unidad de gestion educativa local contumaza · ugel contumazá – manual de procedimientos...

UGEL Contumazá – Manual de Procedimientos Administrativos - MAPRO 2015

MINISTERIO DE EDUCACIÓN

DIRECCION REGIONAL DE EDUCACION CAJAMARCA

UNIDAD DE GESTION EDUCATIVA LOCAL CONTUMAZA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS - MAPRO

UGEL CONTUMAZÁ

2015


Jr. Jorge Chávez 281 - Teléf. 076-830113 - www.ugelcontumaza.gob.pe

PRESENTACION

El Área de Gestión Institucional de la Unidad de gestión Educativa Local de Contumazá,

a través del Especialista en Planificación, ha actualizado el Manual de Procedimientos

Administrativos (MAPRO), instrumento descriptivo y de sistematización normativa, que

tiene un carácter instructivo e informativo. Contiene en forma detallada, las acciones

que se siguen en la ejecución de los ocho procesos priorizados para el cumplimiento de

las funciones y guarda coherencia con las respectivas normas legales y normas

administrativas, en el cual se precisa los objetivos, alcances, bases legales, requisitos

requeridos; así como, el flujograma correspondiente.

Este documento normativo constituye una guía de orientación y trabajo que contiene las

diversas etapas por las que se realiza el trámite de un documento o expediente, y

facilitar los mecanismos que permitan el ordenamiento, simplificación del procedimiento,

para el desenvolvimiento de la gestión administrativa, la cual redunde en la prestación

eficiente y efectiva de los servicios públicos.

Para su formulación, se ha tenido en consideración la Ley Nº 27444, Ley del

Procedimiento Administrativo General, Ley Nº 28044, Ley General de Educación y

modificatorias Leyes Nos. 28123, 28302, 28329 así como la Ley Nº 27783, Ley

Orgánica de Gobiernos Regionales, Decreto Ley Nº 27867, Ley Nº 27902, Ley que

modifica la Ley Orgánica de Gobiernos Regionales, Ley Nº 27444 Ley de Procedimiento

Administrativo General, Decreto Supremo N° 007-2011 – PCM, que aprobó “La

Metodología para la Simplificación Administrativa”, Decreto Supremo Nº 015-2002-ED,

Resolución Suprema Nº 205-2002-ED, Resolución Jefatural Nº 059-77-INAP/DNR, Ley

Nº 30372, Resolución Vice Ministerial N° 020-2009 –ED que aprobó los “Lineamientos

para el Desarrollo de las Acciones de Simplificación Administrativa en las Instancias de

Gestión Educativa Descentralizada” y la Ley 30281 ”Ley de Presupuesto del Sector

Público para el Año Fiscal 2015.

En el marco del proceso de la descentralización, modernización del Estado, la

democratización de la educación y con la finalidad de lograr los objetivos de cada uno

de los procedimientos, es imperante el mejoramiento de prestación de servicios

educativos, dinamizar el trabajo y brindar un servicio y trato de calidad en beneficio de

la Comunidad Educativa de la provincia de Contumazá.



INDICE

CARATULA 1

PRESENTACIÓN 2

ÍNDICE 3

DATOS GENERALES 4

Objetivos 4

Alcances 4

Aprobación y actualización 4

PROCEDIMIENTOS 5

1. Visación y/o emisión de Certificados de Estudios 5

2. Subsidio por Luto y Sepelio (Docentes) 8

3. Atención de Recurso Administrativo de Reconsideración. 11

4. Proceso: Recurso Administrativo de Apelación 14

5. Absolución de consultas internas y externas 17

6. Asignación por Tiempo de Servicios (25, y 30 años) 19

7. Emisión de Constancia Escalafonaria 21

8. Constancia de haberes y descuentos 23

ANEXO: 25

INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 25

GLOSARIO DE TÉRMINOS 26



MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

GENERALIDADES 1. Objetivos

El Manual de Procedimientos tiene como objetivos principales:

- Consolidar los procedimientos administrativos en un solo documento

denominado Manual de Procedimientos Administrativos-MAPRO de la UGEL

Contumazá.

- Uniformizar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar las

alteraciones arbitrarias.

- Facilitar las labores de auditoría.

- Simplificar la determinación de responsabilidades.

- Contar con un documento de carácter instructivo e informativo de fácil

identificación y manejo.

- Contribuir al logro de una gestión eficiente y eficaz de servicios que se brinda.

2. Alcance

El Manual de Procedimientos Administrativos, alcanza su aplicación a todas las

Áreas y oficinas de la UGEL Contumazá, igualmente permite ejercer su

competencia en todas las instituciones educativas del ámbito jurisdiccional de la

UGEL Contumazá.

3. Aprobación y actualización

El Manual de Procedimientos Administrativos - MAPRO de la Unidad de Gestión

Educativa Local de Contumazá será aprobado por el Órgano de Dirección, y su

actualización se hará de acuerdo a los lineamientos de la política de modernización

de la gestión pública y de la simplificación administrativa.



PROCEDIMIENTOS

1. VISACIÓN DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS DE ALUMNOS DE

INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN BÁSICA REGULAR.

