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El absentismo laboral no justificado se reduce un 90 % en el año 2009

Durante el año 2009 ha cambiado la tendencia en el absentismo laboral, ya que se ha producido una reducción significativa. Ante esta nueva situación, la empresa Randstad, líder en el sector de recursos humanos, ha valorado las causas que han motivado los cambios.

Los datos analizados muestran que este absentismo se ha reducido por dos motivos. En primer lugar, los casos de incapacidad temporal fueron ascendiendo en los últimos años, tal y como suele ser habitual en momentos de bonanza económica, pero desde el comienzo de la crisis han empezado a reducirse (de 32,14 casos por cada mil habitantes en el 2007 a 29,96 en el 2009). Este descenso, aunque significativo, no es tan acusado como el del absentismo no jus­tificado, que se ha reducido hasta en un 90 % en el último año, según datos de Randstad. Esto demuestra que el absentismo puede estar ligado en gran medida a aspectos motivacionales.

Adaptado de www.rrhhdigital.com (21/12/2009)

3BLOQUE 1 GESTIÓN INTEGRAL DE RECURSOS HUMANOS

Control de personal

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SEGUIREMOS ESTE PLAN:

1. Control de personal y absentismo1.1. Objetivos del control de personal

1.2. El absentismo laboral

2. Gestión del control de personal2.1. El control de presencia

2.2. Gestión administrativa del absentismo

2.3. Medición del absentismo

2.4. Informes de control

PARA... • Valorar los procesos de comunicación en el control de personal, a fin de con-

seguir una comunicación eficiente.

• Recoger y tratar datos sobre el control presencial y otras incidencias que se puedan dar en la empresa, con el objetivo de realizar cálculos y estadísticas de forma que se puedan emitir informes de control.

• Realizar el seguimiento de control de presencia, con el fin de aumentar la eficiencia de la empresa.

• Realizar periódicamente copias de seguridad de las bases de datos de empleados, a fin de mantener los datos actualizados.

ACTIVIDADES INICIALES

Lee el artículo de la página anterior completo en www.rrhhdigital.com/ampliada.php?sec545&id565808 y responde a las siguientes cuestiones:

1. ¿Cuál es la relación que existe entre el control del personal y el absentismo la­boral?

2. ¿Tiene alguna incidencia la prevención de accidentes laborales con el absentismo laboral?

3. ¿Está relacionado el absentismo con la motivación de los trabajadores? ¿Qué tiene que ver la situación económica con ello?

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1 Control de personal y absentismoPara que los objetivos de la empresa se cumplan y el ambiente de tra­bajo sea adecuado, es preciso que el capital humano de la empresa cumpla sus tareas en el tiempo estipulado. Por tanto, es necesario lle­var a cabo un proceso de control de personal o control interno.

Control de personal o control interno

Proceso administrativo desarrollado a través de una serie de instrumentos con el fin de conocer y registrar todas las incidencias que sobre presencia, pun-tualidad y desempeño se pueden dar entre el personal de una empresa.

En el siguiente esquema se presenta el contenido de este apartado:

1

1.1. OBJETIVOS DEL CONTROL DE PERSONALDel análisis de la definición se puede concluir que el control de per so­nal es un proceso (una serie de etapas ordenadas) y que tiene como finalidad conocer las incidencias sobre la asistencia del personal que se dan en la empresa, para lo que se sirve de una serie de herramientas de recogida, registro y tratamiento de la información.

Su finalidad se puede concretar en dos objetivos:

• Evaluación del desempeño. Detectar los problemas de funciona­miento del personal y determinar las causas que los producen para tomar decisiones que mejoren la situación.

• Cumplimiento de la disciplina. Controlar el cumplimiento de las normas por parte de los trabajadores respecto a las entradas y sali­das, el cumplimiento del horario de trabajo, la realización de horas extras, los permisos, las vacaciones, las licencias y los retrasos.

1.2. EL ABSENTISMO LABORALAunque ciertamente están relacionados, los términos incidencias y absentismo no significan exactamente lo mismo.

INCIDENCIAS Y TIPOS DE INCIDENCIASExisten dos tipos de incidencias en el control del personal: retrasos y ausencias.

• Los retrasos son faltas de puntualidad en el cumplimiento del hora­rio personal de cada trabajador.

• Las ausencias son los períodos en los que los trabajadores faltan al trabajo. Para clasificarlas, se usa el criterio del conocimiento previo:

Objetivos del control de personal

El absentismo laboral

CONTROL DE PERSONAL Y ABSENTISMO

• Evaluación del desempeño• Cumplimiento de la disciplina

•  Incidencias. Tipos  •  Causas del absentismo laboral•  El absentismo laboral y las incidencias  •  Tipos de absentismo laboral

Previstas: vacaciones, permisos y licencias, bajas médicas, bajas por maternidad.

Imprevistas: accidentes laborales, enfermedades, faltas sin justificación.TIPOS DE AUSENCIAS

En la oficina

El control de personal debe realizarse siempre respetando la legislación laboral vigente y los derechos de los trabaja­dores, especialmente en lo re­ferido a su intimidad y digni­dad. También debe tenerse en cuenta la normativa de protec­ción de datos de carácter per­sonal.

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EL ABSENTISMO LABORAL Y LAS INCIDENCIASPara analizar el absentismo, su gestión y las repercusiones que tiene en la empresa, en primer lugar hay que definirlo:

Absentismo laboral

Toda ausencia del trabajador de su puesto en las horas de trabajo de los días laborables según su contrato de trabajo y el convenio colectivo de aplicación.

A partir de su definición, se pueden establecer las condiciones para que las incidencias (ausencias y retrasos) sean consideradas absentismo:

• Debe existir una ausencia física del trabajador. La presencia en el trabajo sin cumplir las obligaciones propias del puesto no se puede considerar absentismo.

• Debe ser durante la jornada y el horario legal del trabajador. Las vacaciones o la negativa a realizar horas extras no se pueden con­siderar absentismo.

• No es necesario que sean jornadas de trabajo completas. Los retra­sos según el horario de trabajo se consideran absentismo.

