unidad administrativa especial de …³stico... · unidad administrativa especial de organizaciones...
TRANSCRIPT
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE
ORGANIZACIONES SOLIDARIAS
GRUPO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Apoyo Técnico a la Gestión Documental
Diciembre de 2016
DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE
GESTION DOCUMENTAL
2
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
Tabla de Contenido
1. NOMBRE DE LA ACTIVIDAD QUE GENERA EL INFORME: .........................................................................................4
2. OBJETO DEL INFORME ...........................................................................................................................................4
2.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS: ......................................................................................................................................4
3. RESUMEN ..............................................................................................................................................................5
4. EVALUACIÓN ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS ..................................................................................................................7
4.1.1 ÁREA DE IDENTIFICACIÓN ................................................................................................................................7
4.1.1.1 Entidad Objeto del Diagnostico ...................................................................................................................7
4.1.1.2 Fechas extremas y volumen documental .....................................................................................................8
4.1.2 ÁREA DE CONTEXTO .........................................................................................................................................9
4.2. RESEÑA HISTÓRICA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS. .........................................................10
4.3. HISTORIA ARCHIVÍSTICA ..................................................................................................................................................13
4.4. MARCO JURÍDICO ..........................................................................................................................................................15
5. ÁREA DE CONTENIDO ........................................................................................................................................... 15
5.1.1.1 Alcance y Contenido ...................................................................................................................................15
5.1.2 ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y DE UTILIZACIÓN ..................................................................................16
5.1.2.1 Condiciones de acceso: ..............................................................................................................................16
5.1.2.2 Condiciones de reproducción: ....................................................................................................................18
5.1.2.3 Características físicas y requisitos técnicos: ...............................................................................................19
6. EVALUACIÓN DE ASPECTOS DE CONSERVACIÓN .................................................................................................. 19
6.1. SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN ................................................................................................................19
6.1.1. Descripción y mantenimiento de instalaciones ..........................................................................................20
6.1.2. Salud Ocupacional, sensibilización y toma de conciencia ..........................................................................29
6.1.3. Medición de condiciones ambientales .......................................................................................................30
6.1.3.1. Humedad Relativa y temperatura..............................................................................................................30
6.1.3.2. Iluminación ................................................................................................................................................32
6.1.3.3. Contaminantes microbiológicos .................................................................................................................35
7. PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ........................................................................................................... 39
7.1. PLANEACIÓN.................................................................................................................................................... 39
7.1.1. Indicadores de Gestión Documental ..........................................................................................................41
7.1.2. Creación, actualización, aprobación e implementación de instrumentos archivísticos .............................42
7.1.3. Desarrollo de Programas Específicos del PGD ...........................................................................................44
7.1.4. Articulación con otros Sistemas de Gestión de la Entidad .........................................................................44
7.1.5. Gestión del cambio en la adopción de los procesos archivísticos. .............................................................45
7.2. PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS - GESTIÓN DE CALIDAD ................................................................................ 46
7.3. Tecnologías de la información articulada con la gestión documental ...........................................................46
7.3.1. Transparencia, participación y colaboración ciudadana ...........................................................................49
7.3.2. Difusión y acceso de la información ...........................................................................................................50
7.4. GESTIÓN Y TRÁMITE ........................................................................................................................................ 51
7.4.1. Recepción de documentación – Ventanilla única de correspondencia ......................................................51
7.4.2. Distribución de documentos ......................................................................................................................52
7.5. ORGANIZACIÓN ............................................................................................................................................... 53
7.5.2. Cumplimiento de criterios de clasificación, ordenación y descripción en archivos de gestión ...................54
3
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
Dirección Nacional .......................................................................................................................................................55
Subdirección Nacional .................................................................................................................................................55
Oficina Asesora Jurídica ...............................................................................................................................................56
Oficina De Control Interno ...........................................................................................................................................56
Grupo De Gestión Administrativa ................................................................................................................................56
Grupo De Gestión Humana ..........................................................................................................................................57
Grupo De Gestión Financiera .......................................................................................................................................57
Dirección De Planeación E Investigación .....................................................................................................................58
Grupo De Planeación Y Estadística ..............................................................................................................................58
Grupo De Educación E Investigación ...........................................................................................................................58
Grupo De Comunicaciones Y Prensa ............................................................................................................................60
Grupo De Tecnologías De La Información ...................................................................................................................60
Dirección De Desarrollo De Las Organizaciones Solidarias ..........................................................................................61
Grupo De Desarrollo Solidario .....................................................................................................................................61
Grupo De Emprendimiento Y Productividad ................................................................................................................61
Grupo De Atención Especial A Poblaciones .................................................................................................................61
7.5.3. Consulta de documentos ............................................................................................................................62
7.6. TRANSFERENCIAS ............................................................................................................................................ 62
7.7. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS ...................................................................................................................... 63
7.8. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO ...................................................................................................................... 64
7.8.1. Servidores ...................................................................................................................................................64
7.8.2. Aplicaciones ...............................................................................................................................................67
8. DIAGNÓSTICO ARCHIVO CENTRAL Y FONDO ACUMULADO .................................................................................. 69
8.1.2. Análisis de procesos archivísticos Fondo Acumulado .................................................................................73
8.2. Análisis de Procesos Archivísticos Archivo central ..........................................................................................76
9. ÁREA DE NOTAS ................................................................................................................................................... 76
10. CONCLUSIONES................................................................................................................................................ 77
11. BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................................. 80
12. ANEXOS ........................................................................................................................................................... 81
Anexo 1 Fechas extremas y Volumen Documental ......................................................................................................81
Anexo 2 Tabla de Retención Documental ....................................................................................................................81
Anexo 3 Tabla de Valoración Documental ..................................................................................................................81
Anexo 4 Identificación Series Fondo Acumulado .........................................................................................................81
Anexo 5 Fichas de Diagnostico ....................................................................................................................................81
Anexo 6 Matriz DOFA (Infraestructura, Tecnología, Conservación, Archivo) ..............................................................81
Anexo 7 Priorización ....................................................................................................................................................81
Anexo 8 Plan de Mejoramiento ...................................................................................................................................81
4
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
Bogotá D.C. diciembre de 2016
1. NOMBRE DE LA ACTIVIDAD QUE GENERA EL INFORME:
Diagnóstico Integral de Gestión Documental de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, realizado como parte del Programa de Gestión Documental.
2. OBJETO DEL INFORME
Identificar, analizar y valorar el estado de las prácticas archivísticas y de conservación documental, llevadas a cabo por la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias en desarrollo de su labor misional, resaltando los aspectos críticos que impactan los diferentes procesos de la gestión documental.
2.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
a) Presentar los resultados sobre el estado actual de la documentación de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias en aspectos archivísticos y estado de conservación de los soportes documentales, según muestra de verificación in situ de los archivos de gestión, central y Fondo Documental Acumulado.
b) Presentar los resultados sobre el proceso de evaluación de los espacios e infraestructura, así como de las condiciones medioambientales, y microbiológicas de las áreas destinadas para el almacenamiento de la documentación.
c) Presentar resultados frente al estado de los (8) ocho procesos de gestión documental
d) Brindar recomendaciones para optimizar los procesos de gestión documental
e) Actualizar el programa de gestión documental.
5
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
3. RESUMEN
En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, Decretos 2609 de 2012 y 1080 de 2015 (Compilatorio), El Grupo de Gestión Administrativa de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias presenta en el marco de la implementación y actualización del Programa de gestión Documental – PGD, el documento técnico “Diagnóstico Integral de Gestión Documental”. Aquí se encuentran consignados los resultados del levantamiento y análisis de la información, obtenida a partir de la verificación de las prácticas archivísticas y de conservación documental, llevadas a cabo en los Archivos de Gestión de cada una de las oficinas, Archivos Centrales y Fondos Acumulados. La proyección de las actividades fue realizada tomando como base la metodología de Dirección de Proyectos PMP, considerados por el equipo profesional analista como aplicables a la actividad del diagnóstico.
El levantamiento de información presenta una duración de (1) mes y su detalle es descrito mediante la presentación de la estructura detallada del trabajo, presentada a continuación:
6
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
El diagnostico, es realizado con el objeto de actualizar el programa de gestión documental siguiendo las pautas metodologías establecidas por el Archivo General de la Nación “Jorge palacios preciado”, instructivos y demás documentos de referencia publicados por las diferentes entidades estatales.
El levantamiento de información se realizó a través de la aplicación de formatos para la compilación de información diseñados en Microsoft Excel – 2010, permitiendo de esta forma, consolidar las estadísticas referentes a aspectos archivísticos y de conservación documental.
La aplicación de estas fue realizada sobre 16 oficinas y/o grupos de gestión de la U.A.E.O.S. establecidos según resolución No. 041 del 30 de enero de 2015 “Por medio de la cual se actualizan los grupos internos de trabajo y sus funciones en la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias.”
La metodología empleada para el levantamiento de información contempla las siguientes actividades:
Medición de condiciones medioambientales en zonas de archivo.
Toma de muestras de condiciones microbiológicas de espacios y superficies
Selección de una muestra del 3% del total de volumen documental para identificar
el estado de conservación y aplicación de procesos archivísticos en las unidades
documentales.
Evaluación de espacios e Infraestructura según Acuerdo 049 de 2000.
Verificación de los procesos de clasificación, ordenación, descripción del material
documental contenido en medio análogo y digital.
Evaluación de los procesos del Programa de Gestión Documental a través de la
aplicación de formatos de encuesta.
Medición puntual del volumen en metros lineales
Compilación de formatos y procedimientos asociados
Registro fotográfico.
Elaboración del análisis situacional de la Gestión Documental (Archivísticos,
Conservación, Infraestructura, Tecnología) DOFA
Matriz de Priorización
Plan de Mejoramiento Archivístico.
Lo anterior permite identificar el nivel de avance de los procesos de gestión documental en la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, teniendo como base en los lineamientos, directrices, reglamentación y normas técnicas relacionadas con la gestión de información y documentación. Dichas actividades permitirán la formulación de un plan de mejoramiento para normalización de los procesos relacionados con la gestión de la información y documentación en la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, en el marco de la implementación de la Ley 594 de 2000, Ley 1712 de 2014 “Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la
7
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
Información Pública Nacional”, Estrategia Gobierno en Línea, Directiva Presidencial 04 de 2012 “Eficiencia Administrativa y Cero Papel”, Decreto 2609 de 2012, Decreto 1080 de 2015 y demás reglamentación complementaria.
4. EVALUACIÓN ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS
4.1.1 ÁREA DE IDENTIFICACIÓN 4.1.1.1 Entidad Objeto del Diagnostico
Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias - Ubicación: Carrera 10. No. 15 - 22 Pisos 2,3 y 4 Edificio Patria (Bogotá, D.C Colombia).
Total Oficinas: Se evidenció un total de 16 Oficinas Productoras, las cuales se encuentran descritas en el numeral 4.1.2 Nombre de los Productores. Funcionarios: Planta Global Sesenta y Cuatro (64) Contratistas: Veintiocho (30) Total Servidores: Noventa y Cuatro (94) Organigrama actual:
Resolución No. 586 del 5 de octubre de 2015.
Para la realización de las encuestas y la medición de los Archivos de Gestión, se tuvo como referente el organigrama actual de la entidad, adoptado mediante resolución 209 del 18 de octubre de 2015. Durante el recorrido no fueron identificados grupos u oficinas que por estructura orgánica o acto administrativo no estuvieran constituidos. Como aspectos a resaltar, el levantamiento de información se realizó de forma óptima.
8
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
4.1.1.2 Fechas extremas y volumen documental
La identificación de las fechas extremas de la documentación se realizó teniendo en cuenta los niveles descriptivos establecidos en la Norma ISAD-G 2005, así:
Fondo Subfondo – Periodo Institucional Unidad Administrativa Oficina Productora Serie Subserie Asunto
Asimismo, se realizó medición puntual a fin de establecer el volumen documental en cada una de las fases de archivo, bajo el concepto de archivo total; Dicha medición se indica en metros lineales, aplicando lo establecido en la Norma Colombiana NTC 5029:2001 Medición de Archivos.
Cuadro N°1 Fechas Extremas y Volumen Documental de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias (Anexo 1)
Durante el levantamiento técnico de información, fueron evidenciados 5 periodos institucionales así:
1. Superintendencia Nacional de Cooperativas de creada en 1932 mediante Decreto 1339 a 23 de Febrero de 1981.
2. De Febrero 24 de 1981 a 3 de agosto de 1998, Departamento Administrativo Nacional de
Cooperativas – DANCOOP.
3. Del 4 de Agosto de 1998 al 23 de Junio de 2003, Departamento Administrativo Nacional de la Economía Solidaria – DANSOCIAL I.
4. Del 24 de Junio de 2003 a 1 de Noviembre de 2011, Departamento Administrativo Nacional de la Economía Solidaria – DANSOCIAL II.
5. Del 2 de Noviembre de 2011 en adelante, Unidad Administrativa Especial de Organizaciones
Solidarias.
9
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
4.1.2 ÁREA DE CONTEXTO
Nombre de los Productores: En la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias se identifican un total de 16 oficinas productoras o Grupos de Gestión los cuales son relacionados a continuación:
DIRECCIÓN NACIONAL
- Oficina Asesora Jurídica - Oficina de Control Interno
SUBDIRECCIÓN NACIONAL
- Grupo de Gestión Humana - Grupo de Gestión Financiera - Grupo de Gestión Administrativa
Dirección de Planeación e Investigación
- Grupo de Planeación y Estadística - Grupo de Investigación Educación y Capacitación - Grupo de Comunicaciones y Prensa - Grupo de Tecnologías de la Información
Dirección de Desarrollo de las Organizaciones Solidarias
- Grupo de Desarrollo Solidario - Grupo de Emprendimiento y Productividad - Grupo de Atención Especial a Poblaciones
10
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
4.2. Reseña Histórica Unidad Administrativa Especial De Organizaciones Solidarias.
La formalización del modelo solidario en Colombia se inició en 1931 con la expedición de la Ley
134 donde se reconoce jurídicamente el cooperativismo organizado en Colombia como forma de
organización socioeconómica con entidad propia. La Superintendencia Nacional de Cooperativas
de creada en 1932 mediante Decreto 1339 con el fin de controlar y vigilar a las sociedades
cooperativas que sean constituidas. Esta funciona como dependencia de diferentes ministerios:
en 1936 se adscriben las funciones que venía cumpliendo la Superintendencia al ministerio de
Industria y Trabajo, Higiene y Previsión Social.
En 1940 pasa al Ministerio de la Economía Nacional y en 1944 las asume el nuevo Ministerio del
Trabajo, Higiene y Previsión Social. En 1949 la Superintendencia Nacional de Cooperativas
depende del Ministerio de Comercio e Industrias. En 1951 se crea el Ministerio de Fomento y se
suprime el de Comercio e Industrias asumiendo sus funciones entre las que estaban las de la
Superintendencia encargada de dirigir, orientar y coordinar el movimiento cooperativo del país.
En 1955, se traslada la Superintendencia Nacional de Cooperativas al Ministerio del Trabajo.
Posteriormente, por Decreto 1587 de 1963, pasó de ser una división Ministerial para asumir la
condición de Superintendencia Nacional de Cooperativas como entidad vinculada al Ministerio
de Trabajo, encargada de ejecutar la política cooperativista del gobierno, en cuyo nombre debía
ejercer la inspección y vigilancia de las sociedades cooperativas, mutuarias, fondos de
empleados y similares.
En 1981, la Ley 24 trasformó la Superintendencia nacional de Cooperativas en Departamento
Administrativo Nacional de Cooperativas – DANCOOP, cuyo objeto era el de colaborar en la
planeación económica cooperativa; proporcional el fomento financiero cooperativo; prestar
asistencia técnica cooperativa, impartir educación e instrucción cooperativa y, ejercer Vigilancia
y Control sobre las sociedades cooperativas, los organismos cooperativos de grado superior,
las instituciones auxiliares del cooperativismo, los institutos de financiamiento, educación,
investigación y desarrollo cooperativo, los fondos de empleados y las sociedades mutuarias.
En 1986 se adopta el concepto de Economía Solidaria con el decreto 2536 del 4 de agosto que
dio vida al Consejo Nacional de la Economía Solidaria y lo reconoce como un sector de gran
importancia en el entorno económico nacional. Y en 1988 con la Ley 79 se organizan las formas
solidarias del cooperativismo, asociaciones mutuales y fondos de empleados.
Hasta 1999, la función de supervisión de las entidades de la economía solidaria fue adelantada
por el Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas – DANCOOP, la institución de
gobierno encargada de definir la política para las formas solidarias de organización en particular
para el sector cooperativo. La entidad tenía a su cargo la planificación de sus políticas, la
ejecución de programas y proyectos y a su vez, el ejercicio del control de gestión de las mismas.
