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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA EL DEPARTAMENTO

FINANCIERO EN LA COOPERATIVA DE TRANSPORTES CALDERÓN

UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO, AÑO 2016

TRABAJO DE TITULACIÓN, MODALIDAD PROYECTO DE

INVESTIGACIÓN PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA

EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA,

CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA

AUTORA: MAYRA ALEXANDRA GUALOTO LLAMUCA

TUTOR: ECON. LENIN RÓMULO COBOS GUZMÁN

QUITO, DM. OCTUBRE 2016

REFERENCIAS DEL AUTOR: Mayra Alexandra Gualoto Llamuca,

[email protected]

REFERENCIAS DEL TUTOR: Econ. Lenin Rómulo Cobos Guzmán,

[email protected]

Gualoto Llamuca, Mayra Alexandra (2016). Procedimientos de

Control Interno para el Departamento Financiero en la Cooperativa

de Transportes Calderón ubicada en el Distrito Metropolitano de

Quito. Trabajo de Titulación, modalidad proyecto de investigación

para la obtención del Título de Ingeniera en Contabilidad y

Auditoría, Contadora Publica Autorizada. Carrera de Contabilidad y

Auditoría Quito: UCE. 142 p.

iii

DERECHOS DE AUTOR

Yo, Mayra Alexandra Gualoto Llamuca, con C.C. 1722486402 en calidad de autora del

trabajo de investigación: PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA EL

DEPARTAMENTO FINANCIERO EN LA COOPERATIVA DE TRANSPORTES

CALDERÓN UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO, AÑO

2016. Autorizo a la Universidad Central del Ecuador a hacer uso de todos los

contenidos que me pertenecen o parte de los que contiene esta obra, con fines

estrictamente académicos o de investigación.

Los derechos que como autora me corresponden, con excepción de la presente

autorización, seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los

artículos 5, 6, 8, 19 y demás pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su

Reglamento.

Asimismo, autorizo a la Universidad Central del Ecuador para que realice la

digitalización y publicación de este trabajo de investigación en el repositorio virtual, de

conformidad a lo dispuesto en el Art. 144 de la ley Orgánica de Educación Superior.

En la ciudad de Quito, a los 17 días del mes de Octubre de 2016

Mayra Alexandra Gualoto Llamuca

C.C. 1722486402

[email protected]

iv

APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

Yo ECO. Lenin Rómulo Cobos Guzmán, en calidad de tutor del trabajo de titulación,



UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO, AÑO 2016.,

elaborado por la estudiante , Mayra Alexandra Gualoto Llamuca, de la Carrera de

Contabilidad y Auditoría, Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad

Central del Ecuador, APRUEBO, en consideración que el trabajo de titulación reúne

los requisitos y méritos necesarios en el campo metodológico y epistemológico, para ser

sometido al jurado examinador que se designe en virtud de continuar con el proceso de

titulación determinado por la Universidad Central del Ecuador.

En la ciudad de Quito, a los 17 días del mes de Octubre de 2016

Econ. Lenin Rómulo Cobos Guzmán

CC. 170646749-3

v

AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA

vi

DEDICATORIA

Este trabajo realizado con mucho esfuerzo por varios meses,

está dedicado principalmente a Dios por guiarme y protegerme,

a mis padres Victor Hugo y Aurora que han sido parte

condicional para mí, que con sus sabios consejos han logrado lo

que ahora soy, una persona correcta a punto de lograr mi mayor

sueño; gracias a ellos soy lo que soy; pero como olvidar a mis

queridos hermanos Dayse y Andrés que con su paciencia y

alegrías que vivimos día a día me han ayudado a seguir, porque

ellos son mis sucesores, tengo que demostrarles que todo en la

vida se puede, voy a ser el mayor ejemplo, ellos son mi mayor

motivo para lograrlo.


vii

AGRADECIMIENTO

A Dios por brindarme la oportunidad de vivir, crecer, y triunfar en

la vida pero sobre todo a mis padres por regalarme esta vida tan

maravillosa, gracias a ellos he logrado culminar mis estudios que

con su gran esfuerzo de trabajo, me han visto culminar mis

estudios universitarios; a mis hermanos que son mi fuerza para

lograrlo.

A mis abuelitos que siempre se han preocupado por mí y me han

brindado buenos consejos para seguir adelante.

A toda mi familia y a mis amigos que han formado parte de mi

vida,

Pero como olvidarme de mis profesores, que han sido parte

fundamental en mi vida estudiantil.


Gualoto Llamuca, Mayra Alexandra (Año 2016).

Procedimientos de Control Interno para el

Departamento Financiero en la Cooperativa de

Transportes Calderón ubicada en el Distrito

Metropolitano de Quito, año 2016. Trabajo de

investigación para optar de Ingeniera en Contabilidad y

Auditoría. Facultad de Ciencias Administrativas. Quito:

UCE. 163 p.

viii

CONTENIDO

DERECHOS DE AUTOR .................................................................................................... iii

APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN ................................. iv

AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA ................................................................................. v

DEDICATORIA ................................................................................................................... vi

AGRADECIMIENTO ......................................................................................................... vii

CONTENIDO ..................................................................................................................... viii

LISTA DE TABLAS .......................................................................................................... xiii

LISTA DE FIGURAS ........................................................................................................ xiv

RESUMEN ........................................................................................................................ xvii

ABSTRACT ..................................................................................................................... xviii

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 1

1. ANTECEDENTES GENERALES.......................................................................... 2

1.1. Antecedentes del negocio ........................................................................................ 2

1.2. Evolución de las Cooperativas de Transporte en Ecuador ...................................... 3

1.3. Reseña Histórica ...................................................................................................... 4

1.4. Obligaciones de la Cooperativa ............................................................................... 6

1.5. Servicios que presta la Cooperativa ........................................................................ 7

1.6. Direccionamiento Estratégico ................................................................................. 8

1.6.1. Misión ...................................................................................................................... 8

1.6.2. Visión ...................................................................................................................... 9

1.6.3. Objetivos ................................................................................................................. 9

1.6.4. Políticas ................................................................................................................. 11

1.6.5. Principios y Valores .............................................................................................. 11

1.7. Organismo de Control ........................................................................................... 12

1.7.1. Agencia Nacional de Tránsito del Ecuador ........................................................... 13

1.7.2. Servicio de Rentas Internas ................................................................................... 13

1.7.3. Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social ............................................................ 13

1.7.4. Ministerio de Trabajo ............................................................................................ 14

1.7.5. Superintendencia de Economía Popular y Solidaria ............................................. 15

1.8. Estructura Organizacional ..................................................................................... 15

ix

2. MARCO TEÓRICO .............................................................................................. 17

2.1. Procedimientos ...................................................................................................... 17

2.1.1. Definición .............................................................................................................. 17

2.1.2. Importancia ............................................................................................................ 17

2.1.3. Objetivos ............................................................................................................... 18

2.2. Control Interno ...................................................................................................... 18

2.2.1. Antecedentes ......................................................................................................... 18

2.2.2. Definición .............................................................................................................. 19

2.2.3. Importancia ............................................................................................................ 20

2.2.4. Objetivos ............................................................................................................... 21

2.2.5. Características ....................................................................................................... 22

2.2.6. Beneficios .............................................................................................................. 22

2.2.7. Clasificación .......................................................................................................... 23

2.2.7.1. Control Interno Administrativo ............................................................................. 23

2.2.7.2. Control Interno Contable ....................................................................................... 24

2.2.8. Sistemas de Control Interno .................................................................................. 26

2.2.8.1. COSO I .................................................................................................................. 26

2.2.8.2. COSO II ................................................................................................................. 33

2.2.8.3. COSO III ............................................................................................................... 41

2.2.8.4. MICIL .................................................................................................................... 42

2.2.8.5. CORRE .................................................................................................................. 43

2.2.9. Métodos de Evaluación ......................................................................................... 44

2.2.9.1. Método Cuestionario ............................................................................................. 45

2.2.9.2. Método Narrativo ................................................................................................. 46

2.2.9.3. Método Gráfico (Flujo gramas) ............................................................................. 47

2.3. Presupuesto ............................................................................................................ 49

2.3.1. Definición .............................................................................................................. 49

2.3.1.1. Características ....................................................................................................... 49

2.3.1.2. Importancia ............................................................................................................ 50

2.3.1.3. Etapas .................................................................................................................... 50

3. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL ........................................................................ 51

3.1. Análisis Externo .................................................................................................... 51

x

3.1.1. Macroentorno ........................................................................................................ 52

3.1.1.1. Factor Político – Legal .......................................................................................... 52

3.1.1.2. Factor Económico.................................................................................................. 55

3.1.1.2.1. Inflación ......................................................................................................... 55

3.1.1.2.2. Producto Interno Bruto .................................................................................. 56

3.1.1.3. Factor Tecnológico ................................................................................................ 57

3.1.2. Microambiente....................................................................................................... 60

3.1.2.1. Proveedores ........................................................................................................... 60

3.1.2.1.1. Tabulación de la encuesta .............................................................................. 62

3.1.2.2. Competencia .......................................................................................................... 67

3.1.2.3. Clientes .................................................................................................................. 68

3.1.2.3.1. Tabulación de la encuesta .............................................................................. 69

3.2. Análisis Interno ..................................................................................................... 74

3.2.1. Cuestionarios de Control Interno .......................................................................... 76

3.2.1.1. Cuestionario de control interno del área administrativa ........................................ 76

3.2.1.2. Cuestionario de control interno del área de presupuesto ....................................... 78

3.2.1.3. Cuestionario de control interno del Área de Contabilidad .................................... 81

3.3. Análisis FODA ...................................................................................................... 85

3.3.1. Matriz FODA ........................................................................................................ 86

4. PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO

PARA EL DEPARTAMENTO FINANCIERO DE LA COOPERATIVA

DE TRANSPORTES CALDERÒN ...................................................................... 88

4.1. Introducción........................................................................................................... 88

4.2. Alcance .................................................................................................................. 88

4.3. Importancia ............................................................................................................ 89

4.4. Objetivos ............................................................................................................... 89

4.5. Procedimientos Contables ..................................................................................... 90

4.5.1. Procedimiento para el registro y verificación de Caja Chica ................................ 90

4.5.1.1. Objetivo ................................................................................................................. 90

4.5.1.2. Responsables ......................................................................................................... 90

4.5.1.3. Políticas ................................................................................................................. 90

4.5.1.4. Procedimiento ........................................................................................................ 92

xi

4.5.1.5. Flujograma............................................................................................................. 94

4.5.1.6. Documento de control ........................................................................................... 96

4.5.2. Procedimiento para el registro y verificación de Bancos ...................................... 98

4.5.2.1. Objetivo ................................................................................................................. 98

4.5.2.2. Responsables ......................................................................................................... 98

4.5.2.3. Políticas ................................................................................................................. 98

4.5.2.4. Procedimiento ........................................................................................................ 99

4.5.2.5. Flujograma........................................................................................................... 101

4.5.2.6. Documento de control ......................................................................................... 103

4.5.3. Procedimiento para el registro y verificación de Cuentas por Cobrar ................ 105

4.5.3.1. . Objetivo ............................................................................................................. 105

4.5.3.2. Responsables ....................................................................................................... 105

4.5.3.3. Políticas ............................................................................................................... 105

4.5.3.4. Procedimiento ...................................................................................................... 106

4.5.3.5. Flujograma........................................................................................................... 107


4.5.4. Procedimiento para el registro y verificación de Cuentas por pagar ................... 109

4.5.4.1. Objetivo ............................................................................................................... 109

4.5.4.2. Responsables ....................................................................................................... 109

4.5.4.3. Políticas ............................................................................................................... 109

4.5.4.4. Procedimiento ...................................................................................................... 110

4.5.4.5. Flujograma........................................................................................................... 111


4.5.5. Procedimiento para la compra de Propiedad, Planta y Equipo ........................... 113

4.5.5.1. . Objetivo ............................................................................................................. 113

4.5.5.2. Responsables ....................................................................................................... 113

4.5.5.3. . Políticas ............................................................................................................. 113

4.5.5.4. Procedimiento ...................................................................................................... 114

4.5.5.5. Flujograma........................................................................................................... 115


4.5.6. Procedimiento para el registro y verificación de los Ingresos de Caja

Común de los Socios ........................................................................................... 117

xii

4.5.6.1. Objetivo ............................................................................................................... 117

4.5.6.2. Responsables ....................................................................................................... 117

4.5.6.3. Políticas ............................................................................................................... 117

4.5.6.4. Procedimientos .................................................................................................... 118

4.5.6.5. Flujograma........................................................................................................... 119

4.5.6.6. Documento de Control ........................................................................................ 120

4.6. . Procedimientos Financieros .............................................................................. 121

4.6.1. Procedimiento para el registro y verificación de la elaboración del

Presupuesto .......................................................................................................... 121

4.6.1.1. . Objetivo ............................................................................................................. 121

4.6.1.2. Responsables ....................................................................................................... 121

4.6.1.3. Políticas ............................................................................................................... 121

4.6.1.4. Procedimiento ...................................................................................................... 122

4.6.1.5. Flujograma........................................................................................................... 123

4.6.2. Ejecución del Prepuesto ...................................................................................... 124

4.6.2.1. Objetivo ............................................................................................................... 124

4.6.2.2. Responsables ....................................................................................................... 124

4.6.2.3. Políticas ............................................................................................................... 124

4.6.2.4. Procedimiento ...................................................................................................... 125

4.6.2.5. Flujograma........................................................................................................... 126


4.6.3. Liquidación del presupuesto ................................................................................ 128

4.6.3.1. Objetivo ............................................................................................................... 128

4.6.4. 4.6.3.2. Responsables .......................................................................................... 128

4.6.4.1. Políticas ............................................................................................................... 128

4.6.4.2. Procedimiento ...................................................................................................... 129

4.6.4.3. Flujograma........................................................................................................... 130


CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................................ 132

Conclusiones ...................................................................................................................... 132

Recomendaciones .............................................................................................................. 133

BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................... 134

xiii

LISTA DE TABLAS

Tabla 1 Rutas de la Cooperativa Calderón ....................................................................... 8

Tabla 2 Simbología del Diagrama de Flujo .................................................................... 48

Tabla 3 Proveedores Cooperativa Transporte “Calderón” ............................................. 61

Tabla 4 Tabulación pregunta 1 ....................................................................................... 62

Tabla 5 Clientes de la Cooperativa de Transporte “Calderón” ...................................... 69

Tabla 6 Cuestionario de Control Interno Área Administrativa ...................................... 76

Tabla 7 Procedimiento Creación del Fondo de Caja Chica ............................................ 92

Tabla 8 Procedimiento Reposición del Fondo de Caja Chica ........................................ 93

Tabla 9 Procedimiento Apertura de la Cuenta Bancaria ................................................ 99

Tabla 10 Procedimiento Conciliación Bancaria ........................................................... 100

Tabla 11 Procedimiento Cuentas por Cobrar ............................................................... 106

Tabla 12 Procedimiento Cuentas por Pagar ................................................................. 110

Tabla 13 Procedimiento Propiedad, Planta y Equipo ................................................... 114

Tabla 14 Procedimiento Ingresos ................................................................................. 118

Tabla 15 Procedimiento Elaboración del Presupuesto ................................................. 122

Tabla 16 Procedimiento Ejecución del Presupuesto..................................................... 125

Tabla 17 Procedimiento Liquidación del Presupuesto ................................................. 129

xiv

LISTA DE FIGURAS

Figura 1Transporte terrestre antiguo ................................................................................ 2

Figura 2 Cooperativa de buses.......................................................................................... 4

Figura 3 Primer bus de la Cooperativa de Transportes Calderón ..................................... 5

Figura 4 Personal de la Cooperativa Calderón ................................................................. 7

Figura 5 Logotipo de la misión......................................................................................... 9

Figura 6 Unión de personal para cumplir un objetivo .................................................... 10

Figura 7 Organigrama Estructural .................................................................................. 16

Figura 8 Objetivos de los procedimientos. ..................................................................... 18

Figura 9 Control Interno ................................................................................................. 19

Figura 10 Objetivos del control interno .......................................................................... 21

Figura 11Características del control interno ................................................................... 22

Figura 12 Control Interno Administrativo ...................................................................... 23

Figura 13 Características del Control Interno Contable ................................................. 25

Figura 14 Componentes del COSO I .............................................................................. 27

Figura 15 Características del COSO I ............................................................................ 28

Figura 16 Componentes del Ambiente de control .......................................................... 29

Figura 17 Información y comunicación.......................................................................... 32

Figura 18 Elementos de control interno según COSO II ................................................ 34

Figura 19 Componentes del Ambiente de Control ......................................................... 35

Figura 20 Objetivos ........................................................................................................ 36

Figura 21 Riesgos en la empresa .................................................................................... 37

Figura 22 Ejemplo de posibles respuestas al riesgo ....................................................... 38

Figura 23 Actividades de Control ................................................................................... 39

Figura 24 Información y Comunicación ......................................................................... 40

Figura 25 Evolución COSO III ....................................................................................... 41

Figura 26 Concepto de MICIL ....................................................................................... 43

Figura 27 Características del CORRE ............................................................................ 44

Figura 28 Métodos de evaluación. .................................................................................. 45

Figura 29 Características del Presupuesto ...................................................................... 49

Figura 30 Etapas del presupuesto ................................................................................... 50

xv

Figura 31 Análisis Externo. ............................................................................................ 51

Figura 32 Macroentorno ................................................................................................. 52

Figura 33 Factor Político – Legal ................................................................................... 53

Figura 34 Factor Económico .......................................................................................... 55

Figura 35 Inflación ........................................................................................................ 56

Figura 36 Producto Interno Bruto ................................................................................... 57

Figura 37 Factor Tecnológico......................................................................................... 57

Figura 38 Características del Factor Tecnológico .......................................................... 58

Figura 39 Funcionamiento del GPS ............................................................................... 59

Figura 40 Cámara de Seguridad ..................................................................................... 59

Figura 41 Microambiente ............................................................................................... 60

Figura 42 Proveedores .................................................................................................... 61

Figura 43 Tabulación pregunta 2 .................................................................................... 62

Figura 44 Tabulación de la pregunta 3 ........................................................................... 63







Figura 51 Tabulación pregunta 10 .................................................................................. 66

Figura 52 Competencia ................................................................................................... 67

Figura 53 Clientes ........................................................................................................... 68

Figura 54 Tabulación Pregunta 1.................................................................................... 69









xvi

Figura 63 Tabulación pregunta 10 .................................................................................. 74

Figura 64 Análisis Interno .............................................................................................. 74

Figura 65 Procedimiento Gráfico Creación del Fondo de Caja Chica ........................... 94

Figura 66 Reposición Grafico del Fondo de Caja Chica ................................................ 95

Figura 67 Procedimiento Grafico Apertura de la Cuenta Bancaria. ............................. 101

Figura 68 Procedimiento Gráfico Conciliación Bancaria............................................. 102

Figura 69 Procedimiento Gráfico Cuentas por Cobrar ................................................. 107

Figura 70 Procedimiento Gráfico Cuentas por Pagar ................................................... 111

Figura 71 Procedimiento Gráfico Propiedad, Planta y Equipo .................................... 115

Figura 72 Procedimiento Gráfico Ingresos ................................................................... 119

Figura 73 Procedimiento Gráfico Elaboración del Presupuesto ................................... 123

Figura 74 Procedimiento Gráfico Ejecución del Presupuesto ...................................... 126

Figura 75 Procedimiento Gráfico Liquidación del Presupuesto ................................... 130

xvii



UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO, AÑO 2016

RESUMEN

La Cooperativa de Transporte Calderón cuenta con 82 unidades y presta el servicio de

transporte público de pasajeros en el sector norte de la ciudad, de acuerdo a los permisos

obtenidos actualmente se encuentra trabajando con tres rutas convencionales y cinco

con el circuito del trole bus los cuales son asignados a un grupo de unidades que cubran

la demanda del sector.

Al realizar el análisis a los factores tanto del ambiente interno como el medio externo,

permitió desarrollar el diagnostico situacional de la cooperativa en la cual se pudo

determinar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas a través de la matriz

FODA.

La Cooperativa de Transporte Calderón en la actualidad ha llevado sus procedimientos

de manera incorrecta en el departamento financiero, por lo que es necesario que

implemente el sistema de control interno propuesto el cual le será de gran ayuda a la

institución debido a que le permitirá establecer un control periódico en las actividades

contables y financieras con la finalidad de que el trabajo sea realizado con eficiencia y

eficacia que permitan la consecución de objetivos.

PALABRAS CLAVES: CONTROL INTERNO / COOPERATIVA DE

TRANSPORTE CALDERÓN / DIAGNÓSTICO SITUACIONAL /

FLUJODIAGRAMACIÓN / POLÍTICAS / PROCEDIMIENTOS

xviii

INTERNAL CONTROL PROCEDURES FOR THE FINANCIAL

DEPARTMENT IN COOPERATIVA DE TRANSPORTES CALDERÓN,

LOCATED IN THE METROPOLITAN DISTRICT OF QUITO, 2016.

