSICIÓN DE
REALIZAR ARQUEO DE CAJA
SOLICITA DOCUMENTACIÓN Y DINERO DISPONIIBLE
PRESENTA FACTURAS COBRADAS, RECIBOS
DE COBRO Y EFECTIVO
CLASIFICA Y REALIZA CONTEO DE
MONEDAS, BILLETES CHEQUES Y BOUCHER
VERIFICA LA VALIDEZ DE LA
DOCUMENTACIÓN PRESENTADA
COMPARA EL EFECTIVO FÍSICO CON EL VALOR REGISTRADO
¿EXISTEN INCONSISTENCIAS?
INDICA CAUSAS O MOTIVOS DE LAS
DIFERENCIAS
ACTA DE ARQUEORECIBE EL ACTA DE ARQUEO Y TOMA
DECISIONES.
EN CASO DE FALTANTE, ASUME RESPONSABILIDAD
ARCHIVO
SI
NO
REGISTRO CONTABLE EN CASO DE EXISTIR
FALTANTE O SOBRANTE
REPORTE DE CIERRE DE CAJA
FIN
117
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BANCOS
Página 1 de 7
PROCESO Efectivo y Equivalentes de Efectivo
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
BANCOS
Representa los valores disponibles en las cuentas bancarias que la empresa tiene en las distintas
Instituciones Financieras, en estas cuentas se registran y controlan los diferentes movimientos
bancarios que realiza la empresa.
Normas
La apertura o cierre de cuentas bancarias será aprobada por la Junta General de
Accionistas. Serán abiertas bajo la denominación de la entidad y su número se limitará a
las necesidades de la empresa.
Se mantendrá información actualizada sobre el movimiento de las cuentas bancarias a fin
de garantizar el registro contable de créditos y débitos de forma oportuna y exacta.
La legalidad, veracidad y conformidad de los desembolsos e ingresos deben quedar
establecidas en cada documento que soporte la erogación con cheque, transferencias
electrónicas de dinero o acreditaciones bancarias.
Políticas
Se manejará una cuenta bancaria exclusiva para el cobro de ventas con tarjetas de crédito,
así como una cuenta bancaria para el pago a proveedores.
Se manejará firmas conjuntas para librar cheques cuyo monto sea mayor a USD 500.00.
Las firmas autorizadas serán las del Gerente General y Gerente Comercial.
Se designará por escrito a la persona responsable del manejo de la banca electrónica y
realización de transferencias bancarias.
Se efectuará conciliaciones en forma mensual, dentro de los primeros cinco días hábiles del
mes siguiente, por parte de una persona distinta al registro contable y al manejo de
efectivo.
118
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ÁREA CONTABLE
BANCOS
Página 2 de 7
PROCESO Efectivo y Equivalentes de Efectivo
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
Las chequeras en blanco estarán bajo custodia de la Asistente de Gerencia quien las
guardará adecuadamente para evitar su mal uso, mientras que los cheques anulados deben
ser perforados y archivarse secuencialmente con los cheques pagados (copia).
En caso de mal manejo de bancos debidamente comprobado, se destituirá del cargo al
responsable de esta función, quien adicionalmente, asumirá la responsabilidad por los
daños causados.
Procedimiento para el manejo de bancos
1) El Asistente Contable recibe y mantiene bajo su custodia los usuarios y claves para
ingresar a la banca electrónica. Cada tres meses dichas claves deben ser modificadas.
2) El Asistente Contable, los días lunes, realiza un reporte de los saldos disponibles en las
cuentas bancarias de la empresa (ver formato Nº 6), y envía al Gerente Administrativo
Financiero para la toma de decisiones con respecto al pago a proveedores.
3) El Asistente Contable diariamente revisa, a través del acceso a la banca electrónica, el
movimiento de las cuentas bancarias con el fin de prevenir errores y asegurar la
contabilización oportuna y exacta de los ingresos y egresos.
4) Cuando el Asistente Contable identifica y confirma la acreditación de un depósito o
transferencia bancaria por parte de los clientes, procede a identificar al cliente y notificar a
la persona encargada de cobranzas
5) La persona encargada de cobranzas (Gerente Comercial) identifica la factura o facturas por
cobrar que corresponden a dicho depósito y notifica al Asistente Contable para el registro
contable.
6) El Asistente Contable registra el cobro cruzando con la respectiva factura por cobrar, a
través del sistema contable.
7) El Asistente Contable imprime el respectivo comprobante de ingreso.
8) Se archiva el registro de ingreso en forma secuencial.
119
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BANCOS
Página 3 de 7
PROCESO Efectivo y Equivalentes de Efectivo
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
Procedimiento para realizar conciliaciones bancarias
1) El banco envía el estado de cuenta bancario a la empresa.
2) El responsable de realizar la conciliación bancaria, (Asistente Contable) recibe el estado
de cuenta e imprime el libro auxiliar del respectivo banco a través del sistema contable.
3) El Asistente Contable concilia los saldos tanto del estado de cuenta como del libro auxiliar
de bancos.
4) El Asistente Contable registra el saldo según bancos, al cual se resta las notas de débito no
registradas y se suma las notas de crédito no registradas.
5) El Asistente Contable registra el saldo según el estado de cuenta, al cual se suma los
depósitos en tránsito y se resta los cheques girados y no cobrados.
6) El Asistente Contable registra las partidas conciliatorias con fecha 01 del mes siguiente a la
conciliación bancaria. En consecuencia, no deben existir partidas conciliatorias con una
antigüedad mayor a dos meses.
7) Una vez conciliados los saldos, el Asistente Contable elabora el documento que sustenta la
conciliación realizada. (Ver formato Nº 7).
8) El responsable de la realización de la conciliación bancaria firma el documento y envía al
Contador General para su revisión.
9) El Contador General verifica que la información contenida en la conciliación bancaria sea
la correcta y emite su aprobación.
10) El Asistente Contable archiva en orden cronológico la conciliación bancaria junto con el
registro del libro auxiliar de bancos y el respectivo estado de cuenta.
120
Formato Nº 6: Reporte de Saldos Disponibles de Bancos
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
REPORTE DE SALDOS DE BANCOS
Al _____ de ________de 20___
BANCO
Cuenta Saldo Contable Saldo Disponible Ch/ Girados y no Cobrados Saldo Contable menos Ch/ Saldo Disponible menos Ch/
BANCO
Cuenta Saldo Contable Saldo Disponible Ch/ Girados y no Cobrados Saldo Contable menos Ch/ Saldo Disponible menos Ch/
BANCO
Cuenta Saldo Contable Saldo Disponible Ch/ Girados y no Cobrados Saldo Contable menos Ch/ Saldo Disponible menos Ch/
Elaborado por:
Revisado por:
121
Formato Nº 7: Conciliación Bancaria
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
CONCILIACION BANCARIA
BANCO __________________
Al ___ de____________ del _____
SALDO SEGÚN LIBROS
SALDO SEGÚN EST. DE CUENTA BANCO
(+) DEP. PENDIENTE POR REGISTRAR
(-) Ch girad no cobrados
Fecha Número depósito Valor
Fecha Egreso Detalle Ch/ Valor
(-) Transferencias pendientes de reg
(+) Depósito/ transferencias por acreditarse
Fecha Número depósito Valor
Fecha Número depósito Valor
Saldo Conciliado
Saldo Conciliado
Elaborado por:
Revisado por:
122
Flujograma Nº 6: Manejo de Bancos
MANEJO DE BANCOS
GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO
ASISTENTE CONTABLERESPONSABLE DE
COBRANZAS
Fase
INICIO
RECIBE CONTRASEÑAS PARA ACCESO A
BANCA ELECTRÓNICA
RECIBE REPORTE Y TOMA DECISIONES
REPORTE DE SALDOS DISPONIBLES
REVISA MOVIMIENTO DE CUENTAS BANCARIAS
IDENTIFICA Y CONFIRMA
ACREDITACIÓN BANCARIA
NOTIFICA A COBRANZAS
IDENTIFICA LAS FACTURAS QUE
CORRESPONDEN A LA ACREDITACIÓN
BANCARIA
NOTIFICA A CONTABILIDAD
REGISTRO CONTABLE
EMITE COMPROBANTE DE
INGRESO
FIN
ARCHIVO
123
Flujograma Nº 7: Conciliación Bancaria
CONCILIACIÓN BANCARIA
ASISTENTE CONTABLEINSTITUCIÓN BANCARIA CONTADOR
Fase
INICIO
EMITE ESTADO DE CUENTA BANCARIA
RECIBE ESTADO DE CUENTA BANCARIA
IMPRIME LIBRO MAYOR DE BANCOS
COMPARA SALDO DEL ESTADO DE CUENTA
CON MAYOR
¿EXISTE DIFERENCIAS?
IDENTIFICA N/C Y N/D NO REGISTRADAS
IDENTIFICA CHEQUES GIRADOS Y NO
COBRADOS
CONTABILIZA GASTOS BANCARIOS
CONCILIA SALDOS
EMITE CONCILIACIÓN
BANCARIA
RECIBE Y REVISA LA CONCILIACIÓN
BANCARIA
APROBACIÓN
FIN
ARCHIVO
SI
NO
SI
NO
124
4.2.2 Control interno de Inventarios
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CONTROL INTERNO
ÁREA CONTABLE
Página 1 de 11
PROCESO Inventarios
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
INVENTARIOS
Registra todos los movimientos contables de los productos farmacéuticos que la empresa
comercializa, desde su adquisición hasta la salida de bodega por ventas realizadas.
Normas
Se mantendrá información confiable y oportuna de los inventarios disponibles en bodega,
existencias máximas y mínimas así como su rotación, para la adecuada toma de decisiones
gerenciales.
El costo de los inventarios comprenderá todos los costos derivados de su adquisición así
como otros costos en los que se incurra para darles su condición y ubicación actuales.
El método a utilizar para la valoración de inventarios será el establecido por el Ministerio
de Salud: Método FEFO (Primero en expedir, primero en salir).
Se cumplirá todas las disposiciones emitidas por el Ministerio de Salud y demás
organismos de control con respecto al manejo, comercialización y distribución de
productos farmacéuticos.
Políticas para manejo de inventarios
El registro y control de inventarios será llevado bajo el sistema de cuenta permanente o
inventario perpetuo.
Los ajustes o modificaciones al registro de inventario los realizará exclusivamente el
Contador General previa autorización del Gerente General.
Se efectuarán constataciones físicas de inventarios a fin de verificar la existencia real de los
mismos y su estado de conservación en cuanto a la cadena de frio. Dichas constataciones
físicas serán realizadas por el Gerente Administrativo Financiero junto con la persona
responsable de bodega.
125
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CONTROL INTERNO
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PROCESO Inventarios
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
Cualquier faltante en el inventario físico debidamente documentado y justificado, ya sea
por pérdida o daño en el producto farmacéutico, será descontado al personal que estuvo a
cargo de su despacho y/o distribución (motorizado, enfermera, bodeguero).
La baja de inventarios de la empresa, por expedición, pérdida o daño será justificada y
autorizada documentadamente por el Gerente General.
La Gerencia se mantendrá informada acerca de las nuevas normas y reglamentos que emita
el Ministerio de Salud y demás organismos de control y las cumplirá de forma oportuna a
fin de evitar sanciones.
Únicamente la persona encargada de bodega está autorizada para permanecer en la misma,
por consiguiente, se impedirá el ingreso de personal no autorizado, adicional se
implementará dispositivos de seguridad.
Políticas para dar de baja inventarios
Los inventarios serán dados de baja cuando se dañen o se tornen obsoletos, por lo cual se
procederá a destruirlos, dado que al tratarse de productos farmacéuticos ya no están aptos
para el consumo humano.
La baja de inventarios se sustentará con un formulario o acta suscita por el Contador
General y el Gerente General. (Ver formato Nº 10)
Los inventarios dados de baja se reconocerán como una pérdida que afectará los resultados
del ejercicio económico. Adicional se presentará una nota a los Estado Financieros para
identificar el monto de estos inventarios.
Procedimientos para el manejo de inventarios
1) El Bodeguero recibe la mercadería revisando que cumpla las condiciones establecidas en la
orden de compra. (ver formato Nº 8)
2) Si la mercadería está conforme a lo establecido, el Bodeguero firma la constancia de
recepción.
126
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Página 3 de 11
PROCESO Inventarios
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
3) El Bodeguero registra el ingreso de la mercadería en su registro de control, antes de
entregar la factura a contabilidad.
4) El Contador General recibe la factura, verifica su validez y contenido, y procede a realizar
el respectivo registro en el sistema. El inventario será ingresado en el sistema contable con
la factura original de compra, por ningún concepto se admitirá la copia de dicho
documento. La mercadería será registrada el mismo día de su recepción, no deberá
acumularse para ser ingresada junto con otras facturas.
5) Cuando se realice los despachos, el Bodeguero entrega la mercadería únicamente con la
factura de venta en la que conste el sello de Cancelado o Nota de crédito. Cuando el cliente
cancela el esquema completo de vacunación, las vacunas que corresponden a las dosis
restantes se registrarán en un libro auxiliar de encargos, y se registrará su salida conforme
se coloquen las dosis.
6) Una vez despachada la mercadería, el Bodeguero procede a dar de baja el inventario en su
registro de control.
7) Al finalizar el día, el Gerente Administrativo Financiero realiza una constatación física de
inventarios y compara con el mayor auxiliar de inventarios. Este proceso lo realizará junto
con el Bodeguero y deja constancia escrita de lo realizado. (Ver formato Nº 9).
8) De existir faltantes o sobrantes en el inventario, se esperará un día, a fin de que en este
periodo de tiempo se resuelvan las observaciones encontradas y se identifiquen las causas,
caso contrario se procede con el registro contable del faltante o sobrante y se descuenta el
valor faltante al personal responsable.
9) El Contador General recibe el informe de la constatación física de inventarios para registrar
faltantes o sobrantes según el caso.
10) El Contador General archiva la documentación.
11) El Contador General, semanalmente, elabora un reporte del inventario actual estableciendo
las existencias máximas y mínimas (ver formato Nº 11), y lo entrega al Gerente
Administrativo Financiero.
12) El Gerente Administrativo Financiero revisa el reporte y toma decisiones en cuanto a la
adquisición de los productos farmacéuticos que se requieren.
127
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Página 3 de 11
PROCESO Inventarios
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
13) El Contador General elabora un reporte semanal y mensual de inventarios que se han
vendido (ver formato Nº 12 y Nº 13), y lo entrega al Gerente Administrativo Financiero y
Gerente Comercial.
14) El Gerente Administrativo Financiero y el Gerente Comercial revisan el reporte y analizan
el movimiento y rotación de inventarios.
15) El Contador General archiva la documentación.
128
Formato Nº 8: Orden de Compra de Inventarios
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM
ORDEN DE COMPRA INVENTARIOS Nº 0001
Fecha de Pedido: Pago:
Proveedor:
RUC:
Dirección:
Teléfono:
Días de crédito:
Cantidad Detalle Valor Unitario Valor Total
Subtotal
IVA 0%
IVA 12%
Total
Gerente General Bodega Contabilidad
129
Formato Nº 9: Control de Inventarios Físicos
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A
CONTROL DE INVENTARIOS FÍSICOS Nº 0001
Responsable:
Fecha:
Producto
Cantidad en
Libros Cantidad Física Diferencias
Observaciones:
Gerente Administrativo Resp. Bodega Contabilidad
130
Formato Nº 10: Formulario para dar de baja Inventarios
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
FORMULARIO PARA DAR DE BAJA INVENTARIOS Nº 0001
Lugar:
Fecha:
Área solicitante:
Código
Identificación
Descripción del Inventario Ubicación Custodio Motivo de
descargo
Nombre del Producto Lote Valor Libros Bodega Área
En consecuencia se procede a autorizar la baja y destrucción de los inventarios detallados anteriormente, que asciende a la cantidad de USD ________.
Elaborado por:
Autorizado por:
131
Formato Nº 11: Reporte de Inventario Actual (Máximos y Mínimos)
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
REPORTE DE INVENTARIO ACTUAL
Fecha:
Hora:
Nº Código Producto Cantidad Comprometido Disponible Stock Mínimo Stock Máximo
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Cantidad Cantidad real en stock
Comprometido Stock comprometido por las ventas (pedidos aprobados, saldos)
Disponible Stock - Comprometido
Elaborado por:
Revisado por:
132
Formato Nº 12: Reporte de Inventario Semanal (Ventas)
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
REPORTE DE INVENTARIOS SEMANAL
Semana del ___ al ____ de _________ del 20__
Matriz Bodega 01
Código Producto Cantidad
Costo
Unitario Costo Total Total Ventas
Total
Sucursal 1 Bodega 02
Código Producto Cantidad
Costo
Unitario Costo Total Total Ventas
Total
TOTAL
Elaborado por:
Revisado por:
133
Formato Nº 13: Reporte de Inventario Mensual (Ventas)
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
REPORTE DE INVENTARIOS MENSUAL
Mes: ____________ Año:__________
Código Producto
Bodega
01 Bodega 02
Costo Unit.
USD
Costo
Total USD
Total
Ventas
USD
TOTAL MENSUAL
Observaciones:
Elaborado por:
Revisado por:
134
Flujograma Nº 8: Manejo de Inventarios
MANEJO DE INVENTARIOS
CONTADORRESPONSABLE DE BODEGAGERENTE ADMINISTRATIVO-
FINANCIERO
Fase
INICIO
RECIBE MERCADERÍA Y COMPARA CON ORDEN DE COMPRA Y FACTURA
APROBACIÓN
FIRMA RECEPCIÓN Y REGISTRA MERCADERÍA
EN SU REGISTRO
ENVÍA FACTURA A CONTABILIDAD
DESPACHA MERCADERÍA
VERIFICANDO FACTURA DE VENTA
RESGISTRA LA SALIDA DE INVENTARIO EN SU REGISTRO DE CONTROL
RECIBE FACTURA Y VERIFICA SU VALIDEZ
Y CONTENIDOSOLICITA SALDOS
CONTABLES DE INVENTARIOS
REALIZA CONTEO FÍSICO DE
INVENTARIOS
COMPARA SALDOS
REPORTE DE CONSTATACIÓN FÍSICA
¿EXISTE DIFERENCIAS?
REGISTRO CONTABLE DE FALTANTE O
SOBRANTE DE INV.
ARCHIVO
NO
SI
SI
NO
REGISTRA LA FACTURA EN EL
SISTEMA
REPORTE DE INVENTARIO ACTUAL
REPORTE SEMANAL Y MENSUAL DE
INVENTARIOS (VENTAS)
REVISA Y TOMA DECISIONES
REVISA JUNTO CON GERENTE COMERCIAL Y TOMA DECISIONES
ARCHIVO
FIN
135
4.2.3 Control interno de Cuentas por cobrar
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA
DIAGNOFARM
CONTROL INTERNO
ÁREA CONTABLE
Página 1 de 11
PROCESO Cuentas por Cobrar
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
CUENTAS POR COBRAR
Registra y controla los créditos a corto plazo concedidos por la empresa a personas naturales o
jurídicas, originadas por la naturaleza de la actividad económica de la misma.
Normas
El registro contable de cuentas por cobrar debe ser adecuado y detallado (para lo cual se
abrirá una cuenta auxiliar por cada cliente), a fin de obtener información oportuna y
confiable para la efectiva gestión de cobranzas.
Los porcentajes de provisión para cuentas incobrables serán establecidos por la Gerencia,
por consiguiente, si se obtiene una provisión mayor al 1% de los créditos concedidos
durante el ejercicio económico (establecido por la normativa tributaria), la diferencia será
contabilizada como gasto no deducible.
Políticas para otorgar créditos
Se concede créditos exclusivamente en las ventas a doctores en medicina y empresas
públicas o privadas.
El plazo máximo de crédito es de 30 días.
Los clientes deben mantener un estado de cuenta sin facturas pendientes previo a la
concesión del crédito.
Se dejará constancia escrita del crédito concedido a través de una nota de crédito
debidamente autorizada por la Gerencia Comercial.
136
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DIAGNOFARM
CONTROL INTERNO
ÁREA CONTABLE
Página 2 de 11
PROCESO Cuentas por Cobrar
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
Políticas para cuentas por cobrar (clientes)
Cada lunes se realizará un reporte de la antigüedad de cartera, a fin de realizar la
programación de cobros de la semana.
Se entregará una comisión del 4% del valor recuperado en cartera vencida (más de 90 días)
al personal que contribuya a la recuperación de dicha cartera vencida.
Se realizará conciliaciones de cuentas por cobrar, a fin de verificar que los saldos del
mayor auxiliar respalden el saldo de la cuenta de mayor general.
Trimestralmente, se realizará confirmaciones periódicas de valores a cobrar por parte del
Gerente Comercial.
El cálculo de la provisión de las cuentas por cobrar se basará en los siguientes porcentajes:
Días vencidos % de Provisión
1 – 30 días 0.5%
31 – 90 días 1%
91 – 150 días 3%
151 – 180 días 5%
181 – 270 días 8%
Más de 270 18%
Sin embargo, de ser necesario se realizará un estudio individualizado por cada deudor,
considerando vencimientos, riesgo, garantías, a fin de que el cálculo de la provisión se
acerque más a la realidad.
Políticas para dar de baja una cuenta incobrable
Las cuentas incobrables serán dadas de baja, mediante autorización escrita (ver formato Nº
16), en el momento en que se identifique las siguientes condiciones:
- Que la cuenta por cobrar conste en contabilidad 5 años desde la fecha de vencimiento.
137
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ÁREA CONTABLE
Página 3 de 11
PROCESO Cuentas por Cobrar
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
- Que haya prescrito el documento que respalda la deuda.
- Que el deudor haya sido declarado en quiebra, liquidación o insolvencia.
- Si el deudor es una persona jurídica, cuando ésta haya sido liquidada o cancele su
permiso de funcionamiento.
Procedimiento para el manejo de cuentas por cobrar
1) El cliente solicita crédito para realizar la compra.
2) La persona encargada de facturación informa al Gerente Comercial sobre la petición de
crédito del cliente.
3) El Gerente Comercial revisa si el cliente cumple las condiciones para obtener el crédito, es
decir, verifica que el cliente sea médico o persona jurídica y que mantenga un estado de
cuenta sin facturas pendientes por cancelar.
4) El Gerente Comercial autoriza la emisión de la nota de crédito y notifica a facturación.
5) La persona encargada de facturación emite la nota de crédito y la factura, detallando el
cliente, producto farmacéutico, lote y factura emitida; y entrega la factura y nota de crédito
al cliente. Posteriormente, el cliente recibe la mercadería y el servicio de vacunación.
6) La persona encargada de caja recibe y revisa las notas de crédito.
7) Al finalizar el día, la persona encargada de caja emite el Reporte de cierre de caja diario y
lo entrega al Gerente Comercial junto con las notas de crédito recibidas y las respectivas
facturas.
8) El Gerente Comercial verifica que el valor de ventas a crédito registrado en el Reporte de
cierre de caja sea igual a la suma de todas las notas de crédito y facturas emitidas.
Adicionalmente, revisará que las notas de crédito otorgadas mantengan una numeración
secuencial.
9) El Gerente Comercial archiva los cierres de caja junto con las facturas y notas de crédito en
orden secuencial.
10) Trimestralmente, el Gerente Comercial selecciona a 5 clientes para realizar confirmaciones
escritas de cartera y ratificar la deuda actual de los mismos con la empresa.
138
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PROCESO Cuentas por Cobrar
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
11) El Contador General concilia los saldos del mayor auxiliar con el saldo de la cuenta de
mayor general.
Procedimiento para la recuperación de cartera
1) Semanalmente, el Gerente Comercial emite un Reporte de antigüedad de cartera (ver
formato Nº 14), a fin de tomar decisiones relativas a la gestión de cobranzas.
2) La recaudación del dinero se puede realizar:
a) Cuando el cliente se acerca a la empresa y cancela el crédito en caja.
b) Por medio del Mensajero o por la persona responsable de la vacunación (en caso
de campañas de vacunación), quienes deben emitir recibos de caja debidamente
firmados por el cliente y recaudador (original para el cliente y copia para la
empresa) y entregarlos junto con el dinero a la persona encargada de caja. La
persona encargada de caja recibe los recibos y firma cada uno de éstos, verificando
que el valor coincida con el dinero recibido.
c) Por medio de transferencia bancaria, en cuyo caso, el responsable de bancos
verifica el depósito, realiza la contabilización del cobro cruzando con la factura
pendiente de pago y la nota de crédito, e imprime el comprobante de ingreso para
su posterior archivo. Finalmente sella la factura con la denominación Cancelado.
3) La persona encargada de caja emite el recibo de cobro afectando a la nota de crédito y
factura que corresponda.
4) Al finalizar el día, la persona encargada de caja emite el Reporte de cierre de caja donde se
detalle la facturación y el cobro de facturas, debidamente firmado.
5) La persona encargada de caja concilia el valor del Reporte de cierre de caja con el efectivo
recaudado.
6) Posteriormente, la persona encargada de caja emite la correspondiente papeleta de depósito
y guía del blindado, y entrega junto con el dinero al personal encargado del servicio de
Transporte de valores, verificando su carnet de identificación.
139
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CONTROL INTERNO
ÁREA CONTABLE
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PROCESO Cuentas por Cobrar
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
7) La persona encargada de caja recibe la papeleta de depósito del banco, realiza el registro e
imprime el comprobante de ingreso.
8) Se archiva el comprobante de ingreso en forma secuencial.
Procedimiento para registro de provisión de cuentas incobrables.
1) El Contador General obtiene un listado de todas las cuentas por cobrar del año en curso.
2) El Contador General identifica las cuentas que deben ser castigadas o eliminadas, según las
políticas establecidas para el efecto, es decir, que la cuenta por cobrar conste en
contabilidad 5 años desde la fecha de vencimiento, o cuando haya prescrito el documento
que respalda la deuda.
3) Realiza el cálculo de la provisión de las cuentas por cobrar restantes, considerando los
siguientes porcentajes:
Días vencidos % de Provisión
1 – 30 días 0.5%
31 – 90 días 1%
91 – 150 días 3%
151 – 180 días 5%
181 – 270 días 8%
Más de 270 18%
4) Prepara la tabla de antigüedad de saldos y presenta al Gerente Comercial. (Ver formato Nº
15).
5) El Gerente Comercial recibe y analiza la tabla de antigüedad de saldos.
6) El Gerente Comercial aprueba los cálculos realizados, o de ser el caso realiza ajustes y
envía al contador.
7) El Contador General realiza el registro contable de la provisión para incobrables del año en
curso, separando el gasto deducible del no deducible.
140
Formato Nº 14: Reporte de Antigüedad de Cartera
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ANTIGÜEDAD DE CARTERA AL _____________
Clientes Locales
Página: 1
Código Cliente Total Corriente 1-30 días 31-80 días 81-90 días 91-364 días 365 en adelante
Total
Total Cartera Vencida:
Total Cartera por Vencer:
Total Cartera:
Elaborado por:
Revisado por:
141
Formato Nº 15: Cálculo de Provisión de Cuentas Incobrables
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CÁLCULO DE PROVISIÓN DE INCOBRABLES
Para el año:
Nº Cliente Saldo
Fecha de
vencimiento Por vencer
Vencidas
1-30 31-90 91-150 151-180 181-270 271-365 más 365
Total
% Provisión 0,50% 1% 3% 5% 8% 12% 18%
Valor de la Provisión
Recomendaciones: En el año 201_ se debe proveer la cantidad de USD ____________ por concepto de posibles incobrables.
Elaborado por:
Aprobado por:
142
Formato Nº 16: Autorización para dar de baja Cuentas Incobrables
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FORMULARIO PARA DAR DE BAJA CUENTAS INCOBRABLES Nº 0001
Lugar:
Fecha:
Área solicitante:
Código
Identificación
Motivo de descargo
Cliente Valor libros
Días de vencimiento
En consecuencia se procede a autorizar la baja de la cuenta incobrable detallada anteriormente, que asciende a la cantidad de USD
_________________.
Elaborado por:
Autorizado por:
143
Flujograma Nº 9: Manejo de cuentas por cobrar
MANEJO DE CUENTAS POR COBRAR
RESPONSABLE DE FACTURACIÓN
CLIENTE GERENTE COMERCIAL RESPONSABLE DE CAJA CONTADOR GENERAL
Fa
se
INICIO
REALIZA PEDIDO Y SOLICITA CRÉDITO
RECIBE PEDIDO Y ENVÍA SOLICITUD
CRÉDITO A GERENTE COMERCIAL
RECIBE SOLICITUD Y VERIFICA SI CUMPLE CONDICIONES PARA
CRÉDITO
APROBACIÓN
EMITE FACTURA Y NOTA DE CRÉDITO
FIRMA FACTURA Y NOTA DE CRÉDITO
RECIBE LA MERCADERIA
RECIBE COPIA DE NOTA DE CRÉDITO
ELABORA CIERRE DE CAJA
ENVÍA CIERRE DE CAJA Y NOTAS DE CRÉDITO
A GERENTE COMERCIAL
FIN
FIN
SI
NO
CONCILIA MAYOR AUXILIAR CON
MAYOR GENERAL
ARCHIVO
CONFIRMACIONES DE CARTERA
REVISA LA DOCUMENTACION
144
Flujograma Nº 10: Recuperación de cartera
RECUPERACIÓN DE CARTERA
CLIENTEGERENTE COMERCIAL RESPONSABLE DE CAJA RESPONSABLE DE BANCOS
Fase
INICIO
REALIZA GESTIÓN DE COBRANZA
PROGRAMACIÓN DE COBROS
DECIDE REALIZAR PAGO DE FACTURAS
A CRÉDITO
¿TRANSFERENCIA BANCARIA?
VERIFICA RECEPCIÓN DE TRANSFERENCIA
BANCARIA
REALIZA CONTABILIZACIÓN
DE COBRO
IMPRIME COMPROBANTE DE
INGRESO
ENTREGA DINERO Y N/C EN LA EMPRESA
O AL MENSAJERO
REVISA QUE EL DINERO RECIBIDO COINCIDA CON LA
FACTURA POR COBRAR O RECIBO DE
CAJA (MENSAJERO)
EMITE RECIBO DE COBRO
EMITE REPORTE DE CIERRE DE
CAJA
CONCILIA VALORES
ENVÍA A DEPOSITAR EL DINERO
RECAUDADO
CONTABILIZA COMPROBANTE DE
INGRESO
ARCHIVO
FIN
SI
NO
145
Flujograma Nº 11: Provisión de Cuentas Incobrables
PROVISIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES
GERENTE GENERALCONTADOR
Fase
INICIO
REALIZA UN LISTADO DE LAS CUENTAS
PENDIENTES DE COBRO
IDENTIFICA LAS CUENTAS QUE DEBEN SER ELIMINADAS O CASTIGADAS
REALIZA EL CÁLCULO DEL PORCENTAJE DE
PROVISIÓN
ELABORA TABLA DE ANTIGÜEDAD DE
CARTERARECIBE TABLA Y
ANALIZA CÁLCULOS
APROBACIÓN REALIZA AJUSTES
REGISTRO CONTABLE DE PROVISIÓN DE CUENTAS
INCOBRABLES
FIN
ARCHIVO
SI NO
146
4.2.4 Control interno de Activos Fijos
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PROCESO Activos Fijos
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
ACTIVOS FIJOS
Los activos fijos constituyen todos los bienes muebles e inmuebles adquiridos por la empresa para
el desarrollo de su actividad económica, es decir corresponde a los bienes que han sido adquiridos
para hacer posible el funcionamiento de la empresa y su razón de ser no es la venta de los mismos.
Normas
Se mantendrá un control y registro contable oportuno, y exacto de las adquisiciones,
mantenimiento, venta y baja de los activos fijos, a fin de asegurar su adecuada presentación
y revelación en los estados financieros, para la toma de decisiones tendientes a la
salvaguardia de los mismos.
Un bien será considerado activo cuando:
a) Es probable que la entidad obtenga los beneficios económicos futuros derivados
del mismo; y
b) El costo del activo para la entidad puede ser valorado con fiabilidad
En caso de venta de activos fijos, previa autorización de la Gerencia, se registrará en la
cuenta de Activos no corrientes mantenidos para la venta.
Políticas Generales
Se contratará seguros contra todo riesgo para salvaguardar los bienes de la empresa y serán
registrados contablemente según el principio de devengado.
Todo activo se debe depreciar en base al Método de Línea Recta; para lo cual el valor
residual será igual al diez por ciento del costo de adquisición de los bienes. Para lo cual,
se considerará la siguiente información:
147
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PROCESO Activos Fijos
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
Activo Vida útil Valor residual
Maquinaria 10 años 10%
Muebles y enseres 10años 10%
Vehículos automotores 5 años 10%
Equipos informáticos 3 años 10%
Se realizará de forma periódica una verificación física de los activos fijos y se comparará
con las cuentas de mayor general. Además, se realizará conciliaciones periódicas para
asegurar que el registro y cálculo de la depreciación esté acorde a la realidad;
Los vehículos y equipos se utilizarán únicamente para fines relacionados con la actividad
económica de la empresa. Los vehículos de la entidad se guardarán al final del día en el
garaje de la empresa o lugares indicados por la administración. En casos especiales de
salidas de bienes, el Gerente Administrativo Financiero debe dar autorización por escrito
para la salida de por mismos.
Se realizará mantenimiento de los activos fijos una vez al año, salvo en los casos que por
fuerza mayor necesiten ser mantenidos antes de este lapso de tiempo.
La reposición y los daños generados por el mal uso de los activos fijos, debidamente
justificados, serán costeados por la persona que los causó.
Se registrará contablemente el deterioro de activos cuando los bienes de la empresa hayan
sufrido daños físicos severos, hayan perdido competitividad o estén obsoletos.
Adicionalmente, se reconocerá y documentará el registro por deterioro de los activos
físicos, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
a) Justificación por medio de informes de Peritos.
b) Valoración del deterioro
c) Registro en una cuenta contable denominada “Deterioro Acumulado Activo XX”.
Se dará de baja a los activos fijos por cualquiera de las siguientes operaciones:
a) Venta de activos fijos
b) Canje de activos fijos
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PROCESO Activos Fijos
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
c) Donación
d) Destrucción
La baja de activos se realizará mediante acta aprobada por el Gerente Administrativo
Financiero (ver formato Nº 21), por las siguientes razones:
a) Se requiere el dinero que se puede obtener de su venta.
b) El bien ya no ofrece el servicio esperado.
c) El bien ya no está en buenas condiciones.
d) Se quiere donarlos.
