M A K A L A H

“KONVERSI SISTEM MANAJEMEN KOMPUTER DI PERUSAHAAN”

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen Komputer.Dosen : Hendra jatnika S. Kom.

Disusun Oleh

BENI MUNAWAR GOJALIMIF W4/09

NPM : 09402214

MANAJEMEN INFORMATIKA ( MIF )POLITEKNIK PIKSI GANESHA

BANDUNGD A F T A R I S I

Halaman :

DAFTAR ISI ..................................................................….............................................……..

ABSTRAK……………………………………………………………………………………..

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah..…………...…………………………………………..

1.2. Identifikasi Masalah….…………………………………………………………

BAB II LANDASAN TEORI

2.1. Sistem Informasi dan Tujuan...............................................................................

SisteIiInformaso……………..…………....……............................................................... 2.2. Prinsip Umum Penyusunan Sistem Informasi...............………………………...

3.3. Tahap-tahap Penyusunan Sistem……………………………………………….

mm……………………………..……………….BAB III PENERAPAN SISTEM INFORMASI DI PT. EWINDO

3.1. Tahap Perencanaan....................................……..................................................

3.2. Tahap Analisa........... …………………………………………………………..

3.3. Tahap Design.......................................................................................................

3.4. Tahap Implementasi.............................................................................................

3.5. Tahap Pengoperasian dan Pemeliharaan..............................................................

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

DAFTAR PUSTAKA

BAB IPENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Perusahaan merupakan salah satu bagian dari dunia usaha, dan setiap perusahaan

apakah itu perusahaan manufaktur ataupun perusahaan dagang, selalu memerlukan sistem

informasi. Menyadari begitu pentingnya suatu sistem informasi dalam menjalankan

kegiatan usaha, maka perusahaan harus memiliki sistem yang baik agar kegiatan usaha yang

dilakukan dapat berjalan lancar sebab suatu sistem yang baik akan menghasilkan kegiatan

yang terencanan, terarah dan terpadu sehingga apa yang diharapkan oleh perusahaan akan

terwujud.

Dari sekian banyak kegiatan perusahaan tersebut salah satunya adalah sistem

pembelian. Sistem Pembelian ini merupakan salah satu sistem dalam proses pengadaan

barang atau merchandising. Sistem pengadaan barang ini merupakan salah satu fungsi

penting dalam kegiatan suatu perusahaan dagang. Sebagaimana kita ketahui bahwa kegiatan

dalam perusahaan dagang adalah membeli barang-barang untuk dijual kembali kepada

konsumen.

Masalah-masalah yang sering timbul dalam proses pengadaan barang ini adalah

barang-barang apa sajakah yang harus dibeli, kebijakan-kebijakan apa yang harus diterapkan

pada pemasok, bagaimana kita bisa mengetahui barang yang telah dipasok dapat dijual dan

banyak lagi masalah yang dapat kita kupas dari proses pengadaan barang ini.

Berdasarkan permasalahan tersebut maka kami membuat pembahasan untuk

memenuhi tugas Mata Kuliah Sistem Informasi ini dengan mengambil tema :

”PENERAPAN SISTEM INFORMASI STUFF REPLENISHMENT PADA OUTLET

BINAAN PT EWINDO”

1.2. Identifikasi Masalah

Masalah-masalah yang akan kami bahas sehubungan dengan tema yang kami ambil

adalah :

1. Bagaimana pelaksanaan Sistem Informasi dan prosedur pengadaan barang yang

diterapkan oleh Outlet-outlet

2. Bagaimana proses implementasi dapat berjalan serta bagaiamana proses pemeliharaan

pasca penerapan Sistem Informasi

3. Apa kendala yang dihadapi selama proses Implementasi serta bagaimana

menghadapinya

4. Bagaimana caranya agar Penerapan Sistem Informasi dapat berjalan secara kontinue

dan berkesinambungan.

BAB IILANDASAN TEORI

Setiap perusahaan baik perusahaan yang bergeraak dalam bidang dagang maupun

manufaktur baik itu perusahaan besar ataupun kecil , memerlukan suatu sistem informasi

yang baik dalam menjalankan operasi perusahaannya. Sistem informasi ini merupakan

merupakan suatu sarana bagi manajemen perusahaan guna mendapatkan informasi yang akan

digunakan untuk memimpin dan mengawasi jalannya perusahaan serta untuk pengambilan

keputusan.

Sistem informasi ini merupakan bagian yang terpenting bagi manajemen didalam

memperoleh informasi yang tepat dan dapat dipercaya, terutama mengenai data keuangan

dari suatu perusahaan. Data-data dan informasi ini yang diperoleh dari suati Sistem

informasi dapat digunakan oleh pihak manajemen perusahaan itu sendiri dari Top

Managemen, Middle manajemn sampai pada Low Managemen serta pihak liar perusahaan

yang terdiri dari para pemegang saham, investor, bank , fiskus dan lain-lain.

