tulostuksenhallinta whitepaper

© Document House Oy 2013

Tulostuksenhallintapalvelut -

Managed Print Services Keskitetty tulostuksenhallinta ja sivuperusteinen

hinnoittelu parantavat tulosta

Sisältö

2 Tiivistelmä

3 Nykypäivän toimistojen tulostusympäristöt

4 Tulostuksenhallinnan ulkoistamisen edut

5 Tulostuksenhallintapalvelun palveluntarjoajan valitseminen

6 Tehokkaan tulostuksenhallintapalvelun toimittaminen

6 Vaihe 1: Arviointi

7 Vaihe 2: Suunnittelu

8 Vaihe 3: Toteutus

9 Vaihe 4: Hallinta

10 Loppusanat

Tulostuksenhallintapal

velut

VUOSIKERTA 1 NUMERO 2

Managed Print Services – Tulostuksenhallintapalvelut

Sivu 2 / 12 Document House Oy

Ratkaisu siirtyä käyttämään tulostuksenhallintapalveluita (Managed Print Services,

MPS) suuressa kansainvälisessä yrityksessä on helppo: muutama satanen per

työntekijä kerryttää nopeasti miljoonien säästöt. On kuitenkin muistettava, että

yhtä vakuuttavia säästöjä voidaan saavuttaa myös pienissä ja keskisuurissa

yrityksissä. (Tässä yhteydessä pienet ja keskisuuret yritykset määritellään

seuraavasti: niissä on yli 50 tulostuslaitetta (tulostimet, monitoimilaitteet) ja yli 200

työntekijää.)

Nykypäivän haastavassa markkinailmapiirissä yritykset joutuvat tarkkailemaan

kaikkia kuluja; kulujen leikkaamisesta on tullut merkittävä kilpailustrategia. Info-

Trendsin raportin mukaan 90 % yrityksistä ei kuitenkaan tunne asiakirjatuotantoon

liittyviä kulujaan tai arvioi ne liian pieniksi, vaikka nämä yritykset käyttävät jopa 15

% liikevaihdostaan asiakirjatuotantoon liittyviin toimintoihin (jopa 3 % pelkästään

tulostuskuluihin).

Keskikokoiset organisaatiot voivat säästää 20–30 % näistä kuluista ulkoistamalla

tulostusympäristönsä hallinnan. Tulostuksenhallintapalvelu analysoi ja leikkaa

tulostuksen kokonaiskäyttökustannuksia, kuten kulutustarvikkeiden, paperin, yllä-

pidon ja korjauksen, käyttötuen, ja energiankulutuksen aiheuttamia kuluja.

Tulostuspalvelu vapauttaa myös IT-, talous- ja hankintaresursseja, jotka voidaan

siten keskittää yritystoiminnan ydintarpeisiin.

Kun hinnoittelu perustuu todelliseen käyttöön, yritykset voivat luoda hyvin

ennakoitavia ja helpommin hallittavia tulostusympäristöjä. Yritykset saavat yhden

laskun yhdestä paikasta. Lasku käsittää kaikki tulostuskulut ja siten mahdollistaa

paremmat kustannusennusteet ja kulujen kohdentamisen.

Me Document Housessa olemme tuottaneet palveluita yrityksille jo vuodesta 1991.

Keräämämme tieto on auttanut meitä kehittämään monia parhaita käytäntöjä ja

työkaluja tulostustehokkuuden parantamiseksi.

Tässä artikkelissa käsitellään tulostuksenhallintapalveluiden ulkoistamisen tarjoamia

etuja, kokonaisvaltaisen strategian luomiseen vaadittavien prioriteettien

määrittämistä ja selkeiden tavoitteiden asettamista, palveluntuottajan

valintaperusteita ja yleisiä toimenpiteitä, joilla menestys saavutetaan.

Tiivistelmä

”Keskittämällä

tulostusympäristömme ja

siihen liittyvät palvelut yhdelle

palveluntarjoajalle

säästämme merkittävästi IT-

osastomme aikaa.

Kustannussäästöt nousevat

tulostusympäristön optimoinnin

myötä hiljalleen useisiin

kymmeniin prosentteihin.”