• No es necesario que la causa sea injustificada. La ausencia del pues­to de trabajo por enfermedad o permiso por exámenes se considera absentismo.

CAUSAS DEL ABSENTISMO LABORALLas causas del absentismo laboral son muy variadas. No obstante, es conveniente definir una serie de grupos de causas para poder tratar los datos, de forma que las conclusiones que se obtengan sirvan de base a la toma de decisiones para reducir el absentismo.

Las causas más comunes de absentismo laboral son:

CAUSA EJEMPLOS

Accidente de trabajo o enfermedad profesional

Sufrir una caída al ir a trabajar o padecer una en­fermedad de las catalogadas como profesionales.

Accidente o enfermedad comunes

Sufrir una caída practicando deporte el fin de se­mana o padecer la gripe.

Maternidad, paternidad y cuidado de hijos

Períodos legales de baja por maternidad o paterni­dad, o períodos de descanso por cuidado de hijos (lactancia...) que marca la Ley.

Permisos y licencias legales

Causas recogidas en la Ley: licencia por matrimo­nio, consultas médicas, asistencia a juicios...

Sanciones laborales Sufrir una sanción consistente en la suspensión de empleo y sueldo.

Conflictos laborales Huelgas o cierres patronales.

Cuestiones personales Dan derecho a la empresa a no pagar el salario: retrasos, permisos por asuntos propios, faltas in­justificadas (por falta de conciliación entre la vida laboral y familiar, por falta de implicación y motiva­ción de los trabajadores, por estrés o ansiedad...).

Otros motivos Cualquier causa diferente a las anteriores. Las más comunes son ausencias debidas a fenómenos meteorológicos (nevadas, inundaciones).

En la oficina

Además del absentismo, debe considerarse el llamado pre­sentismo o absentismo presen­cial, pues es un fenómeno que también afecta al rendimiento laboral:

• Presentismo. La persona está en su puesto de traba­ jo pero no rinde, no trabaja. Puede ser debido a agota­miento, carga emocional, fal­ta de motivación, angustia...

El presentismo no es un ele­mento nuevo (leer el perió­dico, llamar por teléfono a familiares o amigos, tomar cafés, salir para fumar...), aunque actualmente aprove­cha las nuevas tecnologías (jugar con el ordenador, na­vegar por páginas de Inter­net sin relación con el traba­jo, usar el correo electrónico para comunicaciones parti­culares, chatear...).

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TIPOS DE ABSENTISMO LABORALPara analizar el absentismo, una vez conocido a qué grupo de causas pertenece cada caso, es conveniente efectuar su clasificación en fun­ción de algún otro criterio elegido expresamente según el tipo de aná­lisis que deseamos llevar a cabo.

Cuando el análisis del absentismo se efectúa para tomar medidas de motivación laboral tendentes a disminuirlo, se suele utilizar el criterio de voluntariedad.

Pero cuando el análisis se realiza desde un punto de vista administra­tivo, como es el caso, se toma como criterio la retribución de los períodos de absentismo. Así, se propone la siguiente clasificación:

En la oficina

El apartado del esquema «Otros motivos» se presta a la polémica, ya que se puede pensar que no es retribuido. Sin embargo, en la mayoría de los casos sí se retribuye, ya que la disposición del trabajador para acudir a su puesto de trabajo es total y existe una causa ma­yor que se lo impide.

Retribuido

No retribuido

TIPOS DE ABSENTISMO

• Accidente de trabajo o enfermedad profesional• Accidente o enfermedad comunes• Maternidad, paternidad y cuidado de hijos• Permisos y licencias legales• Otros motivos

• Sanciones laborales• Conflictos laborales• Cuestiones personales

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ES 1. Señala razonadamente la veracidad o false­dad de la siguiente afirmación: «El control de personal, lejos de ser una tarea de espías, es necesario para el buen funcionamiento de la empresa». Justifica tu respuesta.

2. Describe la relación que existe entre la evalua­ción del desempeño y el cumplimiento de la disciplina, en el proceso de control de personal.

3. Razona si puede considerarse ausencia del trabajo: a) un retraso de 30 minutos; b) el tiempo libre que le corresponde a las madres para dedicarlo a la lactancia de sus hijos.

4. Argumenta si puede considerarse absentis­mo alguna de estas situaciones: a) trabajador que está en su puesto de trabajo haciendo su­do kus; b) trabajador que abandona su pues­to de trabajo una hora antes para irse a un par tido de fútbol; c) trabajadora que está en su casa de baja por riesgo en su embarazo; d) trabajador que sale del trabajo durante dos horas para asistir a una revisión médica.

5. Señala mediante un ejemplo las diferencias que existen entre el absentismo retribuido y el absentismo no retribuido.

6. Indica las características básicas del proceso de control de personal según su definición.

7. Justifica de qué tipos son las siguientes inci­dencias: a) baja por maternidad; b) accidente

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de trabajo; c) asistencia a un examen; d) va­caciones.

8. Describe cuatro situaciones en las que se dé absentismo laboral y señala cuál es la causa de cada una de ellas.

9. Lee el artículo «Cómo combatir el absentis­mo laboral» en www.laboris.net/static/em_rrhh_absentismo.aspx, donde se habla del absentismo presencial. ¿Qué opinión te me­rece? Señala sus diferencias con los tipos de absentismo estudiados en la unidad. De acuerdo con la definición de absentismo, ¿es correcto el término absentismo presencial?

10. En www.adecco.es/_data/NotasPrensa/pdf/134.pdf puedes encontrar los resultados de una encuesta sobre absentismo laboral, publicada por la empresa Adecco en el mes de marzo del año 2009. Lee el informe y res­ponde de forma razonada a las siguientes preguntas: a) ¿tiene algo que ver el absen­tismo con las obligaciones familiares, con la conciliación de la vida laboral y familiar, y con el nivel de cualificación?; b) la crisis económi­ca disminuye el absentismo. ¿Qué puede cau­sar este hecho?; c) ¿qué relación existe entre los índices de absentismo de España y de la Unión Europea? ¿Cuáles pueden ser las cau­sas de esta diferencia?; d) ¿qué hacen los empresarios para reducir el absentismo?