Para pemakai intern perusahaan khususnya pimpinan puncak sangat berkepentingan

atas berbagai informasi dalam mengelola perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan

sebagaimana yang telah ditetapkan, sedangkan pihak pemakai ekstern sangat berkepentingan

atas informasi yang dikeluarkan oleh perusahaan dalam membantu menilai efektif tidaknya

hal-hal yang berhubungan dengankepentingan mereka terhadap perusahaan . Kemampuan

mengelola informasi bagi suatu perusahaan akan mempengaruhi kualitas informasi yang

dihasilkan.

2.1. Sistem Informasi dan Tujuan Sistem Informasi

Berdasarkan kepada konsep manajeman, manajemen memiliki fungsi untuk

merencanakan, menyusun(mengorganisir), menempatkan, mengarahkan dan mengendalikan

apakah rencanan yang dibuat telah terealisasi dengan baik. Untuk menjalankan fungsi

tersebut manajemen tidak mungkin dapat melakukannya tanpa memiliki informasi

berkualitas yang diperlukan.

Informasi yang diterima oleh manajemen selain harus berkualitas (akurat, tepat

waktu, lengkap, relevan) juga informasi tersebut harus selaras dan saling berkaitan dengan

informasi-informasi lainnya yang ada di suatu organisasi. Informasi yang digunakan oleh

manajemen untuk membantu melaksanakan fungsinya disebut sebagai informasi manajemen,

informasi manajemen dihasilkan oleh suatu sistem informasi manajemen. Jadi peran sistem

informasi manajemen bagi suatu organisasi adalah mendukung operasi bisniss perusahaan,

sistem pengambilan keputusan dan keunggulan bersaing secara strategis.

Menurut DR.Azhar Susanto,Mbus, Ak. dalam bukunya Sistem Informasi Manajemen:

” Sistem Informasi Manajemen merupakan kumpulan dari sub-sub sistem yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam proses pengambilan keputusan saat melaksanakan fungsinya”.

Informasi manajemen yang disajikan oleh sistem informasi manajemen bagi

kepentingan manajemen harus dapat mendukung pelaksanaan fungsi manajemen

sehingga informasi manajemen yang dihasilkan haruslah berkualitas. Seperti yang

diungkapakan oleh Mc Leod bahwa pada intinya informasi itu harus :

1. Relevan : Informasi yang diterima harus sesuai dengan yang dibutuhkan

Systems Can Be Composed of Subsystems or Elemental Parts

Subsystem A-2

Subsystem A-3

Subsystem B-2

Subsystem B-1

System

Subsystem A Subsystem B ElementalPart C

Subsystem A-1

Elementalpart B1 1-18

2. Tepat waktu : Informasi harus tersedia pada saat diperlukan

3. Akurat : Informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya

4. Lengkap : Informasi yang diberikan tidak sepotong-sepotong dan sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa Penyusunan Sistem informasi yang

dilakukan oleh suatu perusahaan mempunyai tujuan sebagai berikut :

1. Untuk Meningkatkan informasi

Yaitu informasi yang tepat guna, terpercaya dan tepat waktu. Dengan kata lain sistenm

informasi harus dengan cepat cepat dan tepat dapat memberikan informasi yang

diperlukan.

2. Untuk Meningkatkan Sistem Internal Cek atau Sistem Pengendalian Intern

Yaitu sistem pengendalian intern yang diperlukan agara dapat mengamankan kekayaan

perusahaan.. Ini berarti bahwa sistem informasi yang disusun juga harus mengandung

kegiatan sistem Pengendalian Intern (Internal Cek)

3. Untuk Dapat Menekan Biaya

Ini berarti bahwa biaya tata usaha untuk menyusun sistem informasi harus seefisien

mungkin.

2.2. Prinsip Umum Penyusunan Sistem Informasi

Pada dasarnya dalam menyusun Sistem Informasi suatu perusahaan sangat tergantung

selain pada jenis-jenis perusahaan juga pada organisasi perusahaan berikut aktivitasnya dan

kadang-kadang persepsi manajemen sangat menentukan atau bangunan sistem informasi

The CBIS ModelThe CBIS ModelComputer-based

Information System

(CBIS)

Accounting Information System

ManagementInformation System

Decision SupportSystems

The VirtualOffice

Knowledge-basedSystems

DecisionsDecisions

ProblemProblem

InformationInformation

ProblemProblemSolutionSolution

1-23

yang akan disusun. Akan tetapi prinsip umum sebagi dasar yang harus ditempuh dalam

penyusunan Sistem Informasi untuk berbagai perusahaan adalah sebagai berikut :

1. Menganalisa semua transaksi yang ada pada perusahaan baik secara harian atau

bulanan

2. Mengumpulkan catatan berbagai jenis transaksi dalam bentuk formulir-formulir,

buku-buku dan catatan yang tepat

3. Menganalisa kegiatan intern cek atau uji coba untuk seluruh kegiatan perusahaan

4. Mencatat dalam buku-buku, transaksi-transaksi yang telah dikumpulkan dalam

formulir

5. Merancang daftar dan laporan-laporan yang harus disusun dari transaksi-transaksi

yang telah dicatat.