Cramo Oyj

Tuomas Myllynen

IT-kehityspäällikkö


Document House Oy Sivu 3 / 12

Kun yritykset etsivät säästöjä ja tehokkuutta, ratkaisuja harvoin tarvitsee hakea

lähintä tulostinta kauempaa. Yleensä tulostustoimintojen – tulostamisen,

kopioinnin, faksaamisen, ja skannaamisen – järkeistäminen tarjoaa merkittäviä

mahdollisuuksia säästää ja parantaa yritystoimintaa.

Monissa yrityksissä epäillään, että toimistoissa kulutetaan tulostamiseen edelleen

paljon enemmän aikaa ja rahaa, kuin olisi pakko. Olemme samaa mieltä.

Document House on tehnyt satoja asiakaskäyntejä ja haastatellut monia ihmisiä

yritysmaailmassa, minkä pohjalta olemme huomanneet, että vaikka yritykset

ovat jo käyneet läpi jonkinasteisen tulostusympäristön optimointiprosessin, ne

ovat pettyneitä toteutuneisiin kustannussäästöihin ja epävarmaan

laitehallintaan.

• Keskivertoyritys käyttää vuodessa noin 600 – 700€ työntekijää kohden

tulostukseen.

• Toimistotulostuksen kokonaiskuluista yleensä noin 50% ovat muita, kuin laitteista

kertyviä kustannuksia.

• Yleensä yritykset eivät seuraa tulostusympäristöön liittyviä kokonaiskustannuksia

lainkaan, vaikka kyseessä on yrityksille merkittävä menoerä.

• Yritykset pyrkivät tietoisesti vähentämään turhaa tulostusta. Erillistä

tulostuspolitiikkaa (Printing Policy) hyödyntää silti vain pieni osa yrityksistä.

InfoTrendsin raportti paljasti, että 90 % yrityksistä tietää hyvin vähän, jos mitään,

siitä miten paljon yrityksessä kulutetaan sisäiseen työpöytä- tai

verkkotulostamiseen, faksaamiseen, skannaamiseen ja kopiointiin. Niissä

yrityksissä, joissa näitä koskevia arvioita tehdään, 30–50 %:ssa arvioinnit eivät osu

oikeaan; yleensä koska laskelmat tehdään arvion, eikä todellisen käyttötiedon

perusteella.

Me Document Housella uskomme, että yritykset voivat leikata suoria

tulostuskulujaan jopa 250 euroa per työntekijä vuositasolla ja lisäksi saavuttaa

epäsuoria etuja. Säästöjen saavuttamiseksi yrityksen pitää kuitenkin ensin saada

tulostusympäristönsä hallintaan, mikä on vaikeaa kahdestakin syystä:

Tulostusympäristön hallinta on tehotonta ja hajanaista. Vastuuta koko

tulostusympäristöstä on harvoin rajattu. Eri osastot, kuten IT-, talous-, hankinta- ja

palveluosastot, sekä käyttäjät hallinnoivat joitain osia tulostusympäristöstä sen

sijaan, että yksi keskitetty ryhmä hallinnoisi tehokkaasti koko tulostusympäristöä.

Esimerkiksi yksittäiset hankinnat voivat johtaa siihen, että yrityksellä on enemmän

laitteita kuin se oikeastaan tarvitsee.

Laitteiston käytön piilokulut. Tulostuksen piilokulut, kuten laitehuolto ja kuluvat

tarvikkeet, voivat olla jopa 3–5 % yrityksen vuosittaisesta liikevaihdosta ja ne

voivat kerryttää merkittävän osan tulostinten ja monitoimilaitteiden

kokonaiskäyttökustannuksista. Nekin yritykset, jotka kohdentavat suurimman osan

tulostuksen kokonaiskäyttökustannuksista IT-budjettiin, yleensä kohdentavat

tulostuksen piilokulut yksittäisille kustannuspaikoille, joissa ne pysyvät piilossa

tavallisilta kokonaiskäyttökustannusarviolta.

Useimmat tulostimet ovat

alikäytössä... Yleensä yritykset

käyttävät tulostinta vain noin

15 minuuttia (2 %) kustakin

työpäivästä.

Nykypäivän toimistojen tulostusympäristöt



Siirtymällä keskitettyyn tulostuksenhallintapalveluun yritykset voivat parantaa

liiketoimintaprosessien tehokkuutta ja tehostaa toimintaa useilla alueilla:

Pienemmät ympäristövaikutukset. Optimoitu tulostusympäristö vähentää

tarpeettomien laitteiden hankintaa, mikä puolestaan pienentää jätteen määrää

ja energian kulutusta sekä vähentää toimiston tilantarvetta. Tarkempi laitteiston

käytön tuntemus mahdollistaa siirtymisen resursseja säästävään toimintatapaan,

kuten kaksipuoliseen tulostamiseen. Myös värin kulutusta voidaan hallita

paremmin.