La falta de un marco regulatorio propició la informalidad en la actividad solidaria. Se abrió un gran
espacio para la incorporación y canalización de recursos emergentes, y formas indebidas de
manejo de recursos, conllevando a una crisis que afectó al sistema financiero nacional.
Dada la crisis financiera de las cooperativas en la década de los noventa, se definió la Ley 454
como respuesta del estado a la difícil situación por la que atravesaba el sector. Ella transformó
al Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas – DANCOOP, en el Departamento
11
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
Administrativo Nacional de la Economía Solidaria – DANSOCIAL y creó la Superintendencia
Nacional de la Economía Solidaria – SUPERSOLIDARIA y al Fondo de garantías del Sector
Cooperativo – FOGACOOP.
La Ley 454 de 1998 da origen al DANSOCIAL, como entidad rectora que establece la política
estatal para la economía solidaria y fija derroteros para el desarrollo del sector. Se busca una
entidad ágil y eficiente, que rescate el sector solidario en Colombia. A la luz de la Ley 454, se
denomina economía solidaria al sistema socioeconómico, cultural y ambiental conformado por el
conjunto de fuerzas sociales organizadas, en formas asociativas identificadas por prácticas auto
gestionadas solidarias, democráticas y humanistas, sin ánimo de lucro para el desarrollo integral
del ser humano como sujeto, actor y fin de la economía solidaria.
De igual forma la Ley 454 da por terminadas las funciones de vigilancia y fomento que tenía el
departamento Administrativo Nacional de Cooperativas – DANCOOP, asignándole a
DANSOCIAL las funciones de promoción, protección, y fortalecimiento a las organizaciones de
la economía solidaria. Asimismo, le da a calidad de Ministerio Técnico del Estado para regular
todo lo relacionado con la economía solidaria. En virtud de lo dicho, queda facultado para
formular la política, apoyar y fomentar la creación y desarrollo de las organizaciones del sector
solidario, especialmente en temas como la educación, gestión socio empresarial, planes,
programas y proyecto productivos e integración de dichas organizaciones.
En el año 2000 por medio del decreto 1566, se establece una nueva estructura administrativa
para fortalecer y ampliar su labor en todo el territorio nacional cubierto a través de las direcciones
territoriales, entes suprimidos en el 2003 por el decreto 1798 que transforma la estructura.
A 2007, el sector solidario en Colombia comprende frentes tales como la educación, la salud, el
transporte, la recreación, le economía solidaria y la cultura, se ha consolidado como un modelo
empresarial que beneficia a un amplio sector de la población colombiana.
A partir del año 2011 con la expedición del Decreto 4122 del 2 de noviembre, “Por el cual se
transforma el Departamento Administrativo Nacional de la Economía Solidaria -DANSOCIAL en
una Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias”, y como consecuencia del
cambio de naturaleza, la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, además
de las que determina la Ley 454 de 1998 y demás disposiciones legales, cumplirá las siguientes
funciones.
Diseñar, adoptar, dirigir, coordinar y ejecutar los programas y proyectos para la promoción,
planeación, protección, fortalecimiento y desarrollo de las organizaciones solidarias,
Elaborar los planes, programas y proyectos de fomento, desarrollo y protección del Estado
con respecto a las organizaciones solidarias de conformidad con la política formulada por el
Ministerio de Trabajo.
Coordinarlos planes y programas para el desarrollo de las organizaciones solidarias, entre
las diversas entidades del Estado del orden nacional, departamental, distrital o municipal,
así como frente a las funciones específicas que dichas instituciones públicas realicen en
beneficio de estas organizaciones y en cumplimiento de sus funciones, de acuerdo con las
políticas formuladas por el Ministerio de Trabajo.
12
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
Coordinar redes intersectoriales, interregionales e interinstitucionales, para la promoción,
formación, investigación, fomento, protección, fortalecimiento y estímulo del desarrollo
empresarial, científico y tecnológico de las organizaciones solidarias.
Establecer estrategias que promuevan el fortalecimiento de las actividades de economía
solidaria y el trabajo decente en estas organizaciones solidarias.
Adelantar estudios, investigaciones y llevar estadísticas que permitan el conocimiento de la
realidad de las organizaciones solidarias y de su entorno, para el mejor cumplimiento de sus
objetivos, y que sirvan de fundamento para la formulación de la política pública.
Promover estrategias para la creación y desarrollo de los diversos tipos de organizaciones
solidarias, para lo cual podrá prestar la asesoría y asistencia técnica, tanto a las
comunidades interesadas en la integración de tales organizaciones, como a estas mismas.
Divulgar los principios, valores y doctrina por los cuales se guían las organizaciones
solidarias y promover acciones para la educación solidaria, así como también la relacionada
con la gestión socio-empresarial para este tipo de organizaciones.
Organizar los procesos de inducción y educación en la práctica de la economía solidaria y
expedir certificados de acreditación sobre educación en teoría y práctica de economía
solidaria, de acuerdo con las orientaciones del Ministerio del Trabajo.
Las demás que le asigne la Ley.
Por consiguiente, es la entidad del Estado adscrita al Ministerio del Trabajo, que tiene la tarea
del fomento y el fortalecimiento de las organizaciones solidarias en Colombia (cooperativas,
fondos de empleados, asociaciones mutuales, fundaciones, asociaciones, corporaciones,
organismos comunales y grupos de voluntariado).
13
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
4.3. Historia Archivística
A partir del año 2008 Mediante el contrato No. 14 Suscrito con Document Express, fueron
realizadas actividades archivísticas relacionadas con la elaboración de las Tablas de Valoración
Documental, posteriormente mediante contrato No. 021 de 2010 el Departamento Administrativo
Nacional de la Economía Solidaria – DANSOCIAL, contrata al Archivo General de la Nación para
la intervención del fondo documental acumulado , desarrollando procesos archivísticos de
conformidad con la Ley 594 de 200, acuerdo 02 de 2004 y demás normas concordantes.
En tal sentido, se llevó a cabo la organización archivística de 570 metros lineales de
documentación perteneciente al fondo acumulado, y se recibió asistencia técnica para la
elaboración de las Tablas de Valoración Documental.
Mediante contrato No. 020 de 2011, se llevó a cabo la organización archivística de 290 metros
lineales de documentación del fondo acumulado de DANSOCIAL, quien desde entonces y hasta
fecha pasa a ser la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, quien en virtud
de dicho proceso ha suscrito los contratos presentados a continuación:
Contrato No. 047 de 2012 – Suscrito con el Archivo general de la nación para la
Organización de 322 metros lineales del fondo acumulado
Contrato No. 039 de 2013 - Suscrito con el Archivo general de la nación para la
Organización 344 metros lineales del fondo acumulado
Contrato No 044 de 2014. – Suscrito con 472 para la organización de 250 Metros Lineales
del fondo acumulado
Contrato No. 055 de 2015 – Suscrito con Help File S.A. para la organización de 203 Metros
Lineales del fondo acumulado
Por otra parte, en el marco del proyecto de inversión “DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS”, formulado durante la vigencia 2014, La
unidad llevo a cabo durante la vigencia 2016 la intervención archivística de hasta 450 metros
lineales de documentación, la cual contempló procesos de conservación documental así como
la limpieza y desinfección de zonas de almacenamiento y documentos en hasta 27.000 folios con
biodeterioro de nivel alto, perteneciente al fondo documental acumulado con funciones de
Inspección y vigilancia Pertenecientes a los periodos institucionales Superintendencia Nacional
de Cooperativas, departamento Administrativo Nacional de Cooperativas DANCOOP y
Departamento Administrativo Nacional de la economía Solidaria DANSOCIAL. Por otra parte, se
llevó a cabo la elaboración del documento Sistema Integrado de Conservación – SIC.
Las actividades efectuadas para la Organización del Fondo acumulado presentan un avance de
2.429 metros lineales intervenidos de los cuales 1.800 han sido trasferidos a la Superintendencia
Nacional de la Economía Solidaria.
Durante los 7 años de duración del proceso han sido invertidos aproximadamente 2.068 millones
de pesos.
14
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
Para la vigencia 2017, se tiene contemplado dar continuidad al proceso de intervención
documental del fondo acumulado, así como la realización de procesos de limpieza, desinfección
de documentos y zonas de almacenamiento, ajuste de TVD y elaboración de inventarios para
eliminación el presupuesto solicitado para la realización de esta actividad corresponde a
$.292.500.000 pesos y contempla actividades tales como: Intervención archivística final de 350
metros lineales de documentación del fondo acumulado, Ajuste de TVD, elaboración de
inventarios de eliminación, así como la Limpieza y desinfección de documentos y zonas de
almacenamiento.
15
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
4.4. Marco Jurídico
La entidad a través del proceso de GESTIÓN JURIDICA CÓDIGO: UAEOS-CP-GJU-001,
establece como requisito legal contar con un normograma que contenga el soporte normativo
exigido para cada uno de los procesos gerenciales, misionales, de apoyo y de evaluación
contenidos en el mapa de procesos institucional. Dicho normograma se encuentra disponible en
el aplicativo ISOLUCION en el cual se encuentra implementado el SIGOS (Sistema Integrado de
Gestión de Organizaciones Solidarias), lo anterior partiendo de los criterios técnicos consagrados
en la norma técnica GP – 1000.
El Normograma de la UAEOS se encuentra disponible en el siguiente Link:
http://isolucion.orgsolidarias.gov.co/Isolucion/FrameSetGeneral.asp?Pagina=SucursalSeleccion
.asp&CargaPagina=ModuloProcesos&IdModulo=3
4.5. Siniestros
A la fecha no se cuenta con un registro con situaciones asociadas a dicho ítem, que hayan afectado la integridad de los soportes documentales.
5. ÁREA DE CONTENIDO
5.1.1.1 Alcance y Contenido
A partir de la verificación física de las unidades de conservación en cada uno de los archivos de gestión y, su relación con las series y Subseries documentales registradas en las Tablas de Retención Documental de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, fue posible establecer que la documentación se encuentra identificada y dispuesta de acuerdo con la estructura contenida en dicho instrumento archivístico, tal y como se presenta a continuación:
Cuadro N° 1 Identificación de Series Documentales – Archivos de Gestión -
(Ver Anexo N° 2 TRD)
Por otra parte, se realizó el proceso de verificación física de las series o asuntos en la documentación del Archivo Central, presentando el siguiente resultado:
Cuadro N°2. Identificación de Series Documentales – Archivo Central
(Ver Anexo Nº 3 TVD)
Cuadro N°3. Identificación de Series Documentales – Fondo Acumulado
Teniendo en cuenta las funciones de inspección y vigilancia ejercidas durante los periodos
institucionales de Superintendencia Nacional de Cooperativas, Departamento Administrativo
Nacional de Cooperativas – DANCOOP y Departamento Administrativo Nacional de la Economía
Solidaria – DANSOCIAL, fue posible identificar las series, Subseries y/o asuntos presentados en
el siguiente cuadro:
(Ver Anexo Nº 4)
16
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
5.1.2 ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y DE UTILIZACIÓN
5.1.2.1 Condiciones de acceso:
La Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias–UAEOS, se encuentra ubicada
en el barrio las nieves, sobre la carrera 10 con calle 15, de la ciudad de Bogotá; Para entrada la
dirección está identificada como Carrera 10 No.15-22, Pisos 1,2,3 y 4; el contorno a este lugar,
es un área comercial, con tránsito vehicular constante.
A continuación se relaciona el mapa con su ubicación:
Imagen 1 (Mapa de ubicación de la Unidad sobre la Carrera 10)
F1. Recepción F2. Acceso - Escaleras
17
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
F3.Entrada F4. Acceso - ascensores
En ingreso y salida del edificio se realiza por el frente de la entidad, se cuenta con un módulo
para la recepción y registro del personal. El principal medio de desplazamiento interior es el
ascensor, también se cuenta escaleras las cuales tienen un doble acceso, el primero está
ubicado frente al Lobby y el segundo de forma contigua a los ascensores.
La documentación de La Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias–UAEOS
-UAEOS, se encuentra ubicada en los pisos 3 y 4° del edificio.
F5 Acceso Oficinas – lector Biométrico.
F6 Acceso Oficinas – Cámaras de Seguridad.
F7 Acceso Dirección Nacional.
El ingreso al archivo central se encuentra restringido al personal del Grupo de Gestión
Administrativa, quien tiene a su cargo el proceso de Gestión Documental.
El personal con acceso directo tiene bajo su custodia las llaves de las zonas de archivo ubicadas
en el piso N° 4 y está conformado por una funcionaria (Auxiliar Administrativo) y dos contratistas
uno de nivel Técnico a cargo de la gestión de consultas y prestamos en archivo central y un
profesional quien brinda asesoría y acompañamiento en el desarrollo de los procesos de gestión
documental de la entidad.
Por otra parte, el personal de servicios generales cuenta con acceso a estas instalaciones para
realizar labores relacionadas con la limpieza de pisos y mantenimiento generalmente.
La unidad cuenta con un servicio de seguridad y cámaras las 24 horas en pasillos y oficinas así
como lectores biométricos para el acceso.
18
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
En cuanto a los archivos de gestión, la unidad cuenta con cuerpos de estantería en zonas
comunes en el área de oficina, lo cual facilita su acceso. Actualmente son cumplidas las
especificaciones mínimas para la custodia.
Las áreas en donde se encuentra documentación, no cuentan con algún sistema de detección y
extinción de incendio, como lo son: extintores multipropósito o detectores de humo, lo cual pone
en riesgo la seguridad de la documentación por una eventualidad natural, física o química.
Se evidencia material particulado en unidades de almacenamiento y estantería, este se genera
debido que la limpieza en zonas de archivo no se realiza de forma constante cual facilita en un
mediano plazo la generación de ácaros, bacterias y otro tipo de microorganismos dañinos tanto
para el archivo como para el personal que tenga contacto con las unidades de conservación.
Una vez realizadas las visitas tanto al Archivo Central, como a los Archivos de Gestión, se pudo
detectar que la Entidad no está dando cumplimiento a lo estipulado en el Acuerdo 008 de 2014,
“Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los
servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de
archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los Artículos 13 y 14 y sus
parágrafos 1 y 3 de la Ley 594 de 2000”.
5.1.2.2 Condiciones de reproducción:
Actualmente no existen restricciones para la reprografía de documentos, la documentación
registrada en el módulo de ventanilla única es digitalizada y se encuentra disponible en los
servidores de la Unidad. En tal sentido, se tiene a disposición un (1) escáner y una (1)
fotocopiadora para el uso general de los funcionarios. Del mismo modo, en la oficina asesora
jurídica, dirección nacional, grupo de comunicaciones, grupo de tic, grupo de educación y
ventanilla única de correspondencia cuentan con sus propios equipos de escáner.
Por otra parte, se tiene consignado en el documento Sistema Integrado de Conservación – SIC
4.7.9. Copias de Seguridad y Recuperación, que “Para poder acceder a la documentación y
garantizar su preservación a través del tiempo es necesario que la documentación digitalizada
tenga suficientes copias y estas se encuentren en lugares distintos, estos sitios de
almacenamiento deberían ser: el computador al que se encuentra conectado el escáner, que
asimismo debe contar con la capacidad suficiente para albergar la documentación, el servidor
que periódicamente realiza copias de los archivos de la red de la entidad y CDs. Los requisitos
para este proceso se definen en el cuadro 8. (Archivo General de la Nación Colombia, Guía de
Metadatos, 2012).”
19
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
5.1.2.3 Características físicas y requisitos técnicos:
Se pudo observar que la documentación generada por las áreas, en su gran mayoría se
encuentra en formatos carta y oficio; los demás formatos (menor a carta, mayor a oficio, gran
formato, etc…), se presentan en documentación que se encuentra en el archivo central y fondo
acumulado, con fechas extremas entre 1936 y 2011.
6. EVALUACIÓN DE ASPECTOS DE CONSERVACIÓN
La evaluación desde el punto de vista de conservación, permite establecer los factores y
variables que inciden de forma directa o indirecta sobre la conservación de los soportes
documentales, por lo tanto, es fundamental evaluar las situaciones administrativas que permitan
establecer la problemática de la gestión documental, con el objeto de conocer la situación actual
y proponer programas de Conservación Preventiva en Unidad Administrativa Especial
Organizaciones Solidarias.
6.1. SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN
La evaluación desde el punto de vista del Sistema Integrado de Conservación -SIC permite tener una visión general de todos los planes y programas que aplican en la Unidad, en relación al mantenimiento de las condiciones de conservación documental, las cuales buscan la preservación a largo plazo de la información producida y custodiada. En la entidad, se cuenta con el documento SIC, sin embargo algunos de los funcionarios no tienen total claridad sobre sus componentes, en virtud que el documento entrará en su fase de socialización e implementación durante la vigencia 2017.
