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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
PROPUESTA DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
A LA COMPAÑÍA MACHDEPORTES CIA. LTDA., DEDICADA A
ACTIVIDADES DE RADIODIFUSIÓN Y PRODUCCIÓN DE
PROGRAMAS DE RADIO, UBICADA EN EL SECTOR NORTE DEL
DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO.
AUTORA:
JESSICA DAYANA MARTÍNEZ CORTEZ
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA,
CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA.
DIRECTOR:
DR. CPA CÉSAR A. PASQUEL C. MSC.
D.M DE QUITO, NOVIEMBRE DEL 2015
ii
Martínez Cortez, Jessica Dayana (2015). Propuesta de un Sistema
Administrativo y Financiero a la Compañía MACHDEPORTES CIA.
LTDA., dedicada a actividades de radiodifusión y producción de programas
de radio, ubicada en el sector norte del Distrito Metropolitano de Quito.
Trabajo de investigación para optar por el título de Ingeniera en
Contabilidad y Auditoría, Contadora Pública Autorizada Facultad de
Ciencias Administrativas. Quito: UCE. 282 p.
iii
DEDICATORIA
Al forjador de mi camino, mi padre celestial, por permitirme llegar a este momento especial de mi
vida, quién con su bendición supo guiar mi camino y me ha enseñado que en la vida se debe ser
fuerte y no desmayar, ser perseverante para alcanzar mis metas, y hacer de mí una persona feliz y
que ama todo lo que hace.
A mi abuelito que en paz descanse, que ha sido mi ángel protector y fuente de inspiración en mis
estudios para convertirme en la profesional que siempre quiso que sea, y sé que en lo más alto del
cielo se siente feliz por mí por ser valiente y enfrentarme a todo reto que me he propuesto.
A mi madre, porque todo se lo debo a ella, siempre ha estado pendiente de mí, y me ha entregado
su amor incondicional sin esperar algo a cambio, gracias por ser mi mayor regalo y darme la
confianza en cada momento de mi vida.
iv
AGRADECIMIENTO
Mis agradecimientos más sinceros a la Universidad Central del Ecuador, por su acogida y
ayudarme a enriquecer conocimientos y principios imperecederos de calidad educativa.
A mi Director de tesis, Dr. César Pasquel, por su paciencia, apoyo, consejos, conocimientos
impartidos, y por la confianza brindada durante el desarrollo y conclusión de mi tesis.
Al Sr. Roberto Omar Machado, por haberme apoyado y facilitado la información necesaria de
MACHDEPORTES para el desarrollo de la tesis.
A mis compañeros de la carrera, que siempre me estuvieron extendiendo la mano cuando necesité
de su ayuda, y me brindaron su amistad.
A todas las personas en general que contribuyeron de alguna manera a alentarme en este
anhelado sueño.
v
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL
Yo, JESSICA DAYANA MARTÍNEZ CORTEZ, en calidad de autora del trabajo de investigación
realizado sobre “Propuesta de un Sistema Administrativo y Financiero a la Compañía
MACHDEPORTES CIA. LTDA., dedicada a actividades de radiodifusión y producción de
programas de radio, ubicada en el sector norte del Distrito Metropolitano de Quito”, por la presente
autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso de todos los contenidos que
me pertenecen o de parte de los que contiene esta obra, con fines estrictamente académicos o de
investigación.
Los derechos que como autora me corresponden, con excepción de la presente autorización,
seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8, 19 y demás
pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.
Quito, a 17 de noviembre del 2015
JESSICA DAYANA MARTÍNEZ CORTEZ
C.C. 172556104-5
vi
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS
vii
AUTORIZACIÓN DE LA COMPAÑÍA
viii
CONTENIDO
DEDICATORIA ............................................................................................................................... iii
AGRADECIMIENTO ....................................................................................................................... iv
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL .................................................................. v
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS ................................................................................. vi
AUTORIZACIÓN DE LA COMPAÑÍA ......................................................................................... vii
CONTENIDO ................................................................................................................................. viii
LISTA DE TABLAS ....................................................................................................................... xiii
LISTA DE FIGURAS ..................................................................................................................... xiv
ANEXOS xvi
RESUMEN EJECUTIVO .............................................................................................................. xvii
ABSTRACT .................................................................................................................................. xviii
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 1
CAPITULO I ...................................................................................................................................... 3
1. Generalidades ................................................................................................................ 3
1.1. Antecedentes de la compañía ......................................................................................... 3
1.2. Reseña Histórica ............................................................................................................ 4
1.3. Base Legal ..................................................................................................................... 5
1.4. Misión ............................................................................................................................ 9
1.5. Visión ........................................................................................................................... 10
1.6. Objetivo Institucional .................................................................................................. 10
1.7. Valores Corporativos ................................................................................................... 10
1.8. Organigrama ................................................................................................................ 11
1.8.1. Definición .................................................................................................................... 11
1.8.2. Organigrama Estructural .............................................................................................. 11
1.8.2.1. Definición .................................................................................................................... 11
1.9. Portafolio de servicios ................................................................................................. 12
1.10. Análisis del entorno ..................................................................................................... 14
1.10.1. Micro Ambiente ........................................................................................................... 14
1.10.1.1. Clientes ........................................................................................................................ 14
1.10.1.2. Competencia ................................................................................................................ 14
1.10.1.3. Proveedores ................................................................................................................. 15
1.10.2. Macro ambiente ........................................................................................................... 15
1.10.2.1. Factores Políticos ......................................................................................................... 15
1.10.2.2. Factores Económicos ................................................................................................... 16
1.10.2.3. Factor Social ................................................................................................................ 20
1.10.2.4. Factor Tecnológico ...................................................................................................... 24
ix
1.11. Matriz FODA ............................................................................................................... 25
CAPITULO II .................................................................................................................................. 26
2. Situación Actual .......................................................................................................... 26
2.1. Estudio Analítico ........................................................................................................ 26
2.1.1. Evaluación del área administrativa .............................................................................. 26
2.1.1.1. Cuadro Resumen .......................................................................................................... 35
2.1.1.2. Matriz de evaluación de riesgos .................................................................................. 37
2.1.1.3. Narrativa del manejo administrativo............................................................................ 40
2.1.2. Evaluación del manejo de Talento Humano ................................................................ 41
2.1.2.1. Cuadro Resumen .......................................................................................................... 55
2.1.2.2. Matriz de Evaluación ................................................................................................... 57
2.1.2.3. Narrativa del manejo de Talento Humano ................................................................... 58
2.1.3. Evaluación del proceso de Adquisiciones y Cuentas por Pagar .................................. 58
2.1.3.1. Cuadro Resumen .......................................................................................................... 71
2.1.3.2. Matriz de evaluación de riesgos .................................................................................. 73
2.1.3.3. Narrativa del manejo de adquisiciones y cuentas por pagar ........................................ 74
2.1.4. Evaluación del manejo de Tesorería y bancos ............................................................. 74
2.1.4.1. Cuadro Resumen .......................................................................................................... 87
2.1.4.2. Matriz de evaluación de riesgos .................................................................................. 89
2.1.4.3. Narrativa del manejo de Tesorería y bancos ................................................................ 90
2.1.5. Evaluación del manejo de ventas y cuentas por cobrar ............................................... 91
2.1.5.1. Cuadro Resumen ........................................................................................................ 104
2.1.5.2. Evaluación de la matriz de riesgos ............................................................................ 106
2.1.5.3. Narrativa del manejo de ventas y cuentas por cobrar ................................................ 107
2.1.6. Evaluación del manejo de activos fijos...................................................................... 108
2.1.6.1. Cuadro Resumen ........................................................................................................ 117
2.1.6.2. Matriz de evaluación de riesgos ................................................................................ 119
2.1.6.3. Narrativa del manejo de activos fijos ........................................................................ 120
2.1.7. Evaluación del área contable-financiera .................................................................... 120
2.1.7.1. Cuadro Resumen ........................................................................................................ 131
2.1.7.2. Matriz de evaluación de riesgo .................................................................................. 133
2.1.7.3. Narrativa del manejo contable – financiero ............................................................... 134
2.2. Conclusión General ................................................................................................... 134
CAPITULO III ............................................................................................................................... 135
3. Marco Teórico ........................................................................................................... 135
3.1. COSO II - Marco de gestión Integral de riesgos del negocio .................................... 135
3.1.1. Definición de Control Interno Según COSO ............................................................. 135
x
3.1.2. Componentes de Control Interno ............................................................................... 135
3.1.2.1. Ambiente Interno ....................................................................................................... 135
3.1.2.2. Establecimiento de objetivos ..................................................................................... 135
3.1.2.3. Identificación de eventos ........................................................................................... 135
3.1.2.4. Evaluación de riesgos ................................................................................................ 136
3.1.2.5. Respuestas a los riesgos ............................................................................................. 136
3.1.2.6. Actividades de Control .............................................................................................. 136
3.1.2.7. Información y comunicación ..................................................................................... 136
3.1.2.8. Supervisión ................................................................................................................ 136
3.2. Teoría Administrativa ................................................................................................ 136
3.2.1. Antecedentes .............................................................................................................. 136
3.2.2. Definición e importancia ........................................................................................... 137
3.2.3. Tipos de sistemas en las organizaciones .................................................................... 137
3.2.4. Características de los sistemas ................................................................................... 138
3.3. Los Sistemas Administrativos ................................................................................... 140
3.3.1. El Proceso Administrativo ......................................................................................... 140
3.3.1.1. Planificación .............................................................................................................. 140
3.3.1.2. Organización .............................................................................................................. 142
3.3.1.3. Dirección ................................................................................................................... 142
3.3.1.4. Control ....................................................................................................................... 142
3.3.2. El Liderazgo .............................................................................................................. 144
3.3.3. Comunicación ............................................................................................................ 145
3.3.4. Herramientas del sistema administrativo ................................................................... 146
3.3.4.1. Flujogramas ............................................................................................................... 146
3.4. Los Sistemas Financieros .......................................................................................... 148
3.4.1. Definición de administración financiera .................................................................... 148
3.4.2. Objetivos de la administración financiera ................................................................. 148
3.4.3. Eficiencia en la estructura financiera ......................................................................... 149
3.4.4. Responsabilidad del administrador financiero ........................................................... 149
3.4.5. Gestión Financiera- Contable .................................................................................... 149
3.4.5.1. La contabilidad en las finanzas .................................................................................. 149
3.4.5.2. Definición y Objetivo de la contabilidad ................................................................... 149
3.4.5.3. El ciclo contable ........................................................................................................ 150
3.4.5.4. Ecuación contable ...................................................................................................... 150
3.4.5.5. Condiciones contables ............................................................................................... 151
3.4.5.6. El manejo de cuentas contables ................................................................................. 151
3.4.5.7. Los Estados Financieros ............................................................................................ 153
xi
3.4.5.8. Estado de Pérdidas y Ganancias ................................................................................ 154
3.4.5.9. Balance General o Estado de Situación Financiera ................................................... 154
3.4.5.10. Estado de Cambios en el Patrimonio ......................................................................... 154
3.4.5.11. Estado de Flujo del Efectivo ...................................................................................... 154
3.4.6. El Análisis Financiero................................................................................................ 155
3.4.6.1. Razones Financieras .................................................................................................. 155
3.4.6.1.1. Clasificación de las razones financieras .................................................................... 155
3.4.6.1.1.1. Razones de liquidez ................................................................................................... 156
3.4.6.1.1.2. Razones de actividad ................................................................................................. 157
3.4.6.1.1.3. Razones de endeudamiento ........................................................................................ 158
3.4.6.1.1.4. Razones de rentabilidad ............................................................................................. 159
3.4.6.2. Métodos de análisis financieros ................................................................................. 160
3.4.6.2.1. Método Vertical ......................................................................................................... 160
3.4.6.2.2. Método Horizontal ..................................................................................................... 160
CAPITULO IV ............................................................................................................................... 161
4. Propuesta de un Sistema Administrativo Financiero ................................................. 161
4.1. Modelo de un Sistema Administrativo ...................................................................... 161
4.1.1. Estructura Organizacional Propuesta ......................................................................... 162
4.1.1.1. Organigrama Estructural ............................................................................................ 162
4.1.1.2. Organigrama Funcional ............................................................................................. 163
4.1.2. Procedimientos Administrativos ................................................................................ 172
4.1.2.1. Selección del Personal y Reclutamiento .................................................................... 172
4.1.2.2. Contratación ............................................................................................................... 180
4.1.2.3. Capacitación .............................................................................................................. 189
4.1.2.4. Supervisión ................................................................................................................ 195
4.1.2.5. Control de Asistencia y Permanencia ........................................................................ 200
4.1.2.6. Control de Permisos ................................................................................................... 203
4.1.2.7. Control de Vacaciones ............................................................................................... 208
4.1.2.8. Nómina ...................................................................................................................... 210
4.2. Modelo de un Sistema Financiero ............................................................................. 215
4.2.1. Caja Chica .................................................................................................................. 216
4.2.2. Bancos ....................................................................................................................... 221
4.2.3. Compras ..................................................................................................................... 226
4.2.4. Activos Fijos .............................................................................................................. 230
4.2.5. Ventas ........................................................................................................................ 234
4.2.6. Cobranzas .................................................................................................................. 237
4.3. Registro de la información ......................................................................................... 239
xii
4.4. Presentación de Estados Financieros ......................................................................... 243
4.5. Análisis Financiero .................................................................................................... 245
CAPITULO V ................................................................................................................................ 249
5. Caso Práctico ............................................................................................................. 249
5.1. Proceso de Selección del Personal y Reclutamiento ................................................. 249
5.2. Proceso de Contratación ............................................................................................ 252
5.3. Proceso de Capacitación ............................................................................................ 255
5.4. Proceso de Supervisión .............................................................................................. 257
5.5. Proceso de Control de Permisos ................................................................................ 258
5.6. Proceso de Control de Vacaciones............................................................................. 259
5.7. Proceso de Nómina .................................................................................................... 260
5.8. Proceso de Caja Chica ............................................................................................... 262
5.9. Proceso de Compras .................................................................................................. 263
5.10. Proceso de Egresos .................................................................................................... 265
5.11. Proceso de Activos Fijos ........................................................................................... 265
5.12. Proceso de Ventas ...................................................................................................... 267
5.13. Proceso de Cobranzas ................................................................................................ 268
5.14. Proceso de Ingresos ................................................................................................... 269
5.15. Proceso de Registro de la Información ...................................................................... 270
5.16. Proceso de Estados Financieros ................................................................................. 275
5.17. Proceso de Análisis Financiero .................................................................................. 278
CAPITULO VI ............................................................................................................................... 280
6. Conclusiones y Recomendaciones ............................................................................. 280
6.1. Conclusiones .............................................................................................................. 280
6.2. Recomendaciones ...................................................................................................... 280
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................ 282
xiii
LISTA DE TABLAS
Tabla 1.1 Matriz Foda ...................................................................................................................... 25
xiv
LISTA DE FIGURAS
Figura 1.1 Conformación de Capital .................................................................................................. 5
Figura 1.2 Organigrama ................................................................................................................... 11
Figura 1.3 Riesgo País ...................................................................................................................... 16
Figura 1.4 Producto Interno Bruto ................................................................................................... 17
Figura 1.5 Contribución al Crecimiento ........................................................................................... 18
Figura 1.6 La Inflación ..................................................................................................................... 18
Figura 1.7 Inflación mensual por ciudades ...................................................................................... 19
Figura 1.8 Incidencia en la inflación de las divisiones de productos ............................................... 19
Figura 1.9 El desempleo ................................................................................................................... 20
Figura 1.10 Estructura de la Población Económicamente Activa .................................................... 21
Figura 1.11 Indicadores de Educación ............................................................................................. 22
Figura 1.12 Migración ...................................................................................................................... 23
Figura 1.13 Centros Poblados .......................................................................................................... 23
Figura 1.14 Tendencias Demográficas ............................................................................................. 24
Figura 2.1 Cuadro de Ponderación de Riesgos................................................................................. 38
Figura 2.2 Matriz de evaluación de riesgos ...................................................................................... 39
Figura 2.3 Matriz evaluación de riesgos .......................................................................................... 57
Figura 2.4 Matriz de evaluación de riesgos ...................................................................................... 73
Figura 2.5 Matriz de evolución de riesgos ....................................................................................... 89
Figura 2.6 Matriz de avaluación de riesgos .................................................................................... 106
Figura 2.7 Matriz de evaluación de riesgos .................................................................................... 119
Figura 2.8 Matriz de evaluación de riesgo ..................................................................................... 133
Figura 3.1 Fase de Planificación .................................................................................................... 141
Figura 3.2 Etapas del Control ......................................................................................................... 142
Figura 3.3 Cualidades de un líder ................................................................................................... 144
Figura 3.4 Proceso de Toma de Decisiones ................................................................................... 145
Figura 3.5 Simbología .................................................................................................................... 148
Figura 3.6 El Ciclo Contable .......................................................................................................... 150
Figura 4.1 Organigrama estructural ............................................................................................... 162
Figura 4.2 Organigrama funcional ................................................................................................. 163
Figura 4.3 Flujograma de procedimiento de contratación .............................................................. 188
Figura 4.4 Flujograma de procedimiento de capacitación ............................................................. 193
Figura 4.5 Flujograma de procedimiento de capacitación ............................................................. 194
Figura 4.6 Flujograma de procedimiento de supervisión ............................................................... 199
Figura 4.7 Flujograma de procedimiento de supervisión ............................................................... 200
Figura 4.8 Flujograma de procedimientos control de asistencia y permanencia ............................ 203
xv
Figura 4.9 Flujograma del procedimiento del control de permisos ................................................ 207
Figura 4.10 Flujograma de procedimientos de control de vacaciones ........................................... 210
Figura 4.11 Flujograma del procedimiento creación de caja chica ................................................ 218
Figura 4.12 Flujograma del procedimiento de reposición de caja chica ........................................ 220
Figura 4.13 Flujograma del procedimiento de ingresos ................................................................. 224
Figura 4.14 Flujograma del procedimiento de egresos .................................................................. 225
Figura 4.15 Flujograma de procedimientos de compras ................................................................ 229
Figura 4.16 Flujograma de procedimientos de compras ................................................................ 230
Figura 4.17 Flujograma de procedimientos de archivos fijos ........................................................ 233
Figura 4.18 Flujograma de procedimiento de ventas ..................................................................... 236
Figura 4.19 Flujograma de procedimiento de cobranzas ............................................................... 239
Figura 4.20 Flujograma de procedimientos de registro de la información .................................... 242
Figura 4.21 Flujograma de procedimientos de presentación de estados financieros...................... 245
Figura 4.22 Flujograma de procedimiento de análisis financiero .................................................. 248
xvi
ANEXOS
Anexo A Modelo de Encuesta realizada al Área Administrativa ................................................... 284
Anexo B Modelo de Encuesta realizada al Área de Talento Humano ........................................... 286
Anexo C Modelo de Encuesta realizada al Área de Tesorería y Bancos ....................................... 289
Anexo D Modelo de Encuesta realizada al Área Adquisiciones y Cuentas por pagar .................. 291
Anexo E Modelo de Encuesta realizada al Área de Ventas y Cuentas por cobrar ......................... 293
Anexo F Modelo de Encuesta realizada al Área de Activos Fijos ................................................. 295
Anexo G Modelo de Encuesta realizada al Área de Contabilidad y Finanzas ............................... 297
Anexo H Áreas de Trabajo ............................................................................................................. 299
xvii
RESUMEN EJECUTIVO
PROPUESTA DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO A LA COMPAÑÍA
MACHDEPORTES CIA. LTDA., DEDICADA A ACTIVIDADES DE RADIODIFUSIÓN Y
PRODUCCIÓN DE PROGRAMAS DE RADIO, UBICADA EN EL SECTOR NORTE DEL
DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO.
La propuesta de un Sistema de Control Administrativo y Financiero, ayudará a la compañía
MACHDEPORTES CIA. LTDA., a mejorar su situación actual, para lo cual se inició encuestando
a todo el personal de la compañía, de manera que se obtenga información concisa para conocer los
problemas que atraviesa la entidad en todas sus áreas.
Una vez que se analizó los riesgos, y se planteó controles, contribuyó para la elaboración de la
propuesta, la cual ofrece una restructura organizacional, políticas, procedimientos, flujogramas los
cuales servirán de mucha ayuda para conocer de forma más detallada y descriptiva lo que se debe
hacer dentro de la compañía, para lo cual se puso en práctica el sistema que se desea implementar,
para que le sirva como punto de partida a la compañía y de base para futuras actualizaciones en sus
procesos.
Esta propuesta contribuirá para que MAHDEPORTES CIA. LTDA., disponga de un buen sistema
de control interno administrativo que fomente la eficiencia en las operaciones, y un sistema de
control interno financiero que establezca los mecanismos, procedimientos y registros que
conciernen a la salvaguarda de recursos y la verificación de la exactitud, veracidad y confiabilidad
de los registros contables, y de los estados e informes financieros que se produzcan.
PALABRAS CLAVES
- Control Interno
- Sistema Administrativo
- Sistema Financiero
- Políticas
- Procedimientos
- Proceso
xviii
ABSTRACT
1
INTRODUCCIÓN
La compañía ha venido desarrollando problemas internos de tipo administrativo -financiero, que
se han originado a lo largo del tiempo, ya que no ha podido concretar un marco de procesos
estables, de tal manera que se han interrumpido varias actividades.
El presente tema “Propuesta de un Sistema Administrativo y Financiero a la Compañía
MACHDEPORTES CIA. LTDA., dedicada a actividades de radiodifusión y producción de
programas de radio, ubicada en el sector norte del Distrito Metropolitano de Quito”, tiene
importancia relativa al proponer un sistema mejorado del control interno de los procesos
administrativos financieros que permita desarrollar sus actividades, de una forma ordenada y
adecuada, optimizando todos los recursos de la compañía, así mismo.
En el capítulo 1, se dará a conocer las generalidades de la compañía objeto de estudio, con la
finalidad de situar al lector sobre el negocio, organismos que regulan la compañía, misión, visión,
objetivos institucionales, valores corporativos, y portafolio de servicios publicitarios que
actualmente maneja la compañía, a su vez se analizará su ambiente interno y externo que permita
conocer las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas a las que está expuesta
MACHDEPORTES.
En el capítulo 2, se realizará un estudio de la situación actual de la compañía que permita evaluar
riesgos en las diversas áreas como: administración- talento humano, adquisiciones y cuentas por
pagar, tesorería y bancos, ventas y cuentas por cobrar, activos fijos, contabilidad- finanzas, con el
fin de conocer las debilidades encontradas y ayude a proponer controles para mejorar el sistema
actual de control interno dentro de la compañía.
En el capítulo 3, se enlazará todos los elementos conceptuales acordes al tema de investigación,
con el objetivo de puntualizar temas relevantes que sirvan de ayuda para conocer cómo debe ser el
manejo administrativo y financiero dentro de la compañía, cómo base de control interno.
En el capítulo 4, se realizará la propuesta de un sistema de control interno administrativo y
financiero a MACHDEPORTES CIA. LTDA., que integre una estructura organizacional sólida, el
cual ayude a conocer las funciones, responsabilidades y delegación de autoridad en todas la áreas
administrativas y operativas de la compañía, indicando los procesos que deberán seguir en cada
área planteando objetivos a perseguir de cada área de trabajo, las políticas que se debe implementar
y los documentos que deberá utilizarse.
2
En el capítulo 5, se realizará un caso práctico que implique transacciones diarias que son cotidianas
en la compañía, con la finalidad de comprobar que el sistema de control interno propuesto fue
óptimo y se aplique en base a lo descrito en el capítulo 4.
El capítulo 6, finalmente incluirá conclusiones y recomendaciones en base a todo el trabajo
investigativo realizado a la compañía MACHDEPORTES, con el fin de que toma las medidas
necesarias para implementar dicho sistema.
Se anexará documentación de la compañía, las encuestas realizadas al personal, y fotografías de la
compañía para conocer internamente su trabajo.
3
CAPITULO I
1. Generalidades
1.1. Antecedentes de la compañía
MACHDEPORTES CIA. LTDA. nace a raíz de un problema familiar, inesperadamente el Sr.
Roberto Omar Machado Sandretti, muy reconocido por su fama periodística se ve obligado a dejar
“NUEVA EMISORA CENTRAL”, que fue una compañía que la creó con su padre el Sr. Efraín
Machado , y que pensó ahí terminar sus días profesionales.
Sin embargo esta situación que la tomó personalmente como un desafío, dio el puntapié inicial para
MACHDEPORTES, teniendo el apoyo de sus hijos Roberto Carlos Machado y Esteban Sebastián
Machado, que precisamente se habían graduado como periodistas en ese entonces, lo cual le hizo
tomar fuerza para impulsar el proyecto .
A raíz de su salida de “NUEVA EMISORA CENTRAL” el Sr. Roberto Omar Machado recibió
muchas propuestas personales de otros medios, lo cual no le permitiría tener un programa junto a
sus hijos y con las personas que en ese entonces se comprometieron para trabajar con él si la
compañía se creaba.
Es así que en el 2010 se consiguió un espacio en RADIO LATINA 88.1 FM, y se llegó a un
acuerdo con el Gerente de dicha radio el Sr. Mauricio Olivo hoy ya fallecido, brindándole la
posibilidad de transmitir programaciones futbolísticas en el horario de 08:00 a 11:00 am y de 17:00
a 19:00pm, no como compañía sino como persona natural. Aquella oportunidad fue un buen tiempo
para el Sr. Roberto Omar Machado, era un trabajo que le ayudó a mantenerse financieramente,
producto de sus ahorros del trabajo de toda su vida, le permitió darle un espacio de 6 meses para
continuar con el proyecto o terminarlo, porque era así de fácil la situación.
Felizmente el trabajo que logró en RADIO LATINA ,tuvo una gran acogida en la gente, hubo un
apoyo desde el principio, y como consecuencia de esto se tuvo un crecimiento vertiginoso y
sostenido con un buen raiting de sintonía, también se hicieron trasmisiones del campeonato
ecuatoriano de fútbol, y fue un año importante para consolidar este proyecto, guiarlo y tratar de
materializarlo, se fue juntando más gente alrededor de este proyecto como familia, gente que ha
estado muchos años en el periodismo, que su apoyo y su aporte ha sido importante para aquello.
4
Con enorme trabajo, esfuerzo y con una grande ilusión logró sacar adelante ese primer año, y
cuando terminó el contrato de un año en RADIO LATINA, había visto que se necesitaba un mayor
espacio, es decir plasmar en realidad la radio que se tenía en NUEVA EMISORA CENTRAL,
darle la alternativa a la gente que podía seguir escuchando todo el día información deportiva como
se lo hacía en dicha radio, con una cobertura total de trasmisiones nacionales e internacionales, y se
empezó a buscar una posibilidad de dónde dirigir todo el esfuerzo y todo el proyecto, y todo esto se
logró a través de la radio actual 92.9 FM, luego de un acercamiento con el Dr. Galo Enríquez
gerente propietario, se llegó a un acuerdo y desde ahí es que en el 2012 se dio vida jurídica a la
compañía y se ha ido desarrollando este proyecto que ha ido creciendo, ha ido sosteniéndose, que
ha llegado en poco tiempo a ser la primera emisora deportiva en la capital ecuatoriana, con un buen
raiting de sintonía, y con la aceptación de la gente.
1.2. Reseña Histórica
La compañía MACHDEPORTES CIA. LTDA., se constituyó bajo escritura pública otorgada ante
el Dr. Jaime Andrés Acosta Holguín Notario Vigésimo Octavo del Distrito Metropolitano de Quito,
el 04 de Abril de 2012, fue aprobada por la Superintendencia de Compañías, mediante resolución
SC.IJ.DJC.Q.12.002108 de 27 de Abril 2012.
En las escrituras públicas comparecen al otorgamiento del contrato de constitución de una
compañía limitada el Sr. Roberto Omar Machado Sandretti, el Sr. Roberto Carlos Machado
Villacres y el Sr. Esteban Sebastián Machado Villacres de nacionalidad ecuatoriana, mayores de
edad, domiciliados en la ciudad de Quito, quienes comparecen por sus propios derechos y por
consiguiente hábiles para contratar y obligarse, con la voluntad de unir sus capitales.
El domicilio principal de la compañía es el Cantón Quito, Provincia de Pichincha, sin perjuicio de
que se pueda establecer sucursales o agencias en uno o más lugares dentro o fuera de la República
del Ecuador. Para lo cual la compañía tendrá un plazo de duración de cincuenta (50) años a partir
de la fecha en que queda constituida por su inscripción en el Registro Mercantil, pudiendo
disolverse anticipadamente por causa legal o por resolución de la Junta General convocada para el
efecto.
El objeto social de la compañía está enfocada a:
1) Actividades de radiodifusión y producción de todo tipo de programas en radio, prensa y
televisión.
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2) Producción y comercialización de programas de contenidos informativos, noticiosos,
culturales, educativos, deportivos, publicitarios y de entretenimiento.
3) La prestación de toda clase de servicios y asesoramiento en radiodifusión
4) Representación de sociedades o firmas nacionales y/o extranjeras que tengan objeto similar
a la de esta sociedad, en cualquier modalidad, agente, asociado, socio, representante, con
exclusividad o sin ella y en general la gestión de negocios relacionada con el objeto.
El capital social de la compañía es de mil quinientos 00/100 (US $1.500,00) dólares de los Estados
Unidos de América, dividido en mil quinientas participaciones sociales de un dólar (US $1,00) de
los Estados Unidos de América cada una.
Figura 1.1 Conformación de Capital
En: http://appscvs.supercias.gob.ec/portaldeinformacion/consulta_cia_menu.zul
1.3. Base Legal
MACHDEPORTES CIA. LTDA., está relacionada con los siguientes organismos de control:
-Superintendencia de Compañías
La Superintendencia de Compañías es el organismo técnico, con autonomía administrativa y
económica, que vigila y controla la organización, actividades, funcionamiento, disolución y
liquidación de las compañías y otras entidades en las circunstancias y condiciones establecidas por
la Ley. (Superintencia de Compañías, 1964)
Identificación Nombre Transacción Fecha de Resolución Tipo Inversión Valor
1704442019
MACHADO
SANDRETTI
ROBERTO OMAR
CONSTITUCIÓN 27/04/2012 NACIONAL 150.00
1713731170
MACHADO
VILLACRES
ROBERTO
CARLOS
CONSTITUCIÓN 27/04/2012 NACIONAL 675.00
1713731089
MACHADO
VILLACRES
ESTEBAN
SEBASTIAN
CONSTITUCIÓN 27/04/2012 NACIONAL 675.00
TOTAL: 1,500.00
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Bajo este organismo la compañía deberá presentar dentro del primer cuatrimestre de cada año su
información en el portal web www.supercias.gob.ec donde deberá ingresar el siguiente juego de
estados:
- Estado de Situación Financiera
- Estado del Resultado Integral
- Estados de Flujo del Efectivo
- Estado de Cambios en el Patrimonio
- Notas a los Estados Financieros
- Además deberá incluir documentos anexos como:
- Nómina de socios o accionistas
- Informe del representante legal de la compañía sobre los Estados Financieros
- Ministerio de trabajo
El ministerio de trabajo debe ejercer la rectoría de las políticas laborales, fomentar la vinculación entre
oferta y demanda laboral, proteger los derechos fundamentales del trabajador y trabajadora, y ser el ente
rector de la administración del desarrollo institucional, de la gestión del talento humano y de las
remuneraciones del Sector Público. (Ministerio de Relaciones Laborales, 1925)
Bajo este organismo la entidad enviará la siguiente información:
- Registro de contratos
- Registro décimo tercero sueldo
- Registro décimo cuarto sueldo
- Actas de finiquito
- Registro de utilidades
- Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social es una entidad, cuya organización y funcionamiento se
fundamenta en los principios de solidaridad, obligatoriedad, universalidad, equidad, eficiencia,
subsidiariedad y suficiencia. Se encarga de aplicar el Sistema del Seguro General Obligatorio que forma
parte del sistema nacional de Seguridad Social. (Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, 1928)
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Bajo este organismo el patrono deberá:
- Registrar avisos de entrada o salida
- Reporta novedades como cambios o modificaciones de sueldo, modificación de números
de días de trabajo, horas extras.
- Pago de planillas de aportaciones, fondos de reserva, préstamos quirografarios e
hipotecarios.
- Servicio de Rentas Internas
El determinado organismo tiene por objeto contribuir a la construcción de la ciudadanía fiscal, mediante
la concienciación, la promoción, la persuasión y la exigencia del cumplimiento de las obligaciones
tributarias, en el marco de principios y valores, así como de la Constitución y la Ley para garantizar una
efectiva recaudación destinada al fomento de la cohesión social. (Servicio de Rentas Internas, 1997)
MACHDEPORTES como agente de retención del IVA, y del impuesto a la renta, deberá cumplir
con las siguientes obligaciones que se detalla a continuación:
- Declaración del IVA mensual (formulario 104)
- Declaración del Impuesto a la renta mensual (formulario 103)
- Presentación del anexo transaccional simplificado ATS
- Presentación de la declaración del Impuesto a la renta anual (formulario 101)
- Anexo RDEP
- Municipio de Quito
MACHDEPORTES al ser una persona jurídica, con establecimiento en la jurisdicción
metropolitana de Quito, está obligada a pagar el impuesto de patente municipal y el impuesto del
1,5 por mil sobre los activos totales.
Para el pago de la patente municipal lo establece la ordenanza municipal, estableciendo una tarifa
del impuesto anual en función del patrimonio, y para el pago de impuesto del 1,5 por mil sobre los
activos totales, la base de cálculo será el activo total del año calendario anterior y el período
financiero correrá del 1 de enero al 31 de diciembre. Este impuesto se pagará hasta 30 días después
de la fecha límite establecida para la declaración del impuesto a la renta.
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Leyes
MACHDEPORTES CIA. LTDA., está sujeta a normas, leyes, reglamentos, estatutos, bajo las
cuales desempeña la actividad para la cual fue constituida, entre ellas se puede mencionar las
siguientes:
- Ley de Compañías
La ley de compañías permite conocer los requisitos necesarios que las compañías deben cumplir al
momento de su creación tales como:
- Personas que pueden asociarse
- El capital
- Derechos, obligaciones y responsabilidades de los socios
- La administración
- Y, las sanciones que deberá cumplir si se presentan irregularidades.
MACHDEPORTES CIA. LTDA., toma en cuenta algunos artículos referentes a las compañías de
responsabilidad limitada, determinadas en la sección V de la presente ley.
- Ley de Régimen Tributario Interno
MACHDEPORTES, aplica los conceptos contenidos en esta ley, para responder ante la autoridad
tributaria en el desarrollo de sus actividades dentro del país, tales como:
-Impuesto a la Renta, que por obligación la ley exige el pago del mismo, en base a los ingresos
gravados de conformidad a lo que estipula esta ley.
-Impuesto al valor agregado, que grava los valores de transferencia de dominio o la importación de
bienes muebles de naturaleza corporal, en todas las etapas de comercialización, a más de ello indica
las tarifas que se debe aplicar.
En el caso de la compañía, deberá gravar sus servicios con tarifa 12% de acuerdo al artículo 56, por
ello se convierte en sujeto pasivo, y quien lo administrará será el Servicio de Rentas Internas.
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Además se aplicará las disposiciones generales de la presente ley, la cual hace referencia al cobro
de multas y sanciones que deberá pagar la compañía si no presenta a tiempo sus declaraciones, y
como deberá ser presentados los comprobantes de venta y de retención.
- Código del Trabajo
Este código regula las relaciones entre empleadores y trabajadores, aplicando las diversas
modalidades y condiciones de trabajo, MACHDEPORTES CIA. LTDA., se acoge a las
disposiciones del mismo.
Cabe recalcar que esta compañía es generadora de fuentes de trabajo, lo cual debe considerar el
trabajo como un derecho y un deber social, por tanto exige el cumplimiento de las obligaciones
como empleador y sus prohibiciones.
- Código de Comercio
Todas las compañías tienen que sujetarse de manera obligatoria a este código, el caso de
MACHDEPORTES CIA. LTDA. no es la excepción, ya que debe regirse bajo las condiciones del
mismo para realizar sus operaciones mercantiles, y desempeñar sus actos de comercio.
- Ley Orgánica de Comunicación
Esta compañía es considerada un medio de comunicación social al participar en una frecuencia de
radio, para lo cual deberá cumplir con normas mínimas para difundir información, y deberá tener
en cuenta los principios, derechos y la regulación de contenidos que contempla la ley.
1.4. Misión
Es la expresión perdurable de los propósitos que distinguen a una compañía de otras compañías
similares. La misión se crea, empieza por la visión a largo plazo. Donde existe una creación física
(misión) existe siempre una creación mental previa (visión). La misión es el motor, lo que hace que
la gente se mueva hacia la visión. (Torres Hernández, 2015, pág. 79)
La misión de MACHDEPORTES CIA. LTDA., es ofrecer información a diario sobre contenidos
deportivos a los oyentes de Quito, Ecuador, a través de la señal en la frecuencia 92.9 FM, desde
los diferentes escenarios donde se produce la noticia.
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1.5. Visión
Es el enunciado que expresa hacia dónde desea llegar la organización en el futuro, dice la manera en
que la compañía se concibe a sí misma en el futuro; es decir, es la imagen que se crea conscientemente
para representar el futuro. Su declaración sigue a la definición del giro o negocio. (Torres Hernández,
Zacarías, 2014, pág. 75)
MACHDEPORTES CIA. LTDA., tiene como visión ser una compañía competitiva en los medios
de comunicación nacional más grandes del país, manteniendo el liderazgo en la opinión deportiva,
y reconocida por su laboriosidad con altos estándares de calidad para oyentes de la frecuencia.
1.6. Objetivo Institucional
Conseguir una frecuencia propia para ampliar los temas de información periodística, y tener
independencia en la opinión.
Objetivos Específicos
- Trabajar profesional y éticamente en la producción de información deportiva
- Promover el deporte en la comunidad
- Establecer una comunicación constante con los oyentes
- Poseer liderazgo en la opinión deportiva
- Mantener altos estándares de calidad
1.7. Valores Corporativos
Honestidad: Siempre con sus clientes y con la compañía
Respeto: Hacia las personas, las culturas
Ética: En el trabajo diario
Verdad: En la información que se trasmite
Responsabilidad: En el periodismo
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1.8. Organigrama
1.8.1. Definición
Son la representación gráfica de una organización, También se llaman cartas o gráficas de
organización. Se utilizan para indicar, además de la línea jerárquica, las relaciones de autoridad y
responsabilidad, la división de funciones, los canales de autoridad y de comunicación y las
relaciones existentes entre los diferentes departamentos o secciones de la empresa. (Fernández
Verde & Fernández Rico, 2010, pág. 13)
1.8.2. Organigrama Estructural
1.8.2.1. Definición
Presenta cada puesto de la organización de arriba hacia abajo, a partir del titular en la parte
superior, es decir, representa los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. (Fernández
Verde & Fernández Rico, 2010, pág. 14)
MACHDEPORTES, no cuenta con organigramas definidos, sin embargo los puestos de trabajo se
pueden describir de la siguiente forma:
Figura 1.2 Organigrama
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1.9. Portafolio de servicios
En cuanto al portafolio de servicios para el mercado de negocios se presenta el siguiente tarifario y
programaciones de MACHDERPOTES 92.9 FM
1. DE PRIMERA.- La información deportiva con dinámica y optimismo entrevistas, comentarios y
la opinión con experiencia de lunes a viernes de 6:30 a 8:00 horas. Derechos del anunciante 3
comerciales y una mención. Valor mensual……………………...…..……………………… $
920,00
2. LOS ESPECIALISTAS.- Análisis, comentarios la opinión a fondo sobre temas de actualidad en
el deporte, de lunes a viernes de 8:00 a 11:00 horas. Derechos del anunciante 3 comerciales por
programa. Valor mensual………………………………………...…………...……………$ 1.400,00
3. “LOS CAPOS DEL FÚTBOL”.- Un grupo selecto de ex - cracks de nuestro fútbol para
comentar, opinar con la pasión que lo hicieron en los campos de juego.
De lunes a viernes de 11h00 a 12h30, con 3 comerciales diarios. Valor
mensual…………………………………...………………………………………………..$ 1.500,00
4. LOS ESPECIALISTAS.- Toda la información de las diferentes disciplinas del deporte,
comentarios, entrevistas, invitados especiales, de lunes a viernes de 12:30 a 15:00 horas. Derechos
del anunciante 3 comerciales. Valor mensual……………………………………….……. $ 1.200,00
5. MACH MUNDIAL.- Todo el deporte mundial en una revisión ágil, del fútbol, tenis,
automovilismo, boxeo, básquetbol y mucho más, 60 minutos de actualidad de lunes a viernes de
15:00 a 16:00 horas. Derechos del anunciante 3 comerciales. Valor mensual………………$ 900,00
6. DE 6 A 7: Jalal y Rodrigo están de lunes a viernes de 16:00 a 17:00 con un programa que
aborda lo cotidiano desde el humor de una manera irreverente y sarcástica. Es un programa
interactivo. Derechos del anunciante 3 comerciales y una mención. Valor
mensual…………..……… $ 1200,00
7. SOBRE LA PELOTA.- Estadísticas, análisis, polémica, anécdotas y mucho más del fútbol
nacional e internacional, de lunes a viernes de 17:00 a 19:00 horas. Derechos del anunciante 4
comerciales.Valor mensual………………………...…………………………………… $
1.300,00
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8. STUDIO ESTADIO.- La revisión de la jornada, la opinión del deporte en todas sus facetas,
entrevistas e invitados, de lunes a viernes de 19:00 a 21:00 horas. Derechos del anunciante 4
comerciales.Valor mensual……………………………………………………..……………$ 900,00
9. LO MEJOR DE MACH.- Al terminar el día presentamos un resumen ágil y dinámico de lo
mejor en la información nacional e internacional, de las noches de lunes a viernes 21:00 a 22:00
horas. Derechos del anunciante 3 comerciales. Valor mensual……………….………..……………$
500,00
10. CAMPEONATO NACIONAL DE FUTBOL.- Transmisión en vivo y en directo desde los
diferentes estadios del país., 4 o 5 partidos por fecha. Derechos del anunciante, 10 menciones-
comerciales por partido.Valor mensual…………………………………………………... $ 2.200,00
11. BENDITA PELOTA.- Programación dominical de 7:00 a 10:30 horas. Programa invitación al
fútbol, Concursos, premios, curiosidades y anécdotas. Música Deportiva. Derechos del anunciante,
5 comerciales por audición.Valor mensual…………………………...…………………….. $ 500,00
12. MINUTO FINAL.- Programación dominical de 18:00 a 21:00 horas. Concluida la jornada
realizamos el resumen más completo, resultados, estadísticas, los goles y los protagonistas de la
fecha. Fútbol internacional. Derechos del anunciante, 5 comerciales por audición. Valor mensual
……………………………..……………………………………………...…………………$ 500,00
13. PAQUETE PREMIUM.- 10 Comerciales diarios de lunes a viernes repartidos en la
programación deportiva entre las 6:30 y 20:00, 4 comerciales los días sábados y 4 comerciales los
días domingos. Valor mensual ………………………………………..………...…………$ 2.800.00
Pues bien como pudimos apreciar, la presentación del portafolio se basa en la imaginación y
talento creativo, en un texto fresco, original, claro, convincente, y sobre todo en la experiencia que
se tiene en esta actividad, por lo cual la capacidad de innovación es constante en este medio y su
actualización en el portafolio de productos a variado de un año a otro por las tendencias que se
quiere hacer en el mercado.
Otro de los temas que no hay que dejar de lado es que para poder salir al aire se debe contratar la
frecuencia con MUSICA Y SONIDO, lo cual al no contar con una frecuencia propia dificulta tener
un comentario libre en la producción de programas deportivos, ya que se debe rendir cuentas a
dicha compañía.