Vapauttaa IT-resursseja. IDC:n raportin mukaan tulostusongelmat kattavat noin 23

% kaikista käyttötukipuheluista. Tulostuksenhallinnan ulkoistaminen vähentää IT-

osaston työtaakkaa ja vapauttaa resursseja käytettäväksi yrityksen

ydintoimintoihin.

Kasvava työntekijätuottavuus. Kun työntekijät joutuvat huolehtimaan tulostimien

päivittäisestä ylläpidosta, tarvikkeiden tilaamisesta ja värikasettien vaihtamisesta

sekä rutiinihuollosta, yrityksen tuottavuus kärsii. Tilanne on tällainen erityisesti

pienemmissä toimistoissa, joissa käyttäjämäärä laitetta kohden on hyvin pieni.

Loppukäyttäjät työskentelevät paljon mieluummin ympäristössä, jossa laitteet

toimivat hyvin ja työntekijän ei tarvitse puuttua niiden ylläpitoon. Tulostimien

hallinnan ulkoistaminen siirtää tukitehtävien taakan palveluntuottajalle, jolloin

työntekijät voivat keskittyä tekemään varsinaisia töitään.

Hyvä tulostuspalvelustrategia parantaa olemassa olevien laitteiden tehokkuutta.

Tulostuksenhallinta-

palvelun edut

• Matalammat

kokonaiskäyttö-kustannukset

• Ennustettavat

tulostuskulut

• Pienemmät

ympäristövaikutukset

• Vapauttaa hallinto- ja

IT-resursseja

• Parantunut

työntekijätuottavuus

Tulostuksenhallinnan ulkoistamisen edut



Tulostuksenhallintapalvelun

palveluntarjoajan valitseminen

Tulostuksenhallintapalvelun

avaintavoitteita

• Tulostuskulujen

leikkaaminen

• Tuottavuuden

kasvattaminen

• Resurssien hallinnan ja

vakauden parantaminen

• Suorituksen seuranta

Yksinkertaisin ja selkein tapa

mitata tulostuksenhallinta-

palvelun tarjoamia säästöjä

on käyttää kulutukseen

perustuvaa lähestymistapaa

ja sivuperusteista

hinnoittelua...

Tulostuksenhallinnan keventämistä suunnittelevan yrityksen tulisi kiinnittää

huomiota neljään parannusalueeseen:

• Tulostuskulujen leikkaaminen

• Yrityksen/työntekijöiden tuottavuuden parantaminen

• Resurssien hallinnan/vakauden parantaminen

• Parempi hallinta paremmalla suoritusten seurannalla

Tasapainon löytäminen näiden tavoitteiden välillä voi olla haastavaa varsinkin,

kun suurimmalla osalla yrityksistä ei ole muutoksenhallinnan vaatimaa talon

sisäistä arviointiin ja toimeenpanoon liittyvää osaamista. Yritykset saattavat myös

tarvita apua varmistaakseen, että näkyvät säästöt ovat varmoja ja jatkuvia.

Tämänhetkisen tulostusympäristön arviointi on ehdottoman tärkeää: jos kulutusta

ei tunneta, on mahdotonta ymmärtää, mistä säästökohteita löytyy. Jotta

säästöjä voidaan seurata, on tärkeää ensin löytää tulostuskulujen vertailutaso.

Kun yrityksellä on todenmukainen kuva tulostusympäristön

kokonaiskäyttökustannuksista, se voi aloittaa ympäristön optimoinnin lyhyen ja

pitkän aikavälin säästöjen saavuttamiseksi.

Korkea laatu vs. matalin hinta -ratkaisut

Useimmissa tapauksissa paras ratkaisu korostaa korkealaatuista palvelua

perinteisen matalimman yksikköhinnan hankintastrategian sijasta. Kaikista

parhaita ratkaisuja ovat yleensä palvelusopimukset (SLA), jotka tuottavat

taattuja säästöjä ja tehokkuutta.