Este documento se encuentra publicado en la página web de la entidad en el siguiente link:
http://www.orgsolidarias.gov.co/planeaci%C3%B3n-y-control/planes-y-programas/informe-de-archivo/sistema-integrado-de-conservaci%C3%B3n-documental
Asimismo, son relacionados los siguientes anexos.
Anexo 1 - Instructivo de limpieza de zonas de almacenamiento
Anexo 2 - Instructivo Temperatura y Humedad
Anexo 3 - Instructivo Almacenamiento
Anexo 4 - Instructivo Incendio
Anexo 5 - Plan emergencias
Anexo 6 - Instructivo Iluminación
A continuación se describirán de manera general el estado las instalaciones donde funciona la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias.
20
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
6.1.1. Descripción y mantenimiento de instalaciones
La unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, cuenta con una única sede ubicada en la ciudad de Bogotá D.C. Carrera 10 # 15-22 Edificio Seguros Patria, Pisos M-2-3 y 4. Aquí se custodia la documentación perteneciente a los Archivos de Gestión, Central y Fondos Acumulados. A continuación se describirán de manera general las instalaciones actuales. 6.1.1.2. Condiciones de almacenamiento (mobiliario y unidades de almacenamiento)
Archivos de Gestión
F8. Dirección Nacional F.9 Subdirección Nacional F10. Dirección de Planeación e
Investigación
Como se puede observar en las imágenes, se cuenta con estantería tanto fija como rodante
diseñada para el almacenamiento de unidades de formato X-200. Por otra parte, es importante
resaltar, que paralelamente están siendo almacenados insumos, elementos de oficina y efectos
personales distintos a documentación, en la parte superior de los estantes lo cual puede exceder
la capacidad de la estructura y podría incrementar el riesgo de accidente.
21
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
F11 y 12. Grupo de Gestión Humana y Grupo de Gestión Financiera
En las zonas comunes, los espacios destinados para almacenamiento documental se encuentran
debidamente identificados y señalizados. Asimismo, se cuenta con una distribución de extintores
de (1) por cada 50 metros cuadrados, en categorías de Multipropósito y Solkaflam.
F13 y 14. Oficina Asesora Jurídica
El acceso a zonas de almacenamiento se encuentra restringido, a los funcionarios delegados por
cada una de las áreas para la custodia de los expedientes (Principalmente son las secretarias y/o
asistentes), quienes llevan a cabo esta labor.
22
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
F15. Dirección de Desarrollo de Organizaciones Solidarias
FICHA DESCRIPTIVA ARCHIVOS DE GESTIÓN
No. UBICACIÓN DESCRIPCIÓN FACTORES RIESGO
1 Edificio Seguros Patria
En la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, los archivos de gestión se encuentran ubicados en el segundo y tercer piso del Edificio Seguros Patria Ubicado en La Carrera 10 # 15-22 Bogotá D.C. Pisos 2,3 y 4.
Conservación Documental: En los pisos 2 y tres las instalaciones se encuentran en un óptimo estado para albergar documentos, sin embargo se requiere efectuar limpieza periódica sobre la documentación que se encuentra ubicada en el Archivo bajo la custodia del Grupo de Gestión Humana, con el objeto de mitigar el riesgo de aparición de deterioro biológico en los documentos. Infraestructura: De igual forma el archivo de la oficina asesora jurídica requiere ser adecuado mínimamente, ampliando la capacidad de almacenamiento, debido que el espacio actual es insuficiente para almacenar la documentación que actualmente genera esta oficina.
· Dirección Nacional - Piso 2
· Oficina Asesora Jurídica - Piso 2
· Oficina De Control Interno - Piso 2
· Subdirección Nacional - Piso 2
· Grupo de Gestión Humana
· Grupo de Gestión Financiera
· Grupo de Gestión Administrativa - Pisos 2 y 4.
· Dirección de Planeación e Investigación Piso 3
· Grupo de Planeación y Estadística Piso 3
· Grupo de Educación e Investigación Piso 3 y Mezaninne
· Grupo de Tecnologías de la Información Piso 3
· Grupo de Comunicaciones y Prensa Piso 3
· Dirección de Desarrollo de Organizaciones Solidarias Piso 3
· Grupo de Emprendimiento y Productividad Piso 3
· Grupo de Atención Especial a Poblaciones Piso 3
· Grupo de Desarrollo Solidario Piso 3
23
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
Archivo Central
Durante la vigencia 2016, la Unidad llevo a cabo, el proceso de adecuación de la zona de archivo
ubicada en el piso 4 ala sur del edificio.
Durante dicha actividad se realizaron labores relacionadas con la nivelación del piso, pintado y
resanado de paredes y aseo general entre otras, tal y como se muestra en las imágenes adjuntas.
F16. Restauración Zona de Almacenamiento Ala Sur Piso 4.
F17. Restauración Zona de Almacenamiento Ala Sur Piso 4.
F18. Instalaciones eléctricas en los pisos archivo central
En estas áreas se cuenta con estantería rodante la cual se encuentra en buen estado en un 90%, sin embargo dos de los cuerpos de estantería requieren mantenimiento. La estructura es adecuada para el almacenamiento de unidades de formato X-300 y X-200, cuenta con buena iluminación y ventilación. Sin embargo, se debe culminar el mantenimiento de
24
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
las redes eléctricas y de seguridad de la instalación debido que la puerta de acceso se encuentra deteriorada.
F19. Archivo Central Ala Sur Piso 4.
Como parte del proceso de mantenimiento, se dio inicio al recubrimiento de pisos con vinilo epóxico de alto tráfico, así como la demarcación de la instalación y pintado de paredes. Lo anterior, con objeto de mejorar las condiciones ambientales debido la gruesa capa de material particulado presente en pisos y paredes. Se espera durante la vigencia 2017, continuar con estas actividades. FICHA DESCRIPTIVA – CONDICIONES ARCHIVO CENTRAL
No. UBICACIÓN DESCRIPCIÓN FACTORES
RIESGO
1 Edificio Seguros Patria
Ubicado en el Piso 4 (Ala Sur) del Edificio Seguros Patria en la Carrera 10 # 15-22 Bogotá D.C. Aquí son albergadas las transferencias primarias realizadas por cada uno de los grupos de gestión desde la creación de la entidad en noviembre de 2011. Del mismo modo se alberga parte de documentación perteneciente al DANSOCIAL, las dependencias son relacionadas a continuación:
Conservación Documental: Se debe continuar con la limpieza periódica de documentos, para evitar la proliferación de condiciones que favorezcan el deterioro físico y químico de los soportes documentales.
· Despacho del Director
· Oficina Asesora Jurídica
· Oficina de Control Interno
· Oficina de Subdirección
· Grupo Administrativo y Financiero
· Grupo de recursos Humanos
Infraestructura: Cableado y redes eléctricas en mal estado. No se realiza mantenimiento periódico a la estantería.
· Dirección de Planeación Políticas e Investigaciones
· Grupo de Planeación
· Grupo de Educación e Investigación
· Grupo de Comunicaciones y Conectividad
· Dirección de Desarrollo de las Organizaciones Solidarias
· Grupo de Organizaciones Solidarias Regional Sur
· Grupo de Organizaciones Solidarias Centro Oriente
· Grupo de Organizaciones Solidarias Nor. Occidente
· Grupo de Organizaciones Solidarias Nor. Oriente
25
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
Fondo Acumulado
La documentación se encuentra dispuesta en estantería inadecuada e insuficiente, el espacio no cuenta con una buena iluminación.
F20. Fondo Acumulado Ala Norte. F21. Estado Documentación. F22. U. de Almacenamiento
FICHA DESCRIPTIVA FONDO ACUMULADO
No. UBICACIÓN DESCRIPCIÓN FACTORES RIESGO
1 Edificio Seguros Patria
Ubicado en el Piso 4 (Ala Norte) del Edificio Seguros Patria en la Carrera 10 # 15-22 Bogotá D.C. Aquí se cuenta con documentación con fechas extremas desde 1936 a 2011,
Conservación Documental: Tanto el área como los documentos presentan una cantidad considerable de material particulado, se ha evidenciado 30 metros lineales que presentan biodeterioro. Esta documentación pertenece al periodo Superintendencia Nacional de Cooperativas (1936 – 1981). Hasta el momento se han aplicado procesos de conservación documental sobre 27.000 folios.
· Superintendencia Nacional de Cooperativa 1936 se adscriben las funciones que venía cumpliendo la Superintendencia al ministerio de Industria y Trabajo, Higiene y Previsión Social.
· Ministerio de Comercio e Industria -1949
· Ministerio de Fomento - 1951 Infraestructura: Cuenta con estantería rodante metálica la cual no es apta para albergar cajas de formato X300, por consiguiente se encuentra deteriorada, debido al peso y falta de mantenimiento. Alguna estantería no se encuentra debidamente anclada a las paredes lo cual incrementa el riesgo de accidente. Por otra parte como parte del sistema de seguridad y salud en el trabajo, el grupo de gestión humana ha dispuesto extintores multipropósito y solkaflam en las áreas de archivo.
· Superintendencia Nacional de Cooperativas – Ministerio de Trabajo 1963
· Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas DANCOOP - 1981
· Departamento Administrativo Nacional de la Economía Solidaria DANSOCIAL – 1998 -2011
26
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
6.1.1.3. Factores que inciden en las condiciones ambientales
En los archivos de gestión existe una buena circulación de aire lo que genera unas buenas
condiciones ambientales de porcentaje de humedad relativa y temperatura, lo que impide el
crecimiento de microrganismos sobre los soportes documentales. Asimismo, la falta de acrílicos
protectores en las lámparas y de películas protectoras que disminuyan la cantidad de luz que
incide sobre los documentos.
F23. Iluminación archivo central F24. Iluminación archivo central
Sin embargo, los archivos centrales no se cuentan con una adecuada aireación. Por
consiguiente, se evidencia una gran cantidad de material particulado que reposa sobre todas las
superficies de estos espacios de almacenamiento, asimismo, las instalaciones eléctricas y pisos
no se encuentran en buen estado, por lo que se puede presentar un accidente que involucre
material documental y personal que labore en la entidad:
Los extintores que se tienen en los espacios de almacenamiento son los adecuados y se
encuentran dispuesto de conformidad con las características técnicas establecidas en el Acuerdo
049 del Archivo General de la Nación se recogiendo lo siguiente: “Disponer de equipos para
atención de desastres como extintores de CO2, Solkaflam o Multipropósito y extractores de agua
de acuerdo con el material a conservar. Evitar el empleo de polvo químico y de agua.” Tal y como
se muestra a continuación.
27
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
F25. Extintores ubicados en archivo central
6.1.1.4. Programa de limpieza de áreas y documentos
Se realiza limpieza una vez a la semana en los Archivos de Gestión, en seco y húmedo en los
pisos y en seco en la estantería y unidades de almacenamiento. Los productos que utilizan para
esta actividad incluyen bayetillas, traperos, escobas, hipoclorito de sodio, sampic y jabón.
El procedimiento de limpieza en las áreas de almacenamiento de los archivos de gestión es
adecuado para la conservación de los documentos, sin embargo, no se realiza limpieza a los
documentos almacenados dentro de las cajas, tal y como se muestra a continuación:
F26: Limpieza unidades de conservación F27: Limpieza documentación
Por otra parte, el Grupo de gestión Administrativa ha venido realizando actividades relacionadas
con el mantenimiento de los espacios (paredes, pisos, redes eléctricas) y limpieza de
documentos en las zonas de almacenamiento, con el objetivo de mejorar las condiciones para el
almacenamiento documental, dado que anteriormente en los pisos, la estantería, unidades de
almacenamiento y documentación se presentaba una capa gruesa de material particulado, que
28
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
estaba ocasionando una aceleración del deterioro físico, químico de los documentos además de
crear condiciones óptimas para el crecimiento de microorganismos que atentan contra los
soportes y pueden generar enfermedades en las personas que tienen acceso a estos espacios
y a la documentación.
A través del proceso de gestión documental, el Grupo de Gestión Administrativa realiza limpieza
periódica de documentos, así como la nebulización de las zonas de almacenamiento documental
de conformidad con los criterios técnicos incluidos en el Anexo No. 1 del documento Sistema
Integrado de Conservación Documental de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones
Solidarias “Instructivo de Limpieza de Zonas de Almacenamiento”.
6.1.1.5. Programa de saneamiento ambiental (control de plagas)
Se realizan jornadas de fumigación, desinsectación y desratización en las oficinas, áreas de
almacenamiento y áreas comunes. Sin embargo, en el momento de la visita no se evidenciaron
trampas para roedores, ni registros de desinfección ambiental.
F28. Nebulización Archivo Central y Fondo
Acumulado.
La unidad durante la presente vigencia, llevó a cabo la contratación de un profesional en
microbiología industrial, quien se encarga de realizar los procesos de medición de condiciones
medioambientales y toma de muestras en superficies y documentos con el objeto de establecer
las acciones tendientes a la identificación y mitigación de riesgos biológicos en la entidad. Del
mismo modo, a partir de la implementación del sistema integrado de conservación, se han venido
realizando procesos de limpieza y nebulización de zonas de almacenamiento y documentos, en
archivo central y fondo acumulado.
Vale aclarar que los productos usados en estos procesos están avalados para su uso en espacios de archivo por parte del laboratorio de restauración del Archivo General de la Nación, quien en su Instructivo de Limpieza y Desinfección de Áreas y de Documentos de Archivo aconseja que el principio activo del producto para realizar el proceso de desinfección de ambientes en los espacios de almacenamiento de documentación debe ser amonio cuaternario de radicales alquílicos y estabilizado con urea en una concentración que puede estar entre 400 y 800ppm o con alcohol antiséptico al 70%.
29
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
Se recomienda llevar a cabo este procedimiento una vez por semestre para mantener controlada la carga microbiana. Dichas características, se encuentran contenidas en el punto 4.3 Programa de Saneamiento Ambiental, e Instructivo de Limpieza de Zonas de Almacenamiento del Sistema Integrado de Conservación SIC de la Unidad. 6.1.1.6. Programa de atención y prevención de emergencias (material documental)
Los funcionarios no tienen conocimiento del programa de atención y prevención de emergencias
por ende, no existe un programa emergencias de material documental. Sin embargo las áreas
comunes cuentan señalización de rutas de evacuación, extintores tipo Solkaflam y Multipropósito
en calidad, camilla con señalización y con todos los accesorios requeridos y botiquín.
Adicionalmente, la entidad no cuenta con sistemas de detección de humo, en ninguna de las
oficinas ni en los espacios de almacenamiento.
6.1.2. Salud Ocupacional, sensibilización y toma de conciencia
En la entidad como parte del sistema de seguridad y salud en el trabajo son realizadas jornadas
de capacitación referentes a la adopción de normas de bioseguridad para la manipulación de
documentos.
Las personas encargadas del archivamiento de la documentación de las áreas de Dirección
Nacional, Subdirección, Dirección de Desarrollo y Dirección de Planeación, no emplean
elementos de protección personal durante la manipulación de soportes documentales.
Dicha situación hasta el momento no representa un factor de riesgo dado que la documentación
se encuentra en buen estado y libre de contaminantes biológicos, sin embargo la presencia de
material particulado puede generar alergias y/o afecciones respiratorias.
Por otra parte, durante el desarrollo de la intervención archivística del fondo documental
acumulado, el personal asignado llevó a cabo el uso de elementos de protección personal tales
como, batas, tapabocas, cofias, guantes y gafas protectoras principalmente, tal y como se
muestra a continuación:
30
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
F29. Intervención - Fondo Acumulado F30. Archivo Central
6.1.3. Medición de condiciones ambientales
Se instalaron 5 termo higrómetros en el archivo central (No. 07826, 07827, 07829, 07832 y
07837) que registraron datos cada media hora en un periodo de 10 días. De la misma forma, en
el fondo acumulado se instaló 1 equipo (No. 07835).
6.1.3.1. Humedad Relativa y temperatura
En desarrollo de la actividad objeto del presente informe fueron instalados dos (2)
termohigrómetros distribuidos de la siguiente manera:
F31. Archivo Central Sur: 1 equipo (referencia 07833)
F32. Archivo Central Norte: 1 equipo (referencia 07827)
Según el Artículo 5 del Acuerdo 049 de 2000 del AGN los valores de Humedad Relativa deben
encontrarse entre 45% y 60% con una fluctuación diaria de 5% y los valores de Temperatura se
encuentran entre 15ºC y 20ºC, con una fluctuación diaria de 4ºC.
