TUTORIEL

« NOUVELLE PROCEDURE LICENCES via FBI»

2020/2021

A SAVOIR

Les licences qui restent de la compétence exclusive du Comité pour cette saison :

les doubles surclassements, les ASP, les AST, les licences T et les étrangers, celles

nécessitant un document particulier qui seront téléchargeables gratuitement sur le E-

ffbb, y compris ceux qui étaient payants la saison dernière.

Un pré imprimé de certificat médical et de surclassement simple sera à votre

disposition et téléchargeable gratuitement.

La nouvelle licence est composée d’un socle commun à tous avec 4 extensions

possibles

- L’extension « joueur compétition » donnera accès à toutes les pratiques en

compétition dans un club A

- 3 extensions secondaires qui donneront accès soit à une ASP/AST/Basket

entreprise dans un club B

Les extensions secondaires ne sont que des extensions de compétition vers une

extension compétition.

COMMENT FAIRE UNE CREATION DE LICENCE ?

Le club se connecte sur FBI =>

- Onglet Licences

- Gestion des Pré-Inscriptions

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- Clique sur « Créer »

- Remplir la fiche du licencié à créer = 4 éléments indispensables :

- NOM – PRENOM- DATE DE NAISSANCE – E MAIL

- Validation

- La génération d’un mail contenant un lien est envoyé directement au licencié.

Le licencié reçoit le mail, clique sur le lien.

-2-

Pour accéder au formulaire en ligne, il devra confirmer sa date de naissance.

Il remplit ensuite un formulaire de licence en plusieurs étapes.

• Son état civil avec possibilité de télécharger la photo qui apparaitra sur sa

licence dématérialisée.

N.B : Lorsque le licencié clique sur le lien, il saisira les informations demandées et

pourra également cliquer sur « assistance » pour poser ses questions au référent

licences du Comité (Niveau 1) N.B : Si une adresse mail est saisie dans la licence + pour le père + pour la mère : les 3 mails recevront le lien.

• Ses souhaits de pratique en fonction des extensions d’offre proposées par le

club sur son affiliation. La plus courante étant « compétition » + choix d’une ou

plusieurs fonctions au sein du club. (OTM, coach, Dirigeant…)

• Il aura la possibilité de télécharger directement les justificatifs (certificat

médical, CNI pas obligatoire pour les mineurs, surclassement, charte).

• Choisir son assurance.

• Validation du contrôle anti-dopage (obligatoire pour les mineurs).

• Communication avec la FFBB.

• Il finalise sa demande de licence.

Chaque validation d’étape permet de passer à l’étape suivante (si aucune erreur

bloquante n’apparait). Il sera possible de revenir sur une étape précédente seulement

à partir de l’étape n°5.

Lorsqu’il a tout rempli et vérifié, il valide définitivement son inscription.

A ce moment-là son statut change dans FBI, il est « En attente de validation par le

groupement sportif ».

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Le Club est responsable du contrôle final, il doit alors vérifier les documents

déposés et l’intégralité des renseignements (lisibles et conformes) pour la validée

définitivement entrainant un transfert au Comité pour vérification et surtout une

date de qualification. Pour cela, il recevra une notification à chaque fois qu’une pré-

inscription sera faite. Il pourra également se rendre sur le tableau des pré-

inscriptions et effectuer des recherches de pré-inscriptions selon divers filtres. (nom,

date de naissance, …)

Le Comité à 15 Jours pour vérifier les licences validées par les clubs.

• Dossier complet : le Comité valide la licence dématérialisée, un mail de

confirmation est envoyé au licencié et le club est averti.

• Dossier incomplet : Conséquence sportive :

COMMENT FAIRE UN RENOUVELLEMENT DE LICENCE ? Le club se connecte sur FBI =>

- Onglet Licences

- Gestion des licences

-4-

- Recherche en fonction des différents filtres ou pas.

- Résultat apparait à l’écran.

- Cocher en choisissant un seul licencié ou plusieurs ou TOUTE la liste en cliquant directement sur PRE INSCRIPTION EN BAS A DROITE.