6. Mengurus secara terus menerus kegiatan pengawasan intern secara periodik

7. Menyusun berbagai laporan yang terartur untuk pihak intern dan ekstern perusahaan.

Dalam penyususnan Sistem informasi juga harus mempunyai unsur-unsur Sistem

Pengendalian intern sebabagai berikut :

1. Pemisahan Fungsi dalam organisasi

2. Sistem Otorisasi

3. Praktek Yang sehat

4. Karyawan yang berkualitas

5. Satuan Pengawas Intern

2.3. Tahap-tahap Penyusunan Sistem Informasi

Menurut Mc Leod tahap-tahap penyusunan Sistem Informasi dibagi dalam beberapa

tahap sebagai berikut :

1. Tahap Perencanaan (Plan Phase)

Tahap perencanaan adalah tahap pembuatan semua rencana yang berkaitan dengan

proyek pembuatan Sistem Informasi. Rencana-rencana yang dibuat dapat dapat

dituangkan dalam bentuk beberapa dokumentasi yang memuat semua point-point

penting dalam perencanaan meliputi study kelayakan, budget , sumber daya dan

alokasi waktu

2. Tahap Analisa (Analysing Phase)

Tahap Analisa adalah tahap menganalisa workflow sistem manajemen yang sedang

berjalan dan mengidentifikasi apakah workflow telah efisien dan sesuai dengan

standar tertentu. Semua hasil analisa akan didokumentasikan dan dipakai sebagai

pedoman saat melakukan desain. Tahap analisa ini biasanya dilakukan oleh Business

Process Analyst (BPA) yang berpengalaman dan memahami workflow sistem

manajemen di area yang sedang dianalisa

3. Tahap Design (Design Phase)

Tahap Design adalah tahap yang sangat penting dalam siklus pembuatan sistem

informasi karena tahap ini menentukan fondasi sistem informasi. Kesalahan dalam

desain dapat menimbulkan hambatan bahkan kegagalan. Sebaliknya, desain yang baik

akan mebuat pengembangan (development), peningkatan fungsi (enhancement) dan

pemeliharaan (maintenance) sistem informasi menjadi mudah dan efisien. Ada dua

jenis desain yang dibuat dalam proses ini yaitu :

a. Desain Proses Bisnis

Yaitu mendisain semua proses workflow agar menjadi lebih lebih efisien dan

menjadi satu kesatuan yang merupakan tujuan utama sistem informasi.

Misalnya melakukan restrukturisasi organisasi, empersiapkan sumber data

yang diperlukan dan menyusun bahan training.

b. Desain Pemrograman

Yaitu membuat desain yang diperlukan untuk pemrograman berdasarkan

desain proses bisnis yang telah dibuat. Dalam desain pemrograman ini

termasuk di dalamnya Desain Database, Desain Screen Lay out, Desain

Diagram Proses dan desian Report Lay Out.

4. Tahap Implementasi

Tahap Implementasi adalah proses untuk menerapkan sistem informasi yang telah

dibangun agar user dapat menggunakannya mengantikan sistem informasi yang lama.

Pada tahap implementasi dilakukan beberapa proses :

a. Memberitahu User (Notify User)

b. Melatih User (User Training)

c. Memasang Sistem (Insatall System)

d. Entry/Konversi Data ( Data Entry/Convertion)

e. Siapkan User ID

5. Tahap Pengoperasian dan Pemeliharaan

Tahap ini adalah tahap paling akhir dalam siklus penyusunan sistem informasi.

Dalam tahap ini terdapat beberapa pekerjaan rutin yang perlu dilakukan terhadap

sistem informasi antara lain :

a. System Maintenance

Yaitu pemeliharaan sistem informasi baik dari segi Hardware/oft ware

b. Back Up and Recovery

Yaitu kegiatan membuat duplikasi program aplikasi dan data base dan

pengamanan

c. Data Archieve

Proses mengekstraksi data daridata base dan menyimpannya di media lain

d. System Modification and Enhancement

Yaitu mengubah dan menambaha sebagian workflow funsi sitem informasi

e. System and Code Review

Yaitu Mengkaji sistem Informasi apakah sudah efisien dan sesuai dengan

workflowmanajemen dan jika ditemukan ketidaksesuaian yang perlu

diperbaiki maka dilakukanlah modification

f. Help Desk

Yaitu Bagian dari IT yang bertugas sebagai customer service.