31
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
Tipo de
material
TEMPERATURA °C HUMEDAD RELATIVA HR %
MIN MAX FLUCTUACIONES MIN MAX FLUCTUACIONES
Papel 15ºC 20ºC +-4 ºC 45% 60% +-5%
Tabla Nº 1. Rangos permitidos de humedad relativa y temperatura.
En las gráficas y tablas presentadas a continuación se muestran los datos obtenidos de los
termohigrómetros en donde se observa el comportamiento de la humedad relativa y la
temperatura y su interpretación:
Deposito Ala Norte
Gráfica Nº 1. Comportamiento de humedad relativa y temperatura Archivo Sur}
Deposito Ala Sur
Gráfica Nº 2. Comportamiento de humedad relativa y temperatura Archivo Norte
UBICACIÓN PARAMETRO MINIMO MAXIMO FLUCTUACIONES
Archivo Sur
Temperatura 19,3 20,8 De -0,3ºC a 0,7ºC
Humedad relativa 51,9 59,9 De -2,7% a 2,3%
Archivo Norte
Temperatura 19,2 21,7 De -0,3ºC a 0,3ºC
Humedad relativa 50 58 De -1% a 1,8%
Tabla Nº 2. Máximos y mínimos de humedad relativa y temperatura Archivos Centrales
010203040506070
1 9 17 25 33 41 49 57 65 73 81 89 97 105
113
121
129
137
Temperatura % Humedad Relativa
Comportamiento Temperatura y % Humedad Relativa Deposito de Archivo Ala Sur.
010203040506070
1 9 17 25 33 41 49 57 65 73 81 89 97 105
113
121
129
137
Temperatura % Humedad Relativa
Comportamiento Temperatura y % Humedad Relativa Deposito de Archivo Ala Norte
32
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
Los parámetros de temperatura establecidos para zonas de archivo, no se cumplen en el
depósito ubicado en el ala norte, debido que alcanzan los 21,7°C. Por otra parte, el porcentaje
de humedad relativa se cumple en las dos bodegas.
El hecho de que la temperatura no cumpla con lo establecido en la normatividad puede afectar
los soportes documentales almacenados en este espacio ya que, se pueden alterar las
características físicas y químicas de los soportes documentales, acelerando su proceso de
descomposición. Además, favorece al crecimiento de microorganismos, que generan deterioro
biológico y asimismo producir enfermedades en las personas que laboran, consultan y manipulan
la documentación.
6.1.3.2. Iluminación
En los depósitos se realizó la medición de la intensidad lumínica en 6 puntos diferentes dentro
de los diferentes espacios de almacenamiento y sus resultados fueron comparados con el
Acuerdo 049 de 2000 del Archivo General de la Nación, en donde se establece que para la
adecuada conservación la luz visible debe estar por debajo de los 100lux y la radiación
ultravioleta por debajo de lo 70uw/lúmen.
Archivo Sur:
Archivo Sur
TIPO DE ILUMINACIÓN Artificial y Natural
Centro UV LUX
Alto 0 280
Medio 0 212
Bajo 0 89
Fondo UV LUX
Alto 86 1000
Medio 97 1500
Bajo 42 103
Tabla N° 3. Lecturas de Iluminación Archivo Sur
33
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
Archivo Norte:
Archivo Norte
TIPO DE ILUMINACIÓN Artificial y Natural
Centro UV LUX
Alto 0 6
Medio 0 79
Bajo 0 53
Fondo UV LUX
Alto 81 1200
Medio 57 2000
Bajo 2 52
Tabla N° 4. Lecturas de Iluminación Archivo Norte
Al analizar los resultados obtenidos de estos puntos se pudo concluir que de manera global este
parámetro no se cumple en el 58,3% de los lugares muestreados ya que la luz visible se
encuentra por encima de lo establecido en la normatividad, siendo los puntos más críticos el
fondo de ambos espacios en donde la radiación de luz visible alcanza los 1500lux. Asimismo, en
estos puntos la radiación UV llega hasta 97 uw/lúmen.
Estos niveles de luz pueden ocasionar deterioros a nivel físico en la documentación que está
expuesta a esta radiación. Al analizar los resultados de la radiación ultravioleta el 50% de las
muestras tomadas se encuentran fuera de los parámetros.
A continuación se presenta una tabla, donde son relacionados los tipos de microorganismos
presentes en los espacios de almacenamiento y las superficies en donde se tomaron muestras
microbiológicas. En este cuadro se puede observar como este tipo de microorganismos no solo
causan deterioro en los soportes documentales sino que también son patógenos para las
personas y quienes manipulen, estén contacto con los documentos o entren a estos espacios
pueden verse afectados:
34
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
Microorganismo Enfermedad Descripción
Aspergillus Níger
Aspergilosis pulmonar de
tipo broncopulmonar
alérgica
Reacción alérgica al hongo como asma o fibrosis quística
Aspergiloma Tumor (bola fúngica)
Aspergilosis pulmonar de
tipo invasivo
infección grave con neumonía que se puede diseminar a otras partes del
cuerpo
Aspergillus Flavus
Aspergilosis pulmonar de
tipo broncopulmonar
alérgica
Reacción alérgica al hongo como asma o fibrosis quística
Aspergilosis pulmonar de
tipo invasivo
infección grave con neumonía que se puede diseminar a otras partes del
cuerpo
Onicomicosis Enfermedad de las uñas
Otomicosis Enfermedad en el oído
Cladosporium Spp Cromoblastomicosis o
dermatitis verrugosa Lesiones cutáneas, con apariencia de placas y nódulos verrugosos
Fusarium Spp Infecta los ojos
Generando fotofobia, dolor, sensación de cuerpo extraño en el ojo, con
pus y enrojecimiento de la córnea. Luego aparece una úlcera y su
progresión no tratada puede ser fulminante para el ojo
Penicillium spp
Peniciliosis
Se presenta como una enfermedad diseminada con fiebre, pérdida de
peso y
anemia. Los pacientes presentan lesiones cutáneas
localizadas en la cara, en los brazos y en la parte superior del tronco, y
en muchos casos se
observa una linfadenopatÌa generalizada y una marcada hepato-
esplenomegalia
Queratitis
Inflamación que afecta a la córnea, Suele producir intenso dolor ocular,
enrojecimiento del polo anterior de ojo, lagrimeo y fotofobia. En ocasiones
se forman úlceras en la córnea que pueden llegar a ser graves u
ocasionar disminución en la agudeza visual por alteración en la
transparencia.
Endoftalmitis La endoftalmitis es una infección que afecta todo el globo ocular. Puede
llevar a la ceguera y a pérdida del ojo
Otomicosis Enfermedad en el oído
Esofagitis necrotizante Mucosa necrosada dando una imagen de esófago negro.
Neumonía
Inflamación de los pulmones, que se caracteriza por la presencia de fiebre
alta, escalofríos, dolor intenso en el costado afectado del tórax, tos y
expectoración.
Endocarditis
Inflamación del revestimiento interno de las cámaras y válvulas cardíacas
(endocardio). La fiebre, los escalofríos y la sudoración son síntomas
frecuentes, al igual que pequeñas zonas de sangrado bajo las uñas,
Manchas cutáneas (piel) rojas e indoloras en las palmas de las manos y
en las plantas de los pies, Ganglios rojos y dolorosos en las yemas de los
dedos de la manos y de los pies, dificultad para respirar e inflamación de
pies, piernas y abdomen.
Rhizopus spp Zigomicosis Destrucción tisular e invasión de vasos sanguíneos. Alteraciones
funcionales o cuantitativas de los neutrófilos, acidosis metabólica o
aumento en los niveles de hierro. Sus manifestaciones clínicas se dividen
35
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
en rinocerebral, pulmonar, cutánea, gastrointestinal y diseminada.
Usualmente pone en peligro la vida del paciente.
Trichoderma spp Peritonitis
Inflamación (irritación) del peritoneo, el tejido delgado que recubre la
pared interna del abdomen y cubre la mayoría de los órganos
abdominales. El vientre (abdomen) está muy adolorido y sensible. El dolor
puede empeorar cuando se toca el vientre o cuando usted se mueve.
Tabla N° 5. Enfermedades causadas por los microorganismos encontrados en los archivos centrales
de la Unidad Administrativa Especial Organizaciones Solidarias.
6.1.3.3. Contaminantes microbiológicos
La toma de muestras se realizó siguiendo la metodología estándar “International Standard
ISO14698-1:2003” para muestras de aire y superficies y el instructivo N° 11 “Monitoreo
microbiológico de ambientes y superficies” elaborado por el Laboratorio de Conservación del
AGN, se tomaron 6 muestras para ambiente de la siguiente manera:
- Archivo Central sur: 2 muestras
F33: Microorganismos Archivo Central Sur F34: Archivo Central Sur
36
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
- Archivo Central Norte: 2 muestras
F35: Microorganismos Archivo
Central Norte
F36: Microorganismos Archivo
Central Norte
Para las superficies se tomaron muestras de 1 unidad de almacenamiento, estantería y 1
documento en cada uno de los espacios de almacenamiento.
Los resultados obtenidos en las pruebas microbiológicas de ambiente son comparados con la
norma ISO14698-1:2003 en la cual indica que no se deben superar 500UFC/m3.
Para el caso de las superficies se toman como referencia las Buenas Prácticas de Manufactura,
estas indican que el recuento no debe exceder de 20 UFC/m2. En la siguiente gráfica se puede
observar que se obtuvo un cumplimiento del 100% en las muestras tomadas en ambientes y del
0% en las superficies:.
Grafica N° 3 Cumplimiento de los parámetros de referencia.
0%
20%
40%
60%
80%
100%
CUMPLE NO CUMPLE CUMPLE NO CUMPLE
AMBIENTE SUPERFICIES
CUMPLIMIENTO DE LOS PARÁMETROS
100%
0% 0%
100%
Cumplimiento de los parámetros microbiológicos Archivoscentrales
37
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
Archivo Sur:
Las especies de microorganismos que fueron halladas en el ambiente fueron los siguientes:
bacterias 36,4%, Cladosporium spp 27,3%, Aspergillus flavus con 18,2%, Penicillium spp con
13,6% y Fusarium spp con 4,5% cada uno, como se muestra en la siguiente gráfica:
Grafica N° 4. Poblaciones microbianas en ambiente Archivo Sur
En las superficies (unidad de almacenamiento, estanería y documentación) se encontraron los
siguientes géneros microbianos en donde quien predomina es Cladsoporium spp con un 46,7%,
Penicillium spp 44% y en menor porcentaje se encontraron Trichoderma harzianum, Aspergillus
flavus, bacterias y Fusarium spp:
Grafica N° 5. Poblaciones microbianas en superficies Archivo sur
Archivo Norte:
En el archivo norte fueron halladas las siguientes especies de microorganismos: bacterias con
43,8%, Cladosporium spp 18,8, Aspergillus ochraceus con 12,5% y en menor medida Penicillium
spp, Ampbyosporium spp, Fusarium spp y Trichoderma harzianum, como se muestra en la
siguiente gráfica:
36,4%
13,6%27,3%
18,2%
4,5%
Microorganismos predominantes en ambientes archivo sur
Bacterias
Penicillium spp
Cladosporium spp
Aspergillus flavus
Fusarium spp
44,0%
46,7%
2,7%4,0% 1,3% 1,3%
Microorganismos predominantes en superficies archivo sur
Penicillium spp
Cladosporium spp
Trichoderma harzianum
Bacterias
Fusarium spp
Aspergillus flavus
38
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
Grafica N° 6. Poblaciones microbianas en ambiente Archivo Norte
En las superficies del archivo norte se encontraron los siguientes géneros microbianos en donde
quien predomina es Trichoderma harzianum con 35,5%, Penicillium spp con 21,5%,
Cladsoporium spp con 19,4%, Aspergillus niger con 10,8% y en menor porcentaje bacterias,
Fusarium spp y Aspergillus flavus:
Grafica N° 7. Poblaciones microbianas en superficies archivo norte
43,8%
9,4%
18,8%
12,5%
9,4%
3,1% 3,1%
Microorganismos predominantes en ambientes archivo norte
Bacterias
Penicillium spp
Cladosporium spp
Aspergillus ochraceus
Amblyosporium spp
Fusarium spp
Trichoderma harzianum
7,5%
19,4%
21,5%
10,8%
3,2%
2,2%
35,5%
Microorganismos predominantes en superficies archivo norte
Bacterias
Cladosporium spp
Penicillium spp
Aspergillus niger
Fusarium spp
Aspergillus flavus
Trichoderma harzianum
39
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
7. PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 7.1. Planeación
El Grupo de Planeación e investigación coordina las actividades relacionadas con la
implementación del Sistema Integrado de Gestión de Organizaciones Solidarias – SIGOS, el cual
se encuentra contenido en el aplicativo ISOLUCION. Aquí se encuentran disponibles para su
descarga los 209 documentos y/o registros, de igual forma se permite realizar el control de
documentos, para lo cual se cuenta con los procedimientos relacionados a continuación:
PROCESO – GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO - CONTROL DE DOCUMENTOS CÓDIGO: UAEOS-PR-GDO-008
OBJETIVO: Establecer las directrices para realizar un efectivo control a los documentos del
sigos, en relación a las actividades de producción, codificación, revisión, actualización,
aprobación, identificación de los cambios, legibilidad, custodia, versión y vigencia de documentos
internos del sistema integrado de gestión, así como la identificación y distribución de los
documentos de origen externo.
ALCANCE: Este procedimiento aplica a todos los documentos oficiales producidos y
recepcionados por la entidad, que se encuentran registrados en el SIGOS, partiendo de la
solicitud de mejora para la elaboración, modificación, eliminación de documentos hasta el control
de la documentación que es vigente y debe estar en los puntos de uso, como también la obsoleta,
contenida en medio análogo (papel) o electrónico, y los exigidos por los sistemas de gestión
implementados.
PROCEDIMIENTO – PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS CÓDIGO: UAEOS-PR-GDO-005
OBJETIVO: Establecer los lineamientos para la estandarización de la producción de documentos
en toda la entidad.
ALCANCE: Aplica a todos los documentos oficiales que se producen en soporte papel o
electrónico, en la entidad.
De igual forma dentro del proceso de gestión documental, se cuenta con el MANUAL - NORMA
CERO (ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIGOS) CÓDIGO: UAEOS-MN-
GDO-001. Por medio del cual se Ilustra la forma cómo se estructuran los documentos del Sistema
Integrado de Gestión de la UAEOS, además tiene el objeto de establecer los lineamientos para
su elaboración y control de tal forma que puedan ser utilizados.
Es aplicable para la elaboración de documentos de origen interno (excepto para aquellos
documentos que por algún motivo especial deban elaborarse o generarse de otra manera),
teniendo como soporte la solicitud o identificación de la necesidad de documentar o actualizar,
así mismo incluye el control de documentos internos y externos.
40
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
Toda la documentación contenida en el Sistema de Gestión de Organizaciones Solidarias –
SIGOS, se encuentra estandarizada en su producción teniendo en cuenta la imagen institucional,
versionamientos, codificación y tipo de formato tal y como se muestra a continuación:
Las Plantillas y/o formatos se encuentran disponibles para su descarga en su proceso
respectivo, teniendo en cuenta el mapa estratégico institucional así:
Proceso de Gestión Documental - Documentación
Teniendo en cuenta lo anterior, el proceso de gestión documental es de carácter trasversal y
brinda apoyo a todas y cada una de las áreas institucionales, de igual forma tiene participación
en el desarrollo de los planes misionales, para la atención al ciudadano, tecnologías de la
información y eficiencia administrativa entre otras.
Por otra parte, se tiene control sobre los documentos y formatos generados, se cuenta con
listados maestros de documentos y registros, los cuales se actualizan en tiempo real. Sin
embargo, la TRD debe ser ajustada y/o actualizada manualmente en un libro de Excel debido
que el aplicativo ISOLUCION no cuenta con un módulo orientado al enlace de dicha actividad.
41
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
7.1.1. Indicadores de Gestión Documental
Actualmente, son manejados tres tipos de indicadores relacionados con la Gestión Documental
en la Entidad así:
-* Sistema Integrado de Gestión de Organizaciones Solidarias – SIGOS
Proceso de Gestión Documental – Indicadores
-* Plan de Acción del Grupo de Gestión Administrativa
42
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
- * Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Como se puede observar, algunos de los indicadores son transversales a las instancias de
Modelo Integrado y Plan de Acción.
7.1.2. Creación, actualización, aprobación e implementación de instrumentos archivísticos
La entidad actualmente cuenta con los instrumentos archivísticos relacionados a continuación:
- Tablas de Retención Documental
- Tablas de Valoración Documental
- Programa de Gestión Documental
- Sistema Integrado de Conservación Documental
- Listado Maestro de Documentos
- Listado Maestro de Registros
- Inventarios Documentales
Las TRD, TVD, PGD (Incluye el SIC), se encuentran aprobados por el comité de desarrollo
administrativo.