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2 Gestión del control de personalLa gestión del control de personal tiene como elemento fundamental la cuantificación del absentismo laboral que se produce en la empresa. Su puesta en práctica responde a un proceso que se desarrolla de acuerdo con la siguiente secuencia de acciones:

ACCIÓN DESCRIPCIÓN EJEMPLO

1. Establecimiento de obje­tivos

¿Para qué se hace el control? Conocimiento de la asistencia y puntualidad del per­sonal.

2. Necesidad de informa­ción

¿Cuáles son los datos que se necesita conocer?

Faltas de puntualidad y faltas de asistencia.

3. Recogida de información ¿Cómo se obtienen los datos? Fichas de personal y partes de asistencia, tanto en re­gistros convencionales como en registros informáticos.

4. Análisis de la información ¿Cómo se tratan los datos? Índices estadísticos de absentismo.

5. Valoración de resultados ¿Cuáles son las conclusiones? Repercusión del absentismo en la productividad.

6. Propuesta de medidas de mejora

¿Cómo actuar para mejorar la situación?

Técnicas de motivación para que el personal se integre mejor en la empresa.

Las dos primeras acciones del proceso corresponden a la dirección del Departamento de Recursos Humanos, mientras que la recogida de in­formación, su gestión y el tratamiento estadístico para determinar el absentismo se llevan a cabo por parte de su personal administrativo.

En el siguiente esquema se presenta el contenido de este apartado:

2

 Véase SUPUESTO 1.

En la oficina

La gestión del absentismo es una tarea delicada, ya que se trata del control administrativo sobre los propios compañeros. Por lo tanto, es conveniente que todos los trabajadores de la empresa colaboren lo más posible y entiendan de un modo positivo la necesidad de este tipo de controles.

2.1. EL CONTROL DE PRESENCIAEl control de presencia se refiere a distintos dispositivos que permiten saber a la empresa qué trabajadores se encuentran en sus instalacio­nes y en qué momento han entrado o salido.

Estos sistemas de control de presencia son imprescindibles en empre­sas con muchos trabajadores o grandes instalaciones y, en muchos casos, añaden el objetivo de la seguridad al del control de personal, ya que no permiten que personas no autorizadas entren en las instalacio­nes y se muevan libremente por ellas.

Los sistemas de control de presencia suelen constar de un reloj (que indica la fecha y hora de cada entrada y salida), un sistema de identi­ficación (que no puede ser transferido a otra persona para evitar frau­des —actualmente se utilizan medios que leen la huella digital—), un sistema de memoria y un registro de todos los datos.

Informes de control

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El control de presencia

• Control horario• Control de acceso

Gestión administrativa del absentismo

• Proceso• Modelos de recogida de datos

Medición del absentismo

• Índices de absentismo• Proceso para el tratamiento estadístico de los datos

• Informes• Valoración económica del absentismo

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¿Sabías que...?Los relojes de control horario actuales transmiten los datos automáticamente al ordena­dor, de forma que permiten obtener fácilmente estadísti­cas para analizar comporta­mientos colectivos, determina­das tendencias, productividad, clima laboral...

En la oficina

El control del desempeño de los trabajadores, entendido como la evaluación del logro de objetivos de la empresa, se realiza en tres niveles: indivi­dual, por equipos de trabajo y general de la empresa.

HERRAMIENTAS DE CONTROL DE PRESENCIA

Las más utilizadas son de dos tipos:

• Control horario. Herramientas situadas a la entrada de las empre­sas que controlan a todas las personas que entran y salen, reflejando las horas de entrada y salida. Se utilizan para detectar las ausencias o faltas de puntualidad de los trabajadores.

• Control de acceso. Herramientas situadas en las instalaciones de la empresa que señalan el lugar en el que se encuentra cada uno de los trabajadores.

HERRAMIENTAS DE CONTROL HORARIO

HERRAMIENTA DESCRIPCIÓN APLICACIÓN

Reloj de fichas

Reloj mecánico con fichas de car­tulina personales de cada trabaja­dor, que imprime las horas de en­trada y salida de cada uno de ellos.

Empresas pequeñas con escaso movi­miento de trabajado­res.

Reloj terminal de tarjetas magnéticas

Reloj digital electrónico conectado a un ordenador para transmitir da­tos a un programa específico de control de incidencias.

Empresas medianas.

Reloj terminal de huella dactilar

Reloj digital electrónico con lec­ tor de huella dactilar conectado a la base de datos de personal de la empresa.

Empresas grandes.

HERRAMIENTAS DE CONTROL DE ACCESO

HERRAMIENTA DESCRIPCIÓN

Detector de presencia

Mecanismo electrónico digital que detecta la presencia de las personas y permite el paso, abriendo y cerrando puer­tas, de las personas autorizadas mediante una tarjeta elec­trónica.

Circuitos cerrados de TV

Sistema de vídeo que controla con cámaras determinadas partes de las instalaciones.

El proceso para seleccionar las herramientas adecuadas de control de presencia responde al siguiente esquema:

1. Definición de objetivos

3. Previsión de recursos

2. Determinación de las necesidades de datos

4. Elección de la herramienta

ELECCIÓN DE HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL DE PRESENCIA

Los objetivos de control  son determinados por el Departamento de Recursos Humanos. Entre ellos, siempre debe estar presente el control de las incidencias del personal.

Presupuesto destinado por la empresa para la instalación de las herramientas.

En función de los objetivos y del tamaño de la empresa, existen diferentes ne-cesidades de obtención de datos. Las más habituales son: entradas/salidas y estancia en el puesto de trabajo.

En función de las necesidades y los recursos, se explora el mercado para de-tectar las herramientas adecuadas.

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2.2. GESTIÓN ADMINISTRATIVA DEL ABSENTISMOEl absentismo laboral es un fenómeno que genera gran cantidad de in­formación en la empresa. La gestión administrativa de esa información es una de las tareas más importantes del Departamento de Recursos Humanos.