14
1.10. Análisis del entorno
1.10.1. Micro Ambiente
1.10.1.1. Clientes
El poder negociador que maneja la compañía es bastante bueno, pues maneja un listado extenso de
clientes tanto del sector privado, como del sector público, además se lleva un trato personalizado
con los clientes, indicándoles las ventajas de publicitar en la compañía con las diferentes tarifas de
las programaciones que maneja MACHDEPORTES, una vez que se llega a un acuerdo para
transmitir las cuñas publicitarias se procede a firmar un contrato estableciendo cláusulas en las
cuales se detalla los derechos, las fechas que se publicita y el valor del servicio. Lo interesante del
manejo de los clientes es el demostrar un trato preferencial y esto se consigue a través de
enganches en los precios, ofreciéndoles importantes descuentos o bonificaciones en la emisión de
la publicidad (menciones comerciales).
1.10.1.2. Competencia
El número de competidores en el sector es muy reducido, actualmente las compañías que se
dedican a producción de programas deportivos son RADIO LA RED, RADIO LA DEPORTIVA,
FUTBOL FM, SONORAMA, CRE SATELITAL, RADIO QUITO PLATINIUM, RADIO
CATÓLICA, RADIO LA OTRA, RADIO CARAVANA, RADIO SUPER K, ÚNICA
DEPORTIVA, UNIVERSAL, por lo que MACHDEPORTES se ve afectado, ya que el grado de
competencia es riesgoso por la simpatía que el público demuestra a los diferentes locutores.
A su vez existe competencia desleal de FUTBOL FM, porque en los diferentes medios se habla de
ciertos perjuicios al radiodifusor tanto en temas personales como profesionales, por ingratitud o
resentimientos que hubieron cuando el Sr. Roberto Omar Machado contrató sus servicios al Sr.
Luis Miguel Baldeón, actual locutor de la radio mencionada.
En cuestión de precios existe una diferenciación, ya que la competencia reduce el valor de la
emisión de la publicidad e incrementa el número de menciones comerciales, y esto afecta ya que
las compañías buscan tarifas cómodas, sin contemplar el raiting de sintonía de cada radio. Sin
embargo no hay que dejar de lado la amenaza de entrada de nuevos competidores, ya que si en este
sector entran más compañías la competencia aumentará y provocará menor rentabilidad, lo que
obligará a tener menores pautas y en consecuencia bajarán los precios y sustancialmente aumento
en los costos.
15
En cuanto al empleo de la tecnología como instrumento para competir es muy bajo, la compañía no
dispone de los equipos propios ni necesarios para poder brindar un servicio de calidad, ya que los
recursos tecnológicos son otorgados por los dueños de la frecuencia y no son equipos altamente
calificados. En cuanto a la capacidad del talento humano para operar equipos con los que
actualmente cuenta la compañía son técnicos expertos, lo cual no dificulta la utilización de los
mismos.
1.10.1.3. Proveedores
El poder de negociación con nuestros proveedores es bueno, se cuenta con proveedores frecuentes
que ofrecen sus servicios, y a su vez hay convenios favorables para cada compañía en cuestión de
canjes entre compañías, esto consiste en que una compañía provea de algún servicio a cambio de
que la radio difunda anuncios publicitarios. La capacidad de pago de la compañía es inmediata no
transcurre más de 15 días, lo cual permite que haya confianza en la cancelación de sus facturas.
1.10.2. Macro ambiente
1.10.2.1. Factores Políticos
Estos podrían afectar a la compañía, ya que actualmente existen organismos que regulan las
actividades de todos los medios de comunicación y generan un tipo de incertidumbre, un clima
inestable debido a las tendencias regulatorias que han sido modificadas en los últimos años.
MACHDEPORTES opera sus actividades en territorio ecuatoriano, por lo cual debe cumplir con
normas, leyes y disposiciones contemplados por la Constitución del Ecuador, Ley Orgánica de
Comunicación (LOC), Reglamento a la ley de comunicación, entre otras. Y Por tanto el Estado se
convierte en un cliente más.
No hay que perder de vista el riesgo legal-gubernamental que es un producto directo
del proceso político en marcha ya que pueden suscitarse cambios referentes al comercio, al
régimen laboral, subsidios, tecnología y a políticas monetarias y de desarrollo. Un ejemplo de esto
es lo ocurrido con el Código de Trabajo, lo cual mediante registro oficial N° 483 del lunes 20 de
abril del 2015, fue reformado debido a lo expuesto con la Ley Orgánica para la Justicia Laboral y
Reconocimiento de trabajo en el hogar.
Otro punto que se debe considerar es el Riesgo País, esto no es más que el grado de confianza que
muestra un Estado para que personas extranjeras, naturales o jurídicas, inviertan en esa nación.
16
Figura 1.3 Riesgo País
En: http://www.bce.fin.ec/index.php/indicadores-economicos
Análisis:
Como se observa en la Figura 1.3. Riesgo País, desde abril del 2015 a mayo del 2015 los puntos de
comparación han disminuido de 701 a 667, esto quiere decir que mientras menor sea el índice, la
confianza tiende a aumentar porque se considera que tiene más capacidad de pago para sus deudas.
1.10.2.2. Factores Económicos
Estos factores son de gran impacto lo cual debemos analizar las expectativas de desempeño para las
diferentes actividades que se desarrollan en el Ecuador, para esto debemos evaluar el
comportamiento de la economía ecuatoriana para el año 2015.
PIB (Producto Interno Bruto)
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Figura 1.4 Producto Interno Bruto
En:http://contenido.bce.fin.ec/documentos/Estadisticas/SectorReal/Previsiones/IndCoyuntura/Es
tMacro062015.pdf
Análisis:
La tendencia de la economía ecuatoriana muestra un escenario de mayores dificultades para el año
2015. Los inconvenientes para cubrir el financiamiento público, la falta de inversión privada y la
caída del precio del petróleo que se dio en el segundo semestre de 2014. Esta situación ha llevado a
que se dé un incremento del endeudamiento público.
De manera general, las proyecciones para el PIB ecuatoriano en el año 2015 se ubican en valores
cercanos al 4%. Los resultados para el año 2015 dependerán de la efectividad de las medidas
restrictivas.
Actividades Económicas
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Figura 1.5 Contribución al Crecimiento
En:http://contenido.bce.fin.ec/documentos/Estadisticas/SectorReal/Previsiones/IndCoyuntura/Es
tMacro062015.pdf
Análisis
Uno de los sectores que contribuye al crecimiento es el de Correo y Comunicaciones, para lo cual
la compañía está enfocada.
La Inflación
Figura 1.6 La Inflación
En:http://www.ecuadorencifras.gob.ec/documentos/webinec/Inflacion/2015/InflacionAbril2015/
Presentacion_IPC_abril15.pdf
19
Análisis:
Como se pudo apreciar, en lo que respecta del año 2014 la tasa inflacionaria fue de 3,23%, y para el
2015 se proyectó a 4,32%, lo que origina un crecimiento normal, manteniendo la estabilidad de los
años anteriores.
Figura 1.7 Inflación mensual por ciudades
En:http://www.ecuadorencifras.gob.ec/documentos/webinec/Inflacion/2015/InflacionAbril2015/
Presentacion_IPC_abril15.pdf
Análisis:
Como se pudo observar las ciudades donde existen más variaciones en los precios son Quito y
Guayaquil. Los efectos pueden ser negativos ya que pueden suscitarse ciertos efectos como el
desaliento de ahorro y de la inversión debido a la incertidumbre sobre el valor futuro del dinero.
Figura 1.8 Incidencia en la inflación de las divisiones de productos
En:http://www.ecuadorencifras.gob.ec/documentos/webinec/Inflacion/2015/InflacionAbril2015/
Presentacion_IPC_abril15.pdf
20
Análisis:
Los bienes y servicios diversos tienden a una inflación del 0,0348%, lo cual es un porcentaje
moderado para este sector, si comparamos con alimentos y bebidas no alcohólicas su porcentaje de
inflación incrementó debido a las condiciones climáticas lo que demoró el abastecimiento de
ciertos productos, mientras que en el transporte se explica el incremento de precios porque los
Gobiernos Autónomos Descentralizados fijaron nuevas tarifas.
Endeudamiento Fiscal
Ecuador en este año 2015, vuelve a un endeudamiento agresivo debido a las fuentes de
financiamiento, las ventas petroleras y las recaudaciones de impuestos. Lo cual afecta directamente
a todas las actividades económicas.
1.10.2.3. Factor Social
Tendencias Sociales
El conocimiento del estilo de vida y comportamientos del consumidor, focaliza la gran aceptación
y la acogida de la audiencia en la provincia de Pichincha cantón Quito, logrando una participación
de la población de forma ordenada y civilizada permitiendo que se disponga de información y
programación que contribuya a mejorar la comunicación y el conocimiento de los individuos en el
fútbol profesional, lo que ha influenciado de manera exitosa la imagen empresarial de la compañía.
Empleo y Desempleo
Figura 1.9 El desempleo
En:http://contenido.bce.fin.ec/documentos/Estadisticas/SectorReal/Previsiones/IndCoyuntura/Es
tMacro062015.pdf
21
Figura 1.10 Estructura de la Población Económicamente Activa
En:http://contenido.bce.fin.ec/documentos/Estadisticas/SectorReal/Previsiones/IndCoyuntura/Es
tMacro062015.pdf
Análisis:
Se puede observar que en marzo de 2015, la tasa de empleo adecuado representó el 53.5%, la tasa
de empleo inadecuado el 41.0%, la tasa de desempleo el 4.8% y finalmente, en mínimo porcentaje
los empleados no clasificados el (0,6%), lo cual nos ayuda a conocer cuál es la estabilidad laboral
en nuestro país.
Con respecto a los niveles de ocupación en las actividades de servicios, podemos observar que el
porcentaje ha disminuido entre marzo 2014 del 4% a marzo 2015 3,7%, lo cual indica el
comportamiento que tendrían personas de 15 años y más que trabajaron al menos una hora en la
semana de referencia o aunque no trabajaron, tuvieron trabajo (ocupados); o bien aquellas personas
que no tenían empleo pero estaban disponibles para trabajar y buscan empleo (desocupados).
Niveles de educación
22
Figura 1.11 Indicadores de Educación
En: http://www.ecuadorencifras.gob.ec/documentos/web-inec/ECV/ECV_2015/
Análisis:
Este factor ayuda a evaluar un creciente interés por los resultados de la calidad de la educación.
Como se puede observar hasta la última estadística 2014 se presenta un avance en la educación
referente a personas matriculadas entre 15 a 17 años de edad, tales sistemas surgen principalmente
en razón de la necesidad de saber si los estudiantes realmente están adquiriendo los conocimientos,
competencias, actitudes y valores necesarios para desempeñarse con éxito en la sociedad y para
convivir armónicamente en comunidad, en este caso Ecuador contribuye al sistema educativo y se
ha ido fortaleciendo con el tiempo.
Patrones de Migración
23
Figura 1.12 Migración
En: http://www.ecuadorencifras.gob.ec/documentos/web-inec/ECV/ECV_2015/
Análisis:
En cuanto a los patrones de migración, no se evidencia un porcentaje alto referente al
desplazamiento de personas de un lugar a otro. En cuanto a la migración interna vemos que en la
Sierra hay un alto porcentaje de migración, ya que comúnmente se da estos casos por el cambio de
residencia de una provincia a otra.
Centros Poblados
Figura 1.13 Centros Poblados
En: http://www.ecuadorencifras.gob.ec/censo-de-poblacion-y-vivienda/
Análisis:
La ciudad de Quito es uno de los lugares más poblados, por lo cual es más factible llegar a difundir
programas deportivos en este cantón, las características del mismo tienden al gusto de población
tanto mujeres como hombres.
Total
(Población
de 10 años y
más)
Población no
migrante (%)
Población
migrante (%)
Total
(Población
migrante de
10 años y
más)
Migración
interna (%)
Migración
externa (%)
Nacional 12.733.158 88,8 11,2 1.424.167 87,1 12,9
Urbano 8.703.393 88,4 11,6 1.012.639 84,8 15,2
Rural 4.029.765 89,8 10,2 411.528 92,6 7,4
Total 12.733.158 88,8 11,2 1.424.167 87,1 12,9
Sierra 5.771.817 88,1 11,9 685.301 86,2 13,8
Costa 6.320.951 90,1 9,9 627.277 88,4 11,6
Amazonía 617.020 82,8 17,2 105.967 85,3 14,7
Galápagos 23.371 75,9 24,1 5.622 94,1 *
Nivel de desagregación
geográfica
MigraciónMigración interna y externa de la
población
Área
Región
Natural
24
Tendencias Demográficas
Figura 1.14 Tendencias Demográficas
En: http://www.ecuadorencifras.gob.ec/documentos/web-inec/ECV/ECV_2015/
Análisis:
Como se puede apreciar en la región Sierra emplean un tiempo adecuado para escuchar programas
de radio, lo cual es idóneo para la actividad en la que se enfoca la compañía.
1.10.2.4. Factor Tecnológico
La evolución tecnológica y de los mercados, la globalización, la integración de la sociedad y las
tecnologías de información y comunicación, entre otros factores, obliga a que las
telecomunicaciones en el Ecuador estén a la par con la evolución y sus influencias en el medio que
le rodea, estableciendo políticas claras, elaborando planes, proyectos y acciones concretas que
permitan fortalecer a los sectores existentes, desarrollar otros y especialmente a las áreas
marginadas con el objeto de mejorar la calidad de vida de los habitantes y garantizar un desarrollo
armónico de la sociedad.
La Ley Especial de Telecomunicaciones en su Capítulo III, Artículo 24 establece que:
Plan nacional de desarrollo.- (Sustituido inc. 2 por el Art. 7 de la Ley 94, R.O. 770, 30 VIII-95).- El
Plan nacional de desarrollo de las Telecomunicaciones tiene por finalidad dotar al país de un sistema
de telecomunicaciones capaz de satisfacer las necesidades de desarrollo, para establecer sistemas de
comunicaciones eficientes, económicas y seguras (Registro Oficial 996 de 10-ago-1992, 2011)
Con el logro de este plan, todos los ecuatorianos que se manejen en una sociedad de información y
del conocimiento, utilizarán herramientas como la internet con cobertura a nivel nacional, el
Leer, escuchar
música, ver TV,
descansar
Nacional 15,0
Urbano 16,0
Rural 13,0
Total 15,0
Sierra 12,0
Costa 17,0
Amazonía 11,0
Galápagos 14,0
Área
Nivel de desagregación
geográfica
Región
Natural
25
gobierno actualmente ha invertido en investigación y desarrollo 0,75% del PIB, aunque es un
porcentaje mínimo pero contribuye al desarrollo tecnológico del país.
1.11. Matriz FODA
Tabla 1.1 Matriz Foda
MATRIZ DE DIAGNÓSTICO FODA
ANÁLISIS INTERNO ANÁLISIS EXTERNO
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
Asistencia personalizada al cliente Amplia demanda
Personal con amplia experiencia Participación con el gobierno en cuanto al
servicio que se presta
Buena imagen de la compañía Diversificación de los servicios
Innovación en los servicios Fidelidad de los clientes
Excelente relación con los clientes Abrir el mercado a otras provincias
DEBILIDADES AMENAZAS
Falta de un sistema administrativo y
Financiero
Expansión de la competencia
No tiene normas ni políticas escritas Mejoramiento en los servicios de la
competencia
Procesos y procedimientos mal estructurados
Limitaciones del Estado con respecto a la
difusión de información.
Inadecuada estructura organizacional Inestabilidad política y económica
Falta de mecanismos de toma de decisiones Decremento sostenido del PIB
No tiene establecidos organigramas Competencia con mejor tecnología
26
CAPITULO II
2. Situación Actual
2.1. Estudio Analítico
La metodología que se usó para el presente estudio será mediante la aplicación del método COSO
II (ERM), que servirá para evaluar el manejo administrativo y financiero actual, aplicando
encuestas al personal de MACHDEPORTES, cabe mencionar que las preguntas son cerradas con el
fin de obtener respuestas precisas que faciliten un resultado verídico de la investigación, y poder
realizar un análisis que ayude a establecer el nivel de riesgo y confianza, determinar deficiencias y
formular controles (matriz de riesgo).
2.1.1. Evaluación del área administrativa
A continuación se analiza cada una de las respuestas, mediante la aplicación de encuestas a todo el
personal que integra MACHDEPORTES:
1.- ¿Está definida la organización de la compañía en un reglamento previamente aprobado?
Análisis.- A través de la siguiente pregunta, el 89% del personal de la compañía menciona que no
hay ningún tipo de reglamento de trabajo aparte del Código de Trabajo.
27
2.- ¿Existe una estructura orgánica y funcional? (organigrama)
Análisis.- el 100% del personal, indica que no existe una estructura orgánica y funcional que
indique la distribución de áreas ni de los trabajadores que conforman.
3.- ¿Se encuentran asignadas formalmente las responsabilidades a todos los trabajadores de la
compañía, y de igual forma existe delegación de autoridad?
Análisis.- El 83% de las personas indica que no se asigna formalmente las responsabilidades a las
personas, lo que dificulta tener un control dentro de la organización.
28
4.- ¿El personal que labora en la compañía reúne los requisitos de conocimientos y habilidades para
ejecutar los trabajos de manera adecuada?
Análisis.- El 78% de los trabajadores afirma que el personal que maneja la compañía actualmente
reúne las condiciones necesarias para desempeñar su trabajo, la mayoría de ellos trabajan varios
años para el Sr. Roberto Omar Machado y conocen a la perfección las actividades que deben
cumplir.
5.- ¿El personal que labora en la compañía es seleccionado mediante concurso?
Análisis.- El 89% de los trabajadores determinó que no existe algún sistema de contratación pues
todos los que integran la compañía son conocidos desde muchos años atrás por el Sr. Roberto Omar
Machado y es él quien los contrata.
29
6.- ¿Cuenta el personal con los recursos suficientes para desarrollar efectivamente las actividades
asignadas?
Análisis.- Los datos revelan que el 89% afirma que la compañía cuenta con los recursos suficientes
para poder laborar, lo cual es bueno ya que los trabajadores pueden desarrollar sus actividades con
normalidad.
7.- ¿Se cuenta con un plan de capacitación para el personal?
Análisis.- El 94% de los trabajadores determina que no existe algún plan de capacitación, ya que no
se ha instruido a sus trabajadores, ni en su inicio ni en la actualidad.
30
8.- ¿Se evalúa al personal de la compañía?
Análisis.- El 72% de los trabajadores indica que no existe ningún tipo de evaluación al personal,
hay una confianza plena en el personal por lo que indican que no es necesario.
9.- ¿Existe un código de ética o normas de ética que deben observar los empleados y éstas son de
su pleno conocimiento?
Análisis.- El 94,4% de los trabajadores determina que no existen normas de ética que esté a
disposición de todos los empleados de la entidad.
31
10.- ¿Proporciona la compañía motivación o incentivo a su personal para aportar valor agregado al
trabajo, y lograr las metas de la compañía?
Análisis.- El 94,4% de los trabajadores mencionan que no existe ningún tipo de motivación al
personal o incentivos al personal, aunque 1 de los trabajadores menciona que es el único que ha
recibido durante su tiempo de trabajo bonificaciones.
11.- ¿La compañía cuenta con políticas, normas y procedimientos para el cumplimiento del
objetivo de cada área?
Análisis.- El 94% de los trabajadores indica que la compañía no cuenta con políticas, normas y
procedimientos para el cumplimiento del objetivo de cada área, lo cual es malo ya que sin esto no
hay un proceso de gestión adecuado en cada área.
32
12.- ¿Se concientiza al personal de la compañía sobre la honestidad que deben tener para admitir
equivocaciones y poderlas corregir en forma oportuna?
Análisis.- El 100% del personal afirma que hay un compromiso mutuo de los trabajadores con la
compañía y que se trata de tener los mínimos errores para cumplir eficientemente con su trabajo.
13.- ¿Se propicia las condiciones y el ambiente adecuado al personal, en el desempeño de sus
funciones?
Análisis.- Los resultados arrojan que no se propicia las condiciones y el ambiente adecuado al
personal, en el desempeño de sus funciones, lo cual es bueno para mantener un buen clima laboral.
33
14.- ¿Existe mecanismos para la toma de decisiones?
Análisis.- El 94% de los trabajadores aseguran que se desconoce que existan mecanismos de toma
de decisiones en la organización, ya que las decisiones son tomadas en forma implícita y se
soluciona rápidamente porque los problemas que maneja la compañía son muy simples y
cotidianos.
15.- ¿El nivel directivo tiene los conocimientos necesarios para tomar la mejor decisión?
Análisis.- El 94% de los trabajadores determina que el nivel directivo no tiene los conocimientos
necesarios para tomar la mejor decisión, ya que no se le da la importancia del caso.
34
16.- ¿Existe apoyo de las diferentes áreas para controlar los procesos administrativos?
Análisis.- El 72% de los trabajadores menciona que no hay apoyo de las diferentes áreas para
controlar los procesos administrativos, debido a que no está bien estructurada la organización.
17.- ¿Existe comunicación con el personal de las demás áreas?
Análisis.- El 94% de los empleados asegura que el área administrativa no tiene comunicación con
las demás áreas lo que le dificulta conocer sus necesidades o problemas.
35
18.- ¿Se supervisa y monitorea que todos los empleados estén en su puesto de trabajo?
Análisis.- El 94% dice que no hay una supervisión ni monitoreo a los empleados en las horas de
trabajo, todo se base en la confianza, lo cual es malo ya que no existe ningún tipo de control.
19.- ¿Se monitorea constantemente el tiempo ocupado para la ejecución de las tareas?
Análisis.- El 94% de los trabajadores dice que no se monitorea el tiempo ocupado para la ejecución
de las tareas, lo cual es malo ya que no se puede identificar si el proceso tiene demoras, si hay
tiempo ocioso, etc. para poder tomar acciones correctivas.
2.1.1.1. Cuadro Resumen
Mediante el siguiente cuadro resumen se pretende detallar los resultados de las encuestas, lo cual
servirá para analizar los riesgos, si las respuestas dan como resultado “SI” se califica con la
puntuación de 1 y las que dicen “NO” puntuación de 0. Las cuales servirán para la aplicación de la
fórmula del nivel de confianza y el nivel de riesgo.
36
CUADRO RESUMEN
SI NO POND CALIF
1.- ¿Está definida la organización de la compañía en un
reglamento previamente aprobado? X 1 0
2.- ¿Existe una estructura orgánica y funcional?
(organigrama) X 1 0
3.- ¿Se encuentran asignadas formalmente las
responsabilidades a todos los trabajadores de la compañía,
y de igual forma existe delegación de autoridad? X 1 0 Personal desconoce
4.- ¿El personal que labora en la compañía reúne los
requisitos de conocimientos y habilidades para ejecutar los
trabajos de manera adecuada? X 1 1
5.- ¿El personal que labora en la compañía es
seleccionado mediante concurso?
X 1 0
Son escogidos por
referencias propias del
presidente de la
compañía
6.- ¿Cuenta el personal con los recursos suficientes para
desarrollar efectivamente las actividades asignadas? X 1 1
7.- ¿Se cuenta con un plan de capacitación para el
personal? X 1 0
Desde los inicios de la
compañía nunca se
instruyo al personal
8.- ¿Se evalúa al personal de la compañía? X 1 0
Se basa en la
confianza del nivel
directivo
9.-¿Existe un código de ética o normas de ética que deben
observar los empleados y éstas son de su pleno
conocimiento? X 1 0
10.-¿Proporciona la compañía motivación o incentivo a su
personal para aportar valor agregado al trabajo, y lograr las
metas de la compañía? X 1 0
11.- ¿La compañía cuenta con políticas, normas y
procedimientos para el cumpliento del objetivo de cada
área? X 1 0
Todas las políticas que
maneja no son escritas
12.- ¿Se concientiza al personal de la compañia sobre la
honestidad que deben tener para admitir equivocaciones y
poderlas corregir en forma oportuna? X 1 1
13.- ¿Se propician las condiciones y el ambiente adecuado
al personal, en el desempeño de sus funciones? X 1 0
14.-¿Existen mecanismos para la toma de decisiones? X 1 0
15.- ¿El nivel directivo tiene los conocimientos necesarios
para tomar la mejor decisión? X 1 0
Se toman decisiones
sin la menor
racionalidad
16.- ¿Existe apoyo de las diferentes áreas para controlar
los procesos administrativos? X 1 0
17.- ¿Existe comunicación con el personal de las demás
áreas? X 1 0 De manera informal
18.- ¿Se supervisa y monitorea que todos los empleados
estén en su puesto de trabajo? X 1 0
19.- ¿Se monitorea constantemente el tiempo ocupado
para la ejecución de las tareas? X 1 0
TOTAL 3 16 19 3
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
RESPUESTA PREGUNTAS OBSERVACIONES
AMBIENTE DE CONTROL
EVALUACIÓN
SUPERVISIÓN Y MONITOREO
IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS
EVALUACIÓN DE RIESGOS
RESPUESTA A LOS RIESGOS
ACTIVIDADES DE CONTROL
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
37
Aplicación de la Fórmula del nivel de confianza
A continuación se presenta la tabla que sirve para el cálculo de riesgos:
Nivel de confianza
NC= Calificación X 100 = 3 X 100 = 16
Ponderación 19
Interpretación: El nivel de confianza indica que es bajo
Nivel de riesgo
NR= 100 – NC
NR=100-16 = 84%
Interpretación: En nivel de riesgo es alto
2.1.1.2. Matriz de evaluación de riesgos
Para trabajar en la matriz de riesgos, se evalúo de la siguiente manera:
PONDERACIÓN
Bajo
Medio
Alto
NIVEL
15-50
51-75
76-95
38
Figura 2.1 Cuadro de Ponderación de Riesgos
En: (Ministerio de Finanzas, 2001)
Importancia
El riesgo identificado está
relacionado con la relevancia
del factor en la gestión
institucional.
(10) cuando el factor de riesgo es
muy importante
(5) cuando el factor de riesgo
tiene importancia media o
moderada
(1) Cuando el factor de riesgo no
sea significativo en la gestión
Probabilidad
Es la posibilidad de
ocurrencia del riesgo, que
puede ser medida con
criterios de frecuencia (por
ejemplo, número de veces en
un tiempo determinado) o
factibilidad, teniendo en
cuenta la presencia de
factores internos y externos
que pueden propiciar el
riesgo.
(3) Muy probable
(2) Probable
(1) Improbable
ImpactoSe entiende las consecuencias
o la magnitud de sus efectos.
(3) Alto
(2) Medio
(1) Bajo
39
Figura 2.2 Matriz de evaluación de riesgos
COMPONENTE SUBCOMPONENTE RIESGO # DESCRIPCIÓN DEL RIESGO IMPORTANCIA PROBABILIDAD IMPACTO RIESGO INHERENTE CONTROLES IMPORTANCIA PROBABILIDAD IMPACTO RIESGO RESIDUAL
Estructura organizativa/
Asignación de autoridad y
responsabilidad
Estructura organizacional y
responsabilidades asignadas
informalmente y
desconocimiento de la delegación
de autoridad
1,2,3
La falta de una estructura
organizacional lleva a una
sobregestión, y falta de
comunicación
10 3 3 ALTO
Proponer un
organigrama
estructural y
funcional definiendo
las funciones a
cumplir cada área
1 2 1 BAJO
Compromiso de
competencia
El personal que labora no es
seleccionado mediante concurso5
Al no seleccionar al personal
mediante concurso no se puede
verificar las habilidades, carácter y
competencias que tenga para el
puesto
5 3 2 MODERADO
Políticas para
reclutamiento y
selección del
personal
1 1 1 BAJO
Compromiso de
competenciaFalta de un plan de capacitación 7
Sin una formación adecuada, los
empleados, tanto nuevos como los
actuales no reciben la información
y no desarrollan el conjunto de
habilidades necesarias para llevar a
cabo sus tareas en su máximo
potencial.
5 2 1 BAJOElaborar un plan de
capacitación1 1 1 BAJO
Compromiso de
competencia y cultura de
riesgo
Falta de evaluación al personal 8
No se puede medir el rendimiento
global del empleado, ni la manera
en que el empleado cumple con sus
actividades
10 3 2 ALTO
Proponer
procedimientos para
evaluar
integralmente el
desempeño laboral
1 1 1 BAJO
Integridad y valores éticos
No existe un código de ética o
normas en conocimiento del
personal
9
La falta de normas éticas pone en
riesgo la cultura organizacional y la
buena conducta
10 3 2 ALTO Normar al personal 1 1 1 BAJO
Integridad y valores éticosNo hay un plan de motivación o
incentivos10
No se crea un buen clima
organizacional5 3 2 MODERADO
Proponer planes que
ayuden a una mejor
adaptación al
empleado
1 2 1 BAJO
ESTABLECIMIENTO
DE OBJETIVOSObjetivos estratégicos
La empresa no cuenta con
políticas, normas y
procedimientos para el objetivo
de cada área
11
Al no disponer de esta herramienta
no se podrá orientar la conducta de
los integrantes de la empresa,
unificando los criterios de
desempeño y cursos de acción que
deberán seguirse para cumplir con
los objetivos trazados.
10 2 3 ALTO
Proponer un manual
de políticas que
ayuden a las demás
áreas al logro de los
objetivos
institucionales
1 2 1 BAJO
EVALUACIÓN DE
RIESGOS
Correlación entre
acontecimientos
No se propicia las condiciones ni
el ambiente adecuado al personal
en el desempeño de sus funciones
13No se puede trabajar de la mejor
manera10 2 3 ALTO
Mejorar las
condiciones de
trabajo
1 2 1 BAJO
RESPUESTA A LOS
RIESGOSSelección de respuestas
No existen mecanismos de toma
de decisiones, y el nivel directivo
no tiene los conocimientos
necesarios para tomar decisiones
14,15
Si no existen mecanismos de toma
de decisiones ni conocimientos en
como tomar decisiones no se podrá
actuar ante cualquier riesgo que
tenga la empresa
10 3 3 ALTOAsesoramiento
externo1 2 2 BAJO
ACTIVIDADES DE
CONTROL
Tipo de actividades de
control
No hay apoyo de las demás áreas
para controlar los procesos
administrativos
16
Al no tener un apoyo de las demás
áreas no se puede evaluar ni
corregir las actividades de los
subordinados
10 2 2 ALTO
Responsabilizar a
alguien de las
diferentes áreas para
un mejor control
1 1 1 BAJO
INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓNInformación y comunicación
No existe comunicación con el
personal de las demás áreas17
Al no tener una buena
comunicación dificulta conocer las
necesidades y problemas de las
demás áreas
10 2 2 ALTOMejorar la
comunicación1 1 1 BAJO
SUPERVISIÓN Y
MONITOREOEvaluaciones independientes
No hay una persona que supervise
y monitoree a las demás áreas,
que estén en su puesto de trabajo,
ni el t iempo empleado en la
ejecución de tareas
18,19
Al no supervisar ni monitorear a
los empleados se crea un desorden
en la organización
5 2 1 BAJO
Establecer un
responsable, y
evaluar el t iempo
empleado
1 1 1 BAJO
AMBIENTE DE
CONTROL
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE RIESGOS
40
2.1.1.3. Narrativa del manejo administrativo
Uno de los temas que se vive en la compañía es el desconocimiento por parte de la gerencia con
respecto a la manera de como dirigir su compañía y como decidir en el entorno del negocio. Pues
bien esto es y ha sido una debilidad desde el inicio desde sus actividades, lo cual a nivel de
estructura nunca hubo una comprensión del proceso de dirigir y asignación de funciones, lo que
lleva a un mal manejo en sus estructuras administrativas.
Otro de los problemas que se presenta es la falta de seriedad en el organigrama empresarial, como
sabemos un organigrama constituye la columna vertebral de toda compañía y sin ella es muy difícil
tener una organización establecida, división de funciones, niveles de jerarquía, líneas de autoridad,
responsabilidad y comunicación y sobre todo las relaciones existentes entre los diferentes puestos
de trabajo. Actualmente la compañía necesita una gran cantidad de decisiones y operaciones se
desarrollen eficientemente para que sumadas den los resultados esperados. Sin embargo no se debe
perder de vista, otras debilidades que se han desarrollado a lo largo de sus actividades, por no
seguir un debido proceso como:
- El personal que labora no es seleccionado mediante concurso
- Falta de un plan de capacitación
- Falta de evaluación al personal
- No existe un código de ética o normas en conocimiento del personal
- No hay un plan de motivación o incentivos
- La compañía no cuenta con políticas, normas y procedimientos para el objetivo de cada
área
- No existen mecanismos de toma de decisiones, y el nivel directivo no tiene los
conocimientos necesarios para tomar decisiones
- No se propicia las condiciones ni el ambiente adecuado al personal en el desempeño de
sus funciones
- No hay una persona que supervise y monitoree a las demás áreas, que estén en su
puesto de trabajo, ni el tiempo empleado en la ejecución de tareas.
41
2.1.2. Evaluación del manejo de Talento Humano
1.- ¿En la contratación del personal. Se firma un contrato desde el primer día de labores?
Análisis.- De acuerdo a los resultados, se observa que el proceso de contratación no es el más
adecuado, de acuerdo a lo que contestó el responsable del área mencionaba que la gran mayoría del
personal no firma aún su contrato de trabajo.
2.- ¿El personal con que cuenta la compañía es el suficiente?
Análisis.- De acuerdo a la respuesta del encargado de Talento Humano, podemos ver que
actualmente no se cuenta con el personal suficiente para laborar, ya que no se evalúa la necesidad
de una persona para la creación de un nuevo cargo.
42
3.- ¿Se realiza evaluaciones tanto optativas como psicológicas para los aspirantes?
Análisis.- Como podemos observar la compañía carece de instrumentos que ayuden a evaluar las
aptitudes y conocimientos a los nuevos aspirantes.
4.- ¿En el proceso de selección, se escoge como aspirantes a personas con parentesco de los
empleados de la compañía?
Análisis.- De acuerdo al resultado obtenido, la compañía tiene claro que no se debe contratar a
personas con parentesco dentro de nómina, sin embargo hay personas familiares del Sr. Roberto
Carlos Machado que mantienen un contrato mercantil, pero es totalmente diferenciado del proceso
de nómina.
43
5.- ¿Existe un encargado dentro de la compañía de instruirle al nuevo aplicante?
Análisis.- De acuerdo a la respuesta que dio el encargado de Talento Humano, nos menciona que
siempre se pone a alguien que le enseñe dependiendo del área que fuere contratado.
6.- ¿Existe un control adecuado de la asistencia del personal, así como de la hora de entrada y
salida, al menos una vez al mes?
Análisis.- No se cuenta con un control adecuado de la asistencia del personal, así como de la hora
de entrada y salida, ya que explicaba el encargado de nómina que por temas de horarios rotativos le
era imposible controlar esto.
44
7.- ¿Se lleva a cabo un control de permisos en la compañía?
Análisis.- Como podemos observar los resultados arrojan que no se lleva un control de permisos en
la entidad, ya que no hay una documentación firmada para ello.
8.- ¿Se lleva un control adecuado de vacaciones?
Análisis.- No se maneja ningún tipo de control adecuado, sólo se recibe una carta del personal
cuando se quiere tomar los días de vacaciones, y sólo se autoriza verbalmente la salida sin ningún
tipo de documentación por escrito.
45
9.- ¿Los avisos de entrada y salida son elaborados inmediatamente?
Análisis.- Los resultados arrojan que si se elaboran los avisos de entrada y salida son elaborados
inmediatamente, lo que da cumplimiento a lo que determina la ley.
10.- ¿Se realiza liquidaciones de haberes en el tiempo que dispone la ley?
Análisis.- Según lo que dice el encargado de nómina, actualmente si se realiza en un tiempo
prudencial no mayor a 15 días el pago de haberes al personal que ya no integre la compañía.
46
11.- ¿Se autoriza el pago por persona independiente al preparador de nómina?
Análisis.- La nómina es autorizada por el Gerente General para proceder al pago.
12.- ¿Todos los empleados cuentan con los beneficios sociales establecidos por la ley?
Análisis.- Todos los empleados cuentan con los beneficios sociales establecidos por la ley, se les
afilia desde el primer día de trabajo.
47
13.- ¿Las provisiones por beneficios sociales se realizan en forma mensual?
Análisis.- De acuerdo a los resultados obtenidos, todos los meses se hace las provisiones
respectivas de los beneficios sociales que deben recibir los empleados.
14.- ¿Existen prestaciones adicionales para los empleados diferentes a las establecidas por la ley?
Análisis.- Si existen prestaciones adicionales para los empleados diferentes a las establecidas por la
ley, lo cual es una fortaleza ya que otorga beneficios internos a sus empleados.
48
15.- ¿Se ha formulado objetivos específicos para el área de Talento Humano?
Análisis.- El resultado indica que no se han formulado objetivos específicos para el área de Talento
Humano, por lo que deberán plantearse objetivos claros para el cumplimiento eficiente de sus
actividades.
16.- ¿El área se actualiza en cambios de ley que puedan ocurrir en materia laboral?
Análisis.- Según los resultados podemos afirmar que en el área si se instruye en cuanto a los
cambios de ley que puedan darse con el tiempo, lo cual es importante para no caer en temas de
demandas, multas, etc.
49
17.- ¿Todos los documentos del personal son manejados de la mejor manera?
Análisis.- Los resultados afirman que todos los documentos del personal son manejados de la mejor
manera, lo cual es una fortaleza ya que facilita el manejo individual de las carpetas de los
empleados.
18.- ¿Se imprime mensualmente los roles de pago individuales y general, y éstos son debidamente
firmados?
Análisis.- De acuerdo a los resultados obtenidos, se puede observar que si se imprime los roles y
son respectivamente firmados al momento del pago.
50
19.- ¿Existe una fecha límite para presentar la nómina?
Análisis.- De acuerdo a la respuesta del encargado de Talento Humano, podemos ver que no existe
una fecha límite para presentar la nómina, lo cual es una debilidad ya que dificulta a la persona que
debe revisar la nómina y no se estaría cumpliendo el proceso de la mejor manera.
20.- ¿Al existir algún tipo de problema en el manejo del personal, se informa inmediatamente al
nivel directivo?
Análisis.- De acuerdo al resultado, si se informa al nivel directivo de algún problema que se tenga
con el manejo del personal, por lo que da oportunidad para resolverlo a tiempo.
51
21.- ¿El encargado de hacer la nómina tiene los conocimientos necesarios para realizarlo?
Análisis.- De acuerdo a la respuesta del encargado de Talento Humano, afirma que tiene los
conocimientos necesarios para realizarlo, lo cual evita problemas en el proceso.
22.- ¿Se controla que no se excedan los límites para pago de planillas del IESS?
Análisis.- El área controla que no se excedan los límites para el pago de las planillas del IESS, lo
cual es una fortaleza porque la compañía evita caer en multas por retrasos.
52
23.- ¿Se informa al personal los descuentos que van a percibir en el mes?
Análisis.- Se observa que el área cumple con avisar a los empleados de los descuentos que van a
percibir en el mes.
24.- ¿Se comunica a tiempo a la gerencia en caso de existir algún cálculo mal hecho en la nómina?
Análisis.- El resultado afirma que si se comunica a tiempo a la gerencia en caso de existir algún
cálculo mal hecho en la nómina, lo cual es una fortaleza para evitar problemas futuros.
53
25.- ¿Se verifica que los pagos de nómina estén de acuerdo al rol de pagos emitido?
Análisis.- De acuerdo al resultado obtenido si se verifica que los pagos de nómina, estén de acuerdo
al rol de pagos emitido, por lo que si hay un monitoreo constante para cumplir con el proceso.
26.- ¿Se verifica que el personal que ya no labora en el mes no conste en la nómina?
Análisis.- El resultado arroja que si se verifica que el personal que ya no labora en el mes no conste
en la nómina para no tener errores en la presentación.
54
27.- ¿Se verifica que la información del sistema del IESS, coincida con los roles de pago?
Análisis.- Si se verifica que la información del sistema del IESS, coincida con los roles de pago,
con el objeto de que no haya un mal manejo de la misma.
55
2.1.2.1. Cuadro Resumen
CUADRO RESUMEN
SI NO POND CALIF
1.- ¿En la contratación del personal. Se firma un contrato
desde el primer día de labores?X 1 0
El personal antiguo ni
el actual tiene firmado
un contrato de trabajo
2.- ¿El personal con que cuenta la empresa es el
suficiente? X 1 0
3.- ¿Se realiza evaluaciones tanto optativas como
psicológicas para los aspirantes? X 1 0
4.- ¿En el proceso de selección, se escoge como
aspirantes a personas con parentesco de los empleados de
la compañía? X 1 1
5.- ¿Existe un encargado dentro de la compañía de
instruirle al nuevo aplicante? X 1 1
6.- ¿Existe un control adecuado de la asistencia del
personal, así como de la hora de entrada y salida, al menos
una vez al mes? X 1 0
7.- ¿Se lleva a cabo un control de permisos en la entidad?
X 1 0
No hay
documentación
firmada de los
permisos
8.- ¿Se lleva un control adecuado de vacaciones? X 1 0
9.- ¿Los avisos de entrada y salida son elaborados
inmediatamente?X 1 1
10.- ¿Se realiza liquidaciones de haberes en el tiempo que
dispone la ley? X 1 1
11.- ¿Se autoriza el pago por persona independiente al
preparador de nómina? X 1 1
12.- ¿Todos los empleados cuentan con los beneficios
sociales establecidos por la ley? X 1 1
13.- ¿Las provisiones por beneficios sociales se realizan en
forma mensual? X 1 1
14.- ¿Existen prestaciones adicionales para los empleados
diferentes a las establecidas por la ley? X 1 1
15.- ¿Se ha formulado objetivos específicos para el área de
Talento Humano? X 1 0
16.- ¿El área se actualiza en cambios de ley que puedan
ocurrir en materia laboral? X 1 1
17.- ¿Todos los documentos del personal son manejados de
la mejor manera? X 1 1
18.- ¿Se imprime mensualmente los roles de pago
individuales y general, y éstos son debidamente firmados? X 1 1
19.- ¿Existe una fecha límite para presentar la nómina? X 1 0
20.- ¿Al existir algún tipo de problema en el manejo del
personal, se informa inmediatamente al nivel directivo? X 1 1
21.- ¿El encargado de hacer la nómina tiene los
conocimientos necesarios para realizarlo? X 1 1
22.- ¿Se controla que no se excedan los límites para pago
de planillas del IESS? X 1 1
23.- ¿Se informa al personal los descuentos que van a
percibir en el mes? X 1 1
24.- ¿Se comunica a tiempo a la gerencia en caso de
existir algún cálculo mal hecho en la nómina? X 1 1
25.- ¿Se verifica que los pagos de nómina estén de
acuerdo al rol de pagos emitido? X 1 1
26.- ¿Se verifica que el personal que ya no labora en el
mes no conste en la nómina? X 1 1
27.- ¿Se verifica que la información del sistema del IESS,
coincida con los roles de pago? X 1 1
TOTAL 19 8 27 19
SUPERVISIÓN Y MONITOREO
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS
EVALUACIÓN DE RIESGOS
RESPUESTA A LOS RIESGOS
ACTIVIDADES DE CONTROL
PREGUNTASRESPUESTA
OBSERVACIONES
AMBIENTE DE CONTROL
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
EVALUACIÓN
56
Aplicación de la Fórmula del nivel de confianza
A continuación se presenta la tabla que sirve para el cálculo de riesgos:
Nivel de confianza
NC= Calificación X 100 = 19 X 100 = 70 %
Ponderación 27
Interpretación: El nivel de confianza indica que es medio
Nivel de riesgo
NR= 100 – NC
NR=100-70 = 30%
Interpretación: En nivel de riesgo es bajo
PONDERACIÓN
Bajo
Medio
Alto
NIVEL
15-50
51-75
76-95
57
2.1.2.2. Matriz de Evaluación
Figura 2.3 Matriz evaluación de riesgos
COMPONENTE SUBCOMPONENTE RIESGO # DESCRIPCIÓN DEL RIESGO IMPORTANCIA PROBABILIDAD IMPACTO RIESGO INHERENTE CONTROLES IMPORTANCIA PROBABILIDAD IMPACTO RIESGO RESIDUAL
Políticas y prácticas en
materia de recursos humanos
El personal no firma el contrato
de trabajo desde el primer día de
laborales
1
Si no se firma un contrato de
trabajo pueden sucitarse problemas
legales
10 3 3 ALTO
Procedimientos
para le manejo de
contratación
1 2 2 BAJO
Estructura organizativa
No se cuenta con el personal
suficiente para el manejo
adecuado de las actividades
2
Al no contar con el personal
suficiente pueden generarse
demoras en los procesos
5 3 2 MODERADO Contratar personal 1 1 1 BAJO
Políticas y prácticas en
materia de recursos humanos
No se realizan evaluaciones tanto
optativas como psicológicas para
los aspirantes
3
Al no evaluar a los nuevos
aspirantes, no se podrá conocer las
aptitudes que se tenga para
desempeñar el cargo
3 2 3 MODERADO
Políticas para
evaluación del
personal
1 1 1 BAJO
Políticas y prácticas en
materia de recursos humanos
No existe un control adecuado de
la asistencia del personal, así
como de la hora de entrada y
salida,control de permisos en la
entidad,vacaciones
6,7,8
Si no se maneja adecuadamente, no
se puede asegurar que las
actividades reales se ajusten a las
planificadas
5 3 3 ALTO
Políticas de
control,uso de un
reloj biométrico,
formatos de manejo
1 1 1 BAJO
ESTABLECIMIENTO
DE OBJETIVOSObjetivos relacionados
No se han formulado objetivos
específicos para el área de talento
humano
15
Si no se formulan objetivos
específicos para el área no se
establecerán los mecanismos
necesarios para un buen control
5 2 3 MODERADO
Determinar los
objetivos a
cumplirse
1 1 1 BAJO
EVALUACIÓN DE
RIESGOS
Correlación entre
acontecimientos
No hay una fecha límite para
presentación del rol de pagos19
Si no se fija una fecha límite se
retrasaran los demás procesos10 2 1 MODERADO Fijar fecha 1 1 1 BAJO
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE RIESGOS
AMBIENTE DE
CONTROL
58
2.1.2.3. Narrativa del manejo de Talento Humano
En cuanto al área de Talento Humano no se evidencia altos niveles de riesgo, sin embargo no se
debe perder de vista que hay que implementar controles a las deficiencias encontradas en cada
actividad, ya que genera una probabilidad de que afecte a la compañía, las cuales son:
- El personal no firma el contrato de trabajo desde el primer día de laborales
- No se cuenta con el personal suficiente para el manejo adecuado de las actividades
- No se realiza evaluaciones tanto optativas como psicológicas para los aspirantes
- No existe un control adecuado de la asistencia del personal, así como de la hora de entrada
y salida, control de permisos en la entidad, vacaciones
- No se han formulado objetivos específicos para el área de Talento Humano
- No hay una fecha límite para presentación del rol de pagos
2.1.3. Evaluación del proceso de Adquisiciones y Cuentas por Pagar
1.- ¿Se maneja solicitudes de compra para todos los compromisos de compra importantes?