43
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
La tabla de retención documental se encuentra publicada en el sitio web de la entidad, para su
descarga por parte de usuarios internos y externos.
Fuente: http://www.orgsolidarias.gov.co/planeaci%C3%B3n-y-control/planes-y-programas/programa-de-gesti%C3%B3n-documental
Las tablas de valoración documental, se encuentran en proceso de ajuste dado que ha sido
identificada información complementaria, la cual puede suscitar cambios en los periodos
institucionales, por consiguiente al culminar el proceso de inventario documental a realizar
durante la vigencia 2017, se realizará un estudio de la información recopilada durante el proceso
para definir la pertinencia de los ajustes.
Ambos instrumentos archivísticos fueron aprobados mediante resolución 276 del 14 de mayo de
2014 “Por medio de la cual se aprueban las Tablas de Retención Documental y la Tablas de
valoración Documental de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias”,
posteriormente el 29 de mayo de 2015, recibiendo respuesta sobre las TVD el 27 de Noviembre
de 2015 mediante oficio No. 2-2015-6845. Donde se realiza la devolución de los soportes
documentales sin observaciones, dado que las tablas habían sido evaluadas en el año 2011.
Frente a las Tablas de Retención Documental no se ha recibido concepto, por ende se procesó
de a su implementación de conformidad con lo establecido en el acuerdo 04 de 2013 “Por el cual
se reglamentan parcialmente los decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento
para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de
Retención Documental y tablas de Valoración Documental. En su Artículo No. 10 Presentación,
revisión y ajustes. Literal e).
44
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
7.1.3. Desarrollo de Programas Específicos del PGD
A partir de la elaboración del PINAR serán incluidos los recursos requeridos para el desarrollo
de los programas específicos que componen el PGD, durante la vigencia 2017.
Se encuentran incluidos dentro del cronograma de implementación del PGD, los siguientes
programas:
Normalización de formas y formularios electrónicos.
Documentos vitales o esenciales
Gestión de documentos electrónicos
Archivos descentralizados
Reprografía
Documentos especiales
Auditoría y control.
7.1.4. Articulación con otros Sistemas de Gestión de la Entidad
A través de la implementación del SIGOS, el proceso de gestión documental se encuentra en la
categoría de apoyo, por consiguiente tiene como objeto: Asegurar la gestión, conservación y
consulta, de acuerdo con la normatividad legal vigente, de todos los documentos de la UAEOS,
para la eficaz ejecución de los procesos y el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Por otra parte, Gestión Documental contribuye a la implementación del plan anticorrupción en el
desarrollo de los componentes de TIC y Atención al Ciudadano, asimismo se presta apoyo a la
implementación de la estrategia de gobierno en línea a través de la atención de los
requerimientos relacionados con gestión documental incluidos en el marco de la aplicación de la
Ley 1712 de 2014 “Ley de Transparencia y Acceso a la Información pública”, tal y como se
muestra a continuación.
45
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
Grupo de Tecnologías de la Información
Grupo de Educación e Investigación /Proceso de Gestión del Conocimiento – Procedimiento
de Atención al Ciudadano.
7.1.5. Gestión del cambio en la adopción de los procesos archivísticos.
Con el apoyo del Grupo de Gestión Humana se ha realizado la inclusión en el PIC – programa
Interno de Capacitación de ciclos de capacitación relacionados con gestión documental los
cuales hacen referencia a los siguientes temas:
F37 – Capacitación Ciclo 1 - Bioseguridad en Archivos
46
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
- Bioseguridad en Archivos
- Elaboración de inventarios documentales
- Sistema Integrado de Conservación – SIC
- Transferencias documentales
Por otra parte, se está llevando a cabo el proceso de implementación de documento electrónico,
lo cual se viene manejando a través de ciclos de capacitación a cada uno de los servidores que
emplean la plataforma de gestión documental TQMWeb.
7.2. Producción de documentos - Gestión de calidad
La producción documental se encuentra controlada a través del SIGOS, aquí se cuenta con un MANUAL - NORMA CERO (ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIGOS) CÓDIGO: UAEOS-MN-GDO-001. Por medio del cual se Ilustra la forma cómo se estructuran los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la UAEOS, además tiene el objeto de establecer los lineamientos para su elaboración y control de tal forma que puedan ser utilizados. Es aplicable para la elaboración de documentos de origen interno (excepto para aquellos
documentos que por algún motivo especial deban elaborarse o generarse de otra manera),
teniendo como soporte la solicitud o identificación de la necesidad de documentar o actualizar,
así mismo incluye el control de documentos internos y externos.
7.3. Tecnologías de la información articulada con la gestión documental
La Unidad viene realizando el proceso de implementación de la estrategia de Gobierno en Línea,
la cual se compone de 4 componentes estructurales, que, a su vez, se componen de varios
criterios de evaluación. Este modelo fue adoptado por la Entidad para poder efectuar desarrollos,
documentación inherente e instrumentos de evaluación que fueron consolidados para dar
cumplimiento a las metas estatales. En primera instancia, se deben considerar las metas
estatales a mantener y actualizar según fue determinado por Min TIC, a saber:
47
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
Teniendo en cuenta lo anterior, se estableció la matriz de control que cuenta con la estructura: T
IC P
AR
A S
ER
VIC
IOS
Caracterización de usuarios
TIC
PA
RA
GO
BIE
RN
O A
BIE
RT
O
Acceso a la información
pública
TIC
PA
RA
GE
ST
ION
Entendimiento Estratégico
TIC
PA
RA
GE
ST
ION
II
Diseño de los sistemas de información
SE
GU
RID
AD
Y P
RIV
AC
IDA
D D
E L
A IN
FO
RM
AC
ION
Diagnóstico de Seguridad y Privacidad
Accesibilidad Direccionamiento Estratégico de TI
Ciclo de Vida de los sistemas de información
Usabilidad
Rendición de cuentas
Implementación de la Estrategia de TI
Soporte de los sistemas de información
Promoción Seguimiento y
Evaluación de la Estrategia de TI
Gestión de Seguridad y Calidad de los Sistemas de
Información
Plan de Seguridad y
Privacidad de la
Información Evaluación de la satisfacción
del usuario Datos abiertos Alineación
Planeación y Gestión de los Servicios Tecnológicos
Mejoramiento continuo
Innovación abierta
Esquema de Gobierno de TI
Operación de Servicios
Tecnológicos
Gestión de riesgos de
seguridad y privacidad de
la información
Sistema web de contacto, peticiones,
quejas, reclamos y denuncias.
Gestión Integral de Proyectos de TI
Soporte de Servicios Tecnológicos
Sistema móvil de contacto, peticiones,
quejas, reclamos y denuncias.
Alistamiento para la
participación por medios electrónicos
Gestión de la Operación de TI
Gestión de la Calidad y Seguridad
de Servicios Tecnológicos
Sistema integrado de peticiones,
quejas, reclamos y denuncias (PQRD)
Planeación y Gobierno de Componentes de
Información
Estrategia para el uso y apropiación de
TI
Formularios descargables, diligenciables y transaccionales
Consulta a la ciudadanía
Diseño de los Componentes de
Información
Gestión del cambio de TI
Evaluación del
desempeño
Certificaciones y constancias
en línea
Toma de decisiones
Análisis y Aprovechamiento de
Componentes de Información
Medición de resultados de uso y
apropiación
Trámites y servicios en
línea
Gestión de la Calidad y de Seguridad de los
Componentes de Información
Uso eficiente del papel
Ventanillas Únicas
Planeación y Gestión de los sistemas de
Información
Gestión de documentos electrónicos
Automatización de procesos y
procedimientos
Para el desarrollo de la matriz de componentes, en materia de desarrollo de TIC para servicios,
Gobierno Abierto, Gestión y Seguridad de la información el Grupo de TIC en conjunto con el
48
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
Grupo de Gestión Administrativa a través del proceso de Gestión Documental, llevan a cabo el
desarrollo de los requerimientos para cada uno de los niveles de implementación de la estrategia
GEL.
Las metas conseguidas durante la vigencia 2016, fueron definidas en dos órdenes:
- La que obedece a los indicadores del Plan de Acción
- La que obedece al cumplimiento de las Metas de Gobierno en Línea.
Metas GEL según Plan de Acción Tics: A continuación se muestran los resultados consignados
en el Plan de Acción 2016 del Grupo Tics, así como el estado de avance de los componentes de
la estrategia GEL desarrollados durante la vigencia 2016.
El estado de la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea, teniendo en cuenta las
acciones y metas enmarcadas dentro del Modelo Integrado de Planeación y gestión que se
encuentra articulado con el proceso de gestión documental son descritos a continuación:
ACCION META INDICADOR
ACUMULADO CUALITATIVO
Implementar los criterios
técnicos que hayan sido
asignados por líder de gobierno
en línea.
100% de los
criterios técnicos
implementados
98,26%
Se han realizado cambios respecto de componentes de
TIC para Servicios (Accesibilidad y usabilidad,
evaluación de acceso) y TIC para Gobierno Abierto
(Programa de Gestión Documental, Transparencia).
No se da la evaluación completa por los cambios
surgidos en la visita de Procuraduría General de la
Nación y cuya evaluación será en enero 16 de 2017.
Mantener los criterios técnicos
de gobierno en línea que hayan
sido implementados durante las
vigencias anteriores.
100% de los
criterios técnicos
mantenidos
100%
Se cumple la meta de mantener los criterios para los
componentes del Modelo GEL en la Entidad. Se han
revisado los modelos internos de Evaluación y los que
fueron desarrollados por Min TIC. (Ver repositorio TI)
En este sentido gestión documental presta un aporte en el desarrollo de la estrategia GEL
orientado al desarrollo de Tic para Servicios (Sistema Integrado de PQRDS), Tic para Gobierno
abierto, (Aplicación de la Ley 1712 de 2014), Tic Para Gestión (Modelo de Documento
49
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
Electrónico) así como para el establecimiento de criterios para la implementación del modelo de
seguridad de la información bajo los criterios establecidos en la Norma Técnica ISO 27000
(Programa de Gestión Documental).
Teniendo en cuenta lo anterior, se presenta el nivel de cumplimiento de las Metas de Gobierno
en Línea por parte de la entidad durante la vigencia 2016, así:
El promedio de maduración hace referencia a la capacidad institucional para implementar un
sistema en función del cumplimiento de las metas trazadas para cada una de las fases de la
estrategia; teniendo en cuenta dicho aspecto, la unidad durante la vigencia 2016, presentó un
cumplimiento frente las metas establecidas de un 95%. Teniendo en cuenta el nivel de
implementación programado para dicha vigencia el cual corresponde a un 65%.
7.3.1. Transparencia, participación y colaboración ciudadana
A partir de diciembre de 2016 la entidad cuenta con un módulo integrado para la gestión de
PQRDS, capaz de registrar la información a través de los diferentes medios: Verbal, Chat, Redes
Sociales, Pagina web, Correo Electrónico, Presencial, telefónico y documental.
Dicha aplicación se encuentra como un procedimiento en el módulo de ventanilla única de
correspondencia, su administración es realizada por el Grupo de Educación e Investigación quien
está a cargo de la oficina de atención al ciudadano. A través del aplicativo no solamente el
ciudadano puede consultar el estado de su trámite, sino que también pueden ser gestionadas
(Elaboración, revisión, firma y radicación) de forma electrónica las respuestas a las PQRDS.
Por otra parte, el proceso de gestión documental se encuentra debidamente alineado con los
procesos relacionados con transparencia, participación y colaboración ciudadana, debido que en
98,44% 98,64% 92,91% 91,00%100% 100%
50%60%
0,00%
50,00%
100,00%
150,00%
TIC SERVICIOS TIC GOBIERNO ABIERTO TIC GESTION SEG Y PRIVACIDAD INFO
DESARROLLO UAEOS GEL Vs. METAS ESTATALES MINTIC
DICIEMBRE META 2016
82,28% 85,00%89,84% 90,07% 92,85% 95,25%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
70,00%
80,00%
90,00%
100,00%
JUNIO JULIO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
% PROMEDIO MADURACION ESTRATEGIA GEL 2016
50
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
el manual de archivo y correspondencia se cuenta con el punto 4.10. Gestión De Peticiones,
Quejas, Reclamos, Denuncias Y Sugerencias, donde es relacionada toda la información
referente al tema de acuerdo con las últimas disposiciones de ley.
Por otra parte, de conformidad con los criterios establecidos en el Capítulo II de la Ley 1712 de
2014, en lo referente a PUBLICIDAD Y CONTENIDO DE LA INFORMACIÓN. En este sentido,
en el marco de la implementación del Programa de Gestión Documental, han sido generados,
aprobados y publicados los documentos e instrumentos técnicos de gestión documental
relacionados a continuación.
Transparencia -
7.3.2. Difusión y acceso de la información
Teniendo en cuenta los criterios establecidos a través de la Ley 1712 de 2014, la Unidad ha
venido desarrollando un modelo de seguridad y privacidad de la información el cual se encuentra
caracterizado desde mediados del mes de Julio con el instrumento de evaluación del MinTIC, el
cual buscaba establecer mediante un diagnóstico, el estado de la seguridad y privacidad de la
información, considerándolo como un sistema de gestión, e integrándole a este instrumento
metodología y estándares de calidad internacional.
Por consiguiente, mediante el levantamiento de información sugerido y una escala de evaluación
propuesta, podría conocerse el estado real del SGSI. Esta evaluación refleja con estos
parámetros, una evaluación objetiva de los siguientes puntos:
Áreas involucradas dentro del SGSI
Componentes de Gestión Administrativa
Componentes técnicos-operativos
Estado del ciclo PHVA del modelo SGSI
51
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
Madurez del Modelo SPI
Estado de la Ciberseguridad, basado en NIST e ISO 27001
Teniendo en cuenta lo anterior, la información no solo se constituye en un activo de calidad si no
en un instrumento de transparencia el cual favorece un mejoramiento en el servicio prestado al
ciudadano.
7.4. Gestión y trámite
Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución
incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad,
recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites
que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.
7.4.1. Recepción de documentación – Ventanilla única de correspondencia
De conformidad con los criterios técnicos establecidos en el Acuerdo No. 060 de 2001, las
actividades que regulan la recepción, radicación y distribución de los documentos se encuentran
contenidas en las herramientas relacionadas a continuación:
REGLAMENTO INTERNO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA CÓDIGO: UAEOS-MN-
GDO-002.
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN, RADICACION DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
CÓDIGO: UAEOS-PR-GDO-002.
F38: Ventanilla Única de Correspondencia
F39: Atención al Ciudadano
En este sentido, la entidad cuenta con un módulo de ventanilla única de correspondencia
articulado con el procedimiento de Atención al Ciudadano, donde son recepcionadas y
registradas en el Sistema de Gestión Documental – SGD, de forma unificada las Peticiones,
Quejas, Reclamos, Solicitudes y Denuncias para dar trámite oportuno bajo el lleno de los criterios
ordenados por la Ley 1555 de 2015 “Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de
52
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo.
7.4.2. Distribución de documentos
La distribución de documentos se realiza de forma física y electrónica, lo cual ha presentado un
factor de resistencia al cambio frente al uso frecuente del aplicativo para gestión documental
TQMWeb, el cual es presentado a continuación:
Aplicativo – TQMWeb
Cada uno de los funcionarios definidos, cuenta con un usuario y clave para su respectivo login
en el sistema.
El aplicativo, permite la visualización, descarga y consulta de documentación en medio electrónico. De igual forma, permite el reparto electrónico de las comunicaciones en tiempo real, debido que al momento de realizarse el proceso de radicación en ventanilla única el aplicativo remite un ejemplar del oficio en formato PDF, tal y como se muestra a continuación:
53
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
Gestión de Tramites – TQMWeb
El reparto físico de las comunicaciones es realizada en dos rondas de patinaje, a las 11.30 AM y 4:30 PM. Esta actividad es realizada por el funcionario encargado de ventanilla única, o por el auxiliar administrativo a cargo de la mensajería. Los documentos son entregados al personal asistencial y secretarial designado por los líderes de cada área, que a su vez se encargan de su archivamiento. 7.5. Organización
Dentro del proceso de Gestión Documental se encuentran consignados los criterios de nivel
técnico para el establecimiento de los lineamientos para la organización de la documentación en
archivos de gestión, central e histórico la entidad.
En tal sentido se cuenta con los procedimientos presentados a continuación:
- ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO: UAEOS-
PR-GDO-010.
- ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVO CENTRAL E HISTORICO CÓDIGO:
UAEOS-PR-GDO-004.
Lo anterior, bajo el concepto de archivo total. Es decir, que el procedimiento inicia con la
aplicación de los principios de procedencia y orden original, aplicación de TRD y/o TVD, y finaliza
con la conservación de los respectivos expedientes, entiéndase disposición final de los mismos.
54
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
7.5.1. Clasificación, Ordenación y Descripción
Durante el levantamiento de la información, fue posible evidenciar que el 100% de los funcionarios aseguran conocer las TRD con las respectivas Series y Subseries documentales de su dependencia.
Gráfica 1¿Conoce las TRD con sus respectivas series y Subseries Documentales?
Sin embargo, al momento de realizar la verificación se observa que realmente el 92% de los
funcionarios conoce las TRD de su dependencia y las utilizan para clasificar la documentación.
El 8% restante corresponde a funcionarios y contratistas ingresados a la entidad durante el último
trimestre del año. Cabe resaltar que durante el año, se realizan sensibilizaciones por parte del
apoyo técnico a la gestión documental con el objeto que todos los servidores de la entidad tengan
conocimiento sobre la utilidad de la gestión documental en los procesos administrativos
institucionales.
7.5.2. Cumplimiento de criterios de clasificación, ordenación y descripción en archivos de
gestión
Como resultado del recorrido efectuado en los archivos de gestión pertenecientes a las 15 oficinas productoras establecidas en la última versión del organigrama se realiza una verificación y ponderación frente al cumplimiento de criterios para clasificación, ordenación y descripción según lo establecido en el acuerdo No 042 de 2002 así:
- Conocimiento de las TRD de su dependencia con sus respectivas series y Subseries documentales.
- Trámite y gestión de documentos no registrados en las TRD - Identificación de Gavetas, Archivadores y unidades de conservación. - Unidades de almacenamiento empleadas - Aplicación del principio de orden original - Foliación documental - Inventarios documentales - Transferencias documentales primarias - Disposición de la documentación de apoyo - Aplicación de sistemas de ordenación
92%
8%
¿Conoce las Tablas de retención Documental con sus respectivas series y subseries documentales de su
dependencia?
SI
NO
55
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
Lo anterior, permite identificar puntualmente por oficina productora el grado de aplicación de procesos relacionados con gestión documental en los archivos de gestión De la Unidad. Por consiguiente a continuación se presentan los resultados consolidados e dicha actividad:
Grafico No. 1 – Estado de aplicación de procesos archivísticos en archivos de gestión de la UAEOS
Dirección Nacional El estado de aplicación de procesos archivísticos para esta dependencia es alto (98%), debido que el volumen documental objeto es aproximadamente de 0.15 metros lineales. Es decir, 15 centímetros de ocupación de una caja de formato X-200. De igual forma, el proceso de transferencia documental es realizado de forma regular y conforme los procedimientos para dicha actividad disponibles en la plataforma ISOLUCION – Proceso de gestión Documental. El archivamiento de los documentos se encuentra a cargo de la secretaria ejecutiva del área, quien realiza los procesos de organización, levantamiento de inventario para transferencia y rotulación de las unidades de conservación y almacenamiento. Se tiene control sobre la documentación en medio análogo (papel), sin embargo se evidencia acumulación de trámites en el aplicativo TQMWeb. Subdirección Nacional Al igual que la dirección nacional, no maneja un flujo alto de documentos dado que dentro de las funciones del ordenador del gasto se encuentra dar aprobación a la documentación relacionada con la ejecución de contratos, convenios, programas así, como la revisión de informes técnicos, informes de comisión y actas de seguimiento. El grado de aplicación de procesos archivísticos corresponde a un 100%, los funcionarios del área tienen conocimiento de las Tablas de Retención Documental y realizan los procesos de transferencia primaria de conformidad con los procedimientos establecidos para tal fin. El archivamiento de los documentos es realizado por la secretaria y/o asistente quien efectúa las actividades relacionadas con la organización y disposición de los documentos a transferir.
95%
65%
100% 95%
80%
100% 100%100% 90% 88%
95% 98%
78% 75% 78% 60%
APLICACIÓN DE PROCESOS ARCHIVÍSTICOS - GRUPOS DE GESTIÓN U.A.E.O.S.
56
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
Son gestionados de forma adecuada los trámites a través del aplicativo TQMWeb, sin embargo presenta inconvenientes atender oportunamente la búsqueda de documentos. Oficina Asesora Jurídica Esta dependencia maneja un volumen documental de 78 metros lineales aproximadamente en su archivo de gestión, aquí son albergados los expedientes correspondientes a contratos, convenios y acciones judiciales principalmente, diariamente es recibida documentación para incorporar a los expedientes. Sin embargo, presenta inconvenientes frente al control documental dado que un porcentaje del 35% de los expedientes no se encuentra actualizados evidenciando pérdida de información. Actualmente se cuenta con un funcionario de perfil secretaria administrativa quien, realiza estas funciones. Pese a realizar los procesos de transferencia primaria dentro de los tiempos establecidos en el cronograma de actividades, se ha evidenciado que el personal asignado a esta área no es suficiente para realizar las tareas propias que demanda este archivo. Por consiguiente, el estado de aplicación de los procesos archivísticos corresponde a un 65%. Por otra parte, la documentación no era ingresada de forma oportuna a los expedientes no permitiendo que la información se encontrara disponible para consulta en un 100%. Los trámites a gestionar a través del aplicativo TQMWeb, presentaban acumulación de hasta 400 trámites, esta situación se da como producto de la entrega física de las comunicaciones a la funcionaria encargada. Como consecuencia de los anterior, la Oficina asesora Jurídica realizó la contratación de personal de apoyo para subsanar la situación, de igual forma la secretaria asignada fue reemplazada y durante el proceso se realizó especial énfasis en competencias relacionadas con temas archivísticos y de Gestión Documental. Oficina De Control Interno Tiene conocimiento sobre los instrumentos archivísticos y procedimientos que componen el proceso de gestión documental. Realiza el proceso de transferencia dentro de los tiempos establecidos en el cronograma de actividades, en esta oficina se hallan dos profesionales quienes realizan el proceso de preparación de las carpetas en tiempo real. Es decir, los expedientes se mantienen actualizados, debidamente identificados y almacenados, se evidencia control documental, por consiguiente y a partir de la aplicación de las fichas de diagnóstico su nivel de aplicación de procesos archivísticos es de un 100%. Grupo De Gestión Administrativa Tiene a su cargo el proceso de gestión documental, aquí se realiza organización documental de los expedientes en tiempo real, asimismo se encuentra encargado del acompañamiento,
57
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
verificación y recepción de las transferencias primarias y tiene a su cargo la ventanilla única de correspondencia. Los funcionarios tienen conocimiento de los instrumentos archivísticos y de conservación documental, ya que recientemente fue elaborado el sistema integrado de conservación documental, para lo cual se realizó la contratación de un microbiólogo industrial. Frente al uso del aplicativo TQMWeb, el apoyo técnico a gestión documental realiza la administración del sistema en términos técnicos, del mismo modo el grupo de TIC de la unidad brinda soporte técnico así como la administración y seguimiento en términos operativos de este aplicativo. El trámite de documentos por TQMWeb, se realiza en tiempo real, se está realizando la parametrización de dos módulos el primero para firmas electrónicas y digitales (Documento electrónico), lo cual permitirá el inicio de la sustitución de flujos documentales en papel en oficinas propendiendo la gestión electrónica de documentos a través del sistema (TQMWeb), ya que se identifica que una de las problemáticas asociadas a la acumulación de trámites en el sistema obedece a que su versión análoga (papel) está llegando a las oficinas, por lo cual no se tiene una necesidad real en la utilización de dicha herramienta. Por otra parte, de manera constante el Grupo de Gestión Administrativa a través del apoyo técnico a la gestión documental cuenta con un (1) profesional contratista, quien realiza las actividades relacionadas con la normalización de los procesos asociados, capacitaciones así como la elaboración y actualización de las herramientas archivísticas exigidas en el marco de la implementación de la Ley 594 de 2000 “ley General de Archivos”, bajo el lleno de los Decretos, Acuerdos y Directivas emanadas del nivel nacional complementarias a dicha ley. Grupo De Gestión Humana Tiene bajo su custodia las Historias Laborales, Nominas, Caja Menor de Viáticos, Plan Institucional de Capacitación y el Sistema de gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, como documentos de mayor trascendencia en el tramite diario. Asimismo, todos los funcionarios del área tienen conocimiento sobre las TRD y su modo de empleo. Las Historias laborales de los periodos institucionales de Superintendencia Nacional de Cooperativas y Dancoop y Dansocial están bajo su custodia en el Archivo de Gestión del Área, por temas relacionadas con la atención inmediata a PQRDS. (Expedición de Bonos Pensionales), también el funcionario nos cuenta que por seguridad de la información que ofrece la estructura del espacio asignado se realiza dicha actividad. Por último, se evidencia que existe documentación que debe ser incorporada a los expedientes del fondo posteriores al año 2011, de igual forma los inventarios documentales si bien concuerdan con el FUID, se observó falta de uniformidad en la descripción de unidades (Nombres, Apellidos, CC, Etc.) La gestión de las comunicaciones a través del aplicativo TQMWeb, se realiza de forma descentralizada. Es decir, la Coordinación del Grupo solicita el direccionamiento de las comunicaciones a la persona encargada en su área de atender cada tipo de requerimiento, sin embrago se evidencia acumulación de tramites en los procesos de nómina y caja menor de viáticos. Grupo De Gestión Financiera
58
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
Las Solicitudes y/o Novedades de Certificados de Disponibilidad Presupuestal, Registro Presupuestales, Órdenes de Pago, Presupuestos, y Plan Anual de Caja corresponde a los documentos de mayor flujo para esta área, cuentan con un módulo para el almacenamiento de los documentos ubicado en el archivo de gestión del grupo de gestión humana, realizan de forma adecuada gestión de las comunicaciones tanto de forma análoga como electrónica, de igual forma todo el personal del área tiene conocimiento sobre los instrumentos archivísticos TRD e Inventario documental entre otros. El volumen documental anual aproximado trasferido comprende 0,75 metros lineales, cada funcionario tiene a su cargo asignadas funciones las cuales comprenden el manejo documental. La gestión electrónica de documentos a través del aplicativo es desarrollada de forma descentralizada, es decir que se establece como protocolo que desde la ventanilla única dependiendo del tipo de comunicación y asunto, esta sea asignada al funcionario competente designado por el coordinador de área para realizar el trámite respectivo. Dirección De Planeación E Investigación Se encarga de realizar seguimiento sobre las actividades relacionadas con la implementación y articulación de los diferentes sistemas que componen el SIGOS, planeación estratégica, táctica y operativa, así como del avance de los planes, programas y políticas de la entidad, por consiguiente los documentos de principal relevancia competen a actas de seguimiento, de reunión con el grupo de apoyo técnico a la gestión de Tics y Gobierno en Línea e Informes de Gestión. El flujo documental aproximado es de 0,14 cmts. Cuentan con una secretaria administrativa quien realiza actividades de recepción y archivamiento de documentos, la aplicación de procesos archivísticos dado el volumen documental en soporte papel es de un 100%, en cuanto a la gestión electrónica de trámites a través del aplicativo de gestión documental se evidencia acumulación ocasional de comunicaciones. Por último los procesos de transferencia se realizan conforme los procedimientos y tiempos establecidos. Grupo De Planeación Y Estadística Se encarga de administrar el SIGOS (sistema Integrado de Gestión de Organizaciones Solidarias), contenido en la plataforma Isolución así como de la planeación estratégica táctica y operativa institucional, rinde informes y reportes a la dirección técnica, las series y Subseries más relevantes para el área corresponden a las actas del comité de desarrollo administrativo, de reunión del grupo de apoyo técnico al sistema integrado de gestión, informes de ejecución presupuestal, de planeación estratégica, táctica y operativa, informes de gestión e informes a entes de control y sistema integrado de gestión. Cuentan con un volumen documental aproximado de 30 centímetros., la documentación de esta dependencia es archivada por la secretaria de la dirección técnica. En materia de control documental, este es adecuado, se cuenta con la documentación controlada a través del aplicativo ISOLUCION, el manejo del Aplicativo TQMWeb es adecuado, no se evidencia represamiento de comunicaciones. Grupo De Educación E Investigación Se encarga del diseño de herramientas pedagógicas, educativas, sociales, económicas,
administrativas y financieras para la promoción de la cultura de la asociatividad solidaria de
acuerdo con las políticas y lineamientos emanados del ministerio de trabajo, tiene a su cargo el
59
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
procedimiento de atención al ciudadano, cuyo objeto es, dar trámite oportuno a las peticiones,
quejas, reclamos, denuncias y sugerencias -PQRDS recibidas de acuerdo a las disposiciones
legales vigentes.
Los funcionarios del área tienen conocimiento sobre los instrumentos archivísticos de inventario
documental y tabla de retención documental, la organización de los documentos es llevada a
cabo por los profesionales encargados de cada proceso.
La documentación, gestionada corresponde a actas de seguimiento, Actas Grupo de Apoyo a la
Transparencia Participación y Servicio al Ciudadano, Informes de Seguimiento a Atencion a la
Ciudadanía, Informes de actividades por procedimiento, instrumentos y herramientas
pedagógicas, instrumentos de registro y control, peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y
denuncias, proceso de acreditación a entidades de economía solidaria, proyectos y programas
de educación y seguimiento a alianzas estratégicas.
Presenta un estado de aplicación de procesos archivísticos del 88%. Por otra parte, a través del
proceso de gestión documental se ha brindado seguimiento y capacitación para la realización de
actividades de procesamiento de documentación perteneciente a la serie de acreditación a
entidades de la economía solidaria.
En materia de gestión electrónica de documentos, el procedimiento de atención al ciudadano se
encuentra integrado al módulo de ventanilla única de correspondencia de tal suerte que todas
las comunicaciones correspondientes a PQRDS son debidamente registradas, y administradas
por el Grupo de Educación quien realiza la asignación de las mismas a través de un
subprocedimiento creado en el Sistema de Gestión Documental para tal fin, de conformidad con
las especificaciones para el tratamiento de las comunicaciones oficiales establecidas en el
artículo 3 “Unidades de Correspondencia”, del acuerdo No. 060 de 2001.
No realizan el archivamiento centralizado de las PQRDS, debido que estas son entregadas a
cada área competente para su gestión.
Lo anterior, implica que la documentación se encuentra en los diferentes grupos encargados.
Por otra parte tienen a su cargo la unidad de información definida como centro documental,
este espacio contiene las publicaciones, en forma de tomos, libros, guías, memorias, revistas
etc. Pertenecientes al sector solidario, tal y como se muestra a continuación.
F 40: Libros Centro Documental - mezzanine F41: Libros Centro Documental - mezzanine
60
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
A la fecha la entidad está realizando un proceso de inventario con objeto de definir la cantidad de ejemplares existentes. Del mismo modo, estos contenidos se encuentran parcialmente catalogados, por lo cual es importante continuar con el proceso, para así poder determinar aspectos relacionados con la vida útil de la información contenida en dichas unidades. La documentación cuenta con procesos parcialmente aplicados referentes a identificación, clasificación y catalogación bibliográfica, en este sentido pudo evidenciarse la ausencia de un protocolo para la eliminación del material bibliográfico. Grupo De Comunicaciones Y Prensa Brinda asesoría al Despacho del Director Nacional en la formulación de políticas y estrategias de divulgación y promoción permanente de los programas y servicios del sector solidario, promoviendo el uso y beneficio social de las comunidades y el acceso al conocimiento para todo el sector. En tal sentido, son diseñados, elaborados y emitidos boletines, reportes y piezas de comunicación sobre el sector solidario. Los tipos documentales mayormente gestionados corresponden a la serie de publicaciones, aquí se incluyen estrategias, eventos, free pres, monitoreo de prensa y contenidos web entre otros, la documentación de este grupo se encuentra en medios electrónicos en formatos de PDF y audiovisuales. Los cuales se encuentran debidamente tipificados en las Tablas de Retención Documental del Grupo. La gestión de comunicaciones través del aplicativo TQMWeb, se realiza de forma eficaz, no se evidencia acumulación de trámites, sin embargo se debe estandarizar la descripción de los documentos contenidos en medio electrónico, para facilitar el acceso a los contenidos. Grupo De Tecnologías De La Información Coordina y hace seguimiento a la implementación de políticas públicas para el uso, acceso y administración de la infraestructura tecnológica que soporta la información de la entidad, de manera alineada con la estrategia gubernamental nacional. Del mismo modo realiza la implementación de los lineamientos en materia de Gobierno en línea necesarios para definir las políticas, estrategias y prácticas que soporten la correcta prestación de servicios por parte del estado. La documentación gestionada corresponde a actas de seguimiento, informes de gestión, plan de mejoramiento, programa de gestión informática y soporte técnico principalmente. Toda la documentación se encuentra en medio electrónico en formato PDF. La gestión del aplicativo TQMweb se realiza de forma adecuada sin evidencia de acumulación de trámites, de igual forma se está llevando a cabo en conjunto con el proceso de gestión documental la estructuración de las etiquetas de datos para estandarizar los parámetros descriptivos en los servidores y carpetas compartidas, a partir de los cambios efectuados en el sistema de gestión documental. El grado de aplicación de procesos archivísticos en virtud del volumen documental gestionado es de un 98%. La transferencia de documentación es realizada en medio electrónico, de conformidad con los tiempos establecidos en el cronograma de transferencias primarias.