ABSTRACT

The Cooperativa de Transporte Calderón has 82 buses and provides public passenger

transport service in the northern sector of the city, according to the permits currently

obtained is working with three conventional and five within the circuit of the rapid bus

transit system routes, which are assigned to a group of buses that cover the demand of

the sector.

By analyzing the factors of both the internal and external environment, it was possible

to develop the situational diagnosis of the cooperative in which the strengths,

weaknesses, opportunities and threats could be determined through the SWOT matrix.

The Cooperativa de Transporte Calderón, currently has incorrect procedures in the

financial department, so it is necessary to implement the proposed internal control

system which will be of great help to the institution because it will allow him to

establish a periodic control in the Accounting and Financial activities so the work is

carried out with efficiency and effectiveness that allow the attainment of objectives.

KEYWORDS: INTERNAL CONTROL /COOPERATIVA DE TRANSPORTE

CALDERÓN / SITUATIONAL DIAGNOSIS / FLOW CHARTPOLICIES /

PROCEDURES

INTRODUCCIÓN

Las empresas deben contar con un correcto sistema de control interno debido a que les

ayudará a que realice un control permanente a los procedimientos establecidos para

verificar que se efectúen de manera óptima y de acuerdo a lo establecido por la

organización para que permita el cumplimiento de los objetivos establecidos.

El presenta trabajo de investigación denominado “Procedimientos de Control Interno

para el Departamento Financiero en la Cooperativa de Transportes Calderón ubicada en

el Distrito Metropolitano de Quito, año 2016”, está estructurado en cinco capítulos los

que se menciona a continuación:

Se encuentran los antecedentes generales de la cooperativa, el direccionamiento

estratégico, la estructura organizacional y el establecimiento de los organismos de

control por los cuales se encuentra regidos.

Desarrolló el marco teórico del trabajo de investigación el mismo que servirá como

sustento para el desarrollo de la propuesta.

Se difundió el diagnostico situacional de la cooperativa donde se determinó la matriz

FODA a través de la realización del análisis de los factores internos y externos los que

influyen en la consecución de los objetivos en los que unos son controlables.

Se desarrolla la propuesta del sistema de control interno en el departamento financiero

para los procedimientos con los que cuenta la cooperativa, los cuales deberán cumplir a

cabalidad para que se pueda obtener eficiencia y eficacia en la realización de las

actividades los que contribuirán en el cumplimiento de los objetivos planteados.

Se determina las conclusiones y recomendaciones obtenidas del trabajo de investigación

desarrollado.

2

CAPÍTULO I

1. ANTECEDENTES GENERALES

1.1. Antecedentes del negocio

Desde el primer momento de su existencia, el hombre se mueve, anda y desplaza, quiere ir cada

vez más lejos, y para satisfacer sus propósitos, indudablemente tiene que inventar. Así es como la

evolución del hombre hizo que no se conformara con los transportes terrestres. (Blogspot.com,

2011)

El transporte terrestre inicio con la invención de la rueda, con el fin de transportar

materiales pesados y que el hombre se dirija a lugares lejanos, sufriendo así varios

cambios hasta que alcance la perfección.

“Etimológicamente la palabra transporte proviene del latín trans al otro lado, y portare

llevar, es decir, llevar a otro lado, se define en general como el traslado de personas y

bienes de un lugar a otro” (De Conceptos, 2011).

Figura 1Transporte terrestre antiguo

En: (ForosPerú.net, 2010)

En Ecuador la conquista española trajo varios cambios en el transporte, empezando en

1983 con la creación de rutas y terminales, mientras que ya en el año 1999 se transfiere

la competencia de transporte a los municipios.

3

Los sistemas de transporte público en Ecuador han evolucionado debido a varios

factores como: tecnología, usuarios del servicio, vías de acceso, entre otros.

1.2. Evolución de las Cooperativas de Transporte en Ecuador

En 1963 fue promulgada la primera Ley de Tránsito Terrestre. Esta ley cambió

drásticamente la organización del servicio de transporte público en la ciudad, puesto que

el mismo dejó de estar en manos de la municipalidad y pasó a ser responsabilidad de

varias organizaciones, lo que se convirtió en un problema que se mantiene hasta la fecha

a escala nacional. Se crearon entonces la Junta General de Tránsito y la Dirección

General de Tránsito con el fin de regular y controlar el transporte a escala nacional, y en

1966 se creó el Consejo Nacional de Tránsito y Transporte Terrestres, CNTTT.

De esta manera, en los años 60 y 70 se consolidó en todo el Ecuador un sistema de

transporte público basado en el pequeño propietario, que seguía una lógica “de

supervivencia y no de acumulación”, a decir de Alejandro Moreano. El mismo Moreano

ha escrito que el modelo se mantenía gracias a que se alargaba la vida de los buses, pues

las tarifas eran fijas y no permitían financiar la renovación, y el monopolio, no de la

propiedad sino del acceso al servicio (Moreano:1996).

A partir de entonces, la conflictividad en torno a este servicio habría de volverse una

constante en el Ecuador. (Flacso, 2012)

En el 2008 por disposición del Gobierno se estipula en la Ley Orgánica de Transporte

Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial que todas las cooperativas de transporte utilicen el

sistema de Caja Común regulado por la Agencia Nacional de Tránsito.

En Ecuador, la experiencia de implementación de un sistema de Caja Común se enmarca

en el sector de servicios de transporte terrestre público de pasajeros. Este sistema se

presenta como un modelo de gestión por el cual una operadora administra de forma

centralizada los recursos provenientes del recaudo de una tarifa, a través de un aporte

realizado por todos los integrantes de la organización a un fondo único, a partir del cual

se realiza un reparto equitativo entre todos los miembros. (Superintendecnia de Economía

Popular y Solidaria, 2014)

4

Figura 2 Cooperativa de buses

En: (El Universo.com, 2014)

1.3. Reseña Histórica

El movimiento cooperativo está orientado fundamentalmente a proporcionar e incentivar las

asociaciones a fin de fomentar la economía de sus socios sobre una base de equidad en función

de un beneficio social.

El Estado ecuatoriano intervino para incentivar en el desarrollo de cooperativas en el año de

1937 en el cual se dicta la primera Ley de Cooperativas con el propósito de dar mayor alcance

organizativo a los movimientos campesinos, modernizando su estructura productiva y

administrativa, mediante la utilización del modelo cooperativista.

En el Ecuador, el cooperativismo siempre ha estado presente, surge como una alternativa válida

y eficaz para mejorar las condiciones de vida de las sociedades.

La historia comienza en el año 1930, año en que la empresa inicia sus actividades como

transbordo público, uno de los primeros empresarios del trasporte fue el señor

Teodomiro Becerra, quien comenzó con un camión destinado para el traslado de las

personas.

5

Figura 3 Primer bus de la Cooperativa de Transportes Calderón

En: Archivos de Cooperativa Calderón

En la misma década el señor José Antonio Gross fue uno de los grandes pioneros de

este servicio, propietario de un bus quien bridaba el servicio de pasajeros entre el pueblo

y la capital, con el pasar del tiempo han venido surgiendo necesidades humanas entre

las muchas esta la movilización, en esa época se consideraba además el mal estado de

las carreteras ya que la mayoría estaban en pésimas condiciones; este servicio no

abastecía la población viéndose en la necesidad de incrementar unidades para satisfacer

a los transeúntes por lo cual surge la Cooperativa de Transportes Calderón.

Es así como un grupo de jóvenes se interesaron por seguir la profesión de chofer,

quienes poco a poco adquirieron buses que en el futuro vendrían a hacer un medio muy

útil para el traslado de las personas, con el paso del tiempo las carreteras han ido

mejorando y por ende brindando un mejor servicio.

Por tal motivo en el año 1951 surge la gran idea de conformar una asociación llamada

Cooperativa de Transportes Calderón con el fin de organizar el trabajo de varias

unidades y extender el servicio hasta lugares alejados.

El 12 de Febrero de 1951 se reunieron los señores: Julio Gordón, Claudio Guerra, Juan

Guarderas, Rigoberto Gordon, José Gordon, Segundo Erazo, Tirso Guerra, Ignacio

González, Froilán Becerra, Antonio Becerra, Alfredo Molina, Salomón Tufiño y

Oswaldo Erazo por propia y espontanea voluntad, procedieron a la formación y

6

constitución de la Cooperativa de Transportes Calderón para realizar los servicios de

transporte de pasajeros y carga de Quito a Calderón y viceversa.

El señor Luis Bedoya mocionó que la cooperativa lleve el nombre de Calderón, lo cual

fue aceptado por unanimidad en homenaje a la población, a la vez de plantear que se

debía proceder a la elección de los miembros del directorio, siendo designado el señor

José Gordon Becerra como el primer presidente de la Cooperativa.

1.4. Obligaciones de la Cooperativa

Las principales actividades de la Cooperativa son:

1. Adquirir, administrar, arrendar toda clase de bienes muebles, inmuebles,

vehículos, necesarios para el cumplimiento de su objeto social;

2. Fomentar el desarrollo cultural, social y moral de sus socios organizando

eventos educativos, sociales, culturales y deportivos, y gestionando becas para

su capacitación.

3. Brindar asesoramiento y asistencia técnica a sus socios, procurando la

unificación de la marca de los vehículos de sus socios;

4. Crear por si misma o contratar de preferencia con entidades del sistema

cooperativo o societario, nacional y/o extranjeras, líneas de crédito y seguros

sobre bienes y persona;

5. Crear la unidad de capacitación en beneficio de los socios de la Cooperativa;

6. Cuidar el medio ambiente, debido a la contaminación que emanan los buses;

7. Realizar las gestiones pertinentes en unión con las demás cooperativas de

transporte si es necesario;

7

8. Adquirir o arrendar estaciones de servicio, vulcanizadoras, lubricantes entre

otros afines.

Figura 4 Personal de la Cooperativa Calderón

En: (Cooperativa de Calderón, 2010)

1.5. Servicios que presta la Cooperativa

La Cooperativa de Transportes Calderón en sus 65 años de vida institucional y con 82

unidades que prestan el servicio de transporte público de pasajeros en el sector norte, de

acuerdo al permiso de operación la cooperativa ha venido trabajando con tres rutas

convencionales y cinco rutas convencionales al trole las cuales son asignadas en grupos

de trabajo determinando un cierto número de buses para que cubran la demanda de las

personas en cada sector.

8

Tabla 1 Rutas de la Cooperativa Calderón

Rutas convencionales Cooperativa de

Transportes Calderón

Rutas Convencionales al Trole

Cooperativa de Transportes Calderón

1. Calderón- Terminal Ofelia

1. Cisne- Zabala

2. Zabala-Terminal Ofelia

2. Calderón- Oyacoto

3. Zabala-Terminal “Rio Coca”

3. San José de Morán

4. Cabuyal- Calderón

5. Intra-Terminal

Nota: Muestra en detalle las rutas de los transporte

Adicional con ocho buses articulados los cuales trabajan en el sistema Metro Bus-Línea

azul, ofreciendo el servicio de transporte en las rutas Terminal Ofelia a la Marín o

Terminal Ofelia a la Parada de IESS y viceversa.

Además ofrece servicios de alquiler de bienes inmuebles para locales comerciales,

transporte de combustible por carretera, mantenimiento de automotores, y la principal

que es el transporte público.

1.6. Direccionamiento Estratégico

1.6.1. Misión

Se describe la principal actividad económica de la Cooperativa, con el fin de que el

personal conozca a que se dedica la misma.

9

Figura 5 Logotipo de la misión

En: (Secretaría de Educación Pública, 2010)

Propender el desarrollo integral de sus socios a través de la oferta de bienes y servicios

en un mercado dinámico, por medio de la planificación, ejecución, evaluación

constante, respetando la heterogeneidad de las personas, priorizando la atención del

recurso humano, factor generador de productividad, por medio de motivación, mejora

de su autoestima formación y autorrealización personal.

1.6.2. Visión

Se describen los propósitos a largo plazo de la empresa, para lo cual se debe crear

estrategias para lograr este objetivo.

Una empresa en constante crecimiento, basado en el trabajo mancomunado y constante,

referente en la transportación de pasajeros y la oferta de servicios relacionados en el

Distrito Metropolitano de Quito y Ecuador, que pretende liderar sus actividades,

propendiendo a la calidad total con eficiencia y eficacia, que permita alcanzar la

excelencia, la integración de sus asociados, buscando la autorrealización de cada uno de

sus socios en los próximos años.

1.6.3. Objetivos

Es el planteamiento de una meta que se desea alcanzar con la realización de varias

actividades indispensable para que sea cumplido.

10

Figura 6 Unión de personal para cumplir un objetivo

En: (Concepto.de, 2015)

Objetivos Estratégicos

Mantener una situación financiera sólida que garantice la operación de la

Cooperativa.

Alcanzar el prestigio institucional posicionándole a la Cooperativa entre las cinco

mejores organizaciones de servicios de pasajeros a través del mejoramiento y

optimización del servicio.

Alcanzar estándares de calidad y eficiencia con el propósito de ofrecer un mejor

servicio consiguiendo así fidelidad del cliente.

Establecer alianzas estratégicas con empresas del medio relacionadas al

mantenimiento de vehículos y venta de accesorios con la finalidad de contar con

unidades perfectas condiciones para la prestación del servicio.

Capacitar al talento humano de la organización para motivar y generar un adecuado

clima laboral con el propósito de mejorar sus habilidades para brindar una eficiente

atención al cliente.

Realizar un plan de publicidad a través del cual permita posicionar a la Cooperativa

en el mercado y minimizar el impacto de la competencia.

11

Difundir la comunicación organizacional a través de un sistema que permita y

garantice el flujo de la información y su tiempo de respuesta.

Disponer el servicio y preservar la integridad de los usuarios y colaboradores.

1.6.4. Políticas

Las políticas son lineamientos que deben ser cumplidos por todos los miembros de la

Cooperativa con el fin de que no existan malos entendidos:

Entregar un servicio óptimo para satisfacer los requerimientos de los usuarios

del servicio.

Cumplir con la normativa de tránsito vigente en el país.

Registrar la llegada y salida de las unidades de transporte.

Cumplir la ruta con los horarios establecidos.

El personal que realice cualquier gestión fuera de la empresa debe entregar una

evidencia del trámite realizado.

Revisar todas las unidades de transporte antes de que inicien sus operaciones

diarias con el fin de evitar accidentes.

Verificar que el vehículo tenga la documentación actualizada.

Restringir el uso de las unidades en cao de orden público o condiciones

climáticas que puedan afectar a los usuarios.

1.6.5. Principios y Valores

12

Los principales principios que constan en el Estatuto de la Cooperativa son:

Membresía abierta y voluntaria

Control democrático de los miembros

Participación económica de los miembros

Autonomía e Independencia

Educación, formación e información

Cooperación entre cooperativas

Compromiso con la comunidad

Los valores que rigen a la Cooperativa de Transportes Calderón son:

Ayuda Mutua: El grupo que conforma la Cooperativa debe de mantener una

relación de apoyo enfocados en lograr una meta en común.

Responsabilidad: Los miembros de la Cooperativa deben responder por el

trabajo encomendado.

Democracia: Las decisiones son tomadas por todo el personal, sin perjudicar a

nadie.

Igualdad: Para la designación de cargos no existe ninguna clase de privilegios

especiales.

Equidad: Es indispensable que se reconozca de forma igualitaria las actividades

que se realizan dentro de la Cooperativa.

Solidaridad: El talento humano ayuda a solucionar problemas que puedan

presentarse en el trabajo.

1.7. Organismo de Control

Son aquellos que controlan las diferentes actividades que realiza la Cooperativa.

13

1.7.1. Agencia Nacional de Tránsito del Ecuador

La Agencia Nacional de Regulación y Control del Transporte Terrestre, Tránsito y

Seguridad Vial, es el ente encargado de la regulación, planificación y control del

transporte terrestre, tránsito y seguridad vial en el territorio nacional, en el ámbito de sus

competencias, con sujeción a las políticas emanadas del Ministerio del Sector; así como

del control del tránsito en las vías de la red estatal-troncales nacionales, en coordinación

con los GAD´s; y tendrá su domicilio en el Distrito Metropolitano de Quito.

La Agencia Nacional de Regulación y Control del Transporte Terrestre, Tránsito y

Seguridad Vial es una entidad autónoma de derecho público, con personería jurídica,

jurisdicción nacional, presupuesto, patrimonio y régimen administrativo y financiero

propios (Agencia Nacional de Transito, 2012)

Es la entidad encargada de controlar y regularizar los diferentes servicios de transporte,

tal es el caso de la Cooperativa de Transportes Calderón que brinda este servicio y debe

cumplir con todas las disposiciones de este Organismo.

1.7.2. Servicio de Rentas Internas

Es una entidad técnica y autónoma que tiene la responsabilidad de recaudar los tributos

internos establecidos por Ley mediante la aplicación de la normativa vigente. Su

finalidad es la de consolidar la cultura tributaria en el país a efectos de incrementar

sostenidamente el cumplimiento voluntario de las obligaciones tributarias por parte de

los contribuyentes. (Servicio de Rentas Internas, 2012)

Es una entidad que se encarga de controlar y recaudar las diferentes clases de tributos,

las principales obligaciones que tiene la Cooperativa con este Organismo son:

Declaración de Impuesto a la Renta Sociedad

Declaración de Retenciones en la Fuente

Declaración Mensual del IVA

Impuesto a la Propiedad de Vehículos Motorizados

1.7.3. Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

Una entidad, cuya organización y funcionamiento se fundamenta en los principios de

solidaridad, obligatoriedad, universalidad, equidad, eficiencia, subsidiariedad y

suficiencia. Se encarga de aplicar el Sistema del Seguro General Obligatorio que forma

parte del sistema nacional de Seguridad Social.

14

El IESS tiene la misión de proteger a la población urbana y rural, con relación de dependencia

laboral o sin ella, contra las contingencias de enfermedad, maternidad, riesgos del trabajo,

discapacidad, cesantía, invalidez, vejez y muerte, en los términos que consagra la Ley de

Seguridad Social ” (Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, 2012).

Es indispensable que todos los trabajadores de la Cooperativa se encuentren afiliados,

debido a que esta institución se encarga principalmente de establecer un seguro

obligatorio en caso de enfermedad o desempleo para el asegurado.

Las principales obligaciones con este Organismo son:

Avisos de entrada y salida de socios;

Pagar las Planillas de aportes individuales y patronales antes del 15 del mes

siguiente de la aportación;

Pago de Préstamos quirografarios;

Comunicar los incrementos de sueldos para las nuevas planillas; y;

Pago de Fondos de Reserva.

1.7.4. Ministerio de Trabajo

“Dirigir, orientar y administrar la política laboral, para mejorar las relaciones de trabajo,

mediante el diálogo y la concertación social y fortalecer el sistema productivo e

insertarnos competitivamente en los mercados internacionales” (Ministerio de Trabajo,

2012).

Las obligaciones de la Cooperativa Transportes Calderón son:

Establecer el contrato de trabajo e inscribirlo en el Ministerio de Trabajo;

Pagar la remuneración al trabajador en los términos del contrato y de la ley;

Indemnizar al trabajador por los accidentes que ocurran por motivos del trabajo

y enfermedades profesionales; y ;

Proporcionar a los trabajadores los útiles, instrumentos y materiales necesarios

para la ejecución del trabajo. (Ministerio de Trabajo, 2012)

15

1.7.5. Superintendencia de Economía Popular y Solidaria

“Es una entidad técnica de supervisión y control de las organizaciones de la economía

popular y solidaria, con personalidad jurídica de derecho público y autonomía

administrativa y financiera, que busca el desarrollo, estabilidad, solidez y correcto

funcionamiento del sector.” (Superintendencia de Economia Popular y Solidaria, 2012).

Este organismo se encarga de regular todas las actividades que realiza la Cooperativa

desde su creación hasta su liquidación.

1.8. Estructura Organizacional

Los organigramas son la representación gráfica de la empresa, en la que se evidencia las

principales áreas, líneas de autoridad y comunicación.

Nivel Legislativo

Asamblea General

Nivel Administrativo

Consejo de Administración

Consejo de Vigilancia

Gerencia

Comisiones especiales

Nivel Ejecutivo

Presidente del Consejo de Administración

Gerente

Nivel Operativo

Contabilidad

Secretaria

16

Figura 7 Organigrama Estructural

17

CAPÍTULO II

2. MARCO TEÓRICO

2.1. Procedimientos

2.1.1. Definición

Los procedimientos son planes por medio de los cuales se establece un método para el

manejo de actividades futuras. Consisten en secuencias cronológicas de las acciones

requeridas. Son guías de acción, no de pensamiento, en las que se detalla la manera

exacta en que deben realizarse ciertas actividades. Es común que los procedimientos

crucen las fronteras departamentales.