Achieving the CBISAchieving the CBIS

1-29

Roles Played by the ManagerRoles Played by the Managerand by the Information Specialistand by the Information Specialist

Implementation

Phase Manager Information Specialist

Control

Control

Control

Control

Planning

Analysis

Design

Use

Define problem Support

System Study

Design system

Implement system

Make available

1-31

BAB IIIPENERAPAN SISTEM INFORMASI STUFF

REPLENISHMENT OUTLET BINAAN (PT EWINDO)

Dalam menjalankan usahanya PT. Ewindo sangat bergantung pada proses pengadaan

barang yang dijualnya. Untuk itu proses Pengadaan Barang ini menjadi proses yang sangat

vital dalam operasional.

Banyak bagian-bagian yang terkait dalam Sistem Pengadaan Barang ini adalah :

1. Buyer

Tugas seorang Buyer adalah :

Menentukan assortment planning sesuai dengan konsep Outlet untuk

mencapai perolehan margin yang maksimal

Sourcing produk untuk mendapatkan kualitas merchandise yang terbaik

Mendapatkan produk dengan harga pokok produk murah dan kualitas baik

serta menetapkan harga jual yang kompetitip dalam rangka pencapaian margin

Membuat rencana penjualan dan rencana promosi

Mengontrol dan bertanggung jawab terhadap ketersediaan barang

Mengelola Cepatnya tingkat perputaran barang

2. Bagian Accounting (Account Payable) dan Finance

Tugas Bagian Accounting :

Mencatat seluruh proses peneriamaan dan pengeluaran uang terutama yang

berhubungan dengan pembayaran kepada supplier

Mencatat keluar masuknya barang di Inventory control

Melakukan pembayaran kepada supplier

3. Bagian Ekspedisi/Penerimaan Barang

Tugas Bagian Ekspedisi/Penerimaan Barang

Menerima pengiriman barang dari supplier

Mengatur keluar masuknya barang di gudang

Mengontrol dan mengawasi perputaran barang di gudang

Membuat estimasi permintaan barang

Membuat purchase order untuk dikirim ke supplier

4. Supervisor Area

Tugas Supervisor Area adalah :

Bertanggung jawab terhadap operasioanal counter di outlet

Membuat permintaan barang yang kosong

Melakukan supervisi terhadap para canvaser

Memberikan pelayanan yang prima kepada pelanggan

Membuat laporan perubahan harga/mutasi harga

Seiring dengan meningkatnya aktivitas bisnis yang menyebabkan makin kompleksnya

permasalahan dan komunikasi yang dihadapi dan semakin tingginya kemampuan komputer

yang melahirkan berbagai kemungkinan aplikasi yang dapat membantu meningkatkan

efisiensi dan efektivitas operasi serta menghadapi tingkat persaingan tang tinggi maka

Manajeman Matahari mulai menerapkan Sistem Informasi Barang dengan Sistem Informasi

Replenishment yaitu penerapan Sistem re-Order point secara komputerisasi dimana

pengorderan barang dilakukan secara otomatis tanpa melalui proses perencanaan dan

pengecekan barang secara manual.

Dengan Sistem Informasi Stuff Replenishment ini diharapkan manajemen dapat

memperoleh informasi apa saja yang berkaitan dengan perusahaan dengan mudah, cepat,

akurat dan on line. Informasi ini bisa diperoleh hanya dengan beberapa ketukan di keyboard

komputer (Information in your fingertips) mulai dari informasi jumlah merchandise di

counter dan di gudang, penjualan sampai pada informasi keuangan lainnya.

Selain itu dengan Sistem Informasi Stuff Replenishment bisa memberikan pelayanan

yang cepat kepada supplier selaku mitra bisnis dan memberikan layanan prima kepada

pelanggan. Untuk membangun Sistem Informasi Stuff Replenishment ini perusahaan tidak

dapat membangunnya dengan waktu sekejap seperti membalikkan tangan. Perusahaan perlu

beberapa tahap untuk dapat mewujudkannya dimana setiap tahap membutuhkan persiapan

yang matang. Adapun tahapannya adalah sebagai berikut :

3.1. Tahap Perencanaan (Plan Phase)

Dalam tahap perencanaan, hampir semua pihak yang berkaitan dengan proses pengadaan

barang diikutsertakan. Pada Tahap perencanaan ini juga semua rencana-rencana yang dibuat

dituangkan dalam bentuk beberapa dokumen yang memuat semua point-point penting

perencanaan yang perlu dibuat dalam pembangunan Sistem Informasi, antara lain:

1. Feasibility Study, yaitu membuat study kelayakan untuk sistem informasi yang akan

dibuat, seperti membuat kajian bagaimana proses pengadaan barang akan berjalan dengan

sistem replenishment dan bagaimana pengaruhnya pada pekerja/ user, pada supplier

selaku pemasok barang dan kepada pelanggan.