ÓRGANO DIRECCIÓN CODIGO:

PROCEDIMIENTO Visación de certificados de estudios de alumnos

de instituciones de educación básica regular OD/AC.-01

OFICINA: Actas y Certificados

Objetivo: Verificar la conformidad del Certificado de Estudios con las Actas de Evaluación Final. Base legal :

Ley Nº 28044, Ley General de Educación

Decreto Supremo N° 011-2012-ED Reglamento de la Ley General de Educación

Resolución Ministerial N° 070-2008-ED Relación de Procedimientos Administrativos a cargo de la Direcciones Regionales de Educación y demás instancias de gestión educativa descentralizada

Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

TUPA, de la Unidad de Gestión Educativa Local de Contumazá

Requisitos:

Solicitud (FUT) dirigida al Director de la UGEL Contumazá

Certificado de Estudios

Comprobante de pago Origen

Se inicia cuando el usuario presenta su solicitud a Trámite Documentario con los requisitos establecidos. DESCRIPCION DEL PROCESO: ORGANO DE DIRECCION:

Tramite documentario: Oficinista:

1. Recepciona el expediente y sella el cargo, registra en el Sistema y deriva el expediente a la Oficina de Actas y Certificados.

Actas y Certificados Técnico Administrativo:

2. Recepciona y registra el expediente 3. Verifica la conformidad del Certificado de estudios con las Actas de Evaluación

Final de Estudios de la respectiva institución educativa, 4. Si no está conforme anota inconformidad en observaciones y separa expediente

y notifica al administrado De encontrarse conforme:

5. Visar el Certificado de Estudios y derivar a la Secretaria del Órgano de Dirección Secretaria

6. Recepciona el Certificado de Estudios visado por el Técnico Administrativo de Actas y Certificados y deriva el expediente al Director de la Ugel Contumazá, para su firma correspondiente.

Director:



7. Verifica y firma el Certificado de Estudios y entrega a la Secretaria

Secretaria: 8. Recepciona el Certificado de Estudios visado y firmado por el Director y deriva a

Actas y Certificados para ser entregado al usuario Actas y Certificados Técnico Administrativo:

9. Recibe el expediente y registra en el libro 10. entrega al usuario el Certificado de Estudios

DURACIÓN: Medio día desde la presentación del expediente. FIN DEL PROCEDIMIENTO

Flujograma:


VISACIÓN DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS DE ALUMNOS DE INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN BÁSICA REGULAR.

FLUJOGRAMA VISACIÓN DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS DE ALUMNOS DE INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN BÁSICA REGULAR.

USUARIO

ORGANO DE DIRECCIÓN

TRAMITE DOCUMENTARIO ACTAS Y CERTIFICADOS Secretaria

Director UGEL Contumazá Oficinista Técnico Administrativo

No

20 Minutos 60 Minutos 120 minutos 20 Minutos 20 Minutos

INICIO

Presenta solicitud y requisitos

A

Firma el cargo en señal de conformidad

FIN

Recepciona, sella el cargo y verifica requisitos

Registra en el Sistema y deriva el expediente a la Oficina de

Actas y Certificados

SIST.T.Doc

Verifica la conformidad del Certificado de estudios con las Actas de Evaluación Final de Estudios de la respectiva institución educativa

Recepciona y registra el expediente

Conforme

Visa el Certificado de Estudios y derivar a la Secretaria del Órgano de Dirección

Si no está conforme anota inconformidad en observaciones y separa expediente y notifica al administrado.

Recibe el expediente y registra en el libro y entrega al usuario el Certificado de Estudios

Recepciona el Certificado de Estudios visado y firmado por el Director y deriva a Actas y Certificados para ser entregado al usuario

Si

Verifica y firma el Certificado de Estudios y entrega a la Secretaria

Medio día


2. SUBSIDIO POR LUTO Y SEPELIO A DOCENTES

ÓRGANO AREA DE GESTION ADMINISTRATIVA CODIGO:

PROCEDIMIENTO Subsidio por luto y sepelio a docentes AA-PER-01

OFICINA: Personal - Proyectos

Objetivo: Otorgar al servidor el beneficio económico de subsidio por luto y gastos de sepelio que le corresponde de acuerdo a Ley. Base legal :

Ley Nº 29944 Ley de Reforma Magisterial

Ley 30372 Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2016.


Decreto Supremo Nº 051-91-PCM, que aprueba la Escala de Remuneraciones del Sector Público.

D.S. N° 309-2013-EF, que establece el Monto Único del Subsidio por Luto y Sepelio a otorgarse a los profesores comprendidos en la Carrera Publica Magisterial a que se refiere la Ley 29944, Ley de Reforma Magisterial

DS: Nº 004-2013-ED Reglamento de la Ley de Reforma Magisterial.