Por ejemplo, el procedimiento de tramitación de pedidos de una compañía

manufacturera involucrará casi indudablemente al departamento de ventas (a causa del

pedido original), el departamento de finanzas (para la confirmación de la recepción de

fondos y la aprobación de crédito al cliente), el departamento de contabilidad (para el

registro de la transacción), el departamento de producción (dado que el pedido implica

la producción de bienes o la autorización para extraerlos del almacén) y el departamento

de tráfico (para la determinación de los medios y ruta de transporte para su entrega).

Bastarán un par de ejemplos para ilustrar la relación entre procedimientos y políticas. La

política de una compañía puede conceder vacaciones a los empleados; en los

procedimientos establecidos para la instrumentación de esta política se determinará un

programa de vacaciones para evitar interrupciones en el flujo de trabajo, se fijarán

métodos y tasas para el pago de vacaciones, se especificarán los registros para asegurar

que todos los empleados gocen de vacaciones y se explicitarán los medios para solicitar

vacaciones. (Koontz, 2010)

Un procedimiento es el conjunto de pasos que se encuentran claramente definidos y que

permiten que se realice correctamente el trabajo encomendado a cada uno de los

trabajadores disminuyendo la probabilidad de errores.

2.1.2. Importancia

El hecho importante es que los procedimientos existen a todo lo largo de una

organización, aunque, como sería de esperar, se vuelven cada vez más rigurosos en los

niveles bajos, más que todo por la necesidad de un control riguroso para detallar la

acción, de los trabajos rutinarios llega a tener una mayor eficiencia cuando se ordenan de

un solo modo. (Drucker, 2010)

18

Los procedimientos son importantes en una organización debido a que presenta una

forma ordenada de realizar las actividades establecidas para mejorar el desarrollo de

cada uno dentro de la organización.

2.1.3. Objetivos

Los objetivos de los procedimientos son los siguientes:

Figura 8 Objetivos de los procedimientos.

Por: (Gómez, 2010)

2.2. Control Interno

2.2.1. Antecedentes

Es en la revolución industrial cuando surge la necesidad de controlar las operaciones que

por su magnitud eran realizadas por máquinas manejadas por varias personas.

Se piensa que el origen del control interno, surge con la partida doble, que fue una de las

medidas de control, pero que fue hasta fines del siglo XIX que los hombres de negocios

se preocupan por formar y establecer sistemas adecuados para la protección de sus

intereses.

De manera general, podemos afirmar que la consecuencia del crecimiento económico de

los negocios, implicó una mayor complejidad en la organización y por tanto en su

administración. (González, 2012)

Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

Facilitar las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia.

Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como deben hacerlo.

Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar duplicaciones.

19

El control interno surge por las necesidades presentadas en diferentes actividades que

realizan las organizaciones basándose en el establecimiento de las distintas actividades

que conlleven a reducción de errores en desarrollo de las actividades que ocasionan

perdidas económicas.

El control interno al ser implementado en una organización permitirá reducir los riesgos

a los que esta propensa una organización pues, este sistema ayudará que se gestionen de

manera eficiente las actividades permitiendo así optimizar tiempos y recursos.

2.2.2. Definición

Figura 9 Control Interno

Por: (Alcaldía de Plato - Magdalena, 2011)

“El control interno es un proceso efectuado por el consejo de administración, la

dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar

un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos.” (Santos &

Laybrand, 2010)

El sistema de control interno de una empresa forma parte del control de gestión de tipo

táctico y está constituido por el plan de organización, la asignación de deberes y

responsabilidades, el sistema de información financiero y todas las medidas y métodos

encaminados a proteger los activos, promover la eficiencia, obtener información

financiera confiable, segura y oportuna y lograr la comunicación de políticas

administrativas y estimular y evaluar el cumplimiento de estas últimas. (Cuellar, 2010)

El control interno comprende un plan de organización y todos los métodos que adoptan

medidas dentro de una organización con la finalidad de salvaguardar los activos y

verificar la confiabilidad de la información financiera.

20

Los métodos y procedimientos del control interno se deben ir realizando y acoplando

conforme a los cambios que se haga en la organización, no hay que olvidar que uno de

los principales objetivos es evitar el riesgo en la empresa.

2.2.3. Importancia

Se dice que el control interno es una herramienta surgida de la imperiosa necesidad de

accionar proactivamente a los efectos de suprimir y/o disminuir significativamente la

multitud de riesgos a las cuales se hayan afectadas los distintos tipos de organizaciones,

sean estos privados o públicos, con o sin fines de lucro. Partiendo de esto mencionamos

la siguiente interpretación del control interno.

Es la base donde descansan las actividades y operaciones de una entidad; es decir,

que las actividades de producción, distribución, financiamiento, administración, entre

otras, son regidas por el control interno; además, es un instrumento de eficiencia y no un

plan que proporciona un reglamento tipo policíaco o de carácter tiránico.

El mejor sistema de control interno es aquel que no daña las relaciones de empresa-

clientes y mantiene en un nivel de alta dignidad humana las relaciones de dirigentes y

subordinados; su función es aplicable a todas las áreas de operación de los negocios, de

su efectividad depende que la administración obtenga la información necesaria para

seleccionar las alternativas que mejor convengan a los intereses de la entidad. (Soy

Conta, 2013)

Es muy importante tener un buen sistema de control interno en las empresas motivo por

el cual se ha ido incrementando a lo largo de los años y debido a esto se puede medir la

eficiencia y la productividad de los procedimientos al momento de implantarlos, en

especial si se centra en las actividades básicas que ellas realizan pues de esto depende

para mantenerse en el mercado.

Las empresas que agregan los controles internos en sus operaciones, conducirán a

conocer la situación real de las mismas, de esta manera podemos decir que es

importante tener una buena planificación que sea capaz de verificar que los controles

cumplan para dar una mejor visión en la gestión que realiza la empresa.

Cuando los procedimientos de la organización no son llevados a cabo mediante un

control interno; la administración no podrá medir los resultados porque tienen una

inadecuada administración.

21

2.2.4. Objetivos

Los objetivos del sistema de control interno son:

Figura 10 Objetivos del control interno

Por: (González, 2012)

Los objetivos del control interno son diseñados para ayudar a organizar, controlar y

mejorar las operaciones en las distintas etapas de su proceso, se clasifican en:

Objetivos de Autorización: las operaciones se realizan de acuerdo con autorizaciones

generales o específicas de la administración.

Objetivos de Procedimientos y Clasificación de Transacciones: las operaciones se

registran para permitir la preparación de estados financieros de conformidad con

principios de contabilidad o cualquier otro criterio aplicable a dichos estados y para

mantener datos relativos a la custodia de los activos.

Objetivos de Salvaguarda Física: el acceso a los activos solo se permite de acuerdo con

autorización de la administración.

Objetivos de Verificación y Evaluación: los datos registrados relativos a la custodia de

los activos son comparados con los activos existentes durante intervalos razonables y se

toman las medidas apropiadas con respecto a cualquier diferencia. Así mismo deben

existir controles relativos a la verificación periódica de los saldos que se informan en los

estados financieros. (Martínez, 2010)

Evitar o reducir fraudes.

Salvaguarda contra el desperdicio.

Salvaguarda contra la insuficiencia.

Salvaguardar los activos de la empresa.

Comprobar la corrección y veracidad de los informes contables.

Cumplimiento de las políticas de operación sobre bases más seguras.

Promover la eficiencia en operación y fortalecer la adherencia a las normas

fijadas por la administración

22

Los objetivos de control interno permiten organizar, controlar y mejorar el desarrollo de

las actividades establecidas a cada uno de los trabajadores con la finalidad de verificar

el cumplimiento de las mismas.

2.2.5. Características

Las características del control interno son necesarias para poder conocer cuáles son los

beneficios que este sistema pueda tener en las operaciones de una organización.

Las características del control interno son las siguientes:

Figura 11Características del control interno

Por: (C.P & Ambrosio, 2013)

2.2.6. Beneficios

Reducir los riesgos de corrupción en las organizaciones para prevenir el desvió

de fondos.

Lograr los objetivos y metas establecidos que sean de conocimiento de todos los

trabajadores que conforman la organización.

Promover el desarrollo organizacional a través de la implementación de

estrategias que le permitan posicionarse mejor en el mercado.

Forma parte de los sistemas contables,

financieros y de información operacional

Todas las transacciones de la empresa deberan

registrarse en forma exacta y oportuna

En cada área el personal encargado es responsable del control

interno

Corresponde a la máxima autoridad de

la empresa la responsabilidad de

establecer, mantener y perfeccionar el sistema

La unidad encargada de evaluar el control

interno debera ser independiente de la

empresa

23

Lograr mayor eficiencia, eficacia y transparencia en las operaciones con la

finalidad de verificar el cumplimiento en el desarrollo.

Asegurar el cumplimiento del marco normativo para que el desarrollo de las

actividades se encuentren de acuerdo a lo establecido.

Proteger los recursos y bienes de la organización, y el adecuado uso de los

mismos por parte de los trabajadores.

Contar con información confiable y oportuna de las operaciones económicas

realizadas durante un periodo.

Fomentar la práctica de valores institucionales.

Promover la rendición de cuentas de los funcionarios por la misión y objetivos

encargados y el uso de los bienes y recursos asignados.

2.2.7. Clasificación

El control interno se clasifica en dos grupos que son los siguientes:

Control Interno Administrativo

Control Interno Contable

2.2.7.1. Control Interno Administrativo

Figura 12 Control Interno Administrativo

Por: (Cuellar, 2010)

24

El control administrativo incluye, pero no se limita al plan de organización,

procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de decisión que conducen a

la autorización de operaciones por la administración. Esta autorización es una función de

la administración asociada directamente con la responsabilidad de lograr los objetivos de

la organización y es el punto de partida para establecer el control contable de las

operaciones. (Schuster, 2010)

“Los controles administrativos comprenden el plan de organización y todos los métodos

y procedimientos relacionados principalmente con eficiencia en operaciones y adhesión

a las políticas de la empresa y por lo general solamente tienen relación indirecta con los

registros financieros.” (Cuellar, 2010)

“En el Control Administrativo se involucran el plan de organización y los

procedimientos y registros relativos a los procedimientos decisorios que orientan la

autorización de transacciones por parte de la gerencia.” (Unicauca, 2011)

El control interno administrativo comprende los planes de organización y los métodos y

procedimientos que se relacionen directamente con la eficiencia en el desarrollo de las

operaciones y el cumplimiento de las políticas establecidas

2.2.7.2. Control Interno Contable

Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y

procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los activos de

la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros. Generalmente incluyen

controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y reportes

contables de los deberes de operación y custodia de activos y auditoría interna.

Ejemplo: La exigencia de una persona cuyas funciones envuelven el manejo de dinero no

deba manejar también los registros contables. Otro caso, el requisito de que los cheques,

órdenes de compra y demás documentos estén pre numerados. (Shim Jae & Siegel, 2010)

El control interno contable se encuentra orientado exclusivamente a los registros

contables. Son todos los métodos y procedimientos para salvaguardar los activos y la

confianza de los registros contables y que brinde la seguridad razonable que toda la

información contable sea registrada debidamente facilitando la preparación de los

Estados Financieros.

25

Características

Figura 13 Características del Control Interno Contable

Por: (Cuellar, 2010)

Como se observa en la figura el control interno contable comprende el plan de

organización y los procedimientos utilizados en el registro de las cuentas contables así

como también en el custodio de los recursos financieros, la verificación y confiabilidad

de la información financiera.

Incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes de operación y custodia de activos y auditoria interna.

Las operaciones se ejecutan de acuerdo con la autorización general o especifica de la administración.

Se registra las operaciones como sean necesarias para 1) permitir la preparación de estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados o en cualquier otro criterio aplicable a dichos estados, 2) mantener la contabilidad de los activos.

El acceso a los activos se permite solo de acuerdo con la autorización de la administración.

Los activos registrados en la contabilidad se comparan a intervalos razonables con los activos existentes y se toma la acción adecuada respecto a cualquier diferencia. (Cuellar, 2010)

26

2.2.8. Sistemas de Control Interno

El sistema de control interno es el conjunto de todos los elementos en donde lo principal

son las personas, los sistemas de información, la supervisión y los procedimientos.

Este es de vital importancia, ya que promueve la eficiencia, asegura la efectividad,

previene que se violen las normas y los principios contables de general aceptación. Los

directivos de las organizaciones deben crear un ambiente de control, un conjunto de

procedimientos de control directo y las limitaciones del control interno. (Gestiopolis,

2013)

El control interno es el conjunto de procedimientos, políticas, directrices y planes de

organización, los cuales tienen por objeto asegurar una eficiencia, seguridad y orden en

la gestión financiera, contable y administrativa de la empresa (salvaguardar los activos,

fidelidad del proceso de información y registros, cumplimiento de política definidas.

Los sistemas de control interno se detallan a continuación:

COSO I

COSO II

COSO III

MICIL

CORRE

2.2.8.1. COSO I

El COSO I fue el primer informe creado en 1992, esto se dio gracias a un grupo de

especialistas que formaban parte del comisión Internal Control_integrated framework,

con el objetivo de mejorar el rendimiento de las empresas, pues estas han tenido una

deficiencias en controles que las ha involucrado en problemas de fraude.

Por lo tanto el informe COSO I permitirá establecer lineamientos a través de sus cinco

componentes sobre el sistema de control interno que ayudara a mejorar las actividades y

proporcionara confianza en los directivos, gerentes, socios, etc.

27

Figura 14 Componentes del COSO I

Por: (Grupo Colombia, 2012)

El Control Interno se define entonces como un proceso integrado a los procesos, y no un

conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos, efectuado por el

consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad,

diseñado con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de

objetivos.

La seguridad a la que aspira solo es la razonable, en tanto siempre existirá el limitante

del costo en que se incurre por el control, que debe estar en concordancia con el

beneficio que aporta; y, además, siempre se corre el riesgo de que las personas se

asocien para cometer fraudes.

Se modifican, también, las categorías de los objetivos a los que está orientado este

proceso.

De una orientación meramente contable, el Control Interno pretende ahora garantizar:

· Efectividad y eficiencia de las operaciones.

· Confiabilidad de la información financiera.

· Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables.

· Salvaguardia de los recursos. (Auditool, 2010)

28

Características

Figura 15 Características del COSO I

Ambiente de Control

La esencia de cualquier negocio es su gente sus atributos individuales, incluyendo la

integridad, los valores éticos y la competencia y el ambiente en que ella opera. La gente

es el motor que dirige la entidad y el fundamento sobre el cual todas las cosas

descansan.

El ambiente de control da el tono de una organización, influenciando la conciencia de

control de sus empleados. Es el fundamento de todos los demás componentes del

control interno, proporcionando disciplina y estructurada. (Mantilla, 2010)

Es la base de los demás componentes del control interno, en el que se analiza el

comportamiento del talento humano ante situaciones de riesgo que pueden afectar a la

empresa, algunos de sus componentes son: Integridad y valores éticos, competencia,

experiencia, filosofía administrativa, entre otros.

El control interno es un proceso

Es un medio para la consecución de un fin

El control interno lo llevan a cabo las personas

El control interno sólo puede aportar un grado de seguridad razonable

Es un medio para la consecución de objetivos

29

Componentes del Ambiente de Control

Figura 16 Componentes del Ambiente de control

Por: (Ley de control interno, 2011)

Integridad y valores éticos

El control en las empresas va a depender de la integridad y valores que tenga el talento

humano, debido a que debe ser capaz de conocer los errores que se están cometiendo

para corregirlos.

Tiene como propósito establecer los valores éticos y de conducta que se espera de todos

los miembros de la organización durante el desempeño de sus actividades, ya que la

efectividad del control depende de la integridad y los valores del personal que lo diseña,

y le da seguimiento. (Estupiñan Gaitán, 2010)

“Se deben establecer los valores éticos y de conducta que se esperan del recurso

humano, durante el desempeño de sus actividades propias. Los altos ejecutivos deben

comunicar y fortalecer los valores éticos y conductuales con su ejemplo.” (Unicauca,

2010)

AMBIENTE DE CONTROL

Filosofía y dirección

Integridad y valores éticos

Estructura organizacional

Administración de recursos humanos

Competencia personal

Asiganación de autoridad y responsabilidad

30

Competencia

La competencia trata de las habilidades que posee el talento humano para desempeñar

las actividades dentro de la empresa beneficiando a la misma a cumplir los objetivos

que han sido determinados, por el hecho de que habrá un mínimo de errores por falta de

conocimiento, lo que mitigará riesgos en la empresa.

Cabe recalcar que para que el control interno funcione el personal debe tener la

competencia necesaria para conocer lo que se requiere lograr con la aplicación de esta

herramienta.

“Se refiere al conocimiento y habilidad que debe poseer toda persona que pertenezca a

la organización, para desempeñar satisfactoriamente su actividad.” (Unicauca, 2010)

Experiencia y dedicación de la Alta Administración

La Alta administración debe tener claro que pretende lograr con la aplicación del

control interno, debido que de esta va a depender el funcionamiento de la misma, es

decir debe reducir errores, desperdicio de recurso, cuellos de botella, entre otros

aspectos negativos que afectan a la organización.

Filosofía administrativa y estilo de operación

Es indispensable para establecer los objetivos de control interno se tome en cuenta el

direccionamiento estratégico de la empresa debido a que deben estar relacionados entre

sí, además se debe tomar en cuenta la estructura organizacional, delegación de

autoridad, políticas, entre otros.

Evaluación de riesgos

Una vez creado el ambiente de control se está en condiciones de proceder a una

evaluación de los riesgos, pero, no se puede evaluar algo que previamente no haya

identificado; por tanto, el proceso de identificación de los riesgos comienza paralelamente

con el establecimiento del ambiente de control y del diseño de los canales de

comunicación e información necesarios a lo largo y ancho del Instituto.

31

Debido a que las condiciones económicas, industriales, normativas y operacionales se

modifican de forma continua, se hacen necesarios mecanismos para identificar y

minimizar los riesgos específicos asociados con el cambio, por lo que cada vez es mayor

la necesidad de evaluar los riesgos previo al establecimiento de objetivos en cada nivel de

la organización. (Eumed.net, 2010)

En esta etapa se debe identificar y analizar los riesgos que pueden afectar al

funcionamiento de la empresa, es decir pueden obstaculizar el cumplimiento de

objetivos. A continuación se menciona algunos tipos de riesgos que pueden surgir en la

empresa:

Registros contables inapropiados

Costos excesivos contrarrestados con ingresos deficientes

Fraude

Deficiente toma de decisiones.

Los objetivos no son cumplidos por falta de recursos.

Desprestigio de imagen

Desventajas ante la competencia

Actividades de Control

Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar

que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección de la empresa.

Ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos

relacionados con la consecución de los objetivos de la empresa. Hay actividades de

control en toda la organización, a todos los niveles y en todas las funciones. (Pérez

Solórzano, 2010)

32

Se relaciona con políticas, procedimientos, técnicas y cualquier otro mecanismo que

aseguran que se cumplan las actividades con el mínimo de errores y por ende la

existencia mínima de riesgos. Se debe asegurar que estas actividades se ejecuten en

todos los niveles de la empresa.

Información y Comunicación

Están diseminados en todo el ente y todos ellos atienden a uno o más objetivos e control.

De manera amplia, se considera que existen controles generales y controles de aplicación

sobre los sistemas de información.

1. Controles Generales: Tienen como propósito asegurar una operación y continuidad

adecuada, e incluyen al control sobre el centro de procesamiento de datos y su seguridad

física, contratación y mantenimiento del hardware y software, así como la operación

propiamente dicha. También se relacionan con las funciones de desarrollo y

mantenimiento de sistemas, soporte técnico y administración de base de datos.

2. Controles de Aplicación: Están dirigidos hacia el interior de cada sistema y funcionan

para lograr el procesamiento, integridad y confiabilidad, mediante la autorización y

validación correspondiente. Desde luego estos controles cubren las aplicaciones

destinadas a las interfaces con otros sistemas de los que se reciben o entregan

información. (Romero, 2012)

La información en una empresa es uno de los factores más importantes, debido a que

gracias a esta se pueden tomar decisiones, y es por tal razón que esta debe ser clara y

precisa. La comunicación debe realizarse de tal forma que todo el personal se vea

involucrado.

Figura 17 Información y comunicación

Por: (Ministerio de la Juventud, 2015)

33

Supervisión

Es el seguimiento que se realiza a los procesos implementados para un adecuado Control

Interno. Los sistemas de control interno requieren de un proceso que supervise su

adecuado funcionamiento. Esto se consigue mediante actividades de evaluaciones

periódicas y seguimiento continuo.

Es necesario realizar las actividades de supervisión para asegurar que el proceso funcione

según lo previsto. El alcance y frecuencia del monitoreo depende de los riesgos que se

deben controlar y del grado de confianza que genera los controles implementados. El

monitoreo se aplica para todas las actividades en una organización, así como se puede

aplicar para los contratistas externos. (Universidad Politécnica Salesiana, 2013)

La supervisión y monitoreo debe realizarse en todas las etapas del control interno,

debido a que se debe supervisar que no se cometan errores que pueden derivar en

riesgos para la empresa. Cabe recalcar que el control interno debe ser acoplado según

las necesidades de la empresa, y es por tal razón que debe existir una supervisión con el

fin de que se pueda asimilar nuevos riesgos.