Ei ole kuitenkaan aina helppoa löytää palveluntarjoajaa, joka voi tarjota tällaisen

sopimuksen. Yritysten pitää arvioida mahdollisten palveluntarjoajien suositukset

varmistaakseen, että ne todella ymmärtävät vaatimukset ja voivat toimittaa

täyden tarjouksen, johon sisältyvät myös todennetut parhaat käytännöt,

erityistyökalujen käyttö ja muutosprosessin vaatima erityisosaaminen.

Palveluntarjoajan tulisi myös voida hallita jatkuvia toimintoja niin, että tulokset

ovat kestäviä ja parannuksia voidaan tehdä myös tulevaisuudessa. Valitun

yhteistyökumppanin pitäisi lisäksi tarjota tulostukseen jatkuvaa kehitystä ja

parannustyötä, kun strategian toteuttaminen on aloitettu.

Mahdollisten palveluntarjoajien täytyy osoittaa kykynsä tarjota jatkuvaa

tulostuspalveluiden hallintaa selkeän palvelutasosopimuksen puitteissa.

Vaatimuksia ovat muun muassa seuraavat:

• Yrityksen tämänhetkisen tulostusympäristön todenmukainen ja täydellinen

arviointi, johon sisältyy myös täydellinen ja tarkka

kokonaiskäyttökustannusarvio (TCO).

• Sellaisen optimoidun ympäristön suunnitteleminen, joka tukee yrityksen

tavoitteita ja minimoi uusien investointien tarpeen käyttämällä jo olemassa

olevaa laitteistoa.

• Selvästi näkyvien, säännöllisten ja sopimuksella taattujen säästöjen

tuottaminen.

• Loppukäyttäjän tuottavuuden parantaminen laitteiston paremman

toimivuuden avulla vähentämällä kulutustarvikkeiden hallinnan tehtäviä ja

esittelemällä uusia innovatiivisia mahdollisuuksia.

• Tulostusympäristön keskitetty hallinta.

• Strategian jatkuva arviointi ja muokkaaminen niin, että parannuksia voidaan

tehdä jatkuvasti.

tavallisilta kokonaiskäyttökustannusarviolta.



Tehokkaan tulostuksenhallintapalvelun

toimittaminen

Sopimuksen tekeminen todellisten kokonaiskäyttökustannusten perusteella on

olennaisesti erilainen lähestymistapa kuin perinteinen halvimpaan yksikköhintaan

perustuva ostamisprosessi.

Kun tavoitteena on saada matalin yksikköhinta, hyvä tarjouspyyntö yksinkertaisesti

asettaa yhden myyjän toista vastaan. Yritys luo ensisijaisten toimittajien listan,

lähettää tarjouspyynnöt ja valitsee parhaan tarjouksen kuhunkin kauppaan.

Toimittaja harvoin tarjoaa kaupan ulkopuolisia etuja tai pitkän aikavälin

optimointiin liittyvää osaamista, eikä asiakasyritys ole yhtään lähempänä

paremman hallinnan tavoitettaan.

Palveluntarjoajan tulisi tarjota sopimus, joka takaa säästöjä käyttämällä jo

olemassa olevaa laitteistoa niin paljon kuin mahdollista. Palveluntarjoajan ei pitäisi

olettaa, että asiakas on valmis vaihtamaan koko laitteistonsa. Koko laitteiston

uusiminen ei ole kustannustehokas ratkaisu käsillä olevaan ongelmaan. On

ehdottoman tärkeää, että palveluntarjoaja osaa kehittää monen toimittajan

tulostuslaitteistosta koostuvaa ympäristöä.

Kun sopimus tehdään, siitä tulee ilmetä vertailuluku säästöjen seurantaa varten

sekä selkeät säästötavoitteet ja välitavoitteet, joiden avulla voidaan seurata

tavoitteeseen pääsyä. Yksinkertaisin ja selkein tapa mitata tulostuspalveluiden

tuottamia säästöjä on käyttää kulutukseen perustuvaa lähestymistapaa ja

sivuperusteista hinnoittelua, aivan kuten tehdessä puhelin-, sähkö- tai

vesisopimusta. Tällä keinoin säästöjä voidaan seurata yksikköhintatasolla, kun

asiakas maksaa vain käyttämästään, ja kulujen seurannasta tulee täysin

ennustettavaa ja läpinäkyvää.