2. Budget, yaitu membuat alokasi dan pengaturan pembiayaan proyek yang termasuk di

dalamnya adalah :

a. biaya pembelian komputer hardware, software and program yang dibutuhkan

yaitu :

Komputer

Client Server

Printer

Program

b. Biaya Training

c. Biaya Implementasi

d. biaya perjalanan dan biaya lembur

3. Sumber Daya, yaitu membuat alokasi sumber daya yang akan dipakai dalam

penerapan sistem baru misalnya jumlah tim atau orang yang terlibat, ketersediaan

perangkat komputer dan sumber daya lainnya. Antara lain sumber daya manusia yang

turut terlibat yaitu :

a. Business Process Analyst (BPA)

Bertugas menganalisa workflow (urutan proses) sistem manajemen yang sedang

berjalan dan medesain workflow baru yang lebih efisien

b. System Analyst

Bertugas mendesain hal-hal yang berkaitan dengan pemrograman berdasarkan

hasil desain BPA yaitu mendesain database, diagram proses. Screen layout, dan

report layout.

c. Programmer

Bertugas menulis program komputer dengan bahasa komputer tertentu

berdasarkan desain pemrograman yang dibuat oleh Sistem analyst.

d. Tester

Bertugas melakukan testing terhadap sistem informasi.

e. System and Data base Administrator

Bertugas bertanggung jawab terhadap keamanan sistem informasi dan server data

base.

f. Hardware Team

Bertugas menangani perangkat keras (hardware)

g. Operasional Team

Bertanggung jawab pada kegiatan operasional sehari-hari: back up data, dll

h. Maintenance Team

Bertanggung jawab terhadap pemeliharaan sistem informasi

I Help Desk

Layanan pelanggan yang akan memberi bantuan pada user jika diperlukan

j. User (pemakai)

4. Cakupan (Scope) yaitu menentukan batasan ruang lingkup system informasi yang

akan dibangun. Dalam hal ini seluruh pihak melakukan semua persiapan diantaranya :

Menyiapkan dan memperbaiki Assorttment Data Base

Melengkapi Daftar SKU Barang dan No barcode

Melengkapi data packing size masing-masing barang

Melengkapi data Min-Order dan Max Order

Melengkapi Daftar dan No supplier

Membuat Daftar Hari Order Supplier

Meng Up Date Stock barang dll

5. Alokasi Waktu, yaitu membuat alokasi waktu untuk keseluruhan proyek.

JADWAL PENERAPAN SISTEM INFORMASI STUFF

REPLENISHMENT

TAHAP JAN FEB MARET APR MEI JUNI JULI

PERENCANAAN

- Study

Kelayakan

- Budget

- Sumber

Daya

- Cakupan

- Alokasi

Waktu

X

X

X

X

X

ANALISA X

DESAIN

- Proses

Bisnis

- Pemograma

n

X

X

IMPLEMENTASI

- Testing

- Training

- Installing

X

X

X

PENGOPERASIAN

&MAINTENANCE

X X

3.2. Tahap Analisa (Analysing Phase)

Tahap analisa biasanya dilakukan oleh Busines Process Analyst yang berpengalaman

Semua hasil analisa akan didokumentasikan dan dipakai sebagai pedoman saat melakukan

desain proses bisnis. Analisa bisa dilakukan dengan beberapa cara antara lain :

a. Ikut terlibat langsung dan mengamati workflo sistem pengadaan barang yang sedang

berlangsung

b. Wawancara, melakukan wawancara kepada semua pihak yang terlibat dalam proses

pengadaan barang.

Hasil analisa workflow sistem pengadaan barang di PT. Ewindo dapat digambarkan dalam

bentuk flowchart dan narasi. Adapun proses pengadaan barang yang selama ini dijalankan di

Parasar meliputi beberapa tahapan :

1. Tahap Perencanaan Pembelian

2. Tahap Pengadaan Barang

3. Tahap Pendistribusian Barang

4. Tahap Control/Evaluasi Barang

5. Tahap Pembayaran Supplier

Kelima tahap pengadaan barang ini dilakukan dengan proses yang sangat sederhana dan

membutuhkan waktu yang sangat lama dan tidak akurat. Adapun proses Pengadaan Barang

tersebut adalah sebagai berikut :

1. Supplier datang ke Outlet untuk mengecek jumlah stock yang ada di Outlet dan di

gudang dan mencatatnya dalam Form Estimasi Order. Kemudian Estimasi order di

Acc oleh supervisor Area.