La forma en que se desarrolla el proceso administrativo no es siempre igual, pues cada empresa organiza sus procesos de gestión como cree conveniente. Además, depende de que la ausencia sea prevista o im­prevista:

MODELOS DE RECOGIDA DE DATOSEs necesario disponer de formularios que permitan recoger de una for­ma sistemática y ordenada todos los datos precisos para el control del personal. Habitualmente, se utilizan los siguientes modelos:

DOCUMENTO DESCRIPCIÓN

Ficha resumen del expediente personal

Forma parte del expediente personal del trabajador e incluye un resumen de los datos más importantes, incluido el índice de absentismo.

Diario de asistencia Listado en el que consta el nombre de todos y cada uno de los trabajadores junto a sus horas de entrada y salida. Este documento lo crea el reloj del control horario.

Diario de incidencias

Listado en el que consta el nombre de los trabajadores que han presentado incidencias ese día (ausencias, retrasos, salidas imprevistas...). Se elabora a partir de los datos obtenidos del diario de asistencia.

Resumen mensual de incidencias

Resumen del listado de incidencias en el que figura el nombre de los trabajadores que han tenido incidencias con los datos de cada una de ellas.

Comunicación de incidencias

Si la incidencia es prevista (visita médica, obligación legal, licencias y permisos...), el traba­jador debe presentar al departamento esta comunicación con antelación. En ella constará el tiempo de ausencia y el motivo de la incidencia. Estas comunicaciones se archivan en el expediente del trabajador.

 Véase SUPUESTO 2.

Expediente personal. Con­junto de los documentos que reflejan el historial del traba­jador en la empresa (contrato de trabajo, nóminas, partes de baja...).

Proceso para ausencia prevista Proceso para ausencia imprevista

1.  Solicitud/comunicación de la ausencia.  El trabajador que tiene prevista su ausencia  lo comunica al  responsable de  su departamento mediante un documento de régimen inter-no (solicitud de ausencia, de permiso o de licencia).

1.  Detección de la ausencia.  El Departamento de Recursos Hu-manos detecta la ausencia del trabajador mediante las herra-mientas de control. No obstante,  lo más habitual es que el trabajador comunique telefónicamente la ausencia imprevista.

2.  Comunicación a recursos humanos.  El responsable del de-partamento pasa la información al Departamento de Recur-sos Humanos.

2.  Comunicación al departamento afectado.  El  Departamento de Recursos Humanos comunica la incidencia al departamen-to en el que el  trabajador ausente presta sus servicios para que se organice la tarea teniendo en cuenta este hecho.

3.  Registro y archivo de la información.  El Departamento de Recursos Humanos introduce en la base de datos del perso-nal la incidencia y archiva la información en el expediente del trabajador.

3.  Requerimiento del justificante.  El Departamento de Recursos Hu-manos requiere al trabajador absentista que justifique su ausen-cia documentalmente (baja médica...), si no lo ha hecho aún.

4.  Requerimiento del justificante.  El  Departamento  de  Recur-sos Humanos pide al trabajador que entregue el justificante de  la  ausencia  (certificado  médico,  certificado  de  exa-men...)  y,  una  vez  recibido,  lo  archiva  en  el  expediente personal del trabajador.

4.  Comprobación del justificante.  En el caso de que el trabaja-dor  justifique  la ausencia, el Departamento de Recursos Hu-manos analizará los documentos y los archivará en el expe-diente personal del trabajador.

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2.3. MEDICIÓN DEL ABSENTISMOMedir el absentismo es una de las tareas de gestión de control más im­portantes, ya que permite a la empresa comparar sus datos de absen­tismo con los de años anteriores, con el resto de las empresas del sec­tor, de la zona geográfica... Por otra parte, la medición del absentismo posibilita el cálculo de su valor económico.

Para medir el absentismo, se suelen utilizar los siguientes índices esta­dísticos, que representan el valor relativo del absentismo respecto al total de las horas de trabajo que hay previstas en la empresa:

ÍNDICE ¿QUÉ MIDE? FÓRMULA

Índice de absentismo total

El porcentaje de horas de trabajo perdidas por ausencia sobre el total de las horas laborales.

Total horas perdidas IAT 5 ––––––––––––––––––– ? 100

Total horas trabajo

Índice de absentismo retribuido

El porcentaje de horas de absentis­mo retribuido sobre el total de ho­ras laborales.

Total horas retribuidas perdidas IAR 5 –––––––––––––––––––––––––––– ? 100

Total horas trabajo

Índice de absentismo no retribuido

El porcentaje de horas de absentis­mo no retribuido sobre el total de horas laborales.

Total horas no retribuidas perdidas IANR 5 ––––––––––––––––––––––––––––––– ? 100

Total horas trabajo

También los datos absolutos de absentismo (número de horas perdidas por cada causa) son importantes para el análisis del absentismo.

PROCESO PARA EL TRATAMIENTO ESTADÍSTICO DE LOS DATOSComo hemos visto, con el fin de obtener resultados útiles para su interpre­tación y tomar las decisiones más adecuadas a partir de ellos, es nece­sario tratar estadísticamente los datos. El proceso podría ser el siguiente:

1. Organización de los datos. Clasificamos los datos según las variables que se desea estudiar. Ejemplo: número de trabajadores, número de horas perdidas...

2. Definición de indicadores. De duración, de frecuencia, absolutos, re­lativos... Ejemplo: horas perdidas por empleado a la semana, número mensual de incidencias, porcentaje de trabajadores con incidencias...

3. Aplicación de las herramientas. Utilizamos herramientas informáti­cas de estadística descriptiva. Ejemplo: promedios, frecuencias...

2.4. INFORMES DE CONTROLCon los resultados de la medición del absentismo, el Departamento de Recursos Humanos debe confeccionar los informes de control de per-sonal. Existen distintos tipos, pero los más habituales son:

TIPO DESCRIPCIÓN

Informe individual

Un informe por cada uno de los trabajadores que presenten incidencias. Contiene una descripción de las incidencias que ha tenido el trabajador en un período de tiempo. Se incorpora a su expediente personal.