Procedimientos para la adquisición de activos fijos.
1) El Gerente Administrativo Financiero manifiesta a la Junta General de Accionistas la
necesidad de adquirir activos fijos, y pide la aprobación para iniciar el proceso de compra.
2) El Asistente de Gerencia contacta a los proveedores y selecciona las tres mejores
cotizaciones.
3) La Junta General de Accionistas selecciona la mejor oferta considerando precio, calidad y
facilidades de pago.
4) El Asistente Contable verifica la disponibilidad de efectivo para realizar la compra.
5) El Gerente Administrativo Financiero emite la orden de compra donde se detallan las
condiciones y requisitos descritos para la adquisición del activo fijo. (Ver formato Nº 17).
6) El Gerente Administrativo Financiero junto con la Asistente de Gerencia inspecciona
físicamente las adquisiciones de activos fijos, para confirmar que cumplan las
especificaciones de la orden de compra.
7) El Asistente Contable, recibe la factura y/o contrato de compra- venta, verifica su validez y
contenido, revisa que los cálculos sean correctos y registra en el sistema contable. Todo
registro contable se realizará únicamente con la factura original y se abrirá una cuenta
auxiliar por cada proveedor.
8) El Asistente Contable emite comprobante de retención, cuando corresponda, y; registra en
el sistema contable. El comprobante de retención debe ser emitido el momento en que se
149
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PROCESO Activos Fijos
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
recibe la factura del proveedor, y entregado dentro de los tres días hábiles siguientes a la
fecha de la factura.
9) El Asistente Contable calcula y elabora un cuadro de depreciación del activo fijo.
10) El Asistente de Gerencia asigna un código de identificación al activo fijo. Dicha
codificación debe ser única y constará de cinco dígitos que se colocarán en una parte
visible del activo fijo, permitiendo de esta forma su fácil identificación y control.
El etiquetado se realiza en base al siguiente cuadro:
Tipo de Activo
Fijo Se etiquetará en:
Mobiliario En la parte superior derecha.
Sillas Debajo del asiento o bien en el respaldo.
Maquinaria Junto a la marca, o junto al número de serie.
Aparatos Lugar visible.
Vehículos Parte superior del vidrio delantero (Interior).
Herramientas Parte visible
Varios componentes
Cuando el bien mueble este integrado por varios componentes y
puedan separarse, debe etiquetarse con el mismo número cada
componente.
11) El Asistente de Gerencia registra el nuevo activo en el Registro de Control de Activos fijos
( ver formato Nº 18), que incluirá la siguiente información:
Descripción detallada y completa del bien.
Ubicación del activo fijo y código de identificación.
Fecha de compra y costo de adquisición.
Años de vida útil, depreciación anual.
Persona responsable de su manejo.
12) El Asistente de Gerencia realiza los trámites pertinentes para contratar un seguro de bienes
para el nuevo activo fijo.
13) El Asistente de Gerencia entrega el activo fijo a la persona que esté a cargo de su uso,
manejo y conservación, quien firma un acta de entrega-recepción en la consta que se hace
150
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PROCESO Activos Fijos
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
responsable del activo fijo y asume la obligación de reportar cualquier cambio o anomalía
en los activos que están bajo su custodia. (Ver formato Nº 19). Se archiva la
documentación.
14) El Asistente de Gerencia archiva el título de propiedad y/o contrato de compra venta, en
forma cronológica y por tipo de activo fijo.
15) El mantenimiento, reparaciones, revaluaciones y baja de activos fijos que tengan lugar,
deben ser autorizados y aprobados documentalmente por el Gerente Administrativo
Financiero, para lo cual se seguirá un proceso de compras. (Ver mayor información en
Gastos).
Procedimiento para la depreciación de activos fijos
1) El Asistente de Gerencia imprime el Registro de Control de Activos Fijos que posee la
empresa. (Ver formato Nº18).
2) El Contador General recibe el Registro de Control y pide autorización al Gerente
Administrativo Financiero para realizar la constatación física.
3) El Gerente Administrativo Financiero autoriza la ejecución de la constatación física,
definiendo fecha y hora.
4) El Contador General y el Gerente Administrativo Financiero, realizan la verificación física
de los activos fijos, comparando la información de las cuentas de mayor general con los
resultados de la constatación física. Adicionalmente, realizan una conciliación entre el
desgaste físico y el contable de los bienes, a fin de asegurar que se esté calculando y
registrando el desgaste físico acorde a la realidad.
5) El Contador General y el Gerente Administrativo Financiero emiten un informe de la
constatación física realizada detallando el desgaste físico y contable, así como las
novedades encontradas. (Ver formato Nº 20).
6) El Contador General realiza el cálculo de la depreciación y de ser el caso lo actualiza, es
decir, ajusta la depreciación futura a efectos de acelerarla o desacelerarla a fin de que el
cálculo de la depreciación esté acorde a lo constatado físicamente.
151
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PROCESO Activos Fijos
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
7) Posteriormente, el Contador General envía al Gerente Administrativo Financiero para su
revisión y aprobación.
8) El Gerente Administrativo Financiero aprueba los cálculos de depreciación y envía al
Contador General para el correspondiente registro.
9) Si luego de la constatación física de activos fijos, se decide realizar la baja de los mismos,
el Gerente Administrativo Financiero, emite un acta de autorización para proceder con el
proceso de baja. (Ver formato Nº 21).
10) Si luego de la constatación física de activos fijos, se determina que se debe realizar
revaluaciones de activos fijos, se registra contablemente incrementando el costo anterior
del bien y en la misma proporción a su depreciación acumulada, en base al informe de un
experto en tasación.
11) El Contador General realiza el registro contable de la depreciación, revaluación y/o baja de
activos fijos.
12) El Contador General archiva los documentos en orden cronológico.
Procedimiento para la revaluación de Activos fijos
1) El Gerente General junto con el Contador General establecen la conveniencia económica y
financiera del revalúo de un determinado activo fijo y comunican a la Junta General de
Accionistas.
2) La Junta General de Accionistas autoriza realizar el revalúo.
3) El Gerente General contrata los servicios profesionales de un experto en tasación.
4) El perito contratado realiza el revalúo y emite un informe.
5) El perito contratado pone el informe a consideración de la Junta General de Accionistas
con el fin de que lo apruebe.
6) La Junta General de accionistas analiza el informe y aprueba el revalúo.
7) Se informa a la Superintendencia de Compañías sobre el procedimiento de revalúo que está
llevando a cabo la empresa.
8) El Contador General registra contablemente la diferencia hasta alcanzar el valor aceptado
152
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ÁREA CONTABLE
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PROCESO Activos Fijos
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
como el nuevo avalúo, para lo cual tiene dos opciones:
a) Incrementar el costo anterior del bien en la misma proporción a su depreciación
acumulada, en el caso de que el valor razonable se establezca mediante un índice.
b) Compensar la depreciación acumulada del bien revaluado hasta que la diferencia
alcance el valor razonable, en el caso de que la revaluación se realice hasta
alcanzar el valor de mercado. (Inmuebles).
9) Se archiva la documentación que justifica la revaluación de activos fijos.
153
Formato Nº 17: Orden de Compra de Activos Fijos
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
ORDEN DE COMPRA DE ACTIVOS FIJOS Nº 0001
Fecha de
Pedido:
Fecha de
Pago:
Proveedor:
RUC:
Dirección:
Teléfono:
Valor Anticipo:
Días de crédito:
Cantidad Producto Detalle Valor Unitario Valor Total
Subtotal
IVA 0%
IVA 12%
Total
Gerente Adm. Financiero Contabilidad
154
Formato Nº 18: Registro de Control de Activos Fijos
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
REGISTRO DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
Activo Fijo Código de
identificación Serie Modelo Marca
Fecha de
Adquisición
Años de
vida Útil
Depreciación
anual Ubicación Responsable
Fecha de
entrega-
recepción
Vehículos Motorizados
Equipo Informático
Equipo Eléctrico
Muebles y Enseres
Observaciones:
Elaborado
por:
Actualizado
a:
155
Formato Nº 19: Acta de Entrega-Recepción de Activos Fijos
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
ACTA DE ENTREGA RECEPCIÓN Nº 0001
En la ciudad de Quito, a los ___ del mes de __________ del año 201___, comparecen:
a) La señorita Taco Valladares Grace, con cédula de identidad Nº 1721060794, Asistente de
Gerencia de la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm S.A.
b) Apellidos y Nombres del empleado, CI y cargo.
Quienes en cumplimiento a las políticas de control interno que maneja la empresa, suscriben
la presente ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN de los siguientes bienes:
Cantidad Equipo Serie Modelo Marca
Código de
Identificación
Se deja constancia que los bienes que se reciben se encuentran en buen estado de
funcionamiento, obligándose el empleado receptor de los equipos a su conservación y buen
uso; y, a restituirlo a la terminación del contrato laboral o cuando la Gerencia General lo
disponga.
Para constancia de su aceptación las partes suscriben el presente instrumento en dos
ejemplares de igual tenor y efecto, en la ciudad de Quito a los ______________.
Recibe Conforme
Entrega Conforme
Empleado
Grace Taco Valladares
156
Formato Nº 20: Depreciación de Activos Fijos
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A
DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS Nº 0001
Responsable:
Fecha:
Código de
identificación Activo fijo
Depreciación
Acum. según
Libros (USD)
Depreciación
Física (USD) Ajustes
Observaciones:
Gerente Administrativo Contabilidad
157
Formato Nº 21: Autorización de baja de Activos Fijos
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
FORMULARIO PARA DAR DE BAJA BIENES MUEBLES Nº 0001
Lugar:
Fecha:
Área solicitante:
Código
Identificación
Descripción Ubicación
Custodio
Motivo de
descargo
Nombre del bien Serie Marca Valor Unitario Ciudad Área
En consecuencia, se procede a autorizar la baja y destrucción de los bienes detallados anteriormente, que asciende a la cantidad de USD
_________________________.
Elaborado por:
Autorizado por:
158
Flujograma Nº 12: Adquisición de Activos Fijos
ADQUISICIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GERENTE ADM. FINANCIERO
JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS
ASISTENTE DE GERENCIA
ASISTENTE CONTABLE
Fase
INICIO
NECESIDAD DE COMPRA DE ACTIVO
FIJO
ANALIZA Y REVISA CONDICIONES DE
COMPRA
APROBACIÓN
CONTACTA A PROVEEDORES Y
SOLICITA COTIZACIONES
RECIBE COTIZACIONES
SELECCIONA LA MEJOR OPCIÓN
VERIFICA PRESUPUESTO PARA
REALIZAR LA COMPRA
EMITE ORDEN DE COMPRA
RECIBE LOS ACTIVOS Y VERIFICA QUE CUMPLA LAS
CONDICIONES ESTABLECIDAS
RECIBE FACTURA Y VERIFICA VALIDEZ Y
CONTENIDO
REGISTRA LA FACTURA EN EL
SISTEMA CONTABLE
REALIZA TABLA DE DEPRECIACIÓN DEL
ACTIVO FIJO
ASIGNA CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN AL
ACTIVO FIJO
REGISTRO DE CONTROL DE
ACTIVOS FIJOS
FIN
ARCHIVO
FIN
SI
NO
ACTA DE ENTREGA RECEPCIÓN DEL
ACTIVO
CONTRATA SEGURO DE BIENES
EMITE Y CONTABILIZA COMPROBANTE DE
RETENCIÓN
159
Flujograma Nº 13: Depreciación de Activos Fijos
DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GERENTE ADMINISTRATIVO
FINANCIEROASISTENTE DE GERENCIA CONTADOR
Fase
INICIO
REGISTRO DE CONTROL DE
ACTIVOS FIJOS
RECIBE EL REGISTRO Y SOLICITA AUTORIZACIÓN
PARA REALIZAR CONSTATACIÓN FÍSICA
APRUEBA LA REALIZACIÓN DE LA
CONSTATACIÓN FISICA DE ACTIVOS FIJOS
REALIZA CONSTATACIÓN FÍSICA CON EL GERENTE
ADMINISTRATIVO
VERIFICA QUE EL DESGASTE FÍSICO ESTÉ
CONFORME AL DESGASTE CONTABILIZADO
EMITE INFORME DE CONSTATACIÓN DE
ACTIVOS FIJOS
EXISTEN NOVEDADES
ACTUALIZACIÓN DEL CÁLCULO DE DEPRECIACIÓN
REVISA CÁLCULOS REALIZADOS Y APRUEBA
CONTABILIZACIÓN
APRUEBA LA REALIZACIÓN DE LA
CONSTATACIÓN FISICA DE ACTIVOS FIJOS
REALIZA REGISTRO CONTABLE DE LA DEPRECIACIÓN
ARCHIVO
INICIO
SI
NO
MANTIENE DEPRECIACIÓN EN
LINEA RECTA
¿AUTORIZA BAJA DE ACTIVO FIJO?
SI
NO
¿ AUTORIZA REVALUACIÓN DE
ACTIVO FIJO?
SI
NO
REALIZA REGISTRO CONTABLE
160
Flujograma Nº 14: Revaluación de Activos Fijos
REVALUACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GERENTE GENERALJUNTA GENERAL DE
ACCIONISTASPERITOCONTADOR GENERAL
Fase
INICIO
ANALIZA LA CONVENIENCIA DEL
REVALÚO
AUTORIZA
EMITE UN INFORME
FIN
ARCHIVO
FIN
SI
NO
PROPONE REVALUACIÓN DE
ACTIVO FIJO
COMUNICA A LA JUNTA GENERAL DE
ACCIONISTAS
CONTRATA SERVICIOS
PROFESIONALES DE PERITAJE
REALIZA LA REVALUACIÓN DEL
ACTIVO FIJO
REVISA INFORME
APROBACIÓN
FIN
NO
SI
INFORMA A LA SUPERINTENDENCIA
DE COMPAÑIAS
REGISTRO CONTABLE
161
4.2.5 Control Interno de Cuentas por pagar
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA
DIAGNOFARM
CONTROL INTERNO
ÁREA CONTABLE
Página 1 de 6
PROCESO Cuentas por Pagar - Proveedores
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
CUENTAS POR PAGAR
Constituye el valor de las obligaciones y compromisos de pago que contrae la empresa con terceras
personas, por concepto de la adquisición de bienes y/o servicios; las cuales deben ser canceladas
dentro del año corriente.
Normas
Se establecerán registros detallados que permitan el control y la clasificación de las cuentas
y documentos por pagar, retenciones y otras obligaciones contraídas por la empresa, a fin
de obtener información confiable y oportuna para la toma de decisiones.
Políticas
El pago a los proveedores se realizará los días jueves y viernes, luego de haber revisado los
saldos disponibles en bancos y decidido cuáles facturas serán canceladas.
Los pagos se realizarán al día del vencimiento, o antes si se obtiene descuentos.
Se preferirá proveedores que otorguen crédito a 30, 45 o más días, para lo cual se
realizarán convenios escritos que ratifiquen el plazo del crédito concedido.
Se realizará mensualmente conciliaciones de cuentas por pagar a fin de verificar que los
saldos del mayor auxiliar respalden el saldo de la cuenta de mayor general.
Trimestralmente, se realizará confirmaciones de saldos a los proveedores, con el propósito
de asegurar y verificar la deuda actual de la empresa con los mismos.
Procedimientos para el manejo de cuentas por pagar
1) El Asistente Contable, los días lunes, elabora un Reporte de Antigüedad de Saldos,
162
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA
DIAGNOFARM
CONTROL INTERNO
ÁREA CONTABLE
Página 2 de 6
PROCESO Cuentas por Pagar - Proveedores
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
para verificar las obligaciones que están pendiente de pago. (Ver formato Nº 22).
1) El Asistente Contable emite el reporte de saldos de bancos para verificar la disponibilidad
de efectivo. (Ver formato Nº 23).
2) El Gerente Administrativo Financiero revisa el reporte de las cuentas por pagar, las
correspondientes facturas y el reporte de saldos de bancos.
3) El Gerente Administrativo Financiero elabora la programación de pagos de las
obligaciones contraídas en base al saldo disponible en bancos.
4) El Gerente General revisa la programación de pagos y propone ajustes de ser el caso,
5) El Gerente General emite la autorización para el pago a proveedores. (Ver formato Nº 24).
6) El responsable de caja emite el cheque a nombre del proveedor considerando las
retenciones a que dé lugar.
7) El Gerente General firma el cheque junto con el Gerente Comercial.
8) El responsable de caja registra el comprobante de egreso cruzando con la factura pendiente
de pago y detallando el motivo del egreso. Cabe recalcar que, cuando se realiza el ingreso
de la factura por pagar al sistema contable, se debe abrir una cuenta auxiliar por cada
proveedor.
9) El responsable de caja saca una copia del cheque emitido.
10) El cheque es entregado al proveedor, quien a su vez firma un comprobante de recepción del
cheque.
11) El proveedor sella la factura original con la denominación Cancelado. En el caso de
abonos a facturas, se solicitará una constancia escrita de dicho abono.
12) El responsable de caja archiva la copia del cheque emitido junto con la factura y el
comprobante de egreso, siguiendo la secuencia numérica.
13) El Contador General mensualmente realiza conciliaciones de cuentas por pagar a fin de
verificar que los saldos del mayor auxiliar respalde el saldo de la cuenta de mayor general.
14) Trimestralmente, el Gerente Administrativo Financiero selecciona al azar a tres
proveedores para realizar confirmaciones escritas de saldos y confirmar la deuda actual de
la empresa con terceros.
15) El Asistente Contable registra los ajustes contables; y, archiva la documentación.
163
Formato Nº 22: Antigüedad de Saldos
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
ANTIGÜEDAD DE SALDOS AL _____________
Proveedores
Página: 1
Código Proveedor Total Corriente 1-30 días 31-80 días 81-90 días 91-364 días 365 en adelante
Total
Total Cartera Vencida:
Total Cartera por Vencer:
Total Cartera:
Elaborado por:
Revisado por:
164
Formato Nº 23: Reporte de Saldos de Bancos
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
REPORTE DE SALDOS DE BANCOS
Al _____ de ________de 20___
BANCO
Cuenta Saldo Contable Saldo Disponible Ch/ Girados y no Cobrados Saldo Contable menos Ch/ Saldo Disponible menos Ch/
BANCO
Cuenta Saldo Contable Saldo Disponible Ch/ Girados y no Cobrados Saldo Contable menos Ch/ Saldo Disponible menos Ch/
BANCO
Cuenta Saldo Contable Saldo Disponible Ch/ Girados y no Cobrados Saldo Contable menos Ch/ Saldo Disponible menos Ch/
Elaborado por:
Revisado por:
165
Formato Nº 24: Autorización de pago
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
AUTORIZACIÓN PAGO A PROVEEDORES Nº 00001
Fecha:
a) IDENTIFICACIÓN DEL PROVEEDOR
Razón o Denominación Social: RUC:
Representante/ Gerente General CI:
Teléfono (1): Teléfono (2): E-MAIL confirmación de pago:
Dirección:
b) DETALLE DE FACTURAS
Nº Factura Detalle Valor AB /CA
c) INSTITUCIÓN FINANCIERA
Institución Financiera: Cuenta Nº: Cheque Nº: Emisión:
Autorizado por:
Gerente General
166
Flujograma Nº 15: Manejo de Cuentas por Pagar
CUENTAS POR PAGAR
GERENTE ADMNISTRATIVO
FINANCIEROASISTENTE CONTABLE GERENTE GENERAL RESPONSABLE DE CAJA
CONTADOR GENERAL
Fa
se
INICIO
ELABORA REPORTE DE CUENTAS POR
PAGAR
REVISIÓN DE REPORTES
PROGRAMACIÓN DE PAGOS APROBACIÓN
REALIZA AJUSTES
EMITE CHEQUE
FIRMA CHEQUE JUNTO CON EL
GERENTE COMERCIAL
SACA COPIA DEL CHEQUE EMITIDO
EMITE COMPROBANTE DE
EGRESO
ARCHIVO
FIN
ELABORA REPORTE DE SALDOS DE
BANCOS
SI
NO
AUTORIZACIÓN DE PAGO
ENTREGA CHEQUE AL PROVEEDOR, QUIEN
FIRMA LA RECEPCIÓN
RECIBE LA FACTURA CON SELLO DE CANCELADO
CONCILIA MAYOR AUXILIAR CON
MAYOR GENERAL
CONFIRMACIÓN DE SALDOS
REGISTRO CONTABLE DE AJUSTES
ARCHIVO
167
4.2.6 Control Interno de Ventas
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA
DIAGNOFARM
CONTROL INTERNO
ÁREA CONTABLE
Página 1 de 7
PROCESO Ventas
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
VENTAS
Comprende los valores recibidos y/o generados por la empresa como resultado de su actividad
económica, que comprende la venta y distribución de vacunas y medicamentos especiales.
Normas
Se realizará el registro de todos los ingresos, contabilizándolos inmediatamente a su
recepción y clasificándolos según su fuente de origen, a fin de obtener información
confiable, exacta y oportuna para la toma de decisiones.
Toda venta se realizará mediante facturas electrónicas, las cuales serán enviadas
oportunamente al correo electrónico de los clientes. Salvo el caso de que el sistema del
Servicio de Rentas Internas no genere autorizaciones en línea, se procederá a emitir
facturas pre impresas.
El sistema contable de la empresa debe estar configurado de tal forma que al momento de
realizar la facturación, simultáneamente se registre la salida de inventarios de bodega. Por
consiguiente, se podrá facturar únicamente cuando exista stock.
Políticas
Las ventas se realizarán en efectivo, con tarjetas de crédito a tres meses, descuento directo
en el Rol de Pagos de la institución a la que pertenezca el consumidor o con crédito directo
a 30 días plazo.
Se emitirá una factura por cada persona que va a hacer uso de la vacuna, para de esta
manera llevar un control del esquema de vacunación individual.
Los precios de venta se basarán en documentos aprobados por la Gerencia General y serán
actualizados con base a las disposiciones del Consejo Nacional de Fijación y Revisión de
168
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA
DIAGNOFARM
CONTROL INTERNO
ÁREA CONTABLE
Página 1 de 7
PROCESO Ventas
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
Precios de Medicamentos de Uso Humano. Las listas de precios estarán en un lugar visible
para las personas que realizan la facturación.
Todos los ingresos deben estar respaldados por comprobantes de ingreso numerados y
contendrán información detallada para facilitar su identificación, clasificación y control.
La anulación de comprobantes de ingreso será realizada exclusivamente por el Contador
General.
Se realizará periódicamente reportes de las ventas diarias realizadas, a fin de verificar si se
cumplieron con las metas mensuales establecidas y tomar decisiones.
Se realizará capacitaciones al personal de facturación, caja y bodega por lo menos una vez
al año, para lograr una mejor atención al cliente.
Procedimiento de ventas
1) El cliente se acerca a la empresa para solicitar el producto farmacéutico.
2) La persona encargada de facturación confirma la disponibilidad de la vacuna e indica al
cliente el precio del producto.
3) El cliente confirma la compra del producto farmacéutico y la forma de pago.
4) El encargado de facturación registra los datos personales del cliente, ingresa el pedido y la
forma de pago, generando finalmente la factura electrónica, la cual se envía al correo
electrónico del cliente.
5) El cliente recibe la copia de la factura electrónica, verifica sus datos personales. Cuando el
cliente cancela el esquema completo de vacunación, las vacunas que corresponden a las
dosis restantes se registrarán en un libro auxiliar de encargos, y se registrará su salida de
bodega conforme se coloquen las dosis.
6) El cliente emite el comprobante de retención cuando corresponda y se acerca a caja.
7) El encargado de caja recibe la factura, y el comprobante de retención de ser el caso, junto
con el dinero en efectivo, cheque al día o tarjeta de débito o crédito.
8) El encargado de caja realiza conteo físico del dinero recibido y/o verifica validez del
cheque y registra la forma de pago. En caso de ser con tarjeta de crédito o débito, se
169
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA
DIAGNOFARM
CONTROL INTERNO
ÁREA CONTABLE
Página 3 de 7
PROCESO Ventas
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
9) emitirá el correspondiente Boucher.
10) El encargado de caja emite un recibo de cobro para entregar al cliente. (Ver formato Nº
25).
11) El encargado de caja sella la factura con la denominación Cancelado, sólo en el momento
del pago total. Si existe un abono se sella la factura con la denominación Abono.
12) El cliente firma el recibo de cobro y el Boucher de ser el caso. (Original para la empresa,
copia para el cliente).
13) La factura es entregada al Bodeguero para el despacho del producto farmacéutico.
14) Se archiva todos los comprobantes de ingreso junto con papeletas de depósito (ver
procedimientos de manejo caja); inclusive los comprobantes anulados, debiendo en este
caso, señalar el motivo de la anulación.
15) El Bodeguero revisa que los productos farmacéuticos estén en buen estado y hace la
entrega de los mismos a la enfermera en el caso de que el cliente vaya a ser vacunado; caso
contrario, entrega los productos directamente al cliente o al mensajero para que realice la
entrega a domicilio.
16) La enfermera vacuna al cliente, emite un registro de la dosis aplicada para entregarle al
cliente y le informa la fecha que debe acercarse nuevamente para la colocación de las
siguientes dosis, cuando proceda. De lo contrario, se entrega los productos al cliente en
caja térmica.
17) El Gerente Comercial realiza un reporte semanal y mensual de las ventas realizadas,
detallando el valor que corresponda a ventas en efectivo, ventas a crédito y los cobros
realizados a fin de verificar si se cumplieron con las metas mensuales establecidas y tomar
decisiones. (Ver formatos Nº 26 y Nº 27).
170
Formato 25: Recibo de Cobro (Caja)
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
RECIBO DE COBRO Nº 0001
Lugar y fecha:
Recibí de:
Nº factura Nº Recibo Forma de Pago Banco Nº Cheque Reten. Valor
Total
Resumen de cartera
Efectivo:
Transferencia:
Depósito:
Cheque:
Tarjeta de Crédito:
Hora:
Retenciones:
Usuario:
Total a Depositar:
Firma del cliente
Firma del Cajero
171
Formato Nº 26: Reporte Semanal de Ventas
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
REPORTE DE VENTAS SEMANAL
Semana del ___ al ____ de _______ del 20__
Matriz
Fecha Ventas Efectivo
USD
Ventas Crédito
USD
Total ventas
USD Vendedor
Día 1
Día 2
Día 3
Día 4
Día 5
Subtotal
Sucursal 1
Fecha Ventas Efectivo
USD
Ventas Crédito
USD
Total ventas
USD Vendedor
Día 1
Día 2
Día 3
Día 4
Día 5
Subtotal
TOTAL
Elaborado por:
Revisado por:
172
Formato Nº 27: Reporte Mensual de Ventas
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
REPORTE DE VENTAS MENSUAL
Mes: ____________ Año:__________
MATRIZ
SUCURSAL 1
Día Septiembre
USD
Octubre
USD
Noviembre
USD
Día Septiembre
USD
Octubre
USD
Noviembre
USD
Día 1
Día 1
Día 2
Día 2
Día 3
Día 3
Día 4
Día 4
Día 5
Día 5
Día 6
Día 6
Día 7
Día 7
Día 8
Día 8
Día 9
Día 9
Día 10
Día 10
Día 11
Día 11
Día 12
Día 12
Día 13
Día 13
Día 14
Día 14
Día 15
Día 15
Día 16
Día 16
Día 17
Día 17
Día 18
Día 18
Día 19
Día 19
Día 20
Día 20
Día 21
Día 21
Día 22
Día 22
Día 23
Día 23
Día 24
Día 24
Día 25
Día 25
Día 26
Día 26
Día 27
Día 27
Día 28
Día 28
Día 29
Día 29
Día 30
Día 30
TOTAL
TOTAL
Observaciones:
Elaborado por:
Revisado por:
173
Flujograma Nº 16: Ventas
VENTAS
RESPONSABLE DE FACTURACIÓN
CLIENTE RESPONSABLE DE CAJA BODEGUEROGERENTE
COMERCIAL
Fa
se
INICIO
REALIZA PEDIDO Y SOLICITA
COTIZACIÓN
CONFIRMA DISPONIBILIDAD DE
PRODUCTO, INFORMA PRECIO DE VENTA
CONFIRMA LA COMPRA DEL PRODUCTO Y LA
FORMA DE PAGO
INGRESA DATOS PERSONALES DEL
CLIENTE EN EL SISTEMA
EMITE FACTURA ELECTRÓNICA
RECIBE COPIA DE FACTURA Y VERIFICA DATOS PERSONALES
EMITE COMPROBANTE DE
RETENCIÓN
RECIBE Y VERIFICA FACTURA, COMP.
DE RETENCIÓN
¿COMPRA CON T/C?
EMITE BOUCHER
CUENTA EL DINERO RECIBIDO
Y/O VERIFICA CHEQUE
EMITE RECIBO DE COBRO
COLOCA SELLO DE CANCELADO O ABONO EN LA
FACTURA
RECIBE COPIA DE LA FACTURA
VERIFICA ESTADO DEL PRODUCTO Y
REALIZA DESPACHO
¿SERVICIO DE VACUNACIÓN?
RECIBE EL PRODUCTO
EL CLIENTE ES VACUNADO
FIN
SI
NO
NO
SI
FIRMA RECIBO DE COBRO Y COPIA
DE BOUCHER
REPORTE DE VENTAS
TOMA DE DECISIONES
REPORTE DE VENTAS
REPORTE DE VENTAS
REPORTE DE VENTAS
174
4.2.7 Control Interno de Gastos
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA
DIAGNOFARM
CONTROL INTERNO
ÁREA CONTABLE
Página 1 de 7
PROCESO Gastos
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
GASTOS
Comprende los valores que incurre la empresa en la adquisición de bienes y/o servicios para el
desarrollo del giro normal de su actividad económica, en un ejercicio económico determinado.
Normas
Se realizará el registro de todos los egresos, contabilizándolos inmediatamente a su
realización y agrupándolos de acuerdo con el clasificador contable más apropiado, a fin de
obtener información confiable, exacta y oportuna para la toma de decisiones.
Todo gasto será sometido a una verificación de legalidad, veracidad y conformidad con el
presupuesto de gastos la empresa.
Todo desembolso que se realice por medio de cheque, será girado a nombre del
beneficiario cumpliendo las disposiciones de la Ley de Cheques y su respectivo
Reglamento, a excepción de los egresos del fondo de caja chica.
Políticas
Todo desembolso se realizará por medio de cheque, a excepción del pago de sueldos, que
se realizará por medio de transferencia bancaria. No se girarán cheques en blanco o al
portador.
Se fijará montos máximos y mínimos dentro de los cuáles se manejarán los gastos de la
empresa. (Presupuesto de Gastos).
Todas las compras de bienes y/o servicios se realizarán en base a cotizaciones y mediante
una orden de compra emitida por el Gerente Administrativo Financiero.
Todos los gastos deben estar respaldados por comprobantes de egreso numerados y
contendrán información detallada para facilitar su identificación, clasificación y control.
175
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA
DIAGNOFARM
CONTROL INTERNO
ÁREA CONTABLE
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PROCESO Gastos
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
Trimestralmente, el Gerente General, realizará un control de los gastos incurridos
conciliándolos con los presupuestados, a fin de detectar disminuciones o aumentos
elevados de los gastos de la empresa y establecer correctivos.
Los cheques girados a nombre de empresas públicas, así como las liquidaciones de
empleados, deberán ser certificados por la Cámara de Compensación.
Cualquier reclamo sobre la cantidad o calidad de los bienes comprados, serán reportados
durante la recepción de la mercadería o máximo dentro de las 24 horas siguientes.
Los primeros días de cada mes, se enviará a empastar todos los comprobantes de egreso del
mes terminado, siguiendo la secuencia de los cheques emitidos.
Procedimiento de para realizar desembolsos
1) El Gerente Administrativo Financiero autoriza la adquisición de bienes y/o servicios
necesarios para la actividad de la empresa.
2) El Asistente de Gerencia contacta a los proveedores y selecciona las tres mejores
cotizaciones.
3) El Gerente Administrativo Financiero selecciona la mejor cotización considerando precio,
calidad y facilidades de pago.
4) El Asistente Contable verifica el presupuesto de gastos para realizar la compra.
5) El Gerente Administrativo Financiero emite la orden de compra de bienes y servicios.(Ver
formato Nº 28)
a) En el caso de contratación de servicios, se celebrará el contrato correspondiente, y
posteriormente, la empresa recibe los servicios contratados.
b) En el caso de adquisición de bienes, El Gerente Administrativo Financiero junto
con la Asistente de Gerencia verifican que se cumplan las especificaciones tanto
de la orden de compra como de la factura. Posteriormente, bodeguero almacena
los bienes y los registra en kárdex para su control.
6) El Asistente Contable recibe la factura o la descarga a través del internet, verifica que
176
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA
DIAGNOFARM
CONTROL INTERNO
ÁREA CONTABLE
Página 3 de 7
PROCESO Gastos
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
cumpla con los requisitos del Reglamento de Comprobantes de Venta, revisa que los
cálculos sean correctos y registra en el sistema contable. Todo registro contable se realizará
únicamente con la factura original y se abrirá una cuenta auxiliar por cada proveedor.
7) El Asistente Contable emite el respectivo comprobante de retención de ser el caso, y
registra en el sistema contable. El comprobante de retención debe ser emitido el momento
en que se recibe la factura del proveedor y, entregado dentro de los tres días hábiles
siguientes a la fecha de la factura, aun cuando la compra sea a crédito.
8) El Gerente Administrativo Financiero emite la autorización para el pago. (Ver formato Nº
29). Cabe mencionar que previo a la autorización de pago, el Gerente Administrativo
Financiero debe verificar la disponibilidad de dinero para lo cual solicita el Reporte de
saldos de bancos al Asistente Contable.
9) El responsable de caja emite el cheque a nombre del proveedor. Los desembolsos por
gastos de viajes se realizarán con cheque a nombre de quien realiza el viaje, y será
justificado únicamente con comprobantes de venta que contengan su nombre y número de
cédula.
10) El Gerente Administrativo Financiero firma el cheque junto con el Gerente Comercial.
11) Se registra el comprobante de egreso cruzando con la factura pendiente de pago y
detallando el motivo del egreso.
12) El responsable de caja obtiene una copia del cheque emitido.
13) El cheque es entregado al proveedor, quien a su vez firma un comprobante de recepción del
cheque.