2.2.8.2. COSO II

En 2004, se publicó el estándar “Enterprise Risk Management - Integrated Framework”

(COSO II) Marco integrado de Gestión de Riesgos que amplía el concepto de control

interno a la gestión de riesgos implicando necesariamente a todo el personal, incluidos

los directores y administradores. (Asociación Española para la calidad, 2011)

Con el tiempo se ha desarrollado una nueva versión del COSO, pues al constatar que

las empresas siguen manteniendo errores y riesgos en su gestión interna la comisión ha

establecido un nuevo informe COSO II que permitirá a las organizaciones manejar y

controlar los posibles riesgos que se presentan.

34

Figura 18 Elementos de control interno según COSO II

En: (Dimate & Echeverry, 2014)

1. Ambiente de control: son los valores y filosofía de la organización, influye en la visión de

los trabajadores ante los riesgos y las actividades de control de los mismos.

2. Establecimiento de objetivos: estratégicos, operativos, de información y de

cumplimientos.

3. Identificación de eventos, que pueden tener impacto en el cumplimiento de objetivos.

4. Evaluación de Riesgos: identificación y análisis de los riesgos relevantes para la

consecución de los objetivos.

5. Respuesta a los riesgos: determinación de acciones frente a los riesgos.

6. Actividades de control: Políticas y procedimientos que aseguran que se llevan a cabo

acciones contra los riesgos.

7. Información y comunicación: eficaz en contenido y tiempo, para permitir a los

trabajadores cumplir con sus responsabilidades.

Supervisión: para realizar el seguimiento de las actividades. (Asociación Española para la

calidad, 2011)

El nombre Coso se deriva del Committee of Sponsoring Organizations of the Tradway

Comission, quien determinó la necesidad de realizar un marco reconocido de

administración integral de riesgos debido a que varias organizaciones se encuentran

comprometidas con la administración de riesgos.

35

Ambiente de Control

Es la base a los componentes del Coso II, en la que se trata de influir en la conciencia

del personal que labora en la empresa brindando disciplina y estructura. Este

componente establece:

Una filosofía de gestión integral de riesgo

Nivel de riesgo que la alta gerencia asume (Apetito de riesgo)

Rol supervisor de la junta directiva en la gestión integral de riesgo

La integridad y los valores éticos

Una estructura de gestión integral de riesgos: Sistemas de delegación de autoridad,

roles y responsabilidades y líneas de reporte

Estándares de recursos humanos: habilidad y competencia de los empleados

(Calameo, 2013)

Figura 19 Componentes del Ambiente de Control

Por: (Calameo, 2013)

Provee la disciplina y estructura en la empresa, es decir que los miembros toman

conciencia de los riesgos que pueden derivarse del ambiente interno y externo en el que

funciona la organizaciones. Cabe recalcar que el control interno llega hasta donde la

administración y el personal desean que llegue.

•Son comunicados por medio de un código formal de conducta

•Establecimiento de canales de comunicación y denuncia

•Compromiso de los empleados en comunicar aquellas situaciones que se consideren incumplimiento del código de ética y conducta

•Deben ser mostrados con acciones

Integridad y Valores ético

•Facilita la efectividad de gestión integral de riesgo

•Define áreas clave de responsabilidad

•Establece líneas de reporte

•Existen diferentes alternativas de estructura organizacional, donde los roles y responsabilidades, así como las líneas de reporte pueden presentar debilidades y fortalezas diferentes

Estructura organizacional

36

Establecimiento de Objetivos

Los objetivos de la empresa deben estar alineados con la misión y visión debido a que

se debe establecer estrategias o actividades necesarias para que se dé el cumplimiento.

Se clasifican en cuatro categorías como son: estratégicos, operacionales, presentación de

resultados y cumplimiento.

Los objetivos deben existir antes de que la dirección pueda identificar potenciales

eventos que afecten su consecución. La administración de riesgos corporativos asegura

que la dirección ha establecido un proceso para fijar objetivos y que los objetivos

seleccionados apoyan la misión de la entidad y están en línea con ella, además de ser

consecuentes con el riesgo aceptado. (Spanish Columbia, 2015)

Figura 20 Objetivos

Por: (Emo Marketing, 2012)

Identificación de Eventos

La empresa debe ser capaz de identificar los eventos que pueden conllevar a riesgos en

la empresa, debido a que no se puede conocer con exactitud lo que puede ocurrir y las

consecuencias financieras. Los eventos se identifican de dos formas negativos (riesgos)

y positivos (oportunidades).

“Los eventos internos y externos que afectan a los objetivos de la entidad deben ser

identificados, diferenciando entre riesgos y oportunidades. Estas últimas revierten hacia

la estrategia de la dirección o los procesos para fijar objetivos.” (Spanish Columbia,

2015)

37

Evaluación de Riesgos

“Los riesgos se analizan considerando su probabilidad e impacto como base para

determinar cómo deben ser administrados. Los riesgos son evaluados sobre una base

inherente y residual.” (Spanish Columbia, 2015)

Es indispensable que la entidad conozca los eventos potenciales que puede haber en la

empresa, debido a que estos se relacionan con la existencia de riesgos que deben ser

solucionados. Se debe determinar que los riesgos se vean de dos perspectivas

Probabilidad e Impacto.

Figura 21 Riesgos en la empresa

Por: (Collín Téllez y Asociados, 2015)

Respuesta al riesgo

La respuesta al riesgo debe estar en función a la evaluación de estos que se realizó con

la aplicación de varias herramientas. Las opciones que se tiene son evitar, mitigar,

compartir y aceptar el riesgo.

ERM propone que el riesgo sea considerado desde una perspectiva de la entidad en su

conjunto o de portafolio de riesgos. Permite desarrollar una visión de portafolio de

riesgos tanto a nivel de unidades de negocio como a nivel de entidad, para lo cual es

necesario considerar como se relacionan los riesgos individuales. (Enterprise Risk

Manegement, 2012)

Es uno de los componentes más importantes del control interno debido a que en este se

encuentra la solución de que se va a realizar con el riego, debido a que este puede estar

causando inconvenientes en las actividades que se ejecuta.

38

Ejemplos de Posibles Respuestas al Riesgo

Figura 22 Ejemplo de posibles respuestas al riesgo

Por: (Calameo, 2013)

Actividades de Control

Las actividades de control son las políticas y procedimientos que ayudan a determinar

lineamientos para que se reduzca errores y por ende los impactos del riesgo en las

empresas.

Se debe realizar en todos los niveles de la empresa para que se logre los objetivos

planteados.

•Reducir la expansión de una línea de productos a nuevos mercados

•Vender una división, unidad de negocio o segmento geográfico altamente riesgoso

•Dejar de producir un producto o servicio altamente riesgoso

Evitar el riesgo

•Compra de seguros contra pérdidas inesperadas significativas

•Contratación de outsourcing para procesos del negocio

•Compartir el riesgo con acuerdos sindicales o contractuales con clientes, proveedores u otros socios de negocio

Compartir el riesgo

•Auto-asegurarse contra pérdidas

•Aceptar los riesgos de acuerdo a los niveles de tolerancia de riesgo

Aceptar el riesgo

•Fortalecimiento del control interno en los procesos del negocio

•Diversificación de productos

•Establecimiento de límites a las operaciones y monitoreo

•Reasignación de capital entre unidades operativas

Mitigar el riesgo

39

Algunas de las características son:

Las actividades de control deben involucrar obligatoriamente políticas y

procedimientos, debido a que en éstos se especifica las actividades y

responsables que se debe realizar en las áreas donde se establezca algún tipo de

control.

Las políticas deben estar formalmente documentadas, como una evidencia de lo

que se debe cumplir.

Si existe desviaciones en el cumplimiento de las actividades de control se debe

comunicar a la autoridad competente o responsable de que se ejecute el control.

Existe diferentes tipos de controles como son:

Controles preventivos: Se encuentran elaborados para detectar riesgo antes de que

ocurran y afecten el accionar de la empresa.

Controles detectivos: Son realizados para atender los riesgos de forma inmediata,

debido a que estos ya se encuentran implantados en la empresa.

Controles correctivos: Son aquellos que se ponen en práctica cuando los riesgos ya

han afectada a cualquier área o actividad de la empresa; estos controles son útiles para

dar solución a los incidentes ocurridos.

Figura 23 Actividades de Control

40

Por: (Portal del MECIP, 2014)

Información y Comunicación

La información debe ser identificada, capturada, procesada y comunicada con el fin de

que sea óptima para la toma de decisiones. La comunicación interna debe brindar al

personal y la empresa:

Un lenguaje similar para que se pueda identificar el riesgo

La seguridad de que el Coso II es indispensable para combatir a los riesgos

Los objetivos de la empresa

El apetito y tolerancia al riesgo

Los roles y responsabilidades necesarias para que no existen inconvenientes

Canales de comunicación internos y externos

La información pertinente se identifica, capta y comunica de una forma y en un marco de

tiempo que permiten a las personas llevar a cabo sus responsabilidades Los sistemas de

información usan datos generados internamente y otras entradas de fuentes externas y

sus salidas informativas facilitan la gestión de riesgos y la toma de decisiones informadas

relativas a los objetivos. También existe una comunicación eficaz fluyendo en todas

direcciones dentro de la organización. Todo el personal recibe un mensaje claro desde la

alta dirección de que deben considerar seriamente las responsabilidades de gestión de los

riesgos corporativos. Las personas entienden su papel en dicha gestión y cómo las

actividades individuales se relacionan con el trabajo de los demás. Asimismo, deben

tener unos medios para comunicar hacia arriba la información significativa. También

debe haber una comunicación eficaz con terceros, tales como los clientes, proveedores,

reguladores y accionistas. (Scribd, 2010)

Figura 24 Información y Comunicación

Por: (Loquenecesitaba.com, 2012)

41

Monitoreo

La aplicación y eficacia de los demás componentes del Coso II deben estar en constante

supervisión y evaluaciones separadas para verificar que están dando los resultados

esperados. Las actividades que se realizan son:

Supervisión constante en las organización

Son ejecutadas sobre la base de un esquema de tiempo real

El monitoreo continuo identifica rápidamente las desviaciones que existen

2.2.8.3. COSO III

Figura 25 Evolución COSO III

En: (Price Waterhouse Coopers, 2014)

El COSO III, consiste en una actualización desarrollada por el Comité de Organizaciones

Patrocinadoras de la Comisión Treadway (Committee of Sponsoring Organizations of the

Treadway Commission), y publicada en mayo de 2013 sobre el Marco Integrado de

Control Interno, que provee un enfoque integral para que toda organización implemente

un sistema de control interno efectivo y en pro de la mejora continua, mediante una

mayor cobertura en cuanto a los riesgos que enfrentan actualmente las organizaciones.

(Auditool, 2013, pág. 7)

El informe COSO III fue publicado en el año 2013, en este sistema se establece

principios que permitirán un adecuado control de las actividades, el modelo de control

42

interno COSO 2013 actualizado, está compuesto por los cinco componentes,

establecidos en el Marco anterior y 17 principios que la administración de toda

organización debería implementar.

Entorno de control Principio 1: Demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos

Principio 2: Ejerce responsabilidad de supervisión

Principio 3: Establece estructura, autoridad, y responsabilidad

Principio 4: Demuestra compromiso para la competencia

Principio 5: Hace cumplir con la responsabilidad

Evaluación de riesgos Principio 6: Especifica objetivos relevantes

Principio 7: Identifica y analiza los riesgos

Principio 8: Evalúa el riesgo de fraude

Principio 9: Identifica y analiza cambios importantes

Actividades de control Principio 10: Selecciona y desarrolla actividades de control

Principio 11: Selecciona y desarrolla controles generales sobre tecnología

Principio 12: Se implementa a través de políticas y procedimientos

Principio 13: Usa información Relevante

Sistemas de información Principio 14: Comunica internamente

Principio 15: Comunica externamente

Supervisión del sistema de control - Monitoreo Principio 16: Conduce evaluaciones continuas y/o independientes

Principio 17: Evalúa y comunica deficiencias. (Auditool, 2014)

2.2.8.4. MICIL

El marco integrado de control interno fue desarrollado por los requerimientos de los

auditores externos, como base para determinar el grado de confiabilidad en las

operaciones realizadas y las registradas, a partir de su evaluación. Con el desarrollo de

las funciones de control y auditoría profesional las organizaciones han llegado a crear y

constituir las “direcciones ejecutivas de auditoría interna” (DEAI) de las entidades y

empresas, cuya principal actividad está dirigida a la evaluación del control interno

orientado hacia la evaluación de los riesgos respecto al eficiente uso de los recursos, el

eficaz logro de los objetivos para los cuales se creó la entidad. (Scrib.com, 2013)

El Marco Integrado de Control Interno Latinoamericano, fue creado en base al estudio

de control interno, con la finalidad de aplicar controles que ayuden a las empresas

públicas y privadas de Latinoamérica a ejercer sus actividades de manera eficiente, este

modelo se basa en los componente del COSO pero con lineamientos direccionados a las

necesidades que tienen las empresas en esta región.

43

Figura 26 Concepto de MICIL

En: (Slideshare, 2013)

El MICIL está orientado a lograr que las empresas consigan sus objetivos con la

aplicación de actividades u operaciones eficiente con la reducción en lo posible de

errores, ya que toda empresa tiene la necesidad de controlar sus actividades para que se

pueda corregir resbalones a tiempo.

2.2.8.5. CORRE

La base del CORRE está en los valores, la conducta ética, la integridad y la

competencia del personal. Este es un elemento que debe ser cuidado en forma

permanente, dentro y fuera de la organización, principalmente con el ejemplo de las más

altas autoridades.

No es suficiente la emisión de un código de ética y los valores institucionales. Es

indispensable que el personal de la entidad, los clientes y terceras personas relacionadas

los conozcan y se identifiquen con ellos, para que se logren los objetivos basados en los

principios señalados.

Los valores éticos se complementan con la filosofía y el liderazgo, el establecimiento de

objetivos, estrategias, políticas y procedimientos para las operaciones de la

organización, con especial énfasis en el capital humano.

El compromiso hacia el control por parte del consejo de administración o la máxima

autoridad de la organización, que algunos lo denominan EL CLIMA EN LA CIMA,

para referirse al control y la gestión de los riesgos es fundamental para un buen

Sus siglas significan Marco Integrado de Control Interno para Latinoamérica.

Es aplicable a medianas y pequeñas empresa tomando en consideración los recurso de la misma como pueden ser: humanos,materiales, tecnologicos y económicos.

Evita procedimientos largos que dificulten las operaciones de la empresa.

Se basa en el modelo COSO I

44

ambiente interno de control e influye de modo significativo en sus otros factores.

(Slideshare, 2012)

El CORRE da importancia a los valores éticos e integridad de la empresa, ya que de este

van a depender el desarrollo de los demás componentes que son ocho, es por ello que se

representa en la base de la pirámide.

Para que el mencionado sistema de control funcione los componentes deben aplicarse de

forma interrelacionada, es indispensable que se tome en cuenta las habilidades y

competencia del personal, es decir contratar personal con la experiencia necesaria para

realizar las actividades y la máxima autoridad debe controlar que se cumpla con la

filosofía institucional por toda la organización, ya que si solo se queda en papeles sería

una pérdida de tiempo y dinero para la empresa.

Figura 27 Características del CORRE

En: (Ruiz Meza, 2012)

2.2.9. Métodos de Evaluación

La evaluación del control interno, así como el relevamiento de la información para la

planificación de la auditoría, se podrán hacer a través de diagramas de flujo,

descripciones narrativas y cuestionarios especiales, según las circunstancias, o se

aplicará una combinación de los mismos, como una forma de documentar y evidenciar

la evaluación.

45

Método de Cuestionario

Método Narrativo

Método Gráfico

Figura 28 Métodos de evaluación.

2.2.9.1. Método Cuestionario

Los cuestionarios son una serie de preguntas ordenadas, que buscan obtener

información de parte de quien las responde, para servir a quien pregunta o a ambas

partes.

Los cuestionarios son utilizados muchas veces como técnica de evaluación, o de guía de

investigación, o también para efectuar encuestas, donde se interroga sobre determinadas

“cuestiones” que se quiere averiguar. (Deconceptos, 2010)

Consiste en usar como instrumento para la investigación, cuestionarios previamente

formulados que incluyen preguntas acerca de la forma en que se maneja las

transacciones u operaciones de las personas que intervienen en su manejo; la forma en

que fluyen las operaciones a través de los puestos o lugares donde se define o se

determina los procedimientos de control para la conducción de las operaciones.

El cuestionario es utilizado en el Control Interno

debido a que se diseña una serie de preguntas con el

objetivo de recabar información sustancial

para la determinación de errores.

Cuestionario

Este método consiste en la descripción de las

actividades de los procesos y procedimientos de la

empresa que son realizados por todo el

personal.

Narrativo

Es uno de los métodos más utilizados debido a que en

este se refleja los procedimientos que se realizan en un área, por

medio de gráficos.

Gráfico (Flujo gramas)

46

Consiste en la evaluación con base a preguntas, las cuales deben ser contestadas por

parte de los responsables de las distintas áreas bajo examen. Por medio de las respuestas

dadas, el auditor obtendrá evidencia que deberá constatar con procedimientos

alternativos los cuales ayudarán a determinar si los controles operan tal como fueron

diseñados.

Ventajas

Las preguntas deben ser fáciles de ser contestadas y aplicadas a la empresa.

Los resultados son rápidos

Bajo costo en su elaboración

Optimización de tiempos y recursos

Las preguntas deben pasar por una selección, debido a que no es recomendable

que se realicen demasiadas.

Las respuestas son puntuales, y no dan lugar a confusiones

Desventajas

Algunas preguntas pueden ser innecesarias

Las preguntas no dan lugar a interpretaciones

La información puede presentar errores

Información limitada, debido a la clase de respuestas

En el momento de realizar el cuestionario, no da lugar a cambios necesarios para

recoger la información necesaria que ayude a determinan fortalezas o

debilidades

2.2.9.2. Método Narrativo

Consiste en la descripción hecha por los funcionarios, como producto de entrevistas,

encuestas, tanto escritas como verbales, detallada los procedimientos más importantes y

las características del sistema de control interno y sus elementos, para las distintas áreas

de la Entidad, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema.

(Universidad Nacional de Colombia, 2011)

47

Las narrativas son utilizadas para la descripción de los procedimientos que se siguen al

evaluar el control interno a cualquier área o departamento de la organización que se esté

aplicando. Cabe indicar que son muy indispensables ya que permiten analizar la

conveniencia o no de los mismos y las acciones correctivas que deba determinar e

implementar en la empresa.

Es de aplicación fácil.

La iniciativa del auditor queda en total libertad.

Es aplicado en pequeñas empresas.

Se describe de acuerdo a la observación directa realizada.

2.2.9.3. Método Gráfico (Flujo gramas)

“Representan de manera gráfica de un proceso que puede responder a diferentes

ámbitos: programación informática, procesos dentro de una industria, psicología de la

cognición o el conocimiento, economía, entre otros” (Franklin, 2013)

Es uno de los métodos que es más fácil de comprender ya que en éste se describe de

forma gráfica las áreas que se están evaluando, es decir se representan con diferentes

símbolos los procesos que se quiere evaluar, con la aplicación de diagramas de flujo se

puede obtener información acerca de identificar cuáles son los problemas que se dan

entre una actividad y otra por ejemplo desviaciones o ausencia de controles en una

operación.

Ventajas

Existe más información debido a que se describe paso a paso lo que se desea

conocer como las actividades que realiza el personal, procedimientos, etc.

Facilita el trabajo para los responsables de analizar la información debido a que

se puede encontrar más riesgos

Desventajas

Conlleva más tiempos que otros métodos

48

Al momento de describir una actividad o procedimiento puede verse reflejados

los interés o conveniencias de la persona

Inseguridad de la información.

Simbología

Tabla 2 Simbología del Diagrama de Flujo

SÍMBOLO DESCRIPCIÓN

Proceso

Muestra un proceso o paso de acción. Este es el símbolo

más común en los diagramas de flujo de procesos y

mapas de procesos de negocio.

Retraso

El símbolo de diagrama de flujo de retardo representa un

período de espera que es parte de un proceso. Hay un

atraso de las formas comunes de mapeo de procesos.

Terminal

Terminal muestra los puntos de inicio y fin de un

proceso. Cuando se utiliza como un símbolo en Inicio,

terminadores representan un grupo de disparo, que

establece el flujo de proceso en marcha.

Decisión

Indica una pregunta o una sucursal en el flujo del

proceso. Por lo general, una forma de diagrama de flujo

Decisión se utiliza cuando hay dos opciones (Sí / No)

Flecha, conector Conectores de flujo línea de mostrar la dirección que el

proceso de los flujos.