Requisitos:

Solicitud (FUT) dirigida al Director de la UGEL Contumazá

Copia de DNI

Copia de la última Boleta de Pago autenticado

Copia de partida de nacimiento del beneficiado

Copia de la partida de defunción del familiar

Boleta de gastos de sepelio a nombre del solicitante Origen

Se inicia cuando el usuario presenta su solicitud a Trámite Documentario con los requisitos establecidos. DESCRIPCION DEL PROCESO:

ORGANO DE DIRECCION:

Tramite documentario: Oficinista: 1. Recepciona el expediente y sella el cargo, registra en el Sistema y deriva el

expediente al Área de Gestión Administrativa.

AREA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Secretaria:

2. Recepciona, registra y deriva el expediente al Especialista en personal

Especialista en personal 3. Elabora el Informe Técnico, el Proyecto de resolución Directoral, lo visa y entrega

a la secretaria 4. Si no está conforme anota inconformidad en observaciones y separa expediente

y notifica al administrado Secretaria del Área de Administración

5. Recepciona el Proyecto de resolución Directoral y deriva al Jefe del Área de Administración.



Jefe del Área de Administración:

6. Visa el Proyecto de resolución Directoral y entrega a la Secretaria. Secretaria del Área de Administración

7. Recepciona el expediente y deriva a la Área de Asesoría Jurídica AREA DE ASESORÍA JURIDICA: Asesor Legal:

8. Verifica y visa el Proyecto de resolución Directoral y deriva al Órgano de Dirección.

ORGANO DE DIRECCIÓN: Secretaria de Dirección

9. Recepciona el expediente y deriva al Director de la UGEL Contumazá para firma del Proyecto de Resolución Directoral

Director

10. Verifica y firma el Proyecto de Resolución Directoral y entrega a la secretaria Secretaria de Dirección

11. Recepciona el Proyecto de Resolución Directoral firmado y deriva junto con el

expediente al responsable de realizar la numeración y registro y reproducción de la Resolución.

Responsable de registro, numeración y reproducción:

12. Realiza la numeración y registro y reproducción de la Resolución. 13. Deriva la Resolución y Autógrafa la Secretaría General y Oficina de Trámite

Documentario

Oficina de Secretaria General: 14. Entrega al usuario y distribuye la Resolución Directoral a las Áreas y/o Órganos

correspondientes DURACIÓN: Un día desde la presentación de todos los documentos. FIN DEL PROCEDIMIENTO

Flujograma:


FLUJOGRAMA SUBSIDIO POR LUTO Y SEPELIO

USUARIO

ORGANO DE DIRECCION

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN AREA DE ASESORIA JURIDICA

ÓRGANO DE DIRECCIÓN

Oficinista (Trámite documentario)

Secretaria Especialista en

Personal Jefe Secretaria Director

Resp. Numeración y Reprod.

Sí No


A

INICIO Recepciona,

sella el cargo y verifica

requisitos

Registra en el Sistema y deriva el expediente a Área de Gestión Administrativa

Sist. Tram.

Doc.

Recepciona, registra y deriva el Exp., A

Especialista en personal

Elabora el Informe

Técnico, el

Proyecto de

Resoluc. Directoral,

lo visa y a Jefe de

AGA

Conforme

Visa el

Proyecto

de

resolución

Directoral

y deriva a

Jefe de

OAJ

Visa el

Proyecto de

resolución

Directoral y

deriva a

Secretaria de

Dirección

Conforme

Recepciona

Proyecto de

resolución

Directoral y

deriva a

Dirección

para firma

Firma Proyecto de

Resolución

Directoral y

deriva a

Secretaria par

derivar a Resp. De

numeración y

Reproducción

Realiza la

numeración y

registro y

reproducción de

la Resolución.

Deriva la

Resolución y

Autógrafa la

Secretaría

General y Oficina

de Trámite

Documentario.

Recepciona y

entrega

Resolución a

Usuario


3. ATENCION DE RECURSO ADMINISTRATIVO DE RECONSIDERACION

DENOMINACION DEL PROCEDIMIENTO: ATENCION DE RECURSO ADMINISTRATIVODE RECONSIDERACION.

CODIGO: OAJ- 01

ORGANO: DE ASESORAMIENTO DEPENDENCIA: ÁREA DE ASESORÍA JURÍDICA

I. FINALIDAD: Atender los recursos administrativos planteados sobre resoluciones

administrativas expedidas por las Instituciones Educativas, la Unidad de Gestión Educativa Local Pasco y cuando los administrados consideran que sus derechos han sido transgredidos.

II. BASE LEGAL :

Ley Nº 99944, Ley de Reforma Magisterial y su Reglamento D.S. Nº 004-2013-ED.

Ley Nº 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General

D. L. Nº 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y Remuneraciones del Sector Público y su reglamento aprobado mediante Decreto Supremo Nº 005-90-PCM.