14) El proveedor sella la factura original con la denominación Cancelado. En el caso de
abonos a facturas, se solicitará una constancia escrita de dicho abono.
15) El responsable de caja archiva todos los comprobantes de egreso, incluso los
comprobantes anulados, siguiendo la secuencia del cheque emitido. En caso de
comprobantes anulados se debe señalar el motivo de la anulación.
16) El Gerente General, realizará un control de los gastos incurridos conciliándolos con los
presupuestados, a fin de detectar disminuciones o aumentos elevados de los gastos de la
empresa y establecer correctivos.
177
Formato Nº 28: Orden de Compra de bienes y servicios.
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
ORDEN DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS Nº 0001
Fecha de
Pedido:
Fecha de
Pago:
Proveedor:
RUC:
Dirección:
Teléfono:
Valor Anticipo:
Días de crédito:
Cantidad Producto Detalle Valor Unitario Valor Total
Subtotal
IVA 0%
IVA 12%
Total
Gerente General Bodega Contabilidad
178
Formato Nº 29: Autorización de pago
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
AUTORIZACIÓN PAGO A PROVEEDORES Nº 00001
Fecha:
a) IDENTIFICACIÓN DEL PROVEEDOR
Razón o Denominación Social: RUC:
Representante/ Gerente General CI:
Teléfono (1): Teléfono (2): E-MAIL confirmación de pago:
Dirección:
b) DETALLE DE FACTURAS
Nº Factura Detalle Valor AB /CA
c) INSTITUCIÓN FINANCIERA
Institución Financiera: Cuenta Nº: Cheque Nº: Emisión:
Autorizado por:
Gerente General
179
Flujograma Nº 17: Gastos
GASTOS
ASISTENTE DE GERENCIAGERENTE ADM.
FINANCIEROBODEGUERO ASISTENTE CONTABLE
Fase
INICIO
AUTORIZA LA ADQUISICIÓN DE
BIENES O SERVICIOS NECESARIOS PARA ACTIVIDAD DE LA
EMPRESA
CONTACTA A PROVEEDORES Y
SOLICITA COTIZACIONES
RECIBE COTIZACIONES
SELECCIONA LA MEJOR OPCIÓN
ORDEN DE COMPRA
¿CONTRATA SERVICIOS?
RECIBE FACTURA VERIFICA QUE LOS BIENES CUMPLAN CONDICIONES DE
COMPRA
REGISTRA EN KARDEX
CELEBRA CONTRATO DE
SERVICIOS
ALMACENA
RECIBE FACTURA Y VERIFICA SU VALIDEZ Y
CONTENIDO
REGISTRA LA FACTURA Y COMPR. DE RETENCIÓN AL
SISTEMA CONTABLE
EMITE COMPROBANTE DE
RETENCIÓN
A
VERIFICA PRESUPUESTO PARA
REALIZAR LA COMPRA
SI
NO
180
GASTOS
GERENTE ADM. FINANCIERO
RESPONSABLE DE CAJA
GERENTE GENERAL
Fase
A
EMITE CHEQUE
FIRMA CHEQUE JUNTO CON EL
GERENTE COMERCIAL
RECIBE CHEQUE
EMITE COMPROBANTE
DE EGRESO
ENTREGA CHEQUE A PROVEEDOR, QUIEN
FIRMA LA RECEPCIÓN
ARCHIVADCTOS.
FIN
SACA COPIA DEL CHEQUE EMITIDO
RECIBE LA FACTURA CON
SELLO DE CANCELADO
CONTROL DE GASTOS
INCURRIDOS EN BASE A
PRESUPUESTO
AUTORIZA EL PAGO
181
4.2.8 Control Interno para la elaboración de Estados Financieros
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA
DIAGNOFARM
CONTROL INTERNO
ÁREA CONTABLE
Página 1 de 10
PROCESO Elaboración de Estados Financieros
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
Comprende el cierre contable del ejercicio económico, los ajustes contables y verificación de
saldos en cuentas a fin de obtener el resultado económico del periodo, ya sea utilidad o pérdida.
Normas
Se elaborará y presentará Estados Financieros con información confiable y oportuna,
cumpliendo con la normativa vigente y demás disposiciones legales, para la toma de
decisiones empresariales.
Los Estados Financieros serán preparados en forma mensual con base a las Normas
Internacionales de Información Financiera (NIIF para Pymes).
La responsabilidad de la preparación de los Estados Financieros corresponde a la Gerencia
General de la entidad.
Políticas
El ingreso de transacciones se realizará máximo hasta el día 8 del mes siguiente, fecha en
la que se realizará el cierre de mes. Para esto, se realizará una configuración el sistema
contable a fin de no permitir el registro de transacciones a partir de dicha fecha.
Los Estados Financieros se deben elaborar y presentar máximo hasta el día 10 del mes
siguiente.
Los Estados Financieros que se deben elaborar y presentar mensualmente son: Estado de
Resultados, Estado de Situación Financiera y Estado de Flujo del Efectivo. El Estado de
cambios en el Patrimonio y Notas a los Estados Financieros se presentarán en forma anual
junto con Estados Financieros consolidados anteriormente mencionados.
182
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA
DIAGNOFARM
CONTROL INTERNO
ÁREA CONTABLE
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PROCESO Elaboración de Estados Financieros
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
Los Estados Financieros serán entregados a:
a) Junta General de Accionistas
b) Gerencia administrativa y Gerencia Comercial
c) Organismos de Control
d) Otros usuarios que lo requieran.
Los Estados Financieros serán sometidos a Auditoría Externa por parte de una Empresa
diferente a la que proporciona el servicio de Outsourcing Contable.
La auditoría a los Estados Financieros se realizará contratando a dos Firmas Auditoras,
para que realicen la autoría de forma alternada (Un año una Firma Auditora, el siguiente
año otra Firma Auditora).
Procedimientos la elaboración y presentación de Estados Financieros
1) El Asistente Contable se cerciora de haber registrado en el sistema todas las transacciones
del mes, para lo cual tiene plazo hasta el día 8 de cada mes.
2) El Asistente Contable realiza el cierre de todos los módulos del sistema contable que
maneja la empresa. Cabe mencionar que, las cifras contenidas en los Estados Financieros,
se emitirán una vez que el periodo de informe se encuentre definitivamente cerrado en el
área de contabilidad.
3) El Contador General extrae la información contable de los mayores generales del mes que
se va a reportar.
4) El Contador General genera el Balance de Comprobación que servirá de base para la
elaboración definitiva de los Estados Financieros.
5) Se verifica que los saldos de los módulos de Clientes, Proveedores e Inventarios cuadren
con los saldos del Balance de Comprobación. Durante este proceso, las modificaciones o
ajustes en los sistemas de registro, únicamente las podrá realizar el Contador General.
6) De no encontrarse inconsistencias en el Balance de Comprobación, el Contador General
procede a elaborar los Estados Financieros en base a la normativa vigente (NIC 1).
183
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA
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CONTROL INTERNO
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PROCESO Elaboración de Estados Financieros
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
La información numérica incluida en los Estados Financieros, deberá ser presentada en
dólares de los Estados Unidos de Norteamérica, y en forma comparativa, respecto al
período anterior. (Ver formatos Nº 30 al Nº 34).
7) El Contador General imprime y guarda en formato digital los Estados Financieros
mensuales de la empresa.
8) El Contador General firma los Estados Financieros y los presenta al Gerente General para
su revisión.
9) Una vez que el Gerente General está de acuerdo con la información presentada en los
Estados Financieros procede a firmar y autorizar la legitimidad de los mismos.
10) El Gerente General da a conocer los Estados Financieros, mediante una reunión, a los
máximos ejecutivos de la empresa, para su revisión y toma de decisiones acerca de la
información contenida en los mismos.
11) El Gerente General da a conocer al personal de la empresa, información breve y concisa
sobre la situación financiera de la empresa y las decisiones tomadas.
12) El Contador General archiva los Estados Financieros junto toda la documentación que
intervino en el proceso de su elaboración para la posterior presentación a los Organismos
de Control. El archivo se realiza en forma física y en formato digital.
184
Formato Nº 30: Balance Comprobación
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
Balance de Comprobación
Al ___ de __________ del 20___
Expresado en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica - USD
Folio: 1
Nº Cuentas Debe Haber
Suman
Elaborado por: ___________________ Fecha:
Revisado por: ___________________ Fecha:
185
Formato Nº 31: Estado de Resultados
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
Estado de Resultados
Del __ de _______ al __ de ________ del 20__
Expresado en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica - USD
Ingresos Operacionales
Venta de productos nacionales
xxx
Costo de Ventas
xxx
Utilidad Bruta en ventas
xxx
(-) Gastos Operacionales
xxx
De administración
xxx
De venta
xxx
(=) Utilidad Operacional
xxx
Otras rentas y gastos
xxx
Intereses Ganados
xxx
Gastos Bancarios
xxx
Utilidad antes de participación e impuestos
xxx
Participación trabajadores
xx
Utilidad antes de impuestos
xxx
Impuesto a la Renta
xx
(=) Utilidad neta del ejercicio
xxx
Gerente General Contador
186
Formato Nº 32: Estado de Situación Financiera
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
Estado de Situación Financiera
Al ___ de ___________ del 20__
Expresado en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica - USD
ACTIVO
PASIVO Y PATRIMONIO
Activos Corrientes
Pasivos Corrientes
Efectivo y Equivalentes de efectivo xxx
Proveedores xxx
Inversiones Bancarias xxx
Obligaciones por financiamiento xxx
Cuentas por cobrar xxx
Impuestos por pagar xxx
Inventarios xxx
Total Pasivos Corrientes xxx
Total Activos Corrientes xxx
Pasivos no Corrientes
Jubilación Patrimonial xxx
Activos no Corrientes
Cuentas por pagar L/P xxx
Activos fijos xxx
Impuesto diferido xxx
Total Pasivos no Corrientes xxx
Total Activos Corrientes xxx
Total Pasivos xxx
Patrimonio xxx
Total Activos
xxxx
Total Pasivos y Patrimonio
xxxx
Gerente General
Contador
187
Formato Nº 33: Estado de Flujo del Efectivo
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A
Estado de Flujo del Efectivo
Del __ al ___ de ________ del 20___
Expresado en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica - USD
A. FLUJO DE EFECTIVO POR ACTIVIDADES DE OPERACIÓN
(+) Efectivo recibido de clientes
xxx
(+) Efectivo recibido de otros clientes
xxx
(-) Efectivo Pagado a proveedores
xxx
(-) Efectivo Pagado a otros proveedores
xxx
EFECTIVO NETO PROVISTO DE ACT. DE
OPERACIÓN
xxx
B. FLUJO DEL EFECTIVO INVERSIÓN
(+) Recibido por venta de activos fijos
xxx
(-) Pagado por compra de activos fijos
xxx
EFECTIVO NETO PROVISTO DE ACT. DE INVERSIÓN
xxx
C. FLUJO DEL EFECTIVO POR FINANCIAMIENTO
(+) Recibido de financiamiento
xxx
(-) Pre pagado por financiamiento
xxx
Pago dividendos
xxx
EFECTIVO NETO USADO POR ACT.
FINANCIAMIENTO
xxx
FLUJO NETO TOTAL USADO (A-B-C)
xxx
EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO AL 1 DE ____
xxx
EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO AL 30 DE ____
xxx
Continúa
188
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A
Estado de Flujo del Efectivo
Del __ al ___ de ________ del 20___
Expresado en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica - USD
D. CONCILIACIÓN UTILIDAD FLUJO NETO- OPERACIÓN
Utilidad Neta
xxx
(+/-) Ajuste a Resultados
xxx
Depreciaciones
xxx
Amortizaciones
xxx
Ganancia venta Activos Fijos
xxx
(+/-) Ajuste de activos y pasivos
xx
Incremento/ disminución clientes
xx
Incremento/ disminución inventarios
xx
Incremento/ disminución sueldos por pagar
xx
Incremento/ disminución de proveedores
xx
FLUJO NETO PROVISTO POR ACTIVO OPERACIÓN
xxx
Gerente General Contador
189
Formato Nº 34: Estado de Evolución de Patrimonio
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
Estado de Evolución del Patrimonio
Del __ de _______ al __ de ________ del 20__
Expresado en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica - USD
Capital Reserva Legal Utilidad Retenida Utilidad Ejercicio Reserva Estatuto
Saldo 1 de enero del 20XX
(-) Declaración dividendos
(-) Capitalización
(=) Saldos antes de utilidades
(+) Utilidades 20XX
(-) Aplicaciones
(-) Transferencias
Saldo 31 de diciembre del 20XX
Gerente General
Contador
190
Flujograma Nº 18: Elaboración de Estados Financieros
ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
CONTADOR GENERALASISTENTE CONTABLE GERENTE GENERAL
Fase
INICIO
INGRESA AL SISTEMA CONTABLE
TRANSACCIONES QUE ESTÁN PENDIENTES.
REALIZA EL CIERRE DE LOS MÓDULOS DEL SISTEMA CONTABLE
EXTRAE SALDOS DE MAYORES GENERALES DEL MES A REPORTAR
GENERA BALANCE DE
COMPROBACIÓN
¿EXISTEN DIFERENCIAS?
REALIZA AJUSTES
BALANCE DE COMPROBACIÓN
AJUSTADO
COMPARA LOS SALDOS DE LOS
MÓDULOS:CLIENTES PROVEEDORES E
INVENTARIOS CON BALANCE DE
COMPROBACIÓN
¿EXISTEN DIFERENCIAS?
REALIZA AJUSTES
ELABORA ESTADOS
FINANCIEROS
FIRMA Y PRESENTA AL GERENTE
GENERAL
RECIBE Y REVISA LOS ESTADOS
FINANCIEROS
APRUEBA Y FIRMA ESTADOS
FINANCIEROS
DA A CONOCER LOS ESTADOS FINANCIEROS
A LOS ALTOS EJECUTIVOS
ARCHIVO
FIN
DA A CONOCER LOS INFORMACIÓN
FINANCIERA AL RESTO DEL PRESONAL
191
4.2.9 Control Interno para la determinación y declaración de impuestos.
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CONTROL INTERNO
ÁREA CONTABLE
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PROCESO Declaración de Impuestos
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
DETERMINACIÓN Y DECLARACIÓN DE IMPUESTOS
Comprende las principales actividades que intervienen en el proceso para la declaración mensual
de retenciones y del impuesto al valor agregado IVA.
Normas
Se elaborará y declarará los impuestos anuales y mensuales correspondientes en base a
información confiable y exacta, para cumplir con las disposiciones de la normativa
tributaria vigente y realizar el pago oportuno de impuestos.
El Contador General será el responsable del cálculo y declaración mensual y anual de
impuestos, en la forma, condiciones y con el detalle que determine el Servicio de Rentas
Internas.
Políticas
Para la declaración de impuestos, la empresa no tendrá crédito tributario puesto que los
productos farmacéuticos que comercializa son gravados con IVA tarifa 0%, en
consecuencia, en las compras a proveedores, todo se considerará gasto.
La declaración de impuestos mensuales debe estar lista por lo menos un día antes de la
fecha límite de declaración y pago establecida por el Servicio de Rentas Internas.
Los impuestos deben ser declarados y pagados mensualmente, de acuerdo al noveno dígito
del RUC.
En el caso de existir multas e intereses por realizar declaraciones tardías no presentación de
las mismas, el valor será asumido por el contador, salvo otra decisión expresa del Gerente
General.
192
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA
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CONTROL INTERNO
ÁREA CONTABLE
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PROCESO Declaración de Impuestos
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
El pago de impuestos se realizará únicamente a través de débito bancario de la cuenta
bancaria que la empresa tenga convenio con el SRI.
El usuario y clave para ingresar al Servicio de Rentas en línea deben conocer únicamente el
Contador General y el Gerente General. Adicionalmente, cada semestre se cambiará la
contraseña para acceder al sistema.
Procedimientos
1) El Asistente Contable verifica que los todos los módulos del sistema contable que maneja
la empresa estén cerrados.
2) El Contador General revisa que las retenciones realizadas por la empresa, cuadren con el
saldo registrado en contabilidad. Cabe mencionar que, no se realizará la retención de
impuestos sin la respectiva factura, la cual deberá cumplir los requisitos previstos en el
Reglamento de Comprobantes de Venta. Adicionalmente, no se realizarán retenciones en
fechas posteriores a la declaración del periodo correspondiente.
3) El Asistente Contable genera Reportes de compras, ventas y retenciones de clientes
realizadas durante el mes que se va a realizar la declaración de impuestos, a través del
sistema contable. Se debe tomar en cuenta que, el monto mínimo para realizar retenciones
es de USD 50.00. En los pagos a proveedores permanentes (cuando se realizan dos o más
compras en un solo mes calendario) se efectuará la retención, cuando proceda, sin importar
el monto.
4) El Contador General concilia los valores de los Reportes de compras, ventas y retenciones
con los valores que constan en el Módulo de Inventarios.
5) El Contador General genera el Anexo Transaccional directamente del sistema contable.
6) El Contador General extrae el Reporte en formato Xml.
7) El Contador General valida el archivo en el programa DIMM del Servicio de Rentas
Internas.
8) El Contador General elabora la declaración mensual de los impuestos del mes, en el
formulario 103 y 104 a través de la utilización del Programa DIMM. Cabe mencionar que,
193
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA
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CONTROL INTERNO
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Página 3 de 5
PROCESO Declaración de Impuestos
RESPONSABLE Personal que conforma el Área Contable
el Contador General debe tener una constante capacitación acerca de los aspectos
tributarios vigentes a fin de asegurar la correcta elaboración de declaraciones de impuestos
9) Se revisará y comparará la declaración con los mayores antes de presentar al Gerente
General. (Ver formato Nº 35).
10) Una vez que el Gerente General apruebe la declaración y el respectivo pago, el Contador
General sube el archivo de la declaración a la página web del Servicio de Rentas Internas.
Adicionalmente, verifica que la declaración conste en el sistema.
11) Se obtiene el comprobante electrónico de pago.
12) Se realiza el pago a través de débito bancario.
13) Se realiza la contabilización de las declaraciones en el sistema contable, generando el
comprobante de egreso respectivo.
14) El contador archiva la copia del Anexo Transaccional, formulario 103 y 104, junto con los
respectivos cálculos realizados y el comprobante electrónico de pago. Toda la
documentación debe ser original y encontrarse vigente.
194
Formato Nº 35: Resumen de Impuestos por pagar
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RESUMEN DE IMPUESTOS DECLARADOS
Mes:
Año:
RESUMEN DE VENTAS DEL PERÍODO QUE DECLARA VALOR IMPUESTO
Ventas Locales (Excluye Activos Fijos) Gravadas Tarifa 12%
Ventas Locales (Excluye Activos Fijos) Gravadas Tarifa 0%
Total ventas y otras operaciones- Impuesto Generado
Total Impuesto a Liquidar este mes
RESUMEN DE ADQUISICIONES Y PAGOS DEL PERÍODO QUE
DECLARA
Adquisiciones y Pagos (Excluye Activos Fijos) Gravados Tarifa 12%
Adquisiciones Locales de Activos Fijos Gravados Tarifa 12%
Otras Adquisiciones y Pagos Gravados Tarifa 12% (Sin Derecho A Crédito
Tributario)
Total Adquisiciones y pagos
Crédito Tributario Aplicable en este Período
Agente de Percepción del IVA
Impuesto Causado
Retenciones en la fuente de IVA que le han sido efectuadas en este periodo
Total impuesto a pagar por
percepción
Agente de Retención del IVA
Retención del 30%
Retención del 70%
Retención del 100%
Total impuesto a pagar por retención
TOTAL CONSOLIDADO DE IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
TOTAL IMPUESTO A PAGAR:
FORMA DE PAGO
Débito bancario
Banco: Cta. Cte:
Fecha de débito:
Elaborado por: Autorizado:
195
Flujograma Nº 19: Declaración de Impuestos
DECLARACIÓN DE IMPUESTOS
CONTADOR GENERALASISTENTE CONTABLE GERENTE GENERALINSTITUCIÓN
BANCARIA
Fase
INICIO
VERIFICA QUE LOS MÓDULOS DEL
SISTEMA CONTABLE ESTÉN CERRADOS
REVISA QUE LAS RETENCIONES
REALIZADAS CUADREN CON EL SALDO REGISTRADO
CONCILIA REPORTE DE VENTAS, COMPRAS Y RETENCIONES CON EL
MÓDULO DE INVENTARIOS.
GENERA ANEXO TRANSACCIONAL
EXTRAE ANEXO EN FORMATO XML Y
VALIDA EN PROGRAMA DIMM
REVISA Y COMPARA LA DECLARACIÓN CON
SALDO DE LIBRO MAYOR
ELABORA FORMULARIO 103 Y 104 EN
PROGRAMA DIMM REVISA LA DECLARACIÓN DE
IMPUESTOS
APRUEBA LA DECLARACIÓN DE
IMPUESTOS
CARGA LAS DECLARACIONES EN LA PÁGINA WEB DEL
SRI
REALIZA DÉBITO BANCARIO
IMPRIME COMP. ELECTRÓNICO DE
PAGO
VERIFICA EL DÉBITO REALIZADO EN LA
CUENTA BANCARIA
IMPRIME COMPROBANTE DE
EGRESO
ARCHIVO
FIN
EMITE REPORTE DE VENTAS, COMPRAS Y
RETENCIONES DE CLIENTES
196
4.3 Ejercicio Práctico
A continuación desarrollaremos un caso práctico para la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm,
donde aplicaremos las propuestas señaladas en la presente investigación:
1. Caso: Creación del Fondo de Caja Chica
a) Datos:
El 1 de octubre del 2015, el Gerente General de la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm autoriza
la creación del Fondo de Caja Chica por el valor de USD 400.
b) Aplicación de la propuesta:
Registro contable de la creación del Fondo de Caja Chica:
Libro Diario
Fecha Detalle Parcial Debe Haber
01/10/2015 1
Caja Chica 400,00
Bancos 400,00
Ref. Creación del fondo de Caja Chica, según
autorización de Gerente General.
c) Conclusión
La creación del Fondo de Caja Chica permite satisfacer y agilizar el pago de gastos pequeños de la
empresa, que por su mínimo monto no justifican la emisión de cheque debido al costo de
escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo. Por consiguiente, con la creación del fondo de
Caja Chica, la empresa ahorra tiempo y costos innecesarios.
197
2. Caso: Arqueo del Fondo de Caja Chica
a) Datos:
El 14 de octubre del 2015, el Gerente General de la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm decide
realizar un arqueo sorpresivo del Fondo de Caja Chica, para lo cual autoriza al Contador General
para que ejecute el control.
El custodio del Fondo de Caja Chica, presenta los siguientes comprobantes:
Factura N° 0816: Servicio de Combustible por USD 22.00 del día 2 de octubre del 2015.
Desembolso realizado con Vale de Caja Chica N° 0001.
Factura N° 0596: compra de suministros de oficina por USD23.50 del día 5 de octubre del
2015. Desembolso realizado con Vale de Caja Chica N° 0002.
Factura N° 05462: compra de artículos para adornar (Aniversario de la empresa) por
USD18.70 del día 5 de octubre del 2015. Desembolso realizado con Vale de Caja Chica N°
0003.
Factura N° 852: compra de alimentos para personal de guardia (Aniversario de la empresa)
por USD 19.70 del día 6 de octubre del 2015. Desembolso realizado con Vale de Caja
Chica N° 0004.
Factura N° 712: compra de focos ahorradores por USD16.90 del día 8 de octubre del 2015.
Desembolso realizado con Vale de Caja Chica N° 0005.
Factura N° 0896: de Servicio de Combustible por USD 22.00 del día de 13 octubre del
2015. Desembolso realizado con Vale de Caja Chica N° 0006.
El saldo del efectivo presentado por el custodio es el siguiente:
Moneda Fraccionaria
10 monedas de USD 1.00
5 monedas de USD 0.50
3 monedas de USD 0.25
5 monedas de USD 0.05
Billetes
8 billetes de USD 20.00
8 billetes de USD 10.00
3 billetes de USD 5.00
198
b) Aplicación de la propuesta:
A continuación se presenta el documento que respalda la realización del arqueo sorpresivo del
Fondo de Caja Chica y las novedades encontradas al realizar este control:
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA Nº 0001
Fecha: 14 de octubre del 2015
Hora: 15h00
Custodio: Michelle Ortiz
Delegado
: Juan Carlos Cando
EFECTIVO
CANTIDAD DENOMINACIÓN/DETALLE IMPORTE USD
Fraccionario
5 Monedas de $0,05 0,15
3 Monedas de $0,25 0,75
5 Monedas de $0,50 2,50
10 Monedas de $1,00 10,00
Subtotal 13,40
Billetes
3 Billetes de $5,00 15,00
8 Billetes de $10,00 80,00
8 Billetes de $20,00 160,00
Subtotal 255,00
COMPROBANTES DE VENTA
Nº COMPROBANTE Nº VALE DE CAJA IMPORTE USD
Factura 0816 Vale de Caja Chica 0001 22,00
Factura 0596 Vale de Caja Chica 0002 23,50
Factura 05462 Vale de Caja Chica 0003 18,70
Factura 852 Vale de Caja Chica 0004 19,70
Factura 712 Vale de Caja Chica 0005 16,90
Factura 0896 Vale de Caja Chica 0006 22,00
Valor efectivo disponible 268,40
Valor comprobantes de venta 122,80
Total
391,20
Diferencia
-8,80
El efectivo y los comprobantes de venta, cuyos valores ascienden a _trescientos noventa
20/100_, fueron contados en mi presencia y devueltos a entera satisfacción.
Observaciones: Existe un faltante de $8,80, que no ha sido debidamente justificado.
Custodio
Delegado
199
En base a las políticas propuestas para el caso de faltantes de caja chica, se procede a cobrar el
valor correspondiente al custodio del mismo, a través de un anticipo del sueldo. A continuación se
presenta el registro contable del faltante de Caja Chica:
Libro Diario
Fecha Detalle Parcial Debe Haber
14/10/2015 1
Anticipo Sueldos 8,80
Michelle Ortiz 8,80
Caja Chica 8,80
Ref. Registro de faltante de fondo de caja chica
c) Conclusión
Dado que el Fondo de Caja Chica implica entrada y salida de dinero, es indispensable realizar en
forma periódica y sin previo aviso un control, a fin de comprobar que los fondos realmente existan
y el custodio los esté manejando con responsabilidad. Lo correcto es que el saldo del efectivo más
los comprobantes de venta sea igual al monto de caja chica (USD 400), y no exista ni faltantes ni
sobrantes.
200
3. Caso: Reposición del Fondo de Caja Chica
a) Datos:
El 30 de octubre del 2015, el custodio del Fondo de Caja Chica solicita al Gerente Administrativo
Financiero la reposición de dicho fondo.
El custodio presenta los siguientes comprobantes:
Factura N° 0816: servicio de Combustible por USD 22.00 del día 2 de octubre del 2015.
Desembolso realizado con Vale de Caja Chica N° 0001.
Factura N° 0596: compra de suministros de oficina por USD 23.50 del día 5 de octubre del
2015. Desembolso realizado con Vale de Caja Chica N° 0002.
Factura N° 05462: compra de artículos para adornar (Aniversario de la empresa) por USD
18.70 del día 5 de octubre del 2015. Desembolso realizado con Vale de Caja Chica N°
0003.
Factura N° 852: compra de alimentos para personal de guardia (Aniversario de la empresa)
por USD 19.70 del día 6 de octubre del 2015. Desembolso realizado con Vale de Caja
Chica N° 0004.
Factura N° 712: compra de focos ahorradores por USD16.90 del día 8 de octubre del 2015.
Desembolso realizado con Vale de Caja Chica N° 0005.
Factura N° 0896: de Servicio de Combustible por USD 22.00 del día de 13 octubre del
2015. Desembolso realizado con Vale de Caja Chica N° 0006.
Factura N° 00098: servicio de taxi ejecutivo por USD 12.90, día 26 de octubre del 2015.
Desembolso realizado con Vale de Caja Chica N° 0007.
Factura N° 00141: compra de útiles de aseo por USD 19.40 del día 14 de octubre del 2015.
Desembolso realizado con Vale de Caja Chica N° 0008.
Factura N° 03251: alimentación del personal que realiza volanteo por USD 25.00, día 17
de octubre del 2015. Desembolso realizado con Vale de Caja Chica N° 0009.5
Factura N° 00242: compra de franela para carro por USD4.00, día 19 de octubre del 2015.
Desembolso realizado con Vale de Caja Chica N° 0010.
Vale de Caja Chica N° 0011, anulado por mal llenado.
Factura N° 0041: copias trámite Ministerio de Trabajo por USD 3.05, día 22 de octubre del
2015. Desembolso realizado con Vale de Caja Chica N° 0012.
Factura N° 0003254: compra de suministros de oficina por USD 6.70, del día 23 de octubre
del 2015. Desembolso realizado con Vale de Caja Chica N° 0013.
201
Factura N° 00122: servicio de taxi ejecutivo por USD 15.10, día 26 de octubre del 2015.
Desembolso realizado con Vale de Caja Chica N° 0014.
Factura N° 003214: pago elaboración de carteles para campaña de vacunación por
USD23.00, día 28 de octubre del 2015. Desembolso realizado con Vale de Caja Chica N°
0015.
Factura N° 006510: compra de confitería para campaña de vacunación por USD15.00, día
28 de octubre del 2015. Desembolso realizado con Vale de Caja Chica N° 0016.
Factura N° 0051004: pago envío de documentos Servientrega por USD14.00, día 29 de
octubre del 2015. Desembolso realizado con Vale de Caja Chica N° 0017.
Factura N° 002541: compra de torta para agasajo de cumpleañeros del mes por USD21.70,
día 30 de octubre del 2015. Desembolso realizado con Vale de Caja Chica N° 0018.
Factura N° 03251: alimentación de personal que realiza volanteo por USD 25.00, día 30 de
octubre del 2015. Desembolso realizado con Vale de Caja Chica N° 0019.
b) Aplicación de la propuesta:
A continuación se presenta el documento que debe elaborar el custodio del Fondo de Caja Chica.
Este documento debe detallar todos los desembolsos realizados con dicho fondo:
202
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
REPOSICIÓN DE CAJA CHICA Nº 001
Del 01/10/2015 al 30/10/2015
Responsable del Fondo: Michelle Ortiz
Fecha de Solicitud: 30/10/2015
Monto de Reposición: USD 307,65
Fecha
Comprobante de
Venta
Vale de
caja Detalle USD
02/10/2015 Factura N° 0816 Nº 0001 Combustible 22,00
05/10/2015 Factura N° 0596 Nº 0002 Suministros de oficina 23,50
05/10/2015 Factura N° 05462 Nº 0003 Artículos para adornar 18,70
06/10/2015 Factura N° 852 Nº 0004 Compra de alimentos 19,70
08/10/2015 Factura N° 712 Nº 0005 Compra de focos ahorradores 16,90
13/10/2015 Factura N° 0896 Nº 0006 Combustible 22,00
26/10/2015 Factura N° 00098 Nº 0007 Servicio de taxi 12,90
14/10/2015 Factura N° 00141 Nº 0008 Útiles de aseo 19,40
17/10/2015 Factura N° 03251 Nº 0009 Alimentación de personal 25,00
19/10/2015 Factura N° 00242 Nº 0010 Compra de franela 4,00
Nº 0011 Anulado
22/10/2015 Factura N° 0041 Nº 0012 Copias 3,05
23/10/2015
Factura N°
0003254 Nº 0013 Suministros de oficina 6,70
26/10/2015 Factura N° 00122 Nº 0014 Servicio de taxi 15,10
28/10/2015 Factura N° 003214 Nº 0015 Elaboración de carteles 23,00
28/10/2015 Factura N° 006510 Nº 0016 Compra de confitería 15,00
29/10/2015
Factura N°
0051004 Nº 0017 Servientrega 14,00
30/10/2015 Factura N° 002541 Nº 0018 Compra de torta 21,70
30/10/2015 Factura N° 03251 Nº 0019 alimentación de personal 25,00
Total de Gastos USD 307,65
Los gastos que se han incurrido con el Fondo de Caja Chica son de UDS _trescientos siete
65/100_ dólares.
Firma del Custodio
Aprobación
203
Contabilización de la reposición del Fondo de Caja Chica:
Libro Diario
Fecha Detalle Parcial Debe Haber
30/10/2015 1
Gastos Administrativos 307,65
Lubricantes y combustible 44
Suministros y materiales de oficina 50,15
Agasajo a socios y empleados 40,4
Alimentación y refrigerio empleados 69,7
Transporte y movilización 42
Útiles de Aseo 23,4
Publicidad 38
Caja Chica 307,65
Ref. Gasto efectuado con fondo de caja chica
30//10/2015 2
Caja Chica 307,65
Bancos 307,65
Ref. Reembolso de fondo de Caja Chica, Ch.
001415 Banco del Pichincha
c) Conclusión
El reembolso de caja chica debe realizarse cuando se haya consumido aproximadamente el 70% del
total del fondo asignado, para que mientras se tramita el reembolso y se emite un nuevo cheque, el
custodio del Fondo de Caja Chica todavía cuente con un monto con el cual pueda solventar los
requerimientos de efectivo que se presenten.
204
4. Caso: Arqueo de Caja
a) Datos:
El 9 de noviembre del 2015, el Gerente General de la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm
decide realizar un arqueo sorpresivo de caja, para lo cual autoriza al Contador General para que
ejecute el control.
Se encuentra en poder del cajero:
Moneda Fraccionaria
10 monedas de USD 0.50
5 monedas de USD 1.00
9 monedas de USD 0.10
10 monedas de USD 0.05
Billetes
9 billetes de USD 20.00
10 billetes de USD 10.00
8 billetes de USD 5.00
Bouchers de clientes
Visa Corriente 918574 USD 15.20
Cheques de clientes del día
Cheque 000157 Banco del Pacífico USD 115.00
Cheque 00218 Banco del Pichincha USD 87.00
Cheque 000451 Produbanco USD 74.50
Cheques para pago a proveedores
Cheque 616812 Banco del Pichincha USD 57.00
Cheque 616813 Banco del Pichincha USD 105.00
Según el Reporte de Cierre de Caja, el valor de los cobros realizados hasta el momento del
arqueo es de USD 627.60.