Conector ( Inspección)

Conector para mostrar un aumento de un punto en el

flujo de proceso a otro. Los conectores son usualmente

marcadas con letras mayúsculas (A, B, AA) para mostrar

los puntos de coincidencia salto. Son útiles para evitar el

flujo de las líneas que se cruzan otras formas y líneas de

flujo.

Extracto ( Medición)

Aparece cuando un proceso se divide en caminos

paralelos. También indica una frecuencia de medición,

con "M" mayúscula dentro del símbolo.

Proceso de asignación: por lo general indica que el

almacenamiento de productos terminados.

Documento

Es para una fase del proceso que produce un

documento.

Combinación

(Almacenamiento)

Por lo general indica el almacenamiento de materias

primas.

49

Nota: Muestra la simbología del Diagrama de Flujo; (Simbología de Diagramas de

Flujo, 2011)

2.3. Presupuesto

2.3.1. Definición

El presupuesto es un método sistemático y formalizado para lograr las responsabilidades de

planificación, coordinación y control. Específicamente comprende el desarrollo y aplicación de:

Objetivos generales y a largo plazo de la empresa

La especificación de las metas de la empresa.

Un plan de utilidades a largo plazo desarrollado en términos generales.

Un plan de utilidades a corto plazo detallado por responsabilidades.

Un sistema de informes periódicos de los resultados

Procedimientos de seguimiento. (Gordon, 2011)

Es una planificación de recursos de la empresa que se lo realiza para un determinado tiempo; es

decir, son valores proyectados o estimación de gastos.

2.3.1.1. Características

Las características del presupuesto son las siguientes:

Figura 29 Características del Presupuesto

Por: (Flores, 2012)

Generar rentabilidad que permita atraer a posibles inversionistas, logrando así proyectar una imagen financiera estable.

Interrelacionar las funciones empresariales a fin de que cada una de ellas logre una comunicación oportuna, manejo adecuado de recursos y delegación de funciones y responsabilidades

Fijar políticas, evaluar cumplimiento y si existieran riesgos o posibles incidentes realizar los cambios pertinentes.

Fijar planes con proyecciones a corto, mediano y largo plazo que busquen impulsar el trabajo en equipo

Cumplir y hacer cumplir los objetivos propuestos

50

2.3.1.2. Importancia

El presupuesto es importante como herramienta de control, porque requiere un proceso

continuo de revisión, y a que al no dar seguimiento al proceso presupuestal en el que se

invirtieron recursos físicos, financieros y humanos. En este proceso de control, se puede

tener conocimiento de factores muy importantes como es el análisis de la rotación de

productos, nivel de ventas en diferentes temporadas de la empresa y necesidades de

financiamiento. (Dìaz, Parra, & Lòpez, 2012)

2.3.1.3. Etapas

Figura 30 Etapas del presupuesto

Por: (Burbano, 2010)

PLANEACION

Conocer el camino a seguir, interrelacionar actividades y establecer objetivos

ORGANIZACION

Estructurar funciones y actividades de los recursos humanos y materiales

COORDINACION

Buscar equilibrio entre los diferentes departamentos y áreas de la empresa

DIRECCION

Guiar los trabajos de los empleados según lo establecido

CONTROL

Medir si los propositos planteados se están cumpliendo correctamente

51

CAPÍTULO III

3. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL

3.1. Análisis Externo

El análisis externo o del entorno es la determinación de las oportunidades y amenazas

de la organización. Se define como el proceso mediante el cual se llega a un

conocimiento preciso del contexto institucional, mediante la identificación de los

factores que pueden incidir en su desarrollo; conocimiento indispensable para

anticiparse a las amenazas y aprovechar las oportunidades que le brinda el ambiente

externo.

Se trata, pues, de enfocar cuál es la situación actual del medio ambiente y cómo podrían

llegar a configurarse en el futuro, identificando sus implicaciones en el contorno

institucional.

Este análisis exige identificar, interpretar y ponderar las variables o factores que afectan

la organización. (Zabala Salazar, 2010).

El análisis externo está compuesto por los siguientes elementos que se detalla a

continuación:

Figura 31 Análisis Externo.

Análisis Externo

Macroambiente

Factor Económico

Factor Político Legal

Factor Tecnológico

Microambiente

Clientes

Provedores

Competencia

52

3.1.1. Macroentorno

Figura 32 Macroentorno

Por: (González, 2012)

Afectan a todas las organizaciones y un cambio en uno de ellos ocasionará cambios en

uno o más de los otros; generalmente estas fuerzas no pueden controlarse por los

directivos de las organizaciones. Está compuesto por las fuerzas que dan forma a las

oportunidades o presentan una amenaza para la empresa. Estas fuerzas incluyen las

demográficas, las económicas, las naturales, las tecnológicas, las políticas y las culturales.

Son fuerzas que rodean a la empresa, sobre las cuales la misma no puede ejercer ningún

control.

Podemos citar el rápido cambio de tecnología, las tendencias demográficas, las políticas

gubernamentales, la cultura de la población, la fuerza de la naturaleza, las tendencias

sociales, etc.; fuerzas quede una u otra forma pueden afectar significativamente y de las

cuales la empresa puede aprovechar las oportunidades que ellas presentan y a la vez tratar

de controlar las amenazas. (Scribd, 2010)

El Macroentorno está compuesto por aquellos factores sobre los cuales las

organizaciones no cuentan con ningún control, por lo que afecta de manera externa,

ocasionando beneficio o inconvenientes en el desarrollo de las funciones.

3.1.1.1. Factor Político – Legal

Las empresas están cada vez más afectadas por los procesos políticos y legales de la

sociedad. La legislación tiene una gran influencia sobre el desarrollo de las actividades

de marketing. Los factores políticos y legales de mayor influencia sobre la actividad

general y comercial de las empresas pueden agruparse en las siguientes categorías:

o Las políticas monetarias y fiscales (tipo de interés o la legislación fiscal).

53

o La leyes sociales de carácter general (medio ambiente)

o Las leyes específicas que afectan a las actividades de Marketing (Ley de defensa de

los consumidores).

o Normativas que regulan el suministro de información. (Hidalgo, 2011)

Las políticas económicas de los gobiernos pueden suponer un incentivo o una retracción

de las inversiones. En este punto se debe considerar cómo pueden afectar las políticas

económicas a su empresa o negocio.

Este compuesto por las leyes y reglamentos, así como los diferentes organismos de

regulación del gobierno. En general se encarga de regular las actividades comerciales

teniendo como objetivo la protección de la sociedad en general, de los clientes

(consumidores) y de los empresarios. (Todo Empresa.com, 2011)

Figura 33 Factor Político – Legal

En: (Gestión, 2013)

El factor político – legal establece la normativa vigente en el país, del cual las empresas

dependerán de manera directa o indirecta en las diferentes normas y leyes que deberán

cumplir para un adecuado desarrollo de las actividades.

La Cooperativa de Transporte “Calderón”, se encuentra regido bajo las siguientes leyes

que se detalla a continuación:

LEY ORGÁNICA DE TRANSPORTE TERRESTRE, TRANSITO Y

SEGURIDAD VIAL

Art. 1.- La presente Ley tiene por objeto la organización, planificación, fomento,

regulación, modernización y control del Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad

Vial, con el fin de proteger a las personas y bienes que se trasladan de un lugar a otro

54

por la red vial del territorio ecuatoriano, y a las personas y lugares expuestos a las

contingencias de dicho desplazamiento, contribuyendo al desarrollo socio-económico

del país en aras de lograr el bienestar general de los ciudadanos.

Art. 2.- La presente Ley se fundamenta en los siguientes principios generales: el

derecho a la vida, al libre tránsito y la movilidad, la formalización del sector, lucha

contra la corrupción, mejorar la calidad de vida del ciudadano, preservación del

ambiente, desconcentración y descentralización.

En cuanto al transporte terrestre, tránsito y seguridad vial, se fundamenta en: la equidad

y solidaridad social, derecho a la movilidad de personas y bienes, respeto y obediencia a

las normas y regulaciones de circulación, atención al colectivo de personas vulnerables,

recuperación del espacio público en beneficio de los peatones y transportes no

motorizados y la concepción de áreas urbanas o ciudades amigables. (Asamblea

Nacional del Ecuador, 2011)

LEY DE ENCOMIA POPULAR Y SOLIDARIA

ECONOMÍA POPULAR Y SOLIDARIA Art.- 1.- Para efectos de la presente ley,

entiende por economía popular y solidaria, al conjunto de formas colectivas de

organización económica, auto gestionadas por sus propietarios que se asocian como

trabajadores, proveedores, consumidores o usuarios, a fin de obtener ingresos o medios

de vida en actividades orientadas por el buen vivir, sin fines de lucro o de acumulación

de capital.

Se entiende por economía popular, el conjunto de organizaciones dedicadas a la

producción de bienes y servicios destinados al autoconsumo o a su venta en el mercado,

con el fin de, mediante el autoempleo, generar ingresos para la subsistencia de quienes

la practican.

Art.- 3.- Las formas de organización de la economía popular y solidaria, se caracterizan

por:

a) La búsqueda de la satisfacción en común de las necesidades de sus integrantes,

especialmente, las básicas de autoempleo y subsistencia;

b) Su compromiso con la comunidad, la responsabilidad por su ámbito territorial y la

naturaleza;

c) La ausencia de fin de lucro en la relación con sus miembros;

d) La no discriminación, ni concesión de privilegios a ninguno de sus miembros;

e) La autogestión democrática y participativa, el autocontrol y la auto responsabilidad;

f) La prevalencia del trabajo sobre los recursos materiales; de los intereses colectivos

sobre los individuales; y, de las relaciones de reciprocidad y cooperación, sobre el

egoísmo y la competencia. (Inclusión, 2012)

SEGURO OBLIGATORIO DE ACCIDENTES DE TRANSITO

Es un mecanismo de apoyo para la aplicación de una Política de Estado en materia de

Salud Pública, que se instrumenta con un contrato de seguro privado con características

muy especiales, que garantiza una cobertura universal para todos los ecuatorianos y

extranjeros que se movilizan en el país, por las consecuencias de los accidentes de

55

tránsito que ocurran dentro del territorio nacional, con sujeción a las disposiciones

reglamentarias, condiciones generales del seguro, coberturas y limistes determinados.

Este sistema está conformado principalmente por: Ministerio de Salud Pública,

Ministerio de Transporte y Obras Públicas, Ministerio de Gobierno y Policía, Dirección

Nacional de Tránsito, de Tránsito del Guayas, Superintendencia de Bancos y Seguros,

Sector Asegurador Privado, Sector Salud Privado. (Soatecuador.info, 2010)

El factor político representa una oportunidad para la Cooperativa de Transporte

“Calderón” debido a que las leyes establecidas le permitirán contar con los lineamientos

necesarios para una adecuada prestación del servicio a los usuarios.

3.1.1.2. Factor Económico

Su estudio es muy importante ya que las condiciones presentan cambios permanentes.

Las variables que se deben considerar a nivel de diagnóstico, de políticas y de

tendencias deben ser revisadas a nivel internacional y nacional y en particular para la

región atendida por la empresa. (Escalante Cabrera, 2011).

Figura 34 Factor Económico

Por: (Gestión, 2013)

El factor económico presenta cambios importantes de manera permanente que deberán

ser considerados por las organizaciones en la reducción de los gastos y la elaboración

del presupuesto.

3.1.1.2.1. Inflación

La inflación es el aumento generalizado y sostenido de los precios de bienes y servicios

en un país. Para medir el crecimiento de la inflación se utilizan índices, que reflejan el

crecimiento porcentual de una canasta de bienes ponderada. El índice de medición de la

inflación es el Índice de Precios al Consumidor (IPC). Este índice mide el porcentaje de

incremento en los precios de una canasta básica de productos y servicios que adquiere

un consumidor típico en el país.

56

Existen otros índices, como el Índice de Precios al Productor, que mide el crecimiento

de precios de las materias primas. (Economía, 2010)

La inflación representa el aumento de los precios de bienes y servicios que se producen

en el país en un periodo de tiempo.

Figura 35 Inflación

Por: (Banco Central del Ecuador, 2016)

La inflación representa una amenaza para la Cooperativa de Transporte “Calderón”,

debido a que se puede evidenciar que el sector del transporte cuenta con un incremento

del 0,65% de acuerdo a los datos establecidos por el Banco Central del Ecuador

ocasionando que se incremente el valor del servicio por el aumento del valor de los

implementos y repuestos para las unidades de transporte.

3.1.1.2.2. Producto Interno Bruto

El Producto Interno Bruto (PIB) es el valor de los bienes y servicios de uso final

generados por los agentes económicos durante un periodo. Su cálculo en términos

globales y por ramas de actividad se deriva de la construcción de la Matriz de Insumo-

Producto, que describe los flujos de bienes y servicios en el aparato productivo, desde la

óptica de los productores y de los utilizadores finales. (Banco Central del Ecuador,

2014)

El Productor Interno Bruto (PIB) constituye aquellos valores por la producción de

bienes y servicios y que contribuyen al desarrollo del país en un periodo de tiempo.

57

Figura 36 Producto Interno Bruto

En: (Banco Central del Ecuador, 2016)

La contribución del sector de Transporte ha disminuido en un -0,01% del Producto

Interno Bruto de acuerdo a los datos emitidos por el Banco Central del Ecuador, lo que

representa una amenaza para la Cooperativa de Transporte Calderón.

3.1.1.3. Factor Tecnológico

Figura 37 Factor Tecnológico

En: (Gestión, 2013)

58

Los factores tecnológicos son el ritmo de cambio tecnológico y los avances técnicos

que llegan a tener amplios efectos en la sociedad, como la ingeniería genética, la

popularización de internet y los cambios en las tecnologías de comunicación, Incluyen

actividades e instituciones que intervienen en la creación de nuevo conocimiento y en el

control y uso de la tecnología. (Thompson, Peteraf, Gamble, & Strickland, 2012)

Características del Factor Tecnológico

Figura 38 Características del Factor Tecnológico

Por: (Escalante Cabrera, 2011)

El factor tecnológico está compuesto por las tecnologías de la información y

comunicación, con el constante crecimiento que tiene la Cooperativa de Transporte

“Calderón”, ha implementado el GPS que es el sistema de rastreo satelital y las cámaras

de seguridad en cada una de las unidades.

Las características generales de los

procesos productivos y administrativos

asociados a la actividad de la

empresa.

La maquinaria y equipo que sirve

para realizar dichos procesos.

La calificación del personal requerido para ejecutar las tareas propias de dichos procesos.

La organización del trabajo asociado a

tales procesos.

59

Figura 39 Funcionamiento del GPS

Por: (Garrido, 2011)

Figura 40 Cámara de Seguridad

Por: (Ministerio del Interior, 2013)

El factor tecnológico representa una oportunidad para la Cooperativa de Transporte

“Calderón”, debido a que le permitirá brindar un servicio seguro y de calidad a los

usuarios.

60

3.1.2. Microambiente

Figura 41 Microambiente

“Son todas las fuerzas que una empresa puede controlar y mediante las cuales se

pretende lograr el cambio deseado. Entre ellas se tiene a los proveedores, la empresa en

sí, según Philip Kotler también los competidores, intermediarios, clientes y públicos”

(Reyes, 2012)

Afectan a una empresa en particular y, a pesar de que generalmente no son controlables,

se puede influir en ellos. Son fuerzas que una empresa puede intentar controlar y

mediante las cuales se pretende lograr el cambio deseado. Entre ellas tenemos a los

proveedores, la empresa en sí, intermediarios, clientes y públicos. A partir del análisis

del Micro-ambiente nacen las fortalezas y las debilidades de la empresa. (Blogspot,

2013)

El microambiente son aquellos factores que se encuentran más cerca de la organización

y que son poco controlables como son los clientes, proveedores y la competencia.

3.1.2.1. Proveedores

Un proveedor puede ser una persona o una industria que abastece a otras industrias con

existencias (artículos), los cuales serán transformados para venderlos posteriormente o

directamente se compran para su venta.

Estas existencias adquiridas están dirigidas directamente a la actividad o negocio

principal de la industria que compra esos elementos. (Debitoor, 2010)

Clientes Proveedores

Competencia Mercado

61

Figura 42 Proveedores

Por: (Yalet, 2012)

Los proveedores son aquellas personas naturales o jurídicas que suministran de

productos o servicios a las organizaciones para el desarrollo de las actividades.

A continuación se indica los proveedores de la Cooperativa de Transporte “Calderón”:

Tabla 3 Proveedores Cooperativa Transporte “Calderón”

Nombre Producto/Servicio

Collaguazo Lasso Luis Gerardo Rodelas, uniones, terminales, válvulas,

pernos.

Camiones y Buses del Ecuador SCANEQ Sensores, refrigerantes, válvula admisión,

válvula escape, tornillo grupo cónico.

Clavijo Cono y Corona.

Casa Germana Aceite extra Duty 15w40.

Durallanta Llantas reencauchadas

Sociedad Anónima y Civil Pradi Kit válvula gemela o relé, terminales de

dirección izquierda y derecha.

Proveedora Automotriz SACI Alineación y chequeo de biela, lavar

cabezotes, rectificación.

Ruiz Bonilla Marisa De Jesús Secador de aire, booster, herramientas.

Secohi Reparación Caja de Cambios.

Constitución C.A. Compañía De Seguros

Y Reaseguros

Seguros de Accidentes Personales y

Responsabilidad Civil.

Nota: Describe los proveedores de la cooperativa de transporte.

62

Los proveedores de la Cooperativa de Transporte “Calderón” representan una

oportunidad debido a que le proveen de productos y servicios de calidad a costos

accesibles para que realicen una adecuada prestación del servicio.

3.1.2.1.1. Tabulación de la encuesta

1. ¿Considera que existen las facilidades necesarias para poder entregar los

productos a nuestra empresa?

Tabla 4 Tabulación pregunta 1

Según los encuestados el 90% de los proveedores si considera que tienen las facilidades

necesarias para entregar los productos, mientas que el 10% de los proveedores dijo que

no siempre cuentan con todas las facilidades para entregar ya sea por la ubicación u

otros, por lo que será necesario revisar los proveedores seleccionados.

2. ¿Se cumple con los plazos establecidos para la entrega de los productos?

Figura 43 Tabulación pregunta 2

90%

10%

PREGUNTA 1

SI NO

18%

82%

PREGUNTA 2

SI NO

63

Según los encuestados el 82% de los proveedores considera que si cumplen con los

plazos establecidos de entrega de los productos, mientras que el 18% de los

proveedores dicen que no siempre pueden cumplir con los horarios acordados, lo que

nos da una idea del tiempo de anticipación con el que se deberá solicitar los productos o

servicios.

3. ¿Cuándo ha existido algún problema con los productos adquiridos, se ha

presentado la solución adecuada de forma?

Figura 44 Tabulación de la pregunta 3

Según los encuestados el 80% de los proveedores consideran que los problemas que han

surgido en algún momento con los clientes han sido solucionados de manera rápida.,

mientras que el 20% dijo que dichos problemas se han solucionado de una manera lenta

ya que los productos se importan pero no hay problemas que no se puedan solucionar.

4. ¿Los reclamos del cliente son debidamente receptados?


80%

0%

20%

PREGUNTA 3

Rápida Lenta No se ha podido solucionar

100%

0%

PREGUNTA 4

SI NO

64

Según los encuestados el 100% de los proveedores consideran que cualquier tipo de

reclamo o inconformidad de los clientes es atendida de una manera adecuada, lo que

garantizará que en caso de haber algún inconveniente se podrá solucionar de la mejor

manera.

5. ¿Cuál considera usted que es la calidad de los productos que se entregan?


Según los encuestados el 100% de los proveedores considera que sus productos son de

buena calidad, por lo que están garantizando su producto, lo que le da a la empresa la

seguridad de que tanto los productos como los servicios que adquiera cumplirán con los

requisitos necesarios para desarrollar las actividades.

6. ¿Los productos a entregar reciben un control de calidad previo?


100%

0% 0%

PREGUNTA 5

Buena Regular Mala

Pregunta 6

SI NO

65

Según los encuestados el 100% de los proveedores afirman que todos los productos a

entregar tienen un control de calidad previo, lo que es muy importante pues de esta

manera habrá menos errores y por ende menos devoluciones o reclamos.

7. ¿Se realizan un control permanente de cada uno de los clientes a quienes

distribuyen?


Según los encuestados el 60% de los proveedores dice que llevan un control permanente

de los clientes, mientras que el 40% dice no llevar un control permanente de todos los

clientes con los que cuentan, por lo que esto no permitiría tener una buena relación con

los proveedores para poder mantenerse como clientes permanentes.

8. ¿Considera necesario aumentar los tiempos de crédito con ciertos clientes?