Vaihe 1: Arviointi Sivuhinnoittelu sopimuksessa perustuu siihen, että laitteisto ja

käyttömäärät tunnetaan tarkasti. Karkea arvio ei ole riittävä, vaan asiakkaan tulee

ymmärtää tarkalleen, mitä kustakin tulostettavasta sivusta maksetaan. Paras tapa

tehdä sopimus, joka takaa varmat säästöt, on ensin tietää

kokonaiskäyttökustannukset tarkasti. Kun kustannukset tunnetaan, molemmat

osapuolet voivat sitoutua sopimukseen, joka on tarkoituksenmukainen ja takaa

säästöjä ja jonka avulla säästöjä voidaan seurata.

Tehokkaan kokonaiskäyttökustannuskuvan rakentaminen vaatii perinpohjaista

arviointityötä kaikissa, paitsi aivan pienimmissä, toimistoissa. Työ vaatii

erikoistyökaluja. Suosituimmat verkkopohjaiset työkalut tarjoavat vain arvioita, jotka

perustuvat laitteiden summittaiseen määräarvioon ja alan sivuhintakeskiarvoihin.

Nämä työkalut eivät tuota tarkkaa tietoa tietyn organisaation asiakirjatarpeista,

-välineistä tai -tulostuksesta.

Yleensä keskikokoisten yksiköiden johtajat ovat epävarmoja toiminnassa olevien

tulostuslaitteiden määrästä, niihin liittyvistä kustannuksista ja laitteiden todellisesta

tulostus-, kopiointi- tai faksimääristä. Nopea arviointi, joka perustuu johtajien

karkeisiin arvioihin, ei todennäköisesti osu kohdalleen.

Todellisen tulostustason löytämiseksi tarvitaan tarkkaa tutkimustyötä, joka tehdään

yhteistyössä asiakkaan ja palveluntarjoajan välillä. Sillä keinoin osapuolet löytävät

kokonaiskäyttökustannuksiin perustuvan vertailuluvun, jonka pohjalta säästöt

voidaan määrittää. Näin asiakas tietää, että säästöt ovat todellisia ja todella

parantavat organisaation tulosta, ja samalla palveluntarjoajalla on selkeät ja

saavutettavissa olevat tavoitteet.

Parhaisiin tuloksiin päästään

nelivaiheisella

lähestymistavalla:

Arviointi

Suunnittelu

Toteutus

Hallinta

Paras tapa tehdä sopimus,

joka takaa varmat säästöt,

on ensin tietää

kokonaiskäyttökustannukset

(TCO) tarkasti.



Asiakkaan ja palveluntarjoajan täytyy tehdä arvioinnissa yhteistyötä, koska siten

saavutetaan yhteinen sopimus takuusäästötasosta kokonaiskäyttökustannuksiin

verrattaessa. Todellisten kokonaiskäyttökustannusten tunteminen on avain

aitojen säästöjen tunnistamiseen ja tuo todellista etua organisaatiolle.

Kunnollisen ja tarkan arvion valmistuminen voi viedä viikkoja. Palveluntarjoajan

pitää tutustua kaikkiin laitteisiin ja niiden käyttäjämääriin ja määritellä, mitä

toimintoja käytetään ja mitä laitteilta vaaditaan.

Palveluntarjoajan työntekijät työskentelevät yhdessä IT- ja talousosastojen kanssa

määrittääkseen kaikki kustannukset, mukaan lukien hankinta- ja

käyttökustannukset, kulutustarvikkeiden kustannukset sekä korjaus- ja

ylläpitokustannukset, joihin lukeutuu myös IT-osastolle kertyvä taakka.

Kustannuksiin tulisi lukeutua ainakin seuraavat:

Tulostusympäristön kokonaiskäyttökustannusarvion kustannuserät

Laitteet • Leasing-/vuokrakulut

• Pääomakustannukset

• Arvonalennukset

Kulutustarvikkeet • Kulutustarvikkeiden ostohinnat

• Kulutustarvikejätteet

• Varastonhallintakulut

Käyttötuki ja ylläpito • Työ, käyttötukeen liittyvät kulut

• Ylläpito / osat / ”sivuhinta” – käyttökulut

• Aika ja materiaalit

Asennusten, siirtojen,

lisäysten, muutosten

ja käytöstä poistojen

hallinta (IMACD)

• IMACD-kulut

• Laitehallintakulut

• Päivitykset ja konfiguraatiokulut

• Koulutuskulut

Muut • Hankintakulut

• Toimittaja- ja sopimustenhallintakulut

• Hallinto- ja laskunkäsittelykulut

• Pääoma taseessa

• Loppukäyttäjän tuottavuuskulut(perustuen

henkilökunnan kuormittumiseen,

virheiden/jätteen vähentymiseen jne.)