Novedades encontradas:
Cheque 000514 de USD 123.10 Banco del Pacífico posfechado para ser cobrado el 1 de
diciembre del 2015.
b) Aplicación de la propuesta:
A continuación se presenta el documento que respalda la realización del arqueo Caja y las
novedades encontradas al realizar el control:
205
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
ACTA DE ARQUEO DE CAJA Nº 0001
Fecha: 9 de noviembre del 2015
Hora: 11h15
Responsable: Grace Taco
Delegado: Juan Carlos Cando
EFECTIVO
CANTIDAD DENOMINACIÓN/DETALLE IMPORTE USD
Fraccionario
10 Monedas de $0,05 0,50
9 Monedas de $0,10 0,90
10 Monedas de $0,50 5,00
5 Monedas de $1,00 5,00
Subtotal 11,40
Billetes
8 Billetes de $ 5,00 40,00
10 Billetes de $ 10,00 100,00
9 Billetes de $ 20,00 180,00
Subtotal 320,00
Bouchers
Visa Corriente $ 15,20 15,20
Subtotal 15,20
Cheques de clientes
157 Banco de Pacífico 115,00
218 Banco del Pichincha 87,00
451 Produbanco 74,50
514 Banco de Pacífico a) 123,10
Subtotal 276,50
Cheques proveedores
616812 Banco del Pichincha 57,00
616813 Banco del Pichincha 105,00
c) Subtotal 162,00
FACTURAS NO REGISTRADAS
Nº FACTURA RECIBO DE COBRO IMPORTE USD
- - -
Total efectivo presentado 623,10
Total según Reporte de Caja 627,60
Diferencia
b) -4,50
El efectivo cuyo valor asciende a _seiscientos veinte y tres 10/100_, fue contado en mi presencia y
devuelto a entera satisfacción.
Observaciones: a) Cheque Posfechado Nº 514 del Banco Pichincha, no se registra en el sistema
hasta que se efectivice el cobro. (1/12/2015). Bajo custodia del Cajero.
b) Existe faltante de $ 4,50
c)Cheques 616812 y 616813 bajo custodia del Cajero para pago a proveedores.
Cajero
Delegado
206
c) Conclusión:
Un buen control interno contable implica que la conciliación bancaria no tenga partidas
presupuestarias con antigüedad mayor a dos meses, de hecho, la conciliación bancaria no debe
tener notas de crédito o débito por registrar, ni cheques girados y no cobrados, ya que, eso significa
el personal de cobranzas y del personal encargado del pago de proveedores no están realizando su
trabajo, y por consiguiente, que no se está controlando su gestión. Una conciliación bancaria sin
partidas pendientes es el resultado de un buen control interno.
207
5. Caso: Conciliación Bancaria
a) Datos:
El 5 de noviembre del 2015, la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm recibió del Banco Pacífico
el estado de cuenta corriente Nº 05841-3, con la siguiente información del mes de octubre del 2015:
BANCO PACIFICO
ESTADO DE CUENTA
Cuenta Corriente: Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm Fecha de
corte: 31/10/2015
Establecimiento: 05841-3
Fecha Comprobante N° Débitos Créditos Saldo
01/10/2015 Saldo anterior 127.916,37
05/10/2015 Depósito 68210 Hospital del Valle
2.131,50 130.047,87
06/10/2015 Ch. 3765 GlaxoSmithKline Ecuador 6.997,06 123.050,81
08/10/2015 Ch. 3766 Schering Plough Del Ecuador 8.254,68 114.796,13
18/10/2015 Depósito 74584 Clínica del Sur
3.036,52 117.832,65
19/10/2015 Ch. 3768 Quifatex S.A. 7.478,81 110.353,84
20/10/2015 Ch. 3770 Egas Tamayo & Asociados 2.743,20 107.610,64
25/10/2015 Ch. 3772 Merck Sharp & Dohme 16.597,14 91.013,50
30/10/2015 Costo operación 36,20 90.977,30
30/10/2015 Dep. Medivacunas 66,34 91.043,64
208
Su libro auxiliar de bancos, cuenta Nº 05841-3, cortado al 30 de octubre del 2015, presenta el siguiente movimiento:
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM
LIBRO AUXILIAR DE BANCOS
BANCO PACIFICO CTA. CTE. 05841-3
Fecha Detalle Comprobante Debe Haber Saldo
Saldo anterior IQ00010871
82.874,38
01/10/2015 Dr. Xavier Santillán IQ00010872 550,00
83.424,38
01/10/2015 Vacunación Movistar IQ00010873 75,00
83.499,38
01/10/2015 Dep. 6666610 Medirecreo IQ00010874 513,45
84.012,83
01/10/2015 Dep. 6671210 Medirecreo IQ00010875 296,28
84.309,11
01/10/2015 Dep.6900610 Medirecreo IQ00010876 25,00
84.334,11
05/10/2015 Depósito 68210 Hospital del Valle IQ00010877 2.131,50
86.465,61
18/10/2015 Depósito 74584 Clinica del Sur IQ00010878 3.036,52
89.502,13
29/10/2015 Merck Sharp & Dohme EQ00000844 61.261,20 28.240,93
29/10/2015
Schering Plough Del Ecuador S.A. Factura N°
12869 EQ00000845 20.984,00 7.256,93
30/10/2015 Gastos Bancarios EQ00000846 36,20 7.220,73
209
La conciliación bancaria del mes de septiembre contiene la siguiente información:
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
CONCILIACIÓN BANCARIA
BANCO PACÍFICO CTA. CTE. 05841-3
AL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2015
SALDO SEGÚN LIBROS
82.874,38
SALDO SEGÚN EST. DE CUENTA BANCARIA
127.916,37
(+) DEP. PENDIENTE POR REGISTRAR 2.971,10
(-) Ch girad no cobrados
-42.070,89
Fecha Número depósito Valor
Fecha Egreso Detalle Ch/ Valor
23/09/2015 Dr. Xavier Santillán 550,00
16/09/2015 EQ00000774 GlaxoSmithKline Ecuador S.A. 3765 -6997,06
25/09/2015 Vacunación Shushufundi 111,37
16/09/2015 EQ00000775 Schering Plough Del Ecuador S.A. 3766 -8254,68
26/09/2015 Vacunación Galápagos 750,00
16/09/2015 EQ00000777 Quifatex S.A. Factura N° 854 3768 -7478,81
28/09/2015 Vacunación Galápagos 650,00
16/09/2015 EQ00000779 Egas Tamayo & Asociados Cía. Ltda. 3770 -2743,2
29/09/2015 Vacunación Movistar- Estefania. 75,00
18/09/2015 EQ00000843 Merck Sharp & Dohme 3772 -16597,14
30/09/2015 Dep. 6666610 Medirecreo 513,45
30/09/2015 Dep. 6671210 Medirecreo 296,28
30/09/2015 Dep.6900610 Medirecreo 25,00
(-) Transferencias pendientes de reg
(+) Depósitos en tránsito
Saldo Conciliado
85.845,48
Saldo Conciliado
85.845,48
Elaborado por:
Revisado por:
210
b) Aplicación de la Propuesta:
A continuación se presenta la Conciliación Bancaria correspondiente al mes de Octubre 2015:
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
CONCILIACIÓN BANCARIA
BANCO PACÍFICO CTA. CTE. 05841-3
AL 30 DE OCTUBRE DE 2015
SALDO SEGÚN LIBROS
7.220,73
SALDO SEGÚN EST. DE CUENTA BANCARIA
91.043,64
(+) DEP. PENDIENTE POR REGISTRAR 1.577,71
(-) Ch girad no cobrados
-82.245,20
Fecha Número depósito Valor
Fecha Egreso Detalle Ch/ Valor
25/09/2015 Vacunación Shushufindi 111,37
29/10/2015 EQ00000844 Merck Sharp & Dohme 3780 -61261,20
26/09/2015 Vacunación Galápagos 750,00
29/10/2015 EQ00000845 Schering Plough Del Ecuador S.A. 3781 -20984,00
28/09/2015 Vacunación Galápagos 650,00
30/10/2015 Dep. Medivacunas 66,34
(-) Transf. pendientes de registrar
(+) Depósitos en tránsito
Saldo Conciliado
8.798,44
Saldo Conciliado
8.798,44
Elaborado por:
Revisado por:
211
c) Conclusión:
Un buen control interno contable implica que la conciliación bancaria no tenga partidas
presupuestarias con antigüedad mayor a dos meses, de hecho, la conciliación bancaria no debe
tener notas de crédito o débito por registrar, ni cheques girados y no cobrados, ya que, eso significa
el personal de cobranzas y del personal encargado del pago de proveedores no están realizando su
trabajo, y por consiguiente, que no se está controlando su gestión. Una conciliación bancaria sin
partidas pendientes es el resultado de un buen control interno.
212
6. Caso: Adquisición de Activos Fijos
a) Datos:
El 6 de marzo del 2015 la Junta General de Accionistas de Diagnofarm, decide comprar una
furgoneta para la distribución de productos farmacéuticos a los diferentes puntos de vacunación.
A continuación los datos de la transacción:
Costo de Vehículo: USD 28.000 más IVA
Proveedor: Sociedad Anónima
Anticipo: USD 3.500
Compra: A crédito
Vida Útil: 500.000 kilómetros
Valor residual: 10%
b) Aplicación de la Propuesta:
Luego de revisar las tres mejores cotizaciones presentadas por los proveedores, el Gerente General
selecciona la mejor oferta y emite la correspondiente orden de compra de una furgoneta con las
siguientes características:
Marca: Chevrolet
Tipo: Furgoneta
Modelo: VAN N300 Carga
Año: 2015
Color: Blanco
Capacidad de carga: 740 Kg.
Motor: A gasolina
Especificaciones: Full equipo
Costo Adquisición: USD 28.000
213
A continuación se presenta la orden de compra del vehículo en mención:
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM
ORDEN DE COMPRA DE ACTIVOS FIJOS Nº 0001
Fecha de Pedido: 8 de marzo del 2015 Pago: Financiamiento
Proveedor: General Motors del Ecuador S.A.
RUC: 1790598012001
Dirección:
Enrique Guerrero Portilla Oe1-34
y Av. Galo Plaza Lasso
Teléfono: 2095256
Valor Anticipo: USD 3500
Cantidad Producto Detalle Valor Unitario Valor Total
1 Furgoneta VAN N300 28.000,00 28.000,00
Subtotal 28.000,00
IVA 0%
IVA 12% 3.360,00
Total 31.360,00
Gerente Adm. Financiero Contabilidad
Una vez realizada la negociación, el Gerente Administrativo Financiero, verifica el saldo
disponible en bancos y autoriza el pago del anticipo.
214
A continuación se presenta el documento de autorización para el pago del anticipo:
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
AUTORIZACIÓN PAGO A PROVEEDORES Nº 00001
Fecha: 12 de marzo del 2015
a) IDENTIFICACIÓN DEL PROVEEDOR
Razón o Denominación Social: RUC:
General Motors del Ecuador S.A. 1790598012001
Representante/ General General/Vendedor CI:
Diego Bustamante 1723112478
Teléfono (1): Teléfono (2): E-MAIL confirmación de pago:
2095256 995459522 [email protected]
Dirección:
José Larrea, Quito EC17
b) DETALLE DE FACTURAS
Nº Factura Detalle Valor AB /CA
9859621 Compra Furgoneta 6.860,00 ABONO
c) INSTITUCIÓN FINANCIERA
Institución Financiera: Cuenta Nº: Cheque Nº: Emisión:
Banco Pacífico 34309502 32412 12/10/2015
Autorizado por:
Gerente General
Una vez que se realiza el pago, el Gerente Administrativo Financiero junto con el Asistente de
Gerencia recibe el vehículo y verifica que cumpla las especificaciones de la orden de compra y del
correspondiente contrato y factura.
215
Por su parte, el Asistente Contable, revisa la factura y registra contablemente la adquisición y el
pago del anticipo:
Libro Diario
Fecha Detalle Parcial Debe Haber
01/04/2015 1
Vehículos 28.000,00
IVA Compras 3.360,00
Bancos 6.860,00
Cuentas por pagar 24.500,00
Ref. Adquisición de furgoneta crédito
Adicionalmente, el Asistente Contable realiza el cálculo de depreciación del activo fijo por
kilómetro recorrido:
En consecuencia, la depreciación anual será equivalente al 0.0504 multiplicado por los kilómetros
recorridos durante el año.
El Asistente de Gerencia, asigna un código de identificación al activo fijo, de acuerdo al siguiente
detalle:
Tipo de Activo Fijo Se etiquetará en:
Sillas Debajo del asiento o bien en el respaldo.
Maquinaria Junto a la marca, o junto al número de serie.
Aparatos Lugar visible.
Vehículos Parte superior del vidrio delantero (Interior).
Herramientas Parte visible
Furgoneta: Modelo VAN N 300 Código de identificación: C 5240
Depreciación = 𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑎𝑑𝑞𝑢𝑖𝑠𝑖𝑐𝑖ó𝑛 −𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑅𝑒𝑠𝑖𝑑𝑢𝑎𝑙
𝐾𝑖𝑙ó𝑚𝑒𝑡𝑟𝑜𝑠
Depreciación = 28,000−2800
500,000 = 0,0504 x km
216
Adicionalmente, el Asistente de Gerencia, entrega el activo fijo a la persona que esté a cargo de su
uso, manejo y conservación, quien firma un acta de entrega-recepción.
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
ACTA DE ENTREGA RECEPCIÓN Nº 0001
En la ciudad de Quito, a los 3 del mes de abril del año 2015, comparecen:
a) La señorita Taco Valladares Grace, con cédula de identidad Nº 1721060794, Asistente de
Gerencia de la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm S.A.
b) Edgar Maldonado Contreras, con cédula de identidad Nº 1714231810, empleado de la
Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm S.A.
Quienes en cumplimiento a las políticas de control interno que maneja la empresa, suscriben
la presente ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN de los siguientes bienes:
Cantidad Activo Serie Modelo Marca
Código de
Identificación
1 Furgoneta 2481- 8 VAN N300 Chevrolet C 5240
Se deja constancia que los bienes que se reciben se encuentran en buen estado de
funcionamiento, obligándose el empleado receptor de los activos fijos a su conservación y
buen uso; y, a restituirlo a la terminación del contrato laboral o cuando la Gerencia General
lo disponga.
Para constancia de su aceptación las partes suscriben el presente instrumento en dos
ejemplares de igual tenor y efecto, en la ciudad de Quito a los 3 días del mes de abril del
2015.
Recibe Conforme
Entrega Conforme
Edgar Maldonado C.
Grace Taco Valladares
217
Posteriormente, el Asistente de Gerencia registra el nuevo activo en el Registro de Control de Activos Fijos:
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
REGISTRO DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
Activo Fijo Código de
identificación Serie Modelo Marca
Fecha de
Adquisición
Años de
vida Útil
Depreciación
anual Ubicación Responsable
Fecha de
entrega-
recepción
Vehículos Motorizados
Vehículos
Motorizados C 5420 2481- 8
VAN
N300 Chevrolet 12/10/2015 5 0,0504 x Km
Garaje
empresa
Edgar
Maldonado 01/04/2015
Equipo Informático
Equipo Eléctrico
Muebles y Enseres
Observaciones
Elaborado
por: Grace Taco
Actualizado
a: 13/10/2015
218
c) Conclusión
La salvaguardia de los activos fijos es un tema importante en cuanto al control interno, por esto es
necesario que, tanto el tratamiento de la adquisición, cálculo de la depreciación, mantenimientos,
bajas, ventas o intercambios, así como la custodia de activos fijos sean formalizados y
documentados, a fin de que el Área Contable cuente con toda la información mínima indispensable
de los activos fijos de la empresa para su correcta identificación y presentación en los Estados
Financieros.
219
7. Caso: Depreciación de Activos Fijos- Vehículo
a) Datos:
El 31 de diciembre del 2015, se registra la depreciación de la Furgoneta Chevrolet. La depreciación
máxima permitida según lo dispuesto por la normativa tributaria es de:
Sin embargo, durante este año se recorrió 95.000 Km.
b) Aplicación de la Propuesta:
El Contador General y el Gerente Administrativo Financiero, realizan la constatación física del
activo fijo a fin de verificar que realmente exista y sea utilizado adecuadamente para el fin que fue
comprado; y compara con la depreciación registrada en libros.
A continuación se presenta el documento donde se detalla la depreciación física de la furgoneta al
31 de diciembre del 2015 y la depreciación acumulada a la misma fecha, así como el valor del
ajuste contable que debe registrar contabilidad:
Depreciación = 28.000
5
Depreciación = 5.600 anual 9 meses = USD 4.200
Depreciación = 𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑎𝑑𝑞𝑢𝑖𝑠𝑖𝑐𝑖ó𝑛 −𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑅𝑒𝑠𝑖𝑑𝑢𝑎𝑙
𝐾𝑖𝑙ó𝑚𝑒𝑡𝑟𝑜𝑠
Depreciación = 28,000−2800
500,000 = 0,0504 x km
Depreciación = 0.0504 x 95.000 km
Depreciación = = USD 4.788 - Año 2015
220
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A
DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS Nº 0001
Responsable: Juan Carlos Cando
Fecha: 31/12/2015
Código de
identificación Activo fijo
Depreciación
Acum.
LORTI (USD)
Depreciación
Física (USD) Ajustes
C 5420 Furgoneta 4.200,00 4.788,00 588,00
Observaciones: Se reconoce un gasto no deducible por depreciación equivalente a
USD 588,00
Gerente Administrativo Contabilidad
Contabilización del gasto de depreciación de la furgoneta:
Libro Diario
Fecha Detalle Parcial Debe Haber
31/12/2015 1
Gasto depreciación deducible 4.200,00
Gasto depreciación no deducible 588,00
Depreciación acumulada vehículos 4.788,00
Ref. Depreciación vehículo por el primer año
221
c) Conclusión
Es necesario realizar una constatación física de todos los activos fijos que tiene la empresa para
verificar que estén registrados contablemente, que realmente existan y sean utilizados de forma
adecuada por su custodio. Además, es importante revisar su desgaste físico y compararlo con el
registrado en los saldos contables, a fin de realizar los ajustes necesarios para presentar Estados
Financieros con los valores de los activos fijos acorde a la realidad presente.
222
8. Caso: Venta de Activos Fijos
a) Datos:
El 15 de mayo del 2015 la Junta General de Accionistas de la Distribuidora Farmacéutica
Diagnofarm, decide vender un vehículo que previamente fue reclasificado al Activo no corriente
disponible a la venta.
Los datos del vehículo son los siguientes:
Valor de adquisición: USD 35.000
Fecha de adquisición: 2 de enero del 2013
Valor residual: USD 3.500
Depreciación acumulada al 31/12/2014: USD 12.600 (USD 6.300 anual)
Vida Útil: 5 años
Proveedor: Chevrolet
Se pide:
Calcular la depreciación al 16 de mayo del 2015.
Realizar el registro contable de la venta considerando que el vehículo se venderá en
efectivo a USD 20.500, más IVA
b) Aplicación de la Propuesta:
Cálculo de la depreciación al 16 de mayo del 2015
Depreciación anual = 𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝐴𝑑𝑞𝑢𝑖𝑠𝑖𝑐𝑖ó𝑛−𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑅𝑒𝑠𝑖𝑑𝑢𝑎𝑙
𝐴ñ𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝑣𝑖𝑑𝑎 ú𝑡𝑖𝑙
Depreciación anual = 35.000−3.500
5
Depreciación anual = 6.300
6.300 / 12 meses = USD 525 mensuales
Depreciación actual = 525 X 4,5 meses
Depreciación actual = USD 2.362,50
223
El registro contable para actualizar la depreciación a la fecha de venta es el siguiente:
Libro Diario
Fecha Detalle Parcial Debe Haber
16/05/2015 1
Gasto Depreciación
2.362,5
Depreciación acumulada vehículos
2.362,5
Ref. Registro de depreciación al 16 de
mayo del 2015
Una vez que se calcula la depreciación acumulada, los datos actualizados quedarán registrados de
la siguiente manera:
Libro Diario
Fecha Detalle Parcial Debe Haber
16/05/2015 1
Vehículo dispuesto a la venta 20.037,50
Depreciación acumulada vehículos 14.962,50
Vehículos 35.000,00
Ref. Reclasificación del bien al Activo
Corriente según formulario Nº 001
El registro contable para actualizar la depreciación a la fecha de venta es el siguiente:
Valor en libros = 20.037,50
Precio de venta - valor neto = 20.500 - 20.037,50
Utilidad = 462,50
Libro Diario
Fecha Detalle Parcial Debe Haber
16/05/2015 3
Bancos 22.960,00
Vehículo dispuesto a la venta 20.037,50
Utilidad en venta activos 462,50
IVA ventas 2.460,00
Ref. Registro venta del vehículo con
utilidad
224
A continuación se presenta el formulario autorizado por el Gerente General para dar de baja el vehículo y disponerlo a la venta:
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
FORMULARIO PARA DAR DE BAJA BIENES MUEBLES Nº 0001
Lugar: Quito
Fecha: 10/05/2015
Área solicitante: Gerencia Adm. Financiera
Código
Identificación
Descripción Ubicación
Custodio
Motivo de
descargo
Nombre del bien Serie Marca Valor Libros Ciudad Área
C 5130 Vehículo 24841-4 Chevrolet USD 20.037,50 Quito Comercial Mauro Vera Venta
En consecuencia se procede a la baja y disposición a la venta el bien detallado anteriormente, que asciende a la cantidad de USD __20.037,50__.
Elaborado por:
Autorizado por:
225
c) Conclusión
La decisión de vender un activo fijo debe ser analizada, justificada y debidamente autorizada por la
Junta General de Accionistas, a fin de que dicha decisión sea beneficiosa para la empresa.
Según la NIFF 16, cuando la empresa decide vender un activo fijo, obligatoriamente, debe
reclasificar dicho bien en el Activo Corriente con la denominación “Activo no corriente disponible
para la venta”. La utilidad o pérdida de la venta realizada debe ser reflejada en el Estado de
Resultados dentro del grupo contable “Rentas y gastos operativos”.
226
9. Caso: Baja de Activos Fijos – Destrucción
a) Datos:
El 30 de julio del 2015, la Junta General de Accionistas de la Distribuidora Farmacéutica
Diagnofarm decide dar de baja y destruir 2 equipos de cómputo , puesto que, se encuentran
totalmente depreciados y ya no se les puede dar uso.
Los datos de los computadores son los que siguen:
Computador 1
Valor de adquisición: USD 1.100
Depreciación acumulada: USD 1.100
Marca: Toshiba
Serie: XCF 8542
Código de identificación: S 641
Área: Gerencia Comercial
Computador 2
Valor de adquisición: USD 1.250
Depreciación acumulada: USD 1.250
Marca: Samsung
Serie: ASQ 124
Código de identificación: S 638
Área: Contabilidad
b) Aplicación de la Propuesta:
Para autorizar y justificar el proceso de baja de los activos fijos y su destrucción, la Junta General
de Accionistas emite el siguiente formulario:
227
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
FORMULARIO PARA DAR DE BAJA BIENES MUEBLES Nº 0002
Lugar: Quito
Fecha: 30/07/2015
Área solicitante: Gerencia Adm. Financiera
Código
Identificación
Descripción Ubicación
Custodio
Motivo de
descargo
Nombre del bien Serie Marca Valor Libros Ciudad Área
S 641 Equipo de cómputo XCF 8542 Toshiba USD 0,00 Quito G. Comercial Aquiles Torres Destrucción
S 638 Equipo de cómputo ASQ 124 Samsung USD 0,00 Quito Contabilidad Grace Taco Destrucción
En consecuencia se procede a la baja y destrucción de los bienes detallados anteriormente.
Elaborado por:
Autorizado por:
228
El registro contable dela baja y destrucción de los activos fijos es el siguiente:
Libro Diario
Fecha Detalle Parcial Debe Haber
30/07/2015 1
Depreciación Acumulada Equipo de Cómputo 2.350,00
Equipo de Cómputo S 641 1.100,00
Equipo de Cómputo S 638 1.250,00
Equipo de Cómputo 2.350,00
Ref. Registrar la destrucción de activos fijos según
Formulario N° 2
c) Conclusión
El proceso de baja y destrucción de activos fijos es sencillo, puesto que, no requiere realizar
facturación y el IVA no se genera; sin embargo, siempre debe existir las razones suficientes y un
documento aprobado que sustente la realización de dicho proceso.
229
10. Caso: Revaluación de Activos Fijos - Inmueble
a) Datos:
El 31 de enero del 2015, la Junta General de Accionistas de la Distribuidora Farmacéutica
Diagnofarm decide contratar los servicios profesionales de un perito para que realice el revalúo de
un local comercial ubicado en la calle Pradera N30-B y San Salvador.
Los datos del bien inmueble son los siguientes:
Activo Fijo: Local Comercial
Valor original: USD 54.000
Fecha de adquisición: 1 de octubre del 2008
Depreciación acumulada al 31/12/2014: USD 17.100
(54.000 - 0) /20 = USD 2700 anual; 2700/12 = USD 225 mensual) Han transcurrido 6 años
4 meses, por consiguiente la depreciación acumulada es de USD 17.100.
El informe del perito contratado establece que según el estudio realizado el valor del mercado del
local comercial es de USD 45.000.
b) Aplicación de la Propuesta:
Una vez que la Junta General de Accionistas aprueba el informe del perito, se realiza el registro
contable reduciendo la depreciación acumulada hasta que la diferencia permita dejar registrado el
valor de mercado del local comercial. (Generalmente en el caso de bienes inmuebles).
El asiento contable es el siguiente:
Libro Diario
Fecha Detalle Parcial Debe Haber
05/02/2015 1
Depreciación Acumulada Edificio 8.100,00
Superávit de Capital por Revaluación PP y E. 8.100,00
Ref. Informe del estudio de revaluación realizado
por el Ing. Rodolfo Suárez.
230
11. Caso: Revaluación de Activos Fijos – Bien mueble
a) Datos:
El 31 de enero del 2015, la Junta General de Accionistas de la Distribuidora Farmacéutica
Diagnofarm decide contratar los servicios profesionales de un perito para que realice el revalúo de
una cámara de frío.
Los datos del bien mueble son los siguientes:
Activo Fijo: Cámara de frío
Costo histórico: USD 51.000
Fecha de adquisición: 1 de octubre del 2010
Depreciación acumulada al 31/12/2014: USD 27.200
(51.000 - 0) /10 = USD 5.100 anual; 5.100/12 = USD 425 mensual) Han transcurrido 5
años 4 meses, por consiguiente la depreciación acumulada es de USD 27.200
El informe del perito contratado establece que según el estudio realizado, el activo requiere un
incremento del 10% para alcanzar un valor razonable.
b) Aplicación de la Propuesta:
Una vez que la Junta General de Accionistas aprueba el informe del perito, se realiza el registro
contable incrementando el índice establecido al activo y a su depreciación acumulada
respectivamente.
El asiento contable es el siguiente:
Libro Diario
Fecha Detalle Parcial Debe Haber
05/02/2015 1
Maquinaria 5.100,00
Depreciación Acumulada Maquinaria 2.720,00
Superávit de Capital por Revaluación PP y E. 2.380,00
Ref. Informe del estudio de revaluación realizado
por el Ing. Rodolfo Suárez.
231
c) Conclusión
Todo proceso de revaluación debe justificarse con el informe técnico de valuación del perito
profesional y adicional, debe ser comunicado a la Superintendencia de Compañías.
El proceso de revaluación de un activo fijo debe realizarse cuando exista una diferencia
significativa entre el valor contable y el valor razonable. Cabe mencionar que, una vez realizada la
revaluación del activo fijo, se procederá a depreciar normalmente sobre el valor revaluado, no
obstante, para efectos tributarios este gasto no será aceptado como deducible.
232
12. Caso: Compra de bienes y servicios- Gastos Operacionales
a) Datos:
Contabilizar las compras de bienes y servicios que la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm
efectuó durante el mes de septiembre del 2015:
2 de septiembre del 2015 Compra de suministros de papel por USD 240.30 a 30 días plazo, a
Distribuidora Espejo Cía. Ltda.
17 de septiembre del 2015 Impresión de trípticos publicitarios por un valor de USD 518.00 a
30 días plazo, a Imprenta Don Bosco.
23 de septiembre del 2015 Empastado de documentos de contabilidad por una valor de USD
480.00 a 45 días plazo, al Señor Valdez Abad Gustavo Elías.
b) Aplicación de la Propuesta
Luego de seleccionar a los proveedores, el Gerente General selecciona la mejor oferta y emite las
correspondientes órdenes de compra para que se inicie el proceso de adquisición.
A continuación se presentan las órdenes de compra de bienes y servicios:
233
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
ORDEN DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS Nº 0001
Fecha de Pedido: 1 de septiembre del 2015 Fecha de Pago: Financiamiento
Proveedor: Distribuidora Espejo Cía. Ltda.
RUC: 179874547001
Dirección: Benalcázar EO9-41 y Chile
Teléfono: 2 987 874
Valor Anticipo: -
Días de crédito: 30 días crédito
Cantidad Producto Detalle Valor Unitario Valor Total
13 Post it Cajas 14,00 182,00
4 Cinta adhesiva Caja 7,50 30,00
2 Separadores Paquete 1,28 2,55
Subtotal 214,55
IVA 0%
IVA 12% 25,75
Total 240,30
Gerente General Contabilidad
234
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
ORDEN DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS Nº 0002
Fecha de Pedido: 16 de septiembre del 2015 Fecha de Pago: Financiamiento
Proveedor: Imprenta Don Bosco
RUC: 1798745185001
Dirección: Av. 6 de diciembre N 127-58
Teléfono: 3 987 888
Valor Anticipo: -
Días de crédito: 30 días crédito
Cantidad Producto Detalle Valor Unitario Valor Total
1 Trípticos Impresión color 462,50 462,50
Subtotal 462,5
IVA 0%
IVA 12% 55,50
Total 518,00
Gerente General Contabilidad
235
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
ORDEN DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS Nº 0003
Fecha de Pedido: 22 de septiembre del 2015 Fecha de Pago: Financiamiento
Proveedor: Valdez Abad Gustavo Elías.
RUC: 1732874718001
Dirección: Pedro Ponce Carrasco N 174-15
Teléfono: 2 987 985
Valor Anticipo: -
Días de crédito: 45 días crédito
Cantidad Producto Detalle Valor Unitario Valor Total
1 Empastado
Comp. de
egreso 428,57 428,57
Subtotal 428,57
IVA 0%
IVA 12% 51,43
Total 480,00
Gerente General Contabilidad
236
Contabilización de las compras de bienes y servicios:
Libro Diario
Fecha Detalle Parcial Debe Haber
02/10/2015 1
Suministros de Oficina 240,30
Cuentas por pagar 240,30
Distribuidora Espejo Cía. Ltda. 240,30
Ref. Compra suministros de oficina Fact. 101
17/10/2015 2
Publicidad 518,00
Cuentas por pagar 518,00
Imprenta Don Bosco. 518,00
Ref. Impresión trípticos vacunación Fact. 289
23/10/2015 3
Gastos varios 480,00
Cuentas por pagar 480,00
Valdez Abad Gustavo Elías 480,00
Ref. Empastado de documentos Fact. 874
c) Conclusión
El registro de los gastos en base a la identificación clara de la cuenta contable a la que pertenece,
permite realizar comprobaciones y comparaciones, así como también, proporcionar información
confiable y actualizada. Los documentos de soporte del proceso de compras de bienes y servicios
son importantes para realizar el registro contable y para facilitar una comprobación que se pueda
presentarse en el futuro.
237
13. Caso: Cuentas por pagar- Reporte de Antigüedad de Saldos por Pagar
a) Datos:
Elaborar el correspondiente Reporte de Antigüedad de Saldos por Pagar considerando que, al 28
de septiembre del 2015, la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm presenta los siguientes saldos
por compras a crédito:
Compra de 900 vacunas Agrippal Amp x 0.5ML a USD 8.40 cada una, al Laboratorio
Difare S.A Se registra una cartera vencida de 63 días.
Compra de suministros de papel por USD 240.30 a 30 días plazo, a Distribuidora Espejo
Cía. Ltda.
Impresión de trípticos publicitarios por un valor de USD 518.00 a Imprenta Don Bosco.
Saldo de factura N° 008547 por asesoría legal de Pérez Bustamante & Ponce Abogados,
por un valor de USD 820.00. Se registra una cartera vencida de 84 días.
Compra de 815 vacunas Gardasil a USD 25.50 cada una, al Laboratorio GlaxoSmithKline
Ecuador S.A., factura Nº 3587.
Empastado de documentos de contabilidad por una valor de USD 480.00 a 45 días plazo,
al Señor Valdez Abad Gustavo Elías.
Saldo de Factura N° 00841 de Unilimpio S.A. correspondiente a servicio de limpieza por
un valor de USD 670.00.
Compra de 170 vacunas Twinrix Junior 0.5 ML a USD 13.70 cada una, al Laboratorio
Pfizer. Adicional, está pendiente el pago de la factura Nº 358741, la cual registra una
cartera vencida de 61 días por un valor de USD 1.000.
Servicio de mantenimiento de sistemas informáticos por un valor de USD 1750, a
Sumisitems Cía. Ltda.; se registra una cartera vencida de 65 días.
Factura N° 00154 de Fastline Cía. Ltda. por un valor de USD 101.30 a 30 días plazo.