Artículo 31º del Decreto Supremo Nº 009-2005-ED, Reglamento de Gestión del Sistema Educativo

III. REQUISITOS:

Solicitud Formulario Único de Trámite que debe ser presentado dentro de los 15 días hábiles posteriores a la fecha de recibida la Resolución

Copia autenticada de la Resolución impugnada

Documentos o pruebas instrumentales que justifiquen la petición del recurrente

IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO: 1ra. Etapa: Recepción de documentos 2da. Etapa: Remite antecedentes de Resolución impugnada 3ra. Etapa: Opinión Jurídica 4ta. Etapa: Proyecta la Resolución 5ta Etapa: Visto Bueno del Proyecto de Resolución 6ta. Etapa: Firma del Proyecto de Resolución 7ta. Numera, fecha y Notificación de la Resolución

V. INSTRUCCIONES Y DURACION DEL PROCEDIMIENTO:

ETAPAS DURACION

UNIDADES ORGANICAS DEL PROCESO CARGO ACCIONES

TIEMPO APROXIMADO

Días Horas

1ra. Etapa

El procedimiento se origina cuando el administrado presenta su expediente por Mesa de Partes, luego deriva al Equipo de Archivo.

5’

2da. Etapa

ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO-ARCHIVO - Recibe, clasifica y registra los Expedientes en los libros

de ingreso, - Ubica la Resolución impugnada; - Realiza el inventario de los antecedentes que dieron

origen a la Resolución impugnada; - Mediante un Oficio de atención remite el expediente de

recurso administrativo al Área de Asesoría Jurídica adjunto los antecedentes originales y un ejemplar de la Resolución impugnada.

3

3ra. Etapa

ÁREA DE ASESORIA JURIDICA - Recibe el expediente recurso administrativo y

registra el Oficio con los actuados Asesor - Verifica la conformidad del expediente si contiene los

requisitos. - Emite Dictamen en el plazo establecido en el artículo

7



132º numeral 3. de la Ley Nº 27444. - Luego remite al Equipo de Personal de la UGEL

Contumazá para la elaboración del Proyecto de Resolución.

4ta. Etapa

ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO-PERSONAL. Revisa el expediente y Dictamen, luego elabora el Proyecto de Resolución del Recurso Administrativo; Impregna visto bueno en el fascículo del proyecto de Resolución; Remite al Jefe de Administración para dar conformidad a Proyecto de Resolución.

3

5ta. Etapa

JEFE DE ADMINISTRACIÓN Revisa el contenido del Proyecto de Resolución y confronta con el dictamen legal y antecedentes; Impregna visto bueno en el fascículo del proyecto de la Resolución; Deriva al Director de la UGEL Contumazá para su aprobación del proyecto de Resolución.

1

6ta. Etapa

DIRECTOR DE LA UGEL Revisa y aprueba el Proyecto de Resolución ; Luego deriva al Equipo de Archivo, Actas y Certificado para numerar y fechar la Resolución.

1

7ta. Etapa

ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO de Archivo, Actas y Certificados: Consigna número, fecha de la Resolución; Distribuye la Resolución a las diversas Oficinas de la UGEL Contumazá y Áreas de la UGEL Contumazá y al interesado

2

Flujograma:


FLUJOGRAMA 3. ATENCION DE RECURSO ADMINISTRATIVO DE RECONSIDERACION

USUARIO

ORGANO DE DIRECCION

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN AREA DE ASESORIA JURIDICA

ÓRGANO DE DIRECCIÓN

Oficinista (Trámite documentario)

Secretaria Especialista en

Personal Jefe Secretaria Director

Resp. Numeración y Reprod.

Sí No


A

INICIO Recepciona,

sella el cargo y verifica

requisitos

Registra en el Sistema y deriva el expediente a Área de Gestión Administrativa

Sist. Tram.

Doc.

Recepciona, registra y deriva el Exp., A

Especialista en personal

Elabora el Informe

Técnico, el

Proyecto de

Resoluc. Directoral,

lo visa y a Jefe de

AGA

Conforme

Visa el

Proyecto

de

resolución

Directoral

y deriva a

Jefe de

OAJ

Visa el

Proyecto de

resolución

Directoral y

deriva a

Secretaria de

Dirección

Conforme

Recepciona

Proyecto de

resolución

Directoral y

deriva a

Dirección

para firma

Firma Proyecto de

Resolución

Directoral y

deriva a

Secretaria par

derivar a Resp. De

numeración y

Reproducción

Realiza la

numeración y

registro y

reproducción de

la Resolución.

Deriva la

Resolución y

Autógrafa la

Secretaría

General y Oficina

de Trámite

Documentario.

Recepciona y

entrega

Resolución a

Usuario



4. PROCESO: RECURSO ADMINISTRATIVO DE APELACIÓN CÓDIGO: P1-AJ-ABOG.

1. OBJETIVO:

Determinar el procedimiento administrativo que se sigue en un recurso de apelación, para conocimiento de los usuarios de la UGEL-Contumazá.

2. ALCANCE:

Personal docente, administrativo, auxiliar de educación y cualquier usurario de la UGEL Contumazá, que está disconforme con un acto administrativo que considere afecte sus derechos.

3. BASE NORMATIVA:

- Ley Nº 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General.

4. REQUISITOS: - Escrito de apelación dirigido al Titular que emitió el acto administrativo que se

impugna; consignando: identificación del administrado, pretensión, fundamentos de hecho y derecho.