Informe mensual

Se elabora todos los meses. Consiste en un resumen de las incidencias habidas durante el mes, al que se le incorporan los datos estadísticos correspondientes. Este informe se puede elaborar por centros de trabajo, departamentos o secciones, pero en cualquier caso es preciso emitir uno de toda la empresa.

Suele elaborarse mediante una hoja de cálculo en la que se muestran los datos numéricos, las formas de cálculo y los gráficos explicativos de los resultados. Por otra parte, suele comparar los datos del mes con los del mes anterior y los del mismo período del año anterior.

 Véase SUPUESTO 3.

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TIPO DESCRIPCIÓN

Informe anual

Se elabora al final del ejercicio económico y contiene la consolidación de todos los informes mensua­les, además de la valoración económica de las incidencias.

Este informe se redacta con un procesador de textos, ya que incluye valoraciones y recomendaciones. Las hojas de cálculo con los datos y gráficos suelen presentarse como documentación adjunta al informe.

Debemos tener presente que el objetivo de estos informes es que el De­partamento de Recursos Humanos tome las decisiones pertinentes para que el nivel de incidencias disminuya o tenga el menor coste posible.

 Véase SUPUESTO 5.

En la oficina

Como veremos en la unidad 8, el absentismo puede tener consecuencias para el tra-bajador:

• El absentismo personal por causas imputables al traba­jador puede ser un motivo de despido disciplinario por parte del empresario.

• El Estatuto de los Trabaja­dores permite extinguir el contrato de trabajo de aque­llos que hayan faltado al tra­bajo, aun de modo justifi­cado, pero intermitente, en un porcentaje que alcance el 20 % de las jornadas hábiles en 2 meses consecutivos o el 25 % en 4 meses disconti­nuos, dentro de un período de 12 meses; siempre que el índice de absentismo de la plantilla de la empresa su­pere el 2,5 % en ese mismo período.

VALORACIÓN ECONÓMICA DEL ABSENTISMO

La pérdida de horas de trabajo o, lo que es lo mismo, el absentismo laboral tiene un coste económico para la empresa.

Determinar este coste económico es importante, ya que permitirá tener datos fiables para tomar decisiones sobre las políticas de recursos humanos y de producción que tengan como finalidad aumentar la pro­ductividad y la competitividad de la empresa.

Sin embargo, el cálculo del valor económico del absentismo es com­plejo, porque, si bien existen unos costes directos fáciles de medir, existen otros costes indirectos y muy difíciles de calcular, especialmen­te aquellos que representan valores intangibles de la empresa.

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LO Un trabajador con 15 años de experiencia está de baja laboral por enferme­dad común. El convenio colectivo de aplicación dice que el salario de los 3 primeros días de enfermedad, que no cubre la Seguridad Social, lo abo­nará la empresa. Además, ésta se ve obligada a contratar a un trabajador con sólo 1 año de experiencia para sustituirlo.

Veamos cuáles son los costes asociados a este caso:

• Costes directos. Son fáciles de determinar:

— Salarios que cobra el trabajador durante las horas que no trabaja y que no cubre la Seguridad Social.

— Cotizaciones que paga la empresa por el trabajador los días que no trabaja.

• Costes indirectos:

— Contratación del trabajador sustituto. Es fácil de calcular.

— Coste de la falta de experiencia del trabajador sustituto. Es muy difícil de calcular.

Para evitar la problemática asociada a los intangibles, se ha determi­nado un sistema de valoración económica del absentismo que calcula el coste por hora del absentismo en la empresa: se suman todos los gastos producidos por absentismo (salarios del trabajador absentista, coste de la contratación del sustituto, coste de las horas extras realiza­das para sacar la tarea del absentista) y se le resta la aportación de la Seguridad Social a los ingresos del trabajador ausente. El resultado se divide entre el total de horas de absentismo.

 Véase SUPUESTO 4.

 Véase SUPUESTO DE SÍNTESIS.

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ES 14. Relaciona las siguientes situaciones laborales con las acciones del proceso de control de personal: a) cálculo de los costes de las in­cidencias; b) diseño de los listados de inci­dencias; c) instalación del reloj de control de presencia; d) ausencias por consulta médica; e) diseño del formato del informe mensual.

15. Define, con tus propias palabras, qué es el control de presencia y relaciónalo con la re­cogida de datos para el control de personal.

16. Una gran empresa dedicada a la distribución comercial que emplea a 3 200 personas en 150 centros de trabajo precisa elegir una se­rie de herramientas para el control de los tra­bajadores. Justifica qué tipos de herramien­tas son las más convenientes.

17. Describe el proceso que lleva a cabo una em­presa para elegir las herramientas precisas para realizar el control de presencia.

18. En las ausencias previstas se suele generar un documento denominado Comunicación de ausencia. Indica los datos que debe contener este documento.

19. Señala las similitudes y las diferencias entre las ausencias previstas e imprevistas en cuan­to a su gestión administrativa.

20. Señala la utilidad de la ficha resumen del ex­pediente personal de un trabajador.

21. Describe el contenido que debe tener un dia­rio de asistencia.

22. Indica qué miden los índices de absentismo y describe su proceso de cálculo.

23. Indica por qué es necesario definir indicado­res estadísticos en el control de personal y cuáles son los más comunes.

24. Señala la utilidad de los distintos informes de control de personal que se realizan en una empresa.

25. Justifica si un trabajador podría perder su trabajo por absentista, en el caso de que to­das sus faltas de asistencia al trabajo estu­vieran totalmente justificadas y el índice de absentismo de la empresa fuera de un 6 % en los dos últimos meses.

26. Indica la utilidad para la empresa de realizar una valoración económica estandarizada del absentismo laboral.

27. Define el coste por hora del absentismo y describe su proceso de cálculo.

28. Tres de las etapas del proceso de control de personal tienen la información como principal elemento. Describe cada una de ellas y rela­ciónalas entre sí.