En base al flujo de efectivo se decide realizar el pago de las obligaciones con vencimiento mayor a
60 días; así como, el abono de USD 10.500 a la factura Nº 3587; y el pago del servicio de
movilización y limpieza.
b) Aplicación de la propuesta:
A continuación se presenta el Reporte de Antigüedad de Saldos por Pagar:
238
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
ANTIGÜEDAD DE SALDOS AL 28 DE SEPTIEMBRE DEL 2015
Proveedores
Página: 1
Código Proveedor Total Corriente 1-30 días 31-80 días 81-90 días 91-364 días 365 en adelante
P1795842258001 Laboratorio Difare S.A 7.560,00 7.560,00
P1793874265001 Distribuidora Espejo Cía. Ltda. 240,30 240,30
P1797582330001 Imprenta Don Bosco 518,00 518,00
P1798542365001 Pérez Bustamante & Ponce Abogados 820,00 820,00
P1792457412001 GlaxoSmithKline Ecuador S.A. 20.782,50 20.782,50
P1723181234001 Valdez Abad Gustavo Elías 480,00 480,00
P1797456622001 Unilimpio S.A. 670,00 670,00
P1799122785001 Pfizer S.A 3.329,00 2.329,00 1.000,00
P1798732647001 Sumisistem Cía. Ltda. 1.750,00 1.750,00
P1798742555001 Fastline Cía. Ltda. 101,00 101,00
Total 4.338,30 20.782,50 10.310,00 820,00 0,00 0,00
Total Cartera Vencida:
31.912,50
Total Cartera por Vencer:
4.338,30
Total Cartera:
36.250,80
Elaborado por:
Revisado por:
239
A continuación se presenta las autorizaciones para el pago a proveedores:
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
AUTORIZACIÓN PAGO A PROVEEDORES Nº 00001
Fecha: 01 de octubre del 2015
a) IDENTIFICACIÓN DEL PROVEEDOR
Razón o Denominación Social: RUC:
Laboratorio Difare S.A 1795842258001
Representante/ General CI:
Sofía Hermosa Padilla 1725846972
Teléfono (1): Teléfono (2): E-MAIL confirmación de pago:
2 874 147 laboratoriosdifare@ med.com
Dirección:
Francisco de Orellana Nº 28-56
b) DETALLE DE FACTURAS
Nº Factura Detalle Valor AB /CA
8441 Agrippal Amp x 0.5ML 7.560,00 CA
c) INSTITUCIÓN FINANCIERA
Institución Financiera: Cuenta Nº: Tipo: Emisión:
Banco del Pacífico 301840070-4 Corriente 01/10/2015
Autorizado por:
Gerente General
240
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
AUTORIZACIÓN PAGO A PROVEEDORES Nº 00002
Fecha: 01 de octubre del 2015
a) IDENTIFICACIÓN DEL PROVEEDOR
Razón o Denominación Social: RUC:
Pérez Bustamante & Ponce Abogados 1798542365001
Representante/ General CI:
Fausto Ponce Pérez 1728457774
Teléfono (1): Teléfono (2): E-MAIL confirmación de pago:
PBX: 02 400 7853 [email protected]
Dirección:
Edificio Mansión Blanca, Av. República de El Salvador 108
b) DETALLE DE FACTURAS
Nº Factura Detalle Valor AB /CA
25471 Trámites legales 820,00 CA
c) INSTITUCIÓN FINANCIERA
Institución Financiera: Cuenta Nº: Tipo: Emisión:
Banco del Pacífico 301840070-4 Corriente 01/10/2015
Autorizado por:
Gerente General
241
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
AUTORIZACIÓN PAGO A PROVEEDORES Nº 00003
Fecha: 01 de octubre del 2015
a) IDENTIFICACIÓN DEL PROVEEDOR
Razón o Denominación Social: RUC:
GlaxoSmithKline Ecuador S.A. 1792457412001
Representante/ General CI:
Andrés Ontaneda 1821478542
Teléfono (1): Teléfono (2): E-MAIL confirmación de pago:
39809887 laboratoriogsle@ med.com
Dirección:
Av. Eloy Alfaro NO 13-28
b) DETALLE DE FACTURAS
Nº Factura Detalle Valor AB /CA
3587 Gardasil 10.500,00 AB
c) INSTITUCIÓN FINANCIERA
Institución Financiera: Cuenta Nº: Tipo: Emisión:
Banco del Pacífico 301840070-4 Corriente 01/10/2015
Autorizado por:
Gerente General
242
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
AUTORIZACIÓN PAGO A PROVEEDORES Nº 00004
Fecha: 01 de octubre del 2015
a) IDENTIFICACIÓN DEL PROVEEDOR
Razón o Denominación Social: RUC:
Unilimpio S.A. 1797456622001
Representante/ General CI:
Luis Velásquez 1785241235
Teléfono (1): Teléfono (2): E-MAIL confirmación de pago:
280-5303 [email protected]
Dirección:
De Los Eucaliptos E1-140, Quito
b) DETALLE DE FACTURAS
Nº Factura Detalle Valor AB /CA
84711 Servicio de limpieza 670,00 CA
c) INSTITUCIÓN FINANCIERA
Institución Financiera: Cuenta Nº: Tipo: Emisión:
Banco del Pacífico 301840070-4 Corriente 01/10/2015
Autorizado por:
Gerente General
243
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
AUTORIZACIÓN PAGO A PROVEEDORES Nº 00005
Fecha: 01 de octubre del 2015
a) IDENTIFICACIÓN DEL PROVEEDOR
Razón o Denominación Social: RUC:
Pfizer S.A 1799122785001
Representante/ General CI:
Luz de América Guevara 1784214877
Teléfono (1): Teléfono (2): E-MAIL confirmación de pago:
593-2-3962100 [email protected]
Dirección:
Av. Manuel Córdova Galarza Km. 1 Vía a la mitad del mundo
b) DETALLE DE FACTURAS
Nº Factura Detalle Valor AB /CA
358741 Twinrix Junior 0.5 ML 1.000,00 CA
c) INSTITUCIÓN FINANCIERA
Institución Financiera: Cuenta Nº: Tipo: Emisión:
Banco del Pacífico 301840070-4 Corriente 01/10/2015
Autorizado por:
Gerente General
244
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
AUTORIZACIÓN PAGO A PROVEEDORES Nº 00006
Fecha: 01 de octubre del 2015
a) IDENTIFICACIÓN DEL PROVEEDOR
Razón o Denominación Social: RUC:
Pérez Bustamante & Ponce Abogados 1798542365001
Representante/ General CI:
Fausto Ponce Pérez 1728457774
Teléfono (1): Teléfono (2): E-MAIL confirmación de pago:
PBX: 02 400 7853 [email protected]
Dirección:
Edificio Mansión Blanca, Av. República de El Salvador 108
b) DETALLE DE FACTURAS
Nº Factura Detalle Valor AB /CA
25471 Trámites legales 820,00 CA
c) INSTITUCIÓN FINANCIERA
Institución Financiera: Cuenta Nº: Tipo: Emisión:
Banco del Pacífico 301840070-4 Corriente 01/10/2015
Autorizado por:
Gerente General
245
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
AUTORIZACIÓN PAGO A PROVEEDORES Nº 00007
Fecha: 01 de octubre del 2015
a) IDENTIFICACIÓN DEL PROVEEDOR
Razón o Denominación Social: RUC:
Fastline Cía. Ltda. 1798742555001
Representante/ General CI:
Karen Vallejo Vallejo 1723112477
Teléfono (1): Teléfono (2): E-MAIL confirmación de pago:
(03) 222-2222 [email protected]
Dirección:
Belisario Quevedo, Quito
b) DETALLE DE FACTURAS
Nº Factura Detalle Valor AB /CA
154 Movilización 101,30 CA
c) INSTITUCIÓN FINANCIERA
Institución Financiera: Cuenta Nº: Tipo: Emisión:
Banco del Pacífico 301840070-4 Corriente 01/10/2015
Autorizado por:
Gerente General
246
Una vez realizado el pago a proveedores, se procede a realizar el registro contable:
Libro Diario
Fecha Detalle Parcial Debe Haber
02/10/2015 1
Cuentas por pagar 7.560,00
Laboratorio Difare S.A 7.560,00
Bancos 7.560,00
Banco del Pacífico 7.560,00
Ref. Pago factura Nº 8441 Ch/ 61021
02/10/2015 2
Cuentas por pagar 820,00
Pérez Bustamante & Ponce Abogados 820,00
Bancos 820,00
Banco del Pacífico 820,00
Ref. Pago factura Nº 25471 Ch/ 61022
02/10/2015 3
Cuentas por pagar 10.500,00
GlaxoSmithKline Ecuador S.A. 10.500,00
Bancos 10.500,00
Banco del Pacífico 10.500,00
Ref. Pago factura Nº 3587 Ch/ 61023
02/10/2015 4
Cuentas por pagar 670,00
Unilimpio S.A. 670,00
Bancos 670,00
Banco del Pacífico 670,00
Ref. Pago factura Nº 84711 Ch/ 61024
02/10/2015 5
Cuentas por pagar 1.000,00
Pfizer S.A 1.000,00
Bancos 1.000,00
Banco del Pacífico 1.000,00
Ref. Pago factura Nº 358743 Ch/ 61025
02/10/2015 6
Cuentas por pagar 1.750,00
Sumisistem Cía. Ltda. 1.750,00
Bancos 1.750,00
Banco del Pacífico 1.750,00
Ref. Pago factura Nº 9847010 Ch/ 61026
02/10/2015 7
Cuentas por pagar 101,30
Fastline Cía. Ltda. 101,30
Bancos 101,30
Banco del Pacífico 101,30
Ref. Pago factura Nº 154 Ch/ 61027
247
c) Conclusión
El reporte de antigüedad de saldos, constituye un documento indispensable que utiliza la Gerencia
Administrativa Financiera a fin de tomar decisiones relativas al pago de proveedores de la semana,
para lo cual se toma en cuenta el flujo de efectivo y se prioriza los pagos según su relevancia.
El control interno de los gastos implica la revisión de que los desembolsos que se efectúen cuenten
con la debida autorización, veracidad y conformidad con el presupuesto de la empresa, por
consiguiente ningún cheque debe ser firmado sin previamente haber revisado la disponibilidad de
efectivo.
248
14. Caso: Inventario Actual
a) Datos:
El 12 de octubre del 2015, el Gerente General de la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm
solicita al Contador General el Reporte del inventario actual con el detalle de las existencias
máximas y mínimas.
Se tiene la siguiente información:
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM
Código Producto Farmacéutico Lote Cantidad
VACD001 AGRIPPAL AMP x 0.5MLx1 AHACC951AC 104
VACG001 CERVARIX JERINGA PRELLENADA AC87B0590C 968
VACG003 GARDACIL AHBVB897AC 98
VACG004 HAVRIX 1440ADULT AHBVB332AB 46
VACG005 HAVRIX 720 PEDIATRICA AHBVB354AB 145
VACG006 INFARIX HEXA JER. PRELLENADA A201CA482 115
VACG007 PREVENAR 13 D54121C87 319
VACG008 ROTARIX 1D X 1 AROLA841BB 31
VACG018 SYNFLORIX PED 1 DOSE X1SYRING ASPNA238AD 210
VACG010 TWINRIX JUNIOR 0.5 ML AHABB741CA 1051
En este día se aprobaron varios pedidos, sin embargo falta confirmar la acreditación del valor de la
factura en la cuenta bancaria de la empresa para proceder a realizar el despacho de la mercadería.
La información es la siguiente:
10 unidades de Agrippal Amp. x 0.5ML Centro Médico Ambulant.
55 unidades de Gardasil Escuela de la Policía
2 unidades de Havrix 1440 Adulto Doctora Lupita Balseca
2 unidades de Prevenar 13. Doctor Andrés Ponce
b) Aplicación de la propuesta:
A continuación se presenta el Reporte del Inventario Actual, donde además se detalla el stock
máximo y mínimo de cada producto farmacéutico:
249
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
REPORTE DE INVENTARIO ACTUAL
Fecha: 12/10/2015
Hora: 17h00
Nº Código Producto Cantidad Comprometido Disponible Stock Mínimo
Stock
Máximo
1 VACD001 AGRIPPAL AMP x 0.5MLx1 104 10 111 120 1800
2 VACG001 CERVARIX JERINGA PRELLENADA 968 968 250 1100
3 VACG003 GARDACIL 98 55 53 50 2000
4 VACG004 HAVRIX 1440ADULT 46 2 44 20 800
5 VACG005 HAVRIX 720 PEDIATRICA 145 145 100 500
6 VACG006 INFARIX HEXA JER. PRELLENADA 115 115 100 500
7 VACG007 PREVENAR 13 319 2 317 90 500
8 VACG008 ROTARIX 1D X 1 31 31 25 400
9 VACG018 SYNFLORIX PED 1 DOSE X1SYRING 210 210 210 650
10 VACG010 TWINRIX JUNIOR 0.5 ML 1051 1051 250 1800
Cantidad Cantidad real en stock
Comprometido Stock comprometido por las ventas (pedidos aprobados, saldos)
Disponible Stock - Comprometido
Elaborado por:
Revisado por:
250
c) Conclusión:
El Reporte del Inventario Actual constituye una herramienta indispensable para la toma de
decisiones de la Gerencia en lo relacionado a la adquisición de mercaderías, por lo cual es
necesario que dicho reporte se elabore de forma periódica a fin de contar con información resumida
y actualizada sobre los inventarios y así mantener un stock suficiente que permita satisfacer con
regularidad los pedidos que realicen los clientes.
251
15. Caso: Constatación Física de Inventarios
a) Datos:
Al finalizar el día 12 de octubre del 2015, el Gerente Administrativo Financiero realiza la
constatación física de inventarios.
Se utilizan los mismos datos del caso N° 10: Elaboración de Reporte de Inventario actual.
El bodeguero tiene bajo su custodia los siguientes productos farmacéuticos:
BODEGA 01: MATRIZ
Código Cantidad Producto Farmacéutico Lote
Fecha de
caducidad
VACD001 104 AGRIPPAL AMP x 0.5MLx1 AHACC951AC 15/11/2016
VACG001 966 CERVARIX JERINGA PRELLENADA AC87B0590C 30/08/2016
VACG003 98 GARDACIL AHBVB897AC 01/10/2016
VACG004 46 HAVRIX 1440ADULT AHBVB332AB 01/10/2016
VACG005 144 HAVRIX 720 PEDIATRICA AHBVB354AB 15/12/2016
VACG006 115 INFARIX HEXA JER. PRELLENADA A201CA482 30/12/2016
VACG007 319 PREVENAR 13 D54121C87 01/09/2016
VACG008 31 ROTARIX 1D X 1 AROLA841BB 12/12/2015
VACG018 210
SYNFLORIX PED 1 DOSE
X1SYRING ASPNA238AD 05/01/2017
VACG010 1051 TWINRIX JUNIOR 0.5 ML AHABB741CA 01/01/2017
Novedades encontradas:
Faltante: 1 vacuna Cervarix cuyo valor asciende a USD 87.50
Faltante: 2 vacunas Havrix 1440 Adulto cuyo valor asciende a USD 8.13 cada una.
b) Aplicación de la propuesta:
A continuación se presenta el Reporte de Control de Inventarios Físicos del día 12 de octubre del
2015.
252
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A
CONTROL DE INVENTARIOS FÍSICOS Nº 0001
Responsable: Mauro Vera
Fecha: 12 de octubre del 2015
Producto
Cantidad en
Libros
Cantidad
Física Diferencias
AGRIPPAL AMP x 0.5MLx1 104 104 0
CERVARIX JERINGA PRELLENADA 968 967 1
GARDACIL 98 98 0
HAVRIX 1440ADULT 46 46 0
HAVRIX 720 PEDIATRICA 145 143 1
INFARIX HEXA JER. PRELLENADA 115 115 0
PREVENAR 13 319 319 0
ROTARIX 1D X 1 31 31 0
SYNFLORIX PED 1 DOSE X1SYRING 210 210 0
TWINRIX JUNIOR 0.5 ML 1051 1051 0
Observaciones:
1) Verónica Lanas entrega 1 vacuna Cervarix menos (Vacunación
Servicio de Rentas Internas).
2) Juan Carlos Bedoya extravía 2 vacunas Havrix 1440 Adult
mientras transporta los productos farmacéuticos a Clínica Santa
Bárbara.
Gerente Administrativo Resp. Bodega Contabilidad
253
Luego de haberse realizado la constatación física de inventarios y haber resuelto las causas que
originaron los faltantes, el Contador General realiza el registro contable de los ajustes:
Libro Diario
Fecha Detalle Parcial Debe Haber
12/10/2015 1
Anticipo Sueldo 87,50
Inventario de Mercaderías 87,50
Cervarix Jeringa Pre llenada 87,50
Ref. Ajuste inventarios, resp. Verónica Lanas
12/10/2015 2
Anticipo Sueldo 16,26
Inventario de Mercaderías 16,26
Havrix 1440 Adulto 16,26
Ref. Ajuste inventarios, resp. Mauro Vera
c) Conclusión
El inventario constituye una de las partidas más importantes del activo corriente de la Distribuidora
Farmacéutica Diagnofarm puesto que es la base de su actividad comercial, de ahí la necesidad de
realizar conteos físicos periódicos o permanentes de los productos farmacéuticos almacenados, a
fin de investigar y corregir inconsistencias como faltantes de productos u otras fallas encontradas y
así, contar con información exacta y confiable.
La realización de control de inventarios por medio de sistemas computarizados facilita el proceso,
por esta razón, el sistema contable que maneja la empresa debe proveer un control permanente a fin
de mantener información actualizada tanto en cantidad como en precios.
254
16. Caso: Adquisición de Mercadería
a) Datos:
La Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm presenta los siguientes saldos al 1 de octubre del 2015:
INVENTARIO INICIAL
Código Producto Farmacéutico Lote Cantidad
VACD001 AGRIPPAL AMP x 0.5MLx1 AHACC951AC 104
VACG001 CERVARIX JERINGA PRELLENADA AC87B0590C 968
VACG003 GARDACIL AHBVB897AC 98
VACG004 HAVRIX 1440ADULT AHBVB332AB 46
VACG005 HAVRIX 720 PEDIATRICA AHBVB354AB 145
VACG007 PREVENAR 13 D54121C87 319
VACG008 SYNFLORIX PED 1 SYRINGE AROLA841BB 208
VACG010 TWINRIX JUNIOR 0.5 ML AHABB741CA 1051
El 13 de octubre de 2015, el Gerente General de Diagnofarm dispone la compra de los siguientes
productos farmacéuticos:
1500 unidades de AGRIPPAL AMP X 0.5mlx1 a USD 8.35 cada una, al Laboratorio
Difare S.A.
1800 unidades de GARDACIL a USD 25.00 cada una, al Laboratorio GlaxoSmithKline
Ecuador S.A
410 unidades de HAVRIX 1440ADULT a USD 8.13 cada una, al Laboratorio
GlaxoSmithKline Ecuador S.A
115 unidades de HAVRIX 720 PEDIATRICA a USD 14.14 cada una, al Laboratorio
GlaxoSmithKline Ecuador S.A
30 unidades de PREVENAR 13 a USD 52.30 cada una, al Laboratorio Pfizer Cía. Ltda.
Todas las adquisiciones se realizan con crédito a 45 días plazo, sin recargo de interés.
b) Aplicación de la propuesta:
A continuación se presentan las órdenes de compra de mercadería que emite el Gerente General, así
como los respectivos ingresos a bodega emitidos por el bodeguero:
255
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM
ORDEN DE COMPRA INVENTARIOS Nº 0001
Fecha de Pedido: 09/10/2015 Pago: Crédito
Proveedor: Difare S.A.
RUC: 1700251829001
Dirección: Francisco de Orellana Nº 28-56
Teléfono: 2 442695
Días de crédito: 45 días
Cantidad Detalle Valor Unitario Valor Total
1500 AGRIPPAL AMP x 0.5MLx1 8,35 12.525,00
Subtotal 12.525,00
IVA 0%
IVA 12%
Total 12.525,00
Gerente General Bodega Contabilidad
256
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM
ORDEN DE COMPRA INVENTARIOS Nº 0002
Fecha de Pedido: 09/10/2015 Pago: Crédito
Proveedor: GlaxoSmithKline Ecuador S.A
RUC: 1711846297001
Dirección: Av. Eloy Alfaro NO 13-28
Teléfono: 2 3950269
Días de crédito: 45 días
Cantidad Detalle
Valor
Unitario Valor Total
1800 GARDACIL 25,00 45.000,00
410 HAVRIX 1440ADULT 8,13 3.333,30
115 HAVRIX 720 PEDIATRICA 14,14 1.626,10
Subtotal 49.959,40
IVA 0%
IVA 12%
Total 49.959,40
Gerente General Bodega Contabilidad
257
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM
ORDEN DE COMPRA INVENTARIOS Nº 0003
Fecha de Pedido: 09/10/2015 Pago: Crédito
Proveedor: Pfizer Cía. Ltda.
RUC: 1799122785001
Dirección: Av. Manuel Córdova Galarza
Teléfono: 2 442695
Días de crédito: 45 días
Cantidad Detalle Valor Unitario Valor Total
30 PREVENAR 13 52,30 1.569,00
Subtotal 1.569,00
IVA 0%
IVA 12%
Total 1.569,00
Gerente General Bodega Contabilidad
258
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
INGRESO DE BODEGA N° 0001
Bodega: 01 Fecha de emisión: 13/10/2015
Responsable: Mauro Vera Proveedor Difare S.A.
Ubicación: Matriz
Código Cantidad Detalle Lote Fecha de
Caducidad
VACD001 1500 AGRIPPAL AMP x 0.5MLx1 AHACC964AC 15/11/2016
Entregado por:
Recibido por:
Bodeguero
259
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
INGRESO DE BODEGA N° 0002
Bodega: 01 Fecha de
emisión: 13/10/2015
Responsable: Mauro Vera Proveedor GlaxoSmithKline Ecuador S.A
Ubicación: Matriz
Código Cantidad Detalle Lote Fecha de
Caducidad
VACG003 1800 GARDACIL AHBVB108BA 15/09/2016
VACG004 410 HAVRIX 1440ADULT AHBVB581AB 15/11/2016
VACG005 115 HAVRIX 720 PEDIATRICA AHBVB670AB 30/08/2016
Entregado por:
Recibido por:
Bodeguero
260
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
INGRESO DE BODEGA N° 0003
Bodega: 01 Fecha de emisión: 13/10/2015
Responsable: Mauro Vera Proveedor Pfizer Cía. Ltda.
Ubicación: Matriz
Código Cantidad Detalle Lote Fecha de
Caducidad
VACD007 1500 PREVENAR 13 D98421C88 30/11/2016
Entregado por:
Recibido por:
Bodeguero
261
Por su parte, el Contador General realiza el registro contable de las adquisiciones de productos
farmacéuticos luego de haber verificado la validez y los cálculos de las correspondientes facturas.
Libro Diario
Fecha Detalle Parcial Debe Haber
13/10/2015 1
Inventario de Mercaderías 12.525,00
Agrippal Amp X 0.5mlx1 12.525,00
Bancos 12.525,00
Ref. Compra mercadería Laboratorio Difare S.A
13/10/2015 2
Inventario de Mercaderías 49.959,40
Gardacil 45.000,00
Havrix 1440 Adulto 3.333,30
Havrix 720 Pediátrica 1.626,10
Bancos 49.959,40
Ref. Compra mercadería Laboratorio Glaxo.
13/10/2015 3
Inventario de Mercaderías 1.569,00
Prevenar 13 1.569,00
Bancos 1.569,00
Ref. Compra mercadería Laboratorio Pfizer
En la compra de mercadería, la Distribuidora Farmacéutica no registra IVA compras puesto que,
según la normativa tributaria los productos farmacéuticos tienen IVA tarifa 0%.
Cabe mencionar que, cuando se realiza el registro contable de las compras de mercadería,
simultáneamente se actualizan la información en los Kárdex. (Revisar el caso N° 13: Venta de
Mercadería).
c) Conclusión:
Establecer un control claro y preciso de la recepción de la mercadería comprada así como su
ingreso a bodega, es fundamental para mantener información veraz y exacta, de ahí la necesidad
de documentar todos los movimientos de inventarios.
El correcto manejo contable de las adquisiciones de mercadería, permite a la empresa mantener un
control oportuno, así como también conocer al final del ejercicio contable un estado confiable de
los inventarios de la empresa.
262
17. Caso: Venta de mercadería
a) Datos:
La Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm presenta la siguiente información al 1 de septiembre del
2015:
INVENTARIO INICIAL
Código Producto Farmacéutico Lote Cantidad
VACD001 AGRIPPAL AMP x 0.5MLx1 AHACC951AC 104
VACG003 GARDACIL AHBVB897AC 98
VACG004 HAVRIX 1440ADULT AHBVB332AB 46
Durante el mes de Septiembre, la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm registra las siguientes
ventas:
2 de septiembre del 2015 Venta de 30 Gardasil a USD 75.00 cada una, vacunación
Cooperativa Andalucía. Factura 1530.
4 de septiembre del 2015 Venta de 15 Havrix 1440 Adulto a USD 13.82 cada una, a la
Clínica San Carlos; factura 1531.
5 de septiembre del 2015 Venta de 20 Aggripal Amp X 0.5mlx1 a USD 14.45 cada una, al
Hospital del Valle Hodevalles; factura 1532.
6 de septiembre del 2015 Venta de 43 Agrippal Amp X 0.5mlx1 a USD 14.45 cada una, a
Escuela Politécnica Nacional; factura 1533.
Se pide:
Elaborar el Kárdex de cada producto farmacéutico.
Registrar contablemente las ventas del mes de Septiembre.
b) Aplicación de la propuesta:
A continuación se presenta los respectivos Kárdex de la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm:
263
KÁRDEX
Bodega: Matriz
Método: FEFO
Código: VACG003
Producto: GARDASIL
Fecha Detalle
Entradas Salidas Existencias
Cantidad
P.
Unitario Total Cantidad
P.
Unitario Total Cantidad
P.
Unitario Total
01/09/2015 Inventario Inicial 98 24,80 2.430,40
02/09/2015 Ventas 30 24,80 744,00 68 24,80 1.686,40
KÁRDEX
Bodega: Matriz
Método: FEFO
Código: VACG004
Producto:
HAVRIX
1440ADULT
Fecha Detalle
Entradas Salidas Existencias
Cantidad
P.
Unitario Total Cantidad
P.
Unitario Total Cantidad
P.
Unitario Total
01/09/2015 Inventario Inicial 46 8,13 373,98
04/09/2015 Ventas 15 8,13 121,95 31 8,13 252,03
264
KÁRDEX
Bodega: Matriz
Método: FEFO
Código: VACD001
Producto:
AGRIPPAL AMP x
0.5MLx1
Fecha Detalle
Entradas Salidas Existencias
Cantidad
P.
Unitario Total Cantidad
P.
Unitario Total Cantidad
P.
Unitario Total
01/09/2015 Inventario Inicial 104 8,50 884,00
05/09/2015 Ventas 20 8,50 170,00 84 8,50 714,00
06/09/2015 Ventas 43 8,50 365,50 41 8,50 348,50
265
A continuación el registro contable de las ventas realizadas:
Libro Diario
Fecha Detalle Parcial Debe Haber
02/09/2015 1
Bancos 2.227,50
Anticipo Retención en la fuente 1% 22,5
Ventas 2.250,00
Ref. Venta mercadería Factura 1530
02/09/2015 2
Costo de ventas 744,00
Inventario de Mercaderías 744,00
Gardasil 744,00
Ref. Venta al precio de costo, según Kárdex
04/09/2015 3
Bancos 205,23
Anticipo Retención en la fuente 1% 2,073
Ventas 207,30
Ref. Venta mercadería Factura 1531
04/09/2015 4
Costo de ventas 121,95
Inventario de Mercaderías 121,95
Havrix 1440 Adulto 121,95
Ref. Venta al precio de costo, según Kárdex
05/09/2015 5
Bancos 286,11
Anticipo Retención en la fuente 1% 2,89
Ventas 289,00
Ref. Venta mercadería Factura 1532
05/09/2015 6
Costo de ventas 170,00
Inventario de Mercaderías 170,00
Aggripal Amp X 0.5mlx1 170,00
Ref. Venta al precio de costo, según Kárdex
06/09/2015 7
Bancos 615,14
Anticipo Retención en la fuente 1% 6,2135
Ventas 621,35
Ref. Venta mercadería Factura 1533
06/09/2015 8
Costo de ventas 365,50
Inventario de Mercaderías 365,50
Aggripal Amp X 0.5mlx1 365,50
Ref. Venta al precio de costo, según Kárdex
266
c) Conclusión
El proceso de ventas es la principal actividades de la empresa ya que constituye su razón de ser, es
por ello que, todas las transacciones que se realizan deben ser documentadas y registradas de
forma inmediata y ordenada, para comprobaciones posteriores que puedan presentarse.
Al controlar continuamente el proceso de ventas verificando si se siguieron las políticas
establecidas, se garantiza que los objetivos de la empresa se cumplan acorde a lo establecido.
267
18. Caso: Elaboración Reporte de Ventas y Reporte de Salidas de Inventario Semanal y Mensual
a) Datos:
La Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm presenta la siguiente información al 1 de octubre del
2015:
INVENTARIO INICIAL
Código Producto Farmacéutico Lote Cantidad
VACD001 AGRIPPAL AMP x 0.5MLx1 AHACC951AC 104
VACG001 CERVARIX JERINGA PRELLENADA AC87B0590C 968
VACG003 GARDACIL AHBVB897AC 98
VACG004 HAVRIX 1440ADULT AHBVB332AB 46
VACG005 HAVRIX 720 PEDIATRICA AHBVB354AB 145
VACG007 PREVENAR 13 D54121C87 319
VACG008 SYNFLORIX PED 1 SYRINGE AROLA841BB 208
VACG010 TWINRIX JUNIOR 0.5 ML AHABB741CA 1051
Durante el mes de Octubre, la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm registra las siguientes
ventas:
2 de octubre del 2015 -Venta a crédito de 40 Gardasil a USD 75.00 cada una, al Centro
Ambulatorio Ambulant. Factura 1540.
-Venta de 18 Synflorix Ped 1 Dose X1syring a USD 78.03 cada
una, a la Clínica San Francisco; factura 1541.
-Venta de 4 Twinrix Junior 0.5 Ml a USD 13.53 cada una, a la
Doctora María Fernanda Salazar; factura 1542.
4 de octubre del 2015 -Venta de 10 Havrix 1440 Adulto a USD
13.82 cada una, a la Doctora Lupita Balseca Factura 1543.
5 de octubre del 2015 -Venta a crédito de 4 Aggripal a USD 14.45 cada una, al Doctor
Juan Carlos Andrade; factura 1544.
-Venta de 13 Cervarix Jeringa Pre llenada a USD 148.75 cada una,
a Centro Ambulatorio Ambulant; factura 1545.
-Venta a crédito de 15 Prevenar 13 a USD 88.83 cada una, a
Hospital del Valle Hodevalle; factura 1546.
268
6 de octubre del 2015 -Venta de 25 Agrippal Amp X 0.5mlx1 a USD 14.45 cada una, a
Escuela Politécnica Nacional; factura 1547.
-Venta a crédito de 15 Havrix 1440adult a USD 13.82 cada una, al
Doctor Fernando Rodríguez; factura 1548.
-Venta a crédito de 4 Havrix 720 Pediátrica a USD 24.04 cada una,
a la Clínica San Francisco; factura 1549.
-Venta de 24 Prevenar 13 a USD 88.83 cada una, vacunación
ISFFA; factura 1550.
-Venta de 5 Synflorix Ped 1 Dose X1syring a USD 78.03 cada una,
al Doctor Luis Peralta Narváez; factura 1551.
-Venta de 25 Twinrix Junior 0.5 Ml a USD 13.53 cada una, a la
Doctora María Angélica Motoche; factura 1552.
7 de octubre del 2015 -Venta de 8 Cervarix Jeringa Pre llenada a USD 148.75 cada una, a
la Fundación Nueva Vida; factura 1553.
-Venta de 15 Gardasil a USD 75.00 cada una, vacunación
Cooperativa Andalucía; factura 1554.
-Venta de 25 Havrix 720 Pediátrica a USD 24.04 cada una, a la
Clínica del Sol; factura 1555.
-Venta a crédito de 10 Twinrix Junior 0.5 Ml a USD 13.53 cada
una, al Centro Pediátrico Alborada; factura 1556.
8 de octubre del 2015 -Venta de 10 Agrippal Amp X 0.5mlx1a USD 14.45 cada una, al
Hospital Vozandes; factura 1557.
-Venta a crédito de 12 Cervarix Jeringa Pre llenada a USD 148.75
cada una, a Centro Ambulatorio Ambulant; factura 1558.
-Venta a crédito de 21 Havrix 1440 adulto a USD 13.82 cada una,
a Clínica del Sol; factura 1559.
-Venta de 18 Prevenar 13 a USD 88.83 cada una, a la Clínica San
Francisco; factura 1560.
-Venta de 16 Synflorix Ped 1 Dose X1syring a USD 78.03 cada
una, al Hospital del Valle Hodevalle; factura 1561.
15 de octubre del 2015 -Venta de 259 Agrippal Amp X 0.5mlx1a USD 14.45 cada una,
vacunación Banco del Pichincha; factura 1562.
-Venta de 459 Gardasil a USD 75.00 cada una, vacunación ISFFA;
factura 1563.
-Venta a crédito de 79 Havrix 720 Pediátrica a USD 24.04 cada
una, Centro Pediátrico Alborada; factura 1564.
269
16 de octubre del 2015 -Venta de 13 Prevenar 13 a USD 88.83 cada una, a la Clínica Santa
Bárbara; factura 1565.
19 de octubre del 2015 -Venta de a crédito 14 Cervarix Jeringa Pre llenada a USD 148.75
cada una, vacunación Escuela de la Policía; factura 1566.
20 de octubre del 2015 -Venta de 487 Havrix 1440 adulto a USD 13.82 cada una,
vacunación Banco de Guayaquil; factura 1567.
-Venta a crédito de 57 Havrix 720 Pediátrica a USD 24.04 cada
una, Centro Pediátrico Alborada; factura 1568.
-Venta de 30 Synflorix Ped 1 Dose X1syring a USD 78.03 cada
una, a Hospital Vozandes; factura 1569.
28 de octubre del 2015 -Venta de 420 Agrippal Amp X 0.5mlx1a USD 14.45 cada una,
vacunación Empresa Unilimpio; factura 1570.
-Venta a crédito de 420 Gardasil a USD 75.00 cada una,
Vacunación ISSPOL; factura 1571.
-Venta de 15 Prevenar 13 a USD 88.83 cada una, vacunación
Servientrega; factura 1572.
30 de octubre del 2015 -Venta de 15 Cervarix Jeringa Pre llenada a USD 148.75 cada una,
Clínica San Carlos; factura 1573.
-Venta a crédito de 4 Twinrix Junior 0.5 Ml a USD 13.53 cada una,
al Doctor Fernando Rodríguez; factura 1574.
Se pide:
Elaborar kárdex.
Elaborar el Reporte de Ventas Semanal del 5 al 9 de octubre del 2015.
Elaborar el Reporte de Ventas Mensual de octubre del 2015.
Elaborar el Reporte de Salidas de Inventario Semanal del 5 al 9 de octubre del 2015.
Elaborar el Reporte de Salidas de Inventario Mensual de octubre del 2015.