- Firma del impugnante y letrado que autoriza el escrito. - Pruebas que acompañan el escrito (copia de DNI y copia del acto administrativo

que se impugna). - Cédula de notificación.

5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:

El recursos administrativos de apelación constituye un mecanismo de defensa de los derechos de los administrados, permitiéndoles cuestionar los actos de la administración pública que hubieran sido dictados sin cumplir con las disposiciones legales o sin efectuar una adecuada apreciación de los hechos y fundamentos expuestos, a fin de que sean revisados por el superior jerárquico. El procedimiento se inicia en la UGEL, la misma que a través del Formato de Trámite de Apelación concede la apelación y con el oficio correspondiente es remitido a la DRE – Cajamarca, para que resuelva el recurso impugnativo de apelación.

6. PROCEDIMIENTO:

PASO

Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO

01 Presentación del escrito de apelación en mesa de partes.

Usuario

1 día 02

Revisión del escrito de apelación; (si no cumple con los requisitos se concede 2 días para ser subsanado, de no hacerlo se declara como no presentado)

Responsable de Mesa de Partes.

03 Recepción, asignación de Nº de Expediente en el Libro de Registro y derivación al Área de Asesoría Jurídica.

Responsable de Mesa de Partes.

04 Recepción del escrito de apelación Secretaria de Asesoría

Jurídica. 20

minutos

05 Elaboración de la hoja de coordinación, solicitando los actuados (autógrafa de la

Secretaria de Asesoría Jurídica o quien haga

1 hora.



R.D. materia de apelación) y deriva a Archivo.

sus veces

06 Recepción de la hoja de coordinación Responsable de archivo 10

minutos

07 Búsqueda de la autógrafa (R.D.) y derivación al Área de Asesoría Jurídica.

Responsable de archivo 1 día

08 Recepción y fotocopiado de la autógrafa y anexos.

Secretaria de Asesoría Jurídica.

1 días

09 Elaboración de oficio y Formato de Trámite de Apelación

Secretaria de Asesoría Jurídica o quien haga sus veces. 2 horas

10 Vº Bº del oficio y del Formato de Trámite de Apelación por jefe del área.

Jefe de Asesoría Jurídica.

11

Derivación del expediente de apelación, conteniendo el oficio y el Formato de Trámite de Apelación al despacho de Dirección para firma del Director.

Secretaria de Asesoría Jurídica o quien haga sus veces.

30 minutos

12 Recepción del expediente. Secretaria de Dirección.

1 día

13 Firma del oficio y Formato de Trámite de Apelación.

Director de la UGEL.

14 Enumeración del oficio y del Formato de Trámite de Apelación.

Secretaria de Dirección.

15 Devolución del expediente a Asesoría Jurídica

Secretaria de Dirección.

16 Recepción del expediente, con oficios y decreto enumerados.


1 día 17

Remisión del expediente de apelación a la Dirección Regional de Educación.


18 Recepción, asignación de número y derivación del expediente a Asesoría Jurídica.

Encargado de trámite documentario de la DRE-Caj.

1 día

19

Revisión del expediente y elaboración de proyecto de Resolución que declara fundada o infundada el recurso de apelación.

Director del Área de Asesoría Jurídica DRE-Caj.

30 días

20 Firma del Proyecto de Resolución Directoral Regional y derivación a oficina de trámite documentario para numeración.

Director Regional DRE – Caj. 2 días

21 Numeración, fechado, archivo y remisión de la Resolución a la UGEL Contumazá.

Responsable de archivo de la DRE.

1 días

22 Recepción y derivación de la R.D.R. al área de Asesoría Jurídica.

Responsable de Mesa de Partes

1 día

23 Comunicación al área respectiva para ejecución de resolución emitida por la DRE – Caj. (sea fundada o infundada)

Secretaria de Asesoría Jurídica. 1 día

24 Recepción, publicación y notificación al usuario.


5 días

TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN 46 días 4 horas

Flujograma:



UGEL CONTUMAZÁ DIRECCIÓN REGIONAL DE EDUCACIÓN CAJAMARCA

Tramite documentario Asesoría Jurídica Archivo Dirección

de la UGEL Trámite

Documentario DRE Dirección de Asesoría

Jurídica Director Regional de

Educación

INICIO

Presenta escrito de

apelación

Revisión de requisitos

¿?

A

Recepción, asignación de Nº

de Expediente en el MAD y

derivación al Área de

Asesoría Jurídica.

A

B

Recepción y derivación

de la RDR al área de

asesoría jurídica

NO

SI

Recepción de

hoja de

coordinación

Búsqueda y entrega de

los actuados

Firma del oficio y

formato de trámite de

apelación del expediente

de apelación por el

director

Enumeración del oficio y

del Formato de Trámite

de Apelación

Derivación del

expediente de

apelación al área de

asesoría jurídica

Recepción del

expediente de

apelación

Numeración, fechado,

archivo y remisión de la

resolución a la UGEL.

Recepción, asignación

de número y

derivación del

expediente a asesoría

jurídica.

Revisión del

expediente y

elaboración de

proyecto de resolución

Firma del proyecto de

resolución directoral

regional y derivación a

oficina de trámite

documentario para

numeración.