2. Estimasi Order yang telah di-acc dibawa ke bagian ekspedisi untuk dicetak Purchase

Order lalu di otorisasi oleh bagian Merchandising.

3. Bagian merchandising mengecek jumlah order, harga beli dan harga jual kemudian

mencap dan menandatangani PO tersebut

4. PO yang sudah dicetak dibawa oleh Supplier untuk segera dikirim sesuai dengan

tanggal kirimnya.

Flow Chart Pengadaan Barang

3.3. Tahap Desain (Design Phase)

Desain Proses Bisnis dilakukan oleh BPA (Busines Process Analyst). Ada dua jenis

desain yang dibuat dalam tahapan ini yaitu tahapan Desain proses bisnis dan Desain

Pemrograman.

a. Desain Proses Bisnis

Pada proses ini BPA membuat desain bagaimana proses pembuatan Purchase order bisa

berjalan sampai dengan penerimaan barang. Desain Proses bisnis ini meliputi desain

kebijakan akuntansi yang diterapkan pada sistem informasi Replenishment juga Standar

Operasional Prosedur (SOP) yang harus dijalankan.Misalnya dengan hanya memberikan

No supplier maka merchandiser akan dapat mengetahui PO yang akan diterbitkan.

Sisitem-sistem Informasi Replenishment proses pengadaan barang terdiri dari beberapa

sub sistem diantaranya :

Cek Di Data Base

Supplier

CekBarang

Form Order

Purchase Order

HB?HJ?SKU/

Cetak PO

* Sub Sistem Pengadaan Barang

* Sub Sistem Pembelian Barang Secara Tunai

* Sub Sistem Pembelian Barang Secara Tunai

* Sub Sistem Penerimaan Barang

* Sub Sistem Return Barang Antar Toko

* Sub Sistem Return Barang ke Supplier

* Sub Sistem Pembayaran Supplier Cash

* Sub Sistem Pembayaran Supplier Credit

Secara garis besar desain proses Sistem Informasi Stuff Replenishment adalah

b. Desain Pemrograman

Buyer

DaftarHari Order

JumlahStock

Min MaxOrder

Buat PO

P O

Dalam tahap ini BPA membuat desain yang diperlukan untuk pemrograman berdasarkan

desain proses bisnis yang telah dibuat oleh BPA. Ada beberapa Desain pemrograman

yang harus dibuat pada tahap desain sistem Informasi replenishment ini diantaranya

yaitu:

* Desain Database

Membuat desain bagaimana bentuk database master untuk Data Merchandise yang

selama ini dijual oleh Distributor t-sel serta bagaimana menyimpan database tersebut

dan bagaimana caranya agar manajeman dapat dengan mudah memperoleh kembali

data base tersebut jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Karena database adalah komponen

terpenting dan utama dalam sistem informasi maka proses mendesain database ini

harus dilakukan dengan baik dan benar. Database yang didesain harus bisa

memberikan informasi mengenai : No.SKU, No Barcode, Nama Barang, Packing

Size, Isi , Harga Beli, Harga Jual, No Supplier, Nama Supplier, Credit Term.

* Desain Screen Lay Out

Screen merupakan media untuk berinteraksi (interface/antarmuka) anatar user

dengan sistem informasi. Tiap kali menggunakan sistem informasi, user pasti

berhadapan dengan tampilan screen di layar komputer sehingga screen haruslah user-

friendly yaitu mudah dipahami, mudah digunakaan, navigasinya konsisten, dan indah.

Sebuah screen terdiri atas beberapa komponen antara lain : menu, toolbar, message

bar, dan windows control. Setiap komponen pada screen mempunyai atribut tertentu

misalnya: Caption, name, colour, mask dan font. Dengan desain Screen Layout yang

baik dan komunikatif akan mempermudah pekerjaan user. User dapat dengan mudah

untuk mencari atau membuat mutasi pada data base. Misalnya membuat tampilan

layar Form perubahan Harga, Tampilan Layar Pembuatan Purchase Order dll

* Desain Diagram Proses

Diagram proses adalah flowchart yang menggambarkan algoritma dan logika suatu

program, yaitu bagaimana sebuah program harus menjalankan perintah-perintah yang

ditulis dalam bahasa komputer.