60%

40%

PREGUNTA 7

SI NO

60%

40%

PREGUNTA 8

DE ACUERDO DESACUERDO

66

Según los encuestados el 60% de los proveedores dice que hay que considerar necesario

aumentar los tiempos de crédito para ciertos clientes, mientras que el 40% de los

proveedores consideran que los plazos establecidos son los idóneos, esto puede ser una

oportunidad pues la mayoría de los proveedores podrían ampliar crédito para la

cooperativa en cada una de las adquisiciones.

9. ¿Los productos tienen el correcto almacenamiento, embalaje, mantenimiento y

entrega?


Según los encuestados el 76% de los proveedores cuenta con el almacenamiento,

embalaje, mantenimiento y entrega correcta, mientras que el 24% dice no siempre

cumplir con todos estos puntos dentro del manejo de sus respectivos productos, ya que

son repuestos que no requieres de embalaje.

10. ¿Piensa usted que tienen la capacidad necesaria para cumplir aumentos

considerables de pedidos?


76%

24%

PREGUNTA 9

CORRECTO INCORRECTO

80%

20%

PREGUNTA 10

SI NO

67

Según los encuestados el 80% de los proveedores considera que si tienen la capacidad

necesaria para cumplir aumentos considerables de pedidos, mientras que el 20%

considera no poder abarcar un aumento considerable de la demanda por parte de los

clientes, lo que pudiera ser una amenaza en el caso de la cooperativa hiciera algún

pedido grande de un producto específico.

3.1.2.2. Competencia

El concepto de competencia es multidimensional e incluye distintos niveles como saber

(datos, conceptos, conocimientos), saber hacer (habilidades, destrezas, métodos de

actuación), saber ser (actitudes y valores que guían el comportamiento) y saber estar

(capacidades relacionada con la comunicación interpersonal y el trabajo cooperativo).

En otras palabras, la competencia es la capacidad de un buen desempeño en contextos

complejos y auténticos. Se basa en la integración y activación de conocimientos,

habilidades, destrezas, actitudes y valores. (Enfoques educativos, 2012)

“Se refiere a la rivalidad entre aquellos que pretenden acceder a lo mismo, a la realidad

que viven las empresas que luchan en un determinado sector del mercado al vender o

demandar un mismo bien o servicio” (Definición.de, 2010)

Figura 52 Competencia

Por: (Puga, 2012)

La competencia son aquellas personas naturales o empresas que se dedican a la misma

actividad económica a diferentes costos.

La competencia de la Cooperativa de Transporte “Calderón” son todas aquellas

cooperativas de transporte urbano de la ciudad de Quito, representando una amenaza

para la organización, debido a que si las otras instituciones proporcionan un mejor

servicio los usuarios optarían por utilizar ese servicio.

http://definicion.de/mercado

68

3.1.2.3. Clientes

Figura 53 Clientes

Por: (Cinop, 2015)

Es la persona que adquiere un producto, ya sea para hacer usufructo de él, o para

obtener una ganancia mayor con él. Las organizaciones viven a base de los clientes, ya

que son ellos los que con cada decisión de consumo contribuyen a lo que luego será la

ganancia de la empresa.

Obviamente que las categorizaciones que se hagan de los clientes distarán mucho de

acuerdo con la clase de empresa o de producto que se considere, pero en todos los casos

puede hablarse de clientes satisfechos o insatisfechos, de acuerdo al resultado que ha

tenido, es decir, el nivel en el que la empresa cumplió sus necesidades (que se sabe,

repercutirá en próximas compras). También las empresas analizan a los clientes de

acuerdo a su perfil psicológico, su disposición al cambio y sus costumbres en el

consumo. (Concepto.de, 2013)

Los clientes son aquellas personas que adquieren los productos o servicios que

proporciona las empresas con la finalidad de obtener una rentabilidad.

A continuación se indica los clientes de la Cooperativa de Transporte “Calderón”:

Los clientes de la Cooperativa de Transporte “Calderón” es toda la población de la

ciudad de Quito.

69

Tabla 5 Clientes de la Cooperativa de Transporte “Calderón”

Nombre Producto/Servicio

GLOBALTRANS Distribución de valores por operación es

decir cada mes.

COOPERATIVA DE AHORRO Y

CRÉDITO “COOP. CATAR LTDA”

Distribución semanal de lo recaudado.

ECONOFARM Arriendo FARMACIA SANA SANA.

CONECEL Arriendo de la antena CLARO.

BANCO DEL PACIFICO Arriendo del Cajero automático.

ESTACIÓN DE SERVICIOS

COOPTRACAL

Transporte combustible se cobra por

galones.

Nota: Describe los clientes de la Cooperativa de Transporte “Calderón”

Los clientes representan una oportunidad para la Cooperativa de Transporte “Calderón”

debido a que el incremento de usuarios le permite a la organización obtener mayor

ingresos y por ende un crecimiento organizacional.

3.1.2.3.1. Tabulación de la encuesta

1. ¿Cada cuánto utiliza usted los servicios de la Cooperativa Calderón?

Figura 54 Tabulación Pregunta 1

De acuerdo a las respuestas de los clientes el 71% de los usuarios utilizan el servicio

todos los días de la semana, el 24% lo utilizan entre semana y el 5% lo utilizan solo los

fines de semana, por lo que se puede observar que la mayoría de los clientes utiliza el

servicio de manera continua.

71%

24%

5%

PREGUNTA 1

Todos los días de la semana Entre semana Fines de semana

70

2. ¿Por qué utiliza nuestro servicio de transporte?


De acuerdo a las respuestas de los clientes el 80% dijeron que ocupan el servicio por

necesidad, el 20% por comodidad y ninguno respondió por seguridad, lo que representa

una oportunidad, pues la demanda debido a sus ocupaciones personales o laborales van

a necesitar del servicio que brinda la cooperativa.

3. ¿Considera que las instalaciones de las unidades de transporte son?


De acuerdo a las respuestas de los clientes el 55% dijeron que las instalaciones de los

buses son muy cómodas, el 30% dijo que eran cómodas y el 15% dijeron que son poco

cómodas, por lo que a pesar de tener una mayoría de clientes satisfechos, también hay

un alto porcentaje de personas que solicitan más confort en las instalaciones.

80%

20% 0%

PREGUNTA 2

Por necesidad Por comodidad Por seguridad

55% 30%

15%

PREGUNTA 3

Muy cómodas Cómodas Poco cómodas

71

4. ¿Cómo considera usted que es la calidad del servicio?


De acuerdo a las respuestas de los clientes el 50% dijeron que la calidad del servicio es

buena, el 45% dijo que era regular y el 5% mala, por lo que sin duda es un parámetro

para saber que el servicio en general que brinda la cooperativa debe mejorar para lograr

la satisfacción de los clientes.

5. ¿Cómo calificaría en trato del conductor y cobrador con los usuarios?


De acuerdo a las respuestas de los clientes el 45% dijeron que el trato tanto del

conductor como del cobrador era buena, el 40% de los clientes dicen que es regular y el

15% expresa que es mala, por lo que se debe capacitar a los choferes para que brinden

un mejor trato a los clientes, para que estos no se sientan afectados.

50% 45%

5%

PREGUNTA 4

Buena Regular Mala

45%

40%

15%

PREGUNAT 5

Buena Regular Mala

72

6. ¿Cómo calificaría a los conductores de nuestra empresa en lo que respecta a la

forma de manejar?


De acuerdo a las respuestas de los clientes el 55% dijeron que la forma de manejar de

los conductores es muy prudente, el 20% dijo que eran prudentes y el 25% que eran

poco prudentes, por lo que se debería realizar alguna charla con los choferes para que

sean más conscientes al momento de conducir.

7. ¿Considera que las unidades cumplen con el horario de servicio adecuado?


De acuerdo a las respuestas de los clientes el 81% dijeron que las unidades si cumplen

con el horario de servicio adecuado, mientras que el 19% de los encuestados dijeron que

no cumplen con los horarios establecidos, por lo que debe haber un mayor control para

comprobar si esto es verdad o no.

20%

55%

25%

PREGUNTA 6

Muy prudente Prudente Poco prudente

19%

81%

PREGUNTA 7

SI NO

73

8. ¿Considera que las unidades cuentan con la información necesaria?


De acuerdo a las respuestas de los clientes el 85% dijeron que las unidades si cuentan

con la información necesaria que requiere el usuario, mientras que el 15% dijeron que

no cuentan con la información necesaria, por lo que se deberá hacer una revisión de

cada una de las unidades.

9. ¿Considera usted que las unidades que circulan son suficientes para cubrir la

demanda?


De acuerdo a las respuestas de los clientes el 80% consideraron que las unidades que

circulan son suficientes para cubrir la demanda, mientras que el 20% dijo que hace falta

implementar más unidades para cubrir dicha necesidad, por lo que se deberá hacer un

estudio más profundo para analizar la posibilidad de circular más unidades.

85%

15%

PREGUNTA 8

SI NO

80%

20%

PREGUNTA 9

SI NO

74

10. ¿Cuál es su percepción de seguridad al viajar en nuestras unidades de

transporte?


De acuerdo a las respuestas de los clientes el 50% consideraron que se sienten muy

seguros al viajar en sus unidades, el 30% dijo sentirse segura y el 20% dijo sentirse

poco seguros durante su viaje, por lo que se deberá buscar mecanismos para que los

clientes cambien su percepción y logren sentirse más seguros.

3.2. Análisis Interno

Un análisis interno consiste en la identificación y evaluación de los diferentes factores o

elementos que puedan existir dentro de una empresa.

Realizar un análisis interno tiene como objetivo conocer los recursos y capacidades con

los que cuenta la empresa e identificar sus fortalezas y debilidades, y así establecer

objetivos en base a dichos recursos y capacidades, y formular estrategias que le permitan

potenciar o aprovechar dichas fortalezas, y reducir o superar dichas debilidades. (Crece

Negocios, 2014)

Figura 64 Análisis Interno

En: (Blogspot, 2013)

50%

30%

20%

PREGUNTA 10

Muy segura Segura Poco segura

75

El análisis interno de la empresa se basa en establecer su estrategia en los recursos de la

propia empresa, es decir sus recursos y sus capacidades. Teniendo en cuenta que el

mercado está cambiando continuamente, las empresas deben estar adaptándose a estos

cambios, se deben diferenciar y hacer cosas distintas, y para ello hay que basarse en la

innovación y el cambio a partir del profundo conocimiento de los recursos con los que

se cuenta. (Blogspot, 2013)

El análisis interno consiste en realizar una evaluación al entorno de la organización para

determinar las fortalezas y debilidades que tiene con la finalidad de saber aprovechar los

aspectos positivos que contribuyan al crecimiento organizacional.

Para realizar el análisis interno de la Cooperativa de Transporte “Calderón”, se aplicara

cuestionarios de control interno basados en los ochos componentes del COSO II al área

financiera para determinar los problemas existentes.

76

3.2.1. Cuestionarios de Control Interno

3.2.1.1. Cuestionario de control interno del área administrativa

Tabla 6 Cuestionario de Control Interno Área Administrativa

COOPERATIVA DE TRANSPORTE “CALDERÓN”

ÁREA ADMINISTRATIVA

N° PREGUNTA RESPUEST

A

CALIFICACI

ÓN

PONDERACI

ÓN

SI NO

1 ¿La empresa cuenta con un

organigrama estructural?

X 10 10

2 ¿Se mantiene un ambiente

armonioso para realizar el trabajo

en la empresa?

X 10 7

3 ¿Las funciones de todo el personal

están formalmente establecidas?

X 10 10

4 ¿Se realiza inducciones al

personal en base a lineamientos

establecidos en la empresa?

X 10 8

5 ¿El personal de la empresa recibe

las capacitaciones necesarias de

forma periódica?

X 10 10

6 ¿El personal de recursos humanos

cuenta con lineamientos que

ayuden el procedimiento de

selección y contratación de

personal?

X 10 9

7 ¿Los pagos de los sueldos al

personal de la empresa se los

realiza a tiempo?

X 10 10

8 ¿Se cuenta con procedimientos

formalizados que permitan una

mejor gestión del talento humano?

X 10 8

9 ¿Se cuenta con un procedimiento

para evaluar el desempeño al

personal de la empresa?

X 10 9

10 ¿La empresa cuenta con los

recursos tecnológicos necesarios

para realizar las actividades de la

empresa?

X 10 10

11 ¿La empresa tiene contratado

seguro de activos fijos?

X 10 10

12 ¿La empresa cumple con todos los

requisitos de ley para los

vehículos?

X 10 10

TOTAL 120 111

Nota: Describe los factores a ser analizados en el departamento administrativo.

77


CÁLCULO DEL NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO DE CONTROL

Para la medición del Riesgo de Control se aplicara la siguiente fórmula:

Fórmula Nivel de Confianza

Cálculo del Riesgo de Control

100 - Nivel de Confianza =

100 – 93= 7%

Conclusión: De acuerdo al análisis anteriormente realizado se pudo determinar que en el área

administrativa existe un nivel de confianza alto, lo que demuestra que esta área está siendo

realizada de una manera adecuada y hay muy pocas falencias.

Calificación Porcentual

Grado de Confianza Nivel de Riesgo

15% - 50% Bajo Alto

51% - 70% Mediano Moderado

71% - 100% Alto Bajo

NC = Calif. obt x 100

= Nivel de Confianza PT

NC = 111 x 100

= 93% 120

78

3.2.1.2. Cuestionario de control interno del área de presupuesto


ÁREA DE PRESUPUESTO

N°

PREGUNTA

RESPUESTA PONDERACIÓN CALIFICACIÓN

SI NO

1 ¿La gerencia coordina con cada

una de las áreas de la

cooperativa para la elaboración

de las proformas de gastos?

X

10

10

2 ¿La cooperativa realiza el

análisis de la información

recibida por cada uno de las

áreas para la elaboración del

presupuesto?

X

10

0

3 ¿La cooperativa tiene

establecido objetivos en el área

de presupuesto?

X 10 0

4 ¿Los objetivos determinados

son a corto plazo para su

cumplimiento?

X 10 0

5 ¿El área de prepuesto ha

identificado riesgos en el

desarrollo de sus actividades?

X

10

10

6 ¿El área de presupuesto cuenta

con el conocimiento necesario

para la identificación de los

riesgos?

X

10

0

7 ¿La cooperativa realiza el

análisis sobre la gestión

realizada por el área de

presupuesto?

X

10

0

8 ¿El área de presupuesto ha

realizado adquisiciones que no

se encuentren en la

planificación establecida?

X

10

8

79

9 ¿Cuándo se ha identificado un

riesgo en el área de presupuesto

se analiza las debidas repuestas?

X

10

0


con un plan para la

identificación de los riegos?

X

10

0


con procedimientos de control

para la elaboración del

presupuesto?

X

10

0

12 ¿El área de presupuesto tiene

establecido flujogramas que

permita visualizar las

actividades a realizarse?

X

10

0

13 ¿El área de presupuesto

comunica oportunamente al

gerente sobre las

modificaciones realizadas en el

presupuesto?

X

10

10

14 ¿Se comunica al gerente sobre

las adquisiciones realizadas que

no se encuentran en el

presupuesto?

X

10

10

15 ¿Se presenta el informe de las

modificaciones realizadas al

gerente de la cooperativa?

X

10

8

16 ¿El área de presupuesto realiza

evaluaciones al finalizar el

periodo y presenta las

respectivas sugerencias?

X

10

10

TOTAL 160 66

Nota: Describe los factores a ser analizados en el departamento de presupuesto.

80







100 – 41= 59%

Conclusión: De acuerdo al análisis anteriormente realizado se pudo determinar en el área de

presupuesto existe un nivel de confianza medio lo que ocasiona que la información

proporcionada no sea la adecuada para la toma de decisiones, o no se está tomando las medidas

correctivas.



15% - 50% Bajo Alto





NC = 66 x 100

= 41% 160

81

3.2.1.3. Cuestionario de control interno del Área de Contabilidad


ÁREA DE CONTABILIDAD

N°

PREGUNTA

RESPUESTA

PONDERACIÓN

CALIFICACIÓN

SI NO

1 ¿La cooperativa cuenta con

manuales de procedimientos

para el registro de las cuentas

contables?

X

10

0

2 ¿Los ingresos y egresos del

inventario son controlados por

el supervisor?

X

10

0

3 ¿El área de contabilidad tiene

establecido objetivos para el

desarrollo de sus funciones?

X

10 10

4 ¿Los objetivos establecidos han

sido cumplidos por parte del

personal responsable?

X

10 10

5 ¿El área de contabilidad cuenta

con plan desarrollado para la

identificación de riesgos?

X

10

10

6 ¿En el área de contabilidad se

ha identificado riesgos que

afectan al desarrollo de las

actividades?

X

10

10

7 ¿El área de contabilidad revisa

la documentación de respaldo

para registrar en el sistema?

X

10

10

8 ¿El área de contabilidad realiza

evaluaciones periódicas de los

riesgos determinados?

X

10

8

9 ¿Para la realización de la

adquisición de bienes y

servicios se ha establecido un

monto para la solitud de una

cotización?

X

10

0

82


establecido políticas que

permita un adecuado manejo

de la caja chica?

X

10

0


establecido fechas de cobro para

los clientes y es de

conocimiento de los mismos?

X

10

0


establecido fechas de pago para

los proveedores y es de

conocimiento de los mismos?

X

10

0

13 ¿Los registros de avisos de

entrada y salida son realizados

en las fechas establecidas para

evitar inconvenientes?

X

10

0

14 ¿Los cheques emitidos por la

cooperativa cuenta con un orden

secuencial y el respectiva egreso

con la firmas de

responsabilidad?

X

10

0

15 ¿Se tiene establecido un cuadro

informativo para los socios en el

que puedan detallar los ingresos

obtenidos durante el mes?

X

10

0

16 ¿Se presenta de manera mensual

las conciliaciones bancarias?

X 10 8

TOTAL 160 66

Nota: Describe los factores a ser analizados en el departamento de presupuesto.

83







100 – 41= 59%

Conclusión: De acuerdo al análisis anteriormente realizado se pudo determinar que en el área

de contabilidad existe un nivel de confianza baja lo que ocasiona que la información financiera

no es confiable y oportuna para la toma de decisiones.



15% - 50% Bajo Alto





NC = 66 x 100

= 41% 160

De acuerdo al análisis realizado al entorno interno a la cooperativa se determinaron las

siguientes fortalezas y debilidades encontradas en el área de presupuesto y contabilidad,

las cuales se detallan a continuación:

84

Fortalezas

La gerencia de la cooperativa coordina con las áreas para determinar la

elaboración de las proformas de acuerdo a la adquisición de los bienes y

servicios necesarios para el desarrollo de sus actividades.

El área de presupuesto de la cooperativa identifica los riesgos que se presentan

en el desarrollo de las actividades para establecer las respectivas soluciones que

contribuyan al mejoramiento.

El área de presupuesto de la cooperativa comunica a la gerencia sobre los

movimientos realizados en el presupuesto para el establecimiento de las

correcciones respectivas para una adecuada utilización de los recursos.

El área de contabilidad de la cooperativa cuenta con objetivos establecidos que

permiten un adecuado desarrollo de las actividades y es de conocimiento de todo

el personal que labora en el área.

El área de contabilidad de la cooperativa para el registro de la información

financiera primero realiza la revisión de la documentación que respalde el gasto

o el ingreso realizado con las respectivas firmas de responsabilidad.

El área de contabilidad de la cooperativa presenta mensual los informes de las

conciliaciones bancarias realizadas de cada uno de los bancos que tiene con la

finalidad de que exista un adeudo control.

Debilidades

El área de presupuesto de la cooperativa no cuenta con un manual de

procedimientos que le permita realizar adecuadamente las actividades en la

elaboración del presupuesto con la información de cada uno de los

departamentos.

El área de presupuesto de la cooperativa no cuenta con objetivos que le permita

conocer las metas que deberán cumplir para una adecuada elaboración del

presupuesto.

El área de contabilidad de la cooperativa no cuenta con una manual de

procedimientos que le permita registrar correctamente las cuentas contables en el

sistema para una información confiable y oportuna.

85

El área de contabilidad de la cooperativa no cuenta con políticas establecidas

para la realización de las compras.

El área de contabilidad de la cooperativa no tiene establecido las políticas

necesarias que le permitan un adecuado control de la caja chica.

El área de contabilidad de la cooperativa no cuenta con un cronograma

desarrollado para el pago a los proveedores y el cobro a los clientes lo que

ocasiona inconvenientes en la realización de esta actividad.

El área de contabilidad de la cooperativa no realiza en las fechas establecidas el

ingreso y salida de los trabajadores en el sistema del IESS.

El área de contabilidad de la cooperativa no emite cheques de manera secuencial

y que cuente con el respectivo documento de control.

El área de contabilidad de la cooperativa no tiene establecido un cuadro

informativo que sea utilizado por los socios para que presente información

detallada de los ingresos obtenidos durante el mes.

3.3. Análisis FODA

El FODA es una técnica de planeación estratégica que permite crear o reajustar a

una estrategia de desarrollo. El cual permitirá conformar una matriz FODA de la

situación actual; permitiendo, de esta manera, obtener un diagnóstico preciso

que permita tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formuladas.