B

Elaboración de oficio y Formato de

Trámite de Apelación por la

secretaria

Derivación del expediente de

apelación a la DRE

Recepción de expediente

por la secretaria

Recepción de la resolución y

notificación al usuario

FIN

Elaboración de hoja de

coordinación solicitando los

actuados

Recepción y fotocopiado de

los actuados secretaria

Vº Bº del oficio y del

Formato de Trámite de

Apelación por el jefe del

área

Derivación a dirección

para firma

Recepción del expediente

firmado por el director



5. ATENCION DE CONSULTAS INTERNAS Y EXTERNAS

DENOMINACION DEL PROCEDIMIENTO: ABSOLUCION DE CONSULTAS INTERNAS Y EXTERNAS. CODIGO OAJ-02

ORGANO: DE ASESORAMIENTO DEPENDENCIA: ASESORÍA JURÍDICA

I. FINALIDAD: Absolver consultas y brindar orientación a los administrados internos y externos, sobre diversos casos.

II. BASE LEGAL :

Ley Nº 28044, Ley General de Educación

Ley Nº 29944, Ley de Reforma Magisterial y su Reglamento Decreto Supremo Nº004-2013-ED.

Ley Nº 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General.

Decreto Ley Nº 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y Remuneraciones del Sector Público y su reglamento aprobado mediante Decreto Supremo Nº 005-90-PCM.

III. REQUISITOS:

Formato de consulta

Documentos sustenta torios IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO: 1ra Etapa: Presentación de solicitud y registro de expediente 2da Etapa: Análisis y Absolución de consulta interna y externa 3ra Etapa: Archivo de Formatos V. INSTRUCCIONES Y DURACION DEL PROCEDIMIENTO :

ETAPAS DURACION


TIEMPO APROXIMADO

DIAS HORA

S

1ra. Etapa

El procedimiento se inicia cuando el recurrente solicita por Mesa de Partes orientación sobre diversos casos de índole laboral. Secretario:

Registra el nombre del recurrente y el motivo de consulta en el formulario de atención consulta.

Eleva el caso al Asesor Jurídico.

10`

2da. Etapa

Abogado

Prioriza los documentos de atención, si existe varios consultores.

Determina en el formulario de consulta la atención que requiere el usuario consultor.

Sustenta legalmente la Absolución, brindando asesoramiento al usuario.

10

3ra. Etapa Secretario:

Archiva los formatos de consultas. 0.5

Flujograma:



INICIO

Solicita orientaciónsobre casos diversos.

Recibe asesoramiento

USUARIO

ASESORAMIENTO JURÍDICO

FIN

Registra el nombre delrecurrente y el motivo de

consulta en el formulario deatención consulta.

SECRETARIA ASESOR

Eleva el caso al Abogado asesor.

Prioriza los documentos deatención, si acaso existe varios

consultores.

Determina en el formulario deconsulta la atención que

requiere el usuario consultor.

Sustenta legalmente laAbsolución, brindando

asesoramiento al usuario.



6. ASIGNACIÓN ECONÓMICA POR CUMPLIR 25 Y 30 AÑOS DE SERVICIOS

DENOMINACION DEL PROCEDIMIENTO: ASIGNACIÓN ECONÓMICA POR CUMPLIR 25 Y 30 AÑOS DE SERVICIOS

CODIGO: AA/PER-04

ORGANO : PERSONAL DEPENDENCIA: OFICINA DE ADMINISTRACIÓN –PERSONAL

I. FINALIDAD: Otorgar el beneficio de gratificación por 25 Y 30 años de servicios:

El personal docente tiene derecho a percibir dos (2) remuneraciones al cumplir 25y 30 años de servicios.

El personal Administrativo, sujeto al Decreto Legislativo Nº 276, tiene derecho a una asignación de dos (2) remuneraciones totales permanentes al cumplir 25 años de servicios y tres (3) remuneraciones totales permanentes al cumplir 30 años de servicios,

II. BASE LEGAL:


Ley Nº 30114, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2014.



Decreto Legislativo Nº 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y Remuneraciones del Sector Público y su reglamento aprobado mediante Decreto Supremo Nº 005-90-PCM.

DS: Nº 004-2013-ED Reglamento de la Ley de Reforma Magisterial. III. REQUISITOS:

Solicitud en FUT

Copia dela última Boleta de Pago autenticado

Copia de la Resolución de reconocimiento de tiempo de servicios prestados al estado autenticado.

IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO: 1ra. Etapa: Recepción de documentos 2da. Etapa: Informe Escalafonario 3ra. Etapa: Proyecta la resolución 4ta. Etapa: Afectación Presupuestaria 5ta. Etapa: Notificación y archivo

V. INSTRUCCIONES Y DURACION DEL PROCEDIMIENTO:

ETAPAS DURACION


TIEMPO APROXIMADO

DIAS HORAS

1ra. Etapa Presenta FUT con los requisitos establecidos. 05’

2ra. Etapa

MESA DE PARTES

Recibe, registra y deriva el expediente al Área de Escalafón de la UGEL Contumazá 10’



3ra. Etapa

Técnico de Escalafón

Recibe expediente, verifica datos en Carpeta Escalafonaria y elabora Informe Escalafonario y pasa al Área de Remuneraciones.