* Desain Report Layout

Desain Report layout merupakan sesuatu yang dibutuhkan oleh manajemen baik

untuk keperluan internal maupin eksternal perusahaan. Laporan yang dihasilkan

dapat berupa hasil cetakan diatas kertas (print out ), ditampilkan di layar monitor

komputer (screen preview atau dalam bentuk file komputer. Report Layou yang biasa

dikeluarkan dalam proses sistem Informasi Merchandise misalnya :

- Laporan Harian Penjualan Perusahaan

- Laporan Harian Perubahan Harga beli dan Harga jual

- Laporan Harian Penenerimaan Barang

- Laporan Penerbitan Purchase Order

3.4 Tahap Implementasi (Implementation Phase)

Implementasi adalah proses untuk menerapkan sistem informasi yang telah dibangun

agar user menggunakannya menggantikan sistem informasi yang lama. Implementasi

dilakukan dengan beberapa proses yaitu :

1. Memberitahu user (notify User).

2. Melatih User (User Training)

3. Memasang Sistem (Install System)

4. Entry/Konversi Data (Data Entry/Convertion)

5. Siapkan User ID

Selama proses implementasi Sistem Replenishment ini, dilakukan program pengetesan untuk

mencari kesalahan-kesalahan yang ada dan untuk memastikan bahwa program benar-benar

siap dijalankan. Selain itu diadakan pula proses pelatihan user dimaksudkan agar user benar-

benar dapat memahami prosedur yang ada, sehingga pada saat sistem replenishment berjalan

tidak ada lagi kesalahan-keslahan. Setelah itu kemudian dibuat Buku Petunjuk penggunaan

sistem dilakukan pada saat pengetesan program yang dimaksud agar pada sat pelatihan user,

user dapat dilatih untuk mengikuti prosedur sesuai dengan buku petunjuk.

Selama beberapa bulan pertama setelah go live disebut masa transisi dilakukan beberapa hal

antara lain :

Review Implementasi (Implementation Review)

Mendukung User (User Support)

Merevisi Dokumentasi (Revise Documentation)

Beberapa kendala yang dihadapi selama pelaksanaan implementasi adalah :

Masih banyak beberapa proses sistem yang belum bisa dijalankan

fungsinya karena kesiapan perangkat belum memadai.

Sumber daya yang dibutuhkan belum optimal

Masih ada beberapa proses yang tidak konek satu sama lain

Persiapan implemantasi masih belom memadai

3.5 Tahap Pengoperasian dan Pemeliharaan (Using Phase and Maintenance)

Selama system Informasi beroperasi, terdapat beberapa pekerjaan rutin yang perlu dilakukan

terhadap system informasi antara lain :

1. System Maintenance

System Maintenance adalah pemeliharaan sistem baik dari segi hardware maupun

software. Maintenance ini diperlukan agar sistem informasi dapat beroperasi dengan

normal untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan. Pemeliharaan hardware

adalah pemeliharaan rutin

2. Back Up and Recovery

Back up adalah kegiatan membuat duplikasi program aplikasi dan data base dari dari

production environment ke dalam media lain seperti tape and CD. Sedangkan Recovery

adalah kebalikan dari back up yaitu mengembalikan program aplikasi sistem informasi

yang rusak ke keadaan semula dengan memakai data dari hasil back up.

Back up harian adalah back up rutin yang dilakukan setiap hari terhadap semua objek

yang berubah dari (last changed date) pada hari itu, baik itu program aplikasi ataupun

data base. Diantaranya back up data penjualan dan Backup data penerimaan barang.

Backup data itu dilakukan pada jam tertentu misalnya nya malam pada saat akan tutup

toko dan proses back up relatif cepat.

Back up waktu tertentu misalnya back up mingguan, adalah back up terhadap sistem

informasi secara keseluruhan baik program aplikasi maupun data base dan waktu back up

nya relatif lebih lama dari back up harian.. Tape atau CD back up dibuat lebih dari satu

set dan harus tersimpan di tempat yang aman, misalnya di brankas. Jumlah set tape atau

CD back up harus cukup banyak sehingga dapat dipakai dengan rotasi cukup lama,

misalnya 3 bulan.

Jika sistem informasi mengalami kehilangan suatu objek, misalnya terhapus tanpa

sengaja, proses recovery dilakukan dengan mengembalikan objek tersebur dari tape atau

CD back up harian terakhir. Nanun demikian jika sistem informasi mengalami kerusakan

total maka proses recovery dilakukan dengan mengembalikan semua obbjek dari tape

atau CD back up waktu tertentu, miaslnya ny back up mingguan terakhir.

3. Data Archieve

Data-data sistem informasi yang tersimpan dalam data base di harddisk disebut data on

line. Seiring dengan berjalannya waktu, data tersebut akan terus bertambah sehingga

dapat menyebabakan harddisk penuh dan menurunkan kinerja. Untuk itu dalam jangka

waktu tertentu data-data tersebut perlu diarchieve. Data archieve adalah proses

mengekstraksi data dari data base dan menyimpannya di media lain seperti tape dan CD

yang disebut data offline dan menghapisnya dari harddisk.