Análisis.- De acuerdo a los resultados obtenidos, el área no recepta solicitudes de compra para los
compromisos de compra, ya que solo se efectúan las compras de manera informal.
59
2.- ¿Están autorizadas las compras por la gerencia con un documento formal?
Análisis.- De acuerdo con el resultado, no están autorizadas las compras, únicamente se las autoriza
las compras verbalmente sin ningún tipo de soporte ni firma de respaldo, según lo mencionado por
el encargado de adquisiciones.
3.- ¿Se solicita cotizaciones antes de iniciar con el proceso de compras?
Análisis.- El resultado arroja que no se solicita cotizaciones antes de iniciar el proceso de compras,
lo cual es una debilidad ya que no hay una comparación entre proveedores que les permita evaluar
precios, calidad, etc.
60
4.- ¿Se confronta las facturas con los pedidos que se hace?
Análisis.- Los resultados revelan que no se confronta las facturas con los pedidos, por lo que
representa una debilidad en el proceso.
5.- ¿En caso que la documentación de soporte no esté disponible, se aprueba las facturas por un
responsable?
Análisis.- Si hay un responsable que apruebe la compra, pero solo lo hace verbalmente.
61
6.- ¿En caso de devoluciones, se lleva un control de las notas de crédito recibidas?
Análisis.- Los resultados muestran que sí se lleva un control de las notas de crédito recibidas, lo
cual facilita el proceso de devolución a los proveedores.
7.- ¿Están las facturas y notas de crédito sujetas a aprobación final escrita antes de registrarlas
como cuentas por pagar?
Análisis.- El resultado revela que si hay una aprobación final de las facturas y notas de crédito
sujetas a aprobación final escrita.
62
8.- ¿Existe políticas que se relacionen con proveedores?
Análisis.- No existe políticas que se relacionen con proveedores, por lo cual dificulta el manejo de
este proceso.
9.- ¿Se archiva de manera adecuada los documentos que demuestren el pago de obligaciones con
terceros?
Análisis.- Los resultados revelan que si hay un archivo adecuado de los documentos que
demuestren el pago de obligaciones con terceros, lo cual es una fortaleza ya que el archivo es
esencial en toda organización.
63
10.- ¿Los cheques son girados a nombre de la persona o compañía que entregó la factura?
Análisis.- El resultado arroja que los cheques si son girados a nombre de la persona o entidad que
entregó la factura, lo cual es una fortaleza para evitar que se generen problemas al momento del
pago.
11.- Los proveedores aportan para el cumplimiento del objetivo de compras?
Análisis.- Según los resultados, los proveedores si aportan para el cumplimiento del objetivo de
compras, lo cual es una fortaleza.
64
12.- ¿Se verifica los bienes y (donde sea práctico) servicios recibidos, al momento de su
recepción?
Análisis.- De acuerdo a los resultados, si hay una verificación de los bienes o servicios que
entregan los proveedores, lo cual si se establece controles adecuados para saber si lo que se recibe
reúne las condiciones necesarias de compra.
13.- ¿Existe una buena liquidez en la compañía para la adquisición de un bien o un servicio?
Análisis.- Si cuenta con buena liquidez la compañía para la adquisición de un bien o un servicio, lo
que facilita la confianza del proveedor y mantener una buena relación.
65
14.- ¿Se cuenta con un análisis de precios?
Análisis.- Los resultados arrojan que si se cuenta con un análisis de precios, lo que ayuda a que lo
presupuestado este bien desarrollado.
15.- ¿Se verifica el retiro de las retenciones emitidas al proveedor?
Análisis.- Los resultados arrojan que si se verifica el retiro de las retenciones emitidas al proveedor,
lo cual es una fortaleza para la compañía.
66
16.- ¿Al realizar una compra, se verifican que los datos de la factura estén correctos?
Análisis.- Los resultados arrojan que si se verifican que los datos de la factura estén correctos,
debido a que la gerencia exige que si haya un control de lo que el proveedor entrega con lo que está
facturado.
17.- ¿Antes de pagar cualquier factura o comprobante, se revisa los valores a pagar?
Análisis.- Los resultados arrojan que si se revisa los valores a pagar, debido a que siempre se
presenta un detalle al gerente de los pagos que se deben realizar.
67
18.- ¿El área de compras emite reportes de las compras a gerencia para que sea revisado?
Análisis.- La tabulación indica que no se emite reportes de las compras a gerencia para que sea
revisado, solamente se entrega en un papel informal los valores a cancelar de cada proveedor.
19.- ¿Existe un adecuado control con respecto a las fechas de vencimiento de las obligaciones
contraídas?
Análisis.- Los datos revelan que si se lleva un adecuado control con respecto a las fechas de
vencimiento de las obligaciones contraídas, debido a que no se demoran en pagar más de 15 días
sus cuentas.
68
20.- Se concilia periódicamente los registros auxiliares de cuentas por pagar contra la cuenta de
mayor general?
Análisis.- Los datos revelan que si se reconcilia periódicamente los registros auxiliares de cuentas
por pagar contra la cuenta de mayor general, lo que la información obtenida es verídica.
21.- ¿Existe una adecuada comunicación y coordinación entre el área de compras y la gerencia?
Análisis.- Los resultados obtenidos arrojan que no hay una adecuada comunicación y coordinación
entre el área gerencial y el de compras, debido a que sólo hay relaciones informales.
69
22.- ¿Los proveedores proporcionan información oportuna acerca de sus productos?
Análisis.- Los resultados afirman que los proveedores proporcionan información oportuna acerca
de sus productos, por lo que hay una buena relación.
23.- ¿Los proveedores informan promociones, descuentos, de lo que ofrecen?
Análisis.- Los resultados demuestran que los proveedores informan promociones, descuentos, de lo
que ofrecen lo que facilita interactuar de mejor manera.
70
24.- ¿Se comunica a la gerencia problemas que se hayan presentado con algún proveedor?
Análisis.- Los resultados indican que si se comunica a la gerencia problemas que se hayan
presentado con algún proveedor, con el fin de que se solucione de la mejor manera.
25.- ¿Se efectúa comparaciones de las compras hechas mes a mes?
Análisis.- Los resultados indican que no se efectúa comparaciones de las compras hechas mes a
mes, por lo que no se toma la debida importancia del caso dentro de la compañía.
71
2.1.3.1. Cuadro Resumen
CUADRO RESUMEN
SI NO POND CALIF
1.- ¿Se manejan solicitudes de compra para todos los
compromisos de compra importantes?X 1 0
El manejo de compras
es informal
2.- ¿Están autorizadas las compras por la gerencia con un
documento formal?X 1 0
3.- ¿Se solicita cotizaciones antes de iniciar con el proceso
de compras?X 1 0
4.-¿Se confronta las facturas con los pedidos que se hace? X 1 0
5.- ¿En caso que la documentación de soporte no esté
disponible, se aprueba las facturas por un responsable?X 1 1
6.- ¿En caso de devoluciones, se lleva un control de las
notas de crédito recibidas?X 1 1
Sin ningún documento
por escrito
7.- ¿Están las facturas y notas de crédito sujetas a
aprobación final escrita antes de registrarlas como cuentas
por pagar?
X 1 1
8.- ¿Existe políticas que se relacionen con proveedores? X 1 0
9.-¿Se archivan de manera adecuada los documentos que
demuestren el pago de obligaciones con terceros?X 1 1
10.- ¿Los cheques son girados a nombre de la persona o
compañía que entregó la factura?X 1 1
11.- ¿Los proveedores aportan para el cumplimiento del
objetivo de compras?X 1 1
12.- ¿Se verifica los bienes y (donde sea práctico)
servicios recibidos, al momento de su recepción?X 1 1
13.- ¿Existe una buena liquidez en la compañía para la
adquisición de un bien o un servicio?X 1 1
14.- ¿Se cuenta con un análisis de precios? X 1 1
15.- ¿Se verifica el retiro de las retenciones emitidas al
proveedor?X 1 1
16.- ¿Al realizar una compra, se verifican que los datos de
la factura estén correctos?X 1 1
17.- ¿Antes de pagar cualquier factura o comprobante, se
revisa los valores a pagar?X 1 1
18.-¿El área de compras emite reportes de las compras a
gerencia para que sea revisado?X 1 0
19.- ¿Existe un adecuado control con respecto a las fechas
de vencimiento de las obligaciones contraídas?X 1 1
20.- ¿Se reconcilia periódicamente los registros auxiliares
de cuentas por pagar contra la cuenta de mayor general?X 1 1
21.- ¿Existe una adecuada comunicación y coordinación
entre el área de compras y la gerencia?X 1 0
La gerencia muchas
veces cumple la
función de hacer
compras sin informar
al área
22.- ¿Los proveedores proporcionan información oportuna
acerca de sus productos?X 1 1
23.- ¿Los proveedores informan promociones, descuentos,
de lo que ofrecen?X 1 1
24.- ¿Se comunica a la gerencia problemas que se hayan
presentado con algún proveedor?X 1 1
25.- ¿Se efectúa comparaciones de las compras hechas
mes a mes?X 1 0
TOTAL 17 8 25 17
PREGUNTASRESPUESTA
OBSERVACIONES
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
SUPERVISIÓN Y MONITOREO
AMBIENTE DE CONTROL
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS
EVALUACIÓN DE RIESGOS
RESPUESTA A LOS RIESGOS
ACTIVIDADES DE CONTROL
EVALUACIÓN
72
Aplicación de la Fórmula del nivel de confianza
A continuación se presenta la tabla que sirve para el cálculo de riesgos:
Nivel de confianza
NC= Calificación X 100 = 17 X 100 = 68 %
Ponderación 25
Interpretación: El nivel de confianza indica que es medio
Nivel de riesgo
NR= 100 – NC
NR=100-68 = 32%
Interpretación: En nivel de riesgo es bajo
PONDERACIÓN
Bajo
Medio
Alto
NIVEL
15-50
51-75
76-95
73
2.1.3.2. Matriz de evaluación de riesgos
Figura 2.4 Matriz de evaluación de riesgos
COMPONENTE SUBCOMPONENTE RIESGO # DESCRIPCIÓN DEL RIESGO IMPORTANCIA PROBABILIDAD IMPACTO RESULTADO RIESGO INHERENTE CONTROLES IMPORTANCIA PROBABILIDAD IMPACTO RIESGO RESIDUAL
Filosofía de gestión de
riesgos
No se cuenta con una solicitud de
compra, ni están autorizadas las
compras por la gerencia de
manera formal
1,2
Al no contar con un formato
establecido no se podrán autorizar
las compras
1 3 2 6 BAJO
El gerente revisará
las compras y
autorizará; y el
encargado de
compras tendrá la
obligación de
solicitar a las demás
áreas que llenen un
formato específico
1 1 1 BAJO
Filosofía de gestión de
riesgos
No se solicitan cotizaciones antes
de iniciar con el proceso de
compras
3
Si no se pide cotizaciones no se
puede evaluar los precios entre
varios proveedores, lo cual dificulta
la toma de decisión para buscar la
mejor alternativa
5 3 2 30 MODERADO
El encargado del
área pedirá
cotizaciones y
evaluará la mejor
alternativa
1 1 1 BAJO
Filosofía de gestión de
riesgos
No se confronta las facturas con
los pedidos que se hacen4
Si no se compara las facturas con
los pedidos, no se puede detectar
posibles errores
5 3 3 45 ALTO
El encargado del
área se asegura de
verificar lo que las
demás áreas
soliciten
1 2 2 BAJO
Políticas y prácticas en
materia de recursos humanos
No existe políticas que se
relacionen con proveedores8
Si no hay políticas escritas no se
puede controlar de la mejor manera 10 3 3 90 ALTO Manual de políticas 5 2 1 BAJO
RESPUESTA A LOS
RIESGOSSelección de respuestas
No se emite reportes de las
compras a gerencia para que sean
revisado
18
Si no se emiten reporte a gerencia,
no se podrá tomar decisiones sobre
el manejo
10 2 1 20 MODERADO
Gerencia solicitará
mes a mes un
reporte
1 1 1 BAJO
INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓNInformación y comunicación
No existe una adecuada
comunicación y coordinación
entre el área de compras y la
gerencia
21
Si no hay una adecuada
comunicación y coordinación entre
el área de compras y la gerencia no
se podría recibir los mensajes
adecuados en su debido tiempo y no
se podría conocer las necesidades
10 2 2 40 ALTO
Reuniones
mensuales entre el
área de compras y
gerencia para llegar
a un conceso de lo
que se necesita
comprar mes a mes
5 1 1 BAJO
SUPERVISIÓN Y
MONITOREOEvaluaciones independientes
No se efectúan comparaciones de
las compras hechas mes a mes25
Al no comparar las compras
hechas mes a mes no se puede
medir el grado de endeudamiento
10 2 2 40 ALTO
Monitoreo mes a
mes de las compras
efectuadas
1 1 1 BAJO
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE RIESGOS
AMBIENTE DE
CONTROL
74
2.1.3.3. Narrativa del manejo de adquisiciones y cuentas por pagar
Las compras es el intercambio de un bien o servicio a cambio de efectuar el pago al proveedor,
para este proceso la compañía presenta el siguiente manejo:
- La relación con los proveedores es buena, la fecha máxima de pago es 15 días una vez
entregado el servicio o mercadería.
- Los proveedores mantienen compromiso alto con la compañía, y hacen la entrega
inmediata del pedido de mercadería o servicio.
El problema con el proceso de compras es que no hay un seguimiento de precios que le permita
evaluar precios a través de cotizaciones, el único respaldo de la cancelación de una factura es sacar
copia de los cheques, no se emite reportes a gerencia, no existe una adecuada comunicación y
coordinación entre el área de compras y la gerencia, no se efectúa comparaciones de las compras
hechas mes a mes, no existe políticas que se relacionen con proveedores.
2.1.4. Evaluación del manejo de Tesorería y bancos
1.- ¿El movimiento de caja se deja para importes mínimos?
Análisis.- El resultado indica que caja solamente se deja para importes mínimos.
75
2.- ¿El custodio del fondo de caja chica presenta los justificantes respectivos?
Análisis.- Se determina que el custodio responsable de la caja chica si presenta los debidos
sustentos de caja chica, y todo está debidamente autorizado por el SRI.
3.- ¿Se extiende cheques para renovar el fondo a la orden del custodio del fondo?
Análisis.- El resultado indica que si se extiende cheques para renovar el fondo a la orden del
custodio.
76
4.- ¿Se aprueba oficialmente los adelantos hechos del fondo de caja chica?
Análisis.- Si se aprueban oficialmente los adelantos hechos del fondo, lo que es necesario para el
respectivo manejo.
5.- ¿Es razonable el importe del fondo de caja chica?
Análisis.- Si es razonable el importe del fondo de caja chica y éste no supera los $80 dólares en el
mes.
77
6.- ¿Se hace resúmenes de los documentos de sustento de los desembolsos?
Análisis.- Los resultados indican que no existen resúmenes de los documentos de sustento de los
desembolsos, según mencionaron los encargados solo se entrega los documentos de soporte a
contabilidad.
7.- ¿Se prepara los cheques únicamente con evidencia de que la validez de las transacciones ha sido
confirmada, según los procedimientos de la compañía respecto a cuentas por pagar, planillas y
reembolso de fondos fijos?
Análisis.- Los datos arrojan que si se prepara los cheques únicamente con evidencia de que la
validez de las transacciones ha sido confirmada, según los procedimientos de la compañía respecto
a cuentas por pagar, planillas y reembolso de fondos fijos.
78
8.- ¿Los cheques que por su naturaleza no están sujetos a los procedimientos normales, son
autorizados por un funcionario responsable?
Análisis.- Los resultados indican que los cheques que por su naturaleza no están sujetos a los
procedimientos normales, son autorizados por un funcionario responsable, por lo cual en este caso
quién elabora y autoriza es el Sr. Roberto Carlos Machado (gerente general de la compañía) sin
pedir autorización a nadie.
9.- ¿Se controla la secuencia numérica de los cheques?
Análisis.- Los datos afirman que hay un control de la secuencia numérica de los cheques, se
menciona que la chequera no está en manos de nadie a más que del Sr. Roberto Carlos Machado.
79
10.- ¿Los cheques anulados están sujetos a control?
Análisis.- Los resultados indican que los cheques anulados están sujetos a control, se mencionó que
los cheques anulados son entregados a contabilidad para que ellos elaboren un informe de cheques
anulados y los registren.
11.- ¿Están debidamente resguardadas las chequeras en blanco?
Análisis.- Los resultados arrojan que si están debidamente resguardadas las chequeras en blanco, se
mencionó que están guardadas bajo llave en custodia del Sr. Roberto Carlos Machado.
80
12.- ¿Se realiza conciliaciones bancarias, de manera mensual?
Análisis.- Los resultados arrojan que si se realiza conciliaciones bancarias, de manera mensual.
13.- ¿Las conciliaciones son revisadas y aprobadas por un funcionario responsable?
Análisis.- Las conciliaciones bancarias no son revisadas ni aprobadas por un funcionario
responsable.
81
14.- ¿El registro de ingreso y salida de dinero es controlado a través de alguna documentación
interna?
Análisis.- Los resultados revelan que no hay una documentación interna para el registro de ingreso
y salida del efectivo.
15.- ¿Existe políticas adecuadas para el manejo de caja chica y bancos?
Análisis.- No existe políticas que regulen el manejo de caja chica y bancos en la compañía por lo
que dificulta el manejo adecuado de tesorería y bancos.
82
16.- ¿Se ha formulado objetivos claros para el manejo adecuado de tesorería y bancos?
Análisis.- Se evidencia de que no se ha formulado objetivos claros para el manejo adecuado de
tesorería y bancos, por lo cual debería tomarse importancia para definir claramente los objetivos a
cumplirse.
17.- ¿Se verifica que al momento de entregar un cheque no haya errores ni manchones?
Análisis.- Siempre se verifica que al momento de entregar un cheque no haya errores ni
manchones, con el objeto de que no haya cheques devueltos a la compañía.
83
18.- ¿Se verifica que el saldo del banco sea el disponible para cancelar cualquier deuda?
Análisis.- Se afirma que si se verifica que el saldo del banco sea el disponible para cancelar
cualquier deuda, para no entregar cheques sin disponibilidad de fondos.
19.- ¿Se prevé que haya suficiente dinero en caja chica para responder a cualquier emergencia?
Análisis.- Los resultados arrojan que si se prevé que haya suficiente dinero en caja chica para
responder a cualquier emergencia, se mencionó que el custodio lleva un buen control.
84
20.- ¿Se prepara los cheques en forma tal que dificulten posteriores alteraciones no autorizadas?
Análisis.- Los resultados arrojan que si se prepara los cheques en forma tal que dificulten
posteriores alteraciones no autorizadas, debido a que este proceso lo hace el Sr. Roberto Carlos
Machado.
21.- ¿Se controla que se tenga los suficientes cheques en blanco para pagar?
Análisis.- Si se controla que se tenga los suficientes cheques en blanco para pagar, lo importante de
esto es que se disponga en un momento de urgencia.
85
22.- ¿Se elabora un resumen mensual de las transferencias recibidas de los clientes?
Análisis.- De acuerdo a los resultados si se elabora un resumen mensual de las transferencias
recibidas de los clientes, aunque son anotados en un cuaderno simple y no se utiliza mecanismos de
registro como Excel.
23.- ¿Se comunica a las demás áreas cuando hay retenciones de pago?
Análisis.- No se comunica a las demás áreas cuando hay retenciones de pago, por lo cual el Sr.
Roberto Carlos Machado actúa con autonomía.
86
24.- ¿Hay un constante monitoreo de los cheques que han sido cobrados, de las transferencias
recibidas, y de los débitos reflejados en las cuentas bancarias a diario?
Análisis.- El resultado arroja que si hay un constante monitoreo de los cheques que han sido
cobrados, de las transferencias recibidas, y de los débitos reflejados en las cuentas bancarias a
diario.
87
2.1.4.1. Cuadro Resumen
CUADRO RESUMEN
SI NO POND CALIF
1.- ¿El movimiento de caja se deja para importes mínimos? X 1 1
2.- ¿El custodio del fondo de caja chica presenta los
justicantes respectivos?X 1 1
3.- ¿Se extiende cheques para renovar el fondo a la orden
del custodio del fondo?X 1 1
4.- ¿Se aprueba oficialmente los adelantos hechos del
fondo? X1 1
5.- ¿Es razonable el importe del fondo de caja chica? X 1 1
6.- ¿Se hace resúmenes de los documentos de sustento de
los desembolsos? X 1 0
7.- ¿Se prepara los cheques únicamente con evidencia de
que la validez de las transacciones ha sido confirmada,
según los procedimientos de la compañía respecto a
cuentas por pagar, planillas y reembolso de fondos fijos? X 1 1
8.- ¿Los cheques que por su naturaleza no están sujetos a
los procedimientos normales, son autorizados por un
funcionario responsable? X 1 1
9.- ¿Se controla la secuencia numérica de los cheques? X 1 1
10.- ¿Los cheques anulados están sujetos a control X 1 1
11.- ¿Están debidamente resguardadas las chequeras en
blanco? X 1 1
12.- ¿Se realiza conciliaciones bancarias, de manera
mensual? X 1 1
13.- ¿Las conciliaciones son revisadas y aprobadas por un
funcionario responsable? X 1 0
14.- ¿El registro de ingreso y salida de dinero es controlado
a través de alguna documentación interna? X 1 0
15.- ¿Existe políticas adecuadas para el manejo de caja
chica y bancos? X 1 0
16.- ¿Se ha formulado objetivos claros para el manejo
adecuado de tesorería y bancos? X 1 0
17.- ¿Se verifica que al momento de entregar un cheque
no haya errores ni manchones? X 1 1
18.-¿Se verifica que el saldo del banco sea el disponible
para cancelar cualquier deuda? X 1 1
19.- ¿Se prevé que haya suficiente dinero en caja chica
para responder a cualquier emergencia? X 1 1
20.- ¿Se prepara los cheques en forma tal que dificulten
posteriores alteraciones no autorizadas? X 1 1
21.- ¿Se controla que se tenga los suficientes cheques en
blanco para pagar? X 1 1
22.- ¿Se elabora un resumen mensual de las transferencias
recibidas de los clientes? X 1 1
Se anota en un
cuaderno
23.- ¿Se comunica a las demás áreas cuando hay
retenciones de pago? X 1 0 Existe autonomia
24.- ¿Hay un constante monitoreo de los cheques que han
sido cobrados, de las transferencias recibidas, y de los
débitos reflejados en las cuentas bancarias a diario? X 1 1
TOTAL 18 6 24 18
SUPERVISIÓN Y MONITOREO
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS
RESPUESTA A LOS RIESGOS
ACTIVIDADES DE CONTROL
PREGUNTASRESPUESTA
OBSERVACIONES
AMBIENTE DE CONTROL
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
EVALUACIÓN
88
Aplicación de la Fórmula del nivel de confianza
A continuación se presenta la tabla que sirve para el cálculo de riesgos:
NC= Calificación X 100 = 18 X 100 = 75 %
Ponderación 24
Interpretación: El nivel de confianza indica que es medio
Nivel de riesgo
NR= 100 – NC
NR=100-75 = 25%
Interpretación: En nivel de riesgo es bajo
PONDERACIÓN
Bajo
Medio
Alto
NIVEL
15-50
51-75
76-95
89
2.1.4.2. Matriz de evaluación de riesgos
Figura 2.5 Matriz de evolución de riesgos
COMPONENTE SUBCOMPONENTE RIESGO # DESCRIPCIÓN DEL RIESGO IMPORTANCIA PROBABILIDAD IMPACTO RIESGO INHERENTE CONTROLES IMPORTANCIA PROBABILIDAD IMPACTO RIESGO RESIDUAL
Filosofía de gestión de
riesgos
No se hacen resúmenes de los
documentos de sustento de los
desembolsos de caja chica
6Al no hacer resúmenes dificulta el
manejo ágil de la información1 3 2 BAJO
Formato de
liquidación de caja
chica
1 1 1 BAJO
Filosofía de gestión de
riesgos
Las conciliaciones no son
revisadas y aprobadas por un
funcionario responsable
13
Al no estar aprobadas las
conciliaciones bancarias no hay un
control adecuado del saldo contable
vs el saldo del estado de cuenta
5 3 2 MODERADOGerente aprueba
conciliaciones1 2 1 BAJO
Filosofía de gestión de
riesgos
El registro de ingreso y salida de
dinero no son controladas a
través de alguna documentación
interna
14
Al no tener documentación interna
no se puede respaldar el ingreso y
salida del efectivo
5 3 2 MODERADO
Comprobantes de
ingresos y egreso
que respalden la
transacción
1 1 1 BAJO
Políticas y prácticas en
materia de recursos humanos
No existen políticas adecuadas
para el manejo de caja chica y
bancos
15
Al no contar con políticas
adecuadas para el manejo de caja
chica y bancos no se puede
conseguir un proceso estable
10 3 3 ALTO Manual de políticas 5 2 1 BAJO
ESTABLECIMIENTO
DE OBJETIVOSObjetivos relacionados
No se han formulado objetivos
claros para el manejo adecuado de
tesorería y bancos
16Si no se cuenta con objetivos claros
no se puede lograr un buen proceso10 2 2 ALTO Definir objetivos 5 2 1 BAJO
INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓNInformación y comunicación
No se comunica a las demás áreas
cuando hay retenciones de pago23
Al no tener una buena
comunicación con las demás áreas
se genera un ambiente autónomo
10 2 2 ALTOInteracción con las
demás áreas5 1 1 BAJO
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE RIESGOS
AMBIENTE DE
CONTROL
90
2.1.4.3. Narrativa del manejo de Tesorería y bancos
Caja Chica:
- El fondo que maneja la compañía es de $80,00 que son destinados por lo general a
movilizaciones, alimentación, y bienes menores.
- La persona encargada de caja chica informa al gerente para la reposición de dicho fondo
- No hay un formato de liquidación de caja chica que ayude a contabilidad a saber el detalle
de gastos efectuados.
- Los gastos de caja chica son respaldados en su mayoría
Bancos:
- En este proceso se debe coordinar el movimiento del efectivo, actualmente se maneja el
ingreso y salida de dinero de la siguiente manera:
- La salida de dinero sólo es autorizada por el Gerente de la compañía.
- El Sr. Roberto Carlos Machado tiene un buen control en el manejo de la chequera.
- La compañía no emite comprobantes de ingresos y egreso del efectivo
- El único respaldo de ingreso del efectivo son las anotaciones en el cuaderno del gerente de
MACHDEPORTES
- Se realiza conciliaciones bancarias mes a mes, pero éstas no son revisadas y aprobadas por
un funcionario responsable
- No existe políticas adecuadas para el manejo de caja chica y bancos
- No se ha formulado objetivos claros para el manejo adecuado de tesorería y bancos
- No se comunica a las demás áreas cuando hay retenciones de pago
91
2.1.5. Evaluación del manejo de ventas y cuentas por cobrar
1.- ¿Todas las ventas que se realiza son mediante contrato?
Análisis.- Los resultados revelan que todas las ventas que realiza la compañía son bajo contrato,
con el fin de que haya un acuerdo de voluntades que genere derechos y obligaciones.
2.- ¿Se revisa periódicamente las órdenes de pautaje?
Análisis.- Los resultados revelan que si se revisa periódicamente las órdenes de pautaje, esto con el
fin de verificar lo que el cliente requiere en las fechas indicadas, lo que quiere que se transmita y en
el programa que se deberá pautar.
92
3.- ¿Se da aviso de transmisión de pautas publicitarias al momento de receptar la orden de pautaje?
Análisis.- Si se da aviso de transmisión de pautas publicitarias al momento de receptar la orden de
pautaje, ya que de esta manera se puede transmitir a tiempo las cuñas publicitarias.
4.- ¿Se prepara la factura de venta en el mes en que se transmite la publicidad en la radio?
Análisis.- Si se emite la factura de venta en el mes en que se transmite la publicidad en la radio, con
el objetivo de cumplir con el contrato.
93
5.- ¿Se emite las facturas en orden secuencial?
Análisis.- Los resultados señalan que no se emite las facturas en orden secuencial, debido a que
muchas veces se imprime mal la factura, o hay clientes que piden que se cambie la fecha de
facturación como en el caso de las agencias de publicidad que el destino de entrega de la factura es
en otra provincia, y no la pueden contabilizar a tiempo.
6.- ¿Se cuenta con procedimientos para el registro de estimaciones de cuentas difíciles o dudosas de
recuperación y, en su caso tienen creada alguna provisión?
Análisis.- Los resultados indican que si se cuenta con procedimientos para el registro de
estimaciones de cuentas difíciles o dudosas de recuperación, y que se provisiona a lo que determina
la ley que es el 1%.
94
7.- ¿Se archiva de manera adecuada los documentos que demuestren el cobro a clientes?
Análisis.-Según los resultados se evidencia que si se archiva de manera adecuada los documentos
que demuestren el cobro a clientes.
8.- ¿Son fáciles de identificar los cobros con las facturas emitidas?
Análisis.- Si son fáciles de identificar los cobros con las facturas emitidas, ya que se dispone de un
buen archivo en la compañía.
95
9.- ¿Existe políticas relacionadas con clientes?
Análisis.- Los resultados arrojan que no existen políticas relacionadas con clientes, menciona la
encargada del manejo que no hay políticas escritas.
10.- ¿El encargado tiene completo conocimiento del área?
Análisis.- Los resultados arrojan que la encargada no reúne los conocimientos necesarios, por lo
que es necesario tener un plan de capacitación para poder resolver este problema.
96
11.- ¿Los clientes aportan para el cumplimiento del objetivo de ventas?
Análisis.- Los datos revelan que los clientes si aportan para el cumplimiento del objetivo de ventas,
lo que representa un punto a favor, ya que fortalece la relación cliente- compañía.
12.- ¿Se pronostica anualmente cuánto se quiere vender en el año?
Análisis.- Los datos revelan que si se pronostica anualmente cuánto se quiere vender en el año, lo
cual es una fortaleza para el cumplimiento de la misión, visión de la compañía.
97
13.- ¿En caso de anular algún documento utilizado para soportar los ingresos, éste se adjunta a fin
de mantener la secuencia y control numérico?
Análisis.- Los resultados arrojan que en el caso de anular algún documento utilizado para soportar
los ingresos, éste se adjunta a fin de mantener la secuencia y control numérico, lo cual es una
fortaleza para evitar pérdida de documentación.
14.- ¿Se estudia los clientes, previo a emitir una autorización de crédito?
Análisis.- Si se estudia los clientes, previo a emitir una autorización de crédito, el encargado del
área menciona que sólo se otorga créditos a las agencias de publicidad no más de 60 días de
emisión de la factura.
98
15.- ¿En caso de error de facturación se elabora notas de crédito, las cuales son debidamente
aprobadas?
Análisis.-Los resultados indican que en caso de error de facturación si se elabora notas de crédito,
las cuales son debidamente aprobadas por el gerente, con el fin de que se mantenga al tanto de lo
ocurrido.
16.- ¿Se verifica que las facturas estén correctamente llenadas?
Análisis.- Según los resultados si se verifica que las facturas estén correctamente llenadas, a más de
ello señala que son comparadas con la orden de transmisión y de acuerdo a eso se procede a
facturar.
99
17.- ¿Se analiza las posibilidades de recuperación de cartera en general?
Análisis.- Si se analiza las posibilidades de recuperación de cartera en general, lo cual es una
fortaleza ya que garantiza la seguridad a la compañía.
18.- ¿Hay un adecuado control de la rotación de cartera?
Análisis.- Los resultados arrojan que no hay un adecuado control de la rotación de cartera, lo cual
es una debilidad ya que no se puede determinar el período promedio de cobro.
100
19.- ¿Se concilia periódicamente los auxiliares y la cuenta de mayor correspondiente?
Análisis.- Los resultados demuestran que si se concilia periódicamente los auxiliares y la cuenta de
mayor correspondiente, con el fin de tener un detalle efectivo para las cuentas.
20.- ¿Se prepara mensualmente informes de cuentas por cobrar por antigüedad de saldos?
Análisis.- No se prepara mensualmente informes de cuentas por cobrar por antigüedad de saldos,
como se mencionó el encargado de esta área solamente se guía en las facturas físicas que se
mantiene en el archivo para saber quién adeuda y quién no.
101
21.- ¿Se controla que se reciba retenciones a tiempo?
Análisis.- Los resultados indican que si se controla que se reciba retenciones a tiempo, lo cual
facilita el manejo de la cartera.
22.- ¿Existe una adecuada comunicación y coordinación entre el área de ventas y la gerencia?
Análisis.- Los resultados revelan que si existe una adecuada comunicación y coordinación entre el
área de ventas y la gerencia, lo cual es una fortaleza para las dos áreas.
102
23.- ¿Se comunica a la gerencia problemas que se hayan presentado con algún cliente?
Análisis.- Los resultados indican que si se comunica a la gerencia problemas que se hayan
presentado con algún cliente, lo cual es una fortaleza ya que se espera buscar la mejor solución
posible.
24.- ¿Existe una vigilancia constante y efectiva sobre vencimientos y cobranza?
Análisis.- Si existe una vigilancia constante y efectiva sobre vencimientos y cobranza, esto se lo
realiza mes a mes con el objetivo de determinar morosidad.
103
25.- ¿Se realiza una confirmación periódica por escrito de los saldos por cobrar?
Análisis.- Los resultados revelan que no hay confirmación periódica por escrito de los saldos por
cobrar, lo cual representa una debilidad ya que no se mantiene al tanto a los clientes de los valores
pendientes de pago.
104
2.1.5.1. Cuadro Resumen
CUADRO RESUMEN
SI NO POND CALIF
1.- ¿Todas las ventas que se realizan son mediante
contrato?X 1 1
2.- ¿Se revisa periódicamente las órdenes de pautaje? X 1 1
3.- ¿Se da aviso de transmisión de pautas publicitarias al
momento de receptar la orden de pautaje?X 1 1
4.- ¿Se prepara la factura de venta en el mes en que se
transmite la publicidad en la radio?X 1 1
5.- ¿Se emite las facturas en orden secuencial? X 1 0
6.- ¿Se cuenta con procedimientos para el registro de
estimaciones de cuentas difíciles o dudosas de
recuperación y, en su caso tienen creada alguna provisión? X 1
1
7.-¿Se archiva de manera adecuada los documentos que
demuestren el cobro a clientes?X 1 1
8.- ¿Son fáciles de identificar los cobros con las facturas
emitidas?X 1 1
9.- ¿Existe políticas relacionadas con clientes? X 1 0
10.- ¿El encargado tiene completo conocimiento en el
área?X 1 0
11.- ¿Los clientes aportan para el cumplimiento del
objetivo de ventas?X
1 1
12.- ¿Se pronostica anualmente cuánto se quiere vender en
el año?X
1 1
13.- ¿En caso de anular algún documento utilizado para
soportar los ingresos, este se adjunta a fin de mantener la
secuencia y control numérico?
X 1 1
14.- ¿Se estudia los clientes, previo a emitir una
autorización de crédito? X 1 1
15.- ¿En caso de error de facturación se elaboran notas de
crédito, las cuales son debidamente aprobadas?X 1 1
16.- ¿Se verifica que las facturas estén correctamente
llenadas?X 1 1
17.- ¿Se analiza las posibilidades de recuperación de
cartera en general?X
1 1
18.- ¿Hay un adecuado control de la rotación de cartera? X 1 0
19.- ¿Se concilia periódicamente los auxiliares y la cuenta
de mayor correspondiente?X 1 1
20.- ¿Se prepara mensualmente informes de cuentas por
cobrar por antigüedad de saldos?X 1 0
Se guían en las
facturas físicas que se
mantiene en el archivo
para saber quién
adeuda y quién no
21.- ¿Se controla que se reciban retenciones a tiempo? X 1 1
22.- ¿Existe una adecuada comunicación y coordinación
entre el área de ventas y la gerencia?X 1 1
23.- ¿Se comunica a la gerencia problemas que se hayan
presentado con algún cliente?X 1 1
24.- ¿Existe una vigilancia constante y efectiva sobre
vencimientos y cobranza?X 1 1
25.- ¿Se realiza una confirmación periódica por escrito de
los saldos por cobrar? X 1 0
TOTAL 19 6 25 17
PREGUNTASRESPUESTA
OBSERVACIONES
AMBIENTE DE CONTROL
SUPERVISIÓN Y MONITOREO
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS
RESPUESTA A LOS RIESGOS
ACTIVIDADES DE CONTROL
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
EVALUACIÓN
EVALUACIÓN DE RIESGOS
105
Aplicación de la Fórmula del nivel de confianza
A continuación se presenta la tabla que sirve para el cálculo de riesgos:
NC= Calificación X 100 = 19 X 100 = 76 %
Ponderación 25
Interpretación: El nivel de confianza indica que es alto
Nivel de riesgo
NR= 100 – NC
NR=100-76 = 24%
Interpretación: En nivel de riesgo es bajo
PONDERACIÓN
Bajo
Medio
Alto
NIVEL
15-50
51-75
76-95
106
2.1.5.2. Evaluación de la matriz de riesgos
Figura 2.6 Matriz de avaluación de riesgos
COMPONENTE SUBCOMPONENTE RIESGO # DESCRIPCIÓN DEL RIESGO IMPORTANCIA PROBABILIDAD IMPACTO RIESGO INHERENTE CONTROLES IMPORTANCIA PROBABILIDAD IMPACTO RIESGO RESIDUAL
Filosofía de gestión de
riesgos
No se emiten las facturas en
orden secuencial5
Si no se sigue un orden secuencial al
momento de facturar se generarán
problemas de registro de la
información
1 3 2 BAJO
Dejar 5 facturas en
blanco mes a mes
para evitar que se
pierda el secuencial
y se pueda facturar
lo que no se pudo
con fecha del mes
que corresponda
1 1 1 BAJO
Políticas y prácticas en
materia de recursos humanos
No Existe políticas relacionadas
con clientes9
Si no hay políticas fijadas no se
podrá llevar un manejo eficaz y
eficiente
10 3 3 ALTO Manual de políticas 5 2 1 BAJO
Políticas y prácticas en
materia de recursos humanos
El encargado no tiene completo
conocimiento en el área10
Si el encargado no tiene amplios
conocimientos en el área, generará
una información poco confiable,
generará demoras en los procesos
5 2 1 BAJOPlan de
capacitación1 1 1 BAJO
Controles de los sistemas de
información
No hay un adecuado control de la
rotación de cartera18
Si no ha un adecuado control de la
rotación de la cartera, es probable
que no se tome adecuadas
decisiones
10 2 2 ALTO
Evaluar mediante
indicadores
financieros el
impacto
5 2 1 BAJO
Controles de los sistemas de
información
No se preparan mensualmente
informes de cuentas por cobrar
por antigüedad de saldos
20
Si no se prepara mensualmente un
informe, la empresa no podrá
establecer medidas para reducir el
riesgo de cobro
5 3 2 MODERADO Elaborar informes 1 2 1 BAJO
SUPERVISIÓN Y
MONITOREO
Comunicación de
deficiencias
No se realiza una confirmación
periódica por escrito de los saldos
por cobrar
25
Si no se realiza una confirmación
por escrito de los saldos por cobrar,
los clientes no se podrán informar
de sus deudas
5 3 2 MODERADO
El encargado de
ventas y cobranzas
será quién se
encargue de
informar a los
clientes por escrito
los valores que
adeudan
1 1 1 BAJO
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE RIESGOS
AMBIENTE DE
CONTROL
ACTIVIDADES DE
CONTROL
107
2.1.5.3. Narrativa del manejo de ventas y cuentas por cobrar
Esta compañía esta segmentada al mercado de consumo y al mercado de negocio, lo cual ha
llevado a transmitir en base a la honestidad y profesionalismo los diferentes programas deportivos,
brindando calidad en el servicio, atrayendo a la mayor cantidad de audiencia y teniendo el más alto
raiting de sintonía.
Actualmente MACHDERPORTES se ubica en la siguiente posición ranking de radioyentes:
1. Fútbol FM
2. Música y sonido (Mach Deportes)
3. La deportiva
4. Única deportiva
5. La Red
6. Sonorama
7. CRE Satelital
8. Universal
9. Hot 106 radio fuego
Todo esto se ha logrado con la experiencia y capacidad del personal que labora en
MACHDEPORTES, por cual es la principal razón del giro del negocio para obtener ingresos. Pues
bien las ventas en la compañía son transacciones comerciales que se realiza con los clientes, lo cual
se otorga un servicio publicitario en la radio (cuñas) a cambio de una promesa de pago o
equivalente de dinero, o combinación de éstos. Las consideraciones en el manejo de ventas de la
compañía muestran los siguientes escenarios tanto positivos como negativos:
-MACHDEPORTES CIA. LTDA., mantiene un nicho de mercado establecido, y a su vez existe
una buena relación con los clientes.
- Las ventas son realizadas apenas el cliente solicite una orden de trasmisión de publicidad,
previa a la firma del contrato.
- El archivo de la facturación es bueno, ya que se separa en archivo de facturas pendientes de
cobro y otra de facturas ya cobradas.
- No se emite las facturas en orden secuencial
- No existe políticas relacionadas con clientes
- El encargado no tiene completo conocimiento del área
- No hay un adecuado control de la rotación de cartera
108
- No se prepara mensualmente informes de cuentas por cobrar por antigüedad de saldos
- No hay comunicación con los clientes una vez vencido el tiempo de cobro
- No se realiza conciliaciones periódicas de las facturas emitidas y los cobros efectuados por
los clientes.
2.1.6. Evaluación del manejo de activos fijos
1.- ¿Se maneja registros auxiliares para cada una de las clasificaciones de activos fijos?