61
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
Dirección De Desarrollo De Las Organizaciones Solidarias Participa en la formulación, seguimiento y evaluación de los planes, programas y proyectos de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, relacionados con la promoción, fomento y fortalecimiento de las entidades del sector solidario. La documentación gestionada corresponde a actas de mesas de trabajo con la dirección nacional, actas de reunión del grupo de apoyo técnico de gestión misional y gobierno, e informes de gestión principalmente. Debido que su función se encuentra encaminada el seguimiento, el flujo documental es bajo. La documentación del área es archivada por la secretaria ejecutiva quien a su vez realiza el proceso de transferencia primaria, el volumen documental promedio a transferir corresponde a 38 centímetros. Los funcionarios tienen conocimiento sobre las tablas de retención documental y su modo de empleo, así como de las diferentes estrategias asociadas al tema de gestión documental. Por último, el grado de aplicación de procesos archivísticos corresponde a un 75%. Grupo De Desarrollo Solidario Los funcionarios tienen conocimiento sobre las tablas de retención documental y su respectivo manejo, sin embargo se evidencia falta de control documental por parte de los supervisores de los convenios ya que, algunos de los expedientes no se encuentran actualizados o foliados. La gestión de trámites a través del aplicativo TQMWeb es adecuada, no se evidencia acumulación de documentos. La documentación gestionada corresponde a actas de seguimiento, planeación estratégica, agenda misional, agenda territorial, agenda sectorial y programa de cooperación internacional. Grupo De Emprendimiento Y Productividad La documentación gestionada por este grupo corresponde a actas de seguimiento, planeación estratégica, agenda misional, agenda territorial, agenda sectorial y programa de cooperación internacional. El volumen documental gestionado corresponde a 40 cmts, equivalente a dos cajas de forma X300. La gestión de comunicaciones a través del aplicativo TQMWeb es adecuada, no se evidencia acumulación de trámites. Grupo De Atención Especial A Poblaciones Se evidencia falta de control documental por parte de los servidores encargados del archivamiento de los convenios, algunos expedientes no se encuentran actualizados o foliados, a pesar que han sido realizados procesos de capacitación al personal del área durante la vigencia 2016. Por otra parte, se identifican documentos que no han sido registrados en el módulo de ventanilla única de correspondencia. Es decir, no se cumple a cabalidad con el debido procedimiento, lo cual genera perdida de información.
62
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
La gestión de trámites a través del aplicativo TQMWeb es adecuada, no se evidencia acumulación de trámites. Por otra parte, los funcionarios mencionan tener conocimiento sobre el instrumento Tabla de Retención Documental e Inventarios Documentales, sin embrago al verificar pudo constatarse que no está muy claro el uso y diligenciamiento de estas herramientas. Con base en lo anterior, la aplicación de procesos técnicos archivísticos evidenciada corresponde a un 60%. 7.5.3. Consulta de documentos
Para tal fin la entidad cuenta con dos procedimientos a saber presentados a continuación:
CONSULTA DE DOCUMENTOS ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO: UAEOS-PR-GDO-
009
CONSULTA DOCUMENTOS ARCHIVO CENTRAL E HISTORICO CÓDIGO: UAEOS-
PR-GDO-001
Su objeto es el establecimiento de mecanismos para la consulta de los documentos que se
encuentran en los archivos de gestión, central e histórico de la entidad.
Para el apoyo a dicho seguimiento, se lleva el formato de registro y seguimiento a préstamos y
consulta de documentos código UAEOS-FO-GDO – 031, se encuentra en Microsoft Excel y
reemplaza al formato de a fuera.
7.6. Transferencias
Para llevar a cabo esta actividad la Entidad, cuenta con un MANUAL INTEGRAL PARA LA
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y TRANSFERENCIA DOCUMENTAL AL ARCHIVO
CENTRAL CÓDIGO: UAEOS-MN-GDO-003, el cual tiene como objeto Establecer criterios,
responsabilidades y procedimientos para la estandarización de prácticas archivísticas
relacionadas con la organización documental en archivos de gestión y transferencias
documentales en la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias. Asimismo,
aplica para todos los funcionarios y contratistas de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE
ORGANIZACIONES SOLIDARIAS, con especial énfasis para aquellos que tienen a su cargo y
responsabilidad la producción y gestión de documentación indistintamente de su soporte.
Cada año, la Coordinación del Grupo de Gestión Administrativa, con el fin de dar cumplimiento
a las directrices del Archivo General de la Nación y procurar la óptima administración de la
información de la entidad y la conservación de la misma, se permite convocar a los GESTORES
DE LA DOCUMENTACIÓN a la socialización del programa de transferencias documentales
63
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
primarias, con el propósito resolver inquietudes, brindar acompañamiento y preparar el proceso
de entrega de la documentación para cada una de las oficinas productoras de la entidad. De
igual manera son divulgados los actuales formatos pertenecientes al proceso de Gestión
Documental. (Formato Único de Inventario Documental – FUID y Tabla de Retención
Documental).
La presentación de la actividad se muestra a continuación:
Durante la vigencia 2016, fueron realizadas un total de 13 transferencias documentales las cuales
corresponden a un 100% de ejecución para dicha actividad. De igual forma se realizó
acompañamiento al proceso de registro y transferencia de documentación en medios
electrónicos para los grupos de TIC y de Comunicaciones y Prensa de la Entidad.
7.7. Disposición de documentos
En el Archivo Central no se realizan procesos de reprografía o digitalización de documentos, así
como tampoco procesos de microfilmación. La única digitalización que se realiza es eventual y
en atención a requerimientos o consultas.
A la fecha, la entidad no reporta ningún proceso de eliminación, así como tampoco en desarrollo
de la aplicación de la TRD.
En cuanto al Fondo Acumulado, la entidad no cuentan con Tabla de valoración Documental, por
lo cual no se encuentra organizado y por ende no se ha realizado ningún procesos de eliminación.
64
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
7.8. Preservación a largo plazo
En el marco del Acuerdo 003 de 2015 en su artículo 15. “Preservación a largo plazo: Las autoridades deben garantizar la preservación a largo plazo de los documentos, datos y metadatos que conforman los documentos y expedientes electrónicos, incluyendo la firma electrónica, el estampado cronológico y la constancia de verificación del certificado electrónico con el que se hubieran firmado para lo cual se tendrá en cuenta principios de neutralidad tecnológica” y el Acuerdo 006 de 2014 “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000. Para el diagnóstico integral se tuvo en cuenta el conjunto de elementos tecnológicos tanto de software como de hardware que integran o sustentan la operación documental de la entidad, encontrando la siguiente infraestructura tecnológica: 7.8.1. Servidores
A continuación se detallan las características de los servidores e infraestructura tecnológica con
que cuenta la entidad:
F42,43 y 44 Centro de Computo - RAC
65
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
66
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
67
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
7.8.2. Aplicaciones
La unidad actualmente cuenta con las aplicaciones SIA, ISOLUCION, TQM, NOMINA, GROUP MAIL, SPSS, PORTAL, SPSS, CENTRO DOCUMENTAL E INTRANET. La información relacionada, parte de la realización de una encuesta al Grupo de tecnología de Información sobre los aspectos relevantes del documento electrónico y preservación Digital la cual es relacionada a continuación:
1) ¿Cuenta con un inventario de documentos electrónicos de archivo? (No)
2) ¿Gestiona los documentos electrónicos en la Nube? (Sí)
3) ¿Considera que el almacenamiento en la nube es un medio seguro para la preservación a largo plazo de la información? (Sí)
4) ¿La entidad cuenta con un programa de inspección y mantenimiento de sistemas de
almacenamiento e instalaciones físicas? (No)
5) ¿Cuenta con un programa de monitoreo y control de condiciones ambientales de áreas de depósito de los medios tecnológicos de almacenamiento? (Sí)
6) ¿La entidad cuenta con un plan de prevención de emergencias y atención de desastres
que incluya la salvaguarda de la información almacenada en diferentes medios tecnológicos? (Sí)
7) ¿El mobiliario está diseñado de acuerdo con el tamaño y las características de los medios
tecnológicos de almacenamiento que son gestionados? (Sí)
8) Seleccione la forma de almacenar los medios de almacenamiento digital en su entidad:
- Los medios tecnológicos se almacenan en las unidades de conservación (carpetas) junto con la documentación en soporte papel.
68
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
9) ¿Se realizan jornadas de capacitación y sensibilización en materia de preservación digital? (Sí)
10) ¿Con que frecuencia son realizadas dichas jornadas? (Anual)
11) Se realizan las siguientes actividades en su entidad:
- Monitoreo y control de Humedad relativa y Temperatura (Sí)
12) ¿Se han realizado renovación de medios o migración de información a nuevos soportes
o medios tecnológicos de almacenamiento? (Sí)
13) ¿Existe un programa de renovación de medios de almacenamiento en su entidad? (No)
14) ¿La entidad cuentan con un sistema de repositorio de documentos electrónicos para preservación digital a largo plazo? (Sí)
15) ¿La entidad emplea algún esquema o modelo de metadatos destinado a la preservación
de documentos electrónicos? (No)
16) Indique hace cuanto realizó el último proceso de migración.
- Hace menos de un año Con base en la información consignada en la encuesta, se observa que se cuentan con una consciencia y preocupación por atender los requerimientos de tipo tecnológico y técnico para el tratamiento y gestión de la información. Actualmente, la entidad se encuentra en el proceso de implementación de la norma ISO 27000. Lo cual requiere de la estandarización de la descripción de los metadatos en los repositorios de la entidad el cual debe estar respaldado por un modelo de requisitos de documentos electrónicos de archivo. Por otra parte, no se cuenta con un protocolo para el almacenamiento de expedientes híbridos. Se cuenta con un control para el monitoreo de las condiciones medioambientales de los servidores y la infraestructura de redes, sin embargo no se pudo evidenciar la existencia de un programa de renovación de medios de almacenamiento, por el momento. Dicho instrumento se tiene contemplado ser incluido en el Plan Institucional de Archivos – PINAR, el cual será desarrollado durante la vigencia 2017, el cual es formulado como parte de la implementación del Programa de Gestión Documental.
7.9. Valoración
La valoración documental, entendida como el “proceso técnico de análisis intelectual de la
producción documental de la institución que tiene como objeto identificar los valores primarios y
secundarios de los documentos y de esta manera establecer el tiempo que deben permanecer
tanto en el archivo de oficina como en el Archivo Central y señalar su disposición final”1, es un
proceso importante en la gestión documental de una entidad. En ese sentido, se debe mencionar
que en la entidad no se realiza un proceso de valoración en forma continua y permanente a las
series y subseries producidas en desarrollo de sus funciones misionales y administrativas, se
1 AGN: Manual de Organización de Fondos Acumulados
69
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
puedo evidenciar que la entidad cuenta con el instrumento de Tabla de Valoración Documental
el cual está siendo empleado para la intervención del fondo documental acumulado con funciones
de inspección y vigilancia correspondientes a los periodos de Superintendencia Nacional de
Cooperativas, Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas – DANCOOP y
Departamento Administrativo Nacional de la Economía Solidaria – Dansocial. De igual forma se
cuenta con un procedimiento denominado DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO: UAEOS-PR-GDO-
003 cuyo objeto es describir las actividades que se deben realizar para dar disposición final a los
documentos en cualquier soporte según las tablas de retención documental (t.r.d.) y las tablas
de valoración documental (t.v.d.) de la entidad.
8. DIAGNÓSTICO ARCHIVO CENTRAL Y FONDO ACUMULADO
Se encuentra ubicado en los depósitos norte y sur del piso No. 4 del edificio. Para establecer el
estado de conservación, se tomó una muestra del 3% del total de la documentación. El resultado
fue la revisión de 30 unidades de almacenamiento.
Fotografías No 45, 46 y 47: Documentación con deformación de plano, biodeterioro y soportes diferentes a papel (CD)
Durante la vigencia 2016, la Unidad llevo a cabo el proceso de intervención archivística de hasta
450 metros lineales de documentación a través del Proceso de Gestión Documental, efectuando
las actividades relacionadas a continuación:
Identificación
Clasificación
Ordenación
Foliación
Perffilación
Cambio de unidades de conservación
Descripción (Inventarios, Rotulación de Unidades)
Realmacenamiento
70
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
F48, 49 y 50: Proceso de Gestión Documental
A partir de lo anterior, se conformó un grupo de dieciséis (16) contratistas, entre Profesionales,
Técnicos y Auxiliares quienes se encargan de organizar los documentos retirando el material
abrasivo (ganchos de cosedora clips, cintas etc.), no obstante, en los archivos centrales ha sido
identificada documentación deteriorada a la cual fueron aplicados procesos de conservación
documental.
F51, 52 y 53: Documentación con material abrasivo, deterioro químico y biológico
Finalmente se observó que el mobiliario aunque es adecuado para la organización y
conservación de los archivos no es suficiente, ya que al no tener espacio para almacenar los
documentos que pertenecen a los Archivos centrales, se está apilando documentación
directamente sobre el piso.
71
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
8.1.1. Análisis de procesos de conservación
En la gráfica siguiente se presenta el nivel de incidencia de cada uno de los aspectos evaluados
en la muestra:
Gráfica 9 Estado de conservación
Únicamente el 28,57% de la documentación revisada se encuentra sin ningún tipo de deterioro
físico, químico o biológico.
Como se ha descrito a lo largo de este informe no se retira el material metálico de la totalidad de
los documentos que se almacenan y esto se ve reflejado en que el 64,29% tiene material metálico
que a mediano plazo a deteriorar la documentación y posiblemente se presente pérdida de
información. Asimismo, el 35,71% de los documentos se encuentran deformados debido a que
están sujetados con bandas elásticas, las cuales van a comenzar a rasgar el papel en un corto
periodo de tiempo. De la misma manera, en el 14,29% presenta diferentes grados de
biodeterioro, esto además de degradar los soportes documentales puede causar problemas de
salud a las personas que tienen acceso y/o manipulan la documentación.
El 7,14% presenta faltantes, lo que muestra que ya existe información que no va a ser posible
recuperar y el 3,57% tiene restos de adhesivo lo que hace que los folios se peguen y se
produzcan rasgaduras además de la degradación del papel a la que está expuesta debido a este
material.
72
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
Gráfica 10 Otros soportes
Como lo muestra la gráfica anterior existe un 0,2% de documentación que se encuentra en
medios magnéticos (CD y Disquete) y un 0,1% en cintas de video.
Es importante tener esta información debido a que los las condiciones de temperatura y humedad
relativa a las que se encuentran los archivos centrales no son adecuadas para la conservación
adecuada de estos soportes y se puede presentar pérdida de la información que almacenan.
Gráfica 11 Técnica
Respecto a la técnica utilizada en la documentación se puede ver, por medio de la gráfica anterior
que predomina la impresión de inyección, debido a esto se deben mejorar las condiciones de
temperatura y humedad relativa debido a que con las condiciones actuales se favorece que las
tintas se corran y los documentos pueden llegar a volverse ilegibles. Asimismo, el 3,57% está
impreso por medio de la técnica de punto y existe un 2% en máquina de escribir.
0% 0% 0%
0,2%
0,1%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
OTROS SOPORTES
0,00% 2,00% 3,57%
100,00%
0,00%
20,00%
40,00%
60,00%
80,00%
100,00%
120,00%
MANUSCRITO MAQUINA DEESCRIBIR
IMPRESIÓN PUNTO IMPRESIÓNINYECCIÓN
TÉCNICA
73
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
Gráfica 12 Tipo de papel
Dentro de las unidades de almacenamiento que fueron revisadas se evidenció que todas tienen
papel bond (100%), sin embargo, el 3,57% contiene papel periódico el cual se torna de color
amarillo y transfiere este color a los documentos adyacentes a este.