• Tila- ja energiakulut

Vaihe 2: Suunnittelu Kestävien säästöjen saavuttamiseksi kannattaa kiinnittää

huomiota tulostusympäristön kehittämiseen prosessin alusta loppuun. Tärkeimpien

henkilöiden on tärkeää olla mukana prosessissa alusta alkaen, jotta voidaan

varmistaa, että he (samoin kuin palveluntarjoaja) todella ymmärtävät

päämäärät ja tukevat niitä.

Tehokkuuden saavuttamiseksi on ehdottoman tärkeää, että tarpeettomat

laitteet yhdistetään tai siirretään muuhun käyttöön. Suunnittelijan tulee kuitenkin

ottaa huomioon myös kunkin osaston ja käyttäjän ja sovelluksen erityistarpeet.

Suunnittelussa tulee myös käyttää siirtymäaikaa, jonka aikana tilannetta

tarkastellaan, jotta voidaan varmistua, ettei käyttäjien vaatimuksia ole jätetty

huomioimatta.

Lopullisessa ratkaisussa täytyy

voida hallinnoida jo

olemassa olevaa

laitekantaa, ja uusia laitteita

tulee ostaa vain silloin, kun se

on välttämätöntä todellisten

säästöjen tai tehokkuuden

saavuttamiseksi.



Emme voi liikaa painottaa jo tehtyjen investointien suojelemisen tärkeyttä.

Lopullisen tuotteen täytyy voida hallinnoida jo olemassa olevaa laitekantaa ja

uusia laitteita tulee ostaa vain silloin, kun se on välttämätöntä todellisten säästöjen

tai tehokkuuden saavuttamiseksi. On tärkeää, että palveluntarjoaja vastaa

yrityksen tarpeisiin eikä vain tartu tilaisuuteen myydä uusia laitteita.

On ehdottoman tärkeää valita palveluntarjoaja, joka voi helposti käyttää myös

kolmannen osapuolen laitteita kustannustehokkaasti. Jos palveluntarjoaja ei tähän

pysty, se todennäköisesti suosittelee laitteiston uusimista projektin alussa. On

kuitenkin osoitettu, että uusimisstrategia tulee todennäköisesti kalliiksi ja vähentää

tulostuksen hallintaan tehtyjen investointien luomia säästöjä.

Tulostuksenhallintapalvelusta tehdyn sopimuksen täytyy tukea kaikkia laitemerkkejä

niin, että palveluntarjoaja hallinnoi kaikkien säilytettyjen laitteiden kulutusta ja

prosesseja. Nämä kulut tulee sisällyttää sivuhintaperusteiseen sopimushintaan.

Palveluntarjoajan suunnitelman pitäisi myös kattaa kaikki tulostusympäristön

tulostimet, mukaan lukien kopiokoneet ja faksit. Lisäksi suunnitelmaan tulee

sisällyttää myös henkilökohtaiset tulostimet. Tällä varmistetaan, että

kokonaiskäyttökustannukset on laskettu oikein ja että ennustetut säästöt ovat

todellisia; ne kattavat koko tulostusympäristön, eivät vain verkossa olevia laitteita.

Vaihe 3: Toteutus Toimiston tulostusympäristön hallintaan saaminen ei ole yksin-

kertaista. Jotta muutoksen hallinta olisi tehokasta, palveluntarjoajan tiimin on

oltava taitava muuttamaan toimistoympäristöä samalla, kun se ylläpitää

jatkuvuutta organisaation läpi kulkevan muutoksen aikana. Tämä on erityisen

tärkeää organisaatioissa, joilla on monta toimipistettä.

Toteutuksen aikana käyttäjät voivat siirtyvät esim. uuteen käyttöympäristöön, jossa

vähemmän mutta paremmin toimivia laitteita. On erityisen tärkeää, että

palveluntarjoaja on tavoitettavissa ja tukee käyttäjiä tehdäkseen siirtymäajasta

miellyttävän. Jos loppukäyttäjän tarpeita ei oteta huomioon eikä käyttäjä saa

tarvitsemaansa tukea, hanke ei saavuta täyttä menestystä.