270
b) Aplicación de la propuesta:
A continuación se presenta los kárdex correspondientes al mes de Octubre:
KÁRDEX
Bodega: Matriz
Método: FEFO
Código: VACD001
Producto:
AGRIPPAL AMP x
0.5MLx1
Fecha Detalle
Entradas Salidas Existencias
Cantidad
Precio
Unitario Total Cantidad
Precio
Unitario Total Cantidad
Precio
Unitario Total
01/10/2015 Inventario Inicial 104 8,50 884,00
05/10/2015 Ventas 4 8,50 34,00 100 8,50 850,00
06/10/2015 Ventas 25 8,50 212,50 75 8,50 637,50
08/10/2015 Ventas 10 8,50 85,00 65 8,50 552,50
13/10/2015 Compras 1500 8,35 12.525,00 1565 8,36 13.077,50
15/10/2015 Ventas 259 8,36 2.165,24 1306 8,36 10.912,26
28/10/2015 Ventas 420 8,36 3.511,20 886 8,35 7.401,06
271
KÁRDEX
Bodega: Matriz
Método: FEFO
Código: VACG001
Producto:
CERVARIX JERINGA
PRELLENADA
Fecha Detalle
Entradas Salidas Existencias
Cantidad
Precio
Unitario Total Cantidad
Precio
Unitario Total Cantidad
Precio
Unitario Total
01/10/2015 Inventario Inicial 968 87,50 84.700,00
05/10/2015 Ventas 13 87,50 1.137,50 955 87,50 83.562,50
07/10/2015 Ventas 8 87,50 700,00 947 87,50 82.862,50
08/10/2015 Ventas 12 87,50 1.050,00 935 87,50 81.812,50
19/10/2015 Ventas 14 87,50 1.225,00 921 87,50 80.587,50
30/10/2015 Ventas 15 87,50 1.312,50 906 87,50 79.275,00
272
KÁRDEX
Bodega: Matriz
Método: FEFO
Código: VACG003
Producto: GARDASIL
Fecha Detalle
Entradas Salidas Existencias
Cantidad
Precio
Unitario Total Cantidad
Precio
Unitario Total Cantidad
Precio
Unitario Total
01/10/2015 Inventario Inicial 98 24,80 2.430,40
02/10/2015 Ventas 40 24,80 992,00 58 24,80 1.438,40
07/10/2015 Ventas 15 24,80 372,00 43 24,80 1.066,40
13/10/2015 Compras 1800 25,00 45.000,00 1843 25,00 46.066,40
15/10/2015 Ventas 459 25,00 11.475,00 1384 24,99 34.591,40
28/10/2015 Ventas 420 24,99 10.495,80 964 25,00 24.095,60
273
KÁRDEX
Bodega: Matriz
Método: FEFO
Código: VACG004
Producto: HAVRIX 1440ADULT
Fecha Detalle
Entradas Salidas Existencias
Cantidad
Precio
Unitario Total Cantidad
Precio
Unitario Total Cantidad
Precio
Unitario Total
01/10/2015 Inventario Inicial 46 8,13 373,98
04/10/2015 Ventas 10 8,13 81,30 36 8,13 292,68
06/10/2015 Ventas 15 8,13 121,95 21 8,13 170,73
08/10/2015 Ventas 21 8,13 170,73 0 0,00 0,00
13/10/2015 Compras 1500 8,13 12.195,00 1500 8,13 12.195,00
20/10/2015 Ventas 487 8,13 3.959,31 1013 8,13 8.235,69
274
KÁRDEX
Bodega: Matriz
Método: FEFO
Código: VACG005
Producto:
HAVRIX 720
PEDIATRICA
Fecha Detalle
Entradas Salidas Existencias
Cantidad
Precio
Unitario Total Cantidad
Precio
Unitario Total Cantidad
Precio
Unitario Total
01/10/2015 Inventario Inicial 145 14,14 2.050,30
06/10/2015 Ventas 4 14,14 56,56 141 14,14 1.993,74
07/10/2015 Ventas 25 14,14 353,50 116 14,14 1.640,24
13/10/2015 Compras 115 14,14 1.626,10 231 14,14 3.266,34
15/10/2015 Ventas 79 14,14 1.117,06 152 14,14 2.149,28
20/10/2015 Ventas 57 14,14 805,98 95 14,14 1.343,30
275
KÁRDEX
Bodega: Matriz
Método: FEFO
Código: VACD007
Producto: PREVENAR 13
Fecha Detalle
Entradas Salidas Existencias
Cantidad
Precio
Unitario Total Cantidad
Precio
Unitario Total Cantidad
Precio
Unitario Total
01/10/2015 Inventario Inicial 319 52,25 16.667,75
05/10/2015 Ventas 15 52,25 783,75 304 52,25 15.884,00
06/10/2015 Ventas 24 52,25 1.254,00 280 52,25 14.630,00
08/10/2015 Ventas 18 52,25 940,50 262 52,25 13.689,50
13/10/2015 Compras 30 52,30 1.569,00 292 52,26 15.258,50
16/10/2015 Ventas 13 52,26 679,38 279 52,25 14.579,12
28/10/2015 Ventas 15 52,25 783,75 264 52,26 13.795,37
276
KÁRDEX
Bodega: Matriz
Método: FEFO
Código: VACG008
Producto:
SYNFLORIX PED 1
SYRINGE
Fecha Detalle
Entradas Salidas Existencias
Cantidad
Precio
Unitario Total Cantidad
Precio
Unitario Total Cantidad
Precio
Unitario Total
01/10/2015 Inventario Inicial 208 45,90 9.547,20
02/10/2015 Ventas 18 45,90 826,20 190 45,90 8.721,00
06/10/2015 Ventas 5 45,90 229,50 185 45,90 8.491,50
08/10/2015 Ventas 16 45,90 734,40 169 45,90 7.757,10
20/10/2015 Ventas 30 45,90 1.377,00 139 45,90 6.380,10
277
KÁRDEX
Bodega: Matriz
Método: FEFO
Código: VACG010
Producto:
TWINRIX JUNIOR 0.5
ML
Fecha Detalle
Entradas Salidas Existencias
Cantidad
Precio
Unitario Total Cantidad
Precio
Unitario Total Cantidad
Precio
Unitario Total
01/10/2015 Inventario Inicial 1051 7,96 8.365,96
02/10/2015 Ventas 4 7,96 31,84 1047 7,96 8.334,12
06/10/2015 Ventas 25 7,96 199,00 1022 7,96 8.135,12
07/10/2015 Ventas 10 7,96 79,60 1012 7,96 8.055,52
30/10/2015 Ventas 4 7,96 31,84 1008 7,96 8.023,68
278
A continuación se presenta el Reporte Semanal de Ventas:
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
REPORTE DE VENTAS SEMANAL
Semana del 5 al 9 de Octubre del 2015
Matriz
Fecha Ventas Efectivo
USD
Ventas Crédito
USD
Total ventas
USD Vendedor
05/10/2015 1.933,75 1.390,25 3.324,00 VALR
06/10/2015 3.221,57 303,46 3.525,03 AART
07/10/2015 2.916,00 135,30 3.051,30 AART
08/10/2015 2.991,92 2.075,22 5.067,14 FERJ
09/10/2015 - - - -
Subtotal 11.063,24 3.904,23 14.967,47
Sucursal 1
Fecha Ventas Efectivo
USD
Ventas Crédito
USD
Total ventas
USD Vendedor
05/10/2015 - - - -
06/10/2015 - - - -
07/10/2015 - - - -
08/10/2015 - - - -
09/10/2015 - - - -
Subtotal 0,00 0,00 0,00
TOTAL 11.063,24 3.904,23 14.967,47
Elaborado por:
Revisado por:
279
A continuación se presenta el Reporte Mensual de Ventas:
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
REPORTE DE VENTAS MENSUAL
Mes: _Octubre__ Año:_2015_
MATRIZ
Día
Ventas
Efectivo
USD
Ventas
Crédito USD
Total ventas
USD
Septiembre
USD
Agosto
USD
Julio
USD
02/10/2015 1.458,66 3.000,00 4.458,66 3.584,20 5.102,00 4.381,00
04/10/2015 138,20 - 138,20 1.854,18 1.972,05 9.876,14
05/10/2015 1.933,75 1.390,25 3.324,00 3.524,00 3.879,10 4.018,20
06/10/2015 3.221,57 303,46 3.525,03 418,90 2.897,00 28.140,00
07/10/2015 2.916,00 135,30 3.051,30 3.124,00 2.131,15 2.849,28
08/10/2015 2.991,92 2.075,22 5.067,14 8.410,08 4.980,00 987,40
15/10/2015 38.167,55 1.899,16 40.066,71 22.584,00 9.781,80 36.941,16
16/10/2015 1.154,79 - 1.154,79 3.941,00 5.941,03 12.158,00
19/10/2015 - 2.082,50 2.082,50 6.874,15 5.438,25 6.384,10
20/10/2015 9.071,24 1.370,28 10.441,52 21.545,30 16.512,10 3.365,03
28/10/2015 7.401,45 31.500,00 38.901,45 35.481,62 25.121,59 34.813,50
30/10/2015 2.231,25 54,12 2.285,37 6.584,50 3.584,15 3.698,20
TOTAL 70.686,38 43.810,29 114.496,67 117.925,93 87.340,22 147.612,01
Observaciones:
Elaborado por:
Revisado
por:
280
A continuación se presenta el Reporte de Salidas de Inventario Semanal:
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
REPORTE DE SALIDAS DE INVENTARIO SEMANAL
Semana del 5 al 9 de octubre del 2015
Matriz Bodega 01
Código Producto Cantidad
Costo
Unitario
Costo
Total
Total
Ventas
VACD001 AGRIPPAL AMP x 0.5MLx1 39 8,50 331,50 563,55
VACG001
CERVARIX JERINGA
PRELLENADA 33 87,50 2.887,50 4908,75
VACG003 GARDACIL 15 24,80 372,00 1125
VACG004 HAVRIX 1440ADULT 36 8,13 292,68 497,52
VACG005 HAVRIX 720 PEDIATRICA 29 14,14 410,06 697,16
VACG007 PREVENAR 13 57 52,25 2.978,25 5063,31
VACG018
SYNFLORIX PED 1 DOSE
X1SYRING 21 45,90 963,90 1638,63
VACG010 TWINRIX JUNIOR 0.5 ML 35 7,96 278,60 473,55
Total 265 8.514,49 14.967,47
Sucursal 1 Bodega 02
Código Producto Cantidad
Costo
Unitario
Costo
Total
Total
Ventas
Total
TOTAL 8.514,49 14.967,47
Elaborado por:
Revisado
por:
281
A continuación se presenta el Reporte Salidas de Inventario Mensual:
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
REPORTE DE SALIDAS DE INVENTARIO MENSUAL
Mes: __Octubre__ Año:_2015_
Código Producto Bodega 01 Bodega 02
Costo Unit.
USD
Costo Total
USD
Total Ventas
USD
VACD001 AGRIPPAL AMP x 0.5MLx1 718 - 8,36 6.002,48 10.375,10
VACG001 CERVARIX JERINGA PRELLENADA 62 - 87,50 5.425,00 9.222,50
VACG003 GARDACIL 934 - 24,99 23.340,66 70.050,00
VACG004 HAVRIX 1440ADULT 533 - 8,13 4.333,29 7.366,06
VACG005 HAVRIX 720 PEDIATRICA 165 - 14,14 2.333,10 3.966,60
VACG007 PREVENAR 13 85 - 52,25 4.441,25 7.550,55
VACG018 SYNFLORIX PED 1 DOSE X1SYRING 69 - 45,90 3.167,10 5.384,07
VACG010 TWINRIX JUNIOR 0.5 ML 43 - 7,96 342,28 581,79
TOTAL MENSUAL 49.385,16 114.496,67
Observaciones:
Elaborado por:
Revisado por:
282
c) Conclusión
El proceso de ventas se encuentra estrechamente ligado con el manejo de inventarios, en
consecuencia, tanto los Reportes de Ventas Semanal y Mensual, como los Reportes de Salidas de
Inventarios Semanal y Mensual, son herramientas indispensables para la Gerencia, ya que permiten
conciliar información y corregir fallas o distorsiones para la posterior toma de decisiones.
Adicionalmente, los resultados presentados en los reportes, permiten a la Gerencia conocer el nivel
de ventas actual y verificar si se está cumpliendo el nivel de ventas planeado y los objetivos de la
empresa, de lo contrario, establecer correctivos oportunos.
283
19. Caso: Baja de inventario por daño y obsolescencia
a) Datos:
El 20 de agosto del 2015, debido a un caso fortuito la cámara fría tuvo un daño técnico, por lo cual
los productos farmacéuticos rompieron la cadena de frio y sufrieron daños irreversibles en la
calidad de los productos.
Por este motivo, la Gerencia decide dar de baja y destruir los inventarios debido a que ya no son
aptos para el consumo humano.
Los datos de los inventarios que se darán de baja son los siguientes:
Producto farmacéutico: Twinrix Junior 0.5 Ml
Lote: AHABB741CA
Cantidad: 210
Fecha de caducidad: 01/01/2017
Costo Unitario: USD 7,96
Fecha de compra: 15/05/2015
Proveedor: GlaxoSmithKline Ecuador S.A
Se pide:
Realizar el registro contable de la baja de inventarios por destrucción.
b) Aplicación de la Propuesta:
A continuación se presenta el formulario debidamente autorizado por la Gerencia para proceder a la
de baja los inventarios, puesto que, ya no pueden ser vendidos ni siquiera a un precio menor:
284
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
FORMULARIO PARA DAR DE BAJA INVENTARIOS Nº 0001
Lugar: Quito
Fecha: 20/08/2015
Área solicitante: Gerencia Adm. Financiera
Código
Identificación
Descripción del Inventario Ubicación Custodio Motivo de
descargo
Nombre del Producto Lote Valor Libros Bodega Área
VACG010 Twinrix Junior 0.5 Ml AHABB741CA USD 1.671,60 01 Matriz Mauro Vera
Inventario
Inservible
En consecuencia se procede a la baja y destrucción del inventario detallado anteriormente, que asciende a la cantidad de USD __1.671,60__.
Elaborado por:
Autorizado por:
285
El registro contable para dar de baja el inventario anteriormente detallado es el siguiente:
Libro Diario
Fecha Detalle Parcial Debe Haber
20/08/2015 1
Pérdida por obsolescencias y destrucciones 1.671,60
Twinrix Junior 1.671,60
Inventario de Mercaderías 1.671,60
Ref. Baja de inventarios por ser no aptos para
consumo humano.
c) Conclusión:
Debido a circunstancias o hechos fortuitos, las mercaderías pueden dañarse o tornarse obsoletas,
por lo cual, se debe reconocer una pérdida que afectará directamente los resultados del ejercicio
económico. Cabe mencionar que, este tipo de eventos no suceden con frecuencia, es por esto que
siempre debe emitirse un formulario o acta que autorice proceder a dar de baja los inventarios y,
adicional presentar una nota a los Estados Financieros donde se identifique el monto de los
inventarios dados de baja.
286
20. Caso: Cuentas por cobrar- Reporte de Antigüedad de Cartera
a) Datos:
Elaborar el correspondiente Reporte de Antigüedad de Cartera, considerando que al 16 de
septiembre del 2015, la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm presenta los siguientes saldos por
ventas a crédito:
Cartera vencida de 119 días por venta de 19 unidades de Infarix Hexa Jer. Pre llenada a
USD 62.58 cada una, a la Cooperativa de Ahorro y Crédito Andalucía.
Venta de 15 unidades de Cervarix Jeringa Pre llenada a USD 148.75 cada una, se carga a la
cuenta del Hospital Alcívar. Registra cartera vencida de 85 días.
Venta de 5 unidades de Prevenar 13 a USD 88.83 cada una, a 30 días plazo; se carga a la
cuenta de la Doctora Alba Urquizo.
Venta de 7 unidades de Havrix 1440 Adulto a USD 13.82 cada una, se carga a la cuenta de
Ecuawagen. Registra cartera vencida de 20 días.
Venta de 114 unidades de Agrippal Amp X 0.5mlx1 a USD 14.45 cada una, se carga a la
cuenta de Colegio San Gabriel. Registra cartera vencida de 38 días.
Cartera vencida de 75 días por venta de 5 unidades de Rotarix 1d X 1 a USD 90.05 cada
una, al Banco del Pacífico.
Cartera vencida de 64 días por venta de 85 unidades de Havrix 720 Pediátrica a USD
24.04 cada una, a la empresa Colcordes.
Venta de 32 unidades de Twinrix Junior 0.5 Ml a USD 13.53 cada una, a 30 días plazo; se
carga a la cuenta del Doctor Juan Carlos Andrade.
Venta de 6 unidades de Gardasil USD 75cada una, se carga a la cuenta de Escuela de
Policía. Registra cartera vencida de 89 días.
Cartera vencida de 28 días por venta de 71 unidades de Synflorix Ped 1 Dose X1syring a
USD 78.03 cada una, al Hospital San Francisco.
Cartera vencida de 95 días por venta de 8 unidades de Infarix Hexa Jer. Pre llenada a USD
52.58 cada una, al Doctor Fernando Rodríguez.
b) Aplicación de la propuesta:
A continuación se presenta el Reporte de antigüedad de cartera., documento que utiliza la Gerencia
Comercial fin de tomar decisiones relativas a la gestión de cobranzas:
287
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
ANTIGÜEDAD DE CARTERA AL 16 DE SEPTIEMBRE DEL 2015
Clientes Locales
Página: 1
Código Cliente Total Corriente 1-30 días
31-80
días 81-90 días 91-364 días 365 en
adelante
C1794121841001 Coop. de Ahorro y Crédito Andalucía 1.188,96 1.188,96
C1791267892001 Hospital Alcívar 2.231,25 2.231,25
C1765846321001 Doctora Alba Urquizo 444,13 444,13
C0998515511001 Ecuawagen 96,75 96,75
C1798423684001 Colegio San Gabriel 1.647,30 1.647,30
C1798496582001 Banco del Pacífico 450,25 450,25
C0698741239001 Colcordes 2.043,23 2.043,23
C0608746939001 Doctor Juan Carlos Andrade 433,02 433,02
C1768423334001 Escuela de Policía 450,00 450,00
C1768111599001 Hospital San Francisco 5.540,13 5.540,13
C1785469522001 Doctor Fernando Rodríguez. 500,62 500,62
Total 877,15 5.636,88 4.140,78 3.181,87 1.188,96 0,00
Total Cartera Vencida:
14.148,48
Total Cartera por Vencer:
877,15
Total Cartera:
15.025,63
Elaborado por:
Revisado por:
288
c) Conclusión:
El Reporte de antigüedad de cartera permite verificar y analizar los saldos de clientes que están
pendientes y tomar decisiones acerca de la gestión de cobro. El mal manejo de cuentas por cobrar
de la empresa puede provocar una falta de liquidez, y por consiguiente, que se tenga que acudir a
financiamiento por parte de terceros, lo cual origina costos innecesarios para la empresa.
El manejo de cuentas por cobrar está íntimamente relacionado con las operaciones de venta,
facturación e inventarios, es por esta razón, que el control interno se aplica no sólo a cuentas por
cobrar sino simultáneamente al resto de las operaciones mencionadas, de ahí la importancia de
segregar las funciones del Área Contable, facturación y caja.
289
21. Caso: Provisión de Cuentas Incobrables
a) Datos:
Al término de ejercicio económico 2015, la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm procede a
provisionar las cuentas incobrables con base en la siguiente política:
Porcentajes de provisión
Días vencidos % de Provisión
1 – 30 días 0.5%
31 – 90 días 1%
91 – 150 días 3%
151 – 180 días 5%
181 – 270 días 8%
Hasta 365 días 18%
Más de 1 año 20%
El Asistente Contable proporciona el detalle de las cuentas por cobrar a clientes de este
año:
Código Cliente Total Días
Vencimiento
C1794121841001 Cooperativa de Ahorro y Crédito Andalucía 1140,96 25 días
C1791267892001 Hospital Alcívar 340,00 38 días
C1765846321001 Doctora Alba Urquizo 180,00 Por vencer
C0998515511001 Ecuawagen 96,75 86 días
C1798423684001 Colegio San Gabriel 258,00 190 días
C1798496582001 Banco del Pacífico 190,00 85 días
C0698741239001 Colcordes 115,00 20 días
C0608746939001 Doctor Juan Carlos Andrade 59,00 Por vencer
C1768423334001 Escuela de Policía 450,00 272 días
C1768111599001 Hospital San Francisco 380,15 25 días
C1785469522001 Doctor Fernando Rodríguez 320,41 4 años
290
El saldo del movimiento del año 2015 fue de USD 4.330,27
Se pide:
Preparar la tabla de provisión de cuentas incobrables del año 2015.
Registrar contablemente la provisión para incobrables de este año.
b) Aplicación de la propuesta:
A continuación se presenta la Tabla de provisión de cuentas incobrables del año 2015, para la
posterior revisión y aprobación por parte del Gerente General:
Cartera Vencida = Valor por cobrar x % de provisión
Cartera Vencida 1-30 días = 1.636,11 x 0.50% = USD 8,18
Cartera Vencida 31-90 días = 1.426,75 x 1% = USD 14,27
Cartera Vencida 1811-270 días = 258,00 x 8% = USD 20,64
Cartera Vencida 271-365 días = 450,00 x 18% = USD 81,00
Cartera Vencida más 365 días = 230,41 x 20% = USD 64,08
Total provisión cuentas incobrables = 8,18 + 14,27 + 30,64 + 81,00 + 64,08
Total provisión cuentas incobrables (2015) = USD 188,17
291
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
CÁLCULO DE PROVISIÓN DE INCOBRABLES
Para el año: 2015
Código Cliente Saldo Fecha de
vencimiento Por vencer
Vencidas
1-30 31-90 91-150 151-180
181-
270
271-
365
más
365
C1794121841001 Cooperativa de Ahorro y Crédito Andalucía 1.140,96 25 días 1.140,96
C1791267892001 Hospital Alcívar 340,00 38 días 340,00
C1765846321001 Doctora Alba Urquizo 180,00 __ 180,00
C0998515511001 Ecuawagen 96,75 86 días 96,75
C1798423684001 Colegio San Gabriel 258,00 190 días 258,00
C1798496582001 Banco del Pacífico 990,00 85 días 990,00
C0698741239001 Colcordes 115,00 20 días 115,00
C0608746939001 Doctor Juan Carlos Andrade 59,00 __ 59,00
C1768423334001 Escuela de Policía 450,00 272 días 450,00
C1768111599001 Hospital San Francisco 380,15 25 días 380,15
C1785469522001 Doctor Fernando Rodríguez 320,41 4 años 320,41
Total 239,00 1.636,11 1.426,75 0,00 0,00 258,00 450,00 320,41
% Provisión 0,50% 1% 3% 5% 8% 18% 20%
Valor de la Provisión 8,18 14,27 0,00 0,00 20,64 81,00 64,08
Recomendaciones: En el año 2015 se debe proveer la cantidad de USD 188,17 por concepto de posibles incobrables.
Elaborado por:
Aprobado por:
292
Una vez que el valor de la provisión ha sido aprobado, se procede a realizar el registro contable:
Cálculo de la porción del gasto cuentas incobrables no deducible:
Saldo del movimiento del año presente USD 4.330,27 x1% = USD 43,30
La diferencia hasta completar USD 188,17 se constituye en gasto no deducible.
Libro Diario
Fecha Detalle Parcial Debe Haber
31/12/2015 1
Gasto cuentas incobrables 43,30
Gasto cuentas incobrables no deducible 144,87
Provisión cuentas incobrables 188,17
Ref. Provisión incobrables del año 2015
c) Conclusión
La provisión de cuentas por cobrar es una salvaguardia que proporciona un colchón contra facturas
de clientes que están pendientes de pago durante largos periodos de tiempo. Como la mayor parte
de las ventas se realizan a crédito, existe el riesgo de incurrir en pérdidas por impagos, por lo cual
se realiza provisiones del 1% de las ventas del año pendientes de cobro, para que las cuentas de la
empresa resistan están situaciones inesperadas.
293
22. Caso: Baja de Cuentas Incobrables
a) Datos:
El 28 de septiembre de 2015, la Gerencia Comercial de la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm
solicita que se proceda a dar de baja la cuenta del Doctor Juan Fernando Narváez puesto que se ha
comunicado que el cliente ha sido declarado en quiebra.
La información de la cuenta incobrable que se dará de baja es la siguiente:
Cliente: Doctor Juan Fernando Narváez
Código de identificación: C1785848627001
Fecha otorgación crédito: 02 de febrero del 2015
Factura: N° 001 001 47120
Producto vendido: 9 Infarix Hexa. Jeringa. Pre llenada
Valor incobrable: USD 563,22
Días vencidos: 206 días
Motivo de baja: Cliente declarado en quiebra
El saldo de Provisión de cuentas incobrables al 31 de diciembre del 2014 fue de USD 452,68.
Se pide:
Realizar el registro contable de la baja la cuenta incobrable mencionada anteriormente.
b) Aplicación de la Propuesta:
A continuación se presenta el formulario debidamente autorizado por la Gerencia para proceder a la
de baja de la cuenta del Doctor Juan Fernando Narváez.
294
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
FORMULARIO PARA DAR DE BAJA CUENTAS INCOBRABLES Nº 0001
Lugar: Quito
Fecha: 28/09/2015
Área solicitante: Gerente Comercial
Código Identificación
Motivo de descargo
Cliente Valor libros
Días de
vencimiento
Documento
Factura N° 47120
Cliente declarado en quiebra
C1785848627001 Doctor Juan Fernando Narváez USD 563,22 206 días
Nota de crédito
N° 842
En consecuencia se procede a autorizar la baja de la cuenta incobrable detallada anteriormente, que asciende a la cantidad de USD ___563,22_____.
Elaborado por:
Autorizado por:
295
El registro contable para dar de baja la cuenta incobrable en mención es el siguiente:
Libro Diario
Fecha Detalle Parcial Debe Haber
28/09/2015 1
Provisión cuentas incobrables 452,68
Gasto cuentas incobrables (alcance) 110,54
Cuentas por cobrar 563,22
Doctor Juan Fernando Narváez 110,54
Ref. Baja de cuentas por cobrar Doctor Juan
Fernando Narváez según formulario Nº0001
c) Conclusión
A pesar de que las empresas establezcan políticas para calificar y otorgar créditos a sus clientes,
existe la posibilidad de que no se pueda recuperar los valores concedidos debido a diversas
circunstancias, es por ello que se debe provisionar financieramente ciertos montos para cubrir las
futuras bajas o castigos de las cuentas de difícil cobro.
La baja de una cuenta por cobrar permite eliminar definitivamente un crédito incobrable y de esta
forma revelar información contable confiable y razonable.
296
23. Caso: Elaboración y presentación de Estados Financieros
a) Datos:
Al 31 de diciembre del 2015, la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm presenta los siguientes
saldos:
Cuentas Saldos
Activos fijos 183.269
Bodega Encargos Cuenta de Orden Deudora 85.716
Bodega Encargos Cuenta de Orden Acreedora 85.716
Cuentas por cobrar 712.103
Cuentas por pagar L/P 165.000
Efectivo y Equivalentes de efectivo 309.463
Impuesto diferido 38.317
Impuestos por pagar 8.236
Impuestos por recuperar 2.487
Inventarios 641.751
Inversiones Bancarias 66.252
Jubilación Patrimonial 185.966
Obligaciones por financiamiento 19.941
Otras cuentas por cobrar 92.983
Otras obligaciones 56.419
Patrimonio 721.210
Proveedores 889.853
Venta de productos nacionales 5.448.794
Costo de Ventas 4.507.121
Gastos de administración 521.645
Gastos de venta 351.504
Gastos Bancarios 633
Intereses Ganados 127
Impuesto Diferido 12.027
El Patrimonio incluye USD 10.000 que correspondiente al Capital Social de la empresa.
Durante el año 2015 no se han realizado aumentos de capital.
297
Según el Estado de Evolución del Patrimonio del año 2014, se conoce la siguiente
información:
Capital
Aporte Futura
Capitalizacione
s
Reserva
Legal
Adopción
por
primera
vez NIFF
Otros
Resultados
Integrales
Resultados Total
Saldo 1 de enero del 2014 10.000 747.118 0 -73.422 0 83.276 766.972
Ajuste -14.426 -14.426
Utilidad del ejercicio 2014 53.388 53.388
Saldo 31 de diciembre
del 2014 10.000 732.692 0 -73.422 0 136.664 805.934
Los costos y gastos operacionales agrupados de acuerdo a su naturaleza al 31 de diciembre
del 2015 son los siguientes:
Costo de
ventas
Gasto de
Ventas
Gastos
Administrativos Total
Compra de producto
terminado 4.507.121,00 4.507.121,00
Remuneraciones y
beneficios sociales 310.821,00 283.144,00 593.965,00
Publicidad y promociones 8.446,00 435,00 8.881,00
Arriendos 60.313,00 60.313,00
Energía y agua 17.856,00 17.856,00
Depreciaciones 29.071,00 29.071,00
Honorarios 10.275,00 10.275,00
Gastos de viaje 17.926,00 17.926,00
Otros gastos 66.937,00 67.925,00 134.862,00
4.507.121,00 521.645,00 351.504,00 5.380.270,00
El gasto por Impuesto a la Renta del año comprende el impuesto a la renta corriente y el
diferido. El impuesto a la renta corriente se calcula mediante la tasa de impuesto aplicable
del 22% a la base imponible y se carga a los resultados del año en que se devenga con base
en el impuesto por pagar exigible. El impuesto diferido está calculado usando las tasas
tributarias promulgadas a la fecha, por consiguiente es el 22%.
Los saldos contables relacionados a los activos fijos, son los que siguen:
Propiedad planta y equipo
Costo
Adquisición
Depreciación
Acumulada
Instalaciones y adecuaciones 8.814
Herramientas 4.581 -2.651
Equipos de Computación 45.049 -2.348
Vehículos 134.407 -27.446
Maquinaria y Equipo 44.708 -75.310
Muebles y Enseres 54.235 -21.400
Obras en Proceso 44.956 -24.326
336.750 -153.481
298
La Utilidad del año antes del impuesto a la renta es el siguiente:
Utilidad del año antes de participación laboral e impuesto a
la renta 80.021
(-) 15% Participación Trabajadores -12.003
Utilidad antes del impuesto a la renta 68.018
El inventario incluye la siguiente información:
Mercaderías 653.039
(-)Provisión Valor Neto de Realización -1.774
(-)Provisión Deterioro de inventarios -9.514
641.751
Los pasivos se componen de la siguiente forma:
Cuentas comerciales y otras cuentas por pagar
Proveedores 780.688
Otras cuentas por pagar 91.774
Encargos utilizados 17.391
889.853
Otras obligaciones acumuladas
Beneficios sociales 34.747
Seguridad social 9.669
Participación en utilidades 12.003
56.419
La jubilación patronal comprende:
Jubilación Patronal
Valor presente de obligaciones por beneficios definidos al 01 de
enero del 2014 75.703
Costo Laboral por servicios actuales 30.000
Valor presente de obligaciones por beneficios definidos al 31 de
diciembre del 2014 105.703
Costo Laboral por servicios actuales 18.398
Pérdida (Ganancia) actuarial 61.865
Valor presente de obligaciones por beneficios definidos al 31 de
diciembre del 2015 185.966
299
b) Aplicación de la Propuesta:
A continuación se presenta el Balance de Comprobación que servirá de base para la elaboración de
los Estados Financieros:
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
Balance de Comprobación
Al 31 de diciembre del 2015
Expresado en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica - USD
Folio: 1
Nº Cuentas Debe Haber
1 Efectivo y Equivalentes de efectivo 309.463,00
2 Inversiones Bancarias 66.252,00
3 Cuentas por cobrar 712.103,00
4 Inventarios 641.751,00
5 Impuestos por recuperar 2.487,00
6 Otras cuentas por cobrar 92.983,00
7 Activos fijos 183.269,00
8 Impuesto diferido 38.317,00
9 Bodega Encargos Cuenta de Orden 85.716,00
10 Proveedores 889.853,00
11 Obligaciones por financiamiento 19.941,00
12 Impuestos por pagar 8.236,00
13 Otras obligaciones 56.419,00
14 Jubilación Patrimonial 185.966,00
15 Cuentas por pagar L/P 165.000,00
16 Capital social 711.210,00
17 Patrimonio 10.000,00
18 Bodega Encargos Cuenta de Orden 85.716,00
Suman 2.132.341,00 2.132.341,00
Elaborado por: ___________________ Fecha: 31/12/2015
Revisado por: ___________________ Fecha: 31/12/2015
300
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
Estado de Resultados
Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2015
Expresado en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica - USD
Ingresos Operacionales
Venta de productos nacionales
5.448.794,00
Costo de Ventas
-4.507.121,00
Utilidad Bruta en ventas
941.673,00
Gastos Operacionales
-873.149,00
De administración
-521.645,00
De venta
-351.504,00
Utilidad Operacional
68.524,00
Otras rentas y gastos
-506,00
Intereses Ganados
127,00
Gastos Bancarios
-633,00
Utilidad antes de participación e impuestos
68.018,00
Utilidad antes de impuestos
68.018,00
Impuesto a la Renta
-45.943,00
Impuesto Diferido
12.027,00
Utilidad neta del ejercicio
34.102,00
Gerente General Contador
301
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
Estado de Situación Financiera
Al 31 de diciembre del 2015
Expresado en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica - USD
ACTIVO
PASIVO Y PATRIMONIO
Activos Corrientes
Pasivos Corrientes
Efectivo y Equivalentes de efectivo 309.463,00
Cuentas comerciales y otras cuentas por pagar 889.853,00
Inversiones Bancarias 66.252,00
Obligaciones por financiamiento 19.941,00
Cuentas por cobrar 712.103,00
Impuestos por pagar 8.236,00
Inventarios 641.751,00
Otras obligaciones acumuladas 56.419,00
Impuestos por recuperar 2.487,00
Otras cuentas por cobrar 92.983,00
Total Pasivos Corrientes 974.449,00
Total Activos Corrientes 1.825.039,00
Pasivos no Corrientes
Jubilación Patrimonial 185.966,00
Cuentas por pagar L/P 165.000,00
Activos no Corrientes
Activos fijos 183.269,00
Total Pasivos no Corrientes 350.966,00
Impuesto diferido 38.317,00
Total Pasivos 1.325.415,00
Total Activos no Corrientes 221.586,00
Patrimonio 721.210,00
Total Activos
2.046.625,00
Total Pasivos y Patrimonio
2.046.625,00
Cuenta de Orden
Cuenta de Orden
Bodega Encargos
85.716,00
Bodega Encargos
85.716,00
Gerente General
Contador
302
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A
Estado de Flujo del Efectivo
Al 31 de diciembre del 2015
Expresado en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica - USD
A. FLUJO DE EFECTIVO POR ACTIVIDADES DE OPERACIÓN
Cobros procedentes de las ventas
5.649.870,00
Otros cobros de actividades de operación
Pago a proveedores por el suministro de bienes y
servicios
-
4.793.305,00
Pagos por cuenta de los empleados
-560.394,00
Impuesto a la Renta
-45.943,00
Otras entradas y (salidas) de efectivo
-100.162,00
EFECTIVO NETO PROVISTO DE ACT. DE
OPERACIÓN
150.066,00
B. FLUJO DEL EFECTIVO INVERSIÓN
Adquisición de propiedad, planta y equipo, neto de bajas
-41.435,00
Otras salidas de efectivo: Inversiones a mediano plazo
-
EFECTIVO NETO PROVISTO DE ACT. DE
INVERSIÓN
-41.435,00
C. FLUJO DEL EFECTIVO POR FINANCIAMIENTO
Financiación por préstamos
3.241,00
Dividendos pagados
-
Otras entradas y (salidas) de efectivo
-113.826,00
EFECTIVO NETO USADO POR ACT.