Análisis.- Según el resultado, se maneja registros auxiliares para cada una de las clasificaciones de
activos fijos, lo cual es una fortaleza para evaluar el comportamiento en conjunto de los activos
fijos de similares características.
2.- ¿Se cuadra por lo menos una vez al año los auxiliares con el mayor general, con respecto a
costo y depreciación acumulada?
109
Análisis.- Los resultados arrojan que si se cuadra por lo menos una vez al año los auxiliares con el
mayor general, con respecto a costo y depreciación acumulada, lo que representa una fortaleza para
llevar un mejor control.
3.- ¿Se cuenta con un reglamento o políticas para el manejo de los activos fijos?
Análisis.- Los resultados revelan que no se cuenta con un reglamento o políticas para el manejo de
los activos fijos, lo cual es una debilidad debido a que no puede llevar un tratamiento adecuado a
los activos fijos.
4.- ¿Se tiene bajo custodia los títulos de propiedad de los activos fijos?
Análisis.- Si se tiene bajo custodia los títulos de propiedad de los activos fijos, lo cual es una
fortaleza ya que se tiene un respaldo de propiedad del activo fijo.
110
5.- ¿Los activos fijos se deprecian en forma mensual?
Análisis.- El resultado muestra que los activos fijos si se deprecian en forma mensual, lo cual
garantiza una información más adecuada mes a mes sobre el comportamiento de los activos fijos en
el tiempo de uso.
6.- ¿Existe un responsable que autorice las compras, ventas o baja y cancelaciones de activos fijos?
Análisis.- El resultado revela que si existe un responsable que autorice las compras, ventas o baja y
cancelaciones de activos fijos, se mencionó que la persona que lo hace es el Sr. Roberto Carlos
Machado.
111
7.- ¿Los activos fijos están debidamente codificados y con etiqueta para identificar fácilmente?
Análisis.- El resultado arroja que los activos fijos no están debidamente codificados y con etiqueta
para identificar fácilmente, lo cual representa un riesgo futuro ya que si la compañía crece e
invierte en activos fijos se puede perder el control de ello.
8.- ¿Está reglamentado las tasas para depreciar los activos fijos?
Análisis.- Los resultados arrojan que si son adecuadas las tasas para depreciar los activos fijos, lo
cual es una fortaleza ya que se deprecia dentro de los porcentajes que establece el SRI.
112
9.- ¿Es uniforme el método y las tasas de depreciación aplicadas de un año a otro?
Análisis.- Los resultados indican que si es uniforme el método y las tasas de depreciación aplicadas
de un año a otro, lo cual es una fortaleza ya que no varía el cálculo.
10.- ¿Se cumple con el debido tratamiento a los activos fijos de tal manera que cumplan con los
objetivos del proceso?
Análisis.- Los resultados revelan que no se cumple con el debido tratamiento a los activos fijos de
tal manera que no se cumple con los objetivos del proceso, lo cual es una debilidad ya que no se
toma la debida importancia.
113
11.- ¿Se determina por escrito las personas responsables de la custodia y mantenimiento de los
activos fijos asignados?
Análisis.- Los resultados arrojan que no se determina por escrito las personas responsables de la
custodia y mantenimiento de los activos fijos asignados, lo cual es una debilidad ya que así no se
controla que los activos fijos se encuentren en buen estado.
12.- ¿Se pronostica anualmente cuánto se desea invertir en activos fijos?
Análisis.- Los resultados revelan que no se pronostica anualmente cuánto se desea invertir en
activos fijos, lo cual es una debilidad ya que no se podrían remplazar activos fijos obsoletos.
114
13.- ¿Se efectúa periódicamente una verificación física de los activos fijos?
Análisis.- De acuerdo al resultado obtenido no se efectúa periódicamente una verificación física de
los activos fijos, lo cual representa un riesgo de inseguridad a la compañía.
14.- ¿Existe métodos para verificar que se haya recibido y registrado adecuadamente los activos
adquiridos?
Análisis.- Los resultados obtenidos de la evaluación indican que no existen métodos para verificar
que se haya recibido y registrado adecuadamente los activos adquiridos, lo cual puede generar
problemas en el uso.
115
15.- ¿Se protege adecuadamente los bienes de la compañía, incluyendo su aseguramiento?
Análisis.- Los resultados arrojan que no se protegen adecuadamente los bienes de la compañía,
incluyendo su aseguramiento, lo cual es una debilidad ya que deberían contratar a una aseguradora
contra posibles riesgos que estén expuestos los activos fijos como robo.
16.- ¿Existe una adecuada comunicación y coordinación con la gerencia en cualquier proceso que
involucre el tratamiento de activos fijos?
Análisis.- Los resultados revelan que no existe una adecuada comunicación y coordinación con la
gerencia en cualquier proceso que involucre el tratamiento de activos fijos, lo cual es una debilidad
ya que no se informa adecuadamente y no se pueden tomar las mejores decisiones.
116
17.- ¿Se comunica a la gerencia problemas que se hayan presentado en el momento de depreciar un
activo fijo?
Análisis.- Los resultados revelan que si se comunica a la gerencia problemas que se hayan
presentado en el momento de depreciar un activo fijo, con el fin de conocer cualquier ajuste que se
quiera hacer.
18.- ¿Se supervisa y monitorea adecuadamente la asignación de activos fijos, traslado o descargo
por deterioro de los mismos?
Análisis.- Los resultados arrojan que no se controla adecuadamente la asignación de activos fijos,
traslado o descargo por deterioro de los mismos, por lo cual es necesario tomar las medidas
necesarias para evitar problemas futuros.
117
2.1.6.1. Cuadro Resumen
CUADRO RESUMEN
SI NO POND CALIF
1.- ¿Se maneja registros auxiliares para cada una de las
clasificaciones de activos fijos?X 1 1
2.- ¿Se cuadra por lo menos una vez al año los auxiliares
con el mayor general, con respecto a costo y depreciación
acumulada?
X 1 1
3.- ¿Se cuenta con un reglamento o políticas para el
manejo de los activos fijos?X 1 0
4.- ¿Se tiene bajo custodia los títulos de propiedad de los
activos fijos?X 1 1
5.- ¿Los activos fijos se deprecian en forma mensual? X 1 1
6.- ¿Existe un responsable que autorice las compras,
ventas o baja y cancelaciones de activos fijos?X 1 1
7.- ¿Los activos fijos están debidamente codificados y con
etiqueta para identificar fácilmente?X 1 0
8.- ¿Está reglamentado las tasas para depreciar los activos
fijos?X 1 1
9.- ¿Es uniforme el método y las tasas de depreciación
aplicadas de un año a otro?X 1 1
10.- ¿Se cumple con el debido tratamiento a los activos
fijos de tal manera que cumplan con los objetivos del
proceso?
X 1 0
11.- ¿Se determina por escrito las personas responsables
de la custodia y mantenimiento de los activos fijos
asignados?
X 1 0
12.- ¿Se pronostica anualmente cuánto se desea invertir en
cuanto a activos fijos?X 1 0
13.- ¿Se efectúa periódicamente una verificación física de
los activos fijos?X 1 0
14.- ¿Existe métodos para verificar que se hayan recibido
y registrado adecuadamente los activos adquiridos?X 1 0
15.- ¿Se protege adecuadamente los bienes de la
compañía, incluyendo su aseguramiento?X 1 0
16.- ¿Existe una adecuada comunicación y coordinación
con la gerencia en cualquier proceso que involucre el
tratamiento de activos fijos?
X 1 0
17.- ¿Se comunica a la gerencia problemas que se hayan
presentado en el momento de depreciar un activo fijo?X 1 1
18.- ¿Se supervisa y monitorea adecuadamente la
asignación de activos fijos, traslado o descargo por
deterioro de los mismos?
X 1 0
TOTAL 8 10 18 8
PREGUNTASRESPUESTA
OBSERVACIONES
SUPERVISIÓN Y MONITOREO
AMBIENTE DE CONTROL
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS
RESPUESTA A LOS RIESGOS
ACTIVIDADES DE CONTROL
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
EVALUACIÓN
EVALUACIÓN DE RIESGOS
118
Aplicación de la Fórmula del nivel de confianza
A continuación se presenta la tabla que sirve para el cálculo de riesgos:
NC= Calificación X 100 = 8 X 100 = 44 %
Ponderación 18
Interpretación: El nivel de confianza indica que es bajo
Nivel de riesgo
NR= 100 – NC
NR=100-44 = 56%
Interpretación: En nivel de riesgo es medio
PONDERACIÓN
Bajo
Medio
Alto
NIVEL
15-50
51-75
76-95
119
2.1.6.2. Matriz de evaluación de riesgos
Figura 2.7 Matriz de evaluación de riesgos
COMPONENTE SUBCOMPONENTE RIESGO # DESCRIPCIÓN DEL RIESGO IMPORTANCIA PROBABILIDAD IMPACTO RIESGO INHERENTE CONTROLES IMPORTANCIA PROBABILIDAD IMPACTO RIESGO RESIDUAL
Políticas y prácticas en
materia de recursos humanos
No se cuenta con un reglamento o
políticas para el manejo de los
activos fijos
3
Si no se cuenta con un reglamento
o políticas para el manejo de los
activos fijos no se puede controlar
de la mejor manera los activos fijos
de la empresa
10 3 3 ALTO Manual de políticas 5 2 1 BAJO
Filosofía de gestión de
riesgos
Los activos fijos no están
debidamente codificados y con
etiqueta para identificar
fácilmente
7
Si no se codifica ni se etiqueta a los
activos fijos puede tener un riesgo
futuro ya que si la empresa crece e
invierte en activos fijos se puede
perder el control de ello.
10 2 3 ALTOCodificar y etiquetas
los activos fijos1 2 2 BAJO
ESTABLECIMIENTO
DE OBJETIVOSObjetivos relacionados
No se cumple con el debido
tratamiento a los activos fijos de
tal manera que cumpla con los
objetivos del proceso
10
Si no se cumple con el debido
tratamiento pueden haber pérdidas
muy grandes para la empresa
10 2 3 ALTO
Determinar
objetivos a
cumplirse
1 2 2 BAJO
Acontecimientos
No se determinan por escrito las
personas responsables de la
custodia y mantenimiento de los
activos fijos asignados
11
Si no se asignan responsables para
la custodia del activo fijo la
empresa puede sufrir despilfarros
10 2 3 ALTOAsignación de
responsables1 1 1 BAJO
Acontecimientos
No se pronostica anualmente
cuánto se desea invertir en cuanto
a activos fijos
12
Si no se pronóstica inversiones en
activos fijos la empresa no podría
funcionar de la mejor manera ya
que no se podría reemplazar
activos fijos obsoletos
5 2 2 MODERADOPresupuesto de
activos fijos1 1 1 BAJO
Evaluación de posibles
respuestas
No se efectúa periódicamente una
verificación física de los activos
fijos
13
Si no se realiza una verificación
física se presenta el riesgo de
inseguridad en la empresa en
relación a sus activos fijos
10 2 3 ALTOVerificaciones
físicas constantes1 2 1 BAJO
Evaluación de posibles
respuestas
No existen métodos para verificar
que se hayan recibido y registrado
adecuadamente los activos
adquiridos
14
Si no se hace una verificación al
momento de adquirir un activo fijo
habría problemas de uso y de
información contable
10 2 3 MODERADO
Cotejar los activos
fijos con los
aspectos contables
1 1 2 BAJO
ACTIVIDADES DE
CONTROL
Controles específicos de la
entidad
No se protegen adecuadamente
los bienes de la empresa,
incluyendo su aseguramiento
15
Si no se asegura a los activos no se
puede prevenir riesgos futuros
como robos
5 2 2 MODERADO Ninguno 5 2 2 MODERADO
INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓNInformación y comunicación
No existe una adecuada
comunicación y coordinación con
la gerencia en cualquier proceso
que involucre el tratamiento de
activos fijos
16
Si no existe una buena
comunicación y coordinación con
la gerencia sobre el tratamiento de
activos fijos no se podría tomar las
mejores decisiones
10 2 3 ALTOComunicación
constante1 2 1 BAJO
SUPERVISIÓN Y
MONITOREO
Actividades permanentes de
supervisión
No se supervisa y monitorea
adecuadamente la asignación de
activos fijos, traslado o descargo
por deterioro de los mismos
18
Si no se supervisa ni monitorea
adecuadamente no se pueden
establecer guias de acción para un
buen control
10 2 3 ALTO Guias de accción 1 2 1 BAJO
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE RIESGOS
AMBIENTE DE
CONTROL
RESPUESTA A LOS
RIEGOS
IDENTIFICACIÓN DE
EVENTOS
120
2.1.6.3. Narrativa del manejo de activos fijos
Los activos fijos que dispone la compañía son: muebles y enseres, equipo de computación, equipos
de trasmisión, equipo de oficina y vehículos, las deficiencias se presentan de la siguiente manera:
1. No se cuenta con un reglamento o políticas para el manejo de los activos fijos
2. Los activos fijos no están debidamente codificados y con etiqueta para identificar
fácilmente
3. No se cumple con el debido tratamiento a los activos fijos de tal manera que cumpla
con los objetivos del proceso
4. No se determina por escrito las personas responsables de la custodia y mantenimiento
de los activos fijos asignados
5. No se pronostica anualmente cuánto se desea invertir en cuanto a activos fijos
6. No se efectúa periódicamente una verificación física de los activos fijos
7. No existe métodos para verificar que se haya recibido y registrado adecuadamente los
activos adquiridos
8. No se protege adecuadamente los bienes de la compañía, incluyendo su aseguramiento
9. No existe una adecuada comunicación y coordinación con la gerencia en cualquier
proceso que involucre el tratamiento de activos fijos
10. No se supervisa y monitorea adecuadamente la asignación de activos fijos, traslado o
descargo por deterioro de los mismos
2.1.7. Evaluación del área contable-financiera
1.- ¿Existe políticas para la ejecución de los procesos?
Análisis.- El resultado indica que no existe políticas para la ejecución de los procesos, lo cual es
necesario para el correcto manejo.
121
2.- ¿Existe una adecuada segregación de funciones en cuanto a autorización, registro y custodia del
área de contable financiera?
Análisis.- Los resultados arrojan que no existe una adecuada segregación de funciones en cuanto a
autorización, registro y custodia del área de contable financiera, por lo que es importante definir en
la organización las responsabilidades que debe tener el encargo del área.
3.- ¿Se genera reportes de estados financieros en forma periódica?
Análisis.- Los resultados revelan que si se genera reportes de estados financieros en forma
periódica, pero se menciona que solamente se presente el estado de resultados y el estado de
situación financiera, lo cual sería necesario que se presente el juego completo en forma mensual
para tomar mejor las decisiones.
122
4.- ¿Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se encuentran soportadas con
el documento idóneo correspondiente?
Análisis.- Los resultados arrojan que las cifras existentes en los estados, informes y reportes
contables si se encuentran soportadas con el documento idóneo correspondiente, lo cual es una
fortaleza para un correcto manejo del archivo.
5.- ¿Se cuenta con catálogo de cuentas actualizado?
Análisis.- Los resultados arrojan que si se cuenta con catálogo de cuentas actualizado, se mencionó
que es codificado en base a lo que establece la superintendencia de compañías, lo cual es una
fortaleza para facilitar la presentación ante el organismo de control.
123
6.- ¿El encargado determina los impuestos que deben causarse, y posteriormente pide la aprobación
de la gerencia para subir la declaración?
Análisis.- Los resultados arrojan que el encargado si determina los impuestos que deben causarse, y
posteriormente pide la aprobación de la gerencia para cargar la declaración al sistema del SRI, lo
cual es importante ya que la gerencia está consciente de los valores que deben cancelarse.
7.- ¿Las declaraciones son preparadas y conciliadas con el registro contable?
Análisis.- Los resultados demuestran que las declaraciones si son preparadas y conciliadas con el
registro contable, lo cual es una fortaleza ya que es verídica la información.
124
8.- ¿Se tiene calendarizadas las obligaciones fiscales y monitoreadas su cumplimiento?
Análisis.- Los datos revelan que si se tiene calendarizado las obligaciones fiscales y monitoreadas
su cumplimiento, lo cual es necesario ya que se evita de tener multas e intereses en las
declaraciones.
9.- ¿Al cierre, se analiza los gastos susceptibles de periodificación contable por el responsable de
contabilidad?
Análisis.- Los datos revelan que sí se analiza los gastos susceptibles de periodificación contable por
el responsable de contabilidad, lo cual es importante para el correcto manejo.
125
10.- ¿Existe delimitación de responsabilidades así como de procesos dentro del Área?
Análisis.- Los resultados revelan que no existe delimitación de responsabilidades así como de
procesos dentro del Área, lo cual es una debilidad al momento de actuar ante posibles eventos.
11.- ¿Se archiva en un lugar seguro y apropiado todos los documentos contables?
Análisis.- Los resultados revelan que si se archiva en un lugar seguro y apropiado todos los
documentos contables, se mencionó que los documentos son guardados bajo llave para evitar
alteraciones en la información lo cual es una fortaleza.
126
12.- ¿Opera la autorización a diferentes niveles para contraer pasivos y garantizarlos?
Análisis.- Los resultados revelan que si se opera la autorización a diferentes niveles para contraer
pasivos y garantizarlos, pero no se firma ningún documento todo es informal.
13.- Se cumple con el debido tratamiento del manejo contable de tal manera que cumpla con los
objetivos del proceso?
Análisis.- Los resultados indican que si se cumple con el debido tratamiento del manejo contable de
tal manera que cumpla con los objetivos del proceso, por lo que es buena la información que se
entrega.
127
14.- ¿Es utilizada la información como herramienta de análisis?
Análisis.- Los resultados revelan que no es utilizada la información como herramienta de análisis,
se menciona que sólo se da lectura de los balances, pero no sirve como herramienta de toma de
decisiones lo cual es una debilidad.
15.- ¿La compañía maneja presupuestos?
Análisis.- Los resultados indican que la compañía si maneja presupuestos, lo cual es una fortaleza
para saber cómo actuar durante un año proyectado.
128
16.- ¿Se utiliza métodos de análisis financieros que permitan evaluar el comportamiento de las
cuentas?
Análisis.- Los resultados revelan que no se utiliza métodos de análisis financieros que permitan
evaluar el comportamiento de las cuentas, lo cual es una debilidad ya que no se puede tomar
decisiones.
17.- ¿Se da cumplimiento con los requerimientos establecidos por la Superintendencia de
Compañías?
Análisis.- Los resultados indican que si se da cumplimiento con los requerimientos establecidos por
la Superintendencia de Compañías, lo cual es una fortaleza ya que no se corre el riesgo de tener
problemas con este organismo de control.
129
18.- ¿Se revisa la documentación antes de contabilizar los hechos ocurridos?
Análisis.- Los resultados indican que si se revisa la documentación antes de contabilizar los hechos
ocurridos, lo cual es una fortaleza ya que no se corre el riesgo de error.
19.- ¿Antes de entregar los Estados Financieros, se prepara un informe con notas contables?
Análisis.- Los resultados revelan que antes de entregar los Estados Financieros, no se prepara un
informe con notas contables, lo cual es una debilidad ya que no se puede tener una información
apropiada para dar lectura a los balances.
130
20.- ¿Se comunica a la gerencia problemas que se hayan presentado en el momento de presentación
de balances?
Análisis.- Los resultados indican que si se comunica a la gerencia problemas que se hayan
presentado en el momento de presentación de balances, lo cual es una fortaleza ya que se pueden
tomar las medidas correctivas a tiempo.
21.- ¿Existe un monitoreo continuo por parte de la gerencia en el cierre periódico de balances?
Análisis.- Los resultados indican que si existe un monitoreo continuo por parte de la gerencia en el
cierre periódico de balances, lo que hay un compromiso de hacer bien las cosas.
131
2.1.7.1. Cuadro Resumen
CUADRO RESUMEN
SI NO POND CALIF
1.- ¿Existe políticas para la ejecución de los procesos? X 1 0
2.- ¿Existe una adecuada segregación de funciones en
cuanto a autorización, registro y custodia del área contable
financiera? X 1 0
3.- ¿Se genera reportes de balances en forma periódica? X 1 1 Solo los básicos
4.-¿Las cifras existentes en los estados, informes y
reportes contables se encuentran soportadas con el
documento idóneo correspondiente? X 1 1
5.- ¿Se cuenta con catálogo de cuentas actualizado? X 1 1
6.- ¿El encargado determina los impuestos que deben
causarse, y posteriormente pide la aprobación de la
gerencia para subir la declaración? X 1 1
7.- ¿Las declaraciones son preparadas y conciliadas con el
registro contable? X 1 1
8.- ¿Se tiene calendarizadas las obligaciones fiscales y
monitoreado su cumplimiento? X 1 1
9.- ¿Al cierre, se analiza los gastos susceptibles de
periodificación contable por el responsable de contabilidad?X 1 1
10.- ¿Existe delimitación de responsabilidades así como de
procesos dentro del departamento? X 1 0
11.- ¿Se archiva en un lugar seguro y apropiado todos los
documentos contables? X 1 1
12.- ¿Opera la autorización a diferentes niveles para
contraer pasivos y garantizarlos? X 1 1 De forma informal
13.- ¿Se cumple con el debido tratamiento del manejo
contable de tal manera que cumpla con los objetivos del
proceso? X 1 1
14.- ¿Es utilizada la información como herramienta de
análisis? X 1 0
15.- ¿La compañía maneja presupuestos? X 1 1
16.- ¿Se utiliza métodos de análisis financieros que
permitan evaluar el comportamiento de las cuentas? X 1 0
17.- ¿Se da cumplimiento con los requerimientos
establecidos por la Superintendencia de Compañías? X 1 1
18.- ¿Se revisa la documentación antes de contabilizar los
hechos ocurridos? X 1 1
19.- ¿Antes de entregar los estados financieros, se prepara
un informe con notas contables? X 1 0
20.- ¿Se comunica a la gerencia problemas que se hayan
presentado en el momento de presentación de balances? X 1 1
21.- ¿Existe un monitoreo continuo por parte de la gerencia
en el cierre periódico de balances? X 1 1
TOTAL 15 6 21 15
PREGUNTASRESPUESTA
OBSERVACIONES
AMBIENTE DE CONTROL
SUPERVISIÓN Y MONITOREO
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS
RESPUESTA A LOS RIESGOS
ACTIVIDADES DE CONTROL
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
EVALUACIÓN
EVALUACIÓN DE RIESGOS
132
Aplicación de la Fórmula del nivel de confianza
A continuación se presenta la tabla que sirve para el cálculo de riesgos:
NC= Calificación X 100 = 15 X 100 = 71 %
Ponderación 21
Interpretación: El nivel de confianza indica que es medio
Nivel de riesgo
NR= 100 – NC
NR=100-71 = 29%
Interpretación: En nivel de riesgo es bajo
PONDERACIÓN
Bajo
Medio
Alto
NIVEL
15-50
51-75
76-95
133
2.1.7.2. Matriz de evaluación de riesgo
Figura 2.8 Matriz de evaluación de riesgo
COMPONENTE SUBCOMPONENTE RIESGO # DESCRIPCIÓN DEL RIESGO IMPORTANCIA PROBABILIDAD IMPACTO RIESGO INHERENTE CONTROLES IMPORTANCIA PROBABILIDAD IMPACTO RIESGO RESIDUAL
Políticas y prácticas en
materia de recursos humanos
No existen políticas para la
ejecución de los procesos 1
Al no tener políticas fijadas no se
puede tener un adecuado control 10 3 3 ALTO Manual de políticas 5 2 1 BAJO
Políticas y prácticas en
materia de recursos humanos
No existe una adecuada
segregación de funciones en
cuanto a autorización, registro y
custodia del área contable
financiera y No existe
delimitación de responsabilidades
así como de procesos dentro del
departamento 2,1
Al no tener asignadas funciones y
responsabilidades no se puede
cumplir con un adecuado proceso 10 3 3 ALTO
Determinar
funciones y
asignación de
responsabilidades 1 2 1 BAJO
IDENTIFICACIÓN DE
EVENTOS Técnicas de evaluación
No se utilizan métodos de análisis
financieros que permitan evaluar
el comportamiento de las cuentas,
y no se utilizada la información
como herramienta de análisis 14,16
Si no se utiliza herramientas de
análisis no se puede evaluar el
comportamiento de los estados
financieros 10 3 3 ALTO
Herramientas de
análisis financieros
como indicadores
financieros, método
de evaluación
horizontal y
vertical 1 2 1 BAJO
ACTIVIDADES DE
CONTROL
Controles de los sistemas de
información
Antes de entregar los estados
financieros, no se prepara un
informe con notas contables 19
Si no se entrega las información
con notas contables no se puede
conocer a detalle la información
para tomar decisiones 10 3 3 ALTO
Informes con notas
contables 1 2 1 BAJO
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE RIESGOS
AMBIENTE DE
CONTROL
134
2.1.7.3. Narrativa del manejo contable – financiero
Actualmente se viven preocupaciones frente a la administración financiera y su gestión, ya que esto
depende mucho de las habilidades que tengan las personas en las diferentes áreas y los procesos
que se lleven a cabo para obtener información financiera de calidad, y la inexistencia de un sistema
de control financiero provoca que no se conozca los avances de los procesos en su totalidad en
cuanto a la generación de reportes de información contable, pues no se puede medir el grado de
beneficio de los mismos para la compañía.
Otro de los problemas en la organización es que el administrador financiero del negocio no usa
herramientas de análisis frente al control, las inversiones, la efectividad del manejo de los recursos,
en la confiabilidad de la información financiera, pero sobre todo en la toma de decisiones.
2.2. Conclusión General
En la evaluación realizada a la compañía MACHDEPORTES, se puede observar que el punto
donde exige más atención es el área administrativa, esta situación se debe a que el área no ha
creado controles así como establecimiento de normas, políticas a nivel general, de igual manera no
hay un grado de comunicación con cada uno de sus colaboradores de la compañía para conocer sus
problemas internos en cada área.
Como consecuencia de la no existencia de controles el resto de áreas tampoco poseen reglamentos
específicos para su actividad cotidiana, lo que implica no cumplir al 100% con un debido proceso y
no se tenga establecidos objetivos a cumplirse.
Las encuestas realizadas lograron determinar este riesgo por lo que es necesario corregir los errores
mencionados, para un correcto y eficiente funcionamiento de la misma.
135
CAPITULO III
3. Marco Teórico
3.1. COSO II - Marco de gestión Integral de riesgos del negocio
3.1.1. Definición de Control Interno Según COSO
El Control Interno es un proceso ejecutado por el personal de la entidad, diseñado para cumplir
objetivos específicos, integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos
burocráticos añadidos a los mismos, efectuado por el consejo de la administración, la dirección y el
resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar una garantía razonable
para el logro de objetivos. (Commission Committee of Sponsoring Organizations of the
Treadway, 2004)
3.1.2. Componentes de Control Interno
3.1.2.1. Ambiente Interno
El ambiente interno abarca el modo de una organización, que influye en la conciencia de sus
empleados sobre el riesgo y forma la base de los otros componentes de la gestión de riesgos
corporativos, proporcionando disciplina y estructura.
3.1.2.2. Establecimiento de objetivos
Cada entidad se enfrenta a una gama de riesgos procedentes de fuentes externas e internas y una
condición previa para la identificación eficaz de eventos, la evaluación de sus riesgos y la respuesta
a ellos es fijar los objetivos, que tiene que estar alineados con el riesgo aceptado por la entidad, que
orienta a su vez los niveles de tolerancia al riesgo de la misma. (Commission Committee of
Sponsoring Organizations of the Treadway, 2004)
Los objetivos se fijan de manera estratégica, estableciendo con ellos una base para los objetivos
operativos, de información y de cumplimiento.
3.1.2.3. Identificación de eventos
La dirección identifica los eventos potenciales que, de ocurrir, afectarán a la entidad y determinan si
representan oportunidades o si pueden afectar negativamente a la capacidad de la compañía para
136
implantar la estrategia y lograr los objetivos con éxito. (Commission Committee of Sponsoring
Organizations of the Treadway, 2004)
Cuando la dirección identifica eventos contempla una serie de factores internos y externos que
pueden dar lugar a riesgos y oportunidades.
3.1.2.4. Evaluación de riesgos
La evaluación de riesgos permite a una entidad considerar la amplitud con que los riesgos
potenciales impactan en la consecución de los objetivos. (Commission Committee of Sponsoring
Organizations of the Treadway, 2004)
3.1.2.5. Respuestas a los riesgos
Una vez que se evalúa los riesgos la dirección determina como responder a ellos. Las respuestas
puede ser evitar, reducir, compartir y aceptar el riesgo.
3.1.2.6. Actividades de Control
Las actividades de control son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que se lleva a
cabo las respuestas de la dirección a los riesgos.
3.1.2.7. Información y comunicación
La información identifica, capta y comunica de una forma y en un marco de tiempo que permiten a
las personas llevar a cabo sus responsabilidades. (Commission Committee of Sponsoring
Organizations of the Treadway, 2004)
3.1.2.8. Supervisión
La gestión de riesgos corporativos se supervisa- revisando la presencia y funcionamiento de sus
componentes a lo largo del tiempo, lo que se lleva a cabo mediante actividades permanentes de
supervisión, evaluaciones independientes o una combinación de ambas técnicas. (Commission
Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway, 2004)
3.2. Teoría Administrativa
3.2.1. Antecedentes
137
Administración quiere decir encargarse del destino, de una compañía, organización, ciudad o
pueblo con la finalidad de alcanzar sus objetivos o propósitos de su progreso y bienestar. De tal
manera la administración ha ido evolucionando tan rápido que tiene otros equivalentes tales como
gestión, gerencia, dirección.
3.2.2. Definición e importancia
Definición
Administración es una práctica social que se esquematiza como el manejo de los recursos de una
organización a través del proceso administrativo de planeación, coordinación, dirección
organización y control. (Ramírez Cardona, 2010, pág. 5)
La administración no es más que una ciencia y técnica que se ocupa de planificar, organizar, dirigir
y controlar los recursos humanos, financieros, materiales, tecnológicos, el conocimiento, para
obtener el máximo beneficio posible dependiendo de los fines que persiga la organización.
Importancia
La administración de una compañía consiste fundamentalmente en el manejo de los sistemas, es así
que los procedimientos, formas o métodos son los principales elementos para llevar a cabo las
actividades, siendo así es necesario aplicar una metodología de trabajo a las actividades y
relaciones humanas para lograr un medio de interacción y coordinar de una forma ordenada y
progresiva; no se debe perder de vista que el éxito de una compañía, se debe a la buena
administración que posea.
3.2.3. Tipos de sistemas en las organizaciones
Dentro de un organismo social es de fundamental importancia tener en cuenta los siguientes tipos
de sistemas:
-Sistemas de apoyo a ejecutivos Sistema a nivel estratégico:
*Pronóstico de tendencia de ventas
*Plan operativo
*Pronóstico de presupuestos
*Planeación de utilidades
*Planeación de personal
138
-Sistemas de apoyo Sistemas a nivel administrativo:
a la toma de decisiones o *Administración y análisis de ventas
Sistemas de información gerencial *Control y programación de inventarios
*Elaboración del presupuesto anual
*Análisis de costos
*Análisis de la inversión de capital
*Análisis de la fijación de precios y rentabilidad
-Sistemas de conocimiento Sistemas a nivel de conocimiento:
*Procesamiento
*Calendarios
-Sistemas de procesamiento Sistemas a nivel operativo:
de transacciones *Seguimiento y procesamiento de pedidos (Ventas)
*Administración del efectivo y negociaciones (Finanzas)
*Nómina, Cuentas por cobrar, Cuentas por pagar
(Contabilidad)
*Compensaciones, Capacitación y desarrollo de registro de
Empleados (Talento Humano)
3.2.4. Características de los sistemas
En cuanto al tipo de sistemas:
- Sistemas Transaccionales:
Agilizar las tareas operacionales de la organización.
Registro de las transacciones diarias (entradas y salidas de información).
Nivel operativo
139
- Sistemas de trabajo de conocimiento:
Auxilian a los trabajadores del conocimiento en la creación de conocimiento nuevo en
la compañía.
- Sistemas de información gerencial:
Nivel de administración de orientación interna
Maneja decisiones estructuradas o semi-estructuradas
Está orientado a reportes de control
Maneja datos del presente y pasado
Son poco flexibles y poca capacidad analítica
- Sistemas de apoyo a ejecutivos:
Para el nivel estratégico de la organización
Por lo general no resuelven problemas específicos
Capacidad generalizada de cómputo y comunicaciones para una gama cambiante de
problemas
Caros de adquirir o desarrollar
En cuanto a su función:
Función de ventas y marketing:
Ventas: se debe contactar clientes, vender los productos o servicios, tomar pedidos, y llevar el
registro.
Marketing: se debe identificar clientes para los productos o servicios, determinar necesidades de los
clientes para satisfacerlas.
Función de Finanzas y Contabilidad:
Finanzas: se debe administrar los activos financieros de la compañía tales como efectivo ,
inversiones, etc.
140
Contabilidad: llevar los registros contables y a su vez administrar los registros financieros
(desembolsos, ingresos, depreciaciones, nómina, entre otras).
Función de Talento Humano:
Llevar registros de los empleados, habilidades, desempeño en el trabajo, capacitaciones, apoyo al
desarrollo profesional.
3.3. Los Sistemas Administrativos
La administración sistemática es el conjunto de conocimientos que se integraron mediante esquemas,
calificaciones, métodos, reglas o leyes; en tanto que la administración sistemática se refiere a la teoría
de las interacciones del individuo y los grupos con su medio tanto interno como externo. (Torres
Hernández, Zacarías, 2014, pág. 60)
En la actualidad la mayoría de compañías cuentan con procesos y procedimientos administrativos
ya escritos, que muestran el camino al mejor desempeño mediante modelos o métodos que faciliten
el desempeño en el trabajo. Los procedimientos y procesos debe ser específicos a las operaciones,
para garantizar la coordinación de esfuerzos, tales como: control, autoridad, puestos, organigrama,
responsabilidad, incentivos, eficiencia o productividad.
3.3.1. El Proceso Administrativo
El proceso administrativo se define como: el conjunto de fases o etapas sucesivas mediante los
cuales se lleva a cabo la administración y son las mimas que se interrelacionan y forman un proceso
integral. (Sánchez Delgado, Maricela, 2014, pág. 60)
3.3.1.1. Planificación
Se representa el inicio y es la base del proceso administrativo. Sin ésta lo que se realice en la
organización, dirección, y control no tienen razón de ser. Las actividades de planificación indican
qué se desea lograr en la compañía, y con qué medios planea alcanzarlos.
Según el autor (Sánchez Delgado, Maricela, 2014, pág. 80), indica que la planificación establece un
esfuerzo coordinado, ya que da dirección a los administradores como a los que no lo son; y a su vez
reduce la incertidumbre. En resumen los propósitos de la planificación, disminuyen el riesgo de
fracaso, evita errores, administra los recursos, y asegura el éxito en el futuro.
141
Tipos de Planificación:
Planificación estratégica.- nos pronostica el futuro, a un gerente le sirve para:
Enfrentarse con seguridad a las contingencias futuras
Corregir errores inevitables
Ayudarlo a tomar decisiones
Planificación Táctica.- Es conducida o ejecutada por los ejecutivos del nivel medio de la compañía,
en las áreas específicas de actividad de las que se integra la compañía, se establece generalmente a
corto y mediano plazo, orientando hacia la administración de recursos buscando la efectividad.
Planificación operativa.- Se desarrolla dentro de los lineamientos sugeridos por la planificación
estratégica y la táctica, trata básicamente de las tareas específicas que deben realizar las personas
de cada una de sus unidades operativas, conducida o ejecutada por los jefes de menor rango
jerárquico, sigue procedimientos y reglas definidas con toda precisión, generalmente es a corto
plazo. En conclusión: Los administradores del negocio deben desarrollar planes para períodos
cortos y centrarse en tareas de rutina.
Figura 3.1 Fase de Planificación
En: (Cipriano Luna González, 2014)
Investigación
Visión
Misión
Valores
Objetivos
Pronósticos
Estrategias
Políticas
Programas
Procedimientos
Presupuestos
Proceso o Fases de la
Planificación
142
3.3.1.2. Organización
La organización tienen como objeto fundamental organizar los recursos de la compañía
coordinando la actividad de trabajo para que se dé un orden; la organización se encarga de definir
una estructura correcta para las compañías (niveles jerárquicos) para el funcionamiento eficiente de
sus integrantes, eliminando duplicidad de funciones en la departamentalización. Se dice que la
organización es un medio para lograr lo planificado.
La base de una buena organización es que toda la estructura de la compañía tenga una adecuada
división de trabajo, y pueda ser representada gráficamente a través de organigramas, y sus
actividades, procesos o funciones mediante diagramas de flujo.
3.3.1.3. Dirección
La dirección toma importancia al liderazgo, y las maneras de guiar. Siendo así se puede decir que
es el corazón de la administración, ya que por medio de ésta se logra motivar a los Talento Humano
de la compañía y al propio ejecutivo, aplicando el proceso de comunicación logrando un buen
clima dentro de la compañía, colaborador y directivo.
3.3.1.4. Control
Es la última fase del proceso administrativo, aquí se verifica si todo lo que se hizo en las anteriores
etapas ocurre de conformidad con el plan aceptado, por lo general determina las medidas
correctivas para corregir las desviaciones detectadas.
Etapas del control
Figura 3.2 Etapas del Control
En: (Cipriano Luna González, 2014)
No Si
Continuación del proceso del
trabajo
Retroalimentación con
acciones correctivas
Establecimiento de
estándares de desempeño Medición del desempeño Comparación Determinación de la desviación
Dentro de los límites
143
El control como sistema
Un sistema de control es aquel que sirve para mantener las características de los productos de un
sistema de referencia dentro de un rango de tolerancia predeterminado, es decir, tenemos un sistema
de referencia que queremos controlar. Este sistema persigue la eficacia para la compañía, es decir se
concibe como el instrumento para mantenerla en condiciones de eficiencia. (Cipriano Luna
González, 2014, pág. 117)
Clases de Control
Están dirigidas a las áreas de:
- -De producción.- (únicamente compañías industriales), lo cual vigila cómo son las
actividades de producción, para conocer si se está cumpliendo los programas que tenga la
compañía.
- -Finanzas.- el objetivo de toda compañía es tener utilidades, lo que conduce a que se lleve
controles financieros que ayuden a reducir costos y hacer un buen uso de los recursos. La
forma más adecuada de llevar este tipo de control en esta área es analizando con razones
financieras, ya que son necesarios para verificar el desempeño general de la compañía,
detectando posibles fortalezas y debilidades, los balances utilizados para el análisis son el
Estado de Resultados y de Situación Financiera.
- -De administración.- Para alcanzar los objetivos departamentales, los administradores
necesitan y dependen de los subordinados, y para ello es necesario llevarlo a cabo mediante
una supervisión.
- -De ventas.- La base de este control es llevar un pronóstico de ventas, y a su vez tomar en
cuenta la fuerza de ventas de la compañía, hacer un levantamiento de pedidos, y total de
ventas de un período.
- -Generales.- es el control a todas aquellas áreas como: reclutamiento y selección del
personal.
144
3.3.2. El Liderazgo
Es el proceso de motivar y ayudar a los demás a trabajar con entusiasmo para alcanzar los
propósitos de la organización. Es también las personas que ayudan a un equipo o grupo a identificar
hacia dónde se dirige y luego los motiva para alcanzar sus metas. Sin el liderazgo una compañía
seria solamente una confusión de recursos, es decir se requiere de éste para desarrollar al máximo
estos recursos y de esta forma la compañía logra lo que pretende. (Cipriano Luna González,
2014, pág. 117)
Figura 3.3 Cualidades de un líder
En: (Cipriano Luna González, 2014)
El liderazgo ayuda en la resolución de conflictos, porque se lleva la responsabilidad de tomar
decisiones frente a un problema determinado al interior de un equipo de trabajo, por ello, el líder
debe tener claro el procedimiento para la toma de decisiones, el cual debe ser igualmente conocido
por todo el equipo.
Deseo de triunfar Entusiasmo Agresividad
Creatividad
Autoconfianza
Habilidad
Claridad de expresión
Firmeza
Buen juicio
Seriedad Inteligencia Honradez
Decisión
Sentido de
urgencia
respecto de su
trabajo y
profesión
Características de un líder
145
Figura 3.4 Proceso de Toma de Decisiones
En: (Cipriano Luna González, 2014)
3.3.3. Comunicación
La comunicación en cualquier circunstancia de nuestras vidas, es de vital importancia, para poder
expresar nuestros objetivos, necesidades, emociones; de la misma manera se vuelve imperiosa
dentro de las compañías.
Para una buena comunicación se debe tener en cuenta:
- Integridad: la comunicación debe servir como unión en las compañías.
- Equilibrio: debe establecerse un plan de comunicación, en el que participa todos los
Talento Humano.
- Claridad: el mensaje debe ser claro de tal forma que no existan barreras
- Aprovechamiento de la organización informal: la administración utiliza la organización
informal que le permita suplir canales de información en la organización formal
- Difusión: en las compañías la manera de difundir preferiblemente la información es por
escrito.
- Moderación: La comunicación deber ser precisa.
Implantación
Reconocer la necesidad de una decisión
Establecer el criterio de decisión
Establecer prioridades, consideraciones, y límites para el criterio
Identificar todas las alternativas adecuadas
Evaluar cada alternativa respecto al criterio
Seleccionar la mejor alternativa
146
3.3.4. Herramientas del sistema administrativo
3.3.4.1. Flujogramas
El Flujograma o diagramas de flujo, consiste en representar gráficamente hechos, situaciones,
movimientos o relaciones de todo tipo por medio de símbolos.
Objetivo
El objetivo es la forma de trabajar de un Área tanto que se puede elaborar uno por cada actividad y
otra diferente de manera que se vea los procedimientos de los otros Áreas, compañías u
organizaciones consideradas como principales herramientas en cualquier método es importante que
se haga secuencial y cronológica, ya que así se dará absoluta transparencia en el momento de
transmitir un mensaje.
Importancia
Ayuda a representar gráficamente un procedimiento, y permite la visualización de la distribución
del trabajo de manera equilibrada, actualmente son considerados en la mayoría de compañías como
un instrumento en la realización de cualquier método y sistemas.
Características:
Sintética.- la representación de un sistema o proceso deberá quedar resumida en una hoja, ya que
los diagramas extensos dificultan la comprensión, por lo que es necesario que sean prácticos.
Simbolizada.- Se debe utilizar simbología adecuada en el diseño de los procesos o actividades.
De forma visible a un sistema o un proceso.- la diagramación nos permite observar paso a paso un
sistema , lo que debe ser comparado con rasgos o detalles principales de un área.
Tipos de Flujogramas
Formato vertical.- Se debe realizarlo de arriba hacia abajo, en una lista ordenada de las operaciones
de un proceso de información.
Formato Horizontal.- En él la secuencia de operaciones va de izquierda a derecha.
147
Formato panorámico.- Se procesa la información de forma horizontal y vertical, de distintas
acciones simultáneas y con la participación de un puesto o Área que el formato vertical no
registra.
Formato arquitectónico.- describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el área de
trabajo.
Diseño y elaboración de los Flujogramas
Para reconocer cada proceso se debe seguir algunos pasos empezando a identificar los puntos
iniciales y finales, el nombre del Área, el nombre de quien preparo el diafragma, número de
puestos involucrados. Debemos seguir cautelosamente los pasos para identificar cada columna con
el nombre de puestos o personas que realiza cada uno de los pasos, se puede representar con formas
o documentos representados o con toda transparencia se puede hacer el buen uso del juicio.
Siempre que se cree una forma se le debe agregar al original y copia un triángulo negro en el lado
derecho de la esquina inferior, es conveniente agregar el nombre de la forma en cada momento que
aparezca.
Tanto el original como las copias siempre tienen que estar en el mismo orden, debe ser ubicado en
lado superior derecho un número, en el original siempre el número uno y en las copias números
ascendentes, siempre se debe presentar en cada paso los tramites que intervienen. Se deben
representar por medio de rectángulos o forma de cuadros, deben ser lo más parecido posible, toda
forma debe demostrar cual ha sido su origen, para que su Gerente de Área firme la información que
se le ha dado.