Tiimillä on kurinalainen ja tunnustettu lähestymistapa muutoksen hallintaan, jonka

on todistettu tuovan kestäviä ja mitattavissa olevia parannuksia yritystoimintaan,

eikä tiimi hyväksy epämääräisiä tavoitteita tai vaikeasti määriteltäviä lupauksia.

Näin projekti ei voi jämähtää kinasteluksi mitattavista tuloksista.

Yrityksen ydinrakenteen tai prosessien muuttaminen on yleensä suuri ja

monivaiheinen projekti. Tähän voi sisältyä käytössä olevien, useampien valmistajien

laitteiden säilyttäminen käytössä niin kauan, kun siitä on hyötyä. Näin vältetään

loppukäyttäjille aiheutuvia häiriöitä ja alkuvaiheen pääomainvestointeja, joten

taloudelliset vaikutukset nähdään nopeammin.

Vaiheittaisen muutoksen aikana palveluntarjoajan tulisi olla vastuussa kaikkien

laitteiden seurannasta keskitetysti ja vastata kaikkien asennusten, siirtojen, lisäysten,

muutosten ja käytöstä poistojen hallinnasta (IMACD), sekä tulostukseen liittyvien

tukipalvelujen tarjoamisesta. Näin siirtymävaiheessa pysytään aikataulussa ilman,

että yrityksen omien työntekijöiden tarvitsisi ottaa hoidettavakseen lisätehtäviä.

On tärkeää valita

palveluntarjoaja, joka voi

helposti käyttää myös

kolmannen osapuolen

laitteita

kustannustehokkaasti.

Tiimillä tulisi olla

kurinalainen ja

tunnustettu

lähestymistapa

muutoksen hallintaan…

Muuten projekti saattaa

jämähtää kinasteluksi

mitattavista tuloksista.



…jatkuva laitteiston

hallinta, valvonta,

analysointi ja optimointi

yleensä tuottavat

merkittäviä ja odotta-

mattomia säästöjä.

Vaihe 4: Hallinta Tulostuksenhallintapalveluun siirtymisen edut näkyvät kahdella

alueella:

• Koko organisaation siirtymisestä optimoituun tulostusympäristöön koituvat

ilmeiset tulokset.

• Vähemmän ilmeiset, mutta jatkuvat parannukset, jotka tulevat esiin, kun

laitteiston käyttöaste kasvaa ja löydetään uusia keinoja parantaa

tehokkuutta.

Jotta lähestymistapa voisi olla aiemmin kuvaillun kaltainen, täytyy noudattaa

kolmea palvelunhallinnan prosessia (laitehallinta, valvonta, raportointi).

Toimittajan työkalujen, työntekijöiden ja rakenteen tulisi tukea sitä.

Print Fleet Data Collection Agent (DCA) on tehokas laitteistonhallintatyökalu,

jonka avulla Document House pystyy keräämään tietoa asiakkaan koko

tulostusympäristöstä. Agentti toimii asiakkaan tiloissa Windows-pohjaisella

työasemalla tai palvelimella. DCA kerää tiedot laitteista, ja lähettää ne http(s)

väylää pitkin. Erillistä VPN yhteyttä ei siis tarvita.

Print Fleet Enterprice(PFE) on hallintapalvelin, joka kerää DCA:sta lähtevän

tiedon. PFE:n avulla seuraamme laitteiden tilaa reaaliajassa ja vastaanotamme

käyttötarvike- ja vikahälytykset. Kerättyä tietoa hyväksikäyttäen pystymme

toimittamaan asiakkaalle mm. yksityiskohtaisia käyttömäärä-raportteja.

Document House tulostuksenhallinta.fi on selainpohjainen työkalu, jonka avulla

asiakkaamme pystyvät seuraamaan oman tulostusympäristönsä tilaa

hyväksikäyttäen mm. interaktiivisia pohjakuvia.

Document House Palveluorganisaatio: Asiantunteva palveluorganisaatiomme

koostuu alan ammattilaisista, joiden avulla toimitamme asiakkaillemme

ensiluokkaisia konsultointi- ja tukipalveluita.