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29. Describe los dos tipos de control con los que puede contar una empresa para desarrollar sus tareas de control de presencia.

30. Explica las similitudes y las diferencias entre los tres tipos de relojes de control horario y señala para qué tipo de empresas está indi­cado cada uno de ellos.

31. Elabora un esquema con las relaciones docu­mentales internas que se dan en la empresa en la gestión administrativa del absentismo.

32. Indica la diferencia existente entre el diario de incidencias y el diario de asistencia.

33. Señala la diferencia que existe entre los dis­tintos índices de absentismo laboral.

34. Señala a qué tarea del tratamiento estadístico de los datos corresponde el cálculo del pro­medio de horas semanales perdidas.

35. Indica la diferencia y la relación que existe entre los informes mensuales y anual de con­trol de personal.

36. Razona si la empresa puede calcular, con to­tal exactitud, el valor económico que tiene el absentismo.

37. En la página web www.imesd.com/menua ssis/numper.htm?gclid5CIfBidzYrp8CFROZ2AodyBy_RQ encontrarás un cuestionario para elegir un sistema de control de presen­cia. Responde a las cuestiones que se te plantean y describe el sistema que te han re­comendado.

38. La maternidad es una situación especial de absentismo por ausencia prevista. En el apar­tado de Trámites y gestiones de la web de la Seguridad Social, www.seg-social.es, se explica el procedimiento administrativo de la solicitud de la prestación por maternidad. Analízalo e indica los trámites relacionados con la gestión del absentismo por parte de la empresa.

39. Elabora, con la ayuda de una hoja de cálculo, una plantilla para calcular los tres índices de absentismo tratados en la unidad de forma automática.

40. Lee la noticia «La patronal quiere combatir el absentismo laboral» en la web www.expan sion.com/2009/03/16/economia-politica/ 1237242354.html. En ella se indica el coste que el absentismo laboral tiene para las em­presas y la sociedad. a) Señala cuáles son los costes reales que la empresa asume en el caso de absentismo; b) ¿cuáles recaen sobre el sistema de la Seguridad Social y cuáles sobre los propios trabajadores?

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SUPUESTOS PRÁCTICOS RESUELTOS

El proceso que debe seguir es el siguiente:

1. Establecimiento de objetivos. Conocer las faltas de asistencia y puntualidad de los empleados.

2. Necesidad de información. Definir los datos que nece­sita: hora de entrada y salida de todos los empleados.

SOLUCIÓN

— Hallamos el índice de absentismo total:

Total horas perdidas 390 1 925 IAT 5 –––––––––––––––––––– ? 100 5 ––––––––––– ? 100 5

Total horas trabajo 260 ? 8 ? 45 1 315

5 –––––––– ? 100 5 1,40 % 93 600

El índice de absentismo retribuido:

Total horas retribuidas perdidas 925 IAR 5 ––––––––––––––––––––––––––––– ? 100 5 –––––––––– ? 100 5

Total horas trabajo 260 ? 8 ? 45 925

5 –––––––– ? 100 5 0,99 % 93 600

Y el índice de absentismo no retribuido:

Total horas no retribuidas perdidas 390 IANR 5 –––––––––––––––––––––––––––––––– ? 100 5 –––––––––– ? 100 5

Total horas trabajo 260 ? 8 ? 45 390

5 –––––––– ? 100 5 0,42 % 93 600

SOLUCIÓN

3. Recogida de información. Para ello, utilizará las herra­mientas adecuadas para el control horario y para el control de acceso.

4. Análisis de la información. Para establecer los índi­ces de absentismo que proporcionen información estadística sobre la relación entre horas de trabajo y horas perdidas.

5. Valoración de los resultados. Emitiendo informes periódicos tanto de cada trabajador como de la em­presa en general.

6. Propuesta de medidas de mejora. Proponer un pro­grama de disminución del absentismo, como alguna técnica de motivación que mejore las expectativas de los trabajadores y el ambiente laboral en la em­presa.

La empresa Socadi S. A., que tiene una plantilla de 234 trabajadores dedicada a la fabricación de bombillas y otro material eléctrico, pretende implantar un sistema de control de personal para detectar las faltas de asis­tencia y puntualidad de sus empleados.

— ¿Qué proceso debe seguir?

En Socadi S. A. la jornada de trabajo de sus 45 traba­jadores es de 8 horas dia­rias y el número de días la­borables al año es de 260. Sabemos también que se han perdido 390 horas por absentismo no retribuido, y 925 horas por absentismo retribuido.

— Calcula los índices de ab­sentismo total, retribuido y no retribuido.

SUPUESTO 1 CONTROL DE PERSONAL

SUPUESTO 3 ÍNDICES DE ABSENTISMO

Los documentos que necesita son:

• Una ficha resumen para cada uno de los trabajadores, que deberá contener sus datos personales y profesionales, además de los datos de formación y los de absentismo (véase Documento 1 en la página 228).

• Un diario de asistencia, con la identificación del trabajador, y las horas de entra­da y salida, además de las incidencias ocurridas (véase Documento 2 en la pági­na 228).

• Un diario de incidencias, con el formato que se muestra en el Documento 3 de la página 229.

• Una solicitud de ausencia, que se muestra en el Documento 4 de la página 229.

SOLUCIÓNA Carmen Humana, de la em­presa Socadi S. A., le han encargado el diseño de los instrumentos para la recogi­da de los datos de absen­tismo del personal, tanto pa­ra las faltas previstas como para las no previstas.

— Propón modelos para los documentos que necesi­ta Carmen para recoger esta información.

SUPUESTO 2 RECOGIDA DE DATOS

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SUPUESTO DE SÍNTESIS

SUPUESTO 4 FORMATO DE INFORME

El informe debe contener todas las horas perdidas según el tipo de incidencia y por cada uno de los departamentos, además de la comparación con datos históricos (mes anterior o año anterior). En función de este contenido, Carmen elabora el siguiente modelo de informe mensual de incidencias:

Informe mensual de incidenciasMes: ................................... Año: ...................................

Número total de trabajadores: ................................... Número total de horas laborales: ...................................