148
Figura 3.5 Simbología
En: http://www.asme.org/
3.4. Los Sistemas Financieros
3.4.1. Definición de administración financiera
La Administración Financiera es aquella que cuida de los recursos financieros de la compañía, ésta
se centra en dos aspectos importantes como lo son la rentabilidad y la liquidez. Esto significa que la
Administración Financiera busca hacer que los recursos financieros sean lucrativos y líquidos al
mismo tiempo.
3.4.2. Objetivos de la administración financiera
La administración financiera tiene por objetivo:
149
Captar los recursos necesarios para que la compañía opere en forma eficiente.
Asignar valores a la compañía de acuerdo a sus necesidades.
Optimizar recursos financieros.
Minimizar la incertidumbre de la inversión.
Maximización de las utilidades.
Ayuda a tomar decisiones provechosas para los dueños de la compañía
3.4.3. Eficiencia en la estructura financiera
La eficiencia en la estructura financiera nos enseña a poder sobrellevar a la compañía al éxito con
comparaciones con las compañías de igual o similares características, para poder lograr un mejor
diagnóstico y tener en cuenta mejoras para un buen funcionamiento.
3.4.4. Responsabilidad del administrador financiero
La tarea de un administrador financiero consiste en preparación de pronósticos y planificación,
decisiones financieras e inversiones de mayor importancia, coordinación y control y forma de tratar
los mercados financieros.
3.4.5. Gestión Financiera- Contable
3.4.5.1. La contabilidad en las finanzas
Los aspectos contables y financieros son muy diferentes, pero ambos van de la mano, se puede
decir que las finanzas son el análisis de los datos que servirán para tomar decisiones, pero para ello
debe estar correctamente estructurada la contabilidad, ya que proporciona la información necesaria
para las buenas decisiones administrativas.
3.4.5.2. Definición y Objetivo de la contabilidad
Según el autor (Equipo Vértice, 2011, pág. 9) nos dice que:
Algunos autores como Vivenzo Masi, consideran que la contabilidad tiene como objeto medir
cualitativa como cuantitativamente el patrimonio de las compañías, organizando la financiación y la
inversión de la compañía. Otros autores como, Gino Zapa, consideran que lo importante es que la
contabilidad sirva para medir o determinar el resultado económico de una compañía.
150
La contabilidad es una ciencia que se ha convertido en una ayuda para poder tener un mejor
control de las actividades financieras y económicas de manera cronológica, podemos decir que la
contabilidad es un instrumento de medición de transacciones para cuantificarlas y resumirlas en
Estados Financieros que servirán para la toma de decisiones.
3.4.5.3. El ciclo contable
Figura 3.6 El Ciclo Contable
En: (Eduardo, 2013, pág. 7)
El ciclo contable nos ayuda a tener un panorama de todo lo que debemos hacer, como se muestra
en el gráfico de este autor el ciclo contable inicia desde la obtención de los hechos económicos,
para luego registrar cada una de las transacciones, para así generar los libros diarios, obtener la
mayorización de las cuentas contables del cual podremos desglosar en libros auxiliares que
permitan reflejar de mejor manera la información, una vez reunidas estas condiciones podremos
elaborar nuestros balances como lo son: balance general, estado de resultados, estado de situación
financiera, estado de cambios en el patrimonio, y el estado de flujo del efectivo. Los cuales nos
ayudaran a tomar decisiones.
3.4.5.4. Ecuación contable
La teoría de partida doble se base en alguien que entrega algo y a su vez en alguien que recibe. El
total de activo es igual al pasivo más el patrimonio. La ecuación contable debe permanecer siempre
en equilibrio.
151
Activo: Lo que tiene propiedad y derechos
Pasivo: Las obligaciones
Patrimonio: Los derechos de los propietarios
3.4.5.5. Condiciones contables
Las condiciones para un buen manejo contable repercuten en los siguientes aspectos:
Se debe obtener información de manera oportuna, de tal manera se diseñe políticas
empresariales, para así tener oportunidades de análisis, y un control eficiente.
Se deberán diseñar prácticas de trabajo simples y provechosas para todos los niveles de la
compañía, y a su vez establecer procedimientos.
3.4.5.6. El manejo de cuentas contables
Los dos principales estados son el de situación financiera, y el estado de pérdidas y ganancias, ya
que reflejan la totalidad de los movimientos de las cuentas utilizadas. Dentro del estado de
situación financiera, tenemos al activo, pasivo y patrimonio, y cada una de ellas se subdivide en
rubros para el control, como son:
Activo (cuenta principal)
Activo Corriente.- dentro de este rubro tenemos aquellas partidas que son movimientos
continuados en las operaciones de un negocio, y son fáciles de convertirlas en efectivo
generalmente en un plazo menor a un año.
Dentro de este grupo podemos dividirlo en disponible que son cuentas de dinero más líquido como
caja chica, bancos; en exigible que representan valores a recibir por actividades propias del negocio
como es cuentas por cobrar; en realizable artículos que pueden ser vendidos como el caso de las
mercaderías en las compañías industriales; y por último en diferido que son pagos anticipados y
pueden convertirse en gastos, generalmente tienen vencimiento menores a un año.
Activo No corriente.- son aquellos rubros que tiene susceptibilidad de convertirse en dinero en un
periodo mayor a un año, como lo son los activos fijos que se caracterizan por una larga duración
de vida y se consumen lentamente por su uso y tiempo, éstos pueden ser depreciados obteniendo un
valor de recuperación. Dentro de este grupo también se encuentran los activos intangibles como
152
inversiones a largo plazo, o gastos de organización, etc., y su forma de recuperar es mediante
amortizaciones.
El Pasivo (cuenta principal)
El pasivo corriente.- son cuentas cuyos vencimientos son menores a un año, y son deudas que se
originan por operaciones inmediatas a corto plazo, tales como: nómina por pagar, impuestos por
pagar, obligaciones patronales o cuentas por pagar a proveedores.
El pasivo no corriente.- son obligaciones pagaderas a mayor tiempo, es decir a largo plazo tales
como hipotecas por pagar.
Patrimonio.- Es la aportación de los inversionistas más las utilidades que puedan generar o menos
las pérdidas.
Dentro del estado de pérdidas y ganancias tenemos a los ingresos y gastos que tenga un negocio,
los ingresos son propios de las ventas que se efectuaron y sirven para generar utilidades, y en los
gastos pueden dividirse de la siguiente manera:
Gastos de administración.- son las partidas para una eficiente administración como sueldos,
obligaciones patronales, impuestos, depreciaciones.
Gastos de Ventas.- en esta cuenta se agrupan las partidas por concepto de gestión de ventas como:
sueldos y comisiones a vendedores.
Gastos Financieros.- dentro de esta cuenta se acumula los valores devengados por intereses y
comisiones bancarias concedidas por préstamos.
Otras de las cuentas reflejadas en el estado de pérdidas y ganancias, son la utilidad neta que refleja
los resultados, participación de trabajadores que se obtiene del 15% de la utilidad neta y el
impuesto a la renta que el 22%.
La importancia del manejo de las cuentas contables es que puede facilitar el manejo con el fin
de que sea lo más claro y completo posible, para lo cual es necesario de un manual de
instrucciones.
153
3.4.5.7. Los Estados Financieros
Una de las metas del ciclo contable es la elaboración de Estados Financieros contables, éstos son la
presentación de los cambios y resultados que se han dado en una compañía durante un período de
tiempo. Su objetivo es ayudar a la gerencia a poder tomar decisiones.
Según la NIIF para PYMES, nos dice que un juego completo de Estados Financieros incluye:
-Un estado de situación financiera a la fecha de presentación (Sección 4)
-Un estado de del resultado integral para el período en que se informa, mostrando el total de la
partida de ingresos como gastos que ayuden a determinar el resultado,
-Un estado de resultados separado, que demuestre cada una de las partidas de ingresos y gastos de
forma más amplia, Otra información (Sección 5)
-Un estado de cambios en el patrimonio del período sobre el que se informa. (Sección 6)
-Un estado de flujos del efectivo (Sección 7)
-Notas a los Estados Financieros, que comprenden un resumen de las políticas contables
significativas y otra de información explicativa.
Cada uno de estos estados tiene el mismo nivel de importancia, y se debe identificar claramente
con notas, ya que se distinguirá de otra información contenida en el mismo documento, a su vez la
presentación de los estados deberá contener:
- EL nombre de la entidad que informa y cualquier cambio en su nombre desde el final del
período precedente
- Si los Estados Financieros pertenecen a la entidad individual o a un grupo de entidades
- La fecha del final del período en que se informa y el período cubierto por los Estados
Financieros,
- La moneda de presentación
- El grado de redondeo, si lo hay, practicado al presentar los importes en los Estados
Financieros.
154
3.4.5.8. Estado de Pérdidas y Ganancias
El estado de pérdidas y ganancias es un informe de las operaciones de un período contable, este
estado revela ingresos y gastos desde el 1 de enero al 31 de diciembre de un determinado año.
Generalmente la presentación del mismo deber incluir la identificación de la compañía, nombre del
estado (Estado de resultado o Estado de Pérdidas y Ganancias), Ventas o ingresos netos, costo de
ventas, utilidad bruta, gastos de ventas, gastos de administración, utilidad operacional, gastos
financieros, participación trabajadores, impuesto a la renta, utilidad neta o del ejercicio.
3.4.5.9. Balance General o Estado de Situación Financiera
Este estado informa la situación de los activos, pasivos y patrimonio de la compañía a una fecha
determinada. El período comprende al 31 de diciembre del año en que se informa. Este estado
presente el principio de ecuación contable que es:
Activo= Pasivo + Patrimonio
La forma de presentación se empieza con: El nombre de la compañía, el nombre del estado
(Balance General o Estado de Situación Financiera), la fecha de elaboración, la presentación de las
cuentas activo, pasivo, y patrimonio, con su respectiva clasificación y valores, cabe resaltar que se
debe mantener el mismo orden del catálogo de cuentas o plan de cuentas.
3.4.5.10. Estado de Cambios en el Patrimonio
Este estado tiene como finalidad detallar los cambios ocurridos desde el comienzo hasta la
terminación de un período contable, los casos más comunes donde pueden suscitarse cambios.
Es el estado financiero que tiene como propósito mostrar, explicar, las modificaciones
experimentadas por las cuentas de patrimonio, durante un período determinado, tratando de explicar
y analizar dichas variaciones con sus causas y consecuencias. (Córdoba Padilla, Marcial, 2012,
pág. 92)
3.4.5.11. Estado de Flujo del Efectivo
Es aquel que muestra las salidas y entradas de efectivo y el movimiento de sus equivalentes, dentro
de un período determinado.
155
En este flujo se debe tener en cuenta las actividades de operación que es el efectivo percibido e
invertido, las actividades de inversión que refiere a todos los gastos en inversiones y de
financiamiento que es el dinero percibido por préstamos, las emisiones de acciones o pago de
dividendos.
3.4.6. El Análisis Financiero
El análisis financiero es un instrumento de trabajo, tanto para el cuerpo directivo de una entidad,
mediante el cual se pueden obtener índices y relaciones cuantitativas de las diferentes variables que
conforman un estado financiero, y que han sido registrados en la contabilidad, el uso del mismo nos
sirve para un diagnóstico, evaluación y decisión como parte de la gestión y administración
financiera el negocio.
3.4.6.1. Razones Financieras
De acuerdo a los requerimientos de los usuarios de la información, y la forma de analizar el
contenido de los Estados Financieros, existen herramientas analíticas que debe usar un
administrador financiero, para tomar decisiones racionales en relación a los objetivos de la
compañía, establecidas en el Estado de Situación Financiera y el Estado de Resultados, cuyas
razones deberán ser comparadas a través del tiempo.
Las razones financieras evalúan el rendimiento de la compañía aplicando fórmulas a la información
financiera para calcular una razón que nos ayuda a tener una interpretación del valor de dicha
razón.
Según (Córdoba Padilla, Marcial, 2012, pág. 99), nos dice:
El método de análisis mediante el cálculo de las razones o indicadores es el procedimiento de
evaluación financiera más extendido. Se basa en la combinación de dos o más grupos de cuentas,
con el fin de obtener un índice cuyo resultado permita inferir característica especial de dicha
relación.
3.4.6.1.1. Clasificación de las razones financieras
Las razones financieras están clasificadas en múltiples maneras, pero la mayor importancia se le da
a la rentabilidad de la compañía con la explicación de los indicadores de solvencia, liquidez,
eficiencia, pero en realidad se puede utilizar muchas razones o índices calculados con base a los
156
Estados Financieros de un negocio, teniendo en cuenta que no todos son importantes a la hora de
diagnosticar una situación o evaluar un resultado, los grupos en los que podemos clasificarlos son:
Razones de liquidez
Razones de actividad
Razones de endeudamiento
Razones de rentabilidad
3.4.6.1.1.1. Razones de liquidez
Son aquellos que evalúan la capacidad de la compañía para satisfacer sus obligaciones en el corto
plazo. Implica por tanto, la habilidad para convertir activos en efectivo. Las razones de liquidez
reflejan la capacidad de una compañía hacer frente a sus obligaciones a corto plazo conforme se
vencen, a partir de ellas se pueden obtener muchos elementos de juicio sobre la solvencia de
efectivo actual de la compañía y su capacidad para permanecer solvente en caso de situaciones
adversas. (Córdoba Padilla, Marcial, 2012, pág. 100)
En conclusión lo que se busca con este indicador es comparar las obligaciones de corto plazo con
los recursos de corto plazo, disponibles para satisfacer dichas obligaciones.
Entre los indicadores de liquidez tenemos:
- Capital de trabajo de neto
Este se refiere a la inversión que una compañía hace en activos tales como: efectivo, cuentas por
cobrar en el corto plazo (activos corrientes) menos los pasivos corrientes.
Capital de trabajo neto= Activo Corriente – Pasivo Corriente
- Razón de Liquidez
Este indicador muestra la capacidad que tiene la compañía para cumplir sus obligaciones a corto
plazo, su fórmula es la siguiente:
Razón de liquidez = Activo Corriente/ Pasivo Corriente
Se supone que mientras mayor sea el resultado, habrá mayor capacidad de la compañía para pagar
sus deudas.
157
- Prueba ácida
Esta razón es parecida a la razón de liquidez, pero en este cálculo se excluye al inventario ya que es
la cuenta menos líquida de los activos corrientes, la fórmula entonces quedaría de la siguiente
manera:
Prueba ácida = (Activo Corriente – Existencias)/ Pasivo Circulante
La prueba ácida proporciona una mejor medida de liquidez, generalmente solo cuando el inventario
de una compañía no tiene la posibilidad de convertirse en efectivo con facilidad. Si el inventario es
líquido, la prueba ácida es solo una medida aceptable de la liquidez general de la compañía.
(Córdoba Padilla, Marcial, 2012, pág. 101)
3.4.6.1.1.2. Razones de actividad
Estas razones son también llamadas indicadores de rotación, miden la velocidad en que algunas
cuentas son fáciles de convertir en ventas o efectivo, entre éstas tenemos:
- Rotación de inventarios
Mide la liquidez del inventario en número de veces que rota en un período determinado, su fórmula
es:
Rotación de inventarios = Costo de ventas / Inventario
- Rotación de cartera
Este indicador mide el número de veces que las cuentas por cobrar se recuperan en un período
determinado y su fórmula es:
Rotación de cartera= Ventas a crédito / Cuentas por cobrar
El indicador de cartera permite conocer la rapidez de la cobranza, pero es útil para evaluar si dicha
rotación está de acuerdo con las políticas de créditos fijadas por la compañía. (Córdoba Padilla,
Marcial, 2012, pág. 103)
158
- Período promedio de cobro
Es el promedio de tiempo que se requiere para recuperar las cuentas por cobrar, la fórmula es la
siguiente:
Período promedio de cobro = Cuentas por cobrar / (Ventas anuales/ 360)
Esta fórmula arroja el resultado del número de veces de rotación de las cuentas por cobrar, una vez
obtenido dicho valor podemos conocer los días que se requieren para recaudar las cuentas o
documentos por cobrar dividiendo los Días/ Rotación.
-Período promedio de pago
Es la cantidad promedio de tiempo que se requiere para cumplir las obligaciones de la cuenta por
pagar, calculando de la siguiente manera:
Período promedio de pago= Cuentas por cobrar / (Compras anuales / 360)
- Rotación de activos
Este indicador establece la eficiencia en el empleo de los activos para generar ventas, su fórmula
es:
Rotación de activos = Ventas / Activos
3.4.6.1.1.3. Razones de endeudamiento
Razones de estructura de capital y solvencia, que miden el grado en el cual la compañía ha sido
financiada mediante deudas. Estas razones indican el monto de dinero de terceros, que se utiliza - para
generar utilidades. (Córdoba Padilla, Marcial, 2012, pág. 104)
- Niveles de endeudamiento
Mide la proporción del total de los activos que maneja la compañía, aportados por los acreedores,
de la siguiente manera:
Nivel de endeudamiento= Pasivo total / Activo Total
159
- Razón pasivo a capital
Es la relación de pasivos a largo plazo frente a lo que aportan los dueños de la compañía, así:
Razón pasivo a capital = Pasivo a largo plazo / Capital contable
3.4.6.1.1.4. Razones de rentabilidad
Miden la eficiencia de la administración a través de los rendimientos generados sobre las ventas y
sobre la inversión. Las razones de rentabilidad, también llamadas de rendimiento se emplean para
controlar los costos y gastos en que debe incurrir y así convertir las ventas en ganancias o utilidades.
(Córdoba Padilla, Marcial, 2012, pág. 105)
En conclusión mide las razones para analizar y evaluar las ganancias de la compañía comparado
con las ventas, activos y la inversión (capital).
Margen de utilidades operacionales
Indica el porcentaje de las utilidades ganadas frente al valor de ventas, así:
Utilidad operativa/ Ventas
Margen neto de utilidad
Es el porcentaje que queda en las ventas después de deducir los gastos incluyendo los impuestos, su
fórmula es:
Utilidad operativa / Ventas
Rendimiento de la inversión
Determina la relación de producir utilidades con los activos disponibles, así:
Utilidades netas después de impuestos / Activos totales
Rendimiento del capital común
Indica el rendimiento que se sobre el capital, de la siguiente manera:
Utilidad neta / Capital común
160
3.4.6.2. Métodos de análisis financieros
3.4.6.2.1. Método Vertical
Es un procedimiento estático que consiste en analizar Estados Financieros como el balance general
y el estado de resultados, comparando las cifras de un solo período en forma vertical. (Córdoba
Padilla, Marcial, 2012, pág. 96)
El objetivo de este análisis es determinar el porcentaje que represente cada cuenta.
3.4.6.2.2. Método Horizontal
En este método se compara los Estados Financieros homogéneos, en dos o más período
consecutivos, para determinar los aumentos y disminuciones o variaciones de las cuentas de un
período a otro, conociendo los cambios en las actividades y si los resultados han sido positivos o
negativos, se define cuáles merecen mayor atención por ser significativos para la toma de
decisiones. (Córdoba Padilla, Marcial, 2012, pág. 96)
En el análisis horizontal se busca determinar la variación absoluta o relativa que haya sufrido cada
partida en un período respecto a otro (en números).
161
CAPITULO IV
4. Propuesta de un Sistema Administrativo Financiero
4.1. Modelo de un Sistema Administrativo
En cuanto al actual desenvolvimiento de la compañía MACHDEPORTES CIA. LTDA., en su área
administrativa, muestra deficiencias en su organización, delegación de funciones y división de
trabajo, principalmente, por lo cual ha sido necesario establecer una estructura organizacional
adecuada que le permite desarrollar sus actividades en forma óptima, ya que no se encuentran
segregadas las funciones.
162
4.1.1. Estructura Organizacional Propuesta
4.1.1.1. Organigrama Estructural
Figura 4.1 Organigrama estructural
Gerencia de Producción
Área Administrativa Locución
Operación Talento Humano
Ventas y Cobranzas
Junta General de Socios
Presidencia
Gerencia General
Secretaría Asesoría Legal (Abogado)
Adquisiciones y cuentas por
pagar
Mensajería
Estaciones
Área Financiera
Gerencia Administrativa-Financiera
Contabilidad
163
4.1.1.2. Organigrama Funcional
Figura 4.2 Organigrama funcional
Descripción de Funciones:
Descripción del cargo: Junta General de Socios
Depende / reporta a: No aplica
Supervisa a: Presidencia
G.P. Patricio Machado
Junta General de Socios
Pdte. Roberto Omar
Machado
G.G. Roberto Carlos
Machado
Sra. Margarita
Salazar Abg. Andrés Romero
G.A.F. Sebastián Machado
Área Administrativa Sr. Danilo Acosta/ Giovanny
Camporverde/Jorge Luis
Lasso/Oscar Iván Lasso/ Darío
Miranda/Néstor Razo/Pablo
Serrano/Freddy Tobar
Sr. Mauricio Zúñiga
Srta. Jessica Martínez Srta. Jessica Martínez/
Sr. Pablo Cabrera
Srta. Pamela Laica Sr. Hernán Guerra
Sr. Mauricio Vargas
Área Financiera
Srta. Pamela Laica
164
Naturaleza del Puesto: Es el órgano supremo de gobierno de la compañía, por lo tanto tendrá
poder para administrar y fiscalizar la marcha del negocio, así mismo tomará decisiones sobre el
recorrido de sus actividades.
Descripción de Funciones y Actividades:
- Determinar los objetivos de la compañía en el corto, mediano o largo plazo
- Competencia para deliberar y adoptar acuerdos por mayoría, según lo establecido en los
estatutos de la compañía
- Velar por la presentación y aprobación de los balances, y cuentas anuales
- Determinar la amortización de acciones (pago de dividendos) cuando se disponga de
utilidades líquidas
- Nombrar al presidente y gerente de la compañía
- Aprobar reglamentos de la compañía
- Tomar decisiones en cuanto a disoluciones anticipadas
- Determinar el aumento o disminución del capital
Descripción del cargo: Presidencia
Depende / reporta a: Junta General de Socios
Supervisa a: Gerencia General
Naturaleza del Puesto: Dirigir y controlar el funcionamiento de la compañía, y a su vez
representar a la compañía en todos los negocios y contratos con terceros, también convocará y
presidirá las reuniones de la junta directiva.
Descripción de Funciones y Actividades:
- -Ejercer la representación legal de la compañía
- -Suscribir las actas de las sesiones, y a su vez hacer cumplir las decisiones adoptadas por la
Asamblea y la Junta directiva.
- -Presentar a la Junta General de Socios un informe mensual de las actividades de la
compañía
- Velar por el cumplimiento de los objetivos y cumplimiento de las políticas de la compañía
- Reemplazar al Gerente General en causa de ausencia o impedimento
- Adoptar las medidas de orden interno que juzgue convenientes para la buena marcha
165
- Suscribir conjuntamente con el Gerente General y los demás funcionarios que corresponda,
los Estados Financieros
Descripción del cargo: Gerencia General
Depende / reporta a: Presidencia
Supervisa a: Área Administrativa Financiera y al Área de Producción
Naturaleza del Puesto: El Gerente General será el Representante Legal de la compañía y tendrá a
su cargo la dirección y la administración del negocio.
Descripción de Funciones y Actividades:
- Velar por el cumplimiento de todos los requisitos legales que afecten a los negocios y
operaciones
- Organizar el régimen interno de la sociedad, usar el sello de la misma, expedir la
correspondencia y cuidar que la contabilidad esté al día
- Representar a la sociedad y apersonarse a su nombre y representación ante las autoridades
judiciales, administrativas, laborales, municipales, y demás en cualquier lugar de la
República del Ecuador.
- Expedir constancias y certificaciones respecto del contenido de las actas de la Junta
General de Socios, de libros contables y registros de la sociedad
- Presentar a la Junta General de Socios mensualmente los Estados Financieros básicos como
estado de resultados y balance general, y al final del año el juego completo de Estados
Financieros para su aprobación
- Nombrar y remover funcionarios y empleados
- Dirigir la contabilidad, velando que se cumplan las normas legales que la regulan
- Manejar cuentas bancarias según sus atribuciones
- Realizar toda clase de gestiones, actos y contratos
- Todas las demás contenidas en los estatutos y la Ley de Compañías
Descripción del cargo: Asesoría Legal
Depende / reporta a: Gerencia General
Supervisa a: Ninguno
166
Naturaleza del Puesto: Coordinar las acciones jurídicas y brindar soporte legal a la organización
Descripción de Funciones y Actividades:
- Defensa de los intereses de MACHDEPORTES en todo tipo de procedimientos judiciales,
en cualquier ámbito de su jurisdicción
- Ocuparse de la redacción de contratos del personal y su legalización en el Ministerio de
Relaciones Laborales
- Asesoramiento y actuación en todo tipo de operaciones inmobiliarias, especialmente en
caso de compra venta y arrendamiento de inmuebles.
- Asesoramiento fiscal y tributario con respecto a las declaraciones y obligaciones tributarias
que maneja la compañía
- Reclamaciones de todo tipo de deudas y obligaciones contractuales
- Intervención en todo tipo de negociaciones laborales, y la redacción de contratos con
clientes.
Descripción del cargo: Secretaría
Depende / reporta a: Gerencia General
Supervisa a: Ninguno
Naturaleza del Puesto: Brindar apoyo incondicional a la gerencia
Descripción de Funciones y Actividades:
- Recepción, registro y distribución de la correspondencia de gerencia
- Mantenimiento de los archivos de contratos suscritos por la compañía con terceros
- Atención diaria de las agendas de la gerencia
- Recepción de mensajes telefónicos de la gerencia
- Ocuparse del fondo de caja chica
- Mantener actualizados los archivos físicos y en base de datos, sobre las facturas generadas
y anuladas, clasificándolas por número correlativo y por meses.
- Elaboración de escritos que solicite la gerencia
167
Descripción del cargo: Gerencia Administrativa Financiera
Depende / reporta a: Gerencia General
Supervisa a: Todas las áreas administrativas y financieras de menor jerarquía
Naturaleza del Puesto: Dirigir las áreas administrativas y financieras para fortalecer la acción y
gestión empresarial
Descripción de Funciones y Actividades:
- Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar la marcha de la compañía en aspectos
administrativos y financieros
- Determinar con apoyo de la Gerencia General los lineamientos y políticas de trabajo de la
compañía
- Coordinar las actividades específicas que permitan el funcionamiento adecuado de los
procedimientos de apoyo administrativo y financiero
- Controlar al personal y evaluar su rendimiento y eficiencia
- Controlar el uso adecuado de los activos fijos de la compañía
- Administrar adecuadamente el Fondo de Caja Chica
- Supervisar el mantenimiento adecuado, cuidado, y reparación de la oficina y muebles de la
compañía
- Revisar los informes financieros, así como la exactitud de cada uno de los rubros, la
procedencia de los gastos y en general supervisar la correcta administración económica de
la compañía
- Estudiar e informar a la gerencia sobre las necesidades financieras de la compañía
- Amortizar los pagos de las obligaciones financieras que mantengan la compañía
Descripción del cargo: Contabilidad
Depende / reporta a: Gerente Administrativo Financiero
Supervisa a: No tiene personal a su cargo
Naturaleza del Puesto: Realizar labores de registro, preparación y control de las operaciones
contables de la institución
168
Descripción de Funciones y Actividades:
- Mantener el soporte físico de las transacciones económicas y financieras de la compañía
- Revisar documentación de acuerdo a los requisitos legales y registrar los hechos
económicos contables de la compañía
- Manejar los asuntos tributarios con el SRI
- Encargarse del control de activos fijos
- Coordinar reclamos a proveedores
- Responsable de revisar y subir información al IESS, y de generar planillas
correspondientes para la cancelación de aportes, fondos de reserva, prestamos
- Contabilización del rol de pagos emitido por Talento Humano
- Aprobar el cálculo de las liquidaciones de haberes, décimo tercero, décimo cuarto y
utilidades emitido por Talento Humano.
- Elaboración de los Estados Financieros anuales, con su respectivo análisis financiero, y
encargarse de cumplir con la superintendencia de compañías en la presentación de los
mismos.
- Preparar un informe mensual a la gerencia sobre los rubros de los Estados Financieros, con
notas contables.
Descripción del cargo: Ventas y cobranzas
Depende / reporta a: Gerencia Administrativa Financiera
Supervisa a: No tiene personal a su cargo
Naturaleza del Puesto: Control de cartera de la compañía
Descripción de Funciones y Actividades:
- Facturación de las cuñas publicitarias a los clientes
- Realizar un reporte de cartera mensualmente e informar al área contable- financiera
- Informar a los clientes sobre las deudas que manejan con la compañía y a su vez entregar
estados de cuenta
- Recibir la cancelación de cuentas por cobrar y entregar al mensajero los valores para ser
depositado en la cuenta de la compañía
169
Descripción del cargo: Adquisiciones y cuentas por pagar
Depende / reporta a: Gerencia Administrativa Financiera
Supervisa a: No tiene personal a su cargo
Naturaleza del Puesto: Organizar, coordinar, controlar la adquisición y entrega de los bienes o
servicios, así mismo de la documentación o elementos necesarios que se requieran para el
desarrollo normal de las actividades.
Descripción de Funciones y Actividades:
- Elaborar y mantener actualizado el registro de proveedores de la compañía
- Solicitar cotizaciones para la compra de equipos, servicios, y materiales requeridos
- Elaborar y tramitar órdenes de compra aprobadas por Gerencia
- Preparar a la gerencia un programa mensual de compras
- Realizar el presupuesto de compras de la compañía
- Recibir los bienes o servicios que se haya adquirido, verificando que se cumpla de acuerdo
al pedido
- Realizar estudios de nuevos proveedores con una evaluación de precios.
Descripción del cargo: Talento Humano
Depende / reporta a: Gerencia Administrativa Financiera
Supervisa a: No tiene personal a su cargo
Naturaleza del Puesto: Realizar labores relacionadas con el registro, control e información de los
empleados de la institución
Descripción de Funciones y Actividades:
- Mantener actualizado el archivo del personal
- Realizar los roles de pagos
- Informar a contabilidad los valores que se reconocerán en nómina, previa autorización
- Encargarse del proceso de contratación del personal
- Autorizar vacaciones, y permisos al personal
170
- Controlar las marcaciones del personal e informar al Gerente Administrativo Financiero de
los incumplimientos en el horario de trabajo ya sean por atraso o faltas injustificadas
- Encargarse del cálculo de las liquidaciones de haberes, décimo tercero, décimo cuarto,
utilidades y enviar a contabilidad para su aprobación
- Subir la información respectiva de las liquidaciones de haberes, décimos y utilidades al
Ministerio de Relaciones Laborales y encargarse de las legalizaciones
Descripción del cargo: Mensajería
Depende / reporta a: Gerencia Administrativo Financiero
Supervisa a: No tiene personal a su cargo
Naturaleza del Puesto: Bajo supervisión inmediata realiza labores de distribución y búsqueda de
correspondencia, materiales y documentos diversos fuera de la compañía
Descripción de Funciones y Actividades:
- Recoger retenciones de los clientes en las horas y las rutas designadas
- Realizar depósitos bancarios de los fondos que recibiere de otros Áreas
- Cancelar valores por concepto de servicios básicos
Descripción del cargo: Gerencia de Producción
Depende / reporta a: Gerencia General
Supervisa a: Locución, Operación y Estaciones
Naturaleza del Puesto: Manejar las operaciones diarias de la compañía
Descripción de Funciones y Actividades:
- Elaborar la parrilla programática y aprobar los programas radiales
- Establecer los horarios, los estilos y los contenidos de cada uno de los programas que se va
a trasmitir
- Organizar al equipo de trabajo (locutores, operadores y programadores)
- Responsable de la contienda de las cuñas publicitarias
171
- Evaluar los contenidos radiales
- Realizar y revisar las producciones internas y externas de la radio
- Coordinar las etapas de producción en vivo
Descripción del cargo: Locución
Depende / reporta a: Gerencia de Producción
Supervisa a: Ninguno
Naturaleza del Puesto: Presentar las noticias en la radio
Descripción de Funciones y Actividades:
- Presentar programas y anunciar los números que los integran, presentar y efectuar el enlace
de continuidad de los informativos de radio
- Conducir o animar con su relación oral la continuidad de cualquier programa que se emita
a través de la radiodifusión
- Difundir avisos comerciales, mensajes publicitarios o de propaganda
- Realizar la locución y o doblajes publicitarios
- Difundir relatos, entrevistas o reportajes según lo programado por la Gerencia de
Producción
- Transmitir noticias aisladas desde el lugar de los hechos
Descripción del cargo: Operación
Depende / reporta a: Gerencia de Producción
Supervisa a: Ninguno
Naturaleza del Puesto: Control técnico en la producción de programas de radio
Descripción de Funciones y Actividades:
- Operación y control de programas en vivo
- Grabación, Edición y Montaje de Programas grabados
- Encendido y apagado de los equipos de trasmisión o enlace
172
- Encendido y apagado de equipos de computadores automatizados
- Grabación, Edición y montaje de audios para microprogramas documentales o cuñas
publicitarias
Descripción del cargo: Estaciones
Depende / reporta a: Gerencia de Producción
Supervisa a: Ninguno
Naturaleza del Puesto: Brindar soporte al área de producción
Descripción de Funciones y Actividades:
Instalación, reparación y mantenimiento de:
- Computadores
- Consolas y plantas de sonido
- Equipos enlace y trasmisores
- Instalaciones eléctricas
- Instalación y actualización de software
4.1.2. Procedimientos Administrativos
4.1.2.1. Selección del Personal y Reclutamiento
Introducción
Proceso mediante el cual se escoge y elije postulantes para ocupar puestos existentes en la
compañía, los cuales deberán reunir una serie de requisitos que se ajuste a las necesidades y
características del puesto.
Objetivos
- -Identificar los pasos a seguir en el proceso de selección y reclutamiento del personal
- -Proporcionar guías metodológicas y prácticas para desarrollar de forma efectiva la
selección de candidatos al puesto.
173
- -Definir las actividades y lineamientos para la selección y reclutamiento del personal, a fin
de escoger y elegir entre un conjunto de candidatos o postulantes a las personas más
adecuadas para para ocupar los cargos a cubrirse en la organización.
Alcance
Contemplar todo el procedimiento para la selección y reclutamiento del personal, que va desde la
identificación de necesidades de contratar personal hasta la selección del personal idóneo.
Políticas
1. La selección y reclutamiento del personal, se efectuará en un marco de estricta ética,
adjuntando los méritos de los postulantes
2. Los perfiles del personal lo determinarán el Gerente General
3. La forma de apertura del proceso de reclutamiento será publicando en los medios de
mayor circulación, el perfil ocupacional del puesto vacante deberá contener las funciones
del puesto, experiencia, conocimientos, aptitudes y característica del personal requeridas
4. El proceso de selección será el resultado de un análisis de la hoja de vida de los
postulantes
5. Todo candidato deberá someterse a una prueba psicológica, evaluación médica, y
evaluación técnica del puesto, el encargo de Talento Humano será el encargado de la
conducción de dicho proceso
6. Los aspirantes al cargo deberán desarrollar una entrevista con el responsable de Talento
Humano
7. Se deberá informar vía telefónica o correo electrónico los resultados del proceso de
selección y reclutamiento del personal
Personas que intervienen
- Gerente General
- Encargado de Talento Humano
- Gerente Administrativo Financiero
Documentación
La documentación que se utilizará en el proceso será:
- Solicitud del personal
174
- Perfil del cargo
- Solicitud de empleo
SOLICITUD DE PERSONAL
Nombre:
Cargo:
Área:
Fecha:
Cargo Solicitado:
Justificación del cargo (indique trabajo a realizar, si es o no un reemplazo, lugar de trabajo):
Fecha de recibido: Aprobación: Fecha de aprobación
Observaciones:
Fecha de recibido: Aprobación: Fecha de aprobación
Observaciones:
Firma:
SOLICITUD DEL PERSONAL
INFORMACIÓN DEL SOLICITANTE
INFORMACIÓN DEL PERSONAL SOLICITADO
PARA USO GERENCIAL
Firma:
PARA USO DE RECURSOS HUMANOS
175
PERFIL DEL CARGO
176
SOLICITUD DE EMPLEO
Fecha:
Nombre:
Dirección:
Cédula No. Celular Teléfono: (1) (2).
Posición que desea ocupar: Sueldo mínimo deseado:
¿Quién lo refirió a esta Empresa?
Lugar de Nacimiento: Nacionalidad:
Fecha de Nacimiento: Edad:
Estatura: Peso: Tipo de Sangre:
Estado Civil: Soltero: _________ Casado: ___________ Divorciado: _______ Viudo: ________ Unido: _________
Nombre del esposo (a): Ocupación:
Nombre de la empresa donde labora : Teléfono de la oficina:
Número de personas que residen con Ud. Cantidad de Hijos:
Nombre: _____________________ Edad: _________ Nombre: _____________________ Edad: _________
Nombre: _____________________ Edad: _________ Nombre: _____________________ Edad: _________
Nombre: _____________________ Edad: _________ Nombre: _____________________ Edad: _________
¿Recibe Ud. O su esposo (a) alguna entrada adicional además de su sueldo?
Fecha de su último exámen Físico:
Nombre de su madre: ____________________________________________ Ocupación: _____________________
Nombre de su padre: _____________________________________________ Ocupación: _____________________
¿Tiene Ud. Relaciones o parentezco con algún empleado de esta empresa?
En caso afirmativo: Nombre: Parentezco:
Año
Primaria
Secundaria
Universidad
Otras Escuelas:
Idiomas que domina:
Materias en las que se ha especializado:
SOLICITUD DE EMPLEO
1. DATOS PERSONALES
(Enumere a continuación los Hijos)
2. EDUCACIÓN
Nombre de la Escuela Título Obtenido
177
Programas o sistemas que domina: Word Excel PowerPoint Outlook
Algún otro que no esté incluido:
Computadoras ___________________ Fax _____________ Otras _______________
Posee Vehiculo
Referencias: - (No incluya parientes)
Posición Fecha Inicio Fecha Salida
¿Por qué dejó el
Empleo?
Empresa
Jefe
Empresa
Jefe
Empresa
Jefe
¿Está usted dispuesto a someterse a un exámen psicotécnico? Sí ________ No ________
El hecho de haber llenado esta solic itud no implica que necesariamente será empleado, si no que la misma será considerada para determinar su elegibilidad.
DOCUMENTACIÓN QUE DEBEN ACOMPAÑAR ESTA SOLICITUD:
1. Exámenes Médicos 2. Dos (2) fotos (carnet) 3. Fotocopia de cédula / Seguro Social
4. Licencia de conducir 5. Licencia de Conducir Tipo Comercial
Explique en pocas palabras por qué desea trabajar en esta empresa:
Firma del Solicitante: ______________________________
Resultado del exámen: Entrevista:
Otras pruebas:
Período de prueba:
Aprobado por: Fecha de Entrada:
IMPORTANTE
PARA USO DE RECURSOS HUMANOS
3. OTROS DATOS
Nombre Dirección Teléfono
4. EXPERIENCIA DE TRABAJO
PATRONES ANTERIORES
178
Descripción del Proceso Selección del personal y Reclutamiento:
N° Descripción Responsable
1 Solicita que se cubra un vacante, para lo cual llena el
formulario de Solicitud del personal
Gerente de Área
2 Recibe el formulario, verifica y envía a Gerencia General
para su aprobación
Encargado de Talento Humano
3 Recibe el formulario para la aprobación. Si aprueba lo envía
a Talento Humano para que se proceda con la selección y
reclutamiento, caso contrario lo rechaza
Gerente General
4 Recibe el formulario firmado lo revisa y entrega al Gerente
de Área el formulario Perfil del cargo
Encargado de Talento Humano
5 Recibe el formulario, llena datos correspondientes y
nuevamente los envía a Talento Humano
Gerente de Área
6 Recibe el formulario y lo revisa Encargado de Talento Humano
7 Realiza la publicación del vacante, en los diarios de mayor
circulación
Encargado de Talento Humano
8 Recepta carpetas de los postulantes Encargado de Talento Humano
9 Selecciona las carpetas de acuerdo al perfil profesional Encargado de Talento Humano
10 Informa al Gerente de Área sobre los candidatos idóneos y
envía las hojas de vida
Encargado de Talento Humano
11 Recibe y revisa las hojas de vida de los postulantes Gerente de Área
12 Reelige las carpetas e informa a Talento Humano Gerente de Área
13 Llama a los candidatos, entrega la solicitud de empleo Encargado de Talento Humano
14 Llena la solicitud de empleo y envía Aplicante
15 Recibe solicitud, , los entrevista y procede a tomar pruebas
psicológicas y técnicas
Encargado de Talento Humano
16 Evalúa las pruebas y el perfil requerido, y procede a sacar un
listado de las personas que reúnen las condiciones de
conocimiento y aptitudes al puesto que se desea contratar, y
procede a llamarlos para una entrevista con el Gerente de
Área
Encargado de Talento Humano
17 Recibe la lista de candidatos para volverlos a entrevistar Gerente de Área
18 Entrevista a los candidatos seleccionados, y elije a uno de
ellos, y finalmente lo envía con el Gerente General
Gerente de Área
19 Entrevista al candidato y dispone la contratación Gerente General
179
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
SELECCIÓN DEL PERSONAL Y RECLUTAMIENTO
1/2
GERENTE DE ÁREAENCARGADO DE RECURSOS
HUMANOSGERENTE GENERAL
NO
SI
Se crea vacante
Inicio
Llena solicitud del
personal
Solicitud del personal
Revisa Solicitud del personal
Aprueba
Firma y entregaSolicitud del personal
aprobada
Envía Formulario de
Perfil de cargo
Formulario de perfi l
de cargo
Publica en diarios
Recepta carpetas con
hojas de vida
Selecciona las
mejores carpetas
A
Llena formato y envía
180
4.1.2.2. Contratación
Introducción
Procedimiento en el cual se lleva a cabo para formalizar la relación laboral con un nuevo empleado
por medio de la firma de un contrato donde se acepta las obligaciones y responsabilidades de la
compañía y el candidato idóneo.
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
SELECCIÓN DEL PERSONAL Y RECLUTAMIENTO
2/2
GERENTE DE ÁREAENCARGADO DE RECURSOS
HUMANOSGERENTE GENERAL
A
Informa candidatos
Llama a candidatosRevisa carpetas e
informa
Hojas de vida
Entrega Solicitud de
empleo
Toma pruebas, evalúa,
y envía l istado
Recibe listado, los
vuelve a entrevistar
Selecciona un solo
candidato idóneo
Recibe
Entrevista final y
dispone contratación
Fin
181
Objetivos
- -Contratar personal altamente calificado para cubrir aquellos puestos donde se requiere
asistencia
- -Establecer un acuerdo mutuo entre trabajador y empleador sobre las condiciones de
trabajo, delimitando derechos y obligaciones.
Alcance
Este procedimiento será de aplicación desde la revisión de la documentación que proporciona el
candidato hasta la legalización del contrato
Políticas
1.-Son trabajadores de MACHDEPORTES CIA. LTDA., todas aquellas que laboren bajo relación
de dependencia con previa firma de un contrato de trabajo, los cuales son de carácter obligatorio
dentro de la compañía, los tipos de contratos que manejará la compañía son:
Contrato Indefinido con período de prueba.- según la ley de justicia laboral elimina el contrato a
plazo fijo, para lo cual toda persona que ingresen a trabajar en MACHDEPORTES, sólo podrán
hacerlo con la firma de un contrato indefinido de trabajo, este contrato se lo realizará para
garantizar la dependencia de trabajo después de los 90 días del período de prueba.
En el caso de que el candidato o empleador dentro del plazo de período de prueba den por
terminado la relación laboral deberán hacerlo mediante un escrito para control del Área de Talento
Humano con las respectivas firmas que aprueben la salida del trabajador, para poder dar por
terminado libremente sin ninguna responsabilidad para con la otra.
En los casos de contrato indefinido que apliquen jornada parcial permanente, se lo deberá
especificar dentro del contrato de trabajo, este contrato aplica a locutores, comentaristas deportivos
que laboren en la compañía menos de las 8 horas diarias establecidas en el Código de Trabajo, para
lo cual este contrato se deberá formalizarse necesariamente por escrito y en él deben figurar el
número de horas ordinarias de trabajo en el día, al mes o al año contratadas y su distribución.