(Certo & Peter, 2011)

La matriz FODA permite visualizar las fortalezas, oportunidades, debilidades y

amenazas que tiene la Cooperativa de Transporte “Calderón”, el cual se presenta a

continuación:

86

3.3.1. Matriz FODA


MATRIZ FODA

FORTALEZAS OPORTUNIDADES

La gerencia coordina con las áreas

para determinar la elaboración de

las proformas para la realización de

las compras.

El área de presupuesto identifica

los riesgos que se presentan el

desarrollo de las actividades.

El área de presupuesto comunica a

la gerencia sobre los movimientos

realizados en el presupuesto para el

establecimiento de las

correcciones.

El área de contabilidad cuenta con

objetivos establecidos que

permiten un adecuado desarrollo

de las actividades.

El área de contabilidad para el

registro de la información

financiera primero realiza la

revisión de la documentación que

respaldo.

El área de contabilidad presenta

mensualmente los informes de las

conciliaciones bancarias realizadas

de cada uno de las cuentas.

Las leyes establecidas le permitirán

a la cooperativa contar con los

lineamientos necesarios para una

adecuada prestación del servicio a

los usuarios.

La tecnología le permitirá brindar

un servicio seguro y de calidad a

los usuarios.

Los proveedores le proveen de

productos y servicios de calidad a

costos accesibles para que realicen

una adecuada prestación del

servicio.

El incremento de usuarios le

permite a la organización obtener

mayor ingresos y por ende un

crecimiento organizacional.

87

Continuación de la Matriz FODA


MATRIZ FODA

DEBILIDADES AMENAZAS

El área de presupuesto no cuenta con

un manual de procedimientos que le

permita realizar las actividades en la

elaboración del presupuesto.

El área de presupuesto no cuenta con

objetivos que le permita conocer las

metas que deberán cumplir.

El área de contabilidad no cuenta con

una manual de procedimientos que le

permita registrar las cuentas

contables.


políticas establecidas para la

realización de las compras.

El área de contabilidad no tiene

establecido las políticas necesarias

que le permitan un adecuado control

de la caja chica.


un cronograma desarrollado para el

pago a los proveedores y el cobro a

los clientes.

El área de contabilidad no realiza en

las fechas establecidas el ingreso y

salida de los trabajadores.

El área de contabilidad no emite

cheques de manera secuencial y que

cuente con el respectivo documento

de control.

El área de contabilidad no tiene

establecido un cuadro informativo que

sea utilizado por los socios para el

registro de la información.

La inflación se puede evidenciar que

el sector del transporte cuenta con un

incremento del 0,65% de acuerdo a

los datos establecidos por el Banco

Central del Ecuador ocasionando que

se incremente el valor del servicio por

el aumento del valor de los

implementos y repuestos para las

unidades de transporte.

La contribución del sector de

Transporte ha disminuido en un -

0,01% en la aportación del Producto

Interno Bruto.

Las instituciones son todas aquellas

cooperativas de transporte urbano de

la ciudad de Quito, debido a que si las

otras instituciones proporcionan un

mejor servicio los usuarios optarían

por utilizar ese servicio.

Nota: Describe los factores analizados en el entorno interno y externo de la cooperativa.

88

CAPÍTULO IV

4. PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA EL

DEPARTAMENTO FINANCIERO DE LA COOPERATIVA DE

TRANSPORTES CALDERÒN

4.1. Introducción

La Cooperativa de Transporte “CALDERÓN”, no cuenta con procedimientos

establecidos en el Departamento Financiero, lo que ha ocasionado que no exista un

adecuado desarrollo de las actividades, presentando inconvenientes en la información

financiera debido a que no es confiable por lo que no contribuye en la toma de

decisiones.

Al establecer correctamente los procedimientos en el departamento financiero, le

permitirá a la Cooperativa de Transporte “CALDERÓN”, contar con los lineamientos

necesarios que generen oportunidades garantizando el desempeño correcto de los

trabajadores.

4.2. Alcance

El desarrollo de la propuesta se encuentra establecido para los siguientes

procedimientos contables y la elaboración del presupuesto, los cuales se detallan a

continuación:

Procedimientos Contables

Procedimiento para el monitoreo de Caja Chica

o Creación del Fondo de Caja Chica

o Reposición del Fondo de Caja Chica

89

Procedimiento para el registro y verificación de Bancos

o Apertura de la cuenta bancaria

o Conciliación Bancaria

Procedimiento para el registro y verificación de Cuentas por Cobrar

Procedimiento para el registro y verificación de Cuentas por Pagar

Procedimiento para el registro y verificación de Propiedad, Planta y Equipo

Procedimiento para el registro y verificación de los Ingresos de Caja Común de

los Socios

Procedimientos Financieros

Elaboración del Presupuesto

Ejecución del Presupuesto

Liquidación del Presupuesto

4.3. Importancia

El desarrollo de la propuesta de procedimientos en el departamento financiero de la

Cooperativa de Transporte “Calderón”, es indispensable debido a que permitirá contar

con un control interno adecuado en el desarrollo de las actividades y servirá de guía

para los trabajadores con la finalidad de que cuenten con el conocimiento necesario para

que realicen su trabajo de manera eficiente contribuyendo a la consecución de la metas

establecidas por la empresa.

4.4. Objetivos

Determinar cada uno de los procedimientos contables y financieros, los cuales

deberán ser de conocimiento para todo el personal para adecuada aplicación.

Establecer políticas y responsabilidades a cada uno de los procedimientos

establecidos para el departamento financiero, con la finalidad de que los

90

miembros de la Cooperativa cuenten con los lineamientos necesarios para la

ejecución de las actividades asignadas.

Elaborar un Flujograma para cada uno de los procedimientos establecidos a fin

de que los colaboradores visualicen y comprendan el procedimiento establecido

de acuerdo a la actividad que desempeñan.

Establecer documentos de control en cada uno de los procedimientos para que

exista un adecuado control en el desarrollo de las actividades.

4.5. Procedimientos Contables

4.5.1. Procedimiento para el registro y verificación de Caja Chica

4.5.1.1. Objetivo

Determinar un mecanismo que facilite el adecuado manejo del efectivo que tiene

la Cooperativa de Transporte “CALDERÓN”, para la utilización en gastos

menores.

4.5.1.2. Responsables

Gerente General

Contador

Secretaria

4.5.1.3. Políticas

La persona responsable de la caja chica tiene que llevar un documento como

respaldo del dinero.

El valor máximo para utilizar del fondo de caja chica es de $30.00 por factura;

hasta sumar la cantidad de $250,00 como valor total del fondo de caja chica.

91

Los arqueos de caja serán realizados por el personal del área contable y de

manera sorpresiva para un adecuado control.

Cuando la secretaria tenga un valor mínimo tiene la obligación de realizar la

reposición del fondo de caja chica de manera previa para su respectivo análisis

por el Contador y entregada al Gerente General para su revisión a través de un

formulario bien detallado.

Para la reposición de la caja chica se deberá contar con los documentos que

respalden los gastos realizados.

El personal responsable del custodio de la caja chica será el encargado de

reponer en caso de que exista faltantes al momento de realizar el arquero de caja.

92

4.5.1.4. Procedimiento

Tabla 7 Procedimiento Creación del Fondo de Caja Chica

PROCEDIMIENTO DESCRIPTIVO

CREACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA

N° RESPONSABLE ACTIVIDADES

1 Secretaria Elaborar la solicitud para la creación del fondo de

caja chica.

2 Secretaria Enviar al Gerente de la cooperativa la solicitud

para su aprobación.

3 Gerente General Recibir la solicitud, revisar y emitir la respectiva

aprobación.

4 Gerente General Enviar la solicitud aprobada a la secretaria.

5 Secretaria Recibir la solicitud aprobada.

6 Gerente General Establecer el monto para la caja chica de acuerdo

a las necesidades de la cooperativa.

7 Gerente General Determinar al custodio del fondo de caja e

informar sobre sus responsabilidades.

8 Secretaria Recibe la información sobre las responsabilidades

del custodio del fondo de caja chica.

9 Contador Elabora el egreso del fondo de caja chica

conjuntamente con el cheque.

10 Gerente General Firma el cheque emitido por contabilidad.

11 Contador Entrega el comprobante de egreso y el cheque al

custodio de la caja chica.

12 Contador Registra la creación del fondo de caja chica en el

sistema.

13 Secretaria Archiva el comprobante de egreso y el cheque.

Nota: Describe las actividades a ser realizada en el procedimiento de la creación del

fondo de caja chica.

93

Tabla 8 Procedimiento Reposición del Fondo de Caja Chica


REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA


1 Secretaria Elaborar la solicitud de la reposición del fondo de

caja chica.

2 Secretaria Enviar al contador la solicitud con los

documentos de respaldo de los gastos realizados.

3 Contador Recibir la solicitud, revisar los documentos

emitidos por la secretaria.

4 Contador Autorizar la reposición del fondo de caja chica.

5 Secretaria Recibir la solicitud de la reposición de la caja

chica aprobada.

6 Contador Emitir el comprobante de egreso y el cheque y

enviar a gerencia.

7 Gerente General Recibir el cheque y firmar.

8 Gerente General Entregar el cheque firmado a la secretaria.

9 Secretaria Archivar la solicitud y el comprobante de egreso.

Nota: Describe las actividades a ser realizadas en el procedimiento de la reposición del

fondo de caja chica.

94

4.5.1.5. Flujograma

Figura 65 Procedimiento Gráfico Creación del Fondo de Caja Chica

COOPERATIVA DE TRANSPORTE CALDERÓN

PROCEDIMIENTO GRÁFICO

CREACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA

GERENTE GENERALSECRETARIA CONTADOR

Fase

INICIO

Elaborar la solicitud para

la creación del fondo de

caja chica.

Enviar al Gerente de la

cooperativa la solicitud


Recibir la solicitud, revisar

y emitir la respectiva

aprobación.

Enviar la solicitud

aprobada a la secretaria.

Recibir la solicitud

aprobada.

Establecer el mondo para

la caja chica de acuerdo a

las necesidades de la

cooperativa.

Determinar al custodio del

fondo de caja e informar

sobre sus

responsabilidades.

Recibe la información

sobre las

responsabilidades del

custodio del fondo de caja

chica.

Elabora el egreso del

fondo de caja chica

conjuntamente con el

cheque.

Firma el cheque emitido

por contabilidad.

Entrega el comprobante de

egreso y el cheque al

custodio de la caja chica.

Registra la creación del

fondo de caja chica en el

sistema.

Archiva el comprobante de

egreso y el cheque.

FIN

95

Figura 66 Reposición Grafico del Fondo de Caja Chica



REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA

GERENTE GENERALSECRETARIA CONTADOR

INICIO

Elaborar la solicitud de la

reposición del fondo de

caja chica.

Enviar al gerente la

solicitud con los

documentos de respaldo de

los gastos realizados.

Recibir la solicitud, revisar

los documentos emitidos

por la secretaria.

Autorizar la

reposición del fondo

de caja chica.

Recibir la solicitud de la

reposición de la caja chica

aprobada.

Emitir el comprobante de

egreso y el cheque y

enviar a gerencia.

Recibir el cheque y firmar.

Entregar el cheque

firmado a la secretaria.

Archivar la solicitud y el

comprobante de egreso.

FIN

SI

NO

96

4.5.1.6. Documento de control

SOLICITUD CREACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA

Fecha: ________________

Ing.

Gerente General


De mi consideración.-

Estimado Ing. _________ reciba un cordial saludo, la presente por la cual me dirijo es

para solicitarle de la manera más cordial la reposición del Fondo de Caja Chica debido

a que se encuentra consumida en el 80% del monto establecido.

En espera de su respuesta, le agradezco por la atención prestada.

Atentamente,

Secretaria

Custodio de Caja Chica

Adjunto:

Documentos de los gastos realizados.

97

Formulario Reposición de Caja Chica

98

4.5.2. Procedimiento para el registro y verificación de Bancos

4.5.2.1. Objetivo

Determinar un procedimiento que le permita contar con un adecuado control de

la cuenta bancos de la Cooperativa de Transporte Calderón, de tal forma que se

cuente con información actualizada de los movimientos realizados.


Gerente General

Contador

Secretaria

Auxiliar Contable

Personal del Banco

4.5.2.3. Políticas

El Gerente General es la persona responsable de realizar la apertura de la cuenta

bancaria previa aprobación de la Asamblea General.

La cuenta bancaria estará a nombre de la Cooperativa de Transporte “Calderón”.

Los cheques serán emitidos para el pago de bienes y servicios que no se

ejecuten con el fondo de caja chica.

Se emitirá un comprobante de egreso por cada cheque emitido para respaldo de

la transacción realizada.

Los cheques anulados deberán tener su respectivo comprobante de egreso en el

que se detalla el motivo de la anulación.

Las conciliaciones bancarias serán realizadas por parte del auxiliar contable al

finalizar cada mes.

El contador hará su respectiva revisión, firma y procede a entregar el informe de

conciliación bancaria para su verificación y firmas.

99


Tabla 9 Procedimiento Apertura de la Cuenta Bancaria


APERTURA DE LA CUENTA BANCARIA


1 Gerente General Realizar la apertura de la cuenta bancaria luego

de la aprobación de la Asamblea General.

2 Gerente General Autorizar trámites para la apertura de la cuenta

bancaria.

3 Secretaria Elaborar solicitud de autorización de la apertura

de la cuenta bancaria.

4 Secretaria Solicitar información al banco sobre los

requisitos para la apertura de la cuenta bancaria.

5 Secretaria Llenar los formularios emitidos por el banco y

entregar al gerente para que los firme.

6 Gerente General Firmar los formularios y entregar la

documentación respectiva.

7 Secretaria Enviar los formularios y la información al banco.

8 Personal del Banco Recibir la información y verificar la firma.

9 Personal del Banco Aprobar y entregar el número de cuenta y la

chequera.

10 Gerente General Recibir la documentación e informar al área

contable del número de cuenta y entregar la

chequera.

Nota: Describe las actividades a ser realizada en el procedimiento Apertura de la

Cuenta Bancaria.

100

Tabla 10 Procedimiento Conciliación Bancaria


CONCILIACIÓN BANCARIA


1 Auxiliar Contable Imprimir o recibir el estado de cuenta

proporcionado por el banco.

2 Auxiliar Contable Imprimir el reporte de la cuenta bancos del

sistema contable.

3 Auxiliar Contable Realizar la conciliación bancaria con la

información obtenida.

4 Auxiliar Contable Verificar que el estado de cuenta y el libro

auxiliar de bancos se encuentren igual.

5 Auxiliar Contable Elaborar el informe con las novedades

encontradas de la conciliación bancaria realizada.

6 Auxiliar Contable Entregar al Contador para su revisión y

aprobación.

7 Contador Recibir el informe y realizar la respectiva

revisión.

8 Contador Aprobar el informe de la conciliación bancaria y

firma.

9 Auxiliar Contable Recibir el informe aprobado.

10 Auxiliar Contable Archiva la conciliación bancaria aprobada

conjuntamente con el estado de cuenta.

Nota: Describe las actividades a ser realizada en el procedimiento de la Conciliación

Bancaria.

101

4.5.2.5. Flujograma

Figura 67 Procedimiento Grafico Apertura de la Cuenta Bancaria.



APERTURA DE LA CUENTA BANCARIA

SECRETARIAGERENTE GENERAL PERSONAL DEL BANCO

INICIO

Realizar la apertura de la

cuenta bancaria luego de

la aprobación de la

asamblea general.

Autorizar trámites para la

apertura de la cuenta

bancaria.

Elaborar solicitud de

autorización de la apertura

de la cuenta bancaria.

Solicitar información al

banco sobre los requisitos

para la apertura de la

cuenta bancaria.

Llenar los formularios

emitidos por el banco y

entregar al gerente para

que los firme.

Firmar los formularios y

entregar la documentación

respectiva.

Enviar los formularios y la

información al banco.

Recibir la información y

verificar la firma.

FIN

Aprobar La apertura

de la cuenta.

Entregar el número de

cuenta y la chequera.

Recibir la documentación

e informar al área contable

del número de cuenta y

entregar la chequera.

SI

NO

102

Figura 68 Procedimiento Gráfico Conciliación Bancaria




GERENTE GENERAL AUXILIAR CONTABLE

INICIO

Imprimir el estado de

cuenta enviado por el

banco.

Imprimir el reporte de la

cuenta bancos del sistema

contable.

Realizar la conciliación

bancaria con la


Verificar que el estado de

cuenta y el libro auxiliar

de bancos se encuentren

igual.

Elaborar el informe con

las novedades encontradas

de la conciliación bancaria

realizada.

FIN

Elaborar el informe con

las novedades encontradas

de la conciliación bancaria

realizada.

Recibir el informe y

realizar la respectiva

revisión.

Archiva la conciliación

bancaria aprobada

conjuntamente con el

estado de cuenta.

Recibir el informe

aprobado.

Aprobar la

conciliación bancaria.

CONTADOR GENERAL

103


LIBRO BANCOS

Banco:

Cuenta N°:

FECHA CONCEPTO MOVIMIENTO SALDO

DEBE HABER DEUDOR ACREEDOR

SALDO

Banco:

Cuenta N°:

FECHA A LA ORDEN

DE DETALLE CONCEPTO TIPO

N° DE

CHEQUEINGRESOS EGRESOS SALDO

LIBRO BANCOS

SALDO

104


Fecha:______________

Banco:______________

Cuenta:_____________

Detalle Parcial Banco Libro Mayor

Saldos

(+) Deposito en

Transito

(-) Cheques

pendientes de

cobro

(+) Notas de

Crédito

(-) Notas de Debito

Saldo Conciliado

___________________ ___________________

Elaborado por Revisado por

___________________

Aprobado por

105

4.5.3. Procedimiento para el registro y verificación de Cuentas por Cobrar

4.5.3.1. . Objetivo

Verificar que las cuentas por cobrar de la Cooperativa de Transporte

“CALDERÓN”, presenten los saldos reales en el tiempo apropiado y que se

encuentre clasificados correctamente de acuerdo a cada cliente.


Cliente

Contabilidad

Auxiliar Contable

4.5.3.3. Políticas

La Cooperativa deberá solicitar a los clientes se informe con antelación para que

el mensajero pueda ir a realizar el cobro.

El auxiliar contable deberá elaborar la factura electrónica los primeros 5 días del

mes y enviar a través del correo electrónico indicando la fecha de pago.

Se deberá informar a los clientes que el pago lo deberán realizar máximo hasta 5

días después de la emisión de la factura.

El Auxiliar contable será el responsable de realizar el depósito del dinero

recaudado por el pago de los clientes en el caso de que sea en efectivo o cheque.

Se deberá informar al Gerente de la Cooperativa a través de un informe sobre

aquellos clientes que no han realizado el pago.

106


Tabla 11 Procedimiento Cuentas por Cobrar


CUENTAS POR COBRAR


1 Auxiliar Contable Revisar la fecha de pago de cada uno de los

clientes.

2 Auxiliar Contable Emitir la factura electrónica con los valores a ser

cancelados.

3 Auxiliar Contable Enviar por correo electrónico la factura y solicita

se confirme su recepción e inquietudes.

4 Cliente Revisar el correo y enviar un mensaje de

recepción.

5 Cliente Comunicar a la cooperativa para que se acerque a

realizar el cobro.

6 Auxiliar Contable Entregar al mensajero las facturas para que se

acerque donde el cliente a realizar el cobro.

7 Contador Entregar al cliente la factura y recibir el valor

correspondiente.

8 Contador Realizar el depósito del valor recaudado.

9 Contador Entregar al auxiliar contable el comprobante de

depósito para el registro.

10 Auxiliar Contable Realizar el registro del pago del cliente en el

sistema contable.

Nota: Describe las actividades a ser realizada en el procedimiento de Cuentas por

Cobrar.

107

4.5.3.5. Flujograma

Figura 69 Procedimiento Gráfico Cuentas por Cobrar



CUENTAS POR COBRAR

CLIENTE AUXILIAR CONTABLE MENSAJERO

INICIO

Revisar la fecha de pago

de cada uno de los

clientes.

Emitir la factura con los

valores a ser cancelados.

Enviar por correo

electrónico la factura y

solicita se confirme su

recepción e inquietudes.

Revisar el correo y enviar

un mensaje de recepción.

Comunicar a la

cooperativa para que se

acerque a realizar el cobro.

Entregar al mensajero las

facturas para que se

acerque donde el cliente a

realizar el cobro.

Entregar al cliente la

factura y recibir el valor

correspondiente.

Realizar el depósito del

valor recaudado.

FIN

Entregar al auxiliar

contable el comprobante

de depósito para el

registro.

Realizar el registro del

pago del cliente en el

sistema contable.