Técnico Administrativo de Remuneraciones.

Recibe el expediente y elabora el Informe Técnico (original y 1 copia) en base a expediente y a Informe Escalafonario. Archiva copia de Informe técnico, luego pasa al Área de Personal de la UGEL Contumazá

Especialista Administrativo - Verifica los Informes y deriva al Proyectista para

la emisión del Proyecto de Resolución e impregna el visto bueno en el fascículo del Proyecto de Resolución y deriva al Área de Gestión Institucional.

5

4ta. Etapa

Especialista en Finanzas

Recibe el expediente, revisa la Afectación Presupuestarla de los proyectos de Resolución, al constatar su conformidad firma y remite al Director de Gestión Institucional para su Visación.

Director DGI

Visa el proyecto de Resolución y entrega a la Secretaria para derivar a la Dirección

2

5ta. Etapa

DIRECTOR DDE LA UGEL DE Contumazá Revisa proyecto de resolución, luego firma, pasa a Secretaria para que selle y derive al Área de Archivo, Actas y Certificados; Especialista Administrativo (Área de Archivo, Actas y Certificados) Numera y fecha la Resolución luego distribuye a los organismos correspondientes y notifica al administrado.

2

VISACION APROBACION

Flujograma:



MESA DE PARTES

ESCALAFON REMUNERACIONES AREA DE PERSONAL

PROYECTISTA FINANZAS DIRECTOR DE GESTION INSTITUCIONAL

ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO

DIRECTOR

7. EMISION DE CONSTANCIA ESCALAFONARIA

ENTIDAD: Unidad de Gestión Educativa Local Contumazá

Registra y deriva expediente

Recibe expediente y

emite informe

escalafonario

Recibe expediente y elabora informe técnico.

Verifica informes y deriva a proyectista para RD

Elabora proyecto de RD

Certifica

presupuesto Firma el proyecto de RD y deriva a Secretaria de Dirección

Deriva a dirección para firma y numera la autógrafa

Firma la Resolución Directoral

Deriva a las oficinas correspondientes

Notifica al usuario y entrega la Resolución



7. EMISION DE CONSTANCIA ESCALAFONARIA Entidad: Unidad de Gestión Educativa Local Contumazá

DENOMINACION DEL PROCEDIMIENTO: EMISION DE INFORME ESCALAFONARIO

CODIGO: AA/PER-05

ORGANO: DE ADMINISTRACION DEPENDENCIA: OFICINA DE ADMINISTRACIÓN –ESCALAFON

1. FINALIDAD: Brindar un servicio de calidad al usuario:

Para gestionar reasignaciones, destaques, permutas y otros.

2. BASE LEGAL:







3. REQUISITOS:

Solicitud en FUT


4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO: 1ra. Etapa: Recepción de documentos 2da. Etapa: Informe Escalafonario 3ra. Etapa: Notificación y archivo

5. INSTRUCCIONES Y DURACION DEL PROCEDIMIENTO:

ETAPAS DURACION UNIDADES ORGANICAS DEL PROCESO CARGO ACCIONES

TIEMPO APROXIMADO

DIAS HORAS


2ra. Etapa

MESA DE PARTES

Recibe, registra y deriva el expediente al Área de Escalafón de la UGEL Contumazá 10’

3ra. Etapa

ESCALAFON - Recibe expediente, revisa carpeta escalafonaria y

verifica datos. - Elabora informe Escalafonario. - Notifica al usuario y entrega el informe.

1

7. Flujograma:



USUARIO MESA DE PARTES ESCALAFON

8. EMISION DE CONSTANCIA DE HABERES Y DESCUENTOS

DENOMINACION DEL PROCEDIMIENTO: EMISION DE CONTANCIA DE HABERES Y DESCUENTOS

CODIGO: AA/PER-06

ORGANO : PERSONAL DEPENDENCIA: OFICINA DE ADMINISTRACIÓN –PERSONAL

1. FINALIDAD: Otorgar el beneficio del documento oficial para:

AFP

Derrama magisterial

DL. Nº 19990

Otros trámites

BASE LEGAL:







REQUISITOS:

Solicitud en FUT


Recibo otorgado por caja

Inicio

Presenta FUT con

los requisitos Recibe y registra

expediente y deriva al

área de escalafón

Recibe expediente, verifica carpeta escalafonaria y elabora informe

Recibe informe y

firma el cargo

Fin del

proceso



ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO: 1ra. Etapa: Recepción de documentos 2da. Etapa: Informe Escalafonario 3ra Etapa: Elabora Constancia de haberes y descuentos. 4ta. Etapa: Notificación y archivo

INSTRUCCIONES Y DURACION DEL PROCEDIMIENTO:

ETAPAS DURACION UNIDADES ORGANICAS DEL PROCESO CARGO ACCIONES

TIEMPO APROXIMADO

DIAS HORAS


2ra. Etapa

MESA DE PARTES

Recibe, registra y deriva el expediente al Área de Escalafón.