2.- Los contratos de trabajo deberán ser registrados en la página principal del Ministerio de
Relaciones Laborales, las cuales deberán ser inscritas las mismas cláusulas estipuladas por escrito
para no tener ningún tipo de problema, una vez subida la información será responsabilidad del
182
encargado de Talento Humano imprimir la plantilla del contrato y hacer firmar la constancia al
trabajador, dicho formato deberá contener:
- Tipo de contrato
- Región en la que se celebra el contrato de trabajo, provincia, cantón
- Jornada laboral especial
- Datos del empleado
- El inicio de labores
- Grupo ocupacional y cargo del trabajador
- Remuneración
- Jornada mensual (horas)
Personas que intervienen
- Gerente General
- Encargado de Talento Humano
Documentación
- -Contrato de individual de trabajo
- -Ficha personal
Documentación complementaria
Para admitir el trabajador en la compañía debe acercarse con:
- Copia a color de la cédula de identidad
- Copia de último certificado de votación
- Hoja de vida que incluya copias de los cursos, títulos obtenidos
- 2 Certificados de Honorabilidad
- Certificado médico
- Dos fotografías tamaño carnet
- Partida de matrimonio, en caso que se lo requiera
- Partida de nacimiento de hijos, en caso que se lo requiera
183
CONTRATO DE TRABAJO
En la ciudad de ______________, a los _______ días del mes de ___________ del año _____,
comparecen, por una parte ____________________ (Escriba los nombres completos del
EMPLEADOR. Si se trata de una persona jurídica colocar el nombre de la compañía, seguida de la
frase “debidamente representada por [nombre del representante legal”] ) portadora de la cédula de
ciudadanía N° _____________ (Escriba la cédula de identidad del EMPLEADOR) en calidad de
EMPLEADOR; y por otra parte, el/la señor(a/ita) ___________________ (Escriba el nombre del
TRABAJADOR), portador de la cédula de ciudadanía N°_______________ (Escriba el número de
cédula de ciudadanía del TRABAJADOR) en calidad de TRABAJADOR. Los comparecientes son
ecuatorianos, domiciliados en la ciudad de _______________ (ciudad de domicilio de las partes) y
capaces para contratar, quienes libre y voluntariamente convienen en celebrar este CONTRATO
DE TRABAJO A PLAZO INDEFINIDO con sujeción a las declaraciones y estipulaciones
contenidas en las siguientes cláusulas:
Al EMPLEADOR y TRABAJADOR en adelante se los denominará conjuntamente como “Partes”
e individualmente como “Parte”.
PRIMERA.- ANTECEDENTES:
El EMPLEADOR para el cumplimiento de sus actividades y desarrollo de las tareas propias de su
actividad necesita contratar los servicios laborales de un_________________ (ingresar cargo
requerido).
SEGUNDA.- OBJETO DEL CONTRATO:
El EMPLEADOR para el cumplimiento de sus actividades contrata al TRABAJADOR en calidad
de____________________ (Ingresar cargo del TRABAJADOR). Revisados los antecedentes de
_____________________________ (Escriba los nombres completos del TRABAJADOR), éste
declara tener los conocimientos necesarios para el desempeño del cargo indicado, por lo que en
base a las consideraciones anteriores y por lo expresado en los numerales siguientes, El
EMPLEADOR y el TRABAJADOR proceden a celebrar el presente Contrato de Trabajo.
184
TERCERA.- JORNADA Y HORARIO DE TRABAJO:
EL TRABAJADOR cumplirá sus labores en la jornada ordinaria máxima, establecida en el artículo
47 del Código de Trabajo, de lunes a viernes en el horario de ___________________ (detalle las
horas de la jornada de trabajo), con descanso de __________________________ (detalle la hora de
descanso, ejemplo: una hora para el almuerzo), de acuerdo al artículo 57 del mismo cuerpo legal, el
mismo que declara conocerlo y aceptarlo.
Las Partes podrán convenir que el TRABAJADOR labore tiempo extraordinario y suplementario
cuando las circunstancias lo ameriten, para lo cual se aplicará las disposiciones establecidas en el
artículo 55 de este mismo Código.
El horario de labores podrá ser modificado por el empleador cuando lo estime conveniente y acorde
a las necesidades y a las actividades de la compañía, siempre y cuando dichos cambios sean
comunicados con la debida anticipación, conforme el artículo 63 del Código del Trabajo.
Los sábados y domingos serán días de descanso forzoso, según lo establece el artículo 50 del
Código de la materia.
CUARTA.- REMUNERACIÓN:
El Empleador, de acuerdo a los artículos 80 y 83 del Código de Trabajo, cancelará por concepto de
remuneración a favor del trabajador la suma de ______________________________________
(colocar la cantidad que será la remuneración en letras y números, ejemplo: SEISCIENTOS
DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA, USD 600,00), mediante__________
(detallar la forma de pago, ejemplo: acreditación a la cuenta bancaria del trabajador, efectivo,
cheque).
Además, el Empleador cancelará los demás beneficios sociales establecidos en los artículos 97, 111
y 113 del Código de Trabajo, conforme el Acuerdo Ministerial No. 0046 del Ministerio de
Relaciones Laborales. Asimismo, el Empleador reconocerá los recargos correspondientes por
concepto de horas suplementarias o extraordinarias, de acuerdo a los artículos 49 y 55 del Código
de Trabajo, siempre que hayan sido autorizados previamente y por escrito.
QUINTA.- PLAZO DEL CONTRATO:
El presente contrato, conforme el artículo 14 del Código de Trabajo, es de plazo indefinido.
185
Este contrato podrá terminar por las causales establecidas en el Art. 169 del Código de Trabajo en
cuanto sean aplicables para este tipo de contrato.
SEXTA.- LUGAR DE TRABAJO:
El TRABAJADOR desempeñará las funciones para las cuales ha sido contratado en las
instalaciones ubicadas en __________________ (Escriba la dirección de la compañía), en la ciudad
de _______ (Ingresar la ciudad), provincia de _________ (Ingresar Provincia y barrio) para el
cumplimiento cabal de las funciones a él encomendadas.
SÉPTIMA.- OBLIGACIONES DE LOS TRABAJADORES Y EMPLEADORES:
En lo que respecta a las obligaciones, derechos y prohibiciones del empleador y trabajador, estos se
sujetan estrictamente a lo dispuesto en el Código de Trabajo en su Capítulo IV “De las
obligaciones del Empleador y del Trabajador”, a más de las estipuladas en este contrato.
OCTAVA.- LEGISLACIÓN APLICABLE:
En todo lo no previsto en este Contrato, las partes se sujetan al Código del Trabajo.
NOVENA.- JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA:
En caso de suscitarse discrepancias en la interpretación, cumplimiento y ejecución del presente
Contrato y cuando no fuere posible llegar a un acuerdo entre las Partes, estas se someterán a los
jueces competentes del lugar en que este contrato ha sido celebrado, así como al procedimiento
oral determinados por la Ley.
DÉCIMA.- SUSCRIPCIÓN:
Las partes se ratifican en todas y cada una de las cláusulas precedentes y para constancia y plena
validez de lo estipulado, firman este contrato en original y dos ejemplares de igual tenor y valor.
Suscrito en la ciudad de ____________ (Escriba la ciudad), el día_______ del mes de
_______________ del año _________.
EL EMPLEADOR EL TRABAJADOR
186
FICHA PERSONAL
Nombres completos:
Apellidos completos:
Cédula de identidad:
Nacionalidad:
Dirección:
Fecha de nacimiento:
Estudios terminados:
Teléfono:
Móvil:
Correo electrónico:
Estado civil:
N° de hijos
Cuenta bancaria:
Nombre del titular:
Contrato:
Tipo de contrato:
Fecha de inicio:
Horas semanales:
Horario:
Área:
Responsable:
Cargo que tendrá:
Email de la empresa:
Salarario a percibir:
Observaciones:
Firma del Trabajador Firma y sello de la empresa
1.- A COMPLEMENTAR POR EL TRABAJADOR
FICHA PERSONAL
2.- A COMPLEMENTAR POR LA EMPRESA
187
Descripción del Proceso de Contratación
N° Descripción Responsable
1 Solicita y revisa información del candidato a contratar Encargado de Talento Humano
2 Si la información está completa verifica referencias,
caso contrario informa al candidato
Encargado de Talento Humano
3 Se registra los datos en el formulario de “Ficha
personal”
Encargado de Talento Humano
4 Se archiva documentos en la carpeta del empleado Encargado de Talento Humano
5 Redacta el contrato de trabajo e imprime 3 ejemplares Encargado de Talento Humano
6 Se envía los contratos al Gerente General para que
revise y firme los contratos elaborados
Encargado de Talento Humano
7 Recibe copias, los revisa y los firma Gerente General
8 Envía a Talento Humano la documentación firmada Gerente General
9 Recibe contrato con las copias para luego registrar y
subir al Ministerio de Relaciones Laborales la
información del contrato y legalizarlo
Encargado de Talento Humano
10 Finalmente imprime el extracto del contrato de trabajo
y envía al gerente
Encargado de Talento Humano
11 Firma y envía Gerente General
12 Recibe y avisa al trabajador Encargado de Talento Humano
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
CONTRATACIÓN
1/2
ENCARGADO DE RECURSOS HUMANOS GERENTE GENERAL
NO
SI
INICIO
SOLICITA Y REVISA
INFORMACIÓN
CORRECTA
VERIFICA REFERENCIAS
LLENA FORMULARIO
A
ARCHIVO
B
188
Figura 4.3 Flujograma de procedimiento de contratación
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
CONTRATACIÓN
2/2
ENCARGADO DE RECURSOS HUMANOS GERENTE GENERAL
NO
SI
A
REDACTA CONTRATO
IMPRIME 3
EJEMPLARES Y ENVIA
CONTRATOS FIRMADOS
REGISTRA EN EL MRL
IMPRIME EXTRACTO
Y ENVÍA
EXTRACTO FIRMADO
DA AVISO AL
TRABAJADOR PARA LA
FIRMA
FIN
CONTRATOS
CORRECTA
FIRMA Y ENVÍA
EXTRACTO
FIRMA Y ENVÍA
B
189
4.1.2.3. Capacitación
Introducción
Es el procedimiento que orienta a los empleados al conocimiento, y las habilidades necesarias para
desempeñar su trabajo.
Objetivos
- Adaptar a la persona a su puesto de trabajo
- Lograr eficiencia y mejorar las labores
Alcance
Este procedimiento inicia con la identificación de necesidades de capacitación y llega a la
evaluación de la misma
Políticas
1. MACHDERPORTES CIA. LTDA., deberá establecer programas anuales de capacitación a
sus empleados con el objeto de actualizar sus conocimientos, aptitudes, habilidades, que les
permita elevar su nivel profesional, este plan lo elaborará cada Área de acuerdo a sus
necesidades.
2. La compañía celebrará contratos con entidades privadas especializadas en otorgar
capacitaciones y adiestramiento a empleados
3. El nivel directivo procurará dar espacio dentro o fuera de la compañía para asistir a dichos
eventos de capacitación para su personal
4. Los empleados que participen en este proceso deberán contemplar las indicaciones de cada
instructor, ser participativos y cumplir con el plan de actividades
5. El encargado de Talento Humano será quien proporcione el material didáctico y equipo
necesario para las capacitaciones
6. Talento Humano será el encargado de dar aviso a los empleados sobre la realización del
evento, lo cual involucra la participación obligatoria.
Personas que intervienen
- Gerente General
190
- Gerente Administrativo Financiero
- Gerente de Producción
- Encargado de Talento Humano
Documentación
- Plan de capacitación
- Registro de asistencia
- Evaluación de la capacitación
PLAN DE CAPACITACIÓN
CURSO PARTICIPANTES TOTAL
OBJETIVO
CAPACITACIÓN
INSTITUCIÓN
O PERSONAS
QUE PUEDAN
DICTAR INTERNA EXTERNA PROGRAMADO EJECUTADO
ADMINISTRATIVO -FINANCIERO
PRO DUCCIÓ N
PARA USO DE GERENCIA ADMINISTRATIVA/PRODUCCIÓN
FECHA RECIBIDO: APROBACIÓN: FECHA DE APROBACIÓN:
OBSERVACIONES:
FIRMA:
PARA USO GENERAL
FECHA RECIBIDO: APROBACIÓN: FECHA DE APROBACIÓN:
OBSERVACIONES:
FIRMA:
PLAN DE CAPACITACIONES
191
EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN
TEMA
LUGAR
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
4.1 El facilitador o docente tiene dominio, conocimiento de la materia, facilitando el aprendizaje de los participantes. 1 2 3 4 5
4.2 El facilitador o docente ha expuesto los temas con claridad, repondiendo adecuadamente a las inquietudes planteadas. 1 2 3 4 5
4.3 El facilitador o docente ha desarrollado el curso de manera amena, participativa, mostrando capacidad pedagógica. 1 2 3 4 5
4. EVALUACION DEL FACILITADOR O DOCENTE
5. OBSERVACIONES:
3. EVALUACION DE UTILIDAD Y APLICABILIDAD
3.1 La capacitación le ha aportado conocimientos nuevos cumpliendo con sus expectativas de aprendizaje.
3.2 Los conocimientos adquiridos son útiles y aplicables en el campo personal y /o laboral como herramienta para la mejora.
3.3 La capacitación le proporcionó los conocimientos y/o información planteada de acuerdo con los objetivos y contenidos de la
misma.
2.1 La capacitación está estructurada de modo y comprensible, siendo adecuado su contenido teórico y práctico.
2.2 La duración de la capacitación ha sido adecuada y se ha ajustado a laos contenidos y objetivos de la misma.
2.3 El material entregado en la capacitación en la capacitación ha sido útil, adecuado, claro y acorde con los objetivos y contenidos
de la misma.
1.2 Los contenidos de la capacitación responden a los objetivos planteados y satisfacen las expectativas de la misma.
1.3 El nivel de profundidad de los contenidos de la capacitación ha sido adecuado.
2. EVALUACION DE LA METODOLOGIA
Marque una X el valor que mejor refleje su opinión frente a las siguientes afirmaciones, teniendo en cuenta: 5= COMPLETAMENTE DE
4= DE ACUERDO; 3= NI DE ACUERDO NI EN DESACUERDO; 2= EN DESACUERDO; 1= COMPLETAMENTE EN DESACUERDO.
1. EVALUACION DEL CONTENIDO:
1.1 Los objetivos de la capacitación fueron presentados al inicio de la misma y éstos se han cumplido satisfactoriamente.
FECHA
FACILITADOR O DOCENTE
DEPENDENCIA A LA QUE PERTENECE
EVALUACION DE CAPACITACIONES
192
Descripción del Proceso de Capacitación
N° Descripción Responsable
1 Identifica las necesidades del personal de la
compañía
Gerente de Área
2 Elabora el Plan de Capacitación Encargado de Talento Humano
3 Envía el plan de capacitación para aprobación Encargado de Talento Humano
4 Recibe el plan de capacitación, si está de acuerdo
firma y entrega al Gerente General, caso contrario
informa a Talento Humano
Gerente Administrativo Financiero
5 Recibe el plan de capacitación, firma y envía a
Talento Humano
Gerente General
6 Recibe el plan de capacitación, si existe personal
interno que pueda dar capacitación informa, caso
contrario contrata a un compañía que brinde el
servicio
Encargado de Talento Humano
7 Informa al empleado encargado de dictar el curso
internamente y al personal de su participación en la
capacitación
Gerente Administrativo Financiero
8 Si la capacitación es interna, entrega al instructor el
registro de asistencia para anotar la participación del
personal, caso contrario se solicitará la entrega de
copias de certificados de la capacitación recibida
Encargado de Talento Humano
9 Recibe el registro de asistencia, certificados de
evidencia de la capacitación
Encargado de Talento Humano
10 Hace llenar al capacitado el formato de evaluación, y
se envía
Encargado de Talento Humano
11 Recibe documento de evaluación de la capacitación Gerente de Área
12 Revisa la evaluación de su personal y emite un
informe sobre la evaluación y entrega a Talento
Humano
Gerente de Área
13 Recibe el documento de la evaluación y el informe y
los archiva
Encargado de Talento Humano
193
Figura 4.4 Flujograma de procedimiento de capacitación
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
CAPACITACIÓN
1/2
JEFE DE ÁREA ENCARGADO DE RECURSOS HUMANOSGERENTE ADMINISTRATIVO
FINANCIEROGERENTE GENERAL
NO
SI
SI
NO
IDENTIFICA
NECESIDADES
ELABORA PLAN DE
CAPACITACIÓN Y
ENVIA
PLAN DE
CAPACITACIÓN
APRUEBA
FIRMA Y ENVIA
PLAN DE
CAPACITACIÓN
FIRMA Y ENVIA
INICIO
PLAN DE
CAPACITACIÓN
APROBADO
EXISTE
PERSONAL
INFORMA QUIEN
DICTA LA
CAPACITACIÓN
AVISA AL PERSONAL
A
CONTRATA
INSTRUCTOR
194
Figura 4.5 Flujograma de procedimiento de capacitación
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
CAPACITACIÓN
2/2
JEFE DE ÁREA ENCARGADO DE RECURSOS HUMANOSGERENTE ADMINISTRATIVO
FINANCIEROGERENTE GENERAL
NO SI
ES
INTERNA?
ENTREGA REGISTRO
DE ASISTENCIA
PIDE CERTIFICADOS
AL INSTRUCTOR
A
HACE LLENAR AL
INSTRUCTOR
RECEPTA
DOCUMENTOS
HACE LLENAR AL
PERSONAL Y ENVIA
EVALUACIÓN DE
DESEMPEÑO
ELABORA INFORME
Y ENVÍA
INFORME Y
EVALUACIÓN
ARCHIVA
FIN
195
4.1.2.4. Supervisión
Introducción
Este procedimiento tiene por objetivo evaluar integralmente el desempeño laboral en un período
dado.
Objetivos
- Vigilar que las actividades se estén cumpliendo en base a los procedimientos a seguir
- Supervisar que cada uno de los individuos de cada puesto de trabajo realicen su trabajo en
forma eficiente.
Alcance
El procedimiento de supervisión es de aplicación desde la identificación de objetivos de cada Área
hasta la evaluación del desempeño del personal.
Políticas
1. Talento Humano deberá entregar permanentemente un documento de registro de
observaciones del personal, para ser llenado y conocer cuál es el desempeño laboral de
cada área
2. Será responsabilidad de cada trabajador obedecer las instrucciones del Gerente de Área
sobre las tareas que debe cumplir
3. Los responsables de cada área deberán aplicar la investigación de campo para elaborar el
entorno laboral
4. El encargado de Talento Humano tendrá la facultad de determinar acciones de acuerdo al
resultado del desempeño del personal, tales como: bonificaciones, aumento de sueldo,
bonificaciones e informará al Gerente General sobre las medidas que se tomarán.
Personas que intervienen
- Gerente Administrativo Financiero
- Gerente de Producción
- Encargado de Talento Humano
196
Documentación
- Registro de observaciones del personal
- Evaluación del desempeño
REGISTRO DE OBSERVACIONES DEL PERSONAL
Área:
Cargo:
Fecha:
Nombre:
Tipo de observación:
Persona que cubre el reemplazo de ser necesario
Firma del jefe inmediato
Área:
Cargo:
Fecha:
Nombre:
Tipo de observación:
Persona que cubre el reemplazo de ser necesario
Firma del jefe inmediato
Área:
Cargo:
Fecha:
Nombre:
Tipo de observación:
Persona que cubre el reemplazo de ser necesario
Firma del jefe inmediato
REGISTRO DE OBSERVACIONES DEL PERSONAL
197
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
Nombre:
Puesto:
Evaluador:
Antigüedad:
Nivel de logro:
Generales
De equipo
Personales
Definición: Comentarios:
Puntuación:
Definición: Comentarios:
Puntuación:
Definición: Comentarios:
Puntuación:
Definición: Comentarios:
Puntuación:
Definición: Comentarios:
Puntuación:
Definición: Comentarios:
Puntuación:
Puntuación total:
Firmas:
Evaluado Evaluador
6.- ÁREA DE MEJORA
7.- PROPUESTA ACCIONES CONCRETAS
8.- COMENTARIOS DEL EVALUADO:
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
1.- OBJETIVOS ANUALES DEL PUESTO:
2.- COMPETENCIAS TÉCNICAS
3.- COMPETENCIAS GENERALES
4.- ACTITUD DE LA TAREA COTIDIANA
5.- COMENTARIOS GENERALES
198
Descripción del Proceso de Supervisión
N° Descripción Responsable
1 Definir los objetivos del Área Gerente de Área
2 Comunicar los objetivos a los empleados Gerente de Área
3 Verificar asistencia física del personal Gerente de Área
4 Registrar novedades en el Registro de observaciones del
personal
Gerente de Área
5 Entregar el Registro de observaciones del personal a
Talento Humano
Gerente de Área
6 Recibe el Registro de observaciones del personal y
archiva en las carpetas de los empleados
Encargado de Talento Humano
7 Determina las acciones correctivas e informa Encargado de Talento Humano
8 Aplica acciones correctivas Gerente de Área
9 Supervisa que se apliquen las acciones correctivas Gerente de Área
10 Si existen errores aplica medidas inmediatas para la
solución, caso contrario evalúa el desempeño de cada
empleado
Gerente de Área
11 Registra la evaluación en el formulario Gerente de Área
12 Entrega el formulario a Talento Humano Gerente de Área
13 Recibe el formulario Evaluación del desempeño y
archiva en las carpetas personales
Encargado de Talento Humano
14 Realiza un informe para determinar las acciones de
competencia de cada empleado
Encargado de Talento Humano
199
Figura 4.6 Flujograma de procedimiento de supervisión
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
SUPERVISIÓN
1/2
GERENTE DE ÁREA ENCARGADO DE RECURSOS HUMANOS
NO
SI
DEFINE OBJETIVOS
COMUNICA LOS
OBJETIVOS A LOS
EMPLEADOS
VERIFICA ASISTENCIA DEL
PERSONAL
REGISTRA NOVEDADES
EMITE REGISTRO DE
OBSERVACIONES Y
ENVÍA
APLICA ACCIONES
CORRECTIVAS
SUPERVISA LA
APLICACIÓN
EXISTE
ERRORES
A
INICIO
REGISTRO DE
OBSERVACIONES
ARCHIVO
DETERMINA ACCIONES
CORRECTIVAS
FIN
200
Figura 4.7 Flujograma de procedimiento de supervisión
4.1.2.5. Control de Asistencia y Permanencia
Introducción
Este procedimiento está orientado a regular la asistencia y permanencia del personal en su puesto
de trabajo, de acuerdo con la jornada laboral y horarios establecidos
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
SUPERVISIÓN
2/2
GERENTE DE ÁREA ENCARGADO DE RECURSOS HUMANOS
APLICA SOLUCIONES
EVALUA DESEMPEÑO DEL
PERSONAL
ELABORA FORMULARIO Y
ENVIA
EVALUACIÓN DE
DESEMPEÑO
ARCHIVO
INFORME FINAL DE
RESULTADOS
A
FIN
201
Objetivos
- Establecer las normas y procesos de control de asistencia, permanencia y puntualidad del
personal
- Supervisar la permanencia y realizar reportes en base a las marcaciones registradas a través
del reloj biométrico para el control de asistencia y horas extras del personal
Alcance
Este procedimiento inicia con el registro de entrada a la compañía, la supervisión de la
permanencia del personal, y llega hasta el registro de salida del mismo.
Políticas
1. La jornada laboral de todos los trabajadores del Área Administrativo y Financiero tienen
una horario de 8 horas diarias en el horario de 08:00am a 17:00am con el derecho de 1
hora de almuerzo, y para los que operan en el Área de Producción su horario es de 4 horas
diarias es decir 20 horas semanales, en los diferentes horarios de la mañana, tarde o noche,
de acuerdo al horario del contrato.
2. El sistema de control de asistencias y puntualidad del trabajo será a través del reloj
biométrico que lo controlará el encargado de Talento Humano de manera mensual, cabe
resaltar que el personal deberá timbrar al inicio de sus labores y al final
independientemente del Área al que pertenezca.
3. Para el registro de entrada se tomará en cuenta una tolerancia de 15 minutos a partir de las
horas señaladas, esto sólo aplicará al personal administrativo y financiero quienes tienen un
horario establecido
4. El personal deberá permanecer en su puesto de trabajo durante el período de labor
5. El Gerente de Área será el encargado de supervisar la permanencia del personal a diario
Personas que intervienen
- Gerente de Área
- Encargado de Talento Humano
Documentación
Se utilizará el reporte de marcaciones del reloj biométrico
202
Descripción del Proceso de Control de Asistencia y Permanencia
N° Descripción Responsable
1 Registra la hora de ingreso y salida de la compañía en el
reloj biométrico
Trabajador
2 Emite el reporte mensual de las marcaciones y envía Encargado de Talento
Humano
3 Revisa las observaciones y supervisa la permanencia del
personal en el control de asistencias que lleva a diario
Gerente de Área
4 Informa a Talento Humano si hay observaciones ya sean
por permisos, faltas, enfermedad, u otro acontecimiento
que le impidió al trabajador el timbrar
Gerente de Área
5 Recepta las observaciones y procede a modificar el reporte
de marcaciones
Encargado de Talento
Humano
6 Emite el informe de asistencia final Encargado de Talento
Humano
203
Figura 4.8 Flujograma de procedimientos control de asistencia y permanencia
4.1.2.6. Control de Permisos
Introducción
Procedimiento orientado a regular los permisos y licencias durante la jornada de trabajo
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
CONTROL DE ASISTENCIA Y PERMANENCIAS
1/1
TRABAJADORENCARGADO DE RECURSOS
HUMANOSGERENTE DE ÁREA
REGISTRA HORA DE
INGRESO
EMITE REPORTE
MENSUAL DE
MARCACIONES
REVISA OBSERVACIONES
REPORTE MENSUAL DE
MARCACIONES
SUPERVISA LA
PERMANENCIA
EMITE INFORME DE LAS
NOVEDADES
INICIO
INFORME DE LAS
NOVEDADES
MODIFICA REPORTE DE
MARCACIONES
EMITE INFORME DE
ASISTENCIA FINAL
FIN
204
Objetivos
- Establecer las normas de control de permisos y licencias a los trabajadores
- Controlar que los permisos estén debidamente justificados
Alcance
El procedimiento de control de permisos es de aplicación desde la solicitud de autorización de
licencias o permisos, hasta el registro de salida o retorno.
Políticas
1. Los permisos los concede el Gerente de cada Área, y sólo podrán ser en caso de
enfermedad, calamidad doméstica, y alguna situación especial de manera forzosa, y sólo
podrán hacerse mediante solicitud.
2. El personal podrá pedir permisos de la siguiente manera:
- Permiso de horas a descontar según el caso
- Permiso con cargo a vacaciones
- Permiso de un día o más a descuento del rol
- Previa justificación que no aplique descuentos
3. Para considerar una falta justificada se deberá presentar:
- En el caso de enfermedad un certificado médico sellado por el Instituto Ecuatoriano de
Seguridad Social
4. Se descontará las faltas injustificadas de la siguiente manera:
- Falta de un medio día de labores, descuento de un día de remuneración
- Falta de un día completo de trabajo, pierde dos días de remuneración
- Falta de dos o más días de labores, sin derecho a semana integral.
5. Si las faltas injustificadas son continuas, la compañía podrá solicitar Visto Bueno al
Ministerio de Relaciones Laborales
205
6. Para otorgar permisos por calamidad doméstica y situaciones especiales, el trabajador
deberá acercarse a Talento Humano a justificar con lo siguiente, dependiendo el caso:
- Acta de defunción del familiar del trabajador hasta segundo grado de consanguinidad
- Certificado médico del conyugue o dependientes sólo en caso de accidentes graves
- Denuncia respectiva cuando el trabajador haya sido afectado directa o significativa en
sus bienes
7. Los permisos remunerados se dará en los siguientes casos:
- Necesidad de atención médica, con el respectivo certificado del IESS, que respalde las
horas que utilizó para el efecto
- Por descanso médico autorizado por el IESS
- La ausencia por maternidad y lactancia, con el certificado otorgado en el IESS
Personas que intervienen
- Gerente de Área
- Encargado de Talento Humano
Documentación
Autorización por escrito de la licencia o permiso
206
AUTORIZACIÓN DE LICENCIA O PERMISO
Apellidos y nombres:
C.I.:
Fecha:
Cargo:
Departamento:
Enfermedad Asunto Personal
Calamidad doméstica Otro:
Maternidad
Total días solicitados
Desde Hasta
A descontar del rol:
Fundamentación:.
Firma del solicitante:
AUTORIZACIÓN DE LICENCIA O
PERMISOS
MOTIVO POR:
207
Descripción del Proceso de Control de Permisos
N° Descripción Responsable
1 Solicita permiso Trabajador
2 Proporciona al empleado el Formulario de Autorización de
Licencia o Permiso
Encargado de Talento
Humano
3 Llena y firma el formulario de Autorización de Licencia o
Permiso
Trabajador
4 Entrega el formulario Trabajador
5 Recibe el formulario Gerente de Área
6 Si autoriza firma el formulario y entrega a Talento Humano Gerente de Área
7 Recibe el formulario, firma, archiva y comunica al empleado Encargado de Talento
Humano
8 Registra la salida y de retorno en el reloj biométrico Trabajador
Figura 4.9 Flujograma del procedimiento del control de permisos
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
CONTROL DE PERMISOS
1/1
TRABAJADORENCARGADO DE RECURSOS
HUMANOSGERENTE DE ÁREA
NO
SI
INICIO
SOLICITA PERMISO Y
PIDE FORMULARIO
PROPORCIONA
FORMULARIO
LLENA, FIRMA Y
ENTREGA
RECIBE FORMULARIO
APRUEBA
FIRMA Y ENVÍA
FIRMA Y COMUNICA
FORMULARIO
APROBADO
ARCHIVA
REGISTRA SALIDA
FIN
208
4.1.2.7. Control de Vacaciones
Introducción
Procedimiento orientado a controlar las vacaciones del personal
Objetivos
- Definir actividades para programar y autorizar las vacaciones que tienen derecho el
personal
- Llevar un control acerca de las vacaciones del personal
Alcance
Este procedimiento de control de vacaciones es de aplicación desde el análisis y planificación de
las vacaciones del personal
Políticas
1. Deberá programar anualmente las vacaciones del personal
2. Si el trabajador no puede hacer uso de sus vacaciones en el período programado, el Gerente
de Área deberá informar a Talento Humano por escrito
Personas que intervienen
- Gerente de Área
- Encargado de Talento Humano
Documentación
- Solicitud de Vacaciones
209
SOLICITUD DE VACACIONES
Descripción del Proceso de Control de Vacaciones
N° Descripción Responsable
1 Analizar y planificar el período de vacaciones del personal Gerente de Área
2 Informa al empleado el período de vacaciones que le
corresponde
Gerente de Área
3 Llena solicitud de vacaciones Trabajador
4 Entrega el formulario al Gerente de Área Trabajador
5 Recibe la solicitud Gerente de Área
6 Firma y envía a Talento Humano Gerente de Área
7 Recibe la solicitud Encargado de Talento Humano
8 Firma, archiva la solicitud y comunica al empleado Encargado de Talento Humano
9 Registra la salida Trabajador
Apellidos y nombres:
C.I.:
Fecha:
Cargo:
Departamento:
Solicito autorización para tomar días de vacaciones a partir del (dd/mm/aa)______________
hasta el ____________________
Firma del que aprueba Firma del que autoriza
SOLICITUD DE VACACIONES
210
Figura 4.10 Flujograma de procedimientos de control de vacaciones
4.1.2.8. Nómina
Introducción
El procedimiento de nómina está orientado a coordinar la recepción, registro y control de la
documentación correspondiente al pago de remuneraciones de conformidad con las disposiciones
legales
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
CONTROL DE VACACIONES
1/1
GERENTE DE ÁREA TRABAJADORENCARGADO DE RECURSOS
HUMANOS
INICIO
Analiza y planifica
Informa Período de
vacaciones
Aprueba y envía
Llena solicitud de
vacaciones y envía
Recibe formulario
Recibe formulario
ARCHIVA
Registra salida
FIN
211
Objetivos
- Contar con los mecanismos sistematizados para la elaboración de la nómina
- Establecer lineamientos para el pago oportuno y correcto de remuneraciones
Alcance:
Este procedimiento es de aplicación desde el informe del reloj biométrico para el cálculo de la
nómina del personal hasta la entrega del rol de pagos al empleado
Políticas:
1. El Encargado de Talento Humano deberá analizar la información, registros, controles, y
cálculos en la nómina
2. El pago de la nómina se realizará mediante cheque
3. No habrá anticipos quincenales, el único abono será la final de cada mes
4. Se deberá enviar la aprobación de la nómina al Gerente Administrativo Financiero
5. La presentación de la nómina será antes de dos días al finalizar el mes
Personas que intervienen:
- Gerente Administrativo Financiero
- Encargado de Talento Humano
Documentación
- Rol de Pagos General
- Rol de Provisiones
- Roles individuales
212
ROL DE PAGOS GENERAL
ROL DE PROVISIONES
50% 100%
FONDOS DE
RESERVABONOS
ROL DE PAGOS
OTROS INGRESOSSUELDO
SEGÚN DIAS
TRABAJADOS
HORAS EXTRASCARGODIAS
TRABAJADOS
SUELDO
SEGUN
CONTRATO
I N G R E S O S
TOTAL INGRESOS
N°- APELLIDOS NOMBRE CEDULATIPO
CONTRATO
ROL DE PAGOS
TOTA
L
DESC
UENTO
S
IMP.RENTAPRESTAMOS
IESS
DESCUENTOS
SUB T
OTA
L
AP. IESSPRESTAMO
EMPRESA
RETENCION
JUDICIAL
SEGURO
MEDICO
PRIVADO
OTROS
DESCUENTOS
ROL DE PROVISIONES
DECIMO
TERCERO
DECIMO
CUARTO
FONDO DE
RESERVAVACAC.
IESS
PATRONAL
TOTAL
BENEFICIOS
SOCIALES
N°- APELLIDOS NOMBRE CEDULA
213
ROL INDIVIDUAL
NO. CEDULA:
MES DE:
1 NOMBRE DEL EMPLEADO
TIPO DE CONTRATO
INGRESOS
SUELDO DEL MES
HORAS EXTRAS RECARGO 50% No Hs
HORAS EXTRAS RECARGO 100% No Hs
TOTAL INGRESOS
EGRESOS
APORTE INDIVIDUAL IESS 9.45%
PRESTAMO EMPRESA
RETENCION JUDICIAL
SEGURO MEDICO PRIVADO
OTROS DESCUENTOS
IMPUESTO A LA RENTA
PRESTAMOS AL IESS
TOTAL DESCUENTOS
TOTAL ROL DE PAGOS
FONDOS DE RESERVA
ALIMENTACION
BONIFICACIONES
OTROS PAGOS
--------------
TOTAL PAGADO AL TRABAJADOR -$ =========
MACHDEPORTES CIA. LTDA.
ROL DE PAGOS
ENTREGUE CONFORME RECIBI CONFORME
214
Descripción del Proceso de Nómina
N° Descripción Responsable
1 Emite el informe del personal del sistema biométrico y
revisa los descuentos para el rol
Encargado de Talento Humano
2 Realiza el rol, firma y entrega para revisión Encargado de Talento Humano
3 Recibe el rol de pagos, revisa si esta correcto aprueba,
caso contrario informa a Talento Humano
Gerente Administrativo
Financiero
4 Envía rol de pagos al Gerente General quien tiene la
facultad de emisión de cheques para el pago de la
nómina
Encargado de Talento Humano
5 Emite cheques y firma, y remite a encargado de
Talento Humano
Gerente General
6 Recibe cheques Encargado de Talento Humano
7 Imprime los roles de pagos individuales y entrega los
roles a cada uno de los empleados para que firmen
Encargado de Talento Humano
215
Flujograma del procedimiento de nomina
4.2. Modelo de un Sistema Financiero
Para el modelo de un sistema de control interno financiero, se aplicará el diseño de políticas y
procesos que ayuden a un manejo más eficiente y eficaz
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
NÓMINA
1/1
ENCARGADO DE RECURSOS
HUMANOS
GERENTE ADMINISTRATIVO
FINANCIEROGERENTE GENERAL
NO
SI
INICIO
Emite informe del
biométrico
Realiza el rol, firma y envía Recibe
Aprueba?
Envía rol de pagosRecepta
Revisa firma y envía Recepta rol general
Emite cheques y envíaRecibe e imprime roles
individuales
Hace firmar a los
trabajadores
FIN
216
4.2.1. Caja Chica
Introducción
El procedimiento de caja chica está orientado al manejo constante para hacer pagos menores o de
cuantía pequeña de manera urgente
Objetivos
- Establecer el manejo y administración de los fondos
- Brindar la funcionabilidad adecuada para efectos operativos
Alcance
El procedimiento del manejo de caja chica empieza desde la creación del fondo hasta la reposición
del mismo
Políticas
1. La creación del fondo de caja chica debe ser autorizada por el Gerente General
2. El fondo de caja chica tendrá una asignación máxima de $80,00 (ochenta dólares con
00/100 dólares americanos)
3. La reposición de caja chica deberá ser tramitada por la Secretaria responsable del manejo,
una vez que haya utilizado al menos el 80% del valor autorizado
4. La Secretaria encargada del fondo deberá llevar el control de los gastos en los que incurra
la compañía y de la misma forma adjuntar los documentos de respaldo
5. Los gastos de caja chica únicamente se destinarán para:
- Compra de suministros y materiales de oficina
- Fotocopias, fletes, accesorios o repuestos en general
- Gastos de suma urgencia en los cuales no puedan ser pagados con cheque
6. No se podrá utilizar el fondo de caja chica en:
- Cambio de cheques personales o de terceros
- Por préstamos a empleados para gastos personales
- Para devoluciones de valores
7. La Secretaria a cargo del fondo deberá utilizar todos los formatos previamente enumerados
para el control de este fondo
217
8. Los cheques correspondientes al reembolso de caja chica deberán salir a nombre del
mensajero quien será el responsable de cambiar el cheque y entregar dicho valor a la
Secretaria a cargo
9. Al menos se hará un arqueo de caja chica en el mes del efectivo y comprobantes que se
tengan
Personas que intervienen
- Gerente General
- Gerente Administrativo Financiero
- Mensajero
Documentación
- Formulario Liquidación de gastos de caja chica
LIQUIDACIÓN DE GASTOS DE CAJA CHICA
Período del __________ Al_______ mes______ año______
Serie N°
Total
Resumen
Monto asignado
(-) Gastos
Saldo en caja
Valor a reponer
TESORERO APROBADO POR
GERENTE GENERAL
APROBADO POR
GERENTE ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
LIQUIDACIÓN DE CAJA CHICA
Comprobante
N° Fecha Nombre Descripción Valor
218
Descripción del Proceso de Creación de caja chica
N° Descripción Responsable
1 Realizar el oficio para la creación de caja chica y entrega
al Gerente General
Gerente Administrativo
Financiero
2 Recibe oficio, aprueba, y firma Gerente General
3 Elabora el cheque y firma para entregarlo al Gerente
Administrativo Financiero conjuntamente con el oficio
aprobado
Gerente General
4 Recibe oficio aprobado y entrega al mensajero el cheque Gerente Administrativo
Financiero
5 Recibe el cheque y cambia el cheque en el banco y
entrega el valor en efectivo a la custodia
Mensajero
6 Recepta el dinero y procede a guardar bajo llave Secretaria
Figura 4.11 Flujograma del procedimiento creación de caja chica
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
CREACIÓN DE CAJA CHICA
1/1
GERENTE ADMINISTRATIVO
FINANCIEROGERENTE GENERAL MENSAJERO SECRETARIA
NO
SI
INICIO
Realiza oficio y envía
Recibe documentos y
entrega cheque
Aprueba?
Recibe Oficio
Elabora cheque y envía con
oficio
Cambia cheque en el
banco y entrega
Recibe cheque
Recibe dinero
FIN
219
Descripción del Proceso Reposición de Caja Chica
N° Descripción Responsable
1 Llena el formulario de liquidación de gastos de caja
chica
Secretaria
2 Adjunta facturas de respaldo y entrega Secretaria
3 Recibe el formulario y las facturas y revisa, si esta
correcto aprueba y envía al Gerente General para que
emita el cheque
Gerente Administrativo
Financiero
4 Recibe aprobación en el formulario, revisa y emite el
cheque para entregarlo
Gerente General
5 Recibe cheque con el formulario, y entrega a la
secretaria
Gerente Administrativo
Financiero
6 Recibe documentos y cheque, y entrega al mensajero Secretaria
7 Recibe el cheque y cambia el cheque en el banco y
entrega el valor en efectivo a la custodia
Mensajero
8 Recepta el dinero y procede a guardar bajo llave Secretaria
220
Figura 4.12 Flujograma del procedimiento de reposición de caja chica
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
REPOSICIÓN DE CAJA CHICA
1/1
SECRETARIAGERENTE ADMINISTRATIVO
FINANCIEROGERENTE GENERAL
NO
SI
NO
SI
INICIO
Formularios y
respaldos
Revisa
Es correcto?
Recibe formulario
aprobado
Es correcto?
Emite cheque
Formulario aprobado y
cheque
Revisa
Formulario aprobado y
cheque
FIN
Adjunta respaldos
Llena liquidación de
gastos de caja chica
221
4.2.2. Bancos
Introducción
El procedimiento de bancos permite registrar las operaciones financieras y controlar los fondos que
la compañía mantenga en una cuenta bancaria
Objetivos
- Definir los pasos necesarios para el control de la cuenta bancaria
- Determinar los saldos disponibles en la cuenta bancaria para tener el control sobre las
mismas
Alcance
El procedimiento de bancos es de aplicación desde el ingreso de dinero hasta el registro de los
desembolsos
Políticas
1. Debe existir un control de los ingresos y egresos de la cuenta bancaria
2. Los pagos se realizarán por las siguientes razones:
- Para la compra de bienes, tales como: suministros, mercadería
- Por el pago de servicios profesionales
- Por la utilización de los servicios básicos
- Pagos a agencias de publicidad
- Pagos al personal que labora en la compañía por concepto de sueldos
3. Todo pago se hará con cheque
4. Toda salida de dinero deberá estar respaldado con el respectivo comprobante tales como:
facturas, notas de débito, liquidaciones de compra
5. Tendrá facultad para manejar la chequera el Gerente General de la compañía
6. Se deberá realizar conciliaciones bancarias en forma mensual, comparando los saldos
contables con los estados de cuenta
222
7. Todos los cobros a clientes serán receptados mediante transferencia a la cuenta bancaria, y
sólo en casos de pagar valores en cheque serán depositados el mismo día de haber recibido
el cobro.
Personas que intervienen
- Gerente Administrativo Financiero
- Gerente General
- Contador
- Tesorero
Documentación
- Comprobantes de ingreso
- Comprobantes de egreso
COMPROBANTE DE INGRESO
No. No. 001
POR
CIUDAD Y FECHA
RECIBIDO DE:
POR CONCEPTO DE:
LA SUMA EN LETRAS:
ELABORADO: APROBADO CONTABILIZADO FIRMA Y SELLO DEL
BENEFICIARIO
COMPROBANTE DE INGRESO
223
COMPROBANTE DE EGRESO
Descripción del Proceso de Ingresos
N° Descripción Responsable
1 Recepta cheque de los clientes, y entrega al mensajero Tesorero
2 Recibe cheque, deposita en la cuenta bancaria de la
compañía, y entrega comprobante de depósito
Mensajero
2 Recibe comprobante de depósito y entrega Tesorero
3 Registra depósito e imprime el comprobante de ingreso Contador
4 Firma y envía para su revisión Contador
5 Recibe el comprobante de ingreso, revisa, firma y envía al
contador
Gerente Administrativo
Financiero
6 Recibe y archiva el comprobante de ingreso, con el deposito Contador
No.
POR $.