- Message de confirmation de réinscription.

- Apparait alors un tableau qui permet :

• D’exclure celle qui ne fait pas partie du processus de dématérialisation les

étrangers par exemple

• En cliquant sur chaque licencié possibilité de modifier l’adresse mail si elle

est erronée

• Possibilité de demander à ce que la charte ou le surclassement soit joint en

cochant des items

- Les contrôles et terminés par le club, il valide et les mails contenant les liens

sont générés et envoyés aux licenciés.

Pour le licencié le processus est le même que pour la création sauf que les données

de l’année précédente seront déjà saisies puisqu’existantes dans FBI.

Il n’y aura donc qu’un contrôle, une rectification des données erronées et l’ajout des

pièces demandées.

INFO ASSURANCE : maintien de celle de la saison passée (2019/2020) ou changer

(exemple : si vous aviez souscrit l’option A, vous pouvez changer en B ou C, ou

inversement).

Mais vous ne pourrez pas choisir de la résilier «l’option N », sauf en envoyant une

lettre de résiliation en RAR avant le 31 MAI à la FFBB.

En cas de problème de réception par le licencié, vous avez la possibilité de retourner sur la

fiche du licencié et de lui renvoyer.

-5-

COMMENT FAIRE UNE MUTATION DE LICENCE ?

� PERIODE DE MUTATION : 1er JUIN au 15 JUILLET 2020 Le club se connecte sur FBI =>

- Onglet Licences

- Gestion des Pré-Inscriptions

- Clique sur « Créer »

- Rechercher le licencié concerné et lui envoyer une Pré-Inscription.

-6-

- Le licencié reçoit le mail, clique sur le lien.

-7-

- Le licencié devra noter le club quitté et le club d’accueil en plus du reste de la

fiche.

- Le processus reste le même que la création et le renouvellement : vérification,

rectification ajout des documents demandés.

- LE COMITE AURA LA POSSIBILITE DE MODIFIER UNE C2 EN C1 EN

FONCTION DES PIECES PRODUITES.

INFORMATIONS

Un club n’a pas de limite de temps concernant la validation du retour de la pré-

inscription = il peut attendre le paiement de la cotisation pour la validée.

N’arriveront au Comité que les licences validées en premier lieu par les clubs.

Le Comité pourra simplement en cochant des items communiqués avec le club et le

licencié.

Dans le meilleur des cas, la licence est validée par le comité, le licencié reçoit donc un

mail contenant le PDF de sa licence et un texte fédéral à lire jusqu’au bout.

LE PROCESSUS EST TERMINE.

Dans tous les cas si le licencié ne possède pas d’adresse mail il faudra produire une

demande de licence en format papier.

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POUR VOUS AIDER ET VOUS ASSISTER :

� Assistance Utilisateurs :

- Niveau 1 : Assuré par les référents licences des Comités via le site « e-licence ».

(clubs et licenciés) Vous pourrez également contacter votre référent licence :

Valérie au Comité 13 par téléphone 04.96.10.09.70 et/ou par email :

comite13basket@gmail.com

- Niveau 2 : Assuré par les référents licences des Ligues (nom et contact vous

seront indiqués prochainement) qui seront chargés de répondre aux

questions plus complexes et de prendre le relai des référents niveau 1

pendant leurs absences (congés…) + favoriser les échanges et le retour

d’expérience

� La FFBB à mis à votre disposition des tutoriels utilisateurs :

- Tous les documents et les modules de formation seront mis en ligne sur E-ffbb,

sur la plateforme de formation sporteef www.ffbb.sporteef.com et pour les

licenciés sur le site FFBB au fur et à mesure de leur élaboration.

- Il y aura également une vidéo You tube « FFBB Formation ».

https://www.youtube.com/watch?v=3wjrOYsa12o&t=2608s

- Vous trouverez également pour vous aider, les vidéos, sur le site du Comité 13,

dans la Commission des Licences.

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Fait le 14/05/2020