10’

3ra. Etapa

Técnico de Remuneraciones

Recibe expediente, verifica documentos adjuntos.

Elabora Constancia de haberes y descuentos

Notifica y entrega documentos.

1 hora

8. Flujograma:

USUARIO CAJA REMUNERACION

Inicio del proceso

Paga en Caja el

monto para el

trámite, Presenta

FUT con los

requisitos

Recibe expediente, verifica requisitos y deriva a remuneraciones

Recibe el

importe y

expide recibo

Recibe expediente verifica documentación y elabora constancia de haberes y descuentos, notifica al usuario y entrega documento

Recibe información y

firma el cargo

Fin del proceso


ANEXO

INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

PLIEGO : GOBIERNO REGIONAL DE CAJAMARCA ENTIDAD : UNIDAD DE GESTIÓ EDUCATIVA LOCAL DE CONTUMAZA

N° De

orden

Código Denominación del

procedimiento Finalidad del procedimiento

01 OD/AC.-01

Visación de Certificación de Estudios de Alumnos de Educación Básica Regular.

Verificar y visar los Certificados de Estudios de los alumnos de Instituciones Educativas de Educación Básica Regular a solicitud del administrado.

02 AA-PER-01 Subsidio por Luto y Sepelio (Docentes)

Otorgar al servidor el beneficio económico de subsidio por luto y gastos de sepelio que le corresponde de acuerdo a Ley.

03 AA/PER-04 Asignación por Tiempo de Servicios (25, y 30 años)

Otorgar el beneficio de gratificación por , 25 y 30 años de servicios: El personal docente tiene derecho a percibir dos (2) remuneraciones integras al cumplir 25 años y 30 años de servicios

04 AA/PER-05 Emisión de Constancia Escalafonaria

Brindar oportunamente la Constancia Escalafonaria a los docentes para sus trámites pertinentes

05 OAJ-01 Atención de Recurso Administrativo de Reconsideración

Atender los recursos administrativos planteados sobre resoluciones administrativas expedidas por las Instituciones Educativas , la Unidad de Gestión Educativa Local y cuando los Administrados consideran que sus derechos han sido transgredidos.

06 P1-AJ-ABOG.

Proceso: recurso administrativo de apelación

Determinar el procedimiento administrativo que se sigue en un recurso de apelación, para conocimiento de los usuarios de la UGEL-Contumazá

07 OAJ-02 Absolución de consultas internas y externas.

Absolver consultas y brindar orientación a los usuarios, internos y externos, sobre diversos casos.

08 AA/PER-05 Emisión de Informe Escalafonario

Brindar un servicio de calidad al usuario Para gestionar reasignaciones, destaques, permutas y otros

09 AA/PER-06

Emisión de constancia de haberes y descuentos

Otorgar en beneficio del documento oficial para: AFP, Derrama magisterial, Bonos de reconocimiento, DL. N° 19990, Otros



GLOSARIO DE TERMINOS

- DECISION DE GESTION: Son aquellos que permiten concentrar en la acción las decisiones estratégicas y posibilitar las acciones de manera coherente en el proyecto institucional.

- FUNCION:

Es un conjunto de operaciones o tareas permanentes con la finalidad de alcanzar un objetivo.

- JERARQUIA:

Clasificación vertical según la cual cada nivel o categoría está subordinado a nivel inmediato superior. El criterio de clasificación debe ser único. A veces, es posible articular varias jerarquías en una taxonomía.

- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS:

Son documentos que presentan en forma ordenada y sistemática los trámites a seguir para lograr el trabajo de una dependencia de acuerdo a los métodos previstos.

- PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO:

Es como la Administración Pública orienta sus acciones para el cumplimiento de sus fines y



objetivos, cumple la función de cómo ejecutar sus funciones y de cómo realizar las actividades, puede ser interno o externo

- PROCEDIMIENTO

Conjunto de acciones concadenados entre sí, que se realiza en forma secuencial o simultánea, que permite alcanzar o cumplir una finalidad u objetivo previamente determinados, de la manera más directa, oportuna y eficientemente. Es el conjunto de pasos secuenciales y articulados lógicamente para el ejercicio de funciones.



UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL CONTUMAZÁ

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

(MAPRO)

Mg. ENRICO EDIN CEDRON LEON

Director Unidad de Gestión Educativa Local de Oxapampa

Lic. EDÉN ADELFIO ZAVALETA ANCHIVILCA Jefe del Área de Gestión Institucional

Mg. FREDEGUNDO CHETILAN RODRIGUEZ Jefe del Área de Gestión Pedagógica

Lic. MARCO ANTONIO BRIONES JIMENEZ Jefe del Área de Administración

Abg. FREDY ARNALDO HERNANDEZ QUISPE Jefe del Área de Asesoría Jurídica

Mg. TEODORO WILFREDO CAMPOS QUISPE Especialista de Planificación

unidad de gestion educativa local contumaza · ugel contumazá – manual de procedimientos...

Documents