Idealnya, data on line hanyalah data transaksi untuk beberapa bulan terakhir (maksimum

1 tahun). Jika data off line diperlukan misalnya untuk keperluan audit atau membuat

laportan tahunan, data bisa dikembalikan ke harddisk adan disebut proese restore.

Setelah selesai digunakan, data tersebut akan dihapus lagi dari harddisk.

4. System Modification & Enhancement

Seiring dengan berubahnya dan berkembangnya perusahaan maka diperlukan modifikasi

terhadap sistem.Perubahan terhadap sisitem ini dapat berupa modifikasi (modification)

atau penambahan fungsi (enhancement). Modifikasi berarti mengubah sebagian

workflow, program flow ataupun flow logic. Penambahan fungsi adalah menambah funsi

sistem informasi seperti menambah modul , tabel ataupun transaction program.

5. System & Code Review

Review adalah pekerjaan yang dilakukan untuk mengkaji sistem informasi yang meliputi

system review dan code review. System review adalah mengkaji workflow sistem

informasi apakah sudah efisien dan sesuai denan workflow manajemen. Jika ditemukan

ketidaksesuaian yang perlu diperbaiki dilakukanlah sistem modification.

Code review adalah pekerjaan menganalisa source code program untuk menentukan

apakah program flow dan flow logic di dalamnya sudahberfungsi dengan benar dan

runtime-nya efisien.

6.. Help Desk

Help desk dalah bagian dari IT yang bertugas sebagai customer service sehingga jika user

menemukan kesulitan atau maslah yang berkaitam dengan penggunaan sistem informasi .

BAB IVKESIMPULAN DAN SARAN

3.6 Kesimpulan

Dengan adanya penerapan Sistem Informasi Stuff Replenishment pada Authorized

distributor PT. Ewindo membawa dampak poritif yang sangat baik yang berujung pada naik

nya penjualan operasional. Hal ini bisa dilihat dari trend kenaikan penjualan dari hari ke hari

semenjak diterapkannya Sistem Informasi Stuff Replenishment. Penyebabnya karena

ketersediaan barang di Outlet dan di gudang selalau terjaga sehingga mengurangi

kemungkinan Loss Sale.

Setiap proses pengadaan barang, Purchase Order akan terbentuk dengan sendirinya

tanpa harus dicek secara fisik jumlah keberadaan barang sisa di counter atau di gudang

sehingga proses Replenishment (pengisian kembali) barang-barang di Outlet bisa tetap terjaga

dan proses replenish nya sendiri lebih cepat diabndingkan dengan menggunakan sistem

informasi yang lama. Hal itu berdampak pula pada kepuasan pelanggan yang selama ini

sering diutamakan manajemen bahwa pelanggan adalah raja yang berhak mendapat pelayanan

prima.

Namun pada ksnyataan nya proses penerapan sistem Informasi Replenishment ini

tidak semudah yang dibayangkan. Penerapannya ini membutuhkan persiapan yang matang

baik itu dari segi materi maupun non materi. Hal ini untuk menghindari keterlambatan waktu

implementasi dan penekanan biaya.

3.7 Saran

Perlu adanya perencanaan yang sangat matang dalam penerapan sistem Informasi

Stuff Replenishment karena dalam sistem informasi ini ssegala sesuatu yang berhubungan

dengan masalah pengadaan dilakukan secara komputerisasi dan sedikit sekali campur tangan

manusia dalam hal ini. Terutama pada tahap implementasi , jika perencanaan kuang matang

maka pada tahap implementasi akan menemukan banyak kendala terutama dari segi sumber

daya nya.

Akibatnya maka tahap implementasi prosesnya akan bertambah lama dan pembiayaan

membengkak sehingga efektifitas dan efisiensi dari penerapan sistem ini menjadi tidak

optimal.

DAFTAR PUSTAKA

Al-Bahra Bin Ladjamudin, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Edisi Pertama, 2005, Garha Ilmu. Yogyakarta.

Azhar Susanto, DR, MBus, Ak., Sistem Informasi Manajemen ( Konsep dan Pengembangan Berbasis Komputer), Edisi Pertama, 2002, Lingga Jaya, Bandung

Mulia Hartono, 7 Langkah Mudah Membangun Sistem Informasi ERP, Edisi Pertama, 2004, PT Elex Media Komputindo, Jakarta

Mc Leod, Information Systems Concept , Macmilan Publishing Company, 1994, New York

Witarto, Memahami Sistem Informasi (Pendekatan Praktis Rekayasa Sistem Informasi Melalui Kasus-kasus Sistem Informasi di Sekitar Kita, Cetakan Pertama, 2004, Informatika Bandung.