FINANCIAMIENTO
-
110.585,00
Incremento (Disminución) neto del Efectivo y equivalentes de efectivo
-1.954,00
Efectivo y equivalentes de efectivo al principio del periodo
311.418,00
Efectivo y equivalentes de efectivo al final del periodo
309.463,00
303
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A
Estado de Flujo del Efectivo
Al 31 de diciembre del 2015
Expresado en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica - USD
D. CONCILIACIÓN UTILIDAD FLUJO NETO- OPERACIÓN
Ganancia (Pérdida) antes del impuesto a la renta
80.022,00
(+/-) Ajuste a Resultados
-28.875,00
Ajuste por gastos de depreciación y amortización
29.071,00
Ajuste Impuesto a la Renta
-45.943,00
otros ajustes por partidas distintas al efectivo
-12.003,00
(+/-) Ajuste de activos y pasivos
98.920,00
Incremento/ disminución en cuentas por cobrar
201.076,00
Incremento/ disminución en otras cuentas por cobrar
-54.806,00
Incremento/ disminución en inventarios
552.111,00
Incremento/ disminución en otros activos
-60.012,00
Incremento/ disminución en cuentas por pagar
-616.872,00
Incremento/ disminución en otras cuentas por pagar
-27.839,00
Incremento/ disminución en beneficios empleados
105.262,00
FLUJO NETO PROVISTO POR ACTIVO
OPERACIÓN
150.066,00
Gerente General Contador
304
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
Estado de Evolución del Patrimonio
Al 31 de diciembre del 2015
Expresado en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica - USD
Capital Aporte Futura
Capitalizaciones Reserva Legal
Adopción por
primera vez
NIFF
Otros
Resultados
Integrales
Resultados Total
Saldo 1 de enero del 2013 10.000,00 747.118,00 0,00 -73.422,00 0,00 83.276,00 766.972,00
Ajuste -14.426,00 -14.426,00
Utilidad del ejercicio 2013 53.388,00 53.388,00
Saldo 31 de diciembre del 2013 10.000,00 732.692,00 0,00 -73.422,00 0,00 136.664,00 805.934,00
Aprobación Reserva Legal 2.500,00 -2.500,00 0,00
Ajuste 1.428,00 1.428,00
Repartición de utilidades -53.388,00 -53.388,00
Jubilación Patronal (Cálculo actuarial) -61.865,00 -61.865,00
Utilidad del ejercicio 2014 34.012,00 34.012,00
Saldo 31 de diciembre del 2014 10.000,00 732.692,00 2.500,00 -73.422,00 -61.865,00 116.216,00 726.121,00
Gerente
General
Contador
305
c) Conclusión
La elaboración y presentación de Estados Financieros es el resultado final del proceso contable
donde se refleja el control interno implementado por la empresa, precisamente el objetivo del
control interno en el Área Contable es proporcionar una seguridad razonable (no absoluta) que las
transacciones han sido efectuadas de acuerdo con las autorizaciones de la Administración y
registradas adecuadamente para presentar información financiera confiable y oportuna.
306
CAPITULO V
5 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones
El Área Contable de la Distribuidora Farmacéutica Diagnofarm, denota una falta de
procedimientos de control, lo cual ha impedido a la misma encaminar hacia una adecuada
organización y tener una seguridad razonable en lo referente a la eficiencia de las operaciones,
cumplimiento de la normativa vigente y generación confiable de la información financiera para
la toma de decisiones.
Una de las dificultades que presenta el Área Contable es la falta se formalización de las
normas, políticas y procedimientos, que permita asegurar que las transacciones se manejen
bajo bases eficientes y consistentes. Además, el hecho de no emitir por escrito las políticas y
procedimientos, trae como resultado la informalidad de los controles que deben realizarse a fin
cumplir los objetivos planteados.
El personal del Área Contable no tiene un conocimiento claro de los procesos y actividades a
realizar, es por esto que las funciones se desarrollan empíricamente provocando desconfianza
en el manejo de la información e inconvenientes con los clientes, proveedores e incluso con los
mismos compañeros de trabajo.
La propuesta de control interno contable responde a la necesidad de la empresa por lograr sus
objetivos de forma efectiva y de acuerdo a lo planeado, comprometiendo a la gerencia y al
personal para obtener resultados que beneficien a todas las partes.
La implementación del control interno en el Área Contable de la Distribuidora Farmacéutica
Diagnofarm permitirá el mejoramiento de los procesos y operaciones ya que, al identificar,
conocer y entender los procedimientos que llevan a la generación de información financiera, el
personal podrá desarrollar sus funciones de forma rápida, eficiente y eficaz, proporcionando
información confiable para la toma de decisiones. Es por esta razón que, los procedimientos de
control deben ser evaluados, cada cierto tiempo, a fin de proponer cambios para mejorar el
proceso y satisfacer las exigencias de la actualidad.
El control interno implica la adopción de todas las medidas de control que sean necesarias a
fin de la organización funcione eficazmente y cumpla todos los objetivos propuestos, de esta
307
forma no sólo logra asegurar una gestión efectiva sino también su propia supervivencia en el
mercado que cada vez es más exigente y cambiante.
5.2 Recomendaciones
Implementar las nomas, políticas y procedimientos de control interno propuestas para el Área
Contable, con el fin de mejorar su organización, el desarrollo de las funciones del personal, así
como también proporcionar una seguridad razonable en cuanto a la confiabilidad de la
información financiera, la salvaguardia de activos y el cumplimiento de normas vigentes.
El sistema de control interno contable no termina con la formalización de los procedimientos
determinados de control, sino que implica su difusión al personal, así como la creación de una
cultura de cambio y autocontrol que sea transmitida a todo el personal, sin dejar de lado la
motivación y capacitación.
Crear el cargo de Cajera (o) en concordancia con el crecimiento de la empresa en el corto y
mediano plazo, a fin de que los cobros por ventas realizadas los maneje una única persona,
quien deberá tener conocimiento y experiencia en el cargo.
Una vez que se ha implementado el sistema de control interno en el Área Contable, es
necesario realizar una actualización y mantenimiento en forma continua, a través de
mecanismos de evaluación que permita medir la eficiencia con la que la empresa está logrando
sus objetivos con el fin de seguir mejorando los procesos y la gestión.
Implementar la facturación electrónica en concordancia con el sistema contable que maneja la
empresa, a fin de minimizar errores de transcripción, evitar errores en el despacho de
productos y sobretodo, que la facturación se realice únicamente al existir mercadería en stock.
Es recomendable mantener una perspectiva desarraigada hacia los controles, implementar un
sistema de control flexible, mantener una capacitación permanente y sobretodo tener
conciencia de las necesidades personales del talento humano.
308
BIBLIOGRAFÍA
Banco Central del Ecuador. (2015). Inversion Extrajera Directa. Recuperado el 2 de Junio de 2015,
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311
ANEXOS
Anexo A: Cuestionario de Control Interno de Efectivo y Equivalentes de Efectivo
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ALCANCE: EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO
Entrevistado: Sr. Juan Carlos Cango Cargo: Contador General
ASPECTOS CONDICIONANTES
RESPUESTA VALORES Observación SI NO Puntaje
Obtenido Puntaje
Óptimo
Ambiente de Control
1. ¿El personal encargado del manejo de bancos,
caja y caja chica desempeña sus funciones en
base a principios y valores éticos?
X
4
5
2. ¿Existen normas y políticas escritas para el
manejo y control del efectivo?
X
0
5
3. ¿Están segregadas las funciones relacionadas
con el manejo de bancos, caja y caja chica?
X
0
5
4. ¿El personal responsable del manejo de caja,
bancos y caja chica cuenta con la capacidad y
entrenamiento necesarios para desempeñar el
trabajo asignado?
X
4
5
Falta
capacitación
continua
5. ¿Están claramente definidas cuáles son las
acciones disciplinarias a tomar ante actos
indebidos con respecto al manejo de bancos,
caja y caja chica?
X
2
5
Falta
especifica-
ciones
Establecimiento de Objetivos
6. ¿Se establecen objetivos específicos con
respecto al manejo del efectivo y equivalentes
de efectivo?
X
4
5
7. ¿Tiene un fin específico el fondo de caja
chica?
X
4
5
8. ¿Los objetivos específicos con respecto al
manejo del efectivo y equivalentes del
efectivo se comunican al personal de la
empresa?
X
4
5
9. ¿Se revisa que las actividades que realiza el
personal encargado del manejo de bancos,
caja y caja chica contribuyan con la
consecución de objetivos de la empresa?
X
2
5
Poco
frecuente
Identificación de Riesgos
10. ¿Existe personal encargado de la
identificación de riesgos con respecto al
manejo del efectivo y equivalentes de
efectivo?
X
4
5
Gerencia
Adm.
Financiera
312
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ALCANCE: EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO
Entrevistado: Sr. Juan Carlos Cango Cargo: Contador General
ASPECTOS CONDICIONANTES
RESPUESTA VALORES Observación SI NO Puntaje
Obtenido Puntaje
Óptimo
11. ¿Son autorizadas por la Junta Directiva la
apertura de cada una de las cuentas
corrientes?
X
5
5
12. ¿Se guarda bajo seguridad las chequeras en
blanco?
X
0
5
13. ¿Se depositan diariamente los ingresos
recibidos?
X
3
5
Cuando el
monto es
alto
14. ¿ Se realiza controles para evitar jineteo de
fondos
X
2
5
Falta control
15. ¿Se revisa diariamente los movimientos de
las cuentas bancarias para su oportuno
registro contable?
X
2
5
Cada
semana
Evaluación de Riesgos
16. ¿Se han identificado casos de jineteo de
fondos?
X
0
5
17. ¿Se ha presentado casos de información
errónea con respecto al efectivo y
equivalentes de efectivo?
X
3
5
Algunas
veces
18. Al identificar un riesgo ¿Se evalúa la
importancia y la probabilidad de su
ocurrencia?
X
2
5
Análisis
breve
19. ¿Los riesgos con respecto al efectivo y
equivalentes del efectivo se analizan como
parte de la actividad diaria de la gerencia?
X
3
5
Poco
frecuente
Respuesta al Riesgo
20. ¿Existe un custodio del fondo de caja chica? X 5 5
21. ¿Se maneja firmas conjuntas? X 5 5
22. ¿Se han implementado dispositivos de
seguridad para controlar y restringir el
acceso a la caja?
X
0
5
23. ¿La empresa deposita el dinero recaudado a
través de la contratación de los servicios de
transporte de valores?
X
0
5
24. ¿Los comprobantes que justifican las
reposiciones de caja chica son anulados a fin
de evitar que tales comprobantes sean
utilizados de nuevo?
X
4
5
25. ¿Se emite un Recibo de cobro como sustento
del dinero recibido en caja?
X
0
5
Actividades de Control
26. ¿Existen controles que eviten un posible
sobregiro bancario?
X
3
5
313
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ALCANCE: EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO
Entrevistado: Sr. Juan Carlos Cango Cargo: Contador General
ASPECTOS CONDICIONANTES
RESPUESTA VALORES Observación SI NO Puntaje
Obtenido Puntaje
Óptimo
27. ¿Se efectúan mensualmente conciliaciones
bancarias?
X
5
5
28. ¿Formula las conciliaciones un empleado que
también interviene en la preparación,
aprobación, o firma de los cheques?
X
5
5
29. ¿Se hacen arqueos sorpresivos de caja y caja
chica?
X 0 5
30. ¿Es rotativo el custodio de caja chica? X 0 5
31. ¿Existe un monto máximo para los gastos
hechos con Caja Chica?
X
0
5
32. ¿Están los pagos de Caja Chica, soportados
por documentos debidamente autorizados?
X
5
5
33. ¿Se lleva un registro auxiliar de cuentas
bancarias y está autorizado por la Gerencia?
X
5
5
Información y Comunicación
34. ¿El sistema contable cuenta con un módulo
para el manejo del efectivo?
X
4
5
35. ¿Las claves de acceso a la banca electrónica
están debidamente resguardadas?
X
0
5
36. ¿Son archivados de manera adecuada los
estados de cuenta recibidos del banco?
X
5
5
37. ¿Los formularios que se utilizan para el
manejo de bancos, caja y caja chica satisfacen
las necesidades de la empresa?
X
0
5
Monitoreo
38. ¿Existe un control adecuado y de forma
consecutiva para la emisión de cheques?
X
5
5
39. ¿Se deja documentada la conciliación
realizada?
X
5
5
40. ¿La persona que realiza el arqueo deja
evidenciado dicho procedimiento?
X
0
5
41. En caso de encontrar faltantes o sobrantes de
caja o caja chica ¿Se ha implementado
medidas correctivas?
X
4
5
42. ¿El personal propone cambios para mantener
información fiable y actualizada del efectivo
y equivalentes del efectivo?
X
0
5
TOTAL 26 16 108 210
314
Medición del Riesgo de Control
a) Nivel de Confianza
Nivel de confianza = 𝑃𝑢𝑛𝑡𝑎𝑗𝑒 𝑜𝑏𝑡𝑒𝑛𝑖𝑑𝑜
𝑃𝑢𝑛𝑡𝑎𝑗𝑒 Ó𝑝𝑡𝑖𝑚𝑜∗ 100
Nivel de confianza = 108
210∗ 100
Nivel de confianza = 51.43 %
El nivel de confianza en relación al control interno del efectivo y equivalentes del efectivo es
moderado pero bastante bajo, por lo tanto, los controles actuales no son los suficientes.
b) Riesgo de control
Riesgo de control = 100% - Nivel de Confianza
Riesgo de control = 100% - 51.43 %
Riesgo de control = 48.57 %
El riesgo de control de efectivo y equivalentes es bajo pero no lo suficiente para garantizar un
correcto manejo, es por esto que se deben modificar e implementar nuevos controles, políticas y
procedimientos específicos.
RANGO NIVEL DE
CONFIANZA
15% - 50% Bajo
51% - 75% Moderado
76% - 95% Alto
RANGO NIVEL DE
RIESGO
15% - 50% Bajo
51% - 75% Moderado
76% - 95% Alto
315
Anexo B: Cuestionario de Control Interno de Inventarios
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ALCANCE: INVENTARIOS
Entrevistado: Sr. Juan Carlos Cango Cargo: Contador General
ASPECTOS CONDICIONANTES
RESPUESTA VALORES Observación SI NO Puntaje
Obtenido Puntaje
Óptimo
Ambiente de Control
1. ¿El personal encargado del manejo
inventarios desempeña sus funciones en base
a principios y valores éticos?
X
4
5
2. ¿Existe una guía o políticas escritas para el
control y manejo de inventarios?
X
0
5
3. ¿Están segregadas las funciones relacionadas
con el manejo de bodega y el registro
contable de existencias?
X
5
5
4. ¿El personal responsable del manejo
inventarios cuenta con la capacidad y
entrenamiento necesarios para desempeñar el
trabajo asignado?
X
4
5
Falta
capacitación
continua
Establecimiento de Objetivos
5. ¿Se establecen objetivos específicos con
respecto al manejo de inventarios? ¿Son
consistentes con los objetivos globales?
X
4
5
6. ¿Los objetivos específicos con respecto al
manejo inventarios se comunican al personal
de la empresa?
X
4
5
7. ¿Se revisa que las actividades que realiza el
personal encargado del manejo de inventarios
contribuyan con la consecución de objetivos
de la empresa?
X
4
5
Casi
siempre
Identificación de Riesgos
8. ¿La Gerencia Administrativa Financiera se
encarga de la identificación de riesgos con
respecto a los inventarios de la empresa?
X
5
5
9. ¿Las facturas de los proveedores son
registradas inmediatamente después de
recibidas?
X
5
5
10. ¿El costo de inventarios se registra
considerando todos los costos en los que se
incurra para darles su condición y ubicación
actual?
X
5
5
11. ¿Para valoración de inventarios se utiliza el
método FEFO?
X
5
5
Equivalente
a FIFO
12. ¿Se ha identificado productos caducados,
dañados o que rompieron la cadena de frío?
X
4
5
Casi nunca
316
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ALCANCE: INVENTARIOS
Entrevistado: Sr. Juan Carlos Cango Cargo: Contador General
ASPECTOS CONDICIONANTES
RESPUESTA VALORES Observación SI NO Puntaje
Obtenido Puntaje
Óptimo
13. ¿La entidad utiliza procedimientos de control
para llevar al día los registros tanto de los
ingresos como de las salidas en bodega?
X
3
5
Falta
documenta-
ción
14. ¿Cuenta la empresa con una bodega
adecuada que garantice la seguridad y
condición física del inventario?
X
5
5
15. ¿La Gerencia se mantiene informada sobre
las disposiciones que emite el Ministerio de
Salud con respecto al manejo de inventarios?
X
4
5
Evaluación de Riesgos
16. ¿Se han presentado casos de faltantes de
inventario?
X
3
5
Algunas
veces
17. ¿Se analiza y evalúa el proceso de salida de
mercadería del inventario?
X
4
5
18. ¿Se han presentado casos de información
errónea con respecto a inventarios?
X
4
5
Casi nunca
19. ¿La empresa ha recibido sanciones por parte
del Ministerio de Salud por mal manejo de
productos farmacéuticos?
X
0
5
Algunas
veces
20. En cuanto a la salida de inventario, ¿las
entregas se hacen únicamente con base en
facturas debidamente canceladas?
X
5
5
21. ¿Han existido pérdidas de inventarios por
mal manejo del personal encargado?
X
4
5
Casi nunca
Respuesta al Riesgo
22. ¿Existe un custodio de los inventarios
(Bodeguero)?
X
5
5
23. ¿Existen medidas de seguridad que impidan
el ingreso de personal no autorizado a la
bodega?
X
0
5
24. ¿Se revisa y analiza periódicamente el
inventario vs el dinero recibido por las
ventas?
X
3
5
Mensual
25. ¿Existe una adecuada capacitación para el
personal que maneja los productos
farmacéuticos? (Cadena de frio, temperaturas)
X
4
5
26. ¿Existen sanciones por pérdidas de
inventario?
X
3
5
No escritas
Actividades de Control
27. ¿La compra de inventarios se realiza en base
a presupuestos aprobados por la Gerencia?
X
5
5
28. ¿Las facturas son verificadas contra órdenes
de compra y con los informes de recepción en
cuanto a precios, cantidad, calidad, lote?
X
3
5
No se emite
órdenes de
compra
317
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ALCANCE: INVENTARIOS
Entrevistado: Sr. Juan Carlos Cango Cargo: Contador General
ASPECTOS CONDICIONANTES
RESPUESTA VALORES Observación SI NO Puntaje
Obtenido Puntaje
Óptimo
29. ¿Se realizan verificaciones físicas
periódicamente, y se concilian contra
registros contables?
X
5
5
30. ¿Se emite reportes donde se pueda verificar la
siguiente información:
– Cantidades de cada producto farmacéutico
– Existencias Mínimas
– Existencias Máximas
– Costo Unitario
– Costo Total
X
4
5
Mensual
31. ¿Las bajas de inventarios son debidamente
autorizadas por la Gerencia General?
X
5
5
32. ¿La Gerencia verifica que se cumplan las
disposiciones emitidas por el Ministerio de
Salud con respecto al manejo, almacén y
distribución de productos farmacéuticos?
X
4
5
Información y Comunicación
33. ¿El sistema contable cuenta con un módulo
para el control de inventarios?
X
5
5
34. ¿Existe comunicación entre el personal
encargado de bodega y el personal que realiza
el registro contable?
X
4
5
35. ¿Existe una adecuada comunicación con los
proveedores de mercadería (Laboratorios
Farmacéuticos?
X
5
5
36. ¿Los formularios que se utilizan para el
manejo de inventarios satisfacen las
necesidades de la empresa?
X
3
5
Actualizar
formularios
Monitoreo
37. ¿Se deja constancia de los inventarios físicos
llevados a cabo?
X
5
5
38. ¿Los inventarios físicos son realizados por
personas ajenas a la custodia de inventarios?
X
5
5
39. ¿Se investigan inmediatamente las
diferencias entre los registros permanentes y
el resultado del inventario físico?
X
5
5
40. En caso de encontrar faltantes o sobrantes en
el inventario ¿Se ha implementado medidas
correctivas?
X
4
5
TOTAL 35 5 158 200
318
Medición del Riesgo de Control
c) Nivel de Confianza
Nivel de confianza = 𝑃𝑢𝑛𝑡𝑎𝑗𝑒 𝑜𝑏𝑡𝑒𝑛𝑖𝑑𝑜
𝑃𝑢𝑛𝑡𝑎𝑗𝑒 Ó𝑝𝑡𝑖𝑚𝑜∗ 100
Nivel de confianza = 158
200∗ 100
Nivel de confianza = 79.00 %
El nivel de confianza en el manejo y control interno de inventarios es moderadamente alto, como
resultado del control que ejercen los organismos de salud pública y el propio de la empresa.
d) Riesgo de control
Riesgo de control = 100% - Nivel de Confianza
Riesgo de control = 100% - 79 %
Riesgo de control = 21.00 %
El nivel de riesgo en relación a inventarios es bajo, lo cual significa que los controles existentes
aseguran un buen manejo y control de los mismos, sin embargo no se debe descuidar este elemento.
RANGO NIVEL DE
CONFIANZA
15% - 50% Bajo
51% - 75% Moderado
76% - 95% Alto
RANGO NIVEL DE
RIESGO
15% - 50% Bajo
51% - 75% Moderado
76% - 95% Alto
319
Anexo C: Cuestionario de Control Interno de Cuentas por cobrar
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ALCANCE: CUENTAS POR COBRAR
Entrevistado: Sr. Juan Carlos Cango Cargo: Contador General
ASPECTOS CONDICIONANTES
RESPUESTA VALORES Observación SI NO Puntaje
Obtenido Puntaje
Óptimo
Ambiente de Control
1. ¿El personal encargado del manejo de cuentas
por cobrar desempeña sus funciones en base a
principios y valores éticos?
X
4
5
2. ¿Existe una guía o instrucciones escritas para
el manejo de cuentas por cobrar (clientes)?
X
0
5
3. ¿Se han establecido políticas escritas para el
otorgamiento de crédito a clientes?
X
3
5
Políticas no
escritas
4. ¿Existen disposiciones que indiquen cuándo
dar de baja una cuenta incobrable?
X
0
5
5. ¿Existe y se aplica políticas para cálculo de la
provisión de cuentas incobrables?
X
3
5
Políticas no
escritas
6. ¿El personal responsable del manejo de
cuentas por cobrar cuenta con la capacidad y
entrenamiento necesarios para desempeñar el
trabajo asignado?
X
4
5
Falta
capacitación
continua
Establecimiento de Objetivos
7. ¿Se establecen objetivos específicos con
respecto al manejo de cuentas por cobrar?
X
4
5
8. ¿La recuperación de la cartera satisface los
objetivos establecidos?
X
3
5
9. ¿Se establecen metas mensuales para la
recuperación de cartera vencida?
X
4
5
Identificación de Riesgos
10. ¿Se verifica que los clientes cumplan los
requisitos necesarios antes de conceder un
crédito?
X
4
5
11. ¿Existe un procedimiento para la
recuperación de la cartera?
X
3
5
No escrito
12. ¿Están separadas las funciones de
responsabilidad entre el vendedor y el
responsable de las cuentas por cobrar?
X
4
5
13. ¿Los créditos concedidos son sustentados
adecuadamente mediante facturas y un
documento válido y aprobado por la
Gerencia?
X
5
5
14. ¿Es consistente el monto del crédito
concedido con el monto de la factura
pendiente por cobrar?
X
5
5
15. ¿El método para cálculo de provisión es
consistente con la normativa legal vigente?
X
4
5
Gasto no
deducible
320
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ALCANCE: CUENTAS POR COBRAR
Entrevistado: Sr. Juan Carlos Cango Cargo: Contador General
ASPECTOS CONDICIONANTES
RESPUESTA VALORES Observación SI NO Puntaje
Obtenido Puntaje
Óptimo
Evaluación de Riesgos
16. ¿Existe cartera vencida mayor a 365 días? X 0 5
17. ¿Existen cobros por identificar? X 2 5 Varios casos
18. ¿Se efectúa análisis de cartera
periódicamente para clasificar y crear
provisión de cuentas incobrables?
X
3
5
19. ¿Se han presentado casos de información
errónea con respecto a cuentas por cobrar?
X
3
5
Algunas
veces
20. Cuando se ha identificado eventos negativos
con respecto al manejo de cuentas por cobrar,
¿Se ha comunicado inmediatamente a la
Gerencia?
X
4
5
Respuesta al Riesgo
21. ¿La gestión de recuperación de cartera es
asignada a un responsable?
X
5
5
Gerente
Comercial
22. ¿El personal responsable de la recuperación
de cartera cuenta con las herramientas
necesarias para realizar su gestión?
X
4
5
23. ¿La persona que realiza el cobro o la
recaudación a clientes es independiente del
que factura?
X
0
5
24. ¿Se realiza los esfuerzos necesarios para
evitar que los cobros se realicen luego de su
vencimiento?
X
4
5
Actividades de Control
25. ¿Se revisa mensualmente que la suma de los
registros auxiliares de los clientes, sea igual a
la correspondiente cuenta de mayor?
X
0
5
26. ¿Se realizan confirmaciones periódicas de
cuentas por cobrar a los clientes?
X
0
5
27. ¿La persona autorizada para aprobar créditos
a clientes, es independiente de la que realiza
su registro contable?
X
5
5
28. ¿Se mantiene en custodia las notas de crédito
emitidas?
X
5
5
29. ¿Se crea una cuenta contable auxiliar para
cada cliente?
X
5
5
30. ¿La persona que custodia los documentos por
cobrar, tiene acceso a registros contables?
X
5
5
321
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ALCANCE: CUENTAS POR COBRAR
Entrevistado: Sr. Juan Carlos Cango Cargo: Contador General
ASPECTOS CONDICIONANTES
RESPUESTA VALORES Observación SI NO Puntaje
Obtenido Puntaje
Óptimo
Información y Comunicación
31. ¿El software contable cuenta con un módulo
para el control de cuentas por cobrar?
X
4
5
32. ¿Existe una adecuada comunicación con los
clientes?
X
4
5
33. ¿Existe una actualización periódica de la base
de datos de clientes?
X
0
5
34. ¿Los formularios que se utilizan para el
manejo de inventarios satisfacen las
necesidades de la empresa?
X
2
5
Monitoreo
35. ¿La información obtenida por el software
contable de la empresa cubre las actividades
del personal encargado de cuentas por cobrar?
X
4
5
36. ¿Se emite Reportes de antigüedad de saldos
periódicamente?
X
3
5
37. ¿Se compara el valor de recuperación de
cartera con el valor presupuestado?
X
4
5
TOTAL 29 8 116 185
322
Medición del Riesgo de Control
a) Nivel de Confianza
Nivel de confianza = 𝑃𝑢𝑛𝑡𝑎𝑗𝑒 𝑜𝑏𝑡𝑒𝑛𝑖𝑑𝑜
𝑃𝑢𝑛𝑡𝑎𝑗𝑒 Ó𝑝𝑡𝑖𝑚𝑜∗ 100
Nivel de confianza = 116
185∗ 100
Nivel de confianza = 62.70 %
El nivel de confianza en el manejo y control interno de cuentas por cobrar es moderado, lo cual
significa que los controles existentes son buenos y están cumpliendo el objetivo para el cual fueron
implementados.
b) Riesgo de control
Riesgo de control = 100% - Nivel de Confianza
Riesgo de control = 100% - 62.70 %
Riesgo de control = 37.30 %
El nivel de riesgo de control de cuentas por cobrar es bajo pero no lo suficiente, razón por la cual es
necesario revisar los controles actuales e implementar otros que aseguren el correcto manejo y
control de las obligaciones que tienen terceras personas con la empresa.
RANGO NIVEL DE
CONFIANZA
15% - 50% Bajo
51% - 75% Moderado
76% - 95% Alto
RANGO NIVEL DE
RIESGO
15% - 50% Bajo
51% - 75% Moderado
76% - 95% Alto
323
Anexo D: Cuestionario de Control Interno de Activos Fijos
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ALCANCE: ACTIVOS FIJOS
Entrevistado: Sr. Juan Carlos Cango Cargo: Contador General
ASPECTOS CONDICIONANTES
RESPUESTA VALORES Observación SI NO Puntaje
Obtenido Puntaje
Óptimo
Ambiente de Control
1. ¿El personal encargado del manejo de activos
fijos desempeña sus funciones en base a
principios y valores éticos?
X
4
5
2. ¿Existe una guía o políticas escritas para la
adquisición y control de activos fijos?
X
0
5
3. ¿Existe una segregación de tareas adecuada
entre la adquisición, registro contable, custodia
y mantenimiento de los activos fijos?
X
4
5
4. ¿El personal del área contable es competente
en el manejo y tratamiento contable de los
activos fijos?
X
5
5
5. ¿Existe una guía o políticas escritas con
respecto al deterioro y baja de activos fijos
X
0
5
6. ¿Existen sanciones para quienes den mal uso a
los activos fijos?
X
5
5
Establecimiento de Objetivos
7. ¿Se establecen objetivos específicos con
relación al manejo de activos fijos?
X
4
5
8. ¿La adquisición de activos fijos se realiza en
base a presupuestos aprobados?
X
4
5
9. ¿El mantenimiento de los activos fijos se
realiza en base a un cronograma o plan
establecido?
X
4
5
10. ¿Se revisa que los controles actuales con
relación al manejo de activos fijos contribuyan
a la consecución de objetivos de la empresa?
X
3
5
Revisión
poco
frecuente
Identificación de Riesgos
11. ¿La adquisición de activos fijos se documenta
mediante cotización y factura antes de ser
registrada en sistema?
X
5
5
12. ¿Se encuentran debidamente identificados los
activos fijos con un código único?
X
3
5
Algunos
activos
13. ¿El cálculo de la depreciación de activos fijos
se realiza con base a la normativa vigente?
X
5
5
14. ¿Los vehículos y equipos de la empresa se
utilizan únicamente para fines relacionados
con la actividad económica de la misma?
X
3
5
Existen casos
excepcionales
15. ¿Están asegurados los bienes de la empresa?
X
3
5
Algunos
activos
324
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ALCANCE: ACTIVOS FIJOS
Entrevistado: Sr. Juan Carlos Cango Cargo: Contador General
ASPECTOS CONDICIONANTES
RESPUESTA VALORES Observación SI NO Puntaje
Obtenido Puntaje
Óptimo
16. ¿La venta de activos fijos se realiza en base a
las NIC?
X
5
17. ¿Existe un procedimiento escrito para la
revaluación de los activos fijos de la empresa?
X
3
5
No escrito
Evaluación de Riesgos
18. ¿La empresa mantiene activos fijos obsoletos? X 0 5
19. ¿Los activos fijos de la empresa se han
deteriorado por mal uso del personal?
X
2
5
20. ¿Se han presentado casos de información
errónea con respecto a los activos fijos?
X
3
5
Pocas veces
21. ¿Han existido casos de pérdida de activos
fijos?
X
0
5
Respuesta al Riesgo
22. ¿Existe un custodio para los activos fijos?
X
3
5
Para algunos
bienes
23. ¿Se utiliza el método de línea recta para la
depreciación de los activos de la empresa?
X
5
5
24. ¿Se realiza mantenimiento periódico a los
activos fijos, debidamente autorizado?
X
3
5
Algunos
activos
25. ¿Para la venta y revaluación de activos fijos
se contrata los servicios de un perito?
X
5
5
Actividades de Control
26. ¿Las compras, ventas y bajas de activos fijos
están autorizados por la Gerencia General?
X
5
5
27. ¿Se realizan periódicamente constataciones
físicas de activos fijos y se concilian contra los
registros contables?
X
0
5
28. ¿Se verifica que la depreciación registrada
contablemente sea consistente con desgate
físico de los activos fijos?
X
3
5
Varios activos
fijos
29. ¿Se realiza inspecciones para constatar que el
personal utilice adecuadamente los activos
fijos que están bajo sus custodias?
X
0
5
30. ¿Existe un control donde se pueda verificar la
siguiente información:
– Número de serie, modelo y marca
–Costo de adquisición, depreciación
acumulada y valor en libros.
– Código de identificación del activo fijo
– Fecha de adquisición
– Custodio/ Responsable
X
3
5
No existe
información
del custodio,
ni código de
identificación.
325
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ALCANCE: ACTIVOS FIJOS
Entrevistado: Sr. Juan Carlos Cango Cargo: Contador General
ASPECTOS CONDICIONANTES
RESPUESTA VALORES Observación SI NO Puntaje
Obtenido Puntaje
Óptimo
31. ¿Se verifica que los activos fijos de la empresa
sean utilizados para los fines que fueron
adquiridos?
X
4
5
32. ¿La utilización de bienes de la empresa fuera
de las actividades de la misma es autorizada
por la Gerencia?
X
5
5
Información y Comunicación
33. ¿Las personas que tienen la custodia de activos
fijos, están obligados a reportar cualquier
cambio en las condiciones físicas de los
mismos a la Gerencia?
X
5
5
34. ¿La comunicación de novedades a la Gerencia
es eficiente?
X
4
5
35. ¿Los formularios que se utilizan para el
manejo de Activos fijos satisfacen las
necesidades de la empresa?