CIUDAD Y FECHA
PAGADO A:
POR CONCEPTO DE:
LA SUMA EN LETRAS:
ELABORADO: APROBADO CONTABILIZADO FIRMA Y SELLO DEL
BENEFICIARIO
COMPROBANTE DE EGRESO
224
Figura 4.13 Flujograma del procedimiento de ingresos
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
INGRESOS
1/1
MENSAJERO TESORERO CONTADORGERENTE ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
NO
SI
INICIO
Recepta cheques
Es
correcto?
Imprime
comprobante
Recibe y deposita
Entrega depositoRecibe depósitos y
registra
Firma y envía
Comprobante de
ingreso
Firma y envíaComprobante de
ingreso
ARCHIVA
FIN
225
Egresos
N° Descripción Responsable
1 Llena y envía comprobantes de egreso y facturas con su
respectivo comprobante de retención
Encargado de adquisiciones
2 Recibe, revisa y aprueba los valores a pagar y entrega al
Gerente General
Gerente Administrativo
Financiero
3 Recibe y revisa, si es correcto realiza el giro del cheque y
envía con los documentos aprobados
Gerente General
4 Recepta y envía a contabilidad el comprobante, cheque, las
facturas con las retenciones
Gerente Administrativo
Financiero
5 Recibe documentos, registra en el sistema contable, archiva,
envía cheque al tesorero
Contabilidad
6 Recibe cheque y cancela a los proveedores Tesorero
Figura 4.14 Flujograma del procedimiento de egresos
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
EGRESOS
1/1
ENCARGADO DE ADQUISICIONES GERENTE GENERALGERENTE ADMINISTRATIVO
FINANCIEROCONTABILIDAD TESORERO
NO
SI
NO
SI
INICIO
Llena comprobante
de egresos y adjunta
documentación
Es
correcto?
Recibe
documentos
Archiva
Aprueba
Recibe
documentos
Es correcto?
ApruebaRecibe
documentos
Registra
Recibe cheque
Cancela a
proveedores
FIN
226
4.2.3. Compras
Introducción
El procedimiento de compras permite el control en la adquisición de bienes de naturaleza corporal
o servicios para uso interno
Objetivos
- Garantizar una adecuada adquisición para cualquiera de las actividades en las cuales la
compañía necesite de un bien o un servicio
- Establecer lineamientos para controlar el proceso de adquisición de la compañía.
Alcance
El procedimiento de compras es de aplicación desde la elaboración de la solicitud de compra hasta
el registro contable.
Políticas
1. El Encargado de Adquisiciones y Cuentas por pagar, será responsable de solicitar
cotizaciones a los proveedores
2. Las Compras deberán soportarse por el formulario de “Solicitud de compra”, el mismo
que será aprobado por el Gerente Administrativo Financiero
3. El Gerente Administrativo Financiero considerará por lo menos dos cotizaciones de
proveedores para autorizar la adquisición de suministros o materiales, y los servicios que se
desee
4. El encargado deberá realizar comparaciones entre las facturas con los pedidos que se hace
5. El encargado deberá emitir un reporte a la gerencia sobre las compras realizadas mes a mes
6. Toda adquisición debe estar respaldada con facturas autorizadas por el SRI.
7. El encargado del área es responsable de emitir los comprobantes de retención no mayor a 5
días de entrega la factura por el proveedor.
Personas que intervienen
- Gerente Administrativo Financiero
- Encargado de Adquisiciones
227
- Contador
- Mensajero
Documentación
- Solicitud de compra
SOLICITUD DE COMPRA
HOJA de GASTOS
Nº orden Fecha
Nombre Nombre
Domicilio
Teléfono Teléfono
Unidades Precio
Total 0,00
Autorizado por
Fecha entrega
Domicilio
Descripción
SOLICITUD DE COMPRA
DATOS COMPRADOR DATOS VENDEDOR
228
Descripción del Proceso de Compras
N° Descripción Responsable
1 Elabora solicitud de compra y envía Encargado de Adquisiciones
2 Recibe, aprueba, firma y envía Gerente Administrativo
Financiero
3 Recibe solicitud de compra aprobada y envía
escaneada la orden a los proveedores
Encargado de Adquisiciones
4 Reciben la orden, envían factura, y entregan
mercancía o brindan el servicio según se requiera
Proveedores
5 Recibe mercadería o el servicio, revisa y firma la
factura
Encargado de Adquisiciones
6 Emiten el comprobante de retención y envía al
mensajero a dejar dentro de los 5 días hábiles
Encargado de Adquisiciones
7 Recibe retenciones y entrega al proveedor Mensajero
8 Recibe las retenciones, firma y sella los
comprobantes y entrega al mensajero
Proveedor
9 Recibe y entrega al Área de Adquisición los
comprobantes de retención
Mensajero
10 Recibe y envía al Área contable la factura del
proveedor y la retención
Encargado de Adquisiciones
11 Recibe, registra y archiva Contador
229
Figura 4.15 Flujograma de procedimientos de compras
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
COMPRAS
1/2
ENCARGADO DE ADQUISICIONESGERENTE ADMINISTRATIVO
FINANCIEROPROVEEDOR MENSAJERO CONTADOR
NO
SI
INICIO
Elabora solicitud de
compra
Es correcto?
Solicitud de compra
Aprueba
Solicitud aprobada
Escanea y envía a los
proveedores
Reciben orden y
entregan el pedido
Factura
Revisa y firma
1
230
Figura 4.16 Flujograma de procedimientos de compras
4.2.4. Activos Fijos
Concepto:
El procedimiento de activos fijos está orientado a controlar y registrar los bienes de la compañía.
Objetivos:
- Establecer lineamientos para la utilización, preservación y ubicación de los activos
fijos.
- Garantizar la adecuada adquisición de los activos que ingresen a la compañía, asegurando
el cuidado y salvaguarda de los mismos.
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
COMPRAS
2/2
ENCARGADO DE ADQUISICIONESGERENTE ADMINISTRATIVO
FINANCIEROPROVEEDOR MENSAJERO CONTADOR
1
Elabora retenciónRetención
Retención
Reciben y sellan
Copia de Retención
sellada
Copia de Retención
sellada
Adjunta factura del
proveedor y retenciónFactura y retención
Registra
Archiva
FIN
231
Alcance:
- El procedimiento de activos fijos es de aplicación desde que el contador registra la
solicitud de compra hasta llenar el formulario de control de activos fijos
Políticas:
1. El Gerente General, considerará por lo menos tres cotizaciones de proveedores
para adquirir un activo fijo.
2. Mantener un archivo actualizado con la información de los activos fijos, personas
responsables de la custodia y unidades administrativas donde se encuentran.
3. Se llevará un registro auxiliar de control de activos fijos, el cual deberá
compararse frecuentemente con el Mayor General de contabilidad
4. La compañía, establecerá y mantendrá un sistema de identificación por código
para los activos fijos.
5. Los cambios de ubicación o reubicación interna de los activos fijos, deben ser
autorizados por el Gerente General.
6. La compañía llevará a cabo el control de activos fijos, efectuando en forma
periódica, una vez al año, la verificación de su existencia y condiciones físicas.
7. La custodia directa de los activos fijos será responsabilidad del trabajador desde el
momento en que haya sido asignado para ejercer las actividades inherentes a su
cargo.
8. Se deberá reportar cualquier situación que implique deterioro, destrucción de los
activos fijos que estén a cargo del custodio.
9. El trabajador responderá por pérdidas, daños, o mal uso de los activos que le
fueron asignados.
10. Cuando el empleado entregue su cargo se verificará el estado físico de los activos
fijos que le fueron asignados y se dejará un acta como constancia.
11. Contabilidad es quien se encargará del monitoreo de los activos fijos
Personas que intervienen:
- Gerente General
- Gerente Administrativo Financiero
- Contador
232
Documentación
- Solicitud de compra
- Control de activos fijos
- Acta de custodia
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
Descripción del Proceso de Activos Fijos
N° Descripción Responsable
1 El contador recibe y registra la solicitud de compra Contador
2 Reporta la compra del activo fijo y entrega junto con la
copia de la factura
Contador
3 Recibe la copia y recibe reporte de la compra del activo
fijo, y revisa si la factura está correcta
Gerente Administrativo Financiero
4 Si es correcto, pide una autorización al Gerente General
para asignar código al activo fijos
Gerente Administrativo Financiero
5 Aprueba o rechaza la asignación del código Gerente General
6 Recibe la aprobación, asigna código, coloca la etiqueta de
identificación y registra en el formulario “Control de
Activos Fijos”
Gerente Administrativo Financiero
7 Recibe y realiza un acta para entregar al custodio
(personal) quien responderá por el activo fijo
Contador
8 Recibe el acta de entrega de activo fijo, firma y envía
nuevamente a contabilidad
Custodio
9 Recibe y Archiva Contador
HOJA de GASTOS
Nº Fecha
Código Descripción Marca Modelo Fecha de adquisición Serie/Placa Costo de adquisición Responsable asignado
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
Observaciones
233
Figura 4.17 Flujograma de procedimientos de archivos fijos
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVOS FIJOS
1/1
CONTADOR GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO GERENTE GENERAL CUSTODIO
NO SI
NO
SI
INICIO
Registra solicitud de
compra
Es correcto?
Control de activos
fijos
Reporta compra y entrega
copia de factura
Revisa
Solicita autorización de
asignación de código
Recibe aprobación
Aprueba?
Asigna código y registra en
el formulario
Elabora acta para
entregar al custodioActa de custodia
Firma y envíaArchiva
FIN
234
4.2.5. Ventas
Concepto:
El procedimiento de ventas está orientado a mantener las relaciones comerciales con los clientes y
satisfacer sus necesidades.
Objetivos:
- Establecer lineamientos para la prestación del servicio
- Desarrollar políticas para determinar las condiciones de pago.
Alcance:
El procedimiento de ventas es de aplicación desde que el cliente solicita la emisión de la
publicidad, hasta el registro de la venta en el sistema y archivo de la documentación.
Políticas:
1. Mantener una base de datos actualizada de los clientes.
2. El Gerente de General realizará la búsqueda de clientes potenciales y mantendrá su
fidelización a través de las relaciones comerciales.
3. Las ventas son de contado, previa la firma de un contrato
4. En el caso de canjes publicitarios, el Gerente General deberá indicar a la encargada de
facturación, la forma del canje.
5. La encargada de clientes mantendrá un expediente para cada cliente, con los datos del
mismo, detalle de la transacción, forma y plazos de pago.
6. El Encargado de Ventas y Cobranzas, emitirá un informe trimestral sobre las ventas
realizadas, además de un análisis de cartera.
7. Las facturas deben llevar el sello de CANCELADO, en una parte visible, una vez el pago
total y efectivo de la misma.
8. Las compañías que son agencias deberán enviar el documento de emisión de cuñas
publicitarias para la respectiva facturación
Personal que intervienen:
- Contador
235
- Encargado de Ventas y Cobranzas
Documentación:
- Factura
- Formulario de Orden de Transmisión de cuñas publicitarias
Descripción de Procesos
N° Descripción Responsable
1 Solicita la emisión de cuñas publicitarias Cliente
2 Prepara el formulario de transmisión de cuñas publicitarias
y envía escaneado
Encargado de Ventas y Cobranzas
3 Recibe formulario, y envían confirmación por correo Cliente
4 Realiza factura y envía Encargado de Ventas y Cobranzas
5 Recibe Factura y recibe publicidad en la hora indicada,
cancela el valor total al Encargado de Ventas y
Cobranzas, y envía retención
Cliente
6 Recibe retención, verifica, firma y sella Encargado de Ventas y
Cobranzas
7 Envía adjunto la factura de venta con la retención Encargado de Ventas y Cobranzas
8 Recibe documentos y registra en el sistema Contador
9 Archiva Contador
236
Figura 4.18 Flujograma de procedimiento de ventas
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
VENTAS
1/1
CLIENTEENCARGADO DE CRÉDITOS Y
COBRANZASCONTADOR
NO
SI
INICIO
Solicita emisión de
cuñas publicitarias
Es correcto?
Recibe Factura
Prepara formulario
Recibe formulario y
envía confirmación
Recibe confirmación
Prepara factura y envía
Prepara retención Recibe Retención
Factura y retención
Ingresa al sistema
Archiva
FIN
237
4.2.6. Cobranzas
Concepto:
El procedimiento de cobranzas está orientado a controlar la cartera de clientes y diseñar estrategias
para alcanzar el cobro de los créditos otorgados.
Objetivos:
- Administrar y controlar la cartera de los clientes
- Determinar acciones encaminadas a recuperar las cuentas que no han sido cobradas
Alcance:
El procedimiento de cobranzas es de aplicación desde la entrega de estado de cuenta al cliente hasta
la recepción de cobro
Políticas:
1. Mantener un expediente por cada cliente, el mismo deberá constar:
- Nombre
- RUC
- Dirección
- Teléfonos
- Detalle de las facturas que han sido emitidas
2. El Encargado de Ventas y Cobranzas programará semanalmente la recaudación de la
cartera
3. El Encargado de Ventas y Cobranzas realizará un reporte de las cuentas pendientes de
cobro, y realizará un análisis de los vencimientos de la cartera
4. El Encargado de Ventas y Cobranzas dará aviso a los clientes vía mail, o teléfono de los
saldos o abonos pendientes de cobro con el objetivo de verificar el estado de cuenta
emitido.
238
Documentación:
-Estados de Cuenta de Clientes
Descripción del Proceso de Cobranza
N° Descripción Responsable
1 Elabora y envía “Estado de Cuenta de Clientes”
para recordar el vencimiento de pagos.
Encargado de Ventas y
Cobranzas
2 Recibe “Estado de Cuenta de Clientes”, e informa si
es correcto valida información, y confirma fecha de
cobro
Cliente
3 Aprueba y gestiona el cobro. Si no se recibe
cheques, realiza llamadas para recordar el pago
Encargado de Ventas y
Cobranzas
4 Recibe comunicación y emite el pago Cliente
5 Recibe cheque
Encargado de Ventas y
Cobranzas
239
Figura 4.19 Flujograma de procedimiento de cobranzas
4.3. Registro de la información
Concepto:
El procedimiento de registro de información está orientado a llevar un control sobre las
transacciones, en forma cronológica y ordenada, en términos monetarios, para proporcionar
información que permite la elaboración de Estados Financieros.
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
COBRANZAS
1/1
ENCARGADO DE CRÉDITOS Y COBRANZAS CLIENTE
NO
SI
SI
NO
Es correcto?
INICIO
Elabora y envía estados
de cuenta
Recibe estados de
cuenta
Valida informaciónAprueba y gestiona
cobro
Se efectuó el
cobro?
Realizada Llamadas y
recuerda al cliente
Recibe comunicación y
emite el cheque o
transferencia
Recibe cobro
FIN
240
Objetivos:
- Captar y registrar oportunamente las operaciones económicas.
- Proporcionar información confiable y segura.
Alcance:
El procedimiento de registro de información es de aplicación desde que se recibe los documentos
fuente hasta la mayorización en el sistema contable
Políticas:
1. El contador registrará la información en un tiempo máximo de 2 días, en el sistema
contable, todas las transacciones referentes a la actividad comercial de la compañía.
2. El registro de las operaciones deberán efectuarse de acuerdo a las Normas Internacionales
de Información Financiera (NIIF) para Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES).
3. Toda transacción deberá estar respaldada por documentos fuente, que representarán las
operaciones realizadas por la compañía.
4. El Contador verificará la validez de los documentos que respalden las transacciones.
5. El Gerente Administrativo Financiero revisará y aprobará los registros contables que
efectúe el Contador.
Personas que intervienen:
- Gerente Administrativo Financiero.
- Contador.
Documentación:
La documentación que utiliza el procedimiento de registro de información:
1. Documentación fuente
241
Descripción del Proceso de Registro de Información
N° Descripción Responsable
1 Recibe documentos fuente de información contable. Contador
2 Revisa la validez de los documentos. Contador
3 Si los documentos están correctos analiza las cuentas
que intervienen, y registra en el sistema contable
Contador
4 Revisa si es correcto, si lo está imprime comprobante
de diario y envía, caso contrario elabora un asiento
de ajuste y adjunta al envío.
Contador
5 Recibe comprobante de diario y si lo hubiera diario
de ajuste, aprueba, firma y envía.
Gerente Administrativo
Financiero
6 Recibe comprobante de diario y lo archiva Contador
7 Mayoriza en el sistema contable la transacción Contador
242
Figura 4.20 Flujograma de procedimientos de registro de la información
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
REGISTRO DE LA INFORMACIÓN
1/1
CONTADOR GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO
NO
SI
SI
NO
SI
NO
SI
Es correcto?
INICIO
Recibe documentación
fuente
Revisa validez
Es correcto?
Comprobante de diario
normal y/o ajustado
Es correcto?
Aprueba, firma y envíaComprobantes aprobados
Archiva
FIN
Mayoriza en el sistema
Registra en el sistema
contable
243
4.4. Presentación de Estados Financieros
Concepto:
El procedimiento presentación de Estados Financieros está orientado a suministrar información
confiable sobre la situación financiera, el rendimiento económico, flujos de efectivo de la entidad,
y cambios en las políticas, para facilitar la toma de decisiones.
Objetivos:
- Generar Estados Financieros con información razonable, confiable y oportuna.
- Proporcionar la situación financiera y rendimiento económico como resultado de la
administración llevada a cabo por la gerencia.
Alcance:
El procedimiento de elaboración y presentación de Estados Financieros es de aplicación desde la
mayorización de las transacciones hasta la elaboración de notas contables
Políticas:
1. El Contador imprimirá los Estados Financieros, los mismos que incluirán:
- Estado de Situación Financiera.
- Estado de Resultado
- Estado de Cambios en el Patrimonio.
- Estado de Flujo de Efectivo.
- Notas a los Estados Financieros.
2. Los Estados Financieros serán aprobados por la Junta General de Socios.
3. La entidad mantendrá la uniformidad en la presentación y clasificación de las
partidas en los Estados Financieros de un período a otro, para que la información pueda ser
comparable.
4. El contador presentará a fin de cada mes un informe del estado de resultados y el estado de
situación financiera con notas contables, y al final de un año contable el juego completo de
Estados Financieros.
244
Personas que intervienen:
- Gerente General.
- Gerente Administrativo Financiero.
- Contador
- Junta General de Socios
Documentación:
- Estado de Situación Financiera
- Estado de Resultados
- Estado de Cambios en el Patrimonio
- Estado de Flujo de Efectivo
- Notas a los Estados Financieros
Descripción del Proceso Presentación de Estados Financieros
N° Descripción Responsable
1 Selecciona datos del sistema y genera Estados
Financieros y entrega.
Contador
2 Recibe Estados Financieros y verifica. Gerente Administrativo-
Financiero
3 Si existen inconsistencias en los datos de los Estados
Financieros informa sobre ajustes al Contador, caso
contrario presenta al Gerente General.
Gerente Administrativo-
Financiero
4 Recibe Estados Financieros, firma y presenta. Gerente General
5 Recibe Estados Financieros. Si aprueban, firman y
entregan, caso contrario lo devuelven para su
corrección
Junta General de Socios
6 Recibe Estados Financieros y archiva. Contador
245
Figura 4.21 Flujograma de procedimientos de presentación de estados financieros
4.5. Análisis Financiero
Concepto:
El procedimiento de análisis financiero está orientado a evaluar la situación económica y financiera
de la compañía para la toma de decisiones.
Objetivos:
- Evaluar la posición financiera y los resultados de las operaciones a través de indicadores.
- Interpretar los resultados obtenidos al aplicar los indicadores para facilitar la toma de
decisiones de la Junta General de Socios y la Administración.
|
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
1/1
CONTADORGERENTE ADMINISTRATIVO
FINANCIEROGERENTE GENERAL JUNTA GENERAL
NO
SI
NO
SI
Es correcto?
INICIO
Selecciona datos del
sistema y genera estados
Juego de estados
financieros
Aprueban?
Archiva
FIN
Informa los ajustes
Firma y presenta
Juego de estados
financieros
Juego de estados
financieros
Juego de estados
financieros Firman
246
Alcance:
El procedimiento de análisis financiero es de aplicación desde que el contador entrega los Estados
Financieros hasta la toma de decisión sobre la marcha de la compañía y archivo del informe.
Políticas:
1. El Gerente Administrativo Financiero realizará el análisis financiero a través de índices.
2. Para realizar el análisis se tomará en cuenta los Estados Financieros de períodos
consecutivos.
3. La Junta General de Socios se basará en el análisis financiero para la toma de decisiones y
definición de políticas.
4. El Gerente General, presentará a la Junta General de Socios un informe sobre el
desempeño de la compañía, a través del análisis e interpretación de los índices.
5. El análisis financiero, a través de indicadores, se realizará en un tiempo máximo de 5 días.
Personas que intervienen:
- Junta General de Socios.
- Gerente General.
- Gerente Administrativo Financiero.
- Contador.
Documentación:
- Estados Financieros
- Informe sobre el desempeño de la compañía
247
Descripción del Proceso de Análisis Financiero
N° Descripción Responsable
1 Entrega Estados Financieros Contador
2 Recibe Estados Financieros, realiza análisis
financiero y entrega.
Gerente Administrativo
Financiero
3 Recibe análisis financiero e interpreta. Gerente General
4 Realiza un informe sobre el desempeño de la
compañía firma y entrega a la Junta de Socios.
Gerente General
5 Recibe el informe sobre desempeño de la
compañía, aprueban, toman decisiones, definen
políticas y envían.
Junta de Socios
6 Recibe informe, hace cumplir las políticas y
archiva documento.
Gerente General
248
Figura 4.22 Flujograma de procedimiento de análisis financiero
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
ANÁLISIS FINANCIERO
1/1
CONTADORGERENTE ADMINISTRATIVO
FINANCIEROGERENTE GENERAL JUNTA GENERAL
NO
SI
INICIO
Entrega estados
financieros
Juego de estados
financieros
Archiva
FIN
Realiza el análisis
financieroInforme de análisis
Informe final
Aprueban?
Toman decisiones y
definen políticas
Informe de políticas a
cumplirse
Hace cumplir
Interpreta el análisis
financiero
249
CAPITULO V
5. Caso Práctico
La aplicación práctica del sistema administrativo y financiero, se realizó en base a supuestos que
por lo general ocurre día a día en el desenvolvimiento de MACHDEPORTES, como por ejemplo
situaciones como ventas, compras, adquisiciones de activos fijos, contratación de un nuevo
empleado, etc.
Esta aplicación práctica sirvió para verificar si el sistema administrativo y financiero es óptimo
para la compañía, a continuación se presentan actividades que pueden suceder en la compañía para
desarrollar los procesos antes descritos.
5.1. Proceso de Selección del Personal y Reclutamiento
1 de septiembre 2015.- La compañía requiere contratar a un nuevo empleado en el área de ventas,
con un sueldo de $400,00 a plazo fijo, ingresa a trabajar el mismo día mencionado.
Nombre: Sebastian Machado
Cargo: Gerente Administrativo - Financiero
Área: Gerencia
Fecha: 01/09/2015
Cargo Solicitado: Ventas
Justificación del cargo (indique trabajo a realizar, si es o no un reemplazo, lugar de trabajo):
Para contratar a una persona por motivos de renuncia de la persona que antes ocupó el cargo.
Fecha de recibido: 01/09/2015 Aprobación: X Fecha de aprobación 01/09/2015
Observaciones:
Ninguna
Fecha de recibido: 01/09/2015Aprobación: X Fecha de aprobación 01/09/2015
Observaciones:
Ninguna
Firma:
SOLICITUD DEL PERSONAL
INFORMACIÓN DEL SOLICITANTE
INFORMACIÓN DEL PERSONAL SOLICITADO
PARA USO GERENCIAL
Firma:
PARA USO DE RECURSOS HUMANOS
250
La solicitud ha sido aprobada por Talento Humano y por la Gerencia, luego el encargado de
Talento Humano (véase en el organigrama funcional) procede a llenar el formulario de Perfil de
cargo:
Recibe el formulario Talento Humano, se procede a publicar en los diarios de mayor circulación, y
se escoge al postulante idóneo, el mismo que llenará el siguiente formulario:
Fecha: 01/09/2015 Departamento: Gerencia Administrativa-Financiera
Nombre del cargo: Ventas
Jornada de trabajo:8 horas diarias
Asignación Salarial: $ 400,00
Tipo de contrato: A plazo indefinido
Encargado del proceso de ventas y cuentas por cobrar.
Información y nivel profesional:
Tercer Nivel, o cursando los últimos niveles de universidad
Experiencia Laboral:
Mínima 2 años
Funciones: Periodicidad:
sin límite
Valores
1.Personalidad Responsabilidad, trabajo bajo presión
Manejo de ventas y cobranzas
Excel, Word
2. Metodológicas Sistemas de Facturación
Ninguno
PERFIL DEL CARGO
1.- IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
2.- OBJETO GENERAL DEL CARGO
4.- DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
5. COMPETENCIAS
3.- REQUISITOS MÍNIMOS
Facturación, reporte de cartera mensual, informe a clientes,
cobros a clientes
Informáticas
Conocimiento de idiomas
Específicos herramientas
Inherentes conocimientos
Actitudes, Talentos
251
252
5.2. Proceso de Contratación
Una vez dado cumplimiento al proceso de selección y reclutamiento, se debe dar inicio al proceso
de contratación, por tal motivo se procede a verificación de referencias, y a llenar la ficha de
personal:
Una vez llenado se procede a elaborar el contrato de trabajo:
Nombres completos:
Apellidos completos:
Cédula de identidad: 1711764906
Nacionalidad: Ecuatoriana
Dirección: Carapungo, mz 12 N28
Fecha de nacimiento: Quito
Estudios terminados: Hasta tercer nivel
Teléfono: 0984036598
Móvil: 2434567
Correo electrónico: [email protected]
Estado civil: Soltera
N° de hijos 0
Cuenta bancaria: Ninguna
Nombre del titular: Ninguna
Contrato:
Tipo de contrato: A plazo indefinido
Fecha de inicio: 01/09/2015
Horas semanales: 8
Horario: 08:00 am 17:00pm
Área: Ventas
Responsable: Gerente Administrativo- Financiero
Cargo que tendrá: Asistente
Email de la empresa: [email protected]
Salario a percibir: $ 400,00
Observaciones: Ninguna
Firma del Trabajador Firma y sello de la empresa
1.- A COMPLEMENTAR POR EL TRABAJADOR
FICHA PERSONAL
2.- A COMPLEMENTAR POR LA EMPRESA
Ana Lucia
Torres Gonzalez
253
CONTRATO DE TRABAJO
En la ciudad de Quito, a los 01 días del mes de septiembre del año 2015, comparecen, por una parte
Sr. Roberto Carlos Machado Villacres portadora de la cédula de ciudadanía N° 1711704303 en
calidad de EMPLEADOR; y por otra parte, el/la señor(a/ita) Ana Lucia Torres González, portador
de la cédula de ciudadanía N°1711764906 en calidad de TRABAJADOR. Los comparecientes son
ecuatorianos, domiciliados en la ciudad de Quito y capaces para contratar, quienes libre y
voluntariamente convienen en celebrar este CONTRATO DE TRABAJO A PLAZO INDEFINIDO
con sujeción a las declaraciones y estipulaciones contenidas en las siguientes cláusulas:
Al EMPLEADOR y TRABAJADOR en adelante se los denominará conjuntamente como “Partes”
e individualmente como “Parte”.
PRIMERA.- ANTECEDENTES:
El EMPLEADOR para el cumplimiento de sus actividades y desarrollo de las tareas propias de su
actividad necesita contratar los servicios laborales de un asistente de ventas y cobranzas.
SEGUNDA.- OBJETO DEL CONTRATO:
El EMPLEADOR para el cumplimiento de sus actividades contrata al TRABAJADOR en calidad
de asistente de ventas y cobranzas. Revisados los antecedentes de Ana Lucia Torres González, éste
declara tener los conocimientos necesarios para el desempeño del cargo indicado, por lo que en
base a las consideraciones anteriores y por lo expresado en los numerales siguientes, el
EMPLEADOR y el TRABAJADOR proceden a celebrar el presente Contrato de Trabajo.
TERCERA.- JORNADA Y HORARIO DE TRABAJO:
EL TRABAJADOR cumplirá sus labores en la jornada ordinaria máxima, establecida en el artículo
47 del Código de Trabajo, de lunes a viernes en el horario de 08:00am hasta 17:00pm, con
descanso de 1 una hora para el almuerzo, de acuerdo al artículo 57 del mismo cuerpo legal, el
mismo que declara conocerlo y aceptarlo.
Las Partes podrán convenir que el TRABAJADOR labore tiempo extraordinario y suplementario
cuando las circunstancias lo ameriten, para lo cual se aplicará las disposiciones establecidas en el
artículo 55 de este mismo Código.
254
El horario de labores podrá ser modificado por el empleador cuando lo estime conveniente y acorde
a las necesidades y a las actividades de la compañía, siempre y cuando dichos cambios sean
comunicados con la debida anticipación, conforme el artículo 63 del Código del Trabajo.
Los sábados y domingos serán días de descanso forzoso, según lo establece el artículo 50 del
Código de la materia.
CUARTA.- REMUNERACIÓN:
El Empleador, de acuerdo a los artículos 80 y 83 del Código de Trabajo, cancelará por concepto de
remuneración a favor del trabajador la suma de CUATROCIENTOS DÓLARES DE LOS
ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA, USD 400,00, mediante cheque.
Además, se cancelará los demás beneficios sociales establecidos en los artículos 97, 111 y 113 del
Código de Trabajo, conforme el Acuerdo Ministerial No. 0046 del Ministerio de Relaciones
Laborales. Asimismo, el Empleador reconocerá los recargos correspondientes por concepto de
horas suplementarias o extraordinarias, de acuerdo a los artículos 49 y 55 del Código de Trabajo,
siempre que hayan sido autorizados previamente y por escrito.
QUINTA.- PLAZO DEL CONTRATO:
El presente contrato, conforme el artículo 14 del Código de Trabajo, es de plazo indefinido.
Este contrato podrá terminar por las causales establecidas en el Art. 169 del Código de Trabajo en
cuanto sean aplicables para este tipo de contrato.
SEXTA.- LUGAR DE TRABAJO:
El TRABAJADOR desempeñará las funciones para las cuales ha sido contratado en las
instalaciones ubicadas en Av. Colón y 9 de octubre, en la ciudad de Quito, provincia de Pichincha
para el cumplimiento cabal de las funciones a él encomendadas.
SÉPTIMA.- OBLIGACIONES DE LOS TRABAJADORES Y EMPLEADORES:
En lo que respecta a las obligaciones, derechos y prohibiciones del empleador y trabajador, éstos se
sujetan estrictamente a lo dispuesto en el Código de Trabajo en su Capítulo IV “De las
obligaciones del Empleador y del Trabajador”, a más de las estipuladas en este contrato.
255
OCTAVA.- LEGISLACIÓN APLICABLE:
En todo lo no previsto en este Contrato, las partes se sujetan al Código del Trabajo.
NOVENA.- JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA:
En caso de suscitarse discrepancias en la interpretación, cumplimiento y ejecución del presente
Contrato y cuando no fuere posible llegar a un acuerdo entre las Partes, éstas se someterán a los
jueces competentes del lugar en que este contrato ha sido celebrado, así como al procedimiento
oral determinados por la Ley.
DÉCIMA.- SUSCRIPCIÓN:
Las partes se ratifican en todas y cada una de las cláusulas precedentes y para constancia y plena
validez de lo estipulado, firman este contrato en original y dos ejemplares de igual tenor y valor.
Suscrito en la ciudad de Quito, el día 01 del mes de septiembre del año 2015.
EL EMPLEADOR EL TRABAJADOR
Una vez llenado, se procede a la legalización en el MRL, y se imprime constancia.
5.3. Proceso de Capacitación
02 septiembre del 2015.- Se contrata a la compañía PWC, para dar una capacitación del sistema
de facturación
Para iniciar el proceso, el encargado de Talento Humano elaborará el plan de capacitación, el cual
deberá estar aprobado:
256
Una vez elaborado el plan de capacitación, se da aviso a la Srta. Anabel Torres, para que asista al
lugar y fecha indicados en el plan aprobado, una vez que concluya la capacitación, el encargado de
Talento Humano pedirá certificados al instructor, y consecuentemente entregará a la Srta. el
formulario de Evaluación de Capacitaciones para que sea llenado:
CURSO PARTICIPANTES TOTAL
OBJETIVO
CAPACITACIÓN
INSTITUCIÓN
O PERSONAS
QUE PUEDAN
DICTAR INTERNA EXTERNA PROGRAMADO EJECUTADO
ADMINISTRATIVO -FINANCIERO
PRO DUCCIÓ N
PARA USO DE GERENCIA ADMINISTRATIVA/PRODUCCIÓN
FECHA RECIBIDO: APROBACIÓN: FECHA DE APROBACIÓN:
Si 02/09/2015
OBSERVACIONES:
Ninguna
FIRMA:
PARA USO GENERAL
FECHA RECIBIDO: APROBACIÓN: FECHA DE APROBACIÓN:
Si
OBSERVACIONES:
FIRMA:
02/09/2015
02/09/2015 02/09/2015
PWC En el
área de
trabajo
No De 08:00am
10:am
Si
PLAN DE CAPACITACIONES
Capacitación
del sistema de
facturación
2 horasAnabel Torres1
TEMA
LUGAR
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
4.1 El facilitador o docente tiene dominio, conocimiento de la materia, facilitando el aprendizaje de los participantes. 1 2 3 4 5
4.2 El facilitador o docente ha expuesto los temas con claridad, repondiendo adecuadamente a las inquietudes planteadas. 1 2 3 4 5
4.3 El facilitador o docente ha desarrollado el curso de manera amena, participativa, mostrando capacidad pedagógica. 1 2 3 4 5
5. OBSERVACIONES:
3. EVALUACION DE UTILIDAD Y APLICABILIDAD
3.1 La capacitación le ha aportado conocimientos nuevos cumpliendo con sus expectativas de aprendizaje.
3.2 Los conocimientos adquiridos son útiles y aplicables en el campo personal y /o laboral como herramienta para la mejora.
3.3 La capacitación le proporcionó los conocimientos y/o información planteada de acuerdo con los objetivos y contenidos de la
misma.
4. EVALUACION DEL FACILITADOR O DOCENTE
1. EVALUACION DEL CONTENIDO:
1.2 Los contenidos de la capacitación responden a los objetivos planteados y satisfacen las expectativas de la misma.
1.3 El nivel de profundidad de los contenidos de la capacitación ha sido adecuado.
2. EVALUACION DE LA METODOLOGIA
2.1 La capacitación está estructurada de modo y comprensible, siendo adecuado su contenido teórico y práctico.
2.2 La duración de la capacitación ha sido adecuada y se ha ajustado a laos contenidos y objetivos de la misma.
2.3 El material entregado en la capacitación en la capacitación ha sido útil, adecuado, claro y acorde con los objetivos y contenidos
de la misma.
EVALUACION DE CAPACITACIONES
1.1 Los objetivos de la capacitación fueron presentados al inicio de la misma y éstos se han cumplido satisfactoriamente.
Capacitación del sistema de facturación FECHA
FACILITADOR O DOCENTE Juan Romero empresa
DEPENDENCIA A LA QUE PERTENECE PWC
02/09/2015
Marque una X el valor que mejor refleje su opinión frente a las siguientes afirmaciones, teniendo en cuenta: 5= COMPLETAMENTE DE ACUERDO;
4= DE ACUERDO; 3= NI DE ACUERDO NI EN DESACUERDO; 2= EN DESACUERDO; 1= COMPLETAMENTE EN DESACUERDO.
257
Una vez llenado, la Srta. Anabel Torres, entrega a la encargada de Talento Humano (véase en el
organigrama funcional), el formulario con el cuál hará un informe de evaluación e indicará en este
caso que lo aprendido cumple con el objetivo de saber acerca del sistema de facturación, y que este
proceso fue exitoso.
5.4. Proceso de Supervisión
03 septiembre del 2015.- Se realiza una evaluación del desempeño al área de producción, con el
objetivo de verificar si se está transmitiendo de la mejor manera.
Para dar inicio el Gerente de producción (véase en el organigrama funcional), luego de haber
mencionado los objetivos a cumplirse con anterioridad, llena la siguiente hoja de observaciones:
Se envía a Talento Humano el registro de observaciones, y se determina que debe darse aviso con
1 día de anticipación cuando no pueda asistir el empleado a su trabajo, cualquiera que sea el
motivo, el Gerente de Producción toma en cuenta y evalúa el desempeño:
Área: Producción
Cargo: Gerente de Producción
Fecha: 03/09/2015
Nombre: Dario Miranda
Tipo de observación:
Persona que cubre el reemplazo de ser necesario Danilo Acosta
Firma del jefe inmediato
REGISTRO DE OBSERVACIONES DEL PERSONAL
No informó que no podía asistir el día
03/09/2015 a los estudios de la radio
258
En este caso el informe que deberá entregar a Talento Humano será bueno, ya que si se han
solucionado la acción de competencia de este empleado.
5.5. Proceso de Control de Permisos
04 septiembre del 2015.- El Sr. Dario Miranda solicita permiso de enfermedad, con certificado del
IESS.
El Señor Dario Miranda se acerca a Talento Humano y solicita formulario, y llena a continuación:
Nombre: Danielo Acosta
Puesto: Locutor
Evaluador: Patricio Machado
Antigüedad: 2 años
Nivel de logro:
Generales Indicar falta con anticipación
De equipo
Personales
Definición: Comentarios:
Falta a su horario de trabajo Mejoró
Puntuación: 10
Definición: Comentarios:
Definición: Comentarios:
Comunicación Mejoró
Puntuación: 10
Definición: Comentarios:
Definición: Comentarios:
Más interacción Mejoró
Puntuación: 10
El trabajador acató las acciones correctivas
Producción
Ninguna
Hay más predisposición
Puntuación total: 30
Firmas:
Evaluado Evaluador
6.- ÁREA DE MEJORA
7.- PROPUESTA ACCIONES CONCRETAS
8.- COMENTARIOS DEL EVALUADO:
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
1.- OBJETIVOS ANUALES DEL PUESTO:
2.- COMPETENCIAS TÉCNICAS
3.- COMPETENCIAS GENERALES
4.- ACTITUD DE LA TAREA COTIDIANA
5.- COMENTARIOS GENERALES
259
Una vez llenado, entrega al Jefe de producción, el cual autoriza la salida, y se queda con el
formulario para enviarlo a Talento Humano. Para el efecto el Señor Miranda timbra su salida en el
reloj biométrico.
5.6. Proceso de Control de Vacaciones
05 septiembre del 2015.- La Sra. Margarita Salazar solicita vacaciones del 06/09/2015 al
21/09/2015.
A continuación como la trabajadora está informada de los días que puede tomarse llena el siguiente
formulario:
Apellidos y nombres: Dario Miranda
C.I.:
Fecha:
Cargo: Locutor
Departamento: Producción
Enfermedad X Asunto Personal
Calamidad doméstica Otro:
Maternidad
Total días solicitados
Desde 04/09/2015 Hasta
A descontar del rol: No
Fundamentación:.
El Señor presentó certificado del IESS
Firma del solicitante:
AUTORIZACIÓN DE LICENCIA O
PERMISOS
MOTIVO POR:
1725647390
04/09/2015
05/09/2015
260
Una vez llenada la solicitud, la misma es aprobada por el Gerente General, y es enviada a Talento
Humano para su archivo, y se indica que puede salir y la trabajadora registra salida en el reloj
biométrico.
5.7. Proceso de Nómina
28 septiembre del 2015.- Se elabora la nómina correspondiente al mes de septiembre, el reporte de
nómina arroja que hay 5 atrasos de la Srta. Pamela Laica, los cuales se descontarán 5 dólares por
cada atraso.
A continuación se realiza el rol de pagos, con las observaciones que arroja el reporte del sistema
biométrico:
Apellidos y nombres: Margarita Salazar
C.I.: 1735484674
Fecha: 05/09/2015
Cargo: Secretaria
Departamento: Ninguno
Solicito autorización para tomar 15 días de vacaciones a partir del 05/09/2015
hasta el 20/09/2015
Firma del que aprueba Firma del que autoriza
SOLICITUD DE VACACIONES
261
Una vez realizado el rol, se procede a enviar al Gerente Administrativo Financiero para su
aprobación, el mismo que dio el OK para pagarse, y así mismo se envía al Gerente para emisión de
cheque, y se imprimirá los roles individuales para hacer firmar.