CONTADOR

108


REGISTRO DE LAS CUENTAS POR COBRAR

N°

Nombres

Apellidos

Dirección

Teléfono de

Contacto

Nº Factura

Valor

Total

Valor

Cancelado

SALDO

PENDIENTE

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

109

4.5.4. Procedimiento para el registro y verificación de Cuentas por pagar

4.5.4.1. Objetivo

Verificar el endeudamiento adquirido así como el cumplimiento del pago a los

proveedores de la Cooperativa de Transporte “CALDERÓN”.


Gerente General

Auxiliar Contable

Proveedor

4.5.4.3. Políticas

Se deberá solicitar al proveedor que las facturas no se encuentren con

enmendaduras, tachones o se encuentren caducadas.

Se deberá confirma si los proveedores han recibido las retenciones debido a que

son electrónicas.

Estar pendientes de realizar los pagos con la finalidad de evitar interés con los

proveedores.

Se deberá realizar conciliaciones cada mes de la cuentas por pagar con la

finalidad de contar con un adecuado control del pago del mismo.

La adquisición del bien o servicio será aprobado por parte del Gerente General.

Para la adquisición del bien o servicio se deberá solicitar 3 cotizaciones a los

proveedores para una adecuada selección.

110


Tabla 12 Procedimiento Cuentas por Pagar


CUENTAS POR PAGAR


1 Auxiliar Contable Contar con una base de datos de los proveedores

de la Cooperativa.

2 Auxiliar Contable Comunicar al proveedor, que envíe las

cotizaciones con las especificaciones requeridas.

3 Proveedor Enviar las cotizaciones.

4 Auxiliar Contable Solicitar al Gerente la selección del proveedor

con la información de cotizaciones.

5 Gerente General Realizar la selección del proveedor.

6 Proveedor Entregar el bien o servicio adquirido

conjuntamente con la factura.

7 Auxiliar Contable Recibir la factura y crear la ficha del proveedor.

8 Auxiliar Contable Enviar la retención al proveedor para su registro.

9 Auxiliar Contable Archivar la factura y la retención para la

realización del pago.

10 Auxiliar Contable Realizar el pago en la fecha establecida.

Nota: Describe las actividades a ser realizada en el procedimiento de Cuentas por

Pagar.

111

4.5.4.5. Flujograma

Figura 70 Procedimiento Gráfico Cuentas por Pagar



CUENTAS POR PAGAR

PROVEEDORAUXILIAR CONTABLE GERENTE GENERAL

INICIO

Contar con una base de

datos de los proveedores

de la cooperativa.

Comunicar al proveedor se

envía las cotizaciones con

las especificaciones

requeridas.

Enviar las cotizaciones.

Solicitar al Gerente se

selección al proveedor con

la información

cotizaciones.

Realizar la selección del

proveedor.

Entregar el bien o servicio

adquirido conjuntamente

con la factura.

Recibir la factura y crear

la ficha del proveedor.

Enviar la retención al

proveedor para su registro.

FIN

Archivar la factura y la

retención para la

realización del pago.

Realizar el pago en la

fecha establecida.

112


REGISTRO DE LAS CUENTAS POR PAGAR

N°

Proveedor

Dirección

Teléfono de

Contacto

Nº Factura

Características de la

adquisición

Valor Adeudado

Bien Servicio

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

113

4.5.5. Procedimiento para la compra de Propiedad, Planta y Equipo

4.5.5.1. . Objetivo

Llevar un adecuado control en el manejo y compra de la Propiedad, Planta y

Equipo de la Cooperativa de Transporte “CALDERÓN” y clasificarlos

correctamente para que refleje el saldo real de la cuenta.


Gerente General

Auxiliar Contable

Trabajadores (de acuerdo a su necesidad)

4.5.5.3. . Políticas

Se deberá realizar el mantenimiento respectivo de la propiedad, planta y equipo

de la cooperativa en el momento que se requiera.

El Gerente General será el responsable de aprobar la adquisición de la

propiedad, planta y equipo de la cooperativa.

La depreciación de la propiedad, planta y equipo deberá realizarse

mensualmente.

La adquisición de la propiedad, planta y equipo se la realizara previo análisis

para verificar que en necesario realizar el gasto.

Codificar la propiedad, planta y equipo al momento que se realice la

adquisición.

114


Tabla 13 Procedimiento Propiedad, Planta y Equipo


PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO


1 Trabajador Solicitar la adquisición de un bien para el

desarrollo de sus actividades.

2 Auxiliar Contable Recibir la solicitud de la adquisición lo analiza y

verifica si hay presupuesto.

3 Auxiliar Contable Solicita cotizaciones del bien que se quiere

adquirir a los distintos proveedores.

5 Auxiliar Contable Enviar la solicitud de la adquisición de un bien

con las respectivas cotizaciones para su selección.

6 Gerente General Revisar la solitud enviada y realiza la selección

del proveedor.

7 Auxiliar Contable Recibir el bien adquirido.

8 Auxiliar Contable Realizar la codificación del bien adquirido.

9 Auxiliar Contable Entregar a la persona que lo solicito.

Nota: Describe las actividades a ser realizada en el procedimiento de Propiedad, Planta

y Equipo.

115

4.5.5.5. Flujograma

Figura 71 Procedimiento Gráfico Propiedad, Planta y Equipo



PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

AUXILIAR CONTABLE TRABAJADOR GERENTE GENERAL

INICIO

Solicitar la adquisición de

un bien para el desarrollo

de sus actividades.

Recibir la solicitud de la

adquisición lo analiza y

verifica si hay

presupuesto.

Solicita cotizaciones del

bien que se quiere adquirir

a los distintos

proveedores.

Enviar la solicitud de la

adquisición de un bien con

las respectivas

cotizaciones.

Revisar la solitud enviada

y realiza la selección del

proveedor.

Recibir el bien adquirido.

Realizar la codificación

del bien adquirido.

Enviar la retención al

proveedor para su registro.

FIN

Entregar a la persona que

lo solicito.

116


ACTA DE ENTREGA (PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO)

FECHA: ……………………………………..

NOMBRE: …………………………………..

ÁREA: ………………………..

CARGO: ……………………………………..

N° Detalle Estado Actual Código Asignado Fecha de Entrega Observaciones

1

2

3

4

5

_____________________

________________

Empleado Responsable

Auxiliar Contable

Recibe

Entrega

Observaciones:________________________________________________________________________________________________

______

_____________________________________________________________________________________________________________

______

117

4.5.6. Procedimiento para el registro y verificación de los Ingresos de Caja

Común de los Socios

4.5.6.1. Objetivo

Proponer un procedimiento de control interno que permita gestionar

correctamente los ingresos proporcionados por los socios de la Cooperativa de

Transporte “CALDERÓN”, para que sean distribuidos semanalmente sin ningún

tipo de sobrantes o faltantes.


Contador

Auxiliar Contable Caja Comun

Socio

4.5.6.3. Políticas

Se ingresará diariamente la hoja de control, de la recaudación que cada unidad

de transporte ha generado, al sistema por cada uno de los socios.

Se verificará que cuadre la serie de los boletos para constancia de que no existen

faltantes, caso contrario se establecerá una multa.

Los socios deberán realizar el depósito diario de acuerdo al valor registrado en la

hoja de recaudación.

Los días martes se realizan los respectivos descuentos y se realizan los cheques

de acuerdo al valor correspondiente a cada socio.

Los días miércoles se les entregan los cheques a cada uno de los socios con la

documentación que respalde el respectivo descuento.

118

4.5.6.4. Procedimientos

Tabla 14 Procedimiento Ingresos


INGRESOS


1 Socio Recibir el dinero y los tickets por parte de la

azafata de la unidad de transporte.

2 Socio Realizar el depósito diariamente del valor

recibido.

3 Auxiliar Contable Ingresar las hojas de recaudación al sistema

contable de cada unidad.

4 Auxiliar Contable Verificar que cuadre con las serie de los boletos

entregados.

5 Auxiliar Contable Ingresar los depósitos de cada socio de acuerdo al

valor de la hoja de recaudación.

6 Auxiliar Contable Entregar la información a contabilidad para su

revisión.

7 Contador Revisar la información y emitir los respectivos

cheques.

8 Auxiliar Contable Entregar los cheques a cada uno de los socios.

Nota: Describe las actividades a ser realizada en el procedimiento de ingresos.

119

4.5.6.5. Flujograma

Figura 72 Procedimiento Gráfico Ingresos



INGRESOS

AUXILIAR CONTABLE SOCIO CONTADOR

INICIO

Recibir el dinero y los

tickets por parte de la

azafata de la unidad de

transporte.

Realizar el depósito

diariamente del valor

recibido.

Ingresar las hojas de

recaudación al sistema por

cada socio.

Verificar que cuadre

con las serie de los

boletos entregados.

Ingresar los depósitos de

cada socio de acuerdo al

valor de la hoja de

recaudación.

Entregar la información a

contabilidad para su

revisión.

Revisar la información y

emitir los respectivos

cheques.

Entregar los cheques a

cada uno de los socios.

FIN

SI

NO

120

4.5.6.6. Documento de Control

121

4.6. . Procedimientos Financieros

4.6.1. Procedimiento para el registro y verificación de la elaboración del

Presupuesto

4.6.1.1. . Objetivo

Establecer las actividades para la elaboración del presupuesto general de la

Cooperativa de Transporte “CALDERÓN” el cual deberá contar con la

información proporcionada por cada departamento.


Gerente General

Contador

Jefe Financiero (Consejo de Vigilancia)

4.6.1.3. Políticas

El presupuesto elaborado deberá ser aprobado por el Gerente General luego de

haber realizado el respectivo análisis.

Se deberá solicitar tres proformas por cada bien o servicio a ser adquirido a

distintos proveedores.

El Jefe Financiero será el responsable de realizar la matriz de requerimientos de

acuerdo a las especificaciones del bien o servicio a adquirir.

El presupuesto general una vez que está aprobado deberá ser archivado para su

control respectivo.

El Jefe Financiero será el encargado de comunicar al Gerente General y al

Contador la fecha para la elaboración del presupuesto.

122


Tabla 15 Procedimiento Elaboración del Presupuesto


ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO


1

Contador

Recibir la matriz de requerimientos con las

respectivas especificaciones de los bienes y

servicios a ser adquiridos.

2

Contador

Solicitar las proformas a los proveedores

seleccionados de los bienes y servicios a ser

adquiridos.

3

Contador

Receptar las proformas emitidas por parte del

proveedor.

4

Contador

Entregar las proformas al Jefe Financiero para su

selección.

5

Jefe Financiero

Seleccionar las proformas que cumplan con los

requerimientos solicitados.

6

Jefe Financiero

Elaborar el presupuesto con la información

obtenida de cada una de las áreas.

7

Jefe Financiero

Enviar a la gerencia el presupuesto elaborado


8

Gerente General

Recibir el informe de la elaboración del

presupuesto y realizar la revisión.

9 Gerente General Aprobar el informe.

10 Gerente General Enviar al Jefe Financiero para su respectivo

registro.

Nota: Describe las actividades a ser realizada en el procedimiento de la Elaboración del

Presupuesto.

123

4.6.1.5. Flujograma

Figura 73 Procedimiento Gráfico Elaboración del Presupuesto



ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO

JEFE FINANCIERO CONTADOR GERENTE GENERAL

INICIO

Recibir la matriz de

requerimientos con las

respectivas

especificaciones.

Solicitar las proformas a

los proveedores de los

bienes y servicios a ser

adquiridos.

Receptar las proformas

emitidas por parte del

proveedor.

Entregar las proformas al

Jefe Financiero para su

selección.

Seleccionar las proformas

que cumplan con los

requerimientos solicitados.

Elaborar el presupuesto

con la información

obtenida de cada una de

las áreas.

Enviar a la gerencia el

presupuesto elaborado


Recibir el informe de la

elaboración del

presupuesto y realizar la

revisión.

FIN

Aprobar el informe.

Enviar al Jefe Financiero

para su respectivo registro.

SI

NO

124

4.6.2. Ejecución del Prepuesto

4.6.2.1. Objetivo

Determinar un adecuado control para la Ejecución del Presupuesto de la

Cooperativa de Transportes “CALDERÓN”, con la finalidad de cumplir con el

100% de lo establecido dentro del presupuesto considerando aspectos

importantes como proveedores, calidad y precio.


Gerente General

Jefe Financiero

Compras

4.6.2.3. Políticas

El presupuesto elaborado deberá darse a conocer al contador para que asigne los

recursos económicos necesarios.

La ejecución del presupuesto deberá realizarse una vez que se encuentre

aprobado por parte del Gerente General.

Los jefes de cada área solicitaran a contabilidad los bienes y servicios que

necesiten para el desarrollo de sus actividades.

El contador será el encargado de solicitar las proformas a los proveedores para

realizar la adquisición.

Los proveedores no podrán ser familiares de los trabajadores de la cooperativa,

deberán ser totalmente independientes.

El Gerente General será la persona responsable de realizar la selección del

proveedor.

125


Tabla 16 Procedimiento Ejecución del Presupuesto


EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO


1

Contador

Solicitar al proveedor envié las proformas del

bien o servicio a adquirirse.

2

Contador

Recibir las proformas y elaborar un cuadro

comparativo con la información obtenida.

3

Contador

Enviar la información al gerente para la selección

del proveedor.

4

Gerente General

Recibir la información y solicitar a la secretaria

emita un informe con el nombre del proveedor

seleccionado.

5

Contador

Enviar el cuadro comparativo con el informe al

Jefe Financiera para el inicio del a adquisición.

6

Jefe Financiero

Elaborar el contrato de adquisición y coordinar

con el proveedor la fecha de entrega.

7 Gerente General Firmar el contrato.

8

Contador

Recibir el bien o servicio de acuerdo a lo

requerido conjuntamente con la factura.

9

Contador

Ingresar al sistema contable la factura emitida por

parte del proveedor.

10

Contador

Cancelar al proveedor de acuerdo a la fecha

establecida.

Nota: Describe las actividades a ser realizada en el procedimiento de la Ejecución del

Presupuesto.

126

4.6.2.5. Flujograma

Figura 74 Procedimiento Gráfico Ejecución del Presupuesto



EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO

GERENTE GENERAL CONTADOR SECRETARIA JEFE FINANCIERO

INICIO

Solicitar al proveedor

envié las proformas del

bien o servicio a

adquirirse.

Recibir las proformas y

elaborar un cuadro

comparativo con la


Enviar la información al

gerente para la selección

del proveedor.

Recibir la información y

solicitar a la secretaria

emita un informe con el

nombre del proveedor

seleccionado.

Enviar el cuadro

comparativo con el

informe para el inicio de la

adquisición.

Elaborar el contrato de

adquisición y coordinar

con el proveedor la fecha

de entrega.

Firmar el contrato.

Recibir el bien o servicio

de acuerdo a lo requerido

conjuntamente con la

factura.

FIN

Ingresar al sistema

contable la factura emitida

por parte del proveedor.

Cancelar al proveedor de

acuerdo a la fecha

establecida.

127


SOLICITUD DE PROFORMA 001

Quito, __________

SEÑORES

__________________

Presente.-

De mi consideración:

Por medio del presente extiendo a usted un cordial saludo y solicito a la mayor

brevedad posible una proforma de lo siguiente:

Nro. Ítems

Descripción del bien o

servicio

Cantidad

Favor especificar tiempo de entrega, forma de pago y vigencia de la proforma.

La información deberá ser enviada con los siguientes datos:

Empresa __________

RUC _____________

Fecha ____________

Atentamente,

________________

CONTABILIDAD


128

4.6.3. Liquidación del presupuesto

4.6.3.1. Objetivo

Informar a la Administración de la Cooperativa de Transporte “CALDERÓN”,

sobre el porcentaje de ejecución del presupuesto con las respectivas

especificaciones en el caso de que no se haya cumplido con lo establecido.

4.6.4. 4.6.3.2. Responsables

Gerente General

Jefe Financiero

Secretaria

4.6.4.1. Políticas

Se deberá emitir un informe sobre la liquidación del presupuesto para

conocimiento de los directivos de la cooperativa.

Se deberá emitir un informe a la finalización del periodo en el que se dé a

conocer a la liquidación del presupuesto de la cooperativa.

El informe de la liquidación del presupuesto deberá realizarlo el Jefe Financiero

de la cooperativa.

El informe de la liquidación del presupuesto de la cooperativa deberá mostrar el

porcentaje real de ejecución con su respectivo análisis.

El Gerente General convocara a una reunión a los socios de la cooperativa para

la presentación del informe de la liquidación del presupuesto.

129


Tabla 17 Procedimiento Liquidación del Presupuesto


LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO


1

Jefe Financiero

Elaborar la matriz en la que se encuentra

detallada los bienes y servicios que fueron

adquiridos.

2 Jefe Financiero Elaborar un informe y adjuntar la documentación

de las adquisiciones realizadas.

3 Jefe Financiero Enviar el informe conjuntamente con la matriz al

Gerente General.

4

Gerente General

Recibir el informe y convocar a una reunión al

Jefe Financiero para realizar el análisis de la

ejecución del presupuesto.

5 Jefe Financiero Asistir a la reunión y realizar el análisis

respectivo.

6 Secretaria Elabora el Acta de la reunión realizada.

7 Secretaria Solicitar se firme el acta al Gerente y al Jefe

Financiero.

8 Secretaria Archivar el acta para constancia de la reunión

desarrollada.

Nota: Describe las actividades a ser realizada en el procedimiento de la Liquidación del

Presupuesto.

130

4.6.4.3. Flujograma

Figura 75 Procedimiento Gráfico Liquidación del Presupuesto



LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO

GERENTE GENERAL JEFE FINANCIERO SECRETARIA

INICIO

Elaborar la matriz en la

que se encuentra detallada

los bienes y servicios que

fueron adquiridos.

Elaborar un informe y

adjuntar la documentación

de las adquisiciones

realizadas.

Enviar el informe

conjuntamente con la

matriz al Gerente General.

Recibir el informe y

convocar a una reunión al

Jefe Financiero para el

análisis de la ejecución del

presupuesto.

Asistir a la reunión y

realizar el análisis

respectivo.

Elabora el Acta de la

reunión realizada.

Solicitar se firme el acta al

Gerente y al Jefe

Financiero.

FIN

Archivar el acta para

constancia de la reunión

desarrollada.

131


BIENES SERVICIOS

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

_____________________ ____________________

GERENTE GENERAL JEFE FINANCIERO

FECHA DE

EJECUCIÓN OBSERVACIÓN

LIQUIDACIÓN PRESUPUESTARIA

DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL _______

TOTAL

DESCRIPCIÓN N° PROVEEDOR RUC N° DE FACTURA VALOR

132

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones

1. La empresa donde se realizó el estudio es la Cooperativa de Trasporte Calderón,

cuya misión fundamental es brindar el servicio de movilización a los usuarios.

Tiene como visión un crecimiento constante, incrementando sus unidades de

transporte y mejorando permanentemente su servicio.

2. La cooperativa busca cumplir los objetivos empresariales: posicionamiento en el

mercado del transporte, que los usuarios reconozcan su servicio; crecimiento

empresarial, reflejado en un número mayor de unidades; y rentabilidad, mejores

utilidades para todos los socios.

3. El control interno financiero significa determinar los riesgos inminentes en el

área, para evitar futuros problemas en la contabilidad, tesorería o presupuesto de

la empresa.

4. El entorno externo, en cuanto se refiere a la situación económica del país, afecta

directamente a la cooperativa, ya que los costos de los insumos y mantenimiento

de las unidades se han encarecido, generándose una amenaza para este sector.

5. Como resultado de la aplicación de los cuestionarios de control interno en el

área financiera, se tiene riesgos que deben ser controlados.

6. También existen ciertos riesgos en el área administrativa, conociendo las

principales debilidades de esta área.

7. Se concluyó que se necesita generar una propuesta con el fin de controlar los

riesgos en el área financiera.

133

8. Se estructuró controles en el tratamiento de cuentas contables, así como con el

proceso de presupuesto.

Recomendaciones

1. La misión de la cooperativa debe ser ejecutada de la mejor manera, ya que en la

práctica el servicio de transporte deja mucho que decir, sin embargo, las

autoridades de la cooperativa deben cuidar el servicio al cliente, capacitando a

todos sus empleados.

2. La cooperativa al brindar un servicio de calidad, logrará alcanzar los objetivos

empresariales planteados, por ello es muy importante un trabajo profesional en

los aspectos gerenciales de la cooperativa.

3. La fundamentación científica de control interno debe ser una base sólida en la

que deben basarse los profesionales que desean generar control y disminuir

riesgos.

4. Realizar un presupuesto profesional operativo, que ayude a una correcta

administración financiera de la cooperativa, cuidando constantemente la liquidez

y rentabilidad de la cooperativa.

5. Es muy importante que apliquen la propuesta definida en esta tesis, logrando un

control en la parte contable y presupuestaria.

6. La cooperativa al aplicar un trabajo profesional de control, lograrán eficiencia y

productividad de sus recursos.

7. El estudio generado es factible de realizarlo, por lo cual, las autoridades deben

dar el paso a su aplicación, cuyos resultados se verán a corto, mediano y largo

plazo.

134

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