Valitsemasi palveluntarjoajan tulisi voida tarjota työkalut, ohjelmistot sekä

keskitetty tuki ja hallinta, jota tarvitaan jatkuvan ja järjestelmällisen ratkaisun

toimittamiseen koko organisaatiolle. Se tarkoittaa sitä, että hallinta ei ulotu vain

laitteistoon, vaan myös vaadittuun palvelutasoon, mukaan lukien

kulutustarvikevaraston täydentäminen, laitteiston korjauspalvelut ja käyttötuki.

Palveluntarjoajan täytyy voida lähettää sellainen koontilasku kullekin

toimipisteelle tai ryhmälle, jossa on mukana yksityiskohtainen hallintaraportti.

Palveluntarjoajan tulisi raportoida säännöllisesti uusista säästö- ja

järkeistämismahdollisuuksista, esimerkiksi muutokset tulostusympäristössä silloin,

kun liiketoimintavaatimukset muuttuvat. Sen tulee myös pystyä toteuttamaan

vaaditut parannukset.

Tieto on avain toimivaan tulostusympäristön hallintaan

Keskeiset mittausarvot eivät ole vain kertaluontoisia mitattuja lukuja ja

tavoitelukuja kaaviossa. Ne ovat tavoitteita vähittäisistä parannuksista, jotka

perustuvat jatkuvaan päivittäiseen tiedonkeruuseen, jossa kerätään niin

taloudellista kuin käyttömäärätietoakin unohtamatta asiakkaan ääntä, eli

loppukäyttäjän tyytyväisyystasoa.

Arviointi, jolla kokonaiskäyttökustannustaso määritettiin, toimii myös karttana, joka

tukee tärkeiden mittausarvojen löytämistä laitteiston jatkuvan optimoinnin

mahdollistamiseksi. Useimmissa tapauksissa jatkuva laitteiston hallinta, valvonta,

analysointi ja optimointi yleensä tuottavat merkittäviä ja odottamattomia

säästöjä.

Asiakkaan ja palveluntarjoajan täytyy tehdä arvioinnissa yhteistyötä, koska siten



Säilyttääkseen kilpailukykynsä haastavassa markkinaympäristössä organisaation

tulee ajatella tulostuksenhallintastrategiaansa uudelleen. Keskitetyn hallinnan

puuttuminen on tehnyt monen yrityksen tulostusympäristöstä rönsyilevän ja

hallitsemattoman ympäristön. Yritykset yleensä kuluttavat tulostukseen enemmän

kuin niiden tarvitsee, vaikka raha olisi tiukassa.

Kun koko toimiston tulostusympäristön rakennetta katsotaan tarkasti ja kokonais-

valtaisesti ja sen hallintaan nimetään henkilö, voidaan kuluja ja turvallisuusriskejä

vähentää ja työtehoa lisätä.

On epätodennäköistä, että yrityksellä olisi talossa osaamista, jota tarvitaan

tulostusympäristön kokonaiskäyttökustannusten tehokkaaseen arviointiin ja

analysointiin. Yhteistyössä kokeneen kumppanin kanssa organisaatio voi suunnitella

tulostusympäristön, joka maksimoi säästöt, parantaa yritystoimintaprosesseja ja

vapauttaa yrityksen toiminnalle tärkeitä resursseja tärkeämpiin tehtäviin. Lisäksi

yhteistyö voi poikia pitkän aikavälin strategioita, joilla voidaan saavuttaa

lisäsäästöjä ja tehokkuutta, jotka takaavat jatkuvan hyödyn.

Keskitetty tulostuksenhallintapalvelu tuottaa selkeitä säästöjä, parempaa

tuottavuutta ja muita kilpailuetuja:

• Vapauttaa yrityksen IT-, talous-, ja hankintaresursseja

• Vähentää kokonaiskäyttökustannuksia

• Parantaa ennustettavuutta tulostuskuluihin

• Vähentää energian ja paperin kulutusta, jätemääriä ja päästöjä

• Parantaa työntekijätuottavuutta

Document House toimittaa ratkaisuja, jotka kattavat koko

tulostuksenhallintaprosessin ja muodostavat kokonaisuuden asiakkaan jo

omistamien laitteiden kanssa. Autamme organisaatioita leikkaamaan kuluja ja

parantamaan toimintaa näkyvästi ja mitattavasti.

Lisätietoja saat osoitteesta www.documenthouse.fi

Loppusanat

Tehokas tulostusympäristö

voi tuottaa selkeitä

säästöjä, parempaa

tuottavuutta ja muita

kilpailuetuja.

http://www.documenthouse.fi/



Muistiinpanoja