X
3
5
Actualizar
formularios
36. ¿La custodia de activos fijos se formaliza
mediante una acta de entrega - recepción?
X
0
5
De forma
verbal
Monitoreo
37. ¿La información financiera con respecto a los
activos fijos de la empresa es confiable?
X
3
5
38. ¿Se deja documentado el proceso de baja de
activos fijos?
X
0
5
39. Cuando los activos tienen un desgaste físico
acelerado ¿se investigan las causas?
X
5
5
40. ¿Se obtiene evidencia escrita de los controles
realizados (reportes, informes, cuadros
estadísticos)?
X
3
5
Falta
documenta-
ción
TOTAL 31 9 124 200
326
Medición del Riesgo de Control
a) Nivel de Confianza
Nivel de confianza = 𝑃𝑢𝑛𝑡𝑎𝑗𝑒 𝑜𝑏𝑡𝑒𝑛𝑖𝑑𝑜
𝑃𝑢𝑛𝑡𝑎𝑗𝑒 Ó𝑝𝑡𝑖𝑚𝑜∗ 100
Nivel de confianza = 124
200∗ 100
Nivel de confianza = 62.00 %
El nivel de confianza en el manejo y control interno de activos fijos de la empresa es moderado por
lo que significa que los controles actuales son buenos pero no los suficientes.
b) Riesgo de control
Riesgo de control = 100% - Nivel de Confianza
Riesgo de control = 100% - 62.00 %
Riesgo de control = 38.00 %
El riesgo de control de activos fijos es bajo pero no lo suficiente, razón por la cual es necesario
revisar y/o modificar los controles actuales e implementar nuevos.
RANGO NIVEL DE
CONFIANZA
15% - 50% Bajo
51% - 75% Moderado
76% - 95% Alto
RANGO NIVEL DE
RIESGO
15% - 50% Bajo
51% - 75% Moderado
76% - 95% Alto
327
Anexo E: Cuestionario de Control Interno de Cuentas por pagar – Proveedores
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ALCANCE: PROVEEDORES
Entrevistado: Sr. Juan Carlos Cango Cargo: Contador General
ASPECTOS CONDICIONANTES
RESPUESTA VALORES Observación SI NO Puntaje
Obtenido Puntaje
Óptimo
Ambiente de Control
1. ¿El personal encargado del manejo de
proveedores desempeña sus funciones en base
a principios y valores éticos?
X
4
5
2. ¿Existe una guía o instrucciones escritas para
el manejo contable de cuentas por pagar
(proveedores)?
X
0
5
3. ¿Están segregadas las funciones relacionadas
con el manejo de proveedores?
X
4
5
4. ¿El personal responsable del manejo de
proveedores cuenta con la capacidad y
entrenamiento necesarios para desempeñar el
trabajo asignado?
X
4
5
Falta
capacitación
continua
Establecimiento de Objetivos
5. ¿Se establecen objetivos específicos con
respecto al manejo de proveedores?
X
4
5
6. ¿Se cancelan satisfactoriamente las facturas
en el plazo y forma de pago establecido?
X
3
5
7. ¿Se revisa que las actividades que realiza el
personal encargado del manejo de
proveedores contribuyan a la consecución de
objetivos de la empresa?
X
3
5
Poco
frecuente
Identificación de Riesgos
8. ¿Cuenta la entidad con catálogos de
productos de los proveedores?
X
3
5
No actual
9. ¿Las adquisiciones se hacen siempre
mediante órdenes de compra?
X
0
5
10. ¿Las cuentas por pagar son sustentadas
adecuadamente mediante facturas aprobadas
u otro tipo de documentación?
X
4
5
11. ¿Existe un procedimiento para el pago de
proveedores?
X
3
5
No escrito
12. Una vez que se realiza el pago de la factura,
¿se verifica que ésta tenga el sello de
Cancelado?
X
4
5
13. ¿Los créditos obtenidos son sustentados
adecuadamente mediante facturas y un
documento válido y aprobado por el
proveedor?
X
4
5
328
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ALCANCE: PROVEEDORES
Entrevistado: Sr. Juan Carlos Cango Cargo: Contador General
ASPECTOS CONDICIONANTES
RESPUESTA VALORES Observación SI NO Puntaje
Obtenido Puntaje
Óptimo
Evaluación de Riesgos
14. ¿Existen saldos pendientes con vencimiento
mayor a 180 días?
X
0
5
15. ¿Ha existido errores en el pago a proveedores
(valor, beneficiario, retenciones)?
X
0
5
16. ¿Se han presentado casos de información
errónea con respecto a cuentas por pagar?
X
3
5
17. ¿Se ha pagado interés por mora en el pago a
proveedores?
X
0
5
18. Cuando se ha identificado eventos negativos
con respecto al manejo de cuentas por pagar,
¿se ha comunicado inmediatamente a la
Gerencia?
X
3
5
Respuesta al Riesgo
19. ¿Existe un día establecido para el pago de
proveedores?
X
0
5
20. ¿La gestión de pago a proveedores es
asignada a un responsable?
X
5
5
Gerente
Administra-
tivo
21. ¿Se realiza los esfuerzos necesarios para
evitar que los pagos se realicen luego de su
vencimiento?
X
3
5
22. ¿La persona que autoriza el pago a
proveedores es independiente de quien
realiza el registro contable?
X
5
5
23. ¿El proveedor firma los comprobantes de
egreso como constancia de la recepción
conforme del cheque a su favor?
X
3
5
Algunas
veces
Actividades de Control
24. ¿Existe una lista autorizada de proveedores? X 3 5 No actual
25. ¿Para el registro contable se abre una cuenta
auxiliar por cada proveedor?
X
5
5
26. ¿Se revisa periódicamente que la suma de los
registros auxiliares de proveedores, sea igual
a su correspondiente cuenta de mayor?
X
3
5
No muy
frecuente
27. ¿Se concilia mensualmente la cuenta de
proveedores con los estados de cuenta
recibidos de proveedores?
X
0
5
28. ¿Los pagos a los proveedores se encuentran
debidamente autorizados?
X
5
5
29. ¿Existe un control de antigüedad de saldos
por pagar?
X
4
5
329
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ALCANCE: PROVEEDORES
Entrevistado: Sr. Juan Carlos Cango Cargo: Contador General
ASPECTOS CONDICIONANTES
RESPUESTA VALORES Observación SI NO Puntaje
Obtenido Puntaje
Óptimo
30. ¿Quién revisa las facturas para el pago ¿es
diferente de quien autoriza las compras y
registra?
X
4
5
Información y Comunicación
31. ¿El sistema contable cuenta con un módulo
para el manejo y control de proveedores?
X
4
5
32. ¿Existe una adecuada comunicación con los
proveedores?
X
5
5
33. ¿Existe una actualización periódica de la base
de datos de proveedores?
X
0
5
34. ¿Los formularios que se utilizan para el
manejo de proveedores satisfacen las
necesidades de la empresa?
X
3
5
Reportes
Monitoreo
35. ¿Se archiva debidamente las facturas pagadas
junto con la documentación de respaldo?
X
4
5
36. ¿La información obtenida por el software
contable de la empresa cubre las actividades
del personal encargado de cuentas por pagar
(Proveedores)?
X
4
5
37. ¿Se verifica que el pago a proveedores se
realice de acuerdo a lo autorizado por la
Gerencia?
X
5
5
TOTAL 31 6 111 185
330
Medición del Riesgo de Control
a) Nivel de Confianza
Nivel de confianza = 𝑃𝑢𝑛𝑡𝑎𝑗𝑒 𝑜𝑏𝑡𝑒𝑛𝑖𝑑𝑜
𝑃𝑢𝑛𝑡𝑎𝑗𝑒 Ó𝑝𝑡𝑖𝑚𝑜∗ 100
Nivel de confianza = 111
185∗ 100
Nivel de confianza = 60.00%
El nivel de confianza en relación al manejo y control interno de cuentas por pagar (Proveedores) es
moderadamente bajo, lo cual significa que existen controles, pero no son los suficientes para
garantizar el correcto manejo de proveedores.
b) Riesgo de control
Riesgo de control = 100% - Nivel de Confianza
Riesgo de control = 100% - 60.00 %
Riesgo de control = 40.00 %
El nivel de riesgo de control con relación a cuentas por pagar es bajo pero no lo suficientemente
adecuado, por lo que es necesario mejorar los controles existentes e implementar nuevos, a fin de
reducir aún más el riesgo de control actual.
RANGO NIVEL DE
CONFIANZA
15% - 50% Bajo
51% - 75% Moderado
76% - 95% Alto
RANGO NIVEL DE
RIESGO
15% - 50% Bajo
51% - 75% Moderado
76% - 95% Alto
331
Anexo F: Cuestionario de Control Interno de Ventas
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ALCANCE: VENTAS
Entrevistado: Sr. Juan Carlos Cango Cargo: Contador General
ASPECTOS CONDICIONANTES
RESPUESTA VALORES Observación SI NO Puntaje
Obtenido Puntaje
Óptimo
Ambiente de Control
1. ¿El personal encargado de ventas desempeña
sus funciones en base a principios y valores
éticos?
X
4
5
2. ¿Existe políticas y procedimientos escritos
para llevar a cabo las ventas?
X
0
5
3. ¿¿El personal que interviene en el proceso de
ventas es competente para desempeñar el
trabajo asignado?
X
4
5
4. ¿Se estimula el crecimiento profesional del
personal de ventas a través de
capacitaciones?
X
0
5
Establecimiento de Objetivos
5. ¿Se establecen objetivos específicos con
respecto a las ventas del mes?
X
4
5
6. ¿Los objetivos de ventas se comunican al
personal de la empresa?
X
4
5
7. ¿Los objetivos específicos de ventas con
consistentes con el objetivo general que
persigue la empresa?
X
4
5
8. ¿Se comparan las ventas mensuales con
respecto a las metas establecidas?
X
3
5
Control
semestral
Identificación de Riesgos
9. ¿Existe una lista de precios de los productos
farmacéuticos que distribuye la empresa,
debidamente aprobado por la Gerencia?
X
5
5
10. ¿Se establece y actualiza las listas de precios
en base a las disposiciones del Consejo
Nacional de Fijación y Revisión de Precios de
Medicamentos de Uso Humano?
X
4
5
11. ¿Las ventas realizadas se registran
inmediatamente al producirse?
X
5
5
12. ¿Cada una de las ventas están respaldadas por
el respectivo comprobante de ingreso?
X
5
5
13. ¿Se revisa si las facturas están vigentes? X 4 5
14. ¿Se realiza facturación electrónica? X 4 5
Evaluación de Riesgos
15. ¿Se emite un recibo de cobro como respaldo
para el cliente de que canceló o abonó la
factura?
X
0
5
332
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ALCANCE: VENTAS
Entrevistado: Sr. Juan Carlos Cango Cargo: Contador General
ASPECTOS CONDICIONANTES
RESPUESTA VALORES Observación SI NO Puntaje
Obtenido Puntaje
Óptimo
16. ¿Se han presentados problemas al emitir
facturas electrónicas?
X
2
5
Varias veces
17. ¿Se ha perdido o extraviado información con
respecto a las ventas realizadas?
X
4
5
Casi nunca
18. ¿Se han presentado casos de información
errónea con respecto a las ventas realizadas?
X
3
5
Respuesta al Riesgo
19. ¿Existe personal responsable de facturación? X 4 5 Varios
20. ¿Las facturas de ventas tienen las firmas de
recibí conforme de todos los clientes?
X
3
5
Algunas
facturas
21. ¿Los cheques y el efectivo recibidos se
depositan intactos y el mismo día?
X
2
5
Cuando los
montos son
altos
22. ¿Se cuenta con facturas pre impresas como
medida de contingencia cuando no se pueda
emitir facturas electrónicas?
X
3
5
Cantidad
pequeña
Actividades de Control
23. ¿La persona autorizada para aprobar notas de
crédito es diferente a quien realiza la venta y
el registro contable?
X
4
5
24. ¿Quién realiza las funciones de cajero es
independiente de quien factura?
X
0
5
25. ¿Se lleva un control semanal y mensual de
las ventas realizadas en efectivo y a crédito?
X
3
5
Mensual
26. ¿Se realizan confirmaciones periódicas de
saldos a los clientes, para determinar si no
existe jineteo de fondos por parte del
personal de Ventas?
X
0
5
27. ¿Las facturas de venta son controladas
numéricamente?
X
4
5
28. ¿Las ventas a crédito, se controlan
registrándolas en una cuenta de control?
X
5
5
Información y Comunicación
29. ¿El sistema contable que maneja la empresa
cuenta con un módulo para facturación?
X
4
5
30. ¿Las facturas pre impresas que respaldan las
ventas se encuentran compuestas por la
original y copia?
X
5
5
31. ¿Se archivan y conservan las facturas
anuladas?
X
4
5
333
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ALCANCE: VENTAS
Entrevistado: Sr. Juan Carlos Cango Cargo: Contador General
ASPECTOS CONDICIONANTES
RESPUESTA VALORES Observación SI NO Puntaje
Obtenido Puntaje
Óptimo
32. Cuando existe algún problema o
inconveniente en el proceso de ventas ¿se
comunica inmediatamente a la Gerencia?
X
2
5
Falta
comunica-
ción
33. ¿Se aporta recursos suficientes para mejorar
el software contable que utiliza la empresa?
X
0
5
Monitoreo
34. ¿Se obtiene evidencia escrita de los controles
realizados (reportes, informes, cuadros
estadísticos)?
X
0
5
35. ¿Se realiza periódicamente un reporte de las
ventas realizada para tomar acciones
correctivas?
X
3
5
Mensual
36. ¿Se realiza un seguimiento para confirmar
que la factura electrónica haya sido recibida
por el cliente?
X
0
5
TOTAL 27 9 105 180
334
Medición del Riesgo de Control
a) Nivel de Confianza
Nivel de confianza = 𝑃𝑢𝑛𝑡𝑎𝑗𝑒 𝑜𝑏𝑡𝑒𝑛𝑖𝑑𝑜
𝑃𝑢𝑛𝑡𝑎𝑗𝑒 Ó𝑝𝑡𝑖𝑚𝑜∗ 100
Nivel de confianza = 105
180∗ 100
Nivel de confianza = 58.33%
El nivel de confianza en relación al manejo y control interno de las ventas que realiza la empresa es
moderadamente bajo, lo cual significa que faltan controles que garanticen y coadyuven a
incrementar el nivel de confianza.
b) Riesgo de control
Riesgo de control = 100% - Nivel de Confianza
Riesgo de control = 100% - 58.33 %
Riesgo de control = 41.67%
El riesgo de control de las ventas que realiza la empresa no es lo suficientemente bajo, razón por la
cual es necesario implementar controles y mejorar los existentes para asegurar un buen manejo y
control de este proceso, sobre el cual se basa el éxito de la empresa.
RANGO NIVEL DE
CONFIANZA
15% - 50% Bajo
51% - 75% Moderado
76% - 95% Alto
RANGO NIVEL DE
RIESGO
15% - 50% Bajo
51% - 75% Moderado
76% - 95% Alto
335
Anexo G: Cuestionario de Control Interno de Gastos
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ALCANCE: GASTOS
Entrevistado: Sr. Juan Carlos Cango Cargo: Contador General
ASPECTOS CONDICIONANTES
RESPUESTA VALORES Observación SI NO Puntaje
Obtenido Puntaje
Óptimo
Ambiente de Control
1. ¿El personal encargado del proceso de
compras de bienes y servicios desempeña sus
funciones en base a principios y valores
éticos?
X
4
5
2. ¿Existe una guía o instrucciones escritas para
el registro, responsabilidad y autorización de
pago de gastos (compra de bienes y
servicios)?
X
0
5
3. ¿Existe una adecuada capacitación para el
personal a cargo de las compras de bienes y
servicios?
X
0
5
4. ¿Existen acciones para quienes realicen actos
indebidos con respecto al manejo de gastos?
X
4
5
Establecimiento de Objetivos
5. ¿Se establecen objetivos específicos con
respecto a los gastos del mes?
X
4
5
6. ¿Se elabora un presupuesto de gastos para
funcionamiento de la empresa?
X
5
5
7. ¿El presupuesto de gastos es consistente con
los objetivos que persigue la empresa?
X
5
5
8. ¿Los objetivos específicos con respecto a los
gastos del mes se comunican al personal de
la empresa?
X
3
5
Identificación de Riesgos
9. ¿Son registrados oportuna y adecuadamente
las facturas recibidas?
X
4
5
10. ¿Se entrega el correspondiente comprobante
de retención dentro del plazo establecido?
X
4
5
11. ¿Todos los gastos son están respaldados con
comprobantes de egreso?
X
5
5
12. ¿Las facturas y demás comprobantes de venta
son debidamente revisados (vigencia,
llenado) para autorizar su pago?
X
2
5
Algunas
facturas
13. ¿Se revisan los cálculos de las facturas
recibidas?
X
3
5
A veces
14. ¿Se necesitan aprobaciones especiales para
ciertas compras debido a su clase, cantidad y
otras limitaciones?
X
2
5
Sólo
autorizacion
es verbales
336
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ALCANCE: GASTOS
Entrevistado: Sr. Juan Carlos Cango Cargo: Contador General
ASPECTOS CONDICIONANTES
RESPUESTA VALORES Observación SI NO Puntaje
Obtenido Puntaje
Óptimo
Evaluación de Riesgos
15. ¿Se ha recibido bienes y servicios que no han
cumplido las condiciones del acuerdo
pactado?
X
0
5
16. ¿Se han presentado casos de información
errónea con respecto a las ventas realizadas?
X
3
5
17. ¿Han existido pérdidas de suministros? X 0 5
18. ¿Se ha retrasado el pago a proveedores por
falta de firmas en los respectivos cheques?
X
0
5
Respuesta al Riesgo
19. ¿Se ha designado a un empleado para llevar
un registro de pagos periódicos, tales como
arrendamientos, servicios, honorarios, etc. y
él mismo los aprueba para prevenir que se
omita su pago o que se paguen dos veces?
X
5
5
20. ¿Existe una persona responsable de la
recepción de bienes?
X
5
5
21. ¿Existe personal responsable del despacho de
suministros?
X
0
5
22. ¿Existe uniformidad y consistencia en los
criterios de contabilización de los gastos?
X
4
5
23. ¿Existe una clara división en los registros
contables para cada uno de los conceptos que
integran los gastos de administración?
X
4
5
24. ¿Se cancelan satisfactoriamente las facturas y
demás comprobantes de venta en el plazo y
forma establecida?
X
3
5
Actividades de Control
25. ¿Las adquisiciones se hacen mediante órdenes
de compra de bienes y servicios y órdenes de
pago?
X
0
5
No existen
documentos
26. ¿Se verifica los bienes adquiridos en cuanto a
cantidad y calidad, para aceptar la
conformidad y realizar el pago
correspondiente?
X
4
5
27. ¿Quién autoriza el pago de gastos es diferente
a quien lo registra contablemente?
X
5
5
28. ¿Se emite una autorización de pago por
escrito?
X
0
5
29. ¿Se revisa que los gastos mensuales sean
consistentes con los gastos presupuestados?
X
4
5
30. ¿Se lleva un control de los despachos de
suministros?
X
0
5
337
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ALCANCE: GASTOS
Entrevistado: Sr. Juan Carlos Cango Cargo: Contador General
ASPECTOS CONDICIONANTES
RESPUESTA VALORES Observación SI NO Puntaje
Obtenido Puntaje
Óptimo
31. ¿Existe una lista autorizada de proveedores? X 3 5 No actual
Información y Comunicación
32. ¿Existe una adecuada comunicación con los
proveedores de bienes y servicios?
X
4
5
33. ¿El archivo mantiene documentos originales
(facturas, comprobantes de egreso)?
X
5
5
34. ¿Existen vías de comunicación suficientes
para comunicar alguna novedad con respecto
al proceso de compra de bienes y servicios?
X
4
5
Monitoreo
35. ¿Los niveles directivos ejercen un control
directo sobre las operaciones que generan
gastos?
X
4
5
36. ¿Se supervisa que los gastos realizados sean
necesarios y se relacionen con el
funcionamiento de la empresa?
X
2
5
Cuando se
elevan los
gastos
37. Cuando los gastos mensuales son elevados
¿se analizan las causas y se establecen
correctivos?
X
4
5
38. ¿Se obtiene evidencia escrita de los controles
realizados (reportes, informes, cuadros
estadísticos)?
X
3
5
Algunos
casos
TOTAL 32 6 111 190
338
Medición del Riesgo de Control
a) Nivel de Confianza
Nivel de confianza = 𝑃𝑢𝑛𝑡𝑎𝑗𝑒 𝑜𝑏𝑡𝑒𝑛𝑖𝑑𝑜
𝑃𝑢𝑛𝑡𝑎𝑗𝑒 Ó𝑝𝑡𝑖𝑚𝑜∗ 100
Nivel de confianza = 50
85∗ 100
Nivel de confianza = 58.42%
El nivel de confianza en relación al control interno y manejo de los gastos incurridos por la
empresa para el curso normal de sus operaciones es moderadamente bajo, debido a controles
insuficientes al momento de realizar los desembolsos de dinero.
b) Riesgo de control
Riesgo de control = 100% - Nivel de Confianza
Riesgo de control = 100% - 58.42 %
Riesgo de control = 41.58 %
El riesgo de control en relación a los gastos incurridos por la empresa para el desarrollo de su
actividad económica es bajo, pero no lo esperado, por lo que es necesario mejorar los controles
para disminuir aún más el riesgo actual.
RANGO NIVEL DE
CONFIANZA
15% - 50% Bajo
51% - 75% Moderado
76% - 95% Alto
RANGO NIVEL DE
RIESGO
15% - 50% Bajo
51% - 75% Moderado
76% - 95% Alto
339
Anexo H: Cuestionario de Control Interno de Elaboración de Estados Financieros
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ALCANCE: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
Entrevistado: Sr. Juan Carlos Cango Cargo: Contador General
ASPECTOS CONDICIONANTES
RESPUESTA VALORES Observación SI NO Puntaje
Obtenido Puntaje
Óptimo
Ambiente de Control
1. ¿El personal encargado del manejo de la
elaboración de Estados Financieros
desempeña sus funciones en base a
principios y valores éticos?
X
4
5
2. ¿Existe una guía o instrucciones escritas para
la presentación y autorización de Estados
Financieros?
X
0
5
3. ¿El personal encargado de la elaboración de
Estados Financieros es profesional y
competente?
X
5
5
4. ¿Las políticas contables que aplica la
empresa dificultan una presentación exacta
de la información contable?
X
4
5
Establecimiento de Objetivos
5. ¿Se establecen objetivos específicos con
respecto a la elaboración y presentación de
Estados Financieros?
X
4
5
6. ¿Los objetivos específicos con respecto a la
elaboración y presentación de Estados
Financieros se comunican al personal del
área contable?
X
4
5
7. ¿Los objetivos específicos son consistentes
con el objetivo general que persigue la
empresa?
X
5
5
8. ¿Se comunica al personal la situación
financiera general de la empresa a fin de que
conozca el grado de avance en el
cumplimiento de objetivos de la institución?
X
0
5
Identificación de Riesgos
9. ¿Los Estados Financieros son elaborados en
base a la normativa vigente (NIIF y NIC)?
X
5
5
10. ¿Los Estados Financieros son elaborados de
tal forma que permita la fácil comprensión de
su contenido a los usuarios para la toma de
decisiones?
X
4
5
11. ¿Los Estados Financieros anuales han sido
presentado a la Junta de General de
accionistas en forma oportuna?
X
3
5
Han existido
retrasos
340
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ALCANCE: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
Entrevistado: Sr. Juan Carlos Cango Cargo: Contador General
ASPECTOS CONDICIONANTES
RESPUESTA VALORES Observación SI NO Puntaje
Obtenido Puntaje
Óptimo
12. ¿La presentación de Estados Financieros
anuales a los Organismos de Control ha sido
en la forma y tiempo establecido?
X
3
5
Han existido
retrasos
Evaluación de Riesgos
13. ¿Se ha presentado Estados Financieros con
información incorrecta?
X
2
5
Casi nunca
14. ¿La elaboración de Estados Financieros es
influenciada por la Gerencia?
X
5
5
15. ¿Se ha presentado Estados Financieros en
forma tardía a la Superintendencia de
Compañías?
X
0
5
16. ¿Se ha recibido sanciones por parte de la
Superintendencia de Compañías con respecto
a la información financiera entregada?
X
3
5
Respuesta al Riesgo
17. ¿La Administración de la empresa es
responsable de la preparación de Estados
Financieros?
X
5
5
18. ¿Los Estados Financieros son elaborados y
firmados por el Contador General?
X
5
5
19. ¿Los Estados financieros son presentados de
tal forma que permitan la comparación con
el periodo anterior?
X
5
5
20. ¿Existen copias de respaldo de la
información del software contable?
X
3
5
Principales
módulos
21. Cuando la información contenida en los
Estados Financieros ha sido errónea ¿se han
realizado los ajustes contables
inmediatamente?
X
4
5
Actividades de Control
22. ¿Existe una fecha límite para el ingreso de
transacciones al sistema contable?
X
2
5
Variable
23. ¿Existe una fecha límite para la presentación
mensual de Estados Financieros a la Junta
General de Accionistas?
X
5
5
24. ¿Los Estados Financieros son aprobados por
el Gerente General y la Junta General de
Accionistas?
X
5
5
25. ¿Se elaboran y presentan Estados Financieros
mensuales?
X
0
5
Cada
semestre
26. ¿Los Estados Financieros de la empresa son
sometidos a Auditoría Externa?
X
5
5
341
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ALCANCE: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
Entrevistado: Sr. Juan Carlos Cango Cargo: Contador General
ASPECTOS CONDICIONANTES
RESPUESTA VALORES Observación SI NO Puntaje
Obtenido Puntaje
Óptimo
Información y Comunicación
27. ¿La información obtenida por el software
contable de la empresa cubre todas las
actividades del área contable?
X
3
5
Deficiencia
en reportes
28. ¿La comunicación entre la Gerencia,
Accionistas y staff contable es efectiva?
X
4
5
29. ¿Los Estados Financieros periódicos son
presentados a las diferentes gerencias de la
empresa para la determinación de estrategias
o decisiones correctivas?
X
3
5
Sólo cuando
se va a
definir
estrategias.
30. ¿Los Estados Financieros son archivados en
forma cronológica?
X
5
5
Monitoreo
31. ¿Se analiza los resultados de los Estados
Financieros para la determinación de nuevas
estrategias?
X
4
5
32. ¿Se realiza cambio de Firma Auditora cada
cierto periodo de tiempo?
X
0
5
La empresa de outsourcing
también es
auditora.
33. Cuando la información financiera no es
satisfactoria ¿se toma decisiones correctivas?
X
5
5
34. ¿Se revisa que las acciones correctivas se
realicen de acuerdo a lo planeado?
X
4
5
TOTAL 28 6 118 170
342
Medición del Riesgo de Control
a) Nivel de Confianza
Nivel de confianza = 𝑃𝑢𝑛𝑡𝑎𝑗𝑒 𝑜𝑏𝑡𝑒𝑛𝑖𝑑𝑜
𝑃𝑢𝑛𝑡𝑎𝑗𝑒 Ó𝑝𝑡𝑖𝑚𝑜∗ 100
Nivel de confianza = 118
170∗ 100
Nivel de confianza = 69.41%
El nivel de confianza en relación a la elaboración y presentación de Estados Financieros es
moderado, sin embargo, falta optimizar la gestión del outsourcing contable que tiene la empresa.
b) Riesgo de control
Riesgo de control = 100% - Nivel de Confianza
Riesgo de control = 100% - 69.41 %
Riesgo de control = 30.59 %
El riesgo de control es bajo, sin embargo no lo suficiente, por lo que es necesario implementar y
mejorar los controles existentes para garantizar la generación de información confiable y oportuna
y sobretodo exigir un trabajo eficiente al outsourcing contable de la empresa.
RANGO NIVEL DE
CONFIANZA
15% - 50% Bajo
51% - 75% Moderado
76% - 95% Alto
RANGO NIVEL DE
RIESGO
15% - 50% Bajo
51% - 75% Moderado
76% - 95% Alto
343
Anexo I: Cuestionario de Control Interno de Declaración de Impuestos
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ALCANCE: DECLARACIÓN DE IMPUESTOS
Entrevistado: Sr. Juan Carlos Cango Cargo: Contador General
ASPECTOS CONDICIONANTES
RESPUESTA VALORES Observación SI NO Puntaje
Obtenido Puntaje
Óptimo
Ambiente de Control
1. ¿¿El personal encargado la declaración de
impuestos desempeña sus funciones en base
a principios y valores éticos?
X
4
5
2. ¿Existe una guía o instrucciones escritas para
la determinación, declaración y pago de
impuestos?
X
0
5
3. ¿El personal del área contable tiene el
suficiente conocimiento y capacitación para la
correcta determinación y declaración de
impuestos?
X
5
5
4. ¿Están segregadas las funciones relacionadas
con el cálculo de impuestos por pagar y la
aprobación para el pago?
X
5
5
Establecimiento de Objetivos
5. ¿Se establecen objetivos específicos con
respecto al cálculo y declaración de
impuestos?
X
4
5
6. ¿Los objetivos específicos con respecto al
cálculo y declaración de impuestos se
comunican al personal del área contable?
X
4
5
7. ¿El proceso de cálculo y pago de impuestos
satisface los objetivos de la empresa?
X
4
5
Identificación de Riesgos
8. ¿El Contador General es el responsable del
cálculo y declaración de impuestos?
X
5
5
9. ¿La declaración de impuestos se realiza en
base al calendario tributario?
X
5
5
10. ¿La contraseña para ingresar al Servicio de
Rentas en línea, son modificadas cada cierto
período?
X
3
5
Anual
11. ¿El pago de impuestos se realiza de forma
oportuna?
X
4
5
Evaluación de Riesgos
12. ¿Se ha presentado declaraciones tardías? X 4 5 Casi nunca
13. ¿La empresa ha pagado multas por
incumplimiento de normas tributarias?
X
3
5
Casi nunca
14. ¿La empresa ha pagado intereses por
incumplimiento en el pago de impuestos?
X
0
5
344
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ALCANCE: DECLARACIÓN DE IMPUESTOS
Entrevistado: Sr. Juan Carlos Cango Cargo: Contador General
ASPECTOS CONDICIONANTES
RESPUESTA VALORES Observación SI NO Puntaje
Obtenido Puntaje
Óptimo
15. ¿La empresa ha sido clausurada por el
Servicio de Rentas Internas?
X
0
5
16. ¿Es frecuente la emisión de declaraciones
sustitutivas?
X
0
5
Respuesta al Riesgo
17. ¿La determinación y declaración de
impuestos está asignada a un responsable?
X
5
5
18. ¿Se realiza débitos automáticos para el pago
oportuno de impuestos?
X
5
5
19. ¿Se provisiona el pago de impuesto a la
renta?
X
5
5
20. ¿Se verifica que los comprobantes de
retención recibidos sean válidos?
X
3
5
A veces
Actividades de Control
21. ¿La Gerencia revisa y aprueba los cálculos
del impuesto a pagar antes de que cargar la
información en la página web del SRI?
X
3
5
A veces
22. ¿Se revisa las retenciones físicas y se las
concilia con los registros contables?
X
4
5
23. ¿Se verifica que los comprobantes de
retención recibidos cumplan los requisitos del
Reglamento emitido por el SRI?
X
5
5
24. ¿El usuario y contraseña para ingresar al
Servicio de Rentas en línea conoce sólo el
Contador y el Gerente General?
X
0
5
25. ¿Se controla numéricamente los
comprobantes de retención y se cerciora que
se cumplan las condiciones para otorgarlos?
X
5
5
Información y Comunicación
26. ¿El sistema contable permite obtener
información necesaria para el cálculo de
impuestos?
X
4
5
27. ¿Se guarda las declaraciones de impuestos en
forma digital?
X
5
5
28. ¿El comprobante electrónico de pago de
impuestos es archivado junto con los
formularios de declaración?
X
5
5
29. ¿El software para la declaración de
impuestos (DIMM), se encuentra
actualizado?
X
5
5
345
DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA DIAGNOFARM S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ALCANCE: DECLARACIÓN DE IMPUESTOS
Entrevistado: Sr. Juan Carlos Cango Cargo: Contador General
ASPECTOS CONDICIONANTES
RESPUESTA VALORES Observación SI NO Puntaje
Obtenido Puntaje
Óptimo
Monitoreo
30. ¿Se verifica que la declaración de impuestos
sea consistente mes a mes?
X
5
5
31. ¿El sistema contable que maneja la empresa
permite generar directamente el Anexo
transaccional Simplificado?
X
3
5
32. ¿Las notificaciones que emite el SRI a la
empresa tienen un seguimiento para su
corrección?
X
5
5
33. Cuando el valor de los impuestos por pagar
es elevado ¿se realiza un seguimiento para
determinar las causas?
X
5
5
TOTAL 28 5 122 165
346
Medición del Riesgo de Control
a) Nivel de Confianza
Nivel de confianza = 𝑃𝑢𝑛𝑡𝑎𝑗𝑒 𝑜𝑏𝑡𝑒𝑛𝑖𝑑𝑜
𝑃𝑢𝑛𝑡𝑎𝑗𝑒 Ó𝑝𝑡𝑖𝑚𝑜∗ 100
Nivel de confianza = 122
165∗ 100
Nivel de confianza = 73.94%
El nivel de confianza en relación a la determinación y declaración de impuestos es moderadamente
alto, lo cual es un aspecto positivo. Esto se debe a que la empresa contrata los servicios de
outsourcing contable por lo que la responsabilidad por el cumplimiento de las declaraciones de
impuestos recae sobre la empresa contratada, la cual realiza un buen trabajo.
b) Riesgo de control
Riesgo de control = 100% - Nivel de Confianza
Riesgo de control = 100% - 73.94 %
Riesgo de control = 26.06 %
El nivel de riesgo de control en relación a la determinación y declaración de impuestos es bajo, sin
embargo es necesario revisar, mejorar e implementar nuevos controles a fin de asegurar un proceso
efectivo y eficiente.
RANGO NIVEL DE
CONFIANZA
15% - 50% Bajo
51% - 75% Moderado
76% - 95% Alto
RANGO NIVEL DE
RIESGO
15% - 50% Bajo
51% - 75% Moderado
76% - 95% Alto