DepartamentoN.o

trabajadores

Horas perdidas Variaciones Horasperdidas

acumuladasIncidenciacód. ..............

Incidenciacód. ..............

Incidenciacód. ..............

Total% sobre horas

laboralesMes

anteriorAño

anterior

SOLUCIÓN

A Carmen Humana le ha llegado el turno de diseñar el formato de los informes mensuales de incidencias. Diseña el documento con la ayuda de un procesador de textos. No olvides cuidar la presentación.

Para calcular el coste del absentismo, sumamos todos los gas­tos y les restamos lo aportado por la Seguridad Social:

Salarios 1 Horas extras 1 Contratación 2 Prestaciones SS 55 9 250 1 210 ? 9 1 800 2 5 376 5 6 564 €

A continuación, para determinar el coste por hora, dividimos el coste total del absentismo por las horas perdidas:

Coste por hora del absentismo 5 6 564 / 1 315 5 4,99 €

SOLUCIÓN

a) De las incidencias expuestas en el enunciado distinguimos entre retrasos y ausencias. Estas últimas son todas imprevistas, ya que tanto los conflictos colectivos como las enfermedades y los acci­dentes no se pueden prever con antelación. Además, todas las incidencias de este caso tienen la consideración de absentismo.

En cuanto a los tipos de absentismo, la enfermedad común y el accidente de trabajo son situaciones de absentismo retribui­

do, mientras que el paro de protesta y los retrasos in­justificados son no retribuidos.

b) Nos ayudamos de una hoja de cálcu­lo para determinar los índices y ela­borar la gráfica:

SOLUCIÓN

Debido al absentismo retribuido, el valor de los sa larios que debe asumir Socadi S. A. ascien­de a 9 250,00 €. Para cubrir las tareas afectadas por las ausencias, se han tenido que realizar 210 horas extras pagadas a 9 €/hora. Las pres­taciones de la Seguridad Social recibidas por los trabajadores absentistas ascienden a la cantidad de 5 376,00 €. Además, se ha contratado un tra­bajador por medio de una ETT para cubrir una de las bajas, con un coste total de 800,00 €.

— Determina el coste por hora del absentismo.

Juan Rodríguez López es el jefe del Depar­tamento de Recursos Humanos de la em­presa Facotera S. A., que se dedica a la fabricación de pequeña maquinaria agríco­la y cuenta con 95 trabajadores.

Durante el mes de noviembre, el número de días laborables es de 24, con una jor­nada de 8 horas diarias. En la empresa se han perdido 400 horas por un paro de pro­testa, 256 por enfermedad común, 225 por accidente de trabajo y 27 por retrasos in­justificados. Los gastos totales por absen­tismo son de 4 900 € y el importe de las prestaciones que ha pagado la Seguridad Social a los trabajadores es de 1 650 €.

a) Indica los tipos de incidencias y de ab­sentismo que se dan en este caso; b) cal­cula los índices de absentismo total, re­tribuido y no retribuido, y represéntalos gráficamente.

SUPUESTO 5 COSTE DEL ABSENTISMO

SUPUESTOS PRÁCTICOS PARA RESOLVER

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1. CONTROL DE PERSONAL Y ABSENTISMO

41. El análisis de los datos de absentismo del último perío­do de la empresa Ferrallas Industriales S. A. indica que se han perdido horas debido a enfermedad común, per­misos por matrimonio, causas injustificadas, huelga, per miso por maternidad, vacaciones y accidentes de trabajo. Señala los tipos de incidencias y de absentismo que se han producido en Ferrallas Industriales S. A.

42. Lee el artículo «Condiciones de trabajo y absentismo. Por un debate en profundidad» sobre las causas del ab­sentismo laboral en www.porexperiencia.com/articulo.asp?num502&pag510&titulo5Condiciones-de-tra bajo-y-absentismo.-Por-un-debate-en-profundidad. Relaciónalas con las que has estudiado en la unidad.

2. GESTIÓN DEL CONTROL DE PERSONAL

43. La empresa de producción química Farmaco S. A. em­plea 2 000 trabajadores y tiene unas instalaciones divi­didas en cuatro edificios que precisan de acceso con­trolado. Por ello, se quiere implantar un sistema de control de personal. Señala el proceso que se debe llevar a cabo.

44. En una fábrica de zapatos en la que trabajan 245 per­sonas se pierden horas de trabajo por distintas causas, tanto previstas como imprevistas. Para cada uno de los tipos de ausencias se realiza un proceso administrativo diferente. Señala sus similitudes y diferencias a través de un ejemplo para cada uno de ellos.

45. El Departamento de RRHH de Propel S. A. utiliza una serie de documentos para la recogida de datos de las ausencias previstas e imprevistas. Elabora los más im­portantes.

46. Los 1 000 trabajadores de Absenta S. A. trabajan 8 horas diarias durante 240 días al año. Los diarios de incidencias reflejan los siguientes datos anuales de horas perdidas:

CAUSA HORAS CAUSA HORAS

Huelga 30 000 Retrasos 500

Accidentes de trabajo

18 000 Enfermedad común

50 000

Permisos y licencias 9 000 Maternidad 9 000

Sin justificar 2 600

— Calcula los índices de absentismo.

47. Utiliza una hoja de cálculo para diseñar una plantilla de informe mensual de incidencias para la empresa MQB S. L. que calcule de forma automática los totales, los porcentajes y las variaciones respecto de períodos anteriores.

48. En la empresa Interportes S. A. el valor de los salarios de las horas perdidas es de 18 000 €. Para cubrir las tareas afectadas por el absentismo, se han trabajado 400 ho­ras extraordinarias pagadas a 10 €/hora. Las prestacio­nes de la Seguridad Social recibidas por los trabajado­

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res absentistas ascienden a la cantidad de 11 215 €. Además, se ha contratado a varios trabajadores para cubrir las ausencias previstas con un coste total de 1 980 €. En total se han perdido 1 500 horas por absen­tismo. Calcula el coste por hora del absen tismo de esta em presa y explica el proceso que has seguido para ello.