De la misma manera, se encontró un 3,57% de documentación que se encuentra en papel copia,
el cual, se torna de color oscuro al hacer presión sobre él causando pérdida de información
debido a que el folio queda ilegible y además de esto, es un soporte muy frágil que al estar
sujetado con material metálico o bandas elásticas se puede romper muy fácilmente.
8.1.2. Análisis de procesos archivísticos Fondo Acumulado
Conforme al Decreto 1080 de 2015 en sus Artículos 2.8.2.5.9 a 2.8.2.7.13 y el Acuerdo 005 del 2013, se analizó la muestra determinando los aspectos conforme a los procesos de clasificación, ordenación documental, descripción y rotulación. A continuación se presentan los resultados obtenidos, teniendo en cuenta el nivel de incidencia de cada uno de los aspectos evaluados en la muestra:
15%
9%
45%
5%
6%
20%
Tipo de Unidad de Conservación -Fondo Acumulado
Legajo Tomo Carpetas Yute Paquete celuguías A-Z
74
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
Gráfica 1 Tipo de Unidad.
La unidad de conservación identificada en el fondo acumulado es la carpeta de yute con un 45%,
seguida de las A-Z con un 20%, 15% legajos, 9% Tomos, Celuguias 6% y paquetes 5%.
Los tomos pertenecen a las series de Acreditación de entidades de la economía solidaria,
Resoluciones administrativas y, Planes y Programas.
Las carpetas de yute, celuguías, paquetes y A-Z, responden a las series de investigaciones,
correspondencia, Registro y kardex, informes financieros, Informes contables, Autorac y nominas
principalmente.
Los procesos de organización archivística han sido aplicados sobre un total de 2.509 metros
lineales de documentación pertenecientes al fondo documental acumulado con funciones de
inspección y vigilancia, de los cuales 1.980 han sido transferidos a la Superintendencia nacional
de la economía solidaria obteniéndose como resultado a la vigencia 2016 un avance en la
actividad del 78.9%.
En tal sentido se cuenta con un aproximado de 350 metros lineales pendientes de ser
intervenidos sobre los cuales son analizados los procesos archivísticos de clasificación
ordenación y descripción a saber:
Durante las vigencias 2015 y 2016, fue realizado un proceso de levantamiento de preinventarios
y clasificación de unidades documentales en el fondo acumulado teniendo en cuenta los niveles
de descripción consagrados en la norma ISAD-G, con motivo de agrupar la documentación y
facilitar la preparación de la misma para el proceso de intervención así como para facilitar el
proceso de consulta de documentos.
En este sentido, se pudo realizar el proceso sobre un 80% de la documentación, teniendo en
cuenta la entidad, oficina productora, serie y asuntos identificados que no se encuentran
registrados en las TVD de la entidad, debidamente agrupados según los periodos institucionales
Superintendencia Nacional de Cooperativas, Departamento Administrativo Nacional de
Cooperativas y Departamento Administrativo Nacional de la Economía Solidaria.
80%
50%
60%
5%
1%
20%
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Fondo - Entidad
Oficina Productora
Serie
Asunto
Tipo Documental
Sin Clasificar
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
75
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
Gráfica 2 Ordenación Documental
En cuanto a la aplicación del proceso de ordenación documental el cual incluye las actividades, incluidas en el grafico se puede observar, que debido los procesos de intervención realizados sobre el fondo acumulado solo un 3% de la documentación responde al criterio de numero consecutivo o número de orden al interior de las cajas. Por otra parte se evidencia un alto volumen de duplicidad al interior de las unidades de conservación muestreadas, en una proporción de hasta 3 copias por cada oficio, lo cual hace que la foliación efectuada sobre el 305 de los expedientes analizados carezca de validez. De forma adicional los expedientes han sido foliados de manera inversa. Por otra parte, el 25% de los expedientes cuenta con el criterio de ordenación cronológica la cual también se encuentra en el sentido inverso. Es decir, que el documento más reciente se encuentra al principio del expediente y el más antiguo al final o trasverso.
Gráfica 3 Descripción Documental
Gráfica 4 Rotulación
Las unidades de almacenamiento y conservación que presentaron un rótulo normalizado
corresponden al 15% y corresponde a documentación intervenida que no ha sido objeto de
transferencia secundaria.
Del mismo modo, la documentación clasificada cuenta con una rotulación provisional manual
(25%), el 70 % de la documentación del fondo acumulado cuenta con signatura topográfica,
asimismo el 30% de documentación restante no cuenta con ningún tipo de identificación.
25%
12%
25%
1%
30%
89%
3%
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Ninguna
Numerica
Cronologíca
Alfabetica
Foliación
Duplicidad
Consecutivo al Interior de la Caja
ORDENACIÓN DOCUMENTAL
15%25%
70%
10%
0%
20%
40%
60%
80%
RotuloNormalizado
Rotulo Manual UbicaciónTopografica
Entidad
IDENTIFICACIÓN
76
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
8.2. Análisis de Procesos Archivísticos Archivo central
Ubicado en el piso No. 4 ala sur, contiene las transferencias documentales efectuadas desde la
creación de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, el tamaño
aproximado de este acervo es de 150 metros lineales, el estado de aplicación de procesos
archivísticos es descrito a continuación:
Las unidades de conservación y almacenamiento se encuentran debidamente descritas, de
acuerdo con los niveles de Fondo, Unidad Administrativa y/o Oficina Productora, Serie y Asunto.
La organización documental se encuentra sobre un 100% de las unidades revisadas, asimismo
la descripción en materia de rotulación se encuentra una porción que no cuenta con rótulos
estándar, sin embargo el contenido corresponde a la identificación.
Por último, los medios electrónicos tales como CDs, Video Casettes y DVDs, no son descritos ni
relacionados, estos representan el 2% aproximado de las unidades analizadas por consiguiente
el nivel de descripción corresponde a un 98%.
Las transferencias del año 2015, recepcionadas durante la presente vigencia cuentan con hoja
de control de acuerdo con lo establecido en el acuerdo 02 de 2014.
9. ÁREA DE NOTAS
Reglas o Normas:
En el presente informe se tuvieron en cuenta los campos identificadores establecidos en la Norma Internacional de Descripción ISAD G.
100% 100% 100%
98%
99%
99%
100%
100%
101%
Identificación Clasificación Ordenación Descripción
APLICACIÓN DE PROCESOS ARCHIVÍSTICOS EN EL ARCHIVO
CENTRAL
77
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
10. CONCLUSIONES
El volumen documental total identificado mediante la aplicación del proceso de medición
puntual de archivos corresponde a 1.399 ml, de los cuales 131.8 metros lineales
corresponden a archivos de gestión, 133.2 ml al archivo central y 1.134 ml de fondo
documental acumulado.
Gestión Documental participa en la implementación de la estrategia de gobierno en línea,
llevada a cabo y liderada por el grupo de Tic. Por otra parte, se articula en el
diligenciamiento del reporte de plan anticorrupción del procedimiento de atención al
ciudadano y de manera conjunta con el grupo de planeación e investigación, se lleva a
cabo el seguimiento sobre la implementación del programa de gestión documental y
actualización de procedimientos, documentos, herramientas y formatos del proceso,
brindando homogeneidad para la implementación del SIGOS.
La entidad cuenta con planes, programas, políticas, procesos y procedimientos de gestión
documental los cuales se encuentran enmarcados dentro de la implementación de la
norma técnica GP-1000.
La Gestión Documental está definida como un proceso transversal, lo cual coadyuva a la
implementación y adopción de los con planes, programas, políticas, procesos y
procedimientos.
La entidad viene llevando a cabo de forma autónoma el proceso de intervención del fondo
documental acumulado, el marco de ejecución del proyecto de inversión denominado,
“DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN
DOCUMENTAL PARA LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE
ORGANIZACIONES SOLIDARIAS“, lo cual le ha permitido desarrollar no solo actividades
de organización documental, si no también procesos de conservación encaminados a la
identificación, valoración y desinfección puntual de documentos con valor histórico
identificados con deterioro biológico de nivel alto. En este sentido, se contó con un
profesional microbiólogo industrial quien realizó la nebulización de las zonas de archivo,
así como la desinfección puntual de documentación perteneciente a la serie de informes
financieros y contables del periodo DANCOOP. Dicho objeto, permitió el desarrollo del
documento técnico Sistema Integrado de Conservación Documental SIC. A través de
estas actividades se ha podido avanzar lo equivalente a 2 años, con el 60% de los
recursos, esto permitirá culminar con la intervención del fondo documental acumulado en
la vigencia 2018.
La entidad cuenta con los instrumentos archivísticos de TRD, TVD, PGD, SIC, Listado
Maestro de Documentos, Listado Maestro de Registros, Política de gestión Documental,
Indicadores de Gestión Documental, Manual Interno de Archivo y Correspondencia así
como procedimientos para producción, Gestión y tramite, Organización, Consultas,
78
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
Preservación a Largo Plazo y Disposición Final de Documentos, de conformidad con los
últimos requerimientos en esta materia consagrados en el Decreto 1080 de 2015.
No se ha implementado el Sistema Integrado de Conservación Documental SIC.
La entidad no cuenta con un modelo de requisitos de documentos electrónicos.
La entidad no cuenta con el Plan Institucional de archivos – PINAR.
Se evidencia poca interacción u articulación entre el grupo de educación encargado del
centro documental y el proceso de Gestión Documental.
Se identifican en el Centro Documental medios electrónicos tales como, CD y DVD, los
cuales no están debidamente identificados y/o descritos, que pueden contener
información con valor para la ciencia, investigación e historia.
No se realiza limpieza periódica sobre el material almacenado en el centro documental a
pesar que la entidad cuenta con un instructivo de limpieza de zonas de almacenamiento.
Al consultar, se confirma que en el área encargada no se ha designado personal para
dicha actividad.
El grado de desarrollo de herramientas archivísticas y estandarización de procesos
procedimientos así como la aplicación de políticas enmarcadas en el desarrollo del
programa de gestión documental de la entidad, permiten establecer que esta cuenta con
un nivel de maduración para la adecuada implementación de un sistema de Gestión
Documental de un 87%.
El promedio de aplicación de procesos archivísticos en archivos de gestión corresponde
a un 87%, esto quiere decir que el conocimiento de los criterios para clasificación,
ordenación y descripción de expedientes, así como el modo de empleo de los
instrumentos archivísticos tales como Tabla de Retención Documental e Inventarios
documentales son conocidos y aplicados de forma acorde a los procedimientos definidos
en el Sistema Integrado de gestión de Organizaciones Solidarias SIGOS.
El proceso de gestión documental cumple con los requisitos para el adecuado control de
registros y documentos establecidos desde GP1000, ISO 9001 e ISO 15489.
No se cuenta con la suficiente efectividad de los procesos de capacitación y
sensibilización en temas de Gestión Documental y conservación, impartidas al interior de
la Entidad.
El aplicativo de gestión documental presenta un índice de uso del 65%, lo anterior viene
dado como producto que la documentación en medio físico llega a los puestos de trabajo.
Por consiguiente los usuarios no revisan su bandeja de entrada ya que esto se constituye
en una actividad adicional y fuente de resistencia al cambio.
79
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
Se debe promover el uso del aplicativo TQMWeb, a través de la centralización de la
administración de los archivos de gestión de la entidad.
La entidad no presenta acumulación de documentación en archivos de gestión, por lo cual
es concluyente que se está realizando de manera efectiva el proceso de aplicación de
Tablas de Retención Documental.
No se cuenta con mobiliario, espacios suficientes y adecuados para el almacenamiento
de documentación en archivo central.
No están definidos criterios en materia de preservación digital para un adecuado
archivamiento web y tratamiento de datos, no se tiene en cuenta el formato estándar
ISO28500 para la captura y archivo de recursos web.
Se debe desarrollar un esquema de metadatos normalizado basado en la ISO 23081 y
OAIS.
La entidad cuenta con un Sistema de información o aplicativo que permite gestionar y controlar las comunicaciones que se distribuyen y tramitan en las diferentes oficinas.
Los valores de Humedad Relativa y Temperatura cumplen con los parámetros mínimos
y máximos permitidos para soporte papel según en el Artículo 5 del Acuerdo 049 de 2000 del Archivo General de la Nación, ya que los valores registrados superan los 20°C, el 65% y fluctuaciones mayores al 5% de humedad relativa, en la totalidad de las zonas de archivo analizadas.
Pese a que se han venido realizando procesos de limpieza y desinfección de
documentos y zonas de almacenamiento, las condiciones microbiológicas de los espacios de archivo no cumplen con los parámetros para ambientes y superficies recomendables para la preservación de la información y la salud del personal, ya que la infraestructura para el almacenamiento documental no cumple con los parámetros estructurales relacionados en el acuerdo No. 039 de 2000.
A pesar que son realizados procesos de limpieza periódica, en el ambiente y en las
superficies de almacenamiento predominan diferentes géneros microbianos, los cuales pueden ocasionar serios daños en los materiales constitutivos de los diferentes soportes documentales, sumado a las adversas condiciones de temperatura y humedad de algunas áreas.
En ocasiones el personal en archivos de gestión y archivo central, no emplea los elementos de protección personal para la manipulación de documentos.
Los procesos de reprografía en la entidad no se encuentran estandarizados No existen
procedimientos la creación de expedientes electrónicos, lo que obliga a la entidad a establecer protocolos de microfilmación y digitalización, con el fin de evitar la pérdida de información y homogenizar el procedimiento técnico.
80
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
La entidad no cuenta con un manual de reprografía con la definición técnica de requisitos para la preservación a largo plazo basado en la ISO 19005, Implementar un sistema para el registro de comunicaciones oficiales y gestión de documentos tomando como referencia el MOREQ y la ISO 27001, ya que Excel no cuenta con las características de seguridad ni gestión para el registro de los documentos.
La entidad cuenta con un Sistema Integrado de conservación, el cual contiene un capitulo para la preservación digital a largo plazo con acciones tendientes a disminuir los riesgos de: Obsolescencia y degradación del soporte físico, Obsolescencia del formato de documento digital, Obsolescencia de software, Obsolescencia de hardware, Desastres naturales, Ataques deliberados de información, Fallas organizacionales y Errores humanos.
No se cuenta con un protocolo de Microfilmación y Digitalización tanto para gestión y trámite como para preservación digital a largo plazo de acuerdo a los tiempos de retención de la TRD.
No se tiene definido un esquema de funcionamiento para el centro documental de la entidad, teniendo en cuenta la orientación bibliotecológica de esta unidad de información.
Las publicaciones disponibles en el centro documental se encuentran catalogadas de manera parcial, lo cual dificulta la identificación del acervo sobre el cual se encuentra conformada esta unidad de información.
No se encuentran definidos los requisitos de los metadatos asociados para los documentos digitales y acciones de preservación necesarias para garantizar los aspectos de fiabilidad y autenticidad, que incluye formatos y soportes de almacenamiento de los documentos digitales
La entidad cumple con las normas dictadas por el Ministerio del Medio Ambiente el
Programa de Saneamiento Ambiental, para la desinfección de ambientes en todas las áreas de archivo, teniendo en cuenta los resultados del monitoreo microbiológico.
A pesar que se cuenta con los instructivos para atención de desastres documentales incluidos en el SIC, en los planes de prevención y atención de emergencia de la entidad, no se ha considerado lo referente a lo documental debido los brigadistas no cuentan con preparación para la atención de una emergencia en los archivos (Acuerdo 050 de 2000).
11. BIBLIOGRAFÍA
Fuentes primarias
- Manual – Implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD. Archivo
General de la Nación. 2014.
81
_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020
www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]
Bogotá D.C, Colombia
- Guía de Pautas para Diagnóstico Integral de Archivos. Archivo General de la Nación.
2003.
Fuentes Secundarias – Consulta Web
http://www.archivogeneral.gov.co/
http://www.orgsolidarias.gov.co/
http://sgd.orgsolidarias.gov.co/sgdescritoriodream/Default.aspx?Tit=
http://www.solidarias/intranet/
http://isolucion.orgsolidarias.gov.co/isolucion/IdentificaUsuario.asp?Pagina1=Fra
meSetGeneral.asp&
12. ANEXOS
Anexo 1 Fechas extremas y Volumen Documental Anexo 2 Tabla de Retención Documental Anexo 3 Tabla de Valoración Documental Anexo 4 Identificación Series Fondo Acumulado Anexo 5 Fichas de Diagnostico Anexo 6 Matriz DOFA (Infraestructura, Tecnología, Conservación, Archivo) Anexo 7 Priorización Anexo 8 Plan de Mejoramiento
Datos de la Entidad: Nombre: Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias Dirección: Carrera 10 # 15-22 Edificio seguros Patria Teléfono: (57) (1) 3275252 Correo Electrónico: [email protected]