Salvare e condividere documenti online con il proprio gruppo di lavoro

Marco Giannone Lorenzo Turrioni Alessandro Polino Valerio Toscani

In questo terzo tutorial capiremo come condividere documenti tramite la piattaforma di collaborazione offerta dal servizio di ateneo.

PASSO - 1

Per usufruire del servizio di condivisione offerto dall’ateneo sulla piattaforma Office Live Workspace dobbiamo collegarci al sito: http://workspace.officelive.com/

Clicchiamo in alto a sinistra su accedi ed effettuiamo il login con le nostre solite credenziali: mail d’ateneo e password

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PASSO - 2

Ci troviamo quindi nella nostra pagina principale della nostra area di condivisione documenti.Al seguente link sono presenti tutorial e informazioni sulle varie funzionalità messe a disposizione.

Nel nostro caso vogliamo condividere un documento che abbiamo nel nostro computer. Clicchiamo quindi su “Aggiungi documenti” e ricerchiamo il documento desiderato.

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PASSO - 3

Abbiamo a questo punto importato nella nostra area di lavoro il documento che vogliamo condividere. Spuntiamo la casella per indicare che vogliamo compiere una azione su quel documento e clicchiamo su condividi

La stessa cosa può essere fatta con più documenti semplicemente selezionando i quelli che vogliamo condividere.

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PASSO - 4

A questo punto decidiamo chi saranno i redattori del documento e chi i visitatori semplicemente cliccando sull’icona a forma di rubrica e selezionando gli indirizzi delle persone che vogliamo facciano parte dell’una o dell’altra categoria.

Possiamo anche inviare un messaggio personalizzato insieme all’invito alla condivisione del documento.

Clicchiamo quindi su invia per confermare le scelte fatte.

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PASSO - 5

Abbiamo visto quindi come condividere un documento, ma questa non è l’unica forma di condivisione di documenti permessa. E’ possibile infatti creare anche vere e proprie aree di lavoro condivisibili con amici, colleghi e professori.

Nel menù a sinistra clicchiamo su “Nuova area di lavoro”

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PASSO - 6

A questo punto abbiamo di fronte una lista di aree di lavoro predefinite.

Scegliamo l’area di lavoro vuota.

PASSO - 7

Diamo quindi un nome alla nostra area di lavoro (in questo caso: “Esempio Area di lavoro”)

Per aggiungere documenti all’area di lavoro appena creata, usiamo la procedura imparata precedentemente

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PASSO - 8

Per decidere con chi condividere la nostra area di lavoro clicchiamo sul pulsante condividi posto sulla destra.

PASSO - 9

L’operazione di condivisione è uguale a quella utilizzata per condividere un singolo documento.

Dopo aver aggiunto i contatti con i quali vogliamo condividere l’area clicchiamo infine su Invia.

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PASSO - 10

Abbiamo a questo punto un’area di lavoro condivisa nella quale caricare, creare, visualizzare documenti.

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PASSO - 11

Uno strumento molto utile per la condivisione dei documenti con Office Live Workspaceè l’Add-in per Office. Questo strumento permette di salvare, modificare e caricare automaticamente i nostri documenti (Word, Excell e PowerPoint) sulla piattaforma Office Live Workspace senza dover passare per il browser.

Clicchiamo quindi qui e andiamo sul sito di Office Live Workspace per scaricare l’Add-in per Office.

Nella pagina clicchiamo sul bottone “richiedi subito”

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PASSO - 12

Ci troviamo quindi sul sito della microsoft per scaricare l’Add-in per Office.

In questa pagina clicchiamo sul bottone scarica (visibile in basso nella figura).

Si aprirà una nuova pagina ed una finestra pop-up nella quale cliccheremo su Scarica file per scaricare il file setup.exe

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PASSO - 13

A questo punto eseguire il file setup.exe per installare l’Add-in di Office.Conclusa l’installazione riavviamo il pc.A questo punto siamo in grado di interagire con Office Live Workspace direttamente dai nostri programmi Word, Excell e Power Point.

Apriamo ad esempio Word e creiamo un nuovo documento.

Clicchiamo sul simbolo di Office e sotto “Salva in Office” Live clicchiamo su “Accedi a Office Live Workspace beta”

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PASSO - 14

Si aprirà quindi una finestra per l’accesso ad Office Live Workspace.Nel campo “indirizzo posta” inseriamo il nostro indirizzo mail di ateneo e come password la nostra password.Prima di dare l’ok spuntiamo la casella di accesso automatico.

Dopo pochi istanti si aprirà una finestra nella cui sezione principale saranno presenti le nostre aree di lavoro

Apriamo ,cliccandoci due volte, quella in cui vogliamo salvare il nostro documento e clicchiamo su “Salva”.

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PASSO - 15

Per aprire un documento presente su Office Live Workspace clicchiamo sul bottone “Office” e selezioniamo sotto “Apri da Office Live” l’area di lavoro nella quale è presente il file che ci interessa aprire.

Si aprirà quindi una finestra nella quale saranno presenti i documenti contenuti nell’area di lavoro selezionata. Possiamo aprirli semplicemente selezionandoli e cliccando su “Apri”.

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