50% 100%
FONDOS DE
RESERVABONOS
1 ACOSTA ARBOLEDA DANILO VLADIMIR 1708070998 PARCIAL COMENTARISTA 17 788,82 447,00 - - - 447,00
2 CAMPOVERDE JIMBO GIOVANNY VICENTE 1710843762 PARCIAL RELATOR 15 477,06 238,53 68,91 39,56 28,90 375,90
3 LASSO MACHADO OSCAR IVAN 1704679545 PARCIAL COMENTARISTA 15 432,00 216,00 82,30 48,70 - 346,99
4 MACHADO SANDRETTI PATRICIO LORENZO 1702740992 PARCIAL COMENTARISTA 15 432,00 216,00 82,30 48,70 - 346,99
5 MACHADO VILLACRECES ESTEBAN SEBASTIAN 1713731089 COMPLETO RELATOR 30 3.000,00 3.000,00 - - 249,90 3.249,90
6 MIRANDA SANDRETTI DARIO RAUL 1706265822 PARCIAL COMENTARISTA 15 477,06 238,53 68,91 39,56 28,90 375,90
7 RAZO TIPAN NESTOR RAMIRO 1707977532 PARCIAL RELATOR 15 477,06 238,53 68,91 39,56 - 346,99
8 SALAZAR CEVALLOS MARGARITA DEL ROCIO 1709150906 COMPLETO SECRETARIA 30 440,00 440,00 - - - 440,00
9 SERRANO SANCHO PABLO DAVID 1714333463 PARCIAL COMENTARISTA 15 477,06 238,53 68,91 39,56 28,90 375,90
10 TOBAR BUITRON FREDY MAURICIO 1708968167 PARCIAL RELATOR 15 477,06 238,53 68,91 39,56 28,90 375,90
11 VARGAS SAEZ MAURICIO XAVIER 1714300785 COMPLETO TECNICO EN ESTACIONES 30 370,78 370,78 - - - 150 520,78
12 CRUZ MOLINA RAUL FERNANDO 1703806081 PARCIAL COMENTARISTA 15 477,06 238,53 66,25 35,22 28,32 368,33
13 ZUÑIGA VERDEZOTO RICHARD MAURICIO 1717819534 PARCIAL RELATOR 19 477,06 302,14 13,06 31,80 28,91 375,91
14 LAICA FLORES BELEN PAMELA 1723307193 COMPLETO SECRETARIA 30 354,00 354,00 - - - 354,00
15 LASSO CHARPENTIER JORGE LUIS 1713889747 PARCIAL COMENTARISTA 15 477,06 238,53 68,91 39,56 28,90 375,90
16 AYALA SANCHEZ CARLA DANIELA 1717825275 PARCIAL RELATOR 15 477,06 238,53 68,91 39,56 - 346,99
17 TORRES GONZALEZ ANA LUCIA 1711764906 COMPLETO ASISTENTE 30 400,00 400,00 - 400,00
7.654,16 726,24 441,31 451,65 150,00 9.423,37 TOTALES
N°- APELLIDOS NOMBRE CEDULATIPO
CONTRATOCARGO
DIAS
TRABAJADOS
SUELDO
SEGUN
CONTRATO
I N G R E S O S
TOTA
L INGRESO
SROL DE PAGOS
OTROS INGRESOSSUELDO
SEGÚN DIAS
TRABAJADOS
HORAS EXTRAS
1 ACOSTA ARBOLEDA DANILO VLADIMIR 1708070998 PARCIAL COMENTARISTA 42,24 - - 42,24 404,76
2 CAMPOVERDE JIMBO GIOVANNY VICENTE 1710843762 PARCIAL RELATOR 32,79 - - 32,79 343,11
3 LASSO MACHADO OSCAR IVAN 1704679545 PARCIAL COMENTARISTA 32,79 - 22,88 - 55,67 291,32
4 MACHADO SANDRETTI PATRICIO LORENZO 1702740992 PARCIAL COMENTARISTA 32,79 200,00 109,8 - 342,59 4,40
5 MACHADO VILLACRECES ESTEBAN SEBASTIAN 1713731089 COMPLETO RELATOR 283,50 - 54,56 795,71 1.133,77 2.116,13
6 MIRANDA SANDRETTI DARIO RAUL 1706265822 PARCIAL COMENTARISTA 32,79 - - 32,79 343,11
7 RAZO TIPAN NESTOR RAMIRO 1707977532 PARCIAL RELATOR 32,79 - 22,88 - 55,67 291,32
8 SALAZAR CEVALLOS MARGARITA DEL ROCIO 1709150906 COMPLETO SECRETARIA 41,58 50,00 22,88 - 84,24 198,70 241,30
9 SERRANO SANCHO PABLO DAVID 1714333463 PARCIAL COMENTARISTA 32,79 - - 32,79 343,11
10 TOBAR BUITRON FREDY MAURICIO 1708968167 PARCIAL RELATOR 32,79 - 105,00 - 137,79 238,11
11 VARGAS SAEZ MAURICIO XAVIER 1714300785 COMPLETO TECNICO EN ESTACIONES 35,04 - - 79,48 114,52 406,26
12 CRUZ MOLINA RAUL FERNANDO 1703806081 PARCIAL COMENTARISTA 32,13 - - 32,13 336,20
13 ZUÑIGA VERDEZOTO RICHARD MAURICIO 1717819534 PARCIAL RELATOR 32,79 - - 32,79 343,12
14 LAICA FLORES BELEN PAMELA 1723307193 COMPLETO SECRETARIA 33,45 80,00 22,88 25,00 - 123,54 284,87 69,13
15 LASSO CHARPENTIER JORGE LUIS 1713889747 PARCIAL COMENTARISTA 32,79 100,00 - 132,79 243,11
16 AYALA SANCHEZ CARLA DANIELA 1717825275 PARCIAL RELATOR 32,79 - - 32,79 314,20
17 TORRES GONZALEZ ANA LUCIA 1711764906 COMPLETO ASISTENTE 37,80 - - 37,80 362,20
833,65 430,00 105,00 201,32 25,00 54,56 1.082,97 2.732,50 6.690,86 TOTALES
N°- APELLIDOS NOMBRE CEDULATIPO
CONTRATOCARGO
AP. IESSPRESTAMO
EMPRESA
RETENCION
JUDICIAL
SEGURO
MEDICO
PRIVADO
OTROS
DESCUENTOS
ROL DE PAGOS
TOTA
L
DESC
UENTO
S
IMP.RENTAPRESTAMOS
IESS
DESCUENTOS
SUB T
OTA
L
1 ACOSTA ARBOLEDA DANILO VLADIMIR 1708070998 PARCIAL COMENTARISTA 37,25 14,75 37,24 18,63 54,31 162,17
2 CAMPOVERDE JIMBO GIOVANNY VICENTE 1710843762 PARCIAL RELATOR 28,92 14,75 28,90 14,46 42,16 129,19
3 LASSO MACHADO OSCAR IVAN 1704679545 PARCIAL COMENTARISTA 28,92 14,75 28,90 14,46 42,16 129,19
4 MACHADO SANDRETTI PATRICIO LORENZO 1702740992 PARCIAL COMENTARISTA 28,92 14,75 28,90 14,46 42,16 129,19
5 MACHADO VILLACRECES ESTEBAN SEBASTIAN 1713731089 COMPLETO RELATOR 250,00 29,50 249,90 125,00 364,50 1.018,90
6 MIRANDA SANDRETTI DARIO RAUL 1706265822 PARCIAL COMENTARISTA 28,92 14,75 28,90 14,46 42,16 129,19
7 RAZO TIPAN NESTOR RAMIRO 1707977532 PARCIAL RELATOR 28,92 14,75 28,90 14,46 42,16 129,19
8 SALAZAR CEVALLOS MARGARITA DEL ROCIO 1709150906 COMPLETO SECRETARIA 36,67 29,50 36,65 18,33 53,46 174,61
9 SERRANO SANCHO PABLO DAVID 1714333463 PARCIAL COMENTARISTA 28,92 14,75 28,90 14,46 42,16 129,19
10 TOBAR BUITRON FREDY MAURICIO 1708968167 PARCIAL RELATOR 28,92 14,75 28,90 14,46 42,16 129,19
11 VARGAS SAEZ MAURICIO XAVIER 1714300785 COMPLETO TECNICO EN ESTACIONES 30,90 29,50 30,89 15,45 45,05 151,78
12 CRUZ MOLINA RAUL FERNANDO 1703806081 PARCIAL COMENTARISTA 28,33 14,75 28,32 14,17 41,31 126,88
13 ZUÑIGA VERDEZOTO RICHARD MAURICIO 1717819534 PARCIAL RELATOR 28,92 14,75 28,91 14,46 42,16 129,19
14 LAICA FLORES BELEN PAMELA 1723307193 COMPLETO SECRETARIA 29,50 29,50 29,49 14,75 43,01 146,25
15 LASSO CHARPENTIER JORGE LUIS 1713889747 PARCIAL COMENTARISTA 28,92 14,75 28,90 14,46 42,16 129,19
16 AYALA SANCHEZ CARLA DANIELA 1717825275 PARCIAL RELATOR 28,92 14,75 - 14,46 42,16 100,28
17 TORRES GONZALEZ ANA LUCIA 1711764906 COMPLETO ASISTENTE 33,33 29,50 - 16,67 48,60 128,10
735,14 324,50 672,63 367,57 1.071,84 3.171,68 TOTALES
N°- APELLIDOS NOMBRE CEDULATIPO
CONTRATOCARGO
ROL DE PROVISIONES
DECIMO
TERCERO
DECIMO
CUARTO
FONDO DE
RESERVAVACAC.
IESS
PATRONAL
TOTAL
BENEFICIOS
SOCIALES
262
5.8. Proceso de Caja Chica
06 septiembre del 2015.- Se solicita reposición de caja chica, y se emite cheque.
A continuación la encargada del fondo de caja chica llena el formulario de liquidación de caja chica
adjunta comprobantes de respaldo, y recibe aprobaciones:
Como se aprobó, rápidamente se entrega cheque a nombre del mensajero para que lo cambie en el
banco y reciba en efectivo a la secretaria:
Período del __________06/08/2015 Al___06____mes__09____año___2015___
Serie N°
1 07/08/2015 001 001-1234 PACO Suministros de oficina 27,00
2 15/08/2015 001 001-2234 COREDCA Suministros de oficina 12,00
3 18/08/2015 001 001-3234 Panaderia la Union Atenciones sociales 9,00
4 22/08/2015 001 001-4234 Servientrega Correspondencia 2,50
5 06/09/2015 001 001-5234 Servientrega Correspondencia 2,50
Total 53,00
Resumen
Monto asignado 80,00
(-) Gastos (53,00)
Saldo en caja 27,00
Valor a solicitar (53,00)
TESORERO APROBADO POR
GERENTE GENERAL
APROBADO POR
GERENTE ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
LIQUIDACIÓN DE CAJA CHICA
Comprobante
N° Fecha Nombre Descripción Valor
CUATROCERODOSCUATROCEROUNO
BANCO PRODUBANCO 10-040 CUENTA Nº 6186178700CHEQUE PAGADERO EN CUALQUIERA DE NUESTRAS OFICINAS
000 322 0 60 CHEQUE Nº 9959
53,00 PAGUESE A: Hernan Guerra
LA ORDEN DE Cincuenta y tres dólares ----------------- US. DOLARES
Quito, 2015-09-06
FECHA
MACHDEPORTES CIA. LTDA.
AV. COLON Y 9 DE OCTUBRE
02/12/2014 sb03b04NO INVADIR LA ZONA INFERIOR CON RASGOS CALIGRAFICOS NI SELLOS
CIUDAD
FIRMA
11000662 ^10040060 ̂ 3.3E+09 5 55229
263
5.9. Proceso de Compras
Después de haber escogido entre las mejores cotizaciones, la compañía MACHDERPORTES CIA.
LTDA., contrata a la compañía PWC, para dar una capacitación del sistema de facturación, por
$200,00 más IVA.
En este caso como ya se dio cumplimiento a escoger entre las mejores cotizaciones, se deberá
elaborar una Solicitud de compra por parte del encargado de adquisiciones y cuentas por pagar
(véase en el organigrama funcional).
Una vez que ya se recibió completamente el servicio, el proveedor envía la siguiente factura:
HOJA de GASTOS
Nº orden Fecha
Nombre Nombre
Domicilio
Teléfono 2455890 Teléfono 2678495
Unidades Precio
1,00 224,00
Total 224,00
Autorizado por
Fecha entrega
SOLICITUD DE COMPRA
001 2 de septiembre de 2015
DATOS COMPRADOR DATOS VENDEDOR
PWC
Domicilio Av. Colón y 9 de octubre Av. Amazonas
Descripción
Gerente Adm. Financiero
2 de septiembre de 2015
MACHDEPORTES
Contratación del servicio de capacitación en tema de sistema de facturación
264
Una vez que ha sido aprobada la factura, elaboran retenciones, firman y sellan:
001-001-1234
2455890 02/09/2015
15 días
17/09/2015
Cantidad Unidad Valor total
1 $ 200,00 $ 200,00
Observaciones:
Base imponilbe 12% 200,00$
Base imponilbe 0% -$
I.V.A 12% 24,00$
Proveedor Cliente Total a Pagar en Dolares 224,00$
Descripción Valor unitario
Capacitación del sistema de facturación en MACHDEPORTES $ 200,00
Logotipo
Cliente FACTURA
Número de factura
Fecha de factura
Condiciones de pago (Días)
Fecha de vencimiento
PwC Asesores Empresariales Cía. Ltda
Av. Amazonas
2678495
AV COLÓN Y 9 DE OCTUBRE
MACHDEPORTES CIA. LTDA
HOJA de GASTOS
RUC 1792374197001
SR(ES) PwC Asesores Empresariales Cía. Ltda FECHA DE EMISIÓN 02/09/2015
RUC 1728593054001 TIPO DE COMPROBANTE DE VENTA Factura
DIRECCIÓN Av. Amazonas N° COMPROBANTE DE VENTA 001-001-1234
EJERCICIO
FISCAL
BASE
IMPONIBLEIMPUESTO
%
RETENCIÓN
VALOR
RETENIDO
2015 200,00 IRF 2% 4,00
TOTAL 4,00
Firma agente de retención Agente retenido
COMPROBANTE DE RETENCIÓN
MACHDEPORTES CIA. LTDA
AV COLÓN Y 9 DE OCTUBRE
001-001-1284TELEF: 2455890
COMPROBANTE DE RETENCIÓN
AUT SRI
265
5.10. Proceso de Egresos
07 septiembre del 2015.- Se paga la factura a PWC, de la compra realizada el 02 de septiembre del
2015.
A continuación el encargado de adquisiciones (véase en el organigrama funcional), elabora el
siguiente comprobante de egreso:
Una vez elaborado, el mismo es aprobado y receptado por contabilidad, y finalmente el Gerente
General emite el siguiente cheque:
Finalmente se cancela al proveedor.
5.11. Proceso de Activos Fijos
08 septiembre del 2015.- Se compra un vehículo por $18000,00 más IVA, a CHEVROLET.
A continuación se adjunta los documentos ya realizados por el encargado de adquisiciones:
No. 001
POR $. 220,00
CIUDAD Y FECHA
PAGADO A:
POR CONCEPTO DE:
LA SUMA EN LETRAS:
ELABORADO: APROBADO CONTABILIZADO FIRMA Y SELLO DEL
BENEFICIARIO
Capacitación del sistema de facturación a la nueva trabajadora
COMPROBANTE DE EGRESO
Quito, 07 septiembre del 2015
PWC
doscientos veinte dólares con 00/100
CUATROCERODOSCUATROCEROUNO
BANCO PRODUBANCO 10-040 CUENTA Nº 6186178700CHEQUE PAGADERO EN CUALQUIERA DE NUESTRAS OFICINAS
000 322 0 60 CHEQUE Nº 9960
220,00 PAGUESE A: PWC
LA ORDEN DE Doscientos veinte dólares con 00/100 ----------------- US. DOLARES
Quito, 2015-09-07
FECHA
MACHDEPORTES CIA. LTDA.
AV. COLON Y 9 DE OCTUBRE
02/12/2014 sb03b04NO INVADIR LA ZONA INFERIOR CON RASGOS CALIGRAFICOS NI SELLOS
CIUDAD
FIRMA
11000662 ^10040060 ̂ 3.3E+09 5 55229
266
001-001-1226
2455890 08/09/2015
15 días
23/09/2015
Cantidad Unidad Valor total
1 $ 18.000,00 $ 18.000,00
Observaciones:
Base imponilbe 12% 18.000,00$
Base imponilbe 0% -$
I.V.A 12% 2.160,00$
Proveedor Cliente Total a Pagar en Dolares 20.160,00$
Condiciones de pago (Días)
Fecha de vencimiento
CHEVROLET
Av. Prensa
2667495Logotipo
Cliente FACTURA
Número de factura
Fecha de factura
AV COLÓN Y 9 DE OCTUBRE
MACHDEPORTES CIA. LTDA
Descripción Valor unitario
VEHÍCULO SAIL , MODELO SEDAN, MOTOR 1,4 LITROS, 102HP $ 18.000,00
HOJA de GASTOS
RUC 1792374197001
SR(ES) Chevrolet FECHA DE EMISIÓN 02/09/2015
RUC 1724773054001 TIPO DE COMPROBANTE DE VENTA Factura
DIRECCIÓN Av. Amazonas N° COMPROBANTE DE VENTA 001-001-1226
EJERCICIO
FISCAL
BASE
IMPONIBLEIMPUESTO
%
RETENCIÓN
VALOR
RETENIDO
2015 18000,00 IRF 1% 180,00
TOTAL 180,00
Firma agente de retención Agente retenido
COMPROBANTE DE RETENCIÓN
MACHDEPORTES CIA. LTDA
AV COLÓN Y 9 DE OCTUBRE
001-001-1285TELEF: 2455890
COMPROBANTE DE RETENCIÓN
AUT SRI
HOJA de GASTOS
Nº orden Fecha
Nombre Nombre
Domicilio
Teléfono 2455890 Teléfono 2667495
Unidades Precio
1,00 20.160,00
Total 20.160,00
Autorizado por
Fecha entrega
Gerente Adm. Financiero
8 de septiembre de 2015
MACHDEPORTES
Vehículo Sail, modelo SEDAN, motor 1,4 litros, 102 hp
CHEVROLET
Domicilio Av. Colón y 9 de octubre Av. Prensa
Descripción
SOLICITUD DE COMPRA
001 8 de septiembre de 2015
DATOS COMPRADOR DATOS VENDEDOR
267
Una vez entregado la documentación, contador registra solicitud, y Gerente Administrativo
Financiero, pide autorización de código como en este caso todo es correcto, se aprueba y se asigna
la siguiente etiqueta con código número:
Se registra en el siguiente formulario:
Una vez llenado se llena un acta de custodia, en la cual se indique que se asigna el activo fijo al Sr.
Sebastián Machado, el cual se hará cargo del vehículo, firma y se entregará al contador.
5.12. Proceso de Ventas
19 septiembre del 2015.- El cliente PUBLIPOINT, solicita emisión de una cuña publicitaria, su
contrato está por $500,00 por cada cuña que se desea transmitir en el mes.
A continuación se prepara formulario de emisión de cuñas publicitarias:
Una vez confirmado por el cliente, se procede a elaborar factura:
AF000012SDAN
MACHDEPORTES
HOJA de GASTOS
Nº Fecha
Código Descripción Marca Modelo Fecha de adquisición Serie/Placa Costo de adquisición Responsable asignado Observaciones
AF000012SDAN Vehículo CHEVROLET SEDAN 08/09/2015 PQE-MCV-789 18000,00 Sebastian Machado Nuevo
001 8 de septiembre de 2015
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
ORDEN DE CONTRATACIÓN N° 000367
RUC 1791379097001 PAG. 1
SEÑORES: MACHDEPORTES CIA. LTDA. SIRVASEN EMITIR POR EL MES DE SEPTIEMBRE
POR CUENTA DE: PUBLIPOINT
HORARIO PROGRAMA DERECHOS TEMAS DURACIÓN DESCRIPCIÓN CUÑAS VALOR
07:00 A 10:30 am Bendita Pelota sábado, domingo, lunes, martes 1 30 seg CAMPAÑA IMAGEN INSTITUCIONAL 1 500,00
SUBTOTAL 500,00
IVA 60,00
TOTAL FACTURA 560,00
PUBLIPOINT
268
Una vez aprobada por el cliente, el mismo envía junto con la retención:
Como todo está correcto, se finaliza el proceso de ventas, y se envía a contabilidad para el registro.
5.13. Proceso de Cobranzas
25 septiembre del 2015.- Se realiza la gestión de cobro a la compañía PUBLIPOINT.
A continuación se elabora el estado de cuenta del cliente:
001-001-1988
244790 19/09/2015
30 días
19/10/2015
Cantidad Unidad Valor total
1 $ 500,00 $ 500,00
Observaciones:
Base imponilbe 12% 500,00$
Base imponilbe 0% -$
I.V.A 12% 60,00$
Elaborado por Cliente Total a Pagar en Dolares 560,00$
Condiciones de pago (Días)
Fecha de vencimiento
MACHDEPORTES CIA. LTDA.
AV. COLÓN Y 9 DE OCTUBRE
RUC 1792374197001
TELEF: 2667495
Cliente FACTURA
Número de factura
Fecha de factura
AV. 12 DE OCTUBRE
PUBLIPOINT
Descripción Valor unitario
Publicidad emitida en el mes de septiembre $ 500,00
HOJA de GASTOS
RUC 1791379097001
SR(ES) Machdeportes Cia. Ltda. FECHA DE EMISIÓN 19/09/2015
RUC 1792374197001 TIPO DE COMPROBANTE DE VENTA Factura
DIRECCIÓN Av. Colón y 9 de octubre N° COMPROBANTE DE VENTA 001-001-1988
EJERCICIO
FISCAL
BASE
IMPONIBLEIMPUESTO
%
RETENCIÓN
VALOR
RETENIDO
2015 500,00 IRF 1% 5,00
TOTAL 5,00
Firma agente de retención Agente retenido
COMPROBANTE DE RETENCIÓN
PUBLIPOINT
AV. 12 DE OCTUBRE
001-001-7374TELEF: 244790
COMPROBANTE DE RETENCIÓN
AUT SRI
269
En este caso se envió y se validó la información con el cliente, el mismo que indicó que el pago se
realizará con fecha 26 de septiembre del 2015.
5.14. Proceso de Ingresos
26 de septiembre del 2015.- El cliente PUBLIPOINT envía cheque por $4975,00 el mismo que
fue depositado en la cuenta corriente de la compañía.
A continuación el contador registra el depósito y aprueba el comprobante de ingreso:
FECHA FACTURA
VALOR A
COBRAR ABONO SALDO
11/08/2015 1700 1.800,00 800,00 1.000,00
13/08/2015 1801 1.550,00 0 1.550,00
30/08/2015 1803 1.870,00 0 1.870,00
19/09/2015 1988 555,00 0 555,00
TOTALES 5.775,00 800,00 4.975,00
ESTADO DE CUENTA EMPRESA PUBLIPOINT
MACHDEPORTES
ESTADO DE CUENTA DE CARTERA VENCIDA
AÑO 2015
No. No. 001
POR 4.975,00$
CIUDAD Y FECHA
RECIBIDO DE:
POR CONCEPTO DE:
LA SUMA EN LETRAS:
ELABORADO: APROBADO CONTABILIZADO FIRMA Y SELLO DEL
BENEFICIARIO
COMPROBANTE DE INGRESO
Quito, 26 septiembre del 2015
PUBLIPOINT
Pago fc 1700,1801, 1803, 1988
Cuatro mil novecientos setenta y cinco dólares con 00/100
270
5.15. Proceso de Registro de la Información
30 septiembre del 2015.- A continuación se registrará solo por consecuencias de este ejercicio a
esta fecha las transacciones antes mencionadas, cabe mencionar que la documentación ya ha sido
revisada y respectivamente aprobada:
1.- Registro en el sistema contable la compra a PWC, y el pago:
271
2.- Registro de la liquidación de gastos de caja chica:
3.-Registro de la reposición del fondo de caja chica:
272
4.-Compra de vehículo a CHEVROLET:
5.-Venta a PUBLIPOINT y registro de retención:
273
6.- Cobro a PUBLIPOINT:
274
7.- Registro de nómina:
8.- Registro de rol de provisiones:
275
5.16. Proceso de Estados Financieros
30 septiembre del 2015.- En esta misma fecha al ya haber sido registrado y mayorizado, se
procede a imprimir los balances, que servirán para toma de decisiones, se deberá asumir que los
Estados Financieros ya han sido aprobados:
276
277
278
5.17. Proceso de Análisis Financiero
Finalmente después de verificar que los balances son correctos, utilizaremos los instrumentos como
método de evaluación financiera, a esta misma fecha:
-Solvencia:
Activo Corriente / Pasivo Corriente
276.241,71
SOLVENCIA ----------------- 3,14
88.014,83
Interpretación:
Muestra el potencial de la empresa para cubrir sus obligaciones con vencimientos de hasta tres
años.
-Capital de trabajo:
Activo Corriente-Pasivo Corriente
CAPITAL DE
TRABAJO 276.241,71
- 88.014,83 =
188.226,88
Interpretación:
Indica la capacidad financiera de la compañía para continuar con sus actividades bajo el supuesto
de que sus obligaciones de corto plazo se hayan cubierto con activo corriente.
-Solidez:
Pasivo Corriente/Activo Total
88.014,83
I.SOLIDEZ
------------------
- 0,24
362.824,53
Interpretación:
Establece el margen de seguridad que tienen los acreedores en el activo total.
-Índice Patrimonial:
Patrimonio/ Activo Total
274.809,70
I.PATRIMONIAL
----------------
-- 0,76
362.824,53
279
Interpretación:
Expresa la propiedad neta de los accionistas, socios, o propietarios de los activos totales.
-Apalancamiento:
Patrimonio / Pasivo
240.629,82
APALANCAMIENTO
-----------------
- 2,73
88.014,83
Interpretación:
Establece niveles de dependencia del patrimonio respecto del pasivo total, niveles de riesgo tanto
acreedores, como de accionistas.
-Endeudamiento:
Pasivo/ Patrimonio
88.014,83
I.ENDEUDAMIENTO
-------------------
- 0,37
240.629,82
Interpretación:
Indica cuantas veces el patrimonio está comprometido en el pasivo corriente.
-Rentabilidad sobre el activo total:
Utilidad neta/ Activo Total
31929,54
R. INVERSION ---------------------- 8,80%
362.824,53
Interpretación:
Indica el potencial de la utilidad sobre el activo total.
-Rentabilidad Patrimonial:
31.929,54
R. INVERSION
-------------------
- 13,27%
240.629,82
Interpretación:
Indica el potencial de la utilidad sobre el capital propio.
280
CAPITULO VI
6. Conclusiones y Recomendaciones
6.1. Conclusiones
1.-La carencia de un Sistema de Control Administrativo- Financiero, ha generado problemas en el
funcionamiento de la compañía, y se logró determinar a través de la metodología COSO II los
riesgos de cada área, con el fin de fijar políticas en la compañía para los procesos de: selección y
reclutamiento, contratación, capacitación, supervisión, control de asistencia, permisos, vacaciones,
nómina, caja chica, bancos, compras, cuentas por pagar, activos fijos, ventas, cobranza, registro de
la información, elaboración y presentación de Estados Financieros, y análisis financiero.
2.- La propuesta atendió la necesidad de establecer controles, que maximicen la operatividad, y
que genere información financiera útil para la toma de decisiones, a su vez mejorar la interrelación
entre las áreas funcionales de la organización a través de la integración y seguimiento al
desempeño de cada una de estas, a fin de que se realice una gestión eficiente.
3.-La falta de procedimientos de control interno administrativa- financiera ha originado que tanto el
nivel directivo como los empleados no dispongan de la información necesaria para el desempeño
de funciones en cada cargo generando inseguridades en la compañía, por lo cual es necesario un
sistema de control interno administrativo que abarcará el flujo de trabajo que es base del sistema (lo
que hay que hacer) y un sistema de control financiero que hace referencia al flujo de información
que son las operaciones generadoras de datos, que capturados y procesados originan información
que sirve para tomar decisiones para coordinar, controlar y medir el desempeño de la organización.
6.2. Recomendaciones
1.- Implementar el presente sistema de control interno administrativo- financiero, ya que incidirá en
el éxito de MACHDEPORTES CIA. LTDA., ya que mediante la puesta en marcha establecerá los
lineamientos a seguir con el fin de que corra menores riesgos al momento de tomar una decisión.
2.- Aplicar los sistemas de control para cada área, ya que es un elemento fundamental para
proporcionar un ambiente interno adecuado, en el que las actividades que desarrollan sus miembros
contribuyen al logro de los objetivos; lo cual toda la estructura será eficiente si permite esa
consecución con el mínimo de costo o evitando consecuencias imprevistas para la organización.
281
3.- Con la aplicación del sistema de control interno administrativo- financiero quedarán
identificadas de mejor manera los procesos de cada área, lo cual es importante ya que evita
sobrecarga de funciones, además como se mencionaba la falta de procesos administrativos -
contables financieros genera retraso en la emisión de reportes e información económica y
financiera, lo cual al aplicar este sistema dará solución a sus problemas.
282
BIBLIOGRAFÍA
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http://administracion.univalle.edu.co/Comunidad/Memorias/evento2/archivos/Conferencias
/Tecnicas%20de%20Aplicacion.pdf
Córdoba Padilla, Marcial. (2012). Gestión financiera (1a ed.). Colombia: Ecoe Ediciones.
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Legislación Ltda.
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España: Paraninfo.
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10 de Octubre de 2015, de www.iess.gob.ec:
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http://www.oas.org/juridico/PDFs/mesicic4_ecu_especial.pdf
Sánchez Delgado, Maricela. (2014). Administración 1 (1a ed.). México: Larousse.
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Octubre de 2015, de www.sri.gob.ec:
http://www.sri.gob.ec/web/guest/67;jsessionid=mHik8Pa8PMCy4tt8A3vw3e7l
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Torres Hernández, Z. (2015). Administración estratégica (1a ed.). México: Larousse.
Torres Hernández, Zacarías. (2014). Teoría General de la Administración (2a ed.). México:
Larousse.
Anexo A Modelo de Encuesta realizada al Área Administrativa
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
ENCUESTA AL ÁREA ADMINISTRATIVA DE MACHDEPORTES CIA. LTDA.
Objetivo.- Conocer la situación actual del Área Administrativa con el fin de evaluar posibles
riesgos.
Indicación.- Favor responda a las preguntas presentadas a continuación sólo marcando una de las
opciones presentadas para cada pregunta.
6.- ¿Cuenta el personal con los recursos suficientes para desarrollar efectivamente las actividades
asignadas?
7.- ¿Se cuenta con un plan de capacitación para el personal?
8.- ¿Se evalúa al personal de la compañía?
9.-¿Existe un código de ética o normas de ética que deben observar los empleados y éstas son de su
pleno conocimiento?
10.-¿Proporciona la compañía motivación o incentivo a su personal para aportar valor agregado al
trabajo, y lograr las metas de la compañía?
1.- ¿Está definida la organización de la compañía en un reglamento previamente aprobado?
2.- ¿Existe una estructura orgánica y funcional? (organigrama)
3.- ¿Se encuentran asignadas formalmente las responsabilidades a todos los trabajadores de la
compañía, y de igual forma existe delegación de autoridad?
4.- ¿El personal que labora en la compañía reúne los requisitos de conocimientos y habilidades para
ejecutar los trabajos de manera adecuada?
5.- ¿El personal que labora en la compañía es seleccionado mediante concurso?
11.- ¿La compañía cuenta con políticas, normas y procedimientos para el cumpliento del objetivo de
cada área?
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
17.- ¿Existe comunicación con el personal de las demás áreas?
18.- ¿Se supervisa y monitorea que todos los empleados estén en su puesto de trabajo?
19.- ¿Se monitorea constantemente el tiempo ocupado para la ejecución de las tareas?
14.-¿Existen mecanismos para la toma de decisiones?
15.- ¿El nivel directivo tiene los conocimientos necesarios para tomar la mejor decisión?
16.- ¿Existe apoyo de las diferentes áreas para controlar los procesos administrativos?
12.- ¿Se concientiza al personal de la compañia sobre la honestidad que deben tener para admitir
equivocaciones y poderlas corregir en forma oportuna?
13.- ¿Se propician las condiciones y el ambiente adecuado al personal, en el desempeño de sus
funciones?
Anexo B Modelo de Encuesta realizada al Área de Talento Humano
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
ENCUESTA AL ÁREA DE TALENTO HUMANO DE MACHDEPORTES CIA. LTDA.
7.- ¿Se lleva a cabo un control de permisos en la entidad?
8.- ¿Se lleva un control adecuado de vacaciones?
9.- ¿Los avisos de entrada y salida son elaborados inmediatamente?
10.- ¿Se realiza liquidaciones de haberes en el tiempo que dispone la ley?
11.- ¿Se autoriza el pago por persona independiente al preparador de nómina?
2.- ¿El personal con que cuenta la empresa es el suficiente?
3.- ¿Se realiza evaluaciones tanto optativas como psicológicas para los aspirantes?
4.- ¿En el proceso de selección, se escoge como aspirantes a personas con parentesco de los
empleados de la compañía?
5.- ¿Existe un encargado dentro de la compañía de instruirle al nuevo aplicante?
6.- ¿Existe un control adecuado de la asistencia del personal, así como de la hora de entrada
y salida, al menos una vez al mes?
Objetivo.- Conocer la situación actual del Área de Talento Humano con el fin de
evaluar posibles riesgos.
Indicación.- Favor responda a las preguntas presentadas a continuación sólo marcando una
de las opciones presentadas para cada pregunta.
1.- ¿En la contratación del personal. Se firma un contrato desde el primer día de labores?
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
12.- ¿Todos los empleados cuentan con los beneficios sociales establecidos por la ley?
13.- ¿Las provisiones por beneficios sociales se realizan en forma mensual?
14.- ¿Existen prestaciones adicionales para los empleados diferentes a las establecidas por
la ley?
15.- ¿Se ha formulado objetivos específicos para el área de Talento Humano?
21.- ¿El encargado de hacer la nómina tiene los conocimientos necesarios para realizarlo?
22.- ¿Se controla que no se excedan los límites para pago de planillas del IESS?
23.- ¿Se informa al personal los descuentos que van a percibir en el mes?
24.- ¿Se comunica a tiempo a la gerencia en caso de existir algún cálculo mal hecho en la
nómina?
25.- ¿Se verifica que los pagos de nómina estén de acuerdo al rol de pagos emitido?
16.- ¿El área se actualiza en cambios de ley que puedan ocurrir en materia laboral?
17.- ¿Todos los documentos del personal son manejados de la mejor manera?
18.- ¿Se imprime mensualmente los roles de pago individuales y general, y éstos son
debidamente firmados?
19.- ¿Existe una fecha límite para presentar la nómina?
20.- ¿Al existir algún tipo de problema en el manejo del personal, se informa
inmediatamente al nivel directivo?
SI NO
SI NO
26.- ¿Se verifica que el personal que ya no labora en el mes no conste en la nómina?
27.- ¿Se verifica que la información del sistema del IESS, coincida con los roles de pago?
Anexo C Modelo de Encuesta realizada al Área de Tesorería y Bancos
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
10.- ¿Los cheques anulados están sujetos a control?
11.- ¿Están debidamente resguardadas las chequeras en blanco?
12.- ¿Se realiza conciliaciones bancarias, de manera mensual?
13.- ¿Las conciliaciones son revisadas y aprobadas por un funcionario responsable?
5.- ¿Es razonable el importe del fondo de caja chica?
6.- ¿Se hace resúmenes de los documentos de sustento de los desembolsos?
7.- ¿Se prepara los cheques únicamente con evidencia de que la validez de las transacciones ha sido
confirmada, según los procedimientos de la compañía respecto a cuentas por pagar, planillas y
reembolso de fondos fijos?
8.- ¿Los cheques que por su naturaleza no están sujetos a los procedimientos normales, son
autorizados por un funcionario responsable?
9.- ¿Se controla la secuencia numérica de los cheques?
ENCUESTA AL ÁREA DE TESORERIA Y BANCOS DE MACHDEPORTES CIA. LTDA.
Objetivo.- Conocer la situación actual del Área de Tesorería y Bancos con el fin de evaluar
posibles riesgos.
Indicación.- Favor responda a las preguntas presentadas a continuación sólo marcando una de las
opciones presentadas para cada pregunta.
1.- ¿El movimiento de caja se deja para importes mínimos?
2.- ¿El custodio del fondo de caja chica presenta los justicantes respectivos?
3.- ¿Se extiende cheques para renovar el fondo a la orden del custodio del fondo?
4.- ¿Se aprueba oficialmente los adelantos hechos del fondo?
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
15.- ¿Existe políticas adecuadas para el manejo de caja chica y bancos?
14.- ¿El registro de ingreso y salida de dinero es controlado a través de alguna documentación
interna?
21.- ¿Se controla que se tenga los suficientes cheques en blanco para pagar?
22.- ¿Se elabora un resumen mensual de las transferencias recibidas de los clientes?
23.- ¿Se comunica a las demás áreas cuando hay retenciones de pago?
24.- ¿Hay un constante monitoreo de los cheques que han sido cobrados, de las transferencias
16.- ¿Se ha formulado objetivos claros para el manejo adecuado de tesorería y bancos?
17.- ¿Se verifica que al momento de entregar un cheque no haya errores ni manchones?
18.-¿Se verifica que el saldo del banco sea el disponible para cancelar cualquier deuda?
19.- ¿Se prevé que haya suficiente dinero en caja chica para responder a cualquier emergencia?
20.- ¿Se prepara los cheques en forma tal que dificulten posteriores alteraciones no autorizadas?
Anexo D Modelo de Encuesta realizada al Área Adquisiciones y Cuentas por pagar
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
12.- ¿Se verifica los bienes y (donde sea práctico) servicios recibidos, al momento de su recepción?
13.- ¿Existe una buena liquidez en la compañía para la adquisición de un bien o un servicio?
1.- ¿Se manejan solicitudes de compra para todos los compromisos de compra importantes?
2.- ¿Están autorizadas las compras por la gerencia con un documento formal?
3.- ¿Se solicita cotizaciones antes de iniciar con el proceso de compras?
4.-¿Se confronta las facturas con los pedidos que se hace?
5.- ¿En caso que la documentación de soporte no esté disponible, se aprueba las facturas por un
responsable?
6.- ¿En caso de devoluciones, se lleva un control de las notas de crédito recibidas?
7.- ¿Están las facturas y notas de crédito sujetas a aprobación final escrita antes de registrarlas como
cuentas por pagar?
8.- ¿Existe políticas que se relacionen con proveedores?
9.-¿Se archivan de manera adecuada los documentos que demuestren el pago de obligaciones con
terceros?
ENCUESTA AL ÁREA DE ADQUISICIONES Y CUENTAS POR PAGAR DE MACHDEPORTES CIA. LTDA.
Objetivo.- Conocer la situación actual del Área de Adquisiciones y Cuentas por Pagar con el fin de
evaluar posibles riesgos.
Indicación.- Favor responda a las preguntas presentadas a continuación sólo marcando una de las
opciones presentadas para cada pregunta.
10.- ¿Los cheques son girados a nombre de la persona o compañía que entregó la factura?
11.- ¿Los proveedores aportan para el cumplimiento del objetivo de compras?
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
14.- ¿Se cuenta con un análisis de precios?
25.- ¿Se efectúa comparaciones de las compras hechas mes a mes?
20.- ¿Se reconcilia periódicamente los registros auxiliares de cuentas por pagar contra la cuenta de
mayor general?
21.- ¿Existe una adecuada comunicación y coordinación entre el área de compras y la gerencia?
22.- ¿Los proveedores proporcionan información oportuna acerca de sus productos?
23.- ¿Los proveedores informan promociones, descuentos, de lo que ofrecen?
24.- ¿Se comunica a la gerencia problemas que se hayan presentado con algún proveedor?
15.- ¿Se verifica el retiro de las retenciones emitidas al proveedor?
16.- ¿Al realizar una compra, se verifican que los datos de la factura estén correctos?
17.- ¿Antes de pagar cualquier factura o comprobante, se revisa los valores a pagar?
18.-¿El área de compras emite reportes de las compras a gerencia para que sea revisado?
19.- ¿Existe un adecuado control con respecto a las fechas de vencimiento de las obligaciones
contraídas?
Anexo E Modelo de Encuesta realizada al Área de Ventas y Cuentas por cobrar
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
1.- ¿Todas las ventas que se realizan son mediante contrato?
2.- ¿Se revisa periódicamente las órdenes de pautaje?
3.- ¿Se da aviso de transmisión de pautas publicitarias al momento de receptar la orden de pautaje?
4.- ¿Se prepara la factura de venta en el mes en que se transmite la publicidad en la radio?
12.- ¿Se pronostica anualmente cuánto se quiere vender en el año?
5.- ¿Se emite las facturas en orden secuencial?
6.- ¿Se cuenta con procedimientos para el registro de estimaciones de cuentas difíciles o dudosas de
recuperación y, en su caso tienen creada alguna provisión?
7.-¿Se archiva de manera adecuada los documentos que demuestren el cobro a clientes?
8.- ¿Son fáciles de identificar los cobros con las facturas emitidas?
9.- ¿Existe políticas relacionadas con clientes?
ENCUESTA AL ÁREA DE VENTAS Y CUENTAS POR COBRAR DE MACHDEPORTES CIA. LTDA.
Objetivo.- Conocer la situación actual del Área de Ventas y Cuentas por Cobrar con el fin de
evaluar posibles riesgos.
Indicación.- Favor responda a las preguntas presentadas a continuación sólo marcando una de las
opciones presentadas para cada pregunta.
10.- ¿El encargado tiene completo conocimiento en el área?
11.- ¿Los clientes aportan para el cumplimiento del objetivo de ventas?
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
13.- ¿En caso de anular algún documento utilizado para soportar los ingresos, este se adjunta a fin de
mantener la secuencia y control numérico?
14.- ¿Se estudia los clientes, previo a emitir una autorización de crédito?
25.- ¿Se realiza una confirmación periódica por escrito de los saldos por cobrar?
20.- ¿Se prepara mensualmente informes de cuentas por cobrar por antigüedad de saldos?
21.- ¿Se controla que se reciban retenciones a tiempo?
22.- ¿Existe una adecuada comunicación y coordinación entre el área de ventas y la gerencia?
23.- ¿Se comunica a la gerencia problemas que se hayan presentado con algún cliente?
24.- ¿Existe una vigilancia constante y efectiva sobre vencimientos y cobranza?
15.- ¿En caso de error de facturación se elaboran notas de crédito, las cuales son debidamente
aprobadas?
16.- ¿Se verifica que las facturas estén correctamente llenadas?
17.- ¿Se analiza las posibilidades de recuperación de cartera en general?
18.- ¿Hay un adecuado control de la rotación de cartera?
19.- ¿Se concilia periódicamente los auxiliares y la cuenta de mayor correspondiente?
Anexo F Modelo de Encuesta realizada al Área de Activos Fijos
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
3.- ¿Se cuenta con un reglamento o políticas para el manejo de los activos fijos?
4.- ¿Se tiene bajo custodia los títulos de propiedad de los activos fijos?
5.- ¿Los activos fijos se deprecian en forma mensual?
6.- ¿Existe un responsable que autorice las compras, ventas o baja y cancelaciones de activos
fijos?
ENCUESTA AL ÁREA DE ACTIVOS FIJOS DE MACHDEPORTES CIA. LTDA.
Objetivo.- Conocer la situación actual del Área de Activos Fijos con el fin de evaluar
posibles riesgos.
Indicación.- Favor responda a las preguntas presentadas a continuación sólo marcando una
de las opciones presentadas para cada pregunta.
1.- ¿Se maneja registros auxiliares para cada una de las clasificaciones de activos fijos?
2.- ¿Se cuadra por lo menos una vez al año los auxiliares con el mayor general, con respecto
a costo y depreciación acumulada?
7.- ¿Los activos fijos están debidamente codificados y con etiqueta para identificar
fácilmente?
8.- ¿Está reglamentado las tasas para depreciar los activos fijos?
9.- ¿Es uniforme el método y las tasas de depreciación aplicadas de un año a otro?
10.- ¿Se cumple con el debido tratamiento a los activos fijos de tal manera que cumplan con
los objetivos del proceso?
11.- ¿Se determina por escrito las personas responsables de la custodia y mantenimiento de
los activos fijos asignados?
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
17.- ¿Se comunica a la gerencia problemas que se hayan presentado en el momento de
depreciar un activo fijo?
18.- ¿Se supervisa y monitorea adecuadamente la asignación de activos fijos, traslado o
descargo por deterioro de los mismos?
12.- ¿Se pronostica anualmente cuánto se desea invertir en cuanto a activos fijos?
13.- ¿Se efectúa periódicamente una verificación física de los activos fijos?
14.- ¿Existe métodos para verificar que se hayan recibido y registrado adecuadamente los
activos adquiridos?
15.- ¿Se protege adecuadamente los bienes de la compañía, incluyendo su aseguramiento?
16.- ¿Existe una adecuada comunicación y coordinación con la gerencia en cualquier proceso
que involucre el tratamiento de activos fijos?
Anexo G Modelo de Encuesta realizada al Área de Contabilidad y Finanzas
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
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ENCUESTA AL ÁREA DE CONTABILIDAD Y FINANZAS DE MACHDEPORTES CIA. LTDA.
Indicación.- Favor responda a las preguntas presentadas a continuación sólo marcando una
de las opciones presentadas para cada pregunta.
Objetivo.- Conocer la situación actual del Área de Contabilidad y Finanzas con el fin de
evaluar posibles riesgos.
8.- ¿Se tiene calendarizadas las obligaciones fiscales y monitoreado su cumplimiento?
9.- ¿Al cierre, se analiza los gastos susceptibles de periodificación contable por el
responsable de contabilidad?
10.- ¿Existe delimitación de responsabilidades así como de procesos dentro del
departamento?
11.- ¿Se archiva en un lugar seguro y apropiado todos los documentos contables?
1.- ¿Existe políticas para la ejecución de los procesos?
2.- ¿Existe una adecuada segregación de funciones en cuanto a autorización, registro y
custodia del área contable financiera?
3.- ¿Se genera reportes de balances en forma periódica?
4.-¿Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se encuentran
soportadas con el documento idóneo correspondiente?
5.- ¿Se cuenta con catálogo de cuentas actualizado?
6.- ¿El encargado determina los impuestos que deben causarse, y posteriormente pide la
aprobación de la gerencia para subir la declaración?
7.- ¿Las declaraciones son preparadas y conciliadas con el registro contable?
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18.- ¿Se revisa la documentación antes de contabilizar los hechos ocurridos?
19.- ¿Antes de entregar los estados financieros, se prepara un informe con notas contables?
20.- ¿Se comunica a la gerencia problemas que se hayan presentado en el momento de
presentación de balances?
21.- ¿Existe un monitoreo continuo por parte de la gerencia en el cierre periódico de
balances?
13.- ¿Se cumple con el debido tratamiento del manejo contable de tal manera que cumpla
con los objetivos del proceso?
14.- ¿Es utilizada la información como herramienta de análisis?
15.- ¿La compañía maneja presupuestos?
16.- ¿Se utiliza métodos de análisis financieros que permitan evaluar el comportamiento de
las cuentas?
17.- ¿Se da cumplimiento con los requerimientos establecidos por la Superintendencia de
Compañías?
12.- ¿Opera la autorización a diferentes niveles para contraer pasivos y garantizarlos?
MACHDEPORTES CIA. LTDA.
Anexo H Áreas de Trabajo
Producción
Operación
Estaciones
Gerencia
Secretaría
Contabilidad
Adquisiciones y Cuentas por pagar
Ventas y Cuentas por cobrar