49. Federico López trabaja como administrativo en el De­partamento de Recursos Humanos de la empresa Ga­defe S. L. Una de sus principales funciones es obtener la información necesaria para llevar a cabo la gestión del absentismo. Describe los documentos que Federico utiliza para realizar esta función en su puesto de trabajo.

50. En el taller de reparaciones de Juan García la jornada de trabajo de sus 20 trabajadores es de 8 horas diarias y el número de días laborables al año es de 260. En esta empresa se han perdido 90 horas por absentismo no retribuido y 400 horas por absentismo retribuido. Calcula los índices de absentismo.

51. La empresa Serrerías Montañeras S. A. tiene 8 centros de trabajo, donde emplea a 179 trabajadores. Todos los meses en la oficina central se reciben los infor­ mes mensuales de absentismo. A partir de estos in­formes mensuales, se debe elaborar un informe anual.

Elabora con un procesador de textos el índice y la es­tructura que debe tener el informe anual de absentis­mo. A continuación, prepara una presentación de su contenido con la ayuda del programa adecuado. Sé minucioso.

SUPUESTO DE SÍNTESIS

52. La empresa de servicios de imagen personal Seri­ma S. A. tiene 11 centros de trabajo, en los que se emplean 125 trabajadores cuya jornada laboral diaria es de 8 horas. El jefe del Departamento de Recursos Humanos recibe los siguientes datos de absentismo relativos al mes de marzo (en el que se han trabajado 25 días):

• Se han perdido 60 horas por un paro, 50 por faltas injustificadas, 120 por enfermedad co­mún, 200 por accidente de trabajo, 17 por retra­sos injustificados y 140 por permisos retribui­dos (matrimonio y nacimiento de hijos).

• Los salarios correspondientes a las horas perdi­das ascienden a la cantidad de 3 200 €.

• Los gastos de sustitución de los trabajadores han ascendido a 750 €.

• La cantidad de prestaciones que ha pagado la Seguridad Social a los trabajadores es de 1 970 €.

a) Indica los tipos de incidencias y de absentismo que se dan en este caso.

Utilizando una hoja de cálculo:

b) Cumplimenta el informe mensual de absentismo.

c) Calcula los índices de absentismo y represén­talos.

d) Determina el coste por hora del absentismo.

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RESUMEN

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Control de personal.  Proceso administrativo desarrollado a través de una serie de instrumentos con el fin de conocer y registrar todas las incidencias que sobre presencia, puntualidad y desempeño se pueden dar entre el personal de una empresa.

El control de presencia

El absentismo laboral.  Toda ausencia del trabajador de su puesto en las horas de traba-jo de  los días  laborables  se-gún  su contrato de  trabajo y el convenio colectivo de apli-cación.

Objetivos

Gestión administrativa del absentismo

 • Evaluación del desempeño • Cumplimiento de la disciplina

Control de personal y absentismo

Gestión del control de personal

CONTROL DE PERSONAL

Incidencias y tipos

Proceso

Causas  del absentismo  laboral

Medición  del absentismo

 • Control horario • Control de acceso

Tipos de absentismo

Informes de control

El absentismo laboral y las incidencias

Modelos de recogida de datos

 • Retrasos • Ausencias

 • Accidente de trabajo o enfermedad profesional • Accidente o enfermedad comunes • Maternidad, paternidad y cuidado de hijos • Permisos y licencias legales • Sanciones laborales • Conflictos laborales • Cuestiones personales • Otros motivos

 • Retribuido • No retribuido

 • Índices de absentismo • Proceso para el tratamiento estadístico de los datos

 • Informes • Valoración económica del absentismo

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EVALUACIÓN 31. La finalidad del control de personal es:

a) Evaluar el desempeño.

b) Hacer cumplir la disciplina.

c) Conocer las incidencias sobre la asisten­cia del personal a la empresa.

2. Indica cuáles de las siguientes ausencias son imprevistas:

a) Una baja médica.

b) Una enfermedad.

c) Una baja por embarazo.

3. Define absentismo con tus propias palabras.

4. Señala cuál de las siguientes situaciones no se puede considerar absentismo:

a) Baja por maternidad.

b) Vacaciones.

c) Un permiso personal para viajar.

5. Indica dos ejemplos de situaciones de ab­sentismo retribuido y otras dos de absentis­mo no retribuido.

6. Dentro del proceso de control del personal, los índices de absentismo pertenecen:

a) A la necesidad de información.

b) A la recogida de información.

c) Al análisis de la información.

7. En las empresas pequeñas se suele utilizar:

a) El reloj de huella dactilar.

b) El reloj mecánico de fichas.

c) El reloj electrónico de tarjetas magnéticas.

8. Señala las fases del proceso de gestión de las ausencias imprevistas.

9. Enumera los documentos que intervienen en el proceso de gestión de ausencias previstas

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y describe entre qué personas o departa­mentos circulan.

10. Describe el contenido del diario de asistencia y su finalidad. Si tuvieras que diseñarlo y ela­borarlo, ¿cómo lo harías?

11. Describe la fórmula de cálculo del índice de absentismo total y aplícala a la siguiente si­tuación: horas de trabajo en la empresa, 37 160; horas retribuidas perdidas, 1 110; ho­ras no retribuidas perdidas, 231.

12. En el tratamiento estadístico de los datos de absentismo, los indicadores se definen:

a) Antes de organizar los datos.

b) Después de aplicar las técnicas estadís­ticas.

c) En medio de las dos operaciones ante­riores.

13. Indica para cuál de los tres tipos de informes de control no es apropiado utilizar la hoja de cálculo:

a) Informe individual.

b) Informe mensual.

c) Informe anual.

14. Para calcular el coste del absentismo por hora, se tiene en cuenta:

a) El total de horas trabajadas.

b) El total de horas perdidas.

c) El total de horas laborables del año.

15. Para que el absentismo por faltas justificadas sea causa de despido, es necesario que el índice de absentismo de la empresa en los últimos dos meses sea superior al:

a) 3 %.

b) 2,5 %.

c) 10 %.

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